Home

Texte intégral View

Contents

1. 29 2 6 5 Elaboration du questionnaire ss 29 2 7 R sultats de la collecte des donn es ss 30 21 1 OSNHINeSC des resul ocupin innen nc 30 2 7 2 Comparaison des pratiques institutionnelles 30 2 8 Recommandations et solutions nn nrrrnrnrnnreenennnnnennne 30 29 CONCUSSION ionerne E ann nes en encece 30 3 Reflexion th orique osisssa a en 31 3 1 Etat de l art et revue de la litt rature professionnelle assnnanannnnnnnnnnnnnne 31 Dell NOTONS de DaS eao A nd a AN 31 3 1 2 D finitions des archives priv es 32 3 1 3 Archives priv es dans les biblioth ques et les mus es 33 3 1 4 Typologie des archives priv es nnn1nnenennnennnnennnornnesrrersnrresnrrrenrenene 36 3 1 4 1 Panorama des archives priv es en Suisse 37 3 1 5 Normes et standards archivistiques nnaenoonnnnnennnnnnnnnsnrnsrernnrrrnreennne 38 3 1 6 Les archives priv es dans la l gislation n00nnnaennnannnnennnnannnnnnnnennnnene 40 AO OS USSR RE cn ee ee nid A ane tn ae dt nn 40 OS 2 PrN O eaa A N 42 SLOS QUED Cara aaa aae 43 SL ACCUSO esr a a a 43 3 1 7 1 Politiques d acquisition d archives priv es n00nnnn0annnnannnnnnnnnanenonnnnnnnna 45 3 1 7 2 Modes d acquisition d archives priv es 47 3 1 3 Conventions pour l acquisition de fonds d archives priv es 48 Ske Taemin ss tete oiesce es caen 49 JO TM CAS SON
2. CARMICHAEL David W 2004 Organizing archival records a practical method of arrangement and description for small archives 2 ed Walnut Creek etc Altamira Press American association for state and local history book ISBN 978 0 7591 0440 2 CARTIER Fran ois 2005 2006 Les archives en milieu mus al le cas du Mus e McCord Archives Vol 37 n 1 pp 33 57 CASAULT Denis CHARBONNEAU Normand 2001 Plan des mesures d urgence pour les documents d archives Sainte Foy Les Publications du Qu bec ISBN 978 2 551 19458 2 CENTRE DE RECHERCHE EN CIVILISATION CANADIENNE FRANCAISE sans date Politique de conservation document PDF Document interne du Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise CHARMASSON Th r se 2006 Archives scientifiques ou archives des sciences des sources pour l histoire La revue pour l histoire du CNRS en ligne 3 mai 2008 N 14 Consult le 16 janvier 2014 Disponible ladresse http histoire cnrs revues org 1 790 CHAVE Isabelle 2012 Pourquoi valoriser les archives La probl matique en 2010 In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d La valorisation des archives une mission des motivations des modalit s des collaborations enjeux et pratiques actuels Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 51 64 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 27 ISBN 978 2 8061 0059 7 Des archives priv es dans les biblioth ques
3. Depuis 1998 la formation HES de sp cialiste en information documentaire dans le prolongement de l ESID se veut polyvalente et est cens e englober aussi bien les comp tences biblioth conomique qu archivistique m me si une pratique du terrain et des connaissances suppl mentaires en histoire notamment sont souvent n cessaires Diff rentes coles proposent aujourd hui des formations qui comprennent l archivistique Nous pouvons citer la HEG fili re ID l EBSI qui propose un certificat en archivistique et les Universit s de Berne et Lausanne qui proposent depuis 2006 un Master of Advanced Studies in Archival Library and Information Science MAS ALIS 8 comprenant notamment un module de formation sur les archives priv es Parce que les archivistes peuvent tre issus de professions vari es et qu un perfectionnement est possible nous sommes d avis que des biblioth caires ou des 205 http www penthes ch fr pages musee des suisses dans le monde consult le 21 f vrier 2014 206 Information documentaire http www hesge ch heg formation base bachelors science specialiste information documentaire consult le 21 f vrier 2014 207 http www ebsi umontreal ca programmes cours premier cycle certificat en archivistique consult le 21 f vrier 2014 208 http www archivistique ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou char
4. PROBST Rudolf 2006 Le R pertoire sommaire des fonds manuscrits conserv s dans les biblioth ques et archives de Suisse Arbido N 3 pp 23 24 QU BEC 1983 Loi sur les archives en ligne Mise jour le 1 janvier 2014 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www2 publicationsduquebec gouv ac ca dynamicSearch telecharge php type 2 amp file A 21 1 A21 1 HTM QU BEC 1990 Loi sur les archives R glement sur l agr ment d un service d archives priv es en ligne Mise jour le 1 janvier 2014 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www2 publicationsduquebec gouv ac ca dynamicSearch telecharge php type 3 amp file A 21 1 A21 1R1 HTM R PUBLIQUE ET CANTON DE GEN VE 1995 Loi sur la dation en paiement LDatP Etat le 1 novembre 1996 en ligne 1er d cembre 1995 D 3 35 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www ge ch legislation rsg f s rsq d3 35 html R PUBLIQUE ET CANTON DE GEN VE 2000 Loi sur les archives publiques LArch B 2 15 du 1 d cembre 2000 Etat le 1 septembre 2001 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www ge ch legislation rsg f s rsg b2 15 html R PUBLIQUE ET CANTON DE GEN VE 2001 Loi sur l information du public et l acc s aux documents LIPAD Etat le 1 mars 2002 en ligne 5 octobre 2001 A 2 08 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http
5. 4 3 6 Diffusion 4 3 6 1 Valorisation Cette tape d pend du traitement des fonds de nombreuses institutions accusent un retard dans l inventaire la description le conditionnement ou la mise en ligne de leurs fonds Ind pendamment du volume des fonds conserv s les institutions qui ont publi leurs instruments de recherche en ligne re oivent plus de demandes de consultation L exploitation des archives ne d pend pas uniquement de l int r t port un fonds mais est directement li e la qualit et la visibilit des instruments de recherche La priorit de chaque institution en dehors de la conservation p renne des fonds semble tre la mise disposition des instruments de recherche et donc dans la plupart des cas l acc s aux inventaires sur leur site web Cette d marche a en effet pour objectif de faire conna tre les fonds d archives priv es galement au grand public et de ne pas consid rer ce patrimoine uniquement comme tant destin un public sp cialiste Dans un futur proche de nombreuses institutions envisagent de s atteler la num risation des fonds proprement parler 4 3 6 2 Consultation Plus les inventaires sont accessibles et visibles en ligne plus les demandes seront amen es cro tre La mise en valeur des fonds d archives est par cons quent une condition essentielle leur consultation 4 3 6 3 Communicabilit La communicabilit des fonds est variable selon la volont de
6. Guide des bonnes pratiques 2014 Cette structuration ne d finit pas le contenu et les r gles de la description archivistique pour renseigner les diff rents l ments EAD doit tre utilis e en application des normes de description de contenu auxquelles elle fait r f rence en particulier de la Norme g n rale et internationale de description archivistique ISAD G Guide des bonnes pratiques 2014 La norme EAD s applique donc dans un langage de balisage p renne et ouvert La structure imbriqu e des donn es XML EAD se pr te bien la structure hi rarchique des niveaux de description d un fonds d archives Par ailleurs la norme EAD int gre aussi des l ments de description provenant d autres normes comme MARC21 et UNIMARC ISAD G et EAD sont l heure actuelle des normes stables capables d volution et ind pendantes des fournisseurs commerciaux Largement employ e et reconnue par les archivistes ISAD G garantit tout d abord le principe de provenance le fonds tant l unit de base de la description et ne se contente pas de d crire simplement les documents qui composent le fonds mais constitue la description combin e de trois cat gories d objets Conne 2008 e les unit s documentaires le fonds et ses composants e la structure hi rarchique du fonds d archives du g n ral au particulier e le contexte historique de production du fonds et de ses composants Des archives priv es dans les bibli
7. ces nouveaux besoins et modes de recherche d information en ligne Gr ce Internet les sites web des institutions conservant des archives sont un l ment majeur de diffusion Internet est pr sent le point de d part de la plupart des recherches et un services d archives s il souhaite tre connu du public et mener bien sa fonction de diffusion se doit d y tre pr sent Le site permet de f d rer tous les moyens de diffusion sur une m me plate forme Filipozzi 2008a Un site web peut donc proposer des informations sur l institution sur les fonds conserv s sur les services offerts et sur la r glementation Dans certains cas il expose aussi des documents Par exemple les AEG ont num ris s bon nombre de fonds Les images des documents num ris s sont consultables sur la base de 121 Par exemple l Historial de la Grande Guerre http www historial org consult le 21 f vrier 2014 122 Par exemple celui des AVG http w3public ville ge ch seg xmlarchives nsf ParametreDesc PDFGuideDuConsultant File Guide consultant pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 61 donn es Adh mar La num risation ouvre la porte la recherche et participe la sauvegarde du patrimoine archivistique L emploi du web permet des institutions aux moyens limit s de s en servir comme un excellent outil de val
8. logiciel ou une base de donn es permettant de rattacher des documents num ris s ou d int grer des images Les logiciels propri taires et les logiciels open source ont leur part d avantages et d inconv nients respectifs Il est primordial de consid rer les ressources disposition et r fl chir en termes de r seaux et partenariats possibles 230 Ces tapes sont issues de la page Comment cr er un inventaire Association vaudoise des archivistes 2008 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 114 En l absence de logiciel dans le cas de structures ne disposant que de peu de moyens et devant se r soudre l emploi d outils bureautiques pour leurs inventaires nous sommes d avis de pr f rer Microsoft Excel Word En effet un tableur Excel propose des l ments de structuration exploitables par une base de donn es contrairement au logiciel de traitement de texte Word Excel permet en outre de cr er des structures crois es l aide de lignes et de colonnes et il est possible d utiliser un grand nombre de feuilles sur un m me document ce qui est plus pratique maniable et modulable que Word Une recherche l aide des touches Ctrl F est ensuite possible sur n importe quelle feuille du document Pour des non professionnels de l information documentaire utiliser Excel plut t qu un logiciel trop sp cialis peut constituer une solution L e
9. m dicale a t inventori selon la norme ISAD G ISAAR CPF par les Archives de la Ville de Gen ve inventaire en ligne sur leur Site D ailleurs dans cet inventaire on retrouve les cotes d emplacement du fonds manuscrits Z 247 261 Niveaux d organisation et profondeur de la description A quelques exceptions pr s l inventaire a t r alis la pi ce Existence d une politique d inventaire ou de proc dures Nous nous basons sur les proc dures dict es par les Archives de la Ville de Gen ve Cotation Les documents portent une cote d emplacement Z 1 313 Le fonds d archives de la Soci t m dicale porte la cote SM et les cotes d emplacement Z 247 261 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 157 Avez vous mis au point ou utilisez vous Informatis quel logiciel collaboration avec un instrument de recherche les informaticiens Seul l inventaire de la Soci t m dicale a t inventori avec un diteur XMLSpy Sinon l inventaire de la collection a t dactylographi et scann Synth tique ou analytique analytique Accessible en ligne ou sur place Que ce soit l inventaire de l ensemble de la collection ou celui du fonds d archives de la Soci t m dicale tous les deux peuvent tre consult s sur internet Est ce satisfaisant Avis Probl mes rencontr s Solutions envi
10. Vincent 1996 p 53 Il y a quelques ann es la biblioth que du MHS a r alis un inventaire succinct permettant de prendre connaissance des richesses de son fonds de manuscrits La partie concernant la Soci t m dicale de Gen ve a t inventori e plus en d tail par les AVG selon la norme ISAD G Une institution non sp cialis e n a malheureusement pas toujours les ressources n cessaires pour conserver traiter et valoriser des fonds d archives Il va de soi que la gestion de ce type de ressources documentaires n cessite le concours d un personnel qualifi Le MHS ne poss de pas de service sp cifique la gestion de fonds d archives priv es Jusqu l ann e derni re le MHS n employait aucun archiviste Un poste a donc t cr sp cialement pour le traitement des archives historiques du MHN et des archives priv es du MHS Le MHS cherche pr sent conna tre les pratiques de gestion de fonds similaires au sein d institutions semblables mais galement au sein d institutions poss dant des services ad hoc afin de conna tre l investissement requis Cette confrontation de pratiques devrait permettre au MHS de prendre une d cision quant au sort des archives priv es en sa possession Le pr sent mandat s articule autour de deux axes Dans un premier temps une r flexion th orique sera men e sur la gestion des archives priv es en Suisse et l tranger en vue d une analyse de la probl matique identi
11. compliqu de saisir uniquement l essentiel notre probl matique Ce travail s inscrit dans une d marche tr s globale et prend en compte plusieurs aspects et th matiques Ceci est donc assez cons quent et il a t dur de ne pas sortir du cadre De plus la tentation d approfondir l une ou l autre des th matiques peut s av rer chronophage Finalement les nombreuses fonctions archivistiques abord es se recoupant et se compl tant de nouvelles interrogations et perspectives jusqu alors inconnues ou non envisag es au d part sont apparues 2 5 2 R daction des r f rences bibliographiques La bibliographie pr sente les sources cit es et class e selon le syst me auteur date Une bibliographie comprenant des sources compl mentaires a par ailleurs t remise directement au mandant Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 26 2 6 Collecte de donn es Cette tape du travail s est d roul e en deux phases les entretiens et questionnaires tout d abord puis le d pouillement des r sultats collect s en vue de leur analyse et de leur synth se Cette partie du travail r alis e sur le terrain est volontairement s par e de l tat de l art car elle constitue une tape diff rente Toutefois les l ments et r sultats qui en ressortent compl tent cet tat de l art 2 6 1 Prise de contact et recherche d experts en Suisse Un message a t
12. valuation les op rations de tn ou d limination et le sort final des document pour ce faire il faut mentionner toute op ration de tn et d limination effectu e ou programm e sur l umit de description surtout si elle est susceptible de modifier l interpr tation des documents L valuation des documents constitue la premmere tape et la plus importante de ce travail D s que l on a acquis une vision assez claire de la masse de documents en pr sence et en fonction des informations r colt es sur le fonds cf ci dessus point 2 on doit se poser la question de savoir quels documents garder et quels documents liminer Parfois cela est assez clair parfois cela l est moins L exp rience en g n ral permet de r soudre la plupart des probl mes En cas de doute s adresser l un des archivistes Une fois l valuation effectu e on pourra proc der l lmmnation des documents que l on veillera scrupuleusement documenter Il est fortement conseill d tre exhaustif et de mentionner toute les cat gories g n rales de documents doubles factures de plus de dix ans etc ainsi que tous les documents particuliers les signaler alors de pr f rence leur mveau respectif comme s rie dossier etc qui ont t limin s S1 l on proc de un ou des chantillonnages 1l faut bien s r les mentionner eux aussi leur mveau respectif En cas d limination de documents confidentiels ou
13. 145 Voir par exemple l inventaire du fonds Bruyas Burty Robaut Tourneux sur Delacroix et d autres artistes http www inha fr IMG pdf fonds bruyas pdf consult le 21 f vrier 2014 148 Acronyme d Acc s Global et Organis aux Ressources en Histoire de l Art 147 Voir par exemple l inventaire du fonds Maxime Collignon http agorha inha fr inhaprod jsp system win main jsp record musee MUS TH ARCHIVES CONCEPTS 6505 consult le 21 f vrier 2014 148 Voir par exemple l inventaire du fonds Claudius Regaud http www calames abes fr pub details id Fileld 1309 consult le 21 f vrier 2014 149 http www march es bibliotecas consult le 21 f vrier 2014 150 Voir par exemple cet inventaire http digital march es turina en node 10 consult le 21 f vrier 2014 151 Voir par exemple cet inventaire r cemment r alis http biblioteca imss f it 856 archivio medicina pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 69 Ces moyens de conservation des fonds sont l emploi de contenants non acides un conditionnement adapt des documents d archives le stockage dans des locaux ad hoc ainsi qu un contr le et une stabilit des conditions climatiques Certaines institutions ont la chance de poss der une quipe de restauration ce qui leur permet d entretenir une troite collaboration en mati re de conservation pr ventive et de r
14. 2 6 4 Elaboration de la grille d entretien semi directif La d marche entreprise pour construire la grille d entretien s est attel e suivre le processus logique d un fonds d archives selon les diff rentes fonctions archivistiques qui entrent en jeu dans la gestion des archives priv es acquisition classement description conservation et diffusion des archives La structure de la grille est inspir e d un outil pr existant Walder 2012 Nous avons utilis diff rentes sources pour r fl chir la mani re de mener un entretien semi directif Muet 2003 et Guittet 2008 Une fois l entretien termin les r ponses ont t dactylographi es et un compte rendu envoy la personne interrog e pour confirmer ou pr ciser les propos tenus Une autorisation a t demand e pour exploiter les informations communiqu es ou faire figurer des documents de travail en annexe 2 6 5 Elaboration du questionnaire Nous avons galement labor un questionnaire pour collecter des donn es Celui ci consiste en une liste de points aborder afin d obtenir des informations similaires d une institution une autre Son contenu reprend les diff rentes questions de la grille d entretien et traite donc des m mes aspects Sa structure comprend une partie de questions g n rales compl t e par des questions compl mentaires plus pr cises Le questionnaire a t traduit en anglais Certaines r ponses nous sont parvenues galement en
15. 7 La norme est consultable sur http www icacds org uk fr ISAD G pdf consult le 21 f vrier 2014 Les r gles sont consultables sur htip www cdncouncilarchives ca RAD RDDAComplete July2008 pdf consult le 21 f vrier 2014 72 La norme est consultable sur http files archivists org oubs DACS2E 2013 pdf consult le 21 f vrier 2014 8 La norme est consultable sur http www ica org 10230 normes isaar cpf norme internationale sur les notices dautorit utilises pour les archives relatives aux collectivits aux personnes ou aux familles 2me dition html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 39 e EAD description archivistique encod e pour tablir un inventaire sous forme num rique e EAC contexte archivistique encod pour tablir des informations contextuelles sur les producteurs d archives sous forme num rique D velopper des normes internationales vise atteindre une coh sion au niveau des pratiques professionnelles et au niveau l gal De plus la normalisation contribue am liorer le dialogue avec les biblioth caires En France par exemple des groupes communs de normalisation ont vu le jour au sein de AFNOR En r sulte l utilisation par les biblioth caires d outils archivistiques comme l EAD et l EAC Galland 2009 3 1 6 Les archives priv es dans la l gislation 3 1 6 1 Suisse La loi concernan
16. CONDITIONNEMENT Op ration destin e prot ger mat riellement des documents d archives CONVENTION DE DONATION Contrat par lequel une personne ou un organisme appel le donateur transf re la propri t d un fonds d archives titre gracieux et de fa on irr vocable en faveur d une autre personne ou organisme appel le donataire qui l accepte et qui en devient l absolu propri taire CONSERVATION Ensemble des actions entreprises en vue de maintenir le document dans son meilleur tat physique et chimique R gles et op rations r gissant la manipulation l entreposage la restauration et la conservation des documents d archives dans des conditions satisfaisantes et s curitaires Voir aussi PR SERVATION COTATION Affectation dans le cadre d un plan syst matique de nombres lettres ou autres symboles destin s faire appara tre les cat gories auxquelles appartiennent les l ments soumis au classement et distinguer ceux ci entre eux l int rieur d une m me cat gorie COTE Ensemble de symboles lettres chiffres signes identifiant chaque article d un service d archives et correspondant sa place dans le cadre de classement ou son adresse dans les magasins DATES EXTR MES Dates g n ralement exprim es par r f rence aux ann es du document le plus ancien et du document le plus r cent composant une unit de description Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es
17. Carol et al 1999 Les fonctions de l archivistique contemporaine Sainte Foy Presses de l universit du Qu bec Gestion de l information ISBN 2 7605 0941 9 COUTURE Carol ROUSSEAU Jean Yves 1982 Les archives au XXe si cle une r ponse aux besoins de l administration et de la recherche Montr al Universit de Montr al ISBN 978 2 89119 026 8 CRAMER Marc 1967 Inventaire sommaire des manuscrits conserv s au Mus e d histoire des sciences Bulletin de la Soci t d histoire et d arch ologie de Gen ve T 13 n 4 pp 407 426 DE COULON Baptiste 2010 Exemple d outils Pleade 3 un logiciel open source de recherche consultation publication de fichiers XML en interface web Slideshare net en ligne 19 avril 2010 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr slideshare net infoclio pleade 3 un logiciel open source de recherche consultation publication de fichiers xml en interface web DE JOUX Christine EVEN Pascal 2007 La collecte des archives priv es une responsabilit partag e l exp rience fran aise Arbido N 3 pp 31 38 DE JOUX Christine et al 2008 Les archives priv es manuel pratique et juridique Paris Direction des Archives de France La Documentation fran aise Manuels et guides pratiques ISBN 978 2 11 006852 1 DELAUNAY Guillaume 2012 Les archives scientifiques en sciences humaines et sociales tat de l art en ligne M moire d
18. Kevin IX Liste des abr viations AACR Anglo American cataloguing rules AAS Association des archivistes suisses ArCJ Archives cantonales jurassiennes ACV Archives cantonales vaudoises AEG Archives d tat de Gen ve AEN Archives de l tat de Neuch tel AEV Archives de l tat du Valais AFNOR Association fran aise de normalisation AFPAP Association fran aise pour la protection des archives priv es ALM Archives Libraries and Museums AMS Association des Mus es Suisses AMS RERO Archive Management System AVG Archives de la Ville de Gen ve AVO Archives de la vie ordinaire Neuch tel AVP Archives de la vie priv e Carouge Gen ve BAA Biblioth que d art et d arch ologie de Gen ve BAM Biblioth ques Archives Mus es BAnQ Biblioth que et Archives nationales du Qu bec BCUL Biblioth que cantonale et universitaire de Lausanne BCUF Biblioth que cantonale et universitaire de Fribourg BGE Biblioth que de Gen ve BIS Biblioth que Information Suisse BnF Biblioth que nationale de France BPUN Biblioth que publique et universitaire de Neuch tel Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin CERN Organisation europ enne pour la recherche nucl aire CJB Conservatoire et Jardin botaniques de la Ville de Gen ve CRCCEF Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise CRIEE Communaut de recher
19. Mme L Bruni Me S Gerzoni F Luigini octobre 1919 Kunstverein Winterthur Ausstellung von Werken der Maler und Bildhauer im Museum 7 M rz bis 5 April 1920 10 Kunsthaus Z rich Ausstellung 10 November bis 5 Dezember 1920 Inventaire des archives Barraud tat du 4 juillet 2001 Biblioth que d art et d arch ologie 5 promenade du Pin CH 1204 Gen ve Biblioth que d art et d arch ologie de la Ville de Gen ve 2001 p 1 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 166 Annexe VII Marche suivre Traitement d un fonds d archives Archives de la Ville de Gen ve AVG document de travail interne TRAITEMENT D UN FONDS D ARCHIVES MARCHE A SUIVRE Le traitement d un fonds d archives repr sente une succession d op rations complexes et vari es l n est pas rare que l on oublie l une ou l autre tape du processus La pr sente marche suivre devrait la fois servir de mod le et de pense b te LES ETAPES DANS LES GRANDES LIGNES On peut d composer le traitement en diff rentes phases l Pr parer La phase de pr paration comprend une serie d actions simples qui ont trait plutot aux conditions de travail qu au traitement du fonds lui m me On n glige parfois de se pr occuper de l espace du mat nel des documents r unir ainsi que des r f rences th oriques auxquelles on doit recourir parfois pour se rafraichir l
20. Questionnaire MHS Questionnaire relatif aux pratiques de gestion des fonds d archives priv es rempli par Betty Zenoni sp cialiste en information documentaire MHS Questions principales Questions compl mentaires Pouvez vous m indiquer la typologie du Type s de support fonds d archives priv es que vous poss dez Papier et copies de la collection sous forme II s agit d une collection de documents Microfilm d archives de personnes scientifiques et de collectivit Soci t m dicale de Provenance du fonds producteur s Gen ve La provenance des documents n a pas t respect e tant donn que ces documents ont t rassembl s pour former une collection Taille du fonds en m tres lin aires ou nombre de dossiers de pi ces 4000 documents manuscrits volumes registres classeurs cahiers carnets liasses de feuillets lettres cartes notes 32 ml microfilms 3ml Date de r ception du fonds On ne peut pas dire que le fonds manuscrits a t re u C est le r sultat d une collecte qui s est effectu e probablement d s les ann es 50 en pr vision de la fondation d un Mus e d histoire des sciences le 24 juin 1964 Concernant plus sp cifiquement les archives de la Soci t m dicale selon l inventaire nous savons qu e n 1963 la Soci t m dicale a remis ses archives Monsieur Marc Cramer pour le futur Mus e d Histoire des Sciences De quel personnel
21. Selon le volume des fonds en attente de traitement et la taille du service d archive l archiviste joue plus un r le de coordination de formation et de supervision du personnel charg de la saisie des donn es En effet lorsque la description des fonds se fait par du personnel auxiliaire l archiviste a plut t tendance encadrer et coordonner les travaux en donnant des consignes Parce que les archives publiques repr sentent la priorit le traitement des fonds priv s accuse souvent un certain retard De mani re g n rale les services d archives ayant des fonds priv s volumineux souffrent du peu de ressources accord es pour traiter ces fonds Ils voquent la fois un manque de temps y consacrer et des budgets en baisse Les services d archives non tatiques les AVO et AVP par exemple comptent sur le soutien de b n voles ou esp rent profiter de subventions de cotisations ou de dons pour employer davantage de personnel Les services d archives pour lesquels la proportion des fonds priv s est nettement plus faible que les fonds institutionnels ou publics ou les services d archives d tenant des fonds priv s moins volumineux moins d une centaine de ml ont pu s acquitter de l int gralit du traitement des fonds 0 4 2 2 2 Acquisition La plupart des services d archives poss de une politique d acquisition formalis e Ceux qui n en poss dent pas pour les archives priv es valuent les opportunit s selon des crit re
22. de des archives documente non seulement son histoire mais offre galement des ressources informationnelles utiles au travail de son personnel et la recherche de son public Les archives priv es dont il fait l acquisition promote the museum s mission through their relation to subject areas of particular interest to the museum e g science anthropology natural history art history and which add value to the museum s collections and exhibition programs Society of American Archivists 2003 p 1 Ces lignes directrices stipulent entre autres qu un mus e devrait se doter d un archiviste professionnel d finir et rendre publique une politique d acquisition d archives pr voir des conditions de conservation appropri es d crire les fonds et r diger des inventaires selon les principes et standards archivistiques puis les rendre accessibles Fran oise B rard conservatrice g n rale au Mus e d arch ologie nationale nous a inform de l existence pour les mus es fran ais d un r seau appel Archives en mus es Celui ci est plac sous le patronage de l autorit de tutelle des archives au niveau national SIAF et coordonn par la Mission des archives au Minist re de la Culture et r unissant de nombreux professionnels Les objectifs en sont la sensibilisation des personnels des mus es la question des archives et l tablissement de bonnes pratiques communes L un de ses groupes
23. derni res ne disposant que d un archiviste temps partiel ont un souci de rentabilit Une description est faite au niveau du fonds puis des crit res de temps et de personnel disposition peuvent ensuite influer dans ce cas pr cis sur la r daction d un r pertoire num rique ou non Le CRCCF fait une description au niveau du fonds d s son entr e puis une description au niveau du dossier par la suite Le CICR produit des inventaires en deux parties compos s d une description sommaire puis du r pertoire 64 Des manuels de description archivistique et des proc dures de travail sont utilis es comme c est le cas aux AEV entr e des fonds traitement description etc La BCUN a r cemment r dig une documentation interne relative la description archivistique Othenin Girard B guelin 2013 Ce mode d emploi pour le programme informatique Flora employ par l institution consiste en une s rie d tapes pour la description informatis e des fonds Destin e galement du personnel auxiliaire et moins familier des archives cette marche suivre se veut claire et est illustr e l aide de captures d cran Le personnel non qualifi dispose galement de manuels pour le tri le classement et le conditionnement ainsi qu une liste sommaire un canevas pour les nouveaux fonds Les ACV poss dent par exemple un manuel d utilisation de scopeArchiv La BGE et les AVG quant eux disposent d un manuel d utilisation de XML
24. pingles trombones post it ruban adh sif ficelles lastiques etc utiliser au besoin des trombones en plastique Les documents doivent tre plac s dans des contenants non acides bo tes d archives chemises etc Il convient de mettre plat les documents conserv s pli s sauf en cas de risque de cassure Les documents d archives peuvent aussi tre conserv s plat et non verticalement afin d viter qu ils s affaissent Pour contrer les causes de d gradation suivantes voici quelques conseils e Acidit II est possible de mesurer le pH 8 En plus d utiliser des contenants non acides une ventilation ad quate est n cessaire pour viter que les gaz acides ne s accumulent dans les magasins d archives e Moisissures II convient de d poussi rer le local de fa on p riodique e Humidit relative Un point constant id al se situe entre 40 et 45 avec un minimum de variation la temp rature recommand e est une constante entre 18 et 24 C Une bonne isolation est n cessaire pour viter tout changement subit de l atmosph re Les changements de temp rature provoquent une modification du taux d humidit relative Il existe diff rents appareils pour surveiller et modifier le climat les appareils de mesure et de 238 http www archivistes ch vos archives locaux html consult le 21 f vrier 2014 237 En Suisse la soci t Oekopack Conservus AG est un fournisseur sp cialis de mat riel
25. portes pare feu etc Des plans d intervention en cas de sinistres peuvent tre pr vus A titre d exemple le consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe Cosadoca est issu d un accord entre les ACV la BCUL et la biblioth que de l EPFL Il propose des fiches pratiques relatives aux diff rentes op rations de sauvetage des documents Cosadoca 2014 Un article d Andrea Giovannini 2002 paru dans Arbido et intitul Pour un plan de pr vention et d intervention en cas de catastrophe fait le tour de la question Poss der un atelier de reliure permet en outre d intervenir en amont et d anticiper d ventuelles d gradations du papier Si l institution dispose des services d un professionnel de la restauration cela contribue garantir un entretien et une conservation p renne des collections Le restaurateur peut en effet pratiquer diff rentes interventions pour stabiliser un document endommag et pr server son int grit Certains traitements peuvent tre co teux aussi convient il de les envisager en toute connaissance de cause Signalons au passage deux ouvrages de r f rence pour la conservation des documents d archives ceux d Andrea Giovannini 2010 et de Mary Lynn Ritzenthaler 2010 L exemple d une politique de conservation d archives tr s compl te est le document du secteur des archives du CRCCF de l Universit d Ottawa qui a adopt une Strat gie coh rente de pr
26. post sur la liste de diffusion Swiss lib afin d veiller l int r t de professionnels de l information documentaire et d obtenir des pistes de r ponses Des discussions avec des professionnels professeurs et coll gues de travail et d autres tudiants ont permis de savoir qui nous adresser pour obtenir des informations sur notre th matique 2 6 2 Rencontres avec des professionnels et des personnes ayant la charge de fonds priv s Les entretiens ont dur entre une et deux heures selon les disponibilit s des interview s et les lieux de rencontre 2 6 3 Recensement des institutions Pour les institutions locales Gen ve la consultation du Guide des archives historiques Gen ve a constitu un excellent point de d part en sa qualit de portail comment de ressources archivistiques Lathion 2011 La litt rature parcourue sur le sujet fait mention de diff rentes biblioth ques d tentrices d archives priv es ce qui nous a galement offert des pistes et permis de contacter certaines institutions La plate forme des mus es en Suisse nous a permis de rechercher des mus es Enfin nous avons identifi des Archives biblioth ques ou mus es gr ce diff rentes recherches en ligne ou gr ce des discussions informelles dans notre r seau proche La priorit a t la recherche de biblioth ques et de mus es Plus particuli rement les mus es scientifiques d histoire des techniques ou des technologies pour
27. r t et utiles pour la collectivit En effet ces archives historiques en leur qualit de t moin et par leur pouvoir de Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 4 reconstitution historique sont utilis es des fins culturelles patrimoniales de recherche voire de cr ation Tout un chacun est producteur d archives Celles ci sont des composantes de notre m moire Sources primaires importantes pour les historiens leur organisation conditionne l criture de l histoire et la construction de la connaissance Les archives priv es sont des ressources indispensables de l histoire contemporaine Morin 2010 Les archives priv es constituent des nouveaux patrimoines qu on ne consid rait pas suffisamment importants pour tre conserv s par le pass En effet Il n y a pas que les archives des personnes c l bres qui int resseront les g n rations venir mais aussi celles des minorit s et de la vie quotidienne n cessaires pour refl ter et comprendre l ensemble des m canismes de la soci t ainsi que pour diversifier les points de vue dans l tude du pass A la diff rence des archives publiques les archives priv es ne sont pas soumises une obligation l gale de versement une institution publique ou tatique Il existe un risque de perte des archives priv es car contrairement aux archives publiques elles ne b n ficient pas d une protection ga
28. rie d activit s qui met en relation les autres fonctions archivistiques telles que le traitement la conservation l exploitation et la diffusion des archives Fortin 1997 1998 p 58 86 Circulaire AD 8299 et DLL DBEAG BHK EN N 94 992 du 2 septembre 1994 87 http archivisterag com groupe dinteret groupe darchivistes de la region de montreal garm presentation du garm consult le 21 f vrier 2014 38 http archivisterag com groupe dinteret groupe darchivistes de la region de montreal garm services darchives participants consult le 21 f vrier 2014 33 Voir le r glement sur l agr ment d un service d archives priv es htip www2 publicationsduquebec gouv ac ca dynamicSearch telecharge php t ype 3 amp file A 21 1 A21 1R1 HTM consult le 21 f vrier 2014 2 http www mccord museum ac ca fr consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin A4 Le Mus e d art contemporain de Montr al s interrogeait il y a une quinzaine d ann es sur la n cessit de mettre en place une politique d acquisition d archives priv es parmi les facteurs internes pouvant favoriser ou repr senter un frein l acquisition Dolor s Fortin 1997 1998 relevait la structure de fonctionnement et les ressources disponibles humaines budg taires et mat rielles qui en quantit insuffisante constituent une entrave la bonne gestion des fonds normes arc
29. seau et profiter des avantages ainsi offerts est une opportunit saisir La collaboration avec d autres institutions sur des projets de num risation ou de mise en commun des fonds d archives historiques est envisager Les autres moyens de valorisation comme les expositions ou les conf rences sont de bonnes fa ons de mettre en valeur l activit de l institution et son image ainsi que les fonds eux m mes Les comm morations et autres anniversaires peuvent tre d excellents moments pour organiser un projet de valorisation des archives L exp rience des mus es dans ce domaine peut tre grandement profitable et m rite d tre tudi e Toute r daction d articles ou de travaux de recherche est un moyen de faire conna tre les fonds conserv s Si le fonds a une certaine importance il est recommand d envoyer un dossier de presse ou un communiqu aux m dias apr s son acquisition et son traitement La planification d une exposition demande d tre attentif au rapport co ts b n fices en termes d efforts de temps et de ressources financi res investis en regard des r sultats de diffusion aupr s du public Le but d une exposition est galement de confronter le public des documents originaux et de montrer la diversit des documents d archives Lorsque l on expose des documents d archives il faut veiller James Sarazin 2009 e limiter le nombre de pi ces exposer e choisir des documents ass
30. tude Lyon Ecole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques Consult le 21 f vrier 20141 Disponible l adresse http memsic ccsd cnrs fr docs 00 68 64 99 PDF MA moire Archives scientifiques pdf DELMAS Marie Claude 2007 Les archives priv es dans la l gislation fran aise Atlanti Vol 17 n 1 2 pp 195 202 DESHUSSES Fr d ric 2010 ICA AtoM un outil en d veloppement Slideshare net en ligne 19 avril 2010 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr slideshare net infoclio ica atom court DICTIONNAIRE HISTORIQUE DE LA SUISSE 2011 Saussure Horace B n dict de Dictionnaire historique de la Suisse en ligne 23 f vrier 2011 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www hls dhs dss ch textes f F15911 php DIOUF Antonin Benoit 2012 ICA AtoM logiciel de gestion archivistique Senbibdoc en ligne 25 mai 2012 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http antoninbenoitdiouf com 2012 05 25 n 70 ica atom logiciel de gestion archivistique DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE 1995 Les Archives personnelles des scientifiques classement et conservation Paris Archives Nationales ISBN 978 2 86000 242 4 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 135 DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE 2002 Dictionnaire de terminologie archivistique Direction des A
31. ve peuvent profiter du savoir faire des AVG et se baser sur un document de travail interne produit par leurs soins Celui ci se veut un mod le et un pense b te qui reprend les tapes successives du traitement d un fonds d archives Cette proc dure est un document amen voluer Grange 2004 Le Mus e du Quai Branly utilise une grille de saisie des champs ISAD G et la biblioth que de l INHA utilise les recommandations DeMArch voir la partie 3 1 8 2 pour la description de ses fonds d archives priv es Bien que les pratiques de gestion des fonds ne soient pas toujours conformes aux r gles archivistiques strictes nous avons remarqu que moins de la moiti des institutions questionn es affirment avoir formalis des proc dures de base pour l inventaire ou la description des archives priv es D autres y songent ou pr voient de mettre sur pied de tels documents de travail Des marches suivre permettent en effet une institution d avoir une coh rence et un modus operandi similaire d un fonds un autre 4 2 1 3 4 Instrument de recherche Il y a encore une majorit de biblioth ques et de mus es dont les instruments de recherche ne sont consultables que sur place ou sur demande L exemple d inventaire sommaire produit par la BAA au format PDF a t r dig simplement l aide d un traitement de texte et permet la recherche par mots cl s dans le texte cet instrument est amplement suffisant pour l utilisation
32. www ge ch legislation rsg f s rsq a2 08 html R SEAU DES BIBLIOTHEQUES DE SUISSE OCCIDENTALE 2012 Archives Management System AMS guide d utilisation Version 2010 4 1 Site du r seau des biblioth ques de Suisse occidentale en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www rero ch pd fview php section catalogage amp filename ams quide pdf R SEAU DES BIBLIOTHEQUES DE SUISSE OCCIDENTALE 2014 Site du r seau des biblioth ques de Suisse occidentale en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www rero ch REYNARD Denis 2013 Les Archives priv es aux Archives de l tat du Valais Arbido N 1 pp 48 49 RITZENTHALER Mary Lynn 2010 Preserving archives and manuscripts 2 ed Chicago Society of American Archivists Archival fundamental series Il ISBN 978 193 166632 9 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 140 ROSSIER Jacqueline 2010 Fonds Frochaux Muriset Archives de la vie ordinaire en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www archivesdelavieordinaire ch ftp fonds archives 129611 7012plan de classe ment et _inventaire pdf ROTH Barbara 2013 Re Questions relatives aux manuscrits du MHS Message lectronique 19 d cembre 2013 ROTH LOCHNER Barbara 2007 Mus es biblioth ques et archives collections et fonds In BEDOUELLE Guy BELIN Christ
33. 1 5 1 2 La biblioth que Le MHS poss de une biblioth que g r e par le SIDosS La mission de la biblioth que est de conserver enrichir et rendre accessible la documentation relative son domaine de recherche savoir l histoire des sciences et des techniques La biblioth que poss de plus de 13 000 monographies 12 000 brochures et tir s part 40 titres de p riodiques 500 manuscrits et 400 estampes Mus e d histoire des sciences de la Ville de Gen ve 2014 Le public de la biblioth que est compos des conservateurs charg s de recherche collaborateurs scientifiques collaborateurs techniques de l institution tudiants et de toute personne dont les recherches requi rent l acc s l information sp cialis e propos e par la biblioth que 22 http www hesge ch heg consult le 21 f vrier 2014 23 Page web du Mus e http www ville ge ch mhs consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 10 1 5 1 2 1 Partenariat Parmi les partenaires principaux du SIDoS on trouve le R seau des Biblioth ques scientifiques et municipales de la Ville de Gen ve ainsi que la Direction de l information scientifique de l UNIGE Ces collaborations permettent de renforcer les connaissances les comp tences et ressources en mati re de politique et d ing nierie documentaire de conception et de cr ation de nouveaux outils et produits Une collab
34. 100 Voir titre d exemples les mod les de convention de donation et de d p t d un fonds d archives priv es aux ACV http www patrimoine vd ch archives cantonales services et publics pour les prives consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 48 contribution financi re aux d posants dans la mesure o une institution assure diff rentes prestations pour les archives s curit logistique quipement description mise en ligne etc Des frais de classement de conditionnement d inventaire de restauration et d entreposage du fonds peuvent tre factur s en cas de r vocation d un d p t 3 1 8 Traitement 3 1 8 1 Classement Pour r pondre aux besoins de la recherche les fonds doivent tre class s L enjeu du classement est de refl ter les activit s du producteur du fonds pour garantir les valeurs de t moignage et d authenticit des documents le composant Agence fran aise de normalisation 2010 Le classement va permettre d identifier des subdivisions dans le fonds et de les ordonner hi rarchiquement L op ration de classement est une mise en ordre aussi bien mat rielle qu intellectuelle des dossiers dans un fonds et des documents dans les dossiers Juge Clerembaux 2012 les pi ces sont identifi es une une et celles traitant d une m me affaire sont regroup es en vue de constituer un dossier L agencement intern
35. 1247044 html consult le 21 f vrier 2014 83 Le texte de loi disponible l adresse htip www2 publicationsduquebec gouv ac ca dynamicSearch telecharge php t ype 2 amp file A 21 1 A21 1 HTM consult le 21 f vrier 2014 84 La liste des partenaires est disponible l adresse htip www bana ac ca services archivistique ged partenaires services langua ge _id 3 consult le 21 f vrier 2014 83 La politique est disponible l adresse htip www bang qc ca a propos bang mission lois reglements lois reglement s politiques politiques procedures politique soutien archives privees index ht ml language _id 3 consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 43 En mati re de collecte du patrimoine crit la fronti re entre les tablissements est parfois incertaine Pour ce qui est du partage des r les entre les d p ts d archives et les biblioth ques on en appelle ordinairement au bon sens Poirot 2001 p 4 La collecte des archives priv es devrait de mani re id ale se faire selon un mod le de r seau de partenariats et de coordination des efforts entre les diff rents acteurs Coutaz Dugrillon 2003 En France une circulaire r partit les r les et rappelle des r gles entre les services d archives et les biblioth ques pour la collecte du patrimoine crit et des fonds d archives priv es L acquisition des f
36. 234 Communaut de recherche interdisciplinaire sur l ducation et l enfance L inventaire des fonds d archives priv es est disponible l adresse http edu ge ch lacriee pawtucket consult le 21 f vrier 2014 2 http etat geneve ch dt SilverpeasWebFileServer gestion preservation aeg pdf Com ponentld kmelia66 amp SourceFile 1274866279888 pdf amp MimeType application p df amp Directory Attachment Images consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 116 Nous allons pr sent voir comment viter les d gradations identifi es au chapitre 3 1 9 Certaines mesures peuvent n cessiter l achat de mat riel co teux Il faut donc principalement avoir connaissance des risques encourus et des moyens de les minimiser en adaptant les conditions de conservation de la meilleure mani re possible Le d p t d archives doit tre accessible facilement et tre ferm cl Les locaux de conservation doivent tre bien isol s et ne pas pr senter de risque d infiltration d eau viter les pi ces travers es par de la tuyauterie par exemple D autres recommandations pour se doter d un local d archives pr sentant les meilleures conditions de conservation peuvent tre consult es sur le site de l Association vaudoise des archivistes Pour tout fonds d archives une op ration de reconditionnement est n cessaire il s agit d enlever les agrafes
37. 4 3 Conservation Les recommandations g n rales observer pour une conservation p renne des documents papier et r duisant les risques de d gradations seront d velopp es dans le chapitre 5 3 3 Dans le cas du MHS une grande partie des manuscrits n cessiterait d tre conditionn e certains feuillets sont simplement attach s avec des ficelles il y a de nombreux classeurs avec des anneaux en m tal etc les l ments m talliques limin s les bo tes et fourres remplac es par des contenants non acides Si des documents se trouvent dans des tats avanc s de d t rioration il est recommand de les confier l atelier de reliure afin de d terminer ce qui peut tre entrepris pour leur sauvegarde De m me il faudrait agir en amont et contr ler lors du conditionnement si d autres documents n cessitent un entretien pr ventif Si le MHS prenait la d cision d accueillir de nouveaux fonds priv s il faudrait consid rer les co ts du mat riel de conditionnement et r fl chir l espace de stockage disponible qui pourrait poser probl me Les microfilms et la collection devraient id alement tre conserv s en deux lieux diff rents en cas de catastrophe C est le principe de la copie de s curit Or l heure actuelle les microfilms sont conserv s au m me endroit que les manuscrits Le SIDoS projette de d velopper un plan d urgence pour ses collections ces prochaines ann es Ce projet devra galement pren
38. AVG Une mesure r guli re dans les magasins du taux d humidit relative et de temp rature sur une dur e suffisamment longue pour tre significative permettrait d adapter les conditions de conservation Une grande partie des documents n cessiterait d tre conditionn e limination des l ments m talliques remplacement des bo tes et fourres par des contenants non acides Mat riel et locaux Le mat riel de conditionnement devrait tre command si un conditionnement est envisag La collection de manuscrits est conserv e dans un local au sous sol maintenu une temp rature 18 19 C et taux d humidit plus ou moins constants Num risation expositions publications etc Mis part la pr sentation de la collection de manuscrits sur la page web de la biblioth que du MHS et la mise disposition en ligne des inventaires nous n avons pas effectu de mise en valeur proprement dite Certains documents sont utilis s pour les expositions du mus e A qui A quelles conditions Solutions alternatives Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 159 Annexe lll Exemples de r pertoires num riques ARCHIVES DE LA VIE PRIVEE REPERTOIRE NUMERIQUE FONDS Suzanne et Odile PORTE 2013 7 DESCRIPTION DATE S EXTREME S XBRE COLLATION REMARQUES 2013 7 P VIE PRIV E 2013 7 P 1 Carnets de voyage 2013 7 P 1 1 Carnet
39. Il s agit le plus souvent du producteur des documents Voir aussi PRODUCTEUR Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 151 RENVOI Indication suppl mentaire donn e partir d un l ment pour obtenir un autre l ment par exemple dans un th saurus un index etc R PERTOIRE Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l article et donnant pour chacun sa cote ses dates extr mes et une analyse aussi courte que possible R PERTOIRE NUM RIQUE R pertoire pr sentant chaque dossier dans l ordre num rique des cotes RESPECT DES FONDS Principe fondamental de l archivistique selon lequel chaque document doit tre maintenu ou replac dans le fonds dont il provient et dans ce fonds sa place d origine Il comprend trois notions connexes le respect de la provenance le respect de l int grit du fonds le respect de l ordre originel ou primitif voir ci dessous RESPECT DE LA PROVENANCE Principe consistant laisser group es sans les m langer d autres les archives manant d un m me producteur Ce principe d coule du respect des fonds RESPECT DE L INT GRIT DES FONDS Principe consistant maintenir un fonds d archives dans sa composition originelle c est dire dans morcellement sans limination non autoris e et addition d l ments trangers Ce principe d coule du respect des fonds RESPECT DE L ORDRE
40. PRIMITIF ORIGINEL Principe consistant au sein d un fonds d archives maintenir intact ou le restaurer le classement interne des documents qui le compose tabli par le producteur Ce principe d coule du respect des fonds RESPECT DE LA VIE PRIV E Notion juridique bas e sur le droit des individus la non divulgation des informations d ordre personnel ou priv les concernant contenues dans les documents Voir aussi PROTECTION DES DONN ES PERSONNELLES Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 152 RESTAURATION Ensemble des techniques employ es pour remettre en tat renforcer et ralentir la d gradation des documents fragilis s ou endommag s Op ration curative ponctuelle qui vise r parer un document endommag par des m thodes sp cialis es en respectant son tat primitif S RIE Ensemble de dossiers ou de documents classifi s l int rieur d un fonds ou maintenus group s parce qu ils se rapportent une fonction ou un sujet donn r sultent d une m me activit ou rev tent une m me forme ou pour toute autre raison aff rente leur cr ation leur r ception ou leur destination SERVICE D ARCHIVES Organisme charg de la gestion et de la collecte des archives du contr le de la tenue des archives courantes de la conservation ou du contr le de la conservation des archives interm diaires de la conservation du tri du cla
41. allemand et en italien Les questionnaires ont t envoy s par e mail Les institutions auxquelles le questionnaire a t transmis ont tout d abord t contact es afin de s assurer qu elles taient en possession de fonds d archives priv es Puis le cas ch ant il leur a t demand si elles acceptaient de r pondre ce questionnaire sur leurs pratiques de gestion Un d lai d un mois pour y r pondre tait propos Pass cette ch ance les institutions ny ayant pas r pondu ont t relanc es avec ou sans succ s Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 29 2 7 R sultats de la collecte des donn es 2 7 1 Synth se des r sultats La synth se des r sultats s est faite en gardant en m moire les objectifs du travail et a consist en une comparaison entre les institutions poss dant un service ad hoc et celles n en poss dant pas Ceci a permis de r aliser une typologie des institutions sond es des fonds priv s et de leurs supports des publics et des pratiques de gestion L analyse puis la synth se des r sultats ont galement d bouch sur la mise en lumi re des probl mes que pose la gestion de fonds d archives priv es dans les biblioth ques et les mus es La synth se s est donc faite en construisant des indicateurs sur la base des donn es collect es en lien avec les objectifs formul s dans le cahier des charges 2 7 2 Comparaison des p
42. application web pour cataloguer g rer et publier des collections patrimoniales et mus ales Mellifluo 2013 Gen ve la CRIEE l emploie pour inventorier et publier ses collections et en est pleinement satisfaite 5 3 3 Lignes directrices et l ments de contenu d une politique de conservation Les biblioth ques et les mus es de par leur habitude conserver des documents ou objets pr cieux sont d j bien sensibilis s aux conditions de conservation des documents papier Une bonne protection des documents d archives n cessite un conditionnement l aide de mat riaux chimiquement stables et non acides Parce que ce mat riel de conservation a un co t il est essentiel de sensibiliser l organisme de tutelle l importance d un conditionnement stable et p renne Pour lachat de contenants non acides une solution pourrait tre de faire des achats group s Nous proposons ci dessous quelques pistes et des sources pour se documenter davantage et prendre exemple sur des bonnes pratiques existantes Les diff rents points concernant la pr servation doivent tre consid r s pour assurer une conservation optimale des documents A ce sujet nous conseillons de se r f rer au document sur la gestion de la pr servation aux AEG 232 http www piaf archives org espace formation course view php id 8 consult le 21 f vrier 2014 233 Voir le site http www collectiveaccess org consult le 21 f vrier 2014
43. archives aux autorit s et l Administration municipale au public usager ou non des Archives de la Ville comme aux personnes susceptibles de confier des fonds d archives priv es aux Archives de la Ville e permettre de tenir compte au mieux des moyens humains financiers et mat riels disposition des Archives de la Ville dans la gestion des acquisitions Burgy 2007 p 62 5 3 1 2 El ments d une politique d acquisition d archives priv es Le principe de coop ration avec les autres institutions qui collectent le patrimoine archivistique priv de la r gion doit tre d fendu tout comme le respect du principe de provenance pour lutter contre la dispersion des fonds priv s L acquisition des archives priv es doit en effet se d rouler dans une perspective de collaboration et de coordination des efforts sur un mod le de r seau rassemblant toutes les institutions dont la mission et les objectifs vont au service de la m moire collective Coutaz 2007 Une politique individuelle porte en effet rarement ses fruits Adopter une politique d acquisition doit permettre d tablir un plan d action de d finir un cadre sp cifique en mati re d acquisition d archives priv es HEC Montr al 2013 Il convient donc de pr ciser e l nonc et la fonction de la politique e le champ d application de la politique en lien avec la mission de l organisme e le cadre juridique dans lequel s inscrit la politique e les
44. archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 79 syst matis e de faire et tentent de traduire la hi rarchie d un fonds alors que les biblioth ques num rotent souvent simplement les bo tes d archives d un fonds 4 3 3 2 3 Description La diff rence fondamentale entre les tablissements sans archiviste et ceux qui en comptent parmi leur personnel se traduit par l utilisation ou non de normes et standards de description archivistique La profondeur et la finesse de la description d pendent du type de fonds de l importance des fonds mais aussi du temps disposition et des ressources en personnel C est l int r t que pr sentent les documents qui guide la profondeur d analyse non pas la taille de l institution Id alement chaque institution aimerait d crire ses fonds jusqu au niveau de la pi ce d autant plus si le contenu rev t un int r t historique ou institutionnel particulier G n ralement un premier instrument de recherche synth tique est r dig avec le bordereau de versement du fonds et constitue un inventaire succinct Puis dans un second temps un instrument de recherche analytique est r dig avec diff rents niveaux selon l int r t du fonds Parce que chaque fonds est unique et particulier il convient d y r fl chir au cas par cas Pour la plupart des institutions interrog es il est naturel de se doter de documents usage interne telles des mar
