Guide d`Achat pour les TIC en milieu scolaire
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1. Augmenter les comp tences avanc es en TIC Tableau R sum des possibilit s d objectifs en milieu Page 8 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org JESE Communities Initiative L approche au niveau du syst me Quand vient le moment de faire des achats pour les TIC en milieu ducatif de nombreux d cideurs se concentrent principalement sur le mat riel et les logiciels Cependant si on veut que le d ploiement des TIC ait un impact positif il y a d autres l ments essentiels prendre en compte GeSCl a identifi quelques uns de ces l ments voir figure 1 Aucun de ces l ments n est optionnel ce qui veut dire qu ils doivent tous coexister Ensemble ils font partie de l approche au niveau du syst me Cette approche doit tre compl te guid e par les exigences efficace et correctement coordonn e Figure 1 GeSCI l approche au niveau du syst me Page 9 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org r OESCI E Global e Schoolsand Ne Communities Initiative Gi D terminer la plateforme TIC La plateforme TIC est d finie comme tant un ensemble de syst mes d acc s le syst me d exploitation et les applications les crans les p riph riques les r seaux et la connectivit voir la Figure 2 ICT platform Peripheral Device Operating System Display Device To2. gt De nombreuses choses restent faire installation donc formation Il faut s assurer qu elles soient correctement planifi es gt Ce mod le demande plus de coordination Fournitures et installation le fournisseur livre le mat riel prend en et charge la livraison l installation sa destination finale gt Ce mod le est moins compliqu et plus facile coordonner gt Une seule organisation est responsable en cas de probl me Le contr le est beaucoup plus facile gt Les services associ s comme le transport et la faire logistique peuvent augmenter le prix sensiblement il faut donc s assurer que les prix soient dans clairement d finis l offre gt Ce mod le demande plus de planification initiale Les services seulement le fournisseur fournit la maintenance du mat riel l assistance technique et des ou dla formation utilisateurs gt Les fournisseurs sont sp cialis s dans leur domaine et le niveau de service sera meilleur gt La coordination entre les diff rents acteurs doit tre plus grande gt Les responsabilit s ne sont pas claires lorsque de sont nombreux acteurs impliqu s Global e School and Communities Initiative GeSCI ht Page 36 of 47 p www gesci org h QeSCl Global e Schools and Communities Initiative Mod le d appel d offre Pour Cont
3. http www gesci org QeSC ea Global e Schools and LS Communities Initiative est elle n cessaire R f rez vous au site Internet suivant pour des recommandations suppl mentaires http w w w pcguide com buy des compPrinter c html Ecran D finir le type quelle technologie par ex tube cathodique plasma D finir la taille de l cran et la r solution d sir e Rappelez vous que les crans tubes cathodiques consomme beaucoup d nergie qu ils sont lourds et donc augmentent le prix de transport et de livraison de plus ils prennent beaucoup de place ce qui peut tre un facteur important si les coles ne disposent que de petites classes et ou des petits bureaux ou meubles pour les ordinateurs Les crans plats sont plus l gers plus petits consomme moins d nergie mais ils sont plus chers et plus fragiles Une analyse qualit prix des sp cifications doit tre faite soigneusement Scanneurs D finir le type et la taille ex scanneur plat R solution ppp D finir le type d interface et le logiciel n cessaire D finir la vitesse de scanning Appareil D finir la taille le poids et le type de connecteur Photo L objectif Num rique D finir la d finition de l image la capacit de stockage et le type Points D finir la technologie utiliser ex IEEE 802 11a 802 11b et d acc s 802 11g Taux de donn es Puissance de transmission Sensibilit r seau sans Conformit au
4. 620 400 300 650 0 85 Soci t C 400 300 300 650 0 81 Soci t D 500 600 300 650 0 63 Comme vous pouvez le constater la notation des offres valu es pr sente l avantage de produire un r sultat qui quilibre les notes techniques et les notes de prix en prenant en compte le prix le moins lev et la notation technique la plus lev e Dans cet exemple le meilleur r sultat est obtenu non pas par l offre qui propose le meilleur prix mais par l offre qui est la deuxi me en terme de prix et qui obtient une note technique plus lev e en effet elle offre un meilleur rapport qualit prix Page 43 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and gS Communities Initiative Dans ce cas les crit res d valuation doivent tre analys s soigneusement pour que l analyse des variables que sur lesquelles vous voulez mettre l accent soit claire ce qui permet aussi d apporter une v ritable transparence au processus d appel d offre Le processus d valuation Une fois l appel d offre publi et les offres re ues il faut mettre en place le processus d valuation Ce processus sera diff rent d un pays l autre mais dans ce chapitre nous allons vous sugg rer quelques tapes minima Note au sujet des standards si vous avez tabli un manuel TIC standard voir page 14 les vendeurs de produits syst
5. combien ils doivent demander au gouvernement ou aux organismes donateurs Nous recommandons d avoir recours au Co t Total de Possession pour d terminer les co ts et tablir le budget Le Co t Total de Possession ou TCO repr sente le co t total d un syst me et cela durant toute la vie de celui ci Un v ritable TCO doit prendre en compte tous les composants du syst me le d ploiement de la plateforme TIC le contenu la formation des utilisateurs l assistance technique le suivi et le reporting La somme du co t de chacun de ces composants sur une p riode de temps donn e en g n ral la dur e de vie de la plateforme TIC repr sente la valeur TCO du d ploiement TIC Toutes les plateformes TIC entra nent des d penses initiales et ensuite des d penses de fonctionnement comme cela est d crit dans la figure 3 Page 17 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org oes Communities Initiative End to end Deployment of Content and User training Maintenance Management system ICT platform Applications and support and Technical Monitoring ang support reporting Upfronticapex Initial purchase Off the shelf Inital Setup of support Setup of delivery andsetup content administrator infrastructure if organization e g of equipment Custom teacher and not outsourced PMO Access device develoced student training Mairtenance Display
6. Institutian connectivity In Institution Physical and Power connectivity Infrastructure Interactive Operating system Display Peripheral On line Internet High Physical Full functionality Proprietary Projector Printer Access bandwidth range 2 infrastructure PC Windows Interactive Scanner High bandwidth 2 way New or Desktop PC Apple whiteboard Photo copier way Wired network renovate d rooms Laptop PE PDAOS T monitor Digital VSAT WiFi Air conditioning Tablet PC Palm CE camera PWAANImaxAVI Low Security grills Client server Unix Video camera Fi bandwidth range 2 guards Converged Open source Wireline way Electrical PC e g Ki Linux DSL cable Bluetooth system Yan Mobile 3G Infra red modification Internet PC Low bandwidth 2 Offline access PDA way CDIDVDACDAY Power Backup Mobile Phone Dial up HS Generator Other limited Mobile cellular Pen drives Solar function ality way Wind devices 8 9 access broadcast SiMpauter T Furniture Smart Radio Desk Keyboard Satellite Chair Non interactive Offline access T CD DYDA CDA HS Radio Pen drives DVDACDAVHS player Sl Selection of e school model limits technology that is suitable necessary e g if choose un networked option do not need to school connectivity
7. PDA assistant num rique personnel appareils bon march etc Acquisition de p riph riques comme les imprimantes les scanneurs mat riel pour r seaux m moires externes appareil photo projecteurs etc Pr paration des classes et des coles y compris les travaux d ordre g n ral les meubles clairage l installation lectrique la c blage pour le LAN r seau local etc Acquisition d autres infrastructures IT comme les serveurs les m moires externes mat riels de sauvegarde logiciel de s curit et les services associ s Acquisition des licences de logiciels syst me d exploitation applications outils p dagogiques s curit Acquisition des services de connectivit et de r seaux ADSL large bande ou haut d bit sans fil radio etc qui peut inclure le mat riel les logiciels et les services Installation et configuration du syst me d exploitation sur le mat riel et les serveurs Installation d autres applications si n cessaire commerciale p dagogique licence libre Logistique inventaire et transport du mat riel jusqu sa destination finale y compris les assurances GeSCI Assessing Technology Options for Schools Report on framework and tools http www gesci org Page 11 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org OCSCICE Global e Schools and LS Communities Initiative Installation et configurati
