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Guide d`utilisation Scanfile SBE

1. Comment ex cuter une recherche en texte int gral est d crit dans le chapitre Recherche et visualisation des Documents OCR A Reconnaissance de Formes e Page 153 CanFile ScanFile User Guide Document Hanagement System Reconnaissance de Zone Reconnaissance de Zone Cette option vous permet de sp cifier les parties d un document qui devront tre lus par l OCR ainsi que les r sultats qui devront tre saisis dans des champs sp cifiques l int rieur du r pertoire Jusqu dix zones diff rentes peuvent tre d finies et li es des champs de la base de donn es Cr ation de zones Pour d finir des zones de reconnaissance s lectionnez l option R glage des zones figurant dans le menu OCR L cran ci dessous s affiche alors ainsi que la premi re page du premier document de la liste de recherche active R glage des zones C Program Files SFNET ScanFile Default stf a Navigation Z i Propri t s A amp A R f rence 60 A Correction de travers Oui 3 i AA Elimination des bords Du le ER Alurknoun toms ba MARNE Facture SFF 100 00 Code postal 36745 DD Champs Index 44 Ville CHATEAUROUX CEDEX PA En N de facture ci mo NOM 2 E N commande signation Prix unitaire H T ifi LOGICIEL SCANFILE 2002 TWAIN4MS CF 1 234 00 Identifiants de formes OPTION GLOBAL INDEX 1 234 00 1 OPTION TIFFWRITER 123400 Mots cl OPTION BOI
2. Envoyer L option Envoyer du menu Liste de Recherche vous permet d envoyer un document ou plusieurs documents s lectionn s diverses destinations mises en vidence ci dessous Option Description R pertoire ScanFile Pour envoyer le document s lectionn vers un autre r pertoire ScanFile Choisir la Cible Pour exporter les documents s lectionn s et les informations d indexation Utilisateur Pour envoyer les documents s lectionn s vers une Liste de S lections Personnelle d utilisateur Chemin Pour envoyer les documents s lectionn s vers un itin raire pr d fini Exporter le fichier Pour exporter des documents s lectionn s Email Pour annexer des documents s lectionn s un nouveau message Email Courrier lectronique Portfolio Pour cr er un Portfolio avec les documents s lectionn s email Portfolio Pour cr er un nouvel email et attacher le portfolio a cet email Lorsque vous s lectionnez les options Fichier ou email les images peuvent tre sauvegard es au format Pdf Ceci est valid dans le Menu de configuration gt Pi ces jointes Combiner les rang es L option Combin les rang es du menu Liste de S lections sert combiner les enregistrements s lectionn s dans le r pertoire Les rang es Page 88 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide fg canFile Menu Liste d
3. ScanFile User Guide ScanFile Configuration ment Management System Portprinting envoie un flot de donn es logique VNP Il n est donc pas possible de r gler le commencement ou la fin d un fichier Cela pourrait entrainer des difficult s si une connexion choue Dans ce cas il serait utile d ins rer un saut de page manuel Cela peut tre fait dans l Outil de Configuration sous l onglet WebPanel Utilisez la clef suivante pour ins rer un saut de page manuel Online Menu Niveau 1 gt Enter Bouton gt Next gt Next gt Next Normal Print FF gt Enter Bouton Le Portprinting ne devrait tre utilis qu exceptionnellement car aucun contr le n est ici possible pour connaitre si une t che a t trait correctement Si aucun pilote Windows ne peut tre utilis le r glage sur LPR est toujours pr f rer RIP L option RIP d finit la m moire ou les imprimantes virtuelles VNP utilise une assignation de m moire dynamique Avec l impression de grands fichiers ou de page haute r solution la m moire devrait tre au moins 128 MO Une m moire trop petite pourrait aboutir une qualit moindre ou m me des documents incomplets La taille m moire peut tre param tr e dans l Outil de Configuration sous l onglet Commun Page 332 ScanFile VNP ScanFile User Guide Planning d import ScanFile Document Management S ystem WebPanel Common Interface
4. Les options suivantes sont s lectionnables pour d finir l action quand l utilisateur approuve ou rejette un document Page 176 e Gestion des t ches ScanFile User Guide Configuration des Chemins scanFile un Option Description Continue Signifie que le document continuera la prochaine tape du chemin d fini Aller Le document passera l tape indiqu e sautant des tapes s il y a lieu L tape que vous souhaitez faire sauter au document devra tre s lectionn ici Continuer avec Le document continuera sur un chemin diff rent Ce nouveau chemin doit galement tre s lectionn ici Confirmez votre action choisie en cliquant sur OK et ScanFile retourne la fen tre Envoy utilisateur R p tez le pour chaque utilisateur dans une tape dont l action est diff rente de Visualiser Retournez la fen tre Cr e un chemin en cliquant sur OK Avant ou un document puisse passer la prochaine tape l utilisateur ou les utilisateurs doivent effectuer l action qui leur a t assign e Si vous avez affect plus d un utilisateur une tape vous pouvez demander que le document puisse passer l tape suivante si l un des utilisateurs a accompli l action assign e Ceci ne peut tre fait que si l option L action doit tre ex cut e par tous les utilisateurs n est pas s lectionn e Si cette option est s lectionn e tous les utilisateurs doivent accomplir leur actio
5. Document Management System Correction de travers Cette fonction peut tre s lectionn e en cliquant une case cocher dans la fen tre principale du module de num risation Si des pages sont num ris s avec un d calage angulaire par le module de num risation sans que cela soit vident la visualisation cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions telles que OCR Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste de chaque face du document num riser Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Canon MS 300 350 amp 800 Les scanners de microfilm Canon MS300 350 amp 800 permettent des num risations vitesse rapide haute d finition et pour applications de haut rendement Ces mod les facilitent galement la conversion et l int gration en environnement digital existant Les fonctions de num risation de recherche et de r cup ration automatiques sont accessibles par l interm diaire du Contr leur FS III fourni en option Configuration du num riseur La bo te de dialogue ci dessous correspond l cran principal des r glages qui s affiche lorsque vous choisissez l option configuration du num riseur pour le mod le Canon MS 300 MS 3
6. ScanFile User Guide Cr ation Modification d une librairie scanFile ment Management System Une liste des librairies d j cr es s affiche gauche de la bo te de dialogue Pour cr er une nouvelle librairie cliquez sur le bouton Nouvelle librairie puis saisissez le nom que vous souhaitez lui donner Vous choisissez ensuite les r pertoires que vous souhaitez ajouter cette librairie S lectionnez en premier le lecteur sur lequel se trouve nt le s r pertoire s puis choisissez le nom du r pertoire dans la liste du haut Pour ajouter ce r pertoire la librairie cliquez sur le bouton Ajouter Avant de presser sur le bouton Appliquer pour ajouter des r pertoires la librairie vous pouvez d cider de s lectionner l option Actualiser automatiquement la librairie Lorsque cette option est s lectionn e chaque fois que Ton ouvre une librairie les r pertoires import s dans cette librairie sont v rifi s et actualis s Si un r pertoire a t mis jour les modifications sont automatiquement transf r es L option Planning est utilis e avec ScanFile Remote Services d crit dans le Guide d Administration Une fois tous les r pertoires ajout s la librairie la librairie est automatiquement cr e en cliquant sur le bouton Appliquer ce qui affiche une fen tre de progression correspondant l importation des informations d indexation vers la librairie Chaque lecteur comportant un r perto
7. Index 1 Keywords Index 2 ArchiFax Barcode Car Super Plus Cheques Examples Fliers Manuals SR Newspapers E x Multiple index search lt None gt l l L l l Search in all folders Search in one folder Library AND Search Logout OR Search Lokales Intranet Le bouton Effacer les champs videra toute information de recherche pr c demment entr e Vous pouvez revenir la page d ouverture Librairie en cliquant sur le bouton Librairie ou quitter en appuyant le bouton D connexion Recherche OCR Vous pouvez galement ex cuter des recherches en texte int gral sur la biblioth que si l identification en texte int gral de l OCR a t ex cut e sur les dossiers dans la biblioth que Cliquer sur le bouton Recherche plein texte pour faire appara tre la page de recherche Vous pouvez faire une recherche sur des mots multiples ou une expression vous pouvez utiliser ET ou OU Page R sultat de Recherche Les r sultats d une recherche seront affich s sur la page de la Liste de S lections Jusqu 13 enregistrements diff rents peuvent tre affich s sur une seule page H Pour une recherche standard chaque demande se rapportera un document complet tandis que pour une recherche plein texte chaque Page 348 e ScanFile WebServer ScanFile User Guide fg bar canFile Recherche dans une librairie Document Managerment System demande se rapporte une page da
8. Elimination des Ce param tre enl vera les bordures qui peuvent bords appara tre sur le document scann Base de donn es Formes Les formes avec la configuration des champs d index appropri s et les identificateurs sont stock es dans une base de donn es de formes La base de donn es de formes par d faut est stock e dans le chemin de l application ScanFile comme fichier default sff Le fichier est affich au dessus de l arborescence OCR dans la fen tre R glage des Zones Tous les changements la base de donn es de formes seront sauvegard s en cliquetant sur OK OCR amp Reconnaissance de Formes Page 161 Manuel de l utilisateur Feuilles de s paration de lot Feuilles de s paration de lot Feuilles de s paration de lot e Page 162 ScanFile User Guide ScanFile Introduction Document Management System Introduction ScanFile peut utiliser des feuilles de s paration de lot pendant la num risation en lots ce qui permet plusieurs fichiers d tre plac dans le plateau d alimentation du scanner en m me temps avec les feuilles de s paration de lot intercal es entre les fichiers Les fichiers seront automatiquement s par s dans des documents stock s dans le r pertoire ScanFile Les feuilles de s paration de lot sont d finies par l utilisateur Par d faut seuls les utilisateurs avec statut d Administrateur ou d Op rateur poss dent la permission de configurer des Feuilles de S pa
9. Voir une Page La page d affichage des images peut montrer la page d un document la fois La page peut tre agrandie ou diminu e tre tourn e ou adapt e la fen tre Num risation Envoi L option Num risation Envoi vous permet de Num riser des documents et de les envoyer vers l une des quatre destinations e Imprimante e Dossier e Utilisateur e Email Imprimante Cette option permet de num riser des documents et de les envoyer une imprimante locale ou une imprimante laquelle le serveur RemoteStation a acc s Les imprimantes disponibles du serveur seront donn es par la configuration du serveur RemoteStation Liste d Imprimantes Quand vous choisissez l option d imprimante vous devez d abord choisir l emplacement de l imprimante Soit sur le poste de travail local soit sur un serveur RemoteStation Une fois choisi les imprimantes utilisables seront affich es S il y a seulement une imprimante configur e la liste d imprimante ne sera pas affich e En T te de Document Apr s avoir choisi l imprimante vous pourrez cr er un en t te d impression sur laquelle vous pourrez imprimer l une des informations suivantes e Destinataire e Auteur e Message ScanFile RemoteStation e Page 367 ScanFile User Guide ScanFile Geet Document Management System Num risation Envoi Une fois cette information ajout e appuyez sur le bouton de num risation pour ouvrir l cran de num risation
10. ument Management System 5060F supporte la num risation noir et blanc seulement avec un maximum la d finition de num risation de 300dpi ppp Des syst mes d endossement pr et post num risation du document peuvent tre ajout s aux scanners titre d options Un d codeur de codes barres peut galement tre inclus en tant qu option Les documents doivent avoir les sp cifications suivantes e Largeur de 55mm 297mm e Longueur de 70mm 432mm e Epaisseur de 0 06mm 0 15mm de 0 05 0 2mm en mode d alimentation manuel Configuration du scanner Un tr s grand nombre d options peuvent tre s lectionn es en ce qui concerne l utilisation des scanners et toutes ces options sont r parties sur plusieurs crans s lectionn s partir du menu Configurer Num riseur Les options les plus utilis es sont regroup es sur le premier cran qui s affiche lorsque Configurer Num riseur est s lectionn e La bo te de dialogue ci dessous repr sente cet cran lorsque l on s lectionne Configurer Num riseur pour le mod le Canon DR 5060F Il poss de une option additionnelle par rapport l cran pour le DR5020 80c celle ci permet la sauvegarde de la position du film dans le champ d un r pertoire sans cela l cran a les m mes options Page 246 e Param trage Scanner ScanFile User Guide File Canon DR 5020 5080C amp 5060F Scan E ges a Configuration du num riseur DR 5060F Adresse et adapteur du
11. Document Management System ASUS CR 2000 2006 Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Enregistrer Maintenant Informations de limage Lorsqu une page de document s affiche il est possible d acc der aux informations concernant cette page en choisissant l option Infos sur l Image partir du menu Aide Page 136 e Information G n rale ScanFile User Guide CanFile Journal de Saisie Bocinent Managerment System L emplacement et le num ro de fichier de l image l int rieur du r pertoire s affichent ainsi que les informations telles que d finition taille compress e et taille non compress e Information de l image Lecteur et chemin du fichier D BASES SCANFILE584Tw 506 SCF 00 0005 00000531 TIF Agrandissement horizontal 2330 Pixel R solution horizontale 300 DFI Hauteur de l image 3319 Pixel R solution verticale 300 DFI Format du fichier JTIF Taille avant compression 22 MB Taille du fichier 2MB Image compress e 7 88 Journal de Saisie Un rapport d activit peut tre produit pour rappeler l ensemble des actions ayant t effectu es l int rieur d un r pertoire Pour ce faire s lectionnez l option Journal de saisie partir du menu Options Cette fonction permet de cr er pour chaque utilisateur un r capitulatif des actions effectu es qui d taille le nombre de fichiers et de pages cr es ou modifi es la date s lectionn e
12. Les documents plac s dans une Liste de S lections Personnelle y restent jusqu ce qu ils soient supprim s manuellement moins qu ils ne soient plac s l par l option Cheminement de document et que l utilisateur choisi de ne pas garder de copie en local Affichage d Image Tous les Documents sont affich s dans la Fen tre d Affichage ScanFile poss de un jeu complet d outils pour changer la mani re dont les images sont affich es Les images peuvent tre zoom es tourn es et aussi affich es pour correspondre la hauteur ou la largeur de la fen tre d image Un fichier peut tre feuillet en choisissant les ic nes suivant pr c dent de la barre d outils Recherche et Visualisation de documents e Page 91 Rare ScanFile User Guide Fen tre ZOOM Ajuste Affiche Rotation sens la fen tre 11 anti Horaire Menu Affichage de document En appuyant sur le bouton droit de la souris pendant que la fen tre d affichage du document est ouverte on ouvre du m me coup le menu d affichage de document Cette option vous permet d effectuer des actions sur la page actuellement affich e Plusieurs options identiques celles offertes par le menu Liste de Recherche sont mises votre disposition mais ne s appliquent qu la page en cours d affichage Notez que ces options ne s appliquent qu aux documents scann s Option Description Infos sur l image Montre les informations fichier de l imag
13. Si vous fermez la fen tre de tra abilit la base de donn es temporaire de Tra abilit est aussi supprim e Si vous rouvrez nouveau la fen tre de Tra abilit les donn es actuelles de la tra abilit sont affich es Page 218 e Rapport d activit ScanFile User Guide CanFile Recherche dans la base de donn es archiv e de la tra abilit SE emm Rapport d activit e Page 219 Manuel de l utilisateur Pr paration de CD scanFile an Pr paration de CD Pr paration de CD e Page 220 ScanFile User Guide ScanFile Introduction Document Management System Introduction D s qu un r pertoire est termin et qu il n est plus n cessaire de le mettre jour il peut tre archiv vers d autres m dias comme par exemple un CD Il existe galement une autre option qui consiste placer sur un CD avec le ou les r pertoires une version uniquement extractible de ScanFile de fa on que les informations puissent tre consult es sur n importe quel PC fonctionnant sous MS Windows m me si ScanFile n a pas t install sur ce PC Un Ticker CD est exig pour pr parer le CD avec le logiciel de consultation Le ticker sera d crit plus tard dans ce chapitre ScanFile ne comporte pas de logiciel de gravure de CD int gr et c est la raison pour laquelle une application tierce doit tre utilis e En r gle g n rale cette application est fournie avec le graveur de CD La m thode normale de
14. la ligne line feed COLD Page 199 ScanFile User Guide scanFile Gabarit d importation ment Management System En plus de CharOption la liste d roulante Port e valide est utilis e pour identifier dans le fichier import la zone sur laquelle le filtre devra tre appliqu et devra d tecter la s quence s lectionn e Les diff rentes options disponibles sont indiqu es ci contre et d crites ci dessous Option Description Cette Position L option n effectue l action demand e que sur la s quence situ e l endroit o le texte a t s lectionn dans le fichier d importation Du d but Ici L option permet d effectuer l action demand e d s le d but du fichier import jusqu l arriv e au niveau des s quences s lectionn es dans le fichier D ici la fin L option permet d effectuer l action demand e partir de l endroit o se trouve la s quence s lectionn e jusqu au bout du fichier Texte complet L option permet d effectuer l action demand e sur le fichier tout entier Une fois les Param tres de Filtres d finis les donn es de spool sont ensuite affich es et vous pouvez alors paginer correctement le fichier tout entier Certains fichiers de spool peuvent contenir des informations suppl mentaires telles que les codes de contr le d impression qui sont utilis s pour sp cifier si le texte doit tre crit en gras ou soulign Ces codes s affic
15. Correction de Ce param tre redressera toutes les images scann es travers pour faciliter l OCR Elimination des Ce param tre enl vera les bordures qui peuvent bords appara tre sur le document scann Utilisation des feuilles de s paration Chaque Dossier ScanFile peut y avoir un mod le de Feuille de S paration de lot associ Ceci est configur dans la fen tre Configuration de r pertoire en choisissant le r pertoire que vous voulez configurer aller dans Param tres Etendus et choisissez le mod le utiliser dans la feuille de s paration de lot dans la liste d roulante Param tres Param trages tendus Associer Bo tes Feuille de s paration de lot ScanFile Test ES V Format de compression de l import TIFF G 4 JTIF v Feuilles de s paration de lot e Page 165 Manuel de l utilisateur Num risation de Microfilm Num risation de Microfilm Num risation de Microfilm e Page 166 ScanFile User Guide Introduction ScanFile Document Management S ystem Introduction Les scanners microfilm Canon MS300 MS400 MS500 MS800 peuvent tre quip s soit d un porte microfiche soit d un Contr leur FS III Pour permettre la visualisation en lots des documents expos s sur le film ou la microfiche Chariot microfiche Une fois que l utilisateur a saisi les informations d indexation et positionn le chariot microfiche sur le cadre correspondant de la microfiche la pr
16. Dans la plupart des cas VNP est utilis pour archiver des correspondances externes Des formulaires comme des factures ou des bulletins de livraison avec une structure identique peuvent tre imprim s via VNP et index s automatiquement avec le Planning Zone OCR Ainsi l indexation est tr s s re parce que les documents sont tablis lectroniquement sans perte de qualit par un scan manuel Installation Pour installer ScanFile VNP quelques pr paratifs n cessaires doivent tre r alis s pr alablement VNP peut tre install uniquement en conjonction avec ScanFile L installation de VNP sera annul e si le programme d installation n est pas capable de localiser une version ScanFile autoris e sur le syst me local Pour installer VNP vous devez installer ScanFile et donner une licence ScanFile aussi bien que pour VNP ScanFile VNP exige aussi Microsoft Net Framework 1 1 peut tre t l charg gratuitement depuis le site Web de Microsoft Un guide d installation est aussi disponible sur le site Web de Microsoft Veuillez noter que Microsoft Net Framework 1 1 est exig pour ScanFile VNP Il n est pas inclus dans les Versions post rieures du Microsoft Net Framework L installation de Microsoft Net Framework est insuffisante Le Service ScanFile VNP bas sur Microsoft Net peut seulement tre utilis partir de la version 8 0 3 de ScanFile Toutes les Versions pr c dentes doivent utiliser des versions
17. Gamma Cette option est utilis e pour t l charger vers le scanner des param tres de donn es Gamma utilis es pour exprimer les couleurs et les tonalit s Ces param tres peuvent tre d finis pour chacune des couleurs affich es l cran ci contre Pour choisir un fichier s lectionnez la couleur correspondante dans la liste d roulante puis pressez sur le bouton Ouvrir fichier Cette op ration vous permet de s lectionner le fichier contenant les param tres de r glage Gamma associer cette couleur D codeur de code barres Si l option D codeur de codes barres a t install e sur le mod le DR 5020 DR 5080c ou DR 5060F l option Cr ation du code barres est accessible partir de l cran Param tres tendus A partir de cet cran vous pouvez d finir quels sont les types de codes barres rechercher Vous pouvez galement sp cifier une zone particuli re du document dans laquelle il faut rechercher des codes barres qui peuvent se trouver aussi bien sur le recto que sur le verso d un page scann e Les diff rents types de codes barres pouvant tre reconnus par nos scanners sont EAN UPC Code 39 UPC A Codabar UPC E Code 25 Code 128 Param trage Scanner e Page 255 File ScanFile User Guide SE E ges Canon DR 5020 5080C amp 5060F Il est possible de rechercher et lire jusqu quatre types de codes barres diff rents en m me temps dans un document Le num ro qui doit t
18. La bo te ci dessous est celle qui est utilis e lors de l installation du scanner Canofile CF510 ou CF510S Page 290 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Rare Canon Canofile 510 510S SE eme Configuration du num riseur Canofile 510 5105 Adresse et adapteur du num riseur Densit R solution HA 0 1D 7 USB Luminosit recto 200dpi x 200dpi gt 200dpi x 100dpi Luminosit verso Format TIFF Visualiser Tester Num riseur Uncomp TIFF Mode photo Couper bordure Recto CCITT G4 E Recto Verso Recto V erso 1 O Page R solution de Scan Le CF510 poss de deux r solutions de num risation e 200x 100 dpi e 200 x 200 dpi Options de visualisation Ces options affectent la fa on dont les images sont enregistr es et affich es Les documents standards sont habituellement scann s en utilisant le Mode Standard La num risation en Mode Photo am liore la qualit du document en cours de num risation et permet des num risations d images de meilleure qualit Veuillez noter que l option Mode Photo cr e des fichiers scann s plus volumineux Tous les documents scann s avec un CF510 sont entour s d une bordure noire sauf lorsqu il s agit de la taille de papier maximum pouvant tre utilis e avec un scanner CF510 En s lectionnant l option Rogner bordure il est possible de supprimer cette bordure Le CF510 comporte un scanner double face qui pe
19. ScanFile User Guide Canon DR 3060 3080C amp 3080CII scanFile ument Management System soit vident la visualisation cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions telles que OCR Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur
20. Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de recherche Remote Services e Page 305 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Service Importation Fichiers et Index Lecteurs de Sauvegarde Quand le planning importe un fichier du r pertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqu le fichier est supprim du R pertoire de Recherche Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile vous pouvez choisir un r pertoire pour faire une copie du fichier Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de sauvegarde Import Template Vous devez pr ciser le gabarit d importation COLD pr d fini pour tre utilis avec le r pertoire ScanFile Ce gabarit aura t cr pr alablement dans ScanFile Vous pouvez pr ciser le gabarit d import en cliquant sur les trois boutons plac s imm diatement apr s le champ ce qui affichera une liste des gabarit Une fois s lectionn le gabarit cliquez sur le bouton OK et le nom du gabarit s affichera dans le champ Mise jo
