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Rapport de stage Projet SIBUL : renouvellement du système

1. o 27 03 10 17 24 qi mai 2006 08 juin 2006 juillet 2006 15 22 29 05 12 19 26 03 10 17 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Seconde tranche 7 i e M IE E 10 00 A 0 O ES o Elements financiers 6 06 2006 62006 e n kean E E qui de A AAA A AAA A EE EE En j mS AI E 0 O A O A O OC A A 6 N A A RNE A S Ba a a RE O A A O O EE el Master 2 Management de Projet 19 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 1 3 Les acteurs du projet Ma trise d ouvrage Ma trise d uvre SSI allt dC la soci t de consulting Ekera ti parda stagiaire DIDUVOVUNICUC UA PI lotage 8 administrateur de Loris technicien technicien stagiaire stagiaire Le comit de pilotage du projet est constitu de huit membres qui sont e Matthieu Crouzet chef de projet e Didier Merly administrateur de Loris e Charlotte Moulle tudiante e Christian Moreau directeur du SCUIO de l Universit de La Rochelle e Philippe Pincon directeur de la biblioth que universitaire e Philippe Pouillaute biblioth caire e Cyril Tarade ing nieur au CRI e Yanys Wessels consultant de la soci t Ekera L quipe projet comprend e C dric Corbi re technicien e Matthieu Crouzet chef de projet e Olivier Damour technicien e Yanys Wessels consultant de la soci t Ekera 17 Christ
2. Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 2 Cadre du projet 2 2 1 Objectifs 2 2 1 1 Quelle est la probl matique Quel support la soci t Ekera peut elle apporter a la Bibliotheque Universitaire pour l assister dans le renouvellement de son Syst me Int gr de Gestion de Biblioth que 2 2 1 2 Enjeux La biblioth que cherche remplacer son SIGB par une autre solution En effet le logiciel actuel Loris mis en place depuis 1999 arrive aujourd hui en fin de vie la soci t qui l dite n assure plus de maintenance volutive De plus le logiciel est h berg sur une machine obsol te dont la maintenance n est plus assur e par le constructeur mais par le CRI Celui ci souhaiterait vivement ne plus utiliser cette machine mais porter le logiciel ou un autre sur une machine dont il est capable d assurer un suivi La recherche d ouvrages pour l outil de recherche publique est limit e au p rim tre de la biblioth que 1l n est pas possible de faire de la recherche f d r e 1 e l tendre d autres tablissements Par ailleurs la biblioth que doit payer chaque ann e des licences d utilisation et un forfait de maintenance l diteur qui ne respecte pas ses engagements La visite trimestrielle pr cis e dans le contrat de maintenance n est pas faite Enfin la prochaine refonte du portail web de l Universit inclura un espace pour la biblioth que or Loris ne pourr
3. Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 32 22 93 A O E dd vue 31 3 2 2 3 Sc narios d TECON SUIT ii da idas 32 Jal Methodolosie deleted 34 e O Pa AA Eo 34 3223k D sS ipaom AUICO MPAA ss 34 IIA SA RESA non en os 35 3 2 2 3 3 Les logiciels propri taires riadas 36 32 2 33 1 D SCHDHOMAUCOMPAAURL SES ss sr ne Li 36 AA dd ne dt 3I 3 2 2 3 4 Conclusion sur les sc narios de reconfiguration SU 32 2 DR Ne amendes 38 32 241 Plan A dns E tete due c 38 3 2 2 4 2 Conclusion sur le cahier des charges 39 3 2 3 ss Stina missio n surla seconde MAC o ne 40 32 31 GONAILONS de traV aih o E E cdi 40 E Orama A Eno o a a 40 A A do Ce 41 32 34 Cordel cidad 41 TRANS a 42 4 1 Brandi chaqueta dnd T catre auacacede nales dea 42 4 1 1 R sultats de da premiere tranca its 42 4 Ll SC RATIOS AS TECONL CUA at 42 Al Logiciels Dto 42 IA us R E 43 IS Bl A AS AN ne 43 4 1 2 R sultats de la Seconde trace iaa 44 42 MBA DOE ereer nn Ne id et a de en es 45 4 2 1 LEST SIGUES red duree cit ia A 45 4 2 2 PS MA te de ie 45 4 2 3 COSA PO o 46 SS EONCLUSI N uscar roo eii ibados 47 Master 2 Management de Projet 5 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 1 INTRODUCTION Les bibliotheques sont un v ritable r servoir du savoir Elles rassemblent toutes les connaissances du monde entier en allant du livre au DVD du magazine au document num rique d
4. comme c est le cas dans Loris n a pas t mise en uvre Il nous aurait fallu davantage de temps pour cela Koha est d velopp en Perl ce langage n tait pas connu des stagiaires il aurait fallu qu ils se forment cette technologie qu ils comprennent ensuite l architecture de Koha et enfin qu ils modifient les scripts Ce travail a donc t laiss la communaut francophone de Koha D autant que la version 3 de Koha qui sortira prochainement refondra une partie de la base de donn es avec une nouvelle technologie Zebra pour permettre de g rer plus d ouvrages Une d monstration finale concluante a t organis e pour pr senter au comit de pilotage les r sultats des travaux Suite cela et comme il est d usage dans le monde du libre nous reverserons nos travaux la communaut Koha De plus pour valoriser cette tude nous avons d cid de publier Yanys Wessels et moi un article dans une revue sp cialis e en biblioth conomie L autre int r t de cette tude est d apporter au comit de pilotage lorsqu il sera amen choisir une des r ponses l appel d offre une tude d taill e de ce qu il est possible de faire avec Koha Les autres solutions commerciales sont tr s finement pr sent es dans les Sc narios de reconfiguration inspir s du livre de Marc Maisonneuve Zebra est un moteur de recherche d velopp par Index Data et diffus sous licence GPL tr s
5. ex r partition hommes femmes modules les plus utilis s postes au sein de l tablissement etc sous forme de graphiques r alis s partir d Excel Exemple de r sultat statistique Satisfaction des modules On voit 1c1 que tous les modules apportent satisfaction aux professionnels tout ce qui est en vert seul le module de statistiques pose probl me plus de 60 d insatsfaction Master 2 Management de Projet 27 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet m tout fait satisfait O globalement satisfait m plut t insatisfait m pas satisfait du tout 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Les r sultats bruts du questionnaire sont pr sent s dans une synth se de l enqu te ainsi qu un r sum sur les tendances les plus significatives Bien que j ai eu 30 retours sur les 32 questionnaires diffus s beaucoup de questions sont rest es sans r ponses Ceci s explique par le fait que certaines questions taient tr s cibl es sur des modules particuliers or seules 3 ou 4 personnes utilisent ces modules N anmoins des questions plus g n rales ont eu peu de r ponses comme les questions concernant les aides du logiciel Il aurait t int ressant de faire un questionnaire compl mentaire pour obtenir les r ponses manquantes En conclusion on peut dire que ces r sultats restent tr s basiques Il est en effet possible de les cro
6. la dur e du retard e le r colement se fait de fa on manuelle or vu la quantit d ouvrages pr sents la biblioth que ce syst me doit tre automatis 27 MARC est l acronyme de MAchine Readable Cataloging Il d signe un format de donn es permettant d informatiser les catalogues de biblioth ques Le format UNIMARC cr par l IFLA en 1977 fut initialement con u pour tre un format interface entre les autres formats MARC C est aujourd hui le format officiel d change de donn es en France 2 Dans une biblioth que le bulletinage est l op ration qui consiste pointer chaque p riodique lors de leur arriv e 2 L cole Nationale Sup rieure des Sciences de l Information et des Biblioth ques est un tablissement d enseignement sup rieur fran ais en sciences de l information et des biblioth ques Ce stage s intitulait Utiliser les logiciels libres en biblioth ques SIGB et outils de gestion et s est tenu les 23 et 24 mai Master 2 Management de Projet 35 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Suite a ces r sultats le comit de pilotage et particuli rement le directeur de la biblioth que sont enthousiasm s par ce logiciel En effet Koha est capable de g rer environs 300 000 notices et la prochaine version 3 0 en g rera plus d un million De plus de nombreux travaux ont t accomplis ces derni res ann es pour rendre le logiciel plus adapt
7. s via un client SSH ou FTP au serveur localis au CRI Il peut ainsi arr ter ou d marrer le serveur 1l peut se promener dans l arborescence du serveur avec tous les droits Il peut en plus se connecter la base de donn es Oracle de Loris Cette configuration peut tre un avantage mais l administrateur sans douter de ses comp tences peut faire des erreurs comme effacer des fichiers syst mes de Loris et rendre le syst me instable ou bien corrompre la base de donn es Surtout que l administrateur n est pas informaticien 1l s agit d un biblioth caire qui a re u une formation sp cifique La mesure du risque se calcule comme pr c demment 3 2 2 1 2 Recueil des besoins Le projet regroupe plusieurs acteurs Il s agit des professionnels qui utilisent les fonctions de gestion du SIGB les administrateurs qu g rent le syst me et les lecteurs qui l utilisent pour la recherche d ouvrages Utilisateurs Master 2 Management de Projet 26 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Il appara t donc essentiel de prendre en compte l avis de tous ces acteurs Ils sont regroup s selon deux types e professionnels les utilisateurs professionnels et administrateurs e lecteurs le public qui vient consulter et emprunter les ouvrages Pour prendre en consid ration les besoins des acteurs nous avons mis en place une enqu te pour chaque cat gorie d acteur sous form
8. sentation du logiciel e les caract ristiques du logiciel on y retrouve les caract ristiques techniques au niveau du serveur et des postes clients ainsi qu un sch ma de l architecture du produit e les points positifs et n gatifs e les l ments financiers mise en place support licences e une conclusion Enfin une synth se de l tude sera pr sent e en derni re partie On y retrouve notamment les diff rentes architectures qui s offrent la biblioth que le sch ma du p rim tre du projet et une synth se g n rale des sc narios budget fonctionnalit s et risques Un ensemble d annexes au document illustre l tude par une analyse UML Logiquement chaque proposition de solution devrait tre accompagn e d une mod lisation UML Or un SIGB doit remplir des fonctions tr s pr cises donc quelle que soit l option retenue elle devra suivre les sc narios pr sent s Master 2 Management de Projet 32 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Voici le bilan de l tude entre les diff rentes solutions boris Koha PMB Flora AbsysNet Millennium Type de solution Risques en place f C 90 Technol di si is C C Perl PHP JSP Javascript s A utilisee XML ava 80 Oracle 70 Base de donn es Oracle MySQL MySQL SQL Oracle Oracle Server 60 tes tion d HP UX Windows Windows Windows Windows Windows os PU
9. temps faire des statistiques puisqu il n y a pas de saisie faire Le questionnaire a t diffus d s le mardi 16 mai Deux mails communs ont t envoy s tous les tudiants de l Universit ainsi qu aux enseignants De plus un lien a figur sur la page web d acc s l outil de recherche de la biblioth que 3 2 2 1 2 4 Enqu te aupr s des lecteurs r sultats Les r sultats de l enqu te sont tr s positifs Nous avons eu plus de 180 r ponses A partir de cela j a1 dress l aussi des statistiques de base tranche d ge formation sur l outil de recherche souhaits etc au moyen de diagrammes Excel Ces r sultats ont t montr s au comit de pilotage pour qu ensuite je puisse les recouper pour faire ressortir des tendances Ainsi la biblioth que a souhait savoir si la formation qu elle propose apporte un r el b n fice a l tudiant dans son usage de l outil informatique de recherche On remarque par exemple que les lecteurs form s a l outil utilisent tr s peu les diverses fonctionnalit s Historique des recherches Panier de s lection et Nouveaut s Les r sultats de l enqu te sont mis la disposition de la biblioth que sur le r seau de l Universit 3 2 2 1 3 P rim tre du projet Avant toute chose il est important de bien d finir le p rim tre du projet La biblioth que cherche remplacer son SIGB actuel par une autre solution qui reste d terminer
