MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
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1. 16 5 9 1 Impl mentation de la solution 16 5 9 2 Maintenance et support de la solution 16 E PRIX oren RS ER es ES OS 17 GT 2 nn 17 6 27 REVISION DES PRIX onir anne Mine nn en annee intense 17 6 3 DES PRIX sen en ere rain re en dr ra 17 6 4 DE 17 7 DUR E DU CONTRAT D LAIS 4 18 FT PRINCIPES Sr ne AN 18 7 2 5 dec uno 18 7 2 1 SOUS projet 4 ne ete ne A 18 7 2 2 Sous projet 2 19 7 3 MODALIT DES 5 19 8 26 19 81 SOUS TRAITANTS 12 19 8 2 28 19 8 3 DROITS INTELLECTUELS LICENCE 22. 33 11 7 12 VOLUM TRIE FORMULAIRE D OFFRE danesa E a Sensan ostisi 1 G N RALIT S 1 1 D rogations aux r gles g n rales d ex cution Le pr sent document ne contient pas de d rogation aux r gles g n rales d ex cution 1 2 D finitions Dans le cadre de ce march il faut comprendre par e pouvoir adjudicateur BIO repr sent e par son Directeur G n ral et son Pr sident candidat la personne physique ou morale qui introduit une demande de participation dans le cadre d une proc dure restreinte e soumissionnaire la personne physique morale qui introduit une offre e l adjudicataire le soumissionnaire qui le march est attribu e l offre l engagement du soumissionnaire d ex cuter le march aux conditions qu il pr sente e les r gles g n rales d ex cution les r gles g n rales d ex cution telles qu tablies par l Arr t Royal Ex cution e le cahier des charges le pr sent document ainsi que toutes ses annexes et documents auxquels il est fait r f rence lelitige l action en justice 2 INDENTIFICATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR 2 1 Identification Ce march est organis par la Soci t Belge d Investissement pour les Pays en D veloppement SA BIO 5 repr sent e par Monsieur Luuk Zonneveld Directeur G n ral et Monsieur Christophe Soil Pr sident
3. 11 452 D veloppements E TT 12 4 5 2 1 Ad quation de la solution aux objectifs du 12 4 5 2 2 Convivialit Flexibilit modularit et compatibilit de la solution propos e 12 4 5 2 3 Qualit de l approche propos e pour le d veloppement l impl mentation et la maintenance 12 4 5 2 4 EE A A 12 4 3 4 EIEE NAE EENEN AE AE E D ES E EIEE EE EET E 14 5 1 NE den parer a E Ma E 14 5 25 EXEMPLAIRES NEO EE a 14 5 3 DATEET HEURE DE D P T a an 14 5 4 OUVERTURE DES deniers annee sas E E EE A E 15 5 5 D LAI D ENGAGEMENT ART 57 DE L ARR T ROYAL 55 15 5 6 COMPOSITION DEL OFPR E irie in AE ENE ENEE E 15 5 7 50 5 i niis T AAEE r E E EENE 15 58 SOLUTION PROPOS E entente 15 5 8 1 Architecture design qualit et performance 15 5 8 2 Infrastructure techniques him db Aires de Mere attire 16 5 8 3 Mat riel et documentation de formation 16 5 9 IMPL MENTATION MAINTENANCE ET SUPPORT 3
4. 19 8 4 CAUTIONNEMENT ART 25 ET SUIVANTS nes 20 8 5 R CEPTION TECHNIQUE ARTICLE 41 ET SUIVANTS V RIFICATION DES SERVICES ARTICLE 150 20 8 6 MOYENS D ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR ARTICLE 44 SUIVANTS ET ARTICLES 154 ET 155 20 8 7 R CEPTION D FINITIVE ARTICLE 64 22 2 20 8 8 CONDITIONS G N RALES DE PAIEMENT ARTICLE 66 ET 160 20 9 SP CIFICATIONS TECHNIQUES ns nresnrenneenne 21 9 1 INTRODUCTION dar dan nd Pt ee 21 9 27 lSITUATION ACTUELLE 2 Trenet re a le 21 9 2 1 Composantes techniques du MIS 21 9 2 2 Flux d informations et traitement de documents 24 9 2 3 Environnement actuel nn 24 9 3 IMPL MENTATION D UN BACK OFFICE TOOL POUR BIO iii 25 9 3 1 Organisation du projet 25 93 2 Facteurs de r ussite ait 26 9 4 DESCRIPTION DES 5 1 1 1 27 9 4 1 Objectifs du Back Office Tool 27 9 4 2 Gestion de portefeuille 27 9 4 3 E E Are 27 9 4 4 Int grer automatiser simplifier et acc l rer le reporting 28 9 4 4 1 Budget asie E nement DS Led
5. l accompagnement la mise en uvre au suivi apr s impl mentation L quipe projet r digera galement des users test cases avec les principaux utilisateurs afin de d finir les crit res d acceptation de la solution Les test cases reprendront des sc narios pour chaque type d investissement et pour les principales fonctionnalit s d crites ainsi que les r sultats attendus correspondants Le prestataire de service sera en charge de l analyse des documents de descriptions des besoins et sp cifications business et fonctionnelles transmises par BIO Le prestataire de service sera galement charg du d ploiement de la solution dans les diff rents environnements et de sa param trisation pour r pondre aux besoins de BIO Si des travaux de d veloppement sont n cessaires ils devront tre r duits et sont galement charge du prestataire de service Le prestataire de service sera charg de l analyse technique pour l int gration ou les changes d informations avec les syst mes existants sur base des sp cifications fournies par La solution devra offrir un set de rapports standards et ou personnalis s permettant de disposer d une vue sur le portefeuille sur les flux financiers les donn es de facturation et de comptabilisation En annexe est reprise une liste des informations incluses actuellement dans les rapports Le prestataire de service devra galement offrir une formation pour les
6. 6 OBJET OU MARCH 7 7 3 2 NATURE JURIDIQUE DU MARCH 1 4 4 4 8464444 0 ino Ta 7 3 3 25 en din einen tr a 8 3 4 i o EEA A NEEE rt 8 4 PROC DURE 804 8 AL MODE DEPASSATION 8 4 2 NIBITE DES LIEUX ET QUESTIONS 5 5 1 a NAAA 8 4 3 DROIT D ACCES 8 4 3 1 PFIRNCIDE a E E 8 4 32 D claration sur Documents fournir par le soumissionnaire retenu 9 4 3 3 Pays pouvant soumissionner au March 10 AA lt 5 11 4 4 1 Capacit financi re et conomique ir 11 4 4 2 Capacit technique 11 4 05 CRIT RES D ATTRIBUTION 11 45 1 nonc des crit res
7. SOCI T BELGE D INVESTISSEMENT POUR LES PAYS EN D VELOPPEMENT SA BIO APPEL D OFFRES G N RAL AVEC PUBLICIT EUROP ENNE MARCH PUBLIC DE SERVICES RELATIF LA MISE EN UVRE ET LA MAINTENANCE D UNE SOLUTION DE GESTION DU BACK OFFICE DU PORTEFEUILLE D INVESTISSEMENTS DE COMPL TANT LE SYST ME DE GESTION DE L INFORMATION INT GR MIS EXISTANT D p t des offres Lieu BIO SA R ception 4 tage Avenue de Tervuren 188A b4 1150 Woluwe Saint Pierre Date ultime 31 ao t 2015 14h Les offres d pos es apr s ce moment ne seront pas retenues Ouverture des offres Lieu l adresse pr cit e Board Room 3 tage Date et heure 31 ao t 2015 14h TABLE DES MATI RES 1 G N RALIT S RS situent 5 1 1 D ROGATIONS AUX R GLES G N RALES D EX CUTION se 5 1 2 D FINITIONS eh A nee 5 2 INDENTIFICATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR 1 5 2 1 5 5 2 2 CADRE INSTITUTIONNEL DE BIO 6 2 3 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT ART 11 DE L ARR T ROYAL
8. e un certificat attestant que le soumissionnaire est en r gle avec ses obligations relatives au paiement de ses obligations fiscales professionnelles portant sur la derni re p riode fiscale coul e avant la date limite de r ception des offres selon la l gislation du pays o il est tabli si un tel document ou certificat n est pas d livr dans le pays concern il peut tre remplac par une d claration sous serment o par une d claration solennelle faite par l int ress devant une autorit judiciaire ou administrative un notaire un organisme professionnel qualifi du pays d origine ou de provenance 10 4 3 3 Pays pouvant soumissionner au march Seuls les soumissionnaires relevant de l Union europ enne ou pouvant se pr valoir des accords du Gatt et des accords ALE peuvent soumissionner au march Les ventuels sous traitants satisfont la m me exigence 4 4 11 S lection qualitative 4 4 1 Capacit financi re et conomique Le soumissionnaire doit avoir un chiffre d affaires annuel d au moins 500 000 euros au cours des trois derni res ann es Il doit en outre disposer de fonds propres positifs pour au moins deux ann es au cours des trois derni res ann es 4 4 2 Capacit technique Le soumissionnaire justifie sa capacit technique en produisant deux r f rences au cours des trois derni res ann es d un montant minimum de 40 000 aupr s de soci t s d investis