8. device content Tectnical Connectivity Development support call Software DS custcmizatior center and apps Distribution Etc Feripherals Physical infrastructure Clectrical system Ongoinglopex To school Upgradss in Recurring training Maintenance ard Ongoing connectivity content for select admin upgrades of all pe sonnel for Electricity and teachers components of manitoring Securily ICT kaining for ICT plalforrn evalualing arid InsLrance students Technical support reporting Pedagogical Insurarce support Figure 3 Co t initial et d penses suivantes GeSCl a labor un outil lectronique complet qui peut aider les d cideurs calculer le TCO pour les projets TIC en milieu ducatif Note certaines des tudes TCO entreprises par GeSCI ont montr que le mat riel repr sente seulement environ 30 des co ts de d ploiement et que les 70 restants sont imputables au transport et la livraison l installation et la configuration aux logiciels et applications l entretien et aux contrats de garantie au contenu ducatif a la formation et l assistance aux utilisateurs La formation et l assistance aux utilisateurs repr sentent eux seuls 30 du TCO de plus les logiciels le contenu la configuration l entretien et la garantie repr sentent aussi un bonne part du TCO Ne faites donc pas 7 GeSCI TCO tool and manuals peuvent tre t l charg s
9. entamer des n gociations e Une fois les n gociations achev es vous devez informer du r sultat toutes les autres soci t s et revoir leur proposition avec eux si cela est n cessaire conform ment aux lois locales et aux proc dures Page 45 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org OESCI Global e Schoolsand Ne Communities Initiative Apr s l appel d offre Cependant une fois l appel d offre termin votre travail n est pas fini Une des principales erreurs commise par les gouvernements est de consid rer que leur travail s ach ve une fois que le gagnant a t s lectionn et que le d ploiement des produits et services peut commencer Apr s l appel d offre le gouvernement doit entamer le processus de surveillance des fournisseurs pour s assurer que les produits et services sont conformes aux crit res exig s qu ils respectent ce qui est d taill dans les documents de l offre et que si quelque chose ne fonctionne pas comme convenu des mesures sont prises par exemple des p nalit s financi res Certains pays ont cr des organismes ou des agences sp ciales pour superviser les fournisseurs et pour tre le point de contact central des coles si elles ne re oivent pas de r ponses satisfaisantes de la part des fournisseurs Cela peut s av rer particuli rement important pour des services au long cours comme la connectivit par satellite en effet les co
10. logiciel selon leurs besoins Certains argumentent aussi en d clarant que les logiciels libres sont profitables au d veloppement en g n ral dans ce temps de connaissances la libert et le partage de connaissances sont des l ments essentiels du d veloppement qu ils bloquent les tendances monopolistiques et qu ils augmentent la concurrence Cependant il existe des contre arguments pour chacune de ces affirmations et certaines ne sont pas prouv es Le d bat semble plus philosophique et il manque de fondement palpable De nos jours il semble que la solution ne s oriente pas vers les logiciels libres ou non libres mais vers les deux selon les besoins ducatifs Page 21 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org QES amp Global e Schools and LS Communities Initiative D terminer les sp cifications techniques Un des l ments cl de la r daction d appel d offre est la d finition des sp cifications techniques des produits et services acqu rir Vu que dans la plupart des cas vous ne serez pas en mesure de demander une marque ou un mod le sp cifique vous devrez d crire soigneusement les conditions minima remplir Comme nous le verrons plus en d tail par la suite durant le processus d valuation des caract ristiques compl mentaires peuvent tre mentionn es comme tant souhaitables mais pas obligatoires Plus les conditions seront d taill es plus on a de chance de
11. objectifs ducatifs Les TIC offrent un large ventail d avantages potentiels pour les enseignants et les tudiants L ensemble des objectifs possibles appartiennent une des quatre cat gories suivantes administration d veloppement de l enseignant ressources d apprentissage des tudiants et la formation aux comp tences TIC comme sujet part enti re Ces diff rentes e cat gories ont diff rents objectifs quelques uns d entre eux sont r sum s dans le tableau ci dessous Cat gorie Objectifs Administration Am liorer la productivit de l cole Am liorer le flux des donn es pour l laboration de politiques D veloppement des enseignants Accroitre les comp tences et les connaissances des enseignants Participer a la planification efficace des le ons Ressources d apprentissage des tudiants Am liorer l acc s l information des tudiants Gesci Assessing Technology Options for School Report on framework and tools http www gesci org Page 7 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and gS Communities Initiative Cat gorie Objectifs Am liorer la compr hension conceptuelle D velopper les comp tences constructivistes Encourager la collaboration Fournir des tests et du feedback Formation en comp tences TIC D velopper les comp tences en TIC
12. uvre qui implique des frais de transport aller et retour par ex le fournisseur supporte tous les frais de transfert vers le centre de d pannage de r paration et de renvoi vers l utilisateur ce qui peut repr senter une somme importante c est pourquoi ce syst me est habituellement consid r comme tant une garantie tendue De m me il faut faire Page 31 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org 7 OESCI E Global e Schools and LS Communities Initiative attention ce qui suit disons qu une pi ce de l ordinateur par ex le disque dur soit cass e et que vous ouvriez l ordinateur et envoyez le disque dur au fournisseur dans ce cas l ordinateur perd automatiquement sa garantie si vous ne d tenez une permission express et crite qui vous autorise ouvrir le PC Les coles et ou le Minist re doivent tre conscients de ce processus pour pouvoir b n ficier pleinement de la garantie La plupart du temps une garantie d un an couvrira la plupart des probl mes dus au processus de fabrication Sinon vous pouvez demander aux fournisseurs de vous informer des frais pour une garantie standard de 12 mois et pour une garantie tendue de 3 ans et vous devez mentionner si vous souhaitez une garantie sur le site C amp R frais de transport aller retour compris en cas de d pannage dans un centre de r paration ou une garantie RTB renvoi du mat riel De toute mani re rapp
13. But there will still be 3 5 potential platforms for any 1 e school model and each should be assessed Figure 2 Composant de la plateforme TIC Tous ces composants doivent tre support s par de nouvelles infrastructures ou par des modifications apport es aux infrastructures existantes et par des alimentations de secours Il est primordial que les d cideurs comprennent qu il existe diff rentes options pour chacun de ces composants de la plateforme et qu ils prennent en compte toutes les options Les d cideurs ne doivent pas se pr cipiter dans une s lection arbitraire qui porterait sur les options les plus int ressantes et les plus r centes mais les choix doivent se faire en tenant compte de l aspect pratique et des objectifs ducatifs Pour choisir des composants TIC sp cifiques qui permettront d atteindre les objectifs ducatifs il faut valuer les avantages de chaque composant leur faisabilit et le Co t Page 10 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org h QESCI KA Global e Schools and w Communities Initiative Total de Possession TCO Ce processus de choix a t analys dans le Rapport GeSCl sur le choix des Options Technologiques pour l Enseignement En r sum l acquisition des TIC pour l enseignement doit inclure quelques uns voire tous les produits et services suivants Acquisition d ordinateurs ou autres types d quipement comme clients l gers PC portables
14. ESCI E Global e Schools and LS Communities Initiative Le type d infrastructure de t l communications existant sa port e et sa couverture vont d terminer la solution de connectivit la plus appropri e Par exemple si le pays manque de r seaux de t l communications haut d bit les connections haut d bit ne seront pas possible dans les coles 2 L lectricit La plupart des TIC exige une source d nergie la disponibilit de l lectricit est donc une n cessit incontournable Si le r seau lectrique national n est pas fiable ou ne couvre pas tout le territoire il devient n cessaire de planifier une source d nergie alternative ou des syst mes de secours comme les g n rateurs ou l lectricit solaire 3 L am nagement de l cole Les laboratoires informatiques doivent tre install s dans une structure permanente ou une pi ce Cette pi ce doit avoir les bonnes dimensions et une bonne disposition pour le type de d ploiement choisi Les coles qui sont sous les arbres ou qui nont pas de salle disponible pour installer un laboratoire informatique doivent faire construire de nouvelles salles 4 L acc s l industrie TIC locale La distance par rapport aux fournisseurs de services la capacit d acc der a l industrie de services TIC locale la facilit d acquisition la proximit du centre technique pour les d pannages et les remplacements Il est primordial que les d cideurs an