10. tude n a t entreprise par manque de temps La priorit a ainsi t donn e a PMB et Koha car ces deux solutions ont t traduites en fran ais et semblent plus abouties Au vu de l int r t que porte le comit de pilotage pour Koha 1l serait int ressant de faire une d monstration du logiciel au personnel de la biblioth que pour le sensibiliser cette solution Paul Poulain pourrait animer cette pr sentation Concernant le planning de l tude il a t suivi de pr s certaines t ches ont n cessit plus de temps que pr vu et d autre moins pour finalement s quilibrer Les difficult s taient d ordre technique La principale difficult concernant l tude a t d obtenir aupr s du CRI les droits suffisants pour notamment importer des notices 32 Emilda est un logiciel finlandais site http www emilda org node 98 Master 2 Management de Projet 42 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet d autres biblioth ques via le protocole Z39 50 Le module de communication Z39 50 fonctionne mal sur un r seau avec un serveur proxy Par ailleurs les machines fournies par le CRI ne sont pas suffisamment puissantes cela avait pour effet de ralentir consid rablement les tests d autant que la chaleur dans les bureaux rendait les machines instables Enfin Pinstallation des logiciels a pos quelques probl mes surtout avec Koha Ce logiciel reste tr s di
11. 23 42 QUE PEU alte Lors ii 14 3 PRESENTATION DU TRA VA erae lodos 16 3 1 ESOO AS PLus 16 3 1 1 Organisation Sencrale du projet nia 16 bil L premiere tranche end o 16 JLE Detail de la Seconde trance ota 17 SAS Detalla ton Tinch nn Rs E 17 3 1 2 Plane duU do S 18 SS LES AC RUTS AUDIO ennemie 20 3 1 4 Orsamisation des tE cacas 21 3 1 4 1 R unions avec le comit de pilotage 21 3142 Reunions avec equipe PL ii A 22 diz ASPE E CAMUS dit 23 3 2 1 La situation avant mon arriv e eeessssesssssssesesetteresssssssssssssesttrrreereessssssss 23 D 22 mon intervention sur la premi re tranche 24 322l ii AAA tn Oa 25 no 25 ILLT Contexte UU PELOS 25 5221 12 R gard Sur ES QUETA EOS 25 3 2 2 1 1 3 Mises en vidence MM nettoie 26 zz iz Recue ildesS DESO Sesia a m7 teen moi 26 3 2 2 1 2 1 Enqu te aupr s des professionnels pr sentation ccccconcnommmm 27 3 2 2 1 2 2 Enqu te aupr s des professionnels r sultats oocooonoommmmo o 27 3 2 2 1 2 3 Enqu te aupr s des lecteurs pr sentation 28 3 2 2 1 2 4 Enqu te aupr s des lecteurs r sultats oooooonnnccnnnnnnnnnnnonocnnos 29 322 13 Permetre du projet arcadas 29 3222 Dracos UC SOMO OS aiin ete den ttes 30 322 2 Diagnostic Penal 31 3 2 2 2 2 Etude des carences et dysfonctionnements ooooooooooooooooocccnnnncnnnnnnnnnnnnnos 31 Master 2 Management de Projet 4 47 Rapport de stage version 1 0
12. Flora dit par Ever e ABSysNet dit par GFI e Millennium dit par Innovative Interface _FHora millennium P Ta 3 2 2 3 3 1 Description du comparatif Le comparatif s est fait suite aux pr sentations commerciales et aux d monstrations sur site comme pr cis plus haut Nous nous sommes galement appuy s sur l tude men e par Marc Maisonneuve qui compare 8 logiciels de biblioth que dont Flora et Millennium Les deux stagiaires ont bien entendu assist toutes les pr sentations des logiciels J ai organis une rencontre entre le comit de pilotage du projet avec l ing nieur syst me de la BU de Rennes 2 Ainsi que les d monstrations commerciales des soci t s Ever Ezida et GFI la biblioth que pour pr senter au comit de pilotage et au personnel de la BU leurs solutions 3 Koha tait initialement d velopp par une entreprise N o Z landaise or le release manager de la version 2 x est fran ais ceci a permis entre autre la traduction de la quasi totalit du logiciel en fran ais Master 2 Management de Projet 36 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 3 3 2 R sultats Ces trois solutions bien que prometteuses restent tr s on reuses Par exemple Ever a tabli un devis de 120 000 pour la mise en place de Flora acquisition du logiciel formation configuration assistance maintenance Par ailleurs lors de rencontres
13. Par ailleurs le CRI de l Universit proposera bient t son propre portail universitaire dans lequel viendra se greffer le futur SIGB Le besoin actuel de la biblioth que est donc de renouveler uniquement son SIGB Le sch ma suivant illustre le besoin de la biblioth que Le SIGB sera une brique du portail de l Universit 7 Le questionnaire est accessible partir de l adresse http www ekera fr xtra sondage lecteur php Il s agit de deux scripts PHP avec un contr le de formulaire en Javascript Tous les r sultats sont ensuite revers s dans une base de donn es MySQL 4 Le recoupement s est fait partir des tableaux crois s dynamiques d Excel Master 2 Management de Projet 29 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet PORTAIL DE L UNIVERSITE acc s unifi personnalisation en fonction du profil 3 2 2 2 Diagnostic et Orientations Avant de proc der un renouvellement d un syst me d information quel qu il soit 1l est indispensable d tablir un diagnostic et de dresser des orientations Ce document permet d tablir un tat des lieux sur l existant ainsi qu un recueil des besoins Il s articulera autour de trois parties e le diagnostic g n ral met en vidence la raison d tre du syst me ainsi que les forces et les faiblesses de sa gestion e l tude carences et dysfonctionnements vise souligner les ruptures ou am liorations n
14. aux biblioth ques francaises L cole des Mines de Paris a t tr s active dans le d veloppement de Koha puisqu elle a t la premi re biblioth que de France migrer de Loris vers Koha elle a galement d velopp le module des p riodiques Par ailleurs 1l existe aujourd hui plusieurs soci t s fran aises qui d ploient Koha en biblioth que Doxulting Paul Poulain In o L Argentine travaille elle aussi sur Koha en modifiant le module de pr t pour permettre les p nalit s sous forme temporaire ce qui correspond au besoin de la biblioth que Devant toutes ces perspectives Koha est une solution qui a un r el potentiel pour tre utilis en biblioth que universitaire Il a donc t d cid de d velopper le module d import de notices partir du SUDOC Pour cela les deux tudiants stagiaires se sont vus embauch s en CDD pour une dur e de 5 semaines pour travailler sur ce module Cette partie sera trait e au chapitre 3 2 3 3 2 2 3 3 Les logiciels propri taires Actuellement plusieurs logiciels propri taires semblent pertinents pour succ der Loris Contrairement aux logiciels libres 1l nous est impossible d obtenir une version des SIGB m me en d mo Notre tude se base uniquement sur des d monstrations organis es par les soci t s qui les ditent ou bien lors de rencontres avec des biblioth ques qui les ont install s Notre tude descriptive portera sur trois logiciels e
15. avec des utilisateurs de ces SIGB nous n avons pas eu de retours positifs modules non activ s l assistance n est pas la hauteur des attentes mauvais respect du cahier des charges L exemple de notre visite de la BU de Rennes 2 o est install Flora est significatif La mise en place d une solution propri taire risque de poser des probl mes d int gration PENT En effet l id e tant de faire figurer une zone consacr e la documentation sur le bureau virtuel 1l peut tre n cessaire d avoir acc s au code source du logiciel pour l ins rer Il faudra alors faire appel aux diteurs pour aider le CRI dans cette d marche Les solutions propos es sont toutes des portails documentaires qui int grent plusieurs outils comme la GED la gestion des archives Quelle est l utilit pour l Universit d avoir un portail documentaire alors qu elle proposera bient t son propre portail g n ral Le CRI travaille sur la r alisation de ENT et seul le SIGB viendrait s int grer dans le bureau virtuel les autres outils ne sont pas n cessaires pour la BU En attendant seul AbsysNet nous donne le sentiment d un produit fini et fiable 3 2 2 3 4 Conclusion sur les sc narios de reconfiguration Ce document bien que valid par le comit de pilotage n a pas permis d aboutir au choix d une solution Le directeur de la biblioth que a t mut Tahiti le 1 septembre 2006 il n y a don
16. c est dire une mission un savoir faire des comp tences par information un symbole qui a un sens pour les acteurs de l entreprise et qui est utile a l accomplissement de leur travail et par Workflow l ensemble des activit s organis es de l entreprise mettant en uvre des communications des collaborations et des coordinations 3 2 2 1 1 3 Mises en vidence des risques Le logiciel malgr ses fonctionnalit s pr sente des risques Le principal risque est que le serveur qui h berge Loris tombe en panne Comme pr cis plus haut 1l s agit d une machine obsol te datant de 1999 dont le constructeur n assure plus de maintenance Ce type de machine est aujourd hui rare mais le CRI poss de un autre mod le de ce serveur En cas de panne 1l est ainsi possible de cannibaliser l autre machine pour r parer la premi re Mais l interruption du logiciel a un coup Si la machine devait tre stopp e pendant 5 jours le montant de l arr t est estim pr s de 22 000 Salaire brut d un Co t salari Salaire journalier Montant perdu salari salaire brut avec 7 heures par jour pour un salari charges patronales 2 233 48 3 238 55 190 50 952 51 Nombre de Montant perdu personnes pour 5 jours avec Il existe un autre risque li l utilisation de Loris Le logiciel est tr s param trable un administrateur situ la biblioth que peut tout contr ler 1l a m me acc
17. des possibilit s accrues de communication vers l ext rieur Il est donc question de d cider ce qui est opportun mettre en place quels acc s quelles informations quels services en ligne quelles fonctionnalit s offertes Pour renforcer le pilotage il faut d finir les informations n cessaires au contr le du syst me c est dire quelles informations l administrateur a t il acc s et quelle est la qualit de ces informations Master 2 Management de Projet 31 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 3 Sc narios de reconfiguration L objectif de ce document est de proposer au comit de pilotage des solutions globales et de lui donner les moyens de choisir celle qui sera r alisable dans le contexte de la Biblioth que Universitaire Concernant la m thodologie de l tude chaque solution est pr sent e objectivement avec une estimation financi re lorsque cela reste possible de sa mise en place Le groupe des utilisateurs est amen valider la pertinence des solutions et le comit de pilotage aura d cider de la solution mettre en uvre Les options propos es sont e le maintien du syst me actuel donc conserver Loris en l tat actuel en attendant de trouver une autre solution plus pertinente pour la biblioth que e voluer vers une nouvelle solution qui peut tre libre ou propri taire Chaque sc nario pr sent comporte e une pr