9. Le march a pour objet la mise en uvre le d ploiement et la maintenance d une solution de gestion du back office du portefeuille d investissements de BIO compl tant le syst me de gestion de l information int gr MIS existant Ceci porte sur l octroi de pr ts et la prise de participations Les int r ts en capital e Les risques de change gestion de swaps L objectif consiste avoir e une vision claire des engagements et du cash flow n cessaire e un support la r alisation du budget la facturation et la gestion de risque Vu la croissance du portefeuille sous gestion et le souhait de mettre en uvre une gestion de la tr sorerie plus dynamique le Conseil d Administration sur recommandation du Comit d Audit d cid d impl menter une solution de gestion Back Office du portefeuille automatis e remplacement du syst me de gestion actuel d velopp en Excel La d cision a t prise de s orienter vers une solution de march adapt e aux besoins de l organisation moyennant si n cessaire une param trisation compl mentaire et des travaux de d veloppements r duits et de ne pas consid rer le d veloppement d une solution enti rement d velopp e sur mesure Les objectifs du projet sont la mise en uvre d une solution permettant de g rer plus ais ment les flux cash du portefeuille d investissement o en r duisant le risque op rationn
10. issue de l ensemble des services qui font l objet du march 8 8 Conditions g n rales de paiement article 66 et 160 La facture vaut d claration de cr ance Les factures sont envoy es l adresse suivante BIO SA Avenue de Tervuren 188A b4 1150 Bruxelles l attention de Catherine Le Riche 9 9 1 21 SP CIFICATIONS TECHNIQUES Introduction Le syst me de gestion de l information actuellement en place MIS permet de suivre le processus op rationnel d investissement mais il ne comprend pas de module permettant une gestion des flux financiers un reporting interactif et une analyse de risques prospective du portefeuille Les donn es sont recopi es manuellement dans d autres syst mes Excel et comptable pour y tre trait es et enregistr es Le module de gestion de Back Office doit remplacer le syst me de traitement et de gestion de l information actuellement r alis dans un mod le Excel Il doit tre partiellement int gr avec le syst me de gestion op rationnelle des investissements MIS et favoriser une r conciliation ais e avec le syst me comptable L int gration avec le syst me de comptabilit ne fait pas partie de ce march La solution doit cependant permettre une int gration ult rieure avec un syst me comptable La solution doit comprendre un set de rapports cf sp cifications une option d export de donn es et des fonctionnalit s permettant une gestion de risque sur base
11. 1150 Woluwe Saint Pierre l attention de Catherine Le Riche Le pouvoir adjudicateur attire l attention des soumissionnaires sur le fait que les offres peuvent pas tre introduites par des moyens lectroniques Si les offres sont introduites par des moyens lectroniques elles seront cart es d office 15 5 4 Ouverture des offres Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur pour le 31 ao t 2015 14h L ouverture des offres est publique et aura lieu le 31 ao t 2015 14h dans les bureaux de BIO 1150 Woluwe Saint Pierre avenue de Tervuren 188A b4 Board Room 3 tage Il n y aura pas de proclamation des prix 5 5 D lai d engagement Art 57 de l Arr t Royal Passation Les offres introduites pour ce march sont soumises un d lai d engagement minimal de 60 jours calendrier prenant cours le lendemain de l ouverture des offres durant lequel les soumissionnaires restent engag s par leur offre ventuellement corrig par le pouvoir adjudicateur 5 6 Composition de l offre L offre sera constitu e des l ments suivants cf point 5 e fiche d identification du soumissionnaire tablie conform ment au formulaire cf 11 7 e l offre tablie conform ment au formulaire repris 11 7 Elle contient les annexes et tous autres document requis par le pr sent cahier des charges 5 7 Sous traitance Tout recours des sous traitants sera clairement indiqu dans l of
12. 27 Description des exigences 9 4 1 Objectifs du Back Office Tool 9 4 2 Gestion de portefeuille a Offrir un outil de gestion de portefeuille automatis qui permette de 9 4 3 o Avoir un aper u temps r el des flux financiers du portefeuille d investissement o Avoir un aper u du portefeuille d investissement toute autre date pass e ou future o Permettre la gestion des instruments repris dans la liste en annexe o Inclure une gestion d information au niveau des Investee Companies pour les fonds G n rer automatiquement des flux d investissements tableau d amortissement ou de remboursement adapt chaque type d instruments volum trie voir annexe en page 20 Regrouper les flux financiers par instrument par projet et par client o Permettre de visualiser les flux dans diff rentes devises monnaies locales EUR USD ainsi que la conversion en euro Int grer les diff rentes couvertures de change et de taux la liste des couvertures annexe Lier une couverture un instrument un d boursement un portefeuille et un compte client o Int grer dans les flux financiers des fees liste des fees en annexe et commissions gestion par type et ch ance et int gration dans le syst me de facturation Avoir une vue permanente sur les remboursements d boursements les encours ainsi que les engagements nets de chaque projet o Int grer le cycle de vie des projets et les v neme
13. Engagements nets des projets sign s les 3 derniers mois class s selon le nom du projet Ces donn es seront class es par D partement uniquement Rapport 2 Gestion de portefeuille Portfolio situation Cr er un rapport pour chaque d partement en fonction du d partement du projet du secteur du nom du projet de la r gion et du pays les param tres suivants doivent tre indiqu s Engagement total D boursement d bourser diff rence entre engagement total et d boursement Uncalled garantie Remboursement Expired garantie Outstanding investments en fonction du type d instrument diff rence entre d boursements et les remboursements Currency Risk mitigation Maturit loans only Date de signature Fund Signing date Amount Currency Rapport 3 Gestion de portefeuille Portfolio situation D velopper un rapport pour les provisions les write offs et write downs en fonction du d partement du projet du secteur du nom du projet de la r gion et du pays les param tres suivants doivent tre int gr s Montant engag s D boursement Remboursement En cours Outstanding Montant de la provision 96 0 5 Date du BoD Rapport 4 Gestion des overdue Portfolio situation D velopper un rapport pour les retards de paiements payments overdue en tenant compte du d partement du projet du sector du nom du projet
14. forfaitaire cf num ro 7 2 1 sous projet 1 e Licence annuelle prix est en quantit pr sum e e Poste bordereau prix en en quantit pr sum e par demi jour homme sous projet 2 cf num ro 7 2 2 6 2 R vision des Prix Les prix sont r visables annuellement et li s l indice des prix la consommation L indice base est celui fix pour le mois du d p t des offres 6 3 Examen des Prix Pr alablement l attribution proc de la v rification des prix conform ment l article 21 de l arr t royal du 15 juillet 2011 relatif la passation des march s publics dans les secteurs classiques sa demande les soumissionnaires fournissent toutes indications permettant cette v rification Le pouvoir adjudicateur peut confier aux personnes qu il d signe la mission d effectuer toutes v rifications sur pi ces comptables et tous contr les sur place de l exactitude des indications fournies dans le cadre de la v rification des prix 6 4 Rythme de facturation Les phases une sous projet 1 cf point 7 2 1 sont factur es la r ception provisoire d livr e l issue de la phase huit 18 Le co t annuel de la maintenance est factur l issue de chaque mois Le prix de la licence est factur l issue de chaque ann e 7 DUR E DU CONTRAT ET D LAIS D EX CUTION 7 1 Principes Le march sera conclu pour une dur e de un an susceptible d tre reconduit tr