45. autre 2 Elles n acceptent que les fonds ayant une valeur archivistique justifiant leur conservation d finitive et dirigent vers d autres institutions ceux n ayant pas un lien suffisamment significatif avec le canton de Vaud 77 Le texte de loi est consultable l adresse http www ge ch legislation rsg f s rsgq b2_15 html consult le 21 f vrier 2014 8 http www ge ch legislation rsg f s rsg a2 08 html consult le 21 f vrier 2014 Le texte de loi est consultable l adresse http www patrimoine vd ch fr archives cantonales linstitution bases legales consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 41 3 Les fonds ne sont en principe accept s qu a titre gratuit sous le statut de la donation exceptionnellement sous celui du d p t 4 La signature d une convention pr cisant les conditions de la remise du fonds et de sa consultation est obligatoire en cas de d p t En cas de donation une telle convention est en principe galement sign e En cas d impossibilit elle doit tre remplac e par un change de correspondance ou tout autre document attestant au minimum du transfert de la propri t au canton de Vaud 5 La conclusion de conventions pr voyant des r serves de consultation g n rales ou long terme est exclue Canton de Vaud 2012b en ligne La Suisse na donc pas l exception du canton de Vaud de loi
46. aux documents et la protection des donn es personnelles LIPAD 8 qui vise prot ger les droits des personnes physiques ou morales de droit priv quant aux donn es personnelles les concernant R publique et Canton de Gen ve 2001 Vaud est un canton qui fait figure d exception en termes de l gislation En effet les ACV ont choisi d adopter une attitude tr s ouverte l gard des archives priv es et leur mission envers elles se traduit par une base l gale confirm e par l tat La question des archives priv es et la mission des ACV sont donc inscrites dans la loi La Loi sur l archivage LArch du 14 juin 2011 stipule l art 9 al 4 que Les Archives cantonales vaudoises ont galement pour mission de rechercher collecter conserver et mettre disposition du public des fonds d archives provenant de personnes physiques ou morales priv es et qui ont un lien significatif avec le Canton de Vaud Canton de Vaud 2012a Le r glement d application de la loi RLArch pr cise par ailleurs les dispositions suivantes l art 20 1 Les Archives cantonales vaudoises s efforcent de collecter en compl ment des fonds d archives officiels qui leurs sont vers s des fonds provenant de personnes familles associations entreprises et autres personnes physiques ou morales priv es repr sentatifs du canton de Vaud dans ses diff rentes dimensions naturelle sociale conomique scientifique culturelle ou
47. b n fice ou charge RACINE Kevin 143 Annexe I Glossaire La constitution de ce glossaire se r sume la r union de d finitions cl provenant principalement du Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France Direction des Archives de France 2002 de la Terminologie de base propos e aux tudiants de l EBS F S Universit de Montr al sans date et de l ouvrage Les fonctions de l archivistique contemporaine Couture et al 1999 ACCESSIBILIT N ologisme employ pour rendre compte de la facult de consulter des documents d archives conform ment la l gislation et la r glementation en vigueur et en fonction de leur tat mat riel de conservation de leur tat de classement et de l existence d instruments de recherche appropri s Voir aussi COMMUNICABILIT ACCROISSEMENT Ensemble des proc dures par lesquelles s enrichissent les fonds et collections d un service d archives Ce terme d signe galement les documents ainsi ajout s aux fonds et collections ACHAT Entr e de documents ou de fonds dans un service d archives titre on reux la diff rence du versement du don de la dation et du d p t qui se font titre gratuit ACQUISITION processus qui a pour but l accroissement des archives non institutionnelles que d tient un service d archives En effet acquisition est un terme utile pour regrouper l ensemble des modes d accroissement autres que le versemen
48. b n fice ou charge RACINE Kevin 146 D P T D ARCHIVES Ensemble des espaces destin s la conservation des documents dans un service d archives DESCRIPTION Enregistrement de l information portant sur la structure les fonctions et le contenu des documents pr sent sous une forme normalis e DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE Repr sentation pr cise d une unit de description et de ses composantes ventuelles obtenue en s lectionnant en analysant et en ordonnant toute information permettant d identifier de g rer et de localiser les documents d archives et d expliquer leur contenu et le contexte de leur production L expression d signe la fois le processus de repr sentation et son r sultat DIFFUSION l action de faire conna tre de mettre en valeur de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d archives des utilisateurs personnes ou organismes connus ou potentiels pour r pondre leurs besoins sp cifiques DOCUMENT INACTIF un document qui n est plus utilis des fins administratives ou l gales Voir aussi ARCHIVES D FINITIVES ou HISTORIQUES DOCUMENT TEXTUEL Les documents textuels sont des documents crits qu ils soient autographes dactylographi s imprim s ou produits par d autres moyens DOSSIER Ensemble de documents regroup s soit par le producteur pour son usage courant soit dans le processus du classement d archiv
49. be subject based Cook 1999 pp 39 40 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 49 Les archives de particuliers ou de famille peuvent parfois repr senter une masse de papiers sans aucune structuration receler des documents provenant d activit s diverses ou contenir des pi ces trang res qu il conviendra d extraire Yante 2013 La t che n est donc pas toujours ais e pour la personne qui doit trier et classer de tels fonds 3 1 8 2 Description L objet de la description archivistique est d identifier et d expliquer le contexte et le contenu des documents d archives en vue de faciliter leur acc s Cet objectif est r alis par la cr ation de repr sentations pr cises et pertinentes organis es en conformit avec des mod les pr tablis Conseil International des Archives 2000 p 7 Le catalogage est la biblioth conomie ce que la description est l archivistique Gagnon Arguin 2012 p 110 Si l on analyse les zones de description bibliographique on s aper oit que celles ci ne peuvent s appliquer totalement la description de documents d archives En effet la description bibliographique vise d crire une pi ce en l occurrence un document tandis que la description archivistique se concentre sur des ensembles de pi ces Parce que les pratiques professionnelles diff rent entre biblioth ques et Archives il est important de savoir
50. cibler les aspects en lien avec les objectifs Il a fallu toutefois se rendre l vidence il n existe que peu de litt rature sur les archives priv es dans les biblioth ques ou dans les mus es En effet de nombreuses sources traitent des archives priv es mais tr s rarement de leur gestion par des biblioth ques ou mus es M me si leur pr sence au sein d institutions autres que des centres ou services d archives est mentionn e la litt rature existante fait plut t tat des pratiques que l on peut qualifier de professionnelles dans les services d archives publics ou sp cialis s et ne se penche quasiment pas sur la probl matique des fonds trait s par des institutions ne poss dant pas de service ad hoc L tat de l art proprement parler est compl t par les l ments d informations recueillis lors de la phase dite de collecte des donn es effectu es aupr s de diverses institutions poss dant un service d archives ad hoc et celles n en poss dant pas et des personnes cl s Les informations recueillies n ont certes pas toutes t exploit es Cependant l ensemble de cette d marche de recherche d information et les lectures qui en ont d coul ont contribu fortement obtenir une meilleure connaissance du sujet et en saisir les diff rents enjeux Nous nous sommes efforc de repr senter la place des archives priv es leurs sp cificit s leur importance leur utilit et les pratiques de gestion s y rapportan
51. con Ing GER amp func file amp file name verb und han UNIVERSIT DE MONTR AL COLE DE BIBLIOTH CONOMIE ET DES SCIENCES DE L INFORMATION sans date Terminologie archivistique de base propos e aux tudiants ssuu en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http issuu com archi725 docs terminologie de base propos e aux _tudiants VATICAN Agn s 2011 Convergences et divergences entre archives et biblioth ques quelques r flexions d une archiviste Bulletin des biblioth ques de France T 56 no 4 pp 16 20 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 142 VILLE DE LAVAL 2011 Politique d acquisition des archives priv es Ville de Laval en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www laval ca Documents Pages Fr Administration politiques municipales politique acquisition archives privees pdf VINCENT Suzanne 1996 Gestion traitement conservation et diffusion des documents dans les mus es la place de l archiviste Archives Vol 27 n 3 pp 53 77 WALDER C line 2012 La photographie dans les centres d archives publiques en Suisse en ligne Gen ve Haute cole de gestion Travail de Bachelor Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http doc rero ch record 30378 ln fr WHITE Deborah dir 2004 Museum archives an introduction 2 ed Chicago Society of American Ar
52. consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 93 La d finition des archives est pour rappel l ensemble des documents quelle que soit leur date ou leur nature produits ou re us par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activit s et conserv s pour leur valeur d information g n rale Qu bec 1990 chapitre I article 2 Une collection doit donc tre class e selon ses crit res propres de la mani re favorisant au mieux la recherche par ordre chronologique ou alphab tique des noms de personnes Ducrot 1998 Parce que cette collection ne correspond pas la d finition des archives un traitement l unit selon une logique biblioth conomique est finalement assez logique Les collections sont g n ralement organis es m thodiquement par le collectionneur Ce classement doit donc tre conserv document Agence fran aise de normalisation 2010 et compl t par des index Nous allons pr sent exposer les am liorations envisageables cette collection et proposer des solutions quant son sort final et la place des archives priv es au sein du MHS Avant d entreprendre toute action il est essentiel de penser aux moyens disposition ressources humaines financi res et mat rielles 5 2 1 Am liorations apporter l existant Nous d crivons ci apr s des am liorations
53. contrats conventions de donation ou de d p t doivent tre tablis permettant d effectuer un transfert de propri t des documents d archives et pr cisant l objet du don ou du d p t Les documents du fonds y sont d crits sommairement Il convient par la m me occasion de tenir compte des volont s particuli res de chaque donateur ou d posant notamment au sujet des conditions dont le don ou le d p t sont assortis Ces conditions concernent les documents du fonds et leur communicabilit selon la loi en vigueur restrictions de consultation de reproduction ou de publication Il faut aussi s assurer d obtenir la permission d effectuer des tris et autres liminations des doublons par exemple Une convention peut galement faire figurer les engagements de l institution relatifs la prise en charge d un fonds Une convention de d p t doit pr ciser comme pour un don les diff rentes conditions de communication des documents mais galement les conditions de r vocation du d p t bien que la r vocation soit rarement requise En effet avoir la charge d un d p t a un co t Certains d positaires peuvent m me demander une Le texte de loi est consultable l adresse htip www ge ch legislation rsg f s rsg d3 35 html consult le 21 f vrier 2014 Voir dans le contexte genevois l exemple des AEG http etat geneve ch dt archives versement_ archives privees 66 5609 html consult le 21 f vrier 2014
54. coop ration et collaboration entre les biblioth ques publiques les mus es et les Archives Le traitement de leurs Ce sont deux acronymes tr s souvent utilis s pour d signer les trois institutions Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 7 patrimoines respectifs est comparable mais pas identique En effet les m mes fonctions sont couvertes de l acquisition la mise en valeur de leurs collections mais selon des crit res des m thodes diff rentes Avec l av nement de l re num rique et la possible mise en commun des ressources la collaboration prend plus d ampleur En t moignent des exemples de r alisations communes comme Europeana Michaelif e corpus ou encore BAM Ces bases de donn es ou portails communs permettent donc Giordano Monseigneur Canart 2011 e l interop rabilit l int gration et la transparence de l acc s aux ressources des tablissements e la r duction des co ts pour les mus es les archives et les biblioth ques qui d sirent partager leurs contenus num riques e l acc s facilit et unifi de tr s nombreuses collections num riques En Suisse on r fl chit aux synergies possibles et des projets patrimoniaux sont mis en uvre autour d une volont commune de partage de la connaissance Les analogies entre ces institutions peuvent tre r sum es ainsi e souci de conservation e trava
55. d archives l int rieur des dossiers et des dossiers l int rieur d un fonds r alis en application du principe du respect des fonds ou en cas d impossibilit d application de ce principe selon des crit res chronologiques g ographiques num riques alphab tiques ou th matiques Le classement conditionne la r daction de l instrument de recherche CLASSIFICATION Essentiellement la classification est un processus intellectuel d identification et de regroupement syst matique d l ments semblables d apr s des caract ristiques communes pouvant faire par la suite l objet d une diff renciation si la quantit l exige Cette fonction consiste en un ensemble de conventions de m thodes et de r gles de proc dure structur es logiquement et permettant le classement des documents par groupes ou par cat gories quel que soit leur support et leur ge COLLECTION D ARCHIVES R union artificielle de documents de toute provenance group s en fonction d une caract ristique commune telle que mode d acquisition th me langue support type de document collectionneur Ce terme s oppose fonds Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 145 COMMUNICABILIT Possibilit de communiquer au public un document ou un dossier selon que la l gislation et la r glementation en vigueur et son tat de conservation le permettent Voir aussi ACCESSIBILIT
56. de BAnQ depuis la fusion en 2008 entre les Archives nationales et la Biblioth que nationale du Qu bec Des partenariats ont t cr s afin de partager les comp tences en mati re de gestion des fonds priv s Le chapitre 3 de la Loi sur les archives est consacr aux archives priv es et se focalise sur l agr ment de services d archives publics ou priv s pouvant devenir partenaires du r seau de BAnQ Qu bec 1983 et 1990 Une politique de soutien aux archives priv es a t d velopp e en ce sens et vise assurer le traitement la conservation la mise en valeur et l accessibilit des archives priv es n cessaires la compr hension de l histoire du Qu bec Baillargeon 2013 BAnQ a donc choisi la formule du partenariat et du partage des comp tences pour assurer la prise en charge du patrimoine archivistique d origine priv e 3 1 7 Acquisition La litt rature emploie parfois les termes d veloppement ou accroissement pour faire r f rence l acquisition de documents d archives Dans le cadre des archives priv es les entr es de fonds se font non pas par versement comme c est le cas pour les archives publiques mais par entr es dites extraordinaires 82 Comme par exemple le cas de la soci t Aristophil http www liberation fr societe 2013 02 01 aristophil gave en lettres d or_ 87 8630 et htip www lexpress fr culture livre vente de manuscrits l etrange systeme aristophil
57. de RERO Visiblement il faudra un peu plus de temps pour tirer des conclusions et tablir un v ritable bilan bas sur des retours d exp rience 188 Pour en savoir davantage sur le catalogage dans le module AMS la cr ation de notices et la visibilit dans OPAC consulter le document de la BCUF htip www codices ch newsletter 01 60 Presentation 20AMS 20a 20Berne pdf consult le 21 f vrier 2014 18 Le tutoriel est consultable l adresse htip www rero ch pdfview php section catalogage amp filename ams guide pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 83 4 3 4 2 Etude d un cas concret XMLSpy La BGE et les AVG ont entrepris dans une d marche de mutualisation des ressources de se doter d un outil informatique ad quat pour la description des fonds conserv s Parce que les logiciels bureautiques n offrent pas assez de possibilit s et que les logiciels commerciaux posent diff rents probl mes volution et dur e de vie d pendantes d une entreprise commerciale acquisition et maintenance co teuses absence de contr le de l utilisateur sur le format qui structure les donn es Roth Lochner Grange 2005 la solution a t de cr er une DTD XML sp cifique gr ce au logiciel d dition XMLSpy pour le d veloppement d une application informatique r pondant aux besoins des deux institutions et combinant ISAD G po
58. de communication est certainement d velopper entre les m tiers de la documentation qui doivent g rer des archives afin de valoriser les ressources de la recherche Malheureusement dans la r alit ces changes ne sont pas toujours traduits par une grande volont et chaque profession a parfois tendance se replier sur elle m me L utilisateur et ses besoins devraient tre plac s au centre de la cha ne de l information Pour r pondre aux attentes des usagers il est n cessaire d envisager une approche pluridisciplinaire dans une d marche culturelle commune l heure actuelle les fronti res entre les services culturels sont plus minces que par le pass La mission de m diation peut favoriser le lien entre Archives biblioth ques et mus es bien que les fonds les collections et les expositions se distinguent Cette confluence devrait d boucher sur une meilleure coop ration et une mutualisation des ressources documentaires Ces institutions patrimoniales doivent cr er des cha nes de solidarit entre institutions de proximit F d rer l information l aide d outils communs Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 128 et r fl chir une r partition et un partage des r les en vue de l accomplissement d objectifs communs devrait constituer une priorit 6 7 Collaborations et synergies Les pratiques exerc es au sein des biblioth ques et des Archiv
59. de droit public et qui sont d importance nationale Suisse 1998 74 Le texte de loi est consultable l adresse http www admin ch opc fr classified compilation 19920251 consult le 21 f vrier 2014 La dur e du droit d auteur est de 70 ans apr s le d c s 76 Le texte de loi est consultable l adresse http www admin ch opc fr classified compilation 19920153 index html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 40 En Suisse il ny a pas de disposition juridique incitant les producteurs et d tenteurs d archives priv es verser leurs fonds dans des institutions publiques ou priv es ni de juridiction pr cise sur la protection des archives priv es En effet les d tenteurs d archives priv es sont libres de les conserver de les vendre ou m me de les d truire Coutaz 2007 Au niveau cantonal cause de la structure f d raliste de la Suisse une minorit de cantons disposent d une loi sur les archives Zenoni Hagmajer 2009 A Gen ve la Loi sur les archives publiques LArch 7 l art 5 paragraphe 4 laisse l initiative aux d tenteurs d archives priv es de proposer un don ou un d p t aux Archives d tat R publique et Canton de Gen ve 2000 Par ailleurs les institutions d tentrices de fonds d archives priv es doivent tre particuli rement attentives la Loi sur l information du public l acc s
60. de la Ville de Gen ve pour ce qui est des choix de solutions informatiques Diff rents outils sont d j poss d s et employ s au MHN institution m re du MHS XMLSpy et FileMaker Pro XMLSpy tant l instrument employ pour la description des archives en Ville de Gen ve cela serait la solution la plus coh rente que de se calquer sur les pratiques existantes de se conformer la logique du r seau et de pouvoir b n ficier de l expertise 8 et des proc dures des autres acteurs partenaires AVG BGE Enfin les fonds priv s du MHN commen ant tre d crits gr ce XMLSpy le SIDosS aurait tout int r t aligner les pratiques du MHS sur celles du MHN XMLSpy est interop rable et permettrait le transfert des donn es vers une nouvelle application dans le futur Le logiciel permet surtout la publication en ligne des instruments de recherche tape essentielle pour la mise en valeur des fonds par leurs inventaires En ce sens cela permettrait au MHS de participer la constitution d un portail donnant acc s toutes les archives historiques sur le serveur de la Ville de Gen ve un tel projet dont le but est de rattacher des images num ris es aux 217 Annexe XV 218 Les CJB utilisent XMLSpy et l archiviste est en contact avec les AVG pour la coordination pour poser des questions et obtenir une aide ponctuelle Un suivi et la possibilit de pouvoir s appuyer sur les membres d un m me r seau est une aide consid ra
61. de recherche interdisciplinaire sur l ducation et l enfance Infoth que de la Haute Ecole de Travail Social Institut et Mus e Voltaire Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 163 M diath que Valais Mus e d art du Valais Mus e de zoologie de Lausanne Mus e suisse de la mode Mus e des Suisses dans le monde Mus e d ethnographie de Gen ve Mus e d histoire des sciences de la Ville de Gen ve Mus e historique de Lausanne Mus e jurassien des sciences naturelles Museo cantonale di Storia Naturale Tessin Mus um d histoire naturelle de la Ville de Gen ve Phonoth que nationale suisse Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 164 Annexe V Liste des entretiens men s A diff rentes dates Betty Zenoni archiviste MHN et MHS A diff rentes dates Christelle Mougin biblioth caire responsable MHN et MHS 08 10 2013 Anouk Dunant Gonzenbach archiviste AEG entretien t l phonique 21 10 2013 Lo c Diacon responsable de l Infoth que HETS 21 10 2013 Barbara Roth conservatrice d partement des manuscrits de la BGE 22 10 2013 Danielle Mincio conservatrice des manuscrits BCUL 24 10 2013 Muriel Eschmann charg e d inventaire Mus e d art du Valais entretien t l phonique 05 11 2013 Jacques Tchamkerten responsable de la Biblioth que du Conservatoire de musique de Ge
62. de s inspirer de documents existants aupr s d tablissements aux tailles et missions similaires La convention de donation est une tape indispensable du processus d acquisition d archives priv es Elle pr cise les droits et les responsabilit s la fois du donataire mais aussi du donateur Ce dernier peut exprimer ses exigences au sujet de la consultation de la reproduction et de la publication des archives en pr cisant d ventuelles restrictions dans le temps pour certains documents L institution est en droit de refuser un don d archives priv es dont les exigences seraient trop restrictives ou infond es Si le donateur ou d posant met des r serves non justifi es ou qui ne permettent pas l acc s aux documents du fonds l institution devrait tre amen e refuser de r ceptionner le fonds en question Il est judicieux de n gocier dans ces cas de figure L aspect humain ne doit pas tre n glig dans les contacts avec les donateurs d posants ou ayants droits Les rencontres physiques avec ces personnes doivent en outre permettre d obtenir des renseignements biographiques sur les producteurs des fonds Un rapport de confiance doit pouvoir s instaurer lorsqu on 225 Annexe XIV 228 Par exemple la convention de donation de la Biblioth que de la Ville de la Chaux de Fonds http caf bibliotheques ne ch d2wfiles document 749 8010 0 convention donation pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans le
63. de voyages n 1 1 ao t 1929 27 1929 1933 septembre 1933 2013 7 P 1 2 Carnet de voyages n 3 Ravenne et Venise 1949 1954 juillet ao t 1949 Provence P ques 1952 V zelay et Bourgogne Pentec te 1953 Venise pour les vingt ans de Catherine 15 22 mai 1954 2013 7 P 1 3 Carnet de voyages n 4 Gr ce septembre 1953 1956 pi ce 1953 Sicile septembre 1955 Angleterre juillet ao t 1956 2013 7 P 1 4 Carnet de voyages n 6 Portugal et Espagne 1958 1960 pi ces Une carte postale n b sans octobre 1958 Dordogne avec Nally juillet l gende se trouvait la page ao t 1959 Beaujolais avec Berthe et Florence 19 A conserver dans bo te Pentec te 1960 Photo Archives de la vie priv e 2013 p 1 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 160 Fonds Frochauxz Muriset Cote CH AVO FRM Plan de classement FREM A Documents administratifs provenant des deux familles FREM B Sources Frochaux FRM C Sources Munset FRM D Charles Frochaux Munset R pertoire num rique FREM A Actes Actes mecessoraux PAPPP Pr j h Li RE Li h e b t Ww tr ba ha hd ii Pe e E bad h Fi On LA Actes fonciers avec listes ou d finitions des biens Jugements de tribunaux pour litiges arbitrages Quittances de prets obligations paiements Comptabilit joumaux de comptes vaccations Manuels de notaire Divers attestations nominations Corr
64. des biblioth ques de France T 56 n 4 pp 22 25 BERTHIAUME Guy RYAN Pascale 2013 Biblioth que et Archives nationales du Qu bec le choix de la convergence Bulletin des biblioth ques de France T 56 n 6 pp 47 53 BIBLIOTH QUE D ART ET D ARCH OLOGIE DE LA VILLE DE GEN VE 2001 Inventaire des archives Barraud Document interne de la Biblioth que d art et d arch ologie de la Ville de Gen ve BIBLIOTH QUE DE GEN VE D PARTEMENT DES MANUSCRITS ET DES ARCHIVES PRIVEES sans date Fiche de lecteur document imprim BIBLIOTH QUE DE GEN VE D PARTEMENT DES MANUSCRITS ET DES ARCHIVES PRIVEES 2010 Base de donn es Odyss e Biblioth que de Gen ve en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http w3public ville ge ch bge odyssee nsf BIBLIOTH QUE DE L INHA 2014 L enrichissement des collections patrimoniales Institut National d Histoire de l Art en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www inha fr spip php article25 BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QU BEC 2006 Convention de donation document PDF Document interne de BANnQ BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QU BEC 2008 A labri de l oubli petit guide de conservation des documents personnels et familiaux Montr al Biblioth que et Archives nationales du Qu bec ISBN 978 2 551 23701 2 BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QU BEC 2010 Politique d acquisition des arc
65. des sacs d chets de pr f rence transparent pour faciliter l inspection ferm s par un lien torsad pendant une p riode de 30 jours Si les documents ont t endommag s par l eau ils seront examin s pour d celer des signes de moisissures Ils seront mis en quarantaine et trait s en cons quence S1 les documents ne pr sentent aucun signe de contamination 1ls seront places en quarantaine pour 30 jours et examin s r guli rement Apr s la p riode de quarantaine lorsqu il a t tabli que les documents ne sont pas contamin s 1ls seront plac s dans les magasins sur les tag res r serv es aux versements en attente de traitement Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 193 REPRODUCTION AUX FINS DE CONSERVATION l Photocopier les coupures de presse jA Tout document endommag ou dont la manipulation risque d endommager le document doit tre reprographi ou migr a b dans le cas du support de papier proc der l encapsulation de l original photocopier le document et placer ce dernier sous restriction dans le cas d une photographie produire un n gatif de la meilleure qualit possible et faire une copie de consultation mettre l original sous restriction dans le cas d une cassette audio ou vid o d un ruban magn tique endommag consulter s 1l y a lieu un conservateur l archiviste s assure qu une reprographie ou une m
66. diff rents l ments ISAD G En effet il est possible de renseigner chacun des 26 l ments ISAD G tous les niveaux Il est donc essentiel de bien conna tre ISAD G d avoir lu la norme ainsi que d autres manuels de description Il faut absolument viter les redondances ne pas r p ter la m me information sur plusieurs niveaux Seuls les fonds d une tr s grande importance doivent tre d crits au niveau de la pi ce pour composer un inventaire En g n ral nous constituons plut t r pertoires num riques en prenant comme base de description le dossier Parmi les recommandations g n rales que l on peut faire 1l faut veiller ce que les intitul s sent compr hensibles On peut soit reprendre le titre du ou des document s s 1l existe soit en composer un Il ne faut pas abuser de la colonne notes Nous ne faisons pas d index pour le moment Mais 1l est clair que ce type d instrument de recherche serait tout fait utile Il est n cessaire de s aider du vademecum lors de la saisie de mam re ce que l en des fonds soient pr sent s de mam re lioi Une fois le texte v rifi relu et cornig transformer le fichier fonds v mode d emploi xml mer le pdf et pr senter le tout l Archiviste faire les derni res modifications retransformer le fonds et mettre les diff rents fichiers sur la base Notes v utilisation de la Une fois le fonds class conditionn cot faire les tiqu
67. dont les Archives pourraient s inspirer et envisageaient m me de composer des quipes hybrides avec des biblioth caires de RERO Coutaz 2008 p 40 Au Qu bec BAnQ a r dig un Guide d indexation des archives qui est le fruit d une collaboration entre archivistes et biblioth caires et qui assure le rep rage efficace des documents d archives tout en am liorant leur visibilit dans les moteurs de recherche Berthiaume Ryan 2013 Aujourd hui les ACV sont une des rares institutions indexer leurs fonds l aide du th saurus RERO export et enrichi Normaliser le vocabulaire employ pour d crire et indexer les fonds d archives ne peut qu am liorer les r sultats de la recherche Parce que les usagers tr s souvent davantage internautes qu usagers physiques expriment de plus en plus leurs demandes de mani re intuitive par sujets et ont l habitude d acc der facilement l information les archivistes vont devoir galement consid rer les autres professions de l information en vue d acqu rir des comp tences qu ils ne poss dent pas encore L informatique pourrait donc bien permettre une compl mentarit entre le principe de respect des fonds propre l archivistique et le principe de pertinence th matique propre la biblioth conomie 252 http www patrimoine vd ch fileadmin groups 19 Dossier thematique 2008 pdf consult le 21 f vrier 2014 253 Les ACV ont d velopp leur Politique d indexation des archi
68. du Qu bec 2006 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 182 6 CONSERVATION DU FONDS D ARCHIVES EE ne E a garantissant la protection et l accessibilit des documents T TRAITEMENT DU FONDS D ARCHIVES d clare que le traitement du fonds d archives se fera selon ses disponibilit s compte tenu de ses ressources et dans le respect des normes et proc dures archimstiques en vigueur cet gard 8 ACC S AUX DOCUMENTS D ARCHIVES d archives selon les normes et proc dures archivistiques en vigueur y par toute personne qui en fait la demande L acc s un document d archives comprend sa consultation et l obtention d une copie de celui ci par reproduction selon la tanication en vigueur le tout conform ment l article 27 CAS S EOR S A A A E an de la Lo sur l acc s aux documents des smes publics et sur la protection des renseignements personnels L autonsation msn du fonds d archives qui pourraient contenir des renseignements personnels concemant le CONTRACTANT Cette autonsation rend possible l u lisation des documents concern s uniquement des fins d tude pnv e ou de recherche conform ment aux articles 29 et 32 1 de la Lor sur le droit d auteur LR C 1985 c C42 9 DROITS D AUTEUR SUR LES DOCUMENTS D ARCHIVES Le CONTRACTANT et transporte BAnQ qui les accepte tous les droits d auteur dont il est titulaire sur les documents composant l
69. du module Virtua pas d installation informatique sp cifique maintenance simplifi e e l utilisation des autorit s auteurs et mati res existantes dans RERO e la consultation d un catalogue unique pour l usager e la simplicit de mise en uvre pour les informaticiens le module est pr sent dans le logiciel Virtua il suffit d en donner les droits d acc s e la simplicit d utilisation pour les professionnels et pour les lecteurs dans l OPAC 184 Les diff rents avantages de scopeArchiv http www scope ch fr scopeArchiv Advantages aspx consult le 21 f vrier 2014 18 Liste des clients scopeArchiv http www scope ch fr References aspx 186 http www scopearchivusergroup org fr Home aspx consult le 21 f vrier 2014 187 y a quatre possibilit s de recherche plein texte dans le plan de classement dans un champ et par descripteur Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 82 e la conformit du module la norme ISAD G e l affichage hi rarchis d une arborescence de notices d archives dans le client Virtua e l exploitation et l int gration des notices d archives au reste du catalogue RERO e la possibilit de relier des notices bibliographiques d j pr sentes dans le catalogue un fonds d archives e la possibilit de lier des documents num ris s une arborescence d crivant un fonds d archives L objectif
70. dures dict es par les Archives de la Ville de Gen ve 1 5 2 Probl matique et mandat A l instar du MHS de nombreuses biblioth ques et mus es et biblioth ques de mus es poss dent des fonds d archives priv es des documents qui ne sont priori pas de leur ressort Ces institutions n ont pas toujours le temps de r fl chir leur gestion D autres institutions au contraire poss dent des d partements ou services d di s la gestion des archives priv es ou des manuscrits comme par exemple 24 http www rero ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 11 la Biblioth que de Gen ve BGE Les services d archives ont quant eux l habitude de traiter ce type de documents de la m me fa on que les archives publiques qui sont leur raison d tre En Suisse quasiment aucune loi ne r git le statut des archives priv es Les documents atypiques que sont les archives priv es peuvent poser des probl mes aux responsables des collections et notamment aux biblioth caires Doivent ils par exemple traiter des documents d archives comme des livres ou diff remment Giordano Monseigneur Canart 2011 En effet l a reconnaissance de l archivistique comme discipline part enti re est de date encore r cente c est ce qui explique le fait qu elle ne soit encore souvent appliqu e que de fa on rudimentaire
71. faire le lien avec le MHS Outre des institutions suisses ou francophones nous avons galement regard du c t de l Am rique du Nord du Royaume Uni et dans les pays limitrophes de la Suisse Mais galement en Scandinavie et en Australie Il a t plus compliqu de se pencher sur les continents sud am ricain africain et asiatique ces derniers abritant des institutions moins identifiables ou n ayant pas les m mes traditions archivistiques Il est vident que notre s lection s est faite selon un chantillon 40 https lists switch ch mailman listinfo swiss lib consult le 21 f vrier 2014 41 http archives geneve lhistoire ch consult le 21 f vrier 2014 42 http www museums ch fr home consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 27 repr sentatif de la vari t des institutions poss dant des fonds priv s et selon des crit res de ressemblance avec l institution mandante taille de linstitution zone g ographique mission collections documentaires langue des documents eic Pour trouver des l ments de r ponse la probl matique identifi e l id al tait de trouver des institutions n ayant pas de service d archives proprement parler Nous le verrons par la suite les biblioth ques et les mus es emploient parfois des archivistes et la plupart des fonds priv s poss d s par des mus es font en fait partie de la bibl
72. jamais modifier le classement initial des documents Ne jamais toucher le texte la surface des documents Ne jamais poser de documents sur le sol Ne jamais froisser plier ou courber les documents Signaler les documents endommag s au personnel comp tent Agir avec som lorsqu on replace des documents dans leur conditionnement Se servir uniquement de crayons Ne jamais apposer de marques sur les documents ni y effacer quoi que ce soit Tailler les crayons loin des documents Ne jamais calquer un document sans autorisation pr alable Ne jamais poser aucun papier sur les documents ni s appuyer dessus lorsqu on prend des notes Ne jamais utiliser de copieuses ou de scanneurs main qui touchent la surface des documents Ne pas prendre de photos sans autorisation Ne jamais manger boire ou fumer dans les lieux r serv s la consultation au rangement t au traitement des documents Ne pas se servir d instruments tranchants proximit des documents Ne pas utiliser de colle forte de ruban adh sif ou de hquide correcteur proximit des documents Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise sans date Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 197
73. jusqu leur diffusion Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 13 En diff rents lieux de nombreux fonds d archives risquent d tre limin s ou sont en attente de traitement notamment cause d un manque de moyens ou d institutions pouvant les accueillir L exploitabilit des fonds d pend de leur traitement 1 6 Etat des lieux Les archives priv es que poss de la biblioth que du MHS sont des documents textuels sur support papier manuscrits et tapuscrits Figure 1 Document manuscrit Figure 2 Tapuscrit annot Z 106 D ESPINE Adolphe Z 155 BAILLER Charles Elle conserve aussi le fonds de la Soci t m dicale de Gen ve La collection de manuscrits n est l heure actuelle plus vraiment compl t e sans pour autant tre close Le MHS privil gie les documents en rapport avec l histoire des sciences qui proviennent de chercheurs genevois 1 6 1 Les archives priv es au MHS La responsabilit archivistique rel ve de la l gislation genevoise sur les archives en particulier la Loi sur les archives publiques LArch et son r glement d application RLArch ainsi que la Loi sur l information du public et l acc s aux documents LIPAD Mougin 2010 p 6 Les missions du SIDoS concernant les archives priv es sont Recevoir et conserver des fonds d archives d origine priv e en relation avec les activit s des deux instit
74. l article d Yvon Lemay 2010 Le d tournement artistique des archives 8 L AFPAP par exemple http www archivesprivees com consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 5 entre ces deux types d acteurs existe dans le but de lutter contre une balkanisation des archives De Joux Even 2007 Des r flexions sont entreprises sur la mise en r seau des archives priv es et la n cessit d une politique archivistique coordonn e par l tat Coeur Duclert 2011 Les archives priv es ne sont donc pas toutes facilement accessibles Elles sont tr s souvent dispers es dans les fonds priv s de diverses institutions publiques et priv es ou m me rest es en mains de particuliers Cela explique les d marches qui visent en faire l inventaire informatis Les services d archives et les d partements des manuscrits tentent d ailleurs de sensibiliser et pr parer les particuliers au versement d archives priv es l archivage de documents non tatiques est devenu aujourd hui une t che qui tient de l vidence m me si pour les conditions de travail concr tes son ex cution progresse de mani re in gale Kellerhals 2007 p 22 Ces derni res ann es des guides l usage des propri taires d archives priv es ont t r dig s par des professionnels en France Association des archivistes fran ais 2005 et au Qu b
75. la Biblioth que de Gen ve afin de profiter de son exp rience en la mati re Solution alternative la plus envisageable le versement de la collection de manuscrits la BGE pourrait ainsi enrichir leurs fonds d archives scientifiques Si ces documents entraient la BGE ils resteraient probablement group s sous une provenance commune MHS sans doute sous forme d une collection et seraient inventori s selon les normes de description internationales a priori sans liminer d l ments Roth 2013 Certes cette solution de facilit d chargerait le MHS de la question des manuscrits qu il poss de N anmoins cette collection semble tre sa place au MHS et fait partie des collections depuis la cr ation du mus e De plus une archiviste tant pr sent employ e par l institution nous sommes d avis que la biblioth que du MHS conserve ces documents Si la collection devait tre remise la BGE le MHS devrait logiquement renoncer poss der des fonds d archives priv es et estimer de ce fait que la conservation d archives priv es ne fait plus partie de ses missions En ce sens il conviendrait de pr ciser dans la politique de d veloppement du SIDoS que le MHS et 220 http www ville ge ch mhs nuit_science php consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 103 sa biblioth que refuseraient dor navant toutes propositions de dons leg
76. la majeure partie des t ches des stagiaires tudiants apprentis civilistes ou autre personnel temporaire Aucune de ces institutions n a cr un poste sp cialement pour les archives priv es Les personnes s occupant de ces fonds y consacrent seulement un certain pourcentage de leur taux d activit Bien que cela d pende en grande partie du volume des fonds poss d s nous remarquons que les biblioth ques et mus es qui ont fait le choix d engager des archivistes sont satisfaits de l avanc e du traitement des fonds ou sont jour Globalement les biblioth caires qui g rent des fonds priv s ont acquis des rudiments de la discipline au fil du temps au contact d archivistes ou poss dent une exp rience ant rieure dans le monde des archives sans pour autant avoir le m me bagage qu un archiviste dipl m 4 2 1 2 Acquisition Moins de la moiti des institutions sond es poss de une politique d acquisition formalis e De plus lorsque de tels documents existent ils n voquent que bri vement Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 65 la question des archives priv es Ces documents ne constituent en effet pas la majeure partie des collections des biblioth ques ou des mus es Les institutions qui n ont pas r dig de document relatif aux champs d acquisition justifient parfois ce choix par le fait qu elles ne d sirent pas acqu rir de nouveaux fonds Les cri
77. la pr servation dans toutes les fonctions du service des archives selon les pratiques tablies les plus courantes en mati re de pr servation des archives La pr vention par l entreposage des archives dans un espace aux conditions ambiantes contr l es l emploi de contenants chimiquement stables les pratiques de manipulation le contr le des infestations et le plan d urgence en cas de sinistre est pr f rable et moins co teux que les traitements de restauration et la reprographie syst matique Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 190 OBJECTIFS DU CRC CF EN MATI RE DE CONSERVATION Le CRCCF doit assurer la conservation des archives qui lui sont vers es Le CRCCF consid re que la pr servation des documents est une activit li e aux pratiques quotidiennes de toutes les personnes utilisant les services du CRCCF employ s donateurs chercheurs contractuels etc qui adopteront et appliqueront des normes et des pratiques de manipulation de rangement et de conservation susceptibles d assurer la s curit des archives qu il conserve Le CRCCEF fera conna tre sa politique de pr servation ses usagers en les sensibilisant la n cessit de respecter et de manipuler avec soin les documents d archives LE CRCCF ET LES NORMES DE CONSERVATION Le CRCCF utilisera les informations techniques les plus courantes et les comp tences professionnelles disponibles en mettant l
78. la voie la cr ation d outils informatiques interinstitutionnels dont feraient partie les biblioth ques et les mus es permettant d acc der en ligne aux descriptions des fonds voire leur contenu Mettre sur pied des r seaux r gionaux r unissant toutes les institutions d tentrices de fonds priv s permettrait de f d rer des recherches et des consultations transversales Dans cette optique l uniformisation des pratiques semble n cessaire 6 3 Quelle gestion des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es Pour la plupart des biblioth ques et des mus es la priorit doit tre d offrir des ressources utilisables par les usagers avec les moyens disposition L essentiel est d adopter une m thode fonctionnelle permettant la sauvegarde l identification et la consultation des fonds Le fait d exercer un m tier de services orient usager permet d tre satisfait lorsque la gestion de fonds d archives priv es m me avec des moyens tr s limit s d bouche sur leur utilisation G rer des fonds priv s en biblioth que ou dans un mus e sans la pr sence d un archiviste est possible lorsqu il Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 124 s agit d un petit nombre de fonds ou de fonds peu volumineux Par manque de moyens ou parce que les priorit s sont plac es dans leurs missions principales certains fonds d archives priv es dans les biblio
79. les Archives de la Ville de Gen ve favorisent toujours la collaboration avec les autres institutions actives Gen ve dans la collecte du patrimoine archivistique Ces institutions sont Le d partement des manuscrits de la Biblioth que publique et universitaire qui outre des collections de manuscrits r colte des fonds d archives priv es principalement dans les domaines culturel et scientifique Archives de la Ville de Gen ve 2005 p 8 Les limitations d acquisition des AVG pr cisent aussi qu il faut renoncer acqu rir des fonds priv s dont la collecte fait partie de la mission d un autre organisme public ou priv actif sur le territoire du Canton la BGE en l occurrence Lorsqu un fonds d archives priv es est propos en don ou en d p t plusieurs institutions d archives qui ont un m me int r t l accepter du fait de leur mission c est l institution qui b n ficie de la meilleure infrastructure en mati re de traitement de conservation et de mise disposition des documents qui doit prendre le fonds en charge Archives de la Ville de Gen ve 2005 p 9 Bien qu un propri taire d archives soit libre de remettre un fonds l institution de son choix c est la responsabilit du MHS de s enqu rir de ce que poss dent d autres 216 La BGE aujourd hui anciennement Biblioth que publique et universitaire de Gen ve Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n
80. manuscrits de ces institutions Les ast risques qui suivent certains termes renvoient aux d finitions de ces derniers au sein du glossaire Ces renvois sont signal s lors de la premi re occurrence des termes dans ce document 1 Annexe Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin xiii 1 Introduction 1 1 Remarques g n rales La r flexion men e dans ce travail veut fournir des pistes et des l ments de r ponse pour toute personne ou institution devant traiter des fonds d archives priv es Les solutions et recommandations que nous proposerons l issue de cette r flexion s adressent principalement aux institutions biblioth ques et mus es dont la mission premi re n est pas de traiter des fonds d archives Ces derni res ne poss dant pas de service d archives ne b n ficiant pas de la pr sence d un archiviste ou n ayant simplement pas ou peu de moyens financiers techniques informatiques etc pour une gestion efficace ou du moins satisfaisante des archives priv es qu elles poss dent doivent n anmoins pouvoir mettre en place des solutions accessibles et peu co teuses pour traiter ces fonds A l inverse si ces solutions ne sont pas envisageables les institutions doivent savoir vers qui s orienter ou qui faire appel Le champ d tude couvert par ce travail tant tr s vaste il convient de d limiter notre r flexion et d essayer de fa
81. mise en valeur des archives encore peu adopt s par les services archives Le Service des biblioth ques et archives de l Universit de Sherbrooke a galement cr une page Facebook lui permettant d annoncer ses nouvelles acquisitions Diff rents projets p dagogiques et op rations de m diation culturelle contribuent la diffusion des archives L IMEC fait par exemple d couvrir d autres terrains de recherche aux universitaires en leur pr sentant des fonds d archives priv es La BPUN effectue des pr sentations des classes et des visites de groupe tout comme le CRCCF Des colloques des causeries conf rences ou des cours sont autant de moyens employ s pour promouvoir les Archives et leurs documents Les moyens plus traditionnels comme les publications et la r daction d articles et de travaux historiques exploitant les archives priv es comme sources 8 sont toujours d actualit Pour les institutions qui conservent galement des documents sur des supports autres que papier iconographiques par exemple la num risation est videmment un bon moyen de valorisation mais aussi de sauvegarde des archives La Phonoth que nationale met en valeur ses fonds sonores par le biais de collaborations avec des mus es des th tres hautes coles Les documents sonores peuvent tre disponibles l coute dans des postes d di s 4 2 2 5 2 Consultation Il y a de mani re g n rale beaucoup de demandes de consulta
82. monde diff rents mod les de gestion des archives priv es De grandes diff rences sont observables au niveau des structures tatiques et de la prise en charge des fonds entre des mod les centralis s tel celui de la France ou f d ralistes celui de la Suisse Des biblioth ques peuvent dans de nombreux cas poss der des fonds d archives Selon les pays les Archives et les biblioth ques se sont d velopp es ind pendamment ou conjointement ce qui explique la tradition de certaines biblioth ques de conserver des manuscrits et des archives Williams 2006 Aussi bien Jenkinson que Schellenberg ne consid rent pas les papiers priv s dans leurs d finitions des archives Fisher 2009 Cela peut expliquer un niveau historique les traditions de conservation de manuscrits priv s dans les biblioth ques et les mus es H rsell 2013 45 Par exemple des archives personnelles de professeurs d universit Zenoni Hagmajer 2009 46 private papers en anglais Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 33 Depuis 1991 la Biblioth que nationale suisse accueille en plus de sa collection de manuscrits les Archives litt raires suisses De nombreux legs de fonds priv s surtout dans les domaines scientifiques et culturels sont conserv s dans les cabinets des manuscrits des grandes biblioth ques ou dans des structures similaires Les Archives cantonales collectent des fond
83. notre pays sont nombreuses et jouent un r le important dans le tissu social associations sportives musicales de jeunesse but social associations curatives ou politique protection de l environnement par exemple par extension les partis politiques associations professionnelles par branche d activit et par extension les syndicats patronaux ou d ouvriers et d employ s organisations internationales non gouvernementales des petits groupes de pression jusqu de grands et importants organismes de droit priv Coutaz et al 2007 p 35 La pr servation des archives priv es est assur e la fois par le secteur public par le secteur priv et par des structures mixtes Aucun organe central officiel ne f d re un r seau Zenoni Hagmajer 2009 Deux groupes de travail de AAS s occupent d archives priv es le groupe archives des entreprises qui a contribu la cr ation d arCHeco r pertoire des fonds d archives d entreprises en Suisse et au Liechtenstein Archeco 2014 et le groupe archives eccl siastiques La Suisse poss de sur son territoire un grand nombre d archives priv es d tenues par les organisations internationales rattach es aux Nations Unies Gen ve On peut aussi citer les Archives du CICRS du CERN mais galement du CIO Lausanne Le secteur priv est donc tr s h t rog ne Contrairement aux biblioth ques aucun r seau r unissant tous les acteurs et tout
84. pass Cela pose des probl mes de gestion et de protection des donn es personnelles La solution est de pr voir une convention de donation pour garder une trace et conna tre le contexte de r ception d un fonds La convention doit tre accompagn e dans l id al d un bordereau de versement fournissant une description synth tique du contenu servant d instrument de recherche tant que le fonds n est pas class Pour les fonds peu volumineux un change de courrier avec une liste d taill e du contenu suffit e le classement des fonds est souvent effectu selon des crit res biblioth conomiques et non en regard des principes archivistiques La solution passe par la compr hension des sp cificit s d un fonds d archives et des diff rences entre la description et le catalogage Mais galement par une prise de connaissance des pratiques archivistiques en vue de s en inspirer Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 89 e il ny a pas d emploi syst matique des normes internationales de description archivistique La solution est de renseigner les l ments obligatoires de description dans un logiciel sp cialis une base de donn es ou un outil bureautique e de nombreux logiciels documentaires utilis s par les biblioth ques et les mus es destin s principalement au catalogage ne sont pas des outils con us pour les archives dans la mesure o ils ne peuvent re
85. personnes qui pourraient tre potentiellement int ress es par le fonds Didier Grange Mis jour le 1 1ma 2004 Si vous avez des suggestions afm d am liorer ou compl ter ce document de travail n h sitez pas nous les commumiaquer Grange 2004 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 174 Annexe VIII Notice signalant un fonds d archives priv es dans le catalogue RERO Biblioth que d art et d arch ologie de Gen ve fonds Rita Gallmann Notice et biblioth ques Format MARC Notice 1 sur 1 Votre recherche Partout R0031 78865 Auteur Gallmann Rita Titre Fonds Rita Gallmann 1944 2013 Collation 2 classeurs A4 32 cm Sujet Gallmann Kita archives Note Consultation uniquement dans les locaux de la biblioth que Note Restrictions conform ment au droit d auteur et aux droits attach s la personnalit Analyse Pr sentation du contenu ce fonds d archives contient une documentation r unie par Iris Gallmann sur la vie et l oeuvre de sa soeur Rita Gallmann peintre carcugeais ce fonds Se compose de coupures de presse de reproductions d oeuvres en couleurs et en noir et blanc de cartons d invitation d affichettes et de t moignages divers Note Don de Iris Gallmann 199911 Note Compl ments de Iris Gallmann 2001 10 Note La description et l inventaire du fonds sont disponibles sur demande la biblioth que No RERO Rk003173863 Acc s htt
86. pour pr senter l ensemble de la collection en pr cisant par qui quand et d apr s quels crit res elle a t constitu e Il conviendrait alors de consid rer le MHS comme cr ateur de la collection et pr ciser le contexte historique en marge de l inventaire Les manuscrits seraient ensuite d crits au niveau du dossier ou de la pi ce Pour la plupart des usagers il importe peu que l information qu ils recherchent se localise dans un fonds organique ou dans des documents isol s appartenant une collection Cependant produire un nouvel inventaire risquerait d tre assez compliqu car cela modifierait le semblant de structure intellectuelle et mat rielle existante et l effort est peut tre trop co teux par rapport l utilisation marginale qui est faite de cette collection de manuscrits Une autre option serait de constituer des s ries par types de documents ou par domaines scientifiques Il conviendrait cependant de se pencher plus en d tails sur la v ritable valeur de ces documents avant d entreprendre un tel 211 http www frick org sites default files FindingAids BritishArtists html consult le 21 f vrier 2014 212 Par exemple sur le mod le suivant cahiers de notes class s chronologiquement papiers scolaires cours manuscrits d uvres correspondance Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 96 travail II semble donc difficile de r aliser
87. priv es de la Ville de Laval au Qu bec d finit clairement les champs d application et met disposition des d finitions l attention des personnes amen es consulter ce document Ville de Laval 2011 Disponible l adresse http doc rero ch record 12956 In fr consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http doc rero ch record 20939 In fr consult le 21 f vrier 2014 La politique de d veloppement est disponible l adresse http www archivists org saagroups museum standards 6 MoMAManuscriptCollectionDevelopmentPolicy pdf consult le 21 f vrier 2014 La politique est disponible l adresse http www laval ca Documents Pages Fr Administration politiques Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 46 Un tr s bon exemple de politique d acquisition d archives priv es est le document labor par BAnQ Ces composantes sont les suivantes Biblioth que et Archives nationales du Qu bec 2010 e objet d finition et contexte r glementaire et normatif e mandat objectifs vis s et principes guidant les acquisitions e modes et m canismes d acquisition e documents normatifs compl mentaires attribution de responsabilit e administration de la politique 3 1 7 2 Modes d acquisition d archives priv es Pour les entr es extraordinaires nous pouvons recenser plusieurs modes d acquisition Zenoni Hagmajer 2
88. produites par l institution pour mettre en avant les fonds priv s comme des travaux de recherche r alis s gr ce ces archives Le Mus e Galileo dite une newsletter lectronique depuis 2012 et met disposition dans 15 Annexe VIII 15 La liste des fonds est disponible l adresse http www deutsches museum de archiv bestaende consult le 21 f vrier 2014 154 Voir l exemple des Archives du Deutsches Museum qui publient deux fois par an un bulletin d information au sujet des nouvelles acquisitions et des projets Les num ros sont disponibles au format PDF l adresse http www deutsches museum de de archiv veroeffentlichungen archiv info consult le 21 f vrier 2014 15 Les diff rents num ros sont consultables l adresse htip www museogalileo it en getinvolved enewsletter html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 70 celle ci les inventaires de fonds priv s r cemment r alis s Le mus e participe en outre au projet SIUSA S point d acc s pour la recherche et la consultation du patrimoine archivistique non tatique italien Enfin le mus e a mis sur pieds des expositions virtuelles permettant entre autres documents de consulter des textes manuscrits et imprim s num ris s Les mus es pr sentent r guli rement des documents d archives dans le cadre d expositions associant objets et archiv
89. ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 22 les archives lectroniques celles ci ne faisant pas l objet de cette r flexion et posant d autres interrogations aussi bien soci tales que techniques 2 2 2 Contexte du travail Nous avons cherch comprendre non seulement l int r t et l utilit des archives priv es mais aussi les points de convergence existants entre les trois types d institutions que nous avons consid r es dans notre r flexion 2 2 3 D finitions et terminologie L emploi de diff rents termes techniques dans la litt rature et l existence d un CI z AN 2 3 Etat des lieux Cette partie a t r dig e gr ce l tude de flinventaire des manuscrits et au questionnaire sur la gestion des fonds d archives priv es rempli par Betty Zenoni unique archiviste du MHS engag e depuis 2012 Des recherches compl mentaires ont t effectu es aupr s de Christelle Mougin biblioth caire responsable du SIDos Des visites sur place ont t r alis es ainsi que des entretiens avec Laurence Ilsaline Stahl Gretsch responsable du MHS afin de tenter d en apprendre davantage sur le contexte de cr ation et la provenance de la collection de manuscrits mais galement pour conna tre les besoins auxquels ces documents peuvent r pondre et l utilisation qui en est faite Par ailleurs puisque les AVG poss dent les archives administratives du MHS et ont inventori la partie de la collection pr
