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Guide des approvisionnements - Affaires étrangères et commerce

1. 110 Appendice 3B Rapport d AAE Description des articles du bon de commande 111 Appendice 4A Garantie de soumission et cautionnements d ex cution ss ssesseesee 112 Appendice 4B Mod le de lettre d accompagnement ssssssessesessessseesseseesseesressessresse 114 Appendice 4C Instructions l intention des soumissionnaires 115 Appendice 4D Documents soumettre avec l offre s snssssessesersseessessssressessessressesse 122 Appendice 4E Conditions g n rales sie en te 127 Appendice 4F Conditions particuli res 4 ssssesennstennrinuenetlhiaiisnnt 140 Appendice 5 D cision recommandation pour l attribution du march ssse0e0 144 Appendice 6A Appel d offres pour des accords d offre commandes AOC 146 Appendice 6B Mod le de commande subs quente un AOC nsssssssessessesessssesssrseesese 148 Appendice 7 D claration d acceptation eseessesessseseesesseseessseseesseseesessesresesseesessesee 150 Appendice 8A Certificat de transfert et d acceptation essessssessssseesessesetsessesesseseesses 153 Appendice 8B Liste de contr le pour le transfert ss sssseseesesseesesseseesessesesseseesesserees 154 Appendice 8C Certificat de transfettoe RSR ne es aae e AT 158 Appendice 9 Lettrede garantie ssh nant D E ia a ER 159 Appendice 10 Glossare e e E at 161 Page 5 Guide des approvisionnements de biens et services connexes 1 Introduction
2. En d autres termes on doit se demander s il faut les acheter au Canada aide li e ou dans le pays b n ficiaire aide non li e En d finissant le pays d origine des biens on peut commencer effectuer les recherches pour tablir s il convient que le Canada s engage fournir les biens ayant trait au projet et s il faut apporter des modifications la liste des biens que devrait fournir le Canada c est dire proc der des changes avec d autres pays donateurs ou le pays b n ficiaire Si on fait appel ult rieurement une agence d ex cution pour ex cuter le projet ce qui peut comprendre le mandat d assumer en partie la responsabilit de l approvisionnement la pr paration des devis de biens peut faire partie des responsabilit s de l agence d ex cution Par ailleurs on peut d cider de faire appel un expert conseil diff rent pour pr parer le devis m me si l agence d ex cution est appel e coordonner l achat des biens pour le projet r aliser 5 3 1 Responsabilit de l agence d ex cution Si l approvisionnement fait partie des responsabilit s de l agence d ex cution et quel que soit le responsable de la pr paration du devis ce derni r doit s assurer que le devis permet d exercer les activit s d approvisionnement conform ment aux exigences du projet et aux objectifs des politiques de l ACDI Voici les principaux l ments de la responsabilit de l agence d ex cution pour ce qui a trait aux P
3. La section 4 4 porte sur les garanties La section 4E 25 de l appendice 4E pr sente un mod le de clause de garantie Page 87 12 Modalit s de paiement et contr le financier 12 1 Modalit s de paiement On doit d finir les modalit s de paiement des biens et des services connexes li s un projet dans le protocole d entente conclu entre le Canada et le pays b n ficiaire Les documents portant sur le projet et tous les contrats conclus avec les agences d ex cution doivent donc s harmoniser avec les modalit s de paiement d finies dans les protocoles d entente Les contrats pass s entre les agences d ex cution et les fournisseurs doivent galement tenir compte de ces modalit s de paiement Il existe essentiellement deux types de modalit s de paiement 1 l ACDI paie directement les fournisseurs cf la section 12 2 2 une agence d ex cution paie directement les fournisseurs cf la section 12 3 L ACDI se r serve le droit d examiner tous les documents et de v rifier tous les comptes pendant et apr s le paiement pour ces deux types de modalit s de paiement 12 2 Paiement effectu par l ACDI Il s agit du type de modalit s de paiement le plus r pandu L ACDI peut 1 payer les fournisseurs au nom du pays b n ficiaire ou de ses mandataires Elle doit alors tablir une confirmation de commande pour confirmer les conditions de paiement du contrat du fournisseur on doit respecter ces conditions avant que l ACDI pu
4. 8 sant et s curit 9 pr occupations environnementales 14 4 Gestion des stocks Si on d cide d utiliser les installations d entreposage du pays b n ficiaire il est peut tre pr f rable de se servir aussi de son propre syst me de gestion des stocks Cela facilitera le transfert du projet Voici entre autres les facteurs dont on devrait tenir compte lorsqu il s agit de d cider si on doit tablir un nouveau syst me de gestion des stocks ou int grer la gestion des stocks au syst me du pays b n ficiaire 1 qui aura la charge des biens 2 quelle sera la compatibilit du syst me de gestion des stocks du pays b n ficiaire par rapport aux exigences du projet La gestion des stocks doit galement tenir compte du contr le des articles qui peuvent tre consomm s et dont il faudra ventuellement regarnir les stocks Dans la gestion de ces articles par exemple les pi ces de rechange ou les lubrifiants on peut notamment tenir compte des facteurs Page 95 3 les consid rations de budget et de co ts 4 les niveaux minimum et maximum de stocks 5 les stocks de s curit conserver 6 les points de renouvellement des commandes quantit s de commandes conomiques 7 l utilisation de fiches de gestion des stocks si les syst mes lectroniques perfectionn s de gestion des stocks sont peu pratiques On devrait songer mettre au point un certain type de syst me de num rotation des stocks pou
5. certaines exigences prescrites Certificat d origine certificate of origin Document pr cisant la provenance des marchandises import es Commande purchase order Offre crite adress e par l acheteur au fournisseur et exprimant l ensemble des conditions d une op ration commerciale ventuelle Commande pass e en vertu d un accord d offres ou d un contrat call up Commande ou demande de livraison transmise directement au fournisseur pour obtenir du mat riel en vertu d une offre commandes ou d un contrat n goci ant rieurement Confirmation de commande purchase order confirmation Document envoy au fournisseur pour confirmer que l ACDI le paiera directement au nom de l acheteur conform ment aux conditions du bonde commande Contrat contract Accord sanctionn par la loi librement conclu c est dire une offre accept e entre des parties comp tentes qui s engagent moyennant une contrepartie licite accomplir ou ne pas accomplir une action Il est essentiel pour cr er un contrat que les parties aient l intention que l accord qu elles concluent ait des cons quences juridiques et soient ex cutoires aux termes de la loi Voici les l ments essentiels du contrat a l offre et son acceptation b la capacit des parties de conclure le contrat c la contrepartie justifiant le contrat d un accord ou un consensus commun e le caract re licite de l objet du contrat f la d finition suffisammen
6. tre solidement tay es et tre clairement d fendables 1 3 Objectif de la politique Les march s d approvisionnement relatif aux projets d aide que finance l ACDI visent faire l acquisition de biens et de services connexes de fa on offrir aux pays b n ficiaires et au Canada le meilleur rapport qualit prix en respectant la politique cadre selon laquelle on doit attribuer les march s du gouvernement du Canada 1 4 Enonc de politique Le Conseil du Tr sor exige que les march s d acquisition de biens et de services connexes soient attribu s de fa on 1 r sister au crit re de l examen public en mati re de prudence et de probit favoriser la Page 6 concurrence et respecter l quit dans la d pense des fonds publics 2 assurer la pr pond rance des besoins op rationnels 1 5 Exemptions au titre de la politique en mati re d aide Les subventions et contributions attribu es en vertu du programme d aide sont exclues d un certain nombre d exigences de la politique sur les march s du gouvernement du Canada Par exemple bien qu assujettis l Accord sur le commerce int rieur les march s de l Etat portant sur l aide offerte aux pays en d veloppement sont exempt s des dispositions de l Accord de libre change nord am ricain ALENA et de l Accord relatif aux march s publics de l Organisation mondiale sur le commerce AMP OMC Il peut arriver que ces exemptions soient modifi es ou supprim es Il app
7. ventuellement des fonds des mat riaux des biens d quipement des produits et des services que l on souscrive ou non des polices d assurance Il appartient tous ceux et celles qui participent un projet financ par l ACDI de g rer sainement les risques La gestion des risques devrait commencer lorsqu on conclut le protocole d entente du projet et prendre fin lorsque ce projet est effectivement r alis Si une agence d ex cution est responsable de la r alisation du projet elle est galement responsable de la perte ou de l endommagement des biens utilis s dans le contexte des projets dont elle a la responsabilit ultime Du fait de cette responsabilit la gestion des risques est un l ment important du r le de l agence d ex cution 4 2 1 Principe de la gestion des risques Selon le principe adopt dans ces lignes directrices la gestion des risques vise en fait une saine gestion ax e sur la pr vention des pertes des dommages des retards et des suppl ments de co ts de Page 27 quelque nature que ce soit pendant le processus d approvisionnement On peut g rer efficacement les risques par les moyens suivants a une saine planification et un contr le efficace du cycle d approvisionnement y compris les mesures d urgence b l obtention de la part des fournisseurs de garanties financi res suffisantes adapt es et correspondant aux co ts des approvisionnements c le recours des retenues dans les
8. Lorsqu il accepte les biens livr s sans noter rigoureusement les anomalies le destinataire confirme que le fournisseur s est acquitt des obligations contractuelles Si le destinataire n est pas parfaitement satisfait des biens livr s il peut accepter les biens mais noter les lacunes par crit dans un document d acceptation pertinent Les biens sont alors accept s sous condition le fournisseur doit soit corriger les lacunes soit compenser l acheteur en cons quence par exemple en l indemnisant Ces questions sont expos es dans la section 11 5 5 G n ralement le protocole d entente du projet pr cise que tous les biens achet s pour la r alisation du projet appartiendront au pays b n ficiaire Lorsqu elle est le destinataire l agence d ex cution est le gardien des biens jusqu ce que leur propri t soit officiellement transf r e au pays b n ficiaire au moyen de certificats d acceptation du transfert cf la chapitre 15 S il est le destinataire le pays b n ficiaire devient propri taire et responsable des biens au moment o il en accepte la livraison 11 2 Planification L acceptation de la livraison des biens peut constituer la responsabilit du pays b n ficiaire ou d une agence d ex cution Cette responsabilit doit tre constat e dans le protocole d entente du projet dans le contrat conclu avec l agence d ex cution et dans le plan d approvisionnement du projet cf le chapitre 3 En plus des autres l
9. c d pr ciser les exigences g n rales ou d taill es pour la v rification de la qualit et des quantit s pr ciser toutes les exigences relatives l inspection et aux essais d crire la marche suivre lorsqu on constate que des articles sont d fectueux et ou ne respectent pas les devis d crire les conditions souhait es pour la garantie 3 Les facteurs relatifs au d placement et la manutention cf le chapitre 11 a b c d e f pr ciser le mandat des services de groupage ou d exp dition pr ciser les exigences relatives l emballage au conditionnement dans des caisses et au marquage indiquer le degr voulu de protection et de pr servation pr ciser les moyens de transport et d exp dition indiquer les calendriers et les points de livraison voulus indiquer les mesures de s curit et de protection notamment pour la manutention du mat riel dangereux 4 Les facteurs op rationnels a b c d e d finir les exigences de rendement et d entretien de l quipement et des machines d finir toutes les exigence relatives aux manuels et aux notices de fonctionnement en veillant tenir compte des exigences linguistiques d finir toutes les exigences de formation du personnel charg du fonctionnement et de l entretien d finir toutes les exigences ou dispositions respecter pour le montage et l installation pr ciser les conditions g ographiques et c
10. confi s un fond de pouvoir d sign par le pays b n ficiaire Ces biens ont pu tre livr s directement par des fournisseurs ou confi s un pays b n ficiaire par la voie d un processus officiel de transfert Veuillez consulter le chapitre 15 pour de plus amples renseignements sur le processus officiel de transfert 13 7 Rapports sp ciaux ou extraordinaires Dans certains cas il peut tre n cessaire de d poser des rapports sp ciaux ou d urgence L ACDI le pays b n ficiaire ou m me l agence d ex cution qui juge que la situation le justifie peut exiger ce type de rapport qui porte g n ralement sur une question ou une pr occupation qui demande une attention imm diate Il peut s agir par exemple d un changement qu on propose d apporter un plan d approvisionnement ou de la perte ou de l endommagement de biens pendant le transport On doit porter l attention de l ACDI pour approbation les activit s ou m thodes d approvisionnement qui Page 92 sont diff rentes de celles qui ont t approuv es dans le plan d approvisionnement avant de les mettre ex cution Page 93 14 Responsabilit s relatives la gestion des stocks 14 1 Introduction La responsabilit des biens ayant trait au projet entre leur livraison par les fournisseurs et leur transfert un pays b n ficiaire constitue un aspect essentiel de la gestion des stocks Les techniques de gestion des stocks ont donc une incidence consid rable su
11. l ACDI et le pays b n ficiaire sont les co b n ficiaires des assurances souscrites Les indemnit s vers es serviront financer les pertes 4 7 1 Planification des assurances On devrait prendre les d cisions relatives aux assurances pendant la phase de planification des approvisionnements li s au projet Voici les facteurs dont on tiendra compte 1 la n cessit de souscrire une assurance ou non 2 les consid rations relatives la propri t et les points ou lieux de cession de la responsabilit des biens 3 la nature et l tendue des assurances souscrire 4 les primes d assurance 5 le b n ficiaire et le mode de r glement ventuels 6 la politique et les lois du pays b n ficiaire sur les assurances 4 7 2 Demandes d indemnit s Quelles que soient les conditions de la police d assurance souscrite l assur doit s acquitter en cas de dommages ou de pertes de certaines obligations pour tre indemnis int gralement par la compagnie d assurance Ces obligations consistent 1 ne n gliger aucun effort pour r duire les pertes ou dommages suppl mentaires 2 pr venir aussit t l agence d assurances la plus proche de la compagnie pour a prendre des dispositions afin d valuer les dommages ou les pertes b lui remettre les documents commerciaux ou de transport pour l assurance transport Page 34 3 4 5 n cessaires au calcul des indemnit s pr senter une demande d indemnit
12. l agence d ex cution doit pr ciser dans les contrats convenus avec les fournisseurs tous les certificats de garantie d poser Ces certificats devraient indiquer la dur e des garanties et les entreprises charg es d ex cuter les garanties et de fournir les pi ces de rechange Il peut s agir des fournisseurs eux m mes de fabricants ou d agents de la localit Si une agence d ex cution veut transf rer les biens avant la fin de la garantie les contrats des fournisseurs et les certificats de garantie devraient pr ciser que les garanties sont cessibles aux fond s de pouvoir d sign s du pays b n ficiaire Si les garanties sont toujours en vigueur au moment du transfert l agence d ex cution devrait le faire savoir au pays b n ficiaire Elle devrait notamment faire conna tre au pays b n ficiaire ses obligations en ce qui concerne le respect des conditions des garanties L agence d ex cution devrait joindre les certificats de garantie au dossier de documents de transfert Les garanties font l objet de la section 4 4 et de l appendice 4A 15 6 Formation On doit tenir compte de toutes les activit s de formation n cessaires dans le plan d approvisionnement cf la section 3 5 et dans le calendrier des activit s de transfert officiel Les programmes de formation devraient s adresser non seulement au personnel charg du fonctionnement et de l entretien de l quipement transf r mais aussi au personnel local de formation
13. ou si la date d expiration est pass e Recevez nos salutations distingu es Pour le client Pour la banque Signataire autoris et sceau Signataire autoris et sceau No de la garantie Page 159 Appendice 10 Glossaire Ce glossaire comprend les termes couramment utilis s dans la gestion du mat riel et dans l achat des biens et des services connexes On conseille l utilisateur de ce guide de consulter les INCOTERMS dition 2000 publi s par la Chambre de commerce internationale pour prendre connaissance d autres d finirions de termes commerciaux ainsi que des droits et responsabilit s des fournisseurs et des acheteurs li s au transport au chargement au d chargement et l entreposage des biens entre autres Il faut signaler que les dispositions particuli res des diff rents contrats conclus entre les parties l emportent sur toutes les r gles exprim es dans la publication INCOTERMS 2000 En outre les agences d ex cution pourraient juger utile de consulter la publication de l Office des normes g n rales du Canada sous le titre Terminologie de la gestion du mat riel CAN ONGC 116 1 90 juin 1990 et le Glossaire des termes de gestion de l information sur le mat riel pour le gouvernement canadien mars 1993 pr par par le Conseil du Tr sor Cette annexe dresse la liste alphab tique des termes et de leur d finition dans le domaine de la gestion du mat riel selon le point de vue des marc
14. riel Mission canadienne Canadian post mission Terme d signant l ambassade le consulat le haut commissariat ou la mission technique du Canada accr dit par un pays b n ficiaire Modification apport e au contrat contract amendment Adjonction suppression correction ou modification que l on convient d apporter un contrat N gociation negociation D marches aboutissant un accord entre un vendeur et un acheteur sur les conditions d un contrat Norme standard Sp cification tablie par un comit repr sentatif constitu d un large ventail de parties int ress es pr c dant par voie de consensus laquelle norme est diffus e par un organisme reconnu de diffusion de normes Page 167 Offre a commandes standing offer Une entente aux termes de laquelle un fournisseur s engage offrir sur demande des biens et des services d crits dans l offre selon les prix et la structure de prix indiqu s et suivant les conditions de l offre L offre commandes n est pas un contrat Une demande d achat ou une commande confirme l acceptation de l offre commandes et constitue ainsi le contrat On emploie aussi l expression offre permanente Offre ferme firm offer Proposition pr cise en vue de vendre quelque chose aux conditions nonc es Une telle offre lie l auteur de la proposition jusqu au moment pr vu de l expiration Option d achat buyer s option Privil ge d acheter des produits titres ou val
15. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 la mention appel d offres demande de propositions ou demande de prix selon le cas la date du document le titre et le num ro de l appel d offres le num ro de projet de l ACDI le nom de l acheteur le nom de l organisme ou de l entreprise qui lance l appel d offres de m me que le nom du mandant dans le cas d un mandataire la description du projet la description des mati res et de l quipement vis s par l appel d offres ainsi que des services connexes une d claration d intention pour la conclusion d un march ou l acceptation d une offre commandes une br ve description des crit res d valuation des soumissions la date et l heure de cl ture pour le d p t des soumissions le lieu o elles doivent tre d pos es ainsi que la forme imprim et ainsi de suite et le nombre d exemplaires Un mod le de lettre d accompagnement est reproduit dans l appendice 4B 7 3 Instructions l intention des soumissionnaires L appendice 4C comprend un mod le de pr sentation pour les instructions l intention des soumissionnaires Selon les biens et les services connexes acheter on peut reproduire dans les Page 47 documents les articles ci apr s en plus des articles adapt s la situation 7 3 1 Introduction On devrait d crire bri vement l objectif et les conditions g n rales du projet On devrait galement d fin
16. 27 4 1 G n raliteS ne RE RE ttes ts a liens 27 42 Gestion des FISQU S ne Re en a a 27 4 3 Garanties FINANC S onoono i nelle ne E ai 28 KA Garante e ANR R nee E EA E et te 32 4 5 Garantie des paiements anticip s anne nn nn 33 4 6 Garantie p ur acomptes sacii enn e ae e ve 33 4T JASSUTANCOS oiii un iiia E E aaa a sr a Eiin 33 DeVis a e E E RA E E A T A E A ee ae 36 5 1 G n ralit s ehois ineei n es A E O 36 LL RH LE RE E E E AR E T 36 5 3 Responsabilit de la pr paration des devis s sn snseseessesseessosseesessrssresseesesresseeseesresseesse 36 54 Pr paration des devis ann ne TN RS Al Tr 37 6 S lection des fournisseurs 28e nn se ne Russes ie ant GO es 41 6 1 POHTIQUE nest a dt A he nt ds EESE te 41 6 2 S lection des fournisseurs march s concurrentiels essssseesssseessereesseeeessssressssrrersse 41 6 3 S lection des fournisseurs march s non concurrentiels ssssseesseseesserresseseeesssrreesseeee 41 6 4 S lection des fournisseurs et lancement de l appel d offres ss snsesnessesesssseseeseessesee 42 6 5 tablissement des listes de fournisseurs ssssssosssoosoonoossooooosoonsonoissoossorssorsinrorrnronn 42 6 6 Pr selection ETAT Re De ce PR ee Re nv 43 T Appels d Offres inner a tel rss e des lee te RO 45 7 1 EAE E E E E E E E E E E EOE 45 7 2 Lettre d accompagnement des documents d appels d offres ss ssessssseessesesssessessessees 47 7 3 Instructions l intention des soum
17. 8 1 10 G stion d s projets de VTACDI Sr ne EEO sn Na a a 8 LUE 5s i 2AE o E ET A EE E EEEE E 9 Modes et pouvoirs d attribution des march s et exigences relatives au contenu canadien 10 2 1 Modes d attribution des march s ayant trait aux programmes d aide Aper u 10 2 2 Pouvoirs du gouvernement du Canada en mati re d achat ss ssesseesesseseesseseesessesesse 10 2 3 Pouvoirs d attribution des march s du gouvernement du pays b n ficiaire 00 000 12 2 4 Politique sur le contenu canadien pour les produits de base et les biens 0000000000000 13 2 5 Approvisionnement en vertu des accords de contribution esesssssssessseeseesersseessesessee 16 Planification de l approvisionnement 17 3 1 Introductio seisa e a T E a a E a a M ARS 18 3 2 M thodes et proc dures de l approvisionnement ss sssssssseeseeseesseesseseesseesseseessressesess 19 3 3 Volets de l attribution des march s 2er matin 20 24 EopistigUiee a e a a A a a E a EA cn 23 3 5 Formation travaux sur les lieux et gestion des stocks sssssessssssessesssesrosseesessressrese 25 3 6 Acceptation et transfert officiels des biens ayant trait au projet ssesssssssssessesesseesse 25 3 7 l ments dinar ad den Pie Au ee 25 Garanties financi res et assurances
18. 8 Les p nalit s en cas de retard ou de vices de livraison 9 Les pi ces justificatives exig es pour le paiement 11 3 2 Responsabilit s Bien que les fournisseurs soient responsables de la livraison aux termes de leurs contrats l ACDI l agence d ex cution le pays b n ficiaire et la mission canadienne doivent intervenir pour faciliter la livraison des biens Le lecteur trouvera ci apr s un expos de leurs responsabilit s en mati re de livraison 1 ACDI L quipe de projet de l ACDI peut faire appel aux services de l expert en logistique de l Agence afin d examiner les m thodes propos es pour l acceptation des livraisons telles qu elles sont d crites dans le plan d approvisionnement et de faire des observations ce sujet On peut aussi demander des conseils sur les probl mes relatifs au transport 2 Agence d ex cution Si elle participe au march l agence d ex cution doit exercer les activit s suivantes afin de veiller l efficacit de la livraison et de l acceptation des biens a pr parer un plan d approvisionnement tablissant les m thodes de livraison et d acceptation et attribuant la responsabilit de chaque activit b pr parer pour les documents d appel d offres et les contrats des clauses de livraison d crivant les responsabilit s et les obligations du fournisseur dans la livraison des biens de m me que les conditions d acceptation c faire conna tre aux agents aux fournisseurs aux
19. Aux termes du contrat qui tablit son mandat elle a le dernier mot quant l acceptation ou au rejet des biens Page 161 Avance justifier accountable advance Avance de fonds vers e pour un besoin particulier et imputable aux cr dits des services aff rents Avis d exp dition advice of shipment Avis adress l acheteur pour lui faire savoir que des biens ont t exp di s et renfermant g n ralement les d tails du colisage et de l acheminement entre autres Bon de commande purchase order Voir sous le terme commande Bordereau de marchandises packing list ou packing slip Etat pr par par l exp diteur mais que le transporteur n exige pas donnant les d tails relatifs l emballage des marchandises Un exemplaire est habituellement envoy au destinataire en vue de faciliter la v rification des marchandises exp di es au moment de leur r ception Aussi appel bordereau d emballage Cannibaliser cannibalize Retirer les pi ces utilisables d un ensemble pour les utiliser comme pi ces de rechange Catalogage cataloguing Ensemble des travaux que le service du catalogage doit accomplir pour designer classifier d crire et num roter tout article d approvisionnement Ces travaux peuvent comprendre la compilation et la publication proprement dites de guides de catalogues ou de manuels Cautionnement bond 1 Cautionnement ou caution de soumission bid bond Convention crite ou c
20. Lorsqu il signe le volet d acceptation de ce certificat le repr sentant du pays b n ficiaire reconna t officiellement que les biens ont t transf r s au fond de pouvoir d sign par le pays b n ficiaire et que ce dernier les accepte 15 3 M thodes de transfert et d acceptation Voici la marche suivre pour transf rer officiellement des biens aux pays b n ficiaires On recommande que l agence d ex cution prenne l enti re responsabilit de l application de ces m thodes de transfert Cela devrait tre pr cis dans le contrat conclu avec l agence d ex cution Toutefois il se peut que l ACDI veuille intervenir davantage dans l un quelconque des aspects de cette marche suivre 1 L agence d ex cution tablit et met jour la liste des biens en stock plac s sous sa garde Cette liste d signe les diff rents articles et pr cise les quantit s les num ros de s rie et de catalogue et l endroit o ils sont stock s 2 L agence d ex cution effectue les inspections et les essais n cessaires sur les biens transf rer 3 L agence d ex cution pr pare l intention de l ACDI un rapport sur l tat des biens transf rer Ce rapport devrait comprendre une estimation des frais de r paration ainsi que des recommandations sur les articles qui devraient tre radi s selon l agence d ex cution 4 Avec l accord de l ACDI on prend la d cision de r parer ou de r affecter les articles endommag s Page
21. Voici un mod le de libell qu on peut utiliser pour demander une garantie de soumission et pour r diger la garantie proprement dite Chaque offre doit tre accompagn e d une garantie de soumission sous la forme de 1 mise par une banque canadienne ou une soci t de cautionnement pour une somme lea 2 du montant total de l offre 1 Selon le cas une lettre de garantie un cautionnement de soumission une caution de soumission ou autre 2 Pr ciser le pourcentage La garantie de soumission doit tre pr sent e selon le mod le ci joint et tre remplie sans rien biffer La garantie de soumission d pos e par les soumissionnaires non retenus leur sera retourn e dans les nombre jours apr s le d pouillement des soumissions 4A 2 Cautionnements d ex cution Voici un mod le de libell qu on peut utiliser pour demander un cautionnement d ex cution et pour r diger la garantie proprement dite A noter que les termes cautionnement d ex cution garantie de bonne fin caution d ex cution et cautionnement ou caution de bonne fin sont synonymes Le soumissionnaire retenu devra d poser en faveur de l acheteur un cautionnement d ex cution portant sur une somme repr sentant _ de la valeur du contrat Exemple de cautionnement d ex cution veuillez noter que chaque soci t de cautionnement a son propre mod le de cautionnement d ex cution On conseille de v rifier la teneur de la garant
22. biens pour des projets d aide 1 1 Pouvoirs d attribution de march s d acquisition de TPSGC Le R glement sur les march s de l Etat stipule que le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peut sans demander l approbation du Conseil du Tr sor a b c passer des march s d acquisition si la somme verser en vertu du contrat n est pas sup rieure deux millions de dollars lorsqu il s agit d un march non concurrentiel ou si elle ne d passe 20 millions de dollars lorsqu au moins deux soumissions valables ont t d pos es et que la soumission la moins disant a t retenue majorer la somme verser en vertu d un march d acquisition d un montant total qui n est pas sup rieur un million de dollars lorsqu il s agit d un march non concurrentiel ou d un montant total qui ne d passe pas cinq millions de dollars dans le cas d un march concurrentiel les pouvoirs de TPSGC lorsqu on fait appel au Service d appels d offres lectroniques Service MERX s l vent 40 millions de dollars pour la passation des march s et 20 millions de dollars pour les modifications 1 2 D l gation de pouvoirs d acquisition de biens qu accorde TPSGC l ACDI L ACDI peut sans demander l approbation du Conseil du Tr sor a passer des march s d acquisition si la somme verser en vertu du contrat n est pas sup rieure 40 000 lorsqu il s agit d un march non concurrentiel ou si elle ne d pass
23. cas utiles La retenue est une somme que l on retient en vertu d un contrat conform ment l article 35 de la Loi sur la gestion des finances publiques On s en sert pour assurer l ex cution du contrat et viter de verser des sommes en trop par rapport l avancement des travaux d la souscription d assurances commerciales pour les risques relatifs aux biens et qui sont ind pendants de la volont du fournisseur ou de l agence d ex cution par exemple pendant le transport 4 2 2 Planification et contr le Le plan d approvisionnement d taill cf le chapitre 3 doit tenir compte des risques de retard des fournisseurs dans la livraison des contraintes de temps du transport l tranger et des d lais n cessaires pour s acquitter des formalit s d exportation et d importation L agence d ex cution doit exercer un contr le gr ce une relance et un suivi rigoureux et en faisant appel des mesures d urgence planifi es 4 2 3 Planification des mesures d urgence On peut subir des pertes financi res lorsqu un fournisseur ne s acquitte pas de ses obligations contractuelles ou que des biens sont perdus ou endommag s pendant le transport on peut recouvrer ces pertes en exer ant les garanties financi res ou en d posant des demandes d indemnit s aupr s des compagnies d assurances Or les retards qui peuvent survenir lorsqu il faut recommencer le processus d approvisionnement peuvent nuire la r ussite du projet vis c
24. ch ant Le pays b n ficiaire et l ACDI doivent faire partie de la liste des destinataires des rapports 4F 3 Assurances Page 140 Les biens vis s par ce contrat devront faire l objet de ___ 1 Les polices d assurances souscrites porteront sur la dur e comprise entre 2 et 3 Le fournisseur devra soumettre l acheteur une preuve d assurance au plus tard _ nombre _ jours avant la livraison 1 Type d assurance 2 Dur e de la protection soit pendant le transport l entreposage et ainsi de suite 3 Conditions moment et lieu o prend fin la responsabilit du fournisseur 4F 4 Emballage et marquage La pr paration de la livraison devra r pondre aux conditions pr cis es dans les documents d appel d offres Le fournisseur devra pr parer l emballage de tout l quipement de fa on le prot ger contre les dommages et les pertes pendant le transport Le fournisseur fera appel la m thode d emballage pr cis e dans les documents d appel d offres Il pourra sugg rer de recourir une m thode sup rieure ou quivalente dans ce cas il devra demander l approbation de l acheteur Le marquage devra respecter les modalit s suivantes Veuillez consulter le chapitre 11 pour prendre connaissance des d tails sur l emballage la mise en caisse et le marquage 4F 5 Documents d exp dition Le fournisseur devra effectuer les livraisons selon les modalit s indiqu es dans le calendrier de liv
25. crire les activit s planifi es d un projet A ce titre le tableau des activit s d approvisionnement exposant le calendrier des activit s du cycle d approvisionnement et mettant en vidence les principales tapes du projet et les dates critiques peut constituer un l ment indispensable du plan d approvisionnement La section 3 1 de ce chapitre dresse la liste de la plupart des activit s d approvisionnement qui peuvent faire l objet de ce tableau 3 7 2 Plan de mesures d urgence Afin d assurer l int grit du projet on devrait d finir dans le plan d approvisionnement les mesures d urgence et les positions de repli Ces mesures d urgence et positions de repli peuvent tre tablies par rapport aux principales tapes du cycle d approvisionnement du projet Page 25 3 7 3 Rapports La production de rapports est une activit essentielle la gestion du processus d approvisionnement Il peut se r v ler n cessaire de produire un certain nombre de rapports par exemple les rapports de situation et sur les carts au cours de la dur e du cycle d approvisionnement Le plan d approvisionnement devrait d finir la nature la teneur et le calendrier des rapports ainsi que les m thodes respecter pour les tablir Cf le chapitre 13 pour de plus amples renseignements sur les exigences relatives aux rapports Page 26 4 Garanties financi res et assurances 4 1 G n ralit s Le Manuel du Conseil du Tr sor module de l Informa
26. des risques et aux assurances devraient tre reproduits au besoin dans un appendice du plan d approvisionnement 3 3 5 Assurance de la qualit et contr le Par rapport au chapitre 10 cette section du plan d approvisionnement devrait porter sur les questions relatives l assurance de la qualit la v rification des quantit s au contr le aux attestations aux essais et ainsi de suite Le plan d approvisionnement devrait comprendre une description des m thodes et des responsabilit s pr pos es pour l application des mesures d assurance de la qualit y compris les exigences relatives l inspection et au contr le des diff rents ensembles de biens et de services connexes Tous les formulaires ou les documents pertinents devraient tre reproduits dans un appendice du plan d approvisionnement Page 23 A noter que dans les cas n cessaires le plan d approvisionnement devrait aussi faire tat des exigences du pays b n ficiaire pour ce qui est des contr les qui doivent avoir lieu avant que ce dernier importe les biens vis s 3 4 Logistique Cette section du plan d approvisionnement devrait porter sur les questions relatives la logistique Veuillez consulter le Manuel de logistique particuli rement pour les INCOTERMS 2000 3 4 1 Groupage Cette section devrait porter sur toutes les activit s ventuelles de groupage consistant regrouper les biens en pr vision de leur livraison l tranger 3 4 2 Embal
27. devis et les normes correspondantes 2 les prix les INCOTERMS 2000 et les modalit s et conditions aff rentes de paiement 3 les exigences et les calendriers de livraison 4 les exigences relatives l inspection 5 les modalit s d acception 6 les exigences relatives l assurance de la qualit 7 les conditions de la garantie 8 la mention du destinataire et les particularit s relatives au mandataire 9 les d tails portant sur l emballage et le marquage 10 les documents d poser 11 les modalit s de paiement On doit reproduire dans le contrat le cas ch ant les conditions uniformis es qui en r gissent l ex cution Il peut notamment s agir des conditions portant sur les points suivants 1 la confirmation du contrat 2 les garanties financi res Page 70 3 la r siliation et les retards 4 la cession du contrat et la sous traitance 5 l indemnisation 6 la publicit 7 les documents et les exigences de la v rification 8 les cas de force majeure 9 4 Confirmation de commande Dans les cas o elle paie directement les fournisseurs l ACDI doit confirmer chaque contrat bon de commande et commande en vertu d un accord d offre commandes au moyen d une confirmation de commande Dans ces cas on doit faire savoir au fournisseur titre de condition du contrat que le contrat n entre en vigueur que lorsque l ACDI a tabli une confirmation de commande Par cons quent le four
28. doivent faire l objet d une garantie d livr e par une tierce soci t solide financi rement et conform ment au Manuel du Conseil du Tr sor sur les march s qui dresse la liste des soci t s de cautionnement agr es La section 12 5 donne de plus amples renseignements sur les limites financi res et les conditions des paiements anticip s 4 6 Garantie pour acomptes Dans tous les cas o un contrat pr voit le versement d acomptes ces paiements doivent faire l objet d une garantie portant sur une somme gale la totalit de chaque paiement effectu ou tre garantis par la voie d une cession de propri t des biens de la part de l entrepreneur Autrement la somme vers e devient un paiement anticip 4 7 Assurances Page 33 Le gouvernement du Canada a pour politique g n rale de ne pas souscrire d assurances commerciales pour les biens qui lui appartiennent Toutefois si le pays b n ficiaire est responsable de l achat et du transport des biens ou s il existe un risque de perte cause de la possibilit de confondre les cargaisons on devrait souscrire une assurance commerciale au Canada Le Manuel de logistique traite de mani re d taill e de l assurance transport Normalement le pays b n ficiaire et l ACDI devraient designer avant de conclure une convention ayant trait au projet le b n ficiaire de l assurance en plus de d terminer l affectation ultime des indemnit s ventuelles Dans la plupart des cas
