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1. m Messagerie vocale N de messagerie vocale Fr 500 Mot de passe m Options de la messagerie vocale F Afficher les messages vocaux non lus MW Afficher les messages vocaux non lus dans l ic ne de PIMphony OK Annuler L onglet est constitu de deux zones d crites ci dessous Zone Messagerie vocale La zone est compos e de deux champs e N de messagerie vocale qui est inscrit automatiquement fourni par le syst me e Mot de passe qui permet de ne pas composer le mot de passe chaque appel lorsqu il est inscrit dans ce champ Zone Options de la messagerie vocale La zone est compos e de cases cocher qui valident les fonctions correspondantes e Afficher les messages vocaux non lus qui permet d informer l utilisateur de la pr sence de nouveaux messages dans la fen tre des appels non aboutis v Alcatel PIMphony e Afficher les messages vocaux non lus dans l ic ne de PIMphony qui permet de faire appara tre l ic ne de pr sence de nouveaux messages sur le module Num roteur U Fen tre principale Configuration de PIMphony i Alcatel PIMphony ALCATEL Guide d utilisation d Alcatel PIMphony Le Guide de l application Alcatel PIMphony pr sente dans le d tail les modules constitutifs de l application et pour chacun d eux la mise en uvre de leurs principales fonctionnalit s sous forme d exemples Ce guide comporte 3 sections li es aux modules de l application et un
2. e Flle d crit les op rations intervenant lors de la premi re activation de l application e Flle pr sente sous forme d un bref tutorial des exemples de mise en uvre de ses principales fonctionnalit s Ceci pour guider votre premier contact et pour contr ler que l installation est correcte L ensemble des fonctions accessibles par le menu D marrer permet de consulter le fichier Lisez moi l aide en ligne ou le manuel de configurer l application et de la lancer H Introduction Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Premi re activation d Alcatel PIMphony La premi re activation de l application Alcatel PIMphony doit se d rouler suivant les phases d crites ci dessous 1 Activation d Alcatel PIMphony e A partir de la barre des t ches de Windows cliquez sur D marrer puis s lectionnez l application PIMphony dans le menu Programmes Alcatel PIMphony 2 Synchronisation d Alcatel PIMphony avec le PIM e Lors du premier lancement du module T l phone l application Alcatel PIMphony est synchronis e avec la base de contacts du PIM en cas d utilisation avec Outlook 97 98 Cette op ration peut prendre quelques minutes 3 Configuration du Popup avec l Assistant e _ L Assistant du Popup vous guide pour configurer le fonctionnement automatique du Popup Il permet de configurer le Popup suivant des profils pr tablis e Suivez les instructions affich es l cran et s lectionnez parmi les
3. e lev e de la fiche du premier du second appelant en cas de double appel e lev e de la fiche du premier du second appel en cas de double appel e fermeture de la fiche de l appelant et de l appel Pour configurer le Popup vous devez 1 S lectionner une ou des actions pr sentes dans la liste en cochant la case adjacente 2 Valider la configuration en cliquant sur la touche OK Si aucune action ne correspond vos souhaits vous pouvez e Cr er une nouvelle action e Modifier une action existante e Charger un fichier d action pr programm saa A Fen tre de configuration du Popup V Alcatel PIMphony ALCATEL Cr er ou modifier une action A partir de l cran principal de configuration du Popup vous pouvez SE DI e Cr er une nouvelle action cliquez sur e Modifier une action existante cliquez sur a L cran des Propri t s de l action appara t Il comporte 3 onglets configurer Ev nement Action et Filtre Configurer un v nement Zeg Propri t s de l action Ev nements Action Filtre Nom No Name I Confirmer avant d ex cuter Enregistrer Annuler 1 Saisissez ou modifiez dans la fen tre Nom le libell de l action qui appara tra dans la liste des actions par exemple Envoyer un e mail sur appel non r pondu 2 S lectionnez l v nement partir duquel l action sera r alis e par exemple sur premier appel quand il n y a pa
4. e surla fiche concern e fen tre origine effectuez un clic gauche de la souris et maintenez enfonc le bouton e d placez le pointeur de la souris et positionnez le dans le champ concern fen tre destination de l une des fen tre suivantes e la fen tre principale du module t l phone e Ja Barre T l phone e Nouvel appel ouverte partir du Num roteur W Guide d utilisation d Alcatel PIMphony bd Alcatel PIMphony ALCATEL Le module T l phone Le module T l phone est le c ur de l application Alcatel PIMphony Il vous permet d exploiter les fonctions de base de votre poste t l phonique tout en supprimant les manipulations au clavier Apr s activation la fen tre principale du moduleT l phone appara t Cette fen tre a une taille variable fonction du nombre d appels et des options suppl mentaires qui ont t s lectionn es Elle peut tre absente pendant les communications configuration A Guide d utilisation d Alcatel PIMphony Y ALCATEL Alcatel PIMphony Activation du module T l phone Vous avez 3 possibilit s pour activer le module T l phone e A partir de la barre des t ches de Windows cliquez sur D marrer puis s lectionnez l application PIMphony dans le menu Programmes Alcatel PIMphony e A partir de l espace de travail ou de la barre des t ches Windows double cliquez sur l ic ne Alcatel PIMphony si elle a t install e
5. Saisissez le num ro ou le nom du destinataire du transfert dans la fen tre de saisie puis cliquez sur l ic ne Note Vous pouvez aussi renseigner le destinataire du transfert partir du PIM ou du r pertoire individuel 3 Vous tes en communication avec le poste 103 avertissez le que vous allez lui transf rer un appel 4 Cliquez sur l ic ne CH STEINER pour valider le transfert 5 STEINER et le poste 103 sont en communication A G rer les appels avec le module T l phone Y Alcatel PIMphony Initialiser une conf rence Initialiser une conf rence permet de communiquer avec deux interlocuteurs L initiateur de la conf rence appelle les participants il peut d connecter un ou les deux participants Dans l exemple ci dessous apr s r ception de l appel de STEINER vous voulez initialiser une conf rence avec BERI 4 5 Cliquez sur l ic ne de commande SA STEINER Vous tes l initiateur de la conf rence Num roter STEINER Jean Luc A DE 5 STEINER Jean Luc 333 W io ei La E Saisissez le num ro ou le nom du deuxi me interlocuteur puis cliquez sur l ic ne E Note Vous pouvez aussi renseigner le nom du troisi me participant partir du PIM ou du r pertoire individuel Au d crochage de BERI appuyez une seconde fois sur l ic ne de conf rence Vous tes en conf rence avec STEINER et BERI Vous pouvez d connecter un participant ou les deux Li G rer l
6. celle pour l dition IP de cette Aide en ligne Quelle est la signification des ic nes des diff rentes fen tres e Fn fonction de l cran o vous vous trouvez reportez vous la pr sentation du module T l phone du Journal des appels ou du R pertoire individuel Comment puis je t l phoner avec Alcatel PIMphony e _ Reportez vous Initialiser un appel si vous d sirez utiliser le module T l phone Num roter par Copier coller si vous d sirez utiliser le Num roteur RA quoi sert le Popup e Le Popup r alise l interface entre votre PIM et l application Il permet par exemple de lever automatiquement la fiche d un correspondant enregistr dans votre PIM sur un v nement donn Comment puis je configurer le Popup e Utilisez l Assistant qui vous guidera pour le configurer suivant des profils pr tablis E Que faire si l application ne fonctionne pas e Reportez vous En cas de probl mes techniques si les probl mes persistent contactez votre revendeur Comment faire dans le cas o j ai une mauvaise qualit audio avec PIMphony dition IP en acc s distant e Il faut changer le type de codec en passant par l onglet T l phonie de la fen tre Configuration de PIMphony En effet le G711 est pr f rable pour une connexion LAN alors que le G723 est meilleur pour une connexion par modem Comment faire pour viter l cho chez le distant e Ce probl me vient
7. e A partir du module Num roteur s il est actif faites un clic droit sur l ic ne du Num roteur puis s lectionnez l option de menu Agrandir Si la base du gestionnaire de contact PIM a t modifi e fiches ajout es supprim es ou modifi es l application PIMphony est synchronis e avec le gestionnaire de contact H Le module T l phone Y Alcatel PIMphony Le R pertoire individuel Le R pertoire individuel offre en local un annuaire t l phonique qui peut g rer 400 entr es au maximum L interface utilisateur se r sume une grille de visualisation du r pertoire qui comporte 3 colonnes nom pr nom et num ro de t l phone Les fiches sont pr sent es par ordre alphab tique sur le nom Zeg R pertoire Editer Aide TE Cette grille est accompagn e d une barre d outils compos e des touches suivantes SL pour cr er une nouvelle entr e RS pour modifier une entr e SS pour supprimer une entr e R pour lancer la num rotation Remarque Les m mes fonctions sont accessibles partir du menu Editer L appel direct est possible par double clic sur le nom ou le num ro Le module T l phone Y Alcatel PIMphony La Barre T l phone La barre T l phone remplace la fen tre du T l phone afin de gagner de la place sur l cran Elle est activ e partir de la fen tre du T l phone et se positionne en haut de l cran Son aspect varie en fonction des
8. tre de configuration du PIM s lectionn dans la liste d roulante Celle ci offrira les possibilit s suivantes pour Outlook 2000 S lection de 16 dossiers de contacts au maximum pour Outlook 97 98 S lection de 16 dossiers de contacts au maximum r initialisation du PIM synchronisation de l application et du PIM pour ACT Saisie d un login et d un mot de passe qui permettent d identifier l utilisateur pour GoldMine Saisie d un login et d un mot de passe qui permettent de lancer automatiquement le PIM pour Access 2000 S lection de dossiers de contacts d finis par l utilisateur durant la configuration r initialisation du PIM synchronisation de l application et du PIM pour Access 97 S lection de dossiers de contacts d finis par l utilisateur durant la configuration r initialisation du PIM synchronisation de l application et du PIM NOTA Si l utilisateur souhaite exploiter des donn es issues d Access 2000 son installation est n cessaire L installation de MS Access 97 n est par contre pas n cessaire pour l exploitation des bases de donn es qui en sont issues e D un champ d tat qui indique l tat de liaison avec le PIM s lectionn connect connexion impossible Bouton de commande Configurer le Popup Permet de configurer les actions du Popup l aide de la fen tre Configuration du Popup H Fen tre principale Configuration de PIMphony Y Alcatel PIMph
