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1. Bureau de la v rification et de l valuation V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle PARI de 2012 2013 D dl National Research Conseil national de d Et Council Canada recherches Canada dla ad V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 TABLE DES MATI RES 1 0 R sum et COnCIOSIONL 4 oaeetaantaeniiaedeantenelennent 1 2O OOd E O Satan A a Re RS a a aae aaan i aE R ai 4 P AR Do EAE E DAS a E EEEE EEOAE REE Die 4 2 2 COMEX E PAPERS aieeaa taaa Ae AEEA ieni Ria 5 2 3 A propos de la v rification ARE AN En A AE nr nn a 6 3 0 Constatations de la v rification seeennneernenueerrrreenrrrreenrrrresrrrrrenerrrrenrrrreeernne 9 Annexe A Crit res de v rification sisi seescseeeesreeesceeenseeennnes 26 Annexe B Cotes globales possibles 27 Annexe C Plan d action de la direction 28 F vrier 2014 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 1 0 R sum et conclusion Contexte Le pr sent rapport pr sente les constatations de la V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle 2012 2013 du Conseil national de recherches du Canada CNRC Objectif de la v rification L objectif de la pr sente v rification continue consiste donner une assurance ind pendante du ca
2. gion de la capitale nationale RCN et dans trois bureaux r gionaux Ontario Ouest et Atlantique et avec des employ s s lectionn s de la DF participant l exercice des pouvoirs financiers ou l exercice des contr les et de la surveillance e tudier les documents et dossiers pertinents du PARI y compris sans toutefois s y restreindre la plus r cente strat gie et le plus r cent plan d activit du PARI les comptes rendus de r unions et autres documents de gouvernance les mod les d accords de contribution du PARI et autres accords types les pr sentations au SCT et au Ministre le Manuel de service du PARI et les outils mod les et listes de contr le connexes les proc dures de rapprochement du PARI et leurs r sultats y compris ceux li s au rapprochement entre les donn es du SONAR et celles du SAP et les strat gies plans documents et calendriers de formation du PARI e Explorer les donn es financi res SAP et les d tails des accords de contribution du PARI SONAR e Appliquer des proc dures de v rification de corroboration un chantillon discr tionnaire de dossiers du PARI r pertori s au cours d une analyse des donn es F vrier 2014 8 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle 3 0 Constatations de la v rification Le tableau ci dessous fait tat des constat
3. l Ouest et l Atlantique qu il soit question de projets d entreprises ou d organismes 2 140 on comptait 1 136 projets faible risque 674 projets risque mod r 16 projets risque lev 153 projets risque non valu organismes et 161 projets pour lesquels on a renonc la VAP Notre chantillon de 12 dossiers a t s lectionn en Ontario dans l Ouest et en Atlantique 3 dossiers d organismes et 9 dossiers d entreprises Les 9 entreprises avaient fait l objet de 16 VAP et dans le cas des 3 organismes on avait renonc la VAP Nous en sommes venus au constat que le processus de VAP avait t respect 100 Les validations ont t examin es conform ment la liste de contr le de ARAC et ont t approuv es par le titulaire de la d l gation de pouvoir appropri e Dans les cas o il n y a pas eu de VAP les documents l appui justifiaient la renonciation la validation La DSF de la Direction des finances a sond 40 projets du PARI au cours de l exercice 2012 2013 et a relev 8 carts critiques 20 pour attestation insuffisante des paiements en vertu de F vrier 2014 22 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification l article 34 Les v rifications des b n ficiaires effectu es par les SCPT en 2010 2011
4. aux modalit s 2013 du PARI Priorit BASSE Secteur d int r t Valeurs et thique Recommandation 4 Tout en terminant la mise en uvre de sa strat gie de formation le PARI devrait envisager d inclure son programme de F vrier 2014 Le PARI pr cisera les dispositions relatives au cumul de l aide dans ses accords de contribution Le PARI s appuiera sur le co t total du projet CTP dans les calculs relatifs au cumul de l aide Outre les clauses de l accord de contribution portant sur le cumul de l aide le PARI s assurera que cette question est abord e verbalement avec les clients d s le d but de tout projet financ et veillera ce qu on s y int resse galement la fin du projet De la formation est offerte aux employ s WebEx conf rences t l phoniques rencontres cons cutives l embauche avec le superviseur etc Le PARI s occupe d offrir un soutien appropri aux CTI et ARAC compte tenu de l volution de Statut En cours Date 1 juin 2014 Contact Directeur ex cutif Bureau national du PARI Statut En cours Date 1 juillet 2014 30 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Recommandation Plan d action de gestion des mesures correctives Date pr vue de mise en uvre et contact responsable au CNRC formati
5. certaines donn es n y sont simplement pas enregistr es ce qui a pour effet de limiter l efficacit de l analyse des donn es et des activit s de surveillance La nouvelle version du syst me SONAR comprend l intention des CTI et directeurs des tableaux de bord qui leur permettent d exercer un suivi sur le portefeuille de projets dont ils assument la responsabilit Le tableau de bord des CTI comprend des d tails sur la liste de clients actifs de chaque CTI et sur le nombre de projets en cours Le tableau de bord du directeur comprend quant lui une ventilation des projets en fonction de leur tat d avancement projets en d veloppement projets en cours projets termin s et projets approuv s La nouvelle version du syst me SONAR int gre galement un registre pour la gestion des changements o sont document s les changements apport s au syst me pour r pondre certaines pr occupations des utilisateurs Le rapport mensuel de rapprochement SONAR SAP permet de comparer les donn es et les engagements financiers consign s dans chaque syst me Ce rapprochement est effectu en fusionnant les ensembles de donn es des syst mes SAP et SONAR et en proc dant ensuite des demandes dans la base de donn es afin de d couvrir les carts et les donn es en double Tout cart est communiqu aux tablissements r gionaux et la Direction des finances pour r glement F vrier 2014 valuation financi res du syst
6. de conflit d int r ts 3 cr ation d un poste au sein du PARI agent de projet strat gique dont le titulaire deviendra la personne ressource l chelle nationale pour toutes les questions li es aux conflits d int r ts au PARI rel vera directement du vice pr sident PARI CNRC et sera membre de l EPL et 4 veiller ce que l agent de projet strat gique tablisse des liens avec le BSG du CNRC et coordonne avec ce bureau ses interventions Les directeurs ex cutifs du PARI s assurent que les valeurs du CNRC et ses principes d thique font l objet de discussions p riodiques pendant les r unions des dirigeants nationaux ou r gionaux La direction du PARI participe activement aux efforts d ploy s pour s assurer que les attentes du PARI en mati re de valeurs d thique et de code de conduite sont bien comprises et qu elles soutiennent de mani re satisfaisante les besoins du Programme Les risques inh rents aux valeurs et aux principes d thique sont lev s en ce qui concerne le PARI Ce niveau de risque lev s explique par la complexit et l importance du Programme sa structure de gestion d centralis e l largissement de ses responsabilit s et par l int gration de nouveaux CTI l quipe Il serait F vrier 2014 24 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industriel
7. demandes mensuelles de remboursement et du processus de validation apr s cnacun paiement VAP La fr quence des VAP d pend de l valuation que fait le CTI gestionnaire du L tendue et la nature de la risque li la capacit de l entreprise de respecter ses obligations financi res et de s acquitter de surveillance des b n ficiaires visant ses responsabilit s en mati re de gestion de dossiers Conform ment la d marche ax e sur le s assurer du respect des modalit s risque d crite dans le Manuel de service les directives actuelles du PARI exigent que tous les sur l ex cution et des modalit s accords soient assujettis aux exigences de surveillance de base suivantes rencontre pr paratoire non financi res ne sont pas avec le client r union sur les demandes de remboursement avec le client et VAP de la premi re formellement d finies dans les demande de remboursement sauf si le CTI juge qu il est pr f rable d y renoncer Le PARI na pas documents du PARI et sont laiss es tabli de d marche ax e sur le risque pour s assurer du respect des clauses non financi res des la discr tion de chaque CTI et bureau accords du PARI les modalit s autres que celles li es strictement aux questions financi res r gional susmentionn es La seule directive du PARI li e la surveillance outre le processus de VAP est br ve et g n rale Elle porte sur la surveillance de l volution des projets et rel ve au passage que l
8. donne une information de surveillance pr cise au moment opportun sur le nombre total de modifications et la nature de ces modifications F vrier 2014 20 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation Le processus normal de modification exige l autorisation de l autorit contractante du PARI CNRC et est utilis lorsque des changements doivent tre apport s sur le plan du financement ou que des changements importants surviennent dans la description des activit s Le Manuel de service autorise certaines modifications sans que l approbation de l autorit contractante soit n cessaire changements administratifs l accord de contribution r vision du nom ou de l adresse du b n ficiaire prolongation du projet l int rieur du m me exercice financier et changement la p riodicit des demandes de remboursement ou des r unions Le motif justifiant une telle modification informelle et son approbation sont envoy s par courriel et doivent tre enregistr s dans le dossier du PARI L chantillon de v rification des modifications aux accords de contribution des entreprises a t s lectionn dans les r gions de l Atlantique de l Ouest et de l Ontario Dans cet chantillon 18 388 sur 2 140 des projets du PARI ont fait l objet d
