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1 Utilisation du GFI MailArchiver

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1. Envoyer le rapport Copie d cran 30 Rapport de recherche de phrase Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 24 Crit res de rapport de recherche de phrase OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut ce mois ci Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport Vous permet de choisir les personnes concern es par ce rapport Passez l ensemble des collaborateurs au pour crible par d faut ou limitez le rapport un utilisateur ou un groupe Active Directory Type de Faites votre choix entre un diagramme secteurs et un histogramme empil Le diagramme secteurs diagramme affiche le pourcentage total d e mails pour les r sultats trouv s tandis que l histogramme empil affiche le nombre d e mails envoy s au jour le jour Phrases Les phrases peuvent se composer d un mot ou plus Utilisez des guillemets pour rechercher des phrases exactes ou saisissez des mots sans guillemets pour effectuer la recherche sur chacun des mots saisis Limitez vos phrases 10 si vous ne souhaitez pas que la cr ation du rapport mobilise trop de ressources ou dure trop longtemps GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 38 Phrase Search Report For Eve ryo n e Emails between 3 1 2012 and 8 30 2012 Summary Archive credit card numbers pics Total Emails Total Emails Total Emails 40 1 D Arch
2. http mydomain com MailArchiver AE E 2 19am http 192 168 5 20 Mail H GFI MailArchiver Connexion Mot de passe Connectez vous Copie d cran 4 cran de connexion sur smartphone 2 Connectez vous l aide de vos identifiants GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 11 Ghttp 192 168 5 20 Mail D GFI MailArchiver Rechercher Kn Se d connecter Copie d cran 5 Page d accueil GFI Ma lArchiver pour smartphones QD REMARQUE L interface utilisateur sur mobile utilise les m mes param tres de langue que ceux configur s par l utilisateur dans GFI MailArchiver Reportez vous Modification des pr f rences utilisateur page 42 pour en savoir plus 3 Saisissez Les mots ou phrases rechercher puis cliquez sur Rechercher GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 12 lhttp 7192 168 5 20 Mail D GFI MailArchiver meeting Rechercher gt gt RE Meeting De John Doe 10 juin Conversations Voir 2 gt RE Meeting De John Doe Conversations Voir Copie d cran 6 R sultat de recherche sur smartphone 4 Parcourez les r sultats de recherche affich s l aide des commandes fournies Les r sultats sont tri s par date du plus r cent au plus ancien QD REMARQUE La fonctionnalit de recherche mobile affiche 10 e mails par page Vous pouvez parcourir les pages suppl mentaires l aide des commandes fournies Le n
3. GFI Ma lArchiver Outlook Connector Outil GFI MailArchiver qui vous permet de synchroniser les dossiers Microsoft Outlook avec les donn es archiv es par GFI MailArchiver GFI Mailinsights Centre de rapports au sein de GFI Ma lArchiver tirant parti des e mails archiv s pour fournir des informations li es l utilisation des e mails et aux tendances en la mati re GPO Voir Group Policy Objects Group Policy Objects objets de strat gie de groupe Syst me de gestion et de configuration centralis Active Directory qui filtre ce que les utilisateurs peuvent faire ou non sur un r seau informatique IMAP Voir Internet Message Access Protocol Index de recherche Syst me qui collecte des analyses et archive des donn es pour r cup rer de l information en toute rapidit et pr cision Internet Message Access Protocol Un des deux protocoles standard utilis s dans l Internet pour la r cup ration d e mails le second tant POP3 GFI Ma lArchiver 3 Glossaire 54 Journalisation Fonction de Microsoft Exchange Server qui permet de stocker des copies d e mail dans une bo te aux lettres centrale des fins vari es dont l archivage M MAPI Voir Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface interface de programmation de messagerie Architecture de messagerie lectronique et API bas sur la technologie Component Object Model pour Microsoft Windows M tadonn es
4. JREMARQUE Il est impossible de supprimer des e mails partir de stockages d archive en lecture seule ou en cas d activation de la mise en attente juridique QD REMARQUE Par d faut GFI MailArchiver affiche 25 e mails par page Pour modifier cette valeur cliquez sur le nom d utilisateur qui s affiche dans le coin sup rieur droit de l cran et modifiez la valeur de l option Nombre d e mails affich s par page Cliquez sur Enregistrer 1 3 Utilisation des e mails Dans l onglet Archive de GFI MailArchiver vous pouvez consulter les e mails archiv s et effectuer des actions Pour consulter un e mail s lectionnez le dans la bo te aux lettres ou la vue Message L e mail s lectionn s affichera dans le volet d aper u Double cliquez sur un e mail pour l afficher dans la fen tre d e mail Sales Order D EN CR Je 2e E gl sales Order jbox jbox John Doe jbox Envoy le vendredi 11 mai 2012 04 53 04 Archive le vendredi 15 juin 2012 21 36 20 Code r BEEN eml 135ad24 b ad d4cib S4e6 2189f1c1 des 2147483641 d identification Dossiers Boite de r ception Hi can you process the attached sales orders before end of business day since we need to dispatch everything bef Sales Desk k d Copie d cran 2 Utilisation des e mails dans GFI MailArchiver GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 6 Dans la fen
5. Manuel d utilisation GFI GFI Ma lArchiver Manuel d utilisation GFI Les informations et le contenu de ce document sont fournis titre purement informatif et en l tat gt sans garantie d aucune sorte expresse ou implicite y compris mais sans s y limiter les garanties de conformit d aptitude un usage particulier et de non contrefa on GFI Software ne peut tre tenu pour responsable de dommages m me indirects de quelque sorte que ce soit r sultant de l utilisation de ce document Ces informations proviennent de sources disponibles au grand public Malgr tous les efforts fournis pour garantir l exactitude des donn es fournies GFI ne peut affirmer promettre ou garantir que les informations sont compl tes correctes pr cises ou mises jour et n est pas responsable des erreurs d impression des informations obsol tes ou des erreurs GFI ne fournit aucune garantie expresse ou implicite et n assume aucune responsabilit l gale quant l exactitude ou l exhaustivit des informations contenues dans ce document Si vous pensez que ce document contient des erreurs de fait veuillez prendre contact avec nous et nous les corrigerons aussi vite que possible Tous les noms de produit et d entreprise cit s peuvent tre des marques commerciales de leurs propri taires respectifs Microsoft et Windows sont des marques d pos es ou des appellations commerciales de Microsoft Corporation aux tats Unis et d
6. CEA DEL 1 8 01 0300 14 00 LI KL 29 ODC 18 00 Le rapport couvre l ensemble des e mails envoy s entre 18 h et 9 h du lundi au vendredi ainsi que ceux envoy s les samedi et dimanche Sc nario n 2 une organisation travaillant du lundi au vendredi Les heures de d but et de fin englobent deux dates par ex de20h 5h l L L 21 00 05 20 00 06 00 2000 05 30 00 1600 2000 05 01 Dans ce cas le rapport couvre l ensemble des e mails envoy s entre 5 h et 20 h du lundi au vendredi ainsi que ceux envoy s les samedi et dimanche Les e mails envoy s le samedi entre minuit et 5 h du matin ne sont pas retenus car ils sont consid r s comme faisant partie des heures de travail r guli res Sc nario n 3 une organisation travaillant du lundi au vendredi Les heures de d but et de fin englobent deux dates le mercredi est un jour f ri GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 32 Mon Tues Wed __ L L _l L _l er 09 06 0 2000 10 00 EI 00 05 00 009 1610 2000 0509 Le rapport couvre l ensemble des e mails envoy s entre 5 h et 20 h du lundi au vendredi les e mails envoy s les samedi et dimanche ainsi que tous les e mails envoy s le mercredi de minuit minuit Outside Office Hours Report For Office Hours 09 00 17 00 Eve ryone Emails between 01 01 2012 and 19 01 2012 Top Sender 1 Cynthia Young malabs local Total Emails 20 Cynthia Young malabs local Julie Ssnchez malabs local Diane C
7. Stephanie Mite malaks local Diane _Collins malabs local Pamela Bakermalabs local Mate Tumer malabe local Anna_Hill malabs local Stephanie Mite malaks local Katherine Rivera malabs lecal Mate Tumer malabe local Frances Parker malabs kcal Alice Stewartfimalabs local Martha Gonzalezmalabs local Gloria Cook malabs local Frances Parker malabs kcal Subject Managing Director Position Communications Assistant Position Debra Nelson Meeting Request Angela Hemandez Meeting Request Virginia Green Meeting Request Virginia Green Communications Assistant Position Janet Phillips Meeting Request Stephanie Mitchell Application for Customer Service Job Meeting Follow Up Pamela Baker Meeting Follow Up Mare Tumer Meeting Follow Up Anna Hill Referred by Joseph Meeting Request Katherine Rivera Alphabet College Informational Interview Request Meeting Request Frances Parker Meeting Request Alice Stewart Meeting Follow Up Martha Gonzalez Social Media Expert Seeking New Opportunity Job Code 07284 Distnict Sales Manager Copie d cran 29 Rapport de recherche d emploi Mailinsights Les r sultats se pr sentent sous la forme d un tableau class par ordre chronologique ascendant dans le rapport g n r Une synth se figurant au dessus du tableau affiche les 3 utilisateurs qui changent le plus d e mails avec des domaines de recherche d emploi Le tableau pr sente les informations suivantes
8. Tableau 23 Crit res de rapport de recherche d emploi OPTION DESCRIPTION Date Affiche la date et l heure de l e mail Exp diteur Adresse e mail de l exp diteur Objet Objet de l e mail J REMARQUE Les entr es de la colonne Objet contiennent un lien permettant d afficher l e mail d tect Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 13 Recherche de phrase Recherche des termes ou des phrases sp cifiques dans les e mails archiv s en utilisant le rapport de recherche de phrase Ce rapport lance des requ tes de recherche sur l ensemble des corps de message pour trouver les e mails qui contiennent des termes sp cifiques et affiche les r sultats sous forme de diagramme secteurs ou de barres empil es GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 37 QD REMARQUE Le rapport recherche des phrases dans les e mails re us et envoy s d un utilisateur ou d un groupe s lectionn Recherche de phrase Utilisez ce rapport pour trouver les phrases les plus utilis es pendant une p riode sp cifique tendue Les 6 derniers mois Rapport pour Tout le m onde Phrao ardh Repon For ipede Everyone secteur diagramme Summary Phrases Phrases ajout es 0 ajout e s Effacer tout Envoyer i Calendrier maintenant A Transf rer hrl usability com hr2 usability com