9. Programmer une touche de fonction disponible Pour programmer une touche de fonction 1 Faites un clic droit sur une touche disponible vous tes en mode programmation l cran suivant appara t Configurer Boutons Prog r S lectionner une fonction EA C Appel Direct Eh C Renvoiimm diat amp Standard Ek Renvoi sur occupation d C EM C Renvoi temporis Ge C Interception de poste Annuler Renvoi Ki Interception de groupe Ne pas d ranger C D viation Transfert T l phone o Pr c dent Suivant Effacer Annuler 2 S lectionnez une fonction dans la liste des fonctions pr programm es Appel Direct Speed dial pour acc der directement un destinataire fr quemment appel Standard pour acc der directement l op ratrice par d faut num ro 9 F V pour utiliser les touches du clavier en surnum rotation Exemple touche Interception de poste pour intercepter un appel sur un poste dans ce cas le PABX doit tre programm Interception de groupe pour intercepter un appel sur un groupe de postes dans ce cas le PABX doit tre programm Renvoi imm diat renvoi direct pr programm Renvoi sur occupation renvoi sur occupation pr programm Renvoi temporis renvoi actif apr s non r ponse du poste appel Annuler Renvoi pour annuler un renvoi pr programm ne pas d ranger ou d viation d appel Ne pas d ranger pour interdire tou
10. crites ci dessous e Afficher les menus Affiche la barre de menus e Petites Ic nes Les boutons de commandes sont minimis s format 16x16 au lieu de 24x24 pixels Lorsqu une commande est coch e l action correspondante est valid e H Barre de commande principale Y Alcatel PIMphony Fen tre de status et de gestion des appels La fen tre de status et de gestion des appels a une taille variable fonction du nombre d appels elle affiche jusqu 8 lignes au maximum Chaque appel est repr sent sur une ligne qui visualise l tat de l appel Voici l exemple d une ligne d tat de l appel pendant la phase de conversation STEINER Jean Lu ms amp Ve mi S Cette ligne est compos e de plusieurs parties e l ic ne d tat de l appel e Ja fen tre d identification de l appel e Ja dur e de l appel e Jes ic nes de commandes Un menu contextuel appara t lorsqu un clic droit de la souris est fait dans la fen tre d identification d appel L ergonomie particuli re de la fen tre de status et de gestion des appels est destin e vous faciliter les manipulations W Fen tre principale du module T l phone Y ALCATEL L ic ne d tat de l appel Cette ic ne vous indique l tat de l appel en cours 3 En sonnerie e r Conversation en cours e En garde H Fen tre de status et de gestion des appels Alcatel PIMphony vy Alcatel PIMphony ALCATEL Les ic
11. de la carte son et de la configuration de son volume Pour corriger ce probl me il faut mettre tous les contr les de volume non utilis s z ro en enregistrement et en lecture De plus il faut viter de mettre le volume de r ception trop fort H Introduction Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony En cas de probl mes techniques Si apr s installation l application ne fonctionne pas 1 Pour l dition standard contr lez l installation mat rielle 2 V rifiez que le port s rie sur lequel le lien CTI est connect est disponible et correspond celui que vous avez s lectionn lors de l installation 3 V rifiez la configuration t l phonique de Windows dans le Panneau de Configuration dossier T l phonie 6 Pour l dition IP v rifiez que votre r seau fonctionne correctement 7 Dans Configuration Options T l phonie Configurer mettez l adresse IP du PABX manuellement puis red marrez PIMphony Si la num rotation n est pas accessible V rifiez la ligne associ e Pour cela 1 Acc dez l onglet T l phonie de la fen tre Configuration de PIMphony 2 Dans la liste d roulante Ligne l une des valeur suivante doit tre s lectionn e e ALCATEL _ 0001 pour Windows 95 e ALCATEL _UA_4200 2 0 3 pour Windows 98 2000 ou NT 4 0 Si apr s plusieurs essais l application ne fonctionne toujours pas H 1 Contactez votre revendeur H Introduction Alcatel PIMphony y Alcat
12. la souris arrive sur une ic ne l ic ne appara t en couleur et apr s une seconde une info bulle renseigne l utilisateur sur sa fonction exacte Pour activer une commande il suffit de cliquer sur l ic ne correspondante g Il est possible de prendre un appel en double cliquant sur une ligne si l ic ne est pr sente W Fen tre de status et de gestion des appels M Alcatel PIMphony ALCATEL Touches de fonctions programmables La fen tre des touches de fonction programmables est affichable ou non partir de la fen tre principale du T l phone ic ne La Elle pr sente l aspect suivant a e e e 5 e e e e 5 a e e e 5 Quinze touches sont disponibles pour une programmation personnalis e correspondant vos besoins U Fen tre principale du module T l phone Li Alcatel PIMphony Fen tre des appels non aboutis La fen tre des appels non aboutis ou de gestion des appels en instance visualise les appels entrants ou sortants qui n ont pas abouti non r pondus Elle est totalement ind pendante du Journal des appels Messages vocaux Vincent STOLL a appel 1 fois 33 3 88408700 a appel 1 fois Cette fen tre n existe pas quand il n y a pas d appels non aboutis Elle permet d afficher simultan ment jusqu trois lignes Ces lignes fournissent les informations suivantes e information sur la pr sence de messages nouveaux dans la messageri
13. module CTI ne peut pas tre mont directement dans le poste seule une implantation ext rieure est possible 2 L installation se limite aux op rations de raccordement entre poste module et port s rie du PC W Installer Alcatel PIMphony dition standard Y Alcatel PIMphony Installation logicielle de l dition standard L installation logicielle se fait partir du CD ROM fourni dans le package 1 zt D Ins rez le CD ROM dans le lecteur de CD ROM Dans l Explorateur Windows s lectionnez le lecteur de CD ROM et cliquez sur Setup exe La fen tre de Bienvenue appara t Suivez les instructions pr sent es l cran au cours de l installation Le dossier d installation propos par d faut est C Program Files Alcatel PIMphony vous pouvez installer l application dans un autre dossier de votre choix Le dossier programme propos par d faut est Alcatel PIMphony vous pouvez le modifier o s lectionner un dossier programme existant o seront rang es les ic nes de l application S lectionnez le port s rie sur lequel le lien CTI est connect et la langue des messages d erreur V rifiez et changez si n cessaire les param tres de num rotation t l phonique de Windows indicatif du lieu de travail pays code de sortie pour un appel local code de sortie pour un appel longue distance En fin d installation vous avez la possibilit de cr er un raccourci de l application ranger sur vo
14. par d faut Dans la fen tre principale du module t l phone il est possible d afficher les menus Affichage Configuration Aide Ces menus permettent d acc der l aide en ligne aux param tres de configuration au r pertoire journal Afficher la fen tre des appels non aboutis L identification de chaque correspondant qui a tent de vous joindre sans r ponse est affich e dans la fen tre des appels non aboutis Zone Barre t l phone Cette zone est compos e de cases cocher qui valident les fonctions correspondantes Afficher en petites ic nes Dans la barre t l phone les ic nes peuvent tre affich es en 2 formats grandes par d faut et petites sur activation de cette fonction Auto Hide actif par d faut Cette fonction activ e la barre t l phone se masque d s que PIMphony n est plus utilis Pour r afficher la barre il faut positionner le pointeur de la souris en haut de l cran Zone Param tres visuels Cette zone est compos e de cases cocher qui valident les fonctions correspondantes Activer PIMphony sur appel Il est possible de d sactiver la fen tre principale du module t l phone en cliquant sur XI ou la barre t l phone en cliquant sur Dans ce cas cette fonction active PIMphony sur un appel entrant Ceci est vrai galement si la fen tre est simplement masqu e par une autre application Masquer PIMphony au repos Cette fonction d sactive automatiquemen
15. roteur une bulle d information indique le nombre d appels re us et non r pondus Le d tail de ces appels est inscrit dans la fen tre des appels non aboutis Cependant si aucun appel n y est not la bulle d information indique le num ro du poste connect L ic ne du Num roteur change d tat pas de message message AN oas EE TEE EEN HEH a e aaa aa Y Alcatel PIMphony Le mode multiligne permet de valider des fonctions telles que le transfert et la conf rence pour des communications d j tablies Exemple Vous tes en communication avec 2 correspondants diff rents et vous cliquez sur l ic ne de transfert Su le mode multiligne est activ les 2 correspondants seront mis en relation par transfert d appel Si le mode multiligne n est pas activ PIMphony vous propose de composer un troisi me num ro dans le but de transf rer le correspondant en cours Zone Choix par d faut du menu contextuel du num roteur Cette zone est compos e de boutons radios permettant de choisir entre un mode ou l autre e Num roter Un clic avec le bouton gauche de la souris sur l ic ne d tat de PIMphony active le module Num roteur e Activer PIMphony actif par d faut Un clic avec le bouton gauche de la souris sur l ic ne d tat de PIMphony active la fen tre PIMphony Zone Pour l appel rapide appuyer sur Cette zone activable par case cocher est compos e de boutons radios permettant de chois
16. 2000 L installation de MS Internet Explorer V3 02 ou sup rieure ou d Acrobat Reader est recommand e pour visualiser l Aide en Ligne L application Alcatel PIMphony s appuie sur le standard TAPI de Microsoft Windows 95 TAPI 1 4 TAPI 2 1 Windows 98 TAPI 2 1 Windows NT 4 0 TAPI 2 0 TAPI 2 1 Windows 2000 TAPI 3 0 U Installer Alcatel PIMphony dition standard Y ALCATEL Alcatel PIMphony Installation mat rielle de l dition standard L installation mat rielle de l dition standard consiste connecter le module CTI fourni dans le package votre poste Reflexes puis relier ce m me module un port s rie du PC COMI ou COM l aide du c ble de connexion module CTI PC S il s agit d un poste Reflexes Premium ou Advanced 1 D connectez le c ble t l phonique de sa prise d acc s 2 Retournez le poste 3 Raccordez le module au poste 4 Installez le module dans le poste 5 Solidarisez le module avec le poste par l interm diaire de la vis fournie dans le kit Prise t l phonique A q Sortie CTI raccorder du poste UA au port s rie du P C Cordon de raccordement module CTI poste UA E ES a Cordon combin 6 Raccordez la sortie du module au port s rie de votre PC 7 Reconnectez le c ble t l phonique sur sa prise d acc s C ble de connexion Geet module CTI PC Poste Alcatel Reflexes PC Windows S il s agit d un poste Reflexes First ou Easy 1 le
17. M e Outlook 97 98 S lection maximum de 16 dossiers de contacts R initialisation de l application et du PIM Synchronisation de l application et du PIM e Outlook 2000 Synchronisation de l application et du PIM e ACT Saisie d un login et d un mot de passe e GoldMine Saisie d un login et d un mot de passe e Access 97 2000 Lorsque vous s lectionnez Access comme gestionnaire de contact PIM il est n cessaire de renseigner les informations suivantes par la commande Configurer e Je bouton de commande Configurer le popup appelle la fen tre Configuration du popup Configuration de Access y Alcatel PIMphony e Le bouton Parcourir permet d identifier la base utiliser en pr cisant son chemin e Une fois la base trouv e s lectionnez la table souhait e e Renseignez les champs suivants par les noms des champs correspondants dans la base e Nom e Pr nom e Cl contact ID e Num ros de t l phone Le bouton Avanc permet d acc der un cran qui permet d entrer des commandes sous la forme de fichiers ex cutables y mnes I EG pe BIERE PANA t A mn BEE zi y 2 SES Eer ie FOLA v ALAN Beie E Ces commandes seront ex cut es par des utilisateurs avertis A Guide d utilisation d Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Fen tre de configuration du Popup La fen tre Configuration du Popup est appel e par le bouton de commande C
