TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Contents
1. Inventario de pre requisitos de Hw o SF Informe de Pruebas Acta de aprobaci n de prueba Acta de certificaci n de aplicaci n a producci n Acta de aprobaci n de aplicaci n a calidad Acta de certificaci n de proceso orquestador a producci n Acta de cierre de pruebas Bit cora de pruebas sistema Script de pruebas Lista verificaci n inicio proceso pruebas de software 3de6 Colpensiones Su futuro lo construimos entre los dos TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA APROBACION CIDA 02 08 2013 VERSI N v 1 FECHA ACTO ADMINISTRATIVO 27 06 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOG A CODIGO OFICINA 1115000000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES RPM CODIGO OFICINA 1115100000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION CODIGO OFICINA 1115200000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CODIGO OFICINA 1115300000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA CODIGO OFICINA 1115400000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS CODIGO OFICINA 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO S2. FECHA APROBACION CIDA 02 08 2013 Colpensiones versos ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES S GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA 1115400000 GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO A PROCEDIMIENTOS CT E GESTION CENTRAL op m PROSPERIDAD PARA TODOS 1115000000 620 PLANES 1115000000 620 14 Plan de Desarrollo de TICs 2 3 x Ed Tanai pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos Plan de Desarrollo de TICs 1115000000 35 ADMINISTRACION DE LA RED 1115000000 35 0 SIN SUBSERIE 2 3 x Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Inventario de la red de voz datos Internet y la red el ctrica del cableado estructurado Informe de estado y posibles cambios en caso de requerirse Solicitud Creaci n y configuraci n de usuarios y grupos Control monitoreo de la red del departamento Informe del estado y su funcionamiento 1115000000 300 DESARROLLO DE SOFTWARE 1115000000 300 0 SIN SUBSERIE 2 3 x Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Solicitud Requerimientos D
3. 1de6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL PROSPERIDAD PARA TODOS z FECHA APROBACION CIDA 02 08 2013 Colpensiones versi n va Su futuro lo construimos entre los dos FECHA ACTO ADMINISTRATIVO 27 06 2014 ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOG A CODIGO OFICINA 1115000000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES RPM CODIGO OFICINA 1115100000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION CODIGO OFICINA 1115200000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CODIGO OFICINA 1115300000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA CODIGO OFICINA 1115400000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS CODIGO OFICINA 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO I PROCEDIMIENTOS GESTION CENTRAL cn E D M Acta de cierre de pruebas Acta de Certificaci n de aplicaci n a producci n Acta de Aprobaci n de aplicaci n a calidad Evidencia de la prueba Script de pruebas 1115000000 480 INSTRUMENTOS DE CONTROL NO 480 T CONTROL PRUEBAS DE SISTEMA 2 3 X meN erriei pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos Bit cora de Pruebas Sistema 1115000000 375 GESTION
4. 00000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION CODIGO OFICINA 1115200000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CODIGO OFICINA 1115300000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA CODIGO OFICINA 1115400000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS CODIGO OFICINA 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO I PROCEDIMIENTOS GESTION CENTRAL En la D M SOLICITUDES ORGANISMOS DE CONTROL Y 1115000000 800 VIGILANCIA 3 2 X 1115000000 800 0 SIN SUBSERIE e pande ni ataa an O permanente y deben ser transferidos al Archivo General de lal Comunicaciones oficiales Recibidas Comunicaciones oficiales internas Comunicaciones oficiales Enviadas 1115000000 610 PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SUGERENCIAS 2 3 Realizar la selecci n documental de acuerdo a los siguientes criterios 1115000000 610 0 SIN SUBSERIE Ea ve lei cc ap cc se o ll Bee dar que esta selecci n debe ser anual Requerimiento Derecho de petici n Comunicaci n Oficial remisorio de la PQRS a la dependencia o Entidad competente Comunicaci n interna de traslado al funcionario designado para resolver la PQRS Comunicaci n Oficial de respuesta al peticionario Autorizaci n con facultades espec ficas Comunicaci n escrita presentada por el peticionario Documento de identidad del apoderado Documento de identidad del peticionario Document