29. dont il doit transmettre un exemplaire l acheteur 4 RAPPORTS Le fournisseur doit tenir des relev s courants de toutes les commandes et de toutes les livraisons effectu es en vertu de l accord d offre commandes et pr venir l acheteur lorsque la valeur globale des commandes atteint ___ de la valeur de l accord d offre commandes indiqu e au point 2 a 5 MODALITES DE L OFFRE L accord d offre commandes doit rester valable pendant nombre mois partir de la date laquelle le march est attribu Le fournisseur doit ex cuter toutes les commandes pass es en vertu d un accord d offre commandes dans ce d lai sous r serve de la section 6 Retrait de l offre 6 RETRAIT DE L OFFRE Le fournisseur peut retirer son offre relative l accord d offre commandes en signifiant par crit son intention de le faire au moyen d un pr avis de __ nombre _ jours Dans ce cas il doit ex cuter toutes les commandes qui lui sont pass es jusqu la date du retrait de son offre Page 147 Appendice 6B Mod le de commande pass e en vertu d un accord d offre commandes Le mod le suivant de commande se veut un exemple seulement NUMERO DE L OFFRE A COMMANDES NUMERO DE LA COMMANDE EXP DITEUR DATE DESTINATAIRE L OFFRE A COMMANDES VISEE CI DESSUS A ETE ACCEPTE E SELON LES MODALITES CI APRES VOUS ETES INVITE A FOURNIR LES BIENS ET OU LES SERVICES INDIQUES CI DESSOUS CONFORMEMEN
30. f El ments administratifs 3 2 M thodes et proc dures de l approvisionnement Cette section du plan d approvisionnement devrait servir aux fins suivantes a d finir et d crire dans ses grandes lignes la destination pr vue des ensembles achet s biens et services connexes et donner une approximation des d bours pour chaque exercice financier Cette description devrait comprendre les l ments qui se rapportent la durabilit du projet par exemple les pi ces de rechange dont le d lai d approvisionnement est long b fournir des renseignements sur le co t approximatif des biens et des services connexes qui constituent les ensembles achet s Les renseignements devraient tre pr sent s selon un mod le qui est adapt l envergure et la complexit des besoins du projet en mati re d approvisionnement en biens et en services connexes Il n existe pas de mod le d fini pour la pr sentation des m thodes et proc dures de l approvisionnement Selon un mod le qui s est r v l fructueux on demande l agence d ex cution de remplir la liste des mat riaux approuver Un exemplaire de ce formulaire est reproduit l appendice 2A Lorsque les besoins exacts ont t d finis on peut les soumettre l approbation des fond s de pouvoir comp tents On peut soumettre la liste des mat riaux approuver suivant les besoins ou chaque ann e selon le moment o on est en mesure de d terminer ces besoins Page 19 L app
31. ficiaire pour ce qui est de l acceptation des livraisons Selon la conception du projet le pays b n ficiaire peut tre responsable de l ensemble des activit s d acceptation de l agence d ex cution d crites ci dessus dans la section 11 5 2 Parfois on peut designer un pays b n ficiaire comme destinataire m me dans les projets o il ya une agence d ex cution Si un pays b n ficiaire est d sign comme destinataire il doit nommer un repr sentant pour accepter en son nom les biens ayant trait au projet 11 5 4 Liste de contr le pour l acceptation On recommande de dresser une liste de contr le pour l acceptation afin de permettre d appliquer les m thodes d acceptation complexes pouvant porter sur des livraisons par tranches d importants travaux d inspection ou d essai des garanties des ententes ayant trait la fourniture de services et de pi ces de rechange ou la formation du personnel charg du fonctionnement et de l entretien Cette liste de contr le permet de cerner les lacunes ou les difficult s ventuelles qui peuvent influer sur l acceptation ultime des biens li s au projet 11 5 5 D claration d acceptation L appendice 7 comprend un exemple de D claration d acceptation et de Rapport de d fectuosit s La d claration d acceptation sign e par le destinataire et par le fournisseur confirme que les biens li s au projet ont t accept s et que les obligations contractuelles long terme par exemple les gara
32. inf rieurs pour un ou plusieurs de ces articles on donnerait la pr f rence celle qui a d pos l offre la moins disant portant sur le march repr sentant la valeur mon taire la plus lev e tant pour ce qui a trait aux articles pour lesquels le soumissionnaire propose des prix gaux que pour les articles pour lesquels il propose les prix les plus avantageux 6 on donnerait la pr f rence l offre dans laquelle on propose la plus grande part de contenu canadien 8 5 D cision et recommandation La premi re tape du processus d valuation consiste examiner chacune des soumissions pour s assurer qu elles sont compl tes et qu elles r pondent aux exigences obligatoires en d autres termes on v rifie qu elles sont sign es que tous les formulaires de l appel d offres sont remplis que les pi ces justificatives sont jointes et que la garantie de soumission correspond la somme exig e Page 67 entre autres A la deuxi me tape de l valuation pour les soumissions recevables seulement on value la fois les prix et les notes attribu es aux diff rents facteurs conform ment aux crit res d valuation et on les pr sente sous forme de tableau On recommande d attribuer un march au soumissionnaire qui a d pos l offre pr sentant le meilleur rapport qualit prix Peut tre consid r e comme une offre pr sentant le meilleur rapport qualit prix celle qui r pond toutes les exigences obligatoires et q
33. l int gralit de cet article on devrait demander l avis pr cis d un juriste 4E 28 Pots de vin S il est prouv que le fournisseur a vers directement ou indirectement par l entremise d un tiers un Page 137 pot de vin un repr sentant du gouvernement du Canada 1 _ ou des employ s qui participent de quelque fa on que ce soit au contrat ou s il est prouv qu il a tent de le faire le contrat sera automatiquement r sili le cautionnement d ex cution sera exerc et les proc dures pertinentes seront institu es 1 Indiquer le nom du pays b n ficiaire et des autres organismes entreprises ou organisations qui sont vis s par l attribution de march s d acquisition li s au projet Veuillez noter qu on doit faire conna tre l ACDI tous les cas dans lesquels des pots de vin ont t vers s 4E 29 Fraude S il est prouv que le fournisseur a falsifi des documents ou fait une fausse d claration de fa on obtenir le contrat toucher des sommes suppl mentaires ou viter des obligations en vertu contrat y compris une fausse d claration quant au contenu canadien le contrat sera r sili le cautionnement d ex cution sera exerc et les proc dures pertinentes seront institu es Veuillez noter qu on doit faire conna tre l ACDI tous les cas de fraude 4E 30 Modalit s de paiement Les sommes vers es par l ACDI le seront en dollars canadiens selon les modalit s suivantes _ 1 1 Cet arti
34. le calendrier de livraison 7 5 3 Interpr tation des documents contractuels On doit faire conna tre aux fournisseurs les exigences r gissant l interpr tation des documents contractuels et les cons quences entra n es par le fait de ne pas demander les renseignements et les pr cisions n cessaires 7 5 4 Successeurs et ayants droit On doit faire conna tre aux fournisseurs les engagements qu ils prennent l endroit de toutes les parties ainsi que de leurs successeurs et ayants droit aux termes du contrat vis 7 5 5 Cession du contrat On doit faire savoir aux fournisseurs qu ils ne peuvent c der un contrat en totalit ou en partie sans l approbation crite de l acheteur L ACDI doit galement donner son accord 7 5 6 Travaux confi s des sous traitants par les fournisseurs On doit indiquer clairement les restrictions relatives la sous traitance 7 5 7 Publicit Page 53 On doit d finir les restrictions relatives la publicit le cas ch ant 7 5 8 Devis et dessins On doit donner aux fournisseurs les renseignements et les directives sur les devis et les dessins Cf Egalement le chapitre 5 sur les devis 7 5 9 Manuels de fonctionnement et d entretien On doit faire savoir aux fournisseurs s ils doivent d poser des manuels de fonctionnement et d entretien et leur faire conna tre le nombre d exemplaires voulus et les langues dans lesquelles ils doivent les soumettre 7 5 10 Prorogation des d lais O
35. le march jusqu concurrence du montant indiqu ci dessus Cette obligation deviendra alors nulle et non avenue Dans le cas contraire la garantie produira tous ses effets toutefois nulle modification des clauses du dit contrat apport e par convention entre organisme attribuant le march et le fournisseur ou de l tendue ou de la nature du mat riel fournitures services fournir ce titre et nul d lai accord par organisme attribuant le march en vertu du contrat ni aucune abstention ou renonciation l gard de toute question concernant ledit contrat de la part de organisme attribuant le march n auront pour effet de lib rer la caution de toute responsabilit en vertu de la garantie ci dessus La caution acceptera la d claration crite de d faut de organisme attribuant le march et la garantie sera acquitt e vue conform ment ses conditions et sans gard aux demandes d indemnit s ou r clamations du fournisseur ou de quelque partie que ce soit leur opposition ou une ordonnance ou injonction qui leur est accord e par un tribunal Cette garantie est irr vocable et produit tous ses effets jusqu au 20xx Elle reste irr vocable et produit tous ses effets apr s la date ci dessus jusqu ce que organisme attribuant le march fasse savoir par crit la caution qu elle peut tre retir e sur demande crite et d s l acceptation de cette demande EN FOI DE QUOI nous avons appos no
36. le remboursement ou la remise des droits de douane s appelle aussi un drawback Les biens faisant l objet de cette facture ont t livr s la satisfaction de l ACDI et sont destin s tre export s hors du Canada AGENCE CANADIENNE DE DEVELOPPEMENT INTERNATIONAL Signature d un repr sentant de l ACDI 7 3 14 Permis d exportation Il appartient au fournisseur de demander les permis d exportation n cessaires Voil pourquoi les documents d appels d offres et les contrats portant sur des projets financ s par l ACDI doivent comprendre la clause suivante Parce que les biens et les fournitures faisant l objet de ce contrat sont destin s tre export s hors du Canada il appartient au fournisseur d obtenir les autorisations n cessaires en vertu des lois canadiennes sur le contr le des exportations On peut se procurer les renseignements et les permis d exportation n cessaires aupr s de la Division du contr le des exportations Direction g n rale des relations commerciales sp ciales Affaires trang res et Commerce international Canada Cf galement la section 7 3 22 intitul e Sanctions internationales 7 3 15 Paiement On doit pr ciser de fa on d taill e les modalit s respecter et les documents remplir pour que les paiements soient effectu s conform ment l accord sign entre l ACDI et le pays b n ficiaire 7 3 16 R ception et d pouillement des soumissions Page 50 On do
37. maximum Le fournisseur doit pr ciser toutes les conditions environnementales qui peuvent influer sur les biens ou l quipement fournir Page 143 Appendice 5 D cision recommandation pour l attribution du march Le document rempli est confidentiel No de projet de l ACDI D signation d nomination du projet Offre pour la fourniture de Pays b n ficiaire 1 Introduction a br ve description du projet b noms des entreprises invit es soumissionner c date de diffusion des appels d offres ou des demandes de proposition d date de d pouillement des soumissions e noms des entreprises qui ont d pos des offres 2 Liste des valuateurs Noms comp tences et r le des responsables du processus d valuation 3 M thodes d valuation Br ve description de la m thode d valuation 4 R sultats Reproduire la grille d valuation Dans un texte exposer les observations de l quipe charg e de l valuation sur chaque soumission Ces observations doivent porter sur chacune des exigences et indiquer la note qui a t attribu e On doit dresser la liste des soumissions limin es en pr cisant les raisons pour lesquelles elles ont t rejet es Page 144 5 Conclusions R sumer de pr f rence dans un graphique ou un tableau les conclusions des travaux de l quipe charg e de l valuation 6 Recommandation Pr ciser le nom du soumissionnaire qu
38. ments relatifs l approvisionnement le plan d approvisionnement doit tenir compte des proc dures d acceptation de la livraison par exemple les suivants Page 80 1 la s quence des activit s exercer pour assurer le d roulement harmonieux de la livraison et de l acceptation des biens des fournisseurs 2 les m thodes et les responsabilit s relatives l importation des biens destination du pays b n ficiaire 3 les conditions de livraison et d acceptation reproduire dans les appels d offres et dans les contrats qui en d coulent Ces conditions doivent d crire les responsabilit s et les obligations du vendeur dans la livraison des biens ainsi que les conditions d acceptation 4 les mesures d urgence prendre en cas de retard de lacunes et de dommages pouvant influer sur le transfert et l acceptation des biens 11 3 Livraison 11 3 1 Clauses de l appel d offres et du contrat Les conditions de livraison pr cis es dans l appel d offres et le contrat dictent les responsabilit s et les obligations du fournisseur pour ce qui est des biens qu il livre au destinataire de m me que les devoirs du destinataire lorsqu il en prend livraison Les clauses relatives la livraison devraient porter sur les l ments suivants 1 Le point de transfert de la responsabilit des biens entre le fournisseur et le destinataire On devrait faire usage des termes de vente pertinents INCOTERMS 2000 Le point de livraison doit
39. n cessaire de faire approuver chaque transaction individuelle L ACDI doit encourager le pays b n ficiaire assurer l int grit du processus de s lection Lorsque l attribution des march s est du ressort du gouvernement du pays b n ficiaire le protocole d entente conclu entre le gouvernement du Canada et le gouvernement du pays b n ficiaire doit le pr ciser de mani re explicite Il peut convenir de confier au pays b n ficiaire l attribution des march s dans les cas o selon l avis Page 12 de l quipe de projet de l ACDI le pays b n ficiaire conna t bien le march canadien a d montr qu il est en mesure d attribuer des march s pour les biens vis s en particulier et a r ussi le faire auparavant Le pays b n ficiaire peut appliquer ses propres politiques et r glements dans l attribution des march s la condition qu ils ne contredisent pas ceux du Canada ou qu ils ne soient pas moins rigoureux Le cas ch ant les exigences relatives au contenu canadien cf la section 2 4 doivent notamment tre respect es L ACDI conserve le droit d examiner tous les documents relatifs aux march s Les biens acheter par un pays b n ficiaire ne peuvent pas comprendre de produits inadmissibles On entend par ce terme les articles de luxe de d fense militaire ou de s curit qui ne peuvent pas tre d finis comme essentiels au d veloppement Les produits interdits en vertu de la r glementation du Canada sur le
40. on recommande de retenir ou encore soumettre pour d cision un autre plan d action par exemple rejeter toutes les soumissions et relancer un nouvel appel d offres en modifiant les caract ristiques ou les conditions Nom de l valuateur en chef Signature de l valuateur en chef Date T moin Page 145 Appendice 6A Appel d offres pour des accords d offre commandes Le mod le suivant renferme certaines des conditions de base reproduire dans un appel d offres en vue d instituer des accords d offre commandes Ce mod le est fourni titre d exemple seulement et n est pas exhaustif Le lecteur trouvera dans les appendices 4B 4F un mod le complet d appel d offres Mod le d appel d offres ou de demande de propositions pour un accord d offre commandes Exp diteur Nom de l organisme acheteur Date de l appel Destinataire Nom du fournisseur Date de cl ture Veuillez adresser toutes les demandes de renseignements VOUS ETES INVITE d poser une offre pour la fourniture des biens et des services connexes num r s ci apr s et figurant dans les annexes jointes selon les conditions qui y sont exprim es Veuillez noter que l acheteur n est pas du tout oblig d acheter l un quelconque des biens et des services connexes num r s 1 INSTRUCTIONS SUR LA PASSATION DES COMMANDES Lorsqu il passe des commandes l acheteur commande les biens et les services connexes en vertu
41. ou annonces publicitaires portant sur le projet et le contrat doit tre autoris par__ l acheteur _ et l ACDI Les fournisseurs doivent obliger tous leurs sous traitants s il y a lieu respecter cette exigence 4E 8 Expos des caract ristiques Les caract ristiques pr cis es dans les pr sentes correspondent des exigences minimums On peut modifier toute exigence pr cis e afin de respecter l quipement et les r gimes normalis s offerts habituellement par le soumissionnaire la condition que ces d rogations aux caract ristiques n aient pas pour effet de r duire la fiabilit la capacit ou la facilit d entretien de l quipement On devra noter dans l offre les modifications apporter aux exigences pour que l acheteur les examine et les approuve Le fait que l offre soit accept e ou que l une quelconque ou la totalit des d rogations aux caract ristiques soient approuv es ne d gage d aucune fa on le fournisseur de l obligation de respecter les exigences minimums pr cis es dans l une quelconque ou la totalit des caract ristiques Tous les d tails de l quipement pr cis s doivent tre complets L quipement doit fonctionner correctement en application de l objet des caract ristiques Le soumissionnaire doit fournir les documents et les dessins faisant tat des d tails et des caract ristiques techniques de l quipement propos Il devra galement d poser avec son offre les dessins au trait et l
42. poser avec la soumission Page 48 On doit faire conna tre aux soumissionnaires les renseignements et les documents produire dans leur soumission 7 3 7 Validit des soumissions On doit pr ciser la dur e de validit des soumissions Il s agit de la dur e au cours de laquelle la soumission reste valable et peut tre accept e 7 3 8 D penses et frais relatifs la pr paration des soumissions Les d penses et les frais relatifs la pr paration et au d p t de la soumission sont la charge du soumissionnaire 7 3 9 Preuve de comp tence Dans les cas n cessaires les soumissionnaires doivent fournir la preuve de leur comp tence et de leur capacit de respecter les conditions du contrat Cet article qui n est pas toujours n cessaire devrait tre omis lorsqu on a pr s lectionn les entreprises qui ont t invit es d poser des soumissions 7 3 10 Exp rience du soumissionnaire Dans les cas n cessaires on doit demander aux soumissionnaires de d poser une preuve de leur exp rience dans la fourniture de l quipement de mat riaux et de services connexes portant sur des projets de m me type 7 3 11 Disponibilit et co ts des pi ces de rechange et des services de soutien suppl mentaires Les soumissionnaires peuvent tre appel s confirmer qu ils sont en mesure de fournir des pi ces de rechange et des services de soutien Dans ce cas on devrait pr ciser ce point clairement dans les documents
43. que ces documents sont adapt s l intention et aux objectifs du projet 4C 1 Introduction Le 1 a lanc un projet pour 2 Le projet consiste 3 et servira 4 1 Nom de l acheteur 2 Br ve description du projet 3 Exigences g n rales du projet et 4 Objet et r sultats souhait s 4C 2 Objet des documents d appel d offres Le projet pour lequel ces documents d appel d offres sont tablis consiste fournir du mat riel des biens d quipement et des services connexes selon les modalit s d crites dans les devis techniques ci joints veuillez consulter __ 1 et pour les nomenclatures de mat riaux et les prix veuillez consulter 1 1 Rappeler les articles pertinents des documents d appel d offres 4C 3 Interpr tation des clauses des documents d appel d offres Si un soumissionnaire a des doutes quant au v ritable sens d un passage des documents d appel d offres ou qu il souhaite demander des renseignements suppl mentaires il doit s adresser adresse au plus tard 1 jours avant la date de cl ture de l appel d offres Les interpr tations seront diffus es dans des additifs officiels des documents d appel d offres Chaque additif sera adress tous les destinataires des documents d appel d offres 1 G n ralement 30 jours civils avant la date de cl ture de l appel d offres 4C 4 Caract re confidentiel des documents d appel d offres Les soumissionnaires ne devraient p
44. ralement lieu dans l usine du fournisseur apr s le contr le de la qualit l inspection et les essais Le contrat du fournisseur devrait donc pr ciser toutes les exigences relatives la v rification des quantit s L autorit contractante doit s assurer que cette v rification a lieu et que les quantit s livr es sont exactes et consign es en bonne et due forme On doit aussi consigner en bonne et due forme toutes les lacunes ou tous les manquants en plus de prendre les mesures correctives voulues 10 5 2 V rification secondaire des quantit s Si le transfert de la responsabilit des biens s effectue directement entre le fournisseur et le pays b n ficiaire lorsqu on applique par exemple les INCOTERMS 2000 DDU au PB Rendu droits non acquitt s au pays b n ficiaire le fournisseur doit livrer directement au pays b n ficiaire la quantit n cessaire de biens Dans ce cas il effectue sa discr tion toutes les v rifications secondaires de quantit s Si toutefois les INCOTERMS 2000 obligent transf rer la responsabilit des points interm diaires entre l usine du fournisseur et le pays b n ficiaire la partie responsable des biens pourrait juger opportun de v rifier les quantit s diff rents points de l itin raire Il peut s agir d une zone de groupage d un port d embarquement ou d un port de d barquement Le Manuel de logistique renferme de plus amples renseignements ce sujet Au niveau secondaire la v rif
45. rification des quantit s La logistique qui est expos e plus en d tail dans le Manuel de logistique constitue le principal probl me de la v rification des quantit s Toutefois parce que la v rification des quantit s est souvent li e l assurance de la qualit le pr sent chapitre traite de la question dans ses grandes lignes Il existe g n ralement deux niveaux de v rification de quantit s Au premier niveau ou niveau primaire cf 10 5 1 la v rification des quantit s a lieu dans l usine du fournisseur dans le cadre de l inspection de la qualit Le deuxi me niveau cf 10 5 2 intervient pendant le processus de transport des biens dans ce cas il se peut que plusieurs v rifications soient n cessaires Le lieu et le nombre de v rifications des quantit s d pendent des INCOTERMS 2000 d crits de mani re d taill e dans le Manuel de logistique utilis s pour tablir quel moment a lieu le transfert de la responsabilit des biens Ce transfert de la responsabilit peut se produire plusieurs fois selon le nombre d interm diaires qui participent au transport des biens Les responsables de l achat des biens doivent s assurer que l on consigne le lieu et la date des v rifications de quantit s ainsi que les responsables de cette fonction et que les activit s de v rification sont effectivement exerc es 10 5 1 V rification primaire des quantit s Page 78 La v rification primaire des quantit s a g n
46. s au transporteur pour l assurance transport prot ger et sauvegarder tous les droits de recours de la compagnie d assurances l endroit des parties en cause fournir l assureur des preuves documentaires justifiant les pertes ou les dommages Page 35 5 Devis 5 1 G n ralit s L exactitude et l exhaustivit des devis sont essentielles la mise en uvre fructueuse des projets Des devis vagues et incomplets entra nent des retards dans le processus d approvisionnement et la livraison de biens et de services connexes insatisfaisants 5 2 D finition Le devis est un texte complet et concis des exigences fonctionnelles et de rendement respecter pour ce qui est du mat riel des produits et ou des services En raison de la nature des projets de l ACDI le devis doit s tendre certaines exigences non fonctionnelles Ces consid rations comprennent souvent les aspects relatifs la manutention des mati res par exemple l emballage le conditionnement dans des caisses et le transport ainsi que d autres aspects comme les exigences relatives au fonctionnement l entretien et la formation 5 3 Responsabilit de la pr paration des devis Le Canada ou le pays b n ficiaire peut tre responsable de la pr paration des devis Cette d cision doit tre prise l tape de la planification du projet A cette tape on devrait tenir des discussions afin de savoir si les biens doivent tre li s ou non li s
47. seulement du co t initial ou du co t contractuel de base La d finition pr cise des besoins qui ont conduit la d cision de conclure un march est de premi re importance Pour certains march s les besoins et les caract ristiques sont clairs les dossiers des fournisseurs probables sont relativement uniformes et il n est pas n cessaire de peser longuement le pour et le contre le prix ou le co t est donc le premier facteur consid rer Toutefois d autres march s exigent un examen plus minutieux et il ne serait pas sage de s int resser uniquement au prix ou au co t identiques Des comparaisons et des compromis doivent tre faits entre des Page 61 caract ristiques diff rentes telles la performance les co ts les dates de livraison le service les march s subs quents et le soutien logistique galement importantes sont les situations dans lesquelles un produit ou une installation a t con u pour r pondre des exigences gouvernementales pr cises Une analyse d taill e des mat riaux et des composantes au chapitre de leur fonction et de leur prix peut alors tre n cessaire avant d entamer le processus de passation du march On pr cisera ainsi le besoin ce qui devrait conduire la meilleure valeur L analyse n cessaire pour obtenir la meilleure valeur ne doit pas se restreindre au processus proprement dit de passation du march on doit commencer par planifier et valuer les possibilit s et poursuivre av
48. 1 1 Objet Le pr sent guide vise fournir des renseignements sur les march s d acquisition de biens et de services connexes rattach s aux projets financ s en totalit ou en partie par l Agence Canadienne D veloppement International ACDIT A ce titre il permet de conna tre les exigences obligatoires les consid rations en mati re de politiques respecter les lignes directrices la marche suivre et les pratiques exemplaires 1 2 Exigences obligatoires Dans ce guide les m thodes ou les activit s exprim es l aide de l auxiliaire devoir au pr sent au futur ou selon un autre mode imp ratif doivent tre consid r es comme des lignes de conduite obligatoires Les m thodes ou les activit s exprim es au moyen des auxiliaires devoir ou pouvoir au conditionnel repr sentent des pratiques ou des lignes de conduite auxquelles on devrait adh rer de pr f rence Si on estime que l application d une m thode ou d une politique obligatoire est nuisible l ex cution d un projet il peut se r v ler opportun de proposer d autres lignes de conduite raisonnables Toutefois l quipe de projet de l ACDI doit examiner les lignes de conduite propos es et donner son accord ce sujet avant qu elles soient mises ex cution On ne doit pas proposer des exceptions aux m thodes ou aux politiques obligatoires pour de simples raisons de commodit ou parce qu un projet est mal g r Les exceptions propos es doivent
49. 99 5 Les biens r par s sont soumis une inspection finale et des essais d finitifs Si on les juge satisfaisants on les laisse dans la liste de transfert Ceux qui ne sont pas satisfaisants y sont retranch s 6 L agence d ex cution pr pare un dossier de transfert et signe le volet de transfert du certificat de transfert et d acceptation A noter que l agence d ex cution ne peut signer ce certificat que si l ACDI lui a d l gu les pouvoirs n cessaires dans le contrat conclu avec elle Sinon seul un repr sentant de l ACDI peut signer ce certificat 7 Dans un change de correspondance entre elle et le pays b n ficiaire l agence d ex cution pr sente le dossier de transfert et demande au pays b n ficiaire d accepter les biens enseignant le volet d acceptation du certificat de transfert et d acceptation 8 L agence d ex cution se sert du certificat de transfert et d acceptation sign pour retrancher de ses stocks les biens num r s dans le dossier de transfert et au besoin pour transf rer les biens dans les installations du pays b n ficiaire Id alement l agence d ex cution devrait tre responsable de toutes les modalit s respecter jusqu la signature du certificat de transfert Selon la nature du projet un repr sentant de l ACDI ou de la mission canadienne doit signer les certificats de transfert 15 4 Activit s et responsabilit s relatives au transfert Les sections 15 4 1 15 4 4 ci apr s d
50. A qie E Agence canadienne de Canadian International d veloppement international Development Agency Guide des approvisionnements de biens et services connexes Mise jour F vrier 2004 Agence canadienne de d veloppement international 200 promenade du Portage Gatineau Qu bec K1A 0G4 T l 819 997 5006 Sans frais 1 800 230 6349 T l copieur 819 953 6088 Pour les malentendants et les personnes atteintes de troubles de la parole ATS seulement 819 953 5023 Sans frais pour les malentendants et les personnes atteintes de troubles de la parole ATS seulement 1 800 331 5018 Courriel info acdi cida gc ca iad Canada Guide des approvisionnements Table des mati res Mitroduction NN NA AR Sn RE td nai run ce 6 1 1 Objet aen EE E EEE T EE ie at E R 6 1 2 Exigences obligatoife Sienne nnii a E E R ete en E a ea 6 1 3 Objectif dela politig s ares nt a E OE RE E S a ai 6 1 4 nonc de politique sn Sn nn en te re re 6 1 5 Exemptions au titre de la politique en mati re d aide nnsnsssesessesesseseessesersesseseesessese 7 1 6 Politique d approvisionnement relative aux pays b n ficiaires sessesseseesesseseesesseeee 7 1 7 Service d appels d offres lectroniques Service MERX ssesssssssssssssssessseesessrssresseesee p 1 8 Agence d x cution NB TER tn ee de a E A Anse 8 1 9 Pouvoirs et responsabilit s de l AB dans l attribution des march s ssssesseseseeeeeeseese
51. Nomenclature des mat riaux et prix La description de l quipement ou du mat riel des quantit s fournir des assurances le cas ch ant et des prix unitaires et totaux est g n ralement reproduite dans un appendice du document d appel d offres 4 Calendrier de livraison Si l quipement et le mat riel doivent tre livr s plusieurs points et ou des dates diff rentes on devrait reproduire un calendrier appropri dans un appendice du document d appel d offres 5 Donn es sur l quipement Afin d uniformiser la pr sentation des offres et d en faciliter l valuation les documents d appels d offres devraient comprendre un document portant sur les donn es de l quipement que doivent remplir tous les soumissionnaires pour permettre de pr senter les renseignements voulus sous une forme normalis e Cf le mod le reproduit l appendice 4D 6 Formulaire de contenu canadien On peut se procurer aupr s de l acheteur ce formulaire qui porte le num ro CIDA ACDI 66 Cf la section 2 4 7 4 1 Cautionnements de soumission et cautionnements d ex cution Les cautionnements de soumission et les cautionnements d ex cution sont des l ments essentiels de la plupart des soumissions puisqu elles engagent la responsabilit juridique et financi re des fournisseurs On peut les joindre aux documents de la soumission ou les pr senter sous pli s par selon le cas La section 4 3 renferme de plus amples renseignements sur le
52. Rajustement des prix On doit d finir les r gles relatives au rajustement des prix le cas ch ant Page 57 7 6 8 Formation On doit pr ciser les exigences relatives la formation 7 6 9 Conditions environnementales On doit faire conna tre aux fournisseurs les renseignements pertinents ayant l environnement et au climat Pour leur part les fournisseurs doivent faire conna tre tout renseignement environnemental se rapportant l utilisation des biens fournis 7 7 Devis et dessins On doit d finir et tablir clairement les devis et les dessins On devrait les pr senter de fa on ne pas laisser de place aux erreurs d interpr tation ou aux ambigu t s Les devis doivent comprendre des pr cisions sur les quantit s la qualit les normes le rendement l ad quation les dimensions et les restrictions entre autres Veuillez consulter le chapitre 5 pour de plus amples renseignements Lorsque l appel d offres porte sur d importantes quantit s de biens d quipement et de mat riaux de types diff rents on devrait pr senter les devis dans une annexe distincte des documents d appel d offres On devrait rappeler au moyen de renvois la nomenclature des mat riaux les prix et le calendrier de livraison 7 8 Evaluation des soumissions L valuation des soumissions vise s lectionner le ou les fournisseurs auxquels on devrait attribuer des march s conform ment aux crit res d valuation Le chapitre 8 pr cise les mod
53. S O si le bien d quipement est conforme au contrat du fournisseur ou indiquer un renvoi une note reproduite en annexe si les biens d quipement sont d fectueux Liste de contr le de la garantie No DU PROJET Articles vis s par Responsabilit nom et Date du d but Date de la fin D fectuosit s le cas la garantie adresse de l entreprise de la garantie de la garantie ch ant offrant la garantie Page 154 CS OS EE Remarques Sur les mesures correctives Noter la mention S O si toutes les garanties sont en vigueur ou ont t offertes Sinon indiquer un renvoi une note d crivant les mesures correctives Liste de contr le des manuels No DU PROJET Manuels de fonctionnement Manuels d entretien D fectuost s Manuels de formation Remarques Sur les mesures correctives Liste de contr le de la formation No DU PROJET Formation du personnel charg du fonctionnement Page 155 Nombre de Date du d but Date de la fin D fectuosit s stagiaires Formation du personnel charg de l entretien Nombre de Date du d but Date de la fin D fectuosit s stagiaires Remarques Sur les mesures correctives Page 156 Appendice 8C Certificat de transfert Voici un exemple de certificat de transfert No DU PROJET DESIGNATION DU PROJET DESCRIPTION du projet et de ses objectifs ACCUSE DE RECEPTION Au nom de __ no
54. T AUX PRIX AUX STRUCTURES DE PRIX ET AUX AUTRES CONDITIONS EXPRIMES DANS L OFFRE A COMMANDES A LIVRER A ADRESSER LA FACTURE A INSTRUCTIONS POUR L ACHEMINEMENT A LIVRER AU PLUS TARD LE Article no Stock no D signation Quant Unit de Prix Prix de l article mesure unitaire global TOTAL Pour de plus amples renseignements veuillez vous adresser Signataire autoris VEUILLEZ ACCUSER RECEPTION DE CETTE COMMANDE Page 148 Appendice 7 D claration d acceptation Voici un exemple de d claration d acceptation DESIGNATION DENOMINATION DU PROJET No DU PROJET NOM DU FOURNISSEUR No DU CONTRAT DESCRIPTION DES BIENS ATTESTATION A titre de mandataire agr e de l autorit contractante responsable de l acceptation de la livraison des biens en vertu du contrat susmentionn je d clare par les pr sentes que tous les biens figurant dans la liste ci jointe ont t livr s en bon tat et conform ment aux conditions du contrat et j en accepte la livraison dans leur int gralit Sans anomalie ni lacune Sous r serve des anomalies ou des lacunes indiqu es dans l annexe A Il est recommand de retenir la somme de montant en dollars m me le paiement tant que ces lacunes n auront pas t corrig es la satisfaction de l autorit contractante Fait le annnnnnnnn D O RA e EITE Signature Mandataire agr de l autor
55. a on que les modifications mentionn es n aient par pour effet de l invalider On devrait sensibiliser les soumissionnaires ce fait avant qu ils ne se fassent d livrer les cautionnements d ex cution voulues On doit galement pr ciser la partie qui devra assumer les frais entra n s par ces changements ou modifications En principe c est l acheteur qui les assume 4E 18 Mat riel et main d uvre Les fournisseurs devront leurs frais pr voir l ensemble du mat riel et de la main d uvre n cessaire la fabrication la transformation la mise l essai et la livraison de l quipement sous r serve de l approbation de l acheteur Les fournisseurs devront d clarer et garantir que les travaux seront de qualit sup rieure et qu ils Page 133 respecteront en tous points le contrat L quipement fourni sera neuf et conforme aux exigences tablies par l acheteur L ensemble du mat riel fourni devra respecter les normes pr cis es ou des normes quivalentes reconnues et approuv es par l acheteur Veuillez noter que cet article est n cessaire lorsque l quipement n est pas couramment offert dans le commerce ou qu il ne correspond pas un mod le et une norme reconnus 4E 19 Relations avec les sous traitants Nulle disposition des documents contractuels ne doit cr er de relations contractuelles entre l ACDI et le pays b n ficiaire d une part et un sous traitant d autre part Les fournisseurs sero
56. a et le minist re des Affaires trang res et du Commerce international Travaux publics et Services gouvernementaux Canada la Corporation commerciale canadienne ou les annuaires offerts par les administrations provinciales d lorsqu il s agit d un march d aide non li e consulter aussi les listes de fournisseurs de l ambassade canadienne du pays b n ficiaire l unit de soutien sur place applicable les listes de fournisseurs du pays b n ficiaire les journaux professionnels locaux et v rifier les pratiques des organismes des Nations Unies par exemple la Banque mondiale ainsi que les pratiques professionnelles de la localit Les listes de fournisseurs devraient comprendre les noms et les adresses des fournisseurs les personnes contacter ainsi que leurs num ros de t l phone et de t l copieur L ACDI peut exiger qu on lui soumette une liste d finitive de fournisseurs pour en prendre connaissance et donner son accord avant de lancer un appel d offres Il est pr f rable que les listes de fournisseurs soient limit es aux fabricants ou leurs agents agr es Le contenu canadien peut entrer en ligne de compte dans l admissibilit des fournisseurs Veuillez consulter la section 2 4 pour de plus amples renseignements 6 6 Pr s lection Parfois les listes de fournisseurs renferment un nombre consid rable de soumissionnaires ventuels Ou encore il peut se produire des cas o diff rents fournisseurs pr sents da
57. a savoir au soumissionnaire retenu qu un march lui a t attribu le plus t t possible apr s l acceptation de son offre On pr viendra galement ce moment tous les soumissionnaires non retenus L acheteur se r serve le droit d accepter ou de rejeter l une quelconque ou la totalit des soumissions int gralement ou en partie On n attribuera pas n cessairement le march au soumissionnaire qui aura d pos l offre la moins disant A noter que le march doit tre attribu dans le d lai de validit indiqu dans l appel d offres L ACDI doit adresser aux fournisseurs une confirmation de commande lorsqu elle doit les payer directement 4C 20 Contrat et Confirmation de commande Page 120 L acheteur doit transmettre l ACDI une copie de la soumission retenue la date laquelle il communique l avis d attribution du march au soumissionnaire retenu Les sp cifications et conditions reproduites dans le contrat doivent correspondre celles qui figurent dans les documents d appel d offres et qui sont accept es par le soumissionnaire retenu dans son offre L ACDI examinera le contrat et si elle le juge satisfaisant adressera au fournisseur une confirmation de commande confirmant qu elle devra le payer directement sur r ception des pi ces justificatives n cessaires suivantes lI _ 1 Veuillez consulter l article dressant la liste des pi ces justificatives d poser Il est conseill de discuter de cette q
