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un problème de formation professionnelle continue

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1. 2 2 3 Si vous comptiez surtout sur la formation technique donn e par ces actions externes en avez vous t satisfait 2 2 4 AVEZ VOUS valu le co t de ces actions Pouvez vous pr ciser quelg r sultats vous arrivez 2 3 Bilan 2 3 1 Pouvez vous valuer le rapport entre co ts de formation tout compris et co t global de l informatisation d e la Biblioth que co ts de formation compris 2 3 2 Si vous aviez conseiller une quipe de coll gues d si reux d informatiser leur Biblioth que comment d finiriez vous pour eux les conditions d une pr paration psychologi que efficace du personnel l informatisation 2 3 3 Par mpport cet objectif d une pr paration efficace avez vous le sentiment avec le recul dont vous disposez aujour d hui d avoifVd s erreurs Lesquelles A0F QUESTIONNAIRE 3 me partie Quelles sont les personnes qui ont suivi une ou plusieurs action s de formation l utilisation de l informatique orga nis e s par une ou plusieurs institution s publique ou priv e s autre s que la Biblioth que elle m me pour se pr parer travailler avec le syst me actuel Pour chacune d entre elles pourriez vous donner quelques indications f Fonction Date et dur e Bujet Institution r Nom ventuel de l action organisatrice lement Ces actions ont elles t suivies par les agents au tigre de la formation continue 7
2. GERER L INFORMATISATION II Premier stade l Analyse Faire une analyse pr visionnelle du r le que l on entend donner la Biblioth que par rapport son environnement proche mais aussi lointain r seau coop ration Expliquer au Personnel les d marches suivies L associer aux diff rentg choix Assimiler les principes de base de 1a gestion informatique Tenir compte des demandes Souder l quipe autour du projet D terminer tr s pr cis ment les r sultats biblioth conomiques 4 recherch s Analyser l organisation du travail pratiqu e dans la Biblioth que D terminer les changements qu on veut ventuellement y apporter Faire l analyse des fonctions informatiser Prendre en compte les implications qu engage le choix d un syst me informatiaue au point de vue organisationnel Contr ler la coh rence des diff rents choix retenus Avant projet cahier des charges 53 GERER L INFORMATISATION III Deuxi me stade La D cision informatique Recourir un organisme de formation initiation l informatique Dialogue avec informaticiens ind pendants des fournisseurs ventuellement Maitriser un vocabulaire informatique et technique de base Ma triser l tude des co ts Etudier les syst mes en service dans d autres biblioth ques Dialoguer avec les fournisseurs Etude
3. ov 12 H 00 Visite de la salle de l ordinateur de la Mairie de Conflans 14 H 00 17 H 00 Visite et Analyse de 2 bibliothe FEVRIER ques automatis es CONFLANS STE HONORINE CERGY PONTOISE en 2 groupe D part pour AMIENS CONFLANS STE HONORINE Historique de l automatisation des biblioth ques et avenir Antony Travail en deux groupes sur les visites de mardi MERCREDI 0 2 2 2 Pr sentation des diff rents syst mes actuels Grenoble Cherbourg Nantes FEVRIER A partit de 16 H Monsieur PICKERING pr sentation Butineur d informations 9 H 00 La probl matique d laboration du JEUDI projet travaux en 2 groupes L action de la Direction du Livre en mati re d Automatisation 03 FEVRIER Visite de la B M d Amiens 9 H 00 10H 30 Incidences de l Automatisation VENDREDI sur les personnels sur les moyens 04 Les modifications dans la r6parti tion des t ches et des responsabili t s FEVRIER 10H 30 12H 30 Exp riences des blioth ques de Comit d Entreprise et coop ration EC entre les Biblioth ques 14 H 00 ay 15 H 00 Bilan Evaluation et suites du dnd Animation du stage Mme GLAUMAUD Directrice Biblioth que de Conflans SeHnorm zis M PLACIARD Animateur Formateur CFPC Picardie 78 APPENDICE II L ACTIVITE DU BUREAU DES ETUDES ET ACTIONS COMMUNES DE LA D L L 79 II L A
4. un meilleur service public Le r seau Quatre Biblioth ques distance maximum entre deux points de deeserte 20 kms dont une centrale la plus grande 3 800 m2 achev e en 1982 et congue comme le pivot du r seau C est la Biblio th que de B Le syst me Un r seau de postes assurant l enregistrement des transac tions de pr t dans les Biblioth ques Les terminaux sont reli s A un mini ordinateur g r par les Biblioth caires eux m mes Ces conditions r unies temps r el r seau maitrise autonome de l outil informatique permettent tout moment aux Biblioth caires de cataloguer les documents de consulter les fichiers de r server d effectuer les pr ts d tablir des Statistiques sur les besoins du public etc Le mat riel MATRA INFORMATIQUE Unit centrale 6 000 256 KO Disque 2 x 60 MO cccccccccccccsccecsces 1 Multiporte 8 voies T HR Terminaux 8 200 ccccccccccccccccccccane 28 Imprimante 200 L M cccccccscccesceccccce 1 Stylos optiques Vedi epi 13 Multiplexeurs cccccccscscccccsccsscces 10 Modems o060 026 6 02400220606090694209590502580 99 8 31 Les fonctions assur es par le syst me catalogage toutes les donn es saisies tant des cl s pour l interrogation dans la recherche documentaire constitution d un fichier mati re d pouillement des p riodiques acc s aux r f rences par le fichier mati re r
5. quipement informatique Un changement de syst me est il intervenu depuis A quelle date Pouvez vous d crire tr s sommairement le syst me actuel lement utilis 1 2 4 1 Mat riel 1 2 4 2 Localisation des machines 1 2 4 3 Nom du logiciel 1 2 4 4 Fourni par 1 2 4 5 Fonctions assur es par le syst me Pourriez vous fournir un organigramme rep rant les parsonnes qui ont un contact direct avec le mat riel informatique A02 2 2 QUESTIONNAIRE 2 me PARTIE 2 8 A quelle date faites vous remonter le d but de la politique de pr paration du personnel l informatisation de la ges tion de votre Biblioth que en comprenant ici le mot fpr paration sous la forme la plus large B Dans le libell des questions suivantes on trouvera les expressions aspects internes et aspects externes de la politique de formation Cette distinction un peu arbitraire a pour but de regrouper sous la rubrique aspects internes l en semble des actions de sensibilisation de pr paration et de for mation con ues t g r es par la Biblioth que elle m me sous la rubrique aspects externes toutes les actions de sensibilisation et de formation organis es pour lesquelles la biblioth que a fait appel une institution ext rieure sp cialis e publique ou priv e Cf Questionnaire 3 me partie 2 1 Aspects internes de la politique de formation 2 1
6. 1983 Le Directeur des Biblioth ques des Mus es et de l Information Scientifique et Technique Madame l Administrateur de la Biblioth que Nationale et Universitaire de STRASBOURG Mesdames et Messieurs les Directeurs des Biblioth ques Universitaires et Interuniver sitaires de Mesdames et Messieurs les Pr sidents d Universit de Mesdames et Messieurs les Recteurs d Acad mie Mesdames et Messieurs les Directeurs des Biblioth ques des Grands Etablissements Litt raires et Scientifiques de Mesdames et Messieurs les Directeurs de ces Grands Etablissements OBJET Formation Continue Stages 1983 Je vous prie de trouver ci joint le catalogue des nouveaux stages organis s en 1983 dans le cadre de la formation professionnelle continue des personnels de biblioth ques et destin s essentiellement aux cat gories B C et D N Le Directeur des Biblioth ques des Mus es et de l Information Scientifique et Technique val Denis VARLOOT 3 56 goutr vaid Pasteur 75015 PARIS 93 4 INFORMATISATION DES BIBLIOTH QUES PERSONNEL INTERESSE cat gories A et B CONTENU Initiation th orique l informatique et application aux principales fonctions d une biblioth que Transfor mation des t ches li e 4 l informatisation DUREE 5 jours LIEU DBMIST avec visites l ext rieur DATE 28 ou 38 trimestre 1983 NOMBRE DE STAGIAIRES 15 personnes PERSO
7. Scientifique et Technique 1982 FRANCE Livre et Lecture Direction L automatisation des Biblioth ques Publiques Paris Direction du Livre et de la Lecture 1982 Dossier multigraphi GALLIGANI Fran ois Le D roulement d une action de formation Paris Editions d organisation 1981 GUYOMAR M Vocabulaire de base de L Informatique Amiens C F P C 1981 Brochure polycopi e LAWRENCE Paul R How to deal with resistance to change In Harvard Business Review on Management 1975 p 935 LE LOARER Pierre Informatique et Biblioth caires quelques f flexions In Bulletin des Biblioth ques de France t 27 n 9 10 1982 p 539 543 MALINCONICO S Michael Heating the Resistance In Library Journal jan 15 1983 p 111 113 MALINCONICO S Michael Listening to the Resistance In Library Journal feb 15 1983 p 353 355 MARCHIZET Marie No lle POUILLIAS Marie Th r se La Formation continue au Service des Biblioth ques de 1976 1980 In Bulletin des Biblioth ques de France t 26 n 11 1981 p 591 614 16 17 18 19 96 MERIGOT Lydia La Formation aux nouvelles techniques d infor mation dans Les Biblioth ques actions du Minist re de L Education Nationale In Documentaliste vol 19 n 4 5 1982 p 159 161 num ro sp cialsur la Formation Documentaire NADLFR David A TUSHMAN Michael L
8. au syst me MEDICIS serait mis la disposition d une autre B U recevant le m me syst me pour y animer la formation S il est vrai que la r ussite d 1 informatisation des Biblioth ques se jouera sur les capacit s de formation elle se jouera aussi sur le dynamisme des Biblioth caires Et c est sans doute ce qui manque le moins au cours de cette recherche nous avons rencontre 66 chez tous nos interlocuteurs engag s dans des projets informatiques ou dans l animation d actions de formation une tr s grande motivation une claire conscience des enjeux de l informatisation et un enthousiasme communicatif APPENDICES Activit s de formation continue sure th me Bibliotheque et ibf rmaslsation 68 Il va de soi que les voies de la formation professionnelle permanente si l on prend l expression au sens large sont multiples et diverses Le Biblioth caire fait feu de tout bois toute une activit essentielle d auto formation repose sur la lecture de la presse profes sionnelle sur les conversations avec d autres coll gues D autre part les fili res de formation continue l informatique sont nombreuses formations universitaires stages priv s stages des GRETA 26 du C F P C clubs d informatique etc Tout un travail de recen sement des ressources existantes r gion par r gion est accomplir Il faudra prendre en compte pour cela la diversit des contenus et des niveaux
9. de tout effacer en faisant une fausse manoeuvre au terminal cet attachement au papier et ce malaise devant les nouveaux supports magn tiques de l information pergus en quelque sorte comme impalpables et de ce fait peu fiables a t galement observ par Jean Louis LEONHARDT qui a beaucoup travaill avec des Biblioth caires et des Documentalistes Pour lui il existe un probl me de relation du BibLioth caine avec o papier un comportement sp cifique d attachement au papier que on rencontre d ailleurs tout autant chez Le Chercheur C ost b que peut se manifester un certain blocage vis vis de L informatique au niveau de La confiance qu on a du mal faire de nouveaux supports do L information Si on ne peut plus prendre en main ces supports on a peur que L information se perde Une des t ches du Directeur de Biblioth que Municipale qui s engage dans un programme d informatisation sera donc de convaincre les lus locaux de l importance d investir dans la formation l informatique du Personnel de la Biblioth que IL devra montrer que cette formation conditionne la possibilit pour celle ci de maintenir un haut niveau de performances comme service public en s adaptant souplement l volution technologique future Madame la Directrice de la B M d A Entretien cit plus haut 28 II L INFORMATIQUE DANS UNE BIBLIOTHEQUE NOUVELLE A B eS a Andr C est le projet qui doi
10. pr sent es par S Michael Malinconico 24 nous pensons simplement que leur connaissance peut tre utile pour appuyer une d marche o l intuition et le pragmatisme devront de toute fagon jouer un r l essentiel En effet au del de toutes les th ories la r sistance au changement est un fait et la sous estimation du facteur humain dans les processus d informatisation en est un autre trop fr quent Et les deux sont souvent li es Ainsi si l on constate que les r alisations originales en mati re d informatisation des Biblioth ques publiques sont souvent le fait d une concertation entre Biblioth caires Informaticiens et Elus locaux certaines Biblioth ques au contraire se sont vues imposer par leur autorit de tutelle un syst me informatis sans consultation ni pr paration Un de nos correspondants Directeur de B M nous fait 24 Signalons aussi ce propos une tude de Shoshanah ZUBOFF sur les aspects psychologiques et organisationnels du travail informati ZUBOFF Shoshanah New Worlds of Computer Mediated Work In Harvard Business Review on Management sept oct 1982 p 142 52 62 ce sujet un r cit difiant Embauch avec les autres membres du Personnel pour faire d marrer une Biblioth que toute neuve il commence par constater l utilisation existante du mat riel informatique Malgr des demandes r it r es l Administration communale refuse d envoyer le Per sonnel en
11. que il avait d ailleurs t demand Qu il n ait pas t indispensable au d marrage du syst me informatis les faits le montrent Du coup il reste d finir l utilit d une formation organis e de tout le Personnel aux principes de base de l informatique La r ponse est simple une telle formation aide d mystifier l infor matique elle permet chacun de comprendre ce qui se passe dans les machines elle remet aux yeux de tous l outil sa v ritable place d outil En ce sens elle est rassurante et valorisante Aidant dominer le nouvel outil de travail elle aide du m me coup chacun s int grer dans la nouvelle organisation Autre avantage de cet e formation elle aide le Personnel r pondre aux questions des lecteurs pour qui l informatique reste la plus souvent un domaine myst rieux et m me inqui tant Il est important que les lecteurs aussi se sentent en confiance vis vis de cet outillage informatique qu ils voient fonc tionner la Biblioth que et qu ils en comprennent l utilit Les r actions du public sont de m fiance que quefois amus e ou ironique crit la Directrice de la B M d A ou bien d un exc s de confiance aveugle ce qui peut aboutir au m me r sultat Toutes ces r actions doivent provoquer un gros effort d explications de Za part du Personnel cela renvoie directement La formation de ce m me Personnel 25 4 Conclusions Si le d marrage d u
12. sent s dans cet appendice Il s agit des Stages de la Fili re de formation aux Techniques Modernes de Gestion responsable M DURIAUD C F P C National 76 C F P C PICARDIE Groupe de travai et d animation des stages Biblioth que et Informatique en 1981 82 Monsieur FAURE Conservateur Biblioth que Intercommunale de FOS Madame FROISSART Biblioth caire Biblioth que Municipale d ANTONY Madame GLAUMAUD Biblioth caire Biblioth que Municipale de CONFLANS SAINTE HONORINE Monsieur GUITARD Conservateur Biblioth que Municipale de GRENOBLE Monsieur GUYOMAR Directeur du Service du Traitement de l Information de la ville d AMIENS Monsieur PLACIARD Animateur Formateur du C F P C de Picardie Monsieur ROLLING Conservateur Biblioth que Municipale de STRASBOURG Mademoiselle TOURNOER Conservatrice Biblioth que Municipale d AMIENS Monsieur WILLM Informaticien de la Communaut Urbaine de STRASBOURG C est un groupe ouvert qui doit s enrichir des exp riences et des comp tences d autres praticiens communaux Informaticiens ou Biblioth caires dans le domaine de l Informatique appliqu e aux Biblioth ques 77 PROJET DE PROGRAMME DU STAGE BIBLIOTHEQUE ET INFORMATIQUE DU ler AU 04 FEVRIER 83 A AMIENS e 9H 30 10H 00 Pr sentation du stage et tour de table 10H 00 11 H 00 Rappel du vocabulaire de base in formatique utile aux biblioth ques 11 H 00
