Echanges Labo-DR
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1. LULU CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Page 5 11 Retransmissions Si le transfert de l extraction n a pas r ussi il est possible de retransmettre l extraction Pour retrouver l extraction dans la fen tre Transmission la d l gation cliquer sur le bouton trouver La liste des extractions appara t S lectionner dans la liste l extraction qui doit tre retransmise la d l gation et cliquer sur OK Vous avez alors la fen tre transmission la d l gation qui appara t automatiquement avec les donn es de l extraction s lectionn e Alors lancer la transmission la d l gation S lectionner une seule commande ou facture ou mission pour retransmission dans l extraction suivante XLAB vous permet de retransmettre des mouvements vers la d l gation la demande En effet suite un incident technique par exemple la d l gation peut vous demander de lui transmettre une commande ou une facture ou une mission Il s agit donc ici de retransmettre un seul mouvement au statut transmis 3 type de mouvements peuvent tre Retransmis Une commande Une facture Une mission Pour ces 3 types de mouvement la proc dure de Retransmission est identique Dans le menu Retransmission Dossier Edition Transfert Int gration Aide Ma2. lectionn dans l exemple ci dessus il faudra le corriger Cliquer sur le bouton Lancer pour tablir une communication r seau transf rer les donn es dans XLAB et imprimer les bordereaux de r ception commandes factures missions notifications et bordereaux de diff rences XLAB GCEF commandes factures missions Apr s chaque retours depuis la d l gation une comparaison des bases XLAB et GCF est automatiquement faite Alors les bordereaux de diff rences XLAB GCEF sont imprim s et les mouvements de diff rences sont install s dans la base XLAB en attente d int gration module Int gration 2 Int grations des donn es L int gration des donn es GCF sur XLAB modifications int grations suppressions etc est une op ration volontaire de votre part Les modifications automatiques n existent pas dans XLAB Toute modification fait l objet de votre intervention sur XLAB et demande donc votre accord Remarque Dans le cas o vous n tes pas d accord avec l int gration d un mouvement il est vivement recommand de contacter les services financiers de votre d l gation pour en d battre Seulement apr s ce contact et apr s s tre mis d accord sur le probl me vous jugerez de refuser ou d int grer le mouvement de la d l gation 4 types de mouvements peuvent faire l objet d une int gration les commandes cr ation modification suppression les factures cr at
3. UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 _ CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Transmettre l extraction Transmettre l extraction consiste envoyer le fichier informatique de donn es la d l gation Transferts Transmission la d l gation Transmission la d l gation TRAN 1000 x Extraction transmettre Laboratoire LABO labo d exp riences cosmiques Statut PURGEE Organisme C N R S Date 17 04 02 I 10 22 Auteur ROSE Blanche N d extraction Impressions Nb Commandes 3 ig Nb Cdes supprim es 0 El Factures Nb Factures E O Nb Missions zd E Nb Agents 2 Bg Support de transfert D l gation via r seau Disquette sur a Impression des bordereaux de transfert Par CDP et par nature Par nature et par CDP aw a BEA L envoi des transferts se faisant par r seau v rifier que le bouton D l gation via r seau est bien s lectionn dans l exemple ci dessus il faudra le corriger Vous avez la possibilit d imprimer vos bordereaux de transferts soit par CDP origines de cr dits soit par nature de d penses Equipement Fonctionnement Missions Cliquer sur le bouton Lancer pour tablir une communication r seau et transf rer le fichier de donn es La transmission termin e l extraction passe au statut envoy e VV VLULUVVVVNUVVVUUVVVUUULVVUVULVV0 LULU LL