58. acquitter de ces fonctions ou d autres fonctions celle ci garde la responsabilit quant la bonne ex cution du mandat en cause Les unit s de contrats de l ACDI donnent aux quipes de projet des conseils sur la gestion et la passation des march s Ces unit s peuvent galement constituer des points de contact lorsqu il s agit de discuter avec les agences d ex cution de questions relatives l approvisionnement 1 11 Langues Page 8 Langues officielles du Canada La politique de l ACDI sur l utilisation des langues est d finie dans le chapitre 16 du Manuel 9 de l ACDI Personnel sous le titre Langues officielles L appendice F du Manuel du Conseil du Tr sor sur les march s fait tat des exigences obligatoires et des lignes directrices sur les langues officielles Langues des pays b n ficiaires Normalement les pays b n ficiaires emploient le fran ais l anglais ou l espagnol dans leurs changes avec le Canada La langue employer dans les changes avec les pays b n ficiaires ou dans la production des manuels de formation ou de fonctionnement est pr cis e dans le protocole d entente sign entre le gouvernement du Canada et le gouvernement du pays b n ficiaire Comme l agence d ex cution est tenue de respecter ces exigences linguistiques celles ci doivent faire partie du contrat qu elle conclut avec l ACDI ou le pays b n ficiaire Page 9 2 Modes et pouvoirs d attribution des march s et exigences r
59. age 36 devis 1 pr parer les devis ou aider la pr paration des devis lesquels seront examin s et approuv s par l ACDI et ou par les autres responsables techniques 2 veiller ce que les renseignements sur les diff rents l ments soient accessibles exacts et complets 3 s assurer qu on tient parfaitement compte pendant la pr paration des devis des exigences techniques juridiques environnementales et administratives pertinentes 4 veiller d finir et appliquer chacun des l ments des normes ad quates et pertinentes d assurance de la qualit et de contr le 5 s assurer que les devis favorisent la concurrence et qu ils ne sont pas trop restrictifs 5 3 2 Responsabilit du pays b n ficiaire Le pays b n ficiaire doit fournir l tape du lancement du projet et celle de la pr paration de la convention portant sur le projet tous les d tails disponibles sur les besoins en mati res Le pays b n ficiaire doit galement faire conna tre l agence d ex cution l ACDI et la mission canadienne tous les autres renseignements se rapportant aux exigences techniques juridiques environnementales et administratives de la localit pour l tablissement des devis Lorsque le pays b n ficiaire est responsable de la pr paration des devis l administration locale doit fournir au responsable des achats tous les renseignements n cessaires pour veiller au respect des conditions des normes et de
60. aire pr cise un pourcentage satisfaisant qui peut atteindre le seuil minium de 50 p 100 pour l Afrique du sud du Sahara et les pays les moins d velopp s Les difficult s surgissent pour l quipe de projet lorsque les besoins en approvisionnement de produits de base ou de biens ne sont pas bien d finis d s le d but du projet Avant d tablir la liste des fournisseurs ventuels en vue de lancer le processus d approvisionnement on doit effectuer une recherche pour d terminer le pays d origine des biens acheter Cette recherche est importante dans les cas o il est tabli que TPSGC attribuera les march s Il n est pas recommand d insister sur la r gle des 66 66 p 100 pour le contenu canadien si les biens ne sont pas produits au Canada Toutefois l ACDI peut obliger TPSGC respecter les exigences de l Agence en ce qui a trait aux march s d aide li s ainsi seules les entreprises ayant un tablissement d affaires au Canada et appartenant des int r ts canadiens dans une proportion d au moins 51 p cent pourront d poser une offre afin de donner suite la demande de propositions qui a t diffus e Cette restriction s applique chaque entit d un consortium entreprise conjointe ou en association voulant d poser une offre En outre si on constate que moins de 66 66 p 100 des biens acheter sont offerts au Canada Page 14 l quipe de projet devra revoir l ensemble du plan du projet pour n gocier certains comp
61. aires non retenus Dans les lettres qu on leur adresse on devrait se contenter de pr ciser qu ils n ont pas t s lectionn s Lorsque le march est attribu et qu un ou plusieurs soumissionnaires en font la demande on peut faire conna tre le nom du ou des soumissionnaires retenus le prix total du contrat et les renseignements relatifs l valuation des soumissionnaires non retenus On doit demander l autorisation de l ACDI et du pays b n ficiaire avant de diffuser les renseignements vis s pour toutes les questions relatives aux demandes de renseignements sur les soumissions et l attribution des march s Ces questions sont soumises aux lois sur l acc s l information Page 60 8 Evaluation des soumissions 8 1 G n ralit s Pour certains march s d acquisition les exigences et les devis sont clairs les dossiers des fournisseurs probables sont relativement uniformes et il n est pas n cessaire de soupeser longuement les l ments en cause le prix constitue donc la premi re consid ration Or dans d autres situations il faut exercer une plus grande part de jugement et il n est pas conseill de mettre l accent simplement sur le prix ou sur le co t initial le plus faible Souvent les biens et les services connexes offerts par diff rents fournisseurs ne sont pas identiques On doit valuer et pond rer les diff rentes caract ristiques de rendement les co ts les dates de livraison le service des achats et le souti
62. ale de la soumission 2 la pr sente du d faut son limination ou les clarifications obtenues en discutant avec le Page 65 soumissionnaire ne portent pas atteinte aux droits des autres soumissionnaires 3 la d cision d accepter la soumission en cause est consign e et figure dans le rapport final qui justifie la d cision portant sur l attribution du march 8 4 4 Garanties financi res Les soumissions peuvent tre accompagn es de garanties financi res qui ne respectent pas les normes prescrites dans les documents d appel d offres En voici des exemples 1 La garantie financi re d pos e avec la soumission est inf rieure celle qui est stipul e dans les documents d appel d offres Dans ce cas on ne devrait pas consid rer la soumission comme tant recevable 2 Un soumissionnaire augmente le prix offert avant la date et l heure stipul es pour la cl ture Dans ce cas l autorit contractante peut donner au soumissionnaire un d lai raisonnable pour lui permettre de d poser le compl ment de garantie financi re exig Si le soumissionnaire ne d pose pas ce compl ment de garantie sa soumission peut tre rejet e 8 4 5 Erreurs de calcul Lorsqu on rel ve des erreurs de calcul dans les soumissions on recommande de respecter les modalit s suivantes 1 En cas d erreur dans la multiplication des prix unitaires par le nombre d articles le prix unitaire devrait l emporter et le r sultat de la multiplication do
63. alit s d valuation des soumissions Dans l valuation des soumissions on tudie normalement entre autres 1 le prix et les d lais de livraison 2 la comp tence technique du soumissionnaire 3 l exp rience du soumissionnaire relativement des projets analogues 4 les co ts de fonctionnement de l quipement propos sur un certain nombre d ann es 5 la disponibilit et le co t des pi ces de rechange et des services suppl mentaires 6 l exhaustivit des donn es et des dessins Page 58 7 l exp rience relativement des programmes de formation comparables 7 9 R ception et d pouillement de soumissions Cette section d crit la marche suivre pour la r ception la garde en lieu s r et le d pouillement des soumissions Le d pouillement des soumissions peut se faire l occasion d une s ance publique ou huis clos La d cision de tenir une s ance publique ou huis clos pour le d pouillement des soumissions d pend de l importance du projet des usages dans le secteur d activit ou le corps de m tier vis et des biens ou des services acheter L agence d ex cution doit se renseigner aupr s du pays b n ficiaire et de l ACDI au sujet du d pouillement des soumissions et de la diffusion ult rieure des renseignements Il est imp ratif de respecter pendant tout le processus d appel d offres la s curit et le caract re confidentiel des renseignements en plus de tenir un relev fid le de tou
64. andes de soumissions des fournisseurs pour leur demander des offres fermes afin de conclure des march s ou des accords d offre commandes Les documents d appels d offres devraient pr ciser ce point de mani re claire le cas ch ant 7 1 2 Intention d attribuer un march Page 45 Dans la majorit des appels d offres l intention est de conclure un march pour la fourniture de biens et de services connexes pr cis s dans les documents d appels d offres 7 1 3 Intention de conclure un accord d offre commandes Pour de plus amples renseignements sur les accords d offre commandes veuillez consulter la section 9 5 L appel d offres portant sur un accord d offre commandes doit pr ciser que la demande a pour but de faire appel un ou plusieurs fournisseurs pour l achat de biens et de services connexes au moment ou le besoin se manifestera suivant des conditions et des prix pr d finis L appendice 6A du chapitre 9 comprend un mod le de demande de propositions faisant tat de certaines exigences suppl mentaires pour l tablissement d un accord d offre commandes 7 1 4 Documents d appels d offres La teneur et la documentation des appels d offres varient en fonction du projet et de la nature du march Toutefois ces appels d offres renferment g n ralement les l ments suivants 1 une lettre d accompagnement cf 7 2 et l appendice 4B 2 les instructions l intention des soumissionnaires cf 7 3 et l a
65. ant l objet du projet et l inspection de ces travaux par les fournisseurs seront soumis une surveillance et ou une inspection compl mentaires qui seront effectu es par l acheteur ou son repr sentant agr cette fin les fournisseurs et leurs sous traitants devront 1 permettre l acc s pendant les heures raisonnables au cours de la fabrication aux tablissements dans lesquels les travaux sont ex cut s 2 d montrer la satisfaction de l acheteur que les travaux respectent les exigences du contrat 3 reproduire au recto de tous les bons de commande pass s des sous traitants la mention suivante Cette commande est soumise la surveillance et ou l inspection compl mentaires de l acheteur ou de son repr sentant d ment autoris pendant et apr s la fabrication 4 livrer l quipement seulement lorsque le repr sentant agr e de l acheteur aura t pr venu et qu on aura obtenu l autorisation de le livrer 5 corriger ou remplacer ses frais l quipement et le mat riel rejet s l enti re satisfaction de l acheteur 6 fournir rapidement sans suppl ment de frais l ensemble des installations de la main d uvre et des moyens de construction n cessaires aux inspections et aux essais qui peuvent tre exig s par l acheteur L ensemble des inspections et des essais devra se d rouler de fa on ne pas retarder inutilement les travaux Ce n est pas parce que le repr sentant de l ac
66. ant toutes les mesures correctives adopter 14 7 Stock d suet Le d nombrement des stocks permet de noter le stock d suet au cours d une certaine p riode On Page 96 peut ainsi conna tre les articles qui ne sont plus n cessaires ou qui sont p rim s Parce que la gestion des stocks peut tre une activit on reuse financi rement on ne doit n gliger aucun effort pour r duire la quantit de stock d suet Pour prendre connaissance des m thodes d affectation des biens p rim s ayant trait au projet veuillez consulter la section 15 8 14 8 Rapports Si l quipe de projet de l ACDI fait appel une agence d ex cution il se peut que cette derni re veuille tablir diff rents rapports op rationnels sur les articles en stock command s ou suivre On ne doit fournir cette information l ACDI que dans les cas exceptionnels Page 97 15 M thodes de transfert 15 1 G n ralit s Ce chapitre porte sur les lignes directrices relatives aux m thodes permettant de transf rer un pays b n ficiaire les biens plac s sous la garde de l ACDI ou de son repr sentant agr e g n ralement une agence d ex cution En r gle g n rale le pays b n ficiaire destinataire devient propri taire des biens d s que le fournisseur les a livr s et qu ils ont t accept s Toutefois si on a fait appel une agence d ex cution pour r aliser un projet on lui confie g n ralement la garde des biens n cessaires la
67. antes a la valeur des diff rents contrats ou bons de commande sera sup rieure 25 000 dans ce cas on devrait faire appel la concurrence et lancer officiellement un appel pour inviter les soumissionnaires d poser des offres sous pli cachet b la valeur des diff rents contrats ou bons de commande sera comprise entre 2 500 et 25 000 dans ce cas on devrait mettre en concurrence au moins deux soumissionnaires qui doivent d poser par crit une proposition de prix ou une offre pro forma c la valeur des diff rents contrats ou bons de commande sera inf rieure 2 500 l acheteur doit alors comparer les prix et consigner au dossier le fait que le march a t attribu au soumissionnaire qui a d pos l offre conforme la moins disant 6 5 Etablissement des listes de fournisseurs Il peut se r v ler n cessaire d effectuer certaines recherches pour conna tre les entreprises qui sont en mesure de fournir les biens n cessaires et les services connexes On peut r unir l information en consultant les sources suivantes a l quipe de projet de l ACDI b les r pertoires professionnels par exemple le Canadian Trade Index et le Fraser s Canadian Trade Directory ainsi que les associations professionnelles et industrielles Page 42 c les services gouvernementaux par exemple le R seau d approvisionnement et de d bouch s d affaires RADAR et le R seau mondial d information RMI offert par Industrie Canad
68. aque fournisseur et de l acheteur dans ces cas Page 55 7 5 24 Pots de vin et fraudes Des mod les de clauses pertinentes sont reproduits dans l appendice 4 7 5 25 Modalit s de paiement On doit pr ciser les modalit s de paiement des fournisseurs 7 5 26 Attestation de non lobbying Il est interdit aux fournisseurs de faire appel des lobbyistes moyennant des honoraires conditionnels pour les aider obtenir des contrats 7 5 27 Lois applicables On doit pr ciser les lois qui r gissent l application du contrat pays et province L ACDI accepte g n ralement les lois applicables dans le territoire des fournisseurs 7 6 Conditions particuli res Les conditions particuli res peuvent varier selon le type de march Ces conditions doivent porter sur les questions qui ne sont pas mentionn es ailleurs dans les documents d appels d offres ou toffer des articles reproduits dans d autres sections Elles comprennent normalement des instructions et des pr cisions sur les questions suivantes 1 calendrier de livraison et dommages int r ts conventionnels 2 rapports d poser 3 assurances souscrire 4 directives portant sur l emballage et le marquage pour l exp dition 5 renseignements sur les documents d exp dition 6 conditions de rajustement des prix 7 exigences relatives la formation 8 d tails reproduire dans le bordereau de marchandises ou d exp dition Page 56 9 conditions environne
69. artient aux utilisateurs de ce guide de se tenir au courant de tous les changements apport s ces exemptions au titre de la politique en mati re d aide 1 6 Politique d approvisionnement relative aux pays b n ficiaires En vertu des dispositions des accords portant sur l aide bilat ral le gouvernement du Canada peut conserver la responsabilit des march s d acquisition de biens ou la confier au pays b n ficiaire s il y a lieu Dans ce cas le pays b n ficiaire peut appliquer sa propre politique et ses r glements dans l attribution de march s d approvisionnement de biens et services connexes la condition que cette politique et ces r glements ne soient pas contraires ceux du Canada 1 7 Service d appels d offres lectroniques Service MERX Autrefois connu sous le d signation de Service des invitations ouvertes soumissionner SIOS ce service s appelle depuis la fin de 1997 le Service d appels d offres lectroniques Service MERX Il s agit d un syst me national de commerce lectronique offrant au secteur public comme au secteur priv un service complet de diffusion des avis de march s et des documents d appel d offres connexes L ACDI fait largement appel ce service pour ses march s de services de plus de 100 000 depuis 1994 l poque le Conseil du Tr sor a approuv son intention un nouveau mode d attribution des march s En ce qui concerne les march s d acquisition de biens de l ACDI MERX
70. as divulguer qui que ce soit des renseignements relatifs au projet avant et pendant l ex cution des travaux Page 115 4C 5 Modalit s de pr sentation des soumissions Les soumissions doivent tre pr par es en __ langue _ Tous les vides des diff rents formulaires doivent tre remplis en caract res de frappe d imprimerie Tous les exemplaires de l offre doivent comprendre la d nomination sociale compl te et l adresse du soumissionnaire en plus d tre sign s par lui ou par son fond de pouvoir constitu en bonne et due forme Le nom du signataire doit tre dactylographi ou reproduit en caract res d imprimerie sous la signature On doit initialer toutes les pages de la soumission et des appendices Le soumissionnaire doit remplir chaque document de l appel d offres Les offres incompl tes ne seront pas accept es On doit soumettre l acheteur _ nombre _ exemplaire s de la soumission et des appendices remplis de fa on identique un exemplaire doit porter la mention original et les autres doivent porter la mention copie exacte On doit en transmettre _ nombre __ exemplaire s l ACDI Toutes les soumissions doivent tre accompagn es d un formulaire de contenu canadien toutefois sur les exemplaires des formulaires d pos s le soumissionnaire ne doit remplir que la partie 7 Le formulaire de contenu canadien doit tre rempli int gralement seulement dans les exemplaires transmis l ACDI Le
71. ature du projet biens services lignes de cr dit est sup rieure 100 000 les directions g n rales devront demander l approbation du Ministre pour utiliser le processus d un pays b n ficiaire et devront mentionner le pourcentage d aide d li e qu elles consid rent Une fois fait le pays b n ficiaire peut passer directement des march s de services de biens d engrais ou de construction Lorsque l approbation d utiliser le processus contractuel d un pays b n ficiaire est obtenue il n est pas n cessaire de faire approuver chaque transaction individuelle L ACDI doit encourager le pays b n ficiaire d assurer l int grit du processus de s lection Page 107 Appendice 2A Liste des mat riaux approuver LMAA DESCRIPTION DU BON DE COMMANDE Page __ de MODE ORIGINE 1 Comparaison de prix lt 2 500 PB pays b n ficiaire C Canada 2 Demander au moins deux offres 2 500 lt 25 000 A autre 3 Appel d offres ou Demande de propositions gt 25 000 4 R gime non concurrentiel Titre du projet Pays Num ro du projet Agent de n gociation des contrats Num ro de r f rence des pouvoirs d l gu s Montant des pouvoirs d l gu s Exercice financier Total d bours ce jour Nom de l entreprise Num ro de la LMAA Date Valeur totale de cette LMAA Valeur totale des LMAA pr c dentes No de groupe Description de la Valeur totale Mode Justification r gi
72. autres inspections ou tous les autres essais ex cut s directement par l autorit contractante ou en son nom Ce repr sentant devrait tre habilet signer tous les formulaires d acceptation ou autres documents portant sur les activit s d inspection d essai et de v rification et en accuser r ception 10 4 Inspection Les inspections et les essais techniques peuvent tre inutiles lorsqu on ach te des biens standard ou offerts couramment dans le commerce et faisant l objet d une garantie On ne devrait alors effectuer des inspections et des essais que pour s assurer que les exigences du contrat ont t respect es On Page 77 peut aussi exercer un contr le sur les op rations de protection de marquage d emballage et d exp dition Normalement les inspections et les essais techniques se d roulent dans l usine du fournisseur Le contrat conclu avec le fournisseur devrait stipuler les modalit s d inspection en indiquant par exemple les renseignements suivants 1 le responsable de l ex cution des inspections 2 le lieu et la date des inspections 3 les m thodes d inspection et d acceptation finales 4 la responsabilit du fournisseur pour ce qui est a des dispositions prendre pour faciliter les inspections b des suppl ments de frais absorber en raison du surcro t de travail ou des retards entra n s par les inspections c des frais absorber pour corriger les lacunes ou les d fectuosit s 10 5 V
73. aux Si les dessins contredisent les devis pour un d tail en particulier les fournisseurs devront s adresser l acheteur ___ pour demander des explications Veuillez noter qu il faudrait soumettre des devis d taill s respectant les normes canadiennes ou d autres normes internationales reconnues Dans les cas o des biens d quipement sont con us pour le projet r aliser on devra d poser des dessins S il y a lieu on pourrait ajouter une clause pr cisant que l on tudiera les substitutions de biens d quipement quivalents la condition que des devis descriptifs complets soient soumis l acheteur 4E 12 Certificat de conformit On devra soumettre des exemplaires du certificat de conformit exig dans les devis par exemple des certificats d usine pr vus dans les normes de l ACNOR et ou de l ANSI ou dans des normes quivalentes Dans les cas o les devis ne pr voient pas de certificat de conformit mais que l ing nieur pr cise une exigence minimum respecter on devra soumettre un certificat comme si les devis le pr voyaient Pour les biens d quipement standard le repr sentant technique responsable des fournisseurs devra signer le certificat de mat riel du fabricant Page 131 Veuillez noter que lorsqu une entreprise ind pendante s occupe de l inspection et des essais cette entreprise doit d livrer un certificat 4E 13 Contr le de la qualit inspection et essais Tous les travaux fais
74. aux caract ristiques prescrites Sur r ception d un avis crit manant de l acheteur les fournisseurs doivent corriger et remplacer rapidement en application du contrat tous les biens d quipement ou pi ces qui selon l acheteur sont d fectueux ou jug s non conformes au contrat la condition qu on constate qu ils sont d fectueux ou qu ils ne sont pas conformes au contrat dans les indiquer le d lai de l acceptation d finitive moins qu un autre d lai soit pr vu dans les devis Tous les biens ou pi ces d quipement corrig s en vertu de la garantie devront tre garantis selon les m mes conditions et pour la m me dur e que les biens d quipement d origine Si les fournisseurs ne corrigent pas les d fectuosit s dans les plus brefs d lais et de fa on satisfaisante l acheteur pourra faire apporter l quipement les r parations n cessaires ou faire remplacer des pi ces ou des biens d quipement dans ce cas les fournisseurs devront payer aussit t l acheteur les co ts correspondants 4E 26 Diff rends Page 136 On conseille de demander l avis d un juriste dans la r daction de cet article Si l interpr tation ou l application du contrat donnent lieu un litige ou un diff rend ou si on constate que le contrat n est pas respect l une ou l autre des parties devra d abord en saisir _ 1 _ pour rendre une d cision Si 1 ne rend pas de d cision par crit dans les 90 jours ou que l une ou l aut
75. ble d activit s visant s assurer que le contr le de la qualit est exerc efficacement Un syst me d assurance de la qualit permet d valuer continuellement le programme de contr le de la qualit afin d appliquer des mesures correctives dans les cas n cessaires Pour ce qui est des produits ou des services en particulier un syst me d assurance de la qualit consiste v rifier et valuer les facteurs de qualit qui influent sur les normes la production l inspection et l utilisation des biens ou des services 10 2 Principe de l ACDI en mati re de qualit L ACDI doit veiller ce que la qualit des biens et des services fournis respectent les exigences du destinataire Lorsqu une agence d ex cution prend la responsabilit de l achat de biens et ou de services elle devient responsable de la qualit et doit prescrire la norme de qualit respecter Page 75 Pour r aliser un projet de qualit il est essentiel que la qualit soit pr sente dans chacune des tapes du processus d approvisionnement Voil pourquoi on doit se pencher sur les programmes de qualit d s le d but du processus d approvisionnement Cela peut vouloir dire que des v rifications et des contr les relatifs la qualit en particulier doivent faire partie du plan d approvisionnement cf le chapitre 3 10 2 1 Fabrication et fourniture On applique des normes d assurance de la qualit la fabrication d apr s la nature des biens
76. cation des quantit s Depuis quelques ann es dans le monde entier la sensibilisation la qualit des biens et des services et la demande de biens et de services de qualit ne cessent de s accro tre S il en est ainsi c est parce que les consommateurs exigent un meilleur rapport qualit prix dans leurs achats Les pratiques d achat du gouvernement voluent elles aussi afin d optimiser le rapport qualit prix Les achats financ s par l ACDI doivent respecter ces exigences et viser la qualit dans les biens et les services 10 1 D finitions La qualit c est le respect des exigences Cette d finition limine les degr s et les niveaux de qualit Le contr le de la qualit est diff rent de l assurance de la qualit Essentiellement le contr le de la qualit vise produire des biens et des services selon le niveau de qualit souhait tandis que l assurance de la qualit consiste s assurer qu on a r alis des biens et des services de qualit On d finit et explique ces termes puisqu ils s appliquent aux exigences des activit s d approvisionnement financ es par l ACDI 10 1 1 Contr le de la qualit Le contr le de la qualit constitue l ensemble des activit s visant produire des biens et des services de qualit Pour les fournisseurs le contr le de la qualit consiste s assurer que la production respecte la sp cification 10 1 2 Assurance de la qualit L assurance de la qualit est un ensem
77. cause l importance des activit s d attribution de march s l exp rience de l organisme et du pays b n ficiaire dans la passation des march s et la n cessit de respecter les politiques adopt es par l ACDI Il faut pr ciser que l ensemble des projets et des programmes financ s gr ce des contributions doit tre soumis un droit de v rification Si l acquisition de biens est une composante importante du projet l accord de contribution devrait comprendre une section portant sur les moralit s respecter cet gard L accord devrait pr ciser les cat gories de biens et de services connexes acheter au Canada l aide de fonds li s Il devrait galement stipuler les cat gories de biens et de services connexes qu on peut acheter dans le pays b n ficiaire gr ce des fonds non li s On devrait en outre y pr ciser les exigences en mati re de production de rapports relativement l attribution des march s d acquisition de biens On peut consulter les sections pertinentes de ce guide cette fin Page 16 On recommande vivement de demander l agent de n gociation des contrats de l ACDI d examiner le volet relatif l attribution des march s de l accord de contribution et au besoin de d terminer la marche suivre par l organisme b n ficiaire pour veiller la protection des int r ts de l ACDI et des contribuables canadiens Il se peut qu il ne soit pas n cessaire de le faire pour chaque accord
78. chaque commande pass e en vertu de l accord ou chaque modification d une telle commande Si l agence d ex cution doit payer le fournisseur l accord d offre commandes peut stipuler le type de garantie cautionnement de paiement que le fournisseur serait en droit d exiger de la part de l agence d ex cution L accord d offre commandes doit stipuler le plafond du total des d penses Le fournisseur doit pr venir l acheteur lorsqu il a engag un certain pourcentage de ce plafond g n ralement 75 p 100 On devrait stipuler dans l accord d offre commandes les plafonds de d penses des diff rentes commandes La dur e de validit de l accord d offre commandes doit tre stipul e dans le document correspondant En g n ral il est souhaitable que l accord d offre commandes soit valable pour toute la dur e du projet Habituellement les accords d offre commandes sont valables pendant au moins 12 mois Le d lai de validit devrait prendre fin la date d expiration ou lorsque le plafond du total des d penses est atteint selon la premi re de ces ventualit s Les accords d offre commandes pluriannuels peuvent comporter une clause pr voyant une majoration des prix en fonction de l inflation Toutes les conditions d approvisionnement sont n goci es et convenues d avance l exception de la quantit ou de l tendue des travaux Une liste des conditions types est reproduite dans le mod le de commande pass e en
79. cherch es Toutefois on doit veiller ce que le nombre de points attribu s lorsque les offres surpassent les exigences de base corresponde la valeur qu il repr sente par rapport l apport suppl mentaire r el 8 4 Anomalies relev es dans les soumissions 8 4 1 G n ralit s On peut parfois relever certaines anomalies pendant l valuation des soumissions On peut alors se demander si on doit rejeter int gralement une soumission m me si l omission est banale ou si on doit l accepter et l valuer en cons quence L autorit contractante prend la d cision d finitive pour trancher ces questions Les sections 8 4 2 8 4 7 ci apr s renferment des lignes directrices pour orienter la marche suivre lorsqu on rel ve certaines de ces anomalies 8 4 2 Soumissions d pos es en retard Il appartient aux soumissionnaires de veiller ce que leur soumission soit d pos es dans les d lais et l endroit indiqu s par l autorit contractante On ne doit pas tenir compte des soumissions d pos es apr s la date et l heure de cl ture et on doit les retourner sans les d cacheter On doit tenir un relev des soumissions ainsi retourn es 8 4 3 D fauts mineurs par rapport aux exigences obligatoires Les soumissions qui respectent les exigences obligatoires mais qui renferment un d faut mineur peuvent tre tudi es si selon l autorit contractante 1 le d faut est sans gravit par rapport l tendue et la valeur glob
80. cle doit au moins pr ciser les INCOTERMS 2000 FAS FOB ou autre selon le cas et notamment le pourcentage de la somme qui sera retenue s il y a lieu jusqu l acceptation d finitive des travaux ou jusqu la fin de la garantie Veuillez noter que cet article a des cons quences pour la tr sorerie des fournisseurs Il devrait tre libell clairement 4E 31 Attestation de non lobbying Les fournisseurs devront d poser l attestation suivante Pour tous les contrats attribu s la suite de cet appel d offres l entrepreneur devra attester qu il n a pas acquitt ou qu il ne s est pas engag verser toute personne autre que l un de ses employ s des honoraires conditionnels pour la sollicitation la n gociation ou l obtention de ce contrat 4E 32 Lois applicables Sauf convention contraire le contrat attribu la suite de cet appel d offres sera r gi par les lois du Canada et de la province dans laquelle le fournisseur a son si ge social Page 138 Page 139 Appendice 4F Conditions particuli res Les conditions particuli res reproduites dans cet appendice ne sont pas exhaustives et pourraient ne pas r pondre tous les besoins Il appartient l auteur des documents d appel d offres de s assurer que ces documents sont adapt s l intention et aux objectifs du projet 4F 1 Livraison et dommages int r ts conventionnels Le fournisseur devra livrer l quipement et le mat riel pr cis s dans le
81. compatibilit avec d autres biens d quipement ii la disponibilit des pi ces de rechange iv la facilit de l entretien v la garantie vi la disponibilit des donn es et des dessins vii la qualit de la formation Voici des exemples de crit res d valuation relatifs au transport i 1 es conditions de transport ii le chargement ii le nombre de livraisons iv le d lai de transport v les points de livraison vi le d lai d exp dition vii l exp rience de l exp diteur b Facteurs non techniques Certains facteurs qui n ont pas de caract re strictement technique peuvent tre importants dans la s lection des fournisseurs Les questions de livraison et de d lai de paiement en seraient des Page 64 exemples L quipe charg e de l valuation peut s entendre pour que ces facteurs fassent partie des crit res d valuation et leur attribuer une cote num rique G n ralement ces facteurs deviennent particuli rement importants lorsqu on a attribu dans l valuation technique les m mes notes plusieurs soumissionnaires 8 3 3 Notation des facteurs techniques et non techniques Quelle que soit la m thode de notation adopt e elle doit tre uniforme dans l ensemble du processus d valuation La m thode de notation doit laisser une marge de man uvre suffisante pour permettre d attribuer un plus grand nombre de points dans le syst me de notation aux caract ristiques plus re
82. contrat __ 1 _ Le calendrier de livraison est reproduit l appendice Si le fournisseur ne livre pas l quipement et le mat riel dans les d lais il pourra tre appel acquitter 2 1 Pr ciser le type de livraison les INCOTERMS 2000 et ainsi de suite 2 Pr ciser les dommages int r ts conventionnels et les conditions dans lesquelles ces dommages devront tre acquitt s Si on impose des dommages int r ts conventionnels ils doivent tre en proportion de la perte r elle qui surviendrait vraisemblablement Ces dommages ne doivent pas servir de p nalit 4F 2 Rapports Le fournisseur devra soumettre pour le projet un calendrier de fabrication principal dans les __ nombre _ jours de la signature du contrat en en remettant ___ nombre _ exemplaire s _ l acheteur ___ et en en transmettant des exemplaires Ult rieurement le fournisseur devra d poser des rapports mensuels d avancement en ___ nombre ___ exemplaire s jusqu la fin du projet Ces rapports devront tre pr par s la fin de chaque mois civil et devront tre d pos s au plus tard__ nombre _ jours apr s la cl ture de la p riode vis e Les rapports doivent faire tat de l avancement de la conception de la fabrication de l essai et de la livraison des diff rents biens d quipement et des travaux pr vus dans le contrat Veuillez noter qu on peut reproduire dans un appendice un mod le du type de rapport d poser le cas
83. crivent les activit s et les responsabilit s particuli res de l ACDI de l agence d ex cution du pays b n ficiaire et de la mission canadienne relativement au transfert 15 4 1 ACDI Normalement les responsabilit s de transfert de l ACDI se bornent tablir le cadre de transfert et s assurer que les m thodes convenues sont appliqu es Les activit s de l ACDI consistent g n ralement 1 s assurer que le protocole d entente du projet rend compte des m thodes de transfert accept es par le pays b n ficiaire 2 veiller ce que les appels d offres et les contrats ult rieurs de l agence d ex cution comprennent une description des responsabilit s de l agence d ex cution pour ce qui est du transfert et de l affectation des biens 3 examiner et approuver la m thode d taill e de l agence d ex cution pour l ex cution des activit s de transfert ou d affectation telles que pr pos es dans son plan d approvisionnement Page 100 4 5 6 7 approuver tous les rapports de l agence d ex cution pour s assurer que les activit s de transfert et d affectation sont conformes au plan d approvisionnement approuv examiner au besoin l bauche des certificats de transfert et d acceptation et les pi ces justificatives avant qu ils soient pr sent s au pays b n ficiaire signer les certificats de transfert et d acceptation si les pouvoirs correspondants n ont pas t d l gu s l agence d ex cut
84. d appel d offres 7 3 12 Prix S il est n cessaire d obtenir des prix d apr s diff rents points de livraison ou diverses conditions de vente les soumissionnaires doivent proposer des prix pour chaque point de livraison ou pour chaque condition de vente On doit faire savoir aux soumissionnaires le cas ch ant que les points de livraison ou les conditions de vente constitueront des crit res d valuation Page 49 A noter que les projets financ s par l ACDI sont dispens s des taxes de vente provinciale des taxes de vente ou d accise f d rales sur les biens et des droits de douane sur les pi ces ou les biens d quipement import s et int gr s dans les biens finaux Les soumissionnaires doivent attester que les biens qu ils fournissent ne comportent pas de tels co ts et doivent soumettre leur prix en cons quence 7 3 13 Taxes de vente et droits de douane Il appartient au fournisseur d adresser Douanes et Accise Canada toute demande de remboursement des droits de douane acquitt s sur le mat riel import et export ult rieurement Dans certains cas l agence d ex cution peut apporter son concours aux fournisseurs aux fins de ces demandes de remboursement en leur fournissant les pi ces justificatives voulues et les r f rences autorisant l exportation de biens li s aux programmes d aide L attestation suivante doit tre reproduite dans les factures relatives des demandes de remboursement de droits de douane
85. d autres minist res ou organismes du gouvernement du Canada sont assujettis la Loi sur la gestion des finances publiques la Politique du Conseil du Tr sor sur les march s au R glement sur les march s de l Etat de m me qu aux autres lois r glements directives et lignes directrices en vigueur et doivent tre r alis s conform ment l ensemble de ces lois et r glements Sauf dans les cas o une d l gation de pouvoirs est accord e d autres minist res et organismes Travaux publics et Services gouvernementaux Canada TPSGC attribue la plupart des march s d acquisition de biens pour le gouvernement du Canada 2 2 1 D l gation de pouvoirs en mati re d acquisition de biens que TPSGC accorde aux minist res et organismes TPSGC d l gue des pouvoirs d attribution de march s aux minist res et organismes f d raux dont l ACDI essentiellement pour les services administratifs dont elle a besoin pour son propre compte selon les modalit s indiqu es ci apr s a Une d l gation type pour les biens dont la valeur est inf rieure 5 000 par commande l exclusion de la taxe sur les produits et services et que TPSGC ne garde pas en stock b Les achats de biens en cas d urgence veuillez consulter les Services administratifs de l ACDI Page 10 On doit respecter un certain nombre de conditions selon le Manuel du client de TPSGC au chapitre 120 intitul Pouvoirs d achat d l gu s 2 2 2 D l ga
