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Table des matières - dg echo partners` helpdesk

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1. Les diff rents indicateurs des feux de signalisation sont 1 eRequest ou Requ te Initiale RQ 2 Rapport Interm diaire RI 3 Rapport Final RF 4 Request ou Requ te de Modification RM Les couleurs utilis es sont Gris Non Soumise Jaune Brouillon Vert Favorable Orange Active Mauve Refus Par exemple Cette illustration montre l ic ne des feux de signalisation pour une op ration achev e avec succ s aucune Request ou Requ te d eModification n a t soumise pendant l action Le nom de l op ration apparait en gris dans la liste le statut de l op ration indique Cl tur Cette illustration montre l ic ne des feux de signalisation pour une op ration qui a t accord e mais qui a t suspendue suite au refus du rapport interm diaire Le nom de l op ration apparait en gris dans la liste le statut de l op ration indique Cl tur 9 Astuces En gardant la souris point e sur les feux de signalisation un indicateur d aide apparait et fournit l information en utilisant des abr viations de l indicateur suivit par le statut Par exemple RQ Favorable IR Active FR Aucun MR Aucun 23 APPEL eDocumentation Modules de formation Introduction Les modules de formations vous montrent les fonctionnalit s les plus importantes de l application Apr s avoir suivi une ou plusieurs modules de formations vous serez capable d utiliser l application et vous pourrez
2. Le chapitre 12 ne peut pas tre compl t hors ligne il doit tre compl t en ligne Si vous n tes responsable que pour une partie de l eSingleForm la personne qui fait l envoi Sender peut transf rer que cette partie en choisissant le Partial upload Transfert partiel D 138 Si vous s lectionnez un mauvais fichier XML file transf rer un message d erreur apparait Les annexes doivent tre ajout es quand vous travaillez en ligne Si par exemple vous ne transf rez qu un seul chapitre du projet vous devez valider en ligne les chapitres un un y compris ceux vers lesquels aucun contenu n a t transf r Le contenu transf r apparait alors en ligne Lorsque vous n effectuez qu un transfert partiel l ensemble des chapitres se remettent en mode draft brouillon Apr s les transferts partiels sauvegardez nouveau chaque chapitre en ligne Apr s le transfert de l action humanitaire utilisez les fonctions en ligne Sauvegarder et Soumettre pour terminer l eDocument L eDocumeni est alors soumis la DG ECHO APPEL eDocumentation Exporter un eDocument vers I application eTools offline APPEL gt Agreement Cette fonction montre l cran de recherche de Conventions de Subventions Grant Agreements Exporter un eDocument vers l application eTools offline Recherchez une Convention de Subvention particuli re Cliquez sur la Convention de Subvention de
3. Le nouveau syst me d authentification est recommand pour la connexion APPEL Il doit tre utilis par toutes les nouvelles organisations souhaitant postuler au Contrat Cadre de Partenariat CCP Afin d tre en mesure de se connecter l APPEL et de l utiliser en toute s curit vous devez d abord cr er votre compte ECAS en vous enregistrant dans ECAS Comment fonctionne le syst me APPEL Acc dez au site https webgate ec europa eu appel 1 Si vous tes d j inscrit dans ECAS Cliquez sur connecter APPEL sous le nouveau syst me d authentification L cran de connexion ECAS est affich Modifiez le domaine de connexion vers Externe si n cessaire introduisez votre nom d utilisateur et le mot de passe ECAS Cliquez sur Soumettre L cran d accueil APPEL est affich i vous tes d j inscrit et que vous avez un nom d utilisateur et un mot de passe APPEL introduisez votre nom d utilisateur et mot de passe APPEL sous l ancien syst me d authentification Cliquez sur Login L cran d accueil APPEL est affich nero eo 94 APPEL eDocumentation 2 Si vous n tes pas encore inscrit dans ECAS ou APPEL Cliquez sur Enregistrer dans ECAS sous le nouveau syst me d authentification Suivez le processus d inscription en ECAS Quelle est la port e l gale du vert pour les feux de signalisation Le statut vert des feux de signalisation est donn l action d s que la D
4. Pour une validation du Formulaire Unique complet allez la page d accueil et cliquez sur Valider le Formulaire Unique Validate eSingleForm Cette validation peut galement se faire sur la derni re page du PDF la fin du Formulaire Unique Pour une validation par chapitre ou section cliquez sur Valider Chap x Validate Chap x dans le coin sup rieur droit de la page du PDF eSingleForm Le r sultat de la validation peut diff rer Sile Formulaire Unique ou le chapitre valider n est pas valide une nouvelle page Validation du formulaire D tails des erreurs de validation Form validation Validation error details se cr e la fin du fichier PDF Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire ou dans le chapitre valider en pr cisant la localisation et la description des erreurs Si le Formulaire Unique ou le chapitre valider est valide le message Validation r ussie Validation successful apparait Q Astuces Pour faciliter la correction des erreurs cit es dans le formulaire de validation il est possible de parcourir les erreurs en cliquant sur Aller l erreur suivante Go to next error dans le coin inf rieur droit de la page du Formulaire PDF Les champs non valid s sont surlign s en rouge Au dessus de chaque chapitre une ic ne repr sentant un V vert ou un D rouge apparait Si l icone repr sente un D rouge c est que le chapitre n est pas valide
5. Dans ce cas la cr ation de l IR devra attendre jusqu ce que la MR soit approuv e De cette mani re le Rapport elnterm diaire se base sur les derni res donn es accept e de la MR Les modifications de la MR sont refl t es dans l IR Une Requ te d eModification peut tre soumise tout moment sans tenir compte de l IR November 2012 97 eTools offline PDF Introduction l application PDF eSingleForm L application PDF eSingleForm offline est un document pr sentant le Formulaire Unique au format PDF Ce format a t d velopp afin de remplacer l actuelle application eTools Offline Tout comme l ancienne application eTools Offline le nouveau PDF eSingleForm offline est li un fichier XML Le principe du travail hors ligne a t simplifi gr ce a un formulaire pr sent dans un m me document et reprenant le Formulaire Unique dans son Int gralit Pour entamer un eDocument il suffit d importer un fichier XML vierge ou un projet d j entam d pendant de ce que vous souhaitez faire L eDocument peut tre chang avec des coll gues ou tre export afin de le transf rer en ligne Afin de comprendre le fonctionnement de ce nouvel outil suivez les explications pas pas d crites dans les sections suivantes de cette introduction Il est galement possible d obtenir plus d informations concernant le mode de fonctionnement du PDF eSingleForm offline en consultant le site helpdesk
6. Le tableau de passation des march s est obligatoire seulement pour les conventions avec un m canisme de contr le A Toutes les parties de cette section doivent tre remplies Il regroupe les principales proc dures de passation de march s pour cette action et sera rempli au stade de la proposition et mis jour aux stades du rapport interm diaire et du rapport final Le partenaire peut joindre un tableau pr sent diff remment par exemple un tableau utilis dans le cadre du projet pour autant que l information n cessaire soit mentionn e Les partenaires qui ont sign une convention avec un m canisme de contr le P n ont pas besoin de joindre ce tableau au formulaire unique aux stades de la proposition ou des rapports Une proc dure compl te de passation de march s sera trait e sur une ligne Une proc dure de passation de march s ne peut tre scind e du fait qu elle est utilis e dans plusieurs activit s Si la scission s av re n cessaire il convient de fournir une explication Les dates de lancement et de passation du march peuvent aussi tre exprim es en nombre de semaines apr s le d marrage de l action Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver eae Ce chapitre est obligatoire Vous devez cliquer sur Sauver m me si vous ne modifiez aucune information 74 APPEL eDocumentation Requ te d eModification Introduction a la Requ te d eModificati
7. 3 Au dessus de l cran cliquez sur transf rer Upload 4 Un message de confirmation de cr ation d un nouveau document partir d un fichier XML apparait Cliquez sur Ok 5 Cliquez sur Browse 6 Dans la fen tre Choisissez un fichier Choose file 1 Choisissez le fichier XML correspondant au Formulaire Unique concern par le transfert Ce fichier XML se trouve sur votre ordinateur vous de voir o vous l avez sauvegard 2 Cliquez sur Ouvrir Open 7 Cochez Full upload Transfert total ou Partial upload Transfert partiel de votre fichier XML Voir Astuces 8 Cliquez ensuite sur Transf rer Upload offline document si vous souhaitez soumettre le fichier XML s lectionn 9 Si vous avez coch Partial upload Transfert partiel s lectionnez les parties du document que vous souhaitez transf rer 10 Cliquez sur Ex cution du transfert Process upload 11 Le message suivant apparait Le transfert du projet est ok Upload of project is ok 12 Cliquez sur Retour a l eDocument Back to eDocument 13 L Action Humanitaire compl t e hors ligne est alors accessible en ligne Q Astuces Le chapitre 12 ne peut pas tre compl t hors ligne il doit tre compl t en ligne Si vous n tes responsable que pour une partie de l eSingleForm la personne qui fait l envoi Sender peut transf rer que cette partie en choisissant le Partial upload Transf
8. Comment cr er une proposition quand partir d une Lettre d intention Pour cr er une proposition partir d une Lettre d intention ouvrez votre Lol et cliquez sur Nouvelle version Un pop up apparait cliquez sur Cr er une eRequ tre partir de la Lol pour cr er une eRequ te partir de votre Lol Comment soumettre une proposition r vis e Soumettez une nouvelle version d eRequ te 1 Allez dans APPEL Requ tes 2 Rechercher l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version 3 Cliquez sur l eRequ te de votre choix 4 Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version pour cette eRequ te 5 Compl tez l eSingleForm en cliquant sur chacun des chapitres 6 Cliquez sur Soumettre Pourquoi ne puis je pas soumettre une nouvelle version d eRequ te Deux raisons possibles 1 Vous ne pouvez pas soumettre une nouvelle version si le Desk est toujours occup sur la derni re eRequ te soumise 2 Vous ne pouvez pas soumettre une nouvelle version d eRequ te alors que la signature de la Convention a t lanc e Le syst me a une option de contr le de s curit pour viter que l eRequ te change pendant que le processus de signature est en cours Cependant le Desk Officer responsable peut arr ter le processus de signature et permettre la soumission d une nouvelle version Pourquoi ne puis je pas cr er une nouvelle version d eR
9. Informations G n rales une partie de l information introduite est transf r par le syst me au cadre op rationnel Dans le sous chapitre 4 3 1 2 de cet cran le titre de l action est copi du sous chapitre 1 2 et a t introduit par le syst me Option de validation Au dessus du cadre l gal un bouton Valider Validate apparait juste en dessous du titre Si vous introduisez de l information dans un champ il faut quitter le champ avant de valider l information introduite D s que vous cliquez sur Valider Validate le syst me v rifie l information Un message Validation est ok apparait Caract ristiques d enrichissement de texte gras couleurs Les champs de texte contiennent des boutons pour ajouter des caract ristiques d enrichissement de texte cela fonctionne comme l diteur visual de MS Word Limites et champs obligatoires Pour compl ter le cadre logique prenez en ligne de compte les limites suivantes 1 Champs D s que vous cliquez dans un champ de texte vous voyez apparaitre au bas du champ le nombre de caract res maximaux qui peuvent tre introduits dans ce champ 2 4 3 1 Aper u Op rationnel Au moins 1 r sultat doit tre introduit pour le projet Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs par r sultat Le contenu d un r sultat ne peut pas tre nul 3 D tail du r sultat Les co ts globaux du r sultat doivent tre sup rieurs ou gaux la somme de tous les
10. de la DG ECHO le partenaire re oit un accus de r ception 5 Upload Transfert d un eDocument cr hors ligne vers l application en ligne L eDocument au format XML se trouve sur votre ordinateur et est transf r vers l application en ligne L image suivante illustre la fonction qui sert la cr ation d une nouvelle version d un eDocument mouve version Annexes impression n 6 La fonctionnalit ajout e est 6 Nouvelle version Cette fonction cr e une nouvelle version d eSingle formulaire d j existant Le num ro de version sera automatiquement visible dans le volet d information du projet Cette fonction est active d s qu un eDocument est envoy une Unit de la DG ECHO oe Si le statut d un projet est verrouill cette fonction n est pas active Un projet peut tre verrouill par un Desk Officer c est le cas par exemple s il attend des informations suppl mentaires de la part d un Field Expert ou Expert Terrain Le projet est verrouill par le syst me en fonction de l activit qui est en cours 53 APPEL eDocumentation Fonctions du contenu L image suivante illustre les fonctions des crans d eDocument Sauvegarde interm diaire Annuler la frappe Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 Sauvegarde interm diaire Sauvegarde l information que vous avez introduite dans l cran A ce stade l information n est pas encore valid e 2 Sauver Sauvegarde l information que vous avez int
11. Sender Personne qui fait l envoi Soumettre un Rapport eFinal 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Chapitres 1 10 Chapitre 11 Chapitre 13 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back 7 Le Rapport eFinal est soumis Ci 0 ND D Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version du Rapport eFinal 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger un Rapport eFinal qui a t cr e offline _ Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien re u le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 89 APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter les chapitres 1 10 et Annexe A FR Lu Rapport eFinal gt Chapitres 1 10 et Annexe A Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhait
12. Si l ic ne repr sente un V vert c est que le chapitre est valide Janvier 2013 103 APPEL eDocumentation Structure des crans PDF eSingleForm PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a Page d accueil L image ci dessous donne une description d taill e des fonctions de la page d accueil du PDF eSingleForm dans l application eTools offline European Commission Directorate General Humanitarian aid and Civil protection ECHO g eSingle form pour les actions d aide humanitaire TIPON OLOUN Aai Om gt 5 Exe O 6 MATINS 2 7 8 Notes 9 1 ON eee O ONO 104 Surligner champs modifi s ajout s Humanitarian principles Humanity Neutrality Impartiality Independence EN pour l anglais ou FR pour le frangais S lectionnez la langue de votre choix Importer I XML Cliquez sur cette fonction pour importer un fichier XML Type de Document Indiquez le type de document sur lequel vous travaillez Valider amp Exporter Cliquez sur cette fonction pour valider et exporter le fichier XML de l eDocument Un fichier valid pourra ensuite tre totalement transf r en ligne dans APPEL Exporter l XML sans validation Cliquez sur cette fonction pour exporter le fichier XML sans le valider Valider l eSingleForm Cliquez sue cette fonction pour valider le Formulaire Unique Version de l application PDF offline du fichier XML et
13. Tableau de passation des march s L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de l eRequ te initiale de l eRequ te de Modification ou du Rapport elnterm diaire peuvent encore tre mis jour dans le Rapport eFinal P Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire 1 L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification ou du Rapport elnterm diaire peuvent encore tre modifi s dans le Rapport eFinal Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici TEN Le chapitre Informations sur le suivi interne au niveau partenaire n est pas transf rable en ligne Il est utilis a des fins de suivi interne uniquement 190 APPEL eDocumentation Questions Fr quemment pos es Questions Fr quemment pos es Offline Questions g n rales Qu est ce que l application eTools Offline L application eTools Offline vous offre la possibilit de pr parer et de suivre une action humanitaire sans tre connect Internet Comment installer l application eTools Offline Pour travailler avec l application eTools Offline Installez l application sur votre ordinateur Quelle est la diff rence entre un transfert total et un transfert partiel Le transfert partiel est utilis pour transf rer un ou plusieurs chapitres du document Vous pouvez choisir Transfert gt Transfert partiel dans APPEL et ensuite indiquer les
14. chargez le fichier zip vers le fichier cr 4 D compressez le fichier Pour Windows XP et versions suivantes Cliquez droit sur le fichier zip et choisissez Winzip Extract to here Pour Mac OSX Double cliquez sur le fichier zip 5 Plusieurs fichiers et dossiers sont install s tels que Project_repository dossier contenant vos fichiers hors ligne offline Offline pour d marrer l application 6 Double cliquez sur Offline fichier jar pour d marrer l application Q Astuces ECHO eTools offline fonctionne sur n importe quel PC Win XP Vista 7 Mac OSX Linux quip de Java version 1 5 et plus d un navigateur Web Mozilla Firefox est conseill pour sa vitesse d ex cution mais cela peut tre Internet Explorer 7 et plus Opera Google Chrome et Safari ne sont pas des syst mes de navigation recommand s pour l application eTools Offline M me s ils fonctionnent bien pour la plupart des proc d s l quipe de d veloppement ne garantit pas le support aux utilisateurs qui ont des probl mes avec ces navigateurs ES Il peut arriver que la fen tre File Download Security Warning apparaisse avant que la fen tre d installation apparaisse Si c est le cas cliquez sur Run dans chacun des messages de s curit qui apparait Assurez vous que votre bureau desktop est sur l un des disques durs fixes de votre ordinateur par exemple lecteur C ou D Si vous travaillez en r seau et q
15. co ts des activit s li es Si l urgence est autre qu une urgence primaire le secteur et le sous secteur sont obligatoires Aper u Financier L aper u financier constituera l annexe Il de la Convention sign e Ce rapport financier final doit rester consistant avec l aper u financier Pour compl ter l aper u financier prenez en ligne de compte les points suivants Co t ligible d Action Le partenaire peut utiliser une autre repr sentation des Co ts ligibles en conformit avec la pratique actuelle de son organisation Ces titres sont les chapitres du rapport financier final Dans le cas o les co ts de personnel d information de communication et de visibilit ne sont pas explicitement disponibles dans la section 4 3 2 ceux ci doivent tre explicitement mentionn s dans ce tableau Sous total des co ts ligibles directs Ce montant doit toujours tre gal au total de tous les montants totaux par r sultat plus le montant total des autres co ts Revenu direct de l Action 143 APPEL eDocumentation Dans le cas o l action elle m me cr e un revenu le montant r el budg t Final doit tre mentionn ici Ce revenu peut augmenter le montant total de l Action Il est d duit lors de la fixation de la contribution de DG ECHO 144 APPEL eDocumentation Notes La fonction Notes est un outil de communication qui d une part permet au partenaire de communiquer avec la DG ECHO Le partenair
16. cr er une nouvelle Requ te d eModification sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle Requ te d eModification Cliquez sur Nouvelle e Modification Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle Requ te d eModification Cliquez sur les chapitres qui doivent tre modifi s introduisez l information requise dans les champs Voir astuces Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation Oe Ola 0 TO 9 Astuces Les champs que vous modifiez dans la Requ te d eModification doivent tre compl t s de la m me mani re que dans l eRequ te initiale Allez l eRequ te initiale pour savoir comment compl ter les champs de la Requ te d eModification Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une Requ te d eModification valid e qui a t r alis e dans l eSingleForm offline Di Les pages marqu es d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t es Les annexes ne sont pas obligatoires La Requ te d eModification peut tre soumise uniquement si les crans obligatoires sont compl t s 76 APPEL eDocumentation Soumettre une Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le m
17. de signaler les activit s pertinentes ou significatives les modifications et les probl mes Au stade du Rapport eFinal il est recommand de mentionner les difficult s particuli res rencontr es au cours de la mise en uvre les le ons les id es pour de futurs projets et de fournir toute autre information jug e utile pour une meilleure compr hension et une valuation des actions mises en uvre et de ses r alisations Le chapitre 13 du Rapport eFinal permet d mettre des conclusions et des commentaires Les descriptions des co ts et des moyens qui y sont li s peuvent tre requises ainsi que toute copie de communiqu s de presse des coupures de presse toutes les publications et produits audiovisuels pertinents Comme d crit dans les lignes directrices pour le Rapport financier final les documents composants le Rapport eFinal doivent tre joints en annexe au Rapport eFinal 87 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er un nouveau Rapport eFinal Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Final Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouveau e Final apparait t Profils Les profils autoris s a cr er un nouveau rapport eFinal sont les suivants Encodeur Sender Person
18. ment dans APPEL Seul le fichier XML sera export Janvier 2013 111 APPEL eDocumentation Fonctions du Formulaire Unique T l charger le PDF DG Echo Partners Helpdesk gt T l chargement du PDF Allez sur le site http www dgecho partners helpdesk eu dans la section eTools et t l chargez le PDF a T l charger le PDF 1 Cliquez sur la version la plus r cente du PDF eSingleForm offline 2 Cr ez un nouveau dossier sur votre bureau desktop ou ailleurs sur votre ordinateur ou m me sur une cl USB et nommez le par exemple PDF eSingleForm offline 3 T l chargez le fichier PDF vers le dossier cr V Astuces Pour plus d informations concernant le mode de fonctionnement du PDF eSingleForm offline suivez les formations interactives et consultez les FAQs sur le site helpdesk pour partenaires de la DG ECHO Les coordonn es du support sont disponibles sur le site Janvier 2013 112 APPEL eDocumentation Importer un fichier XML PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Importer un fichier XML 1 Cliquez sur la fonction Import XML 2 S lectionnez sur votre ordinateur le fichier XML que vous souhaitez ouvrir 3 Le type d eDocument import apparaitra en bleu sur la page d accueil Type de eDocument 0 MST Q Q Astuces Apr s l importation s lectionnez la langue de travail sur la page d accueil du formulai
19. r sultats et activit s 3 4224 31 Vue Op rationnelle de l Action Cadre logique F 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat 6 2 Autorit s nationales et locales relations tablies autorisations coordination D 4 3 2 4 Autres co ts 92 4 4 Plan de travail 4 5 Suivi valuation audit et autres tudes RE QUESTIONS TRANSVERSALES F 6 COORDINATION SUR LE TERRAIN Les crans d eDocument et de Conventions de Subvention contiennent les volets suivants 1 Menu Information du Projet 2 3 Volet de Navigation 4 Volet de Contenu 48 APPEL eDocumentation En t te L en t te donne un bref aper u de l eDocument ou de la Convention de Subvention La premi re image illustre l en t te de l eDocument et la seconde illustre l en t te de la Convention de Subvention Nom court du partenaire HUMANA Pays ANTARCTIQUE Cat gorie NGO Non Governmental Organisations 0 00 1 Brouillon09 10 2008 Retour la liste 2008 00005 INDE Food and Water Aid in the Saharsa District India 26 200 00 ONGOING D s que l eRequest initiale est soumise la DG ECHO un num ro de r f rence est cr Pendant le cycle de vie d un projet l eDocument et la Convention de Subvention peuvent avoir diff rents statuts 49 APPEL eDocumentation Volet de Navigation L image suivante illustre la mise en page g n rale du volet de navigation Impression Nouvelle requ te 2009 01665 Formulaire
20. t s Afin de parvenir soumettre au minimum un r sultat comme requis un montant doit tre encod une estimation du montant ou 1 euro si vous ne disposer pas encore du montant ce Certaines indications dans la Lettre d Intention ne sont qu en anglais Par exemple les champs facultatifs au stade de la Lol contiennent la remarque Facultative for Letter Of Intent unless specified in HIP Les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s sauf s ils contiennent le message Facultative for Letter Of Intent unless specified in HIP Ajoutez au minium un R sultat et compl tez le d tail de ce r sultat Assurez vous que le montant du champ Total amount de votre ou vos r sultat s soit refl t dans l aper u financier en section 11 Ala section 11 Aper u Financier ajoutez un montant de minimum 1 euro dans vos D penses ligibles de l action Eligible costs of Action Le montant d 1 euro peut tre ajout dans le cas o vous ne disposez pas encore des informations financi res Dans ce cas assurez vous que les autres champs contiennent un z ro afin que vous puissiez valider la section avec un montant d 1 euro pour le financement total Novembre 2012 57 APPEL eDocumentation Soumettre une Lettre d Intention Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle Lettre d Intention Cliquez sur e Requ ie dans le menu principal d APPEL L cran de Re
21. 8 Cochez la case Oui ou Non si vous tes administrateur des droits d utilisateurs pour votre organisation voir astuces 9 Cliquez sur Confirmer 10 Votre demande d activation de votre compte est enregistr e Vous serez inform par e mail d s que votre compte sera activ pour APPEL 11 Cliquez sur Home 12 Vous tes nouveau sur l cran d accueil APPEL Q Astuces Cochez Oui si vous tes la personne de contact pour les contacts entre la DG ECHO et votre organisation Les personnes de contacts g rent les droits d utilisateur pour tous les membres de son organisation 33 S enregistrer au CCP Formulaire d enregistrement Step 1 Connexion avec ECAS gt Ecran d accueil APPEL Cliquez sur Se connecter APPEL sur l cran d authentification APPEL L cran de connexion ECAS apparait Connectez vous avec votre compte ECAS L cran d accueil APPEL apparait Formulaire d enregistrement Step 1 1 Cliquez sur Postuler au contrat cadre de partenariat 2 L cran du Formulaire d enregistrement Step 1 apparait Lisez attentivement le texte sur l cran 1 A gauche de l cran vous voyez une liste de liens vers les diff rentes sections du formulaire Certaines sont en lecture seule d autres peuvent tre compl t es 2 Cliquez sur Information g n rale et sur Auto valuation et compl tez les formulaires 3 Cliquez sur Save pour sauvegarder vos donn es 4
22. APPEL eDocumentation Ins rer modifier un tableau Microsoft Intern G n ral Avanc M Propri t s g n rales Colonnes e Lignes Espacement Espacement dans les entre les cellules cellules Alignement non d fini wal Bordure Largeur Hauteur Class non d fini v Afficher la l gende du E tableau Q Astuces En travaillant sur un tableau les autres fonctions du tableau s activent dans la barre d outils Voir illustration ci dessus Ce champ de texte est limit 4000 bytes 126 APPEL eDocumentation Structure des crans Ecran de l eSingleForm Ecran de connexion gt Ecran de l eSingleForm Cette fonction montre l cran principal de l eSingleForm dans l application eTools offline L image ci dessous donne une description d taill e des fonctions de l cran principal de l eSingleForm dans l application eTools offline 3 1 Cr er nouvelle action Mise jour de la liste des actions D connexion 4 Wi 171 oo ese ee ent ee Strengthening Access to Quality 2010 08 25 11 47 03 Preventive Health Services for Children and Women in the partner_101018_105100_offline ml Type de document RQ Chechen Republic Project number 2010 00013 Agreement number ECHO GF BUD 2010 01209 2010 08 25 11 47 03 partner_101015_165319_offline ml 2010 08 25 11 47 03 partner_101015_114700_offline ml D
23. Bancaire est automatiquement ajout e par le syst me Cliquez sur Sauver eo a v Astuces Les diff rentes personnes de l organisation humanitaire tenir inform s peuvent tre num r es au point 12 3 Le partenaire peut ajouter le nom de 2 personnes maximum qui peuvent effectuer des modifications unilat rales ainsi qu une demande d avenant au nom de l organisation humanitaire Toutes les informations envoy es par ECHO Bruxelles pour l action concern e seront automatiquement copi es par courrier lectronique ces adresses Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver 73 APPEL eDocumentation Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s RQ ig e Requ te gt Annexe A Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur l Annexe A Tableau de passation des march s Profils Les profils autoris s compl ter l Annexe A sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s Introduisez l information n cessaire dans le tableau de passation des marches et commentez 1 introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 introduisez la date de lancement de la proc dure jj mm yyyyy 3 Introduisez la date de passation du march jj mm yyyy 4 Cliquez sur Sauver 9 Astuces
24. Cliquez sur Check afin de v rifier si le formulaire est pr t pour l valuation 5 Sile message Pr t pour l valuation apparait cliquez sur Evaluate pour aller l tape suivante 3 L cran Formulaire d enregistrement Step 2 apparait 9 Astuces Dans la section Information g n rale d placez votre curseur sur le champ compl ter pour avoir plus d information Dans la section Auto valuation cliquez sur Help c t de chaque question pour avoir des informations concernant cette question Vous avez 4 mois pour terminer le processus d enregistrement O E Tous les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s Sauvegardez souvent pendant que vous compl tez le questionnaire Une session de connexion APPEL expire apr s 90 minutes d inactivit 35 APPEL eDocumentation Formulaire d enregistrement Step 2 Info on Step 2 gt Ecran du Formulaire d enregistrement Step 2 L cran Info on Step 2 apparait Lisez attentivement le texte et cliquez sur Continuer au bas de l cran L cran du Formulaire d enregistrement Step 2 apparait Formulaire d enregistrement Step 2 1 2 a Vous tes sur l cran Info on Step 2 Lisez attentivement le texte et cliquez sur Continuer au bas de l cran L cran du Formulaire d enregistrement Step 2 1 Cliquez sur chaque section et continuez compl ter le fo