15. gles g n rales d ex cution sont int gralement d application 8 1 Sous traitants Art 12 Le prestataire de services indique la part du march ventuellement l intention de sous traiter ainsi que l identit compl te des sous traitants propos s Sans pr judice du num ro 4 3 3 les sous traitants de l adjudicataire doivent satisfaire proportion de leur participation au march aux exigences minimales de capacit financi re et conomique et de capacit technique et professionnelle impos es par le cahier des charges L adjudicataire reste dans tous les cas seul responsable vis vis du pouvoir adjudicateur 8 2 Confidentialit article 18 Toute information divulgu e ou communiqu e par le pouvoir adjudicateur ou le soumissionnaire dans le cadre du pr sent march est r put e confidentielle L information que le pouvoir adjudicateur met disposition du prestataire dans le cadre du pr sent march ne peut tre utilis e d autres fins ni communiqu e des tiers sans son accord pr alable crit Le prestataire se porte fort du respect de cette obligation par toute personne ayant acc s l information en ce compris ses pr pos s et sous traitants 8 3 Droits intellectuels licence Les prix unitaires et globaux du march incluent le prix d acquisition et les redevances dues pour les licences d exploitation des droits de propri t intellectuelle Le logiciel doit pouvoir tre
16. Le si ge social est tabli 1150 Woluwe Saint Pierre avenue de Tervueren 188A b4 Le num ro d entreprise de est 0476 286 331 RPM Bruxelles et le num ro TVA 0476 286 331 BIO est une institution financi re de d veloppement tablie conform ment la loi du 3 novembre 2001 relative la cr ation de la Soci t belge d investissement pour les pays en d veloppement et modifiant la loi du 21 d cembre 1998 portant cr ation de la Coop ration technique belge sous la forme d une soci t de droit public telle que modifi e ci apr s la Loi BIO dont la mission consiste soutenir la croissance durable dans les pays en d veloppement un financement adapt du secteur priv L objet social de BIO pr voit que BIO investit dans le d veloppement d entreprises dans les pays en d veloppement dans l int r t du progr s conomique et social de ces pays Les interventions de BIO doivent conduire directement ou indirectement un emploi productif durable respectant les droits sociaux fondamentaux tels que d finis par les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail Les fonds propres de s l vent environ EUR 650 millions et proviennent exclusivement de l Etat Belge octroie des financements moyen et long terme capital quasi capital pr ts des entreprises et des institutions financi res dans des pays en d veloppement soit 2 2 2 3 directement
17. Nationalit Si ge social Repr sent par le soussign Nom pr nom Qualit Personne de contact Num ro de t l phone Num ro de fax Adresse e mail Num ro d inscription ONSS quivalent Num ro d entreprise Num ro de compte pour les paiements Institution financi re Ouvert au nom de La personne physique introduisant une offre au nom d une personne morale doit apporter la preuve de sa capacit repr senter ladite personne morale pour les besoins de l offre cette fin l offre contient les statuts de la soci t et les publications destin es d monter la capacit engager la soci t du ou des signataires Si l offre est d pos e par une ou plusieurs personnes physiques Nom pr nom du soumissionnaire Profession Domicile Nationalit Num ro de t l phone Num ro de fax Adresse e mail Num ro de compte pour les paiements Institution financi re Ouvert au nom de 36 L offre suit la structure de pr sentation suivante Capacit financi re num ro 4 4 1 Chiffre d affaires au cours des trois derni res ann es e 2014 2013 2012 Fonds propres pour les trois derni res ann es e 2014 2013 2012 Capacit techniques num ro 4 4 2 e R f rences avanc es e Identification du responsable du ou des projets Sous traitance ventuell
18. de sc narios pr visionnels personnalisables La solution doit galement permettre de faciliter la r alisation de budgets actuels et pr visionnels Enfin il faut sp cifier que BIO institution financi re de d veloppement est active dans diff rents domaines savoir la gestion de fonds et private equity Cependant son activit ne couvre pas les domaines suivants trading et services bancaires classiques Le nombre de transactions par an est limit et la complexit des produits r duite 92 Situation actuelle Ci apr s vous trouverez un aper u de la situation actuelle relative notamment aux syst mes de gestion op rationnels int grant les flux d informations au traitement de la documentation et l infrastructure 9 2 1 Composantes techniques du MIS Le processus d investissement t formalis dans le cadre du d veloppement du MIS il suit processus et des tapes de cycles de vie bien d fini L tat d avancement d un projet dans le cycle de vie d un investissement conditionne son statut les documents requis ainsi que les autorisations et validations n cessaires la poursuite du processus Le MIS est une solution int gr e d velopp sur base de la combinaison de 3 composantes Microsoft Microsoft Dynamics CRM 2011 MS CRM XRM database management et business processes Microsoft Dynamics est utilis pour r pondre aux besoins d informations structur es comme
19. ina dat Led Lee VU 28 9 4 42 Gestion des flux financiers prospectifs et des sc narios 28 9 4 5 Exigences fonctionnelles 29 9 4 6 Exigences de s curit 29 10 DISPOSITIONS 5 2 222 2 2 25 22 24 SaaS ANANASA ONNEEN ENOAR EEAS 30 10 1 CONFIDENTIAUT E eA E nl Ea 30 10 2 R GLES REGISSANT LE ANTE eh 30 10 3 DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX 5 30 11 2220 04 less EASA r E s aa 31 11 1 DE RAPPORTS EXEMPLE DE RAPPORTS 5 1 2 31 112 LISTE DES 5 A ENTA 32 113 5 6 32 11 4 E 32 11 5 L ISTEDES 5 5 33 0 33 11 6 5 200
20. soit indirectement via des structures interm diaires outre octroie des subsides pour des tudes de faisabilit et l assistance technique BIO emploie aujourd hui une quarantaine de personnes Bruxelles On peut trouver plus d informations sur BIO sur le site internet de la soci t www bio invest be Cadre institutionnel de BIO BIO fut constitu e le 8 d cembre 2001 en vertu de la loi du 3 novembre 2001 relative la cr ation de la Soci t belge d investissement pour les Pays en D veloppement et modifiant la loi du 21 d cembre 1998 portant cr ation de la Coop ration technique belge sous la forme d une soci t de droit public Un contrat de gestion conclu le 1 avril 2014 et ratifi par arr t royal du 2 avril 2014 publi au M B du 16 avril 2015 est actuellement en vigueur entre BIO et l tat Belge et d finit les r gles et conditions sp ciales selon lesquelles BIO met en uvre son objet social BIO est r gie par le Code des soci t s pour autant qu il n y soit pas d rog par la Loi BIO Fonctionnaire dirigeant Art 11 de l Arr t Royal Ex cution La personne suivante est charg e du suivi de ce march Catherine Le Riche Avenue de Tervueren 188A b4 1150 Woluwe Saint Pierre Tel 32 2 778 99 99 Fax 32 2 778 99 90 E mail catherine leriche bio invest be Toute correspondance relative ce march doit tre envoy e au si ge social de l attention de Madame Ca
