EXPERTE€` - Groupe Protec
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1. 15 05 Hewede fin un 14072008 e iso TE 4e vapontit M Ocaup te Diagnostics CAPTDGR Date 14 07 2008 Nom de l op rateur DURAND Philippe Dur e 15 05 15 06 Type de mission Carrez Amiante Plomb Termites DPE Gaz RNT Adresse T l phone PLANIFICATION D UNE MISSION L indication de la date d intervention l heure du d but l heure de fin vous permettront de planifier une intervention pour un op rateur donn et g rer votre agenda Apr s avoir renseign ces 4 24 informations cliquez sur le bouton PLANNING OUTLOOK afin de visualiser le d tail des missions pour lesquels un op rateur donn a t missionn Une fois dans OUTLOOK cochez les cases des op rateurs que vous souhaitez voir apparaitre sur le planning puis s lectionner dans le menu le type de planning que vous souhaitez voir appara tre l cran par jour semaine mois ONGLET INTERVENANTS 78 AVENUE DE LA REPUBLIQUE Pour ajouter un intervenant cliquez sur le bouton AJOUTER et s lectionnez le type agence notaire propri taire etc puis indiquez le nom adresse CP ville etc Cliquez ensuite sur VALIDER Si vous souhaitez affecter un contact a cet intervenant cliquez sur AJOUTER dans la fen tre CONTACT puis sur VALIDER une fois les champs texte renseign s Le nom du contact sera alors affect a l intervenant concern dans le champ texte CONTACT Plus2. Clefs sur Ste 8 cette Adresse Commentaire le Doone ordre T Notaire 4 lslalals E Propri taire lt Date inte de r ception 11 07 2008 3 24 La mission ainsi cr e reprend automatiquement la date du jour Vous avez la possibilit de reprendre l ensemble des informations d une mission cr e pr c demment en s lectionnant dans le menu d roulant Charger dossier la mission concern e Indiquez ensuite le nom de l op rateur de la secr taire l accompagnateur le cas ch ant le lieu o les clefs sont disponibles ainsi que l ensemble des informations relatives la mission Type de bien niot n ection cadastrale ntave b timent esca lier tage porte etc Si l adresse du PROPRIETAIRE est la m me que celle de la mission un simple clic sur le bouton IDEM PROPRIETAIRE reprendra automatiquement l adresse de la mission S lectionnez ensuite le type de client facturer agent immobilier notaire propri taire etc puis indiquez le moyen de transmission des rapports courrier email fax ou t l transmission Ouver un calandnar partag Afin de visualiser le d tail du rendez vous type de mission r aliser adresse etc concernant la mission r aliser double cliquez sur le rendez vous La fen tre ci dessous appara tra alors Ty DURAND Philippe Microsoft Outlook 1 D but un 1407 2008
3. RAPPORT ANNUEL SAISIE DES DONNEES SUR SITE D ACTIVITE Suivi COFRAC L expert collecte les donn es sur le terrain et les saisit sur Tablet PC gr ce des interfaces ERGONOMIQUES IMPRESSION DE VOS RAPPORTS Toutes les donn es collect es sur le terrain sont transf r es sur le serveur Aucun traitement administratif n est requis pour l impression de vos rapports impression sur site possible Facturation automatis e de vos missions gr ce au Module TARIFICATION sp cialement con u pour vous permettre d y int grer votre propre grille tarifaire En version monoposte 2 tapes Saisissez Imprimez RAPPORT PHOTO Vos photos int gr es vos rapports Au programme Le logiciel Expertec utilise y Liste des Missions Word Configuration minimum Commandes PC v Journal des Factures Pentium IV Windows XP Y Encaissements APE RTE y Relev des ch ances y Remises de ch ques y impay s Relances automatiques Mais aussi ff gt Suivi d activit complet O amp e C A par Prescripteur EXPERT CA par Apporteurs d affaires Op rateur agence notaire etc Rapport Annuel d Activit automatis Amiante Partenaire de Suivi COFRAC Suivi d exposition l amiante Sica Suivi analyseur Geosystems Des plans de qualit professionnelle construits au fur et mesure de la prise de cotes INTERFACES ERGONOMIQUES POUR UNE SAISIE PLUS RAPIDE SUR SITE office MANUE
4. S lectionnez la d signation de l l ment de charpente du sch ma sur lequel vous constatez l infestation cliquez ensuite sur AJOUTER afin de reporter cette description dans la colonne de droite R sultat du diagnostic d infestation R p tez l op ration autant de fois que n cessaire Si vous souhaitez apporter plus de pr cision quant la localisation de cette infestation positionnez le curseur dans le champ du bas de cette m me colonne et inscrivez la pr cision suppl mentaire souhait e LOCAUX NON VISITES Pour indiquer qu un local n a pas t visit et motiver l absence de visite cliquez sur le bouton CREER indiquez le type de local toujours dans le cadre LOCAUX VISITES ensuite cliquez sur la fl che directionnelle pointant vers le bas situ e tout en bas du cadre LOCAUX VISITES Ce local passera alors dans le cadre LOCAUX NON VISITEES Indiquez ensuite dans le menu d roulant tout en bas de ce m me cadre le motif de l absence de visite qui sera repris dans la rubrique du rapport Identification des parties d immeubles n ayant pu tre visit es et justification Pour poursuivre la mission cliquez sur les diff rents onglets souhait s situ s au dessus des ouvrages examiner S lectionnez dans les 2 menus d roulants situ s en bas droite les options voulues et cliquez sur AJOUTER autant de fois que n cessaire Si vous souhaitez ajouter des options dans ces deux champs tapez directement du texte dans ce