25. Conditions utilis es dans les l ments de recherche Diff rentes conditions sont utilis es pour affiner un crit re de recherche avec des cha nes de caract res Cela peut tre soit une chaine de caract res une chaine de nombres ou une chaine de caract res sp ciaux Contient La cha ne de caract res introduite peut tre n importe o dans le crit re de recherche Commence par La cha ne de caract res introduite est le d but exact de ce crit re de recherche Est La cha ne de caract res introduite est la valeur exacte de ce crit re de recherche Les diff rentes conditions utilis es pour affiner un champ avec des nombres comme par exemple Montant Egal Le nombre introduit correspond exactement la valeur du montant Diff rent de Indique tous les projets l exception de ceux avec le montant introduit 11 12 APPEL eDocumentation Plus grand que Indique tous les projets avec une valeur sup rieure au nombre introduit Plus petit que Indique tous les projets avec une valeur inf rieure au nombre introduit APPEL eDocumentation Champs Pour affiner une recherche les champs du formulaire de recherche peuvent contenir beaucoup de type d informations diff rentes texte nombre valeurs Certains champs dans les crans de recherche doivent tre utilis s en combinaison avec un autre l ment tel qu une liste d roulante L image suivante illustre un champ en c
26. Introduisez votre nouveau nom d utilisateur new username Cochez un ou plusieurs rdle s parmis les options 1 Expert 2 Partenaire Introduisez un nouveau mot de passe new password Introduisez nouveau le nouveau mot de passe dans confirmer le nouveau mot de passe confirm new password pour viter les erreurs de frappe Cliquez sur cr er un nouveau compte create new account L un des messages suivant s affiche 1 Creation of new account procedure has failed La proc dure de cr ation d un nouveau compte a chou Le compte que vous essayez de cr er existe d ja le nom d utilisateur a d ja t utilis Vous avez oubli de s lectionner le s r le s ou d introduire un nouveau nom d utilisateur ou mot de passe Essayez nouveau 2 The specified password is null or has not been correctly confirmed Le mot de passe sp cifique est nul ou n a pas correctement t confirm 133 APPEL eDocumentation Le nouveau mot de passe new password et confirmer le nouveau mot de passe confirm new password ne correspondent pas Essayez a nouveau 3 Account created successfully Compte cr avec succ s Le nouveau compte peut pr sent tre utilis 7 Cliquez sur Retourner la page d accueil Get back to homepage pour retourner en arriere v Astuces Les champs du nom d utilisateur et du mot de passe sont sensibles aux majuscules et minuscules Il faut
27. La ou les localit s exactes seront d taill es au point 4 1 a l aide de cartes et de points de r f rence La Date de d but de l action devrait tre la date effective du d but de l action sur le terrain et n a pas besoin d tre le premier jour d un mois Elle peut tre diff rente de la date d ligibilit des d penses Si l action a d j commenc veuillez en pr ciser la raison La Dur e de l action en mois est la p riode de mise en uvre de l action sur le terrain partir de la date de d but Elle couvre la dur e totale de l action Elle devrait tre exprim e de pr f rence en mois entiers Exemple 2 mois et 10 jours ou 3 mois et 0 jours Les champs mois et jours ne peuvent rester vide s il s agit de z ro jours pr cisez le O 65 APPE M 66 L eDocumentation Les fractions de mois sont viter La p riode d ach vement du rapport final maximum 3 mois ne compte pas dans la dur e totale La date de d but d ligibilit est la date partir de laquelle les d penses peuvent tre consid r es comme ligibles La nature des d penses correspondant la p riode d ligibilit temps coul entre la date d ligibilit et la date de d but devrait tre clairement d termin e au stade de la proposition 4 3 2 et convenue avec ECHO La modalit de financement 100 est une exception Le partenaire doit justifier le financement 100 de mani re appropri e Le Mon
28. Rapport elnterm diaire ou cliquez sur un Rapport elnterm diaire existant li cette Convention de Subvention Compl tez les chapitres 1 10 t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl ter le chapitre 1 Information G n rale Si un des contrat s suppl mentaire s a ont t valu sur cette action compl tez le champ 1 11 Cliquez sur Ajout d une ligne Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de requ te Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de contrat introduisez le sujet du contrat Si n cessaire vous pouvez introduire la r f rence des documents que vous allez annexer Cliquez sur Sauver N R p tez les tapes 1 5 ci dessus pour chaque contrat suppl mentaire O1 e oE Compl ter les chapitres 2 10 Pour chaque chapitre compl tez les champs afin que ceux ci refl tent l volution de l action 1 Introduisez l information n cessaire pour chacune des questions de ce chapitre 2 introduisez si n cessaire la r f rence aux documents que vous annexez 3 Cliquez sur Sauver ne Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoires Cliquez sur sauvegarder m me si vous ne modifiez aucune information 86 APPEL eDocumentation Rapport eFinal Introduction au Rapport eFinal Le Rapport eFinal donne la possibilit
29. Screen General Show focus rectangle Page Display Show text field overflow indicator C Always hide forms document message bar 3D amp Multimedia Accessibility Adobe Online Services Email Accounts Highlight Color Show border hover color for fields Identity Internet Fields highlight color o JavaScript Language Required fields highlight color m Measuring 2D Measuring 3D uto Complete Measuring Geo Multimedia legacy OFF x Remember numerical data telephone number Multimedia Trust legacy Reading Reviewing Search Security Security Enhanced Signatures Spelling Tracker Trust Manager Form Tracker Preferences Edit Entry List The auto complete feature is now off No suggestions will be made while you type in Form fields Choose Basic or Advanced from the drop down box to turn the feature on Janvier 2013 110 APPEL eDocumentation Annexer des documents PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm S Annexer des documents 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Cliquez sur l ic ne Annexes 3 Cliquez sur Add pour attacher un document Q Astuces Si vous attachez des annexes au PDF n oubliez pas de les rajouter par apr s dans APPEL car elles ne seront pas export es avec le contenu de l eSingleForm EE Les annexes doivent tre ajout es s par
30. Unique REQUETE 2 1 INFORMATIONS GENERALES 2 VALUATION DES BESOINS oa e ON Le volet de navigation contient les informations suivantes 1 Fonctions affectant tout l eDocument 2 Num ro de projet 3 Type de Document Apr s la soumission de l eRequ te initiale tous les eDocuments pour ce projet seront automatiquement ajout s dans l arborescence Cliquez sur pour plier l arborescence Cliquez sur pour tendre l arborescence 4 Les chapitres et sous chapitres pour les eDocuments s lectionn s Cliquez sur les ic nes ou sur le nom des sous chapitres pour naviguer travers le formulaire Les diff rents ic nes indiquent les champs obligatoires et l information sauvegard e 5 Barre de d filement Cliquez sur la fl che de mont e ou de descente pour vous d placer travers l arborescence Tirez la case de d filement scroll box verticale pour vous d placer travers l arborescence 50 APPEL eDocumentation Volet de Contenu L image suivante illustre la mise en page g n rale du volet de contenu 10 Ressources humaines 5 10 1 Veuillez indiquer les chiffres globaux par fonction et par statut Statut Nombre de Hommes mois Commentaires _personnes dans projet 0 0 00 Titre fonction Choisir i Ajout d une ligne Sauvegarde interm diaire ET Annuler la frappe Ce volet affiche l information de la s lection du formulaire actif tel que montr dans le ti
31. accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien re u le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 77 APPEL eDocumentation Cr er une nouvelle version de Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version de la Requ te d Modification t Profils Les profils autoris s cr er une nouvelle version de requ te d eModification sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle version d une Requ te d eModification 1 Cliquez sur la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version de Requ te d eModification Cliquez sur la Requ te d eModification li e cette Convention de Subvention Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version pour cette Requ te d eModification Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle eModification Cliquez sur les chapitres qui doivent tre modifi s introduisez l information
32. actifs non gris s dans les diff rents chapitres 3 Compl tez les nouveaux champs apparus dans le chapitre 1 et les chapitres 2 4 de la Requ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport eFinal v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 185 APPEL eDocumentation Compl ter les sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 FR cial Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette action L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 a Compl ter le sous chapitre 4 3 1 R sum op rationnel de l action Cadre logique L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification sont gris s et ne peuvent plus tre modifi s dans le Rapport eFinal Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat 1 Le sous chapitre Informations plus d taill es par r sultats a t compl t par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification et du Rapport elnterm diaire 2 Compl tez les nouveaux champs Sous l onglet D tails introduisez la Valeur finale actuelle introduisez pour chaque indicateur le Nombre final actue
33. amp D H Colonnes colonnes verticales Lignes lignes horizontales Remplissage des cellules espace entre les bordures du tableau et le texte Espacement des cellules espace entre les cellules individuelles dans le tableau Alignement la place du tableau dans le champ de texte Bordures cadre autour du tableau Largeur la largeur de chaque cellule du tableau Hauteur la hauteur de chaque cellule du tableau Mise en page formate le texte du tableau 10 L gende du tableau ajoute une l gende au tableau 2 Propri t s avanc es 2 3 4 en T 8 9 Id vous pouvez donner au tableau un code d identification R sum vous pouvez ajouter un r sum pour le tableau Style utilise automatiquement la largeur la hauteur l image d arri re plan introduit pr c demment Code langue vous pouvez donner au tableau un code langue Image de fond vous pouvez introduire un url pour un arri re plan Cadre ajuste le cadre par exemple l option Ihs cr e un cadre uniquement sur le c t gauche du tableau R gles d termine la fa on dont le tableau est divis par ex l option lignes ne montre aucune division du cadre entre les cellules sur une seule ligne Direction de la langue de gauche droite ou de droite gauche Couleur de la bordure couleur de la bordure du tableau 10 Couleur d arri re plan la couleur dans le tableau mM E gt N 3850 4000 125
34. chapitres que vous souhaitez transf rer vers le document brouillon dans APPEL Un transfert partiel r sulte en un document non valid dans APPEL Pour valider ce document dans APPEL allez sur chaque chapitre et cliquez sur la fonction Sauvegarder au bas de l cran Il est pr f rable d attendre que tous les chapitres aient t transf r s parce qu chaque fois que vous transf rez l un ou l autre chapitre l ensemble du document devient brouillon dans un APPEL m me si certains des chapitres avaient d j t valid s et sauvegard s en ligne Le transfert total est utilise pour transf rer un document dans son enti ret Il est pr f rable de valider dans l Application eTools offline Un transfert complet et valid r sulte galement en un document valid dans APPEL Comment sont cr s les diff rents utilisateurs dans l Application eTools offline Un compte utilisateur ne fonctionne que sur l ordinateur sur lequel vous avez ajout le nouveau compte Allez au point Nom d utilisateur et mot de passe de cette l eDocument pour savoir comment cr er un nouveau compte d utilisateur Questions techniques Quel navigateur doit tre utilis L Application eTools offline fonctionne avec Internet Explorer ou Firefox L application en ligne fonctionne avec Internet Explorer Le message d erreur resource not found apparait Que dois je faire Le message d erreur resource not found peut apparaitre quand vous d
35. dans la langue English United States que le syst me va v rifier l orthographe Si par exemple vous souhaitez que ce soit en French France que le syst me v rifie l orthographe s lectionnez cette langue comme illustr et cliquez sur Up pour l envoyer au top de la liste Pour d s lectionner une langue allez dessus et cliquez sur UnCheck F vrier 2013 108 APPEL eDocumentation Modifier les couleurs PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a Modifier les couleurs des champs surlign s et des champs requis Importer un eDocument existant ou un template au format XML Cliquez sur Edit Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Forms dans la liste des cat gories Allez dans le cadre Highlight color et cliquez sur la couleur que vous souhaitez modifier La couleur de fond des champs ainsi que la couleur de l encadrement des champs requis peuvent tre modifi s O01 Ne P PDF eSingleForm pdf Adobe Reader File BAL view Window Help Select All Ctrl 4 Deselect All Shift Ctrl 4 eh lini Copy File to Clipboard pecora SY ci im a ao un EI 5 bee u Check Spelling gt Q Eind Ctrl F Advanced Search Shift Ctrl F Protection gt Analysis r Accessibility 109 APPEL eDocumentation Preferences Categories General Commenting AI Automatically calculate field values Documents Full
36. date de d but d ligibilit des d penses est elle gale la date de soumission 1 Si oui introduisez l explication des d penses budg taires entre la date de soumission et la date de d marrage de l op ration 2 Si non cliquez sur l ic ne calendrier s lectionnez la Date de d but et introduisez une explication S lectionnez les modalit s de financement demand es pour cette convention 1 100 de financement introduisez une justification de la demande 2 Co financement Action Urgente 1 Oui s lectionnez entre D cision de premi re urgence ECHO D cision d urgence ECHO et Action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO Si vous cochez Action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO introduisez une justification 2 Non Les champs 1 9 et 1 10 sont automatiquement compl t s avec l information disponible dans le syst me Cliquez sur Sauver 9 Astuces Le champ Titre de l action ne peut plus tre modifi apr s la signature du contrat Le partenaire devrait viter des donn es susceptibles de changer comme le nombre de b n ficiaires la localisation exacte ou la sous r gion de mise en uvre etc Le titre peut donner une indication du secteur de l action et mentionner le ou les pays Dans le champ Zone d intervention zone pays r gion le ou les pays ou r gions d intervention doivent correspondre a la port e de la d cision de financement ECHO
37. de la r f rence APPEL Notes Cochez cette case si vous souhaitez que les notes soient visibles Surligner les champs modifi s ajout s Cochez cette case si vous souhaitez avoir une vue des diff rentes modifications apport es l eDocument APPEL eDocumentation Fonctions du PDF Adobe Reader Naviguer a travers le Formulaire Unique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Naviguer travers le Formulaire Unique 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Cliquez sur l ic ne Bookmarks 3 La liste des chapitres apparait 4 Cliquez sur le chapitre de votre choix pour acc der directement ce chapitre H Bookmarks aa gt P Titlepage LP 1 General Information LP 2 Needs Assessment G P 3 Humanitarian Organisation in the Area of Intervention LP 4 Operational Framework EHP 4 3 Logical Framework P 4 3 2 1 Specific Objective UP 4 3 2 2 Results v Astuces Il est aussi possible de parcourir le Formulaire Unique en cliquant sur la barre de d filement Janvier 2013 105 APPEL eDocumentation Mettre en vidence les champs obligatoires PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Mettre en vidence les champs obligatoires fk 2 3 4 5 6 KEX Sign Comment Extended ls Importer un eDocument existant ou un template au format XM
38. de la version 136 Bouton 14 55 57 Modification 18 80 82 85 Cc Mot de passe 139 Cadre logique 26 42 71 163 N Connexion 139 Num ro nee rer 58 Convention de subvention14 15 18 20 50 80 88 92 184 P92 Copier coller 130 Partenaire 18 170 182 OTEP HN ER nr ks 80 88 141 184 Q D Questionnaire 0 0 eee eeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeees 39 D man et sinaunen inei 137 R Diff rences entre Online et Offline 149 RAD POM uisce 18 88 92 184 192 E FRECHE CHG iidisscssvssaccccedivearsetceaee 10 13 15 16 17 EGAS ein tirs 30 31 32 33 34 Ressources humaines 168 EGAN EA 50 133 R sultats18 19 20 21 46 71 73 85 163 164 175 EFNA es amaa an 92 192 S elnterm diaire86 87 88 90 94 184 185 188 189 19 d fettre 66 81 89 93 eModification 18 80 82 85 172 Slat 2 25 ee he 2e 22 23 54 ERGUE enseina 5 18 58 65 67 158 Statut d s NOTE Siciny 152 Evaluation 38 Structure de cran c ccc ceeeeeeeeeessseesseseeeeeeeees 50 EXPOlt lnsinceesccceagsvecedenscsseniie ds aoii 146 T F Tableaux dans les champs de texte 131 FIMANCION cceiinstecctsnatecehestscenasseeecghuatecsseshtvens
39. eDocumentation Compl ter le chapitre 13 Conclusions et commentaires de l organisation humanitaire MR Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur le chapitre 13 a P Compl ter le chapitre 13 Conclusion et commentaires de l organisation humanitaire 1 La requ te de modification comprends un nouveau chapitre Conclusions et commentaires de l organisation humanitaire 2 Ce chapitre comprend une question 13 FIN Conclusions et commentaires Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici D Le champ 13 ne sera activ qu au stade du rapport final 172 APPEL eDocumentation Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s MR a Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur l Annexe A a Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s 1 Le tableau de passation des march s a t compl t par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s 9 Astuces Les champs gris
40. entrer Une liste de r sultats est pr sent e avec toutes les pages contenant votre crit re de recherche Cliquez sur la page souhait e 3 Dans l ent te de l e documentation Cliquez sur Index Une liste alphab tique est pr sent e D s que vous introduisez par exemple r f rence dans le champ de recherche le curseur va au premier mot cl qui commence par r f rence APPEL eDocumentation Ic nes utilis es dans l e documentation L e documentation utilise diff rentes ic nes ces ic nes indiquent diff rents contenus ou points d attention Chemins d acc s Ceci illustre les diff rents chemins pour acc der un cran sp cifique de l application Parfois il est n cessaire de cliquer sur un lien suppl mentaire ou bouton dans l cran de contenu Ceci est aussi indiqu c t de cet ic ne gt gt Pas pas L ic ne pas pas est suivie d une action Une liste d tapes est affich e en dessous de cette action Les diff rentes tapes apparaissent dans un certain ordre bien pr cis expliquant l action en d tail t Profils L ic ne profil indique le profil qu il faut avoir pour entreprendre une action sp cifique 9 Astuces L ic ne repr sentant une ampoule indique une astuce ou une information suppl mentaire Par exemple Les champs de recherche ne sont pas sensibles aux majuscules minuscules vous pouvez introduire des caract res minuscules ou majuscules S L ic ne re
41. est elle pas visible dans APPEL Dans APPEL la validation se fait apr s avoir cliqu sur Sauvegarder Dans l Application eTools offline il y a une fonction de sauvegarde automatique D s lors il y a une fonction validation dans l Application eTools offline Allez au FAQ de l Application eTools offline Est il possible de modifier le statut de contr le A ou P Le statut de contr le ne peut pas tre modifi il est automatiquement ajout par APPEL Le statut de contr le d pend de votre CCP Quand le statut de contr le est r vis APPEL prendra cela en compte Par exemple les projets qui ont commenc avant une certaine date garderont le statut de contr le A et les projets a partir d une certaine date auront un m canisme de contr le P Questions sur l eSingleForm ou Formulaire Unique Vous trouverez des questions propose de l eSingleForm sur le site helpdesk des partenaires de la DG ECHO APPEL peut il tre utilis pour des urgences primaires Oui APPEL peut tre utilis pour des urgences primaires Vous pouvez s lectionner Oui pour la question Action urgente au chapitre 1 de l eRequ te S lectionnez ensuite ECHO D cision de premi re urgence ECHO D cision d urgence ou Action urgente dans le cadre d une autre d cision Le type d urgence d termine le montant des champs et la validation des r gles Lorsque vous cr er une urgence primaire moins de champs doivent tre compl t s
42. fonction IR c t de l action humanitaire pour laquelle vous souhaitez cr er un rapport elnterm diaire 3 Le formulaire du rapport elnterm diaire apparait 4 Cliquez sur chaque chapitre et compl tez ou cela est n cessaire 5 Cliquez sur l ic ne de validation pour soumettre le rapport elnterm diaire Q Astuces Pour savoir comment cr er une nouvelle action humanitaire allez au point Cr er une action POI Dans le rapport elnterm diaire tous les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoires 176 APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter les chapitres 1 4 IR af Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur les chapitres 1 4 a Compl ter les chapitres de 1 4 1 Le chapitre 1 ainsi que les chapitres 2 4 ont t compl t s par le syst me d s lors que l information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale et de l eRequ te de Modification 2 Compl tez les nouveaux champs apparus dans le chapitre 1 et les chapitres 2 4 de l eRequ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport elnterm diaire v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 177 APPEL eDocumentati
43. grande fen tre Cliquez sur le point d interrogation rose de chaque champ pour avoir plus d information sur le champ Astuces sur les limitations et l information obligatoire pour compl ter le cadre logique mn 68 Le d tail de chaque r sultat introduit peut tre compl t soit partir de cet cran soit partir de l cran 4 3 2 Le point 4 3 2 vous permet de donner les d tails pour chacun des r sultats ajout s L information introduite sous le point 4 3 2 sera en partie visible sous ce point ci Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs Le cadre logique affiche un maximum de 3 activit s principales par r sultat S il y a plus d activit s les 3 activit s les plus importantes doivent tre ajout es en premier lorsque vous compl tez le sous chapitre 4 3 2 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats RQ sia eRequ te gt Sous chapitre 4 3 2 Cliquez sur e Request dans le menu principal de APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objec
44. information appropri e dans les champs Annexez si n cessaire les tableaux voir Astuces introduisez si n cessaire des tableaux d informations suppl mentaires Le champ 2 3 Veuillez r sumer les r sultats de l valuation devrait servir de base la logique d intervention S il existe un rapport d valuation il peut tre annex ainsi que les r sultats r sum s ici en ce qui concerne l action propos e Le cas ch ant fournissez une valuation des risques pouvant r sulter de catastrophes naturelles a P Compl ter le chapitre 3 Organisation humanitaire dans la zone d intervention Pour les questions 3 1 et 3 2 introduisez l information appropri e dans les champs Pour le champ 3 1 Pr sence de l organisation humanitaire dans la zone d intervention veuillez fournir un bref aper u de la strat gie actuelle et future dans le pays un descriptif des activit s actuelles et r centes dans le pays un bref aper u de la pr sence dans le pays nombre d ann es type d intervention r gions type d implantation a Compl ter le chapitre 4 Cadre Op rationnel 4 1 Introduisez Un lieu c t de chaque pays affich La r f rence de la Carte de localisation du projet carte a annexer en ligne 4 2 B n ficiaires 4 2 1 Introduisez le nombre total des b n ficiaires directs et ajoutez des Commentaires 4 2 2 Cochez une ou plusieurs options Statut des b n ficiair
45. l information est obligatoire et le D rouge en lettre capitale indique que l information a t sauv e en brouillon 52 APPEL eDocumentation Fonctions de l eDocument Les fonctions dans le volet de navigation affectent l eDocument dans son enti ret Il y a trois combinaisons de fonctions possibles L image suivante illustre les fonctions standards disponibles aces ee 1 2 Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 Annexes En mode lecture seule la fonction Annexes montre une liste de tous les documents attach s a l eDocument Dans tous les autres modes la fonction Annexes montre une liste des documents d j attach s l eDocument et permet de t l charger d autres documents attacher 2 Impression G n re un document PDF d uniquement cet cran ou de ce chapitre Le document PDF peut alors tre Envoy imprimer Sauvegard sur votre disque dur ou disque r seau Visualis en aper u dans le volet contenu L image suivante illustre les fonctions disponibles lors de la cr ation d un nouveau eDocument oe 3 5 Les fonctionnalit s ajout es sont 3 Supression Efface un brouillon d eDocument avant de le soumettre Cliquez sur OK pour confirmer la suppression du brouillon ou cliquez Annuler pour continuer la cr ation du document aucune information ne sera perdue 4 Soumettre Envoi l eDocument la DG ECHO Une fois que le formulaire est dispatch une Unit
46. l information relative aux amendements demand s 2 Si d autres amendements sont demand s cliquez sur Ajout d une ligne Un amendement est une modification une Convention pour refl ter les changements op rationnels ou autres dans la mise en uvre de l action Une modification unilat rale peut tre faite par un Rapport Interm diaire Les modifications qui se traduisent par un change de lettres ou d une Convention compl mentaire doivent tre effectu es via une demande de modification Pour la version papier de l eSingleForm il est possible de demander une modification du Rapport Interm diaire Dans la version papier de l eSingleForm une modification de la Convention vise refl ter les changements op rationnels ou autres dans la mise en uvre de l action Dans APPEL il n est plus possible de demander un amendement par l utilisation du Rapport Interm diaire 9 Astuces Il devrait y avoir une ligne pour chaque modification effectu e dans un chapitre qui affecte la Convention de Subvention chapitres 1 5 et 8 Pour une modification unilat rale ce n est pas n cessaire Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver ee Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 79 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 1 a 12 MR en Requ te d eModification gt Chapitres 1 a 12 C
47. marrez l Application eTools offline en raison des settings de s curit sur certains ordinateurs L url standard dans la fen tre du navigateur de l Application eTools offline est http localhost 8080 waitserver html Vous pouvez modifier cet url vers http 127 0 0 1 8080 waitserver html pour viter ce message d erreur Pour en savoir plus sur les probl mes de d marrage allez au point D marrer l application Le nom du fichier xml peut il tre modifi Il n est pas possible de modifier le nom du fichier xml directement dans l Application eTools offline Pour modifier le nom du fichier xml allez dans offline gt project repository gt partner sur votre ordinateur et renommer le fichier Vous pouvez choisir n importe quel nom mais les caract res sp ciaux ex et les espaces ne peuvent pas tre utilis s les tirets peuvent tre utilis s pour marquer les espaces Ces r gles doivent tre respect es afin d viter tout probl me lors du transfert du fichier vers APPEL Le r pertoire des actions peut il tre d plac vers un autre serveur par exemple Pour le moment cela n est pas possible parce que l Application eTools offline a t cr e pour tre utilis e sur le terrain o il n y a pas d acc s Internet ou un serveur partag Ce n est que 191 APPEL eDocumentation r cemment que l Application eTools offline est galement utilis e dans les bureaux grace son efficacit Mon texte n est p
48. pour avoir une explication sur l cran affich Sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 Les sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 de l eSingleForm offline ne fonctionnent pas comme dans l application en ligne Dans la version en ligne l encodage des r sultats du cadre l gal 4 3 2 peut se faire sous le 4 3 1 Dans la version hors ligne les r sultats doivent tre encod s sous le 4 3 2 ils ne peuvent pas tre encod s sous le 4 3 1 Chapitre 11 Dans l Application eTools offline le chapitre 11 Aper u financier contient trois colonnes suppl mentaires une pour le montant effectif interm diaire une pour le montant effectif final et une pour le statut final Chapitre 12 Le chapitre 12 ne peut pas tre compl t hors ligne il doit tre compl t en ligne parcequ il contient des donn es administratives disponibles sur APPEL Informations sur le suivi interne au niveau partenaire Le chapitre Informations sur le 142 suivi interne au niveau partenaire n existe que dans la version offline Les informations entr e dans ce chapitre ne font pas partie de l eSingleForm APPEL n incorporera pas ce chapitre dans eSingleForm online transmis la DG ECHO APPEL eDocumentation Lignes directrices Pour compl ter les diff rentes rubriques des eDocuments composants le Formulaire Unique il est imp ratif de tenir compte des lignes directrices suivantes Information g n r e par le syst me D s que vous sauvez le chapitre