9. Utilisez ce rapport pour cr er les r gles de conservation appropri es pour contr ler les co ts de stockage li s aux e mails Comptes inactifs r pertorie les comptes qui ont re u des e mails mais qui n ont pas r pondu dans le d lai sp cifi Termes inappropri s d tectez les e mails qui contiennent des termes inappropri s en violation des r gles de votre entreprise gt Spammeurs internes recherche les utilisateurs internes qui tendent ajouter un trop grand nombre de destinataires dans les champs Cc Cci Utilisez ce rapport pour analyser et minimiser cette tendance gt En dehors des heures de bureau dresse la liste des comptes de messagerie internes qui se distinguent par leur activit d envoi en dehors des heures de bureau Utilisez ce rapport pour identifier les comportements qui m ritent plus d attention gt D tection des fuites de donn es Identifiez des e mails au moyen des informations des cartes de cr dit les plus r pandues des num ros de s curit sociale des Etats Unis ou de tout autre document et information caract re confidentiel Recherche d emploi Identifiez les e mails envoy s ou re us qui contiennent des CV ou qui s adressent des sites de recherche d emploi Recherche de phrase recherche des termes ou des phrases sp cifiques dans les e mails archiv s Trafic de l utilisateur Affiche le nombre d e mails chang s entre des utilisateurs ou des groupes s le
10. com 48 heures 15 minutes jpse todomainc com 7 heures 9 mintes obndoemtodoman com Sp minutes Joar eroegtrcckurmarO Com 176 heures 7 minutes R activit aux e mails MicrosotExchanges 20e ab ces1109e tcdomaint com Copie d cran 15 Rapport de r activit aux e mails Mailinsights L histogramme repr sente les utilisateurs sur l axe des ordonn es et la r activit en heures sur l axe des abscisses Les donn es sont tri es en fonction du crit re d fini Des donn es suppl mentaires sont affich es dans le diagramme ci dessous qui contient les informations suivantes Tableau 10 Crit res de rapport de r activit aux e mails OPTION DESCRIPTION Utilisateur Nom ou adresse e mail de l utilisateur R activit moyenne Tous les e mails heures GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 23 OPTION DESCRIPTION R activit interne moyenne E mails internes heures R activit externe moyenne E mails externes heures Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Mailinsights Programmer des rapports Ma linsights 1 6 6 Utilisation du stockage Le rapport d utilisation du stockage montre combien d espace est utilis par diff rentes cat gories de pi ces jointes Utilisation du stockage Utilisez ce rapports pour comprendre l impact des pi ces jointes sur les co ts de stockage des e mails Vous pouvez utiliser ce rapport pour cr er les strat gies de r t
11. der des e mails contacts t ches etc par le biais d une interface Web quand Microsoft Office Outlook n est pas disponible OWA Voir Outlook Web Access POP3 Voir Post Office Protocol v 3 Post Office Protocol 3 Protocole utilis par des clients de messagerie locaux pour r cup rer des e mails dans des bo tes aux lettres au moyen d une connexion TCP IP Privil ges d acc s Autorisations offertes aux utilisateurs ou un groupe d utilisateurs en vue de proc der diverses op rations sur des e mails R R cup ration de la structure de dossiers de la bo te aux lettres Fonction de GFI MailArchiver qui permet de synchroniser la structure de dossiers de bo te aux lettres disponible dans Microsoft Exchange avec GFI MailArchiver Service d importation GFI MailArchiver Outil GFI MailArchiver qui permet d importer des donn es d e mails partir d un fichier vers GFI Mailarchiver SIMA Voir Service d importation GFI MailArchiver Stockages d archive Stock de sources d e mail de m tadonn es d e mail et d index de recherche dans GFI MailArchiver Strat gies de cat gorisation Syst me de cat gorisation dans GFI Ma ilArchiver qui permet de cat goriser un e mail en fonction de son tiquette Strat gies de r tention Syst me qui vous permet de d finir la dur e de r tention d e mails sp cifiques dans vos stockages d archive GFI Ma lArchiver 3 Glossaire 56 4 Index alphab tique A Activ
12. local Admin password Keywords 13 04 2012 33 30 Diane _Collins malabs local managed to get it American Express Card 10 02 2012 07 42 Mildred Bailey malabs local Check this out Social Security Copie d cran 27 Rapport de d tection des fuites de donn es Mailinsights Les r sultats se pr sentent sous la forme d un tableau class par ordre chronologique ascendant dans le rapport g n r Une synth se figurant au dessus du tableau affiche les 3 utilisateurs figurant au premier rang Le tableau pr sente les informations suivantes Tableau 21 Crit res de rapport de d tection des fuites de donn es OPTION DESCRIPTION Date Affiche la date et l heure de l e mail Exp diteur Adresse e mail de l exp diteur Objet Objet de l e mail J REMARQUE Les entr es de la colonne Objet contiennent un lien permettant d afficher l e mail d tect Type de Les types de fuite peuvent concerner les cartes de cr dit les num ros de s curit sociale des donn es fuite confidentielles et m dicales JREMARQUE Seul le premier type s affiche quand plusieurs types de fuite sont d tect s Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 35 1 6 12 Recherche d emploi Utilisez ce rapport pour identifier les utilisateurs internes qui entretiennent une correspondance par e mail avec des sites d
13. ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Utiliser le type de connexion S lectionnez la m thode de chiffrement indiqu e par votre administrateur chiffr e suivant syst me J REMARQUE Si vous y tes invit acceptez le certificat de s curit QD REMARQUE Si AUCUN est s lectionn comme type de chiffrement la connexion ne sera pas chiffr e 11 Cliquez sur Suivant une fois cette information de configuration saisie puis cliquez sur Terminer 2 3 7 Configuration d IMAP dans Outlook 2011 pour Mac Suivez ces instructions pour configurer IMAP Outlook 2011 pour Mac 1 Ouvrez Outlook 2011 2 Si un cran d accueil Outlook appara t cliquez sur Ajouter un compte En cas contraire cliquez sur Outils gt Comptes et cliquez sur dans la barre de menu 3 Cliquez sur Compte de messagerie 4 Entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Adresse de messagerie adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 50 OPTION VALEUR Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Type S lectionnez IMAP Serveur entrant nom de serveur IMAP S lectionnez Passer outre au port par d faut Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port et entrez le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Utilisez SSL p
14. Copie d cran 3 Options de recherche avanc e 2 Dans la zone Options de recherche avanc e utilisez les fonctions d crites dans le tableau ci dessous pour effectuer une recherche avanc e Tableau 4 Options de recherche avanc e OPTION DESCRIPTION Stockage d archives D finit le stockage d archive dans lequel la recherche sera effectu e S lectionnez un ou plusieurs stockages d archives dans la liste des stockages d archives disponibles Date d envoi D finit la date laquelle l e mail recherch a t envoy R pond tous au D finit s il faut afficher des e mails qui r pondent tous les crit res ou au moins l un d entre moins un eux Dans la liste d roulante s lectionnez l une des options suivantes Tous affiche les e mails qui r pondent au moins l un des crit res sp cifi s Au moins un affiche les e mails qui r pondent tous les crit res sp cifi s GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 9 OPTION DESCRIPTION bi Exclure les e mails qui remplissent les crit res suivants Recherche R initialiser Enregistrer Cliquez sur ce bouton pour ajouter des crit res Les crit res disponibles sont les suivants Objet recherchez les e mails ayant un objet sp cifique Exp diteur indiquez l adresse lectronique ou le nom d affichage Active Directory de l exp diteur dont les e mails font l objet de la recherche Destinataire indiquez l adresse lect
15. Dans le menu surgissant s lectionnez IMAP Nom d h te de serveur nom de serveur IMAP Port utiliser valeur par d faut GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 51 OPTION VALEUR SSL S lectionnez le type de chiffrement indiqu par votre administrateur syst me JREMARQUE Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e Authentification mot de passe normal Serveur sortant utilisez les param tres fournis par votre administrateur syst me 5 Cliquez sur Configuration avanc e et localisez les Param tres du serveur sous le nom du compte Entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Port Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Nom adresse de messagerie compl te d utilisateur 6 Apr s que Thunderbird a v rifi les informations du compte cliquez sur Cr er le compte 7 Cliquez sur Recevoir courrier pour t l charger les e mails 2 3 9 Configuration d IMAP dans Windows Live Mail 1 Lancez Windows Live Mail et cliquez sur E mail dans l onglet Comptes 2 Dans la fen tre Ajouter un compte de messagerie entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Adresse lectronique adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe Configurer manuellement les param tres de serveur s lectionn 3 Cliquez sur Suivant 4 Dans la fen tre Configurer les
16. Donn es qui fournissent de l information sur l e mail archiv dans GFI MailArchiver Microsoft SQL Server Syst me de gestion de base de donn es relationnel Microsoft MIME Voir Multipurpose Internet Mail Extensions Mode d authentification mixte M thode d authentification SQL server qui active la fois l authentification de Windows et celle de SQL Server Mod le de base de donn es Structure d une base de donn es qui d finit les tables les champs contenus dans ces tables ainsi que les relations existant entre les champs et les tables Multipurpose Internet Mail Extensions Standard qui tend le format d un e mail pour prendre en charge des codages de caract res autres que ASCII des pi ces jointes non textuelles des corps contenu multiple et des informations d en t te dans des jeux de caract res autres que ASCII O OneClick Restore M thode conviviale de r cup ration d e mails archiv s vers la bo te de r ception de l utilisateur qui r cup re aussi Les e mails en l tat au moment de leur suppression ou qui les envoie l utilisateur sous forme de pi ce jointe Outil d exportation PST Outil fonctionnant comme un agent qui une fois d ploy sur les postes cibles extrait les e mails des fichiers PST pour les mettre disposition du service d importation GFI Ma ilArchiver GFI Ma lArchiver 3 Glossaire 55 Outlook Web Access Service Webmail de Microsoft Exchange Server Utilis pour acc
17. Hombre d e mails afficher par page 25 ze g En Savoir plus Enregistrer Annuler Copie d cran 34 Pr f rences de profil utilisateur 2 Dans la liste d roulante Options de langue s lectionnez la langue d affichage 3 Dans la zone Taille maximale de la page configurez le nombre d e mails afficher par page 4 Dans la zone Format date heure des rapports d audit disponible uniquement avec un compte administrateur modifiez le format de la date et de l heure qui s affiche sur les rapports d audit 5 Cliquez sur Enregistrer GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 42 2 Configuration de l acces au client de messagerie GFI MailArchiver offre des possibilit s d int gration avec de nombreux clients et technologies de messagerie lectronique afin de permettre aux utilisateurs d acc der leurs e mails archiv s partir d emplacements distants au bureau ou en nomade Utilisez la page Acc s client de messagerie pour t l charger GFI MailArchiver Outlook Connector un compl ment Microsoft Outlook qui permet aux utilisateurs de consulter leurs e mails archiv s partir de leur client Microsoft Outlook gt t l charger le Compl ment Outlook pour GFI MailArchiver un outil qui permet aux utilisateurs d archiver manuellement leurs e mails contenus dans leur installation de Microsoft Outlook configurer un compte IMAP sur le client de messagerie de votre choix pour consulter les e mails arch