9. et 2011 2012 n ont pas port directement sur les VAP ni sur le processus d approbation en vertu de l article 34 Dans 10 des 50 dossiers examin s les v rificateurs externes ont relev des demandes de remboursement de sommes excessives au titre des d penses salariales ou des honoraires de sous traitants ou des demandes portant sur des co ts inadmissibles et des mod les d accord aux modalit s 2013 du PARI Priorit BASSE de leurs responsabilit s valuation Recommandation 3 Le PARI devrait faire preuve d une plus grande proactivit dans la gestion du risque cr par un ventuel cumul de l aide publique et devrait mieux exploiter les capacit s du syst me SONAR On s assurera ainsi par ailleurs de la conformit des proc dures 5 Capacit de formation et comp tences Satisfaisat Crit re 5 1 Le cadre de formation du Programme offre aux employ s CTI et ARAC un soutien suffisant pour leur permettre de s acquitter La responsabilit de la formation des employ s du PARI est partag e entre le Bureau national du PARI les directeurs ex cutifs r gionaux du PARI et la Direction des finances du CNRC Le Bureau national se concentre sur la formation aux processus tandis que la Direction des finances assume la responsabilit de la formation sur les proc dures et syst mes financiers tandis que les r gions se concentrent sur la formation technique scientifique ou autre La haute direction du PARI a
10. exigences et directives du Programme Nota La v rification a un p rim tre limit aux l ments suivants cumul de l aide avances cessions et novations modifications et Le PARI mise sur les capacit s du syst me de gestion des accords de contribution du CNRC le syst me SONAR pour g rer maintenir et administrer les accords de contribution Les manuels de service celui pour les entreprises et celui pour les organismes sont la principale r f rence des employ s du PARI dans l ex cution de leurs t ches Ces manuels d crivent les exigences minimales pour maintenir l uniformit au sein du PARI La version Web du syst me SONAR pr sente depuis mai 2013 une nouvelle interface qui a modernis le processus de gestion des contributions Ce syst me est actuellement fortement ax sur la gestion des contributions aux entreprises La direction et les employ s du PARI disposent des conseils outils et ressources n cessaires dont la version Web du syst me SONAR le Manuel de service du PARI et les mod les de documents destin s aux entreprises et aux organismes pour g rer efficacement les aspects cl s du processus de gestion des accords de contribution et assurer leur conformit aux politiques et exigences du CT et du CNRC F vrier 2014 15 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche i
11. finitive de non conformit pourrait uniquement tre tablie dans tous ces cas dans la mesure o des donn es jour sur le CTP seraient disponibles Les v rifications de b n ficiaires effectu es en 2010 2011 et en 2011 2012 ont permis de relever quatre probl mes ventuels de cumul de l aide sur 50 dossiers sond s Deux des projets taient encore en cours au moment de l valuation 4 1 b Avances La politique du Conseil du Tr sor exige que des avances ne soient vers es que dans des cas tr s limit s e Directive sur les paiements de transfert du SCT 6 4 3 Il incombe aux gestionnaires du minist re de s assurer que lorsque les avances de fonds d une contribution sont essentielles la r alisation des objectifs elles sont express ment d finies dans l entente de financement et tiennent compte des besoins du b n ficiaire en mati re de tr sorerie La documentation du PARI stipule tr s clairement que les contributions du PARI doivent tre vers es uniquement sous forme de remboursements Manuel de service proc dures op rationnelles uniformis es accord de contribution type et lignes directrices en mati re d interpr tation Par cons quent aucun document ne fixe les crit res appliquer pour approuver les avances ni les pouvoirs sp ciaux en mati re d autorisation des avances et aucun ne d finit non plus les processus et exigences relatifs aux mesures de rapprochement de rectification et Les pol
12. les politiques quivalentes sont compris et appuient les besoins du Programme F vrier 2014 26 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Annexe B Cotes globales possibles Attention de la direction requise Les principaux contr les s lectionn s ayant fait l objet de la v rification pr sentent des lacunes importantes sur le plan de la conception et de l efficacit Des pratiques et des processus cruciaux ne sont pas conformes aux r glements aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC Il existe d importantes possibilit s d am liorations Am liorations requises Les contr les de gestion s lectionn s doivent tre am lior s sur les plans de la conception et de l efficacit Certains secteurs d activit et processus respectent les r glements les politiques et les directives du gouvernement du Canada et du CNRC mais plusieurs possibilit s d am liorations existent Satisfaisant Les contr les de gestion s lectionn s sont satisfaisants sur les plans de la conception et de l efficacit La plupart des secteurs d activit et des processus respectent les r glements les politiques et les directives du gouvernement du Canada et du CNRC mais il existe quelques possibilit s d am liorations Solide Les contr les de gestion s lectionn s sont solides su
13. r t Contr le et surveillance Recommandation 1 Le PARI devrait envisager de se doter d un cadre exhaustif de contr le afin d harmoniser toutes les activit s et tous les processus de surveillance de la gestion et de garantir que le niveau d effort d ploy correspond au degr de tol rance au risque de la direction La direction du PARI devrait s approprier ce cadre qui serait examin attentivement par le chef Le PARI d veloppera un peu plus son cadre exhaustif de supervision le Cadre de contr le de gestion CCG Le CCG abordera la question des processus administratifs dans une perspective globale ce qui permettra o la gestion du risque o la d finition des lacunes o un soutien satisfaisant aux employ s Le PARI int grera des l ments d AQ son CCG Le PARI prendra en charge le processus consistant faire avaliser le cadre par le chef de la Direction des finances du CNRC et le faire Statut En cours Date 1 ao t 2014 Contact Directeur ex cutif Bureau national du PARI F vrier 2014 28 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Recommandation Plan d action de gestion des mesures correctives Date pr vue de mise en uvre et contact responsable au CNRC de la Direction des finances du CNRC puis approuv par
14. re 3 1 La direction a acc s en temps opportun des donn es financi res fiables l appui de la surveillance de la communication de Les donn es l appui des d cisions viennent de deux sources principales les syst mes SAP et SONAR Ces donn es peuvent prendre une multitude de formes rapports pr configur s et rapports sp cialis s pr par s par l administration centrale ou les tablissements r gionaux afin de r pondre des besoins particuliers Le SAP est le syst me financier du CNRC utilis pour g rer tous les aspects financiers du PARI Le syst me SONAR est le syst me de gestion des accords de contribution du PARI L administration centrale du PARI avec le concours de la Direction des finances pr pare les budgets hebdomadaires et mensuels ainsi que les rapports trimestriels l intention de l Equipe des principaux leaders EPL Les budgets hebdomadaires sont t l charg s directement du SAP et permettent d exercer un suivi sur les niveaux de financement du PARI les sommes vers es les co ts de fonctionnement et sur les fonds r serv s et engag s Les rapports budg taires hebdomadaires sont pr par s en s appuyant sur les donn es financi res du SAP tandis que les examens budg taires mensuels et trimestriels sont pr par s au moyen de rapports g n r s directement par le module Business Intelligence BI et le module Business Explorer BEx Ces rapports hebdomadaires et mensuels procurent l EPL
15. syst me des paiements de transfert SONAR Priorit LEV E 2 Recommandation 2 Le PARI devrait mener terme le projet d am lioration des syst mes qui rehaussera la qualit des liens entre les syst mes SONAR et SAP et terminer le d veloppement des tableaux de bord de gestion de l information Priorit ELEVEE 3 Recommandation 3 Le PARI devrait faire preuve d une plus grande proactivit dans la gestion du risque cr par un ventuel cumul de l aide publique et devrait mieux exploiter les capacit s du syst me SONAR On s assurera ainsi par ailleurs de la conformit des proc dures et des mod les d accord aux modalit s 2013 du PARI Priorit BASSE 4 Recommandation 4 Tout en terminant la mise en uvre de sa strat gie de formation le PARI devrait envisager d inclure son programme de formation des l ments uniformis s dans le domaine des valeurs et de l thique Priorit MODEREE nonc d assurance mon avis professionnel en qualit de dirigeante principale de la V rification des proc dures suffisantes et appropri es de v rification ont t appliqu es et des preuves suffisantes ont t accumul es pour soutenir l exactitude de l opinion et des conclusions des v rificateurs La v rification est conforme aux Normes de v rification interne du gouvernement du Canada comme le confirment les r sultats du programme d assurance de la qualit et d am lioration Alexandra Dagger