13. t s par l exploitation d une documentation diffus e par la D B M I S T ou parue dans la presse professionnelle 19 I L INFORMATISATION DE LA BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE D A dans des conditions difficiles le succ s d une aui e sans des conditions difficiles le succ s quip soud e et d une Directrice dynamique 1 Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informatis La B M d A fonctionne avec un syst me de gestion informatis depuis juin 1981 Cette informatisation a accompagn l installation de la Biblioth que dans de nouveaux locaux elle avait d ailleurs t pr vue dans la perspective de ce transfert d s 1979 Le Logiciel utilis est le logiciel Brigitte du G CAM modifi pour tenir compte d un cahier des charges labor avec des informaticiens locaux partir d un projet initial tabli dans les grandes lignes par l ensemble du personnel Le mat riel permet de travailler en temps r el Un ordina teur eentral situ la Mairie est reli aux trois terminaux install s dans la Biblioth que Chaque terminal est compos d un cran d un clavier et d un stylo optique pour la lecture des codes barres Les deux premiers terminaux l un en section Jeunes l autre en Section Adultes assurent l enregistrement des retours dans chacune de ces sections Le troisi me install dans le hall central enregistre les sorties de toutes les sections Le syst me assure
14. un groupe d ja bien habitu travailler ensemble Ses caract ristiques particuli res le dynamisme exceptionnel de son leader la Directrice ont certainement jou un r le d terminant dans le succ s du processus d appropriation Nous avons l en effet un groupe tr s soud anim d un tr s fort esprit d quipe et partageant un id al commun celui du service public Les contraintes tr s lourdes impos es par le transfert de la Biblioth que n ont fait que renforcer la coh sion du groupe et son dynamisme Chacun ici se sent troitement concern par le devenir de la Biblio th que chacun exprime ses pr occupations et le consensus n est pas un vain mot Par dessus tout nous crit la Directri e de la B M d A nous voulions que a Biblioth que fonctionne bien parce qu elle est notre outil de travail et un service public peut tre cela nous a t il amen s accepter des conditions inacceptables au regard de L ext nieur Ouverte au changement dans la perspective d am liorer le service public l quipe de la B M d A se place d lib r ment dans une dynamique de d passement permanent Dans cette optique l tat actuel du syst me de gestion informatis n est per u que comme une tape non comme un aboutissement St nous avons parfois une attitude relativement critique vis a vis de L outil informatique nous crit la Directrice c est dans fa perspective d en am liorer Les performances d en accro tre
15. 1 Dans le cas d une politique de formation interne un des membres du personnel a t il jou un r le primordial dans la diffusion de cette formation Si oui comment et pourquoi ce r le lui a t il t confi Si non pr ciser sous quelle forme a t organis e la formation interne 2 1 2 En cas de r ponse positive 2 1 1 cette ce responsable a t il labor un plan de formation du personnel Ce plan peut il tre consult 2 1 3 Ce cette responsable a t il en m me temps jou un r le de formateur pour les autres personnes de l quipe 2 1 4 Si oui comment s est il form ce r le de formateur par autodidaxie en suivant une des action s de formation eaternes ENCERCLEZ autres moyens 3 405 2 1 5 La Z le responsable dans la conception du plan de for mation a t il elle pris en compte d ventuelles diffi cult s psychologiques craintes refus blocages li es au changement dans le mode de travail apport par l infor matisation l 2 1 5 1 Ces difficult s sont elles apparues a priori avant l implantation effective de l informatique dans la Biblioth que Si oui sous quelle forme 2 1 5 2 Du bien ces difficult s ont elles t simplement pr vues comme une ventualit par le la responsable de formation Si oui partir de quelq l ments observations docu ments relatant d autres exp riences 2 1 5 3 Ou bien ces difficult s sont elles appar
16. A ne concerne qu une partie infime du personnel alors que l informatisation de la gestion touchera tout le monde Mais il tait important pour une bonne int gration du syst me dans la Biblioth que de trouver au sein de celle ci une personne d j rompue la d marche informatique et famili re de la manipulation des terminaux Madame R my qui joignait ces comp tences une solide exp rience dans le domaine de la formation la R D A tait toute d sign e pour remplir le r le d interm diaire entre le Bureau de l Informatisation des Biblioth ques D B M I S T fournisseur du syst me et le Personnel de la B U d Orsay Nous verrons plus loin toute l importance de ce r le b Le Syst me MEDICIS Rappelons bri vement dans quel esprit la D B M I S T lanc l op ration d informatisation des B U C est un projet qui remonte l poque de la D I S T En septembre 1981 M Varloot alors Directeur de la D I S T d clarait 39 ue Plusieurs operations vont tre Lanc es en 1982 Les premi res porteront sur L informatisation complete des fonctions d une Biblioth que et mettront en oeuvre Les outils Les plus performants de L informatique Capables de g ner en temps r el et distance des fichiers complexes de tr s gros volumes elles Mof riiont un service int gr incluant notamment l acquisition des ouvrages Le catalogage fa consul tation en Ligne de catalogue et Le
17. A congruence model for dia gnosing organizational behavior In NADLER TUSHMAN HATVANY Approaches to managing organizational behavior models readings and cases Little 1981 VARLOOT Denis Comment nous allons aider les B U At inhor matiser In Livres Hebdo 45 1981 p 90 91 ZUBOFF Shoshanah New Worlds of Computer mediated Work In Harvard Business Review on Management sept oct 1982 p 142 52 Ont t galement consult es des brochures produites par plusieurs Biblioth ques Municipales retragant leur exp rience d informatisation ou d crivant le syst me qu elles utilisent Amiens Cherbourg Conflans Sainte Honorine Grenoble Lyon Myramas Strasbourg ABREVIATIONS A E N S B D B M I S T DICA DIST D L L E N S B GRETA IRPEACS I S T URFIST 98 Association des Biblioth caires Frangais Association des Documentalistes et Biblioth caires Sp cialis s Association des anciens l ves de 1 Ecole Nationale Sup rieure des Biblioth ques Biblioth aue Municipale Biblioth que Universitaire Centre de Formation des Personnels Communaux Direction des Biblioth ques des Mus es et de l Information Scientifique et Technique Division de la Coop ration et de l Automatisation 1976 1978 Direction de l Information Scientifique et Technique 1981 1982 Direction du Livre et de la Lecture Ecole Nationale Sup rieure des Biblioth
18. D B M I S T d une part la D L L et le C F P C d autre part sur ce terrain de la formation pour l informatisation des Biblioth ques Voir pages suivantes trois exemples de programmes de Stages Mov MMC MC M a JOURS 9 H 00 12 H O 14 H 00 17 H 00 INTERVENANTS ET LIEUX LUNDI 9 H 10 H Installation des stagiaires Introduction au raisonnement informatique C GUITART Directeur de la 110 H 11 H Pr sentation du stage et introduc Organigramme Lecture Grenoble tzon Consid rations sur l automatisation GUITART Programme pr sentation d un langage simple Mr LAVALLEE Informaticien 41 H 12 H Tour de table chaque participant LAVALLEE pr sente sa biblioth que et le projet ventuel I d automat isation GUITART OCCAJ MARD J iM thodologie Ma trise de la r alisation et de Utilisation d un micro ordinateur Goupil Mr LAVALLEE la mise en place Les phases d analyse et de la Diff rentes applications ASTRIEUD CHEVALLIER R ASTRIEUD Discoth caire mise en route Les cons quences du d veloppement Visite de la Biblioth que Grand Place C CHEVALLIER Correspondant d une application sur les conditions et l orga CHEVALLIER Informatique Inisation du travail Notion d ergonomie des MATIN OCCAJ postes de travail LAVALL E APRES MIDI Bibl Gd Place SOIR 20 h repas offert MER
19. Nombre de par Biblioth ques Type de stagiaires repr sent es Biblioth que stagiaires 11 1981 3 1982 10 1982 2 1983 TOTAL l ments non parvenus Remarques La provenance g ographique des stagiaires est tr s dispers e Sur les deux premiers stages pr s de vingt d partements sont repr sent s a3 3 Progression ee amn Se a en m ee os me Nombre de Stages min 1981 1982 1983 pr visions Nombre de stagiaires N 1981 1982 1983 pr visions La D l gation R gionale de Picardie a mis au point en concertation avec des Informaticiens et des Directeurs de Biblioth ques informatis es ou en cours d informatisation une formule de Stage originale On est parti de l id e que c est Le plus souvent travers un travail d quipe bien compris ontre ces deux partenaires Directeurs de Biblioth ques et Ingforamaticiens et Les lus que se sont mis en pface des r alisations originales d automtisation 32 De l la composition du Groupe de travail et d Animation des stages voir page 76 32 C F P C Picardie D l gation r gionale Biblioth que et Informa tique stages Amiens C F P C 1982 74 De l une formule de Stage qui accorde une large place la pr sentation des r alisations concr tes de plusieurs Biblioth ques Cette pr sentation est assur e dans chaque Stage par trois m thodes associ es v
20. Orsay il faut bien reconna tre que la d cision d informatiser le choix du logiciel et du mat riel sont venus d en haut de la D B M I S T Le risque tait d s lors que l informatique soit per ue comme parachut e dans la Biblioth que Nous allons voir quelles pr cautions ont t prises pour r soudre ces difficult s Les donn es pr sent es dans ce chapitre viennent pour l essentiel d entretiens avec Dani le REMY Conservateur la B U d Orsay Gis le BURDA et Jean Louis PAILHES Conservateurs la D B M I S T Bureau de l Informatisation des Biblioth ques 36 1 Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informatis La B U du Campus Scientifique d Orsay en service depuis le d but des ann es soixante a jou un r le pilote dans le domaine de la Recherche Documentaire Automatis e R D A Une cinquantaine de conservateurs y sont venus en stage d application sur terminal depuis l poque de la D I C A 1976 1978 Mais la B U d Orsay assure toujours une fonction de formation la R D A non seulement en direction des tudiants et des chercheurs mais aussi de futurs biblio th caires et de futurs chartistes L informatique n est donc pas un fait nouveau Orsay Certes il existe une grande diff rence entre l utilisation de l infor matique pour la R D A et son emploi pour la gestion d une Biblioth que Il faut bien voir en particulier que la R D
21. cident de son utilisation d tiennent cette responsabilit Le passage d une gestion manuelle une gestion informatis e donne simplement l occasion de r fl chir l organisation du travail et ventuellement de la red finir Cet effort d analyse i ee RNC NE 9 Op cit p 13 29 pr alable permettra d assurer la meilleure ad quation possible entre les choix informatiques effectu s et le sch ma organisationnel retenu Par contre une analyse insuffisante des fonctions informatiser aboutira des choix informatiques g n rateurs de mutations organisa tionnelles impr vues qui pourront tre mal v cues Dans te cas de la Biblioth que de B Biblioth que enti rement nouvelle cr e de toutes pi ces un projet labor s ap puyant sur l informatique et incluant un sch ma original d organisation d centralis e du travail a d termin 1a r alisation de l tablissement Gr ce un contexte local favorable l laboration de ce projet a pu tre men e d s l origine par l actuel Directeur de la Biblioth que et tous les aspects de sa r alisation ont t subordonn s aux choix d finis par le projet architecture des batiments configuration du syst me informatis et point essentiel recrutement du personnel embauch dans la perspective bien d finie d un travail non h rarchique et d une d centralisation des responsabilit s l Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informa
22. comp tent on L utilise en d pit du bon sens au pire comme machine crire 1 5 Mais sans aller jusqu ce cas extr me une informatisation bien men e au niveau de l analyse fonctionnelle et du choix des mat riels peut tr s bien donner des r sultats d cevants si le facteur humain a t Sous estim Une informatisation de Biblioth que crit en substance P LE LOARER c est 20 de technique 80 de psychologie 6 A 5 BERTHET Charles MERCOUROFF Wladimir La Gestion informatique Paris P U F 1977 Que sais je 1471 6 LE LOARER Pierre Informatique et Biblioth caires quelques neflexions In Bulletin des Biblioth ques de France t 27 n 9 10 1982 p 539 543 14 L introduction de l informatique dans une organisation suscite souvent des r actions affectives parfois violentes Dans les deux sens d ailleurs confiance aveugle dans 1 ordinateur ou au contraire crainte mais non pas tant crainte de l outil Saurais je le maitriser Est ce que je ne vais pas tout effacer que des changements qu il va apporter dans le travail et plus sp cialement dans l organisation des rapports interpersonnels au sein de l entreprise ou de l organisme La r sistance au changement serait davantage pour certains chercheurs une r sistance l aspect social de ce changement qu son aspect technique Ainsi selon Paul LAWRENCE Harvar
23. de public vis s afin que chacun puisse trouver la solution correspondant son probl me particulier de formation Nous ne ferons ici qu un bref tour d horizon des activit s dans e domaine qui nous int resse de trois organismes qui ont la particularit d avoir mis sur pied des actions de formation sp cialement conques pour des Biblioth caires engag s ou souhaitant s engager dans un projet d informatisation Il nous semble logique de commencer cette pr sentation par le C F P C qui fut le premier organiser des Stages de ce type 26 GRETA Groupements d tablissements pour la formation continue Environ 400 groupements qui rassemblent des tablissements du Minist re de l Education Nationale a APPENDICE I L activit du C F P C sun ne do E E Y 70 I L ACTIVITE DU C F P C Organisme public le Centre de Formation des Personnels Communaux organise des stages dans des domaines tr s divers au profit des agents des communes et de leurs tablissements publics Un Centre National 27 coordonne les activit s des D l gations R gionales et D partementales Jusqu ici les actions de formation l informatique sp cifiquement destin es aux Biblioth caires ont t le fait d une D l gation R gionale celle de Picardie 28 sous l impulsion de Jean Claude PLACIARD animateur formateur qui est en quelque sorte l inventeur de ce type de st
24. en tester la validit Le talent p dagogique s apprend il dans le cadre d une formation continue Probablement non mais du moins est il possible un animateur de formation de mettre l accent sur la n cessit de cet effort d explication Par ailleurs il para t tout fait souhaitable de fournir au Biblioth caire des notions de base en sociologie du travail et en psychologie appliqu e qui lui donneraient un cadre intellectuel utile au d cryptage et la pr vention des blocages plus ou moins latents qui peuvent se produire chez le Personnel vis vis de l informatisation Rappelons que le ph nom ne de la r sistance au changement analys par plusieurs chercheurs appara t couramment dans tous les secteurs professionnels touch s par une mutation technologique et qu il RENTEN SONNEN RT HP 20 Rappelons au passage l existence de dispositifs l gislatifs et r glementaires concernant le droit des salari s l information et la consultation sur ces questions Dans les entreprises ce sont les Comit s d Entreprises qui jouent ce r le d i formation et de consultation sur toutes les questions d organisation des services Dans l administration publique ce sont les Comit s Techniques Paritaires avec des attributions un peu moins tendues Voir sur ce sujet le rapport confi l Union Conf d rale des ing nieurs et cadres C F D T par la Commission des Communaut s Europ ennes Les Droits de