18. acc der aux bo tes aux lettres d autres utilisateurs ou s il n y a aucun e mail afficher GFI MailArchiver GE ACCUEIL ARCHIVE MAILINSIGHTS CONFIGURATION ACC S CLIENT DE MESSAGERIE AUDITS Rechercher l utilisateur ajouter d Fe Stockage d archives 2012 May Jun IS IS 1 Rechercher tous les e mails archiv s Parcourir les conversations 3 g e Conversation e Dernier e mail le Hi can you process the attached sales orders before end of business Request for Quote 27 05 2012 15 22 day since we need to dispatch everything before Monday Tous les utilisateurs John Doe Request for Quote 26 05 2012 04 49 Thanks Auditing 18 05 2012 04 27 Bill of materials 17 05 2012 16 10 EE Bill of materials 15 05 2012 23 45 Situation vacant 15 05 2012 00 43 RE Situation vacant 15 05 2012 00 43 2 Ko EI Doe Sales Order 11 05 2012 04 53 Sales Order 11 05 2012 04 53 De jbox A jbox John Doe box 7 Ko Sales Order 09 05 2012 23 14 Credit card details 03 05 2012 01 41 E mail lourd Emails des 30 jours derniers Emails des 7 jours derniers Copie d cran 8 Acc s plusieurs bo tes aux lettres Pour afficher les e mails archiv s pour une autre bo te aux lettres 1 Saisissez le nom de la bo te aux lettres dont vous souhaitez consulter les e mails dans la zone Rechercher un utilisateur ajouter Une liste des noms qui correspondent votre recherche et auxquels vous avez le droit d acc der s af
19. de l acc s au client de messagerie 46 9 Cliquez sur Continuer 10 V rifiez le r sum du compte et cliquez sur Cr er 11 S lectionnez le compte que vous venez de cr er 12 Entrez les informations suivantes dans l onglet Avanc OPTION VALEUR Port Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Utiliser S lectionnez cette option pour vous connecter GFI MailArchiver au moyen d une connexion chiffr e SSL 2 3 3 Configuration d IMAP dans iOS5 Suivez ces instructions pour configurer IMAP dans iOS5 QD REMARQUE La configuration suivante n cessite une connexion internet 1 Appuyez sur Param tres et s lectionnez Mail Contacts Calendriers 2 Dans le panneau Comptes appuyez sur Ajouter un compte 3 S lectionnez Autre dans la liste 4 Appuyez sur Ajouter un compte Mail et entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Nom votre nom Adresse adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe Description description suggestive 5 Appuyez sur Suivant L appareil se connecte l Internet et v rifie votre compte 6 S lectionnez IMAP et entrez les informations suivantes INFORMATIONS SUR LE SERVEUR DE R CEPTION VALEUR Nom d h te nom de serveur IMAP Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe Nom d h te nom de serveur SMTP Nom d utili
20. de la messagerie lectronique WetMiail Use Report For Everyone Summary Etendue Le mois ci AN a a Rapport pour Tout le monde Sent 3 Se Bord 0 Inclure Top 20 Envoyer manie Calendrier AA Envoyer le rapport Ce rapport peut tre filtr l aide des crit res suivants Copie d cran 12 Utilisation du Webmail Mailinsights Tableau 7 Crit res de rapport d utilisation du Webmail OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport S lectionnez un utilisateur ou un groupe Active Directory pour Inclure Sp cifiez le nombre de r sultats jusqu un maximum de 1 000 destinataires la valeur par d faut tant 20 premiers GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 20 Rapport de l utilisation du Webmail pour John Doe E mails entre 26 09 2011 et 03 10 2011 Synth se All Gmail Hotmail Anl Yahoo 13 A A 3 2 Envoy s 13 Envoy s A Envoyes 4 Envoy s 3 Envoyes 2 Regus H Re us du Regus Ku Re us d Regus RU E mails Li AA qe Ch Bt UT A 3 2 L RL BL b HI cal Dao deih agi ail AL q el GA A Ki Emails envoy s A E maib re us Utilisation du Webmail Utilisateur Hombre total d e mails E mails envoy s E mails re us Moyene Jour Pourcentag
21. et programmer rapport Copie d cran 9 Programmation de rapports Mailinsights 4 Dans le champ du Nom de rapport attribuez un nom suggestif votre rapport 5 Facultatif Dans le champ Transf rer entrez l adresse de messagerie du ou des destinataires 6 Dans la liste d roulante Programmer rapport s lectionnez la fr quence d ex cution du rapport Les options disponibles sont les suivantes quotidien hebdomadaire ou mensuel 7 Dans le champ sp cifiez l horaire 8 Cliquez sur Sauvegarder et programmer rapport 1 6 3 Flux de communication Le graphique Flux de communication fournit une vue d ensemble des e mails chang s entre les utilisateurs groupes s lectionn s et leurs contacts GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI Ma lArchiver 17 Flux de communication Utilisez ce rapport pour d couvrir avec qui les utilisateurs ou les groupes communiquent l int rieur ou l ext rieur de l organisation tendue Les 3 derniers mois Rapport pour Utilisateur Rechercher un utilisateur Cestinataires Tout Inclure Top 20 Envoyer ml Calendrier Envoyer le rapport Copie d cran 10 Flux de communication Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 5 Crit res du rapport de flux de communication OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 der
22. param tres du serveur entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Informations sur le serveur entrant Type de serveur num ro de port Adresse du serveur nom de serveur IMAP Port Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Connexion s curis e SSL S lectionnez cette option pour vous connecter GFI MailArchiver au moyen d une requise connexion chiffr e J REMARQUE Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e Authentification utilisant texte en clair Informations sur le serveur utiliser les informations fournies par votre administrateur syst me sortant 5 Cliquez sur Suivant puis sur Terminer GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 52 3 Glossaire A Active Directory Technologie qui fournit un ventail de services de r seau incluant des services de r pertoire de type LDAP AD Voir Active Directory Audit de l activit en base de donn es Syst me qui utilise les fonctions de suivi de Microsoft SQL server servant consigner toutes les activit s r alis es au sein d une base de donn es d archive Audit d interaction utilisateur Syst me qui vous permet de consigner l ensemble de l activit produite par les utilisateurs au cours de leur utilisation de l interface Web de GFI MailArchiver Base de donn es Firebird Syst me de base de donn es relationnel o
23. sur en regard d un crit re de recherche pour le supprimer D finit une liste de crit res que l e mail ne devra PAS remplir pour tre consid r comme un r sultat de recherche Cliquez sur et s lectionnez les crit res appliquer Les crit res disponibles sont semblables ceux d crits ci dessus QAREMARQUE Cliquez sur en regard d un crit re de recherche pour le supprimer D marre la recherche des e mails archiv s Les r sultats sont fournis en fonction des crit res s lectionn s R initialise Les crit res de recherche et vous permet de tout recommencer Enregistre les crit res de recherche sous la forme d une requ te de recherche pouvant tre d clench e tout moment Les recherches sauvegard es s affichent dans la fen tre Classements de l onglet Archive 1 4 2 Recherche d e mails sur un smartphone Gr ce GFI Ma ilArchiver vous pouvez rechercher dans vos e mails avec votre smartphone GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 10 QD REMARQUE Cette fonctionnalit est prise en charge par les syst mes d exploitation mobiles suivants Android 2 1 gt Apple iPhone iOS 4 gt Blackberry OS5 Pour effectuer une recherche simple 1 Lancez le navigateur Internet sur votre smartphone Saisissez ensuite l URL de l emplacement de GFI MailArchiver dans le format suivant http lt nom d h te GFI MailArchiver gt lt nom de dossier virtuel GFI MailArchiver gt Exemple
24. 1 10 2011 28 87 Kb 2 40 Kb O Mb D Mb 0 Mb 35 47 Kb 30 00 2011 21 30 Kb 0 Mb O Mb D Mb 31 39 Kb D Mb 29 08 2011 19 53 Mb 4 38 Mb 3 40 ME 6 41 Mb 37 54 Kb 4 44 ME Copie d cran 17 Rapport d utilisation du stockage Mailinsights Ce graphique est constitu de barres repr sentant diff rentes cat gories de pi ces jointes L axe des abscisses du graphique montre les diff rentes fourchettes de taille et l axe des ordonn es la taille de la pi ce jointe QD REMARQUE Les cat gories de pi ces jointes pour le rapport d utilisation du stockage sont les suivantes Images Documents Musique Vid os et Autres Le tableau sous le graphique contient les informations suppl mentaires suivantes Tableau 12 Crit res de rapport d utilisation du stockage OPTION DESCHIRTION Date Date de r ception de l e mail Taille totale Ko Taille totale de la pi ce jointe GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 25 OPTION DESCRIPTION Images Ko Taille totale de la pi ce jointe pour la cat gorie Images Documents Ko Taille totale de la pi ce jointe pour la cat gorie Documents Musique Ko Taille totale de la pi ce jointe pour la cat gorie Musique Vid os Ko Taille totale de la pi ce jointe pour la cat gorie Vid os Autre Ko Taille totale de la pi ce jointe pour la cat gorie Autre Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6
25. 3 10 2011 Meilleur exp diteur 1 Meilleur exp diteur 2 Meilleur exp diteur 3 Total Emails johndoe icdomainb conm josedtcdomainb com janerce tedomainb com d Hombre total d e mails Hombre total d e mails Nombre total d e mails 2 Termes inappropries Date Exp diteur Objet 2908 2011 20 07 janerce tcdomaint Gen FW Reports from helpdesk 2908 2011 30 06 josemtedomainb com RE joke of the day 2900 2011 12 36 jehndoedticdomaine Goen joke of the day 2408 2011 19 33 janerce Gicdomaint Coen Fwd Joke 2908 2011 12 24 josemtedomainb com Shopping 2908 2011 01 11 jehndoedticdomaint Goen Reports from helpdesk Copie d cran 21 Rapport de termes inappropri s Maillnsights GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 28 QD REMARQUE Lorsque le rapport Termes inappropri s exc de 1 500 lignes il est g n r au format Xls Les donn es du rapport sont affich es dans un tableau dressant la liste des l ments suivants Tableau 15 Crit res du rapport de termes inappropri s OPTION DESCRIPTION Date heure Date et heure de l e mail Exp diteur Adresse e mail de l exp diteur Objet Objet de l e mail Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 9 Spammeurs internes Le rapport sur les spammeurs internes vous permet de g n rer une liste qui r pertorie les comptes de messagerie internes des utilisateurs qui int grent u
26. 5 gt Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 gt Microsoft Outlook 2011 pour Mac gt Mozilla Thunderbird Windows Live Mail QD REMARQUE Internet Message Access Protocol IMAP est un protocole Internet de r cup ration d e mail Quand IMAP est activ pour la premi re fois l op ration de synchronisation entre votre client de messagerie et GFI MailArchiver n cessaire r cup rer les e mails archiv s peut durer un certain temps Visualisation de bo tes aux lettres partag es GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 44 En tant qu utilisateur ayant acc s aux bo tes aux lettres d autres utilisateurs vous pouvez utiliser votre compte IMAP pour visualiser les bo tes aux lettres partag es auxquelles vous avez acc s Pour ce faire vous devez configurer un nouveau compte pour chaque bo te aux lettres partag es Suivez la marche suivre pour cr er un nouveau compte client IMAP dans le client de messagerie de votre choix et entrez votre nom d utilisateur en adoptant le format suivant lt votre adresse de messagerie gt lt adresse de messagerie utilisateur gt et utilisez votre mot de passe CD IMPORTANT Pour configurer les clients de messagerie pour l utilisation d IMAP vous devez commencer par configurer le serveur IMAP Sujets trait s dans cette rubrique 2 3 1 Configuration d IMAP sur Android Suivez ces instructions
