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Mémoire - Rero Doc

1. suisses Gen ve 1979 PFERSICH Charles Les biblioth ques de droit dans le projet ALEXANDRIA In L gislation d aujourd hui 7 1996 no 2 p 45 55 PIGUET Arlette Consortium des biblioth ques universitaires suisses voie libre pour e only In Arbido 2002 no 4 p 21 23 Les r seaux Dossier th matique In BBF Bulletin des Biblioth ques de France 2003 t 48 no 2 p 1 66 SERVICE DE COORDINATION DES BIBLIOTHEQUES ET CENTRES DE DOCUMENTATION Instructions concernant la coordination et la coop ration des biblioth ques et des centres de documentations de l administration f d rale h Site de l administration f d rale Suisse en ligne http www admin ch ch f bk epzb dkbd consult le 28 10 2004 Le r le des biblioth ques ASSOCIATION POUR LE D VELOPPEMENT DE DOCUMENTS NUM RIQUES EN BIBLIOTH QUE Rapport de la Commission Europ enne 125 Bibliographie de la culture de la jeunesse de l ducation et des m dias sur le r le des biblioth ques dans la soci t moderne In Site de l ADDNB en ligne 25 juin 1998 http addnb org fr docs rolebib htm page consult e le 28 10 2004 CORDONIER Jacques Perspective du point de vue des biblioth ques In Science des mass m dia Suisse 1994 n 1 p 31 36 INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONS AND INSTITUTIONS IFLA Le r le fondamental des biblioth ques dans la soci t de l information In
2. Un catalogue collectif facilite galement la recherche des documents car ils sont rendus visibles ce qui permet aux collaborateurs d tre au courant des ressources documentaires existantes Inconv nients d un catalogue collectif La r alisation d un catalogue collectif exige l investissement de ressources humaines et financi res importantes L organisation et la gestion d un catalogue commun peuvent tre lourdes et complexes De plus tant donn que dans la majorit des cas ce ne sont pas des professionnels en Information et Documentation qui s occupent actuellement des biblioth ques et centres de documentation la gestion et la mise jour d un catalogue collectif n cessiteraient une formation suppl mentaire du personnel D ailleurs l instauration d un catalogue collectif demande aussi d abandonner l autonomie de chaque biblioth que et de se soumettre aux conditions mises par le catalogue collectif 104 D veloppement des recommandations retenues En r sum la r alisation d un catalogue collectif permettra la mise en valeur des fonds des biblioth ques de l ACV une meilleure coordination et une plus grande utilisation des ressources documentaires disponibles pour les collaborateurs de lACV 105 D veloppement des recommandations retenues 7 2 Appliquer un syst me de collaboration entre les biblioth ques de l ACV 7 2 1 Collaboration g n rale Concernant l id e
3. autres sont satisfaites de la situation actuelle D autres suggestions ont t faites mais nous ne les retenons pas ici car elles sont trop sp cifiques 42 Analyse de la rubrique VI de lenqu te syst matique sur l archivage dans l ACV par les Archives d Etat du Valais Documents juridiques Apr s le d pouillement nous avons remarqu qu il existe plusieurs biblioth ques juridiques notamment dans la Chancellerie d Etat chez le Conservateur du Registre foncier de Martigny du D partement des Finances de l Agriculture et des Affaires Ext rieures DFAE dans le service administratif et juridique du D partement de l Economie des Institutions et de la S curit chez le Pr pos DEIS En outre il existe une biblioth que dans le service administratif et juridique du D partement des Transports et de l Equipement et de l Environnement DTEE r partie entre les juristes du service Mis part les documents juridiques se trouvant dans les biblioth ques susmentionn es il existe un certain nombre de documents juridiques dispers s dans plusieurs services C est le cas notamment pour l Inspection des finances Pr sidence qui poss de des recueils de lois f d rales et cantonales allemand et fran ais la G rance des immeubles et conomats sous service de l Administration des finances DFAE qui ont 31 Nous entendons quelques tag res contenant des documents juridiques 36
4. de mieux g rer et utiliser les ressources 41 Collecte d informations 44 Synth se de la litt rature sur la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une administration Contexte Lors de la 62 conf rence g n rale de la FIAB F d ration Internationale des Associations de Biblioth caires et des Biblioth ques le 25 au 31 ao t 1996 Beijing en Chine Richard Par a expos ses id es au sein de la section des Services de Biblioth que et de Recherche Parlementaire Cette derni re a pour but d intensifier la coordination des biblioth ques parlementaires au niveau r gional et mondial Elle dicte des mesures pour une meilleure coordination des biblioth ques membres Elle organise une conf rence annuelle ainsi que des changes entre le personnel des biblioth ques parlementaires Des groupes r gionaux se sont form s dans plusieurs pays notamment en Scandinavie en Australie en Afrique en Asie et au Canada o L Association of Parliamentary Librarians of Australasia APLA o L Association of Parliamentary Librarians of Asia and the Pacific o Parliamentary Libraries of Nordic Countries Danmark Finlande Islande Norv ge et Su de o Parliamentary Libraries of South East Asia o L Association des biblioth caires parlementaires du Canada APLIC ABPAC o Association of Parliamentary Librarians in Eastern and Southern Africa APLESA PARE Richard L avenir de la coop ratio
5. Cependant dans la majorit des cas ces derniers ne sont pas g r s par des professionnels en Information et Documentation et ne collaborent g n ralement pas entre eux 1 2 Mandat La Loi cantonale valaisanne sur la promotion de la culture datant du 15 novembre 19964 pr voit dans l article 28 du R glement sur la promotion de la culture datant du 7 juillet Pour une vue d ensemble d taill e des services veuillez consulter l annexe organigramme de l ACV Grand Conseil du canton du Valais 440 1 Loi sur la promotion de la culture du 15 novembre 1996 http www vs ch Home2 EtatVS vs_public public_lois fr Pdf 440 1 pdf page consult e le 11 11 2004 5 Grand Conseil du Canton du Valais 440 100 R glement sur la promotion de la culture du 7 juillet 1999 http www vs ch Home2 EtatVS vs_public public_lois fr Pdf 440 100 pdf page consult e le 11 11 2004 13 Introduction 1999 une coordination des biblioth ques et centres de documentation En avril 2001 suite cet article un plan directeur des biblioth ques et centres de documentation du Valais a t tabli dans le but de pr voir un cadre et des mesures en vue de d velopper les biblioth ques et centres de documentation de mani re coh rente et concert e Le plan comprend 18 mesures dont la quatorzi me concerne directement notre mandat Cette mesure pr voit un inventaire et une coordination des biblioth ques sp cialis es de lPACV L Etat
6. Site de l IFLA en ligne Modifi le 1 mars 2004 http www ifla org T wsis_af html page consult e le 28 10 2004 LUGON Antoine CORDONIER Alain CORDONIER Jean Jacques De la biblioth que cantonale la m diath que Valais 1853 2003 150 ans au service du public Sion Vallesia Archives de l Etat 2003 ISBN 297003820X MESGUICH V ronique Information et d cision les biblioth ques de nouveaux interm diaires In Veille du lendemain en ligne 2000 http www veilledulendemain com fichiers veille pdf page consult e le 28 10 2004 NICOLLERAT Evelyne CORDONIER Jacques Lobby pour les biblioth ques en Valais Penser r seau l chelle d un canton In Arbido 2002 no 4 p 11 12 Biblioth ques administratives et parlementaires BERNIER Gaston Les biblioth ques parlementaires du XVII si cle nos jours In BBF Bulletin des Biblioth ques de France 2003 t 48 no 1 p 111 112 Documentation et Biblioth ques Association pour l avancement des sciences et des techniques de la documentation vol 47 n 4 2001 Montr al ISSN 00045314 126 Bibliographie GOODMAN Julia Le service actuel des biblioth ques f d rales en transition In Site des libraries and archives Canada en ligne Modifi le 30 juin 2004 http www lac bac gc ca cfl cbgf s37 4008 f html page consult e le 28 octobre 2004 PARE Richard L avenir de la coop ration r gionale e
7. mes domaines Cr er un Service de Coordination pour mettre en place les mesures susmentionn es 59 Analyse du questionnaire Question 2 Parmi les documents que vous poss dez de mani re permanente dans votre bureau quels domaines d int r ts professionnels sont couverts 1 Hypoth se Nous avions fait l hypoth se que plusieurs personnes avaient les m mes domaines d int r ts professionnels et que nous pourrions donc faire des propositions pour rationaliser si n cessaire la gestion des ressources par leurs mises en commun par exemples Nous avons remarqu que certains domaines sont effectivement partag s par plusieurs personnes de services diff rents Nous ferons dans un premier temps l analyse des domaines d int r t professionnels similaires entre personnes de services diff rents 2a et dans un deuxi me temps l analyse des domaines d int r ts professionnels similaires entre personnes d un m me service 2b 2 Analyse 2a des domaines d int r t professionnels similaires entre personnes de services diff rents Nous avions d cid de faire un tableau int grant une liste des services ayant pour domaines similaires la gestion le droit l administration publique et les affaires sociales car ces domaines taient partag s par plus de dix personnes sur quarante quatre r pondantes Nous avions toutefois d cid de ne pas traiter de la m me mani re les domaines de l ducation des financ
8. utilisation d Internet en sera am lior e 97 Choix des pistes de recommandations La diffusion de notre inventaire sera utile afin que les biblioth ques et centres de documentation de l ACV soient visibles de tous les collaborateurs et que ces derniers sachent directement aupr s de quel service se documenter Cette diffusion leur permettra de conna tre les fonds contenus au sein m me de l ACV Cela leur vitera ainsi de se documenter en dehors de l ACV La cr ation future d un r pertoire des institutions ext rieures la M diath que permettrait de faciliter la recherche de collaborateurs externes l ACV 6 4 Am liorations concernant le partage l change de la documentation entre collaborateurs de P ACV Recommandations cart es Aucune recommandation n a t cart e Recommandations retenues Nous recommandons l am lioration du partage et de l change de la documentation entre collaborateurs de l ACV au travers d un syst me de Knowledge Management qui contiendra plusieurs aspects Ce syst me permettra entre autres d am liorer l efficacit de la communication de la documentation 6 5 M diath que Valais Recommandations cart es Nous n avons pas cart de recommandations concernant la M diath que Recommandations retenues Faire conna tre les services propos s pas la M diath que afin que les collaborateurs de l ACV puissent en profiter 98
9. 04 44 Collecte d informations o Un projet de cr ation de prestations tels que des outils d information qui seront g r s par partage informatique et seront destin s aux fonctionnaires f d raux o Un projet d laboration d options de carri re offrir la communaut des employ s de biblioth que du gouvernement f d ral pour susciter la croissance de comp tences des membres Les biblioth ques du gouvernement f d ral au Canada Pour avoir une id e de l organisation des biblioth ques du gouvernement f d ral au Canada nous les d crivons bri vement en soulignant entres autres leurs mandats leurs collections et leurs publics Mandats et publics Les biblioth ques du gouvernement f d ral sont des biblioth ques sp cialis es qui ont une client le bien d finie notamment le personnel du minist re et des clients aux activit s concentr es Le financement est garanti par leur minist re Les biblioth ques recueillent des renseignements sur le sujet de sp cialisation de cet organisme et disposent d un personnel form dans la sp cialisation en question Les t ches de ces biblioth ques se concentrent aujourd hui non seulement sur la biblioth conomie traditionnelle mais galement sur la conception de sites web la cr ation et la gestion des m tadonn es la formation des clients la gestion du savoir et de l information ainsi que d autres prestations plus sp cifiques Collections et
10. 73 Analyse du questionnaire Caisse cantonale de compensation du canton du Valais Sociologie La Castalie Inclassables Pr paration d un projet Service de la Sant publique d allocution de M le CE Caisse de compensation du canton du Valais Thomas Burgener Pr paration de questions d examens d apprentis Informations m dicales Service cantonal de l informatique pr cises Infos sur les voyages Dans la plupart des cas nous constatons qu il s agit de recherches tr s sp cifiques et parfois tr s ponctuelles Il nous a donc t parfois un peu difficile de classer tous les sujets nonc s Dans certains cas il serait n cessaire de mieux conna tre les projets de recherche et les projets en cours afin de comprendre les contextes dans lesquels les recherches ont t effectu es De plus pour la plupart des r ponses il s agit de sujets ayant un rapport direct avec les domaines d int r t du service par exemple un collaborateur du service de la chasse de la p che et de la faune a mentionn une recherche sur le loup Les r ponses nous montrent qu il est rare qu un collaborateur fasse des recherches en dehors des domaines propres son service En g n ral nous remarquons que le droit est pr sent dans presque tous les services ce qui montre l aspect transversal de ce domaine De m me pour la m decine qui appara t dans diff rents services toutefois il faut aussi souligner qu il s agi
11. Choix des pistes de recommandations 6 6 Services de l ACV Recommandations cart es Les r ponses de notre enqu te qui ne concernaient que des services particuliers n ont pas t retenus car notre mandat consiste recommander une meilleure coordination g n rale Recommandations retenues Aucune recommandation concernant les services en particulier n a t d velopp e Par contre les r ponses sp cifiques des services ont t r pertori es 65 e en annexes afin de permettre au mandant d avoir un aper u des demandes pour les services ayant r pondu notre questionnaire 6 7 Conclusion Nous avons d revoir nos ambitions la baisse en fonction des moyens de la M diath que et de I ACV Nous avons donc retenu les recommandations r alisables rapidement et occasionnant peu de frais La partie suivante de notre travail d veloppe dans le d tail les recommandations retenues afin de donner des propositions de mises en oeuvre Annexe Analyse des r ponses aux questions 9 11 12 Annexe Tableau des types de prestations souhait es par service Annexe Liste des services d sirant une s lection des sites Internet ou une formation la recherche documentaire 99 Choix des pistes de recommandations 7 D veloppement des Recommandations retenues Nous analysons plus en d tail ci dessous les quatre recommandations retenues suite notre analyse du questionnaire et suite nos entretie
12. Collecte d informations des ouvrages concernant le droit de bail et de la l gislation le type de l gislation n est pas pr cis le registre foncier de Lo che sous service du Service du registre foncier DFAE qui poss de une collection de lois de r glements et d ordonnances le service de l tat civil et des trangers DEIS qui poss de de la documentation propre l tat civil et des jurisclasseurs le Service de l am nagement du territoire DEIS qui a des documents sur le droit rien de plus n est pr cis Services sp cialis s Certains services sont tr s sp cialis s comme par exemple le Service de la chasse p che et faune appartenant au d partement de l Economie des Institutions et de la S curit DEIS le Service des forces hydrauliques et le D partement de la Sant des affaires Sociales et de l Energie DSSE poss dent des documents qui ont un int r t pour eux sans en avoir pour d autres Il faut nuancer cette affirmation pour deux raisons d une part nous ne connaissons pas les documents poss d s par les services qui n ont pas r pondu aux questions et d autre part les services ayant r pondu qu ils n avaient pas de biblioth que n ont pas tous pr cis s ils poss daient des documents ou non Nous avons constat qu au sein des d partements il existe des services des offices ou des registres qui peuvent avoir les m mes int r ts professionnels et pourr
13. M diath que Valais serait un gain de temps par rapport leurs recherches d informations puisqu ils n auront plus qu cliquer dans les domaines qui les int ressent et ne plus passer des heures surfer sur le net pour trouver des sites concernant leurs domaines d activit Inconv nients L inconv nient actuel pour les collaborateurs de ACV est la non visibilit des liens car 1ls sont uniquement sur le site de la M diath que Valais et non sur celui de l tat du Valais www vs ch ou de son Intranet Am liorations techniques Le site de la M diath que Valais est constitu de frames dont l utilisation emp che la visibilit des sites et des adresses en lien sur le site En effet si nous cliquons sur un lien il est impossible de conna tre l adresse Internet de la page web et donc de conna tre sa source La seule possibilit est de cliquer avec le bouton droit de la souris et d ouvrir dans une nouvelle fen tre Il faudrait donc reprendre les liens de la m diath que et faire en sorte que les sites apparaissent dans une nouvelle page web Am liorations du contenu Il serait galement utile de faire un descriptif c t des liens propos s par la M diath que nous pourrions ainsi avoir un aper u de leur contenu Il comprendrait les points suivants o Le responsable du site o Les types de donn e ex moteur de recherche base de donn e 117 D veloppement des recommandations re
14. Nous comptons pr s de 90 classeurs WEKA dans les domaines suivants Gestion Finances Droit Personnel B timent Technique Environnement Informatique M decine Ecole Les classeurs sont destin s aux sp cialistes et cadres et contiennent des informations compl tes pratiques et tenues jour 34 Collecte informations Les personnes interview es se documentent dans les lieux physiques suivants les bureaux la biblioth que du Tribunal cantonal valaisan les coins biblioth que des diff rents services la biblioth que du Parlement la M diath que Valais l Institut universitaire romand de Sant et de s curit du Travail IST Lausanne Selon les r ponses des interview s ceux ci s informent r guli rement de une fois par semaine une fois par jour et consultent des documents r cents Ils pr f rent souvent Internet aux documents imprim s D apr s eux les sources d informations sur Internet leur semblent tre suffisantes dans le cadre de leur travail quotidien Pour les professions juridiques nous avons observ qu il existe une centralisation des abonnements des revues communs Ces abonnements sont g r s par le chef du service informatique M Hatt et le webmaster St phane Gilli ron Les autres services interview s sont abonn s des revues papiers quotidiens hebdomadaires des revues lectroniques des newsletters des statistiques ou encore l Agence T l graphique Suis
15. Sociales Office AI Office de l Assurance Invalidit OSP Organisation Suisse des patients RERO R seau Romand des biblioth ques SAJTEE Service Administratif et Juridique du D partement des Transports de l Equipement et de l Environnement SBMA Service des B timents Monuments et Arch ologie SCBC Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCI Service Cantonal de l Informatique SCJ Service Cantonal de la Jeunesse 11 Liste des abr viations SMC Service des Mus es Cantonaux SPO Service du Personnel et de Organisation TFA Tribunal F d ral des Assurances 12 Liste des abr viations 1 Introduction 1 1 Contexte Notre travail de dipl me s est d roul aupr s de l Administration Cantonale Valaisanne nomm e dor navant ACV Cette derni re est compos e des cinq d partements suivants o Sant des affaires sociales et de l nergie o Education de la culture et du sport o Transports de l quipement et de l environnement o Economie des institutions et de la s curit o Finances de l agriculture et des affaires ext rieures Ces d partements comptent quelque 50 services dont l importance et les besoins en 2 3 mati re documentaire sont tr s variables Dans chaque d partement il existe un certain nombre de biblioth ques et centres de documentation
16. afin de savoir quelles sont les personnes comp tentes pour tel ou tel domaine Il y aura ainsi une plus grande visibilit et une meilleure fa on de communiquer Pour laborer ce projet de partage des connaissances nous avons pens plusieurs alternatives o Appliquer le groupware messagerie lectronique Cr er un forum lectronique permettant aux collaborateurs de structurer leurs changes d informations et de messages selon des dossiers th matiques des discussions en ligne etc Ins rer les profils de comp tences des collaborateurs de ACV dans le forum des chercheurs tabli par la M diath que Valais ou instaurer d apr s 119 D veloppement des recommandations retenues ce mod le un forum exclusivement pour les collaborateurs de l ACV qui serait accessible sur l intranet de l tat du Valais Mais dans les deux cas rendre visible et am liorer le forum Utiliser l Intranet de l ACV pour faire conna tre le site de la M diath que Valais Nous n avons pas retenu les deux premi res alternatives essentiellement pour des raisons de co ts trop importants pour leur r alisation Nous retenons cependant les deux derni res que nous d velopperons ci dessous La M diath que Valais a labor en collaboration avec les Archives d Etat et les Mus es cantonaux un forum s adressant aux chercheurs travaillant sur le Valais dans les domaines des sciences humaines et de l histoire
17. am liorer les services et les possibilit s en terme de documentation sp cialis e pour les collaborateurs de P ACV Si des pratiques et besoins sont d couverts dans le futur il sera n cessaire de r actualiser les recommandations en fonction ou d en d finir de nouvelles Nous pensons que d autres administrations cantonales doivent tre confront es des probl mes similaires ceux de l ACV en terme de documentation sp cialis e pour ses collaborateurs A ce titre nous esp rons que notre travail servira de base d ventuels autres investigations du m me genre Nous regrettons de ne pas avoir pu recommander la mise en place d un Service de Coordination des biblioth ques et centres de documentation de l ACV 124 Conclusion 9 Bibliographie Les notices bibliographiques des ressources papier sont r dig es selon la norme ISO 690 Pour les ressources lectroniques nous nous sommes bas es sur CARON Rosaire Comment citer un document lectronique In Site de la Biblioth que de l Universit de Laval en ligne Modifi le 11 mars 2003 http www bibl ulaval ca doelec citedoce html page consult e le 28 10 2004 Coordination r seaux des biblioth ques CORDONIER Jacques Le r seau des biblioth ques de lecture publique du Valais romand analyse de la situation actuelle et mat riaux pour une planification 1979 255 p Travail de dipl me pr sent l Association des biblioth caires