16. un sommaire de haut niveau qui lui permet de surveiller les engagements financiers Ces rapports sont utilis s par les r gions uniquement afin de comparer leur niveau de financement et leurs engagements par rapport l ensemble des sommes du Programme Les tablissements r gionaux pr parent leurs propres rapports sommaires partir du SAP afin de v rifier les engagements totaux du PARI les paiements effectu s et le taux d absorption des liquidit s par projet et ce pour chaque directeur et CTI Le rapport r gional est tabli soit par le gestionnaire Op rations et finances dans les r gions de l Ouest et de l Atlantique et par le gestionnaire r gional de l analyse du programme en Ontario Les r gions utilisent aussi le rapport par projet et CTI pr g n r par le syst me SONAR afin de v rifier s il existe des demandes de remboursement dont le paiement est en retard Le rapport r gional et le rapport par projet ou par CTI font l objet d examens r guliers par le CTI et le directeur de chaque r gion afin de d terminer si l un ou l autre des projets du PARI a pris du retard et exige une nouvelle visite sur place ou une autre forme de surveillance particuli re Le processus de pr paration du rapport de suivi r gional n a pas t modifi la suite de la mise en service de la version Web du syst me SONAR La direction du PARI a acc s en temps opportun des donn es financi res fiables pour appuyer ses activit
17. Satisfaisant 1 et4 comp tences 6 Valeurs et thique Satisfaisant 4 Conclusion g n rale Satisfaisant L gende Cotes d valuation possibles Besoin Attention de la d am lioration direction Solide Sat isfaisant Cible de rendement lt F vrier 2014 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 Sommaire des recommandations 1 Recommandation 1 Le PARI devrait envisager de se doter d un cadre exhaustif de contr le afin d harmoniser toutes les activit s et tous les processus de surveillance de la gestion et de garantir que le niveau d effort d ploy correspond au degr de tol rance au risque de la direction La direction du PARI devrait s approprier ce cadre qui serait examin attentivement par le chef de la Direction des finances du CNRC puis approuv par le pr sident du CNRC Le cadre devrait comprendre des l ments d assurance de la qualit int gr s aux activit s normales une d marche jour de v rification des b n ficiaires et des listes de contr le uniformis es pour faciliter le traitement des demandes de remboursement des b n ficiaires Ce cadre global de contr le devrait aussi pr voir l offre de possibilit s de formation au personnel op rationnel dans le contexte du nouvel environnement de contr le cr par la version Web du
18. ations d taill es de la v rification et des valuations correspondantes La priorit que la direction devrait accorder l att nuation des risques d finis est aussi indiqu e Elle peut tre lev e mod r e ou faible Constatations de la v rification satisfaisants valuation 1 Gouvernance et responsabilisation Solide OO Crit re 1 1 Le cadre de contr le de gestion du Programme est appuy par une structure et des m canismes de gouvernance connexes Le mod le de gouvernance du PARI s appuie sur un organisme central qui prend les d cisions l Equipe des principaux leaders EPL avec l aide de plusieurs groupes de travail et sous comit s L EPL est compos e du vice pr sident du PARI et des directeurs ex cutifs r gionaux qui assurent la supervision strat gique du PARI L EPL re oit dans les r gions le soutien et la contribution du Comit consultatif sur la prestation du Programme CPPP et le Forum de la direction du PARI FDP Chaque r gion poss de son propre comit r gional de gestion CRG constitu du directeur ex cutif des directeurs des CTI et du gestionnaire des Op rations et des Finances Le CRG est en communication directe avec l EPL par l interm diaire du directeur ex cutif tandis que le FDP comprend plusieurs directeurs r gionaux Les deux comit s facilitent la communication bidirectionnelle entre les r gions et l EPL Les principaux groupes de travail du PARI Comit
19. au moment des examens Les recommandations issues de la v rification prennent en compte tous les facteurs connus susceptibles d avoir un effet sur les risques inh rents au Programme comme une ventuelle augmentation des cr dits du Programme et l exigence qui en d coule d acqu rir une capacit sup rieure Les m thodologies de v rification ont t s lectionn es de mani re s assurer de bien cerner les causes la source des conclusions et s assurer que les recommandations ajoutent de la valeur au CNRC Ces m thodologies sont d crites plus en d tail dans l encadr 2 3 ci dessous F vrier 2014 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 Figure 2 3 Aper u des m thodologies de v rification e Examiner et analyser horizontalement les r sultats et les conclusions des v rifications effectu es r cemment des v rifications de b n ficiaires effectu es par les v rificateurs externes et des exercices de r vision de surveillance et d assurance de la qualit AQ men s par la Division de la surveillance financi re DSF et les Services consultatifs pour les paiements de transfert SCPT de la Direction des finances DF e _S entretenir avec des dirigeants et des cadres sup rieurs du PARI avec des CTI et avec des agents r gionaux aux accords de contribution ARAC dans la r
20. contribution types du PARI d finissent clairement le calcul de l aide publique totale Cependant la nouvelle fonction de production des rapports de SONAR n inclut pas l aide publique totale Les v rifications de b n ficiaires au cours de l exercice 2010 2011 et de l exercice 2011 2012 ont r v l que les promoteurs de 34 des 50 projets v rifi s avaient re u une autre forme d aide publique Sur les 34 cas ainsi recens s 19 b n ficiaires avaient d clar de leur propre chef le financement public obtenu d autres sources dans leur proposition de projet ou dans leurs rapports d tape ou les avaient document es dans SONAR Les autres avaient n glig de mentionner le cumul de l aide ou avaient indiqu n avoir re u aucune autre forme de financement public Diff rences dans le calcul des limites du cumul de l aide Le co t total d un projet CTP s entend de la somme de toutes les d penses qu un b n ficiaire pr voit devoir engager l int rieur de l ch ancier d un projet du PARI et comprend les charges salariales les honoraires des sous traitants le co t des mat riaux et des fournitures les frais de voyage et les co ts de l quipement Le CTP est une estimation fournie par le b n ficiaire l tape de l valuation du projet et il est enregistr dans le syst me SONAR au moment de la v rification initiale du respect de la limite de cumul de l aide effectu par le CTI Le CTP est utilis pour tablir l ef
21. de gestion des finances groupes de travail sectoriels s int ressant entre autres l a rospatiale la construction et aux produits biom dicaux le Comit de protection des animaux le Comit d thique de recherche sur des sujets humains et les coordonnateurs jeunesse du PARI offrent un soutien la gestion des principales questions op rationnelles La direction du Programme a d montr son engagement veiller l am lioration continue des m canismes et des processus de gouvernance F vrier 2014 La structure et les m canismes de gouvernance du PARI appuient de mani re satisfaisante les exigences op rationnelles conform ment au mode r gional d centralis de prestation des services L EPL b n ficie d un appui satisfaisant des groupes de travail et des sous comit s et les r gions la direction et les autorit s op rationnelles y sont suffisamment repr sent es Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation Crit re 1 2 Les pouvoirs les responsabilit s et le cadre de responsabilisation sont clairement d finis et bien compris toutes les tapes du cycle de vie du Programme tant au niveau organisationnel que r gional Le PARI tient jour un Manuel de service pour les entreprises et un autre pour les or
22. demandes de remboursement mensuelles impay es dans leurs projets du Les processus actuels de supervision en place pour le PARI assurent que le Programme se conforme de mani re satisfaisante aux politiques et exigences du Conseil du Tr sor portant sur les paiements de transfert Il serait possible d accro tre l efficacit ou l efficience organisationnelle en F vrier 2014 10 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation PARI Les quipes de direction r gionales utilisent le rapport r gional pour valuer les progr s globaux des projets du PARI dans leur r gion Il incombe la Division de la surveillance financi re du CNRC DSF de la Direction des finances d aider le CNRC maintenir un syst me efficace et efficient de contr le interne sur la communication de l information financi re Pour s acquitter de cette responsabilit la DSF value l efficacit des contr les financiers cl s du PARI Les Services consultatifs pour les paiements de transfert SCPT de la Direction des finances du CNRC constituent le centre d expertise en mati re de finances et de paiements de transfert au CNRC Les SCPT s assurent que les paiements de transfert du CNRC sont conformes aux politiques du CT et du CNRC Les SCPT conservent aussi la res
23. dirigeante principale de la V rification Membres de l quipe de v rification du CNRC Irina Nikolova FCCA CIA CISA Scott Wark CPA CA CIA Andy Lang CIA 1 L quipe de v rification a aussi eu recours aux services de ressources ext rieures poss dant des comp tences dans le domaine des subventions et des contributions afin de l aider s acquitter de sa mission F vrier 2014 3 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 2 0 Introduction Le pr sent rapport de v rification fait tat des constatations de la V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle PARI de 2012 2013 La d cision de proc der cette v rification a t approuv e par le pr sident la recommandation formul e par le Comit de la haute direction et le Comit de v rification minist riel le 26 juin 2012 conform ment au Plan de v rification ax e sur les risques 2012 2013 2014 2015 du CNRC PVAR 2 1 Donn es de base Le Programme d aide la recherche industrielle PARI est tenu de se conformer aux exigences l gislatives et aux politiques de l agence centrale et du CNRC et notamment la Loi sur la gestion des finances publiques la Loi f d rale sur la responsabilit la Politique sur les paiements de transfert du Secr tariat du Conseil du Tr sor SCT et au