27. 7 Comptes inactifs La zone Compte inactifs vous permet de g n rer un rapport montrant les comptes internes qui ne sont plus actifs Comptes inactifs Ce rapport dresse la liste des comptes qui ont re u des e mails mais n ont pas r pondu dans le d lai sp cifi inactive Accounts Report summary Total inactive Users 3 User TCOOMAINE bobjones TODOMAINE johnamith TEDOMAINE paulbronmn tendue Les 20 derniers Jours Envoyer maintenant Calendrier Envoyer le rapport Copie d cran 18 Comptes inactifs Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 13 Crit res de rapport des comptes inactifs OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut 30 derniers jours Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 26 Rapport des comptes inactifs Entre 03 09 2011 et 03 10 2011 Synth se Total des utilisateurs inactifs a Utilisateur T CCDOMSINB bobiones TCDOMAINB ohinsmith T CDOMAINB paulbromn Copie d cran 19 Rapport des comptes inactifs QD REMARQUE Un compte inactif est un compte ayant re u des e mails mais n en ayant envoy aucun sur la plage de dates couverte Ce rapport affiche une liste de comptes inactifs Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Mailinsights Programmer des rapports Maili
28. Active Directory La liste des domaines r pertori s dans cette zone s ajoute aux crit res de recherche du rapport Ajoutez des domaines en tapant l URL dans le champ disponible et en cliquant sur se Pour supprimer un domaine cliquez sur zz Tout effacer supprime toutes les URL r pertori es La liste par d faut des sites de recherche d emploi contient Monster com Jobster com jobcentral com hotjobs yahoo com careerbuilder com indeed com simplyhired com jobing com reed co uk jobsearch co uk monster co uk totaljobs com fish4 co uk cityjobs com GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 36 Job Search Report For Eve ryone Emails between 01 01 2012 and 11 06 2012 summary Top Sender 1 Top Sender A Top Sender 3 Total Emails frances parker malalbs_ local stephanie mitc malabs local virginia green malabs local 19 Total Emails Total Emails Total Emails 2 2 z Job Search Date 28 05 2012 17 52 26 05 2012 0258 20 05 2012 20 35 1106 2012 2345 1006 2012 16 36 07 06 2012 23 03 CG065 2012 19 26 16 0 2012 O7 17 1124 2012 07 53 29 03 2012 09 44 22 03 2012 21 36 21 03 2012 21 33 14 03 2012 17 16 20 02 2012 2716 26 02 2012 03 16 11 02 2012 19 44 16 01 2012 11 08 15 01 2012 17 28 06 01 2012 19 50 Sender Catherine Camp malaks local Debra_Nelsongmalabs local Angela Hemandezfmalabs local Virginia Green malabs local Virginia Green malabs local Janet Fhilips malabs local
29. OG GOGO EN E OO E Copie d cran 11 Rapport de flux de communication Mai linsights Les exp diteurs peuvent tre un utilisateur ou un groupe affich en tant qu entit unique au milieu du rapport Les contacts sont s par s par domaines Chaque regroupement de domaine est affich dans une couleur diff rente La largeur du tranchant entre les n uds indique l intensit de la relation par e mail entre diff rentes entit s Le tableau sous le graphique montre les informations suivantes GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 19 Tableau 6 Crit res du rapport de flux de communication OPTION DESCRIPTION E mail du contact Adresse lectronique du contact E mails envoy s Nombre total d e mails envoy s E mails re us Nombre total d e mails re us Nombre total d e mails Nombre total d e mails envoy s et re us Derni re communication Date et heure du dernier e mail envoy re u Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 4 Utilisation du webmail La zone Utilisation de webmail vous permet de g n rer un rapport montrant l interaction des utilisateurs internes avec des comptes webmail CHE W Utilisation de webmail Ce rapport vous aide identifier les personnes qui changent le plus d e mails avec les services de webmail ce qui est utile pour d tecter d ventuelles fuites de donn es ou une utilisation inappropri e
30. ailArchiver 31 OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut ce mois ci Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Heures Renseignez une plage horaire correspondant aux heures de travail en vigueur dans votre organisation de bureau Semaine S lectionnez les journ es de travail instaur es dans votre organisation Les jours dont la case est activ e de sont consid r s comme faisant partie des heures d ouverture de bureau travail Jours Utilisez le calendrier pour d finir les jours non travaill s des dates pass es et futures Les dates non s lectionn es sont r pertori es dans la fen tre propos e Les jours non travaill s peuvent inclure des travaill s jours f ri s et des jours de fermeture du bureau BIMPORTANT Les param tres ne seront sauvegard s qu une fois le rapport g n r avec succ s Si vous naviguez hors de la page avant de g n rer le rapport toutes vos modifications seront perdues JREMARQUE Les dates configur es sont effac es pour toutes les ann es quand vous utilisez le bouton Supprimer toutes les dates Les exemples suivants d crivent le mode de fonctionnement du rapport travers la configuration de sc narios types Sc nario n 1 une organisation travaillant du lundi au vendredi avec des heures de d but et de fin comprises dans la m me journ e par ex de 9 h 18h Tues Wed Thur OG OD 190
31. ans d autres pays Les droits exclusifs de GFI MailArchiver sont d tenus par GFI SOFTWARE Ltd 1999 2012 GFI Software Ltd Tous droits r serv s Version du document 2 0 2 Derni re mise jour mois jour ann e 12 3 2012 Table des mati res 1 Utilisation du GFI Ma lArchiver iii 4 1 1 Connexion dans GFI Ma ilArchiver iii 4 1 2 Navigation dans les e mails archiv s 00aaaaaaaaaaaaa noona a naana anaana 22an anaana anaana o 22nn 4 1 3 Utilisation des e mails 20 6 1 4 Recherche d e mails archiv s 0 8 1 4 1 Recherche avanc e id diidiiiiis 8 1 4 2 Recherche d e mails sur un smartphone a aaaaaaaaaaaaaan aaan aanoaanoanooanooanonannna22222 10 1 5 Acc s plusieurs bo tes aux lettres l a 000000 aaa L LALL L LLDD DLLD LLDD LLDD LLL L L 22222 14 1 6 GFI Maillnsights 20 15 1 6 1 G n rer des rapports aaaaaaaaaaaaaaa anaa 00000000000000 DLLD L ALLL LLDD L LLDD DLLD DLLD DLLD LD L L nnna 16 1 6 2 Programmer des rapports aaanaaaaaaao oana anoano aa oaao a oaan aa oaa oa aa aana noan n 17 1 6 3 Flux de communication 17 1 6 4 Utilisation du webmail 2222 20 1 6 5 R activit aux e mails naana a naaa oo aooaa nananana anana 0000 L aaa Aaaa aL L L o nnana aaan aan 22 1 6 6 Utilisation du stockage 24 1 6 7 Comptes inactifs 0aa0aaa aaan 0 aa oaa aana aano a noaa oaa oa L LADDA LLAD a oa nannaa nanon 26 1 6 8 Termes inappropri s idee cececeeceeeee 27 1 6 9 Spam
32. bre d e mails envoy s Nombre d e mails envoy s en dehors des heures de bureau Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 11 D tection des fuites de donn es Utilisez ce rapport pour identifier les e mails susceptibles de contenir des donn es sensibles Ce rapport isolera les e mails envoy s ou re us contenant des num ros des cartes de cr dit les plus r pandues Visa MasterCard American Express Diner s Club Discover des num ros de s curit sociale aux tats Unis des documents et des informations confidentiels QD REMARQUE Ce rapport analyse la messagerie envoy e et re ue par un utilisateur s lectionn D tection des fuites de donn es Identifiez des e mails au moyen d informations de carte de cr dit de num ro de s curit sociale des tats Unis ou de tout autre document et information caract re confidentiel Data Leakage Detection Report For All Recipients Summary Top Sender 1 Top Sender john ermlh toobetor com bob jones rond c Total Emails Total Emais 3 ar tendue Les 3 derniers mois Rapport pour Tout le monde AAA Destinataires Tout Data Leakage Detection Date Bender COCA VASE paul tomes co uk 06012042 13411 jare detzasckaier com Envoyer maintenant Calendrier Envoyer le rapport Copie d cran 26 Rapport de d tection des fuites de
33. cal Amy Lopez malsbs locsl Angela Hernandez malabs local Jean Bel malabs local Joyce Edwards malabs local Rebecca Scott malabs oc al O Catherine Camp malabs local Gloria Cook malabs local Janet Philips malabs local Brenda Wright malsbs local Christine Roberts malabs local Carolyn Perez malabs local Julie Sanchez malabs local Heather Morris malabs local Teresa Fogers malabs local Marie Turner malabs local Average Number of Recipients Internal Spammers Username Average Number Of Recipients Mildred Ba ley malabs local Cynthia Young malabs local Diane Collins malabs local Melissa King malabs local Angela Hemandez malabs local Jean Dell cl zl zl zl zl zl zl zl zl zl OD Copie d cran 23 Rapport sur les spammeurs internes Mailinsights Les donn es du rapport sont affich es dans un tableau dressant la liste des l ments suivants Tableau 17 Crit res de rapport de spammeurs internes OPTION DESCRIPTION Nom d utilisateur Nom d utilisateur ou e mail de l exp diteur GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 30 OPTION DESCRIPTION Nombre moyen de Nombre moyen de destinataires qui ont re u des messages de la part de l exp diteur au destinataires cours de la p riode indiqu e Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 10 En dehors des heures de bureau U
34. ctionn s et leurs contacts 1 6 1 G n rer des rapports Les rapports g n r s sont envoy s par e mail soit l utilisateur connect soit l utilisateur sp cifi dans le champ Envoyer Les rapports g n r s sont envoy s sous forme de pi ce jointe au format PDF Pour g n rer un rapport 1 S lectionnez l onglet Maillnsights et choisissez le rapport d sir 2 Utilisez les filtres disponibles en s lectionnant une valeur filtrer GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 16 3 Facultatif Dans le champ Transf rer entrez l adresse de messagerie du destinataire QD REMARQUE Quand vous utilisez l option de transfert d e mail le rapport est re u par l utilisateur qui a g n r le rapport et par tous les utilisateurs sp cifi s dans le champ Transf rer QD REMARQUE Entrez les adresses lectroniques en les s parant par des points virgules 4 Cliquez sur Envoyer rapport situ en bas de chaque page de rapport 1 6 2 Programmer des rapports Tout rapport Mailinsights peut tre programm pour s ex cuter en mode automatique Proc dez comme suit pour programmer un rapport 1 S lectionnez l onglet Maillnsights et choisissez le rapport d sir 2 Utilisez les filtres disponibles en s lectionnant une valeur filtrer 3 Cliquez sur Calendrier Envoyer Calendrier maintenant AA Nor Transf rer Programmer rapport Quotidien FT 09 00 Sauvegarder
35. donn es Mailinsights GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 34 Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 20 Crit res de rapport de d tection des fuites de donn es OPTION DESCRIPTION Port e Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut 3 derniers mois Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport pour Vous permet de choisir les personnes concern es par ce rapport Passez l ensemble des collaborateurs au crible par d faut ou limitez le rapport un utilisateur ou un groupe Active Directory Destinataires Destinataires internes destinataires externes ou les deux Les deux correspond l option par d faut Data Leakage Detection Report For AIl Recipients Emails between 01 01 2012 and 11 06 2012 Summary Top Sender 1 Top Sender A Top Sender 3 Total Emails pamela bakermalabs local melissa king malabs Local joyce edwards malabs local 8 Total Emails Total Emails Total Emails U i U Date Sender Subject Leakage Type A082012 17 27 Melissa King malabs local special card for you Master Card 1706 2012 02 37 Gloria Cock malabs local Cards vou can use VISA Card 16 06 2012 04 58 Debra Nelsonmalabs local Enjoy eating out Diners Club Card 1405 2012 1434 Pamela Baker malabs local For your personal use only Discover Card 05 2012 11 18 Kathleen Adams malabs local For your eyes only Keywords 40 04 2012 00 04 Joyce Edwardsimalabs
