1. Procédure 2. Examen de la question
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1. 2 2 9 Mesures de s curit Les mesures de s curit applicables au syst me RAPNOT sont celles applicables au sein du Parlement europ en Par ailleurs l acc s au syst me RAPNOT ne peut se faire que moyennant introduction d un nom d utilisateur suivi d un mot de passe sp cifique L acc s sera restreint selon la fonction de la personne concern e De plus le syst me RAPNOT garantie l int grit des donn es puisque les donn es valid es ne peuvent plus tre modifi es par la suite m me par la personne les ayant introduites Au regard de ces mesures le contr leur europ en estime que celles ci peuvent tre consid r es comme ad quates au sens de l article 22 du R glement EC 45 2001 Conclusions Le traitement examin ne para t pas entra ner de violations du R glement CE 45 2001 pour autant qu il soit tenu compte des observations faites ci dessus Cela implique en particulier que e des garanties soient prises stipulant explicitement que toute personne qui re oit et traite les donn es dans le cadre d une valuation ne peut les utiliser d autres finalit s e des r gles concernant la conservation des donn es soient adopt es selon les principes tablis dans le R glement CE 45 2001 et qu une information claire soit fournie aux utilisateurs du syst me ce propos Fait Bruxelles le 3 Mars 2005 J BAYO DELGADO Contr leur adjoint2. en de la protection des donn es d termine les conditions dans lesquelles un num ro personnel ou tout autre identifiant utilis de mani re g n rale peut faire l objet d un traitement par une institution ou un organe communautaire Le rapport de notation mentionne le num ro de matricule de la personne concern e par l valuation Etant donn que ce num ro est utilis des fins d identification de la personne et de suivi du dossier il ne semble pas que cela pose des questions particuli res Le contr leur estime que ce num ro peut tre utilis dans le cadre du rapport de notation 2 2 6 Information de la personne concern e Le R glement pr voit que la personne concern e doit tre inform e lorsqu il y a traitement de ses donn es personnelles et num re une s rie de mentions obligatoires dans cette information Dans le cas pr sent une partie des donn es est collect e directement aupr s de la personne concern e et d autres aupr s d autres personnes Les articles 11 et 12 du R glement sont d application L information de la personne concern e sur l existence d une collecte de donn es se fait diff rents niveaux L article 43 du Statut base l gale du traitement implique la collecte et l enregistrement des donn es Par ailleurs l intranet du Parlement Europ en pr voit plus de 140 pages d informations relatives la proc dure de notation ou au syst me RAPNOT De plus les dispositions g n rales d ex c
3. notation et valide ce dernier Cette validation fige les donn es introduites par le SH il ne peut plus les modifier Le premier notateur est le sup rieur hi rarchique direct de rang N 1 et de cat gorie A Le premier notateur peut apr s un entretien ventuel avec le SH compl ter ou modifier le rapport de notation ainsi pr par par le SH Il ne peut pas modifier le contenu de la rubrique Appr ciation g n rale du sup rieur hi rarchique direct Le not peut ensuite compl ter les points 4 et 5 du rapport appr ciation du fonctionnaire agent et volution souhait e et le point 3 de l annexe au rapport formation professionnelle et exp rience professionnelle avant l entr e au Parlement Le premier notateur proc de un entretien avec le not Au terme de cet entretien le premier notateur compl te les points 2 5 du rapport ainsi que les points 2 et 3 de l annexe du rapport connaissances linguistiques formation professionnelle Les donn es sont saisies dans la base de donn es centrale RAPNOT La validation de ces donn es fige les donn es au niveau du premier notateur il ne peut plus les modifier Cette validation vaut une signature manuelle Le notateur final est pour le Secr tariat g n ral le directeur g n ral ou un directeur d sign par lui ou pour les unit s administratives qui ne sont pas constitu es en directions g n rales le plus haut responsable de l unit administrative Pour les groupes polit