25. la gestion du fichier lecteurs du fichier documents du pr t des documents avec les t ches correspondantes rappels et r servations Il permet l tablissement de statistiques Chaque lecteur regoit une carte plastifi e munie d une tiquette codes barres portant son num ro d identifiant Les proc dures de pr t utilisent la lecture par stylo optique des tiquettes de livres et des cartes de lecteurs Les anomalies concernant lecteurs et documents 20 Sont signal es par l affichage d un message sur l cran D autre part l enregistrement des documents permet une recherche documentaire par identifiant par auteur par titre et par cote pour chacun des fonds Mais cette possibilit reste pour l instant peu exploit e faute d un terminal suppl mentaire qui pourrait y tre consacr 1979 1979 80 fin 1980 ler semestre 1981 avril 1981 juin 1981 a La chronologie de l informatisation L id e d informatiser le pr t est lanc e Elaboration d un projet original d informatisation Sur la base du syst me PLESSEY Deux ans de travail en collaboration avec des ing nieurs informaticiens d une entreprise locale La Mairie impose le logiciel BRIGITTE du G CAM et impose un d lai tr s court pour l ensemble des op ra tions de transfert et d informatisation D m nagement de la Biblioth que dans ses nouveaux locaux parall lement quipement des collections pour le pr t inf
26. m uU DIPLOME SUPERIFUR DE BIBLIOTHECAIRE MEMOIRE DE FIN D ETUDES Bernard DANIEL MAITRISER L INFORMATISATION DES BIBLIOTHEQUES UN PROBLEME DE FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE Directeur de M moire Monsieur J L TAFFARELLI 4263 AA Ann e 1983 19 me PROMOTION ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DES BIBLIOTHEQUES 17 21 boulevard du 1l Novembre 1918 69100 VILLEURBANNE DANIEL Bernard Maitriser l informatisation des Biblioth ques un probl me de formation profession nelle continue m moire pr sent par Bernard DANIEL ss la dir de M Taffarelli Villeurbanne E N S B 1983 107 f 30 cm Bibliogr Biblioth que informatisation Biblioth caire formation professionnelle Biblioth caire formation professionnelle Biblioth que informatisation TAFFARELLI Jean Louis Dir A travers l tude de quatre exp riences d informati sation de Biblioth ques une approche des objectifs qui pourraient tre ceux d une formation des Biblioth caires orient e vers la ma trise des diff rents aspects du processus d informatisation dans le cadre de la formation professionnelle continue REMERCIEMENTS Nous tenons remercier ici tr s vivement tous ceux qui dans les diff rents Organismes et Bibl oth ques aupr s desquels nous avons r alis notre enqu te nous ont accord leur confiance et ont bien voulu prendre le temps de r pondre
27. me ALS JEUDI El ment d un cahier des charges Quels besoins P FAURE 2 DEC Quelles priorit s Quelles solutions R GUEDON VENDREDI L action de la Direction du Livre en mati re P SANZ Direction 3 DEC d automatisation r alisation et projets du Livre P SANZ Renseignements pratiques Date du stage 29 11 82 AU 03 12 82 Lieu du stage BIBLIOTHEQUE FUBLIQUE INTERCOMMUNALE Avenue de la R publique 13140 MIRAMAS i TEL 16 90 58 53 53 BIBLIOTHEQUE DU C E C 13800 ISTRES TEL 16 42 56 91 07 H bergement MAISON FAMILIALE DE VACANCES Centre Educatif et Culturel 13800 ISTRES et repas TEL 16 42 56 04 81 Soir es r cr atives Mardi soir Spectacle Jeuci soir Repas offert per la BIBLIOTHEQUE PUBLIQUE INTERCOMMUNALE D placements entre TSTRES et MIRAMAS Organis s en fonction des horaires du stage s 8 86 Minist re de la Culture Direction du Livre et de la Lecture 27 avenue de l Op ra 75001 Paris T l 261 56 16 Service des Biblioth ques publiques D L L 7 N 82 706 Le Ministre de la Culture P J 2 a MM les Commissaires de la R pu blique Biblioth ques centrales de pr t Mmes et MM les Maires Biblioth ques municipales clas s es M l Administrateur g n ral de la Biblioth que nationale M le Directeur de la Biblioth que publique d information OBJET Formation professionnelle continue 1983 Stage automatisation des bib
28. nous n en avons pas negu IL faudrait notamment avoir des notions sur Le traitement automatis de L information savoir ce qui 4 passe en amont des terminaux bien conna tre Le mat riel et Le programme Ces deux conditions permettraient me semble t il au Personnel de mieux comprendre et donc mieux affronter Les incidents quelquefois insignifiants mais aussi plus graves qui surgissent quotidiennement Cela doit aussi faciliter Les relations avec Le Sonvice Informatique municipal ces relations doivent tre bonnes sous peine de provoquer un mauvais fonctionnement des deux services Les contraintes Les exp riences des deux services sont diff rentes chacun doit donc faire un effort pour comprendre L autre Ces relations peuvent alors d boucher sur un enrichissement mutuel de connaissances et une r elle volont de collaboration Enfin dernier obstacle qu une bonne formation doit aider franchit La reticence ventuelle d une partio du Personnel de a 27 Biblioth que ou Les inconv nients par ois non oxunut d un certain mythe de L informatique Un exemple de ce type de probl mes nous est apport par la Directrice d une autre Biblioth que Municipale r cemment informatis e elle nous parle de la peur d effacer les fichiers C est dur dit elle d abandonner e fichier papier Nous avons des collegues qui viennent en formation chez nous et qui comme nous au d but ont peur
29. on passe automatiauement une r partition d centralis e du pouvoir Ce n est qu une solution possible parmi d autres Mais si ctest cette solution qui est retenue comme la Biblio th que de B elle doit tre assortie de Ta mise en place des moyens concrets qui permettent le fonctionnement d une structure v ritablement participative r unions de travail de concertation A la Biblioth que de B des r unions d indexation ont lieu tous les mercredi et jeudi matins tous les quinze jours se tient une r union par quipes et par lieux avec la participation du Directeur chaque ann e une assembl e g n rale est organis e Dans cette Structure le Directeur a un r le essentiel de coordination II doit aussi trancher quand les limites de l autogestion apparaissent ce moment r apparait le chef de service d Int grer l initiation Notre conception du travail impLique une politique active de formation permanente Pour le Directeur de la Biblioth que de B l initiation du Personnel la d marche informatique ne semble pas avoir le m me caract re de n cessit que pour la Directrice de la Biblioth que d A IE est inutile de savoir quoi que ce soit de L ingor matique pour se servir d un syst me on line En quirze jours quand on nous a install le mat riel tout Le monde cataloguait sans probl mes Une sous biblioth caire a suivi une formation lourde au syst me un mois d liv
30. pr t L une de ces operations s appuiera vraise mb a blement sur Le syst me SIBIL utilis par La Biblio th que de Lausanne et faisant appel un gros ordina teur central Une autre s inspirera directement du syst me d velopp sur mint ordinateur L Institut Europ en de Florence Moins achev que Le pr c dent ce syst me n cessitera sans doute encore d importants d veloppements mais il repose sur une conception s duisante qui met L accent sur La coop ration entre biblioth ques gr ce une architecture en r seau tr s d centralis e 10 Ce deuxi me syst me baptis MEDICIS est celui qui avait t retenu pour Orsay Mais le calendrier initialement pr vu ne put tre respect L implantation annonc e d abord pour l automne 1982 ne peut tre r alis e qu en avril 1983 essentiellement pour des raisons logistiques Le sch ma suivant emprunt un document r alis par la D B M I S T 11 permettra de se faire une id e synth tique du Syst me MEDICIS 10 VARLOOT Denis Comment nous allons aider Les B U 4 inhor matiser In Livres Hebdo 45 1981 p 90 91 11 FRANCE Biblioth ques Mus es Information Scientifique et Technique Direction MEDICIS pr sentation g n rale des fonctions Paris D B M I S T 1982 p 3 38 PRESENTATION SYNTHETIQUE DU LOGICIEL MEDICIS Le syst me peut tre divis en 8 groupes fonctionnels int
31. ques Groupement d tablissements pour la formation continue Institut de Recherche en P dagogie de l Economie et en Audiovisuel pour la Communication dans les Sciences Sociales Information Scientifique et Technique Recherche documentaire automatis e Unit R gionale de Formation l Information Scientifique et Technique 99 QUESTIONNAIRE ENVOYE A QUINZF BIBLIOTHEQUES MUNICIPALES RECEMMENT INFORMATISEES A00 Bernard DANIEL El ve ENSB Projet de recherche pour un m moire de fin d tudes sous la direction de M TAFFARELLI 4 La formation des personnels dans le processus d informatisation des biblioth ques fran aises r flexions sur quelques pratiques en BU et BH Pr sentation l Objectifs du projet d crire quelques aspects des moyens utilis s pour cr parer et former les personrels dans ls cas d une implantation d un syst me informatis de gestion de bibli oth3que sur un chantillon d tablissements limit ceux dont le syst me informa amp ique int gre le plus grand nombre de fonc tions 2 Moyens d investigation pr vus collecte de t moignages et de donn es rar enqu te sous deux formes questionnaires crits et interviews et dans la mesure du possible observation d actions de formation 3 Interlocuteurs vis s repr sentants des institutions orga nismes et personnes partie prenantes dans les processus de for mation continue li es l inform
32. s rapidement largir Le champ d action de L informatique sortir de La simple gestion du pr t et des collec Lions pour envisager une gestion globale de La Biblioth que incluant L informatique documentaire 57 minimum tre initi aux m thodes de planification Il devra tenir compte en planifiant le d veloppement de sa Biblioth que de l volution de la demande du Public laquelle il devra pr ter la plus grande attention 3 Connaissances th oriques et connaissances techniques en informatique Ici se place la fameuse formation l informatique Encore faut il s entendre sur le contenu de cette formule De quoi a besoin de quoi aura besoin dans ce domaine le Biblioth caire d avoir des connaissances de base sur la d marche informatique qui lui permettront ventuellement si besoin est d op rer pour lui m me la d mystification de l outil afin de le consid rer avec un regard d passionn ce n est qu un outil et d en percevoir les limites pas de magie de l ordinateur de maitriser un vocabulaire technique minimal qui facilitera le dialogue avec les informaticiens d tre capable de proc der une analyse critique des syst mes offerts sur le march Mais cette capacit d pend finalement moins de connaissances en mati re de technologie informatique que de l aptitude analyser ses besoins dont nous parlions plus haut Les BibLioth caires et Documentalistes devr
33. stage de formation l informatique Seule une rapide d mons tration de manipulation des claviers d livr e par l Informaticien de la Mairie sera effectu e Nous nous sommes entendus dire crit notre correspondant que L introduction de L informatique dans Le service ne devait pas poser plus de probl mes que Lorsqu on est pass du stylo plume au stylo bilte Sans doute ne faut il pas amp tonner si apr s plusieurs ann es de fonctionnement le syst me informatique est toujours mal accept par une partie du Personnel de cette Biblioth que w 63 CONCLUSION ES 64 Nous avons essay de mettre en vidence la multiplicit des aspects du processus d informatisation dont le Biblioth caire doit tenir compte dans l laboration et la r alisation de son projet Dans l ensemble des comp tences requises cette fin nous avons tent de montrer la part respective des diff rents types de savoirs les savoirs th oriques les savoir faire les savoir tre On retrouvera cette prise en compte de la multiplicit des aspects de l informatisation et cette distinction entre les diff rents types de savoirs dans le contenu des diverses actions de formation permanente organis es sur le th me Biblioth que et Informatique depuis 1981 par plusieurs organismes nous pr sentons ces actions en Appendice Encore leurs d buts ces actions de formation conti
34. une bibliographie tr s s lective d ouvrages d articles de revues qui vous ont particuli rement servi 2 1 11 2 1 12 2 1 13 2 1 14 2 1 15 5 A05 Sous quelle forme la diffusion de l information a t elle t assur e Attribuer une note de O 10 selon le degr d utilisation des diff rents moyens cit s MOYENS NDTES R unions Conf rences e Cours Diffusion de dossiers Diffusion d ouvrages Visites Autres pr ciser Cette formation interne a t elle vis toucher au m me degr toutes les cat gories de personnel A t elle eu recours des moyens audio visuels Lesquelg Appr ciation sur l efficacit de ces moyens Est il possible d valuer le pourcentage de temps consacr sur le temps de travail l laboration et la r alisation de cette formation interne tant d heures par semaine pendant tant de mois pour le la responsable pour les autres membres du personnel Avez vous valu le co t de cette formation Si oui pouvez vous pr ciser comment et quel r sultat vous arrivez 6 406 2 2 Aspects externes de la politigue de formation 2 2 1 Par rapport l objectif d une Pr paration psychologique des membres du ersonnel l informatidation attendiez vous quelque chose des actions de formation externes auxquelles vous avez eu recours DUI NON 2 2 2 Si oui avez vous t satis its de l apport fourni par ces actions
35. 2 29 novembre 3 d cembre 1982 16 20 mai 1983 35 FRANCE Livre et Lecture Direction L Automatisation des Biblioth ques publiques Paris D L L 1982 36 D apr s des documents internes communiqu s par Mme PALLIER 82 Dur e 5 jours Contenu l ments d informatique l ments d un cahier des charges e les incidences de l automatisation sur l organisation du travail l action de la Direction du Livre en mati re d informatisation des Biblioth ques Remarques a Pour les deux premiers stages seulement 50 des candidatures ont pu tre satisfaites b Un quatri me stage est pr vu pour le mois d octobre 1983 c Nombre de stages consacr s au th me Informatisation des Biblioth ques par rapport au nombre total de stages organis s par la D L L en 1982 2 sur 16 en 1983 2 sur 20 pr visions 2 Nombre de stagiaires par type de Biblioth ques Mao Nombre global i gecom 16 7 5 1 15 7 7 1 3 Remarques sur le contenu des stages mai 1982 d cembre 1982 De fortes similitudes avec la d marche u C F P C Recherche d un quilibre entre expos s th oriques et pr sentation de r alisations concr tes entre intervenants Biblioth caires et intervenants informaticiens 83 D Des projets Renforcer la coop ration existante entre la D L L et la
36. CREDI Pr sentation des diff rents mat riels et Evolutions technologiques et leurs cons quences x Directeur logiciels en fonction des objectifs sur les modes d organisation t l matique Direction de L Informat ique Pourquoi automatiser bureautique micro informatique ISAAC let des moyens de traitement Qrganisation et solutions informatiques isaac jde L information ISAACOCCAJ name EPET E err ne e JEUDI Vigite du projet C L A I R E et service Exp riences intercommunales d automatisation P FAURE Conservateur de la Ibureaut ique de la Ville Coop ration par l automatisation B M de Miramas amp C GUITART 1 Miramas P FAURE 10 H 30 Mairie 2 Rh ne Alpes C GUITART 14 H 00 Grand Place SOIR Spectacle offert M C VE NDAE DI iL act ion de La Direction du Livre en mati re 14 H 16 H EVALUATION P SANZ Direction du Livre Id automatisation Ce qui a t fait ce qui se fait Les projets SAN OCCAJ _ sss sss er me de mm OS SS SO m m a A PN AAAASA o Tails PRATIQUES i A f n DATES DU 24 AU 28 MAI 1982 Lieu OCCAJ URIAGE T l phone 89 11 34 REPAS d L OCCAJ suuf le mardi soir le jeudi midi et soir SOREES RECREATIVES MARDI SOIR repas offert par les Biblioth ques de Grenoble 20 Heures JEUDI SOIR Spectacle la Matso