24. e du groupe op rationnel du PARI le cas ch ant Les accords de contribution exigent des b n ficiaires qu ils obtiennent le consentement crit du CNRC avant d entreprendre quelque action que ce soit susceptible de limiter leur capacit de respecter les modalit s de l accord de contribution Tout changement de propri taire ou toute vente de propri t intellectuelle sont des F vrier 2014 19 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification v nements susceptibles de d clencher une cession ou une novation Un groupe de travail sur le PARI examine actuellement le processus d enregistrement des cessions et des novations dans SONAR et dans le syst me SAP afin de s assurer que les dossiers contiennent toutes les r f rences pr cises n cessaires et que les cr dits engag s sont document s de la mani re appropri e dans le syst me SAP Le groupe de travail value les proc dures existantes et d terminera les mesures appropri es prendre pour enregistrer les cessions ou novations dans le syst me SONAR et pour traiter les accords de contribution dans le syst me financier du CNRC tout en maintenant les contr les n cessaires sur les documents Une exploration des donn es a fourni une assurance raisonnable que les cas de cessions et de novations sont
25. e modifications Cent quatre vingt quatre 184 de ces modifications portaient sur des changements de financement 114 augmentations et 70 diminutions Les 204 autres modifications taient d une nature autre que financi re En tout 220 projets avaient t vis s par une seule modification et 168 avaient fait l objet de deux modifications ou plus L chantillon complet de v rification des modifications l exclusion du PPATN et du volet jeunesse d montre que 21 689 sur 3 233 des projets du PARI ont fait l objet de modifications dont 301 portaient sur le financement 212 augmentations et 89 diminutions Les modifications apport es aux 388 autres projets taient de nature autre que financi re En tout 379 projets avaient fait l objet d une seule modification et 310 ont fait l objet de deux modifications ou plus Un chantillon de 12 entreprises a t s lectionn pour les trois r gions en fonction des modifications document es dans SONAR En ce qui concerne les entreprises de l chantillon nous avons trouv un total de 40 modifications qui taient toutes conformes aux proc dures pr vues les modifications taient document es de mani re appropri e et appuy es par des pi ces justificatives dans SONAR Un chantillon de 12 organismes pour les trois r gions a t s lectionn au hasard puisque les modifications dans les accords de contribution des organismes ne font l objet d aucun suivi dans SONAR Nous en so
26. emple s ances WebEx Le PARI continue d am liorer la fonction de production de rapports de la version Web du syst me SONAR en appui la prise de d cisions efficaces et opportunes Le projet d am lioration des syst mes du PARI int gration des syst mes SONAR et SAP est en cours et o r duira le nombre d op rations manuelles de saisie Statut En cours Date 1 ao t 2014 Contact Directeur ex cutif Bureau national du F vrier 2014 29 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Recommandation Plan d action de gestion des mesures correctives Date pr vue de mise en uvre et contact responsable au CNRC l information Priorit LEV E o r duira le nombre d erreurs o rationalisera le processus facilitera une meilleure gestion de l information Le tableau de bord est en voie d tre am lior afin de mieux appuyer la prise des d cisions PARI Secteur d int r t Processus de gestion des accords de contribution Recommandation 3 Le PARI devrait faire preuve d une plus grande proactivit dans la gestion du risque cr par un ventuel cumul de l aide publique et devrait mieux exploiter les capacit s du syst me SONAR On s assurera ainsi par ailleurs de la conformit des proc dures et des mod les d accord
27. en fonction de montants arrondis et seulement 7 de ces demandes de remboursement avaient t pr sent es dans les 30 jours suivant la date de signature de l accord de contribution Nous avons donc obtenu une assurance raisonnable que le risque de non conformit en ce qui concerne le versement d avances est faible valuation 4 1 c Cessions et novations Un accord de cession est un document standard conclu entre trois parties qui est utilis lorsqu une entreprise et le CNRC s entendent pour c der un projet du PARI une tierce partie Une novation survient lorsque le CNRC choisit de c der un projet du PARI une autre partie parce que l entreprise ayant lanc initialement le projet a viol de quelque mani re les modalit s de l accord de contribution Les exigences relatives aux cessions et aux novations sont document es dans le Manuel de service qui contient aussi les documents mod les standard utiliser dans ces cas Dans le cadre des entretiens effectu s dans les r gions de l Atlantique de l Ouest et de l Ontario on a constat que les CTI et les ARAC ont une compr hension tr s claire de leur r le et de leurs responsabilit s et on a relev que les cessions et novations ne sont pas des situations qui se produisent souvent Les CTI et les ARAC sont en mesure de r pertorier les cessions et les novations dans le cadre de leurs activit s de surveillance des b n ficiaires du PARI et peuvent obtenir une aide additionnell
28. ent de mieux interpr ter les r gles cr ent un risque que les conseils et l encadrement fournis ne soient pas uniformes l chelle nationale ou ne correspondent pas aux attentes de la haute direction possible pour le PARI d am liorer la formation sur les valeurs et les principes d thique afin de s assurer que ces valeurs et ces principes sont communiqu s de mani re uniforme tous les employ s Recommandation 4 Tout en terminant la mise en uvre de sa strat gie de formation le PARI devrait envisager d inclure son programme de formation des l ments uniformis s dans le domaine des valeurs et de l thique Priorit MOD R E F vrier 2014 25 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Annexe A Crit res de v rification N Champ de v rification Gouvernance et responsabilisation 1 1 Le cadre de contr le de gestion du Programme est appuy par une structure et des 1 m canismes de gouvernance connexes satisfaisants 1 2 Les pouvoirs les responsabilit s et le cadre de responsabilisation sont clairement d finis et bien compris toutes les tapes du cycle de vie du Programme tant au niveau organisationnel que r gional Contr le et surveillance 2 1 Contr le de la direction Les processus et les m canismes de contr le donnent la direction d
29. es agents devraient surveiller le respect des conditions sp ciales Recommandation 1 Le PARI devrait envisager de se doter d un cadre exhaustif de contr le afin d harmoniser toutes les activit s et tous les processus de surveillance de la gestion et de garantir que le niveau d effort d ploy correspond au degr de tol rance au risque de la direction La direction du PARI devrait s approprier ce cadre qui serait examin attentivement par le chef de la Direction des finances du CNRC puis approuv par le pr sident du CNRC Le cadre devrait comprendre des l ments d assurance de la qualit int gr s aux activit s normales une d marche jour de v rification des b n ficiaires et des listes de contr le uniformis es pour faciliter le traitement des demandes de remboursement des b n ficiaires Ce cadre global de contr le devrait aussi pr voir l offre de possibilit s de formation au personnel op rationnel dans le contexte du nouvel environnement de contr le cr par la version Web du syst me des paiements de transfert SONAR Priorit LEV E F vrier 2014 12 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification 3 Donn es l appui des d cisions financi res l information et de la prise des d cisions valuation Crit
30. fait de la formation une priorit et un certain nombre d initiatives ont t mises en uvre pour d velopper une d marche plus formelle et mieux coordonn e en mati re de formation Un plan de formation et d valuation des besoins de formation ainsi qu un cadre national de formation ont t labor s en 2011 2012 afin de fixer les priorit s et d encadrer les activit s de formation au cours de la p riode de trois ans amorc e en 2012 2013 De plus le Plan strat gique du PARI 2012 2015 a fait de l investissement dans les employ s une des trois priorit s du Programme Un poste de gestionnaire national de la formation a t cr en 2011 2012 et ce gestionnaire b n ficie d un appui solide de l Equipe des principaux leaders EPL Le programme de formation du PARI comprend 1 le recensement des cat gories de formation requises 2 l tablissement par l EPL des priorit s entre les diff rents besoins de formation 3 le recensement des besoins La d marche de formation du PARI procure de mani re satisfaisante aux employ s CTI et ARAC la formation n cessaire pour s acquitter de leurs responsabilit s Plusieurs initiatives ont t mises en uvre ces derni res ann es pour en venir une m thode globale de formation plus formelle et mieux coordonn e au PARI Les versions les plus r centes des plans strat giques et d activit du PARI insistent sur le caract re prioritaire de la formation et
31. fet multiplicateur des contributions du PARI dans le cadre d un projet Sur leurs demandes mensuelles de remboursement les b n ficiaires du PARI doivent faire tat des co ts du projet pour le PARI CPP engag s Les CPP s entendent de la somme des co ts salariaux des co ts de sous traitance et des frais indirects admissibles qui ne peuvent tre sup rieurs 65 de la valeur des co ts salariaux pour un projet donn Les CPP repr sentent la somme prise en consid ration pour tablir le niveau de financement c est dire le montant r el de la contribution accord un projet Les exigences de communication de l information dans le cadre du processus mensuel de demande de remboursement n exigent pas une mise jour du CTP Nous avons constat que le CTP enregistr dans le syst me SONAR n est pas toujours jour et que les tests effectu s par les v rificateurs externes pour s assurer du respect des limites relatives au cumul de l aide sont fond s sur les CPP La base sur laquelle il faut calculer le respect ou non de la limite pr vue du cumul de l aide n est pas clairement d finie dans les accords de contribution comme les v rifications externes des b n ficiaires lont r v l F vrier 2014 17 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de