21. oi LE Cr er un nouveau port Type de po A Comme chaque Port repr sente un chemin d archive il est recommand que l imprimante virtuelle utilise toujours son propre port Les chemins d archives peuvent tre configur s dans l Outil de Configuration Page 326 e ScanFile VNP ScanFile User Guide Ze Configuration e eege Cliquez sur Suivant pour proc der l installation La fen tre suivante permet de s lectionner le pilote d imprimante Il y a deux options Assistant Ajout d imprimante Installer le logiciel d impression Le fabricant et le mod le d terminent l imprimante utiliser YA S lectionnez le fabricant et le mod le de votre imprimante Si elle est fournie avec un disque d installation cliquez sur Disque fourni Si elle n est pas dans la liste consultez sa documentation pour choisir un logiciel d impression compatible Fabricant Imprimantes G n rique EI HP Color LaserJet 4550 PCL Gestetner HP Color Laseret 4550 PS EY HF Color Laserdet 5 infotec Ki HP Color LaserJet DM EA ee EE Ee K E Ce pilote t sign num riquement Windows Update Pourquoi la signature du pilote est elle si importante Si vous d sirez garder vos documents comme fichiers TIFF s lectionnez la HP LaserJet 5 dans la liste des imprimantes disponibles et cliquez sur Suivant Si une imprimante HP LaserJet 5 est d j configur e choisissez de garder le pilote
22. pour r ception via Internet La qualit s am liore de fa on continue au fur et mesure du chargement via les lignes t l phoniques S il se produit une interruption de transmission l image est par cons quent att nu e mais garde sa taille r elle Imagettes Ce type de param tres affecte la fa on dont les imagettes sont g n r es et enregistr es Param tre Description Mode Cette option permet de param trer l image instantan e en mode Baseline ou en mode incorpor Min Qualit Cette option permet de param trer le seuil minimum de qualit de l image qui s il n est pas atteint va affecter la cr ation des images instantan es Divers Vous pouvez param trer un facteur de compression que LuraDocument devra s efforcer d atteindre Ce facteur peut varier de 1 100 Le facteur de compression qui peut tre atteint en utilisant LuraDocument d pend de nombreux autres param tres En g n ral les documents haute d finition nombre de dpi lev sont plus faciles compresser La complexit du document a une influence majeure Si la quantit de texte est tr s importante la compression va tre tr s difficile la plage de texte tant LuraDocument e Page 211 CanFile ScanFile User Guide Sat Management System Param tres LuraDocument toujours compress e en vitant les pertes Il est possible d opter pour le ratio de qualit ou le ratio de compression lorsqu il s agi
23. pour le contr le d acc s Ce champ doit contenir le nom de l utilisateur pour rapprocher l utilisateur connect au document quand une recherche dans la biblioth que est ex cut e utilisant WebServer Page 68 e Librairies ScanFile User Guide fe eniri ScanFile Recherche dans les librairies Stret Management system Exemple Une librairie contient des Factures de clients vous souhaitez rendre ces derni res disponibles pour vos clients en employant WebServer vous devez cr er un utilisateur ScanFile pour chaque client avec pour nom d utilisateur son Num ro de client En cr ant la librairie Factures vous placez alors le filtre de librairie sur le champ Index correspondant au champ num ro de client En utilisant l exemple ci dessus quand un client lance Web Serveur en utilisant son identifiant N client pour ex cuter une recherche dans la librairie Factures seules les factures de ce client seront visibles Aucun autre client ne pourra voir ces factures sans le bon identifiant Veuillez noter que si un utilisateur est membre du groupe Administrateur le filtre ne s appliquera pas et cet utilisateur pourra visionner tous les enregistrements dans la librairie Recherche dans les librairies Vous devez tout d abord ouvrir l une des librairies dans lesquelles vous souhaitez faire des recherches Pour ce faire s lectionnez l option Ouvrir librairie partir du menu Librairies puis s lectionnez la librair
24. 1 et 13 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Param trage Scanner e Page 253 ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F ument Management System Epaississement des Cette fonction peut tre utilis e pour accentuer le contours style des contours de m me que pour adoucir certaines images scann es les photos par exemple Pour tre valables les valeurs d paississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Autres options Plusieurs autres options de param tres sont disponibles et sont d taill s ci dessous Option Description V rification par Cette fonction peut tre utilis e pour s assurer qu un comptage nombre pr d fini de pages est entra n correctement au travers du scanner Avant d effectuer la num risation le nombre des pages scanner doit tre param tr et si le nombre de pages d fini n est pas pass au travers du scanner un message d erreur s affiche Cr ation Cette fonction peut tre utilis e lors des automatique num risations group es pour cr er automatiquement un nouveau fichier lorsque le plateau d alimentation s est vid Un message d option s affiche pour vous invi
25. Cette position 3line feed Cette position Le mettre en surbrillance et pressez sur le bouton Effacer pour l enlever Les diff rentes options pouvant tre appliqu es une s quence de caract res sont indiqu es ci dessous et sont accessibles en cliquant dans la colonne CharOption situ e dans la ligne de la s quence pour laquelle vous souhaitez param trer une option Une liste d roulante appara t l cran et vous permet de s lectionner l option requise D but de page Option Description D couper enl vera la s quence s lectionn e et d place n importe quel texte la droite de s quence vers la gauche Masquer remplacera l ordre s lectionn avec les espaces peut tre plac e pour identifier la s quence s lectionn e des caract res comme d but d une nouvelle page C est utile si le r pertoire d importation n a aucun caract re de soulignement identifiable de page et n a pas un nombre de lignes fixe par page 0 Line Feed Une line feed Deux line feeds sont normalement employ s avec des fichiers du format COM et COM2 La s quence s lectionn e n voquera pas de retour la ligne La s quence s lectionn e sera remplac e par un retour la ligne line feed La s quence s lectionn e sera remplac e par deux retours la ligne line feed Trois line feeds La s quence s lectionn e sera remplac e par trois retours
26. Document Management System sur le bouton Activer Le syst me se connectera au serveur de licence de ScanFile SBE et votre logiciel sera activ automatiquement La barre des titres de la fen tre affichera Ce Logiciel comporte une licence Si vous cliquez sur le bouton Activation de l URL server l adresse Internet pour t l charger le fichier de connexion est affich ScanFile SBE activation server Please enter the new server address http wmww spielherg de activation main asp WClsact Activation par t l chargement d un fichier Si votre poste de travail ScanFile SBE n est pas connect Internet vous devez cr er un fichier qui sera envoy au serveur d activation En retour un fichier d activation peut tre t l charg depuis le serveur d activation Lorsque ce fichier est charg sur le poste de travail ScanFile SBE le syst me est activ Si vous n avez aucune connexion Internet du tout envoyez ce fichier votre fournisseur qui vous renverra le fichier d activation e Cliquez sur le bouton avec le symbole de disque clef dans le bas de la fen tre Les informations pour l activation sont plac es dans un fichier Cliquez pour Sauvegarder ce fichier Stockez ce fichier dans n importe quel emplacement Ce fichier a une extension DSR e Ce fichier doit tre utilis pour t l charger l activation de ScanFile SBE depuis le serveur Ouvrez l explorateur Internet et allez la page suivant
27. Journal de saisie Journal pour cette date Cr er un journal d taill Dossiers cr s Pages num ris es Dossiers modifi s Pages modifi es Dossiers trait s Pages trait es Journal de saisie Fermer Information G n rale Page 137 Rare ScanFile User Guide a LL Li e Rapport d exception En s lectionnant l option Cr er un journal d taill les d tails de chacun des fichiers ayant t cr s ou modifi s par l utilisateur s affichent Ce rapport est imprim sur l imprimante par d faut Scanning eport Date 10 03 2002 1 User Number of files created Number of Pages scanned Number of modified files Number of modified pages Total files processed Total pages processed Total files created Total pages scanned Total files modified Total pages modified Rapport d exception Le Plug in Rapport d exception vous permet de rechercher dans un champ de r pertoire s il existe des vides dans la s quence de num rotation S lectionnez Rapport d exception partir du menu Modules pour lancer le programme V rification de s quence num rique Quitter Page 138 e Information G n rale ScanFile User Guide Rare Rapport d exception eet ge Pour s lectionner le r pertoire v rifier pressez le bouton Ouvrir r pertoire puis s lectionnez avec la souris le nom du r pertoire et pressez le bouton OK La fen tre suivan
28. Recto v Densit S R glages par D faut Param trages Etendus Tester Num riseur Annuler v ut Gu Param tre Description Format de Le pilote ScanFile d tectera automatiquement le format de la Page page num ris e si l option Ajuster est s lectionn e Si non la taille maximum de num risation sera utilis e et l image pourra comporter des bordures noires R solution Le DR2050C DR 2080C supporte des r solutions de 100 dpi 600 dpi Les r solutions disponibles d pendront du mode de num risation s lectionn e Noir et Blanc Niveaux de Gris 200 600dbpi e Couleur 24bits 100 400dpi Simple Double face e 600dpi Simple face Page 268 Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 2050C amp DR 2080C ScanFile ment Management System Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 Jpeg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format compresse l
29. Retour Std Blip Yes Yes Yes Yes Retour Neg Blip Yes Yes Yes Yes Retour N P Key on No No No No Retour Stand Slice Yes Yes Yes Yes Retour Count Splice No No No No Retour Set 1 DOC Yes Yes Yes Yes Retour Enable Auto Yes No No No Retour Indexing No No No Retour Send Address No No No No Retour Param trage Scanner e Page 289 ScanFile User Guide scanFile un Canon Canofile 510 510S Input OK Yes Yes Yes Yes Retour 8 X Plus Key Exit Retour SW103 avec un Controller FS III 1 2 3 4 5 6 7 8 xX xX xX e xX xX xX X On D e D X J e e D Off SW103 Sans imprimante FilePrint 300 1 2 3 4 5 6 7 8 e D x D D D D x On xX e e e e e e e Off Mode Description Film adjust vertical SHIFT We or then or Film adjust horizontal SHIFT 4 then Yes or No puis Retour Canon Canofile 510 510S Le Canofile 510 est un syst me d archivage lectronique autonome comportant un scanner double face int gr capacit de traitement de 50 pages la minute Canon a suspendu la fabrication de ce mod le Cependant le CF510 est pourvu d une connexion SCSI qui lui permet d tre raccord un PC et utilis comme scanner Seuls certains mod les de CF510 peuvent tre utilis s comme scanners veillez donc v rifier aupr s de Canon la compatibilit de votre mat riel
30. ScanFile User Guide Enregistrement du Contr le de validit de document Scanne Ajouter Page Pages Pages Pr c dente RI SE See sl Sauvegarde Image Affichage des mots cl s ScanFile Document Management S system Efface les Page suivante Champs Si une liste de mots cl s a t assign e un r pertoire les options sur la fa on dont les mots cl s sont affich s et la pertinence de leur affichage deviennent disponibles Dans le Mode de Recherche par Bo tes du Menu de Configuration dans le menu principal Options les param tres pr f rentiels de la liste de mots cl s peuvent tre d finis Vous pouvez choisir de ne pas afficher la liste de mots cl s en s lectionnant Cacher les Bo tes L option Afficher Bo tes en mode texte permet d afficher les mots cl s sous forme de colonnes si cette option n est pas s lectionn e les mots cl s seront affich s l int rieur de bo tes Lorsque vous effectuez une recherche par mots cl s multiples vous pouvez aussi d cider si les enregistrements affich s ne doivent comporter que les enregistrements contenant le mot cl 1 ET le mot cl 2 ou contenant le mot cl 1 OU le mot cl 2 Pour s lectionner des mots cl s multiples lors de l indexation ou la recherche maintenez la touche CTRL enfonc e en cliquant sur les mots que vous voulez s lectionner Enregistrement du Contr le de validit de document Le Cont
31. ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System IMPORTATION DE FICHIERS iieceecceccecceeececcececeeceenececeeeceeceeneecere 183 INFORMATION D INDEX iii iiiiieiideiceeeercercececeeceenececeeeceeceeneecese 184 INFORMATION SUR LES FICHIERS amp INDEX iii 185 FORMAT DE FICHIER iii decdereneececceeneeceneneceeceeneeceeeeeneecese 186 IMPRESSION EXPORTATION amp EMAIL nnnnnnnssnrssrnarcmmmanuemmneenmnnennnnnes 190 INTRODUCTION ruiuiicseceeccecceeneeceeneceeeeeneceenecereeenueceeneceeeeneeceeneeceee 191 IMppESSION 191 EMAI ee a EE 192 ENpOpRTATION 192 CODE a a 194 INTRODUCTION ruiuiecseceeececceeceeceeneceeeeenececeneceeeeeceeceeneceeeeeceeceeneeceee 195 FORMATS DE FICHIERS PRIS EN CHADGE 195 GABARIT D IMPORTATION suiiieieiceceeceecereececeeceneneececeneneeceeneceenececeeceecesee 196 Cr ation Re TEE 196 Type de fichier de SOS nn en sn rc er ce 197 OS a EE 198 BEE ee ee 201 IMPORTATIONS DE DONNEES DE SPOOL ieieeecreccecececerenececeeeceeceeneecere 202 VISUALISATION DE DONNEES COLD iii dei eeeecerceeceecesee 203 PARAMETRES DE LA PAGE uiieieieeccerceeceececenececceeneeceeneceeceeneeceeeeeneecese 203 MASQUE iii iii ideccereneecereeeeneceenececceeneeceeneneeceeneeceeeeneecese 204 FICHIERS IMPORTES iieeccececcereeceneececenececceeceececeneceeceeneeceeeeneeceee 205 LURADOCUMEN nasnannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnn 206 INTRODUCTION
32. Un message vous demande alors de nommer ce gabarit Le nom choisi doit tre associ au format des donn es import es Saisissez le nom et pressez le bouton OK Puis l on vous demandera de choisir le fichier de spool utiliser pour g n rer le gabarit Par d faut les fichiers ayant pour extensions IST DAT et ASC sont list s si le fichier concern poss de une extension diff rente choisissez Page 196 e COLD ScanFile User Guide canFile Gabarit d importation Document Management System l option Tous les Fichiers partir de la liste d roulante dans la fen tre d exploration Windows S lectionnez le fichier de spool que vous souhaitez utiliser dans cette liste puis cliquez sur le bouton OK Une fois le fichier de spool s lectionn les donn es sont affich es dans la fen tre D finir Gabarit situ e dans ScanFile Cette fen tre se trouve l endroit o tous les param tres associ s au gabarit peuvent tre configur s E D finir gabarits Fichier Modifier Afficher SPIELBERG GRUPPE 03 9571 01 10 85 5 0 0 30 15 07 63 5 3 13 007 7566 06706507000005 DAISY DUCK 000650 SPARKASSE ENTENHAU HAUPTSTR 7 000650 0543274381 45673280 12345 ENTENHAUSEN H140 TG KOSTST GESAMTGEHALT 280 3 28000 KONTOFUEHRGGEE 5 5649 250 AG ANTEIL VERM BILDU660 5200 Si aucun caract re de fin de page n est int gr dans le fichier de spool Hex Oc un message r p tant cette affirmation s affiche Dans
33. bouton droit de la souris cliquez sur D marrer pour d marrer le service Compte Utilisateur Remote Service utilise le compte system local pour acc der ses ressources Les droits d acc s du compte system local sont limit s Vous devez assigner un compte utilisateur qui poss de les droits d acc s n cessaires Page 300 e Remote Services ScanFile User Guide Outil Remote Services Configuration ScanFile Document Management S system Nous recommandons de cr er un nouveau compte utilisateur pour Remote Service Si Remote Service doit acc der des ressources r seau il doit tre membre du domaine et avoir un compte sur le domaine Dans le cas ou vous travaillez avec le compte ScanFile veuillez vous assurez que ScanFile et Remote Service travaillent avec le m me compte utilisateur Permissions L utilisateur que vous cr doit avoir des droits de Connexion Locale et avoir les permissions de modifier les donn es dans les emplacements suivants e R pertoire du programme ScanFile e R pertoires lecteurs des r pertoires ScanFile e R pertoires lecteurs des librairies ScanFile Outil Remote Services Configuration L outil Remote Services Configuration est utilis pour configurer et planifier les modules pour d marrer a des horaires et dates configur s suivant leur t che individuelle Le programme est ex cuter comme une application s par e du corps principal de ScanFile mais requiert t
34. dans le champ de code barres de fa on identifier le document qui devra tre index ult rieurement Activer l option Auto indexer les codes illisibles par X Si cette option n est pas s lectionn e et que ScanFile s av rait incapable de lire un code barres la num risation serait suspendue et un message vous demanderait de saisir les informations d indexation dans le champ de code barres Vous avez galement la possibilit de lire les codes barres d un document apr s qu il ait t scann en proc dant l affichage de la page puis en pressant sur la touche de fonction F12 ou en s lectionnant Modifier gt Lecture du code Barres Lecture par zone de codes barres Cette m thode de lecture des codes barres vous permet de sp cifier dans quel champ la valeur du code barres va tre ins r Jusqu Dix zones peuvent tre d finies et mises en liaison avec les champs contenus dans le r pertoire La lecture par zone de codes barres peut galement tre combin e la lecture par zone OCR ce qui permet de lire simultan ment les codes barres et le texte des pages num ris es Notez que l option OCR de ScanFile est n cessaire pour ce dispositif D finition des Zones Pour d finir des zones de lecture allez dans le menu OCR et s lectionnez la commande R glage des zones L cran ci dessous s affiche ainsi que la fen tre d affichage de l image obtenue par OCR cette fen t
35. e comme s il en faisait partie l origine cochez la case cocher Imbriquer dans image L D ai Imprinter Activate First counter Print Embed to image Start value Increment Text Scan 01 0001 YMD TIME Reset if Horizontal offset mm 140 Never Vertical offset mm Increment if TC New fil t Pages Every ew file or separator Second counter Orientation None Right to left Use small fonts Start value Increment Style of embedment Reset if Black on white Never White on black Increment if Black on image New file or separator Le texte qui doit tre imprim peut tre pr d fini dans le champ Texte Si l un ou l autre des compteurs doit tre utilis ce dernier doit tre sp cifi entre crochets Si les deux compteurs doivent tre utilis s simultan ment les valeurs doivent tre s par es par un point d cimal pas une virgule L option D calage horizontal ne s applique que si le texte doit tre imbriqu dans l image scann e Vous pouvez sp cifier ce d calage en millim tres partir du bord gauche de la page Lorsque vous imprimez du texte le d calage horizontal est appliqu manuellement Veuillez vous reporter au manuel d utilisation du scanner pour plus d informations sur la fa on d effectuer cette op ration L option D calage vertical sp cifie la distance en millim tres qui s pare le bord sup rieur de la feui
36. enregistr sont garanties par Spielberg resp les soci t li es Spielberg pour une p riode de quatre vingt dix 90 jours compter de la date de l achat prouv par votre re u ou une autre pi ce justificative RECOURS DU CLIENT La seule responsabilit de Spielberg et votre recours exclusif sera le remplacement du disque compact et ou la disquette qui n est pas conforme la RESPONSABILITE LIMIT E et qui sera retourn Spielberg resp la soci t de distribution de Spielberg Spielberg Soloutions Ltd avec une copie de votre re u ou d une autre pi ce justificative Cette RESPONSABILITE LIMIT E est nulle si le d faut du disque compact de la disquette ou de la disquette Token est caus par un accident un traitement abusif ou une mauvaise application du logiciel PAS DE RESPONSABILITE POUR DES DOMMAGES INDIRECTS Spielberg les soci t s li es Spielberg leurs distributeurs ou marchands sont sous aucune condition contraints payer des dommages int r ts y inclus sans limitation des indemnit s directes et indirectes pour des dommages corporels des dommages entrain s par la perte de b n fices l interruption des affaires la perte d information commerciale ou toute autre perte p cuniaire r sultant du logiciel son utilisation ou l impossibilit d utiliser le logiciel m me si Spielberg les soci t s li es Spielberg les distributeurs et marchands avaient t inform s sur une telle r para
37. jour tous les min R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile pour importer les documents depuis un lecteur de recherche cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Lecteurs de recherche Les Lecteurs de recherche indiquent sur quel lecteur et sur quel r pertoire les documents vont tre enregistr s ou copi s Ceci peut tre un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de recherche Lecteurs de Sauvegarde Quand le planning importe un fichier du r pertoire de Recherche au dossier de Scan
38. m me au travers de l effacement des enregistrements en s lectionnant l option Pr server les d fauts de connexion L appui sur le bouton Avanc ouvrira un cran de configuration dans lequel vous pourrez indiquer l emplacement des r pertoires ScanFile et configurer les r glages du courrier SMTP RemoteStation Server a besoin de savoir l emplacement des r pertoires ScanFile pour les rendre accessible aux Clients RemoteStation Les entr es peuvent se r f rer aux chemins des lecteurs locaux ou des chemins UNC L appui sur le bouton Ajouter permettra de rentrer le chemin appropri Veuillez noter que le compte d utilisateur r seau utilis par le service RemoteStation d faut Compte system local doit avoir les permissions aux lecteurs et ou aux emplacements UNC L emplacement du r pertoire du programme ScanFile est affich dans le champ Chemin Scanfile et peut tre modifi si n cessaire Les r glages SMTP du serveur de courrier peuvent tre rentr s pour permettre aux utilisateurs Clients RemoteStation d exp dier des emails aux utilisateurs non ScanFile Vous devrez entrer le nom de DOMAINE le nom de HOTE et le PORT d faut 25 Page 360 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide CanFile Configuration Serveur E aset Stan Liste des serveurs Les serveurs RemoteStation peuvent tre li s un autre permettant aux utilisateurs de stocker et de retrouver des documents depuis plusieurs magasins de stock
39. prn Ouvrez D marrer gt Tous les programmes gt Accessoires gt Invite de Commande et portez vous dans le dossier ou le fichier de spool est sauvegard La commande suivante envoie un travail d impression via LPD VNP Jor S UP address of the server P queue name J job name filename Exemple pr S 127 0 0 1 P VNP_001 J Job001 testspool prn Configuration Portprinting Le Portprinting rend VNP accessible aux syst mes qui ne supporte ni le partage d imprimante de Windows ni LPD Dans ce cas les fichiers peuvent tre envoy s via TCP IP en protocole Raw Le Portprinting peut tre fond et activ avec l Outil de Configuration Lancer l outil D marrer Program Files ScanFile VNP et choisissez l onglet Commun Par d faut le Portprinting est activ et travaille sur les Ports 9100 9108 Veuillez vous assurer que les ports utilis s sont ouverts Il est n cessaire d ouvrir les ports apr s l installation d un Service Pack par exemple le Service pack 2 pour XP car les ports sont bloqu s par le coupe feu firewall Windows int gr Pour configurer le dossier Portprinting choisissez l onglet Interface et s lectionnez le Port utilis dans la liste Les r glages peuvent alors tre modifi s La configuration est identique l installation des Ports VNP utilis s par les imprimantes virtuelles Reportez vous Configuration des Ports VNP pour plus d information ScanFile VNP e Page 331
40. res soient reconnus alors d s lectionnez cette option COLD Page 203 canFile ScanFile User Guide E Managers Sjston Masque Masque Lorsque des donn es de spool telles que des factures par exemple sont imprim es elles sont d ordinaire imprim es sur des formulaires pr pr par s comportant des intitul s de colonnes et des identifiant de donn es Sans ces formulaires il serait tr s difficile de lire ces donn es et facile de s garer dans leur analyse Pour ce type de donn es de spool le module COLD de ScanFile permet de modeler une image scann e pour lui donner l allure du formulaire sp cifi pour une grille de donn es De cette fa on lorsque les donn es import es s affichent elles sont affich es en surimpression sur l image de ce formulaire Deux masques distincts peuvent tre sp cifi s l un pour la premi re page d un enregistrement et l autre pour n importe quelle page suivante appartenant l enregistrement Si le m me formulaire est utilis pour toutes les pages de l enregistrement le champ Pages suivantes peut tre laiss vierge Lorsque vous utilisez des masques il est absolument indispensable que le texte soit align dans la bonne position par rapport au formulaire de recouvrement C est pourquoi il est important qu un formulaire original soit num ris pour tre ensuite utilis la r alisation de masque et que l chelle de ce formulaire ne soit en aucun cas modifi e Le formul