18. enseignement sup rieur et la recherche apporte son soutien dans cette d marche Le risque est donc que le projet soit tr s co teux 4 2 2 Les r sultats Bien que les r sultats aient convaincu le comit de pilotage et particuli rement le directeur de la biblioth que la livraison du cahier des charges a pris du retard Elle tait initialement pr vue pour le 28 juin mais suite des nouvelles organisations dans le cahier des charges elle a t retard e de presque un mois En effet les phases de d finition du p rim tre et d organisation cible ont t r alis es en s appuyant sur une mod lisation UML Cette approche n avait pas t envisag e au d but du projet mais elle s est finalement av r e tr s utile pour construire un cahier des charges partir de bases objectives et clairement formalis es Ces diagrammes pr sentent explicitement le besoin de la biblioth que pour une r ponse l appel d offre Ce retard se justifie galement par le fait que la phase de prototypage de Koha n tait pas pr vue au lancement du projet L encadrement de l quipe de projet m a donc pris une part de temps non n gligeable gestion de projet planification communication d cisions el Master 2 Management de Projet 45 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 4 2 3 Co ts du projet Conf rence Koha D monstration Flora a Rennes Stage ENSSIB 420 00 Co t de
19. es toutes les deux semaines Elles permettent de pr senter les avanc es du projet ainsi que les d cisions qui doivent tre prises 2 2 2 2 Limites du projet Le projet ne porte que sur le renouvellement du SIGB de la biblioth que il n est pas question d intervenir sur les autres aspects de l environnement 1 e la connexion au portail de l Universit les autres logiciels de l tablissement etc Master 2 Management de Projet 11 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 2 2 3 Contraintes Techniquement le projet ne fait pas ressortir de contraintes particuli res Il faut simplement que le futur logiciel puisse s int grer dans le bureau virtuel Sur le plan financier 1l est vident que le montant du futur SIGB devra rentrer dans le budget de la biblioth que Enfin sur le c t humain la principale contrainte est la formation des utilisateurs surtout professionnels En effet puisqu il ne s agit pas d un public informaticien 1l est indispensable d avoir une formation et un support de qualit Les lecteurs suivront quant eux la formation propos e par l Universit UE de m thodologie 7 Le bureau virtuel est un des composants de ENT Espace Num rique de Travail Il s agit d un espace de travail ou l utilisateur une fois connect par identification peut acc der plusieurs services selon ses droits boite mail secr tariat applications
20. la formation par DE personne ainda dais 128 40 121 00 204 00 train voiture des 1 00 2 00 participants Indemnit repas 15 25 15 25 15 25 par personne Indemnit nuit 38 11 38 11 38 11 par personne SR 143 65 1 226 25 1 522 44 d placement Co t total des 2 892 34 d placements Co ts humains pour la r daction du cahier des charges Salaire horaire moyen charges sociales et patronales Nombre d intervenants BU Co ts humains pour le prototypage de Koha 25 Co t total humain 18 381 64 Co ts mat riels Mat riel informatique MO 2 unit s centrales ne onbeujol qiq ej ap uonedisiyed e op n0 ne anbaujo11q1q e op uonedisiued e 9p n0 o6edAoo1d y neqw p solle16e s S ueIpn 9 s p 2 crans plats Co t total mat riel Co t total du projet 21 273 98 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 5 CONCLUSION Ce compte rendu est le r sum de mes travaux entrepris a la biblioth que universitaire de La Rochelle Mon projet a consist comprendre et formaliser les besoins et attentes de la biblioth que dans un cahier des charges Plusieurs tudes ont t n cessaires pour aboutir ce document Etat des lieux Recueil des besoins Diagnostic et Orientations et les Sc narios de reconfiguration Par ailleurs J ai encadr deux stagiaires pendant 11 semaines qui ont r alis s a
21. performant dans une base de donn es il est capable de lire les donn es travers diff rents formats comme XML MARC Il permet galement de faire de la recherche via le protocole Z39 50 http www indexdata dk zebra Master 2 Management de Projet 44 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 4 2 Bilan projet 4 2 1 Les risques Le d roulement du projet n est pas exempt de risques Le premier qui appara t est le refus du futur directeur de la biblioth que de renouveler le logiciel car 1l n en voit pas l utilit ou bien parce qu il pr f re utiliser le budget a d autres fins Le projet est actuellement en suspend mais il peut se retrouver compl tement abandonn Il est vident que si la biblioth que d cide de changer de SIGB il faudra former son personnel au logiciel Or m me avec un apprentissage 1l y aura toujours un temps o les biblioth caires ne seront pas compl tement productifs Ceci ralentira les activit s de la BU mais ce risque est in vitable Un autre risque se pr sente si la biblioth que choisie Koha pour succ der Loris Il est possible que des d veloppements soient n cessaires pour rendre le SIGB totalement compatible avec la biblioth que et le portail de l Universit Ces d veloppements ont un co t et aucun tablissement de ce type n a encore franchi le pas D autant qu il n est pas garanti que le minist re d l gu l
22. requ tes En revanche Loris ne rentrera pas dans le futur portail de l Universit qui souhaite mettre en ligne tous ses services En effet ce type d architecture ne peut pas s int grer dans le bureau virtuel que proposera bient t le CRI Enfin l acquisition du logiciel a t tr s on reuse ainsi que les frais d installation de param trage de mise jour Actuellement la biblioth que ne paye plus que la maintenance du logiciel et les licences d utilisation Concernant la maintenance Ever est cens assurer une visite trimestrielle ce qu n est plus fait 2 3 4 2 Que peut faire Loris Comme tout SIGB Loris remplit les fonctions classiques des biblioth ques e Acquisition enregistrement des r f rences du livre auteur titre num ro ISBN g n ration de lignes de commandes envoi des bons de commandes puis lorsque le livre est r ceptionn exemplarisation rajout du code barre et de l antivol e Catalogage une fois le livre exemplaris il est r pertori dans la base de donn es du SUDOC Si le livre n est pas r f renc dans la base une nouvelle notice est cr e en revanche si l ouvrage existe d j 1l sera seulement localis Puis le SUDOC reverse chaque soir les notices selon son propre format MARC r f renc es par la biblioth que Ces notices crasent les anciennes notices d acquisition qu constituent le catalogue de la biblioth que Ensuite l ouvrage re oi
23. responsable du syst me d information de la biblioth que universitaire de Rennes 2 Val rie Mercier directrice commerciale de la soci t Ever Ezida Fran ois Collin directeur d agence de GFI progiciels J ai aussi assist une conf rence internationale sur le logiciel Koha j y ai rencontr Francine Masson directrice de la biblioth que de l Ecole des Mines de Paris Paul Poulain responsable francophone de Koha Ludovic M chin directeur de la soci t de consulting Doxulting avec lesquels j ai chang par mail et par t l phone sur la migration de Loris vers Koha Des contacts ont t galement cr s avec Camille Espiau de la biblioth que universitaire de Lyon 2 qui travaille sur un projet similaire au notre et qu souhaite partager nos travaux 3 1 4 Organisation des r unions 3 1 4 1 R unions avec le comit de pilotage Des r unions avec le comit de pilotage ont t organis es toutes les deux semaines pour faire le point sur les avanc es du projet ainsi que pour prendre les d cisions quant aux orientations retenues Chaque r union dure une heure elles sont organis es tant que possible le jeudi de 11h 12h Toutes commencent par un r capitulatif du planning elles pr sentent ensuite les m thodes utilis es les interrogations les probl mes rencontr s Toutes les pr sentations sont illustr es par un diaporama Power Point et ont lieu dans une salle de r union de la bi
24. 00 volumes disponibles pour 80 places assises A la fin de l ann e suivante la biblioth que s agrandit en ouvrant un second local a R aumur ce qui double sa superficie Depuis 1996 elle occupe les locaux actuels elle compte plus de 74 000 notices r pertori es et plus de 94 000 exemplaires pour une surface de 6 200 m 33 employ s y travaillent Jusqu en 2002 la biblioth que utilisait le r seau SIBIL qui g rait ainsi les commandes d ouvrages la gestion des pr ts se faisant quant elle par crit Depuis la BU utilise le r seau du SUDOC qui offre une uniformit du travail r seau national alors qu avec SIBIL il s agissait d un r seau r gional De plus le passage au SUDOC a enfin permis de travailler sur des bases de donn es homog nes Syst me Informatis des Biblioth ques de Lausanne il s agit d un syst me Suisse adopt en France en 1982 la BIU de Montpellier puis dans de nombreuses autres biblioth ques universitaires Fran aises SIBIL au d part tait une tentative destin e r pondre avec un minimum de moyens aux objectifs de cr ation d un catalogue collectif des BU et l informatisation de certaines fonctions biblioth conomiques y compris le pr t Le catalogage partag tait la m thode la plus vidente en l absence de presque toute perspective de cr ation d emplois en masse pour un projet centralis Cela avait d ailleurs plusieurs avantages non n gligeables e cer
25. 03 07 2006 1 354 Redaction d un rapport sur le format des notice 04 07 2006 04 07 2006 1 4 Importation des notices 05 07 2006 17 07 2006 1 41 Modification de la structure des tables de Koha 0507 2006 101012006 142 R daction d un rapport sur les modification de la 11 07 2006 11 07 2006 1 43 Insertion des notices 1207 2006 17 07 2006 1431 Notices bibliographiques 12 07 2006 13 07 2006 1 432 Notices d autorite 12 07 2006 13 07 2006 11 433 Notces d exemplaire 12 07 2006 13 07 2006 1 434 R daction d un rapport sur d insertion des notic 14 07 2006 17 07 2006 1 5 Automatisation de l import 18 07 2006 20 07 2006 1 51 R alisation d un script d impor 18 07 2006 19 07 2006 1 52 R daction d un rapport sur la r alisation du script 20 07 2006 20 07 2006 Co ts humains Part de temps accord e au projet par le personnel de la BU Salaire horaire moyen charges sociales et patronales comprises Nombre d intervenants BU sur le projet Nombre de techniciens embauch s Salaire horaire moyen brut Nombre d heures par jour Nombre de jours travaill s Co t d embauche ne anb3yj3oI1 q1q e 9p uoredioryed e ap n09 2 00 8 03 7 00 22 00 3 586 20 6 137 14 Co ts mat riels Mat riel informatique Sollei16e s SJueIpn 9 sap y neqwu p Co t total humain 2 unit s centrales 2 crans plats Co t total mat riel 6 137 14 Co t total de l tude Master 2 M
26. 2 1 1 tat des lieux Cette premi re tape marque pour moi la premi re approche avec un SIGB Il s agit en fait d une tude sur le contexte du projet sur les fonctionnalit s existantes dans Loris et les risques li s ce syst me 3 2 2 1 1 1 Contexte du projet Cette partie reprend l historique de la biblioth que la situation actuelle des diteurs de SIGB une pr sentation de Loris ainsi que du SUDOC Ce travail est essentiel pour cerner l environnement ainsi que les diff rents organismes qui s articulent autour du projet CRI SUDOC ABES les diteurs 3 2 2 1 1 2 Regard sur ce que fait Loris Loris reprend les fonctionnalit s classiques d un SIGB il reprend tout le circuit du livre au travers de ces diff rents modules Il comporte galement un OPAC accessible depuis des postes sp cialement pr vus cet effet a la BU par internet et par l intranet Modules int gr s Loris Module de r colement Module de statistiques Ce travail s illustre par des diagrammes UML e rep rage du domaine e d couverte des informations e mod lisation du Workflow 2 J ai mod lis plusieurs diagrammes UML en utilisant l outil Visual Paradigm for UML Community Edition http www visual paradigm com product vpuml productinfovpumlce jsp Master 2 Management de Projet 25 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Par domaine on entend un m tier
