1 SUMINISTRO E INSTALACION DE SOFTWARE CONTABLE Y
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1. de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garant a bancaria a primer requerimiento Para efectos de las garant as del presente Contrato el plazo se fija con los siguientes cubrimientos a CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Por el 20 del valor total del contrato por el termino de ste y cuatro 4 meses m s b CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE Por el 10 del valor del contrato que cubra el t rmino del mismo y un a o m s PARAGRAFO En caso de adici n en valor o t rmino el Contratista deber modificar la garant a 8 ANEXOS 1 Certificado de disponibilidad 2 Registro SICE 9 RESPONSABLES JEFFER IVAN OCHOA SANGU A Secretario General Reviso Jorge Molano Calder n Asesor Jur dico Externo2. CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA ESTUDIOS PREVIOS SUMINISTRO E INSTALACION DE SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO TESORERIA GENERAL DEL CONCEJO DE TUNJA ENTIDAD CONCEJO MINICIPAL DE TUNJA DEPENDENCIA QUE PROYECTA SECRETARIA GENERAL DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE PRESIDENCIA FECHA 21 de Noviembre de 2010 1 DESCRIPCI N DE LA NECESIDAD EL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA Corporaci n Administrativa con representaci n legal en cabeza de su Presidente con autonom a administrativa y presupuestal de conformidad a lo se alado por la Ley 179 de 1994 debe acatar los mandatos de orden legal en lo relacionado con art culos 87 y 89 del decreto 2474 de 2008 y en concordancia con lo establecido en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 las modificaciones realizadas a la Ley 80 de 1993 por la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2747 de 2008 sobre las modalidades de selecci n publicidad y selecci n objetiva y en cumplimiento y desarrollo de los principios de transparencia econom a y de responsabilidad raz n por la cual se hace necesario precisar los procedimientos actos y competencias que en los procesos contractuales deben observar las reas misionales involucradas en los mismos En el plan de compras para la vigencia 2010 se encuentra planificada la contrataci n para el suministro e instalacion de software contable y financiero para la Tesorer a General del Concejo Municipal Es deber constitucional y legal del ejecutivo c
3. FTWARE que maneje de manera integral nuestra informaci n contable presupuestal y tributaria predial representar a para nuestra gesti n administrativa un gran beneficio porque con ella se lograr a mejorar u optimizar el control de los sistemas administrativos financieros e inclusive el documental de la entidad En este orden de ideas se or Presidente conociendo la necesidad que persiste en nuestra dependencia se hace imperioso contratar con una persona natural o jur dica que cuente con la suficiente idoneidad en la distribuci n o comercializaci n de SOFTWARES contables integrales Con la inversi n que se pretende a partir de estos estudios aumentar amos nuestros est ndares de calidad en la gesti n p blica administrativa de nuestro Municipio Son esta las razones se or Alcalde que b sicamente definen a ciencia cierta la necesidad que pretendemos satisfacer As las cosas es necesario que la Corporaci n con el nimo de ejercer una mejor funci n p blica inicie los tr mites legales pertinentes de conformidad con la ley 1150 de 2007 y decreto 3576 de 2009 para el suministro un Software Contable y Financiero con los m dulos ya referidos que incluya adem s la capacitaci n a los funcionarios para su manejo mediante el procedimiento de selecci n abreviada con el prop sito de seleccionar la mejor oferta t cnico econ mica que ejecute el objeto del negocio jur dico 2 DESCRIPCI N DEL OBJETO A CONTRATAR CO