41. s le fichier compress est lu sur le disque et ensuite d compress dans la m moire du poste de travail Pour un document A4 noir amp blanc scann 300dbpi la taille non compress sera d environ 1 M gaoctet Pour un document A3 en couleur 24 bits scann 400dbpi la taille non compress sera presque de 100 M gaoctets Les documents de format lectroniques tels que Word ou Excel sont affich s avec un Visualiseur multifonction dans ScanFile SBE et la m moire requise d pend du type de fichier et de sa taille Les caract ristiques pour un poste de travail de scan seront peu pr s similaires celles requises pour voir les documents scann s La mani re dont le scanner travaille doit tre prise en compte tout comme la fa on dont les images sont affich es sur la station de travail Par exemple Le Canon DR 3020 scanne des documents A4 noir amp blanc une r solution maximum de 300dpi Le DR 3020 poss de une compression d image mat rielle Et enverra donc typiquement environ 35 50k d information au poste de travail pour chaque page num ris e The DR 5080c toutefois peut scanner des documents en couleur 24bit pour un maximum en A3 400dpi Comme le DR 5080c ne poss de pas de compression mat rielle ceci peut signifier que jusqu 98Mo d informations peuvent tre envoy s du scanner la station de travail pour chaque page Couleur A3 num ris e Celles ci doivent alors tre compress s et sauvegard es su
42. tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de recherche Remote Services e Page 309 canFile ScanFile User Guide Document Management System Service Importation d Index Champs La fonction Import index est utilis e pour remplir les enregistrements d indexation contenus dans les divers documents des r pertoire existants avec des informations compl mentaires A titre d exemple certains documents comportant des codes barres repr sentant un Num ro de Projet peuvent avoir t scann s Il est possible qu un fichier externe MS Access ou de format ASCII poss de d j ce num ro y compris le Nom du Document le Num ro du Document etc Le Num ro de Projet peut tre param tr pour devenir le champ Connexion et les informations d indexation suppl mentaires sont alors import es vers les enregistrements correspondants 12345678 Project Phase 1 876541321 3268 012345679 Part 1 Phase 97654321 12045 12315680 Feasability 08654321 3000 12345681 Planning 18654321 6000 12315682 Plan Approval 28654321 2500 12345683 Resources 38654321 55678 12345684 Infrastructure 48654321 17222 12345685 Procurement 58654321 96376 12345686 Installation 68654321 8787 12345687 Sign Off 78654321 4521 titre d exemple le fichier texte fourni ci
43. un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Page 234 e Param trage Scanner ScanFile User Guide canFile Canon DR 6080 7580 amp 9080c Stret Managerment System Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Auto Ensuite
44. vous pouvez choisir la Librairie ScanFile que vous voulez ouvrir en mettant en vidence le nom de celle ci dans la liste qui affiche uniquement les librairies auxquelles l utilisateur connect ScanFile a acc s Page 344 ScanFile WebServer ScanFile User Guide fg Drairi canFile Page Ouverture de Librairie ee ge ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer DER Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Ax Qa Wl A aan fern O A D L Adresse http localhost sws Open asp vi Wechseln zu Links Prag Webserver kp CRC e Open library DEMO Settings Logout Kl Lokales Intranet Vous pouvez aussi placer vos pr f rences utilisateur en cliquant sur le bouton Param trage qui affichera alors la page Param tres Param tres L cran ci dessous affiche la page de param tres avec les options pour un utilisateur standard ScanFile WebServer e Page 345 canFile ScanFile User Guide Document Management System Page Ouverture de Librairie ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Q rik z gt EN ei Sa P Suchen Se Favoriten 2 Ka Adresse http localhost sws setup asp v E Wechsenzu Links su D Webserver Kn 0 0e Version 8 0 0000 JPEG Quality B i 1 100 Language Sprache Langage English v Download Password TTT Confirmation CET LuraDocument Online C
45. 142 e Code Barres ScanFile User Guide fg Sie ott canFile Lecture pendant la num risation E aset Stan Le module de lecture de code barres peut galement reconna tre un total de v rification de code barres qui sert v rifier la validit du code barres Le nombre du total de v rification N EST PAS ajout au champ d indexation L option Am liorer code barres offre la possibilit d am liorer la fiabilit de la lecture des codes barres lorsque ces derniers figurent sur des documents d impression m diocre tels que les documents imprim s avec des imprimantes matricielles aiguilles L option Rotation du code barres de 90 permet de lire les codes barres qui sont imprim s en bas de page plut t qu en travers Lecture pendant la num risation Il existe deux mani res diff rentes de lire des documents codes barres tout en effectuant leur num risation La Num risation de Page Unique permet de cr er un nouvel enregistrement d indexation pour chaque page scann e Le contenu du code barres inscrit sur chaque page est ins r dans les champs de code barres appliqu s au r pertoire En utilisant la Num risation par lot il est possible d utiliser les codes barres comme s parateurs de fichiers Lorsqu un code barres est d tect sur une page en cours de num risation un nouvel enregistrement d indexation est cr Si aucun autre code barres n est d tect sur la page
46. 143 Lecture des codes Darfes ssssscssrssssarsnenas nsnansssnsneren nssarsn basensrsre ss 144 LECTURE PAR ZONE DE CODES A BARRES useieeeceeeccceencceeenecenneeeneneees 145 EE eee 145 LECTURE DES CODES A BARRES uisiesieseeccceecceeencecenneceeneeeenneeeenneeeneneees 148 Lecture de Documents et Pages s lectionn s 000000000000000000000000000aao 148 OCR amp RECONNAISSANCE DE FORMES aa saassnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 150 INTRODUCTION EE 151 RECONNAISSANCE PLEIN TESTEN 151 Lecture de Documents ou de Pages s lectionn s 152 Edition de la liste Ee 153 Bienvenue dans ScanFile e Page 5 ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Docu ment Management System RECONNAISSANCE DE ZONE 154 le DOME 2 ani malin ni haie 154 Lire toutes les pages ou les nouvelles pages 157 Lecture de Documents ou de Pages s lectionn s E 157 RECONNAISSANCE DE FORMES us es senseeenceeenceeeeneeeeeneeenensees 158 Config ration d une e 158 Champs anderen ereen a e E is 158 Identifiant de ENEE eege 159 ee 159 GASES A COCHER e teens 159 PROPRIE nd a a ne te at re te due 161 BASE DE DONNEES FORMES ue ensseeeceenuce een eeenneeeenneeennneeeeeseees 161 FEUILLES DE SEPARATION DE LOT mmnnnsnssnarccmnanuemnneennnenmnnennnne 162 RO DONS a a a ee aa eue tt 163 CONFIGURATION DES FEUILLES DE SEPARATION DE LOT suisses 163 EE 164 ele 164 UTILISATION DES FEUILLES DE SEPAR
47. 300x300dpi e 400x400dpi Options de visualisation Ces options affectent la fa on dont les images sont enregistr es et affich es Les documents standards sont habituellement scann s en utilisant le Mode Texte La num risation en Mode Photo am liore la qualit du document en cours de num risation et permet des num risations d images de meilleure qualit Veuillez noter que l option Mode Photo cr e des fichiers scann s plus volumineux Param trage Scanner e Page 287 ScanFile User Guide Canon MS400 amp 500 ScanFile Document Management System Par d faut les documents sont affich s en caract res texte noirs sur fond blanc L option Inverser vous permet d inverser ces param tres de fa on que les caract res texte du document s affichent en blanc sur fond noir Les documents scann s peuvent subir des rotations de 90 dans le sens des aiguilles d une montre en s lectionnant l option Rotation 90 de fa on ce que les documents s affichent en orientation correcte Type de film Utilisez cette option pour param trer le type de film charger dans le scanner microfilm L option Auto permet de d tecter automatiquement le type de film charg Mode d alimentation Cette option vous permet de param trer le type de syst me d entra nement que vous allez utiliser sur le scanner microfilm Le syst me utilis peut tre soit un Chariot FS IIl Canon soit un Chariot automatique mi
48. Ce format compresse les donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document Il s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param
49. Connector for ShareScan ScanFile User Guide CanFile Utilisation de Connector Dcinent Management System Activer Scan to ScanFile L option ScanFile Connector peut tre activ e ou d sactiv e Si Connector est activ le bouton Send to ScanFile sera disponible sur la ScanStation Si d sactiv le bouton ne sera pas affich ShareScan from eCopy Place document on feeder or flatbed and choose function eCopyFax TM Scan to Desktop Scan to ScanFile JE s ET Utilisation de Connector Sur l cran principal de la ScanStation s lectionnez le bouton Scan to ScanFile apr s avoir plac le document dans le bac d alimentation du num riseur ShareScan from eCopy Place document on feeder or flatbed and choose function eCopyFax TM Scan to Desktop Scan to ScanFile EE Pr visualisation Une fois que le document a t num ris l cran de pr visualisation s affiche ce qui vous permet de revoir les pages num ris es de num riser d autres pages scan more d effacer Delete le document ou de s lectionner Send to ScanFile ScanFile Connector for ShareScan e Page 377 Canbile Document Management System Send to ScanFile H Scan More E Page 1 of gt Delete Cancel setings Connexion ScanFile User Guide Utilisation de Connector Si la connexion automatique est d sactiv e chaque utilisateur se connectera en en
50. Externe 21 Export EE ege EE 21 Mot cl ee E 21 Ouverture Automatique ss 22 Copie de l information d Index 22 Assistance la SANSIB mas E T E 22 Support EE E 22 OO a ae D as a 22 CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DU SYSTEME 23 SYSTEMES D EXPLOITATION uuuiiiiseesssseceucceeeeeunceeceenneeeecenneeeeeenneeeeeeeneees 24 EXIGENCES SCANFIL SBE EE 24 Eeer DUF nn 24 A a a tt Se 25 SYSTEME RECOMMANDE neurone unaaree aduahadusnebedasceha aucentaute 26 INSTALLER SCANFILE SBE eege ege 27 Bienvenue dans ScanFile e Page 1 ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Docu ment Management System REESEN 28 INSTALLATION AUTONOME 44 it titane ali fanolettanedaiiita l dd lait ts 28 D CO DRE a E a aa a E a a e 28 Sauvegarde jesse ee 28 eege 29 EE 29 GI EE 30 Typ CO NS NOTE inania nena iaaa anena S a aa ti 30 Install LOCATION nn ends den ea en a a ee a EEEa 30 Emplacement sauvegarde 30 EE 30 Liste personnelle ee 30 EE 30 Zeg Vd wel WEE EN INTRODUCTION EE 32 Activation directe via Intemnet sesoaunnnensnnnnnnnnrnnenrnrnrnnrrrrrenrrrrrnnrrrrennnne 32 Activation par t l chargement d un fichier 33 PREMIERS PAS eene 35 INTRODUCTION ct ca ha tatin dde 36 LANCER SCANFILE 2 india doteib dsletes cine ins ea it iei ne dnis tete tons rete eus 36 ECRAN PRINCIPAL DE SCANFIL ssssnsrencaanenenconementantnedssntenesenantaseentats 37 LE
51. Forms pour chaque page Ce n est pas un probl me si vous avez seulement un type de document par dossier Mais si vous sauvegardez diff rents types de documents vous avez besoin d un jeu diff rent de zones par document Cela peut tre r alis en utilisant l option ScanFile Reconnaissance de forme La reconnaissance de Formes vous permet de sp cifier des identificateurs pour un document donnant ScanFile l occasion d identifier un document et d appliquer les zones appartenant un type de document pr cis Les identificateurs sur une forme peuvent tre des graphiques ou des images comme un logo de soci t par exemple ou un texte d identificateur unique Configuration d une Forme La premi re partie du processus de reconnaissance de formes consiste configurer les zones sur les diff rentes formes qui doivent tre identifi es et index es Pour le faire vous devez d abord scanner quelques bons exemples des formes dans un r pertoire ScanFile Puis commencer la configuration des zones en choisissant R glage des Zones depuis le menu OCR sur l cran principal de ScanFile l cran de configuration que vous connaissez d j pour l avoir utiliser pour le r glage des zones d OCR sera affich Pour cr er une forme vous devez d abord cliquez avec le bouton droit de la souris sur All unknown Forms et s lectionner Ajouter une forme Donner un nom la nouvelle forme ce appara tra dans l arborescence d OCR droite de la f
52. Images group es PDF Dans ce mode les pages en TIFF JPEG et au format COLD seront converties dans un fichier PDF contenant ces pages comme images graphiques Les documents lectroniques sont joints dans leur format original Param tres G n raux e Page 113 Scan File ment Management System ScanFile User Guide Autres R glages Autres R glages Option Description Memo Voir Cache Entre automatiquement une courte entr e dans le memo d un document notant qui et quand l affichage d un document a t verrouill ou d verrouill Utilise les r glages g n raux du scanner Activ tous les r glages utilisateurs relatif au scanner sont ignor es et les r glages scanner de l utilisateur ADMIN seront appliqu s pour chaque dossier et utilisateur Afficher les icones inactifs Avec cette option vous pouvez choisir si les boutons des barres d outils sont affich s ou non selon qu ils s appliquent la fonction ex cut e Si cette option n est pas choisie les boutons de barre d outils seront gris s si non applicable Affiche le menu additionnel La barre d outils s affichera en haut de la fen tre principale de ScanFile quand l option est choisie Cacher boites outils Ce sont les descriptions courtes des fonctions des boutons de la barre d outils Ils seront affich s si le curseur de souris est laiss sur un icone de la barre d outil
53. Lecteurs de Librairies dans l cran param tres Les lecteurs de r f rence doivent correspondre aux lecteurs que WebServer peut g rer Si les Librairies sont stock es sur un serveur s par et aucun mappage de lecteur n existe la Convention de Nom Universelle UNC peut tre utilis e Le format est lt nom de serveur gt lt nom de partage gt La page utilis e pour configurer les lecteurs de Librairies inclus aussi d autres param tres qui sont d crits ci dessous Page 340 e ScanFile WebServer ScanFile User Guide Image Cache ScanFile Document Management S ystem Option Qualit JPEG Description C est un r glage sp cifique l utilisateur qui d termine la qualit des images JPEG que WebServer affichera Plus bas est le r glage plus faible est la qualit de l image affich e Cela peut tre utile pour l observation du gros fichier JPEG sur une liaison modem lente Langage Il s agit d un autre r glage utilisateur sp cifique qui permet de choisir la langue dans laquelle le texte de page sera affich Les langues disponibles sont l anglais l allemand le fran ais et le japonais Notez que vous devrez avoir une version japonaise de Windows pour voir le texte japonais correctement LuraDocument Les r glages LuraDocument vous permettent de sp cifier comment les documents sauvegard s dans le format de LuraDocument sont affich s et t l charg s Pour afficher les d
54. Lire toutes les pages vous lancez le processus de reconnaissance dans l ensemble des fichiers contenus dans le r pertoire L option Lire nouvelles Pages permet de lancer le processus de reconnaissance sur tous les fichiers qui ont t ajout s depuis la derni re op ration de reconnaissance effectu e Le r pertoire dans lequel vous voulez effectuer la reconnaissance doit tre ouvert Lecture de Documents et Pages s lectionn s Le processus d crit ci dessus lira tous les documents dans un r pertoire ou les documents ajout s au r pertoire depuis la derni re reconnaissance de zone effectu e Alternativement vous pouvez lire de simples documents ou les choisir dans un r pertoire Pour le faire utilisez l option de menu OCR qui s affiche en cliquant avec le bouton droit dans la Liste de recherche ou la fen tre d affichage d Image Page 148 e Code Barres ScanFile User Guide Rare Lecture des Codes barres Scan DE ges Code Barres e Page 149 Manuel de l utilisateur OCR amp Reconnaissance de Formes OCR amp Reconnaissance de Formes OCR A Reconnaissance de Formes e Page 150 ScanFile User Guide Introduction ScanFile ment Management System Introduction L indexation OCR Reconnaissance Optique de Caract res est une option de ScanFile Elle se compose de deux m thodes distinctes OCR Plein texte et Reconnaissance de Zones La reconnaissance en texte int gr
55. Microsoft Windows 2000 ou 2003 Server avec le protocole de TCP IP charg Veuillez vous assurez que les derniers Service Packs pour le syst me d exploitation ont t appliqu s RemoteStation Server exigera l acc s au r pertoire du programme ScanFile et l emplacement de vos r pertoires ScanFile Clients La sp cification des postes de travail Client de RemoteStation est tr s importante et doit tre configur correctement pour ne pas affecter les performances de r cup ration et la num risation La sp cification d pend du syst me d exploitation sur lequel vous tournez des autres applications que vous pouvez lancer du scanner que vous connectez au poste de travail et du type de num risation que vous ex cutez Une grande Partie de ces sp cifications s applique galement aux postes de travail qui sont employ s uniquement pour des buts de r cup ration de documents Si la num risation couleur et l affichage sont une exigence vous devez aussi assurer que l adaptateur graphique et le moniteur sont appropri s pour l affichage des documents et que le poste de travail poss de la m moire RAM suffisante pour permettre le traitement des donn es Page 356 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Avant d installer ScanFile Document Management System Si la RAM est insuffisante sur le poste de travail le syst me d exploitation emploiera le disque dur comme m moire virtuelle Cela affectera dramatiquem
56. Mile Affiche tous les enregistrements de type Meule Moule Minimale Mule Module etc Toutes les valeurs num riques recherch es doivent contenir un joker pour renvoyer les r sultats exig s L utilisation de jokers combin s d autres champs de mots cl s permet de r duire au minimum la Liste de S lections et de cibler les enregistrements d sir s aussi pr cis ment que possible Plusieurs crit res de recherche peuvent tre combin s pour restreindre le r sultat de la recherche Les saisies de recherche sont logiques ET combin es l exception des mot cl qui peut tre param tr pour permettre une recherche ET ou une recherche OU Une fois la recherche ex cut e une Liste de S lections des r sultats sera affich e Les deux fen tres Liste de S lections et Affiche limage peuvent tre class s comme vous le souhaitez La dimension de l cran du PC affectera visiblement l affichage de ces fen tres Les champs de la bo te d outils de r pertoire afficheront l information d indexation et les mots cl s assign s pour l enregistrement s lectionn de la Liste de s lections L information montr e dans la bo te d outils du r pertoire changera suivant l enregistrement s lectionn Recherche tendue L option Recherche tendue permet l utilisateur de retrouver des documents partir des informations figurant ci dessus tout en autorisant un affichage plus convivi
57. Option Description OCR Un OCR Plein texte ou de zone peut tre effectu sur les pages s lectionn es Un OCR Plein texte peut galement tre copi vers le presse papiers D placer Marquer les pages s lectionn es pour les d placer vers autre enregistrement dans le r pertoire Copier Copie les pages s lectionn es pour les coller dans un autre enregistrement dans le r pertoire Page 96 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide CanFile Vue Globale Document Management System Envoyer Des pages s lectionn es peuvent tre envoy es vers un autre r pertoire vers un utilisateur export es ou envoy es par Email D placer vers D place le document s lectionn dans le r pertoire choisi S lection S lectionne tous ou aucune page ou inverse le choix courant Fermer Fermer le menu d option Recherche et Visualisation de documents e Page 97 Rare ScanFile User Guide SAS UE Vue Globale Page 98 e Recherche et Visualisation de documents Manuel de l utilisateur Importation de Document Electronique Importation de Document Electronique Importation de Document Electronique e Page 99 ScanFile User Guide Introduction ScanFile Document Management System Introduction Il existe plusieurs m thodes permettant d importer et d envoyer des documents vers des r pertoires ScanFile Les documents
58. Page 140 e Information G n rale Manuel de l utilisateur Code Barres ScanFile un Code Barres Code Barres e Page 141 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Introduction Introduction Lorsque certains documents contiennent des codes barres il est possible d ins rer la valeur du code barres dans les diff rents champs d indexation du r pertoire soit au cours de la num risation du document ou encore lors de la lecture zonale de code barres effectu e pendant le traitement group des documents apr s num risation La fonction code barres est une option ScanFile qui doit tre achet e aupr s de votre revendeur pour permettre cette op ration ScanFile peut lire jusqu 10 codes barres simultan ment quel que soit le mode de lecture Formats de codes Barres Cinq formats de code barres sont support s par ScanFile Code 39 Code 39 tendu 2 de 5 entrelac Codabar Code 128 Le type de code barres peut tre s lectionn partir de la commande S lectionner le code barres du menu Options Vous pouvez de plus s lectionnez des param tres qui influencent la fa on dont ScanFile lit les codes barres Code barres Code 128 Code barres 39 3 de 9 2 de 5 intercal s Code 39 tendu V rifier chiffre preuve O Am liorer code barre F A Rotation du code barre 90 Sauvegarder Annuler Page
59. Param tres de Page Ces scanners peuvent num riser des documents simple face ou double face Et les diff rents param tres peuvent tre appliqu s pour chaque face d un document double face La premi re option d finir est la s lection de num risation simple face ou double face Cela se fait en s lectionnant num risation en Recto Verso ou Recto Verso dans l cran ci dessus L option Ajuster l image en largeur r gle le scanner pour que la taille de chaque page scann e soit d tect e automatiquement et ajustera la taille de la page la taille r elle du document Lorsque cette option est s lectionn e l option Format de page est d sactiv e Lors de num risation de documents double face des r glages diff rents peuvent tre appliqu pour chaque face du document Pour utiliser le m me r glage pour les deux faces du document cliquez sur l option M me param trage pour le verso Pour utiliser des r glages diff rents pour chaque face d cochez l option M me param trage pour le verso puis choisissez dans la liste d roulante la face que vous souhaitez s lectionn e pour r gler les pr f rences de num risation Pour chaque face ou pour les deux faces d un document les options suivantes peuvent tre appliqu es Param trage Scanner e Page 231 Scan File Document Management System ScanFile User Guide Canon DR 6080 7580 amp 9080c Param tre Description Taille de P
60. R pertoire L option R pertoire vous permet de num riser des documents dans les r pertoires de ScanFile sur lesquels l utilisateur actuel des permissions S il y a plus d un serveur RemoteStation enregistr alors vous devrez choisir le serveur stockant le r pertoire dans lequel vous souhaitez num riser si l utilisateur n a seulement acc s qu un r pertoire sur le serveur la liste des r pertoires ne sera pas affich e Champs des R pertoires Une fois que le r pertoire a t s lectionn cliquez sur le bouton e suivant pour afficher les champs du r pertoire si l utilisateur a seulement acc s un r pertoire les champs seront affich s automatiquement sans avoir choisir le r pertoire Depuis cet cran vous pouvez entrer l information d index li e au document que vous souhaitez num riser Vous pouvez galement choisir la date et l heure laquelle l envoi du document vers le serveur RemoteStation sera programm Ceci peut tre effectu en bas de l cran Une fois ceci effectu appuyez sur le bouton de num risation appropri pour ouvrir l cran de num risation Vous pouvez choisir de num riser les documents en simple ou multipages Le choix de l option page simple cr era un enregistrement pour chaque page num ris e Le choix de l option multi pages cr era un enregistrement dans un dossier unique pour toutes les pages num rises Utilisateur Cette option vous permet d envo