86. d un accord d offre commandes en tablissant un bon de commande libell selon le mod le ci joint cf l appendice 6B et sign par un de ses fond s de pouvoir Ce bon de commande indique les renseignements suivants a les quantit s pr cises et la description des biens et des services n cessaires y compris les instructions pour l emballage b le point de livraison la date et l itin raire exig s c le prix ou la structure de prix Le bon de commande confirme l acceptation de l offre commandes Veuillez noter que si l ACDI doit payer directement le fournisseur on doit ajouter la mention qui prend effet lorsque l ACDI adresse au fournisseur une confirmation de commande selon le mod le reproduit l annexe 2 LIMITATION DES DEPENSES a La valeur cumulative de toutes les commandes pass es en vertu de l accord d offre commandes ne doit pas d passer ___ montant en dollars ___ L accord d offre Page 146 commandes est assujetti la condition que l acheteur ne soit pas oblig de commander l un quelconque des biens et des services connexes qui y sont offerts b La valeur de chacune des diff rentes commandes ne doit pas tre sup rieure ___ montant en dollars __ 3 FACTURATION Le fournisseur doit facturer l acheteur chaque livraison effectu e pour donner suite une commande Ou encore si l ACDI s engage payer directement le fournisseur ce dernier doit lui soumettre une facture
87. dans les faits ils les respectent Il revient galement l agence d ex cution de veiller ce que les inspections de quantit s syst matiques et consign es soient r alis es aux diff rentes tapes du cycle d approvisionnement Ces responsabilit s devraient tre d finies clairement dans le contrat de l agence d ex cution A noter que de nombreux pays b n ficiaires font appel aux services d organismes d inspection Il est possible qu on ne puisse pas importer de biens et de mat riaux dans le pays b n ficiaire sans certificat d inspection L agence d ex cution doit d terminer si le pays b n ficiaire exigera que ces inspections aient lieu et doit confirmer qu on a r uni selon le nombre d exemplaires voulu toutes les pi ces justificatives n cessaires l importation des biens destination du pays b n ficiaire Ces questions devraient tre expos es dans le plan d approvisionnement et viennent s ajouter toutes les exigences respecter en mati re de qualit 10 3 2 Fournisseur Les responsabilit s du fournisseur en ce qui concerne l assurance de la qualit devraient tre pr cis es dans le contrat conclu avec lui Si le contrat le stipule le fournisseur devrait fournir l autorit contractante les renseignements sur les m thodes de contr le de la qualit pour la mise au point le montage l inspection et l essai des produits Le fournisseur doit galement d l guer un repr sentant pendant toutes les
88. de ch que vis ou caution correspondant __ du prix de notre soumission et qui produira ses effets pendant la dur e de validit de la soumission 3 Il est entendu que cette soumission doit rester valable pour une dur e de jours partir de la date du d pouillement des soumissions 4 Nous avons pris connaissance du contenu de ces documents d appel d offres et nous en acceptons toutes les conditions qui y sont reproduites sous r serve des exceptions not es dans notre soumission 5 Il est entendu que __ l acheteur ___ n est pas oblig d accepter la soumission la moins disante ou l une quelconque des soumissions d pos es 6 Si notre soumission est accept e pendant la dur e de validit des soumissions nous conclurons un Page 122 contrat avec l acheteur _ __ et nous d poserons une garantie ou un cautionnement d ex cution conform ment aux dispositions des documents d appel d offres 7 Si notre soumission est accept e par l acheteur __ nous nous engageons concevoir fabriquer et livrer les mat riaux les biens d quipement et les services conform ment au calendrier de livraison de l appendice 8 Nous avons rempli le formulaire de contenu canadien conform ment aux instructions et d clarons que le contenu canadien repr sente 9 Nous avons transmis l ACDI nombre exemplaire s de la soumission y compris le formulaire de contenu canadien dans lequel les lignes 1 8 sont remplies Si
89. de contribution puisque certains organismes b n ficiaires sont bien connus dans le monde entier et par l ACDI et qu ils appliquent des m thodes de passation de march s gales voire sup rieures celles de l ACDI Page 17 3 Planification de l approvisionnement 3 1 Introduction La planification des achats constitue la pierre d assise d une gestion fructueuse de l approvisionnement Un plan d approvisionnement bien pr par est essentiel la gestion et la surveillance des activit s exerc es dans le contexte d un projet On devrait pr parer un plan d approvisionnement qui fasse partie int grante du rapport de lancement plan de gestion du projet ou qui s int gre la premi re tape du cycle d approvisionnement du projet Le plan d approvisionnement devrait faire tat des m thodes propos es pour ex cuter les activit s suivantes 1 Pr paration a d finition des besoins biens mat riel et services connexes b tablissement du calendrier c pr paration du devis et ou de l nonc des travaux d s lection des entreprises ou des soci t s qu on doit inviter soumissionner e pr paration et diffusion des appels d offres 2 Achats a valuation des offres b attribution des march s ou passation des commandes 3 Logistique a v rification des m thodes d assurance de la qualit b surveillance des livraisons effectu es par les fournisseurs c surveillance de l emballage et du marqua
90. de l automobile entre le Canada et les Etats Unis n ont pas d incidence sur le calcul du contenu canadien lorsqu on ach te des v hicules ou d autres biens d quipement 2 4 4 Formulaire remplir pour le contenu canadien On doit noter le contenu canadien sur le formulaire CIDA ACDI 66 01 88 Le formulaire rempli ne devrait tre joint qu aux propositions ou aux offres destin es l ACDI Pour tous les autres exemplaires des propositions ou des offres on ne doit remplir que la ligne 7 de ce formulaire qui doit y tre joint L ACDI se r serve le droit de v rifier que les fournisseurs se sont conform s aux exigences en mati re de contenu canadien dans la r alisation de leurs engagements L agence d ex cution doit conserver des exemplaires des formulaires remplis sur le contenu canadien comme pi ces justificatives pouvant attester que cette r gle aff rente a t respect e dans l ensemble du projet en cause 2 4 5 Responsabilit s de l agence d ex cution dans l administration des exigences relatives au contenu canadien Page 15 Lorsqu une agence d ex cution se voit confier le mandat d un projet cette derni re doit administrer les exigences relatives au contenu canadien Elle doit notamment a confirmer aupr s de l ACDI les exigences de contenu canadien propres au projet b conserver une liasse de formulaires sur le contenu canadien et remettre ces formulaires aux fournisseurs c valuer les d clarations de
91. de march s de services Page 11 Normalement on passe des march s avec les agences d ex cution pour qu elles collaborent la planification et la mise en uvre des projets d aide de l ACDI Le contrat peut comprendre une disposition stipulant que l agence d ex cution exercera certaines activit s d approvisionnement ayant trait au projet On doit veiller ce que l ACDI continue d exercer l encadrement et le contr le complets des march s attribu s Un plan d approvisionnement bien pr par approuv conjointement par l quipe de projet de l ACDI permettra de faciliter la tache cette quipe cf le chapitre 3 pour de plus amples renseignements au sujet des diff rents volets du plan d approvisionnement b les agents d approvisionnement auxquels l ACDI fait appel dans le contexte de march s de services On fait appel des agents d approvisionnement pour attribuer des march s au nom de l ACDI dans le contexte des projets financ s gr ce aux lignes de cr dit consenties par l ACDI aux pays b n ficiaires 3 l ACDI elle m me sans l intervention des agences d ex cution ou des agents d approvisionnement 4 des organismes internationaux accr dit s par exemple l Organisation mondiale de la sant OMS la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le d veloppement PNUD en vertu d accords conclus avec l ACDI pour l achat de biens canadiens seulement relatifs un projet particulier de l ACDI II faut p
92. de sorte qu il puisse son tour donner une formation au personnel de la localit Les responsabilit s de l agence d ex cution et du pays b n ficiaire en mati re de formation doivent le cas ch ant tre d finies dans le protocole d entente et dans le contrat conclu avec l agence d ex cution 15 7 Pi ces justificatives On doit remplir le certificat de transfert et d acceptation dans tous les cas o on transf re des biens Un mod le de certificat de transfert et d acceptation est reproduit l appendice 8A Les formulaires suivants sont galement reproduits dans les appendices de ce chapitre On devrait les joindre aux certificats de transfert et d acceptation dans les cas utiles 1 La liste de contr le du transfert cf l appendice 8B d crit tous les articles vis s par les diff rents certificats de transfert et d acceptation Elle renferme des d tails sur les quantit s l emplacement des articles leur tat et les r f rences sur les pi ces de rechange Elle pr cise galement toutes les pi ces justificatives par exemple les d clarations d acceptation dont le Page 103 mod le est reproduit l appendice 7 qui accompagnent les biens On doit toujours joindre cette liste aux certificats de transfert et d acceptation 2 Le certificat de garantie cf la section 15 5 et la liste de contr le de la garantie cf l appendice 8B devraient tre d pos s lorsque la garantie du fournisseur visant un bien est toujo
93. dentique achet dans des conditions analogues les conseils donn s par les membres des quipes de projet de l ACDI par exemple les experts techniques les agents de n gociation des contrats et les chefs d quipes de projet Le sp cialiste des transports et de la logistique et le sp cialiste de l assurance de la qualit de l A CDI peuvent galement donner des conseils les renseignements provenant de la mission canadienne l tranger 5 4 2 Facteurs dont il faut tenir compte Pour pr parer des devis ad quats on doit tenir compte de plusieurs facteurs techniques et contractuels notamment les suivants 1 Les facteurs relatifs la d finition et la description a b c d e se servir de descriptions g n riques dans toute la mesure du possible appliquer des normes accept es dans le commerce pour d crire la taille et la capacit des mat riaux et de l quipement pr ciser les quantit s d apr s les normes tablies pour le nombre le poids ou le volume des articles appliquer des normes accept es dans le commerce pour d crire la quantit et la qualit des pi ces de rechange des outils et des besoins pr vus pour l entretien long terme pr voir la prise en charge des biens et la mise en service de l quipement ou des installations pr ciser tous les dessins ou croquis techniques n cessaires Page 38 2 Les facteurs relatifs la qualit cf le chapitre 10 a b
94. devraient pas n cessairement se limiter aux biens l quipement ou aux services principaux L application des normes peut galement s tendre la fourniture des pi ces de rechange des manuels et des services de formation la manutention du mat riel de m me qu d autres documents ou services connexes 10 2 2 Manutention des biens Dans la plupart des projets les biens et l quipement sont soumis d importantes activit s de manutention partir de leur d part de l usine du fournisseur jusqu au moment o ils sont exp di s partir du Canada Il importe de tenir compte dans ces activit s des processus qui peuvent influer sur la qualit des produits Ces processus portent notamment sur 1 le degr de protection assur par l emballage et la mise en caisses 2 les installations de stockage et d entreposage au Canada Page 76 3 l emballage des biens destin s tre export s Le Manuel de logistique renferme de plus amples renseignements sur ces processus Pour ce qui est des consid rations de qualit lorsque les biens ont quitt le Canada veuillez consulter le chapitre 11 10 3 Responsabilit de l assurance de la qualit et de la v rification des quantit s 10 3 1 Autorit contractante Il appartient l autorit contractante g n ralement l agence d ex cution de conna tre les fournisseurs qui ont l obligation contractuelle de respecter des exigences en mati re de qualit et de s assurer que
95. droit en adressant un avis par crit aux fournisseurs de r silier le contrat en ce qui concerne la totalit ou toute partie des biens d quipement qui ne sont pas achev s Dans ce cas le contrat sera r sili selon les modalit s pr cis es dans le dit avis sans porter atteinte aux recours que l acheteur pourra exercer l endroit des fournisseurs En recevant cet avis les fournisseurs devront sauf si l avis le pr voit autrement cesser imm diatement les travaux et mettre fin aux commandes pass es pour des mat riaux des biens d quipement et des services Sur demande les fournisseurs ne devront n gliger aucun effort raisonnable pour annuler l ensemble des commandes ou contrats de sous traitance en vigueur selon des conditions qui seront la satisfaction de l acheteur En cas de r siliation du contrat il est entendu que 1 les fournisseurs continuent d assumer les obligations v ritables qui leur revenaient avant la date de la r siliation du contrat 2 l acheteur paiera aux fournisseurs la somme de ce qui suit titre d indemnit int grale en vertu du contrat a la valeur de l quipement et des services r alis s la satisfaction de l acheteur avant la r siliation moins les sommes d j vers es aux fournisseurs b toutes les d penses qui selon l acheteur ont d tre engag es du fait de l annulation du contrat ou d une partie de ce contrat Les fournisseurs devront prendre les dispositions n ces
96. e paiement ou le m canisme de contr le financier retenu on doit demander un conseiller en gestion financi re de les examiner pour s assurer qu ils respectent la Loi sur la gestion des finances publiques Page 90 13 Rapports 13 1 G n ralit s On doit d poser des rapports pendant toute la dur e des projets d aide de l ACDI On doit pr ciser dans les contrats et d finir d s le d but du projet le type la fr quence et le mod le de pr sentation des rapports que doivent d poser les agences d ex cution Ces rapports peuvent tre exig s la fois par l ACDI et par les pays b n ficiaires Ce chapitre porte sur les rapports qui font tat des questions propres l attribution de march s li s aux projets 13 2 Types de rapports Il existe essentiellement cinq types de rapports de projet qui peuvent comprendre des sections portant sur les activit s d attribution de march s d acquisition 1 les rapports de lancement plan de gestion du projet cf la section 13 3 2 les rapports p riodiques ou d avancement cf la section 13 4 3 les rapports sur les pouvoirs d attribution de march s d l gu s par TPSGC cf la section13 5 4 les rapports de fin de projet cf la section 13 6 5 les rapports sp ciaux ou extraordinaires cf la section 13 7 13 3 Rapports de lancement Le rapport de lancement pr cise la fa on dont l agence d ex cution entend s acquitter de sa mission Ce rapport devrait com
97. e dans le contrat les prix seront rajust s en fonction de 1 1 Pr ciser la formule d indexation appliquer Cette formule doit tre autoris e par le pays b n ficiaire et ou par l ACDI Page 142 4F 8 Formation La formation se d roulera conform ment aux pr cisions fournies ce sujet dans les documents d appel d offres 4F 9 Conditions environnementales Le mat riel et l quipement fournis dans le cadre de ce projet seront install s ___ 1 _ Le fournisseur a l enti re responsabilit de veiller ce que la conception et la fabrication de l ensemble de l quipement et du mat riel tiennent compte de tous les facteurs climatiques environnementaux et g ographiques pertinents et adapt s au lieu pour assurer une dur e utile satisfaisante de __ nombre _ ann es Voici les facteurs environnementaux dont on devra tenir compte 2 1 Indiquer la ville et le pays o l quipement sera install 2 Dresser la liste des facteurs environnementaux qui pourraient se r percuter sur le fonctionnement de l quipement par exemple a b c d e i g h les conditions de fonctionnement les temp ratures maximum minimum et moyenne annuelle les temp tes de sable ouragans et s ismes qui ont pu se produire auparavant les pr cipitations moyenne annuelle la pression barom trique mensuelle l humidit relative les conditions atmosph riques la vitesse des vents moyenne et
98. e dont on doit tenir compte lorsqu on demande aux fournisseurs de d poser des garanties quelle qu en soit la nature Une pratique recommand e lorsqu on envisage de demander des garanties de quelque type que ce soit consiste tablir une liste de contr le pour faire un suivi des garanties partir de la premi re demande jusqu ce que la garantie soit lib r e ultimement y compris les conditions se rapportant cette lib ration ultime 4 3 Garanties financi res Page 28 Pour bien g rer les risques 1l faut r fl chir m rement aux garanties financi res exiger Lorsqu on invite des soumissionnaires d poser des offres ou qu on conclut des march s il faut consid rer l opportunit d exiger ou non des garanties financi res Le cautionnement de soumission galement appel garantie de soumission le cautionnement d ex cution et la retenue constituent les formes les plus r pandues de garanties financi res On devrait d cider de recourir des garanties financi res et en d terminer le montant apr s avoir tenu compte des facteurs suivants a La nature des travaux et les usages du m tier ou de la profession en cause b les cons quences d une d faillance du fournisseur ou de son incapacit respecter ses obligations contractuelles c la stabilit et la capacit des entreprises qui pourraient se concurrencer l gard d un march d acquisition selon leur structure financi re leur rendement ant rie
99. e fait pas appel au service MERX Dans ce cas TPSGC peut g n ralement demander au Conseil du Tr sor les autorisations n cessaires pour le compte de l ACDI Si le Conseil du Tr sor d livre les autorisations demand es TPSGC peut alors d l guer les pouvoirs n cessaires l ACDI conform ment aux conditions de l appendice sur la d l gation de pouvoirs en mati re d achat en particulier dans le protocole d entente conclu entre l ACDI et TPSGC Les unit s de contrats de l ACDI doivent conserver des documents d taill s sur l application des pouvoirs d l gu s Bien que l on revoie l heure actuelle les exigences relatives la production de rapports le protocole d entente en vigueur entre TPSGC et l ACDI pr voit que l Agence doit pr senter des rapports TPSGC deux fois par an Ces rapports qui d crivent la nature des pouvoirs d l gu s renferment des pr cisions sur le type de march s ainsi qu une mention permettant de savoir s ils ont t attribu s en r gime de concurrence ou s ils ont t n goci s s ils sont achev s Les rapports continueront d tre soumis TPSGC pendant la p riode de r vision du protocole d entente en vigueur Lorsqu on aura r gl les questions de d l gation conform ment aux modalit s du protocole d entente les activit s d attribution de march s de l ACDI pourront tre exerc es par les intervenants suivants a les agences d ex cution auxquelles l ACDI fait appel dans le contexte
100. e pas 400 000 lorsqu au moins deux soumissions valables ont t d pos es et que la soumission la moins disant a t retenue b majorer la somme verser en vertu d un march d acquisition de 40 000 lorsqu il s agit d un march non concurrentiel ou de 200 000 lorsqu il s agit d un march concurrentiel Les pouvoirs des agences d ex cution et des mandataires d approvisionnement intervenant au nom de l ACDI sont limit s aux pouvoirs ci dessus dans l attribution des march s d acquisition de biens en vertu des pouvoirs d l guas par TPSGC 1 3 Pouvoirs d attribution de march s d acquisition accord s au pays b n ficiaire Le Manuel du Conseil du Tr sor sur les march s attribue au pays b n ficiaire les pouvoirs suivants dans la passation des march s d acquisition Page 106 a En r gime de concurrence Biens 8 millions pour entr e 4 millions pour modifications Engrais 6 millions incluant les modifications b R gime de non concurrence Biens 2 millions pour entr e 1 million pour modifications Engrais 40 mille pour entr e 40 mille pour modifications Pour tous les projets de march s dont la valeur est sup rieure ces sommes on doit demander l approbation du Conseil du Tr sor A noter que les pouvoirs de l agence d ex cution auxquels le pays b n ficiaire fait appel sont galement limit s aux pouvoirs ci dessus dans l attribution des march s d acquisition Rappel Lorsque la n
101. ec la d finition des besoins ce qui comprendra les crit res d valuation et d adjudication l valuation des fournisseurs la s lection de l entrepreneur la pr paration la n gociation la signature et l attribution du march l administration du march et l valuation de son ex cution 8 2 Principes r gissant l valuation Le type d valuation des soumissions est laiss la discr tion de l autorit contractante Pour s assurer que tous les soumissionnaires ventuels sont sur un pied d galit et pour veiller la transparence du processus d attribution des march s on devrait respecter les principes suivants 1 Le processus d valuation des soumissions doit constituer une m thode claire et concise de classement des diff rentes soumissions 2 On doit r diger les crit res d valuation pour qu ils puissent tre compris clairement et cot s objectivement 3 Les crit res d valuation doivent tre adapt s au type d appel d offres la nature des biens acheter aux usages du corps de m tier vis et le cas ch ant aux services fournir 4 Seules les clauses les conditions et les caract ristiques expos es dans les documents d appel d offres doivent servir de crit res d valuation 5 On attribue la note de z ro aux crit res d valuation qui ne sont pas respect s 6 L quipe charg e de l valuation comprend la fois l objectif de l ensemble du projet ainsi que les modalit s d va
102. elatives au contenu canadien 2 1 Modes d attribution des march s ayant trait aux programmes d aide Aper u Il existe deux modes diff rents d attribution des march s relatifs aux biens produits de base mat riel quipement ou fournitures et aux services connexes li s directement aux biens achet s par exemple le transport l installation l entretien et la formation aux fins des programmes d aide que finance le gouvernement du Canada a les march s attribu s par le gouvernement du Canada par l entremise de ses minist res ou organismes b les march s attribu s par l administration du pays b n ficiaire par l entremise de ses minist res organismes ou mandataires d sign s On d cide l tape de la planification du projet du mode d attribution appliquer Les agents de n gociation des contrats sont en mesure de conseiller les quipes de projet cet gard La d cision devrait tenir compte de la capacit du pays b n ficiaire d acheter les biens n cessaires sur le march canadien Veuillez consulter la section 2 3 L appendice 1 de ce chapitre nonce les pouvoirs de passer des march s d acquisition de biens pour les projets d aide destin s aux pays b n ficiaires y compris les pouvoirs d attribution de march s du pays b n ficiaire 2 2 Pouvoirs du gouvernement du Canada en mati re d achat Les march s d acquisition de produits de base de biens et de services connexes attribu s par l ACDI ou par
103. ement equipment Gros articles non consommables c est dire articles de mat riel qui ne sont pas consomm s l usage sauf l effet de la d pr ciation et de l usure et qui m me s ils peuvent tre fix s ou positionn s dans les endroits prescrits ne constituent pas des parties int grantes ou ne deviennent pas les l ments de construction d autres installations ou un autre quipement Les Page 164 articles faisant partie de cette cat gorie sont normalement utilis s pour l entretien Fabricant manufacturer Celui qui contr le la conception et la production d un article qui produit un article partir d un mat riau brut ou ouvr ou qui assemble des mat riaux ou des pi ces avec ou sans modification pour produire un article plus complexe Le fabricant peut tre une personne physique ou morale Facture invoice Pi ce comptable indiquant nature quantit prix conditions genre de livraison et autres d tails relatifs aux marchandises vendues et aux services rendus et pour lesquels une demande de paiement est soumise Fournisseur unique sole source 1 Personne physique ou morale d sign e comme seul fournisseur donnant satisfaction au responsable des demandes d achat 2 On ne fait pas appel la concurrence lorsque a il n y a qu un seul fournisseur au Canada qui est en mesure de fournir le produit ou le service fournisseur unique b on d cide pour un certain nombre de raisons d acheter le produi
104. en logistique Les cas o il s agit de produits ou d installations con us pour r pondre des exigences particuli res sont tout aussi importants En pareil cas une analyse d taill e des mat riaux et des diff rents l ments sous l angle de leur fonction et de leur prix peut tre n cessaire avant d entamer le processus d attribution de march Mis part les d fauts mineurs cf la section 8 4 3 on ne devrait retenir que les soumissions r pondant aux exigences obligatoires pour les valuer plus en profondeur Cette valuation approfondie peut se fonder uniquement sur des comparaisons de prix ou la fois sur le prix et l valuation des autres facteurs techniques et non techniques L valuation des facteurs techniques et non techniques peut reposer sur la cote attribu e aux diff rents crit res utilis s pour mesurer ces facteurs On devrait consigner par crit les d marches adapt es pendant l valuation des soumissions et la justification des cotes attribu es aux diff rents crit res On devrait garder les documents d valuation en lieu s r et en respecter le caract re confidentiel Le personnel de l ACDI doit pouvoir consulter ces documents sur demande 8 1 1 Meilleur rapport qualit prix 1 1 1 Cf le Manuel du Conseil du Tr sor sur les march s chapitre 9 Inh rente la notion de meilleure valeur est la prise en consid ration de tous les co ts pertinents que suppose la vie utile de l acquisition pas
105. en naines 75 10 3 Responsabilit de l assurance de la qualit et de la v rification des quantit s 77 10 4 Inspection ninen a a a a aaa aa taaan TT 10 5 V rification des quantit s 22 LR RSR A act HS Den 78 11 Livraison et acceptation des biens 80 LT G N MN S ns ae Re E ne en tn 80 i EE ES ana TIETO UAA E A ee M NO eme uma lianne 80 12 13 14 15 IEIS NES ONE RE RS Se at CO 81 11 4 Inspection et v rification des quantit s samir danses 84 11 5 M tOd S d cceptation ns ne ne i nn ee et 84 LL6 Du r edela garanties sentis SR in es LR a 86 Modalit s de paiement et contr le financier 88 12 17 Mod lit s de pilement trs nm e trie detre hs latente der a Ea ss 88 12 2 P iementeffectu par PACDI 2e ten die net eg Sean naine 88 12 3 Paiement effectu par l agence d ex cution see rh mn ere es 88 PA CORHOlE TINANOI R SRE se Se EE a it 89 12 5 Paiements anticip s vers s aux pays b n ficiaires et aux agences d ex cution 89 Rapports NRA a nn nt ee ton nec 91 13 CART a 91 13 2 ypes deTapports ES enen ie a a a der 91 13 3 Rapports de l cem nt arinac a a aiai 91 13 4 Rapports p riodiques ou d avancement iso ln nr tr et at te 91 13 5 Rapports sur les pouvoirs d attribution de march s d l gu s par TPSGC sssseseese 92 13 6 Rapports de fi
106. endice 2A comprend galement un mod le de pr sentation de Rapport d approvisionnement qui renvoie la liste des mat riaux approuver En raison des limites impos es aux pouvoirs d attribution des march s on doit obtenir l approbation du Conseil du Tr sor du Canada avant de pouvoir passer certaines commandes ou certains march s qu il s agisse de march s en r gime de concurrence ou non L quipe de projet fera conna tre les limites respecter Les m thodes et proc dures de l approvisionnement doivent donc comprendre des renseignements sur les projets de march s attribuer en r gime de concurrence ou non pour qu une pr sentation au Conseil du Tr sor puisse tre pr par e en temps voulu Veuillez consulter l appendice 1 pour de plus amples renseignements sur les pouvoirs d attribution des march s d acquisition de biens 3 3 Volets de l attribution des march s 3 3 1 S lection des fournisseurs La m thode pr pos e pour la s lection des fournisseurs devrait viser placer sur un pied d galit les fournisseurs concurrents ventuels Cette section du plan d approvisionnement doit d crire les modalit s de s lection des fournisseurs et pr ciser comment on respectera les exigences en mati re de contenu canadien Cf la section 2 4 du chapitre 2 et le chapitre 6 On devrait pr ciser dans cette section l utilisation qu on fera des r pertoires professionnels ou des listes de fournisseurs On doit signaler et justi
107. engage r parer ou remplacer des pi ces ou des biens d quipement d fectueux pendant une p riode d termin e suivant la livraison Cf la section 4 4 4 3 2 Montant et dur e de validit des garanties financi res L autorit contractante devrait tablir le montant des garanties financi res d poser sous forme de Page 30 cautionnements de soumission de cautionnements d ex cution ou encore de retenues Le montant d pend des usages du m tier ou de la profession soit les pratiques courantes pour le type de bien vis et les risques correspondants Les garanties devraient galement correspondre aux co ts que l autorit contractante peut tre appel e engager dans l ventualit o un fournisseur ne s acquitte pas de ses obligations Par exemple la garantie de soumission peut s tablir 10 p 100 de la premi re tranche de 250 000 du contrat et 5 p 100 pour les autres tranches La dur e de validit des garanties financi res devrait s tendre la dur e des obligations contractuelles du fournisseur et pr voir ventuellement un d lai suppl mentaire pour permettre de d terminer s il faut exercer ces garanties Le montant et la dur e de validit devraient tre pr cis s clairement dans l appel d offres et dans les clauses du contrat et on devrait les respecter rigoureusement 4 3 3 Modification des conditions du contrat Etant donn que les modifications apport es aux conditions du contrat pe
108. ente d un article ou d un service donn Liste de fournisseurs accr dit s approved source list Liste d entreprises qui peuvent fournir certains produits et services et qui sont ainsi accr dit es parce qu elles disposent d installations satisfaisantes et sont comp tentes sur le plan technique et financier Liste des d fectuosit s deficiency list Liste sur laquelle s entendent le fournisseur et l autorit contractante et laquelle comprend des articles identifiables et des services connexes livr s incomplets qui ont besoin d tre r par s ou remplac s et qui doivent subir des mesures correctrices afin d tre acceptables pour l autorit contractante Livraison delivery Transfert de possession dans le domaine de l exp dition ce transfert a lieu quand le chargement est livr et que le droit aux marchandises ou aux services est transmis au destinataire ou au consignataire On appelle aussi livraison les biens se trouvant dans le lieu Page 166 d affaires du fournisseur lorsque ces biens sont pr ts livrer et que l acheteur en a t avis Logistique logistics Gestion de l ensemble des mat riaux des pi ces des fournitures et des produits finis qui entrent l usine et qui en sortent La logistique correspond la gestion int gr e des achats du transport et de l entreposage fonctionnel Consid r e dans le contexte des circuits de production la logistique consiste g rer les circuits pr alables
109. ents sont assujettis certaines conditions pr alables par exemple le d p t d une garantie financi re suffisante pour le paiement la r ception de la contrepartie correspondant au paiement et un budget de financement suffisant l ACDI peut verser des paiements anticip s Les paiements anticip s en esp ces vers s au gouvernement d un pays b n ficiaire ou des agences d ex cution d sign es par ce gouvernement avec l accord du Canada pour l achat de biens ou de services doivent tre conformes aux crit res suivants 1 tre plafonn s 500 000 dans chaque cas 2 tre limit s pour que la valeur totale des paiements anticip s en circulation tout moment ne soit pas sup rieure un million de dollars Page 89 3 tre subordonn s au d p t des tats financiers trimestriels ou plus fr quents sous une forme et selon un contenu qui satisfassent l ACDI et indiquant les d bours effectu s par rapport ces paiements anticip s en plus de pr ciser tous les autres renseignements que l ACDI peut exiger 4 tre conformes la Politique de l ACDI sur les paiements anticip s Cf la section 4 5 5 tre limit s dans l ensemble une somme qui ne doit pas tre sup rieure au co t total du march autoris L quipe de projet de l ACDI doit faire conna tre aux agences d ex cution les d tails des paiements anticip s pour chaque projet pris individuellement Enfin quel que soit le type de modalit s d
110. ents sont adapt s l intention et aux objectifs du projet 4E 1 D finitions Les termes utilis s dans les documents d appel d offres et dans le contrat ainsi que dans les autres pi ces et l ments de correspondance r pondent aux d finitions qui leur sont attribu es dans le pr sent article sauf si le contexte le veut autrement On entend par 1 approuv les documents approuv s par crit y compris la confirmation crite ult rieure d une approbation d j donn e de vive voix 2 avis d attribution du march l avis qui permet de faire savoir un soumissionnaire que son offre ou sa proposition a t accept e 3 garantie de soumission une caution donn e en garantie de la passation d un contrat 4 ACDI l Agence Canadienne de D veloppement International 5 contrat le contrat sign entre l acheteur et le fournisseur tel que constat par les documents contractuels 6 jour un jour civil 7 dessins l ensemble des dessins des plans des croquis et des cartes accompagnant les devis ou fournis ult rieurement 8 quipement l ensemble des mat riaux des biens et des articles fournir selon les modalit s de l offre 9 prix ferme fixe la somme totale forfaitaire verser ou qui peut tre calcul e conform ment aux prix unitaires fixes convenus dans le contrat 10 prix unitaire fixe la somme totale fixe verser pour chacun des articles ou biens d quipement livr s conform
111. erial management Mode de fonctionnement fond sur l int gration syst matique des activit s ayant trait aux mati res en commen ant par l tablissement des besoins jusqu la livraison de produits finis Il pr voit la consolidation des activit s d achat de production de gestion des stocks et de distribution physique de mani re optimiser le rendement en r duisant au minimum les co ts attribuables aux mati res Groupage marshalling ou shipment consolidation ou groupage Op rations consistant recevoir mettre en caisse ou conditionner de nouveau entreposer et exp dier le mat riel en un endroit central et maintenir une documentation compl te sur toutes les transactions comme les bordereaux de r ception et de conditionnement et les avis d exp ditions Incoterms 2000 D finition normalis e l chelle internationale et exprimant les droits et les responsabilit s de l exportateur et de l importateur en ce qui concerne les modalit s le paiement et la livraison des biens dans les op rations internationales de ventes Incoterms 2000 Juste valeur marchande fair market value Valeur d un article d termin e la suite de discussions entre le vendeur et les acheteurs cette valeur peut servir de base un achat ou une vente Limitation financi re financial limitation Plafond des d penses aux termes d un contrat Liste de fournisseurs source list Liste des soumissionnaires potentiels pour l achat ou la v
112. es croquis indiquant les dimensions hors tout le poids et l am nagement de l quipement Veuillez noter que cet article est suivi des caract ristiques g n rales et techniques Page 129 4E 9 Caract ristiques g n rales Ces caract ristiques s appliquent tous les biens d quipement 1 1 Fournir des d tails sur a les normes selon lesquelles l quipement et le mat riel doivent tre con us fabriqu s et test s b l imperm abilit n cessaire c les instructions pour l emballage et la mise en caisses d les restrictions de poids et de volume pour faciliter le transport e le type et la couleur de peinture f les exigences relatives aux essais g les d tails sur l installation le montage et la mise en service h l entretien et le service n cessaires 1 les d tails sur les outils et accessoires sp ciaux j les d tails sur l estampillage l tiquetage et le marquage 4E 10 Caract ristiques techniques On devrait designer les biens d quipement et les d crire de fa on d taill e On devrait rappeler au besoin les num ros de catalogue On devrait galement rappeler la r f rence des biens d quipement dans la nomenclature des mat riaux et dans le calendrier de livraison On devrait d crire les caract ristiques de rendement et autres respecter pour les biens d quipement Pour certains biens d quipement il peut se r v ler n cessaire de joindre aux caract ristiques technique
113. es transf rer aussit t au pays b n ficiaire Le transfert peut tre un processus continu Il se peut que certains biens doivent tre transf r s un pays b n ficiaire d s leur livraison L agence d ex cution peut conserver d autres biens jusqu la fin d un projet Le processus de transfert comprend quatre grandes activit s Il s agit de la planification de la gestion des stocks de la pr paration du transfert du transfert lui m me et de son acceptation 15 2 1 Planification On doit planifier le transfert pour qu il puisse tre d fini dans le protocole d entente du projet dans le Page 98 contrat de l agence d ex cution et dans le plan d approvisionnement 15 2 2 Gestion des stocks On doit faire appel un syst me de gestion des stocks pour designer rep rer et contr ler lesbiens consacr s au projet Le chapitre 14 porte sur la gestion des stocks 15 2 3 Pr paration du transfert La signature des certificats de transfert et d acceptation est pr c d e de plusieurs tapes cf l appendice 8A Il s agit de la d finition des articles transf rer de l inspection de leur tat des r parations y apporter et de la pr paration des documents de transfert 15 2 4 Transfert et acceptation Lorsqu un repr sentant du gouvernement du Canada signe le volet consacr au transfert dans le certificat de transfert et d acceptation le Canada offre officiellement de transf rer les biens au pays b n ficiaire
114. et d administration des march s action de r fl chir aux diff rents aspects de la proposition aux risques qu elle peut comporter et la planification pour pr venir ces risques Les normes de prudence et de probit consistent notamment v rifier le mat riel r unir les autorisations voulues pour les d penses et adopter une politique d ouverture dans l attribution des march s Radiation write off Action de rayer des registres des mati res en raison de p nurie de perte de tout genre R glement sur les march s de l Etat Government Contracts Regulations R glement relatif aux contrats de l Etat adopt par le Parlement du Canada en vertu du d cret C P 1975 2042 du27 ao t 1975 et du d cret le modifiant C P 1987 1355 du ler juin 1987 Responsable de la conception design authority Secteur ou mandataire du minist re client charg de d terminer des crit res de conception Retenue de paiement holdback Paiement proportionnel d termin l avance ou pourcentage du co t brut global que l autorit contractante retient jusqu ce que certaines mesures correctrices aient t prises sa satisfaction La retenue de paiement est pr vue au contrat avec l accord des deux parties S curit security Protection des approvisionnements ou des d p ts d approvisionnement contre toute attaque ennemie contre l incendie le vol et le sabotage Somme globale lump sum Prix d un ensemble d articles conven
