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Pour kinésithérapeute

1. Le bouton Parcourir vous permet de changer l emplacement o sera stock e votre sauvegarde A la fin de la sauvegarde un message vous informe du r sultat Rangez votre support de sauvegarde en lieu SUr 10 4 La mise jour Nous sommes amen s r guli rement effectuer des modifications r glementaires ou des am liorations dans le logiciel e Pour t l charger ces mises a jour utilisez le bouton dans la barre d outils Remarque tous les 45 jours le logiciel vous propose de t l charger la derni re mise jour Acceptez cette proposition Si votre logiciel est d ja a jour un message vous informera qu aucun t l chargement n est n cessaire Page 43 sur 51 Cela fait plus de 365 jours que vous n avez pas effectu de mise jour par Internet du logiciel Cliquez sur OUI pour proc der la mise jour maintenant Cliquez sur NON pour proc der la mise jour ult rieurement Vous aurez un message de rappel au prochain d marrage du logiciel Cliquez sur ANNULER pour supprimer ce message de rappel Le message de rappel vous sera propos dans 45 jours La dur e du t l chargement est variable selon le type de votre connexion 15 minutes environ en bas d bit et 2 3 minutes environ en haut d bit adsl En cas de coupure lors du t l chargement vous pouvez relancer l op ration Le t l chargement reprendra juste apr s la coupure Lors de l op ration de mise jour une fen
2. e Imprimer la feuille de sains A Mo Hors cas d exceptions pr vues l article R 161 43 1 du code de la S curit Sociale la feuille de soins doit tre imprim e sign e par l auxiliaire m dical et l assur et scann e pour tre ensuite t l transmise 9 3 T l transmission des pi ces justificatives Page 39 sur 51 La t l transmission des pi ces justificatives ne n cessite pas de lecteur de cartes et peut s effectuer de deux fa ons diff rentes automatiquement apr s la t l transmission des factures V rifiez au pr alable dans la liste des factures transmettre que tous les documents requis sont pr sents absence de carr rouge dans la colonne ordonnance scor ou feuille de soins scor Apr s la t l transmission des lots de factures les documents num ris s sont automatiquement regroup s dans des lots puis t l transmis de la m me mani re que les lots de factures Ordonnance Scor Feuille de soins Scar D Envoi papier E A CANNET E canner Dans la liste des factures transmettre la signification des carr s est la suivante un carr rouge suivi de scanner indique que la pi ce requise est absente et qu elle doit tre scann e Pour lancer la num risation cliquez sur le carr rouge Vous pouvez tout de m me t l transmettre la facture sans la pi ce requise mais vous devrez t l transmettre la pi ce dans un d lai de 30 jours Tant que vous n aurez p
3. Y Pour consulter la bo te aux lettres pensez galement a utiliser le bouton a pour visualiser les retours pour un lot donn cliquez dans la barre de commande sur le bouton Noemie s lectionnez visualiser les retours par lot s lectionnez l onglet correspondant votre choix Rapport noemie des lots de FSE paiement ou rejet envoy par les caisses ou bien Rapport noemie des lots de DRE paiement ou rejet envoy par les compl mentaires s lectionnez le lot de votre choix et cliquez sur le bouton rapport pour obtenir un aper u avant impression Rappel pour l utilisation des recherches et du filtre dans les listes reportez vous l annexe 2 Ka dans la barre d outils Le document contenant les paiements des caisses pour un lot donn est synth tique Il contient uniquement les paiements des factures r alis es avec le logiciel ll ne contient donc pas les paiements Page 33 sur 51 des aides les indus ou trop per us les r gularisations effectu es par la caisse Pour visualiser de mani re plus d taill les retours des caisses voir ci dessous b pour visualiser les retours pour une journ e donn e cliquez dans la barre de commande sur le bouton Noemie S lectionnez visualiser les retours par journ e S lectionnez la journ e de votre choix et cliquez sur le bouton bordereau pour obtenir un aper u avant impression Ce document conti
4. droite du titre liste des actes Dans la liste des actes les couleurs utilis es sont identiques au calendrier Si vous n avez pas affect une couleur sp cifique aux praticiens LISTE DES ACTES Bt une ligne verte indique que l acte est factur Aucune modification ne peut tre apport e une ligne jaune indique que l acte est point et non factur ll est alors possible de le modifier de le d pointer ou de le r affecter en cliquant sur le symbole dans la premi re colonne de la liste et en choisissant l action d sir e dans le menu Acte 4M 10 00 du 22 06 2012 D pointer Modifier R affecter Fermer le menu Si vous avez affect une couleur sp cifique aux praticiens voir 10 5 chaque ligne est colori e de la couleur choisie la pr sence du symbole dans la premi re colonne permet de signaler que l acte est point et non factur Il est alors possible de le modifier de le d pointer ou de le r affecter en cliquant sur ce symbole et en choisissant l action d sir e dans le menu L absence du symbole dans la premi re colonne indique que l acte est factur Aucune modification ne peut tre apport e a D pointage d un acte En choisissant dans le menu ci dessus la rubrique d pointer et apr s confirmation lacte est d point puis retir de la liste des actes Les nombres dans les colonnes fait facturer reste sont mis jour b Modification
5. Televitale MANUEL DE PRISE EN MAIN LOGICIEL TELEVITALE KINESITHERAPEUTES Agr SESAM VITALE 1 40 TELEVITALE Le Gamma 95 Avenue des Logissons 13770 VENELLES T l 04 42 54 9T 91 Fax 04 42 54 91 84 Hot line 04 42 54 91 92 de 9H a 17H30 E mail televitale Otelevitale fr Site Internet http www televitale fr SOMMAIRE TABLEAUIDE BORDA ne el des dan D Satan cn ae cs ne 5 1 1 LA BARRE DE COMMANDE ET LES ETAPES DE LA FACTURATION NEEN EEN 6 1 2 EREECHEN 6 1 3 LA ZONE DE NOTIFICATIONS nn a e D a a D UC a ea eaa 7 ETAPE PATIENTS ET vd 8 2 1 CREATION OU MISE A JOUR AVEC LECTURE DIRECTE DE LA CARTE VITALE ccoccocococnnoncononnnnnnnrnrnnnnnnnnrnrnnnnnnrnrnrnannnarrrnamanananmanas 8 2 2 CREATION OU MISE A JOUR PAR DECHARGEMENT D UN LECTEUR PORTABLE ccocococoococonononnncnnnnnnnnnnrnnnnnnnnrnrnnnannnnrnrnananarrarnamanas 8 2 3 CREATION E S E E EE E E a 9 2 4 LEDOSSER PATENT EE EA T A A T AE E AE EA E ETE E EAE S EE EN EE 9 ETAPE PRESCRIPTION Ss EE 12 3 1 LISTE DES PRESCRIPTIONS id aia 12 3 2 CREATION D UNE PRESCRIPTION EE ee 14 3 3 MODIFICATION RENOUVELLEMENT IMPRESSION D UNE PRESCRIPTION mmmmmnmnmmmnenennennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenenennns 16 3 4 SUSPENDRE REPRENDRE UNE PRESCRIPTION mmememmmmemennnnnnennnennnnnnn nee n nn NENNEN ENKEN ENKEN KEN ENN m een eme ENKEN EN ENER ENN ENKEN 17 3 5 NUMERISATION ET VISUALISATION DE DOCUMENTS kuk EN nn 17 3 6 CREATION RAPIDE DE PRESCRIPTION a a 18
6. tape est conseill car elle vous permettra de tenir jour le solde de vos factures et conna tre ainsi pr cis ment les impay s Ces impay s pourront tre relanc s en utilisant le module de relances et les reglements deviendront automatiquement des recettes dans votre comptabilit En parall le la saisie des r glements vous pouvez d terminer tout moment le montant d pour une prescription par les diff rents tiers en tenant compte des actes point s mais pas encore factur s gr ce a la gestion de l encours 8 1 Gestion de l encours Dans les crit res de recherche lorsque vous activez le calcul de l encours en cochant la case correspondante le logiciel indique dans les colonnes encours patient encours caisse encours compl mentaire le montant d par chacun des tiers en tenant compte des actes factur s des actes point s et pas encore factur s CRITERES DE RECHERCHE Patient Prescription de DFP DEMO FAUL fin O Type Non termin es sl du 23 06 201 0 au 22706 2012 Calculer l encours Le Lorsque le calcul de Pencours est activ l ic ne El situ e c t du montant d par le patient dans la colonne encours patient vous permet d acc der au module interrogation et relance de comptes pour conna tre le montant total d par le patient pour l ensemble de ses prescriptions en tenant compte des actes factur s et des actes point s mais pas encore factur s Remarqu
7. couvrable vous permet d indiquer au logiciel que la facture ne sera jamais pay e Il doit tre utilis de la fa on suivante faites descendre votre facture dans la liste des factures encaisser s lectionnez la part qui ne sera jamais pay e et cliquez sur le bouton rr couvrable S lection des factures Le bouton afficher permet de r duire la liste des factures non sold es et faciliter ainsi la s lection Les choix disponibles sont les suivants Page 37 sur 51 pour une p riode donn e pour un OU plusieurs lots donn s pour une caisse donn e avec des reliquats pour une mutuelle donn e pour une ou plusieurs factures donn es pour un mode de s curisation donn avec un solde HU avec seulement un solde A C avec un solde patient Toutes Ces choix peuvent tre cumul s entre eux Par exemple vous pouvez rechercher les factures pour une p riode donn e et une caisse donn e Pour supprimer un crit re cliquez nouveau dessus Vous pouvez galement agrandir la liste des factures non sold es en cliquant en haut droite sur le bouton Pour r duire la liste son tat initial cliquez nouveau sur le bouton Zoom 8 5 Journal des reglements Le journal des r glements est accessible depuis le bouton Noemie dans la barre de commande Cette fen tre vous permet de consulter les r glements que vous avez enregistr s En utilisant le bouton rechercher vous pouvez retrou
8. papier Vous pouvez pr venir la caisse que la pi ce sera envoy e par papier depuis la liste des factures transmettre cliquez sur le carr rouge M scanner puis dans l cran de num risation cliquez sur le bouton annuler pour ne pas enregistrer Dans l cran ci dessous s lectionnez impossible num riser et sera envoy e par papier et cliquez sur OK pour valider votre choix ou bien depuis le menu t l transmission rubrique gestion scor dans la liste des pi ces fournir s lectionnez la pi ce et cliquez sur le bouton modifier S lectionnez impossible num riser et sera envoy e par papier et cliquez sur OK DO D Di tall de la pi ce justificative La pi ce justificative est Une num risation initiale Cette information envoi papier sera ensuite t l transmise a la caisse du patient 9 5 Gestion des lots Scor Le fonctionnement des lots SCOR est identique aux lots de factures s curis es des accus s de r ception sont envoy s par les caisses pour chaque lot SCOR t l transmis Lors de la t l transmission le logiciel r cup re automatiquement les accus s de r ception SCOR envoy s dans votre Dote aux lettres En cas d absence d accus s de r ception dans les d lais r glementaires le logiciel renvoie automatiquement les lots SCOR Si apr s 2 envois le lot SCOR r a toujours pas recu d accus de r ception il convient d envoyer les documents par voie papi
9. ETAPE POINTAGE VALIDATION DES SEANCES ek ENKEN ENER ENER ENER ENER EN ENER ENER ENNEN E NENNEN ENNEN E NENNEN ENKEN REENEN 20 4 1 CRITERES DE RECHERCHE ee EE EE EE 20 4 2 GRIT RES DE POINTAGE eener 21 4 3 POINTAGE DEPOINTAGE DANS LA LISTE DES PRESCRIPTIONS KENNEN KKK KKK KKK EEN 22 4 4 POINTAGE DEPOINTAGE DANS LE CALENDRIER KKK KKK EEN ENKEN EN EN EN 23 4 5 LISTE DES ACTES MODIFICATION D UN ACTE POINTE mmmmememenenenenenenenenennnnnnnnnnn nn nnn eme en en eme nenenenen een eme eme enenenenenenenennnes 24 ETAPE FACTURES nr nine mn eme don 25 5 1 FACTURATION SECURISE SUR LE POSTE DE TRAVAIL AVEC LA CARTEVITALE unn 26 5 2 FACTURATION DEGRADEE SANS LA CARTE VITALE uk unnum nnnm mnnn 26 5 3 FACTURATION AVEC SECURISATION DE LA FACTURE AU DOMICILE DU PATIENT NEE EEN EN 26 5 4 FACTURATION PONCTUELLE D ACTE ISOLE nu nnna unnum nnn nnnm 28 5 5 FACTURATION D ACTE HORS NOMENCLATURE ccocococonononononnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnm nn e meme ununun eme unnum mnnn mnnn 29 5 6 CONSULTATION DES FACTURES ET IMPRESSION DES DUPLICATAS KEEN KEEN KEEN E NENNEN ENKE ENKEN en KENNEN EN ENKEN 31 ETAPE TELETRANSMISSION usina nt cute a moment ni nathalie contente 32 ETAPE NOENIE des D te 33 7 1 PRESENTATION ee ee 33 7 2 RECEPTION ET VISUALISATION DES RETOURS KKK KKK KEE EEN EN ENKEN KKK 33 7 3 GESTION DES REJETS 2222 a aa a aaa a a a a a a aa aa A a a a raa ea a aeaaea 34 ETAPE REGLEMENTS GESTION DE UENCOURS nssesseesesssossossessc
10. El UE L action de facturer est alors symbolis e par un curseur de souris en forme de Le logiciel vous demande si vous disposez ou non de la carte vitale du patient et si vous souhaitez facturer la totalit des actes point s Avez vous la carte Vitale de votre patient Ge OUI NON Cochez les actes que vous souhaitez facturer Jour Date Lien Acte Executant v Lund 202052011 Cabinet AM 8 00 RE w BET 02 06 2011 Cabinet As 8 00 RE Lundi 06 06 2011 Cabinet OM RE e DEST 03 062011 Cabinet Abis RE e Lundi 3062011 L abinet GM 3 00 RE Ciag 16 06 2011 Cabinet AMx 8 00 RE Jud 20 06 2011 Cabinet 4Mx 8 00 RE Fr quence de facturation 5 s ances La fen tre ci dessus vous rappelle la fr quence de facturation saisie dans la prescription Par d faut le logiciel vous propose de facturer la totalit des s ances point es dans la liste toutes les s ances sont coch es dans la colonne de gauche Si le nombre de s ances point es d passe la fr quence de facturation le bouton retient un nombre de s ance gal la fr quence de facturation dans la liste les s ances ne pas facturer seront d coch es automatiquement Vous pouvez galement cocher ou d cocher une s ance en cliquant dans la colonne de gauche A noter les s ances que vous ne retenez pas pour la facturation restent point es et vous pourrez les facturer ult rieurement Vous pouvez alors tablir la facture selon troi
