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INSTITUT DE FORMATION DES BIBLIOTHECAIRES 1998

1. INSTITUT DE FORMATION DES BIBLIOTHECAIRES Sandrine JAMBERT REORGANISATION DU SERVICE DU PEB AVEC L IMPLANTATION DU LOGICIEL PEBNET A LA BIBLIOTHEQUE INTERUNIVERSITAIRE DES LANGUES ORIENTALES PROJET PROFESSIONNEL PERSONNEL DE BIBLIOTHECAIRE GESTION DE PROJET 1998 Sous la direction de Madame Odile RIONDET ma tre de conf rences associ l ENSSIB Tuteur p dagogique Tuteur scientifique Tuteur professionnel Corinne CERONI Anne DUJOL Ing nieur d tudes P ABES Conservateur 1 ANALYSE DE L ENVIRONNEMENT ET DE L EXISTANT smnnnennnnnnneene ee 3 LICE CONTEXTE nds nent ete ere tee din tite era ete eee tee a niet ets es taseen senti uen dusdiute 3 1 1 1 R ORGANISATION DU SERVICE DE PEB LA BIULO nn nn iian ete 3 11 1 1 Pr sentation dela BIULO 2822588 nt men nee Ne ne una Nine 3 1 1 1 2 Situation du projet dans les objectifs g n raux de l tablissement 4 1 1 2 LES PRINCIPES DU PR T ENTRE BIBLIOTH QUES creer sense eneneneeneneneeeneeneneenenne 5 1 1 2 1 Recommandations de l IFLA International Federation of Library Association 5 1 1 2 2 Aspects juridiques de la fourniture de documents essssseeesssesseesreseesresseserssersrsserrrssresressesrrese 5 1 1 2 3 La tarification du pr t entre biblioth ques e sseeseesseeressessessrsstssressesrrssrestessesreseestressesrresssessee 5 1 1 3 LE R SEAU DE FOURNITURE DES DOCUMENTS EN FRANCE sis 6
2. qui r pond aux besoins de gestion des services de pr t entre biblioth ques C est un syst me int gr de gestion de fourniture de documents L application PEB de l ABES qui regroupe donc aujourd hui la fois les syst mes PEB en ligne et PebNet est con ue pour l mission et la r ception de demandes de fourniture de documents l mission et la r ception de demandes positives et n gatives la recirculation ventuelle des demandes consulter l historique d une transaction retrouver le contenu d une session la consultation de bases de donn es et la r cup ration de donn es bibliographiques chaque utilisateur habilit peut partir de son entr e PEB consulter en ligne TELETHESES r cup rer des notices et des localisations du Pancatalogue la communication entre les diff rents utilisateurs du PEB la messagerie offre la possibilit d adresser un message un partenaire en particulier le forum diffuse les informations g n rales ou des messages communiqu s l ensemble des partenaires du r seau l exploitation statistique et comptable des donn es Elle dessert aujourd hui un r seau de 300 centres de ressources documentaires compos principalement de biblioth ques universitaires En 1997 elle comptabilise une activit de 529 695 demandes dont 452 180 ont t satisfaites PebNet logiciel int gr de gestion du pr t inter existe aujourd hui en version 2 diffus depuis sept
3. de satisfaction par rapport au service de PEB ni ce qu il en attend de plus Par ailleurs s il y a un public potentiel quelles sont les raisons de non utilisation du service de pr t inter pour le pr t international 34 notamment O comment et avec quels outils ce public r alise t il ses recherches bibliographiques et obtient il les documents dont il a besoin Fait il appel d autres ressources sp cialis es si oui selon quelles modalit s fait il appel d autres services et comment en a t il eu connaissance Une enqu te pr sente un grand int r t pour la meilleure connaissance des usages et leurs motivations le degr de satisfaction attendu les crit res de qualit retenus pour un service de PEB Mais comme on l a expliqu plus haut cette valuation des usages du PEB touche de tr s pr s aussi l valuation des pratiques de recherche documentaire et la manipulation des outils bibliographiques Un questionnaire sur les modalit s connues et utilis es du service du PEB n aurait pas de sens sans un parall le fait avec les pratiques bibliographiques des usagers autrement dit les informations recueillies auraient une r percussion allant au del du seul service de PEB La mobilisation d une quipe transversale appara t n cessaire pour r aliser cette t che d abord pour la s lection du public interrog les groupes d utilisateurs universitaires sur les diff rents sites de l tudiant
4. une cha ne de fourniture de documents o le renseignement et l aide la recherche bibliographique constituent les tapes essentielles On retient donc deux aspects essentiels pour l int gration du service PEB la biblioth que la n cessit d un bureau de PEB ind pendant ouvert au public et signal en tant que tel n est pas vidente L accueil et le renseignement du lecteur la banque de pr t offrent en d finitive une latitude plus grande quant aux horaires d ouverture au public renseignement et d p t des bulletins mais le PEB l accueil oblige se pencher s rieusement sur 1 l information du public Il ne faut pas oublier que le PEB est un service payant et doit donc fournir une qualit d accueil en cons quence Un document de r f rence pr cis pour le personnel l accueil a d j t entrepris le remplissage des bulletins de demandes d autant que ceux ci sont diff rents selon la biblioth que destinataire demandent une v rification et une aide la plupart du temps les points importants ne pas n gliger etc Ce document doit pr ciser le d roulement de la proc dure jusqu au retour du document les coordonn es du service de PEB doit donner au lecteur tous les renseignements utiles par avance sa d cision de maintenir ou non sa demande valuation du d lai d obtention du document et co t selon le fournisseur sollicit Pour ces derniers l ments un
5. cifique situ pr s du point d accueil l entr e de la BU informe les lecteurs de l arriv e de leurs demandes e Le choix fait la biblioth que de l UPM est diff rent Les lecteurs viennent effectuer les demandes et remplir les formulaires la banque de pr t o ils disposent des tarifs pratiqu s et d un ordre d id es des d lais pour la satisfaction des demandes affichette Ils sont accueillis par le personnel en service public ce moment l On peut faire plusieurs remarques ce propos Si la banque de pr t et d accueil f d re toutes les fonctions de renseignement de pr t elle est galement le point d achoppement du service de pr t entre biblioth ques Cela permet la fois l institution du PEB comme un v ritable service au public parmi les autres offerts et un accueil maximum correspondant aux horaires d accueil de la biblioth que 9 19h D un autre c t il est vident que la sp cificit du PEB demande l intervention du responsable dans certains cas des r f rences qui lui parviendraient en tant incompl tes risqueraient d tre inutilisables et entra neraient des retards dans l aboutissement de la demande C est pourquoi le d p t des demandes de pr t inter au service d accueil de la biblioth que n cessite donc une information minimale et cibl e sur le PEB pour l ensemble du personnel en service public Cela permet de resituer le PEB comme le dernier maillon technique d
6. coupons IFLA Une lettre d information expliquant les modalit s de la facturation pratiqu e par la BIULO est communiqu e lors de chaque premi re transaction avec une biblioth que partenaire Les transactions en France sont relativement ais es pour ce qui concerne la facturation au lecteur des demandes mises par la BIULO En revanche les proc dures se multiplient et se diversifient avec les partenaires trangers Les mesures prises actuellement tentent d aller dans le sens d une simplification des proc dures de paiement des factures internes La BIULO refacture au lecteur les frais li s une demande faite l tranger La facture envoy e par le fournisseur est pr sent e au lecteur il est demand celui ci de se rendre la poste situ e moins de 100 m de la biblioth que afin de payer par mandat ou par coupons internationaux selon les exigences du fournisseur La BIULO lui remet son ouvrage ou ses photocopies en change du justificatif du mandat rapport Dans le cas particulier des demandes de pr t envoy es au British Library Document Supply Centre la proc dure est diff rente un ch que de 100 francs est demand au lecteur lors du d p t de la demande il ne sera encaiss qu avec l aboutissement de la demande Un document d information g n ral concernant les d lais le co t et le suivi de la demande doit tre communiqu la banque de pr t afin que le personnel en service public puisse donner
7. envoi de la r ponse via la messagerie Les d lais de transit postal qui jouent un r le sensible dans le d lai r el de satisfaction de 13 l utilisateur final ne peuvent tre valu s Ce graphique ne refl te donc pas le d lai r el de satisfaction qui tiendrait compte du d lai de r ception par l utilisateur final Jusqu pr sent la BIULO un magasinier tait charg de porter les paquets la poste deux fois par semaine Il peut s couler 4 jours entre la date de r ponse donn e la biblioth que demandeuse et l exp dition du paquet Il faut donc consid rer les r sultats avec prudence L efficacit et la rapidit du travail interne sont mesur es n anmoins gr ce l valuation du d lai de traitement ce qui permet un service de PEB de revenir sur son mode d organisation et sur sa gestion Il est vident que la proportion de demandes dont le d lai de traitement d passe 1 mois est un point auquel il faut s attacher dans les objectifs du projet 1 2 1 4 R partition des partenaires clients et fournisseurs La r partition des partenaires du PEB en activit demandeur et fournisseur n a pas pu tre chiffr e de mani re pr cise par manque de donn es mises disposition Cependant un aper u permet de d montrer la vari t des demandeurs En 1997 1998 depuis l tranger on rel ve des demandes ponctuelles de l Allemagne des USA de l Espagne l Italie la Finlande En France ce son
8. ouvrage ou des photocopies un autre est archiv dans un dossier Les donn es d identification d une demande sont 15 saisies manuellement x fois une fois dans le registre des demandes une fois dans Mobibop pour valider la sortie de l ouvrage une fois dans PEB EN LIGNE pour envoyer la r ponse une fois dans le fichier des relev s pour information lorsqu il s agit de photocopies une fois encore dans le fichier des factures Or l activit fournisseur repr sente le volet le plus important en termes de volume traiter il est vident que la gestion informatis e de ce volet dans PebNet sera beaucoup plus rapide et plus efficace comme on le verra en d tails dans l expos des fonctionnalit s 1 R ception des demandes par messagerie application PEB impression des demandes par courrier 2 Saisie des r f rences sur le registre des demandes informatiques et manuelles pour la France ressaisie du n informatique de la demande attribution d un autre n interne qui correspond en fait un num ro d inventaire un num ro d entr e dans le registre qui est appos aussi sur la demande imprim e idem pour les demandes re ues par courrier ressaisie des donn es pour l identification de la demande date tablissement demandeur titre auteur lecteur ouvrage fran ais tranger cote original photocopie observations 3 Recherche et identification des ouvrages demand s et v rification dans le c d rom
9. ponses n gatives PEB Des statistiques manuelles donneraient des r sultats plus proches de la r alit e Les statistiques tenues manuellement sont donc jug es comme tant plus fines et plus fiables La charge de travail suppl mentaire amen e doit tre prise en compte pour un cas d erreur qui est marginal e Ensuite les statistiques sont faites en fonction du type de transmission utilis pour les demandes t l phone courrier messagerie fax L ABES cr e des statistiques dans PebNet ou fabrique des interfaces elle a par ailleurs le projet de fournir sur le site de ABES http pebnet abes fr un chapitre statistiques qui permettra aux utilisateurs de g n rer leurs statistiques sur leur propre base de donn es partir des traitements disponibles sur le serveur Les utilisateurs peuvent aussi cr er leurs propres statistiques l aide d ACCESS qui travaillera directement partir de la base de donn es de PebNet La facturation PebNet permet de g rer la facturation des transactions de PEB dans tous les cas de figure il est possible de facturer diff rents produits et services d finis au d part Certains comme les tranches de photocopies t l copies microformes sont pr install s et param trables On peut de plus personnaliser un catalogue d autres services compl mentaires dans une table de param tres de facturation o figurent les tarifs pour facturer un payeur ainsi que les tarifs de
10. t inter est avant tout un service aux usagers qui permet de fournir un document dont la biblioth que n est pas en possession Le public interne de la biblioth que et le public externe doivent donc tre inform s au mieux de l existence et des modalit s de fonctionnement de ce service Assurer ce service tout au long de l ann e est une obligation pour les tablissements qui sont CADIST Les proc dures relatives aux transactions de pr t international sont d crites avec pr cision par l IFLA et concernent tout particuli rement la BIULO dont un grand nombre de partenaires sont des biblioth ques nationales trang res Le respect de certains principes utilisation du formulaire IFLA v rification des r f rences bibliographiques lisibilit de la r daction indication des conditions de pr t et consultation respect des conditions de reproduction recommandations des envois information sur la tarification et les modes de paiement doit aider une meilleure circulation des demandes de fourniture de document et un meilleur service rendu l utilisateur 1 1 2 2 Aspects juridiques de la fourniture de documents L activit de pr t inter g n re un grand nombre de photocopies d articles ou d extraits de monographies La question des droits de reproduction se r v le donc importante consid rer pour cette activit Le droit de reproduction rel ve du droit patrimonial du droit d auteur r gi par les lois du 11
11. 0000s00 31 3 DEVELOPPEMENTS POSSIBLES DU SERVICE sssssssesensennnnnemnennnenensenennsensensensee 33 2 3 1 FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE ET INTERNET DE NOUVELLES PERSPECTIVES POUR LE DEVELOPPEMENT DES DEMANDES ses 33 3 1 1 RECHERCHE BIBLIOGRAPHIQUE ET D VELOPPEMENT DU PEB DEMANDEUR ere 33 3 1 1 1 Mise disposition la BIULO de nouveaux outils bibliographiques 33 3 1 1 2 Proposition d enqu te aupr s des utilisateurs du service et utilisateurs potentiels 33 3 1 2 1 Information du PUBIC ensasi nane inea r a line nn note mine titine 35 3 122 Le mod le Web de PEBNET 5m a a i haha i 35 3 1 3 INT R T DE LA MESSAGERIE LECTRONIQUE POUR LE TRAVAIL DE FDD ssessisesesesesererereeeee 36 3 2 LA FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE FDD sense 37 3 2 1 LA FDD TLES BU FRANCAISES einen a EA E E RARER AES PETEA A mnt anna nets etes nie 37 321 1 Le Futur SU naien e mem mn s a een EA At inner 37 321 2 PICA Webdoc et Della ss E E E e E tente de dei EA aTi 38 32 13 L NIST et l BLDS C 8eme een nn ne a nm ren 38 3 2 2 LA FDD DANS OC C oerna teeta ee iroot a onde nn ane Man einen oteo e tite anse 39 3 2 2 1 OCLC International Interlibrary Loan ss 39 3 222 FirstSearchisssseate de den en nement msn rites 39 3 2 3 IMPLICATIONS POUR LE PEB SERVICE DE FOURNITURE DE DOCUMENTS serres 40 3 2 3 1 Un service de veille pour les fournisseurs de documents distance 40 3 2 3 2 Diffusion de l information users a e a E d ea ain 41
12. 1 magasinier en titre est affect au service 3 postes en r seau PebNet 1 poste serveur uniquement avec PebNet pour viter le probl me des virus et 2 postes clients A la BIULO une seule personne est charg e du PEB PebNet sera donc install en monoposte Mais si le volume des transactions augmentait encore et avec lui la charge de facturation la r partition du travail avec le secr tariat justifierait une mise en r seau Modalit s d installation PebNet fonctionne sur un poste minimum Pentium 16 ou 32 Mo de RAM sous Windows 95 ou Windows NT Ce micro doit tre reli Internet et quip de Word un navigateur une messagerie locale afin de faciliter la communication durant les p riodes de mises en oeuvre et pour permettre le transfert des forums Le logiciel peut tre install directement par la personne responsable de l informatique sur le site concern l ABES n intervient plus pour l installation Avant l installation de PebNet il faut proc der l installation du logiciel PCANY WHERE Le logiciel est t l d charg directement sue le poste informatique du PEB le jour convenu avec P ABES Tableau R capitulatif des fonctionnalit s de PeBNet Le tableau ci dessous r capitule les fonctionnalit s an les repla ant dans chacun des volets de l activit il vise mettre en vidence les avantages de l automatisation du PEB ainsi que les probl mes r siduels li s aux sp cificit s de la
13. Ce sont celles ci qu il faut exploiter au maximum afin de ne pas trop alourdir les m canismes de recueil des informations Les indicateurs retenus pour l laboration du tableau de bord lors de la mise en place du projet et ce pour contr ler la r alisation des objectifs seront limin s lorsqu ils ne seront plus indispensables une fois la marche du service bien engag e A l avenir le cumul des informations dans un tableau de bord annuel a pour but d avoir une vision rationnelle du travail de comparer l activit d une ann e sur l autre le tableau de bord pr sentera en comparaison les indicateurs de l ann e pr c dente et d aider la formulation de nouveaux objectifs et de pr voir la fois pour le volet demandeur et pour le volet fournisseur Activit Fournisseur e Nombre de demandes re ues e Temps moyen pass pour traiter une demande de fourniture totalement cette indication sera relev e jusqu au terme de la mise en oeuvre du projet afin de suivre l volution du traitement avec PebNet et selon les diff rents types de demandes manuelles r seau PEB Cet indicateur permet de d finir le nombre de demandes absorbables dans l ann e et fixer des objectifs pour les ann es suivantes Ensuite on ne fera qu un pointage annuel suivant les nouveaux modes de traitement qui appara tront commande lectronique des fournisseurs de r seaux externes n appartenant pas au r seau PEB par ex