15. I Connectivity Options matrix This document is intended to serve as a guide when advising Ministries of Education MoE on the connectivity options available for schools It compares several variables of four simplified models e rates purchasing consortia educational ISP and market deregulation http www gesci org 6 GeSCls TCO Tool and related documentation http www gesci org 7 ICT Technical Standards for the Education Sector Namibia 2006 http www tech na documents ICTTechnicalStandards pdf Page 47 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org
16. Multipliez ensuite ce temps par le nombre d ordinateurs et par le co t horaire standard d un technicien Divisez ce nombre par huit heures de travail quotidien pour savoir combien d homme jours sont n cessaires N oubliez pas les frais de d placement si n cessaire Garantie maintenance et assistance technique Une fois le mat riel op rationnel vous devrez r fl chir la mani re dont vous allez de l entretenir pour qu il reste op rationnel pour qu il le soit aussi longtemps que possible en r alisant des maintenances pr ventives et vous devrez galement penser la fa on dont vous allez fournir de l assistance technique Garantie La garantie fournie pour le mat riel est une composante essentielle de l appel d offre Il existe de nombreux types de garantie et chacune d elle est diff rente selon leur tendue leur protection et les termes et conditions sp cifiques qui sont tablies par le fabricant TIC Les termes de la garantie doivent tr s sp cifiques et d crire en d tails les responsabilit s en cas de panne totale partielle accidentelle le type de support la localisation des bureaux d assistance et les contacts e mails fax num ro de t l phone gratuit et la partie qui supporte les frais de transport jusqu au centre de r paration Elle doit aussi mentionner des d lais pour la r solution de diff rents types de probl mes Par exemple une garantie de 3 ans sur les pi ces d tach es et la main d
17. OESCI OS e Schools and CS Communities Initiative Guide d Achat pour les TIC en milieu scolaire Recommandations pour tablir et valuer les offres lors de l acquisition de mat riel et de services pour les systemes scolaires Version 1 12 Juin 2009 Auteur Roxana Bassi Sp cialiste TIC Global e schools and Communities Initiative Roxana Bassi gesci org http www gesci org Remerciements a Denise Clarke Niamh Brannigan et Alex Twinomugisha pour leur pr cieuse collaboration Traduit en fran ais grace a Annick Masson annick m live fr UNV http www unv org Copyright notice Ce document est sous contrat Creative Commons sous la licence Paternit pas d utilisation commerciale Pour plus d information concernant cette licence veuillez SOME RIGHTS RESERVED l consulter le site Internet de Creative Commons http creativecommons org licenses by nc a 2 0 fr Page 1 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org f Global e Schools and w Communities Initiative Mise jour et commentaries La derni re version de ce document peut tre trouv e sur http www gesci org resources html N h sitez pas envoyer vous remarques ou suggestions l auteur ou GeSCl info gesci org Table des Mati res tOdO ER PP EE D OO TT 4 PIANIfICATION ceeds cds es ress EE sen sisi etes ins eue t ess stress n ue dues died een te dre tes ete Dinde e sie else
18. OLPT un ordinateur portable par enseignant Dans ce mod le Page 12 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org 7 QeSCIC Global e Schoolsand Ne Communities Initiative 4 chaque tudiant et chaque enseignant a son propre ordinateur portable et l utilise l cole et la maison e Laboratoire informatique fixe ou mobile un ensemble d ordinateurs et de p riph riques sont disponibles pour une utilisation r guli re Ordinateurs install s dans les classes quelques ordinateurs sont connect s et sont disponibles dans chaque classe e T l centres bas s l cole SBT le laboratoire informatique ets galement accessible la communaut en dehors des heures d cole Le choix du type de mod le de d ploiement doit tre guid par les objectifs ducatifs atteindre et les contraintes locales Pour des informations compl mentaires r f rez vous au rapport GeSCl sur la s lection des options en mati re de technologie dans le milieu ducatif qui revoit en d tails la relation entre le mod le de d ploiement et les objectifs ducatifs Le choix du mod le de d ploiement aura une incidence sur le nombre et le type de mat riel acheter le prix de l installation et le type de formation a organiser De plus dans le document Hot Topics 2008 vous pourrez trouver des informations concernant deux autres aspects int ressants c est dire une l
19. alysent soigneusement les conditions locales et d terminent si ces conditions rendront impossible certains choix technologiques et si c est le cas ils doivent chercher des solutions qui contournent ces contraintes Page 15 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org J QeSCIC Global e Schoolsand Ne Communities Initiative 4 Etudes de r f rence Comme la plupart du temps les donn es de base des coles sont soit d pass es ou inexistantes il est souvent n cessaire de r aliser une tude de r f rence avant d acheter du mat riel TIC Les informations de r f rence sont primordiales pour plusieurs raisons elles fournissent des informations pour estimer les composants et les co ts de l offre elles aident d finir les crit res de s lection quelles coles n cessitent une solution urgente et lesquelles peuvent attendre elles peuvent aider affiner le nombre exact d coles institutions et d terminer s il faut proc der un d ploiement par tape Une tude de r f rence classique analysera les plateformes TIC existantes la disponibilit des infrastructures salles lectricit dans les coles et la disponibilit du personnel form ou former Les tudes de r f rence d termineront e Le nombre exact d coles et leur localisation pr cise les coordonn es des contacts le nombre de personnes faisant partie du personnel et le nomb
20. chnique Un des l ments les plus d licats d un appel d offre est la d termination des crit res de comparaison entre les diff rentes offres D terminer ces param tres et les inclure dans la r daction de l appel d offre est la meilleure mani re de fournir aux fournisseurs potentiels les l ments qui leur permettront de savoir si leur proposition peut tre prise en compte En m me temps le fait d avoir une m thode de notation commune permet l quipe d valuation d avoir une m thode tangible pr cise et convenue de mesurer leur analyse des documents valu s Chaque membre de l quipe peut avoir des points de vue distincts une exp rience diff rente il est donc utile des d finir un socle commun pour les analyses parce que cela garantira un r sultat neutre Il est g n ralement recommand que vous fassiez l valuation avec une matrice qui comporte des crit res et des sous crit res not s Les valuateurs ind pendants pourront accorder des notes dont le maximum sera d fini pour chaque proposition Un exemple pourrait tre de donner un maximum de 100 points pour l valuation technique Evaluation technique Un total de 100 points Vous pouvez ensuite assigner des sous crit res comme Evaluation Technique Un total de 100 points dont Sp cifications du produit 50 points Garantie et assistance technique 30 points Plan de d ploiement 20 points Page 39 of 47 Global e Schoo
21. concevoir un processus de s lection transparent et d obtenir le meilleur rapport qualit prix Nous allons maintenant d crire les lignes directrices ou les param tres les plus pertinents prendre en consid ration lors de la description des qualit s techniques du mat riel standard PC Poste de Processeur choisissez celui qui offre le meilleur rapport performance Travail prix G n ralement il vaut mieux ne pas acheter le processeur le Equipement plus r cent mais plut t celui qui a 1 an ou 2 mais bien s r cela bon march d pend d un march l autre Tenez vous en aux sp cifications fiables qui ont fait leur preuve et pas n cessairement les plus basses Souvenez vous que ce mat riel va probablement fonctionner dans des environnements difficiles o il fait chaud et poussi reux et o les possibilit s de maintenance sont faibles De m me des quipements bon march ne fonctionneront pas dans ces environnements difficiles Type de processeur et vitesse MHz Associ au type de processeur Page 22 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and gS Communities Initiative choisi et la vitesse il d finit le Bus Speed d sir et l ante m moire du processeur M moire il faut mieux en demander le plus possible Tenez compte des recommandations mentionn es pour le processeur et le syst me d exploitation qu