18. Mphony dans le menu Programmes Alcatel PIMphony Le d marrage de l application peut galement tre effectu en cliquant sur l ic ne situ e dans le bureau lorsque celle ci a t install e Configuration de PIMphony en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande PIMphony Configuration dans le menu Programmes Alcatel PIMphony D sinstallation de l application PIMphony en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande unInstall Alcatel PIMphony dans le menu Programmes Alcatel PIMphony H D marrage avec Alcatel PIMphony vy Alcatel PIMphony ALCATEL Tutorial Le tutorial vous guide lors de la premi re prise de contact avec l application Alcatel PIMphony Il permet de plus de contr ler que l installation s est bien d roul e et que ses principales fonctionnalit s sont disponibles Trois manipulations simples vous sont propos es 1 Initialiser un appel avec le T l phone 2 Initialiser un appel avec le Num roteur 3 Lever automatiquement une fiche via le Popup lors d un appel entrant H D marrage avec Alcatel PIMphony vy Alcatel PIMphony ALCATEL Initialiser un appel avec le module T l phone Dans l exemple ci dessous vous allez initialiser un appel partir du module T l phone F Alcatel PIMphony Affichage Configuration Aide Num roter SaR ST Stand
19. Protocol Protocole de communication la base d Internet La technique adopt e est celle de la commutation par paquets de m me type que X25 Le message est d coup en paquets ou encore Datagrammes de longueur fixe qui seront achemin s sur les voies disponibles un par un une fois marqu s par des informations d finissant l exp diteur le destinataire le num ro du paquet dans la s quence etc A la diff rence de X25 utilis par Transpac TCP IP est un protocole de bout en bout seuls destinataire et metteur sont charg s du contr le d int grit de la transmission e T l phone Module d Alcatel PIMphony qui assure l interface principale l utilisateur e Transfert Exploitation t l phonique qui permet suite un double appel de transf rer l appel d un correspondant vers un autre correspondant H Introduction l application Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Questions fr quemment pos es Voici une liste de questions fr quemment pos es et leurs r ponses P Quelle configuration mat rielle minimale dois je avoir pour installer Alcatel PIMphony e Selon l dition que vous souhaitez installer reportez vous la configuration du PC requise pour l dition standard ou celle pour l dition IP de cette Aide en ligne Quelle configuration logicielle minimale e Selon l dition que vous souhaitez installer reportez vous la configuration du PC requise pour l dition standard ou
20. Y Alcatel PIMphony Table des mati res Introduction Alcatel PMR A eege 4 Pr sentation g n rale s rie ne eeni Etre EEE EEEE AEE EENES EESE E EESE Ei 5 Guide d installation mat rielle et Joere eegegsdcdgeeegeegugeegetece Eegeregie 7 Installer Alcatel PIMphony dition Smart Seeerei 8 Configuration du PC requise pour l dition standard 9 Installation mat rielle de l dition standard 10 Installation logicielle de l dition standard 11 Installer l application Alcatel PIMphony dition IP 12 Configuration du PC requise pour l dition IP 3225888 13 Installation logicielle de l dition IP ein iehnen dite te li iarestiien inesaled eeinetess 14 D marrage avec Alcatel PIMphony etst2dstet eddi eA SEENEN EEN 15 Premi re activation d Alcatel PIMphony essssesssesesessssrrrsssrersserersssrrterssrresssereresstreesssresssereeersereeesse 16 Fonctions accessibles par le menu D marrer eege 17 OA 18 Initialiser un appel avec le module T l phone ss 19 Initialiser un appel avec le module Num roteur ss 21 Lever une fiche avec le POPUD EE 22 Config ra tion d PIMphony egene eege eegene dde et ideal 23 Fen tre principale Configuration de EU eessen deed dde 24 OAE E E e T SSL E E 25 Onglet Vis alis tion sind EENEG 27 RE dg TE 29 Onglet LS a a nl 31 OO Messaserie TO A EE T R R 33 Guide d utilisation d Alcatel PIMphony essssesssesessssssrsrsssrersssrersssrrrerssrersse
21. Y Configuration de PIMphony ES G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale m Options g n rales M Confirmer avant suppression totale du journal F Supprimer la trace d un appel non r pondu apr s rappel M Indiquer le nombre d appels non r pondus dans le num roteur FN G rer les appels en mode multiigne m Choix par d faut du menu contextuel du num roteur Num roter Ce Activer PIMphony mT Pour l appel rapide appuyer sur Touche Shift Bouton droit de la souris i Touche Girle bouton dioit dela souris Touche Eiri touche shitt bouton droit de la saurs Fran ais T OK Annuler L onglet est constitu de trois zones et d une liste d roulante d crites ci dessous Zone Options g n rales Cette zone est compos e de cases cocher qui valident les fonctions correspondantes Confirmer avant suppression totale du journal actif par d faut Dans le journal des appels un message de confirmation sera affich chaque appui sur l ic ne de suppression totale de la base Supprimer la trace d un appel non r pondu apr s rappel Chaque correspondant qui a tent de vous joindre sans r ponse est affich dans la fen tre des appels non aboutis Le fait de rappeler ces num ros les effacera de cette fen tre Indiquer le nombre d appels non r pondus dans le num roteur actif par d faut Lorsque le pointeur de la souris est positionn sur le Num
22. ard CG CG C Destination ER D ain F S LS Annuler Renvoi Ki Kass gt CG WE CG STEINER Jean Luc a appel 1 fois LEVEN Jean a appel 1 fois Dr Arthur JOSSELIN appel 1 fois 1 Saisissez au clavier le num ro ou le nom de votre correspondant dans la fen tre de saisie par exemple STEINER 2 Le nom est compl t apr s saisie des premi res lettres en conformit avec la liste des contacts du PIM ou celle du r pertoire personnel dans le cas o le gestionnaire de contact est absent 3 Cliquez sur l ic ne E pour lancer l appel 4 La fen tre de status et de gestion des appels prend l aspect suivant STEINER Jean Luc G e L ic ne indique que l appel est en sonnerie non r pondu e L ic ne de commande amp indique que la seule action disponible est fin d appel 5 A la r ponse du destinataire et pendant la conversation la fen tre de status et de gestion des appels prend l aspect suivant STEINER Jean Luc 53 W Go SE 6 L ic ne indique que l appel est tabli e Les ic nes de commandes indiquent les actions possibles fin d appel mise en garde Y Alcatel PIMphony 7 Vous pouvez d crocher votre combin et dialoguer avec votre correspondant H Tutorial d Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Initialiser un appel avec le module Num roteur Dans l exemple ci dessous vous allez initialiser un appel partir du module Num roteur A D marrer amp 7 Alcate
23. ctionner dans l arborescence un fichier d extension saa stand alone action 3 Validez le fichier d action est charg Le libell de l action est automatiquement affich dans la liste des actions de la fen tre de configuration du Popup W Configuration personnalis e du Popup Y Alcatel PIMphony Le module Num roteur Le module Num roteur est la repr sentation minimale de l application Alcatel PIMphony Il est mat rialis par une ic ne toujours visible dans la barre de t ches de Windows Si la barre de t ches Windows est masqu e faites la appara tre avec la souris D marrer E Alcatel PIMphony SS 1546 Le module Num roteur est automatiquement activ au d marrage du PC Visualisation de l tat du lien CTI et du poste L aspect de l ic ne du module Num roteur permet de visualiser l tat du lien CTI et de votre poste t l phonique Des informations compl mentaires sont fournies dans l info bulle qui appara t quand le pointeur de la souris est au dessus de l ic ne Etat du poste Application non 11 20 op rationnelle t l phone barr Application op rationnelle SS 1546 Num ro personnel t l phone vert Poste en sonnerie A 1308 D 13 08 Num ro de l appelant cloche verte alternant avec cloche jaune Poste en communication f 16 07 Num ro de l appelant couteur vert ou de l appel Poste renvoy 1307 Num ro du destinataire du renvoi t l phone ro
24. d Haute D finition 16 bit Microphone et haut parleur ou casque ou combin Configuration logicielle Le syst me d exploitation install sur votre ordinateur doit tre l un des suivants MS Windows 98 ou 98 2 dition MS Windows NT 4 0 avec le service Pack 4 MS Windows 2000 Professionnel L installation de MS Internet Explorer V3 02 ou sup rieure ou d Acrobat Reader est recommand e pour visualiser l Aide en Ligne L application Alcatel PIMphony s appuie sur le standard TAPI de Microsoft Windows 98 TAPI2 1 Windows NT 4 0 TAPI 2 0 TAPI 2 1 Windows 2000 TAPI 3 0 U Installer Alcatel PIMphony dition IP Y Alcatel PIMphony Installation logicielle de l dition IP L installation logicielle se fait partir du CD ROM fourni dans le package 1 Six GE at 10 11 12 13 Ins rez le CD ROM dans le lecteur de CD ROM Dans l Explorateur Windows s lectionnez le lecteur de CD ROM et cliquez sur Setup exe L cran S lection de la langue d installation appara t Apr s le choix cliquez sur OK La fen tre de Bienvenue appara t Suivez les instructions pr sent es l cran au cours de l installation Le dossier d installation propos par d faut est C Program Files Alcatel PIMphony vous pouvez installer l application dans un autre dossier de votre choix Le dossier programme propos par d faut est Alcatel PIMphony IP Edition vous pouvez le modifier ou s lectionne
25. e section li e aux actions Windows e Le module T l phone qui constitue l interface principale l utilisateur e Le module Num roteur qui appara t sous forme d ic ne dans la barre des t ches e Le popup qui r alise l interface avec le PIM externe Une fonction permet d effectuer une num ration rapide H Introduction Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Actions Windows Les actions Windows concernent e le copier coller e le glisser d placer Le copier coller Le copier coller permet partir d une application compatible Microsoft type Notepad Word ou Excel de r cup rer un num ro de t l phone Pour cela e dans l application Microsoft concern e s lectionnez le num ro copier e effectuez un copier CTRL C ou commande Copier du menu contextuel Windows Le num ro est stock dans le Presse Papiers de Windows L action de coller peut tre effectu e e dans le champ Num roter de la fen tre principale du module t l phone e dans le champ de la Barre T l phone Nota Dans la fen tre Nouvel appel ouverte partir du Num roteur l action de coller est automatique Le glisser d placer Nota Le glisser d placer n cessite d ouvrir simultan ment l cran la fen tre origine et la fen tre destination Le glisser d placer permet partir d une fiche d un gestionnaire de contact de r cup rer un num ro de t l phone Pour cela