115. et des factures qu il a soumises 3 de toutes les autres pi ces justificatives convenues entre l ACDI et l agence d ex cution 12 4 Contr le financier L ACDI doit conserver des relev s financiers pour les besoins de la budg tisation de la gestion des projets et des comptes rendus soumettre au Parlement Lorsqu elle est responsable de l approvisionnement ayant trait un projet l agence d ex cution doit contr ler le budget d approvisionnement et transmettre l ACDI des rapports financiers intervalles r guliers Elle doit tenir un relev exact des engagements des d bours et des soldes L ACDI doit contr ler la concordance des comptes afin de s assurer que l on respecte le budget du projet et les pouvoirs d l gu s par TPSGC Selon les modalit s pr cis es dans le protocole d entente conclu entre TPSGC et l ACDI lorsque le gouvernement du Canada est responsable de l approvisionnement l ACDI doit exercer un encadrement et un contr le sur l agence d ex cution qu elle a s lectionn e pour participer au processus d approvisionnement Elle le fait normalement gr ce un plan d approvisionnement d taill cf le chapitre 3 que l ACDI a approuv et ou au contrat de services particulier en vertu duquel l agence d ex cution a t s lectionn e 12 5 Paiements anticip s vers s aux pays b n ficiaires et aux agences d ex cution La section 4 5 expose la politique de l ACDI sur les paiements anticip s Si les paiem
116. et post rieurs la production de m me que le circuit de mise en production On doit distinguer ce terme de la distribution physique qui d signe normalement le circuit post rieur la production seulement Loi sur la gestion des finances publiques Financial Administration Act Loi du Parlement du Canada relative l administration financi re du gouvernement du Canada la v rification des comptes publics et au contr le financier des soci t s d tat Maintenance maintenance Ensemble des op rations par lesquelles le mat riel est conserv ou remis en tat de service inspection essai entretien cote d utilit r paration reconstruction et r cup ration Mandataire agent Personne mandat e pour agir au nom d une autre personne c est dire un commettant vis vis des tiers Manutention material handling Acheminement par bandes transporteuses l vation mise en place transport conditionnement et entreposage des mati res et des mat riaux Marchandise freight Nom g n rique de tout objet produit ou article transport par voie d eau chemin de fer camion ou avion l exception des bagages des messageries et du courrier M thode de production au moment ad quat just in time M thode logistique con ue pour r duire au minimum les stocks en faisant livrer le mat riel au moment o il sera utilis Mise en service commissioning Action de rendre op rationnels une installation ou du mat
117. eurs marchandises ou autres biens dans un d lai donn et des conditions et prix convenus avant la vente proprement dite Le vendeur peut exiger de l acheteur le versement d une caution Paiement anticip advance payment Paiement effectu en vertu d un contrat avant l ex cution de la partie du contrat vis e par le paiement Paiement au prorata des travaux progress payment Paiement effectu en vertu d un contrat apr s l ex cution de la partie du contrat pour laquelle le paiement est fait mais avant l ex cution du contrat en entier Egalement appel paiement proportionnel ou acompte Paiement d tape milestone payment Paiement proportionnel ou au prorata des travaux se rapportant un bien ou un ensemble de travaux mesurables et tabli en fonction d une m thode de calcul de la valeur estimative de l avancement des travaux par rapport des tapes pr cises de la production des biens ou de la r alisation des travaux Pays b n ficiaire recipient country Gouvernement central du pays b n ficiaire y compris le minist re le service ou l organisme mandat par ce pays pour agir en son nom dans la r alisation du projet Prix plafond ceiling price Le prix maximal qui doit tre pay l entrepreneur est pr cis dans le contrat et l entrepreneur ne recevra pas de r mun ration suppl mentaire qui soit sup rieure au montant correspondant au travail d fini dans le contrat Dans ce cas les deux
118. fier toute s lection non comp titive 3 3 2 Appel d offres On peut appliquer diff rentes m thodes pour inviter les fournisseurs d poser des offres Le choix de la m thode d pend de la complexit et du co t estimatif des biens acheter Par rapport au chapitre 7 sur les appels d offres cette section du plan d approvisionnement devrait faire tat des m thodes d appel d offres qu on entend appliquer pour chaque ensemble de biens ou de services acheter y compris le besoin ou non de proc der une pr s lection ou les crit res d valuation des offres Voici un guide de s lection des m thodes d appel d offres d apr s la complexit et la valeur mon taire estimative Page 20 M thode Valeur estimative M thode d appel d offres Jusqu concurrence de 5 000 de 5 000 25 000 25 000 et plus 25 000 et plus R gime non concurrentiel Comparaison des prix document vers au dossier si le prix est sup rieur 500 Il s agit de biens courants et offerts dans le commerce On invite au moins deux fournisseurs d poser des offres de prix pro forma en les mettant en concurrence Il s agit de biens courants et offerts dans le commerce On lance un appel d offres cachet es souvent appel aussi invitation soumissionner On lance ces appels d offres en mettant en concurrence des fournisseurs comp tents Il peut s agir ou non de biens courants offerts dans le commerce On choisi
119. fournisseurs march s non concurrentiels Page 41 Il s agit d un march attribu sans faire appel la concurrence et sans appel d offres fournisseurs prescrits ou s il y a un appel d offres les conditions de mise en concurrence ne sont pas respect es On ne doit attribuer les march s non concurrentiels que dans les cas exceptionnels qui doivent tre parfaitement justifi s et tay s par crit Lorsqu on d cide de ne pas recourir un appel d offres et qu on s lectionne les fournisseurs sans faire appel la concurrence on doit n gocier les prix et les conditions de vente avant de pr parer le contrat Le fournisseur devra soumettre le formulaire de l ACDI intitul D claration de prix quitable Cf la section 9 2 6 4 S lection des fournisseurs et lancement de l appel d offres Au d but il faudrait d cider s il s agit d un march d aide li e ou non li e c est dire li e la fabrication de produits au Canada ou non li e dans le pays b n ficiaire Les m thodes appliqu es par la s lection des fournisseurs et le lancement ult rieur de l appel d offres devraient viser tablir un r gime de concurrence Il est utile de r p ter ici les m thodes recommand es pour le lancement des appels d offres reproduites dans les sections 3 3 2 et 7 1 1 puisqu elles influent directement sur la nature et l tendue de l activit exercer pour la s lection des fournisseurs dans les situations suiv
120. ge des biens d logistique et transport 4 R ception et paiement a r ception inspection et acceptation des biens b modalit s de paiement et contr les financiers 5 Rapports a pr paration des rapports sur les march s et suite y donner 6 Gestion des stocks et transfert du projet Page 18 a entreposage et contr le des stocks b dispositions prises pour le transfert en fin de projet et l ali nation de l quipement Le plan d approvisionnement devrait tre clair et concis On devrait se servir de listes et de tableaux pour en am liorer la clart La teneur et la pr sentation du plan d approvisionnement telles qu elles sont expos es dans ce chapitre constituent un mod le pour l laboration du plan d approvisionnement d taill On doit discuter de la teneur et de la pr sentation propos es pour le plan d approvisionnement avec l quipe de projet de l ACDI qui doit donner son accord ce sujet Lorsque le plan d approvisionnement est accept on doit d finir clairement toutes les exceptions qu on propose d y apporter et l ACDI et le pays b n ficiaire doivent donner leur accord ce sujet Voici titre de suggestion la structure d un plan d approvisionnement a M thodes et proc dures de l approvisionnement b Volets de l attribution des march s c Logistique d Formation travaux sur les lieux et gestion des stocks e Acceptation et transfert officiels des biens ayant trait au projet
121. gnature d un t moin Signature du fournisseur Date 4D 2 Clauses particuli res 1 Clauses particuli res 1 1 D crire les clauses particuli res Si ces clauses font partie d un appendice des documents d appel d offres joindre les clauses ou l appendice correspondants 2 Montant de la garantie de soumission 3 Montant du cautionnement d ex cution 4 Dur e de la garantie en ann es partir de la date d acceptation 5 Sanctions internationales 6 Autres clauses n cessaires 4D 3 Calendrier de livraison Le soumissionnaire doit indiquer dans la colonne Date de livraison du soumissionnaire la date laquelle il livrera les biens indiqu s ARTICLE No QUANTITE DESTINATION DATE DE DATE DE NECESSAIRE LIVRAISON A LIVRAISON DU RESPECTER SOUMISSIONNAIRE Page 123 L acheteur devra remplir toutes les colonnes sauf la derni re 4D 4 Donn es sur l quipement Le soumissionnaire doit fournir des donn es sur l quipement notamment 1 le nom du fabricant 2 le num ro de catalogue 3 le poids 4 le num ro des dessins 5 la qualit des mat riaux utiliser 6 les normes respecter Veuillez noter qu il peut se r v ler n cessaire de fournir plus de renseignements que ceux qui sont indiqu s dans cette liste 4D 5 Formulaire de contenu canadien On peut se procurer le formulaire CIDA ACDI 66 01 88 aupr s de l acheteur 4D 6 Engagement du fournisseur Le soumissionnaire do
122. h que d pos pour garantir la conclusion d un contrat Cette garantie sert indemniser l acheteur au titre des suppl ments de frais qu il a subis dans l ventualit o le soumissionnaire ne s acquitte pas de son obligation de conclure un contrat une fois que son offre a t accept e Le cautionnement de soumission n est qu une cat gorie de garantie de soumission en anglais bid security ou bid guarantee Il existe d autres formes de garantie de soumission par exemple la lettre de garantie 2 Cautionnement ou caution de paiement payment Bond Convention crite ou ch que visant garantir le paiement de la main d uvre des services ou des mat riaux fournir dans le cadre d un march Il s agit d une caution visant indemniser l acheteur ou parfois le fournisseur au titre du paiement des personnes appel es ex cuter les travaux ou fournir les services ou les mat riaux 3 Cautionnement d ex cution performance bond Convention crite ou ch que visant garantir l ex cution d un march Elle vise garantir l ex cution des travaux conform ment aux conditions du contrat On emploie aussi les termes cautionnement ou caution de bonne fin garantie d ex cution et garantie de bonne fin Page 162 Certificat de conformit certificate of compliance Attestation selon laquelle le fournisseur garantit que les approvisionnements ou services dont il est question sont conformes
123. h s pass s dans le cadre des projets Chaque d finition est accompagn e du terme utilis dans l autre langue officielle Acceptation de soumission Toute communication faisant tat de l acceptation d une soumission constitue un contrat valide entrant en vigueur la date laquelle l avis d acceptation est donn pourvu que l offre soit d finitive et que l acceptation de l offre soumise soit explicite et compl te L acceptation d une offre par t l scripteur est consid r e comme un contrat verbal assujetti aux lois en vigueur au lieu d origine du message acceptance of tender Ad valorem selon la valeur Syst me de perception des droits de douane bas uniquement sur la valeur des marchandises taxables ind pendamment de la qualit du poids ou d autres facteurs Il se traduit par un pourcentage de la valeur des marchandises laquelle est habituellement d termin e d apr s la facture ad valorem according to value Appel d offres Invitation verbale ou crite adress e des fournisseurs potentiels pour l obtention de prix indicatifs de soumissions ou d offres pour des biens ou services qu un acheteur ventuel d sire se procurer Au Canada on emploie notamment aussi les termes invitation soumissionner demande de proposition demande de soumissions invitation for bids ou call for tenders ou request for proposals Approvisionnement procurement Proc d par lequel on obtient du mat riel et de
124. heteur renonce la surveillance ou l acceptation de l quipement que les fournisseurs seront pour autant d gag s de la responsabilit de respecter le contrat dans la fourniture de l quipement et l ex cution des travaux Veuillez noter que dans la description des exigences et des m thodes d inspection on d signe normalement le responsable des inspections les dates et les endroits o elles ont lieu ainsi que la marche suivre lorsqu on constate que des biens sont d fectueux ou qu ils ne respectent pas les caract ristiques prescrites 4E 14 Vices ou d fectuosit s de l quipement Les fournisseurs devront sur r ception d un avis crit manant de l acheteur corriger et remplacer rapidement afin de respecter le contrat l ensemble de l quipement et du mat riel qui selon l acheteur comporte des d fectuosit s ou des vices ou n est pas conforme au contrat Page 132 4E 15 Manuels de fonctionnement et d entretien Les manuels de fonctionnement devront tre fournis en exemplaires Les manuels d entretien devront tre fournis en exemplaires Ces manuels devront tre r dig s en__ langue 4E 16 Prorogation des d lais Si en raison d un fait qui entra ne ou pourrait entra ner un retard a qui est ind pendant juste titre de la volont de l une ou l autre des parties au contrat et b qui n a pu tre pr vu raisonnablement par cette partie au moment de la passation du contrat les fournisseurs devront dan
125. ication des quantit s consiste g n ralement v rifier le nombre de caisses de cartons ou de boites et valuer leur tat ext rieur dans l ensemble Ce type de v rification est normalement confi un agent d assurance ou un inspecteur maritime Si on constate des dommages on doit v rifier la quantit et l tat des biens dans la caisse endommag e et adresser un constat de dommages l autorit contractante Dans les projets complexes de construction d am nagement d infrastructures ou de transport o les biens d quipement et les ensembles de produits peuvent tre livr s en diff rentes tranches il est conseill de v rifier les quantit s la fin de chaque livraison faite par le fabricant ou le fournisseur Page 79 11 Livraison et acceptation des biens 11 1 G n ralit s L acceptation de la livraison des biens constitue une phase essentielle de l approvisionnement ayant trait un projet C est ce moment qu on transf re au destinataire la responsabilit des biens Dans les projets de l ACDI le destinataire est une agence d ex cution ou le pays b n ficiaire On d signe le destinataire pendant la planification du projet Les m thodes d acceptation de la livraison comprennent quatre grandes activit s 1 la planification cf la section 11 2 2 la livraison cf la section 11 3 3 l inspection et la v rification des quantit s cf la section 11 4 4 l acceptation cf la section 11 5
126. ie PAR CETTE GARANTIE NOUS SOUSSIGNES le fournisseur appel s ci apr s le fournisseur et nom de la banque charte ou de la soci t de cautionnement appel e ci apr s la caution nous engageons et nous obligeons envers organisme attribuant le march pour la somme de en chiffres et en toutes lettres pour le paiement de ladite somme le fournisseur et la caution engagent par les pr sentes la responsabilit de leurs successeurs et ayants droit conjointement et solidairement et sans gard toute contestation du fournisseur En foi de quoi nous avons appos notre sceau en date du 20xx Page 112 ATTENDU QUE le fournisseur en vertu d un accord sign entre organisme attribuant le march d une part et le fournisseur d autre part a conclu un contrat pour fournir mat riel fournitures services en vertu du contrat no conform ment aux dispositions du dit contrat La garantie ci dessus est d livr e A LA CONDITION que le fournisseur respecte comme il se doit l ensemble des clauses des dispositions des conditions et des stipulations du dit contrat appliquer par lui selon leur v ritable objet intention et signification en cas de d faut du fournisseur d clar par crit la caution par organisme attribuant le march la caution acquittera cette garantie vue d s la premi re demande et r glera les dommages int r ts conventionnels r clam s ce titre par organisme attribuant
127. inis 3 les biens et les services connexes sont offerts dans le commerce 4 en faisant appel aux installations de distribution existantes du secteur priv il n est plus n cessaire d entreposer des stocks importants 5 les prix peuvent tre tablis au pr alable et sont fermes 9 5 3 Caract ristiques g n rales Les accords d offre commandes devraient r unir les caract ristiques suivantes 1 Ils devraient porter sur des produits offerts couramment dans le commerce Seules les quantit s les dates de livraison et la logistique ne peuvent tre d finies l avance 2 Les prix unitaires devraient tre tablis par la voie d un appel d offres en r gime de concurrence ou d une n gociation de prix Page 72 3 4 5 6 7 8 9 10 11 On devrait stipuler les dates de livraison en fonction d un d lai partir de la date de la commande relative un accord d offre commandes Il n est pas n cessaire de financer les accords d offre commandes Seules les commandes en vertu d un tel accord doivent tre financ es On devrait stipuler dans l accord d offre commandes et dans la commande s y rapportant si le fournisseur sera pay par l ACDI ou par l agence d ex cution cette derni re intervenant au nom de l ACDI et sous sa direction et son contr le Si l ACDI doit payer le fournisseur l accord d offre commandes doit stipuler que l Agence tablira une confirmation de commande pour
128. intervenants charg s du groupage Page 82 aux transitaires aux destinataires l ACDI et au pays b n ficiaire les modalit s de livraison avant de lancer les activit s d approvisionnement du projet d faire conna tre aux fournisseurs les restrictions d exp dition ou toutes les exigences particuli res de livraison de manutention d emballage ou de documentation e s assurer que toutes les dispositions ont t prises pour l importation et l autorisation des diff rentes livraisons f signaler l quipe de projet de l ACDI les probl mes de livraison possibles ou r els g veiller ce qu il existe des accords post rieurs la livraison et ce que ces responsabilit s soient exerc es 3 Pays b n ficiaire Si une agence d ex cution ne participe pas au march du projet le pays b n ficiaire est responsable des activit s num r es au point 2 ci dessus Il est galement responsable des permis d importation et de tous les autres documents n cessaires pour importer les biens Un repr sentant du pays b n ficiaire peut galement tre appel prendre des dispositions avec l administration portuaire de la localit pour faciliter la mise quai et le d chargement des navires 4 Mission canadienne On peut demander au repr sentant d une mission canadienne affect au projet d apporter son concours pour r soudre les probl mes relatifs l importation des biens 5 Fournisseur Le contrat du four
129. ion examiner le rapport de fin de projet de l agence d ex cution cf la section 14 6 pour confirmer que tous les biens non consommables ont t comptabilis s aux termes du transfert ou des autres m thodes d affectation convenues 15 4 2 Agence d ex cution Les responsabilit s de transfert de l agence d ex cution qui doivent tre d finies dans le contrat conclu avec cette derni re consistent notamment 1 2 3 4 5 6 7 pr parer un plan d approvisionnement comprenant des d tails sur les m thodes de transfert ou d affectation de m me qu un calendrier de transfert tablir un syst me de gestion des stocks pour les biens du projet examiner l tat des biens transf rer rendre compte de leur tat l ACDI et au besoin la mission canadienne et prendre des dispositions pour effectuer toutes les r parations n cessaires ou pour affecter les biens avec l accord de l ACDIT fournir au pays b n ficiaire les adresses des fournisseurs pour lui permettre de commander les pi ces de rechange de m me que les renseignements y compris les d tails de la garantie sur les coordonn es des agents des fournisseurs qui seraient en mesure de fournir ventuellement des services d entretien et de r paration donner au besoin une formation sur le fonctionnement et l entretien aux utilisateurs finaux du pays b n ficiaire cf la section 15 6 pr parer les listes de contr le pour le
130. ion de paiement et des autres particularit s du r glement des comptes Les mod les de contrats et de bons de commande devraient tre reproduits au besoin dans un appendice du plan d approvisionnement 3 3 4 Gestion des risques et assurances Par rapport au chapitre 4 cette section du plan d approvisionnement devrait porter sur les questions Page 22 relatives la gestion des risques par exemple 1 la n cessit s il y a lieu de d poser des garanties de soumission 2 la n cessit s il y a lieu de d poser des cautionnements d ex cution 3 la n cessit de souscrire des assurances Si on a tabli qu il est n cessaire d exiger ces garanties les conditions de leur application devraient galement tre d finies dans le plan d approvisionnement Le plan doit donc pr ciser notamment a les cas dans lesquels les garanties devront tre d pos es b la nature des garanties qu il convient de d poser c le d lai de validit des garanties d la valeur des garanties sommes ou pourcentages e la d signation du ou des b n ficiaires f les conditions dans lesquelles ces garanties seront lib r es Parmi les facteurs relatifs la gestion des risques on devrait valuer et en rendre compte dans le plan d approvisionnement l incidence ventuelle des retards dans l ensemble du processus d approvisionnement sur les autres volets du projet Les formulaires ou les documents se rapportant la gestion
131. ion qui transf re les biens signerait un certificat de transfert dont le mod le est reproduit l appendice 8C et la nouvelle agence d ex cution signerait le volet du certificat portant sur l acceptation La nouvelle agence d ex cution deviendrait le gardien des biens en attendant qu on les affecte selon les modalit s convenues dans le protocole d entente de l autre projet Le contrat de la nouvelle agence d ex cution devrait tre modifi au besoin pour tenir compte de cette nouvelle responsabilit Le certificat de transfert s apparente au certificat de transfert et d acceptation cependant il est sign par l agence d ex cution et non par l ACDI et le pays b n ficiaire Il comprend toutefois les m mes renseignements que le certificat de transfert et d acceptation Dans les cas o cela est possible il est pr f rable que les biens c d s soient consacr s un autre projet de l ACDI Si ce n est pas possible on peut vendre les biens par la voie d un appel d offres public ou d une vente aux ench res Le produit de la vente peut tre port au cr dit du compte du Page 104 projet de l ACDI ou vers au Receveur g n ral du Canada L tablissement des pouvoirs relatifs l affection des biens d un projet suivant l une de ces m thodes doit tre constat par la voie d un change officiel de correspondance entre l ACDI et le pays b n ficiaire Page 105 Appendice 1 Pouvoirs d attribution de march s de
132. ionnements d ex cution 5 les conditions g n rales 6 les conditions particuli res 7 les crit res d valuation des soumissions cf le chapitre 8 8 les m thodes de r ception et de d pouillement des soumissions Dans le cas des demandes de propositions on devrait galement pr senter dans un appendice du plan d approvisionnement un mod le de contenu et de structure de la demande de propositions qu on propose de lancer 3 3 3 Attribution des march s Sauf s il doit y avoir des n gociations ult rieurement les dispositions du contrat devraient correspondre aux conditions nonc es dans les documents d appel d offres Ces conditions doivent tre d finies dans le plan d approvisionnement Par cons quent la section du plan d approvisionnement portant sur l tablissement du contrat devrait porter sur les conditions contractuelles ventuelles y compris celles qui se rapportent la d finition des modalit s de livraison et de paiement Cette section du plan devrait galement d crire les pi ces justificatives que les fournisseurs devront soumettre avec leurs factures On recommande d appliquer les INCOTERMS 2000 expos s en d tail dans le Manuel de logistique d velopp s et publi s par la Chambre de Commerce International pour d finir les modalit s contractuelles de livraison Cette section du plan d approvisionnement devrait galement d finir la responsabilit de la v rification des factures de la recommandat
133. ir les termes et les sigles utilis s dans les documents 7 3 2 Objet de l appel d offres On doit pr ciser clairement les biens et les services connexes n cessaires Il faut g n ralement rappeler les articles ou les appendices pertinents d crivant les biens 7 3 3 Interpr tation des documents d appels d offres et des documents contractuels On doit donner les renseignements sur la marche suivre pour demander des claircissements et des interpr tations en ce qui concerne les passages des documents d appels d offres et des contrats subs quents et on doit communiquer toutes ces interpr tations l ensemble des soumissionnaires 7 3 4 Modalit s de pr sentation des soumissions On doit d crire les exigences et les modalit s respecter pour la pr paration des soumissions Cette section peut comprendre les renseignement suivants 1 la ou les langues utiliser 2 les modalit s d tablissement des formulaires on pr f re g n ralement qu ils soient remplis la machine dans certains cas cependant on peut les remplir au stylo 3 d autres exigences par exemple a la signature b les formulaires remplir et le nombre d exemplaires c les instructions et adresses pour les communications d les r gles r gissant le retrait des soumissions 7 3 5 Garantie de soumission On doit se demander s il est n cessaire d exiger le d p t d une garantie de soumission cf le chapitre 4 7 3 6 Renseignements d
134. ire et leur ferait conna tre ses activit s dans l attribution des march s On ferait appel ce mode d attribution dans les cas o un pays b n ficiaire pr f rerait traiter avec un organisme international plut t qu avec un agent d approvisionnement canadien 2 4 Politique sur le contenu canadien pour les produits de base et les biens 2 4 1 Contexte L un des objectifs essentiels du programme canadien d aide publique au d veloppement est de faciliter les efforts de d veloppement des pays b n ficiaires Dans ce contexte les pouvoirs relatifs l aide li e et non li e du Canada t moignent des pr occupations l gitimes des contribuables canadiens qui ne veulent pas que leurs imp ts finissent par subventionner des concurrents dans d autres pays industrialis s Le but de la politique en mati re Page 13 d aide li e consiste encourager les entreprises canadiennes concurrentielles largir leurs perspectives en mettant au point et en adaptant un plus grand nombre de produits pour r pondre aux besoins du tiers monde La politique sur le contenu canadien pour les activit s bilat rales de gouvernement gouvernement est tributaire de la politique du Canada sur l aide li e Cette politique qui a permis de cr er des milliers d ann es personnes d emploi au Canada ouvre des perspectives consid rables pour le d veloppement des march s l exportation 2 4 2 Politique En vertu de la politique sur le contenu canadie
135. ises dans la poursuite ou la d fense assurer ce titre Les fournisseurs s engagent ne pas passer de contrat pour l ex cution de toute partie des travaux vis s par les pr sentes sans imposer des obligations analogues aux sous traitants auxquels ils font appel 4E 24 Privil ges Avant d effectuer le paiement final l acheteur pourra exiger que les fournisseurs lui soumettent des pi ces satisfaisantes confirmant que toutes les personnes physiques ou morales qui ont d pos ou qui pourraient d poser une demande de privil ges pour des travaux ou des services ex cuter et pour du mat riel fournir ou installer conform ment au contrat ou un contrat de sous traitance ont t r mun r es int gralement ou ont renonc leur droit de d poser une demande de privil ges ou ont perdu ce droit cause des d lais coul s ou encore que des dispositions la satisfaction de l acheteur ont t prises pour les payer Si des privil ges ne sont toujours pas satisfaits une fois que toutes les sommes verser aux fournisseurs ont t acquitt es et ou lorsqu on a attest l acceptation d finitive des biens les fournisseurs devront rembourser l acheteur toutes les sommes que ce dernier pourrait tre oblig d acquitter pour lib rer ces privil ges y compris tous les frais et honoraires des avocats 4E 25 Garantie Les fournisseurs doivent garantir que l quipement et le mat riel sont conformes en tous points
136. ispose d installations suffisantes pour l entreposage avant de prendre livraison des biens Cette question devrait tre abord e dans le plan d approvisionnement du projet Cf le chapitre 3 14 3 1 Utilisation des installations existantes M me si le pays b n ficiaire fournit parfois les installations d entreposage et le personnel de soutien il se peut qu on doive quand m me instituer des contr les pour la gestion des stocks jusqu au transfert du projet Dans ces cas on devrait songer int grer les biens servant la r alisation des projets dans le syst me d entreposage ou de stockage du pays b n ficiaire Page 94 14 3 2 Installations nouvelles Parfois les installations d entreposage n existent pas le pays b n ficiaire n a pas une superficie suffisante dans ses propres installations d entreposage ou il souhaite g rer distinctement de ses propres stocks les biens consacr s au projet On doit donc prendre des dispositions pour mettre en place un certain type d installations d entreposage En supposant qu il n existe pas d autres installations convenables l quipe de projet de l ACDI doit tenir compte des facteurs suivants avant de prendre ces dispositions 1 installations permanentes ou temporaires 2 exigences relatives au chauffage et l a ration 3 emplacement 4 entrep ts satellites ou diff rents par rapport un entrep t central 5 superficie 6 risque d endommagement des biens 7 s curit
137. isse payer directement le fournisseur La section 9 4 porte sur les confirmations de commande 2 payer les fournisseurs au nom de TPSGC Dans ce cas il n est pas n cessaire d tablir de confirmation de commande et l ACDI paie directement les fournisseurs conform ment aux contrats conclus entre ces derniers et TPSGC 3 payer une agence d ex cution qui paie ensuite les fournisseurs Cf la section 12 3 En r gle g n rale l ACDI ne paie les factures qu apr s en avoir re u l original et les pi ces justificatives par exemple les certificats d inspection les copies de documents d assurance et les preuves d exp dition selon le contrat exig s dans le contrat ou dans la confirmation de commande Souvent titre de condition pr alable le repr sentant de l agence d ex cution ou du pays b n ficiaire doit attester les factures avant qu on les transmette l ACDI pour paiement 12 3 Paiement effectu par l agence d ex cution L agence d ex cution peut conform ment aux conditions de son contrat payer directement les Page 88 fournisseurs m me ses propres ressources financi res ou les paiements anticip s cf la section12 5 vers s par l ACDI Lorsque l agence d ex cution paie des factures m me ses propres ressources financi res l ACDI lui rembourse les sommes vers es sur pr sentation 1 d une copie du contrat conclu entre l agence d ex cution et le fournisseur 2 d une preuve de paiement du fournisseur
138. issionnaires sseseesseseeessssseessereessereessesreesssrreesseee 47 7 4 Documents d poser avec la soumission s ssssssessessssseessessssessessesrtssesseseessressessrssees 51 13 Conditions g n rales SR nn Re cer Te TS Anne 53 TRO Conditi ns DATTICUH TES 48 uns ana annees uen APESE taot 56 7 7 DEVISE dessins ER ES SR Tram td 58 7 8 valuation des soumissions 22428484 Mdr Annee intention nee ann dde 58 7 9 R ception et d pouillement de soumissions ss sssssesseeseesseeseeseesseessesresseesseseessressesese 59 8 valuation des soumissions eee 61 8 1 C D ROM 61 8 2 Principe r gissant l VAIQATION AE RE er Net Ma tn tar te Mi Ge 62 8 3 valuations n m N N AEN 63 8 4 Anomalies relev es dans les soumissions ssssessseserssesressssrreessresssereessereessssressssrreessee 65 8 5 D cision et recommandation SSSR RTE Re en tn 67 9 Contrat et accord d offre commandes soeooseeeneesesessesereseesssssseseeeessssssesereeseeseeenserss 69 9 1 EAE E E A E EEE E A 69 9 2 N gocianomdes PiX messene dee e a EE A E A E E 69 9 3 Pr paration du contrate AS RS este 70 9 4 Confirmation de commande ss in in del Te Ne n the a di rsade 71 9 5 Accord d offre amp commarnd S ss ir ninina aee a a i R a airiai 71 10 Assurance de la qualit et v rification des quantit s 75 MO DS a TATEN EN nn A Sr Re 75 10 2 Principe de l ACDI en mati re de qualit s nira
139. it contractante inspecteur Accus de r ception Le fournisseur confirme par les pr sentes que cette D claration d acceptation est exacte En date du 0000aena 20 Signature Page 149 Repr sentant agr e du fournisseur Pi ces jointes Liste des biens et rapport de d fectuosit s Destinataires Deux originaux l ACDI et un original au pays b n ficiaire l autorit contractante et au fournisseur Liste des biens Quantit nbre Article num ros de s rie ou de catalogue nomenclature et br ve d articles volume description de chaque article selon le cas Pour les produits de base ou poids pr ciser la qualit ou la caract ristique Voici un exemple de Rapport de d fectuosit s No DU PROJET No DU CONTRAT Quantit Article Co t D fectuosit cf les notes Valeur totale des d fectuosit s montant en dollars Obligation du fournisseur La D claration d acceptation n a pas pour effet de d gager le fournisseur de son obligation contractuelle de corriger les vices et d fectuosit s mentionn s ci dessus Je confirme que la liste ci dessus certifi conforme est exacte Signature Signature Repr sentant du fournisseur Inspecteur mandataire agr e Page 150 REMARQUE Pour chaque article comportant une d fectuosit qui est indiqu e veuillez pr ciser un renvoi une note d crivant cette d fectuosit les mesures adopter le
140. it tre corrig en cons quence On doit aussit t faire conna tre cette correction au soumissionnaire vis 2 En cas d erreur dans l addition de prix forfaitaires ou dans la multiplication de prix unitaires on devrait corriger le total et en tenir compte dans le prix global de la soumission On doit faire conna tre aussit t cette erreur et le prix total corrig de la soumission au soumissionnaire qui a commis l erreur Dans un cas comme dans l autre les soumissionnaires peuvent d cider de retirer leur soumission Le dossier d appel d offres doit pr ciser les modalit s qu on applique en cas d erreur de calcul 8 4 6 Modification et retrait des soumissions On ne doit pas accepter apr s la date et l heure fix es pour la cl ture les modifications apport es aux soumissions d pos es Toutefois lorsqu une offre est d pos e par erreur ou renferme une erreur importante et d montrable on peut la retirer avant qu elle ne soit accept e A noter qu une offre d pos e par erreur ou renfermant une erreur dont a connaissance la partie qui aurait normalement le droit d accepter l offre n engage pas la responsabilit du soumissionnaire avant que l offre ne soit Page 66 accept e officiellement Lorsque le soumissionnaire dont l offre est accept e refuse de conclure un contrat il ne s agit plus d une question de modification ou de retrait de l offre il s agit plut t d une question d inex cution Dans ce cas il peut s av rer
141. it s de l agence d ex cution pour ce qui est de l inspection et de la v rification des quantit s L agence d ex cution doit s assurer que 1 le contrat du fournisseur comprend les clauses pertinentes d inspection et de v rification des quantit s 2 les essais les inspections et les v rifications de quantit n cessaires sont ex cut s 11 4 2 Responsabilit s du fournisseur pour ce qui est de l inspection et de la v rification des quantit s Le contrat conclu avec le fournisseur devrait exiger que ce dernier 1 fasse conna tre suffisamment d avance la date laquelle les biens pourront tre soumis l inspection et la v rification des quantit s 2 d l gue un repr sentant pour assister aux inspections et pour signer les documents voulus 3 atteste qu il a effectu l ensemble des essais et des inspections internes exig s 11 5 M thodes d acceptation Des m thodes d acceptation r gissent le transfert de la propri t entre le fournisseur et le destinataire au moment de la livraison et de l inspection finale des biens Tous les documents portant sur le projet et tous les contrats doivent d finir clairement les m thodes d acceptation que doivent respecter le pays b n ficiaire le fournisseur et l agence d ex cution Page 84 Il faut signaler que l acceptation des biens constitue une responsabilit non seulement contractuelle mais aussi juridique Lorsque les biens ont t accept s le fournisseur e
142. it faire conna tre aux soumissionnaires les modalit s de d pouillement des soumissions ainsi que la date de d pouillement et le lieu o les offres seront d pouill es cf la section 7 9 2 intitul e D pouillement des soumissions 7 3 17 Evaluation des soumissions On doit faire conna tre les crit res d valuation des soumissions Cf la section 7 8 et le chapitre 8 7 3 18 Calendrier de livraison On doit demander aux soumissionnaires d indiquer les dates de livraison et de d poser au besoin un calendrier de livraison 7 3 19 Attribution du march On doit faire conna tre les d tails relatifs l attribution du march Le cas ch ant on doit joindre au document une copie du projet de contrat On doit faire savoir aux soumissionnaires que l acheteur n est pas oblig d accepter quelque offre que ce soit en totalit ou en partie 7 3 20 Confirmation de commande On doit expliquer l objectif et les modalit s des confirmations de commande Les confirmations de commande font l objet de l appendice 4C sous la rubrique Contrat et Confirmation de commande ainsi que du chapitre 9 7 3 21 Contenu canadien Les instructions doivent pr ciser les exigences de l ACDI relatives au contenu canadien et faire tat des formulaires d poser avec la soumission cf la section 2 4 7 3 22 Sanctions internationales Lorsqu il y a lieu conform ment aux obligations des Nations Unies ou d autres accords internationau