21. sur la base d hypoth ses de travail fournies par au cours des tapes analyse des besoins adaptation aux besoins sp cifiques et d veloppement et ou adaptation de rapport Set de rapports couvrant les besoins en reporting standards de BIO D ploiement dans les diff rents environnements PROD et ou TEST La formation comprend la documentation des modules et la d livrance de manuels d utilisation 19 7 2 2 Sous projet 2 Maintenance Phase de maintenance partir de l impl mentation du syst me La maintenance suppose une intervention bordereau estime 20 jours par an consacr s la maintenance affinage de la param trisation et d veloppement de rapports compl mentaires Le suivi se fera sur base d un reporting des demandes introduites et changements requis 7 3 Modalit des reconductions Le march sera automatiquement reconduit sauf envoi d un courrier recommand au plus tard 30 jours avant la date anniversaire de la notification du march 8 CONDITIONS D EX CUTION Le pr sent chapitre de ce cahier des charges contient les clauses administratives et contractuelles particuli res applicables au pr sent march public par d rogation aux r gles g n rales d ex cution ou qui r p tent compl tent ou pr cisent celui ci Les articles indiqu s ci dessous renvoient aux articles de l Arr t Royal Ex cution En l absence d indication les dispositions pertinentes des r
22. L attestation de visite sera obligatoirement jointe l offre Les soumissionnaires qui le souhaitent peuvent poser des questions au pouvoir adjudicateur Il sera r pondu en anonymisant les questions et les r ponses de mani re que tous les soumissionnaires disposent des m mes informations 4 3 Droit d acc s 4 3 1 Principes Peut tre exclu de l acc s au march quelque stade que ce soit de la proc dure le prestataire de services 1 quiest en tat de faillite de liquidation de cessation d activit s de r organisation judicaire ou dans toute situation analogue r sultant d une proc dure de m me nature existant dans les l gislations ou r glementations nationales 2 qui a fait l aveu de sa faillite ou fait l objet d une proc dure de liquidation de r organisation judicaire ou de toute autre proc dure de m me nature existant dans les l gislations et r glementations nationales 3 qui a fait l objet d une condamnation prononc e par un jugement ayant force de chose jug e pour tout d lit affectant sa moralit professionnelle 4 qui en mati re professionnelle a commis une faute grave 5 qui n est pas en r gle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de s curit sociale conform ment aux dispositions de l article 62 de l arr t royal du 15 juillet 2011 relatif la passation des march s publics dans les secteurs classiques 6 qui n est pas en r gle avec ses obligatio
23. de la r gion et du pays les param tres suivants doivent tre indiqu s D boursement Remboursement En cours Outstanding Due Date Total overdue Principale Int r ts Dividendes Frais fees 11 2 Liste des instruments Instrument type Equity Loan Guarantee Feasibility Study Sub Instrument type Senior loan Subordinated loan Ordinary Shares Preferred shares 11 3 Liste des fees gt Loan Cost type MIS location Appraisal fee Due diligence fee Project Fee Front end fee Commitment fee Supervision fee Late payment fee Waiver fee Cancellation fee Cash flow Record 11 4 Equity Cost type MIS location Appraisal fee Due diligence fee Project Fee Supervision fee Waiver fee Cash flow Record 32 11 5 Liste des devises 33 33 AOA Kwanza angolais NGN Naira Nig rian AON Kwanza ancient NIO Cordoba nicaraguayen BIF Franc burundais PEN Sol p ruvien BOB Boliviano bolivien RWF Franc rwandais CDF Franc congolais STD Dobra santom en CNY Yuan chinois ou renminbi TND Dinar tunisien chinois CRC Colon costaricain TZS Shilling Tanzanie DOP Peso dominicain UGX Shilling ougandais EUR Euro USD USD GTQ Guatemala Quetzal UYU Peso uruguayen HNL Lempira hondurien VND Dong vietnamien INR Roupies indienne XAF Franc CFA KHR Riel cambodgien XOF Franc CFA ou
24. e num ros 5 7 et 8 1 e Part du march e identification du ou des sous traitants e Informations compl mentaires L offre met en vidence les crit res d attribution num ro 4 5 pour les l ments suivants Solution propos e num ro 5 8 Architecture design qualit et performance Infrastructure technique o Mat riel et documentation de formation Impl mentation maintenance et support num ro 5 9 Impl mentation de la solution o Maintenance et support de la solution e Prix num ro 6 en chiffres et en lettre HTVA Impl mentation euros HTVA Prix d une licence pour rappel la comparaison se fera sur co t de six licences euros HTVA de la maintenance exprim en jour homme pour rappel la comparaison se fera sur un volume annuel de vingt jours par 37 Prix demi jour HTVA Prix pour 20 jours HTVA L attestation de visite doit tre jointe l offre En d posant cette offre le soumissionnaire d clare explicitement accepter toutes les conditions num r es dans le cahier des charges et renoncer ses propres conditions Signature nom
25. el li la gestion actuelle sous forme de fichiers Excel et o en r duisant les interventions et encodages manuels pour lib rer des ressources d di es la v rification l analyse et le traitement de l information le support au processus de facturation le support la r alisation de budgets et de plan d affaires d veloppement d un syst me de gestion des flux prospectifs et d analyses ex ante sous diff rents sc narios r alisation d un rapportage complet rapports standards ad hoc compl mentaire ou int gr celui actuellement disponible et mise uvre d une solution informatique qui r pond aux termes cl suivants efficacit flexibilit s curit convivialit Les sp cifications techniques du march sont plus pr cis ment d crites ci apr s cf le point 9 3 2 Nature juridique du march Classification CPV 72212440 5 March public de services dans le sens de l article article 3 4 de la Loi 3 3 Variantes La pr sentation de variantes libres est interdite 3 4 Lots Le pr sent march est constitu d un seul lot formant un tout indivisible 4 PROC DURE D ATTRIBUTION 4 1 Mode de passation L adjudication de ce march s effectue par appel d offres g n ral 42 Visite des lieux et questions r ponses Une visite obligatoire de BIO est pr vue le 18 ao t 10 heures Les soumissionnaires doivent s y rendre pour pouvoir d poser une offre
26. est africain LKR Roupie sri lankaise ZMK Kwacha Zambien MAD Dirham marocain ZMW Zambian Kwacha MNT Tugrik mongol MRO Ouguiya mauritanien MZN Metical mozambicain 11 6 Liste des couvertures CCIRS Currency and Interest Rate Swaps IRS Interest Rate Swap TCX TCX is a self sustaining financial institution devoted to sell financial products to investors allowing them to structure hedging solutions for exchange and interest rates risks related to emerging markets currencies ONDD Global ONDD Specific Office National du ducroire Assureur cr dit public belge ARIZ Fond de garantie d investissements priv s GARI Fond de garantie d investissements priv s MIGA Multilateral Investment Guarantee Agency 11 7 Volum trie Nombre de projets au portefeuille 183 Nombre de nouveaux projets en 2014 26 R partition du portefeuille 30 en equity et 70 en dette Moyenne transactions pr t 80 d boursement remboursement int r ts fees 34 Moyenne de transactions par action 5 Nombre de transaction par an en dette 183 x 70 x 80 10 248 Nombre de transaction par an en equity 180 x 30 x 5 274 Nombre de transactions totales par an 10 248 274 10 522 35 12 FORMULAIRE D OFFRE Si l offre est d pos e par une ou plusieurs personnes morales D nomination de la soci t Forme juridique