49. s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 173 APPEL eDocumentation Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire MR iia Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur le chapitre Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire a Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire 1 Les informations sur le suivi interne au niveau partenaire ont t compl t es par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 L eModification vous permettra de modifier et ou de compl ter ces informations Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici _ Ce chapitre n est pas transf rable en ligne Il est exclusivement r serv usage interne 174 APPEL eDocumentation Rapport elnterm diaire 175 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire Application eTools offline gt Ecran d accueil Cette fonction montre l cran du module de l eSingleForm offline a Nouveau rapport e Interm diaire 1 D butez par la liste des actions humanitaires cr es dans l application eTools offline 2 Cliquez sur la
50. toujours introduire un nom d utilisateur et un mot de passe Le nom d utilisateur par d faut est partner et le mot de passe par d faut est echo Vous pouvez cr er de nouveaux comptes afin de voir qui compl te quoi dans l Application eTools offline La modification ou la cr ation d un mot de passe ou d un nom d utilisateur dans l application eTools offline n affecte pas le mot de passe et le nom d utilisateur donn s pour l application en ligne 134 APPEL eDocumentation Cr er une nouvelle action humanitaire Ecran de connexion gt Application eTools offline Cette fonction montre l cran principal de l application eTools offline PA Cr er une nouvelle action humanitaire hors ligne 1 Cliquez sur Cr er nouvelle action 2 introduisez les donn es de base 1 introduisez le Titre de l action humanitaire 2 Action urgente Cochez oui ou non 3 Si vous cochez oui cliquez sur la liste d roulante et s lectionnez type d urgence 4 Cliquez sur Enregistrer ou Annuler 3 L action humanitaire enregistr e apparait sur la liste 4 L action humanitaire est cr e Apr s la cr ation de l action humanitaire quatre types de documents peuvent tre cr s 1 La requ te 2 La requ te de modification 3 Le rapport interm diaire 4 Le rapport final _ crac Le titre de l action humanitaire ne peut plus tre modifi apr s signature de la convention Dans le titre
51. un fichier XML 1 Au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm cliquez sur Valider et exporter XML pour valider et exporter votre Formulaire Unique compl t hors ligne Cliquez sur Exporter XML sans validation pour l exporter sans le valider 2 La fen tre Save as apparait 3 Sauvegarder le fichier XML ER Si l un des champs du formulaire contient plus de bytes qu autoris il ne vous sera pas possible d exporter le fichier Les champs posant le probl me seront nonc s la derni re page du Formulaire Unique Sile formulaire n est pas valide le d tail des erreurs de validation apparaitra la derni re page du Formulaire Unique Le fichier pourra tre totalement ou partiellement transf r en ligne Janvier 2013 118 APPE L eDocumentation Transf rer une Action Humanitaire compl t e hors ligne APPEL gt eRequ te Cette fonction montre l cran de recherche d eRequ tes p rofils Les profils autoris s transf rer le Formulaire Unique sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Transf rer une Action Humanitaire cr e hors ligne Transf rer le Formulaire Unique compl t vers l application en ligne 1 Cliquez sur nouvelle Lettre d Intention Letter of Intent ou nouvelle eRequ te new eRequest 2 Un message de confirmation de cr ation d une nouvelle lettre d intention ou d une nouvelle eRequ te apparait cliquez Ok
52. vitez des donn es qui pourraient encore tre modifi es telles que par exemple le nombre de b n ficiaires Essayez d introduire dans le titre le secteur et la zone g ographique L ensemble des champs suivis d un ast risque sont obligatoires 135 APPEL eDocumentation Compl ter une Action Humanitaire Ecran de connexion gt Application eTools offline Cette fonction montre l cran principal de l application offline P Compl ter une action humanitaire hors ligne Cliquez sur le document de votre action humanitaire Cliquez sur chacun des chapitres dans le volet de navigation gauche de l cran introduisez au minimum toute l information obligatoire Cliquez sur Valider Validate pour v rifier la conformit du formulaire L un des messages suivant apparait Validation est ok et vous pouvez continuer Validation pas ok et dans ce cas la liste des erreurs apparait Cliquez sur Fermer R p tez ces tapes jusqu ce que l action humanitaire soit compl te et valid e 8 Pour retournez la liste des actions humanitaires cliquez sur la fl che dans la barre au dessus de l cran BC DE No Votre action humanitaire n apparait pas dans la liste des actions humanitaires Cliquez sur la fl che au dessus droite de l cran pour rechercher l action humanitaire dans les autres pages de la liste Cliquez sur Mise jours du r pertoire des actions humanitaires Update
53. 1 12 Dans la liste des r sultats de la recherche cliquez sur la convention recherch e Cliquez sur Nouvelle eModification Nouvel elnterim ou Nouvel eFinal en fonction de l eDocument que vous souhaitez transf rer Un message de confirmation apparait Cliquez sur Ok Cliquez sur Upload Transf rer Un message de confirmation apparait Cliquez sur Ok Cliquez sur Browse Sur l cran Choose file 1 Choisissez le fichier XML correspondant m esingleForm Ce fichier se trouve sous offline gt project repository gt partner sur votre ordinateur 2 Cliquez sur Ouvrir Cochez Full upload Transfert total ou Partial upload Transfert partiel de votre fichier XML Vois Astuces Cliquez ensuite sur Transf rer Upload offline document si vous souhaitez soumettre le fichier XML s lectionn Si vous avez coch Partial upload Transfert partiel s lectionnez les parties du document que vous souhaitez transf rer 13 Cliquez sur Ex cution du transfert Process upload 14 15 16 Va Le message suivant apparait Le transfert du projet est ok Upload of project is ok Cliquez sur Retour l eDocument Back to eDocument L eSingleFormcompl t e hors ligne est alors accessible en ligne stuces Le nom du fichier xml apparait dans la colonne D tail de liste des actions sur l cran d accueil de l eSingleForm Hors ligne
54. 200 04 08 2009 Actif 3 DEMANDE DE MODIFICATION 2009 00011 MR 01 02 25 02 2009 25 02 2009 Actif REQU TE 2009 00011 RQ 01 01 23 02 2009 25 02 2009 Favorable DIFICA 1 M t 3 sasif 1 2009 00078 RQ 01 01 ouganda_annexe_1 doc 16 07 2009 APPEL 2 2009 00078 RQ 01 01 ouganda_anne 16 07 2009 APPEL 3 2009 00078 RQ 01 01 ouganda_annexe_3 doc Sa aaa ee AE ah ae 16 07 2009 APPEL Cr le fichier zip Les diff rentes parties de la liste des r sultats sont 1 Le volet d information Conventions de Subvention le num ro de R f rence le pays le titre le montant et le statut de l op ration sont affich s 2 Les boutons pour la cr ation d un nouveau rapport interm diaire d un rapport eFinal d une Request d eModification Le bouton de comparaison vous permet d avoir une vue des diff rences entre deux versions d un eDocument 3 Les eDocuments pour une op ration sp cifique La Request initiale et les diff rentes versions la de modification et les diff rentes versions le Rapport interm diaire et le rapport Final peuvent tre affich s 4 La liste des annexes li es la Convention de Subvention 5 Les ic nes page et disquette permettent d ouvrir ou de sauvegarder une version du document au format PDF 6 Pour cr er un fichier zip contenant le document cochez la case et cliquez sur la fonction Cr er un fichier zip 21 APPEL eDocumentation Statut de l eDocument L eDocument peut avoi
55. 3 2 Pour plus d informations consulter le site DG ECHO Partner s helpdesk Je peux ajouter un maximum de 5 indicateurs par r sultat dans le cadre logique Pourquoi Dans l eSingleForm papier il tait techniquement possible de donner plus de 5 indicateurs dans le cadre logique cela n tait pas conforme aux r gles de l eSingleForm Donc dans les faits la limitation 5 indicateurs n a pas chang APPEL respecte les r gles des lignes conductrices de l eSingleForm Questions techniques Quelles sont les exigences de configuration pour APPEL Les exigences techniques pour l acc s externe APPEL sont 1 Une connexion internet de gt 256 Kb est recommand e 2 Internet browser IE 6 x ou plus 3 Une r solution d cran de 1280 x1024 est recommand e Quel browser devrai je utiliser L application en ligne fonctionne avec Internet Explorer L application offline fonctionne avec Internet Explorer ou Firefox Dois je soumettre la Requ te d eModification MR en premier ou Rapport elnterm diaire IR Si vous souhaitez soumettre une Requ te d eModification et un Rapport elnterm diaire simultan ment il y a deux fa ons de soumettre le Rapport elnterm diaire et la Requ te d eModification 1 D abord l IR puis la MR Quand le Rapport elnterm diaire est cr il se base sur le dernier eSingleForm soumis Donc le Rapport elnterm diaire ne peut pas prendre en compte les modifications de la MR 2 D abord la MR puis l IR
56. 3 2 il est possible d ajouter plus d activit s par r sultat Cliquez sur la croix x droite du champ pour supprimer ce champ Cliquez sur la fonction Supprimer pour supprimer un l ment Dans la section 4 3 2 cliquez sur afficher pour afficher le d tail des r sultats F vrier 2013 115 APPEL eDocumentation Ajouter des notes PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm PS Ajouter des notes 1 Importer votre fichier XML 2 Cochez la case Notes au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 3 Ajoutez des notes dans le champ Notes qui apparait au bas de chaque section Notes Supprimer les notes Surligner champs modifi s ajout s Q Astuces Le texte introduit dans le champ Notes peut tre format de la m me mani re que les autres champs de texte Les champs de notes n ont pas de limite de bytes le champ peut contenir autant de caract res que souhait D cochez la case Notes pour masquer les notes Cliquez sur Supprimer les notes pour supprimer les notes Janvier 2013 116 APPEL eDocumentation Suivre les modifications PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a S Suivre les modifications 1 Importer votre fichier XML 2 Cochez la case Surligner champs modifi s ajout s au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 3 Introdu
57. EO ssn partner_101018_105116_offline ml Strengthening Access to Quality Preventive Health Services for Children and Women in the Chechen Republic lb E a Type de document RQ Strengthening Access to Quality Preventive Health Services for D Children and Women in the Chechen Republic B E D 6 4 ype de document RQ Strengthening Access to Quality z Preventive Health Services for Lo Children and Women in the Chechen Republic Type de document RQ Notice l gale Version Ecran de l application 1 Fonctions g n rales Cr er une nouvelle action humanitaire Permet la cr ation d une nouvelle action humanitaire Mise jour de la liste des actions humanitaires Met jour la liste des actions humanitaires disponibles sur votre ordinateur D connection Permet de quitter l application offline 2 Liste et fonctions des actions humanitaires Action humanitaire Titre de l action humanitaire tel qu il a t crit lors de la cr ation du projet Statut Statut du document D pour Draft Brouillon et V pour Valid Documents Ensemble des documents intervenant dans le processus d une action humanitaire RQ Requ te MR Requ te de Modification IR Rapport Interm diaire FR Rapport Final Actions Quatre actions possibles par eDocument Validation Pour valider l information introduite La validation est n cessaire pour pou
58. EUROPEAN COMMISSION Humanitarian Aid 2 EN 24 A gt hewn CHW AAA aa OA at a Cr mil 4 LoD lec A Or 5 Manuel d utilisateur APPEL amp offline eTools Mars 2013 Table des mati res Bi nyenues s sea fetes RE en En tisane caatsdiassascaadsgecs Rad ns PRUR nee A MES NS ROR MSN ARS SNS RE 1 Avant Propo Ssni eis Rais Gt ee eee ES Sn ee ie 3 APPEL Menus star dat E tie chines ete N asec nent Miata beled ip ies nations 3 Lapplicatlomonline a cic cats tate a il ation RR eae een a ee ee Non 4 GetleseDocumentation acc hie 8 2er sh ie heed er ar veal i ed Sn 5 G n rale nes tease le he Sr es ee mn A E ibs Mere M AE AAT 9 Aper u des processus due nl eet iets et ee Ses ede eee 9 Recherche inst one tee Hitler al eve Une E E cried int on Riou me tn rise Ent 10 Modules de formation naine ar araa E A e aa aaea aaae Ea paN cweuils ensuite els 24 INTOAUCHION 25 56288 A T E E A E E de A E E ES 24 cJ DIole10 aa EaI EEEE EEE E TE T TEET TT 25 eTools Offl NE aer a dun t a a aaraa r es a Aaaa a Rene RSR RER a dan dt RER aaa A EErEE oa fn Bee S aea 26 Droits d e registrement 4438 authuinmiutehninuinatiinintintehhintimtedonantnaulten diy a 27 Enregistrement ECAS nisin heii i a a ra ei TL ee iene 27 Enregistrement APPEL cinien trente aa a aeaio eae need daar eaaa Tai 33 S enregistrer au COOP 0 na eh een a a ed alee 35 Formulaire d enregistrement Step 1 sise 85 Formulaire d enregistrement Step 2 iii 36 Que
59. G ECHO a sign la Convention et l envoie au Partenaire Les feux de signalisation n ont aucune port e l gale Quelle est la diff rence entre Sauvegarder et Sauvegarder au brouillon save as draft La fonction Sauvegarder v rifie la validit des donn es et les sauvegarde quand l information est correcte Lorsque vous sauvegardez l information peut toujours tre modifi e pour autant que les donn es n aient pas encore t soumises La fonction Sauvegarder au brouillon sauvegarde l information sans pour autant qu elle soit valid e L information doit toujours pr alablement tre sauvegard e en utilisant la fonction Sauvegarder avant d tre soumise Quand est ce qu une eRequ te est visible la DG ECHO L eRequ te ou tout autre eDocument n est visible la DG ECHO qu apr s qu il ait t soumis Qu est ce qu une nouvelle version d eRequ te D s que vous soumettez une eRequ te vous ne pouvez plus la modifier ou y ajouter des pi ces jointes Si vous souhaitez modifier ou ajouter des informations ou des pi ces jointes vous pouvez utiliser la fonction Nouvelle version Le syst me vous fournit une copie de votre version originale et vous pouvez modifier n importe quelle information La fonction Nouvelle version est disponible d s que vous soumettez l eRequ te et que le Desk Officer commence avec l valuation de votre proposition Une nouvelle version peut tre r alis e pour introdui
60. L Cliquez sur Highlight Existing Fields dans le coin sup rieur droit de votre cran Les champs ditables ainsi que les champs obligatoires apparaissent encadr s en rouge Compl tez le Formulaire Unique Les champs modifi s sont surlign s en jaune Pour retirer les encadrements rouges cliquez nouveau sur Highlight Existing Fields dans le coin sup rieur droit de votre cran Les champs modifi s restent surlign s en jaune 9 Astuces Seuls les champs obligatoires sont encadr s en rouge Les champs ditables ont un fond de couleur Les champs non ditables ont un fond blanc A certains niveaux du Formulaire Unique certains champs ne seront plus actifs Par exemple dans un Rapport Interm diaire seuls les champs du rapport interm diaires seront ditables F vrier 2013 106 APPEL eDocumentation Modifier la langue du correcteur automatique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Modifier la langue du correcteur automatique Cliquez sur Edit OW Oe Cliquez sur Check Importer un eDocument existant ou un template au format XML Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Spelling dans la liste des cat gories S lectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez qu Adobe Reader corrige l orthographe Lg eSingleForm pdf Adobe Reader File Ra Select All Deselect All SE et Male Copy File to C
61. PEL est un outil permettant l change lectronique bidirectionnel des informations entre la DG ECHO et ses partenaires L application APPEL permet aux organisations qui ne sont pas encore reconnues en tant que partenaires de la DG ECHO de se faire connaitre aupr s de la DG ECHO en postulant pour le Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir partenaire de la DG ECHO Pour se connecter l application APPEL le candidat partenaire doit au pr alable cr er son compte ECAS European Commission Authentication System en s enregistrant dans ECAS partir de l cran d authentification APPEL Un compte ECAS consiste en un identifiant personnel unique nom d utilisateur ou adresse e mail et mot de passe permettant d tablir une connexion prot g e avec un large ventail de syst mes d information de la Commission l aide d un m me mode d authentification Pour consulter ou modifier ses donn es dans APPEL l utilisateur doit activer son compte et ses droits d utilisateur partir de l cran d accueil APPEL L application APPEL permet aux partenaires existants de la DG ECHO de faire la mise jour de leurs donn es administratives et la gestion de projets humanitaires Pour la gestion des projets humanitaires l application est compos e des modules suivants eRequ te eRequest utilis pour cr er ou consulter une requ te Convention Agreement utilis pour consulter les Conventions de Subvention cr er ou consulter
62. Sender Personne qui fait l envoi a P Soumettre un Rapport elnterm diaire 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Chapitres 1 10 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back Le Rapport elnterm diaire est soumis QUE DEN No Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version du Rapport elnterm diaire 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger un Rapport elnterm diaire qui a t cr offline ae Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce un message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien recu le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 85 APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter les chapitres 1 a 10 IR ju Rapport elnterm diaire gt Chapitres 1 10 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un
63. Tools offline 4 Assurez vous que l ensemble des champs soit complet parce que certains champs peuvent parfois perdre des donn es pendant le transfert vers l application en ligne 192 Glossaire A Action Une op ration d aide humanitaire mise en ceuvre par une organisation humanitaire et financ e par la Commission Europ enne Appel Application web de la DG ECHO qui permet aux partenaires de la DG ECHO de g rer des projets humanitaires Avenant Un avenant vous donne la possibilit de modifier un contrat sign pour refl ter des changements op rationnels ou des changements dans la mise en uvre de l action Un avenant peut prendre la forme d une modification unilat rale un change de lettres ou d un contrat compl mentaire Apr s la cr ation d un avenant le contrat a diff rentes versions Cela apparait dans la liste des r sultats de recherche d un contrat et l cran de consultation d un contrat C Contrat Cadre de Partenariat CCP Accord entre la DG ECHO et les ONG qui tablit les principes du partenariat entre la DG ECHO et les ONG d finit leurs r les droits et obligations respectifs et fixe les r gles applicables aux actions mises en oeuvre par les ONG et financ es par la DG ECHO Convention Terme g n rique couvrant la fois les conventions de subvention et les conventions de contribution Elle comprend les conditions g n rales les conditions particuli res les annexes et Il description
64. a droite de l cran Apr s t l chargement la description du fichier est affich e dans le volet contenu Q Astuces Pour t l charger plusieurs fichiers en une fois compressez les d abord au format ZIP La description du fichier peut tre modifi e apr s le transfert Cliquez sur l ic ne disquette pour ouvrir ou sauver le fichier Cliquez sur la croix rouge dans la liste pour retirer un fichier du projet D Les types de fichiers permis pour les t l chargements sont les suivants csv doc gif htm html jpg jpeg pdf png rtf txt xls or zip files File types Si le fichier que vous t l chargez est plus gros qu 5 M gas octet le message suivant s affichera Error to upload the file Maximum size is Exceeded 41 APPEL eDocumentation Types de fichiers Les types de fichiers support s par l application pour t l chargement sont ceux repr sent s par les extensions suivantes 42 csv Comma separated values CSV est un format informatique ouvert repr sentant des donn es tabulaires sous forme de valeurs s par es par des virgules doc En informatique DOC ou doc abr viation de document est une extension de nom de fichier traditionnellement utilis e pour la documentation en format texte propri taire sur une large vari t de syst mes d exploitation gif Le Graphics Interchange Format litt ralement format d change d images plus connu
65. aire sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire Cliquez sur Nouvelle e Interim Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d un nouveau Rapport elnterm diaire Cliquez sur chaque chapitre en commengant par le premier Introduisez l information requise dans les champs Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation Oe Ole D DES 9 Astuces Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une Rapport elnterm diaire valid e qui a t r alis e dans l eSingleForm offline a Les volets avec un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t s L activit peut tre soumise uniquement apr s avoir compl t tous les volets marqu s d un point d exclamation rouge 84 APPEL eDocumentation Soumettre un Rapport elnterm diaire Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Rapport elnterm diaire Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Interim apparait t Profils Les profils autoris s soumettre un Rapport elnterm diaire sont les suivants
66. amp contient plus de 3800 bytes le fichier ne sera pas exportable Il faudra r duire le nombre de bytes pour pouvoir l exporter En parcourant un champ avec votre curseur des astuces concernant ce que doit contenir ce champ apparaissent Janvier 2013 114 APPEL eDocumentation Compl ter le Cadre Logique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Compl ter le cadre logique 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Allez la section 4 3 1 3 introduisez l Objectif principal 4 introduisez l Objectif sp cifique 5 Cliquez sur Ajouter un indicateur 6 Compl tez les champs de l indicateur 7 Cliquez sur Ajouter un r sultat 8 Compl tez les champs du r sultat 9 Le Montant total du r sultat apparaitra apr s qu il soit introduit dans la section 4 3 2 10 Ajoutez et compl tez autant de r sultats que n cessaires 11 Allez la section 4 3 2 12 Les donn es entr es dans la section 4 3 1 sont reprises dans la section 4 3 2 13 Compl tez et d taillez les champs si n cessaire Astuces Le nombre maximum d indicateurs par objectif sp cifique est de 10 Le nombre maximum d indicateurs par r sultat est de 5 Seules les 3 premi res activit s par r sultat apparaissent dans le syst me Dans la section 4 3 1 seules 3 activit s peuvent tre ajout es par r sultat Dans la section 4
67. an de connexion ECAS apparait Modifiez si n cessaire le domaine de connexion vers Externe Enregistrez vous en ECAS Terminez le processus d enregistrement ECAS Initialisez votre mot de passe ECAS Activez votre compte et vos droits d utilisateurs ea Si vous disposez d j d un compte ECAS vous n avez pas besoin d en cr er un sp cifiquement pour APPEL Activez votre compte pour disposer des droits d utilisation d APPEL ND o DLD Ol GO 28 Appel eDocumentation S enregistrer en ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait t Profils Les personnes qui ont besoin de s enregistrer en ECAS sont Les membres d organisations externes qui ont besoin de se connecter a APPEL et qui ne disposent pas de nom d utilisateur ou de mot de passe ECAS Les membres disposant d j d un compte ECAS et souhaitant se connecter APPEL doivent suivre la proc dure de Demande d activation d une connexion APPEL S enregistrer en ECAS 1 Cliquez sur S enregistrer dans ECAS 2 L cran de connexion ECAS apparait 3 Modifiez si n cessaire le domaine de connexion vers Externe 4 Cliquez sur le lien Pas encore enregistr 5 Le Formulaire d enregistrement ECAS apparait 6 Introduisez un nom d utilisateur optionnel Voir astuces 7 Introduisez votre pr nom 8 Introduisez votre nom de famill
68. ans ce tableau Subtotal des co ts ligibles directs Ce montant doit toujours tre gal au total de tous les montants totaux par r sultat et le montant total des autres co ts dans la section 4 3 2 Revenu direct de l Action Dans le cas o l action elle m me cr e un revenu le montant r el budg t Final doit tre mentionn ici Etant donn que ce revenu est consid r comme revenu cela peut augmenter le montant total de l Action II est d duit lors de la fixation de la contribution de DG ECHO Pourcentage du financement total de la DG ECHO En cas de contrats multi donateurs le de financement de la DG ECHO n est pas requis Les co ts totaux seront toujours gaux au Financement Total 47 APPEL eDocumentation Structure de l eDocument eDocument L image suivante illustre la pr sentation g n rale de l cran 2 a moe Aide aux d plac s du Sud Soudan 6 1 Coordination sur le terrain veuillez indiquer la participation de l Organisation humanitaire aux m canismes de coordi I Nouvelle requ te 2009 01508 avec d autres parties prenantes tels que les clusters les ONG les agences des Nations unies autres sp cifier ain l Formulaira Unique REQU TE les liens avec la proc dure d appel consolid e si n cessaire 2 1 INFORMATIONS G N RALES A 2 EVALUATION DES BESOINS 2 3 ORGANISATION HUMANITAIRE DANS LA ZONE D INTERVENTION a CADRE OP RATIONNEL El 4 3 Objectifs
69. ans l eSingleForm transmis la DG ECHO Le nom d utilisateur et le mot de passe standard sont partner et echo Vous pouvez si vous le souhaitez modifier le nom d utilisateur et le mot de passe standard Champ de texte Pour valuer la taille de votre texte utilisez le champ Notes avant d ins rer votre r ponse dans le champ de l eSingleForm Le champ Notes peut contenir un nombre illimit de bytes 146 APPEL eDocumentation amp partner 2010 08 08 12 31 07 si BzZumIx x X Ga i iy i iS ee I 3 3 E H 22 A vum _ eee Le champ R ponses ne peut contenir qu un nombre limit de bytes 147 APPEL eDocumentation Lettre d Intention Copier le template tt http www dgecho partners helpdesk eu gt Template de la Lettre d intention Allez sur le site des Partenaire de la DG ECHO en suivant le lien http www dgecho partners helpdesk eu preparing an action financing decision intention letter a Copier le template de la Lettre d Intention 1 Sauvegarder le fichier zip contenant le template permettant d entamer une lettre d intention dans l application eTools Offline 2 D compressez le fichier zip 3 Copier le fichier xml du template de la lettre d intention dans le r pertoire Project repository gt partner qui se trouve sur votre ordinateur l endroit o vottre application eTools Offline se trouve Q Astuces Le template peut galemen
70. ansf rez les anciens projets xml vers la version en ligne En ligne cr ez un nouveau document draft brouillon avec l ancien projet xml Exportez le document draft brouillon vers l Application eTools offline Assurez vous d avoir compl t tous les champs parce que certains champs pourraient perdre leurs donn es lors du transfert vers l application en ligne v Astuces 130 Un ancien projet xml doit tre transf r en ligne de sorte ce que le fichier xml re oive tous les fichiers n cessaires ainsi que la bonne structure APPEL eDocumentation D marrer l application Votre ordinateur gt Dossier ECHO eTools Ce r pertoire correspond l espace vers lequel vous avez sauvegard les fichiers et r pertoires pour l application eTools offline a D marrer l application Pon gt on 7 8 9 Cliquez sur Offline jar La fen tre ECHO working offline apparait Cliquez sur start browser L cran du module offline est affich dans votre navigateur internet avec l URL http localhost 8080 waitserver html Cliquez sur le module offline pour entrer dans l application Dans le champ nom d utilisateur username introduisez votre nom d utilisateur par d faut partner Dans le champ mot de passe password introduisez votre mot de passe par d faut echo La langue peut tre choisie en s lectionnant Fran ais ou Anglais dans la liste
71. as trop long conform ment MS Word pourquoi ne puis je pas le coller dans l Application eTools offline Parce que MS Word compte les caract res du texte tandis que l Application eTools offline compte le nombre de bytes contenu dans le texte lors du copier coller Chaque champ de texte dans l Application eTools offline a un nombre imit de bytes Par exemple un contient 2 bytes Pour mieux valuer le nombre de bytes dans un texte utilisez la fonction notes de l Application eTools offline Dois je d sinstaller l Application eTools offline avant d installer une nouvelle version Non il n est pas n cessaire de d sinstaller l Application eTools offline avant d installer une nouvelle version de celle ci Vous pouvez avoir diff rentes versions de l Application eTools offline sur votre ordinateur Elles n entreront pas en conflit et ne s affecteront pas l une l autre Puis je utiliser dans la nouvelle version de l Application eTools offline mes fichiers xml cr s pr c demment Oui vous pouvez Quand vous mettez niveau la version de l Application eTools offline vous pouvez r utiliser les fichiers xml cr s dans la version pr c dente de l application Pour ce faire suivez les tapes suivantes 1 Transf rez les anciens fichiers xml du projet vers la version en ligne 2 En ligne cr ez un nouveau document au brouillon avec l ancien fichier xml du projet 3 Exporter le document au brouillon vers l Application e
72. au Rapport eFinal Application eTools offline gt Ecran d accueil Cette fonction montre l cran du module de l eSingleForm offline Nouveau rapport e Final 1 D butez par la liste des actions humanitaires cr es dans l application eTools offline 2 Cliquez sur la fonction FR c t de l action humanitaire pour laquelle vous souhaitez cr er un rapport eFinal 3 Le formulaire du rapport eFinal apparait 4 Cliquez sur chaque chapitre et compl tez o cela est n cessaire 5 Cliquez sur l ic ne de validation pour soumettre le rapport eFinal gv Astuces Pour savoir comment cr er une nouvelle action humanitaire allez au point Cr er une action a Dans le rapport eFinal tous les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge 184 sont obligatoires APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter les chapitres 1 a 4 FR af Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette action L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les chapitres 1 4 a Compl tez les chapitres de 1 4 1 Le chapitre 1 ainsi que les chapitres 2 4 ont t compl t s par le syst me d s lors que l information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification ou lors du Rapport elnterm diaire 2 Modifiez et ou de compl tez ci n cessaire les champs