14. Fournisseur D cembre e Organisation de la base de donn es locales R cup ration et 1 mois ler temps ordonnancement des donn es utiles au Volet fournisseur Fichi Lecteurs locaux Organismes de EE 1Cuer 8 courant et rattachement imm diatement n cessaire e Formation approfondie du personnel PEB P ABES Responsable informatique Janvier1999 e Pr paration des documents de r f rence PEB Activit Demandeur utilisation de PebNet Responsable Communication interne et externe Evaluation du projet F vrier Mars 1999 Avril 1999 Avril 1999 Mai e Organisation de la base de donn es 2e temps Param trage volet facturation et saisie des r f rences clients Param trage des ditions e Diffusion des documents de r f rence e Mise en place des interfaces pour r cup ration des donn es bibliographiques dans les formulaires PebNet PEB Secr tariat PEB Responsable Service Public PEB Responsable Informatique Informaticien Mise en place pour utilisation de toutes les fonctionnalit s de PebNet Communication interne Activit Demandeur 30 2 2 3 Evaluation du projet 2 2 3 1 Etat des lieux sur les diff rentes tapes du projet Au fur et mesure de la r alisation des tapes pr vues du projet un compte rendu sera fait des difficult s rencontr es de celles qui n ont pas trouv de solutions et qui doivent donner lieu une r flexion commu
15. d diteurs et de compagnies de t l communications uvrant fournir l information sur tous types de supports au moyen de divers proc d s lectroniques si les biblioth ques ne tirent pas parti des technologies 42 nouvellement mises au point elles risquent de devoir abandonner leur r le de fournisseurs d information et d interm diaires entre l information et ceux qui cherchent se la procurer La fourniture de documents laquelle participe le PEB doit ainsi r pondre au monde toujours plus complexe d utilisateurs exigeants et une gestion de plus en plus d licate des collections 33 BARDEN P La fourniture de documents de l an 2000 Bulletin des Biblioth ques de France t 41 n 1 1996 p 42 46 43 BIBLIOGRAPHIE e ASSOCIATION DES RESPONSABLES DES BIBLIOTHEQUES ET CENTRES DE DOCUMENTATION UNIVERSITAIRES ET DE RECHERCHE D EXPRESSION FRAN AISE Manuel de pr t entre biblioth ques des pays francophones Villeurbanne ABCDEE 1994 e BARDEN P La fourniture de documents de l an 2000 naissance d une nouvelle industrie Bulletin des biblioth ques de France t 41 n 1 1996 p 42 46 e CARPINE LANCRE J Le r le des biblioth ques sp cialis es dans l acc s aux documents primaires exemple de la biblioth que du mus e oc anographique de Monaco Bulletin des biblioth ques de France t 27 n 11 1982 p 607 615 e COTTON F Essais d valuation du pr t entre bibliot
16. de l INIST mise jour tous les 2 mois en acc s libre ARTICLE INIST la saisie rapide des commandes avec choix du support en ayant au pr alable ouvert un compte FORM INIST l envoi et la gestion d une ou d un lot de commandes Ces derniers l ments sont importants car ils manifestent l volution dans le domaine de la fourniture de documents et augmentent la qualit du service rendu aux utilisateurs INSIDE est un service offert par le British Library Document Supply Centre accessible via Internet con u pour satisfaire la fois un utilisateur final de type chercheur et les tablissements d enseignement et de recherche Le catalogue des fonds de la British Library remis jour en permanence et des modes de recherche tr s d velopp s est consultable distance une commande VAN MUYEN M L apr s Webdoc le projet Delta Arabesques 1998 n 10 p 5 6 ROMAN R Un nouveau service en ligne de la British Library Inside Bulletin des biblioth ques de France t 43 n 3 1998 p 46 48 39 imm diate de documents avec r ception dans des d lais garantis peut tre engag e imm diatement apr s la recherche Le document est livr pour l instant par les modes traditionnels fax courrier coursier mais il est galement pr vu dans l avenir la fourniture lectronique de documents Richard Roman met l accent sur la gestion des acc s que les organismes qui s abonnent Inside doivent mett
17. des titres Chaque site demandeur ne rentre pas les r f rences du titre de la m me fa on ces statistiques ne sont donc pas pertinentes La solution serait donc pour chaque nouvelle demande arriv e s lectionner l intitul unique d un titre dans un catalogue de titres cr au fur et mesure La BIULO manque de place pour la conservation de ses collections des statistiques sur les pr ts d ouvrages en PEB venant en compl ment de statistiques sur les sorties et le nombre de consultations pourrait aider la d cision de d stockage Malheureusement le seul crit re tant le titre les statistiques permis par PebNet ne sont pas assez fines il faudrait pouvoir obtenir un tri par fonds de langue et par ann e de publication ou bien par cote Des statistiques plus fines pourront tre r alis es directement avec ACCESS sur la base locale e Le PEB de l INRP participe l aide l acquisition pour les ouvrages en fournissant la liste des demandes de ses lecteurs aux responsables Les demandes de photocopies de p riodiques sont trop peu importantes pour tre significatives A la BIULO on pourra envisager de sortir une liste des ouvrages demand s en activit de pr t inter en listant les demandes qui n ont pu tre satisfaites en activit fournisseur et les demandes envoy es par les lecteurs en activit demandeur Comme pour l INRP les demandes concernant les p riodiques sont trop peu nombreuses pour tre
18. elles se ressentent moins dans le travail quotidien vu le faible nombres de demandes exp dier Cette r partition des donn es de traitement est peu pratique cependant Elle ne permet pas d avoir une vision nette de l tat des demandes exp di es si un lecteur d sire tre inform sur l avanc e de ses demandes retrouver ses demandes dans ces registres demeure encore possible mais parce qu il y en a peu et parce que le lecteur qui en fait peu se souvient de certaines donn es qui permettent d identifier la demande De plus il n existe pas de fichier de facturation complet concernant le volet demandeur les factures sont r gl es au fur et mesure de leur r ception la mention du r glement est report dans le registre et les factures sont archiv es Lorsqu un probl me vient se poser retrouver la demande concern e est probl matique Le service de pr t entre biblioth ques en activit demandeur joue pour l instant un r le de simple transmetteur de demande alors que les autres services de PEB observ s se chargent de localiser certaines r f rences Cela s explique par le fait que les outils de localisation sont mis la disposition du public comme le Pancatalogue ainsi que d autres catalogues de biblioth ques trang res comme celui de la British Library en ligne sur Internet par ailleurs les utilisateurs du PEB les plus r guliers connaissent les r f rences et le fonds trangers qui les poss dent ci
19. en Activit un suivi de fournisseur et demandeur PAN IRSE P activit du R partition origine des DCE service et de demandeurs BU hors PEB Pefficacit de Etance Etranger Taux de satisfaction en fonction gestion du type de demande en fournisseur et demandeur 20 e Mieux conna tre la Nombre d utilisateurs du PEB Activit typologie des Taux de fr quentation du service DEMANDEUR utilisateurs du PEB Fr quence d utilisation Nombre de demandes mises lusager R partition des diff rents publics niveau tudiants chercheurs enseignants et taux de Am lioration de la mise en valeur du service fr quentation par cat gorie d utilisateur e Mieux faire Evolution des indicateurs Activit conna tre le service pr c dents DEMANDEUR aux lecteurs de la BIULO 2 1 2 Description des fonctionnalit s du logiciel 2 1 2 1 Fonctionnalit s g n rales et transformations de l organisation manuelle tableau modalit s d installation L observation de quatre services de pr t entre biblioth ques diff rents a permis de mettre en vidence certains points communs On a choisi de pr senter ces aspects de l organisation du travail en parall le des fonctionnalit s de PebNet en encadr Le progiciel PebNet a donc t con u pour permettre la gestion de la fourniture de documents c est dire le traitement des transactions de pr t entre biblioth ques
20. fournisseurs de documents distance A l vidence dans le contexte d une biblioth que qui offre des ressources bibliographiques importantes on doit disposer corr lativement d un syst me de fourniture de documents bien structur qui permette d obtenir dans des d lais rapides et un co t raisonnable le document recherch et rep r Il convient de rappeler que la fourniture de documents par voie lectronique ne constitue qu une tape du processus qui englobe l identification de l information recherch e l identification d une source de fourniture la commande la r ception la transmission de l information au demandeur et le paiement du service rendu En tous les cas le pr t entre biblioth ques national et international fait partie des services de fourniture de documents distance on l a vu notamment avec les d veloppements du SU Il est essentiel que toute biblioth que examine un certain nombre de points avant de d cider si la fourniture de documents par voie lectronique constitue une option viable ou avant de choisir un fournisseur particulier Pour le cas de la BIULO toujours dans la perspective de l activit demandeur apr s la mise en place du bouquet num rique de bases de donn es OCLC l hypoth se de l ouverture au public du service de fourniture de documents distance possible via FirstSearch devrait tre examin e selon des crit res que d finit Marie Johanne
21. interne et du point de vue du service rendu au public proche et ext rieur la BIULO Apr s avoir pr sent l environnement du service et analys sa situation actuelle on d crira dans la deuxi me partie les fonctionnalit s du logiciel PebNet en comparant son utilisation dans d autres tablissements Enfin si l informatisation de la gestion du PEB r pond aux objectifs pr conis s au d part du projet on doit tenir compte d autres facteurs et outils qui peuvent intervenir dans les d veloppements futurs du PEB Au cours de ce travail il sera fait r f rence aux observations faites dans quatre services de pr t inter qui fonctionnent tous actuellement avec la version 2 de PebNet Montpellier III Section lettres et sciences humaines Montpellier II Section Sciences Montpellier I Section M decine Unit P dagogique M dicale 2e et 3e cycles M decine centre ville 1er cycle Par ailleurs des contacts ont t pris avec la biblioth que de l INRP Institut National de Recherche P dagogique choisie pour la sp cificit de ses collections et de de son public et le volume de transactions annuel de son service de PEB proche de celui de la BIULO On s est attach resituer l observation de ces diff rents services en fonction de leur environnement particulier afin de mettre en perspective leur fonctionnement et dysfonctionnements Les enseignements tir s de ces observations permettent de cette fa on de d gage
22. la constitution d une base de donn es locales partenaires du r seau PEB et hors PEB lecteurs et organismes auxquels ils sont rattach s modes de tarification selon les diff rents types de clients de transactions ou de niveaux de service les organismes de rattachement pour la facturation des demandeurs par exemple les laboratoires pour les chercheurs les titres demand s appartenant au fonds de la biblioth que le traitement de la facturation le traitement des statistiques PebNet sous Windows Les fonctionnalit s li es au syst me d exploitation Windows sont utilisables avec PebNet le copier coller le couper coller la cr ation de plusieurs fen tres et leur organisation en mosa que Cela offre une facilit d utilisation non n gligeable Gestion des donn es locales et Traitement des transactions de pr t inter le fichier lecteurs et le fichier des organismes de rattachement permettent de g rer les usagers du PEB identifiant statut coordonn es date inscription et de les rattacher ventuellement des organismes de rattachement ou laboratoires d universit Cette possibilit est largement exploit e dans les biblioth ques scientifiques que l on a pu visiter ce cas de figure se rencontrant tr s fr quemment cette option permet une gestion beaucoup plus ais e de la facturation En biblioth que universitaire sciences humaines le rattachement des lecteurs m me en troisi me cycle des
23. laboratoires de recherche existe peu les lecteurs payent eux m mes leurs demandes de fourniture de documents La constitution de ce fichier lecteurs la BIULO permettra d une part d viter la ressaisie manuelle de leurs coordonn es sur le registre et d autre part une meilleure connaissance des utilisateurs du PEB en activit demandeur le fichier des partenaires du r seau PEB le serveur de l ABES int gre et met quotidiennement jour la liste de tous les membres du r seau PEB les donn es figurant dans ce fichier sont le RBCCN les 21 dates de fermeture et de r ouverture d un site le nom de la biblioth que partenaire la section la tutelle si le site est PebNet si le site est class M decine Pharmacie Science MLS ou Droit Lettres DL les coordonn es un identifiant 25 caract res qui permettent d attribuer un identifiant au partenaire PEB par exemple un num ro de lecteur pour la gestion des pr ts si l tablissement est son propre payeur ou s il a un payeur de niveau sup rieur le fichier des partenaires hors r seau PEB qui comporte un certain nombre de champs pour se constituer son propre fichier de partenaires hors r seau PEB Ces trois fichiers apporteront une nouveaut dans la gestion du PEB la BIULO la centralisation la facilit et la rapidit de consultation des donn es relatives aux utilisateurs de son service PEB lecteurs biblioth ques demandeuses biblioth ques
24. les renseignements n cessaires au lecteur demandeur Les modalit s de facturation ont t revues et r organis es la fin de l ann e 1997 la demande de la direction Les solutions ont t am nag es au fur et mesure en fonction des probl mes survenus et des sp cificit s du pr t international notamment La diversification l absence d uniformisation des proc dures tant l chelle nationale qu internationale ne simplifient gu re la gestion de ce volet du PEB 17 Modalit s de pr t Les ouvrages exclus du pr t pour le public de la BIULO uniquement consultables sur place ne recouvrent pas ceux du PEB La BIULO n autorise que les pr ts pour les ouvrages datant de moins de vingt ans Le PEB pr te ces ouvrages mais n autorise que la consultation sur place la biblioth que demandeuse Sont exclus du PEB pr t et photocopies les ouvrages ant rieurs 1900 les p riodiques les dictionnaires les usuels les th ses Dans tous les autres cas comme on l a pr cis il convient de consulter le responsable de chaque fonds ouvrage qui doit tre envoy l tranger et donc soumis aux al as du voyage ouvrage dans un tat moyen Les ouvrages sont pr t s pour une dur e d un mois Une v rification r guli re du registre est effectu e et les lettres de relance dit es La BIULO ne traite pas les demandes en provenance de la banlieue parisienne ce sont les lecteurs qui se d placen
25. seau PEB repr sente non pas le r seau de tous les participants l activit de pr t inter mais bien l abr viation pour le pr t entre biblioth ques r seau rattach l enseignement sup rieur BU grands tablissements organismes de recherche publics ou priv s caract ris par l utilisation d un syst me informatis d une messagerie commune l application PEB par laquelle transitent les demandes de fourniture de documents La participation au r seau PEB se r alise lorsque l organisme voulant tre int gr signe une convention avec le minist re de l Enseignement sup rieur et de la Recherche qui finance et coordonne le r seau La biblioth que en question doit avoir re u un num ro de code le RBCCN Elle n cessite parall lement la signature d un contrat avec l ABES fournisseur des liaisons et des ressources informatiques pour le PEB Le r seau de PEB lectronique existe en France depuis 1987 PEB EN LIGNE syst me encore actuellement utilis par la BIULO est un syst me centralis les biblioth ques du r seau se connectent via TRANSPAC et via INTERNET RENATER la base de donn es du PEB A partir de 1989 avec PEBMICRO les micro ordinateurs h bergent des applications locales et les transferts LINE M National Interlending systems a comparative study Paris Unesco 1980 7 de donn es sont automatis s L ABES met au point six ans apr s le logiciel PebNet
26. structure et la dynamique de l tablissement a un impact sur cet usage On a retenu ici trois exemples Le premier refl te la situation actuelle du service de PEB la BIULO le second pr sente une situation interm diaire la fois pour le lien tabli entre le PEB et la recherche bibliographique et pour l accueil du service enfin le troisi me montre un choix de positionnement du service qui serait le plus profitable pour la BIULO e Le service de PEB de la biblioth que de l INRP n est pas tr s visible ni dans la biblioth que ni dans l INRP sans doute sous utilis selon sa responsable Il est rare qu une recherche infructueuse dans les collections de la salle soit renvoy e aupr s du PEB e Le service de PEB de la section lettres de Montpellier est un bureau ind pendant situ dans la salle de bibliographie g n rale Il est ouvert des horaires restreints du fait de l activit d acquisition assum e en parall le par le responsable Un syst me de bo te aux lettres physique et la mise en place d un mod le indicatif pour le remplissage du bulletin de demande permet n anmoins aux lecteurs de d poser des formulaires de demandes le reste du temps En revanche le retrait des ouvrages le renseignement sur le suivi des demandes qui se font dans le bureau d pendent des horaires d ouverture du service et ne suivent donc pas les horaires d accueil de la BU A cet gard un tableau d affichage sp