27. facile et une utilisation conviviale par diff rents types d utilisateurs non informaticiens Elle doit offrir une utilisation intuitive et pouvoir s int grer facilement dans les processus existants En particulier elle doit tenir compte des processus de front office et de comptabilit et tre compatible avec les syst mes d j existants MIS et Comptabilit Kluwer En ce qui concerne le syst me comptable la solution doit faciliter la r conciliation des informations mais pas son int gration La solution doit par contre permettre un change d information avec le syst me front office MIS La solution doit permettre d viter ou limiter les duplications de syst mes et de sources d informations Gr ce sa modularit elle doit permettre d utiliser les modules existants de m me que de permettre une extension ult rieure en fonction de nouveaux besoins voire description des exigences dans la partie techniques La solution doit galement prendre en compte les changements futurs dans le mode de gestion du portefeuille nouveaux produits sources de financements et ou mode de comptabilisation 4 5 23 Qualit de l approche propos e pour le d veloppement l impl mentation et la maintenance La qualit de l approche propos e est valu e sur base des exigences d crites dans la partie technique li es aux facteurs de succ s efficacit disponibilit et s curit 4 5 2 4 Prix Le prix du march doit tre d termin pou
28. fre du soumissionnaire Celui ci d crira le type de relation contractuelle qui le lie avec chacun de ses sous traitants Le nom et l adresse des sous traitants seront joints l offre avec mention de la des parties du march r aliser par chaque sous traitant Les sous traitants doivent par ailleurs r pondre aux crit res d exclusion mentionn s dans le pr sent cahier des charges Le soumissionnaire joindra son offre tous les renseignements permettant de contr ler la situation de chacun de ses sous traitants 5 8 Solution propos e 5 8 1 Architecture design qualit et performance Quels composants seront utilis es dans la solution propos e Pri re de joindre l architecture de l application Comment les diff rents modules sont ils connect s dans votre solution Quelle est le niveau de param trisation disponible afin d atteindre les exigences de Est ce que le d veloppement et la maintenance de votre solution suivent un processus bien d fini Merci de le d crire La connexion entre l application et l infrastructure standard de communication de BIO est elle possible outlook web services o Comment la solution interface t elle avec l environnement MS Office de BIO et avec le MIS 16 Quels standards de d veloppement sont utilis s ex XML web services J2EE 5 8 2 Infrastructure technique o Si la solution n cessite une plateforme hardware quelle p
29. h s publics et aux voies de recours en mati re de march s publics et de certains march s de travaux de fournitures et de services la Loi Recours e circulaires du Premier Ministre en mati re de march s publics 10 3 Droit applicable et tribunaux comp tents Le march doit tre ex cut et interpr t conform ment au droit belge Les parties s engagent remplir de bonne foi leurs engagements en vue d assurer la bonne fin du march En cas de litige ou de divergence d opinion entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire les parties se concerteront pour trouver une solution A d faut d accord les tribunaux de Bruxelles seront seuls comp tents pour r gler les litiges 11 ANNEXES 11 1 Type de Rapports exemple de rapports existants Rapport 1 Gestion de portefeuille Portfolio situation Cr er un rapport r sumant la situation du portefeuille globale de X ann es tout moment les l ments suivants doivent tre int gr s Engagements nets Cacul s sur base des Committed amount final approved fisrt disbusement step moins les remboursements CF records MIS et les garanties expir es plus les projets d finitivement approuv s par le CA En cours D boursements cumulatifs moins les remboursements cumulatifs donn es dans CF records MIS Engagements nets des Payments overdue Le solde restant d des dossiers pr sentant un retard de paiment de plus de 30 jours
30. ion e Quelles sont les ressources n cessaires pour chaque tape autant du c t du fournisseur que du c t client e Comment les besoins impr vus de ressources seront ils trait s Comment testerez vous la solution Y aura t il des environnements s par s tant lors de phase d impl mentation qu en production 5 9 2 Maintenance et support de la solution Le prestataire de services est tenu de d crire quel support il offrira pour la solution Les informations suivantes sont n cessaires 17 e Quel niveau de service fournissez vous cas de panne du syst me de support fourni D lai de r ponse du support fourni Dur e de support fourni Organisation du support fourni Prix e Quelle solution de d pannage est appliqu e cas de sinistre En quelle circonstance une perte de donn e peut elle se produire e Lister les proc dures de sauvegarde et de r tablissement support es par votre solution En cas de changement de solution ou de fournisseur comment les donn es et rapport peuvent ils tre r cup r s export es 6 PRIX 6 1 nonc Tous les prix dans l offre sont indiqu s en euros et seront pr cis s jusqu deux chiffres apr s la virgule Les prix nonc s sont des prix hors TVA Le pourcentage de celle ci doit tre mentionn explicitement et s par ment Le prix se compose comme suit Co t d impl mentation le prix est en quantit
31. kage de software Ainsi ils utilisent en partie des fonctionnalit s pr d finies built in features et en partie des d veloppements propres Tous les packages software sont totalement int gr s et permettent l utilisateur final d y avoir acc s travers l application Microsoft for Outlook Client 2010 La s curit et l authentification de tous les packages Microsoft sont galement totalement int gr s Les acc s sont g r s par Active Directory les droits et s curit s sont d finis chaque niveau de composant La solution devra en particulier permettre un change d information avec le CRM en ce qui concerne les donn es structur es En ce qui concerne la partie reporting une analyse devra tre effectu e afin de d finir le mode d acc s de g n ration des rapports les plus appropri s Actuellement il existe 4 types de rapports g n r s travers le SSRS Pipeline reporting Compos de trois rapports s par s Historical overview project identification project tracking Portfolio situation Compos de 7 sous rapports summary project signed projects in final and admission approvals status available funds financial resources payments overdue and write off amp write downs Portfolio review 23 rapport affiche l information selon 3 diff rents niveaux Le premier niveau concerne le d partement alors que le deuxi me concerne le secteur et enfin le troisi me comprend acc
32. lateforme hardware serveur n cessaire l application pr conisez vous pour BIO Est ce compatible avec une solution Cloud remote connexion Personnalisation adapt e l utilisateur Quels sont les pr requis au niveau de l infrastructure Quels sont les pr requis au niveau des postes de travail Quels sont les environnements n cessaires et recommand s lors de la phase de mise en uvre ainsi que par apr s en production Quels sont les pr requis n cessaires taille disponibilit 5 8 3 Mat riel et documentation de formation Merci de fournir une description claire des formations et de la documentation fournies par le fournisseur Les informations suivantes sont n cessaires o Mat riel de formation propos de documentation de l application fourni 5 9 Impl mentation maintenance et support 5 9 1 Impl mentation de la solution Le prestataire de services est invit d crire son approche d impl mentation Ceci inclut la m thode d impl mentation de la solution et de ses fonctionnalit s la param trisation d veloppement ventuels ainsi que les d lais de livraison Les informations minimum suivantes sont attendues e Combien de temps faudra t il pour impl menter votre solution chez et max e Veuillez d crire votre approche d impl mentation e Quelles sont les dates de d but et de fin de livraison de chaque module propos dans la solut