26. e vocale e appel arriv ou d part non r pondu e appel d part vers poste occup e appel d part vers poste inaccessible ou faux num ro e demande de rappel effectu e e nom ou num ro du correspondant e nombre d appels du correspondant W Fen tre principale du module T l phone M Alcatel PIMphony Fen tre du journal des appels Le Journal des appels m morise tous les appels entrants et sortants r pondus ou non survenus lors des 30 derniers jours Il est aliment en permanence tant que le PC est allum et que la connexion avec le T l phone est tablie voir Num roteur Le journal peut tre export Les appels entrants et sortants apparaissent dans deux fen tres distinctes Il est possible d afficher tous les appels dans la m me fen tre Affichage de tous les appels el y 4 ei EE G d H E VUE es en EE S Sc 7 La fen tre du Journal des appels comprend e La liste des appels e La barre de commande Deux menus d roulants regroupent les m mes fonctions r alis es par les boutons de la barre de commande Le module T l phone id Alcatel PIMphony ALCATEL Export du journal L export du journal est effectu partir de la fen tre du journal appel e par le bouton de commande ou depuis la commande Journal du menu affichage 1 Cliquez sur le menu Affichage pour l ouvrir 2 Cliquez sur la commande Exporter 3 Dans la fen tre Windows d
27. el PIMphony ALCATEL Copyright Alcatel Business Systems 1999 Tous droits r serv s Avertissement ce logiciel est prot g par la loi du copyright et par les conventions internationales Toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel par quelque moyen que ce soit est strictement interdite Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable du d lit de contrefa on et sera passible de sanctions p nales pr vues par la loi H Introduction l application Alcatel PIMphony
28. enregistrement e saisissez le nom du fichier e v rifiez que l extension du fichier s lectionn e est Fichiers CSV csv e s lectionnez son chemin e validez W Le Journal des appels Y ALCATEL Alcatel PIMphony La liste des appels La fen tre du Journal des appels permet d afficher jusqu dix lignes simultan ment Les appels sont rang s du plus r cent au plus ancien CL Ben Daniel 7120 16 03 99 14 32 0 00 42 Chaque ligne correspond un appel elle fournit les informations suivantes e ic ne d information g n rale d appel entrant ou i appel sortant e ic ne d tat de l appel R appel non r pondu e nom du correspondant si r f renc e num ro du correspondant e date e heure e dur e de la communication La ligne passe en surlign jaune lorsqu elle est s lectionn e LI Le Journal des appels V Alcatel PIMphony ALCATEL La barre de commande La barre de commande du Journal des appels comporte un groupe de quatre boutons pour la gestion du journal EN affiche les appels entrants et sortants par action sur ce bouton il est possible de n afficher que les appels entrants A ou uniquement les appels sortants F7 affiche les appels du correspondant s lectionn SS supprime des entr es dans le journal Ga supprime toutes les entr es du journal un groupe de 2 boutons pour la gestion de la ligne s lectionn e Ge l ve la fic
29. es appels avec le module T l phone Y Alcatel PIMphony Le module Popup Le module Popup r alise l interface entre l application Alcatel PIMphony et le gestionnaire de contact PIM externe l application Il permet de visualiser les fiches des contacts t l phoniques selon des crit res d finis lors de la configuration Configurer le Popup permet l utilisateur de d finir les crit res de lev e et de fermeture des fiches actions v nements filtres Exemples e Ouvrir la fiche du premier appelant action lors d un appel externe quand le t l phone sonne v nement filtr e Envoyer un email action en cas de non r ponse sur le premier appelant interne v nement filtr L action s lectionn e est automatiquement d clench e avec ou sans apparition d une fen tre de demande de confirmation par l utilisateur L ensemble de ces actions sont accessible via cette fen tre qui est appell e e parla commande Popup du menu Configuration e par le bouton de commande Ki M Configuration de PIlMphony x G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale m Pilotes de PIM Outlook 2000 gt Configurer Etat connexion tablie au PIM Outlook 2000 Configurer le popup OK Annuler y Alcatel PIMphony Dans cette fen tre e Je bouton de commande Configurer Quand il est actif appelle la fen tre de configuration du PI
30. essse 66 G rerles D S dd ed nd 68 RASE E e A dd nues 69 DS DD a a 70 Effectuer un rappel automatique ne dt 71 Effartnar nna intrmceinn Entrer an tiarc 79 Y Alcatel PIMphony COSSAIS ee 713 Transf r r n appel ssh A et eiee ANT NS nie 74 I itialiser UNE CONI T NCS ei a CR re nn nee 75 TT EE 76 Ereegnes 79 Configurer le Popup avec LS SIA 80 Configuration personnalis e du Eopgp suastze echtegbggesbee egh eg DOSubeg Sege teur basent Men tait o iqusttese 81 Cr er ou modifier une ACTOR an nd E E O 82 Charger un fichier d action TE 84 Le mod le NUMETOTEUT asiasia a a a aaa e a ae e a aAa Ee 85 Utiliser le module ugeet ia ne Seen 86 Menu contextuel Ouren enges Seege EEGEN tonnes tonte less 87 Num rater par Copier COLIS nn rte an nn ati 88 Num rot r avec le bouton droit d la SOS nn den 89 Num roter rapidement sienne eu ts EE K nd nier 90 RK 91 GIOSS A Ere a a E E E E E E 92 Eege 94 D as DOI er EE 95 CODES Rs a e a ei ie ice 96 Y Alcatel PIMphony Introduction Alcatel PIMphony Vous venez d acqu rir l application Alcatel PIMphony et nous vous en remercions Avant de faire plus ample connaissance avec le produit voici l organisation de la pr sente aide en ligne Cette aide en ligne comporte 6 sections 1 La Pr sentation g n rale du produit ses fonctionnalit s et avantages d utilisation Le Guide d installation mat rielle et logicielle Le D marrage avec l application q
31. et sur les actions disponibles LU Utiliser le module Num roteur Y Alcatel PIMphony Num roter avec le bouton droit de la souris Le module Num roteur permet d initialiser un appel avec le bouton droit de la souris Pour initialiser un appel avec le bouton droit de la souris 1 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le Num roteur Dans le menu contextuel cliquez sur la commande Num roter La fen tre suivante appara t Num roter b Effectuez l une des actions suivantes saisie du num ro une des actions Windows Modifiez si n cessaire le num ro par exemple pour l acc s l international Cliquez sur KH l appel est lanc La fen tre T l phone s affiche si elle tait pr alablement ferm e La fen tre de status et de gestion des appels vous informe sur l tat de l appel l identit de l appel et sur les actions disponibles IO Utiliser le module Num roteur Y Alcatel PIMphony Num roter rapidement Num roter rapidement permet de lancer un appel tr s rapidement en limitant le nombre d actions au clavier et la souris Pour pouvoir num roter rapidement effectuez la configuration suivante ouvrez l onglet G n ral fen tre Configuration de PIMphony dans la zone Pour l appel rapide appuyer sur e activez sa case cocher e s lectionnez l option ad quate Validez Pour num roter rapidement 1 8 Appuyez sur la t
32. he Outlook du correspondant E rappelle le correspondant LI Le Journal des appels sd Alcatel PIMphony ALCATEL Utiliser le T l phone A partir de la fen tre principale du module T l phone vous avez acc s aux fonctionnalit s suivantes 1 Utilisation du Journal des appels Utilisation du R pertoire individuel Utilisation d une touche de fonction programmable Ze 29 Se Gestion des appels H Le module T l phone M Alcatel PIMphony Utiliser le Journal des appels A partir du Journal des appels vous pouvez e Visualiser un type d appel entrants ou sortants ou filtrer les appels d un correspondant e Supprimer une ou toutes les lignes du Journal e Rappeler un correspondant e Lever la fiche PIM d un correspondant e Acc der la fen tre du T l phone Pour visualiser un type d appel entrants sortants ou les deux 1 Cliquez sur l ic ne correspondante Pour filtrer tous les appels de ou vers un correspondant d termin 1 S lectionnez une ligne de ce correspondant VU 2 Cliquez sur le bouton KN Pour rappeler un correspondant 1 S lectionnez une ligne de ce correspondant 2 Cliquez sur le bouton 3 Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la ligne et s lectionner l option Num roter du menu contextuel Y Alcatel PIMphony Pour lever la fiche d un correspondant 1 S lectionnez une ligne de ce correspondant 2 Cliq
33. hone L ic ne minimise la Barre T l phone sz z D H D L ic ne El donne acc s aux autres communications en cours jusqu 8 communications sont possibles W Barre T l phone y Alcatel PIMphony Fen tre principale du module T l phone Voici la fen tre principale du module T l phone lorsqu une communication est en cours et qu il y a plus de 3 appels non aboutis Alcatel PIMphony TES Cette fen tre satisfait deux contraintes contradictoires une ergonomie maximum pour une surface occup e sur l cran PC minimum Elle est compos e de plusieurs fen tres et barres de commandes de tailles variables dont certaines sont optionnelles l Barre de menus pour l acc s au r pertoire personnel au journal des appels la configuration de l application l aide en ligne Elle est optionnelle Barre de commandes principale pour la num rotation l acc s au r pertoire personnel au journal des appels Elle est toujours affich e Fen tre de status et de gestion des appels pour le d crochage raccrochage mise en garde transfert et conf rence Sa taille est fonction du nombre d appel 8 maximum Fen tre des touches de fonctions programmables pour l appel direct les renvois Elle est optionnelle Fen tre des appels non aboutis Sa taille est fonction du nombre d appels en instance 3 maximum L aspect de la fen tre varie en fonction des s lections effectu es dan
34. ir diff rents modes e Touche Shift bouton droit de la souris Apr s avoir Coup ou Copi un num ro de t l phone le fait d appuyer simultan ment sur Shift et sur le bouton droit de la souris active le module Num roteur int grant le num ro s lectionn plus t t e Touche Ctrl bouton droit de la souris Apr s avoir Coup ou Copi un num ro de t l phone le fait d appuyer simultan ment sur Ctrl et sur le bouton droit de la souris active le module Num roteur int grant le num ro s lectionn plus t t e Touche Ctrl touche shift bouton droit de la souris Apr s avoir Coup ou Copi un num ro de t l phone le fait d appuyer simultan ment sur Ctrl sur Shift et sur le bouton droit de la souris active le module Num roteur int grant le num ro s lectionn plus t t Zone de configuration de la langue de PIMphony La liste d roulante propose toutes les langues qui peuvent tre utilis es pour PIMphony NOTA Apr s le changement d une langue il faut fermer et relancer l application Alcatel PIMphony pour l obtenir dans la langue souhait e ICH Fen tre nrincinale Canfionration de PIMnhonv Y Alcatel PIMphony Onglet Visualisation Voici l onglet Visualisation de la fen tre principale Configuration de PIMphony tel qu il appara t par d faut M Configuration de PIMphony EN G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale m Module t l phone F Afficher les bou