4. LECCI N Se adelantar proceso de selecci n abreviada de menor cuant a previsto en el art culo 2 ordinal 2 de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el art culo 1 del decreto 3576 de 2009 en raz n de la cuant a del contrato a celebrar 4 ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para establecer el presupuesto del presente contrato se realizo un an lisis de mercadeo respecto del Software requeridos el cual consisti en solicitar cotizaciones a diferentes personas naturales y jur dicas de la ciudad de Tunja que proveen el programa contable solicitado Igualmente se ingreso a la p gina de Internet del SICE y de conformidad al Certificado de precio Indicativo SICE se determino el presupuesto de la presente contrataci n Por lo anteriormente se alado el presupuesto oficial para la contrataci n se fija en la suma de Doce Millones Seiscientos Mil Pesos 12 600 000 00 M C 5 JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCI N QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE Como quiera que el Software a adquirir ha sido identificados por sus caracter sticas t cnicas y se han especificado el nico criterio de calificaci n ser el precio Art 1 Decreto 3576 de 2009 ART CULO 1o Modif quese el par grafo del art culo 17 del Decreto 2474 de 2008 el cual quedar as Par grafo El procedimiento de selecci n para la celebraci n de contratos cuyo objeto sea la adquisici n de bienes o servicio
5. N SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR Numeral 2 Art culo 3 Decreto 2474 de 2008 2 1 DESCRIPCI N DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR 2 1 1 Objeto Contratar el suministro e instalaci n de software contable y financiero m dulos contabilidad nomina e inventarios en la Tesorer a General del Concejo Municipal de Tunja ITEM DESCRIPCION CANTIDAD Suministro instalaci n y capacitaci n de software contable y 1 financiero 1 M dulos Contabilidad Nomina Inventarios 2 2 IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR 2 2 1 Tipo de Contrato contrato de suministro 2 2 2 Plazo de Ejecuci n TRES 3 D AS contados a partir de la firma de la orden de suministro 2 2 3 Lugar de Ejecuci n y o de Entrega MUNICIPIO DE TUNJA Concejo Municipal de Tunja 2 2 4 Valor estimado del contrato El valor del presente contrato se estima en la suma de 12 600 000 Mcte 2 2 5 Forma de pago El Concejo Municipal de Tunja pagar al Contratista el valor del contrato al recibo del objeto del contrato previa certificaci n de recib por parte de la tesorera General de la Corporaci n 2 2 6 Supervisi n y o interventor a La ejercer La Tesorera General de la Corporaci n Doctora SILIA INES PULIDO UMANA 2 2 7 Obligaciones generales del contratista El contratista que se vincule con el des
6. arrollo del proyecto deber cumplir con las siguientes obligaciones a Suministrar y entregar en funcionamiento el Software Contable y financiero y los M dulos Contabilidad Nomina Inventarios b Entregar el objeto contratado de acuerdo a las condiciones del contrato Constituir las p lizas pactadas en el contrato c Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales Brindar capacitaci n presencial a funcionarios de la Corporaci n Asistir a la Entidad el tiempo que el Contratista considere necesario para cumplir con el objeto del Contrato Brindar capacitaci n remota a trav s de videoconferencia a funcionarios de la Corporaci n Apoyar la implementaci n del Software en la Tesoreria General del Concejo de Tunja Entregar el Manual del usuario correspondiente Ofrecer garant a durante el primer a o para errores de c digo Il Las dem s inherentes al objeto del contrato PA 2 2 8 Disponibilidad Presupuestal El valor del contrato ser cancelado con cargo a la disponibilidad presupuestal n mero 0120 del 21 de Diciembre de 2010 Rubro Compra de Equipo numeral 2 1 01 01 01 1 02 del presupuesto vigencia 2010 por valor de Doce Millones Seiscientos Mil Pesos 12 600 000 00 Mcte 3 FUNDAMENTOS JUR DICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SE
7. o caso la oferta deber encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad De no lograrse lo anterior se repetir el proceso de selecci n En este procedimiento no ser necesario contar con la ficha t cnica a que se refiere el art culo 20 del presente decreto ni se exigir a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garant a de seriedad de la oferta Para efectos de la garant a nica de cumplimiento se dar aplicaci n a lo se alado en el inciso 10 del art culo 80 del Decreto 4828 de 2008 El contrato constar por escrito bien sea en un documento firmado por las partes o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad o en rdenes de trabajo compra o de servicio o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo re na las condiciones de existencia y validez del negocio jur dico Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento la entidad dejar constancia escrita de los tr mites realizados tomando las medidas que se requieran para la conservaci n de la informaci n de conformidad con las normas de archivo aplicables No se recomienda aceptar ofertas parciales La oferta que presente el menor precio obtendr la mayor calificaci n y respecto de ella se verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos habilitantes El c