27. 2006 m 1 423 Recuperation des resultats 16 05 2006 1 424 Elaboration de statistiques 16 05 2006 1 425 R sultats de l enqu te 29 05 2006 1 43 Syst me d information de la BU 21 04 2006 1 431 Produit s proprietaire s 21 04 2006 1 432 Open Source 21 04 2006 1 433 M thodologies 21 04 2006 A 1 44 Etude de l tat de l art 02 05 2006 a 1 441 Etat de l art du questionnaire 30 05 2006 1 442 Etat de l art des autres solutions 02 05 2006 E 1 45 Bilan recueil des besoins 01 06 2006 1 451 R daction bilan recueil des besoins 01 06 2006 09 05 2006 Cahier des charges 1 51 Pr sentation du projet 1 52 Analyse de l existant 1 53 Definition du p rim tre 1 54 Organisation cible 1 55 Besoins techniques 1 56 Etapes cl s 1 57 Budget 1 58 Livraison cahier des charges Master 2 Management de Projet Rapport de stage version 1 0 11 05 2006 08 06 2006 07 07 2006 13 07 2006 15 07 2006 19 07 2006 20 07 2006 Fin 01 11 2005 17 03 2006 awil 2006 CANIC NU 24 03 2006 D EE 07 04 2006 20 04 2006 21 04 2006 15 06 2006 03 05 2006 10 04 2006 14 04 2006 16 04 2006 27 04 2006 03 05 2006 15 06 2006 27 04 2006 15 06 2006 29 05 2006 26 05 2006 29 05 2006 28 04 2006 20 04 2006 20 04 2006 26 04 2006 31 05 2006 31 05 2006 03 05 2006 02 06 2006 02 06 2006 20 07 2006 o9 0s 2006 10 05 2006 12 05 2006 30 06 2006 12 07 2006 14 07 2006 16 07 2006 19 07 2006 20 07 2006
28. BU en s appuyant sur les sc narios que J ai propos s Comme ceux ci correspondent des progiciels 1l doivent tous satisfaire les m mes besoins et attentes En voici le rappel reprendre toutes les donn es enregistr es dans l actuelle base de donn es de Loris proposer les fonctionnalit s classiques d un SIGB que l on retrouve dans Loris acquisition catalogage pr t p riodiques r colement statistiques fonctionner sur une architecture 3 tier proposer une recherche f d r e travers plusieurs catalogues ext rieurs la biblioth que universitaire int grer PENT con u par le CRI pour constituer une brique du bureau virtuel 3 2 2 4 1 Plan du document Le cahier des charges suit le plan suivant Description g n rale du futur SIGB Objectifs et contraintes du futur SIGB Cartographie du SIGB D finition du p rim tre Mise en vidence des domaines Les acteurs du syst me Description d taill e du futur SIGB Description des entit s Les diff rents tats pour les entit s Acquisition Catalogage Pr t R colement Recherche classique et f d r e Administration Les processus Identification des processus Description de chaque processus Strat gies et exigences Organisation du projet Pilotage Conduite de projet Aspects de la mise en uvre Exigences g n rales Migration vers le nouveau syst me Master 2 Management
29. Le projet serait ainsi compl tement abandonn Master 2 Management de Projet 39 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 3 et ma mission sur la seconde tranche Cette tranche consiste apporter une aide la diffusion de l appel d offre ainsi qu au choix d une solution Il est a not que l tude r alis e lors des Sc narios de reconfiguration peut servir de base la biblioth que pour l aider choisir une des r ponses l appel d offre Suite la pr sentation de Koha lors de la phase de comparaison des logiciels au comit celui ci a d cid de d velopper l import de notices du SUDOC En effet c est le verrou qui emp che les biblioth ques universitaires fran aises de se tourner vers ce SIGB Si cet obstacle est surmont les BU auront la possibilit de choisir cette solution libre plut t qu un des nombreux produits commerciaux existants Nous sommes les premiers en France travailler sur ce module aucun tablissement jusqu ici n a eu les comp tences techniques pour le faire ou les droits pour se connecter au SUDOC pour conna tre le format pr cis des notices qui en sont issues Il existe donc un r el enjeu dans cette tude Ce travail m a t confi en plus de finalisation de la premi re tranche Il a t d cid d embaucher les deux tudiants stagiaires pour travailler sur ce prototypage pour une dur e de 5 semaines depu
30. Linux UNIX Linux UNIX Linux UNIX Linux UNIX Linux UNIX 50 Quelconque Quelconque Quelconque Quelconque Quelconque 40 3 n cessite un n cessite un n cessite un n cessite un n cessite un Syene navigateur navigateur navigateur navigateur navigateur 30 d exploitation du Windows LES se g g g i web de web de web de web de web de o client A a k w Es 20 derni re derni re derni re derni re derni re g n ration g n ration g n ration g n ration g n ration 10 Assistance Assistance doc papier doc papier communaut communaut Supports Assistance doc propos s papier Assistance doc Assistance doc Assistance doc 09 1 0 papie pa pigi papier Millennium Koha PMB AbsysNET Flora Loris El ments financiers pour chaque solution El ments financiers par type de solution 160 k 160 k 140 k 140 k 120 k 120 k 100 k 100 k 80 k 80 k 60 k 60 k 40 k 40 k 20 k 20 k k k Maintien du syst me Evolution vers un Evolution vers un Loris Koha PMB Flora AbsysNet Millennium actuel logiciel libre logiciel propri taire Fonctionnalit s Fonctionnalit s par type de solution Evolution vers un Evolution vers un Maintien du syst me AbsysNet Koha PMB Flora Loris Millennium logici
31. Master M2 Management de Projet Bibliotheque Universitaire Rapport de stage Projet SIBUL renouvellement du syst me int gr de gestion de biblioth que de la Biblioth que Universitaire de La Rochelle Matthieu Crouzet Annee universitaire 2005 2006 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Lieu du stage Biblioth que Universitaire de La Rochelle Date de stage 20 mars 2006 au 29 septembre 2006 Stagiaire Matthieu Crouzet Ma tre de stage Philippe Pincon directeur de la Biblioth que Tuteur Yanys Wessels Version 1 0 Master 2 Management de Projet 2 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet REMERCIEMENTS Je tiens remercier Philippe Pin on de m avoir accueilli au sein de la Biblioth que Universitaire et de m avoir t moign sa confiance pour la r alisation de mon stage Merci Didier Merly pour sa grande et pr cieuse participation son aide son soutien mais aussi pour m avoir fait d couvrir le monde des biblioth ques ainsi que sa passion pour le Jazz qui a rythm mes journ es de travail Merci Yanys Wessels pour son aide sa motivation sa g n rosit partager son savoir et pour tout ce qu il m a apport durant le stage et l ext rieur Je remercie galement tout le personnel de la biblioth que pour sa participation et pour avoir r pondu toutes mes questions sans oublier Alain Porte pour son implication tout au long d
32. POPAC Il s agit d un catalogue de biblioth que accessible en ligne Les premiers OPACs taient en mode caract re et consultables uniquement l int rieur des biblioth ques Depuis la fin des ann es 1990 les nouveaux OPAC s ont une interface graphique respectant le plus souvent les normes et standards du web De plus en plus d OPACs sont consultables sur Internet Logiciel qui permet d utiliser les fonctions professionnelles du Sudoc 16 OPAC Online Public Access Catalog catalogue l acc s public en ligne Master 2 Management de Projet 15 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 PRESENTATION DU TRAVAIL 3 1 Gestion de projet A la vue des enjeux et du contexte 1l est imp ratif de se placer dans une ambiance projet des le d but Cela conduit avec une certaine rigueur dans sa r alisation a des r sultats qui r pondent aux besoins de la partie prenante La biblioth que ne pratiquant pas cette approche nous avons Yanys Wessels et moi mis en place plusieurs outils de management comme la charte de projet un syst me de communication commun un planning de toutes les t ches un suivi du budget un suivi des documents etc 3 1 1 Organisation g n rale du projet Le projet se d coupe en trois tranches Chacune d elle se conclue par un livrable qui sont e r daction du cahier des charges qui pr sentera tous les objectifs du projet c est le document d applicatio
33. a pas s int grer dans ce nouveau portail du fait de son architecture Les enjeux du projet sont donc e Renouveler le logiciel par une solution r cente qui reprendra toute les fonctionnalit s d j existantes La future solution sera b tie sur une architecture 3 tier e Pouvoir int grer le futur portail web de l Universit e La solution devra fonctionner sur un serveur maintenable par le CRI e Permettre la recherche f d r e d ouvrages en tout genre Loris est d velopp par la soci t Ever Ezida http www ever ezida com online 3 tier Architecture logicielle o les trois couches donn es m tier et pr sentation sont s par es Note le mot tier Vient de l anglais qu veut dire niveau c est pour cela qu il n est pas mis au pluriel Master 2 Management de Projet 10 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 2 2 Contexte La Bibliotheque a sign un contrat avec la soci t de consulting Ekera g r e par M Wessels qui m nera le projet Dans ce contexte un bureau avec un ordinateur de type PC m a t am nag dans le service informatique de la biblioth que o travaille M Merly administrateur du SIGB Ce bureau est situ au troisi me tage de la BU pres du secr tariat et du directeur Un compte professionnel sur le r seau de l Universit m a t sp cialement cr ainsi qu une boite mail professionnelle Je dispose galement d un t l
34. anagement de Projet 41 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 4 BILANS 4 1 Bilan technique Suite a l tude r alis e lors de la premi re tranche j ai r dig plusieurs documents qui aident la biblioth que formaliser ses besoins et attentes tous sont illustr s par des diagrammes UML e Diagnostics et orientations e Sc narios de reconfiguration e Cahier des charges Ces documents ont t construits partir d tudes pr liminaires e Etat des lieux e Recueil des besoins e D finition du p rim tre Les objectifs ont donc t atteints m me si cela s est traduit par un retard dans la livraison du cahier des charges la phase de mod lisation UML m a pris plus de temps que pr vu Concernant la deuxi me tranche le travail s est port sur le d veloppement d un module de Koha La mission a t r alis e avec succ s Tout au long du projet Jj ai anim des r unions avec le comit de pilotage avec le personnel de la biblioth que j ai galement particip des visites sur site une conf rence internationale et un stage d informations Pour tout cela j a1 r dig des comptes rendus structur s qui sont publi s sur le site d Ekera 4 1 1 R sultats de la premi re tranche 4 1 1 1 Sc narios de reconfiguration 4 1 1 1 1 Logiciels libres Il tait initialement pr vu de tester Emilda version 1 2 3 en plus de Koha et PMB mais aucune
35. atalogue de la biblioth que aux ressources du web Applications documentaires de la g n ration de liens contextuels ADBS ditions 2003 ISBN 2 84365 065 8 2 11 s agit de trois ordinateurs de type PC pr t par le CRI Ils ont tous les m mes caract ristiques processeur Intel Pentium 3 450Mhz 128Mo de RAM 10 Go de disque dur Une version Debian Linux Sarge 3 1 est install e sur deux machines la derni re fonctionne sous Ubuntu Breezy 5 10 Master 2 Management de Projet 34 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet e Modules Acquisition importation des notices au format 1502709 r daction des lignes de commande envoi des bons de commande exemplarisation Catalogage import de notices partir du SUDOC support de l UNIMARC OPAC pr sentation de OPAC et des fonctions qu il propose P riodiques gestion des abonnements et du bulletinage Pr t relances en cas de retard quel type de p nalit en cas de retard possibilit d utiliser une douchette R colement le r colement est il automatis ou non Statistiques qualit du module possibilit de faire des requ tes SQL pour interroger la base de donn es e Organique Structure nombre de fichiers technologies employ es nombre de tables de la base de donn es Mises jour proc dure de mise jour d lai moyen entre chaque mise jour S curit possibilit de faire des sauve