33. les donn es financi res indicateurs d impact sur le d veloppement informations projet client account status Microsoft SharePoint Foundation 2010 document management Microsoft SharePoint Foundation est utilis pour r pondre besoins d informations non structur es comme les documents li s aux projets le versioning document check in check out 22 Microsoft Business Intelligence SQL Server Reporting Services SSRS Microsoft business Intelligence est utilis pour les besoins de reporting qu ils soient standard ou ad hoc Les informations utilis es par Microsoft Business Intelligence sont extraites de Microsoft Dynamics Logical architecture overview Mail Server Active Directory Exchange Idap Webdav SMTP MIS Web Front End 18 ADO NET Back End A MS SQL SharePoint http Clients Outlook Client 54 2 Web Client essences Outlook Client Offline Acces Application tier Web Front End Email Router 15 Back End ADO NET Ms xRM Application tier be http Report Server L SRS Application Tier Client tier Web Front End Data Tier Le MIS est donc compos de ces 3 composants distincts li s diff rents pac
34. nanci re et gestionnaires gt Architecture du system Construire la plateforme de l application de mani re supporter les diff rents flux d information de mani re s curis e comme demand par BIO 30 10 DISPOSITIONS DIVERSES 10 1 Confidentialit Le candidat le soumissionnaire ou l adjudicataire et BIO garantissent le caract re confidentiel de toutes les informations obtenues dans le cadre du pr sent march et ne transmettront celles ci des tiers qu apr s accord crit et pr alable de l autre partie Ils diffuseront ces informations confidentielles que parmi les pr pos s concern s par la mission Ils garantissent que ces pr pos s seront d ment inform s de leurs obligations de confidentialit et qu ils les respecteront 10 2 R gles r gissant le march Sont entre autres d application au pr sent march public e loi du 15 juin 2006 relative aux march s publics et certains march s de travaux fournitures et de services la Loi e l arr t royal du 15 juillet 2011 relatif la passation des march s publics dans les secteurs classiques l Arr t Royal Passation e l arr t royal du 14 janvier 2013 tablissant les r gles g n rales d ex cution des march s publics et des concessions de travaux publics Arr t Royal Ex cution loi du 17 juin 2013 relative la motivation l information et aux voies de recours mati re de marc
35. ncipal int r ts Dividendes 9 4 4 Int grer automatiser simplifier et acc l rer le reporting o D velopper des rapports standards Fournir un module de recherche flexible des possibilit s de requ te et de reporting ad hoc permettant le filtrage ou l agr gation de donn es Faciliter un reporting crois avec le MIS par import d informations dans la solution ou par un syst me d export des donn es alimentant le syst me de reporting existant 9 4 4 1 Budget a Int grer des fonctionnalit s afin de supporter la r alisation de budget et la gestion des cl tures comptables en vue de Faciliter la comparaison entre Actuals et budget tabli Actuals et budget pr visionnels Permettre le calcul des int r ts courus aux dates de cl tures comptables budg taires Permettre d obtenir une situation cash une date fix e tenant compte de diff rence factur et facturer remboursements et d boursements a Offrir si possible des fonctionnalit s de versioning et historisation des donn es 9 4 4 2 Gestion des flux financiers prospectifs et des sc narios Faciliter la r alisation de sc narios sur 5 jusque max 10 ans sur base d hypoth ses de taux de cash flows y compris capitaux compl mentaires et de couvertures Permettre ventuellement d int grer des entr es et sorties de capitaux compl mentaires o Permettre ventuellement une analyse de risque prospective du portefeuille d te
36. ns relatives au paiement de ses imp ts et taxes selon la l gislation belge ou celle du pays dans lequel il est tabli conform ment aux dispositions de l article 63 de l arr t royal du 15 juillet 2011 relatif la passation des march s publics dans les secteurs classiques 7 qui s est rendu gravement coupable de fausses d clarations fournissant des renseignements exigibles en application du pr sent chapitre ou qui n a pas fourni ces renseignements Est exclu quelque stade que ce soit de la proc dure le prestataire de services qui a fait l objet d un jugement ayant force de chose jug e pour 8 participation une organisation criminelle telle que d finie l article 324bis du Code p nal 9 corruption telle que d finie l article 246 du Code p nal 10 fraude au sens de l article 1er de la convention relative la protection des int r ts financiers des communaut s europ ennes approuv e par la loi du 17 f vrier 2002 11 blanchiment de capitaux tel que d fini l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme 4 3 2 D claration sur l honneur Documents fournir par le soumissionnaire retenu Le soumissionnaire par le simple fait d introduire l offre d clare implicitement sur l honneur qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion Cette d claration sera v
37. nts particuliers r chelonnement conversion write off G rer les statuts at risk interne au syst me et externe statut op rationnel MIS o Int grer les donn es de march s taux de change conversion spot forward Faciliter le partage d informations import et export de donn es en vitant la duplication des informations et l encodage manuel o Les informations de base sur les clients account projets et instruments sont encod es dans le MIS La solution doit permettre la r cup ration d un set d informations n cessaires la solution G rer les utilisateurs et les acc s Calculer le rendement du portefeuille global et aussi PIRR par projet type d instrument pays r gion secteur sous secteur et activit Facturation o Faciliter le processus de facturation et la r conciliation avec les informations comptables et bancaires o G rer les flux li s au processus de facturation paiement recevoir retards de paiement G n rer les factures sur base des tables d amortissements o Les factures doivent contenir les l ments suivants montant principal p riode d int r ts int r ts payer et capital rembourser o Permettre une vue des paiements en fonction du statut du projet du secteur du nom du projet de la r gion et du pays les param tres suivants doivent tre indiqu s 28 d boursement remboursement cours outstanding due date total overdue pri
38. ois fois en ce qui concerne la maintenance et les licences Les modalit s de reconduction sont pr vues au point 7 3 Il comprend deux parties principales sous projets tels que d crits plus amplement au point 7 2 e L installation du logiciel et sa param trisation Le premier sous projet est d une dur e maximum de quatre mois Il s agit d un d lai de rigueur maintenance du logiciel Le programme doit tre op rationnel pour g rer les donn es partir du 1 janvier 2016 Si la r ception technique du premier sous projet devait tre faite post rieurement cette date le logiciel devra n anmoins int grer les donn es partir de cette date 7 2 Phases du projet Le projet est d compos en phases qui peuvent tre regroup es en deux sous projets La facturation est tablie en fonction de chaque sous projet 7 2 1 Sous projet 1 Analyse pr paration et installation des composants analyse des besoins d ploiement des modules adaptation de la solution aux besoins sp cifiques param trisation int gration avec le syst me existant MIS et compatibilit avec le syst me comptable Mise en uvre tests et mise en production d veloppement et ou adaptations de rapports o tests pour acceptation des utilisateurs et int gration o mise en production et d ploiement dans les diff rents environnements documentation du syst me o formation et manuel d utilisation L tape de test s effectue