61. S Premier plan Segmentation assez ve Fond Sg Imagette Masque Auto adapt e D Divers DS i D 50 OK Annuler Page 208 e LuraDocument ScanFile User Guide Param tres LuraDocument ScanFile Document Management System Param tres pr d finis Trois types diff rents de param tres de r glage pr d finis peuvent tre utilis s au traitement des divers documents scanner De plus ces diff rents formats peuvent tre optimis s pour permettre une r cup ration ais e via Internet en utilisant le serveur Web ScanFile Webserver Param tre Description La compression est param tr e pour offrir des r glages optimums lors du traitement d images ne comportant que des illustrations E a La compression est optimis e pour toutes les images ABC comportant la fois du texte et des illustrations La compression est param tr e pour des images ne comportant que du texte Il existe galement 5 niveaux de qualit diff rents correspondant aux niveaux de compression des images de premier plan et d arri re plan mais n affecteront pas la compression du texte L option Optimiser pour Internet modifie le mode de stockage pour passer au mode incorpor L image peut alors tre affich e progressivement La qualit s am liore de fa on continue au fur et mesure du chargement via les lignes t l phoniques S il se produit une interruption de la
62. ScanFile User Guide Configuration Client ScanFile ment Management System l installation de RemoteStation Une fois le lecteur et le r pertoire s lectionn s appuyez sur le bouton Suivant Sauvegarde Le programme d installation vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les fichiers qui seront remplac s pendant l installation Cela peut concerner des versions de composant de RemoteStation plus anciens dans le cas d une installation par dessus une installation existante ainsi que les composants communs de Windows contenus dans les r pertoires Windows or Windows System Si vous choisissez de sauvegarder ces composants l emplacement x Chemin d installation Backup par d faut vous sera propos dans lequel x Chemin d installation est l emplacement d installation pr c demment s lectionn Veuillez noter que l installation remplacera uniquement les versions les plus anciennes des composants communs de Windows RemoteStation Client est d sormais pr t tre install Une fois termin l application doit tre configur e A la fin de l installation il vous sera demand de red marrer le poste de travail Configuration Client En s lectionnant l ic ne cr dans le groupe programme ScanFile vous d marrez le client RemoteStation Lorsque le Client est lanc pour la premi re fois un mot de passe pour l acc s aux options de configuration vous sera demand Une fois le mot de passe entr l cran
63. Un d lai utilisateur a t ajout ScanFile Une licence utilisateur peut tre lib r e apr s une p riode d finie pour viter de bloquer les licences par un utilisateur qui ne travaille plus avec ScanFile depuis une longue p riode tout en restant connect Propri t de champ Liste Externe Nouvelle propri t des r pertoires Lise externe d index Cette propri t permet d assigner des champs d index depuis un fichier d index externe vers les champs du r pertoire de ScanFile Lors de la saisie d un index la liste s affichera pour une s lection rapide et si possible l entr e du champ d index sera compl t e avec l index suivant correspondant de la liste externe Export des mots cl s Les mots cl s peuvent maintenant tre export s comme champ d index additionnel Si un document a plusieurs mots cl s d assign s il sera export autant de fois qu il y a de mots cl s assign s chaque fois avec un mot cl diff rent Mot cl Obligatoire Dans le param trage tendu des r pertoires la s lection de Mot cl Obligatoire force l utilisateur s lectionner un mot cl avant la sauvegarder de l index Bienvenue dans ScanFile e Page 21 ScanFile User Guide Nouveau dans la Version 8 ScanFile Document Management System Ouverture Automatique L ouverture automatique de ScanFile permet l utilisateur de e S lectionner un r pertoire ou une librairie qui sera ouvert automatiquem
64. WebPanel Save OK Cancel Le WebPanel peut tre utilis exceptionnellement pour cr er des mulations d imprimante Si vous utilisez une imprimante qui n a aucun pilote d imprimante GUI le WebPanel vous permet de modifier les param tres de l imprimante Le WebPanel n est pas exig avec l utilisation des pilotes d imprimantes Windows Le WebPanel est con u pour vous permettre de modifier des param tres comme la r solution la largeur de page etc qui ne peuvent pas tre configur s car le pilote d imprimante n a aucun GUI pour utiliser de telles r glages Comme par exemple une imprimante AS400 Ces fonctions ne sont pas d crites dans ce manuel Veuillez demander notre quipe support pour plus d information Planning d import Le TIFF Spooler ou autre planning d importation peuvent tre utilis s pour importer automatiquement des fichiers imprim s sur VNP dans ScanFile Veuillez vous r f rer au chapitre Remote Services pour plus d information ScanFile VNP e Page 333 Manuel de l utilisateur ScanFile WebServer scanFile un ScanFile WebServer ScanFile WebServer e Page 334 ScanFile User Guide Introduction ScanFile ment Management System Introduction Les soci t s adh rent rapidement aux technologies Internet soutenant les utilisateurs loign s et mobiles et mettant en uvre des intranets corporatifs employant le navigateur Internet comme l application de client de bu
65. WebServer 2003 ScanFile WebServer est maintenant pr t tre install L appuie sur le bouton Suivant sur l cran affichant les droits installera WebServer dans le r pertoire choisi Une fois cela termin le Serveur Internet doit tre configur ScanFile WebServer e Page 337 ScanFile User Guide ScanFile Configuration IIS ment Management System Configuration IIS Apr s l installation de ScanFile WebServer votre Serveur d Internet doit tre configur pour permettre l acc s des utilisateurs WebServer Les instructions d installation suivantes s appliquent Microsoft Service d Information d Internet IIS fournis avec Microsoft Windows 2000 R pertoire virtuel Apr s avoir d marr le Gestionnaire des Services d Internet vous devez cr er un nouveau r pertoire Virtuel pour WebServer dans votre site Web par d faut Pour cela cliquer avec le bouton droit sur site Web par d faut et choisir ensuite Nouveau puis R pertoire virtuel Un cran d accueil est affich cliquer sur le bouton Suivant et vous devrez entrer le nom que vous souhaitez donn la partie ScanFile WebServer de votre site Ceci peut tre n importe quel nom mais un nom court est plus utilisable Apr s avoir entr le nom et appuy sur Suivant vous devrez entrer le chemin du r pertoire de ScanFile WebServer pour indiquer le contenu du site Le chemin par d faut est x Program Files ScanFile WebServer Vous pouve
66. ait t scann Ces diff rentes options sont les suivantes Ajouter des Pages Ins rer pages Supprimer pages R viser Pages S parer le lot Modifier l ordre des pages Sauvegarder la rotation Les 4 premi res options sont accessibles partir de la Bo te d outils R pertoire depuis l option Editer Ajout de pages Apr s avoir s lectionn dans la Liste de Recherche le fichier auquel vous souhaitez annexer des pages s lectionnez l option Editer dans la Bo te d outils du R pertoire puis pressez sur l ic ne d Ajout Les pages annexer sont alors scann es Une fois que toutes les pages ont t scann es un message d invite vous demande si vous souhaitez sauvegarder les pages continuer la num risation ou abandonner l ajout de pages Insertion de pages Pour Ins rer des pages dans un fichier existant s lectionnez dans la Liste de Recherche le fichier concern puis allez la page AVANT laquelle vous souhaitez ins rer des pages Cliquez sur l ic ne d insertion de pages situ dans l option Editer de la Bo te d outils du R pertoire g Page 60 e Modification des Documents ScanFile User Guide op 2 2 5 ScanFile R sum sur les R pertoires Document Management System Une fois le plateau d alimentation vid un message d invite s affiche et vous demande si vous souhaitez sauvegarder ou liminer les pages que vous venez juste de scanner Suppression de pages Il y a plusieurs mani res poss
67. au moment m me de son num risation Vous pouvez galement imbriquer les caract res imprimer dans l image scann e Pour param trer l imprimante interne de fa on ce qu elle imprime du texte sur une page au moment de la num risation de cette derni re cochez la case Imprimer Pour imbriquer le texte dans l image scann e comme s il en faisait partie l origine cochez la case Imbriquer dans image L e ai Imprinter Activate First counter Print Embed to image Start value Increment Text Scan 01 0001 YMD TIME Reset if Horizontal offset mm 140 Never Vertical offset mm H Increment if Pages Evy E New file or separator Second counter Orientation None M Start value Right to left Increment Use small fonts Reset if O O Style of embedment Black on white Never White on black O Increment if O Black on image New file or separator Le texte qui doit tre imprim peut tre pr d fini dans le champ Texte Si l un ou l autre des compteurs doit tre utilis ce dernier doit tre sp cifi entre crochets Si les deux compteurs doivent tre utilis s simultan ment les valeurs doivent tre s par es par un point d cimal pas une virgule Page 258 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile ment Management System L option D calage horizontal ne s applique que si
68. bouton R pertoire vous affichez les noms des r pertoire contenus dans la librairie Vous pouvez s lectionner un nom de r pertoire puis d cider de n effectuer de recherche que dans ce r pertoire Pour lancer une recherche sp cifiez les crit res puis pressez sur le bouton Recherche Une Liste de S lections s affiche alors reprenant l ensemble des r sultats de la recherche A la diff rence d avec un r pertoire lorsque la Liste de Recherche est affich e et que la Fen tre d affichage image est ouverte la premi re page du premier fichier ne s affiche pas L explication r side dans le fait que le r pertoire dans lequel se trouve le fichier n est pas forc ment en ligne Pour afficher le contenu de ce fichier vous devez faire un double clic sur le nom de l enregistrement concern situ dans la Liste de Recherche Si le document ne peut pas tre acc d directement ScanFile vous demandera d ins rer le media avec un ID M dias sp cifiques sur lequel le document est stock Dans ce cas le lecteur de recherche doit tre inscrit dans la liste des lecteurs de recherche de ScanFile Les intitul s de colonnes situ s dans la Liste de S lections donnent les noms des champs de l enregistrement actuellement s lectionn Etant donn que des r pertoires poss dants des champs diff rents peuvent tr s bien se trouver dans la m me librairie les intitul s de colonne se changent pour refl ter les champs pour l enregis
69. ce faire il suffit de s lectionner Recto Verso ou Recto Verso partir de l option de l cran repr sent ci dessus Note Les options chelle de gris et num risation en couleur ne sont utilisables qu en recto sur DR 3060 et DR 3080C L option Ajuster r gle le scanner de fa on ce qu il d tecte automatiquement la taille de chacune des pages scann es De cette fa on il peut ajuster la taille de la page la taille r elle du document Les options ci dessous peuvent tre d finies pour chacune des faces ou pour les deux faces d un document Le tableau suivant pr sente les diff rents r glages disponibles Option Description Format page S lectionner une des tailles de document suivante Letter 8 5 x 11 Inch Legal 8 5 x 14 Inch A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm ISO B5 176 x 250 mm ISO Si l option Ajuster image est activ e ce r glage est d sactiv Adapter la taille de la page celle de la fen tre Si vous s lectionnez l option Windows pour taille de page vous pouvez sp cifier dans le document une zone particuli re qui devra tre sauvegard e Pour ce faire s lectionnez Window comme taille de page puis effectuer une Num risation d essai sur un document chantillon Un cadre redimensionnable s affiche en superposition sur l image dans la fen tre de num risation d essai Dimensionnez le cadre pour qu il co ncide avec la
70. cl s dans un r pertoire cliquez sur le bouton Associer Bo tes situ dans la fen tre Configuration des r pertoires puis s lectionnez la liste que vous souhaitez appliquer Tous les fichiers de listes de mots cl s poss dent l extension KEY R pertoires e Page bi canile ScanFile User Guide eegen Travail avec les r pertoires Pour cr er une liste de mots cl s ou pour en diter une existante s lectionnez Editer liste de mots cl s partir du menu Options Associer Bo tes E Mes Documents 1 SUPPORTA2 Scanfile_ sup D C ET Nouveclle ouvii liste 2002 Suppression liste AVOIR Bordereau Livraison Ajouter index COMMANDE DEVIS FACTURE RELICAT KIKIKIKIKRIKRIKIR Cliquez sur le bouton Nouvelle Ouvrir liste pour ouvrir ou cr er une liste de mots cl s Pour ajouter des mots une liste cliquez sur le bouton Ajouter mot puis saisissez les mots que vous souhaitez entrer dans la liste Pour rendre des mots visibles ou invisibles cliquez sur la colonne Visible tout pr s du mot et une croix rouge ou un coche vert sera affich Si un mot cl n est pas visible il ne sera pas affich quand le r pertoire est ouvert Lorsque vous avez termin cliquez sur le bouton Fermer et les modifications seront sauvegard es Travail avec les r pertoires Pour ouvrir un r pertoire allez au menu Fichier et s lectionnez Ouvrir r pertoir
71. configur e et activ e avec l Outil de Configuration Pour lancer l outil cliquez sur D marrer Program Files gt ScanFile gt VNP et s lectionnez l onglet Common Par d faut l option LPD est activ e et travaille sur le Port 515 C est le port par d faut pour des imprimantes sous linux ou un syst me bas Unix Interface WebPanel RIP Memory 1128 MB M LPD LPD Portnumber standard 515 M PortPrinting PortPrintingl standard 9100 PortPrinting3 standard 9102 PortPrinting standard 9103 515 9 PortPrinting2 standard 9101 3101 9 9 Page 330 ScanFile VNP ScanFile User Guide Configuration ScanFile Document Management S ystem Veuillez vous assurer que le port utilis est ouvert Il est peut tre n cessaire de rouvrir le port apr s l installation d un Service Pack par exemple Windows XP Service Pack 2 parce que le port est bloqu par les coupe feu int gr Windows Pour configurer le dossier pour LPD S lectionnez l onglet Interface et choisissez LPD dans la liste Les r glages LPD peuvent alors tre chang s La configuration est identique l installation des Ports VNP qui sont utilis s par les imprimantes virtuelles Lisez Configuration des Ports VNP pour information Une fois configur vous pouvez valuer si tous les param tres sont corrects Cela peut se faire en ligne de commande avec un fichier de spool ou d impression spl ou
72. cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d effectuer une lecture OCR Plein texte rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Planning OCR Zone G n ralit s Ce Planning fonctionnera uniquement si l option OCR est install e et la licence valid e Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance de Zone OCR sur les r pertoires s lectionn s Les documents qui n ont pas subies la lecture OCR Zone dans les r pertoires seront lus suivant les jours et les horaires indiqu s R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile dans lequel vous voulez effectuer une lecture OCR Zone cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Remote Services e Page 317 ScanFile User Guide scanFile Contr le de Conservation ment Management System Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de
73. dans les documents ASPI Layer Cette option installera la derni re version des pilotes ASPI d ADAPTEC pour leurs cartes SCSI Cela sera n cessaire si vous voulez num riser sur une station de travail avec un scanner reli une carte SCSI Si TIFFWriter est s lectionn pour tre install et que le syst me d exploitation est Microsoft Windows NT4 l insertion du CD NT4 sera demand e ScanFile a besoin d installer les fichiers qui sont sur le disque NT4 Activation Lorsque l installation de ScanFile SBE est termin e le syst me doit tre activ Veuillez vous r f rer au chapitre Activation den ce manuel Installer ScanFile SBE e Page 29 ScanFile User Guide scanFile un R sum R sum Type d Installation e Autonome SetupSBE exe Install Location e Installation monoposte C ScanFile SBE Emplacement sauvegarde Pour repositionnement d installation Composants e Office Int gration MS Office 97 2000 XP amp 2003 e TIFFWriter Imprime vers r pertoire ScanFile SBE e OCR Plein Texte e ASPI Layer pour les cartes SCSI Adaptec Liste personnelle Document priv enregistr pour chaque utilisateur Retrait de ScanFile SBE Toujours utiliser Panneau de configuration Ajout Suppression de programmes Les donn es ne sont pas effac es Page 30 e Installer ScanFile SBE Manuel de l utilisateur ati ScanFile Activation eg Syst Activation Act
74. de Dieter Spielberg et retourner sans d lai l exp diteur fin d tre rembours Le paquet cachet la documentation d accompagnement la documentation et d autre mat riel avant qu ils aient t ouverts d ball s ou utilis s Concernant le droit d utiliser le logiciel vous consentez accepter les conditions du pr sent contrat 1 DELIVRANCE DE LA LICENCE Le logiciel consiste de modules de logiciel de a Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH une entreprise allemande si geant Wanheimer Str 593 47249 Duisburg Spielberg b Microsoft Corp une soci t de Washington si geant 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 Microsoft c Wise Solutions Inc une soci t de Michigan si geant 2200 N Canton Centre Road Suite 150 Canton MI 48187 Wise d Apex Software Corporation une soci t de Pennsylvania si geant 4516 Henry Street Pittsburg PA 15213 Apex e Stellent Inc une soci t de Illinois si geant 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 Stellent f Progress Software Corporation Crescent Div une soci t de Massachusetts si geant 14 Oak Park Bedford MA 11730 Crescent g Nuance une soci t belge si geant Guldensporenpark 32 9820 Merelbeke Nuance Page ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Contrat de licence logiciel ScanFile SBE h Innovasys Ltd une soci t anglaise si g
75. de configuration s affiche Chaque fois que vous d sirez configurer le client vous pouvez acc der a l cran de configuration en entrant simplement le mot de pass cr ci dessus dans le champ mot de passe de l cran de connexion Client sans indiquer de nom d utilisateur Si le mot de passe de configuration est correct l cran de configuration est affich R glages de la station locale La configuration Client d tecte automatiquement le nom de l ordinateur de la station de travail ainsi que son adresse IP et le masque de sous r seau Le masque de sous r seau peut tre modifi si besoin ScanFile RemoteStation e Page 363 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System D marrage de RemoteStation R glages serveur Pour permettre au Client l acc s au serveur RemoteStation le Nom d ordinateur ou l adresse IP du serveur doivent tre connus Pour les r seaux priv s l un ou l autre peut tre utilis mais pour des connexions via Internet l adresse IP du serveur RemoteStation doit tre indiqu e Le Port du serveur RemoteStation doit galement tre renseign Par d faut ce sera le Port 2042 Une fois les d tails du serveur renseign s appuyez sur l ic ne coche N dans le bas de la fen tre pour terminer la configuration du Client RemoteStation D marrage de RemoteStation Pour d marrer RemoteStation lancer le client de RemoteStation partir du groupe de programme S
76. dessus comporte 10 enregistrements et les informations d indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont d limit es par des virgules Le premier champ est le Num ro de Projet c est dire le champ de Connexion qui existe d j dans le r pertoire La proc dure d Importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux crit res de recherche puis elle remplit les autres champs de r pertoire avec les informations compl mentaires Le champ r pertoire sera affich sur la gauche et les champs du fichier d importation doivent tre mis en correspondance avec ceux ci Il est tr s important que le num ro de chaque champ son param tre principal ainsi que tous les s parateurs et d limiteurs de champ possibles soient param tr s correctement Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d importer des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Page 310 e Remote Services ScanFile User Guide Service Mise jour des Librairies ScanFile Document Management S ystem Service Mise jour des Librairies Ce planning fonctionne uniquement si l option Librairies poss de une licence valid e Contrairement la version 7 un nombre illimit d emplacement peut tre s lectionn pour contr ler les Librai
77. documents par la suite Format de Fichier Il est tr s important lors de l importation d index d un fichier texte que les enregistrements d index soient format s correctement dans ce fichier Premi rement chaque enregistrement doit commencer sur une nouvelle ligne dans le fichier texte Cela peut tre facilement v rifi en ouvrant le fichier dans un traitement de texte comme le Bloc notes En exportant des donn es d autres applications la plupart des applications d marreront automatiquement un nouvel enregistrement sur une nouvelle ligne Elles le font en ajoutant des caract res ASCII CR Retour chariot et LF Retour la ligne la fin de chaque enregistrement Le format de chaque enregistrement dans le fichier d importation est aussi tr s important En important des champs d index multiples dans chaque document ScanFile s attend ce que l information d index de chaque champ soit s par e par un caract re Le caract re le plus commun utilis pour cela est une virgule Voir l exemple suivant 12345 Projet XY Phase X Client Y Page 186 e Importation ScanFile User Guide Format de Fichier ScanFile Document Management System La virgule s pare les 4 champs Champ 1 12345 Champ 2 Projet XY Champ 3 Phase X Champ 4 Client Y Ces quatre champs peuvent tre assign s aux champs d index dans le dossier d importation Les options No de champs et S parateur de champs doit
78. e pour s assurer qu un nombre pr d fini de pages est entra n correctement au travers du scanner Avant d effectuer la num risation le nombre des pages scanner doit tre param tr et si le nombre de pages d fini n est pas pass au travers du scanner un message d erreur s affiche D tection d Agrafe Les scanners peuvent d tecter les agrafes restantes sur les documents ce qui peut endommager le scanner ou tre la cause de bourrages Redressement par rouleau Il s agit d un redressement mat riel du document qui assure que les documents sont aliment s dans le scanner correctement Option Imprinter Si l option d int gration de l imprinter a t install e sur les scanners cette fonction peut tre configur e en s lectionnant l option Imprimante interne partir de l cran Param tres tendus L option d impression interne vous permet d imprimer des caract res alphanum riques et des symboles pr d finis n importe quel endroit sur une Param trage Scanner e Page 237 canFile ScanFile User Guide ce EE Canon DR 6080 7580 amp 9080c page au moment m me de son num risation Vous pouvez galement imbriquer les caract res imprimer dans l image scann e Pour param trer l imprimante interne de fa on ce qu elle imprime du texte sur une page au moment de la num risation de cette derni re cochez la case cocher Imprimer Pour imbriquer le texte dans l image scann
79. effectu e Alternativement vous pouvez effectuer une lecture OCR sur des pages individuelles ou s lectionn es d un document ou sur des documents uniques ou sp cifiques d un r pertoire Pour effectuer une lecture OCR dans des enregistrements ou sur des pages utilisez OCR du menu Options qui s affiche lorsque l on clique avec le bouton droit de la souris sur la fen tre respective Windows Description Fen tre de la Liste de S lections Enregistrements s s lectionn e s Fen tre d affichage Page affich e Fen tre imagettes vue globale Page s s lectionn e s Page 152 e OCR amp Reconnaissance de Formes ScanFile User Guide fg canFile Reconnaissance Plein texte Bcinent Managerment System Edition de la liste de mots Lorsque vous effectuez une lecture OCR Plein texte il y a toujours certains mots que vous ne souhaitez pas voir figurer dans la recherche et qui ne font qu occuper de l espace au sein de la base de donn es de l OCR Ces mots correspondent g n ralement des mots tels que ce cet cette le la les et etc Il est possible de param trer la recherche de fa on ce que ces mots soient ignor s en ditant la liste de mots de OCR avec l option Corriger le glossaire du menu OCR Par d faut cette liste de mots est vide et aucun mot du texte lu n est filtr Corriger le glossaire Effacer
