notification for prior checking information to be given(2)
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1. directories of users and access to such directories shall be limited to what is strictly necessary for the specific purposes of the directory If Yes please explain what is applicable no 37 Complementary information to the different questions if applicable including attachments to this notification which should not be public PLACE AND DATE 21 02 2007 DATA PROTECTION OFFICER RENAUDIERE Philippe INSTITUTION OR BODY European Commission 0162 2004 2322. donn es rel ve de l article 27 du r glement CE 45 2001 12 Lawfulness of Processing Answering this question please also verify and indicate if your processing has to comply with articles 20 Exemptions and restrictions and 27 Prior checking by the EDPS Le traitement des donn es est n cessaire pour la gestion de l institution et de son personnel ainsi que pour la sauvegarde des int r ts vitaux des personnes concern es II est couvert par les articles 5 a et 5 e du R glement EC 45 2001 Compte tenu de la nature des donn es trait es l article 27 2 a est applicable Article 27 2 a Processing of data relating to health and to suspected offences offences criminal convictions or security measures traitement de donn es relatives ala sant Article 27 2 b Processing operations intended to evaluate personal aspects relating to the data subject N A Article 27 2 c Processing operations allowing linkages not provided for pursuant to national or Community legislation between data processed for different purposes 0162 2004 232 N A Article 27 2 d Processing operations for the purpose of excluding individuals from a right benefit or contract N A Other general concept in Article 27 1 N A 17 Comments 1 Date of submission 10 Comments if applicable 36 Do you publish distribute give access to one or more printed and or electronic directories Personal Data contained in printed and or electronic
3. erase data on justified legitimate request from the data subjects Dans les 15 jours ouvrables apr s demande justifi e adress e au Chef du Service M dical 14 Historical statistical or scientific purposes If you store data for longer periods than mentioned above please specify if applicable why the data must be kept under a form which permits identification 22 c Historical statistical or scientific purposes If you store data for longer periods than mentioned above please specify if applicable why the data must be kept under a form which permits identification San objet 15 Proposed transfers of data to third countries or international organisations 27 Legal foundation of transfer Only transfers to third party countries not subject to Directive 95 46 EC Article 9 should be considered for this question Please treat transfers to other community institutions and bodies and to member states under question 20 Sans objet 28 Category ies of Personal Data or Personal Data to be transferred Sans objet 16 The processing operation presents specific risk which justifies prior checking please describe please describe 0162 2004 232 7 Description of Processing Attention Please describe in the answer to this question if you process personal data falling under article 27 Prior Checking by the EDPS European Data Protection Supervisor Les Services M dicaux de Bruxelles et Luxembourg utilisent pour
4. la gestion journali re de leurs activit s la base de donn es SERMED Cette base permet d enregistrer un certain nombre d informations n cessaires aux proc dures que le Service M dical doit effectuer visites m dicales gestion des absences m dicales et des contr les proc dures d invalidit et accidents du travail ainsi que d automatiser la production des courriers aff rents ces proc dures voir le d tail dans les annexes 1a et 1b ci jointes manuel d utilisation de SERMED dans le cadre des activit s du Service M dical Le Service M dical de Bruxelles utilise en plus l application DREC pour le suivi des demandes de remboursement des examens compl mentaires et autres prestations m dicales Les factures honoraires m decins analyses laboratoires sont conserv es dans des classeurs stock s dans des armoires ferm es clef qui sont situ es dans l enceinte du service comptabilit du Service m dical a Br Luxembourg ne g re pas le suivi des remboursements via une application informatique s par e comme le fai Luxembourg traite en moyenne 700 demandes de remboursement de factures pour prestations m dicales pa Les factures honoraires m decins analyses laboratoires sont ensuite encod es par ordre chronologique Les m decins conseil et le secr tariat du service m dical ont seuls acc s a ces classeurs Pour les donn es contenues dans les bases SERMED et DREC voir l annexe 1 au point 17 Le traitement de ces