90. ques ou des mus es Mais rappelons que l archiviste a un profil hybride il est form l histoire et ses sources auxiliaires Chave 2012 II doit en tre de m me pour les biblioth caires ou les conservateurs de mus es en charge de fonds d archives Ces personnes doivent savoir comment g rer des fonds d archives et tre capables de coordonner les op rations entreprises par leur quipe tr s souvent du personnel non qualifi l aide de documents proc dures ou marches suivre par exemple et de jouer un r le de supervision 203 Voir les cours de base et les conf rences Pratique archivistique suisse de la Commission de formation de AAS htip www vsa aas org fr aktivitaet formation consult le 21 f vrier 2014 204 Association des archivistes fran ais propose des formations http www archivistes org Formations consult le 21 f vrier 2014 De m me la BnF propose des formations de sensibilisation par exemple la description archivistique encod e EAD http www bnf fr fr professionnels po formation i formation catalogage s coope ration catalogage ead himl first Art oui amp first Rub non consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 91 Il est possible de s assurer les services d un archiviste sur mandat ou simplement d effectuer une expertise c est la volont du Mus e des Suisses dans le mond
91. serv es 6 EXCLUSION DE RESPONSABILITE DES ARCHIVES Dans la mesure permise par la loi les Archives n encourront aucune responsabilite notamment pour n gligence en cas de perte d t rioration ou destruction d un ou de tous les documents c d s suite des v nements md pendants de sa volont par exemple force majeure temp tes guerre terrorisme etc ou du fait de l intervention d un tiers T MODIFICATION Toute modification apport e au pr sent contrat ne sera valable qu la condition de rev tir la forme crite et d tre sign e par les parties Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 187 8 DROIT APPLICABLE ET FOR EXCLUSIF Tout litige concernant la conclusion l interpr tation l ex cution du pr sent contrat et ou en relation avec les droits de propri t intellectuelle c d s est soumis la comp tence exclusive des tribunaux genevois sous r serve du recours au Tribunal f d ral Fait Gen ve en deux exemplaires le XX XXXXX 20XX Pour Nom de la partie c dante Pour la Ville de Gen ve Par Nom du repr sentant Par Jacques MORET de la repr sentante Annexe bordereau de versement Archives de la Ville de Gen ve 20 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 188 Annexe XVI Niveaux et l ments de description obligatoires ou recommand s l m
92. servation Pour les documents sur supports autres que papier nous conseillons de se r f rer aux recommandations de Memoriav ainsi qu aux autres ressources tr s compl tes 241 http www cosadoca ch fr ressources fiches pratiques consult le 21 f vrier 2014 24 Le num ro de la revue o figure cet article est accessible l adresse htip www arbido ch userdocs arbidoprint arbido 2 1 001 034 pdf consult le 21 f vrier 2014 243 Annexe XVII 244 http www crecf uottawa ca recherche documentaire centre _archives html consult le 21 f vrier 2014 24 Recommandations photo la conservation des photographies htip fr memoriav ch dokument Empfehlungen recommandations photo fr pdf consult le 21 f vrier 2014 Recommandations son la sauvegarde de documents sonores htip fr memoriav ch dokument Empfehlungen recommandations son fr pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 119 disponibles sur le site web de l association Cela permettra de b n ficier d une expertise pour ces types de documents sp cifiques et d obtenir des pistes suppl mentaires 5 3 4 Lignes directrices d une politique de diffusion Le plus important est avant tout de signaler la pr sence des fonds d archives priv es conserv s dans l institution Il ne faut pas d penser trop d nergie pour tenter de valoriser ces derniers De n
93. t moign e en m accordant la r alisation de ce travail ainsi que mon conseiller p dagogique M Michel Gorin pour leur disponibilit leurs conseils avis s et leurs encouragements tout au long de l laboration de ce travail Toute l quipe du SIDos ainsi que tous les collaborateurs du MHS et du MHN e Tous les professionnels en Suisse et l tranger qui ont eu la gentillesse et la patience de m accorder des entretiens de r pondre mes questions et de me faire partager leurs exp riences et leurs connaissances e Toutes les institutions mentionn es dans le cadre de la recherche men e dans ce travail pour m avoir autoris exploiter certaines informations ou des documents en lien avec leurs pratiques de gestion des archives priv es e Mes nombreux relecteurs pour leur minutie et leurs remarques constructives e Mme Violaine Regnier pour son travail de reliure e Le personnel de l Infoth que de la HEG pour leur aide et leur accueil e Ma jur e Mme Danielle Mincio pour avoir accept d valuer mon travail e Ma famille et mes amis pour leur soutien inconditionnel et leur confiance en moi dans les moments difficiles Plus g n ralement je souhaite remercier celles et ceux qui ont t mes camarades de classe durant ces ann es de formation ainsi que l ensemble des professeurs de la fili re Information documentaire de la HEG D avance je tiens m excuser aupr s de toute personne que j aurais pu oubli
94. tent pas le caract re l gal d archives publiques et ne rel vent pas de l autorit administrative En fran ais comme dans les autres langues diff rents termes quasi synonymes sont employ s pour d signer les archives priv es Outre le terme que nous avons choisi de retenir pour ce travail nous Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 2 serons amen s utiliser l expression fonds priv s que nous consid rons comme quivalente Nous pouvons donc pr sent tenter de d finir les archives priv es l aide de la d finition suivante Documents d archives qui proc dent de l activit de personnes physiques ou morales de statut de droit priv individus familles associations entreprises soci t s etc Boulogne 2004 p 29 Cette d finition m rite toutefois d tre pr cis e et claircie l aide d autres d finitions que nous exposerons plus loin dans ce travail Les fonds d archives priv es dont il est question dans ce travail sont des archives d finitives ou historiques Ce sont des documents inactifs selon la conception universellement reconnue du cycle de vie des documents ou th orie des trois ges Les centres ou services d archives ont diff rentes missions et proc dent g n ralement selon des grandes fonctions archivistiques cr ation valuation accroissement ou acquisition classement conservatio
95. 009 e Ledon Le don est le mode d acquisition par lequel un donateur une personne priv e physique ou morale c de gratuitement la propri t mat rielle de documents d archives un donataire de fa on irr vocable e Le legs Un legs de particuliers s effectue par voie testamentaire Lorsqu un don est fait par voie de legs il faut s assurer que la cession du fonds respecte les derni res volont s de son producteur Il peut arriver qu un r glement de succession se d roule de mani re conflictuelle ce qui peut compliquer la t che e Le d p t Un d p t est le mode d entr e par lequel un particulier confie ses documents d archives une institution d positaire sans cession de propri t Un d p t est r vocable Un d p t peut parfois conduire un don ou un legs e L achat Peu courant l achat de fonds ou de pi ces d archives isol es pr sentant une valeur historique et ou patrimoniale peut tre envisag pour compl ter les collections municipales politique acquisition archives privees pdf consult le 21 f vrier 2014 La politique est disponible l adresse htip www bang qc ca a propos bang mission lois reglements lois reglement s politiques politiques procedures politique acquisition archives privees consult le 21 f vrier 2014 7 propos du don signalons ici le compte rendu des interventions de la Journ e d tude du 11 f vrier 2011 de l Universit d A
96. 013 Approcher les archives personnelles In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d Les archives personnelles enjeux acquisition valorisation Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 49 60 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 30 ISBN 978 2 8061 0109 9 SERVICE DES BIBLIOTH QUES ET ARCHIVES DE L UNIVERSIT DE SHERBROOKE 2013 Directive 2600 004 Directive relative l acquisition de fonds et de collections d archives priv es Universit de Sherbrooke en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www usherbrooke ca biblio fileadmin sites biblio documents pdf Archives 2600 004 directive acquis fonds coll archives privees rev finale paf SIBILLE DE GRIMO ARD Claire CAYA Marcel 2011 Espace formation Module 06 Traitement des archives d finitives Portail international archivistique francophone 2 0 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www piaf archives org espace formation course view php id 8 SIGEGS 2014 Association suisse pour la conservation des uvres graphiques et manuscrites en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www sigegs ch SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS 2003 Museum archives guidelines Society of American Archivists en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www2 archivists org standards museum archives guidelines Des ar
97. 1 9 Conservation Parce que les documents quel que soit leur support sont fragiles et se d gradent il convient de les conserver de mani re ad quate Les d gradations sont de diff rents types m caniques et chimiques Dans un premier temps il est n cessaire de 113 A l inverse les informaticiens ne sont pas form s l archivistique Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 57 rappeler de mani re concise les facteurs de d t rioration du papier puisque nous nous focalisons sur ce support Couture et al 1999 l acidit provenant de certains proc d s de fabrication du papier cause sa d gradation naturelle Elle provient galement de la pollution de l air des encres de l action des champignons du transfert d un mat riel acide un autre L acidit jaunit le papier et lui fait perdre sa flexibilit les champignons se nourrissent des l ments composant le papier Les premiers signes de d t rioration sont le changement de couleur et l apparition de taches les moisissures cons quences de temp ratures et d un pourcentage d humidit relative lev s rendent le papier mou et absorbant Le foxing Se traduit par l apparition de taches brunes la chaleur rend le papier cassant le taux d humidit relative dont les variations importantes causent des dommages majeurs au papier dess chement si le taux est trop bas apparition et cr
98. 11 5 3 4 1 Communicabilit Il est indispensable de faire preuve de transparence dans l application des lois et de respecter les restrictions formul es dans les contrats Il est possible dans ce cas de demander aux personnes consultant les fonds de remplir un formulaire et de veiller ne pas communiquer un document sensible aux usagers Les donn es confidentielles pour tre prot g es ne doivent en aucun cas figurer sur un inventaire destin la publication en ligne Il faut pr voir une version neutre ou avoir un contr le strict des l ments de l inventaire qui seront publi s Une autre raison de non communicabilit des documents peut tre dict e par leur tat physique Si ces derniers sont en trop mauvais tat il est recommand d en interdire l acc s et d utiliser des copies de sauvegarde pour leur consultation Si la divulgation des documents d archives priv es poss d s est soumise une quelconque restriction il est recommand de prendre connaissance des dispositions l gales ou contractuelles respecter et d en informer les usagers des archives 5 3 5 Solutions alternatives de transfert Nous avons rencontr des institutions en possession de fonds dormants Laisser passer le temps peut tre d un manque de moyens ou tre une marque de d sint r t Quoi qu il en soit cela ne permet pas l exploitation des archives et peut faire 24 Tels des objets de mus es 250 http www piaf ar
99. 1990 Les contenants utilis s seront choisis en fonction de leur stabilit chimique On veillera en particulier viter le trop plein ou le manque remplir des contenants Les conditions de conservation ambiantes des vo tes ou des aires d entreposage seront maintenues l int rieur des limites suivantes humidit relative 40 5 temp rature 20C 2 clairage limitant la composante ultraviolette Un thermohygrographe sera utilis dans les magasins pour enregistrer les conditions de conservation ambiantes L appareil sera maintenu en bonne condition r humidifi p riodiquement et calibr au moyen d un psychrom tre Seule la salle de consultation Lamoureux pi ce 275 est accessible aux usagers En tout temps un membre du personnel sera pr sent au poste de la r f rence et maintiendra une surveillance de la salle de consultation Tout usager sera tenu de s enregistrer et de s inscrire au registre des chercheurs chaque journ e de pr sence Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 192 MESURES PR VENTIVES DE CONSERVATION LORS DE L ACQUISITION Les nouvelles acquisitions seront trait es de la fa on suivante IL I IV D s la r ception des documents ces derniers seront examin s pour des signes d infestation ou de moisissures S il y a des signes d infestation les documents seront plac s dans des sacs de poly thyl ne ou
100. 2012 l tat g n ral des fonds le r pertoire et l inventaire Le premier d crit de mani re sommaire chacun des fonds conserv s par une institution et fait tat des cotes titres dates de d existence des producteurs ainsi que des informations sur les cr ateurs et sur l acquisition du fonds des dates extr mes des documents le volume en ml l aper u du contenu et les instruments de recherche disposition pour ces 105 Catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l enseignement sup rieur http www calames abes fr Pub consult le 21 f vrier 2014 106 Par exemple http www bnf fr documents ead_informatiser pdf consult le 21 f vrier 2014 107 Base d Orientation et de Recherche dans les Archives de la Direction des Archives de France http daf archivesdefrance culture gouv fr sdx 222 daf bora ap ap consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 55 fonds Le r pertoire a pour r le de d crire un fonds particulier au niveau de chacun des dossiers le composant l aide des informations suivantes cote titre nature des documents dates extr mes volume en ml Enfin l inventaire est l instrument de recherche qui rend compte de la description de chacune des pi ces d un fonds pr sentation du type de document date et en analyse leur contenu sujets lieu langue etc Le r pertoire num rique est l i
101. 4 3 Solutions open Source rss 84 DSP CAAM en be dettes tar taie nie 84 492432 ACAS TOOIKITEsS LS ANR 2 cn 85 434939 PIBAdR ns ne te ete tte 86 ASAA LT DAS EM OUS 87 430 CONS MANON esiak na ide Matte de ue nan DUu 87 430 DMOSIN ES ne de ed ab le 88 HS OL VAIO TIS ATOME SR de T anus 88 43 62 Consultat eiai annees tite ea menant 88 4 3 6 3 Communicabilit sise 88 4 3 7 Probl mes r soudre pour les biblioth ques et les mus es 88 S DOORNS soa ne is a 91 5 1 Besoins en personnel et en comp tences pour la gestion de fonds d archives PrIVORS assit eua des sante ansnece s ete te sunn uen neue rene emete essieu 91 51 1 F rmatons CNAICNIVIS AUS ERA Ne LE 92 5 2 Recommandations pour le MHS nn nnrrrrnnrrrnnnnssnennnnnnnns 93 5 2 1 Am liorations apporter l existant 94 5 2 2 Propositions ouvertes choix et cons quences s ssenenserreenereerrene 96 5 2 2 1 R aliser un nouvel inventaire selon les principes archivistiques modernes 96 5 2 2 2 Num riser l ensemble de la collection partir des microfilms 2000 000 97 5 2 2 3 Conserver en l tat et accro tre ventuellement la collection 97 5 2 2 4 R fl chir un programme complet de gestion des archives priv es et envisager l acquisition de nouveaux fonds ssssennesesenrrressrnrrresrnrrreosrnrrrnenrerenne 98 SLALA ACSR sn biens he escales n te eme ttes 99 5 2 2 4 2 Description et logiciel d inventaire n an
102. A XIII a OGC OR En E 1 1 1 Remarques g n rales a in Ni none 1 1 2 D finitions et terminologie sn nnssnnenrrrrrennrrrnnnnnnreeennnnnnnes 2 t2 Fonds OU CONGO sen nn Ra MR NN er en gt 3 1 3 Int r t et utilit des archives priv es sn 4 14 ALM y OU BAM nan tee da surtt a a daia aN 7 1 4 1 Convergences divergences et collaboration 7 Lo COCO ee 10 1 5 1 Pr sentation de l institution sine ee seneeeececeeeses 10 1 5 1 1 Le Mus e d histoire des sciences iii ieireeeeneeeenereenn 10 129102 A DIBIOIN QU ER RS tin otre Een nioe 10 SE RE ENEN ES 11 MS LA ANTISS ICONS ER D en Ed M ie Dl Sid cs 11 1 5 1 2 3 Logiciels d inventaire et de catalogage sssssssnnnsesnnrrnesrnnrresrrrennn 11 1 5 1 2 4 Normes d inventaire et de catalogage 00nnn00nn0nnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnne 11 1 5 2 Probl matique et mandat esrin S 11 1 0 ER GdeS OUO 2 ds ee de sucre nca o tan tuis 14 1 6 1 Les archives priv es au MHS 14 1 62 Lex fonds manuscrits MAS en tenue ent 15 t621 Archives scientifique Snerre E nent 15 t622 TAEAO ions a a a a Ni 15 L629 Pergde COUV F soree i E n 16 TOZA y O Maa Ru er entente A 16 1 6 2 5 Classement des manuscrits nine rneneneeeceeememeeee 17 L620 Ofigine des manuscri Sen denis 17 1 6 3 Archives de la Soci t m dicale de Gen ve 18 1 6 4 Avantages de la collection de manuscrits du MHS aannnannnannnannnannnennnennn 19 1 6 5 Inconv nients de la c
103. Archives scientifiques La collection de manuscrits poss d e par le MHS appartient la cat gorie des documents d archives que l on peut qualifier d archives personnelles de scientifiques Les archives scientifiques ou archives des sciences peuvent permettre d tudier l volution des m thodes de recherche et d enseignement scientifiques l volution d une discipline scientifique particuli re ou encore l apport d un scientifique au d veloppement et progr s des connaissances Elles peuvent galement documenter l environnement intellectuel social et familial dans lequel les travaux d un scientifique ont t poursuivis De ce fait elles sont des sources pr cieuses privil gi es par les historiens des sciences et parfois difficiles d acc s Ces papiers priv s ne sont soumis aucune obligation l gale de versement et leur conservation n est pas forc ment garantie lorsqu ils sont entre les mains de personnes priv es Lorsque ces documents sont conserv s il arrive qu ils soient d pos s plut t dans des biblioth ques au titre de manuscrits que dans des services d archives Charmasson 2006 1 6 2 2 Taille du fonds Environ 4 000 documents r partis sur 32 ml et 3 ml de microfilms Figure 3 Pr sentation de la collection manuscrits et microfilms 0 1 9 io 0 e 0 l Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 15 1 6 2 3 P
104. Bilan Les biblioth ques et les mus es s interrogent et s interrogeront de plus en plus au sujet des archives priv es qu ils conservent Nous esp rons que ce travail sera en mesure de les clairer et ventuellement de leur offrir des pistes de r flexion ou des id es Notre d marche a parfois sensibilis certaines institutions l importance de l harmonisation des proc dures de traitement des fonds et l utilit des fonds priv s Nous avons esp r avoir veill leur int r t et fait r fl chir leurs pratiques de gestion En r sum les ressources sont toujours insuffisantes pour la gestion des fonds priv s En effet les archives priv es sont souvent le parent pauvre des institutions travers ce travail nous avons constat la diversit des fonds priv s des institutions qui les conservent et des pratiques de gestion de ces derni res La taille des organismes et les comp tences vari es du personnel employ pour le traitement des fonds priv s nous rend conscient de l impossibilit d avoir une gestion de qualit identique partout En th orie les choses doivent se faire d une certaine mani re dans la pratique on s aper oit que c est rarement le cas 6 2 Enjeux Normaliser les pratiques de description archivistique utiliser des standards permettant l interop rabilit entre institutions patrimoniales et unifier les outils de recherche offerts constituent les enjeux actuels La normalisation peut ouvrir
105. E Kevin 32 employ es telles qu archives associ es et archives quasi institutionnelles qui qualifient les archives priv es li es l activit d un organisme public mais g n r es dans un cadre priv Ce floril ge de termes utilis s pour d signer les archives priv es se retrouve galement dans d autres langues En anglais nous trouvons la d finition suivante pour l entr e Personal papers personal records private papers Documents created acquired or received by an individual in the course of his or her affairs and preserved in their original order if such order exists Pearce Moses 2012 p 292 La langue anglaise fait par ailleurs la distinction entre archives the historical records of an institution or organization et manuscripts the historical papers of an individual or family Carmichael 2004 p 6 Cela pose divers probl mes de cat gorisation et confirme la particularit des archives priv es De plus la litt rature professionnelle ce sujet est videmment beaucoup moins abondante que celle sur les archives publiques Archivists who work with private archives often lament the absence of a professional literature on which to base their work and thought about the archival endeavor Fisher 2009 p 2 3 1 3 Archives priv es dans les biblioth ques et les mus es Pour des raisons historiques culturelles politiques ou pratiques il existe travers le
106. Kevin 102 manuscrits lors de son rendez vous biennal de la Nuit de la science De m me il serait possible de consacrer un de ses caf s scientifiques sa collection de manuscrits en vue de son signalement et de sa diffusion voire d envisager le pr t de certaines pi ces dans le cadre d expositions extra muros Il faut en outre tre attentif au fait que toute divulgation de documents d archives priv es doit se faire dans le respect de la l gislation en vigueur par rapport au contenu des documents 5 2 2 5 D l guer la gestion des manuscrits Si la gestion de cette collection de manuscrits devaient s av rer trop compliqu e ou que les moyens minimaux ne pouvaient tre mis disposition pour r aliser les am liorations souhait es il conviendrait de r fl chir des solutions alternatives pour que ces archives priv es ne repr sentent pas une charge pour le MHS Nous pr sentons ici des issues pour r soudre cet ventuel probl me 5 2 2 5 1 Extraire certains documents de valeur Une solution alternative pourrait tre d extraire certains papiers provenant de scientifiques illustres pour compl ter des fonds au sein d autres institutions Cependant il est toujours d licat de d membrer un fonds Cette solution n est pas recommandable en regard des principes archivistiques et nuirait par ailleurs l ensemble de la collection 5 2 2 5 2 Se s parer du fonds et le transf rer au D partement des manuscrits de
107. M NLES an sense ane sad se eee 49 SOL DOSCID ON nee ne Can E en ete Rent 50 31 10 InStiumentde recherche Lin nn aan metier 55 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin vV 3 1 8 4 Logiciels d inventaire 56 JO CONSEN ANON eraren EON 57 31 10 IDMUSION sparse a cn opte te tee mer ed 59 3 1 10 1 Le r le d internet et des sites web 61 1 10 2 COMMUNCADIIT Essen ae nee dut 62 4 Collecte de donn es sur les pratiques institutionnelles 64 4 1 Typologie des institutions ns snnrsrensrrrmenereeenennmennnnennnnennnns 64 4 2 Synth s des r sultats saisissant tente 65 4 2 1 La gestion des fonds d archives priv es dans les biblioth ques et les RATES SE EP TR a RE 65 HA Reone SR N Lee ue 65 He M ACOUISIIOMS si nee ne otre node t 65 42 13 TrAnemMent nn en en ne nn ne ne de dr ns 67 4 2 1 3 1 Tri et liminations 67 42132 Classement iii 67 4 2 1 3 3 Descriptions nes tent nn pen Nana 67 4 2 1 3 4 Instrument de recherche 68 42 NA COn Senais nn anna a eat 69 LAS DIUS aceae a ea ie 70 A2 Vansa ES nn ein ee eee eene dune 70 421552 CONSUL RS RE aaa a 71 4215 93 COMMUANICADIT LES Re RS RE ni tasse 72 4 2 2 La gestion des fonds d archives priv es dans les services d archives 72 42a Personne SRE ne MNT Me arte aie in D ei een 72 222 ACUS Messi ann eee ne un eee 72 AAAS TTANSM N SU nn n
108. RCXML qui une fois convertis en MARC21 gr ce MarcEdit ont pu tre inclus dans le catalogue de la biblioth que La Fondation des archives de la famille Pictet 8 Gen ve a galement fait le choix de cet outil tr s pratique s r et fonctionnel Un article Christeller 2013 fait part de la r alisation des inventaires d archives de famille avec ce logiciel 4 3 4 3 3 Pleade Logiciel fran ais open source de publication en ligne d inventaires et de documents num ris s cet outil est con u pour la publication web d instruments de recherche archivistique Il a galement pour objectif d offrir aux institutions la possibilit de construire un site web sur lequel seront d pos s ces documents d archives Il convient de pr ciser qu avec Pleade il n est pas possible de saisir des descriptions de fonds d archives Il faut en effet lui fournir des fichiers XML EAD EAC conformes dit s au pr alable par d autres outils base de donn es par exemple pour lui permettre de produire des inventaires Cet outil offre trois fonctionnalit s principales relevant de la technologie XML De Coulon 2010 e consultation pr sentation hi rarchis e de l information e publication e recherche plein texte par champ ou par index Ses avantages sont e un moteur de recherche puissant e une interface web totalement param trable e son utilisation par bon nombre d institutions 17 Voir les diff rents invent
109. Spy et ont chacun r alis un vade mecum instrument volutif de r f rence et de contr le utilis par toutes personnes traitant des fonds d archives 164 Voir par exemple l inventaire du fonds Franz de Reynold http www icrc org fre assets files other p_ fdr pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 74 4 2 2 3 4 Instrument de recherche Les inventaires sont indispensables dans la mesure o ils communiquent le contenu des fonds d archives Ils sont id alement r dig s selon les normes internationales de description archivistiques et mettent l accent sur deux points essentiels le contexte et le niveau de description plus ou moins profond selon les fonds Coutaz 2007 La majeure partie des services d archives donne acc s ses instruments de recherche sur son site par le biais d inventaires dactylographi s au format PDF de pages HTML ou par l interrogation d une base de donn es nous verrons des exemples au point 4 2 2 5 1 4 2 2 4 Conservation La quasi totalit des services d archives interrog s poss dent des locaux isol s et adapt s la conservation p renne des archives et surveillent la temp rature et lhygrom trie l aide de thermo hygrom tres lorsque leur budget le leur permet La priorit reste un bon conditionnement des documents liminer les pi ces m talliques ranger les documents dans du mat riel
110. Universit Paris Sud 11 Facult Jean Monnet Sceaux Paris L Harmattan pp 35 44 Droits du patrimoine culturel et naturel ISBN 978 2 336 29102 4 HOUDAYER Aur lia 2013 La coop ration biblioth ques archives mus es et plus si affinit s Journal d un archiviste en ligne 9 d cembre 2013 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip journaldunarchiviste fr 2013 12 09 la cooperation bibliotheques archives musees et plus si affinites INFOCLIO CH 2014 Logiciels d archives Infoclio ch en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www infoclio ch fr node 130261 JAMES SARAZIN Ariane 2009 Exposer des documents d archives une gageure In MARCILLOUX Patrice d A l coute des publics des archives identit s attentes r ponses actes de la journ e d tude organis e le 9 mars 2007 par les tudiants du master 2 professionnel histoire et m tiers des archives de l Universit d Angers le CERHIO et l AEDAA Angers Presses de l Universit d Angers pp 87 90 ISBN 978 2 915751 25 3 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 137 JUGE Christine CLEREMBAUX Jo l 2012 La gestion des archives Voiron Territorial d Dossier d experts ISBN 978 2 8186 0296 6 JUROT Romain 2013 Re Envoyer un message M Romain Jurot Message lectronique 28 novembre 2013 KELLERHALS Andreas 2007 Const
111. a Soci t m dicale Archives de la Ville de Gen ve en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http w3public ville e ch seg xmlarchives nsf Attachments societe medicaleframeset htm file societe m edicaleframeset htm OpenElement ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE 2005 Politique d acquisition Archives de la Ville de Gen ve en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http w3public ville e ch seg xmlarchives nsf ParametreDesc PDFPolitiqueAcauisition File politique ac uisition AVG adopt 2 3 O5 paf ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE 2011 Guide du consultant Archives de la Ville de Gen ve en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip w3public ville ge ch seg xmilarchives nsf ParametreDesc PDFGuideDuConsultant File Guide consul tant pdf ARCHIVES DE L TAT DU VALAIS 2012 Dossier de presse Traces de vie des Valaisannes et Valaisans les Archives et moi Site officiel du canton du Valais en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htto www vs ch NavigData DS 313 M31208 fr DOSSIERS20DE 20PRESSE 20Journ XC3 A9e 20PO 20des 20Archives 20cantonales 203 20novembre202012 paf ARCHIVES D TAT DE GEN VE 2009 La gestion de la pr servation aux Archives d Etat de Gen ve R publique et Canton de Gen ve en ligne Octobre 2009 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip etat geneve ch d
112. a Ville Archives biblioth ques et mus es En ce sens des collaborations un partage des responsabilit s et des comp tences pourraient voir le jour dans une dynamique de mutualisation des ressources des institutions et dans une volont de transversalit Un tel projet laisse entrevoir les avantages qu offrent la coop ration et la mise en r seau du point de vue de l utilisateur la visibilit des ressources documentaires simplifie et acc l re la recherche Du point de vue des professionnels la coop ration am liore le fonctionnement permet de b n ficier de syst mes informatiques solides qu ils n auraient pu obtenir seuls et apporte une connaissance imm diate des fonds d une ville ou d une r gion 5 3 Recommandations et lignes directrices pour les biblioth ques et les mus es en possession de fonds d archives priv es Les recommandations ci apr s sont d ordre g n ral et se veulent compr hensibles et applicables pour des biblioth ques ou des mus es peu habitu s tre confront s des documents d archives Ces lignes directrices peuvent tre compl t es par les bonnes pratiques identifi es et mentionn es dans l tat de l art et la revue de la litt rature professionnelle chapitre 3 1 Pour toute pr cision ou question d approfondissement nous vous conseillons de consulter la bibliographie disponible en fin de travail ainsi que des ouvrages de r f rence tels que Les fondements de la discipline archivisti
113. a Ville de Gen ve GUIDE DES BONNES PRATIQUES 2014 EAD en biblioth que Guide des bonnes pratiques en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip oonnespratiques ead net quide intro autres normes GUITTET Andr 2008 L entretien techniques et pratiques 7 d Paris A Colin ISBN 978 2 200 35363 6 HEC MONTR AL 2013 Politique relative l acquisition d archives priv es HEC Montr al en ligne Mise jour le 29 janvier 2007 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www hec ca direction services secretariat general juridique reglements politique s documents politique acquisition archives privees paf HOLLIER Anita 2007 Les archives dans un grand organisme de recherche europ en In COMIT D ORGANISATION DES FR DOC 2006 d CAZENAVE Christine et al Conservation et valorisation du patrimoine des organismes de recherche Fr Doc 2006 3 formation des r seaux de la documentation 10 11 12 octobre 2006 Saint Etienne Publications de l Universit de Saint Etienne pp 155 164 Int grations ISBN 978 2 86272 476 8 H RSELL Ann 2013 Private archives in Scandinavia In CORNU Marie FROMAGEAU J r me dir La pr servation des archives priv es et l int r t public mutations et ruptures actes du colloque international organis par le Centre de recherches sur le droit du patrimoine culturel et naturel les 14 et 15 octobre 2010 l
114. a m moire 2 Prendre connaissance du fonds Cette tape permet de se familiariser avec le fonds tant du point de vue intellectuel contenu et contexte que du point de vue physique aspect quantit condition de conservation Elle est trop souvent escamot e au profit d une action pr matur e 3 R diger un plan de classement pr liminaire Grace la connaissance du contexte de cr ation du fonds et du mode de fonctionnement de son producteur il est possible de r diger un plan de classement pr ls ire CE qui a pour avantage de donner une prerm re orientation l op ration de classement 4 Evaluer hmimer trier Cette phase du travail est particuli rement importante Il s agit d effectuer des choix propos des documents conserver et de ceux liminer On nomme cela l valuation des documents Ensuite on pourra proc der au tri et l limination physique des documents que l on aura d cide de ne pas conserver Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 167 5 Classer Vient ensuite le classement des documents et dossiers proprement parler ainsi que la structuration progressive du fonds qu aboutira au plan de classement d fimtif C est pendant cette phase qu ont heu les derm res limmnations 6 Conditionner Lors de la phase de classement les documents doivent tre prot g s par du mat nel de conservation appropri T R diger la
115. accent sur les pratiques pr ventives Le CRCCF s assurera que les normes des conditions ambiantes d entreposage et de s curit o sont entrepos s trait s mampul s reprograpm s et consult s les documents soient respect es La mise en oeuvre de la politique d acquisition du CRCCF tiendra compte de l tat de conservation des documents et s assurera de noter la condition des documents et tout besoin d intervention pour assurer leur pr servation Le CRCCF s assurera que le personnel porte une attention particuli re aux conditions de pr servation des documents dans le cours des activit s quotidiennes et qu il fasse un rapport crit de toute condition qui menace les documents de d t rioration Le CRCCF maintiendra jour un plan d urgence en cas de sinistre qui comprendra les l ments de pr vention et de pr servation Dans sa politique d acquisition le Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise prendra en consid ration les ressources requises pour conserver les documents Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 191 IL II NORMES ET PROC DURES G N RALES DE PR SERVATION Les pratiques de pr servation s inspireront du document Manuel de conservation des documents d archives et Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une biblioth que et dans un d p t d archives du Conseil canadien des archives
116. aient ceux dont les instruments de recherche sont disponibles sur Calames Mus e Curie et biblioth que de l INHA 156 Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche http siusa archivi beniculturali it consult le 21 f vrier 2014 157 Voir par exemple l exposition virtuelle sur Giorgio Roster scientifique et photographe http www museogalileo it istituto biblioteca digitale tematica roster homepage html consult le 21 f vrier 2014 18 Plus d informations l adresse http www inha fr spip php article3093 consult le 21 f vrier 2014 1 Page web disponible l adresse http www technischesmuseum at archiv consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 71 4 2 1 5 3 Communicabilit La communicabilit des fonds priv s est soumise des restrictions selon ce qui est stipul dans les conventions dons et d p ts entre les parties et en respect du droit d auteur et des droits de la personne Il en va de la responsabilit de l institution mais galement du lecteur Certains fonds en attente de traitement ou de conditionnement sont souvent peu accessibles ou consultables sauf par le personnel 4 2 2 La gestion des fonds d archives priv es dans les services d archives 4 2 2 1 Personnel Les Archives accusant du retard comptent souvent sur des auxiliaires et des stagiaires pour leur venir en aide
117. aires publi s en ligne http tauberholocaustlibrary org archives findingaids index html consult le 21 f vrier 2014 198 http www archivesfamillepictet ch consult le 21 f vrier 2014 1 http www pleade org fr consult le 21 f vrier 2014 200 Pour illustrer cela un exemple d instrument de recherche de fonds d archives http archives inventaires loire atlantique fr pleade consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 86 Ses inconv nients sont e la n cessite d un serveur Apache Tomcat et donc la pr sence d un informaticien e le fait qu en Suisse aucune institution ne l utilise l heure actuelle 4 3 4 4 Autres outils Les outils suivants ont galement t cit s en r ponse nos questionnaires pour la description et la gestion des archives priv es Entre parenth ses les institutions les utilisant e SGBD Filemaker Pro BCUL Mus e Curie Mus e d art du Valais Mus e de zoologie de Lausanne Mus e de la Civilisation du Qu bec CRCCF Cette solution satisfaisante est recommandable mais demande un petit budget puisqu il s agit dun logiciel propri taire C est une solution abordable pour des petites structures telles des biblioth ques et mus es conservant des archives priv es peu volumineuses e MySQL AVO e Adlib Archive application int gr e permettant une gestion profe
118. ais tudes etc Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es RACINE Kevin Activit s m nag res cuisine bvres et cahiers de recettes cahiers de couture broderies etc Biens avoirs et successions biens immobiliers achats comptabilit livres de comptes factures conomie de guerre bamque certificats d assurances contraventions imp ts d clarations saie prestations sociales AVS Al Assurances ch mage Institutions etr lover F Familhe rbres g n alogiques documents en lien avec des f tes de famille anniversaire et autres Documents concemant des personnes ext rieures ia famille dns isol es prix d corations presse coupures de presse courrier du lecteur collections Retour de manuscrits provenant de maisons d dition Ph i hies Photos portraits pi s isol e albums de fimile album de voyages R Bibie missels livres de pri re images pieuses pi ces en relation avec la religion actes de bapt me actes de communion V Vie associative et politique Tracts correspondance propositions et projets de ibis proc s vertaux etc Archives de la vie priv e 20 b n fice ou charge 176 Annexe X Liste des s ries Biblioth que publique et universitaire de Neuch tel 101 Imprim s 109 Presse 102 Correspondance 110 Comptes 103 Dossiers biographiques 111 Plans 104 Dossiers th matiques 112 C
119. ance des savants genevois et permettent galement de faire le lien avec les instruments et les divers appareillages des collections du MHS Des rapprochements peuvent galement tre faits avec les publications poss d es par la biblioth que La collection 33 http www ville ge ch mhs pdf bib_index _thematique pdf consult le 21 f vrier 2014 34 http www ville ge ch mhs pdf bib_index_nom _propre pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 19 est utile aux diff rents projets du MHS incluant les expositions la recherche et la r daction d articles quelques exceptions pr s l inventaire a t r alis la pi ce Par ailleurs tous les documents sont consultables bien que peu consult s deux trois demandes ou consultations par an La bonne conservation des documents est galement un point fort relever A ce niveau l la p rennit des documents de la collection n est pas mise en cause les conditions de conservation et de stockage tant satisfaisantes les documents sont conserv s dans la mesure du possible dans des meubles ferm s l abri de la lumi re et de la poussi re La collection de manuscrits est conserv e dans un abri de biens culturels au sous sol L abri est maintenu une temp rature 18 19 C et un taux d humidit relative plus ou moins constants De plus le microfilmage des manuscrits contrib
120. ar exemple 1 6 2 6 Origine des manuscrits L origine des manuscrits du MHS l exception du fonds de la Soci t m dicale prend sa source avec une collecte de documents initi e l origine par Raymond de Saussure Celui ci en 1953 inquiet de voir dispara tre instruments manuscrits et correspondances de nombreux savants genevois eut l id e de cr er un mus e Payot 1977 p 1 Marc Cramer vice pr sident de l Association du Mus e et de la Revue d histoire des sciences et premier conservateur du mus e fut donc d s 1962 charg de dresser un inventaire des acquisitions et d installer la Villa Bartholoni qui abrite le Mus e Ces documents un important cabinet de manuscrits gt Cramer 1967 p 407 ont t r colt s dans diverses institutions et soci t s telles que l Observatoire le Mus um d histoire naturelle le Laboratoire de g ologie la Classe Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 17 d industrie et de commerce de la Soci t des Arts etc Cramer 1967 Outre de fonds d institutions les manuscrits proviennent de dons de familles patriciennes et de particuliers appartenant des familles genevoises dont l un des membres a t actif dans le domaine scientifique recherche ou enseignement En effet en m me temps que de regrouper des instruments pour en faire une collection pour le mus e il y a galement eu une volont de r c
121. archivistique et donc du budget allou Beaucoup de fonds attendent encore d tre trait s en raison du faible temps de travail pouvant y tre consacr Pour les biblioth ques et les mus es les archives priv es constituent rarement une priorit le constat est identique pour les services d archives publics Tr s souvent les quipes tournent en sous effectif La solution est l emploi de personnel auxiliaire la cr ation d un poste d archiviste ou le transfert d un fonds vers une institution idoine e les fonds qui ne sont pas trait s ne sont en principe pas signal s ou mentionn s sur le site web de l institution On ne peut donc en conna tre l existence La solution est d annoncer les fonds m me s ils ne sont pas encore inventori s comme le font la BCUL et la BGE ou de r diger un inventaire sommaire r ception du fonds A titre d exemple les ACV ne signent pas de convention sans inventaire Les fonds doivent tre mentionn s mais ne sont pas consultables tant qu ils ne sont pas inventori s e les propositions d acquisition sont tr s souvent trait es au cas par cas puisque rares sont les institutions qui ont r dig une politique d acquisition pour les archives priv es La solution est de se doter d une politique d acquisition des archives priv es e les acquisitions ne font pas syst matiquement l objet d un contrat type Tr s souvent aucun acte n a t r dig et sign pour les fonds entr s par le
122. ardeau trop lourd se mettre deux si n cessaire Respecter les consignes d hygi ne et de s curit concernant la meilleure mani re de soulever les objets lourds Conduire les chariots avec pr caution pour viter de les cogner contre les murs ou contre d autres rayonnages Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 195 Dans les magasins et pour le transport les consignes suivantes doivent tre respect es l p 12 Enlever les bo tes ou les documents de grandes dimensions des tag res et les y remettre avec les deux mains l une tant utilis e pour faire le geste n cessaire et l autre soutenant l article par le dessous Transporter les bo tes sur un chariot Prendre des pr cautions extr mes en retirant les cartes plans et documents de tr s grandes dimensions des meubles ou des espaces de rangements sp cialement affect s leur usage et en les y repla ant S1 les tiroirs comportent un rabat int rieur pour retenir les documents 1l convient de le soulever avant de retirer ou de remettre l article Enlever les cartes roul es des tag res ou les y remettre en retenant les cartes voisines d une main et en retirant ou rangeant la carte de l autre Si la pile de rouleaux est trop importante ne Jamais en tirer un sans avoir auparavant enlev ceux qui se trouvaient par dessus Placer les cartes plans et documents de grandes dimensions dans des cartons
123. assettes audio 105 Iconographie 113 Supports num riques 106 Manuscrits 114 Disques vinyles 107 Notes 115 Objets 108 Photographies Othenin Girard B guelin 2013 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 177 Annexe XI Extrait du plan de classement Biblioth que publique et universitaire de Neuch tel Archives d associations Archives d entreprises Fonds soci t s de musique Fonds STN de Neuch tel 101 imprim s 102 Correspondances 102 Correspondances 110 Pi ces comptables 105 Manuscrits Fonds soci t s neuch telois Fonds Comminot optique de g ographie 102 Correspondances 105 Manuscrits 110 Pi ces comptables Soci t d histoire et d arch ologie Fonds Berthoud de Neuch tel Archives personnelles Fonds Pierre Chapuis Fonds Cilette faire Fonds Louis Favre 102 Correspondance 102 Correspondance 105 dessins 1 Lettres re ues o L Dupuis Sylviane o 2 Laederach Monique o 3 T che Pierre Alain o 4 Velan Yves 5 2 Lettres envoy es a 1 Beetschen Olivier o 2 Dupuis Sylviane o 3 T che Pierre Alain 106 Manuscrits 103 Dossiers biographiques s 1 uvres in dites 5 2 uvres publi es 2 Journal 106 Manuscrits 108 Photographies Othenin Girard B guelin 2013 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 178 A
124. autres institutions patrimoniales publiques ou priv es comme les mus es Agence fran aise de normalisation 2010 Le but est d harmoniser les pratiques en consid rant les sp cificit s des fonds conserv s dans les biblioth ques en vue d informatiser les catalogues de manuscrits un Guide des bonnes pratiques de l EAD en biblioth que a notamment t cr Un de ces 10 Ces directives sont consultables l adresse http www vsa aas org fileadmin user upload texte ag n und s Richilinien ISAD G VSA f p df consult le 21 f vrier 2014 108 La norme est consultable l adresse http www bnf fr fr professionnels normes catalogage a ead demarch himl 104 http oonnespratiques ead net quide intro autres normes consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 54 catalogues en ligne est Calames Celui ci recense des archives et manuscrits de diff rentes biblioth ques fran aises La BnF pr voit par ailleurs des ressources et des formations autour de l informatisation de la description des archives et des collections de manuscrits en biblioth ques 3 1 8 3 Instrument de recherche Les instruments de recherche constituent le lien essentiel entre les archives et la recherche ils sont la cl de vo te du syst me de communication des archives et du rep rage de l information qu elles contiennent Ducharme 1982 p 243 Tou
125. ble Cela permet lorsqu un unique archiviste travaille sur des fonds de faire corriger un document XML ou de faire v rifier le travail effectu Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 100 descriptions de fonds d archives est en discussion et devrait voir le jour dans le futur La r alisation d un tel projet assurerait une visibilit unique du patrimoine archivistique genevois malgr l h t rog n it des sources et des d p ts d archives Pour y contribuer il est donc essentiel d uniformiser la description des archives Une autre solution potentiellement envisageable est celle offerte par RERO module AMS galement dans une logique de r seau mais un niveau encore plus large L avantage principal de ce choix r siderait dans la possibilit de faire figurer toutes ses ressources documentaires au sein d un catalogue unique Il suffirait premi re vue d int grer ce module Virtua puisque la biblioth que du MHS est membre de RERO Il faudrait au pr alable s enqu rir des co ts et se demander en rapport au volume de la collection si une telle op ration en vaut la peine Encore une fois la jeunesse de ce module m rite certainement de prendre du recul avant d envisager l installation de ce module Pour ces raisons nous pensons que la solution offerte par XMLSpy serait la plus ad quate pour r pondre la situation des archives priv es au MHS 5 2 2
126. blioth conomie ou en archivistique 2 5 Etat de l art Cette d marche pr liminaire tout travail de recherche a permis de capitaliser le savoir et les savoir faire existants en termes de traitement des fonds d archives priv es Essentiellement compos e de la revue de la litt rature professionnelle sur le Disponibles l adresse htto www hesge ch heg infotheque collections bdd ID domaines etude ID essentielles asp consult le 21 f vrier 2014 3 Etat au 21 f vrier 2014 htto atoz ebsco com Titles Subject 4640 subjectid 21269 amp subjectName BibliothC 3 A8ques 20et 20sciences 20de 20l information amp resource Type all amp reso urce TypeName allTitles consult le 21 f vrier 2014 La liste est consultable l adresse htip www hesge ch heg infotheque collections doc periodiques perio abonnem entsiD pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 24 sujet de mani re globale mais aussi plus sp cifiquement en regard de la probl matique identifi e cette partie a galement pour but de rappeler quelques concepts et notions fondamentales d archivistique afin de bien cerner le contexte dans lequel s inscrit la d marche de ce travail 2 5 1 Revue de la litt rature Essentiel pour l tat de l art cette partie a pour objectif de donner de la substance la r flexion cadrer la probl matique et
127. buts et objectifs de la politique e les directives associ es la politique crit res et modes d acquisition e les r les et les responsabilit s des diff rents intervenants Un lexique des termes techniques peut galement tre ajout la fin d une politique d acquisition pour la compr hension du public Les archives priv es doivent tre acquises par l institution la plus comp tente pour les traiter Cela n cessite une coop ration un dialogue entre institutions ainsi que de Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 107 prendre connaissance des champs d acquisition des autres institutions sises sur le territoire environnant Par exemple Le Mus e collaborera avec d autres institutions telles que mus es biblioth ques et archives afin de d velopper des strat gies d acquisition de documentation et de recherche collaboratives Mus e d histoire de la Chaux de Fonds 2011 p 7 Il convient de faire figurer dans la politique d acquisition les avantages dont le donateur peut b n ficier En effet l institution donataire doit tout d abord s engager d crire les fonds d archives priv es en respect des normes archivistiques reconnues et r diger un instrument de recherche facilitant le rep rage de l information Ensuite l institution s engage conserver de mani re permanente la m moire et l histoire d un individu ou d une organisation E
128. ce ou charge RACINE Kevin 9 biblioth caires et futurs archivistes tout comme la fili re information documentaire de la HEG Gen ve En France le rapprochement entre biblioth ques et Archives tient parfois des conjonctures d histoire des fonds Des biblioth ques sont parfois amen es s occuper de fonds entiers d archives Il existe galement des biblioth ques d archives qui poss dent leur sp cificit et m me des fonds d archives composites constitu s d archives et de biblioth ques de travail voire de collections d objets Bernardet Souillard 2011 Ces fonds particuliers demandent la ma trise des champs de comp tence biblioth conomique et archivistique Vatican 2011 1 5 Contexte Ce mandat est r alis la demande de la biblioth que de recherche et d tude du Mus e d histoire des sciences MHS de la Ville de Gen ve filiale du Mus um d histoire naturelle de Gen ve MHN La biblioth que fait partie du Service d Information Documentaire Sp cialis SIDoS du MHN et du MHS 1 5 1 Pr sentation de l institution 1 5 1 1 Le Mus e d histoire des sciences Cr en 1964 rattach jusqu en 2005 au Mus e d art et d histoire le MHS est ensuite annex au MHN C est un mus e public de la Ville de Gen ve Les p les d excellence du MHS sont lhistoire des sciences et des instruments scientifiques astronomie math matiques physique chimie et l histoire des techniques m decine
129. che interdisciplinaire sur l ducation et l enfance DACS Describing Archives Content Standard DeMArch Recommandations de Description de Manuscrits et fonds d archives DTD Document Type Definition EAC Encoded Archival Context EAD Encoded Archival Description EBSI cole de biblioth conomie et des sciences de l information de l Universit de Montr al ENSSIB Ecole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques EPFL Ecole polytechnique f d rale de Lausanne ESID Ecole sup rieure d information documentaire ETH Eidgen ssische Technische Hochschule GARM Groupe des archivistes de la r gion de Montr al HEG Haute cole de gestion de Gen ve HES Haute cole sp cialis e HETS Haute cole de travail social de Gen ve HTML Hypertext Markup Language ICA International Council on Archives ICOM International Council of Museums IFLA International Federation of Library Associations IMEC Institut m moires de l dition contemporaine INHA Institut national d histoire de l art Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin Xi ISAAR CPEF International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies Persons and Families ISAD G International Standard Archival Description General ISBD International Standard Bibliographic Description MARC MAchine Readable Cataloging MHN Mus um d histoire nat
130. ches suivre ou des proc dures formalis es de traitement ou de description des archives De m me il leur para t fondamental de se r f rer aux manuels d utilisation des logiciels ou d emploi de la norme ISAD G lorsqu on l emploie 4 3 3 2 4 Instrument de recherche et logiciels d inventaires Apr s s tre concentr dans la partie pr c dente sur la forme et la r daction des diff rents instruments de recherche nous pouvons pr sent nous pencher sur l aspect technique savoir les outils et logiciels d inventaire En comparaison l offre logicielle biblioth conomique qui regorge de logiciels libres et propri taires celle archivistique est moins d velopp e Le choix d un outil sp cialis est fait dans de nombreux cas Pour les biblioth ques et les mus es cela d pend g n ralement du budget de la place des archives priv es au sein de l institution et de l emploi ou non d archivistes professionnels Autrement la description des fonds se fait dans le SGBD ou le SIGB employ s pour les autres ressources documentaires en cr ant de une plusieurs notices sommaires selon les fonds A l exception de deux services d archives utilisant Microsoft Word dont un Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 80 envisageant l acquisition d un logiciel pour faciliter la recherche toutes les Archives interrog es disposent d un logiciel sp cialis pour g rer le
131. chives org espace formation course view php id 14 consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 122 encourir un risque de perte de la m moire consign e dans ces documents d archives Dans un tel cas nous recommandons aux institutions de verser ces fonds des services d archives comp tents de leur aire g ographique pour leur traitement et leur mise disposition du public Il y a d autres cas de figure o des biblioth ques et des mus es se doivent par cause de manque de moyens ou parce que le fonds ne pr sente pas de liens avec l institution de rediriger un fonds vers une autre institution au sein de laquelle il sera plus sa place Par exemple lorsque des d posants ou donateurs ne se sont pas r ellement inform s des diff rentes possibilit s s offrant eux pour remettre un fonds d archives priv es Il est donc important comme nous l avons vu de d finir des crit res de choix dans la politique d acquisition afin de pouvoir orienter les particuliers vers la structure d accueil la plus appropri e Toutefois les d tenteurs de fonds priv s disposent de leurs biens du droit de propri t et peuvent faire ce qu ils souhaitent de leurs archives Mais en principe si une d marche pour remettre des fonds est entreprise cela signifie qu il y a une volont de conserver et de traiter ce patrimoine Par cons quent un transfert ou une redirec
132. chives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 141 SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS 2013 Describing Archives Content Standard Second Edition DACS en ligne 2 ed Chicago Society of American Archivists January 2013 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip files archivists org pubs DACS2E 2013 pdf SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS 2014 Describing archives a content standard Society of American Archivists en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www2 archivists org groups technical subcommittee on describing archives a content standard dacs describing archives a content standard second edliti STARCK Julien 2008 EAD Ecole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques en ligne 15 f vrier 2008 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www enssib fr bibliotheque numerique documents 1744 ead pdf SUISSE 1992 Loi f d rale sur la protection des donn es LPD 235 1 Etat le 1 janvier 2014 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www admin ch opc fr classified compilation 19920153 index html SUISSE 1992 Loi f d rale sur le droit d auteur et les droits voisins du 9 octobre 1992 LDA RS 231 1 Etat le 1 janvier 2011 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www admin ch opc ir classified co
133. chivists ISBN 978 1 931666 06 0 WILLIAMS Caroline 2006 Managing Archives foundations principles and practice Oxford Chandos ISBN 978 1 84334 112 3 YANTE Jean Marie 2013 M moires collectives m moires individuelles Pour concilier l inconciliable In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d Les archives personnelles enjeux acquisition valorisation Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 61 70 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 30 ISBN 978 2 8061 0109 9 YARROW Alexandra CLUBB Barbara DRAPER Jennifer Lynn 2008 Biblioth ques publiques archives et mus es tendances en mati re de collaboration et de coop ration La Haye IFLA Headquarters Rapports professionnels de l IFLA 109 ISBN 978 90 7789 729 4 ZENDALI Anne 2012 Archives de la vie priv e travail en vue de l dition d un petit guide genevois de conservation des documents personnels et familiaux Lausanne Berne CAS ALIS Travail de certificat document PDF ZENONI Betty HAGMAJER Krzysztof 2009 Les politiques d acquisition de fonds d archives priv es par des institutions publiques r flexion et mise en perspective dans le contexte de la Ville et du Canton de Gen ve en ligne Gen ve Haute cole de gestion Travail de Bachelor Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip doc rero ch record 12956 In fr Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es