18. cialis s de l Administration cantonale valaisanne 133 Inventaire
19. contenu 30 M thodologie Nous avons crois les r ponses li es au questionnaire et celles r colt es au travers des fiches de l inventaire des biblioth ques et centres de documentation afin de formuler des propositions pour une am lioration de l existant Nous avons notamment compar les domaines couverts par les biblioth ques de l ACV et les domaines recherch s par les collaborateurs pour voir si une correspondance tait possible entre les recherches et l existant Synth se de l analyse du questionnaire Nous avons labor partir de notre analyse une synth se sur la situation actuelle des biblioth ques et des centres de documentation dans l ACV et des pratiques des besoins et de la satisfaction des collaborateurs en mati re de documentation sp cialis e Nous y avons inclus nos propositions et nos recommandations afin de les soumettre Jacques Cordonier Ce dernier nous a conseill es pour les propositions et recommandations en fonction des possibilit s financi res en ressources humaines etc de la M diath que Suite notre entretien avec Jacques Cordonier nous avons d cid d approfondir nos recommandations dans les domaines suivants o Catalogue commun des biblioth ques et centres de documentation de l ACV o Collaboration des biblioth ques o Formation des collaborateurs de l ACV o Knowledge management Conclusion Le d pouillement du questionnaire ainsi que son analyse
20. culture 2b des domaines d int r t professionnels similaires entre personnes d un m me service Majoritairement une seule personne par service a r pondu au questionnaire Il nous a donc t impossible de retirer des donn es utiles puisque nous ne pouvons pas d finir les domaines partag s par plusieurs personnes d un m me service Par contre en nous r f rant aux r ponses de la question 3 nous pourrons d finir si oui ou non les documents sont partag s par plusieurs personnes d un m me service sans tenir compte d un domaine sp cifique 3 Pistes de recommandations Se r f rer la question 5 61 Analyse du questionnaire Question 3 Est ce que d autres personnes utilisent les documents disponibles dans votre bureau Total 38 r ponses 40 35 4 30 25 4 20 15 nb de r ponses 10 Oui Non 1 Hypoth se Cette question nous permet de savoir si les documents sont pr t s entre les bureaux et de d terminer s il y a un partage des documents Si c est le cas nous pouvons envisager la mise en commun d un fonds physique ou lectronique Si non les r sultats nous montrent que les documents ne sont pas tellement partag s et qu ils ne circulent pas dans les diff rents bureaux Les raisons peuvent tre la m connaissance de l existence de ces documents ou un manque de collaboration entre les diff rents bureaux 2 Analyse La majorit des collabo
21. d une collaboration entre les biblioth ques et centres de documentation de ACV nous ne recommandons pas une mise en commun des fonds physiques car l analyse de notre questionnaire d montre que les collaborateurs de ACV souhaiteraient plut t avoir les documents port e de main De plus une telle mise en commun serait galement difficile g ographiquement parlant puisque les biblioth ques et centres de documentation ne se situent pas tous Sion Liste des nouvelles acquisitions Etant donn qu il existe d j une collaboration au niveau des nouvelles acquisitions pour les diff rents centres du service cantonal de la jeunesse nous proposons de d velopper ce syst me pour toutes les biblioth ques de l ACV Une personne responsable sera charg e de compiler les diverses listes et ensuite les distribuer par e mail aux collaborateurs Cette t che sera effectu e une fois par ann e Nous proposons galement de mettre cette liste sur l intranet de l ACV au cas ou des personnes l effacerait de leur bo te e mail Avantages L laboration d une liste des nouvelles acquisitions permettra aux collaborateurs de l ACV de se tenir au courant des nouveaux documents disponibles dans les diff rentes biblioth ques de l ACV Inconv nients La r daction d une telle liste demande du travail suppl mentaire car il est n cessaire d investir du temps pour la mise disposition et la communication de cette der
22. de cette tape tait de collecter et de prendre connaissance de la litt rature existante relative au sujet de notre mandat d en faire une synth se et une bibliographie structur e Pour cette tape nous avons r dig une synth se des entretiens effectu s au Service de coordination des biblioth ques et centres de documentation de l administration f d rale SCBC Berne et aux Archives cantonales vaudoises Lausanne En parall le nous avons r dig des commentaires relatifs aux documents traitant du r le d une biblioth que dans une r gion en soulignant les points importants concernant la coordination des biblioth ques Finalement nous avons r dig une bibliographie structur e et synth tique des documents trouv s lors de cette tape Etape 4 Objectifs et m thode Nous avons affin les objectifs g n raux fix s lors de la premi re tape en les traduisant en des objectifs sp cifiques qui soient r alisables lors de la cinqui me tape Nous avons galement planifi notre m thode de travail pour la derni re tape Etape 5 R alisation et m moire L objectif de cette derni re tape tait de r aliser concr tement les objectifs d finis dans notre cahier des charges ainsi que de r diger notre m moire Nous avons appliqu notre m thode en envoyant notre questionnaire sur Internet Nous avons dans un premier temps envoy notre questionnaire aux collaborateurs de ACV puis d pouil
23. des r sultats Nous avons d pouill et analys les r sultats Nous avons pu ainsi laborer une synth se de l existant et lancer des pistes de recommandations D pouillement 44 individus ont r pondu notre questionnaire alors que notre chantillon se composait de 167 personnes Nous prendrons donc les r ponses avec pr caution tant donn que leur taux 26 de l chantillon n est pas repr sentatif de l ensemble des collaborateurs de l ACV Nous avons d cid de ne pas analyser toutes les questions du fait que certains r sultats n taient pas interpr tables Nous avons donc fait une s lection des questions traiter De plus nous n avons pas pris en compte certaines r ponses aux questions ouvertes qui n taient pas compr hensibles pour nous Analyse Malgr le fait que notre chantillon ne soit pas repr sentatif de l ensemble des collaborateurs de ACV nous avons tout de m me d cid de traiter les questions ferm es de mani re statistique sur le nombre total de r ponses par questions car elles nous ont donn des informations qui nous ont permis de faire des recommandations notre mandant De plus certains chiffres pourront tre appuy s ou contr s par leur comparaison avec les donn es que nous avons r colt es lors de nos entretiens Nous avons proc d d abord une analyse statistique en cr ant des graphiques ce qui nous a permis par la suite de faire une analyse du
24. du Valais a mandat la M diath que Valais afin de r aliser cette mesure Suite cette demande Monsieur Jacques Cordonier directeur de la M diath que Valais a formul les objectifs suivants pour notre mandat o Identifier les pratiques actuelles de ACV en mati re de documentation sp cialis e o Identifier les besoins des services de ACV en mati re de documentation sp cialis e o Etablir un inventaire comprenant une description signal tique des biblioth ques et des centres de documentation sp cialis s de l ACV o Proposer des am liorations en vue d optimiser l existant et imaginer de nouveaux services dans le but de rendre plus efficace la coordination des biblioth ques et des centres de documentation sp cialis s de l ACV Notre travail de dipl me doit servir de base au mandant afin de lui permettre de mettre en place une meilleure coordination des biblioth ques et centres de documentation CANTON DU VALAIS DEPARTEMENT DE L EDUCATION DE LA CULTURE ET DU SPORT Plan directeur des biblioth ques et centres de documentation du Valais In Site de la M diath que Valais en ligne 2001 www mediatheque ch downloads plandirecteur doc page consult e le 11 11 2004 7 Idem p 18 14 Introduction sp cialis s de ACV et d velopper au sein de la M diath que Valais et ou d autres biblioth ques des prestations nouvelles et ou adapter des prestations existantes l adresse de ce
25. du service social de protection des travailleurs et des relations du travail Sion Paul Henri Moix d l gu aux institutions Sion Daniel Vogel collaborateur scientifique Sion Fernande Melly Fux adjointe de Claude Bumann chef du service parlementaire Sion Gilbert Briand adjoint au chef du service du personnel Sion Gilbert Coutaz directeur des archives cantonales vaudoises Lausanne Mise disposition de documentation Nous remercions O Myriam Evequot Dayen collaboratrice scientifique aux Archives de l Etat du Valais et Genevi ve Bornet Mari thoz aux Archives Cantonales Sion qui nous ont renseign sur lexistence d une enqu te Enqu te syst matique sur l archivage dans l Administration cantonale valaisanne par les Archives d Etat du Valais r alis e en 2001 comprenant des indications sur l existence de biblioth ques au sein de l Administration cantonale valaisanne Daniel Burni collaborateur de la m diath que Valais pour avoir d pouill une rubrique de l enqu te susmentionn e 4 Table des mati res Questionnaire Nous remercions o Tous les collaborateurs de l Administration cantonale valaisanne ayant r pondu notre questionnaire o Nous remercions Jean Pierre Lamon informaticien de la m diath que Valais pour nous avoir apport les moyens techniques pour la diffusion sur Interet de notre questionnaire Relecture Nous remercions o Brigitte Fre
26. effectuent dans des domaines peut tre plus sp cifiques qui se trouvent dans des documents contenu plus sp cialis Pour conna tre les services recherchant les m mes types de documents se r f rer au tableau en annexe Annexe Tableau des services recherchant les m mes types de documents 72 Analyse du questionnaire 2b relative aux domaines de recherche Tableau des services recherchant les m mes domaines Domaine Droit Assurances sociales Sant M decine Pharmacie Economie Gestion d entreprise des Gestion ressources humaines Sciences politiques Culture Technique Nature et environnement ducation et jeunesse Statistique Service Service des affaires ext rieures et de droit conomique Service cantonal de la jeunesse Service administratif et juridique SMC Caisse de compensation Office AI Service cantonal de la jeunesse La Castalie Service v t rinaire Caisse de compensation du canton du Valais Service v t rinaire Service de l action sociale La Castalie Service du personnel et de l organisation Service des affaires int rieures Mus es cantonaux SBMA Service cantonal de l informatique Service des affaires ext rieures et de droit conomiques SMC tablissements p nitentiaires MET Pramont Service administratif et juridique Chasse p che et faune CDTEA Service cantonal de la jeunesse Service de la sant publique
27. est pas exhaustif du fait que nous nous sommes bas es sur les r ponses au questionnaire pour le r aliser Nous encourageons la poursuite de cet inventaire Outre les recommandations concernant de nouveaux services pour rendre plus efficace la coordination des biblioth ques et centres de documentation sp cialis s de l ACV nous avons galement fait des propositions pour am liorer l accessibilit des ressources documentaires aux collaborateurs de l ACV 7 Identifier les pratiques actuelles de ACV en mati re de documentation sp cialis e et Identifier les besoins actuels des services de l ACV en mati re de documentation sp cialis e 78 Proposer des am liorations en vue d optimiser l existant 122 Conclusion Nous avons donc atteints en majeure partie les objectifs d finis en accord avec notre mandant Critiques Nous pouvons faire deux critiques principales quant la r alisation de notre mandat La premi re concerne le questionnaire que nous avons labor et la seconde les recommandations Questionnaire Nous n avons pas obtenu les r sultats escompt s peut tre parce que le questionnaire tait trop long pour un questionnaire en ligne Certaines personnes ont d tre d courag es apr s en avoir pris bri vement connaissance Techniquement nous n avons pas pu ins rer un texte au sein du questionnaire pour rappeler aux personnes les ventuelles questions qu ils ont oubli de coch
28. hi rarchisation dans le service Le chef de service d cide par exemple des conditions de pr t si les ouvrages sont pr t s l ext rieur de l administration ou non Il n existe ni de pr t centralis ni de classification uniforme ni de th saurus commun Quelques biblioth ques utilisent un m me th saurus tel que Jurivoc labor par le Tribunal f d ral Les abonnements des p riodiques et les bases de donn es ne sont pas centralis s au niveau du service de coordination mais certaines biblioth ques se partagent les frais d abonnement Concernant le catalogage le service de coordination dicte des r gles pour toutes les biblioth ques du r seau 4 3 2 Entretien aux archives cantonales vaudoises Lausanne Terminologie Le directeur des Archives cantonales vaudoises Monsieur Gilbert Coutaz nous a expos son point de vue d archiviste Il a d abord fait une distinction importante entre biblioth que administrative constitu e de documents produits par l administration et biblioth que sp cialis e comprenant des documents techniques et scientifiques qui excluent les productions de l administration Cette distinction nous semblait tr s pertinente pour bien cibler notre probl matique ainsi que pour se mettre d accord sur la terminologie employer Principe de provenance Monsieur Coutaz nous a transmis ses r flexions sur la conservation long terme des documents dans les bib
29. le Service de la sant publique le Service cantonal de la Jeunesse le Centre pour le D veloppement et la Th rapie de l Enfant et de P Adolescent CDTEA poss dent des m moires des travaux de dipl mes et des travaux scientifiques surtout dans les domaines de la psychologie la m decine la p dagogie la sant l enfance et la famille Documents lectroniques Les cd rom les cassettes vid o et sonores les DVD et les documents num riques sont pr sents uniquement dans les biblioth ques et centres de documentation suivants o Service cantonal de la Jeunesse o Centres CDTEA o Mus es cantonaux o Service du patrimoine des monuments et de l arch ologie o service de la chasse de la p che et de la faune o Service cantonal de l informatique Organisation Concernant l organisation des biblioth ques et centres de documentation r pertori s dans notre inventaire nous constatons que dans la majorit des cas 11 57 Analyse du questionnaire sur 12 biblioth ques il n y a pas de professionnels en Information et Documentation qui s en chargent En g n ral l organisation est une t che relative aux secr taires des services Gestion du fonds Un grand nombre de biblioth ques et centres de documentation au sein de ACV ne disposent pas d un syst me de catalogage Parmi ceux qui g rent leur fonds avec un syst me de catalogage 2 biblioth ques sur 12 dont les diff rents centres du Serv
30. n y a personne de la tranche des 17 27 ans Les personnes sond es travaillent pour la plupart temps complet Une personne travaille 90 3 80 2 70 1 60 et 1 30 Les professions des 44 personnes interrog es sont toutes tr s diverses actuaire analyste architecte urbaniste assistant social avocat biologiste comptable ing nieur ETH conomiste ducateur employ de commerce fonctionnaire de police historien informaticien juriste licenci en sciences politiques licenci rer Pol logop diste 38 Pour des raisons de confidentialit nous ne fournissons pas les r sultats bruts du questionnaire 49 Analyse du questionnaire m decin p dagogue psychologue psychoth rapeute sp cialiste en ressources humaines Parmi les fonctions num r es nous constatons un nombre lev de d nominations telles que chefs de service ou autres de responsables ainsi que de collaborateurs De plus il y a une forte proportion de responsables et de chefs Ceci est probablement d au fait que l enqu te a t envoy en premier lieu aux chefs de services et que Jacques Cordonier leur a nomm ment demand de r pondre au questionnaire Quant aux collaborateurs ils ont t sollicit s par leur chef de service Certaines personnes interrog es ont eu de la peine diff rencier la profession de la fonction au sein de l ACV Pour les langues de travail c est le fran a
31. pas utile pour leur travail une mentionne que le contenu est insuffisant Ceux qui ont 51 coch autres utilisent principalement des documents publi s Cette 5 R ponse donn e telle quelle dans le questionnaire 65 Analyse du questionnaire derni re r ponse ne nous indique pas de quoi il s agit concr tement Une personne du Service de la jeunesse a indiqu que ce genre de ressource n est pas r pertori e dans leur biblioth que D autres m connaissent l outil En effet elles mentionnent que ce n est pas un mat riel de travail courant M me si les cd rom sont utilis s par une grande partie des collaborateurs nous constatons que les documents imprim s restent une source d information importante 3 Pistes de recommandations Former les collaborateurs l utilisation des cd rom Question 4 4 Utilisez vous des documents audio visuels cassettes audio cassettes vid o CD DVD Total 41 r ponses 45 40 35 30 25 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse Dans le cadre de leur travail 17 personnes sur 41 utilisent des ressources audio visuelles et 24 ne les utilisent pas couramment La majorit des sond s n utilise donc pas cette ressource Les raisons de la non utilisation sont multiples 13 personnes estiment qu elles ne sont pas utiles 7 manquent de temps et une indique que le contenu est insuffisant Une
32. pr alablement crites afin d avoir une premi re id e des pratiques et des besoins des collaborateurs en mati re de documentation sp cialis e Ces personnes ont t s lectionn es en accord avec Jacques Cordonier en fonction d une part de leur responsabilit et d autre part de leur position cl par rapport l information et la documentation au sein de l ACV Elaboration des questions Nous avons formul des questions pour ces entretiens de deux types en fonction du r le de la personne interview e 18 M thodologie o Questions pour un e responsable de biblioth que ou centre de documentation o Questions pour un e collaborateur trice de ACV Les questions susmentionn es devaient contribuer respectivement o L tablissement d un inventaire des biblioth ques et centres de documentation de l ACV o L analyse des pratiques et des besoins des collaborateurs en mani re de documentation sp cialis e Ces questions nous ont servi de base pour l laboration dans un deuxi me temps du questionnaire envoyer aux collaborateurs de l ACV Entretiens Durant ces entretiens nous avons pos des questions plut t g n rales puis en fonction des r ponses nous les avons compl t es par des questions plus sp cifiques Par la suite pour laborer le questionnaire nous avons uniquement conserv les questions sp cifiques car elles taient plus pr cises et engendraient des r pon
33. ques 3 1 3 Entretiens en dehors de l ACV Recherche de personnes contacter Nous avons effectu des recherches dans les sites Internet d administrations cantonales afin de trouver des biblioth ques administratives et ou des tudes concernant la coordination des biblioth ques dans les administrations cantonales Les r sultats nous ont permis d effectuer des sondages par t l phone et de faire des visites Nous avons galement consult le site de l Administration f d rale o nous avons pris connaissance 21 M thodologie de l existence du Service de la Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCBC qui a pour mission d assurer la coordination et la collaboration interd partementales dans le domaine des biblioth ques et de la documentation Sondages t l phoniques Nous avons effectu les sondages suivants par t l phone La Verwaltungsbibliothek Saint Galle la Bibliothek des Amtes f r Statistik Luzern la Zentral und Hochschulbibliothek Luzern et la Staatskanzlei Luzern Malheureusement les r sultats de ces interviews t l phoniques ne nous ont pas tout fait satisfaites parce que ces biblioth ques ne correspondaient pas aux crit res d une biblioth que administrative et ou n taient pas coordonn es avec d autres biblioth ques administratives Visites Nous avons visit le Tribunal cantonal de Sion les Archives
34. raison de la non utilisation des bases de donn es le manque de temps 4 et leur non utilit 4 Une personne a mentionn un contenu insuffisant et une personne une qualit insuffisante Le manque de temps est peut tre d aux difficult s de recherche dans les bases de donn es 3 Pistes de recommandations Former les collaborateurs la recherche dans les bases de donn es Question 4 7 Utilisez vous ou non Internet Total 40 r ponses 45 40 35 30 25 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse Nous constatons que l utilisation d Internet est tr s lev e au sein de l ACV 39 personnes sur 40 l utilisent et une ne l utilise pas Ceci s explique entres autres par le fait qu Internet est accessible depuis chaque poste et que nous trouvons plus ou moins rapidement les informations souhait es Ce chiffre lev peut galement s expliquer par la grande masse d informations se trouvant sur Internet 69 Analyse du questionnaire Parmi les personnes qui ont r pondu non cette question une personne a mentionn un manque de temps comme raison de la non utilisation de cette ressource Les autres raisons telles que la qualit insuffisante le contenu insuffisant ou encore la non utilit de la ressource n ont pas t relev es par les personnes sond es Ceci d montre une certaine confiance en la qualit d In