32. ganismes Ce manuel est un ouvrage de r f rence accessible qui contient toutes les directives sur les diff rentes tapes du processus du PARI depuis l valuation des b n ficiaires jusqu la pr sentation des demandes de remboursement mensuelles en passant par la production des rapports d tape des diff rents projets du PARI La prestation du Programme s appuie sur les diff rentes structures de communication de l information et responsabilit s budg taires d finies dans les exigences r gionales Au cours d entretiens avec des directeurs ex cutifs des directeurs et des gestionnaires Op rations et finances nous avons obtenu l assurance que les r les et les responsabilit s des CTI et des ARAC sont bien compris et d finis dans l ensemble du PARI et dans tous les bureaux r gionaux tant donn les changements d coulant de la nouvelle version Web du syst me SONAR les t ches et responsabilit s des ARAC et des CTI volueront Les ARAC assumeront notamment des responsabilit s plus importantes en ce qui concerne la v rification des demandes mensuelles de remboursement et la validation apr s paiement VAP des projets du PARI Le CTI conservera le primordial pouvoir d attestation d ex cution article 34 en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques LGFP 2 Contr le et surveillance Les pouvoirs les responsabilit s et le cadre de responsabilisation sont d finis de mani re satisfaisante et so
33. haque b n ficiaire et le taux d valuations post projet Ce syst me de production de rapports permettait aux utilisateurs de g n rer aussi bien des sommaires de haut niveau que des rapports cibl s portant sur un groupe donn d accords de contribution d o la possibilit de surveiller le rendement des projets par b n ficiaire par CTI et par r gion Les rapports g n r s par le syst me n taient pas facilement convertibles en feuilles de calcul et devaient tre r vis s avant que les donn es puissent tre analys es Le nouveau syst me SONAR simplifie la communication de l information en regroupant de nombreux champs de donn es dans un nombre inf rieur de rapports types et en donnant aux utilisateurs des capacit s accrues de filtrage qui facilitent l extraction de donn es pr cises Le nouveau syst me SONAR offre actuellement neuf mod les de rapports qui contiennent surtout des donn es sous forme de sommaires Aucun rapport d taillant tous les accords de contribution avec leurs modifications les validations post paiement ou offrant des d tails en fonction d autres crit res pr cis n existe Les donn es g n r es tant par le syst me SONAR original que par sa nouvelle version comportent des lacunes parce que certains aspects de la gestion des accords de contribution continuent de se faire au moyen de dossiers sur support papier et parce que les donn es enregistr es dans le syst me sont souvent incompl tes ou parce que
34. ion financi re le Cadre de responsabilisation de gestion la Directive sur les paiements de transfert et les Lignes directrices sur la v rification de b n ficiaires aux termes de la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert F vrier 2014 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 2 2 Contexte Le budget de base total du PARI CNRC pour 2012 2013 d taill dans les figures 1a et 1b ci dessous tait de 250 M y compris les cr dits de fonctionnement Figure 1a Cr dits du PARI 2012 2013 par cat gorie de cr dits Cat gorie de cr dits de Budget 2012 2013 du budget total Chiffres r els 2012 2013 d penses CRUE ER EE en milliers de Contributions aux entreprises et 172 0 69 165 8 organismes DTCV 24 1 245 Jeunesse 5 2 2 5 1 PPATN 24 9 10 24 2 Fonctionnement 10 4 4 6 8 Salaires 35 4 10 34 7 Total 250 3 100 239 0 Source Sommaire du budget 2012 2013 du PARI CNRC pr par par le PARI Figure 1b Cr dits du PARI pour 2012 2013 Budget par r gion Cat gorie de cr dits d penses Budget 2012 2013 Chiffres r els en milliers de et du total 2012 2013 16 2 40 2 18 2 44 2 17 3 42 3 13 9 32 0 100 0 239 0 Source Som
35. ique e D veloppement des technologies canadiennes contre le VIH CTCV Ce programme men en collaboration par le gouvernement du Canada et la Fondation Bill et Melinda Gates distribuera des cr dits annuels de 2 4 M pendant cinq ans l Initiative canadienne de vaccin contre le VIH ICVV e Un nouveau programme pilote tal sur trois ans sera lanc pour permettre aux PME d avoir acc s des services de recherche de d veloppement et de commercialisation de technologies offerts par des universit s des coll ges ou d autres tablissements de recherche sans but lucratif de leur choix e Programme canadien des acc l rateurs et des incubateurs PCAI Des cr dits sur cinq ans ont t octroy s pour appuyer les activit s d acc l rateurs et d incubateurs canadiens e Service de guide expert Programme lanc en d cembre 2013 afin d aider les PME acc der aux ressources f d rales et provinciales disponibles en mati re d innovation et de soutien 2 3 propos de la v rification Objectif L objectif de la pr sente v rification continue consiste donner une assurance ind pendante du caract re satisfaisant de certains l ments cl s s lectionn s du cadre de contr le de gestion du PARI y compris la gouvernance et la responsabilisation les contr les et la surveillance l information l appui des d cisions le processus de gestion des accords de contribution la capacit de formation et les comp
36. irective sur les paiements de transfert du Conseil du Tr sor et aux politiques du Manuel de service Le risque de non conformit est g r de mani re satisfaisante Toutefois les m thodologies appliqu es pour calculer le cumul de l aide varient les diff rentes fonctions d assurance de la qualit et de surveillance utilisent tant t les co ts du projet pour le PARI CPP et tant t le co t total du projet CTP ce qui donne parfois de faux r sultats positifs de non conformit ce qui a un effet n gatif sur l efficacit et l efficience g n rales du processus La communication de pr cisions aux clients sur le cumul de l aide au moyen des accords de contribution de m me que la collecte de donn es plus uniformes gr ce au syst me SONAR CPP CTP financement public total constituent autant d occasions d accro tre l efficience et l efficacit du processus et d att nuer le risque de non conformit 5 L aide indirecte dans le cas du PARI est li e aux all gements fiscaux re us dans le cadre du Programme de la recherche scientifique et du d veloppement exp rimental RS amp DE de l Agence du revenu du Canada ARC F vrier 2014 16 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification RS amp DE pr sent es ARC Les accords de
37. isant de possibilit s de formation de recyclage 6 Valeurs et thique l efficacit de la formation au PARI Le PARI devrait inclure la version Web du programme SONAR et les changements aux responsabilit s des CTI et ARAC son plan de formation Voir recommandations 1 et 4 Crit re 6 1 Les politiques du Programme sur les valeurs et l thique ainsi que le Code de conduite ou les politiques quivalentes sont compris et appuient les besoins du Programme Le PARI est appuy de mani re satisfaisante par ses politiques sur les valeurs et l thique et par les politiques du Code de conduite portant sur les conflits d int r ts Cl La haute direction du PARI compte sur le travail du Bureau du secr taire g n ral BSG du CNRC pour d velopper et communiquer les valeurs et le Code d thique du CNRC En plus de miser sur les outils et les m canismes mis de l avant par le BSG la haute direction du PARI a pris des mesures consid rables pour appuyer le d veloppement la communication et l application des valeurs et du Code d thique du PARI Voici quelques exemples 1 laboration du Code de conduite du PARI et d un feuillet de renseignements d accompagnement l intention des clients du PARI 2 inclusion de clauses dans tous les accords de financement du PARI non ant que le b n ficiaire s engage s abstenir d effectuer certaines transactions et activit s pr cises qui le placeraient en situation
38. itiques du PARI limitent les possibilit s de verser des avances puisque les contributions du Programme sont vers es sous forme de remboursements seulement F vrier 2014 18 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification d approbation des demandes de remboursement subs quentes au versement d une avance Au cours d entretiens avec eux les dirigeants et gestionnaires du PARI ont soulign que le PARI est un programme dont les contributions sont vers es sous forme de remboursements et qu il est exceptionnel que des avances soient vers es Ces entretiens ont permis d tablir que des avances sont vers es uniquement lorsqu un sous traitant exige le paiement pr alable d un d p t et que ce fait doit alors tre document manuellement dans le dossier sur support papier ou au moyen d une pi ce jointe annex e au syst me SONAR Ni le syst me SONAR ni le syst me SAP ne poss dent cependant une fonction signalant automatiquement l utilisateur du syst me l existence d une avance Des techniques d exploration de donn es ont t utilis es pour d celer des cas o des paiements auraient t effectu s avant que les sommes soient r ellement engag es Seulement 421 des 3 233 premi res demandes de remboursement dans les r gions s lectionn es ont t vers es