5. c est la 2 relance qui sera g n r e si ult rieurement vous g n rez nouveau une relance pour tous les clients S lectionnez ensuite le client facturer en cliquant sur le bouton LISTE Si vous souhaitez facturer plusieurs missions sur cette m me facture cochez la case Facturer d autres missions pour ce client puis cochez les cases des missions dont vous souhaitez voir 19 24 office EXPERT apparaitre la r f rence sur votre facture puis cliquez sur le bouton AJOUTER Si vous souhaitez supprimer l une de ces r f rences s lectionnez l puis cliquez sur SUPPRIMER Pour cr er une ligne de facture d apr s la liste des r f rences cr es par d faut dans le logiciel cliquez sur le bouton NOUVELLE LIGNE puis cochez les cases des r f rences que vous souhaitez ins rer dans votre facture puis cliquez sur le bouton SELECTIONNER REFERENCE Si vous souhaitez cr er une r f rence sp cifique cliquez sur le bouton NOUVELLE REFERENCE puis indiquez la r f rence la d signation le prix le type de prestation ainsi que le type de mission ces 2 derni res informations seront utiles pour la g n ration des statistiques SUPPRESSION DE LIGNE S DE FACTURE Pour supprimer une ligne positionnez le curseur dans la colonne la plus gauche sur la ligne supprimer puis cliquez sur le bouton SUPPRIMER LIGNE Si vous souhaitez supprimer plusieurs lignes en m me temps appuyez sur le bouton Ctrl puis s lectionnez
6. le logement a t visit dans le sens des aiguilles d une montre dans votre rapport cocher la case Visite sens horaire Vous tes pr t d marrer un CREP conforme au d cret Pour d marrer votre constat cliquez sur le bouton PLOMB ABSENCE DE VISITE D UN LOCAL ET JUSTIFICATION Lorsque vous cliquer sur CREER local il vous suffira d indiquer la d signation du local non visit affich dans la liste des locaux visit s et de cliquer sur la fl che directionnelle pointant vers le bas situ e en bas gauche du cadre LOCAUX VISITES Ce local appara tra alors plus bas dans le cadre LOCAUX NON VISITEES Le menu d roulant alors ouvert vous permettra de saisir le motif de l absence de visite qui sera report dans le tableau des LOCAUX NON VISITES de votre rapport CORRIGER OU SUPPRIMER UNE MESURE En cas d erreur vous pourrez corriger une mesure m me une fois valid e en double cliquant sur la mesure corriger puis en s lectionnant l l ment mesurer puis cliquez sur CORRIGER Votre mesure sera alors d plac e l endroit souhait Pour supprimer une mesure proc dez de la m me fa on mais cliquez ensuite sur le bouton SUPPRIMER Une fois votre mission termin e vous pourrez visualiser le rapport pr t l impression en cliquant sur le bouton IMPRIMER Une fois dans WORD pour imprimer cliquez sur l onglet Fichier et choisissez l option imprimer Pour permettre l affichage automatique du
7. Fax 01 39 90 96 74 Tax Cobor der Dossiers 7 Facturer d autres missions pour ce chert ppa Mail Avo Teste deo Conform mert la lor d faut de parement l ch ance des p nait s de retard gales 1 5 for le taux dint rtt legal seront eogbies _ sorte on deere e Conatons de regeert WK 186 a Les Cmmeniee Paiement par ch que r ception de facture Total TVA 2320 e Dula p re encdmonent ma 31 lt 2008 J Mode Rie Sc Taur 252 c P Rag e Date dencassement Boe om 000 Ci Ce ro z hPa 282 e remerau Les relances pour tous les clients seront g n r es automatiquement comme suit 21 jours lt Date pr visionnelle lt 42 jours g n re une 1 relance 43 jours lt Date pr visionnelle lt 63 jours g n re une 2e relance 64 jours lt Date pr visionnelle g n re une 3 relance Pour g n rer les relances pour tous les clients cliquez sur le bouton FACTURE puis cliquez sur le bouton GENERER relances pour tous les clients en bas de page Attention le fait de g n rer les relances pour tous les clients g n rera automatiquement les relances pour les factures non r gl es Si vous d cidez de ne pas les imprimer et que vous g n rez une 2 fois cette fonction c est la 2 relance pour tous les clients qui sera g n r e Si dans la fen tre facture vous avez g n r manuellement une relance pour une facture donn e exemple la 1 relance
8. des missions du DDT cliquez sur la touche DDT plac es sous les ic nes des missions La mission est alors cr avec un num ro de dossier comprenant le jour la date l ann e ainsi qu un num ro affect cette mission num ro de dossier modifiable Toutefois il est recommand pour des raisons de commodit d utiliser les num ros de dossiers g n r s automatiquement par le logiciel Double cliquez sur la mission que vous souhaitez traiter et entrez ensuite les informations relatives au DONNEUR D ORDRE PROPRIETAIRE NOTAIRE AGENCE etc Ces informations peuvent tre renseign es partir de l onglet INTERVENANTS ou l onglet MISSION Si les coordonn es du DONNEUR D ORDRE sont les m mes que celle du PROPRIETAIRE il vous suffira de cliquer sur le bouton DONNEUR D ORDRE dans l onglet INTERVENANT pour reprendre automatiquement l ensemble de ces informations nom adresse tel etc sans avoir a les ressaisir ONGLET MISSION Blige eS EAA AJga MISSION INTERVENANTS IMPRESSIONS EVENEMENTS Charger dossier ICS Date ordre mission jud 10 abet 2008 Date de visite feud 10 j e 2008 Heure d but 1505 EH Heure fin 1506 EE Date du rappot pud 10 jt 208 v Date d exp dition vended 11 plet 2008 a Planning Outlook en cours iin dal Anan Domeurdonte Prpsdare B timent Ne de lot s nc Date de construction interphone
9. riau exemple carrelage dans le champ situ juste en dessous Cliquez sur AJOUTER pour l int grer dans le tableau du relev des mesures dans la colonne Observations En cas d erreur positionnez le curseur sur l l ment non mesur et cliquez sur SUPPRIMER Pour reprendre les m mes l ments non mesur s que dans le local pr c dent cliquez sur le bouton IDEM PIECE PREC pr c dente 7 24 MULTI INSERTION DE MESURES SUR LES DIFFERENTES UNITES DE DIAGNOSTICS PORTE S lectionnez l l ment PORTE puis localisez sa position sur le sch ma de localisation centre droite ou gauche cliquez ensuite sur le bouton MULTI INSERTION puis indiquez le nombre de mesures prendre le bouton radio 2 mesures par UD est s lectionn par d faut Si les valeurs trouv es sont comprises entre 0 et 0 6 ou 0 6 et 0 9 cochez la case appropri e situ gauche du clavier Des valeurs al atoires comprises dans la tranche s lectionn e seront alors affich es dans votre rapport Si la mesure est positive saisissez l l aide du clavier num rique Veillez respecter le nombre de mesures r aliser pour chaque unit de diagnostic 2 par UD si la 1 est n gative 3 par UD si les 2 premi res sont n gatives mais qu une mesure positives a t d cel e pr c demment sur un l ment du m me type ME Plomb dossier n 110708 2080 10303716450 Autres Transfert termites Avcundocumert technique _ Transte