134. comment ces derni res proc dent pour d crire les fonds qu elles conservent Les documents d archives en biblioth ques posent en effet le probl me de leur signalement aupr s du public Le travail de Sanjuan 2002 s est justement pench sur la question du signalement des documents d archives en biblioth que et la solution offerte par l encodage des inventaires avec le standard EAD T L avantage de ce format est qu il refl te l organisation par niveaux c est dire l imbrication des diff rents composants et sous composanis entre eux ce qui pallie notamment un manque du format MARC La description repr sente une unit archivistique d termin e et donne une d finition pr cise et intelligible du contenu Cette op ration est compl mentaire de l tape du classement et vise l laboration des instruments de recherche Juge Clerembaux 2012 Puisque la structure de la description d pend du classement choisi chaque niveau de la description correspond une rubrique du plan de classement La description assure l identification des documents et des regroupements entre eux La standardisation des descriptions gr ce aux normes internationales est essentielle La pratique en mati re de description des fonds et des collections d archives a connu une volution importante avec l emploi d outils informatiques pour la description la 101 Ce m moire d tude est disponible l adresse http www enssib fr bibliotheque numerique doc
135. comportant des donn es personnelles penser les d truire au moyen de l appareil ad quat broyeuse 5 Classer Le travail de classement peut tre long et fastidieux Ainsi vaut il nueux commencer par les choses les plus claires et faciles avant de s attaquer des l ments confus Cette fa on de faire a l avantage d claircir petit petit les choses et de nous donner l impression d avancer Il vaut meux commencer galement par des s ries constitu es et compl tes dans la mesure du possible comme les proc s verbaux les rapports annuels d activit ou les rapports annuels financiers La correspondance dans la mesure o elle est bien class e peut tre galement un bon moyen de continuer le travail apr s s tre occupe des documents nonc s ci dessus Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 171 Il faut prendre l habitude de noter les difficult s rencontr es et les options choisies tout au long du traitement de mam re renseigner l l ment valuation tri limination ainsi que d tre attentif au contenu des documents ermettant de definir ce qui est conserv ou limin tant au mveau des pi ces que des dossiers est l op ration la plus d licate Des recommandations sp ciales s par es devront tre r dig es afin d offrir le plus d informations HET aux personnes quu classent et d crivent Les d cisions sont galemen
136. consacr e aux archives priv es tant au niveau f d ral que cantonal Des mentions apparaissent de fa on indirecte dans les l gislations f d rale et cantonales En ce sens AAS promeut et encourage la collaboration l change et l tablissement de r seaux pour lutter contre le morcellement caus par le f d ralisme Knoch Mund 2009 tout comme Memoriav le fait dans le domaine de l audiovisuel 3 1 6 2 France La loi fran aise consid re que tous les documents qui ne correspondent pas la d finition des archives publiques sont par d faut des archives priv es France 1979 Bien que les propri taires de fonds priv s soient libres de trier d truire donner ou encore vendre leurs archives en vertu du droit fondamental et intangible de la propri t priv e la l gislation entend prot ger les documents priv s qui par leur int r t historique scientifique et technique d importance nationale justifient que le propri taire en respecte l int grit Delmas 2007 p 196 Le Code du patrimoine pour r pondre la n cessit de sauvegarde des archives priv es pr voit que l tat les services d archives publics peut acheter des archives priv es voire m me user de son droit de pr emption D autres mesures sont inscrites dans la loi tel le classement comme archives historiques ou encore la dation bien que cette mesure exceptionnelle reste tr s rare pour les archives Le r gime juridique de p
137. cord 20426 In fr consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 37 des fonds d organisations ne pouvant conserver leurs propres archives ou provenant de legs priv s De plus les Archives th matiques offrent la possibilit de r ceptionner des fonds qui ne trouveraient pas leur place au sein des grands d p ts d archives publics Ehrsam Kaelin 2005 Le catalogue collectif HANS auquel ont contribu neuf biblioth ques et Archives suisses contient des centaines de fonds d archives priv es ainsi que des papiers personnels et des manuscrits Universit tsbibliothek Basel 2014 La Phonoth que Nationale Suisse repr sente les archives sonores de la Suisse Elle s occupe de la sauvegarde du patrimoine sonore de notre pays La provenance des fonds d archives est multiple et compte des fonds priv s associations collectionneurs et musiciens f L association Memoriav a pour but la sauvegarde de la m moire audiovisuelle suisse Via son r seau Memoriav proc de la sauvegarde et la mise en valeur de fonds audiovisuels de concert avec d autres institutions charg es de la sauvegarde du patrimoine audiovisuel suisse Memoriav 2014a Des fonds priv s sont accessibles sur son portail d informations Memobasef A l heure actuelle Memobase offre la possibilit d acc der plus de 70 000 documents audiovisuels provenant de treize institutions
138. culturelles suisses D autres fonds sont en cours d int gration au portail Memoriav 2014b Enfin la Cin math que suisse Lausanne accueille des fonds d archives cin matographiques 3 1 5 Normes et standards archivistiques L application de normes et de r gles pour la description des archives est n cessaire pour les raisons suivantes Galland 2009 e faciliter l acc s aux archives gr ce l harmonisation des pratiques et offrir une meilleure compr hension des instruments de recherche e favoriser l uniformisation et donc faciliter la gestion des services l change et la mise en r seau de donn es 6 amp 3 Catalogue accessible l adresse http aleph unibas ch F local base DSV05 amp con Ing GER amp func file amp file nam e verbund han consult le 21 f vrier 2014 64 La liste des collections sp ciales se trouve l adresse http www fonoteca ch green specialCollections_fr htm consult le 21 f vrier 2014 6 La liste des fonds et collections est disponible l adresse htto fr memoriav ch memobase fonds default aspx 66 http www cinematheque ch f consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 38 e r aliser des conomies et ne pas devoir r inventer la th orie gr ce la mutualisation des r flexions permettant l utilisation efficace des ressources humaines et financi res e d finir le
139. d autres institutions pour lesquelles des entretiens ont t conduits ainsi que des e mails chang s Les types d institutions sur lesquelles s est port e cette collecte des donn es sont les suivants e 11 biblioth ques e 18 mus es e 14 services d archives e 4 centres de documentation ou de recherches Les r pondants proviennent de neuf pays travers trois continents Europe Am rique du nord Etats Unis et Canada et Oc anie Australie Certaines r ponses collect es ont pu directement tre mises entre parenth ses puisque les documents d archives poss d s n taient pas des documents textuels sur 128 Annexe IV 129 Annexe V 130 Dont des biblioth ques patrimoniales ayant l habitude de g rer des fonds d archives manuscrites au sein de leurs d partements des manuscrits et poss dant les ressources n cessaires leur traitement 131 Ayant pour certains leur propre service de documentation biblioth que ou Archives 132 Comprenant des Archives officielles mais galement des Archives institutionnelles universitaires non tatiques ou th matiques 133 Poss dant souvent des Archives et ou une biblioth que Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 64 support papier Comme par exemple les fonds priv s audiovisuels des m diath ques et phonoth ques que nous avons contact es 4 2 Synth se des r sultats Pou
140. dans quel but E existe t il un texte d fimssant ses missions et objectifs E comment a t il volue au cours du temps E poss de t on des orgamgrammes E un historique E a t il vu ses missions modifi es Le tour d horizon permet en g n ral de rep rer un certam nombre de do r pondre toutes ces questions ments utiles pour On doit galement v rifier s 1l existe un ou des bordereau x de versement un tat sommaire des notes voir si un classement et une description n ont pas d ja t effectu s par le passe pour un autre versement de m me provenance On peut galement consulter le tableau de tri qui se trouve actuellement dans le fonds des Archives et le calendner de conservation tous deux fourmssent de pr cieuses mformations quant aux documents qui peuvent tre ou qui ont t limin s Notons aussi que lorsqu un calendrier de conservation existe 1l convient de v rifier s il a t effectivement applique dans le service Il faut galement se pencher sur l tat du classement des documents Les questions essentielles sont E y a t 1l un plan de classement E sice n est pas le cas comment sont class s les documents E y a t il une logique E comment sont disposes ou class s les documents l int eneur des cartons et des fourres Il est tout fait possible ce stade de r umr des cartons classeurs etc en grands groupes PV correspondance etc afin de nmeux s parer ce qui p
141. de travail s int resse aux archives priv es B rard 2013 3 1 4 Typologie des archives priv es En Suisse quatre grands ensembles se distinguent Zenoni Hagmajer 2009 e les archives de personnes et de familles e les archives eccl siastiques e les archives d associations e les archives d entreprises priv es Disponibles l adresse http www2 archivists org standards museum archives guidelines consult le 21 f vrier 2014 http www musee archeologienationale fr consult le 21 f vrier 2014 Les manuscrits du MHS appartiennent cette cat gorie 8 Les Archives d histoire contemporaines Archiv f r Zeitgeschichte de l ETH Zurich conservent par exemple des archives d associations https www afz ethz ch consult le 21 f vrier 2014 Voir ce propos les archives priv es des archives conomiques suisses B le SWA qui comptent de nombreuses archives d entreprises et d associations http www ub unibas ch ub wirtscha ft swa schweiz wirtschaftsarchiv privatarchive consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 36 3 1 4 1 Panorama des archives priv es en Suisse En Suisse on fera entrer dans la cat gorie des archives priv es les archives des entreprises de toute petites PME jusqu aux multinationales les archives des m dias les archives des associations qui dans
142. de conditionnement et de protection des documents d archives http www oekopack ch consult le 21 f vrier 2014 238 Le point neutre vaut 7 un taux au dessus de 5 5 est acceptable Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 117 contr le sont les thermo hygrom tres Des d shumidificateurs et une a ration r guli re peuvent aider atteindre des conditions id ales e Lumi re Il faut tre attentif si possible au rayonnement ultraviolet de la lumi re du soleil la plus destructrice et l clairement Stocker les archives dans des locaux sans fen tres l abri de la lumi re constitue la meilleure option de protection e Insectes La poussi re les attirant il est important de maintenir les locaux propres et correctement ventil s pour r duire leur apparition et prolif ration Les rayonnages doivent id alement tre en m tal inoxydable permettant notamment de r gler la hauteur des rayonnages et d optimiser ainsi l espace Les tag res en bois sont proscrire en raison des risques d incendie et des insectes xylophages e Pollution atmosph rique Des syst mes de ventilation et climatisation peuvent tre utilis s La poussi re que contient l air ext rieur devrait en effet tre filtr e avant son entr e dans les locaux e Manipulation Il faut se laver les mains utiliser des gants pour les documents photographiques et les parchemi
143. der conseil Quel que soit le document viter de toucher le texte la surface et prendre particuh rement soin de ne pas toucher la surface des documents olographes des documents iconographiques et des documents photographiques ou audiovisuels Ne rien poser sur les documents l exception des poids destin s emp cher les pages de tourner ou le document de s enrouler et encore que ceux ci ne doivent pas tre pos s sur le texte Se servir uniquement de crayons lorsque l on traite ou consulte des documents d archives N utiliser de taille crayons que dans les endroits indiqu s Ne jamais manger boire ou fumer proximit des documents d archives Pas de pauses caf ou th n1 de repas sur les bureaux Conserver les instruments tranchants et le liquide correcteur dans un tiroir sp cial loign des documents d archives Ne pas essayer de faire une quelconque r paration de fortune un document endommag sans demander avis Ne jamais utiliser de colle forte de colle de p te ni de ruban adh sif autocollant sur le papier Ne jamais froisser plier ou courber des documents Ne jamais porter plus de deux bo tes de taille standard la fois pour viter de les laisser tomber 5 il faut en transporter davantage les mettre sur un chariot et m me alors il ne faut pas en empiler plus de deux l une sur l autre Transporter les documents de grandes dimensions un par un ou mieux encore sur des chariots Eviter de porter un f
144. des donateurs ou d posants 4 2 1 3 2 Classement Toutes les institutions sont sensibles la notion essentielle en archivistique du respect des fonds et par cons quent au principe de provenance Mais ceux ci ne sont pas ou ne peuvent pas toujours tre appliqu s Parfois des fonds pr sents depuis longtemps au sein d institutions ont t class s selon d anciennes pratiques proches de la logique biblioth conomique Comme par exemple le fonds du S minaire du Qu bec au Mus e de la civilisation class th matiquement Lorsque la logique du producteur le permet le classement originel est conserv Les fonds sont tr s souvent subdivis s par affaire et par types de documents puis chronologiquement Les sp cificit s de certains fonds permettent d envisager des sch mas de classement particuliers comme par exemple la biblioth que du Conservatoire de musique de Gen ve o des regroupements par genre de musique sont cr s au sein d un fonds 4 2 1 3 3 Description Les archivistes qui travaillent dans des biblioth ques ou des mus es conservant des fonds priv s utilisent le format EAD et suivent des normes de description archivistique ISAD G pour la plupart les RDDA au Mus e de la Civilisation du Qu bec par exemple ou encore DACS comme c est le cas pour la Frick Art Reference Library du mus e de la Collection Frick New York Le Mus e Curie en France catalogue directement en EAD dans Calames afin d exporte
145. des modalit s des collaborations enjeux et pratiques actuels Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 65 85 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 27 ISBN 978 2 8061 0059 7 LEMAY Yvon KLEIN Anne sans date La diffusion des archives les 12 travaux des archivistes l re du num rique APTDQ Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du Qu bec en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http aptdq org wp content uploads 2012 03 YvonLemay AnnekKlein pdf LIEVRE Claude 2014 Re Module AMS Virtua Message lectronique 6 janvier 2014 MELLIFLUO Laure 2013 G rer une collection sp ciale en toute libert avec Collective Access Scribd en ligne 10 octobre 2013 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr scribd com doc 175977996 Presentation Collectiveaccess MELOT Michel 2005 Archivistes documentalistes biblioth caires comp tences missions et int r ts communs Bulletin des biblioth ques de France T 50 n 5 pp 9 12 MEMORIAV 2014a Association pour la sauvegarde du patrimoine audiovisuel suisse en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr memoriav ch MEMORIAV 2014b Fonds Memobase Association pour la sauvegarde du patrimoine audiovisuel suisse en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip fr memoriav c
146. description archivistique Toutes les op rations de traitement tendent en fait pr parer la description Celle ci se structure dans le respect de la norme internationale ISAD G Quelle que soit la forme que la description prend elle repr sente une fois achev e la partie visible du travail qu a te effectu On peut consid rer que les textes produits repr sentent v ritablement la carte de visite de l institution Il faut laisser une trace crite de l intervention de l archiviste l ment ISAD G valuation tri limination et s assurer que on n a pas oubli quelque chose lors du processus 8 R diger les documents annexes Il 5 agit 1c1 de remplir la check hist ou liste de contr le afin de s assurer qu aucune tape du travail n a te oubli e Ensuite 1l ne faut pas oublier de mettre jour les plans des locaux ainsi que le plan de classification dans la salle de consultation Enfin remettre le dossier de travail l Archiviste 9 Diffuser Une fois le travail termin 1l convient d assurer la promotion du fonds et de la description par chff rents moyens aupr s d un large public Revenons plus en d tails sur les diff rentes tapes et sur les op rations effectuer Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 168 l Pr parer Trouver une salle assez spacieuse mume de tables voire de casiers toujours utiles pour le classeme
147. dessins qui les maintiendront avant de les transporter Utiliser les ascenseurs pour transporter les documents d un tage l autre ne jamais monter ou descendre par l escalier plus d un article la fois Les documents de tailles et de genres diff rents doivent tre d pos s c te c te et tre soutenus de mani re appropri e lorsqu il s agit de feuillets isol s Poser les documents de tr s grande dimension les cartes les plans ou les documents plats sur des tables pas sur des tag res Pour des raisons de s curit et pour les prot ger des intemp ries transporter les documents d archives en camion lorsqu il faut les d placer d un b timent un autre S il est indispensable de transporter des dossiers isol es les mettre dans une pochette ou un sac imperm able Les camions de transport quels qu ils soient doivent tre charg s avec le plus grand soin sous la surveillance d un archiviste Dossiers et documents doivent tre transport s dans des bo tes chemises cartonn es pochettes ou cartons dessins Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 196 bd 10 11 12 13 14 15 16 17 18 CODE DE BONNE CONDUITE POUR LA MANIPULATION DES DOCUMENTS D ARCHIVES L INTENTION DES USA GERS ET DU PERSONNEL DU CRCCF Veiller avoir les mains propres avant de manipuler les documents Manipuler les documents le moins possible Ne
148. disposez vous pour lel Est il qualifi comp tent quel dipl me traitement de ces fonds Oui depuis octobre 2012 Un poste d archiviste a t cr sp cialement pour le traitement des archives historiques du MHN et du MHS Taux d activit ETP 60 mais 3h semaine pr vue pour gestion du fonds manuscrits Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 155 Est ce suffisant Non tant que le traitement inventaire conditionnement ne sera pas fait Existe t il une politique d acquisition ou Contenu de d veloppement des fonds Niveau d acquisition niveau 2 oui nous avons une politique de Manuscrits en rapport avec l histoire des d veloppement du SIDoS comprenant Isciences notamment au niveau genevois une politique d acquisition de conservation et de diffusion Elle est Crit res et choix disponible en ligne http www ville ge ch mhng pdf bibliotheque politique pdi Les principes d acquisition des documents d archives d finitives publiques et priv es sont d finis sur la base de la politique d acquisition des Archives de la Ville de Gen ve Mode d acquisition Don ou legs de fonds priv s avec cession de propri t mat rielle titre gratuit Les archives tablissent avec le donateur une convention de donation Celle ci d finit l objet du don et fixe les conditions de la cession en particulier les restr
149. dre en compte la collection de manuscrits du MHS Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 101 5 2 2 4 4 Diffusion La collection est nous l avons dit peu utilis e ou consult e Est ce par manque d int r t ou en raison de la mauvaise visibilit de son inventaire Cet instrument de recherche n est certes pas le plus vident pour la recherche mais nous pouvons faire le pari que les documents contenus dans la collection pourraient susciter l int r t de plus de chercheurs Pour le permettre il est donc imp ratif de mettre en valeur cet inventaire de plusieurs mani res possibles par la num risation la publication l exposition ou l animation Augmenter la visibilit de l inventaire sur la page du site du MHS est un premier pas effectuer Participer un projet de mise en r seau des documents d archives en coop ration avec les autres institutions en Ville de Gen ve serait une opportunit saisir II serait en effet recommand de mettre en avant la collection l aide d images num ris es puisque la collection n est pour le moment accessible que sous sa forme physique Un projet de num risation permettrait en effet d am liorer la conservation en r duisant les risques li s une manipulation hasardeuse et d utiliser et de diffuser plus facilement les documents en abolissant la barri re entre les utilisateurs et la mat rialit des manuscrits De ce
150. du temps un premier courriel a t envoy afin de pr senter dans les grandes lignes le sujet du travail et la probl matique tudi e Ces prises de contact se sont faites en fran ais et en anglais principalement Ce contact permettant galement de s assurer de la pr sence de fonds d origine priv e au sein de l tablissement contact Il a parfois t n cessaire d apporter des pr cisions quant la signification du terme d archives priv es puisque plusieurs appellations d signent ce type de fonds Dans la mesure du possible des entretiens ont t sollicit s aupr s de personnes o d institutions raisonnablement accessibles depuis Gen ve http www vsa aas org fr archive archivsuche consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 28 Une fois la phase de collecte de donn es termin es nous avons trouv d autres institutions poss dant des fonds d archives priv es pouvant tre des cas d tude int ressants Nous n en avons malheureusement pas eu connaissance avant Notons qu un nombre lev d institutions d tiennent des archives priv es travers le monde Des choix ont donc t faits selon les crit res mentionn s plus haut Il n tait malheureusement pas possible de contacter davantage d tablissements en raison des d lais impartis et parce que la synth se des r sultats tait d j en cours de r daction
151. e par exemple avant d entreprendre des d marches ou la mise en place d un programme de traitement des fonds Nul besoin de pr ciser qu un professionnel fait son travail plus vite et mieux qu un n ophyte Les biblioth ques et mus es peuvent donc envisager d externaliser leur activit archives La capacit technique de traitement des archives est donc prendre en compte imp rativement avant d accepter de recevoir un fonds 5 1 1 Formations en archivistique Un article signalait il y a plus de dix ans au sujet de la formation des archivistes en Suisse que beaucoup d archivistes suisses b n ficient d une formation acad mique d historien Form s la recherche historique et dans le meilleur des cas aux sciences auxiliaires et la critique des sources ils ont appris le m tier dans une sorte d apprentissage empirique dont les r sultats sont souvent excellents l absence de fili re de formation sp cifique a pour r sultat une vari t de provenances professionnelles qui est de nature dynamiser les approches Conscients de leurs lacunes les archivistes suisses ont aussi une grande soif de formation continue et se plongent dans la litt rature professionnelle ou suivent des cours Burgy Roth Lochner 2002 2003 p 63 64 Le f d ralisme en Suisse et donc l absence de centralisation a norm ment contribu diversifier les niveaux de formations et les pratiques du personnel des Archives
152. e d un accord est imp ratif quelle qu en soit sa forme Il est indispensable qu une acquisition soit enregistr e et que cette derni re puisse tre accompagn e d un bordereau d acquisition contenant les informations sur le fonds inventaire sommaire ou du moins identification de la provenance 4 3 3 2 Traitement 4 3 3 2 1 valuation tri Les conditions sont d finies au pr alable dans le contrat avec le donateur ou le d posant Les documents liminables sont essentiellement les doublons Dans l ensemble on d note une volont de conserver un maximum de documents pour des questions de compl tude des fonds Mais dans la r alit les fonds ne sont jamais v ritablement complets puisque des parties ont souvent t vendues et acquises par des antiquaires par exemple 4 3 3 2 2 Classement Le classement doit traduire la hi rarchie d un fonds d archives Le respect des fonds est appliqu autant que possible Les plans de classement sont galement maintenus en pr sence d une logique existante Toutes les institutions qui poss dent des archives priv es utilisent une cotation une fois un fonds inventori Le but est d attribuer un identifiant alphanum rique unique chaque dossier correspondant sa place dans le plan de classement ou son emplacement de rangement Les services d archives ont une mani re plus 181 Les AEV collaborent par exemple avec les mus es cantonaux et la M diath que Valais Des
153. e dans ces fonds n est que rarement pertinent puisque l intitul d un fonds ne refl te pas toujours son contenu et que certains fonds sont nomm s par leurs donateurs et non leurs producteurs Toutefois trouver un th saurus adapt demande du temps et les archivistes dans une volont de neutralit peuvent tre r ticents op rer une op ration aussi subjective que l indexation Mais l heure o les bases de donn es sont enrichies de donn es audiovisuelles il va tre de plus en plus dur de se retrouver dans la masse informationnelle sans employer d indexation Coutaz 2008 Si l indexation est une op ration biblioth conomique de base c est un aspect peu consid r et d laiss par les archivistes ces derniers ayant a r putation de pas savoir indexer du moins lorsqu il s agit de noms communs ni de rechercher des collaborations avec les biblioth caires Coutaz 2008 p 9 En 2008 dans un dossier 251 ce sujet consulter la page web du R seauPatrimoinesS association uvrant pour un d cloisonnement des pratiques et des institutions en vue d une meilleure collaboration entre les acteurs en lien avec le patrimoine de leur r gion http www reseaupatrimoines ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 129 th matique sur l indexation les ACV s interrogeaient sur l indexation et les m thodes des biblioth ques
154. e de celui ci va du g n ral au particulier ou suit un ordre chronologique Cette op ration aboutit l attribution de cotes et au rangement physique des documents La r daction de l instrument de recherche d pend du classement puisque celui ci est pr alable la description Nougaret 1999 Il faut rappeler quelques principes de base pour l tape du classement Tout d abord appliquer le principe de respect des fonds prendre connaissance de l ensemble du fonds d terminer la typologie documentaire rep rer les grands ensembles et la provenance documentation sur les producteurs La structure par sous ensembles qui d termine le fonds est appel e plan de classement Il peut tre mentionn en t te de l inventaire Celui ci peut tre organis de diff rentes mani res Selon un mod le fixe d termin par rapport des fonds similaires ou selon les contenus sp cifiques des fonds par exemple en dossiers biographiques administratifs les correspondances etc selon la provenance ou les fonctions par exemple des d partements d une entreprise ou encore selon des formats de documents Lorsqu un plan de classement existe il convient de le conserver Autrement il faut en organiser un qui donne l image la plus objective possible du fonds en refl tant la vie et les activit s du producteur selon une logique chronologique Direction des Archives de France Favier Neirinck 2008 They classification schemes should not
155. e du document si connus 1 6 2 5 Classement des manuscrits Contrairement ce que veut l archivistique le principe de provenance n a pas t respect puisque ces documents ont t rassembl s pour former une collection Les documents d archives ne sont pas class s par producteur mais ont t simplement inventori s priori par ordre d entr e Le classement semble donc suivre un ordre chronologique d fini par l ordre d arriv e des manuscrits La cote est compos e de la lettre Z suivie du num ro d ordre du groupe de documents chaque entit s rie de volumes carton porte un num ro Chaque pi ce contenue l int rieur partie cahier enveloppe porte un sous num ro s par d une barre oblique On peut constater qu un d but de classement alphab tique au nom de personne est respect jusqu l entr e Z 68 Cela correspond certainement une volont initiale de proc der de la sorte Ce classement n est plus respect par la suite tr s certainement cause de la r ception de dons ult rieurs venus grossir la collection Toutefois la num rotation est continue jusqu Z 313 On peut difficilement parler de s ries ou de dossiers pr sents l int rieur de ce corpus documentaire puisque l inventaire l poque n a pas t r dig selon une logique d archiviste Ce sont plut t des regroupements de documents du m me type ou provenant d un m me producteur autographes et correspondances p
156. e fonds d archives Cette cession de droits d auteur est consentie titre gratuit sans limite de teritoire de temps ou de quelque nature que ce soit Les parties conviennent cependant que le CONTRACTANT n est pas titulaire des droits d auteurs sur tout document dont il n est pas l auteur ou le cr ateur ou qu il a cr dans le cadre d un emploi qu il a occup En cons quence Il ne peut pas disposer des droits d auteur sur de tels documents qui seraient pr sents dans le fonds d archives Biblioth que et Archives nationales du Qu bec 2006 initiales des parties Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 183 10 ENTR E EN VIGUEUR anton entre en vigueur le jour de sa signature par les personnes EN FOI DE QUOI les parties ont sign en deux 2 exemplaires DATE BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QU BEC Le 2006 VILLE DE SIGNATURE par NOM DE LA PERSONNE TITRE DATE Le 2006 VILLE DE SIGNATURE par NOM DE LA PERSONNE TITRE DATE LES CONTRACTANTS Le 2006 VILLE DE SIGNATURE par NOM DE LA PERSONNE Biblioth que et Archives nationales du Qu bec 2006 Biblioth que et archives nationales du Qu bec 2006 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 184 Annexe XV Exemple de convention de donation Exemple de CONVENTION DE DONATION Gen ve le iususcec
157. e la gestion des versements la production d inventaires ou la mise en ligne d instruments de recherche La plupart des logiciels d archivistiques devraient tre la port e du chercheur individuel Leur 108 Annexe Ill 109 Voir titre d exemple le r pertoire num rique d taill du fonds Charles Moraz r alis par le P le Archives de la Biblioth que de la Fondation Maison des sciences de l homme http issuu com julienpomart docs r pertoire fonds moraz e 4327458 27066 81 consult le 21 f vrier 2014 110 http www clir org pubs reports spiro consult le 21 f vrier 2014 111 http www archivesdefrance culture gouv fr gerer informatisation logiciels consult le 21 f vrier 2014 112 Un logiciel est un programme informatique d velopp afin de r pondre des t ches automatisables Christeller De Coulon Deshusses 2010 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 56 installation et leur prise en main n cessitent n anmoins certaines comp tences informatiques Infoclio 2014 en ligne Ces outils peuvent tre des logiciels propri taires payants mais galement open source Ces derniers donnent acc s au code source et leur licence est libre les logiciels open source peuvent tre copi s diffus s ou utilis s autant de fois que l on souhaite Ils ont recours aux standards ouverts par exemple XML ce qui permet une interop rabili
158. e la pr sente convention par la partie c dante selon les conditions ci apr s stipul es 3 CONDITIONS Cette donation r pond aux conditions suivantes d une part la partie c dante s engage a autoriser les Archives utiliser lesdits documents de mani re favoriser leur conservation et leur accessibilit b c der gratuitement aux Archives sans limite d espace ou de dur e tous ses droits d auteur sur le fonds Nom du fonds Cette cession est totale mais non exclusive Elle comprend notamment le droit d exposition le droit d utilisation le droit d exploitation le droit de divulgation le droit de reproduction le droit d adaptation le droit de traduction et de publication sur tous supports papier lectronique audio visuel etc Pour leur part les droits de propri t intellectuelle non cessibles droit moral restent quant eux en mains de la partie c dante c faire parvenir ult rieurement les documents ou les pi ces susceptibles de compl ter le fonds d entente avec les Archives A cet effet la pr sente convention sera compl t e par un avenant accompagn d un bordereau de versement Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 186 4 DROIT D ACCES EN FAVEUR DE LA PARTIE CEDANTE La partie c dante peut en tout temps acc der aux documents du fonds Cet acc s est possible sur autorisation crite d une repr sentante l gale ou d un
159. e respect de l int grit du fonds et le respect de l ordre originel ou primitif Le principe du respect des fonds constitue la pierre angulaire de l archivistique moderne L laboration des normes de description des archives se base sur ce principe fondamental Rousseau et al 1994 Le respect de ce dernier garantit la constitution de l unit archivistique de base c est dire le fonds d archives Chacune des op rations archivistiques demande de consid rer ce principe Rousseau et al 1994 Theodore R Schellenberg a d fini en 1956 dans sa th orie des valeurs les valeurs dites primaire et secondaire Schellenberg 2003 La valeur archivistique que rec lent les archives historiques est la valeur secondaire c est dire une valeur historique de recherche ou de t moignage L application du principe de respect des fonds garantit totalement cette valeur vite toute possibilit de dispersion des documents et facilite le rep rage de l information En effet la volont de conserver des documents d archives dans l environnement d o ils proviennent et leur place originelle est beaucoup plus pertinente qu un classement chronologique ou par sujet Rousseau et al 1994 Le principe de respect des fonds consid re donc de grands ensembles documentaires provenant d une m me source et non des documents la pi ce Cela facilite un classement du g n ral au particulier selon des grands axes La valeur primaire valeurs de pre
160. ec Biblioth que et Archives nationales du Qu bec 2008 Ces documents proposent des principes de base des conseils et des directives concr tes pour le traitement des fonds un niveau plus local un travail de m moire sur les archives de la vie priv e a t fait dans l optique de cr er un petit guide genevois de conservation des documents personnels et familiaux Zendali 2012 Un manuel synth tisant les r flexions de la communaut archivistique fran aise au sujet des archives priv es a t publi en 2008 par la Direction des archives de France sous la forme d un guide pratique De Joux 2008 Celui ci est destin aux responsables d tablissements publics Archives ou biblioth ques et entend r soudre les questions relatives au traitement et la gestion de ces fonds au niveau scientifique comme mat riel L ouvrage est compl t par de nombreux mod les et documents annexes A pr sent les historiens et par cons quent les archivistes d montrent un int r t pour la vie des petites gens la vie priv e ou la microhistoire Ils s int ressent des domaines de l histoire encore peu explor s et sur lesquels la recherche en sciences humaines porte d sormais son attention L importance grandissante des fonds non tatiques est directement li e l essor des sciences sociales et au d veloppement de l histoire conomique et sociale Ehrsam et Kaelin 2005 7 Voir par exemple le petit guide pour le versement d archi
161. ement Mouren 2011 p 101 Les mus es peuvent consulter Museum Archives an introduction White 2004 un manuel qui ne s adresse pas qu aux archivistes mais tout professionnel voluant au sein d un mus e poss dant ou non une formation en archivistique 5 3 1 Lignes directrices et l ments de contenu d une politique d acquisition d archives priv es On ne peut accepter un nouveau fonds sans en avoir pris pleinement connaissance Son valuation est d terminante Une politique d acquisition est un instrument indispensable qu il convient de r diger et de diffuser Elle doit servir de r f rence pour d cider de l acceptation ou du refus d un fonds d archives et permettre dans le deuxi me cas l orientation vers une institution idoine Une politique d acquisition doit tre destin e des sp cialistes des archives ainsi qu aux usagers des archives Pour ce faire ce document doit tre compr hensible par tous 5 3 1 1 Buts g n raux d une politique d acquisition La politique d acquisition doit permettre d atteindre les objectifs de l organisation et de remplir ses missions Elle doit tre coordonn e et voluer selon les mandats les activit s de l organisme et le milieu dans lequel il volue Une politique d acquisition d archives non institutionnelles doit tre centr e sur les besoins des usagers et autour des p les d excellence d j pr sents dans l institution Le lien avec le territoire sur lequel se si
162. en vigueur en employant pour ce faire un logiciel de description d archives adapt et en suivant les recommandations de l AAS 4 pour l application de la norme ISAD G notamment les niveaux et l ments de description obligatoires Des travaux sp cifiques sur les archives personnelles des scientifiques ont par ailleurs fait l objet de publications Celles ci pourraient constituer des outils de gestion compl mentaires Une r flexion m thodologique a par exemple t entreprise de concert par des conservateurs d archives et de biblioth ques et a d bouch sur la r daction d une typologie des archives des sciences et de principes de classement pour ce type d archives Les Archives personnelles des scientifiques classement et conservation Direction des Archives de France 1995 constitue une bonne r f rence pour appr hender les traitements archivistiques des fonds priv s des scientifiques Un m moire d tudes de l ENSSIB traite galement des archives scientifiques en sciences humaines et sociales et en fait un tat de l art tr s int ressant Delaunay 2012 214 Annexe XVI 215 Ce travail est consultable l adresse htip memsic ccsd cnrs fr docs 00 68 64 99 PDF MA moire Archives scientifiq ues pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 98 5 2 2 4 1 Acquisition On ne peut d cider de faire de nouvelles acquisitions sans
163. eneeccneaccucnameceemecaceamececaesemeenaaces ENTRE LA VILLE DE GEN VE Archives de la Ville de Gen ve Rue de la Croix Rouge 4 case postale 3983 1211 GENEVE 3 ci apr s appel es les Archives Repr sent es par Jacques MORET Directeur g n ral ET Nom de la partie c dante ci apr s appel la partie c dante Repr sentant l gal Nom du repr sentant de la repr sentante Adresse N de t l Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 185 1 DONATION La partie c dante fait don par donation entre vifs et titre gratuit selon les termes et conditions ci apr s stipul s aux Archives qui acceptent le fonds d archives d crit dans le bordereau de versement ci annex ainsi que tous les droits titres et int r ts qu il y a et peut y avoir dans le fonds d archives conform ment aux dispositions des articles 239ss du Code des obligations Le fonds est nomm Nom du fonds 2 PROPRIETE La partie c dante d clare tre la seule et unique propri taire de tous les documents qui constituent le fonds d archives objet de la pr sente convention de donation et que celui ci ne fait pas l objet de pr tentions de tiers La partie c dante garantit cet gard les Archives contre toute pr tention de tiers Il est entendu que le fonds devient propri t des Archives d s le transfert de possession de celui ci et apr s la signature d
164. ente convention le CONTRACTANT fait donation entre vifs ir vocable et avec possession imm diate BAnQ ic repr sent e et qui accepte des documents du fonds titre du fonds ci apr s appel le fonds d archives 2 DESCRIPTION DU FONDS D ARCHIVES Le fonds d archives qui fart l objet de la pr sente convention est compos des documents d crits sommairement c apr s Description sommaire des documents du fonds d archives sous forme d une courte liste ou d un texte Longueur maximale page Le fonds d archives n a pas fait l objet d une v rcation la pi ce par BAnQ et les parties conviennent de ne pas se tenir responsables de la pr sence ou de l absence de tout 3 GARANTIES Le CONTRACTANT garantit BAnQ qu il d tient tous les droits et les pouvoirs lui permettant de proc der la donation du fonds d archives de m me que le cas ch ant la ou l octroi de la licence de droits d auteurs pr vue dans la pr sente convention 4 PROPRI T MAT RIELLE DU FONDS D ARCHIVES Le CONTRACTANT d clare tre le titulaire absolu de la propn t mat nelle du fonds d archives et que celui ci n est l objet d aucun droit r el mobilier 5 VALUATION DU FONDS D ARCHIVES BAnQ s engage faire valuer ses frais le fonds d archives et mettre en faveur du CONTRACTANT les re us officiels aux fins de l imp t sur le revenu correspondant au montant de cette valuation Biblioth que et Archives nationales
165. entre de recherche en civilisation canadienne fran aise de l Universit d Ottawa POLITIQUE DE CONSERVATION La MISSION DU CR OCF ET LA CONSERVATION En tant qu tabhissement d enseignement sup rieur l Universit a une double mission toutes deux au service des tudiants et des tudiantes la transmission et l avancement des connaissances Ces deux fonctions sont assur es par l enseignement et la recherche dont le r le est de renouveler le savoir en mettant en question les connaissances tablies En tant qu tabhssement public d enseignement sup rieur l Universit d Ottawa a en plus un mandat particulier d envergure provinciale conform ment l article 4 c de sa charte elle doit favoriser le d veloppement du bilinguisme et du biculturalisme pr server et d velopper la culture fran aise en Ontario Comme unit scolaire de recherche interdisciplinaire sur tous les aspects du Canada fran ais et de l Ontario fran ais en particulier le Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise contribue depuis 1958 la r alisation de la mission scientifique de l Universit d Ottawa et de son mandat sp cifique envers la communaut franco ontarnienne dans ses principaux secteurs d activit la recherche les ressources documentaires les publications et le rayonnement Le secteur des ressources documentaires du Centre acquiert conserve et diffuse des documents de tous genres documents textuels photographique
166. ents de description Niveaux de description l ments Obligatoires l ments Recommand s Service S rie Document Intitul Nreau de description ho TRI en en en o sl ejej bje co go minminlr D P di P on Co PJ tu t Importance mat rielle et support Nom du producteur Histoire administrative Notice biographique Historique de la conservation Modalit s d entr e a TE J o A RS Pr sentation du contenu Evaluation tis et liminations sort final Aceroissements o o o o S T Mode de classement o BR R R Ja Ce U i e y i Conditions d acc s et d utitisation f fo fo To 7 no o R hR R ff Conditions d acc s Langue et criture des documents Caract ristiques mat rielles et contraintes techniques Instruments de recherche R R Sources compl mentaires A AS MS EE Existence et lieu de conservation des originaux Existence et leu de conservation de copies Sources compl mentaires O R Bibliographie I R S M S EE RE CES o CE rr Contr le de la description J O R O R s Notes de l archiviste R gles ou conventions Cate is de la description T gel Borelli Groupe de travail Normes et Standards de l Association suisse des archivistes 2009 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 189 Annexe XVII Exemple de politique de conservation C
167. epr sent par ses documents d archives une vingtaine de ml environ L emploi d une archiviste assure notamment la visibilit en ligne des fonds poss d s e Le Deutsches Museum et le Technisches Museum de Vienne Ces mus es en raison de l important volume de leurs fonds d archives priv es plusieurs milliers de ml emploient des archivistes et assurent ainsi une gestion des fonds professionnelle de leur acquisition jusqu leur diffusion 221 Nous nous basons sur les r ponses des questionnaires re us en retour pour affirmer ceci 222 http www museogalileo it esplora biblioteche html consult le 21 f vrier 2014 223 http musee curie fr decouvrir archives et collections archives consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 104 5 2 3 2 Les fonds d archives priv es dans le contexte des institutions de la Ville de Geneve Parce que le MHS en tant que mus e na pas de personnalit juridique ses manuscrits sont la propri t de la Ville de Gen ve De ce fait une centralisation des fonds d archives priv es en Ville de Gen ve serait possible Une solution d avenir pourrait tre la mise sur pied d un comit de r flexion pour la constitution d un projet de base de donn es commune r pertoriant et fournissant sous forme d un portail l acc s aux diff rents fonds priv s poss d s dans les diff rentes institutions de l
168. er dans les remerciements ci dessus Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin ii R sum Le pr sent travail est r alis pour les besoins de la biblioth que du Mus e d histoire des sciences MHS de la Ville de Gen ve Cette derni re poss de un fonds de manuscrits de nombreux scientifiques genevois Un inventaire sommaire de ces archives personnelles a t r alis il y a quelques ann es A l instar du MHS de nombreuses biblioth ques et mus es d tiennent des fonds d archives priv es des documents qui n entrent a priori pas dans le cadre de leurs missions Ces institutions n ont pas toujours les ressources n cessaires humaines financi res et mat rielles pour le traitement la conservation et la valorisation des documents d archives Ce mandat mane du souhait du MHS de conna tre les pratiques de gestion de fonds priv s au sein d institutions similaires mais galement au sein d institutions poss dant des services ad hoc afin de conna tre l investissement requis Le mandat est articul autour de deux axes de r flexion un tat de l art et la collecte de donn es sur les pratiques institutionnelles de gestion d archives priv es en Suisse et l tranger Cette tude d termine si les fonds d archives priv es sont un b n fice ou une charge pour les biblioth ques et les mus es Elle s att le galement proposer des solutions co
169. erche d information Par ailleurs l ouvrage de Marie Fortin 2010 qui d crit les diff rentes tapes de la r alisation d une recherche et insiste sur l importance de la m thode scientifique pour parvenir des r sultats probants et des applications concr tes dans la discipline tudi e a t une bonne base de d part 2 4 1 Recherches effectu es dans les bases de donn es documentaires en sciences de l information Des recherches d articles et de r f rences ont t effectu es entre autres parmi les bases de donn es essentielles du domaine 2 4 2 Recherches dans les revues lectroniques Nous avons galement effectu des recherches parmi des revues en texte int gral accessibles en ligne depuis le site de l Infoth que de la HEG Au total 414 titres dont le sujet est Biblioth ques et sciences de l information sont disponibles 2 4 3 Recherches dans les sources traitant d archivistique Ces sources sont tr s diverses Nous pouvons mentionner l utilisation des diff rentes revues d archivistiques auxquelles est abonn e l Infoth que de la HEG Mais aussi la consultation de nombreux sites internet portails et blogs de professionnels du domaine En outre il est int ressant de signaler que beaucoup de d couvertes ont t faites par s rendipit Nous avons aussi utilis un glossaire de terminologie archivistique fran ais anglais des dictionnaires sp cialis s des lexiques en bi
170. erdit la diffusion Ces trois types sont hi rarchis s la restriction la consultation emp che la consultation la reproduction et la diffusion celle qui interdit la reproduction d fend aussi la diffusion alors que celle qui emp che la diffusion ne s applique qu elle seule Les restrictions doivent tre appliqu es aux plus petits ensembles documentaires possibles on ne ferme pas l acc s un fonds si seule une partie de ses documents n cessite des restrictions leur justification doit tre expliqu e aux chercheurs et leur dur e dans le temps Couture et al 1999 pp 404 405 123 https ge ch arvaegconsult ws consaeg public FICHE AEGSearch consult le 21 f vrier 2014 124 http www ville ge ch archives consult le 21 f vrier 2014 125 http www archivescanada ca fr virtual search asp consult le 21 f vrier 2014 126 ce sujet voir l article de Christine Dufour 2009 Web 2 0 organisations et archivistique https papyrus bib umontreal ca xmlui handle 1866 2983 consult le 21 f vrier 2014 127 Ce travail est disponible l adresse http doc rero ch record 6529 In fr consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 62 Il convient bien videmment de respecter ces restrictions pouvant exister pour les archives priv es Trop de restrictions ou des restrictions difficilement applicables peuvent entra
171. es Les dossiers d archives du CICR contiennent des donn es personnelles m dicales judiciaires professionnelles etc dignes de protection Les chercheurs doivent donc veiller particuli rement au respect de la sph re priv e des personnes cit es dans les dossiers Le CICR attire express ment l attention des chercheurs sur le fait que la diffusion publique d informations susceptibles de blesser autrui dans son honneur ou de toucher sa sph re intime constitue une atteinte illicite la personnalit au sens de l article 28 du Code Civil Suisse 1Celui qui subit une atteinte illicite sa personnalit peut agir en justice pour sa protection contre toute personne qui y participe 2 Une atteinte est illicite moins qu elle ne soit justifi e par le consentement de la victime par un int r t pr pond rant priv ou public ou par la loi Toute personne participant une telle divulgation pourra tre poursuivie par le l s ou ses ayants droit La violation des principes nonc s ci dessus engage la responsabilit personnelle du chercheur et de ses auxiliaires Pitteloud 2006 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 180 Annexe XIV Exemple de convention de donation AVERTISSEMENT Cette convention de donation a t con ue pour r pondre aux besons sp c ques de Biblioth que et Archives nationales du Qu bec BAnQ I s agit d un contrat type qu
172. es comme par exemple au Mus e d arch ologie nationale ou au Mus e des Suisses dans le Monde Une exposition est galement l occasion pour des biblioth ques de pr ter des documents linterne comme l externe La m diation culturelle trouve galement sa place dans les modes de valorisation la biblioth que de l Universit de Poitiers met en valeur certains documents d archives lors de conf rences ou de journ e d tudes alors que la biblioth que de PINHA organise des rendez vous patrimoniaux consacr s la communication de ses fonds 4 2 1 5 2 Consultation Dans les biblioth ques et les mus es les fonds priv s sont consult s sur place en dehors de l usage du personnel de l institution et en moyenne une quinzaine de fois par ann e et moins d une dizaine pour les tablissements ne poss dant qu un seul fonds certains fonds ne sont m me jamais consult s car non signal s ou non trait s Ponctuellement des r ponses sont faites suite des demandes de renseignements distance Les institutions dont les fonds priv s d passent au total le millier de ml comme le Technisches Museum de Vienne ou les Archives du Deutsches Museum font tat de plusieurs centaines de consultations annuelles Ce sont par ailleurs ces mus es dont le volume des fonds est important qui sont oblig s d employer des archivistes pour leur traitement En France nous avons remarqu que les fonds les plus consult s t
173. es les donn es n existe encore en Suisse Coutaz 2007 En effet les archives priv es sont une th matique de priorit moindre pour les institutions tatiques De plus les restrictions budg taires influencent la politique ce niveau En dehors des fonds de l Administration les Archives f d rales suisses prennent en charge des archives d origine priv e provenant de personnalit s li es l tat f d ral et de personnes morales d envergure nationale En Suisse des Archives non tatiques voient le jour d s le d but du XXe si cle Ces institutions sont d une grande diversit archives de l conomie des associations des entreprises des universit s et des m dias aux archives litt raires artistiques et scientifiques Contrairement aux archives publiques elles ne d pendent pas d une administration et ne sont soumises aucune obligation de versement Elles recueillent 8 http www vsa aas org fr aktivitaet gt archives dentreprises privees consult le 21 f vrier 2014 http www archeco info fr a propos darcheco consult le 21 f vrier 2014 60 http www kirchen ch archive index php lang f consult le 21 f vrier 2014 61 Les inventaires des fonds priv s sont disponibles l adresse http www icrc org fre resources documents misc archives inventory p htm consult le 21 f vrier 2014 Un m moire de Bachelor de la HEG a t r alis sur des fonds priv s du CIO en 2003 http doc rero ch re
174. es parce qu ils concernent un m me sujet o une m me affaire Le dossier est ordinairement l unit de base l int rieur d une s rie organique Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 147 DTD Document Type Definition Document permettant de d crire un mod le de document XML Une DTD d crit un document aux niveaux de sa structure logique et de sa Structure physique EAC Encoded Archival Context Nouveau sch ma de m tadonn es bas sur le langage de balisage XML permettant de structurer les descriptions des collectivit s des personnes ou des familles Ce sch ma respecte les pr conisations de la deuxi me dition de la norme ISAAR CPF EAD Encoded Archival Description Standard d encodage des instruments de recherche archivistiques permettant de cr er de publier de diffuser sur le web et de conserver des instruments de recherche en version lectronique L EAD est une DTD fournissant une syntaxe XML pour la repr sentation informatique des donn es selon le cadre intellectuel et les normes de la description archivistique Cette DTD permet de faire partager une communaut d utilisateurs une m me structuration de l information De par sa nature hi rarchique l instrument de recherche archivistique se pr te bien un balisage XML et la DTD EAD s est impos e comme format de description et d change Starck 2008 ENTR E Document ou en
175. es pour cr er un inventaire y sont expliqu es tout comme les principes fondamentaux observer Nous avons pass en revue diff rents logiciels de description de fonds d archives d finitives utiles la r daction des instruments de recherche chapitre 4 3 4 II faut comprendre que la structure d ISAD G est pour les Archives en quelque sorte le pendant des ISBD pour les biblioth ques dans la mesure o la norme fournit un cadre type de description permettant les changes inter nationaux et n cessitant un respect des formats ce propos il faut garder en t te qu ISAD G est une construction intellectuelle et qu elle peut donc s exprimer ind pendamment d un produit informatique N tant pas une norme informatique proprement parler elle peut par cons quent tre appliqu e aussi bien sur un support papier qu lectronique L id al serait de se doter d un outil dont l utilisation soit relativement simple pour que du personnel auxiliaire non sp cialis puisse tre en mesure de saisir les donn es sous la supervision d un responsable Par ailleurs le nombre de champs ou d l ments renseigner ne devrait pas tre trop important et rendre le travail trop fastidieux Une description de fonds d archives peut se limiter une description unique sommaire La description peut aussi se faire si n cessaire selon une structure sur plusieurs niveaux o il conviendra de d crire les ensembles et leurs contenus Il est galeme
176. es et de biblioth ques Gen ve ISO OTHENIN GIRARD Jean Claude B GUELIN Sylvie 2013 Description archivistique mode d emploi pour le programme Flora document PDF Document interne de la biblioth que publique et universitaire de Neuch tel PAYOT Janine 1977 Communiqu de presse le riche pass scientifique de Gen ve retrac par une exposition r trospective Gen ve Office du tourisme PEARCE MOSES Richard 2012 A glossary of archival records terminology Society of American Archivists en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www2 archivists org glossary Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 139 PIPON Brigitte LAUBIE Xavier 2011 Espace formation Module 12 Valorisation des archives Portail international archivistique francophone 2 0 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible fladresse http www piaf archives org espace formation course view php id 14 PITTELOUD Jean Fran ois 2006a Inventaire P FdR Franz de Reynold d l gu du CICR en France et en Palestine Comit international de la Croix Rouge en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www icrc org fre assets files other p_ fdr paf POIROT Albert 2001 Les archives dans les biblioth ques logiques de service ou accidents de parcours Bulletin des biblioth ques de France T 46 n 2 pp 4 14
177. es se rejoignent Selon les domaines l exp rience et les pratiques des unes ou des autres sont plus abouties Si les biblioth caires ont commenc normaliser la description des livres imprim s il y a plus d un si cle les archivistes ont pris une grande avance dans l utilisation des formats XML Il est indispensable que les uns et les autres partagent leurs exp riences et leurs conclusions Mouren 2011 p 101 Plut t que de camper sur leurs positions respectives et d opposer leurs pratiques archivistes et biblioth caires devraient l inverse penser ce qui les rapproche et la compl mentarit de leurs missions une poque o les deux m tiers doivent faire face aux mutations g n r es par la d mat rialisation des supports Dans cette optique Archives et biblioth ques se doivent d tre solidaires Les biblioth ques et les mus es devraient s inspirer des m thodes d inventaire propres aux archives tandis qu l inverse les Archives devraient s inspirer de l exp rience des biblioth ques en termes d indexation et de fonctionnement en r seaux Des index onomastiques ou g ographiques sont g n ralement r dig s pour les archives puisque celles ci sont bas es sur la provenance La question de l indexation avec des descripteurs mati res pour les archives est plus d licate mais doit se poser notamment pour les fonds priv s moins pour les archives administratives En effet rechercher par provenanc