35. l PIMphony a 15 46 1 9 V rifiez tout d abord que le lien CTI entre le PC et le T l phone est dans l tat connect L ic ne doit avoir l aspect suivant 1546 Faites un clic droit sur l ic ne Num roteur Dans le menu contextuel cliquez sur la commande Num roter La fen tre Nouvel appel appara t Effectuez l une des actions suivantes saisie du num ro une des actions Windows Modifiez si n cessaire le num ro Cliquez sur E l appel est lanc La fen tre T l phone s affiche si elle a t pr alablement ferm e La fen tre de status et de gestion des appels affiche comme dans l exemple pr c dent l tat de l appel l identit de l appelant et les actions possibles Au d crochage de votre correspondant vous pouvez entrer en communication avec lui H Tutorial d Alcatel PIMphony y Alcatel PIMphony ALCATEL Lever une fiche avec le Popup Cette manipulation vous permet de contr ler le fonctionnement du Popup que vous venez de configurer lors de l installation Dans l exemple ci dessous nous consid rons que le Popup est configur pour lever une fiche sur le premier appel entrant 1 Demandez un coll gue dont la fiche est enregistr e dans votre PIM ou d faut dans votre R pertoire individuel de vous appeler 2 V rifiez que sa fiche appara t l cran dans les conditions que vous avez s lectionn W Tutorial d Alcatel PIMphony ia Alcatel PIMph
36. le type d utilisation du Popup e Appels entrants et sortants e Appels entrants e Appels sortants e Appels entrants avec identification de l appel t l secr tariat S lectionnez l option d sir e puis cliquez sur Suivant Etape 3 L tape 3 d finit le moment d affichage de la fiche de l appelant v nement et l action r aliser en cas de deuxi me appel S lectionnez les options d sir es puis cliquez sur Suivant Etape 4 L tape 4 permet de choisir l v nement pour la fermeture de la fiche au raccrochage ou apr s d lai avec ou sans confirmation S lectionnez les options d sir es puis cliquez sur Suivant Fin de configuration L cran F licitations indique que la configuration du Popup s est bien d roul e Cliquez sur Terminer pour valider vos choix fermer l Assistant et d marrer le Popup W Fen tre de configuration du Popup Y Alcatel PIMphony Configuration personnalis e du Popup A partir de la fen tre principale de configuration du Popup vous pouvez personnaliser le fonctionnement du Popup selon vos souhaits Configuration du popup Liste des actions Ouvrir le premier appelant Ouvrir le second appelant Ouvrir le premier appel Ouvrir le second appel Fermer l appelant Fermer l appel IR KI KI KKK Lixa pO ssistant Annuler Cette fen tre pr sente une liste de 6 actions par d fauts
37. membre du r seau Quadruplet d octets pr sent sous la forme xxx xxXX XxXX XXX qui repr sente d une part le r seau auquel appartient cet ordinateur et d autre part le num ro de cet ordinateur dans le r seau concern A une adresse IP correspond un seul ordinateur Alcatel PIMphony Application qui r alise l interface entre un t l phone Alcatel Reflexes reli un PABX Office et un PIM du march ex Outlook Assistant Aide la configuration du Popup CTI Couplage T l phonie Informatique Conf rence Exploitation t l phonique qui permet de dialoguer simultan ment avec deux correspondants DECT Digital European Cordless Telecommunications standard europ en de t l communication pour t l phone mobile num rique DNS Domain Name Server Service permettant la traduction de l adresse IP d un ordinateur en son nom et inversement Le nom constitue un moyen mn motechnique pour faciliter l acc s aux informations et l envoi de messages E mail Courrier lectronique Ethernet Type de connexion la base des r seaux locaux haut d bit Ev nement Situation d tect e par le Popup pour d clencher une action pr d finie Filtre Caract ristique associ e un v nement d tect par le Popup pour d clencher une action pr d finie Full Duplex Aptitude envoyer des informations des deux c t s d une connexion en m me temps Journal des appels Archivage des 400 derniers appels et de leurs ca
38. nes de commande Les ic nes de commande de la fen tre de status permettent d associer dynamiquement et directement chaque ligne les commandes disponibles elles ont la signification suivante D crochage D viation d un appel Raccrochage Mise en garde S a C Transfert H oe Conf rence Lu Annulation de transfert de conf rence LU Fen tre de status et de gestion des appels Y Alcatel PIMphony Menu contextuel Le menu contextuel suivant appara t lorsqu un clic droit de la souris est fait dans la fen tre d identification d appel de la fen tre de status et de gestion des appels Contact Nouveau contact E Demande de rappel Entrer en tiers D naton dappel Les commandes du menu contextuel sont d crites ci dessous e Contact Permet lors d une communication la lev e de sa fiche e Nouveau contact Cr e une nouvelle fiche concernant le correspondant actif e F V Permet lors d une communication d utiliser les touches du clavier en surnum rotation Exemple touche e Demande de rappel Permet d effectuer un rappel automatique e Entrer en tiers Permet d effectuer une intrusion e D viation d appel Permet de ne pas prendre l appel en cours et le d vier vers un autre destinataire de son choix LU Fen tre de status et de gestion des appels M Alcatel PIMphony ALCATEL Ergonomie de la fen tre de status Lorsque le pointeur de
39. ns de commande La Barre T l phone comporte les boutons de commandes suivants un bouton multifonction Clic sur pour lancer l appel vers le nom ou le num ro compos dans la zone de saisie Clic sur pour acc der un menu d roulant Ce menu permet e de lancer un appel vers l un des num ros enregistr s dans la fiche contact correspondant du nom entr dans la zone de saisie e d activer les fonctions t l phoniques suivantes Bis permet la r mission de l un des dix derniers num ros appel s Appel direct ou Fonctions permettent d acc der aux fonctions ou aux num ros pr programm s dans les boutons pr programables e d activer la fen tre nouvel appel partir du menu Nouvel appel cette fonction n est disponible qu en barre T l phone fe un bouton pour lever la fiche du gestionnaire de contact PIM du correspondant actif 2 un bouton pour appeler le R pertoire individuel de l application un bouton pour appeler le journal des appels e Lai un bouton pour appeler la messagerie vocale un bouton pour couter les nouveaux messages d pos s dans la messagerie vocale F E un bouton pour appeler la fen tre du T l phone et fermer la Barre T l phone Le i un bouton pour appeler l Assistant la configuration du Popup W Barre T l phone M Alcatel PIMphony ALCATEL Ergonomie de la Barre T l phone L ic ne ouvre la fen tre T l p
40. onfigurer le popup de l onglet Popup de la fen tre Configuration PIMphony Voici la fen tre de configuration du Popup telle qu elle appara t par d faut Configuration du popup Liste des actions Ouvrir le premier appelant Ouvrir le second appelant Ouvrir le premier appel Ouvrir le second appel Fermer l appelant Fermer l appel JK KKK Tel xa pO b Assistant Annuler Cette fen tre vous permet e de configurer le Popup avec l aide de l Assistant touche Assistant e ou de personnaliser la configuration du Popup selon vos souhaits boutons de fonctions verticaux et onglets Si vous tes un utilisateur d butant nous vous conseillons d utiliser l aide de l Assistant A Le module Popup Y Alcatel PIMphony Configurer le Popup avec l Assistant Au lancement de l Assistant des crans vous donnent les instructions pour s lectionner une configuration du Popup pr enregistr e 1 Suivez les instructions affich es et s lectionnez les options pr sent es qui correspondent votre utilisation 2 Pour passer l cran suivant cliquez sur Suivant 3 Pour annuler une action et revenir l cran pr c dent cliquez sur Pr c dent 4 Pour annuler toutes les actions et sortir de l Assistant cliquez sur Annuler Etape 1 Pr sentation de l Assistant Cliquez sur Suivant Etape 2 L tape 2 d finie
41. oniques l cran e L exploitation des PIM e MS Outlook 97 98 et 2000 e Goldmine 4 0 5 0 e ACT 4 0 2000 e MS Access 97 et 2000 e Un r pertoire individuel livr de base avec l application qui lui permet de fonctionner en l absence de PIM Ses principales fonctionnalit s sont e La gestion des appels mise en garde transfert conf rence e La recherche d un num ro de t l phone dans la base du PIM pour acc der au nom associ et r ciproquement e La gestion du copier coller et du glisser d poser d une information nom ou num ro avec une application type Notepad Word Excel etc e La lev e automatique de fiches du PIM Popup en fonction de crit res pr tablis ou sur demande e La configuration personnalis e du Popup gr ce un Assistant e La synchronisation avec la base de contacts du PIM e La m morisation des appels et la gestion du Journal des appels Y Alcatel PIMphony W Introduction Alcatel PIMphony vy Alcatel PIMphony ALCATEL Guide d installation mat rielle et logicielle Selon la version de l application que vous souhaitez installer dition standard ou IP reportez vous au chapitre correspondant e Installer Alcatel PIMphony dition standard e Installer Alcatel PIMphony dition IP H Introduction Alcatel PIMphony Y ALCATEL Alcatel PIMphony Installer Alcatel PIMphony dition standard L application Alcatel PIMphony standard est liv
42. ony ALCATEL Configuration de PIMphony La configuration de l application PIMphony est accessible par e Je bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande PIMphony Configuration dans le menu Programmes Alcatel PIMphony e le menu Configuration de la fen tre Alcatel PIMphony e Je bouton de commande a Chaque acc s appelle la fen tre principale Configuration de PIMphony Suivant l origine de l appel l onglet qui correspond est activ H Introduction Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Fen tre principale Configuration de PIMphony La fen tre principale Configuration de PIMphony permet de configurer e Les options g n rales la fonction du bouton droit de la souris l appel rapide et le choix de la langue travers l onglet G n ral e Le module t l phone la barre t l phone et les param tres visuels travers l onglet Visualisation e Le pilote de PIM et la configuration du Popup travers l onglet Popup e Le fournisseur de service la ligne associ e la localisation les options de num rotation et pour PIMphony IP le combin t l phonique externe travers l onglet T l phonie e L acc s et les options de la messagerie vocale travers l onglet Messagerie vocale H Configuration de PIMphony ALCATEL y Alcatel PIMphony II A d II Onglet G n ral Voici l onglet G n ral de la fen tre principale Configuration de PIMphony R
43. ony Onglet T l phonie Voici l onglet T l phonie de la fen tre principale Configuration de PIMphony BY Configuration de PIMphony ES G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale m Fournisseur de service t l phonique alcatel 4200 TSF D m Ligne associ e ALCATEL_UA_4200_2 0_3 D Configurer 1065 connect m Localisation Code pays 33 Propri t s Code zone 3 Pr fixe de sortie 0 m Options de num rotation IV jouter le pr fixe de sortie pour les num ros gt P Chiffres IT Interpr ter un appel local comme un appel longue distance MN Combin t l phonique externe connect au port DI OK Annuler L onglet est constitu de cinq zones d crites ci dessous Zone Fournisseur de service t l phonique La zone est compos e e D une liste d roulante qui permet de s lectionner le fournisseur d acc s utilis par PIMphony parmi diff rents choix propos s Zone Ligne associ e La zone est compos e e D une liste d roulante qui permet de s lectionner l acc s t l phonique utilis par PIMphony parmi diff rents choix propos s e Du bouton de commande Configurer qui permet de lancer la configuration de la ligne s lectionn e cette configuration est faite par DIN Anhan lanna da ann inotallatian Y Alcatel PIMphony e D un champ d information qui affiche l tat dans lequel se trouve PIMphony par rapp