22. de vous proposer un plan d installation de configuration et d int gration et ensuite d analyser chaque plan propos Pour optimiser le processus d installation nous recommandons que vous fournissiez tous les fournisseurs potentiels un manuel d installation qui reprenne toutes vos exigences standards par ex logiciels configuration particuli re les droits des utilisateurs les mots de passe etc De cette fa on vous aurez une installation standardis e qu il sera plus facile entretenir Si ce manuel d installation est donn aux fournisseurs apr s que le contrat soit sign cela peut occasionner des probl mes par exemple si le fournisseur discute sur les m thodes d installation ou sur les co ts associ s Estimer les co ts si vous souhaitez avoir une estimation du temps et des co ts pour installer un logiciel vous pouvez suivre de plan 1 Obtenez un chantillon de tous les logiciels que vous voulez installer 2 Faites quelques installations et configurations standards calculer le temps que cela prendrait un technicien pour en faire une 3 Multiplier le temps pass sur chaque machine par le nombre de machines et le co t standard d une heure de travail pour un technicien pour avoir une id e du prix Divisez le nombre d heures par 8 heures de travail par jour pour savoir combien de personnes par jour seront n cessaires Notez que des installations de masse sur un mat riel identique peuvent tre con
23. elez vous que vous devez vous demander ce que vous allez faire avec le mat riel une fois qu il n est plus couvert par la garantie Maintenance Un entretien r gulier et pr ventif permet de diminuer le nombre de pannes et d allonger l esp rance de vie du mat riel Il est normalement suffisant de faire l entretien du mat riel deux fois par an cela permet de le nettoyer d installer les mises jour et les upgrades de v rifier le disque dur de nettoyer les imprimantes de r installer les logiciels etc Pour mettre en place ce service il existe plusieurs options cette maintenance peut tre effectu e a par le professeur d informatique et des tudiants aux connaissances avanc es b par un technicien qui se trouve dans chaque cole assist par les enseignants et les tudiants c par un technicien qui est responsable de la r gion et qui se d place dans chaque cole d par un fournisseur ext rieur e par une universit ou une cole technique du secteur Page 32 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org J OESCICE Global e Schools and LS Communities Initiative Note ce service n est que tr s rarement inclus par le fournisseur qui le mat riel a t achet Assistance technique et assistance aux utilisateurs Les institutions ducatives auront galement besoin d assistance technique Cela inclut toute une gamme de probl mes r soudre sur le s
24. enu d taill et dur e pr vue du cours Support de formation qui va le fournir papier CD en ligne infrastructure qui fournira le mat riel et les logiciels l endroit de la formation profil des formateurs d finissez des exigences minimum d terminez qui supportera les frais de transport des personnes et les frais associ s d terminez si vous souhaitez que des certificats soient remis aux personnes qui ont assist la formation Page 34 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org QCSCI Global e Schoolsand NS Communities Initiative Strat gies d achat et mod les L achat grande chelle de mat riel TIC logiciels et services est un d fi pour toutes les organisations Dans le cas des Minist res de l Education des Cara bes le manque d exp rience des parties responsables a conduit a faire une confiance aveugle aux commerciaux avec pour r sultat des contrats qui manquaient de flexibilit pr voyance ou de protection pour les organismes acheteurs Durant les 10 derni res ann es les situations suivantes ont t recens es mat riel achet sans contrat de services des licences de logiciels devaient tre renouvel es tous les 2 ans hors des Etats Unis le logiciel EMIS n tait pas appropri aux r seaux et la connexion en place dans les coles les contrats ne mentionnaient pas de clauses de mise jour et le retard de la mise en
25. es logiciels et demandez des explications claires en ce qui concerne les limites des licences certaines licences ne comportent pas de limites d autres doivent tre renouvel es chaque ann e d autres encore doivent tre r install es Si vous obtenez et utilisez le taux pour licence en milieu ducatif ce qui peut tre tr s utile vous devrez n gocier directement avec chacune des soci t s qui commercialisent le logiciel et obtenir de chacune d elles un accord crit des disques d installation et des codes de licence Si cest le cas faites le n cessaire pour que des informations d taill es soit fournies dans les sp cifications de l appel d offre Se procurer les logiciels est une chose mais il faut ensuite les installer et les configurer En ce qui concerne l installation et la configuration de logiciel il existe trois fa ons de s y prendre Page 27 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and w Communities Initiative a Installation par le fournisseur dans ses locaux selon les sp cifications du Minist re b Installation mi chemin par ex au Minist re o tous les PC sont livr s ils sont install s configur s int gr s test s et ensuite envoy s leur destination finale c Installation configuration et int gration sur leur lieu de destination finale Une autre possibilit est de demander tous les fournisseurs potentiels
26. es mises a jour tout en assurant la qualit et diminuant les co ts de ces services gt Assurer que les TIC acquis sont solides et adaptables 8 ITC Standards Namibia http w w w tech na documents ICTTechnicalStandards pdf Page 19 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org 7 QESCI KA Global e Schools and w Communities Initiative gt Assurer que les TIC acquis peuvent tre facilement d ploy s facilit d installation gt Assurer que les TIC peuvent tre facilement maintenu en termes de co ts op rationnels d entretien et d assistance par l industrie locale acquisition et entretien Cependant les standards doivent tre impos s par le gouvernement en effet les standards choisis volontairement ou qui ne sont pas impos s ne permettent pas de tirer profit de la standardisation De plus des standards d pass s ne sont d aucune utilit dans l industrie TIC qui est en perp tuel changement Pour s assurer que le secteur de l enseignement profite de l introduction des standards techniques TIC une gestion et une supervision efficace sont indispensables De plus il faut concevoir un m canisme efficace pour mettre ses Standards en uvre et en assurer leur conformit Hot Topics Le processus de s lection des options TIC pour l enseignement entra nent souvent des d bats anim s et dans une certaine mesure controvers s c est ce que nous appelons
27. es sont conformes vos exigences minimales Isolez celles qui ne le sont pas pour informer les soci t s concern es que leur offre n a pas t retenue ou qu elles doivent envoyer des informations compl mentaires pour que leur offre soit prise en consid ration e Envoyez au comit d valuation les propositions qui sont conformes aux crit res obligatoires ainsi que les mod les d valuation seules les propositions qui sont conformes aux crit res obligatoires doivent tre valu es e Les membres du comit d valuation va entreprendre les valuations de chaque offre leur valuation technique SEULEMENT D terminer un calendrier pr cis pour cette t che sans perdre de vue que chaque valuation peut repr senter plusieurs jours de travail Organiser une r union du comit d valuation pour discuter des notes d valuation technique et pour harmoniser les notations Lors de cette r union les notes finales sont approuv es et un rapport est r dig e L quipe financi re doit faire l valuation des prix des diff rentes offres qui ont obtenu des notes techniques suffisantes e Les deux quipes administrative et technique pr parent un rapport d valuation qui mentionne le gagnant les r sultats de l valuation et leurs recommandations ce rapport est soumis la direction e D s r ception de l accord et apr s les proc dures administratives en place dans votre pays vous pouvez inviter le gagnant pour
28. figur es sur des CD et peuvent tre faites quasi automatiquement d une fa on plus rapide Page 28 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and LS Communities Initiative D finir la logistique Une fois le mat riel re u et v rifi les logiciels install s et configur s il faudra distribuer le mat riel aux coles et aux autres institutions ducatives Dans certains pays si la logistique n est pas planifi e correctement elle peut vite devenir un v ritable cauchemar Vous devrez organiser le transport du mat riel vers sa destination finale qui peut tre un endroit difficilement accessible en tenant compte de la probabilit qu une partie du mat riel soit endommag ou vol C est pourquoi il peut tre plus facile de laisser aux fournisseurs la responsabilit du transport Mais ne perdez pas de vue que si le mat riel doit tre livr par le fournisseur vous devrez lui fournir dans l appel d offre des indications pr cises sur chaque lieu de livraison pour que le fournisseur puisse estimer les co ts de transport depuis son centre de distribution La meilleure solution est de lui donner un fichier num rique qui contient les coordonn es GPS de chaque endroit En r gle g n rale il est plus simple de faire livrer le mat riel par les fournisseurs Demander aux fournisseurs d assurer et de transporter le mat riel peut tre tr s co