4. de les factures au statut enregistr e ou retransmettre les agents pour lesquels une mission a t mise et envoy e la DR pour la toute premi re fois Le transfert vers la d l gation se d compose en 3 tapes v rifier les donn es envoyer lancer l extraction transmettre le fichier d extraction Il est galement possible d effectuer des retransmissions la demande de la d l gation VULVLUOVVVLOUVVVLLOUVLLLUVLULLLULLUULUOLLUULULLOLOULLLUOULLLLLULVLLLULVLLLLLLO LULU OULLLERULLLLOULLLLELOELLEULU SE CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 il CENTRE NATIONAL V rifier extraction Transferts Extraction XLAB Extraction XLAB vers D l gation EXTR 1000 X Ni 14 Commandes Cdes supprim es Factures Missions Agents Mouvements extraire Laboratoire LABO labo d exp riences cosmiques 1 Organisme Enr N d extraction 8 Date 07 11 02 Auteur Administrateur Extraction pr c dente N d extraction 7 Date 17704702 10 22 Auteur ROSE Blanche Statut PURGEE Dans cette fen tre XLAB a s lectionn les donn es transmettre C Gr ce cette fen tre vous pouvez donc visualiser les donn es qui vont tre extraites pour envoi la d l gation les commandes les factures les mission les agents C Et vous pouvez consulter les commandes fact
5. dentifiant fournisseur inconnu e Je num ro identifiant fournisseur que vous avez saisi est incorrect vous devez int grer le rejet modifier le fournisseur v rifier que le fournisseur de la commande est lui m me modifi la commande sera transmise nouveau dans le prochain transfert plusieurs motifs de rejet contacter la d l gation e le motif de rejet n a pas pu tre explicitement indiqu Contacter les services financiers de votre d l gation pour conna tre le probl me et se mettre d accord pour le solutionner e ce motif est galement utilis par la d l gation quand il s agit d un rejet effectu votre demande pour la destruction du mouvement par vos soins par exemple VULVLUOVVVLULUVVVLLOULLLULUVLLLULLULLUULUOLLUULULLOLOULVLLUOLULLLO LULU ULL LEVEL LLLEUOELLEULO SE CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 mm Les changes informatiques nin SCIENTIFIQUE 229099290099 D E D e D E D D E E D E D e E EE E E DE D D e DE D D D D D D D D E D D D D D A E B e e D B E BE D D D D D e D D E e D e E D D e D e a e D D D D D D D D e D D E e D e Un rejet peut tre refus par vos soins si n cessaire Dans ce cas ne pas oublier que malgr votre refus le mouvement n existe toujours pas dans la base GCF il faut donc remarquer le mouvement pour qu il soit retransmis la d l gation pour int gration dans GCF Modalit s pratiq
6. epuis la d l gation Ici le but est d int grer les donn es en provenance de la d l gation donc mettre jour r guli rement les mouvements dans votre base XLAB Toujours dans l int r t d assurer une bonne concordance des cr dits et des d penses entre votre base XLAB et la base GCF les retours de la d l gation vers XLAB doivent tre effectu s au minimum une fois par semaine Pour information la d l gation effectue ses transferts 1 fois par semaine tous les vendredis Les retours de la d l gation vers XLAB s effectuent votre seule initiative et en deux temps R ception des donn es de la d l gation vers XLAB _Int grations des donn es cr es modifi es ou supprim es la d l gation R ception des donn es Pour recevoir les donn es en provenance de la d l gation Transferts Retours depuis la d l gation 7 Retour depuis la d l gation TRAN 2000 Infor mations du dernier transfert Laboratoire LABO labo d exp riences cosmiques 1 Organisme C N R S N r ception 3 N r ception attendu 4 Date transfert 05 10 01 14 28 Statut transfert RECUE Message Par R seau Par Disquette sur a CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue e Alfred K Kastler 14052 Caen Cedex 4 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Les retours de la d l gation se faisant par r seau v rifier que le bouton Par r seau est bien s
