Ceres Ipc Software User Manual
Contents
1. ENCABEZADOS Lo que usted inserte en este campo nombre de su instituci n conformara los encabezados de todos sus reportes impresos Nota importante El nombre del encabezado que usted escoja har parte del nombre de sus bases de datos Favor ver Fun ci n Backup en la carpeta de Administrador Redondeo Permite redondear c lculos de totales de las horas laboradas seg n las opciones presentadas en la lista Ejemplos Al escoger 10 minutos de redondeo Una marcaci n a las 10 14 ser interpretada como efectuada a las 10 10 Una marcaci n a las 10 15 ser interpretada como efectuada a las 10 20 Al escoger 15 minutes de redondeo Una marcaci n a las 10 07 ser interpretada como efectuada a las 10 00 Una marcaci n a las 10 08 ser interpretada como efectuada a las 10 15 39 TURNOS Un turno es un conjunto de normas que rigen la horas de ENTRADA las horas de SALIDA las horas de almuerzo y su dura ci n de un empleado o grupo de empleados Tambi n delimitan la Hora de Cambio de D a el M ximo Tiempo a Laborar y los d as de descanso de los empleados asignados a ese turno Cuando usted asigne un empleado a un turno en particular el c lculo de los totales de horas laboradas y la interpretaci n de la puntualidad de sus marcaciones ser n regidos por las nor mas del turno Procedimiento para asignar un turno 1 Seleccione la carpeta Turnos 2 Seleccione el del turno a asignar inicie por turno 1 3 Se2. efectuar para el periodo anterior y o para el periodo actual 57 ADMINISTRADOR Funciones La carpeta de Administrador contiene 4 funciones Backup Restaurar Cierre Periodo y Salir Funci n Backup Permite al usuario crear copias para contar con respaldo de toda la informaci n contenida en las bases de datos Cuando dicha funci n es activada el administrador copiara y comprimir autom ticamente todas las bases de datos en actividad enviando dicha copia a la unidad de disco seleccionada A B o C asign ndole un numero de serie Su numero de serie es generado de acuerdo al periodo de tiempo comprendido entre dos fechas desde hasta donde el sistema encuentre datos Ej Ceres 3000 V 206 Widmer Desde 20011106 Hasta 20020103 2 Bkp Tambi n llevara el nombre y numero de versi n del programa mas el nombre de la instituci n Favor ver Encabezados Su numeraci n fue dise ada de tal forma que todos los archivos queden identificados de forma nica y exclusiva dicha forma facilita su almacenamiento ordenado y su posterior b squeda Por razones de seguridad los archivos pueden ser visualizados solamente a trav s del sistema mismo Cada archivo permanece comprimido y protegido por una clave de acceso a trav s de criptograf a Funci n Restaurar Permite al usuario restaurar informaci n hist rica residente en las unidades de disco AN B 0 CA Cuan do esta funci n es activada presentara una ventanilla con un listado de lo
3. fielmente reflejada en sus reportes Re Calcular Funci n Recalcular Cada ves que el usuario efect e cambios edici n borrado inserciones y cualquier cambio de par me tros el bot n Re calcular le avisara sobre la necesidad de activar esta funci n para actualizar los c lculos totales de horas laboradas 53 REPORTES Esta funci n le permitir al usuario configurar y generar reportes para visualizarlos a trav s de pantalla o para imprimirlos Los reportes son Tarjetas de Marcaci n Total Horas Novedades Quien Entro Quien Sali Empleados Turnos General Alar mas se ales La funci n Reportes permitir al usuario filtrar y ordenar los datos a visualizar seg n sus preferencias Tarjetas de Marcaci n El reporte Tarjeta de Marcaci n desplegara las horas de ENTRADA y SALIDA del empleado con los c lculos de totales de horas laboradas por periodo de pago anterior o actual Total Horas El Reporte Total Horas listara los totales de horas laboradas por periodo discriminados por empleado y por categor a Se podr n filtrar los reportes por individuo por todos los individuos y por turnos Este reporte se podr exportar a otras bases de datos Quien Entro Quien Sali Este reporte le listara los empleados que est n dentro y fuera de la empresa Le permitir saber r pidamente quien llego a tiempo y quien esta retardado El reporte se puede generar por empleado individual por todos los empleados o agrupados por t
4. Date will be synchronized With your PC Time amp Date ae SS Daylight Savings Setup 1 Connect your M6000 Recorder to the P6000 Download cradle 2 Select the Recorders or Recordings either of the two data Tabs 3 Press the Download Program button 4 Select DST 5 Select Day Light Savings Enabled The System will display default settings for the USA If you desire to change DST set tings please use the provided calendar by a click on the drop list arrow How to Download Recordings Connect your M6000 Recorder to the P6000 Download cradle Select the Recorders or Recordings either of the two data Tabs Press the Download Program button Select Download PAIS emory Delete Reset Connect your M6000 Recorder to the P6000 Download cradle Select the Recorders or the Recordings Tabs either of the two Press the Download Program button Select Delete PONS A normal full Download 5460 recordings will take about 3 minutes and will advise you of its progress and function status If you desire to have a printed list of your Recorders select the List button on the menu bar to access a print preview to print se lect the printer icon CERES IP SOFTWARE Setup Folder The Setup Folder allows the user to adjust Pay Period Overtime Thresholds Hours Rounding Time Formatting Report Head ers and Holidays Most items can be changed at any time and those changes will be reflected in the total time accumulat
5. Path of files to retrieve is Program Files Widmer Ceres PiData209 General Backup You will be able to restore the se lected backup file temporarily to review old data or permanently to make this file become your permanent data base Please always make a backup of your current data before you restore historical data Close Period When activated it will automatically close the last pay period and will generate a backup of this period Data from all closed pay periods can be retrieved read only by accessing the following path Program FilestWidmen Ceres PiData209 Pay Period Backup IMPORTANT The system is designed to display only two pay periods at one time Last and Current Once each pay period has passed you must processes its transactions and close this pay period failure to do this will impede you to view current present pay period transactions 31 Database Repair Damages to your databases are usually caused by power transients damaged hard drives and or damaged random access memories In areas of unstable power supply we strongly recommend the use of power stabilizers transient suppressors and the appropriate installation of ground connections Every time you run your Ceres P program before starting it will make a database integrity inspection sweep and automatically repair and reconstruct any damaged databases as needed 32 Espa ol WIDMER Sistema para Control de Personal Ceres iP Manual del Usuar
6. Time Conversion Table Pay Interval Round The Pay Interval Round allows the time worked totals to be calculated as if the employee s punches occurred on one of the hour divisions chosen These divisions include 1 5 6 10 and 15 minute rounding intervals This setting will adjust any punched time that would not otherwise be adjusted by the rounding parameters of the employee s assigned shift Examples Pay Interval Round time set to 10 minutes Will round any punch to the nearest 10 minute interval Punch at 10 14 will round to 10 10 Punch at 10 15 will round to 10 20 Pay Interval Round time set to 15 minutes Will round any punch to the nearest quarter hour increment Punch at 10 07 will round to 10 00 Punch at 10 08 will round to 10 15 The system default is to use 1 minute for the Pay Interval Round This setting will calculate the actual time worked without any rounding About This Data Folder contains vendor s contact information Name address phones and email Password If you desire to protect your data you can activate the password module The next time you attempt to enter the program you must enter your password Screen Setup If your PC screen image resolution capability is less than 800 x 600 pixels please select the Screen Setup button This will allow you to access all program function buttons which otherwise would be inaccessible due to the enormous size of the dis played screens and fonts Static Sc