178. espondances familiales descendants de Jean Baptiste Frochaux Jean Baptiste Frochauzx 1766 1848 son fils Cl ment 2 lettres adress es un de ses fils Clement 7 tudiant Vienne 1814 Les lettres sont adress es Monsieur Bolleine contr leur des postes de SM J at Royale apostolique 7 illisiblela Fienne en Autriche 3 lettres a son fils Cl ment Le Landeron 1835 et 1837 Celle du 26 septembre 1835 est complet e par un mot de son frere Nicolas Clement Frochaux 1794 1859 m decin Echallens et Estavayer son pere Jean Baptiste 17 lettres de Clement a son p re Estavaver et Fnbours 1837 1838 26 lettres de Clement son pere Estavayer et Echallens 1839 1840 10 lettres de Cl ment son p re Echallens et Montagny 1844 Cl ment Frochaux et son frere Nicolas 1801 1850 notaire 8 lettres de Nicolas a Clement Le Landeron 1833 1841 29 lettres de Nicolas Clement LeLanderon 1846 1847 1 lettres de Clement Nicolas Echallens et Estavayer 1844 et 1847 Rossier 2010 p 1 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 161 Annexe IV Liste des institutions r pondantes Allemagne Deutsches Museum Autriche Technisches Museum Wien Australie State Library of Western Australia Canada Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise Universit d Ottawa Mus e de la Civilisation Qu bec Service des biblioth ques et a
179. estauration comme c est le cas au Technisches Museum de Vienne 4 2 1 5 Diffusion 4 2 1 5 1 Valorisation Nous l avons vu seul un petit nombre de biblioth ques et de mus es se sont donn les moyens de mettre en ligne leurs instruments de recherche La BAA a d cid de cr er des notices dans Virtua signalant la pr sence de fonds d archives conserv s dans sa biblioth que dans le catalogue du r seau RERO dont la biblioth que fait partie La diffusion des archives est donc envisag e selon une logique de travail en r seau Parce que ces fonds priv s font partie int grante des collections de la biblioth que il para t logique que les fonds d archives apparaissent aussi dans le catalogue collectif et soient rep rables par le public et les professionnels Cette m thode permet ensuite la transmission des inventaires aux personnes d sireuses de conna tre le contenu des fonds Quelques institutions envisagent la num risation de leurs fonds dans les prochaines ann es ou ont d j entrepris des projets allant dans ce sens c est le cas des Archives du Deutsches Museum qui poss de plus de 4 500 ml de documents Pour ce faire il faut toutefois s acquitter des questions des ressources disponibles du mat riel n cessaire la num risation et bien entendu des droits de communication des documents d archives D autres moyens de valorisation sont relever Des publications de diff rentes sortes peuvent voir le jour celles
180. et sp cifiques Les chapitres 5 1 et 5 3 s adressent aux biblioth ques et mus es qui conservent des fonds priv s et qui n ont pas r solu la question de leur traitement Le chapitre 5 2 r pond de mani re particuli re au questionnement initial du MHS qui est la base de toute la r flexion men e dans ce travail Parce que cette partie proposant des recommandations directement applicables a pour but de pouvoir tre consult e sans forc ment prendre connaissance du reste du travail nous sommes conscients que certaines redites peuvent y figurer 5 1 Besoins en personnel et en comp tences pour la gestion de fonds d archives priv es Il est vident qu il faut employer du personnel form et poss dant des connaissances archivistiques solides ou une exp rience pratique m me sans poss der un dipl me d archiviste Pour une efficacit dans la gestion des archives les biblioth caires doivent acqu rir la culture archivistique cela n cessite d appr hender les documents diff remment Il est donc recommand de s int resser au travail des coll gues archivistes de leur poser des questions et de leur demander conseil La sensibilisation aux principes et techniques de base de l archivistique est primordiale Il est aussi envisageable de suivre des cours S ou des formations 1 continues dont le th me est parfois les archives priv es Il est important d avoir de bonnes connaissances des domaines ou des champs d tudes des biblioth
181. et doivent se compl ter habilement Nous ne sommes ni des auteurs ni des ing nieurs ni des professeurs mais une nouvelle esp ce d experts qui doivent g rer les modes d acc s au savoir Ces m tiers sont devenus distincts mais la recherche sur leur avenir ne peut qu tre commune car cette distinction est r cente et ils pourraient bien tre appel s se rejoindre voire se confondre nouveau Melot 2005 p 12 5 2 Recommandations pour le MHS Il para t pertinent que le MHS conserve cette collection de manuscrits En effet celle ci de par sa nature et les documents qu elle contient trouve tout fait sa place au sein de la biblioth que en sa qualit d outil de recherche et de compl ment des collections du mus e ainsi que par sa fonction de documentation du contexte et de l histoire de l institution En l tat actuel des choses il faut consid rer la nature de la collection avant tout ce nest pas un fonds organique d archives mais une collection de manuscrits lt 0 certains fonds priv s sont en r alit constitu s par une collection de documents et dans ce cas ne correspondent pas la d finition exacte des archives Direction des archives de France Favier Neirinck 2008 p 70 20 Consulter ce propos un parfait exemple d inventaire d une collection de manuscrits d artistes essentiellement de la correspondance http www moma org learn resources archives EAD ArtistsLettersf
182. et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 133 CHRISTELLER Laurent 2010 Archivist s Toolkit la description et la gestion d un service d archives historiques Slideshare net en ligne 19 avril 2010 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr slideshare net infoclio archivist toolkit CHRISTELLER Laurent 2013 La Fondation des archives de la famille Pictet pr sentation d une institution patrimoniale priv e Hors Texte n 102 pp 8 15 CHRISTELLER Laurent DE COULON Baptiste DESHUSSES Fr d ric 2010 Logiciels open source en archives enjeux et perspectives Slideshare net en ligne 19 avril 2010 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http fr slideshare net infoclio logiciels darchives open source COEUR Sophie DUCLERT Vincent 2011 Les archives 2 e d Ed refondue et mise jour Paris La D couverte Rep res Histoire 324 ISBN 978 2 7071 6781 1 COMBE Sonia 2006 Archives et biblioth ques un nouveau d fi Bulletin des biblioth ques de France T 51 n 4 pp 58 64 CONNE Olivier 2008 La description hi rarchique plusieurs niveaux selon la norme ISAD G un pr alable la description archivistique sur un outil informatique In GENOUD Jean Claude d Syst mes d informations et synergies entre mus es archives biblioth ques radios et t l visions les bases de donn es et les m dias num riques au service des patrim
183. ets ou non catalogu s Probst 2006 Les biblioth ques publiques sont aux Etats Unis et au Canada des institutions qui conservent des archives priv es tr s importantes concernant l histoire r gionale et locale Rousseau Couture 1994 En France le r seau des archives priv es est constitu en grande partie des archives publiques et des Archives Nationales mais peut galement compter sur d autres partenaires notamment les biblioth ques et les mus es Ces tablissements ont toujours conserv des manuscrits et des papiers d crivains d hommes politiques ou de savants souvent constitu s de documents r unis par des collectionneurs Coeur Duclert 2011 En Scandinavie les archives priv es ne sont pas clairement incluses dans les lois nationales sur les archives Mais il y a une grande tradition de conservation de fonds priv s dans les biblioth ques et mus es en plus des missions poursuivies par les Archives nationales H rsell 2013 Both the Museum and the Library have acquired archival material throughout their history especially manuscripts and frequently in the form of large collections Such material often collected in the past simultaneously with related objects has effectively complemented the many object based collections Today material is acquired in the areas of the history of science technology medicine and industry and of physical science and technology for which there is no local or specialist re
184. ettes 8 R diger les documents annexes Il convient de remplir la check liste Ce document permet de v rifier si tout a t fait Et au cas o un traitement serait effectu par plus d une personne elle permet celle ou celu qui reprend le dossier de savoir exactement ce qui a d j t fait Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 173 Il ne faut pas oublier de modifier ou compl ter les plans des locaux la fin de l op ration afin que l on puisse ais ment rep rer l emplacement du fonds ainsi que le plan de classification salle de consultation Toutes les notes les photocopies les documents de travail doivent tre group s dans un dossier et remus l Archiviste Ce dossier servira de r f rences travers le temps 9 Diffuser Une fous le travail achev 1l faut le faire conna tre par diff rents moyens Tes d abord envoyer un mail aux coll gues des Archives Ensuite une petite annonce fhich e en salle de consultation ou des papillons pos s sur la table peuvent galement tre utiles Faire la publicite du nouveau fonds sur le site web et l intranet Reste bien s r la r daction d un article pour une revue sp cialis e ou une conf rence Sans oublier les m dias s1 le fonds a une certaine importance en leur envoyant un dossier de presse ou un COMMUNIQUE Il ne faut pas h siter non plus pr vemr par crit ou oralement les
185. ez visuels ou explicites e unir les documents d archives d autres types d objets patrimoniaux 247 Les biblioth ques fran aises peuvent s ins rer dans le r seau Calames par exemple pour signaler leurs fonds dans les catalogues collectifs nationaux 248 Un quilibre devrait se situer entre l crit 30 et le visuel 70 Couture et al 1999 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 121 e pr f rer la pluridisciplinarit et les projets transversaux pour faire dialoguer les documents d archives avec d autres formes d expression culturelle e int grer dans le pr sent des sujets ancr s dans le pass e rendre les visiteurs acteurs de l exposition avec des dispositifs didactiques interactifs ou ludiques Trois crit res fondamentaux sont par ailleurs respecter l tat de conservation la valeur d information et la qualit visuelle Couture et al 1999 Nous recommandons la cr ation d expositions virtuelles accessibles sur la page web de Finstitution Il faut s assurer de pouvoir b n ficier de la collaboration d informaticiens voire de graphistes Pour aller plus loin le PIAF met disposition sur son site web un module de formation consacr la valorisation des archives Celui ci aborde de mani re tr s compl te les actions mener autour des projets d expositions et de publications des documents d archives Pipon Laubie 20
186. fait la mise en ligne de documents num ris s tendrait leur diffusion au del des murs du MHS D mat rialiser la collection et poss der les documents sous forme num ris e permettrait enfin de participer des projets communs avec d autres institutions patrimoniales et de cr er une exposition virtuelle sur la page web de la biblioth que du MHS La r daction d articles sur des sujets ou des scientifiques en lien avec la collection mais galement la signalisation de la collection sur d autres sites web sont autant de moyens de valorisation des manuscrits du MHS En suivant la logique d appartenance un r seau RERO la biblioth que du MHS pourrait afin d augmenter la visibilit de sa collection de manuscrits cr er une notice dans Virtua pour signaler sa pr sence l instar de la pratique de la BAA Ainsi les manuscrits seraient visibles pour les personnes effectuant une recherche dans le catalogue collectif le v ritable instrument de recherche de la biblioth que somme toute Outre l int gration de documents d archives comme compl ment des objets dans de futures expositions le MHS pourrait envisager d int grer quelques uns de ses 219 Des collections dont les manuscrits du MHS devraient tre num ris es dans le cadre d un projet regroupant les biblioth ques scientifiques et municipales de la Ville de Gen ve Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE
187. fi e Une analyse interne tat des lieux ainsi qu une analyse externe tat de l art et revue de la litt rature seront effectu es Les donn es collect es via des entretiens avec des professionnels du domaine archivistes biblioth caires et conservateurs et par le biais de questionnaires envoy s aux trois types d institutions biblioth ques mus es et services 2 Page web du D partement des manuscrits de la BGE htip www ville ge ch bge collections manuscrits presentation html 26 Les archives historiques du MHS sont vers es aux AVG Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 12 d archives feront l objet d une analyse des pratiques et d une synth se Ceci permettant dans un deuxi me temps de proposer des solutions concr tes aux probl mes identifi s sur la base d exemples concrets et de bonnes pratiques pour le traitement de ce type de fonds La concr tisation de ces deux parties visera mettre en lumi re les avantages et les inconv nients de la gestion de fonds d archives priv es pour les biblioth ques et les mus es Il s agira ensuite de dire si ces fonds repr sentent un b n fice c est dire une utilit ou l inverse une charge pour les institutions qui les poss dent Le r sultat de ce travail devrait s av rer utile et permettre non seulement au MHS mais galement d autres institutions biblioth ques ou mus es du domaine pub
188. fice ou charge RACINE Kevin 99 institutions de la place comme la BGE qui partage des domaines d int r t communs et est sp cialis e dans la gestion de manuscrits et de fonds priv s En effet il faut songer la perspective de compl tude des fonds et dans la mesure du possible viter les d membrements de fonds Pour toute transaction il est imp ratif d tablir une convention de donation le don doit tre le seul mode d entr e retenu pour assurer une tra abilit Les conditions de la cession les ventuelles restrictions de consultation et toutes les questions relatives la propri t intellectuelle et la vie priv e ainsi que la possibilit pour le MHS d op rer une s lection lors du traitement des documents doivent y figurer Pour cela le MHS en tant qu institution de la Ville de Gen ve peut s inspirer du document des AVG 5 2 2 4 2 Description et logiciel d inventaire Parce qu il n est pas impossible que la biblioth que du MHS acqui re d autres fonds d archives priv es l avenir et parce qu une archiviste fait d sormais partie de l quipe du SIDosS il faut faire le choix du logiciel le plus ad quat pour r pondre la question de la description archivistique selon les normes professionnelles Le MHS aurait tout avantage employer un logiciel propri taire plut t qu un outil open source dans la mesure o il est d pendant de la Direction des syst mes d information et de communication
189. fusion Diff rents termes recouvrant les m mes activit s sont en usage dans la litt rature professionnelle selon les terminologies des traditions archivistiques europ ennes ou nord am ricaines mise en valeur diffusion et valorisation Tous ont le m me objectif commun d exploitation des archives Cardin 2012 et contribuent diffuser une m moire menac e de dispara tre La fonction diffusion a pour but Lemay Klein sans date e la communication l acc s aux documents e la valorisation les activit s ducatives et culturelles e l exploitation l utilisation des archives diverses fins e la r f rence l aide aux chercheurs e a promotion autant des fonds des services que du domaine Comme le rappelle tr s justement la D claration universelle sur les archives 117 Par exemple celles de l Universit de Laval http www archives ulaval ca fileadmin documents Documents Normes DAUL Archives pdf consult le 21 f vrier 2014 118 Par exemple celui du Conseil canadien des archives http www cdncouncilarchives ca RBch4 fr pdf consult le 21 f vrier 2014 19 http www sigegs ch consult le 21 f vrier 2014 120 http www bevoelkerungsschutz admin ch internet bs fr home themen kgs html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 59 LJes archives jouent un r le essent
190. ge RACINE Kevin 92 conservateurs de mus e correctement encadr s sont tout fait capables d acqu rir de nouvelles connaissances et comp tences et de pouvoir le cas ch ant g rer des fonds d archives au sein de leurs tablissements respectifs Il faut pour ce faire prendre connaissance des r gles des exigences des m thodes de travail des gestes professionnels et des standards de la communaut archivistique pour tenter de se rapprocher de ces pratiques et de fournir des prestations de qualit M me si les professionnels des biblioth ques ou des mus es peuvent souffrir de l absence de formation technique il n est pas au del de leurs capacit s d apprendre des normes de description archivistique surtout depuis que l informatique et les feuilles de style XML simplifient le travail Une contrainte peut cependant tre incarn e par le manque de temps consacrer aux archives par rapport aux missions principales des biblioth ques et des mus es En Suisse les craintes que pouvaient avoir les archivistes par le pass quant aux mauvais traitements archivistiques r alis s par des biblioth caires n auront bient t plus lieu d tre avec la nouvelle vague de professionnels qui tend remplacer peu peu l ancienne g n ration de biblioth caires En conclusion la compl mentarit des fonds et des collections demande l harmonisation des techniques professionnelles Comp tences missions et int r ts se recoupent
191. gmatique 2 9 Conclusion Dans cette partie nous dressons un bilan et songeons des pistes d avenir et de d veloppement de la notion de convergence de confluence entre les trois types d institutions tudi es Nous nous posons galement des questions quant l avenir du monde des archives en pleine mutation avec la transition vers le num rique Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 30 3 R flexion th orique 3 1 Etat de l art et revue de la litt rature professionnelle 3 1 1 Notions de base Le fonds d archives est un ensemble structur hi rarchiquement il est subdivis en s ries et dossiers La plus petite unit archivistique c est dire le composant l mentaire d un fonds d archives est la pi ce le document proprement dit Au d part dans tous les pays les archivistes ont commenc classer les archives par sujets la mani re des biblioth ques Cependant cette pratique s est vite av r e catastrophique puisque ne rendant pas compte de la richesse des documents et entravant la recherche dans la mesure o ces documents taient sortis de leur ensemble originel et class s de mani re arbitraire Ducrot 1998 C est ce qui a amen Natalis de Wailly historien fran ais formuler pour la premi re fois en 1841 le principe de respect des fonds et les autres principes en d coulant trois notions connexes le respect de la provenance l
192. h e g Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge mus e d histoire ssciences Travail de Bachelor r alis en vue de l obtention du Bachelor HES par Kevin RACINE Conseiller au travail de Bachelor Michel GORIN charg d enseignement HES Gen ve le 28 f vrier 2014 Haute cole de Gestion de Gen ve HEG GE Fili re Information documentaire Hes so Gen ve D claration Ce travail de Bachelor est r alis dans le cadre de l examen final de la Haute cole de gestion de Gen ve en vue de l obtention du titre de sp cialiste en information documentaire L tudiant accepte le cas ch ant la clause de confidentialit L utilisation des conclusions et recommandations formul es dans le travail de Bachelor sans pr juger de leur valeur n engage ni la responsabilit de l auteur ni celle du conseiller au travail de Bachelor du jur et de la HEG J atteste avoir r alis seul le pr sent travail sans avoir utilis des sources autres que celles cit es dans la bibliographie Fait Gen ve le 28 f vrier 2014 Kevin Racine Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin i Remerciements La r alisation de ce travail n aurait pas t possible sans le soutien de nombreuses personnes Je tiens remercier tout particuli rement e Ma mandante Mme Christelle Mougin pour la confiance
193. h memobase fonds default aspx MORIN Gilles 2010 Les archives priv es Vingti me si cle revue d histoire N 108 pp 153 157 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 138 MOUGIN Christelle 2010 Politique de d veloppement du Service d Information Documentaire Sp cialis SIDoS du Mus um d histoire naturelle et de sa filiale le Mus e d histoire des sciences Mus e d histoire des sciences en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www ville ge ch mhs pdf bibliotheque politique pdf MOUREN Rapha le 2011 Les archives priv es manuel pratique et juridique Bulletin des biblioth ques de France T 56 n 4 p 101 MOUTON Marie Dominique 2007 Archives et biblioth ques une nouvelle alliance In COMIT D ORGANISATION DES FR DOC 2006 d CAZENAVE Christine et al Conservation et valorisation du patrimoine des organismes de recherche Fr Doc 2006 3 formation des r seaux de la documentation 10 11 12 octobre 2006 Saint Etienne Publications de l Universit de Saint Etienne pp 55 62 Int grations ISBN 978 2 86272 476 8 MUET F 2003 Conduire un entretien semi directif Hyper Articles en Ligne en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http jetestehal ccsd cnrs fr docs 00 06 36 81 PDF 1 M Notes techniques Conduite d_entretien pdf MUS E D ETHNOGRAPHIE DE GEN VE
194. hives cantonales Vaudoises sous la forme Electronique http www davel vd ch consult le 21 f vrier 2014 187 http www ville ge ch geneve archives consult le 21 f vrier 2014 168 Instrument de Description Electronique des Archives 169 http w3public ville ge ch bge odyssee nsf consult le 21 f vrier 2014 170 http www icrc org fre resources documents misc archives inventory p htm consult le 21 f vrier 2014 171 http archives ugam ca fonds archives archives privees 11 gestion archives historiques 45 liste champs interet html consult le 21 f vrier 2014 172 L exposition virtuelle Balade gourmande htip www archivesdelavieprivee ch 09 01 009full001 html consult le 21 f vrier 2014 1 http archives ugam ca expositions virtuelles html consult le 21 f vrier 2014 1 4 Pour plus d informations consulter le dossier de presse http www vs ch NavigData DS 313 M31208 fr DOSSIER20DE 20PRESSE 20Journ XC3 A9e 20PO 20des 20Archives 20cantonales 203 20novembre202012 pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 76 Le web offre encore d autres possibilit s de valorisation comme la cr ation de dossiers web aux AVO La Biblioth que de la bourgeoisie de Berne a m me d cid de s exporter sur les r seaux sociaux f Ces nouveaux moyens de communication peuvent constituer des biais de
195. hives ou dans un instrument de recherche assortis des r f rences correspondantes cote ou num ro de page destin es retrouver les occurrences de ces termes INDEXATION l op ration qui consiste d crire et caract riser un document l aide de repr sentations des concepts contenus dans ce document c est dire transcrire en langage documentaire les concepts apr s les avoir extraits du document par une analyse INSTRUMENT DE RECHERCHE Outil papier ou informatis num rant ou d crivant un ensemble de documents d archives de mani re les faire conna tre aux lecteurs Les instruments de recherche fondamentaux sont en allant du g n ral au particulier les tats des fonds et les guides les tats sommaires et tats des versements les r pertoires m thodiques ou num riques et les bordereaux de versement les inventaires sommaires ou analytiques les catalogues les inventaires index INT R T HISTORIQUE Valeur d un document au regard de sa contribution la connaissance de l histoire qui d termine sa conservation d finitive Voir aussi VALEUR SECONDAIRE Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 149 INVENTAIRE instrument de recherche Instrument de recherche le plus pr cis dans la description d un fonds ou d une collection d archives Cette description se situe toujours au niveau de la pi ce Terme employ dans le langage couran
196. hives priv es Biblioth que et archives nationales du Qu bec en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www bang qc ca a propos bang mission lois reglements lois reglements politi ques politiques procedures politique acquisition archives privees BOULOGNE Arlette dir 2004 Vocabulaire de la documentation Paris ADBS Science et techniques de l information ISBN 2 84365 071 2 BUGNON Nicolas ERARD Reynald FILIPPOZZI Lorraine 2006 RAS on the web laboration d une strat gie de diffusion et cr ation du site web du Service Records et Archives de l OMS en ligne Gen ve Haute cole de gestion M moire de dipl me HES Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip doc rero ch record 6529 In f r Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 132 BURGY Fran ois 2004 ISAD G et XML EAD pour les inventaires des Archives de la Ville de Gen ve Arbido N 5 pp 53 55 BURGY Fran ois 2007 Archives publiques archives priv es la politique d acquisition des Archives de la Ville de Gen ve Arbido N 3 pp 62 64 BURGY Fran ois 2012 La valorisation des archives propos du web de la d mocratie et du bonheur archivistique In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d La valorisation des archives une mission des motivations des modalit s des collaborations enjeux pratiques et actuels Lo
197. hivistiques difficilement respect es par l absence de personnel qualifi par exemple 3 1 7 1 Politiques d acquisition d archives priv es Des politiques d acquisition d archives priv es sont d finies parce que les institutions qui en font la conservation n ont aucun pouvoir de contrainte pour se faire remettre des fonds par les personnes physiques et morales qui en poss dent Coutaz 2007 Le r le de telles politiques est de d terminer les types et supports d archives que l institution souhaite acqu rir permet de prendre des d cisions et d entreprendre les d marches d acquisition selon des crit res bien d finis des champs d intervention d limit s et des priorit s La politique d acquisition oriente donc les d tenteurs d archives priv es sur les int r ts de l institution et renseigne les chercheurs sur le types de fonds qu ils peuvent trouver en son sein Baillargeon 2013 Une politique d acquisition est la fois un outil de gestion et un outil de communication Elle vise normaliser les op rations en lien avec la fonction d acquisition C est un outil qui fournit les param tres devant r gir les d cisions d valuation et d acquisition des archives Couture et al 1999 p 173 Une politique d acquisition est essentielle Cartier 2005 2006 dans la mesure o elle e r duit la possibilit de prendre des d cisions h tives en mati re d acquisition e pr cise l attitude adopter envers les dona
198. i SilverpeasWebFileServer gestion preservation aeg pdf Comp onentld kmelia66 amp SourceFile 1274866279888 pdf amp MimeType application pdf amp Direct ory Attachment Images ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRAN AIS 2005 Archives priv es un patrimoine m connu petit guide l usage des propri taires Paris Association des archivistes fran ais ISBN 978 2 9513658 3 4 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 131 ASSOCIATION DES ARCHIVISTES SUISSES 2009 Adresses des archives Association des archivistes suisses en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www vsa aas org fr archive archivsuche ASSOCIATION VAUDOISE DES ARCHIVISTES 2008 Comment cr er un inventaire Association vaudoise des archivistes en ligne Consult le 21 f vrier 20141 Disponible l adresse htip www archivistes ch vos archives inventaire hitml BAILLARGEON Diane 2013 Les r seaux d acquisition d archives priv es au Qu bec In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d Les archives personnelles enjeux acquisition valorisation Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 89 106 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 30 ISBN 978 2 8061 0109 9 BERARD Fran oise 2013 Re Fonds priv s Message lectronique 28 novembre 2013 BERNARDET V ronique SOUILLARD Sabine 2011 Les biblioth ques d archives Bulletin
199. i peut s adapter selon les circonstances et les besoins sp cifiques chaque donation Les conventions de donation produites partir du contrat type doivent tre pr f rablement valid es par un junste avant d tre utilis es Son contenu ne peut en aucun cas constituer un avis Jundique ENTRE BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QU BEC soci t d tat Enaloment constit se en vertu de la Loi sur Biblioth que et Archives nationales du Qu bec LRQ c B 22 ns oc lee idee ue au 2275 rue Holt Montr al Qu bec H2G 341 agissant par Nom et titre de la personne et Nom et titre de la personne qui co signe pour BAnQ comme dans la rubrique de signature tous deux d ment autoris s cr apr s appel e BAnQ ET NOM DE LA PERSONNE QUI FAIT LA DONA municipale compl te ci apr s appel le CONTRACTANT Au besoin utiliser la forme f minine ou le plunel ici et dans la suite du texte ATTENDU QUE est charg e de promouvoir la conservation et l accessibilit des archives pnv es en vertu du premier alin a de l article 15 1 de la Lor sur Bibliofh que et ATTENDU QUE le CONTRACTANT souhaite donner des archives priv es qui lui appartiennent Biblioth que et Archives nationales du Qu bec 2006 initiales des parties Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 181 LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT Par la pr s
200. ian DE REYFF Simone d La Tradition rassembl e journ es d tudes de l universit de Fribourg Pp 201 214 ROTH LOCHNER Barbara GRANGE Didier 2005 Autour des normes de description un partenariat entre Archives publiques et collections de fonds priv s Gen ve Suisse Journal of archival organization Vol 3 n 2 3 pp 125 138 ROUSSEAU Jean Yves COUTURE Carol et al 1994 Les fondements de la discipline archivistique Sainte Foy Presses de l universit du Qu bec Gestion de l information ISBN 978 2 7605 0781 4 SANJUAN Agathe 2002 Le signalement des documents d archives en biblioth ques l exemple du D partement des arts du spectacle de la BnF en ligne M moire d tude Lyon Ecole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www enssib fr bibliotheque numerique documents 1016 le signalement des documents d archives en bibliotheques paf SCHELLENBERG Theodore R 2003 Modern archives principles and techniques en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Chicago Society of American archivists Disponible l adresse http www archivists org publications epubs ModernArchives Schellenberg pdf SCOPE SOLUTIONS AG 2014 Conception du syst me Scope ch en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www scope ch fr scopeArchiv SystemArchitecture aspx SERVAIS Paul 2
201. ictions de consultation la possibilit pour le Mus um d histoire naturelle d op rer une ultime s lection lors du traitement des documents et si n cessaire la question de la propri t intellectuelle Proc dez vous des tris et Crit res et choix liminations Aucun document n a t limin dans les archives de la Soci t m dicale selon inventaire de la Soci t m dical Quant au reste de la collection tous les documents pr sentent assur ment une valeur historique et aucune s lection ne semble n cessaire Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 156 Comment classez vous ces fonds 5 Employez vous la norme ISAD G Comment proc dez vous pour la description des fonds d archives priv es 7 Plan de classement Nous avons h rit d un classement pr existant Il semble suivre un ordre chronologique des documents Ceci est v rifier Il existe galement un fichier alphab tique des noms de personnes qui apporte une aide suppl mentaire la recherche Une version partielle de cet index a t publi e dans le Bulletin de la Soci t d histoire et d arch ologie de Gen ve Tome XIII 1964 1967 Respect des fonds Le principe de respect de l ordre primitif n a pas t respect En effet les documents d archives ne sont pas class s par producteur Oui et non Seul le lot de documents de la Soci t
202. ie de l institution elle m me et de ses ressources Il n est pas possible d imaginer les diff rents sc narios et cas de figure probables on peut disposer d un archiviste ou non avoir le mat riel ad quat et les locaux pour la conservation mais pas le savoir faire etc En somme il est primordial de garder en t te les possibilit s offertes par les moyens disposition et de bien valuer le co t que peuvent engendrer la r ception le traitement la diffusion et la conservation p renne d un fonds Different traditions lead to different practices and methodologies This makes it difficult and dangerous to make generalizations about what is the ideal way of doing anything It all depends on your circumstances Williams 2006 p 26 Les avantages et les inconv nients de la gestion des archives priv es dans les biblioth ques et mus es peuvent s exprimer par l adage un mal pour un bien leur traitement peut tre complexe et discut mais leur pr sence enrichit les collections compl te la diversit des documents conserv s et offre d autres sources la recherche d information 6 5 Interrogations Est ce que la cr ation d une politique nationale sur les archives priv es devrait s imposer pour pr server ces sources constitutives de la m moire individuelle et collective Comment harmoniser et coordonner les int r ts divergents des diff rents Des archives priv es dans les biblioth ques et les mu
203. iel dans le d veloppement des soci t s en contribuant la constitution et la sauvegarde de la m moire individuelle et collective L acc s le plus large aux archives doit tre maintenu et encourag pour l accroissement des connaissances le maintien et l avancement de la d mocratie et des droits de la personne la qualit de vie des citoyens Conseil International des Archives 2010 en ligne Ce n est pas une fin en soi d acqu rir de traiter et de conserver des archives L objectif ultime de l archiviste est de rendre accessibles et de pr parer une diffusion les informations qu elles renferment Couture Rousseau 1982 p 257 L objectif de cette ultime fonction archivistique est en effet de toucher un public plus large d offrir une valeur ajout e en termes d information de susciter des travaux et de sensibiliser les d cideurs l importance des archives comme moyen d enrichissement de la m moire La valorisation des archives vise faire conna tre et reconna tre les archives bien au del du public traditionnel des chercheurs et des rudits II s agit de susciter galement l int r t des personnes en formation du public local et du grand public en g n ral Sans n gliger par ailleurs d attirer l attention des personnes qui d cident des moyens qui seront ou non attribu s aux services d archives responsables politiques ou dirigeants d entreprises Burgy 2012 p 175 Nou
204. ier 2014 Disponible fladresse htip www legifrance gouv fr affichTexte do cidTexte JORFTEXTO00000322519 amp date Texte 20040223 GAGNON ARGUIN Louise 2012 Les normes de description des documents d archives vers l acc s l information patrimoniale Documentation et biblioth ques Vol 58 pp 109 115 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 136 GALLAND Bruno 2009 La normalisation au secours de larchivistique In SCHOUKENS Cathy SERVAIS Paul d L erreur archivistique de la compr hension de l erreur la perception et la gestion des incertitudes Louvain la Neuve Academia Bruylart pp 219 226 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 22 ISBN 987 2 87209 940 5 GIORDANO Carol MONSEIGNEUR CANART Paul 2011 Quand des tablissements de conservation du patrimoine mobilier se retrouvent sur www e corpus org Bulletin des biblioth ques de France T 56 n 4 pp 44 49 GIOVANNINI Andrea 2002 Pour un plan de pr vention et d intervention en cas de catastrophe Arbido N 1 pp 5 12 GIOVANNINI Andrea 2010 De tutela librorum la conservation des livres et des documents d archives die Erhaltung von B chern und Archivalien 4e d revue et augm Baden Hier jetzt ISBN 978 3 03919 144 4 GRANGE Didier 2004 Traitement d un fonds d archives marche suivre 11 mai 2004 Document interne des Archives de l
205. igration soit faite sur un support pouvant servir la consultation et l original est plac sous restriction ou selon le cas proc der une reproduction aux fins de la conservation et la production d une copie pour la consultation Toute photocopie aux fins de conservation doit tre faite sur papier alcalin Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 194 R GLES POUR LA MANIPULATION DES DOCUMENTS D ARCHIVES L INTENTION DU PERSONNEL DU CRCCF Le CRCCF s assure que son personnel recoive une formation ad quate sur les r gles respecter pour manipuler et transporter correctement les documents Principes fondamentaux 1 BR po 10 11 12 13 14 15 Veiller avoir les mains propres lorsqu on travaille sur des documents d archives Veiller avoir suffisamment de place pour sortir les documents de leur boite et les poser sur les tables Les documents d archives ne devraient jamais tre pos s par terre m me dans des bo tes Manipuler le moins possible les documents Manipuler les documents avec soin Il convient de tourner avec soin les feuilles des dossiers afin d viter de les d chirer Si les documents ou des pages sont reli s ensemble il convient de les saisir par le coin droit pour les tourner et non un endroit trop proche de la marge de gauche En pr sence de documents qui s caillent ou se d sagr gent il faut deman
206. il en r seau et existence d associations professionnelles et de centres de comp tence f change d expertises formation continue d veloppement et activit des professionnels aupr s d organismes internationaux IFLA ICA ICOM etc e responsabilit l thique professionnelle et l existence de codes de d ontologie e communication et diffusion du patrimoine Les missions communes aux trois types d institutions sont les suivantes Houdayer 2013 e acqu rir collecter e cataloguer inventorier classer e d crire analyser e communiquer exposer 10 http www europeana eu consult le 21 f vrier 2014 11 Multilingual Inventory of Cultural Heritage in Europe http www michael culture org consult le 21 f vrier 2014 12 http wwvw e corpus org consult le 21 f vrier 2014 13 Portal zu Bibliotheken Archiven Museen http www bam portal de consult le 21 f vrier 2014 14 Voir la publication de l Association des Mus es Suisses htip www museums ch fr publications autres publications synergies consult le 21 f vrier 2014 19 En Suisse par exemple AAS BIS AMS 16 Comme Memoriav http fr memoriav ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 8 Diff rentes m thodes sont employ es au sein des Archives et des biblioth ques Issues d un m tier unique la base les Archives s
207. ille de Gen ve un projet de base de donn es relationnelle Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 94 adapt e aux besoins sp cifiques du MHS Le SGBD FileMaker Pro a en effet l avantage d tre param trable et peut tre tr s modulable pour cr er une solution r pondant ce cas pr cis Le MHS pourrait b n ficier du tr s bon support disposition pour cet outil en Ville de Gen ve De plus nul besoin d utiliser le logiciel sur les postes de travail puisque FileMaker Pro est utilis sur Internet D autres avantages consid rables sont mentionner les possibilit s d int gration d images dans une optique de num risation des manuscrits la migration des donn es dans le futur et la publication de l inventaire en ligne Cette solution moindre co t nous para t donc envisageable et surtout pr f rable un simple inventaire sans valeur ajout e r alis sur un logiciel de traitement de texte Il serait par ailleurs judicieux de faire figurer en t te d inventaire les informations essentielles concernant l ensemble de la collection Ces informations pourraient tre r parties selon les diff rentes zones d ISAD G l identification intitul et cotes dates extr mes niveau de description importance mat rielle et support le contexte nom des producteurs histoire administrative modalit s d entr e une note sur la pr sentation du contenu le plan de c
208. iner une institution refuser de r ceptionner un fonds Conserver sans pouvoir communiquer n a pas de sens Concernant la communication de tout fonds d archives il faut avoir en m moire les notions de e propri t litt raire et artistique Celle ci n est pas transf r e l institution qui a fait l acquisition d un fonds d origine priv e la propri t intellectuelle tant ind pendante de la propri t de l objet mat riel e droit au respect de la vie priv e Celui ci interdit la divulgation ou l exploitation de documents pouvant nuire une personne ou son image Certains documents sensibles peuvent faire l objet d une demande de consultation Il est de la responsabilit des institutions d tentrices de fonds d archives priv es de rappeler ces restrictions aux chercheurs avant toute consultation certaines institutions demandant m me la signature d une d charge de la part de l usager Par exemple dans le cadre l gal et r glementaire genevois les AVG demandent tout usager consultant les archives de Respecter les dispositions l gales en mati re de consultation et de protection des donn es personnelles contenues dans la Loi sur les archives publiques LArch et son r glement d application ainsi que dans la Loi sur l information du public l acc s aux documents et la protection des donn es personnelles LIPAD respecter le cas ch ant les dispositions contenues dans la Loi sur le dr
209. instruments rendent des services identiques et leurs objectifs sont l gitimes Bruno Galland conclut sa r flexion sur la normalisation au secours de l archivistique en rappelant qu il faut Savoir faire preuve de souplesse et d esprit critique pour mesurer quel moment les normes sont n cessaires et quel moment il faut savoir s en abstraire que l archivistique n est pas seulement une technique mais qu elle est d abord une science Galland 2009 p 226 Les contraintes techniques peuvent en effet prendre le pas sur l analyse du contenu Il ne s agit pas seulement de remplir des champs dans un logiciel con u pour la description des archives mais il faut galement comprendre une logique permettant de reconstruire un plan de classement l o il n y en a pas ou plus Les biblioth ques et les mus es qui conservent des archives priv es se doivent donc d adopter une politique de description des fonds claire simple et raisonnablement applicable en termes de ressources investir en vue de la valorisation des archives 6 4 B n fice ou charge Il n est pas possible de r pondre notre questionnement initial de mani re cat gorique Comme nous l avons vu poss der des fonds d archives priv es peut constituer une plus value pour une institution En revanche g rer de tels fonds repr sente assur ment une charge pour les non professionnels comme pour les Des archives priv es dans les biblioth ques et les
210. ioth que ou du service d archives du mus e Afin d op rer une comparaison des pratiques de gestion des archives priv es nous avons souhait confronter les biblioth ques et les mus es aux professionnels des archives Pour ce faire nous avons galement d cid de s lectionner quelques services d archives Leur nombre est moins important en raison de la visibilit de leurs fonds et des nombreuses mentions figurant dans la litt rature professionnelle Nous nous sommes surtout concentr sur les grands services d archives g ographiquement proches de nous et aupr s desquels des entretiens pouvaient tre men s A ce propos AAS r pertorie les adresses et sites web des 289 services d archives de Suisse Association des archivistes suisses 2009 Nous avons par cons quent entrepris la r daction d une liste d institutions publiques et priv es travers le monde en grande partie en Suisse et surtout travers des pays francophones identifi es comme tant ou pouvant tre en possession de fonds priv s d archives Notre outil a t un tableur Excel comprenant le nom de l institution le type d institution l URL pointant vers la page du site web faisant tat des collections et fonds d archives priv es ainsi qu une adresse lectronique de contact ou un num ro de t l phone Une fois un certain nombre et une certaine typologie d institutions recens s une prise de contact s est effectu e sur la base de cette liste La plupart
211. ire preuve d esprit de synth se Ce n est pas chose vidente lorsque l on traite un sujet qui couvre la fois les domaines archivistique biblioth conomique et mus ologique et que l analyse des pratiques de gestion des archives priv es se r alise aupr s d institutions de diff rents pays aux traditions l gislations et vocabulaire diff rents Nous avons donc d cid de nous concentrer parfois sur le seul contexte suisse ou sur celui des institutions en Ville de Gen ve m me si nous avons pris le temps d tudier ce qui a cours ailleurs Parce que l ensemble des fonctions archivistiques est abord et qu il s agit d une r flexion globale nous serions tent s d approfondir d entrer dans les d tails de sujets connexes d explorer des pistes en lien Pour des raisons de faisabilit et de temps imparti certains aspects ont t volontairement court s voire lud s En effet des choix ont d tre faits afin de rester concentr sur la th matique centrale qui est la n tre savoir la gestion des archives priv es dans les biblioth ques et mus es Toutefois nous ferons en sorte de diriger le lecteur vers des liens renvoyant diff rentes ressources lui permettant de poursuivre sa r flexion et d approfondir les sujets que nous aborderons Ce travail ne propose en aucun cas une vision fig e de la situation et aurait pu tre d velopp davantage si le temps imparti l avait permis Nous n avons donc pas souhait propo
212. issement ou de d veloppement on pourrait se contenter de garder cet instrument de recherche en y apportant les am liorations pr cit es mise jour du document en ligne cr ation d un index th matique liens avec les collections du mus e En outre si la collection reste au MHS la BGE se d clare pr te donner des conseils professionnels Roth 2013 La collection peut tre consid r e comme un ensemble clos de documents d archives Un accroissement pourrait tre envisag par exemple des correspondances en lien en y int grant de nouvelles pi ces Il suffirait d ajouter un nouveau dossier une cote ou d en cr er une nouvelle la suite de la derni re en respectant la logique des ajouts par ordre d entr e dans la collection 5 2 2 4 R fl chir un programme complet de gestion des archives priv es et envisager l acquisition de nouveaux fonds Si ses ressources taient jug es suffisantes l issue une tude des moyens le MHS pourrait envisager l acquisition de fonds d archives priv es sans pour autant adopter une attitude proactive Il conviendrait de privil gier le mode d acquisition par don et de consid rer le temps de travail consacrer le mat riel de conditionnement ainsi que l espace de stockage n cessaires Dans le cas d acquisition de nouveaux fonds organiques de scientifiques ou d une association scientifique de Gen ve les fonds devraient tre trait s en conformit aux normes archivistiques
213. it de l institution poss der les ressources n cessaires pour leur traitement et leur diffusion En plus du contenu il faut valuer le contenant c est dire l tat physique des documents et estimer les ressources requises et les co ts temps ressources humaines surface et mat riel de conservation investir pour une gestion correcte Une communication avec l organisme de tutelle est n cessaire afin d obtenir l aval n cessaire pour toute prise en charge de fonds d archives Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 108 Il faut v rifier la communicabilit des documents d archives en vertu de la l gislation en vigueur Par ailleurs seuls les documents inactifs doivent tre acquis La politique d acquisition des archives priv es des AVG d finit les priorit s mais galement les limitations d acquisition Archives de la Ville de Gen ve 2005 La BGE fait figurer sur son site web les domaines d acquisition qu elle est pr te accueillir mais pr cise galement les documents qui n entrent pas dans sa politique d acquisition Parce qu une politique d acquisition n est pas un instrument fig des r visions devraient tre pr vues intervalles r guliers tous les cinq ans par exemple Burgy 2007 5 3 1 4 Modes d acquisition G n ralement les biblioth ques et les mus es r pondent des offres d acquisition plus qu elles ne solliciten
214. it jug pertinent Une solution efficace est par exemple de s parer les diff rentes typologies de documents puis de les ordonner alphab tiquement ou chronologiquement Il est en outre essentiel d effectuer des recherches afin d identifier clairement les producteurs et leurs activit s Le meilleur plan de classement doit reproduire les grandes fonctions et activit s exerc es par une personne physique ou morale et la logique de cr ation de l ensemble des documents Les archives priv es guide pratique et juridique De Joux 2008 propose des solutions de plan de classement par cat gories de documents selon les diff rentes typologies des fonds d archives priv es Tout comme DeMArch Agence fran aise de normalisation 2010 propose des plans de classement par types de documents d archives En aucun cas le plan de classement d un fonds d archives ne doit se faire par sujets Les tapes du classement peuvent tre r sum es comme suit e prendre connaissance du fonds observer et rep rer les grandes masses du fonds e d terminer le contexte de cr ation du fonds et trouver des informations sur son producteur Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 111 e analyser et identifier sur une fiche num rot e chaque s rie dossier voire chaque document en mentionnant les types de documents leurs dates extr mes et le nombre de pi ces Donner chaque subdivision un inti
215. itution du patrimoine archivistique revisited impulsions auto critiques en guise d introduction Arbido N 3 pp 15 24 KNOCH MUND Gaby 2009 La construction de la m moire priv e et collective et l archivistique en Suisse Se souvenir comme imp ratif personnel collectif et professionnel In ECOLE DES CHARTES ELEC Conf rences Paris 2 novembre 2009 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible ladresse htip elec enc sorbonne fr conferences knoch mund LAMBERT James 1999 L accroissement l acquisition In COUTURE Carol et al Les fonctions de l archivistique contemporaine Sainte Foy Presses de l Universit du Qu bec ISBN 2 7605 0941 9 LATHION Val rie 2011 Guide des archives historiques Gen ve en ligne Mis jour le 21 novembre 2013 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http archives geneve lhistoire ch LEMAY Yvon 2010 Le d tournement artistique des archives In SERVAIS Paul HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d Les maltraitances archivistiques falsifications instrumentalisations censures divulgations Louvain la Neuve Academia Bruylant pp 223 240 Publications des Archives de l Universit catholique de Louvain 25 ISBN 978 2 87209 980 1 LEMAY Yvon 2012 Pourquoi valoriser les archives La probl matique en 2010 In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d La valorisation des archives une mission des motivations
216. ives publiques qui proc dent de l activit de l tat des collectivit s territoriales des entreprises et tablissements publics charg s d une mission de service public et des officiers publics et minist riels Delmas 2007 Les archives n entrant pas dans ce champ d application sont consid r es comme des archives priv es ce sont plus exactement les dJocuments d archives non publics produits ou re us par des individus des familles des associations des entreprises des partis politiques des syndicats etc et par tout autre institution priv e ou organisme non public Direction des Archives de France 2002 p 10 Le cadre r glementaire ou juridique tant relativement peu clair la distinction entre archives publiques et priv es est parfois difficile interpr ter La fronti re entre les activit s publiques et priv es d une personne physique ou morale peut tre t nue Parce que les archives priv es sont d finies par la n gation d autres termes existent Nous les consid rons ici comme synonymes archives non tatiques archives non institutionnelles ou papiers priv s D autres expressions nuanc es sont 44 Le texte de loi est consultable l adresse htip www legifrance gouv fr affichTexte do cidTexte JORFTEXT00000032251 9 amp dateTexte 20040223 consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACIN
217. l gi et le plus simple en termes de gestion est le don Toutes les institutions sont unanimes et favorisent ce mode d acquisition qui pr sente bien des avantages sur les autres transfert de propri t gestion plus simple des fonds et de leur accessibilit long terme ainsi qu une gratuit relative Il est cependant important d estimer les co ts qu engendrera l acceptation d un don Le d p t peut tre 17 Annexe XII 180 Annexe XIII Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 78 probl matique en cas de r vocation la dation inexistante dans notre enqu te et l achat n est pas recommand dans la mesure o il encourage le fractionnement des fonds et n est simplement pas envisageable financi rement pour la plupart des institutions Globalement toutes les institutions s efforcent de rediriger un donateur ou un d posant vers un organisme plus apte accueillir un fonds d archives en cas de refus ou d impossibilit de le recevoir La politique d acquisition ne sert pas uniquement acqu rir mais bel et bien justifier un refus ou aiguiller vers une institution partenaire La collaboration avec d autres institutions culturelles et une r partition des comp tences sont essentielles 81 Les Archives peuvent faire de la prospection c est plus rare de la part des biblioth ques et les mus es La transparence est un devoir de l archiviste Conserver une trac
218. la plus importante pour l histoire de la m decine et devait tre accessible rapidement La richesse de ce fonds permet en effet d tudier l volution de la m decine et de la profession de m decin Gen ve Il fournit des l ments sur diff rents sujets et traitements m dicaux pr sents dans les d bats des m decins lIl donne par ailleurs des indications sur l association et son organisation En outre le classement th matique de l poque a t maintenu pour respecter la logique et faciliter la recherche Ce fonds comme le reste de la collection des manuscrits a t microfilm Un index th matique et un index par patronyme permettent de mener des recherches plus approfondies Une fois ce traitement effectu les documents d archives ont t conditionn s dans du mat riel de conservation contenants non acides Ce sont les seuls documents de la collection du MHS avoir b n fici de ce traitement Physiquement ce fonds a t ins r dans la collection de manuscrits du MHS et a toujours t conserv dans les magasins du MHS Figure 5 Bo tes d archives DE LA s VILLE DE GEN VE Soci t m dicale de Gen ve 1 6 4 Avantages de la collection de manuscrits du MHS L ensemble des manuscrits du MHS rev t une importance historique patrimoniale et scientifique Elle poss de un lien direct avec l institution et ses archives institutionnelles ces manuscrits sont des sources suppl mentaires la connaiss
219. lassement eataa E aA canons amer Aa entente einen ete 111 93 29 D SCrIDIOME RM ride E e EN 112 5 3 2 3 1 Proc dure pour un inventaire d un fonds d archives 114 5 3 2 3 2 Instruments de recherche et logiciels d inventaire 114 5 8 3 Lignes directrices et l ments de contenu d une politique de sie 5 3 4 Lignes directrices d une politique de diffusion 120 5 3 4 1 Communicabilit tssssistutitssansitentunedannnisansetitetantee O 122 5 8 5 Solutions alternatives de transfert 122 6 CONCIUSIORE aa 124 Ol 1 Le RP D RO EE 124 6 2 EDJOUX i ara a aa ES Ea E ET 124 6 3 Quelle gestion des archives priv es dans les biblioth ques et les MUSGES Piina E E E a 124 6 4 B n fice ou charge ssssssnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnmnnn nnmnnn 126 6 5 INtEerogaton Sosro a a en nine 127 6 6 Archives biblioth ques et MUS ES nnrrrrrrrnnnrrssremnnnnnnnnnes 128 6 7 Collaborations et synergies snsssesnrrrrrennrrrennnnnes 129 BIDIOO Las 0 TPS nn 131 Annexe I GIOSSAI 2 en Le 144 Annexe Il Questionnaire MHS nn nrrrnrnenennnenenenennnee 155 Annexe lll Exemples de r pertoires num riques sssssnnnussnnnnnnnnnnnnnnne 160 Annexe V Liste des institutions r pondantes ssnsusnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 162 Annexe V Liste des entretiens men s snssssrrrnnrnns 165 Annexe VI Exemple d inventaire r alis en biblioth que 0 s
220. lassement apparent les conditions d acc s et d utilisation les sources compl mentaires pr sentes la BGE en signalant leurs cotes et finalement les ventuelles notes de l archiviste 10 L inventaire pourrait tre compl t avec les informations figurant sur les fiches du catalogue celui ci est plus complet et des indications telles que les modes d entr e ou les dates extr mes des documents sont indiqu es Ce travail de saisie pourrait tre confi un stagiaire ou un civiliste Un index th matique par sujet tels que pour les domaines d tudes et les instruments scientifiques par exemple comme pour le fonds de la Soci t m dicale serait utile et constituerait un apport pour la recherche puisque le classement actuel n offre pas beaucoup de possibilit s Rarement employ e par les archivistes l indexation mati re assurerait un meilleur rep rage des documents et un acc s pertinent l information Cela peut par cons quent constituer une alternative efficace au plan de classement tabli pour cet instrument de recherche et ne modlifierait pas la structure de la collection Le MHS pourrait en ce sens b n ficier de l exp rience de ses biblioth caires en termes d indexation mati re 210 Voir par exemple la pr sentation de ce fonds d archives personnelles conserv la BPUN http bpun unine ch page asp sous menui bachelin amp sous menu2 0 consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es da
221. le plastique anneaux premi re page etc Les agrafes la mesure o elles ne pr sentent pas de signes de rouille peuvent demeurer Tous les documents sont mis dans des fourres et des cartons de conservation Les registres peuvent rester sans protection particuli re Les documents pl s sont d pli s dans la mesure du possible Les grands formats sont cispos s dans des cartables sp ciaux documents abim s sont list s en vue d une possible restauration i des signes particuliers de d t rioration sont rep r s tels que moisissures champignons traces d insectes 1l faut le signaler l Archiviste T R diger la description archivistique Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 172 Cr er un document xml et l enregistrer sous S Arc Windat Descriptions EAD XML fonds en voie de cr ation 1 l on ne travaille pas sur le r seau d placer le fichier et la DTD fonds et les mettre sur le disque dur du poste Chacun choisit s 1l d sire travailler directement sur xml et renseigner les l ments ISAD G ou prendre des notes Dans le premier cas 1l faut donner une structure pr alable au fonds ce qui nest pas toujours possible Quoi qu il en soit xml est animent souple pour remodeler facilement l orgamsation du fonds Attention v rifier que toutes les modifications aient t faites cotes dates etc Dans le second cas il est n cessaire d avoir en t te les
