Ministerio de Educación Nacional
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1. C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 14 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique Directivos Docentes y Docentes de los Establecimientos Educativos estatales de educaci n formal administrados por los departamentos distritos y municipios certificados y se dictan otras disposiciones Decreto 1526 Por el cual Presidencia de la 24 de julio de 2002 se reglamenta la Republica administraci n del sistema de informaci n del sector Educativo Art culo 5 Reporte de la informaci n Los departamentos distritos y los municipios certificados deben reportar la informaci n de manera sistem tica al Ministerio de Educaci n Nacional en los formatos y estructuras que para tal fin se expidan Los municipios no certificados reportar n la informaci n b sica a los departamentos Decreto 3020 Por el cual Presidencia de la 10 de diciembre de 2002 se establecen los criterios Republica y procedimientos para C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO E Departamento de SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 REQUERIMIENTOS B SICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 Co02_ 01 PROYECTAR CUPOS P ginas 15 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique orga2. C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO NR C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 i EATA ESTRATEGIAS DE AMPLIACION DE OFERTA Y EXA REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 1 de 17 REP BLICA DE COLOMBIA GOBERNACION DE CUNDINAMARCA SECRETAR A DE EDUCACI N DE CUNDINAMARCA MACROPROCESO C GESTION DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO PROCESO C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS SUBPROCESO C02_01 PROYECTAR CUPOS OCTUBRE 31 DE 2012 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 2 de 17 INFORMACI N DEL DOCUMENTO a E Elaborado por Raz n de la actualizaci n de la actualizaci n 03 10 05 Diana Catalina Moreno SA del Documento Rosaura D az Machuca 08 2009 Cristina Losada S enz Actualizaci n Profesional de Apoyo Proyecto de Modernizaci n SE 3 0 10 2012 Na o Actualizaci n del Manual de muro algas procedimientos Fernando Serrano Julieth Castiblanco Actualizaci n de Formatos Revisado por Aprobado por Nombre Jose Alvaro Rodriguez Nombre
3. 03 C02_01 PROYECTAR CUPOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 P ginas 4 de 17 1 INTRODUCCI N El documento describe el proceso C02 01 Proyectar e identificar estrategias de ampliaci n de oferta y requerimientos b sicos indicando su objetivo alcance explicaci n detallada de cada una de las actividades que lo conforman las reas involucradas en el mismo los entes externos con los cuales tiene relaci n en caso de aplicar los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempe adas y los documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho subproceso C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 5 de 17 1 OBJETIVO Determinar la capacidad de oferta de las Instituciones Educativas y programas de educaci n tradicional y modelos flexibles en t rminos del n mero de cupos libres y ocupados De esta manera la Secretar a de Educaci n puede determinar los cupos requeridos y definir las estrategias de ampliaci n de oferta necesarias que permitan garantizar la continuidad de los estudiantes en el servicio educativo y atender las solicitudes de los alumnos nuevos para la vigencia siguiente 2 ALCAN
4. 1 mb Realizar Archivo de gesti n Como resultado de la ejecuci n del subproceso C02 01 el funcionario del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n debe realizar las labores de archivo de Gesti n de todos los documentos y registros generados durante la ejecuci n de ste subproceso El Archivo de Gesti n est definido en la cadena de valor y dise ado de acuerdo a sus particularidades 4 REAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCI N Y ROLES DE CADA UNA 4 1 rea dependencias internas rea Dependencia Rol Cobertura Acompa amiento contin o a las Instituciones Educativas para la ejecuci n del procedimiento Asesorar a las Instituciones Educativas en la definici n de las estrategias que se utilizar n para garantizar la continuidad de los alumnos Consolidar la informaci n de las Instituciones Educativas y realiza la validaci n de la informaci n de matr cula del a o lectivo vigente reportada en los anexos de la Resoluci n 166 por las Instituciones Educativas SERVICIO EDUCATIVO C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 4 Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS B SICOS C02_01 PROYECTAR CUPOS Octubre de 2012 Fecha Aprobaci n 31 de P ginas 10 de 17 4 2 Entes externos en caso que aplique Nombre del ente externo Rol Inst