7. a se las calculara como horas OT2 Si solo lleva horas regulares acumuladas se las calculara como OT1 Contrase a Si desea proteger sus datos con una contrase a ins rtela en este campo El sistema le solicitara confirmaci n para evitar erro res La pr xima vez que intente entrar al programa este le solicitara su contrase a Inicio del Actual Periodo de Pago Especifica el primer d a de pago del periodo de pago actual Nota si se emplea Periodo de Pago Quincenal se debe especificar el Inicio del Siguiente Periodo de Pago 37 Umbrales de Sobre tiempo Horas Extras Especifica los totales de horas laboradas a partir de las cuales se les reconocer n horas extras a los empleados Estos totales se pueden especificar con base en periodos de tiempo diario y o semanal Ejemplo No 1 Configuraci n Diaria OT1 OT2 Diario 08 00 11 00 Con esta selecci n se le reconocer n al empleado horas extras de tipo OT1 a partir de 8 horas laboradas por d a hasta un m ximo de 11 tope a partir del cual se le reconocer n horas extras del tipo OT2 Nota las primeras 8 horas ser n reconocidas como horas Ordinarias Resultados del anterior ejemplo Si un empleado labor en un d a excluyendo d as de descanso o d as festivos un total de 12 horas para ese d a en particular se le reconocer n 8 horas Ordinarias regulares 3 horas de tipo OT1 y 1 hora de tipo OT2 Ejemplo No 2 Configuraci n Semanal OT1 OT2 Semanal 40 0
8. and Bells Time Card Report The Time Card Report lists an employee s transactions and time worked accumulations This may be for the current or previous pay period The report may be for one employee employees on a specific shift or for all employees Hours Summary Report The Hours Summary Report lists and summarizes worked hours by regular and overtime hours This may be for an individual employee a specific shift or all employees This report can be exported into a database or spreadsheet for use by other pro grams Export Hours Summary Report Who s In and Who s Out Report The Who s In and Who s Out Report lists all employees on a specific shift sorted by who has punched IN or punched OUT Employees Report The Employee Profile Report will list all of the employees who have been entered into the Time and Attendance System with their employee number badge number iButton and shift number Shifts Report The shifts report lists all enabled shift s rules including lunch rules per shift Setup Rules Report The Clock Rules Report lists all of the programmed setup rules Pay Period Settings Current Pay Period Start Day 8 Next Pay Period Start Day Overtime Thresholds Pay Interval Round Time Totals Format and Holidays Bells Report Lists all programmed bells by the selected time of the day and the selected day of the week 25 Exceptions Report The Exemptions Report displays all punches which have generated exceptions messages s
9. be connected to the appropriate free not in use Serial Comm port Select an employee from the list Select the Edit button An Edit Employee dialog box appears The window Serial will display the iButton serial number badge number Edit the employee s name badge number employee number and shift number Select the OK button to save the changes to the system or select the Cancel button to quit without saving changes SAS Sey i 22 Loss and replacement of an Employee Button Badge AMARA Select the Employees Data Folder Your P6000 Download cradle must be connected to the appropriate free not in use Serial Comm port Select from the list the employee s name whose Button badge was lost Select the Edit button The window Serial will display the iButton serial number of the lost iButton Read Touch the terminal with the new iButton to be assigned Select OK Lost amp Found iButtons The Identifier tool is very useful in these cases If a lost button is found please follow the above procedure to restore this iButton to its original owner and free the replacement one Deleting an Employee 1 Select an employee from the list 2 Select the Delete button A prompt screen appears asking if you are sure you want to delete this employee 3 Select the OK button to delete the employee or select the Cancel button to keep the employee 4 NOTE The system will not allow deleting an employee if it detects existing trans
10. la hora de cambio de d a a las 10 00 PM ajuste 2 00 del domingo En consecuencia a todo empleado que mar que su entrada despu s de las 10PM las horas laboradas le ser n acreditadas al pr ximo periodo de pago Ejemplo 2 La empresa ABC S A El periodo de pago de la empresa ABC S A es de tipo quincenal comienza el 01 y termina el 15 Emplea 3 turnos uno por la ma ana otro por la tarde y uno nocturno El turno nocturno comienza a las 6PM y termina a las 2AM del d a siguiente Aqu hay un problema la soluci n es desplazar la hora de cambio de d a a las 2AM 2 00 para que las horas laboradas sean acreditadas al d a 15 primera quincena del mes Descansos d as de descanso por semana Las horas laboradas en d as de descanso ser n catalogadas como horas extras de tipo OT3 Para establecer cuales ser n los d as de descanso m ximo 2 de la semana m rquelos con un clic de su rat n Cada turno tendr sus propios d as de descan so semanal Si desea desactivar alguno o ambos descansos semanales marque la casilla NO Por defecto el sistema marcara los d as s bado y domingo como los d as de descanso semanal Se ales Para programar las se ales audibles que anuncian los inicios y fines de turnos active la casilla que se encuentra a la derecha de Habilitar Se ales Usted podr seleccionar los d as de la semana y el tipo de se al que desee a trav s del bot n de b squeda Para o r una muestra de la se al a seleccionar
11. the above is best described with the following example Date Settings Semi monthly Pay Period Calendar July 2004 Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun Current Pay Period Start Day Friday July 16 gt l 4 Next Pay Period Start Day Sunday August 31 12 13 14 15 16 17 18 First Day of Week Mondays 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 161718 Daily Overtime Threshold Settin Daily OT1 set at 08 00 Daily OT2 set at 10 00 Weekly Overtime Threshold Settings OT1 set at 40 00 OT2 set at 50 00 Details amp Results 1 You will notice that the first day of the third week of July is Monday the 12 and that the first day of the current pay period is the Friday the 16 of July Therefore you need the carryover data from Monday the 12 of July till Thursday the 15 of July to be able to evaluate the full week and ascertain weekly overtime 2 The employee worked the following hours on the first portion of the said week see overtime threshold settings 29 Mon Tue Wed Thr Fri Sat Sun 12 13 14 15 16 17 18 10 00 10 00 10 00 10 00 2 Carryover values if both Daily and Weekly Overtime Thresholds are active Regular 32 00 Overtime 1 08 00 Overtime 2 00 00 Carryover values if only Weekly Overtime Thresholds are active R
12. 0 55 00 Con esta selecci n al empleado se le reconocer n horas extras de tipo OT1 a partir de 40 horas laboradas por semana y se le reconocer n horas extras del tipo OT2 a partir de 55 horas laboradas a la semana Nota las primeras 40 horas ser n recono cidas como horas ordinarias Resultados para este ejemplo Si un empleado labor una semana laborable completa excluyendo semanas que contengan d as festivos un total de 60 horas para esa semana en particular se le reconocer n 40 horas Ordinarias Regulares 15 horas de tipo OT1 y 5 horas de tipo OT2 Para desactivar las horas OT1 y OT2 de tipo Diario coloque 24 00 en cada casilla Al efectuar esto solo los valores semanales ser n tenidos en cuenta Festivos 38 Las horas laboradas en d as festivos ser n catalogadas como horas extras de tipo OT3 Para establecer que d as del a o son festivos seleccione el bot n Festivos seleccione Editar y escoja con un clic las fechas de los d as festivos posteriormente con un clic sobre la casilla de Nombre teclee el nombre del d a festivo Las horas laboradas en los d as semanales de Des cansos carpeta de Turnos tambi n ser n interpretados por el sistema como horas de tipo extra nivel OT3 Formato de Totales Permite reportar totales de horas laboradas en formato sexagesimal o centesimal El formato centesimal es de gran utilidad cuando se exportan totales de horas laboradas a otras bases de datos para c lculos de nomina