36. blioth que Pour chacune d elle j ai r dig un compte rendu comprenant plusieurs documents e un r sum de la r union e un compl ment d informations e la pr sentation e le planning e des documents annexes selon ce qui a t pr sent Celui ci est ensuite valid par Yanys Wessels avant d tre diffus aux membres du comit D Site officiel de Koha http www koha org site de la communaut francophone http www koha fr org 2 Doxulting est une Soci t Anonyme ind pendante sp cialis e dans le conseil en syst mes d information documentaire http www doxulting fr 2 Un mod le de compte rendu est pr sent en annexe Master 2 Management de Projet 21 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 1 4 2 R unions avec l quipe projet Lorsque j ai d marr le stage 20 mars nous n tions que deux sur le projet Yanys Wessels et moi quant Olivier Damour et C dric Corbi re ils sont arriv s le 9 mai Les r unions avec l quipe projet ont servi pr ciser la mani re de s organiser Qui travaille sur quoi Quelle m thodologie adopter quels sont les probl mes rencontr s etc Ces r unions se sont d roul es un rythme irr gulier En effet nous avons travaill Olivier Damour C dric Corbi re et moi dans le m me bureau ainsi la communication se faisait directement Master 2 Management de Projet 22 47 Rapport de stage ve
37. c plus d instance d cisionnaire avant le 1 janvier 2007 date d entr e en fonction du futur directeur Le projet se trouve ainsi suspendu Philippe Pin on n ayant pas souhaite prendre de d cision vu son d part Cependant le comit de pilotage a souhait que je poursuive l tude et donc que je r dige le cahier des charges Par ailleurs devant les aspects prometteurs de Koha il a t d cid de d velopper la fonctionnalit manquante du logiciel qui lui donnerait une r elle pertinence en milieu universitaire l import de notices partir du SUDOC Cette phase sera r alis e pendant la seconde tranche Le nouveau directeur devra ainsi prendre connaissance du projet et du cahier des charges Par ailleurs le prochain plan quadriennal d butera le 1 janvier 2008 donc quelque soit la solution choisie elle ne sera pas effective avant cette date 31 Gestion Electronique de Documents est un syst me informatis de gestion classement stockage archivage recherche de documents Master 2 Management de Projet 37 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 4 Cahier des charges Les tapes pr c dentes Diagnostic et Orientations et Sc narios de reconfiguration ont permis au comit de pilotage de comprendre la situation dans laquelle se trouve la biblioth que et vers quel type de solution se tourner pour voluer La cahier des charges formalise ainsi les besoins de la
38. cessaires e les orientations proposent des orientations aux probl mes soulev s Master 2 Management de Projet 30 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Ce travail s appuie en grande partie sur l tat des lieux r alis lors de l tude pr liminaire ainsi que sur le recueil des besoins Ce document s illustre avec les diagrammes UML mod lis s l tat des lieux 3 2 2 2 1 Diagnostic g n ral Cette partie comprend plusieurs aspects En premier lieu je rappelle la mission actuelle du syst me telle qu elle est per ue et v cue par les diff rents acteurs La mission principale est d clin e en missions plus pr cises assign es aux diff rents r les Ensuite je me suis interrog sur la fa on dont on juge le succ s du syst me Il s agit de pr ciser la mission non pas sous l angle des attendus mais sous celui des r sultats Cet aspect se justifie par les r sultats des enqu tes aupr s des utilisateurs professionnels et des acteurs Puis 1l a fallu rechercher les crit res de performance en particulier comment peut on mesurer les volumes d activit les d lais et les co ts demand s Enfin J ai analys les connaissances mises en uvre dans le syst me existant et ventuellement d autres connaissances qui seraient n cessaires J ai recens galement les savoir faire acquis par les acteurs 3 2 2 2 2 Etude des carences et dysfonctionnements T
39. de Projet 38 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet D ploiement Exigences qualit Normes et standards Disposition informatique et libert La mod lisation du futur SIGB qui est une tude fine du gt sc nario retenu permet illustrer le cahier des charges Dans notre Pri cas il s agit de d tailler l analyse UML faite l tape des Sc narios de reconfiguration en apportant de nouveaux diagrammes et en LANGUAGE affinant les autres On recense donc les diagrammes e de classes e de communication e d tats e de s quences e de packages e d activit s e decas d utilisation Ces sch mas apportent un soutien clair et objectif sur les attentes de la biblioth que concernant sont futur SIGB 3 2 2 4 2 Conclusion sur le cahier des charges Le cahier des charges a t valid par le comit de pilotage Il pr sente donc les besoins et attentes de la biblioth que Le fait que Philippe Pin on att quitt la BU le projet est en stand by il faut donc attendre son rempla ant pour qu il red marre N anmoins il est tout fait possible que le successeur n prouve pas le m me engouement pour le projet que Philippe Pin on Le risque est qu il pr f re choisir une solution sans prendre en compte notre tude Ou bien qu il ne souhaite pas investir dans un nouveau SIGB choisissant plut t d utiliser le budget pour d autres missions
40. de stage version 1 0 Projet SIBUL Matthieu Crouzet Technique Financier Garantie La phase de r alisation pr sente les diff rentes tapes mener pour mettre en uvre la future solution et se termine par la recette fonctionnelle Le d ploiement consiste former les utilisateurs au nouveau logiciel ainsi qu le mettre en exploitation 11 septembre 2006 Maintenance Pistes d volution La cl ture du projet dresse le bilan du projet et se conclue par la recette finale 3 1 2 Planning du projet Etant donn que je n ai travaill que sur les deux premi res tranches je me suis donc limit faire le planning de ces tranches Premi re tranche EL Nom D but 1 1 D marrage du projet 01 11 2005 E 1 2 Etude d opportunite 01 11 2005 1 3 Etat des lieux 20 03 2006 E 1 31 Identification du contexte 20 03 2006 1 32 Identification de l existant 20 03 2006 E 1 33 Identification des risques 05 04 2006 A 1 34 R daction bilan tat des lieux 21 04 2006 1 4 Recueil des besoins 05 04 2006 EH 1 41 Enquete utilisateurs 05 04 2006 El 1 411 Elaboration d un questionnaire 05 04 2006 E 1 412 Diffusion du questionnaire 11 04 2006 E 1 413 Recuperation des resultats 11 04 2006 1 414 Elaboration de statistiques 24 04 2006 F 1 415 R sultat enqu te 26 04 2006 1 42 Enqu te lecteurs 06 04 2006 1 421 Elaboration d un questionnaire 06 04 2006 E 1 422 Diffusion du questionnaire 25 04
41. e DOCumentation ce service sera pr sent plus loin dans le document SIGB Syst me Int gr de Gestion de Biblioth que Ce type de logiciel permet d accomplir toutes les t ches classiques d une biblioth que acquisition catalogage recherche pr t r colement et statistiques SIBUL Syst me Int gr de Biblioth que Universitaire de La Rochelle Master 2 Management de Projet 6 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet voir les solutions fonctionner en condition r elles et organiser des d monstrations commerciales Enfin suite l volution du projet j ai eu pour mission de r aliser le prototypage d une fonctionnalit d un SIGB libre pour le rendre pertinent en BU l import de notices partir du SUDOC Ce travail a pu tre r alis en encadrant une quipe de d veloppeurs Deux missions se sont ainsi pr sent es moi e r diger le cahier des charges et apporter une aide lors du lancement de l appel d offre r le de chef de projet ma trise d ouvrage e d velopper un module d un SIGB r le de chef de projet ma trise d uvre Master 2 Management de Projet 1 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 PRESENTATION DU PROJET 2 1 La Bibliotheque Universitaire 2 1 1 Historique La Biblioth que Universitaire a ouvert ses portes en novembre 1992 a R aumur cette poque il n y avait que 2 7
42. e de questionnaires 3 2 2 1 2 1 Enqu te aupr s des professionnels pr sentation La mise en place d un tel questionnaire implique de le r aliser en collaboration avec le personnel de la BU La premi re version r alis e a t pr sent e aux utilisateurs lors d une r union du personnel obligatoire tenue le 7 avril Pendant la pr sentation du projet et de ma d marche toutes les questions ont t vues ce qui a permis d en modifier certaines et d en ajouter d autres La participation du personnel tait tr s active ce qui t moigne l int r t porte pour le projet Le questionnaire comporte 84 questions dont 60 ferm es Les questions sont divis es en six chapitres l Identification Vous comme usager Votre usage de l informatique Usage de Loris en g n ral Fonctionnalit s de Loris 6 Souhaits La premi re question permet de s identifier nom et pr nom mais elle est optionnelle FRE RUES Pour des raisons techniques et cause des d lais le questionnaire a t diffus sur papier Il tait pr vu de faire une diffusion en ligne mais la mise en place nous r clamait trop de temps La distribution du questionnaire s est donc faite la main ce qui rend l tude moins impersonnelle Une diffusion par boite aux lettres ou par mail tant plus contraignante 3 2 2 1 2 2 Enqu te aupr s des professionnels r sultats A partir des r sultats de l enqu te J ai dress des statistiques de base
43. e l atlas a l encyclop die en ligne Depuis la grande Biblioth que d Alexandrie symbole de la connaissance universelle de l Antiquit qu regroupait des milliers de papyrus issus des diff rentes conqu tes jusqu la Biblioth que Nationale de France plus de 4 millions d ouvrages beaucoup d avanc es ont t faites pour aider les biblioth caires dans leur mission L indexation Dewey qui permet de r pertorier les ouvrages selon leur th me l utilisation de cartes perfor es pour le pr t et plus r cemment l utilisation de l informatique sont autant de progr s qu aident le biblioth caire dans son travail L informatique en biblioth que est apparue pour la premi re fois en 1950 dans les tablissements am ricains Les biblioth caires l utilisaient essentiellement pour r aliser du pr t Depuis ils font appel de nouvelles possibilit s comme la gestion lectronique de documents la gestion d archives Cependant les biblioth ques ne fonctionnent pas toutes de la m me mani re Les petits centres municipaux g rent peu d ouvrages environs 10 000 1ls n ont donc pas besoin d tre compl tement informatis s Les grosses structures comme la BNF requi rent un outil informatique complet Certains centres de documentations font appel un type bien pr cis de logiciels selon leur activit archives documents num riques Enfin les biblioth ques universitaires qui en plus d utili
44. e la BU nous avons tout d abord list tous les SIGB libres existants pour ne garder que ceux qui nous semblent tre les plus pertinents Voici les deux logiciels retenus pour les 05 Services tests e Koha version 2 2 5 e PMB version 2 1 3 2 2 3 2 1 Description du comparatif Les deux stagiaires Olivier Damour et C dric Corbi re ont travaill sur ce comparatif pendant 6 semaines Chacun d eux s est appropri un logiciel C dric Corbi re a test Koha et Olivier Damour s est occup de PMB Pour cela trois machines ont t mises leur disposition une d entre elle a fait office de serveur une autre a t utilis e pour tester Koha et la derni re pour tester PMB J ai mis en place des grilles d valuation sur le site d Ekera dans une section sp cialement d di e cet effet e Communaut cela concerne le support de la communaut du logiciel vu qu il s agit de logiciels libres ce crit re est particuli rement important e Documentation qualit de la documentation pour chaque solution si elle est traduite en fran ais facilement compr hensible e Installation pr sente le retour d exp rience sur l installation des deux logiciels qui est loin d tre abordable surtout pour Koha en effet ils n cessitent d installer d autres composants qu il faut ensuite param trer 2 En s appuyant sur l tude de Tosca Consultants r alis e par Marc Maisonneuve Du c