44. ort la ligne s lectionn e d connect connect Zone Localisation La zone est compos e e De champs d information qui affichent les codes pays et zones ainsi que le pr fixe de sortie programm dans les propri t s de num rotation e D un bouton de commande Propri t s qui permet d acc der la configuration des propri t s de num rotation Zone Options de num rotation La zone est compos e e D une case cocher Ajouter le pr fixe de sortie pour les num ros qui ajoute automatiquement le pr fixe utilis pour les appels ext rieurs pr fixe de sortie du PABX tous les num ros sup rieurs au chiffre programm dans le champ qui suit e D une case cocher Interpr ter un appel local comme un appel longue distance qui permet de forcer la num rotation de PIMphony en appel longue distance Zone Combin t l phonique externe visible uniquement sur PIMphony dition IP La zone est compos e e D une case cocher Combin t l phonique externe connect au port activer si vous utilisez un combin externe de type audibit vous pourrez ainsi indiquer le port sur lequel il est connect VU Fen tre principale Configuration de PIMphony Y Alcatel PIMphony Onglet Messagerie vocale Voici l onglet Messagerie vocale de la fen tre principale Configuration de PIMphony RY Configuration de PIMphony ES G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale
45. ouche Shift ou Ctrl ou sur les deux touches simultan ment suivant configuration pr c dente Cliquez sur le bouton droit de la souris La fen tre Nouvel appel appara t Effectuez l une des actions suivantes saisie du num ro une des actions Windows Modifiez si n cessaire le num ro Cliquez sur EH l appel est lanc La fen tre T l phone s affiche si elle a t pr alablement ferm e La fen tre de status et de gestion des appels affiche comme dans l exemple pr c dent l tat de l appel l identit de l appelant et les actions possibles Au d crochage de votre correspondant vous pouvez entrer en communication avec lui H Guide d utilisation d Alcatel PIMphony y Alcatel PIMphony ALCATEL e Divers Cette section regroupe e Un glossaire des termes techniques que vous rencontrerez dans cette aide e Une liste de questions fr quemment pos es et leurs r ponses e Les directives suivre en cas de probl mes techniques e L nonc des droits li s l utilisation du logiciel copyright W Introduction l application Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Glossaire Voici le glossaire des principaux termes techniques utilis s dans cette Aide en ligne ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUV Action T che que le Popup ex cute automatiquement lors de l apparition d un v nement bien pr cis ex lever la fiche d un correspondant Adresse IP Identificateur d un ordinateur
46. pour la lev e de fiche et l acc s aux autres modules est compos e des l ments suivants HESI un bouton pour lever la fiche du gestionnaire de contact PIM d un correspondant s lectionn dans la fen tre de status Y Alcatel PIMphony DS un bouton pour appeler le r pertoire individuel de l application Ss un bouton pour appeler le journal des appels un bouton pour appeler la messagerie vocale un bouton pour couter les nouveaux messages d pos s dans la messagerie vocale un bouton pour appeler la barre T l phone un bouton pour appeler l Assistant la configuration du Popup Heng un bouton pour ouvrir fermer la fen tre des touches de fonction programmables Apparence des boutons Chaque bouton de la barre de commandes tient compte du contexte dans lequel se trouve l application S il est actif le bouton appara t en couleur lorsque vous positionnez le pointeur de la souris au dessus Sinon le bouton reste gris R gles de num rotation Il est possible d initialiser des appels par simple copier coller ou glisser d poser W Fen tre principale du module T l phone V Alcatel PIMphony ALCATEL Menu contextuel de la barre de commande Le menu contextuel suivant appara t lorsqu un clic droit de la souris est fait dans la barre de commande principale en dehors des zones sensibles v fficher les menus Petites Ic nes Les commandes du menu contextuel sont d
47. profils pr tablis la configuration correspondant votre besoin 4 Affichage du T l phone et du Num roteur e La fen tre principale du module T l phone est affich e e L ic ne du Num roteur est affich e dans la barre des t ches indiquant que la connexion entre le t l phone et le PC est active 5 Tutorial e Nous vous conseillons de r aliser les manipulations simples du Tutorial pour faire connaissance avec l application et contr ler que ses principales fonctionnalit s sont disponibles W D marrage avec Alcatel PIMphony Y Alcatel PIMphony Fonctions accessibles par le menu D marrer Les choix propos s par l application Alcatel PIMphony sont les suivants Consultation de l aide en ligne en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande Aide de Alcatel PIMphony dans le menu Programmes Alcatel PIMphony Consultation du manuel en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande Aide de Alcatel PIMphony pdf dans le menu Programmes Alcatel PIMphony Consultation du fichier Lisez moi en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande Lisez moi dans le menu Programmes Alcatel PIMphony D marrage de l application en cliquant sur le bouton D marrer situ la barre des t ches de Windows puis en s lectionnant la commande PI
48. r e sous forme d un package qui regroupe e Un CD ROM contenant le logiciel installer e Un module CTI Alcatel 4091 CTI e Un c ble de connexion module CTI PC e Un manuel d installation du produit Configuration t l phonique requise 1 Vous devez tre reli un PABX de la famille Alcatel Office version logicielle R3 1 ou sup rieure 2 Vous devez tre en possession d un t l phone Alcatel Reflexes Configuration du PC requise 1 Avant d installer l application v rifiez que la configuration de votre PC correspond la configuration minimale requise L installation se d compose en 2 tapes ex cuter dans cet ordre e L installation mat rielle e L installation logicielle W Guide d installation mat rielle et logicielle Y Alcatel PIMphony Configuration du PC requise pour l dition standard Configuration mat rielle Votre PC doit avoir les caract ristiques minimales suivantes Processeur Pentium 166 MHz ou sup rieur M moire vive RAM 48 Mo minimum Disque dur espace libre disponible 30 Mo Lecteur de CD ROM Ecran VGA 800 x 600 pixels 256 couleurs recommand Haute D finition 16 bit 1 Port s rie RS232 libre COM1 ou COM Configuration logicielle Le syst me d exploitation install sur votre ordinateur doit tre l un des suivants MS Windows 95 MS Windows 98 MS Windows NT 4 0 Workstation avec le service Pack 3 ou sup rieur MS Windows
49. r un dossier programme existant o seront rang es les ic nes de l application L cran Copie de fichiers permet de valider les param tres d installation enregistr s pr c demment cliquez sur Suivant pour valider les param tres ou sur Pr c dent pour retourner aux crans pr c dents Les fichiers programmes sont copi s vers le r pertoire de destination L cran Configuration des propri t s de num rotation permet de v rifier et changer si n cessaire les param tres suivants e L indicatif du lieu d appel e Le pays e Le code de sortie pour un appel local e Le code de sortie pour un appel longue distance L cran Propri t s de num rotation permet de v rifier ou de modifier ces propri t s L cran Configuration du pilote de T l phonie Alcatel permet de configurer les param tres suivants e L adresse de la carte IP LAN par autod tection ou programmation e Le type de codage utilis G711 pour une connexion LAN ou G723 pour une connexion par modem e La langue pour les messages d erreurs L cran Installation termin e permet de red marrer ou non votre syst me Lorsque l installation de l application est finie il est conseill de red marrer votre syst me avant de lancer PIMphony U Installer Alcatel PIMphony dition IP ba Alcatel PIMphony ALCATEL D marrage avec Alcatel PIMphony Si vous d butez avec l application Alcatel PIMphony cette section vous est destin e
50. ract ristiques principales LAN Local Area Network R seau local ensemble d ordinateurs interconnect s g n ralement par une connexion haut d bit MS Access Gestionnaire de base de donn es Microsoft Mise en garde Exploitation t l phonique qui permet de mettre en attente un correspondant MS Outlook Application Microsoft qui assure les fonctions d mission r ception d e mail de carnet d adresse et r pertoire t l phonique Y Alcatel PIMphony e MS Word Traitement de texte de Microsoft e MS Excel Tableur de Microsoft e Notepad bloc note petit diteur de Microsoft Windows e Num roteur Module d Alcatel PIMphony apparaissant sous forme d ic ne dans la barre de t ches e Paquet Groupe d octets servant aux transferts de fichiers e PIM Personal Information Management Type d applications assurant les fonctions de carnet d adresses et r pertoire t l phonique e Popup Module d Alcatel PIMphony assurant l interface avec le PIM install sur votre PC Il permet la lev e automatique de fiches du PIM e Renvoi Exploitation t l phonique qui consiste faire aboutir tous les appels destin s un poste sur un autre poste destinataire du renvoi e R pertoire individuel Module d Alcatel PIMphony qui assure les fonctions de r pertoire t l phonique en cas d absence de PIM e TAPI Pilotes Microsoft pour des applications de type t l phonique e TCP IP Transmission Control Protocol Internet
51. rer les appels avec le module T l phone M Alcatel PIMphony ALCATEL D vier un appel D vier un appel consiste ne pas prendre l appel en cours et le d vier vers un autre destinataire de son choix Pour d vier un appel en cours 1 Cliquez sur l ic ne de commande 9 correspondant l appel en cours 2 Dans la fen tre suivante D vier vers x T l phone e Saisissez le num ro du destinataire auquel l appel doit tre d vi e Validez A G rer les appels avec le module T l phone Y Alcatel PIMphony Effectuer un rappel automatique Apr s avoir lanc un appel la fen tre de status et gestion des appels a l aspect suivant STEINER Jean Luc G Lorsque le poste du correspondant est en communication poste occup pour effectuer un rappel automatique 1 Positionner le pointeur de la souris dans le champ indicatif du nom du correspondant dans l exemple STEINER Jean Luc et cliquez sur le bouton droit de la souris Le menu contextuel suivant appara t Contact Nouveau contact Demande de rappel Entrer en tiers D viation dappel Dans le menu contextuel s lectionnez la commande Demande de rappel et cliquez sur le bouton gauche de la souris Dans la fen tre de status et gestion des appels la ligne d appel STEINER dispara t Lorsque la ligne du correspondant appel devient libre le rappel automatique s effectue et la fen tre de