27. t nettement L essentiel de l activit de la BIULO se fait en fournisseur le nombre annuel de demandes re ues demeure sup rieur 2000 alors que tr s peu de demandes manent des lecteurs propres de l tablissement 10 Pour expliquer cette proportion infime de demandes exp di es c est dire de recours faits l ext rieur plusieurs hypoth ses peuvent se conjuguer En France d une part la BIULO est une r f rence pour sa sp cialit de plus les lecteurs parisiens ont l avantage de disposer d une norme masse documentaire proximit qui peut les satisfaire d autre part la BIULO est certes tr s riche dans son domaine mais son fonds ne peut cependant pas galer ceux de toutes les biblioth ques nationales trang res sur des sujets de recherche pointus Le public de la BIULO et en particulier les enseignants et chercheurs est un public qui se d place r guli rement l tranger fr quente les centres de ressources trangers dont il conna t les fonds et va consulter sur place les ouvrages dont il a besoin On peut invoquer galement le manque d outils bibliographiques mis la disposition des lecteurs pour les catalogues des biblioth ques trang res la m connaissance du service de PEB qui demeure sous utilis ou bien le renoncement recourir au PEB du fait des d lais de satisfaction de co ts trop lev s Il est galement possible qu une partie de la communaut universitaire desser
28. t pour les nouvelles technologies L int r t d une enqu te de ce type appara t vident pour le service de PEB de la BIULO la fois pour une meilleure connaissance du public de ses besoins mais aussi pour amorcer une nouvelle offre de service de fourniture de documents primaires 3 1 2 Int gration du service PEB sur un site Web ROSIER A M Optimisation d un service de fourniture de documents primaires Exemple du service PEB de la Biblioth que Interuniversitaire de Montpellier Section des Sciences M moire de Ma trise en sciences de l information et de la documentation UFR V Universit Paul Val ry Montpellier III 1993 35 3 1 2 1 Information du public Internet est une tape essentielle dans l ouverture et le d veloppement d un service de PEB a fortiori pour la BIULO qui se situe dans un contexte largement international Les biblioth ques qui ont ouvert des sites Web pr sentent toutes plus ou moins sommairement le service de pr t entre biblioth ques et informent les utilisateurs des modalit s d usage des coordonn es utiles contacts bo te aux lettres Il est vident que cette fiche d identit quivalente au guide du lecteur distribu sur place jouerait un r le d information essentiel pour les biblioth ques trang res avec lesquelles traite le service de PEB de la BIULO Les changes avec l tranger on l a dit constituent la majorit des demandes faites par les lecteurs de la BI
29. tableau r capitulatif sera produit et affich la banque de pr t La partie concernant le pr t entre biblioth ques dans le guide du lecteur sera r vis e en collaboration avec le responsable du service public Un bulletin de demande factice sera mis au point avec des intitul s clairs que le lecteur remplira la banque d accueil Ce bulletin servira galement l inscription des usagers au service du PEB on est assur ainsi de disposer de tous les 27 renseignements utiles pour remplir la base lecteurs de PebNet et surtout d tre assur du remplissage correct des bulletins de demande qui serviront l envoi effectif D autre part en cas d absence du responsable du service le personnel en service public doit prendre les messages et les demandes les transmettre au service qui assure en diff r les renseignements qui n ont pu tre donn s par t l phone fax e mail Dans l avenir peut tre la mise en place du module PEBWEB sur lequel on revient en troisi me partie sera un l ment suppl mentaire pour l am lioration de l accueil du PEB la fois pour les utilisateurs rattach s la BIULO et pour les partenaires ext rieurs hors PEB 2 l information et la formation du personnel La mise au point d un document de r f rence sur le PEB pour le Guide du Biblioth caire est parall lement n cessaire 2 1 3 2 PEB et Gestion Le service de pr t entre biblioth ques dont une seule
30. utilisables 28 2 2 REALISATION DU PROJET 2 2 1 Les moyens 2 2 1 1 Personnel comp tences horaires formation L affectation d un biblioth caire temps plein sur le poste du pr t inter permettra pour le moment d absorber l activit annuelle Un magasinier se charge de porter les colis la poste le mardi et le vendredi Le d tachement d un magasinier au service du PEB pendant 2 heures par jour permettrait non seulement d effectuer l envoi des paquets quotidiennement et donc d am liorer le d lai de satisfaction r el mais aussi de r aliser une partie des photocopies d articles et d extraits d ouvrages activit particuli rement consommatrice de temps tant donn les pr cautions prendre les photocopies des ouvrages et p riodiques sont faites sur un scanner afin de ne pas d t riorer les documents Le recours aux sp cialistes de langue est syst matique pour le d chiffrage la recherche des cotes La n cessit de transcrire les r f rences bibliographiques des demandes manuelles dans PebNet oblige demander au personnel qualifi de translitt rer titre et auteur Une deuxi me personne doit tre form e au PEB afin d assurer la permanence du service en l absence du responsable 2 2 1 2 Budget mat riel informatique logiciels formation Changement du micro du PEB pour un Pentium II 233 Mhz 32 Mo de RAM Disque dur de 2 1 Go Moniteur couleur 17 pouces Carte Ethernet 10 854 F TTC Sys
31. 1 1 3 1 Le r seau PEB des biblioth ques universitaires 6 1 1 3 2 Le futur Syst me Universitaire esse 7 1 2 ANALYSE DEL EXISTANT ennemie el isrn terne si tn tse tetes se 8 1 2 1 ETAT DES LIEUX DE L ACTIVIT DE PR T INTER LA BIULO ss 8 1 2 1 1 Deux aspects le travail interne et le service au public ssessesseeeeeseereessssressresesrrrsreereesersrssresees 8 12 12 Le pubhG 3 5 tnt ins nn mate mn dre te ed en 8 1 2 1 3 Activit s de fournisseur et de demandeur essseeeseeeeeseesieesesreeeiestestssserrtsstesrtsstesissrestresesseesrete 9 1 2 1 4 R partition des partenaires clients et fournisseurs 13 1 2 2 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU SERVICE sue essesneeeereesseerseeseenseeeeennnes 13 1 2 2 1 Situation du service Accueil du public sn 13 1 2 2 2 La sp cificit locale les catalogues de la BIULO les fonds sp cialis s la conservation et la communication des documents ss 14 1 2 2 3 Les diff rentes t ches la cha ne du traitement des demandes 14 1 2 2 4 Tarificati n et r glement oci cnini niri a e nm in i in 16 122 3 MOYENS ET OUTILS Arer ar a AA E a E niet T tb Mani 17 1 2 3 1 Equipement informatique mat riel et logiciel 17 12 3 2 Personnel aaa eee E E E E E A a a A T AeA 17 1 2 3 3 Budget 19975550 se lee a e E A EAEE EE me E RE ETE E 17 2 GESTION DU PROJET oosisisisescccisssssossievorssieecsiniestecsintiossrosiiserisiencste cstessoriras sissi scsdit
32. AUROC catalogue informatis de la biblioth que dans les fichiers manuels de la salle de lecture avec l aide des sp cialistes de fonds 4 Recherche dans les magasins et pose des fant mes Photocopie des articles demand s 5 Enregistrement des cotes et des r ponses n gatives dans le registre 6 Enregistrement des pr ts du PEB dans Mobibop 7 Pr paration des envois photocopies des demandes recommandations et instructions la biblioth que demandeuse dur e du pr t consultation sur place pr cautions r c piss s postaux d envoi en recommand Exp dition 8 Edition des relev s d information pour facture des photocopies seulement et saisie des donn es pour l tablissement des factures cumul es dans deux fichiers Excel distincts 9 Saisie des r ponses positives et n gatives dans la messagerie du r seau PEB 10 Archivage des originaux des demandes 11 Gestion des retours enregistrement dans Mobibop et saisie de la date du retour dans le registre papier Un second registre du m me type est tenu parall lement pour le traitement des demandes provenant de biblioth ques trang res La proc dure est similaire mis part la voie de communication postale uniquement Activit demandeur Ici les lourdeurs sont directement li es la gestion manuelle et une dispersion des informations plusieurs registres plusieurs s ries de num ros d entr e attribu es aux demandes dans les 2 registres France Etranger
33. BIULO expos s dans le paragraphe suivant 24 tableau de bord T che Fonctionnalit s Efficacit de gestion Probl mes r siduels Cr ation d une demande de Bilan et suivi global de l activit Saisie des transactions fourniture formulaire informatique des 2 volets gr ce aux fonctions manuelles avec champs bibliographiques et Bilan g n ral de l activit champs de donn es locales fournisseur et Bilan g n ral de Translitt ration et ou Z remplissage semi automatique ou l activit demandeur Harmonisation de la base lt a manuel R capitulatif de la demande Bilan de son activit jour par jour pour les r f rences en Fe S et Validation gr ce aux fonctions Bilans de langue non occidentale o lt Lecture des r ponses re ues aux connexion E z demandes exp di es traitement des Ces fen tres offrent une vue p A r ponses selon leur type structur e et comptabilis e de son ds travail en rappelant les diverses cat gories de transactions pour les consulter ou y apporter des modifications Traitement des r ponses Disparition des outils de gestion Saisie des transactions exp dier r ponses exp dier papier lourds manipuler moins manuelles demandes re ues en cours demandes fiables et ne permettant pas une Translitt ration et ou 5 2 trait es transactions manuelles recherche et une v rification rapide Harmonisation
34. IULO avec l installation du progiciel PebNet est une tape importante pour l am lioration de la gestion du service L automatisation des traitements relatifs la fourniture du document permet un gain de temps et d efficacit certain ainsi que la mise en place d un suivi rationnel de l activit L effort de modernisation du PEB doit galement porter sur le perfectionnement du service rendu au public de la BIULO PebNet ne repr sente pourtant pas l outil unique qui autorise l enti re satisfaction des usagers Un ensemble de mesures en corr lation telles que l information et la promotion cibl es sur les possibilit s du pr t inter la formation aux nouveaux outils de recherche bibliographique la veille op r e sur les divers circuits de fourniture des documents doivent aussi alimenter la r flexion La fourniture de documents distance se transforme la fois par ses moyens les supports lectroniques et les r seaux de t l communications et ses modalit s d usage l orientation vers l usager final elle constitue un vecteur de plus en plus important des biblioth ques A ce titre le PEB s inscrit dans la probl matique plus large de l acc s l information soulev e en ces termes par Phil Barden Les principaux acteurs risquent d tre non les biblioth ques sous la forme que nous leur connaissons mais des groupements tout faits nouveaux sans doute constitu s de biblioth ques d auteurs
35. Introduction Le Pr t entre biblioth ques ou PEB est un processus par lequel un organisme documentaire obtient d un autre un document demand par ses usagers et non disponible dans son fonds Le PEB t moigne de la n cessit pour les organismes documentaires de coop rer pour faciliter l acc s tous la documentation Quels que soient les cr dits d acquisition aucune biblioth que ne peut pr tendre aujourd hui l auto suffisance et proposer au niveau local l exhaustivit des collections Le syst me de PEB permet donc une biblioth que de se procurer un document qu elle ne poss de pas Le regroupement en r seaux et les syst mes de messagerie la constitution des catalogues collectifs ont conduit au d veloppement important de cette activit entre les biblioth ques universitaires La direction de la Biblioth que des Langues Orientales a souhait la modernisation du service de PEB de l tablissement avec l installation d un outil de gestion int gr le progiciel PebNet de l ABES l Agence Bibliographique de l Enseignement Sup rieur L informatisation de la gestion des fournitures de documents doit offrir un gain de temps et une rationalisation du travail ainsi qu une meilleure valuation globale de l activit ses co ts et de la satisfaction du public concern La mise en place du logiciel PebNet s accompagne d une r organisation du service la fois du point de vue de la gestion
36. JJ La fourniture de documents par voie lectronique perspectives et attentes Argus VOL 25 n 2 1996 p 25 30 e SMITH M D Le co t des activit s de pr t inter Bulletin des biblioth ques de France t 28 n 4 1983 p 391 396 e TALLIM S Le protocole du pr t entre biblioth ques ILL International Interlibrary Loan IFLA Journal vol 18 n 4 1992 p 325 333 e VAN MUYEN M L apr s Webdoc le projet Delta Arabesques n 10 1998 p 5 6 44 e VERVLIET HD L Plaidoyer pour une cendrillon le pr t inter d centralis non planifi Bulletin des biblioth ques de France t 27 n 11 1982 p 617 619
37. Les responsables de chaque fonds sont par ailleurs syst matiquement consult s avant l envoi d ouvrages au caract re ancien difficilement rempla ables destination loign e l tat tangent ou pr sentant un caract re sp cifique qui puisse en emp cher le pr t Le service du PEB doit donc prendre en consid ration tout un ensemble d aspects des collections de la biblioth que et ne peut donc pas fonctionner en autarcie C est probablement l un des avantages du service de PEB la BIULO si l on compare sa situation avec celle d autres services de pr t inter dont on a pu constat l isolement En contre partie cela s av re co teux en temps il s agit d une tape qui n est malheureusement pas compressible comme une autre t che de gestion du PEB 1 2 2 3 Les diff rentes t ches la cha ne du traitement des demandes Activit fournisseur Dans le contexte de la BIULO l application PEB EN LIGNE a une fonction de messagerie r ception des demandes envoi des demandes envoi des r ponses envoi de demandes de localisation r ception du forum Toute la cha ne de traitement est manuelle Les num ros informatiques attribu s aux demandes sont inutilisables pour le classement d o l attribution d un autre num ro de s rie qui sert d entr e dans le registre Les t ches redondantes sont nombreuses les demandes imprim es sont photocopi es un exemplaire accompagne l envoi de l
38. S n cal l exhaustivit si tous les documents r f renc s dans la base de donn es par exemple peuvent tre command s le caract re d actualit temps de mise disposition des sommaires dans la base la couverture r trospective conservation des num ros d j parus la rapidit de livraison la qualit de l impression ou de l image I http enssib fr eco doc 2 SENECAL M J La fourniture de documents par voie lectronique perspectives et attentes Argus vol 25 n 2 mai ao t 1996 p 25 30 7 Op cit 7 Op cit 41 le droit d auteur respect la technologie normes et protocoles des r seaux de t l communications dispositifs de stockage de masse etc les interfaces de recherche efficacit des fonctions de recherche le co t et comparaison par rapport au PEB abonnements co ts associ s la tarification l utilisateur subventionnement par la biblioth que ou limitation de la surconsommation la formation du personnel l valuation du syst me Par ailleurs la d marche d enqu te propos e pr c demment appara t essentielle pour savoir si effectivement l ouverture du service de fourniture des documents de FirstSearch int resse le public l tat des lieux sur l activit de pr t inter sur l utilisation des p riodiques la demande du public pour la recherche dans les bases de donn es mises disposition constituent des l ments de r flexion pour cet
39. ULO c est sur eux que doivent porter les efforts si le service de PEB veut am liorer la qualit de service rendu ses propres lecteurs Actuellement la BIULO n a pas son propre site sur Internet l INALCO a cependant int gr sur son site une pr sentation sommaire de la biblioth que o le service de pr t entre biblioth ques est mentionn Mais la pr sentation du service peut tre d velopp e et devenir un v ritable service distance offert aux utilisateurs L exemple de la BIUM Biblioth que Interuniversitaire de M decine ci dessous le montre e Description du site de la BIUM e Le service du pr t entre biblioth ques est pr sent en d tails dans la rubrique des services de pr t du site y figurent les noms des personnes responsables du service avec leur coordonn es Son fonctionnement est d crit en introduction et s accompagne de recommandations aux demandeurs utiliser la BIUM en dernier recours joindre le r glement la commande sauf pour les BU et autres tablissements abonn s ayant d pos des garanties de paiement Il est pr cis que les tarifs varient en fonction du type d utilisateur et du pays de destination Cette description est associ e un plan de la biblioth que mettant en vidence l emplacement du service e L utilisateur est invit choisir dans une liste de fournisseurs en France tarif interne ou externe c est dire en fonction de la nature de l usager BU ou autre
40. articulier documentation trang re litt rature grise ouvrages et p rodiques microformes CD etc Ils doivent assurer la fourniture rapide de ces documents c est dire fournir au lecteur soit l original soit une reproduction du document demand dans un d lai de 24 h La part des changes assur s par les CADIST dans le r seau de pr t entre biblioth ques repr sente peu pr s un tiers de l activit Cela confirme la place essentielle des CADIST dans le r seau national de fourniture de documents d autant que les demandes adress es aux biblioth ques CADIST continuent d augmenter L Institut de l Information scientifique et technique du CNRS a t cr en 1988 avec pour mission de collecter traiter et diffuser l information scientifique et technique La fourniture de documents primaires fait partie des missions de l INIST Pour la commande d un document non disponible dans son fonds l INIST assure la localisation et la circulation des demandes aupr s d un r seau de biblioth ques de recours Les biblioth ques peuvent commander un document par le biais du pr t inter de plusieurs fa ons modes traditionnels courrier t l copie t l phone modes lectroniques serveurs minitel et par Internet Plusieurs niveaux de service sont possibles en 48 h la r ception de la commande et envoi postal en 24 h si la commande arrive avant midi envoi par t l copie dans les 2 h qui suivent la r ception de la co