29. ge 37 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org 9ESCI E Global e Schools and Communities Initiative Note Quel que soit le mod le que vous choisissiez ne n gligez pas le facteur temps la planification l ex cution et l valuation d un appel d offre d un projet TIC national peuvent prendre de 6 12 mois Vous devez tre pr ts entreprendre un processus qui prend beaucoup de temps et vous ne devez pas esp rer un processus simple et rapide Ce processus prendra plus de temps que vous ne le pensiez en partie cause de la complexit des l ments acqu rir et en partie cause de la bureaucratie impliqu e et des montants importants qui sont en jeu Procurement examples Comprehensive example of a Request For Proposal for Establishment and Maintenance of Computer labs in India http haryana gov in tenders RFP 213 pdf Page 38 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org QeSCI Global e Schools and Communities Initiative L valuation technique La r daction des sp cifications techniques pr cises d un appel d offre repr sente la moiti du travail accomplir pour garantir un processus de s lection transparent L autre moiti consiste d finir les param tres d valuation ou crit res et entreprendre le processus de s lection pour d terminer le gagnant Les param tres d valuation te
30. i sera utilis Assurez vous si possible que la m moire n occupe pas plus d un banc de m moire ce qui permettra de faire des augmentations N oubliez pas de d terminer la vitesse de la m moire Taille du disque dur aussi grand que possible Ajoutez des sp cifications pour le bus speed et le type d interface n cessaire ex SCSI ATA Autre moyen de stockage lecteur DVD CD ROM ou lecteur graveur Sp cifier l interface et la vitesse Indiquez si vous voulez un lecteur de disquette m me si de nos jours les ordinateurs sont livr s sans Ports USB le standard est actuellement de 2 a 4 Communications carte r seau habituellement 10 100 RJ 45 ou sans fil 802 11b g Certains appareils peuvent aussi n cessiter un modem pour la connexion Internet par ligne commut e Multim dia sp cifications de la carte vid o de la carte audio Prises ext rieures pour hauts parleurs et micro Hauts parleurs internes ou externes Claviers type de clavier symboles lettres et type de connecteur Souris type de souris et type de connecteur Facteur forme tour verticale ou horizontale dimensions en fonction de l espace disponible o le mat riel sera install Besoins lectriques demandez des mod les base consommation d nergie demandez les c bles n cessaires le voltage correct et les Page 23 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES Globa
31. ieurs r gions ou d obtenir de meilleurs prix Page 40 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org gesce Global e Schools and Communities Initiative Sp cifications techniques versus crit res economiques la notation des offers Le gagnant devrait en principe tre d termin par la notation des offres qui est le total des points attribu s pour les crit res techniques et autres l ments pour un prix propos et cela bien s r si toutes les exigences administratives sont remplies les pr requis La pond ration des param tres techniques et de prix sur la d cision finale d pend du type de produit demand des r gulations locales et douani res Par exemple vous pouvez dire que les param tres techniques repr sentent 50 des points attribu s et le prix les 50 restants Si la technologie est tr s sp cifique les param tres techniques auront plus d importance pour vous et si cela ne vous d range pas de payer plus pour acheter du mat riel et des services de meilleures qualit s les param tres techniques peuvent repr senter 60 Si par contre si vous envisagez des marchandises pour lesquelles les param tres techniques sont bien connus et que rien ne peut tre am lior except le prix alors les param tres techniques peuvent repr senter 30 et le prix 70 Pour attribuer les points aux prix propos s vous pouvez utiliser une m thode de notation au prorata plut t qu
32. isateurs 33 D finir la formation des utilisateurs iii 33 Strat gies d achatetmodeles 5 528255885 r aaa ar NAN fete ini ci 35 Procurement examples ss iiiiisssseeeeinnenseeeeeeeerreeeeneeneeeneneeeneeeeeeeeeneeeeeeeeenenns 38 Page 2 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org Global e Schools and w Communities Initiative L valuation technigUG nesnenin iiaae air EE ETE E EAA EEEE EE A SE 39 Les param tres d valuation technique is 39 Sp cifications techniques versus crit res conomiques la notation des offers 41 Le processus d valuation iii 44 Apr s l appel d Oe csiis nsns aeaaeae aaae aa eea setcetandsadeladrccedindccsedsdsehrehanteatsiadgecesianteatsiadesheshanteazebads hs 46 Conclusions EET TTT TTE TTET TT T E T 46 Exemples et R f r A OS a a a a E E E E EE R 47 Page 3 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org Ay OESCI E Global e Schools and LS Communities Initiative Introduction La tendance int grer les TIC dans le milieu scolaire poussent les gouvernements du monde entier acqu rir des PC des p riph riques des logiciels et des services en grande quantit ce qui s ajoute aux processus d appel d offre qui sont d j complexes Notre exp rience nous a montr qu en g n ral ce type de processus est un v ritable d fi x et que les membres de
33. iste des pour et des contres des laboratoires informatiques et des ordinateurs install s dans chaque classe et galement la fa on dont il faut identifier le taux d tudiants par ordinateurs Mod les de connectivit Suggestion de lecture 1 1 Technologies Computing in the Developing World Challenging the Digital Divide par M Hooker GeSCl http w w w gesci org integration of icts into teaching and learning html f GeSCI Assessing Technology Options for Schools Report on framework and tools http w w w gesci org ict infrastruxture connectivity and accessibility html Page 13 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES Global e Schools and LS Communities Initiative Avec le nombre croissant d ordinateurs install s dans les coles il devient vident que les tudiants et les enseignants utilisent meilleur escient les TIC s ils ont acc s Internet et s ils peuvent tablir des r seaux entre eux Avec le temps les exigences pour la connectivit ont augment et les coles qui sont d j connect es ont maintenant besoin d un acc s haut d bit Les coles ne peuvent souvent pas se permettre de donner un tel acc s et bien souvent elles ne peuvent m me pas se permettre de financer l acc s par ligne commut e c est pourquoi le gouvernement assume la responsabilit de trouver des solutions pour r duire les frais et financer les co
34. ite ou pas comme les configurations les installations les r installations les probl mes de connexion les virus les sauvegardes l installation de logiciels l utilisation de logiciels etc ll y a diff rentes fa ons de fournir de l assistance aux utilisateurs par exemple a par une organisations centralis e publique ou priv e b par un fournisseur local c par des coll ges techniques du secteur ou des institutions similaires D finir la formation des utilisateurs Enfin et surtout les utilisateurs vont devoir tre form s Il y aura probablement plusieurs types d utilisateurs former e Les tudiants e Les enseignants e Les professeurs d informatique e Le personnel administratif des coles e Les personnes responsables de l assistance technique De plus la formation peut se d rouler sur le site dans un bureau central distance par Internet ou grace des manuels de formation elle sera g n ralement l association de plusieurs m thodes Page 33 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org Ay OESCI E Global e Schools and LS Communities Initiative Si vous souhaitez inclure le processus de formation pour un ou plusieurs de types d utilisateurs dans l appel d offre vous devez mentionner ce qui suit l audience le nombre de personnes qui assistera la formation dans chaque site et o cette formation aura lieu le contenu de la formation cont
35. l and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES amp Global e Schools and LS Communities Initiative Et vous pouvez m me sp cifier plus de d tails pour chacune des cat gories Evaluation Technique 50 points dont Meilleures sp cifications que 10 points demand es pour le m me prix Conforme aux standards XX et ZZ 10 points Produits assembl s localement 20 points Manuel d utilisateurs dans la langue 10 points locale Quelques commentaires sur les crit res de notation e Vous ne devez pas accorder de points pour les crit res obligatoires en effet chaque fournisseur potentiel doit se conformer chacun d eux et cela ne constitue donc pas un crit re de s lection Les crit res obligatoires doivent tre utilis s pour distinguer les fournisseurs qui remplissent les exigences minimales et qui peuvent donc tre valu s de ceux qui ne les remplissent pas et qui doivent tre cart s e Vous pouvez ajouter des points aux fournisseurs qui offrent des solutions qui d passent les exigences minimales pour le m me prix par ex un processeur plus rapide ou une p riode de garantie plus tendue e Si vous divisez l appel d offre en plusieurs lots par r gion ou par produits services c est une bonne id e d accorder plus de points aux fournisseurs qui peuvent prendre en charge plusieurs lots parce que cela permettra de faire des associations et de regrouper plus