222. le parcours propri taires interventions d un objet 1 4 ALM ou BAM Les acronymes ALM ou BAM sont employ s lorsque les notions de coop ration et de convergence entre les biblioth ques Archives et mus es sont mises en avant Ces notions proviennent du fait que ces trois types d institutions sont actifs dans des contextes communs sur les plans social organisationnel politique conomique et l gal Ces derni res sont en effet souvent au service des m mes usagers avec des moyens assez similaires Ce sont donc des partenaires naturels en mati re de collaboration et de coop ration Ces tablissements assurent l acc s l information en tant que responsables de la conservation de la transmission du patrimoine culturel et de la m moire Yarrow Clubb Draper 2008 M me si Archives biblioth ques et mus es diff rent ces trois types d tablissements conservent des l ments patrimoniaux assez semblables Il n est pas rare de voir des biblioth ques conserver des archives des services d archives conserver des objets et des mus es poss der leurs propres biblioth ques et archives La coop ration entre ces trois acteurs repr sente un enjeu majeur mais aussi une difficult quotidienne Giordano Monseigneur Canart 2011 1 4 1 Convergences divergences et collaboration En 2008 l IFLA a publi un rapport Yarrow Clubb Draper 2008 sur un de ses projets d crivant les tendances vers une plus grande
223. les professionnels impliqu s dans la conservation et la transmission du patrimoine Comme remarque juste titre Bruno Galland 2009 l existence des normes pr sente le risque de rejeter ce qui se situe en dehors de celles ci Ce risque se situe pour les biblioth ques et les mus es au niveau de la description archivistique En effet les fonctions d acquisition de conservation et de diffusion sont ma tris es par les biblioth ques et les mus es dans la mesure o ces op rations sont identiques dans la mani re de les mener qu il s agisse de monographies d objets ou de fonds d archives Seule la description archivistique ne peut tre appr hend e sur le mod le propre aux biblioth ques et aux mus es Cette fonction peut n cessiter un recours aux archivistes formation conseil aide pour l homog n isation des pratiques Toutefois au del du respect formel des normes et de la conformit ISAD G c est la d marche scientifique qui importe Cette derni re n est pas garantie par l emploi d une norme Il peut y avoir une d marche scientifique sans normalisation et la possibilit pour les chercheurs de comprendre et de poursuivre cette d marche pour acc der l information contenue dans les documents C est aussi pour cette raison qu il existe et qu il continuera d exister en parall le aux instruments de recherche conformes aux normes d autres moyens de recherche notamment au sein des biblioth ques et mus es Ces
224. lic comme priv dont la situation est similaire de prendre des d cisions strat giques sur la base de recommandations aux niveaux e des besoins en personnel et en comp tences pour la gestion de ces fonds d archives e des logiciels disposition pour l inventaire des fonds d archives e du contenu dune politique d acquisition d inventaire de conservation et de diffusion des fonds d archives e des solutions alternatives de transfert dans d autres institutions Les points relatifs la gestion de fonds d archives priv es sur lesquels l accent sera mis sont les suivants e la typologie des institutions et des fonds d archives priv es e les pratiques de gestion de ces fonds en termes de comp tences en personnel et ressources disposition classement et description politique d acquisition proc dure d inventaire moyens de conservation valorisation et diffusion des fonds e les instruments de recherche et logiciels d inventaire e les objectifs d am lioration et solutions envisag es Les principales contraintes une gestion optimale des fonds sont videmment les co ts Leur traitement demande la mise en uvre de ressources parfois indisponibles budget personnel qualifi locaux et surfaces d entreposage quipements outils informatiques etc Le financement est donc au centre de toutes les pr occupations relatives la gestion de fonds d archives priv es de leur acquisition
225. logue est conserv au MHS Chaque fiche est r dig e selon le m me mod le et comporte les noms de personnes un descriptif du contenu du document sa pr sentation physique et sa cote Figure 4 Fiche du catalogue m MIE pavail de Schidloff t resse aux recher Carte postale d Albert Einstein Charles Eug ne Guye Berlin 2 novembre 1916 28 La d finition archivistique d un catalogue pr cise qu il se distingue d un inventaire par son objet il porte sur un ensemble de documents d origines diverses de forme mat rielle ou de th me homog nes par sa structure les documents d crits le sont pour eux m mes et ne sont pas replac s dans le contexte d un niveau de description sup rieur Nougaret 1999 2 http www ville ge ch mhs pdf bib manuscrits pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 16 Lorsque cela a t jug n cessaire le texte figurant sur la fiche a t ajout en d but de document un classeur par exemple Lorsqu il s agit d une correspondance une fiche de renvoi a t tablie au nom du destinataire Ce catalogue a t compl t par l ancienne biblioth caire du MHS depuis 1987 par des entr es allant de la cote Z 280 jusqu la fin consign es dans un registre Ces fiches plus r centes comportent des indications sommaires sur leur provenance nom du donateur lieu et dat
226. mpilation 19920251 SUISSE 1998 Loi f d rale sur l archivage du 26 juin 1998 LAr 152 1 Etat le 1 mai 2013 en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible fladresse http www admin ch opc fr classified compilation 19994756 index html THE MUSEUM OF MODERN ART 2001 Museum archives manuscript collections collection development policy Society of American Archivists en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse www archivists org saagroups museum standards 6 MoMAManuscriptCollectionDevelopmentPolicy pdf T GEL Bettina BORELLI Graziella GROUPE DE TRAVAIL NORMES ET STANDARDS DE L ASSOCIATION DES ARCHIVISTES SUISSES 2009 Directives suisses pour l application de la norme g n rale et internationale de description archivistique ISAD G en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Zurich ASS Disponible l adresse http www vsa aas org fileadmin user upload texte ag n und s Richtlinien ISAD G VSA f pdf TORRIONE VOUILLOZ Dominique 2013 Les archives un d fi pour l Universit de Gen ve Hors Texte N 102 pp 16 21 TOSATO RIGO Dani le 2013 L archive priv e au c ur des pratiques sociales et culturelles Arbido N 1 pp 6 8 UNIVERSIT ATSBIBLIOTHEK BASEL 2014 Handschriften Archiv Nachlasse HAN Verbundkatalog Universit tsbibliothek Basel en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http aleph unibas ch F local base DSVO05 amp
227. mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 126 professionnels des archives puisque les diff rentes tapes du traitement ont un co t certain Si l on demande aux biblioth ques et mus es poss dant des fonds priv s de respecter scrupuleusement toutes les pratiques professionnelles identifi es et les nombreux standards archivistiques alors g rer ces fonds rel verait de l impossibilit pure et simple que ce soit financi rement ou techniquement Parall lement l enqu te sur le terrain a d montr que de nombreuses institutions trouvent des compromis En effet la litt rature professionnelle pr sente les pratiques de gestion id ales A un niveau th orique ceci est toujours applicable Dans les faits les choses sont plus compliqu es et l application de bonnes pratiques est parfois trop contraignante ou impossible car trop co teuse en ressources En ce sens des institutions poss dant des habitudes bien ancr es en termes de traitement de leurs fonds d archives auront plus de peine et risqueraient d tre r ticentes changer leur mani re de faire Bien souvent lorsqu un travail cons quent a d j t fourni on ne veut pas devoir tout reprendre ou recommencer Ceci est compr hensible car cela repr senterait un travail de longue haleine co teux qui au final ne changerait peut tre pas grand chose Nous ne pouvons donner de v rit absolue Tout d pend de l existant de l importance des fonds et de leur typolog
228. n ve 07 11 2013 Fran ois Bos archiviste AVP 07 11 2013 Sylvie B guelin conservatrice des archives priv es et des manuscrits BPUN entretien t l phonique 11 11 2013 Laurence lsaline Stahl Gretsch responsable du MHS 13 11 2013 Gilbert Coutaz directeur ACV 14 11 2013 Carlos Dos Santos Martins assistant en information documentaire CRIEE 15 11 2013 Fran ois Burgy archiviste AVG 18 11 2013 V ronique Goncerut Est be conservatrice en chef responsable du P le Biblioth que et Inventaire BAA 21 11 2013 Laure Eynard collaboratrice scientifique Mus e des Suisses dans le Monde 21 11 2013 Patrick Perret conservateur biblioth que des CJB 27 11 2013 Basma Makhlouf Shabou professeure HES HEG fili re information documentaire 05 12 2013 Jean Philippe Chassot archiviste et biblioth caire biblioth que des CJB Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 165 Annexe VI Exemple d inventaire r alis en biblioth que INVENTAIRE DES ARCHIVES MAURICE BARRAUD Nota bene Cet inventaire peut tre modifi Merci de nous communiquer vos remarques Afin de respecter et conserver l esprit de la donatrice et sa mani re de structurer les choses les archives ont t conserv es dans l ordre et avec la structure donn es Les classeurs fourres ont t conserv s part afin de pouvoir tre utilis s pour une exposition Les notice
229. n de donner une vision synth tique nous avons pr sent ces logiciels en contrebalan ant leurs avantages et inconv nients respectifs sans entrer trop dans les d tails techniques Pour chaque outil employ nous avons pr cis les noms des institutions r pondantes qui les utilisent 4 3 4 1 Solutions propri taires 4 3 4 1 1 ScopeArchiv solution standard compl te pour les archives ScopeArchiv amp est un logiciel propri taire payant d velopp par Scope Solutions AG bas en Suisse D velopp par des archivistes suisses le produit volue selon les besoins Il contient diff rents modules ScopeArchiv s adapte facilement aux structures existantes de chaque service d archives et prend en charge diff rents standards notamment les normes de description ISAD G et ISAAR CPF Scope Solutions AG 2014 ScopeArchiv de par son arborescence visuelle restitue bien la norme ISAD G 18 http www exlibrisgroup com category Aleph consult le 21 f vrier 2014 18 http www scope ch fr scopeArchiv SystemArchitecture aspx consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 81 Par ailleurs le respect des droits de la personne et du droit d auteur fondamentaux dans le contexte des archives priv es sont garantis Pour scopeArchiv les avantages sont multiples 8 et se situent aussi hors du syst me logiciel le plus utilis en Suisse 13 cant
230. n ent Nr ne 13 2223 17 TILL VAIUATIONE RL RER a a a 73 422 92 Gasse nEn SE ASE a eu 73 42233 DSc seat a 74 4 2 2 3 4 Instrument de recherche 75 A 22A Cnead RER ed S indus one ein 75 A220 DIMUSION ESS MR ESS dd anse 75 022 oN NV AIOTISATIONEES ai a de alert ie 75 4227522 1CONSUIAIONE RAR a en ed aie etene 77 42259 COMMUMCADINM S RS SR nn certe case ads 78 4 3 Comparaison des pratiques institutionnelles na0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 78 4 31 Typologie des DUDIICS 43e ennemies sine men it ina et 78 4 3 2 Volumes et supports d archives priv es 78 4 3 3 Pratiques institutionnelles 78 Sel ACQUISITIONS se te di en no ram tete niet aa ii on Mo tt des 78 ASL Maemees RE PR a a a aa 79 ASSA Evaluation enie ea E A 79 43322 QlassemeNi ai a E aE e r anse eo 79 13 83 29 MDESCHIPIIOMS ESS sde een a 80 4 3 3 2 4 Instrument de recherche et logiciels d inventaires 80 4 8 4 Etude de quelques logiciels utilis s pour les inventaires de fonds DAC SES Rd nn 81 4 3 4 1 Solutions propri taires issus 81 4 3 4 1 1 ScopeArchiv solution standard compl te pour les archives 81 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin vi 4 3 4 1 2 Module AMS de RERO logiciel d inventaire et de mise en ligne de fonds d AFCNIVES SL RS dm le entorse 82 4 3 4 2 Etude d un cas concret XMLSpy ss 84 4 3
231. n ou pr servation description et diffusion Nous allons un niveau plus global distinguer quatre fonctions fondamentales sur lesquelles nous baserons notre r flexion durant ce travail e Acquisition e Traitement valuation et tri classement description instrument de recherche et logiciels d inventaire e Conservation e Diffusion valorisation et accessibilit 1 2 1 Fonds ou collection Pour bien comprendre les diff rentes missions et les champs d action des institutions dont il est question dans ce travail Archives biblioth ques et mus es il convient d apporter quelques pr cisions et de faire une premi re distinction Comme le mentionne Barbara Roth Lochner 2007 les Archives abritent des fonds tandis que les mus es et les biblioth ques conservent des collections Cette distinction nous permet pr sent de d finir un fonds d archives et d y opposer la notion de collection Un fonds d archives est l ensemble des documents quels que soient leur forme et leur support mat riel produits ou re us par une personne physique ou morale 2 Qui peuvent notamment tre exprim es par la r gle des 4C Collecter Classer Conserver Communiquer 3 Nous emploierons ce terme d signant aussi bien l op ration mat rielle qu intellectuelle Cette derni re tant appel e galement classification ce terme est plus en usage au Qu bec et se distingue du classement notion
232. ncr tes aux probl mes que repr sentent ces fonds pour ces Institutions Le r sultat de ce travail devrait s av rer utile et permettre au MHS mais galement d autres institutions dont la situation est similaire de prendre des d cisions strat giques quant au sort des archives priv es poss d es Pour ce faire nous proposons aux biblioth ques et aux mus es diff rentes recommandations intelligibles pour des personnes encore peu familiaris es avec l archivistique Ce travail propose des lignes directrices et des l ments de contenu de politiques d acquisition d inventaire de conservation et de diffusion des archives priv es Les besoins en termes de comp tences professionnelles et de logiciels d inventaire de fonds d archives sont galement tudi s Les notions de convergence et de synergies entre institutions patrimoniales conservant des fonds d archives priv es sont mises en avant et diff rentes pistes d avenir sont voqu es Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin iii Table des mati res B e leo PE EE IP EEEE RE RER PS RER ES RES EE i FORCES es EE E EAA ji RESUME oee E ot iii kiste d s ADI a en A ane nn 2 tee IX Liste des HOUFOS nant den etes ele cuncece uen ue eee ist reea ee IX Liste des abr viations snsnnnenenenecenenenceeneceenencececececeneucececececeneucecesecee X AeIE e AE EEE AEE AEE E E AEE EAEE ARE E E EAE AE E
233. ndre les documents dans leur contexte Il est essentiel galement d essayer de d gager le contexte de cr ation du fonds en r unissant autant d informations que possible sur le ou les producteurs des documents On n oubliera pas que la mission de l archiviste est au moins autant de pr server le contexte de cr ation que les Dans ce but il est utile de lire un historique s il existe de connaitre l volution du service les tapes les plus importantes ses nmssions et caract ristiques Ces informations peuvent tre diss min es dans sources suivantes revues monographies m moriaux du Conseil municipal comptes rendus de l Admimistration r glements municipaux d autres fonds d archives sp cialement les dossiers du Conseil admmmstratif pour les dossiers posterieurs 1987 voir avec Dossiers et Documentation parfois le fonds du Secr tariat g n ral parm les documents contenus dans le fonds traiter les rapports annuels les proc s verbaux les extraits des s ances du Conseil admumstratif du m morial et ventuellement avec un peu de chance un historique etc Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 169 enfin il peut tre bon de rencontrer directement des gens du service ou des retrait s afin d obtemr les informations utiles Parmi les questions cl s on peut relever E quand le service a t il t cr e M
234. nfin l institution assure la mise en valeur et la diffusion du fonds d archives Bien que cela soit fait par diff rents services d archives nous conseillons de ne pas promettre un donateur d avoir enti rement trait un fonds dans un d lai imparti Finalement nous sommes d avis qu une biblioth que ou un mus e ne poss dant aucun fonds d archives ne devrait pas se lancer dans des d marches d acquisition du moins pas de mani re prospective 5 3 1 3 Crit res d acquisition Le document historique doit contenir une information susceptible d enrichir la m moire l histoire de l institution ou de sa communaut Mais il est n cessaire de consid rer l identit du producteur du fonds et son lien avec l institution en tant qu aide la compr hension de l histoire institutionnelle Cela signifie d tre attentif la valeur de t moignage et de recherche des documents Outre le lien avec l institution ses missions et les th matiques qu elle couvre les archives priv es peuvent tre en rapport avec la collection poss d e dans le cas d un mus e le fonds documentaire existant dans le cas d une biblioth que Les priorit s peuvent tre d finies selon des crit res g ographiques selon le support des archives pour les institutions sp cialis es dans la conservation d un patrimoine particulier audiovisuel par exemple II faut aussi consid rer le potentiel d exploitation des archives acquises cela d pendra de la capac
235. ngers Le don une approche renouvel e des archives priv es http masterproarchives voila net compte rendu index html consult le 21 f vrier 2014 Et pour en conna tre davantage consulter http archivesfmsh hypotheses org 819 consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 47 existantes Le risque de ce mode d acquisition r side dans la difficult d estimer la valeur mon taire d un fonds d archives e La dation Rarement appliqu e la dation permet un h ritier de s acquitter de ses droits successoraux contre la remise d une valeur quivalente en biens culturels des documents d archives priv es l tat via un service d archives public ou une biblioth que La loi genevoise sur la dation en paiement LDatP 8 et son r glement d application pr voient l acquittement total ou partiel des droits de succession ou de donation au moyen de biens culturels R publique et Canton de Gen ve 1995 e L change et le transfert Des institutions d tentrices d archives priv es peuvent s changer ou proc der des transferts de fonds si ces derniers ne correspondent plus la mission ou ne rentrent plus dans le cadre de leur politique d acquisition 3 1 7 3 Conventions pour l acquisition de fonds d archives priv es Quels que soient les modes d acquisition ils doivent faire l objet de documents crits Des
236. nnannnnennnnnennennnnnenenensnnnnsennne 100 52243 CONSEMAIONE ER RE St Ad de esta 101 D 2124 DINUSIOMeS ee A a 102 5 2 2 5 D l guer la gestion des manuscrits 103 5 2 2 5 1 Extraire certains documents de valeur nssensnseennseenrnrrrenrnrreerer nnee 103 5 2 2 5 2 Se s parer du fonds et le transf rer au D partement des manuscrits de la Biblioth que de Gen ve afin de profiter de son exp rience en la mati re 103 523 PISIES Ce TOXIQUES sr cn nr ni 104 5 2 3 1 Institutions similaires au MHS en possession d archives priv es 104 5 2 3 2 Les fonds d archives priv es dans le contexte des institutions de la Ville de GENOVE annee rt docs a ou a nl 105 5 3 Recommandations et lignes directrices pour les biblioth ques et les mus es en possession de fonds d archives priv es 105 5 3 1 Lignes directrices et l ments de contenu d une politique d acquisition ATCRIVES DrIV S SR en a a a 106 5 3 1 1 Buts g n raux d une politique d acquisition 106 5 3 1 2 El ments d une politique d acquisition d archives priv es s000000nn 107 5 3 1 3 Crit res d acquisito Ms sisme E aia ea tee n e 108 S214 Modes d ACAUISITON es an a een 109 5315 Le conratde dONAUON sS ne ns nine n a im 109 5 8 2 Lignes directrices pour r aliser un inventaire 111 Do 2 TT L lIMIRAIONS assie nec 111 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin vii 5 32 2 C
237. nnexe XII Fiche de lecteur Biblioth que de Gen ve D partement de la culture de la Ville de Gen ve a su E ru ksa pis t k 1 a it Pg EN VE D partement des manuscrits Fiche de lecteur Frojet de publication non J ai pris connaissance des dispositions l gales et r glementaires relatives aux droits d auteur Loi f d rale sur le droit d auteur et les droits voisins LDA du 9 octobre 1992 et Ordonnance sur le droit d auteur et les droits voisins ODA du 26 avril 1993 plus particuli rement de l art 29 LDA fes droits ne s teignent que 70 ans apr s le d c s de l auteur J ai galement pris connaissance des dispositions l gales et r glementaires relatives la protection des donn es personnelles sensibles Lai f d rale sur la protection des donn es LPD du 19 juin 1992 et Ordonnance relative la loi f d rale sur la protection des donn es OLPD du 14 juin 1993 Je m engage fournir audit D partement un exemplaire de toute tude dactylographi e ou imprim e farticiles monographie polycopi etc fond e enti rement ou en partie sur les documents de l BGE ou reproduisant ces documents Biblioth que de Gen ve D partement des manuscrits et archives priv es sans date Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 179 Annexe XIII Avertissement l attention des chercheurs Protection des donn es personnell
238. nnn00nnn 166 Annexe VII Marche suivre Traitement d un fonds d archives 167 Annexe VIIT Notice signalant un fonds d archives priv es dans le CALAIOQUe RERO ns s nn essences 175 Annexe X Liste des S FI S sers ete dresse ass ennnen 177 Annexe XI Extrait du plan de classement 178 Annexe XII Fiche de lOCIOUF ind einen 179 Annexe XIII Avertissement l attention des chercheurs assnnnsnnnnnnn0ns 180 Annexe XIV Exemple de convention de donation 181 Annexe XV Exemple de convention de donation 185 Annexe XVI Niveaux et l ments de description obligatoires ou l COMMANABS En en eee En a nr mere meeenne 189 Annexe XVII Exemple de politique de conservation 190 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin viii Liste des tableaux Tableau 1 R gles de description selon ISAD G nannnnannnnnnnennnnnenrnonnnnnnnnnnnnnneneenenee 52 Liste des figures Figure 1 Document manuscrit 14 Figure 2 Tapuscrit aNNOlE asocieri e E eee 14 Figure 3 Pr sentation de la collection manuscrits et microfilms 15 Figure 4 Fiene du CAAIOQUR ER ne tin due 16 Figure 5 Boites d archive Sameie ren a Ea ETEei 19 Figure 6 Sch ma des niveaux de classement d un fonds d archives selon la norme DADO arira i E 53 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE
239. non acide fourres enveloppes et bo tes et op rer un reconditionnement progressif pour les anciens fonds Certaines institutions se sont m me dot es de d shumidificateurs de d tecteurs de fum es d alarmes d extincteurs voire de murs pare feu Les d partements des manuscrits peuvent compter sur leurs ateliers de restauration La BGE a par ailleurs b n fici de l expertise d Andrea Giovannini sp cialiste de la conservation pr ventive 4 2 2 5 Diffusion Les instruments de recherche sont dans l ensemble consultables en ligne via une base de donn es une page HTML ou un document num ris ou en voie d tre mis en ligne Certains inventaires sont encore uniquement disponibles en salle de lecture inventaires papier Les inventaires physiques et virtuels sont donc g n ralement compl mentaires Les archives sont consultables sur place En effet on ne peut pas forc ment se permettre de num riser et de diffuser l int gralit du contenu des fonds sur Internet 4 2 2 5 1 Valorisation Tous les services d archives ont compris l importance de mettre en ligne leurs instruments de recherche En voici quelques exemples 165 http www andrea giovannini ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 75 Les ACV mettent en ligne des inventaires dans le cadre de la base DAVELTS La base affiche la totalit des fonds 97 des f
240. ns proscrire la nourriture et les boissons ne pas annoter empiler ou exercer de pression sur les documents Il est recommand de r aliser des supports de substitution et par exemple de num riser les documents les plus consult s afin de ne pas les manipuler de fa on r p t e afin d en assurer une conservation et une consultation plus efficaces en communiquant de pr f rence la copie plut t que l original Une copie de s curit doit tre conserv e dans un autre endroit dans l ventualit d un sinistre En Suisse des cours existent pour se former la conservation des collections papier La SIGEGS organise des cours qui se veulent efficaces bon march et orient s sur la pratique SIGEGS 2014 en ligne 2 Pour plus de d tails consulter l tude et les directives sur la manipulation des documents d archives Forde 1991 htip unesdoc unesco org images 0009 000909 090984fo pdf consult le 21 f vrier 2014 240 est extr mement important de signaler que le fait de r aliser une copie n autorise pas la destruction du document original Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 118 e D sastres Des plans d urgence peuvent tre d finis Il existe des techniques sp ciales comme la lyophilisation des documents ayant subi des d g ts d eau par exemple Il est galement possible de mettre en place des alarmes des d tecteurs de fum e des
241. ns les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 95 Des liens entre l inventaire et les dossiers des objets conserv s par le MHS pourraient tre tablis En effet ces dossiers contiennent parfois des photocopies de documents manuscrits en lien lorsqu une recherche a t faite Toutefois cette relation n est pas faite de mani re syst matique et implique une recherche manuelle au pr alable Les documents de la collection devraient tre reconditionn s Les microfilms devraient tre conserv s dans un lieu de stockage s par g ographiquement du lieu de stockage des manuscrits en cas de sinistre La collection de manuscrits devrait tre mise en valeur nous verrons comment au point 5 2 2 4 4 5 2 2 Propositions ouvertes choix et cons quences Nous avons imagin trois propositions que pourrait envisager le MHS quant au sort de ses manuscrits Ces propositions sont d velopp es et comment es ci dessous 5 2 2 1 R aliser un nouvel inventaire selon les principes archivistiques modernes A l aide de XMLSpy d j utilis et ma tris par l institution Il serait possible d imaginer la r daction d un instrument de recherche de la collection sur un mod le proche de cet exemple de collection de correspondance d artistes britanniques conserv e la Frick Art Reference Library D crire une collection avec ISAD G EAD XML pourrait se faire en utilisant le niveau de description fonds
242. nstrument de recherche le plus r pandu Il mentionne sous forme de liste la cote les dossiers num r s bri vement dans l ordre et les dates extr mes Il a la qualit de favoriser le traitement des fonds dans des d lais courts et est appropri pour des fonds homog nes constitu s de s ries de documents de m me nature Juge Clerembaux 2012 Il est donc rapide r diger et simple consulter puisqu il propose un aper u d ensemble du fonds Des r pertoires num riques d taill s peuvent proposer une analyse plus pouss e du contenu 3 1 8 4 Logiciels d inventaire Les premiers logiciels tre employ s pour les archives sont les outils bureautiques les traitements de texte les tableurs ou feuilles de calcul ainsi que les SGBD Des logiciels m tiers sont con us sp cialement pour les archives Un rapport 10 comparatif sur les logiciels de gestion d archives a t publi en 2009 par le Council on Library and Information Resources La Direction des Archives de France propose une liste de logiciels de gestion d archives Il existe diff rentes familles d outils Ceux nous int ressant pour les archives priv es sont les outils de description d archives d finitives employant les normes archivistiques telles ISAD G et ISAR CPF Il existe de nos jours des logiciels de gestion d archives Les logiciels de gestion d archives permettent de g rer certaines t ches d une institution d archives comm
243. nt un d posant par exemple La BGE fait signer une d charge aux lecteurs qui consultent des fonds priv s afin de veiller au respect de la l gislation suisse en termes de droits d auteurs et de protection des donn es personnelles sensibles en vue de responsabiliser les usagers des archives Les Archives du CICR ont choisi dans la m me optique de faire figurer un avertissement sur la protection des donn es personnelles au d but de chacun de leurs inventaires 4 3 Comparaison des pratiques institutionnelles 4 3 1 Typologie des publics Toutes sortes de publics peuvent tre int ress s par la consultation d archives priv es quelle que soit l institution les conservant Des historiens des tudiants des universitaires des conservateurs des chercheurs des professeurs des g n alogistes des journalistes des artistes des crivains des rudits des retrait s etc 4 3 2 Volumes et supports d archives priv es Le volume des fonds priv s poss d s varie entre quelques m tres et plusieurs kilom tres lin aires de documents Les supports sont exclusivement papier manuscrits et imprim s mais beaucoup d institutions poss dent par exemple des documents informatiques photographiques filmiques sonores des cartes et plans sur divers supports physiques et num rique et conservent parfois m me des objets re us avec les fonds 4 3 3 Pratiques institutionnelles 4 3 3 1 Acquisition Le mode d entr e privi
244. nt Le travail se d roule g n ralement St L ger Se munir du mat riel n cessaire comme par exemple des trombones plastiques des fourres et des cartons de conservation des gommes sp ciales un petit balai des gants s les documents sont particuli rement sales Garder en t te les principes de base en particulier les notions de respect du fonds et de S1 n cessaire revoir la litt rature archivistique en particulier les manuels de base demande conseil l Archiviste Pr parer des feuilles afin de prendre des notes pendant tout le processus Il convient de documenter au mieux le travail effectu Ce travail peut ventuellement se faire directement sur xml Dans ce cas un portable est n cessaire D poussi rer les contenants et les documents non prot g s en particulier les registres 2 Prendre connaissance du fonds Cette phase a pour but permettre la personne qui traite le fonds de se faire une id e g n rale du fonds en faisant un tour d honzon avant d agir Il est tr s important de ne pas n gliger cette phase d observation Celle c1 en effet est capitale pour toute la suite des op rations 1 on n y consacre pas le temps n cessaire s1 on ne l effectue pas correctement on court le risque de prendre ces d cisions erron es quant au plan de classement et aux elmunations et donc de ne pas temr compte des principes archivistiques Plus encore cela emp cherait les utilisateurs futurs de pouvoir compre
245. nt envisageable de d crire certaines parties ou pi ces avec davantage de d tail Chaque niveau de description devra correspondre une rubrique du plan de classement Nous recommandons dans la mesure du possible l utilisation des niveaux et l ments de description obligatoires ou recommand s l chelon national La premi re zone zone d identification contient en effet cinq des six l ments de description fondamentaux renseigner Les l ments obligatoires doivent tre imp rativement renseign s La norme dicte par ailleurs des r gles simples et adaptables tout fonds d archives Directives suisses pour l application de la norme g n rale et internationale de description archivistique ISAD G 228 http www archivistes ch vos archives inventaire html consult le 21 f vrier 2014 22 Annexe XVI Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 113 5 3 2 3 1 Proc dure pour un inventaire d un fonds d archives la r daction d inventaires est le fondement de toute la r flexion archivistique Elle cristallise les enjeux professionnels f d re et justifie toutes les autres pratiques L inventaire est en effet la m diation entre les documents et le public Coutaz 2006 p 41 Cinq crit res de description sont obligatoires la r f rence il faut donner chaque document pi ce ou dossier selon le degr de pr cision de l instr
246. nt capitalis s les r sultats des recherches sur cette th matique et qui donne acc s un guide pr sentant la d marche de conception et de r alisation d un site web d archives Filippozzi 2008b Recommandations vid o la sauvegarde de documents vid o http fr memoriav ch dokument Empfehlungen empfehlungen video fr pdf consult le 21 f vrier 2014 Recommandations g n rales film htip fr memoriav ch dokument Empfehlungen recommandations generales fil m_fr pdf consult le 21 f vrier 2014 246 http archiveswebsites pbworks com w page 13603098 FrontPage consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 120 Mettre en ligne les instruments de recherche est le principal moyen de mise en valeur des fonds priv s et il est peu co teux Il convient de faire la diff rence entre la mise en ligne des inventaires et le signalement d un fonds conserv En effet certaines donn es sensibles soumises aux droits de la personne protection de la vie priv e ne peuvent tre diffus es sur Internet et consultables par tout un chacun Il convient donc d tre prudent quant la publication de certaines donn es personnelles sur Internet particuli rement dans le cadre des archives priv es C est pourquoi il est primordial de conna tre et de respecter la l gislation en vigueur Pour les biblioth ques ou mus es raisonner en termes de r
247. nt en mains de particuliers Les AVG qui conservent les fonds d archives administratives du MHS ont inventori et d crit les archives de la Soci t m dicale l aide de XMLSpy selon les normes ISAD G et ISAAR CPF Le fonds repr sente 5 9 ml Les documents qu il comprend sont dat s de 1569 1975 Archives de la Ville de Gen ve 20 Le fonds de la 30 Voir la notice d autorit du Mus e d histoire des sciences p 2 http w3public ville ge ch seg xmlarchives nsf Attachments musee histoire des sciencesISAARfra meset htm file musee histoire des sciencesISAARframeset htm OpenEleme nt consult le 21 f vrier 2014 31 htto wS3public ville ge ch seg xmlarchives nsf Attachments musee histoire des sciencesframeset hitm file musee histoire des sciencesframeset htm OpenElement consult le 21 f vrier 2014 32 L inventaire est consultable l adresse http w3public ville ge ch seg xmlarchives nsf Attachments societe medicaleframeset htm file soci ete medicaleframeset htm OpenElement consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 18 Soci t m dicale appara t dans l inventaire du MHS entre les cotes Z 247 et Z 261 Les AVG ont uniquement trait ce fonds et non le reste des manuscrits poss d s par le MHS La raison de ce choix r side dans le fait que le fonds de la Soci t m dicale repr sentait la source
248. nt ensuite divis es en dossiers pour constituer le plan de classement 161 La directive est disponible l adresse http www usherbrooke ca biblio fileadmin sites biblio documents pdf Archives 2600 004 directive acquis fonds coll archives privees rev finale pdf consult le 21 f vrier 2014 162 Annexe IX 165 Annexes X et XI Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 13 4 2 2 3 3 Description Les normes de description sont employ es dans tout service d archives ou d partement des manuscrits La DTD EAD est utilis e pour structurer les instruments de recherche en XML et l usage d ISAD G ou des RDDA appara t comme une vidence Les institutions employant ISAD G ne renseignent pas syst matiquement les 26 l ments de la description mais seulement ceux qu elles estiment tre pertinents et indispensables Toutes les institutions n appliquent pas la norme ISAAR CPF Seules les AVG les ACV et l IMEC emploient ISAAR CPF et l EAC La plupart du temps la description se fait jusqu au niveau de base savoir le dossier Mais le choix du niveau d analyse n est pas quelque chose d uniforme en effet cela d pend de l int r t que pr sentent les documents d un fonds A ce facteur en lien avec le contenu intrins que d un fonds s ajoutent des choix strat giques et l tablissement de priorit s comme par exemple pour des plus petites structures telles les AVP Ces
249. nt la norme ISAD G et refl tent la structure hi rarchique propre l organisation d un fonds d archives subdivisions du fonds en s ries dossiers et sous dossiers l aide de menus d roulants L interface destin e au public est toutefois peu ergonomique et intuitive Les fonds du Mus e Curie dont les inventaires sont disponibles sur Calames permettent aussi de naviguer dans l arborescence des fonds gr ce aux diff rents composants du fonds qui peuvent se d ployer La biblioth que espagnole de musique et de th tre contemporains Fondation Juan March publie galement les instruments de recherche de ses fonds d archives priv es en ligne Enfin la biblioth que du Mus e Galileo d histoire des sciences sis Florence le plus proche du MHS de par sa mission et sa structure met galement ses inventaires en lignet 4 2 1 4 Conservation Les biblioth ques et les mus es ont pour mission de conserver un patrimoine culturel La fonction de conservation est donc bien ancr e au sein de ces tablissements et est tr s souvent mise en avant voire jug e prioritaire par rapport au reste des traitements archivistiques des fonds d archives La plupart des biblioth ques et des mus es poss dent et suivent des politiques de conservation pour prot ger leurs collections 144 Voir par exemple l inventaire du fonds Kiyoshi Hasegawa http www inha fr IMG pdf Hasegawa pdf consult le 21 f vrier 2014
250. oines historique culturel naturel et scientifique Lausanne 22 23 mars 2007 en ligne Zurich Association des mus es suisses Lausanne Mus e historique pp 23 32 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www lausanne ch ville culturelle culture a vivre musees adresses musees musee historique lausanne mhl musee publications publications diverses actes du colloque extrasArea 00 links 01 linkBinary ActesDuColloque pdf CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES 2000 ISAD G norme g n rale de description archivistique en ligne 2 d Ottawa ICA Consult le 21 f vrier 20141 Disponible l adresse http www icacds org uk fr ISAD G pdf CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES 2010 D claration universelle des archives CA org en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htto www ica org 6574 documents de rfrence dclaration universelle des archives html COSADOCA 2014 Fiches pratiques Consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www cosadoca ch fr ressources fiches pratiques COOK Terry 1999 The Management of Information from Archives 2nd ed Aldershot Gower ISBN 978 0 566 07993 1 C T Sophie sans date L acquisition d archives priv es et le mod le de convention de donation de Biblioth que et Archives nationale du Qu bec Conseil du patrimoine religieu
251. oissance de moisissures s il est trop lev acc l rent sa d gradation et affectent les encres la lumi re naturelle ou artificielle provoque des r actions photochimiques dans les mat riaux qui composent un document La lumi re affecte le papier efface les encres et d t riore les couleurs Ces dommages sont cumulatifs et irr versibles les insectes et les rongeurs se nourrissent du papier de lamidon du cuir ou encore de la colle contenus dans les documents la pollution atmosph rique particuli rement dans les grandes villes la manipulation par les chercheurs et le personnel les d sastres tels l incendie l inondation le vol le vandalisme Les archives priv es en tant qu archives historiques doivent disposer des m mes moyens de protection et de conservation que les autres documents d archives inactifs La norme ISO 11799 2003 fournit les prescriptions essentielles de mani re claire et fiable pour le stockage des documents d archives et de biblioth que Bien que tr s g n rale cette norme consid re que des conditions climatiques optimales un stockage soigneux et la propret sont les mesures de conservation passive les plus importantes Organisation internationale de normalisation 2003 Au Canada on est tr s soucieux de la question de la conservation des documents d archives comme le prouve la r daction de diff rentes normes relatives aux 114 Comme les blattes mites p
252. oissons d argent termites vers papier punaises etc 115 Souris et rats 116 Les principaux polluants sont l ozone l oxyde de soufre et l oxyde d azote Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 58 documents d archives et de manuels de conservation 8 Parce que le risque de perdre ou d endommager des documents d archives est une pr occupation permanente les Archives nationales du Qu bec ont labor en 2001 un guide d intervention pratique intitul Plan des mesures d urgence pour les documents d archives Cet outil de formation offre des indications pr cises aux institutions confront es un d sastre Casault Charbonneau 2011 L Association suisse pour la conservation des uvres graphiques et manuscrites SIGEGS est active dans la conservation des documents d archives Cette association repr sente les int r ts de toute institution poss dant des collections sur support papier et ayant besoin d une politique de conservation SIGEGS 2014 La SIGEGS diffuse des informations destin es un public large gr ce des cours sp cifiques des publications et son site web 9 En Suisse l OFPP organe comp tent en mati re de protection des biens culturels poss de une section Protection des biens culturels Celle ci participe aussi des projets de sauvetage et de collaboration en cas de catastrophe Burgy Roth Lochner 2002 2003 3 1 10 Dif
253. oit d auteur LDA Archives de la Ville de Gen ve 2011 p 7 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 63 4 Collecte de donn es sur les pratiques institutionnelles Cette phase de r colte d information sur le terrain a permis de rendre compte de la r alit des pratiques institutionnelles de v rifier les connaissances acquises par le biais de la litt rature professionnelle et d alimenter notre r flexion 4 1 Typologie des institutions Au total nous avons identifi environ 150 institutions publiques et priv es mus es biblioth ques de lecture publique biblioth ques cantonales biblioth ques sp cialis es centres et services d archives tatiques ou non centres de documentation centres de recherche m diath ques phonoth ques et instituts professionnels en possession de fonds d archives priv es Nous avons ensuite pris contact avec 94 d entre elles travers treize pays r partis sur quatre continents Parmi les r ponses re ues en retour 47 tablissements ont accept de recevoir notre questionnaire sur les pratiques de gestion des fonds d archives priv es Au final 28 questionnaires nous ont t retourn s Cela repr sente par cons quent un pourcentage de r ponse l g rement sup rieur la moiti des envois ce qui constitue un taux de r ponses tout fait honorable et plus que conforme nos attentes ce chiffre s ajoutent
254. ollection de manuscrits du MSN 20 2 M thOdOIOGI nn ne nn RS Eee An ne s dant 22 2 1 Organisation QU IFAVAI 25555 080 nmn co states sets rennes renanes sienne 22 SM ee 22 2 2 INFO OM a ann ea ne en Pa CS D ta dd ce 22 221 Clariic ation AW MANTAL 2 SM MER a 22 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin iv 2 2 2 Contexte du travail iii en enenenenenecececceemececenee 23 2 2 3 D finitions et terminologie 23 23 Etat des LETTRE eee EE 23 24 Processus d recherche 2255525 nn ann te set ete 24 2 4 1 Recherches effectu es dans les bases de donn es documentaires en SCIENCES d lIMONMAIONE SR a dia de de annees 24 2 4 2 Recherches dans les revues lectroniques 24 2 4 3 Recherches dans les sources traitant d archivistique 24 257 Etatde AFS a ct tee 24 2 51 Revue d A li FATUES Se near nice me eus 25 2 5 2 R daction des r f rences bibliographiques 0 nnnannnannonnnonnnnennnennnenne 26 2 6 Collecte d donn es nn ns nr testeete cesse 27 2 6 1 Prise de contact et recherche d experts en Suisse nnnannnnennnen1enni 27 2 6 2 Rencontres avec des professionnels et des personnes ayant la charge de TONAS PIVE S ER Rd die due 27 2 6 3 Recensement des INSIIUIONS s462e0teunhseebhre an deansn sers means seconeende 27 2 6 4 Elaboration de la grille d entretien semi directif
255. olter des livres et des documents manuscrits portraits de savants La provenance des dons n a t que rarement consign e et n est pas toujours connue Toutefois des l ments d information glan s aupr s de diverses sources mentions de dons ult rieurs correspondance de l ancienne biblioth caire nous apprennent que la collection a continu de s accro tre au fil des ann es pour atteindre sa taille actuelle Cette collection de manuscrits n a pas vraiment constitu une priorit lorsque l quipe de biblioth caires du MHN a repris la gestion de la biblioth que du MHS en 2006 Ce n est qu aujourd hui que l on se penche v ritablement sur la question de ces manuscrits ayant jusqu alors toujours fait partie des collections documentaires de l institution et n ayant t exploit s qu de rares reprises 1 6 3 Archives de la Soci t m dicale de Gen ve En 1963 la Soci t m dicale de Gen ve a remis ses archives Marc Cramer pour le futur MHS Le manque d l ments contextuels laisse imaginer que Marc Cramer cette p riode jouissant d une certaine notori t a pu b n ficier de ses diff rents contacts pour faire l acquisition de manuscrits pour les besoins du futur MHS Ces manuscrits tout comme les autres documents d archives d origine priv e composant la collection du MHS auraient en effet tr s bien pu revenir l ancienne Biblioth que publique et universitaire de Gen ve ou rester simpleme
256. on et de gestion d archives cet outil est id al pour des petits services d archives Ses fonctionnalit s Christeller 2010 sont e la description de fonds d archives selon la norme DACS encod e en XML EAOD e la production d inventaire en PDF HTML e la description du fonds par niveaux hi rarchiques e la gestion des versements gr ce un module sp cifique e une interface de recherche e la possibilit de d crire des objets num riques Ses avantages sont les suivants e avoir t cr par des archivistes pour des archivistes c est leur slogan e la facilit d utilisation et d acc s e l interface conviviale Les inconv nients sont e l usage de DACS en anglais 135 http antoninbenoitdiouf com 2012 05 25 n 70 ica atom logiciel de gestion archivistique consult le 21 f vrier 2014 198 http www archiviststoolkit org consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 85 e l absence d interface web e l impossibilit de visionner les documents num riques e l import compliqu de donn es trop nombreuses Archivists Toolkit est utilis notamment par The Spanish Library of Contemporary Music and Theatre The Frick Art Reference Library et la Tauber Holocaust Library 7 Cette biblioth que am ricaine a par ailleurs pu exporter gr ce ce logiciel ses instruments de recherche au format MA
257. onds d archives priv es est op r e par diff rents intervenants services d archives mais galement biblioth ques et mus es et une coordination des activit s sur un territoire donn est n cessaire Cette coop ration entre organismes peut par exemple se d finir selon des zones d excellence Des r seaux locaux se mettent en place tel le GARM au Qu bec dont la vocation est de r partir les champs d acquisition des services d archives pour que les dons soient dirig s vers les bonnes institutions biblioth ques et mus es faisant l acquisition de fonds d archives priv es Ces derni res sont soutenues financi rement par BAnQ en tant que partenaires agr s pour la gestion des fonds priv s Baillargeon 2013 L int r t des documents pour compl ter des sources d j disponibles ou pour croiser des informations Yante 2013 p 67 est un crit re d une politique de collecte Le Mus e McCord acquiert par exemple les archives priv es documentant les objets de sa collection ou compl tant d autres fonds d j poss d s Ainsi de fa on g n rale chaque mus e vise acqu rir des fonds dont l information est directement li e sa collection Vincent 1996 p 68 Quel que soit le milieu o des fonds d archives priv es sont acquis la fonction acquisition s ins re dans un processus global de constitution de la m moire organique et consign e L acquisition est la premi re tape d une s
258. onds ont un inventaire g n r en PDF ou rattach la notice Archives cantonales vaudoises 2014 Les inventaires des fonds priv s des Archives de la Ville de Gen ve sont galement consultables en ligne gr ce IDEA amp La BGE permet d acc der aux descriptions des fonds et collections d archives priv es de son D partement des manuscrits via Odyss e sa base de donn es en ligne Celle ci offre la possibilit de faire des recherches par index personnes familles collectivit s fonctions lieux et mots mati re Les Archives du CICR publient sur leur site web les inventaires d taill s de leurs fonds priv s au format PDF l UQAM affiche l tat g n ral de chacun des fonds d archives priv es par champs d int r t accompagn d une pi ce num ris e Les s ries et sous s ries sont pr cis es Par ailleurs les listes des nouvelles acquisitions sont tr s souvent publi es sur Internet La num risation des documents d archives eux m mes est un moyen de valorisation de plus en plus pl biscit des expositions virtuelles sont cr es et visibles sur les sites web des institutions par exemple les AVP et l UQAM Les AEV ont organis en 2012 une journ e portes ouvertes d di e aux archives priv es intitul e Les Archives et moi et pr voient la mise en place d une exposition virtuelle sur le m me th me Archives de l tat du Valais 2012 166 Description des Arc
259. ons poss dent un contrat type de donation mais dans certains cas il n y a qu un change de courriers et parfois peu ou pas de trace d une transaction trop ancienne lorsque les fonds sont la propri t de l institution depuis de longues ann es Les institutions soucieuses de se doter d une politique d acquisition pr voient l tablissement d une convention d un contrat ou d un document pr cisant la remise d un fonds l institution et assurant la tra abilit de la transaction Souvent il s agit simplement d une lettre et un don est souvent bas sur une relation de confiance entre donateurs et donataires 134 http institutions ville geneve ch fr mah bibliotheque consult le 21 f vrier 2014 135 http www lausanne ch mhl consult le 21 f vrier 2014 186 Voir les informations relatives au d veloppement de ses collections l adresse http www inha fr spip php article25 consult le 21 f vrier 2014 137 De la biblioth que musicale de Gen ve vers les archives musicales de la BCU par exemple Ou des AVP vers la BGE si les archives sont celles d une grande famille genevoise par exemple Ou encore d un mus e cantonal vers des Archives d Etat Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 66 4 2 1 3 Traitement 4 2 1 3 1 Tri et liminations G n ralement les doublons sont limin s L limination de tout autre document se fait avec l accord pr alable
260. ons sur 26 le savoir faire commence se r pandre au sein des institutions amp Les clients disposent de plateformes d change pour des questions techniques ou organisationnelles tels que le scopeArchiv User Group L avantage principal est l efficacit de la partie du logiciel destin e au public interrogation via Scope Query Les inconv nients sont le c t peu convivial de la partie r serv e aux professionnels et les nombreux co ts financiers mise en place installation transfert des donn es adaptation individuelle formation maintenance et assistance assumer pour des biblioth ques et des mus es dont la mission premi re n est pas la conservation de fonds d archives A terme ce logiciel devrait tre employ par les grandes institutions patrimoniales suisses car c est certainement le plus abouti Cette solution est utilis e notamment par les institutions suivantes BCUF ACV ArCJ AEV Burgerbibliothek Bern 4 3 4 1 2 Module AMS de RERO logiciel d inventaire et de mise en ligne de fonds d archives RERO a impl ment le catalogage des archives avec le module Archives Management System AMS de VTLS d s 2010 RERO a ainsi d fini une politique concernant l inclusion dans le catalogue de manuscrits et de fonds d archives R seau des biblioth ques de Suisse occidentale 2012 Diff rentes institutions emploient l heure actuelle en Suisse Les principaux avantages sont e l int gration
261. onserver un type de fonds l tat conservatoire les types de documents et de supports les modes d acquisition et les conditions de consultation des documents d archives sont autant de crit res prendre en ligne de compte Avant toute acquisition il est absolument n cessaire d tudier les co ts qui en d coulent ressources humaines temps de traitement mat riel de conditionnement et espace de stockage G n ralement un nombre limit de ressources est accord aux archives priv es non par manque d int r t mais plus par obligation envers les autres responsabilit s d un organisme d tenteur d archives Baillargeon 2013 Ces derni res ann es deux travaux de m moire de Bachelor ont eu pour sujet les strat gies d acquisition d archives priv es dans le contexte genevois Le premier consiste en une tude des strat gies et politiques mises en place pour acqu rir des archives priv es aupr s des trois institutions majeures du paysage archivistique genevois AEG AVG et BGE Zenoni Hagmajer 2009 Le second faisant suite cette tude traite de la mise en place d une m thode proactive d acquisition d archives priv es aux AVG la m thode Minnesota Nobs 2010 La politique de d veloppement des collections manuscrites du MoMA donne diff rents crit res d acquisition d archives priv es archives de personnes et d associations The Museum of Modern Art 2001 La politique d acquisition des archives
262. ont devenues autonomes et se sont affranchies du sch ma encyclop dique impos par les classifications des biblioth ques jusqu cr er leur propre science l archivistique Le fait de trouver des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es met le doigt sur la question des diff rences de traitement entre les institutions Ces diff rences rel vent certainement plus de la m thode envisag e que des comp tences Toutefois aujourd hui cette culture commune oubli e des approches totalement antinomiques se confrontent Combe 2006 A priori les Archives et les mus es accueillent tous deux du mat riel unique conserv pour les g n rations futures A la diff rence des Archives les documents que l on trouve dans les biblioth ques existent souvent en plusieurs exemplaires Alors que le biblioth caire raisonne selon une logique d organisation encyclop dique de classification th matique de la connaissance et aura tendance regrouper des documents autour d un m me sujet application du principe de pertinence l archiviste a une vision marqu e par la constitution des fonds et raisonne donc en termes de provenance des documents en se basant sur leur contexte de cr ation La biblioth conomie consid re et catalogue prenons l exemple d une monographie des unit s documentaires selon des standards bibliographiques alors que l archivistique proc de une description d ensemble selon la logique du fonds sa structu
263. oration a lieu entre les AVG et le MHS au niveau de la gestion des archives du mus e La biblioth que est membre de RERO Ce partenariat comprend l utilisation d un m me SIGB et d un catalogue collectif 1 5 1 2 2 Missions Les missions de la biblioth que sont pr sent es dans la Politique de d veloppement du SIDoS aux pages 6 et 7 Mougin 2010 1 5 1 2 3 Logiciels d inventaire et de catalogage Le SIDoS emploie diff rents outils informatiques pour la gestion de ses collections le MHS utilise le SIGB Virtua propos par RERO pour le catalogage des documents de la biblioth que Le MHN quant lui outre Virtua emploie galement l diteur XMLSpy utilis par diverses institutions en Ville de Gen ve pour l inventaire des fonds d archives Et d autres logiciels comme EndNote et FileMaker Pro pour le catalogage de tir s part par exemple Diff rents outils seraient donc potentiellement disposition du MHS en tant que filiale du MHN 1 5 1 2 4 Normes d inventaire et de catalogage Au sein des deux biblioth ques le catalogage sur Virtua est bas sur le format MARC21 et sur les r gles de catalogage AACR2 Anglo American Cataloguing Rules Second Edition Le SIDoS s tant dot d une archiviste les fonds d archives d finitives du MHN sont d crits selon la norme internationale ISAD G Norme internationale et g n rale de description archivistique et selon le standard EAD L archiviste se base sur des proc
264. orisation des archives Nous pouvons citer l exemple des AVG qui ont donn acc s la totalit de leurs inventaires d s 2003 gr ce ISAD G et XML EAD Burgy 2004 Les publications imprim es tant devenues trop co teuses il est aujourd hui bien plus simple de mettre en ligne les instruments de recherches les inventaires statiques ou dynamiques avec leurs liens aux documents num ris s lorsqu ils existent tout en proposant des sources compl mentaires sites web et informations en lien avec les fonds Le site web Archives Canada comprend une rubrique Expositions virtuelles donnant acc s plus de 150 expositions virtuelles sur des sites de services d archives universitaires canadiens Archives Canada 2014 Les fonctionnalit s du web 2 0 sont de plus en plus appliqu es dans le contexte archivistique par le biais de flux RSS blogs wikis plate formes de partage de ressources espaces de socialisation et folksonomies Lemay 2012 Les utilisateurs des sites web sont donc amen s tre des partenaires et des acteurs en participant de fa on interactive la valorisation Pour poursuivre la r flexion un m moire de dipl me de la HEG Bugnon Erard Filippozzi 2006 a t r alis sur la diffusion des archives sur Internet 3 1 10 2 Communicabilit Il existe trois types de restrictions applicables aux archives la restriction la consultation celle qui emp che la reproduction et celle qui int
265. os jours la num risation des instruments de recherche et des documents d archives appara t comme le moyen de valorisation par excellence Outre leur d mat rialisation et leur diffusion sur Internet cette pratique contribue la sauvegarde des documents d archives par leur enregistrement sur un support num rique Cette op ration est envisageable pour les fonds de petite taille comme ceux tr s souvent conserv s par des biblioth ques et des mus es Diff rentes solutions sont consid rer il est possible de scanner les inventaires afin de les faire figurer en format image ou texte sur son site web ou bien convertir des inventaires en format HTML Si l on dispose d un logiciel sp cialis pour la description il faut utiliser des outils de recherche dynamiques pour cr er une interface de recherche en ligne moteurs de recherche reli s aux bases de donn es Dans tous les cas des index ou listes d autorit s noms de personnes et de collectivit s g ographiques etc sont des aides suppl mentaires et devraient tre constitu s Parce que les internautes acc deront aux sites web et aux inventaires gr ce aux moteurs de recherche il est n cessaire que les sites y apparaissent en bonne position Il est donc conseill de suivre des recommandations pour le bon r f rencement d un site web Filippozzi 2008a Pour en savoir plus sur la diffusion des archives sur le web nous renvoyons le lecteur un wiki au sein duquel so