41. au pr alable habilit effectuer directement ses demandes par l interm diaire d un serveur Web et a ouvert un compte Automatiquement les diff rents fournisseurs possibles du document seront ordonnanc s en fonction de crit res g ographiques financiers et la demande circulera d un fournisseur l autre en cas de r ponse n gative Le syst me proc de l estimation du co t de la demande et d bite le co t de la transaction sur le compte de l utilisateur Cet acc s direct de l utilisateur final au syst me de FDD dans le SU sera sans doute int ressant mais dans la mesure o il offrira des ouvertures sur des r seaux externes les demandes des lecteurs de la BIULO sont rarement destin es des BU fran aises 3 2 1 2 PICA Webdoc et Delta Il faut rappeler aussi que l ABES devrait participer au projet Webdoc prolong pr sent en Delta de PICA celui ci appartient au march pass pour le SU qui est d j op rationnel en Hollande Ce projet montre l volution future de la fourniture de documents l utilisateur final est plac au centre Il peut rechercher dans une biblioth que virtuelle une base d informations bibliographiques et de r cup rer le texte int gral par un simple clic de souris cette possibilit r pond un besoin manifeste des usagers obtenir toute son information sans avoir chercher dans des bases s par es ni se pr occuper de son origine et la visualiser sur l cran
42. au sp cialiste et au chercheur sur les m thodes envisager pour l interrogation du public entretiens pour les uns questionnaire par courrier pour les autres sur le ciblage des questions pos es entre autres e a biblioth caire responsable du service de PEB de la BU Sciences Montpellier a entrepris en 1993 une enqu te aupr s d un chantillon des utilisateurs du PEB L un des objectifs de l enqu te tait de prendre l avis des utilisateurs du PEB sur l installation d un syst me permettant de saisir directement leurs demandes distance partir d une console install e dans leur laboratoire ou la biblioth que du d partement Elle a choisi de distribuer des questionnaires d taill s un certain nombre Au pr alable elle avait r alis des entretiens de groupe avec des membres repr sentatifs des diff rents sites ainsi que des entretiens semi directifs avec d autres types d utilisateurs plus occasionnels Le questionnaire a ensuite t distribu aux lecteurs figurant sur les sites choisis pour le test Cette enqu te a eu 44 de r ponses Le questionnaire se divisait en quatre parties 1 Identification de l utilisateur sond 2 Etude des besoins o trouve t on les documents quels fournisseurs par type de document quelle anciennet pour ces documents 3 La critique du service de PEB existant connaissance du service perception du service appr ciations sur les prestations assur
43. aux outils bibliographiques entra ne une augmentation des demandes de pr t international par les lecteurs de la biblioth que Cela induit une formation la fois du public et du personnel en charge du PEB D autre part la BIULO doit mettre disposition du public la rentr e 98 un panel de banques de donn es auxquelles elle a souscrit un abonnement via OCLC On pr sente plus loin les caract ristiques de l offre d OCLC et l ouverture que cela repr sente L offre documentaire potentielle c est dire celle qui existe distance de la biblioth que se trouve enrichie La fourniture distance dont le PEB est en charge doit suivre et rendre la mise disposition du document la plus satisfaisante possible pour le lecteur C est pourquoi avant d explorer les nouveaux services propos s pour la fourniture de documents il serait utile d entreprendre une enqu te sur les besoins du public utilisateur et potentiellement utilisateur du PEB Cela permettra d am liorer la signalisation du service et de mieux cibler les destinataires de P offre 3 1 1 2 Proposition d enqu te aupr s des utilisateurs du service et utilisateurs potentiels Les utilisateurs du PEB la BIULO sont peu nombreux on l a constat les renseignements dont dispose le service du PEB ne lui permettent pas encore de cerner son public les diff rentes cat gories utilisateurs les usages bibliographiques etc On ne conna t pas non plus son degr
44. blent en g n ral tr s bien leurs demandes de pr t international Le responsable du service de PEB ne peut 16 effectuer des recherches en langue originale dans les catalogues des biblioth ques trang res comme la National Diet Library Tokyo par exemple ce qui voudrait dire qu il les conna t toutes Dans ce contexte particulier le r le du PEB serait plut t d orienter les demandeurs ventuels vers telle ou telle recherche et les guider lors d une interrogation non effectuer la recherche la place d un lecteur sp cialiste en langue En tous les cas les r f rences et localisations d pos es par les lecteurs sont v rifi es au cas o elles seraient pr sentes dans le fonds de la BIULO les tuteurs de la biblioth que pr sents dans la salle de lecture peuvent aider les demandeurs de PEB dans la recherche et localisation 1 R ception des formulaires de demande de pr t Pour des demandes l tranger les lecteurs ont identifi pr cis ment et localis leurs ouvrages la plupart du temps ils connaissent les fonds des biblioth ques 2 Saisie des demandes dans un registre consacr aux demandes mises par la BIULO m mes donn es que pr c demment date traitement et envoi de la demande r f rences bibliographiques type de document identification du lecteur coordonn es du fournisseur choisi date de r ception de l ouvrage demand date de r exp dition de l ouvrage paiement facture attributi
45. blioth que des Langues Orientales D lai de Traitement Activit Fournisseur 1994 1997 T en jours T lt 4 4 lt T lt 7 7 lt T lt 14 14 lt T lt 21 k 21 lt T lt 28 e T gt 28 demandes Ann e 1994 Ann e 1995 Ann e 1996 Ann e 1997 Biblioth que des Langues Orientales D lai de Traitement Activit Fournisseur R partition Ann e 1997 Ten jours B T lt 4 m4 lt T lt 7 on 7 lt T lt 14 og 14 lt T lt 21 E 21 lt T lt 28 g T gt 28 Le chiffrage du d lai de traitement permet d valuer une part de la qualit du service rendu L volution est globalement positive vu la croissance continue du nombre de demandes trait es en 4 jours maximum Mais la diminution des demandes trait es en plus d un mois n est pas satisfaisante Le d coupage en secteurs dans le second sch ma montre d ailleurs que 32 des demandes sont encore trait es apr s 14 jours parmi lesquelles 20 apr s 1 mois or ces d lais constituent des d lais r dhibitoires pour les lecteurs des biblioth ques demandeuses Le d stockage d une partie des fonds Orsay et au CTL explique en partie ces d lais importants les navettes entre la BIULO et ces sites tant jusqu ici bi mensuelles Par ailleurs ce d lai de traitement fourni par l ABES est valu pour les demandes du r seau PEB selon les dates correspondant la r ception de la demande et l
46. blioth que offre un service satisfaisant ses usagers On doit encore distinguer l utilisation des nouvelles technologies pour le mode de commande et pour le mode de r ception la demande de fourniture de documents par voie lectronique existe d j t l copie messagerie etc et peu peu se d veloppent les fournitures de documents sous forme lectronique c est dire directement lisibles sur cran suite la commande La consultation distance de banques de donn es documentaires est une pratique de plus en plus ais e il reste ensuite se procurer le document original Une enqu te europ enne sur la fourniture de documents primaires a permis d valuer le type et la qualit des services propos s d tudier l volution des modes de commande et de r ception des documents Quatre grands modes de commande se d tachent la poste la t l copie le courrier lectronique et la commande en ligne en France sur 500 documents les commandes se font de l ordre de 0 6 lors d une commande en ligne pour comparaison ce mode de commande repr sente un pourcentage de 7 1 en Grande Bretagne 33 8 en Suisse 46 8 en Finlande de 65 aux Etats Unis 18 2 par courrier lectronique 42 8 par t l copie 24 8 par la poste D un point de vue g n ral les auteurs mettent en vidence certaines tendances la diminution du d lai de fourniture 5 5 jours en moyenne d lai loign des d clarations des fourn
47. cience and technology La pr sentation du service de fourniture de documents sur le site de la BIUM est compl te elle informe l utilisateur des conditions et possibilit s qui s offrent lui afin d obtenir les documents qu il a rep r s et dont il a besoin L objectif est de renseigner distance ses usagers ceux de la BIUM et des tablissements trangers et de leur permettre de faire appel directement aux fournisseurs choisis en les orientant vers d autres services Appliqu e la BIULO les avantages d une telle pr sentation mise sur Internet sont vidents non seulement pour les communaut s universitaires de Paris II VII et VII qui ne sont pas sur place mais aussi pour les tablissements trangers qui lui envoient des demandes 3 1 2 2 Le module Web de PEBNET PEBWEB est un module compl mentaire produit par l ABES propos aux biblioth ques qui disposent d un acc s Web qui s installe sur commande sur le poste serveur de PebNet Autrement dit PEBWEB repr sente l ouverture de PebNet sur le Web une facilit de communication pour les lecteurs et le service de pr t inter auquel ils sont rattach s si ces utlilisateurs disposent d un acc s 36 Internet ils peuvent d poser leurs demandes de fourniture de document sans se d placer distance PEBWEB permet aux lecteurs leurs laboratoires ou organismes hors PEB qui y ont t autoris s d envoyer des demandes de fourniture d
48. de la base se pour les r f rences en S z langue non occidentale SIE S Gestion du pr t retour Saisie dans MOBIBOP Recherche de formulaires en cours ou archiv s multicrit res tats de 5 circulation objet de la demande type de r ponse la demande am gestion du pr t nom du lecteur gestion des emprunts aux Z biblioth ques du r seau Etablissement et dition des Les donn es des transactions qui ont factures et relev s pour fini de circuler sont revers es dans A information selon les crit res de tri une table d archive les traitements choisis selon le type de fournisseur de facturation et de statistiques 3 ou demandeur selon le type de s effecuent sur cette table archive service selon la p riodicit sans ressaisie En lt Etablissement et dition des PebNet fournit un certain nombre de 2 statistiques n cessaires statistiques qui remplacent l valuation de l activit de PEB avantageusement des comptages manuels fastidieux et offrent N l opportunit d avoir sa disposition et sans recueil malais une lt repr sentation de Pactivit du P service les donn es utiles un EDITION Mod les d dition pr param tr s possibilit de personnaliser pour statistiques facturation courriers divers de gestion tiquettes 25 2 1 2 3 Probl mes r siduels Saisie manuelle dans PebNet PebNet est un outil de gestion e
49. e quivaut en quelque sorte celui du r seau PEB en France mais avec une port e mondiale aussi bien pour les monographies que pour les p riodiques 3 2 2 2 FirstSearch d OCLC FirstSearch repr sente un service int gr peut on dire de recherche bibliographique et de fourniture Il donne acc s une collection de banques de donn es avec liens Internet textes int graux en direct livraisons de documents mentions de fonds et pr t entre biblioth ques 15 Op cit CHARTRON G MARANDIN C La presse scientifique lectronique analyse de l offre des interm diaires Bulletin des biblioth ques de France t 43 n 3 1998 p 28 40 le GIRAUD O WALLER S OCLC de nouveaux acc s l information internationale Documentaliste Sciences de l information 1995 vol 32 n 2 p 107 111 18 Http www oclc org 40 Les ressources bibliographiques de la BIULO sont donc augment es de huit bases de donn es accessibles en ligne Worlcat catalogue international des biblioth ques membres d OCLC NetFirst la banque de donn es qui oriente vers des ressources Internet Books in print Social Sciences Abstracts Article Fisrt index d articles depuis 1990 Contents First table des mati res de 13000 titres de p riodiques Fast Doc collection d articles d chargeables par e mail ou transmissibles par fax Union List r pertoire de p riodiques des biblioth ques
50. e d autres fonds vont changer l tablissement d une demande de fourniture partir de l identification et la localisation d un document dans une base bibliographique donn e une volution de la demande de la part des utilisateurs la cr ation d outils plus performants d identification de localisation et de transmission des demandes devrait provoquer la fois un accroissement et une diversification des demandes 1 2 ANALYSE DE L EXISTANT 1 2 1 Etat des lieux de l activit de pr t inter la BIULO 1 2 1 1 Deux aspects le travail interne et le service au public Un service de pr t entre biblioth ques doit assumer diff rentes t ches qui recouvrent plusieurs domaines d activit s et de comp tences des connaissances biblioth conomiques et bibliographiques des connaissances informatiques et administratives des connaissances techniques et pratiques Le PEB comporte deux volets une activit demandeur demander pour ses lecteurs des documents non disponibles dans le fonds de la biblioth que d autres tablissements fournisseurs une activit fournisseur fournir des demandeurs ext rieurs des documents disponibles dans le fonds de la biblioth que Mais le service de PEB est avant tout un service au public interne et externe payant afin qu il dispose de la documentation dont il a besoin L organisation et le fonctionnement du service doivent donc aller dans le sens d une meilleure satisfaction po
51. e documents via Internet leur biblioth que de rattachement qui valide ensuite les demandes Les donn es qui ont t saisies par l utilisateur sont directement saisies dans la base PebNet puis stock es l tat incomplet pour tre ensuite valid es ou non par l utilisateur professionnel Etant donn le faible nombre d utilisateurs rattach s au service de PEB de la BIULO l installation de ce module n est pas justifi e dans l imm diat Mais sur ce point particulier il est vident que l enqu te propos e pr c demment apporterait des donn es nouvelles sur l appr ciation et l utilit d un tel service pour les personnes sond es dans la perspective d am lioration de l accueil En revanche pour l activit fournisseur de la BIULO avec les partenaires Hors PEB fran ais ou trangers le formulaire propos dans PEBWEB serait probablement le meilleur moyen pour r duire les d lais des changes internationaux Les biblioth ques n auraient qu se connecter via INTERNET sur le poste serveur PEBNET et que le PEB de la BIULO leur ait donn un logon et pwd Un tel syst me diminuerait en grande partie les transactions manuelles diminuerait le d lai de satisfaction du lecteur et augmenterait la rapidit de traitement interne de ces demandes 3 1 3 Int r t de la messagerie lectronique pour le travail de FDD A moyen terme la solution de la messagerie lectronique am liorerait quand m m
52. e le PEB de la BIULO sp cialement pour l tranger e Ainsi le service PEB de la section lettres de Montpellier utilise t il de mani re non n gligeable cet outil la fois pour la prise de contacts avec de nouvelles biblioth ques partenaires hors r seau PEB et la fois pour la demande de pr cisions sur des r f rences pour des transactions manant de l tranger L envoi aupr s de PUMI de demandes de microfilmages aux Etats Unis se fait par ce biais e Ia biblioth que de l Institut National de Recherche P dagogique est signal e sur le site de l tablissement http www inrp fr qui donne acc s par ailleurs au catalogue de la biblioth que Le service de PEB est mentionn et b n ficie d une messagerie lectronique elle lui permet de recevoir des demandes de lecteurs trangers et de correspondre avec ses partenaires Une messagerie attitr e du PEB permet de envoyer automatiquement par MAIL avec la version WORD 97 une demande manuelle PebNet un fournisseur qui fait partie de son catalogue hors r seau et pour lequel on a indiqu une adresse e mail idem pour les fax contacter de nouveaux fournisseurs afin de conna tre leurs tarifs par exemple ou les renseigner sur son propre mode de fonctionnement demander des pr cisions via la messagerie sur des r f rences fausses ou incompl tes plut t que de renvoyer une r ponse n gative commander chez certains fournisseurs rec
53. e photocopies A la biblioth que des Langues Orientales la configuration des catalogues obligera l impression des demandes pour effectuer plus commod ment la recherche le d placement dans la salle de lecture est obligatoire pour la consultation des catalogues papier la r troconversion du catalogue n tant pas achev e Pour l instant depuis le poste du PEB on peut consulter le c d rom AUROC uniquement le c d rom MYRIADE devrait tre install bient t Le catalogue des ouvrages en langues originales pour les ouvrages anciens et pour les p riodiques se trouvent dans la salle de lecture ainsi qu un poste d interrogation de DOCTHESES MYRIADE PANCATALOGUE INTERNET N anmoins il est vident que la conservation de ces demandes imprim es et des demandes re ues par courrier est exclue une fois le traitement et la saisie effectu s dans PebNet Une fois encore 1l appara t que une meilleure information du personnel par le biais d un document de r f rence par exemple vitera la gestion parall le de fichiers papier et informatique redondants La ressaisie de demandes manuelles risque galement d tre plus importante les biblioth ques trang res envoient le formulaire IFLA de pr t international par la poste 22 Les ditions de donn es Il est possible de d finir et de personnaliser toutes ses ditions PebNet propose plusieurs mod les soit en mode rapide typographie et mise en page sommai