13. English WIDMER Ceres P Portable Time Attendance System Users Manual Contents ERQUS ies pr acada ae neo AE E E T T 1 e AA tees cesses cenceecesescunonerecesresescunotereceasesascvestoueceacesssestestauscancer sasestcuscenetresasestsunceneteestvesisuncegstrestsnsesuserastrestensesucerasteestenssevenractrescervesestersesess34 5 SECAS AAA PO 5 A NN 5 MG000 RECO a a T 5 IB LLONS a a E E a a a Aa Esad 6 aora ASAS 6 ie ra AA o E EEE E OE dE GAOS errr rere eetee 6 M6000 Recorder Setup ada ta Ea da doa XA a LU ER RS O as 7 Time g Date SEU A ed a da Ad A TA AA AE AT TA A E ER A a A 7 Daylight Savings SStUp tea da a a EAEE A AST SS SS ES dE aaa A 7 Howto Downloadi RECordiNgS nep ATO A NS E TS E O TS A SS A NET a UE E 8 Memo ony Delete RESTAR GUIA TA TI AT EDS TEAS SS TE da A 8 A o 9 o 9 Ghanging Setup OPIONS sarro NS A TN NO TS ERES O a il 9 A 1210 ere reer perce EEEE rec rer re rererrrrrcrer AOS SS TS SEE a 9 Gurrent Pay Perod Stat Day da da E A E A asa 9 O O 10 Ovenime ThresholdS gt croata ea A A AL A E E E aa aa E aa ada 10 Baily Overtime Threshold Vales 5 rcs cc cece este ia EEEE E A A E aa ada 10 Weekly Overtime Threshold Values drta EEEE EEEE A AA AA A A AAA ee 10 AND OV Erim ri A AA A A A EE EE A E aas 11 TONY Se o eo DO E coc ec er ee te oct cet ee wate oc AA A A edu A G 11 mes TOAST UII AL ccc ee esr rected eo cece a cee ee eee A EEEE E E E aa Ada 12 Ray Inter G18 R UIAO TU rer ee E nee re eee ee ee ere ee AAA
14. IA AA aa aa aa ce cere eer meee ce rece cere aa adeus 12 POUT ada a A ect ese A A A atrae da 13 E A AO 13 SA RT 13 E O S PAPA o o Oo o 14 MITE LAE ME A FF ec 15 SHIP STOP TIM 6 OOOO CCE o o o oo oo o 15 Shift Graces ui anna dg lana ad enana A 17 STD OC cs rn NAAA ANNA 17 Weekly Breaks Weekend or Non Worked Days 0oooooccccnnncnnnnncoccccccnncconnnaronn cnn rre 19 ECC Ie MGS ir ine NA RADO 19 Day Change ONS i reset A RA ANAND 20 Max TIMe0m Clock NA O 21 EmployeesiEo der ten a aa AAN ANA 22 NSERINO an EMPplO VEO A RAN ANO IAN 22 Editing an Employee cours diana 22 Loss and replacement of an Employee Button Badge ooocconnnncnnnccnnnnnonnnnccnnnccnnnccn eee eee eae eee eee aaaee sees nnnnnrnnne 23 Lost ROUNGIBUNONS at Slanted ht ee a NAAA NANA NANA NANA TEE IA 23 Del etingian EMployES NA AA AA aa rinitis 23 Identifica A AA bet hth A AE EEE e a e a A a a e AE EEO EEEO EESE 23 Punch Editor Folder isa e a e a a aa aa aa aa 24 ACA A E E A e A ee 25 hime Card Report AA A A 25 Hours SUMMary REDON AA AA AE A E AE E A A E E A a AA ea 25 Who s In and Whos Out REPOt redaccion a paaa Era trae vestenytunehvavbeeetenytunedinebensdosytiaedieehenshonstsuntinvtesvbeneteetineteneeye 25 Employees Repom cuaternario raia deira into ra Daaa Era aa ij fttttrriaaa 25 A A A A DEDI A ER NEDDI TADE EEE 25 Setup Rules Report AANE EE NENE EEE E sin into ini oi EEE EEE 25 BellS RDO O o
15. a seguro sin posibilidad de zafarse 4 Porta Tarjetas R gido Protector porta tarjeta Standard Por favor contacte a su proveedor m s cercano para m s informaci n sobre estos elementos 35 36 GENERAL Esta carpeta permite al usuario escoger las normas y par metros por los cuales se regir el sistema para efectuar los c lculos de horas laboradas Procedimiento 1 Seleccione la carpeta General 2 Seleccione el bot n Editar 3 Seleccione seg n sus requerimientos los siguientes par metros Periodo de Pago Inicio del Actual Periodo de Pago Sobre Tiempo de 7 d a Encabezados de Reportes Redondeo Horas Extras Formato de Totales Festivos Acerca de Contrase a y finalmente seleccione Salvar Si desea salir del programa seleccione Salir Periodo de Pago Especifica los periodos de pago Las opciones son Semanal Pago Semanal Bi Semanal Pago cada 2 semanas Quincenal Pago cada 15 a 16 d as Mensual Pago Mensual Sobre Tiempo S ptimo D a Cuando esta casilla se active calculara todas las horas laboradas durante el s ptimo d a consecutivo de trabajo sin interrup ci n durante la semana al nivel inmediatamente superior al que el empleado ya haya alcanzado por acumulaci n de horas laboradas OT1 y OT2 Esta norma solo se aplica a Extras diarias pero no afecta los c lculos de acumulativos semanales En otras palabras si el empleado ya lleva acumuladas horas en el nivel OT1 estas horas del s ptimo d
16. actions from this particular employee once the current pay period is closed and no more transactions from this particular employee exist then and only then the sys tem will allow this specific employee to be deleted Identifier This tool enables the user to identify lost and found iButtons Click on the Identifier button Touch the lost amp found iButton with your iPC Terminal s probe head data on this button will be displayed on your screen 23 PUNCH EDITOR FOLDER The Punch Editor is a very powerful tool which allows the supervisor to easily perform many functions Setup all PC Terminal functions Calculate total time accumulations Edit punches Insert punches Delete punches Configure Reports Generate Reports Print Reports Export Reports and Edit Time Totals without affecting punches IMPORTANT The system is designed to display only two pay periods at one time Last and Current Once each pay period has passed you must processes its transactions and close this pay period failure to do so will impede you to view current pre sent pay period transactions Please see Data Manager Folder Column Configuration The supervisor can reposition columns by simply clicking on the column header and sliding the column to right or left until he reaches the desired position Column width can also be set according to needs Note This screen configuration column posi tioning and column width will be reflected in your printe
17. ada Button Software CERES iP De operaci n sencilla y eficiente todo el programa se puede manejar a trav s de una sola pantalla compuesta de 5 carpetas denominadas General Turnos Empleados Marcaciones y Administrador Con estas carpetas el usuario podr definir los par metros del sistema comunicarse con el terminal registrar empleados definir turnos descargar editar e insertar datos de ENTRADAS SALIDAS generar copias de respaldo de datos generar reportes exportar reportes Etc Porta Botones escarapelas 1 Gancho Fabricado en metal de bajo costo para ensamblar el Button a una tarjeta de tipo com n Igual a las de banda magn tica o c digo de barras Viene con orificio especial para insertar el Button y con clip para el bolsillo de la camisa o blusa de trabajo 34 2 Llave porta iButton Porta bot n pl stico para insertar en llaveros Muy practico y evita su perdida 3 Escarapela para trabajo pesado Se proveen con sus 2 placas de montaje Estas son manufacturadas en poli carbonato transparente material altamente resistente a la intemperie y maltratos Se utilizan dos Una placa frontal y una placa tras era La placa frontal contiene una cavidad con pesta a circular en la cual se inserta el iButton Ambas placas vienen con una cavidad en la cual se puede insertar membretes o fotograf as Las placas se ensamblan una a la otra o a cualquier superficie con remaches o tornillos de tal forma que su contenido qued
18. d reports MENU BAR Punch Editing Edit Button Punch editing allows supervisors to review and alter employee punches adjust the total time accumulations and view the de tails on how a punch total was calculated An edited punch can be recognized by word Edited in the Origin Column Inserting Punches Insert Button Punches are easily inserted when an employee forgets to punch IN or OUT on the Time Recorder An inserted punch is created by the Punch Editor An inserted punch can be recognized by word Inserted in the origin column All other punches are em ployee punches Deleting Punches Delete Button Punches can be easily deleted by the supervisor A deleted punch can be recognized by the word deleted in the origin col umn When a punch is deleted its punch time will still be displayed by the punch editor however its punch value will not be taken into account for total pay period accumulations Recalculating The Ceres Time Attendance System automatically calculates total hours worked per employee obtained from the IN OUT punches However if you make any changes on program settings and or edit insert or delete punches you will be prompted by the system to Re Calculate 24 REPORTS The reports selection option allows the user to generate reports for either screen viewing or for printing The available reports include Time Cards Hours Summary Exceptions Who s In Who s Out Employee Profiles Shifts Setup Rules