37. CTIVITE DU BUREAU DES ETUDES ET ACTTONS COMMUNES DE LA D L L Aj Pr sentation du Bureau de la Formation professionnelle continue et de sa politique Un service de la Formation Professionnelle Continue existe la D L L depuis 1977 Il fait partie du Bureau D L 7 Etudes et Actions communes Mme Anne PALLIER Conservateur l anime elle est charg e de l organisation mat rielle et technique et de la gestion des actions de formation professionnelle continue Ces actions sont destin es au Personnel d Etat des Biblioth ques d pendant de la D L L Biblioth ques Municipales class es Biblioth ques Centrales de Pr t Biblioth que Publique d Information et Biblioth que Nationale Le Minist re de la Culture entend faire un effort important en mati re de formation continue 33 Cet effort s est d j manifest dans le domaine des Biblioth ques par un accroissement important du nombre des actions et de celui des agents touch s 1977 3 stages 45 agents touch s 1983 20 stages 400 agents touch s pr visions Cet effort devrait se poursuivre Toujours selon Pascal SANZ il existe une volont d ouvrir ces actions de formation continue gate ment des personnels non d pendants du Minist re de a Culsure 33 Actuellement 1 de la masse salariale du Minist re de la Culture est affecr la Formation Continue selon M Pascal SANZ Conservateur chef du Bureau des Etudes et Actions c
38. Informatique dans les Biblioth ques publigues les 31 janvier et ler f vrier 1983 Voir BONY Frangoise L In oxmat satkon comment a concevoir pour mieux La r ussit In Livres Hebdo 9 1983 p 89 92 10 rencontr s concordent sur ce point L expression m me de formation l informatique couramment employ e depuis peu rend d ailleurs mal compte du contenu r el de cette demande dans la mesure o elle sugg re au sens strict un apprentissage de la d marche informatique ce qui n est pas forc ment le seul but poursuivi par les demandeurs Sans doute vaut il mieux parler d une demande de formation pour l informatisation Nous avons tent dans cette tude une approche de ce que pourraient tre les objectifs fondamentaux d une telle formation en essayant de d gager de l analyse de situations concr tes d informati sation de Biblioth ques un inventaire des comp tences nouvelles que ces situations demandent aux Biblioth caires qui les vivent Autant dire que dans le cadre de cette tude nous avons surtout pens aux besoins en formation des Personnels en exercice L informatisation mutation technologique pose d abord de toute vi dence un probl me de formation continue et ceci aux termes m mes de la Loi 71 575 du 16 juillet 1971 La formation continue a pour objet de De etine L adaptation des travailleurs au changement des te ues es conditions de travail de favoriser teat prom
39. L enseignement magistral ne doit avoir dans ce cas qu une place limit e 13 Les organisateurs animateurs de formation ont choisi une situation p dagogique qui favorise au maximum la communication s La formation est en cours l heure ot nous r digeons cette tude 13 Voir sur ce point GALLIGANI Fran ois Le D roulement d une action de formation Paris Editions d organisation 1981 p 71 44 bilat rale le fe d back imm diat garantie d une ad quation optimale des r ponses du formateur aux probl mes d assimilation de l apprenant De l l effectif limit dix personnes pour le module de catalogage Deux autres principes p dagogiques ont t retenus l insistance sur 1a pratique avec beaucoup de temps accord aux exercices une d marche de va et vient permanente entre la perception globale des fonctions assur es par le syst me t l apprentissage d une fonction donn e I1 S agit de permettre chacun de recentrer chaque d tail de son activit dans le Sch ma d ensemble du syst me 3 Conclusions Quelles conclusions pouvons nous tirer de cette pr sentation des d marches de sensibilisation et de formation qui ont accompagn l implantation du syst me MEDICIS Orsay Il semble d abord tout fait essentiel qu une personne de la Biblioth que soit choisie comme interface entre celle ci et le service qui fournit le syst me I1 n est d ailleurs pas souhaitable que cette pe
40. LA D B M I S T 90 III L ACTIVITE DU BUREAU DE LA FORMATION DE LA EE PUR SON DE LA D B M I S T Dans la ligne de la politique de formation suivie par la DIST dont il a h rit la cr ation de la D B M I S T en mars 1982 le Bureau de la Formation a jusqu ici fait porter la plus grande partie de son effort en mati re de formation continue sur la formation l interrogation des Bases et Banques de donn es D apr s une tude de Marie No lle MARCHIZET et Marie Th r se PQUILLIAS 37 ce type d actions a repr sent entre 1976 et 1980 les trois cinqui mes des actions men es en formation continue Pour Lydia MERIGOT Conservateur Chef du Bureau de la Formation la D B M I S T C est 1a La consequence naturelle des implantations de terminaux effectu es dans Les Biblioth ques Universitaires d s 1976 Ce type d actions a d pallier Les insuffisances Anh xentes une formation initiale courte dont Les programmes ne permettaient pas d englober rapidement cette technique moderne de recherche de L information 38 Cette volont de promouvoir 1 I S T travers le d veloppement de la Recherche Documentaire Automatis e est aussi a l origine d un choix essentiel dans la politique de la formation de la D B M I S T la d centralisation des formations fond e sur le syst me des URFIST Unit s r gionales de formation et de promotion l information scientifique et technique qui auront sur
41. Les capacit s tithe strictement personnel L automatisation de La Biblio th que me semble particuli rement int ressante dans La mesure o c est un outil sands cesse en mouvement contrairement aux syst mes traditionnels qui sont fixes ou Limit s un syst me informatique doit volu r tr s vite sous peine de scl rose voire de totale paralysie Selon le t moignage de la Directrice de la B M d A 23 L esprit d initiative le dynamisme et la coh sion du groupe se retrouveront toutes les tapes du processus d appropriation de l outil informatique Associer toute l quipe l laboration du cahier des charges Un premier projet d informatisation a t d fini en concer tation avec l ensemble du Personnel d s 1979 Mais confier sa mise en forme une personne sp cialis e Et m me deux dans le cas pr sent la Directrice et une Sous Biblioth caire volontaire Assurer la circulation de l information Chacun doit pouvoir suivre l volution du projet au fur et mesure qu il s labore De l l importance des r unions du Personnel Pousser aussi loin que possible l analyse des fonctions informatiser Les deux Biblioth caires responsables du projet sont all es beaucoup plus loin que la simple collecte d informations et la comparaison de syst mes existants Elles les ont d cortiqu s et avaient envisag de produire un logiciel maison sur la ba
42. MEDICIS c est pour nous une premi re exp rience dont nous devrons tirer Les Le ons Intervenants Personnel concern SENSIBILISATION juillet 1982 Pr sentation Expos D B M I S T Ensemble du g n rale du Brochure pereonnel eyot se MEDICIS Initiation 1 informatique avril 1983 Service de for mation continue de l Universit 5 mai 1983 Reprise de Expos G Burda le pr sentation dialogue D B M I S T g n rale avec le D R uy B U compl ments personnel f pr sentation des postes de travail PREFORMAT ION Hanipulation Trovaux D R my du clavier pratiques FORMATION PAR 17 mai Catalogage Bref expos G Burda Groupe de dix MODULES 6 juin Transparents J L Pailh s D zonstrat D R ny au terminal Manuel utilisateur Travaux pratiques Dialogue Eneewble d personnel en deux sessions 1 Biblioth caires 2 Administratifs Ensemble di personnel personnes Annexe Sous biblioth ceires Dactylos Centrale Conser vateurB ous Biblioth caires 6 juin Comptabilit mi juillet Acquisitions Variable suivant Pr t les modules Personnel adwinis tratif Biblioth cairen agaginiers P riodiques Pr t inter reliure etc septenbre novembre AVSUO Q n 4 vi Y SIOIGSA zd NOIIVINVIANI T INVNOVdHODOV NOILVMEO4 AQ I3 NOLL
43. NNE A CONTACTER A LA DBMIST Anne Marie FERRIER poste 32 63 Il est envisag de programmer nouveau ce stage au quatri me trimestre 1983 X Stage organis en commun avec la Direction du Livre et de la Lecture du Minist re de la Culture nm BIBLIOGRAPHIE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 95 BALLE Catherine PEAUCELLE Jean Louis Le Pouvoir informatique dans l Entreprise Paris Editions d Organisation 1972 J BFCKER Joseph How to integrate and manage new technology in the Library In Special Libraries jan 1983 p 1 6 BERTHET Charles MERCOUROFF Wladimir La Gestion informatique Paris P U F 1977 Que Sais Je 1471 BONY Fran oise L Informatisation comment a concevoir pour mieux a ACUA 4A In Livres Hebdo 9 1983 p 89 92 CENTRE DE FORMATION DES PERSONNELS COMMUNAUX Picardie D l gation r gionale Biblioth que et informatique stages Amiens C F P C 1982 FRANCE Administration et fonction publique Direction G n rale Statut de la Fonction publique textes et jurisprudence Paris La Documentation frangaise 1977 T ll La formation professionnelle FRANCE Biblioth ques Mus es Information Scientifique et Technique Direction MEDICIS pr sentation g n rale des fonctions Paris Direction des Biblioth ques des Mus es et de l Information
44. RCREDI matin Visite de la B M d Evry Etude du cas d Evry apr s midi Pr sentation de TOBIAS JEUDI matin Le travail en r seau apr s midi Le logiciel de la Direction du Livre et de la Lecture VENDREDI matin Projets d informatisation de l information bibliographi que apr s midi Bilan du stage aues A RENVOYER AVANT LE 28 avril 1983 BATES 16 20 mai 1983 AU MINISTERE DE LA CULTURE FICHE D INSCRIPTION Direction du Livre et LIEU de la Lecture etestetemes EVRY 91 Service des Biblioth ques Publiques CAT Aet B 27 Avenue de 1 Op ra 75001 PARIS teeta cg A REMPLIR PAR LE CHEF D ETABLISSEMENT A REMPLIR PAR LE CANDIDAT ETABLISSEMENT AVIS SUR LA DEMANDE anew naan eee m m 4 A OC a M O28 a 9 e OS NE OSE m P m de NOM en majusculee et PRENOM du stagiaire a ORO MEME RS OSE am OS n am Ce UD UD Oe Oe BETO UP um M us UR V Ue m En e 0 oa 88 DATE D AFFECTATION AU PRIORITE DE LA DEMANDE POSTE ACTUEL DIPLOMES PROFESSIONNELS MOTIFS DE LA DEMANDE A le DE STAGE i du i am an ap Se CU AUD up GOD ar or an A S V4 e wD 4h D wu UD qn 4D CD UD UD UD db UD C UD Gm b um Am WP A 2eeae2e AVEZ VOUS PARTICIP A DES STAGES Timbre de l tablissement Signature DE FORMATION CONTINUE EN 1981 1982 PRECISEZ LEUR DATE ET LEUR CONTENU APPENDICE III L ACTIVITE DE
45. VSITIGISNSS ad SNOIIOV S3d HJIMNGONSTVO 95 47 UN ASPECT DU PROGRAMME DE FORMATION LE MODULE CATALOGAGE premi re semaine N B Le programme pr sent ici est celui qui avait t pr vu par les formateurs Dans la pratique quelques modifications ont pu y tre apport es pour l adapter aux r actions du public Mais rappelons le la formation tait en cours au moment o nous r digions cette tude Chaque s ance s tend sur une demi journ e 1 Replacement de la fonction c talogage l int rieur de l ensembie des autres fonctions A quoi correspond une transaction de catalogage dans les autres fonctions Premi re d monstration d une cr ation de notice cr ation simple 2 Synth se Questions des apprenants Suite de la pr senta tion comment cr er une notice de nature M monographie simple Exposition des principes de base qui g rent le catalogage dans MEDICIS Les contr les assur s par le syst me l Utilisation du clavier par les apprenants 2 Recentrage sur les points tudi s mercredi 1 Lien de la notice M avec les vedettes pue 2 auteurs Travaux pratiaues l Autres vedettes personnes physiques et 2 Collectivit s auteurs Travaux pratiques vendredi 1 Les notices associ es collection titres parall les Travail sur tous les liens 2 Tests d acquisition les apprenants travaillent sur terminal A l issue de cette semaine une demi journ e v
46. ages Mais le paysage est en train d voluer rapidement En ce premier semestre 1983 des stages analogues viennent d avoir lieu ou se mettent en place dans le Nord et en Bretagne Pour le second semestre 1983 1a D l gation D partementale de l Is re 29 annonce la cr ation d une formation de relais informatique dans les Biblioth ques Au niveau du C F P C national un groupe Biblioth ques et Informatique s est constitu sous la direction de M BOURBONNAUD Il regroupe des Biblioth caires Municipaux et des responsables du C F P C et entretient des relations suivies avec des repr sentants 27 C F P C 146 Bd de Grenelle 75737 PARIS Cedex 15 T 1 306 03 50 28 C F P C D l gation R gionale de Picardie 97 rue Lemerchier 80037 AMIENS Cedex T 22 95 73 44 M J Cl PLACIARD 29 C F P C D l gation D partementale de l Is re 2 place Paul Vallier 38000 GRENOBLE T 76 44 60 18 M J M THOMAS 71 de la Direction du Livre et de la Lecture Collaboration qui n exclut d ailleurs pas certaines divergences de vue Ainsi selon M DURIAUD responsable de la Fili re de Formation aux Techniques modernes de Gestion e C F P C ne partage pas avec a D L L a philosophie du Logiciel unique 30 Mais collaboration qui se traduit par l organisation de stages communs Petit historique de la naissance de la formation l informatique pour Biblioth caires
47. ar le syst me l une apr s l autre A chaque fonction correspond un module de formation Chaque module donne lieu des explications suivies d applications pratiques voir d tail du plan de formation en annexe L ensemble des modules est pr vu pour s taler sur au moins trois mois fermeture de la Biblioth que non comprise Le seul module de catalogage le pius lourd repr sente un minimum de quinze jours trois semaines d apprentissage Le public Si toutes les cat gories de personnel sont a priori concern es par le programme de formation l utilisation de MEDICIS toutes ne seront pas form es l ensemble des fonctions toutes ne suivront pas la totalit des modules Ainsi par exemple des Magasiniers seront form s au pr t des Sous biblioth caires et des Conservateurs au catalogage Mais le module de catalogage sera galement ouvert des Dactylos il s agit de donner un Personnel qui n tait pas jusqu ici affect des t ches biblioth conomiques la possibilit de choisir d en assurer pour ne pas se trouver mis l cart En effet la dactylographie des fiches est une des t ches supprim es par l ordinateur Des choix p dagogiques adapt s au public et aux objectifs En r sum il s agit ici de permettre des apprenants qui n ont pour la plupart aucune pratique des outils informatiques d acqu rir la ma trise de notions t de savoir faire pr cis qu ils devront utiliser couramment
48. atisation des biblioth ques personnels form s formateurs directeurs directrices de bi blioth ques responsables de formation au niveau des services minist riels etc 4 El ments de probl matique d terminant la conduite de l enqu te On part de l hypoth se d ventuels blocages chez les membres du persannel en rapport avec les changements dans le mode de travail apport s par l introduction des technologies nouvelles et on se propose d examiner a Le degr de prise en compte de ces risques par les res poosables de formation aux diff rents niveaux des actions de formation laboration organisation r alis ation valuation des r sultats b Les strat gies psychop dagogiques imagin es pour viter ou r gler ces blocages c Les appr ciations exprim es par les personnes form es sur l ad quation des moyens de formation leur demande L l l 1 1 2 1 2 1 1 2 2 1 2 3 1 2 4 1 2 5 AL 404 QUESTIONNAIRE l re PARTIE Nom de la Biblioth que Pr f rez vous que les r ponses ce questionnaire soient pr sent es sous forme anonyme dans le compte rendu auquel elles donneront lieu QUI NON Pr f rez vous r pondre oralement la d re partie du questionnaire ou certains points de cette ne partie Indiquez alors ci dessous qui contacter par t l phone et quel moment de la semaine de pr f rence A quelle date la biblioth que a t elle re u son premier