39. onc pas dans le scope de ce projet 9 2 2 Flux d informations et traitement de documents Etant donn que BIO ne poss de actuellement pas de plateforme informatique pour supporter la gestion des flux financiers li e son activit la gestion des flux et du portefeuille ainsi que la charge importante de reporting sont effectu es manuellement et support es par une solution EUC End User Computing Excel Une partie des informations calcul es dans les fichiers Excel est r encod e manuellement dans le MIS afin de permettre La g n ration de reporting Le lien avec le statut du projet retard de paiement restructuration La gestion du processus de facturation mission et suivi La mise en uvre d un syst me de Back Office automatis devrait permettre de limiter ou supprimer cet encodage manuel soit en int grant la fonctionnalit soit en permettant un import ais des donn es dans le MIS 9 2 3 Environnement IT actuel Les serveurs Active Directory Exchange Server Terminal Server SQL server CRM server Sharepoint server sont virtualis s sur une configuration double redundant server compos e de serveurs physiques HP de type Proliant DL380 Des dossiers partag s public et 25 par d partement sont d ploy s sur le server et sont prot g s par l authentification Windows La capacit des serveurs est ad quate jusqu 70 utilisateurs Un projet est en cours afin de passer au Deskt
40. op Anywhere qui est la fois un bureau et un r seau virtuel h berg dans le Cloud Nos logiciels existants seront galement int gr s dans cet environnement virtuel Ce projet devrait tre mis en place avant la fin de l ann e 2015 Les postes de travail sont compos s d ordinateurs fixes et de portables contenant operating system de Windows Windows 7 ou 8 L acc s au r seau passe par l authentification Windows dispose de trois lignes internet Office amp Go Pro qui sont utilis es pour acc der internet l acc s au terminal serveur et la t l phonie VOIP Proximus est le fournisseur internet de BIO Les softwares d ploy s comprennent MS Office Acrobat Reader Windows Remote Desktop ainsi que des softwares de comptabilit Kluwer ExpertM Plus Accon et des applications telles que Skype et Dropbox solutions de backup les softwares antivirus NOD 32 ainsi que les pare feu r seaux sont en place collabore avec un fournisseur externe qui g re la maintenance de la plateforme informatique les mises jour des softwares et les mots de passe 9 3 Impl mentation d un back Office Tool pour Bio 9 3 1 Organisation du projet BIO a mis en place une quipe projet Celle ci est charg e de la r daction du cahier des charges de la s lection du prestataire de la r daction des sp cifications business et fonctionnelles et de la gestion de projet de la phase
41. ount Portfolio overview Ce rapport donne un aper u de tous les projets d bours s L architecture et les composants utilis s par le MIS pour le reporting sont les suivants SSRS Reports Business Intelligence architecture Les informations issues de xRm passent dans les diff rentes couches de l architecture et sont transform es pour alimenter la base de donn es et les diff rentes tables de dimension La base de donn es est bas e sur un SQL server et un processus ETL SSIS SQL server Integration service est utilis pour extraire transformer et t l charger les donn es Afin de r pondre aux besoins de reporting un cube est construit sur base du SSAS SQL server Analysis Services Les rapports sont cr s gr ce SSRS SQL Server Reporting Services Par ailleurs des fonctionnalit s de reporting ad hoc sont galement possibles en utilisant Microsoft Office Excel cette interface permet notamment de cr er de table pivot sur le cube 24 Le diagramme suivant r sume la traduction de l architecture diff rents composants technologiques SQL Server RDBMS SQL Server RDBMS 9 2 0 n xRM SQL Server RDBMS Afin de soutenir l analyse des besoins par le prestataire de services une description compl te des sp cifications business et fonctionnelles sera fournies voir 9 3 1 organisation du projet La gestion des documents requis chaque tape est int gr e dans le MIS et ne rentre d
42. principaux utilisateurs et documenter la solution user guide et documentation technique pour les pr requis ventuels 26 La phase d acceptation des utilisateurs inclut l approbation des r sultats test cases qui seront fournis BIO Ils couvriront les diff rents types d investissement et les principaux sc narios rencontr s Par ailleurs le prestataire de service est galement charg de la maintenance de la solution 9 3 2 Facteurs de r ussite Les principes de mod lisation suivants doivent tre pris en compte Performance le temps de r ponse de l application doit tre acceptable pour son utilisateur Flexibilit l application doit tre con ue de mani re flexible afin de pouvoir supporter la croissance future de BIO aussi bien en termes d utilisateurs de capacit de donn es que de reporting Flexibilit IT l application doit tre con ue de mani re flexible afin de pouvoir supporter les upgrades et adaptations de l environnement information Cloud upgrade solution standard Microsoft MIS Elle doit galement tre con ue de mani re pouvoir int grer les upgrades des technologies qu elle utilise Elle doit tre compatible avec les syst mes comptables standards Disponibilit l application doit tre con ue pour supporter la disponibilit exig e par BIO ex acc s distance S curit l application doit tre con ue selon les normes de s curit s n cessaires 9 4
43. r l ensemble des prestations vis es au num ro 7 2 Pour le crit re prix la formule suivante sera appliqu e Points offre X montant offre la plus basse montant offre X nombre maximum de points 5 OFFRE Le prestataire de services est tenu de fournir une description d taill e de la solution propos e en suivant le mod le tabli au num ro 11 7 tenant compte des l ments ci apr s 5 1 Langue Les offres sont r dig es en fran ais ou en n erlandais Cependant des annexes techniques peuvent tre fournies en anglais s il n en existe pas de traductions 5 2 Exemplaires Un exemplaire original de l offre compl te sera introduit sur papier Une copie est jointe au format pdf 5 3 Date et heure de d p t Les offres sont envoy es par lettre une lettre recommand e est conseill e ou d pos es l adresse du pouvoir adjudicateur L offre doit tre gliss e sous pli d finitivement scell avec les mentions suivantes MARCH PUBLIC OFFRE Appel d Offres G n ral Outil Back Office Ouverture des offres 31 ao t 14h N OUVRIR EN AUCUN CAS AVANT LA DATE ET L HEURE D OUVERTURE INDIQU ES En cas de soumission par service postal ce pli d finitivement scell est gliss dans une seconde enveloppe avec les mentions suivantes MARCH PUBLIC OFFRE Soci t Belge d investissement pour les Pays en D veloppement SA Avenue de Tervueren 188A b4