266. oth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 51 La norme est exerc e sur deux axes Horizontalement elle d crit toute unit documentaire s par ment Verticalement elle met en forme des liens hi rarchiques entre les descriptions Pour refl ter la structure organique du fonds la norme nonce les r gles suivantes Tableau 1 R gles de description selon ISAD G La description proc de du g n ral au particulier du fonds ses subdivisions R gle 2 Les informations sont appropri es au niveau d crit R gle 3 Chaque description est li e celle de l unit imm diatement sup rieure et le niveau de description est identifi R gle 4 Les informations ne sont pas r p t es dans les niveaux inf rieurs Conne 2008 p 29 ISAD G comporte 26 l ments descriptifs qui permettent de d crire n importe quelle unit archivistique Ces l ments sont r partis en sept zones identification contexte contenu conditions d acc s sources compl mentaires notes contr le de la description Ce type de description sp cifique lunivers des archives est appel description hi rarchique plusieurs niveaux La derni re version d ISAD G date de 1999 Les normes de description des Archives sont donc bien plus r centes que celles de catalogage des biblioth ques Des biblioth ques peuvent s int resser la description archivistique lorsqu elles poss dent des fonds d archi
267. ources l autorisent de r diger des instruments de recherche analytiques pour faciliter la t che des chercheurs leur pargner un d placement et viter les risques de d t rioration ou de d classement des fonds Et pour les fonds non trait s au minimum une description synth tique Les biblioth caires peuvent afin de se familiariser avec le classement des fonds leur description et les diff rents instruments de recherche consulter l ouvrage de Christine 231 Comme cela a t fait pour les AVG Burgy 2004 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 115 Nougaret et de Bruno Galland 1999 v ritable r f rence en la mati re Le PIAF met disposition un module de formation compos de plusieurs cours pour le traitement des archives d finitives et propose un document tr s complet sur la publication lectronique des instruments de recherche Celui ci aborde notamment les sujets des instruments de recherche lectroniques structur s base de donn es documentaires et documents XML et non structur s cr s avec des outils de traitements de texte ainsi que les langages de balisage la DTD EAD et leur mise en uvre Sibille De Grimo ard Caya 2011 Une solution simple et efficace pour une collection mus ale ou d archives est l utilisation de Collective Access qui respecte ISAD G et d autres standards Ce logiciel libre et facile d installation est une
268. ourrait constituer des s ries Les mformations r colt es permettront de renseigner les cha ps suivants de la description E NomProducteur 321 E Histoire administrative 322 E Historique de la conservation 323 E Modalit s Entr e 324 3 R diger un plan de classement pr liminaire Ces op rations sont n cessaire pour r diger un premier plan de classement qui devra tre affine au cours des op rations de classement Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 170 On va toujours du plus au plus accessoire Les l ments fondamentaux statuts historiques etc doivent tre prs en consid ration dans les prenm res s ries Pendant cette phase 1l ne faut pas oublier de renseigner l l ment ISAD evaluation tri elmimnation au niveau du fonds qui permet de d crire dans quel tat tait le fonds son arriv e avant son traitement S1 n cessaire afin d illustrer le travail effectu on peut prendre des photographies avant le traitement Des photos peuvent galement tre prises pendant les autres phases du traitement mais 1l est clair que les photos r alis es au d but sont les plus parlantes 4 Evaluer liminer trier Cette tape du travail m rite une attention particuh re En effet tout au long du classeme fonds des d cisions seront prises quant aux documents liminer La norme ISAD G demande de fourmr des PR RENE sur
269. ovenant de la Soci t M dicale de Gen ve une rencontre s est d roul e avec Fran ois Burgy archiviste adjoint de la Ville de Gen ve Cela nous a permis de r pondre certaines interrogations rest es jusqu ici sans r ponse Des informations figurant sur la notice d autorit du MHS sur le site web des AVG et dans l inventaire de la Soci t M dicale sont galement venues compl ter cet tat des lieux tout comme des l ments d information issus de publications d anciens directeurs de l tablissement Pour finir il na malheureusement pas t possible de prendre contact avec Brigitte Balser l ancienne biblioth caire du MHS Cette derni re connaissait mieux que quiconque le fonds de manuscrits du MHS et la perte d informations en lien avec son d part a laiss quelques zones d ombre Certaines informations ont cependant pu tre retrouv es aupr s de la BAA le MHS tait jusqu en 2006 rattach au MAH L tude de l inventaire du fonds manuscrits du MHS ainsi que la consultation des fiches conserv es sur place ont contribu la photographie de la situation l heure actuelle Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 23 2 4 Processus de recherche Les diff rents enseignements suivis lors du cursus d tudes en fili re information documentaire de la HEG ont permis d acqu rir une solide base m thodologique et pratique en termes de travaux scolaires et de rech
270. p 4 4 art rita gallmann ch R seau des biblioth ques de Suisse occidentale 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 175 Annexe IX Types de documents vers s Types de documents vers es A Actes administratifs du berceau ia to Actes de nai ance passeports actes d origine actes de naturalisation attestations de r sidence Livret de promotions civiques autres documents vaccination examens m dicaux Analyses ordonnances m dicales hospitalisations Dipl mes prix livret sonlaires certificats ae mon need autorisations panirat G peee autre D DOUS ui rekation avec l cobe Livrets de service convocations nominations Cr affectations radiations Presse Cumicubum vitesse contrats nominations attestations des employeurs certificats fiches de paie et salaires offres de services perfectionnement et formation continue conf rences et decours rte de vise Moenciements ch mage retraite acte officiel annonce retraite certificats honorifiques AM F 3 Livrets de famille actes de mariage contrats de mariage cahiers divorce en miston AVEC ke mariage AD D c s de d c s annonces mortuaires m crolcgie lettres de condol ances concessions de cimeti re P Vie priv e Ecriture 2hournaux intimes autobiographies correspondance Mibums de potsie po sies agendas contes romar Ess
271. pondra une seule unit mat rielle en rayon Le syst me de cotation doit tre simple et permettre d int grer de nouveaux fonds ou documents 5 3 2 3 Description La description archivistique doit combiner la description des caract ristiques physiques des documents et l analyse de leurs caract ristiques intellectuelles leur contenu souvent sous forme de r sum mais galement renseigner leur origine contexte de cr ation Pour rappel la description est tributaire du classement Elle d crit donc un ensemble de documents qui poss dent des liens entre eux La description se fait du g n ral au particulier Pour tre efficace et pertinent un inventaire doit tre un outil de description explicite Les archives priv es de personnes physiques ou de familles n cessitent en principe 227 Voir ce propos nos recommandations quant la conservation des documents d archives chapitre 5 3 3 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 112 des descriptions plus fines pour faire ressortir les informations qu elles d tiennent L inventorisation est une t che assez complexe Pour cela notre conseil est d adopter une m thode la fois simple mais rigoureuse Le site de l Association Vaudoise des Archivistes 2008 donne des conseils simples en mati re d inventorisation en vue de faciliter le travail de professionnels et de non professionnels Les diff rentes tap
272. pository Williams 2006 p 25 Un article de Fran ois Cartier analyse la question des archives en mus es et constate combien peu connus sont les services d archives uvrant en milieu mus al de m me que la nature des archives conserv es dans les mus es et surtout combien leurs particularit s sont peu tudi es Cartier 2005 2006 p 34 Les archives de mus es existent en deux cat gories D une part les archives institutionnelles qui documentent l histoire et les activit s du mus e D autre part les fonds d archives priv es acquis en soutien sa mission aux th mes en lien avec son mandat Cartier 2005 2006 C est cette deuxi me cat gorie de documents qui nous int resse particuli rement ici La pr sence d archives priv es dans un mus e peut en effet constituer un compl ment non n gligeable sur l tude des collections permanentes Les milieux mus ologiques et archivistiques ont de nombreux points en commun En pratique toutefois une certaine forme d imperm abilit entra ne un cloisonnement de ces deux disciplines Cartier 2005 2006 La SAA s est pench e sur les archives Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 35 conserv es par des mus es et propose des Museum archives guidelines destin es au d veloppement de programmes d archives pour tous types de mus es Society of American Archivists 2003 Un mus e qui poss
273. pr senter l arborescence et la structure hi rarchique d un fonds d archives La solution est d employer un logiciel sp cialis permettant la description des archives ou de renseigner les l ments minimaux d ISAD G dans une base de donn es un tableur ou un traitement de texte en vue d une migration ult rieure e de nombreux instruments de recherche ne sont pas consultables en ligne La solution est de convertir au format PDF les inventaires informatis s ou num riser les inventaires papier existants e les fonds sont peu consult s La solution est de mettre en ligne les instruments de recherche et de d finir des moyens de mise en valeur des fonds e la question des droits et de la protection de la vie priv e donn es personnelles n est pas toujours tr s claire La solution est de conna tre la l gislation relative et de s appuyer sur les bases l gales existantes pour la communicabilit et l exploitation des archives priv es Ces points doivent imp rativement figurer dans le contrat de donation ou de d p t r ception d un fonds accord avec le donateur ou d posant Avertir et responsabiliser les usagers des archives signature d une d charge par exemple est du devoir de l institution d tentrice des fonds Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 90 5 Solutions Dans cette partie nous fournissons des recommandations la fois g n rales
274. principal de ce module est de permettre aux biblioth ques partenaires de RERO de r pertorier dans un seul et m me catalogue tous types de documents en leur possession y compris les fonds d archives priv es et les collections de manuscrits La contrainte principale est que le module est intrins quement li au logiciel Virtua On ne peut pas utiliser AMS sans passer par Virtua En outre AMS est un module de description des fonds d archives et non de gestion ou d administration permettant de g rer une grande masse de donn es Li vre 2014 Par ailleurs Je module souffre de d fauts de jeunesse qui devront tre am lior s ou corrig s lenteur en mode enregistrement et en mode consultation ergonomie mal adapt e pour les lecteurs qui d couvrent le module pour la premi re fois Jurot 2013 La BCUF 8 amp a trouv gr ce au module AMS une solution pour l inventorisation et la mise en ligne de ses 22 fonds d archives pour un total d environ 20 000 notices inventori s au pr alable au moyen du logiciel Word AMS a donc contribu n avoir qu un seul et unique catalogue pour tous les documents conserv s la BCUF aussi bien des imprim s des documents photographiques des manuscrits m di vaux des vid os des partitions musicales etc Jurot 2013 Le fonctionnement ergonomique du logiciel l attention des professionnels du r seau est d crit dans le guide d utilisation tutoriel amp sur le site Web
275. que Rousseau Couture 1994 Les fonctions de l archivistique contemporaine Couture et al 1999 un ouvrage pratique qui aborde les fonctions de l archivistique appliquer dans tous types de milieux et institutions grandes ou petites publiques ou priv es Ou encore La pratique archivistique fran aise Direction des Archives de France Favier Neirinck 2008 Ces ouvrages cl s sont en effet r dig s par des professionnels et constituent des r f rences compl tes d taill es et jour au sujet des pratiques archivistiques contemporaines L ouvrage de Carmichael 2004 quant lui propose une m thode pratique pour le classement et la description de petits fonds d archives agr ment e de nombreuses fiches d exemples Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 105 Pour les biblioth ques fran aises en particulier il convient de se r f rer l ouvrage de r f rence sp cialement r dig sur les archives priv es le guide pratique de la Direction des archives de France De Joux 2008 pr c demment cit En effet nous y renvoyons le lecteur pour obtenir des d finitions juridiques se renseigner plus pr cis ment sur les modes d entr e et la typologie des fonds Ce manuel donne toutes les cl s n cessaires pour prendre en charge r ellement ces archives priv es si nombreuses dans les biblioth ques et qui attendent trop souvent un hypoth tique trait
276. que en charge ont eu lieu intervalles r guliers La r daction d un compte rendu apr s chaque entretien a servi conserver une trace des points abord s lors de la s ance Des r unions hebdomadaires de suivi avec le mandant ont permis d assurer une bonne communication Cela consistait en un bref point de situation un suivi des actions men es ainsi que des conseils et des avis Ce soutien a permis de ne pas faire fausse route d avoir une vision similaire et de bien comprendre le souhait du mandant Hormis ces contacts une communication r guli re par courriel avec le conseiller et le mandant a permis de faire part de l avancement du travail et de poser des questions 2 2 Introduction 2 2 1 Clarification du mandat La d finition de la probl matique s est faite en partant de la situation du MHS et par extension toute autre institution dont la situation est similaire Nous nous sommes mis d accord pour nous focaliser sur les documents textuels sur support papier manuscrits ou tapuscrits correspondant la typologie d archives priv es poss d es par l institution mandante de ce travail En effet d autres typologies auraient impliqu des diff rences de traitement en termes de description de conservation etc Bien que certains fonds peuvent comporter d autres types de documents iconographiques tr s souvent nous avons mis l accent sur les documents textuels et volontairement exclu Des archives priv es dans les biblioth
277. qui r f re aux op rations mat rielles de rangement des documents Dans le but de diff rencier l institution et l ensemble des documents d un fonds nous emploierons une majuscule pour l institution Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 3 ou par une collectivit ou un service public ou priv dans l exercice de son activit au jour le jour par accumulation lente et organique Roth Lochner 2007 p 201 Un fonds peut par cons quent tre compos d une masse plus ou moins importante de documents C est la provenance qui d finit le fonds contrairement une collection d finie quant elle par la pertinence Une collection est un ensemble de pi ces d objets de toutes provenances r unis artificiellement pour satisfaire l int r t d une personne ou d un groupe sur un sujet donn Roth Lochner 2007 p 201 Chaque pi ce d une collection poss de donc une existence propre et peut tre extraite de la collection tandis qu un document d archives s par de son fonds d origine serait priv de son contexte et perdrait sa valeur de document d archives pour ne poss der plus qu un int r t documentaire En effet un fonds ne doit pas tre d membr et il convient de conserver son int grit c est le principe m me du respect des fonds sur lequel nous reviendrons plus loin dans ce travail Les archives priv es so
278. qui en est faite et la biblioth que est satisfaite de cette mani re de proc der Certaines institutions en revanche publient leurs inventaires en ligne La Frick Art Reference Library aux Etats Unis pr sente ses inventaires d archives personnelles d artistes de la mani re suivante nom du cr ateur titre du fonds cote identifiant dates extr mes des documents volume ml r sum biographie port e et contenu scope en anglais informations administratives restrictions de consultation mode d acquisition mention de la personne qui a r alis l inventaire Le plan de classement se fait par types de documents Des index existent types de documents noms des artistes et sujets par exemple art moderne ou 20e s L INHA donne acc s ses inventaires sur son site web Ceux ci 141 Annexe VI 142 Annexe VII 183 Voir l exemple suivant http www frick org sites default files FindingAids JosefAlbers html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 68 sont directement consultables et plus ou moins d taill s Leur structure varie et peut prendre la forme d un tableau avec diverses rubriques de listes de documents d archives contenus dans chaque dossier du fonds ces inventaires ont t convertis au format PDF pour leur mise en ligne D autres inventaires accessibles depuis la base de donn es agorha respecte
279. r L essentiel est ensuite d inventorier et de conditionner les fonds pour en permettre l acc s dans de bonnes conditions Instaurer et d velopper des partenariats permet d obtenir de meilleurs r sultats lorsqu on dispose de moyens limit s Travailler de concert avec d autres institutions de conservation du patrimoine doit viser le m me but savoir permettre la recherche et l acc s la connaissance Ce qui int resse le chercheur c est d acc der aux sources l information Peu lui importe que celle ci soit poss d e par un centre d archives une biblioth que ou encore un mus e Dans un avenir proche avec la d mat rialisation des documents d archives et l affranchissement de l institution physique pour acc der un document les diff rences entre ces institutions partenaires devraient tendre dispara tre D o l importance d uvrer vers un but commun de poursuivre des d marches de collaboration et de mutualisation des ressources En ce sens la premi re tape de la mutualisation peut tre de r pondre des probl matiques techniques en uvrant de concert pour financer des fournitures de conservation ou des prestations de num risation et de restauration L importance de la normalisation est certaine Toutefois cette derni re devrait faire preuve de suffisamment de souplesse pour tre Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 125 appliqu e par tous
280. r l analyse des donn es collect es les biblioth ques poss dant un d partement des manuscrits telles la BGE la BCUN ou la BCUL ont t regroup es avec les services d archives et n ont pas t consid r es au m me titre que les autres biblioth ques ou mus es en raison de leur exp rience de leur savoir faire et de leur tradition de conservation de fonds d archives priv es Les institutions mentionn es titre d exemple sont cit es par leurs acronymes respectifs Une liste des abr viations peut tre consult e en pr lude de ce travail L analyse s est pench e sur les tapes principales de gestion des fonds priv s Pour chacune de ces tapes une premi re partie synth tise les r sultats collect s aupr s des biblioth ques et des mus es La seconde ceux des services d archives 4 2 1 La gestion des fonds d archives priv es dans les biblioth ques et les mus es 4 2 1 1 Personnel Un peu plus de la moiti des biblioth ques et mus es interrog s emploient des archivistes pour le traitement de leurs fonds priv s Une majeure partie du personnel qualifi poss de une formation d historien ou d historien de l art Les institutions qui b n ficient de la pr sence d un archiviste ont la garantie que les professionnels des archives sont en mesure d enseigner des connaissances de base aux biblioth caires ou toute autre personne amen e travailler avec des fonds priv s bon nombre d tablissements confient
281. r ses inventaires sous forme HTML et d afficher ces donn es sur une page web Seul le Mus e du Quai Branly Paris nous a dit employer galement la norme ISAAR CPF sur les notices d autorit archivistiques Les institutions n utilisant pas de standard de description ne jugent pas que ce soit n cessaire pour la gestion de leurs fonds ou trouvent cela trop compliqu car cela signifierait modifier leurs pratiques Certains tablissements ne connaissent simplement pas l existence de telles normes internationales pour la description des archives Parfois des manuscrits sont catalogu s en biblioth que selon les r gles de catalogage AACR2 ou ISBD et donc d crits l unit isol s de leur contexte de cr ation 138 http www mca org fr mcqg index html consult le 21 f vrier 2014 139 http www cmusge ch catalogue en ligne consult le 21 f vrier 2014 14 Afin d en savoir plus sur le catalogage dans Calames http www abes fr Calames Produire dans Calames consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 67 Bien que de nombreuses descriptions soient sommaires la tendance qui ressort de notre enqu te montre que les descriptions sont plus souvent analytiques jusqu au niveau du dossier voire de la pi ce que synth tiques au niveau du fonds La BAA fait des inventaires la pi ce Les biblioth ques ou mus es de la Ville de Gen
282. raitement ult rieur des fonds 5 3 1 5 Le contrat de donation Il est extr mement important de d finir les conditions de donation d en garder une trace par le biais d une convention de donation ou d un acte crit Ceci pour 224 Les domaines d acquisition sont nonc s l adresse http www ville ge ch bge collections manuscrits acquisitions html consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 109 documenter non seulement la transaction mais galement le contexte et le producteur Il est primordial de laisser une m moire de ces acquisitions pour nos successeurs Il est fortement recommand de r diger un inventaire sommaire ou tout du moins de lister les documents du fonds avant sa r ception et de joindre ce document au contrat Les l ments cl s qui doivent tre d cid s lors de la signature d une convention de donation sont les suivants C t sans date e description des documents e transfert de propri t e traitement des documents e conditions de conservation e acc s restriction aux documents e droit d auteur Ces diff rents l ments figurent en effet dans le mod le de convention de donation de BAnQ 5 Des biblioth ques pr voient galement des conventions semblables dans le cas de donation de fonds d archives 8 Nous recommandons aux institutions d sireuses de r diger un tel document
283. rantissant leur sauvegarde De mani re g n rale l histoire sociale conomique politique familiale des mentalit s pour tre crite n cessite de recourir aux archives priv es Ces nouveaux domaines de recherche suscitent un engouement certain depuis le milieu du XXe si cle Les archives priv es constituent en effet des sources qui compl tent la vision administrative des archives publiques longtemps seules conserv es Elles permettent d crire l histoire de notre poque en faisant ressortir des aspects diff rents de ceux pr sents dans les documents officiels et t moignent de la vari t de la richesse humaine et de notre soci t De nos jours de nouveaux besoins sont apparus et les archives officielles ne peuvent plus elles seules fournir toutes les r ponses Des d p ts d archives th matiques ou sp cialis s ont vu le jour pour r pondre ces besoins et pour combler les lacunes des archives publiques Des organismes priv s ont en effet merg pour peut tre pallier un manque d initiative La sauvegarde du patrimoine priv est assur e par diff rents acteurs aux objectifs moyens et modes de fonctionnement propres Parmi ces acteurs des biblioth ques et des mus es aussi bien du secteur public que priv En France il y a une tradition de l archivage priv dans les archives publiques Des associations s efforcent galement d acqu rir des archives priv es Un partenariat Voir ce sujet
284. ratiques institutionnelles Des tendances g n rales et repr sentatives des pratiques de gestion des diff rents types d institutions sond es se sont d gag es Les pratiques relev es sont venues confirmer les pratiques d crites dans la litt rature sur le sujet Cette comparaison a permis d une part de r fl chir aux besoins en personnel et en comp tences professionnelles pour le traitement des fonds D autre part de recenser les logiciels employ s puis de d crire leurs sp cificit s leurs avantages et leurs inconv nients Apr s avoir abouti une vision g n rale globale il a t possible de r fl chir aux diff rents probl mes r soudre pour les biblioth ques et les mus es Parce que le MHS d tient des archives personnelles de scientifiques un bref chapitre se concentre sur d autres mus es des sciences en possession de fonds d archives priv es 2 8 Recommandations et solutions Celles ci se sont faites sur la base des probl mes r soudre identifi s apr s la synth se des r sultats r colt s et sur la base des bonnes pratiques identifi es Nous avons essay de fournir des exemples des r f rences de documents et divers liens pour apporter une aide concr te Une premi re partie concerne le cas du MHS en particulier Une autre plus g n rale s applique toute institution biblioth que ou mus e en possession de fonds d archives priv es Nous avons eu la volont d tre simple et r solument pra
285. rchives Universit de Sherbrooke Service des archives et de gestion des documents Universit du Qu bec Montr al Espagne Biblioteca Espa ola de M sica y Teatro Contempor neos Etats Unis Frick Art Reference Library Archives Tauber Holocaust Library France Biblioth que Institut National d Histoire de l Art Institut m moires de l dition contemporaine Mus e Curie Mus e d arch ologie nationale Mus e du Quai Branly Service commun de documentation Biblioth ques de l Universit de Poitiers Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 162 Italie Museo Galileo Pays Bas Teylers Museum Suisse Archives cantonales jurassiennes Archives cantonales vaudoises Archives de la vie ordinaire Archives de la vie priv e Archives de la Ville de Gen ve Archives de l Universit de Gen ve Archives d tat de Gen ve Archives d tat du Valais Archives du CICR Biblioth que cantonale et universitaire Lausanne D partement des manuscrits Biblioth que d art et d arch ologie de la Ville de Gen ve Biblioth que de Gen ve D partement des manuscrits Biblioth que de la bourgeoisie de Berne Biblioth que du Conservatoire de Musique de Gen ve Biblioth que des Conservatoire et Jardin Botaniques de la Ville de Gen ve Biblioth que publique universitaire Neuch tel D partement des manuscrits CERN Scientific Information Service CRIEE Communaut
286. rchives de France en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www archivesdefrance culture gouv fr static 3226 DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE 2014 Base d Orientation et de Recherche dans les Archives BORA Direction des Archives de France en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http daf archivesdefrance culture gouv fr sdx 222 daf bora ap ap DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE FAVIER Jean dir NEIRINCK Dani le 2008 La pratique archivistique fran aise Paris Archives nationales ISBN 978 2 86000 322 3 DUCHARME Jacques 1982 Les instruments de recherche In COUTURE Carol ROUSSEAU Jean Yves Les archives au XXe si cle une r ponse aux besoins de l administration et de la recherche Montr al Universit de Montr al p 243 256 ISBN 978 2 89119 026 8 DUCROT Ariane 1998 Le classement des archives de personnes et de familles La Gazette des Archives N 182 183 pp 208 223 DUFOUR Christine 2009 Web 2 0 organisations et archivistique Archives en ligne Vol 40 n 2 pp 3 26 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse suivante https papyrus bib umontreal ca xmlui handle 1866 2983 EHRSAM Thomas KAELIN Urs 2005 Archives th matiques et archives priv es Association des archivistes suisses en ligne 15 ao t 2005 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www vsa aas org ir doku archivistique sui
287. re inh rente et les relations qui lient les documents Les missions des archivistes sont compl mentaires celles des biblioth caires Ils se doivent d tre partenaires au niveau des archives priv es Au Qu bec et au Canada une fusion s est op r e entre les biblioth ques et Archives nationales BAnQ et BAC Dans ces cas ce sont la fois une biblioth que publique une biblioth que nationale patrimoniale et le si ge des Archives nationales Cela permet notamment d optimiser les ressources et prouve que la cohabitation entre les fonctions de biblioth ques et d Archives de m me que les professions qui leur sont associ es est possible et recommand e Berthiaume Ryan 2013 Ces regroupements impliquent un partage des t ches une gestion mutualis e des espaces culturels et la possibilit d une direction commune en un m me lieu Delaunay 2012 Par ailleurs le Qu bec a aussi son cole de formation l EBSI Montr al regroupant la fois futurs 17 Les r gles AACR par exemple 18 Singapour et la Nouvelle Z lande d veloppent actuellement des formules proches du mod le canadien Berthiaume Ryan 2013 19 http www banq qc ca accueil consult le 21 f vrier 2014 20 http www bac lac gc ca fra Pages accueil aspx consult le 21 f vrier 2014 21 http www ebsi umontreal ca accueil consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fi
288. re d gradation de l image d un substitut l autre Par ailleurs les microfilms sont en noir et blanc toutefois la couleur n est pas l l ment le plus important de ces manuscrits Pour num riser convenablement la collection il est primordial de poss der un mat riel la pointe de la technologie En ce sens le MHS fait partie du projet Num risation des biblioth ques de la Ville de Gen ve Un tel projet lui permettra de b n ficier des outils ad quats et de profiter d un savoir faire n cessaire une num risation de qualit Une telle op ration permettra sans doute de limiter des co ts qui seraient videmment plus lev s en faisant appel des prestataires externes 5 2 2 3 Conserver en l tat et accro tre ventuellement la collection L tat actuel bien que peu satisfaisant n est pas probl matique Si l inventaire n a jamais t retouch depuis sa cr ation c est que cela n a pas forc ment t jug n cessaire De plus ce syst me a toujours permis au personnel du MHS de retrouver les documents dont il fait mention avec au besoin l aide des biblioth caires Si la d cision de conserver cette collection est prise mais qu il ny a aucune volont 218 Une proc dure simplifi e pour l inventaire de telles pi ces P1000 documents isol s d origine priv e est en usage aux ACV Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 97 d accro
289. recherches suppl mentaires n taient pas n cessaires et n apporteraient pas d l ments nouveaux essentiels ou encore inconnus sur le sujet Nous avons eu la volont de ne pas rater un l ment cl ou une information capitale Par cons quent des quations de recherches d j effectu es ont t reconduites r guli rement Interviewer des professionnels des archives biblioth ques et mus es dans la phase de collecte des donn es a t incontournable pour confronter les pratiques Cela a permis d entrevoir d autres pistes d imaginer des solutions d illustrer et de confirmer voire infirmer certaines id es Une difficult majeure a t rencontr e trouver des documents traitant exactement de la probl matique identifi e en raison de la complexit et pr cision du sujet Diff rents aspects et pistes ont d tre explor s et le risque tait de se d tourner facilement des objectifs de d vier Il a donc fallu faire attention ne pas s garer Par ailleurs l tat de l art a consid r diff rents pays terminologies pratiques traditions et l gislations Une telle masse d information g rer et synth tiser pour ne conserver que l essentiel notre r flexion n a pas t chose ais e Un autre probl me a t celui de l exhaustivit des sources en lien avec les processus et tapes archivistiques de gestion des fonds chaque fonction archivistique est d taill e analys e comment e et il a t
290. relativement simples mettre en place Celles ci sont r alisables sans beaucoup d investissement et avec les moyens dont dispose d j le MHS La mise en page et la forme de l inventaire en ligne devraient tre revues Cet inventaire devrait prendre la forme d un document num rique correctement structur et non pas consister en un document scann Bien que lisible et permettant une recherche plein texte la police de caract re est vieillotte l encre est ternie et il y a de nombreuses corrections manuscrites qu il faudrait reprendre comme les cotes d s Z 263 inscrites la main et la partie concernant la Soci t m dicale identifi e par une simple note manuscrite en marge Par ailleurs les documents restitu s devraient tre plus explicitement signal s et il faudrait indiquer leur localisation actuelle De mani re g n rale les informations qui figurent dans cet instrument de recherche devraient tre normalis es C est dire qu il faudrait d finir des champs identiques renseigner pour chaque composante de la collection en fonction des informations disposition en vue de pouvoir faire des requ tes sur des champs sp cifiques ou par descripteur pour les index et ordonnancer par exemple les tris des r sultats retourn s Pour ce faire nous recommandons l utilisation de FileMaker Pro afin de faire d velopper par un informaticien d veloppeur de la Direction des syst mes d information et de communication de la V
291. repr sentant l gal de la partie c dante 1l doit respecter les r gles de consultation et les heures d ouverture en vigueur aux Archives Des mesures particuli res de consultation peuvent tre prises d entente entre les parties concern es Il est entendu que la partie c dante s engage commumaquer tout changement d adresse aux Archives 3 OBLIGATIONS DES ARCHIVES D autre part les Archives s engagent a prendre en charge en totalit les frais et d penses occasionn s par la garde le traitement et la conservation du fonds d archives en garantissant l accessibilit desdits documents sous r serve de la lettre c ci apr s b assurer le tri la s lection le classement et l indexation ainsi que les op rations n cessaires l exploitation et la conservation du fonds d archives selon les ressources et les dispombilit s du service ainsi que selon les normes archivistiques de conservation reconnues Les documents forment un fonds umque et indissociable class dans la section des archives priv es c exiger des consultants et des chercheurs la pr sentation d une autorisation crite de la partie cedante pour avoir acc s aux documents qui ne sont pas encore accessibles au public pour des raisons de d lai de consultation Apr s 25 ans les archives seront accessibles aux m mes conditions que les archives de l Administration mumcipale les restrictions li es la protection des donn es personnelles tant r
292. rimable et EAD document balis 193 Voir titre d exemple les descriptions archivistiques des Archives de Montr al http archivesdemontreal ica atom org informationobject browse consult le 21 f vrier 2014 19 https www ica atom org et pour en savoir plus au sujet de cet outil htips www ica atom org doc What_is ICA AtoM 3F fr consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 84 Les objectifs poursuivis par ce projet sont Deshusses 2010 e Le d veloppement d un logiciel libre de gestion d archives respectant les standards de l ICA ISAD notamment e La r alisation et la mise en ligne des inventaires d institutions n ayant pas les moyens de d velopper leur propre solution e La cr ation d un outil multilingue adaptables des fonds de toutes tailles Les inconv nients sont les comp tences informatiques n cessaires son utilisation Bien qu il n y ait pas de co t en termes de licence il y en a en termes d installation et de maintenance Un biblioth caire non archiviste a publi sur son blog un billet relatif l installation la prise en mains et l utilisation du logiciel dont il vante les m rites et la simplicit Il rel ve les passerelles possibles entre les mondes archivistique et biblioth conomique Diouf 2012 4 3 4 3 2 Archivists Toolkit Logiciel open source am ricain de descripti
293. riode couverte De la fin du XVIIIe si cle au milieu du XXe si cle 1 6 2 4 Inventaire Avant toute chose il convient de pr ciser que le terme inventaire est peut tre employ de mani re abusive en effet un inventaire devrait en principe d crire les documents selon les relations hi rarchiques les unissant Nougaret 1999 Le terme catalogue gt propre au monde des biblioth ques serait donc plus appropri Toutefois nous conserverons le terme en usage dans linstitution depuis sa cr ation Un inventaire g n ral des manuscrits est disponible sous la forme d une liste dactylographi e et num ris e sur le site web de la biblioth que du MHS La collection couvre les cotes allant de Z 1 Z 313 Il est possible d effectuer une recherche plein texte de mani re tr s basique en utilisant la fonction Ctrl F Cette liste des manuscrits tablie dans l ordre num rique des cotes a t partiellement publi e dans le Bulletin de la Soci t d histoire et d arch ologie de Gen ve en 1967 par Marc Cramer premier conservateur du MHS Cette liste r pertorie les cotes Z 1 Z 152 et l inventaire est volontairement limit aux pi ces ant rieures 1914 Cramer 1967 p 407 Il existe par ailleurs un index des noms jusqu Z 152 pouvant apporter une aide suppl mentaire la recherche L inventaire a visiblement t fait sur la base du catalogue sur fiches des auteurs des manuscrits Ce cata
294. rotection des archives priv es en France est expliqu de mani re tr s pr cise au chapitre IIl du manuel pratique et juridique De Joux 2008 d sormais document de r f rence en la mati re Il est important de signaler qu un march de placement et de sp culation s est cr autour des biens culturels dont font partie les archives priv es 80 Proc dure visant prot ger de mani re d finitive un fonds d archives priv d int r t historique national en emp chant son d membrement 81 Proc dure permettant un particulier d acquitter des taxes li es une succession par la remise l Etat de documents de grande valeur artistique et historique Delmas 2007 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 42 Diff rentes affaires autour de la vente et l achat de manuscrits et d autographes ont montr les int r ts marchands que peuvent susciter certains biens culturels de grande valeur et la v nalit qui caract rise d sormais le patrimoine Cette fa on d appr hender les archives priv es est dangereuse pour l unit des fonds et la recherche historique Les droits de la personne doivent tre respect s notamment le droit d auteur et la protection de la vie priv e s impose galement en cas de divulgation de documents d archives Association des archivistes fran ais 2005 3 1 6 3 Qu bec Prot ger les archives priv es fait partie des t ches
295. s audio vid o filmiques ainsi que des imprim s et des p riodiques sur le Canada fran ais Qu bec Ontario Acadie et Ouest canadien et l Am rique fran aise Le public est invit consulter ces documents sur place ses d buts le Centre a acquis des documents d archives d auteurs canadiens fran ais tels Jean Charbonneau Albert Ferland et Albert Laberge ainsi que les fonds des peintres Edmond Dvyonnet Joseph St Charles Edmond LeMome et Charles Huot Au fil des ans des archives de nouveaux champs d activit dont l histoire la musique l ducation la traduction et le Journalisme sont venues s ajouter L acquisition des archives de l Association canadienne fran aise de l Ontario en 1969 a ouvert la voie l acquisition de nombreux fonds provenant de communaut s francophones de l Ontario Depuis le Centre continue d acqu rir des archives non nstitutionnelles d origine priv e du Canada fran ais y compris le Qu bec gr ce la g n rosit de donatrices et de donateurs de personnes ou d organismes de l Ontario fran ais et de f d rations nationales qui regroupent les francophones l ext rieur du Qu bec ce jour pr s des deux tiers de la masse documentaire conserv e au Centre portent sur l Ontario fran ais Le secteur des archives du Centre de recherche en civilisation canadienne fran aise souscrit l approche int gr e de la pr servation des archives savoir de tenir compte des l ments de
296. s es b n fice ou charge RACINE Kevin 127 acteurs qui conservent des archives priv es Quelle sera l utilisation des archives priv es dans plusieurs d cennies A notre sens ces questions m ritent r flexion 6 6 Archives biblioth ques et mus es Penser aux synergies partenariats et collaboration possibles notamment dans une perspective d avenir o le patrimoine et les ressources documentaires tendent se d mat rialiser est l l ment qui ressort le plus de ce travail Les Archives les biblioth ques et les mus es ont un int r t commun pour la conservation du savoir et du patrimoine culturel De nos jours une partie cons quente de cette information ind pendamment de son format est disponible en ligne Les usages en termes de recherche d information n cessitent de moins en moins la visite d une institution particuli re Ces institutions sont de plus en plus amen es s affranchir des fronti res physiques pour trouver de nouveaux moyens de proposer l information au public et en collaborant autour d un m me objectif de conservation et de num risation du patrimoine documentaire Yarrow Clubb Draper 2008 Comme le souligne Agn s Vatican 2011 les convergences de comp tences sont indispensables non seulement pour d crire les contenus documentaires mais galement pour leur signalement crois Un domaine d expertise larchivistique est n cessaire pour traiter des fonds d archives Un travail
297. s es galement exposent leurs documents d archives 1 Chave 2012 L exp rience fran aise de l Archivobus quivalent des bibliobus pour les documents d archives a permis de rendre des expositions itin rantes et de les transporter la rencontre des usagers Couture et al 1999 e la mise en valeur par la participation des activit s culturelles ou de formation c est dire la diffusion par les archivistes La r daction d articles dans des revues sp cialis es et la participation des colloques d associations sont pour les professionnels des archives de bons moyens de valorisation De plus en plus des animations et des activit s ducatives sont organis es pour promouvoir les archives et les documents qu elles contiennent comme par exemple des visites guid es On trouve galement des outils cr s sp cialement pour les usagers tels des guides du consultant aupr s des AVG ou des ACV par exemple ainsi que diverses aides en ligne 3 1 10 1 Le r le d internet et des sites web Au del de la mise en ligne des instruments de recherche les institutions pr voient de permettre l acc s en ligne aux documents eux m mes Roth Lochner 2007 A l re des moteurs de recherche une nouvelle g n ration d utilisateurs des archives a merg Familiers avec l outil informatique les internautes ont de nouvelles habitudes de recherche L utilisation des fonds et la recherche historique doivent tre adapt s
298. s ayants droits et l tat d avancement du traitement archivistique Lorsque des donn es sensibles vie priv e sont soumises des restrictions les institutions sont g n ralement attentives ne pas les faire figurer dans un inventaire en ligne Dans l ensemble la majeure partie des fonds est accessible aussi bien au sein des biblioth ques et des mus es qu au sein des services d archives 4 3 7 Probl mes r soudre pour les biblioth ques et les mus es Nous l avons vu les archives priv es pr sentent divers avantages en tant que sources compl mentaires aux collections existantes et dans leur utilit en r ponse aux besoins de la recherche Toutefois parce que les archives sont des documents n cessitant un traitement particulier des aspects restent r gler pour optimiser leur gestion au sein des biblioth ques et des mus es Cette confrontation des pratiques de gestion des fonds d archives priv es nous a en effet permis d identifier des probl mes r soudre et d en lister les principaux Nous y avons r pondu en proposant ci apr s des br ves solutions Celles ci seront d velopp es dans la partie 5 qui fournit des Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 88 recommandations pour les biblioth ques et les mus es qui poss dent des fonds priv s e le traitement des archives priv es est tributaire du personnel disponible id alement form l
299. s bibliographiques dans Remarques sont tir es du catalogue Rero accessible l adresse Internet http www rero ch Les archives sont d pos es la Biblioth que d art et d arch ologie 5 promenade du Pin CH 1204 Gen ve et consultables sur place uniquement Pour convention Tous les titres de p riodiques sont en italiques Tous les titres d ouvrages sont soulign s Tous les titres d articles sont entre guillemets Maurice Barraud abr g MB dans l inventaire du dossier Maurice Catalogues Catalogue de l exposition de la Section de Gen ve de la Soci t des peintres sculpteurs et Barraud d exposition architectes suisses Mus e Rath Gen ve du 20 mars au 30 avril 1913 Gen ve Atar MB 1 1913 1930 2 Exposition M Barraud E Bressler G Fran ois Galerie Moos Gen ve du 15 janvier au 15 f vrier 1914 Gen ve Galerie Moos 1914 Gen ve Impr Sonor Kunsthalle Basel Novemberausstellung 7 28 November 1915 Annot 4 Exposition Maurice Barraud Galerie Moos Gen ve vernissage 18 avril 1916 Gen ve Galerie Moos 1916 Kunsthaus Z rich Ausstellung 1 Bis 28 Juni 1916 Genfer K nstlergruppe Falot Z rich Z rcher Zeitung 1916 Annot Ausstellung Westschweizerischer K nstler 20 August bis 16 September 1916 im Museum Kunstverein Winterthur Galerie Corray Basel 1917 Januar Ausstellung Galerie Moos Expositions M Barraud E Martin G Fran ois E Bressler
300. s biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 110 rentre dans l histoire de quelqu un et que l on devient en quelque sorte propri taire de sa m moire pour les g n rations venir Il faut viter autant que possible ces restrictions qui sont difficiles g rer apr s la disparition des donateurs 5 3 2 Lignes directrices pour r aliser un inventaire 5 3 2 1 Tri et liminations Les ventuelles liminations doivent tre d finies au pr alable dans le contrat avec le donateur afin d obtenir son autorisation 5 3 2 2 Classement Pour faire un inventaire il faut d abord tenter de comprendre la structure initiale du classement du fonds pour autant qu une telle structure existe Autrement lorsqu un fonds est en d sordre et sans logique apparente il convient d organiser de mani re objective les s ries les dossiers et les documents le composant c est dire de r aliser le plan de classement Celui ci d pendra du contenu du fonds Il peut arriver que des fonds soient en d sordre et sans logique apparente Mais si un tel plan existe il est inutile d en modifier l ordre peut tre faudra t il l affiner pour r gler d ventuelles incoh rences Cela respecte la logique du producteur et diminue le travail fournir Il suffit ensuite de proc der la description de cette organisation dossier par dossier Ces derniers sont ensuite divisibles en diff rentes rubriques jusqu au niveau de granular
301. s de contenu Les crit res d acquisition relev s sont bien videmment l int r t historique la coh rence avec l existant le lien avec la mission sp cifique ou la th matique poursuivie les zones d excellence l utilit pour la recherche le lien avec l institution et son histoire le patrimoine documentaire de la r gion etc Les ACV par exemple en tant qu institution g n raliste soutiennent une politique de collecte plus prospective que r active et tudient toutes les offres en tenant compte de crit res bien d finis comme le principe de territorialit et l unit des fonds Coutaz Dugrillon 2003 160 Comme les Archives du CICR par exemple 25 ml Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 72 Les modes d acquisition sont les dons majoritairement les d p ts et les achats des cr dits peuvent tre accord s pour des documents exceptionnels ou des pi ces isol es pouvant compl ter des fonds D autres comme les AVO n acceptent par exemple que les dons pour lesquels des moyens suffisants sont disposition C est une vidence pour les services d archives qu un contrat soit sign entre l institution et le donateur ou le d posant apr s des rencontres et des discussions Les conditions de prise en charge du fonds de son traitement et les conditions d acc s aux documents sont n goci es et fix es dans ce contrat Reynard 2013 p 49 Le ser
302. s de nature conomique politique et sociale alors que les biblioth ques ont plut t tendance collecter des fonds caract re Scientifique ou culturel Zenoni Hagmajer 2009 En Romandie de nombreux fonds priv s sont conserv s par exemple au sein de la BPUN de la BCUL et de la BGE Odyss e la base de donn es en ligne de cette derni re d crit les fonds et les collections du D partement des manuscrits et des archives priv es Biblioth que de Gen ve D partement des manuscrits et des archives priv es 2010 1 On trouve galement des documents d archives notamment des archives scientifiques dans les biblioth ques de recherche Y conserver des archives pr sente en effet l avantage de leur mise en relation directe avec les publications qui sont issues de la recherche dans ces sources Mouton 2007 Des archives de soci t s savantes sont aussi conserv es par des biblioth ques De nombreuses biblioth ques d universit s conservent des archives priv es comme c est le cas PUNIGE Cependant comme le souligne Dominique Torrione Vouilloz 2013 p 20 ces fonds de l enseignement et de la recherche ont un statut bien particulier ils sont g n ralement assimil s des archives priv es bien que le travail des professeurs soit r mun r par l institution universitaire relevant du domaine public Le R pertoire sommaire des fonds manuscrits conserv s dans plus de 260 biblioth que
303. s et archives de Suisse signale les fonds manuscrits de particuliers et de familles conserv s dans les archives biblioth ques mus es et quelques collections priv es Ces fonds sont compos s des papiers produits de mani re organique dans l activit d une personne ou d une famille ainsi que de ceux qui ont t collect s au sujet d une personne ou d une famille Les archives des personnes morales 7 http www nb admin ch sla index html lang fr consult le 21 f vrier 2014 48 http bpun unine ch page asp sous menui manuscrits amp sous menu2 0 consult le 21 f vrier 2014 La base de donn es des grands fonds manuscrits est disponible l adresse htto prdfmp unil ch BCU Fonds home php link Accueil consult le 21 f vrier 2014 0 Archives priv es de personnes et de familles liste des fonds conserv s la Biblioth que de Gen ve D partements des manuscrits htip doc rero ch record 13025 consult le 21 f vrier 2014 t La base Odyss e est consultable l adresse http w3public ville ge ch bge odyssee nsf consult le 21 f vrier 2014 52 Consultable via la base de donn es HelveticArchives https www helveticarchives ch suchinfo aspx consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 34 entreprises ou associations figurent galement dans le R pertoire Le R pertoire fait aussi mention de fonds incompl
304. s exigences vis vis des syst mes informatiques e faciliter la formation professionnelle laide de documents de r f rence e renforcer la reconnaissance professionnelle des archivistes En Suisse AAS a cr le Groupe de travail normes et standards Celui ci a notamment r dig un Catalogue des normes archivistiques importantes utilis es en Suisse Au niveau international nous pouvons citer les principales normes et standards qui font foi dans le monde des archives Pour la description e ISAD G norme internationale de description archivistique 2 me d e RDDA R gles de description des documents d archives version r vis e 2008 e DACS Describing Archives Content Standard 2nd ed e ISAAR CPF pour tablir les informations contextuelles sur les producteurs d archives Pour la conservation e ISO 11799 pour conserver des fonds de biblioth ques et d archives dans des locaux ad quais Pour la diffusion 67 http www vsa aas org fr aktivitaet gt pour les normes et standards consult le 21 f vrier 2014 68 Disponible l adresse http www vsa aas org fr aktivitaet gt pour les normes et standards catalogque des normes consult le 21 f vrier 2014 6 La lettre G signifie g n ral puisque ces r gles servent de cadre g n ral pouvant tre adapt chaque pays en respect de sa tradition de description archivistique
305. s of description and the rules are designed for use by any type of descriptive output including MARC 21 Encoded Archival Description EAD and Encoded Archival Context EAC gt Society of American Archivists 2014 en ligne En Suisse AAS a r dig des directives pour l application de la norme ISAD G Ces r gles nationales sont fond es sur la normalisation internationale pour la description des documents d archives et prennent en compte les particularit s du paysage archivistique suisse et des usages en cours selon l tat de l art en termes de description archivistique description plusieurs niveaux du g n ral au particulier pour d crire le contexte de cr ation et le contenu des fonds en appliquant le principe de respect des fonds Chaque institution doit y voir un document de r f rence adapter en fonction de ses sp cificit s T gel Borelli Groupe de travail Normes et Standards de l Association suisse des archivistes 2009 En France il existe une recommandation labor e par le groupe de travail AFNOR Description bibliographique des manuscrits modernes et contemporains Celle ci est relative la description des manuscrits modernes et contemporains en biblioth que intitul e DeMArch L laboration de cette recommandation s est inspir e de la norme DACS et s est r f r e d autres normes telles les RDDA Destin e en premier lieu aux biblioth ques DeMArch peut aussi s appliquer d
306. s ou d p ts de fonds d archives 5 2 3 Pistes de r flexion 5 2 3 1 Institutions similaires au MHS en possession d archives priv es Nous avons d cid de nous pencher sur quatre mus es proches du MHS dans le type de fonds poss d s Pour ces mus es la gestion des fonds d archives priv es est satisfaisante Le MHS pourrait donc s il le souhaite prendre contact avec ces institutions partageant des points communs afin d changer des informations au sujet des fonds priv s dans les mus es en lien avec flhistoire des sciences et des techniques Museo Galileo d histoire des sciences de Florence Tout comme le MHS il s agit d un mus e d histoire des sciences Les archives priv es poss d es sont galement en lien avec l histoire des sciences et des techniques ainsi qu avec l histoire du mus e et de ses collections d instruments scientifiques Le volume des fonds 40 ml est tr s proche de celle du MHS et la plupart sont des collections provenant de dons Les biblioth caires du mus e ont t form s l archivistique et emploient d sormais les normes professionnelles de description archivistique La valorisation des inventaires en ligne au format PDF entre autres et la conservation des archives sont exemplaires e Mus e Curie Cette institution fran aise a fait le choix de se conformer aux pratiques archivistiques afin d uniformiser le traitement de ses archives priv es malgr le petit volume r
307. s pouvons distinguer deux fa ons de diffuser des archives e a mise en valeur des informations contenues et des documents eux m mes c est dire la diffusion par les archives Le moyen habituel de valoriser les documents d archives est la publication d instruments de recherche quels que soient leur support mais aussi directement de documents d archives num ris s Cela constitue par ailleurs un r el gain de temps pour le chercheur qui peut estimer l utilit des documents sans se d placer L exposition de documents d archives a galement souvent cours Celle ci ne peut consister uniquement en une mise en vitrine mais demande un travail de sc narisation et de mise en espace Servais 2013 La collaboration avec d autres disciplines et l exp rience des mus es peuvent tre d terminantes pour populariser les archives et toucher les personnes qui n y sont pas familiaris es Int grer des documents d archives une exposition est peu ais De par sa nature le document d archives se pr te mal l exposition Souvent d licat il est galement tr s peu dot de qualit s visuelles James Sarazin 2009 En effet des documents textuels sur support papier sont moins parlants que d autres formes d expression fond es sur l image La Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 60 valorisation des archives n a pas cours uniquement au sein des services d archives des mu
308. sag es Connaissance d autres logiciels L inventaire de l ensemble de la collection tel que nous l avons h rit n est pas un outil de recherche vident comprendre d o l importance d ISAD aujourd hui Sa forme a un aspect d suet Parlez moi de l accessibilit de vos Le fonds est il consult fonds d archives priv es Oui en particulier les archives de la Soci t m dicale Usagers qui nombre an Historiens des sciences tudiants 2 3 personnes an Tous accessibles Oui sur rendez vous pendant les horaires d ouverture de la biblioth que La consultation des fonds d archives est soumise e Loi sur les Archives publiques LArch et son r glement d application RLArch e Loi sur l information du public et l acc s aux documents LIPAD Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 158 de ces fonds Quelles m thodes de valorisation de vos fonds utilisez vous Vous tes vous d j s par d un fonds priv d p t ou don une autre institution non Quels sont vos moyens de conservation Politique de conservation e Les documents sont conserv s dans la mesure du possible dans des meubles ferm s les soustrayant ainsi de la lumi re et de la poussi re e Du mat riel non acide est utilis pour la conservation des archives de la Soci t M dicale inventaire r alis par les
309. sans date Politique d acquisition du Mus e d ethnographie de Gen ve en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www ville ge ch meg pdf politique acquisition pdf MUS E D HISTOIRE DE LA CHAUX DE FONDS 2011 La gestion des collections du Mus e d histoire de La Chaux de Fonds une politique d acquisition Mus e d histoire de la Chaux de Fonds en ligne Consult le 21 d cembre 2013 Disponible l adresse http www chaux de fonds ch images Upload Loi musees MH Collections gestion collections MH 130220 12 pdf MUS E D HISTOIRE DES SCIENCES DE LA VILLE DE GEN VE 2014 Service d Information Documentaire Sp cialis Biblioth que Mus e d histoire des sciences en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www ville ge ch mhs bibliotheque php NOBS Gregory 2010 Vers la mise en place d une m thode proactive d acquisition des archives priv es aux Archives de la Ville de Gen ve en ligne Gen ve Haute cole de gestion Travail de Bachelor Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http doc rero ch record 20939 In fr NOUGARET Christine GALLAND Bruno 1999 Les instruments de recherche dans les archives Paris La documentation fran aise ISBN 9782911601132 ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION 2003 Norme internationale ISO 11799 2003 F Information et documentation prescriptions pour le stockage des documents d archiv