54. embre 1997 Les am liorations se situent essentiellement au niveau de la facturation et des statistiques L ABES a mis en place un site Web par lequel les utilisateurs de PebNet acc dent l aide en ligne au service de questions r ponses suivent les volutions et r cup rent les mises jour du logiciel Par rapport PEB en ligne la diff rence essentielle r side dans la cr ation d une base de donn es locales fichier lecteurs fournisseurs crit res de tarification fichiers de facturation et donc la possibilit de g rer de mani re automatis e la cha ne de traitement des transactions de PEB d un bout l autre A la fin de l ann e 1997 environ 100 sections sont quip es du logiciel PebNet L activit de pr t entre biblioth ques est assur e dans une proportion de 50 par l utilisation de PebNet L ABES a constat que le pourcentage des demandes mises par les sites PebNet par rapport au nombre total de demandes de PEB est pass de 3 45 entre janvier 1996 et juin 1997 Les Centres d Acquisition et de Diffusion de l Information Scientifique et Technique sont aujourd hui au nombre de 19 7 en sciences exactes et 12 en sciences humaines Ils constituent un r seau documentaire de sp cialit s disciplinaires r parties entre grands tablissements de recherche et biblioth ques universitaires Les CADIST ont pour mission d acqu rir et de conserver la documentation pour leur discipline en p
55. emple e Pourcentage de demandes re ues trait es en moins de quatre jours cet indicateur montre la r alisation ou le r ajustement n cessaire des objectifs fix s e R partition des biblioth ques demandeuses France Etranger PEB Hors PEB e Taux de satisfaction g n ral e Taux de satisfaction en fonction du type de demande Activit Demandeur e Nombre d utilisateurs du PEB et Variation e Taux de fr quentation du service utilisateurs du PEB par rapport aux utilisateurs potentiels en g n ral e R partition des diff rents publics niveau tudiants chercheurs enseignants et taux de fr quentation par cat gorie d utilisateur 31 e Fr quence d utilisation nombre de demandes mises en moyenne par usager et Variation avec le taux de fr quentation du service ces indicateurs mettent en vidence les publics vers lesquels l offre du service peut s am liorer et en m me temps en comparant avec les pr ts et consultations des cat gories d usagers enseignants et chercheurs en particulier dans la biblioth que se faire une id e de la satisfaction par rapport au fonds en g n ral e Nombre de demandes mises usager et Variation e Taux de satisfaction g n ral 2 2 3 3 Recherche de moyens d valuation pour le suivi du service et de la tarification Un an apr s la mise en place de la gestion informatis e depuis mars 1999 le recueil et l analyse compar e des statistiques du se
56. en texte int gral Cet acc s unique la documentation dont l utilisateur final a besoin s appellera Picarta passerelle vers le catalogue central la base de documents en ligne aux bases de donn es des r sum s Webcat base de donn es du projet Webdoc et d autres bases de donn es en texte int gral gr ce des navigateurs Web l utilisateur consultera le catalogue et la description des documents puis via des liens hypertexte depuis les notices les documents m mes qu il pourra visualiser et commander en ligne Dans le projet Delta la transmission lectronique sera la norme de fait et la fourniture de documents par courrier et par fax deviendra l exception 3 2 1 3 L INIST et le BLDSC Dans le m me ordre d id es l INIST depuis janvier 1997 a mis en place un formulaire lectronique de commande de reproductions de documents FORM INIST En f vrier 98 le catalogue en ligne des articles et monographies du fonds INIST ARTICLE INIST est consultable via le Web de l INIST Des modules de recherche permettent tout utilisateur d acc der l information scientifique et technique La deuxi me tape sera de donner acc s au texte int gral directement sur cran les n gociations sont en cours avec les diteurs On retiendra d autre part que l INIST a r cemment mis en place 4 services sur son site Web http www inist fr la consultation et la recherche sur l ensemble du fonds documentaire
57. ervice de PEB enti rement gratuit aux usagers de l INRP En activit fournisseur elle ne facture que les photocopies aux tarifs pr conis s par le Minist re e DL Unit p dagogique m dicale Montpellier pr sente ses lecteurs la banque d accueil un tableau r capitulatif des tarifs selon un double classement 3 cat gories d utilisateurs sont distingu s 1 Etudiants Professeurs 2 Labos universitaires 3 Externes l Universit L autre entr e du tableau mentionne les diff rents fournisseurs en France BU INIST INSERM l Etranger Si l on se rapporte au chiffrage global du co t du PEB partir du budget tabli de la biblioth que et que l on rapporte cette somme aux nombres respectifs de pr ts et d emprunts de PEB sur l ann e on a le co t unitaire moyen d une transaction de pr t et d emprunt Il faut comptabiliser comme co ts pour cette valuation le montant des factures pay es aux biblioth ques pr teuses unit s de compte pay es d autres fournisseurs BLDSC redevance de PEB l ABES co t des transactions connexions au Pancatalogue frais postaux frais de t l phone prix de revient des photocopies temps r mun r du personnel etc Les recettes sont sans doute plus faciles valuer paiement des factures des biblioth ques et des lecteurs subvention attribu e par le minist re Un tel calcul permettrait du moins d valuer l investissement huma
58. es 88 200 F Conclusion L analyse de l existant du service de PEB la BIULO met en vidence la lourdeur d une gestion manuelle ancienne qui consomme beaucoup de temps en saisies r p titives pour un r sultat insatisfaisant du point de vue du recueil de la rigueur et de la gestion de l information Il appara t vident que l informatisation du service avec le logiciel PEBNET permettra une remise niveau du traitement des demandes et la constitution d une base de donn es jusque l inexistante N anmoins les particularit s de la biblioth que engendrent parall lement des t ches suppl mentaires que l automatisation ne r soudra pas la recherche dans les catalogues le temps pass en magasins la recherche des ouvrages la consultation des sp cialistes de fonds linguistiques plusieurs reprises dans la cha ne de traitement Dans ces conditions l objectif d utiliser au maximum les fonctionnalit s du logiciel pour automatiser les t ches de gestion doit pr sider dans la r alisation du projet 19 2 GESTION DU PROJET 2 1 GESTION DU PEB AVEC PEBNET ET REORGANISATION DU SERVICE 2 1 1 Les objectifs du projet Les objectifs d finis sont regroup s dans le tableau ci dessous en face de chacun d eux figurent les divers indicateurs retenus d s ce moment pour v rifier l atteinte et ou la r vision des objectifs au moment de l valuation du projet Les moyens d finis pour l atteinte de ces objec
59. es par le service de PEB questions sur les services compl mentaires mettre en uvre formation aux outils de r f rence en particulier et selon quelles modalit s la pratique des proc dures du PEB opinion sur de nouveaux outils transmission par ordinateur des demandes les esp rances des utilisateurs les demandes sp cifiques confidentialit des demandes 4 Le projet d informatisation e La plupart des r ponses possibles aux questions sont pr sent es sous forme de tableaux que la personne sond e doit cocher e Le type de r sultats obtenus concerne la typologie des lecteurs sond s la typologie des lecteurs sond s ayant r pondu l enqu te 52 4 d enseignants chercheurs et par site la proportion des financements origine pour l obtention de la documentation les services sollicit s pour la fourniture le type de documents demand s quel type de fournisseur pour quel type de documents il s av re que la BU le PEB et la biblioth que du d partement sont les fournisseurs les plus sollicit s en g n ral les variations en proportion par rapport aux autres fournisseurs INIST AUTRES s inscrivent en fonction du type de documents par exemple pour les brevets et rapports techniques le PEB n est pas le fournisseur principal Autre l ment int ressant constat par la biblioth caire l issue de l enqu te c est l attachement des universitaires la BU de leur universit et leur grand int r
60. evoir des demandes d organismes hors PEB en particulier pour la BIULO des centres de documentation sp cialis s INRA ORSTOM suivre les demandes si le d lai s accentue afin de tenir au courant le lecteur donner ou recevoir une r ponse positive ou n gative cela permet d informer imm diatement le lecteur ou la biblioth que demandeuse sans attendre l acheminement par voie postale soit du document soit de la r ponse n gative envoyer ou recevoir une confirmation du maintien de la demande En d autres termes elle permet de gagner du temps sur toutes les tapes qui pr c dent la demande de fourniture de document et de fournir ses utilisateurs une information plus s re mieux suivie et plus rapide 37 3 2 LA FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE FDD On parle plus aujourd hui de fourniture de documents distance que de pr t entre biblioth ques La fourniture de documents distance ou fourniture de documents par voie lectronique succ de en quelque sorte la notion de pr t inter dans le sens o l envoi d un substitut de l original prend le pas sur l envoi du document lui m me Il est clair que la Biblioth que des Langues Orientales ne se trouve pas dans cette situation le pr t d ouvrages tant majoritaire dans l activit de fournisseur du PEB N anmoins l volution sous tendue par l emploi de ces technologies doit tre suivie et faire l objet d une r flexion si l on veut que la bi
61. fficace pour toutes les transactions qui passent par le r seau PEB Un certain nombre de demandes plus ou moins lev selon les tablissements qui doivent tre ressaisies manuellement dans PebNet pour que les donn es puissent entrer dans la base de donn es locales et servir au traitement informatique des ditions facturations et statistiques Ces demandes sont bien s r celles qui ne transitent pas par la messagerie PEB mais par voie postale par t l copie voire mail La plupart des transactions que traite le service de PEB de la BIULO se font avec l tranger elles se font en grande majorit par voie postale puisque ces partenaires ne font pas partie du r seau PEB L ensemble de ces demandes en activit demandeur seront donc saisies deux fois dans PebNet la fois pour les statistiques la gestion du pr t et du retour de l ouvrage les r f rences et la refacturation du lecteur demandeur et seront recopi es sur le bulletin de pr t international de l IFLA afin de transiter par la poste Il existe dans PebNet un formulaire proche du type IFLA utilis par exemple par la Biblioth que Nationale et Universitaire de Strasbourg par la section Lettres de la BU de Grenoble mais il n est pas accept par toutes les biblioth ques pr teuses Il faudrait donc r aliser un formulaire informatis qui r ponde aux exigences du pr t international qu il serait ensuite possible d envoyer par fax ou e mail De la m me mani
62. h ques la biblioth que universitaire de Nice Bulletin de l Association des Biblioth caires Fran ais n 138 1988 p 25 27 e EYMARD D Valeurs co ts prix In Economie et Biblioth ques Paris Ed du Cercle de la Librairie p 221 228 e GHIRARDI L WOLFF TERROINE M Une enqu te europ enne sur l acc s au document primaire Documentaliste Sciences de l Information Vol 34 n 4 5 1997 p 246 252 e GIRAUD O WALLER S OCLC de nouveaux acc s l information internationale Documentaliste Sciences de l information vol 32 n 2 1995 p 107 111 e HUSTACHE E Pr teurs gages la prise en charge des co ts du pr t entre biblioth ques Bulletin des biblioth ques de France t 31 n 5 1986 p 504 509 e LAPELERIE F Le pr t entre biblioth ques scientifiques existe t il Bulletin des biblioth ques de France t 41 n 4 1996 p 56 73 LINE M National Interlending systems a comparative study Paris Unesco 1980 e LINE M Acc der ou acqu rir une v ritable alternative pour les biblioth ques Bulletin des Biblioth ques de France t 41 n 1 1996 p 32 41 e ROSIER A M Optimisation d un service de fourniture de documents primaires Exemple du service PEB de la biblioth que Interuniversitaire de Montpellier Section des Sciences M moire de Ma trise en sciences de l information et de la documentation UFR V Universit Paul Val ry Montpellier I 1993 e SENECAL M
63. in et financier du PEB et l utilisation qui en est faite L valuation des co ts doit servir la comparaison entre les diff rents fournisseurs de documents Elle fait partie de la r flexion sur l offre de service propos e aux lecteurs la demande actuelle qui mane des lecteurs de la BIULO ne justifie pas vraiment la mise en place de syst me de syst mes de pr paiement personnalis s En revanche le service de PEB peut valuer quel co t 4 SMITH M D Le co t des activit s de pr t inter Bulletin des biblioth ques de France t 28 n 4 1983 p 391 396 LAPELERIE F Le pr t entre biblioth ques universitaires scientifiques existe t il Bulletin des Biblioth ques de France T 41 n 4 1996 HUSTACHE E Pr teurs gages la prise en charge des co ts du pr t entre biblioth ques Bulletin des biblioth ques de France t 31 n 5 1986 p 504 509 32 suppl mentaire le lecteur est pr t assumer en change d un service plus rapide qui r ponde mieux ses exigences il s agit ici des modes de commandes lectroniques qui peuvent tre offerts l utilisateur directement les diff rents niveaux de service correspondants et quels b n fices au niveau de la gestion de la facturation notamment l tablissement peut en tirer Comme le rappelle Fran ois Lap lerie la connaissance de ses propres co ts est imp rative pour pouvoir fixer des tarifs concurrentiels Le pr t d ouvrages en
64. ine des Langues Orientales elle n est pas encore CADIST mais postule afin de le devenir pour le secteur Chine Cor e Japon Elle est p le associ de la Biblioth que Nationale de France Elle a donc une mission de diffusion de sa documentation dans les meilleures conditions pour la satisfaction du public et a fortiori si la BIULO devient CADIST pour le domaine Chine Cor e Japon L activit de pr t entre biblioth ques repr sente un service destin satisfaire le besoin en documentation partir de son fonds local du public loign et celui du public local et partir des fonds d autres centres de ressources Le service de PEB de la BIULO doit r pondre une demande du r seau des biblioth ques universitaires fran aises qui s l ve 1850 demandes re ues au cours de l ann e 1997 uniquement par la messagerie du r seau PEB en outre la r troconversion de la deuxi me tranche du catalogue de la BIULO est en cours Cela va offrir au public distant via le Pancatalogue puis le Syst me Universitaire une vision r elle de l tendue du fonds et va probablement entra ner une augmentation des demandes de pr t entre biblioth ques D autre part la perspective de l int gration dans le futur Syst me Universitaire engage de la part de la BIULO un meilleur acc s ses ressources et permettra une mise en valeur accrue de ses fonds Il appara t donc essentiel de mettre en place les outils qui aideront la meille
65. isseurs qui pr tendent assurer un d lai de 24 48 heures une l g re diminution de l emploi de la poste pour la r ception l accroissement des commandes par courrier lectronique la commande pass e en ligne est toujours tr s utilis e mais le d lai de fourniture est long compar aux modes de commande rapide tels que la t l copie ou le courrier lectronique la fourniture en urgent est tr s peu utilis e malgr la publicit engag e pour ce type de service L usage de la commande en ligne est ainsi tr s peu utilis e en France Bien que pour l instant les nouvelles pratiques de commande de documents distance ne se soient pas r ellement diffus es l avenir elles prendront une place de plus en plus grande L int r t de l usager est en jeu progressivement la demande des chercheurs et des tudiants s oriente vers l acc s en ligne des sources bibliographiques puis au document lui m me qui peut tre ensuite tre consult et t l d charg directement sur le poste de travail Le futur syst me universitaire participera ce qui est en fait une int gration des fonctions de la fourniture de documents 3 2 1 La FDD et les BU fran aises 3 2 1 1 Le Futur SU La fourniture de documents dans le cadre du SU viendra modifier les pratiques de gestion du service de PEB L change des demandes de fourniture est pris en charge par le module ILL du syst me PICA la gestion locale par PebNet Plu
66. mars 1957 du 3 juillet 1985 et par la loi n 92 597 du ler juillet 1992 relative au code de la propri t intellectuelle Sans le consentement de l auteur il est interdit de reproduire int gralement ou partiellement son oeuvre en dehors des reproductions l usage strictement priv du copiste et quelques exceptions usage public Le Centre fran ais d exploitation du droit de copie CFC qui repr sente les soci t s d auteurs les diteurs doit n gocier des licences au niveau national et international per oit et r partit les sommes per ues au titre du droit de reproduction Un accord a t sign en 1993 entre le Minist re de l Education Nationale et le CFC le volume annuel de photocopies r alis es au titre du PEB doit tre d clar les statistiques pour l aide la facturation fournies par l ABES trimestriellement permettent d effectuer ce calcul Le CFC d livre donc une autorisation de reproduction d extraits d ouvrages et ou de p riodiques Il garantit le signataire contre toute poursuite du fait des reproductions effectu es conform ment la convention pas plus de 10 d un document Le signataire doit fournir annuellement des donn es sur l origine et le nombre de copies effectu es et doit acquitter une redevance dont le montant varie en fonction des secteurs d dition dont sont issues les publications reproduites Il appara t important dans ce contexte de veiller ce que lors d une dema
67. membres d OCLC FirstSearch permet aussi la livraison de textes complets par courrier lectronique la livraison de documents sur demandes des usagers par pr t entre biblioth ques par t l copie ou par la poste L interface propos e aux usagers est simple le processus de recherche guid 3 2 3 Implications pour le PEB service de fourniture de documents La fourniture de documents par voie lectronique est une perspective large pour un service de PEB elle concernera au demeurant le service de gestion des p riodiques lectroniques dans les biblioth ques ainsi que le service de recherche bibliographique En effet depuis les producteurs de banques de donn es bibliographiques jusqu aux diteurs de p riodiques avec une version lectronique en passant par les agences d abonnements l acc s au texte int gral distance est propos par des organismes diversifi s La commande la demande par exemple pour des articles l unit que le fonds de la biblioth que ne peut pas fournir est d sormais une perspective tangible Les biblioth ques auront se positionner dans cet ensemble d acteurs pour continuer de jouer leur r le d interm diaire entre l utilisateur et l information qu il recherche Ces nouveaux acc s aux documents primaires d passent largement la comp tence d un service de PEB et tendent transformer le syst me d information de la biblioth que 3 2 3 1 Un service de veille pour les