73. aut droite de l cran permet de montrer ou de cacher les notes Cliquez sur le rouge pour montrer les notes Cliquez sur le vert pour cacher les notes Partner Status des notes Ia SO 1 1 s M Partner Status des notes WROL 171 lH an Ajouter une note La note apparait dans un champ au bas de la question pour laquelle on souhaite ajouter une note Cliquez sur pour ajouter la note principale dans le champ jaune pastel qui apparait au bas des questions Cliquez sur l ic ne corbeille pour effacer la note principale 145 APPEL eDocumentation 1 2 Titre de l Action istance to Refugees in Azerbaijan 1 2 Titre de l Action APP Multi Sectored Assistance to Refugees in Azerbaijan partner M 2010 08 06 15 57 10 R agir a une note Pour r pondre une note Cliquez sur le droite du champ de notes Comme illustr sur l image ci dessous les notes apparaissent sous forme de dialogue au bas de la question 1 2 Titre de l Action LAPP Multi Sectored Assistance to Refugees in Azerbaijan partner M 2010 08 06 16 37 22 Nous ne pr cisons pas la z ne exacte est ce suffisant desk 2010 08 06 16 39 05 Pr cisez qu il s agit principalement de l Ouest du Pays Q Astuces Les notes ne font pas partie du eSingle Form pour cette raison le syst me APPEL n incorporera pas les notes d
74. bles Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 168 APPEL eDocumentation Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 MR il Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 4 et 4 5 Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 1 Les sous chapitres Plan de travail et Suivi valuation audit et autres tudes ont t compl t s par le systeme d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s des sous chapitres 4 4 et 4 5 3 Le nouveau champ gris qui apparait dans le sous chapitre 4 4 de l eRequ te de Modification ne sera activ qu au niveau du Rapport elnterm diaire 4 4 1 INT Plan de travail r vis en cas de changement apr s la proposition v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L information entre crochets indique quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 169 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 5 a 9 MR cial Application eTools offline gt Requ te d eModification S lec
75. cas ch ant fournissez une valuation des risques pouvant r sulter de catastrophes naturelles Pour le champ 3 1 Pr sence de l organisation humanitaire dans la zone d intervention veuillez fournir un bref aper u de la strat gie actuelle et future dans le pays un descriptif des activit s actuelles et r centes dans le pays un bref aper u de la pr sence dans le pays nombre d ann es type d intervention r gions type d implantation Cliquez ici pour des explications plus d taill es sur le point Carde logique du chapitre 4 Cliquez ici pour des explications plus d taill es sur le point Autres co ts du chapitre 4 Cliquez ici pour des explications plus d taill es du chapitre 8 Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver ea Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 67 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique RQ BeRequ te gt Sous chapitre 4 3 1 Cliquez sur e Request dans le menu principal de APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le sous chapitre 4 3 1 Vue Op rationnelle de l Action Cadre logique t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl
76. ch s sur l image de v rification de s curit cliquez sur Essayer une autre image pour modifier l image EE Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s L adresse email introduite doit tre personnelle Elle est utilis e pour confirmer votre compte Attention la Commission Europ enne ne vous demandera jamais votre nom d utilisateur et votre mot de passe 29 APPEL eDocumentation Modifier le domaine de connexion pour ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait t Profils Les personnes qui ont besoin de modifier le domaine de connexion vers Externe sont Les membres d organisations externes souhaitant se connecter APPEL Les membres d organisations externes souhaitant s enregistrer dans APPEL a Modifier le domaine de connexion vers Externe 1 Cliquez sur S enregistrer en ECAS 2 Cliquez sur le lien Changer 3 L cran de s lection du domaine apparait 4 S lectionnez le domaine Ni une institution ni un organe europ en 5 Cochez si n cessaire Retenir mon choix 6 Cliquez sur S lectionner 7 Vous allez tre redirig vers l cran pr c dent point 2 et vous verrez que le domaine a t chang et est Externe Astuces Le domaine d utilisateur doit tre Externe parce que vous tes membre d une organisation externe la Commiss
77. cherche d eRequ tes appara t S lectionnez la lettre d intention de votre choix Cliquez dessus pour l ouvrir t Profils Les profils autoris s a soumettre une nouvelle lettre d intention sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi a Soumettre une Lettre d Intention 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire R f rez vous aux remarques du point pr c dent si n cessaire Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes si n cessaires Cliquez sur Soumeitre Le message Etes vous s rs de vouloir envoyer ce eDocument la DG ECHO apparait cliquez sur Ok Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir remarques 7 Cliquez sur Imprimer l accus de r ception si vous souhaitez imprimer l accus de r ception 8 Cliquez sur Back 9 La lettre d intention est soumise PO D a Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message vous sera envoy vous demandant de soumettre une nouvelle version de la lettre d intention LL Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien re u le document Novembre 2012 58 APPEL eDocumentation Nouvelle version d une Lettre d Intention Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle version Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherch
78. cr er une nouvelle action humanitaire allez au point Cr er une action DL Dans l eModification tous les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge 164 sont obligatoires APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter le chapitre 1 Information G n rale MR i Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur le chapitre 1 Compl ter le chapitre 1 Information G n rale 1 Le chapitre 1 a t compl t par le syst me d s lors que l information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez ci n cessaire les champs actifs non gris s de le chapitre 1 3 Les deux nouveaux champs gris s qui apparaissent dans le chapitre 1 de l eRequ te de Modification ne seront activ s qu au niveau du Rapport elnterm diaire et du Rapport eFinal 1 10 INT Liste des accords suppl mentaires et change de courriels apr s signature de l accord au niveau du Rapport elnterm diaire Date de requ te Date de l accord Sujet R f rence 1 11 FIN Liste des accords suppl mentaires et change de courriels apr s signature de l accord au niveau du Rapport eFinal Date de requ te Date de l accord Sujet R f rence Q Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiabl
79. d roulante Cliquez sur login ou enter pour continuer 10 L cran principal du module offline apparait ECHO working offline n apparait pas S il ne se passe rien la premi re fois que vous double cliquez sur Offline jar suivez la proc dure suivante pour r soudre le probl me Dans le r pertoire d installation vous verrez aussi un fichier init bat Double cliquez sur init bat R sultats possibles 1 2 L cran ECHO working offline apparait vous pouvez continuer tel que d crit l tape 3 ci dessus Le message d erreur apparait sur l cran JAVA HOME environment variable is set incorrectly or Java runtime could not be located Please set the JAVA_HOME variable appropriately Java 1 5 ou une version sup rieure est requise pour d marrer l application Si le message d erreur apparait allez sur http www java com et installez l application java sur votre ordinateur Ensuite double cliquez sur Offline exe pour d marrer l application eTools offline et continuer tel que d cris dans la proc dure ci dessus Mon ordinateur ne reconnait pas un fichier zip Il peut arriver que Windows ne sais pas que faire avec un fichier zip Pour r soudre ce probl me vous pouvez soit installer WinZip si votre organisation a les licences pour ce produit soit 7 zip un produit Open Source gratuit qui fonctionne tr s bien obtenez le sur http www 7 zip org L URL http localhost 8080
80. dalit s de financement demand es pour cette convention En cas de 100 de financement introduisez une justification de la demande 1 8 Action Urgente Cochez Oui ou Non Si Oui s lectionnez entre d cision de premi re urgence ECHO d cision d urgence ECHO et action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO Si vous cochez Action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO introduisez une justification R gles respecter Dans le champ Zone d intervention zone pays r gion le ou les pays ou r gions d intervention doivent correspondre la port e de la d cision de financement ECHO La ou les localit s exactes seront d taill es au point 4 1 l aide de cartes et de points de r f rence La Date de d but de l action devrait tre la date effective du d but de l action sur le terrain et n a pas besoin d tre le premier jour d un mois Elle peut tre diff rente de la date d ligibilit des d penses Si l action a d j commenc veuillez en pr ciser la raison La Dur e de l action est la p riode de mise en uvre de l action sur le terrain partir de la date de d but Elle couvre la dur e totale de l action Elle devrait tre exprim e de pr f rence en mois entiers Exemple 2 mois et 10 jours ou 3 mois et 0 jours Les champs mois et jours ne peuvent rester vide s il s agit de z ro jours pr cisez le 0 Les fractions de mois sont viter La p
81. dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant au brouillon li a cette Convention de Subvention Compl tez le chapitre 13 t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl ter le chapitre 13 Conclusions et commentaires de l organisation humanitaire 1 introduisez les Conclusions et commentaires 2 Cliquez sur Sauver _ Le chapitre 13 n apparait qu au niveau du Rapport eFinal 92 APPEL eDocumentation Liens utiles Liens utiles Pour de plus d informations cliquez sur les liens utiles repris ci dessous Plus d informations sur la page web g n rale du CCP Plus d informations sur les guidelines du Formulaire Unique Final Plus d informations sur le site helpdesk du Partenaire Les pages d aide les plus utilis es sont les suivantes Liste des R sultats des Conventions de Subvention Statut de l op ration Structure de l cran Fonctions du volet de Navigation 93 APPEL eDocumentation Questions Fr quemment pos es Questions Fr quemment pos es APPEL Questions g n rales Pourquoi est utilis APPEL APPEL donne l opportunit aux organisations qui ne s
82. de cr ation d une nouvelle lettre d intention ou d une nouvelle eRequ te apparait cliquez Ok 3 Au dessus de l cran cliquez sur transf rer Upload 4 Un message de confirmation de cr ation d un nouveau document partir d un fichier XML apparait Cliquez sur Ok 5 Cliquez sur Browse 6 Dans la fen tre Choisissez un fichier Choose file 1 Choisissez le fichier XML correspondant a au Formulaire Unique concern par le transfert Ce fichier XML est extrait du fichier offline gt r pertoire des actions humanitaires project_repository gt partenaire qui se trouve sur votre ordinateur 2 Cliquez sur Ouvrir Open 7 Cochez Full upload Transfert total ou Partial upload Transfert partiel de votre fichier XML Voir Astuces 8 Cliquez ensuite sur Transf rer Upload offline document si vous souhaitez soumettre le fichier XML s lectionn 9 Si vous avez coch Partial upload Transfert partiel s lectionnez les parties du document que vous souhaitez transf rer 10 Cliquez sur Ex cution du transfert Process upload 11 Le message suivant apparait Le transfert du projet est ok Upload of project is ok 12 Cliquez sur Retour a l eDocument Back to eDocument 13 L Action Humanitaire compl t e hors ligne est alors accessible en ligne Q Astuces Le nom du fichier xml apparait dans la colonne D tail de liste des actions sur l cran d accueil de l eSi
83. de l action et aper u financier et la proposition d action Convention de subvention Convention sign e par la DG ECHO et une ONG couvrant une action Cette convention d coule de l approbation de la proposition finale de demande de financement envoy e par le partenaire la DG ECHO Co ts directs Toute d pense directement li e la mise en oeuvre de l action Co ts ligibles Co ts qui sont i n cessaires et justifi s pour la mise en oeuvre de l action ii r els et r pondent aux principes de bonne gestion financi re iii engag s pendant la p riode d ligibilit de l action iv identifiables et enregistr s dans la comptabilit de l organisation humanitaire ou de ses partenaires de mise en oeuvre v d termin s conform ment aux normes comptables en vigueur dans le pays o l organisation humanitaire est tablie et conform ment aux pratiques de comptabilit usuelles de l organisation humanitaire vi attest s par des pi ces justificatives originales et v rifiables et vii conformes aux exigences de la l gislation sociale et fiscale applicable Co ts engag s Co ts pour lesquels il existe une obligation juridique sur la base d un contrat par exemple et qui sont inscrits dans la comptabilit du partenaire Voir aussi Co ts ligibles Co ts indirects Co ts n cessaires au fonctionnement de l organisation qui ne peuvent pas tre reli s directement la mise en oeuvre de l action Il
84. des requ tes d eModification des rapports elnterim et des rapports eFinal T l chargements Downloads utilis pour t l charger le Formulaire Unique hors ligne Offline eSingleForm Cette e documentation explique les fonctionnalit s des diff rents modules de l application APPEL de la DG ECHO Pour vous familiarisez avec l application APPEL lisez pr alablement cette e documentation et suivez les modules de formations en ligne Avant propos APPEL APPEL donne l opportunit aux organisations qui ne sont pas d j reconnues comme partenaires ECHO de se faire connaitre en postulant au Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir un partenaire ECHO Les organisations d ja partenaires d ECHO peuvent acc der aux donn es de leur organisation a condition que le compte ainsi que les droits d utilisateur soient pr alablement valid s par une personne de contact de l organisation Les organisations doivent demander l activation du compte des utilisateurs avant que ceux ci puissent effectuer des mises a jour D s que le compte utilisateur est activ APPEL peut tre utilis par les partenaires ECHO existants pour la mise jour de leurs donn es administratives Il leurs permet de mettre jour les informations op rationnelles et financi res qui peuvent ensuite tre utilis es par ECHO pour l valuation p riodique des partenaires pr vu dans le cadre du CCP Modules APPEL E request e requ te Vous pouvez Recherc
85. e 9 Introduisez votre adresse de courrier lectronique 10 Confirmez votre adresse lectronique 11 S lectionnez votre langue pr f r e pour les courriels 12 Lisez la d claration de confidentialit 13 Introduisez les caract res de l image pour v rification de s curit 14 Cochez la case pour reconnaitre avoir lu et compris la d claration de confidentialit 15 Cliquez sur M enregistrer 16 Le message de confirmation suivant Merci pour vous tre enregistr Vous allez recevoir un courriel vous permettant de terminer la proc dure d enregistrement apparait 17 Terminer le processus d enregistrement ECAS en allant sur le mail re u Q Astuces Le domaine d utilisateur doit tre Externe car vous tes membre d une organisation externe la Commission Europ enne Quand vous n introduisez pas de nom d utilisateur dans le formulaire d enregistrement ECAS le syst me vous en g n re un Le nom d utilisateur qui vous est d sign vous est communiqu par email Cet email de confirmation vous permet de terminer le processus d enregistrement ECAS Cliquez sur le lien clauses de confidentialit pour visualiser la version imprimable des clauses de confidentialit et cliquez sur l ic ne d impression pour imprimer Dans le champ de v rification de s curit les majuscules et minuscules peuvent tre utilis es indiff remment Si vous ne parvenez pas lire les caract res affi
86. e d un seul partenaire ou d un nombre limit de partenaires ou encore d un ensemble limit d objectifs sp cifiques D cision de financement Acte par lequel la Commission alloue des ressources du Budget g n ral pour financer des actions humanitaires Indique entre autres les objectifs des interventions humanitaires la r gion le type d activit s les fonds a engager la p riode d ligibilit et les partenaires potentiels Il existe quatre types de d cisions de financement les d cisions de premi re urgence les d cisions d urgence les plans globaux et les d cisions ad hoc D sengagement Annulation d un engagement DG ECHO Direction G n rale de la Commission Europ enne pour Organisation Humanitaire E ECAS European Commission Authentication System est un syst me d authentification recommand pour l utilisation d APPEL Un compte ECAS consiste en un identifiant personnel unique nom d utilisateur mot de passe permettant d tablir une connexion s curis e avec l ensemble des applications de la Commission qui utilisent ce m me mode d authentification au lieu de devoir cr er un identifiant propre a chaque application Engagement Engagements de paiements et ordres de recouvrement provenant des syst mes d informations ABAC et OLAS FED F Formulaire unique Formulaire compl ter par les partenaires pour la soumission de leurs propositions d actions et rapports Le formulaire u
87. e 10 Ressources Humaines RQ i e Requ te gt Chapitre 10 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 10 Ressources Humaines t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le chapitre 10 Ressources Humaines 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Introduisez les Homme mois en projet Par exemple 5 personnes travaillent sur un projet pour 6 mois gale 30 hommes mois 3 Cliquez sur Ajout d une ligne pour introduire plus de chiffres globaux par fonction et statut 4 Cliquez sur Sauver v Astuces Les membres du personnel qui ne remplissent que l un ou aucun de ces crit res sont class s dans la cat gorie du personnel local Des informations sur le personnel du partenaire de mise en uvre sont n cessaires pour les membres cl s notamment lorsqu aucun expatri du partenaire ne dirige directement l action au niveau local Pour supprimer une ligne cochez la case a gauche et cliquez sur Sauver 71 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitre 11 Aper u financier RQ ex e Requ te gt Chapitre 11 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 11 Ape
88. e 12 contient des informations obligatoires qui doivent tre ajout e apr s avoir t l charg l eRequ te parce que le chapitre 12 n est pas disponible dans la version hors ligne a Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien re u le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 63 APPEL eDocumentation Cr er une nouvelle Version d eRequ te Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Profils Les profils autoris s cr er une nouvelle version d eRequ te sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Cr er une nouvelle version d eRequ te 1 2 3 4 5 M 64 Recherchez l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez sur le titre de l e Requ te Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de cette e Requ te Commencez en remplissant le Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre Cliquez sur Soumettre pour soumettre le formulaire Unique Requ te emarques Une nouvelle version peut tre cr e et soumise d s qu un Desk Office
89. e champ Description courte d un indicateur ne doit pas tre vide Le champ Description courte d une activit ne doit pas tre vide 69 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit RQ e Requ te gt Chapitre 8 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit 1 introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Un protocole de s curit sp cifique a t il t tabli pour cette action 1 Oui introduisez une explication du protocole 2 Non 3 Proc dure standard 3 Cliquez sur Sauver 9 Astuces En ce qui concerne les mesures de s curit et d urgence sous le point 8 1 dans l ventualit o les hypoth ses ou les risques se concr tiseraient le partenaire doit expliquer la fa on dont il entend r agir afin d att nuer leurs effets sur la mise en uvre de l action et indiquer les autres options propos es pour atteindre les r sultats envisag s Pour supprimer une ligne cochez la case a gauche et cliquez sur Sauver 70 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitr
90. e d eRequ tes apparait Profils Les profils autoris s cr er une nouvelle version de la lettre d intention sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi PA Cr er une nouvelle version de Lettre d Intention Recherchez la Lettre d intention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez sur le titre de cette Lettre d Intention pour l ouvrir Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation Un pop up apparait cliquez sur Nouvelle version de la Lol pour cr er une nouvelle version de votre Lettre d intention Le Desk peut ne pas demander de nouvelle version et demander directement une eRequ te Dans ce cas cr ez une eRequ te a partir de la Lol Commencez en remplissant le Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre 6 Cliquez sur Soumettre pour soumettre la nouvelle version de la lettre d intention ae Une nouvelle version peut tre cr e et soumise d s qu un Desk Officer ait t assign pour l valuation de la lettre d intention Le Desk peut verrouiller la lettre d intention le statut appara t sur les feux de signalisation de la liste des Conventions et une nouvelle version ne peut pas tre soumise Aucune nouvelle version ne peut tre soumise une fois que l valuation par le Desk est termin e Les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s sauf s ils contiennent le message Facultativ
91. e d intervention secteur dur e b n ficiaires contexte valuation des besoins r ponse propos e r sultats activit s co ts estim s contribution demand e d tails de contact La proposition qui suivra la Lettre d Intention devra tre cr e partir de la Lol et non d une nouvelle proposition La Lettre d intention est commun ment crite en abr g Lol Novembre 2012 56 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er une nouvelle Lettre d Intention Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle Lettre d Intention Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes appara t La fonction Nouvelle Lettre d Intention appara t Profils Les profils autoris s cr er une nouvelle lettre d intention sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Fa Cr er une nouvelle Lettre d Intention 1 Cliquez sur Nouvelle Lettre d Intention 2 Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle lettre d intention 3 Remplissez la lettre d intention en cliquant sur chaque chapitre Voir Astuces 4 Cliquez sur Soumettre Q Astuces Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une Lettre d Intention valid e qui a t r alis e dans l eSingleForm offline Cliquez sur Valider pour v rifier que les sections et champs qui doivent tre compl t s soient bien compl
92. e for Letter Of Intent unless specified in HIP B GUN D on Novembre 2012 59 APPEL eDocumentation Cr er une eRequ te a partir de la Lettre d Intention Ecran de Recherche d eRequ tes gt eRequ te a partir de la Lettre d intention Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Profils Les profils autoris s cr er une eRequ te partir de la lettre d intention sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Cr er une eRequ te partir de la Lettre d Intention Recherchez la Lettre d Intention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez sur le titre de cette Lettre d Intention pour l ouvrir Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation Un pop up apparait cliquez sur Cr er une eRequ te partir de la Lol pour cr er une eRequ te partir de votre Lettre d Intention Commencez a remplir le Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre Cliquez sur Soumeitre pour soumettre l eRequ te cr e partir de votre Lol D Le Desk peut verrouiller l eRequ te le statut appara t sur les feux de signalisation de la liste des Conventions et une nouvelle version ne peut pas tre soumise Aucune nouvelle version ne peut tre soumise une fois que l valuation par le Desk est termin e Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et l
93. e le coller Cliquez Annuler pour que le style reste similaire celui dans Word The text you want to paste seems to be copied from Word Do you want to clean it before pasting Click cancel so the textstyle stays the same as in Word L information affich e en vert est automatiquement compl t e par le syst me seuls les champs cris en noir doivent tre compl t s si n cessaire Quand vous ditez un champ une barre avec une fl che peut parfois apparaitre Cliquez sur la fl che pour utiliser la barre d outils de mise en forme Cette barre d outils peut tre utilis e pour introduire des tableaux des caract res sp ciaux des listes num rot es dans le champ Couleur de fond surligne votre texte Apercu Financier Ce tableau constituera l annexe II de la Convention sign e Cet aper u financier est aussi fortement li au Rapport Financier Final Pour plus de d tails et de conseils veuillez consulter sur I Intranet de la DG ECHO les Guidelines du Rapport Financier Final Co t ligible d Action Le partenaire peut utiliser une autre repr sentation des Co ts ligibles en conformit avec la pratique actuelle de son organisation Ces titres sont les chapitres du rapport financier final Dans le cas o les co ts de personnel d information de communication et de visibilit ne sont pas explicitement disponibles dans la section 4 3 2 ceux ci doivent tre explicitement mentionn s d
94. e peut mettre une note par rapport un champ de l eSingleForm Les membres de la DG ECHO peuvent r agir cette note afin d aider le partenaire mieux compl ter le formulaire D autre part les notes font aussi office d outil de communication interne pour l ensemble des membres de l organisation du partenaire intervenant dans le projet d Aide Humanitaire concern Les fichiers contenant les notes ne sont envoy s qu au format xml avec la version offline ils ne sont jamais transf r s en ligne Seul le formulaire en ligne sans les notes sera examin lors de l valuation par la DG ECHO Outre sa fonction d outil de communication le champ Notes peut tre utilis pour travailler les r ponses au brouillon avant de les ins rer dans le champ R ponses de la question Le champ R ponses ne peut contenir qu un nombre limit de bytes Le champ Notes quant lui peut contenir un nombre illimit de bytes L usage du champ Notes permet d valuer le nombre de bytes contenus dans le texte avant de l ins rer dans le champ R ponses appropri De plus copier et coller du texte directement de Word vers un champ R ponses peut causer des probl mes II est alors recommand de coller et travailler le texte dans le champ Notes avant de le mettre dans le champ R ponses Ci dessous l explication illustr e de l usage de la fonction Notes Montrer Cacher les notes L ic ne c t du Statut des notes en h
95. en arri re Retourner un mois en arri re Aller Aujourd hui Avancer d 1 mois Avancer d 1 an Le jour d aujourd hui est en rouge Le nombre que vous s lectionnez est en rouge fonc ae Apr s avoir s lectionn une date le calendrier peut parfois se cacher derri re une autre fen tre En cliquant nouveau sur le calendrier et qu il ne s affiche pas allez la barre de t ches Windows et s lectionnez le tab Choisissez pour ramener le calendrier en avant nouveau 16 APPEL eDocumentation Filtres Pour faciliter les processus de recherches r currentes sauvegardez vos crit res de recherche en cr ant un filtre a Cr er un filtre 1 Introduisez le crit re de recherche d sir 2 Introduisez un nom dans le champ c t de Filtre Filter 3 Cliquez sur Recherche Search La prochaine fois que vous souhaitez chercher avec le m me crit re cliquez sur la fl che de la liste d roulante pour s lectionner un filtre s lectionnez un filtre et cliquez sur Recherche 17 APPEL eDocumentation Listes des r sultats Listes des r sultats Pour acc der un projet ou cr er des requ tes et des rapports l application utilise les fonctions de Recherche qui vous permettent de naviguer vers un certain partenaire un Formulaire Unique ou un e document Les listes de r sultats sont toujours affich es sous l cran de Recherche La liste des r sultats eRequest indique le f
96. ent tre cr e partir d une Lettre d intention _ Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Novembre 2012 62 APPEL eDocumentation Soumettre une eRequ te Ecran de recherche de l eRequ te gt eRequ te Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur l eRequ te t Profils Les profils autoris s soumettre une eRequ te sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi a Soumettre une eRequ te 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire an 8 D Chapitre 1 Chapitres 2 9 Sous chapitre 4 3 1 Sous chapitre 4 3 2 Chapitre 8 Chapitre 10 Chapitre 11 Chapitre 12 Annexe A Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques No Cliquez sur Back L eRequ te est soumise Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version de l eRequ te 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger une eRequ te qui a t cr e hors ligne Seul le chapitr
97. ent dans la passation des march s Ce chapitre est obligatoire et vous devez cliquez sur sauvegarder m me si vous ne modifiez aucune information 82 APPEL eDocumentation Rapport elnterm diaire Introduction au Rapport elnterm diaire Pour chaque action humanitaire un Rapport elnterm diaire doit tre envoy a la DG ECHO pour signaler la progression du projet Le Rapport elnterm diaire doit tre utilis comme un outil de contr le Pour impl menter des modifications la Requ te l eModification doit tre utilis e Dans la Requ te initiale tous les chapitres indiqu s d une ic ne obligatoire doivent tre sauvegard s m me si vous ne changez aucune information L information montr e en vert est automatiquement copi e de la Requ te initiale seuls les champs crits en noir doivent tre compl t s si n cessaire Seuls les chapitres et sous chapitres marqu s d une ic ne peuvent tre modifi s 83 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Interim Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Interim apparait Profils Les profils autoris s cr er un nouveau Rapport elnterm di