49. critique des produits propos s Comparaison des performances des co ts des contrats de maintenance Imposer son cahier des charges Choir du logiciel et des mat riels commande implantation Pr parer le Personnel 1 Montrer les avantages attendus de l infor matisation mais ne pas voiler le surcro t de travail pr visible dans la phase de transition R pondre aux compor tements passionnels vis vis de l outil informatique souvent latents D mystifier l informatique Rascurer Recours possible une initia tion l informatique organis e par une institution sp cialis e Justifier aupr s du Personnel des choix informatiques effectu s 54 GERER L INFORMATISATION IV Troisi me stade La Mise en route Veiller attentivement au respect de normes ergonomiques dans l installation des postes de travail Former le Personnel l utilisation du syst me formation li e de tvpe mode d emploi A organiser avec les fournisseurs Un exemple un membre du personnel suit un stage lourd chez le fabricant puis r percute ensuite les connais Sances acquises aupr s de ses coll gues Etablir des rapports de concertation avec le Service informatique local auquel la Biblioth que est rattach e Dialogue nrichissant la fois pour apprendre r gler localement une partie des probl mes de maintenance qui ne manqueront p s de se poser Z et pour
50. d Business School ce quoi les gens r sistent est habituellement non le changement technique mais le changement dans les relations humaines qui l accompagne g n ralement 7 A l oppos de ces diff rentes sources d chec voici ce que nous proposons d appeler 1 appropriation de la mutation technologique Nous d fi irons ce concept en fusionnant en quelque sorte les deux significations courantes du terme Appropriation 1 Action d approprier de rendre lores un usage une destination 2 Action de ap approprier une chose d en faire sa propri t 8 Nous appellerons donc appropriation de l outil informatique par le personnel d une Biblioth que une attitude active englobant l ensemble des d marches intellectuelles et affectives par lesquelles les diff rents agents consid r s isol ment et en groupe adaptent cet 7 LAWRENCE Paul R How to deal with resistance to change In Harvard Business Review on Manag ment 1975 p 935 8 Dictionnaire alphab tique et analogique de la langue frangaise par Paul Robert 15 outil de travail aux fonctions de leur tablissement et s adaptent Son utilisation en acceptant en connaissance de cause les implications que cette utilisation comporte au point de vue de l organisation du travail D apr s cette d finition l appropriation de l outil informatique par le personnel d une Biblioth que recouvrira les d marches qui p
51. de visites et d tudes comparatives avril 1980 juillet 1981 aboutissent au d p t du projet d finitif Rappelons que le Personnel de la Biblioth que centrale a t recrut l occasion de la construction de celle ci il s agit d une quipe nouvelle pour une Biblioth que nouvelle D s le recrutement les membres de l quipe ont t associ s l laboration du projet et ont t inform s des choix qu il impliquait au niveau de l organisation du travail Un consensus s est op r poursuit le Directeur visant diminuer au maximum es diff rences de fonctions attach es aux diff rents grades cette conception du travail a pour but de responsabiliser et de rendre plus comp tent L ensemble du Personnel permettant ainsi chacun en participant toutes Les t ches d tre motiv par son travail L n ormatisation de a gestion de La Biblioth que est un l ment tr s important de cette d centralisation des responsabilit s Le temps r el assure une imm diatrt de L acc s L information gale pour tous sans oublier que a ma trise directe de L ordinateur par Les Biblioth caires eux m mes est un facteur important d autonomie Cert ins candidats n ont pas cru cet aspect de la philo sophie du projet et pour cette raison n ont pas t embauch s d Donner la structure organisationnelle Nous l avons vu plus haut informatiser un organisme ne 34 signifie nullement que l
52. e formation continue du Bureau de la Formation de la D B M I S T d une part Personnels des Biblioth ques Publiques et de la B N d autre part public du service de Formation continue de la D L L Dans le cas particulier du stage sur l Informatisation des Biblioth ques il faut remarquer qu il n a pas seulement fait l objet d un Simple change de places mais d une v ritable collaboration entre les deux Directions au niveau de la d cision et de la conception Aussi chacune des sessions sera t elle ouverte un nombre gal de stagiaires de B U et de Biblioth ques de Lecture Publique une quinzaine de personnes par session environ Le contenu des stages qui comprend une initiation th orique l informatique sera aussi tr s orient vers la manipulation Des travaux pratiques auront lieu dans les locaux de la D B M I S T dont l quipement informatique se pr te ce type d action On trouvera dans les pages suivantes la pr sentation de ce stage extraite du catalogue des stages de formation continue organis s en 1983 par la D B M I S T MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE DIRECTION GENERALE ES ENSEIGNEMENTS SUPERIEURS ET DE LA RECHERCHE DIRECTION DES BIBLIOTHEQUES DES MUSEES ET DE L INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE dane Survie par M BEDEL amp N TANAZACQ slephone 12 539 25 75 Baie DBMIST PAD4 MB VP N 3 OF 83 S C S c S C 292 PARIS LE 8 FEV
53. e mener tr s rapidement A ces l ments peu favorables du contexte il faut ajouter des difficult s li es cette fois l infor matisation elle m me Non pas des probl mes techniques mais des difficult s d ordre relationnel des conflits Conflits non pas internes la Biblioth que mais entre celle ci et son autorit de tutelle l Administration locale Premier conflit sur le choix d un logiciel Deuxi me conflit 1a Mairie refuse d organiser une formation l informatique pour le Personnel Dans les deux cas il a fallu que l Equipe de la Biblioth que se plie aux choix de l Administration locale Nous avons donc l l exemple d une Biblioth que qui sans avoir eu le choix de son programme d informatisation sans formation institutionnelle du Personnel a cependant men bien son processus d appropriation de l outil informatique Est ce dire que l on puisse faire sans dommage l conomie d une formation organis e et se contenter 22 d un apprentissage sur le tas Faut il donner raison aux constructeurs qui en pr sentant leurs mat riels et leurs programmes aux municipalit s ont la f cheuse manie de minimiser l exc s la n cessit de formation y regarder de plus pr s nous allons nous rendre compte qu il n en est rien aussi paradoxal que cela puisse para tre Notons tout d abord que la mutation du travail passage de la gestion manuelle la gestion informatis e a affect
54. echerche documentaire automatis e acc s multiples Deux types de programmes l un pour les Biblioth caires donne acc s l ensemble du catalogue l autre pour le public est sp cialis par lieu Adultes Jeunesse Discoth que et offre un ventail d acc s plus limit auteur titre auteur titre mot mati re pr t stylo optique pour tiquettes code barre cran pour signalisation des anomalies des r servations clavier pour consultation catalogue etc dition de statistiques de lettres de rappel etc acquisitions venir bulletinage des p riodiques venir 2 Le processus d appropriation de l outil informatique Ce qui nous para t important dans la phase de pr paration de ce projet de r seau c est la volont de prendre en compte tous les aspects et toutes les implications du futur syst me et de les int grer dans un ensemble coh rent m 99 aspects biblioth conomiques aspects informatiques aspects humains organisation du travail autres aspects financiers architecturaux Le choix des solutions informatiques est en coh rence avec les deux principes fondamentaux du projet qui sont eux m mes ind pendants le fonctionnement biblioth conomique en r seau la d centralisation des responsabilit s dans une conception de travail d quipe tendant vers l autogestion Une structure de travail d quipe crit le Direct
55. elles de MEDICIS comment l informatisation pouvait modifier chacune de leurs pratiques A cette sensibilisation en quelque sorte personnalis e a succ d une pr sentation g n rale du syst me MEDICIS l ensemble du Personnel durant une demi journ e d but juillet 1982 sous la forme d expos s compl t s par une brochure MEDICIS pr sentation g n rale des fonctions labor e par la D B M I S T L implantation de MEDICIS n ayant pas eu lieu en octobre 1982 comme pr vu initialement mais en avril 1983 une deuxi me pr sentation g n rale avec d finition des postes de travail a t faite le 5 mai 1983 Un troisi me type d action a consist en une initiation de l ensemble du Personnel l informatique Cette initiation a t organis e par le Service de Formation continue de l Universit d Orsay en liaison avec la Direction de la Biblioth que Enfin D R my s est occup e de familiariser les personnels concern s les premiers par l utilisation du syst me la manipulation des claviers de terminaux 42 Principes directeurs s Le plan de formation l utilisation du syst me a t conditionn par une contrainte absolue limiter le nombre d apprenants dix personnes soit trois groupes de trois quatre pour chaque module de formation En effet l apprentissage de chaque notion demande des manipulations au terminal Trois formateurs animent les s ances et trois terminaux seu
56. en envisageant simplement le cas d un Directeur de Biblioth que Biblioth que Municipale 14 BECKER Joseph How to integrate and manage new technology in the Libaaty In Special Libraries jan 1983 p 1 6 50 par exemple qui s engage dans un processus d informatisation R capitulons donc sous forme de tableaux les principales d marches qu il pourra suivre I G rer l informatisation un sch ma t capitulatif des d marches Nous distinguerons sch matiquement trois stades dans cet ensemble de d marches analyse d cision mise en route En pratique bien videmment les s parations ne seront pas toujours aussi tranch es entre les contenus de ces trois tapes Comme toutes les grilles d analyse cette grille fond e sur un crit re chronologique a les inconv nients de sa commodit Elle met mal en vidence par exemple la permanence tous les stades du processus d informatisation d un effort de communication explication mais aussi coute des demandes destin permettre chaque membre du Personnelcide suivre de bout en bout l volution du projet 5li GERER L INFORMATISATION I SCHEMA GENERAL DES DEMARCHES TROIS STADES L Analyse r sultat avant projet cahier des charges La D cision r sultat choix du logiciel et des mat riels implantation La Mise en route r sultat le syst me fonctionne il est pr t voluer 52
57. entuellement une journ e enti re est pr vue pour permettre aux apprenants de faire un bilan de leur apprentissage 48 DEUXIEME PARTIE LE BIBLIOTHECAIRE DEVANT L INFORMATISATION DEVELOPPER CERTAINES COMPETENCES POUR MAITRISER UNE MUTATION DU METIER 49 Introduine et ma triser Les technologies nouvelles dans a Biblioth que ce n est plus un probleme isol de mat riel particulier ou d une pi ce d quipement que L on ajoute celle ci IL ert indispensable de L envisager dans un contexte plus Large comme une partie d un processus plus vaste dans Lequel e r le sociologique et technique de a Biblioth que est lui m me en train de changer Joseph BECKER 14 Dans les pages pr c dentes en utilisant le concept d appropriation de l outil informatique et allons plus loin de l orga nisation nouvelle du travail impliqu e par l informatisation nous avons tent de donner un aper u de la complexit des d marches aqui commandent l int gration de la nouvelle technologie dans la Biblioth que un insistant sur e quion appelle l l ment humain Nous allons maintenant essayer de dresser un inventaire des comp tences sp cifiques que devrait d velopper et ou acqu rir le Biblioth caire pour maitriser la fois le processus d informatisation de la Biblioth que et l volution ult rieure du syst me informatique utilis Pour la clart de l expos nous parlerons du Biblioth caire
58. eur permet chaque section d avoir une certaine autonomie dans a gestion des acquisitions et dans L orqanisation des animations Mais les solutions informatiques retenues ont t induites par ces principes et non l inverse Elles en permettent la r alisation elles ne les ont pas d termin s informaticiens Fin 1978 l actuel Directeur de la Biblioth que arrive B et se voit confier la mise en forme du projet de r seau Il est le premier membre du Personnel d une Biblioth que qui n existe pas encore Ayant d termin les principes directeurs de ce projet voir ci dessus il se met en qu te d une solution informatique ad quate autonomie syst me d centralis petits mat riels Il conna t peu les mat riels et les logiciels disponibles mais va se former sur le tas dans ce domaine Il b n ficiera pour ce faire de l appui total de l Administration locale qui lui donnera la possibilit de faire un tour de France des Biblioth ques informatis es et d un concours pr cieux celui du Directeur du Service Informatique x Municipal Celui ci participera certains de ses d placements en France E33 x et l Etranger pour tudier des syst mes informatis s en service dans des Biblioth ques T a 616 pour mod nous dit le Directeur un inter locuteur ouvert qui m a beaucoup aid tablir un choix parmi Les Logiciels T m a apport en quelque sorte La caution du sp cialiste Un an
59. formatique dang ia Biblioth que est dire gon incorporation harmonieuse un syst me dont il accro tra h effi eacit sans porter atteinte la qualit de lay vie au taavail mais si possible en l am liorant On trouvera ici la pr sentation de trois exp riences d infor matisation dans deux Biblioth ques Municipales dans une Biblioth que Universitaire Comment avons nous rassembl les l ments de ces tudes Pour les Biblioth ques Municipales nous avons exploit les r ponses un questionnaire joint en annexe envoy un certain nombre d tablissements r cemment informatis s Parmi les tablissements qui ont bien voulu nous r pondre nous avons s lectionn deux sites qui nous ont paru caract ristiques Ils donnent l exemple d une infor matisation bien accept e par tout le personnel quoiqu au terme d une d marche tr s diff rente Pour 8 sites nous avons compl t notre documentation dans la mesure du possible par des entretiens et par l exploitation de documents diffus s par ces Biblioth ques Respectant le souhait mis par les responsables d tablissements nous n avons pas mentionn les noms des villes remplac s dans nos compte rendus par les lettres A et B En ce qui concerne la Biblioth que Universitaire qui est celle du Campus Scientifique d ORSAY nous nous Sommes appuy s sur des entretiens la D B M I S T et ORSAY compl
60. gr s La fonction pivot est la gestion bibliographique autour de laquelle s organisent la gestion des partenaires les acquisitions e la gestion budg taire et comptable la gestion des p riodiques bulletinage la circulation des documents pr t interne externe interbiblioth ques etc la conservation inventaire et reliure le service aux lecteurs interrogation et production du catalogue PERIODIQUES ACQUISITIONS EN GESTION BIBLIOGRAPHIQUE COMPTABILITE ET BUDGET SERVICE AUX LECTEURS CONSERVATION ET RELIURE 39 2 Sensibilisation et formation du Personnel Shoe sation et rormation du Personnel Nous avons d j indiqu qu un des conservateurs de la B U d Orsay avait jou un r le d interm dilaire ou d interface pour annexer un terme d informatique 12 entre les fournisseurs du syst me la D B M I S T et le personnel de la B U Ce conservateur Madame R my fut la premi re personne de la Biblioth que recevoir la formation sur MEDICIS il faut d ailleurs souligner que cette prise de contact eut un caract re interactif dans la mesure o Madame R my fit partie de l quipe qui r digea le manuel d utilisateur de la version I de MEDICIS version tr s am lior e de la version O en service l Institut Universitaire Europ en de Florence La responsabilit de l op ration d informatisation de la B U d Orsay a t confi e tr