80. en surbrillance du ou des documents que vous voulez mettre dans ScanFile appuyez sur le bouton droit de la souris et choisissez l option Envoyer vers S lectionnez ScanFile Electronic Document Support pour afficher la m me fen tre de dialogue qu avec TIFFWRITER sauf que les documents sont trait s d une fa on diff rente Les documents ne sont pas convertis en TIFF ou JPEG mais sauvegard s dans le dossier ScanFile dans leur format de fichier original Int gration MS Office Les outils d int gration Office que vous pouvez s lectionner au cours de l installation de ScanFile vous permettent d archiver les documents vers les r pertoires ScanFile directement partir de Microsoft Word Excel Access PowerPoint et Outlook 97 2000 ou XP ou 2003 Ces options vous permettent de sauvegarder vos documents avec ScanFile dans leur format d origine la diff rence de TIFF Writer qui convertit les documents au format TIFF Deux ic nes de barre d outils sont automatiquement ajout s au programme comme pr sent ci dessous Importation de Document Electronique e Page 103 ScanFile User Guide ScanFile VNP ScanFile Document Management System Sauvegarde dans ScanFile Sauvegarde et imprime dans ScanFile Envoyer ScanFile L ic ne Envoyer ScanFile ouvrira l cran d indexation comme d taill dans l option TIFFWriter et avec l option Explorateur Envoyer vers La fonctionnalit de la fen tre d Index
81. es cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires R pertoire des images S lectionnez l emplacement partir duquel le service importera des documents Le service recherchera uniquement cet emplacement pour importer les formes Les documents import s et index s automatiquement doivent tre plac s dans ce r pertoire Lecteurs de Sauvegarde Quand le planning importe un fichier du r pertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqu le fichier est supprim du R pertoire de Recherche Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile vous pouvez choisir un r pertoire pour faire une copie du fichier Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoir
82. es et affich es Les documents standard sont habituellement num ris s en utilisant le Mode Texte La num risation en mode Photo am liore la qualit du document en cours de num risation et permet des num risations d images de meilleure qualit Veuillez noter que l option Mode Photo cr e des fichiers scann s plus volumineux Par d faut les documents sont affich s en caract res texte noirs sur fond blanc L option Inverser vous permet d inverser ces param tres de fa on que les caract res texte du document s affichent en blanc sur fond noir Le mod le DR 3020 scanne les documents en format portrait Pour tous les documents en format paysage s lectionnez l option Rotation 90 de fa on ce qu ils s affichent en orientation correcte Lorsqu elle est s lectionn e l option Num risation Recto Verso permet de scanner et d enregistrer les deux faces d un document scann Lorsque cette option n est pas s lectionn e seule la face recto du document est scann e Contr le de luminosit Le mod le Canon DR 3020 est pourvu d une fonction de r glage automatique de la luminosit qui fonctionne en principe avec la plupart des documents Il est possible de neutraliser cette fonction en d sactivant l option AUTO puis en s lectionnant la valeur de r glage de luminosit appropri e soit en utilisant la barre curseur ou en saisissant une valeur de luminosit situ e entre 1 et 255 Scanner de Ch que Scan
83. est con u pour fonctionner sur les syst mes d exploitation suivants Microsoft Windows ME Microsoft Windows NT4 Workstation Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows XP Professional Service Packs Veuillez vous assurez que les syst mes d exploitation soient mis jour avec les derniers Services Packs Exigences ScanFile SBE ScanFile SBE est une application 32 bits con ue pour utiliser une quantit minimum de ressources du server et des postes de travail En raison de la nature de l application une attention particuli re doit tre pr t e la quantit et au type de stockage qui sera exig pour garder vos documents Les sp cifications des postes de travail ScanFile SBE doivent tre suffisantes pour r pondre l utilisation quotidienne des exigences d un scanner connect ainsi que des types de documents num riser et ou visualiser Espace Disque Dur Une installation compl te de ScanFile SBE exigera environ 100 M gaoctets d espace sur le disque dur En plus de l espace de stockage n cessaire pour l application elle m me un espace de stockage suffisant est requis pour vos documents Veuillez vous assurer que vous poss der le montant et le type de stockage correct pour vos documents Le stockage utilis peut tre un mixte d espace de disque dur et de CD DVD ou disques optiques en utilisation autonome ou dans un juke box Le montant du stockage dont vous aurez besoin est le r sultat de la comb
84. et d explorer le fichier en cours SCAN par LOT LZ 7 CS A E R pertoires e Page 53 ScanFile User Guide Travail avec les r pertoires ScanFile Docu ment Management System Bo te d outils Recherche Cette s lection vous permet de sp cifier les divers crit res de recherche requis pour effectuer une recherche de documents et la fa on d effectuer cette recherche Le r sultat de la recherche se pr sente l cran sous la forme d une liste de fichiers Lancer la Document Page Recherche Pr c dent Pr c dente Bo te d outils Modification Gr ce cette option les informations d indexation d un document peuvent tre modifi es Vous pouvez galement effectuer des corrections directement au niveau du document en ins rant en annexant en le r visant ou en supprimant des pages Effacer les Scanner Ajouter champs Auto Manuel Pages Bo tes d outils Post indexation La post indexation indexation apr s num risation permet de num riser des documents qui doivent tre index s ult rieurement Les images num ris es sont enregistr es dans un r pertoire distinct et ne sont pas divis es en fichiers Lorsque vous consultez l ensemble des documents devant tre post index s les images peuvent tre s par es dans des fichiers en utilisant les outils disponibles Ces images peuvent galement tre annex es des fichiers d j existants Page 54 e R pertoires
85. finir quel scanner est connecter aussi faut il faire les r glages correspondant au scanner connect Par exemple pour un DR5020 il n est pas possible de num riser en couleur le DR5020 tant un num riseur noir et blanc seulement Param trage Scanner e Page 275 Scan File ument Management System ScanFile User Guide Axis 7000 Scanner SCSI ID Pour pouvoir reconna tre l Axis7000 vous devez entrer son adresse IP le nom utilisateur et le mot de passe d finis dans l Axis 7000 La configuration correcte peut tre v rifi e en utilisant Internet Exploreur se r f rer au manuel pour de plus amples d tails Format de Page Il est possible de r gler la num risation diff remment pour le recto et le Verso d un document L option Ajuster r gle le num riseur pour d tecter automatiquement la taille de chaque page balay e et ajustera la taille des pages l chelle du document Pour chaque face du document les options suivantes sont possibles Param tres Description Taille de la Vous pouvez choisir n importe quelle taille de page page support e par le scanner utilis D finition Vous pouvez choisir n importe quelle r solution support e par le scanner utilis Mode de Utilisez ce r glage lorsque vous scannez en mode noir amp Diffusion blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d anomalie pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonc
86. fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Epaississement Cette fonction peut tre utilis e pour accentuer le style des contours des contours de m me que pour adoucir certaines images scann es les photos par exemple Pour tre valables les valeurs d paississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Canon DR 5020 5080C amp 5060F Les mod les DR 5020 DR 5080 et le DR 5060F sont des scanners A3 haute performance avec une capacit de num risation maximum de 80 pages A4 par minute Ces mod les sont tous des scanners double face pourvus d un syst me de d tection automatique de la taille et de l paisseur du papier En outre l obliquit du document est automatiquement corrig e au cours du processus d alimentation du document partir du bac d alimentation papier 500 feuilles Le Dr 5060F incorpore une cam ra de microfilm Le mod le DR 5020 convient plus particuli rement la num risation noir amp blanc tandis que le mod le DR 5080c convient un plus grand nombre de modes allant jusqu un mode couleur maximum de 24 bits La d finition de num risation maximum pour ces mod les de scanners est de 400dpi Le Dr Param trage Scanner e Page 245 ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile Doc
87. gravure de CD consiste sp cifier l int rieur de l application de gravure du CD l ensemble des informations qui doivent tre grav es sur le CD puis s lectionner l option Ecrire sur le CD situ e l int rieur de cette application Depuis Windows XP il est possible de graver des donn es sur un CD sans logiciel tiers Pour plus d information se r f rer votre Aide Windows Pr paration de CD Pour choisir la Pr paration de CD choisissez cette option depuis le menu Fichier ou le cliquez sur le bouton de barre d outils et l cran Pr paration de CD s affichera Pr paration pour la copie CD R pertoires disponibles Ss r Cr ation rapide EJ E Support R pertoires Commandes Courrier Factures Copier tout gt gt gt Ajouter gt gt gt Fichier CD temporaire E DAB ases ScanFile A ka R pertoires Taille Grouper les fichiers TIFF LI Fermer Ok Total des r pertoires Pr paration de CD e Page 221 ScanFile User Guide Pr paration de CD ScanFile Doc ument Management System Il existe deux mani res de pr parer les r pertoires ScanFile pour l archivage Choisissez entre la Pr paration Standard ou Pr paration Rapide Pr paration Standard En d roulant la liste de l option Fichier CD temporaire vous pouvez s lectionner le lecteur vers lequel vous souhaitez copier les r pertoires Ensuite s lectionnez le
88. il existe plusieurs m thodes La colonne situ e l extr me gauche de la Liste de recherche est utilis e pour la s lection des enregistrements Pour s lectionner une s rie d enregistrements qui se suivent tout en maintenant la touche Majuscule enfonc e appuyez sur le bouton gauche de la souris dans la colonne de gauche de la Liste de Recherche situ e sur le premier enregistrement s lectionner puis cliquez sur le dernier enregistrement concern Tous les enregistrements en question sont mis en surbrillance jaune Recherche et Visualisation de documents e Page 89 canFile ScanFile User Guide Document Management System Liste de S lections personnelle Pour s lectionner des enregistrements sp cifiques tout en maintenant la touche CTRL enfonc e cliquez dans la colonne de gauche situ e devant chacun des enregistrements que vous souhaitez s lectionner L option S lectionner du menu Liste de Recherche peut galement tre utilis e pour s lectionner les enregistrements Option Description Tous S lectionner l ensemble des documents contenu dans la Liste de s lections Inverser Inverser les s lections Supprimer D s lectionner tous les documents Liste de S lections personnelle La Liste de S lections Personnelle permet un utilisateur de se construire une liste de documents auxquels il peut se r f rer fr quemment sans pour autant avoir besoin de rechercher les r pertoire
89. image affich e l orientation que vous souhaitez sauvegarder et depuis le menu Afficher s lectionner Sauver Rotation pour Page 62 e Modification des Documents ScanFile User Guide canile Annotations Bcinent Managerment System Vous pouvez alors choisir de placer la rotation pour l image affich e toutes les pages de l enregistrement ou tous les enregistrements s lectionn s Le r glage de rotation d image est sauvegarder dans la base de donn e du r pertoire et n affectera pas l image originale num ris e Annotations Des annotations peuvent tre utilis es pour identifier ou souligner l importance d un passage particuli rement int ressant sur une page Les annotations sont sp cifiques la page sur laquelle elles ont t cr es Diff rentes annotations peuvent tre ajout es des pages diff rentes au sein d un m me document Les diff rents types d annotations sont annotation Texte Ligne Surbrillance Masque Noir Masque Blanc La pr sence d annotation est indiqu e par l affichage d un crayon dans le coin sup rieur gauche de la fen tre d affichage de l image Ce symbole appara t galement avec la fonction Imagettes 3 Afficher image 1 32 R EK te Vue globale see reen K Sema WM Modification des Documents e Page 63 canFile ScanFile User Guide Sat Management System Dossiers cach s Veuillez noter qu aucune annotation ne peut t
90. import s par r pertoire ainsi que le nom de la grille de donn es utilis e lors de l importation des donn es en choisissant l option Liste des fichiers import s partir du menu COLD si le fichier est ouvert Liste des fichiers import s Factures COMISPLTXT test avec masque 48LINES TXT COLD Page 205 Manuel de l utilisateur LuraDocument ScanFile un LuraDocument LuraDocument e Page 206 ScanFile User Guide CanFile Introduction Document Management System Introduction LuraDocument option int gr e ScanFile est une proc dure de compression de documents qui pr serve la lisibilit des textes ainsi que de tr s bons niveaux de qualit visuelle et de couleurs Le fondement de la proc dure LuraDocument consiste analyser et segmenter les documents Des documents mixtes sont segment s de fa on g n rer les trois types d images suivantes e une image binaire contenant du texte e une image de premier plan pr servant la couleur du texte et e une image d arri re plan sans texte Ces trois images sont ensuite compress es individuellement en utilisant les techniques d di es les plus efficaces L utilisation de LuraDocument convient tout particuli rement au traitement de documents scann s une d finition de 300 dpi ou sup rieure contenant de grandes plages d images ainsi que du texte L tape de s paration est bas e sur un proc d de segmentation qui pe
91. incorrecte de ce filtre peut transformer un document scann normal en un document enti rement noir ou enti rement blanc Lorsque vous travaillez avec des filtres n activez JAMAIS la fonction Utiliser filtre avant d tre s r que les r glages du filtre sont particuli rement appropri s aux documents scanner Pour pouvoir en tre s r vous pouvez num riser un document titre d exemple modifier les r glages du filtre puis s lectionner Filtrer image partir du menu Edit Cette option affiche toujours un message vous demandant de confirmer si vous souhaitez sauvegarder l image filtr e Recherche rapide L option Recherche rapide vous permet de param trer ce que nous appelons les Index binaires en les comparants certains champs sp cifiques situ s l int rieur d un r pertoire ou d une librairie Les index binaires permettent de r duire de fa on consid rable les temps de recherche lorsqu il s agit de r pertoire et de librairies comportant un tr s grand nombre d enregistrements d indexation lorsque que la recherche est effectu e d apr s le champ d fini pour indexation binaire Pour param trer l index binaire d un champ situ l int rieur d un r pertoire ou d une librairie assurez vous d abord que le r pertoire ou la librairie est ouvert e Puis s lectionnez l option Recherche rapide partir du menu Rechercher L cran ci dessous s affiche Page 122 e Param tres suppl mentaires ScanFile Us
92. la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d effectuer une lecture OCR Zone rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Contr le de Conservation G n ralit s Une p riode de conservation peut tre ajust e pour chaque document Elle est pr cis e en mois et s appliquera soit depuis la cr ation de l original ou depuis la date de la derni re mise jour A l expiration de la p
93. la personne qui installe et configure WebServer soit enti rement exp riment e sur Microsoft Windows NT4 2000 XP et le Serveur Microsoft d Information d Internet IIS Comme la majorit de serveurs d internet intranet est s par e du serveur principal d une soci t les liaisons entre les serveurs devront tre tablies avec les droits appropri s donn s ces liaisons pour permettre aux utilisateurs de WebServer l acc s aux librairies et aux documents Le compte ScanFile WebServer e Page 335 ScanFile User Guide Installation ScanFile Doc ument Management System d utilisateur par d faut cr pour le Serveur d information Internet IIS IUSR _ nom de machine gt aura des permissions insuffisantes pour permettre ScanFile WebServer de fonctionner correctement Comme le changement des permissions pour l utilisateur par d faut pourraient causer des probl mes de s curit pour d autre application que vous pouvez diriger via IIS ou que le serveur ex cutant IIS n est pas le m me serveur que celui sur lequel fonctionne ScanFile ou celui o les dossiers librairies r sident il est pr f rable de cr er un nouvel utilisateur sp cifiquement pour l utilisation avec ScanFile WebServer Permissions L utilisateur que vous cr erez devra tre un Utilisateur Local Non Pas un Utilisateur de Domaine Si l emplacement de ScanFile ou celui des R pertoires librairies sont sur un serveur diff rent alors vou
94. manuellement alors que d autres sont remplis automatiquement par les propri t s des champs choisies ou par un processus une Zone OCR Indexation Manuelle En indexant manuellement l utilisateur doit saisir l information d index Cela peut tre fait avant que les documents ne soient scann s ou sauvegard s dans le r pertoire de Post index L information d index des documents dans le r pertoire peut tre modifi e tout moment Saisissez l information dans les bo tes de texte et confirmez avec la touche Entr e ScanFile sautera automatiquement au champ d index suivant et l utilisateur peut continuer saisir un nouvel index Des propri t s de champs comme doublon ou l application d un thesaurus un champ peuvent supprimer l indexation r p titive et assurer que les donn es d index tels des noms soient tap es correctement Veuillez vous r f rer au chapitre R pertoires pour plus d informations sur ces propri t s des champs Indexation de zone Lorsque vous utilisez l indexation de zone pour chaque champ appartenant au r pertoire ScanFile peut tre sollicit pour effectuer un zoom sur l image Page 78 e Indexation ScanFile User Guide Indexation Automatique ScanFile Document Management S system et afficher une partie sp cifique de l image Cette option est particuli rement utile lorsque vous devez indexer plusieurs dizaines de documents similaires dont les informations d indexation se trouv
95. me Orient comme le japonais le cor en et le chinois sont disponibles dans des installations sp ciales R glage de la luminosit S lectionnez R glage de la luminosit du menu Options pour assigner aux touches de fonction F2 F6 des niveaux de luminosit pr d termin s utilis s pendant le scan Dans les cas o par exemple les documents ont des fonds de couleurs diff rentes et le mode automatique de d finition de la qualit de num risation du scanner est insuffisant il est possible d appliquer des valeurs param tr es manuellement En appuyant sur la touche de fonction appropri e le niveau de brillance sera utilis pendant la num risation Page 118 e Param tres suppl mentaires ScanFile User Guide CanFile Configurer le filtre E cet Satan Luminosit Luminosit Le param trage de ces valeurs est une question d essais et de t tonnements mais une fois que les bonnes valeurs ont t trouv es il n est plus besoin de les modifier Ce processus peut tre vit en utilisant soit le mode automatique ou en s lectionnant le niveau de luminosit par l interm diaire de la commande situ e dans la barre d outils Si vous pressez la touche de fonction laquelle a t affect e la valeur z ro la fonction Mode automatique du r glage de luminosit du scanner est alors r activ Configurer le filtre Cette option vous permet d am liorer la qualit d une
96. membre et a permis d ouvrir le r pertoire ou la librairie Gestion des utilisateurs e Page 131 canFile ScanFile User Guide Document Management System Compte ScanFile Compte ScanFile Le Compte ScanFile vous permet de lancer ScanFile avec un compte d utilisateur Windows Les r pertoires et librairies ScanFile prot g es avec ce compte d utilisateur Windows sont prot g d un acc s non autoris ScanFile Pour entrer un compte d utilisateur Windows ouvrez le menu Options gt Gestion des Utilisateurs et cliquez sur Compte ScanFile La fen tre suivante est affich e ScanFile Account Active le compte Executer comme Domaine SOLUTION Nom Mot de passe Mot de passe S lectionnez Active le compte Ex cuter comme Les champs seront alors autoris s Entrez le domaine le nom d utilisateur et le mot de passe Pour v rifier et viter toute faute de frappe veuillez saisir une deuxi me fois le mot de passe Sauvegardez les nouveaux param tres fermez toutes les fen tres et red marrez ScanFile Apr s la reprise ScanFile sera ex cut sous le compte d utilisateur Windows saisi Remote Service Si vous utilisez les Remote Services veuillez noter que le service Windows doit tre ex cut sous le m me compte de domaine que ScanFile Display D marrer gt Panneau de configuration gt Outils d administration gt Services Aller ScanFile Remote Service Si le
97. on la recherche par mot cl sera effectu e Option Description Effacer les cl s s lectionn es Si valid lors de l appui sur le bouton Effacer les champs dans un r pertoire ou une librairie les mots cl s en surbrillance seront d s lectionn s Si cette option n est pas valid e les mots cl s resteront s lectionn s Cacher les boites Lorsqu un r pertoire ou une librairie est ouvert e si l option est s lectionn e la liste des mots cl s ne s affiche pas pr s des champs du r pertoire ou de la librairie Afficher les boites en mode texte Si valid la liste des mots cl s s affichera dans un format de liste Sinon le texte s affichera dans une bo te cellule Une des fonctions de Canofile consiste en des cellules d index qui travaillent de la m me mani re que les mots cl s Des images graphiques peuvent tre scann es dans ces cellules et affich es en utilisant des cellules ET OU Lorsque vous utilisez les mots cl s pour effectuer des recherches dans les documents plusieurs mots cl s peuvent tre s lectionn s en m me temps En choisissant soit l option ET ou l option OU la recherche permet de trouver les documents qui contiennent TOUS les mots cl s s lectionn s qui leur sont appliqu s ou de trouver les documents qui contiennent N IMPORTE LEQUEL d entre les mots cl s qui leur sont appliqu s Page 110 e Param tres G n raux ScanFile User Gui
98. permettre l application de reconna tre quels dispositifs d entr e utiliser et quel endroit vous souhaitez enregistrer les documents Une courte description pour savoir comment appliquer ces r glages suit Lecteurs de recherche Avant de pouvoir cr er des r pertoires et des librairies des lecteurs de recherche pour travailler avec ScanFile doivent tre d finis Choisissez depuis le menu fichier S lectionnez lecteurs pour recherche pour vous permettre de sp cifier les emplacements qui peuvent tre sur le poste de travail sur des disques Mapp s ou sur des chemins UNC Dans la fen tre Lecteurs de recherche une liste des disques et chemins qui ont t ajout s Premiers pas e Page 37 canFile ScanFile User Guide Document Management System S lection amp Configuration Scanner sera affich Lorsque ScanFile est d marr la premi re fois l cran de s lection des lecteurs de recherche est automatiquement affich et listera les disques disponibles sur le poste de travail La liste des Lecteurs de Recherche est stock e centralement et partag e avec tous les postes de travail Si un utilisateur n a pas assez de droit d acc s des chemins d finis ces chemins apparaitront comme vide Pour ajouter un emplacement de stockage la liste pressez le bouton sur la droite partie sup rieure de la fen tre ou cliquez avec le bouton droit dans la fen tre puis cliquez sur Add Une fen tre de s lection
99. plus anciennes de VNP ScanFile VNP Page 323 ScanFile User Guide Configuration Scan File Document Management System Installation ScanFile VNP n est plus install pendant l installation de ScanFile VNP doit tre install avec son propre programme Pour installer ScanFile VNP ouvrir le fichier VNPSetup msi dans le r pertoire Software VNP du CD ScanFile Emplacement Vous devez choisir d abord le lecteur et le r pertoire dans lesquelles ScanFile VNP sera install Par d faut le chemin C Program Files VNP est s lectionn il peut tre chang par l emplacement serveur ou vous voulez installer ScanFile VNP Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire cliquez sur le bouton Next Le r pertoire qui est utilis par ScanFile VNP pour archiver ses fichiers doit tre partag pour fournir aux Plannings ScanFile a possibilit d acc der aux des fichiers archiv s VNP En cas d une installation r seau veuillez vous assurer que le dossier bin temp dans le chemin d installation VNP est partag pour tous les Utilisateurs afin que VNP soit accessible pour chaque client ScanFile Service VNP Apr s la fin de l installation un nouveau service nomm VNP Manager appara t dans les Services Windows Ce service est d marr automatiquement et g re le processus VNPMan exe Pour utiliser VNP ce service doit tre d marr Configuration Imprimantes Virtuell