39. la v rification valuation Faible risque de non conformit Les activit s initiales d exploration de donn es ont permis de d celer neuf erreurs possibles relatives au cumul de l aide dans les accords de contribution de moins de 100 000 limite de cumul de l aide de 100 et 16 erreurs possibles relatives au cumul de l aide dans les accords de contribution de plus de 100 000 limite de cumul de l aide de 75 Cependant soulignons que sur l ensemble de l chantillon de v rification soumis une analyse 27 des dossiers 578 sur 2 140 ne comportaient aucune donn e sur le CTP et 7 159 sur 2 140 ne comportaient aucune information sur les CPP Les m mes taux de non conformit des donn es s appliquent l ensemble de l chantillon de projets d entreprises ou d organismes du PARI ayant re u du financement au cours de l exercice 2012 2013 3 233 Des proc dures de sondage de validation ont t appliqu es 18 dossiers pour s assurer de la conformit aux exigences relatives au cumul de l aide en s appuyant sur les CPP et sur le financement re u du PARI Le risque global de non conformit est jug comme faible puisqu un seul cas de d passement possible de la limite relative au cumul de l aide a t r pertori Notre analyse des tendances pour les dossiers de 2011 2012 a r v l trois cas possibles de d passement de la limite de cumul de l aide sur 25 dossiers sond s Cependant une conclusion d
40. le Constatations de la v rification valuation Sur le plan op rationnel les directeurs sont tenus de communiquer r guli rement aux personnes qui rel vent directement d eux leurs attentes en ce qui concerne les valeurs et le Code d thique du PARI et les conflits d int r ts et il leur incombe de donner des conseils sur le plan op rationnel ainsi qu un encadrement pour tous les cas de conflits d int r ts ou de conflits d int r ts potentiels Les personnes avec qui nous nous sommes entretenus aux fins de la v rification connaissaient toutes le Code de conduite du PARI Les agents principaux du PARI re us en entrevue connaissaient leurs responsabilit s l gard des valeurs et des principes d thique du PARI et taient au courant de l importance du respect tr s strict des valeurs et des principes d thique de l administration f d rale du CNRC et du PARI Le Manuel de service du PARI contient des liens vers les valeurs cl s et les principaux documents en mati re d thique et les accords de contribution contiennent des clauses pr cises sur toutes les questions relatives aux conflits d int r ts et aux activit s de lobbying Les directeurs du PARI partout au pays organisent des rencontres individuelles avec les CTI afin de discuter avec eux des questions de conflits d int r ts et de leur offrir des conseils en la mati re La charge de travail et l absence de lignes directrices au niveau op rationnel qui permettrai
41. le pr sident du CNRC Le cadre devrait comprendre des l ments d assurance de la qualit int gr s aux activit s normales une d marche jour de v rification des b n ficiaires et des listes de contr le uniformis es pour faciliter le traitement des demandes de remboursement des b n ficiaires Ce cadre global de contr le devrait aussi pr voir l offre de possibilit s de formation au personnel op rationnel dans le contexte du nouvel environnement de contr le cr par la version Web du syst me des paiements de transfert SONAR Priorit LEV E Secteur d int r t Information l appui des d cisions financi res Recommandation 2 Le PARI devrait mener terme le projet d am lioration des syst mes qui rehaussera la qualit des liens entre les syst mes SONAR et SAP et terminer le d veloppement des tableaux de bord de gestion de approuver par le pr sident Le PARI passera en revue sa d marche de v rification des b n ficiaires en r visant les mandats des v rificateurs de mani re s assurer qu ils refl tent l volution constante des programmes du PARI Le PARI adoptera des directives uniformis es par exemple une liste de contr le pour le traitement des demandes de remboursement par les ARAC Au moyen de la version Web du syst me SONAR le PARI d veloppera des directives en ligne l intention des employ s Le PARI offrira une formation continue au syst me SONAR par ex
42. les b n ficiaires sont enregistr s dans le syst me SONAR dans le dossier des diff rents projets du PARI afin de pouvoir s y reporter ult rieurement Lorsqu un client pr sente un nouveau projet le CTI a toute discr tion pour se reporter le cas ch ant une constatation pertinente d une v rification de ce b n ficiaire harmonisant les activit s de surveillance l interne et l ext rieur du PARI l int rieur d un cadre de contr le exhaustif qui porterait autant sur les aspects financiers que sur les autres aspects du Programme F vrier 2014 11 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation Crit re 2 2 Surveillance ax e sur les risques Le degr de surveillance des b n ficiaires et le niveau d information exig des b n ficiaires sont ax s sur les risques Le PARI s est dot d une d marche de surveillance ax e sur les risques qui garantit le respect des Le degr de surveillance des modalit s financi res des accords de contribution relatives l admissibilit des d penses dont le b n ficiaires est fond sur les risques remboursement est demand que repr sentent les aspects La surveillance du respect des modalit s financi res est exerc e surtout au moyen processus se Ce NAE d examen des
43. maire du budget 2012 2013 du PARI CNRC pr par par le PARI 29 4 72 3 au programme Total Dans le budget 2012 des cr dits additionnels permanents de 110 M par ann e se sont ajout s aux cr dits de base du Programme d o une augmentation de la capacit op rationnelle Ces nouveaux cr dits ont pour objet de permettre au PARI d appuyer un plus grand nombre de PME canadiennes cr er des emplois bien r mun r s et largir les services offerts par les conseillers en technologie industrielle CTI du Programme Le PARI fait partie int grante de la strat gie d ploy e par le gouvernement du Canada pour soutenir les petites entreprises et stimuler les activit s d innovation Les budgets 2013 et 2014 3 D veloppement des technologies canadiennes contre le VIH DTCV Programme pilote d adoption de la technologie num rique PPATN F vrier 2014 5 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 pr voyaient de nouveaux cr dits permanents au PARI au titre de la gestion d initiatives nouvelles Voici quelques unes de ces initiatives e Programme pilote d adoption de la technologie num rique PPATN Ce programme pilote de trois ans d une valeur de 80 M prendra fin en 2014 Il a pour objet d accro tre la productivit des PME en les encourageant adopter la technologie num r
44. me SAP de mani re prendre au moment opportun des d cisions efficaces Ces carts sont habituellement attribuables l ajout de pi ces de journal ou d autres 14 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification redressements Le rapport de rapprochement est utilis comme base pour la production d autres rapports sp ciaux qui peuvent tre demand s par le Conseil du Tr sor le Ministre le Parlement ou l EPL La mise en place de la version Web de SONAR exige une r vision du processus de rapprochement Les activit s de rapprochement devraient tre rationalis es et la qualit de l information en tre rehauss e d s que le processus aura t red fini valuation 4 Processus de gestion des accords de contribution validations apr s paiement VAP Recommandation 2 Le PARI devrait mener terme le projet d am lioration des syst mes qui rehaussera la qualit des liens entre les syst mes SONAR et SAP et terminer le d veloppement des tableaux de bord de gestion de l information Priorit ELEVEE Crit re 4 1 Les employ s disposent des conseils des outils des ressources et de l information n cessaires pour assurer une gestion des accords de contribution conforme aux exigences du CNRC et du CT Les employ s respectent les
45. mmes venus la constatation que les projets de 5 des 12 organismes n avaient fait l objet d aucune modification et que dans les 7 autres dossiers on relevait un total de 11 modifications qui taient toutes document es et appuy es par des pi ces justificatives l appui dans SONAR de la mani re appropri e Les organismes constituaient 7 de l chantillon de v rification 230 sur 3 233 et 8 5 du financement du PARI 27 M sur 319 M F vrier 2014 Dans le cas des organismes les modifications ne sont pas g r es au moyen du module de modification de SONAR Par cons quent on ne dispose d aucune donn e sur la nature et le nombre de modifications des accords conclus avec les organismes Cependant les modifications qui ont t relev es ont t g r es efficacement dans le dossier sur support papier ou au moyen de pi ces jointes dans le syst me SONAR 21 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation 4 1 e Validations apr s paiement Le processus de validation apr s paiement VAP est bien document dans le Manuel de service des entreprises et dans celui des organismes On y d crit les documents l appui n cessaires ainsi que la fr quence requise des VAP fond e sur l valuation du risque que fait le CTI propos du pr
46. ndustrielle Constatations de la v rification 4 1 a Cumul de l aide Le cumul de l aide est un facteur cl dans la gestion des risques des programmes de paiements de transfert L expression s entend du montant total des cr dits vers s par l Etat au titre d un projet par rapport aux co ts du projet pris en charge par le b n ficiaire La Directive sur les paiements de transfert du SCT exige des gestionnaires d un minist re qu ils fixent une limite au cumul possible de l aide dans les modalit s de tout programme de paiements de transfert c est dire qu ils fixent le pourcentage maximal du co t direct et indirect d un projet qui peut tre assur au moyen de l aide vers e par l Etat canadien Les modalit s du PARI fixent une limite au cumul de l aide sous la forme d un pourcentage maximal des d penses admissibles totales qui peuvent tre vers es par l Etat conform ment aux exigences du Conseil du Tr sor 75 pour les entreprises et 100 pour les organismes Le Manuel de service du PARI donne aux CTI et aux ARAC des directives et des ressources afin de faciliter la d finition et le calcul du cumul de l aide et l tablissement des exigences en la mati re Les CTI du PARI discutent avec les b n ficiaires du cumul de l aide au moment de leur visite sur place et v rifient le respect des limites l tape de l valuation du projet Des v rificateurs externes s assurent dans le cadre des v rification
