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e9$/8$7,21 - European Commission

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1. 41 3 1 2 Les actions d assistance technique Au cas par cas la pertinence des actions d assistance technique sous DAGT est g n ralement excellente et r pond aux besoins exprim s par ses utilisateurs L AT pallie les manques de ressources humaines au niveau de l ordonnateur national et du suivi des programmes de la Commission Souvent l assistance technique de substitution est consid r e comme encore n cessaire Certaines actions novatrices impr vues ou originales ont pu tre mises en uvre via la proc dure DAGT comme les missions courtes qui ont permis de saisir au bond les opportunit s de renforcement des Droits de l homme et de la d mocratie Lorsqu elles sont men es conjointement par l Etat ACP et la Commission la pr paration de la l laboration des termes de r f rence la s lection de l assistance technique provoquent g n ralement un suivi valuation de meilleure qualit Les termes de r f rence ne pr cisent pas toujours suffisamment les objectifs et r sultats atteindre ce qui ne permettra ni un suivi ni une valuation approfondie de l assistance technique Dans la plupart des cas la s lection de l assistance technique se fait par la proc dure de gr gr Les listes bureaux et experts constitu es par diff rents services de Bruxelles ne fournissent pas n cessairement la meilleure pr s lection Les crit res de s lection des AT sur base des CV fourn
2. e Contrat Cadre EVALUATION OF THE EUROPEAN COMMISSION AID IN THE FIELDS OF SOCIAL AND RURAL DEVELOPMENT VALUATION DES AUTORISATIONS GLOBALES POUR L ASSISTANCE TECHNIQUE SOUS LE 7 FED RAPPORT FINAL Claire Leloup chef de mission COTA Dominique de Crombrugghe COTA Sandra Descroix COTA f vrier 2000 L auteur accepte l enti re responsabilit de ce rapport tabli pour le compte de la Commission des Communaut s Europ ennes Le rapport ne refl te pas n cessairement les opinions de la Commission Consortium COTA AEDES GRET LIED Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 2 Tables des mati res Tableaux W P Liste des sigles et abbr viations 4 Oa a aa t n a D a Q 6 Introduction E EE 1 Partie Autorisation Globale et DAGT 12 1 1 Le concept d Autorisation Globale P lt instrument gt ou facilit AG et 12 ktd 77 2 12 112 1 7 aa usan u 13 13 L anasu su 16 114 uhaspa asua
3. 8 Ce formulaire est inspir de celui qui est utilis pour des propositions de financement d un montant inf rieur 2 Meuros et qui ne doivent pas tre soumises l avis du Comit du FED 7 Note d instruction l attention des services de la DG et des D l gations des pays ACP n 4827 du 09 06 1997 10 Aux termes de la Convention de Lom IV la personne habilit e engager la Commission dans les actions de coop ration Note N 055083 du 21 10 1999 du Directeur G n ral de la DG DEV Le plafond actuel pour des op rations d AT hors projet ou programme est de 750 000 euros Il tait pr vu de demander le rel vement de ce plafond pour le porter 1 000 000 euros mais cela ne s est pas fait ce jour Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 15 DAGT D l gu Les d l gu s dans les pays ACP disposent d une subd l gation pour la pr paration et l approbation d actions AT de courte dur e pour un montant maximum de 80 000 euros Cette facult est connue sous le nom de lt Facilit expert gt Elle sert essentiellement engager des experts ou des bureaux d tude pour des missions ponctuelles La DAGT D l gu permet au d l gu de faire usage de Facilit expert galement pour de hors projet ou programme c est l huile dans les rouages Pas le carburant mais l huile L usage de cette facult est soumis certaines restrictions elle ne peut
4. ne sont pas ou pas encore li es un projet la pertinence des est donc particuli rement importante puisqu il s agit le plus souvent d actions qui ne pourraient pas tre financ es autrement Cf ci dessus les tudes faisabilit ou qui doivent tre financ es rapidement comme par exemple l appui l organisation d lections dans un pays en crise Il peut arriver qu une d un montant important soit d cid e de fa on permettre au coup par coup un ensemble de petites tudes et de petits appuis lorsque ceux ci s av reront n cessaires exemple d un contrat cadre dans le secteur du d veloppement rural au Mali la DAGT existe depuis 96 un montant de 575 000 euros a t engag apr s un AOR mais le m canisme n a pas t mis en route et les fonds ne sont pas utilis s ou encore une de 60 000 euros d appui aux lections et la gouvernance aux Comores o seule une petite mission moins de 5 000 Euros sur des propositions de r vision de la Constitution a t financ e Il 26 qu on assiste une utilisation croissante du nombre long terme experts ACP ou europ ens qui appuient la mise en uvre le suivi et la coordination des programmes communautaires 1 s agit de pallier le manque de ressources humaines tant au niveau du pays ACP que des d l gations et d acc l rer et am liorer l absorption de l aide communautaire Dans un certain nom
5. 20 des actions d assistance technique de la coop ration 2 2 2 Montants Une action issue de la facilit autorisation globale ne peut d passer 750 000 Sur le millier d actions examin es 6 ont une valeur montant d cid comprise entre 500 000 et 750 000 euros 60 des actions ne d passent pas 80 000 euros 73 sont inf rieures 150 000 euros ressortissants nationaux 4l Except pour les montants financiers les informations et commentaires sur les actions d AT concernent dans la plupart des cas les actions examin es dans les 4 pays visit s et non la totalit des actions issues de 42 d penses des 6 et 7 FED jusqu au 31 12 95 Rapport sur la coop ration technique Cour des Comptes Luxembourg 24 mars 1997 21 en 1996 in Proposal for a global commitment authorization under the seventh EDF VI 1212 96 44 Pour les 6 et 7 FED l tude de la Cour des Comptes 03 97 estime que 66 des contrats AT via DAGT et AT incluse dans les projets sont inf rieurs 150 000 Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 30 Tableau 7 R partition des actions par montant jusque 80 000 EURO m 80 001 150 000 0 150 001 500 000 500 001 750 000 2 2 3 Dur e De fa on g n rale 1 s agit d assistance technique court terme et en particulier des tudes li es la pr paration d un
6. 750 000 La facilit AGE assure la flexibilit et la rapidit de la premi re phase de l engagement primaire d actions d assistance technique et vite l embouteillage du Comit du FED plus ou moins 350 d cisions sur autorisation globale d assistance technique par an Les actions d assistance technique hors projets sont initi es partir de DAGT d cision sur autorisation globale pour assistance technique La DAGT est une proc dure acc l r e qui fait suite une requ te de l Ordonnateur national et la confirmation de la r servation de cr dits Cette proc dure est en vigueur depuis octobre 1997 et concerne la d cision d opportunit de l action et d engagement de cr dits Ensuite les proc dures habituelles communes l ensemble des contrats de services sont mises en route PMS propositions de mobilisation des services contrats Avant 1997 la proc dure tait assur e par la PAC A proposition d affectation de cr dits acc l r e qui regroupait les phases de d cision et de proposition de mobilisation de services Plus de 95 des d cisions sur autorisation globale concernent les pays ACP Les pays et territoires d Outre mer se partagent moins de 5 des montants r serv s La majorit de ces actions d assistance technique sont financ es sur l aide programmable via le programme indicatif national du pays ACP Dans la p riode tudi e 18 19 des DAGT du FED sont financ es sur des f
7. Unit Programmation D autre part il faut v rifier la disponibilit de fonds sur l instrument financier pr vu les PIN les PIR y compris les projets tous ACP ou le SYSMIN Champ d application La proc dure DAGT r git l assistance technique hors projet Ces r gles organisent l AT ponctuelle ou de longue dur e en dehors du cadre des projets Elles visent principalement des tudes d identification ou de faisabilit de l appui de longue dur e aux autorit s ACP et dans une moindre mesure des valuations ou d autres activit s ponctuelles 51 pour tout ce qui concerne la phase op rationnelle s lection contrat les r gles sont identiques pour l AT dans et hors des projets ou programmes certaines r gles sp cifiques concernent essentiellement la phase de d cision d une part et le champ de mise en uvre d autre part Proc dure DAGT La DAGT ou D cision sur autorisation globale pour l assistance technique est une proc dure acc l r e devant permettre de r pondre rapidement des besoins d AT dans les pays La proc dure actuelle t mise au point en 1997 un moment ou les fonctions de d cision d opportunit d action et d engagement de cr dit d une part les desk g ographiques ou techniques et les fonctions op rationnelles d autre part taient regroup es dans la m me DG et dans un m me b timent La cr ation du SCR a entra n une s paration administrative physique et organisationnelle en
8. 1998 DAGT 41 268 68 377 1999 9 mois 9 118 105 232 TOTAL 219 974 174 1367 Depuis 1996 le nombre de DAGT annuel n augmente pas On constate deux volutions en sens inverse une diminution du nombre de lt DAGT si ge gt et une augmentation du nombre de DAGT d l gu gt encore appel e Facilit expert 60 000 euros ou Facilit expert 80 000 euros Cette double tendance explique que la valeur moyenne des plut t tendance diminuer Ainsi pour le les PACA labor es 1997 ont une valeur moyenne de 134 000 euros en 1997 DAGT et PACA 126 000 euros en 1998 111 000 euros et en 1999 102 000 euros Tableau 4 volution des actions lt ou 80 000 euros 7 me FED Nombre de DAGT O le montant O le montant total 1 2 TOTAL nombre de ou PACA total engag engag est gt 60 000 le montant ou lt 60 000 et ou lt 80 000 total engag ou lt 1 2 80 000 1996 PACA 110 43 12 5 122 47 257 100 1997 138 55 13 5 151 60 252 100 1997 30 38 3 4 33 42 79 100 TOTAL 1997 168 51 16 5 184 56 331 100 1998 103 38 54 20 157 59 268 100 1999 9 mois 40 34 34 29 74 63 118 100 TOTAL 421 43 116 12 537 55 974 100 Ainsi le nombre de dont le montant total engag est inf rieur
9. dans le respect des r gles et des proc dures L efficience la rapidit et la flexibilit sont bonnes dans le cadre des DAGT d l gu Cependant les proc dures li es aux DAGT et la mise en uvre de l assistance technique ne sont pas toujours adapt es et sont parfois en ce qui concerne les proc dures Bruxelles longues compliqu es et peu efficientes en particulier la multiplication et la complexit des visas qui impliquent que le document papier d une DAGT si ge circule physiquement entre plusieurs b timents Outre les proc dures l organisation des services de la Commission n est pas toujours adapt e la s paration entre SCR et la DG DEV l impr cision des responsabilit s la multiplicit des tapes et le saucissonnage du suivi des dossiers etc ne permettent pas toujours de suivre de fa on ais e rapide et claire les dossiers Les syst mes vari s et volutifs des saisies informatiques sont complexes et souvent obsol tes L assistance technique L assistance technique en g n ral constitue une part importante de l aide communautaire via le Fonds europ en de D veloppement Les actions d assistance technique initi es via une d cision sur autorisation globale ne sont pas fondamentalement diff rentes des autres actions d assistance technique Les actions d assistance technique via DAGT sont g n ralement d une dur e plus courte et d un montant inf rieur 90 des contrats d assistance techniqu
10. e par le service technique comp tent au SCR direction Le circuit de visas de la PMS est centr au SCR 1 1 4 Les Contrats L approbation de la PMS donne lieu l tablissement d un contrat entre les parties l Etat ACP Commission et l expert La proc dure normale d attribution de contrats de service est l AOR Toutefois le gr gr est autoris pour des actions de courte dur e max 1 dans les cas d urgence pour des montants de faible importance lt 150 000 euros pour des actions assign es des experts individuels pour compl ter des actions d j entam es apr s un AO infructueux de Le contrat est g n ralement conclu par l Ordonnateur national ou r gional Celui ci peut demander la Commission de n gocier d tablir et de conclure en son nom les march s de service soit directement soit par l interm diaire du bureau charg de la gestion de l AT de long terme Lorsqu il est fait application de l article 302 les situations suivantes peuvent se pr senter Exemple des 7 FED Ha ti le co t des 9 actions termin es cl tur es et archiv es s l ve 201 693 euros alors que les montants r serv s sur l enveloppe des autorisations globales s l vent 220 700 euros soit 9 4 de plus les 19 007 euros de diff rence ne sont pas disponibles pour de nouvelles tant qu ils ne seront pas sold s par des DAGT a
11. exp riences acquises et de proposer des recommandations et am liorations g n rales en mati re d assistance technique Pour les contrats d assistance technique qui consistent r aliser des tudes ponctuelles le suivi et l valuation sont constitu s de fait par les rapports d tudes fournis par le consultant ces rapports sont d abord des rapports provisoires qui font l objet de modifications et 56 pour les experts individuels AT de long terme dont les contrats sont g r s soit par la GTZ soit par AGRER la d l gation n a plus aucune information sur l tat des paiements Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 36 d am liorations demand es tant par l ordonnateur national que par la d l gation ou la Commission et qui font ensuite l objet d une acceptation formelle Dans la majorit des cas les tudes sont consid r es de qualit sauf un cas en Tanzanie deux cas en Guin e et un cas en Ha ti o le contrat n a pas t continu Dans les autres actions les termes de r f rence n ayant g n ralement pas pr vu des objectifs pr cis atteindre except pour les tudes il est difficile d assurer un suivi et une valuation pr cis de l assistance technique Dans le cadre des contrats long terme les assistants techniques sont tenus contractuellement de r diger un rapport d activit s g n ralement trimestriel qui consiste en fait en un rapport des activit s r alis es