100. qu au cas o ils seront sign s d ment par un mandataire de Spielberg Si vous avez des questions concernant ce contrat ou si vous souhaitez de vous mettre en contact avec Spielberg pour quelle raison que ce soit veuillez vous adresser votre fournisseur autoris qui transmettra votre correspondance la Dieter Spielberg Document Magement Systems GmbH ou Spielberg Soloutions Ltd Page V Manuel de l utilisateur Table des Mati res ScanFile Docume nt Management System Table des Mati res BIENVENUE DANS SCANFILE nsnnssssnarrcccennaneacmennneaceennaneeeeennnnuuse 15 INTRODUCTION A indien lipatent tests taie a ici ion 16 QU EST CE QUE SCANFILE ain tihen ti lihandtntihaniteni 16 IMPORTANT A LIRE do Zeie Ze EE tante mette aan 17 Eet 17 CARACTERISTIQUES DE SCANFILE ss iseecssccneescscccneesessenee 17 OPTIONS DE ENEE 18 Global EE 18 EE 18 MOS ne rade na nn Re 18 ee srasni ein E n 18 OCR Reconnaissance Optique de Caract res 19 Reconnaissance de e ee 19 Eeer 19 CO 19 EE 19 Cheminement de document 20 EIERE sienne dati 20 At 20 Impression virtuelle VNP irsner nrrsr nirener nirnrer rirarersrsrnrersrirarersrirsis rs 20 NOUVEAU DANS LA VERSION H 20 Nouvelle Apparence E 20 ele e EE 20 Gestion du Rapport d activit Tra abilit 000000nnnnnnnnnnnneeennnnnnnnnneenne 21 Utilisateur SF Recherche EE 21 D lai EI 21 Propri t de champ Liste
101. re fois que vous lancez ScanFile connectez vous en temps qu utilisateur pr install admin avec admin comme mot de passe Avec cet utilisateur pr install vous pouvez entrez tous les param tres n cessaires et avoir un acc s complet chaque option de licence Connexion au premier D marrage Nom utilisateur admin Mot de Passe admin Veuillez respecter la casse du mot de passe L utilisateur admin poss de tous les droits dans ScanFile Le mot de passe pr install devrait toutefois tre change apr s le premier d marrage de fa on pr venir des acc s non autoris s Page 36 e Premiers pas ScanFile User Guide Ecran principal de ScanFile ScanFile ument Management System Ecran principal de ScanFile Apr s une connexion r ussie l cran principal sera affich Si vous n avez pas encore de licence ScanFile License Manager s ouvrira automatiquement Veuillez vous reporter au chapitre sur le Licence sur la mani re d activer la licence de votre Dongle ScanFile Ki ScanFile L e Fichier Modifier Rechercher Afficher Options Librairies COLD OCR Fen tre Modules Aide R GSbcOs Rz BRRSBISR Bio 0 BLANS Ane DU Fea a N Cette fen tre aura une barre de menu standard Windows et des barres d outils pour un acc s rapide aux diff rentes fonctions Lorsque vous lancez ScanFile pour la premi re fois ce sont les param tres par d faut qui sont normalement appliqu s pour
102. service a d j t d marr veuillez l arr ter Avec le clic droit de la souris sur ScanFile Remote Service s lectionnez Propri t s S lectionnez l onglet Connexion et modifier du compte syst me local au compte Ex cuter comme Entrez le Page 132 e Gestion des utilisateurs ScanFile User Guide CanFile Compte ScanFile E aset Stan m me compte de domaine que dans ScanFile Fermer la fen tre de param trage et d marrer le service Le compte ScanFile ne fonctionne pas avec les comptes Windows Workgroups Veuillez noter que le compte domaine doit tre entr comme un administrateur de la machine Gestion des utilisateurs e Page 133 Rare ScanFile User Guide a LL LES Compte ScanFile Page 134 e Gestion des utilisateurs Manuel de l utilisateur Information G n rale Information G n rale Information G n rale e Page 135 Greg ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Introduction Introduction Ce chapitre d crit plusieurs options qui fournissent des informations sur la version de ScanFile l information d image et des informations au sujet de l activit qui a eu lieu dans les r pertoires Version de ScanFile A partir du menu Aide gt Info Une fen tre sera affich e vous donnant le num ro de version de ScanFile le nom de l ordinateur et l utilisateur connect De plus vous pouvez afficher l information du syst me en cliquant sur le bouton Info
103. suivante au cours de la num risation cette page sera alors annex e au fichier pr c demment cr Si un nouveau code barres est d tect ult rieurement sur une page lors de la num risation un nouvel enregistrement d indexation est automatiquement cr Configuration du r pertoire ScanFile peut lire jusqu dix codes barres en m me temps et en inscrit les r sultats dans les champs de r pertoire Lors de la cr ation des r pertoires il est possible de param trer la propri t Code barres pour chaque champ Dans l exemple ci dessous la propri t Code barres a t appliqu e aux deux champs Projet N et Document N Lorsque les documents seront scann s l int rieur du r pertoire ScanFile essaiera de lire les deux codes barres partir des pages num ris es et en ins rera les r sultats respectivement l int rieur de ces deux champs Code Barres e Page 143 ScanFile User Guide scanFile aen Lecture pendant la num risation Nom Long Propri t s Ext NOM 25 Aucun JA Section 25 Aucun v SS Projet N 6 Code barres v Ka Date Date v ee Document N 6 Code barres v Lil Service 24 Aucun v id Lecture des codes barres L emplacement des codes barres sur un formulaire n a pas besoin d tre sp cifi lorsqu on utilise ce mode de lecture S il existe plusieurs codes barres sur une m me
104. te d outils de r pertoire s lectionnez soit l option Num risation par lot o l option Num risation de page unique partir des diff rents outils disponibles La num risation par lot cr e un fichier multipages partir des documents pass s au scanner Une fois le plateau d alimentation vide un message d invite vous propose de sauvegarder les images ou de poursuivre la num risation de documents dans le m me fichier La num risation de page unique cr e un nouveau fichier pour chaque nouvelle page scann e Dans les deux modes vous pouvez utiliser les feuilles de contr le du Canon DR 3020 DR 5020 et DR5080C permettant de permuter les options en num risation simple face amp double face en mode texte amp photo et galement de favoriser la s paration de fichier au cours de la num risation group e Concernant les scanners contr l s directement partir de ScanFile la num risation du document peut tre interrompue tout moment en pressant sur le bouton STOP qui appara t l emplacement des ic nes de la boite outils pendant le cours de la num risation Page 72 Num risation ScanFile User Guide fg f canFile Liasse de Post indexation Stret Management system Si vous souhaitez modifier n importe quel param tre par d faut du num riseur avant de commencer la num risation de documents ces modifications doivent tre effectu es partir de l cran Configuration du Num riseur Liasse de Pos
105. tr avec les trois options e Noir sur Blanc imprime du texte en caract re noir sur un fond blanc e Blanc sur Noir imprime du texte en caract re blanc sur un fond noir e Noir sur Image imprime du texte en caract re noirs sur l image La fonction Imprinter comporte deux compteurs configurables et les options d crites ci dessous s appliquent aux deux La valeur D but du compteur peut tre d finie pour chaque page de m me que la valeur d incr mentation de cette valeur Les valeurs ci dessous peuvent tre attribu es aux options R initialiser si et Incr menter si L option R initialiser si sert ramener le compteur sa valeur de d but L option Incr menter si sert ajouter une certaine valeur d incr mentation sp cifi e au compteur Param trage Scanner e Page 259 ScanFile User Guide Canon DR 3060 3080C amp 3080CII Scan File Document Management System Jamais S parateur Nouveau fichier ou s parateur Nouveau fichier Chaque document Ecran des options L cran des Options est fourni titre d informations et affiche les options install es ou disponibles concernant le scanner raccord Les cases Code barres Imprinter et Endosseur sont coch es si ces options sont install es Option Description CC CC est une option de filtre sp ciale YG LED cocher si le scanner raccord est de mod le DR 5020 DR 5060F LED rouge verte bleue cocher si le mo
106. transmission l image est par cons quent att nu e mais garde sa taille r elle Mode Expert Le Mode Expert vous permet de modifier les niveaux de compression et de qualit des segments de l image Ces diff rents niveaux se d composent comme suit Bi tonal Premier plan Fond Imagettes Divers LuraDocument e Page 209 Scan File ment Management System Bi tonal ScanFile User Guide Param tres LuraDocument Les param tres Bi tonal double teinte s appliquent la partie texte de l image et servent d terminer de quelle fa on le texte va tre segment et stock ainsi que le niveau de compression Les options suivantes sont disponibles Param tres Mode Description Cette option permet de param trer le format de compression dans lequel le texte doit tre sauvegard Le format choisi peut tre LuraDocument LDF TIFF G4 ou pas de compression Segmentation Cette option permet de d finir si une image ne contient que du texte si elle est un m lange de texte et d illustrations ou si elle ne contient que des illustrations Un mode Auto est galement disponible Masque Le masque permet de d finir de quelle fa on le format LuraDocument va traiter le texte de l image Le masque peut adapter la fa on dont il traite les images en fonction des segments sp cifiques de l image ou alors il traite l image tout enti re en utilisant le param tre Constant Quali
107. tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Page 282 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 ScanFile Document Management S ystem Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s d
108. 0 12315682 Plan Approval 286541321 2500 12315683 Resources 386G54321 55678 123156814 Infrastructure 4186541321 17222 123415685 Procurement 58654321 96376 12345686 Installation 686541321 8787 12345687 Sign 0Off 78654321 4521 Le fichier texte fourni ci dessus titre d exemple comporte 10 enregistrements et les informations d indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont d limit es par des virgules Le premier champ est le Num ro de Projet c est dire le champ de Connexion qui existe d j dans le r pertoire La proc dure d importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux crit res de recherche puis elle remplit les autres champs de r pertoire avec les informations compl mentaires Page 184 e Importation ScanFile User Guide SCH f hi ScanFile Information sur les Fichiers amp Index Document Management System Importer l index Relier le champ N de facture S y NOM Champ 2 Relier le champ Champ 1 v N de facture ne pas remplir m N commande Champ 3 Nombre de champs 4 P N Evt Champ 4 S parateur S parateur de champ TextMode CE Fermer A partir du menu Fichier s lectionnez l option Importer Index puis s lectionnez le fichier de donn es qui contient les informations d index L cran ci dessus s affiche alors Les champs de R pe
109. 09 SCSI Fujitsu ScanPartner Port 2042 HP Scanjet S AAA Panasonic KV 5525 bat ul TWAIH p Login Scan Inboxes Options User name user Er Printers Password ees Hone UPS OnLine Courier i Scan to ScanFile M Enable Scan to ScanFile S H gt Default Dans la liste des Cat gories s lectionnez la cat gorie Scan to ScanFile les Pr f rences Connector sont alors affich es IP et Port L adresse IP et le r glage du Port doivent tre r gl s suivant la configuration de RemoteStation Server Si ces param tres ne sont pas corrects Connector ne pourra pas communiquer avec RemoteStation server Connexion Connector n cessite un nom d utilisateur ScanFile valide et un mot de passe pour se connecter RemoteStation server Les utilisateurs doivent avoir les permissions pour RemoteStation et les r pertoires ScanFile dans lesquels ils enregistreront les documents Si la connexion automatique n est pas permise chaque utilisateur de Connector devra rentrer son nom d utilisateur et son mot de passe chaque fois qu il utilisera Connector Avec la connexion automatique permise les utilisateurs de ScanFile Connector ne verront pas la fen tre de connexion Vous pouvez entrer un nom d utilisateur et un mot de passe qui sera utilis par tous les utilisateurs de Connector Lequel aura les permissions pour RemoteStation et les r pertoires ScanFile Page 376 ScanFile
110. 3 00004524 00004525 00004526 00004527 00004528 Images TIFF Cal tz gt N importe quel format de fichier peut tre choisi pour l importation S lectionnez le lecteur et le r pertoire dans le quel se trouvent les fichiers importer Mettez en surbrillance le ou les fichiers importer puis cliquez sur OK Les fichiers seront alors plac s dans l emplacement de Post indexation Importation e Page 183 canFile ScanFile User Guide D n Mae Sites Information d Index Information d Index La fonction mporter index est utilis e pour remplir les enregistrements d indexation contenus dans divers documents des r pertoire existants avec des informations compl mentaires A titre d exemple certains documents comportant des codes barres repr sentant un Num ro de Projet peuvent avoir t scann s Il est possible qu un fichier externe MS Access ou de format ASCII poss de d j ce num ro y compris le Nom du Document le Num ro du Document etc Le Num ro de Projet peut tre param tr pour devenir le champ Connexion et les informations d indexation suppl mentaires sont alors import es vers les enregistrements correspondants Pour ouvrir l importation d index s lectionnez Importer gt Index depuis le menu Fichier 12345678 Project Phase 1 876541321 3268 012345679 Part 1 Phase 97654321 12045 12345680 Feasability 08654321 3000 12345681 Planning 18654321 600
111. 4 bits Plus la valeur en bits s lectionn e est lev e plus le nombre de teintes diff rentes scann es est important Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou en couleurs plus particuli rement hautes d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Rotation Un document peut tre scann puis tourn par rotation et sauvegard Les angles de rotation disponibles sont 0 90 180 or 270 Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents e TIFF non compress e TIFF compress de Groupe 4 Param trage Scanner e Page 263 ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 3060 3080C amp 3080CII ument Management System e Jpeg e Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format compresse les donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans
112. 5 v Show Download Index 1 Newspapers Index 2 Postindexed microfil datt __BERLINER MORGENPOST BERLINER ALIGEMEINE A ry A tiil Hitlist Search ER ge ohne Sommer Smog Kommunen Logout sollen Verkehr beschr nken d rfen raxi zu achteinhalb Haf verurteilt Lokales Intranet Page 350 ScanFile WebServer ScanFile User Guide Visualisation de Documents ScanFile Document Management System La fa on dont le document est visualis d pend du type de document en cours de visualisation et du logiciel explorateur que vous utilisez Tous les documents noir amp blanc et documents scann s peuvent tre visualis s directement en se pla ant dans la page Visualisation du Document en cliquant deux fois sur le document ou l aper u de celui ci si l aper u est visible Les documents de format lectronique tels que les documents Word amp Excel par exemple impliquent que leur application source soit pr sente sur le PC Des applications telles que Microsoft Word et Excel peuvent tre ouvertes l int rieur d Internet Explorer C est pourquoi ces documents format s sont visualis s l aide de la page Visualisation du Document Si vous utilisez Netscape ces applications doivent tre ouvertes ind pendamment de l explorateur Outils de Visualisation de Document Du c t gauche de la page de visualisation du document un certain nombre d outils permettent la manip
113. 50 or MS 800 Page 278 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Rare Canon MS 300 350 amp 800 SE DE ges 4 Configuration du num riseur MS 300 350 800 Adresse et adapteur du num riseur Visualiser HA 0 ID 7 USB Format page R solution Mode Auto v 200 x 200 w Noir et blanc Sensibilit Compression Rotation Mode texte k Non compress TIFF ze 90 Densit F glisse Page Centr SOMBRE osit CLAIRE pis Type de film Auto Auto Film n gatif Film positif Visualiser sri sualise Tester Num riseur Numeris la s lection Choisir la source P at EES FS Controller III via SCSI e see Porte fiche automatique via COM Port Annuler OK Param tres de la page Il est possible de param trer un certain nombre d options qui affectent la taille la qualit et l orientation des documents en cours de num risation Ces diff rentes options se trouvent dans la partie Visualiser de l cran Configurer le Num riseur Les tableaux ci dessous et en pages suivantes pr sentent les diff rents r glages possibles Param trage Scanner e Page 279 Scan File Document Management System ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 Param tres Description Taille de la S lectionnez une taille de document parmi les suivantes Page e Letter 8 5 x 11 Inch e Legal 8 5 x 14 Inch e A3 297 x 420 mm e A4 210 x 297 mm e A5 148 x 210 mm e A6 105
114. ATION uiissssisseiceecccceenccceneecenneeeneneees 165 NUMERISATION DE MICROFILM mnnnnnnnssnrsssnnrcennnnnennneennneenmnennnnennnne 166 RSC 167 CHARIOT MICROFICHE ui sieucceeuccenuccenncecnneeennececnneeeenneeeenneeeeeneeeeeneennsee 167 CONTROLLER FS US de en ane 167 MICROFILM NUMERISATION PAR PAGE ui iiuiseecceecccceencceeneeeeneeeenseeeneseees 167 eieiei e 167 COMORES R A a 168 MICROFILM NUMERISATION PAR Lo 169 ELE EE 169 Mode d alimentation automatique s saanaooeennnnnnnnnneeennnnnnnnnnnneeeennnnnnenne 170 GESTION DES TACHES EE 172 INTRODUCTION La annannanota natale 173 CONFIGURATION DES CHEMINS uses seu seeneceeneeeeneeeeneeeeneeennneeeneneeennnee 173 Elaps a a e a ini 174 Envoyer vers R pertoire 177 D C We E 177 AUTRE OPTIONS DE CHEMINEMENT suuuiiissscseuccceenccennecenneeenneeennneeennneeennnee 179 Sauvegarder le GE 179 Suppression des t ches termin es oa0000000000aaanoaeeeeeeeeeeanan 179 List des tr t ments en COUS EE 179 ENVOIE DE DOCUMENTS A UN CHEMIN suis sseucceeuceennceannneeenneeenneeennneeeneneees 180 VISUALISATION DES DOCUMENTS unies seeucs senc eennceeenceeenneeeeneeennneeeneneennnee 180 Copie E 180 ACIDE ae AE ar ne en een ln Re Rae 180 SERVICE GESTION DES TACHES uuiiseiceeuecsenceeenneeeeneeeenneeeeneeennneeennneeennnee 181 IMPORTATION EEN 182 INTRODUC HOME ea a ae 183 Page Ge Bienvenue dans ScanFile
115. Adrenaline Image et ImageControls V3 0 Impression virtuelle VNP Avec ScanFile VNP vous pouvez cr er jusqu 8 imprimantes virtuelles permettant l impression des documents qui sont convertis en format TIFF et sauvegard s dans des r pertoires sp cifiques et qui peuvent alors tre automatiquement import dans des r pertoires ScanFile Nouveau dans la Version 8 Nouvelle Apparence Une barre d outils moderne a t ajout e pour une interface alternative de ScanFile L interface classique est toujours disponible Personnalisation Le Compte ScanFile permet ScanFile d utiliser un compte Windows pour personnification Les donn es s curis es avec ce compte Windows peuvent tre prot g es d acc s ill gaux Page 20 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Nouveau dans la Version 8 ScanFile Document Management S system Gestion du Rapport d activit Tra abilit La gestion du rapport d activit offre une fonction d exportation pour les donn es de la tra abilit Les fichiers export s peuvent tre fusionn s dans ScanFile vers une base de donn es de recherche temporaire pour r cup rer les donn es export es Utilisateur SF Recherche Utilisateur SF Recherche il est possible d autoriser un compte d utilisateurs qui doivent seulement voir les documents Ces utilisateurs ne bloquent pas une pleine licence utilisateur et leurs droits ne peuvent tre modifi s D lai Utilisateur
116. Aucune section de ce document ne peut tre reproduite transmise ou enregistr e sous quelque forme que ce soit ou par quelque moyen que ce soit lectronique ou analogique quelle qu en soit la raison sans la permission crite expresse de Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Ce manuel d crit la gamme fonctionnelle compl te de ScanFile Toutefois toutes les fonctions indiqu es ne sont pas disponibles dans ScanFile SBE La version compl te de ScanFile est disponible via des revendeurs et des distributeurs autoris s par Spielberg DMS Pour un distributeur dans votre pays rendez vous sur le site www spielbergsolutions com Votre distributeur peut vous diriger vers un distributeur local agr ou avoir affaire directement avec vous Manuel de l utilisateur Contrat de licence logiciel ScanFile SBE ScanFile Docume nt Management System Contrat de licence logiciel ScanFile SBE IMPORTANT Veuillez lire le pr sent contrat avant d ouvrir le paquet cachet Le fait d ouvrir le paquet cachet signifie votre acceptation du pr sent contrat Le pr sent contrat de licence est un document juridique entre vous et M Dieter Spielberg En ouvrant le paquet cachet vous consentez accepter les conditions du pr sent contrat Si vous n tes pas d accord avec les conditions du pr sent contrat veuillez ne pas ouvrir le paquet cachet contenant le logiciel d utilisateur ScanFile SBE le logiciel
117. CTEURS DE RECHERCHE si ssecsssescsssccccceennnnnnssssececcecennnnnnseeeeeeeeenns 37 SELECTION amp CONFIGURATION DCANNER nssssseeeeeceeeeeneeceeeeennneeeennnneeeens 38 ETAPES SUIVANTES EE 39 R PERTOIRES annee nan as denses cs 41 INTRODUCTION EN 42 CREATION D UN REPERTOIRE iiiiiiiisscceecccceceencceeceeenceeecenneeeecenneeeeeeenseees 42 PROPRIETES DES CHAMPS see 44 AUCUNE ee 44 EE AEAEE TAAA eege 44 COR E E A E 44 Compteur AVEC 0 nn 44 EE Ee 44 DAS ele 44 OUS DATES ee enee e 45 OR nd 45 TH na na a a EEE EIEEE EEEE NEEE 45 List externe ll dodo ne nas 45 PROPRIETES DE CHAMPS ETENDUES eeeeeesseiissseceeeeeeenneessseeeeeeennnns 46 Masque E 46 Propri t des index avec Doublon ssooosnssnnnnnneeeennnnnnnnnnneeeennnnnnnnnnnenne 47 Contr le de validit de date 47 EENEG 48 Champs incomplet ee 48 EENEG 48 PARAMETRAGES ETENDUS iiiieeeeecceseeenceeecenneceeecenneeeecenneeeeeeeneeeeeeennsee 48 Page 2 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System Format de Compression de l import 49 Propri t des index avec doublons ossssssnnnenneeeeennnnnnnnnneeeennnnnnnnnneeene 49 Information Wee E EE 49 Contr le de validit des documents sssoa1nnnnnennnnnnnnnnnnnnnrrnennnrnrennrrnrnnn 49 THESAURUS a a aan amants 49 Thesaurus dE 51 lenger nn nee ST A A i e e a e ara 51 TRAVAIL AVEC LES REPER OIRES sssessssecsesceceeeeennnnnsssseee
118. Champs index dans l arborescence OCR sous Forme non reconnue et choisissez Ajouter un champ Un curseur en forme de croix s affiche dans la fen tre de l image Vous pouvez d finir la zone de lecture en d pla ant le curseur vers le d but de la zone de lecture en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc et en faisant glisser la souris La zone de lecture est d finie d s que vous rel chez le bouton gauche de la souris L cran Relier cette zone suivant est alors affich Page 146 e Code Barres ScanFile User Guide Lecture par zone de codes barres canFile Document Management System Relier cette zone Relier la zone au champ Champ m mo O N DOSSIER Caract res reconna tre O Tout caract re Chiffres et prix O Chiffres seulement O Lettres seulement NOM ON EVT O Minuscules seulement LIBELLE Code barres O Majuscules seulement ODATE Code bares 29 D de 9 LM O N CPTE V rifier chiffre preuve DEBIT Am liorer code barre CREDIT Rotation du code barre 90 OJ O Cases cocher OL Reconnaissance Matricielle Annuler A l aide de cet cran vous pouvez s lectionner le ou les champ s contenu s dans le r pertoire auquel s vous souhaitez associer la zone de lecture Vous pouvez galement sp cifier le contenu type de la zone de lecture Dans notre exemple la zone de lecture est associ e au champ N de D
119. FS III Niveau de Blip Description 1 Page 2 Fichier Page 3 Lot Fichier Page Page 284 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 Param tres 1 Blip 2 Blip 3 Blip Shift F Store Retour Password 149 149 149 Retour 1 Search Mode Retour Mode 5 2 3 Retour Canon Meth No No No Retour Ser Progr 8 13 13 Retour Std Blip Yes Yes Yes Retour Neg Blip Yes Yes Yes Retour N P Key on No No No Retour Stand Slice Yes Yes Yes Retour Count Splice No No No Retour Set 1 DOC Yes Yes Yes Retour Enable Auto No No No Retour Indexing No No Retour Send Address No No No Retour Input OK Yes Yes Yes Retour 8 X Plus Key Exit Retour Mode Param tre Film adjust vertical SHIFT We or a Retour Film adjust horizontal SHIFT 4then YesorNo Retour Param trage Scanner e Page 285 ScanFile User Guide scanFile un Canon MS400 amp 500 FS Controller III Scan avec Lot Fichier Shift F Store Retour Password 149 Retour 1 Search Mode Touche Plus 2 Machine setup Retour Trailer stop No Retour Mod F amp C nstd No Retour E M detect Yes Retour Key buffer No Retour Face U D set No Retour Face down Yes Scan en ordre croissant Retour Face down No Scan en ordre decroissant Retour Adrs prt set No Retour Address prt No R
120. File indiqu le fichier est supprim du R pertoire de Recherche Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile vous pouvez choisir un r pertoire pour faire une copie du fichier Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points Page 302 e Remote Services ScanFile User Guide Service Documents Electroniques ScanFile Document Management S ystem imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de sauvegarde Options d Indexation Les documents peuvent tre import s dans les r pertoires de ScanFile de deux fa ons et le nom de fichier peut tre utilis pour index automatiquement les documents 1 Post index Lorsque l option Post index est s lectionn e tous les documents trouv s pour tre archiv s seront plac s dans le dossier de regroupement de Post index de ScanFile choisi pour le classement ult rieur 2 Utiliser le nom de fichier comme index L option Index direct combin e avec Utiliser le nom de fichier comme index sauvegardera les documents directement dans le r pertoire en cr ant un index pour chaque document enregistr et en pla ant le nom du fichier dans le premier champ du r pertoire de ScanFile S parateur Si vous s lect