19. da categor a en archivo de tipo ASCII txt Esta funci n es de gran utilidad para elaboraci n de nominas Filtros Filtrado por Todos los empleados Filtrado por Empleado Individual Filtrado por Turno Formato de salida 1 Insertar comillas en texto 2 Agregarle t tulos a las columnas 3 Dividir los nombres por Apellido y Nombre Separador de campos 1 Tab 0x9 2 Coma 3 Slash 4 Punto y Coma 5 Car cter Especial Exportaci n de Tarjetas de Marcaci n Procedimiento En la tarjeta de marcaciones seleccione el periodo Anterior o el periodo actual Efect e clic derecho o seleccione el bot n Utilidades Seleccione Exportar Tarjetas Seleccione Todos los empleados Empleado individual o por Turno Seleccione el formato de salida Seleccione las opciones de salida y los separadores de campo seg n sus preferencias D e O NA 56 7 Seleccione OK para exportar Una pantalla de dialogo le ser desplegada Teclee el nombre del archivo y seleccione el directorio donde usted desea guardar el archivo Editar Totales Esta funci n le permitir editar los totales de las horas laboradas por categor as Regulares OT1 OT2 y OT3 para todos los empleados por empleado individual o por todos los empleados pertenecientes a cada turno Estos ajustes le ahorraran un gran c mulo de procesamiento manual sin afectar las marcaciones reales de los empleados La edici n de totales se podr
20. djust an employee s punch to make sure that a full Lunch Duration is taken Lunch Duration is ignored if the employee s lunch rules are disabled Note Mid Shift punches for lunch and for dinner will be preceded by a lower case dash a DO AIDA Ld 2004 04 23 2004 04 23 gt 12 00 Out 2004 04 23 Fri 13 26 In 2004 04 23 Fri 17 00 Out lt u Auto After After this number of hours and minutes following an IN punch the Time and Attendance System will assume an employee has taken lunch The Lunch Duration will then be subtracted from the time worked Day Change Offset The Day Change Offset allows the logical day to change at a time other than midnight By setting a Day Change Offset the user can adjust the time of day that one day changes to the next day Since the punch in time determines which day the time worked will be accredited it is sometimes helpful to move the Day Change Offset forward or backward from midnight For most this will be left at zero The use of this feature is best described with an example Example 1 Company XYZ s pay period starts each Monday They run a day shift an evening shift and a late night shift The late night shift begins at 11pm and ends at 8am There in lies a problem Employees who punch in late Sunday are placed in the pay period ending on that Sunday and not in the next week Setting the pay period start date to Sunday will solve the late night shift s problem but will adversely affect the other t
21. egular 40 00 Overtime 1 00 00 Overtime 2 00 00 DATA MANAGER FOLDER This module assists the user with the creation retrieval and management of backup files The Archive Manager contains 3 ba sic functions Backup Restore and Close Period Backup Enables the user to create copies of all information contained within the databases including pay period employee punches The function when activated will automatically compress all active databases and copy to the selected drive A or CA assigning a serial number to the created file This number is composed by the time span expressed in dates Example Ceres iP V 209 Widmer From 20030924 To 20030924 1 Bkp You can make backups of both your Last and Current pay periods Please Note The backup name is also composed by the institutions name Header program name and version number Please see Report Header We strongly recommend you make periodical backups at least once or twice per pay period Accordingly if you are faced with a massive damage on your databases due to the above stated reasons and are forced to reinstall your program your backups will allow you to restore your system to its original working status Restore Enables the user to retrieve historical data This function when selected will display a screen presenting the user with a list of all backups The user can select the file to be restored by a double click or single click on the desired file and a click on OK
22. ences Note This screen configuration as well as column repositioning will be reflected in your reports 27 Edit Totals The Edit Time Totals feature allows an employee s total time accumulations to be adjusted without altering the punch informa tion Adjustments can be made for both current and the previous pay periods to regular overtime 1 overtime 2 and overtime 3 hour accumulations Time Totals Edition can be effected per employee per all employees within a shift or for all company employees This is a very useful tool which allows the supervisor to quickly correct data loss problems originated by phenomena out of hu manly control acts of God etc for example A massive power failure caused by meteorological phenomena s which impedes IN OUT punching a snow day when you close early and credit employees for time not worked after they have punched out etc 28 Carryover from Last Pay Period Note Only valid operational for Semi monthly and Monthly Pay Periods Carryover for Weekly and Bi weekly Pay Periods is nonexistent always will have a value of 0 This concept or function allows you to operate with Semi monthly and Monthly Pay Periods but still calculate overtime on a weekly basis It is important to keep in mind that the selected First Day of Week OT Cycle will not always coincide with the first day date of the pay Periods in other words weeks will tend to be broken more or less by half please see calendar All of
23. ia la derecha para aumentar el ancho o hacia la izquierda para disminuirlo Utilidades Clic derecho Tambi n podr desplegar las funciones de Utilidades al efectuar un clic derecho con su rat n en cualquiera de las filas o co lumnas de la pantalla o al seleccionar el bot n Utilidades Editar El bot n Editar le permitir al usuario editar las horas de marcaci n de las ENTRADAS o SALIDAS de los empleados Cuando una marcaci n sea editada la columna de Origen desplegara la palabra Editado Siempre que efect e ediciones de marcaciones el sistema le solicitara que active la funci n Recalcular Insertar Marcaciones de ENTRADAS y SALIDAS podr n ser insertadas en caso de omisi n por parte de los empleados Cuando una marcaci n sea editada la columna de Origen desplegara la palabra Insertado Siempre que efect e inserciones de marca ciones el sistema le solicitara que active la funci n Recalcular Eliminar 52 Marcaciones de ENTRADAS y SALIDAS podr n ser eliminadas en caso de necesidad Cuando una marcaci n sea eliminada la columna de Origen desplegara la palabra Eliminada Siempre que elimine marcaciones el sistema le solicitara que acti ve la funci n Recalcular Salir Presione Salir para salir del programa Ver El usuario podr esconder o desplegar columnas a voluntad Nota esta configuraci n as como tambi n la funci n de reorde namiento de columnas ser
24. io INTRODUCCI N Ceres es la Diosa de la mitolog a Griega que personifica la fertilidad y el trabajo PC quiere decir identificaci n por computa dor COMPONENTES DEL SISTEMA El sistema para Control de Personal CERES IPC esta compuesto 3 elementos b sicos 1 Terminal Port til M6000 2 iButtons 3 Software CERES iP Terminal Port til M6000 Su Terminal esta dise ado para operar en ambientes hostiles donde el polvo virutas grasa humedad y corrosi n son un pro blema recurrente Los registros de las entradas y salidas del personal son efectuados a trav s de los afamados Buttons fabri cados por Dallas Semiconductor iButton Un Button es un dispositivo electr nico encapsulado en un chasis met lico circular 16 mm de di metro por 5mm de profundi dad el cual contiene un n mero serial de 16 d gitos grabados por rayo l ser en pistas de silicio El numero serial de cada bot n es utilizado como identificador nico su numero nunca se repite de cada persona empleado Esta tecnolog a de ultima generaci n desarrollada por Dallas Semiconductor provee de gran fiabilidad a las tareas de recolecci n y procesamiento de datos relacionados al control de asistencia Contrario a otros sistemas c digo de barra y banda magn tica el Button no se deteriora f cilmente por ser inmune a interferencias electromagn ticas luz solar rozamiento y falsificaciones Es de gran dura bilidad un mill n 1 000 000 de lecturas por c