5. CE El subproceso inicia con la realizaci n de talleres de socializaci n y capacitaci n a las partes interesadas en el proceso Proyectar Cupos cuyo fin es determinar los cupos necesarios y requeridos para garantizar la continuidad de los alumnos antiguos y propender por la atenci n de nuevas solicitudes mediante la ampliaci n de la cobertura El subproceso finaliza con la aprobaci n y consolidaci n de la informaci n de proyecci n de cupos en el Sistema Integrado de Matr cula SIMAT por parte de la Secretar a de Educaci n y su env o al Ministerio de Educaci n Nacional C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 6 de 17 3 EXPLICACI N DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO PROYECTAR E IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE AMPLIACION DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS 1 Realizar capacitaci n en el proceso de proyecci n de cupos Una vez que la Secretaria de Educaci n ha definido las pol ticas y criterios para la determinaci n de la oferta y las proyecciones de demanda a nivel departamental el funcionario responsable del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n realiza talleres de socializaci n y Capacitaci n para rectores Directores de N cleo y persona
6. Nubia Rodriguez Moreno Cargo Representante Comit de Cargo L der del Proceso Gesti n de Calidad Fecha 10 2012 Fecha 10 2012 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO E Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS B SICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 Co02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 3 de 17 CONTENIDO 1 INTRODUCCI N eccococococononnnnenennenenenenos ERROR MARCADOR NO DEFINIDO OBJ ID ERROR MARCADOR NO DEFINIDO s ALCANCE sia ERROR MARCADOR NO DEFINIDO pb O N EXPLICACI N DETALLADA DEL SUBPROCESO EXPLICACI N DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO PROYECTAR E IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE AMPLIACION DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICO Sii ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 5 REAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCI N Y ROLES DE CADA UNA 5 1 REA DEPENDENCIAS INTERNAS ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 5 2 ENTES EXTERNOS EN CASO QUE APLIQUE ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 6 REGISTROS ccciciinniacinacanacaanciniannacin dos ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 7 DOCUMENTOS EXTERNOS occccoocannoo ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 4 Departamento de UNDINAMARCA EE C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo CO2_01 C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE AMPLIACION DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Versi n
7. aci n En caso que la informaci n presente inconsistencias el Director de N cleo solicita a las Instituciones Educativas la correcci n de inconsistencias para luego ser aprobada la proyecci n 5 Realizar proyecci n de cupos en el sistema Una vez las Instituciones Educativas reportan la matr cula a trav s del Sistema Integrado de Matr cula SIMAT el Director de N cleo debe revisar y aprobar en dicho sistema la proyecci n de cupos por sedes jornadas metodolog as y grados de cada Instituci n Educativa definiendo cupos por grupos Esta actividad se realiza de forma autom tica en el sistema integrado de matr cula SIMAT cuando el Director de N cleo aprueba la proyecci n de cupos de las Instituciones Educativas 6 Generar reportes de proyecci n El Profesional Universitario de la direcci n de medios y nuevas tecnolog as de la Secretar a de Educaci n deben generar a partir del Sistema Integrado de Matr cula SIMAT los reportes de proyecci n de cupos y enviarlos a las direcci n de cobertura para analizar el estado de la oferta educativa a partir del n mero de cupos excedente y faltante en las siguientes instancias Municipio Instituci n Educativa Sede Jornada Modelo y Grado 7 Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad El funcionario responsable del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n debe analizar las estrategias metodol gicas ajustes por par metros y rec