121. File supporte plusieurs scanners de ch que qui peuvent lire des ch ques Cod s MICR Les scanners de ch que suivants sont support s Canon CR 180 TellerScan TS200 TellerScan TS300 350 TellerScan TS400ES BUIC 1500 Param trage Scanner e Page 273 canFile ScanFile User Guide Eege Scanner de Ch que Certains r glages d crits peuvent seulement s appliquer certains mod les de scanner 4 Configuration du num riseur CR 180 Mise en page Format page Mode Detection Auto Noir et blanc R solution Sensibilit 200 x 200 Mode texte Compression Pages Compress TIFF G4 M Recto Densit e ES R glages par D faut Brilance Auto Param trages Etendus Annuler R solution La r solution peut tre 200x100 dpi ou 200x200 dpi L utilisation 200x100 dpi permet une vitesse de scan plus importante mais la qualit est moins bonne L image de qualit secondaire est interpol e en image 200x200 dpi Choisissez la r solution qui sert votre application au mieux MICR Le code de MICR peut tre lu et stock dans les champs d index des r pertoires ScanFile Choisissez le type de MICR appropri entre CMC7 et E13B Pour stocker l information MICR dans les champs d index ScanFile vous devez d abord ex cuter un scan test Ensuite le ch que sera affich dans la fen tre d exposition de la num risation test et l information MICR correspondante sera
122. IAMAWINSP A 21 06 2006 16 17 50 ScanFile Folder Modified Invoices MJ VMAWYINXP Q 21 06 2006 16 18 13 ScanFile Folder Modified Invoices MIAMAWINSP A 21 06 2006 16 18 31 ScanFile Folder Modified Invoices MJ YM AW INXP 5 21 06 2006 161839 ScanFile Folder Modified Invoices MIAMAWINSP Q 21 06 2006 16 20 09 ScanFile Folder Modified Invoices MJ VMAWYINXP Q 21 06 2006 16 20 25 ScanFile Folder Modified Invoices MJAM WINSP G 21 06 2006 16 21 17 ScanFile Folder Modified Invoices MJAM WINXP A 21 06 2006 16 22 27 ScanFile Folder Opened Delivery notes MJAZM WINXP 21 06 2006 16 25 48 ScanFile Folder Closed Delivery notes MJA M WINXP Q 21 06 2006 16 25 56 ScanFile Folder Opened In box MIAMAWINSP Q 21 06 2006 16 25 59 ScanFile Folder Closed In box MIAMAWINSP 5 21 06 2006 16 26 04 ScanFile Folder Opened Invoices MIAMAWINSP 3 21 06 2006 16 26 08 ScanFile Folder Closed Invoices MJ VMAWINXP se Cliquez sur le bouton Configuration de la tra abilit dans le fen tre Rapport d activit ce qui affichera la fen tre suivante Rapport d activit e Page 215 canFile ScanFile User Guide Document Management System Affichage des v nements SS Audit trail configuration User OCR COLD Routing udit trail report Program Library Folder File Image Search Keywords Thesaurus Import Open C Batch added Close Batch deleted Create Batch modified Delete Modify Maintain L option Activer la tra abilit permet d ac
123. INDOWS 300 edel lee EE 300 Compte EE 300 OUTIL REMOTE SERVICES CONEIGURATION ennecseeeeneseeeennenseseeennnsesee 301 SERVICE DOCUMENTS ELECTRONIOUES us es eue seen ee rene eeeueeeneneeennnee 301 Planning de Mise JO 301 Ee 302 eet ie iii 302 Lecteurs de E 302 Options d indexation E 303 Mise ge 304 Bienvenue dans ScanFile e Page 9 ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Docu ment Management System SERVICE IMPORTATION COLD E 304 Planning de Mise aiour 305 REPENOIG an a ae A AE A E aE E E 305 Lecteurs lee 305 Lecteurs de Sauvegarde E 306 Import Template issiran annaba 306 Mise e 306 SERVICE IMPORTATION FICHIERS ET INDEN 306 Planning de Mise aiour 307 EELER eiert 307 Lecteurs ee 307 EE EE 308 Ee 308 Mise jour maintenant 308 SERVICE IMPORTATION heelt 308 Planning de Mise E 309 Rpr natation 309 Lecteurs de recherche 309 CR E 310 Mise jour EE eet Ee 310 SERVICE MISE A JOUR DES KIERAIGIER sesENENEeEENERESENERENEEENENESENENENESESNENEEENEN 311 Configurer EE 311 Planning e 311 R pertoire des Librairies E 311 EE 312 Mise jour maintenant 312 CHEMINEMENT DE DOCUMENT inner 312 Documents en cours d acheminement 312 Mise jour mammtenant 313 RE Mun aa ananas nan a na na te late 313 Effacement auto DEIER 313 Effacement p riodique 225 versants misent inerte imnini ris miel eat ass 313 Exporte les donn es de la Tra abilit 00sannnnnn0nnnnnnnnnnnnnnee
124. Page 107 canFile Document Management System ScanFile User Guide Liste de recherche Utilise Stellent Viewer Permet l affichage de documents lectroniques avec le Stellent Viewer ce qui peut tre plus long l affichage si les documents sont importants Si ce viewer n est pas utilis les documents lectroniques appara tront avec un ic ne symbole dans la fen tre d image Un double clic sur l ic ne permet d afficher les documents dans leurs applications correspondantes condition que celles ci soient install es sur le poste Liste de recherche La Liste de recherche est utilis e pour afficher les r sultats d une recherche d un document men e l int rieur d un r pertoire Quatre options diff rentes sont accessibles changeant son aspect et sa fonctionnalit Option Description Afficher le num ro des dossiers Les enregistrements dans la Liste de recherche seront num rot s en ordre croissant Ce num ro sera affich dans la premi re colonne de la Liste de recherche Afficher la colonne de Notes Sauver la largeur des colonnes Ajoute une colonne la fin de la Liste de recherche La colonne de Notes montrera si des notes sont appliqu au document ou si les documents sont cach s Les documents avec une note attach e afficheront un M dans la colonne de Notes Les documents cach s pour les utilisateurs du groupe SF Recherche afficheront un XT Si cho
125. R et Reconnaissance de Forme Modification d Index Pour modifier l information d index d un document existant choisissez le document en question dans la Liste de recherche et basculer en mode Modification dans la Bo te outils de R pertoire L information d index du document choisi est affich e et peut tre modifi e Sauvegardez les Indexation e Page 79 ScanFile User Guide scanFile Modification d Index ument Management System changements en cliquant sur le bouton Modifier l index L information d index est sauvegard e la Liste de recherche est mise jour Vous pouvez galement utiliser la touche Entr e dans le dernier champ d index pour sauvegarder l information d index L index du document est sauvegard la Liste de recherche mise jour mais ScanFile passera alors au document suivant dans la Liste de recherche et affichera l image et l information d index du nouveau document Page 80 e Indexation Manuel de l utilisateur Recherche et Visualisation de documents Recherche et Visualisation de documents Recherche et Visualisation de documents Page 81 ScanFile User Guide Introduction Scan File ment Management System Introduction La recherche de documents dans ScanFile est une t che directe et facile Les outils de recherche de document standard dans ScanFile sont complets permettant d ex cuter des recherches de cat gorie avec des propri t s ET O sur plu
126. SE eng Etapes suivantes Page 40 e Premiers pas Manuel de l utilisateur R pertoires scanFile an R pertoires R pertoires e Page 41 canFile ScanFile User Guide Sat Management System Introduction Introduction Tous les documents qu ils aient t scann s ou import s dans ScanFile sont conserv s dans les r pertoires ScanFile Ces r pertoires contiennent non seulement les images des documents mais galement les informations d indexation et les annotations associ es ces images Si vous utilisez le module OCR Reconnaissance Optique de Caract res fourni en option les tableaux plein texte de l OCR sont galement inclus dans le r pertoire Les r pertoires peuvent tre cr es sur tout m dia r inscriptible mis la disposition de l ordinateur comme lecteur de r f rence Ceci inclut galement les lecteurs r seaux Il est fortement recommand d utiliser des lecteurs distincts pour l enregistrement des r pertoires et pour l installation des programmes Lorsque vous cr ez un r pertoire vous pouvez lui attribuer un nom comportant jusqu 32 caract res et sp cifier jusqu dix champs d une longueur maximale de 255 caract res par champ Ces fonctionnalit s peuvent tre appliqu es aux diff rents champs qui servent l indexation rapide automatique au cours de la num risation du document ou en post indexation Cr ation d un r pertoire Pour cr er un r pertoire s lectionnez C
127. SP ScanFile Document Management System 8 Manuel pour ScanFile SBE Version 8 Installation Licence amp Configuration ScanFile ScanFile WebServer ScanFile RemoteStation ScanFile Remote Services ScanFile Connector for ShareScan REVISION 0 4 Manuel de l utilisateur Scan File Document Management System Copyright D claration Dieter Spielberg DMS GmbH ne fait aucune repr sentation ou garanties en ce qui concerne le contenu ou l utilisation de ce document et d ment sp cifiquement n importe quelles garanties formelles ou impliqu es de valeur commerciale ou de dispositions pour n importe quel but particulier De plus Dieter Spielberg DMS GmbH r serve le droit de r viser cette publication et faire des changements son contenu tout moment sans obligation de notifier n importe quelle personne ou entit de telles r visions ou changements Dieter Spielberg DMS GmbH ne fait aucune repr sentation ou garantie en ce qui concerne tout logiciel ScanFile et d ment sp cifiquement toute garantie formelle ou impliqu e de valeur commerciale ou de disposition pour n importe quel but particulier Dieter Spielberg DMS GmbH r serve le droit de faire des changements chacune ou toutes les parties de logiciel ScanFile tout moment sans obligation de notifier n importe quelle personne ou entit de tels changements Copyright 1999 2007 Dieter Spielberg DMS GmbH Tout droits R serv s
128. TES 124 00 reconnaissance SCANNER A4 N amp B COULEUR DUPLEX SCSMSIS TWAIN DR3080C 122400 CARTE ADAPTEC 2930U 123400 CABLE SCHU 2X50 BROCHES M 1 224 00 INSTALLATION DR3080C REPRISE GARANTIE DE 6 MOIS 125400 INSTALLATION DE LOGICIEL 123400 CONFIGURATION LOGICIEL 1 224 00 FORMATION Tarif par jour 123400 Annuler Vous pouvez naviguer parmi les documents du r pertoire en utilisant les outils mis votre disposition jusqu ce que la page sur laquelle vous souhaitez d finir des zones de reconnaissance s affiche Veuillez noter que l op ration de reconnaissance de zone est toujours effectu e sur la PREMIERE page d un fichier Pour tre s r que lorsque vous d limitez la zone c est bien la bonne partie de la page qui est prise en compte vous pouvez r aliser un zoom et Page 154 e OCR A Reconnaissance de Formes ScanFile User Guide op canFile Reconnaissance de Zone Bcinent Managerment System effectuer des rotations de l image l int rieur de la fen tre d affichage Apr s avoir affich la partie de la page sur laquelle vous souhaitez cr er une zone de reconnaissance un click droit sur Champs d indexation de OCR sous Formes non reconnues et s lectionnez Ajouter champ Un curseur en forme de fils crois s s affiche alors dans la fen tre d affichage d image En d pla ant ce curseur vers le d but de la zone et en maintenant le bouton de la souris en
129. a d finition choisie pour la num risation de documents sp cifiques d pend beaucoup du type et de la qualit du document scanner du fait que le document doive tre class en direct ou en archive et des pr f rences de l utilisateur Tester Num riseur La fonction test de Num risation est disponible par l interm diaire de chaque pilote de scanner Canon int gr Elle est utilis e pour num riser un document en fonction des param tres que vous avez s lectionn pour voir si ces param tres sont corrects Placez un document sur le plateau d alimentation du scanner puis pressez le bouton Tester Num riseur Le document s affiche ensuite dans la Fen tre d affichage de num risation d essai La bonne qualit de l image peut tre v rifi e partir de cette fen tre Les signes Plus et Moins situ s respectivement dans les coins inf rieurs gauche et droit de la fen tre de num risation d essai vous permettent d augmenter ou de r duire la taille de l image En pressant sur le bouton O vous pouvez effectuer un zoom Cadre vous dessinez un cadre autour de la zone que vous souhaitez agrandir Le bouton permet d afficher l image tout enti re dans la fen tre de num risation d essai L image peut tre d plac e n importe o l int rieur de la fen tre d affichage en cliquant sur le bouton droit de la souris lorsque le curseur se trouve sur la fen tre de num risation d essai et en maintenant le bouton d
130. acements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des Librairies Le planificateur mettra jour les Librairies suivant le Planning tabli dans les lecteurs chemins s lectionn s Le syst me contr lera si chacun des r pertoires import s a t modifi depuis qu il a t import dans la Librairie Dans ce cas les donn es de la librairie seront mises jour en fonction des donn es du r pertoire Remote Services Page 311 ScanFile User Guide Cheminement de Document ScanFile Doc ument Management System R p tez cette tape pour chaque r pertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre jour des librairies Pour retirer une Librairie de la liste mettez a en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ou un chemin ou des r pertoires qui sont ajout s des Librairies peuvent tre trouv es cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires R p tez cette tape pour chaque r pertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre jour des librairies Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance e
131. affich e en dessous dans le champ texte Pour chacune des parties MICR diff rentes de l information vous pouvez choisir un champ d index ScanFile depuis une liste d roulante En scannant les Page 274 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Rare Axis 7000 SE E ges ch ques l information appropri e sera alors stock e automatiquement dans ces champs Axis 7000 L Axis7000 est un bo tier de connexion permettant de num riser sur des scanners travers le r seau si les scanners sont reconnus par lui Configuration Num riseur Il y a plusieurs options qui peuvent tre choisis pour les scanners associ s l Axis7000 celles ci sont d finies dans Configuration du num riseur Les plus utilis es sont rassembl es dans l cran qui s ouvre en appelant Configuration du num riseur 4 Configuration du num riseur Adresse et adapteur du num riseur Format page Adresse IP 000 000 000 000 Nom de l utilisateur Mot de passe Format page Rotation Pages iroot Portrait EN Recto Verso ps Visualiser Mode Compression Sensibilit Noir et blanc M Compress TIFF 64 Y Mode photo Densit Format page R solution Aude P x Correction de travers Rotati Contraste EE rl 5 Intensit lt gt Tester Num riseur Annuler Veuillez noter que les r glages d finis pour l Axis 7000 d pendent du num riseur qui lui est rattach Il nest pas possible de d
132. age S lectionnez une taille de document parmi les suivantes e Letter 8 5 x 11 Inch e Legal 8 5 x 14 Inch e A3 297 x 420 mm e A4 210 x 297 mm e A5 148 x 210 mm e A6 105 x 148 mm e B4 250 x 353 mm e B5 176 x 250 mm e B6 125 x 176 mm Si l option Ajuster image est activ e ce r glage est d sactiv e Adapter la taille de la page celle de la fen tre Si vous s lectionnez l option Windows pour taille de page vous pouvez sp cifier dans le document une zone particuli re qui devra tre sauvegard e Pour ce faire s lectionnez Window comme taille de page puis effectuer une Num risation d essai sur un document chantillon Un cadre redimensionnable s affiche en superposition sur l image dans la fen tre de num risation d essai Dimensionnez le cadre pour qu il co ncide avec la zone du document chantillon voulue La taille et l emplacement du cadre sont ensuite sauvegard s Veuillez noter que lorsque cette option est utilis e seule la zone du document situ e l int rieur du cadre est sauvegard e Toutes les autres parties du document scann sont limin es R solution Les r solutions suivantes peuvent tre s lectionn es 100 150 200 240 300 400 amp 600dpi Mode de Utilisez ce r glage lorsque vous num risez en mode noir amp Diffusion blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d erreurs pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonction est utile lorsque vous scanne
133. age 101 Sauber ScanFile User Guide Document Management System Explorateur Envoyer vers du mode s lection Tant que cet cran est affich vous pouvez effectuer des impressions avec TIFFWriter partir d applications Windows mais l cran TIFFWriter n appara t pas Lorsque vous avez fini d imprimer vos documents pressez le bouton Fin du mode s lection L cran reprend l aspect de la fen tre d affichage standard de TIFFWriter Vous pouvez repasser en revue les documents conserv s lors de cette collecte en pressant le bouton Montrer s lection ce qui a pour effet d ouvrir l cran Additionner les pages ci dessous Additionner les pages Mec Sauter au Document 1 Y Effacer l image Effacer document R tablir les changements Quitter Vous pouvez paginer le document en cours en utilisant les boutons de d placement situ s en bas de la fen tre de pr vue et s lectionner les documents visualiser partir de la liste d roulante Sauter au document Vous pouvez supprimer certaines pages d un document en affichant une une les pages concern es et en pressant le bouton Effacer image o vous pouvez galement supprimer un document tout entier en utilisant le bouton Effacer document Tous les documents rassembl s lors de la s lection sont automatiquement sauvegard s vers l un des enregistrements appartenant aux r pertoires ScanFile Ils peuvent galement tre plac s dans la Liasse de Post inde
134. age 249 ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F ument Management System pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format compresse les donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura docu
135. age d email qui vous permettra d envoyer un document n importe quel e adresse Email valide Ecran Message Email Sur cet cran vous pouvez entrer l adresse Email de la personne destinataire Si vous exp diez un utilisateur de ScanFile le champ Email sera automatiquement rempli Vous pouvez galement envoyer une copie du document un autre utilisateur en remplissant le champ CC Un sujet et message lectronique peuvent tre joints en les tapant dans les champs appropri s Une fois le message termin cliquez sur le bouton num risation pour ouvrir l cran de num risation Ceci affichera la Messagerie lectronique qui vous permettra d envoyer un document n importe quelle adresse lectronique Internet valable ScanFile RemoteStation e Page 369 ScanFile User Guide ScanFile Ecran de Num risation ment Management System Ecran de Num risation Plusieurs options peuvent tre plac es avant la num risation ou l importation concernant le type de documents num riser et la source de ces documents Une fois que ces options s lectionn es appuyez sur le bouton de num risation pour num riser les documents Document Source Si vous avez un num riseur Canon DR reli au poste de travail celui ci sera automatiquement d tect et vous pourrez commencer num riser imm diatement Si vous souhaitez utiliser un dispositif de type TWAIN comme source de num risation vous devez d abo
136. age dans la fen tre de num risation d essai Dimensionnez le cadre pour qu il co ncide avec la zone du document voulue La taille et l emplacement du cadre sont ensuite sauvegard s Veuillez noter que lorsque cette option est utilis e seule la zone du document situ e l int rieur du cadre est sauvegard e Toutes les autres parties du document scann sont limin es R solution Vous pouvez choisir parmi l une des d finitions suivantes 200 210 220 230 240 250 260 270 280 290 300 et 400 dpi Points par Pouce Avec les r glages ci dessus la d finition de num risation horizontale est identique la d finition verticale Il existe aussi 2 modes de r glage pour num risation vitesse rapide qui sont d finition partag e Le premier chiffre est le r glage de d finition horizontale le second celui de la d finition verticale Ces r glages de d finition Page 248 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile Document Management S ystem Mode de diffusion partag e sont identifi s dans la liste de d finitions par des ast risques 200 x100 300x150 Utilisez ce r glage lorsque vous num risez en mode noir amp blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d erreurs pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos Mode Cette option
137. age de document ScanFile Lorsqu un utilisateur se connecte un serveur RemoteStation le serveur essaiera de valider le nom de l utilisateur et le mot de passe en utilisant la base de s curit locale Si l utilisateur n est pas connu localement le serveur essaiera alors de valider le nom d utilisateur sur l un des serveurs additionnels d finis dans la liste des serveurs En cas de succ s les permissions qui auront t assign es l utilisateur sur le serveur seront appliqu es Pour chaque serveur additionnel un nom d utilisateur et un mot de passe doivent tre cr es sur le serveur pour tre utilis comme Utilisateur Partage ce qui permet aux utilisateurs non enregistr s sur ce serveur de stocker et de retrouver les documents depuis un serveur en suivant les permissions assign s l utilisateur partag Pour cr er un serveur additionnel appuyez sur le bouton Server list et s lectionner Ajouter Vous pouvez alors assigner une Description au serveur additionnel qui est utilis pour identifier le serveur aupr s des utilisateurs Vous pouvez entrer l adresse IP et le Port utilis s par le serveur additionnel RemoteStation ainsi que le nom de l Utilisateur partag de ce serveur et le mot de passe des utilisateurs partag s De plus les d tails de Contact pour ce serveur peuvent tre ajout s en renseignant les num ros de T l phone et de Fax ainsi qu une adresse email Les d tails des serveurs additionnels R
138. aintenance e Page 294 ScanFile User Guide CanFile Introduction Document Management System Introduction Le logiciel ScanFile int gre des utilitaires destin s vous aider en cas de probl mes avec n importe lequel de vos r pertoires ou librairies Pour cela ScanFile offres des fonctions de maintenance pour r parer le dossier et des biblioth ques Ces fonctions ne remplacent pas des sauvegardes r guli res Vous devriez toujours effectuer des sauvegardes r guli res de tous vos r pertoires ScanFile et librairies pour viter la perte de donn es Maintenance de r pertoire Cet utilitaire est accessible partir du menu Fichier gt V rifier r pertoire ScanFile v rifiera dans n importe quel r pertoire s il existe des anomalies diverses au sein de la base de donn es et si des fichiers documents sont manquants ou d t rior s Si un enregistrement d indexation incorrect ou des liaisons d enregistrements avec des fichiers documents manquants sont d tect s un rapport de d tection d anomalies est transmis vers le fichier Error log cr dans le r pertoire TEMP du PC Des probl mes tels que ceux d crits ci dessus peuvent se produire par exemple si le PC a t teint en cours d exploration ou de suppression si le disque dur est arriv saturation ou est d t rior ou si des fichiers document ont t supprim s du r pertoire ScanFile sans passer par l application ScanFile elle m me Malheur
139. aire peut tre num ris avec ScanFile l int rieur d un r pertoire puis s lectionn partir de ce r pertoire Les autres options qui peuvent affecter l alignement du texte se trouvent dans Positionner formulaire Tout d abord r glez le param tre Ajust Saut de ligne Normalement si les polices et tailles de polices s lectionn es choisies sont correctes l alignement des donn es avec le formulaire masque est garanti Si tout autre r glage doit tre effectu les options Ajustement horizontal et Ajustement vertical peuvent tre utilis es pour effectuer des modifications instantan es au niveau du positionnement des caract res L option Ajust Saut de ligne permet de param trer le nombre de pixels entre chaque ligne de texte Les options Ajustement Horizontal et Ajustement Vertical permettent de d placer la page de texte de x pixels vers la gauche la droite le haut ou le bas Apr s avoir modifi l une de ces options de r glage en pressant sur le bouton Appliquer vous devriez imm diatement juger de l effet de vos nouveaux param tres Un exemple d information COLD masqu avec une image scann e est affich e ci dessous Page 204 e COLD ScanFile User Guide canile Fichiers import s Document Management System E D finir gabarits Fichier Modifier Afficher ScanFile Document Management Software Fichiers import s Pour chacun des r pertoires il est possible d afficher une liste des fichiers