25. ions Changing Setup Options From the Ceres P Time and Attendance Program s main window select the Setup tab press the Edit button and adjust the program setup options as desired Click on Save once you have finished adjusting the settings If you desire to exit the program select the Exit Button Pay Periods Adjustments Weekly Employees are paid once per week Bi weekly Employees are paid every two weeks Semi Monthly Employees are paid twice per month Monthly Employees are paid once per month Current Pay Period Start Day Specifies the start day date of the current pay period If semi monthly pay periods are used you will need to enter the Next Pay Period Start Day date This setup procedure is a one time step only once it has been completed the pay periods will change advance automatically First Day of Week OT Cycle Select your official first day of the week concordant with your own company rules or local labor legislation Once this rule is set all weeks will start repetitively on the selected day Note This function is only valid for Semi monthly and Monthly of pay periods it enables the system to calculate weekly over time hours when using the said pay periods These weekly accruals are displayed on the Carryover from Last Pay Period win dow located at the bottom Punch Editor Folder Report Header The Report Header you choose will be displayed and printed on all reports for example your company name Very im
26. izaci n Gracia 00 07 Penalizaci n 00 15 44 Marcaci n de Penalizaci n Salida rara End Time 17 00 Gracia 00 07 Penalizaci n 00 15 Normas del Almuerzo Active la Casilla Habilitar Almuerzo Inicio La hora inicial del periodo de tiempo diario en que los empleados pueden salir a almorzar Para programar una se al audible que anuncie el Inicio de Almuerzo seleccione la casilla Habilitar Se ales 45 Fin La hora final del periodo de tiempo diario en que los empleados deben retornar del almuerzo Para programar una se al audible que anuncie el Fin de Almuerzo seleccione la casilla Habilitar Se ales Nota El tiempo comprendido entre inicio y fin no es necesariamente el tiempo total que se toman los empleados para almor zar En realidad es una ventana de almuerzo que permite que unos empleados salgan y entren antes que otros esto permite relevos del personal para almorzar sin verse obligados a cerrar las instalaciones de la empresa Duraci n Duraci n del almuerzo por empleado Despu s de Despu s de este periodo de horas y minutos transcurridos desde la entrada por la ma ana inicio labores el sistema asumir que el empleado sali a almorzar y autom ticamente le descontara el tiempo definido en la casilla de Duraci n Nota Si no se activa la casilla de Habilitar Almuerzo las normas consignadas en este no operaran para los c lculos de totales de horas laboradas M
27. l deduction for that day will not be 30 minutes it will just be 15 minutes Out Punch sa Grace End Time 17310 Shift Grace 00007 SAM Geek 00615 Weekly Breaks Weekend or Non Worked Days On the Ceres iP program two weekly breaks can be chosen Weekly Break No 1 and or Weekly Break No 2 With a click of your mouse select the day of the week All hours worked on any of these days will be accumulated as overtime 3 OT3 If you wish to deactivate either break 1 or break 2 or both select Disable System default settings are Saturday and Sunday Lunch Rules To enable Lunch Rules click on Lunch Enabled This feature tracks and monitors In and Out punches within the time period defined by the Lunch Start Lunch End and Lunch Duration parameters If no qualifying punches exist then the Auto After parameter will be used to deduct the period of time specified by the Lunch Duration Lunch Start The earliest time of day at which an employee can punch out for lunch The system may adjust an employee s out to lunch punch to make sure that a full Lunch Duration is taken Lunch End The latest time of day at which an employee should punch back in from lunch The system may adjust an employee s in from lunch punch to make sure that a full Lunch Duration is taken Lunch Duration It is the lunch duration time for the shift Separately if an employee punches between the lunch start and lunch end the system may a
28. lar para cancelar SP OT e O Editar datos de un empleado Seleccione la carpeta de Empleados Asegurase que su terminal este conectado a su PC y que el puerto serial RS232 apropiado haya sido seleccionado Seleccione un empleado de la lista Seleccione el bot n Editar La ventana de edici n le ser desplegada La ventana Serial le desplegara el n mero serial del iButton Si desea editar el nombre del empleado teclee el nuevo nombre n mero y turno al cual desea asignarlo Seleccione el bot n Aceptar para finalizar o seleccione Cancelar para cancelar Botones perdidos Seleccione la carpeta de Empleados Seleccione de la lista el empleado al cual se le perdi el bot n Seleccione el bot n Editar La ventana de edici n le ser desplegada Lea Toque el nuevo bot n con su Registrador M4000 La ventana Serial le desplegara el nuevo n mero serial del iButton Seleccione el bot n Aceptar para finalizar o seleccione Cancelar para cancelar Al final del nombre del empleado teclee las letras NB1 Si el empleado vuelve a perder el segundo bot n repita el procedimiento pero tecleando las letras NB2 Restaurar Botones Perdidos amp Encontrados Siga el mismo procedimiento arriba descrito para esto es de gran utilidad la herramienta de identificaci n Borrar un Empleado 1 Seleccione un empleado de la lista 2 Seleccione el bot n Eliminar El sistema le pedir confirmaci n 3 Seleccione el bot n OK para co
29. leccione el bot n Editar 4 Seleccione la casilla Habilitar Turno Inicio Es la hora de entrada a laborar Inicio de Labores Para programar una se al audible que anuncie el Inicio de turno seleccione la casilla Habilitar Se ales Fin Es la hora de salida Finalizaci n de labores Para programar una se al audible que anuncie el Fin de turno seleccione la casilla Habilitar Se ales Redondeo Son los minutos antes de la hora de Inicio Turno o los minutos despu s de la hora de Fin de Turno los cuales no ser n to mados como tiempo laborado redondeados por pertenecer a marcaciones efectuadas antes o despu s de las horas exactas de ENTRADA Y SALIDA 40 Marcaci n de Entrada Inicio de Turno 08 00 Redondeo 00 15 Redondeo Calculos de tiempo segun parametros pre establecidos 41 Marcaci n de Salida Fin de Turno 17 00 Redondeo 00 15 Redondeo Calculos de tiempo segun parametros pre establecidos Gracia Son los minutos de retardo por marcaci n posterior a hora oficial de ENTRADA y los minutos de marcaci n anticipada a la hora oficial de SALIDA que no ser n descontados de los c lculos totales de horas laboradas Penalizaci n 42 Especifica los minutos de penalizaci n a descontar por marcar tarde a la ENTRADA o por marcar una SALIDA antes de la hora oficial de salida del turno 43 Marcaci n de Entrada Hora de Inicio 08 00 Gracia Penal
30. n the list or by selecting Utilities you will be able to sort and view according to your preferences Inserting an Employee 1 Select the Employees Folder 2 Your iP Download cradle must be connected to the appropriate free not in use Serial Comm port 3 Select the New at the menu bar 4 Read Touch the terminal with an employee s iButton badge 5 The window Serial will display the iButton serial number badge number 6 At the window Number enter the employee s number 7 At the window Shift select the employee s shift 8 At the window Name enter the Employee s Name Last name First 9 To select an employee s photograph click on the Photo Browser button 10 Select the Save New or the Save button to add the employee to the system or select the Cancel Exit button to quit without adding the employee More about employee Photos Employee photos can be taken with a digital camera suggested resolution is 640 x 480 pixels these photos must be downloaded into your PC to any folder you desire each image file photo must be renamed with the correct employee s name When you employ the Photo Browser to import the employee s photo into the Ceres iP program after selecting the Save button the program will automatically copy the each employee s photo into the folder C Program Files Widmer Ceres iP Photos Editing an Employee Select the Employees Data Folder Your P6000 Download cradle must
31. nfirmar NOTA Los empleados que tengan marcaciones de ENTRADAS y SALIDAS no podr n ser eliminados de la base de datos has ta que termine el periodo de pago y se efect e un cierre de periodo Utilidades Una vez que Ud Haya insertado sus empleados al seleccionar el bot n Utilidades podr tener acceso a las siguientes fun ciones Ver a iButton Desplegara la columna de los Buttons asignados a los empleados b Nombre Desplegara la columna de los nombres de los empleados C Numero Desplegara la columna de los n meros de cada empleado d Turno Desplegara la columna de los turnos asignados a cada empleado e Total Horas Desplegara las columnas de totales por categor a de horas laboradas Ordenar por a Nombre b iButton Numero d Turno Identificador 50 Esta herramienta le permitir identificar botones perdidos no asignados asignados etc Seleccione Bot n identificadorToque Lea el Button perdido amp encontrado con el cabezal de su Terminal iPC Los datos del Button aparecer n en la pantalla EXPORTAR TOTALES Le permitir exportar a otras bases de datos los totales de horas laboradas discriminadas por cada categor a en archivo de tipo ASCII txt Esta funci n es de gran utilidad para elaboraci n de nominas Filtros 1 Filtrado por Todos los empleados 2 Filtrado Empleado Individual 3 Filtrado por Turno Formato de salida 1 Insertar comillas en texto 2 Agregarle