8. as 6 DOCUMENTOS EXTERNOS Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique Ley 115 Ley general de Ley general de educaci n educaci n Art culo Congreso de Colombia 8 de febrero de 1994 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 12 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique 103 Otorgamiento de subsidios y cr ditos Art culo 138 Naturaleza y Condiciones del Establecimiento Educativo Articulo 188 Plazas docentes en comisi n Art culo 200 Contratos con las iglesias y confesiones religiosas Art culo 201 Matr cula de alumnos en los establecimientos educativos privados Ley 715 Por la cual se Congreso de Colombia 21 de diciembre de 2001 dictan normas org nicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los art culos 151 288 356 y 357 Acto Legislativo 01 de 2001 de la Constituci n Pol tica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestaci n de los servicios de educaci n y salud entre otros Es competencia de las entidades territoriales 6 2 5 Ma
9. cia que demandan las Instituciones Educativas deben decidir concertadamente la aprobaci n de la oferta educativa de su jurisdicci n as como el registro de dicha aprobaci n en el Sistema Integrado de Matricula SIMAT 9 Acciones correctivas Consolidada la informaci n del reporte de proyecci n de cupos se identificaran inconsistencias se notificara y en dado caso de citara a los Directores de N cleo para respectiva justificaci n 10 Enviar al MEN El funcionario responsable del rea de cobertura de la Secretar a de Educaci n luego de consolidar los reportes de proyecci n de cupos y recibir el concepto de aprobaci n de la oferta educativa del Departamento debe consolidar la informaci n relativa a la proyecci n de cupos por estrategia revisados validados y aprobados y notificar al Ministerio de Educaci n la generaci n del Anexo 8 Resoluci n 166 de 2003 en las fechas establecidas en el cronograma y utilizando el SERVICIO EDUCATIVO C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 4 Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS B SICOS C02_01 PROYECTAR CUPOS Octubre de 2012 Fecha Aprobaci n 31 de P ginas 9 de 17 formato dispuesto con el fin de que este sea descargado del sistema integrado de matricula SIMAT por la Subdirecci n de Acceso del MEN y oficializar su entrega
10. ituci n Educativa Calcular los cupos y grupos para el siguiente a o a trav s de la documentaci n de los formatos respectivos Generar estrategias y realizar acciones orientadas a garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados que reciben el servicio Educativo en las Instituciones Educativas oficiales de manera articulada con la Secretaria de Educaci n C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo CO2_01 E Departamento de UNDINAMARCA EE C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE AMPLIACION DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Versi n 03 Fecha Aprobaci n 31 de C02_01 PROYECTAR CUPOS Octubre de 2012 P ginas 11 de 17 5 REGISTROS Registro Responsabl Como Donde Tiempo de Que se hace e conservar conservarlo conservaci n despu s lo C02 02 F02 Instituciones Impreso y Secretaria de 3 A os Enviar a Archivo Acad Educativas Digital Educaci n Central en la nO Secretar a Seguimiento Cobertura Impreso y Instituci n Seg n tablas de Seg n tablas de Acta Digital Ed I de r de igita ucativa retenci n retenci n Sequi Unidades documental documental e desconcentrada definidas definidas mient oy Cont Departamento ol c i 9 d Cobertura Copia Archivo de Seg n tablas de Seg n tablas de ENER Pa impresa Gesti n de retenci n retenci n VA o gesti n documental documental TERROR y digital administrativa definidas definid
11. l administrativo de las Instituciones Educativas planeada con el acto administrativo expedido por la Secretaria de Educaci n y de acuerdo con el cronograma de actividades 2 Realizar acompa amiento al Instituciones Educativas en la recolecci n de informaci n Los Directores de N cleo de la Secretaria de Educaci n debe realizar el acompa amiento continuo a trav s de visitas a las Instituciones Educativas en las cuales los orienta en la realizaci n de las actividades para determinar la oferta educativa con base en los insumos resultantes del proceso de planeaci n de la cobertura 3 Recibir y revisar la informaci n de proyecci n de cupos La Secretaria de Educaci n puede recibir la informaci n de proyecci n de cupos de las Instituciones Educativas a trav s de la consulta al Sistema Integrado de Matr cula SIMAT Como medida de control de la consolidaci n es necesario que el rector sea el responsable del manejo del Sistema Integrado de Matricula SIMAT C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 7 de 17 4 Seguimiento y control a las Instituciones Educativas para la correcta y oportuna entrega de la informaci n a la Secretaria de Educ