10. EAPERTEC Un logiciel complet de gestion automatis de vos rapports de mission Carrez Amiante Plomb Termites ERNT DPE Gaz Elec PTZ Etat des lieux SRU piscine Accessibilit Descriptif de bien Plans Facturation Une solution globale simple fiable ergonomique y Un logiciel complet fous les outils n cessaires au traitement administratif sont int gr s devis avoir factures automatis es impay s lettres de relance courriers d accompagnement Rapport annuel suivi COFRAC Il permet l laboration automatique de statistiques assurant un suivi et une gestion globale de vos dossiers et interlocuteurs CA par agence notaire propri taire etc v Mise jour r glementaire notre partenariat avec des centres de formation accr dit s vous garantit une actualisation r glementaire permanente v Fiabilit le logiciel Expertec vous permettra l tablissement de rapports de mission correspondant en tous points l ensemble des textes et normes en vigueur v Une ergonomie adapt e une utilisation sur site des interfaces originales pens es et congue pour permettre l op rateur un gain de temps consid rable sur le terrain Efficace une productivit incomparable un seul click sur le bouton Imprimer vous permet de g n rer automatiquement votre rapport de mission sans aucun traitement administratif vy Adaptable il s adapte votre m thode de travail et respecte la terminologie utilis e par l
11. L D UTILISATION DU LOGICIEL EXPERTEC 2010 VERSION 4 0 office EXPERT 1 24 office EXPERT Ce manuel correspond la version 4 0 du logiciel EXPERTEC Ce produit a fait l objet d un contrat d utilisation pr sent lors de l installation du logiciel Vous devez en prendre connaissance et l accepter avant d utiliser la version commerciale d EXPERTEC En particulier la version r seau donne droit un nombre d termin d utilisateurs autoris s ou de postes de travail install s La notion d utilisateurs simultan s n intervient pas dans cette limitation L acquisition de ce logiciel ne vous permet en aucun cas d effectuer des reproductions m mes partielles par quelque proc d que ce soit du logiciel ou de sa documentation EXPERTEC est d velopp par la soci t OFFICE EXPERT 19 AVENUE DU 8 MAI 1945 95200 SARCELLES FRANCE T l 01 34 38 00 26 Fax 01 34 38 18 26 Les logiciels et marques cit s dans ce document sont des marques d pos es et ne sont cit es qu a titre d exemples 2 24 Pour lancer le logiciel EXPERTEC cliquez sur l ic ne du logiciel La page de la liste des missions appara t l cran CREER UNE MISSION Cliquez sur le bouton nouvelle mission pour cr er un nouveau dossier Indiquez ensuite le type de mission que vous souhaitez r aliser amiante plomb etc en s lectionnant les ic nes appropri es en haut de la page Si vous souhaitez r aliser l ensemble
12. SURES CONSERVATOIRES Cliquez sous la colonne mat riau afin d ouvrir le menu d roulant puis s lectionnez le local puis cliquez sous la colonne MESURES MISES EN UVRE PENDANT puis sur le bouton ENREGISTRER Pour ajouter une nouvelle mesure conservatoire suivez la m me proc dure Idem pour l onglet TRAVAUX Sanaa Wromatons compl mentaires Documents annesse Otigaton Desc bien mmobiier Pr consations g n rales Conmertares Fiche capitulate Mesures Conservatores MO Travaux r vis e Mesures conservators maes en ovre Matena Localsaton Memes maes en euve pendart a p tode pr c dant lea travaux cages 1 Erte Cortamart 18 24 FACTURATION CREATION D UNE FACTURE Pour cr er une facture cliquez sur l onglet IMPRESSION puis sur le bouton FACTURE Indiquez la date de facture ainsi que la date d ch ance obligatoires Vous pourrez galement indiquer la date pr visionnelle d encaissement qui permettra de g n rer automatiquement les relances pour tous les clients pour les factures non r gl es A d faut la date pr visionnelle d encaissement sera identique la date d ch ance nue a Facture en Euros Retour Face i CENTU Factures Date Focie mes 15 dit 208 B et T poma amtie TESNO W Adresse 78 AVENUE DE LA REPUBLIQUE R f dossier 110708 2090 Devis 4 93300 Wile AUBERVILLIERS ui __ Tel 01 39 90 78 96
13. a carte de votre appareil photo num rique dans le lecteur de votre tablette PC un adaptateur pourra tre n cessaire ou pas en fonction de la taille de votre carte ou connectez le c ble USB la tablet PC Double cliquez ensuite dans le dossier contenant vos photos Tous les noms des photos prises sur site s affichent alors sur la page cran S lectionnez le nom d une des photos que vous souhaitez ins rer dans votre rapport puis double cliquez sur le nom de cette photo afin de l afficher l emplacement souhait S lectionnez ensuite dans le menu d roulant situ sous la photo le num ro du local dans lequel a t r alis ce pr l vement ainsi que le type de mat riau pr lev VISITE SENS HORAIRE En cochant la case du m me nom situ en haut gauche de la page de saisie il sera indiqu dans votre rapport juste apr s la fiche de rep rage Remarque le logement a t visit dans le sens des aiguilles d une montre DESCRIPTION DU BIEN IMMOBILIER Cliquez sur l onglet INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES puis DESC BIEN IMMOBILIER Saisissez le texte souhait dans le champ pr vu cet effet afin qu il apparaisse directement dans votre rapport juste apr s la l gende de la fiche de rep rage COMMENTAIRE LOCAL Lorsque le curseur est positionn sur un local donn si vous cliquez sur le bouton COMMENTAIRE LOCAL vous aurez la possibilit de d crire les rev tements en place du plancher bas sol des murs et du pl