98. enu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Modification apparait Profils Les profils autoris s soumettre une Requ te d eModification sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi Soumettre une Requ te d eModification 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Demande d amendements Chapitres 1 12 Sous chapitre 4 3 1 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back La Requ te d eModification est soumise an a DR N O Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version de la Requ te d eModification 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger une Requ te d eModification qui a t cr e hors ligne Seul le chapitre 12 contient des informations obligatoires qui doivent tre ajout e apr s avoir t l charg la Requ te d eModification parce que le chapitre 12 n est pas disponible dans la version hors ligne et Le message de confirmation fait office d
99. equ te Les nouvelles versions ne peuvent pas tre soumises pendant certaines tapes du processus d valuation Par exemple il est impossible de cr er soumettre une nouvelle version 96 APPEL eDocumentation 1 Jusqu ce que l eDocument soit assign a un Desk Officer 2 Apr s la finalisation de l valuation Si vous devez encore cr er soumettre une nouvelle version contactez le Desk Officer pour savoir comment proc der Pourquoi seules 3 activit s peuvent tre ajout es dans le cadre logique du sous chapitre 4 3 1 de l eRequ te Le cadre logique respecte les lignes conductrices du CCP Le fait d avoir uniquement trois activit s dans le cadre logique a t discut en longueur pendant la consultation sur le Contrat Cadre de Partenariat de 2008 Le cadre logique doit fournir un bon aper u de l action propos e en ligne avec les bases de la gestion du cycle de projet C est une version abr g e qui contient un maximum de 3 activit s principales par r sultat et ne contient pas les moyens et co ts Les moyens et co ts devraient tre fournis dans le sous chapitre 4 3 2 En tant que r gle g n rale le cadre logique devrait contenir un maximum de trois pages L id e est que les principales activit s soient pr sent es dans le cadre logique et que tous les d tails soient expliqu s dans le sous chapitre 4 3 2 Le cadre logique dans le sous chapitre 4 3 1 ne devrait pas simplement tre une copie du sous chapitre 4
100. equ te pour un projet a t soumise L ann e est affich e en quatre chiffres 2 Le num ro s quentiel de projet contient 5 chiffres 3 Le type de formulaire eSingle est une chaine de deux caract res RQ Requ te Request RM Requ te de Modification MR Modification Request RI Rapport Interm diaire IR Intermediate Report RF Rapport Final FR Final Report 4 La Requ te s quentielle ou num ro du rapport pour un eDocument particulier 5 Le num ro de version de la Requ te ou du rapport 55 APPEL eDocumentation Lettre d Intention Introduction a la Lettre d Intention Avec la publication d un HIP la DG ECHO informe ses partenaires d une part de la disponibilit de fonds pour un pays ou une crise sp cifique et d autre part de la proc dure planifi e pour l allocation de ces fonds En raison de l accroissement du niveau de transparence la DG ECHO s attend recevoir plus de propositions de certains pays que par le pass Dans ces cas l il pourrait tre demand aux partenaires de soumettre une Lettre d Intention Lol afin de donner la DG ECHO une vue globale sur la mani re dont les partenaires ont l intention de couvrir les besoins identifi s et ce sans avoir faire un Formulaire Unique Single Form complet au brouillon L information fournir dans la Lettre d Intention pour une premi re phase d valuation sera pr cis e dans le HIP et comprendra g n ralement zon
101. ert partiel Pour le transfert d un Rapport Interm diaire d une Requ te de Modification ou d un Rapport Final consultez le manuel APPEL ou cliquez sur Aide en ligne D Si vous s lectionnez un mauvais fichier XML file transf rer un message d erreur apparait Les annexes doivent tre ajout es quand vous travaillez en ligne Si par exemple vous ne transf rez qu un seul chapitre du projet vous devez valider en ligne les chapitres un un y compris ceux vers lesquels aucun contenu n a t transf r Le contenu transf r apparait alors en ligne Si tout est import utilisez la fonction Valider en haut gauche de l cran de votre eDocument en ligne Apr s le transfert de l action humanitaire utilisez les fonctions en ligne Sauvegarder et Soumettre pour terminer l eDocument L eDocumeni est alors soumis la DG ECHO Janvier 2013 119 APPEL eDocumentation 120 eTools offline Introduction l application offline Cette e documentation regroupe le descriptif et les formations interactives de l application eTools offline de la DG ECHO D couvrez l application eTools offline travers les modules de formations en ligne Suivez l explication tape par tape des fonctionnalit s de l application L application eTools offline vous offre la possibilit de pr parer et de suivre une action humanitaire sans tre connect Internet Une fois l action hu
102. es L information entre indique quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 165 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 2 a 4 MR cial Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur les chapitres 2 4 Compl ter les chapitres de 2 4 1 Les chapitres 2 4 ont t compl t s par le syst me d s lors que l information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou de compl tez ci n cessaire les champs actifs non gris s dans les chapitres 2 4 3 Compl tez les nouveaux champs actifs qui apparaissent dans l eRequ te de Modification 4 Les nouveaux champs gris s qui apparaissent dans les chapitres 2 4 de l eRequ te de Modification ne seront activ s qu au niveau du Rapport elnterm diaire et du Rapport eFinal 2 4 INT Si des changements sont intervenus dans l valuation des besoins au stade du rapport interm diaire veuillez pr ciser 2 5 FIN Si des changements sont intervenus dans l valuation des besoins au stade du rapport final veuillez pr ciser 3 3 FIN Liste des autres actions faites par l organisation huma
103. es 151 APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter le chapitre 1 Information G n rale RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur le chapitre 1 P Compl ter le chapitre 1 Information G n rale 1 Pas d application 2 Le Titre de l Action apparait d j dans le champ 1 3 Cliquez sur la fl che de la liste d roulante et s lectionnez un Continent et un Pays Cliquez ensuite sur pour ajouter le pays Ajoutez dans le champ qui apparait c t du pays la R gion 1 4 Cliquez sur l ic ne calendrier et s lectionnez une Date de d marrage Si l action a d j commenc introduisez la raison qui justifie cette situation Le deuxi me ic ne calendrier sert r initialiser la date 1 5 Introduisez le nombre de mois et de jours de la Dur e de l Action 1 6 La date de d but d ligibilit des d penses est elle gale la date de soumission de la proposition initiale Cochez Oui ou Non Si oui introduisez l explication des d penses budg taires entre la date de soumission et la date de d marrage de l op ration Si non cliquez sur l ic ne calendrier s lectionnez la Date de d but et introduisez une raison Le deuxi me ic ne calendrier sert r initialiser la date 1 7 S lectionnez les mo
104. es Humaines 10 1 Indiquez les chiffres globaux par fonction et par statut Cliquez sur introduisez le Titre fonction Cliquez sur la fl che de la liste d roulante et s lectionnez un Statut introduisez le Nombre de personnes Introduisez les Homme mois en projet Par exemple 5 personnes travaillent sur un projet pour 6 mois gale 30 hommes mois introduisez des Commentaires Cliquez sur pour introduire plus de chiffres globaux par fonction et statut OP ONS NO Compl ter le chapitre 11 Aper u financier 11 Aper u financier Voir Remarques 11 1 Cliquez sur pour ajouter un co t 11 2 Introduisez le Budget Initial pour chaque co t 11 3 Introduisez le Budget Initial pour chaque contribution Au chapitre 11 du formulaire unique la colonne de gauche D penses ligibles de l action devrait refl ter les principaux chapitres de la structure du rapport financier des partenaires Ces l ments vont ensuite constituer les chapitres du rapport financier final ll conviendrait de disposer d environ 10 rubriques 9 Astuces Cliquez sur le point d interrogation droite du titre pour afficher l cran d aide qui fournit une explication pour compl ter le chapitre Le chapitre 11 contient les colonnes Budget initial qui peut tre compl t dans l eRequ te Montant effectif interm diaire qui ne peut tre compl t que dans le Rapport Interm diaire M
105. es champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Pons Oa Novembre 2012 60 APPEL eDocumentation eRequ te Introduction a l eRequ te L eRequ te est le premier document de l ensemble des diff rents eDocuments C est la requ te initiale que le partenaire envoie ala DG ECHO Cette requ te initiale peut tre accept e ou refus e par la DG ECHO Si elle est refus e le partenaire devra cr er une nouvelle version de la requ te Si elle est accept e le partenaire est alors consid r comme tant un candidat pour une Action Humanitaire 61 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er une nouvelle eRequ te Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait La fonction Nouvelle e Requ te apparait t Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle eRequ te sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle eRequ te 1 Cliquez sur Nouvelle e Requ te 2 Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle e Requ te 3 Remplissez l eRequ te en cliquant sur chaque chapitre Voir Astuces 4 Cliquez sur Soumettre Q Astuces Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une eRequ te valid e qui a t r alis e dans l eSingleForm offline Une eRequ te peut galem
106. es directs 4 2 3 Introduisez l information appropri e dans le champ 4 2 4 Introduisez l information appropri e dans le champ 4 2 5 Introduisez l information appropri e dans le champ 4 2 6 Introduisez le nombre des Autres b n ficiaires potentiels et expliquez dans le champ requis 4 2 7 Cochez un ou plusieurs secteurs et introduisez le Nombre de b n ficiaires par secteur s lectionn v Astuces Les annexes sont ajout es en ligne lors du transfert du Formulaire Unique vers l application en ligne Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici ee Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 154 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Objectifs r sultats et activit s RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur le sous chapitre 4 3 1 Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Objectifs r sultats et activit s 4 3 1 R sum op rationnel de l action Cadre logique 1 Introduisez l objectif principal 2 Introduisez les Risques et hypoth ses 3 L objectif sp cifique introduisez l objectif sp cifique Cliquez sur pour ajouter un indicateur pour l objectif sp cifique introduisez l indicateur i
107. ex cuter les diff rentes actions n cessaires votre activit Modules de formations 24 Module de formation g n ral Comment travailler avec les modules de formations Cr ation d un compte ECAS Comment cr er un compte ECAS pour se connecter APPEL Activation de votre compte APPEL Comment activer votre compte APPEL Modules de formations de l eDocument Explique les ic nes et fonctions de l eDocument comment rechercher des eDocuments comment cr er des eRequ tes et des Rapports Modules de formations de l application hors ligne Comment travailler avec l application hors ligne APPEL eDocumentation eDocument eDocument Rechercher un eDocument Ic nes et boutons utilis s pour cr er ou consulter un eDocument Naviguer dans un e document Ajouter ou effacer une ligne dans un eDocument T l charger un fichier attacher un eDocument Comment compl ter la matrice du cadre logique eRequest initiale Faire un brouillon et soumettre une eRequ te eRequest Nouvelle version d un eDocument Faire un brouillon et soumettre une nouvelle version d une eRequ te Demande de Modification Faire un brouillon et soumettre une Demande de Modification Rapports Faire un brouillon et soumettre un Rapport Interm diare Faire un brouillon et soumettre un Rapport Final 25 APPEL eDocumentation eTools offline Les formations relatives a l utilisation de l application eT
108. ez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant li cette Convention de Subvention Compl tez les chapitres 1 10 et sur Annexe A Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter les chapitres 1 10 et Annexe A 1 Cliquez sur chaque chapitre dans le volet de navigation gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre introduisez une justification dans le champ afin d expliquer pourquoi le but ou le r sultat a t atteint ou pas 3 Les champs nouvellement apparus doivent tre compl t s ee Les chapitres 1 a 10 et l Annexe A ont t compl t s par le syst me Les nouveaux champs apparus dans ces chapitres doivent tre compl t s 90 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitre 11 FR Rapport eFinal gt Chapitre 11 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant au brouillon li cette Convention de Subvention Compl tez le chapitre 11 t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 11 Aper u financ
109. her des eRequ tes de votre organisation Modifier des eRequ tes de votre organisation Agreement Convention Vous pouvez Rechercher des Conventions de Subvention de votre organisation Modifier des Conventions de Subvention de votre organisation Downloads T l chargements Vous pouvez T l charger l application de l eSingleForm offline APPEL eDocumentation L application offline L application eTools offline vous permet de remplir une action humanitaire sans pour autant tre connect Internet Installez l application eTools offline sur votre ordinateur Cr ez ou compl tez votre action humanitaire tout moment sans tre connect Internet Une fois votre action humanitaire compl te connectez vous Internet et transf rer l action humanitaire vers l application en ligne Vos modifications sont alors visibles dans l application en ligne APPEL eDocumentation Cette eDocumentation Diff rentes approches Il y a diff rentes approches pour apprendre travailler avec l application APPEL Les diff rentes approches de l e documentation sont L eDocumentation crite L eDocumentation crite repr sente la plus grosse partie de cette eDocumentation Vous pouvez effectuer une recherche en utilisant les fonctions de recherche de cette eDocumentation Les formations interactives Par l utilisation des diff rentes simulations vous vous habituez aux diff rentes fonctionnalit s de l a
110. hiers Excel Les avantages sont vidents 46 Possibilit de contr le distance Possibilit d ajout de donn es n importe quel moment Int gration progressive de donn es financi res Possibilit de cr er des fichiers XML pour les versions venir Simplification et r duction de l change de papiers entre les Partenaires et la DG ECHO Consultation d eDocuments simultan ment Echange d information en ligne entre le terrain le Quartier G n ral et la DG ECHO Certitude que ce que vous voyez c est la derni re version APPEL eDocumentation Lignes directrices pour l eSingleForm Pour travailler avec l eDocument il est imp ratif de tenir compte des lignes directrices suivantes Limitations des champs Un maximum de caract res d termin s peut tre introduit par champ Le nombre de caract res autoris est indiqu au bas du champ Si vous souhaitez introduire plus d information t l charger un document en annexe Seuls les chapitres et sous chapitres suivis d une ic ne peuvent tre modifi s Tous les chapitres du formulaire marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoires et doivent tre sauvegard s m me si vous ne modifiez pas l information Vous pouvez copier et coller dans un champ un texte provenant d un document Word Le message suivant peut parfois apparaitre Le texte que vous souhaitez coller semble provenir de Word Souhaitez vous le nettoyer avant d
111. humanitarian actions repository pour s assurer que la liste des actions humanitaires soit bien jour Sauvegarde automatique L information introduite dans les champs est automatiquement sauvegard e lorsque vous quittez un champ Validation En validant vous pouvez v rifier s il y a des erreurs Cliquez sur Valider Validate dans le formulaire pour v rifier sur une page Cliquez sur Valider Validate dans la liste des actions humanitaires pour v rifier l ensemble de l eDocument 9 Astuces Vous pouvez cr er un fichier pdf d un chapitre en cliquant sur l ic ne PDF c t de la fonction Valider en haut droite de l cran Si vous avez besoin d un fichier pdf de l ensemble de l Action Humanitaire cliquez sur l ic ne pdf dans la liste des Actions E L ensemble des champs suivis d un ast risque sont obligatoires 136 APPEL eDocumentation Transf rer une Action Humanitaire cr e hors ligne APPEL gt eRequ te Cette fonction montre l cran de recherche d eRequ tes Profils Les p rofils autoris s transf rer le Formulaire Unique sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Transf rer une Action Humanitaire cr e hors ligne Trans 1 f rer le Formulaire Unique compl t vers l application en ligne Cliquez sur nouvelle Lettre d Intention Letter of Intent ou nouvelle eRequ te new eRequest 2 Un message de confirmation
112. ibles et donne un aper u de chaque cran de l application 9 Astuces Pour consulter l eDocumentation en ligne cliquez sur le lien suivant https webgate ec europa eu appel et cliquez ensuite sur le point d interrogation 122 APPEL eDocumentation Lignes directrices G n ral Pour travailler avec l application eTools offline il est imp ratif de tenir compte des lignes directrices suivantes Caract ristiques d enrichissement de texte gras couleurs Les champs de texte contiennent des boutons pour ajouter des caract ristiques d enrichissement de texte cela fonctionne comme l diteur visual de MS Word Sauvegarde de s curit Si vous quittez votre ordinateur ou si vous le verrouillez sauvegardez le fichier offline sur lequel vous tes en train de travailler et fermez la fen tre afin d viter la perte de donn es Renommer un fichier xml Si un partenaire souhaite renommer un fichier xml le nom de fichier ne peut pas comporter d espace ou des caract res sp ciaux accent ll peut contenir des underscores _ et l extension doit toujours tre xml sinon le transfert ne reconnaitra pas le fichier Par exemple projet_offline_01 xml 123 APPEL eDocumentation Copier coller Le syst me supporte la fonction copier coller Le texte copi peut soit tre au format doc soit au format rtf le format rtf offre la possibilit de coller plus de caract res dans le champ Le collage se fait da
113. iceas 168 T l charger 43 5 US APRES 9 TOido IISt estimer E cit 57 Formation 5 6 7 25 Traiter 142 Formulaire 18 22 47 55 67 133 142 148 Transf rer 143 145 G U Guidance 49 150 Utilisateur 139 H FAOP 25 22e nde titel 9 195
114. ier pee Introduisez le Budget Final pour chaque op ration list e Introduisez le Budget Final des co ts indirects Cliquez sur Sauver Si les montants introduits ne r pondent pas aux r gles de validation l aper u financier n est pas sauv et un message Validation des donn es apparait Rectifiez le ou les montants ne correspondants pas aux r gles de validation et cliquez nouveau sur Sauver Astuces Cliquez sur le point d interrogation vert droite du titre pour avoir une description des champs et la liste des r gles de validation des donn es Seul le Budget Final est introduit au niveau du Rapport eFinal Le Budget initial le Budget modifi et le Montant engag sont compl t s par le syst me ils ont t fournit la soumission de l eRequ te initiale de l Requ te d eModification et du Rapport elnterm diaire Les co ts totaux et les financements totaux sont automatiquement calcul s par le syst me Les budgets interm diaires et finaux sont automatiquement calcul s par le syst me LE Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Les documents composants le Rapport eFinal doivent tre joints en annexe au Rapport eFinal 91 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitre 13 FR ia Rapport eFinal gt Chapitre 13 Cliquez sur Agreement
115. il a Compl ter le sous chapitre 4 5 Suivi valuation audit et autres tudes 4 5 1 Introduisez dans le champ l explication du Suivi des activit s 4 5 2 Indiquez les tudes qui vont tre entreprises en s lectionnant Oui ou Non pour chaque tude 4 5 3 Autres tudes 1 S lectionnez Oui ou Non 2 Si Oui introduisez une explication dans le champ 9 Astuces Cliquez sur le point d interrogation droite du titre pour afficher l cran d aide qui fournit une explication pour compl ter le sous chapitre Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 158 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 5 a 9 RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur les chapitres 5 9 a P Compl ter le chapitre 5 Questions transversales De la question 5 1 la question 5 3 introduisez les informations appropri es dans le champ a P Compl ter le chapitre 6 Coordination sur le terrain De la question 6 1 la question 6 3 introduisez les informations appropri es dans le champ a Compl ter le chapitre 7 Partenaires de mise en uvre De la question 7 1 ala question 7 3 introduisez les informations appropri es dans le champ a Compl ter le chapitre 8 Mesures de s curit et d urgence 8 1 introdu
116. ion Europ enne _ its 30 Votre nom d utilisateur et votre mot de passe ne sont pas accept s si vous essayez de vous connecter avec le mauvais domaine Un message d erreur apparait Le nom d utilisateur ou le mot de passe pour le domaine s lectionn est incorrect Si vous n tes pas membre de ce domaine modifiez le domaine Cliquez sur le lien dans le message d erreur pour modifier votre domaine Appel eDocumentation Terminer le processus d enregistrement ECAS Votre boite d e mails gt e Mail du Service d Authentification ECAS Consultez la boite de courrier lectronique correspondant l adresse e mail introduite pr c demment lors du processus de cr ation de votre compte ECAS Un e mail provenant du Service d Authentification ECAS devrait s y trouver Voir remarques a PATerminer le processus d enregistrement ECAS Ouvrez le courrier du Service d Authentification ECAS Ce mail vous a t envoy pour terminer le processus d enregistrement dans ECAS Votre nom d utilisateur vous est communiqu Cliquez sur ce lien pour cr er votre mot de passe Initialisez votre mot de passe ECAS en Le courrier est envoy imm diatement apr s que vous ayez soumis le formulaire d enregistrement de compte ECAS Vous disposez alors de 90 minutes pour valider votre compte Selon le fournisseur d acc s INTERNET il se peut qu un d lai soit constat entre la soumission de la dema
117. ique quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 170 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 10 11 MR ia Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur les chapitres 10 11 a P Compl ter les chapitres 10 11 1 Les chapitres 10 11 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s des chapitres 10 11 3 Les nouveaux champ gris s qui apparaissent dans les chapitre 10 11 de l eRequ te de Modification ne seront activ s qu au niveau du Rapport elnterm diaire ou du Rapport eFinal 10 2 INT Commentaire 10 3 FIN Commentaire 11 1 FIN Dans le cas de donneurs description de ces derniers et de leur apport financier Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L information entre crochets indique quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 171 APPEL
118. ire R gles respecter Le partenaire peut joindre un tableau pr sent diff remment par exemple un tableau utilis dans le cadre du projet pour autant que l information n cessaire soit mentionn e Les partenaires qui ont sign une convention avec un m canisme de contr le P n ont pas besoin de joindre ce tableau au formulaire unique aux stades de la proposition ou des rapports Une proc dure compl te de passation de march s sera trait e sur une ligne Une proc dure de passation de march s ne peut tre scind e du fait qu elle est utilis e dans plusieurs activit s Si la scission s av re n cessaire il convient de fournir une explication Les dates de lancement et de passation du march peuvent aussi tre exprim es en nombre de semaines apr s le d marrage de l action v Astuces Cliquez sur le point d interrogation droite du titre pour afficher l cran d aide qui fournit une explication pour compl ter le chapitre Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici em Cliquez sur pour ajouter une nouvelle Description Quantit Montant ou Proc dure R p tez les tapes ci dessus pour chaque changement dans la passation des march s 161 APPEL eDocumentation Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez
119. isez les Mesures d urgence dans le champ 8 2 Aspects relatifs de s curit 8 2 1 Introduisez une description de la Situation sur le terrain 8 2 2 Un protocole de s curit sp cifique a t il t tabli pour cette action 1 S lectionnez Oui Non ou Proc dure standard 2 Si vous s lectionnez Oui introduisez une explication du protocole 8 2 3 Le personnel de terrain et les expatri s sont ils inform s et form s ces proc dures 1 Cochez Oui ou Non En ce qui concerne les mesures de s curit et d urgence sous le point 8 1 dans l ventualit o les hypoth ses ou les risques se concr tiseraient le partenaire doit expliquer la fa on dont il entend r agir afin d att nuer leurs effets sur la mise en uvre de l action et indiquer les autres options propos es pour atteindre les r sultats envisag s a P Compl ter le chapitre 9 Activit s de Communication de visibilit et d information De la question 9 1 la question 9 3 introduisez l information appropri e dans le champ v Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 159 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 10 a 11 RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur les chapitres 10 11 a P Compl ter le chapitre 10 Ressourc
120. isez votre nom dans le champ R viseur actuel 4 La couleur du champ dans lequel votre nom apparait est celle qui surlignera vos modifications 5 Entamez vos modifications Notes AI Surligner champs modifi s ajouter R viseur actuel Lieselot Changer le r viseur pe Changer de r viseur 1 Allez au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 2 Cliquez sur Changer de r viseur 3 Introduisez votre nom nouveau r viseur 4 Entamez les modifications PS Arr ter le suivi des modifications sans validation 1 Allez au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 2 D cochez la case Surligner champs modifi s ajout s 3 Le nom de la ou des personne s ayant modifi le Formulaire Unique reste visible apr s avoir d coch la case de suivi 4 Les champs modifi s restent surlign s dans la couleur du r viseur qui les a modifi s Valider les modifications et arr ter le suivi Allez bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 2 Cliquez sur le V qui apparait c t du r viseur pour valider les modifications apport s par le ou les r viseur s et arr ter simultan ment le suivi des modifications 3 Les noms des r viseurs n apparaissent plus 4 Les champs modifi s ne sont plus surlign s _ Janvier 2013 117 APPEL eDocumentation Exporter un fichier XML PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Exporter
121. ission 06 05 2008 gt 1 GENERAL INFORMATION 1 5 Implementation rule f starting ope or eligibility date before operation start 1 L information du projet pour le premier eDocument s lectionn 2 L information du projet pour le second eDocument s lectionn 3 Les changements sont surlign s en rouge 44 APPEL eDocumentation eSingleForm Introduction l eSingleForm Tous les documents du Cycle de Gestion d un projet d une Op ration Humanitaire forment l eSingleForm ou Formulaire Unique L ensemble des eDocuments sont mis ensemble pour refl ter l eSingleForm papier tel qu il tait utilis les ann es pr c dentes Les diff rents eDocuments sont Requ te eRQ Premi re proposition et nouvelle version que la DG ECHO doit valider Elle peut tre envoy e par le Partenaire ou tre encod e par l Archiviste si le Partenaire n envoie que la version papier Requ te d eModification eMR Le Partenaire l envoie pour rapporter les changements dans le projet Les modifications doivent tre valid es par la DG ECHO Rapport elnterm diaire elR Permet de rapporter les progr s interm diaires au sein du projet Humanitaire pour introduire les modifications unilat rales Le Rapport elnterm diaire doit tre valid par la DG ECHO Rapport Final eFR Document qui est le dernier rapport envoyer la DG ECHO il rapporte les r sultats sur le projet Humanitai
122. l de b n ficiaires introduisez un commentaire dans le champ Rapport final Sous l onglet Indicateurs v rifiables introduisez pour chaque indicateur la Valeur finale introduisez un commentaire dans le champ Rapport final Sous l onglet Activit s introduisez pour chaque activit un commentaire dans le champ Commentaire rapport final Sous l onglet Moyens Introduisez pour chaque moyen le Montant engag final Introduisez pour chaque moyen un commentaire dans le champ Commentaire rapport final Sous le point 4 3 2 4 Autres co ts introduisez le Montant effectif final Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Certains champs compl t s et modifi s lors de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification sont gris s et ne peuvent plus tre modifi s dans le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 186 APPEL eDocumentation Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 FR cil Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette action L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 4 et 4 5 a Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 Les sous chapitres Plan de travail et Suivi valuation audit et autres tudes ont t compl t s par le syst me d s lors q
123. l ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat Le d tail de chaque r sultat introduit dans le point 4 3 1 apparait sous le point 4 3 2 Dans le volet de navigation cliquez sur le r sultat que vous souhaitez compl ter L information introduite sous ce point sera en partie visible sous le point 4 3 1 Le formulaire du D tail se compose de quatre onglets D tails Indicateurs v rifiables Activit s Moyens CI 1 2 3 4 5 6 Cl 1 2 3 4 5 6 Cl 1 2 3 4 5 6 Cl 1 2 3 4 5 iquez sur l onglet D tails Introduisez une Description courte du r sultat Introduisez le Montant total Cliquez sur la liste d roulante et s lectionnez un Secteur et cochez un ou plusieurs Sous secteurs Introduisez le nombre de b n ficiaires Cochez le statut des b n ficiaires Introduisez une description d taill e iquez sur l onglet Indicateurs v rifiables Cliquez sur l onglet Ajouter onglet pour ajouter un indicateur Introduisez une Description courte de l indicateur introduisez les Sources de v rification introduisez la Valeur cible introduisez une Description d taill e Cliquez sur supprimer pour effacer un indicateur iquez sur l onglet Activit s Cliquez sur l onglet Ajouter onglet pour ajouter une activit Cliquez sur l ic ne calendrie