68. mmande 1 1 3 2 Le futur Syst me Universitaire Le futur SU va impulser des transformations de l activit de pr t entre biblioth ques L outil collectif qu il repr sente est important pour le pr t inter plusieurs niveaux Premi rement il centralise les r f rences bibliographiques de tous les types de documents pr sents dans les fonds des Arabesques Octobre d cembre 1997 n 8 8 biblioth ques fran aises de l enseignement sup rieur Il offrira galement l acc s l ensemble des ressources documentaires fran aises BNF BM par la connexion au futur Catalogue Collectif de France le CCF En outre le SU offrira de nouveaux services une interface unique de consultation pour le public la possibilit de commander un document l issue de la recherche la biblioth que qui le d tient service destin aux enseignants et chercheurs habilit s un r pertoire des centres de ressources et des fonds la possibilit de t l d charger un document Le SU pourra tre consultable par tous depuis une biblioth que universitaire ou un poste ext rieur des acc s via RENATER INTERNET via RTC et TRANSPAC ont t pr vus On d veloppera en troisi me partie l volution de la fourniture de documents distance avec le SU mais il est int ressant de retenir que la transaction de pr t inter peut tre r alis e par l utilisateur final directement L volution des outils CCF SU conversion r trospectiv
69. nde de pr t inter le lecteur signe l emplacement pr vu sur le formulaire de demande pour le respect de l usage autoris du document 1 1 2 3 La tarification du pr t entre biblioth ques En vue de l harmonisation des pratiques pour l activit de pr t inter le minist re de tutelle l INIST et l INSERM ont arr t une tarification pour les substituts du document original 1 10 pages ou 1 re microforme dupliqu e Tranche de 10 ABCDEF Manuel de pr t entre biblioth ques des pays francophones Villeurbanne ABCDEF 1994 Circulaire n 96 104 du 16 avril 1996 Bulletin Officiel de l Education Nationale 2 mai 1996 n 18 6 microforme suppl mentaire TARIF INTERNE AFFRANCHI 26FHT 13 FH T TARIF EXTERNE FRANCE ET ETRANGER 4171F H T 23 FH T La TVA applicable est de 20 6 Tarif interne Minist re de l Education Nationale tablissements d enseignement sup rieur d pendant de l Etat biblioth ques publiques INIST INSERM Tarif externe autres tablissements En ce qui concerne le pr t d ouvrages il existe le principe de r ciprocit entre biblioth ques qui pratiquent la gratuit du pr t Le nombre de ces tablissements augmente mais un certain nombre de biblioth ques parisiennes continuent pratiquer le pr t d ouvrages payant Dans l int r t du lecteur il convient d effectuer des demandes aux tablissements pratiquant la gratuit pour un m me ouvrage l
70. ne des dysfonctionnements et pertes de temps rencontr s lors de la r alisation l observation et la pratique quotidienne du logiciel feront probablement appara tre des am liorations apporter et sugg rer aux concepteurs 2 2 3 2 Mise en place d un tableau de bord analyse et donn es L laboration d un tableau de bord se justifie la fois pour le suivi du projet en tant que tel mais constituera un outil d valuation permanent du service de PEB Un tableau de bord sera mis en place d s la fin de la premi re phase d op rationnalisation du projet apr s la transition entre la gestion papier et la gestion informatis e les indicateurs ont t pr alablement d finis avec les objectifs op rationnels Il semble qu un tableau de bord mensuel soit int ressant dans les premiers temps afin de suivre l volution de l efficacit de gestion avec le nouvel outil Plus tard partir du mois d avril le tableau de bord pourra recenser des tats des lieux de l activit trimestriels D abord parce que les statistiques d taill es fournies par ABES sont trimestrielles de m me un tableau de bord r gularise le recueil des transactions manuelles est assur par chaque service de PEB qui saisit les donn es sur Videotex et les transmet l ABES L obtention des chiffres utiles le tenue d un tableau de bord est largement facilit e par le logiciel PebNet et par les statistiques qu il donne
71. ocalis plusieurs endroits par exemple le recensement de ces biblioth ques est communiqu sur le forum de la messagerie PEB Un syst me de subventions circulaire n 234 du 24 juin 1983 a t mis en place afin de d dommager les centres pr teurs qui r pondent la majorit des demandes sans tre en retour demandeurs et qui fournissent des efforts de PEB particuli rement importants Une subvention est donc attribu e aux biblioth ques plac es sous la tutelle de la DISTNB dans le but de compenser les envois postaux redevenus payants et la charge des tablissements depuis la suppression de la franchise postale 1 1 3 Le r seau de fourniture des documents en France Le mod le d organisation du pr t entre biblioth ques fran ais a t caract ris par M Line dans son rapport fourni l UNESCO en 1980 comme un mod le o il existe une organisation d centralis e mais non planifi e ou en voie de semi planification Depuis la fermeture du Centre de pr t de la Biblioth que nationale l activit de fourniture de documents se r partit actuellement en France entre le r seau PEB des biblioth ques universitaires et des Centres d acquisition et de diffusion de l information scientifique et technique CADIST et l Institut de l information scientifique et technique INIST qui intervient galement comme membre du r seau PEB 1 1 3 1 Le r seau PEB des biblioth ques universitaires Ce que l on appelle le r
72. on d un n d ordre et pr cision des coordonn es pr cises du lecteur demandeur Il existe un registre pour les demandes envoy es en France et un registre pour les demandes envoy es l tranger 3 V rification de la localisation des documents demand s dans les catalogues collectifs disponibles Pancatalogue Myriade Docth ses catalogues de biblioth ques trang res envoi des demandes l tablissement s lectionn comme fournisseur soit par voie postale soit par messagerie PEB 4 R ception des ouvrages inscription date dans le registre 5 Information transmise au lecteur de l arriv e de son document courrier t l phone fax 6 Mise disposition la banque de pr t des ouvrages et photocopies au nom du lecteur 7 R exp dition et saisie dans le registre de la date du retour pr paration des envois en recommand 1 2 2 4 Tarification et r glement La BIULO pratique la gratuit du pr t d ouvrage pour la France Ses tarifs pour les photocopies sont les suivants en conformit avec les recommandations du minist re 26 F HT pour la premi re tranche de photocopies 10 pages et 13 F HT pour les tranches suivantes Pour l tranger le pr t est payant raison de 10 coupons r ponses internationaux par ouvrage ou 1 coupon IFLA Voucher par ouvrage La premi re tranche de photocopies revient 47 F HT les tranches suivantes 23 F HT le paiement est galement demand en coupons internationaux ou
73. on des ouvrages la BIULO est param tr pour ne prendre en compte que le pr t d ouvrages dont la date d dition est de moins de vingt ans L amplitude de pr t pour le PEB est plus grande jusqu 1900 Les pr ts du PEB en activit fournisseur sont tous saisis dans Mobibop seulement sous forme de messages attach s au document et ne sont pas comptabilis s en tant que sorties d ouvrages Cette manipulation demeurera apr s l installation de PebNet la rentr e de ces informations dans Mobibop est indispensable au personnel en service la banque de pr t pour conna tre la situation d un ouvrage et pour informer un lecteur de l arriv e de son ouvrage en activit demandeur L inconv nient de ce syst me est la non comptabilisation des ouvrages en PEB comme emprunts les lettres de relance ne peuvent tre faites avec Mobibop mais partir du registre papier des demandes en fonction de la date d envoi de l ouvrage PebNet apportera un plus pour cette gestion du pr t retour et pour l dition des lettres de relance d arriv e des ouvrages m me si l utilisation parall le de Mobibop se poursuivra 26 2 1 3 Int gration du service du PEB dans l tablissement 2 1 3 1 PEB et Accueil On a dit un peu plus haut que l activit du service de PEB variait en fonction des collections disponibles mais aussi de l utilisation du service par le public Il est vident que l int gration du service dans la
74. ont t communiqu s au personnel en service public afin de renseigner le lecteur en cas de non disponibilit du biblioth caire responsable du service du PEB Celui ci est appel syst matiquement par la banque d accueil pour recevoir le lecteur en personne v rifier la correction des bulletins Les lecteurs pr venus par t l phone d s l arriv e de leur demande viennent retirer leurs ouvrages ou photocopies la banque de pr t Ce qui leur est destin est d pos leur nom derri re la banque dans un espace r serv Ils les consultent leur place en salle de lecture Le r glement d ventuelles factures est d crit plus loin Dans tous les cas de d marche de pr t payant le lecteur est inform du co t envisager et doit confirmer le maintien de sa demande N anmoins le fonctionnement les proc dures et les formalit s ne sont pas r ellement connues du personnel en charge du service public d o des erreurs dans l information transmise au public et des omissions lors du remplissage des bulletins de demande Le traitement par le responsable en est plus difficile le d lai plus long et exige souvent un rappel du lecteur pour information compl mentaire 14 1 2 2 2 La sp cificit locale les catalogues de la BIULO les fonds sp cialis s la conservation et la communication des documents Le catalogue de la BIULO est informatis en partie disponible sur le c d rom AUROC ce c d rom pr sente en m me tem
75. particulier pour le PEB d une biblioth que de sciences humaines comme la BIULO reste le service principal mais il peut tre pr f rable de donner aux lecteurs les meilleurs chances d tre satisfait en lui offrant ventuellement l acc s d autres syst mes de fourniture de documents compl mentaires Le probl me se pose pour la fourniture de document l unit c est dire les articles de p riodiques on peut penser moyen terme offrir en liaison avec le PEB des services de fourniture de documents orient s usager de fa on compl mentaire Cet aspect concerne la perspective o l offre bibliographique de la BIULO s enrichirait et o corr lativement les demandes de PEB mises par ses lecteurs augmenteraient on verra plus pr cis ment en troisi me partie quelles perspectives on peut envisager Conclusion L informatisation du service de PEB la BIULO avec l installation du logiciel PEBNET va donc remplacer une gestion manuelle insatisfaisante L automatisation d une grande partie des t ches repr sente un gain de temps pour la gestion de l activit fournisseur majoritaire et une structuration des informations concernant lecteurs et partenaires jusque l inexistante Elle constitue en outre la base d une am lioration du service rendu au public interne et externe et corr lativement une meilleure int gration du PEB dans l tablissement N anmoins on a expos un certain nombre de probl me
76. personne est responsable est ouvert au public aux m mes horaires que l accueil Pendant l absence du responsable du service de PEB la biblioth que doit n anmoins pouvoir assurer un minimum de renseignements pour le public demandeur et la r ponse aux demandes re ues de l ext rieur a fortiori si la BIULO devenait CADIST Aussi s av re t 1l n cessaire d tablir un document de r f rence pour la gestion quotidienne du service qui int gre un manuel d utilisation du logiciel et de ses grandes fonctions Ce document sera n cessaire galement si PebNet venait tre utilis en r seau avec le secr tariat de la biblioth que La structure de ce document de r f rence doit permettre une consultation facile et r pondre de mani re syst matique aux probl mes que l on rencontre quotidiennement La documentation disponible sur le site de l ABES l aide en ligne s appr hende bien si l on conna t d j la structure du logiciel et ses grandes fonctionnalit s moins lorsque l on a seulement une id e de la gestion du PEB Par cons quent un document pratique mieux adapt sur la gestion g n rale et sur la manipulation du logiciel sera mis au point 2 1 3 3 Le PEB peut aider la d cision pour la gestion des collections Dans les diff rents services de PEB visit s les statistiques sur les titres que permet la version 2 de PebNet ne sont pas utilis es le probl me r side dans la non normalisation de rentr e
77. pr teuses autrement dit une meilleure connaissance de son public le fichier des organismes payeurs contient toutes les informations comptables utiles au traitement de la facturation identification de l organisme tablissement bancaire cr dit d bit TVA Un qualifiant de facturation peut tre attribu aux lecteurs organismes de rattachement partenaires PEB et hors PEB ces qualifiants correspondent des services ayant des co ts diff rents que PebNet prendra automatiquement en compte au moment de l tablissement de la facture depuis le catalogue des co ts et services constitu au pr alable Des crit res de regroupement p riodicit ou autre sont d finis dans ce fichier afin de g n rer les factures selon son souhait et celui des demandeurs le fichier des titres PebNet permet par le biais de ce fichier de constituer une liste de titres Ce fichier a t con u pour g n rer des statistiques en vue de l aide l acquisition surtout int ressante pour les titres de p riodiques L alimentation et l utilisation de la liste se fait partir de la fonction Demandeur au moment de la saisie du titre sur le formulaire de demande e La premi re observation importante lors des visites des services de PEB montre que l outil informatique et la possibilit de g rer une base de donn es locales dans PebNet n ont pas limin la gestion parall le de fichiers papier Diff rentes raisons po
78. ps les catalogues de la BU de Haute Alsace de la biblioth que de l Institut de France de la biblioth que d Art et d Arch ologie de la BU de Savoie AUROC recense tous les ouvrages en langues d Europe occidentale entr s depuis 1960 sauf les collections les brochures et les m langes tous les ouvrages en turc en caract res latins entr s depuis 1989 en caract res latins les ouvrages d Europe Orientale Hongrois Polonais Roumain Tch que Finnois Quechua Vietnamien etc entr s depuis 1995 les ouvrages en Hindi Ourdou Tha Birman notices en caract res transcrits entr s depuis 1997 les ouvrages en Tamoul en Indon sien notices en caract res transcrits tous les ouvrages en Tagalog Bengali et Tib tain notices en caract res transcrits A c t des postes de consultation d AUROC coexistent un certain nombre de fichiers manuels le fichier G n ral Anonymes le catalogue syst matique correspondant au fonds ancien jusqu en 1967 le catalogue des p riodiques toujours mis jour les fichiers par aires g ographiques Arabe Asie du Sud Est Asie du Sud Iran Europe centrale et occidentale ex URSS Afrique Am rique Oc anie Roumain Turc H breu Chine Japon Cor en divis s en catalogues mati res ouvrages en langues originales et en langues orientales et catalogues auteurs anonymes A la disposition des usagers dans la salle de lecture se trouvent galement des catalogues imprim
79. r ts d ouvrages Le contexte de la biblioth que le domaine d tudes et les collections du fonds le public et les conditions dont ce dernier b n ficie pour avoir acc s la documentation cr dits formation pour le recherche bibliographique ont un impact certain sur l activit du PEB et doivent tre pris en compte lors de l valuation de celle ci Le public du PEB la BIULO est peu nombreux et n est pas cern en termes de cat gories d usagers La fr quence d usage et les pratiques des demandeurs ne sont pas non plus d termin es Les donn es sur le public concerne les inscrits la BIULO r partis pour 1996 1997 de la mani re suivante 1 2 cycle 48 et 52 3 cycle Doctorat enseignants chercheurs chercheurs en activit et retrait s tous les inscrits sont comptabilis s ici m me ceux n appartenant pas aux communaut s des universit s co contractantes 1 2 1 3 Activit s de fournisseur et de demandeur Les graphiques qui suivent pr sentent l activit de PEB de la BIULO en activit demandeur et fournisseur la proportion de demandes satisfaites et le d lai de traitement en fournisseur Biblioth que des Langues Orientales Activit Fournisseur et Activit Demandeur 1992 1997 H Nombre de demandes re ues E Nombre de demandes exp di es Ann e Ann e Ann e Ann e Ann e Ann e 1992 1993 1994 1995 1996 1997 Le d s quilibre entre les deux volets de PEB appara
80. r des orientations possibles pour le service du PEB de la biblioth que des Langues Orientales et de voir de quelle fa on les objectifs du projet peuvent tre atteints 1 ANALYSE DE L ENVIRONNEMENT ET DE L EXISTANT 1 1 LE CONTEXTE 1 1 1 R organisation du service de PEB la BIULO 1 1 1 1 Pr sentation de la BIULO La Biblioth que Interuniversitaire des Langues Orientales BIULO d pend administrativement de l universit Paris IIT Sorbonne Nouvelle elle dessert les communaut s de Paris 4 MI Paris VII Paris VII et l INALCO tablissements avec lesquels elle est contractante En 1997 cela repr sente 4371 lecteurs inscrits Les locaux de la biblioth que centrale sont situ s au 4 rue de Lille dans le 7 me arrondissement certains de ses magasins demeurent dans les locaux de l INALCO au 2 rue de Lille Deux annexes sont situ es Dauphine et Clichy Son fonds documentaire se compose de pr s de 600 000 monographies 9 600 titres de publications en s rie dont 1715 p riodiques vivants Le fonds ancien comporte 130 000 ouvrages ant rieurs 1811 ou pr cieux et un certain nombre de manuscrits Le domaine disciplinaire couvert par cette biblioth que est celui des langues et civilisations orientales sciences humaines et sociales litt rature linguistique g ographie La BIULO est une biblioth que sp cialis e et de recherche mais elle est ouverte tous pour la consultation elle a pour mission de desservi