14. afond Si vous souhaitez reprendre les m mes descriptions d un local l autre quel que soit sa position dans la liste des locaux visit s il suffit de s lectionner dans le menu d roulant COPIER LOCAL le num ro du local dont vous souhaitez copier les rev tements Ceux ci seront alors repris automatiquement COMMENTAIRES Si vous souhaitez saisir un commentaire g n ral cliquez sur l onglet COMMENTAIRE en passant par l onglet INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES situ en haut de la page cran Si vous saisissez du texte dans le champ pr vu cet effet il appara tra dans votre rapport juste apr s la l gende de la FICHE DE REPERAGE 17 24 FICHE RECAPITULATIVE Apr s avoir cliqu sur cet onglet dans INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES il vous suffira de renseigner les champs de cette fen tre pour obtenir une fiche r capitulative compl te Le logiciel EXPERTEC a t con u pour la g n rer automatiquement la fin de votre rapport si vous avez s lectionn l option DTA en d but de mission Sea Momo conci netane Documents armee 1 Gbigason Desc bien mmobiter Pr corisatons g n rales Conmentares Fche r captuatve Mesures Conservatores MO Travaux r ois s Fiche r captuatve vi Mise jour a sigh Modat s Il MESURES CONSERVATOIRES ET TRAVAUX Si vous souhaitez saisir des mesures conservatoires cliquez sur l onglet INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES puis sur ME
15. automatiquement orange A ce moment pr cis on ne conna t pas encore le r sultat d analyse du laboratoire mais en cas de pr sence d amiante il faudra obligatoirement indiquer l tat de conservation Les lettres EC En Cours pour en cours d analyse s affiche alors en face du pr l vement ce qui permettra l op rateur une fois les r sultats d analyse 15 24 office EXPERT connus de saisir AMIANTE NON DETECTE ou de conserver AMIANTE DETECTE L tat de conservation ayant d j t indiqu par l op rateur sur site Lorsqu un pr l vement de mat riau friable a t effectu sur site flocage calorifugeage enveloppe de calorifuge faux plafond renseignez la grille d valuation r glementaire situ e sous les boutons PRELEVEMENT et REPERAGE afin de vous viter de revenir sur site une fois que le r sultat d analyse aura ventuellement confirm la pr sence d amiante dans ce produit ou mat riau Renseignez les diff rents champs ETAT DE SURFACE ET DE DEGRADATION PROTECTION PHYSIQUE etc selon vos observations Si le flocage pr lev est en mauvais tat et que vous avez s lectionn l option appropri e tat d grad le champ PRECONISATIONS appara t Indiquez alors la pr conisation obligatoire Si vous souhaitez indiquer une pr conisation qui ne figure pas dans le menu d roulant cliquez sur le bouton CONFIGURATION situ en bas de page pour basculer vers la page de configuration Amiante Cliquez ens
16. e et cliquez sur le bouton PRELEVEMENT La lettre P pr l vement s inscrira alors dans la pastille et le num ro de pr l vement remplacera alors le num ro de mesure Pour indiquer le r sultat de la mesure apr s analyse du laboratoire accr dit double cliquez sur la pastille P sur le sch ma puis indiquez la valeur de la mesure et ventuellement en cas de mesure positive la nature de la d gradation puis VALIDEZ Afin de vous souvenir du pr l vement effectu sur site utilisez le bouton COMMENTAIRES pour indiquer la r f rence du pr l vement ainsi que le nom du local dans lequel il a t r alis De la sorte vous aurez simplement positionner le curseur sur le local concern et cliquer sur la pastille du pr l vement concern Il suffit ensuite d indiquer le r sultat de la concentration massique en plomb total seuil de positivit 1 5 mg g ELEMENTS NON MESURES En entrant dans un local il arrive l op rateur de constater que certains l ments ne sont pas mesurables exemple plinthes en carrelage plafond recouvert de dalles polystyr nes fen tres PVC etc Vous aurez dans ce cas la possibilit d apporter la justification requise pour expliquer l absence de mesure en renseignant les 2 champs pr vus cet effet en bas du cadre des ELEMENTS NON MESURES S lectionner le ou les types d l ment non mesur s dans le 1 champ du haut exemple Murs A B C puis indiquez le type de mat
17. ement S il s agit d un rep rage de mat riaux non friable contenant de l amiante le champ de l tat de conservation appara t Si le mat riau en question est en bon tat il vous suffira de s lectionner l option BON ETAT S il est en ETAT DEGRADE le champ PRECONISATIONS appara t S lectionnez alors une des options II n est pas n cessaire de valider ce qui vous permettra de s lectionner une autre option en cas d erreur de saisie BOUTON ITA Impossibilit Technique d Acc s Cliquez sur une des feuilles de l arborescence exemple conduit puis localiser le rep rage sur le sch ma de la pi ce Cliquez ensuite sur le bouton REPERAGE puis sur le bouton ITA Impossibilit technique d acc s Une fen tre s ouvre afin de pouvoir apporter l explication de cette impossibilit d acc s 16 24 office EXPERT BOUTON SCA Susceptible de contenir de l amiante Lorsque vous rep rez un mat riau ou produit susceptible de contenir de l amiante s lectionnez une des feuilles de l arborescence puis cliquez sur le bouton REPERAGE puis SCA susceptible de contenir de l amiante Cette indication sera alors report e dans la fiche de rep rage de votre rapport INSERTION DE PHOTOS DANS VOTRE RAPPORT Apr s avoir cliqu sur l ic ne de l appareil photo situ sous la liste des pr l vements s lectionnez une photo en cliquant sur le bouton AJOUTER Pour int grer directement des photos dans votre rapport sur site ins rez l