124. l ture Tous Cette option est standard et montre toutes les Conventions de Subvention Encours Cette option montre les Conventions de Subvention qui sont encore en action Cl tur Cette option montre uniquement les Conventions de Subvention finies suite un refus d une proposition ou cl turant une op ration 14 APPEL eDocumentation Fonctions de recherche L image suivante illustre les fonctions pour les crans de recherche ES Ed RES REC 1 2 3 4 Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 R init Efface le dernier crit re introduit et retourne l tat pr c dent du volet de recherche 2 Vider Efface tous les crit res introduits et retourne l tat de d part du volet de recherche 3 Recherche Lance la recherche bas e sur le crit re introduit 4 Boutons gris s La fonction ne peut pas tre utilis e ce moment l 15 APPEL eDocumentation Calendrier L outil calendrier est une fen tre qui s ouvre au dessus de la fen tre active et qui s active si vous cliquez sur l ic ne calendrier droite du champ date Cet outil aide rapidement s lectionner une date S lectionner une date Cliquez sur l ic ne calendrier Su Mo Tu We Th Fr Sa it at sl 4 s Pel 7 e 10 11 121 feo 21 22 23 24925 26 27 2 8 29 30 a a a i ee Les diff rentes fonctions de l outil calendrier sont 1 NN O1 D Mois Ann e Retourner un an
125. lipboard panssq SY ci im a a un a 5 eg LA Check Spelling Q Find Advanced Search Protection Analysis Accessibility View Window Help Ctrl 4 Shift Ctrl 4 Ctrl F Shift Ctrl F 107 APPEL eDocumentation Preferences Categories Spelling Commenting Check spelling while typing Documents lull Screen Underline color General Page Display Dictionaries Pe ae 3D amp Multimedia lt X gt English United States lt gt Arabic United Arab Emirates Accessibility Bean VE ei Adobe Online Services L at ulgaria lt gt Catalan Spain Email Accounts z 4 lt gt Croatian Croatia Forms j Identity lt gt Czech Czech Republic lt gt Danish Denmark Internet Uncheck lt gt Dutch Netherlands JavaScript x lt gt English Canada Language Fe lt gt English United Kingdom Measuring 2D BSS Tee Measuring 3D lt gt Estonian Estonia Measuring Geo lt X gt French France lt gt German Germany lt gt German Switzerland lt gt Greek Greece at abus Tee sel Multimedia legacy Multimedia Trust legacy Reading Reviewing Search Security Select the dictionaries to use for spell check from this list Click Up or Down to set the dictionary Security Enhanced g search order Signatures Speling LTrusk Mananer v Q Astuces Dans l illustration ci dessus c est
126. liquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention de votre choix Allez sur la Requ te d eModification et compl tez les chapitres 1 12 t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl ter les chapitres 1 12 1 Cliquez sur chaque chapitre et sous chapitre dans le volet de navigation a gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre et sous chapitre compl tez modifiez ou introduisez une explication dans les champs appropri s 3 Cliquez sur Sauver 9 Astuces Cliquez ici pour des explications plus d taill es sur le point Carde logique du chapitre 4 Chapitre 10 Ressources Humaines Les chiffres globaux par fonction et par statut peuvent tre modifi s De nouvelles fonctions peuvent tre ajout es Chapitre 11 Aper u Financier Les co ts totaux et les financements totaux sont automatiquement calcul s par le syst me Siun Rapport Interm diaire a t soumis le budget interm diaire sera pr sent Si aucun Rapport Interm diaire n a t soumis le budget interm diaire restera vide Le budget interm diaire ne peut tre modifi au stade de la Requ te d eModification Les co ts totaux et les financements totaux doivent tre gaux D Da
127. manitaire cr e l aide de l application eTools offline les requ tes de modifications et les rapports sont assembl s dans un m me fichier sur votre ordinateur Pour transf rer une requ te ou un rapport c est ce fichier qui est utilis D marrer Pour travailler avec l application eTools offline vous devez installer l application sur votre ordinateur Cette application vous est soit fournie sous forme de fichier msi ECHO_eTools_offline msi ou zip ECHO _eTools offline osx zip soit elle est t l charg e vers votre ordinateur a partir du module Download de la page d accueil APPEL Un raccourci vers l application offline apparait automatiquement sur votre desktop windows apr s l installation de celle ci Une fois install e double cliquez sur l application Offline La fen tre ECHO working offline apparait Cliquez sur start browser Votre navigateur internet affiche l cran de connexion de l application offline Cliquez sur offline e SingleForm introduisez votre nom d utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Login ou sur la touche Enter L cran d accueil de l application eTools offline apparait Les diff rentes tapes de cr ation et de suivi d une nouvelle action humanitaire sont Cr er la nouvelle action Cr er et valider la requ te initiale La transf rer vers APPEL en ligne Qu est ce que le Formulaire Unique Le Formulaire Unique combine diff rent
128. mentation Liste des R sultats des Conventions de Subvention L image suivante illustre la liste des r sultats de recherche des Conventions de Subvention 2 1 Titre de rop ration content v selecto ner un five PAR AN 56325 2008 00012 BANGLADESH Aide en nourriture au Bangladesh 120 000 00 ONGOING 2345AN 2008 00010 BANGLADESH Aide en nourriture au ME Bangladesh 132 000 00 ONGOING 2008 00005 Aide en nourriture au Saharsa District Inde 26 200 00 ONGOING Les diff rentes fonctions de la liste des r sultats des Conventions de Subvention sont 1 Bouton de Recherche Un clic sur la colonne Titre de l op ration trie la liste des r sultats 2 3 Les feux de signalisations donnent un aper u rapide du statut des op rations 4 La ligne jaune montre l article s lectionn dans la liste Un click sur la ligne jaune ouvre la liste des eDocuments de l op ration Astuces Les lignes en gris indiquent les articles ferm s qui ne peuvent plus qu tre consult s 20 APPEL eDocumentation Liste des eDocuments par op ration L illustration suivante montre la liste des eDocuments d une op ration Retour a la liste 1 2009 00078 OUGANDA Programme de r habilitation d urgence en Sant et Eau amp Assainissement visant les PDI souffrant des 964 733 40 UNDERNEG cons quences du d sastre Ouganda 2 Nouvel e Final Nouvelle e Modification 27 02 2009 04 08 2009 Soumis RAPPORT INTERMEDIAIRE 2009 00011 1R 01 01 20 05
129. modifications faites par d autres coll gues Cette fonction qui sera expliqu e en d tail plus tard facilitera la collaboration entre les diff rentes personnes intervenant sur le document Dans l ensemble vous constaterez que la navigation travers les diff rentes sections du Formulaire Unique a t facilit e compar e l ancienne application hors ligne Janvier 2013 100 APPEL eDocumentation Champs Champ texte a Introduire du texte 1 Cliquez dans le champ texte 2 Introduisez ou coller du texte 3 Cliquez c t du champ pour visualiser votre texte 4 Le nombre de bytes utilis s s affiche sous le champ a gauche a S Formater un texte 1 S lectionnez le texte formater 2 Cliquez sur le bouton droit de votre souris 3 Allez sur Text style 4 S lectionnez les styles que vous souhaitez set Cut on on L Copy fre Delete tU Select Al gt tE m Remove returnees From Dictionary Check spelling Look Up returnees Text Style k Ctri x Ctrl C Ctri Edit Hyperlink Select Hyperlink Open Hyperlink Copy Hyperlink Remove Hyperlink Q Astuces Pour le formatage vous pouvez galement utiliser le raccourci CTRL E 2 IDP s living in programmes will offer the camps while nerability of returning rk simultaneously to and therefore reducing Bold Ctri B Italic Underline Ctrl U Superscript Shift Ctrl Plus Sub
130. mps gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici a Le r sultat peut tre modifi soit a partir de cet cran soit partir de l cran 4 3 2 Le point 4 3 2 vous permet de donner les d tails pour chacun des r sultats ajout s L information introduite sous le point 4 3 2 sera en partie visible sous ce point ci 167 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat MR sia Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur le sous chapitre 4 3 2 Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat 1 Le sous chapitre Informations plus d taill es par r sultats a t compl t e par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s du sous chapitre 4 3 2 Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L information entre crochets indique quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Tous les champs du sous chapitre Informations plus d taill es par r sultats sont modifia
131. n JION request 2008 00046 RQ 01 01 ILES VIERGES 405 517 00 1 07 04 2008 08 04 2008 APPEL O OS Favorable LANM 20080317 POSITIVE APPRAISAL 2008 00025 RQ 01 01 BOLIVIE REA 0 00 1 Favorable 17 03 2008 17 03 2008 APPEL 5 2007 00058 RQ 01 01 RUSSIE RUSSIE Poona agricultural inputs to food 300 000 00 1 Favorable 18 07 2007 18 07 2007 APPEL 2007 00046 RQ 01 02 INDE Improving water and sanitation conditions 355 509 99 2 Brouillon 16 07 2007 APPEL D for Sri gt gt in el oe arm Les diff rentes fonctions de la liste des r sultats d eRequests sont 1 Fonction de Recherche pour rechercher une eRequ te 2 Fonction de cr ation d une Nouvelle e Requ te pour cr er une nouvelle eRequ te et la fonction Comparaison pour comparer deux articles de la liste d s lors deux articles doivent tre coch s 3 Un clic sur la colonne Titre de l op ration trie la liste des r sultats 4 La ligne jaune montre l article s lectionn dans la liste Un clic sur la ligne jaune ouvre l article s lectionn 5 Cases cocher pour effectuer une comparaison de deux eRequ tes Q Astuces Les lignes en vert indiquent la version brouillonne d un article Les lignes en gris indiquent les articles passifs ou refus s ceux ci ne peuvent tre que consult s _ En cliquant sur Comparaison sans cocher deux articles de la liste le message suivant s affiche Vous devez choisir 2 documents comparer 19 APPEL eDocu
132. n introduite Les fonctionnalit s du navigateur ne sont pas n cessaires ainsi toutes les fonctionnalit s requises sont cr es dans l application File Edit View Favorites Tools Help SVP n utilisez pas les fonctionnalit s dela barre d outils du navigateur Des messages d erreur peuvent apparaitre et vous allez perdre une partie de l information introduite N utilisez pas le bouton Back de la barre d outils 39 APPEL eDocumentation Imprimer ou exporter des fichiers gt eDocument gt Imprimer Cliquez sur Agreement ou e Requ te dans le menu principal d APPEL Recherchez une Convention de Subvention ou une eRequ te dans l cran de recherche Cliquez sur le projet recherch dans la liste des r sultats Un aper u des eDocuments ex eRQ eMR elR et ou eFR disponibles pour ce projet apparait Cliquez sur l eDocument dont vous avez besoin La fonction Imprimer est disponible dans le volet de navigation de l eDocument ou au bas de chaque page d eDocument en fonction du type d eDocument Imprimer un eSingleForm ou Formulaire Unique 1 Cliquez sur Impression 2 L application ouvre un cran de chargement PDF 3 Cliquez sur Ouvrir ou Sauver 4 Le document comprenant les parties s lectionn es s ouvre au format PDF dans une nouvelle fen tre 5 Cliquez sur l ic ne imprimante pour lancer l impression du document 6 Dans la fen tre des propri t s d impression cochez l une des pos
133. n rapport eFinal est obligatoire pour cl turer le projet et liquider les paiements de cette action Ces quatre eDocuments constituent le formulaire unique eSingleForm Ce Formulaire Unique est une combinaison des diff rents e documents d crivant l action humanitaire en d tail 141 APPEL eDocumentation Online vs Offline L eSingleForm en ligne est globalement similaire l eSingleForm hors ligne Il ya toutefois quelques diff rences Les principales diff rences entre l eSingleForm en ligne et l eSingleForm hors ligne sont les suivantes Mise en page La mise en page dans la vesrion hors ligne est diff rente que dans la version en ligne Tableaux La fonction des tableaux est plus avanc e dans l Application eTools offline que dans l application en ligne Plus d information sont disponibles dans le fichier des astuces Sauvegarde automatique Dans l Application eTools offline le syst me sauvegarde automatiquement l information champ par champ Communication L application eTools offline est utilis e comme outil de communication les fichiers xml peuvent tre chang s Ces fichiers ne servent qu en interne ou pour communiquer avec les Experts Terrain le Desk et le RSO Regional Service Offices Notes La fonction Notes est propre l offline celle ci est inexistante dans la version en ligne Point d interrogation Les utilisateurs de l Application eTools offline peuvent cliquer sur le point d interrogation
134. nde et la r ception de l email Si l email arrive apr s 90 minutes le syst me d authentification vous proposera de reprendre le processus de validation du compte Si vous ne trouvez pas le courrier dans votre boite e mail v rifier votre boite de courrier ind sirable OT CON a 31 APPEL eDocumentation Initialisation du mot de passe ECAS e Mail du Service d Authentification ECAS gt Initialisation du mot de passe Cliquez sur ce lien dans le mail de confirmation ECAS pour terminer le processus d enregistrement L cran d initialisation apparait initialisation du mot de passe ECAS 1 2 3 gt L cran Nouveau mot de passe apparait Introduisez un mot de passe de votre choix dans le champ Nouveau mot de passe Introduisez a nouveau ce mot de passe dans le champ Confirmer le nouveau mot de passe Cliquez sur Soumettre Vous tes connect APPEL L cran propos est fonction des droits qui sont associ s a votre compte d utilisateur pour APPEL Exigences du mot de passe ECAS Un mot de passe Ne peut pas contenir votre nom d utilisateur Doit comporter au minimum 10 caract res choisis parmi au moins trois des quatre groupes de caract res suivants espaces autoris s Majuscules Z Minuscules a z Chiffres 0 9 Caract res sp ciaux amp lt gt _ h Aucun autre caract re n est accep
135. ne qui fait l envoi P Cr er un nouveau Rapport eFinal ND JR ND E Cliquez sur Nouveau e Final Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d un Nouveau Rapport eFinal Cliquez sur chaque chapitre en commen ant par le premier introduisez l information requise dans les champs Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation 9 Astuces M 88 Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer un Rapport eFinal valid qui a t r alis dans l eSingleForm offline emarques Les volets marqu s d une loupe sont en lecture seule Les volets marqu s d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t s Les annexes sont obligatoires L activit peut tre soumise uniquement apr s compl t tous les volets marqu s d un point d exclamation rouge APPEL eDocumentation Soumettre un Rapport eFinal Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Final Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouveau e Final apparait t Profils Les profils autoris s soumettre un Rapport eFinal sont les suivants
136. ngleForm Hors ligne Le chapitre 12 ne peut pas tre compl t hors ligne il doit tre compl t en ligne Si vous n tes responsable que pour une partie de l eSingleForm la personne qui fait l envoi Sender peut transf rer que cette partie en choisissant le Partial upload Transfert partiel O Si vous s lectionnez un mauvais fichier XML file transf rer un message d erreur apparait Les annexes doivent tre ajout es quand vous travaillez en ligne Si par exemple vous ne transf rez qu un seul chapitre du projet vous devez valider en ligne les chapitres un un y compris ceux vers lesquels aucun contenu n a t transf r Le contenu transf r apparait alors en ligne Apr s le transfert de l action humanitaire utilisez les fonctions en ligne Sauvegarder et Soumettre pour terminer l eDocument L eDocument est alors soumis la DG ECHO Novembre 2012 137 APPEL eDocumentation Transf rer un eDocument MP APPEL gt Agreement Cette fonction montre l cran de recherche de Conventions de Subventions Grant Agreements a Transf rer en ligne une Requ te d eModification un Rapport elnterm diaire ou un Rapport eFinal cr hors ligne D s que l eRequ te est accept e et valid e en ligne les rapports cr s dans l application eTools offline peuvent aussi tres transf rer en ligne Pour transf rer un eDocument en ligne 1 2 QO Ol o 10 1
137. nique volue avec l action laquelle il se rapporte IDP Internally displaced persons ou d plac s internes sont des personnes forc es de fuir leur domicile tout en restant l int rieur de leur pays Modification Modification d une convention pour refl ter des changements op rationnels ou autres dans la mise en oeuvre de l action Une modification peut prendre la forme d une modification unilat rale d un change de lettres ou d une convention compl mentaire P Partenaire Organisation humanitaire ayant sign l un des contrats ou accords de partenariat suivants contrat cadre de partenariat pour les organisations non gouvernementales contrat cadre de partenariat pour les organisations internationales accord cadre financier et administratif entre les Nations Unies et la Communaut europ enne R Requ te Demande de financement d une action humanitaire envoy e par un partenaire la DG ECHO 194 Index A Hors ligne 135 142 143 Action humanitaire 141 142 143 l ACUN E a ccccctoteccizennscccsectecadztcug aitenteestecsigts tates 142 ICONE ERP 7 23 Amendement 83 84 Information g n rale 68 90 94 159 185 193 ATINEXE ie cissisatincincvendenscaavecte 78 86 169 181 190 Instale ieinter ea 135 ADC CU PA E E 9 127 INTOAUCtION siestis 29 64 79 91 APPEL ve 3 98 L Application 135 137 ATEN 97 ASIUC S a a a 129 1S TO inienn aaeeio 11 18 20 21 AVENANT 84 M B Mise niveau
138. nitaire ou ses partenaires dans la m me p riode et dans le m me secteur d intervention et explication sur la pr vention du risque de doubles financements 4 2 8 INT En cas de changements veuillez expliquer rapport interm diaire 4 2 9 FIN En cas de changements veuillez expliquer rapport final 4 2 10 FIN Estimation par type de b n ficiaire Q Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L information entre crochets indique a quel niveau de l eSingleForm la question sera activ e INT indique le Rapport elnt rmediaire et FIN indique le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 166 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Objectifs r sultats et activit s MR sia Application eTools offline gt Requ te d eModification S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur le sous chapitre 4 3 1 a P Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Objectifs r sultats et activit s 1 Le sous chapitre Objectifs r sultats et activit s a t compl t e par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s du sous chapitre 4 3 1 Ces champs sont Risques et hypoth ses et R sultats Q Astuces Les cha
139. ns la plupart des chapitres l information est compl t e par le syst me cette information a t fournie la cr ation de l eRequ te initiale Vous pouvez compl tez et ou modifiez l information Introduisez le plan de travail r vis s il a t modifi apr s la proposition La Requ te d eModification vous permet de modifier et ou de compl ter l Information existante Toutes les questions suivies d un ast risque sont obligatoires 80 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique MR cia Requ te d eModification gt Sous chapitre 4 3 1 Cliqu ez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention de votre choix Allez sur la Requ te d eModification et compl tez le Cadre logique t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique 2 0 D O 0 NO M Autosauvegarde Cochez Oui ou Non Le Titre de l action est celui introduit dans l eRequ te L Objectif principal est celui introduit dans l eRequ te L objectif sp cifique L Objectif sp cifique est celui introduit dans l eRequ te Cliquez sur l il afin d ajouter un indicateur pour l objectif sp cifiq
140. ns une fen tre interm diaire que le systeme ouvre automatiquement Le champ de texte autorise un nombre limit de bytes espaces par exemple un compte 2 bytes Le nombre de bytes espaces autoris s est indiqu en dessous du champ Pour mieux valuer le nombre de caract re du texte il est recommand d utiliser la fonction Notes de l eSingleForm offline Le champ Notes n a pas de limite de caract res et permet d y corriger le texte avant de l ins rer dans le champ r ponse Plus les champs texte contiendront de caract res plus lente sera l application 2 Coller un texte cr sous Word Microsoft Internet Expl DER Coller un texte cr sous Word Utilisez CTRL sur votre clavier pour coller le texte dans la fen tre La fen tre interm diaire apparait uniquement avec le navigateur Internet Explorer le navigateur Firefox permet un copier coller direct Souvent le champ de destination ne supporte pas la taille de la m moire tampon copi D ailleurs la taille r elle de la m moire tampon reste inconnue Avant de r duire le texte certaines v rifications peuvent tre r alis es Tenez compte du fait que la taille des donn es au format Web sera toujours plus importante que le nombre de caract res de la partie copi e C est la raison pour laquelle il est recommand d ajouter le compteur de caract res dans la barre d outils dans MS Word Tools WordCount dans Open Office To
141. ntroduisez la valeur cible introduisez la source de v rification 6 Cliquez sur l ic ne poubelle pour effacer l indicateur et sa source de v rification introduisez les Pr conditions 5 R sultats 1 Cliquez sur r pour ajouter un r sultat 2 Introduisez le r sultat 3 Cliquez sur l ic ne poubelle pour effacer un r sultat gn amp D B 9 Astuces Cliquez sur le point d interrogation droite du titre 4 3 1 R sum op rationnel de l action Cadre logique pour afficher l cran d aide qui fournit une explication pour compl ter ce sous chapitre Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici hr erarcues L objectif principal devrait tre conforme l un des objectifs sp cifiques de la d cision de financement ECHO correspondante Le r sultat peut tre compl t soit partir de cet cran soit partir de l cran 4 3 2 Le point 4 3 2 vous permet de donner les d tails pour chacun des r sultats ajout s L information introduite sous le point 4 3 2 sera en partie visible sous ce point ci 155 APPEL eDocumentation Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur le sous chapitre 4 3 2 a P Comp
142. ols Statistics et de v rifier que la s lection n a pas plus de caract res que ce que le champ destination permet Souvent le document a plusieurs styles qui sont transmis dans le copier coller Pour s en d barrasser vous pouvez cr er un document vide et y coller une premi re fois les donn es copi es en sp cifiant de convenir au format de destination Le texte coll se d barrasse des donn es inutiles et sa taille en est ainsi r duite Sila taille est toujours trop grande le copier coller doit tre fait sur moins de texte et vous devez proc der a une simplification du texte 124 APPEL eDocumentation Tableaux dans les champs de texte Le syst me permet la cr ation de tableaux dans les champs de texte Cette fonction doit tre utilis e avec prudence la taille occup e par les tableaux est consid rable Cr er un tableau dans un champ de texte 1 Cliquez dans le champ de texte 2 Cliquez sur l ic ne d insertion de tableau 3 La fen tre Ins rer modifier un tableau apparait 4 D finissez les propri t s g n rales ou avanc es du tableau Modifier un tableau dans un champ de texte 1 Cliquez sur le tableau dans le champ de texte 2 Cliquez sur l ic ne d insertion de tableau 3 La fen tre Ins rer modifier un tableau apparait 4 D finissez les propri t s g n rales ou avanc es du tableau Propri t s du tableau 1 Propri t s g n rales NO GR
143. ombinaison avec une liste d roulante Num ro de r f rence contient v crac Ne pas utiliser un point ou une virgule dans les champs m me si vous chercher un montant tel que par ex 5 000 00 euros ce montant doit tre introduit sans point ou virgule soit 5000 euros Si vous utilisez un point ou une virgule les r sultats de la recherche ne sont pas corrects ou l application indiquera une erreur 13 APPEL eDocumentation Boutons d options Les boutons d options vous aident affiner votre recherche et vous aident trouver uniquement les projets que vous souhaitez voir Un crit re coch r duira les r sultats de la recherche au crit re s lectionn Vous ne pouvez s lectionner qu un des l ments pr sent s Options utilis es dans les l ments de recherche Les options possibles telles que montr es dans l illustration de recherche d eRequ tes sont To Brouillon version 1 t Derniere version soumise Tous Cette option est l option par d faut et montre toutes les e Requ tes Bouillon version 1 Cette option montre les e Requ tes qui sont encore en version brouillon et qui n ont pas encore t soumises la DG ECHO Derni re version soumise Cette option montre uniquement la derni re version soumise des e Requ tes Les options possibles telles que montr es dans l illustration pour rechercher des Conventions de Subvention sont 3 w En cours J C
144. on Compl ter les sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 IR cial Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 3 1 et 4 3 2 a P Compl ter le sous chapitre 4 3 1 R sum op rationnel de l action Cadre logique L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de la Requ te initiale et de la Requ te d eModification sont gris s et ne peuvent plus tre modifi s dans le Rapport elnterm diaire Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es par r sultat 1 Le sous chapitre Informations plus d taill es par r sultats a t compl t par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification 2 Compl tez les nouveaux champs Sous l onglet D tails introduisez le Nombre actuel de b n ficiaires introduisez un commentaire dans le champ Description d taill e commentaire Sous l onglet Indicateurs v rifiables introduisez pour chaque indicateur une valeur interm diaire introduisez pour chaque indicateur un commentaire dans le champ Rapport interm diaire Sous l onglet Activit s Introduisez pour chaque activit un commentaire dans le champ Commentaire rapport in
145. on La Requ te d eModification donne la possibilit d ajuster l eRequ te initiale apr s qu elle ait d j t accord e par la DG ECHO La Requ te d eModification permet de demander des modifications de la Convention Agreement apr s signature Toutefois les modifications sont limit es toutes les donn es ne peuvent tre modifi es Par exemple le titre de l action et l objectif principal ne peuvent plus tre modifi s apr s la signature de l accord Le m canisme de contr le qui est appliqu ne peut galement pas tre modifi pour une action sp cifique pendant sa dur e de vie En ce qui concerne les frais ligibles de l action la d nomination des rubriques ne peut pas tre modifi e pendant toute la dur e de l action Des nouvelles rubriques peuvent tre ajout es si n cessaire Pour modifier l eRequ te avant la signature de la Convention Agreement la fonction Nouvelle version eRequ te peut tre utilis e 75 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er une nouvelle Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Modification apparait t Profils Les profils autoris s
146. on L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les chapitres 9 a 11 Compl ter les chapitres 9 11 1 Le chapitre 9 ainsi que les chapitres 10 11 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification ou du Rapport elnterm diaire 2 Compl tez si n cessaire le Montant effectif final apparu gris dans l eRequ te initiale Ce champ ne peut tre compl t que dans le Rapport eFinal 3 Compl tez les nouveaux champs apparus gris s dans le chapitre 9 ainsi que dans les chapitres 10 11 de la Requ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport eFinal Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 189 APPEL eDocumentation Compl ter les Conclusions Annexe et le Suivi interne FR ir Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette action L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les Conclusions l Annexe et le Suivi interne P Compl ter les conclusions et commentaires de l organisation humanitaire Le chapitre 13 est nouveau et apparait dans le Rapport eFinal 13 Introduisez les conclusions et commentaires dans le champ Conclusions et commentaires a P Compl ter l Annexe A
147. ont pas encore reconnues en tant que partenaires de la DG ECHO de se faire connaitre aupr s de la DG ECHO en postulant pour le Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir partenaire de la DG ECHO APPEL est galement utilis par les partenaires existants de la DG ECHO pour la mise a jour de leurs donn es administratives Cela permet une gestion fluide et rapide des projets Le Partenaire de la D ECHO soumet les eDocuments de l eSingleForm la DG ECHO via APPEL Il peut consulter ces eDocuments a tout moment Pourquoi y a t il deux syst mes d authentification en APPEL Qu APPEL est en phase de devenir un outil plus complet pour un change lectronique bidirectionnel des informations entre la DG ECHO et ses partenaires Pour cette raison un nouveau syst me d authentification et d autorisation bas sur ECAS European Commission Authentication System est introduit L ancien syst me d authentification est toujours disponible bien que les partenaires et les partenaires potentiels sont encourag s cr er leur propre compte ECAS d s que possible afin de se familiariser avec le nouveau syst me d authentification Quels sont les types d acc s dans ECAS ECAS permet trois types de profiles d acc der APPEL et aux autres applications qui requi rent un compte ECAS 1 Un profil pour consulter 2 Un profil pour mettre jour 3 Un profil pour soumettre doit utiliser le nouveau syst me d authentification en APPEL