5. 60 INFORMES AO 70 E REPORTES DE DISPONIBILIDAD 2 3 x ma pre la doener pierda tollot sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos REPORTES DE DISPONIBILIDAD 1115000000 452 INCIDENTES Y REQUERIMIENTOS 2de6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL s PROSPERIDAD FECHA APROBACION CIDA 2 08 2013 TODOS Colpensiones frersi n va PARA Su futuro lo construimos entre los dos FECHA ACTO ADMINISTRATIVO 27 06 2014 ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOG A CODIGO OFICINA 1115000000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES RPM CODIGO OFICINA 1115100000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION CODIGO OFICINA 1115200000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CODIGO OFICINA 1115300000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA CODIGO OFICINA 1115400000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS CODIGO OFICINA 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO I PROCEDIMIENTOS GESTION CENTRAL En E D M S Atender las solicitudes de recursos tecnol gicos y restablecer la normalidad de la operaci n del servicio de tecnolog a dentro de los tiempos pactados con el fin
6. DE CAMBIOS Y LIBERACIONES 1115000000 375 0 SIN SUBSERIE 2 3 X garantizar modificaci n de los servicios prestados garantizando que todo el proceso ha sido planificado evaluado probado Memoria de Ayuda Mesa Asesora de Liberaci n de Cambios a implementado y documentado Producci n Se establece como Cambio cualquier adici n modificaci n o retiro de un elemento de configuraci n de la infraestructura hardware Formato GOT FMT RC Solicitud de Liberaci n de Cambio a software redes aplicaciones o documentaci n asociada que podr a afectar a los servicios TI formato GOT FMT SP SCRIPS DE PRUEBAS Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos Comunicaciones Oficiales Internas is Sid Calendario de Liberaci n de Cambios a Producci n Formato Cierre de la implementaci n del cambio en producci n 1115000000 305 DOCUMENTO ELECTRONICO AS 2 MANTIS NA NA a error E Backup 1115000000 620 PLANES rr1500000 620 0 PLAN DE DISPONIBILIDAD 2 3 x E EA a re E Plan 1115000000 340 ESTUDIOS O N a a comunicaciones y Sistemas de Af aci n 2 3 x BAENA pes sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos Diagn stico de infraestructura comunicaciones y Sistemas de Informaci n Diagn stico de infraestructura comunicaciones y Sistemas de Informaci n Diagn stico de infraestructura comunicaciones y Sistemas de Informaci n 1115000000 4
7. ERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO T PROCEDIMIENTOS GESTION CENTRAL En 2 D M Matriz RACI Asignacion de Responsabilidades 1115000000 620 PLANES 1115000000 620 5 PLAN DE DEPURACI N Y MEJORAMIENTO DE DATOS 2 3 Xx Fa a ao iS sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos Diagnostico Comunicaciones Oficiales Internas Solicitar concepto a rea de negocio y jur dica Plan de implantaci n de la depuraci n en producci n Backup Informe de especificaci n requerimientos Control de la integridad de los datos R A NACIONAL DE OPERACIO BEP 5115100000 480 INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 3 X Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos 5115100000 480 17 CONTROL TRANSACCIONES BEPS establecidos por el Ario General de la Naci n i ES g sl Creacion cuenta individual Aportes recurrentes Traslados a Terceros Cancelacion de cuentas Comunicaci n Oficial Interna Correo Electronico Formato Solicitud de Aplicaci n de Cuentas Individuales Comuniaciones Oficiales Recibidas Informe de Aportes aplocados a las Cuentas Diario semanal quincenal y Mensual Reporte de Pagos simultaneos al sistema General de Pensiones 5115100000 3050 DOCUMENTO ELECTRONICO 2 3 5115100000 3050 4 Sistema de Recaudo ARVIP ei E ON de manera semanal realizar la selecci n del backup del sistema de recaudo de manera Backup 5115100000 460 INFORMES L
8. ales internas Comunicaciones oficiales Enviadas CONVENCIONES ADRIANA MARIA GUZMAN RODRIGUEZ DUMAR JAVIER CARDENAS POVEDA Noelia li DS o oS igitalizaci n ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCI N A solucion 274 de 2014 6de6