35. ral a dict le 30 mai 1994 le document Les instructions concernant la coordination et la coop ration des biblioth ques et des centres de documentation de l administration f d rale qui d termine les t ches du service de coordination comme suit o Assurer la coordination entre les domaines d activit o Coordonner l utilisation des moyens techniques notamment des syst mes informatiques o Assurer la formation du personnel et le perfectionnement de ses connaissances o Assurer l change d informations o Favoriser l application des normes nationales o Etablir une collaboration troite avec la Biblioth que nationale suisse Organisation Dans l administration f d rale chaque office poss de une biblioth que Ces derni res ainsi que celles des Tribunaux f d raux sont rattach es au r seau d Alexandrie Dans la 3 Annexe Instructions concernant la coordination et la coop ration des biblioth ques et des centres de documentation de l administration f d rale 38 Collecte d informations plupart des cas elles sont g r es par des non professionnels qui re oivent une formation au catalogage et au pr t Gr ce au Service de coordination les biblioth ques sont organis es d une mani re d centralis e avec d avantage de collaboration De ce fait les biblioth ques des offices ont gard leur ind pendance car la politique et la gestion de ces derni res sont d termin es par la
36. recherches faites par les collaborateurs de l ACV aupr s d autres personnes organismes ou moyens DO 8 5 S 5 Es ce Z 4 o SR SE 3a 5 gt sS as re c TD x Q KD 1S o Ce ES 5 5 g s 5 g S a g a F A 5 5 CRD o S 5 A A gt Ci o H Skal ga a g A 5 2 o n z F S E S o v a 2 KD Q O D D wol E A Bs n D v Q w Xe A S A L n e GO ms bo z TD S S CME La 3 Castalie R seau Sant 3 Valais Editeurs Librairies SBMA 1 1 Etablissements 1 p nitentiaires Fabriques Entreprises Magasins Service de 1 l action sociale Administration des finances Service administratif et 2 juridique Caisse de 2 compensation Sant publique Observatoire de la Sant Chasse p che 2 Mus e 79 Analyse du questionnaire faune d Histoire Naturelle V t rinaire 2 Service des affaires 1 2 int rieures SCJ allemand 1 SPO 2 1 Service des mus es 2 cantonaux Police cantonale Globalement les personnes recherchent de la documentation le plus souvent aupr s d autres cantons ou chez elles Les rubriques personnes externe et autres ont t s lectionn es chacune trois fois Les recherches dans les archives ne sont pas tr s fr quentes une seule personne se documente aux archives Certains services bien qu une seule personne par service ait r pondu semblent satisfaits par leur propre documentation puis
37. restrictions financi res l obligent Pour illustrer cette probl matique nous prenons comme exemple une application concr te d une coordination des biblioth ques du gouvernement f d ral au Canada le Conseil des Biblioth ques du Gouvernement F d ral CBGF gt La Biblioth que Nationale du Canada BNC a mis sur pied en 1976 ce Conseil des Biblioth ques du Gouvernement F d ral Son but est d encourager l utilisation des ressources dans les biblioth ques gouvernementales f d rales Cet objectif devrait tre atteint par une coordination et un partage de ces ressources De plus le Conseil envisage de promouvoir la coordination et le perfectionnement professionnel des employ s des biblioth ques du gouvernement f d ral Activit s du CBGF Le Conseil des Biblioth ques Gouvernementales est tr s actif Il a tabli en 1995 un consortium permettant de regrouper le pouvoir d achat des biblioth ques du gouvernement f d ral Ce consortium a pris une grande importance et a ainsi constitu des co entreprises travaillant sur trois projets o Mesures favorisant les projets de m tadonn es au sein des organismes et minist res f d raux par l entremise de leurs biblioth ques 35 GOODMAN Julia Le service actuel des biblioth ques f d rales en transition In Site des libraries and archives Canada en ligne Modifi le 30 juin 2004 http www lac bac gc ca cfl cbgf s37 4008 f html page consult e le 11 11
38. services par domaines pour pouvoir ensuite en tirer des conclusions Pour ce faire nous nous sommes inspir es de la classification employ e par la M diath que Valais et nous avons ainsi d termin les grands domaines tels que droit sant conomie sciences politiques culture technique ducation et jeunesse statistique sociologie Pour certains domaines nous avons cr des sous domaines afin de mieux les distinguer Pour certains sujets il nous a t impossible de les classer nous les avons donc mis dans la cat gorie inclassable 2b Comparer les domaines recherch s avec les domaines couverts par les biblioth ques et centres de documentation r pertori s dans notre inventaire afin de faire des recommandations ce sujet 2c Nous avons class dans un ordre d croissant les institutions personnes ou moyens utilis s pour faire des recherches 2d 2 Analyse 2a relative la typologie des documents Etant donn que les documents juridiques sont beaucoup utilis s nous avons labor une typologie propre ces derniers Outre cette typologie nous avons relev quatre autres types de documents Tableau des typologies de documents Typologie des documents juridiques Autres types de documents Arr ts Statistiques Directives Ouvrages sp cialis s Revues juridiques Articles Articles scientifiques Doctrine Bibliographie Jurisprudence D finitions juridiques 71 Analyse du questi
39. voit pas l utilit de cette ressource 3 Pistes de recommandations D pouiller r guli rement les magazines et r pertorier les articles dans une base de donn es Question 4 2 Utilisez vous ou non les livres Total 40 r ponses 40 35 30 25 4 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 64 Analyse du questionnaire 2 Analyse 36 collaborateurs sur 40 utilisent des livres dans le cadre de leur travail Seulement 4 personnes ne le font pas Parmi les personnes qui n utilisent pas cette ressource il y en a quatre qui n ont pas le temps de les consulter Ce constat s explique peut tre par le fait que la consultation des livres demande plus de temps vu la plus grande densit d informations contenues 3 Pistes de recommandations Rassembler les ouvrages les plus demand s dans la biblioth que du service ou dans un espace commun Question 4 3 Utilisez vous ou non des cd rom Total 40 r ponses 45 40 35 30 25 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse 26 personnes sur 40 ont r pondu qu elles utilisaient cet outil dans le cadre de leur travail Par contre 14 ne le consultent pas Nous pouvons en d duire que les cd rom sont quand m me un outil souvent utilis parmi les collaborateurs de l ACV 5 personnes manquent de temps pour les consulter 3 disent que l outil n est
40. 87 92 RANJARD Sophie Evaluer la demande et les besoins en informations pour des enqu tes crois es In Documentaliste Sciences de l information 2001 vol 38 no 1 p 14 23 RANJANR Sophie Pratiques et attentes des publics des m diath ques m thodes et techniques d enqu tes In Bulletin des biblioth caires fran ais 2000 t 45 no 5 p 102 107 Cadre d utilisation des enqu tes en ligne In Site de ifrance en ligne http www ifrance com financementstartup enquetel htm consult le 28 10 2004 Analyse des besoins JAGGI C line MARTINET St phanie WULLIAMOZ Ana s Biblioth que du CIO Analyse du public externe et de ses besoins 2003 118 p Travail de dipl me pr sent au D partement Information et Documentation Haute Ecole de Gestion de Gen ve 2003 WESTBROOK Lynn Identifying and analyzing user needs a complete handbook and ready to use assessment workbook with disk New York Neal Schuman Publishers 2001 ISBN 1555703887 Typologie des documents LEVASSEUR Denis Typologie des documents des organisations de la cr ation la conservation Compte rendu In Argus 1999 vol 28 no 1 p 33 34 128 Bibliographie R daction d un m moire de dipl me BOUTILLIER Sophie et al M thodologie de la th se et du m moire Levallois Studyrama 2003 ISBN 2844722980 ENGEL Stefan WOIZIK Andreas Die Diplomarbeit Stuttgart Verlag Sch ffer
41. Ce forum a t labor pour r pondre des questions tels que o qui est actif dans les domaines de l histoire et des sciences humaines en Valais o comment joindre ceux qui travaillent dans ces domaines o qui travaille sur un th me proche du mien o quels travaux sur un th me proche du mien o quels travaux sont en cours actuellement o quels projets sont actuellement l tude et quel degr d avancement quelles sont les publications plus r centes Chaque chercheur a la possibilit de venir enrichir la base en indiquant ses coordonn es personnelles ainsi que ses th mes de recherche travaux en cours et publications r centes A l aide d un mot de passe ces personnes peuvent modifier et mettre jour en tout temps les donn es de leur dossier T Pour acc der au forum des chercheurs cliquer sur www mediatheque ch puis sur catalogues et ressources documentaires et puis sur Forum des chercheurs dans le frame gauche 120 D veloppement des recommandations retenues Nous pensons que ce forum est tr s utile et qu il pourrait tre largi la collaboration du personnel de ACV Pour qu il soit rentable nous trouvons toutefois qu il faudrait l tendre davantage de domaines par exemple technique etc que ceux mentionn s Il faudrait galement int grer les recherches sur la Suisse pour permettre un plus grand change d informations Propositions d a
42. GED La 74 Pour plus de d tails consulter la p 293 du manuel du KM labor par Prax Jean Yves et les pages 45 48 du texte de Ermine Jean Louis Le KM la loupe Paris Archimag 2000 114 D veloppement des recommandations retenues GED documentaire g re les documents de r f rence de l entreprise Elle cr e un langage d indexation au travers d un th saurus o Des outils de diffusion push e learning Le principe est le suivant Les utilisateurs s abonnent apr s avoir visit le site web int ress Les centres d int r t et les profils sont ventuellement d crits Ils re oivent des r sum s d articles ou autres par courrier lectronique o Le e learning concerne l utilisation des nouvelles technologies dans l ducation Les concepts utilis s sont les r seaux l enseignement distance l auto apprentissage et la syst matisation o Les portails qui sont un espace lectronique donnant acc s des services Internet point d entr e sur un r seau orientant les utilisateurs vers des sites cibl s vers des outils de travail collaboratif ou vers des informations r f renc es o Les intranets qui servent diffuser l information de mani re interne et les sites Internet L apport d un professionnel de l Information et de la Documentation un processus de gestion des connaissances En tant que professionnels de la documentation plusieurs fonctions peuvent nou
43. Il nous a num r les points suivants o Le manque de professionnalisme o Le manque de partage entre les diff rentes biblioth ques o Le manque de strat gie de gestion o La d localisation des biblioth ques souvent elles sont dispers es dans une multitude d endroits o L inexistence d un outil de travail comme un inventaire une liste un r pertoire une cartoth que ou autre afin d assurer la conservation long terme C est d ailleurs pour cette raison que nous avons cherch savoir si les ressources pouvaient tre partag es ou non 40 Collecte d informations Comparaison des interviews de Messieurs Coutaz et Pfersich Si nous comparons ces deux interviews nous pouvons clairement faire la distinction entre deux coles de pens e l archivistique et la biblioth conomie Ce sont deux points de vue diff rents qui peuvent parfois tre compl mentaires Pour illustrer cela Monsieur Coutaz a insist sur le fait que les biblioth ques de l administration devraient conserver leurs fonds pour ensuite les verser aux archives car les biblioth ques de services de l administration sont un t moignage de leurs activit s Elles permettent une certaine interpr tation des pratiques et alimentent l histoire du canton Nous avons constat que Messieurs Coutaz et Pfersich consid raient comme n cessaire d laborer une coordination entre les diff rentes biblioth ques de l administration afin
44. M la loupe Textes de Jean Louis Ermine et al Paris Archimag 2000 HAUTE ECOLE DE GESTION DE GENEVE Partager pour gagner gestion des connaissance Symposium sur le Kowledge management jeudi 30 septembre 2004 MADINIER H l ne Introduction au Knowledge management Cours donn la HEG par H l ne Madinier en 3 ann e dans le domaine de la gestion 2004 PRAX Jean Yves Le manuel du knowledge management une approche de 2 g n ration Paris Dunod 2003 ISBN 2100047175 RICHARD Ariel Arlaud Management de l information dans l entreprise Cours donn la HEG par Ariel Richard Arlaud en 2 ann e dans le domaine de la gestion 2003 WIG Karl Knowledge management in public administration In Journal of knowledge management vol 6 no 3 2002 p 224 239 Catalogue collectif BURO Nicolas Int gration de nouvelles biblioth ques valaisannes RERO tudes pr liminaires 1998 2 vol 23 p Travail de dipl me pr sent l Association des biblioth ques et biblioth caires suisses Sion 1998 JACQUESSON Alain L informatisation des biblioth ques historique strat gie et perspectives Paris Ed du Cercle de la Librairie 1992 ISBN 2765405115 130 Bibliographie ANNEXES 131 PARTIE 2 INVENTAIRE L inventaire se trouve dans un document reli s par ment Il porte le titre Inventaire des biblioth ques et centres de documentation sp
45. Poeschel 1997 ISBN 3791092405 FRAGNIERE Jean Pierre Wie schreibt man eine Diplomarbeit Bern et al Verlag Haupt 2000 ISBN 3258062250 MICHEL J L Le m moire de recherche en information communication Paris Ellipses 1999 ISBN 2729878491 PIOLAT Annie La recherche documentaire Manuel l usage des tudiants doctorants et jeunes chercheurs Marseille Solal 2002 ISBN 2914513305 Knowledge management BEYOU Claire Manager les connaissances Paris Ed Liaisons 2003 ISBN 2878805178 BUECK Jean Yves Le management des connaissances et des comp tences en pratique 2 dition Paris Ed d Organisation 2003 ISBN 2708128701 BRUGGMANN Hugo Der Aufbau von Qualit ts und Wissensmanagementsystemen in der Bundesverwaltung Ein Erfahrungsbericht In Wissensmanagement im privaten und ffentlichen Sektor Was k nnen beide Sektoren voneinander lernen Norbert Thom Joanna Harasymowicz Birnbach Hrsg Forum f r Universit t und Gesellschaft Universit t Bern vdf Hochschulverlag AG an der ETH Z rich 2003 p 151 158 129 Bibliographie Documentaliste science de l information Association des professionnels de l information et de la documentation vol 38 n 3 4 septembre 2001 Paris ISSN 0012 4508 DUPUIS Pierre La gestion des connaissances des humanit s aux pratiques organisationnelles In Argus vol 30 no 1 printemps 2001 p 29 38 ERMINE Jean Louis Le K
46. Sonia COLOMB Miriam GERBER Isabelle REUSE Andrea SIBOLD Recommandations pour la mise en place d une meilleure gestion des ressources documentaires au sein de l Administration Cantonale Valaisanne Travail de dipl me pr sent au D partement Information documentaire Haute Ecole de Gestion de Gen ve Gen ve 2004 R sum Ce travail de dipl me concr tise un mandat qui a t confi quatre tudiantes de la HEG de Gen ve par Jacques Cordonier directeur de la M diath que Valais Il consistait r aliser la mesure 14 du plan directeur des biblioth ques et centres de documentation du Valais pr voyant un inventaire et une coordination des biblioth ques sp cialis es de l Administration cantonale valaisanne Ce m moire pr sente une m thodologie de travail et particuli rement la r alisation d une enqu te aupr s des collaborateurs de l ACV sous forme de questionnaire concernant leurs besoins leurs pratiques et leurs satisfactions en mati re de documentation Les r sultats analys s et interpr t s ont abouti des propositions et des recommandations pour une meilleure gestion des ressources documentaires au sein de l ACV Ce m moire contient galement un inventaire de toutes les biblioth ques ou centres de documentation de l ACV Ce travail sert de base au mandant Jacques Cordonier pour lui permettre de mettre en place une meilleure coordination des biblioth ques et centres de documentation
47. administratif Les domaines de la sociologie et de l conomie ne sont pas couverts par les biblioth ques retenues dans notre inventaire La gestion des ressources personnelles est couverte par le service du personnel et de l organisation Les six centres du service sont Section administrative Unit pour la promotion et le soutien des jeunes Centres CDTEA Unit de psychiatrie de l enfant et de l adolescent Office ducatif itin rant Office pour la protection de l enfant Pour plus d informations veuillez consulter la fiche de l inventaire du Service dans la partie 2 du m moire 75 Analyse du questionnaire Tableau des domaines recherch s similaires aux domaines couverts par les biblioth ques et centres de documentation de l ACV r pertori s dans notre inventaire Domaine collaborateurs de l ACV Droit recherch par Sant conomie Gestion des ressources personnelles Sciences politiques Culture Technique ducation et jeunesse Nature et environnement Biblioth que poss dant le domaine recherch dans son fonds Service juridique et administratif La Castalie Institutions psychiatriques Service de la sant publique Service du personnel et de l organisation Mus es cantonaux Office du patrimoine des monuments et de l arch ologie Service de l informatique Service de la jeunesse Service de la chasse de la p che et de la flore Sociologie S
48. aient disposer de documents similaires par exemple les services li s la sant au registre foncier ou l agriculture etc 4 3 Synth se des entretiens effectu s en dehors de PACV Nous avons constat que la probl matique sur la coordination des biblioth ques et centres de documentation sp cialis s dans une administration n tait pas encore tr s connue et d velopp e dans le monde professionnel suisse D apr s nos recherches il n existe pas d tudes ou d analyses approfondies sur cette th matique Par contre d apr s nos sondages et visites nous avons pu constater qu il existe tout de m me un int r t pour un tel projet 37 Collecte informations 4 3 1 Entretien au service de coordination des biblioth ques et centres de documentation de l administration f d rale SCBC Berne Contexte et t ches Le service de coordination des biblioth ques et centres de documentation de l administration f d rale SCBC a t cr dans les ann es 90 au cours de la r forme de l administration publique car des probl mes de coordination avaient t d tect s entre les diff rentes biblioth ques de l administration f d rale Une entreprise ext rieure de consultants a consid r qu une coordination s av rait n cessaire Un questionnaire a t labor puis soumis aux collaborateurs afin de conna tre leurs besoins Suite l analyse de cette entreprise le Conseil f d
49. arliamentary Librarians in Eastern and Southern Africa APLIC ABPAC Association des Biblioth caires parlementaires du Canada BBS Association des Biblioth ques et Biblioth caires Suisse BNC Biblioth que Nationale du Canada CBGF Conseil des Biblioth ques du Gouvernement F d ral CDTEA Centres pour le D veloppement et la Th rapie de l Enfant et de l Adolescent CDU Classification D cimale Universelle CESID Certificat des Etudes Sup rieures en Information et Documentation CME Centre M dico Educatif La Castalie CMP Centre de Management Public COCOBIB Commission de Coordination des Biblioth ques valaisannes DEIS D partement de l Economie des Institutions et de la S curit DFAE D partement des Finances de Agriculture et des Affaires Ext rieures DSSE D partement de la Sant des Affaires Sociales et de l Energie 10 Liste des abr viations DTEE D partement des Transports de l Equipement et de l Environnement FIAB F d ration Internationale des Associations de Biblioth caires et des Biblioth ques GED Gestion Electronique des Documents HEG Haute Ecole de Gestion IST Institut universitaire romand de Sant et de s curit du Travail KM Knowledge Management NTIC Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication ODIS Office bas valaisan de Documentation et d Information Scolaire OFAS Office F d ral des Assurances
50. aux des collaborateurs nous n avons pas retenu la centralisation des documents Cette centralisation aurait eu pour avantage de faire des achats centralis s et d viter des doublons afin de faire des conomies L inconv nient majeur est que l accessibilit est rendue plus difficile les collaborateurs ont besoin de se documenter en tout temps avec des documents port e de main Concernant la collaboration entre les biblioth ques et centres de documentation de P ACV nous n avons pas retenu la centralisation des revues lectroniques et des bases de donn es Nous pensions r aliser des conomies en organisant les achats de mani re centralis e sous forme de consortium mais la mise en place d une telle organisation engendrerait plus de co ts que d conomies Le pr t inter biblioth que n a pas t retenu d une part parce que c est tr s co teux organisation quipement logiciel ad quat etc et d autre part parce que la 96 Choix des pistes de recommandations majorit des biblioth ques recens es dans notre inventaire sont situ es Sion Les collaborateurs sont donc m me de se d placer facilement Recommandations retenues Les biblioth ques et centres de documentation de l ACV collaboreront par la cr ation d un catalogue commun Nous avons d velopp cette recommandation car 1l nous semble indispensable de rendre visibles et accessibles les fonds des biblioth ques et centres de
51. aux et du Service des b timents des monuments 107 D veloppement des recommandations retenues et de l arch ologie qui se r uniront chacun s par ment une deux fois par ann e Ils auront ainsi la possibilit de discuter des nouvelles acquisitions afin d viter d acheter trop de doublons et d changer des informations concernant les livres acheter ou non Ces r unions permettront galement de profiter des connaissances de chacun dans un domaine sp cifique Il serait galement int ressant que les biblioth ques susmentionn es soient au courant des recherches documentaires d j effectu es afin d en permettre une meilleure exploitation et de les changer si besoin En conclusion les biblioth ques resteront tout de m me assez ind pendantes mais seront li es par des formes de collaboration favorisant l change des exp riences de chacun 108 D veloppement des recommandations retenues 7 3 Recommandations concernant la formation des collaborateurs de l ACV aux diff rentes mani res de se documenter en biblioth ques ainsi qu l utilisation des ressources documentaires Existant A la question 10 de notre inventaire nous avons propos plusieurs prestations pour am liorer la mani re de se documenter des collaborateurs Parmi les propositions cit es celle d avoir un guide d utilisation des ressources documentaires a t le plus sollicit e Par la suite nous