12. l appui la gestion des projets et programmes la coop ration technique projet AT dont le financement est d j engag car il sera imput des instruments de coop ration financi re existant d j g n ralement le PIN du pays ACP b n ficiaire Evaluation Autorisations Globales rapport final 13 La facilit AGE assure la flexibilit et la rapidit de la 1 re phase de l engagement primaire des actions car elle vite l embouteillage gt au Comit du FED in vitable si chaque action de ce type devait requ rir son accord 350 DAGT par an 1 1 2 La DAGT La DAGT d cision sur autorisation globale pour l assistance technique est depuis octobre 97 la proc dure de d cision qui permet de mettre en uvre les autorisations globales sur assistance technique une autre proc dure tait en vigueur avant la cr ation de la la PACA cf point 1 1 5 Sources de financement Les fonds utilis s sur autorisation globale ne forment pas un budget part Ils sont pr lev s sur le PIN de l tat ACP concern sur le PIR ou encore sur les fonds SYSMIN attribu s l tat ACP Ceci explique que la Commission soit amen e faire une double v rification de la disponibilit des fonds d une part il faut s assurer que l enveloppe de l autorisation globale est encore garnie Cette comptabilit est tenue de fa on centrale mais manuelle au secr tariat de la DG DEV
13. 3 710 808 total 152 821 013 175 276 496 138 943 767 83 268 182 La PAC tout comme la PMS aujourd hui tait un document qui tait tabli pour toute op ration de coop ration technique AT quelle que soit la proc dure suivie proposition de financement classique ou proc dure acc l r e Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 18 Les 2 3 des et des montants r serv s sur autorisation globale concernent le 7 FED Dans le cadre de cette tude c est particuli rement l utilisation des autorisations globales dans le cadre du 7 FED et pour les pays ACP qui sera examin Distinction des donn es concernant les DAGT et les actions d AT via DAGT une action un projet correspond un n comptable n OLAS on line accounting system auquel peut correspondre une ou plusieurs une initiale ventuellement suivie de compl mentaires par exemple la DAGT pour une tude de faisabilit sur base d un budget pr visionnel qui s av rera sous estim un an plus tard il donnera lieu une nouvelle pour la m me action et le m me n de projet ou de DAGT 4 annulation une assistance technique est pr vue puis le contexte change l action est annul e etl AT n a pas lieu Le montant d une action donn e financi re des projets correspond la somme des DAGT depuis le d but de l action
14. 80 000 est pass pour les pays du 7 FED de 47 en 1996 63 en 1999 Ces DAGT d un petit montant correspondent g n ralement un nombre quivalent d actions alors que des actions d un montant sup rieur sont plus souvent compos es de plusieurs DAGT cf encadr ci dessus 2 Sans prendre en compte 10 des et PACA sans identification claire sans n de ou une date aberrante Evaluation Autorisations Globales rapport final 21 Tableau 5 et Actions lt ou 80 000 euros 7 me FED DAGT et PACA Actions Nombre Nombre O le montant total engag 537 55 522 62 ou lt 80 000 O le montant total engag gt 437 45 314 38 80 000 TOTAL 974 100 836 100 Pour le FED 62 522 836 actions des actions sont des actions inf rieures 80 000 euros et ces actions correspondent 55 des 1 2 4 Financement des DAGT La majorit des DAGT est financ e via le programme indicatif national du pays b n ficiaire Dans la p riode d tude 18 19 des du 7 FED sont financ es sur les fonds r gionaux du programme indicatif en ce comprises les actions concernant le Secr tariat ACP et les actions r gionales tous pays ACP Seules 22 DAGT 18 pour le 7 FED et 4 pour le 8 FED ont t financ es sur les fonds attribu s aux pays en
15. AR u Suha SR NRA RARE 16 1 15 La proc dure jusqu en septembre 1997 PACA in 17 12 Description des Typologie et analyse quantitative 17 DE E Les DaySu 18 1 2 2 R partition S ographique 2 ses 19 1 2 3 Evolution d s DAG Trueni MR ee Rennes intel ds 20 1 2 Financement des DAGT u at ennui aaa yaa saa 21 13 Appr ciation des autorisations globales et des DAGI 22 1 3 l P rtmence s kau ns nt dns ent enr 22 1 32 Pr parations SuIVL valuation ai 23 Anar nn ee den 23 1 tIMpACT A eea LA tn a das 5 27 Partie H Les actions financ es via les l assistance PTS eee 28 2 1 D finitions et responsabilit s 28 2 2 Description et typologie des actions 29 2 2 1 Importance de l assistance technique ss 29 2 2 2 s s hate inst han Ant EE 29 2 2 3 Dur e u 30 2 2 4 Attributaires des contrats d assista
16. DU DEVELOPPEMENT DECISION SUR AUTORISATION GLOBALE COOPERATION TECHNIQUE EUROPEAN COMMISSION ETAT MEMBRE FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT MILLIONS D EUROS ORGANISME POUR LA COOPERATION ET DE DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE ON LINE ACCOUNTING SYSTEM ORDONNATEUR NATIONAL PROPOSITION D AFFECTATION DE CREDIT ACCELEREE PROGRAMME INDICATIF NATIONAL PROGRAMME INDICATIF REGIONAL PROPOSITION DE MOBILISATION DE SERVICES PAYS ET TERRITOIRES D OUTRE MER FRAN AIS PAYS ET TERRITOIRES D OUTRE MER DES PAYS BAS PAYS ET TERRITOIRES D OUTRE MER PAYS ET TERRITOIRES D OUTRE MER DU ROYAUME UNI SOUTHERN AFRICAN DEVELOPMENT COMMUNITY SCR SYSMIN TDR UE Evaluation Autorisations Globales rapport final 5 SERVICE COMMUN DES RELATIONS EXTERIEURES SYSTEME MINIER FACILITE DE FINANCEMENT SPECIALE TERMES DE REFERENCE UNION EUROPENNE Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 6 R SUM L autorisation globale d engagement et les d cisions sur autorisation globale pour assistance technique L autorisation globale d engagement pour l assistance technique est une facilit d utilisation de fonds du FED pr vue par la Convention de Lom Cette facilit de r servation de fonds apr s approbation par le Comit du FED donne la Commission l autorisation et la responsabilit de d cider ult rieurement du financement de certaines actions d assistance technique inf rieures
17. de visa sont consid r es comme peu efficientes lentes compliqu es et peu transparentes lorsqu il s agit de DAGT si ge La d cision portant sur une DAGT si ge n est acquise qu au terme d un parcours complexe la proc dure se s pare en un circuit informatique des fins de comptabilit et d encodage dans la banque de donn es et un circuit papier visant recueillir les visas n cessaires avant la signature par le fonctionnaire habilit pour d cision L efficience la rapidit la flexibilit sont consid r es comme bonnes par les utilisateurs de ON et Minist res pour la plupart dans le cadre des d centralisations c est dire lorsqu il s agit de DAGT d l gu avec un plafond de 80 000 alors que la circulation formelle des DAGT si ge dure souvent plusieurs semaines et qu il n est pas rare que le processus entre l id e d engager une assistance technique et le moment o celle ci est engag e prenne plusieurs mois voire une ann e La DAGT d l gu est une proc dure beaucoup plus simple Lorsqu une action d AT ponctuelle et hors contrat de faible importance max 80 000 euros est d cid e le conseiller pr pare un formulaire de DAGT et le soumet au d l gu pour signature La signature du D l gu vaut d cision et lie la Commission Le formulaire compl t est envoy par fax au SCR D qui se charge de l encodage 78 Les visas sont un parpillement de la responsabilit Vu le nombre
18. de visas requis et le fait que derri re signature se cachent souvent deux ou trois personnes ce syst me devient purement virtuel On peut bien faire une DAGT D l gu avec la signature du conseiller et du D l gu uniquement Pourquoi est ce que nous ne pourrions pas nous contenter de 3ou 4 visas lt Dans certains cas le visa sert surtout que celui qui l octroie se sente indispensable gt 79 Service initiateur Desk DGVIIL Chef d unit de l initiateur vent unit s SCR C associ e s SCR E 2 et 1 DG SCR ou subd l gu SCR E 1 retour initiateur 30 Le desk Tanzanie est vacant depuis 9 mois Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 25 A une DAGT correspond g n ralement une PMS et un contrat Des situations particuli res peuvent se pr senter suivie de plusieurs contrats plusieurs et ou PACA et un seul contrat deux et une seule PMS pour le tout une DAGT r troactive une menant deux projets D autres cas particuliers portent sur le contenu de l action 5005 a servi payer le voyage d un AT Bruxelles une de 501 000 euros a servi financer une AT pour une tude de faisabilit d une part et la premi re phase d un projet de formation g r par le Minist re de l Education d autre part plusieurs ont servi financer des audits de pr
19. futur programme ou projet plus de 50 des cas 10 des contrats d assistance technique issues de DAGT atteignent les 12 mois ou plus Dans ces cas l il s agit g n ralement d appuis l ordonnateur national de conseils des services de Minist res ou de suivi et coordination d un programme financ par Commission Europ enne 2 2 4 Attributaires des contrats d assistance technique Dans les 4 pays qui ont fait l objet de visites de terrain 68 actions 57 ont fait l objet d un contrat avec des bureaux et 52 avec des experts individuels plus 2 contrats avec des ONG 2 2 5 S lection de l assistance technique Plus de 90 des contrats sont 15505 d une proc dure de gr gr gr gr apr s consultation restreinte dans 50 des cas et gr gr sans consultation restreinte ou avec une proc dure non identifi e souvent une consultation informelle dans 40 des cas Les appels d offres restreints ont fait l objet de 8 des contrats il y a 2 cas de r gie directe c est dire mis en uvre directement par un Minist re Sous Lom une pratique s tait instaur e de ne pr senter qu un seul nom dans les march s de gr gr afin d viter les cas d appel d offre sauvages Ces derni res ann es le si ge tend imposer de fa on syst matique une consultation restreinte pour ce type de march afin d assurer une meilleure transparence lors de la s lection 2 2 6 Nationalit et sexe d
20. la d mocratie et les droits de l homme appui dans le secteur juridique ou pour la tenue des lections 46 La nationalit reprise dans la base de donn es concernant les n est pas toujours fiable dans la mesure au moment o les donn es sont saisies le contrat n est pas toujours sign donc la nationalit du contractant n est pas toujours connue et elle est parfois inexistante inconnue pr sum e ou erron e par exemple lors de contrats avec l Agence europ enne de coop ration technique c est la nationalit belge qui pouvait tre imput e plut t que celle de l individu 7 Exemples Malawi sur 37 actions 9 taient contract es par des bureaux ACP dont 7 bureaux ou experts malawiens en Guin e sur 40 actions 4 seulement taient contract es par un bureau guin en 48 Exemples Angola contrats avec 7 Angolais 3 Portugais et 2 Espagnols pour les 11 actions du 7 FED Guin e sur 40 actions 21 actions avec des bureaux fran ais et 1 seule acttion avec un bureau anglais Malawi sur 37 actions 9 avec des bureaux ACP 16 avec des anglais et 2 avec des fran ais 7 En Haiti pour les 8 bureaux o la nationalit des diff rents experts a pu tre identifi e 11 experts sur 21 n avaient pas la nationalit du bureau qui les avait engag s Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 32 Ensuite viennent le secteur de l agriculture et celui de la sant T
21. ne pourrait pas tre financ e autrement Les pourraient tre davantage utilis es notamment pour le financement d actions novatrices Les proc dures devraient tre plus simples coh rentes claires et actualis es Les conseillers et fonctionnaires devraient tre mieux inform s et form s l utilisation des DAGT Il convient de r duire et simplifier le circuit des visas et d introduire le syst me de visa lectronique Plus encore que les proc dures l organisation m me des services de la Commission devrait mieux int grer les services et les diff rentes tapes d une action d assistance technique Les documents et dossiers devraient tre rassembl s dans un m me service de fa on assurer l acc s un dossier complet et faciliter la consultation et la m moire des actions Les actions devraient tre davantage d centralis es vers les pays et l utilisation des DAGT d l gu facilit e notamment en relevant le plafond de la facilit expert Les actions d assistance technique tant donn l importance de la coop ration technique dans l aide au d veloppement il serait int ressant que la Commission proc de r guli rement une r flexion globale et approfondie de l assistance technique son r le ses objectifs et ses r sultats Les termes de r f rence de l assistance technique devraient tre plus clairs avec une programmation des objectifs et des r sultats at
22. ont un r le de conseiller ou d appui long terme dans un Minist re en particulier les termes de r f rence ne pr cisent pas suffisamment les objectifs et r sultats atteindre ce qui ne permettra ni un suivi ni une valuation approfondie de l assistance technique Cet avis sur la difficult d assurer le suivi par manque de termes de r f rence pr cis est partag par l ensemble des partenaires par la mission d valuation ainsi que par le rapport de la Cour des Comptes mars 97 2 3 3 Suivi et valuation L article 222 3 de la Convention de Lom pr cise que les Etats et la Communaut ont la responsabilit conjointe de e suivre et valuer les effets et r sultats des projets et programmes f assurer une ex cution ad quate rapide et efficace des projets et programmes La Convention pr cise galement article 320 que le suivi et valuation ont pour objectif d valuer de mani re ind pendante les op rations de d veloppement pr paration et mise en uvre afin d am liorer l efficacit des op rations de d veloppement en cours et venir Ces travaux sont r alis s conjointement par les Etats ACP et la Communaut Dans la r alit on constate que le suivi valuation de l assistance technique est plus pragmatique et informel qu organis et formalis il est g n ralement suffisant pour l action en cours mais ne permet pas de tirer des conclusions g n rales de capitaliser les
23. r pondre cette demande 11 a fallu mettre en place un fichier de noms en d l gation En d l gation on estime que cette exigence d note une m fiance de la Commission vis vis des instances d centralis es La r action rencontr e en d l gation indique galement une mauvaise compr hension de la notion de consultation restreinte per ue parfois comme un petit appel d offres restreint En d l gation on estime que cette exigence d note une m fiance de la Commission vis vis des instances d centralis es La r action rencontr e en d l gation indique galement une mauvaise compr hension de la notion de consultation restreinte per ue parfois comme un petit appel d offres restreint Il y a une demande r p t e de plus de d centralisation vers les d l gations avec une ventuelle augmentation du plafond de la facilit expert 150 000 euros le montant limite du gr gr assortie d valuations qui toucheraient le fond et les aspects financiers des projets S lection de L autonomie et la libert de la d l gation et de l ordonnateur national pour de commun accord constituer une liste restreinte est g n ralement la proposition consid r e comme la meilleure en effet les listes constitu es par diff rents services de Bruxelles laissent r guli rement la d l gation sceptique quant la repr sentativit et la valeur de cette pr s lection Cette pr s lection ne semble pas toujours