11. alisation de l acte et le praticien qui r alise l acte Par d faut le logiciel propose la date du jour Vous pouvez changer cette date au moyen des 3 boutons La fl che verte kh fait reculer la date d un jour La fl che verte m fait avancer la date d un jour L ic ne affiche un calendrier pour choisir une date pr cise CRITERES DE POINTAGE Pointer actes au 22 06 2012 F Modifier l acte apr s le pointage Pour le praticien DP DEMO PAUL M Pointer avec la touche F12 Page 21 sur 51 Pour le praticien le logiciel propose par d faut le professionnel courant Il s agit du professionnel indiqu dans la barre de menu Fichiers Facturation Tel transmission Outils Lecteur Impressions Fen tre Aide Professionnel DEMO PAUL Pour changer de professionnel qui r alise l acte vous pouvez cliquer dans la barre de menu sur le nom du professionnel et en choisir un autre Le nom du praticien dans la zone crit re de pointage sera alors automatiquement remplac par celui indiqu dans la barre de menu ou bien le s lectionner au moyen de la liste d roulante dans la zone crit re de pointage Pour le praticien pp DEMO FAUL propri taire de la prescription DH DEMO PLIL EP ESSAI PIERRE Le choix propri taire de la prescription permet dans les cabinets multi praticiens de pointer au nom du professionnel indiqu dans la prescription Avec ce choix le logiciel ignore le p
12. avertit de la pr sence de r glements en attente de validation et en provenance des caisses ou des compl mentaires par l affichage du libell sous fond jaune des retours Noemie sont arriv s cliquez sur Noemie pour les traiter cliquez sur le bouton Noemie en dessous du bouton encaisser Le logiciel recherche les factures qui ont t pay es et les fait basculer dans le tableau central factures encaisser Dans le cadre de gauche modifiez ventuellement le nom du payeur la date et saisissez une r f rence facultatif Cliquez sur le bouton Encaisser Cliquez sur le bouton Noemie et recommencez l encaissement pour les r glements suivants Au fur et mesure de votre manipulation le logiciel vous indique le nombre d encaissement restant Page 36 sur 51 Facturefs non sold e s 545 n Facture Le le Hom du patient oi N Caisse Patient Caisse Geet CHAALES GEORGES mark OU a 9 PEFFE DENIS FFB 01 781 5701 M 0 00 38 54 2569 ROLLAND ROGER a24 030531100 000 10684 000 060106746 05 01 2011 CARTE JEAN FRANCOIS DE 01831 0000 M 0 00 320 DI 060106761 05 01 2011 DENT MAURICE 158 poesia 0 00 6 35 DU ENFANT MICHEL 07 631 0000 M 0 00 6 35 DU PELOTTE MARIE CT 681 3421 MT mm Em sl Masquer les factures non valid es SE ee TOTALE 2025 56 4783272 403 53 Afficher Imprimer Tran f rer pour d placer les lignes Facturefs encaisser O N Facture Factur le
13. carr rouge dans la colonne feuille de soins scor Voir paragraphe ci dessous 9 2 G n ration automatique de la feuille de soins pour le mode d grad Lors de la r alisation d une facture en mode d grad si l assur ne peut pas signer la feuille de soins selon les cas d exceptions pr vues l article R 161 43 1 du code de la S curit Sociale le logiciel peut g n rer automatiquement la feuille de soins destin e tre t l transmise par SCOR sans l imprimer La rubrique signature de l auxiliaire m dical sera remplie avec votre signature pr alablement scann e et la place de la signature de l assur la case impossibilit de signer sera coch e Pour activer cette fonctionnalit Signez une feuille de soins dans la rubrique signature de l auxiliaire m dical et introduisez la dans votre scanner cliquez sur le menu Outils rubrique Options onglet R pertoires Outils cochez la case cr er automatiquement la feuille de soins en mode d grad avec la signature num ris e du praticien Le logiciel proc de la num risation de votre signature Encadrez votre signature avec le rectangle rouge affich e a l cran et validez en cliquant sur le bouton enregistrer Lors de la facturation si l assur ne peut pas signer la feuille de soins selon les cas d exceptions pr vues d cochez la case imprimer la feuille de soins et cliquez sur le bouton Facturer
14. d un acte En choisissant dans le menu ci dessus la rubrique modifier vous acc dez une fen tre permettant la modification de la date ou du lieu de l acte domicile ou cabinet l ajout ou la suppression d indemnit forfaitaire ou kilom trique de d placement ajout ou le retrait d une majoration de jour f ri le changement du montant d un acte HN ou du montant d un d passement pour exigence particuli re c R affectation d un acte Dans les cabinets multi praticiens en choisissant dans le menu ci dessus la rubrique r affecter vous pouvez changer le praticien ayant r alis lacte en cas d erreur de pointage par exemple Toutes les autres caract ristiques de l acte date lieu indemnit de d placement sont inchang es Page 24 sur 51 5 Etape factures Dans la barre de commande le bouton FACTURES processus de facturation vous permet d acc der la quatri me tape du Pour facturer une prescription il faut au pr alable s lectionner le patient et la prescription dans le tableau de bord la ligne s lectionn e est en orange puis cliquer sur le bouton FACTURES dans la barre de commande et choisir la rubrique facturer la prescription Les prescriptions facturer sont mises en valeur par la pr sence du symbole El ou D c t du nombre d actes facturer Y Pour facturer rapidement la prescription de votre choix pensez galement cliquer sur Tune des trois ic nes
15. de facturation n figurant sur sa feuille de soins Le praticien sera inform de la pr sence d une prescription prendre en compte par un message lors de l ouverture de son logiciel Votre coll gue n aura plus alors qu cliquer sur la rubrique Recevoir les prescriptions pour ajouter automatiquement dans son logiciel la prescription le patient le prescripteur et les ventuelles pi ces justificatives associ es Pour obtenir rapidement la liste des prescriptions d un patient pr sent Modifier dans le tableau de bord cliquez sur l une des ic nes mut situ e EC gauche de la date de prescription et choisissez dans le menu la Ajouter rubrique Lister les prescriptions Voir Vous obtiendrez la liste des prescriptions pour le patient s lectionn Lister les prescriptions avec pour chaque prescription la liste des actes point s et ou factur s Imprimer Mum riser Suspendre Supprimer Bilan Fermer menu Page 13 sur 51 3 2 Cr ation d une prescription Pour cr er une prescription apr s avoir s lectionn le patient dans la liste des prescriptions cliquez sur le bouton ajouter Une fen tre intitul e D tail de la prescription s ouvre Cette fen tre se d coupe en plusieurs parties ol Patient DESMAUX MATHALIE DR QE o a Hum riser Ordonnance dufo1 12 2011 E ZS Praticien DEMO PAUL 3 SEH OOOO 1 Mont H a ab mm 8 Cabinet Dimanche Jour feri Mature assu
16. elle n appara tra pas dans la liste des factures transmettre b Facturation d actes HN avec pointage dans le tableau de bord Saisissez la prescription avec deux lignes d actes une ligne pour l acte inclus dans la nomenclature et une ligne pour lacte hors nomenclature voir paragraphe 3 2 Vous pouvez pr ciser le montant de lacte HN dans la rubrique correspondante ou bien laissez vide cette rubrique le montant de l acte HN vous sera alors demand lors du pointage D passemernt exigence Acte gratuit Acte HN 20 00 Dans les options du tableau de bord activez si cela n a pas d ja t fait la facturation s par e des actes HN Voir paragraphe 10 5 b Proc dez au pointage des actes voir paragraphe 4 3 et 4 4 En pointant l acte inclus dans la nomenclature le logiciel pointera galement l acte hors nomenclature La facturation devra tre r alis e en 2 tapes facturation des actes inclus dans la nomenclature en mode s curis en pr sence de la carte vitale du patient voir paragraphe 5 1 ou en mode d grad en l absence de la carte vitale voir paragraphe 5 2 facturation des actes hors nomenclature Pour cette tape la carte CPS et la carte vitale ne S e e Imprimer sont pas n cessaires Pour valider la facture cliquez sur le bouton en bas droite de la fen tre le logiciel vous proposera d imprimer une quittance d taill e pour remettre au patient L tat de cette facture sera n
17. en bas droite de la fen tre le logiciel vous propose d imprimer la feuille de soins Pour le mode s curis avec la carte vitale du patient cliquez sur le bouton Fi ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique liste des factures a valider cliquez sur le bouton certifier avec carte vitale le logiciel effectue une lecture de la carte vitale et affiche la facture correspondante au patient s lectionn sur la carte vitale Facturer S S cliquez sur le bouton MEN en bas a droite de la fen tre le logiciel r effectue une lecture de la carte vitale et calcule les diff rents montants en fonction des exon rations pr sentes en carte vitale 5 4 Facturation ponctuelle d acte isol d En mode s curis avec la carte vitale cliquez sur le bouton Fi ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique facturer acte isol en s curis Le logiciel proc de alors une lecture de la carte vitale s lectionnez le patient sur la carte vitale dans l cran de facturation en dessous du nom du patient choisissez le m decin prescripteur et Saisissez la date de prescription dans le premier onglet de la facture choisissez d abord la nature d assurance maladie maternit accident de travail et le cadre de remboursement application ou non du tiers payant Page 28 sur 51 Vous pouvez choisir la valeur du cadre de remboursement propos e par d faut Module
18. et cliquez sur le bouton Page 31 sur 51 6 Etape t l transmission Dans la barre de commande le bouton TRANSMISSION vous permet d acc der la cinqui me tape du processus de facturation Cliquez sur ce bouton et s lectionnez la rubrique pr parer et envoyer les lots Le logiciel vous propose la liste des factures en attente de t l transmission Ces factures doivent tre regroup es en lot Cette op ration n cessite la pr sence du lecteur et de la carte CPS 1 FSE s curiser 2 DRE s curiser 3 FSE transmettre 4 DRE transmettre 5 Fichiers transmettre Tout choisir Nom du patient Destinataire Mutuelle Assur Nesle mmm KR M BEAUVAU MARIE CMR DEMONSTRATION 28 01 2009 11850 7110 000 A0 META mmm JS Y DURAND DOROTHEE CPAM DEMONSTRATION 25 01 2009 8160 8160 000 Omg Pr parer 030122046 JS UVANELJEAN O CMA DEMONSTRATION 20 01 2009 3540 2478 000 1062 mz JS SIMON OLMER CMA DEMONSTRATION 20 01 2009 2800 1960 000 Bai 030122008 E MANSARTJULIE CMR DEMONSTRATION 2 20 01 2009 3000 Dm 000 lao maw E DAUPHIN EMILE CMR DEMONSTRATION 18 01 2003 51312 51312 000 0 00 oma E CAISSE PASCALE CRPCEN DEMONSTRATIONS 01 2009 60984 609 84 000 ooo mum k Smanaiwnt CMP DEMONSTRATION 14 01 2009 10710 6426 000 4284 Supprimer S lectionnez la ou les factures l aide de la souris ou utilisez le bouton Tout choisir pour s lecti
19. jours voir paragraphe 10 1 b Le professionnel Par d faut le logiciel affiche les prescriptions du professionnel courant ll s agit du professionnel indiqu dans la barre de menu Fichiers Facturation Tel transmission Outils Lecteur Impressions Fen tre Aide Professionnel DEMO PAUL Si la prescription a t saisie pour ou par un autre professionnel voir 3 2 elle n apparaitra dans la liste Pour changer de professionnel vous pouvez cliquer dans la barre de menu sur le nom du professionnel et en choisir un autre Le nom du praticien dans la zone crit re de recherche sera alors automatiquement remplac par celui indiqu dans la barre de menu ou bien le s lectionner au moyen de la liste d roulante dans la zone crit re de recherche Prescription de DP DEMO PAUL we DE DEMO FALL EH ESA PIERRE Le choix tous les praticiens affichera toutes les prescriptions quelque soit le praticien choisi lors de la saisie de la prescription Ce choix peut tre d fini par d faut pour qu l ouverture du tableau de bord le logiciel affiche automatiquement les prescriptions de tous les praticiens voir paragraphe 10 5 c Le patient Le crit re de recherche patient permet de s lectionner en orange la premi re prescription de ce patient Tapez au clavier uniquement les premi res lettres du nom 4 2 Crit res de pointage La zone crit re de pointage permet de s lectionner la date de r
20. ou utilisez le bouton EH pour acc der la liste des patients En dessous du nom du patient choisissez le m decin prescripteur et saisissez la date de prescription dans le premier onglet de la facture choisissez d abord la nature d assurance maladie maternit accident de travail puis l exon ration et le cadre de remboursement application ou non du tiers payant Voir paragraphe d ci dessus pour changer la valeur du cadre de remboursement propos e par d faut cliquez sur l onglet actes ngap afin de sp cifier les actes facturer Saisissez la date de l acte lacte et son coefficient associ Si vous souhaitez saisir plusieurs actes utilisez le bouton ajouter sur la droite Imprimer e S 7 Pour valider la facture cliquez sur le bouton MELUN en bas droite de la fen tre le logiciel vous propose d imprimer la feuille de soins Dans le cadre d une facture sans tiers payant cette feuille de soins devra tre remise au patient pour qu il soit rembours par sa caisse ll n est pas n cessaire de la t l transmettre Dans le cadre d une facturation en tiers payant sur la part obligatoire cette feuille de soins doit tre conserv e puis envoy e par vos soins avec le bordereau de t l transmission Voir paragraphe 6 5 5 Facturation d acte hors nomenclature Deux m thodes sont disponibles pour facturer des actes hors nomenclature S il s agit d une facturation ponctuelle reportez vous au paragr
21. paragraphe 4 4 4 1 Crit res de recherche Pour r aliser cette op ration de pointage il faut au pr alable afficher correctement la liste des prescriptions au moyen de la zone crit res de recherche Trois crit res de recherche sont voire disposition le type de prescription le professionnel propri taire de la prescription le patient CRITERES DE RECHERCHE Patient Prescription de DP DEMO PAUL Ads PF E Type Non termin es du 23 06 201 0 au 22706 2012 Calculer l encours Remarques La case cocher rdv est un crit re de recherche optionnel qui peut tre utilis pour pointer ou visualiser tous les rendez vous pris avec le logiciel Voir paragraphe 11 pour la gestion des rendez VOUS La case cocher calculer encours permet d afficher le montant d par la caisse la compl mentaire et le patient en tenant compte des actes point s et pas encore factur s Voir paragraphe 8 1 a Le type de prescription Par d faut le logiciel affiche les prescriptions non termin es Les prescriptions non termin es sont les prescriptions pour lesquelles il reste un acte faire a pointer ou facturer le patient n a pas pay le montant sa charge pour l ensemble des factures de la prescription A l inverse une prescription termin e est une prescription pour laquelle tous les actes ont t point s r alis s et factur s le patient a pay le montant a sa charg