32. o be exported 26 11 Select OK to save the file or select Cancel Procedure for other Payroll interfaces 1 Enter the Punch Editor Folder 2 Select the pay period Last or Current 3 Select the Utilities button 4 Choose the Hours Summary Export option 5 Select the Group All Individual Employee or per Shift 6 Select the output format from the drop down list Ameripay Paychex QuickBooks Etc 7 Fill in the parameters according to the requirements of the selected payroll provider 8 Proceed with the export 9 Your exported file will reside on C Program Files Ceres iP Data EXPORT TIME CARDS Procedure 1 From the Punch Editor Screen select the pay period Last or Current 2 From the Punch Editor Screen select the Utilities Button or make a right click on any of its columns Choose the Export option 3 Select the Group All Individual Employee or per shift 4 Select the output format from the drop down list 5 Select the Output Options and the desired Generic Field Separators 6 Select OK to export the data A Save As dialog will appear Enter the file name for the data to be exported Select OK to save the file or select Cancel Note The Time Card data to be exported must be previously configured by pressing the Utilities button sort and view func tions You will be able to view or hide columns on the screen according to your prefer
33. o deactivate Daily Overtime Thresholds operate with weekly settings only Set Daily OT1 and Daily OT2 to a value of 24 00 Example for a 40 hour week weekly thresholds OT1 set at 40 00 OT2 set at 48 00 Results Regular 40 00 accumulated hours between 00 00 and 40 00 Overtime 1 08 00 accumulated hours between 40 00 and 48 00 Overtime 2 12 00 accumulated hours above 48 00 7th Day Overtime When enabled 7th Day Overtime will promote all hours worked on the seventh consecutive worked day to the next higher pay level Overtime 1 or Overtime 2 provided that the 7 consecutive days start at the beginning of the first or second week of a pay period This rule only affects the Daily Overtime calculations and will not override any Weekly Overtime rule settings Holidays All hours worked on Holidays will be considered as hours type OT3 To enter the holidays into your system select the Holidays button select the year select the month and select the day on the calendar with a click will shift to red The selected date will be displayed on the column Date Click on the blank space to right of the displayed date and enter the name of the holiday To deselect a holiday click again on the calendar the day of the month its color will shift from red back to black Time Totals Format The Time Totals Format selection allows punch time totals to be reported to the minute or to the hundredth of an hour The de fault is set to minutes
34. oprima el bot n Prueba Para programar se ales adicionales a horas diferentes de los inicios y fines de turnos presione el bot n Se ales localizado en la parte inferior de la pantalla 47 Inicio de Turno 08 00 08 00 09 00 Redondeo Entrada Penalizaci n Gracia entrada Normas del turno Fin de Tumo 17 00 12 00 17 00 18 00 Ventana de Almuerzo Duraci n 00 30 Sino hay marcaciones se descontara a Redondeo Salida automaticamente el tiempo del almuerzo Penalizaci n Penalizaci n Salida Interrupcion de linea de tiempo para ajustar escala 48 EMPLEADOS Esta carpeta permite registrar nuevos empleados editar datos y eliminar datos Tambi n permite generar archivos de exporta ci n de Totales de Horas Laboradas por empleado Insertar nuevos empleados Seleccione la carpeta de Empleados Asegurase que su terminal este conectado a su PC y que el puerto serial RS232 apropiado haya sido seleccionado Seleccione el bot n Nuevo La ventana de asignaci n le ser desplegada Lea Toque con su Registrador el Button del empleado que desea registrar El n mero del Button le ser desplegado Teclee el Apellido y Nombre empleado Apellido de primeras En la ventanilla Numero teclee el numero de identificaci n del empleado In la ventanilla Turno seleccione el turno al cual pertenece el empleado Seleccione el bot n Salvar nuevo o Aceptar para finalizar o seleccione Cance
35. portant Each time you make a Backup through the Data Manager Module your stored archive will be named with the Report Header Overtime Thresholds Your Ceres iP Time amp Attendance System can calculate up to 4 categories of time Regular time Overtime 1 OT1 Overtime 2 OT2 and Overtime 3 OT3 OT1 and OT2 thresholds specify the amount of time worked after which overtime will begin to accumulate These thresholds may be set on both a daily basis and weekly basis The OT3 pay level is applicable only to hours worked during holidays or days preset as off work days Please see the Weekly Breaks and Holidays sections of this help file Daily Overtime Threshold Values Move your cursor to the Daily Overtime value Change this value to the desired setting for each of the two available levels Se lect Save to save changes to the system or select Exit to abandon window without saving changes Example for daily overtime threshold setting Daily OT1 set at 08 00 Daily OT2 set at 10 00 14 hours worked in any day Results Regular 08 00 accumulated hours between 00 00 and 08 00 Overtime 1 02 00 accumulated hours between 08 00 and 10 00 Overtime 2 04 00 accumulated hours between 10 00 and 14 00 Weekly Overtime Threshold Values Move your cursor to the Weekly Overtime value Change this value to the desired setting for each of the two available levels Select Save to save changes to the system Or select Exit to cancel changes T
36. ra ra a a e a ad e a a a a a a aa da ea EEE EEN 25 EXCOEPLIOMS Report aa aa OIGO GNU LEA AA AA RITDADEO 26 TES A AA TA ces ENE NNA o O a A O RD TA 26 ATEI DEE A o 26 SS O 26 Export IMSS isecoscrico E EE ys saegeauestetesepenapeesnseert 27 o e 28 AAA A NS 31 ESPN E eneees vaststotetenveasaessis RITA swans ot pens O e E eas TEE 33 a 34 Al a s epperevent E net reespeasventas 34 Ferminal PortatliIMGOOG MEA A A A O E E 34 A i n 34 SOltWale GERE SIP e e a 34 POfta BI OR 34 A a a 37 A A o A A OR 37 Inicio del Actual Periodo de Pago oococnnccnnnnnccnncccnnnnonnnc cnc RR RR eens 37 Umbrales de Sobre tiempo Horas Extras 0nnccinnnnnnnnnccnnccnnnnn nn RR RRA DD DD DD nnr nan 38 Formato de Totales o e e ES 39 Encabezados mor O A O ANN AN AN AA AA 39 ROO A e A A 39 MUSA O AAA a 40 Procedimiento para asignar UN TUrMO siiiiii sae aa aa aa nr Renan rear 40 Normas d l Almuerzo oir aaa 45 Maximo TMiempora abordan a nn AR EN AR EAHA MERA HA MER HE AR A RR AE RR RR 46 Horade cambio de Dias saree IA a ee EM a MR Ma etre 46 Empleados ue eke hd DA A hed oh iii 49 Exportar Totales E E AEE AEE TEE vet enybenctened seston EEE a ba EEO aa ae ada 51 Marcaci n EREN EREE E ENE NEE AE EEEE EE EEEE even EEEE a EEEE a eed aetna edits 52 o e EEA EEE EEOAE EEOAE EAEE 54 Tarjetas de Marcaci n tadas data aa aa a r aaa area aa ama ina aa ana aa a aa a aa T a aaa a aa a a MaE me naaa MEAE inaa Ekia Epia 54 TotallHoraS usted dador EEA EEEE EEEE 54 Quien Ent
37. reen The Ceres iP program window will now appear with scroll bars on the right side and bottom of the window The scroll bars will allow you to shift the contents of the window so each of the program s features are accessible on screen 13 SHIFTS FOLDER A shift is a set of rules covering company policy for shift start and end times lunches or breaks When you assign an employee to a shift you are telling the system which set of rules should be applied to the employee s punches in order to calculate total time accumulations There are 20 shifts on the Ceres Time amp Attendance System Each shift can be assigned its own set of rules These rules will supersede the Pay Interval parameter during the periods described by the Shift Rules To enable a new shift select a shift number start with No 1 click on Edit and click on Shift Enabled Tlme Line Vlew of a Normal Work Day and Pay Interval Shift and Overtime Rules Shift Start Shift Stop Tlme 08 00 Tlme 17 00 07 00 08 00 09 00 12 00 13 00 16 00 17 00 18 00 W Pay Interval Round amp OT YY ZA Lunch Window Lunch Duratlon 00 30 lf not punched time will be deducted after 6 hours on the clock In punch Shift Dock Out Punch Shift Dock In punch Shift Round Out Punch Shift Round In punch Shift Grace Out Punch Shift Grace Time line broken for scaling purposes 14 Shift Start Time The time of day employees are scheduled to begin work Shif