81. r les publics des universit s co contractantes mais aussi la communaut des chercheurs fran ais et trangers Sa politique d acquisition s accorde aux enseignements et la recherche d livr s dans les universit s co contractantes La BIULO est p le associ la Biblioth que Nationale de France pour les domaines suivants Bengali Ourdou Hindi Indon sien Birman Tagalog Tha Tib tain et Tamoul Par ailleurs elle postule pour devenir CADIST Chine Cor e Japon La BIULO souffre de conditions de conservation et de communication des ouvrages peu favorables dues ses locaux exigus ainsi qu aux variations de cotation connues dans l histoire de la biblioth que La salle de lecture dispos e en U offre 78 places dans cette salle 3000 volumes d ouvrages de r f rence et usuels sont en acc s libre Les collections sont en magasins r partis sur 2 immeubles qui ne communiquent que par l tage des bureaux Ils se d composent en 11 niveaux dont 3 sans ascenseur En raison de la saturation des magasins 850 m tres lin aires sont lou s Orsay et 700 au Centre Technique du Livre Un projet de construction pr voit pour l an 2000 un regroupement de tous les sites de PINALCO et de la BIULO Tolbiac Le personnel de la biblioth que se compose de 45 8 postes ETP 1 1 1 2 Situation du projet dans les objectifs g n raux de tablissement La BIULO a un statut de biblioth que r f rence en France pour le doma
82. raphiques mis la disposition du public et corr lativement l usage qui en est fait par les utilisateurs de la biblioth que ont un impact sur l activit de PEB e Les utilisateurs de PEB de l UPM Montpellier rep rent les r f rences dont ils ont besoin dans les bases de donn es bibliographiques sp cialis es Embase Medline Current Contents etc Une formation l interrogation de ces c d roms est organis e en s ances bi hebdomadaires de 2 h Les ressources pr sent es dans ces bases engagent la plupart du temps le recours au PEB Ce dernier suppose donc une offre satisfaisante d outils bibliographiques qui sont de plus en plus attach s au support informatique leur mise en valeur aupr s du public et un apprentissage Sans oublier la connaissance de l existence du service de pr t inter ses modalit s de fonctionnement et la proc dure de demande D but 98 deux postes informatiques suppl mentaires ont t install s dans la salle de lecture ils permettent de consulter via Internet le Pancatalogue le catalogue de la Cambridge Library et celui de la Library of Congress des sites orientalistes s lectionn s avec la possibilit de consulter le catalogue de biblioth ques trang res comme la British Library la National Diet Library Internet repr sente pour la BIULO une importante ressource pour avoir acc s aux catalogues des biblioth ques trang res On peut penser que l acc s offert ces nouve
83. re soit en mode Word dition dans l application Word partir des donn es de PebNet On peut diter en totalit ou partiellement les catalogues de donn es locales lecteurs titres organismes payeurs partenaires hors r seau des courriers partir des formulaires Par ailleurs le serveur Web de l ABES permet de r cup rer en s y connectant les derniers mod les d dition disponibles avis au lecteur formulaires tiquettes de mailing Les statistiques PebNet permet de disposer d un certain nombre de statistiques utiles au suivi de la gestion de l activit de pr t inter statistiques sur l activit demandeur et fournisseur relatives aux demandes dans le r seau PEB et hors PEB dans la base en cours et dans la base archive statistiques sur les titres saisis dans la base au fur et mesure du traitement des demandes statistiques par sites fournisseurs et sites demandeurs PebNet permet d obtenir des statistiques par pays demandeur et pays fournisseur e Dans les diff rents services de PEB observ s le personnel effectue parall lement des statistiques manuelles pour plusieurs raisons e Dabord les statistiques dit es par PebNet semblent comporter une certaine marge d erreur Un cart existe qui concerne les demandes que l utilisateur fait suivre dans le r seau Hors Peb Une demande qui devient hors peb le reste de fait elle n est plus comptabilis e dans les r
84. re en activit fournisseur les demandes de fourniture re ues sur les bulletins papier en provenance d tablissements hors r seau PEB seront ressaisies dans PebNet Cette saisie manuelle est in vitable le traitement sera donc plus long que pour les transactions avec les partenaires du r seau PEB elle permet cependant de traiter plus vite par la suite les autres tapes de traitement de la demande Saisie des r f rences en langues non occidentales dans PebNet L utilisation de PebNet dans le service de PEB s entend pour tous les types de transactions le maximum doit tre fait pour qu une gestion manuelle ne suive pas en parall le de la gestion informatique la base doit contenir toutes les informations n cessaires au rep rage uniforme des donn es et l exactitude des statistiques La saisie de transactions manuelles en activit fournisseur et demandeur dans les formulaires informatiques de PebNet dans le cas de r f rences en langue non occidentale pose probl me les caract res sp cifiques n cessaires et en particulier les signes diacritiques font d faut La recherche dans la base et l identification des r f rences bibliographiques n cessite donc la translitt ration des langues non occidentales Il sera donc demand aux sp cialistes de fonds linguistiques de translitt rer ces demandes syst matiquement Gestion des pr ts retours relances Mobibop et PebNet Le syst me Mobibop qui g re la circulati
85. re en place attribuer des mots de passe d terminer des niveaux d acc s diff rents etc Ce dernier aspect concerne Inside mais d j le syst me Picarta bient t celui du SU et de l INIST sans compter le m me type de service de paiement la demande mis en place par les interm diaires pour les revues lectroniques 3 2 2 La FDD dans OCLC La BIULO membre de l association AUROC vient de souscrire un abonnement un bouquet de banques de donn es propos es par OCLC qui seront mises disposition du public L offre de ressources bibliographiques et l information internationale est enrichie et l acc s aux documents soit par commande en diff r soit aux documents lectroniques est alors possible Ces perspectives sont importantes pour l activit de pr t inter l augmentation des demandes la gestion d autorisations et de comptes pour la fourniture de documents directement l usager tant alors pr visibles OCLC est anglophone majoritairement mais il est pr sent dans 52 pays et embrasse 373 langues Avec l offre d OCLC on a alors la possibilit d interroger la fois Worldcat le catalogue collectif OCLC 37 millions d enregistrements et des localisations dans plus de 10 000 biblioth ques et diverses grandes banques de donn es service Firstsearch OCLC propose d autre part deux modes d acc s au mode int gral soit par un service international de pr t entre biblioth ques ILL Inte
86. rnational Library Loan soit par une commande dans Firstsearch concernant pour le moment trois bases ArticleFirst FastDoc et Wordbook qui permet d obtenir le document sous forme lectronique ou sous forme papier en diff r par courrier ou fax apr s avoir rempli un formulaire de commande sur le Web L exploration des perspectives ouvertes avec OCLC est int ressante mentionner rapidement dans l enqu te propos e au public du PEB pour pouvoir adapter ensuite la mise en place de diff rents services attach s et compl mentaires au PEB comme les acc s et commandes en ligne L usage de cet ensemble de bases de donn es par le public doit faire l objet d une valuation Les r sultats de celle ci donneront des indications sur l ventuelle installation de services compl mentaires de fourniture de documents via OCLC 3 2 2 1 OCLC International Interlibrary Loan Le syst me de pr t entre biblioth ques international ouvert par OCLC pr sente des avantages certains du point de vue des ressources tant donn l ampleur de son r seau bibliographique Dans le syst me ILL on peut automatiquement rechercher et localiser chaque r f rence ins r e dans WorldCat prendre connaissance des co ts et conditions des tablissements pr teurs par la consultation du r pertoire des biblioth ques membres puis transmettre sa demande 5 tablissements choisis et avoir une r ponse dans les 4 jours Le fonctionnement du syst m
87. rtenaires Le nouveau syst me de gestion comptable utilis dans les biblioth ques universitaires Nabuco ayant engendr des changements le lien entre PEB et comptabilit s est all g pour l instant du param trage des facturations et refacturations via PebNet Autrement dit la gestion de la facturation se fait encore manuellement En revanche la section Sciences de Montpellier I pour la fonction demandeur refacturation aux organismes de rattachement les relev s mis par PebNet sont transmis la comptabilit et sont utilis s pour l mission des factures qui elles sont effectivement dit es par le syst me comptable e Une r flexion de la biblioth caire responsable du PEB en sciences devrait aboutir vers la gestion dans PebNet la fois des factures du PEB et de la Recherche Documentaire Informatis e L harmonisation avec le service comptable est en cours Cela montre l adaptation de l outil informatique aux structures de diff rents services ici la RDI et le PEB qui sont li s dans leur fonctionnement A la BIULO les notes d information pour factures et factures cumul es sont actuellement r alis es par le service du PEB Le secr tariat de la biblioth que conserve les archives des factures dit es il est charg du suivi de paiement des factures Mais cette gestion qui oblige cr er des mod les dans deux fichiers Excel mettre rigoureusement jour par deux manipulations redondantes les rele
88. rticuli res son activit pr teur l ext rieur est nettement plus d velopp e en 1997 toujours 2555 demandes re ues e A l inverse le service de PEB de PUPM g re plusieurs dizaines de demandes par jour manant des tudiants de 2e et 3e cycles enseignants chercheurs chercheurs et praticiens Les statistiques recueillies pour l ann e 97 montrent une forte activit de PEB peu pr s galement r partie en fonction fournisseur et emprunteur 3546 demandes re ues et 3555 demandes mises e Le service de PEB de la section sciences est le plus d velopp tant sur le plan du personnel en exercice 4 personnes contre 2 en moyenne dans les autres et g re beaucoup de demandes d emprunts D autant que ces derni res ann es avec l institution de l ISIM une cole d ing nieurs sur le campus de la fac de sciences la responsable note une volution en hausse des demandes au niveau du 2e cycle pour niveau ma trise les comptes enseignement se multiplient et permettent ainsi aux tudiants d augmenter leurs demandes Le public en majorit reste celui des DEA th sards enseignants chercheurs documentalistes Les collections de la BU et des antennes d localis es se composent essentiellement de p riodiques et de manuels et de tr s peu d ouvrages pour la recherche e En section lettres le public appara t plus diversifi du ler cycle aux professeurs et chercheurs L activit du PEB est centr e sur la demande de p
89. rvice cumul es dans le tableau de bord permettront de voir si la quantit absorbable de demandes a augment gr ce l installation du progiciel PebNet Le co t de l activit de pr t entre biblioth ques est un probl me r guli rement soulev L valuation des co ts du PEB dans les tablissements est difficile mettre en oeuvre car les frais rattach s au service de PEB sont tr s dispers s mais cette activit est r ellement une importante consommatrice de temps et d argent La r percussion du co t sur le lecteur est un sujet probl matique pour un service comme le PEB Fran ois Lap lerie s interroge sur la valeur ajout e de ce que vend le PEB en faisant des photocopies et en envoyant des livres Et il consid re que le lecteur demandeur paye pour la documentation que la biblioth que ne peut pas lui fournir et paye une deuxi me fois cause des d lais du service L essentiel pour la premi re phase de r organisation du service est de rassembler toutes les informations relatives aux co ts du PEB et d tablir clairement des principes qui pr sideront la r percussion du co t sur le lecteur diff rencier par exemple les cat gories des utilisateurs BIULO ext rieurs diff rencier les tarifs selon le fournisseur et ses propres tarifs diff rencier selon le type de support demand pr t de l original envoi de reproductions e La biblioth que de l INRP a fait le choix d offrir un s
90. s tablissements ou particuliers dans l Union europ enne en Afrique Les tarifs sont d crits syst matiquement pour les diff rentes destinations des demandes puis par type de supports et les modalit s de paiement sont pr cis es chaque fin de partie e France tarif interne photocopies pr t d originaux et de microfiches ouvrages et th ses fax photographies et diapositives Modalit s de paiement e France tarif externe photocopies pr t d originaux ouvrages et th ses microfiches d ouvrages fax etc e Union europ enne sauf Finlande et Su de Suisse e Europe sauf Union europ enne et Suisse Finlande Su de Afrique du Nord e Afrique sauf Afrique du Nord Asie Am rique Oc anie e Le service de pr t entre biblioth ques par Internet institu titre exp rimental par la BIUM est pr sent si l on est d j un client inscrit aupr s du service du PEB de la BIUM et si l on n est pas un tablissement participant au r seau PEB on a acc s au bulletin de commande informatique e Des liens ont t tablis avec certains autres services de fourniture de documents qui sont mentionn s comme autres recours possibles les sections de m decine des BU P INIST un clic suffit avoir acc s au site Web de l INIST les biblioth ques sp cialis es le BLDSC lien avec le catalogue en ligne du centre de pr t de la British Library au JICST Japanese Information Center for S
91. s de biblioth ques sp cialis es par exemple la School of Oriental and African Studies des catalogues de p riodiques localis s pour diff rents pays et langues Les usuels correspondant chaque aire linguistique sont regroup s atlas dictionnaires de langue encyclop dies g n rales et sp cialis es en langue occidentale et originale bibliographies 3 postes informatiques sont consacr s la consultation de bases de donn es bibliographiques sur c d rom Myriade Francis Docth ses Bibliographie Nationale Fran aise Hindi English Dictionary En ligne sur Internet 1 poste pour le Pancatalogue la Library of Congress et Cambridge Library et 1 poste pour les sites Internet s lectionn s des sites de biblioth ques fran aises BNF BPI de biblioth ques trang res British Library Library of Congress University of London National Diet Library des sites documentaires orientalistes Cette description d montre la difficult de recherche cause de la dispersion des informations selon des crit res de langue de transcription et de dates d entr e dans la biblioth que Il est n cessaire de recourir quasi syst matiquement aux sp cialistes responsables des fonds pour l aide l identification et la v rification des r f rences en langue originale mal transcrites ou plusieurs orthographes possibles diff remment entr es dans les catalogues selon l poque de catalogage dans les fichiers manuels
92. s r siduels dus aux sp cificit s locales si l outil PEBNET permet dans un premier temps de rationaliser l activit fournisseur de la BIULO il doit s accompagner d autres mesures pour une r elle am lioration du traitement des demandes issues des utilisateurs locaux en direction d tablissements trangers en activit demandeur et des demandes de fourniture des biblioth ques trang res en activit fournisseur c est l objet de la troisi me partie En effet le positionnement du PEB comme d une part service au public maillon d une cha ne bibliographique et service de fourniture de documents et d autre part comme axe de valorisation l ext rieur des richesses documentaires de la biblioth que engage une r flexion sur les perspectives futures de d veloppement du service 10 Op cit 33 3 D VELOPPEMENTS POSSIBLES DU SERVICE 3 1 FOURNITURE DE DOCUMENTS A DISTANCE ET INTERNET DE NOUVELLES PERSPECTIVES POUR LE DEVELOPPEMENT DES DEMANDES 3 1 1 Recherche bibliographique et d veloppement du PEB demandeur 3 1 1 1 Mise disposition la BIULO de nouveaux outils bibliographiques Le service de pr t entre biblioth ques est le dernier maillon d une cha ne bibliographique son r le est de fournir dans les meilleurs d lais et aux meilleurs co ts le document pr alablement identifi et localis l ext rieur de la biblioth que et dont le lecteur a besoin Les outils bibliog
93. ses propres fournisseurs Lorsque l on re oit ou que l on exp die une r ponse positive PebNet dispose de tous les l ments n cessaires la pr paration soit de la facturation du service au partenaire soit de la refacturation du service re u son lecteur le type de service le nombre de pages reproduites et le statut du client PebNet dite des relev s d aide la facturation et les factures selon la p riodicit choisie et param tr e pour chaque partenaire e Le module de facturation offert dans la version 2 du logiciel PebNet n est pas utilis par les services de PEB observ s ni pour l dition des notes informatives ni pour l dition des factures proprement dites Le param trage du volet de facturation appara t d licat aux personnels qui charg s d autres t ches que le PEB ne consacrent que le temps n cessaire au traitement des transactions Il convient de pr ciser que la version 2 de PebNet qui offre un volet facturation beaucoup plus d velopp venait d tre install e et que le personnel n avait re u aucune formation son utilisation De mani re g n rale la gestion administrative des factures est prise en charge par le secr tariat et la comptabilit g n rale le lien avec le service de PEB se fait par la transmission des relev s d aide la facturation fournis par l ABES qui servent donc la v rification et la 23 pr paration des factures aux biblioth ques pa