24. r servation de cr dit accompagn e de la requ te de l ON est adress e au SCR Unit D 2 ex cution financi re des projets ACP pour les DAGT d l gu Pour autant que les fonds soient disponibles sur l instrument et que l autorisation globale ne soit pas puis e cette r servation est confirm e dans les 3 jours Les diff rentes DAGT On distingue les DAGT selon le service initiateur DAGT si ge et DAGT D l gu et selon la phase de l action DAGT initiale compl mentaire ou DAGT annulation DAGT si ge La DAGT si ge est la proc dure acc l r e pour des actions d AT d un montant compris entre 0 et 750 000 euros initi e et d cid e la DG DEV Le fonctionnaire g ographique ou technique concern pr pare une l aide du formulaire mentionn en annexe 4 La DAGT sera compl te lorsqu elle aura re u les visas requis par les instructions de proc dure et qu elle aura t sign e par l Ordonnateur principal ou par le fonctionnaire d l gu cet effet Pour les il s agit d un directeur de la DG DEV jusqu 750 000 euros Les instructions imposent un circuit de visas et de responsabilit s en 7 ou 8 tapes selon le cas cf annexe 6 Tout service requis est tenu de donner son visa ou d expliquer son refus dans les 48 heures de la r ception du dossier sauf pour le d lai de saisine et de r ponse du contr le financier Le visa doit tre dat ce qui est rarement le cas
25. s minaires sur les proc dures FED 2 3 Appr ciation de 2 3 1 Pertinence La pertinence de l assistance technique en g n ral de l assistance technique financ e via la proc dure DAGT de m me que la pertinence des assistances techniques des cas particuliers visit s dans le cadre des missions de terrain sont g n ralement consid r es comme excellentes Pertinence d une assistance technique qui permet d am liorer la capacit d absorption de l aide par le pays ACP pertinence de l assistance technique qui pallie les manques de ressources humaines au niveau de l ordonnateur national et de la d l gation de la Commission quand 1 s agit de suivre des programmes complexes pertinence d une assistance technique permettant de renforcer ou d appuyer l ordonnateur national dans la mise en application des proc dures pertinence galement dans la pr paration des programmes et projets pertinence dans le fait de mettre des comp tences ext rieures la disposition des autorit s nationales ou d organisations locales dans le cadre de la coop ration d centralis e Cependant une assistance technique de substitution est encore pr sente elle est g n ralement consid r e comme n cessaire par la d l gation mais galement par l ordonnateur national Cette assistance technique est souvent une assistance technique plus long terme qui pallie la crise des cadres dans les services publics et le manque de ressources h
26. s impr cises La r partition des t ches et responsabilit s n est pas toujours claire La DG DEV et le SCR se sont engag s depuis plusieurs mois dans un processus visant mieux d finir les responsabilit s et harmoniser les proc dures En principe dans le cycle du projet la DG DEV est responsable jusqu la d cision ensuite intervient le SCR pour la mise en uvre Toutefois le doute subsiste dans le cas de pour les tudes de faisabilit d un futur projet plus de 50 des DAGT la DAGT et la PMS sont elles du ressort de la DG DEV qui est charg e de l identification du futur projet ou du ressort du SCR qui g re la mise en uvre de cette action l tude 3 Ex 7 TA 90 le dossier comprend 2 PACA 2 DAGT 1 contrat et 6 avenants 32 Une approuv e en juillet 1998 pour une prestation faite en juin un cas sur une centaine de examin es 3 Ainsi lors de la recherche d information divers services ont estim que notre demande devait s adresser un autre service que le leur sans toujours savoir lequel Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 26 Dispersion des dossiers Au morcellement des diverses op rations administratives et financi res entre diff rents services et la diversit des proc dures notamment entre les DAGT d l gu et les DAGT si ge s ajoute l absence de centralisation des informations dossiers divers dossiers
27. servir que pour le financement d tudes experts individuels bureaux pour des contrats d une dur e maximale de 12 mois son co t total ne peut en aucun cas d passer 80 000 euros DAGT initiale DAGT compl mentaire ou DAGT annulation La DAGT sera imput e selon le cas sur le PIN le PIR ou les cr dits SYSMIN Lorsqu au cours de l action 1 appara t que le montant pr vu la DAGT ne suffit pas pour mener bien l action envisag e ou lorsque l action est tendue l autorit contractante de la DAGT peut cr er une DAGT compl mentaire condition de rester dans les limites de l enveloppe autoris e Plusieurs DAGT Si ge pour une m me action ne peuvent pas d passer un montant total de 750 000 euros De m me plusieurs DAGT D l gu pour une m me action ne peuvent pas d passer 80 000 euros si ce plafond est d pass il faut en r f rer au si ge qui devient comp tent pour le suivi de l action Lorsqu au terme d une action d AT les fonds d pens s n absorbent pas les montants engag s 1 faut lib rer les fonds affect s de mani re les rendre nouveau disponibles pour le PIN ou PIR ou cr dit SYSMIN Cela se fait par la cl ture administrative du dossier Dans la pratique les dossiers restent souvent ouverts en comptabilit alors que la mission d AT est termin e et que tous les paiements sont faits depuis longtemps Ce sont souvent des rappels du SCR D2 et parfois de la Cour des Comptes qui incitent tant l
28. y a des difficult s et des probl mes Les valuateurs partagent l avis de la Cour des Comptes dans son Rapport sur la coop ration technique gt Luxembourg 24 mars 1997 et regrettent que la Commission ne m ne pas une r flexion r guli re et approfondie sur le r le et l volution de l Assistance Technique 2 3 4 Efficacit et r sultats Des fiches d valuation de l assistance technique une fois que le contrat de services est termin sont pr vues elles seraient obligatoires depuis le 15 01 98 Elles sont exceptionnellement remplies par la d l gation ou le desk De plus ces fiches propos es par la Commission la Cour des Comptes etc ne sont pas saisies au niveau des bases de 57 Cette appr ciation rejoint celle faite en mars 1997 par la Cour des Comptes dans son rapport sur les activit s des coop rations techniques qui signale qu il n existe pas de r gles sur le suivi des rapports d avancement tant pour la d l gation que pour les techniciens ou les desk officers La Cour regrette qu alors que plus de 30 de l aide programmable des Fonds europ ens des FED sont utilis s pour la coop ration technique dans la pratique les activit s d valuation d assistance technique sont tr s limit es et que les services de la Commission n ont pas entrepris global and concise evaluation of technical co operation as an instrument of the utility of the services carried out under TC contracts 47
29. 00 euros rythr e la moyenne tant de 136 000 euros Le montant moyen des par pays s l ve plus de 1 15 Meuros pendant les 3 1 2 ans de la base de donn es correspondant 1 35 Meuros d actions en cours pendant la m me p riode E Certains pays ont un nombre d actions et un volume d actions particuli rement bas ne d passant pas 100 000 euros 8 pays cf annexe 8 Dix sept pays ont un montant d cid total d actions qui d passe les 2 000 000 les trois montants les plus importants tant Guin e 5 7 Meuros Sierra Leone 4 7 Meuros et Malawi 4 6 Meuros En valeur relative les montants d autorisation globale sont galement extr mement variables d un pays l autre Ainsi titre de comparaison le montant des actions d cid es dans le cadre 20 Dans un rapport de la Cour des Comptes 97 le co t moyen de des et 7 FED est estim 233 000 ECU 21 voir distinction entre et actions dans l encadr ci dessus Evaluation Autorisations Globales rapport final 19 me de DAGT relativement la dotation initiale du programme indicatif national PIN du 7 FED varie de 0 16 cf annexe 7 S1 l importance significative des autorisations globales peut tre attribu e la petite taille du pays dans certains cas ce n est pas une g n ralit Dans certains pays le montant des actions d assistance technique via autorisation globale est p
30. Cependant les donn es informatiques concernant les DAGT ne sont disponibles que depuis 1996 Aussi lorsqu une action a d but avant 1996 le montant comptabilis de l ensemble de cette action montant total des donn es financi res d une tude de faisabilit par exemple peut tre diff rent de la somme des DAGT reprises dans la p riode de la base informatique disponible le montant d une action peut tre gal inf rieur ou sup rieur aux donn es des Ainsi le montant cumul des faites aux Seychelles pour la p riode de donn es 3 ans 1 2 est n gatif car depuis 1996 il y a eu principalement des annulations de anciennes 1 2 1 Les pays La distribution des par pays selon les 6 7 et 8 FED est reprise au tableau en annexe 7 Tant le nombre d actions que le nombre de une action pouvant faire l objet de plusieurs DAGT est extr mement variable d un pays l autre Il en est de m me des montants attribu s Sur la p riode couverte par la base de donn es 3 ans et 1 2 les pays ACP ont en moyenne pour le 7 FED 12 et correspondant 10 actions deux pays n ont pas d actions St Christophe et Nevis et le Lib ria alors que 12 pays ont plus de 20 parmi ceux ci les 4 pays qui ont fait l objet de visites de terrain Le montant moyen d cid par action est galement variable d un pays l autre allant de 25 000 euros Belize 575 0
31. Certains pays n ont aucune action d cid e via les DAGT alors que 12 pays ont plus de 20 sur la p riode de trois ans et demi Le montant moyen d cid par action est 136 000 mais il est extr mement variable selon les pays Certains pays ont un nombre d actions et un volume d actions particuli rement bas Dix sept pays montrent un montant total d cid d actions qui d passe les 2 000 000 euros En moyenne les pays d Afrique Centrale et Orientale utilisent moins la facilit des Cependant les variations sont tr s grandes d un pays l autre l int rieur m me des r gions Depuis 1996 le nombre annuel de DAGT n augmente pas 350 DAGT par an et la valeur moyenne a plut t tendance diminuer le nombre de 1 a tendance diminuer et le nombre de DAGT d l gu tendance augmenter Dans la plupart des cas les assistances techniques et les DAGT ne sont pas ou pas encore li es un projet Le syst me DAGT est donc particuli rement important puisqu il permet de d cider d actions qui ne pourraient pas tre financ es autrement ou difficilement Les principales actions sont court terme et se situent dans la phase de pr paration de futurs projets ou programmes plus de 50 des actions initi es via les En g n ral tant au niveau des d l gations que des desk officers et des techniciens Bruxelles on constate une recherche de souplesse de flexibilit et de rapidit
32. ar AGE soit entre 10 et 12 mois d activit Dans le cas contraire l quivalent de 350 DAGT an conduirait un engorgement du Comit FED et donc des retards et des lenteurs dans les d cisions de financement Dans la plupart des cas les assistances techniques via des ne sont pas ou pas encore li es un projet la pertinence des est donc particuli rement importante puisqu il s agit le plus souvent d actions qui ne pourraient pas tre financ es autrement les tudes de faisabilit ou qui doivent tre financ es rapidement comme par exemple l appui l organisation d lections dans un pays en crise L assistance technique permet g n ralement d am liorer l aide communautaire au d veloppement et la qualit des projets mais surtout elle acc l re et augmente la capacit d absorption de l aide communautaire par les pays ACP De fa on g n rale 1l s agit d assistance technique court terme et en particulier des tudes li es la pr paration d un futur programme ou projet plus de 50 des cas ensuite viennent l assistance technique plus long terme des tudes court terme et des appuis ponctuels et sp cifiques puis des audits et valuations Le premier secteur b n ficiaire des est celui des transports 30 des actions concernent les tudes de faisabilit et la pr paration pour la construction ou r habilitation de routes Le deuxi me secteur d importance es
33. articuli rement important dans douze des septante pays le montant de via DAGT montants d cid s d passe les 5 de la dotation PIN du pays 22 Sao Tome Principe a le montant relatif le plus important avec des actions financ es repr sentant 16 de la dotation PIN 1 2 2 R partition g ographique La r partition des DAGT selon les sept r gions g ographiques telle que pr sent e dans les rapports pr c dents au Comit du FED suscit des questions en particulier dans la mesure o les pays d Afrique Centrale et Orientale semblaient peu b n ficier des DAGT La diff rence est cependant moins marqu e si l on tient compte du nombre de pays par r gion Dans la p riode de 3 1 2 ans couverte par la base de donn es quatre r gions utilisent moins de DAGT Afrique centrale Afrique orientale Cara bes et Pacifique deux r gions utilisent plus de l Afrique australe et l Afrique occidentale la r gion de l Oc an Indien se situant au milieu Toutefois dans chacune des r gions certains pays utilisent beaucoup de DAGT et d autres pas avec des raisons extr mement vari es exp rience concr te ou non de ce type de proc dure et de son utilisation concr te dynamisme des d l gations en mati re d AT contexte sp cificit et besoins du pays certains pays o la coop ration est suspendue ou difficile sont peu consommateurs de c est le cas de plusieurs pays d Afrique