22. r gle rien Tiers payant sur part obligatoire et compl mentaire le patient ne r gle rien La caisse du patient vous payera la part obligatoire en g n ral 60 sauf cas particulier et la mutuelle du patient vous payera la part compl mentaire en g n ral 40 sauf cas particulier Ce cadre de remboursement est utiliser notamment pour les b n ficiaires de la CMU Vous pouvez choisir la valeur du cadre de remboursement propos e par d faut Module prescription tiers payant sur part obligatoire en Planifierla prescription F Utiliser la validation des s ances allant dans le menu Outils rubrique Autoriser IFA multiples dans la prescription Options D terminer le dernier acte de la prescription n Cadre de remboursement par d faut Dans la fen tre des options s lectionnez T P sur part obligatoire e l onglet divers et choisissez la valeur du rofessionnel par cadre de remboursement par d faut pour al le module prescription M Activer le mode expert pour le bilan kin Gestion f ri Mi dimanche ni f ri Page 15 sur 51 d o choisissez lacte dans la nomenclature en cliquant sur le bouton O La derni re partie en bas concerne les actes prescrits la demande d accord pr alable et diff rentes options Pour saisir les actes prescrits proc dez de la fa on suivante Vous pouvez galement Saisir le raccourci de votre nomenclature dans la rubrique situ e g
23. s r alis es directement sur le lecteur les factures pr alablement charg es Les factures valid es au domicile du patient devront tre t l transmises et ce quelque soit le cadre de remboursement choisi tiers payant ou non Pour les factures qui n ont pas t valid es au domicile du patient le logiciel vous demande si elles seront recharg es ult rieurement lors d une prochaine visite Dans la n gative vous pourrez les valider en mode d grad ou en mode s curis Voir le paragraphe e ci dessous Remarque pour les factures partiellement s curis es au domicile du patient c est dire factures appartenant aux m mes patients mais tablies par un autre professionnels de sant une tape de s curisation finale est n cessaire avant la t l transmission Voir annexe 16 e Validation des factures non s curis es au domicile du patient ou dont la pr paration a t annul e Lorsque vous n avez pas pu valider la facture au domicile du patient ou bien lorsque vous avez annul la pr paration d une facture pr te tre charg e pour la valider proc dez de la fa on suivante Pour le mode d grad cliquez sur le bouton F ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique liste des factures valider S lectionnez dans la liste des factures non valid es votre facture Modifier Facture cliquez sur le bouton Imprimer S D Pour valider la facture cliquez sur le bouton ME
24. tre vous indique le temps restant et le pourcentage du t l chargement d j effectu A la fin de l op ration un document vous informe des modifications et am liorations apport es au logiciel 10 5 Le param trage du tableau de bord a Param trage du bandeau lat ral Y L ic ne situ e en haut droite permet d afficher ou de masquer le bandeau lat ral Dans ce bandeau le logiciel affiche par d faut un calendrier Il est possible de remplacer ce calendrier par la liste des actes associ s la prescription s lectionn e en cliquant sur l ic ne Pour revenir au calendrier cliquez sur l ic ne F4 b Les options Dans la barre d outils l ic ne iT d acc der aux options du tableau de bord Le premier cadre contient les options communes l ensemble des professionnels utilisant le logiciel e Gr ce l option de d marrage vous pouvez choisir l cran d accueil du logiciel Nous vous conseillons de laisser le choix afficher le tableau de bord depuis l cran d accueil e Chaque fois que vous pointez un acte dans la colonne reste le nombre d acte diminue de un En fonction du nombre d actes restant faire une ic ne d alerte H peut appara tre dans cette colonne L option alerte si nombre d actes restants lt vous permet d indiquer partir de quelle valeur vous souhaitez que l ic ne apparaisse noter il n y a aucun affichage d ic ne d alerte H pour les bilans e Le contenu de la col
25. C uspendyes cliquez sur l ic ne gauche de la date de prescription et choisissez la rubrique reprendre dans le menu Remarque Les prescriptions peuvent galement tre suspendues ou reprises depuis la liste des prescriptions Voir 3 1 3 5 Num risation et visualisation de documents a Num risation des documents Pour acc der la num risation d un document en rapport avec la prescription trois m thodes sont disponibles depuis l cran de prescription cliquez sur le bouton SE situ gauche de la date de prescription Cet cran est accessible lorsque vous ajoutez modifiez renouvelez visualisez une prescription depuis le tableau de bord cliquez sur l une des ic nes mut situ e gauche de la date de prescription et choisissez la rubrique num riser ordonnance ou num riser autre document DEE G rer scan SC depuis la liste des prescriptions cliquez sur le bouton EA et choisissez la rubrique num riser ordonnance ou num riser autre document Page 17 sur 51 Dans l cran de num risation RE Choisir un p riph rique o S lectionnez le scanner utiliser en cliquant sur le bouton Cette op ration doit tre faite une seule fois ou si vous changez de scanner Mum rnser cliquez sur le bouton modifiez ventuellement le nom du document propos Saisissez ventuellement une annotation en rapport avec le document Enregistrer cl
26. Mom du Patient Loi W caise D Patient Casse Bermes NOEMIE sont arv s ciquez su NOEMI pour es ha er TOTAUK O00 PR PR Partl s encaisser Montant Mode de paiement v Encalszer Im couyrable S Patient o Compte v Date 1803201 0 8 Caisse C MOEMIE Hors t l tranz Bageu T Org compl C Caisse et OC 0 R f rence Les 3 pats SUpprimer FERMER 8 4 saisie des reglements issus des bordereaux papiers Pour prendre en compte les r glements envoy s par les caisses et les compl mentaires et pour lesquels vous n avez pas re u de retour noemie proc dez de la fa on suivante cliquez dans la barre de commande sur le bouton r glements et s lectionnez encaisser des reglements dans la fen tre ci dessus dans la liste des factures non sold es s lectionnez la ou les factures a encaisser Voir ci dessous le paragraphe s lection des factures cliquez sur la fleche A pour faire basculer ces factures dans la liste des factures encaisser choisissez la part encaisser caisse ou organisme compl mentaire saisissez la date de paiement le mode de paiement le compte le payeur et une ventuelle r f rence n de bordereau par exemple cliquez sur le bouton Encaisser Remarques Dans la liste des factures encaisser vous pouvez modifier le montant dans la colonne caisse ou dans la colonne O C au cas o celui ci ne correspondrait pas au montant pay Le bouton rr
27. S RENDEZVOUS Geer 48 11 1 PRISE DE elana AAT a i e EEP AA ai 48 11 2 POINTER LES ACTES A PARTIR DES RENDEZ VOUS NNN NENNEN ENN ENNEN ENKEN ENK NENNEN ENN NENNEN ENKEN ENNEN ENN ENK NENNEN ENN ENKEN ENNEN EN KANN 50 1 Tableau de bord Le tableau de bord est l cran principal qui vous permet de g rer votre activit ll s organise autour de 7 grands cadres num rot s ci dessous de 1 7 1 Barre de commande Voir 1 1 2 Crit res de recherche Voir 4 1 3 Crit res de pointage Voir 4 2 BATEAU christophe T l1 04 42 54 91 91 Tel A 0 42 54 91 92 H le le 017 0171975 35 ang Eso 0 Aucune eson ration AMO CPAM DEMONSTRATI 4 Dandeau lat ral AMC VISMEDIS DRE contenant ROY Patient Prescription TP F Actes Don Present Fait Reste Factur A facturer D patient Dr DOULEUR Marcel _ Fa ACTIF xavier m 03 01 2010 M KT aM 750 15 10 5 0 10 El 0 TP Laisse Les principaux a AIGU marcelle 03 01 2010 M EI AMK 7 00 20 15 5 10 5 E 0 DEP du 13 10 2003 l ments de la Ya BASSIN michel 03 01 2010 A KT ANS 950 20 18 7 10 3 El 0 Dernier acte fait 15 04 2010 prescription Oo By MORT AN oO 30 193 N 14 5 El 11068 El R ducatic Demierfactur 11 03 2010 s lectionn e M BERGE lisett 173 06 01 2010 au AMS 9 50 10 o 10 0 0 0 CALENDRIER ere ISS i JA D KI 10 30 MA BLANCHEUR isabelle 17311401 2010 F KT AMS 750 dem me 5 0 10 E D R ducate Yue bimestrielle x L ic ne de pr
28. a facture il s agit des pi ces qui ont t scann es mais qui ne peuvent pas encore tre t l transmises car les factures correspondantes n ont pas encore t t l transmises En effet la r glementation Scor interdit la t l transmission d une pi ce tant que la facture associ e n a pas t t l transmise la liste des pieces mettre en lot il s agit des pi ces qui peuvent tre t l transmises car les factures correspondantes ont t t l transmises Avant de pouvoir les envoyer elles doivent tre regroup es dans des lots au moyen du bouton Pr parer la liste des pi ces t l transmettre il s agit des pi ces regroup es dans des lots et qui peuvent tre envoy es aux caisses destinataires Page 40 sur 51 La rubrique Journaux Scor onglet journal des pi ces justificatives donne acc s l int gralit des pi ces avec la possibilit d effectuer une recherche filtre en bas de l cran ou de visualiser le document scann bouton consulter b Impossibilit de scanner un document Si vous ne pouvez pas num riser le document quelle qu en soit la raison par exemple panne du Scanner document illisible ou trop important il faut l envoyer la caisse par voie papier N anmoins vous devez informer la caisse destinataire de cet envoi papier par une t l transmission Scor particuli re Ainsi la caisse sera avertie et n attendra pas un document scann mais un document
29. a nouvelle taille de la colonne en pixel Y Si le logiciel contient un seul utilisateur nous vous conseillons de masquer la colonne PS initiale du professionnel en indiquant une taille 0 Page 46 sur 51 10 6 La l gende et l aide Dans la barre d outils le bouton d acc der la l gende de l ensemble des ic nes pr sentes dans la liste des prescriptions Les boutons voir la documentation et voir les annexes vous permettent d acc der directement a la documentation Page 47 sur 51 11 Les rendez vous 11 1 Prise de rendez vous Le logiciel int gre une gestion des rendez vous Pour prendre un rendez vous diff rentes m thodes sont possibles et sont d taill es ci dessous Dans tous les cas vous devrez pr ciser La prescription et le patient concern s Le professionnel Le jour l heure et une ventuellement remarque Le fait de saisir vos rendez vous dans le logiciel vous donne acc s une nouvelle m thode de pointage Par ailleurs la prise de rendez vous n implique pas obligatoirement que l acte sera point la date du rendez vous et par le professionnel ayant pris le rendez vous a Prendre un rendez vous pour une prescription existante depuis le calendrier s lectionnez la prescription et le patient en utilisant la rubrique patient dans les crit res de recherche Voir paragraphe 4 1 dans le bandeau lat ral cliquez sur l ic ne 25 situ e a cot des rubri
30. adre de la facturation en tiers payant sur la part compl mentaire Voir annexe 15 pour la r alisation des DRE d Onglet Alarme voir description et utilisation dans l annexe 4 Page 10 sur 51 e Onglet Bloc notes cet onglet permet de r diger des notes sur le patient Il faut au pr alable cr er une rubrique en cliquant sur Ajouter Attribuez un nom exemple ant c dents et notez les informations dans la rubrique bloc notes f Onglet Courriers voir description et utilisation dans l annexe 5 g Onglet Divers dans cet onglet sont affich s les exon rations du patient qui figurent sur la carte vitale Vous pouvez galement indiquer le m decin traitant du m decin Ainsi celui ci vous sera propos lors de la saisie de la prescription h Onglet Factures Cet onglet permet de visualiser les factures r alis es pour le patient Elles sont class es par date 1 Onglet Documents voir description et utilisation dans l annexe 8 Suivant votre sp cialit un onglet suppl mentaire ordonnance est disponible Il permet la r daction d ordonnance prescription de dispositifs m dicaux Voir description et utilisation dans l annexe Page 11 sur 51 3 Etape prescriptions 3 1 Liste des prescriptions Dans la barre de commande le bouton PRESCRIPTIONS puis la rubrique afficher la liste des prescriptions vous permettent d acc der la deuxi me tape du proce
31. aphe a ci dessous Si vous souhaitez point s les actes hors nomenclature dans le tableau de bord suivez la m thode indiqu e au paragraphe b a Facturation ponctuelle d actes HN sans saisir de prescription cliquez sur le bouton F ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique facturer acte isol en d grad dans l cran de facturation saisissez en haut gauche le nom du patient ou utilisez le bouton H pour acc der la liste des patients Page 29 sur 51 En dessous du nom du patient choisissez le m decin prescripteur et saisissez la date de prescription dans le premier onglet de la facture choisissez uniquement l exon ration 0 Le logiciel se chargera de mettre en forme automatiquement la facture cadre de remboursement avec pas de tiers payant et taux de remboursement de la caisse 0 cliquez sur l onglet actes ngap afin de sp cifier les actes facturer Saisissez la date de l acte choisissez HN dans la colonne acte et saisissez son montant associ dans la fen tre ci dessous wen Veuillez saisir le montant des honoraires Si vous souhaitez saisir plusieurs actes utilisez le bouton ajouter sur la droite Imprimer eg Pour valider la facture cliquez sur le bouton d en bas droite de la fen tre le logiciel vous proposera d imprimer une quittance d taill e pour remettre au patient L tat de cette facture sera non transmissible et
32. as t l transmis les pi ces demand es le logiciel vous le rappellera une fois par jour Pour t l transmettre des pi ces justificatives sans avoir de facture t l transmettre voir le paragraphe 9 4 ci dessous un carr vert BI indique que la pi ce requise a bien t scann e un carr orange Pl suivi de envoi papier indique que la pi ce n a pas pu tre scann e et quelle sera envoy e par voie papier La caisse destinataire recevra cette information Voir paragraphe 9 4 ci dessous l absence de carr indique que la pi ce n est pas requise Exemple pas de feuille de Soins si la facture est r alis e en mode s curis Manuellement partir du menu T l transmission rubrique Gestion Scor Voir ci dessous 9 4 Gestion des pi ces justificatives a Listes suppl mentaires La d termination et la t l transmission des pi ces requises sont prises en charge automatiquement par le logiciel toutefois pour g rer et suivre plus finement les pi ces justificatives deux rubriques sont disponibles dans le menu T l transmission la rubrique Gestion Scor et la rubrique Journaux Scor La rubrique Gestion Scor donne acc s 4 listes la liste des pi ces fournir il s agit des pi ces qui n ont pas encore t scann es mais dont les factures correspondantes ont t valid es et ventuellement t l transmises la liste des pi ces en attente de t l transmission de l