61. is vis de cette informatisation qui s annongait Une conversation sur place avec un Conservateur qui avait recueilli de mani re informelle le point de vue de diff rents agents nous a permis de d celer quatre composantes dans ces attitudes un sentiment tr s partag d expectative sinon d impatience l implantation a t retard e de plusieurs mois une certaine appr hension surtout chez les gardiens et les magasiniers serons nous La hauteur 2 La nouvelle technologie ferait peur Cette inqui tude toucherait davantage les plus anciens mais serait beaucoup moins partag e par les jeunes Chez ceux ci au contraire une certaine excitation Le nouvel outil de travail est pergu sous un jour positif on attend de lui qu il lib re de la paperasserie et apporte au m tier une valorisation qu il le rende plus gratifiant 41 enfin quelques uns s interrogent un niveau plus politique ils comprennent mal qu on d pense beaucoup d argent pour un syst me informatis alors que selon eux il y aurait d autres investissements urgents faire pour pallier le vieillissement des fonds c Pr paration du terrain et sensibilisation du En mai juin 1982 D R my et G Burda ont fait le tour des services en demandant aux membres du Personnel d analyser le travail qu ils accomplissaient et en leur expliquant d apr s la connaissance qu elles avaient elles m mes alors des sp cifications fonctionn
62. isation des machines Ils sont plus complexes si l on fait entrer en ligne de compte l ensemble du processus d appropriation du nouvel outil de travail par le personnel de la Biblioth que Cette notion d appropriation inclut celle d apprentissage mais introduit aussi l id e d un rapport affectif l outil qui doit tre bien accept par tous pour tre efficacement _ ma tris L introduction d une technologie nouvelle dans n importe quel Secteur professionnel peut tr s bien avoir un aspect d rangeant sinon angoissant Pour que tout le monde se sente bien avec le nouvel outil de travail il faut bien s r qu il soit techniquement fiable il faut aussi qu il soit adapt aux besoins de la Biblioth que mais il est galement indispensable de pr venir d ventuelles difficult s accepter le changement Il nous a sembl et c est dans cette perspective que nous situons notre tude qu un responsable de Biblioth que qu un responsable du programme d informatisation d une Biblioth que devaient avoir une vue d ensemble de ce processus d appropriation za Apr s avoir pr c s le sens du concept d appropriation nous tenterons dans une premi re partie de mettre en vidence les composantes du processus corresp ndant Cela nous permettra d esquisser dans une deuxi me partie un inventaire des comp tences requises pour maitriser ce processus En appendice nous pr senterons rapidement quelques unes des struct
63. isationnelles infor melles englobant Les diff rentes relations qui existent entre Ler individus 21 LE LOARER Pierre Op cit p 539 22 MALINCONICO S Michael Heating the Resistance In Library Journal jan 15 1983 p 111 113 Du m me auteur Listening to the Resistance In Library Tournal feb 15 1983 p 353 355 23 NADLER David A TUSHMAN Michael L A congruence model for diagnosing organizational behavior In NADLER TUSHMAN HATVANY Approaches to managing organizational behavior models readings and cases New York Little 1981 61 Le mod le postule que L organisation konctionne avec son maximum d efficacit Lorsqu il y a congruence c est dire parfait ajustement entre ses l ments Puisque Le syst me cherche maintenir L quilibre entre ses differents l ments Los changements dans L un d entre eux sont in vitab ement r percut s sur Les autres en raison de Leur nature interactive La r sistance au changement est un sympt me de d s quilibre dans Le syst me La resistance est un sympt me d un probl me non Le probl me Lui m me Comment aider le syst me retrouver son quilibre Une des cl s pour Malinconico c est la mise en place de structures participatives au risque pour la Direction de devoir c der une partie de son autorit et de son pouvoir Il ne s agit pas ici de discuter ou d avaliser les th ses
64. isite et analyse d une ou plusieurs selon les Stages Biblioth que s informatis e s pr sentation d exp riences r alis es dans d autres Biblioth ques par des repr sentants de celles ci diffusion de dossiers r dig s par des Biblioth ques pour pr senter leur exp rience Ces stages sont donc congus en partie comme des carrefours destin s faire circuler directement l information entre professionnels des Biblioth ques ceux qui ont d j une exp rience de l informatisation x et ceux qui ont tout apprendre ce sujet B Des projets Deux stages analogues sont programm s pour octobre et novembre 1983 Le stage d octobre est le fruit d une collaboration avec la D L L Il accueillera dix Biblioth caires communaux et dix Biblioth caires de BCP Mais M Placiard a des projets plus long terme Jusqu pr sent nous dit M Placiard nous A avons pu aller au del des quatre jours de stage L id al serait de pouvoir aller plus Loin d assurer un suivi de cos formations En effet nous avons surtout touch Les responsables T faudrait prolonger cette action par une formation des personnels 75 N B Signalons aussi que le C F P C proposectoute une gamme de stages de formation l informatique et aux techniques modernes de gestion stages qui peuvent int resser des Biblioth caires bien qu ils ne soient pas congus sp cifiquement pour eux comme ceux que nous avons pr
65. le En ce qui concerne l action des Pouvoirs publics nous voyons durant cette ann e 1983 de grands projets informatiques commencer se concr tiser Le plan d informatisation des Biblioth ques Universitaires de la Direction des Biblioth ques des Mus es et de l Information Scientifique et Technique est ainsi entr dans sa phase op rationnelle Les premi res implantations du Logiciel d velopp par la Direction du Livre et de la Lecture sont pr vues pour la fin de l ann e Et on peut ais ment pr voir que les applications de l informatique dans les Biblio th ques se multiplieront et se r pandront consid rablement dans un avenir proche Beaucoup de Biblioth caires sont conscients de la n cessit de s adapter rapidement aux technologies nouvelles et aux changements qu elles vont apporter dans leur travail Cette prise de conscience se traduit par la forte demande de formation l informatique qui se fait jour actuellement dans la profession 3 Mais si la demande est pressante son objet reste souvent impr cis les t moignages des diff rents responsabies de services de formation continue que nous avons 2 Voir ce sujet FRANCE Livre et Lecture Direction L automatisation des Biblioth ques publiques Paris Direction du Livre et de la Lecture 1982 3 Demande express ment formul e par de nombreux participants aux journ es d tude organis es par l A B F sur le th me Automatisation et
66. lement actuellement 34 34 Ainsi en 1980 sur 23 Biblioth ques Municipales class es qui demandaient une formation l informatique pratiquement les deux tiers plagaient cette demande en l re ou 2 me position statistiques communiqu es par Mme PALLIER 81 2 La conscience d un effort de longue haleine Les agents de L Etat exer ant dans Les Biblioth ques publiques et a Biblioth que Nationale peuvent b n ficier en 1982 de deux stages Aur L automatisation des Biblioth ques organis s pour La prrmi ne fois par La Direction du Livre et de La Lecture et inaugurent une ns nie qui devrait s tendre sur plusieurs ann es Le nombre des agents a former La diversit des aspects traiter des actions de sensibilisation aux sessions tres pratiques de manipulation d appareils et L volution constante des technologies montrent clairement que La formation du pe 5onne des Biblioth ques Municipales en mati re d automa tisation est une t che de tr s Longue haleine qui ne saurait tre men e bien sans La participation coordonn e de tous Les partenaires concern s 35 CR Une seule personne rappelons le pour g rer actuellement l ensemble des actions de Formation Continue C Un bilan des actions r alis es sur le th me Automatisation des Biblioth ques Publiques de mai 1982 mai 1983 36 l Aper u g n ral Nombre de stages 3 Dates 24 28 mai 198
67. lement sont utilis s Pour assurer un bon suivi de l apprentissage quatre personnes pour un terminal semblent un maximum impossible d passer Tenant compte de ces contraintes la formation a t congue dans une double perspective d multiplier les connaissances c est dire former un premier noyau d utilisateurs charg s de r percuter leur tour les savoir faire acquis vers les autres membres du personnel associer formation et travail effectif les comp tences acquises deviennent imm diatement op rationnelles Il ne s agit pas d une formation bloqu e Ce plan de formation nrogressive correspond d ailleurs un plan d informatisation galement progressif Il n est pas question en effet d assurer court terme la geftion de l ensemble des fonds de la B U d Orsay L id e est de tester et de roder le syst me sur une fraction de ces fonds avant de le g n raliser l ensemble de la Biblioth que La B U d Orsay a t dot e en 1974 d une annexe dont le fonds de dimension restreinte 12 000 ouvrages quelques titres de p rio diques a t choisi pour l implantation exp rimentale de MEDICIS Ce fonds e t g r par une quipe r duite huit personnes Sous biblioth caires Magasiniers Gardiens C est videmment cette quipe qu il s agit de former en priorit 43 La formation est organis e suivant le principe d une approche syst matique de chacune des fonctions assur es p
68. lioth ques EVRY 91 16 20 mai 1983 Je vous prie de bien vouloir trouver ci joint le formulaire d inscription et le projet de programme relatifs au stage automatisation des biblioth ques organis EVRY 91 du 16 au 20 mai par la Direction du Livre et de la Lecture et la d l gation Petite couronne du Centre de Forma tion des Personnels communaux Ce stage s adresse pour une moiti des parti cipants au personnel d Etat des cat gories A et B en poste dans les biblio th ques publiques et la Biblioth que nationale Je vous serais reconnaissant de bien vouloir communiquer au personnel concern plac sous votre autorit la pr sente circulaire et les documents l accompagnant Les candidatures devront me parvenir avant le 28 avril 1983 d lai de rigueur Pour le Ministre et par d l ga tion Le Directeur du Livre et de la Lecture GNO 87 FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE Me Me Me Me Me Me Mo Me Me e T m Stage Automatisation des bibliotheques EVRY 16 22 mai 1983 PROJET DE PROGRAMME Les s ances se d rouleront sous forme d expos s informatifs suivis de d bats LUNDI matin Accueil des stagiaires Pr sentation du stage Tour de table apr s midi Pr sentation g n rale d un ordinateur Introduction au raisonnement informatique MARDI matin Pourquoi et comment automatiser Impact possible de l automatisation table zonds apres midi Les mat riels et les logiciels ME
69. n de la Culture TRAws oT bus le lundi mat in d part H 30 gare SNCF 1 bus le mardi 13 H 30 1 bus le mardi soir retour 23 H 1 bus le oti matin 8 il 30 1 bus le Jeudi soir retour 2 H 00 1 bus le vendredi 16 Heures retour gare ENCE YT BIBLIOTHEQUE PUNLIQUE INTERCOMMUNALF OCTOBRE 1982 STAGE AUTOMATISATION DES BIBLIOTHEQUES DU 29 11 82 AU 03 12 82 1 9 H 00 12 H 00 14 u 00 17 H 00 Accueil des stogiaires Notions de base et introduction ou raisonnement P FAURE Directeur LU DI H Pr sentation du stage informatique sur des exemples de gestion de de la B r 29 NOV Consid ration sur l automatisation biblioth que R GUEDON R GUEDON Directeur P FAURE service Informatique 11 H 12 H Tour de table Chaque stagiaire du S C A pr sente sa biblioth que et ses projets ventuels d automatisation MARDI M thodologie les phases d analyse et de Visite de la B P I P FAURF P FAURE 3C NOV programmation sur la base d un probl me concret Pr sentation du syst me TOBIAS M A GIRAUD HERAUD de gestion de biblioth que R GUFDON et d monstration des programmes Responsable Informati d interrogation et de recherches que la B P I documentaires M A GIRAUD HERAUD fR GUEDON MERCREDI Demonstration du syst me 7 Manipulation Visite Biblioth que MARTIGUES IER DEC catalogage syst me de pr t etc M A GIPAUD Pr sentation du syst me de gestion HERAUD automatis de la SOGIR D monstration du syst
70. n syst me informatis de gestion de Biblioth que est donc tout fait possible avec une formation minimum du Personnel condition toutefois qu un excellent esprit d quipe beaucoup d intelligence et de volont viennent comme A compenser cette faiblesse de la formation la question se pose tout diff remment Si l on envisage le moyen et le long terme le d veloppement du syst me Son am lioration future N oublions pas en effet que mat riels et logiciels vont voluer rapidement dans les ann es qui viennent il faudra pour chacun tre en mesure de suivre cette volution L acquisition d un cadre intellectuel ad quat par une formation th orique l informatique devrait faciliter cette adaptation future Et m me sans aller Si loin la simple acquisition de savoir faire dans le domaine de l utilisation de l outillage informa tique demanderait pour certains experts une certaine formation th o rique Ainsi pour Jean Louis LEONHARDT chercheur l I R P E A C S dans L apprentissage de petits savoir faire techniques iL y a une facilit d acquisition d autant plus grande que a culture technique est d velopp e C est pourquoi iL faut parler th orie aux ex cutants Plus La formation technique des Personnels est faible plus iL faut aborder Le probl me en grand ik faut Leur donner un mod le th orique de repr sentation de a machine pour qu ils aient Le sentiment qu ils sont capables de a dominer Ai
71. nctuel au fonctionnement habituel avec un volume sans cesse croissant de donn es g ret 16 Autre utilit de l tude des co ts elle donne la possibilit de mesurer les effets de l informatisation sur la productivit de la Biblioth que et fournit au Biblioth caire des arguments pour justifier l addition de nouveaux l ments au syst me et pour contr ler l volution des effectifs en Personnel 2 Savoir planifier Maitriser l informatisation c est aussi savoir planifier On engage des investissements importants il faut prendre les moyens de les rentabiliser y compris moyen ou long terme De l la n cessit de proc der une soigneuse analyse des missions strat giques que l on assigne la Biblioth que par rapport son environnement imm diat le quartier la ville et lointain un r seau local r gional peut tre national En somme il faudra fixer des objectifs et des ch ances et y subordonner les choix technologiques et pas seulement les choix initiaux mais aussi ceux qu on sera amen effectuer pour assurer l volution du syst me Le Biblioth caire devra donc au 16 LE LOARER Pierre Op cit p 542 Une de nos correspondantes Directrice de B M nous crit ce sujet nL informatique c est aussi une grosse d pense y compris en mati re grise en nergie et en temps du Personnel Pour rentabiliser cette d pense je crois qu il faudra tr
72. nos questions Sans leur coop ration nous n aurions pu rassembler les l ments de cette tude INTRODUCTION t60ce60e090etse00s0cs8s00eeeseeesseeesesecesesseceseeevesee 8 LE CONCEPT D APPROPRIATION 2 000 000 090000000000 13 PREMIERE PARTIE TROIS ETUDES DE CAS I L INFORMATISATION DE LA BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE D A II dans des conditions difficiles le succ s d une quipe soud e et d une directrice dynamique Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informatis 19 La chronologie de l informatisation eeeeeeee os 20 Le processus d appropriation du nouvel outil de travail 21 CONCLUSIONS 250483 dues es nos eve ds set C vales sis eesaaeq ia 25 L INFORMATIQUE DANS UNE BIBLTOTHEQUE NOUVELLE A B c est le projet qui doit imposer sa loi l outil non l inverse Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informatis 29 Le processus d appropriation de l outil informatique 31 III L INFORMATISATION DE LA B U D ORSAY le r le cl du Biblioth caire interface l Pr sentation de la Biblioth que et du syst me informatis 2 Sensibilisation et formation du Personnel cccsccccccccccccce 3 Conclusions a Responsabilit de la formation ccc oce b Attitudes du Personnel avant la formation c Pr paration du terrain et sensibilisation du Personnel sise soc oos es a RR sca e Pie ei e Qr ia d La formati