5. DREC pour le suivi des demandes de remboursement des examens compl mentaires et autres prestations m dicales Les factures honoraires m decins analyses laboratoires sont conserv es dans des classeurs stock s dans des armoires ferm es clef qui sont situ es dans l enceinte du service comptabilit du Service m dical a Br Luxembourg ne g re pas le suivi des remboursements via une application informatique s par e comme le fai Luxembourg traite en moyenne 700 demandes de remboursement de factures pour prestations m dicales pa Les factures honoraires m decins analyses laboratoires sont ensuite encod es par ordre chronologique Les m decins conseil et le secr tariat du service m dical ont seuls acc s ces classeurs Pour les donn es contenues dans les bases SERMED et DREC voir l annexe 1 au point 17 Le traitement de ces donn es rel ve de l article 27 du r glement CE 45 2001 8 Automated Processing operation s A SERMED Dans le cas de la base de donn es SERMED un module reporting listes permet la production de listes uniquement par les m decins conseil voir annexe 3 au point 17 contenu et utilisation des listes produites par SERMED SERMED comporte galement un module de g n ration automatique 1 de lettres de convocation aux visites annuelles visites de contr le d absences maladie visites de r vision de l invalidit 2 de documents utilis s par le m decin contr leur pour notifier sa d
6. To be filled out in the EDPS office REGISTER NUMBER 162 NOTIFICATION FOR PRIOR CHECKING Date of submission 21 02 2007 Case number 2004 232 Institution Commission europ enne Legal basis article 27 5 of the regulation CE 45 2001 1 1 OJ L 8 12 01 2001 INFORMATION TO BE GIVEN 2 Please attach all necessary backup documents 1 Name and adress of the controller 2 Name and First Name of the Controller DE SOLA DOMINGO Mercedes 3 Title Director 4 Directorate Unit or Service to which the Controller is attached C 5 Directorate General to which the Controller is attached ADMIN 2 Organisational parts of the institution or body entrusted with the processing of personal data 26 External Company or Directorate General to which the Processor is attached 25 External Company or Directorate Unit or Service to which the Processor is attached DIGIT Not Applicable Not Applicable 3 Name of the processing Gestion des activit s du Service M dical Bruxelles et Luxembourg notamment via l application informatique SERMED 0162 2004 232 4 Purpose or purposes of the processing SERMED Gestion et suivi des activit s du Service M dical et des proc dures dont il a la charge qui sont oles visites m dicales Visites d embauche visites annuelles consultations entretiens o la gestion des absences maladie couvertes par certificat m dical o la gestion des contr les m dicaux o les proc dures d invalidi
7. cision voir DPO 485 contr le absences 3 de lettres notifiant l aptitude l inaptitude m dicale l embauche voir annexes 1a et 1b au point 7 Ces lettres contiennent un texte standard auquel sont ajout es les donn es extraites des enregistrements SERMED voir annexes 1a et 1b au point 7 chapitre interfaces SERMED B DREC Dans le cas de l application DREC il n y a pas de traitement ni d op ration automatique DREC n est pas li a SERMED 0162 2004 232 9 Manual Processing operation s A Introduction des donn es 1 SERMED Les donn es relatives aux activit s d crites au point 7 sont encod es manuellement par les m decins et ou leur secr tariat m dical voir annexes 1a et 1b au point 7 sauf les donn es administratives d identification qui proviennent de SYSPER2 via l interface SYSPER2 SERMED 2 DREC Les donn es reprises dans DREC sont encod es manuellement et trait s par le Service Comptabilit du Service M dical B Transmission des donn es 1 la d cision d aptitude ou inaptitude au terme de la visite d embauche lettre standard g n r e par SERMED est envoy e l Administration pour le dossier d engagement 2 l avis du m decin contr leur au terme d une visite de contr le voir DPO 485 10 Storage media of data Les donn es sont stock es lectroniquement L acc s et la consultation des donn es sont uniquement r serv s aux personnes habilit es notamment les m decins conseil e
8. es sont accessibles aux personnes mentionn es sous le point 20 et peuvent tre temporairement port es a la connaissance du a Service Juridique pour dans le cadre des recours devant le Tribunal de la Fonction Publique la pr paration de la m moire en d fense ou b des Juges du Tribunal de la Fonction Publique a leur demande ou c l ombudsman sa demande toujours dans le plus strict respect de la l gislation en vigueur et la jurisprudence constante de la Cour europ enne dans la mati re 0162 2004 232 13 retention policy of categories of personal data La conservation des donn es stock es en SERMED est align e sur la dur e de conservation des dossiers m dicaux c est dire une dur e de 30 ans apr s la cessation de votre activit la Commission Dans le cas de personnes expos es aux agents canc rig nes ou mutag nes le dossier sera conserv pendant 40 ans apr s la fin de l exposition R glement g n ral pour la Protection du Travailleur Belgique Art 16 services m dicaux du travail La donn es stock es en DREC sont conserv es pendant 10 ans 13 a time limits for blocking and erasure of the different categories of data on justified legitimate request from the data subject Please specify the time limits for every category if applicable on justified legitimate request from the data subject Please specify the time limits for every category if applicable 22 b Time limit to block