33. auche du bouton H o indiquez le nombre d actes indiquez le lieu des actes domicile ou au cabinet o pr cisez ventuellement si vous souhaitez compter une majoration de jour f ri si l acte sera r alis un jour f ri ou un dimanche et si la prescription le pr cise o Saisissez les informations concernant la demande d accord pr alable Pour ajouter d autres actes dans la prescription utilisez le bouton ajouter sur la droite Lorsque votre saisie est termin e cliquez sur le bouton ok Attention la prescription permet de quantifier le nombre d actes prescrits Vous aurez la possibilit ult rieurement de pr ciser le jour exact de la r alisation de l acte lors de l tape de pointage validation des s ances Remarques L option ne pas g rer les cotations demi et gratuit est coch e par d faut Le calcul automatique des demi actes est d sactiv lorsque deux actes seront r alis s en m me temps le deuxi me acte ne sera pas divis par deux Si vous souhaitez facturer avec une fr quence pr cise par exemple tous les 5 actes indiquez le nombre de votre choix dans la rubrique Fr quence de facturation Le bouton utiliser mod le vous permet de saisir rapidement une prescription partir d un mod le existant Pour enregistrer un mod le de prescription il suffit de cliquer sur le bouton cr er mod le Si vous souhaitez ajouter un montant toujours la charge du patient pour exige
34. ble de conserver l ensemble des prescriptions d un patient afin de pouvoir les consulter ult rieurement en cas de besoin e Suspendre Reprendre La suspension permet de retirer la prescription du tableau de bord lors d une interruption de traitement La prescription pourra tre nouveau activ e si le patient reprend son traitement Lorsque une prescription est suspendue le libell du bouton devient Reprendre et la mention Suspendu est ajout dans la colonne prestations Voir galement paragraphe 3 4 e Imprimer imprime un r sum de la prescription avec la liste des actes point s et ou factur s e Bilan permet la cr ation d un bilan avec un logiciel tiers G rer scan permet la num risation de l ordonnance et sa visualisation l envoi par email ou l importation d un document scann Voir aussi paragraphe 3 5 Page 12 sur 51 e Communiquer t l transmet la prescription et le patient vers un autre praticien quip de TELEVITALE Transmettre la prescription et le patient Recevoir les prescriptions Traiter les prescriptions recues Menu du bouton Communiquer Apr s avoir choisi dans la liste des prescriptions celle qui doit tre t l transmise un clic sur la rubrique Transmettre la prescription permet de s lectionner le destinataire et de lui envoyer toutes les informations relatives la prescription Pour ajouter un nouveau destinataire vous devez juste saisir la premi re fois son num ro
35. cord pr alable partir de s ance Nomenclature associ e R ducation de AM 10 00 hosi Retirer Ainsi lors du choix de cette pathologie le logiciel proposera d utiliser dans la prescription l acte associ cette pathologie Souhaitez vous utiliser l acte AM 10 00 associ la pathologie Esemple de pathologie c La troisi me partie en haut droite nomm e remboursements permet de saisir les informations concernant le remboursement savoir o la nature d assurance maladie accident du travail maternit ou maladie r gime local r serv aux patients d Alsace Moselle Si vous avez lu la carte vitale du patient le logiciel contr lera votre saisie et vous avertira si le patient est b n ficiaire du r gime local Alsace Moselle o le justificatif d exon ration pas d exon ration ALD affection de longue dur e assur ou b n ficiaire exon r invalidit Cette information sera galement contr l e par rapport au contenu de la carte Vitale o le cadre de remboursement Pas de tiers payant le patient vous r gle la totalit des actes r alis s Tiers payant sur part obligatoire le patient ne vous r gle que le ticket mod rateur partie qui reste la charge du patient apr s le remboursement de l assurance maladie Si le patient est pris en charge 100 par sa caisse accident de travail maternit affection de longue dur e invalidit le patient ne
36. e si encours patient est nul en cliquant sur l ic ne El le logiciel vous proposera de visualiser l historique des r glements du patient 8 2 Saisie des r glements des patients Pour saisir les r glements des patients deux m thodes sont disponibles en fonction du moment o lieu le paiement a Paiement imm diat apr s la facturation sur le poste de travail Apr s avoir valid la facture au cabinet en mode s curis ou d grad le logiciel vous propose d encaisser le montant la charge du patient Dans la fen tre ci dessous s lectionnez le mode de paiement ch que esp ce carte bancaire modifiez le nom du payeur le logiciel propose le nom du patient pr cisez ventuellement une r f rence n de cheque par exemple validez en cliquant sur le bouton OK Page 35 sur 51 Montant pay 55 08 Mode paiement Ch que Compte Compte bancaire Date 22 03 2010 Y Haueur DESMAU NATHALIE R f rence Calcul de rendu de monnaie Saisir le montant per u Patient Caisse Org compil Les 3 parts b Paiement diff r Dans le tableau de bord le logiciel indique dans la colonne d patient le montant la charge du patient pour l ensemble des factures r alis es pour la prescription L ic ne El situ e c t du montant d par le patient vous permet d acc der au module a interrogation et relance de comptes Ce module permet d encaisser de mani re diff r e le
37. e d un chargement r pondez non la question Avez vous la carte vitale de votre patient L cran de facturation est rempli de la m me mani re que le paragraphe ci dessus et les m mes op rations de contr le peuvent tre r alis es D OK Dans l cran de facturation cochez la case ci dessous et cliquez sur le bouton x Iw Pr parer les factures afin de les charger dans le lecteur A l issue de ce traitement la colonne factur contient une ic ne en forme de lecteur vous rappelant que la facture doit tre charg e dans le lecteur Y En cliquant sur le symbole lecteur il dans la colonne factur le logiciel vous indiquera le nombre d actes contenus dans la facture a charger Si vous ne souhaitez plus charger la facture dans un lecteur vous pouvez annuler la pr paration en cliguant sur le bouton Fi ACTURES dans la barre de commande et en choisissant la rubrique annuler la pr paration du TLA Dans la liste des factures a charger s lectionnez alors la facture et cliquez sur le Annuler pr parati KC bouton EE Ensuite pour valider la facture en mode d grad ou s curis voir le paragraphe e ci dessous b Chargement des factures dans le lecteur Utilisez l ic ne dans la barre d outils pour proc der au chargement des factures Le logiciel vous propose la liste des factures en attente de chargement Proc dez de la fa on suivante S S m Tout s lectionner cliquez
38. e pour l ensemble des factures en rapport avec la prescription Si vous ne souhaitez pas g rer les impay s des patients dans le tableau de bord vous pouvez indiquer dans les options du tableau de bord qu une prescription est termin e lorsque tous les actes ont t point s et factur s voir 10 5 Dans ce cas m me si le patient a un d une prescription enti rement point e et factur e n apparaitra plus dans la liste Il est galement possible de conserver dans le tableau de bord les prescriptions qui ont t enti rement factur es et pour lesquelles il existe un montant d par la caisse du patient et ou par sa compl mentaire voir 10 5 Vous pouvez s lectionner le type de prescription afficher au moyen de la liste d roulante ci dessous Page 20 sur 51 Toutes M Termintez Suspenduez Interrompues Pour le pointage il faut laisser le choix par d faut non termin es Les autres types de prescriptions peuvent tre utilis s dans les contextes suivants toutes ou termin es peuvent tre utilis s par exemple pour imprimer le tableau de bord ou pour consulter une ancienne prescription we suspendues sera utilis pour r activer ou visualiser une prescription suspendue voir paragraphe 3 4 interrompues sera utilis pour tablir la liste des prescriptions pour lesquelles il reste un acte a faire ou a facturer et dont le dernier acte a t r alis il y a plus de 10
39. eau la caisse n est pas n cessaire Pour les factures r alis es sans la carte vitale du patient mode d grad il faut envoyer chaque caisse le bordereau de t l transmission et les feuilles de soins correspondantes Pour les lots de DRE aucun document ne doit tre envoy aux compl mentaires Si vous souhaitez imprimer nouveau un bordereau de t l transmission cliquez dans la barre de commande sur le bouton transmission et choisissez la rubrique journal des lots Dans la liste des lots de FSE ou des lots de DRE s lectionnez votre lot et cliquez sur le bouton bordereau Le logiciel vous proposera un apercu avant impression de votre bordereau Page 32 sur 51 7 Etape Noemie 7 1 Pr sentation Les ARL sont des Accus s de R ception Logique ils sont envoy s par les caisses et les compl mentaires dans votre bo te aux lettres afin de confirmer la bonne r ception des lots e pour les lots contenants des factures s curis es avec la carte Vitale cet ARL est obligatoire les caisses doivent l envoyer au plus tard dans les 48H partir de la t l transmission En l absence d ARL le lot doit tre renvoy e pour les lots contenants des factures d grad es il n y a jamais d accus de r ception e pour les lots contenants des DRE s curis es ou d grad es l ARL est obligatoire dans les deux cas Le logiciel r cup re automatiquement dans votre bo te lettre ces accus s de r ceptio
40. ent e le montant pay acte par acte avec un total par facture par lot par journ e dans le cas o vous avez transmis plusieurs lots pour une m me caisse le m me jour e les paiements des factures non r alis es avec le logiciel exemple professionnel travaillant en cabinet et en h pital feuille de soins manuscrites et envoy es sans t l transmission e les paiements des aides aide au d marrage t l transmission aide a la maintenance aide p renne e les indus ou trop per us e les r gularisations effectu es par la caisse 7 3 Gestion des rejets Les rubriques annuler facture ou dre transmise d facturer revalider les factures revalider p NOEMIE les dre qui sont propos s lorsque vous cliquez sur le bouton dans la barre de commande vous permettent de g rer les rejets de vos factures en tiers payant Pour le traitement des rejets des caisses reportez vous l annexe 17 Pour le traitement des rejets des compl mentaires DRE reportez vous l annexe 18 Page 34 sur 51 8 Etape r glements Gestion de l encours Dans la barre de commande le bouton REGLEMENTS vous permet d acc der la derni re tape du processus de facturation Cette tape consiste prendre en compte les r glements des patients les r glements envoy s par les caisses et les compl mentaires dans votre bo te aux lettres voir tape Noemie pr c dente Bien que facultative cette
41. er avec le bordereau d accompagnement La liste des lots SCOR t l transmis est accessible depuis le menu T l transmission rubrique Journaux SCOR puis onglet journal des lots de pi ces justificatives Le bouton bordereau permet de visualiser le contenu d un lot s lectionn Page 41 sur 51 10 T ches et outils annexes 10 1 Le suivi des prescriptions Le suivi des prescriptions consiste rep rer les traitements qui ont t interrompues depuis une certaine dur e afin de d clencher diff rentes actions facturation relance suspension afin de conserver dans la liste des prescriptions non termin es uniquement les patients en cours de traitement Pour cela dans les crit res de recherche s lectionnez comme type de prescription interrompues Il s agit des prescriptions pour lesquelles il reste un acte faire ou facturer et dont le dernier acte a t r alis il y a plus de 10 jours Ce d lai de 10 jours est param trable dans les options du tableau de bord voir 10 5 Dans la liste des prescriptions interrompues le logiciel vous indique gauche de la date de prescription le d lai coul en nombre de jours depuis la date du dernier acte Pour conna tre les montants dus il est conseill d activer le calcul de lencours ainsi le logiciel d terminera les montants impay s en tenant compte des actes factur s et des actes point s mais pas encore factur s voir 8 1 Diff rentes actions sont a
42. et et le domicile du patient Le logiciel se chargera de d duire la franchise lors de la facturation Adresses Compl mentaire Bloc Moie Alarmes Ordonnances Courriers Divers Factures Documents Etat civil Outils E Civilit Madame wjsexe x N le 15 06 1955 56 ans D M P CH Nom Patronymique DEMAIN O0 Hang G mellaire Hom de jeune fille DURAND Qualit Assur Pr nom NATHALIE 0 N de dossier Assur Caisse 01 999 9999 Choisir Ind termin e N Immatriculation e 55 06 99 999 999 34 CPAM DEMONSTRATION DEMO Code de gestion pr sent sur la carte Witale 10 R gime g n ral Coordonn es Distance R cabine Prescription dresse LE BAMA L I Log dag D 95 AVENUE DES LOGISSONS Eme montagne Von ES Plan Ajouter Localit 13770 Tei f044254 91 91 rel Secteur ei ltin raire Email Jtelevitalecitelevitale fr Imprimer A noter le bouton Imprimer permet l dition d un document r capitulant les renseignements administratifs du patient Le bouton plan affiche le plan du lieu de r sidence de votre patient alors Page 9 sur 51 que le bouton Itin raire vous proposera le trajet entre votre domicile et celui du patient Ces deux derni res fonctionnalit s n cessitent une connexion internet et font appel Google Maps b Onglet Adresse cet onglet est utilis si le patient a une adresse de r sidence diff rente de celle de son do
43. ez affect une couleur sp cifique aux praticiens voir 10 5 la date est entour e d un cadre de la couleur choisie Si votre prescription contient un bilan et des s ances si le bilan n est pas point le logiciel vous demandera si vous souhaitez le pointer puis il vous demandera si vous souhaitez pointer les s ances la m me date si le bilan est point le logiciel pointera uniquement les s ances Pour d pointer un acte partir du calendrier cliquez sur la date jaune fluorescente ou bien si vous avez affect une couleur sp cifique aux praticiens sur la date entour e d un cadre de la couleur choisie L affichage du calendrier peut tre param tr de plusieurs fa ons La liste d roulante permet de choisir le nombre de mois affich En fonction de la taille de votre cran la vue trimestrielle peut ne pas tre disponible Vue bimestrelle Y Vue bimestrielle Vue trimestrielle En fonction de la vue choisie vous pouvez s lectionner le mois le bimestre ou le trimestre afficher Les fl ches vertes font avancer ou reculer le calendrier d un mois d un bimestre ou d un trimestre suivant la vue s lectionn e Page 23 sur 51 4 5 Liste des actes Modification d un acte point Dans le bandeau lat ral pour acc der la vue en mode liste cliquez sur l ic ne E situ droite du titre calendrier Inversement pour revenir la vue en mode calendrier cliquez sur l ic ne EH situ