143. it remplir et signer l engagement suivant CONVENTION CONCLUE LE entre 1 appel ci apr s __ 2 __ d une part et dont l adresse est appel ci apr s le fournisseur d autre part ATTENDU QUE 2 souhaite acheter et faire livrer certaines fournitures selon les modalit s pr cis es dans l appel d offres num ro en date du et a accept l offre du fournisseur pour la conception la fabrication l essai et la livraison des dites fournitures IL EST CONVENU CE QUI SUIT ENTRE LES PARTIES 1 Dans cette convention les termes et expressions ont le m me sens que celui qui leur est attribu Page 124 dans les conditions g n rales des documents d appel d offres 2 Les documents suivants sont r put s faire partie de cette convention et doivent tre lus la lumi re de ladite convention L appel d offres y compris ses appendices Cautionnement d ex cution Conditions particuli res Conditions environnementales Conditions g n rales Caract ristiques techniques Instructions l intention des soumissionnaires num ros des additifs 3 En contrepartie des sommes que lui versera l ACDI selon les modalit s pr cis es ci apr s le fournisseur s engage par les pr sentes envers _ 2 ___ fournir et livrer l quipement et les mat riaux en respectant en tous points les dispositions du contrat 4 Apr s avoir re u cette convention l ACDI l examinera et si elle est satisfaisante elle adressera au fou
144. lage et marquage Cette section du plan d approvisionnement devrait porter sur les questions relatives l emballage et au marquage des biens notamment a les recommandations portant sur l utilisation de l emballage standard du fournisseur ou sur la n cessit de faire appel un emballage sp cial Le plan d approvisionnement devrait galement faire tat des frais suppl mentaires engager pour respecter les exigences relatives cet emballage sp cial b les instructions de marquage qu on propose d adresser aux fournisseurs ou aux intervenants charg s du groupage d ordinaire les transitaires Des mod les de marquage pourraient tre reproduits dans un appendice c les dispositions relatives l emballage et au marquage sp ciaux des mati res dangereuses ou nocives 3 4 3 Livraison l tranger Cette section du plan d approvisionnement devrait comprendre des pr cisons sur l organisation des livraisons ayant trait au projet notamment a le recours des mandataires pour l exp dition et ou des transitaires b le mode d exp dition c les ports et les points de transfert et d entreposage d les conditions de livraison en faisant usage des INCOTERMS 2000 Page 24 e toutes les conditions particuli res par exemple les exigences exceptionnelles relatives la manutention l entreposage sur les navires aux marchandises dangereuses et aux conteneurs sp ciaux entre autres 3 4 4 Documents de tra
145. limatiques les normes de carburant et d lectricit ou toutes les autres conditions particuli res du pays b n ficiaire Page 39 5 Les autres consid rations contractuelles a pr ciser toutes les assurances souscrire cf les chapitres 4 et 11 b indiquer toutes les exon rations au titre des droits de douane et des taxes c d crire les documents n cessaires en particulier les factures les bordereaux de marchandises ou d exp dition les connaissements et les lettres de transport a rien d indiquer tous les autres documents d poser par exemple les certificats d inspection et de prise en charge e indiquer toutes les restrictions pertinentes par exemple les exigences relatives au contenu canadien f pr ciser le mode de paiement des fournisseurs Page 40 6 S lection des fournisseurs 6 1 Politique Normalement on ach te les biens et les services connexes en faisant appel des pratiques de mise en concurrence de fa on favoriser l acc s la concurrence et l quit et obtenir le meilleur rapport qualit prix qui soit en respectant toutes les exigences relatives au contenu canadien La section 2 4 porte sur la politique en mati re de contenu canadien La s lection des fournisseurs fait partie int grante du plan d approvisionnement cf le chapitre 3 La strat gie appliquer pr cise les modalit s selon lesquelles le march sera r alis et doit tre approuv e par l quipe de proje
146. luation des soumissions 7 Seuls les renseignements reproduits dans la soumission peuvent entrer en ligne de compte dans l valuation 8 L quipe charg e de l valuation des soumissions doit tre comp tente pour ce qui est a du type de biens et de services connexes fournir Page 62 b des m thodes d attribution de march s c des m thodes d valuation des soumissions 8 3 Evaluation 8 3 1 Prix La comparaison des soumissions peut se fonder sur les prix soumis g n ralement en dollars canadiens pour les biens et les services connexes n cessaires A fin de mieux valuer les soumissions concurrentes 1l peut tre utile de demander une ventilation des prix entre leurs diff rents l ments constitutifs Voici des exemples de ces l ments de prix 1 le prix de l quipement lui m me 2 le prix du transport y compris le transport terrestre au Canada et dans le pays b n ficiaire les frais de manutention dans les ports d exportation et d importation les frais de transport maritime unitaires et totaux les primes d assurance s il y a lieu le prix des conteneurs pour l exp dition de m me que l emballage le marquage et l entreposage 3 le prix de l installation et du fonctionnement 4 le prix des diff rentes livraisons s il y a lieu 5 le prix des pi ces de rechange et de l entretien 6 le prix de la formation du personnel charg du fonctionnement et de l entretien Dans l valuation des prix
147. m de l AE transf rant les biens plac s sous sa garde j accuse par les pr sentes r ception de ce certificat et je t moigne de sa signature Fond de signature de l AE qui a actuellement les biens sous sa garde ACCEPTATION Sous r serve de __ l accord _ conclu entre le gouvernement du Canada et le gouvernement de e date dU tn aim 20 jaccuse par les pr sentes r ception du E d crit dans la liste de contr le du transfert ci jointe FAIT le manine nia 20 __ ville et pays Fond de signature Nom de l AE prenant livraison des biens Liste de contr le du transfert ci jointe voir le mod le et les annexes de l appendice 16A 2 Destinataires Pays b n ficiaire ACDI et les deux AE Page 157 Appendice 9 Lettre de garantie D stinataite sacs DOS SRE ne pe A nc No de la garantie sens nan A l attention de s sssseesesseseesessessesseseesessee Montant se ie it Date d expiration sistema Madame Monsieur A la demande de ___ nom de l entreprise __ le client la nom de la banque la banque moyennant contrepartie dont elle accuse par les pr sentes r ception par cette lettre de garantie la garantie garantit irr vocablement et sans condition le paiement vue sur premi re demande votre intention par la banque d une somme totale de dollars canadiens Cette garantie reste en vigueur jusqu la date d expiration et prend fin cette date Cette garantie es
148. me No de bons de commande de la d achat non concurrentiel d activit commande en ACCORD DE L ACDI Date Appendice 2B LMAA Page 108 DESCRIPTION DES ARTICLES DU GROUPE DE BONS DE COMMANDE Page de No et description du groupe Article no Description de Quantit Co t unitaire estimatif de bons de commande l article en CAN Page 109 Appendice 3A Rapport d approvisionnement de l Agence d ex cution Mode d approvisionnement 1 Comparaison des prix 2 Propositions de prix crites 3 Soumissions cachet es 4 Fournisseur unique joindre une justification Rapport no Date du rapport No de r f rence de la LMAA Titre du projet Pays Projet no Agent d approvisionnement No de r f de la d l gation de pouvoirs Montant de la d l gation de pouvoirs Montant du rapport No d article No du bon de Description du dans la commande bon de commande Source Total de la valeur du bon de commande PB pays b n ficiaire C Canada A autre pays pr ciser Mode d approv Justification fournisseur unique Page 110 Appendice 3B Rapport d approvisionnement de l Agence d ex cution DESCRIPTION DES ARTICLES DU BON DE COMMANDE Page de No et description du groupe de bons de Article Description de l article Quantit commande no Page 111 Appendice 4A Garanties de soumission et cautionnements d ex cution 4A 1 Garanties de soumission
149. ment adresser toutes les entreprises int ress es y participer une d finition claire des exigences de pr s lection On ne devrait faire appel la pr s lection des entreprises que lorsque la valeur mon taire du march ventuel est suffisamment importante plus de 100 000 et que les consid rations de s lection des fournisseurs justifient ce processus Page 44 7 Appels d offres 7 1 G n ralit s Le processus d appel d offres doit permettre de placer des fournisseurs comp tents sur un pied d galit gr ce ce processus l ACDI et les pays b n ficiaires devraient tre en mesure de r aliser l objectif d obtention du meilleur rapport qualit prix 7 1 1 Interpr tation Les termes offre proposition et prix servent d signer uniquement la m thode particuli re d invitation soumissionner c est dire l appel d offres la demande de propositions ou la demande de prix le terme soumission d signe l ensemble de ces trois m thodes sauf si une m thode particuli re est exclue au moyen d une r serve 1 L appel d offres devrait tre utilis lorsque la valeur estimative du march est sup rieure 25 000 qu il existe au moins trois fournisseurs comp tents et qu on peut d finir et pr ciser clairement les besoins pour permettre d accepter la soumission la moins disant et conforme toutes les exigences Les offres qui ne respectent pas l ensemble des exigences devraient tre j
150. ment aux conditions du contrat 11 cautionnement d ex cution la caution donn e en garantie de l ex cution des travaux Page 127 conform ment aux conditions du contrat 12 installations l ensemble des outils des accessoires des machines des v hicules des b timents des ouvrages des articles et des biens d quipement n cessaires la fabrication et l installation de l quipement 13 paiement au prorata des travaux la somme vers e en vertu des conditions du contrat apr s l ex cution de la tranche des travaux correspondant cette somme mais avant l ex cution de l ensemble du contrat Aussi appel paiement proportionnel ou acompte 14 acheteur l organisme acheteur ou l entreprise qui le repr sente 15 pays b n ficiaire indiquer le nom du pays 16 fournisseur la partie avec laquelle l acheteur a conclu un march pour la fourniture de l quipement 17 offre la soumission ou la proposition d pos e pour donner suite un appel d offres ou une invitation lanc e par l autorit contractante ou l acheteur 18 Autres termes jug s n cessaires 4E 2 D lai d ach vement Les fournisseurs devront organiser et ordonnancer la fabrication de fa on respecter tous les d lais du calendrier de livraison du contrat tels qu indiqu s dans les devis 4E 3 Interpr tation des documents contractuels Les fournisseurs devront adresser __ l acheteur toutes les questions portant
151. mentales touchant la livraison et l utilisation de l quipement 10 lois applicables 11 autres questions non vis es dans les conditions g n rales Le lecteur trouvera dans l appendice 4F un mod le des conditions particuli res 7 6 1 Livraison et dommages int r ts conventionnels Il est essentiel de pr ciser et d toffer le calendrier de livraison les points de livraison ou les dommages qui seront compt s en cas de retard de livraison ou de non livraison entre autres Si on compte des dommages int r ts conventionnels ils doivent correspondre la perte r elle que l on subirait Les dommages int r ts conventionnels ne doivent pas constituer une p nalit 7 6 2 Rapports On doit pr ciser les exigences relatives aux types de rapports leur contenu leur fr quence et au nombre d exemplaires que les fournisseurs doivent d poser Cf le chapitre 13 7 6 3 Assurances On doit d finir les assurances souscrire le cas ch ant Cf le chapitre 4 7 6 4 Emballage et marquage On doit pr ciser les exigences relatives l emballage et au marquage pour l exp dition Cf le Manuel de logistique 7 6 5 Documents d exp dition On doit tablir les exigences relatives aux documents d exp dition et leur diffusion Cf le Manuel de logistique 7 6 6 Bordereau de marchandises On doit pr ciser les renseignements qui doivent figurer dans les bordereaux de marchandises Cf le Manuel de logistique 7 6 7
152. mple un cautionnement d ex cution ou lorsqu il n est pas n cessaire de d poser d autres garanties contractuelles et qu un march a t attribu 3 Lorsque la garantie d pos e relativement une offre est sup rieure au montant de la garantie exig e pour le contrat on doit rendre au soumissionnaire le montant exc dentaire de la garantie 4 On devrait restituer dans les plus brefs d lais aux fournisseurs les cautionnements d ex cution ou les d p ts de garantie dans les circonstances suivantes a lorsqu ils se sont acquitt s de fa on satisfaisante de leurs obligations contractuelles b lorsque le contrat est r sili pour une raison qui n est pas imputable au fournisseur 5 On devrait lib rer les retenues lorsque le fournisseur s est acquitt de toutes ses obligations y compris le paiement de ses sous traitants et qu il a d pos l ensemble des rapports de v rificateur des certificats de main lev e des cr anciers ou des autres documents pouvant tre pr cis s dans le contrat 4 4 Garantie Page 32 La garantie est la protection donn e l acheteur la livraison des biens ou la fin des travaux On devrait n gocier le d lai de garantie qui est g n ralement d un an pour qu il entre en vigueur la date de lancement d installation ou de mise en service plut t qu la date de livraison un port au Canada en raison des longs d lais de mobilisation et de transport G n ralement la ga
153. n cessaire d exercer les garanties financi res d pos es avec la soumission Cf le chapitre 4 8 4 7 Soumissions identiques Dans le cas de soumissions valables et moins disants identiques relativement un appel d offres pr voyant l attribution d un march en fonction du prix uniquement le march devrait tre attribu d apr s le crit re du meilleur rapport qualit prix On peut alors pond rer les facteurs ci apr s selon les modalit s jug es utiles par l autorit contractante 1 on donnerait la pr f rence au soumissionnaire dont le rendement global est satisfaisant par rapport un soumissionnaire dont le rendement est insatisfaisant 2 on donnerait la pr f rence au soumissionnaire qui est en mesure d offrir un service apr s vente ad quat et qui a un bon dossier cet gard par rapport un soumissionnaire qui n est pas en mesure d offrir un service ad quat ou qui a un dossier m diocre 3 lorsque le d lai de livraison est un facteur essentiel on donnerait la pr f rence au soumissionnaire qui propose la meilleure date de livraison 4 dans les cas o la soumission porte sur plusieurs articles et que les prix de certains articles seulement sont identiques on donnerait la pr f rence l offre de l entreprise dont la soumission porte sur un march repr sentant la valeur mon taire la plus lev e 5 lorsque la soumission porte sur plusieurs articles et qu une entreprise ou plusieurs offrent des prix
154. n les march s d aide bilat rale de gouvernement gouvernement pour les produits de base et les biens doivent tre attribu s des fournisseurs canadiens et les produits de base et les biens doivent comporter un contenu canadien d au moins 66 66 p 100 du total des co ts des march s attribu s ces fournisseurs Tous les frais de transport internationaux partir du point d embarquement sont exclus de ce calcul Sont galement exclus les projets de 100 000 ou moins ou les achats de 100 000 ou moins d articles divers ayant trait aux projets tout comme les march s d aide bilat rale de gouvernement gouvernement pour des produits de base et des biens attribu s d autres fournisseurs conform ment la politique en vigueur sur la prestation de l aide au d veloppement non li e La politique sur le contenu canadien ne s applique pas n cessairement chacun des march s d acquisition de biens le calcul peut s effectuer par rapport l ensemble du contenu canadien de tout le projet Les diff rents march s pris s par ment n exigent pas forc ment un minimum de contenu canadien sauf si cela est n cessaire pour pr server l ensemble du contenu canadien du projet Dans certains cas faisant intervenir les pays les moins d velopp s ou dans les situations d urgence on peut assouplir la r gle des 66 66 p 100 pour ce qui est du contenu canadien Dans ces cas le protocole d entente conclu entre le Canada et le pays b n fici
155. n de DO ER de tn eine ra 92 13 7 Rapports sp ciaux ou extraordinaires us 92 Responsabilit s relatives la gestion des stocks 94 J amp I Introductions hs te Ras ne ATi 94 J42 MPD MHAORS SSSR ee Dit le ol 94 14 3 Installations d entreposage man errant test 94 LEA Gestion deS Stocks SE tn te na ee to ds 95 145 D mandes d articles en Stocks near nds ns cr ct de 96 14 6 D nombrement des stocks Lens ARR NCA Le dr Lt 96 147 Stock d stet ers iii i e did naine ii 96 14 8 RAPPORTS AUS ER SR A E A A A E an ee a 97 M thodes d transfert et eh ee nn en et aE TR RA EEE 98 Le M E E LI E AE CR OARE EE ETA T A 98 15 2 Cadre d Hansen tient intrants 98 15 3 M thodes de transfert et d acceptation su Rs ant nn en tee 99 15 4 Activit s et responsabilit s relatives au transfert s ssssesesesssessesseseesesseseesseserseseesesse 100 15 3 G rate SN oe TU clean tes 103 1506 Formation anne Ne nd A a te Ah ce 103 15 7 PI CES TSTICA MES ne Re de nes E as tn nn Ann E 103 15 8 Ali nation des biens ayant trait un projet 104 Appendice 1 Pouvoirs d attribution de march s de biens pour des projets d aide 106 Appendice 2A Liste des mat riaux approuver LMAA 108 Appendice 2B LMAA Description des articles du groupe de bons de commande 109 Appendice 3A Rapport d approvisionnement de l agence d ex cution AAE
156. n doit pr ciser les conditions de la prorogation des d lais de livraison et ou les sanctions impos es dans ce cas 7 5 11 Modification apport e au contrat On doit pr ciser clairement les r gles et les modalit s relatives la modification du contrat d origine 7 5 12 Mat riel et main d uvre On doit d finir la responsabilit des fournisseurs en ce qui a trait la qualit du mat riel et aux normes de main d uvre appliqu es dans la fabrication des biens et dans l ex cution des services connexes fournir 7 5 13 Certificat de conformit On doit faire conna tre aux fournisseurs les cas dans lesquels ils doivent d poser des exemplaires de certificats de conformit 7 5 14 Contr le de la qualit inspection et essais On doit pr ciser les exigences relatives au contr le de la qualit l inspection et aux essais ainsi que les m thodes d inspection qui seront appliqu es pendant et apr s la fabrication le cas ch ant 7 5 15 Vices ou d fectuosit s de l quipement On doit demander aux fournisseurs de d poser des garanties suffisantes Les consid rations relatives aux garanties doivent tenir compte de la nature du projet et des usages en vigueur dans le secteur d activit ou le corps de m tier vis Page 54 On doit faire savoir aux fournisseurs qu ils gardent la responsabilit des vices ou des d fectuosit s de l quipement et des mat riaux L quipement et les mat riaux d fectueux doi
157. nement d ex cution ainsi qu un mod le de cautionnement d ex cution Le chapitre 7 traite galement de cette question D p t de garantie Le d p t de garantie est un effet que l autorit contractante peut convertir pour r aliser les obligations du fournisseur Les d p ts de garantie peuvent se pr senter sous la forme de ch ques vis s d obligations garanties par l Etat de lettres de cr dit irr vocables ou d autres genres de garanties que l autorit contractante peut juger appropri L autorit contractante doit tablir si le d p t de garantie est suffisant et doit prendre des dispositions pour conserver les d p ts en lieu s r Le conseiller en gestion financi re peut apporter de l aide pour r pondre cette exigence Les d p ts de garantie se rapportant aux paiements anticip s ou aux paiements au prorata des travaux doivent correspondre l int gralit du total possible des sommes avanc es payer Retenue La retenue est un montant que retient provisoirement l autorit contractante correspondant un pourcentage pr d fini d un paiement verser un fournisseur On s en sert pour s assurer que le contrat sera ex cut en bonne et due forme et pour permettre l ACDI et au pays b n ficiaire d avoir acc s des fonds pour s acquitter des engagements d coulant de l inex cution ventuelle des obligations de l entrepreneur Garantie La garantie est une d claration selon laquelle le fournisseur s
158. nge qui sont transf r s r affect s ou consomm s retrancher dans ses stocks tous les biens et toutes les pi ces de rechange transf r es au pays b n ficiaire 15 4 3 Pays b n ficiaire Le protocole d entente du projet doit faire tat des responsabilit s de transfert du pays b n ficiaire Ces responsabilit s consistent normalement 1 2 3 designer dans le protocole d entente un repr sentant qui sera responsable des biens ayant trait au projet Ce repr sentant serait charg de signer le volet d acceptation des certificats de transfert et d acceptation autoriser toutes les m thodes de r affectation des biens ayant trait au projet convenues de gr gr entre l ACDI et le pays b n ficiaire Cf la section 14 8 donner aux utilisateurs finaux la formation n cessaire sur le fonctionnement et l entretien 15 4 4 Mission canadienne On peut designer un repr sentant de l ACDI aupr s de la mission canadienne pour surveiller le projet Dans ce cas l agence d ex cution doit faire conna tre la mission la situation du projet Il peut galement se r v ler n cessaire que la mission aide l agence d ex cution faire accepter les biens par le pays b n ficiaire L ACDI peut aussi designer la mission comme repr sentant de l Agence pour signer le volet de transfert des certificats de transfert et d acceptation Page 102 15 5 Garantie Lorsqu elle ach te des biens ayant trait un projet
159. nge irr parables utilis es pour l entretien les aliments la fa ence la verrerie les fournitures m dicales etc Assurance insurance Contrat en vertu duquel l assureur indemnise les biens de l assur pour les pertes ou les dommages subis en contrepartie d un paiement appel prime L instrument qui est constate les conditions s appelle une police d assurance Assurance de la qualit quality assurance Ensemble d activit s visant garantir que tous les contr les de la qualit se font comme il se doit Dans le cas d un produit ou d un service donn cela comporte la v rification et l valuation des facteurs de qualit qui ont des effets sur la sp cification la production l inspection la distribution et l utilisation du produit ou du service Assurance maritime marine insurance Assurance contre la perte ou les dommages que peuvent subir les biens transport s par voie d eau Aucune substitution no substitute Indication par laquelle l metteur d signant le produit par son appellation de commerce ou son num ro de mod le ou en utilisant une caract ristique restrictive pr cise explicitement que les produits de substitution ou les succ dan s ne seront pas accept s Autorit contractante contracting authority Le minist re l organisation l entreprise l agent ou le consultant mandat pour effectuer l approvisionnement et fournir les services connexes au nom du gouvernement du Canada ou du pays b n ficiaire
160. nisseur Le fournisseur devrait accepter par crit toute d rogation ces conditions avant qu on les int gre dans le contrat Le document contractuel constitue l acte juridique qui r git les rapports entre l autorit contractante et l entrepreneur Il est essentiel que les deux parties s entendent parfaitement sur les conditions du contrat avant de les signer A noter qu un contrat peut galement se pr senter sous la forme d un bon de commande ou d une demande d achat en vertu d un accord d offre commandes La section 9 5 du pr sent chapitre porte sur les accords d offre commandes L ACDI se r serve le droit de revoir et dans certains cas approuver les contrats avant que le pays b n ficiaire les signe Dans les cas o le Canada est d sign comme responsable des achats et que l ACDI a fait appel aux services d une agence d ex cution pour exercer les activit s d achat l ACDI doit exercer l encadrement et le contr le selon les modalit s expos es dans le protocole d entente conclu entre elle m me et TPSGC 9 2 N gociation des prix Dans les cas o on renonce au processus de mise en concurrence et qu on pr f re attribuer le march sans faire appel la concurrence on doit n gocier un contrat avec le fournisseur et le faire approuver par l ACDI Parce que les prix ne sont pas d termin s par la concurrence on doit tenir compte de certains facteurs pour tablir le juste prix du march On peut notamment tenir com
161. nisseur d finit ses responsabilit s en mati re de livraison G n ralement ce dernier doit a livrer les biens au point de livraison conform ment aux conditions pr cis es dans le contrat b faire conna tre suffisamment l avance la date laquelle les biens pourront tre inspect s c d l guer un repr sentant pour assister aux inspections et pour signer les documents pertinents d transmettre au destinataire tous les documents n cessaires pour permettre de livrer les biens au point de destination et de les d douaner comme il se doit Ces documents Page 83 comprennent notamment les connaissements n gociables et les certificats d origine 11 4 Inspection et v rification des quantit s Pour que l agence d ex cution s assure qu un fournisseur s est acquitt des obligations contractuelles et atteste que les biens sont livr s en bon tat il peut se r v ler n cessaires d inspecter les biens avant de les accepter Toutefois on doit toujours pr voir avant d accepter les biens une v rification des quantit s sous une forme ou une autre La section 10 4 et le Manuel de logistique traitent de l inspection La section 10 5 et le Manuel de logistique traitent de mani re d taill e de la question de la v rification des quantit s Si des inspections sont pr vues le contrat du fournisseur devrait pr ciser qu un certificat d inspection est n cessaire pour justifier une demande de paiement 11 4 1 Responsabil
162. nisseur ex cute ses risques les travaux qu il entreprend avant de recevoir une confirmation de commande 9 5 Accord d offre commandes En vertu d un accord d offre commandes le fournisseur s engage fournir l acheteur des biens et des services connexes selon les besoins et selon les conditions et les prix indiqu s dans l accord d offre commandes lequel accord ne constitue pas un contrat En passant une commande en vertu d un tel accord d offre commandes l acheteur confirme qu il accepte les conditions de l accord d offre commandes en question C est donc la commande pass e en vertu de l accort qui constitue le contrat L appendice 6A de ce chapitre pr sente un mod le de demande de propositions pour un accord d offre commandes L appendice 6B de ce chapitre pr sente un mod le de commande pass e en vertu d un accord d offre commandes A noter que ces mod les sont reproduits titre de renseignement seulement et qu ils ne sont pas remplis dans le cas de la demande de propositions 9 5 1 Utilisation des accords d offre commandes On devrait se servir des accords d offre commandes lorsqu on conna t l ensemble des besoins d un projet sans toutefois conna tre les quantit s pr cises et la date de livraison d un bien en particulier Dans ce cas on peut inviter les fournisseurs d poser des offres afin de s lectionner l entreprise qui fournira les biens n cessaires selon les besoins Page 71 L a
163. ns divers secteurs d activit et poss dant des comp tences vari es pourraient en principe tre en mesure de fournir les biens et les services connexes recherch s Dans un cas comme dans l autre la pr s lection permet de limiter le nombre de fournisseurs comp tents qui seront invit s soumettre des offres ou des propositions de prix d taill es En limitant aux entreprises qui respectent les exigences de la pr s lection la possibilit de d poser ces offres ou propositions les entreprises qui ne seraient pas retenues de toute fa on n ont pas engager les frais consid rables entra n s par la pr paration de ces documents d taill s et l ACDI r alise des gains de temps et des conomies de ressources puisqu elle n a pas les valuer Le processus de pr s lection devrait se fonder enti rement sur la capacit des entreprises d ex cuter les travaux et ou de produire les biens ou le mat riel n cessaires de fa on satisfaisante en tenant compte des facteurs suivants 1 l exp rience les attestations n cessaires et le rendement ant rieur dans l ex cution de contrats Page 43 comparables 2 la capacit pour ce qui est du personnel de l quipement et des installations 3 la capacit et la viabilit financi res qui permettront l entrepreneur de mener le contrat terme On peut annoncer dans les journaux professionnels ou dans les quotidiens le processus officiel de pr s lection On devrait normale
164. nsport On devrait faire pr ciser les documents de transport n cessaires pour les projets de livraison en pr tant une attention particuli re aux exigences du pays b n ficiaire respecter pour le d douanement 3 5 Formation travaux sur les lieux et gestion des stocks Cette section du plan d approvisionnement devrait d finir toutes les exigences de formation de mise en service de gestion des stocks et d entretien long terme relatives aux ensembles de biens ou de services propos s Elle devrait d signer clairement les responsables de chacune de ces activit s auxiliaires 3 6 Acceptation et transfert officiels des biens ayant trait au projet Par rapport aux chapitres 11 Acceptation des biens et 15 Transfert officiel cette section du plan d approvisionnement devrait d crire selon des termes op rationnels les modalit s d acceptation pr pos es r gissant le transfert de la propri t du fournisseur au destinataire et les m thodes pr pos es pour le transfert portant sur la cession de la propri t et de la responsabilit des biens du projet au pays b n ficiaire ou sur l utilisation et l affectation des biens selon le cas Cette section devrait galement d finir le destinataire et ses responsabilit s 3 7 El ments administratifs 3 7 1 Tableau des activit s d approvisionnement et tableau des flux de tr sorerie C est souvent en les pr sentant sous forme de tableaux ou de graphiques qu on peut le mieux d
165. nt responsables envers l acheteur des actes et omissions de leurs sous traitants 4E 20 Repr sentant des fournisseurs Les fournisseurs devront mettre la disposition de l acheteur les services d un repr sentant technique comp tent et habilet prendre des d cisions techniques afin d assurer la liaison n cessaire entre eux et l acheteur et d assurer la compatibilit des devis techniques et des dessins Veuillez noter que cette clause ne devrait tre reproduite que lorsque le contrat porte sur des biens d quipement techniques complexes et en quantit consid rable 4E 21 Responsabilit des fournisseurs Les fournisseurs devront indemniser prot ger et exon rer l acheteur de m me que ses agents mandataires pr pos s et employ s au titre de l ensemble des actions en justice demandes d indemnit s et r clamations d coulant des blessures subies par des personnes ou des dommages mat riels quels qu ils soient en raison de 1 _ l exception des blessures ou des dommages attribuables la n gligence de l acheteur Les d penses engag es ce titre seront la charge des fournisseurs Sauf si le contrat renferme des pr cisions contraires les fournisseurs prennent en charge les risques que comportent les biens d quipement jusqu ce que les biens en cause aient t accept s par l acheteur 1 D finir les responsabilit s et les circonstances 4E 22 R siliation du contrat Page 134 L acheteur aura le
166. ntie un cautionnement de soumission une caution de soumission ou autre 2 Pr ciser le pourcentage 3 Cf l appendice 4A du chapitre 4 pour prendre connaissance d un exemple de garantie de soumission 4C 7 Renseignements d poser avec la soumission Votre soumission doit comprendre les d tails les donn es et les renseignements particuliers n cessaires et exig s dans les documents d appel d offres notamment les suivants 1 les devis 2 les dessins 3 les catalogues 4 les manuels de formation 5 le manuel d entretien Pr ciser ces exigences et au besoin rappeler les articles pertinents des documents d appel d offres 4C 8 Dur e de validit des soumissions Votre soumission doit rester valable et doit pouvoir tre accept e pendant une p riode de __ nombre _ jours partir de la date du d pouillement des soumissions Au cours de cette p riode vous ne pouvez pas modifier ou retirer votre soumission A noter que la dur e de validit des soumissions s tablit normalement 90 jours partir de la date Page 117 du d pouillement des soumissions 4C 9 Frais et d penses de pr paration des soumissions Le soumissionnaire prend sa charge l ensemble des frais des d penses ou des pertes qu il engage dans la pr paration et la pr sentation de sa soumission 4C 10 Preuve de comp tence L acheteur exige que le soumissionnaire d pose une preuve v rifiable de sa comp tence pour fournir les ma
167. nties les ententes de services et les programmes de formation sont en vigueur Dans certains cas on peut faire appel la d claration d acceptation pour justifier le paiement des factures du fournisseur et lib rer les retenues lorsque ces activit s sont soumises l acceptation finale des biens au point de destination et apr s le montage l essai ou l inspection On ne devrait signer la d claration d acceptation qu apr s la livraison le montage et l essai final ou l inspection d finitive des biens Les lacunes devraient tre not es dans le rapport de d fectuosit s joint la d claration d acceptation L autorit contractante d clare ainsi qu elle accepte les biens livr s en bon tat ou avec des lacunes Le fournisseur confirme pour sa part dans cette d claration qu il a livr les biens en bon tat ou qu il s oblige corriger les vices ou les lacunes relev s dans le rapport de d fectuosit s On devrait verser au dossier de transfert cf le chapitre 15 les d clarations d acceptation et les rapports de d fectuosit s 11 6 Dur e de la garantie Page 86 G n ralement la garantie ne produit ses effets qu partir du moment o les biens ont t accept s au point de livraison pr vu dans le contrat Dans certains cas qui doivent faire l objet d une convention pr alable on ne devrait pas transf rer officiellement la responsabilit des biens ayant trait un projet tant que la garantie n est pas termin e
168. nties bancaires appropri es Cf le chapitre 4 pour de plus amples renseignements sur l utilisation des garanties financi res L autorit contractante devrait s assurer que l inspection finale et les derniers essais se d roulent conform ment aux modalit s pr cis es dans le contrat et qu on lib re d finitivement et en temps voulu les retenues du fournisseur 11 5 2 Responsabilit s de l agence d ex cution pour ce qui est de l acceptation de la livraison On doit d finir clairement dans le mandat du contrat les responsabilit s de l agence d ex cution en ce qui concerne les m thodes d acceptation de la livraison ces responsabilit s peuvent notamment consister exercer les activit s suivantes 1 s assurer que les contrats des fournisseurs pr voient l inspection et la v rification des quantit s de biens et que cette inspection et cette v rification se d roulent conform ment aux modalit s d finies dans ces contrats 2 d livrer aux fournisseurs les documents d acceptation n cessaires d s qu on a accept la livraison des biens 3 conserver des copies des documents d acceptation pour les joindre aux dossiers de transfert Veuillez consulter le chapitre 15 pour prendre connaissance des m thodes de transfert Page 85 4 prendre des dispositions pour que les biens soit retir s rapidement et efficacement au point de livraison afin de les acheminer leur destination finale 11 5 3 Responsabilit s du pays b n
169. on doit veiller ce que les comparaisons entre les soumissions concurrentes sont valables En d autres termes on doit tablir clairement ce que les prix indiqu s comprennent ou non soit les taxes les droits les frais de livraison de montage et de mise en service et ainsi de suite 8 3 2 Facteurs techniques et non techniques Puisque les comparaisons de prix ne permettent pas forc ment elles seules d valuer le meilleur rapport qualit prix il peut tre n cessaire de tenir compte d autres facteurs techniques et non techniques Ainsi on peut attribuer une cote de pond ration sous forme de pointage chaque facteur valuer pour tenir compte de son importance relative Dans les cas pertinents on peut repartir le nombre total des points attribuer un facteur parmi les diff rents crit res qui servent mesurer ce facteur L exp rience montre que c est en se servant d une grille qu on peut le plus efficacement pr senter le Page 63 nombre de points attribuer chaque crit re d valuation le total des points de chaque facteur et la cote totale en points pour chaque soumission C est ce qu on appelle la grille d valuation Quelle que soit la fa on dont ces renseignements sont pr sent s on doit les conserver en lieu s r et les tenir pour confidentiels a Facteurs techniques Voici des exemples de crit res d valuation technique relatifs l quipement 1 le rendement de l quipement ii la
170. onsabilit s de l agence d ex cution dans l attribution des march s Les pouvoirs les responsabilit s et les obligations de rendre des comptes de l agence d ex cution doivent tre d finis dans le contrat qu elle conclut avec son mandant soit le pays b n ficiaire ou l ACDT L ACDI conserve le droit d examiner et ou d approuver tous les documents qui se rapportent directement ou indirectement des march s avant ou apr s qu on ait conclu des obligations contractuelles Ce droit d examen ne r duit en aucun cas les responsabilit s et les obligations de rendre des comptes de l agence d ex cution telles qu elles sont constat es dans son contrat De m me l utilisation des renseignements reproduits dans ce guide ne dispense pas l agence d ex cution de ses obligations contractuelles 1 10 Gestion des projets de l ACDI L ACDI assure la gestion et le contr le des projets d aide bilat rale en faisant appel des quipes de projet L quipe de projet doit assurer ou pr voir dans l ensemble une gestion efficace de la conception de la mise en uvre et de l valuation du projet dont elle a la charge En particulier elle peut tre charg e a de coordonner la planification et les fonctions op rationnelles b d assurer le contr le financier du projet c de veiller ce que les diff rents volets du projet r pondent aux objectifs d finis pour ce projet Dans les cas o on fait appel une agence d ex cution pour s
171. ou les l ments import s 4C 15 Paiement A la condition que l ACDI tablisse une confirmation de commande elle paiera directement les fournisseurs conform ment aux modalit s de paiement du contrat pour les livraisons effectu es dans le cadre du projet no 1 _ sur pr sentation des pi ces justificatives num r es ci apr s __ 2 __ photocopie s de l original du connaissement net bord __ 2 __ original originaux de la facture du fournisseur __ 2 _ bordereau x de marchandises du fournisseur _ 2 certificat s d origine Page 119 _ 2 _ certificat s d assurances et _ 2 _ autre s pi ce s selon les besoins 1 Num ro de projet de l ACDI 2 Indiquer le nombre d exemplaires d poser 4C 16 D pouillement des soumissions Les soumissions ne seront pas d pouill es avant la date et l heure pr cis es Les soumissions seront d pouill es 1 D le 3 heures 1 Indiquer si les soumissions seront d pouill es en public ou huis clos 2 Adresse laquelle le d pouillement aura lieu 3 Date du d pouillement des soumissions 4C 17 Evaluation des soumissions Si le texte comprend une section sp ciale sur l valuation des soumissions on doit la rappeler dans cet article Veuillez consulter le chapitre 8 pour de plus amples renseignements 4C 18 Calendrier de livraison Le soumissionnaire doit indiquer les dates de livraison dans ce calendrier 4C 19 Attribution du march On fer