52. rersssrreesssrenssereesssereeeseene 35 Actions ele 36 Le module ebe nn nt E EEEE E EEE 37 Activation du module T l DRE de ti mie 38 Y Alcatel PIMphony Le R pertoire MARS a 39 La Barre T l phone 2eme NRA ns Nr AN nd NN NN it 40 Menu contextuel de la barre t l phone ua died ni nuire 41 Boutons ee 42 Ergonomie de la Barre T l phone eendeitege est eegener 43 Fen tre principale du module T l phone ggegegetgengeegeegegeden gege geeebeg eebe Egger 44 Barre de EE a E E E EE EE EEES EEEE SERE gebiet 45 Barre de commande prin ipale si dora nine 46 Menu contextuel de la barre de commande eeessseesessseressrrerrssrerssseretsrsrrerssereeesseretesserersssrreesserees 48 Fen tre de status et de gestion des appels ebessi 49 Lic n KE EE 50 Les 1 nes d commande ed euer eebe eege eeh en terne 51 KEN WEE 52 Ergonomie d E 53 Touches de fonctions programmables seesesesseesssseresssetesssrterssrersssrttetssreettseteessseteesssrrestsereeessereeeese 54 Fen tre des appels non aboutis eege 55 Fen tre d journa ld s pp lSsiss imei EEN 56 Export d MERE nT E aE RB ea Re ais a REER nTa 57 ECO 58 La Darre d ecommande eege 59 Utiliser le KE nn nine EE a EE AES E EEEa E iiae 60 CDS PE STORES poele e aeaio aieeaa aa a Eea aE aeaa 61 Utiliser JEE Eed 63 Utiliser une touche de fonction programmable ss 65 Programmer une touche de fonction disponible esssssesessssressssersssrreerssrttrrserersssrretsssrresrssreeesssre
53. rrence est modifi e dans le R pertoire individuel Remarque Vous pouvez r aliser les m mes fonctions avec les options du menu Editer Pour appeler un correspondant 1 S lectionnez la ligne du correspondant 2 Cliquez sur le bouton x l appel est lanc et la fen tre T l phone est affich e 3 Vous pouvez aussi double cliquer sur l occurrence du correspondant H Utiliser le module T l phone Y Alcatel PIMphony Utiliser une touche de fonction programmable A partir de la fen tre principale du module T l phone vous pouvez associer une fonction pr d finie une touche Pour afficher la fen tre des touches de fonctions programmables 1 Cliquez sur l ic ne ZP la barre de commande principale Exemple d une fen tre de touches de fonctions Production Ki Jean EF Pierre C Directeur GG E R alisation B5 Atelier Bureau ai Secr tariat F 33 Eh G rard EX Jacques mn 3 2 Vous pouvez programmer une touche de fonction partir d une touche disponible Pour utiliser une touche de fonction programm e 1 Positionnez le pointeur de la souris sur la touche concern e Celle ci change d aspect Exemple de changement d aspect G Production Ge Jean Pierre Eh Directeur R alisation 58 Atelier C Bureau Q Secr tariat Giel G rard FF Jacques 2 Faites un clic gauche L action programm e est activ e W Utiliser le module T l phone Y Alcatel PIMphony
54. s lections effectu es dans son menu contextuel Son apparence est diff rente selon l tat du poste e Au repos PIMphony m S E e En sonnerie a rue e En communication ici avec Jean Luc STEINER IB STEnER eme oo Ei ei Elle comporte e Une fen tre de status et gestion des appels semblable celle de la fen tre du T l phone quand le poste n est pas au repos e up groupe de boutons de commandes L ergonomie de la Barre T l phone vous donne acc s des fonctionnalit s suppl mentaires W Le module T l phone y Alcatel PIMphony ALCATEL Menu contextuel de la barre t l phone Le menu contextuel suivant appara t lorsqu un clic droit de la souris est fait dans la barre t l phone en dehors des zones sensibles uto hide Petites Ic nes Les commandes du menu contextuel sont d crites ci dessous e Auto hide Masque la barre t l phone lorsque celle ci n est pas utilis e Pour la faire appara tre et l utiliser positionner le pointeur de la souris contre le bord sup rieur de la fen tre de l cran la barre t l phone appara t Pour l utiliser maintenir le pointeur de la souris l int rieur de la barre t l phone e Petites Ic nes Les boutons de commandes sont minimis s format 16x16 au lieu de 24x24 pixels Lorsqu une commande est coch e l action correspondante est valid e W Barre T l phone Y ALCATEL Alcatel PIMphony Bouto
55. s de r ponse 3 Vous pouvez ou non demander l affichage d un cran de confirmation avant d ex cuter l action Y ALCATEL Configurer une action 1 SE oa Cliquez sur l onglet Action l cran suivant appara t De Propri t s de l action Ev nements Action Eite Ex cuter Envoyer un e mail DI Adresse destination Avant l action E LUCE LAC bh seconde s Enregistrer Annuler S lectionnez l action ex cuter par exemple Envoyer un e mail Saisissez dans la colonne Valeurs l adresse e mail de destination S lectionnez la caract ristique de l envoi avec ou sans confirmation Alcatel PIMphony S lectionnez l aide du curseur la temporisation avant l ex cution de l action de 0 60 secondes Configurer un filtre 1 Cliquez sur l onglet Filtre l cran suivant appara t Propri t s de l action E v nements Action Filt Type d appel Affiche C Entrant Appelant Ze Sortant Appel m Drigine de l appel C Interne C Eateme Les deux Enregistrer Annuler 2 S lectionnez les caract ristiques permettant de filtrer ou non l v nement pr c demment d fini a Configuration personnalis e du Popup Y Alcatel PIMphony Charger un fichier d action pr programm 1 A partir de l cran principal de configuration du Popup cliquez sur l ic ne 2 Une fen tre s ouvre vous permettant de s le
56. s le menu contextuel de la barre de commande principale A Le module T l phone Y Alcatel PIMphony Barre de menus La barre de menu est compos e de menus suivants e Affichage e Configuration e Aide Menu Affichage Le menu est compos des commandes suivantes e R pertoire pour appeler le r pertoire individuel de l application e Journal pour appeler le journal des appels e Barre t l phone pour appeler la barre T l phone e Contact pour lever la fiche d un correspondant s lectionn dans la fen tre de status dans le gestionnaire de contacts PIM e Minimiser pour fermer la fen tre PIMphony celle ci peut tre r activ via le bouton Alcatel PIMphony situ dans la barre des t ches e Quitter pour fermer l application PIMphony Menu Configuration Le menu est compos des commandes suivantes e Popup pour appeler l Assistant la configuration de PIMphony e Options pour appeler la configuration g n rale de PIMphony Menu Aide Le menu est compos des commandes suivantes e Sommaire pour appeler le sommaire de l aide en ligne e A propos pour appeler la fen tre donnant des informations sur l application et sur l utilisateur W Fen tre principale du module T l phone Y Alcatel PIMphony Barre de commande principale Cette barre de commandes contient les fonctions principales qui permettent d initier un appel C est l apparence r duite d
57. status et gestion des appels reprend l aspect d appel initial W G rer les appels avec le module T l phone Y ALCATEL Alcatel PIMphony Effectuer une intrusion Entrer en tiers NOTA Pour pouvoir effectuer une intrusion entrer en tiers il est n cessaire au pr alable e que le poste du correspondant recevant l intrusion ne soit pas prot g contre l intrusion lors de la configuration par l installateur e que le poste du correspondant effectuant l intrusion soit autoris entrer en tiers lors de la configuration par l installateur Apr s avoir lanc un appel la fen tre de status et gestion des appels a l aspect suivant STEINER Jean Luc G Lorsque le poste du correspondant est en communication poste occup pour effectuer une entr e en tiers 1 Positionner le pointeur de la souris dans le champ indicatif du nom du correspondant dans l exemple STEINER Jean Luc et cliquez sur le bouton droit de la souris Le menu contextuel suivant appara t Contact Nouveau contact Demande de rappel Entrer en tiers evi eg 2 Dans le menu contextuel s lectionnez la commande Entrer en tiers et cliquez sur le bouton gauche de la souris La fen tre de status et gestion des appels prend l aspect suivant STEINER Jean Luc 533 W ai SE NOTA Le correspondant est inform de l intrusion par des bips r guliers en fond sonore LI G rer les appels avec le module T l phone Y Alca
58. t PIMphony d s que l un des correspondants raccroche en fin de communication cette fonction est compl mentaire Activer PIMphony sur appel Afficher l ic ne de PIMphony sur la barre des t ches actif par d faut En mode fen tre principale du module t l phone il est possible d avoir une ic ne Alcatel PIMphony sur la barre des t ches Cette ic ne peut faciliter la navigation entre les diverses applications ou programmes activ s H Fen tre principale Configuration de PIMphony Y Alcatel PIMphony Onglet Popup Voici un exemple de l onglet Popup situ dans la fen tre principale Configuration de PIMphony BY Configuration de PIMphony ES G n ral Visualisation Popup T l phonie Messagerie vocale m Pilotes de PIM Outlook 2000 D Configurer Etat connexion tablie au PIM Outlook 2000 Configurer le popup OK Annuler L onglet est constitu d une zone et d un bouton de commande d crits ci dessous Zone Pilote de PIM La zone est compos e e D une liste d roulante qui permet de s lectionner le PIM utilis par PIMphony parmi Outlook 2000 Outlook 97 98 ACT GoldMine Access 2000 Access 97 Personal List si vous souhaitez utiliser le carnet d adresses de PIMphony Aucun si aucun Gestionnaire de contact n est utilis Y Alcatel PIMphony e Du bouton de commande Configurer qui permet d appeler la fen
59. t appel arriv sur votre poste vous pourrez tout de m me appeler un correspondant Y Alcatel PIMphony e D viation Transfert pour laisser l initiative du renvoi sur les appels entrants 3 Renseignez le libell qui appara tra sur le bouton et le num ro du destinataire num rotation rapide standard renvois 4 Cliquez sur Sauver pour valider la programmation ou sur Suivant pour programmer la touche de fonction suivante La touche Effacer met z ro tous les champs La touche Annuler annule la programmation Visualisation des renvois dans la fen tre de status Lorsqu un renvoi ou un Ne pas d ranger est programm celui ci est visualis dans la fen tre de status qui prend alors une couleur de fond gris Le type de renvoi ic ne et le num ro du destinataire du renvoi y sont visualis s ER 1109 Si un appel doit tre mat rialis dans la fen tre de status la visualisation du renvoi dispara t temporairement le temps de la communication en cours Remarques Les appels qui sont renvoy s ne sont pas enregistr s dans le journal des appels arriv s Le renvoi est actif sur le poste m me si le PC est teint H Utiliser une touche de fonction programmable Y Alcatel PIMphony G rer les appels La gestion des appels est accessible partir de la fen tre de status les actions suivantes sont r alisables 1 Initialiser un appel D vier un appel Effectuer un rappel au
60. tel PIMphony Effectuer une mise en garde La mise en garde permet d interrompre momentan ment une communication pour la reprendre ult rieurement Le correspondant re oit une m lodie d attente Pour mettre en garde un correspondant avec lequel vous tes en communication 1 Cliquez sur l ic ne de commande W 2 La fen tre de status et de gestion des appels prend l aspect suivant BERI Daniel 0007 Ge e L ic ne d tat Za indique que l appel est en garde E e L ic ne de commande communication indique que la seule action disponible est la reprise de la Lors d un double appel vous pouvez mettre en garde un correspondant et communiquer avec l autre Dans l exemple ci dessous vous tes en communication avec STEINER et en garde avec BERI DER Daniel 0007 Ge STEINER Jean Lu 0003 amp W ei S Pour mettre en garde STEINER et passer en communication avec BERT 1 Cliquez sur l ic ne de commande amp de BERI Pour mettre vos deux correspondants en garde 1 Cliquez sur l ic ne de commande wW de STEINER BERI Daniel 0 32 Ge STEINER Jean Lu 00 28 Ge LI G rer les appels avec le module T l phone i Alcatel PIMphony ALCATEL Transf rer un appel Transf rer un appel consiste renvoyer un appel vers un autre destinataire de son choix Dans l exemple ci dessous vous voulez transf rer l appel de STEINER vers le poste 103 Pour transf rer l appel de STEINER 2