44. facturation dans la facture en allant dans le menu MW Imprimer la quittance remettre au patient Outils rubrique Options M Saisir les r glements apr s la facturation IT Unser le S par d faut de la compl mentaire Afficher les factures du patient pour le cabinet Dans la fen tre des options s lectionnez Ir Contr ler le choix du professionnel salari l onglet divers et choisissez la Valeur du Ir Remplacer date facture par date d chargement cadre de remboursement par d faut pour sde de remboursement par d faut le module facturation T P sur part obligatoire cliquez sur l onglet actes ngap afin de sp cifier les actes facturer Saisissez la date de l acte l acte et son coefficient associ Si vous souhaitez saisir plusieurs actes utilisez le bouton ajouter sur la droite Facturer N f A oo pour valider la facture cliquez sur le bouton RES en bas droite de la fen tre le logiciel effectue une lecture de la carte vitale et calcule les diff rents montants en fonction des exon rations pr sentes en carte vitale Quelque soit le cadre de remboursement choisi tiers payant ou non la feuille de soins lectronique et l ventuelle DRE devront tre t l transmises e En mode d grad cliquez sur le bouton Fi ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique facturer acte isol en d grad dans l cran de facturation saisissez en haut gauche le nom du patient
45. ion est coch e le praticien s lectionn dans les crit res de pointage sera syst matiquement le propri taire de la prescription Ainsi lors du pointage le logiciel ignore le professionnel indiqu dans la barre de menu et pointe les actes pour le praticien indiqu dans la prescription colonne PS du tableau de bord Patient Prescription TP PS Fa ACTIF xavier m 03 01 2010 M ela rubrique Afficher les couleurs des praticiens permet d affecter une couleur de votre choix chaque professionnel Cette couleur appara t dans le calendrier voir 4 4 dans la liste des actes voir 4 5 dans la colonne X de la liste des prescriptions gauche des initiales du praticien ayant point i Choisir couleur Le choix des couleurs s effectue en cliquant sur le bouton E e La rubrique d lai pour qu une prescription soit consid r e comme interrompue permet d indiquer le nombre de jours qui doit tre coul depuis le dernier acte r alis afin que la prescription apparaisse dans la liste des prescriptions interrompues voir 10 1 Page 45 sur 51 Le second cadre contient les options personnelles dans l exemple ci dessus options de D mo Paul e Par d faut le logiciel affiche uniquement la colonne montant d par le patient Si vous souhaitez galement visualiser le montant d par la caisse du patient ou sa compl mentaire cochez les deux cases correspondantes e Par d faut une prescri
46. iquez sur le bouton Remarque vous pouvez galement num riser des documents n ayant pas de lien avec une prescription depuis l onglet documents de la fiche du patient Pour cela ouvrez la fiche du patient et s lectionnez l onglet documents cliquez sur le dossier qui devra contenir votre document Mum riser cliquez sur le bouton Les documents num ris s directement depuis cet onglet ne pourront pas tre visualis s depuis le tableau de bord car ils ne sont pas attach s directement une prescription b Visualisation des documents A partir du tableau de bord pour visualiser les documents num ris s proc dez de la fa on suivante s lectionnez la prescription placez votre souris sur l ic ne Di situ e droite de la prescription le curseur de la souris devient IR pour indiquer que vous pouvez visualiser les documents cliquez sur l ic ne s lectionnez le document visualiser si un seul document a t num ris ce choix n est pas disponible A partir de la fiche patient pour visualiser les documents num ris s proc dez de la fa on suivante S lectionnez l onglet documents puis le dossier ordonnances cliquez sur le document puis sur le bouton Modifier A partir de la liste des prescriptions pour visualiser les documents num ris s proc dez de la fa on suivante s lectionnez la prescription G rer scan Sg cliquez sur le bouton puis sur la rubrique voir su
47. ise de Fa BOUCHE marcel 31920142010 4 KT AMK 10 00 30 a 0 0 0 Ma lb ll rendez vous dans le Fa CLAVIER patrice 1105 01 2010 MR ET AMS750 20 RTE 0 6 E 0 calendrier Voir 11 Fa COTATION ines 23214012010 REI AM 800 IFA E 0 E 0 0 0 R ducatic EKET 11 00 M DOSSIER christiane M205 01 2010 4 KT 4MS 750 E 1 5 0 1 P 0 Sa Di l affichage des Ya FACTURE sylvain IM 05 01 2010 M EI AMK 7 00 20 10 10 10 0 0 6 7 actes point s ou M FERMIER jean claude fm 21 01 2010 M KT AMS950 10 6 4 E 0 0 EL Pra FEUILLE armand m 06 01 2010 RK 4MS 7 50 15 3 12 3 0 0 R ducatic EE FA FOUR odette nnt1 01 2010 REI AMS950 IFO 20 17 ap 1 D D dune liste ou d un 15 00 Md GRAVE vves m 11 01 2010 4 KT ANM 750 12 10 2H 10 0 0 R ducatic 27 e calendrier Sa GUITARE chantal mm 11 01 2010 M KT AMS7 50 15 14 1H i 0 0 Pour passer d un Fa HOTEL francoise m 12 01 200 A KT AME 7 00 15 2 13 D 2 El D R ducatic mode l autre SA MARELLE patrick m 20 01 2010 M KT ge Ge T E T 5 0 cliquez sur les Md ORANGE catherine Mu12 01 2010 Y EI AMK 700 20 i0 10 10 0 0 R ducatic panes E ou M ROSE catia 17 01 2010 4 KT AMS7S50 30 FAIRE 10 7 7920 R ducatic Voir 4 4 et 4 5 AMS 2 20 30 FAIRE 10 7 El Suppl men M SIROP guy un14 01 2010 4 KT AM 800 IN 20 26 4 20 6 E 0 5 Zone de notification Voir 1 3 SE 6 Barre d outils felevitale 1D 38 TELEASS O oumesd oz gei Voir 1 2 Page 5 sur 51 1 1 La barre de commande et les tapes de la facturatio
48. istrer une nouvelle prescription identique la pr c dente utilisez le bouton Renouveler Le logiciel fabrique une copie de la prescription originale Saisissez alors la nouvelle date de prescription Page 16 sur 51 Y Pour acc der directement aux fonctionnalit s portant sur Modifier une prescription modifier renouveler voir Renouveler Imprimer pour un patient pr sent dans le tableau de Ajouter bord cliquez sur Tune des ic nes mut situ e gauche de la date de prescription et choisissez la rubrique Kelt correspondante dans le menu contextuel Lister les prescriptions Imprimer Reportez vous au paragraphe Mum riser 3 4 pour le fonctionnement de la rubrique suspendre entre A D pour le fonctionnement de la rubrique num riser SET Bilan Fermer menu 3 4 Suspendre Reprendre une prescription Lorsque l ex cution d une prescription est interrompue vous pouvez la suspendre afin de la retirer de la liste des prescriptions non termin es Pour cela cliquez sur l une des ic nes m n 1 situ e a gauche de la date de prescription et choisissez la rubrique suspendre Lorsque le patient reprend son traitement pour remettre la prescription suspendue dans les prescriptions non termin es s lectionnez dans les crit res de recherche les prescriptions de type suspendues au lieu de non termin es Non termin es Toutes Hon termin es Termn es
49. ivi du nom du document 3 6 Cr ation rapide de prescription Cette fonctionnalit permet de cr er rapidement une prescription lorsque la carte vitale n est pas disponible et en priorit pour les nouveaux patients Les l ments n cessaires sont le nom pr nom et date de naissance du patient Le logiciel propose par d faut 5 s ances et utilise l acte d fini par d faut dans la nomenclature Le pointage peut alors tre effectu partir de ces l ments minimaux La prise en compte de la carte vitale du patient et de la prescription d finitive sera effectu e ult rieurement Proc dez de la fa on suivante Dans la barre de commande cliquez sur le bouton PRESCRIPTIONS puis sur la rubrique saisir une prescription rapide Dans la fen tre ci dessous tapez les premi res lettres du nom du patient Le logiciel vous propose tous les patients correspondants votre recherche Si le patient est pr sent dans la liste s lectionnez le et cliquez sur le bouton choisir si il est absent cliquez sur le bouton ajouter pour cr er un nouveau patient et indiquez son nom pr nom et date de naissance Page 18 sur 51 Nom du patient rechercher OU Nom Prenom M le le OUFOUR JEAN 01 02 41 960 Choisir Annuler Ajouter Le logiciel vous propose alors l cran de prescription pr rempli avec les l ments suivants prescripteur inconnu date d ordonnance date du jour cadre de rembourse
50. laiure Rappel les actes hors nomenclature ne sont jamais rembours s par la caisse du patient Ils sont donc la charge du patient et peuvent ventuellement tre rembours s par sa compl mentaire Nous vous conseillons de laisser cette case coch e e L option autoriser le pointage de 2 actes par jour autorise le pointage de deux actes r alis s dans la m me journ e par un m me professionnel ou deux professionnels diff rents une s ance le matin et une s ance l apr s midi par exemple Cette option si elle est activ e affiche le symbole m dans colonne X gauche des initiales du professionnel ayant point le premier acte En cliquant sur ce symbole ka vous pointez un deuxi me acte dans la m me journ e Voir paragraphe 4 3 e Gr ce l option la colonne motif de la prescription affiche vous pouvez choisir le contenu de la colonne motif dans la liste des prescriptions du tableau de bord Les choix disponibles sont le motif de l acte pour la DAP la pathologie si celle ci a t saisie dans la prescription sinon le motif de lacte pour la DAP la nomenclature le libell de lacte c Param trage de la largeur des colonnes Pour changer la taille d une colonne du tableau de bord proc dez de la fa on suivante positionnez votre souris sur la barre verticale s parant le nom de deux colonnes le symbole gt appara t cliquez avec le bouton gauche de votre souris et saisissez l
51. lors envisageables Suspendre la prescription si tous les actes point s ont t factur s et r gl s et que le patient ne terminera vraisemblablement pas les s ances restantes voir 3 4 Relancer le patient en cliquant sur l ic ne El situ e droite du montant d par le patient Facturer en mode d grad les s ances restantes s il n est plus possible d obtenir la carte vitale du patient Mettre jour le nombre d actes faits si les actes restants ont t faits ou seront faits dans un autre cabinet Pour cela cliquez sur le signe droit du nombre d actes faits et indiquez le nombre de s ances r alis s dans un autre cabinet Mombre d actes r alis s dans un autre cabinet par un autre professionnel de sant 2 AM 10 00 10 2 La recherche de contact Cette fonctionnalit permet de retrouver rapidement les coordonn es d un patient prescripteur caisse ou d une compl mentaire partir de son nom Pour y acc der utilisez l ic ne GE dans la barre d outils le contact e dont le nom d bute par E eee ES le prescriplenar le centre de gestion lorganizme de gestion la mutuelle Par d faut le logiciel effectue une recherche dans tous les contacts c est dire dans tous les patients toutes les caisses toutes les compl mentaires et tous les m decins et dont le nom d bute par les caract res saisis Si la recherche aboutit un grand nombre de r sultat vous pouvez modifier ce
52. ment valeur par d faut d fini dans les options du logiciel Pour modifier cette valeur par d faut reportez vous au paragraphe 3 2 c L acte propos est celui d fini par d faut dans la nomenclature Si vous souhaitez changer l acte propos cliquez sur le menu fichier puis sur la rubrique actes S lectionnez dans la nomenclature l acte et cliquez sur le bouton modifier Dans la fen tre donnant le d tail de la nomenclature cochez la case acte par d faut Modifiez ventuellement les rubriques pour lesquelles vous avez l information en votre possession et enregistrez la prescription en cliquant sur le bouton ok Vous pouvez d s pr sent pointez un acte Lorsque le patient vous pr sentera la prescription faites les corrections n cessaires par exemple m decin prescripteur date d ordonnance Page 19 sur 51 4 Etape pointage validation des s ances Le pointage consiste indiquer au logiciel qu un acte a t r alis Pour pointer un acte vous devez au pr alable s lectionner ou indiquer le patient pointer quelle prescription et les actes pointer bilan et ou s ance Voir paragraphe 4 1 ci dessous le professionnel qui r alise l acte et la date de r alisation de l acte Voir paragraphe 4 2 ci dessous Une fois ces l ments pr cis s l op ration de pointage en elle m me peut tre r alis e dans la liste des prescriptions voir paragraphe 4 3 ou dans le calendrier voir
53. micile administratif Par exemple pour les personnes en s jour dans un tablissement de sant ou en maison de retraite On peut aussi utiliser cet onglet pour indiquer l adresse de l employeur dans les cas d accidents du travail c Onglet Compl mentaire Cet onglet que vous retrouverez galement dans l cran de la facture se divise en 2 parties gauche les informations issues de la carte Vitale et non modifiable droite les informations issues d une attestation papier La case cocher qui se nomme la caisse g re galement la part compl mentaire permet de visualiser le mode de gestion Elle ne doit pas tre modifi e car le logiciel la g re automatiquement en fonction de la compl mentaire du patient Si elle est coch e cela signifie que les informations concernant la compl mentaire seront transmises dans une FSE Dans le cas contraire les informations concernant la compl mentaire seront transmises dans une DRE Demande de remboursement Electronique Ces 2 boutons permettent de choisir les informations qui Le bouton copier gt gt gt permet de recopier les informations inscrites dans la carte Vitale vers la zone informations issues d une attestation papier puis de modifier les dates de droits pour facturer en Tiers payant sur la part obligatoire et compl mentaire Assurez vous que la compl mentaire sur l attestation pr sent e par le patient est identique celle en carte Vitale sero