172. ouver les dommages r els Drawback ou remise des droits de douane customs ou duty drawback Remboursement des droits de douane pay s sur les mati res import es et export es par la suite Droits de douane customs duties Taxes imp ts ou droits ordinaires impos s sur les marchandises qui traversent une fronti re g n ralement sur les produits import s Emballage packing L application ou l utilisation de conteneurs d exp dition et l assemblage ou le groupement d articles ou de paquets l int rieur de ces derniers ainsi que les pi ces de calage les entretoises les amortisseurs les pi ces de protection contre les intemp ries le cerclage ext rieur et l tiquette d adresse du destinataire Les normes d emballage varient selon l adresse du destinataire exp dition l int rieur ou l ext rieur du pays Embargo embargo Ordre donn par un transporteur son agent ou un gouvernement en vue d emp cher que les marchandises de quelque nature ou certaines en particulier soient accept es pour l exp dition habituellement dans certaines r gions vers des endroits particuliers ou en provenance de ceux ci pour des motifs tels que l encombrement les conflits ouvriers etc dans la marine l embargo constitue l arr t d un navire dans un port et l interdiction d appareiller Entrepreneur contractor Toute personne qui s engage ex cuter un travail ou fournir des mat riaux conform ment un contrat quip
173. par crit toutes les activit s d approvisionnement notamment les m thodes retenues la valeur mon taire et le type des achats effectu s y compris les services de transport et les services connexes afin d en rendre compte TPSGC intervalles r guliers selon les exigences du protocole d entente conclu entre ce minist re et l ACDI Par cons quent l agence d ex cution doit s engager tenir des relev s d taill s sur les activit s exerc es au nom de l ACDI La section 2 2 2 porte sur les pouvoirs d l gu s par TPSGC l ACDI pour l acquisition de biens 13 6 Rapports de fin de projet On doit soumettre ces rapports l ACDI et au pays b n ficiaire la fin des projets Ils devraient rendre compte de la r ussite ou de l chec de chaque activit indiqu e dans le plan d approvisionnement et insister sur l exp rience v cue qui pourrait tre utile pour des projets ult rieurs de m me nature Ils devraient galement comprendre une valuation du rendement des fournisseurs et de la qualit des biens et des services fournis Ce rapport devrait galement tre accompagn de copies des pi ces justificatives vis es par les m thodes d acceptation et de transfert Cf les chapitres 11 et 15 pour de plus amples renseignements Enfin le rapport de fin de projet doit confirmer que tous les biens achet s ont t comptabilis s On doit indiquer que les biens ont t consomm s pendant l ex cution du projet ou qu ils ont t
174. parties conviennent avant l adjudication que le prix peut tre soumis une rectification la baisse bas e sur une formule de paiement tablie d avance Prix unitaire fixe fixed unit price Le montant total payable correspond au produit du nombre d unit s identiques de travail ex cut es ou d articles identiques livr s multipli par un prix fixe d termin l avance pour chaque unit ou article Probit probity Respect rigoureux des lois des r glements et des prescriptions des politiques officielles concernant les march s de l Etat Produit de base commodity Mati re premi re ou produit ayant subi seulement une transformation Page 168 primaire qui est d sign par sa composition sa nature ou sa caract ristique Proposition proposal Soumission ou offre faite par un entrepreneur qui peut tre soit non sollicit e soit soumise en r ponse un appel d offres ou une invitation Une proposition est habituellement demand e dans les cas o le choix d un entrepreneur doit tre fond sur la qualit des services offerts plut t qu uniquement sur le prix On emploie notamment l expression demande de propositions en anglais request for proposals Elle peut exiger plusieurs pr cisions comme les titres de comp tence et l exp rience de l entreprise l identification des probl mes et les solutions propos es de m me que des d tails relatifs aux prix Prudence prudence Dans le processus d attribution
175. ppel d offres doit stipuler que l acheteur n a pas n cessairement l intention de passer un contrat imm diatement ou qu il pourrait m me ne pas en passer L intention consiste simplement conna tre le meilleur fournisseur ventuel en fonction des prix fermes et des conditions pr d finies au cours d un d lai de validit pr cis A noter qu il faut proc der avec soin lorsqu il s agit de donner aux fournisseurs une estimation de la quantit des biens et des services connexes En g n ral les fournisseurs proposent des prix plus avantageux lorsqu il est assez probable qu on commandera une quantit ferme Id alement on devrait pr ciser dans l appel d offres la quantit estimative minimum qui peut tre command e Tant que le document de commande proprement dit n est pas tabli on ne devrait donner aucune garantie quant aux quantit s qui seront command es Si l accord d offre commandes est libell de cette fa on le fournisseur reste libre de retirer son offre selon certaines conditions pr d finies Par la suite il n est plus oblig d ex cuter les commandes qui lui sont pass es au del de la date de retrait convenue 9 5 2 Crit res Pour justifier l tablissement d un accord d offre commandes on devrait normalement respecter les crit res suivants 1 le recours la m thode de commandes r p titives permet de r duire les frais d administration 2 les biens et les services connexes sont clairement d f
176. ppendice 4C 3 les documents soumettre cf 7 4 et l appendice 4D 4 les conditions g n rales cf 7 5 et l appendice 4 5 les conditions particuli res cf 7 6 et l appendice 4F 6 les devis et les dessins cf 7 7 et le chapitre 5 7 les crit res d valuation des soumissions tant obligatoires que souhaitables cf 7 8 et le chapitre 8 L ordre de pr sentation des articles ou des clauses dans les sections ci dessus est laiss la discr tion de l auteur des documents Bien que le terme acheteur figure dans les documents on doit pr ciser la d nomination sociale officielle de l acheteur Il s agit g n ralement de l agence d ex cution ou d un agent d approvisionnement d un organisme du gouvernement du Canada ou encore d un organisme d Etat para public ou autre du pays b n ficiaire Parfois l acheteur est galement d sign parles termes autorit contractante ou responsable des achats Page 46 7 1 5 Approbation des documents d appels d offres Dans de nombreux cas le pays b n ficiaire doit approuver officiellement les documents d appels d offres ce que le contrat de l agence d ex cution doit stipuler express ment L ACDI doit galement donner son accord pour ce qui est de la teneur des documents avant qu on lance l appel d offres 7 2 Lettre d accompagnement des documents d appels d offres La lettre d accompagnement devrait au moins comprendre les renseignements suivants
177. prendre un plan d approvisionnement d taill cf le chapitre 3 13 4 Rapports p riodiques ou d avancement Les rapports p riodiques ou d avancement doivent g n ralement tre d pos s une fois par mois ou par trimestre En plus de rendre compte de l avancement des projets en g n ral ces rapports devraient comprendre des d tails sur l tat d avancement du processus d approvisionnement du projet depuis le dernier rapport On devrait y mentionner tous les probl mes d approvisionnement et les solutions qu on y a apport es ou qu on propose d y apporter Les rapports devraient pr senter les activit s d approvisionnement et les objectifs de la p riode qui s tend jusqu au rapport p riodique suivant Page 91 On doit aussi d poser en plus des rapports p riodiques des tats financiers trimestriels sur la situation des paiements anticip s vers s par l ACDI Ces tats financiers doivent pr ciser tous les d bours financ s par ces paiements anticip s Veuillez consulter la section 12 5 pour de plus amples renseignements sur les paiements anticip s 13 5 Rapports sur les pouvoirs d attribution de march s d l gu s par TPSGC Dans les cas o Travaux publics et Services gouvernementaux Canada TPSGC a accord l ACDI une d l gation de pouvoirs d acquisition l Agence est responsable du march qu il soit r alis par elle ou avec le concours d une agence d ex cution L ACDI doit donc en rendre compte On doit consigner
178. produits la destination de ces biens et les pr f rences de l acheteur Par exemple il se peut que les fabricants de certains biens doivent respecter plusieurs normes d assurance de la qualit reconnues dans le monde entier notamment la s rie de normes ISO 9000 diffus e par l Organisation internationale de normalisation Dans le secteur priv comme dans le secteur public diff rents acheteurs exigent qu on respecte ces normes Il est difficile d obliger un fournisseur respecter une norme d assurance de la qualit qu il n a pas encore adopt e En r gle g n rale les fournisseurs qui sont en mesure de respecter une norme d assurance de la qualit ou qui s efforcent d en adopter une offrent des biens et des services de qualit Si on d cide qu une norme d assurance de la qualit reconnue est obligatoire ou souhaitable pour un produit ou un service en particulier l appel d offres devrait l indiquer clairement On devrait en outre se pencher sur l obligation de faire homologuer par un tiers une norme d assurance de la qualit et l exiger dans les cas n cessaires dans l appel d offres Il se peut que certains volets seulement d un syst me d assurance de la qualit donn s appliquent un moment particulier du processus de fabrication Dans ce cas le fabricant doit pr ciser les volets de la norme qu il appliquera dans la fabrication ou la fourniture des biens ou des services demand s Les normes d assurance de la qualit ne
179. pte des listes de tarifs publi es et en vigueur des prix tablis pour les Bourses de marchandises et de prix r cents acquitt s dans des conditions d approvisionnement comparables et v rifiables Dans la n gociation des prix le degr de risque commercial que court le fournisseur l importance du financement n cessaire la dur e du contrat et le caract re unique de la conception ou de la fabrication des biens sont d autres facteurs qui entrent en ligne de compte Le fournisseur doit d poser avec les documents contractuels une d claration de prix quitable formulaire CIDA ACDI 931 1992 10 L autorit contractante a le droit de v rifier cette Page 69 d claration Lorsque des d clarations de prix quitable font l objet d une v rification on doit pr ciser les m thodes de v rification employ es et soumettre les renseignements l ACDI En r gle g n rale on devrait soumettre une v rification tous les contrats de plus de 500 000 attribu s des fournisseurs uniques 9 3 Pr paration du contrat Il n existe pas de mod le type de contrat adapt toutes les situations que conna t l ACDI Le chapitre 7 portant sur l appel d offres renferme la plupart des conditions uniformis es et optionnelles reproduites dans les documents d appel d offres Ces conditions s appliqueraient galement aux contrats pass s ult rieurement En r gle g n rale les contrats devraient comprendre les conditions suivantes 1 les
180. r alisation du projet et l exercice de ses activit s sur le terrain L agence d ex cution continue d exercer le contr le des biens jusqu ce qu on s entende pour les c der au fond de pouvoir d sign par le pays b n ficiaire 15 2 Cadre de transfert Sauf pr cision contraire dans le protocole d entente du projet tous les aspects de l approvisionnement ayant trait au projet sont soumis aux m thodes officielles de transfert Le protocole d entente doit d finir les responsabilit s de l ACDI du pays b n ficiaire et de l agence d ex cution laquelle l ACDI fait appel en ce qui concerne la garde et le transfert des biens Si dans les cas exceptionnels il ne convient pas de transf rer les biens on peut les affecter selon les modalit s expos es dans la section 15 8 Lorsqu elle est d sign e comme destinataire des biens ayant trait au projet l agence d ex cution en est responsable jusqu ce qu ils aient t transf r s officiellement au pays b n ficiaire L agence d ex cution doit d terminer le moment o doivent tre transf r s les diff rents biens au pays b n ficiaire Le transfert doit se d rouler conform ment au protocole d entente On recommande que l agence d ex cution continue d assurer la garde et le contr le des biens tant qu ils sont n cessaires l accomplissement de sa mission Dans les cas o l agence d ex cution n est pas en mesure de g rer certains biens en particulier on recommande de l
181. r ciser qu il ne s agit pas de la m me situation que lorsque l ACDI conclut des accords de contribution pour un projet avec ces organismes ou d autres organisations Aux termes des accords de contribution le projet d aide appartient g n ralement l organisme qui le met en uvre tandis que dans le contexte dont il s agit ici l organisme intervient pour acheter des biens ayant trait un projet de l ACDI Toutefois cela soul ve la question de l intervention de l ACDI dans les activit s d attribution de march s qu exercent les organismes d ex cution en vertu des accords de contribution La section 2 5 porte sur cette question 2 3 Pouvoirs d attribution de march s du gouvernement du pays b n ficiaire Sauf si l ACDI prend la d cision particuli re d autoriser un pays b n ficiaire ou son mandataire exercer des pouvoirs d attribution de march s le Canada s occupe g n ralement de cette activit Lorsque la nature du projet biens services lignes de cr dit est sup rieure 100 000 les directions g n rales de l ACDI devront demander l approbation du Ministre pour utiliser le processus d un pays b n ficiaire et devront mentionner le pourcentage d aide d li e qu elles consid rent Une fois fait le pays b n ficiaire peut passer directement des march s de services de biens d engrais ou de construction Lorsque l approbation d utiliser le processus contractuel d un pays b n ficiaire est obtenue il n est pas
182. r le succ s et la viabilit soutenus d un projet Le responsable de cet aspect du projet garde la responsabilit de l entreposage de l utilisation de l entretien et de la remise en tat des biens ayant trait au projet Traditionnellement l ACDI fait appel aux services d une agence d ex cution pour l aider g rer les stocks toutefois l quipe de projet doit tre consciente de l importance de la gestion des stocks et veiller ce qu on exerce une planification et un contr le appropri s dans le cadre du projet 14 2 D finitions La gestion des stocks est le processus qui consiste recevoir entreposer contr ler conserver distribuer et regarnir les stocks de biens ayant trait un projet On peut classer les biens d un projet dans deux cat gories ceux qui sont consacr s la gestion du projet et ceux qui servent le mettre en uvre Les biens consacr s la gestion du projet comprennent tous les produits n cessaires pour appuyer les op rations de gestion d un projet par exemple le bureau sur le terrain les logements du personnel et ainsi de suite Certains biens comme les v hicules et le mat riel de bureau r clament une attention particuli re puisqu ils sont souvent la cible des voleurs Les biens servant r aliser les projets sont ceux qui sont n cessaires sa mise en uvre Autrement dit il s agit en r alit des extrants du projet 14 3 Installations d entreposage On devrait s assurer qu on d
183. r tous les articles Ce syst me devrait permettre de reconna tre et de retracer chaque pi ce en particulier En outre on devrait songer faire usage de num ros de pi ce de produit accompagn s de certains renseignements signal tiques Quel que soit le syst me de num rotation des stocks qu on d cide d adopter il faudrait que le pays b n ficiaire puisse s en servir 14 5 Demandes d articles en stock Pour am liorer le contr le et la capacit de rendre des comptes la sortie d articles du stock des magasins devrait s effectuer par la voie de demandes d articles Dans les cas o on g re distinctement les stocks d un projet dans les installations d un pays b n ficiaire on devrait se servir des formulaires de demande d articles du pays b n ficiaire L utilisation de la demande d articles peut galement aider prendre d ventuelles d cisions sur les besoins en stocks puisqu on conna t les utilisateurs et les quantit s sorties La demande sert galement de relev dans les v rifications 14 6 D nombrement des stocks P riodiquement on devrait d nombrer les stocks du projet Le d nombrement des stocks devrait avoir lieu en particulier au moment du transfert du projet On devrait examiner attentivement les carts importants entre les stocks r els et les stocks comptabilis s On devrait soumettre au nombre des rapports portant sur le projet un rapport r sumant les r sultats du d nombrement des stocks et renferm
184. raison et devra pr parer et soumettre les documents d exp dition suivants Avant l exp dition Au moment de l exp dition 1 Page 141 Apr s l exp dition 1 1 num rer les documents et pr ciser le nombre d exemplaires ainsi que les noms et adresses des destinataires 4F 6 Bordereaux de marchandises Les bordereaux de marchandises devront comprendre les renseignements suivants 1 les num ros des factures 2 les num ros des colis 3 le contenu de chaque colis d apr s le num ro d article indiqu dans les factures 4 le poids net et brut en 1 _ pour chaque colis 5 le volume en 1 _ pour chaque colis 6 le poids net et brut de l ensemble de l quipement exp di en 1 7 le volume du total de l quipement exp di en _ 1 8 les autres renseignements n cessaires 1 Pr ciser l unit de mesure 4F 7 Rajustement des prix Les prix soumis pour les livraisons effectu es devront rester fermes au cours des mois ann es suivant la date de la signature du contrat Pour les livraisons effectu es plus de mois ann es apr s la date de la signature du contrat le fournisseur pourra son gr soumettre des prix fermes pour toutes les livraisons selon une formule d indexation visant rajuster les prix la hausse ou la baisse pour tenir compte de l volution des frais de main d uvre et de mat riel Si la livraison est retard e et doit avoir lieu apr s la date pr vu
185. rantie ne constitue que l engagement du vendeur de r parer ou de remplacer des pi ces d fectueuses et stipule que ce dernier n est pas responsable des blessures des dommages ou des pertes de quelque nature que ce soit attribuables ces d fectuosit s sauf si le vendeur est coupable d un m fait ou d une n gligence graves 4 5 Garantie des paiements anticip s Il est possible de verser des paiements anticip s aux fournisseurs toutefois on ne devrait le faire que dans les cas exceptionnels c est dire lorsqu on les juge absolument essentiels la r alisation des objectifs d un programme On ne devrait verser des paiements anticip s que pour certains types de d penses lorsqu on peut d montrer que l entrepreneur doit supporter un lourd fardeau financier et que ces paiements sont pr vus dans les conditions du contrat conform ment la politique de l ACDI sur les paiements anticip s telle qu elle est approuv e par le Conseil du Tr sor Les paiements anticip s devraient tre tablis d apr s les pr visions de tr sorerie pr par es par l entrepreneur dans un d lai fix par l autorit contractante et ne devraient correspondre qu aux besoins financiers imm diats sans d passer trois mois L entrepreneur devrait faire rapport des co ts engag s relativement aux paiements anticip s dans un d lai pr cis raison d au moins une fois par trimestre Lorsque le contrat pr voit des paiements anticip s ces paiements
186. re des parties n est pas satisfaite de la d cision de 1 __ le litige sera r gl par arbitrage moyennant un avis crit de l une ou l autre des deux parties 1 Pr ciser le nom de l organisme 4E 27 Cas de force majeure Dans le contrat on entend par cas de force majeure toutes les ventualit s ou les causes ind pendantes de la volont de l acheteur et des fournisseurs ou de l un d entre eux qui n auraient pas pu tre pr vues et qui emp chent l un ou l autre de s acquitter int gralement ou en partie de leurs devoirs ou de leurs obligations en vertu du contrat On entend notamment par ce terme 1 les conflits arm s les r volutions les r voltes ou les hostilit s d clar s ou non 2 les meutes les guerres civiles ou les soul vements sauf parmi le personnel des fournisseurs 3 les s ismes les inondations les temp tes les ouragans la foudre ou les catastrophes naturelles 4 les incendies importants ou les explosions 5 les pid mies 6 les gr ves les lockouts ou les autres conflits du travail S il se produit un fait constituant un cas de force majeure les fournisseurs ou l acheteur devront le faire conna tre par crit l autre partie dans les 15 jours suivants ou le plus t t possible par la suite cet avis devra tre accompagn d une d claration d crivant les cons quences de ce fait sur l ex cution du contrat La clause ci dessus constitue un exemple partiel pour r diger
187. repr sente un outil efficace pour les march s d acquisition de biens de plus de 25 000 attribu s au Canada Pour les besoins de l ACDI les biens doivent tre li s la production canadienne lorsque l quipe de projet de l ACDI sait que l on peut se procurer ces biens au Canada Le cas ch ant comme le service MERX est accessible par ordinateur personnel directement par modem ou gr ce au r seau Internet il faut mentionner de mani re explicite dans le libell de l appel d offres que les biens se rapportent la r alisation de programmes d aide de l ACDI et qu ce titre seuls les producteurs canadiens peuvent d poser des offres 1 8 Agence d ex cution Page 7 Dans ce guide le terme agence d ex cution a un sens g n rique Dans la grande majorit des accords portant sur les projets ce terme d signe une entreprise un organisme ou un particulier au Canada Dans ce cas on utilise g n ralement le terme agence d ex cution canadienne Toutefois il peut se produire des cas o l agence d ex cution provient d un pays b n ficiaire L ACDI ou le pays b n ficiaire lorsqu il prend la responsabilit du march peuvent conclure un contrat avec une agence d ex cution Le r le de l agence d ex cution peut alors consister collaborer exclusivement l exercice des fonctions d attribution des march s ou offrir son aide l gard d autres responsabilit s relatives au projet vis 1 9 Pouvoirs et resp
188. rnisseur une confirmation de commande attestant que l ACDI le paiera en contrepartie de la livraison de l quipement et des mat riaux selon le prix du contrat tabli conform ment aux dispositions du dit contrat aux dates et selon les modalit s qui y sont prescrites EN FOI DE QUOI les parties aux pr sentes ont appos leur sceau la date indiqu e ci dessus Sceau de 3 appos en pr sence de Sceau de l acheteur appos aux pr sentes SCEAU Signature de l acheteur Signature du t moin Sceau de fournisseur _ appos aux pr sentes SCEAU Signature du fournisseur Signature du t moin 1 Nom de l acheteur en toutes lettres 2 Nom de l acheteur en abr g 3 Nom de l acheteur et du fournisseur en abr g 4D 7 Cautionnement d ex cution Page 125 Le soumissionnaire retenu doit d poser en faveur de l acheteur un cautionnement d ex cution portant sur une somme correspondant __ de la valeur du contrat Un mod le de cautionnement d ex cution est reproduit dans l appendice 4A 2 Les soci t s de cautionnement ont leur propre forme de cautionnement d ex cution On conseille de v rifier que leur contenu r pond aux exigences de l ACDI Page 126 Appendice 4E Conditions g n rales Les conditions g n rales reproduites dans cet appendice ne sont pas exhaustives et pourraient ne pas r pondre tous les besoins Il appartient l auteur des documents d appel d offres de s assurer que ces docum
189. romis avec le pays b n ficiaire ou les autres pays donateurs pour fournir d autres produits canadiens ayant trait au projet vis 2 4 3 D finition du contenu canadien Au sens o il est d fini dans la norme CAN 2 147 3 82 de l Office des normes g n rales du Canada ONGC le contenu canadien repr sente la part du prix de vente d un produit ou d un service relative aux travaux ex cut s au Canada On peut galement calculer le contenu canadien d apr s le prix de vente diminu du co t des mat riaux de la main d uvre desservi ces et des frais g n raux import s directement et indirectement a Le prix de vente correspond au prix de vente net que paie l acheteur apr s tous les rabais b Le co t des importations directes correspond la partie du prix de vente relative aux mat riaux la main d uvre aux services et aux frais g n raux import s directement Il comprend les frais de transport jusqu au point d importation au Canada soit le premier point de livraison au Canada c Le co t des importations indirectes correspond la partie du prix de vente relative au co t des mat riaux de la main d uvre des services et des frais g n raux qui m me s ils ont t fournis par une entreprise canadienne proviennent en fait de l ext rieur du Canada Le contenu canadien devrait tre calcul d apr s les donn es produites suivant les principes comptables g n ralement reconnus Les dispositions du Pacte
190. s autres pi ces justificatives d clarations d acceptation Les pi ces de rechange et les outils fournis sont conformes la liste de contr le ci jointe pour les pi ces de rechange et les outils Les garanties d pos es sont conformes celles qui sont reproduites dans la liste de contr le ci jointe pour les garanties Les manuels de fonctionnement et d entretien et les notices d instructions fournies correspondent ceux qui sont indiqu s dans la liste de contr le ci jointe pour les manuels Les cours de formation indiqu s dans la liste de contr le ci jointe pour la formation ont t donn s ou seront donn s au personnel charg du fonctionnement et de l entretien Inspecteur mandataire agr e Page 153 Autorit contractante Liste de contr le de l quipement NO DU PROJET Article Quantit D fectuosit s le cas ch ant Remarques Sur les mesures correctives Noter la mention S O si le bien d quipement est conforme au contrat du fournisseur ou indiquer un renvoi une note reproduite en annexe si les biens d quipement sont d fectueux Liste de contr le des pi ces de rechange et des outils No DU PROJET On ne doit num rer dans cette annexe que les outils qui font partie d un v hicule ou d un bien d quipement Article Quantit Num ro de s rie i D fectuosit s le cas ch ant Remarques Sur les mesures correctives Noter la mention
191. s biens qui ont subi avec succ s les inspections finales et qui sont pr ts transf rer pr parer les certificats de transfert et d acceptation et les soumettre avec les pi ces justificatives par exemple les d clarations d acceptation cf la section 11 5 5 l ACDI ou ventuellement la mission canadienne cf la section 15 4 4 pour qu elle signe le volet relatif au transfert Ou encore l agence d ex cution signe directement les certificats si l ACDI l y autorise Page 101 8 9 10 11 12 13 soumettre les certificats de transfert et d acceptation au fond de pouvoir d sign du pays b n ficiaire pour les faire signer par le pays b n ficiaire afin d accepter en bonne et due forme les biens et toutes les pi ces de rechange remettre l ACDI et au pays b n ficiaire des copies des certificats sign s de transfert et d acceptation prendre des dispositions au besoin pour transf rer les biens et les pi ces de rechange dans les installations du pays b n ficiaire dans le contexte des activit s de production des comptes rendus sur le projet faire conna tre l ACDI et la mission canadienne les faits relatifs au transfert en donnant des pr cisions sur les activit s particuli res de transfert et en signalant les retards ou les probl mes dans le rapport de fin de projet adress l ACDI pr senter un compte rendu sur tous les biens ayant trait au projet y compris les pi ces de recha
192. s cautionnements de soumission et les cautionnements d ex cution Il n existe pas de mod le normalis pour ces cautionnements On doit pr ciser clairement que ces garanties ne doivent comporter aucune condition et qu elles doivent tre payables vue et d s la premi re demande L appendice 4A comprend des mod les de cautionnements de soumission et de cautionnements d ex cution Page 52 On doit pr ciser clairement aux soumissionnaires la forme dans laquelle ces garanties doivent tre d pos es Il convient de noter que le soumissionnaire doit d poser la garantie de soumission avec sa soumission et que le soumissionnaire retenu doit d poser le cautionnement d ex cution au moment de l attribution du march G n ralement les garanties de soumission sont retourn es tous les fournisseurs lorsque le fournisseur retenu d pose un cautionnement d ex cution 7 5 Conditions g n rales Id alement chaque projet devrait comporter un ensemble de conditions g n rales pour tous les ensembles ou types d ensemble de produits et de services Les sections 7 5 1 7 5 27 font tat des diff rentes conditions qui peuvent s appliquer On en trouve des mod les dans l appendice 4E 7 5 1 D finitions La d finition de certains termes utilis s dans les documents d appels d offres et dans le contrat qui est pass permet d viter les ambigu t s 7 5 2 D lai d ach vement On doit stipuler que le fournisseur doit respecter
193. s des sch mas des dessins ou des croquis Pour pr senter l information un tableau dispos selon le mod le ci dessous permet de dresser la liste des caract ristiques de tous les biens d quipement NUMERO DE NOMENCLATURE OU EXIGENCES ET Page 130 REFERENCE DU BIEN DESCRIPTION CARACTERISTIQUES 4E 11 Devis et dessins Les biens d quipement doivent tre fabriqu s de fa on rigoureusement conforme aux devis et ou aux dessins et les fournisseurs ne doivent pas travailler sans consulter les dessins les instructions et les devis voulus L acheteur devra remettre aux fournisseurs sans frais les exemplaires de l ensemble des dessins et des devis dont ils pourraient avoir besoin pour r aliser les travaux Les devis et les dessins visent se compl ter ainsi tout ce qui est indiqu dans les dessins mais qui n est pas mentionn dans les devis ou inversement sera r put tre indiqu ou mentionn dans ces deux types de documents En cas de contradiction entre les dessins on devra s en remettre la version la plus r cente et plus grande chelle de ces dessins Si le fournisseur constate que les chiffres les dessins et ou les devis comportent des erreurs des omissions ou des contradictions ou s il a l impression que les dessins ou les devis sont mal d finis et ambigus il devra en saisir __ l acheteur ___ et lui demander par crit une confirmation des corrections ou des explications avant de r aliser les trav
194. s exigences juridiques du Canada si on a d cid que les biens seront achet s au Canada c est dire dans le cas des projets d aide li e Le pays b n ficiaire peut aussi tre appel approuver les devis lorsqu ils ont t mis au point afin de s assurer qu ils respectent l ensemble de ses propres besoins 5 4 Pr paration des devis Le travail de r daction des devis exige d importants pr paratifs et une grande rigueur Or les d tails n cessaires sont souvent absents dans la documentation fournie par le pays b n ficiaire sur le mat riel Il appartient au responsable de l approvisionnement par exemple l agence d ex cution de r unir tous les renseignements suppl mentaires n cessaires On devrait insister pour d finir d s le d but tous les biens n cessaires la r alisation du projet et dont les d lais d approvisionnement sont longs afin de s assurer qu on tient compte de ces d lais dans l ensemble de la mise en uvre du projet Page 37 5 4 1 Sources de renseignements Les sources suivantes permettent de trouver des renseignements pertinents pour la pr paration des devis 1 2 3 4 5 6 le plan de gestion du projet de l ACDI le r sum des besoins en mati re d approvisionnement et ou les plans d approvisionnement les notices de produits des fournisseurs ou les autres documents de r f rence disponibles les demandes d achat ou les contrats portant sur du mat riel comparable ou i
195. s exportations sont galement inadmissibles Peuvent exercer les activit s d attribution de march s d un pays b n ficiaire a les minist res les organismes d Etat ou para publics du pays b n ficiaire ainsi que les agences d ex cution et les agents d approvisionnement locaux auxquels le pays b n ficiaire fait appel Les agents d approvisionnement assumeraient des responsabilit s dans l attribution des march s Les agences d ex cution assumeraient des responsabilit s ce titre en plus des responsabilit s relatives la mise en uvre des projets b les agents d approvisionnement canadiens auxquels l ACDI fait appel pour aider le pays b n ficiaire Le cas ch ant il faudrait que l agent d approvisionnement conclut avec le pays b n ficiaire un accord exposant ce r le mais pr cisant que le pays b n ficiaire est le fond de pouvoir autorit contractante dans l attribution des march s L agent d approvisionnement serait g n ralement un organisme du secteur priv toutefois 1l pourrait galement s agir d un organisme gouvernemental par exemple la Corporation commerciale canadienne CCC c un organisme international L administration du pays b n ficiaire c derait la responsabilit de l attribution des march s un organisme international accr dit selon l accord conclu avec l ACDI L organisme international respecterait les m thodes d attribution de march s convenues par l ACDI et le pays b n ficia
196. s fournisseurs au sujet du contenu canadien d se procurer des exemplaires des formulaires remplis sur le contenu canadien tels qu ils sont d pos s par les fournisseurs e surveiller dans l ensemble l application des r gles sur le contenu canadien l gard du projet conserver les dossiers sur le contenu canadien et fournir des d tails l ACDI sur demande et ou dans les rapports p riodiques et finaux 2 5 Approvisionnement aux termes des accords de contribution Comme l indique la section 2 2 2 les projets administr s en vertu d accords de contribution appartiennent g n ralement l organisme charg de la mise en uvre Ces projets sont r alis s conform ment aux objectifs ou aux crit res de cet organisme la condition de respecter les objectifs de l ACDI pour ce qui est du programme portant sur les pays en cause Puisque l ACDI participe au projet d un autre organisme en vertu d un accord de contribution on peut assouplir dans une certaine mesure le contr le normal relatif l attribution des march s d acquisition de biens Toutefois l ACDI doit veiller prot ger ses int r ts en adoptant les mesures jug es n cessaires la protection de l investissement de l Etat La question du contr le rev t un caract re la fois gestionnaire et discr tionnaire On doit valuer pour chaque projet la nature et le degr du contr le exercer dans le contexte d un accord de contribution d apr s les risques en
197. s les nombre __ jours apr s avoir constat ce fait le faire savoir par crit et pourront demander une prorogation des d lais pour la livraison de l quipement ou d une partie de cet quipement La demande de prorogation devra faire tat des motifs du retard et du d lai suppl mentaire que les fournisseurs jugent n cessaire Si _ l acheteur _ juge que la demande est bien fond e il pourra accorder le d lai qu il juge raisonnable sans porter atteinte ses droits ni modifier de quelque fa on que ce soit la validit du contrat A d faut de donner l acheteur _ cet avis crit on jugera qu il s agit d un motif suffisant pour refuser la demande de prorogation Les deux parties ne n gligeront aucun effort pour viter toutes les cause d interruption ou de retard dans l ex cution des travaux dans la mesure o chacune peut le faire 4E 17 Modification du contrat _ L acheteur _ peut tout moment sans invalider le contrat ou tout cautionnement d ex cution d pos e et sans pr venir les soci t s de cautionnement en cause apporter au contrat des modifications y retrancher des l ments ou en retoucher des parties et pourra obliger les fournisseurs apr s n gociation r aliser des travaux suppl mentaires L ACDI et le pays b n ficiaire devront donner leur accord pour apporter ces modifications Veuillez noter que si on reproduit l alin a ci dessus le texte du cautionnement d ex cution devrait tre libell de f
198. s responsables et la date laquelle la d fectuosit sera corrig e Page 151 Appendice 8A Certificat de transfert et d acceptation Voici un exemple de certificat de transfert et d acceptation No DU PROJET DESIGNATION DENOMINATION DU PROJET DESCRIPTION du projet et de ses objectifs ACCUSE DE RECEPTION Au nom de l Agence canadienne de d veloppement international et sans porter atteinte aux droits de Sa Majest la Reine du chef du Canada j accuse par les pr sentes r ception de ce certificat et je t moigne de sa signature Signataire autoris pour l Agence canadienne de d veloppement international ACDI ACCEPTATION Sous r serve de _ l accord _ conclu entre le gouvernement du Canada et le gouvernement s en date du 20 j accuse par les pr sentes r ception du 0 0000 d crit dans la liste de contr le ci jointe pour le transfert TA ARR A 20 __ ville et pays Signataire autoris Signataire autoris pour le gouvernement de pour le gouvernement du Canada Liste de contr le de transfert ci jointe Destinataires Pays b n ficiaire et l ACDI Page 152 Appendice 8B Liste de contr le pour le transfert DESIGNATION DENOMINATION DU PROJET No DU PROJET NOM DU FOURNISSEUR No DU CONTRAT DESCRIPTION Les biens correspondent ceux qui sont num r s dans la liste de contr le de l quipement ci jointe et dans le
199. s services et qui comprend la d termination des besoins et l acquisition partir d un syst me d approvisionnement ou Page 160 d achats sur le march commercial Approvisionnement supply Ensemble des op rations g n ralement associ es la fourniture ou la distribution d articles un utilisateur en vue de satisfaire un besoin d termin la fonction d approvisionnement va de la d termination des besoins quant au type et la qualit des articles jusqu au contr le des stocks en passant par les essais la normalisation l adoption la modification l acquisition l acceptation la r ception l entreposage la sortie l entretien la distribution l vacuation la r cup ration le remplacement la cession ou l limination et les obligations de responsabilit et de reddition de comptes Arri r de commande back order Partie non livr e d une commande pass e et que le fournisseur s engage livrer ult rieurement Article quivalent quivalent item Articles qui sans tre absolument identiques ont suffisamment de traits communs pour tre utilis s aux m mes fins Article consommable Produit ou article qui du fait de son utilisation m me est consomm et pour lequel aucun dossier n est conserv apr s la livraison finale ou directe comme les fournitures de l entrepreneur les fournitures d imprimerie et la papeterie le p trole l huile et les lubrifiants les produits de nettoyage les pi ces de recha