45. el libre logiciel propri taire actuel Master 2 Management de Projet 33 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 3 1 M thodologie de l tude Cette tude est en fait un comparatif entre les diff rentes solutions du march En effet 1l n est pas envisageable de d velopper ou faire d velopper une telle solution Les co ts de d veloppement risquent d tre particuli rement lev s puisqu il s agit d un type de logiciel tr s complexe qui n cessite pour sa r alisation une fine connaissance du milieu des biblioth ques C est pour cela qu il est pr f rable de se tourner vers le march des diteurs sp cialis s pour les progiciels de biblioth ques Apr s avoir ratiss toutes les solutions propos es seules trois nous apparaissent coh rentes pour le cas de la biblioth que Il s agit de Flora AbsysNet et Millennium Mais le monde du libre n est pas en reste Deux progiciels se d marquent Koha et PMB qui sont aujourd hui cr dibles pour succ der Loris au m me titre qu une solution commerciale L analyse s appuie donc sur un comparatif entre Loris la solution existante et les autres logiciels pr sents sur le march Toutes les solutions tudi es sont b ties sur une architecture 3 tier 3 2 2 3 2 Les logiciels libres L ventail des SIGB libres est relativement large Pour obtenir le a k O h syst me le mieux adapt aux besoins d
46. essionnellement l instar de PMB Koha Emilda etc 2 3 3 Qu est ce que le SUDOC Le SUDOC est une initiative lanc e dans les ann es 1990 qui avait pour but de moderniser les biblioth ques universitaires Il avait pour sch ma directeur de e moderniser les outils collectifs du r seau des biblioth ques e un catalogue unique et non 3 bases Pancatalogue CCN PS t l theses un acc s direct et largi au service de fourniture de documents et non un PEB part Cela a amen la cr ation de ABES en 1994 Montpellier L ABES lan a une tude en 1998 sur les trois r seaux en place cette poque OCLC SIBIL et BN OPAL L exp rience du groupe d tudes sur BN OPAL fut d terminante Selon Particle L informatisation des biblioth ques en 2005 paru dans Livres Hebdo num ro 635 le 3 mars 2006 ISSN 0294 0000 PEB Pr t Entre Biblioth ques 10 ABES Association Bibliographique de l Enseignement Sup rieur elle est plac e sous la tutelle du Minist re charg de l enseignement sup rieur H OCLC Online Computer Library Center 2 Catalogue de la Biblioth que Nationale Master 2 Management de Projet 13 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 3 4 Le SIGB utilis a la bibliotheque Loris 2 3 4 1 Pr sentation du logiciel Loris le SIGB cr par Ever Ezida est install depuis 1999 C est aujourd hui un produit e
47. fficile installer 1l a fallu une semaine pour voir le SIGB fonctionner correctement sur les machines de test Cette exp rience a aboutit la r daction d un manuel d installation de Koha sur une plateforme Debian 4 1 1 1 2 Logiciels propri taires Le comparatif des logiciels propri taires n est pas forc ment quilibr Nous avons pu tester compl tement les logiciels libres puisque nous les avions disposition alors que pour les solutions propri taires nous n avons eu acc s qu des d monstrations commerciales et une pr sentation en conditions r elles Flora Nous avons donc moins d informations sur ces solutions juste une pr sentation commerciale pour AbsysNet et une brochure pour Millennium avec des retours d exp rience n gatifs Pour affiner l tude 1l serait int ressant de faire des visites sur site pour voir les logiciels fonctionner dans des conditions r elles ainsi que d organiser une pr sentation de Millennium pour le personnel de la biblioth que Ce comparatif n a pas n cessit l emploi de ressources particuli res 4 1 1 2 Cahier des charges La r alisation du cahier des charges a n cessit l utilisation massive d UML Cette technologie est particuli rement bien adapt e un projet de renouvellement de syst me d information C est pour cela que j ai choisi d utiliser ce type de mod lisation qui permet d avoir une vision la fois globale et d taill e du pro
48. financiers e M thodologie 2 Dossier de choix e Crit res de s lection Initialisation lancement Elaboration de solutions Analyse d impacts Validation tude d impact par MOA Chiffrage d finitif Planning Cette tranche a pour but d apporter une aide pour r pondre l appel d offre lanc par la BU Elle se base sur un comparatif fait entre plusieurs solutions et en se basant sur le cahier des charges L analyse de Poffre pr sente un comparatif entre toutes les solutions qui paraissent r alisables pour r pondre aux besoins de la biblioth que Le dossier de choix fait ressortir les solutions qui semblent les plus pertinentes pour succ der Loris en s appuyant sur le cahier des charges et le comparatif fait pr c demment La ma trise d ouvrage aura ensuite d cider quelle solution retenir L tude d impact pr cise le plan pour mettre en uvre le futur syst me l impact qu il aura sur le fonctionnement de la BU ainsi que le planning de mise en place et son chiffrage 3 1 1 3 D tail de la troisi me tranche 1 R alisation 2 D ploiement Syst mes cibles e Pr paration e Syst mes transitoires e Formation utilisateurs e Documentation utilisateurs e Pr paration mise en exploitation e Tests d int gration e Site pilote e Pr recette Mise en exploitation e R valuations d ploiement Charges 3 Cl ture Bilan projet Planning Bilan Master 2 Management de Projet 17 47 Rapport
49. gardes des donn es chaud et froid Ouverture import export de donn es aux formats ISO2709 XML e Pr sentation des logiciels origine du logiciel date de cr ation architecture version actuelle J ai par ailleurs exig de la part des stagiaires qu ils me remettent en fin de semaine un rapport d avancement sur leurs travaux pour que je puisse mettre jour le planning 3 2 2 3 2 2 R sultats Cette tude a t suivie de pr s par le comit de pilotage et Koha para t tre la solution la plus adapt e au cas de la biblioth que PMB ne supporte pas compl tement l UNIMARC ce qui pose de nombreux probl mes pour les biblioth ques universitaires car le SUDOC leur reverse des notices dans un format UNIMARC tr s rigoureux Par ailleurs suite un stage de deux jours l ENSSIB Lyon j ai assist une pr sentation des deux logiciels et l aussi PMB semble aujourd hui davantage destin de petites structures centres de documentation biblioth ques communales N anmoins Koha n est pas encore pr t pour devenir un SIGB de biblioth que universitaire Il existe trois cueils qu p nalisent fortement Koha e pas de module d import des notices UNIMARC partir du SUDOC e syst me de p nalit s en cas de retard non adapt la politique de la biblioth que Koha cr e des amendes en cas de retard alors que la BU p nalise les retards avec des interdictions de pr ts correspondants
50. ian Moreau n a pu assist aux r unions du comit de pilotage il a donc t remplac par St phanie Poulain aide documentaliste au SCUIO de l Universit de La Rochelle 18 Qui sera remplac par Manuela Delgado directrice adjointe de la biblioth que partir du 21 ao t 2006 date de son d part Master 2 Management de Projet 20 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Le projet m a permis de rencontrer plusieurs personnes En effet dans le cadre de ma d marche participative j ai rencontr plusieurs membres de la BU notamment Nadine Bizouarn charg e de communication action culturelle m a aid dans la diffusion d un questionnaire en ligne Alain Porte biblioth caire et ancien administrateur de Loris qu nous a apport son aide tout au long du projet surtout pendant la phase de d veloppement d un module du SIGB Koha J ai galement rencontr le directeur du CRI Francis Forbeau ainsi que Xavier P tard ing nieur au CRI et responsable de PENT J ai par ailleurs interview ce dernier pour cerner les ventuelles contraintes quant l int gration d un SIGB dans le bureau virtuel Je suis rentr en contact avec Fr d ric Bret ing nieur au CRI pour avoir des informations sur le type de machines utilis es par Loris Lors de visites sur sites pour voir fonctionner des SIGB en conditions r elles et de pr sentations commerciales j ai rencontr Aziz Alaoui
51. is la fin de leur stage jusqu la fermeture de la biblioth que Le fait qu ils aient travaill sur le comparatif entre les logiciels libres leur donne une certaine exp rience dans ce domaine Par exemple ils ont du r dig un manuel d installation des solutions qu ils ont test es lors de la phase de comparaison le prototypage a t une excellente occasion de mettre en pratique leurs guides d installation 3 2 3 1 Conditions de travail Il tait tr s p nible de poursuivre l tude avec le mat riel que les deux stagiaires avaient leur disposition Le CRI leur a donc remplac deux ordinateurs par des machines plus puissantes Pentium 4 2 8Ghz 512 Mo de RAM 40Go de disque dur cran plat 17 pouces et souris optique Il tait effectivement difficile de travailler correctement avec les anciennes machines pas assez puissantes et qui souffraient beaucoup de la chaleur En revanche le dernier ordinateur a t conserv Les tudiants ont install Ubuntu 6 06 LTS Dapper Drake 3 2 3 2 Organisation de l tude Le prototypage de Koha s est d roul dans une ambiance projet c est dire avec un planning un suivi des t ches une plateforme de communication commune etc C dric Corbi re s est charg de l import des notices bibliographiques et Olivier Damour des notices d autorit Mon r le a consist encadrer l quipe de projet et suivre le d roulement des t ches A la fin de cha
52. iser pour faire ressortir des tendances plus g n rales mais c tait au comit de pilotage de me pr ciser ce qu il souhaite savoir Je n ai eu aucune demande donc l tude aupr s des professionnels s est arr t e l Tous les r sultats de l enqu te ont t revers s a la biblioth que 3 2 2 1 2 3 Enqu te aupr s des lecteurs pr sentation Il nous a galement fallu prendre en compte l avis des lecteurs Pour cela nous leur avons labor un questionnaire anonyme sp cifique Je lai pr sent au comit de pilotage pour que celui ci valide les questions Il comporte 43 questions dont 7 ouvertes Il est organis en 7 chapitres e Identification e Vous comme usager e Votre usage de l informatique e Usage g n ral de l outil informatique de recherche e Fonctionnalit s de l outil e Formation sur l outil e Souhaits Master 2 Management de Projet 28 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet Le questionnaire a t mis en ligne sur le site d Ekera La diffusion lectronique pr sente plusieurs avantages par rapport a une diffusion papier Tout d abord cela co te moins cher puisqu il n y a pas d impression faire En plus cela permet de v rifier que le sond r ponde toutes les questions Par ailleurs un verrou a t mis en place pour viter de remplir deux fois de suite le questionnaire par la gestion des sessions Enfin nous gagnons plus de
53. jet des enjeux du contexte et des risques N anmoins l emploi de cette m thode a n cessit un temps d apprentissage Il a galement fallu trouver un outil de mod lisation gratuit Visual Paradigm Community Edition a ainsi t retenu Le protocole Z39 50 se r f re aux normes ISO 23950 et ANSI NISO Z39 50 Il s agit d un protocole de communication informatique client serveur pour rechercher travers un r seau informatique des informations dans des bases de donn es Il est surtout utilis par les biblioth ques pour interroger simultan ment plusieurs catalogues Master 2 Management de Projet 43 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 4 1 2 R sultats de la seconde tranche Apr s avoir pris contact avec Paul Poulain nous avons travaill sur la version 2 2 6 de Koha version b ta Celle ci comporte de nombreux bugs aussi nous avons d cid de nous tourner vers la version pr c dente 2 2 5 plus stable et donc plus adapt e un prototypage Toutes les t ches ont t accomplies avec succ s et dans les d lais impartis L tude ne pr sentait pas de difficult s techniques particuli res leur travail a essentiellement consist comprendre l architecture de la base de donn es de Koha et la modifier en cons quence pour qu elle puisse recevoir les notices issues du SUDOC d autorit et bibliographiques En revanche l automatisation de l import