38. ro Quien Sall ut A e ee en tenra por ni terrario e e eno et de ad eavguned savguaed reed rada 54 A e o PA 54 o e A 54 ce In 54 AA eo II verter iinet rach edes 55 Exportar Reporte de Totales de HOras ccccscccceeeeeeeeecne eee raK KAAKE n KEREKE neta Aetna 56 AdMINISTFa COR a oa ee desc Ac AA EA aa arde ea aa ea a aa dada cheb are anotada metodo aa dante ita ens E 58 INTRODUCTION The Ceres iP System is the ideal Time amp Attendance tool for construction companies engineering companies service amp main tenance operations or any institution which simultaneously handles multiple job sites away from its headquarters lts hardware is especially designed to operate in harsh environments where grease grind mud humidity and rough handling are everpre sent SYSTEM COMPONENTS Ceres iP Software The Ceres Time and Attendance Program allows the user to insert employees shifts clock rules trace and view employee at tendance employee punches at multiple job sites calculate and edit labored hours store print and export reports with the convenience of a PC running Windows M6000 Recorder It is a portable electronic device designed to read and store iButton serial numbers along with the precise time and date of the readout The unit is capable of downloading the stored recordings 5460 64K into any IBM or compatible PC Pentium II 300 MHz or higher processor It is a sturdy device capable of withstanding impacts
39. rough handling rain mud grease dust and radio interference The unit is powered by 3 AAA batteries E 4 3 E M6000 Recorder P6000 Download Cradle Communications Buttons Buttons need only momentary contact to identify a user at a Ceres P Terminal An Button is a microcircuit encapsulated in a stainless steel weather resistant button of great durability and reliability 1 000 000 recordings per button Each Button is a guaranteed unique never to be repeated factory programmed ROM lts 16 character serial number is kept in laser cut poly silicon links not stored as magnetic charge Because of its design and the strict control of the manufacturing process the DS1990A Button is an identifier that cannot be counterfeited and is appropriate for applications where absolute identification is required Due to its great reliability the iButton developed and manufactured by DALLAS SEMICONDUCTOR has positioned itself solidly in the international market as a universal identifier of Persons Objects and Events a a EP DALLAS Ai LeveL 3 Accessi am 7B 01 0000068B2D91 Button Button FOBS Button Plastic Badge iButton Fob The plastic fob is a simple way to carry an Button The Button snaps into the fob which can be attached to a key ring ID Cards Badges If you desire to attach Buttons to conventional plastic cards which may contain an employee pho
40. s actuales Cierre Periodo El sistema autom ticamente cerrara los periodos de pago El sistema esta dise ado para desplegar en panta lla solamente dos periodos de pago el Periodo Actual y el Periodo Anterior Las marcaciones pertenecientes a periodos de pago previos al Anterior si ya fueron cerrados no podr n ser editadas procesadas sin embargo s podr n ser visualizadas a trav s de la funci n Restaurar Directorio Archivos de ProgramaWidmen Ceres iP Data209 Pay Period Backup Salir Para salir del programa 59 Acerca de Esta carpeta contiene los datos del fabricante y proveedor local de su sistema Ayuda Nota Si desea obtener ayuda en l nea dentro de cualquiera de las carpetas de este programa presione F1 o Presione el icono con el s mbolo Reparaci n de Bases de Datos Las interrupciones s pitas de suministro de energ a inestabilidad virus o da os en su memoria RAM y disco duro podr n generar da os a sus bases de datos Recomendamos el empleo de estabilizadores y supresores de picos m s el empleo de conexiones a tierra Al correr su programa Ceres iP este efectuara un barrido de inspecci n de todas sus bases de datos y autom ticamente repa rara o reconstruir todas aquellas que as lo requieran 60
41. s diferentes archivos hist ricos El usuario podr es coger el archivo a restaurar al efectuar un doble clic sobre dicho archivo o con un solo clic y oprimiendo el bot n de abrir Directorio Para su informaci n el Directorio de sus backups es Archivos de Programa Widmer Ceres PlData209 General Backup En el momento de restaurar un archivo hist rico el sistema le preguntara si desea que el archivo a restaurar se convierta en su base de datos principal y permanente Restauraci n Definitiva o simplemente en archivo temporal para su revisi n Res tauraci n Temporal Restauraci n Temporal Usted podr restaurar y consultar temporalmente los datos contenidos en el archivo seleccionado Dicho archivo ser descomprimido y activado para poder visualizar consultar su contenido Por razones de seguridad Ud no podr cambiar dato alguno dentro de este todas las barras de botones quedaran desactivadas Para retornar a su base de datos principal seleccione Base de Datos Normal Para restaurar otros archivos hist ricos adicionales seleccione el bot n Restaurar 58 Restauraci n Definitiva Al seleccionar esta opci n usted borrara sus bases de datos actuales reemplaz ndolas definitiva mente por los datos contenidos dentro del archivo seleccionado hist rico Atenci n Se recomienda emplear este procedi miento solamente cuando Ud este plenamente conciente que desea desechar definitivamente sus bases de dato
42. t tulos a las columnas 3 Dividir los nombres por Apellido y Nombre Separador de campos 1 Tab 0x9 2 Coma 3 Slash 4 Punto y Coma 5 Car cter Especial MARCACIONES La carpeta de marcaciones es una herramienta muy poderosa la cual permite al usuario activar mas de 15 funciones a trav s de una sola pantalla Programar la fecha y hora del terminal iPC Calcular y Re Calcular horas Laboradas Editar Insertar Eliminar los datos descargados filtrar detectar y procesar Novedades Tambi n a trav s de la funci n Utilidades podr Configurar Reportes Generar Reportes Imprimir Reportes Exportar Reportes Editar Totales de Horas Laboradas sin afec tar marcaciones reales Para personalizar lo anterior seg n sus requerimientos podr configurar los reportes a generar a trav s de la pantalla principal de la carpeta de marcaciones escondiendo mostrando y reubicando columnas IMPORTANTE El sistema esta dise ado para desplegar solamente dos periodos de pago Anterior y Actual El sistema cerrara autom ti camente los periodos de pago Favor ver cierres de periodo de pago Configuraci n de Columnas Para reordenar columnas simplemente haga un clic sobre el encabezado de cada columna desliz ndola a la posici n desea da El ancho de columna tambi n podr ser ajustado de acuerdo a sus preferencias Deslice el cursor hasta la l nea divisoria derecha de la columna y haga clic desliz ndola hac
43. t Stop Time The time of day employees are scheduled to stop working Shift Round The minutes before the Shift Start Time or after the Shift Stop Time during which employee punches will be treated as if they had occurred exactly on the Shift Start and Stop Times Adjusts early In Punches and Late Out Punches to the proper Shift Start and End times This parameter when used within reason will help limit an employer s exposure to overtime pay s sues Please check with your Lawyer regarding what is considered a reasonable adjustment period in your geographic area An example of an In Punch Shift Round when the pa rameter is set as 0 15 and the Start Time is 08 00 If the In Punch time is between 07 45 and 07 59 the time will calculate as if the In Punch was made at 08 00 If the In Punch is made prior to 07 45 then the In Punch time will be calculated as per the Pay Interval parameter and your Overtime Rules In Punch Shit Round Time 00 15 y A Shift Round Mera culos las oo per Pey Interval end Overtime Riles Out Punch Shit Round End Time 1700 _ Time 00 15 An example of an Out Punch Shift Round when the parameter Shift Round is set as 0 15 and the End Time is 17 00 If the Out Punch time is between 17 01 and 17 15 the time will calculate as if the Out Punch was made at 17 00 If the Out Punch is made after 17 15 then the Out Punch time will be calculated as per the Pa