200. s soumissions doivent tre d pos es sous enveloppe double L enveloppe int rieure doit tre cachet e et porter les mentions suivantes No D APPEL D OFFRES TITRE DE L APPEL D OFFRES A OUVRIR UNIQUEMENT LE date A _ heure et lieu en public huis clos L original et les diff rents exemplaires de la soumission doivent tre d pos s ou adress s par courrier recommand Les soumissions d pos es apr s la date et l heure de cl ture ne seront pas tudi es et seront retourn es sans tre d cachet es La soumission transmettre l ACDI doit tre adress e On ne peut retirer ou modifier une soumission que par crit courrier recommand par t l copieur ou au moyen d un avis t l graphique d pos nombre jours avant la date et l heure de cl ture de l appel d offres Page 116 4C 6 Garantie de soumission Chaque soumission doit tre accompagn e d une garantie se pr sentant sous la forme de 1 mise par une banque canadienne ou une soci t de cautionnement et portant sur une somme gale 2 du montant total de la soumission La garantie de soumission doit se pr senter sous la forme reproduite ci joint ___ 3 _ et doit tre remplie sans qu aucune mention ne soit biff e La garantie de soumission d pos e par les soumissionnaires non retenus leur sera retourn e dans les nombre jours apr s le d pouillement des soumissions 1 Selon le cas une lettre de gara
201. saires leur permettant de r silier les contrats de sous traitance et de fourniture des conditions pr voyant a leur r siliation moyennant un bref pr avis et un minimum de d penses et b qu aucune indemnit ne sera vers e pour le manque gagner Aucune indemnit ne sera vers e aux fournisseurs au titre des obligations qui selon l opinion raisonnable de l acheteur ont t engag es par les fournisseurs parce qu ils n ont pas pris ces dispositions pour faire r silier ces contrats A noter que cet article est important dans les documents d appel d offres et qu il doit tre libell avec soin L aspect juridique de cet article peut soulever une vive opposition chez les fournisseurs 4E 23 Brevets Les fournisseurs s engagent indemniser l acheteur au titre des demandes d indemnit s actions en justice proc s et instances pour contrefa on ou utilisation d un brevet d apr s l utilisation d une invention prot g e par ce brevet dans l ex cution des contrats de m me qu au titre des redevances ou autres sommes verser aux termes du contrat seulement Les fournisseurs devront s occuper avec diligence de la d fense assurer en cas de demandes d indemnit s d actions en justice de proc s ou d instances et devront faire conna tre rapidement et parfaitement l acheteur les demandes Page 135 d indemnit s actions en justice proc s ou instances ainsi intent s de m me que les mesures adopt es ou qui devraient tre pr
202. st lib r de ses obligations contractuelles et on ne peut invoquer que les dispositions de la garantie s il y en a une 11 5 1 M thodes d acceptation dans les documents d appel d offres et les contrats des fournisseurs Les documents d appel d offres et les contrats des fournisseurs doivent comprendre des dispositions et des modalit s relatives l acceptation de la livraison des biens Le contrat du fournisseur doit pr ciser toutes les pi ces justificatives joindre en particulier la facture du fournisseur et confirmant que la livraison est satisfaisante Les lettres de transport les certificats d inspection les rapports des inspecteurs les certificats de r ception des livraisons et les d clarations d acceptation entre autres constituent des exemples de pi ces justificatives Les pi ces justificatives pr ciser dans le contrat du fournisseur varient en fonction de la complexit du march Veuillez consulter ce sujet le Manuel de logistique Selon les conditions de livraison indiqu es dans le contrat du fournisseur l acceptation finale de la livraison peut avoir lieu au Canada ou dans le pays b n ficiaire Elle peut suivre la livraison le montage et l essai final ou l inspection d finitive des biens G n ralement le paiement int gral de la facture du fournisseur est soumis l acceptation finale des biens Toutefois le contrat peut pr voir des paiements au prorata des travaux ainsi que des retenues ou des gara
203. sur l interpr tation donner au sens et l intention de toute disposition du contrat ou de tout document qui en fait partie Les fournisseurs seront seuls responsables des d penses et des frais engag s en raison du fait qu ils n ont pas demand des explications 4E 4 Successeurs et ayants droit Le contrat engage la responsabilit des parties aux pr sentes ainsi que de leurs ex cuteurs testamentaires administrateurs successeurs et ayants droit et produit ses effets leur avantage 4E 5 Cession du contrat On ne peut pas c der le contrat en totalit ou en partie sans l accord crit de l acheteur _ et de l ACDI Page 128 L agence d ex cution doit se reporter aux dispositions de son propre contrat afin de pr ciser l tendue de la participation du pays b n ficiaire pour ce qui a trait la cession des contrats 4E 6 Sous traitance par les fournisseurs Les fournisseurs ne doivent pas sans d abord demander l accord crit de l acheteur 1 sous traiter ou c der la totalit ou une partie des travaux 2 remplacer par un autre sous traitant un sous traitant d sign dans l offre 3 permettre qu un contrat de sous traitance soit c d ou transf r ou qu il soit ex cut par un sous traitant distinct du sous traitant retenu l origine On doit demander l accord de l ACDI et du pays b n ficiaire ce sujet avant de prendre quelque d cision que ce soit 4E 7 Publicit L ensemble des communiqu s
204. t contractante qui peut tre l ACDI le pays b n ficiaire ou son mandataire ou les deux conjointement Lorsqu un fournisseur ne s acquitte pas de ses obligations d ex cution contractuelles Page 31 on doit aussit t faire savoir par crit la soci t de cautionnement que des mesures correctives doivent tre prises et que la soci t de cautionnement ne devrait pas commencer n gocier avec le fournisseur 4 3 5 Garde en lieu s r des garanties financi res On devrait conserver en lieu s r les d p ts de garantie les cautionnements d ex cution et les garanties de soumission On recommande de tirer une copie de ces titres pour la verser au dossier du contrat 4 3 6 D charge des garanties financi res Il appartient l autorit contractante de faire conna tre tous les fournisseurs et soumissionnaires ventuels les modalit s de d charge des garanties financi res Voici comment proc der la d charge de ces garanties 1 On restitue au fournisseur tous les d p ts de garantie relatifs une offre l expiration de la p riode de validit des offres prix ferme si un march n est pas attribu Si on attribue un march les garanties d pos es par les soumissionnaires non retenus leur sont restitu es aussit t apr s l attribution du march 2 La garantie d pos e par le soumissionnaire retenu lui est restitu e lorsqu il d pose d autres formes satisfaisantes de garanties contractuelles par exe
205. t riaux et les biens d quipement exig s et pour r aliser le contrat avec succ s Les offres des soumissionnaires qui ne peuvent d montrer cette comp tence pourront tre rejet es A noter que dans les cas particuliers on peut demander aux soumissionnaires de d poser des renseignements financiers de base notamment un exemplaire de leurs tats financiers r cents 4C 11 Exp rience des soumissionnaires Les soumissionnaires doivent faire conna tre leur exp rience dans la fabrication et l exp dition de l quipement pour des projets de type comparable Les renseignements fournis doivent comprendre les suivants 1 le nom du projet 2 le pays et l ann e du projet 3 le nom de l acheteur 4 le type de bien d quipement 5 le montant approximatif du contrat 6 les autres renseignements pertinents 4C 12 Disponibilit et co ts des pi ces de rechange et des services suppl mentaires On tiendra compte dans l valuation des soumissions de la capacit des soumissionnaires de fournir des pi ces de rechange et des services en plus de ceux qui sont d crits dans les documents d appel d offres pendant une p riode de ___ nombre _ ann es Les soumissionnaires doivent 1 attester qu ils sont en mesure de fournir ces pi ces de rechange et services 2 faire conna tre le d lai n cessaire pour ex cuter les bons de commande Page 118 3 d crire le mode d exp dition 4 exposer les diff rences par rapport au
206. t d livr e titre de garantie de soumission remarque elle peut aussi servir de paiement anticip de du prix du contrat portant le num ro ___ et __ Le paiement pr vu par cette garantie sera effectu au plus tard la date d expiration sur pr sentation des documents suivants la banque d signation de la succursale de la banque situ e coordonn es de la succursale a votre demande crite de paiement rappelant le num ro ci dessus et indiquant le montant exig sans qu il soit n cessaire de fournir des explications ou des justifications b la pr sente garantie Sur r ception par la banque ladite succursale de cette demande et des autres documents vis s ci dessus au plus tard la date d expiration la banque vous versera vue la somme indiqu e dans cette demande votre ordre au moyen d une traite de la banque sans demander si vous avez droit cette somme en vertu d un accord entre vous et le client et sans gard aux objections ou l opposition du client condition que cette somme et toutes les autres sommes qui vous sont vers es en vertu de cette garantie le cas ch ant ne soient pas sup rieures dans l ensemble au montant de cette garantie La banque peut noter sur cette garantie le montant et la date de toutes les sommes qui vous ont t vers es en vertu de la pr sente garantie et conservera cette garantie uniquement si le montant total Page 158 pr vu vous a t vers
207. t de l ACDI 6 2 S lection des fournisseurs march s concurrentiels Dans un march attribu en r gime de concurrence on donne l occasion un nombre raisonnable et repr sentatif de fournisseurs de d poser des offres soit 1 en diffusant un avis public selon les m thodes d appel d offres traditionnelles par exemple en faisant appel une liste de fournisseurs et selon des modalit s qui respectent les pratiques commerciales g n ralement reconnues pour lancer un appel d offres ayant trait un projet de march lorsque a dans le cas des biens au moins deux offres valables ont t d pos es dont la moins disant a t accept e b dans le cas o une seule offre valable pour des biens a t d pos e et lorsque les objectifs l gard du meilleur rapport qualit prix tels qu tablis par l autorit contractante sont atteints soit 2 en diffusant l aide d une m thode d appel d offres public ouvert pouvant ventuellement comporter des m thodes d appel d offres traditionnelles un avis public d appel d offres relatif un projet de march dans les cas o on accepte l offre la moins disant ou celle qui apporte le meilleur rapport qualit prix tel qu tabli par l autorit contractante Normalement on devrait faire appel une m thode d appel d offres public pour les march s dont la valeur est importante plus de 100 000 afin de pr s lectionner les fournisseurs 6 3 S lection des
208. t les fournisseurs retenus uniquement en fonction du prix offert Cf la section 7 1 1 Ce type d appel d offres est aussi appel demande de propositions Il peut s agir ou non de biens courants offerts dans le commerce On ne peut pas s lectionner le fournisseur uniquement en fonction du prix Cf la section 7 1 1 G n ralement l appel d offres se pr sente sous la forme d une demande de propositions Une justification et une d claration de prix quitables sont n cessaires Cf les sections 6 3 et 9 2 Pour les biens consommables souvent utilis s achet s r p tition et dont la valeur est faible il peut tre opportun de faire appel des accords d offre commandes On entend par biens consommables les biens qui ne peuvent pas tre r par s remis en tat ou actualis s Les chapitres 7 et 9 portent sur les accords d offre commandes G n ralement les m thodes d appel d offres qu on applique pour tablir les accords d offre commandes se pr sentent sous la forme de demandes de propositions Lorsqu on propose de demander des offres sous pli cachet on devrait pr senter dans les cas n cessaires dans un appendice du plan d approvisionnement les mod les de documents d appel d offres suivants expos s en d tails dans le chapitre 7 Page 21 1 l appel d offres 2 les instructions aux soumissionnaires 3 le mod le de la soumission 4 le mod le de la convention et des caut
209. t ou le service aupr s d un fournisseur en particulier m me s il existe un certain nombre de fournisseurs canadiens en mesure de les offrir fournisseur exclusif Frais g n raux overhead Charges ou d penses indirectes un des nombreux noms donn s aux d penses relatives la fabrication d un produit ou la fourniture d un service qui ne peuvent facilement tre mesur es par unit de production ou de service Ces d penses se r partissent quelquefois comme suit 1 frais g n raux de fabrication 2 frais g n raux de vente et de distribution 3 frais administratifs g n raux Garantie financi re security Voir sous le terme cautionnement Garantie warranty 1 Assurance garantissant que les biens et les droits de propri t sont conformes ceux qui sont d clar s 2 Protection accord e par crit l acheteur aux termes de laquelle le fournisseur s engage corriger r parer ou remplacer les biens d fectueux au cours d une p riode d termin e soit g n ralement une ann e suivant la date laquelle l acheteur a accept les biens Page 165 Garantie d ex cution performance bond ou performance guarantee Voir sous le terme cautionnement Garantie de bonne fin performance bond ou performance guarantee Voir sous le terme cautionnement Garantie de soumission bid security ou bid guarantee Voir sous le terme cautionnement Gestion des mati res du mat riel mat
210. t rigoureuse des termes Contr le inspection Activit consistant par exemple mesurer examiner soumettre des essais et calibrer une ou plusieurs caract ristiques d un produit ou d un service et les comparer aux exigences pr cis es pour s assurer qu ils sont conformes Contr le des stocks inventory control Contr le du mat riel au moyen de m thodes et de proc dures tablies de comptabilisation et de gestion du mat riel Page 163 Cycle de vie du mat riel material life cycle Phase de l volution du mat riel notamment l valuation et la planification l acquisition l exploitation l utilisation de m me que l entretien et l ali nation Demande de propositions request for proposal Voir sous le terme proposition Destinataire consignee Personne laquelle des marchandises sont exp di es Documents d appel d offres bid set ou bid package Ensemble des donn es d crivant l article acheter la quantit la fr quence de livraison et comprenant les dessins sp cifications exigences en mati re de qualit et conditions g n rales qui serviront dresser le contrat r sultant de l acceptation d une offre Dommages int r ts conventionnels liquidated damages Pr estimation fid le de la perte qu une partie subira si le contrat est rompu par l autre Il s agit ni plus ni moins que de la somme que le plaignant a le droit de recouvrer en cas de rupture du contrat sans tre oblig de pr
211. tes les d marches et d lib rations 7 9 1 R ception des soumissions La date et l heure de r ception des soumissions devraient tre estampill es sur le dossier de soumission et tre not es dans un registre des soumissions On devrait conserver les soumissions dans une armoire fermant cl ou un coffre fort jusqu au moment du d pouillement 7 9 2 D pouillement des soumissions On ne doit pas d pouiller les soumissions avant la date et l heure pr cis es Au moins un t moin devrait assister au d pouillement des soumissions qui doit se d rouler selon les modalit s stipul es dans les documents d appels d offres et qui doivent tre observ es rigoureusement Que la s ance de d pouillement se d roule en public ou huis clos on doit d clarer et enregistrer fid lement le nom et l adresse du soumissionnaire et le prix total de chaque soumission L ACDI et le pays b n ficiaire peuvent d l guer en tout temps un repr sentant pour participer au d pouillement de soumissions 7 9 3 D pouillement public A l occasion des s ances publiques de d pouillement toutes les entreprises qui ont d pos une soumission peuvent d l guer un repr sentant On ouvre les enveloppes et on annonce devant les personnes pr sentes avant de les enregistrer le nom et l adresse des soumissionnaires ainsi que le prix total de chacune des soumissions Page 59 7 9 4 Diffusion des r sultats On doit pr venir par crit les soumissionn
212. tion de pouvoirs en mati re d acquisition de biens que TPSGC accorde l ACDI pour les projets d aide Voici les pouvoirs qui sont d l gu s l ACDI en mati re d achat en vertu d un protocole d entente entre l ACDI et TPSGC a L ACDI peut attribuer des march s ayant trait un projet lorsque le volet total des achats est inf rieur 40 p 100 de la valeur globale du projet et que ce volet est inf rieur deux millions de dollars b L ACDI peut attribuer des march s l tranger en faisant appel des fonds non li s jusqu concurrence de 400 000 par projet quelle que soit la valeur du projet G n ralement ces pouvoirs d l gu s s appliqueraient aux biens et aux services connexes dont les coop rants ont besoin Au del de ces pouvoirs on doit adresser TPSGC des demandes particuli res de d l gation de pouvoirs Les unit s de contrats de l ACDI doivent demander ces pouvoirs d l gu s L ACDI peut galement exiger et demander des pouvoirs d l gu s qui d bordent le cadre des propres pouvoirs d l gu s de TPSGC soit 10 millions de dollars en s adressant au Conseil du Tr sor A l heure actuelle TPSGC exerce des pouvoirs d approbation pouvant atteindre 40 millions de dollars lorsque les projets de march s sont annonc s et diffus s par la voie du service MERX ce qui n est normalement pas le cas des march s de l ACDI La somme de 10 millions de dollars continue de repr senter le plafond lorsqu on n
213. tion et de l Administration March s r vis le 31 mai 1997 renferme des directives et des lignes directrices sur les garanties financi res En voici un r sum a Il existe diff rentes formes de garanties financi res permettant de s assurer que les entrepreneurs s acquittent de leurs obligations relatives aux march s d acquisition afin de prot ger les int r ts des sous traitants principaux et secondaires et des fournisseurs de m me que pour prot ger l Etat en cas de perte lorsqu un soumissionnaire qui a d pos l offre la moins disant refuse de conclure un march b Les autorit s contractantes doivent faire preuve de jugement en tablissant la forme et le montant des garanties financi res Elles devraient notamment tenir compte de la nature des travaux et des usages de la profession ou du corps de m tier vis s des cons quences de l inex cution des contrats de la stabilit des entreprises qui pourraient se concurrencer et de la capacit de l entrepreneur de r aliser les travaux par rapport aux engagements en cause c Si l autorit contractante pr cise que la garantie doit tre d pos e sous forme de cautionnement ou de d p t de garantie on doit g rer ces garanties conform ment aux modalit s de la partie II du R glement sur les march s de l Etat 4 2 Gestion des risques La gestion des risques comprend l ensemble des mesures qu on devrait adopter avant et pendant un projet d aide pour viter de perdre
214. tre d fini dans les conditions du contrat du fournisseur Voici les points de livraison les plus r pandus a les tablissements du transitaire au Canada b bord d un navire dans un port canadien c sur le quai dans le pays b n ficiaire Dans tous les cas possibles le fournisseur devrait rester propri taire des biens et en garder la responsabilit jusqu ce qu ils soient livr s dans les tablissements du destinataire dans le pays b n ficiaire Voil pourquoi il est pr f rable que le contrat du fournisseur pr cise les conditions de livraison Rendus droits non acquitt s DDU Veuillez consulter ce sujet le Manuel de logistique 2 La responsabilit et les co ts du contrat de transport Ces questions font elles aussi g n ralement l objet des INCOTERMS 2000 Veuillez consulter le Manuel de logistique 3 Le pr avis suffisant que devrait donner le fournisseur au destinataire avant l exp dition des Page 81 biens On recommande de pr ciser dans le contrat qu un repr sentant de l autorit contractante devra signer un document d autorisation de l exp dition avant le chargement du navire 4 Les exigences relatives la v rification l emballage et au marquage 5 L inspection des biens et tous les certificats d inspection n cessaires 6 La confirmation de l acceptation de la livraison 7 Les conditions relatives l acceptation des biens et les modalit s de paiement s y rapportant
215. tre sceau et sign cette garantie Sceau de la soci t et signature fournisseur Sceau de la soci t et signature caution Page 113 Appendice 4B Mod le de lettre d accompagnement Le mod le de lettre d accompagnement pr sent dans cet appendice est reproduit titre d exemple seulement Date A l attention de Objet 1 Vous tes par les pr sentes invit soumettre une offre soumission proposition de prix selon le cas pour la fourniture de biens et de services connexes dans le cadre du 2 3 4 Le projet consiste L quipement et le mat riel fournir comprennent Les soumissions offres seront accept es au plus tard le date heure et lieu conform ment aux instructions ci jointes l intention des soumissionnaires Veuillez adresser toute demande de renseignements Veuillez agr er l expression de nos sentiments les meilleurs 5 1 Titre de l appel d offres et num ro du projet 2 Nom du projet 3 Nom de l acheteur en toutes lettres 4 Ville et pays de l acheteur 5 Signature nom et adresse de l metteur Page 114 Appendice 4C Instructions l intention des soumissionnaires Les instructions qui figurent dans cet appendice ne sont pas toujours n cessaires A l inverse cette liste d instructions n est pas exhaustive et pourrait ne pas r pondre tous les besoins Il appartient l auteur des documents d appel d offres de s assurer
216. u entre vendeur et acheteur sans ventiler la valeur respective de chacun des articles prix d un lot Soumission bid ou tender Offre pass e par crit ou de vive voix d pos e pour donner suite une invitation ou un appel d offres lanc par une autorit contractante On consid re que la soumission est valable ou recevable si elle satisfait toutes les exigences stipul es dans l appel d offres Soumission recevable responsive bid Offre proposition ou indication de prix respectant toutes les exigences obligatoires stipul es dans le document d appel d offres Synonyme de soumission Page 169 valable Sp cification specification Description concise des exigences auxquelles doit satisfaire du mat riel un produit ou un service accompagn e de la proc dure suivre pour tablir si ces exigences ont t remplies Surestarie navire redevances de stationnement wagon demurrage Indemnit d termin e dans les tarifs marchandises au titre d un contrat que doit payer l exp diteur le destinataire ou toute personne responsable des retards de transport d passant le d lai gratuit fix pour le chargement le d chargement la r exp dition ou l arr t en cours de route On emploie le terme surestarie quand il s agit d un navire Lorsqu il s agit d un wagon de chemin de fer ou d un autre type de v hicule terrestre on emploiera plut t l expression redevances de stationnement Tarif do
217. u fournisseur de d poser une garantie de soumission avec son offre notamment sous la forme d une lettre de garantie mise par une banque ou encore d un cautionnement de soumission mis par une soci t de cautionnement afin de s assurer que le fournisseur conclura effectivement un contrat si son offre est retenue L autorit contractante devrait conserver la garantie de soumission jusqu ce que le fournisseur d pose le cautionnement Page 29 2 3 4 d ex cution voulue En principe la garantie de soumission est tablie conjointement au nom de l ACDI et du pays b n ficiaire ou de son mandataire Le lecteur trouvera l appendice 4A un mod le de libell qu on peut utiliser pour demander une garantie de soumission ainsi qu un exemple de garantie de soumission Le chapitre 7 traite galement de cette question b Cautionnement d ex cution Appel e galement garantie de bonne fin caution ou cautionnement de bonne fin elle garantit l ex cution des obligations de l entrepreneur ou du fournisseur conform ment aux modalit s du contrat L autorit contractante doit tablir la somme d poser en garantie en valuant la capacit financi re de l entrepreneur son rendement et ses habitudes de paiement la stabilit du march et du secteur de m me que l importance des risques propres au contrat Le lecteur trouvera l appendice 4A 2 un mod le de libell qu on peut utiliser pour demander un caution
218. uanier customs tariff Liste des droits impos s par l Etat sur les produits import s ou export s Titre title Droits de propri t sur un bien y compris le droit de possession Ce terme d signe des droits acquis par opposition des droits conditionnels Transitaire freight forwarder Entreprise commerciale mandat par l exp diteur le consignataire ou les deux qui se charge de la pr paration des titres de transport et de l acheminement de la marchandise Page 170
219. uestion avec l ACDI avant de reproduire cet article dans les documents d appel d offres 4C 21 Contenu canadien Les formulaires de contenu canadien reproduits ci joints et qui font partie des documents d appel d offres doivent tre remplis conform ment aux instructions Page 121 Appendice 4D Documents soumettre avec l offre Les documents qui figurent dans cet appendice ne sont pas toujours n cessaires A l inverse cette liste de documents n est pas exhaustive et pourrait ne pas r pondre tous les besoins Il appartient l auteur des documents d appel d offres de s assurer que ces documents sont adapt s l intention et aux objectifs du projet 4D 1 Lettre d accompagnement Destinataire Acheteur Adresse Exp diteur Soumissionnaire Adresse A l attention de 1 Apr s avoir examin les documents d appel d offres constitu s des documents suivants nous soussign s proposons de concevoir fabriquer ou fournir le type de mat riaux biens d quipement et services livrer destination indiqu s dans l appel d offres no moyennant la somme de montant total de la soumission en dollars canadiens en chiffres et en toutes lettres selon les modalit s de la nomenclature des mat riaux et des prix l appendice de cet appel d offres 2 Pour garantir que nous respecterons les conditions de cet appel d offres nous d posons ci joint une garantie de soumission se pr sentant sous la forme
220. ug es irrecevables et devraient tre rejet es 2 La demande de propositions devrait tre utilis e lorsque la valeur estimative du march est sup rieure 25 000 que les besoins ne sont pas n cessairement d finis ou pr cis s clairement et qu on ne peut pas s lectionner les fournisseurs uniquement d apr s l offre recevable la moins disant ou lorsqu on invite un seul fournisseur Dans ce dernier cas on devrait n gocier la fois les conditions et les prix pour r aliser le meilleur rapport qualit prix Dans le cas d une demande de propositions en r gime de concurrence on doit d finir et pr ciser clairement dans le texte de la demande de propositions les exigences obligatoires et les crit res d valuation Les propositions qui ne respectent pas les exigences obligatoires devraient tre jug es irrecevables et devraient tre rejet es On devrait attribuer le march en tenant compte de tous les facteurs exprim s par les crit res d valuation 3 La demande de prix devrait tre utilis e lorsqu on fait appel la concurrence ou un fournisseur unique et que la valeur estimative du march est gale ou inf rieure 25 000 On demande aux fournisseurs d indiquer uniquement des prix fermes partir de conditions clairement d finies et en principe on devrait attribuer le march au fournisseur qui indique le prix le plus faible et dont l offre est conforme toutes les exigences On peut adresser des dem
221. ui comporte le meilleur ratio le plus faible du prix par rapport la note totale Ou encore s il n y avait pas d autres facteurs d valuation que le prix et les exigences obligatoires on peut consid rer que l offre r pondant toutes les exigences obligatoires au prix le plus avantageux repr sente simplement le meilleur rapport qualit prix Lorsqu un contrat doit tre confirm par l ACDL on doit faire parvenir l Agence la d cision ou la recommandation crite d attribution du march ainsi que les pi ces justificatives par exemple la grille d valuation On trouvera l appendice 5 titre de suggestion un mod le pour la pr sentation de cette d cision ou de cette recommandation Dans le cas o le paiement est effectu directement par l agence d ex cution on doit verser ces documents au dossier pour permettre l ACDI de les v rifier ou de les examiner Page 68 9 Contrat et accord d offre commandes 9 1 G n ralit s Lorsqu on a s lectionn un fournisseur on doit tablir un contrat Puisque l offre du fournisseur retenu comporte une date d expiration au del de laquelle elle n est plus valable l autorit contractante doit signer le contrat dans le d lai de validit de l offre Elle peut demander au fournisseur de proroger ce d lai et s il est d accord le d lai de validit peut tre prorog On doit veiller ce que le contrat rende fid lement compte de toutes les conditions de l offre du four
222. ur leur dossier de paiement leur cote de solvabilit et leur tr sorerie En r gle g n rale plus le degr de pr s lection des entrepreneurs ventuels est important moins il est n cessaire de recourir des garanties aux fins d un march Enfin comme l ACDI fait appel la m thode du travail en quipe pour administrer ses projets un conseiller en gestion financi re devrait faire partie de l quipe de projet ou devrait tre consult afin de s assurer qu on respecte les m thodes voulues en mati re de gestion des garanties financi res non seulement l gard des r glements du Conseil du Tr sor mais aussi de la Loi sur la gestion des finances publiques 4 3 1 Types de garanties financi res Les autorit s contractantes y compris les agences d ex cution peuvent exiger que les fournisseurs ventuels d posent une certaine forme de garantie financi re l tape de l appel d offres ou de la passation du march afin de prot ger le projet contre l inex cution ventuelle des obligations des fournisseurs Voici les garanties financi res couramment utilis es 1 Cautionnements ou cautions Il s agit de garanties qui permettent d indemniser l autorit contractante sous r serve de certaines limites financi res dans l ventualit o un fournisseur ne peut pas s acquitter de ses obligations contractuelles Voici certains types de cautions a Garanties de soumission et Cautionnements de soumission On demande a
223. urs en vigueur 3 La liste de contr le de l quipement cf l appendice 8B devrait accompagner le certificat 4 La liste de contr le des pi ces de rechange et des outils cf appendice 8B devrait tre d pos e si des pi ces de rechange sont fournies 5 La liste de contr le des manuels notices de fonctionnement et d entretien et pi ces de rechange cf l appendice 8B devrait tre d pos e 6 La liste de contr le de la formation cf l appendice 8B devrait galement tre d pos e 15 8 Ali nation des biens ayant trait un projet Il est essentiel que le protocole d entente du projet pr cise les responsabilit s et les moyens qui ont trait l affectation des biens li s au projet G n ralement le protocole d entente stipule que tous les biens achet s pour ex cuter un projet doivent tre transf r s au pays b n ficiaire la fin du projet Toutefois parfois le pays b n ficiaire ne sera peut tre pas dispos accepter certains biens puisqu il devra alors acquitter des droits d importation et des taxes leur gard Ou encore il se peut que le pays b n ficiaire n ait pas l infrastructure n cessaire pour conserver des biens en stock En pareils cas on doit pr ciser dans le protocole d entente les moyens permettant d affecter les biens du projet Une de ces situations peut se produire lorsque les biens doivent tre remis une agence d ex cution engag e dans un autre projet L agence d ex cut
224. uvent invalider les obligations au titre des garanties on conseille de demander un avis juridique dans les cas suivants a majoration du prix du contrat b modification des dates d ach vement pr cis es dans le contrat c modification des conditions du contrat On doit toujours faire conna tre au fournisseur et la soci t de cautionnement les changements apport s aux garanties exig es du fait des modifications contractuelles 4 3 4 D faillance du fournisseur En cas de d faillance d un fournisseur on ne devrait pas r silier un contrat qui fait l objet d une garantie Dans la plupart des cas en r siliant le contrat on met galement fin la responsabilit du fournisseur et de la soci t de cautionnement Si on envisage cette mesure ou si on l adopte on doit le faire savoir l quipe de projet de l ACDI L ACDI peut alors faire appel ses propres conseillers juridiques et financiers pour examiner ces cas lorsqu ils se produisent Le pays b n ficiaire et ou l ACDI avec le concours ventuel de l agence d ex cution devraient galement demander des conseils juridiques et financiers lorsqu on envisage de r silier un contrat Dans les cas o la garantie financi re se pr sente sous la forme d un cautionnement de soumission ou d un cautionnement d ex cution la soci t de cautionnement engage sa responsabilit jusqu concurrence du montant de la garantie Elle engage alors cette responsabilit envers l autori
225. vent tre remplac s sans frais imputables l ACDI ou au pays b n ficiaire 7 5 16 Relations avec les sous traitants A noter que bien qu il existe une relation entre le fournisseur et ses sous traitants il n existe aucun lien d ordre juridique entre les sous traitants et l ACDI ou le pays b n ficiaire 7 5 17 Repr sentant du fournisseur Le cas ch ant on doit faire savoir aux fournisseurs qu ils doivent designer un repr sentant r gulier avec lequel l acheteur pourra communiquer 7 5 18 Responsabilit des fournisseurs On doit pr ciser les r gles portant sur les demandes d indemnit s en cas de blessures ou de dommages maternels 7 5 19 R siliation du contrat On doit d finir clairement les droits les conditions et les modalit s se rapportant la r siliation du contrat 7 5 20 Brevets Les fournisseurs doivent respecter les droits de propri t intellectuelle 7 5 21 Privil ges On peut demander aux fournisseurs de d poser des pi ces attestant qu ils ont pay le mat riel les travaux et les services re us des sous traitants des entreprises ou des particuliers avec lesquels ils ont conclu des contrats pour r aliser le projet 7 5 22 Diff rends On doit exposer les r gles et les modalit s de r glement des diff rends entre l acheteur et les fournisseurs 7 5 23 Cas de force majeure On doit exposer les conditions constituant des cas de force majeure de m me que les responsabilit s de ch
226. vertu d un accord d offre commandes de l appendice 6B Comme dans les contrats l accord d offre commandes doit confirmer les conditions soumises par le fournisseur retenu dans son offre 9 5 4 Commande pass e en vertu d un accord d offre commandes Veuillez consulter l appendice 6B pour prendre connaissance d un mod le de commande pass e en vertu d un accord d offre commandes Lorsqu une agence d ex cution intervient titre d autorit contractante au nom de l ACDI on doit normalement prendre les mesures suivantes lorsqu on tablit Page 73 une commande 1 on doit demander l accord de l ACDI et celui du pays b n ficiaire s il y a lieu avant de lancer la commande 2 on doit s assurer que la commande pass e en vertu d un accord d offre commandes fait tat de la quantit et de la description exactes des biens et des services connexes command s des instructions pour l emballage et l acheminement des points et des dates de livraison en plus de confirmer le prix unitaire et le prix total de la commande y compris les frais de transport 3 on doit envoyer l original de la commande au fournisseur et en transmettre une copie l ACDI Dans les cas utiles on devrait demander l ACDI d envoyer au fournisseur une confirmation de commande On devrait demander au fournisseur d accuser r ception de la commande pass e en vertu d un accord d offre commandes Page 74 10 Assurance de la qualit et v rifi
227. x le Canada peut imposer des restrictions sur les changes commerciaux les op rations financi res ou d autres transactions avec un pays tranger ou ses ressortissants Les instructions doivent comporter des directives l intention des soumissionnaires quant aux sanctions applicables au moment de l appel d offres Les soumissionnaires doivent s engager respecter les r glements en vigueur dans l ex cution de leurs travaux si un contrat leur est attribu ou si un accord est conclu avec eux pour donner suite la soumission qu ils ont d pos e Les soumissionnaires doivent galement s engager exiger que leurs sous traitants de premier niveau respectent ces r glements 7 4 Documents d poser avec la soumission Page 51 Veuillez consulter l appendice 4D pour prendre connaissance des mod les de documents d poser avec la soumission Normalement le dossier d appel d offres comprend les documents ou les formulaires num r s ci apr s Lorsque ces documents ou formulaires sont remplis et sign s ils obligent les soumissionnaires fournir les biens et les services num r s moyennant le prix indiqu et selon les conditions stipul es 1 Engagement du fournisseur ou formulaire d accord Cf le mod le reproduit l appendice 4D 2 Clauses particuli res On doit pr ciser toutes les conditions particuli res et tous les documents sp ciaux relatifs la soumission Cf le mod le reproduit l appendice 4D 3
228. x prix indiqu s dans le bar me des prix pour les articles demand s dans l appel d offres 4C 13 Prix On doit indiquer les prix en 1 2 3 Les soumissions doivent faire tat de la totalit des diff rents articles accompagn s de leur prix dont le total doit concorder avec le prix global indiqu dans les soumissions 1 Pr ciser la devise L acheteur demande g n ralement que les prix soient exprim s en dollars canadiens Dans les cas o ils doivent tre exprim s dans une autre devise les prix doivent tre convertis en dollars canadiens d apr s le taux de change de la date laquelle la soumission est d pos e L acheteur doit indiquer l organisme qui fixera le taux de change utiliser 2 Pr ciser les conditions d exp dition l aide des INCOTERMS 2000 soit CIF FAS FOB ou autre selon le cas 3 Pr ciser clairement le port ou le point de livraison 4C 14 Taxes de vente et droits de douane L acheteur atteste que les biens command s par les pr sentes sont destin s tre export s Le prix factur doit exclure les taxes de vente provinciales les taxes de vente et d accise f d rales sur les biens fabriqu s au Canada et les droits de douane remboursables sur les pi ces ou les l ments import s et int gr s dans le produit final Par cons quent les prix doivent tre indiqu s sans tenir compte des taxes de vente provinciales et f d rales ainsi que des droits de douane sur les pi ces

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