4. re ues 1l n existe pas de r gle pr cise en ce qui concerne la dur e de conservation des donn es trait es lors du rapport de notation La description de RAPNOT mentionne simplement que les donn es sont imprim es la fin de la proc dure et sont inclues dans le dossier personnel La notification pour contr le pr alable par le DPO mentionne que l on peut consid rer l article 10 1 de l annexe IX des statuts comme justifiant conservation des donn es puisque cet article pr voit que la sanction disciplinaire inflig e est proportionnelle la gravit de la faute commise Pour d terminer la gravit de la faute et d cider de la sanction disciplinaire infliger il est tenu compte notamment 1 de la conduite du fonctionnaire tout au long de sa carri re Cet argument ne semble toutefois pas suffisamment pertinent Puisque les r sultats d un rapport d valuation sont repris dans le dossier personnel du fonctionnaire la n cessit de la conservation dans le syst me de notation n est pas d montr e Les donn es ne doivent donc pas tre conserv es dans le syst me de notation au del de la dur e n cessaire la notation Des r gles doivent tre envisag es ce sujet Le contr leur europ en souhaite donc que des r gles concernant la conservation des donn es soient adopt es selon les principes tablis dans le R glement CE 45 2001 et qu une information claire doit tre fournie aux utilisateurs du syst me ce propos
5. EDPS European Data Protection Supervisor CEPD Contr leur europ en de la protection des donn es Avis sur la notification en vue de contr le pr alable re ue du d l gu la protection des donn es du Parlement Europ en sur la proc dure de notation et le syst me RAPNOT Bruxelles le 3 mars 2005 Dossier 2004 206 1 Proc dure 1 1 Le 6 janvier 2005 le Contr leur europ en de la protection des donn es a re u la notification pour un contr le pr alable du d l gu la protection des donn es du Parlement europ en concernant les rapports de notation et la base de donn es centrale RAPNOT Le d l gu renvoie le contr leur au site Internet du Parlement europ en pour plus d informations concernant la proc dure de notation et notamment le Rapport du Secr taire G n ral sur l am lioration du syst me de notation et de promotion du Parlement europ en adopt le 01 09 2003 la d cision du Bureau du 3 mai 2004 relative la politique de promotion et de programmation des carri res les Dispositions G n rales d ex cution relatives au rapport de notation le guide de la notation et le manuel d utilisation de RAPNOT 1 2 Le 18 janvier 2005 Mme LOUVEAUX CEPD a rencontr Mr J ST ELE lors d une r union Bruxelles au cours de laquelle elle a pu lui poser certaines questions concernant la proc dure de notation Suite cette r union Mr J STEELE a fait parvenir au contr leur europ en une liste des donn es t
6. ce et pays d affectation ARPEGE est un syst me d administration des renseignements sur le personnel et les donn es sont purement administratives Les mesures de s curit li es au traitement sont les mesures g n rales au sein du Parlement europ en De plus l acc s au syst me RAPNOT est prot g par un acc s restreint pour certaines personnes et l utilisation d un mot de passe 2 2 En droit 2 2 1 Contr le pr alable L article 27 du R glement CE 45 20001 soumet au contr le pr alable du contr leur europ en de la protection des donn es les traitements pr sentant des risques particuliers au regard des droits et libert s des personnes concern es L article 27 2 contient une liste de traitements susceptibles de pr senter semblables risques L article 27 2 b pr sente comme traitements susceptibles de pr senter de tels risques les traitements destin s valuer des aspects de la personnalit des personnes concern es tels que leur comp tence leur rendement ou leur comportement Clairement la proc dure de notation est un traitement de donn es personnelles destin valuer des aspects de la personnalit des personnes concern es tels que leur comp tence leur rendement ou leur comportement et ce titre est soumis au contr le pr alable du contr leur europ en Par ailleurs le syst me RAPNOT mis en place sert de support l change des informations au cours de la proc dure de notation et ce titre d
7. d un mois compter de la saisine un avis motiv sur le rapport qui lui est soumis Les travaux du comit sont secrets L avis du comit est envoy au Secr taire g n ral Il est galement transmis au not et au notateur final Le secr tariat du comit met Jour la base de donn es centrale RAPNOT en ce qui concerne la date de r ception de la saisine le num ro et la date de l avis rendu Le Secr taire g n ral tablit la notation d finitive dans un d lai de 8 jours ouvrables et motive sa d cision s il s carte de l avis du Comit des rapports Il communique par crit sa d cision au not aux notateurs au comit des rapports et au Directeur g n ral du personnel Son secr tariat met jour la base de donn es