18. es op rateurs Param trable et personnalisable il vous permet de g rer tous les cas de figure rencontr s sur le terrain y Actualis en permanence une quipe de d veloppeurs assure une volution permanente des fonctionnalit s en prenant en compte les derni res volutions r glementaires v Plans de qualit professionnelle quelle que soit la complexit du relev et gr ce un nouveau proc d le plan est r alis directement sur site au fur et mesure de la prise de cotes v Service Hotline une assistance technique aux utilisateurs est votre coute pour vous assurer un accompagnement efficace Bo Aw M BAA CHO E erie vor office E XPERT Vos rapports r glementaires CARREZ PLOMB AMIANTE TERMITES ERNT DPE GAZ Electricit g n r s automatiquement Mais aussi PTZ Descriptif de bien Amiante av travaux d molition Etat des lieux Audit SRU Piscine Accessibilit Assainissement PREPARATION DE LA MISSION La saisie unique des informations du donneur d ordre l adresse le type de mission la d signation du bien assurent une gestion automatique de l ordre de mission et de la facture L op rateur r cup re depuis le serveur toutes les informations saisies par la secr taire En version monoposte l op rateur g re sa mission du d but la fin Devis Cr ation de la mission Gestion de planning Impression de la facture
19. es men es Locaux non vist es INSERER OU SUPPRIMER UN LOCAL Pour ins rer un local positionnez le curseur sur un local puis cliquez sur INSERER un local sera alors ins r juste avant le local s lectionn Pour supprimer un local positionnez le curseur sur le local concern puis cliquez sur SUPPRIMER Notez d ventuelles remarques en cliquant sur le bouton REMARQUE non int gr es dans le rapport Pour calculer les surfaces automatiquement et les reporter directement dans votre rapport lancer SKETCHEXPERT et reportez vous au manuel d utilisation SKETCH EXPERT Pour r cup rer les superficies des locaux mesur s cliquez sur le bouton ACTUALISER MESURES PARAMETRAGE DE LA MISSION TERMITES Allez dans la configuration puis s lectionnez PARAMETRES Moyens d investigation utilis s si vous souhaitez modifier le texte propos dans ce champ il suffit de le supprimer et de saisir le texte souhait DEMARRER UNE MISSION TERMITES Apr s avoir double cliqu sur une mission Cliquez sur le bouton TERMITES situ en haut de la page cran Indiquez le type de local au dessus de l onglet OUVRAGES EXAMINES ventuellement l tage 11 24 ELEMENTS EXAMINES Chacun des champs de ce cadre contient des options existantes ou ventuellement a cr er S lectionnez une option dans chaque menu d roulant Porte huisserie Plancher bas et ainsi de suite ete Si pour un champ donn vous souhaitez par exemple da
20. ieurs contacts peuvent tre cr pour un m me intervenant 5 24 ORDRE DE MISSION Une fois que vous avez renseign l ensemble des informations dans l onglet MISSION il suffit de cliquer sur l onglet IMPRESSION et de g n rer l ordre de mission en cliquant sur le bouton ORDRE DE MISSION En 1 page appara tront les informations g n rales concernant les diff rents intervenants et en 2 et 3 page vous trouverez les conditions g n rales de r alisation des prestations CONSTAT DE RISQUES D EXPOSITION AU PLOMB CREP DEMARRER UNE MISSION DE CONSTAT DES RISQUES D EXPOSITION AU PLOMB Indiquez le type de local le substrat le rev tement peinture papier peint etc Pour ajouter une option la liste de ces menus d roulants tapez directement du texte dans le menu d roulant souhait et cliquez sur un menu d roulant quelconque le message suivant appara tra alors voulez vous enregistrer cette option dans la liste S lectionnez le type d l ment unitaire mesurer porte mur fen tre etc puis indiquez dans le cadre localisation pour la porte fen tre escalier fa ade la position de l l ment dans la pi ce Mur A B C D du c t droit gauche ou au centre Cliquez ensuite sur le sch ma de l l ment sur la partie de l l ment mesurer indiquez la valeur de la mesure gr ce au clavier num rique situ droite puis validez La pastille deviendra verte pour les mes
21. les lignes supprimer puis cliquez sur le bouton SUPPRIMER REMISE DE CHEQUES Si une facture a t r gl e par ch que cochez la case R gl e puis la date d encaissement ainsi que le mode de r glement ch que ainsi que le nom de la banque Cette derni re information vous permettra de compl ter votre bordereau de remise de ch que qui sera g n r automatiquement Pour l imprimer cliquez sur le bouton REMISE DE CHEQUES et s lectionnez les ch ques remettre en banque puis g n rez la remise et imprimez APPLIQUER TARIF fonction Renseignez vos tarifs dans la configuration par chaque type de mission carrez amiante plomb etc en cliquant sur l onglet TARIF En fonction du type de bien s lectionn exemple chambre de bonne dans l onglet mission et du type de mission s lectionn les lignes de facture seront ajout es automatiquement dans votre facture d un simple clic sur le bouton APPLIQUER TARIF RELEVE DES ECHEANCES Pour g n rer la liste des ch ances cliquez sur le bouton du m me nom Sur la partie sup rieure de l cran apparaissent toutes les ch ances client par facture et sur la partie inf rieure le montant total des factures dues par client Si lors de vos relances vous souhaitez afficher un commentaire pour chaque client il suffit de saisir le commentaire dans le champ du m me nom situ en bas de l cran et d indiquer le nom du la secr taire ainsi que la date de relance Vous avez galeme