36. e Directory 31 35 36 38 archive 6 8 14 B bo tes aux lettres 4 5 14 44 C Contr le d acc s 14 D destinataire 10 Documentation 46 E en t tes 7 10 G GFI Mailinsights g n ration de rapports 15 Glossaire 53 IMAP 43 52 O OneClick Restore 7 P Pr f rences utilisateur 42 R Rapports d audit 42 GFI MailArchiver Index alphab tique 57 TATS UNIS CANADA AM RIQUE CENTRALE ET AM RIQUE DU SUD 15300 Weston Parkway Suite 104 Cary NC 27513 tats Unis T l phone 1 888 243 4329 Fax 1 919 379 3402 ussales gfi com ROYAUME UNI ET R PUBLIQUE D IRLANDE Magna House 18 32 London Road Staines upon Thames Middlesex TW18 4BP UK T l phone 44 0 870 770 5370 Fax 44 0 870 770 5377 sales gfi com EUROPE MOYEN ORIENT ET AFRIQUE GFI House San Andrea Street San Gwann SGN 1612 Malte T l phone 356 2205 2000 Fax 356 2138 2419 sales gfi com AUSTRALIE ET NOUVELLE Z LANDE 83 King William Road Unley 5061 Australie du Sud T l phone 61 8 8273 3000 Fax 61 8 8273 3099 sales sgfiap com
37. e recherche d emploi Ce rapport isole les e mails envoy s ou re us contenant des curricu lum vitae QD REMARQUE Ce rapport analyse la messagerie envoy e et re ue par un utilisateur s lectionn Recherche d emploi Identifiez tendue Rapport pour Tout le monde Domaines Envoyer maintenant les e mails envoy s ou re us qui contiennent des CV ou qui s adressent des bourses d emplois Les 3 derniers mois Job Search Report For Everyone Domaines ajout s 14 ajout summary Top Semer Top Sander Z jobster com S joha tal frebaier eem bob Total Emaits Total Emais jobcentral com a A 41 monstercom a hotjobs yahoo com SX careerbuilder com NM ndeedcom simplyhired com Date Sender e 3 CO 13 paul Feps n ree uk COUT 1 jane dosijobster com Calendrier Transf rer Envoyer le rapport Copie d cran 28 Rapport de recherche d emploi Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 22 Crit res de rapport de recherche d emploi OPTION DESCRIPTION Port e Rapport pour Domaines Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut ce mois ci Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Vous permet de choisir les personnes concern es par ce rapport Passez l ensemble des collaborateurs au crible par d faut ou limitez le rapport un utilisateur ou un groupe
38. e total 13 13 I 1 63 Copie d cran 13 Rapport de communications webmail Maillnsights Le graphique repr sente le nombre total d e mails envoy s et re us sur une p riode sp cifi e Un r capitulatif en haut du rapport montre les fournisseurs de webmail les plus utilis s avec un r sum des e mails envoy s et re us par fournisseur Le graphique ci dessous contient les informations suivantes Tableau 8 Crit res de rapport d utilisation du Webmail OPTION DIZO ON Utilisateur Adresse e mail de l utilisateur Nombre total d e mails Nombre total de contacts internes E mails envoy s Nombre total d e mails envoy s E mails re us Nombre total d e mails re us Moyenne jour Moyenne d e mails envoy s et re us par jour Pourcentage total Pourcentage du nombre total d e mails via un webmail GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 21 QD REMARQUE Le rapport d utilisation de Webmail couvre les fournisseurs de Webmail suivants Hotmail Gmail Yahoo Live AOL Facebook Yandex ru Seznam cz Gawab com Gmx com Mail ru Hushma l com Rediff com Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Mailinsights Programmer des rapports Ma linsights 1 6 5 R activit aux e mails Le rapport de R activit aux e mails montre le temps n cessaire aux employ s pour r pondre aux e mails R activit aux e mails D couvrez le temps moyen qu il faut un u
39. ention appropri es pour contr ler les co ts de stockage li s aux e mails tendue Ce mois ci Rapport pour Tout le monde M ideo 222 Bn images 175 M Music 32 7 MN Documents 4 8 Bn Other 229 Envoyer role Calendrier Envoyer le rapport Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Copie d cran 16 Utilisation du stockage Mailinsights Tableau 11 Crit res de rapport de stockage d e mails OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut ce mois ci Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport S lectionnez Tout le monde d faut un utilisateur ou un groupe Active Directory pour GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 24 Rapport de l utilisation de stockage pour E mails re us et envoy s Tout le monde E mails entre 26 09 2011 et 03 10 2011 Synth se Premier type de stockage Dernier type de stockage Meilleure date Musique 6 41 Mb Documents 368 93 Kb 2931092011 19 53 Mb 17 10 ER DG g es 4 gt 4 25 Mb o e E _ 343 93 ER Enorme Tr sgrand Tr s grand arand Moyen Fett Da d o zzz mees 17 3 B is P Images MN musique Documents P Autre Dh Atre 22 9 Utilisation de stockage Date Taille totale Taille des vid os Taille des images pae h me geg Autre taille 03 10 2011 8 67 Kb 1 59 Kb O Mb D Mb D Mb 5 07 Kb 02 10 2011 10 37 Kb 2 03 Kb 0 Mb D Mb Du 8 35 Kb 0
40. er Pour en savoir plus consultez le chapitre de votre choix Connexion dans GFI Ma lArchiver Navigation dans les e mails archiv s gt Utilisation des e mails Recherche d e mails archiv s Acc s plusieurs bo tes aux lettres G n rer des rapports Mailinsights Modification de la langue d affichage et autres options 1 1 Connexion dans GFI Ma lArchiver Naviguez vers D marrer gt GFI Ma lArchiver gt GFI MailArchiver GFI MailArchiver chargera le navigateur Internet que vous utilisez par d faut Si vous y tes invit saisissez vos informations d identification de domaine nom d utilisateur et mot de passe utilis s pour la connexion Windows Vous pouvez galement partir de votre navigateur Internet saisir l URL suivante http lt nom d h te GFI MailArchiver gt lt nom de dossier virtuel GFI MailArchiver gt Exemple http mydomain com MailArchiver Par d faut il n est pas n cessaire d entrer d informations de connexion pour se connecter GFI MailArchiver Le logiciel utilise Les informations de l utilisateur connect Fermer la session du navigateur permet de d connecter cet utilisateur de GFI MailArchiver QD REMARQUE Pour vous connecter en tant que nouvel utilisateur d connectez vous de votre profil et connectez vous en utilisant un utilisateur Windows diff rent REMARQUE Si vous vous connectez depuis un ordinateur qui n est pas reli au domaine sur lequel
41. est install GFI MailArchiver vous serez invit entrer les informations de connexions utilis es pour se connecter ce domaine 1 2 Navigation dans les e mails archiv s 1 Dans GFI MailArchiver s lectionnez l onglet Archive GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI Ma ilArchiver 4 GFI MailArchiver ACCUEIL MAILINSIGHTS 7 Conversation ARCHIVE CONFIGURATION Rechercher l utilisateur ajouter Parcourir les conversations Tous les utilisateurs Request for Quote John Doe Request for Quote Auditing Bill of materials Bill of materials Situation vacant RE Situation vacant De Administrator A Jose Jane Roe Jpox Administrator John Dope Sales Order Sales Order De fon jbox John Doe jbox Sales Order Credit card details ACC S CLIENT DE MESSAGERIE Bienvenue johndoe AUDITS Stockage d archives 2012 May Jun e IE H 1 Rechercher tous les e mails archiv s Dernier e mail le Hi can you process the attached sales orders before end of business day since we need to dispatch everything before Monday 27 05 2012 15 22 26 05 2012 04 49 Thanks 18 05 2012 04 27 17 05 2012 16 10 EE 15 05 2012 23 45 15 05 2012 00 43 15 05 2012 00 43 2 Ko Es 11 05 2012 04 53 11 05 2012 04 53 2 Ko 09 05 2012 23 14 03 05 2012 01 41 Classements E mail lourd Emails des 30 jours derniers Emails des 7 jours derniers Copie d cran 1 Navigation dans les e mai
42. ffich es en noir dans le champ tiquettes Les tiquettes attribu es un niveau organisation au moyen de r gles de cat gorisation apparaissent en rouge Vous ne pouvez pas supprimer les tiquettes r sultant de r gles de cat gorisation des e mails Restaurer l e mail Restaure les e mails via la fonction OneClick Restore qui permet de restaurer un e mail archiv dans une bo te aux lettres donn e ou d en transf rer une copie une adresse e mail Dans le panneau de restauration des e mails saisissez l adresse laquelle envoyer la copie de l e mail s lectionn puis cliquez sur Restaurer l e mail Enregistrer l e mail sur le disque format EML T l charge l int gralit de l e mail sur le disque pi ces jointes incluses au format eml Ce format est compatible avec de nombreux clients de messagerie tels que Microsoft Outlook Express Windows Mail ou Mozilla Thunderbird Dans la bo te de dialogue T l chargement des fichiers s lectionnez Enregistrer puis s lectionnez l emplacement o vous souhaitez enregistrer le fichier Enregistrer l e mail sur le disque format MSG T l charge l int gralit de l e mail sur le disque pi ces jointes incluses au format msg qui est compatible avec Microsoft Outlook Dans la bo te de dialogue T l chargement des fichiers s lectionnez Enregistrer puis s lectionnez l emplacement o vous souhaitez enregistrer le fichier Imprimer l e mail Affiche l e mail dans
43. fiche 2 S lectionnez l utilisateur et cliquez sur 4 c t du champ de recherche 3 S lectionnez l utilisateur que vous venez d ajouter dans le champ Parcourir les conversations 4 Parcourez ou effectuez une recherche dans les e mails affiches l aide des commandes fournies 1 6 GFI Mailinsights GFI Mailinsights est un outil de rapports au sein de GFI MailArchiver qui s appuie sur les e mails archiv s pour fournir des clairages sur l utilisation des e mails et les tendances en la mati re GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 15 Utilisez cette fonctionnalit pour g n rer des rapports de gestion et de RH offrant un aper u de la bonne ou mauvaise utilisation des e mails et des ressources QD REMARQUE GFI Mailinsights n est activ que pour les utilisateurs qui disposent de tous les droits Rapports disponibles Flux de communication contr lez les sch mas de communication d un utilisateur groupe l int rieur et l ext rieur de l organisation Utilisation de webmail identifiez les utilisateurs qui changent le plus d e mails avec des services Webmail Identifie les potentielles fuites de donn es et utilisations inappropri es des e mails R activit aux e mails d couvrez le temps moyen qu il faut un utilisateur pour r pondre un e mail interne ou externe Utilisation du stockage d couvrez l impact des pi ces jointes sur les co ts de stockage des e mails