73. nsi Les Agents dont La formation est du niveau B E P C sont ceux qui il faudrait consacrer Le plus de temps pour parler th orie I R P E A C S Institut de Recherche en P dagogie de l Economie et en Audiovisuel pour la Communication dans les Sciences Sociales 93 chemin des Mouilles B P 167 69131 ECULLY CEDEX M J L LEONHARDT est responsable du D partement Informatique et Formation l I R P E A C S Nous citons ici des propos recueillis au cours d un entretien en f vrier 1983 226 Pour la Directrice de la B M d A la formation du Personnel est un point essentiel du processus d informatisation et son importance chappe souvent aux lus locaux ceux ci se laissent volon tiers convaincre par les fabricants qui forts de leur position de sp cialistes et soucieux de placer leur marchandise leur soutiennent que l introduction de l informatique dans un service pose un minimum de probl mes La gestion informatique d une Biblioth que est en g n ral pr sent e par Les constructeurs comme tant si ais e pratiquer qu elle ne n cessite pas de formation pouss e du Personnel C est une approche bien superficielle premi re vue La manipulation du stylo optique ne semble pas en effet tr s complexe quant au clavier d un terminal l ne diff re pas beaucoup de celui d une machine crite Pourtant une bonne formation du Personnel est indispensable c est d autant plus vident pour nous que
74. nue devront se d velopper pour r pondre la demande Si cette demande est d j forte actuellement de la part des responsables de Biblioth ques Publiques en particulier il nous semble qu elle ne repr sente pourtant qu une frac tion du besoin virtuel de formation continue induit par l informatisation des Biblioth ques En effet aujourd hui la mise en route de nombreux projets d informatisation impose imm diatement ou court terme la mise niveau d un grand nombre de Biblioth caires Directeurs ou responsables du plan d informatisation Demain il faudra tr s vite g n raliser la formation l ensemble des personnels concern s par ces projets Apr s demain il sera n cessaire d assurer l adaptation de tous l volution des syst mes Pour r pondre ces besoinS des structures partiellement adapt es existent le C F P C e Bureau de la Formation de la D B M I S T le Service de Formation Continue du Bureau des Etudes et Actions communes de la D L L et pourquoi pas l E N S B 25 iii t 25 Il faudrait aussi mentionner l activit de formation continue des Associations professionnelles A B F A D B S A E N S B 65 Mais le volume de la demande n cessiterait un accroissement de leurs moyens D autre part la dispersion g ographique de cette demande sugg re logiquement le recours une d centralisation structurelle pour ce type de formation ne se
75. ois Conservateurs G Burda et J L Pailh s du Bureau de l Informatisation des Biblioth ques de la D B M I S T et D R my Au total ils auront jou dans le proces sus d informatisation un triple r le leur t che a t en effet de r diger une documentation un manuel d utilisateur outil de base de la formation de concevoir un plan de sensibilisation et de formation du personnel d animer les sessions de formation M MM MM 12 Interface dispositif permettant deux syst mes d changer des informations In GUYOMAR M Vocabulaire de base de l In formatique Brochure diffus e par le C F P C 40 Comment ces conservateurs ont ils t eux m mes form s l informatique G Burda comme plusieurs Conservateurs de Biblioth ques a suivi un stage intensif de deux mois et demi organis par le Minist re de l Education Nationale pour ses agents de cat gorie A Ce stage qui donne lieu la d livrance du dipl me d analyste au sein du Minist re de l Education Nationale n est pas sp cialement tourn vers l informa tisation des Biblioth ques Quant J L Pailh s il a suivi deux Stages brefs de formation g n rale l informatique et aux m thodes d analyse Il n a pas t possible aux organisateurs de l op ration MEDICIS de mener une tude syst matique des comportements du personnel de la B U d Orsay v
76. ommunes au Service des Biblioth ques Publiques Conf rence du 29 03 1983 1 E N S B 80 Pour le Directeur du Livre et de la Lecture M Jean GATTEGNO a Formation continue pourrait tre une des missions des Centres r gionaux de coon ration inter biblioth ques pr vus dans le cadre de la d cen tralisation Cette volont de d centraliser la formation professionnelle continue tire argument entre autres du fait qu actuellement les frais de d placement des personnels form s repr sentent environ les deux tiers de ses co ts Par ailleurs il existe une volont de coop ration avec la D B M I S T en particulier propos de la formation aux diverses applications de l Informatique dans les Biblioth ques et qui se traduit par le co financement de certaines actions et des changes de places dans certains stages Un effort pour d velopper la coop ration avec le C F P C est galement pr vu B Les actions de formation l informatique dans la politique de Formation Continue du Service des Biblioth ques Publiques Tous les deux ans le Bureau des Etudes et Actions Communes effectue une enqu te aupr s des personnels pour d terminer les programmes des actions de formation continue L enqu te de 1980 fait appara tre une forte demande de formation pour l informatisation des Biblioth ques cette tendance semble s accentuer d apr s les r sultats de l enqu te de 1983 en cours de d po il
77. on proprement dite e eee een principes directeurs public des choix p dagogiques adapt s DEUXIEME PARTIE LE BIBLIOTHECAIRE DEVANT L INFORMATISATION DEVELOPPER CERTAINES COMPETENCES POUR MAITRISER UNE MUTATION DU METIER I GERER L INFORMATISATION un sch ma r capitulatif des d marches 92006906006906000000600069000092506000900999090090090290099 999299 II QUELLES COMPETENCES DEVELOPPER 1 2 3 Ma trise de l analyse par fonctions et de l tude des co ts Savoir planifier 9e69 90e62e0060602 62509 600600006006066 60606209 022 6 9200606 992250 606 Connaissances th oriaues et connaissances techniques en informatique 36 39 39 40 4l 42 44 50 55 56 57 CONCLUSION 9 900060020906060609606020260220060900206090090009909006090900200 63 APPENDICES 90679 00602060006000220002209 92090660600900 9060006 90606060220902600606099 67 I L ACTIVITE DU C F P C 946999 06900a 5 605232090606066065090000 0 9206 60 9 69 II L ACTIVITE DU BUREAU DES ETUDES ET ACTIONS COMMUNES DE LA D L L e 06060 90606060 606 060 660060604006000600060606000606000600900066006060006060000099 9 78 III L ACTIVITE DE LA D B M I S T serres 89 BIBLIOGRAPHIE e 0 0060060 000009000600000600000 0000 0 0 94 ABREVIATIONS UTILISEES serres eee 0e 97 ANNEXE Questionnaire envoy aux Biblioth que
78. on qu il faut poser le probl me gestion biblioth conomique et gestion tout court ou si l on veut management 15 Le nouveau Biblioth caire devra accroitre ses comp tences de gestionnaire S il veut tre en mesure d valuer la rentabilit de la nouvelle technologie avant de l employer ou apr s l avoir adopt e il lui faudra savoir r aliser une tude de co ts I1 devra donc avoir quelques notions de comptabilit analytique Et ceci sera d autant plus indispen sable que tr s vite selon toute probabilit l informatisation touchera au del des fonctions proprement biblioth conomiques les aspects administratifs du fonctionnement de la Biblioth que avec par exemple l utilisation de la messagerie lectronique Maa Encore qu il nous paraisse utile pour la profession fins de recherche qu un petit nombre d individus soient solidement form s dans les deux domaines Biblioth conomie et Informatique 15 Voir ce sujet BECKER Joseph Op cit p 2 3 56 lt Le Biblioth caire doit donc tre pr par g rer l infor s matisation dans cette double perspective informatique usage biblio th conomique informatique usage administratif Ce qui rend la pratique de l tude des co ts doublement indispensable Une sous estimation ou uno m connaissances des co ts peut s av rer tr s g nante notamment quand a Biblioth que passera de L investissement po
79. ont surtout ma triser L analyse de Leurs besoins et des services que peuvent Leur offrir diff rents Logiciels dispo nibles dans Leur domaine d application La connaissance des syst mes existants en France et L Etranger doit Leur per mettre de ne pas nester muets d admiration La premi re pr sentation d un syst me mais bien de conserver un regard critique 17 17 LE LOARER Pierre Op cit p 542 58 enfin le Biblioth caire qui s engage aujourd hui dans un projet informatique doit avoir conscience que son r le ne se limitera pas lancer un syst me mais qu il devra aussi se pr occuper d en g rer l volution Il lui faudra se tenir au fait des changements technologiques ce Sera l sans doute un des enjeux essentiels dela formation permanente des Biblioth caires dans les ann es qui viennent C est surtout dans cette perspective notre sens qu il faut poser la question de la formation l informatique Nous rejoignons ici le point de vue de Joseph BECKER qui crit en substance Comprendre Pa technologie informatique cela veut dine bien plus que comprendre par exemple comment fonctionne un syst me informatis particulier Ce dont e Biblioth caire a besoin c est un cadre intellectuel grace auquel il puisse valuez Les futurs d veloppements de a technologie 18 Mais toutes les comp tences dont nous vous avons parl jusqu ici ne concernent au total que l aspect ma
80. organis e par la D l gation de Picardie D but 1981 l occasion de stages r alis s pour les agents des Biblioth ques la D l gation enregistre de nombreuses demandes de formation sur l automatisation du pr t Courant 1981 la D l gation constitue un groupe de travail form de Responsables de Biblioth ques et d Informaticiens pour pr paref un stage pour le mois de novembre l annonce du stage aupr s des Biblioth ques d clenche un tel flux de demandes qu il faut programmer deux autres stages en 1982 A Un bilan des actions de formation sur le th me Biblioth que et informatique r alis es par la D l gation R gionalede Picardie de novembre 1981 f vrier 1983 31 l Aper u g n ral nombre de stages 4 dates novembre 1981 Mars 1982 octobre 1982 f vrier 1983 30 Entretien avril 1983 31 D apr s des documents communiqu s par M Placiard 39 dur e 3 4 jours contenu l ments d informatique probl mes d organisation du travail et relations humaines pr sentation de l action de la Direction u Livre en mati re d informatisation des Biblioth ques Participation de M Sanz de la D L L au total en mai 1983 pr s de 70 Biblioth ques ont t rencontr es 2 Nombre et provenance des stagiaires STAGES Biblioth que et Informatique C F P C Picardie 11 1981 au 2 1983 R partition Nombre de
81. ormatis et mise en place de la nouvelle gestion T ches tr s lourdes mener tr s rapidement ce qui a exclu toute possibilit de stage de formation th orique ou m me pratique L enregistrement des documents d bute il est r alis en masse pour aller plus vite le Personnel r dige des bordereaux qui sont tra t s par une soci t de saisie Arriv e des terminaux branchements essais Formation Sur le tas du Personnel par les deux seules personnes de la Biblioth que conna tre le mat riel la Directrice et une Sous biblioth caire Ouverture moins d une semaine apr s le branchement des terminaux 21 1982 Le personnel demande une formation 1 Informatique au titre de la Formation Continue mars 1983 D but d un stage de dix semaines de sensibilisation et d initiation l informatique organis par le C F P C pour douze personnes sur un effectif total de seize 3 Le processus d appropriation du nouvel outil de travail la B M d A La B M d A dans sa version automatis e fonctionne bien Elle donne l image d une mutation heureusement n goci e Pourtant les difficult s n ont pas manqu N oublions pas tout d abord que le changement technologique n a repr sent qu un aspect de cette mutation c t d autres l ments comme le transfert des collections qui a n cessit un norme travail de reclassement d autant plus lourd qu il a fallu l
82. otion sociale par l acc s aux differents niveaux de La culture et de La qualifica tion professionnelle et Leur contribution au d ve Loppement culturel conomique et social c est nous qui soulignons 4 Rappelons que cette Loi d finit la formation professionnelle 4 Loi n 71 575 du 16 juillet 1971 J O du 17 juillet 1971 article ler Voir FRANCE Administration et fonction publique Direction G n rale Statut de la fonction publique textes et juris prudence Paris La Documentation fran aise 1977 T 11 Formation professionnelle AT continue comme l ensemble des formations ult rieures destin es aux adultes et aux jeunes d j engag s dans la vie active ou qui s y engagent par opposition la formation initiale C est dans la perspective de ces formations ult rieures que nous pla ons notre tude m me si certaines de ses conclusions peuvent s appliquer la formation initiale des Biblioth caires Par ailleurs il va de soi que nous ne saurions envisager tous les aspects de l utilisation de l informatique dans les Biblio th ques et tous les besoins de formation correspondants Nous nous en sommes tenus la gestion biblioth conomique informatis e et aux probl mes d apprentissage qu elle pose Ces probl mes peuvent para tre relativement limit s si l on con oit cet apprentissage essentiellement comme une acquisition de simples savoir faire les routines d util
83. penser l volution future du syst me Dans ce but un effort de recyclage permanent s imposera se tenir au courant de l volution des mat riels et logiciels Eventuellement pr voir de former le Personnel aux contraintes d un fonctionnement en r seau moyen ou long terme M M M S assurer d une bonne visibilit sur les crans par exemple Plusieurs de nos correspondants responsables de Biblioth ques Municipales nous ont signal que cela n tait pas toujours correctement tudi alors qu en pratique il s agit d un point tr s important 55 II QUELLES COMPETENCES DEVELOPPER Aux comp tences biblioth conomiques traditionnelles le Biblioth caire devra donc adjoindre d autres talents Cependant il ne S agit nullement pour lui de devenir informaticien comme nous allons le voir il aura bien d autres choses faire 1 Maitrise de l analyse par fonctions et de l tude des co ts Si nous reprenons notre sch ma r capitulatif voir ci dessus nous pouvons en conclure que le Biblioth caire devra d abord chronolo giquement parlant tre capable d effectuer une bonne analyse par fonctions du service dont il a la charge ce qui ne se congoit qu partir d une solide formation biblioth conomique Cette capacit d analyse parait primordiale La connaissance technique de l outil informatique ne vient qu en second lieu C est d abord en termes de gesti
84. r e par le fabricant Cependant poursuit le Directeur 40 faut reconna tre qu une partie du Personnel est int ress e curnivuse de savoir ce qui se passe derri re L cran Pour ces gens La nous avons organis une formation maison L informatique une approche partir d exemples biblioth co nomiques concrets 35 III L INFORMATISATION DE LA B U D ORSAY Le r le cl du Biblioth caire interface Deux Biblioth qu s Universitaires auront re u en 1983 un syst me informatique de gestion int gr e la Biblioth que Interuniversitaire de Montpellier et la Biblioth que Universitaire du Campus Scientifique d Orsay Chacune de ces implantations a donn lieu un important travail de sensibilisation et de formation du Personnel Nous prendrons l exemple de la B U d Orsay De quels moyens disposent les Personnels pour s approprier le nouvel outil de travail Rappelons d abord quelques vidences les donn es du probl me seront ici bien diff rentes de celles que nous avons rencontr es dans l tude des Biblioth ques Municipales Nous avions l des quipes r duites nous trouvons maintenant un effectif beaucoup plus lourd Les probl mes de communication ne se posent donc pas de la m me fa on Par ailleurs alors que dans les B M dans le meilleur des cas une certaine autonomie de d cision tait accord e aux Biblioth caires pour laborer leurs programmes d informatisation ici