9. de minimizar el impacto sobre las operaciones del negocio y asegurar los niveles de calidad 1115000000 452 1 Solicitudes de recursos tecnol gicos 2 3 X una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo General de la Naci n Diagnostico Comunicaci n Oficial interna Correo Electr nico Formato de Usuarios y Privilegios Formato de Publicaci n de Aplicaciones Formato de Creaci n Eliminaci n de Carpetas Formato de copia de informaci n FORMATO GOT FMT OS REPORTE DE SERVICIO ON SITE FORMATO GOT FMT PA SOLICITUD DE PUBLICACION DE APLICACIONES FORMATO GOT FMT CE SOLICITUD DE CREACION O ELIMINACI N DE CARPETA COMPARTIDA 1115000000 620 PLANES 1115000000 620 a Emiro rta amante 2 3 X E pierda tollot sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos Gui n de soporte y en el Plan de Servicio del Proceso de Incidentes y Requerimientos Matrices de escalamiento establecidas 1115000000 620 PLANES 1115000000 620 10 PLAN DE PRUEBAS 2 3 X A pela cocci n piezia sus valores primarios se pude proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos Formato de Paso a QA Plan de QA del proyecto Manual de instalaci n Evidencias de la prueba satisfactoria de la ruta cr tica y o funcionalidad afectada Carta de certificaci n de aplicaci n Plan de pruebas Cronograma de pruebas
10. e Aplicativos O De Sistematizaci n De Procesos Comunicaci n oficial Cronograma Acta De Entrega Del Aplicativo Manual Del Usuario Y Manual Del Sistema 1115000000 65 ASISTENCIA Y SOPORTE TECNICO 1115000000 65 0 SIN SUBSERIE 2 3 x Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Comunicaci n oficial Copia del formato de la firma contratista 1115000000 495 INVENTARIOS 1115000000 495 1 INVENTARIO DE APLICATIVOS 2 3 xX Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Inventario de Aplicativos 1115000000 495 2 INVENTARIO DE EQUIPOS Y REDES DE DATOS 2 3 X Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Inventario de equipos y redes de datos xls 1115000000 480 INSTRUMENTOS DE CONTROL Licencia de Software Manual 1115000000 255 CONTROL DE CALIDAD SISTEMAS DE INFORMACION 1115000000 255 0 SIN SUBSERIE 2 3 x Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos establecidos para ello Acta de Aprobaci n de prueba Acta de Certificaci n de proceso orquestador a producci n
11. o de identidad del tercero autorizado Poder debidamente otorgado con facultades espec ficas Tarjeta profesional 1115000000 460 INFORMES 1115000000 460 16 INFORMES ORGANISMOS DE CONTROL 3 2 x ax a a pda i ae ae da aai permanente y deben ser transferidos al Archivo General de lal Informe 1115000000 460 14 INFORMES DE GESTION 4 8 Seleccionar el informe de gesti n anual producido 5de6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL i PROSPERIDAD PARA TODOS A FECHA APROBACION CIDA 02 08 2013 Colpensiones frersi n va Su futuro lo construimos entre los dos FECHA ACTO ADMINISTRATIVO 27 06 2014 ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOG A CODIGO OFICINA 1115000000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES RPM CODIGO OFICINA 1115100000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE GESTION DE SISTEMAS DE INFORMACION CODIGO OFICINA 1115200000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA CODIGO OFICINA 1115300000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE PROYECTO NUEVO SISTEMA CODIGO OFICINA 1115400000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES BEPS CODIGO OFICINA 5115100000 RETENCION EN A OS DISPOSICION FINAL CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO I PROCEDIMIENTOS GESTION CENTRAL En E D M 5 Informe Comunicaciones oficiales Recibidas Comunicaciones ofici
12. os documentos correspondientes a estas subseries son de selecci n para lo cual se conservaran los informes semestrales de la 5115100000 460 18 INFORMES VINCULACION BENEFICIOS ECONOMICOS PERIODICOS 2 3 vigencia con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada a o para conservaci n permanente y deben ser transferidos al Archivo General de la Naci n una vez cumplan con su tiempo de retenci n primaria Informes INFORMES UGPP UNIDAD DE GESTI N PENSIONAL Y Una vez la documentaci n pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminaci n siguiendo los protocolos SONIDO 460 Lo PARAFISCALES 2 3 X establecidos por el Archivo ac De la Naci n i Hi i Informes Comunicaciones Oficiales Recibidas Comunicaciones Oficiales Enviadas 5115100000 20 ACTAS 5115100000 20 15 ACTAS DE ACUERDO DE SERVICIO 2 3 xX E ia O permanente y deben ser transferidos al Archivo General de la Actas R RA RSA 4de6 Colpensiones Su futuro lo construimos entre los dos TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA APROBACION CIDA 02 08 2013 VERSI N v 1 FECHA ACTO ADMINISTRATIVO 27 06 2014 PROSPERIDAD PARA TODOS ENTIDAD PRODUCTORA Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES Y TECNOLOG A CODIGO OFICINA 1115000000 OFICINA PRODUCTORA GERENCIA NACIONAL DE OPERACIONES RPM CODIGO OFICINA 11151
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