54. n de r f rence des orientations retenues fixant les exigences et les dispositions e lancement de l appel d offre que pr sentera la biblioth que en s appuyant sur le cahier des charges e nouvelle solution la solution retenue suite l appel d offre sera mise en place en respectant le cahier des charges R alisation du cahier des charges Mon r le dans le projet a consist r diger le cahier des charges en prenant en compte les besoins et attentes de la biblioth que ainsi que des utilisateurs professionnels des lecteurs et du CRI J ai galement eu pour mission de pr parer la r ponse Pappel d offre en apportant des l ments de r ponses potentielles 3 1 1 1 La premi re tranche en d tail 1 Etude d opportunit R cup ration des r sultats e Budget Elaboration de statistiques e Intervenants R sultat de l enqu te e D finition du projet e Enqu te aupr s des lecteurs e Co ts Elaboration d un questionnaire e Cadre budg taire pr visionnel Diffusion du questionnaire e D cision R cup ration des r sultats e Allocation budg taire du projet Elaboration de statistiques 2 Etat des lieux R sultat de l enqu te e Contexte e Syst mes d Informations BU e Existant Produit s propri taire s e Risques Open Source 3 Recueil des besoins M thodologies e Enqu te aupr s des utilisateurs 4 Cahier des charges Elaboration d un questionnaire e P
55. n fin de vie il n y aura donc plus maintenance volutive Le syst me repose sur une architecture de type client serveur Le serveur est localis au CRI il s agit d un HP N4000 tournant avec HP UX et en place depuis 1999 La machine est aujourd hui obsol te D autant que le CRI est lui m me incapable d assurer la maintenance de cette machine Seuls les fichiers syst mes du logiciel sont localis s sur ce serveur les donn es base de donn es Oracle sont enregistr es sur un autre serveur beaucoup plus r cent et donc plus s r Des sauvegardes sont effectu es tr s r guli rement pour assurer la p rennit des donn es C t postes clients 1ls sont tous localis s la BU ce sont les postes des utilisateurs professionnels et des administrateurs du logiciel Il s agit de clients Windows ce qui contraint les utilisateurs rester sur une plateforme Microsoft L OPAC est quant lui accessible depuis n importe quel poste reli internet ou l intranet de l Universit Loris compte 25 licences professionnelles licences flottantes pour les utilisateurs et 50 licences elles aussi flottantes pour les lecteurs Il est a not que les administrateurs ont un acc s total au serveur Loris via une connexion SSH ou FTP Ils peuvent ainsi agir sur le serveur pour le red marrer ou bien pour t l charger des fichiers Ils ont galement la possibilit de se connecter la base de donn es pour effectuer des
56. out d abord la d couverte des informations a permis de d gager les grands concepts d information Il s agit de faire la synth se de la mod lisation du Workflow tape r alis e pendant l tat des lieux et de porter un jugement sur les diagrammes de communication et de classes repr sentant les entit s g r es Les grands concepts sont ils pertinents Les associations sont elles bien plac es Etc En deuxi me lieu je me suis interrog sur la fragmentation des processus En effet il s agit d estimer s1 la division du travail ne p se pas trop lourd sur les processus Ensuite J ai valu l efficience des processus Cela consiste se poser les questions suivantes Y a t il des temps d attente Quelle en est la cause Les t ches de contr le ou de support ne sont elles pas trop importantes Enfin il s agit d estimer la visibilit du syst me D une part dispose t on tout moment des informations sur le syst me qui peuvent tre demand es par des acteurs externes D autre part assure t on la mise disposition de ces informations 3 2 2 2 3 Les orientations Pour commencer il a fallu am liorer les informations Ces am liorations sont d ordre technique 1l s agit d utiliser les nouvelles technologies informatiques pour notamment organiser le partage des informations comme XML L ouverture du syst me est galement une orientation importante car les technologies li es internet offrent
57. particuli res biblioth que L ENT est un des enjeux majeur du futur portail de l Universit Master 2 Management de Projet 12 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 2 3 Analyse de l existant 2 3 1 Qu est ce qu un SIGB SIGB pour Syst me Int gr de Gestion de Biblioth que est le logiciel utilis en biblioth que pour accomplir les principales t ches de gestion du fond documentaire Ces t ches suivent le circuit du livre partir du moment o le biblioth caire a rep r le livre jusqu sa mise en rayon 2 3 2 Que se passe t il sur le march des diteurs de SIGB Le march des diteurs de SIGB est assez concurrentiel La situation actuelle est telle qu il y a plus d offres de logiciels que de demandes Il existe environs 15 diteurs Le march surcharg fait que ces soci t s se concentrent pr sent davantage sur les services associ s leurs produits maintenance suivi licences plut t qu au logiciel lui m me Par ailleurs leurs quipes de commerciaux ont plus tendance se d velopper que les quipes de techniciens Mais les biblioth ques voient aujourd hui appara tre une nouvelle alternative Elles ne sont plus seulement tributaires de soci t s sp cialis es dans ce type de logiciels En effet le monde du logiciel libre propose lui aussi des solutions qui atteignent un niveau de maturit suffisant pour tre utilis es prof
58. phone avec un num ro interne et externe J ai fait des demandes de travaux pour que plusieurs logiciels de gestion de projet me soient install s Open Workbench pour la planification Visual Paradigm pour la mod lisation UML MySQL Query Browser pour la gestion de bases de donn es Crimson Editor pour diter des scripts PHP Le projet a commenc le 20 mars date de d but du stage 1l est actuellement suspendu pour une dur e ind termin e cet aspect sera expliqu plus loin dans le rapport La BU ferme ses portes du 20 juillet au 21 ao t donc le projet est arr t pendant un mois Je travaille en respectant les 35h semaine du lundi au vendredi J ai r dig une charte pour cadrer l organisation et le d roulement du projet Ce document pr cise e les enjeux du projet e la communication e les limites du projet e l annuaire des acteurs du projet comit de pilotage quipe projet acteurs externes e les contraintes 2 2 2 1 Communication La communication entre les diff rents acteurs du projet se fera par trois moyens e le t l phone e le mail j ai utilis mon compte mail professionnel pour g rer les mails entrants et sortants e la mise en place d une plateforme de travail commune il s agit du site web Ekera www ekera fr mis en place par M Wessels et qui rassemble tous nos travaux avec des acc s se faisant par identification Des r unions avec le comit de pilotage du projet ont t planifi
59. pny goig 3 JAUUODIH A PIPE lose E SJ9 0EN UOIDWJO y 401g 3 proyomoy 3 543g 293UD SY sanang 40 01d WE W Q 4949104 SeS 200 3 W SOJIDUMUNSOP sanagri opobjag W Iana y opobisQ W aijqnd saaug IZZY 13 M SAMI pubuo7 A senbipouag apog y UOUTIUBQ YY S00H 2 DUNbas yy jauuobiy A g stogng 7 260 20 W sunonbeloso sapopny MS uDpuodsa Jo pojad WE 272398p07 9 UaIzuO I dd O 48407 Y PNOUYTAOW 3 Io y bunbas 9 y uswadinb3 Mz 3 M oboyaillo e suopsodxa SIIDLDM 45 A9I IQOU uoysog uoyauad W sunia AJIA N 20 F SUUO IH A suap 45 so2i20550 sonbou4ol qig F 24107 y g 109NQ 7 obobojoj0 gt 00l WC suo povodos uswmodinba ERNUS UOILDUIP OO puDOSUNAIQ 2 3 00 IM0g d punog J y 094443 9 47 Matthieu Crouzet Projet SIBUL 2 1 2 Organigramme sn CHIEUT SINS LOS pu T SOULS ODIA 22203907 9 NOAINPAO g UOQUNog y SJ 1NIOS 2UDIDA naow y fa puuozusd UOILOWJOL UDpuodsa Jos ZPIMON 34G T noy 7 pomogausog 19NDIPp Sog y MS ubpuodisu os Akaw dd gaT FEW 9 da TS UJONOZIS Py 20l Wy UOLOUWMAIOQUI p owpsee nla Sauna MOIS UOLOSIUNAUOST NOBUNPA d WNOJ35 J USIplbe uoqunog y s0djuoyW 20 g 2602 W SS3UOUIJ VOI SUP SO DEUSASUDUL SUGISSIW YaTT Juopuodssuucs opoblaq W ANSE mo uo fpy Master 2 Management de Projet Rapport de stage version 1 0
60. que semaine j ai demand aux deux tudiants de remplir une fiche d avancement un mod le de fiche est pr sent en annexe Ces comptes rendus sont envoy s sur le site d Ekera qui recense toutes les informations sur le projet Un forum de discussion technique a galement t mis en place J ai galement chang avec d autres tablissements pour pr senter l tude notamment le SCD de Lyon 2 pour valoriser les travaux Master 2 Management de Projet 40 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL Matthieu Crouzet 3 2 3 3 Planning 3 2 3 4 Co t de l tude 11 septembre 2006 ID Nom D but Fin juin 2006 juillet 2006 19 26 03 10 17 1 1 Lancement de l tude 19 06 2006 19 06 2006 1 2 Installation de Koha avec Zebra 19 06 2006 22 06 2006 1 21 instalation du syst me 19 06 2006 20 06 2006 1 22 R daction du manuel d installation 21 06 2006 22 06 2006 1 3 Compr hension de l existant 23 06 2006 04 07 2006 1 31 Compr hension de l architecure Koha avec Zebr 22 06 2006 26 06 2006 11 32 Compr hension des tables Koha 27 06 2006 28 06 2006 1 33 R daction d un rapport r capitulatif sur Koha 29 06 2006 29 06 2006 1 34 Recuperation de notices pour les tests 23 06 2006 29 06 2006 1 35 Compr hension du format UNIMARC du SUDOC 30 06 2006 04 07 2006 1 351 Notices bibliographiques 30 06 2006 03 07 2006 1 352 Notices d autorit 30 06 2006 03 07 2006 1 353 Notices d exemplaire 30 06 2006
61. r sentation du projet Diffusion du questionnaire e Analyse de l existant Master 2 Management de Projet 16 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet e D finition du p rim tre e Etapes cl s e Organisation cible e Budget e Besoins techniques Cette tranche se d coupe en quatre phases qui sont l tude d opportunit l tat des lieux le recueil des besoins et la r daction du cahier des charges Chacune d elle se ponctue par un livrable L tude d opportunit men e par Yanys Wessels s est conclue par la signature d un contrat entre la biblioth que et la soci t Ekera pour la r alisation du projet L tat des lieux a permis de dresser un diagnostic sur les carences et les risques de l utilisation de Loris Le recueil des besoins permet de prendre en compte les d sirs de chaque acteur du syst me les utilisateurs professionnels ainsi que les lecteurs et de les pr senter sous formes de statistiques J a1 galement fait une premi re liste de SIGB qui r pondent aux besoins de la biblioth que en terme de fonctionnalit s Le cahier des charges formalise les objectifs de la biblioth que quant au renouvellement de son SIGB 3 1 1 2 D tail de la seconde tranche 1 Analyse de l offre e Protocole de choix e Caract ristiques techniques e Pr sentation des choix Architecture 3 Etude d impact Fonctionnalit s Reprise de l existant e El ments