36. l e Schools and LS Communities Initiative connecteurs adapt s votre pays Portables Identiques que pour les PC mais vous pouvez aussi sp cifier e Taille et poids e Type d cran d finition et doit il tre orientable e Type de dispositif de pointage e Type de batterie et sp cifications lectriques e S curit int gr e pour la protection des donn es et l authentification des utilisateurs Ports et type de dispositif de pointage pav tactile souris etc e Si d autres l ments doivent tre inclus comme des batteries de rechange housse et dispositif de pointage s par Imprimantes Vous devez tenir compte du TCO de l imprimante et pas seulement de son co t initial N oubliez pas que les coles devront payer les cartouches d encre et les entretiens Voici des conseils d ordre g n ral les imprimantes matricielles sont de mauvaise qualit elles demandent peu d entretien et elles sont rapides les imprimantes laser demandent beaucoup d entretien elles sont rapides et de bonne qualit les imprimantes jet d encre sont lentes bon march et demandent des entretiens intervalle moyen D autres param tres sp cifier vitesse d impression ppm r solution ppp type d interface noir et blanc couleurs co t des cartouches type de papier les c bles inclure une carte de r seau Page 24 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI
37. les hot topics Les d cideurs doivent souvent choisir entre plusieurs options qui peuvent atteindre des objectifs ducatifs donn s Dans ce chapitre nous aborderons quelques uns des ces hot topics Pour une tude compl te des hot topics r f rez vous au document GeSCl sur les hot topics e PC neufs ou d occasion les coles peuvent se servir de mat riel de seconde main pour leur laboratoire informatique ce qui permettra de r aliser des conomies sur les co ts d acquisition mais qui occasionnera sans doute plus de frais de maintenance Les PC de seconde main peuvent aussi impos s des limites quant au fonctionnement de logiciels de nouvelle g n ration e Clients l gers ou clients lourds les clients l gers repr sentent une solution technique moins on reuse pour les coles mais ils peuvent Page 20 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org 7 QESCI KA Global e Schools and w Communities Initiative imposer des limites quant la vitesse d ex cution d applications multim dia Logiciel libre ou non libre Le probl me r side dans le fait que les logiciels libres ou logiciels open source sont moins chers que les logiciels non libres ou logiciels propri taires Les partisans des logiciels libres pr tendent que ces logiciels sont bien moins chers que les logiciels non libres qu ils ne lient pas les coles avec des vendeurs et que les coles peuvent personnaliser le
38. les peuvent ne pas avoir de connexion pendant une longue p riode si le fournisseur ne comprend pas l urgence qu il y a r soudre le probleme et demande son personnel de servir des clients plus prioritaires Conclusions Ce document vous a donn des lignes directrices sur la fa on dont devrait tre tabli et valu d un point de vue technique les appels d offre pour des quipements TIC R cemment les gouvernements de pays en d veloppement ont commenc se soucier davantage de la fa on dont les appels d offre devraient tre labor s et valu s et ce principalement parce que les citoyens et les donateurs internationaux exigent un processus transparent et organis Nous esp rons que ce guide vous aidera dans votre travail et nous attendons tous les commentaires ou suggestions que vous pourriez avoir Page 46 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org ef Global e Schools and w Communities Initiative Exemples et R f rences 1 GeSCls Deploying ICTs in Schools A framework for identifying and assessing technology options their benefits feasibility and total cost of ownership http www gesci org 2 World Bank Standard Bid Evaluation Form for Supply and Installation of Information Systems http siteresources worldbank org INTPROCUREMENT Resources IS1STG BER Oct2004 Final doc _Toc62375728 4 GeSCI paper on hot topics http www gesci org 5 GeSC
39. mes et services TIC devront d clarer par crit que les produits syst mes et services fournis seront conformes ces Standards Techniques TIC Cette d claration fournira une base pour traiter les non conformit s si par exemple les TIC doivent tre renvoy s Avant la publication de l appel d offre e D terminer le comit d valuation D terminer les profils et ensuite s lectionner ou engager les personnes n cessaires pour valuer les diff rents secteurs administratif l gal les besoins en personnel et les comptables pour l information de la soci t S lectionnez les experts techniques qui poss dent les comp tences et l exp rience technique souhait e Les valuations demanderont beaucoup de temps l valuation d une seule offre peut prendre plusieurs jours Assurez vous que la dur e estim e soit connue et que les personnes soient disponibles e Cr er des mod les d valuation en fonction de la m thode de notation de pond ration Comme abord dans les chapitres pr c dents cela garantira l utilisation des m mes crit res par les valuateurs et donc la transparence Une fois les offres r ceptionn es Page 44 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org Mi OESCI E Global e Schools and w Communities Initiative e Suivez les proc dures administratives d termin es par votre service juridique e V rifiez les propositions pour vous assurer qu ell
40. n le d ploiement et l utilisation des TIC S lectionner les institutions ducatives qui recevront le mat riel Etablir un budget pour les TIC D terminer les produits et services TIC n cessaires Pour tout achat ou acquisition la premi re tape de la planification consiste d terminer ce que l on veut acheter et pourquoi on veut l acheter Les TIC se pr sentent sous de nombreuses formes diff rentes et avec toute une gamme d options ce qui explique que cette tape est cruciale Dans un premier temps le choix des produits et services TIC doit tre guid par les objectifs ducatifs que l on veut atteindre Ainsi il est primordial de d terminer d s le d but les objectifs ducatifs atteindre pour s assurer que les TIC achet s seront m me de remplir le r le qu on souhaite GeSCl a labor Page 6 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org QES Global e Schools and LS Communities Initiative un rapport complet sur le choix des options technologiques en milieu ducatif Ce rapport pr sente une s rie d tapes que les d cideurs peuvent suivre pour choisir des produits et services TIC qui leur permettront d atteindre les objectifs ducatifs qu ils se sont fix s Il est vivement recommand aux utilisateurs de ce guide d achat de lire ce rapport Pour les besoins de ce guide d achat il est important de revoir quelques unes d id es ma tresses D finir vos
41. nist re ou d une autre organisation Avant que le mat riel ne soit livr il est utile de s assurer que toutes les infrastructures n cessaires sont en place Dans ce cas cela peut inclure un laboratoire informatique des espaces d di s dans les classes des sols et des toits appropri s des meubles comme des bancs et des chaises un endroit d di au serveur une porte correcte des rideaux aux fen tres des installations lectriques des acc s Internet etc L installation se d roule en plusieurs tapes le d ballage le montage des appareils la configuration selon les normes pr d finies la connexion et le test la configuration du r seau local etc Pour finaliser le processus de r ception nous vous recommandons de d finir un protocole de r ception qui inclut tous les l ments v rifier avant d accepter le mat riel ainsi le personnel du Minist re ou de l cole peut v rifier que l installation du mat riel est conforme et qu ils en acceptent la responsabilit Estimer les co ts si vous voulez avoir une id e des co ts et du temps n cessaires pour Page 30 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org QES Global e Schools and LS Communities Initiative les installations vous pouvez essayer de faire quelques installations et configurations standard et calculer le temps que cela prendrait un technicien pour en r aliser une