22. ment ventuelles du logiciel ou de conclusion erron e due un disfonctionnement quelconque L op rateur ou le technicien utilisant le logiciel EXPERTEC devra contr ler la validit des informations saisies et s assurer de la coh rence des informations dit es ou imprim es Une relecture approfondie devra donc tre effectu e par l op rateur afin de s curiser les rapports fournis des tiers En outre la soci t OFFICE EXPERT d cline toute responsabilit en cas de litige d un dysfonctionnement quelconque du logiciel EXPERTEC Les r f rences r glementaires mentionn es dans le logiciel ne sont propos es qu titre indicatif et n ont pas de caract re exhaustif I appartiendra l op rateur de param trer l environnement r glementaire dans la configuration afin qu il corresponde au cadre de sa mission Elles ne sauraient engager la responsabilit des auteurs ni de la soci t OFFICE EXPERT La soci t OFFICE EXPERT ne pourra tre tenue pour responsable de toute erreur ou lacune qui aurait pu se glisser dans les documents g n r s par le logiciel EXPERTEC ainsi que des cons quences qui r sulteraient de l utilisation des informations fournies Les photographies ou sch mas sont donn es titre indicatif sont non contractuels et ne saurait engager la responsabilit des auteurs du logiciel ou de la soci t OFFICE EXPERT 24 24
23. ndiquez la date de saisie puis l ch ance ainsi que l tat de la t che non commenc e Diff r e non r alis e etc 23 24 office EXPERT RAPPORT ANNUEL D ACTIVITE L incr mentation de chaque colonne du rapport annuel d activit est g r e automatiquement par le logiciel EXPERTEC en fonction des informations saisies par l op rateur dans l onglet MISSION II vous suffira simplement d imprimer votre rapport annuellement en s lectionnant l ann e avant l impression du rapport Attention Si vous cr er un type de bien dans la configuration n omettez pas d indiquer dans le menu d roulant situ juste en dessous quelle cat gorie de bien appartient le type de bien concern Exemple si vous cr ez l option Menuiserie la cat gorie de bien sera Artisanal Avertissement L utilisation du logiciel EXPERTEC suppose de la part de l op rateur une formation adapt e r pondant aux exigences de la r glementation en vigueur dans un centre poss dant un agr ment ainsi qu une certification pour dispenser les formations en rapport avec les licences amiante plomb termites M trage LOI CARREZ DPE GAZ Electricit vendus par la soci t OFFICE EXPERT Le logiciel EXPERTEC est une aide aux diff rents constats amiante plomb termites M trage LOI CARREZ Diagnostic de Performance nerg tique Gaz Electricit et de ce fait notre soci t ne pourra tre tenue responsable en cas d anomalies de fonctionne
24. nombre total de pages du rapport s lectionnez le nombre total de page du rapport en bas de la 1 page cliquez droit puis s lectionnez l option mettre jour les champs LOCAL DE PLUS DE 4 COTES Si vous r alisez des mesures dans un local ayant plus de 4 cot s mur E F G etc s lectionnez la lettre appropri e dans le champ mur situ en haut gauche de la page cran Seule la partie sup rieure du sch ma de la pi ce symbolisant le pan de mur que vous avez s lectionn appara t S lectionnez ensuite la partie de l l ment que vous souhaitez mesurer Le c t du mur s lectionn sera alors repris dans le relev des mesures de votre rapport CARTOGRAPHIE Afin de r aliser une cartographie compl te des locaux visit s avec la mention des c t s reportez vous la rubrique SKETCH EXPERT pour la r alisation des croquis de situation 9 24 office EXPERT CREER UNE MISSION DE MESURAGE LOI CARREZ Cliquez sur le bouton RETOUR puis le bouton LOI CARREZ Pour r cup rer tous les locaux visit s lors de la r alisation de la mission CREP il vous suffit de cliquer sur le bouton TRANSFERT plomb en haut droite de la page de saisie Si vous n avez pas trait de mission de CREP pr c demment cr ez chaque local un un gr ce au bouton CREER et choisissez en un dans le menu d roulant TYPE DE LOCAL Indiquez le type de document que vous souhaitez g n rer Certificat de surface LOI CARREZ Lo
25. ns un m me local mentionner la pr sence de plusieurs type de portes choisissez une des options de ce champ Ensuite positionnez le curseur dans le champ situ tout en bas de la colonne centrale intitul e Ouvrages parties d ouvrages et l ments examin s Inscrivez l information souhait e puis cliquez sur la fl che directionnelle pour faire monter le texte de ce champ du bas vers le haut Plancher bas pour choisir un type de plancher cliquez sur S sch ma droite de ce champ et s lectionnez simplement un des sch mas correspondant au plancher bas d crire Ainsi la description compl te du plancher bas sera directement report e dans la colonne centrale Ouvrages parties d ouvrages et l ments examin s Escalier Idem pour la description de l escalier Une fois s lectionn il vous faudra rajouter ensuite la description du type de mat riau composant cet escalier en s lectionnant une des options du champ pr vu cet effet bois m tal Sasies D AO Essence de bots Champignons Parem tres Documents annexes l anglaise ET b tons rompus en panneaux batons rompus la Fran aise D lames Twedeloce Ende Copier le local Omeg Bania Tiss Rac n cea EE r3 B tments et parties de Ouvrages parties d ouvrages et l ments examn s R sutat du diagnostic dirtestation os ow b tments visit s 5 1 Entr e Porte panneaux bois pert bois Plancherba
26. nt la possibilit d imprimer ce relev en cliquant sur le bouton IMPRIMER APPLIQUER UNE REMISE Il est possible d appliquer une remise pour chaque ligne de facture en ou en euros En fonction du choix la correspondance entre le pourcentage et les euros s tablit automatiquement Il est galement possible d appliquer une remise globale pour l ensemble de la facture en indiquant le pourcentage de la remise DEVIS et AVOIR Pour cr er un devis ou un avoir il suffit de cliquer sur le bouton CREER DEVIS ou CREER AVOIR La proc dure est identique celle de la cr ation d une ligne de facture 20 24 EXPERT 21 24 office EXPERT AFFICHAGE DE LA LISTE DES FACTURES Cliquez sur le bouton FACTURE pour faire apparaitre la liste des factures S lectionnez une facture puis cliquez sur le bouton AFFICHER FACTURE pour la visualiser l cran Pour sortir de cette fen tre cliquez sur le bouton RETOUR SUIVI DE L ACTIVITE Une recherche multicrit res peut tre r alis e pour une p riode donn e par type d intervenant notaire propri taire agence donneur d ordre en tapant les premi res lettres du nom concern dans le champ texte INTERVENANTS N omettez pas de s lectionner le type d intervenant dans le menu d roulant situ droite Mais aussi par mode de paiement par niveau de relance 1 2 ou 3 relance par secr taire par type de mission carrez plomb etc par responsable commercial Il est bien entend