44. ie 4 Cliquez sur Nouveau 5 Dans le dialogue Configuration de compte automatique s lectionnez Configurer manuellement les param tres du serveur ou les types de serveurs suppl mentaires puis cliquez sur Suivant 6 Cliquez sur Messagerie Internet puis cliquez sur Suivant 7 Entrez les informations suivantes dans la section Informations utilisateur OPTION VALEUR Votre nom votre nom Adresse de messagerie adresse de messagerie compl te 8 Entrez les informations suivantes dans la section Informations sur le serveur OPTION VALEUR Type du compte IMAP Serveur de r ception nom de serveur IMAP Serveur de courrier sortant SMTP nom de serveur SMTP fourni par votre administrateur syst me 9 Entrez les informations suivantes dans la section Informations de connexion OPTION VALEUR Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 10 Cliquez sur Plus de param tres gt Avanc et entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Serveur entrant IMAP Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Utiliser le type de connexion S lectionnez la m thode de chiffrement indiqu e par votre administrateur chiffr e suivant syst me J REMARQUE Si vous y tes invit acceptez le certificat de s curit QD REMARQUE Si AUCUN est s lectionn comme type de chiffrement la co
45. ion du Compl ment Outlook pour GFI Ma ilArchiver Le Compl ment Outlook pour GFI MailArchiver peut tre t l charg partir de l interface Web de GFI Mailarchiver GFI Ma lArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 43 CD IMPORTANT Compl ment Outlook pour GFI MailArchiver n est pas disponible pour le t l chargement si l archivage manuel n est pas activ Pour plus d informations consultez les ressources suivantes Configurer la m thode d archivage 1 Ouvrez GFI Ma ilArchiver 2 Cliquez sur Acc s au client de messagerie 3 Dans la zone Archivage manuel cliquez sur T l charger le compl ment Outlook 4 Double cliquez sur le fichier t l charg et suivez les instructions de l assistant pour effectuer l installation QD REMARQUE Pour s assurer du bon d roulement de l installation v rifiez que la barre d outils Compl ment Outlook pour GFI MailArchiver soit visible dans Microsoft Outlook 2 3 Configuration de l acc s client IMAP de GFI MailArchiver GFI MailArchiver prend en charge de nombreux clients de messagerie qui utilisent IMAP pour transf rer des messages lectroniques archiv s de stockages d archive au client de messagerie Les utilisateurs sont en mesure d acc der une vue en lecture seule de leurs e mails archiv s en utilisant un des clients de messagerie pris en charge suivants Application de messagerie Android Apple Mail gt Application de messagerie 10S
46. isation du GFI MailArchiver 39 lectroniques uniques des courriels envoy s et re us Trafic utilisateur Utilisez ce rapport pour r pertoner le nombre d e mails envoy s et re us d un utilisateur ou groupe particulier Faites la diff rence entre des e mails internes externes et en sortie Lines Trafik Beet Far Everyone PULL tendue Aujourd hui Ga Rapport pour Toutle monde 7 Sen Kn j f g J S i g zl LA EEH MU WINE k r Kommt WS Mes IN cru O G ss WW ro Envoyer Calendrier maintenant Envoyer le rapport Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Copie d cran 32 Trafic de l utilisateur Maillnsights Tableau 26 Crit re de rapport de trafic de l utilisateur Maillnsights OPTION DIZIO LON tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport S lectionnez un utilisateur ou un groupe Active Directory pour GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 40 User Traffic Report For H R 2 Emails between 01 08 2012 and 15 10 2012 Summary Inbound Outbound Internal Sent Received Total Emails Total Emails Total Emails Total Emails Total Emails 0 0 22 8 14 04 05 2012 07 08 2012 24 08 2012 30 08 2012 Eg Sent E Received C intemal L Outbound C Inbound User Traffic Email Address Sent Received Internal Inbound Outbound admini
47. iv s dans des bo tes aux lettres auxquelles vous avez acc s Sujets trait s dans cette rubrique 2 1 Installation de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector permet aux utilisateurs de synchroniser leurs dossiers Microsoft Outlook avec les donn es archiv es par GFI MailArchiver 1 Ouvrez GFI MailArchiver 2 S lectionnez l onglet Acc s au client de messagerie 3 Cliquez sur l onglet Outlook Connector 4 S lectionnez l un des liens d options de t l chargement disponibles pour t l charger GFI MailArchiver Outlook Connector Les options disponibles sont les suivantes Tableau 28 Versions de GFI Mai lArchiver Outlook Connector OPTION DESCRIPTION Outlook Connector Outlook 32 T l chargement de GFI MailArchiver Outlook Connector pour Microsoft Outlook 32 bits bits Outlook Connector Outlook 64 T l chargement de GFI MailArchiver Outlook Connector pour Microsoft Outlook 64 bits bits 5 Double cliquez sur le fichier et suivez les instructions de l assistant pour terminer l installation 6 Pour vous assurer que l installation s est bien d roul e depuis Microsoft Outlook v rifiez qu un nouveau dossier nomm GFI MailArchiver Mailbox a t cr QD REMARQUE Pour en savoir plus sur l utilisation du GFI MailArchiver Outlook Connector consultez le manuel GFI MailArchiver Outlook Connector disponible sous http www sfi com mar manual 2 2 T l chargement et installat
48. ive 95 Bn credit card numbers 2 M pics 2 Archive 95 Phrase Search Date Sender Subject 8 30 2012 3 06 PM administrator usability com GFI MailArchiver Mailinsights Phrase Search Report 8 30 2012 3 02 PM administrator usability com GFI MailArchiver Mailinsights Phrase Search Report Copie d cran 31 Rapport de recherche de phrase Mailinsights Les r sultats se pr sentent sous la forme d un tableau class par ordre chronologique ascendant dans le rapport g n r Une synth se figurant au dessus du tableau affiche le nombre total d e mails ainsi que le nombre total des e mails correspondant une phrase Le tableau pr sente les informations suivantes Tableau 25 Crit res de rapport de recherche de phrase OPTION DESCHIRTION Date Affiche la date et l heure de l e mail Exp diteur Adresse e mail de l exp diteur Objet Objet de l e mail REMARQUE Les entr es de la colonne Objet contiennent un lien permettant d afficher l e mail d tect Expression L expression qui faisait partie de la recherche Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights 1 6 14 Rapport de trafic de l utilisateur Le graphique du trafic de l utilisateur fournit une pr sentation g n rale du nombre d e mails chang s entre des utilisateurs ou des groupes et leurs contacts Il r pertorie galement les adresses GFI MailArchiver 1 Util
49. les informations suivantes dans la section Informations utilisateur OPTION VALEUR Votre nom votre nom Adresse de messagerie adresse de messagerie compl te 6 Entrez les informations suivantes dans la section Informations sur le serveur OPTION VALEUR Serveur de courrier entrant IMAP nom de serveur IMAP Serveur de courrier sortant SMTP nom de serveur SMTP fourni par votre administrateur syst me 7 Entrez les informations suivantes dans la section Informations de connexion OPTION VALEUR Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 8 Cliquez sur Plus de param tres gt Avanc et entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Serveur entrant IMAP Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Ce serveur n cessite une S lectionnez cette option pour vous connecter au moyen d une connexion connexion crypt e chiffr e QD REMARQUE Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e 9 Cliquez sur Suivant une fois cette information de configuration saisie puis cliquez sur Terminer GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 48 2 3 5 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook 2007 1 D marrez Outlook 2 Dans le menu Outils cliquez sur Options 3 Dans l onglet Configuration de la messagerie cliquez sur Comptes de messager
50. ls archiv s 2 Dans l onglet Archive vous pouvez afficher les e mails archiv s de toutes les bo tes aux lettres pour lesquelles vous disposez d un droit d acc s Vous pouvez galement effectuer plusieurs actions comme expliqu dans le tableau ci dessous Tableau 1 Options de l onglet Archive OPTION DESCRIPTION Vous permet de rechercher des e mails Saisissez les mots ou phrases E rechercher puis cliquez sur Les r sultats sont affich s dans le volet des e mails Rechercher tous les e mails archiv s d Masque le volet d aper u des e mails Affiche le volet d aper u des e mails Bascule entre l affichage du volet d apercu des e mails au bas de l cran et H l affichage sur le c t de la page contenant la liste des e mails Affiche les e mails dans la vue du message e Affiche les e mails dans la vue de la bo te aux lettres m Affiche la liste des bo tes aux lettres auxquelles l utilisateur connect a acc s Dans la liste des comptes s lectionnez le stockage d archive dans lequel vous souhaitez afficher les bo tes faisant partie de la Liste des comptes archiv s Cliquez sur Fermer pour quitter la liste des comptes GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 5 OPTION DESCRIPTION Supprimez les e mails s lectionn s si la suppression d e mails a t activ e par votre administrateur syst me Cette ic ne ne s affiche pas quand la suppression d e mails n est pas activ e
51. meurs internes 29 1 6 10 En dehors des heures de bureau anaaaaaaaaaaanaaanaaanaan naan oaa noan nanon aronannnan2an2 31 1 6 11 D tection des fuites de donn es 34 1 6 12 Recherche d emploi 22 36 1 6 13 Recherche de phrase 2 37 1 6 14 Rapport de trafic de l utilisateur 0 000aa00a00aa0aaaoaaaoaanoaanoanooannnanonannannnannn 39 1 7 Modification des pr f rences utilisateur 2 00000000000000 aaan 000000000 aa L LLa LLa 222222222 42 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 00 0000000000000000000000000000000000000011n 43 2 1 Installation de GFI MailArchiver Outlook Connector aaaaaaaaaaaannnaannoaannoaanooaannaan 43 2 2 T l chargement et installation du Compl ment Outlook pour GFI MailArchiver 43 2 3 Configuration de l acc s client IMAP de GFI MailArchiver o an aaaaaaaaa0000000001 44 2 3 1 Configuration d IMAP sur Android 45 2 3 2 Configuration d IMAP dans Apple Mail 20 46 2 3 3 Configuration d IMAP dans On 47 2 3 4 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook Z007 48 2 3 5 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook Z00 49 2 3 6 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook Z010 49 2 3 7 Configuration d IMAP dans Outlook 2011 pourMarc 50 2 3 8 Configuration d IMAP dans Mozilla Thunderbird 10 51 2 3 9 Configuration d IMAP dans Windows Live Mail aa 000a00000000000000000000000000000n 52 Kee le 53 1 Utilisation du GFI Ma lArchiv
52. n tr s grand nombre de destinataires dans leurs e mails Ce rapport tient compte des destinataires figurant dans les champs A Cc ou Cci Spammeurs internes Le rapport pammeurs internes affiche les comptes de messagerie internes qui envoient des e mails un nombre moyen lev de destinataires Top Simen r 3 tendue Les 30 derniers j ou rs Inclure Top 50 Envoyer maintenant Calendrier A Transf rer Envoyer le rapport Copie d cran 22 Spammeurs internes Ma linsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants GFI Ma lArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 29 Tableau 16 Crit res de rapport de spammeurs internes OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut 30 derniers jours Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Inclure Sp cifiez Le nombre de comptes de messagerie que vous souhaitez inclure hauteur de 1 000 utilisateurs maximum Internal Spammers Report For Everyone Top Spammer 1 Evelyn Morgan malabs local Total Emails Hd Top Spammer 2 Mildred Bailey malabs local Total Emails 58 Top 50 Emails between 20 11 2011 and 19 01 2012 Top Spammer 3 Cynthia Young malabs local Total Emails 63 Evelyn Morgan malabs local Mildred Bailey malabs local Cynthia Young malabs local Diane Collins malabs local Melissa King malabs lo