52. avons appris par Jacques Cordonier que des cours avaient t donn s en avril 2002 aux collaborateurs de ACV concernant la recherche et l valuation de la documentation En outre nous savons d sormais que la M diath que Valais propose une initiation au catalogue VIRTUA pour ses utilisateurs et des cours d introduction la recherche Internet pour des petits groupes Nous pensons donc que ces prestations pourraient tre tendues aux collaborateurs de l ACV qui en mentionneraient de l int r t Objectifs Nous avons pour objectifs d utiliser les formations existantes labor es par la M diath que Valais et de les compl ter par des guides de formation Pr requis Pour atteindre ces objectifs il est n cessaire de disposer d un professionnel en Information et Documentation ayant de bonnes connaissances des outils documentaires pour pouvoir laborer des guides de formation et ayant des aptitudes l enseignement Il faut galement avoir du temps disposition de la part des collaborateurs de l ACV pour poursuivre une formation mais aussi qu un Les ressources documentaires comprennent la M diath que Valais les r seaux de biblioth ques catalogues Internet les bases de donn es les revues en ligne 109 D veloppement des recommandations retenues minimum de personnes soient pr sentes pour la rentabiliser De plus il faut conna tre les attentes et les besoins des collaborateurs en mati
53. biblioth ques valaisannes RERO tudes pr liminaires 1998 2 vol 23 p Travail de dipl me pr sent l Association des biblioth ques et biblioth caires suisses Sion 1998 101 D veloppement des recommandations retenues petits fonds et les collections sp cialis es et de faciliter l acc s des documents aux collaborateurs Nous ne prendrons pas en compte les petits fonds dans les bureaux des services administratifs car nous ne les consid rons pas comme des biblioth ques Nous nous concentrerons uniquement sur les fonds des biblioth ques et centres de documentation faisant parties de notre inventaire Pr requis Un projet de catalogue commun requi re plusieurs exigences Premi rement 1l y a la n cessit d informatiser tous les fonds des biblioth ques et des centres de documentation num r s dans notre inventaire Ce travail demande des comp tences techniques et humaines Il faut pr voir un syst me de catalogage homog ne tant donn qu un certain nombre de ces institutions 5 sur 12 sont d j informatis es Pour ce faire les biblioth ques et centres de documentation concern s doivent migrer leurs donn es ou les ressaisir dans un syst me commun La mise en place d un catalogue collectif n cessite galement une collaboration avec des professionnels en Information et Documentation ainsi que l application et le respect des normes de catalogage Mise en uvre Nous env
54. c la coop ration de Jacques Cordonier nous avons labor un cahier des charges clarifiant notre mandat Nous avons pr cis les objectifs g n raux atteindre et une terminologie pr cise adopter afin d viter tout malentendu Nous avons galement mentionn les attentes et les contraintes particuli res li es notre mandat Un pr plan de travail pour les prochaines tapes a t r alis sous forme de tableau contenant les t ches effectuer et leurs ch ances Il nous a permis d avoir une vue d ensemble des t ches r aliser de les planifier et de noter les d cisions prises au fur et mesure de l avancement de notre travail Nous avons finalement labor une strat gie de travail pour notre groupe Celle ci d finissait comment les responsabilit s et les t ches de chacune taient partag es Etape 2 Etat des lieux La pr sente tape consistait tablir un tat des lieux de l ACV Durant cette tape nous avons eu des entretiens avec des personnes cl s de l administration afin d avoir une vue d ensemble de son fonctionnement notamment en mati re de documentation A partir des informations recueillies lors de ces entretiens nous avons r dig une synth se pour faire ressortir les l ments importants pour notre mandat Cette tape s av rait importante pour la r alisation du questionnaire 16 D marche par tapes Etape 3 Collecte d informations Le but
55. cantonales vaudoises de Lausanne ainsi que le Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCBC Berne Tribunal cantonal de Sion l Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCBC http www admin ch ch f bk epzb dkbd index html page consult e le 11 11 04 17 Fachtechnische Weisung Nr 1 la traduction fran aise suivra Einsatz von Bibliotheks und Dokumentationssystemen vom 20 Mai 1996 http www admin ch ch f bk epzb dkbd tw01 html page consult e le 11 11 04 SVerwaltungsbibliothek St Gallen http www se ch kultur bibliothek_staatsarchiv st_galler_bibliotheksnetz verbundbibliotheken verwaltun gsbibliothek htmIl page consult e le 11 11 04 P Bibliothek des Amtes f r Statistik Luzern http www lustat ch index bibliothek htm page consult e le 11 11 04 Zentral und Hochschulbibliothek Luzern http www zhbluzern ch page consult e le11 11 04 Staatskanzlei Luzern http www lu ch index staatskanzlei rechtssammlung htm page consult e le 11 11 04 22 M thodologie Cette premi re visite nous a donn une id e sur les sources juridiques notamment concernant l organisation d un tel fonds les types de documents juridiques existants et les possibilit s de collaboration avec l ACV Archives cantonales vaudoises de Lausanne Le rendez vous Lausanne a
56. ce du personnel Service parlementaire le Centre de Management Public 53 Analyse du questionnaire Tableau des biblioth ques et centres de documentation existants selon les r sultats de notre questionnaire D partement Sant des affaires sociales et de l nergie Education de la culture et du sport Transports de l quipement et de l environnement Biblioth que Nom du service et ou de la Biblioth que Centre m dico ducatif la Castalie M diath que des Institutions psychiatriques du Valais Romand Archives internes du service de la sant publique Service de l assurance invalidit Biblioth que des mus es cantonaux Biblioth que du CDTEA de Monthey Centres et biblioth ques du Service Cantonal de la Jeunesse Office du Patrimoine des Monuments et de l Arch ologie Biblioth que juridique du service SAITEE 42 gt a oi gt PE RE Il ne s agit pas d un service de l Etat de Valais mais d un tablissement autonome de droit public Projet de mettre en place une biblioth que 8 Centre pour le D veloppement et la Th rapie de l Enfant et de l Adolescent Sous service du Service Cantonal de la Jeunesse il existe plusieurs centres CDTEA r gionaux Sous service du Service des B timents des Monuments et Arch ologie SBMA 4 Service Administratif et Juridique du D partement des Transports de l Equipement et de l Environn
57. d le plut t d centralis permet ainsi d augmenter l efficacit des diff rentes biblioth ques 37 Malheureusement le texte ne fournit pas d indication claire sur la notion du perfectionnement professionnel Nous en d duisons qu il s agit de l aide et de la formation en recherche documentaire 46 Collecte d informations R le de la Biblioth que Nationale du Canada BNC La Loi sur la Biblioth que nationale dans ses pr sentes dispositions donne la BNC l autorit de coordonner les services biblioth conomiques des minist res des directions g n rales et des organismes du gouvernement du Canada y compris toute une liste de fonctions comme le catalogage La biblioth que aussi un r le jouer au sein du gouvernement notamment concernant l acc s l information et les outils de recherche La loi est pr sentement en cours de r vision La BNC tudie diverses options en vertu desquelles elle pourrait rehausser son r le de chef de file et de coordonnatrice dans la prestation de services biblioth conomiques aux minist res et organismes du gouvernement f d ral Ceci est d au fait qu un besoin de renforcement de la BNC se fait ressentir afin d am liorer les services biblioth conomiques aux minist res et organismes du gouvernement f d ral Pistes de propositions pour notre travail Les articles de Richard Par et Julia Goodman nous ont donn des informations concernant la coop ration de
58. des documents o Mettre en place et donner acc s des bases de donn es pour les services qui en ont besoin o Centralisation des achats de revues 89 Analyse du questionnaire Question 11 Etes vous satisfaits de vos r sultats de recherche sur Internet Total 40 r ponses nb de r ponses Non 1 Hypoth se Nous avions fait l hypoth se que les collaborateurs pourraient tre m contents de leurs r sultats de recherche sur Internet Si c tait le cas nous leur proposions la question choix multiples suivante Vous serait il utile de Disposer d une s lection de sites Internet concernant votre domaine o B n ficier d une formation la recherche o Autres 2 Analyse La majorit 31 des personnes sont satisfaites de leurs r sultats de recherche Neuf personnes ont r pondu qu elles n taient pas satisfaites Parmi les r ponses que nous avons propos es 12 personnes estiment qu il leur serait utile de disposer d une s lection de sites Internet concernant leur domaine 3 personnes aimeraient b n ficier d une formation la recherche et deux 90 Analyse du questionnaire personnes ont coch des r ponses particuli res dans la rubrique autres Les services d sirant une s lection des sites Internet dans leur domaine est ceux qui aimeraient b n ficier d une formation la recherche sont list s en annexe Nous remar
59. diques papiers Annexe Se documenter la biblioth que cours Etat du Valais M diath que Valais 16 et 23 avril 2002 Annexe Les r seaux des biblioth ques M diath que Valais Cours Etat du Valais 16 et 23 avril 2002 110 D veloppement des recommandations retenues lectroniques et des bases de donn es disponibles la M diath que Valais suivie d un explicatif de leur contenu Depuis avril 2002 le cours labor pour les collaborateurs de l ACV n a plus t donn Il serait int ressant de s interroger pourquoi il a cess de solliciter de l int r t aupr s des collaborateurs Une mauvaise communication de l existence de ces cours et peut tre un manque de temps pour les fr quenter en sont probablement l origine Un deuxi me guide servirait d aide l utilisation de RERO II serait avantageux d utiliser le guide d j existant Guide d utilisation du catalogue RERO 70 Valais Il serait galement utile de cr er des guides d utilisation des bases de donn es et des revues en lignes auxquelles l ACV est abonn e ainsi qu un guide d aide la recherche sur Internet Ce serait avantageux pour les collaborateurs Ces guides doivent tre rendus davantage visibles Pour ce faire il faudrait en informer les collaborateurs par une newsletter et les rendre directement accessibles depuis le site de l Intranet de l Etat du Valais En c
60. dministration publique dont les institutions doivent fournir des informations et des services de mani re rapide et comp tente Il est donc crucial pour tout organisme de planifier la gestion des connaissances afin d tre en mesure de mettre en uvre les changements strat giques qu il doit apporter 7 Nomm d sormais KM 7 D finition d H l ne Madinier professeur la Haute Ecole de Gestion de Gen ve donn e lors du cours Introduction au knowledge management TWIG Karl Knowledge management in public administration In Journal of knowledge management vol 6 no 3 2002 p 224 239 112 D veloppement des recommandations retenues Le but principal est donc de faire circuler les connaissances de chacun de mani re rapide et bien structur e Pourquoi faire du KM Quel est le b n fice pour l ACV De mani re g n rale le KM vite la redondance du travail puisqu il y a partage entre les collaborateurs Il emp che galement la r p tition d erreurs d j commises puisque chacun est au courant des projets en cours ou r alis s dans ladministration Il vite ainsi la perte de bonnes id es qui n auraient pas t s lectionn es pour un projet mais qui s av reraient int ressantes pour un autre Le partage des connaissances facilite les changes en mettant l information disposition du personnel de l ACV Il favorise l autonomie des collaborateurs qui auront moins besoi
61. documentation de l ACV Il est galement n cessaire que les biblioth ques coop rent au niveau de la description des documents De plus nous avons propos plusieurs fois cette piste de recommandation 6 3 Am liorations sur la mani re de se documenter Recommandations cart es Nous pensions recommander un d pouillement des p riodiques papiers et la cr ation d une base de donn es des articles afin de faciliter la recherche des collaborateurs Toutefois cette d marche est trop longue et trop co teuse De plus nous avions constat pendant les entretiens effectu s en avril 2004 que les collaborateurs souhaitaient avoir ces ressources port e de main Recommandations retenues La formation des collaborateurs la recherche a t retenue bases de donn es p riodiques lectroniques Internet etc Malgr le fait qu il n y ait pas de r el besoin de formation des collaborateurs de l ACV actuellement nous avons tout de m me d velopp cette recommandation tant donn que des cours existent d j et qu ils taient donn s par la M diath que Nous avons donc fait des propositions d am lioration afin que les collaborateurs qui ont besoin de formation soient tout de m me satisfaits Au lieu de recommander la cr ation de favoris nous proposons l am lioration des liens labor s par la M diath que puisqu Internet est l outil le plus utilis par les collaborateurs L efficacit de l
62. e et doivent se documenter autrement D apr s les r sultats de notre questionnaire dans la majorit des cas les services de PACV disposent d une biblioth que ou d un centre de documentation interne Cependant certaines personnes mentionnent comme biblioth que interne une biblioth que ouverte au public ext rieur de ACV Nous n avons d s lors pas pris ces r ponses en consid ration car elles n entrent pas dans les crit res que nous avions d finis Lors de nos entretiens en avril 2004 nous avons constat parmi les six services visit s que le Service parlementaire tait le seul poss der une biblioth que D apr s les r sultats de notre enqu te nous constatons que 25 personnes sur 43 interrog es confirment l existence d une biblioth que ou d un centre de documentation au sein de leur service Cependant comme mentionn dans le paragraphe pr c dent les biblioth ques d crites ne correspondent pas toujours nos crit res Le tableau de la page suivante pr sente les biblioth ques et centres de documentation dans les diff rents d partements de l ACV 0 Ces crit res ont t d finis dans le chapitre 3 m thodologie 4l Les six personnes interview es recouvrent les d partements et services suivants Information de l Etat du Valais Service social de protection des travailleurs et des relations du travail D partement de l conomie des institutions et de la s curit Servi
63. e qu ils ont certainement plus de moyens disposition qu une administration cantonale telle que l ACV En conclusion la coordination des biblioth ques parlementaires est une probl matique actuelle et r cente Des restrictions financi res ainsi qu une norme masse d informations ont amen les professionnels r fl chir des solutions de coordination au sein d une administration dans le but de g rer la documentation de mani re plus efficace 48 Collecte d informations 5 Analyse du questionnaire et pistes de recommandations par question Description de la population sond e Un questionnaire a t envoy chaque chef de service de ACV Ces derniers l ont transmis leurs collaborateurs Le premier envoi a eu lieu le 17 juin 2004 Deux rappels ont t adress s les 22 et 25 juin 2004 tous ceux qui n avaient pas r pondu Sur 167 personnes s lectionn es au cours de cette enqu te 44 ont r pondu Les 44 personnes ayant r pondu au questionnaire n taient pas dans l obligation de r pondre toutes les questions Il en d coule pour l analyse statistique que le nombre total de r ponses varie pour chaque question entre 39 et 44 Une majorit d hommes a r pondu au questionnaire 30 hommes contre 10 femmes 22 personnes sur 44 ont entre 37 et 47 ans 11 personnes entre 47 et 57 ans 5 personnes entre 27 et 37 ans et 2 personnes entre 57 et 67 Parmi les questionnaires r colt s il
64. echniques la question no 6 n existe pas 83 Analyse du questionnaire O M diath que Valais 2 o Services de l ACV 2 o Biblioth que du Tribunal cantonal hors ACV 2 o Archives d Etat archives cantonales o Office des monuments d art o Organisation suisse des patients OSP o Chancellerie hors ACV Question 7 1 2 Si oui par quels moyens E Courrier postal O T l phone l Total 50 r ponses l O Fax l E Face face E Autres 1 1 Hypoth se Cette question permet de savoir par quels moyens le personnel de l administration fait appel ses collaborateurs pour tre aid dans ses recherches Les r ponses que nous proposions taient les suivantes e mail courrier postal t l phone fax face face 2 Analyse Les moyens les plus utilis s sont le t l phone 13 personnes l e mail 13 personnes et le courrier postal 7 personnes Le t l phone et l e mail permettent d obtenir des informations rapides L utilisation du courrier postal montre que les 84 Analyse du questionnaire collaborateurs ont probablement une question plus cons quente et peut tre moins urgente poser La r ponse peut demander des recherches plus approfondies qu un simple courrier lectronique Les entretiens face face sont assez pratiqu s l ACV 12 personnes ceci d montre un certain besoin de collaboration Ils
65. ecommandations Il faudrait leur faire pr ciser leurs commentaires pour pouvoir les r aliser 57 Annexe Analyse des r ponses aux questions 9 11 12 87 Analyse du questionnaire Question 10 Quelles am liorations prestations souhaitez vous au sein de votre service en mati re de documentation 1 Hypoth se Cette question nous permet de conna tre quelles sont les am liorations prestations souhait es par les collaborateurs de ACV Nous avons propos huit types de prestations list es dans le tableau suivant 2 Analyse Les r ponses ont t r parties comme suit Nombre de personnes Types de prestations ayant r pondu oui cette prestation Disposer d une revue de presse 5 Avoir un acc s des bases de donn es 9 Disposer de revues sp cialis es 7 Etre form pour la recherche documentaire 6 Avoir une liste de documents 10 Apprendre g rer sa documentation 8 Avoir un guide d utilisation des ressources r documentaires Disposer de revues en ligne 1 Afin d identifier les services d sirant ces prestations nous avons labor un tableau des types de prestations souhait es par service que vous pouvez consulter 58 en annexe 58 Annexe Tableau des types de prestations souhait es par service 88 Analyse du questionnaire Les prestations que nous avons propos es ont toutes t choisies Cela prouve un certain besoin de la part du personnel de ACV d am liorations et de presta
66. ement de l Etat du Valais Analyse du questionnaire Economie des institutions et de la Biblioth que de la police cantonale Biblioth que du service de la secure chasse de la p che et de la faune Finances de l agriculture et des affaires Biblioth que du SPO PRE Office biblioth que pour ext rieures documentation SAP 46 Service du Personnel et de l Organisation 7 Service Cantonal de l Informatique 55 Analyse du questionnaire D apr s le tableau ci dessus nous constatons que dans chaque d partement de lACV il existe au moins un service disposant d une biblioth que ou d un centre de documentation destin aux collaborateurs de l ACV Nous pouvons en d duire que les collaborateurs ont besoin de se documenter surtout dans les domaines sp cialis s Par contre ce tableau n est pas exhaustif tant donn que les collaborateurs n ont pas tous r pondu au questionnaire Si nous comparons ces r sultats avec ceux de l enqu te lanc e en 2001 par Genevi ve Bornet nous constatons qu il existe quand m me un certain nombre de biblioth ques administratives surtout dans les domaines sp cialis s Cette enqu te ne fournit pas d informations suffisantes sur l existence ou non de biblioth ques ou de centres de documentation internes l ACV Ceci est peut tre d au fait qu il manque une d finition claire de ce qu est une biblioth que 2b d taill e des biblioth que
67. entation au niveau de l ACV l exception d un r seau pour des p riodiques lectroniques dans le domaine juridique Nous avons retenu que certains services communiquaient entre eux et changeaient de la documentation par t l phone par e mail par fax et par oral Concernant le financement des fonds documentaires les frais sont support s par le service ou le d partement Selon les cas rencontr s le budget est pris sur le Budget de l Etat du Valais qui englobe les fournitures de bureau les imprim s et le mat riel d enseignement Parmi les six services interrog s il n y a aucun sp cialiste en Information et Documentation et un seul service contient une biblioth que la Biblioth que du Pour situer les services et d partements de l ACV se r f rer l annexe organigramme de l ACV 33 Collecte d informations Parlement Cette derni re n est pas g r e par un professionnel de l Information et de la Documentation Elle poss de des documents papier tels que des lois f d rales des lois cantonales des protocoles des sessions du Grand Conseil et des m moriaux Elle est ouverte au public sur rendez vous mais sans possibilit d emprunt seules la consultation sur place et les photocopies sont autoris es Au vu des interviews les professions recouvertes dans les diff rents services sont tr s vari s directeurs conomistes politologues informaticien analyste programmateur mana
68. er De ce fait les r ponses furent parfois lacunaires Certaines questions comportaient des r ponses choix multiples qui ne 79 2 2 s excluaient pas les unes les autres ce qui a fauss les r sultats Recommandations Il nous a t impossible d approfondir nos recommandations En effet le KM est une solution que nous n avions pas envisag e avant les r sultats d finitifs de notre questionnaire Rien ne laissait pr sager lors de nos hypoth ses l utilit de ce type de recommandation Nous avons donc d la derni re phase de notre travail nous documenter ce sujet faire des choix d outils et valuer les moyens disposition pour leur r alisation Nous regrettons donc de ne pas avoir eu le temps d exemplifier nos recommandations afin qu elles soient plus concr tes et de ne pas avoir donn plus 7 Exemple Internet inclut l e mail Nous avons donn ces 2 r ponses choix 123 Conclusion de d tails pour leurs mises en uvre personnel impliquer moyens financiers dur e dans le temps etc Perspectives d avenir Notre travail a d bouch sur des recommandations qui nous l esp rons seront r alis es par la M diath que Valais Nous avons fait des recommandations moins ambitieuses que celles que nous avions imagin en premier lieu car ces derni res exigeaient trop de ressources financi res et humaines Notre travail pose une base de recommandations afin d