34. as pr vue sp cifiquement dans les termes de r f rence Le renforcement institutionnel est souvent faible il s av re effectif et durable dans les contrats d assistance technique long terme lorsque 2 conditions sont remplies renforcement institutionnel pr vu explicitement dans les termes de r f rence et volont active du Ministre et de son Minist re pour que ce renforcement ait lieu 3 2 Recommandations 3 2 1 Les autorisations globales et les DAGT convient de maintenir la facilit d autorisation globale et le syst me de pour l assistance technique de fa on permettre la r alisation d une assistance technique qui ne pourrait pas tre financ e autrement Les DAGT pourraient tre davantage utilis es notamment pour le financement d actions novatrices ou sp cifiques qui permettent de r agir rapidement et opportun ment au contexte changeant des pays ACP Cependant il convient que l ensemble des actions recueille une adh sion v ritable et conjointe des diff rents partenaires tant dans l Etat ACP qu au sein de la Commission Les proc dures devraient tre plus simples coh rentes claires et actualis es Les proc dures DAGT mais aussi celles des PMS devraient tre plus souples et pratiques de fa on ce que l ensemble de l assistance technique via les autorisations globales ait la simplicit la souplesse et la rapidit des DAGT d l gu Les conseillers et fonctionnai
35. atique de hors projet La PACA regroupait en un seul document et donc en une tape la d cision sur l opportunit d une action d termin e et les conditions de mise en uvre de cette d cision cf annexe 5 Nous savons aujourd hui que la proc dure DAG PMS n a rien gagn en termes de flexibilit et de rapidit 1 2 Description des DAGT Typologie et analyse quantitative La plupart des DAGT de la base de donn es disponible concernent les pays ACP et le T FED Plus de 95 des d cisions sur autorisations globales concernent les pays ACP les pays et territoires d Outre mer fran ais n erlandais et anglais se partagent moins de 5 des montants r serv s Tableau 1 R partition des montants entre pays ACP et territoires d Outre mer parFED montant OLAS Montant total d cid montant total engag Montant total pay 6 FED ACP 19 354 405 23 381 450 21 771 670 15 456 297 PTF 1 057 946 1 336 636 1 331 584 1 004 437 PTU 28 659 28 659 gt 20 441 010 24 746 745 23 103 254 16 460 733 76 FED 98 489 388 116 539 044 97 057 845 61 267 921 861 001 848 700 847 589 511 677 PTN 1 683 684 1 743 684 1 498 720 885 805 PTU 904 865 1 004 865 529 428 266 275 PTO r gionaux 295 433 247 825 242 860 164 963 102 234 371 120 384 119 100 175 942 63 096 641 8 FED ACP 29 845 632 29 845 632 15 515 291 3 710 808 PTF 300 000 300 000 149 280 30 145 632 30 145 632 15 664 571
36. base de leurs connaissances techniques plus que sur leur savoir faire ou leur exp rience de partenariat dans les pays ACP Leur capacit transmettre leurs comp tences et leur adaptabilit socioculturelle sont des crit res parfois n glig s dans la s lection La s lection de gr gr apr s une consultation plut t informelle dans le pays ACP est consid r e comme satisfaisante Les termes de r f rence dans les contrats d assistance technique ne pr cisent pas toujours suffisamment les r sultats atteindre ou des indicateurs qui permettent d assurer un suivi approfondi Lorsque la pr paration de la DAGT l laboration des termes de r f rence l assistance technique etc sont men es conjointement par l Etat ACP et la Commission le suivi valuation est g n ralement plus satisfaisant Le suivi valuation de l assistance technique est plus pragmatique et informel qu organis et formalis Souvent adapt au cas par cas il est g n ralement suffisant pour l action en cours mais permet difficilement de tirer des enseignements g n raux pour le futur et de capitaliser les exp riences acquises Evaluation Autorisations Globales AT rapport 1 9 Les l ments d appr ciation utilisables pour le futur font d faut Notamment le r le de l assistance technique comme interface entre l Ordonnateur national et la D l gation n est pas toujours clair Les interviews r alis es aupr s des Minist r
37. bre de pays les DAGT permettent l appui long terme non seulement aux Minist res et l ordonnateur national et aussi la d l gation de la CE quand 1 s agit de suivre des programmes complexes compos s de diverses actions Dans d autres pays Les sont calcul s pour les actions du 7 FED dans les 13 pays de l chantillon 54 de ces actions concernent des tudes dans la phase pr paratoire un futur projet ou programme 26 Cette opinion largement r pandue dans les d l gations devrait tre v rifi e dans le cadre d une tude valuation de en g n ral Evaluation Autorisations Globales rapport 1 23 l assistance technique d appui long terme est financ e par d autres instruments par exemple Ha ti o la facilit d appui l ajustement structurel finance l assistance technique long terme Le syst me des autorisations globales contribue la qualit des projets dans la mesure o l assistance technique via DAGT permet de mener bien la phase initiale du cycle du projet c d la pr paration de programmes et projets faisabilit pr faisabilit proposition de financement et formulation de projets appel d offre etc Dans un certain nombre de cas les tudes de faisabilit requi rent une quipe multidisciplinaire dans ce cas DAGT d l gu dont le plafond est fix 80 000 euros s av re insuffisante cette limitation a t quelqu
38. c pour la construction et la r habilitation de routes Le deuxi me secteur en importance dans les pays de l chantillon est le secteur lt Gestion de l Etat et affaires publiques gt il s agit non seulement d appui la fonction publique et l Ordonnateur national mais galement d actions visant am liorer et soutenir la d mocratie et les droits de l homme Viennent ensuite le secteur de l agriculture et celui de la sant Les d cisions d assistance technique sont g n ralement tout fait pertinentes et adapt es L assistance technique am liore la capacit d absorption de l aide par le pays ACP elle permet tant l identification et la pr paration des programmes et projets que de pallier le manque de ressources humaines au niveau de l Ordonnateur national ou de la D l gation lorsqu il s agit de suivre un programme complexe L assistance technique de substitution est encore fr quente dans certains pays elle est consid r e comme encore n cessaire tant par la D l gation que par l Ordonnateur national Certaines actions novatrices impr vues ou originales ont pu tre mises en uvre via les DAGT en particulier la facilit DAGT permet de saisir au bond les opportunit s de renforcement des droits de l homme et la d mocratie La s lection de l AT par un gr gr se basant sur le bon sens g n ralement donn de bons r sultats Les assistants techniques sont parfois s lectionn s davantage sur
39. coh rente ni transparente L absence d appr ciation et d valuation internes des bureaux et experts ne permet pas d utiliser ces listes en toute confiance D autres incoh rences se trouvent dans les statuts et les bar mes et tarifs pratiqu s des experts selon qu ils soient contract s directement comme consultant par l ordonnateur national ou par la Commission ou la d l gation via l article 302 ou qu ils soient engag s comme coop rant par la Commission contrats BAT et anciennement avec habillage gt dans un m me pays pour un travail quivalent des assistants techniques se retrouvent avec des tarifs et des bar mes diff rents des statuts diff rents etc De plus on peut obtenir un r sultat diff rent dans la mesure o un expert engag via un bureau peut avoir diff rents interlocuteurs dans le mesure o un expert dont le contrat est sign via l article 302 plus l impression que son employeur est la Commission et non pas le pays et enfin dans la mesure o la qualit de back stopping des bureaux n est pas toujours satisfaisante dans un certain nombre de cas l avantage de contracter un bureau plut t que des consultants individuels tend dispara tre La s lection se fait souvent sur base de curriculum vitae et en particulier davantage sur les connaissances techniques que sur le savoir faire ou l exp rience de partenariat dans les pays en voie de d veloppement la capacit de t
40. cord huit autorisations globales d engagement sur les cr dits du FED pour les actions de coop ration technique Celles ci donnent la Commission une facilit d utilisation de fonds FED au moyen d une proc dure simplifi e Ces autorisations ont t accord es par tranches de 40 millions d euros Etant donn la valeur moyenne des actions actuelles 136 000 euros une AGE de 40 millions d euros permet de d cider d environ 300 actions 350 ce qui couvre entre 10 et 11 mois d activit Convention de Lom IV art 290 1 Dans le but d acc l rer les proc dures et en d rogeant aux dispositions des articles 288 et 289 les d cisions de financement peuvent porter sur des programmes pluriannuels lorsqu il s agit de financer a la formation b des micror alisations c la promotion commerciale d des ensembles d actions de taille limit e dans un secteur d termin e la coop ration technique Convention de Lom IV bis Maurice art 290 1 lt Dans le but d acc l rer les proc dures et par d rogation aux dispositions des articles 288 et 289 les d cisions de financement peuvent porter sur des programmes pluriannuels lorsqu il s agit de financer a la formation b la coop ration d centralis e c des micror alisations d la promotion commerciale et le d veloppement du commerce e un ensemble d op rations d envergure limit e dans un secteur sp cifique
41. e Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 29 Responsabilit s Selon la Convention de Lom art 222 l Etat ACP pr pare n gocie et conclut les contrats de services L ordonnateur national signe les contrats et approuve les d penses L Etat ACP est galement charg de l ex cution et de la gestion des projets Par contre le suivi valuation des projets est sous la responsabilit conjointe de l Etat ACP et de la Commission ils doivent s assurer d une ex cution rapide et efficiente La proc dure de l article 302 permet la requ te de l Etat ACP de confier les contrats la signature la n gociation des contrats la Commission elle m me 2 2 Description et typologie des actions 2 2 1 Importance de l assistance technique L assistance technique repr sente environ 1 3 des flux de l aide mondiale au d veloppement Comit d Aide au D veloppement OCDE Dans le cadre du Fonds europ en de d veloppement l assistance technique repr sente une part importante de l aide communautaire les contrats de services constituent 46 du nombre de contrats conclus sous les programmes des VI me et Vll me FED et repr sentent 31 de la valeur de l ensemble des contrats de l aide programmable lt Les actions d assistance technique initi es via une d cision sur autorisation globale ne sont pas fondamentalement diff rentes des autres actions d assistance technique Elles correspondent en gros
42. e bonne qualit Dans les autres actions les termes de r f rence n ayant g n ralement pas pr vu des objectifs pr cis atteindre il est difficile d assurer un suivi et une valuation pr cis de l assistance technique Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 42 Les assistants techniques ont g n ralement donn satisfaction ont produit les r sultats attendus en particulier lorsque les termes de r f rence les contrats et les attentes de services ont fait l objet de discussions et de n gociations conjointes pays ACP Commission Cependant le r le de l assistance technique est parfois peu clair en particulier son r le d interface entre l ordonnateur national et la d l gation On constate une certaine incoh rence dans la diversit des statuts et des bar mes et co ts pratiqu s pour les diff rents experts L efficience de l assistance technique est g n ralement consid r e comme satisfaisante tant au niveau de la rapidit de la mise en uvre de l adaptabilit de l organisation qu au niveau des co ts Parfois l assistance technique est trop centr e sur les connaissances techniques et pas suffisamment sur la capacit d adaptation au contexte notamment socioculturel La contribution de l assistance technique au transfert des comp tences et la formation des ressources humaines locales est plut t faible surtout pour les tudes court terme notamment parce que la formation n est p
43. e donnent pas les r sultats escompt s Les bases de donn es en mati re de coop ration technique bureaux et experts devraient tre plus adapt es aux besoins crit res et items plus accessibles et claires Elles devraient tre mises jour avec une appr ciation effective des r sultats plut t que de se baser sur des r gles th oriques de concurrence qui s appuient sur des CV et dossiers de bureaux d tude qui ne font pas l objet de v rification Les assistants techniques tant au niveau des experts qu au niveau des bureaux devraient tre s lectionn s davantage sur base de leur exp rience et de leur capacit d adaptation au niveau socioculturel s lectionner sur base du savoir faire et du savoir tre et pas seulement sur base du savoir technique 12 s lection de l AT devrait tre plus sensible aux questions de genre et tre pro active dans la recherche d experts femmes et d experts Le suivi de l assistance technique devrait tre plus formalis et organis court terme et long terme de fa on pouvoir capitaliser les exp riences acquises devrait permettre une valuation des apports de et aboutir une appr ciation op rationnelle et des r f rences fiables et adapt es des bureaux et experts Les volets formation et renforcement institutionnel devraient faire partie des activit s de l AT et faire l objet galement de suivi valuation m me lorsqu il s agit de c
44. e si ge que les d l gations cl turer des dossiers termin s La cl ture d un dossier permet de d gager des fonds et de renflouer l enveloppe PIN ou PIR ou SYSMIN mais non l enveloppe de l autorisation globale Pour que celle ci soit renflou e du solde d une action il faut une DAGT annulation C est une proc dure peu utilis e On la rencontre principalement lorsqu une action n a pas t initi e une annulation annule alors la DAGT initiale et les fonds bloqu s sont cr dit s respectivement au PIN et l enveloppe de l autorisation globale Quelquefois une DAGT annulation annule partiellement une Cependant si on veut que les soldes de chaque action sous retournent au pot commun de l enveloppe autorisation globale pour tre disponibles pour de nouvelles il faut que le service initiateur DG DEV ou d l gation produise une 12 Exemple des 7 FED Ha ti 25 ont abouti 20 actions avec un n comptable sp cifique 5 actions ayant n cessit 2 sur ces 20 actions 15 sont termin es Sur ces 15 actions termin es 9 sont clotur es et archiv es et 2 actions ne sont pas encore cl tur es bien que les derniers paiements aient eu lieu Les 4 actions termin es restantes ne sont pas cl tur es administrativement et financi rement pour diverses raisons dans deux cas il s agit d anciens contrats AEC pour lesquels une provision pour frais vent