9. ls recevront un exemplaire de la d claration de confidentialit lors de la visite d embauche 8 Procedures to grant rights of data subjects rights of access to rectify to block to erase to object rights of access to rectify to block to erase to object 15b Which procedure s did you put in place to enable Data Subjects to exert their rights access verify correct etc their Personal Data as described in articles 13 19 under Rights of the Data Subject Voir annexe 1 au point 15 a 9 Automated Manual processing operation 0162 2004 232 7 Description of Processing Attention Please describe in the answer to this question if you process personal data falling under article 27 Prior Checking by the EDPS European Data Protection Supervisor Les Services M dicaux de Bruxelles et Luxembourg utilisent pour la gestion journali re de leurs activit s la base de donn es SERMED Cette base permet d enregistrer un certain nombre d informations n cessaires aux proc dures que le Service M dical doit effectuer visites m dicales gestion des absences m dicales et des contr les proc dures d invalidit et accidents du travail ainsi que d automatiser la production des courriers aff rents ces proc dures voir le d tail dans les annexes 1a et 1b ci jointes manuel d utilisation de SERMED dans le cadre des activit s du Service M dical Le Service M dical de Bruxelles utilise en plus l application
10. n of data including if applicable special categories of data article 10 and or origin of data 17 Data field s of Data Subjects Attention Please indicate and describe in the answer to this question also data fields which fall under article 10 Les donn es introduites dans SERMED par le Service M dical tombent sous l article 10 3 du R glement EC 45 2001 Les donn es d identification obtenues via SYSPER2 sont des donn es purement administratives qui ne tombent pas sous l article 10 du R glement EC 45 2001 Voir d tail dans l annexe 1 ci jointe Les donn es DREC tombent aalement sous l article 10 3 du R alement EC 45 2001 0162 2004 232 18 Category ies of data fields of Data Subjects Attention Please indicate and describe in the answer to this question also categories of data fields which fall under article 10 Dans la base SERMED donn es a caract re administratif et m dical Dans la base DREC donn es a caract re administratif m dical et financier 7 Information to be given to data subjects 15a Which kind of communication s have you foreseen to inform the Data Subjects as described in articles 11 12 under Information to be given to the Data Subject Une d claration de confidentialit voir annexe 1 ce point sera publi e sur l intranet de la Commission au plus tard le 1er juillet 2007 Pour les personnes en voie de recrutement qui n ont pas acc s l intranet de la Commission i
11. t o les accidents du travail SERMED offre galement une assistance dans les suivi des proc dures en automatisant la pr paration des diverses notes et lettres n cessaires dans le cadre des proc dures en question DREC La base DREC est utilis e pour g rer le processus de remboursement des o frais m dicaux relatifs aux examens compl mentaires demand s suite une visite m dicale o honoraires des m decins externes membres d une commission d invalidit Le traitement des donn es de cette base o permet une recherche rapide pour r pondre aux demandes d information concernant l tat des paiements o l laboration des statistiques avec les donn es anonymis es et o la localisation rapide des pi ces justificatives d un paiement dans le cadre des contr les ex post 5 Description of the category or categories of data subjects 14 Data Subject s concerned Les fonctionnaires agents temporaires agents contractuels et experts nationaux d tach s END travaillant ala Commission et dans les agences qui ont sign un SLA service level agreement avec la Commission 16 Category ies of Data Subjects Tous les fonctionnaires agents temporaires agents contractuels et experts nationaux d tach s en activit a la Commission ou dans l une des agences ayant sign un SLA avec la Commission 6 Description of the data or categories of data including if applicable special categories of data article 10 and or origi
12. t leur secr tariat m dical 11 Legal basis and lawfulness of the processing operation 11 Legal basis of Processing Articles 33 53 59 60 et 78 du Statut Chapitres 1 et 3 de l annexe VIII du Statut 12 Lawfulness of Processing Answering this question please also verify and indicate if your processing has to comply with articles 20 Exemptions and restrictions and 27 Prior checking by the EDPS Le traitement des donn es est n cessaire pour la gestion de l institution et de son personnel ainsi que pour la sauvegarde des int r ts vitaux des personnes concern es II est couvert par les articles 5 a et 5 e du R glement EC 45 2001 Compte tenu de la nature des donn es trait es l article 27 2 a est applicable 12 The recipients or categories of recipient to whom the data might be disclosed 0162 2004 232 20 Recipient s of the Processing A Dans le cadre des visites d embauche 1 Administration B Dans le cadre de la visite de contr le voir notification 485 1 patient 2 RRH 3 dossier m dical 4 m decin conseil 5 M decin arbitre dans les cas d arbitrage C dans le cadre des proc dures de mise en invalidit notification DPO 1188 1 patient 2 RRH 3 AIPN 4 comit de sant 5 m decins participant a la Commission d invalidit 21 Category ies of recipients Les donn es m dicales sont uniquement accessibles aux m decins et a leur secr tariat Les donn es administrativ
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