47. nt bien compris toutes les tapes du cycle de vie du Programme tant par l administration centrale que dans les tablissements r gionaux La mise en service de la version Web du syst me SONAR et les am liorations futures pr vues de ce syst me offrent une occasion de pr ciser certains aspects importants du r le de surveillance jou par les ARAC et les CTI Compris dans la recommandation 1 Crit re 2 1 Contr le de la direction Les processus et les m canismes de contr le donnent la direction du CNRC l assurance que le risque de non conformit aux politiques du SCT et aux lois applicables est g r de mani re satisfaisante et dans la limite du niveau de tol rance au risque de la haute direction Le contr le du PARI exerc par la direction est fond sur des r unions p riodiques entre les directeurs et leurs CTI afin d valuer le statut des projets en cours et de d terminer quels sont les b n ficiaires du PARI qui devraient faire l objet d une surveillance additionnelle Chaque r gion pr pare sa propre fiche de suivi des projets en s appuyant sur les donn es financi res du SAP de mani re pouvoir v rifier les fonds engag s les sommes pay es et le d lai d absorption des flux de tr sorerie par projet par r gion et par CTI le rapport r gional Les ARAC t l chargent galement les rapports d tape des projets depuis le syst me SONAR pour chaque CTI afin de v rifier s il existe des
48. ojet Le PARI a transf r la responsabilit des VAP du CTI l ARAC conform ment la recommandation formul e dans l examen des processus administratifs du PARI Il incombe donc ARAC de proc der l examen pr liminaire des demandes mensuelles de remboursement et des documents pr sent s l appui de ces demandes conform ment la liste de contr le de ARAC dans le Manuel de service Le CTI conserve la responsabilit de l approbation en vertu de l article 34 voir Gouvernance et responsabilisation Une VAP est n cessaire la premi re demande de remboursement pour les projets faible risque sauf si le CTI d cide d y renoncer Les projets risque mod r font l objet d une VAP lors de la premi re demande de remboursement et de la derni re Les projets risque lev exigent une VAP pour la premi re demande de remboursement et la derni re ainsi qu au moins une VAP tous les six mois apr s la premi re demande L exploration de donn es dans les dossiers des entreprises et des organismes de toutes les r gions l exclusion des projets du PPATN et des projets du volet jeunesse a permis d tablir la ventilation suivante pour les 3 233 accords de contribution 1 646 projets faible risque 1 130 projets risque mod r 17 projets risque lev 225 projets non cot s organismes et 215 projets dans le cadre desquels le CTI a renonc la VAP Dans les trois r gions s lectionn es soit l Ontario
49. on des l ments uniformis s leurs responsabilit s en ce qui concerne le Contact ane le domaine des valeurs et de traitement des demandes de remboursement et Vice pr sident PARI l thique Priorit MODEREE les validations post paiement e Dela formation sur les valeurs et sur l thique est offerte dans le cadre des r unions r gionales par la personne ressource en mati re de conflits d int r ts au PARI e Le message annuel du vice pr sident PARI CNRC rappelle aux employ s leurs obligations en la mati re et renvoie ceux ci aux documents officiels du CNRC en mati re d thique et de conflits d int r ts F vrier 2014 31 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada
50. par cons quent on s attend ce que des efforts continus soient d ploy s afin d accro tre l efficience et F vrier 2014 23 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification valuation communs de formation dans le pays et l laboration d offres consolid es 4 la mobilisation des structures existantes et des comit s du PARI afin de partager l information et d appuyer la formation 5 l laboration de cours en ligne le cas ch ant afin de maximiser l acc s la formation et 6 l appui de l am lioration continue le travail initial dans le d veloppement d une d marche syst matique d valuation de l efficacit de la formation du PARI M me si des progr s int ressants ont t accomplis les personnes avec qui nous nous sommes entretenus nous ont soulign plusieurs sources de pr occupations constantes 1 retard dans le d veloppement et la disponibilit d un programme national d accueil et d int gration pour les employ s nouvellement embauch s et le besoin qui s ensuit pour les r gions de d velopper des programmes r gionaux et de les offrir 2 l acc s insuffisant des possibilit s de formation pour les employ s en r gions 3 l incapacit de participer de la formation cause de la charge de travail et 4 le nombre insuff
51. ponsabilit de g rer au nom du PARI la v rification des accords de contribution conclus entre le PARI et les b n ficiaires Ces v rifications procurent la direction du CNRC l assurance que les contributions ont t d pens es par les b n ficiaires conform ment aux modalit s du PARI stipul es dans l accord de contribution type Les probl mes cern s dans les r sultats de la surveillance exerc e par la DSF et les SCPT sont ensuite pris en compte par la direction au moment de r viser les proc dures du PARI Cette surveillance procure l assurance que les accords sont administr s conform ment aux exigences des politiques du SCT et du CNRC La direction du PARI a la possibilit de r agir aux r sultats de la surveillance d tablir des plans d action pour mettre en uvre les recommandations formul es et d instituer les changements n cessaires aux directives et proc dures comme nous l avons constat au cours d entretiens avec des directeurs et directeurs ex cutifs des SCPT et du PARI Les principaux r sultats ou probl mes ventuels cern s pendant le processus de v rification des b n ficiaires sont communiqu s dans certains cas la r gion touch e afin qu elle engage des activit s proactives de gestion des risques Ces activit s proactives peuvent prendre la forme d une diminution des contributions vers es ou des changements aux activit s de surveillance Les r sultats des v rifications effectu es chez
52. r les plans de la conception et de l efficacit Tous les secteurs d activit et processus respectent les r glements les politiques et les directives du gouvernement du Canada et du CNRC Aucune possibilit d am lioration n a t cern e F vrier 2014 27 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Annexe C Plan d action de la direction D finition de la priorit des recommandations La mise en uvre est recommand e dans un d lai six mois afin de r duire l exposition une forte probabilit que des v nements ayant une incidence lev e puissent avoir des cons quences potentiellement n gatives sur l int grit de la gouvernance de la gestion du risque et des processus de contr le du CNRC La mise en uvre est recommand e d ici un an afin de r duire l exposition des v nements susceptibles d avoir des cons quences n fastes sur l int grit de la gouvernance de la gestion du risque et des processus de contr le du CNRC La mise en uvre est recommand e d ici un an afin d adopter des pratiques exemplaires ou d accro tre l int grit des processus de gouvernance de gestion du risque et de contr le du CNRC Recommandation Plan d action de gestion des mesures correctives Date pr vue de mise en uvre et contact responsable au CNRC 1 Secteur d int
53. ract re satisfaisant de certains l ments cl s s lectionn s du cadre de contr le de gestion du PARI y compris la gouvernance et la responsabilisation les contr les et la surveillance l information l appui des d cisions le processus de gestion des accords de contribution la capacit de formation et les comp tences et les valeurs et l thique Raison d tre Le PARI am liore la capacit d innovation et de commercialisation en appuyant e les projets d innovation des petites et moyennes entreprises PME e les organismes qui offrent des services compl mentaires et pertinents d aide l innovation aux entreprises gr ce leurs ressources financi res et leurs comp tences techniques Le PARI a t d sign comme un domaine hautement prioritaire de v rification dans le Plan de v rification interne ax e sur les risques du CNRC 2012 2013 2014 2015 L exercice d une surveillance appropri e et efficace fait partie int grante du processus de d monstration de la transparence et des avantages pour les Canadiens de la distribution des paiements de transfert et de la responsabilisation l gard de ces paiements Le PARI est bien mis en vidence dans le Plan d action conomique du gouvernement du Canada qui pr voit la multiplication par deux de son budget de base et lui accorde d autres cr dits pour mener des projets pilotes et lancer d autres initiatives temporaires En 2012 2013 le Programme a administr le
54. rares et que le risque inh rent est par cons quent tr s faible Une analyse de la population globale de 3 233 accords de contribution a fait ressortir 25 accords dont 9 cas possibles de cessions ou de novations fond s sur des noms communs de projets De ces accords seulement deux groupes de projets ou quatre accords au total taient r ellement des cessions Le travail de v rification sur le terrain a permis de conclure que les cessions avaient t document es de mani re appropri e dans le syst me SONAR 4 1 d Modifications Le processus de modification des accords de contribution tant pour les entreprises que les organismes est bien compris par les CTI et les ARAC comme on a pu le relever dans les entretiens qui ont eu lieu dans les r gions et cela est bien document dans le Manuel de service Le syst me SONAR comprend un module de modification efficace permettant de documenter les demandes des b n ficiaires l valuation du CTI et les motifs de l autorit contractante ainsi que l approbation de la modification Actuellement ce module de modification est utilis uniquement pour les entreprises Les proc dures de modification pour les organismes sont similaires mais elles sont soit document es directement dans le dossier sur support papier soit au moyen de pi ces justificatives annex es SONAR valuation On dispose d un module efficace de modification pour les entreprises dans le syst me SONAR ce qui