7. er devoir d truire une que la modification de commande est correcte et valide que la modification de commande fait suite votre demande que la suppression de commande est justifi e etc sila facture n existe pas d j dans XLAB avec un autre num ro de commande que la modification de facture est correcte et valide ou que la modification de facture fait suite votre demande ou que la suppression de commande est justifi e etc sila notification n a pas d j fait l objet d une saisie manuelle etc Ensuite vous int grerez ou refuserez vos notifications et modifications de commandes et de factures Modalit s pratiques d int gration des donn es XLAB Manuel d Utilisation Int gration modification ou suppression de commande pages 510 521 Int gration modification ou suppression de facture pages 522 539 Int gration de notification pages 540 542 VULVLUOVVVLUUVVVLLOULVLULUVLLLLLVLLLUULUOLLUULVLLOLOULVLLUOLULLLOLLLVLL LULU EULLLE ELLE LLLLLULOELLEULU SE CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 mme Les changes informatiques Pa 10 11 SCIENTIFIQUE 229099299999 E E D e E E D e E E D e D D A EE B D E DE D D e DE D D D D D D D D E D D e D D A B B e a D E E BE D D D D D D D D D D D D E D D D D e a D B D D D D D D D e D D E a D e Int gration et traitement des rejets de commandes factures missions Cette fonct
8. ion modification suppression les notifications les rejets commandes factures missions Int grations 7 XLAB labo d exp riences cosmiques 1 LABO Exercice 2002 Dossier Edition Transfert Aide Commandes Factures Retransmission Notifications Rejet Commandes Rejet Factures Rejet Missions Refus Diff rences sur les donn es int grer VLLLLLLLOLLLLLLLLOLLLLLLLLOLLLLLLLLOLLLLLLLLOLLLLLLLLOLLLLLLOLOL LULU LLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLOL VU LLLLLOLLLLLLLLLLLLLLLLS CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 sm Les changes informatiques veon SCIENTIFIQUE 229099290999 D E D e E D D e E e D E D D D EE D D DE D D D D D D D D E D D D E E D e D D A B B e a D D D DE E D D D D e D D E e D E E D D E D e e e B D D D D D D E a e D E a D e E L int gration des commandes factures notifications L int gration des commandes factures peut faire l objet de 3 possibilit s La cr ation La modification La suppression En ce qui concerne les notifications vous pouvez avoir deux possibilit s l int gration ou la destruction Toute int gration quelle qu elle soit doit faire l objet d une v rification pr alable de votre part dans votre base XLAB et vos tats GCF et XLAB V rifier sila commande cr er n existe pas sous un autre num ro de commande dans XLAB en effet la cr ation d une commande GCF peut vous entra n
9. ion permet de traiter les mouvements commandes factures missions que vous avez transmis mais qui taient incorrects et donc que la d l gation vous a rejet Avant toute manipulation que soit 1 Toujours bien identifier la cause du rejet 2 Solutionner le probl me sur papier Ensuite seulement vous pouvez traiter sur XLAB le rejet Int gration du rejet ET Correction apporter au mouvement Attention 1 Quand vous int grez un rejet vous modifiez seulement le statut de la commande de la facture ou de la mission Aucune autre modification sur le mouvement n est faite un rejet apr s int gration doit faire l objet d une modification sur ce mouvement par VOS soins 2 Si la d l gation vous a rejet un mouvement c est qu il n a pas t int gr dans GCF Apr s un rejet la d l gation n a aucune trace du mouvement c est comme si la d l gation n avait jamais re u le mouvement Motifs de rejet les plus couramment utilis s Disponible commande insuffisant sur CDP e faire une comparaison entre vos tats XLAB et les tats GCF et faire les corrections n cessaires que ce soit la d l gation dans GCF ou au laboratoire dans XLAB e ou votre origine de cr dit est effectivement n gative il faut donc int grer le rejet et modifier le mouvement en changeant l origine de cr dit La mouvement sera alors de nouveau pr s tre transmis la d l gation I
