CCI DU VAR :automatisation du remboursement des
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1. D cisionnel Elaboration _ budg taire Finance Gestion Maintenance assist e par ordinateur Portail collaboratif Si ge social Parc ans Souci 127 chemin Yert 89780 LIMOREST T l 33 04 72 8 01 90 Fax 33 014 72 86 01 99 Agence de Paris Elys es La D fense 7C place duD me 92054 PARIS LA DEFENSE France T l 33 1011 72 89 92 10 Fax 33 1011 72 89 92 19 www dimo gestion fr WW WG MIO COM wwwnotilus com Gestion de la relation client TEMOIGNAGE CCIM Chambre de Commerce et d Industrie du Var La CCIV confie Notilus la mission de structurer la gestion des notes de frais et d acc l rer les remboursements e m tier de la CCIV L action de la Chambre de Commerce et d Industrie du Var s articule autour de 3 grands axes Conseiller acteur conomique de proxi mit la CCIV informe et accompagne les entreprises varoises dans toutes les tapes de leur d veloppement Former organisme de formation le CCIV adapte son offre aux exigences de recrutement des entreprises Am nager gestionnaire d quipements collectifs la CCIV a cr des ports des a roports et des zones d entreprises pour donner aux entreprises varoises les outils n cessaires leur d veloppe ment La CCIV r partie sur 6 sites le si ge est Toulon compte pr s de 350 sala ri s plus des enseignants onstat d un syst me de gestion lourd et archa que En l absence d2. V Plusieurs phases se succ dent Audit dans le but de bien d finir le p rim tre du projet Centralisation des informa tions de la part de la CCIV Gestion de la relation client Caract ristiques techniques Acc s Notilus via l intranet Logiciel de Comptabilit utilis Lin al Base de donn es Oracle Nombre d utilisateurs 200 TEMOIGNAGE Param trage de l outil initiali sation de l outil avec les donn es du client transfert des comp tences Le but est que le client soit autonome Formation Administrateur sur la saisie le contr le la comptabilisation et le paiement de la note de frais La CCIV labore un plan de formation pour les validants et pour les utilisateurs au nombre de 200 L a mise en place du projet Nous avons t amen s reconsid rer une organisation de fa on globale et non plus partielle souligne Claude Ifrah La mise en place de Notilus a t pour nous une occasion de remettre plat toute notre organisation Les proc du res relatives la politique des frais pro fessionnels changent tout est mis en ad quation avec Notilus pr cise Claude Ifrah Le sch ma de validation est d sor mais plus coh rent puisqu il est calqu sur le sch ma hi rarchique Notilus est devenu un outil structurant et un outil de management puisque cela touche le salari dans l ex cution de sa mission L axe
3. central de la mise en place du projet est la communication d clare Claude Ifrah Il s agit de gagner la confiance des utilisateurs Aussi 3 arguments de poids sont mis en avant le gain de temps dans le rem boursement des frais la suppression des erreurs de saisie la convivialit de l outil En parall le la CCIV a labor un ta bleau de calcul de distance kilom trique qui permet de calculer les indemnit s CCIM Chambre de Commerce et d Industrie du Var kilom triques un formulaire de demande de d placement et en acc s libre les limites amp plafonds de remboursement Un manuel d utilisation sp cifique lor ganisation mise en place la CCI du Var est mis la disposition des collabora teurs U n projet largement pl biscit Apr s 2 ann es d utilisation le projet d automatisation du remboursement des notes de frais est largement pl biscit par les utilisateurs et les administra teurs les remont es sont extr me ment positives affirme Claude Ifrah Les objectifs de la mise en place de ce projet ont t largement atteints Les choses sont aujourd hui beaucoup plus structur es assainies clarifi es puis qu il est facile de cerner les carences au niveau de chaque remboursement de d terminer les causes des retards Cela responsabilise les salari s avant la situation tait n buleuse constate Claude Ifrah La mise en place de la solution N
4. otilus est un gain tous les niveaux pour les salari s es axes de progression Le volet op rationnel du projet Noti lus saisie contr le comptabilisation paiement est aujourd hui parfaitement ma tris il s agit d sormais de d velop per l aspect analyse des frais profession nels Cet objectif sera concr tis avec l acquisition de Cognos un outil d ci sionnel
5. un r el syst me de ges tion le remboursement des notes de frais demeure archa que et lourd Tout est r alis manuellement les notes sur papier sont envoy es pour tre sign es les circuits de validation sont compli qu s pas homog nes d une direction l autre une gestion des avances com plexe et le d lai de paiement est tr s long 2 mois au minimum de d lai de remboursement La comptabilit tablit alors les paiements sur les comptes ban caires des int ress s Une situation tr s difficile tant pour les salari s que pour la personne qui g re les remboursements des notes de frais la comptabilit admet Claude Ifrah alors Responsable Paie amp formation Aussi dans une optique d all gement des circuits de validation de r duc tion des d lais de paiements et afin d viter toute erreur de saisie li e au process manuel la Direction comptable d cide de mettre en place une gestion automatis e des notes de frais U n d fi ambitieux de mise en production en 2 mois La d cision est prise en novembre 2001 et l objectif est de finaliser le projet d s f vrier 2002 compte tenu des imp ratifs li s la cl ture de l ann e fiscale Claude Ifrah est charg e de la coordination du projet paul e par Mr Moreau pour les aspects technique et informatique Le challenge de mise en production en 2 mois est relev conjointement par les quipes de Dimo Gestion et de la CCI
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