44. to company and personal data please contact your Widmer sales representative M6000 RECORDER SETUP The reader has a luminous indicator called LED light emitting diode and a Buzzer To install battery Open the top of your reader by removing the 2 security screws and connect 3 AAA batteries preferably alka line If the batteries are in good shape the LED will emit 5 green blinks with 5 beeps To make recordings To make recordings of Recording Stations ID Keys Incident Booklets any iButtons you need only to touch these with the reader s probe If a correct recording is effected the reader will emit 2 green blinks with 2 two beeps Low battery The M6000 recorder will signal a low battery status by emitting 2 red blinks with 2 two beeps A brand new set of batteries will last for one year or 500 000 recordings Full Memory When the memory of your reader reaches full status 5460 recordings each time you attempt a recording the reader will emit 4 red blinks with 4 beeps this means your recorder is not reading anymore For this case please make a full download of data to your PC and then erase the memory to reset then your reader will be ready for the next load cycle of 5460 new recordings Time amp Date Setup Connect your M6000 Recorder to the P6000 Download cradle Select the Recorders or Recordings either of the two data Tabs Press the Download Program button Select Clock Setup Your M6000 Time amp
45. uch as Late IN OUT Early IN OUT and punches made after the Maximum Time on Clock punch limit Note Missed punches will be marked with a question mark on both the Punch Editor and the Exceptions Exit Select to exit program Utilities By selecting the button Utilities or by a Mouse Right Click on any of the column cells the supervisor will have access to the following functions View You will be able to view or hide columns on the screen according to your preferences Note This screen configuration as well as column repositioning will be reflected in your reports EXPORT HOURS SUMMARY The Ceres Time and Attendance Program export feature allows data to be exported into a database or spreadsheet for use by other programs Procedure for Generic ASCII export file 1 The data to be exported must be previously configured on the Employees Folder main screen by selecting the Utilities but ton sort and view functions 2 Enter the Punch Editor Folder or the Employees Folder 3 Select the pay period Last or Current 4 Select the Utilities button 5 Choose the Hours Summary Export option 6 Select the Group All Individual Employee or per shift 7 Select the output format from the drop down list Generic ASCII 8 Select the Output Options and the desired Generic Field Separators 9 Select OK to export the data A Save As dialog box will appear 10 Enter the file name for the data t
46. urno Novedades Este reporte le permitir filtrar y listar los empleados cuyas marcaciones presentan Novedades tales como retardos omi pleados cuyas marcaciones no presentan novedades por haber sido efectuadas de forma cumplida no aparecer n en este reporte Empleados Este reporte le listara todos los empleados insertados en el sistema Los empleados podr n ser listados por Nombre por nu mero de Identificaci n por su iButton o por el Turno al cual pertenecen General El reporte General le listara los par metros por los cuales se rige el sistema 54 Reporte de Turnos El reporte de Turnos le listara los par metros por los cuales se rige cada turno Soluci n a Problemas de Impresi n y Visualizaci n Si usted no logra ver e imprimir apropiadamente su reportes es posible que el tama o de la fuente de su sistema Windows este predeterminado a un tama o superior a 96dpi ppp tama o normal Si desea continuar empleando fuentes grandes mayores a 96dpi favor ver Configuraci n de columnas Procedimiento para cambiar a fuentes de tama o normal 96dpi Haga clic derecho en su escritorio Seleccione Propiedades Seleccione Configuraci n Seleccione Opciones Avanzadas Seleccione la carpeta General Ajuste el tama o de fuente a 96dpi ppp 55 EXPORTAR REPORTE DE TOTALES DE HORAS Exportar Totales Le permitir exportar a otras bases de datos los totales de horas laboradas discriminadas por ca
47. wo shifts for individuals who clock in on Sunday The solution is to move the Day Change Offset backwards from midnight to include the late night shift For this example a good choice would be to set the day change offset to 2 00 This moves the day change time from midnight to 10 00pm Anyone who clocks in after 10pm will be assigned to the next day Example 2 Company XYZ s pay periods run on a semi monthly basis They run a day shift an evening shift and a late night shift The late night shift begins at 8pm and ends at 3am The solution is to move the Day Change Offset from midnight to 03 30 This will en sure the worked time total for each day will be accumulated to the Day in which the IN punch was effected 20 Max Time on Clock Maximum Time on the Clock MTC is the maximum time an employee is allowed to work per day If this time is exceeded the system will detect the event and will emit a Surpassed MTC advisory on the Punch Editor Screen Exceptions column The de fault value for Max Time On Clock is twelve hours This function is also used to detect missed punches If a matching punch is not found within the time period specified by the Max Time on Clock parameter the next punch will be considered a new In Punch 21 EMPLOYEES FOLDER The Employee Profiles selection allows the user to add edit and delete employee information on the Time and Attendance System Once you have inserted employees by a right click of your mouse o
48. ximo Tiempo a Laborar El M ximo Tiempo a Laborar MTL es el m ximo tiempo que el empleado deber permanecer dentro de la empresa laboran do Esta funci n la cual se puede definir por cada turno le permitir al sistema detectar si el empleado laboro mas de lo indi cado o si olvido efectuar su marcaci n de salida Nota Si esto ocurre los c lculos de totales de horas laboradas para ese d a no ser n sumados a los totales laborados por periodo hasta que dicha novedad sea procesada editada o se cambien los par metros operacionales para el empleado en particular se le traslade a un turno con un mayor MTL Por defecto el sistema colocara 12 horas Hora de cambio de D a Permite desplazar la hora el cambio de fecha a una hora diferente de las 00 00 medianoche Esta funci n es de gran utilidad para asegurarse que los c lculos de totales de horas laboradas queden correctamente acreditados al correspondiente periodo de pago Ejemplo 1 46 El periodo de pago de la empresa ABC S A es de tipo semanal comienza cada lunes y emplea 3 turnos uno por la ma ana otro por la tarde y uno nocturno El turno nocturno comienza a las 11PM y termina a las 8AM del d a siguiente Aqu hay un problema Las marcaciones de ENTRADA de los empleados que inicien labores el Domingo a las 11 00 PM ser n interpreta das como pertenecientes al periodo de pago que termina ese domingo y no el d a lunes inicio pr ximo periodo La soluci n es adelantar
49. y Interval parameter and your Over time Rules Dee Cae dat des pi Poy riea an Crete Magee Shift Grace The minutes after the Shift Start Time or before the Shift Stop Time during which employee punches will be treated as if they had occurred exactly on the Shift Start and Stop Times Shift Dock Shift Dock specifies a penalty in minutes to be de ducted from the employee for punching IN late or punching OUT early Examples Late IN Shift Start Time is set to 08 00 Shift Grace is set to 7 minutes Shift Dock is set to 15 minutes With the above settings If an employee punches IN at 08 08 this is 8 minutes late and one minute after the Shift Grace then 15 minutes will be de ducted from his total worked hours for that day Note If this same employee for example happens to punch IN 15 minutes late then the total deduc tion for that day will not be 30 minutes it will just be 15 minutes start Tree 000 In Punch Grace Shit Grace 0007 Shit Dock 00 15 Early OUT Shift Stop time is set to 17 00 Shift Grace is set to 7 minutes Shift Dock is set to 15 minutes With the above settings If an employee punches OUT at 16 52 this is 8 minutes early and one minute before the Shift Grace then 15 minutes will be deducted from his total worked hours for that day Note If this same employee for example happens to punch OUT 15 minutes early then the tota
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