12. luci n MEN 166 del 4 de febrero de 2003 Por medio de la cual se establecen las condiciones del reporte de informaci n para la implementaci n de la primera etapa del Sistema de Informaci n del Sector educativo Art culo 4 La responsabilidad del reporte de informaci n en los diferentes entes territoriales Ministerio Educaci n Nacional de 4 de Febrero de 2003 Decreto 1290 por el cual se reglamenta la evaluaci n del aprendizaje y promoci n de los estudiantes de los niveles de educaci n b sica y media Presidencia de Republica la 16 de Abril de 2009 Decreto 2355 Por el cual se reglamenta la contrataci n del servicio p blico educativo por parte de las entidades territoriales certificadas Presidencia de Republica la 24 de junio de 2009 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO 4 Departamento de SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 REQUERIMIENTOS B SICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 Co02_ 01 PROYECTAR CUPOS P ginas 17 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique Norma ISO 9001 2008 Instituto Colombiano de 2008 Normas T cnicas ICONTEC Manual del Usuario del Ministerio de Versi n 5 0 2005 Sistema de Matriculas SIMAT Educaci n Nacional Circula
13. nizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio Educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones Decreto 3011 Por el cual se establecen las normas para el ofrecimiento de la educaci n de adultos y se dictan otras disposiciones Presidencia de la 19 de Diciembre de 1997 Republica Art culo 6 literal B Proyecci n de cupos determinaci n de la oferta educativa para el siguiente a o de la Resoluci n 5360 por la cual se organiza el proceso de matr cula oficial de la educaci n preescolar b sica y media en las entidades territoriales certificadas Ministerio de 7 de septiembre de 2006 Educaci n Nacional Decreto 366 de 2009 por medio del cual se reglamenta la organizaci n del servicio de apoyo pedag gico para la atenci n de los estudiantes con discapacidad y con Ministerio de 9 de febrero de 2009 Educaci n Nacional C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO E Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS B SICOS Fecha Aprobaci n 31 de C02_01 PROYECTAR CUPOS Octubre de 2012 P ginas 16 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique capacidades excepcionales en l marco de la educaci n inclusiva Reso
14. ntener la cobertura actual y propender a su C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 13 de 17 Documentos externos Fuente de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique ampliaci n 6 2 8 Prestar asistencia t cnica y administrativa a las instituciones educativas cuando a ello haya lugar 6 2 12 Organizar la prestaci n y administraci n del servicio educativo en su jurisdicci n Competencias de los distritos y los municipios certificados Articulo 7 12 Organizar la prestaci n del servicio educativo en su en su jurisdicci n Funciones de Rectores o Directores 10 13 Suministrar informaci n oportuna al departamento distrito o municipio de acuerdo con sus requerimientos Decreto 1850 Por el cual Presidencia de la 13 de Agosto del 2003 se reglamenta la Republica organizaci n de la jornada escolar y la jornada laboral de C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012
15. r 14 del 3 por la cual se brindan orientaciones para obtener identificaci n de los beneficiarios de alimentaci n escolar Ministerio de 3 de agosto de 2009 Educaci n Nacional Ley 1176 de 2007 reglamenta parcialmente el sistema general de participaciones Congreso de la 2007 Rep blica
16. ursos adicionales humanos f sicos y financieros C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C02_01 SERVICIO EDUCATIVO G Departamento de C02 PROYECTAR E IDENTIFICAR Versi n 03 SUNDINAMARCA ESTRATEGIAS DE AMPLIACI N DE OFERTA Y REQUERIMIENTOS BASICOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre de 2012 C02_01 PROYECTAR CUPOS P ginas 8 de 17 requeridos en los reportes de proyecci n de cupos para la organizaci n de la oferta educativa por los Rectores Profesionales universitarios o personal administrativo para garantizar la continuidad de los estudiantes matriculados de su jurisdicci n Si el resultado del an lisis de la informaci n de proyecci n de cupos no es satisfactoria se debe ejecutar el subproceso C02 03 Identificar estrategias de acceso y permanencia con el fin de reorientar si es necesario la ampliaci n de la oferta educativa para garantizar la continuidad de los estudiantes antiguos y el acceso para nuevos alumnos al sistema educativo luego de ser identificadas las estrategias adecuadas para las Instituciones Educativas 8 Revisar y Aprobar la oferta Los miembros del Comit de Cobertura cuya conformaci n y roles se encuentra descrito en la resoluci n de matr cula despu s de conocer el concepto del an lisis de la oferta educativa del Profesional Universitario de la direcci n de cobertura de la Secretaria de Educaci n y la solicitud de la implantaci n de estrategias de permanen
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