centrale RAPNOT en indiquant la date de la d cision et s il y a confirmation ou modification du rapport Le superviseur Secr taire G n ral directeur g n ral secr taire g n ral du groupe politique peut avoir acc s tous les rapports pour la direction g n rale groupe dont il est responsable Jusqu l impression du rapport le superviseur de chaque DG ou son correspondant peut acc der au rapport afin de permettre aux notateurs d effectuer des modifications Certaines donn es sont transf r es de ARPEGE vers RAPNOT Il s agit de donn es administratives telles que le nom nationalit date de naissance adresse administrative position administrative grade anciennet date d entr e en servi
8. e le rendement et la conduite dans le service de chaque fonctionnaire font l objet d un rapport p riodique tabli au moins tous les deux ans dans les conditions fix es par l institution conform ment l article 110 Des dispositions g n rales d ex cution DGE relatives aux rapports de notation ont t adopt es le 8 mars 1999 conform ment l article 110 du Statut des fonctionnaires La base l gale est suffisamment claire et ne suscite pas de question particuli re L analyse de la base l gale s accompagne de l analyse de la lic it du traitement L article 5 a du R glement EC 45 2001 pr voit que le traitement est n cessaire l ex cution d une mission effectu e dans l int r t public sur la base des trait s instituant les Communaut s europ ennes ou relevant de l exercice l gitime de l autorit publique dont est investie l institution Les proc dures de notation qui impliquent la collecte et le traitement de donn es personnelles concernant les fonctionnaires ou autre agents rentrent dans le cadre de l exercice l gitime de l autorit publique dont est investie l institution La base l gale relevant du Statut des fonctionnaires vient l appui de la lic it du traitement 2 2 3 Collecte des donn es et changement de finalit Le traitement analys n implique pas de changement g n ral de la finalit pr vue pour les bases de donn es relatives au personnel et n est pas non plus incompatible avec cette
9. finalit En effet l valuation du personnel est une activit qui fait partie du mandat g n ral de tout d partement du personnel Ceci implique que l article 6 1 du R glement EC 45 2001 n est pas d application en l esp ce et que l article 4 1 b du R glement est respect 2 2 4 Transfert des donn es Le traitement doit aussi tre examin la lumi re de l article 7 1 du R glement EC 45 2001 puisque les donn es sont appel es circuler entre diff rentes personnes au sein du Parlement europ en Les donn es caract re personnel ne peuvent faire l objet de transferts entre institutions ou en leur sein que si elles sont n cessaires l ex cution l gitime de missions relevant de la comp tence du destinataire Dans le cas pr sent le transfert des donn es aux diff rents notateurs la division du personnel au Secr taire g n ral et ventuellement au comit des rapports cadre dans l ex cution l gitime des missions des diff rentes parties Par ailleurs l article 7 3 du R glement stipule que le destinataire traite les donn es caract re personnel uniquement aux fins qui ont motiv leur transmission Des garanties doivent tre prises cet gard stipulant explicitement que toute personne qui re oit et traite les donn es dans le cadre d une valuation ne peut les utiliser d autres finalit s 2 2 5 Utilisation de num ros identifiants L article 10 6 du R glement pr voit que le contr leur europ
10. iques 1l s agit du secr taire g n ral du groupe Le notateur final dispose de 10 jours ouvrables pour avaliser ou modifier le rapport S il modifie la notation il s en entretien avec le premier notateur et doit galement s en entretenir avec le not Apr s ces ventuels entretiens les donn es sont saisies par le correspondant du notateur final central Cette validation g n re un signal l attention de la division du personnel et fige le rapport de notation La division du personnel dite le rapport sur papier et le transmet au directeur g n ral concern qui fait signer les diff rents sup rieurs hi rarchiques mentionn s dans le rapport le premier notateur et le notateur final Le rapport dat et sign est transmis au not contre signature d un accus de r ception Le not dispose de 10 jours ouvrables pour le restituer sign avec d ventuelles observations ce d lai est prolong en cas d absence d ment justifi e En cas d observations du not le notateur final doit y r pondre Le correspondant du notateur final saisit la mention observations du not dans le fichier informatique La r ponse du notateur final est communiqu e par e mail ou papier au not et l original du rapport est envoy la division du personnel En cas de d saccord avec la r ponse du notateur final le not peut introduire un recours devant le comit des rapports par simple lettre sign e Le comit des rapports rend dans un d lai