85. r sident au choix de l outil les d marches d acquisition des savoirs et savoir faire n cessaires l utilisation de celui ci les d marches d adaptation qui permettront chacun de se rassurer par rapport aux diff rents aspects du changement d accepter ce changement et de se sentir bien avec le nouvel outil dans la nouvelle organisation Est il besoin de souligner combien ces diff rentes d marches sont troitement imbriqu es les unes dans les autres Ainsi une analyse solide des fonctions informatiser vitera des d boires au moment du fonctionnement effectif du syst me d boires dont les cons quences seraient videmment d sastreuses pour l ambiance de travail d fiance l gard du syst me d fiance l gard des responsables de l informatisation Le passage d une gestion manuelle une gestion informa tis e exige de toute fagon un certain effort du personnel d une Biblioth que Au sein de celle ci tout le monde doit comprendre le sens de cet effort et en voir aussi t t que possible les fruits Une pr pa ration soigneuse du projet par les responsables de l informatisation sera un des l ments qui permettront d aider l ensemble du personnel dans cet effort de l aider r ussir son appropriation du nouvel outil Comment s adapter quelque chose qui par sa conception ne marche pas Le r sultat de ce proc ssus d appr priation ee sera d int gration de l outil in
86. rait ce qu en raison des co ts n frais de mission C est ce que le C F P C a d j r alis ainsi que la D B M I S T avec les URFIST pour des objectifs de formation toutefois sensiblement diff rents mais c est ce qui manque encore la D L L D autres structures de formation peuvent et doivent bien entendu tre mises contribution toutes ces fili res de formation continue qui bien que non tourn es sp cifiquement vers le public des Biblioth caires proposent des niveaux tr s divers des enseignements utilisables par eux L urgence de la demande impose aussi d inventer des solutions adapt es en ce qui concerne les m thodes de transmission des connaissances des m thodes qui doivent tre con ues pour assurer une circulation rapide d informations directement li es aux probl mes concrets des Biblioth ques La solution adopt e par le C F P C D l gation de Picardie et reprise par la D L L donner une large place au cours des actions de formation la pr sentation par des Professionnels des Biblioth ques de leurs exp riences d informatisation semble efficace La formule un peu analogue vers laquelle semble s orienter la D B M I S T pour assurer la formation dans les B U o seront implant s des syst mes de gestion informatis s reposera sur un principe de d multiplication des connaissances le form devient formateur Ainsi un Conservateur form dans une B U
87. rsonne se confonde avec le Directeur de l tablissement qui a d i de lourdes t ches assurer mais a droit comme tout membre de la Biblioth que la formation au syst me MEDICIS Sur ce Biblioth caire interface repose en particulier toute une action d information du personnel Cette transmission de l information n est videmment pas chose facile A Orsay le Biblioth caire interface transmettait les infor mations aux personnes concern es par chaque fonction qui taient charg es de les r percuter 4 leur tour A leurs collaborateurs Aux yeux d un des conservateurs responsables de l op ration MEDICIS c est cet aspect de communication de l information dans les deux sens des d cideurs aux utilisateurs et inversement qui aurait m rit une r flexion plus approfondie donc plus de temps et aussi plus de moyens en personnel Un de ses coll gues rench rit Le plus simple c est certainement de donner Les comp tences L utilisation de L outil 45 Mais AL est essentiel d informer e personnel de Le sensibiliser ce changement qui va se produire dans son mode de travail IL faut etre rassurant par rapport ce qui va 4e produire C est e but des r unions d information Par ailleurs iL importe d analyser tout ce aue imp an tation du syst me va changer dans L organisation du travail L int rieur de La Biblioth que Cette op ration de sensibilisation et de formation un syst me comme
88. s Municipales 99 L introduction d une technoLogie nouvelle dans Le syst me humain organis que constitue L entreprise n cessite L apprentissage de modes de relations nouveaux L laboration de projets de transformation et La mise en oeuvre de formes insti tutionnelles susceptibles de mener bien Le travail entrepris C est dans e monde en fait trop ignore des quilibres humains qui valident Les r gles de fonctionnement d une entreprise que prend naissance a multiplicit inattendue des pxob me informatiques Catherine BALLE Jean Louis PEAUCELLE 1 Si les premi res exp riences d informatisation des Biblioth ques en France remontent plus de dix ans on peut dire que le d but des ann es quatre vingts voit le mouvement passer la vitesse sup rieure aussi bien du point de vue quantitatif nombre des 1 BALLE Catherine PEAUCELLE Jean Louis Le Pouvoir informatique dans L entreprise Paris Editions d Organisation 1972 p 22 23 9 Biblioth ques informatis es ou en cours d informatisation 2 que qualitatif En effet l acc l ration u processus est indissociable d une am lioration du mat riel et des logiciels accompagn e d une baisse relative de leurs co ts Des syst mes cl en main fonctionnant en temps r el et assurant la gestion int gr e des principales fonctions biblioth conomiques sont aujourd hui disponibles sur le march pour un prix abordab
89. s Salari s en mati re d informatique Paris U C C C F D T 1981 60 peut prendre les formes les plus diverses de la simple m fiance teint e d ironie jusqu au sabotage en passant par des types de blocages plus subtils comme par exemple le manque de cr ativit dans l utilisation de l outil informatique dont parle P Le Loarer 21 I1 importe de savoir que ce ph nom ne existe et d en identifier la nature si on veut pouvoir y appliquer les rem des ad quats Les travaux de psychologie ind strielle et de sociologie des entreprises pourront tre mis profit ce propos S Michael Malinconico Directeur associ pour les services techniques et informatiques la New York Public Library propose dans une s rie d articles parus dans Library Journal 22 un certain nombre d l ments de r f rence pour interpr ter le ph nom ne de r sistance au changement I1 r prend cette fin le mod le de congruence d ve lopp par David Nadler et Michael Tushman 23 Un des aspects du mod le de congruence d crit une organisation comme un syst me quatre composantes interactives 1 Le fravail de base fourni par l orga ntsation et ses l ments 2 Les caract ristiques des individus qu elle emploie 3 Les diverses structures formelles Les m thodes qui sont institu es pour aider ces individus accomplir e travail que fournit L organisation 4 Les structures oxgan
90. se du syst me Plessey Acqu rir des connaissances de base en informatique pour les responsabies du projet On peut parler ici d une v ritable auto formation avec l aide d informaticiens d une entreprise locale au cours de deux ans de travail commun sur le projet d informatisation Tenir compte de l exp rience d autres coll gues Ii faut souligner ici le r le des conversations avec des coll gues de Biblioth ques d j informatis es Ce qui nous a surtout t utile c est a description au point de vue technique mat riel implications humaines d exp riences en cours avec venant en compl ment des conversations avec Les coll gues responsables de ces experiences En d finitive sans avoir suivi la moindre action de formation organis e les deux Biblioth caires responsables du projet sont arriv es 24 un degr e comp tence en informatique suffisant pour assurer sans assistance technique le d marrage du syst me alors qu il s agissait d un syst me diff rent de celui qu elles avaient pr vu Ce sont ga lement elles qui ont assur l initiation de leurs coll gues au maniement des appareils Le paradoxe apparent est qu apr s environ deux ans de fonctionnement en gestion informatique l ensemble du Personnel de cette Biblioth que demande et obtienne un stage d initiation l informatique La Directrice reconna t que ce stage e t t utile avant l informatisation de la Biblioth
91. t riel du processus d informatisation Pour cette raison si elles sont n cessaires elles sont galement insuffisantes Dans un processus d informatisation le facteur humain est d une importance capitale Pierre Le Loarer nous le rappelle Les probl mes d organisation et de m thodes de relations humaines dans e travail sont essentiels en mati re d informatisation des Biblioth ques d autant plus que L informatique a g n ralement pour effet de Les amplifier et non de Les r soudre 19 Construire un nouveau syst me un syst me de gestion informatis de Biblioth que par exemple sans tenir compte du contexte organisationnel et humain c est courir le risque d arriver un r sultat 18 BECKER Joseph Op cit p 4 19 LE LOARER Pierre Op cit p 543 59 impraticable Un changement technologique efficace suppose la pr paration et la partigipation des personnes impliqu es dans le syst me 20 Le Biblioth caire doit donc rendre ses choix parfaitement clairs au Personnel qu il dirige quitte les reformuler en tenant compte des r actions de celui ci Il lui faut tout autant informer rassurer ses co quipiers que trouver les moyens de d gager avec eux un certain consensus sur des objectifs fondamentaux Le Biblioth caire devra donc faire preuve d un r el talent p dagogique et expliquer inlassablement ses choix ce qui peut d ailleurs constituer la meilleure fagon de les affiner et d
92. t imposer sa loi l outil non l inverse Le Directeur de la B M de B tient beaucoup cette d e L informatique c est un outil L organisation du travail c est autre chose I n y a pas de Lien de causalit de L outil L ongani sation adopt e L ordinateur n induit pas en ui m me un changement de L organisation IL se plie La structure onganisationnelle d cid e par La Direction qu elle soit pyramidale ou d centralis e Cependant sur une structure ancienne porteuse de conflits latents L introduction de L informatique est souvent un excellent catalyseur un r v lateur de dysfonctionnements C est peu pr s ce qu crivent Charles BERTHET et Wladimir MERCOUROFF 9 La gestion informatique est un outil non seulement puissant mais extr mement souple On peut dire que L infor matique elle m me est neutre vis a vis de a centralisation ou de a d centralisation Les choix de ce type appartiennent La Direction de L entreprise et L informatique ne peut aider los n soudre De m me si informatique peut sugg rer de nouvelles proc dures de gestion elle ne Les impose jamais En r sum ce n est pas l informatique c est l informati sation qui est g n ratrice de changement Cette distinction est capitale car elle permet de situer pr cis ment les responsabilit s quitte marteler une vidence la machine n est pas responsable des changements organisationnels seuls ceux qui d
93. tis Dans cette zone d urbanisation rapide trois communes contigu s se sont associ es pour former une ville nouvelle Elles ont d fini en commun une politique culturelle dans laquelle la lecture publique est un axe prioritaire Il est apparu tr s vite que la coop ration entre les trois villes pour d velopper la lecture publique ne pouvait passer que par la constitution d un r seau de Biblioth ques incluant les tablissements existants dans une organisation nouvelle Le choix d une gestion informatique en temps r el s est alors impos Elle seule assurait toute son efficacit au fonctionnement en r seau tous les types de transactions sont possibles sans que la distance entre les points de desserte apparaisse comme un frein Les avantages du fonctionnement en r seau sont manifestes int r t du lecteur qui dispose ainsi d un ensemble de ressources docu mentaires que chaque ville prise isol ment ne pourrait lui offrir 30 rationalisation budg taire puisque 1 la politique d acquisition du r seau d bouche sur une rentabilisation optimale des collections en vitant par exemple les doublons inutiles 2 l importance globale du r seau permet la Collectivit locale d atteindre un seuil d inves tissement qui donne acc s des moyens informatiques performants valo risation du travail des biblioth caires dans une structure moins cloisonn e qui favorise les changes et le travail d quipe Au total
94. tout un r le de promotion de 1 I S T aupr s des utilisateurs finals MM M M 37 MARCHIZET Marie No lle POUILLIAS Marie Th r se La Formation continue au Service des Biblioth ques de 1976 1980 In Bulletin des Biblioth ques de France t 26 n 11 1981 p 591 614 38 MERIGOT Lydia La Formation aux nouvelles techniques d infor mation dans Les Biblioth ques actions du Minist re de l Education Nationale In Docum ntaliste vol 19 n 4 5 1982 p 159 161 91 Toutes ces activit s ne concernent pas la formation a l informatique peur l informatisation des Biblioth ques Dans ce domaine particulier le Bureau de la Formation n a pas encore r alis d actions de formation continue l heure o nous r digeons Mais cette lacune sera bient t combl e deux stages sur le th me Informatisation des Biblioth ques sont programm s pour octobre et novembre 1983 Il faut souligner que ce type d action est un des r sultats de la coop ration tablie en 1983 au plus haut niveau entre la D B M I S T et la D L L Cette coop ration comporte un volet formation au terme d accords entre les services de formation des deux Directions un syst me d change de places de stage a t install Entre autres avan tages cette formule permet de r unir des publics aux exp riences diverses Personnels des B U qui forment le public des actions d
95. ues apr s l im plantation de l informatiuqe dans la Biblioth que Si oui sous quelle forme 2 1 6 En cas de r ponse positive 2 1 5 quelq moyens le la responsable de formation a t il elle jug efficaces pour r soudre ou pr venir ces difficult s 2 1 7 Quelles motivations lui a t il sembl utile d exploiter chez le s personnes doht elle il devait assurer la sensi bilisation et la pr paration 2 449 2 1 10 L A04 A t il paru utile tr s utile indispensable secondaire inutile BNCERCLEZ de diffuser une formation de base l informatique en g n ral dans le cadre de cette pr paration Pourquoi Si vous avez encercl utile tr s utile ou indispen sable en 2 1 8 pouvez vous pr ciser quelles sources d information vous avez utilis es parmi les suivantes en leur attribuant des notes 10 celle qui vous a sembl la plus utile O0 celle qui ne vous auta t d augun secours SOURCES NOTES Revues professionnelles B Ouvrages de vulgarisation sur l informatique C Conversations avec coll gues de Biblioth ques d j informa tis es hors colloques D Conversations avec personnes travaillant dans d autres Services ou entreprises d j informatis s E Revues d informatique F Autres pr ciser G Recours des actions de formation externes servies par des institutions ou organismes sp cialis s Pour les sources A B E pourriez vous donner
96. ures de formation auxquelles les Biblioth caires en exercice peuvent actuellement faire appel dans ce domaine Ce tableau ne saurait videmment tre exhaustif en raison de la multiplicit des solutions utilisables au plan local Nous n avons cherch qu pr senter une premi re approche des ressources disponibles centr e sur les r alisations de trois organismes qui ont d velopp sur le th me Informatique et Biblioth ques une activit de formation sp cifique le Bureau de la Formation de la Direction des Biblioth ques des Mus es et de l Information Scientifique et Technique le Bureau de la Formation continue au service des Biblioth ques Publiques de la Direction du Livre et de la Lecture et le Centre de Formation des Personnels Communaux 213 LE CONCEPT D APPROPRIATION Pour claircir le sens de notre d marche il nous parait utile de revenir sur le terme d appropriation et de pr ciser dans quelle acception nous l employons ici L introduction de l ordinateur dans une entreprise ou un organisme quelconque peut tr s bien s av rer une op ration non rentable Il suffit pour cela d une mauvaise analyse des besoins qui entra nera le choix d une r ponse informatique inadapt e On installe un ordinateur pour des raisons de prestige et on L utilise pour Les t ches o iL n apporte nien par rapport une gestion manuelle ou bien faute d tude pr alable du probl me et faute d un personnel

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