44. rifi e aupr s du soumissionnaire retenu comme suit La preuve que le prestataire de services ne se trouve pas dans un des cas cit s aux points 1 2 3 8 9 10 et 11 sera fournie par un extrait du casier judiciaire ou un document quivalent d livr par une autorit judiciaire ou administrative du pays d origine ou de provenance ainsi qu un certificat de non faillite Si un tel document ou certificat n est pas d livr dans le pays concern il peut tre remplac par une d claration sous serment par une d claration solennelle faite par l int ress devant une autorit judiciaire ou administrative un notaire ou un organisme professionnel qualifi du pays d origine ou de provenance Le soumissionnaire retenu communiquera galement les documents suivants e une attestation originale d livr e par l autorit comp tente certifiant est r gle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de s curit sociale portant sur l avant dernier trimestre civil coul avant la date limite de r ception des offres selon les dispositions l gales du pays o il est tabli si un tel document ou certificat n est pas d livr dans le pays concern il peut tre remplac par une d claration sous serment ou par une d claration solennelle faite par l int ress devant une autorit judiciaire ou administrative un notaire un organisme professionnel qualifi du pays d origine ou de provenance
45. rminer les pertes gains li la couverture de risque sur base de sc narios pr visionnels personnalisables 29 9 4 5 Exigences fonctionnelles Les informations relatives un projet d investissement doivent tre int gr es dans le syst me de back office partir du statut Admission Approval voir sch ma page 4 Dans ce statut un set d informations relatives au projet est disponible dans le MIS et devrait alimenter le syst me Back Office Ce set initial d informations sera compl t par des informations de march taux de change taux d int r t et les informations n cessaires la cr ation des lignes d investissements dans l outil afin d offrir les fonctionnalit s demand es Le r sultat des calculs et valuations r alis es dans l outil de Back Office doit tre facilement exportable afin de permettre l int gration dans d autres processus calcul budget global ou la r int gration dans le syst me d information existant MIS notamment en vue du reporting 9 4 6 Exigences de s curit Les exigences de s curit informatique incluent deux domaines diff rents chacun ayant son propre objectif gt Gestion des acc s des utilisateurs Limiter les acc s l information aussi strictement que possible en se basant sur le principe de Need to have Le nombre d utilisateurs initiaux pr vus est 1 power user entre 5 et 8 utilisateurs en trois groupes comptabilit gestion fi
46. sement publiques ou priv es relative de l impl mentation comparable celle pr vue au pr sent march deux r f rences au cours des trois derni res ann es d un montant minimum de 40 000 aupr s de soci t s d investissement publiques ou priv es relative des licences d exploitation de la maintenance dont l objet est comparable au pr sent march les montants relatifs aux licences d exploitation et la maintenance pouvant se cumuler pour atteindre le seuil de 40 000 La personne responsable du ou des projets avanc s au sein de l op rateur conomique doit tre pr sente au cours de la phase d impl mentation du logiciel jusqu la r ception technique Le soumissionnaire peut pour un march d termin faire valoir la capacit d autres entit s quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui m me et ces entit s prouve dans ce cas que pour l ex cution du march il disposera des moyens n cessaires par la production de l engagement de ces entit s de mettre de tels moyens la disposition du soumissionnaire Ces entit s sont soumises l application de l article 61 de l arr t royal du 15 juillet 2011 Dans les m mes conditions un groupement de candidats ou de soumissionnaires peut faire valoir les capacit s des participants au groupement ou d autres entit s Conform ment l article 74 de l arr t royal du 15 juillet 2011 le soumissionnaire ne pe
47. therine Le Riche Une fois le march conclu le fonctionnaire dirigeant est l interlocuteur principal du prestataire Toute la correspondance et toutes les questions concernant l ex cution du march lui seront adress es sauf mention contraire expresse dans ce cahier des charges Le fonctionnaire dirigeant a pleine comp tence pour ce qui concerne le suivi de l ex cution du march y compris l octroi le refus des r ceptions provisoire et ou d finitive la d livrance d ordres de service l tablissement de proc s verbaux et d tats des lieux l approbation des services des tats d avancements et des d comptes peut ordonner toutes les modifications au march qui se rapportent son objet et qui restent dans ses limites Ne font toutefois pas partie de sa comp tence la signature d avenants ainsi que toute autre d cision ou accord impliquant une d rogation aux clauses et conditions essentielles du march Pour de telles d cisions le pouvoir adjudicateur est repr sent comme stipul au point 1 2 Le fonctionnaire dirigeant n est en aucun cas habilit modifier les modalit s p d lais d ex cution du contrat m me si l impact financier devait tre nul ou n gatif Tout engagement modification ou accord d rogeant aux conditions stipul es dans le cahier des charges et qui n a pas t notifi par le pouvoir adjudicateur doit tre consid r comme nul 3 OBJET DU MARCH 3 1 D finition
48. ut pas faire valoir les capacit s d autres entit s auxquelles le droit d acc s n est pas accord ces derni res sur la base de l article 21 de la loi du 15 juin 2006 4 5 Crit res d attribution Le pouvoir adjudicateur choisira l offre r guli re qu il juge conomiquement la plus avantageuse en tenant compte des crit res suivants 4 5 1 nonc des crit res Crit res d attribution Poids Ad quation de la solution par rapport aux objectifs du projet 45 Prix 25 12 Convivialit flexibilit modularit compatibilit de la solution 20 propos e Qualit de l approche propose pour le d veloppement 10 l impl mentation et la maintenance TOTAL 100 4 5 2 D veloppements Les r gles suivantes seront appliqu es pour l valuation des crit res d attribution 4 5 21 Ad quation de la solution aux objectifs du projet La solution doit r pondre aux diff rents objectifs d crits savoir Permettre de g rer les flux financiers du portefeuille d investissement et les flux financiers induits Faciliter la r alisation de budget et de business plans Faciliter la gestion des flux prospectifs et analyses ex ante du portefeuille sous diff rents hypoth ses Cette solution doit galement soutenir le processus de facturation 4 5 22 Convivialit Flexibilit modularit et compatibilit la solution propos e La solution doit permettre une mise en uvre
49. utilis par n importe quelle personne faisant partie du personnel de Il doit y avoir entre six et neuf licences de consultations simultan es possibles cf num ro 9 4 6 20 La comparaison se fera sur le prix de six licences Il convient que les licences soient portables et non pas d di es des personnes pr cises 8 4 Cautionnement Art 25 et suivants est demand un cautionnement de 5 du montant global du march Dans les trente jours calendrier qui suivent le jour de la conclusion du march l adjudicataire justifie la constitution du cautionnement par lui m me ou par un tiers de l une des fa ons d finies l article 26 de l Arr t Royal Ex cution La preuve du cautionnement doit tre envoy e BIO SA l attention de Catherine Le Riche Avenue de Tervueren 188A b4 1150 Woluwe Saint Pierre Belgique Le cautionnement est lib rable suivant la r ception d finitive 8 5 R ception technique article 41 et suivants v rification des services article 150 Une r ception technique est faite l issue du Sous projet 1 voyez le num ro 7 2 1 8 6 Moyens d action du pouvoir adjudicateur article 44 et suivants et articles 154 et 155 d faut pour l adjudicataire de respecter le d lai pour la phase 8 cf num ro 0 il sera redevable outre les amendes d une p nalit journali re de 300 euros 8 7 R ception d finitive article 64 La r ception d finitive a lieu l
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