54. mpl tez l adresse le t l phone et son ventuelle compl mentaire voir paragraphe 2 4 ci dessous KG Pour lire la carte vitale pensez galement utiliser le bouton A dans la barre d outils En utilisant ce bouton la fiche du patient lu sur la carte s ouvrira automatiquement et vous disposerez de boutons permettant l acc s direct la cr ation et la visualisation des prescriptions du patient voir paragraphe 3 2 CI dessous 2 2 Cr ation ou mise jour par d chargement d un lecteur portable Apr s avoir pris l empreinte des cartes vitale au domicile du patient l aide d un lecteur de cartes portable connectez votre lecteur l ordinateur et s lectionnez A partir des informations r cup r s au domicile du patient dans la fen tre ci dessus A la fin du d chargement du lecteur portable le logiciel vous indique le nombre de patients cr s ou mis a jour Les informations administratives sont automatiquement enregistr es nom pr nom date de naissance qualit assur ou ayant droit caisse compl mentaire num ro d immatriculation Page 8 sur 51 Compl tez l adresse le t l phone et son ventuelle mutuelle voir utilisation de l onglet compl mentaire au paragraphe 2 4 Pour d charger votre lecteur pensez galement utiliser le bouton ans la barre d outils 2 3 Cr ation manuelle s lectionnez A partir d une saisie manuelle dans la fen tre cr ation d un patient pui
55. n Dans la barre de commande pour simplifier l utilisation du logiciel le processus de facturation a t d coup en sept grandes tapes En suivant pas pas ces sept grandes tapes vous aboutirez une prise en main rapide du logiciel PATIENTS PRESCRIPTIONS FACTURES TRANSMISSION NOEMIE REGLEMENTS COMPTABILITE En cliguant sur une tape vous acc dez aux fonctionnalit s en rapport avec cette tape Etape patients cr ation modification des patients Voir paragraphe 2 Etape prescriptions cr ation modification des prescriptions Voir paragraphe 3 Etape factures r alisation de la facture Voir paragraphe 5 Etape transmission t l transmission vers les caisses et compl mentaires Voir paragraphe 6 Etape Noemie prise en compte des retours accus s de r ception paiement ventuel rejet envoy s par les caisses et les compl mentaires Voir paragraphe 7 Etape R glement saisie des r glements des patients des caisses et des compl mentaires Voir paragraphe 8 Etape Comptabilit exportation des r glements vers la comptabilit recettes Remarque L tape de pointage validation des s ances r alis es tape interm diaire mais obligatoire qui se situe entre l tape 2 prescriptions et l tape 3 factures n est pas repr sent e dans la barre de commande puisqu elle s effectue directement depuis la liste des prescriptions e
56. n cours ou depuis le calendrier situ dans le bandeau lat ral Voir paragraphe 4 Par la suite au fur et mesure de la prise en main du logiciel vous pourrez utiliser des raccourcis permettant un acc s et une utilisation encore plus rapide Ces raccourcis se trouvent dans la liste centrale des prescriptions en cours voir paragraphe 4 et dans la barre d outils voir ci dessous Leur utilisation est symbolis e tout au long du document par 1 2 La barre d outils Elle regroupe des fonctionnalit s annexes L usage de ces outils est galement d crit tout au long du document lelevitale M E 716 7m GH 23 TELEASS QUITTER Ic ne Signification Fonctionnalit s televitale Permet de connaitre la version du logiciel et la version de Windows Lit la carte vitale ins r e dans le lecteur de cartes Voir tape patients paragraphe 2 1 Voir tape factures paragraphe 5 3 Recherche rapide des coordonn es d un patient d une caisse d une compl mentaire ou d un m decin Voir paragraphe 10 2 Charge le lecteur de carte portable Voir tape factures paragraphe 5 3 D charge le contenu du lecteur portable Voir tape patients paragraphe 2 2 Voir tape factures paragraphe 5 3 Page 6 sur 51 Consulte la bo te aux lettres r serv e la t l transmission Voir paragraphe 7 2 Met jour le logiciel Voir paragraphe 10 4 Donne acc s la messagerie televitale Voir a
57. n et fait un suivi automatique des lots a re mettre Les retours NOEMIE sont des messages concernant le traitement de vos factures il y a deux types de retours les paiements indiquant que le r glement a t effectu sur votre compte les rejets signifiant le refus de paiement par la caisse ou la compl mentaire suite une erreur sur la facturation Les retours NOEMIE paiements et rejets sont envoy s uniquement pour les factures en tiers payant Lors de la t l transmission le logiciel consulte syst matiquement votre bo te aux lettres et r cup re l ensemble des retours qui vous sont destin s NOEMIE Dans la barre de commande le bouton vous donne acc s un ensemble de fonctionnalit s permettant la r ception et la visualisation des retours la gestion des rejets 7 2 R ception et visualisation des retours Pour consulter la bo te aux lettres cliquez sur le bouton Noemie et s lectionnez r ceptionner les retours Si vous transmettez r guli rement il est inutile de faire cette op ration puisque elle est faite syst matiquement par le logiciel chaque envoi Apr s consultation de la bo te aux lettres le logiciel vous propose d imprimer les paiements et les rejets envoy s par les caisses et les compl mentaires Cette tape d impression est facultative Tous les retours sont ensuite stock s dans le logiciel pour consultation ult rieure et sont retir s de la bo te aux lettres
58. nce particuli re indiquez le dans la rubrique d passement exigence Si vous souhaitez saisir des actes hors nomenclature dans votre prescription reportez vous au paragraphe 5 5 Pour cr er une prescription utilisez galement les raccourcis suivants pour un patient pr sent dans le tableau de bord cliquez sur l une des ic nes mut situ es gauche de la date de prescription et choisissez la rubrique ajouter dans le menu contextuel Voir paragraphe 10 6 pour la signification des ic nes pour un nouveau patient ayant sa carte vitale cliquez sur le bouton A dans la barre d outils En utilisant ce bouton la fiche du patient lu sur la carte s ouvrira automatiquement et vous disposerez sur le c t droit de deux boutons Voir et Ajouter permettant l acc s direct la cr ation et la visualisation des prescriptions du patient Pour un nouveau patient n ayant pas sa carte vitale pensez utiliser la prescription rapide accessible en cliquant le bouton PRESCRIPTIONS puis la rubrique saisir une prescription rapide Voir paragraphe 3 6 3 3 Modification Renouvellement Impression d une prescription Pour modifier ou renouveler une prescription existante proc dez de la fa on suivante Dans la liste des prescriptions s lectionnez le patient de la m me fa on que pour une cr ation de prescription Cliquez sur le bouton Modifier et apporter les corrections n cessaires Si vous devez enreg
59. nnexe 3 Sauvegarde vos donn es Voir paragraphe 10 3 Imprime le tableau de bord Deux impressions sont disponibles avec ou sans regroupement par m decin prescripteur Param tre le tableau de bord Voir paragraphe 10 5 Permet de prendre un rendez vous Voir paragraphe 11 Affiche la l gende des ic nes et permet d acc der la documentation du logiciel manuel de prise en main et annexes Permet au service technique de televitale avec votre accord de prendre le contr le distance de votre ordinateur pour vous aider ou vous d panner QUITTER Ferme le logiciel 1 3 La zone de notification Cette zone affiche au choix Le nombre de prescriptions affich es dans le tableau de bord La date et l heure Le nombre de patients s ances et bilans point s pour la journ e indiqu e dans les crit res de pointage Pour s lectionner l affichage de votre choix cliquez sur la zone de notification Page 7 sur 51 2 Etape patients PATIENTS Dans la barre de commande le bouton vous permet d acc der la liste de vos patients Pour modifier ou visualiser un patient existant s lectionnez le dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier Pour l utilisation des recherches et du filtre dans les listes reportez vous l annexe 2 Lr er Pour ajouter un nouveau patient cliquez sur bouton Comment souhaitez vous cr er le patient ES partir d une saisie manuelle Ezg
60. nt dans un lecteur portable d une facture ayant un prescripteur avec le n 00 0 00000 La rubrique praticien permet de changer le praticien propri taire de la prescription Pour s lectionner un autre praticien saisissez les premi res lettres de son nom ou utilisez le bouton el pour acc der la liste des professionnels Le bouton MEM situ gauche de la date d ordonnance permet de num riser un document en rapport avec la prescription Voir paragraphe 3 5 La rubrique motif permet de saisir le motif de la prescription Pour acc der a la fen tre de saisie veuillez cliquer sur le bouton motif Le texte saisi sera repris dans l ventuelle DAP b La seconde partie nomm e pathologie et motif en dessous de la partie identification permet de choisir une ventuelle pathologie et par la m me un acte de la nomenclature si une association a t tablie entre les 2 l ments Pour tablir un lien entre une pathologie et un acte de la nomenclature proc dez de la mani re suivante Page 14 sur 51 dans la prescription cliquez sur le bouton patho pour acc der la liste des pathologies dans la liste des pathologies s lectionnez la pathologie et cliquez sur le bouton modifier ou bien cr ez une nouvelle pathologie dans l cran de la pathologie cliquez sur le bouton choisir pour affecter un l ment de la nomenclature la pathologie Libell Esemple de pathologie Demande d ac
61. nt utilis es pour la facturation soit la carte Vitale soit l attestation papier PR S E Informations sur la Carte Vitale 8 Informations issues d une Attestation Papier ou autre support Nom C 009901 2345 Copier gt gt gt Nomfyl MEDIS DRE Choisir N 0093012345 Contrat O0 Code routage o N 0075990010 Contrat 00 Code routage WW Retirer Affile Affili Convention gt TP GIESVDEMO gt Convention gt TPeVIAMEDIS gt sonsa gt TP GIE SV DEMO Convention Sheet GER Garanti 5 z S z g ea M Proth ses 0120172010 31 01 2010 Indicateur traitement SE a L envoi d une demande de remboursement la compl mentaire L envoi d une demande de remboursement la comol mentaire est autoris pour IT Tiers Pavant IT Hors Tiers Pavant est autoris pour Je Tiers Pavant W Hors Tiers Pavant PEL Pas de tarification automatique de dipornble La caisse g re galement la part compl mentaire paiement unique ou transmission de d comptes Assistant DRE Attention le logiciel contr le l ouverture des droits pour la prise en compte de la part compl mentaire Si les droits sont ferm s il ne sera pas possible de faire un Tiers payant sur la part obligatoire et compl mentaire mais uniquement un Tiers payant sur la part obligatoire Le bouton assistant DRE vous permet de s lectionner facilement une compl mentaire pour r aliser une Demande de Remboursement Electronique dans le c
62. oessossosscsscessossosscssoessossosscsesoessesscsscesoessosscsscoesosesoessesso 35 8 1 GESTON DEL ee TEEN 35 8 2 SAISIE DES REGLEMENTS DES PATIENTS enk ENKEN ENKEN EN ENKEN ENEE KN ENKEN KN KEEN meme eme KN ENEE EN ENKEN ENNEN 35 8 3 PRISE EN COMPTE DES REGLEMENTS ISSUS DES RETOURS NOEMIE DAIEMENT KKK KEE EEN 36 8 4 SAISIE DES REGLEMENTS ISSUS DES BORDEREAUX PAPIERS kk KN ENKEN ENKEN ENKEN nn ENNEN nee nn nn nn nn ENKEN nn nn ENNEN ENKEN ENK 37 8 5 JOURNAL DES REGLEMENTS 2222 Se as to e SUR as to E e OE 38 SCOR TELETRANSMISSION DES PIECES JUSTIFICATIVES o oococcoccocccccocccccoccoccoccocconcoccocconconconconconconcaccancancancancancnnons 39 9 1 DOCUMENTS A SCANNER ET A TELETRANSMETTRE KKK KEE EEN ENKEN 39 9 2 GENERATION AUTOMATIQUE DE LA FEUILLE DE SOINS POUR LE MODE DEGRADE ccococcocococncnncnconnnnnnnrnrnnnananarnrnrnannnnrnrnananananna 39 9 3 TELETRANSMISSION DES PIECES JUSTIFICATIVES NEEN ENEE ENEE ENEE ENEE EN ENEE EN ENEE EN ENKEN ENKEN ENEE ENEE EN ENEE EEN KEEN 39 9 4 GESTION DES PIECES JUSTIFICATIV S 52 22055 GENEE da 40 9 5 GESTION DES LOIS SCOR bo E E te 41 TACHES EFT OUTILS ANNEXES 000 es 42 10 1 LE SUIVIDES PRESCGRIBTIONS eege SNE NENNEN ci dee 42 10 2 EXRECHERCHE DE CONTAC Ti Ee E EE 42 10 3 L ASAUVEGARDE EEN 43 10 4 LAMSEA A A doo caios 43 10 5 LE PARAMETRAGE DU TABLEAU DE BORD ccococococonononononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn eme nn nnne meme eme eme meme eme enenenenenenenenennnns 44 10 6 LALEGENDE ETL ADE ee 47 LE
63. on transmissible et elle n appara tra pas dans la liste des factures transmettre Remarque il est galement possible de saisir une prescription contenant une seule ligne d acte hors nomenclature si il n y pas de lieu de pointer des actes inclus dans la nomenclature Page 30 sur 51 5 6 Consultation des factures et impression des duplicatas a Pour consulter une facture existante cliquez sur le bouton Fi ACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique journal des factures Vous trouverez dans cette liste toutes les factures Pour l utilisation des recherches et du filtre dans les listes reportez vous l annexe 2 Consulter S lectionnez la facture et cliquez sur le bouton Pour retrouver le tableau de bord cliquez sur le bouton mp pour fermer l cran de facturation et fermez la liste des factures Pour consulter une DRE proc dez de fa on similaire cliquez sur le bouton FACTURES dans la barre de commande et choisissez la rubrique journal des dre y Pour acc der rapidement a toutes les factures d un patient pensez cliquer sur l ic ne M ourx situ e a gauche de son nom dans le tableau de bord et s lectionnez l onglet factures dans la fiche du patient b Pour imprimer un duplicata d une feuille de soins ou d une quittance d taill e dans la barre de menu cliquez sur le menu Impression et choisissez la rubrique correspondante i l Imprimer S lectionnez la facture
64. onne motif de la prescription peut galement tre param tr Trois choix sont disponibles la pathologie indiqu e dans la prescription le motif de l acte indiqu dans la DAP le libell de l acte dans la nomenclature e Par d faut le logiciel affiche dans le tableau de bord uniquement les prescriptions des deux derni res ann es Si vous souhaitez afficher les prescriptions depuis une date pr cise saisissez cette date dans la rubrique afficher les prescriptions partir du Page 44 sur 51 Afficher le tableau de bord au d marrage MM le motif de l acte pour la DAF e 00 00 0000 Choisir couleur M lv a RS Mot de passe du compte D Hom du calendrier D O O Couleur du calendrier e sl e Lorsque l option placer le bilan en dernier est activ e dans le tableau de bord le bilan se placera syst matiquement apr s l acte quelque soit l ordre de saisie dans la prescription Cela facilite donc les op rations de pointage e Lorsque la case afficher par d faut les prescriptions de tous les praticiens est coch e lors de l ouverture du tableau de bord le praticien s lectionn dans les crit res de recherche sera tous les praticiens Ainsi les prescriptions de tous les praticiens seront affich es quelque soit le praticien choisi lors de la saisie de la prescription e Dans les cabinets multi praticiens lorsque la case pointer par d faut pour le praticien indiqu dans la prescript