45. e sont inf rieurs un an 60 des actions ne d passent pas 80 000 73 ne d passent pas 150 000 euros Etant donn la valeur moyenne des actions actuelles 136 000 euros une AGE de 40 millions d euros permet de d cider d environ 300 actions ce qui couvre entre 10 et 11 mois d activit Evaluation Autorisations Globales AT rapport 1 8 Les attributaires des contrats d assistance technique peuvent tre des Bureaux d tude ou des experts individuels Plus de 90 des contrats sont issus d une proc dure de gr gr apr s consultation restreinte dans 50 des cas Les contrats favorisent encore largement les bureaux europ ens par rapport aux bureaux ce constat peut tre temp r par l utilisation croissante d experts ACP dans les quipes multidisciplinaires g r es par des bureaux europ ens Par contre le recours des experts femmes est encore extr mement faible Les bureaux europ ens dont la langue est la m me que celle utilis e dans le pays ACP sont premi re vue sur repr sent s ceci doit tre relativis par le fait que les bureaux d tude utilisent tr s souvent des experts qui n ont pas la m me nationalit qu eux Les actions d assistance technique via DAGT donnent la premi re place au secteur des transports la majorit des actions concerne essentiellement des tudes d identification et de faisabilit et l laboration de dossiers d appels d offres et
46. eau comptable mais ne contribue pas faute de donn es qualitatives fiables la cr ation d une m moire institutionnelle Le syst me ne permet pas l encodage de donn es telles qu un cadre logique qu il faut alors introduire dans un autre syst me qui n est pas reli au premier Le document papier imprim au terme de l encodage qui peut prendre plusieurs heures pour une personne peu familiaris e avec le syst me ne reprend qu une fraction des donn es encod es L informatique et les logiciels de saisie des sont obsol tes Alors qu un des buts de l encodage des DAG tait de permettre le visa lectronique et donc d autoriser le visa en parall le c est toujours le visa papier qui est seul valable 54 requ te de la PMS le contrat et les TDR la situation financi re et les rapports de r alisation G n ralement ces documents n cessitent la consultation de 3 voire 4 dossiers dans des bureaux ou b timents diff rents et class s selon le service soit par secteur soit par pays ceux ci connaissent bien les dossiers en cours mais la m moire des actions pass es voire le dossier papier est parfois lt perdue gt n y pas de r gles commune de classement des documents et d organisation des dossiers d o chacun y va de son organisation personnelle 26 Ainsi comment cl turer un projet financ via une et comment annuler les montants qui ont t r s
47. endus en particulier lorsque les termes de r f rence et les contrats et les attentes de services ont fait l objet de discussions et de n gociations conjointes pays ACP Commission La qualit de l assistance technique est en g n ral consid r e comme tr s bonne Cependant le r le de l assistance technique est parfois peu clair souvent 1 peut tre consid r comme interface entre l ordonnateur national et la d l gation un peu d un c t et de l autre un peu plus de l un ou de l autre Dans certains cas 11 est consid r comme une facilit et une assistance davantage pour la d l gation et la mise en uvre des programmes de la Commission que pour l Etat ACP en tant que tel Enfin tant donn une certaine faiblesse de suivi valuation tant de l ordonnateur national que de la d l gation 11 a quelquefois t soulign que les assistants techniques n taient pas toujours utilis s au maximum de leurs possibilit s et qu il n y avait pas toujours une exploitation des enseignements qu on pouvait tirer de leur exp rience 2 3 5 Efficience L efficience de l assistance technique est g n ralement consid r e comme satisfaisante tant au niveau de la rapidit de la mise en uvre de l adaptabilit de l organisation qu au niveau des co ts Dans quelques cas l assistance technique fait l objet de contrats qui se prolongent et font l objet d avenants Quelques fois l assistance technique est trop centr e sur la tech
48. enter une valuation des autorisations globales de coop ration technique valuation qui sera communiqu e au Comit lors de la pr sentation d une nouvelle autorisation globale C est dans ce cadre que s inscrit la pr sente valuation qui a d marr d but septembre 1999 Pendant la premi re phase de l tude la m thodologie et les termes de r f rence ont d tre modifi s Les raisons principales en sont d une part la demande initiale qui concevait autorisations globales et DAGT comme des instruments financiers plut t que comme une facilit de r servation de fonds et d autre part la difficult de trouver des renseignements coh rents et repr sentatifs Le Comit du FED souhaitait que l valuation concerne aussi les r sultats des autorisations globales sur le terrain c est pourquoi outre l tude partir des bureaux de Bruxelles des missions ont t organis es dans quatre pays Les r sultats de la pr sente valuation se basent d une part sur les donn es financi res et statistiques disponibles la Commission sur des entretiens et des consultations de dossiers dans les bureaux Bruxelles pour treize pays ACP et sur des dossiers et entretiens approfondis dans les quatre pays ACP visit s Guin e C Ha ti Malawi et Tanzanie Les exemples tudi s et les donn es v rifi es concernent principalement les du Vll me FED dans les pays ACP cf annexe 2 M thodologie et r vision des te
49. er des contrats d tude en gr gr sans consultation Aujourd hui le si ge impose une consultation pr alable toute n gociation de contrat Cela rend les choses plus lourdes car dans bien des cas la d l gation sait qui elle souhaite attribuer le contrat Plus r cemment le si ge a ajout une exigence de consulter aussi dans la sous r gion Pour 5 Selon l valuateur il s agirait davantage d une insuffisance de concertation pr alable et de contact entre la CE et le pays ACP ainsi que d une faiblesse de la m thodologie et de l approche utilis es par les consultantes qui taient au service de la politique en mati re de genre de la Commission et ont privil gi l aspect analyse et diagnostic ainsi que conseil au sein de la Commission et de la d l gation plut t que la sensibilisation ces questions au niveau de l ordonnateur national et des autorit s du pays ACP Dans les faits l utilisation de l article 302 ne s av re pas n cessairement plus flexible et plus rapide 2 comprend le besoin de transparence D autre part on aime travailler dans une certaine complicit f t ce que pour assurer la continuit des interventions 11 vaut mieux travailler dans les conditions de gr gr et assurer qu une valuation suive qui porte un regard ext rieur et donne du relief aux actions Il faut d velopper une culture de l audit Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 34
50. erv s sur les autorisations globales apr s que des les actions aient t cl tur es sont des proc dures g n ralement mal connues Il existe d ailleurs ce propos une demande forte exprim e dans les d l gations pour une clarification et une simplification des proc dures et pour un manuel d instructions clair et mis jour Exemple dans le formulaire DAGT environ la moiti des personnes ne savent pas comment r pondre aux questions sur les dur es de l action et de la pr sence active de 3 P ex Les donn es encod es sont automatiquement effac es si le fichier actif reste au repos pendant une dizaine de minutes avant que l encodage ne soit termin 3 sauf pour la DG BUDGET qui utiliserait un visa lectronique Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 27 1 3 4 Efficacit et impact Les et le syst me permettent surtout pour les DAGT d l gu de r agir rapidement et de financer une AT qui pourrait difficilement l tre par d autres voies La Commission estime que les DAGT repr sentent 20 de l AT financ e par le FED sous fait l objet d une appr ciation dans partie Elle permet g n ralement d am liorer l aide communautaire au d veloppement et la qualit des projets mais surtout elle acc l re et augmente la capacit d absorption de l aide communautaire par les pays ACP Evaluation Auto
51. ervation de fonds apr s approbation par le Comit du FED donne la Commission l autorisation et la responsabilit de d cider ult rieurement du financement de certaines actions d assistance technique inf rieures 750 000 Depuis 1991 le Comit du FED a accord huit autorisations globales d engagement sur les cr dits du FED pour les actions de coop ration technique Celles ci donnent la Commission une facilit d utilisation de fonds FED au moyen d une proc dure simplifi e Lors de la 313 r union 7 f vrier 1996 les d l gations allemande et britannique ont souhait recueillir davantage d informations au sujet de l utilisation des fonds allou s Le pr sident et le rapporteur ont soulign qu une information assez large est fournie aux EM dans diverses enceintes notamment au groupe ACP FIN du Conseil Lors de 327 r union il a t d cid qu partir du 8 FED les autorisations globales seraient plus li es un FED en particulier mais seraient multi FED Lors de la 338 r union 17 et 18 mars 1999 1 Commission a demand que l autorisation globale soit port e 80 Meuros Plusieurs d l gations ont fait part de leur pr occupation compte tenu de l absence d l ments d appr ciations qualitatifs sur les actions r alis es Ils ont souhait plus d informations permettant de justifier l acc l ration de l utilisation de cet instrument Le pr sident s est engag pr s
52. es assistants techniques Dans les quatre pays visit s les contrats individuels ou avec des bureaux ont employ 97 hommes soit 80 et 24 femmes Selon la base de donn es fournie par la Commission long terme constitue 18 des dossiers consult s par les valuateurs pour les 13 pays 7 FED Evaluation Autorisations Globales rapport final 31 Deux missions compos es de trois femmes chacune soit 1 4 des AT de sexe f minin avaient pour objet des questions d int gration du genre dans les programmes de d veloppement La nationalit des assistants techniques et des experts est moins vidente identifier surtout lorsqu il s agit de contrats avec des bureaux Les contrats directs avec des bureaux locaux ou avec des experts individuels issus de pays ACP sont g n ralement rares mais varient d un pays Pautre Par contre on peut constater l utilisation de certains experts ACP dans des quipes multidisciplinaires dans le cadre de contrats avec des entreprises europ ennes Ainsi pour Ha ti sur 31 experts identifi s 8 taient de nationalit ha tienne alors qu un seul contrat tait directement avec un expert ha tien En Angola la moiti des contrats concernent le financement pour un an ou plus d assistants techniques angolais dans l unit technique d appui PON Malgr une repr sentation de plus en plus syst matique de la diversit des nationali
53. es et des D l gations montrent g n ralement une bonne satisfaction quant aux comp tences aux qualit s et aux r sultats fournis par l assistance technique Les assistances techniques europ ennes m me 51 leur co t est lev donnent une assistance qu il est difficile de trouver moindre co t dans le pays ACP pour une qualit une disponibilit et des r sultats quivalents L assistance technique est aussi consid r e comme un mal n cessaire dans la mesure o les formalit s et proc dures FED sont lourdes et n cessitent un appui L assistance technique est consid r e comme efficace et atteint g n ralement les objectifs d finis dans les Sa contribution au transfert de comp tences et la formation des ressources humaines dans les pays ACP est relativement faible cette faiblesse est cependant consid r e comme normale par les personnes interview es car dans la plupart des cas il s agit d assistance court terme et la formation n est pas pr vue dans les termes de r f rence Le renforcement institutionnel effectif et durable est rare lorsqu il n est pas pr vu explicitement dans les termes de r f rence et qu il n y a pas une volont active du Minist re concern Recommandations Les autorisations globales et les DAGT Il convient de maintenir la facilit d autorisation globale et le syst me de DAGT pour l assistance technique de fa on permettre la r alisation d une assistance technique qui
54. es fois regrett e 1 3 2 Pr paration suivi valuation Comme pour d autres projets du Fonds europ en de d veloppement la phase de pr paration des actions de l assistance technique notamment les discussions entre ON et D l gation sur les est souvent importante et d taill e L accompagnement de l assistance technique est peu structur et syst matique le suivi est plus informel et au cas par cas que formalis et organis ainsi le programme de travail est rarement d taill dans les TdR et les modalit s de suivi ne sont pas pr cis es peu ou pas d indicateurs de suivi pas de r gles pour les rencontres avec qui sont organis es r guli rement ou non conjointement ou s par ment par l ON et la d l gation etc 1 3 3 Efficience En r gle g n rale tant au niveau des d l gations que des desk officers et des techniciens Bruxelles on constate une recherche de souplesse de flexibilit et de rapidit dans le respect des r gles et proc dures a R gles et proc dures La proc dure est la marche suivre pour obtenir un r sultat d termin Pour garantir ce r sultat il faut une coh rence dans l application des proc dures d un endroit l autre d une situation une autre Personne n1 la DG DEV ni au SCR n est d sign pour assumer le r le de garant g rant des proc dures n y pas d unit charg e de cette t che Le dernier manuel des proc dures FED date de 1988 Depui
55. et qu il n y pas eu any internal or external evaluation of the success and efficiency of technical co operation as an instrument of the depuis plus de 15 ans La Cour pr cise que depuis plus de 10 ans tant la Commission que la Cour des Comptes sont d accord sur la n cessit urgente d am liorer le suivi et l valuation des contrats de services Note d instruction n 040425 du 15 janvier 1998 Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 37 donn es concernant les consultants et les bureaux d tudes donc ne sont pas utilisables pour l avenir De fa on g n rale en 1997 la Cour des Comptes estimait qu il y avait un manque de suivi quotidien de l assistance technique lt poor quality of technical design studies ainsi que an absence of a tight system of quality control for service contracts that carefully records consultants performance et en particulier les r sultats insatisfaisants Les mandats et les termes de r f rence sont parfois trop vagues et ne permettent pas de mesurer les r sultats atteints par rapport aux objectifs initiaux rendant impossible une valuation du succ s et de la r alisation des objectifs Suite aux interviews avec les conseillers l ordonnateur national les assistant techniques et les Minist res b n ficiaires de l assistance technique les valuateurs estiment que les assistants techniques ont g n ralement donn satisfaction ont produit les r sultats att