69. es de la culture de l conomie du sport de l agriculture et de l nergie car ils taient partag s par moins de dix personnes Nous nous sommes rendues compte que les cat gories de domaines taient tr s larges et que des documents utiles un service dans un domaine n taient pas forc ment utiles un autre service Par exemple pour le domaine du droit le 5 Annexe Tableau listant les services ayant les m mes domaines d int r t 60 Analyse du questionnaire Service de l assurance invalidit n aura pas des documents contenant des sujets identiques au service de police Nous avons donc d cid de seulement mentionner en annexe le tableau et de ne pas l analyser car il ne nous donne pas de donn es interpr tables et utiles pour nos propositions et recommandations Etant donn que cette question ne nous permet pas de conna tre les domaines contenus dans les bureaux des collaborateurs et que nous voulions quand m me avoir des informations sur ces domaines nous avons choisi de traiter la question 5 quels types de documents et dans quels domaines recherchez vous de l information Cette question est ouverte les r ponses sont donc plus pr cises et nous ont permis d tablir une liste de domaines et sous domaines plus pertinents et plus sp cifiques Cette question permet galement de lister des domaines que nous n avions pas mentionn s dans le questionnaire tels que la technique et la
70. es dans l inventaire 3c et enfin relatives aux personnes lorganismes aupr s desquels les collaborateurs font leurs recherches 3d 3a relatives la typologie des documents Centraliser les documents juridiques 3b relatives aux domaines de recherche Pas de piste de recommandations 3c relatives aux domaines couverts par les biblioth ques r pertori es dans l inventaire Faire collaborer les services similaires tels que o La Castalie les institutions psychiatriques et le service de la sant publique o les mus es cantonaux et le SBMA o Centraliser les ressources juridiques et les mettre disposition de tous les services de P ACV 81 Analyse du questionnaire o Faire conna tre les fonds contenus l int rieur de l ACV au travers de l inventaire des biblioth ques et des centres de documentation de l ACV que nous avons tabli o Cr er un service de coordination charg de coordonner les fonds des diff rentes biblioth ques de l ACV ainsi que les ressources utilis es o Elaborer un catalogue commun de toutes les biblioth ques de l ACV o Cr er un r pertoire des institutions ou des ressources consult es hors de P ACV class es par domaines 3d relatives aux personnes organismes moyens aupr s desquels les collaborateurs font leur recherches o Etablir une liste des institutions ou une liste de favoris les plus souvent consult s par les collaborateurs du service pour les se
71. formation Les th mes des collections varient consid rablement d un organisme l autre Les domaines suivants sont pr sents dans les organismes o Administration publique o Sciences o Sant 3 Malheureusement le texte ne pr cise pas la nature de ces outils 45 Collecte d informations Droit Finances Affaires commerciales Agriculture Histoire L auteur Julia Goodman souligne que la biblioth que a la responsabilit de mettre disposition des fonctionnaires non seulement la documentation produite dans le service lui m me mais aussi l information des organes et partenaires ext rieurs Les fonctionnaires doivent recevoir une formation ad quate pour avoir facilement acc s cette information Coordination des biblioth ques f d rales Les biblioth ques susmentionn es fonctionnent de mani re ind pendante par exemple financi rement mais 1l existe quand m me une collaboration Certaines biblioth ques f d rales ayant des int r ts communs s associent au sein de regroupements Il s agit surtout des biblioth ques sp cialis es au niveau scientifique et ou technique Les 300 biblioth ques gouvernementales sont li es entre elles par les dispositions de coop ration suivantes O O Mise en commun des catalogues et des syst mes d information Emprunt de documents Le report de questions une autre instance Perfectionnement professionnel L am lioration du mo
72. gers publics juristes financier secr taire m morialistes employ de commerce enseignant techniciens ing nieurs administrateur et logisticien secr taires de direction webmaster La connaissance des professions recouvertes par les diff rents services nous a permis de noter d ventuels int r ts professionnels et ou formations communs Nature et localisation des documents Les documents utilis s par le personnel au sein de ces six services sont dispers s dans les diff rents bureaux ou rang s dans un coin biblioth que Ils sont pr t s entre les bureaux mais ils ne sont pas g r s de mani re particuli re ni syst me de pr t ni traitement physique ni traitement intellectuel Les documents disposition sont utilis s par plusieurs personnes sauf ceux qui sont confidentiels Nous trouvons surtout de la documentation de base ou de r f rence du domaine professionnel du service ainsi que des dictionnaires Certains interview s avaient fait part de la n cessit d avoir ces documents port e de main Les documents suivants sont utilis s dans au moins un service revues papier quotidiens hebdomadaires livres revues lectroniques bases de donn es Internet intranet catalogues cd rom dictionnaires annuaires classeurs WEKA catalogue RERO R seau Romand des biblioth ques cartoth que interne comprenant les d cisions prises par les juristes de l ACV et g r es par la Chancellerie 30
73. hefs de service ont t trait es de la m me mani re que celles des autres collaborateurs Pour les services qui comprennent un petit nombre de personnes nous avons lev le chiffre minimal de l chantillon par service deux pour chaque service Annexe mod le de fiche signal tique de l inventaire Annexe tableau pour la constitution de l chantillon 28 M thodologie R alisation Jacques Cordonier a envoy un mail aux chefs de service afin que ces derniers lui fournissent les noms des personnes qui envoyer le questionnaire Il a t mentionn dans ce mail le nombre exact de noms de collaborateurs nous transmettre Jacques Cordonier a donc envoy un mail chaque collaborateur nomm par le chef de service pour qu ils participent l enqu te Un d lai d environ six semaines a t laiss aux collaborateurs pour r pondre au questionnaire Un mail de relance a t envoy apr s un mois Conclusion L chantillon global repr sentait exactement 11 6 des collaborateurs soit 167 personnes sur 1431 collaborateurs 26 Annexe mail envoy aux chefs de service de ACV 7 Annexe mail envoy aux collaborateurs de ACV Annexe tableau pour la constitution de l chantillon 29 M thodologie Tableau de la constitution de l chantillon Pourcentages Nombre de collaborateurs Total 100 1431 Echantillon retenu 11 6 167 3 3 Traitement
74. hodologie nous avons r dig une synth se de toutes ces informations Cette synth se nous a permis de conna tre les types de documents et les sujets communs dans les diff rents services En outre nous avons remarqu que la question 37 de l enqu te ne d finissait pas ce qu est une biblioth que ainsi certaines personnes ont pu consid rer que quelques livres sur une tag re correspondaient la d finition d une biblioth que tandis que d autres pas Pour viter ce type de malentendu nous avons pr cis dans notre questionnaire le terme biblioth que par deux crit res l organisation de la collection et la d finition du public Conclusion Cette enqu te nous a permis d avoir un aper u de l existence de biblioth ques et ou centres de documentation dans les services de ACV D apr s les entretiens et le d pouillement de l enqu te nous avons pu constater qu il y avait un grand nombre de documents juridiques dispers s dans les diff rents services Ce fait nous a servi comme piste pour notre travail notamment en ce qui concerne l analyse des besoins des collaborateurs Ces renseignements nous ont galement permis de commencer l laboration de l inventaire des biblioth ques de ACV et d am liorer le questionnaire envoyer aux collaborateurs que nous avons utilis pour r colter des informations sur les biblioth ques et les centres de documentation aupr s des responsables de biblioth
75. ice cantonal de la Jeunesse utilisent un syst me manuel sur fiche et 5 biblioth ques sur 12 ont un catalogue informatis Dans les diff rentes biblioth ques et centres de documentation le syst me de classification n est pas homog ne Le classement par ordre alphab tique et th matique est le plus souvent adopt Toutefois la CDU Classification D cimale Universelle ainsi que le classement chronologique sont galement utilis s La plupart des fonds des biblioth ques et centres de documentation ne sont pas index s Prestations des biblioth ques aide la recherche service de r f rence etc En ce qui concerne les prestations des biblioth ques nous constatons que la majorit 8 sur 12 n en offrent pas Cependant la biblioth que des mus es cantonaux propose une aide la recherche la biblioth que juridique du Service Administratif et Juridique du d partement des Transports de l Equipement et de l Environnement de l Etat du Valais SAJTEE tablit une liste des nouvelles acquisitions qui est envoy e aux collaborateurs et la Police cantonale offre une r servation en ligne des documents depuis le poste des collaborateurs Acc s Dans la majorit des cas les biblioth ques et centres de documentation ne sont ouverts qu aux collaborateurs du service Collaboration 58 Analyse du questionnaire Nous constatons que seuls trois services collaborent avec des institutions ext rieures ACV Ce
76. informations Note Jacques Cordonier nous a demand de r sumer l analyse du questionnaire Nous pied 2 m 263 avons d cid d annexer ce r sum car il n apporte pas d informations suppl mentaires Annexe R sum de l analyse 94 Analyse du questionnaire 6 Choix des pistes de recommandations Nous avons soumis nos pistes de recommandations Jacques Cordonier afin d valuer ensemble la faisabilit de ces projets Certaines recommandations ont t cart es tandis que d autres ont t d velopp es pour tre mises en uvre Voici une analyse de ces recommandations 6 1 Service de coordination Recommandations cart es En nous basant sur le document Instructions concernant la coordination et la coop ration des biblioth ques et des centres de documentation de l administration 24 64 g ES 5 g NV f d rale nous avons imagin qu un service de coordination similaire serait utile pour l ACV Ce service aurait eu pour t ches de r aliser concr tement toutes nos recommandations Il aurait t compos de professionnels de l Information et de la Documentation et des chefs de D partement ou Services administratifs Pour des raisons de co ts ce projet n a pas t retenu En effet il demande un investissement consid rable tant sur le plan des ressources humaines mat rielles qu organisationnelles Nous avons donc d cid que la r alisation des t ches relat
77. insuffisante ou autres Question 4 1 Utilisez vous ou non les magazines sp cialis s Total 40 r ponses 45 40 35 30 25 20 15 4 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse 36 collaborateurs sur 40 utilisent les magazines sp cialis s et seulement 4 ne le font pas Ce r sultat montre la grande importance de cette source d information au 63 Analyse du questionnaire sein de l ACV Ceci peut s expliquer par le fait que ce genre de magazine contient des informations actuelles et pertinentes dans un domaine sp cifique Pour ceux qui ont r pondu je n utilise pas la raison pr pond rante pour la non utilisation est le manque de temps 2 pour la consultation ou la lecture des magazines sp cialis s Ce manque de temps est ventuellement li la ressource elle m me qui n est peut tre pas accessible assez rapidement Nous pouvons imaginer qu il n existe probablement pas de d pouillement des magazines et que les articles ne sont pas accessibles facilement car il n y a peut tre pas de r pertoire ou de catalogue disposition Les collaborateurs semblent satisfaits de la qualit du contenu des magazines sp cialis s car ce crit re ne figure pas parmi les raisons de leur non utilisation Seule une personne conteste la qualit des magazines ce qui t moigne d une bonne qualit g n rale des magazines sp cialis s Une autre ne
78. is qui est le plus utilis mentionn 39 fois suivi de l allemand mentionn 26 fois Nous remarquons que l anglais est quand m me assez utilis mentionn 12 fois Les personnes sond es travaillent pour la plupart Sion 31 personnes Les autres proviennent d Ayent 1 personne de Brigue 1 personne de Granges 1 personne de Martigny 1 personne et de Monthey 4 personnes Nous avons 11 personnes rattach es au d partement finances agriculture et affaires ext rieures 12 personnes rattach es au d partement sant affaires sociales et nergie 9 personnes rattach es au d partement ducation culture et sport 5 personnes rattach es au d partement conomie institutions et s curit et 3 personnes au d partement transports quipement et environnement qui ont r pondu notre enqu te 50 Analyse du questionnaire L A 3 Tous les services de l ACV n ont pas r pondu notre enqu te Un tableau en annexe synth tise le nombre de services appartenant l Administration par D partement le nombre de services ayant r pondu au questionnaire par d partement et le nombre de personnes ayant r pondu au questionnaire par service et d partement Pour notre enqu te tous les services ne sont pas repr sent s il faudra donc prendre avec pr caution les r sultats obtenus 3 Annexe tableau r capitulatif du nombre de personnes et services ayant r pondu a
79. isageons de cr er une petite base de donn es r pertoriant les documents des biblioth ques cit es dans notre inventaire et permettant aux collaborateurs d effectuer des recherches dans les diverses biblioth ques de l ACV M me si nous envisageons une collaboration plus active entre les biblioth ques et centres de documentation de l ACV nous ne proposons pas de syst me de pr t inter biblioth ques En effet un tel syst me favoriserait l change et la circulation des documents mais son instauration demanderait une infrastructure suppl mentaire et trop co teuse 102 D veloppement des recommandations retenues Si des personnes sont int ress es consulter certaines ressources nous pouvons toutefois imaginer un change des documents par poste ou par fax articles De plus les collaborateurs des diff rents services devraient avoir acc s toutes les biblioth ques et centres de documentation de l ACV par exemple sur rendez vous et avoir le droit de consulter les documents sur place l exception des sources confidentielles La r alisation technique de la base de donn es sera attribu e un informaticien et sa conception un professionnel en Information et Documentation Etant donn que la plupart des biblioth ques mentionn es dans notre inventaire ne sont pas g r es par des biblioth caires la saisie des donn es ainsi que la mise jour des notices sera attribu es aux secr taires des
80. ives nos recommandations serait entreprise par la M diath que Valais Recommandations retenues Parmi les t ches attribu es au Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCBC nous avons repris les t ches des Instructions concernant la coordination et la coop ration des Annexe Instructions concernant la coordination et la coop ration des biblioth ques et des centres de documentation de l administration f d rale 95 Choix des pistes de recommandations biblioth ques et des centres de documentation de l administration f d rale suivantes o assurer la coordination et la collaboration interd partementale dans le domaine des biblioth ques et de la documentation La M diath que Valais au travers du catalogue commun des biblioth ques et centres de documentation de l ACV assurera cette coordination o veiller l entretien et l accessibilit des catalogues pour toute l administration La M diath que veillera ce que l acc s au catalogue commun des biblioth ques de l ACV soit assur pour tous les collaborateurs de l ACV 6 2 Collaboration Recommandations cart es Nous avons voqu comme piste de recommandation une collaboration inter cantonale Cette derni re sort du cadre de notre mandat nous ne l avons donc pas retenue Concernant une ventuelle collaboration entre les services et les bure
81. l et analys les r ponses Par la suite nous avons fait des recommandations pour la mise en place d une meilleure gestion des ressources documentaires au sein de ACV En parall le nous avons r dig l inventaire des biblioth ques et centres de documentation de l ACV 17 D marche par tapes 3 M thodologie Notre m thodologie s est faite en fonction des exigences prescrites par l cole mais galement en fonction des n cessit s sp cifiques de notre mandat Nous d veloppons ci dessous notre m thodologie de mani re chronologique 3 1 Collecte d informations Dans un premier temps nous devions comprendre le fonctionnement de l ACV et plus particuli rement les pratiques et besoins des collaborateurs ainsi que celui des biblioth ques d administration Pour ce faire nous nous sommes inform es par des entretiens aupr s de six collaborateurs de ACV et de trois personnes en dehors de celle ci Nous nous sommes galement document es au moyen d une enqu te r alis e en 2001 par les Archives d Etat du Valais qui traite notamment des biblioth ques de lACV Nous avons ensuite analys et synth tis ces informations De plus nous avons synth tis la litt rature que nous avons trouv e sur le th me de la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une administration 3 1 1 Entretiens effectu s au sein de P ACV Nous avons interview six collaborateurs de l ACV au travers de questions
82. lioth ques de l administration Il a insist sur la n cessit 3 Jurivoc http www bger ch fr index juridiction jurisdiction inherit template jurisdiction jurivoc home htm page consult e le 11 11 04 39 Collecte d informations d indiquer la provenance des fonds pour ne pas perdre de vue l ensemble documentaire rattach un service Si les documents sortent de leur service il faut qu ils conservent toujours leur unit Selon lui le principe de provenance est galement important pour une biblioth que de administration car les livres ont un sens par rapport la mission du service Il est ainsi important de voir les documents dans le contexte du service puisqu ils refl tent bien le contexte et la finalit d un service donn Il a galement insist sur le fait que le fonds documentaire pouvait fournir des informations int ressantes sur les pratiques et les besoins des collaborateurs d un service C est pourquoi nous avons pos un certain nombre de questions dans notre questionnaire nous renseignant sur les fonds afin de nous donner des pistes d interpr tation plus concr tes et moins subjectives dans leurs r ponses que celles des questions sur les pratiques des collaborateurs Dysfonctionnements dans les biblioth ques sp cialis es de l administration Pour conclure Monsieur Coutaz a constat certains dysfonctionnements dans les biblioth ques sp cialis es de l administration en g n ral
83. m liorations Concernant le forum des chercheurs nous proposons quelques am liorations afin de profiter pleinement de cette prestation Nous trouvons long est fastidieux de devoir cliquer sur tous les noms des chercheurs pour conna tre leur domaine de recherche 1l faudrait donc inclure sur la page d accueil la suite du nom et du pr nom les domaines de recherche par personne Il faudrait ventuellement tablir un mini moteur de recherche avec des champs tels que nom pr nom domaine formation afin de faciliter les recherches et de les rendre plus efficaces Facteurs limitants l int gration du personnel de l ACV dans le forum Pour que le forum des chercheurs fonctionne il faut que les collaborateurs de lPACV y mettent du leur et acceptent de faire part de leurs travaux Il faut qu ils s adaptent cette mani re de diffuser leurs connaissances mais galement qu ils mettent jour leur dossier Ceci demande donc une certaine rigueur Il faut galement que la direction ACV soutienne ce projet Si une collaboration avec le forum de la M diath que Valais n est pas possible ne serait ce que pour des raisons de confidentialit s des projets nous pourrions envisager un forum sur la base de celui de la m diath que r serv au personnel de ACV et diffus uniquement sur l Intranet de l ACV En conclusion le km apportera une meilleure coordination des connaissances de chaque collaborateur de ACV au traver
84. mentaire tel que le r le de coordination formation conseil de grandes biblioth ques dans une r gion ou une administration Etant donn que ce changement a t fait vers la fin de la 3 me tape et que l laboration du questionnaire avec l tablissement de l chantillon ainsi que la r daction des diff rents mails envoyer nous ont oblig s consacrer une grande partie de cette tape cette t che le groupe a d cid de fournir lors de cette tape en avril 2004 un commentaire pour chaque document mentionnant les points utiles pour notre mandat Nous avons galement fourni une bibliographie synth tique des documents trouv s lors de nos recherches portant sur des sujets tels que l laboration d un questionnaire la d finition d un chantillon la r daction d un m moire etc 24 M thodologie Pour notre m moire nous avons supprim ces commentaires car ils ne cernaient pas notre probl matique de mani re assez sp cifique Nous les avons remplac s par une synth se de la litt rature sur la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une administration Nous nous sommes restreintes cette th matique puisqu elle nous permettait des r flexions plus pertinentes pour notre mandat Axes de recherche Le groupe a labor une m thodologie de travail pour cette tape en d finissant les diff rentes ressources d informations ainsi que les mots cl s employer lors des recherche