11. oit galement tre consid r comme un traitement de donn es des fins d valuation de la personne Ceci tant le syst me RAPNOT ne remplace en rien les valuations par les notateurs et aucune d cision automatis e n est prise sur base des donn es qui y sont introduites Le contr leur a pris bonne note des changements dans la proc dure de notation 2004 tels qu ils lui ont t signal s dans la note de la Direction g n rale du personnel communiqu e par Mr STEELE le 2 f vrier 2004 Toutefois n ayant pas connaissance des modifications dans leur ensemble le pr sent avis ne porte que sur le syst me tel qu il lui a t notifi En cas de modifications substantielles du syst me faisant l objet du pr sent avis celles ci devront tre notifi es au DPO du Parlement europ en qui en avisera le contr leur europ en le cas ch ant La notification pour contr le pr alable a t re ue par le contr leur europ en le 6 janvier 2005 Le pr sent avis doit donc tre rendu dans les deux mois qui suivent la r ception de la notification savoir le 6 mars 2005 2 2 2 Base l gale du traitement et lic it du traitement La base l gale sur laquelle repose le traitement de donn es en question peut tre trouv e dans l article 43 du Statut des fonctionnaires L article 15 du R gime applicable aux autres agents applique les dispositions de l article 43 par analogie aux agents temporaires En vertu de l article 43 la comp tenc
12. ransf r es d ARPEGE Administration des Renseignements sur le Personnel et la Gestion des Emplois vers RAPNOT 1 3 Le 2 f vrier 2005 Mr J STEELE a envoy au contr leur europ en une note de la Direction G n rale du personnel concernant l exercice de notation 2004 2 Examen de la question 2 1 En fait La proc dure de notation et de promotion correspond l obligation d valuation de chaque fonctionnaire telle qu elle est tablie l article 43 du Statut et l article 15 2 du R gime applicable aux autres agents La proc dure a t compl t e par une base de donn es RAPNOT permettant d informatiser une partie de la proc dure de notation des fonctionnaires et des agents temporaires du Parlement europ en Le SH sup rieur hi rarchique re oit une liste des fonctionnaires qu il est charg de noter dans les 10 jours suivant la r ception de la liste Afin d entrer dans le syst me de RAPNOT le SH doit introduire son nom d utilisateur et un mot de passe L cran affiche des donn es concernant le rapport de notation Il contient trois parties le menu des donn es concernant le not num ro personnel nom pr nom cat gorie grade le d but et la fin de la p riode d valuation et les rapports de notation Il compl te l cran les points 2 3 1 et 3 2 description des fonctions attribu es et des travaux effectu s en dehors de l emploi type appr ciations analytiques appr ciation g n rale du rapport de
13. ution sur les rapports de notation et le guide de la notation 2000 pr voient explicitement les rubriques compl ter Ces informations contiennent au moins les rubriques obligatoires pr vues dans les articles 11 et 12 2 2 7 Droit d acc s En vertu de l article 13 du R glement CE 45 2001 la personne concern e a le droit d obtenir tout moment et sans contrainte du responsable du traitement la communication sous une forme intelligible des donn es faisant l objet d un traitement Par ailleurs l article 43 des Statuts pr voit en ce qui concerne les rapports de notation que Ce rapport est communiqu au fonctionnaire Celui ci a la facult d y joindre toutes observations qu il juge utiles Le droit pour la personne concern e de prendre connaissance des informations contenues dans son rapport de notation est assur plusieurs reprises lors de la proc dure d valuation notamment lorsque le not compl te les rubriques 4 et 5 lors de son entretien d valuation lors de l impression et la transmission du rapport de notation au not Le contr leur europ en la protection des donn es n a pas de commentaires faire ce sujet 2 2 8 Conservation des donn es Le R glement pr voit que les donn es ne peuvent tre conserv es sous une forme permettant l identification de la personne concern e au del de la p riode n cessaire la r alisation de la finalit poursuivie article 4 1e Au regard des informations
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