56. is Bruxelles privil gient souvent les connaissances techniques plut t que le savoir faire et l exp rience dans les pays en voie de d veloppement la capacit transmettre des comp tences ainsi que l adaptabilit aux questions socioculturelles sont parfois n glig es ces donn es ne sont pas reprises ni mises jour dans les listes fournies par la Commission Les meilleures s lections sont donn es par une s lection de bouche oreille et le bon sens cette s lection de gr gr apr s une consultation plut t informelle que formelle est g n ralement consid r e comme tout fait satisfaisante par toutes les parties Parmi les experts contract s on constate une sous repr sentation des consultants ACP et des consultants f minins 20 de femmes Dans la r alit on constate que le suivi valuation de l assistance technique est plus pragmatique et informel qu organis et formalis il est g n ralement suffisant pour l action en cours mais ne permet pas de capitaliser les exp riences acquises et de proposer des recommandations et am liorations Les performances et la qualit de la coop ration technique ne sont pas valu es r guli rement malgr ce qui est pr vu dans la Convention de Lom articles 320 et 321 La qualit de l assistance technique est en g n ral consid r e comme tr s bonne Dans la grande majorit des cas les utilisateurs des tudes ponctuelles estiment que celles ci sont d
57. mmandations ci dessous pourraient vraisemblablement s appliquer l ensemble de La r organisation des Services en particulier la r organisation du Service RELEX est en cours d laboration et devrait permettre une am lioration br ve ch ance 5 par exemple un plafond de 150 000 euros similaire celui des r gles d attribution de march par le gr gr Evaluation Autorisations Globales rapport final 44 5 termes de r f rence de l assistance technique devraient tre plus clairs avec une programmation des objectifs et des r sultats atteindre plus pr cis de fa on permettre un suivi plus net et structur Les termes de r f rence devraient m me lorsqu il s agit d actions court terme pr ciser la position et le r le pr cis de l assistance technique par rapport ses diff rents partenaires au service du pays ACP ou de la d l gation par ex et la part de formation de transfert de comp tences et d appui institutionnel inclus dans sa mission convient de maintenir le syst me de s lection de gr gr avec une consultation restreinte souple bas e sur le bon sens et l exp rience le processus de s lection devrait privil gier la d centralisation dans les pays et le contr le posteriori plut t que des r gles de consultation de listes labor es Bruxelles qui privil gient le contr le a priori mais ne sont pas mises jour et n
58. nce technique ss 30 2 2 5 S lection de l assistance technique ss 30 2 2 6 Nationalit et sexe des assistants techniques 30 2 2 7 Les secteurs et types d interventions 31 2 3 Appr ciation de PAT sssssssssessssnnnnnnnnsnnsnsesenneneneseensesnseesseesseesseesssees 32 2 3 1 P rtinence gt 32 2 3 2 Pr parattonh a a a nid nn A ER SN ne TE 33 2 3 3 Suivret Vallation au n the se ne IT 35 2 3 4Efficacit ua u S en S na aun B sss 36 2 3 5 u nine MEME a Da u 37 2 3 6 Durabilit et contribution de l assistance technique aux objectifs de transfert de comp tences et de renforcement institutionnel 38 Partie II Conclusions et recommandations 40 3 1 CONCIUSIONS u cesser sctensesrsseesseeteenesssnnonretiee assostnecoseeteeesoneno eee een etes eses o rie Seb SSeS 40 3 1 1 Les autorisations globales et les DAGT oies 40 3 1 2 Les actions d assistance technique seen 41 3 2 Recommandations 42 3 2 1 Les autorisation
59. ne r union de r conciliation inter les aux Comores D autres actions novatrices pourraient avoir lieu et sont rarement utilis es ainsi par exemple certains auraient souhait plus d assistance technique dans le cadre d un monitoring ext rieur des programmes et projets demandes de la d l gation du Malawi ou dans le cadre d change dans d autres pays et de visites d tudes par des cadres d un Minist re 2 3 2 Pr paration La pr paration de l assistance technique fait g n ralement l objet de discussions concertations et n gociations relativement approfondies entre le pays ACP et la Commission d l gation et ou desk officer La pr paration de la l laboration des termes de r f rence la s lection de l assistance technique etc provoquent g n ralement un suivi valuation de meilleure qualit lorsqu ils sont men s conjointement par l Etat ACP et la Commission que lorsqu il y a usage de l article 302 ou lorsqu une assistance technique ne fait pas l objet d un consensus de toutes les parties et est plut t men e par un seul des partenaires S lection de l assistance technique Dans la plupart des cas la s lection de l assistance technique se fait par la proc dure de gr gr et dans une petite majorit des cas il s agit de gr gr avec consultation restreinte La proc dure a chang plusieurs fois en peu de temps sur instruction du si ge Auparavant on pouvait pass
60. nique experts d une grande comp tence technique mais n ayant pas suffisamment de capacit d adaptation socioculturelle d exp rience de pays en voie de d veloppement en ce compris l adaptation au contexte local avec ses caract ristiques et ses ventuelles faiblesses Dans certains cas l assistance technique est consid r e tant par le pays ACP que par la CE comme un mal n cessaire dans la mesure o les formalit s les proc dures du FED sont lourdes et n cessitent donc l appui d un assistant technique En ce qui concerne les co ts les assistants techniques offrent une assistance qu il n est g n ralement pas possible de trouver moindre co t dans le pays ACP pour une qualit une disponibilit et des r sultats quivalents Lorsqu il s agit d assistance technique long terme travaillant au sein d un Minist re les experts expatri s avec des honoraires sup rieurs sont souvent pr f r s des experts nationaux You need enough capacity to initiate an action under EDF rules As long as this is not ripe the delegation has to take the lead Only when the partnership is mature will the information be shared Therefore we still need TA Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 38 car il est difficilement acceptable par des fonctionnaires de ce Minist re d avoir des coll gues de m me nationalit qui ont des honoraires d experts 2 3 6 Durabilit et contribution de l assistance tech
61. nique aux objectifs de transfert de comp tences et de renforcement institutionnel Dans un certain nombre de cas des petits projets d assistance technique pourraient tre compl mentaires d autres projets et assurer la durabilit des ceux ci par exemple la formation l entretien routier pourrait tre un projet d assistance technique compl mentaire au financement de routes Les actions d assistance technique examin es dans le cadre des d cisions d autorisation globale ont g n ralement une suite lorsqu il s agit d tudes techniques la plupart du temps l impact de ces tudes est positif soit elles aboutissent un projet ou un programme soit elles servent de r f rence pour des n gociations ou des politiques dans les ann es suivantes Outre la contribution la r alisation des objectifs des projets et programmes la coop ration technique article 275 de la Convention de Lom IV doit aider les pays ACP valoriser leurs ressources humaines nationales et r gionales et d velopper durablement leurs institutions La contribution de l assistance technique via DAGT au transfert des comp tences et la formation des ressources humaines est g n ralement faible Souvent l assistant technique remplace l agent public cette substitution est due tr s souvent la faiblesse quantit et ou qualit des ressources humaines de la fonction publique Les contrats d assistance technique ont tendance rechercher les
62. nnulation 14 AOR ou gr gr avec ou sans consultation restreinte 15 Service initiateur desk DG DEV chef d unit de l initiateur ventuellement unit s SCR C associ 5 SCR E2 et E1 DG SCR ou subd l gu SCR E1 retour initiateur Les PMS concernant les phases d identification ou de programmation continuent tre initi es par le desk comp tent de DG DEV Une grande partie des DAGT si ge donnent d s lors lieu une PMS initi e DG DEV 16 Disposition reprise dans la Convention de Lom IV art 298 3 a f 17 Convention de Lom IV art 302 18 actuellement la GTZ D ou AGRER Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 17 lorsque l action est mise en route une d l gation c est le chef de d l gation qui n gocie et signe les contrats dans les autres cas le si ge est mandat peut son tour mandater le bureau comp tent pour des contrats avec des experts individuels 1 1 5 La proc dure jusqu en septembre 1997 la PACA La PACA Proposition d affectation de cr dit acc l r e tait la proc dure en vigueur jusqu en septembre 1997 pour des actions de coop ration technique hors projet Elle a t abandonn e en faveur de la proc dure DAG PMS pour des motifs de transparence d am lioration de l information des d cideurs de d concentration et de rationalisation La DAG PMS devait permettre une meilleure gestion inform
63. objectifs imm diats et court terme et donc n gligent l aspect formation et le transfert de comp tence Bien qu en g n ral les assistants techniques tentent de rendre inutile gt et que des am liorations notables des institutions soient signal es la formation de cadres locaux est une des faiblesses des diff rents contrats d assistance technique qu ils soient long terme et court terme notamment parce que la formation n est pas pr vue sp cifiquement dans les termes de r f rence surtout dans les tudes court terme La grande majorit des personnes interview es partagent cet avis et estiment que la situation pourrait utilement tre am lior e condition que formation et le transfert de comp tence soient explicitement pr vus dans les termes de r f rence avec objectifs de comp tence et de connaissance transmettre explicit s dans les r sultats atteindre le temps d assistance technique soit prolong l organisme du pays ACP b n ficiaire ait les ressources humaines suffisantes pour pouvoir d gager des cadres qui participent ces formations Le renforcement institutionnel est galement un des parents pauvres de l assistance technique valu e Le renforcement institutionnel n est effectif et durable que dans les contrats d assistance technique long terme lorsque 2 conditions sont remplies il est pr vu explicitement dans les termes de r f rence et ily a une volont ac
64. ojets quand celles ci n avaient pas t pr vues dans le budget du projet servi production d un livre de photos sous marines saisi l occasion de la pr sence d un expert contract sous une pour un projet donn pour lui confier la pr paration d un autre dossier l autre bout du pays b L organisation L efficience est critiqu e non seulement au niveau des proc dures g n rales du Fonds europ en de d veloppement mais en ce qui concerne m me l organisation des services Multiplicit et dispersion des tapes La s paration entre le SCR et la DG DEV s paration des unit s charg es de la politique de coop ration et celles responsables de la mise en oeuvre avec une division des t ches une organisation du travail et une coordination qui n est pas toujours satisfaisante pour la plupart des fonctionnaires qui est responsable de quoi qui g re quoi o vont les dossiers t peu comprise et particuli rement mal v cue Le saucissonnage en diff rentes tapes qu une et une PMS doivent parcourir constitue un parcours du combattant particuli rement compliqu notamment pour le document officiel actuellement une DAGT papier doit physiquement passer par plusieurs b timents pour recevoir les visas n cessaires le dossier papier circule entre plusieurs b timents alors que le logiciel n est l que pour des donn es d information Responsabilit
65. onds r gionaux du programme indicatif en compris les actions intra soutenant les actions en faveur de l ensemble des pays et du Secr tariat ACP Pr s de 2 des actions sont financ es sur les fonds SYSMIN On distingue les DAGT Si ge et les DAGT D l gu La DAGT d l gu est une proc dure acc l r e initi e et g r e dans le pays ACP pour des actions d assistance technique jusqu un montant maximum de 80 000 Il s agit de l application au syst me de la lt facilit expert ou facilit 80 000 accord e aux D l gu s Les DAGT si ge sont lanc es par les services Bruxelles l action financ e est plafonn e 750 000 On distingue aussi les DAGT initiales les DAGT compl mentaires et les DAGT annulations Une initiale peut ventuellement tre suivie d une compl mentaire lorsque le montant de la DAGT initiale est insuffisant ou qu il s agit d une extension de l action Elle peut galement tre suivie par une DAGT annulation lorsqu il s agit de cl turer l action ou lorsque la DAGT initiale n a pas abouti un contrat Pour la p riode couverte par la base de donn es 3 ans 1 2 12 par pays correspondant 10 actions ont t mises en uvre en moyenne Cependant tant le nombre d actions que le montant est extr mement variable d un pays l autre Evaluation Autorisations Globales rapport final 7
66. ontrats court terme 65 un contrat relatif au d veloppement d un syst me de monitoring de toute l aide au d veloppement de la Commission Europ enne 2 d marr en janvier 2000 ANNEXE 1 ANNEXE 2 ANNEXE 3 ANNEXE 4 ANNEXE 5 ANNEXE 6 ANNEXE 7 ANNEXE 8 ANNEXE 9 ANNEXE 10 Evaluation Autorisations Globales rapport final 45 ANNEXES TDR METHODOLOGIE ET REVISION DES TDR LISTE DES PERSONNES RENCONTREES FORMULAIRE DAG PROCEDURES PACA FORMULAIRE PACA CIRCUIT DAG REPARTITION DES ACTIONS PAR CONVENTION ET PAR PAYS ACTIONS VIA MONTANTS DECIDES LISTE DES DES QUATRE PAYS VISITES FICHE D APPRECIATION DES PRESTATIONS