62. rsion 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 Aspects techniques 3 2 1 La situation avant mon arriv e Loris est install depuis 1999 a la biblioth que universitaire Depuis ce temps le logiciel a b n fici de plusieurs mises a jour pour notamment actualiser le logiciel en fonction des nouvelles normes de biblioth que et corriger certains bogues La mise jour la plus p nible est celle qui a consist a renouveler l OPAC crit en Perl par un autre d velopp en Java cette proc dure a pos de nombreux probl mes pendant 3 mois coupure du serveur Loris La biblioth que poss de la version 3 5 38P1 de Loris mais le logiciel a volu et en est actuellement sa version 3 7 Loris l poque o il a t choisi r pondait a des besoins bien sp cifiques de la biblioth que Aujourd hui avec l volution des technologies de la politique des biblioth ques l chelle nationale de la refonte du portail web de l Universit la BU a de nouvelles attentes et Loris ne permet plus de les satisfaire Voici la situation du logiciel e La machine qui h berge le logiciel au CRI est obsol te concernant aussi bien le mat riel que le logiciel plus personne n est capable d en assurer la maintenance e Les clients Loris ne peuvent fonctionner que sur une plateforme Windows e La soci t Ever Ezida arr te la maintenance volutive de son logiciel e La maintenance technique n e
63. ser les outils correspondants leurs besoins doivent toutes tres connect es une base de donn es commune qui regroupe tous les ouvrages en rayon le SUDOC La Biblioth que Universitaire BU de La Rochelle utilise un SIGB propri taire pour ses activit s les plus courantes Elle souhaiterait le remplacer par un autre syst me Pour ce faire elle a sign un contrat avec la soci t de consulting Ekera qui se charge de formaliser les besoins et attentes de la biblioth que sous forme d un cahier des charges puis de lancer un appel d offre pour choisir la solution la plus appropri e et enfin suivre la mise en place de la solution retenue C est le projet SIBUL Dans ce contexte mon travail a consist r diger le cahier des charges e en analysant les fonctionnalit s du logiciel actuellement utilis et en mesurant les risques e en recueillant les besoins et attentes des utilisateurs et des lecteurs par des enqu tes sous forme de questionnaires e en m appuyant sur une mod lisation UML du futur SIGB J ai galement pr par une tude des solutions propos es par les diteurs pour pr senter les diverses volutions possibles et pour apporter une aide la d cision lors du choix du futur SIGB tout en respectant les besoins et les contraintes de la biblioth que Ce travail a n cessit encadrement d une quipe de deux testeurs ainsi que des visites sur sites pour SUDOC Syst me Universitaire d
64. st plus assur e e L architecture du logiciel est d pass e type client serveur et ne peut donc pas s int grer dans le bureau virtuel e La recherche de document est limit e au catalogue de la biblioth que Dans ces conditions la biblioth que souhaite changer de logiciel c est pour cela qu elle a fait appel une soci t de consulting pour l assister dans sa d marche Enfin le plan quadriennal de l tablissement sera renouveler le premier janvier 2008 Donc la biblioth que doit attendre la lev e de fond pour investir dans une nouvelle solution Master 2 Management de Projet 23 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 mon intervention sur la premiere tranche Concernant la premi re tranche mon intervention a consist r diger le cahier des charges en m appuyant sur un diagnostic du syst me actuel ainsi qu en pr sentant les principales orientations qui r pondent aux probl mes d tect s tout en respectant les objectifs initiaux Ce document a t valid par le comit de pilotage Par la suite j ai propos plusieurs sc narios de reconfiguration du syst me Il s agit de proposer au comit de pilotage des solutions globales et de lui donner les moyens de choisir celle qui sera r alisable dans le contexte de la biblioth que Ces deux documents m ont permis de r diger le cahier des charges qui formalise les besoins de la biblioth que to
65. t assez large elle a maintenant les moyens de choisir objectivement un nouveau SIGB La biblioth que reste pour le moment en attente de son nouveau directeur qui d cidera de poursuivre ou non le projet SIBUL S il souhaite le mener son terme Ekera devra alors continuer de suivre son d roulement support pour l appel d offre et suivi de la r alisation La biblioth que sur les conseils de Yanys Wessels a d cid qu il serait bon que nous publions un article sur les travaux entrepris notamment concernant le prototypage de Koha dans le but valoriser le projet En attendant l accord de l ABES nous pouvons mettre en avant le projet en le pr sentant d autres biblioth ques ainsi qu au consortium Cocktail pour financer le d veloppement de Koha qui est l alternative libre la plus pertinente Le passage ce type de logiciel repr senterait en France un tournant pour les biblioth ques universitaires Quoi qu il en soit le travail r alis sur Koha est une premi re Si la Biblioth que Universitaire d cide de poursuivre les travaux entrepris pour se diriger vers ce logiciel elle deviendrait pionni re dans ce domaine Encore faut il que les professionnels s y int ressent de pr s et donnent les moyens ce logiciel d tre implant On pourrait presque ajouter l essayer c est l adopter Master 2 Management de Projet 47 47 Rapport de stage version 1 0
66. t une cote puis 1l est mis en rayon N B la cr ation localisation de notices Processeur PA RISC 8500 cadenc 360MHz HP UX est un syst me d exploitation de type Unix mis au point par Hewlett Packard en 1988 initialement d velopp pour les processeurs PA RISC 32 et 64 bits l4 Des sauvegardes incr mentales sont r alis es tous les soirs et des sauvegardes compl tes de la base sont faites une fois par semaine Master 2 Management de Projet 14 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet dans le SUDOC se fait en utilisant un autre logiciel WinIBW ind pendant du SIGB e Pr t enregistre les pr ts g re les retours ainsi que les r clamations en cas de retard la p nalit consiste une p riode d interdiction de pr t gale la dur e du retard Le pr t est une relation entre un lecteur enregistr dans la base de donn es et un ouvrage e R colement cela permet de faire l inventaire de ce qui se trouve en rayon Le biblioth caire scanne les livres de son rayon puis il injecte les codes barres scann s dans le logiciel qui se charge de d terminer les livres qui ne sont pas leur place et ceux qui sont absents e P riodiques le fonctionnement de ce module reprend les caract ristiques ci dessus mais il permet galement de g rer les abonnements bulletinage La recherche d ouvrages dans le catalogue correspond un module particulier du SIGB c est
67. tains de type organisationnel comme l obligation du respect absolu des normes catalographiques communes l organisation de formations et de mises niveau e d autres de type relationnel et psychologique comme la motivation des quipes travers le travail collectif et la cr ation de groupes th matiques Master 2 Management de Projet 8 47 Rapport de stage version 1 0 11 septembre 2006 3 0 IN0 S10qNC 7 SOUL E nava 33ususjag ab0 20 W 2544457 sonbuo ANZUOS T UOYILUIH W orydouboss Su10451H 2170 MO0g S 109NE 7 S SNSIACIPAE lt USAS UJONOZI9 N sonbiuoj39 9 sosunossoy AM3W q 9007 SIN 904 ET 18 meimei DNS yy VOIES 43 ose sombipiod soppidog 36 24n0 MNOg 5100N T UY22L 3jJ0d Y 593913 Ap IN Apay g pog oiddy O auag d 33007 Y PUBAOT A 00H 9 sambipoldag SUD FUSUNDOp enbi4lod 4014 3 sambi4s1404c 22007 Y apyg 5 punudug cl Me BE 43407 S yy LauuoBIH A 40g 3 za qu eJod op 4946 SANS BO q 3421A gyo soubusc 9 DJO430p 21933 apna opoyisW I 3 M0 IM0g Ud S9DDS DG yolg 3 PNUD 1 SSSUCISY 240D MOg Yg senbiporugd sonbiysiioie SANBLNL gig 26012 yy uruuo4 enbiydoubol giq reno gt p gra suamuIsoboyy pawos proyawoy 3 Pudo A IZZY 3 M Buruuv 4 SIMO IMOd Ud MOlOUIpIOS Zd 42ud sp anbubg pansoy 0P00 2 W Mo21100 I 90H 9 33d qig suna
68. u projet Un grand merci tous les membres du comit de pilotage que je n ai pas cit s pour avoir suivi les r unions si assid ment Chaleureux remerciements Olivier Damour et C dric Corbi re pour leur participation tr s professionnelle au projet ainsi que pour leur humour qui m a aid supporter la canicule Merci Julie Rouillard du CRI d avoir si courageusement r pondu toutes mes demandes de travaux Je tiens enfin remercier tous les tudiants et enseignants qui ont gentiment r pondu mon questionnaire ainsi que toutes les personnes que j ai1 rencontr s et qui m ont apport de pr cieuses informations Master 2 Management de Projet 3 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet SOMMAIRE 1 INTRODUCTION sr ii 6 D PRESENTATION DO PROS 8 2 1 La Bibhoth que Universitaire ia 8 241 HA O GUE ee e ride 8 Zi OEA AMM 9 222 Cade CU PO Rate one eco annee 10 221 0 LE Lc 0 SAPO OPEN EN A nn TON 10 2 2 1 1 Qu lle esta probl matique Tasa 10 A a nn ee no 10 22 2 COMME RDS en a Re 11 222 do COMIMUIMCAON a A NE E E 11 2222 Les GU PrO E N 11 ARSS COMPARE SE T E E i 12 2 9 Aa sede SAS RE aa ed me oc 13 2 31 OE EL CE QUISE A de 13 2 32 Que se passe t il sur le march des diteurs de SIGB ioooccconnnncnaaccccnnnnnnnnnnnno 13 2 3 3 Qu estes Mel SUDOC Palas tata 13 2 3 4 Le SIGB utilis la biblioth que Loris 14 2 324 1 Presentano dulor ice AAA 14
69. ut en respectant le sc nario choisi La biblioth que lancera par la suite un appel d offre partir du cahier des charges pour mettre en uvre une nouvelle solution Dans le contexte actuel du march des diteurs de SIGB le choix de la solution peut s av rer d licat J ai donc eu pour mission de r diger un comparatif entre les solutions les plus cr dibles pour apporter des moyens de d cision la biblioth que Sch ma de la d marche du cahier des charges Etude de faisabilit D but reconfiguration Mod lisation du R daction du futur SIGB cahier des charges R alisation du cahier des charges Master 2 Management de Projet 24 47 Rapport de stage version 1 0 Projet SIBUL 11 septembre 2006 Matthieu Crouzet 3 2 2 1 Etudes pr liminaires Avant de se lancer dans la r daction du cahier des charges et des autres documents des tudes pr liminaires doivent tre entreprises Il s agit tout d abord de proc der un tat des lieux du syst me contexte fonctionnalit s existantes et risques Tout cela sera illustr par diff rentes mod lisations UML Ensuite pour recueillir les besoins de tous les acteurs du syst me j ai r alis des enqu tes qui nous permettent d tablir des statistiques sur l utilisation du logiciel et les souhaits quant son renouvellement Enfin 1l est important de clarifier le p rim tre du projet en fonction des objectifs de la biblioth que 3 2
70. vec succ s dans un contexte projet deux t ches un comparatif de logiciels et le prototypage d un module de Koha Toutes les tudes entreprises sont revers es la Biblioth que Universitaire et les travaux r alis s sur le prototypage seront mis disposition de la communaut internationale de Koha La biblioth que n adopte pas de m thodologie projet tout tait faire n anmoins ce stage m a permis de jouer deux r les e Chef de projet c t ma trise d ouvrage pour la r daction du cahier des charges J ai construit une d marche participative et rigoureuse au fur et mesure de l avancement du projet questionnaires de satisfactions pour tous les publiques rencontres avec des professionnels mod lisation UML suivi de documents etc e Chef de projet c t ma trise d uvre prototypage pour lequel j ai mis en place des outils acquis entre autre lors de ma formation planification charte de projet suivi de document plateforme de communication commune suivi des d penses etc La principale difficult rencontr e concerne les relations avec le CRI qui ont t difficiles en d but de projet Mon interlocuteur ne m a pas pris au s rieux a cause de mon statut de stagiaire mais le dialogue a finalement t r tabli apr s que le but de mon intervention lui ait t expliqu Le remplacement de Loris semble aujourd hui in vitable Le panel de solutions qu s offre la biblioth que es

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