148. ontant effectif final et Statut final lesquels ne peuvent tre compl t s qu au Rapport Final Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici D Cliquez sur autant de fois que vous souhaitez ajouter de lignes de donn es Le co t total et le financement total sont calcul s automatiquement Le co t total et le financement total doivent tre gaux Cliquez ici pour plus d information 160 APPEL eDocumentation Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur Annexe A Tableau de passation des march s a Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s introduisez l information n cessaire dans le tableau de passation des marches et commentez 1 2 O0 RON ES Cliquez sur pour ajouter une ligne Introduisez l information n cessaire dans les champs Description Quantit Montant et Proc dure Cochez Oui ou Non pour la D rogation Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de lancement de la proc dure introduisez la dur e en semaines Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de passation du march introduisez la dur e en semaines Ajoutez un Commentaire si n cessa
149. ools offline vous montrent les principales actions a entreprendre pour compl ter une activit hors ligne Fonctions de l application eTools offline Fonctions de l application Fonctions du Formulaire Unique Formulaire Unique hors ligne Cr er une eRequ te Cr er une requ te d eModification Cr er un rapport elnterm diaire ou eFinal Sous chapitres 4 8 1 et 4 3 2 du cadre logique Transf rer des requ tes et des rapports 26 Droits d enregistrement Enregistrement ECAS Introduction Pour acc der APPEL un nom d utilisateur et un mot de passe sont n cessaires Ce nom d utilisateur mot de passe est unique a chaque personne et peut tre utilis pour acc der diverses bases de donn es la Commission Europ enne Votre nom d utilisateur sera li l adresse email que vous avez fournis sur l cran d identification Les emails concernant l acc s APPEL ne seront envoy s qu cette adresse email Assurez vous de bien retenir l email adresse fournie ainsi que le nom d utilisateur mot de passe afin d acc der APPEL 27 APPEL eDocumentation Processus d enregistrement en ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait a Processus d enregistrement dans ECAS L cran d authentification APPEL apparait Cliquez sur S enregistrer dans ECAS pour cr er un compte si vous ne disposez pas encore de compte ECAS Voir remarque L cr
150. ormatiques xIs xls est un suffixe de fichier tableur Ces fichiers peuvent tre ouverts avec des logiciels tableurs comme Microsoft Excel ou OpenOffice org calc zip Le ZIP est un format de fichier permettant la compression de donn es APPEL eDocumentation Comparer Pour comparer deux versions diff rentes d un eDocument chercher des eRequ tes ou des Conventions Dans la liste des r sultats droite il y a une colonne avec des cases cocher L image suivante illustre un exemple d utilisation des comparaisons REQU TE RAPPORT INTERMEDIAIRE 1 Dans la liste des r sultats cherchez deux versions a comparer 2 Cliquez sur la case cocher pour s lectionner deux documents comparer 3 Cliquez sur Comparaison droite de l cran Q Astuces Un clic sur la colonne Num ro de R f rence trie la liste des r sultats E Quand vous cliquez sur Comparaison sans cocher deux articles de la liste affich e 2008 00005 1R 0 1 01 01 09 2008 07 10 2008 Favorable Sournis Brouillon LJ APPEL APPEL APPEL le message suivant apparait Vous devez choisir 2 documents comparer 43 APPEL eDocumentation R sultat des comparaisons L image suivante illustre les diff rents l ments pour un r sultat avec Comparaison 1 000 00 M Amount 1 000 00 i Mn 2 Passive Status Submitted 03 06 2008 Creation 03 06 2008 06 05 2008 Subm
151. ormulaire unique sp cifique eRequest eModification Request La liste des r sultats des Conventions de Subvention combine les diff rents formulaires uniques et les rapports par num ro de contrat Listes standards de r sultats Cliquez sur le titre de la colonne dans la liste des r sultats pour classer la liste en fonction du titre de cette colonne Cliquez une fois pour classer par ordre ascendant ou double cliquez pour classer pas ordre descendant D placez votre curseur sur ligne et cliquez dessus pour avoir des informations plus d taill es Exportez la liste des r sultats vers MS Excel Les Contrats sont affich s soit en noir soit en rouge Les Contrats en noir sont des avenants Les Contrats en rouge sont les anciennes versions du contrat initial D Vous pouvez introduire un ou plusieurs crit res de recherche Il n est pas obligatoire de remplir le formulaire entier pour lancer une recherche La liste des r sultats d pend des crit res introduits dans le formulaire 18 APPEL eDocumentation Liste des r sultats de l eRequest L image suivante illustre la liste des r sultats de recherche d eRequests Montant Eon CE CL NS Print vider Recherche cus lle o natus MEO ET ET re 2009 00018 RQ 01 01 TOGO 2227 Der IR DUE DATES 0 00 1 Verrouill 10 06 2009 10 06 2009 APPEL 2008 00075 RQ 01 01 TUNISIE LASS 20080602 numbering RQ 105 000 00 1 Soumis 02 06 2008 02 06 2008 APPEL 4 m appi
152. our aller au d but de la liste des actions humanitaires Pour aller une page en arri re de la liste des actions humanitaires Num ro de la page des actions humanitaires affich es nombre de page de la liste des actions humanitaires Pour aller la page suivante de la liste des actions humanitaires Pour aller la fin de la liste des actions humanitaires v Astuces Cliquez sur le titre d une colonne pour trier la liste des actions en fonction du titre de l action humanitaire du statut ou de la date de cr ation Les documents peuvent avoir des statuts diff rents tout au long du processus de cr ation Document actif Document inactif mais disponible Document inactif et non disponible sare Les notes ne sont utilis es que pour la communication interne votre organisation Elles ne sont disponibles que dans l eSingleForm offline et ne peuvent jamais tre transf r es vers APPEL 128 APPEL eDocumentation Fonctions Installer l application eTools offline DG Echo Partners Helpdesk gt T l chargement des eTools Allez sur le site http Awww dgecho partners helpdesk eu etools download et t l chargez ECHO eTools_Offline_xx a partir de ce site a Installer l application 1 Cliquez sur la version la plus r cente de l application eTools 2 Cr ez un nouveau dossier sur votre bureau desktop ou ailleurs sur votre ordinateur ou m me sur une cl USB et nommez le ECHO eTools 3 T l
153. pl tez le d tail de ce r sultat Assurez vous que le montant du champ Total amount de votre ou vos r sultat s soit refl t dans l aper u financier en section 11 Ala section 11 Aper u financier ajoutez un montant de minimum 1 euro dans vos D penses ligibles de l action Eligible costs of Action Le montant d 1 euro peut tre ajout dans le cas o vous ne disposez pas encore des informations financi res Dans ce cas assurez vous que les autres champs contiennent un z ro afin que vous puissiez valider la section avec un montant d 1 euro pour le financement total Novembre 2012 149 APPEL eDocumentation eRequ te 150 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er une nouvelle eRequ te Application eTools offline gt Ecran d accueil Cette fonction montre l cran du module de l eSingleForm offline a Nouvelle e Requ te 1 D butez par la liste des actions humanitaires cr es dans l application eTools offline 2 Cliquez sur la fonction RQ c t de l action pour laquelle vous souhaitez cr er une eRequ te 3 Le formulaire de l eRequ te apparait 4 D butez en remplissant l eRequ te en cliquant sur chaque chapitre 5 Cliquez sur Validation pour soumettre l eRequ te Q Astuces Pour savoir comment cr er une nouvelle action humanitaire allez au point Cr er une action D Dans l eRequ te tous les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoir
154. pour partenaires de la DG ECHO Janvier 2013 99 APPEL eDocumentation Lignes directrices Limitations et am liorations Cette nouvelle application hors ligne comporte de nombreuses am liorations mais comprend galement quelques inconv nients Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes lequel est pour la majorit des champs de 3800 bytes Il est possible d introduire plus de 3800 bytes par champ mais ce nombre doit tre r duit 3800 avant d exporter le fichier Un message d alerte apparaitra afin de vous signaler que le nombre de bytes autoris s a t d pass Le syst me ne permet pas la cr ation ou le copier coller de tableaux dans les champs Cela n est techniquement pas possible avec la technologie PDF Il est d conseill de travailler simultan ment sur le m me fichier PDF m me si celui ci se trouve sur une serveur partag Il y a un risque de pertes de donn es Les am liorations techniques qu offre le syst me PDF sont les suivantes Le cadre logique est l un des outils les plus importants pour la pr paration et la gestion des actions d aide humanitaire La visualisation de la matrice a t am lior e afin de mieux refl ter la logique verticale ainsi que les relations entre les objectifs les r sultats les indicateurs les activit s et les risques derri res ceux ci Le format PDF offre galement la possibilit de surligner de diff rentes couleurs les
155. pplication Vous avez un aper u de l application et de la mani re dont les modules interagissent les uns avec les autres Aide en ligne par cran Aussi connue sous le nom d aide en ligne cette aide fournit une information plus sp cifique concernant les champs d un cran En naviguant avec votre curseur sur les diff rents champs une br ve explication concernant le champ apparait dans une petite fen tre L e documentation est disponible travers l intranet via l application APPEL Cliquez sur le bouton d aide en haut droite de la barre de menu APPEL O L e documentation a pour objectif l apprentissage de l application informatique elle n a pas la pr tention de vous apprendre ou de vous donner plus de d tails sur la mani re de g rer un projet d Aide Humanitaire APPEL eDocumentation Fonctions de recherche de l eDocument L e documentation explique progressivement comment ex cuter une action L e documentation est structur e de mani re refl ter les diff rentes activit s ex cuter dans l application Fonctions de recherche 1 Dans l ent te de l e documentation cliquez sur Contenu Contents Cliquez sur un sujet repr sent par un livre Ceci ouvre et montre diff rents titres de menus et pages li es Cliquez sur la page souhait e 2 Dans l ent te de l e documentation cliquez sur Recherche Search Introduisez un ou plusieurs crit res de recherche dans le champ recherche et appuyez sur le bouton
156. pr sentant deux points d exclamation jaune sur fond bleu fonc indique un point important Les remarques importantes sont toujours crites en rouge Par exemple Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires G n ral Apercu des processus Action humanitaire L image suivante illustre le flux de travail pour la pr paration d une action humanitaire l eFichop est automatiquement g n r o Desk pout verrouill Aucune eRequ te ne peut tre soumise VeRequ te pendant l valuation Pr s lection Initier l eRequ te Activation par DG ECHO Evaluation par DG ECHO APPEL eDocumentation Recherche Recherche L application APPEL fait usage de beaucoup de fonctions et d actions standards Les diff rentes possibilit s de recherches sont par eRequ te et par Contrat Les crans de recherche sont pr sent s sous forme de formulaire de recherche Ces formulaires sont construits partir de diff rents l ments pour vous aider et vous permettre d affiner votre recherche Les crans de recherche sont construits pour optimiser et faciliter l op ration de recherche D abord s lectionnez une condition de recherche Ensuite introduisez la valeur li e cette condition Dans la plupart des cas la combinaison de deux ou plusieurs l ments est requise L image suivante illustre un exemple pour chercher un montant utilisez la liste d roulante afin de s lectionner une condition et ensuite int
157. r u financier Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 11 Aper u financier 1 introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Cliquez sur pour ajouter un co t 3 Cliquez sur IXI pour supprimer un co t 4 Cliquez sur Sauver Astuces Au chapitre 11 du formulaire unique la colonne de gauche D penses ligibles de l action devrait refl ter les principaux chapitres de la structure du rapport financier des partenaires Ces l ments vont ensuite constituer les chapitres du rapports financier final Il conviendrait de disposer d environ 10 rubriques 72 APPEL eDocumentation Compl ter le chapitre 12 Information administrative RQ e Requ te gt Chapitre 12 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 12 Information administrative t Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 12 Information administrative Introduisez au minimum toute l information obligatoire Le Num ro CCP est automatiquement ajout par le syst me Introduisez l information n cessaire dans les champs t l phone fax et email L information du Compte
158. r 3 statuts de document au cours de la vie du projet Brouillon Le document est cr et sauvegard mais il n y a pas encore eu de validation Transmis Le document est transmis et attend activation et v rification du Desk de la DG ECHO Pendant cette p riode la cr ation et la transmission d une nouvelle version est possible si le syst me n est pas verrouill pour cette fonction Le m canisme de verrouillage est soit activ automatiquement par le workflow du syst me soit il est activ manuellement par le Desk Officer par exemple pour avoir plus de temps pour finir l valuation Un brouillon d une nouvelle version peut tre cr mais pas soumis il n est pas possible de modifier l information Refuse La proposition n est pas accept e par la DG ECHO et peut uniquement tre visualis e aucune modification n est permise apr s un refus Le projet peut avoir 3 modifications de statuts au cours de la vie du projet 22 En N gociation D s qu une nouvelle Requ te est cr e et transmise pour un projet le statut du projet change vers EN NEGOCIATION En cours D s qu une proposition est accept e et un accord est fait le statut du projet change vers EN COURS Ferm Le statut du projet change vers ferm du un refus d une proposition ou la fin d une op ration APPEL eDocumentation Statut de l op ration L image suivante illustre les feux de signalisation et leurs fonctions
159. r ait t assign pour l valuation de la proposition d action Le Desk peut verrouiller la requ te le statut apparait sur les feux de signalisation de la liste des Conventions et une nouvelle version ne peut pas tre soumise Aucune nouvelle version ne peut tre soumise une fois que l valuation par le Desk est termin e Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s APPEL eDocumentation Chapitres Compl ter le chapitre 1 Information G n rale RQ i eRequ te gt Chapitre 1 Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran des e Requ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 1 Informations G n rale t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi P Compl ter le chapitre 1 Information G n rale iP 2 7 8 Compl tez l ensemble des champs obligatoire Le nom de l Organisation Humanitaire et le pays d enregistrement apparaissent d j dans le champ Ils ont t introduits par le syst me conform ment l information de votre organisation Cliquez sur l ic ne calendrier et s lectionnez une Date de d marrage Si l action a d j commenc introduisez la raison qui justifie cette situation ex Premi re Urgence ou Action Urgente La
160. r et s lectionnez une date de d part Cliquez sur l ic ne calendrier et s lectionnez une date de fin Introduisez une Description courte introduisez une Description d taill e Cliquez sur supprimer pour effacer une activit iquez sur l onglet Moyens Cliquez sur l onglet Ajouter onglet pour ajouter un moyen Introduisez une Description courte Introduisez un coat introduisez une Description d taill e Cliquez sur supprimer pour effacer un moyen 4 3 2 4 Autres co ts 156 Ts 2 3 4 Cliquez sur pour ajouter un nouveau co t Introduisez un coat Introduisez le Montant initial Cliquez sur l ic ne corbeille pour supprimer un co t APPEL eDocumentation Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici Cliquez sur Effacer pour supprimer le r sultat affich Cette fonction n est disponible que pour les r sultats ree Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs 157 APPEL eDocumentation Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 Plan de travail et suivi des activit s RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 4 et 4 5 a P Compl ter le sous chapitre 4 4 Plan de travail 4 4 Introduisez la description du Plan de Trava
161. r l Annexe A Tableau de passation des march s MR cia Requ te d eModification gt Annexe A Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une Requ te d eModification ou cliquez sur une Requ te d eModification existante li e cette Convention de Subvention Compl tez l Annexe A Tableau de passation des march s t Profils Les profils autoris s compl ter l Annexe A sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a P Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s Si un quelconque changement se produit dans la passation des march s compl tez le tableau de passation des march s et commentez 1 Cliquez sur Ajout d une ligne Introduisez l information n cessaire dans les champs et cliquez sur la fl che pour s lectionner Oui ou Non Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de lancement de la proc dure Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de contrat Si n cessaire introduisez un commentaire introduisez si n cessaire la r f rence aux documents que vous annexez Cliquez sur Sauver D O1 8 amp w D 9 Astuces Pour supprimer une ligne cochez la case a gauche et cliquez sur Sauver scarce R p tez les tapes 1 3 pour chaque changem
162. re Le rapport financier n est pas inclus dans le Rapport eFinal il y est annex Le Rapport eFinal doit galement tre valid par la DG ECHO Les Partenaires soumettent les eDocuments ECHO via APPEL la DG ECHO doit valuer chacun des eDocuments Chaque eDocument est valu par le tandem Desk Officer Field Expert Expert Terrain Le processus d valuation est divis en deux processus majeurs La pr valuation o la v ritable valuation est pr par e L valuation dans laquelle les eDocuments eRQ eMR elR sont v rifi s valid s ou refus s Une valuation peut aboutir une opinion favorable ou un refus En fonction de l eDocument l valuation peut n cessiter la soumission d une nouvelle version de l eDocument Les chapitres suivants vous guideront dans le processus d ach vement des eDocuments 45 APPEL eDocumentation Version papier vs eDocuments Les diff rences entre la version papier et les eDocuments sont nombreuses Validation formelle des eDocuments Possibilit de retracer sur l cran le statut de l action et le statut des documents Le partenaire peut travailler sur une version brouillon du projet avant de soumettre l eDocument la DG ECHO Diff rentes possibilit s de validations temporaires avant l envoi formel la DG ECHO Envoi de versions jour d eRequ tes et de Requ tes d eModifications Possibilit d annexer des fichiers documents images fic
163. re unique Janvier 2013 113 APPEL eDocumentation Compl ter une Action Humanitaire PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Compl ter une Action Humanitaire 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Parcourrez le fichier PDF offline 3 Compl ter les champs du formulaire en introduisant au minimum toute l information obligatoire 4 Sur la page d accueil ou la derni re page du PDF eSingleForm cliquez sur Valider le Formulaire Unique Validate eSingleForm pour v rifier la conformit du formulaire 5 Sile Formulaire Unique n est pas valide une nouvelle page Form validation Validation error details se cr e a la fin du fichier PDF Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire en pr cisant la localisation et la description des erreurs 6 Sile Formulaire Unique est valide le message Validation r ussie Validation successful apparait 7 Cliquez sur Ok Q Astuces Voir aussi le chapitre Sauvegarde et validation Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes lequel est pour la majorit des champs de 3800 bytes Il est possible d introduire plus de 3800 bytes par champ mais ce nombre doit tre r duit 3800 avant d exporter le fichier Un message d alerte apparaitra afin de vous signaler que le nombre de bytes autoris s a t d pass Si un ch
164. re des modifications dans l eRequ te initiale avant la signature de la Convention Comment un eDocument peut tre modifi une fois qu il ait t soumis la DG ECHO Les eDocuments qui ont t soumis la DG ECHO ne peuvent pas tre modifi s Cependant une nouvelle version peut tre cr e partir de la version pr c dente Tant que cette nouvelle version est au statut Brouillon Draft vous pouvez y apporter les modifications requises La nouvelle version de l eDocument devra nouveau tre soumise la DG ECHO Comment soumettre une proposition r vis e Vous devez soumettre une nouvelle version d eRequ te 1 Allez dans APPEL Requ tes 2 Recherchez l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version 3 Cliquez sur l eRequ te de votre choix 4 Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de cette eRequ te 5 Compl tez l eSingleForm Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre 6 Cliquez sur Soumettre J ai mis jour les donn es du Partenaire mais les changements ne sont pas visibles dans le syst me Pourquoi 95 APPEL eDocumentation Avant que vos modifications ne soient visibles la DG ECHO doit les approuver D s que vos modifications sont accept es les donn es seront visibles dans le syst me Dans l Application eTools offline il y a une fonction validation Pourquoi cette fonction n
165. requise dans les champs Voir astuces Cliquez sur Sauvegarder Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation 9N O o ND e Q Astuces Les champs que vous modifiez dans la Requ te de d eModification doivent tre compl t s de la m me mani re que dans l eRequ te initiale Allez l eRequ te initiale pour savoir comment compl ter les champs de la Requ te d eModification D Les pages marqu es d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t es La Requ te d eModification peut tre soumise uniquement si les crans obligatoires sont compl t s 78 APPEL eDocumentation Chapitres Demande d amendements MR hf Requ te d eModification gt Demandes d amendements Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention de votre choix Allez sur l eRequ te de Modification et compl tez le chapitre Demandes d amendements t Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Demandes d Amendements 1 Introduisez le Nom T l phone Fax et E Mail des personnes demandant les amendements 2 Liste des amendements demand s 1 Introduisez
166. riode d ach vement du rapport final maximum 3 mois ne compte pas dans la dur e totale La dur e d une action ne peut d passer la dur e de la d cision de financement ECHO sauf en cas de suspensions au cours de la mise en uvre de l action La date de d but d ligibilit est la date partir de laquelle les d penses peuvent tre consid r es comme ligibles La nature des d penses correspondant la p riode d ligibilit temps coul entre la date d ligibilit et la date de d but devrait tre clairement d termin e au stade de la proposition 4 3 2 et convenue avec ECHO La modalit de financement 100 est une exception Le partenaire doit justifier le financement 100 de mani re appropri e 152 APPEL eDocumentation Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici Vous pouvez ajouter autant de pays qu il y a de pays impliqu s Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 153 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 2 a 4 RQ Application eTools offline gt eRequ te S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur les chapitres 2 4 Compl ter le chapitre 2 Evaluation des besoins De la question 2 1 la question 2 3 introduisez l
167. rmulaire d enregistrement Les sections qui taient en lecture seule dans la premi re tape peuvent maintenant tre dit es La section d Auto valuation devient en lectre seule et ne peut pas tre modifi e 2 Cliquez sur Save pour sauvegarder vos donn es 3 Cliquez sur Check afin de v rifier si le formulaire est pr t pour la soumission 4 Si tous les champs obligatoires ont t compl t s vous pouvez soumettre le formulaire Cliquez sur Soumettre Un cran comprenant le message Merci d avoir compl t le questionnaire apparait Afin de finaliser et formaliser votre candidature vous devez envoyer la DG ECHO les document obligatoires list s sur l cran Q Astuces Vous avez au total 4 mois pour envoyer le dossier de candidature complet la DG ECHO L ach vement du questionnaire constitue votre candidature actuelle pour le CCP FPA R 36 Avant de soumettre le formulaire assurez vous d avoir compl t l ensemble des champs dans toutes les sections Une fois soumis aucune modification ne pourra tre apport e Sauvegardez souvent pendant que vous compl tez le questionnaire Une session de connexion APPEL expire apr s 90 minutes d inactivit Votre candidature formelle au CCP FPA est le questionnaire sur papier que vous envoyez la DG ECHO ce questionnaire est sign par la personne ayant le pouvoir de signature et est accompagn des documents de support Si vo
168. roduisez une valeur li e cette condition 17500000 Eur Plus petit que Les diff rents l ments de recherche sont Listes d roulantes Champs Boutons d options Boutons fonctionnels Calendrier Filtres Pour commencer la recherche cliquez sur Recherche Search Q Astuces Les champs de recherche ne sont pas sensibles aux majuscules minuscules vous pouvez introduire des caract res minuscules ou majuscules Le bouton Annuler la frappe Undo typing retourne la derni re action qui a t ex cut e et sauv e cela n efface pas tout les champs 10 APPEL eDocumentation Crit res de recherche Listes d roulantes Les listes d roulantes sont utilis es pour d finir les crit res et peuvent avoir diff rentes fonctions Choisissez un article d une liste pr d finie ex Choisissez un pays Choisissez une condition pour affiner un crit re ex Pour rechercher un montant utilisez la liste d roulante s lectionnez une condition et ensuite introduisez une valeur li e cette condition 175000 00 Eur Plus petit que S lectionner un l ment de la liste 1 Cliquez sur la fl che droite de la liste Pays Tout pays 2 La liste s ouvre Cliquez sur l article de votre choix pour le s lectionner Pays Tout pays i RS HP RD Tout pays Titre de l op ration AFGHANISTAN Montant AFRIQUE DU SUD 2008 00012 RQ 01 0
169. roduite dans l cran apr s validation les donn es et les champs obligatoires L information obligatoire manquante est indiqu e en rouge ou avec une ligne rouge 3 Annuler la frappe Annule toute l information introduite et retourne la derni re version sauv e de cet cran 4 Imprimer G n re un document PDF de cet cran ou de ce chapitre uniquement Le document PDF peut alors tre Envoy imprimer Sauvegard sur votre disque dur ou disque r seau Visualis en aper u dans le volet contenu D Cliquez toujours sur Sauvegarde interm diaire Sauver ou Annuler la frappe avant de naviguer vers un autre chapitre ou un autre cran Sinon le message suivant appara t Voulez vous sauver vos modifications Cliquez sur OK pour sauver ou sur Cancel pour partir Si vous cliquez OK les donn es introduites vont tre valid es et sauvegard es si vous cliquez Annuler les derniers changements introduits ne sont pas sauv s 54 APPEL eDocumentation Num ro de R f rence D s que l eRequ te initiale est cr e le num ro de r f rence ou eDoc ID est automatiquement g n r ll y a diff rents types de num ros de r f rence L eRequ te initiale avant soumission consiste en 4 chiffres Apr s soumission de l eRequ te initiale tous les documents ont la structure suivante 1 2 345 Le num ro de r f rence contient l information suivante 1 L ann e o la premi re eR
170. s s dans le chapitre 9 ainsi que dans les chapitres 10 11 de la Requ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport elnterm diaire v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 181 APPEL eDocumentation Compl ter l Annexe A et le Suivi interne IR iia Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur Annexe A et le Suivi interne Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de la Requ te initiale et de la Requ te d eModification peuvent encore tre mis jour dans le Rapport elnterm diaire Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire L ensemble des champs compl t s et modifi s lors de la Requ te initiale et de la Requ te d eModification peuvent encore tre modifi s dans le Rapport elnterm diaire v Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici LE Le chapitre Informations sur le suivi interne au niveau partenaire n est pas transf r dans l application en ligne Il est utilis des fins de suivi interne uniquement 182 APPEL eDocumentation Rapport eFinal 183 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er un nouve
171. s e documents d crivant l action humanitaire en d tail Les diff rents documents sont eRequ te RQ L eRequ te est le premier document et comprend la proposition pour une action humanitaire L eRequ te est n cessaire pour avoir la permission de commencer une action humanitaire Il en r sulte une Convention de Subvention Les documents suivant sont li s se r f rent tous la requ te initiale Requ te d eModification MR D s qu une action humanitaire est approuv e par la DG ECHO les modifications doivent tre demand es travers une requ te d eModification Une fois convenue il en r sulte un accord compl mentaire et un change de lettres Rapport elnterm diaire IR Un rapport elnterm diaire peut tre demand par la DG ECHO dans le but de suivre votre action humanitaire Rapport eFinal FR Quand l action humanitaire est termin e un rapport eFinal est obligatoire pour cl turer le projet et liquider les paiements de cette action 121 APPEL eDocumentation Comment utiliser l eDocumentation de l application eTools offline L eDocumentation est compos e de diff rentes parties consultables celles ci sont accessibles a partir du volet de navigation situ a gauche de votre cran Comment apprendre Explique comment l e documentation est structur e et vous permet de prendre connaissance de l application travers des modules de formations Le Formulaire Unique D cris comment r aliser les actions poss