27. rtamsante Pr l vement Tremietconez Confpusen MUR S lectionnez l l ment MUR puis le nombre de murs mesurer ABCD puis leur localisation haut droite bas gauche il en est de m me pour les plinthes Pour la multi insertion proc dez de la m me fa on que pour les portes FENETRE M thodologie identique celle de l l ment PORTE PARAMETRAGE DES OPTIONS PAR DEFAUT pour les diff rents l ments Dans l onglet OPTION indiquez les options par d faut pour les substrats et les rev tements pour l ensemble des l ments PORTE FENETRES MURS ESCALIER En cliquant directement sur une unit de diagnostic de l un de ces l ments ces options seront alors affich es automatiquement dans les menus d roulants rev tement et substrat Exemple si dans un logement vous constatez la pr sence de peinture sur la partie basse des murs et de papier peint sur la partie haute il suffit de 8 24 office EXPERT param trer Murs bas peinture et murs hauts papier peint Ainsi ces rev tements s afficheront automatiquement dans les menus d roulant lorsque l l ment mur sera s lectionn INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Dans cet l onglet indiquez les mesures de calibrage en d but et en fin de mission le nom de l occupant s il s agit du locataire etc la pr sence d enfants ainsi que la pr sence de facteurs de d gradations moisissures plancher mena ant de s effondrer Pour indiquer
28. s RAS Ease Pre toa pert von Fone PIC Laits COLONNE RESULTAT DU DIAGNOSTIC D INFESTATION en bas droite Cliquez sur l onglet INFESTATIONS Renseignez les champs TERMITES TRACES D INFESTATIONS et LOCALISATION en choisissant une option pour chacun de ces champs Cliquez sur AJOUTER Si vous souhaitez apporter plus de pr cision quant la localisation de cette infestation positionnez le curseur dans le champ du bas de cette m me colonne et inscrivez la pr cision suppl mentaire que vous souhaitez ajouter Pour ajouter d autres types d infestations r p ter l op ration autant de fois que n cessaire 12 24 office EXPERT Si vous cr ez un local suppl mentaire en cliquant sur le bouton CREER et que vous souhaitez reprendre la m me description que pour les l ments unitaires du local pr c dent ou d un autre local il vous suffit de cliquer sur le bouton COPIER LE LOCAL et de s lectionner le num ro du local a copier Toutes les informations seront alors reprises int gralement l exception des informations saisies dans le champ du bas de la colonne centrale Si vous souhaitez d crire une infestation sur un l ment de charpente Charpente Charpente de croupe charpente d appentis renseignez le premier champ TRACES D INFESTATION cliquez sur le S sch ma droite du champ de la charpente et s lectionnez le type de charpente souhait parmi les 3 sch mas propos s
29. s CONDITIONS D EXECUTION DE LA MISSION et PROEDURES DE PRELEVEMENT des diff rents rapports dans l onglet PARAMETRES de la configuration En fonction du type de constat que vous s lectionnerez les conditions d ex cution de la mission et les proc dures de pr l vement seront diff rentes 14 24 DEMARRER UNE MISSION DE CONSTAT AMIANTE Indiquez le type du local ventuellement l tage Choisissez une des feuilles de l arborescence en cliquant au pr alable sur un des boutons suivants PAROIS VERTICALES INTERIEURES ET ENDUITS PLANCHERS PLAFONDS FAUX PLAFOND CONDUITS CANALISATIONS EQUIPEMENTS ASCENCEURS MONTE CHARGE Type Messe PRELEVEMENT REPERAGE Flat de surface et de d gradation Mat riau endut ou non avec d gradationts le Protection physique Prot g 5 Gradation d air Fable Exemple de pr l vement d un flocage Etape n Cliquez sur le bouton PAROIS VERTICALES INTERIEURS ET ENDUITS Puis sur le bouton MURS puis FLOCAGES Etape n2 Localisez sur le sch ma le pr l vement effectuer Cliquez ensuite sur le bouton PRELEVEMENT La lettre P s inscrit dans la pastille verte localisant le point de pr l vement La r f rence et le type de pr l vement s affichent alors dans la liste des pr l vements situ e en haut gauche de la fen tre Etape n3 Lorsque l op rateur effectue un pr l vement les boutons EN COURS et AMIANTE DETECTE deviennent
30. s menus d roulant et cliquez sur un autre menu d roulant le message suivant appara tra voulez vous enregistrer cette option dans la liste R pondez OUI si vous souhaitez l enregistrer ll en est de m me pour les rubriques OUVRAGES NON EXAMINES et CONSTATATIONS DIVERSES Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises vous tes pr t imprimer le rapport En cas de pr sence de TERMITES cliquez sur l onglet PARAMETRES et cochez les cases souhait es TEXTE DE LOI 1 TEXTE DE LOI 2 mention l gales qui appara tront la fin de votre rapport Votre mission est termin e Apr s une relecture approfondie vous pouvez lancer l impression ONGLET ESSENCE DE BOIS Deux pages cran vous permettent de visualiser la majorit des essences rencontr es en France Pour conna tre les caract res d identifications macroscopiques d une essence double cliquez sur l une des photos La description compl te de cette essence grossie 28 fois appara tra alors l cran de m me qu ventuellement la liste des essences pouvant tre confondues avec cette essence 13 24 office EXPERT CONSTAT AMIANTE PARAMETRAGE DANS LA CONFIGURATION Choisissez le titre de votre rapport sous l ic ne AMIANTE dans le menu d roulant en s lectionnant l option appropri e Le titre du rapport s en trouvera alors modifi en fonction de votre choix VENTE DTA DEMOLITION TRAVAUX Vous aurez la possibilit de modifier les intitul