94. sieurs acc s au syst me de fourniture de document distance seront possibles Il est pr vu que dans le cadre du SU l utilisateur final soit autoris par sa biblioth que de rattachement faire lui m me des demandes de PEB en se connectant sur l outil centralis du syst me PICA Deux niveaux d utilisateurs ont t retenus apr s consultation du catalogue l utilisateur d pose une demande pr liminaire qui devra tre valid e par le biblioth caire 12 GHIRARDI L WOLFF TERROINE M Une enqu te europ enne sur l acc s au document primaire Documentaliste Sciences de l Information 1997 vol 34 n 4 5 p 246 252 38 l utilisateur qui peut mettre directement une demande dans le circuit PEB Les demandes mises directement ne pourront certainement pas tre r cup r es dans PebNet La localisation du document et la mise en place de la liste de circulation sera donc automatique corr lative la recherche bibliographique dans le catalogue collectif Par ailleurs le service de PEB g rera les habilitations et validations de commande des utilisateurs car l autre l ment nouveau pour la FDD apport par le SU concerne l acc s conf r l utilisateur final L utilisateur final c est dire le lecteur peut donc apr s avoir consult le catalogue collectif du SU pour une recherche documentaire d clencher un processus de demande de fourniture pris en charge par le syst me Il a t
95. ssible du public d autant plus qu il s agit d un service payant Il est important de situer le service de pr t entre biblioth ques comme un service auquel l usager a recours au terme d une d marche de recherche bibliographique d identification et de localisation du document le PEB doit lui permettre d obtenir ce document ou son substitut le plus rapidement et au meilleur co t 1 2 1 2 Le public D apr s l article de Fran ois Lap lerie 98 des utilisateurs du PEB sont des chercheurs ou des th sards ce qui repr sente une faible partie des universitaires Seuls 1 51 des tudiants de 3 cycle utilisent le PEB Le PEB dessert 99 des lecteurs de 3 cycle et des chercheurs Ces donn es font r f rence aux seules biblioth ques universitaires scientifiques L observation des publics de diff rents services de PEB a effectivement montr que le PEB desservait en majorit des lecteurs de niveau recherche mais elle sugg re aussi que d autres facteurs rentrent en jeu dans l utilisation de ce service e Ainsi les tudiants de premier cycle lecteurs de la biblioth que m decine centrale font peu de demandes d emprunts dans d autres biblioth ques en 1997 172 demandes mises En revanche la BU conservant le 6 F LAPELERIE Le pr t entre biblioth ques universitaires scientifiques existe t il Bulletin des Biblioth ques de France T 41 n 4 1996 p 56 73 9 fonds ancien et des collections pa
96. t des factures 1 2 3 3 Budget 1997 D penses Recettes 97 Ces donn es sont lacunaires et approximatives il n existe pas encore r ellement d valuation pour le budget du PEB L identification et l valuation des co ts constitueront un des objectifs de la r organisation du service Recettes Activit France et Etranger co t estim de l affranchissement sur la base d un co t moyen de 50 F par envoi de livre 47 750 F Remarque Depuis le ler septembre 97 les frais forfaitaires d envoi d ouvrage jusque l d un montant de 50 F ne sont plus factur s par la BIULO Subvention Minist re de l Education Nationale et de la Recherche 25 000 F TOTAL Recettes 72 750 F D penses Activit France et Etranger total des facturations total des coupons r ponses internationaux timbres carnet de formulaires de pr t 20 formulaires 2650 F et carnet de coupons pour les photocopies 20 coupons 1060 F command s la British Library 37 500 F 18 Connexions et transferts des donn es avec l ABES Tranches de demandes par trimestre Prix HT de la demande mise dans la tranche 0 100 7 00 F 101 300 5 00 F 301 500 2 50 F 501 1000 2 00 F 1001 2000 1 50 F 2001 4000 1 00 F plus de 4000 0 50 F Pour la BIULO par an sur le r seau PEB sont transmises moins de 100 demandes 700 F Frais de port en moyenne 50 F par colis recommand s envois et retours d ouvrages 50 000 F TOTAL D pens
97. t majoritairement des SCD qui envoient le plus grand nombre de demandes via le r seau PEB quelques biblioth ques sp cialis es font aussi appel la BIULO comme la biblioth que du Mus e Oc anographique de Monaco celle de HEC l University of Paris Library des laboratoires de recherche l IREMAM Aix l INRA l ORSTOM l INIST a galement fait appel la BIULO comme biblioth que de recours Certaines biblioth ques municipales font r guli rement appel au service Les partenaires auxquels le service du PEB fait appel en tant que demandeur cette fois ne sont gu re nombreux tant donn le faible nombre de demandes mises par les utilisateurs locaux En France de fa on tr s ponctuelle le PEB contacte l INIST quelques BU Aix en Provence Reims la biblioth que municipale de Lyon des laboratoires d pendant du CNRS Les demandes de la BIULO l tranger se r partissent essentiellement entre la Diet Library Tokyo la British Library la Staatsbibliothek de Berlin on peut mentionner le recours certaines biblioth ques universitaires am ricaines canadiennes et australiennes 1 2 2 Organisation et fonctionnement du service 1 2 2 1 Situation du service Accueil du public Le service du PEB de la BIULO se trouve dans les bureaux internes de la biblioth que La d marche que le lecteur doit effectuer pour une demande de pr t inter est expos e bri vement dans le guide du lecteur des compl ments d information
98. t me d exploitation WINDOWS 95 Achat Imprimante HP Laser Jet 6 P 600 DPI 2 Mo 8 PPM 6 099 F TTC Tarifs ABES PebNet Version 2 12060 F TTC TVA 20 6 R duction de 6000 F aux tablissements sous tutelle du minist re charg de l enseignement sup rieur 4824 F TTC Formation PebNet de deux personnes de la BIULO la biblioth caire responsable du service et de la personne d sign e comme rempla ant au PEB Formation approfondie de 3 jours l ABES Montpellier Gratuit 2 heures d emploi cat gorie C pour la r alisation des photocopies la confection et l envoi des paquets 29 2 2 2 Phases op ratoires Ech ancier information accueil tarifs e Diffusion de l information au public e Diffusion de l information au personnel e Mise en place du tableau de bord premier recueil de donn es Service Public PEB Calendrier Intitul Acteurs Observations Novembre e Acquisition du mat riel et du PEB 1998 progiciel Installation Responsable e Am nagement transition gestion manuelle Informatique one Informaticien q Pa Responsable Plaquette de e Formation du personnel par t l phone 3 1 h Service Public pr sentation provisoire e Pr sentation du PEB dans Guide du Lecteur e Information au personnel sur la question de la PEB Communication translitt ration Sp cialistes des interne fonds PEB Novembre e R organisation des t ches PEB Activit
99. t jusqu l tablissement en question 1 2 3 Moyens et outils 1 2 3 1 Equipement informatique mat riel et logiciel La BIULO fonctionne avec un r seau Novell Netware 3 12 Ce sont des c d roms qui sont essentiellement install s en r seau aunsi que les logiciels de bureautique Parall lement le logiciel gestionnaire de pr t Mobibop est install en r seau sur certains postes en interne autres que ceux de la banque de pr t le poste du service de PEB en fait partie Des postes sont consacr s au travail de catalogage sur OCLC via Internet Le serveur Internet de la BIULO est situ Jussieu Le micro ordinateur du bureau du PEB est un Pentium 75 PCI avec 8 Mo de m moire 540 Mo sur le disque dur une carte r seau un processeur 66 Mhz il fonctionne sous Dos 6 22 et Windows 3 11 Sur ce poste est install e l application PEB en ligne de Mobibop du c d rom AUROC de toute la bureautique Windows de la connexion Internet via le navigateur Netscape A court terme l interrogation de Myriade et du Pancatalogue sera galement possible depuis ce poste l interrogation de toute autre source bibliographique informatique n cessite d aller en salle de lecture 1 2 3 2 Personnel Un biblioth caire temps plein doit tre responsable du service de pr t entre biblioth ques et devra consacrer 4 heures hebdomadaires en service public Le secr tariat de la biblioth que assure le r glement l encaissement et la comptabili
100. te d cision 3 2 3 2 Diffusion de l information Le deuxi me volet du projet de d veloppement du service de pr t entre biblioth ques de la BIULO doit tre largement accompagn d information au public et au personnel de la biblioth que Certaines tapes li es aux ouvertures possibles du service de PEB demandent un travail de concertation avec l quipe du personnel avec le responsable du service public le responsable informatique le responsable des ressources lectroniques de la biblioth que une valuation des co ts un travail parall le d enqu te sur les besoins et les pratiques des usagers du PEB et un travail important de diffusion de l information et de formation du public L assimilation de ces proc d s de fourniture de documents distance dans le quotidien de la BIULO n cessite une mise en place progressive in vitable puisque les autorisations et les ouvertures de compte destin es des utilisateurs finaux engagent la d finition d un cadre et de proc dures particuli res Mais on doit viter que comme le fonctionnement du service de pr t entre biblioth ques peu ou mal connu sous employ les services directs de fourniture de document distance soient mal utilis s dans la mesure o ils donnent une r ponse adapt e et satisfaisante La biblioth que doit les proposer parmi l ensemble de ses autres services Conclusion g n rale Il est vident que la r organisation du service de PEB de la B
101. tifs sont expos s dans les paragraphes suivants La colonne intitul e Observations replace les objectifs dans les deux volets d activit du PEB Le premier ensemble d objectifs concerne la gestion interne du service li e l installation de PebNet et l utilisation optimum de ses fonctionnalit s autrement dit l Augmentation de l efficacit de gestion r duire des d lais de traitement augmenter jusqu 50 de la proportion de demandes trait es en moins de 4 jours mettre en uvre d un suivi de l activit du service et de l efficacit de gestion Le second ensemble d objectifs s attache mieux int grer le pr t entre biblioth ques comme un service au public de la BIULO soit l Am lioration de la mise en valeur du service de PEB mieux conna tre la typologie des utilisateurs du PEB mieux faire conna tre le service aux lecteurs de la BIULO Objectifs Indicateurs retenus Observations g n raux op rationnels R duire des d lais Nombre de demandes re ues Activit de traitement Temps moyen pass pour traiter FOURNISSEUR une demande de fourniture totalement Temps moyen pass pour chacune des tapes du traitement e Augmenter jusqu Nombre de demandes satisfaites Activit 50 des demandes en moins de 4 jours nombre total FOURNISSEUR H MENEO n trait es en moins de demande de 1 efficacit de 4 jours de Gestion e Mettre en uvre Taux de satisfaction g n ral
102. ur cela selon les biblioth ques e L abandon total de fichiers papier n est pas une pratique admise par le personnel la plupart du temps question de s curit et de sauvegarde des donn es pour beaucoup question de difficult abandonner compl tement certaines habitudes de travail pour d autres La consultation des fichiers papier de demandes et de fichiers lecteurs pour le renseignement est fr quente cause de la manipulation du logiciel non ma tris e par tous les agents pouvant renseigner sur le pr t inter Dans le cas o le service de PEB n est pas accessible au public les fichiers papiers permettent l ensemble des agents qui assurent le service public de renseigner le lecteur sans conna tre la manipulation du logiciel A nsi voit on le maintien d un fichier de demandes par lecteurs et d un fichiers de demandes par n d enregistrement e La base de donn es locales de PebNet est m me de remplacer tous les fichiers papier et c est ce qui pr sidera la r organisation du PEB la BIULO Toutes les transactions qu elles se fassent par le biais du r seau PEB ou manuellement sont rentr es dans la base Elles peuvent tre archiv es et sont r guli rement sauvegard es Il est n cessaire cependant de conserver les formulaires de demandes remplis par les lecteurs qui sont sign s afin de parer aux r clamations ventuelles de lecteurs ainsi qu au respect du droit de reproduction pour les demandes d
103. ure int gration possible de la BIULO dans le futur Syst me Universitaire et permettront l avenir de rendre le meilleur service de pr t inter au public de la biblioth que et au public externe des autres BU C est pourquoi l installation d un outil de gestion du pr t entre biblioth ques tel que le logiciel PebNet appara t indispensable La direction de la biblioth que a donc demand l installation du progiciel PebNet afin de moderniser et d am liorer ce service La cotation des ouvrages la BIULO Distinction du fonds ancien et ou pr cieux et ou de grand format fonds linguistique fonds g n ral 5 1 1 2 Les principes du pr t entre biblioth ques 1 1 2 1 Recommandations de l IFLA International Federation of Library Association Avant d entreprendre la description du projet il est important de rappeler le contexte g n ral dans lequel se situe cette activit Il existe un certain nombre de recommandations concernant le pr t inter qui visent respecter le code labor par l IFLA dans le cadre de son programme d Acc s Universel aux Publications Ce dernier exige que chaque pays rende ses publications disponibles pour les autres L ABCDEF Association des responsables des biblioth ques et centres de documentation universitaires et de recherche d expression fran aise consid re ainsi que l utilisateur loign a les m mes droits et les m mes devoirs que l utilisateur local Le pr
104. v s et les factures oblige en m me temps g rer un fichier papier de factures sera largement am lior e gr ce l utilisation du module de facturation disponible dans PebNet les donn es des transactions sont revers es instantan ment dans le volet de facturation pas de ressaisie gr ce la base de donn es locales les param trages sont faits l avance les mod les d dition galement Fonctionnement en monoposte ou en r seau PebNet peut fonctionner en monoposte ou en r seau Pour l instant la BIULO il le sera en monoposte Cependant il est int ressant de savoir que deux profils types d utilisateur sont d finissables profil administrateur et profil utilisateur professionnel dans un contexte en r seau e Le PEB section sciences de Montpellier II est le plus d velopp et en m me temps celui au sein duquel la r partion des t ches est la plus rationnelle Une biblioth caire responsable du service effectue les recherches bibliographiques et de localisation elle g re galement la gestion des fichiers r seau lecteurs statistiques et le param trage de la facturation en cours 2 secr taires saisissent les demandes sur le logiciel PebNet et g rent les transactions l une d entre elles s occupant en particulier de la gestion administrative des factures et refacturations 1 CES est affect au PEB et un autre r alisent les photocopies demand es par les biblioth ques emprunteuses
105. vie par la biblioth que des Langues orientales autre que celle de l INALCO fasse appel aux services de PEB de leurs universit s respectives Paris II Paris VII Paris VII 11 Biblioth que des Langues Orientales Activit Fournisseur Demandes satisfaites 1992 1997 E Nombre de demandes re ues peb man E Nombre de demandes satisfaites peb man Ann e Ann e Ann e Ann e Ann e Ann e 1992 1993 1994 1995 1996 1997 L activit de pr t entre biblioth ques pour les biblioth ques universitaires en sciences humaines conna t un taux de satisfaction en g n ral inf rieur ou gal 50 beaucoup moins lev que dans les biblioth ques universitaires scientifiques Le graphique ci dessus en est une illustration C est le pr t d ouvrages qui repr sente la majorit des demandes la BIULO De plus le catalogue de la biblioth que est loin d tre informatis en totalit la deuxi me tranche de r troconversion devrait tre termin e au printemps 99 en d autres termes le signalement d une grande partie du fonds est inaccessible distance pour les biblioth ques partenaires via le Pancatalogue beaucoup de demandes re ues sont faites au hasard et en aveugle pr sentent la plupart du temps des r f rences fausses ou incompl tes elles donnent donc lieu des r ponses n gatives et des r orientations qui rallongent le d lai r el de satisfaction du lecteur 12 Bi
106. vssiesnrna as 19 2 1 GESTION DU PEB AVEC PEBNET ET REORGANISATION DU SERVICE ss 19 ALI PES OBJECTIFS DU PROJE Tunien te ia E A E AR 19 2 1 2 DESCRIPTION DES FONCTIONNALIT S DU LOGICIEL seen 20 2 1 2 1 Fonctionnalit s g n rales et transformations de l organisation manuelle tableau modalit s d instalation iris nn den he ee ds dre he a ne ner RE dre 20 21 2 3 Probl mes T sid els i oi o atei ie ne hante ETE ann fans ire ee Eine 25 2 1 3 INT GRATION DU SERVICE DU PEB DANS L TABLISSEMENT s sssssenssosenssesosseesoestesoeseessereesse 26 23 LPEB et Aceteil nnne n nina E E E E nn EE Ea EA en rt 26 21 32 PEB t Gestion aaoi an e E E E eE Ae EA E e en Pre ee Tete 27 2 1 3 3 Le PEB peut aider la d cision pour la gestion des collections 27 2 2 REALISATION DU PROJET eseseeeeeeeeeeeeecrcroreeseeeseeerercrereeserororcereeseseeerererereeeeeesorcreeorseseeeeerereree 28 ZAN LES MOYENS nr a nt ne ns N A O ne 28 2 2 1 1 Personnel comp tences horaires formation 28 2 2 1 2 Budget mat riel informatique logiciels formation 28 2 2 2 PHASES OP RATOIRES ECHEANCIER sssrin ne ten mine 29 22 3 EVALUATION DU PROJET ina nan en ind rt N 30 2 2 3 1 Etat des lieux sur les diff rentes tapes du projet 30 2 2 3 2 Mise en place d un tableau de bord analyse et donn es eeesseeesesesesresreesrsressrrsresrrsreeseesresees 30 2 2 3 3 Recherche de moyens d valuation pour le suivi du service et de la tarification

INSTITUT DE FORMATION DES BIBLIOTHECAIRES 1998

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