67. orientale le Burundi Djibouti la Somalie le Soudan c est aussi le cas du Nigeria en Afrique occidentale par contre le Sierra Leone ou le Togo sont consommateurs 06 Seule une tude syst matique de l ensemble de l assistance technique toutes proc dures et instruments de financement confondus permettrait d expliquer cette situation Tableau 2 R partition r gionale des DAGT O 5 25 28 28 28 ss E S z T lt 8 lt 8 lt lt O nombre de pays 17 7 10 9 4 15 8 nombre de 306 47 78 191 56 100 45 MOYENNE NB DAGT PAYS 18 0 6 7 7 8 21 2 14 6 7 5 6 nombre d actions 266 42 69 154 48 80 34 Nombre actions pays 15 6 6 0 6 9 17 1 12 0 5 3 4 3 montant d cid EURO 36 568 083 6 177 173 12 772 402 20 612 147 5 431 258 7 916 100 4 530 547 Moyenne montant d cid pays 2 151 064 882 453 1 277 240 2 290 239 1 357 815 527 740 566 318 rappel sans tenir compte de certaines actions initi es et qui auraient t cl tur es avant 1996 Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 20 1 2 3 volution des DAGT Tableau 3 nombre de DAGT par an Nombre de ou PACA 2 6 FED 7 FED 8 FED TOTAL 1996 71 257 328 1997 82 252 334 1997 16 79 1 96 430
68. pour une m me action selon la proc dure administrative ou l op ration financi re il n est pas pr vu que l ensemble des documents et informations d une action d AT se trouve au m me endroit dans un m me dossier Bruxelles Le turnover important du personnel tant au niveau des d l gations qu au niveau des desks de la DG DEV ou au sein du SCR ne facilite pas la transparence la compr hension des m canismes et la rapidit de la mise en uvre La capitalisation et la transmission des connaissances des dossiers ne sont pas facilit es Les proc dures ne sont pas toujours connues par tout le monde Il est rare qu un conseiller en d l gation ou un fonctionnaire Bruxelles connaisse le m canisme et les proc dures depuis le d but des DAGT jusqu au moment de la signature des contrats et la cl ture de l action Donn es informatiques insatisfaisantes L instauration de la proc dure DAG PMS t voulue entre autres pour permettre la saisie des donn es des actions d AT en vertu d une d cision sur autorisation globale dans le syst me informatique Chaque fonctionnaire initiateur s est vu confier la t che de proc der cet encodage Cela aurait d accro tre la transparence dans l administration de l AT et permettre de d velopper une base de donn es sur l AT Le syst me de saisie informatique permet essentiellement l encodage de donn es comptables En cons quence la banque de donn es est utile au niv
69. ransmettre des comp tences ainsi que l adaptabilit Il existe des confusions quant l utilisation de ces listes certaines d l gations pensent que m me en cas de gr gr il faut syst matiquement choisir les experts individuels parmi ceux qui sont enregistr s sur la liste d experts tenue au SCR En d l gation on ignore parfois si des bureaux ACP sont repris sur la liste FIBU ou non t par exemple la s lection pour les listes restreintes qui de fa on syst matique vite d avoir plusieurs bureaux de m me nationalit un bureau connu ou un gros bureau par nationalit appara t dans une liste restreinte ce qui n est toujours ni un gage d galit d acc s pour les autres bureaux voir remarques de la Cour des Comptes ni une garantie d avoir pr s lectionn les meilleurs bureaux 55 Ainsi par exemple l ordonnateur national et la d l gation de m me que le desk g ographique Bruxelles n ont pas un acc s direct la nouvelle liste d experts individuels constitu e au De plus l avis quasi g n ralis des desk officers des d l gations et y compris de l assistance technique est que cette liste ne semble pas adapt e dans la mesure o elle est bas e sur des crit res essentiellement techniques et pas des crit res d exp rience pas des crit res de capacit transmettre des comp tences pas des crit res sur les capacit s s adapter au contexte socioculturel etc De plus cette lis
70. res devraient tre mieux inform s et form s l utilisation des DAGT et disposer d un manuel ais et mis jour 02 Ces recommandations vont dans le sens de la r flexion en cours au sein de la Commission concernant la simplification et l harmonisation s des proc dures l volution actuelle des proc dures n avait pas encore port ses fruits au moment de la pr sente valuation Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 43 convient de r duire et simplifier le circuit des visas et galement des visas de la PMS afin d viter les duplications L introduction du syst me de visa lectronique et la r vision des syst mes informatiques obsol tes d j propos lors de la r forme de 97 permettraient d viter la multiplication des documents papier et informatique Plus encore que les proc dures l organisation m me des services de la Commission devrait tre revue de fa on ce que les services soient mieux int gr s et qu on n assiste plus au saucissonnage des services et dossiers selon les diff rentes tapes d une action d assistance technique En particulier la s paration actuelle entre la DG DEV et le SCR et la multiplication des services et des b timents sont probl matiques et devraient tre revues Un seul service devrait tre responsable de l laboration des DAGT et de leur suivi Les actions devraient tre davantage d centralis es vers les pays ACP et l
71. risations Globales AT rapport final 28 PARTIE 2 LES ACTIONS FINANC ES VIA LES DAGT L ASSISTANCE TECHNIQUE 2 1 D finitions et responsabilit s D finitions La coop ration technique en tant qu instrument de l aide communautaire au d veloppement est d crite dans un chapitre sp cifique de la Convention de Lom IV Les diff rents articles du chapitre articles 275 280 envisagent la coop ration technique dans un sens tr s large incluant par exemple l change d tudiants des s minaires ou encore la fourniture de mat riel d instruction d exp rimentation de recherche de d monstration La note Commission 58435 du 02 12 96 d finit comme suit est la mobilisation de personnel expatri ou local pour des t ches de caract re g n ral ou li es au cycle du projet tudes d identification de faisabilit technique pr paration de dossiers d AO gestion et contr le des projets et programmes coordination formation d homologues formelle ou sur le tas individus ou service de stagiaires d tudiants autre formation ducation valuation audit facilitation organisation conseil information Le manuel 4 instructions de la DG utilise une d finition plus troite de l assistance technique la d crivant comme la coop ration r alis e par des consultants et qui prend g n ralement la forme de Etudes comme des tudes d identification de projets des
72. rmes de r f rence Le Comit du FED est compos des repr sentants des Etats membres La Commission pr side mais ne participe pas au vote 2 Ces autorisations ont t accord es par tranches de 40 millions d euro 5 Groupe de travail charg de l assistance financi re et technique aux Compte rendu des principales conclusions de 338 r union du Comit du FED 17 et 18 mars 1999 Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 12 PARTIE 1 AUTORISATION GLOBALE ET DAGT 1 1__Le concept d Autorisation Globale instrument gt ou facilit AG et de DAGT Les initiaux envisageaient les et comme un instrument de financement particulier voir ci dessus alors que les AGE et ne sont qu gt une facilit de r servation de fonds 1 1 1 L Autorisation globale L autorisation globale d engagement pour l assistance technique est une facilit de r servation de fonds accord e par le Comit du FED la Commission autorisation globale d engagement est pr vue dans la Convention de Lom art 290 Dans les cas d assistance technique elle donne la Commission l autorisation et la responsabilit de d cider elle m me ult rieurement sans passer par le Comit du FED du financement de certains projets gt d un montant maximum de 750 000 dans le but d acc l rer les proc dures Depuis 1991 le Comit du FED ac
73. s il y a eu un grand nombre de notes d instruction mais sans vraie coh rence entre elles tant donn e l importante rotation des personnes tant au si ge que dans les d l gations cette situation cr e des incertitudes aupr s des utilisateurs tant au si ge qu en d l gation et une grande difficult pour conserver la m moire institutionnelle de la Commission au moins en ce qui concerne l AT M me pour des actions de routine comme celle de compl ter un formulaire DAG ou la conclusion d un contrat d AT des personnes h sitent sur la fa on de faire ou mettent en place des sous proc dures peu rationnelles 77 En d l gation Personne la d l gation n a de vue g n rale sur l ensemble des proc dures En particulier le manuel des proc dures devrait tre refait 11 manque les documents de r f rence de base Il n y a pas de mod le de contrat ce qui fait qu on repique chaque fois sur un contrat existant mais dont on ne sait pas s il est vraiment ad quat A propos du formulaire DAG On ne comprend pas tout P ex Account number et identification number nous ne savons pas ce que c est Alors nous copions toujours sur la pr c dente De m me pour la rubrique dur e du contrat on ne sait pas que a veut dire Alors nous mettons toujours la m me chose Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 24 La multiplication des visas pour cons quence la lenteur dans le traitement des dos
74. s globales et les DAGT 42 3 2 2 Les actions d assistance technique 3 redire dr Med met nds denied 43 ANNEXES 45 Evaluation Autorisations Globales AT rapport 1 TABLEAUX TABLEAU 1 REPARTITION DES MONTANTS ENTRE PAYS ACP ET TERRITOIRES D OUTRE MER PAR FED TABLEAU 2 R PARTITION R GIONALE DES DAGT TABLEAU 3 NOMBRE DE PAR AN TABLEAU 4 VOLUTION DES ACTIONS lt OU 80 000 EUROS 7 ME FED TABLEAU 5 ET ACTIONS lt OU 80 000 EUROS 7 ME FED TABLEAU 6 NOMBRE DE PAR INSTRUMENT FINANCIER BASE DE DONNEES DU 7E FED TABLEAU 7 REPARTITION DES ACTIONS PAR MONTANT AOR AT BD CE DCE DGA DG DEV DAGT EC EM FED MEURO OCDE OLAS ON PACA PIN PIR PMS PTF PTN PTOM PTU SADC Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 4 LISTE DES SIGLES ET ABBR VIATIONS PAYS D AFRIQUE CARAIBES PACIFIQUE AUTORISATION GLOBALE D ENGAGEMENT APPEL D OFFRE RESTREINT ASSISTANCE TECHNIQUE ASSISTANT TECHNIQUE BASE DE DONNEES COMMISSION EUROPEENNE DELEGATION DE LA COMMISSION EUROPEENNE DIRECTEUR GENERAL ADJOINT DIRECTION GENERALE
75. sans qu il y ait n cessairement de lien avec les objectifs atteindre le suivi valuation de fait se fait par l accord de paiement r dig par le Minist re ou l ordonnateur national du pays ACP Ainsi le suivi et l valuation par l ordonnateur national sont de type passif tant que le service qui utilise l assistance technique est satisfait le contrat continue et il n y a pas de commentaires 1 n y a donc pas de capitalisation d un suivi d une appr ciation de l assistance technique et des modalit s de mise en uvre de cette assistance technique Le r le de la d l gation est galement peu clair dans la mesure o dans certains cas la d l gation joue un r le qui oscille entre celui de financeur pur et simple et celui d agence de d veloppement en accord avec un partenariat avec le pays ACP Les performances et la qualit de la coop ration technique ne sont pas valu es r guli rement malgr ce qui est pr vu dans la Convention de Lom articles 320 et 321 Dans les pays examin s l assistance technique n a pas fait l objet d valuation interne ou externe Un contrat d assistance technique a financ l valuation d une assistance technique sur projet en Tanzanie cette valuation a t motiv e par les doutes et r serves prouv s par la d l gation l gard de l assistance technique Ainsi le suivi et l valuation ne sont pas syst matiques et ne sont que quelquefois utilis s de fa on ponctuelle lorsqu il
76. siers Elle est r v latrice de l approche adopt e par la Commission qui attache beaucoup plus d importance au contr le ex ante et administratif qu au suivi et l valuation des actions d A T faut noter toutefois que depuis la mise en place du SCR le circuit de visas des PMS est devenu plus simple D autre part le SCR s est engag clarifier et harmoniser progressivement les proc dures correspondant aux phases du cycle du projet qui lui incombent Alors qu il y a moins de dix ans on pouvait obtenir une d cision sous autorisation globale en une semaine sous la proc dure PACA actuellement sous la proc dure il faut souvent compter plusieurs mois voire un an entre la demande initiale et le d but des op rations et ce g n ralement dans le cas de DAGT si ge Les raisons avanc es par les fonctionnaires interview s tiennent la fois la surcharge de travail ou l absence de fonctionnaires dans certaines unit s tant de la DG DEV que du SCR certains postes vacants la DG DEV et la complexit du syst me de visas Globalement on peut caract riser le processus allant de l AGE au contrat qui tr s vite est le m me que pour les autres actions de lent et compliqu La DAGT si ge et la DAGT d l gu sont deux proc dures diff rentes qui cependant aboutissent la m me tape suivante commune toute action d AT la PMS et le contrat Les proc dures essentiellement la proc dure
77. t s europ ennes dans les listes restreintes on constate que les pays qui sont des anciennes puissances coloniales du pays ACP ou les pays dont la langue est la m me que la langue utilis e dans le pays ACP sont sur repr sent s au niveau des contrats nouveau ceci doit tre relativis par le fait que les bureaux d tudes n utilisent pas uniquement loin s en faut des experts ayant la m me nationalit qu eux 2 2 7 Les secteurs et types d interventions Secteurs La distribution des DAGT et actions selon les secteurs donne la premi re place au secteur des transports la majorit des actions 30 des actions dans les 4 pays visit s concernent essentiellement l identification et les tudes de faisabilit et les dossiers d appel d offres pour la construction ou r habilitation de routes Etant donn la complexit des tudes pr paratoires pour un m me projet c est dire une m me route on peut avoir deux ou trois actions diff rentes par exemple une tude d identification une pr paration du dossier d appels d offres et une troisi me mission d ouverture des offres et de s lection de l entreprise de travaux et du bureau de surveillance Le deuxi me secteur en importance dans les pays tudi s est le secteur gestion de l Etat et affaires publiques 1 s agit d actions qui visent non seulement donner un appui la fonction publique et l ordonnateur national mais galement am liorer ou soutenir