53. niers mois Rapport pour S lectionnez un utilisateur ou un groupe Active Directory Destinataires S lectionnez Interne Externe ou Tous Inclure Sp cifiez le nombre de r sultats jusqu un maximum de 1 000 destinataires La valeur par d faut est 20 premiers GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 18 Rapport de flux de communication pour 20 meilleurs utilisateurs John Doe E mails entre 01 08 2011 et 10 10 2011 Synth se Nombre total de contacts Nombre total de contacts Premiers contacts Nombre total de contacts Premiers contacts internes intemes externes externes 14 6 Jane Roe B name shotmail com 100 sur Nombre total de 42 sur Nombre total de contacts 30 Er sur Nombre total de contacts 3 contacts yahoo couuk Caokcom _ CE nn hotmail cwn tcdomainb com j John Smith Mkroxoii Exchange Remarque B Le diam tre du n ud indique la fr quence de communication par e mail La couleur indique que le domaine d e mail est le m me Flux de communication E mails envoyes E mails re us Nombre total d e mails Derni re communication 10 30 Co 2011 16 47 01102011 01 58 002011 16 51 01102011 01 55 02011 16 47 02011 18 46 01102011 01 58 01102011 01 54 01102011 01 58 DUTOT 01 58 01102011 01 58 0042011 00 06 MEN ET 00 07 01102011 01 58 im SW Diorwes tacd com hnsmith _maimb ccm CDR Si Si DE S SI HE SE Ei EE HI pi bR sl M MM MM A D du G
54. nnexion ne sera pas chiffr e 11 Cliquez sur Suivant une fois cette information de configuration saisie puis cliquez sur Terminer 2 3 6 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook 2010 1 D marrez Outlook 2 Dans le menu Fichier cliquez sur Info puis sur Param tres de compte 3 S lectionnez Param tres de compte dans la liste 4 Dans l onglet E mail cliquez sur Nouveau GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 49 5 Activez la case Configurer manuellement les param tres de serveur ou les types de serveur suppl mentaire puis cliquez sur Suivant 6 Cliquez sur Messagerie Internet puis cliquez sur Suivant 7 Entrez les informations suivantes dans la section Informations utilisateur OPTION VALEUR Votre nom votre nom Adresse de messagerie adresse de messagerie compl te 8 Entrez les informations suivantes dans la section Informations sur le serveur OPTION VALEUR Type du compte IMAP Serveur de r ception nom de serveur IMAP Serveur de courrier sortant SMTP nom de serveur SMTP fourni par votre administrateur syst me 9 Entrez les informations suivantes dans la section Informations de connexion OPTION VALEUR Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 10 Cliquez sur Plus de param tres gt Avanc et entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Serveur entrant IMAP Utilisez le num
55. nsights 1 6 8 Termes inappropri s La zone Termes inappropri s vous permet de g n rer un rapport identifiant tout langage inappropri utilis dans des e mails Les termes inappropri s peuvent tre des mots per us comme sexistes racistes ou injurieux GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI Ma lArchiver 27 Termes inappropri s Utilisez ce rapport pour contr ler l usage de termes inappropri s dans les e mails de fa on d tecter d ventuelles violations avec le r glement de l entreprise Inappropgriate Words Report For All Recipients summary Top S ender 1 Top Sender A kmeg ntegtearalpb ren baner e Z tezkoerainb ven Total Ermalls Total mnails 1 H Date Sender 2DAN i 1444 prece todomanb com SOS i 16 314 tcsetcdomasinb com ao 011 1 11 mgoe tocdonaint ccm tendue Les 3 derniers mois D estinataires Tout Envoyer _ Calendrier maintenant AA Envoyer le rapport Copie d cran 20 Termes inappropri s Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 14 Crit res du rapport de termes inappropri s OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut aujourd hui Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Destinataires S lectionnez Tous Internes uniquement Externes uniquement Rapport de termes inappropri s pour Tous les destinataires E mails entre 01 08 2011 et 0
56. ollins malabs local Brenda Wright malabs local Janet Philips malabs local Rebecca Scott malabs local Catherine Camp malabs local Jean Bell malabs local Gloria Cook malabs local Marie Turner malabs local Melissa King malabs local Stephanie Mitc malabs local Alice Stewart malabs local Cheryl Murphy malabs local Heather Morris malsbs local Joyce Edwards malabs local Martha Gonzalez malabs local Amy Lopez malabs local Christine Roberts malabs local Frances Parker malabs local Number Of Emails Sent Outside Office Hours Email Number Of Emails Sent Cynthia Young malabs local 20 Julie_Sanchez malabs 20 Diane Collins malabs 18 Brenda Wright malabs local 15 Janet Phillips malabs local 15 Rebecca Scott malaks local 15 Catherine Campbell malabs local 14 Jean Bell malabs local 14 Gloria Cook malabs local 13 Copie d cran 25 Rapport Mailinsights en dehors des heures de bureau Les r sultats se pr sentent sous la forme d un diagramme barres horizontales Une synth se figurant au dessus du diagramme affiche les 3 utilisateurs envoyant le plus d e mails en dehors des heures de bureau GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 33 Des donn es suppl mentaires sont affich es dans le diagramme ci dessous qui contient les informations suivantes Tableau 19 Crit res du rapport en dehors des heures de bureau OPTION DESCRIPTION E mail Adresse e mail de l utilisateur Nom
57. ombre maximal de r sultats est de 5 000 GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 13 Ghttp 192 168 5 20 Mail JA Emetteur lt lose tcdomaint coms A lt johndoe tcdomains com gt Date samedi 4 juin 2911 02721 Objet Meeting Hi Jonn Can vou please le me know when you have a 30 minute sot next weak so we can discuss you Phew Fardware requirements lt Retour oe d connecter Copie d cran 7 Vue de conversation sur smartphone 5 Cliquez sur l objet de l e mail pour afficher l e mail ou cliquez sur Afficher la conversation pour afficher les e mails associ s QD REMARQUE L interface utilisateur mobile permet de rechercher dans les archives des e mails Pour b n ficier des fonctionnalit s avanc es de recherche et de navigation veuillez acc der GFI MailArchiver depuis votre ordinateur QD REMARQUE L interface utilisateur mobile permet aux utilisateurs d acc der UNIQUEMENT leur bo te aux lettres 1 5 Acc s plusieurs bo tes aux lettres partir de l onglet Archive vous pouvez galement parcourir les e mails archiv s d autres utilisateurs Vos droits consulter les e mails d autres utilisateurs sont d finis au moyen de la fonction de GFI MailArchivercontr le d acc s GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 14 QD REMARQUE La fonction Rechercher un utilisateur ajouter est d sactiv e si l utilisateur connect ne dispose pas des droits pour
58. our vous connecter S lectionnez cette option pour vous connecter GFI MailArchiver au recommand moyen d une connexion chiffr e REMARQUE Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e Serveur sortant nom de serveur SMTP fourni par votre administrateur syst me QD REMARQUE D s lectionnez Configuration automatique 5 Cliquez sur Ajouter compte 6 Dans la fen tre des comptes cliquez sur Plus d options et d finissez le mode d authentification par Utiliser information de serveur entrant 7 Cliquez sur Avanc et s lectionnez Utiliser IMAP IDLE si le serveur le prend en charge afin de recevoir une notification en cas d arriv e de nouveaux messages 8 Cliquez sur OK 2 3 8 Configuration d IMAP dans Mozilla Thunderbird 10 Suivez ces instructions pour configurer IMAP dans Mozilla Thunderbird 10 1 Dans Thunderbird s lectionnez Fichier gt Nouveau gt Compte courrier 2 Dans l cran de Cr ation d un compte courrier entrez l information suivante OPTION VALEUR Vos nom et pr nom pr nom et nom Adresse lectronique adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 3 Cliquez sur Continuer QD REMARQUE Cliquez sur Arr t pour interdire Thunderbird de d tecter automatiquement les param tres de compte puis cliquez sur Configuration manuelle 4 Sous Cr ation d un compte courrier entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Entrant
59. pen source Bo te aux lettres R pertoire ou dossier utilis pour la r ception le d p t et le stockage de messages provenant d e mails Dossiers publics Dossier utilis en commun par les utilisateurs de Microsoft Exchange qui permet de partager de l information En t tes Information pr c dant le texte de l e mail corps Ceci comprend l exp diteur le destinataire l objet les dates et heures d envoi et de r ception etc EXOLEdb Voir Fournisseur OLE DB pour Exchange Fichier PST Fichier utilis pour stocker des copies d e mails d v nements de calendrier des contacts et d autres l ments provenant de Microsoft Office Outlook en local GFI Ma lArchiver 3 Glossaire 53 Fil de conversation Liste d e mails formant une conversation entre deux utilisateurs ou plus Fournisseur OLE DB pour Exchange M thode utilis e pour acc der la banque locale Microsoft Exchange Server par le biais d OLE DB et de Microsoft ADO G Gestion du stockage d archive Technologie GFI MailArchiver qui vous permet de mettre les stockages d archive en file d attente et de les programmer pour une utilisation soumise un calendrier Gestionnaire syst me Exchange Console MMC d di e qui vous permet de g rer une organisation Exchange Gestionnaires de groupe Groupe d utilisateur dans GFI MailArchiver dont les membres peuvent parcourir et rechercher tous les utilisateurs faisant partie de leur groupe Active Directory
60. pour configurer IMAP sur des appareils Android QD REMARQUE La configuration suivante n cessite une connexion internet 1 Lancez le client de messagerie et s lectionnez l option pour cr er un nouveau compte de messagerie IMAP 2 Configurez les param tres du Serveur de r ception suivants OPTION VALEUR Adresse de messagerie adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 3 En mode Installation manuelle entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Nom adresse de messagerie compl te d utilisateur Mot de passe votre mot de passe Serveur IMAP nom de serveur IMAP Port Utilisez le num ro de port par d faut 44143 ou le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me Type de S lectionnez le type de s curit indiqu par votre administrateur syst me s curit REMARQUE Si Type de s curit est d fini par Aucun votre connexion au serveur IMAP ne sera pas chiffr e 4 Apr s avoir saisi vos param tres de configuration IMAP l appareil analyse votre configuration entrante 5 Si vous y tes invit entrez les param tres de serveur sortant fournis par votre administrateur syst me L appareil analyse votre configuration sortante GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 45 QD REMARQUE Les instructions de configuration d pendent de la version de votre syst me d exploitation Android Pour plus d informations s
61. ronique ou le nom d affichage Active Directory du destinataire dont les e mails font l objet de la recherche gt Date d envoi recherche des e mails envoy s avant apr s ou une date pr cise Saisissez ou choisissez une date puis s lectionnez Avant Apr s ou Exactement Date de r ception recherche des e mails re us avant apr s ou une date pr cise Saisissez ou choisissez une date puis s lectionnez Avant Apr s ou Exactement Taille Ko recherchez les e mails dont la taille est sup rieure inf rieure ou gale une valeur donn e Saisissez une taille et s lectionnez Sup rieur Inf rieur ou Exactement ID de message recherche l aide du champ ID du message contenu dans l en t te de l e mail Tapez ou collez l ID de message de l e mail rechercher gt E mail entier recherchez des e mails ayant un contenu sp cifique y compris dans le corps les en t tes et les pi ces jointes Corps recherchez des e mails ayant un contenu sp cifique dans le corps du message gt Pi ce jointe recherchez des e mails ayant un contenu sp cifique dans leur pi ce jointe gt Dossier recherche des e mails contenus dans un dossier de bo te aux lettres sp cifique gt Dossier Sous dossiers recherche des e mails contenus dans un sous dossier sp cifique d un dossier de bo te aux lettres gt tiquette recherchez des e mails portant une tiquette sp cifique KAREMARQUE Cliquez