65. onner toutes les factures Cliquez sur le bouton Pr parer et saisissez le code porteur de votre carte CPS Si votre facture comporte une DRE le logiciel proc de galement la mise en lot de ces DRE Lorsque les lots ont t cr s le logiciel vous propose la liste des fichiers transmettre 1 FSE s curiser 2 DRE s curiser 3 FSE transmettre 4 DRE transmettre 9 Fichiers transmettre Tout choisir Type Nom Fichier Lots Date Destinataire E Mal Een CPAM DEMONSTRATION UI 2472 24201 res fr ESE CMA DEMONSTRATION 03390 390 03 185 1 Ee 20 01 2010 CME DEMONSTRATION 2 03391391 05 188 fr CMA DEMONSTRATION 0333063390 05 188 fr CMA DEMONSTRATION 0553063390 05 188 fr 19 01 2010 JCRPCEN DEMONSTRATION 10349 349 10 1ssh 19701 2010 CMA DEMONSTAATION 9390621390 05 155 Fr Supprimer S lectionnez les fichiers transmettre en cliquant sur le bouton tout choisir et cliquez sur le bouton Transmettre Les lots seront t l transmis aux caisses et compl mentaires destinatrices Remarque le d lai pour transmettre une facture en tiers payant est de 7 jours pour une facture sans tiers payant le d lai est de 2 jours l issue de la t l transmission un bordereau de t l transmission sera imprim pour chaque lot Ce bordereau pr cise la liste des factures t l transmises Pour les factures r alis es avec la carte vitale du patient l envoi de ce border
66. ous du 24 03 2010 gt Rappel des rendez vous pour la prescription Date Hewe PS Remarquefs 08 03 2010 09 00 EP 10703 2010 10 00 ER 112 03 2010 03 30 EP 16 03 2010 14 00 EP 1803 2010 15 00 EP SSS _24403 2010 11 45 EP D tail du rendez vous Date 24 03 2010 ES OK Remargue OO Supprimer Annuler Choisissez la date du rendez vous indiquez l heure et validez en cliquant sur le bouton OK Si vous saisissez une remarque l heure du rendez vous sera not e en rouge dans la liste des prescriptions e Modification ou suppression d un rendez vous Pour modifier ou supprimer un rendez vous depuis la liste des prescriptions cliquez sur l heure du rendez vous Dans la fen tre ci dessus corrigez la date et l heure ou bien cliquez sur le bouton Supprimer Pour modifier ou supprimer un rendez vous depuis le calendrier dans le bandeau lat ral cliquez sur lic ne Da situ e cot des rubriques permettant le param trage du calendrier le curseur de la souris devient pour indiquer que vous passez en mode rendez vous cliquez sur la date sur fond gris de votre choix dans la fen tre ci dessus corrigez la date et l heure ou bien cliquez sur le bouton supprimer 11 2 Pointer les actes partir des rendez vous Dans les crit res de recherche des prescriptions voir paragraphe 4 1 la case cocher rdv est un crit re de recherche suppl mentaire qui peut tre utili
67. partir d une lecture directe de la carte Vitale La carte Vitale dot tre pr sente dans votre lecteur partir des informations r cup r es au domicile du patient ch IN cezste Putilization d un Baladeur sant ou d un lecteur ambulatoire Trois moyens sont disponibles avec la carte vitale par d chargement d un lecteur de cartes portable et manuellement Remarque en utilisant la carte vitale soit par lecture directe depuis un lecteur branch sur le poste de travail soit par d chargement d un lecteur portable le logiciel n ajoute pas syst matiquement le patient Si celui ci est d j pr sent sa fiche est mise a jour ainsi il ny a pas de patient en double 7 Pour acc der directement la fiche d un patient pensez cliquer sur l ic ne M ou situ gauche de son nom dans le tableau de bord Voir paragraphe 10 6 pour la signification des ic nes 2 1 Cr ation ou mise jour avec lecture directe de la carte vitale Ins rez la carte vitale du patient dans le lecteur de cartes puis s lectionnez A partir d une lecture directe de la carte Vitale dans la fen tre ci dessus Une fen tre avec les patients pr sents sur la carte appara t Il suffit de s lectionner le patient puis de cliquer sur le bouton OK Les informations administratives sont automatiquement enregistr es nom pr nom date de naissance qualit assur ou ayant droit caisse compl mentaire num ro d immatriculation Co
68. ption termin e est une prescription pour laquelle tous les actes ont t point s r alis s et factur s le patient a pay le montant a sa charge pour l ensemble des factures en rapport avec la prescription En fonction du niveau de gestion des impay s que vous souhaitez mettre en uvre s lectionnez dans la rubrique les prescriptions termin es sont la d finition que vous souhaitez donner une prescription termin e e Enti rement factur es la prescription sera consid r e comme termin e d s que tous les actes auront t factur s e Enti rement factur es et d patient 0 la prescription sera consid r e comme termin e lorsque tous les actes auront t factur s et que le patient aura pay le montant sa charge oe Enti rement factur es et d patient 0 et d caisse 0 la prescription sera consid r e comme termin e lorsque tous les actes auront t factur s et que le patient et la caisse auront pay s le montant leur charge e Enti rement factur es et d patient 0 et d caisse 0 et d compl mentaire 0 la prescription sera consid r e comme termin e lorsque tous les actes auront t factur s et que le patient la caisse et la compl mentaire auront pay s le montant leur charge e L option facturer les HN s par ment permet de r aliser 2 factures distinctes une facture contenant les s ances et une deuxi me facture contenant les actes hors nomenc
69. ques permettant le param trage du calendrier CALENDRIER E Vue trimestrielle IR gt Fr le curseur de la souris devient Vi pour indiquer que vous passez en mode prise de rendez VOUS cliquez sur la date de votre choix et remplissez la fen tre de prise de rendez vous Voir paragraphe d ci dessous la pr sence d un rendez vous est ensuite indiqu e dans le calendrier par la couleur grise RW ER b Prendre un rendez vous pour une prescription existante dans la liste des prescriptions S lectionnez la prescription et le patient en utilisant la rubrique patient dans les crit res de recherche Voir paragraphe 4 1 cliquez dans la colonne RDV et sur la ligne contenant la prescription concern e par le rendez vous le curseur de la souris devient Vi pour indiquer que vous passez en mode prise de rendez VOUS remplissez la fen tre de prise de rendez vous Voir paragraphe d ci dessous la pr sence d un rendez vous est ensuite indiqu e dans le tableau de bord par l indication de l heure dans la colonne rdv Patient S 09 30 M DURAND nadine 1000 Wa DUGU 10 30 ES DURAND didier 11 00 Ma FERRIERE pascale c Prendre un rendez vous rapide Page 48 sur 51 Cette fonctionnalit accessible en cliquant sur l ic ne dans la barre d outils est compl mentaire des deux m thodes ci dessus Elle vous permet de prendre un rendez vous aussi bien pour un patient ayant une presc
70. r s midi par exemple cliquez sur le symbole x situ gauche des initiales du professionnel Le nombre entre crochet passera de 1 2 pour vous indiquer que deux actes sont point s Si le symbole ls est absent reportez vous au paragraphe 10 5 pour l activer Y Pour pointer rapidement un acte avec le clavier proc dez de la fa on suivante tapez les premi res lettres du nom du patient dans la rubrique patient la premi re prescription de ce patient est automatiquement s lectionn e ligne orange dans le tableau de bord appuyez sur la touche F12 pour effectuer le pointage A l issue du pointage la rubrique patient est automatiquement surlign e pour que vous puissiez remplacer le nom du patient en cours par un autre nom sans avoir effacer le contenu et ainsi enchainer rapidement plusieurs pointages de patient au clavier 4 4 Pointage d pointage dans le calendrier Pour pointer un acte partir du calendrier il faut au pr alable s lectionner le patient et la prescription la ligne s lectionn e est en orange puis cliquer sur la date correspondante dans le calendrier Lorsque vous utilisez le calendrier la date de pointage indiqu e dans la zone crit re de pointage est ignor e par contre le praticien indiqu dans cette rubrique est bien pris en compte A l issue du pointage la date dans le calendrier devient jaune fluorescente pour signaler qu un acte est point cette date ou bien si vous av
71. r le bouton RER en bas droite de la fen tre le logiciel effectue une lecture de la carte vitale et calcule les diff rents montants en fonction des exon rations pr sentes en carte vitale Ensuite le logiciel vous propose d imprimer une quittance pour votre patient elle peut lui servir de recu L impression de ce document est obligatoire en cas de paiement en esp ce Quelque soit le cadre de remboursement choisi tiers payant ou non la feuille de soins lectronique et l ventuelle DRE devront tre t l transmises 5 2 Facturation d grad e sans la carte vitale Si vous ne disposez pas de la carte vitale r pondez non la question Avez vous la carte vitale de votre patient L cran de facturation est rempli de la mani re que le paragraphe ci dessus et les m mes op rations de contr le peuvent tre r alis es Pour valider la facture cliquez sur le bouton LE EN en bas droite de la fen tre le logiciel vous propose d imprimer la feuille de soins Dans le cadre d une facture sans tiers payant cette feuille de soins devra tre remise au patient pour qu il soit rembours par sa caisse Il n est pas n cessaire de la t l transmettre Pour faciliter votre t che et ne pas faire appara tre les factures d grad es sans tiers payant dans la liste des factures t l transmettre vous pouvez cochez la case ne pas transmettre les factures hors tiers payant en mode d grad se situant dans le menu outils
72. rance 10 Maladie Tel Justificatf d exon ration O Pas d exon ration Lei B Caisse 01 999 9999 CPAM DEMONSTRATION Mutuelle 0099999997 CHU CAISSE ATTESTATION T Aide M dicale d Etat de base 4 ME Total 1 Remboursement Tiers payant sur part obligatoire 2 Date maternit ou AT 00 00 0000 E BE Cat gorie T Accident droit commun le 007000000 RI O Domicile Ni dim ri t r Te PF Majoration de nuit Supprimer Cr er mod le Utiliser mod le M Ne pas g rer cotation demi et gratuit Fr quence de facturation D but des soine le 01 1 22011 Mombre d actes prescrits D passement exigence Acte gratuit 7 a La premi re partie nomm e identification en haut gauche permet la saisie du m decin prescripteur du praticien et de la date de l ordonnance Si dans la fiche du patient vous avez indiqu le m decin traitant celui ci sera automatiquement propos Vous pouvez s lectionner un autre prescripteur en cliquant sur le bouton I ou en tapant les premi res lettres de son nom Le symbole situ droite du m decin prescripteur permet de choisir automatiquement le prescripteur nomm inconnu avec comme n 00 0 00000 Lorsque l identit exacte du m decin sera connue corrigez la prescription et le logiciel reportera automatiquement ces informations dans les factures en attente de validation Afin d viter tout rejet le logiciel bloquera la validation ou le chargeme
73. re de proc der la facturation Vous pouvez tout de m me continuer pointer des actes ce symbole E sablier montre qu il existe des actes en attente de facturation La facturation peut tre r alis e ou vous pouvez attendre de pointer d autres actes dans la colonne reste le nombre d acte diminue de 1 En fonction du nombre d actes restant a faire une ic ne d alerte H peut appara tre dans cette colonne L affichage de cette ic ne est param trable Voir paragraphe 10 5 les initiales du praticien qui r alise l acte sont indiqu es dans la colonne A Voir paragraphe 4 2 Page 22 sur 51 Si votre prescription contient un bilan et des s ances Si vous pointez le bilan la s ance ne sera pas point e Si vous souhaitez la pointer a la m me date cliquez sur la ligne de la s ance colonne X Un message de confirmation sera affich l inverse si vous pointez la s ance le bilan ne sera pas point Si vous souhaitez le pointer la m me date cliquez sur la ligne du bilan colonne X Un message de confirmation sera galement affich Pour d pointer un acte cliquez sur les initiales dans la colonne X A l issue du d pointage les initiales sont supprim es et les nombres dans les colonnes fait facturer reste sont mis a jour Cas particulier si vous devez pointer pour un patient deux actes r alis s dans la m me journ e une s ance le matin et une s ance l ap
74. ription en cours un patient n ayant plus de prescription en cours mais tant d j connu du logiciel un nouveau patient La premi re tape consiste a choisir le patient Dans la fen tre ci dessous tapez les premi res lettres de son nom Le logiciel vous propose tous les patients correspondants votre recherche sil est pr sent dans la liste s lectionnez le et cliquez sur le bouton choisir S il est absent cliquez sur le bouton ajouter pour cr er un nouveau patient et indiquez son nom et son pr nom Nom du patient rechercher OU Nom Prenom M fe le CUFOURA JEAN 01702 1960 Choisir Annuler Ajouter La deuxieme tape consiste a choisir la prescription Ce choix de prescription est propos uniquement si vous avez s lectionn un patient ayant une ou plusieurs prescriptions en cours Dans la fen tre choix de la prescription cliquez sur le bouton choisir pour s lectionner la prescription concern e par le rendez vous ou bien cliquez sur le bouton ajouter pour cr er une nouvelle prescription Dans le cas d un nouveau patient ou d un patient d j connu du logiciel mais sans prescription ce choix ne vous sera pas propos Le logiciel ajoutera automatiquement une prescription dat e du jour Cette prescription et les renseignements concernant le nouveau patient devront tre obligatoirement compl t s ult rieurement afin de pouvoir pointer les actes Cette n cessit e