310. se doter d une politique formalisant des crit res et des champs d application sur lesquels se baser Nous avons vu pr c demment dans ce travail toute l importance de disposer d un tel outil de gestion A l heure actuelle la politique de d veloppement du SIDoS pr voit l acquisition potentielle d archives priv es par le MHS Mougin 2010 mais il faudrait revoir la politique d acquisition en fonction des d cisions prises par rapport la collection des manuscrits Parce que la BGE r colte des fonds d archives priv es dans des domaines similaires il conviendrait de d finir et de r diger une politique d acquisition qui tienne compte des deux acteurs dans une vision de r seau de communaut professionnelle On pourrait songer r partir les champs d acquisition bien que l envergure et les moyens de ces deux biblioth ques ne soient pas comparables elles font toutes deux partie de la Ville de Gen ve et surtout clarifier le r le du MHS en vue de contribuer un objectif commun de constitution de la m moire de l histoire des sciences et des scientifiques Gen ve La collaboration et le dialogue sont donc favoriser afin d viter d entrer en concurrence Une politique d acquisition est donc un outil fondamental poss der Sa r daction pourrait se faire sur le mod le existant des AVG qui met en avant la collaboration et la concertation entre institutions Dans la gestion des acquisitions de fonds d archives priv es
311. semble de documents de m me provenance pris en charge par un service d archives une date donn e Voir aussi MODE D ENTR E ENTR E PAR VOIE EXTRAORDINAIRE Entr e r sultant d un d p t d un don d un achat ou d un legs par opposition au versement qui constitue une entr e ordinaire Voir aussi MODE D ENTR E FONDS D ARCHIVES Ensemble de documents de toute nature r unis automatiquement et organiquement cr s et ou accumul s et utilis s par une personne physique ou morale ou par une famille dans l exercice de ses activit s ou de ses fonctions et dont la valeur de preuve et d information justifie la conservation permanente Cette notion s oppose celle de collection Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 148 FONDS FERM O CLOS Fonds d une personne ou d un organisme qui ont cess d exister et qui par cons quent ne peut plus s accro tre de nouveaux documents Ces termes s opposent celui de fonds ouvert d signant un fonds susceptible d tre accru de nouveaux documents HUMIDIT RELATIVE Rapport entre la quantit de vapeur d eau contenue dans l air et la quantit qui y serait contenue la m me temp rature si l air tait satur Ce rapport s exprime en pourcentage INDEX Liste alphab tique des termes en g n ral des noms de personnes physiques ou morales de lieux ou de mati res relev s dans des documents d arc
312. ser une lecture indigeste trop th orique Cependant il est indispensable pour appr hender les fondements d une science comme l archivistique de fournir des notions de base Pour ce faire un glossaire a t Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 1 confectionn l aide de d finitions compil es dans diff rents dictionnaires reconnus de terminologie archivistique Lorsque cela sera n cessaire des renvois seront faits vers les d finitions qu il contient Nous nous efforcerons d employer un vocabulaire simple et accessible des personnes non famili res des archives afin de faciliter la compr hension et de faire de ce travail non pas un trait d archivistique mais bien une aide concr te Parce que ce travail mane de la demande d une institution le Mus e d histoire des sciences de la Ville de Gen ve s interrogeant sur ses archives manuscrites nous nous focaliserons essentiellement sur les archives papier C est dire les fonds d archives constitu s de documents majoritairement textuels et nous n voquerons que bri vement les archives audiovisuelles de nombreux fonds papier comportent tr s souvent des documents iconographiques qu il convient de traiter comme une composante du fonds mais dans la mesure du possible de conserver part dans des conditions sp cifiques Les archives lectroniques ne rentrent pas dans le cadre de ce
313. sse archives en suisse ehrsam kaelin archives thematiques FAYARD DUCHENE Jacqueline 2006 Du val d Anniviers Sion la famille de Torrent des origines nos jours Vallesia T 61 pp 1 269 FILIPPOZZT Lorraine 2008a Le web comme outil de diffusion des archives Ressi en ligne 30 avril 2008 N 7 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www ressi ch numO7 article 044 FILIPPOZZI Lorraine 2008b La diffusion des archives en ligne PBworks en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http archiveswebsites pbworks com w page 13603098 FrontPage FISHER Rob 2009 In search of a theory of private archives the foundational writings of Jenkinson and Schellenberg revisited Archivaria N 67 Spring pp 1 24 FORDE Helen dir 1991 Enseigner au personnel et aux usagers des archives manipuler correctement les documents une tude RAMP accompagn e de principes directeurs Paris UNESCO PGI 91 WS 17 FORTIN Dolor s 1997 1998 Vers une politique d acquisition d archives priv es au Mus e d art contemporain de Montr al Archives Vol 29 n 3 4 pp 57 69 FORTIN Marie Fabienne 2010 Fondements et tapes de processus de recherche m thodes quantitatives et qualitatives 2e d Montr al Cheneli re Education ISBN 978 2 7650 2581 8 FRANCE 1979 Loi n 79 18 du 3 janvier 1979 sur les archives Etat le 17 janvier 2014 en ligne Consult le 21 f vr
314. sse que la possibilit d ajouter des entr es la suite des derniers documents venus compl ter la collection Cependant la question ne s est pas pos e puisqu au cours de ces derni res ann es le MHS n a pas v ritablement t sollicit pour r ceptionner des dons de manuscrits contrairement aux objets qui viennent eux r guli rement accro tre les collections De mani re g n rale la conservatrice du MHS aurait tendance rediriger les ventuels donateurs vers des institutions comme la BGE pour des manuscrits Quasiment aucune proposition de don n est signaler cette derni re d cennie Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 20 M me si les conditions de conservation locaux et quipements sont jug es stables la collection l exception du fonds de la Soci t m dicale n est pas conserv e dans des boites et chemises non acides Par ailleurs certains manuscrits des classeurs avec des pi ces en m tal et des liasses attach es avec de la ficelle sont simplement dispos s sur les rayonnages Finalement il n est pas pratique pour les chercheurs de disposer de documents d archives diss min s plusieurs endroits entre biblioth ques comme par exemple le fonds De Saussure signal en ligne Dictionnaire historique de la Suisse 2011 aux deux localisations le MHS et la BGE descendants des familles et autres acqu reurs priv s 35 Voir l en
315. ssement de la description de la r daction des instruments de recherche et de la communication des archives Il peut tre constitu d un b timent ou d p t principal et d un ou plusieurs d p t s annexe s SOURCES COMPL MENTAIRES Documents ou fonds d archives ayant un lien organique ou documentaire avec un fonds donn et qui doivent tre mentionn s dans un instrument de recherche pour compl ter l orientation des lecteurs TH ORIE DES TROIS GES Notion fondamentale sur laquelle repose l archivistique contemporaine et qui fait passer tout document par trois p riodes courante interm diaire et d finitive archives historiques caract ris es par la fr quence et le type d utilisation qui en est faite TH SAURUS Liste d autorit organis e de descripteurs et de non descripteurs ob issant des r gles terminologiques propres et reli s entre eux par des relations s mantiques hi rarchiques associatives ou d quivalence Cette liste sert traduire en un langage artificiel d pourvu d ambigu t des notions exprim es en langage naturel Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 153 TRAITEMENT Ensemble des r gles et d op rations r gissant l valuation et le tri la classification et le classement la description et l indexation des documents inactifs destin s tre conserv s de mani re permanente UNIT ARCHIVISTIQUE Document o
316. ssentiel est de mettre au point un chablon ou une grille de description contenant les l ments de description ISAD G correctement d limit s et renseign s pour r cup rer ces inventaires en vue d un export ult rieur et leur traduction au format XML conform ment la DTD EAD 1 Chaque r daction d inventaire devrait faire l objet d un contr le par une autre personne La profondeur de la description n est pas toujours identique Pour d terminer la finesse de cette derni re il faut consid rer les ressources disponibles la typologie et l int r t du fonds son impact sur la recherche son volume et le plan de classement retenu Nous recommandons dans un premier temps de faire une description succincte du fonds permettant son identification Puis de r aliser un inventaire sommaire dans un second temps Le mieux serait de pouvoir descendre au niveau de la pi ce sp cialement pour les fonds dans lesquels se trouvent de nombreuses correspondances Toutefois nous recommandons plut t la r daction de r pertoires num riques en se basant sur le niveau du dossier pour la description Il conviendra videmment d adapter la profondeur et le degr de description en fonction de l int r t et des demandes de consultation que peuvent susciter un fonds Pour tenter de d terminer cela une description sommaire mise en ligne pour signaler un fonds peut constituer un bon indicateur Notre recommandation est par cons quent si les ress
317. ssionnelle des archives Archives du CICR et Technisches Museum de Vienne e Faust Deutsches Museum e Mn sys archives IMEC e XMetal pour le r seau Calames e Flora Archives regroupement de la BPUN des AEN et de la biblioth que de la Chaux de Fonds autour d une base de donn es utilisant ISAD G pour constituer un portail des archives neuch teloises Le logiciel permet entre autres de raccrocher un document annexe un inventaire par exemple en PDF e Les bases de donn es Microsoft Access deux institutions et ALEPH UQAM 4 3 5 Conservation Ind pendamment du budget disposition chaque institution est consciente de l importance de la conservation Les normes professionnelles et climatiques en vigueur dans ce domaine sont dans la mesure du possible respect es gr ce des locaux et du mat riel de conservation ad quats Lorsqu une politique de conservation sp cifique n est pas r dig e formellement une politique de conservation globale pour tous les fonds est observ e Les archives papier et multim dias ne demandent pas les m mes conditions de conservation c est pourquoi les divers supports sont dans la mesure du possible dans des locaux s par s 201 http tomcat apache org consult le 21 f vrier 2014 202 http www adlibsoft fr produits archive logiciels consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 87
318. t Le format XML EAD est utilis Il s agit d un contenu structur et hi rarchis ind pendant de toute pr sentation garantissant une p rennit des fichiers et une r interpr tation sous d autres formes PDF ou HTML par exemple Une DTD sp cifique est cr e pour la description d un fonds d archives Les avantages de l open source sont caract ris s par e son ind pendance pas d entreprise de fabrication e sa lisibilit e son interop rabilit e sa gratuit aucun frais de licence dans la majeure partie des cas e son aspect collaboratif communautaire Les inconv nients sont les suivants e peut tre mal per u mauvaise image institutionnelle ou consid r comme pas suffisamment professionnel souvent le service informatique de l organisme de tutelle dont d pend une institution r clame le recours un fournisseur de solutions informatiques pour obtenir des garanties aux niveaux du contrat des prestations de maintenance etc e co teux en d veloppement et maintenance e n cessite des connaissances en informatique et un soutien technique e un projet de logiciel court le risque d tre abandonn Christeller De Coulon Deshusses 2010 Nous pr senterons au chapitre 4 3 4 une tude des logiciels d inventaire qui sont employ s au sein des diverses institutions sond es Nous y analyserons notamment les forces et faiblesses de quelques uns de ces logiciels 3
319. t aux niveaux national et international Les informations contenues dans la revue de la litt rature sont issues d articles de p riodiques d ouvrages de r f rence g n ralistes ou sp cialis s de publications de professionnels de th ses et travaux de m moire de manuels d utilisation de recommandations dict es par des associations de professionnels de blogs et sites web de professionnels en sciences de l information et en archivistique ainsi que de portails archivistiques Pour mettre la main sur ces sources nous avons consult des annuaires de liens des portails de revues scientifiques en libre acc s des archives ouvertes des catalogues de r f rences bibliographiques et diff rents moteurs de recherche en ligne Un certain temps a t consacr de nombreuses lectures Les tables des mati res d ouvrages mais galement les diff rentes bibliographies en fin d ouvrage ont t minutieusement parcourues Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 25 La synth se des lectures s est effectu e une fois la recherche d information close Le probl me est que nous trouvions sans cesse de nouvelles sources travers les bibliographies figurant la fin des articles dans des citations et des liens figurant sur diff rentes pages web un moment donn lorsque nous retombions sur les m mes r f rences ou les m mes auteurs il a fallu se rendre compte que des
320. t res et les choix d acquisition se font selon les axes de d veloppement de l institution mais aussi selon les collections et les fonds existants afin de privil gier la compl mentarit En raison des faibles budgets disposition toutes les institutions privil gient le don comme mode d acquisition et n adoptent pas d attitude proactive en la mati re certaines n encouragent m me pas du tout les dons par manque de ressources d espace de stockage ou parce que cela ne fait pas partie de leurs missions comme la BAA 4 le pr cise par exemple D autres institutions comme le Mus e historique de Lausanne ou le Mus e d arch ologie nationale de France ne cherchent pas faire l acquisition d archives priv es puisque celles ci accompagnent g n ralement des fonds photographiques ou iconographiques et sont donc secondaires par nature Toutefois ils accueillent ces fonds dans la mesure o ils sont des compl ments des collections Une institution admet m me avoir re u un fonds par accident suite un refus de prise en charge par un service d archives Seule la biblioth que de l INHA proc de des achats pour enrichir ses collections patrimoniales mais veille ne pas entrer en concurrence avec d autres institutions Biblioth que de l INHA 2014 Beaucoup d institutions ont d j d orienter des donateurs potentiels vers un grand centre d archives pour la prise en charge de grands fonds priv s s Quelques instituti
321. t tels l achat le don le d p t le legs ou l change ARCHIVES l ensemble des documents quelle que soit leur date ou leur nature produits ou re us par une personne o un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activit s et conserv s pour leur valeur d information g n rale 2 Disponible l adresse http www archivesdefrance culture gouv fr gerer publications terminologie archivistique 25 Disponible l adresse http issuu com archi725 docs terminologie de base propos e aux tudiants Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 144 ARCHIVES DEFINITIVES ou ARCHIVES HISTORIQUES Ensemble de documents conserv s de mani re permanente parce qu ils ont acquis une valeur secondaire de t moignage ou d information g n rale ou parce qu ils peuvent servir la recherche Voir aussi DOCUMENT INACTIF ARCHIVES NON INSTITUTIONNELLES Ensemble des documents acquis par le service d archives d une institution mais qui ont t l origine produits ou re us par une autre personne morale ou une personne physique ARCHIVISTIQUE Discipline qui recouvre les principes et les techniques r gissant la cr ation l valuation l accroissement l acquisition la classement la description l indexation la diffusion et la pr servation des archives CLASSEMENT Op ration consistant la mise en ordre intellectuelle et physique des documents
322. t comme synonyme d instrument de recherche INVENTAIRE SOMMAIRE Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pi ce ou groupe de pi ces d un fonds ou d une collection MICROFILM Film photographique se pr sentant en rouleau ou en bande comportant une s rie d images de documents de dimension tr s r duites r sultant de leur reproduction ML M TRE LIN AIRE Unit de mesure des archives correspondant la quantit de documents rang s sur une tablette d un m tre de longueur MODE D ENTR E Mani re dont une entr e est parvenue dans un service d archives On distingue les entr es par voie ordinaire versement et les entr es par voie extraordinaire Voir aussi ENTREE et ENTREE EXTRAORDINAIRE NIVEAU DE DESCRIPTION Niveau choisi pour la description de l unit de description fonds s rie organique sous s rie organique dossier pi ce et qui d termine le type d instrument de recherche tablir PAPIERS Expression usuelle employ e pour d signer les archives personnelles et familiales par opposition aux archives d un corps constitu PI CE La plus petite unit archivistique de description indivisible la fois mat riellement et intellectuellement qui peut tre constitu e d un ou de plusieurs documents Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 150 PLAN DE CLASSEMENT Plan directeur pr tabli qui fi
323. t de donateurs C est pourquoi nous ne recommandons pas l adoption d une attitude proactive d acquisition d archives priv es Les biblioth ques pourraient s int resser plus aux petits fonds d importance locale les grands fonds prendraient logiquement la direction des services d archives ou des d partements des manuscrits En raison des budgets souvent inexistants il faut privil gier les modes d entr e les moins on reux possibles et par cons quent le don en s appuyant sur des arguments patrimoniaux Il faut tre attentif aux co ts indirects qu un don peut engendrer In vitablement un fonds d archives entra nera des co ts en ressources humaines pour son traitement et en ressources financi res pour sa conservation son conditionnement son inventaire et sa valorisation Nous recommandons de ne pas faire de promesse quant au traitement d un fonds sans s tre assur de poss der les ressources suffisantes Il ne faut donc pas vouloir prendre des fonds tout prix Le d p t est viter car ce mode d acquisition peut poser des probl mes notamment cause de son caract re r vocable L achat n est pas recommand et ne devrait tre envisag que dans des cas exceptionnels Nous recommandons de faire l acquisition uniquement de fonds clos et ce en un seul lot Il est imp ratif de documenter la provenance et donc les producteurs des fonds que l on acquiert puis de constituer des dossiers d acquisition qui serviront au t
324. t document es dans le rapport valuation tri et classement Tant que possible on r cup re le papier afin de le recycler Mais dans le cas des donn es personnelles il faut d truire les documents que l on d sire linmner soit en les d clurant ou en les passant la machine d clnqueter et s1 la masse est tr s importante on les achenmn aux Cheneviers o ils seront br l s selon la proc dure de destruction confidentielle Parm les principes de base on peut rappeler que les documents sont classes dans l ordre chronologique ou chronologique inverse c est dire que les documents les plus anciens sont toujours en bas de la pile et les plus r cents au contraire sur le haut Dans un premier temps on note au crayon sur les fourres le contenu et les dates extr me idem sur les cartons Ces notations seront effac es et remplac es par une cote au moment opportun Il est d conseill et inutile d appuyer trop fort lorsque l on crit sur les fourres ou les boites 6 Conditionner Diff rentes mesures doivent tre prises afin de permettre aux documents de vieillir dans les meilleures conditions possibles Nous nous attacherons 1c1 uniquement au support papier car c est celu qui est le plus souvent pr sent dans les fonds de la Ville Pour les autres supports il vaut mieux consulter la litt rature sp cialis e Il faut retirer syst matiquement les objets m talliques en particulier les trombones et
325. t du classement du g n ral au particulier et indication de la relation entre les diff rents niveaux L adoption des RDDA en tant que norme et l utilisation de bases de donn es pour entrer les descriptions des fonds d archives ont contribu l abandon progressif des instruments de recherche traditionnels sur support papier Aux Etats Unis il existe galement des r gles pour la description des archives priv es ou non et des collections de manuscrits Celles ci r pondent au nom de DACS Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 53 Describing Archives Content Standard dont la deuxi me dition a t adopt e par la SAA en 2013 et constitue la mise en uvre am ricaine des standards internationaux de description de documents d archives et de leurs cr ateurs Ces r gles peuvent s appliquer tous types et supports d archives tous les niveaux de description Society of American Archivists 2013 DACS facilitates consistent appropriate and self explanatory description of archival materials and creators of archival materials This new edition reflects the growing convergence among archival museum and library standards aligns DACS with the descriptive standards developed and supported by the International Council on Archives and provides guidance on the creation of archival authority records DACS can be applied to all types of material at all level
326. t les archives en Suisse est lh riti re directe de l histoire constitutionnelle du pays Le champ d application de la loi f d rale sur l archivage s arr te aux autorit s f d rales et leurs administrations et ne concerne ni les cantons ni le secteur priv Burgy Roth Lochner 2002 2003 Il d coule du syst me f d ral que le statut des archives priv es varie selon les cantons et n est pas harmonis La plupart du temps les archives priv es ne sont pas prioritaires En Suisse il n existe pas de loi r glant le statut des archives priv es l exception des articles du Code des obligations concernant les livres et documents des soci t s Coutaz 2007 En respect de la Loi f d rale sur le droit d auteur LDA de 1992 les institutions d tentrices de documents d archives doivent veiller leur politique de diffusion des documents lorsque ceux ci sont soumis au droit d auteur Suisse 1992 Sont concern s typiquement les manuscrits d auteurs et les uvres artistiques Les archives priv es contenant tr s souvent des donn es personnelles et relevant de la sph re priv e demandent galement le respect de la Loi f d rale sur la protection des donn es LPD du 19 juin 1992 La loi f d rale sur l archivage LAr d finit l art 17 al 2 les autres t ches incombant aux Archives f d rales Elles s emploient prendre en charge les archives et les documents provenant de personnes de droit priv ou
327. tes les grandes biblioth ques et les centres d archives ont constitu au fil des ann es bon nombre d instruments de recherche papier et informatis s favorisant l acc s aux documents d archives priv es qu ils conservent Ces instruments de recherche sont en g n ral tr s d taill s allant jusqu d crire les pi ces d un fonds Particuli rement pour les fonds priv s l indexation par nom de personne est tr s pouss e et favorise les recherches sur les correspondances Les index des noms de lieux et les index mati res sont moins courants puisque dans le domaine des archives on raisonne en termes de provenance Les instruments de recherche les inventaires d archives ont toujours fait l objet de publications principalement sur Internet l heure actuelle Nous avons mentionn le R pertoire sommaire des fonds manuscrits conserv s dans les biblioth ques et archives de Suisse mais il faut aussi signaler la base BORA en France qui devrait permettre aux chercheurs de localiser directement sur internet les fonds priv s qui les int ressent Direction des Archives de France 2014 Cette application recense les fonds dispers s dans les Archives publiques mais les biblioth ques et les autres organismes publics et priv s susceptibles de conserver des archives priv es seront progressivement associ s cette campagne Morin 2010 Il est possible de distinguer trois grandes familles d instruments de recherche Gagnon Arguin
328. teurs e fournit une base d autorit justifiant le rejet d offres non d sir es e informe le public usagers mais galement donateurs et d posants potentiels et les autres institutions des domaines de sp cialisation identifi s L acquisition de fonds d archives priv es s appuie sur diff rents crit res comme le respect des fonds la notion de territorialit qui sous entend que les archives sont plus utiles si elles sont conserv es dans leur aire g ographique de cr ation sur leur compl mentarit avec les fonds d j conserv s ou les th matiques en lien avec les collections Mais galement sur le respect des valeurs archivistiques que pr sentent des documents valeur de preuve de t moignage historique d information 31 http www macm org consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 45 L application de ces principes fondamentaux en archivistique garantit d viter le fractionnement d un fonds d archives et de maintenir son caract re organique en vue de l exploitation optimale des valeurs des documents Fortin 1997 1998 Autrement dit l acquisition se base sur des principes archivistiques bien tablis le plus fondamental tant le principe de provenance assurant de pr server les qualit s d exhaustivit de fiabilit et d authenticit propres aux archives Lambert 1999 p 150 La tradition d une institution c
329. th ques ou les mus es ne sont pas compl tement trait s et encore moins signal s Il est donc extr mement difficile d en conna tre l existence Un traitement minimal est acceptable et envisageable L essentiel est d apporter une description minimale sommaire afin de pouvoir prendre connaissance de l existence d un fonds et des documents le composant Les archivistes et les services d archives qu ils soient publics ou priv s ne peuvent g rer toute la masse documentaire que repr sentent les fonds priv s En ce sens g rer des fonds d archives priv es par un non archiviste est possible c est le cas en diff rents endroits et nous l avons vu les archivistes encadrent tr s souvent du personnel auxiliaire charg de la saisie des inventaires si cette personne re oit une formation ou sait vers qui se tourner et quelles sources consulter L important est de minimiser les risques de traitement des fonds d archives comme des monographies des documents uniques La gestion particuli re des fonds d archives priv es par certaines institutions aux moyens limit s ne constitue pas notre sens des erreurs par rapport aux pratiques archivistiques mais bien des solutions des interrogations qui concernent de plus en plus de biblioth ques et mus es Les biblioth ques et les mus es peuvent aider les services d archives dans leur mission de collecte du patrimoine priv Signaler les fonds et assurer leur conservation est un devoi
330. tion de fonds priv s adress es aux services d archives en comparaison avec la majorit des biblioth ques et des mus es Cela peut s expliquer par des diff rences entre les tailles et le nombre de fonds poss d s mais galement par la sp cialisation des archivistes permettant une meilleure description et valorisation des archives priv es 1 http www archivesdelavieordinaire ch dossiers consult le 21 f vrier 2014 1 En l occurrence Facebook https www facebook com pages Burgerbibliothek Bern 182075385167008 sk wall consult le 21 f vrier 2014 177 https fr fr facebook com BibliothequesUdesS consult le 21 f vrier 2014 178 En t moigne cette publication Fayard Duch ne 2006 bas e sur les fonds priv s des AEV http doc rero ch record 22040 files I N 268 2006 06 00 pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 77 4 2 2 5 3 Communicabilit Certains fonds ou certains dossiers sont assortis de restrictions de consultation limit es dans le temps d lais de consultation ou embargos ou de reproduction pour des documents contenant des donn es sensibles Consulter ces derniers peut n cessiter une autorisation sp ciale en raison de la pr sence de renseignements personnels et confidentiels ou pr judiciables des tiers Des demandes de consultation peuvent donc tre adress es aux services d archives ou directeme
331. tion vers une autre institution ou service d archives seront g n ralement bienvenus dans la mesure o un fonds peut tre mieux accueilli b n ficier de meilleures conditions ou si sa pr sence est plus pertinente ailleurs Dans sa politique d acquisition g n rale le MEG pr cise que ne disposant pas du personnel qualifi et des infrastructures pour l enregistrement l inventaire la conservation et l exploitation d archives papier l acquisition de nouveaux fonds d archives est envisager avec prudence Conform ment la loi les fonds d archives historiques existants ont t transf r s aux Archives de la Ville de Gen ve pour y tre inventori s et faciliter aux chercheurs leur accessibilit Mus e d ethnographie de Gen ve Sans date p 9 Au cas o une biblioth que ou un mus e devait prendre la d cision de se s parer d un fonds parce que ce dernier n est pas dans l institution la plus appropri e ou parce que les ressources n cessaires pour son traitement sont insuffisantes il est recommand de prendre contact avec un grand service d archives ou le D partement des manuscrits d une biblioth que patrimoniale de la r gion Il faut pour cela consid rer les champs d acquisition de ces tablissements en mati re d archives priv es afin de s adresser aux partenaires idoines Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 123 6 Conclusion 6 1
332. tr e pour Horace B n dict de Saussure http www hls dhs dss ch textes f F15911 php consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 21 2 M thodologie 2 1 Organisation du travail Le cahier des charges r dig en d but de travail a t essentiel comme aide m moire comme fil rouge pour l atteinte des objectifs fix s Par ailleurs le calendrier des t ches et les dates butoir pr d finies ont constitu une aide pour agender les diff rentes tapes de ce travail D une mani re g n rale nous avons essay d tre proactif de consid rer les ventuels retards et probl mes pour y rem dier au plus vite Parce que ce travail s inscrit dans un processus heuristique notre r flexion a demand l apprentissage de nouvelles connaissances et l acquisition de certaines notions parfois m connues Les entretiens conduits et la recherche d information ont demand consid rablement de temps peut tre m me plus qu envisag au d part Le surplus d information collect a t une entrave la r daction du travail ce qui a n cessit au pr alable un travail cons quent de lecture puis de tri d analyse et de synth se de l information utile et pertinente La structure du travail a exig un certain temps de r flexion avant d aboutir la forme que rev t ce document 2 1 1 Suivi Des entretiens m thodologiques avec le conseiller p dagogi
333. travail 1 2 D finitions et terminologie Omnipr sentes les archives priv es repr sentent une masse documentaire vaste dispers e et souvent m connue Cette derni re peut comprendre toute une typologie de documents et de supports relevant de domaines relativement vari s et provenant de divers producteurs Ces archives peuvent tre donn es l gu es ou confi es en d p t des services d archives priv s ou publics mais peuvent galement se trouver dans des biblioth ques ou des mus es Les biblioth ques conservent traditionnellement des manuscrits mais galement un nombre important et toujours croissant de fonds d archives Agence fran aise de normalisation 2010 Il est n cessaire de signaler ici que tr s souvent le terme manuscrit est utilis pour d crire des documents d archives priv s crits la main Il y a l une ambigu t pouvant pr ter confusion En effet celui ci rev t deux significations la premi re d signe une uvre dict e ou crite la main ou dactylographi e tapuscrit et corrig e par l auteur ant rieurement son impression La deuxi me signification quant elle d signe un ouvrage crit la main avant la d couverte de l imprimerie et ne rentre par cons quent pas dans le cadre du pr sent travail C est pour cette raison que le terme global d archives priv es sera privil gi et employ pour ce travail Il s agit des documents d archives qui ne rev
334. tue la biblioth que ou le mus e est un crit re d terminant Une politique d acquisition doit tre diffus e et mise disposition du public pour promouvoir son programme d acquisition mais aussi pour communiquer avec son organisme de tutelle En plus de servir savoir ce que l on souhaite acqu rir ce document sert galement de base pour justifier un refus ou prendre position par exemple au sujet des types de supports documentaires en effet tous ne requi rent pas le m me type de traitement Cela doit tre d fini En cas de proposition de fonds majoritairement audiovisuels par exemple il convient de les rediriger vers des institutions sp cialis es Si l on prend l exemple des AVG la politique d acquisition d archives priv es a pour r le de Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 106 e permettre des d cisions rationnelles en mati re d valuation et d acquisition d archives e assurer la continuit dans l valuation et l acquisition des archives d s lors qu elles peuvent tre effectu es par diff rentes personnes e fonder l acceptation ou le refus de fonds d archives priv es e faciliter la coop ration avec les autres institutions impliqu es dans la collecte et la conservation du patrimoine archivistique genevois e faire connaitre le cadre intellectuel et l action des Archives de la Ville en mati re d valuation et d acquisition d
335. tul bref et explicite e s interroger sur la structure originelle du fonds partir des fiches puis les classer pour r aliser le plan de classement Grouper les dossiers par grandes activit s ou fonctions et classer les documents par ordre chronologique e r diger une analyse de contenu pour chacun des dossiers e proc der aux ventuelles liminations et en garder la trace e classer les subdivisions du g n ral au particulier conditionner et coter e r diger l instrument de recherche qui pourra comprendre une introduction sur l origine et le traitement du fonds ventuellement un index des noms de personnes Si un fonds comporte des documents sur diff rents supports et autres que papier il convient de les r unir intellectuellement mais de les s parer dans l espace Il est ensuite possible de faire des renvois vers ces documents Il convient d employer une cotation alphanum rique compos e d un acronyme les initiales du producteur du fonds ou une cotation sp cifique aux archives priv es comme par exemple AP gt puis d une lettre pour la s rie suivie de num ros pour les subdivisions Comme cela se fait aux AVG les cotes peuvent tre s par es par un point au niveau des fonds et des s ries et d une barre oblique pour les dossiers La cotation devrait suivre l ordre logique du classement intellectuel et d finir l emplacement o les documents d archives seront rang s Chaque cote corres
336. u ensemble de documents consid r s comme une entit VALEUR PRIMAIRE finalit du document d archives fond e sur ses utilit s premi res sur les raisons pour lesquelles il existe Qualit que poss de chaque document parce qu il a t produit ou re u par une personne physique ou morale publique ou priv e dans l exercice de ses activit s des fins administratives l gales financi res ou probatoires La valeur primaire des documents est troitement li e au processus administratif qui leur a donn naissance et leur utilisation VALEUR SECONDAIRE finalit du document d archives fond e sur ses utilit s secondes ou scientifiques La valeur secondaire est li e l information et au t moignage Par opposition valeur primaire quantit et qualit d un document d archives appr ci e en fonction des informations de port e scientifique et historique qu il contient et du motif de sa production Voir aussi INT R T HISTORIQUE VALEUR DE T MOIGNAGE O DE RECHERCHE Qualit accord e aux documents qui par leur nature permettent d effectuer des tudes r trospectives sur un individu sur un v nement ou sur un organisme donn XML eXtensible Markup Language Langage de balisage facilitant l change automatis de contenus entre syst mes d informations h t rog nes Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 154 Annexe Il
337. ue assurer une sauvegarde des documents d archives Enfin un atelier de reliure se trouve au Mus um d histoire naturelle Il permet de garantir un entretien et une conservation des collections papier de mani re professionnelle 1 6 5 Inconv nients de la collection de manuscrits du MHS La forme de l inventaire a un aspect d suet L inventaire de l ensemble de la collection n est pas un outil de recherche vident comprendre aujourd hui Certaines incoh rences peuvent y tre relev es telles des entr es des noms de personnes diff rents endroits et des documents provenant par exemple de la Soci t m dicale mais n tant pas int gr s avec le fonds en question L instrument de recherche a simplement t num ris ce qui permet une recherche plein texte minimale L inventaire d poque n a videmment pas t r alis selon les pratiques archivistiques et en respectant les standards employ s actuellement De plus il ny a que peu d indication sur le contexte de cr ation ou d historique de la collection A ce propos certains documents ont t restitu s ce qui n aurait pu tre fait si des traces crites de donations cession de propri t avaient t r dig es et conserv es On ne peut pas non plus parler d une quelconque mise en valeur de la collection en dehors de l acc s son inventaire en ligne Un ventuel accroissement ou d veloppement de la collection serait possible mais l inventaire ne lai
338. ument de recherche une r f rence ou cote unique l intitul ou le titre de la s rie du dossier voire de la pi ce les dates extr mes l importance mat rielle volume quantit dimensions le niveau de description place de l unit de description dans la hi rarchie du fonds L laboration d un inventaire peut galement comprendre une introduction dans laquelle figurent l historique du fonds et du producteur des explications concernant le principe de classement ainsi que les remarques utiles sur les lacunes du fonds ou l tat des documents et si possible une bibliographie du producteur des renvois pour permettre au chercheur d tablir les liens n cessaires et de faciliter son orientation de type voir aussi un index pour retrouver rapidement l information les conditions d acc s et d utilisation selon la l gislation et les ventuelles restrictions une bibliographie pour tablir des liens avec d autres sources sur le sujet les annexes pour int grer les documents permettant de comprendre la d marche intellectuelle et pratique de la personne qui a trait le fonds 5 3 2 3 2 Instruments de recherche et logiciels d inventaire La norme est un langage universel et un mode op ratoire professionnel Elle est indispensable pour le partage des donn es qui est sa v ritable finalit Parce que de grandes entreprises de num risation sont en cours il est important d employer un
339. uments 1016 le signalement des documenis d archives en bibliotheques pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 50 pr sentation et la diffusion des instruments de recherche Dans ce courant d informatisation de la description s inscrit l apparition en 1994 de la premi re norme internationale de description archivistique la norme ISAD G Parce que la notion centrale en mati re d archives est le fonds d archives la description archivistique cherche traduire cette approche organique par le biais d ISAD G et sa retranscription dans un format ouvert le langage de balisage XML Vatican 2011 permettant une collaboration et un partage de comp tences entre les institutions Mais galement comme tout format ouvert une ind pendance vis vis de l infrastructure informatique D velopp par le W3C XML est donc un langage de description et d change de documents structur s Il permet de d finir des balises servant encoder des documents lectroniques en format texte L EAD a t d velopp e comme une DTD pour encoder les instruments de recherche qui d crivent les fonds d archives C est donc d abord et avant tout une structuration de la description archivistique qui utilise les possibilit s offertes par XML pour permettre l exploitation informatique des instruments de recherche indexation publication sur le web etc
340. un nouvel inventaire sans intervenir dans le plan de classement En effet refaire une description selon les normes archivistiques n est a priori pas la solution retenir Changer le classement actuel n apporterait aucune information suppl mentaire et risquerait de nuire cette collection Un logiciel sp cialis pour la description archivistique permettrait certes de renseigner davantage de champs mais les informations n cessaires ne sont pas forc ment connues Enfin g n rer un nouveau plan de classement ne serait peut tre pas davantage explicite que la forme que rev t actuellement l inventaire des manuscrits Le fonds a t h rit par la biblioth que dans son tat actuel et apporter des modifications aussi radicales Son organisation constituerait une perte d information sur sa propre histoire et sur le contexte de cr ation du mus e Mieux vaut dans ce cas conserver le classement originel On pourrait tenter des regroupements par producteurs et constituer des micros fonds mais ceux ci m me si les documents les composant proviennent du m me producteur ne seraient en aucun cas complets puisque ces fonds sont en r alit dispers s en divers lieux En outre il faudrait r fl chir la fa on de traiter les nombreux documents isol s 5 2 2 2 Num riser l ensemble de la collection partir des microfilms Le seul inconv nient est que la num risation partir de microfilms pourrait engendrer une l g
341. ur le contenu et EAD XML pour le contenant informatique Roth Lochner Grange 2005 Cette solution assure e l utilisation et le respect des normes internationales e la r cup ration des inventaires r alis s sur Word e la r daction de nouveaux inventaires par des personnes n ayant pas de formation compl te en archivistique 1 e la mise en ligne des inventaires et la possibilit de les imprimer e l ajout de champs d indexation au canevas ISAD G Cet instrument simple souple et peu co teux a t con u pour tre partag cet outil est galement employ l heure actuelle en Ville de Gen ve par les CJB et le MHN 4 3 4 3 Solutions open source 4 3 4 3 1 1CA AtoM Application web de description d archives et de publication d inventaires en lignet ICA AtoM est un projet international pilot par l International Council of Archives dont l acronyme signifie Access to Memory Il n y a aucun co t aux t l chargements des logiciels n cessaires l ex cution de son application puisque ICA AtoM est construit avec des outils open source Des ressources suppl mentaires tutoriels manuel d utilisateur etc sont disponibles sur le site du logiciel 190 http www altova com xmispy html consult le 21 f vrier 2014 191 Aux AVG la majorit des inventaires est faite par des stagiaires Burgy 2004 192 Tous les inventaires des AVG sont accessibles sous forme HTML page web PDF document imp
342. urelle de la Ville de Gen ve MHS Mus e d histoire des sciences de la Ville de Gen ve ml m tre s lin aire s MoMA Museum of Modern Art de New York OFPP Office f d ral de la protection de la population OPAC Online Public Access Catalogue PIAF Portail international archivistique francophone RDDA R gles pour la description des documents d archives RERO R seau Romand des biblioth ques de Suisse occidentale SAA Society of American Archivists SGBD syst me de gestion de base de donn es SIAF Service interminist riel des Archives de France SIDoS Service d information documentaire sp cialis SIGB Syst me int gr de gestion de biblioth que UNIGE Universit de Gen ve UNIMARC UNlversal MARC UQAM Universit du Qu bec Montr al W3C World Wide Web Consortium XML eXtensible Markup Language degr s Celsius Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin xii Note Pour les mots pouvant d signer la fois un homme ou une femme nous avons consid r l emploi du langage pic ne Nous avons choisi de retenir la forme masculine afin de faciliter la r daction et la compr hension de ce document Dans ce travail nous faisons r f rence des biblioth ques patrimoniales comme la BGE la BCUL ou encore la BPUN Il est sous entendu que nous faisons r f rence lorsqu il s agit d archives priv es aux D partements des
343. urs fonds Des logiciels pour la gestion de collections mus ales et de gestion de collection ont galement t mentionn s dans les r ponses issues de nos questionnaires Par exemple Flora Mus e l INHA ActiMuseo au Mus e suisse de la mode Collective Access la CRI E A noter que d autres r digent simplement leurs inventaires dans un traitement de texte Microsoft Word cinq institutions avec tr s souvent des grilles ou des chablons pr voyants diff rents champs de description D autres ont pr f r l emploi de Microsoft Excel trois institutions Dans le cas de l utilisation d un logiciel sp cialis les outils open source sont plus employ s par les biblioth ques et les mus es alors que les services d archives tatiques utilisent des logiciels propri taires Au CERN archivistes et biblioth caires emploient la m me base de donn es Aleph 500182 N anmoins une base de donn es d velopp e pour les usages d une biblioth que ne permet pas de consid rer le contexte la provenance de fonds d archives et de r aliser une description hi rarchis e Hollier 2007 4 3 4 Etude de quelques logiciels utilis s pour les inventaires de fonds d archives Nous avons s lectionn quelques outils utilis s principalement dans le contexte suisse mais galement l tranger deux logiciels propri taires une solution d velopp e sur mesure deux logiciels open source et un logiciel de publication en ligne Afi
344. utions Mettre les documents conserv s la disposition du public selon la l gislation en vigueur Mougin 2010 p 6 Le mode d acquisition que le MHS peut envisager pour des manuscrits en rapport avec l histoire des sciences au niveau genevois est le don ou legs de fonds priv s cession de propri t mat rielle titre gratuit Une convention de donation d finissant l objet du don doit tre tablie avec le donateur Celle ci doit galement fixer les conditions de 27 Cette partie a t r dig e en grande partie gr ce au questionnaire sur la gestion des fonds d archives priv es rempli par l archiviste du MHS Annexe Il Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 14 la cession restrictions de consultation la question de la propri t intellectuelle etc Mougin 2010 1 6 2 Le fonds manuscrits du MHS La collection de manuscrits du MHS est constitu e de notes de travail de notes de cours de correspondances de journaux personnels et de rapports de nombreux Scientifiques genevois tels Pictet ou de Saussure Ces manuscrits sont conserv s dans un local dont la temp rature et l humidit sont adapt es et contr l es Comme nous lavons soulign dans l introduction de ce travail nous sommes en pr sence d une collection une r union de documents issus de divers producteurs Ce n est pas un fonds organique proprement parler 1 6 2 1
345. uvain la Neuve Academia L Harmattan pp 175 183 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 27 ISBN 978 2 8061 0059 7 BURGY Fran ois R OTH LOCHNER Barbara 2002 2003 Les archives en Suisse ou la fureur du particularisme Archives Vol 34 n 1 2 pp 37 80 CANTON DE VAUD 2012a Loi sur l archivage LArch 432 11 du 14 juin 2011 Etat le 1 janvier 2012 en ligne 14 juin 2011 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www patrimoine vd ch fr archives cantonales linstitution bases legales CANTON DE VAUD 2012b R glement d application de la loi sur l archivage LArch 432 11 1 du 14 juin 2011 Etat le 1 janvier 2012 Lexfind en ligne 14 juin 2011 Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www lexfind ch dtah 110434 3 doc pdf3Fdocld 90 7862 amp Pvigueur amp Padoption lt amp Pcurrent_ version 1 amp PetatDoc vigueur amp Pversion amp docType reglement amp page for mat A4 3R amp iSsRSV true amp isSJL true amp outformat pdf amp isModifiante false CARDIN Martine 2012 La valorisation des archives Pourquoi Pour qui Comment In HIRAUX Fran oise MIRGUET Fran oise d La valorisation des archives une mission des motivations des modalit s des collaborations enjeux et pratiques actuels Louvain la Neuve Academia L Harmattan pp 33 49 Publications des archives de l Universit catholique de Louvain 27 ISBN 978 2 8061 0059 7
346. uve administrative financi re et l gale des documents actifs et semi actifs n entre pas en ligne de compte dans ce travail puisque les fonds d archives priv es dont il est question sont des archives historiques Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 31 La typologie documentaire des documents d archives papier est la suivante en dehors des manuscrits isol s il existe trois cat gories d ensembles archivistiques Agence fran aise de normalisation 2010 e les fonds de personnes physiques e les archives de collectivit s associations entreprises e les collections Chacun de ces ensembles peut contenir diff rents types de documents 3 1 2 D finitions des archives priv es La d finition des archives est profond ment li e la notion de producteur Il convient par cons quent d opposer archives publiques et archives priv es Au Qu bec la Loi sur les archives d finit les archives priv es simplement comme tant les archives autres que publiques Qu bec 1990 chapitre l article 2 Cette distinction nous laisse imaginer les nombreuses cat gories d archives priv es de par leur caract re intrins quement hybride diff rents supports documentaires et producteurs qui peuvent exister En France dans la Loi sur les archives de 19794 les archives priv es sont galement d finies a contrario par rapport aux arch
347. uvent compos es de documents tr s divers sont l exemple le plus typique de collections que l on conserve aussi bien dans les d p ts d archives que dans les biblioth ques ou les mus es Ce sont aussi des collections qu il n est pas si facile de traiter Leur mode d acquisition est complexe Mouren 2011 p 101 1 3 Int r t et utilit des archives priv es L int r t des archives priv es d passe souvent tr s largement les propri taires et leurs proches et ce patrimoine m rite d tre pr serv identifi et port la connaissance du plus grand nombre Association des archivistes fran ais 2005 p 5 Longtemps n dglig es les archives priv es sont consid r es comme des documents importants d s le XIXe si cle Juge Clerembaux 2012 Elles repr sentent en effet des documents int ressants aux yeux de divers publics qu ils proviennent de la sph re acad mique publique ou administrative dans la mesure o elles servent notamment la recherche historique et sont des compl ments n cessaires aux archives publiques Les archives priv es peuvent en effet rectifier une vision du pass qui serait uniquement administrative sans elles Zendali 2012 Ces fonds d archives caract ris s par leur h t rog n it sont compos s de documents tr s divers dont on ignore trop souvent l importance voire l existence Parfois consid r s comme encombrants ils peuvent cependant tre dignes d int
348. ves htip www patrimoine vd ch fileadmin groups 19 PDF Ins 21 08 mai2013 Textecomplet pdf consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 130 Bibliographie AGENCE FRANCAISE DE NORMALISATION COMMISSION DE NORMALISATION CG 46 CN 357 2010 Description des fonds manuscrits modernes et contemporains en biblioth que DeMArch recommandation Biblioth que nationale de France en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www bnf fr fr professionnels normes catalogage a ead demarch html ARCHECO 2014 arCHeco r pertoire des fonds d archives d entreprises en Suisse et au Liechtenstein en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www archeco info fr a propos darcheco ARCHIVES CANADA 2014 Expositions virtuelles Archives Canada en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse http www archivescanada ca ir virtual search asp ARCHIVES DE LA VIE PRIVEE 2013 Fonds Suzanne et Odile Porte 2013 7 Document PDF Document interne des Archives de la vie priv e ARCHIVES DE LA VIE PRIVEE 20 Types de documents vers s Document PDF Document interne des Archives de la vie priv e ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE 20 Exemple de convention de donation Document interne des Archives de la Ville de Gen ve ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE 20 Inventaire de l
349. ves ou qu elles prouvent des difficult s rendre compte d ensembles de documents dans une description plat comme c est le cas avec un SIGB Vatican 2011 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 52 Figure 6 Sch ma des niveaux de classement d un fonds d archives selon la norme ISAD G FN S30QUS FONDS Dub Lu 0 org DE Tubi Fil Fi Fi T R seau des biblioth ques de Suisse occidentale 2012 p 3 Le Canada a tr s t t d velopp des normes nationales pour permettre le catalogage des documents d archives sources d information uniques en vue de leur diffusion pour r pondre aux besoins de la recherche C est ainsi qu en 1990 est parue la premi re dition des R gles de description des documents d archives RDDA Une version r vis e existe depuis 2008 C est d apr s les RDDA qu ISAD G a pu tre d velopp Les RDDA consid rent galement le fonds comme tant la base de la description des documents d archives Ces r gles sont formul es sur la base de principes fondamentaux en voici quelques uns Gagnon Arguin 2012 e La description r pond aux besoins de la recherche e La description diff rents niveaux s appuie sur des r gles communes e Le respect des fonds est le fondement du classement et de la description archivistique e Le cr ateur du fonds est obligatoirement d crit e La description est le refle
350. ves priv es sur la page web des AEG http etat geneve ch dt archives versement_ archives privees 66 5609 himl 20 29 consult le 21 f vrier 2014 8 Voir par exemple le site web des AVP http www archivesdelavieprivee ch consult le 21 f vrier 2014 ou celui des AVO http www archivesdelavieordinaire ch consult le 21 f vrier 2014 Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 6 l archive priv e n est pas la pour confirmer n cessairement les l ments connus plus large chelle mais pour les v rifier les nuancer ou les corriger gt Tosato Rigo 2013 pp 8 9 Dans un contexte institutionnel les archives priv es servent documenter et compl ter la m moire de l institution C est aussi un compl ment des collections d une biblioth que des objets d un mus e et des sources de recherche pour les usagers et le personnel Les archives priv es sont donc des sources primaires d une grande importance dans la constitution du savoir Outre les uvres et objets qui sont conserv s au sein d un mus e se trouvent parfois des archives priv es servant documenter les collections poss d es par l institution Cela permet de souligner la n cessit d tre attentif au principe de provenance qui d coule du respect des fonds fondamental en archivistique pour les objets de mus e il est primordial de documenter le contexte l histoire et
351. vice des biblioth ques et archives de l Universit de Sherbrooke 2013 dans sa directive relative l acquisition de fonds et d archives priv es f commence par donner des d finitions puis nonce ses objectifs priorit s crit res et modes d acquisition Une convention est pr vue et mentionn e dans ce document Elle devra pr ciser les droits et obligations des parties ainsi que les conditions d utilisation 4 2 2 3 Traitement 4 2 2 3 1 Tri et valuation Les liminations se font avec l accord du donateur ou d posant et sont en principe sp cifi es dans le contrat sign par les deux parties Il y a cependant une volont de conserver un maximum de documents en vertu du principe du respect des fonds 4 2 2 3 2 Classement Le principe de respect des fonds est appliqu le plus possible Le classement puis l instrument de recherche sont labor s de sorte ce que le chercheur comprenne le lien organique unissant chaque document au producteur d archives et puisse appr hender l ensemble de ses activit s Les AVP tablissent par exemple un plan de classement par type de documents en suivant le cours de la vie du producteur L IMEC subdivise les fonds par fonctions pour les personnes physiques et par activit s pour les fonds d entreprises Un fonds peut tre class de mani re relativement simple En t moigne la pratique de la BPUN quinze types de documents ont t d finis et constituent les s ries Celles ci so
352. x du Qu bec en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www patrimoine religieux ac ca fr activites conferences pdf 2013 Sophie Cote pdf COUTAZ Gilbert 2006 De la politique de gestion la pratique des normes de description de l importance de la description et des inventaires Arbido N 3 pp 41 42 COUTAZ Gilbert 2007 Archives publiques archives priv es des solidarit s n cessaires Arbido N 3 pp 56 61 COUTAZ Gilbert 2008 Dossier th matique l indexation aux Archives cantonales vaudoises la crois e des interpr tations Consid rations g n rales et particuli res Archives cantonales vaudoises en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www patrimoine vd ch fileadmin groups 19 Dossier thematique 2008 pdf Des archives priv es dans les biblioth ques et les mus es b n fice ou charge RACINE Kevin 134 COUTAZ Gilbert DUGRILLON Florence 2003 Quelles politiques pour quelles archives priv es aux Archives cantonales vaudoises Archives cantonales vaudoises en ligne Consult le 21 f vrier 2014 Disponible l adresse htip www patrimoine vd ch fileadmin groups 19 them 2003 politique prives pdf COUTAZ Gilbert HUBER Rodolfo KELLERHALS Andreas PFIFFNER Albert ROTH LOCHNER Barbara 2007 Archivpraxis in der Schweiz Pratiques archivistiques en Suisse Baden Hier jetzt ISBN 978 3 03919 045 4 COUTURE
353. xe la r partition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions appel es s ries et sous s ries Cette r partition d termine la cotation POLITIQUE D ACQUISITION Ligne de conduite d un service d archives en mati re d valuation et d acquisition des documents qui constituent ses collections de m me qu en ce qui concerne l affectation de ses ressources dans ce domaine PR SERVATION Fonction archivistique par laquelle est planifi l ensemble des actions et des interventions en mati re de conservation de pr vention et de restauration et ce en vue de prot ger le patrimoine documentaire des alt rations Voir aussi CONSERVATION PR VENTION Ensemble des mesures d velopp es et des m thodes employ es en vue d identifier les risques d alt ration des documents et de les emp cher de se produire PRINCIPE DE PROVENANCE Voir RESPECT DE LA PROVENANCE PRODUCTEUR D ARCHIVES Personne physique ou morale publique ou priv e qui a produit re u et conserv des archives dans l exercice de son activit Voir aussi PROVENANCE PROTECTION DES DONN ES PERSONNELLES Ensemble des mesures l gislatives et r glementaires visant garantir l anonymat des informations nominatives contenues dans certaines cat gories de documents Voir aussi RESPECT DE LA VIE PRIV E PROVENANCE R f rence de la personne physique ou morale qui a vers donn ou d pos des documents dans un service d archives

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

User instructions  ITW Devcon Material Safety Data Sheet  Istruzioni per l`uso  semaine européenne de la mobilité  A33F－EX2説明書  BR-1 取扱説明書  manual do proprietário  Mode d`emploi - Delta Import  

Copyright © All rights reserved. Failed to retrieve file