85. n de Documentation et d Information Scolaire n a jamais t s lectionn soit par m connaissance soit par non utilit Ces observations confirment plus ou moins les remarques faites lors des entretiens de la 2 tape en avril 2004 L Institut universitaire romand de Sant et de s curit du Travail IST Lausanne n appara t pas dans les r ponses au questionnaire De m me pour la biblioth que du Parlement qui n a pas t Cette rubrique est analys e sur la page suivante 77 Analyse du questionnaire retenue Ceci est peut tre d au fait que les services utilisant cette biblioth que n ont pas r pondu au questionnaire ou que les collaborateurs ayant r pondu ne jugent ces ressources pas n cessaires La biblioth que du Tribunal cantonal valaisan n a t mentionn e que deux fois dans le questionnaire alors qu elle a suscit de l int r t pendant les entretiens Analyse de la rubrique autres propositions que celles cit es Il est possible de classer les r ponses selon la typologie suivante l aide de la documentation que les collaborateurs ont disposition aupr s de personnes externes en g n ral des priv s aupr s d autres cantons dans des archives Internet autres Voici le tableau des recherches faites par les collaborateurs de l ACV aupr s d autres personnes organismes ou moyens 78 Analyse du questionnaire Tableau des
86. n de faire appel leurs coll gues pour d ventuelles questions Les prises de d cisions pourront davantage tre am lior es puisqu il y aura la possibilit de les confronter avec les d cisions d j prises Les collaborateurs de l ACV souhaitent avoir la bonne information quand ils en ont besoin La pratique du KM permettra d acc der vite et bien la bonne information et au bon moment Elle favorisera un certain gain de temps dans l acc s aux informations puisque les collaborateurs n auront plus besoin de rechercher l ext rieur une information d tenue en interne Facteurs de r ussite d une implantation d un syst me de KM Pour que l implantation d un syst me de KM dans l administration soit une r ussite il faut d abord d finir des objectifs clairs que tous les collaborateurs soient impliqu s dans ce processus en les faisant collaborer Il faut juger ce projet comme prioritaire et s engager long terme pas seulement au d but et abandonner par la suite Il faut galement avoir une approche multidisciplinaire et avoir une bonne utilisation des nouvelles technologies de l information est de la communication NTIC 113 D veloppement des recommandations retenues Points n gatifs d une implantation d un syst me de KM dans PACY facteurs d chec L absence d implication du personnel concern ainsi que la difficult le motiver partager son savoir peuvent g n
87. n r gionale et mondiale dans le contexte de l volution des biblioth ques parlementaires In Site de lZnternational Federation of Library Associations and Institutions IFLA en ligne Modifi le 11 ao t 1997 http www ifla org VIT s3 conf 1pare f htm page consult e le 11 11 04 42 Collecte d informations En premier lieu Richard Par aborde l volution du r le et des services des biblioth ques en g n ral Il d montre comment les nouvelles demandes d information les nouveaux m dias et les nouvelles r alit s conomiques m tamorphosent les biblioth ques et leurs services Il continue ensuite sa r flexion en montrant l volution des biblioth ques parlementaires face ces changements Il rappelle qu il s agit des biblioth ques destin es tout d abord aux parlementaires et leur personnel Richard Par constate que les besoins en information et documentation des parlementaires continueront de cro tre alors que le temps dont ils diposent pour obtenir et assimiler l information diminue Suite ces r flexions il voque les tendances d avenir suivantes pour les biblioth ques parlementaires o Une demande toujours croissante de services de biblioth que et de recherche de la part des parlementaires o La chute des demandes d information tir e de documents imprim s est peu probable o Le taux de croissance de la collection d ouvrages imprim s se stabilisera avant de diminuer tant donn que le
88. ni re 106 D veloppement des recommandations retenues 7 2 2 Collaborations sp cifiques Contexte Suite au d pouillement de notre questionnaire et selon notre inventaire nous avons constat que plusieurs biblioth ques et centres de documentation de l ACV couvraient les m mes domaines documentaires Nous proposons aux biblioth ques suivantes de collaborer o La m diath que des institutions psychiatriques o Le centre m dico ducatif La Castalie o Le Service de la sant publique o Les diff rentes institutions du Service cantonal de la jeunesse dont les centres CDTEA qui pratiquent d j une collaboration Ces derni res poss dent un fonds commun dans les domaines de la sant et de la jeunesse Nous proposons galement ces biblioth ques de collaborer o La biblioth que des mus es cantonaux o Le service ces b timents des monuments et de l arch ologie Ces derni res poss dent des fonds communs essentiellement dans le domaine de l arch ologie Recommandations Nous proposons ces biblioth ques de collaborer surtout au niveau des acquisitions Nous leur recommandons de former deux groupes un groupe compos de la m diath que des institutions psychiatriques du centre m dico ducatif La Castalie du Service de la sant publique des diff rentes institutions du Service cantonal de la jeunesse et un deuxi me compos de la biblioth que des Mus es canton
89. nous ont permis de faire des recommandations concr tes pour une meilleure gestion des ressources documentaires de lACV 3 4 R daction du m moire Pour r diger notre m moire nous avons retravaill un certain nombre de textes que nous avions d j labor au fur et mesure de notre travail Nous les avons r organis s 31 M thodologie en fonction de nos nouveaux besoins Nous avons galement r dig des documents concernant l analyse des r sultats du questionnaire les recommandations appliquer et nos conclusions 32 M thodologie 4 Collecte d informations 4 1 Synth se des entretiens effectu s au sein de PACV G n ralit s Les six personnes interview es recouvrent les d partements et services suivants Information de l Etat du Valais Michel Clavien charg de l information Service social de protection des travailleurs et des relations du travail Marc Andr Tudisco chef de service D partement de l conomie des institutions et de la s curit Paul Henri Moix d l gu aux institutions Service du personnel et de l organisation Daniel Vogel collaborateur scientifique Service parlementaire Claude Bumann chef de service interview e Fernande Melly Fux adjointe le Centre de Management Public CMP St phane Teytaz directeur adjoint du service Au travers de ces six entretiens nous avons constat qu il n y a en g n ral pas de centralisation pour la docum
90. ns avec Jacques Cordonier Ces recommandations concernent o La conception d un catalogue commun des biblioth ques et centres de documentation de l ACV o L application d un syst me de collaboration entre les biblioth ques de P ACV o La formation des collaborateurs de l ACV aux diff rentes mani res de se documenter en biblioth ques ainsi qu l utilisation des ressources documentaires o La mise en place d un syst me de knowledge management au sein de lACV 7 1 Recommandations pour un catalogue collectif des biblioth ques et centres de documentation de PACV Contexte L id e d instaurer un catalogue collectif des biblioth ques et centres de documentation de ACV nous est venue suite l analyse approfondie des questions concernant l inventaire des biblioth ques de l ACV ainsi que la question n 5 sur les domaines recherch s Pour l laboration d un catalogue collectif des biblioth ques et centres de documentation de l ACV nous proposons deux axes de r flexion 6 Les ressources documentaires comprennent la M diath que Valais les r seaux de biblioth ques catalogues Internet les bases de donn es les revues en ligne 100 D veloppement des recommandations retenues o Int gration des biblioth ques et centres de documentation de l ACV ayant un fonds important et cons quent dans le r seau RERO r seau des biblioth ques suisses occidentales o Pour les peti
91. onclusion les guides de formation rendront les collaborateurs de l ACV plus autonomes dans leur mani re de se documenter Ils pourront tout moment les consulter s ils rencontrent des difficult s 7 Manuel d utilisation du r seau valaisan http www mediatheque ch downloads guidereseauvalaisan pdf page consult e le 11 11 04 111 D veloppement des recommandations retenues 7 4 Recommandations concernant la mise en place d un syst me de Knowledge Management au sein de l ACV 7 4 1 G n ralit s sur le KM D finition du KM Il s agit d un ensemble de modes d organisation et de technologies visant cr er collecter organiser stocker et diffuser utiliser et transf rer la connaissance dans l entreprise Cette connaissance est mat rialis e par des documents internes et externes mais aussi sous forme de capital intellectuel et d exp rience d tenus par 72 les collaborateurs ou les experts du domaine La pratique et le but du KM dans une administration publique D apr s Karl Wiig r administration publique est un l ment cl pour le bon fonctionnement d une soci t La gestion des connaissances est une nouvelle responsabilit dans l administration car elle renforce l efficacit du service public et par cons quent la soci t pour laquelle travaille l administration Le KM doit cr er des conditions cadre pour un bon fonctionnement du cahier des charges d une a
92. onnaire L gislation l gislation cantonale Motions Nous constatons que les recherches des types de documents juridiques sont plus fr quentes que les recherches des autres documents La jurisprudence la doctrine et la l gislation suscitent le plus d int r t Par contre les autres documents juridiques tels que les arr ts du Tribunal f d ral des assurances les motions les d finitions juridiques les directives et les revues juridiques sont uniquement mentionn s par un service Ceci s explique par le fait que les collaborateurs ont un besoin important d utilisation de la l gislation de la jurisprudence et de la doctrine Ce sont des documents indispensables dans le cadre du travail d une administration Les autres types de document tels que les statistiques les ouvrages sp cialis s les bibliographies et les articles sont chacun uniquement mentionn s par un service Lors des entretiens effectu s l tape 2 nous avions remarqu que les documents les plus fr quents dans les bureaux taient de type documentation de base ou ouvrages de r f rence dans le domaine professionnel du collaborateur ainsi que des dictionnaires Nous nous rendons compte que ce sont les autres types de documents qui sont recherch s articles ouvrages sp cialis s etc Ce constat nous a amen es penser que les documents dans les bureaux ne sont pas recherch s puisqu ils sont imm diatement accessibles Les recherches s
93. or des fiches signal tiques 3 2 1 Questionnaire Am liorations suite aux entretiens Pour les entretiens effectu s en avril 2004 nous avions labor deux types de questionnaires un premier destin aux collaborateurs de l ACV et un second destin aux responsables des biblioth ques et centres de documentation de l ACV Afin de faciliter l analyse de l existant nous avons d cid de conserver uniquement le questionnaire adress aux collaborateurs de l ACV et d y ajouter une question relative l existence ou non d une biblioth que et le nom du responsable Cette question nous permettrait de contacter les personnes mentionn es afin d laborer l inventaire des biblioth ques de l ACV La question ajout e tait la suivante Selon la d finition suivante on entend par biblioth que ou centre de documentation tout service qui rassemble une collection organis e de documents classement ventuellement fichier afin de pouvoir tre mise disposition d un cercle d fini de destinataires 1 Existe t il une biblioth que qui corresponde cette d finition dans votre service 26 M thodologie 1 1 Oui 1 2 Non EEE 1 3 Ne sais pas 1 1 1 Si oui veuillez nous indiquer le nom de la biblioth que ainsi que le nom du responsable S 1l existait une biblioth que dans un des services de l ACV nous pensions soit envoyer un bref questionnaire au responsable soit lui poser les ques
94. personne n a pas l opportunit 66 Analyse du questionnaire d utiliser ces ressources et une autre mentionne qu elle n a pas l habitude de le faire Les r sultats montrent bien que les ressources audio visuelles sont moins utilis es par les collaborateurs que les ressources sur papier Nous pouvons en d duire que ces ressources ne sont pas vraiment pertinentes pour l accomplissement de leur travail Les r sultats correspondent aux informations recueillies lors de nos premi res interviews pendant la geme tape o les collaborateurs n ont pas mentionn les ressources audio visuelles comme source d informations importante 3 Pistes de recommandations Cr er une salle multim dia par d partement qui serait disposition des collaborateurs des services qui utilisent ces ressources Question 4 5 Utilisez vous ou non des revues en ligne Total 40 r ponses 40 35 4 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse 27 personnes sur 40 utilisent les revues en ligne et 13 ne les utilisent pas En comparaison avec les ressources papier du m me type magazines sp cialis s nous constatons que les magazines en ligne sont moins utilis s 67 Analyse du questionnaire Trois collaborateurs ont r pondu pas utile six personnes ont r pondu pas le temps Deux collaborateurs ont r pondu ne pas conna tre ce support et une personne a
95. public cible 1 3 Structure du m moire Notre m moire d bute par la description de nos diff rentes phases de travail d marche tapes et par l explication de notre m thodologie de travail Il est suivi par une tape de collecte d informations comprenant une synth se des entretiens effectu s au sein et en dehors de l ACV une analyse d une rubrique de l enqu te syst matique sur l archivage dans l Administration cantonale valaisanne par les Archives d Etat du Valais ainsi que d une synth se de la litt rature sur la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une administration Vient ensuite l analyse du questionnaire en ligne auquel les collaborateurs de l ACV ont r pondu Sur la base des pistes de recommandations labor es lors de cette analyse nous avons justifi nos choix par rapport aux propositions rejet es et retenues puis nous avons d velopp les recommandations retenues L inventaire des biblioth ques et centres de documentation de l ACV se trouve en deuxi me partie de notre travail Consulter l annexe Les biblioth ques et pratiques de documentation dans l ACV 15 Introduction 2 D marche par tapes Les cinq tapes du travail de dipl me sont pr d finies par la HEG et soumises des d lais dans le temps Ces tapes ont t int gr es la r alisation de notre mandat Etape 1 Cahier des charges Pour d buter ave
96. que recherche ou ventuellement sous la rubrique Professions et organisations afin de le rendre plus visible Nous pensons galement proposer d int grer le site de la m diath que sur l intranet de l tat du Valais tout en explicitant en quelques lignes les rubriques int ressantes pour les collaborateurs de ACV Il faut pour cela avoir l aval du concepteur de l intranet 118 D veloppement des recommandations retenues Mise en route Un biblioth caire de la M diath que Valais devrait tre responsable de la mise en route de la newsletter Ce dernier veillerait r colter les points ins rer dans la newsletter faire en sorte qu il y ait toujours les m mes rubriques la m me disposition afin de fid liser les lecteurs De plus il serait charg de la diffuser p riodiquement Profils de comp tences forum des chercheurs Contexte Les collaborateurs de ACV collaborent beaucoup entre eux Ils s changent des informations et d veloppent ainsi un v ritable r seau de partage de leurs connaissances individuelles En g n ral ce partage s effectue entre deux personnes par e mail par t l phone ou face face Afin d am liorer ce partage nous recommandons de cr er un forum pour les collaborateurs de l ACV Objectifs Pour favoriser le partage de ces connaissances nous pensons qu il peut tre utile de d terminer les profils de comp tences de certains collaborateurs de l ACV
97. que toutes leurs recherches sont faites chez eux C est le cas de o Le CME La Castalie o Le SBMA o Le Service administratif et juridique o La Caisse de compensation o Le Service des affaires int rieures o Le Service des mus es cantonaux 80 Analyse du questionnaire Nous d duisons de cela que la documentation mise disposition dans les biblioth ques et dans les bureaux est utile pour les recherches et couvre bien chaque domaine d int r t Selon notre inventaire les services cit s dans le tableau pr c dent poss dent des biblioth ques dans leurs services Nous n avons pas connaissance d une biblioth que pour le Service des affaires int rieures Il est int ressant de voir que le Service de la sant publique le Service de la chasse p che et faune et le Service cantonal de la jeunesse se documentent ailleurs et pas chez eux m me s il existe une biblioth que dans tous ces services mentionn s Nous pourrions en d duire que leurs besoins documentaires ne sont pas totalement satisfaits par les biblioth ques internes Les deux services ont indiqu qu ils effectuaient leurs recherches aupr s d autres cantons 3 Pistes de recommandations Nous ferons des pistes de propositions relatives la typologie des documents 3a Nous ne ferons pas de propositions pour les domaines de recherches 3b Nous ferons des pistes de recommandations relatives aux domaines couverts par les biblioth ques r pertori
98. quons donc que huit personnes ayant r pondu qu elles taient satisfaites de leurs r sultats de recherche sur Internet ont tout de m me r pondu aux propositions que nous avons faites 3 Pistes de recommandations Cr er et mettre jour une s lection de sites Internet Question 12 Quelles propositions formuleriez vous pour am liorer la mani re dont vous pouvez vous documenter dans le cadre de votre activit professionnelle 2 Analyse Pour cette question 13 personnes sur 44 ont exprim leur opinion Sur ces 13 personnes 5 ne proposent pas d am liorations ou alors ne r pondent pas la question Nous avons fait une analyse d taill e par service 59 y Re A 5 Les deux r ponses sont int gr es l annexe Analyse des r ponses aux questions 9 11 12 60 i KE aari i Annexe Liste des services d sirant une s lection des sites Internet ou une formation la recherche documentaire 6l Annexe Analyse des r ponses aux questions 9 11 12 91 Analyse du questionnaire Question 14 Etes vous satisfaits des services propos s par la M diath que Valais en mati re de documentation Total 39 r ponses 45 40 35 4 30 25 4 20 15 10 nb de r ponses Non 1 Hypoth se Cette question nous permet de savoir si les services propos s par la M diath que sont en ad quation aux besoins des collaborateurs de l ACV 2 Analyse Statistiquemen
99. r pondu qu elle pr f rait lire sous format papier Une personne a mentionn ne pas avoir assez de moyens financiers Parmi les 13 personnes qui n utilisent pas cette ressource il se peut que ce soit par m connaissance de ce support De plus le facteur financier semble galement jouer un r le important car les abonnements co tent cher Parmi les 13 personnes qui n utilisent pas cette ressource il est possible que ce soit parce qu elles n y ont pas acc s 3 Pistes de recommandations Centraliser les abonnements aux revues lectroniques et donner acc s tous les services Initier les collaborateurs l utilisation des revues lectroniques Donner l acc s aux revues lectroniques tous les collaborateurs de ACV Question 4 6 Utilisez vous ou non des bases de donn es Total 40 r ponses 45 40 35 30 25 4 20 15 10 nb de r ponses J utilise Je n utilise pas 2 Analyse Selon le graphique les bases de donn es sont un outil de travail utilis par une majorit de collaborateurs de l administration 30 personnes sur 40 profitent de 68 Analyse du questionnaire cette ressource dans le cadre de leur travail et 10 ne l utilisent pas Nous constatons que l utilisation des bases de donn es est inf rieure celle des livres et des magazines sp cialis s Il est int ressant d observer que la plupart des personnes ont donn comme
100. rateurs sond s 31 sur 38 ayant r pondu cette question affirment que d autres personnes utilisent les documents qu ils poss dent dans leurs bureaux Ce constat va dans le sens de notre hypoth se selon laquelle les documents sont utilis s par plusieurs personnes d un m me service De plus nous avions d j constat lors des entretiens effectu s l tape 2 que les documents disposition taient utilis s par plusieurs personnes sauf ceux qui sont confidentiels Cette derni re information ne transpara t pas dans les r sultats du questionnaire 62 Analyse du questionnaire 3 Pistes de recommandations Centraliser les documents par la mise en commun des fonds Cr er un service de coordination m me de r aliser cette t che Question 4 Utilisez vous ou non les ressources suivantes Si non pourquoi 1 Hypoth se Cette question nous permet d identifier les pratiques des collaborateurs en mati re de ressources documentaires Les r sultats nous montrent ce que les collaborateurs utilisent comme ressources pour s informer dans le cadre de leurs t ches quotidiennes Les r sultats nous renseignent sur l utilit des ressources Afin de conna tre les raisons pour lesquelles certaines ressources ne sont pas utilis es nous avons propos des r ponses choix multiples dont les occurrences taient les suivantes pas utile pas le temps contenu insuffisant qualit
101. re de formation aux ressources documentaires Avantages Une formation l utilisation des ressources documentaires peut apporter aux collaborateurs de ACV un certain gain de temps et de l autonomie dans leurs recherches tant donn qu ils ma triseront l outil Inconv nients La formation aux ressources documentaires demande une pr paration et du temps de la part des formateurs De plus il est n cessaire d investir des moyens financiers importants Recommandations Nous proposons que les cours donn s aux collaborateurs de l ACV en avril 2002 par la M diath que Valais soient compl t s par des guides En effet les cours magistraux sont souvent difficiles retenir Il y a un risque de perte de temps et de moyens financiers s ils ne sont pas retenus Les guides seront donc utiles comme supports de cours et comme suivis de la formation De plus ils seraient galement profitables aux personnes qui commencent travailler au sein de l ACV L id al serait de les fournir en deux versions papier et lectronique Un premier guide r pondrait la question comment se documenter efficacement en biblioth que Nous recommandons d utiliser comme base les documents PowerPoint labor par la M diath que Valais en d veloppant davantage son contenu Nous proposons d y apporter des l ments nouveaux tels qu une liste des th mes des livres disponibles la m diath que une liste des p rio