75. rofessionnel indiqu dans la barre de menu et pointe les actes pour le praticien indiqu dans la prescription colonne PS du tableau de bord Ce choix peut tre d fini par d faut dans le param trage du tableau voir paragraphe 10 5 Lorsque la case modifier lacte apr s pointage est coch e le logiciel propose imm diatement apr s le pointage une fen tre permettant de modifier ventuellement les d placements ajout suppression la majoration de jour f ri le montant d un acte HN ou d un d passement la date de l acte Voir galement le paragraphe 4 5 pour modifier un acte point sans utiliser cette fonctionnalit 4 3 Pointade d pointage dans la liste des prescriptions Pour pointer un acte il suffit de cliquer dans la premi re colonne X et sur la ligne contenant l acte a pointer L action de pointage est symbolis e par un curseur de souris en forme de crayon A l issue du pointage dans la colonne fait le nombre d acte augmente de 1 dans la colonne a facturer le nombre d acte augmente de 1 En fonction de ce nombre une des trois ic nes suivantes peut appara tre c t du nombre d actes facturer El EJ El ce symbole El indique que la totalit des actes a t fait pour la ligne et qu il est n cessaire de proc der la facturation ce symbole El signale que la fr quence de facturation indiqu e dans la prescription a t atteinte et qu il est n cessai
76. rubrique options onglet t l trans Dans le cadre d une facturation en tiers payant sur la part obligatoire cette feuille de soins doit tre conserv e puis envoy e par vos soins avec le bordereau de t l transmission Voir paragraphe 6 5 3 Facturation avec s curisation de la facture au domicile du patient Ce mode de s curisation n cessite l utilisation d un lecteur portable Quatre phases sont n cessaires pr paration des factures en vue d un chargement dans un lecteur chargement des factures dans le lecteur validation des factures au domicile du patient d chargement des factures a Pr paration des factures en vue d un chargement dans un lecteur Page 26 sur 51 Pour pouvoir charger la facture dans un lecteur portable il faut obligatoirement avoir lu une fois la carte vitale du patient afin que les informations administratives stock es dans le logiciel soient le reflet exact de la carte vitale Cette lecture de carte vitale peut tre faite depuis le poste de travail en utilisant le bouton A dans la barre d outils mais galement par la prise d empreinte de la carte vitale au domicile du patient suivi d un d chargement bouton 32 dans la barre d outils La carte vitale n est ensuite plus n cessaire pour cette tape de pr paration Pour prendre l empreinte de la carte vitale au domicile du patient reportez vous au manuel d utilisation de votre lecteur de cartes Pour pr parer la facture en vu
77. s pour visualiser uniquement les rendez vous En cochant cette case le logiciel affichera uniquement les prescriptions pour lesquelles un rendez vous a t pris pour le professionnel indiqu dans la barre de menu Fichiers Facturation Teletranemission Outils Lecteur Impressions Fen tre 7 Professionnel DEMO PALL et pour la date indiqu e dans les crit res de pointage De En utilisant la fl che verte Ed vous pouvez visualiser rapidement les rendez vous des jours suivants Page 50 sur 51 Pour pointer l ensemble des rendez vous et indiquer que les actes ont bien t r alis s cliquez sur le symbole rouge Y situ en haut de la premi re colonne on mmm 09 00 ra DURAND dorothee 09 30 Fa DURAND nadine 10 00 vg DUR olivier 10 30 M DURAND didier 11 00 F4 FERRIERE pascale 11 30 Fa MARTINET emma Une confirmation vous sera demand e Attention le professionnel qui pointe l acte est toujours celui indiqu dans les crit res de pointage m me si le rendez vous a t pris par un autre professionnel Page 51 sur 51
78. s crit res en utilisant les deux listes ci dessus pour affiner votre recherche Dans la liste des r sultats le logiciel propose le s t l phone s et email Si vous avez besoin d une autre information adresse par exemple faites un double clic sur la ligne pour ouvrir la fiche correspondante Page 42 sur 51 10 3 La sauvegarde Les sauvegardes permettent de r aliser une copie int grale de toutes les donn es importantes de votre logiciel dossier patient t l transmission etc Elles vous assurent que quoiqu il arrive votre ordinateur vos fichiers ne seront pas perdus Une sauvegarde sp cifique est n cessaire chaque logiciel une pour TELEVITALE et une pour la compta par exemple La sauvegarde est utilis e en cas de panne de l ordinateur de changement de mat riel d attaque de vos donn es par un virus informatique ou de tout autre probl me La sauvegarde doit tre r alis e sur un support amovible cl USB disque dur externe et au minimum une fois par semaine Si vous utilisez le logiciel r guli rement cette fr quence devra tre augment e et dans ce cas il est conseill de faire une sauvegarde quotidienne En cas d oubli le logiciel affichera un message de rappel Y Pour acc der la sauvegarde utilisez le bouton dans la barre d outils Di vous utilisez un logiciel de comptabilit n oubliez pas de lancer galement une sauvegarde depuls votre logiciel de comptabilit Parcourir
79. s modes Facturation s curis e sur le poste de travail avec la carte vitale et la CPS Facturation d grad e sans la carte vitale du patient Facturation avec s curisation de la facture au domicile du patient Page 25 sur 51 A l issue de la facturation le nombre d actes dans la colonne factur sera mis jour augmentation le nombre d actes dans la colonne facturer sera mis jour diminution ainsi que les ic nes associ es ce nombre El El El Voir paragraphe 4 3 et 10 6 le logiciel vous proposera d encaisser le montant la charge du patient voir tape r glements et le montant indiqu dans la colonne d patient du tableau de bord sera mis jour 5 1 Facturation s curis sur le poste de travail avec la carte vitale Si la carte vitale est pr sente dans votre lecteur de cartes r pondez oui a la question Avez vous la carte vitale de votre patient Le logiciel vous propose l cran de facturation rempli partir des informations de la prescription nom du m decin prescripteur date de prescription cadre de remboursement Si une des informations est incorrecte vous pouvez la changer Vous pouvez contr ler les actes qui vont tre factur s en cliquant sur l onglet actes NGAP La liste des actes contenus dans cet onglet est tablie partir du pointage que vous avez r alis l tape pr c dente f i Facturer R S Wi Pour valider la facture cliquez su
80. s pr cisez la qualit du patient ajouter assur ou ayant droit Si vous souhaitez ajouter un ayant droit il faut proc der en 2 tapes cr ation manuelle de l assur en premier si celui ci n existe pas puis cr ation manuelle de l ayant droit Saisissez les informations suivantes en vous aidant de l attestation papier de la carte vitale nom pr nom date de naissance qualit caisse num ro d immatriculation Dans la fiche de l assur le bouton choisir la caisse vous permet d affecter une caisse votre patient Si la caisse est absente dans la liste des caisses vous pouvez la cr er en cliquant sur le bouton Cr er et en remplissant les rubriques nom r gime caisse et centre Si vous ne connaissez pas la caisse de l assur cliquez sur le bouton ind termin e Lorsque vous serez en possession de la carte vitale le logiciel r actualisera automatiquement l ensemble des informations de la fiche patient y compris la caisse 2 4 Le dossier patient Dans la fiche du patient les informations li es au patient sont organis es autour de plusieurs onglets a Onglet Assur ou Ayant droit Cet onglet contient les renseignements administratifs Si les actes ont lieu domicile et si la r glementation vous permet de facturer des kilom tres en plus de l indemnit forfaitaire de d placement Saisissez dans la rubrique kms plaine ou kms cabinet la distance aller retour entre le cabin
81. s r glements des patients et de conna tre le montant total d par le patient pour l ensemble des prescriptions cas de patients ayant plusieurs prescriptions en cours dans le tableau de bord par exemple Pour saisir le paiement du patient d s lectionnez la ou les factures que vous ne souhaitez pas encaisser en cliquant dans la case cocher dans la premi re colonne par d faut toutes les factures sont coch es Date Pi ce Libell Date relance Niveau Mode Lot HIH Demande Par M 21 03 2010 100319069 Facture DESMAU NATHALIE NT EE M 22 03 2010 100322073 Facture DESMALS NATHALIE M 506 M 22 03 2010 100322075 Facture DESMAUX NATHALIE El 14 65 Encaissement cliquez sur le bouton PRE le logiciel vous propose la fen tre d encaissement Proc dez de la m me fa on que le paragraphe a ci dessus Remarque l ic ne Ei cot du montant d par le patient peut tre remplac e par une enveloppe jaune si vous avez fait des lettres de relance Pour la r alisation des courriers de relance reportez vous l annexe 19 8 3 Prise en compte des r glements issus des retours Noemie paiement Pour prendre en compte les r glements envoy s par les caisses et les compl mentaires dans votre bo te aux lettres proc dez de la fa on suivante cliquez dans la barre de commande sur le bouton r glements et s lectionnez encaisser des r glements dans la fen tre ci dessous le logiciel vous
82. ssus de facturation la prescription S lectionnez le patient dans la liste de gauche en tapant le d but de son nom dans la rubrique nom Pour s lectionner rapidement un patient qui vient d tre cr vous pouvez restreindre la liste des patients en cochant la case Afficher que les nouveaux patients sans prescriptions Pour le patient s lectionn si des prescriptions existent d j celles ci sont affich es dans la partie droite Patients Prescriptions de DESMAUs HATHSLIE Prestations Fin Pour Scan 30 06 1415 8M 10 OO E Nom H lel le DESMAL NATHALIE 15 06 1955 Prezenption du 08 12714 par M DECIN JACQUES Une ordonnance G rer scan Communiquer 15 M 10 R ducation de Motif de la prescription Ajouter Modifier Supprimer Imprimer PF Afficher que les nouveaux patients sans prescriptions IT Utilisez l assistant de saisie de la prescription Renouveler Wir Suspendre Bilan Fermer Les boutons permettent les fonctionnalit s suivantes e Ajouter cr e une nouvelle prescription Renouveler renouvelle une prescription l identique il suffit ensuite de changer la date de l ordonnance e Modifier modifie la prescription pour corriger une erreur de saisie Voir permet de consulter la prescription sans la modifier Supprimer supprime d finitivement la prescription les factures en rapport avec cette prescription ne sont pas supprim es ll est pr f ra
83. st symbolis e par l ic ne m situ e c t de la date de prescription et par la mention A pr ciser dans la colonne actes A Patient Prescription TP PS Actes Dom Prescrit Fait Reste Factur A facturer Du patient 0 0 0 EX ALBERT michel 15 03 2010 7 DP A pr ciser LU Au final remplissez la fen tre de prise de rendez vous Voir paragraphe d ci dessous La pr sence du rendez vous sera ensuite indiqu e dans le tableau de bord par l indication de l heure dans la colonne rdv et dans le calendrier par une colonne grise sur la date concern e Lorsque la carte vitale du patient est votre disposition pour compl ter la prescription cliquez sur l ic ne m situ e c t de la date de prescription et choisissez la rubrique saisir la prescription d Fen tre de prise de rendez vous La fen tre s organise de la mani re suivante une premi re liste gauche indiquant tous les rendez vous d j pris pour la date et pour le professionnel indiqu e dans la barre de menu et pour l ensemble des patients Fichier Facturation Teletransmission Oulls Lecteur Impressions Fen tre 4 Protesaionnel DEMO PAUL Page 49 sur 51 une deuxi me liste droite indiquant tous les rendez vous d j pris pour la prescription et le patient s lectionn e une zone d tail du rendez vous permettant la saisie de la date de l heure et d une remarque ventuelle Rappel des rendez v
84. sur les factures charger pour les s lectionner ou bien utilisez le bouton MEE e Charger dans lecteur cliquez sur le bouton Contenu lecteur portable Imprimez la liste des factures contenues dans le lecteur au moyen du bouton RE Cette impression est facultative mais vous permettra de ne pas oublier de valider une facture au cours de vos visites Remarque si votre lecteur est jour le logiciel vous proposera de charger les factures en attente de chargement des autres professionnels de sant et appartenant aux m mes patients Vous pourrez ainsi valider au cours d une m me visite votre facture et celle de votre confr re Voir annexe 16 c Validation des factures au domicile du patient Pour r aliser cette op ration ins rez la carte vitale du patient dans votre lecteur de cartes et suivez les instructions affich es par le lecteur Reportez vous au manuel d utilisation de votre lecteur de cartes Remarque si votre lecteur est jour celui ci vous proposera de valider partiellement les factures charg es et appartenant aux m mes patients mais tablies par un autre professionnels de sant Voir annexe 16 Page 27 sur 51 d D chargement des factures De retour de visite utilisez l ic ne RK dans la barre d outils pour proc dez au d chargement Le logiciel d chargera les patients empreintes des cartes vitales prises lors de la visite d un nouveau patient par exemple les factures d actes isol
85. ver par exemple tous les r glements d une facture particuli re Les reglements peuvent galement tre imprim s Pour cela effectuez au pr alable votre s lection et cliquez sur le bouton imprimer Les crit res de s lection sont la date du au le compte banque ou caisse le mode de r glement uniquement les r glements par virement par exemple Page 38 sur 51 9 SCOR T l transmission des pieces justificatives 9 1 Documents scanner et t l transmettre Pour une facture vous devez scanner puis t l transmettre la caisse du patient l ordonnance ou une DSI prescription en pr sence de l acte AIS ou DI pour les infirmiers la feuille de soins papier dans le cas d une facturation en mode d grad Pour les actes soumis DAP les caisses d assurance maladie conseillent de scanner et t l transmettre l ordonnance avec SCOR m me si celle ci a d j t adress e au service m dical avec la demande d accord Rappel la num risation d une ordonnance peut se faire depuis l cran de prescription bouton num riser depuis le tableau de bord ic ne situ e gauche de la date de prescription depuis la liste des prescriptions bouton g rer scan depuis la fiche du patient onglet documents puis dossier ordonnance La num risation d une feuille de soins r alis e en mode d grad s effectue uniquement depuis la liste des factures transmettre en cliquant sur le

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