61. tomatique Effectuer une mise en garde Transf rer un appel 2 3 4 Effectuer une intrusion Entrer en tiers 5 6 7 Initialiser une conf rence W Utiliser le module T l phone Y Alcatel PIMphony Initialiser un appel Pour initialiser un appel 1 Saisissez au clavier le num ro ou le nom de votre correspondant dans la fen tre de saisie 2 Le nom est compl t apr s saisie des premi res lettres en conformit avec la liste des contacts du PIM ou celle du r pertoire personnel 3 Cliquez sur l ic ne EH pour lancer l appel Vous pouvez aussi utiliser l un des dix derniers appels mis fonction Bis 1 Cliquez sur le bouton Y 2 Les num ros ou noms des dix derniers appels sont m moris s dans le menu d roulant 3 S lectionnez un destinataire m moris 4 Cliquez sur l ic ne EH pour lancer l appel En l absence de d crochage la fen tre de status et gestion des appels a l aspect suivant STEINER Jean Luc G e L ic ne H que l appel est en sonnerie non r pondu e L ic ne de commande indique que la seule action disponible est fin d appel Au d crochage du destinataire et pendant la conversation la fen tre de status et de gestion des appels a l aspect suivant STEINER Jean Luc 53 W mi ei e L ic ne rique que l appel est tabli e Les actions possibles sont dans l ordre fin d appel mise en garde transfert et conf rence W G
62. tons programmables F Afficher les tats d appels en petites ic nes F Afficher la barre de commande en petites ic nes VW Afficher les menus IT Afficher la fen tre des appels non aboutis Barre t l phone M Afficher en petites ic nes T Auto Hide m Param tres visuels F Activer PIMphony sur appel F Masquer PIMphony sur raccrochage du dernier appel M Afficher l ic ne de PIMphony sur la barre des t ches ok amer TU ge L onglet est constitu de trois zones d crites ci dessous Zone Module t l phone Cette zone est compos e de cases cocher qui valident les fonctions correspondantes e Afficher les boutons programmables Dans la fen tre principale du module t l phone il est possible d afficher 15 boutons programmables Le fait d appuyer sur un de ces bouton lancera automatiquement la fonction pr programm e appel direct renvoi e Afficher les tats d appels en petites ic nes Dans la fen tre principale du module t l phone les ic nes de commande ou d tat de l appel peuvent tre affich es en 2 formats grandes par d faut et petites sur activation de cette fonction e Afficher la barre de commande en petites ic nes Dans la fen tre principale du module t l phone les ic nes de la barre de commande peuvent tre affich es en 2 formats grandes par d faut et petites sur activation de cette fonction Y Alcatel PIMphony Afficher les menus actif
63. tre Bureau IMPORTANT Apr s une premi re installation il est pr f rable de red marrer votre syst me comme propos W Installer Alcatel PIMphony dition standard b Alcatel PIMphony ALCATEL Installer l application Alcatel PIMphony dition IP L application Alcatel PIMphony dition IP est livr e sous forme d un package qui regroupe e Un CD ROM contenant le logiciel installer e Un manuel d installation du produit Configuration t l phonique requise e Vous devez tre reli un PABX de la famille Alcatel Office version R4 0 et une carte IPLAN Configuration du PC requise 1 Avant d installer l application v rifiez que la configuration de votre PC correspond la configuration minimale requise W Guide d installation mat rielle et logicielle Y Alcatel PIMphony Configuration du PC requise pour l dition IP Configuration mat rielle Votre PC doit avoir les caract ristiques minimales suivantes Processeur Pentium 233 MHz ou sup rieur M moire vive RAM 48 Mo minimum Disque dur espace libre disponible 30 Mo Lecteur de CD ROM Carte son compatible Windows avec gestionnaire duplex int gral SoundBlaster 32PnP SoundBlaster 64PnP carte son compatible SoundBlaster Le port Wav ne doit pas tre utilis par d autre application Carte Ethernet pour r seau local ou Modem V90 pour connexion distance Ecran VGA 800 x 600 pixels 256 couleurs recomman
64. u t l phone lorsque le poste est au repos qu il n y a pas d appels non aboutis et que la barre de commandes secondaire n a pas t demand e Un menu contextuel permet de modifier certains aspects de pr sentation Num roter STEINER Jean luc Gi Voici la d composition de cette fen tre JAY Une barre de commandes pour la num rotation e num rotation simple e num rotation par nom Une barre de commandes pour la lev e de fiche et l acc s aux autres modules tels que le r pertoire individuel ou le journal des appels La barre de commandes pour la num rotation est compos e des l ments suivants e STEINER Jean luc une zone de saisie du nom ou du num ro composer un bouton multifonction Clic sur pour lancer l appel vers le nom ou le num ro compos dans la zone de saisie Clic sur pour acc der un menu d roulant Ce menu permet e de lancer un appel vers l un des num ros enregistr s dans la fiche contact correspondant du nom entr dans la zone de saisie e d activer les fonctions t l phoniques suivantes Bis permet la r mission de l un des dix derniers num ros appel s Appel direct ou Fonctions permettent d acc der aux fonctions ou aux num ros pr programm s dans les boutons pr programables e d activer la fen tre nouvel appel partir du menu Nouvel appel cette fonction n est disponible qu en barre T l phone La barre de commandes
65. uez sur le bouton BE 3 Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la ligne et s lectionner l option Popup du menu contextuel 4 La fiche du correspondant issue du PIM est affich e W Utiliser le module T l phone Y ALCATEL Utiliser le r pertoire individuel Zeg R pertoire Editer Aude EI Sex A partir du R pertoire individuel vous pouvez e Acc der la fiche d un correspondant e Cr er une nouvelle fiche e Modifier une fiche d j existante e Supprimer une fiche e Appeler un correspondant Pour acc der la fiche d un correspondant Alcatel PIMphony 1 Cliquez sur la barre de d filement ou utilisez les touches de d placement du clavier 2 Vous pouvez acc der directement la fiche du premier correspondant dont le nom commence par le lettre I par exemple en tapant I au clavier recherche acc l r e Pour cr er une nouvelle fiche 1 Cliquez sur le bouton RL suivant appara t Configurer R pertoire Contact Nom 6 D T l phone 2 Renseignez le nom et le num ro de t l phone du correspondant puis cliquez sur Sauver 3 Une nouvelle occurrence est cr e dans le R pertoire individuel Y ALCATEL Alcatel PIMphony Pour modifier une fiche existante 1 Cliquez sur le bouton e le m me cran appara t 2 Modifiez le nom et ou le num ro de t l phone du correspondant puis cliquez sur Sauver 3 L occu
66. uge avec fl che blanche de renvoi Nouveaux messages dans la Cl 03 56 Vous avez re u des messagerie vocale messagerie vocale jaune messages vocaux Poste connect avec appels 1206 Nombre d appels non r pondus Si non r pondus t l phone vert A Guide d utilisation d Alcatel PIMphony vy Alcatel PIMphony ALCATEL Utiliser le module Num roteur Le module Num roteur est enti rement autonome Il vous permet de r aliser diverses op rations simples sans passer par le module T l phone e Prendre directement un appel en cliquant sur l ic ne avec le bouton gauche de la souris e Num roter par copier coller ou directement avec le bouton droit de la souris partir d une application type Notepad Word Outlook Excel e Acc der des fonctions plus volu es dans un menu contextuel ouvert par un clic droit de la souris IO Le module Num roteur Y Alcatel PIMphony Menu contextuel du Num roteur Le menu contextuel appara t lorsqu un clic droit de la souris est fait sur le module Num roteur Le menu contextuel est diff rent suivant l tat du lien CTI et du poste Dans chaque tat du lien CTI et du poste dans le menu contextuel les commandes ci dessous sont toujours pr sentes e Agrandir pour activer la fen tre principale du T l phone e Propri t s pour configurer la num rotation rapide avec le bouton droit de la souris e Fermer pour fermer le Num roteur Sui
67. ui vous guide lors de la premi re utilisation Es p p La Configuration de PIMphony qui concerne les g n ralit s la visualisation le Popup et la t l phonie 5 Le Guide d utilisation d taill des 3 modules principaux de l application e Le T l phone interface principale avec l utilisateur e Le Num roteur sous forme d ic ne dans la barre d tat e Le Popup li au PIM 6 Divers qui regroupe un glossaire des directives en cas de probl mes techniques etc Y Alcatel PIMphony Pr sentation g n rale L application Alcatel PIMphony est un outil de productivit personnelle install sur un PC Bureautique Si votre configuration t l phonique est la suivante e un PABX de type Alcatel Office e avec un Gestionnaire de contacts Personal Information Management PIM install sur votre PC l application Alcatel PIMphony r alise l interface entre votre syst me t l phonique et votre PIM Cette application existe en deux versions e L dition standard pr vue pour tre install e sur un seul PC associ un terminal t l phonique de type Reflexes e L dition IP pr vue pour tre install e sur un PC multim dia connect au PABX par un lien r seau ATTENTION La disponibilit des fonctions d crites dans cette Aide en ligne d pend de l dition dont vous disposez Les principaux avantages d Alcatel PIMphony sont e Une meilleure convivialit pour g rer vos appels t l ph
68. vant l tat du lien CTI et du poste dans le menu contextuel certaines des commandes d crites ci dessous sont pr sentes e Connecter pour connecter la liaison r tablie e _ D crocher pour r pondre un appel e Num roter pour appeler un correspondant une fen tre permet de renseigner son num ro de t l phone e _ Raccrocher pour interrompre la communication e Bis num ro pour rappeler le dernier correspondant appel LU Utiliser le module Num roteur Y Alcatel PIMphony Num roter par Copier Coller Le module Num roteur permet d initialiser un appel par copier coller partir d une application compatible type Notepad Word Outlook Excel Le copier coller porte sur le num ro de t l phone du correspondant Pour initialiser un appel par copier coller 1 2 Ouvrez une application compatible Microsoft par exemple Notepad Copiez CTRL C le num ro de t l phone ou le nom d un correspondant enregistr dans le PIM ou le r pertoire individuel Faites un clic gauche sur l ic ne Num roteur La fen tre Nouvel appel appara t avec le num ro de t l phone inscrit dans le champ Corrigez si n cessaire le num ro par exemple pour l acc s l international Cliquez sur E l appel est lanc La fen tre T l phone s affiche si elle tait pr alablement ferm e La fen tre de status et de gestion des appels vous informe sur l tat de l appel l identit de l appel

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