102. rer un chec dans l implantation d un syst me de KM car l apport personnel n est pas forc ment visible De plus s il y a des difficult s de communication entre certains collaborateurs cela peut emp cher une collaboration efficace et une bonne connaissance des proc dures de travail Le manque de temps et de soutien de la part de la direction g n rale sont aussi des facteurs d chec En effet la hi rarchie dans une administration peut causer des probl mes Il faut toujours passer par son sup rieur pour la validation d une activit d un projet Ceci peut donc freiner la mise en place d une solution KM Les outils de KM Il existe plus de 1700 outils de KM ce jour Parmi ceux ci nous comptons o Des outils de production groupware messagerie forums agendas de groupe Workflow Le groupware c est la fois une m thode et des outils qui facilitent le travail en groupe Il est utilis pour structurer le travail en groupe L int r t est donc de r pondre au probl me de l loignement g ographique et du travail asynchrone Il s appuie sur la mise en commun des donn es au niveau du groupe pour organiser l espace de travail du groupe La messagerie lectronique les forums lectroniques le workflow sont les composants de base d une solution groupware o Des outils de capitalisation organisation recherche archivage de l information tel que la gestion lectronique des documents
103. rvices qui effectuent des recherches dans des institutions hors de l ACV o Elaborer des moyens de collaborations inter cantonales pour la recherche de documentation o Former les collaborateurs pour la recherche d informations sur Internet Nous avons labor un tableau du d pouillement des sujets recherch s par service 5 Annexe Tableau de d pouillement des sujets recherch s par service 82 Analyse du questionnaire Question 7 Faites vous appel des collaborateurs de PACY pour vos recherches de documentation Total 40 r ponses 40 35 30 25 4 20 15 10 nb de r ponses Non 1 Hypoth se Nous avions fait l hypoth se qu il existait une certaine collaboration pour la recherche entre le personnel de l administration 2 Analyse Nous remarquons que sur 40 personnes seules 17 font appel des collaborateurs pour leurs recherches de documentation Par contre 23 personnes ont r pondu qu elles ne leur faisaient pas appel Il y a une majorit de personnes qui travaillent de fa on autonome mais il y a tout de m me une l g re proportion de personnes qui font appel d autres pour leurs recherches Parmi les 17 personnes faisant appel des collaborateurs de ACV 15 ont pr cis aupr s de qui La liste ci dessous mentionne les organismes aupr s desquels les collaborateurs font des recherches o Coll gues de service 5 56 Pour des raisons t
104. s tre d volues tels que gestionnaires du contenu gestionnaires des ressources coordinateurs animateurs du site responsables de bases de donn es Il doit avoir plusieurs comp tences comp tence m tier comp tence en management aptitude d coute et d analyse de diplomatie capacit faire des liens conception et r alisation d intranet conception et mise en uvre de syst mes de records management structuration de l information recherche d informations 115 D veloppement des recommandations retenues 7 4 2 Application du KM PACV Nous recommandons d instaurer un syst me de KM au sein de l ACV o chaque collaborateur pourrait b n ficier du savoir des autres R f f 7 Ce syst me s appliquera la liste de liens et sur le forum des chercheurs a pr sents sur le site de la M diath que Valais Pour chacun de ces points nous formulerons les objectifs les avantages les inconv nients ainsi que les conditions de fonctionnement d un tel syst me Liste de liens favoris de la M diath que Valais Contexte La M diath que Valais dispose d une s lection de liens s av rant utiles pour le personnel de l ACV Gr ce notre enqu te nous avons pu d terminer quels taient les types de domaines les plus recherch s au sein de l ACV Nous avons galement remarqu qu Internet tait l outil le plus utilis pour les recherches d informations Nous pensons donc qu il
105. s Nous nous sommes ensuite partag es les diverses sources afin de mieux coordonner nos recherches Nous avons effectu des recherches dans les ressources suivantes o Les catalogues de biblioth ques tels que RERO et IDS o Internet o Les bases de donn es sp cialis es telles que LISA et FRANCIS o Les p riodiques de la biblioth que de la HEG sur papier et en ligne comme Arbido Argus BBF ABF Archimag Nous avons galement fait nos recherches en fonction d un fascicule labor par Ariane Rezzonico et Philippe Berchel respectivement professeur et assistant la Haute Ecole de Gestion de Gen ve mais nos r sultats ont t peu fructueux Dans le but d avoir des informations sur d ventuelles tudes ou travaux en relation is O avec notre sujet nous avons publi un message sur Swisslib Malheureusement les r sultats n taient pas nombreux et peu satisfaisants Annexe Message publi sur Swisslib en mai 2004 25 M thodologie Conclusion Concernant ces recherches nous n avons pas retenu beaucoup de documentation Si ce n est quelques pistes concernant le r le de la M diath que Valais vis vis des collaborateurs de l ACV 3 2 Elaboration des outils Pour mettre en uvre notre questionnaire nous avons labor un chantillon repr sentatif de l ensemble des collaborateurs de ACV Concernant l inventaire des biblioth ques et centres de documentation de ACV nous avons lab
106. s biblioth ques parlementaires au niveau r gional et m me au niveau mondial Selon nous le service CBGF au Canada est comparable au service de coordination des biblioth ques parlementaires Berne que nous avons visit lors de notre 2 tape Dans les deux cas il s agit d une coordination des biblioth ques gouvernementales f d rales Nous retirons de ces articles les propositions suivantes susceptibles d am liorer la coordination des biblioth ques de l administration o Mise en commun des ressources similaires o Gestion centralis e o Perfectionnement professionnel 47 Collecte d informations o R alisation d un consortium pour profiter du pouvoir d achat de toutes les biblioth ques par exemple pour des abonnements des p riodiques lectroniques ou des bases de donn es Ces articles nous ont galement donn des id es sur la mani re de proposer une formation la recherche documentaire au personnel de ACV via la M diath que Valais De plus nous avons actuellement une meilleure repr sentation du r le qu une biblioth que nationale peut jouer dans le processus de coordination de biblioth ques gouvernementales Nous pouvons donc le transposer la M diath que Valais et essayer de renforcer son r le de coordinatrice au sein de l ACV Il faut toutefois tenir compte que l exemple du Canada propose une coordination des biblioth ques parlementaires au niveau f d ral ce qui signifi
107. s d un forum De plus l am lioration de la visibilit des liens de la M diath que Valais leur permettra d utiliser de mani re plus efficace ces ressources et de s en servir dans le cadre de leur travail 121 D veloppement des recommandations retenues 8 Conclusion Au terme de notre mandat nous avons quelques auto critiques formuler ainsi que des perspectives d avenir possibles pour notre travail R alisation des objectifs de d part Conform ment nos deux objectifs initiaux nous avons pu identifier un certain nombre de pratiques et de besoins des collaborateurs de ACV en terme de documentation sp cialis e Du fait que le nombre de r ponses notre questionnaire n a pas atteint la valeur de notre chantillon certaines pratiques et certains besoins sont rest s sous silence De plus les r sultats n tant pas repr sentatifs de l ensemble des collaborateurs de l ACV il est possible que les pratiques et besoins que nous avons identifi s ne soient pas majoritairement partag s Malgr ces r serves nous avons pu faire des recommandations d am lioration en vue d optimiser l existant r pondant ainsi en partie notre quatri me objectif Concernant l objectif qui visait l tablissement d un inventaire comprenant une description signal tique des biblioth ques et centres de documentation sp cialis s de l ACV nous l avons r alis en partie En effet il n
108. s derni res collaborent avec les institutions ext rieures P ACV tels que L Office f d ral de l environnement COCOBIB COmmission de COordination des BIBlioth ques valaisannes Le Service du patrimoine monuments et arch ologie collabore avec la M diath que Valais Le Service de l assurance invalidit a pour projet une future collaboration avec les autres offices AI romands Les divers biblioth ques et centres de documentation du Service cantonal de la Jeunesse sont les seuls collaborer activement entre cux 3 Pistes de recommandations O Faire collaborer les biblioth ques et centres de documentation de P ACV en r alisant les actions suivantes Instaurer un catalogue commun en ligne de toutes les biblioth ques et centres de documentation de l ACV Centraliser les abonnements aux revues sp cialis es et aux bases de donn es tablir un syst me de pr t interbiblioth ques pour les documents papiers Cr er d autres biblioth ques ou centres de documentation dans l ACV tant donn l utilit des biblioth ques existantes Faire collaborer les biblioth ques du D partement de la sant des affaires sociales et de l nergie pour le partage des ressources les acquisitions et les abonnements aux revues sp cialis es Faire collaborer le Service Cantonal de la Jeunesse avec les biblioth ques du D partement de la sant des affaires sociales et de l nergie car elles couvrent les m
109. s documents deviennent disponibles sous forme lectronique o Les autres formes d information lectronique et microfiches microfilms ne remplaceront pas enti rement les imprim s dans les biblioth ques parlementaires car les documents imprim s continueront de jouer un r le important dans la diffusion de l information d une part et que d autre part les biblioth ques parlementaires ont l obligation l gale de garder certains documents parlementaires sous forme papier o L innovation technologique demande des comp tences plus grandes et plus vari es En deuxi me lieu Richard Par analyse l impact de l volution actuelle des biblioth ques parlementaires sur la coop ration mondiale et r gionale Il est convaincu que la coop ration sous forme de r seaux d associations internationales et r gionales sera la bonne solution 43 Collecte d informations Etant donn qu il est biblioth caire parlementaire au Canada il parle de son exp rience au sein de Association des biblioth caires parlementaires du Canada APLIC ABPAC Cette derni re pratique la coop ration permettant la localisation et l change de documents l gislatifs et gouvernementaux entre les membres afin de limiter le nombre de documents en double dans les collections Il voque galement la possibilit pour les biblioth ques parlementaires de s associer des biblioth ques non parlementaires afin de pouvoir rationaliser leurs services si des
110. s et centres de documentation 2 4 r pertori s dans l Inventaire Fonds Selon les r sultats de l inventaire nous constatons qu au D partement de la sant des affaires sociales et de l nergie trois services poss dent chacun une biblioth que ou un centre de documentation o Le Centre m dico ducatif La Castalie o Les Institutions Psychiatriques o Le Service de la sant publique 48 Annexe Tableau de d pouillement des questions 37 et 38 de la rubrique VI de l enqu te syst matique sur l archivage dans l administration cantonale valaisanne par les Archives d Etat du Valais L inventaire des biblioth ques et centres de documentation de ACV se trouve en deuxi me partie du m moire 56 Analyse du questionnaire Les biblioth ques de ces services contiennent des fonds similaires Dans ce m me D partement l office cantonal AI la construction d une biblioth que est en projet Dans les autres d partements de l ACV il y a une ou au maximum trois biblioth ques ou centres de documentation Types de documents Documents papiers Dans les diff rentes biblioth ques et centres de documentation une majorit 9 sur 12 poss dent des revues sp cialis es dans leur domaine Les livres constituent galement un l ment important dans les fonds des biblioth ques et centres de documentation r pertori s Le CME La Castalie les Institutions Psychiatriques
111. s un service administratif nous avons fait des interviews par t l phone afin de r colter des informations d taill es Pour ce faire nous avons d abord labor des fiches signal tiques contenant les rubriques suivantes donn es factuelles fonds public 2 24 organisation gestion du fonds acc s prestations et collaboration Conclusion Les informations retenues nous ont servi tablir l inventaire des biblioth ques et centres de documentation de l ACV 3 2 3 Echantillon D finition La d finition d un chantillon de collaborateurs pour l envoi du questionnaire s est faite de la mani re suivante Tous les services de l ACV ont t pris en compte except la M diath que Valais Tous les collaborateurs taient concern s toutes fonctions confondues Nous avons comptabilis le nombre de collaborateurs par service l aide de l annuaire t l phonique 2002 de l ACV L chantillon a t d termin par Jacques Cordonier en fonction de la diversit pr sum e des t ches de chacun des services et de la taille r elle de ces derniers Nous avons estim que l chantillon par services tait repr sentatif de l ensemble des services m me si quantitativement ce n tait pas un pourcentage d fini Tous les chefs de service ont r pondu galement aux questionnaires car nous pensions qu ils utilisaient de la documentation dans le cadre de leur travail Les r ponses des c
112. se Formation Par rapport la formation la recherche nous savons qu il n existe pas de formation particuli re pour la recherche documentaire Fait exception le service de l Information de l Etat du Valais qui offre une formation ses cinq collaborateurs donn e par le webmaster Ce dernier se charge galement de former tous les collaborateurs de l ACV quand cela est n cessaire Projets en cours Parmi les projets en cours nous pouvons citer la r alisation du futur intranet de l Etat du Valais responsabilit du service de l Information sur lequel il est pr vu d ins rer un certain nombre de documents notamment les d cisions du Conseil d Etat Le moteur de recherche ALBERT a t choisi pour faire des recherches dans l intranet Il permet de trier les documents confidentiels Il est performant rapide et donne des r ponses pertinentes Les questions peuvent tre pos es en langage naturel Il permet galement de faire des recherches dans tous les formats de documents De plus le Centre de 35 Collecte d informations Management Public est en train de mettre en place un syst me de gestion des documents courants E DICS qui figurera sur ce futur intranet Propositions Parmi les propositions que les personnes interrog es ont faites certaines aimeraient avoir une centralisation des documents et de leur gestion d autres aimeraient avoir leur propre biblioth que ou centre de documentation et d
113. serait int ressant que les collaborateurs prennent connaissance de l existence des liens propos s par la m diath que Leurs recherches sur Internet en seraient facilit es et seraient plus rapides Pour faire part aux collaborateurs de cette prestation nous avons opt pour deux solutions soit faire un portail pointant sur les pages pertinentes de la M diath que Valais l usage des collaborateur de l ACV soit r diger une newsletter qui informerait les collaborateurs des prestations et des fonds de la m diath que qui leur seraient utiles Nous n avons pas retenu la premi re solution pour des raisons de co ts 75 i Fonds Pour une meilleure compr hension veuillez consulter le site de la M diath que Valais www mediatheque ch cliquer ensuite sur liens pour consulter les liens de la m diath que et sur catalogue pour consulter le forum des chercheurs 116 D veloppement des recommandations retenues Nous pensons qu il faudrait rendre davantage visible les liens labor s par la M diath que Valais En effet les collaborateurs de ACV ne sont pas forc ment au courant de leur existence et ne consultent peut tre pas syst matiquement le site de la M diath que Valais L laboration d une newslettrer permettrait donc de faire conna tre cette prestation et de la rendre plus visible Avantages L avantage pour les collaborateurs de ACV l utilisation des liens de la
114. services qui seront au d part supervis s par des biblioth caires Catalogage Nous conseillons un syst me de catalogage simple tant donn que la base de donn e est destin e l usage interne de l ACV Nous proposons ainsi d indiquer pour les monographies et pour les p riodiques les champs suivants Monographies o Auteur o Titre o Ann e o Edition o Sujet P riodiques o Titre o Etat de collection o Sujet l aide de quelques mots cl s Classification 103 D veloppement des recommandations retenues Nous recommandons un syst me de classification par ordre alphab tique de l auteur Si cette derni re n est pas ad quate au fonds de la biblioth que nous recommandons une classification maison adapt e la collection Indexation Nous proposons pour toutes les biblioth ques de l ACV l emploi d un th saurus g n raliste pour la description des documents Avantages d un catalogue collectif Un catalogue collectif permet de rendre visible les fonds des biblioth ques et centres de documentation de l ACV Il favorise une meilleure gestion et organisation des fonds et permet un largissement du r servoir des documents accessibles aux collaborateurs de ACV De plus il favorise une meilleure coordination des biblioth ques car il donne la possibilit de compl ter les ressources disponibles dans une biblioth que par des documents provenant d autres biblioth ques
115. ses plus pertinentes En outre nous avons pris soin de les am liorer Nous avons ensuite synth tis les informations r colt es lors des entretiens Conclusion Gr ce ces interviews nous avons eu un premier aper u du fonctionnement des services de ACV Nous avons eu une meilleure id e des pratiques documentaires de certains collaborateurs ainsi que de leurs besoins Ces interviews nous ont fourni des r sultats utiles pour l avancement de notre travail car nous avions d sormais une Nous n avons pas utilis le questionnaire destin aux responsables de biblioth ques car lors de nos six entretiens nous n avons visit qu une seule biblioth que dont le responsable tait absent 1 Voir chapitre 4 Collecte d informations 4 1 synth se des entretiens effectu s au sein de l ACV 19 M thodologie meilleure vue d ensemble de l ACV Ces six entretiens nous ont effectivement permis de nous rendre compte de ce qu il fallait am liorer dans le questionnaire envoyer 3 1 2 Analyse de la rubrique VI de P enqu te syst matique sur l archivage dans l ACV par les Archives d Etat du Valais Origine de l enqu te En 2001 Genevi ve Bornet responsable des archives cantonales valaisannes a lanc une enqu te dans les services de l ACV L existence de cette enqu te nous a t communiqu e par Jacques Cordonier lui m me inform par Myriam Ev quoz Dayen collaboratrice scientifique au
116. sous entendent une r ponse rapide Le fax n est pas souvent utilis Seules 4 personnes l emploient pour poser des questions 3 Pistes de recommandations Instaurer un syst me de Knowledge Management au travers des actions suivantes D terminer et lister les personnes cl s aupr s de qui les collaborateurs de P ACV peuvent se r f rer pour poser d ventuelles questions concernant leurs recherches documentaires D terminer une personne de r f rence pour chaque th me ou grands domaines de recherche Etablir une liste par grands th mes et indiquer les coordonn es nom t l phone e mail service de la personne de r f rence Question 8 Rencontrez vous des difficult s lors de vos recherches d informations nb de r ponses Total 39 r ponses 40 35 30 25 4 20 15 10 Oui Non 85 Analyse du questionnaire 1 Hypoth se Cette question nous permet de savoir si le personnel de l ACV a des difficult s ou non pour ses recherches d informations 2 Analyse Les r sultats montrent que 35 personnes sur 39 n ont pas de difficult s particuli res lors de leurs recherches d informations Toutefois il faut faire attention avec ce pourcentage car 1l ne veut pas forc ment dire que ces personnes ma trisent parfaitement les techniques de recherche Remarquons que 4 personnes avouent avoir des difficult s lors de leurs recherches d informations Po
117. sp cialis s de ACV et d velopper au sein de la M diath que Valais et ou d autres biblioth ques des prestations nouvelles et ou adapter des prestations existantes l adresse de ce public cible Mots cl s Coordination Administration Cantonale Valaisanne M diath que Valais biblioth ques et centres de documentation Knowledge Management Mandant Jacques Cordonier directeur de la M diath que Valais de Sion CANTON DU VALAIS DEPARTEMENT DE L EDUCATION DE LA CULTURE ET DU SPORT Plan directeur des biblioth ques et centres de documentation du Valais In Site de la M diath que Valais en ligne 2001 www mediatheque ch downloads plandirecteur doc page consult e le 11 11 2004 2 R sum Conseill re p dagogique Evelyne Deferr professeur la Haute Ecole de Gestion de Gen ve fili re Information et Documentation Les propos mis dans ce travail n engagent que la responsabilit de leurs auteurs 3 R sum Remerciements Nous tenons remercier toutes les personnes qui de loin ou de pr s nous ont aid pour notre travail de dipl me Interviews Nous remercions les personnes sousmentionn es pour le temps qu elles nous ont accord et pour les pr cieuses informations qu elles nous ont fournies O O Michel Clavien charg de l information Sion St phane Teytaz directeur adjoint du centre de management public Sion Marc Andr Tudisco chef