78. t celui de la gestion de l Etat et affaires publiques ensuite viennent les secteurs de l agriculture et de la sant Tant les d l gations que les desk officers et les techniciens Bruxelles recherchent la souplesse la flexibilit et la rapidit dans le respect des r gles et proc dures L efficience la rapidit la flexibilit sont consid r es comme bonnes dans le cadre des d centralisations c est dire lorsqu il s agit de DAGT d l gu Les proc dures essentiellement la proc dure de visa sont peu efficientes lentes compliqu es et peu transparentes lorsqu il s agit DAGT Si ge L organisation des services de la Commission est peu adapt e elle retarde et rend malais e la r alisation des DAGT et des tapes qui suivent En effet la r partition des t ches et responsabilit s n est pas toujours claire La s paration entre le SCR et la DG DEV a compliqu et accentu le saucissonnage des diff rentes tapes qu une et une PMS doivent parcourir Au morcellement des diverses op rations administratives et financi res entre diff rents services et la diversit des proc dures notamment entre les DAGT d l gu et les DAGT si ge s ajoutent Bruxelles un suivi dispers une absence de centralisation des dossiers un turnover important du personnel et une informatique et les logiciels de saisie des DAGT obsol tes ou compliqu s Evaluation Autorisations Globales rapport 1
79. te n est pas mise jour Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 35 aux questions socioculturelles sont parfois n glig es ces donn es ne sont pas reprises mises Jour en ce qui concerne les listes fournies par la Commission Dans la r alit les meilleures s lections et les meilleurs r sultats sont donn s par le bouche oreille et le bon sens la r putation de l expert ou du bureau l exp rience et la connaissance que et la d l gation ont de certains experts qui ont donn satisfaction dans la plupart des cas cette s lection de gr gr apr s une consultation plut t informelle que formelle est g n ralement consid r e comme tout fait satisfaisante par toutes les parties Les r gles r gissant les contrats de l AT sous DAG ne sont pas comprises de la m me mani re par tous Dans certaines d l gations on pense que la dur e maximale des contrats dans le cadre de la facilit expert est de 6 mois Ailleurs on consid re que c est un an Certaines d l gations ne passent pas de contrat de plus de 10 mois de fa on garder un peu d lasticit en fin de contrat lorsque celui est pass suite une DAGT D l gu Lorsque le contrat est conclu au si ge la d l gation ignore les conditions auxquelles ce contrat est fait Les termes de r f rence dans les contrats ne sont pas toujours suffisamment pr cis en particulier lorsqu il s agit d experts individuels qui
80. teindre plus pr cis de fa on permettre un suivi plus net et structur Il convient de maintenir le syst me de s lection de gr gr avec une consultation restreinte souple bas e sur le bon sens et l exp rience Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 10 Les bases de donn es en mati re de coop ration technique bureaux et experts devraient tre plus adapt es aux besoins crit res et items plus accessibles et claires Les assistants techniques tant au niveau des experts qu au niveau des bureaux devraient tre s lectionn s davantage sur base de leur exp rience et de leur capacit d adaptation au niveau socioculturel La s lection de devrait tre plus sensible aux questions de genre et tre pro active dans la recherche d experts femmes et d experts Le suivi de l assistance technique devrait tre plus formalis et organis court terme et long terme de fa on pouvoir capitaliser les exp riences acquises Les volets formation et renforcement institutionnel devraient faire partie des activit s de l AT et faire l objet galement de suivi valuation m me lorsqu il s agit de contrats court terme Evaluation Autorisations Globales rapport final 11 INTRODUCTION L autorisation globale d engagement pour l assistance technique est une facilit d utilisation de fonds du FED pr vue par la Convention de Lom Cette facilit de r s
81. tive du Ministre et de son Minist re pour que ce renforcement ait lieu 6 environ la moiti des tudi es correspondaient la phase pr paratoire d un futur programme ou projet tudes de faisabilit tudes techniques dossiers d appels d offres Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 39 Dans certains cas l appui l ordonnateur national est important mais la pr sence d une AT au sein d un cabinet de ON renforce parfois une structure sp cifique pour les programmes europ ens qui est plus parall le qu int gr e aux d partements minist riels par exemple en Angola L assistance technique d appui conseil au Cabinet d un Ministre ou un Minist re peut aussi constituer une expertise de substitution en remplacement de fonctionnaires en nombre insuffisant Les assistants techniques rencontr s ont cependant montr qu ils taient conscients de l importance de la formation et du transfert de comp tences et que le but de l assistance technique tait de se rendre inutile Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 40 PARTIE III CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS 3 1 Conclusions 3 1 1 Les autorisations globales et les DAGT Avoir un syst me d autorisations globales qui permette pour un ensemble de petites actions d assistance technique de ne pas recourir syst matiquement au Comit du FED est videmment pertinent environ 310 actions p
82. tre les services d cisionnels et les services op rationnels de la coop ration avec les ACP Cette s paration a eu des effets n gatifs sur la rapidit de la proc dure La DAGT concerne la d cision sur l opportunit d une action et l engagement du cr dit Elle est dissoci e de la phase de mise en uvre de cette action d AT qui fait l objet d une PMS proposition de mobilisation de service pr alable au contrat de services 7 existe actuellement six types de DAG AT micror alisations formation actions culturelles actions en faveur des r fugi s coop ration d centralis e Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 14 La DAGT s appuie sur un document unique un formulaire cf annexe 4 qui doit tre compl t par le service initiateur et qui est cens contenir toutes les informations n cessaires et suffisantes sur l action envisag e pour permettre une d cision en connaissance de cause Ce formulaire contient des informations sur l opportunit de la d cision prendre 16 co t de l op ration le mode pr vu de passation des march s 16 choix pr vu de l autorit contractante Il ne peut tre tabli que si deux tapes pr alables ont t parcourues Comme pour toute action financ e sur fonds FED il faut une requ te pr alable de l Ordonnateur national r servation de cr dit Celle ci est imm diate dans le cas de DAGT si ge La demande de
83. tudes de march des tudes de faisabilit des valuations etc B L assistance technique AT c est dire la fourniture d experts conseillers techniciens instructeurs avec une attribution sp cifique g n ralement dans l administration locale ou dans un projet C La supervision de travaux Dans la mesure o les DAGT sont g n ralement des contrats de services conclus avec des experts individuels ou des bureaux de consultants le terme assistance technique sera envisag dans cette d finition plus troite Objectifs L article 275 pr cise que la coop ration technique doit aider les Etats ACP valoriser leurs ressources humaines nationales et r gionales et d velopper durablement leurs institutions et contribue la r alisation des objectifs des projets et programmes L objectif final de la coop ration technique ou de l assistance technique est de se rendre superflue dans un bref futur c est dire de remplacer des experts europ ens par l expertise nationale des Etats 0 59 G n ralement le terme assistance technique est utilis comme synonyme de coop ration technique 40 ainsi l article 275 j de la Convention de Lom pr cise que lt la formation effective du personnel national figure parmi les t ches du personnel d assistance technique afin d liminer progressivement l assistance technique et utiliser pour les projets un personnel exclusivement compos sur une base permanente d
84. uels de fiscalit a t budg t e une tude n ayant pas donn satisfaction la derni re tranche n a pas t pay e et l action n a pas t formellement cl tur e dans un autre cas la CE consid re que l action sous art 302 est termin e mais consid re qu elle n est pas encore termin e car il n a pas re u le rapport final Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 16 annulation ce qui est rarement le cas On a donc une vision fauss e des fonds effectivement 13 disponibles sous l autorisation globale 1 1 3 La PMS La PMS ou Proposition de mobilisation de services est un document destin assurer la mise en uvre d une action d A T La DAGT qui constitue l engagement primaire pour une action en application de la d l gation globale est accompagn e ou suivie d une PMS Proposition de mobilisation de services Tandis que la DAGT aboutit une d cision sur l opportunit de l action mais n organise rien quant sa mise en uvre la PMS repr sente l tape de la mobilisation des services qui va conduire la conclusion du contrat La PMS comprend le budget indicatif de l action l autorit charg e de conclure le contrat le mode de passation de march convenu selon le cas le nom de l expert ou une short list de bureaux d tude pr s lectionn s Dans le cas d une action d un montant sup rieur 80 000 euros la PMS est initi
85. umaines au sein du Gouvernement exemples Ha ti Tanzanie Dans certains cas la pertinence est per ue diff remment par les services de la Commission la d l gation ou l ordonnateur national ainsi au Malawi l ancien ordonnateur national t Evaluation Autorisations Globales rapport 1 33 engag pour g rer des fonds STABEX en Tanzanie une permis de financer le conseiller conomique du Pr sident en Ha ti une mission pour tudier la fa on d int grer le genre dans les programmes et projets de la Commission 2 t initi e Bruxelles et sa pertinence n a pas du tout t per ue par l ordonnateur national ni par diff rents Minist res 4 50 contact s Certaines actions novatrices impr vues ou originales ont pu tre mises en uvre via la proc dure DAGT ainsi les DAGT ont permis d appuyer le Gouvernement dans ses n gociations avec d autres pays par exemple la participation de Ha ti au CARICOM la n gociation sur le commerce du Malawi dans le cadre des accords SADC Une utilisation importante des DAGT tant au niveau de la pertinence qu au niveau des r sultats a t le financement de missions courtes d assistance technique qui ont permis de saisir au bond les opportunit s de d velopper les Droits de l homme et la d mocratie financement ou cofinancement d une assistance technique appuyant les lections ou d un expert constitutionnaliste de haut niveau u
86. utilisation des DAGT d l gu facilit e notamment en relevant le plafond de facilit expert 5 documents et dossiers devraient tre rassembl s dans un m me service et tre g r s et organis s de fa on plus int gr e et formalis e de fa on assurer l acc s un dossier complet et faciliter la consultation et la m moire des actions Ces recommandations sur l organisation d bordent du cadre des autorisations globales car elles concernent l organisation de l ensemble des services de la Commission en mati re de coop ration au d veloppement 3 2 2 Les actions d assistance technique Hormis le fait qu il s agit plus souvent d actions court terme l assistance technique via DAGT n est pas fondamentalement diff rente de l assistance technique en g n ral et peut difficilement tre valu e ind pendamment Etant donn l importance de la coop ration technique dans l aide au d veloppement il serait int ressant que la Commission proc de r guli rement une r flexion globale et approfondie de l assistance technique son r le ses objectifs et ses r sultats L analyse devrait concerner les diff rents types d actions d assistance technique les diff rents instruments FED mais galement d autres sources de financement l aide budg taire ainsi que les diff rents statuts des experts l utilisation g n rale dans les projets ou via DAGT du syst me facilit expert etc Les reco
87. vertu de l article 217 par 2 de la Convention de Lom IV Tableau 6 Nombre de DAGT par instrument financier base de donn es du 7 FED mACP PIR mACP PIN SYSMIN o PTOM 2 Dans les tableaux pr c dents seules les actions les actions positives gt l sont prises en compte et pas les actions annul es Evaluation Autorisations Globales AT rapport final 22 1 3 Appr ciation des autorisations globales et des DAGT 1 3 1 Pertinence Avoir un syst me d autorisations globales qui permette pour un ensemble de petites actions de ne pas recourir syst matiquement au Comit du FED est videmment pertinent Dans le cas contraire on aurait un engorgement du Comit du FED qui entra nerait lenteurs et retards dans les d cisions de financement Pertinence quant l Assistance technique et au type d action Plus de 50 des actions initi es par des concernent des tudes dans la phase d identification et pr paration de futurs projets et programmes Les autres types d actions financ es via une d cision sur autorisation globale sont par ordre d croissant assistance technique plus long terme aupr s de l Etat ACP 18 25 des tudes sp cifiques court terme 15 des appuis ponctuels et sp cifiques 6 des audits et valuations 5 quelques r unions et s minaires 2 Dans la plupart des cas les assistances techniques via des
88. ypes d intervention Plus de 50 des actions d AT initi es par des DAGT concernent des tudes dans la phase d identification et pr paration de futurs projets et programmes Dans les 13 pays tudi s 7 FED les types d actions financ es via une d cision sur autorisation globale sont par ordre d croissant 54 la pr paration de projets tude de faisabilit tude d identification laboration du dossier d appel d offres voire participation au d pouillement de l appel d offres et la s lection des entreprises qui vont ex cuter un futur programme ou un futur projet la pr paration de projets a constitu l essentiel des actions d assistance technique financ es sur les fonds du SYSMIN 18 l assistance technique plus long terme aupr s de Minist res de l Etat attach s au cabinet de conseillers dans un Minist re conseillers ou coordonnateurs des programmes sectoriels de l aide communautaire 15 des tudes sp cifiques court terme macro conomiques ou dans un secteur ou un domaine li s la politique d aide au d veloppement du pays 6 des appuis ponctuels et sp cifiques appui l organisation des lections informatisation d un service r daction d un protocole 5 des audits et valuations non pr vus lors de la formulation des projets 2 quelques r unions de concertation dans le cadre de la coop ration r gionale et quelques

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