8. ontratista se debe ajustar plenamente a las condiciones actuales del mercado de este tipo de bienes garantizando la calidad de los mismos y el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Concejo Municipal de Tunja 6 SOPORTE QUE PERMITE LA TIPIFICACION ESTIMACION Y ASIGNACI N DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO AN LISIS DE LOS RIESGOS Teniendo en cuenta el alcance del servicio se estima que en la ejecuci n del Contrato a celebrar se pueden presentar los siguientes riesgos RIESGOS A CARGO DEL CONTRATISTA Informaci n inexacta en la propuesta presentada por el proveedor en cuanto a los requerimientos del Concejo Municipal de Tunja Presentaci n de una propuesta existiendo causales de inhabilidad e incompatibilidad en el oferente Falta de Suscripci n del Contrato por parte del Oferente Suministro de Software no registrado por derechos de Autor RIESGOS A CARGO DEL CONTRATANTE Incumplimiento por parte de la Entidad en el pago de la obligaci n Retardo en la disposici n de uso de los equipos necesarios para la implantaci n del programa 7 ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS En el evento de surtirse la contrataci n para el suministro de un SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO pueden presentarse riesgos los cuales deben estar amparados con la constituci n de una garant a a favor de la entidad en una Compa a
9. s a los que se refiere el presente art culo cuyo valor no exceda el 10 de la menor cuant a de la entidad ser el de subasta inversa que para efectos del presente par grafo corresponde a la adjudicaci n del contrato al mejor postor la que se regir exclusivamente por las siguientes reglas Una vez hecha la justificaci n previa a que se refiere el par grafo 10 del art culo 20 de la Ley 1150 de 2007 y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento la Entidad formular invitaci n p blica a presentar ofertas a trav s de su p gina web o en su defecto en un lugar de su sede de f cil acceso al p blico La escogencia recaer sobre aquella oferta con el precio m s bajo siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad De igual manera se proceder si s lo se presenta una sola oferta En caso de empate la entidad requerir a los empatados a presentar nueva oferta econ mica La Entidad establecer en la invitaci n los requisitos m nimos habilitantes que ser n verificados nicamente en el oferente con el precio m s bajo En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos se podr contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificaci n de sus calidades habilitantes En caso de que este tampoco cumpla se verificar n las de quien present el tercer menor precio y as sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado En tod
10. umplir con el postulado que orienta la buena prestaci n del servicio p blico fin ltimo de nuestro Estado social de derecho Con el objeto de cumplir y ajustarnos a los principios de la funci n p blica administrativa de acuerdo al art culo 209 de la Constituci n Pol tica de Colombia como son los de eficacia econom a celeridad eficiencia transparencia y publicidad el Concejo Municipal especialmente la TESORERIA GENERAL requiere el apoyo tecnol gico para afianzar los procedimientos contables presupuestal y tributarios que en ella se llevan teniendo en cuenta que no contamos en la actualidad con las herramientas id neas para llevar un procedimiento eficaz que nos permita facilitar el manejo de informaci n de vital importancia para la Corporaci n y que servir como soporte a los informes que deben ser rendidos a la Contralor a Municipal y otros entes de control De conformidad a lo anterior es pertinente y necesario realizar un Contrato para la adquisici n de un SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO que contenga los m dulos de contabilidad nomina e inventarios completo y ajustado a la norma que aplica para cada caso totalmente operacional y que cumpla con todas las exigencias de la administraci n p blica central que satisfaga los est ndares fijados por esta agilizando con ello los procesos de la entidad enfocado hacia una optima gesti n y ejerciendo el control administrativo y financiero de la entidad p blica El contar con un SO
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