118. stration 5 ANALYSE DU QUESTIONNAIRE ET PISTES DE RECOMMANDATIONS PAR QUESTION 6 CHOIX DES PISTES DE RECOMMANDATIONS 6 1 Service de coordination 6 2 Collaboration 6 3 Am liorations sur la mani re de se documenter 6 4 Am liorations concernant le partage l change de la documentation entre collaborateurs de l ACV 6 5 M diath que Valais 6 6 Services de l ACV 6 7 Conclusion 7 D VELOPPEMENT DES RECOMMANDATIONS RETENUES 7 1 Recommandations pour un catalogue collectif des biblioth ques et centres de documentation de l ACV 7 Table des mati res 36 37 42 49 95 95 96 97 98 98 99 99 100 100 7 2 Appliquer un syst me de collaboration entre les biblioth ques de PACV 106 7 3 Recommandations concernant la formation des collaborateurs de l ACV aux diff rentes mani res de se documenter en biblioth ques ainsi qu l utilisation des ressources documentaires 109 7 4 Recommandations concernant la mise en place d un syst me de Knowledge Management au sein de l ACV 112 8 CONCLUSION 122 9 BIBLIOGRAPHIE 125 ANNEXES 131 PARTIE 2 INVENTAIRE La pagination dans la partie Annexe ne suit pas celle du m moire 8 Table des mati res PARTIE 1 MEMOIRE Liste des abr viations ACV Administration Cantonale Valaisanne APLA Association of Parliamentary Librarians of Australasia APLESA Association of P
119. t 12 personnes sur 39 sont satisfaites par rapport aux services de la M diath que 27 personnes sur 39 n utilisent pas les services qu elle propose Parmi ces 27 personnes 11 ont exprim leurs raisons pour leur non utilisation Nous ne savons pas combien de personnes ne sont pas satisfaites des services propos s par la M diath que en mati re de documentation La question est difficilement analysable car les personnes qui ont r pondu au questionnaire ont m lang deux aspects diff rents la satisfaction et l utilisation des services offerts par la M diath que Pour des raisons techniques la question 13 n existe pas 92 Analyse du questionnaire Parmi les 27 personnes qui pr tendent ne pas utiliser les services de la M diath que 11 ont exprim leurs raisons de la non utilisation Ces derni res sont la m diath que ne leur est pas n cessaire les personnes n ont jamais essay de recourir ses services et la M diath que n est pas assez sp cialis e ou qu elle n a pas d int r t pour leur domaine d activit Les deux premi res raisons sont majoritaires et la troisi me est moins repr sent e 3 Pistes de recommandation Faire conna tre les possibilit s actuelles en terme de documentation et les services collections disponibles formation en recherche de documentation acc s des bases de donn es etc de la M diath que Valais Question 15 Etes vous satisfaits des au
120. t de services similaires les institutions psychiatriques et le centre CME La Castalie 74 Analyse du questionnaire 2c relative aux domaines couverts par les biblioth ques r pertori es dans l inventaire En comparant les domaines couverts par les biblioth ques de notre inventaire ceux que nous avons tabli nous constatons que celui de la sant est bien couvert par les biblioth ques des services suivants la Castalie le service de la sant publique et des institutions psychiatriques De m me pour les th mes de l ducation et de la jeunesse dont les six centres du Service cantonal de la jeunesse disposent chacun d une biblioth que couvrant les domaines de l ducation et de le jeunesse Concernant la culture le service des mus es cantonaux dispose d un fonds important sur l art et sur la culture Pour les domaines techniques c est la biblioth que du service de l informatique qui poss de un fonds couvrant uniquement les syst mes d exploitation et les bases de donn es Outre l informatique les aspects du domaine technique ne sont pas couverts par les biblioth ques que nous avons retenues dans notre inventaire Les domaines de la nature et de l environnement sont en partie couverts par la biblioth que du service de la chasse de la p che et de la faune Concernant le droit une partie de la biblioth que du service administratif et juridique traite du droit priv et du droit
121. t mondiale dans le contexte de l volution des biblioth ques parlementaires In Site de l International Federation of Library Associations and Institutions IFLA en ligne Modifi le 11 ao t 1997 http www ifla org VIT s3 conf 1pare f htm page consult e le 28 octobre 2004 Administration GERMANN Raimund E Administration publique en Suisse L appareil tatique et le gouvernement Vol 1 Bern et al Haupt Verlag 1996 ISBN 325805424X Enqu tes et chantillon BOUSSIERES Eric Pratiques documentaires aux Services Industriels de Gen ve SIG vers une prise de conscience de la gestion documentaire de l entreprise 1998 131 p Travail pr sent l Ecole sup rieure d information documentaire pour l obtention du dipl me Gen ve 1998 DE SINGLY Fran ois L enqu te et ses m thodes le questionnaire Paris Nathan 1992 ISBN 2091905674 DUSSAIX Anne Marie GROSBRAS Jean Marie Les sondages principes et m thodes Paris Presses Universitaires de France 1993 Que sais je ISBN 2130453678 FENNETEAU Herv Enqu te entretien et questionnaire Paris Dunod 2002 Les topos ISBN 2100057928 HOLM Kurt Hrsg Die Befragung T bingen UTB Verlag Franke 1991 127 Bibliographie KOHL Oliver Befragungen in Bibliotheken Das Beispiel einer Befragung der Lehrenden an der Bibliothek der Universit t Konstanz In Bibliothek Forschung und Praxis 2000 Jg 24 No 1 p
122. tatistiques 2d relative aux personnes organismes moyens aupr s desquels les collaborateurs font leurs recherches Pour toutes recherches confondues il est possible de classer dans un ordre d croissant les institutions personnes ou moyens utilis s pour faire des recherches Le tableau suivant int gre le nombre de r ponses par moyen pour chacune des trois recherches effectu es au cours des derniers mois par les sond s 76 Analyse du questionnaire 1 re gme pme recherche recherche recherche Internet 30 24 19 a propositions que celles i ia 7 Autres coll gues 6 6 6 M diath que Valais 4 3 1 Autres biblioth ques 3 4 2 Tribunal cantonal 2 0 0 Archives cantonales 1 2 0 ODIS 0 0 0 Total 60 52 36 Nous remarquons qu Internet est l outil le plus cit pour faire des recherches Lors de l laboration de cette hypoth se nous n imaginions pas un tel engouement Les entretiens nous avaient d j donn des pistes concernant les moyens de se documenter des collaborateurs et notamment Internet dont l e mail le t l phone et le fax Il faut toutefois prendre en compte plusieurs facteurs qui ont pu influencer le nombre de r ponses li es Internet Premi rement Internet peut tre utilis pour faire appel un autre coll gue par e mail ceci biaise la r ponse car nous entendions par Internet le fait de rechercher sur le web notamment au travers de moteurs de recherche L ODIS Office bas valaisa
123. tenues o Les th mes trait s o Langue du site fran ais allemand italien anglais autre pr ciser o Date de cr ation du site o Derni re mise jour du site De plus il serait int ressant d indiquer les nouveaux liens mis disposition des utilisateurs Pour que les liens puissent tre b n fiques pour le personnel de l ACV ils doivent tre renouvel s et mis jour constamment Nous proposons galement de veiller ce qu ils soient toujours fonctionnels Il faudrait pratiquer la veille c est dire qu un biblioth caire rep re les nouveaux sites et les ins re dans la liste des liens Am liorations de la visibilit Pour rendre visible les liens de la M diath que Valais nous recommandons donc d laborer une newsletter Cette derni re serait labor e par un une biblioth caire de la M diath que Valais et diffus e chaque deux trois mois par messagerie lectronique selon les nouveaut s Cette newsletter aurait pour avantage d informer les collaborateurs des prestations de la m diath que et notamment de l existence de ces liens Facteurs limitants la diffusion d une newsletter Les collaborateurs sont souvent surcharg s de mail et ne lirons pas forc ment la newsletter Si elle est lue elle sera vite oubli e C est pourquoi nous proposons qu un lien pointant sur le site de la M diath que Valais apparaisse sur la page d accueil du site de l tat du Valais sous la rubri
124. ternet et aux informations trouv es sur les diff rents sites 3 Pistes de recommandations Mettre disposition une liste de favoris class s par th mes Question 5 Indiquez une trois recherches de documents ou d informations effectu es au cours des derniers mois en pr cisant le domaine et le type de documents Indiquez galement pour chaque recherche les personnes ou services ext rieurs aupr s desquels vous avez fait ces recherches 1 Hypoth se Par cette question nous voulions conna tre les types de documents recherch s par domaines ainsi que les personnes ou services aupr s desquels les recherches ont t effectu es Nous constatons que peu de personnes ont r pondu de mani re exhaustive La plupart des personnes ont mentionn uniquement le domaine de recherche sans mentionner le type de document ou inversement Nous avons donc d cid de traiter les r ponses de la mani re suivante Extraire les types de documents propos s et en faire une liste afin d avoir un aper u des types de documents recherch s aupr s d autres personnes ou institutions La typologie nous permet galement d imaginer les moyens pour se procurer la documentation Par exemple un livre devra tre fourni physiquement La jurisprudence peut tre fournie sous format lectronique etc 2a 70 Analyse du questionnaire Extraire les domaines partir des sujets recherch s par les collaborateurs Nous regrouperons les
125. tions suppl mentaires dans le domaine de la documentation La majorit des personnes sond es 16 personnes souhaiteraient avoir un guide d utilisation des ressources documentaires et 8 personnes d sireraient apprendre g rer leur documentation Ceci d montre un certain int r t tre form Il faudrait donc penser envisager une telle possibilit au sein de l ACV 10 personnes souhaiteraient avoir une liste de documents C est une prestation explorer dans le sens qu elle pourrait tre mise disposition de tous les collaborateurs de l ACV L id al serait de faire une liste des documents disponibles dans chacun des services de ACV dans un premier temps puis de mettre en place un catalogue commun des documents disponibles dans les diff rents services 9 personnes d sirent avoir acc s des bases de donn es 7 des revues sp cialis es et 5 des revues de presse Ce n est certes pas la majorit qui s exprime mais il serait utile pour les collaborateurs de ACV d envisager un partage de ces ressources Cela permettrait notamment de faire des conomies 3 Pistes de recommandation o Faciliter la recherche et l acc s aux documents tous les collaborateurs o Mettre en uvre les diff rents types de prestations mentionn es ci dessus o Proposer des cours et des guides d utilisation pour les collaborateurs la M diath que pourrait se charger de cette t che o Cr er un catalogue commun
126. tions par t l phone afin d avoir des donn es utiles pour laborer notre inventaire Pour des raisons pratiques nous avons finalement t l phon aux responsables de biblioth ques et centres de documentation Mise en oeuvre Le questionnaire a t mis en ligne sur Internet par Jean Pierre Lamon responsable informatique de la M diath que Valais Les personnes recevaient un e mail les invitant r pondre au questionnaire Un lien ins r dans le courrier lectronique les redirigeait sur la page web o se trouvait le questionnaire remplir en ligne 3 2 2 Inventaire des biblioth ques et centres de documentation de PACV D finition du contenu Afin de r aliser un inventaire coh rent nous avons labor une d finition pr cise du terme biblioth que ou centre de documentation Ainsi la premi re question du questionnaire ne porterait pas confusion et les r ponses seraient univoques De plus nous ne voulions pas prendre en compte les biblioth ques de l ACV dont les utilisateurs ne sont pas des collaborateurs de l ACV Nous avons donc s lectionn lors de la r colte d informations uniquement les biblioth ques r serv es aux collaborateurs des services et d partements 3 Cette d finition devait aider les collaborateurs de l ACV r pondre au questionnaire 27 M thodologie R colte d informations Au cas o il existait une biblioth que ou un centre de documentation dan
127. tres biblioth ques que vous utilisez Total 28 r ponses 25 4 nb de r ponses p un 1 10 Non 1 Hypoth se Cette question nous a permis de d terminer si les biblioth ques ext rieures l ACV offrent de bonnes prestations aux collaborateurs Si ce n est pas le cas les r ponses nous ont permis de constater que les besoins en information ou autre des collaborateurs ne sont pas satisfaits dans ces biblioth ques Les r sultats nous renseignent galement s il faut plut t une biblioth que sp cialis e dans un 93 Analyse du questionnaire domaine particulier ou si une biblioth que g n raliste satisfait les besoins des collaborateurs 2 Analyse Parmi les personnes qui ont r pondu cette question 27 sur 28 sont satisfaites des autres biblioth ques utilis es et seulement une personne ne l est pas 3 Pistes de recommandation Aucune recommandation n est faite tant donn que les collaborateurs sont satisfaits Question 15 1 Avez vous des suggestions d am lioration concernant ces biblioth ques 1 Hypoth se Cette question nous permet de conna tre les attentes des collaborateurs par rapport ces biblioth ques et de formuler des propositions suppl mentaires 2 Analyse Le fait que la majorit des personnes interrog es sont satisfaites des autres biblioth ques il n y a aucune suggestion d am lioration Il nous est alors impossible de tirer plus d
128. ts fonds inf rieurs 1000 documents concevoir un catalogue collectif interne en ligne des biblioth ques de l ACV accessible uniquement aux collaborateurs 7 1 1 Int gration des biblioth ques et centres de documentations de l ACV dans RERO Nous avons gard l id e d int grer dans le r seau RERO uniquement la biblioth que des mus es cantonaux car elle poss de un fonds assez cons quent 10 000 monographies et 400 titres de p riodiques Elle est d ailleurs la seule proposer un acc s au public externe Notons que c est une biblioth que qui a t mise l tude en 1998 en vue de son int gration au r seau RERO Cette tude mentionne les avantages les contraintes les mat riels n cessaires les frais occasionn s au rattachement un r seau ainsi qu un questionnaire Actuellement cette biblioth que n est pas encore int gr e dans le r seau RERO en raison du manque de personnel pouvant int grer ses documents sur le logiciel VIRTUA 7 1 2 Conception d un catalogue collectif interne des biblioth ques de l ACV Objectif Mis part la biblioth que des mus es cantonaux pour les autres biblioth ques mentionn es dans notre inventaire nous avons jug plus avantageux la mise en place d un catalogue collectif interne des biblioth ques et centres de documentation de l ACV Ce catalogue permettra de rendre davantage visible les amp BURO Nicolas Int gration de nouvelles
129. u questionnaire par D partement 51 Analyse du questionnaire Question 1 Existe t il une biblioth que dans votre service Total 43 r ponses 1 Hypoth se Cette question permet de savoir dans quels services et d partements se trouve ou non une biblioth que ou un centre de documentation En cas de r ponse positive nous avons demand aux personnes concern es de nous indiquer le nom du responsable et le nom de la biblioth que de l ACV Ces informations nous ont servi l laboration d un inventaire des biblioth ques et centres de documentation de l ACV Nous ferons donc dans un premier temps l analyse de la question sur l existence ou non d une biblioth que 2a et dans un deuxi me temps l analyse du d pouillement de notre inventaire sur les biblioth ques et centres de documentation de l ACV 2b 2 Analyse 2a relative l existence ou non de biblioth ques au sein de ACV Le graphique indique l existence ou non d une biblioth que au sein des services interrog s Sur 43 personnes 25 ont mentionn l existence d une biblioth que 16 ont 52 Analyse du questionnaire r pondu non et 2 ne savent pas Nous pouvons donc d duire que les collaborateurs de P ACV sont g n ralement au courant de l existence ou non d une biblioth que puisque seules 2 personnes ignorent la disponibilit d un tel service Par contre 16 collaborateurs n ont pas acc s une biblioth que intern
130. udoises ACV de Lausanne Nous n avons pas int gr l interview effectu e au Tribunal Cantonal de Sion car 1l n tait pas directement li notre mandat mais plut t utile pour notre connaissance des sources juridiques employ es parfois par les collaborateurs de l ACV 23 M thodologie Conclusion L entretien avec Gilbert Coutaz nous a permis de tenir compte de l aspect archivistique lors de nos recommandations L entretien avec Charles Pfersich nous a donn une premi re id e concernant les possibilit s de coordination des biblioth ques au niveau d une administration et en m me temps il nous a donn un exemple d une application r elle d un tel projet Ceci nous a amen laborer des questions d veloppant davantage l aspect de collaboration 3 1 4 Synth se de la litt rature sur la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une administration Difficult s Nous avons eu des difficult s trouver des documents r pondant la probl matique de notre travail de dipl me car elle est tr s sp cifique Nous avons dans un premier temps s lectionn des documents sur la coordination des biblioth ques la r alisation d un inventaire l laboration d un questionnaire et le r le d une biblioth que r gionale pour la coordination En accord avec Madame Deferr notre conseill re p dagogique nous avons largi le champ de nos recherches en d terminant un sujet suppl
131. ur cette question 1l faut noter que sa formulation est l g rement p jorative En effet les personnes ne voudront pas forc ment montrer qu elles ont des difficult s faire des recherches Les r ponses peuvent donc tre biais es par le fait que la plupart des personnes r pondent automatiquement non 3 Pistes de recommandations Former le personnel en difficult tre plus autonome pour la recherche d informations 86 Analyse du questionnaire Question 9 Etes vous satisfaits des domaines couverts pas les documents accessibles depuis votre bureau Total 38 r ponses nb de r ponses D 1 Oui Non 1 Hypoth se Nous avions fait l hypoth se que les domaines couverts par les documents dans les bureaux ne seraient peut tre pas satisfaisants 2 Analyse Les r sultats montrent que la majorit des personnes interrog es sont satisfaites des domaines couverts par les documents qu ils poss dent Pour les personnes insatisfaites les raisons sont tr s sp cifiques Nous avons donc d cid de mentionner pour chaque insatisfaction le service l origine de la r ponse afin de pouvoir proposer des solutions de mani re particuli re Nous avons analys les r ponses aux questions 9 11 et 12 par service Certains services ont fait des remarques qui ne sont pas compr hensibles hors de leur contexte nous n avons donc pas pu en tenir compte pour nos r
132. vec le directeur des Archives cantonales vaudoises Gilbert Coutaz recommand lors de la premi re tape par Myriam Ev quoz archiviste des archives d Etat du Valais nous a permis de voir les aspects plut t archivistiques de notre probl matique Cet entretien nous a amen es r fl chir la conservation des documents long terme ainsi que sur le principe de provenance des documents Monsieur Coutaz nous a fait part de quelques aspects th oriques Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de P Administration f d rale SCBC de Berne L entretien avec Charles Pfersich responsable du SCBC nous a montr les possibilit s et les limites d une instance de coordination des biblioth ques au sein d une administration ce qui nous a amen es laborer des suggestions pour notre travail telles que la mise en place d un catalogue commun pour certaines biblioth ques par exemple Cet entretien nous a montr qu une coordination entre les diff rentes biblioth ques est possible m me si celles ci gardent une partie de leur autonomie Un travail coordonn peut am liorer les prestations pour les collaborateurs et rendre les biblioth ques plus attractives Elaboration d une synth se Nous avons labor une synth se des entretiens effectu s au Service de Coordination des Biblioth ques et Centres de documentation de l administration f d rale SCBC de Berne et aux archives cantonales va
133. x Archives d Etat du Valais La rubrique VI de l enqu te concerne les biblioth ques et les centres de documentation de l ACV Cette rubrique n a pas t d pouill e en 2001 Etant donn que ces informations taient utiles la r alisation de notre mandat Jacques Cordonier a fait d pouiller en avril 2004 cette rubrique du questionnaire par Daniel Burnie collaborateur de la M diath que Valais Ce d pouillement des questions 37 2 et 38 rubrique VI de l enqu te a donn lieu un tableau r capitulatif Analyse de l enqu te et synth se Nous avons analys le d pouillement des questions 37 et 38 de cette enqu te au moyen des donn es recueillies dans le tableau en annexe afin de nous rendre compte dans quels services se trouvent une biblioth que ou un centre de documentation Puis nous avons compar les types de documents et les sujets contenus dans les services Enfin 1l Annexe Rubrique VI de l enqu te syst matique sur l archivage dans l administration cantonale valaisanne par les Archives d Etat du Valais 1 Existe t il une biblioth que ou un centre de documentation l int rieur du service 1 Le service dispose t il de ses propres publications Annexe Tableau du d pouillement des questions 37 et 38 de la rubrique VI l enqu te syst matique sur l archivage dans l administration cantonale valaisanne par les Archives d Etat du Valais 15 Idem 20 M t
134. y correctrice et Laurence Baudraz biblioth caire pour la relecture et les corrections de notre m moire Nous tenons remercier particuli rement o Evelyne Deferr professeur HEG et Jacques Cordonier directeur de la M diath que Valais pour nous avoir paul et guid dans l accomplissement de notre m moire o Charles Pfersich responsable du service de coordination des biblioth ques et centres de documentation de l Administration f d rale Berne pour nous avoir fourni de pr cieuses informations pour notre questionnaire et pour avoir accept de figurer comme jur pour la soutenance du m moire 5 Table des mati res Table des mati res R SUM REMERCIEMENTS PARTIE 1 MEMOIRE LISTE DES ABR VIATIONS 1 INTRODUCTION 1 1 Contexte 12 Mandat 1 3 Structure du m moire 2 D MARCHE PAR TAPES 3 M THODOLOGIE 3 1 Collecte d informations 3 2 Elaboration des outils 3 3 Traitement des r sultats 3 4 R daction du m moire 4 COLLECTE D INFORMATIONS 4 1 Synth se des entretiens effectu s au sein de ACV 6 Table des mati res 10 13 13 13 15 16 18 18 26 30 31 33 4 2 Analyse de la rubrique VI de l enqu te syst matique sur l archivage dans ACV par les Archives d Etat du Valais 4 3 Synth se des entretiens effectu s en dehors de l ACV 44 Synth se de la litt rature sur la coordination des biblioth ques parlementaires au sein d une admini

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