55. s de surveillance de production de rapports et de prise des d cisions L EPL et les quipes r gionales de direction disposent des acc s et des donn es n cessaires pour g rer le Programme au moyen des syst mes SAP et SONAR Les r gions utilisent les donn es financi res du SAP pour cr er des rapports r gionaux sous une forme accessible qui r pond leurs besoins pr cis et qui peuvent facilement tre adapt s diff rents objectifs de communication de l information La fonction de production de rapports a t am lior e gr ce l introduction de la version Web du syst me SONAR qui pr sente moins de lacunes en ce qui concerne les donn es disponibles Il serait possible de mieux exploiter les donn es du syst me de gestion des accords de contribution en produisant des rapports au moyen des donn es du tableau de bord et de liens qu il serait possible d tablir avec les donn es F vrier 2014 13 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue 2012 2013 du Programme d aide la recherche industrielle Constatations de la v rification L application SONAR originale comportait des mod les de rapports de surveillance et d ex cution l chelle du Programme sur des questions comme le corpus de modifications les validations post paiement effectu es les donn es conomiques notamment le secteur d activit auquel appartient c
56. s des b n ficiaires que l aide publique totale y compris le financement indirect accord sous forme d all gements fiscaux ne d passe pas le maximum autoris en vertu des modalit s du programme Le PARI g re le risque du cumul de l aide c est dire la possibilit que l aide vers e d passe le maximum autoris de financement public total en plafonnant dans le cas des entreprises le montant des contributions 80 de l enveloppe salariale totale et 50 des honoraires des sous traitants Les co ts indirects ne sont pas financ s par le PARI dans le cas des entreprises mais il peut arriver qu ils le soient dans le cas des organismes chaque cas tant valu individuellement au m rite Aide publique totale dans le cadre de la surveillance du cumul de l aide Les b n ficiaires du PARI d clarent eux m mes toute aide publique directe additionnelle re ue pendant la phase de la proposition de projet dans les diff rents rapports d tape et au moment de la validation post projet VPP Les b n ficiaires du PARI ne sont pas tenus de fournir de pi ces confirmant la valeur de l aide financi re re ue d autres sources publiques comme des tats financiers ou de projets annuels ou des copies des demandes de remboursement des cr dits de valuation Le PARI dispose des outils des ressources et des conseils n cessaires pour g rer les limites relatives au cumul de l aide conform ment la D
57. tences et les valeurs et l thique P rim tre de la v rification La v rification a port sur les contr les de gestion cl s s lectionn s du programme des paiements de transfert en place en 2012 2013 dans les r gions de l Ontario de l Ouest du Canada de l Atlantique et du Nunavut Les v rificateurs ont pass en revue les accords de contribution conclus avec les entreprises et organismes et tenu compte des autres contr les exerc s par le PARI mais en prenant garde d viter le d doublement des efforts et afin de formuler des recommandations efficaces qui s attaquent la cause des probl mes plut t qu leurs simples manifestations Les exp riences sur des sujets humains et animaux valeurs et thique et les proc dures de v rification des comptes cr diteurs ne faisaient pas partie du p rim tre de la v rification Les sondages de v rification et les examens ont eu lieu d avril octobre 2018 F vrier 2014 6 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 D marche et m thodologie La v rification a t men e conform ment aux normes de v rification professionnelle g n ralement accept es et conform ment la Politique sur la v rification interne du Conseil du Tr sor Les crit res de v rification d crits l annexe A sont en grande partie inspir s de la Poli
58. tique sur les paiements de transfert du Conseil du Tr sor du document Crit res de v rification li s au Cadre de responsabilisation de gestion Outil l intention des v rificateurs internes 2011 du SCT et le cas ch ant du Manuel pratique du PARI et du Manuel de gestion financi re du CNRC Ces crit res ont fait l objet de discussions avec la direction du Programme avant la v rification La v rification continue consiste proc der en continu et de mani re ind pendante une valuation des cadres de contr le et des syst mes de gestion du risque Les techniques de v rification continue sont utilis es avec succ s par le Bureau de la v rification et de l valuation du CNRC depuis quelques ann es et elles ont t utilis es dans un certain nombre de missions d assurance de la qualit d finies dans le plan annuel de v rification ax e sur les risques de l organisation Le p rim tre de la v rification et les proc dures ciblent un ensemble circonscrit de crit res de v rification li s aux contr les cl s Les proc d s de v rification et les analyses sont modul s en fonction du d roulement de la mission de mani re valuer les nouveaux risques d cel s Les m thodologies de v rification continue sont appliqu es aux v rifications du PARI CNRC depuis la mise en uvre du Plan d action conomique 2009 en raison du profil en volution constante du Programme La v rification a port sur les crit res existant
59. u CNRC l assurance que le risque de non conformit aux politiques du 2 SCT et aux lois applicables est g r de mani re satisfaisante et dans la limite du niveau de tol rance au risque de la haute direction 2 2 Surveillance ax e sur les risques Le degr de surveillance des b n ficiaires et le niveau d information exig des b n ficiaires sont ax s sur les risques Donn es l appui des d cisions financi res 3 3 1 La direction a acc s en temps opportun des donn es financi res fiables l appui de la surveillance de la communication de l information et de la prise des d cisions Processus de gestion des accords de contribution 4 1 Les employ s disposent des conseils des outils des ressources et de l information n cessaires pour assurer une gestion des accords de contribution conforme aux 4 exigences du CNRC et du CT Les employ s respectent les exigences et directives du Programme Nota La v rification a un p rim tre limit aux l ments suivants cumul de l aide avances cessions et novations modifications et validations apr s paiement VAP Capacit de formation et comp tences 5 5 1 Le cadre de formation du Programme offre aux employ s CTI et ARAC un soutien suffisant pour leur permettre de s acquitter de leurs responsabilit s Valeur et thique 6 6 1 Les politiques du Programme sur les valeurs et l thique ainsi que le Code de conduite ou
60. versement de contributions d une valeur sup rieure 170 M des entreprises et des organismes Opinion des v rificateurs et conclusion De mani re g n rale les v rificateurs en sont venus la conclusion que les l ments cl s du cadre de contr le du PARI se trouvant l int rieur du p rim tre de la v rification suffisent appuyer la gestion des paiements de transfert Le cas ch ant les recommandations des v rificateurs font tat des possibilit s d am lioration des processus administratifs et d augmentation de l efficacit organisationnelle des syst mes actuels du PARI F vrier 2014 Bureau de la v rification et de l valuation Conseil national de recherches du Canada V rification continue du Programme d aide la recherche industrielle de 2012 2013 Le tableau 1 ci dessous r sume les conclusions de la v rification par secteur d int r t On trouvera la suite de ce tableau la liste des recommandations connexes formul es dans le but d am liorer les processus administratifs actuels Tableau 1 Sommaire des conclusions de la v rification Recommandation s Champ d enqu te A ETLE T0 connexe s 1 Gouvernance et responsabilisation Solide S O Surveillance et supervision Satisfaisant 1 Information l appui des d cisions Satisfaisant 2 financi res 4 Processus de gestion des accords de Satistaisant 3 contribution 5 Capacit de formation et
61. x politiques et directives associ es aux modalit s du PARI au Manuel de gestion financi re du CNRC et au Manuel de service du PARI du CNRC Conform ment la Politique sur les paiements de transfert les programmes de paiements de transfert doivent tre g r s d une mani re int gre transparente et responsable qui tient compte des risques tre ax s sur les besoins des citoyens et des b n ficiaires et tre con us et mis en uvre en tenant compte des priorit s du gouvernement en vue d atteindre les r sultats escompt s pour les Canadiens En vertu de la Politique sur les paiements de transfert il incombe aux administrateurs g n raux de s assurer que des m canismes de surveillance des contr les internes et des syst mes de mesure et de communication du rendement offrant un bon rapport co t efficacit sont en place pour appuyer la gestion des paiements de transfert et que les exigences administratives impos es aux demandeurs et aux b n ficiaires y compris celles li es la surveillance la communication de l information et la v rification sont proportionnelles au niveau de risque particulier au Programme l importance des cr dits accord s et au profil de risque de chaque demandeur ou b n ficiaire Les politiques directives et outils connexes pertinents la gestion des paiements de transfert sont notamment la Politique sur le contr le interne la Politique sur la gouvernance en mati re de gest

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