10. rquer Commandes Marquer Factures Marquer Missions V0 VVVVVVVVUVUVVVVUUVVVULUVVVLVVLUV0NUVLVLUUUNVVVLULVVULUVVVUULVVUULLLLUVLVV0LUVLVV LULU CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Fa S lection des commandes retransmettre EXTR 1100 x Crit res N commande Raison sociale fournisseur Exercice C Souche Nature Origine Auteur Etat frutes C Non Sold e C2 Sold e Date commande P riode de transfert entre et De Fou Jaume Je ann baux brun potare pu M 0 Commandes Rechercher la commande apr s avoir saisi un ou plusieurs crit res propos s cliquer sur rechercher une liste de commande appara t S lectionner la commande dans la liste de commandes s lectionner la commande retransmettre l aide de la souris Remarquer la commande la commande s lectionn e cliquer sur OK La commande appara tra alors dans la prochaine extraction et sera retransmise la d l gation lors du prochain transfert Renseignements compl mentaires Classeur XLAB Manuel d Utilisation Les Transfert de donn es en d l gation pages 467 496 VV VLULUVVVVVUVVVUUULVVUUULVVULULVV0LUUVVLUULLLU LVL LULU LLL CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE I T Les retours d
11. sm Les changes informatiques vein SCIENTIFIQUE 229099299999 D E D D E D D e E e D E D D S EE B D DE E D DE D D D D E D D e E E D e D D S D B e e D E D BE D D D D E e D D E E D e E D D e B D e D D D e D D D D D E a D D E a D e XLAB permet de transmettre sous forme de fichiers informatiques tous les mouvements enregistr s dans la base vers le syst me de gestion de votre d l gation GCF XLAB permet galement de recevoir des mouvements vous concernant enregistr s par votre d l gation L int r t des transferts de donn es envoi et retour tant d assurer une coh rence dans la gestion de vos cr dits et d penses entre XLAB et GCF L Les transferts vers la d l gation Pour une bonne continuit de la transmission des donn es et documents il est demand aux laboratoires d effectuer les transferts au minimum une fois par semaine En effet plus les transferts seront rapproch s et r guliers plus la concordance entre les bases XLAB et GCF sera r elle engagements des commandes paiements des factures Si un laboratoire g re d autres cr dits que ceux du CNRS seuls les mouvements concernant les cr dits CNRS seront envoy s la d l gation Les donn es envoy es la d l gations concerneront les commandes engag es et au statut compl te ou retransmettre les ordres de mission au statut compl te ou retransmettre et leur commande Rq OM sans frais pas de comman
12. ues de traitement des rejets XLAB Manuel d Utilisation Traiter les commandes rejet es par la DR pages 543 545 Traiter les factures rejet es par la DR pages 546 547 Traiter les missions rejet es par la DR pages 548 549 0000000000 VVVVVVVVUVUVVVVOUVVVULUVVVVLVLUV0NUVVVUUUNLVVOULVLUVUVVV0UULVVUULLLLLLLVV0LULVV UV CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4
13. ures missions agents qui vont tre extraits pour envoi PLLLLLLLLLLDLLDLLLDLLDLLDLLLLLDLaDLLDLaLLLDLaDILDLLDLpLLaLLLDLaDappLaDaDDLaDaDpLLLappLaDppaDa CNRS D l gation de Normandie UNICIT 14 rue Alfred Kastler 14052 Caen Cedex 4 0000000000 CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Pour cela cliquer sur les boutons commande Factures etc pour obtenir une liste comme suit 57 LABO CORUIOLLE CECILE 05 04 02 1317 42 NON 2002 B 41 LABO STRUERS A S 06 01 01 589 92 OU 2002 SB R 2 Commandes Pour consulter une commande par exemple s lectionner l aide de la souris la commande et consulter Lancer lextraction 7 Extraction XLAB vers D l gation EXTR 1000 Mouvements extraire Laboratoire LABO labo d exp riences cosmiques 1 Cdes supprim es Organisme C N R S pp N d extraction 8 Foctures Date 07 11 02 Missions Agents Auteur Administrateur Consulter commande Facture Mission Agent Extraction pr c dente 17 04 02 10 22 Commandes N d extraction 7 Date ROSE Blanche PURGEE Auteur Statut Lancer l extraction consiste extraire et copier ces donn es dans un fichier informatique Pour cela cliquer sur le bouton Lancer VVLVIVLNVVVV0VVVOVVULVVUNUVVVUVVUVLVLULVLUUVVVOOVULVOVUUVVLL LVL ULVLUELVLLL VU LLVLENVVLLL LULU S CNRS D l gation de Normandie
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