62. s Dans la zone de texte Rechercher des e mails archiv s vous pouvez galement utiliser des caract res g n riques comme expliqu dans le tableau ci dessous Tableau 3 Description des caract res g n riques CARACT RE G N RIQUE DESCRIPTION Remplace n importe quel caract re Remplace n importe quelle cha ne de caract res Exemple Pour rechercher des e mails contenant le mot Suisse vous pouvez saisir Sui e ou Sui e dans la zone de texte E mails archiv s Les e mails correspondant la requ te de recherche apparaissent dans le volet des e mails GFI MailArchiver affiche jusqu 25 e mails par page Si plus de 25 e mails r pondent aux crit res de recherche GFI MailArchiver les r partit sur plusieurs pages Utilisez le curseur au bas du volet des e mails pour passer d une page l autre 1 4 1 Recherche avanc e La fonction Recherche avanc e est une extension de la fonction Recherche qui permet d utiliser de nombreux crit res de recherche lorsque vous recherchez des e mails 1 Dans l onglet Archive s lectionnez ri GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 8 Rechercher dans les e mails Stockage d archives Date d envoi Jose TCDOMAINE Jose S Tout S Pas de limite temporelle S Inclut tout es respectant les conditions suivantes Exclut toutes les conditions suivantes P Email entier i o x Aucune condition ajout e Rechercher R initialiser Enregistrer
63. sateur nom d utilisateur Mot de passe votre mot de passe QD REMARQUE L information sur le Serveur d envoi doit tre fournie par votre administrateur syst me 7 Appuyez sur Suivant Si vous obtenez une erreur indiquant que vous ne pouvez pas vous connecter avec SSL appuyez sur Oui pour continuer sans SSL puis appuyez sur Enregistrer GFI MailArchiver 2 Configuration de l acc s au client de messagerie 47 QD REMARQUE Il est possible de configurer SSL apr s avoir sauvegard le nouveau compte de messagerie Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e 8 Dans Mail Contacts Calendriers Localisez le compte que vous avez cr dans la section Comptes 9 Appuyez sur le nom du compte faites d filer l cran jusqu Avanc 10 Sous R glages de r ception modifiez le num ro de port serveur pour le d finir par la valeur par d faut de 44143 ou par le num ro de port sp cifi par votre administrateur syst me 11 Appuyez sur Utiliser SSL pour l activer 12 Appuyez sur Suivant L appareil v rifie Les informations que vous avez entr es 2 3 4 Configuration d IMAP dans Microsoft Outlook 2003 1 D marrez Outlook 2 Dans le menu Outils cliquez sur Comptes de messagerie 3 Sous Comptes de messagerie cliquez sur Ajouter un nouveau compte de messagerie puis cliquez sur Suivant 4 Cliquez sur IMAP pour d finir le type de compte que vous cr ez puis cliquez sur Suivant 5 Entrez
64. strator usability com 2 6 8 0 0 marketing mana usability com 0 2 2 0 0 hr manager usability com 1 1 2 0 0 Copie d cran 33 Rapport de trafic de l utilisateur Maillnsights La bo te aux lettres s lectionn e peut appartenir un utilisateur ou un groupe affich en haut du rapport Diff rentes couleurs indiquent si les e mails ont t Envoy Re u Interne Entrant ou Sortant Le tableau sous le graphique montre les informations suivantes Tableau 27 Crit re de rapport de trafic de l utilisateur OPTION DESCRIPTION Adresse lectronique Adresse lectronique du contact Envoy Nombre total d e mails envoy s Re u Nombre total d e mails re us Interne Nombre total d e mails envoy s et re us Entrant Nombre total d e mails entrants Sortant Nombre total d e mails sortants Pour en savoir plus reportez vous la rubrique G n rer des rapports Maillnsights Programmer des rapports Maillnsights GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 41 1 7 Modification des pr f rences utilisateur 1 Cliquez sur le nom d utilisateur qui s affiche dans le coin sup rieur droit de l cran Profil utilisateur ES Preferences de profil utilisateur Pa Les pr f rences de profil utilisateur permettent de sp cifier les pr f rences de langue de taille de page et de format de date heure Options des langues Afficher GFI Mail rchiver dans la langue suivante Fran ais S Taille maximale de la page
65. tilisateur pour r pondre un e mail interne ou externe Top 1 000 Lcors apj Respues fra Bora Resrooag Tong D Etendue Les 7 derniers Jours wm mu mn Rapport pour Tout le monde Inclure Tout 1000 utilisateurs maximum Tri Par nom Croissant Envoyer maintenant Calendrier Transf rer Envoyer le rapport Copie d cran 14 R activit aux e mails Mailinsights Filtrez le rapport l aide des crit res suivants Tableau 9 Crit res de rapport de r activit aux e mails OPTION DESCRIPTION tendue Sp cifiez la plage de dates ou utilisez le r glage par d faut 7 derniers jours Vous ne pouvez s lectionner des dates que sur les 6 derniers mois Rapport S lectionnez un utilisateur ou un groupe Active Directory pour Inclure Sp cifiez le nombre de r sultats jusqu un maximum de 1 000 destinataires la valeur par d faut tant Tous GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI MailArchiver 22 OPTION DESCRIPTION Trier par Sp cifiez la m thode de tri Options disponibles gt Par nom d faut Par r activit Rapport de r activit aux e mails pour 1 000 meilleurs utilisateurs Tout le monde E mails entre 26 09 2011 et 03 10 2011 Temps de r ponse le plus rapide Temps de r ponse le plus long Temps de r ponse moyen johndoef icdomainb com janercetcdomainb com 56 minutes 176 heures 7 minutes 43 heures 57 minutes McosctExchs Ecodomainb
66. tilisez ce rapport pour identifier les utilisateurs internes qui envoient des e mails en dehors des heures de bureau En dehors des heures de bureau Le rapport En dehors des heures de bureau dresse la liste des comptes de messagerie internes dont l activit totale d mission a lieu dans une plage horaire donn e en dehors des heures de bureau Rapport pour Tout le monde v Inclure Top 50 tendue Ce mois ci v Y Param tres des jours heures de travail e Sg i KL LI PREN PaE p s Heures de bureau De 09 00 117 00 oO A y ene a mm mmm Semaine de F rail travail Dimanche Lundi Mardi Mercredi n E Jeudi V Vendredi Samedi Jours non travaill s Dates s lectionn es 0 s lectionn Effacer tout Envoyer y Calendrier maintenant Transf rer Envoyer le rapport Copie d cran 24 Mailinsights en dehors des heures de bureau Filtrez Le rapport l aide des crit res suivants Tableau 18 Crit res du rapport en dehors des heures de bureau OPTION DESCRIPTION Rapport Vous permet de choisir Les personnes concern es par ce rapport Passez l ensemble des collaborateurs au pour crible option standard ou limitez le rapport un groupe Active Directory Inclure Sp cifiez le nombre de r sultats attendus jusqu un maximum de 1 000 Valeur par d faut 50 GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI M
67. tre d e mails vous pouvez consulter le contenu des e mails et effectuer plusieurs op rations Ces op rations sont r pertori es et d crites ci dessous Tableau 2 Options d affichage d e mail OPTION DESCRIPTION ir Afficher l en t te des e mails Cliquez pour afficher les en t tes Internet des e mails Ceux ci s affichent dans un panneau Cliquez nouveau sur ce bouton ou s lectionnez Fermer pour quitter ce panneau Afficher un fil de conversation Cliquez sur ce bouton pour afficher l int gralit d une conversation dans la fen tre d affichage des e mails Tous les e mails de la conversation sont affich s Cliquez nouveau sur ce bouton ou s lectionnez Fermer pour quitter ce panneau Modifier l tiquette des e mails Personnel ou G n ral Vous permet de classer les e mails en les tiquetant Cette fonction est pratique lors de recherches de types d e mail particuliers notamment ceux qui sont tiquet s comme importants Pour ajouter une tiquette 1 Dans tiquettes disponibles saisissez une nouvelle tiquette ou s lectionnez en une 2 Cliquez sur Attribuer une tiquette pour attribuer l e mail l tiquette saisie ou s lectionn e Pour supprimer l tiquette attribu e 1 S lectionnez l tiquette pr c demment attribu e 2 Cliquez sur Supprimer l tiquette Cliquez nouveau sur ce bouton ou s lectionnez Fermer pour quitter ce panneau J REMARQUE les tiquettes sont a
68. une nouvelle fen tre de navigation dans un format imprimable Utilisez la fonction d impression de votre navigateur pour imprimer l e mail Afficher les images dans l e mail Cliquez sur ce bouton pour afficher les images incorpor es dans l e mail Marquer comme l gitime Utilisez ce bouton pour retirer des SPAM un e mail qui avait t identifi comme SPAM par le filtre anti spam Une strat gie de r tention des SPAM doit tre configur e GFI MailArchiver 1 Utilisation du GFI Ma ilArchiver 7 OPTION DESCRIPTION Supprimer l e mail A Supprimez l e mail actuel si la suppression d e mails a t activ e par votre administrateur syst me Cette ic ne ne s affiche pas quand la suppression d e mails n est pas activ e JREMARQUE Il est impossible de supprimer des e mails partir de stockages d archive en lecture seule ou en cas d activation de la mise en attente juridique 1 4 Recherche d e mails archiv s Dans GFI MailArchiver vous pouvez rechercher des e mails l aide de la zone de texte Rechercher des e mails archiv s Lors de la recherche d e mails GFI MailArchiver demandera l index d e mails de r cup rer tout e mail correspondant ainsi que ses pi ces jointes Outre la zone de texte Rechercher des e mails archiv s GFI MailArchiver propose galement une fonction Recherche avanc e qui fournit de nombreuses options de recherche QD REMARQUE Reportez vous Recherche avanc e page 8 pour en savoir plu
69. ur la cr ation d un nouveau compte IMAP consultez la documentation de votre appareil 2 3 2 Configuration d IMAP dans Apple Mail 3 0 Suivez ces instructions pour configurer IMAP dans Apple Mail 3 0 QD REMARQUE La configuration suivante n cessite une connexion internet 1 Cliquez sur Messagerie gt Pr f rences 2 Dans l onglet Comptes cliquez sur le bouton pour ajouter un nouveau compte 3 Entrez les informations suivantes OPTION VALEUR Nom complet votre nom Adresse lectronique adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 4 Cliquez sur Continuer 5 Entrez les informations suivantes sur le Serveur de r ception OPTION VALEUR Type du compte S lectionnez IMAP Description Entrez la description de compte Serveur de r ception imap gfi com Nom d utilisateur adresse de messagerie compl te Mot de passe votre mot de passe 6 Cliquez sur Continuer pour visualiser l cran S curit du courrier exp di 7 S lectionnez Utiliser SSL pour vous connecter GFI MailArchiver au moyen d une connexion chiffr e QD REMARQUE Si SSL n est pas activ la connexion ne sera pas chiffr e 8 Entrez les informations suivantes sur le Serveur d envoi OPTION VALEUR Serveur d envoi smtp gfi com Activer l authentification s lectionn Nom d utilisateur nom d utilisateur Mot de passe votre mot de passe GFI Ma lArchiver 2 Configuration

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