42. nues qie ee 6 D terminer les produits et services TIC n cessaires is 6 D finir vos objectifs ducatifs sise 7 l approche Au MIVEAU du SYSTEM GE 2 ccssesepoceccescassdeeareecvaeecqudaeacneesanasnsudetaenessaedeuendesagueneqessueaceeapeeevgesseesdeeapmandgeassdeee 9 D terminer la plateforme TIC oe ene ee eee eee eee 10 Mod les de d ploiement lt isitsct set iietcdiciatnichaielehianiinineisietialwleliniieinidndvicnialididileninieudails 12 Mod les de connectivit iiissssssiseseeeeeneneeeeeeeeeeeeneeneeeneeeeeeeeeenns 13 Environnement local et contraintes iii 14 Etudes de r f rence afin anda OA retirent glanabiactorhetp aban seiaaibebete ere R eee clan seta en te Rent 16 Etablir Un DUJGEti isiingie nimia aad einigen ia daia 17 Standards TlO si cenauveiinanieneiativinnaeln en EE A A E E E EA E E T 19 Hot TOPICS nn n R ide nes a a R Ea E idee Aai 20 D terminer les sp cifications techniques is ieennnsnnnennneenneess 22 D terminer les logiciels inclure iii 26 D finir l amp Los EC LR seen ces eadhec esti cehesdnentpeateenel enghecdbeadvendtencdendhesdrswbeacdenibestsesubeasienfyendaentieadbesPeeneeentneadicens 29 D finir installation sur le Sites meinten dina gave EEEE E TEE E 30 Garantie maintenance et assistance technique ss 31 Garantie sca a a ote gen atin eas een ein eee ae aoe ata EE eatin ain Da ne 31 TAIT QE LT E snena a E nea aE a EAE NE a dhs ndnead Gengbengee NEEE Een 32 Assistance technique et assistance aux util
43. on du mat riel l cole et du LAN Test des installations Mise en place de l assistance technique et de l entretien y compris la maintenance pr ventive Organisation de la formation et de l assistance aux enseignants et aux tudiants Note si vous prenez en compte l approche au niveau du syst me et si vous constatez ensuite que l offre n inclue que partiellement les produits et services n cessaires n oubliez pas que vous devrez rapidement trouver les moyens de combler les manques soit en utilisant une structure du gouvernement ou les ressources de l cole soit en faisant appel un autre fournisseur Une des erreurs les importantes commises par les gouvernements est de ne penser qu aux besoins actuels acheter et installer le mat riel sans planifier de solution compl te qui inclut aussi le fonctionnement l entretien la formation et la mise jour Si on ne tient pas compte de l approche au niveau du syst me le projet ne sera pas viable dans le temps et le mat riel qui n cessite de l entretien va commencer se d grader Mod les de d ploiement En plus des nombreuses options TIC disponibles dans le secteur de l enseignement il existe aussi diff rents mod les de d ploiement Les mod les de d ploiement les plus courants sont e Mod les un pour un comme le mod le tr s populaire du one Laptop per Child OLPC un ordinateur portable par enfant ou le One Laptop per Teacher
44. place du projet a eu pour cons quence la livraison de mat riel et de logiciels d pass s Si on consid re les produits et services n cessaires il existe plusieurs options en ce qui concerne la strat gie de l appel d offre Combien d l ments de l approche au niveau du syst me allez vous inclure dans l appel d offre et combien de ces l ments seront fournis par le Minist re ou d autres organisations comme les universit s Le tableau suivant compare les pour et les contre de diff rentes options d appel d offre Mod le d appel d offre Pour Contre Seulement les gt Vu que c est la solution gt La responsabilit des fournitures le fournisseur la plus simple de fournisseurs est limit e 9 Extrait de Survey of ICT and Education in the Caribbean Regional Trends and Analysis volume 1 Infodev http w w w infodev org en publication 441 html Page 35 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org h QeSCl Global e Schools and Communities Initiative Mod le d appel d offre Pour Contre ne livre que les produits mat riel et logiciels nombreuses soci t s peuvent r pondre l appel d offre gt Cela permet d obtenir les meilleurs prix gt L appel d offre est plus facile r diger et estimer et cela permet de se concentrer sur les aspects techniques dans le temps
45. re Cl en main le gt Une solution gt Vu qu aucune soci t fournisseur livre tous les comportant un seul ne peut tout faire le produits et les services fournisseur simplifie le fournisseur devra associ s fournitures contr le et la gestion du vraisemblablement sous installation formation point de vue de l acheteur traiter et le niveau de maintenance Un exemple est le mod le BOOT en Inde S il y a le moindre probleme dans une cole avec la connectivit le mat riel un logiciel la formation les mises jour l lectricit les op rations etc le minist re doit seulement se mettre en contact avec le vendeur gt Tous les l ments de l approche au niveau du syst me sont pris en compte il n y a donc pas de frais suppl mentaires pour les coles et il n y a pas de probl me dans le fonctionnement quotidien du mat riel gt C est une solution simple et efficace autant pour l cole et le gouvernement service peut tre variable gt Les co ts seront assez lev s plus lev s que le co t de chaque l ment pris individuellement ou le co t de plusieurs appels d offre La du contenu de l appel d offre gt complexit signifie que l valuation des fournisseurs est galement tres complexe et que les offres doivent tre analys es tr s soigneusement Cela demande une quipe d valuation qualifi e et honn te Pa
46. re d tudiants Les conditions locales et les contraintes auxquelles doivent faire face l cole ex le manque d lectricit ou de salle appropri e e Quelles coles poss dent d j du mat riel TIC et lesquelles n en poss dent pas ce qui peut tre utile pour donner des priorit s au d ploiement e Quels enseignants ont d j suivi une formations sur les TIC et si l cole compte un enseignant qui pourrait tre form Page 16 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org 7 OESCI E Global e Schools and w Communities Initiative Les tudes de r f rence sont des analyses statistiques qui sont r alis es dans un chantillon repr sentatif d coles et pas n cessairement dans toutes les coles Elles peuvent tre faites en envoyant des questionnaires aux coles ou en se rendant dans les coles pour d terminer les conditions et les infrastructures L inconv nient des ces tudes est qu elles demandent beaucoup de temps et sont assez ch res si vous envoyez des personnes visiter chaque site Etablir un budget Il est important de comprendre les cons quences financi res des diff rentes options technologiques et de pr parer un budget d taill avant d entreprendre l appel d offre Les d cideurs doivent savoir s ils ont les moyens d acheter et d entretenir les TIC et s ils ont suffisamment de fonds disponibles ou dans le cas contraire ils doivent d terminer
47. s gouvernements doivent faire face a un certain nombre de problemes comme Quel type de mat riel acheter Quelles marques technologies offrent les meilleures caract ristiques et la plus longue esp rance de vie pour le meilleur prix Quel type de syst me d exploitation et de logiciel doivent tre install s et qui va entreprendre cette tache Qui prendra en charge le transport et la logistique l installation du mat riel sur chaque site Qui se chargera de l entretien et de l assistance technique au fil des ans Comment organiser l appel d offre Comment faire une estimation du budget approximatif n cessaire pour l offre Comment valuer les diff rentes offres d une fa on transparente et efficace Ce document est un r sum des recommandations faites aux Minist res de l Education lorsqu ils se chargent de mettre en place des TIC en milieu scolaire Il contient une s rie de suggestions que chaque pays peut adapter en fonction de ses besoins sp cifiques Page 4 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org a OESCI E Global e Schools and w Communities Initiative Note ce document se focalise sur le contenu technique de l appel d offre et sur les processus qui y sont associ s mais il NE traite PAS des proc dures administratives l gales ou administratives qui peuvent varier d un pays l autre Le document est organis de la fa on suivan
48. sur http w w w gesci org ict infrastructure connectivity and accessibility html Page 18 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org h OESCI E Global e Schools and w Communities Initiative l erreur de vous focaliser uniquement sur l achat de mat riel Standards TIC Certains gouvernements d cident de travailler d s le d part avec un document qui d finit un ensemble de normes standards auxquelles doivent tre conformes tout le mat riel tous les logiciels et toutes les installations Un bon exemple est Les standards TIC pour le secteur de l Enseignement ICT Standards for the Education Sector en Namibie Une fois tablis les standards TIC comportent de nombreux avantages comme gt Aider valuer tous les TIC pendant les acquisitions pour s assurer que les TIC appropri s sont achet s gt S assurer que les TIC achet s sont de bonnes qualit s fonctionnent comme pr vu et permettent d atteindre les objectifs ducatifs particuliers pr vus gt R duire le TCO gr ce aux conomies d chelle Le TCO est d fini comme tant le co t total d un bien ou d un service tout au long de sa dur e d utilisation et il inclut la fois le co t initial ou d acquisition et les co ts r currents gt Assurer l homog n it des TIC entre toutes les institutions ducatives ce qui permet de faciliter l assistance technique la maintenance l