172. s le r pertoire Archive repository sur votre ordinateur Ce r pertoire peut galement s ouvrir en cliquant sur Open archive folder sur le petit cran ECHO working offline qui s ouvre quand vous d marrez l application eTools offline 140 APPEL eDocumentation eSingleForm Introduction aux Formulaires uniques Tous les documents du Cycle de Gestion d un projet d une Op ration Humanitaire sont appel s eDocuments Les eDocuments sont conformes a la version papier du formulaire unique Les diff rents eDocuments sont eRequ te RQ L eRequ te est le premier document et comprend la proposition pour une action humanitaire L eRequ te est n cessaire pour avoir la permission de commencer une action humanitaire Il en r sulte une Convention de Subvention Les documents suivant sont li s se r f rent tous la requ te initiale Requ te d eModification MR D s qu une action humanitaire est approuv e par la DG ECHO les modifications doivent tre demand es travers une requ te d eModification Une fois convenue il en r sulte une convention suppl mentaire et un change de lettres Rapport elnterm diaire IR Un rapport elnterm diaire peut tre demand par la DG ECHO dans le but de suivre votre action humanitaire Il peut aussi tre envoy par le Partenaire pour demander un pr financement suppl mentaire et ou des modifications unilat rales Rapport eFinal FR Quand l action humanitaire est termin e u
173. s s l vent au maximum 7 du total des co ts directs D D cision de financement d urgence Une des quatre cat gories de d cisions de financement couvrant les nouvelles crises et les crises humanitaires existantes o l aide humanitaire est d j en cours mais o incertitude et instabilit permanentes requi rent une r ponse appropri e rapide et souple par exemple si des conditions m t orologiques d sastreuses et soudaines s ajoutent une situation de catastrophe naturelle situation de crise dans la crise D cision de financement de premi re urgence Une des quatre cat gories de d cisions de financement destin e couvrir les premiers besoins imm diats des personnes concern es dans les heures et jours qui suivent le d clenchement d une nouvelle crise humanitaire Il est impossible de pr voir o quand et comment surviendront ces crises Il s agit d une premi re r ponse qui n entend pas couvrir tous les besoins La d cision de financement de premi re urgence convient donc en cas de survenue soudaine de conflits ou de catastrophes naturelles comme des s ismes 193 APPEL eDocumentation D cision Ad Hoc Une des quatre cat gories de d cisions de financement Elle est destin e a apporter une r ponse ponctuelle a des besoins humanitaires localis s et elle repose g n ralement sur un ensemble limit d l ments Elle peut s articuler autour d un secteur ou th me d intervention uniqu
174. script Ctrl Plus Clear Formatting Ctrl I Parmi les options de format seules les suivantes resteront gras couleur soulignement et italique ae Les champs de texte ne reconnaissent pas les tableaux si vous souhaitez importer un fichier XML contenant des tableaux ceux ci seront transform s en texte non format Un message d alerte apparaitra pour vous en aviser Les tableaux transform s en texte non format sont attach s au PDF sous format html pour consultation Ceux ci ne peuvent tre transf r s en ligne Si vous souhaitez ajouter des tableaux il est pr f rable de les annex s dans APPEL en ligne 101 APPEL eDocumentation Champ date a PA Ins rer une date 1 Cliquez dans le champ de date 2 Une fl che apparait droite du champ 3 Cliquez sur la fl che 4 Un calendrier apparait 5 S lectionnez une date 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 t C _ Today 1 14 2013 Janvier 2013 102 APPEL eDocumentation Sauvegarde et validation Sauvegarder L ic ne disquette en haut gauche de cran permet de sauvegarder l eDocument mais ne le valide pas Q Astuces Si vous quittez votre ordinateur ou si vous le verrouillez sauvegardez le fichier PDF en cliquant sur l ic ne disquette afin d viter toute perte de donn es Valider La validation peut soit se faire pour le Formulaire Unique complet soit par chapitre ou section
175. sibilit s suivantes All pour tout imprimer Current view pour la section actuellement visionn e Current page pour la page sur laquelle vous vous trouvez Pages et pr cisez le num ro des pages que vous souhaitez imprimer 7 Cliquez Ok 40 APPEL eDocumentation Annexer des fichiers gt eDocument gt Annexes Cliquez sur Agreement ou eRequets dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention ou de Requ tes apparait Recherchez une Convention de Subvention ou une Requ te La fonction Annexes apparait dans le volet de navigation de l eDocument Les eDocuments sont bas s sur les formulaires papiers originaux Si n cessaire vous pouvez joindre la version lectronique d autres documents photos fichiers Excel T l charger des fichiers attacher l eDocument OP ON N Dans le volet de navigation cliquez sur Annexes Un aper u des fichiers annex s apparait dans le volet de contenu Dans le volet contenu cliquez sur Browse c t du champ Fichier a charger Une nouvelle fen tre s ouvre S lectionnez le fichier que vous souhaitez joindre et cliquez sur Ouvrir Open Le chemin d acc s du document est affich sur le champ Fichier a charger File to upload Introduisez une description du fichier dans le champ Description du fichier File description Cliquez sur Charger Upload en bas
176. sous l acronyme GIF est un format d image num rique him html L Hypertext Markup Language g n ralement abr g HTML est le format de donn es con u pour repr senter les pages web jpg jpeg JPEG extension informatique JPG est un acronyme de Joint Photographic Experts Group nom d un groupe de travail en partenariat ISO et CEI d o le joint pour mixte Ce comit a donn son nom la norme ouverte de compression d images num riques JPEG pdf Le Portable Document Format commun ment abr g PDF est un format de fichier informatique cr par Adobe Systems png Le Portable Network Graphics PNG est un format ouvert d images num riques qui a t cr pour remplacer le format GIF l poque propri taire et dont la compression tait soumise un brevet Le PNG est un format non destructeur sp cialement adapt pour publier des images simples comprenant des aplats de couleurs rtf Le Rich Text Format format de texte enrichi ou RTF est un format de fichier d velopp par la soci t Microsoft Ce format descriptif non compress est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte Sa vocation initiale est d tre un format pivot entre logiciels et plates formes h t rog nes xt En informatique un fichier texte ou fichier texte brut ou fichier texte simple ou le plus souvent abusivement fichier ASCII est un fichier dont le contenu repr sente uniquement une suite de caract res inf
177. stionnaire refuse vce sistance cree te rer nee fans ies reece ane an ent ns de E de peta ghee aides 37 ADDO ls iat rites E SEA RER AR lS ARS SS Re pee pe a EE 39 CDOCUMEM sure mA PR caveat Ame tee dre e De en E nee cn nee sd 39 CSINGIO FON En cet AA Mies EE te ei snes cetera nets et ain ed de eee ste 45 LIONS UTES es stessec cs seectnsdtach A TT 93 Questions Fr quemment pos es isa 94 eTools offline dD 5888 teed nese tue nent dre tested Pele gine dre pau attends rates wie rte loeque 99 Introduction l application PDF eSingleForm siens 99 Lignes dir ctriC ss tt tm RE a Phares diay heer hv aed ein area Reade Dre tee 100 SiruCture des CrANS En rer eaa a E a e e A A atasteraneddsustaessdee ieadeusdaaiadepueddisbasagesyes stan 104 Fonctions du PDF Adobe Reader sise 105 Fonctions du Formulaire Unique neie E eE a E E N aeiae 112 eTools OffliNe irna en tin Ria ee ee ds 121 Introduction l application offline ss 121 Lignes directrices hs Mans nager En entr nn nn sn ne mn tere Mu oe 123 Siru ture des Cransi asset veccesedidniajasaetenacasdstajdsseteacechancasdcaa raacedbartnagsaaiciaadhgssaaeenatenatanasiogaeasteesas 127 FONCUONS rt mena fe net etre te metre rer nt Rene ts Pin ent TT 129 eSingl FOrmM ket shasta aise eee nn nes M rt nn dire nt nn ie date 141 Glossaire ains de lire Meier M ean ae eee vee cece ie eed ne tient te an ee nd dre ac ee ae 193 WIG DR a es kg EE EE cdg Se ees Sateen ates ee ate cea 195 Bienvenue AP
178. sur la fonction RQ pour cette action L cran de l eRequ te apparait Cliquez sur le chapitre Informations sur le suivi interne au niveau partenaire a P Compl ter les informations sur le suivi interne au niveau partenaire Cliquez sur pour ajouter une ligne Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la Date Cliquez sur la fl che de la liste d roulante et s lectionnez une Action introduisez l information n cessaire dans les champs Description et ID utilisateur Ajoutez d Autres commentaires si n cessaire QE a Q Astuces Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici D Ce chapitre n est pas transf rable en ligne Il est exclusivement r serv l usage interne 162 APPEL eDocumentation eModification 163 APPEL eDocumentation Fonctions Cr er une nouvelle eModification Application eTools offline gt Ecran d accueil Cette fonction montre l cran du module de l eSingleForm offline TI P Nouvelle e Modification 1 D butez par la liste des actions humanitaires cr es dans l application eTools offline 2 Cliquez sur la fonction MR c t de l action humanitaire pour laquelle vous souhaitez cr er une eModification 3 Le formulaire de l eModification apparait 4 Cliquez sur chaque chapitre et modifiez o cela est n cessaire 5 Cliquez sur l ic ne de validation pour valider l eModification 7 Astuces Pour savoir comment
179. t mis part l espace Des exemples de mots de passe sont pr sent s au bas de l cran M 32 emarques Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s Retenez bien votre mot de passe Vous ne recevrez pas d email de confirmation contenant le mot de passe choisit Une fois le mot de passe cr vous ne pourrez le changer ou le r initialiser vous m me qu apr s 24 heures Pour des raisons de s curit le syst me demande p riodiquement de modifier le mot de passe L e mail vous est envoy apr s la soumission du formulaire d enregistrement ECAS vous disposez alors de 90 minutes pour cr er un mot de passe Appel eDocumentation Enregistrement APPEL Activez votre compte et vos droits d utilisateurs Connexion avec ECAS gt Ecran d accueil APPEL Cliquez sur Se connecter APPEL sur l cran d authentification APPEL L cran de connexion ECAS apparait Connectez vous pour aller l cran d accueil APPEL Activer votre compte et vos droits d utilisateur 1 Cliquez sur le lien Demander l activation de vos droits d utilisateurs APPEL 2 L cran d activation de votre compte et de vos droits d utilisateur apparait 3 S lectionnez un crit re de recherche 4 Compl tez le champ li ce crit re 5 Cliquez sur Requ te 6 La liste des r sultats de la recherche apparait 7 Cliquez sur votre organisation
180. t tre copi en cr ant une nouvelle lettre d intention en ligne et en l exportant vers l application hors ligne Novembre 2012 148 APPEL eDocumentation Cr er une nouvelle Lettre d Intention ir Application eTools offline gt Ecran d accueil Cette fonction montre l cran du module de l eSingleForm offline F Nouvelle Lettre d intention SDL ONS D marrer l application hors ligne Cliquez sur Mise jour de la liste des actions Cliquez sur RQ pour commencer compl ter la lettre d intention Cliquez sur chaque section et compl ter Au terme de chaque page compl t e cliquez sur Validation pour valider les donn es Dans la liste des actions cliquez sur le V pour une validation globale de l eDocument Transf rer le fichier xml vers APPEL en ligne Q Astuces M Afin de parvenir soumettre au minimum un r sultat comme requis un montant doit tre encod une estimation du montant ou 1 euro si vous ne disposer pas encore du montant emarques Certaines indications dans la Lettre d Intention ne sont qu en anglais Par exemple les champs facultatifs au stade de la Lol contiennent la remarque Facultative for Letter Of Intent unless specified in HIP Les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s sauf s ils contiennent le message Facultative for Letter Of Intent unless specified in HIP Ajoutez au minium un R sultat et com
181. tant total de l action et la Contribution demand e la DG ECHO dans le chapitre 1 au point 1 7 sont copi s du chapitre 11 emarques La dur e d une action ne peut d passer la dur e de la d cision de financement ECHO sauf en cas de suspensions au cours de la mise en uvre de l action Cliquez sur Ajout d une ligne pour ajouter un pays si plus d un pays sont impliqu s Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 2 a 9 RQ af eRequ te gt Chapitres 2 9 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur les chapitres 2 9 Profils Les profils autoris s compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter les chapitres 2 9 1 Cliquez sur chaque chapitre et sous chapitre dans le volet de navigation gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre et sous chapitre introduisez au minimum toute l information obligatoire 3 Cliquez sur Sauver 9 Astuces Le champ 2 3 Veuillez r sumer les r sultats de l valuation devrait servir de base la logique d intervention S il existe un rapport d valuation il peut tre annex ainsi que les r sultats r sum s ici en ce qui concerne l action propos e Le
182. ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique 1 Le Titre de l action est d j introduit par le syst me 2 Introduisez objectif principal 3 L objectif sp cifique 1 Introduisez l objectif sp cifique 2 Cliquez sur l il pour ajouter un indicateur pour l objectif sp cifique 3 introduisez l information n cessaire dans les champs 4 Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification 5 Introduisez les Pr conditions 4 R sultats Voir Remarques 1 Cliquez sur r pour ajouter un r sultat 2 Introduisez le r sultat 3 Cliquez sur I il pour ajouter un indicateur pour le r sultat 5 Introduisez l information n cessaire dans les champs 6 Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification 7 Activit s 1 Cliquez sur I al dans le champ de r sultat pour ajouter une activit 2 Introduisez l activit Q Astuces Cochez Oui ou Non pour Autosave Autosauvegarde au dessus de l cran si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement sauvegard e Le titre de l action devrait tre le m me qu au point 1 2 Il est automatiquement copi par le syst me apr s qu il ait t compl t au point 1 2 du chapitre 1 L objectif principal devrait tre conforme l un des objectifs sp cifiques de la d cision de financement ECHO correspondante Cliquez sur Maximize pour ouvrir le point 4 3 1 sur une
183. term diaire Sous l onglet Moyens introduisez pour chaque moyen le Montant engag introduisez pour chaque moyen un commentaire dans le champ Commentaire rapport interm diaire Sous le point 4 3 2 4 Autres co ts introduisez le Montant effectif interm diaire v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 178 APPEL eDocumentation Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 IR sia Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur les sous chapitres 4 4 et 4 5 a Compl ter les sous chapitres 4 4 et 4 5 1 Les sous chapitres Plan de travail et Suivi valuation audit et autres tudes ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification 2 Compl tez le champ 4 4 1 apparu gris dans le sous chapitre 4 4 de la Requ te d eModification v Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 179 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 5 8 IR ci Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de
184. tif sp cifique et les r sultats Dans le sous chapitre 4 3 2 1 introduisez les d tails et les indicateurs v rifiables de l objectif sp cifique Les d tails de chaque r sultat dans le sous chapitre 4 3 1 sont affich s sous le sous chapitre 4 3 2 2 et les sous chapitres suivants Le nombre de sous chapitres d pend du nombre de r sultats que vous avez 1 Cliquez sur D tail sous le point 4 3 2 dans le volet de navigation gauche de l cran 2 Le formulaire du D tail se compose de quatre onglets D tails Indicateurs v rifiables Activit s et Moyens 3 Cliquez sur chacun des onglets et introduisez au minimum toute l information obligatoire dans les champs 4 Cliquez sur Sauvegarde pour sauvegarder les donn es entr es dans chacun des onglets Q Astuces Cliquez sur l onglet pour ajouter un indicateur une activit ou un moyen Cliquez sur supprimer pour effacer une donn e Cliquez sur Ixl pour supprimer un co t Cochez au dessus de l cran Sauvegarde automatique si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement sauvegard e ccs Le champ Courte description du r sultat ne doit pas tre vide Le champ Co ts global ne doit pas tre vide Au moins un secteur doit tre s lectionn Le champ Nombre de b n ficiaires ne doit pas tre vide Au moins un Type de b n ficiaires doit tre s lectionn Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs L
185. tionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction MR pour cette action L cran de la Requ te d eModification apparait Cliquez sur les chapitres 5 a 9 a Compl ter les chapitres 5 a 9 1 Les chapitres 5 9 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale 2 Modifiez et ou compl tez les champs actifs non gris s des chapitres 5 a 9 3 Les nouveaux champ gris s qui apparaissent dans les chapitre 5 9 de l eRequ te de Modification ne seront activ s qu au niveau du Rapport elnterm diaire ou du Rapport eFinal 5 4 INT Dans le cas de changements ou probl mes veuillez expliquer 5 5 FIN Dans le cas de changements ou probl mes veuillez expliquer 6 4 INT En cas de changements ou de probl mes de coordination veuillez expliquer 6 5 FIN En cas de changements ou de probl mes de coordination veuillez expliquer 7 4 INT En cas de changements veuillez expliquer 7 5 FIN En cas de changements veuillez expliquer 8 3 INT En cas de changements ou de probl mes veuillez expliquer 8 4 FIN En cas de changements ou de probl mes veuillez expliquer 9 4 INT En cas de changements veuillez expliquer demande de modification 9 5 FIN En cas de changements veuillez expliquer demande de modification Q Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L information entre crochets ind
186. tre Le volet de contenu contient les informations suivantes 1 Le chapitre ou le titre Les sous chapitres ou section d eDocument Les diff rents champs du formulaire compl ter champs de texte listes d roulantes Les boutons de fonction Texte indiquant le statut de la section Modifi apparait d s que l information a t introduite Brouillon apparait apr s avoir cliqu Sauvegarde interm diaire Sauv apparait apr s avoir cliqu Enregistrer an 8 D 51 APPEL eDocumentation Statut de la section Les petits ic nes utilis s devant les sections dans le volet de navigation indiquent ce qui suit eh ae ES La loupe indique que l information est en lecture seule Ld La petite page vide indique que l information est optionnelle et n a pas t chang e depuis la version pr c dente amp ILe point d exclamation rouge indique que l information est obligatoire et la petite page vide indique que l information n a pas t chang e depuis la version pr c dente x 1 Le v vert indique que l information est optionnelle et a t sauv e iA i oi ee l Le point d exclamation rouge indique que l information est obligatoire et le v vert indique que l information a t sauv e Died rouge en lettre capitale indique que l information est optionnelle et qu elle a t sauv e en brouillon ip er Dile point d exclamation rouge indique que
187. ue introduisez l information n cessaire dans les champs Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification introduisez les Pr conditions R sultats 1 Cliquez sur r pour ajouter un r sultat 2 Introduisez le r sultat 3 Cliquez sur il afin d ajouter un indicateur pour le r sultat introduisez l information n cessaire dans les champs Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification Cliquez sur leditl pour diter le r sultat Activit s 1 Cliquez sur I al dans le champ r sultat pour ajouter une activit 2 Introduisez l activit an 8 D emarques Cochez Autosave Autosauvegarde au dessus de l cran si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement sauvegard e Les objectifs r sultats et activit s ont t compl t s par le syst me l information a t fournie la cr ation de l eRequ te initiale Le titre de l action l objectif principal et l objectif sp cifique restent tels qu introduits dans l eRequ te initiale ils ne peuvent pas tre modifi s De nouveaux indicateurs pour l objectif sp cifique peuvent tre ajout s La Requ te d eModification vous permettra de compl ter l information et d ajouter de nouveaux r sultats et ou nouvelles activit s Cliquez sur le point d interrogation rose pour plus d informations sur les donn es introduire 81 APPEL eDocumentation Compl te
188. ue votre bureau desktop est sur un lecteur partag l application eTools Offline pourrait ne pas fonctionner correctement Si c est le cas installez l application eTools Offline ailleurs sur votre disque fixe C ou d ou m me sur une cl USB 129 APPEL eDocumentation Mise a niveau de la version www osor eu projects echooffline Allez sur le lien http Awww osor eu projects echooffline et t l chargez _eTools_Offline_xx du site OSOR eu Mettre niveau l application 1 2 3 Allez la localisation sur votre ordinateur o l Application eTools offline est install e Copiez le r pertoire qui se trouve dans ECHO_eTools_offline project_repository partner vers un autre emplacement et souvenez vous du nouvel emplacement D sinstallez ou effacez de votre ordinateur l ancienne version de l Application eTools offline T l chargez et installez sur votre ordinateur la nouvelle version de l Application eTools offline Remplacez le r pertoire qui se trouve dans ECHO_eTools_offline project_repository partner de la nouvelle Application eTools offline avec le repertoire partner copi de l ancienne version de l Application eTools offline La mise niveau peut causer des probl mes avec les projets xml cr s dans une ancienne version de l Application eTools offline Il est toutefois toujours possible de r utiliser les anciens projets xml R utilisation d un ancien projet xml Pear Tr
189. ue cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification et du Rapport elnterm diaire 9 Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables L ensemble des champs des sous chapitres 4 4 et 4 5 sont gris s et ne peuvent plus tre modifi s dans le Rapport eFinal Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 187 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 5 a 8 FR cia Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette action L cran du Rapport eFinal apparait Cliquez sur les chapitres 5 a 8 Compl tez les chapitres 5 8 1 Les chapitres 5 8 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale de la Requ te d eModification et du Rapport elnterm diaire 2 Compl tez les nouveaux champs apparus gris s dans les chapitres 5 8 de la Requ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport eFinal 9 Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 188 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 9 a 11 FR cia Application eTools offline gt Rapport Final S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction FR pour cette acti
190. us ne parvenez pas formaliser votre candidature en envoyant les documents la DG ECHO par courrier recommand dans le d lai imparti votre candidature sera nulle et non avenue Appel eDocumentation Questionnaire refus Votre candidature peut tre refus e a la fin de la proc dure de s lection La Commission Europ enne se r serve le droit de refuser des candidats CCP FPA s ils ne remplissent pas les exigences requises L enti re responsabilit de l exactitude des informations fournies a la Commission Europ enne par un candidat CCP FPA incombe l organisation candidate Si de fausses informations sont fournies la DG ECHO le candidat CCP FPA est exclu du CCP FPA pour deux ans Si votre candidature est refus e vous pouvez Demander un r examen introduire un recours D poser une plainte aupr s du m diateur Europ en Les liens vers ces actions sont disponibles sur l cran de Demande d admission Allez l cran d accueil APPEL Cliquez sur Postuler au processus de s lection pr alable la signature du contrat cadre de partenariat et l cran de Demande d admission apparait 37 Appel eDocument Fonctionnalit s du Navigateur APPEL est une application web Cela signifie que l application est montr dans le navigateur N utilisez pas les fonctionnalit s de la barre d outils du navigateur Des messages d erreur peuvent apparaitre et vous allez perdre une partie de l informatio
191. veau compte create new account pour cr er un nouveau compte Modifier votre mot de passe Pons D o Introduisez votre nom d utilisateur username introduisez votre mot de passe password actuel Choisissez et introduisez un nouveau mot de passe new password introduisez nouveau le nouveau mot de passe dans confirmer le nouveau mot de passe confirm new password pour viter les erreurs de frappe Cliquez sur Modification du mot de passe change password L un des messages suivant s affiche 1 Change password procedure has failed Wrong user password La modification du mot de passe a chou Mauvais mot de passe d utilisateur Votre nom d utilisateur ou ancien mot de passe est incorrect Essayez nouveau 2 The specified password is null or has not been correctly confirmed Le mot de passe sp cifique est nul ou n a pas correctement t confirm Le nouveau mot de passe new password et confirmer le nouveau mot de passe confirm new password ne correspondent pas soit rien n a t introduit Essayez nouveau 3 Password modified successfully Mot de passe modifi avec succ s Votre mot de passe actuel est pr sent celui que vous avez introduit dans le champ nouveau mot de passe new password Cliquez sur Retourner la page d accueil Get back to homepage pour retourner en arri re a Cr er un nouveau compte 1 2 a
192. voir faire un transfert complet et pour pouvoir aller l eDocument offline suivant Cr er un IR FR ou MR Archivage L action humanitaire est retir e de la liste mais reste archiv sur l ordinateur Les projets archiv s sont alors plac dans le r pertoire Archive repository sur votre ordinateur Ce r pertoire peut galement s ouvrir en cliquant sur open archive folder dans la petite fen tre ECHO working offline qui apparait lors du d marrage de l application eTools offline Copie Pour la cr ation d une nouvelle action partir d une action existante Cr ation d un PDF Cr er un fichier PDF de l eSingleForm Date de cr ation Fichier Indique la date de cr ation de l action 127 APPEL eDocumentation Le nom du fichier xml correspondant cette action C est ce fichier qui sera s lectionn pour le transfert en ligne Le num ro de projet S il est disponible Le num ro de projet n est disponible que lors de l export du fichier en ligne apr s que l eRequ te ait t soumise Le num ro de convention S il est disponible Le num ro de convention n est disponible que lors de l export du fichier en ligne apr s que l eRequ te ait t approuv e 3 Partenaire Statut des notes L ic ne profile indique le compte nom connect l application hors ligne Statut des Notes cliquez sur l ic ne des notes pour afficher ou cacher les notes 4 Num ro et nombre de pages P
193. votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur les chapitres 5 8 a P Compl ter les chapitres 5 8 1 Les chapitres 5 8 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification 2 Compl tez les nouveaux champs apparus gris s dans les chapitres 5 8 de la Requ te d eModification Ces champs sont actifs dans le Rapport elnterm diaire 9 Astuces Les champs gris s ne sont pas modifiables Pour mieux comprendre la fonction Notes cliquez ici 180 APPEL eDocumentation Compl ter les chapitres 9 a 11 IR cial Application eTools offline gt Rapport elnterm diaire S lectionnez dans la liste des actions l action de votre choix Cliquez sur la fonction IR pour cette action L cran du Rapport elnterm diaire apparait Cliquez sur les chapitres 9 a 11 a Compl ter les chapitres 9 11 1 Le chapitre 9 ainsi que les chapitres 10 11 ont t compl t s par le syst me d s lors que cette information ait t fournie lors de la cr ation de l eRequ te initiale et de la Requ te d eModification 2 Compl tez si n cessaire le Montant effectif interm diaire apparu gris dans l eRequ te initiale Ce champ ne peut tre compl t que dans le Rapport elnterm diaire 3 Compl tez les nouveaux champs apparus gri
194. votre choix dans la liste des r sultats de la recherche Cliquez sur Exporter Une fen tre File Download T l chargement du fichier apparait Cliquez sur Save pour sauvegarder le fichier XML S lectionnez le r pertoire Offline gt project repository gt partner Cliquez sur Save Connectez vous l application eTools offline Cliquez sur Mise a jour de la liste des actions 0 L action li e l eDocument export apparait sur la liste hors ligne D SOO NOME 139 APPEL eDocumentation Archiver une action Ecran de connexion gt Application eTools offline Cette fonction montre l cran principal de l application offline a PS Archiver une action 1 Dans la liste des actions cliquez sur l ic ne Archiver l action 2 Le projet disparait de la liste des actions mais est toujours sur votre ordinateur Les projets archiv s sont dans le r pertoire Archive repository sur votre ordinateur o l application eTools offline est plac e Remettre un projet archiv dans la liste des actions 1 Allez sur votre ordinateur l emplacement de l application eTools offline 2 Allez dans le r pertoire Archive repository gt Partner 3 S lectionnez le projet souhait et faites un copier ou couper du fichier xml 4 Allez dans le r pertoire Project repository gt Partner et collez y le fichier xml copi 9 Astuces Les projets archiv s sont plac s dan
195. waitserver html n affiche pas l cran d accueil Ce probl me se produit souvent dans des configurations s curis es o localhost n est pas d finis comme tant la machine locale Dans ce cas utilisez l URL suivant http 127 0 0 1 8080 waitserver html 131 APPEL eDocumentation a Cliquez sur la fl che c t eSingleForm offline module pour aller l cran pr c dent Maintenez la fen tre ECHO working offline ouverte pendant que vous travaillez sur l application hors ligne Si vous fermez cette fen tre les donn es ne sont pas sauvegard es dans le r pertoire m me si l application est toujours fonctionnelle Cette fen tre doit rester ouverte pendant toute la dur e d utilisation de l application 132 APPEL eDocumentation Nom et mot de passe Ecran de connexion gt Application eTools offline L cran de connexion de l application eTools offline apparait a Options de la page de connexion 1 2 3 Champ nom d utilisateur username Champ mot de passe password Fonction de connexion login Introduisez votre nom d utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur connexion login ou sur la touche Enter Fonction de Modification du mot de passe change password Cliquez sur Modification du mot de passe change password pour modifier votre mot de passe Fonction de cr ation d un nouveau compte create new account Cliquez sur cr er un nou

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