31. ts de copropri t Certificat de surface Indiquez la surface estim e lorsque cette information est disponible Indiquez le type de mesurage visuel apr s consultation du r glement de copropri t ou de l tat descriptif de division Case cocher Classer ensuite les locaux dans chacune des 2 colonnes Superficies privatives et Superficies des annexes non mesur es l aide des fl ches directionnelles situ es au milieu des 2 colonnes en positionnant pr alablement le curseur sur le local d placer dans la colonne de droite Superficies des annexes non mesur es Il vous suffit ensuite d indiquer directement la surface calcul e dans le champ situ droite de la d signation du local en ayant pr alablement effac les 0 l aide de la fl che retour de la calculette de calculer la surface en positionnant le curseur dans le champ formule l aide du clavier num rique situ droite n omettez pas d utiliser les parenth ses en cas de calcul du type 4 50 2 75 0 75 1 25 Sinon vous risquez d induire une erreur de calcul Pour obtenir le r sultat du calcul cliquez sur le bouton CALCULER La surface sera report e directement dans le champ du local pr alablement s lectionn 10 24 Cetficat de specie Loi Carex r giment de copepsst de l eect de den mesur e lt 5 Catficat de suface IF Micher les textes egemertares Superices privatives Supatices des annex
32. u possible de combiner ces crit res de recherche les uns avec les autres Vous pourrez ainsi conna tre en quelques clics le CA r alis par un responsable commercial pour des factures r gl es dans une p riode donn e sans prendre en compte dans le commissionnement le montant des pr l vements par exemple Exemple pour afficher toutes les factures non r gl es cliquez simplement sur le bouton SUIVI DE L ACTIVITE puis cochez la case NON REGLE puis sur le bouton RECHERCHER La liste de toutes les factures non r gl es appara t alors l cran Une fois votre s lection effectu e il est possible d exporter dans EXCEL l ensemble des donn es affich es afin de pouvoir les exploiter Vous pourrez galement en cochant la case STATISTIQUES ANNUELLES conna tre par exemple l volution du Chiffre d affaires par mois et par ann e pour un intervenant donn 22 24 10 14 07 2008 1400 P cagten dune commande pa tan 14 07 2008 1401 En ter des r atats d snaiyse Obit ENVOYER EHANTILLONS POUR ANALYSE D bu 14 07 2008 GG Ech ance 1007 2008 B Ex Nencommenc e ester Dans le menu d roulant EVENEMENT s lectionnez un v nement puis le nom du r dacteur puis cliquez sur AJOUTER La date et l heure de l v nement seront indiqu s sur la m me ligne que l v nement concern afin de pouvoir suivre l volution du traitement du dossier Pour la gestion des t ches r aliser i
33. uite sur l onglet PRECONISATIONS Puis saisissez la pr conisation souhait e et cliquez sur le bouton AJOUTER Cette option sera ajout e dans la liste des options figurant dans le menu d roulant des pr conisations SAISIE DES RESULTATS D ANALYSE En cas d absence d amiante apr s avoir pris connaissance des r sultats d analyse cliquez d abord sur le bouton OK situ en bas de la liste des pr l vements puis indiquez le r sultat de l analyse AMIANTE NON DETECTE S il s agit d un mat riau friable ne contenant finalement pas d amiante la grille d valuation pr c demment renseign e sur site sera videmment supprim e automatiquement du rapport REPERAGE bouton S lectionnez comme pr c demment le produit ou mat riau rep rer dans l arborescence Localiser un point de mesure sur le sch ma de la pi ce puis cliquez sur le bouton REPERAGE La lettre R s ins re alors dans la pastille verte sur le sch ma localisant ainsi le point de rep rage qui s inscrit alors dans la liste des rep rages S il s agit d un rep rage de produits ou mat riaux contenant de l amiante cliquez sur le bouton AMIANTE DETECTE Dans le cas d un rep rage de mat riau friable contenant de l amiante flocage calorifugeage enveloppe de calorifuge faux plafond les champs de la grille d valuation apparaissent Choisissez une option par champ puis cliquez sur le bouton VALIDER Le num ro du cas 1 2 3 sera indiqu automatiqu
34. ures n gatives orange pour les mesures positives sans d gradation rouge pour les mesures positives avec d gradations En cas de mesure positive il sera n cessaire de remplir les champs nature d gradation le classement de la mesure sera effectu automatiquement Lorsque vous s lectionnez l l ment mur pour gagner du temps prenez l habitude de mesurer lors d une m me s quence les plinthes puis les murs bas et haut et ensuite le plafond 6 24 office EXPERT Apr s avoir mesur tous les l ments dans un m me local cliquez sur le bouton CREER pour cr er un autre local La liste de tous les locaux visit s apparait en haut a droite de la page cran ELEMENTS MESURES S lectionnez l l ment unitaire mesurer porte fen tre mur etc en haut gauche de la fen tre Le champ AUTRES vous permettra de mesurer d autres types d l ments unitaires barreaudage garde corps moulure etc Si vous souhaitez cr er une nouvelle option ne figurant pas dans cette liste tapez directement du texte dans le menu d roulant puis cliquez sur un menu d roulant quelconque le message suivant appara tra alors voulez vous enregistrer cette option dans la liste Dites OUI si vous souhaitez la conserver en m moire PRELEVEMENTS Pour effectuer un pr l vement indiquer le point de mesure sur le sch ma de l un des l ments unitaires quelconque porte mur fen tr
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