49. t une valuation compl te du prix de l offre et de ses valeurs techniques B C low C X T T high 1 X C Prix de l offre valu e C low Le prix le plus bas parmi toutes les offres 4 Il La note technique totale attribu e pour l offre 1 Banque Mondiale Standard Bid Evaluation Form for Supply and Installation of Information Systems http siteresources worldbank org INTPROCUREMENT Resources IS1STG BER Oct2004 Final doc _T0c62375728 Page 42 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org 2 QeSCl Global e Schools and Communities Initiative Thigh La note technique la plus lev e attribu e parmi toutes les offres X La pond ration attribu e au param tre prix 1 X La pond ration attribu e la note technique L offre valu e qui atteindra la notation B la plus lev e sera nomm e l offre valu e la plus basse et elle sera ligible pour l attribution du Contrat la condition que la soci t ait t pr qualifi e Nous pouvons analyser un exemple en utilisant la notation de l offre valu e Consid rons un exemple o la pond ration du prix est de 0 5 et la pond ration des param tres techniques 0 5 Dans ce cas le T high est de 650 sur 800 et le C low est 300 Offre Note Prix C Clow T high Total des points Tech T attribu s B Soci t A 650 800 300 650 0 69 Soci t B
50. te Planification de l appel d offre e R daction des sp cifications techniques de l appel d offre Strat gies d appel d offre et mod les L valuation technique R flexion apr s appel d offre e Appendices Ce document s adresse personnel des Minist res de l Education qui planifient de d ployer au niveau national du mat riel informatique des logiciels et ou des solutions IT dans le milieu ducatif Page 5 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org a OSSO Global e Schools and Communities Initiative Planification Avant de r diger un document d appel d offre d taill et complet il peut tre utile de le pr parer et de le planifier pour garantir un processus de s lection transparent et pour obtenir le meilleur rapport qualit prix Cet exercice prendra du temps exigera des comp tences et il faudra r fl chir au processus dans son ensemble c est a dire l achat l installation le fonctionnement et l entretien du mat riel Ce chapitre vous guidera dans les tapes cl s de la planification des acquisitions de TIC en milieu ducatif Ces tapes sont D terminer et d finir les produits et services TIC n cessaires y compris les options de d ploiement la connectivit l entretien et l assistance technique Analyser l environnement local et les contraintes locales qui peuvent avoir une incidence sur la s lection l acquisitio
51. teux mais cela simplifie grandement le d ploiement Si vous choisissez cette option assurez vous que les fournisseurs vous donnent un inventaire complet des num ros de s rie de chaque produit et sa destination ainsi qu un document sign qui certifie la livraison et l installation du mat riel Estimer les co ts si vous voulez vous faire une id e des co ts de transport et d assurance du mat riel vous pouvez faire le calcul suivant 1 valuez le nombre de kilom tres depuis le centre de distribution jusqu chaque cole une approximation est suffisante 2 obtenez le prix standard de transport par km et calculez le temps de chargement et de d chargement d un camion 3 valuez le co t du mat riel qui doit tre livr dans chaque cole et informez vous du prix pour les frais d assurance du transport Le co t total par cole sera gal a la somme des frais d assurance les frais de Page 29 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org QES Global e Schools and w Communities Initiative chargement d chargement en temps les frais de transport en km D finir l installation sur le site Une fois livr le mat riel devra probablement tre install et test sur le lieu de sa destination finale Vous pouvez demander aux fournisseurs de s acquitter de ces t ches comme faisant partie du contrat ou vous pouvez d ployer du personnel du Mi
52. ts existants Il existe diff rentes options pour fournir le service et financer les co ts e rates la cr ation d un consortium d achat cr ation d ISP p dagogiques et la d r gulation du march des t l communications Vous pouvez trouver des informations compl mentaires au sujet des mod les de connectivit en acc dant School Connectivity options matrix de GeSCl Environnement local et contraintes La faisabilit d un mod le de d ploiement de technologie et d une option de plateforme TIC est d termin e par l ensemble des conditions locales de l environnement analys et la plupart du temps ces conditions locales imposent des contraintes qui influenceront le type de TIC qui peut tre d ploy Par exemple des options technologiques ne seront tout simplement pas disponibles ou elles devront tre revues la baisse pour faire face d autres contraintes locales d ordre diff rent Les quatre contraintes locales les plus couramment rencontr es dans les pays en d veloppement sont les suivantes 1 Les infrastructures de t l communications ICT Hot Topics 2008 peut tre t l chag partir de http w w w gesci org ict infrastructure connetivity and accessibility html School Connectivity Options matrix http w w w gesci org ict infrastructure connectivity and accessibility html Page 14 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org h O
53. une notation fixe qui peut parfois tre n gative Nous allons illustrer cette situation par un exemple consid rons le cas o vous avez d cidez d attribuez 300 points pour le meilleur prix le deuxi me meilleure prix se verra attribuer 280 points etc Offre Notation Prix Notation prix Total des technique points attribu s Soci t A 650 1 000 280 930 Page 41 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org h QESCI KA Global e Schools and LS Communities Initiative Offre Notation Prix Notation prix Total des technique points attribu s GAGNANT Soci t B 620 400 300 920 On peut remarquer que m me si les deux soci t s ont des notations techniques tr s peu diff rentes le fait d attribuer des notations pour les prix vous feront choisir la soci t dont le prix est plus de deux fois plus lev que l autre Pour viter de type de probl me il peut tre utile d utiliser une notation au prorata avec une formule comme la notation du prix le prix le plus bas le prix valu des autres offres x pond ration du prix le prix le plus bas se voyant attribuer la note maximale On peut galement utiliser une formule plus compl te comme celle recommand e par la Banque Mondiale pour les achats complexes Une notation d offre valu e B sera calcul e pour chaque offre en utilisant la formule suivante qui perme
54. x standards fil Nombre et type de ports Type d antenne Page 25 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCI http www gesci org JESCICE Communities Initiative Fonctionnalit et protocoles ex HTTP NAT DHCP Firewall El ments de s curit Projecteurs multim dias R solution lumens poids taille comptabilit vid o ports Dur e de vie moyenne des lampes Note Prenez en compte que le co t des lampes peut tre tr s lev c est pourquoi il vaut parfois mieux en acheter quelques unes de rechange en m me temps que l achat initial Note Nous recommandons que certaines caract ristiques par ex vitesse du processeur du PC d finition de l imprimante soient d finies comme des minimum ou des caract ristiques souhait es Si celui qui r pond l appel d offre d cide de vous offrir un produit plus rapide ou de meilleure qualit pour un prix int ressant cela pourrait constituer un l ment positif compl mentaire pour l valuation technique de l offre D terminer les logiciels inclure Le mat riel d acc s PC portables serveurs n cessitera des logiciels pour fonctionner y compris des syst mes d exploitation des applications et des outils p dagogiques Vous devez d terminer lesquels vous souhaitez inclure dans l appel d offre et lesquels vous souhaitez acheter et installer plus tard dans le Minist re et les coles Vous deve
55. z penser Le syst me d exploitation voulez vous qu il soit pr install Les licences de logiciels pr install s ou OEM sont g n ralement moins ch res bien que plus ch res que les taux qui peuvent tre obtenu par les Minist res gr ce aux volumes Il en va de m me pour les licences de logiciels commerciaux ou ducatifs Page 26 of 47 Global e School and Communities Initiative GeSCl http www gesci org h QESCI KA Global e Schools and LS Communities Initiative Y a t il des applications gratuites que vous aimeriez faire installer Par exemple un navigateur Internet un logiciel pour les e mails des lecteurs de documents un logiciel de compression de fichier etc Aurez vous besoin d un logiciel antivirus antispam des outils de filtrage de contenu Configuration du mat riel qui sera en charge de la configuration des logiciels qui d finira les utilisateurs les profils la s curit etc Vous devrez galement vous pr occuper du sch ma de licence pour chaque logiciel install A moins que vous n utilisiez des logiciels libres les logiciels commerciaux ont un co t de renouvellement annuel par utilisateur par cole ou seulement un co t initial Vous devez analyser soigneusement les licences de chaque logiciel que vous achetez et pr voir les fonds pour les renouveler si n cessaire Soyez plus que vigilant quand vous d crirez vos besoins exacts en ce qui concerne l
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