140. ais 815 275 Page 8 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System Scanner SCSI DE anne nana EA 276 Format d Pag renal ira 276 Correction de EENEG Gees 278 ENEE 278 CANON MS 300 350 amp 800 nr enr serre eeenneeenneeemneeennneeunnnee 278 Configuration te EE 278 Param tres de la EE nn ec es 279 SO a a a ed rA EEEa 282 Mode TNT ane A al a ie ne 282 M de PAIE tan a aip ei 283 S lection du mode dalimentaton 283 Param trage de la zone de num risation ossosoooooonooneenenenneneeneeeene 283 EE eege 284 Contr leurs EE 284 FS Controller III Scan avec Lot Fichier 286 CANONMS TOO amp 500 net aaa cena 286 D finitions de num risation EN 287 Options de visualisation sssooosnnnnnneenneeeennnnnnnnnneerennnrnnnnrnneeennnnnnnneneeee 287 Type CR a a 288 MO dallmentatio EE 288 EE enee 288 FS ee 288 CANON CANOFILE 510 5108 iii 290 R solution de Scan D a ea Rated 291 Options de visualisation sssoosennnnnnnnnneeeennnnnnnrnneeeennnrnnnnrnneennnnnnnnnnnneene 291 Con tr le de EIER 292 KT 292 Ee 293 MAINTENANCE a nn nu 2 2 294 INTRODUCTION EEN 295 MAINTENANCE DE R PERTOIRE uuiiiisesssceceuccceeceuuceeecennaceeecenneeeceeenseeeeeenn 295 RECONSTRUIRE L INDER eerste erfeiert 295 REPARER LIBRAIRIE iii euceenuceennccenncccnncecnneeeeneeeeeneeeeeseees 296 REMOTE SEET 298 ENEE donnant EE Ee 299 REMOTE SERVICES SERVICE W
141. aisie de tirets et de traits obliques dans une ligne masque rend la pr sence de ces deux types de Page 46 e R pertoires ScanFile User Guide Propri t s de champs tendues ScanFile Document Management S ystem caract res immuable l int rieur du champ Ainsi si vous entrez une saisie dans un champ le curseur saute automatiquement les tirets et traits obliques Vous pouvez testez le format du masque de saisie en utilisant la bo te Champ de test Propri t des index avec Doublon Sous propri t des index avec doublon vous trouverez des options de choix qui d terminent l action qui sera prise lorsqu une m me information d index est entr e alors qu elle existe d j Les options disponibles sont Action Description Aucun Le contr le des doublons est d sactiv Ajouter Le document pages seront ajout s l enregistrement existant Ajouter avec Un message avertira l utilisateur si le document doit avertissement tre ajout l enregistrement existant Rejeter L information d index sera rejet e Ajouter au d but Le document pages seront ajout s au d but de l enregistrement existant Ajouter au d but Un message avertira l utilisateur si le document pages avec doivent tre ajout s au d but de l enregistrement avertissement existant Copier l index Cette option est identique Action sur doublons de propri t des champs Si vous utilisez la propri t Copier l in
142. al cr e une base de donn es de recherche permettant de trouver les pages des documents dans lesquels des mots sp cifiques apparaissent Des documents lectroniques contenant le texte et des documents COLD peuvent galement tre lu Les donn es COLD tant d j bas texte la lecture de texte int gral est tr s rapide et fiable La reconnaissance de zone permet de lire certaines zones d un document et d inscrire les r sultats obtenus par l OCR dans les champs de r pertoire L option Reconnaissance de Formes travaille dans la conjonction avec l option de zone OCR de ScanFile Son but est de reconna tre une forme au moyen des identificateurs d finis puis d indexer des documents avec les donn es lues dans le contenu des zones qui ont t cr es pour chaque forme Depuis la version de ScanFile 7 3 l option Reconnaissance de Formes inclut le support pour les feuilles de s paration de lot Selon les besoins veuillez vous reporter au chapitre pour l information sur la fa on de configurer et d utiliser celles ci Reconnaissance Plein texte En utilisant cette option chaque page num ris e d un r pertoire ScanFile est lue puis les mots reconnus sont sauvegard s dans une base de donn es Cette base de donn es est jointe au r pertoire et tout utilisateur ScanFile peut y lancer des recherches Vous N AVEZ PAS besoin du module OCR pour effectuer une Recherche Plein texte Vous avez seulement besoin du module OCR pour ex
143. al pour les recherches par cat gorie quel que soit le champ s lectionn dans le r pertoire Recherche et Visualisation de documents e Page 83 canFile ScanFile User Guide Document Management System Recherche sur Index Multiple Recherche tendue Rechercher de Jusqu Num ris le Date Num ris par Ev nement _ Modifi le Date de FR Il Modifi par Objet H Pages Exp diteur Destinataire ET combin Suite donner O combin Afficher la liste de recherche tendue 0 K Oe Utiliser mots cl pour recherche Rechercher r a Annuler Tous les champs de r pertoire d finis par l utilisateur permettent d ex cuter une recherche de cat gorie aussi bien que la date de Scannage et la date de modification des champs Quand la recherche est ex cut e la Liste de recherche r sultante peut tre affich e avec ou sans les champs compl mentaires en choisissant l option Afficher la Liste de recherche tendue de la liste de recherche Les compl ments dans la liste de recherche tendue affichent par document qui l a num ris la date laquelle il a t num ris le nom de tous les utilisateurs qui peuvent avoir chang ce document et la date laquelle il a t modifi Recherche sur Index Multiple Ce dispositif permet de rechercher travers les index s lectionn s des documents que vous d sirez Pour ex cuter ce t
144. ale situ en haut de la page de r sultats Si le document comporte plus de pages qu il n est possible d en afficher dans le cadre des Aper us une barre de d filement appara t sur la droite du cadre M mos Si un document poss de une note jointe dans ScanFile ceci sera indiqu dans la colonne note par une coche Cliquez sur la coche pour afficher le contenu de la note ScanFile WebServer e Page 349 Rare le ScanFile User Guide Document Management System Visualisation de Documents Pour retourner la page Rechercher r sultats cliquez sur le bouton Pr c dent T l chargement Cliquer sur l ic ne en repr sentant un disque l extr mit de chaque enregistrement vous permettra de t l charger le document sur votre PC Comme les documents complets peuvent se composer d un m lange de types de dossier tels que des images num ris es documents Word ou Excel etc ceux ci seront empaquet s ensemble dans un fichier zip Visualisation de Documents Lorsque vous s lectionnez un document pour le visualiser La premi re page du document choisi sera affich e ou la page sera choisie parmi les aper us de la recherche plein texte 2 ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras ag Sa JO Suchen E Favoriten E lt E 2 amp kel v E wechsein zu Links http llocalhost sws image asp ww dn d Webserver g Image 2 lof16 Display 1
145. anFile Il a besoin d employer l information de s curit d Utilisateur pour permettre l acc s des utilisateurs aux biblioth ques via WebServer Choisissez le r pertoire du programme de ScanFile et appuyez sur le bouton Suivant Le chemin de ScanFile peut tre aussi saisi sous forme de chemin UNC Exemple lt machinename gt chemin Emplacement Vous devez alors choisir o ScanFile WebServer doit tre install Par d faut le r pertoire ScanFile WebServer sera cr dans le r pertoire ScanFile du Serveur vous pouvez installer WebServer dans un autre emplacement Une fois que vous avez choisi l emplacement pour installer WebServer appuyez sur le bouton Suivant pour continuer l installation Sauvegarde Si vous mettez jour une copie existante de WebServer vous pouvez vouloir sauvegarder les fichiers qui sont remplac s pendant l installation Si vous choisissez Oui il sera possible d ex cuter un Retour la version pr c dente si n cessaire Si vous choisissez Non l installation se fera par dessus la copie pr c demment install e et un retour la version pr c dente ne sera plus possible API WebServer WebServer a une API qui vous permet d int grer cette fonctionnalit dans vos propres sites Web et de concevoir la visualisation Vous pouvez choisir si vous voulez installer l API ou non Veuillez noter Entrez en contact avec votre fournisseur pour obtenir une description compl te de l API de
146. anagement System sur des documents Placez la ligne en surbrillance et appuyez sur le bouton Afficher Envoie de documents un chemin L assignation d un document un itin raire est faite en cliquant avec le bouton droit de la souris juste sur le document vous voulez envoyer dans la Liste de recherche et en s lectionnant Envoie l Itin raire Cela affichera une fen tre inscrivant tous les Itin raires qui ont pr c demment t cr s Choisissez l Itin raire auquel vous voulez faire suivre les documents et confirmer le choix en cliquant sur OK Sur cette fen tre une option S parer Lot peut tre utilis e si des documents multiples sont envoy s l Itin raire Si s lectionn e chaque document sera trait s par ment sur l itin raire Toutes les actions utilisateur exig es le long de l itin raire seront demand es ind pendamment pour chaque document Si S parer Lot n est pas activ alors les documents multiples qui sont envoy s seront gard s ensemble et trait s comme une t che d itin raire Toutes les actions d utilisateur exig es le long de l itin raire entreront seulement en vigueur quand tous les documents auront t trait s Visualisation des Documents Tous les documents envoy s un itin raire appara tront dans la Liste de recherche personnelle des utilisateurs Ils peuvent tre identifi s par le nom de l exp diteur SFROUTE Copie Locale Par d faut une fois que l action a t
147. anners Un grand nombre de param tres sont accessibles par l interm diaire de cette option Ces param tres sont d crits en pages suivantes Plusieurs de ces param tres peuvent affecter la qualit de l image num ris e c est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec pr caution R glage du filtre Les param tres de r glage du Filtre peuvent tre utilis s pour am liorer la qualit de l image scann e et pour d finir des zones de gommage de couleurs aux endroits o le document ne sera pas scann Page 244 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile Document Management S ystem Option Description Suppression de Cette fonction n est disponible que sur le mod le DR couleur 9080c et permet de d sactiver la num risation de toutes les zones du document comportant une couleur sp cifique Les diff rents param tres sont e Aucun D sactive la suppression de couleur e Rouge Supprime les parties rouges d un document e Vert Supprime les parties vertes d un document e Bleu Supprime les parties bleues d un document Exposition Cette fonction permet de d finir le niveau d Exposition Automatique Automatique et affecte les param tres de r glage de luminosit et de contraste de l image Pour tre valables les valeurs d exposition doivent varier entre 1 et 13 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les
148. antes Vrtuelles 324 Configuration des Ports VNP 2er amies he 328 R sultat ee 329 07070110101 t2110 N D EP 330 Configuration geed nenna 331 e 332 PO a ne da Da a nude 333 PLANNING ID IMPORT sense asian 333 SCANFILE WEBSERVER 52222820 se 334 IRGCRGDEIECKIER ee de ta nai 335 CARACTEBISTIQUES a srancananeatrenceganneanmnnnatanennenanmendaaananeneeienenqnenenennenais 335 AVANT D INSTALLER IMPORTANTES eee bee 335 EE 336 DEINEN A Le EE 336 Emplacement de EE ege dense 337 Emplacement ni a AA AAAA AAAA TAARA ERa 337 Sauvegarde ena adaa ad en 337 E ENEE 337 CONFIGURATION lS 2 Hasena menait ee ge 338 R pertoire le TE 338 Utilisateur WebServef 2 imssinesanieitiateniaisiniiniasnenieiniassieinrti 338 CONFIGURATION DE WERDGERVER s iiieeceeeeeseeeeennnense 339 L cietrs de Ee 339 Me ES a on oies 339 IMAGE CACHE deed 341 Bienvenue dans ScanFile e Page 11 ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Docu ment Management System ENEE REENEN 343 PAGE OUVERTURE DE LIBRAIRIE iii euicseeneeeeenceeeneeenessees 344 EE 345 RECHERCHE DANS UNE LIBRAIRIE usssissssisiceeiiccsceeesccceeeuceceeeeuneeeeeennseees 347 EE un en 348 Page R sultat de Recherche AAA 348 ee EEN 349 EE 349 EE 350 VISUALISATION DE DOCUMENTS unies esueeeenneeeenneeeeneeeeneeeeneeenneeeneneennnee 350 Outils de Visualisation de Document 351 SCANFILE REMOTESTATION mnnnrraccmmnneacceennneeeceennneeeeennnnuse 354 INTRODUCTION in ds d
149. aram trage pour le verso puis choisissez dans la liste d roulante la face que vous souhaitez s lectionn e pour r gler les pr f rences de num risation Pour chaque face ou pour les deux faces d un document les options suivantes peuvent tre appliqu es Param tre Description Taille de Page S lectionnez une taille de document parmi les suivantes Letter 8 5 x 11 In Ledger R 17 x 11 In Letter R 11 x 8 5 In Legal R 14 x 8 5 In A3 R 420 x 297 mm A4 210 x 297 mm A4 R 297 x 210 mm A5 148 x 210 mm A5 R 210 x 148 mm B4 R 353 x 250 mm B5 176 x 250 mm B5 R 250 x 176 mm Si l option Ajuster image est activ e ce r glage est d sactiv Adapter la taille de la page celle de la fen tre Si vous s lectionnez l option Windows pour taille de page vous pouvez sp cifier dans le document une zone particuli re qui devra tre sauvegard e Pour ce faire s lectionnez Window comme taille de page puis effectuer une Num risation d essai sur un document chantillon Un cadre redimensionnable s affiche en superposition sur l image dans la fen tre de num risation d essai Dimensionnez le cadre pour qu il co ncide avec la zone du document chantillon voulue La taille et l emplacement du cadre sont ensuite sauvegard s Veuillez noter que lorsque cette option est utilis e seule la zone du document situ e l int rieur du cadre est sauvegard e Toutes les autres parties du docume
150. ation peut tre situ e entre 1 et 255 Pour le niveau de gris et la couleur et de 1 7 pour le noir et le blanc Texte Photo L option texte sera utilis e si la num risation est en noir et blanc et si la qualit des l ments graphiques contenus sur le document n est pas primordiale L option photo sera utilis e si le document est constitu d l ments graphiques comme une photographie La num risation se fera dans une qualit sup rieure que celle utilis e avec l option texte Simplex Duplex L option Simplex ou Duplex sert num riser des documents en simple face ou en recto verso Priorit Cette option vous permet de g n rer un niveau de priorit entre 1 et 3 pour un document Si beaucoup de documents sont en attente d tre envoy s vers le serveur RemoteStation les documents ayant la priorit la plus lev e seront exp di s en premier Aper u Tous les documents num ris s peuvent tre visionn s pr alablement sur l cran de num risation avant d tre envoy au serveur RemoteStation lls seront affich s gauche de l cran les outils d affichage sont disponibles pour vous permettre de faire tourner et zoomer l image affich e Si plus d une page a t num ris e vous pouvez vous d placer entre les pages en employant les fl ches Haut et Bas sous l option Documents Un X sur un document supprimera la page affich e ScanFile RemoteStation e Page 371 ScanFile Use
151. bServer appuyez sur le bouton Param tres Les diff rents r glages sont d crits ci dessous Param tres Seuls les Administrateurs Scanfile auront acc s cet cran de param trage Tous les autres utilisateurs auront uniquement acc s au choix de la langue et au seuil de qualit JPEG avec un mot de passe de t l chargement ScanFile WebServer e Page 339 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration de WebServer ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer DEAR a Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Q zrix Q EN Le JO Suchen Se Favoriten 2 Adresse http f localhost sws setup asp v EJ Wechseln zu Links Scanfil y Webserver g ee ee e ee ee ee e 0 ee ee e ee ee ee ee e e e Version 8 0 0000 User count 1 Library drives JPEG Quality 2 CA 1 100 Language Sprache Langage English kd Download Settings Password lesscssesee ST ON Image Cache Confirmation sesesessss Logout LuraDocument Online Conversion to GIF PEG O LuraDocument Transmission needs Plug in Online Conversion to GIF JPEG O LuraDocument Transmission Display Download PDF Download Session Timeout minutes Logout Page http Avww spielberg de Save Cancel si Lokales Intranet L application de WebServer peut chercher jusqu 8 lecteurs pour des librairies de ScanFile et ceux ci peuvent tre sp cifi s dans la section
152. bouton droit de la souris sur le document puis s lectionner Envoyer Utilisateur Une liste donnant les noms de l ensemble des utilisateurs Scanfile s affiche s lectionnez le nom de l utilisateur concern puis cliquez sur OK Gr ce l option Envoyer Utilisateur le document peut tre envoy un autre utilisateur ou vers votre propre Liste de S lections Personnelle Lorsque la Liste de S lections Personnelle est affich e des champs additionnels la fen tre standard Liste de Recherche s affichent Ces champs additionnels d taillent le nom du r pertoire source le nom de l utilisateur qui a plac le document dans la Liste de S lections Personnelle et la date laquelle le document a t ajout Liste Personnelle MaiieFormulaires Attribution de primes ou Demande de 46 0338 CEE 16 03 2007 EL ii Dossier 2 de 2 Selectionn 0 Les champs suppl mentaires qui s affichent sont e Depuis r pertoire r pertoire d origine e Depuis l utilisateur Envoy par l utilisateur e Envoy sur date d envoie dans la liste Lorsque la Liste de S lections Personnelle est affich e la ligne Noms de Champs s affiche sur fond jaune pour la diff rencier de la Liste de Recherche standard Les noms des champs de r pertoires n apparaissent pas puisque les documents peuvent tr s bien provenir de r pertoires diff rents ayant des champs distincts
153. c nie oder 355 PARTICULARITES uecht 355 SPECIFICATIONS TECHNIQUES ui isusseeucceennceeennceeenneeeenneeeeneeeenneeeneneeennnee 356 RemoteStation SRE Ee 356 CR E A A 356 AVANT D INSTALLER eege can Zeta ege Zeie 357 FOND ra ar oo oo A oo 357 INSTALLATION SERVEUR ageet gege e Eege gege 358 Emplacement SCAN 358 Emplac meft EE 358 EE 358 ee dE 359 CONFIGURATION SERVEUR siiiisiesieceeescceenccccnnceeennccccnneeeceneeeeeneeeenneeeeeneennnee 359 DO ICO a A R E RNE 360 ee 360 Liste deS SOMEMRE eege 361 EE 361 EE 362 EE Ee 362 REMOTESTATION CLIENT suisse dede ainusuasauntenenetonemtasteneenetentenetuiulesal ns 362 tee EE 362 EE 363 CONFIGURATION CLIENT E 363 R glages EE 363 R glages E 364 DEMARRAGE DE REMOTESTATION suusiesiseencceeecceeeneeennecenneeeenneeeenneeeneneees 364 e 364 e 364 CONTR LE DU PROTOCOLE EEN 365 tat local des envois EE 365 Ee 365 RECHERCHE vsede aaa EAE EE AE E EE EA EEEE EEEE 366 Ecran de Recherche EEN 366 Listede ee 366 ENEE 367 Page 12 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System Voir EE 367 NUM RISATION ENVOI ini acifn ti fantiaiti Gant tante bla dattes 367 EEN 367 ee E 368 TE a ae a ie 368 EmMa 368 ECRAN DE NUM RISATION un ieusseeueeeeneceeneeennecenneeennecenneeeenneeeenneeeneneees 370 DOCS OUR enr a en id ie 370 EE 370 Ee D D oies 371 11a Ea E EEA R A A A AA EE 371 Texte PROTO SR Re E EA 371 Simplex OUI nono a ne ee i
154. canFile Un nom d utilisateur et un mot de passe valides sont n cessaires pour l ouverture de ScanFile Le menu principal de RemoteStation sera affich 3 options sont accessibles e Protocole e Recherche e Num riser Envoyer Clavier Si la station RemoteStation n a pas de clavier et utilise un cran tactile un clavier virtuel peut tre employ n importe o dans RemoteStation en touchant l image de clavier en bas gauche de l cran de RemoteStation Outils RemoteStation emploie des ic nes standards pour naviguer dans l application Les outils principaux sont d crits ci dessous Outil Description Outil Description 2 D connexion Recherche Ecran pr c dant Ecran suivant Page 364 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Contr le du Protocole ScanFile Document Management System M Num risation Simple Page 2 Serveur ou Station de Travail SES S lectionner Source Num riser Document a en Document Num risation Multi Page 1 Internet Email T p B DI M D nd Envoyer Document SS dans file Contr le du Protocole Cette option peut tre employ e pour surveiller le statut des travaux de num risation attendant d tre envoy vers serveur et galement pour l historique de types de travaux sp cifiques envoy s au serveur Le temps pris pour envoyer les travaux de num risation vers le serveur peut tre affect pa
155. canner peuvent tre appliqu s Lorsque vous s lectionnez Configuration du num riseur partir du menu Options l cran d initialisation TWAIN sera affich A partir de cet cran vous pouvez d cider si l interface du gestionnaire de p riph rique TWAIN sera affich e et par cons quent si vous pouvez apporter des modifications aux r glages actuels Si vous d cidez de ne pas afficher cet cran le scanner lance imm diatement la num risation Si le scanner utilis est un mod le de num risation double face s lectionnez l option Utiliser mode duplex pour param trer le scanner de fa on ce qu il fasse des num risations double face Certains scanners TWAIN sont pourvus de moyens de compression d image int gr s leur permettant de r duire la quantit d informations transf r es entre le scanner et le PC Si votre scanner est dot de cette caract ristique il peut tre s lectionn en choisissant l option Utiliser transmission compress e Page 292 e Param trage Scanner Scan File Document Management System ScanFile User Guide Kofax Kofax Kofax est un fabricant sp cialiste de cartes de traitement d image pour PC permettant de supporter des scanners ultra rapides des soci t s comme Bell amp Howell et Kodak Un pilote TWAIN est disponible pour le scanner KOFAX Param trage Scanner e Page 293 Manuel de l utilisateur ScanFile Maintenance Ee Maintenance M
156. cation RemoteStation Server un cran avec cinq onglets est affich Pour configurer le service serveur s lectionnez l onglet Configuration ScanFile RemoteStation e Page 359 ScanFile User Guide scanFile Configuration Serveur ment Management System Identification Cette section est utilis e pour indiquer l adresse IP et le Port utilis par RemoteStation Server Le nom du serveur sera affich automatiquement et l adresse IP peut tre s lectionn e en choisissant depuis les adresses IP disponibles de la liste d roulante Le port par d faut est 2042 mais il peut tre chang si n cessaire Si l adresse IP est chang e de sa valeur par d faut le service RemoteStation serveur devra tre arr t et red marrer L appui sur le bouton Avanc vous permet de rentrer des informations descriptives concernant RemoteStation Server La Description sera seulement utilis e par tous les RemoteStation Clients se connectant ce serveur pour identifier ce dernier Les d tails du Contact pour le support de ce serveur renseignent les num ros de T l phone et de Fax ainsi qu une adresse email R glages locaux RemoteStation Server maintient un enregistrement des transmissions des clients Le champ Jours sous Hold Transmission log d termine la p riode d enregistrement Si un client n arrive pas se connecter au serveur les d tails seront enregistr s Vous pouvez s lectionner si cette information est gard e
157. ce cas le fichier doit contenir un nombre fixe de lignes par page ou doit comporter un champ de valeur unique autre que Hex Oc susceptible d tre utilis pour indiquer une fin de page De m me les filtres Hex OC doivent obligatoire tre supprim s Consultez la section Filtres pour plus d informations ce sujet Type de fichier de spool Pour s assurer que le module COLD pagine le fichier correctement s lectionnez l option Modifier Mise En Page partir du menu depuis la fen tre D finir Gabarit Et l cran d installation sera affich COLD Page 197 canFile ScanFile User Guide Document Management System Gabarit d importation Installation Police Nom Courier New i D tection automatique Taille 10 Caract res OEM Type Etes Fichier COM S i nn Toutes les polices Lignes par page 0 Fontes espacement fixe Positionner formulaire justement horizontal image Masque justement vertical Premi re page Aust saut de ligne Pages suivantes amp ppliquer Format Largeur 10 mm 2100 Annuler Hauteur 10 mm 2969 OK A partir de cet cran vous pouvez essayer de d tecter automatiquement le type de fichier en pressant le bouton D tection automatique Cette option permet de d tecter si le fichier est de format COM ou COM2 et d afficher le type de fichier en cons quence Si le fichier ne fait pas partie de ce type de fichiers l option de D tection Automatiqu
158. cette fa on Si un utilisateur est le membre de plus qu un groupe l utilisateur h rite une combinaison totalisatrice de tous les droits de groupe Groupes Utilisateurs par d faut Quatre niveaux diff rents de groupe d utilisateurs sont inclus par d faut dans ScanFile Ceux ci sont visibles en entrant dans la partie Modification d Utilisateur de ScanFile du menu d Options Ces groupes ont des niveaux de s curit par d faut Les niveaux sont Acc s Limit les utilisateurs de ce groupe peuvent rechercher et visualiser les enregistrements qui ne sont pas cach s Ils peuvent galement voir des notes mais ne peuvent pas les modifier Gestion des utilisateurs e Page 129 ScanFile User Guide Param trages Etendus ScanFile Doc ument Management System Acc s Autoris Ces utilisateurs peuvent diter des notes cacher ou faire appara tre des index Op rateur Les op rateurs peuvent num riser diter et pr parer l criture de CD renommer et post indexer Ils ne peuvent pas cr er diter ou supprimer des r pertoires Administrateur Les membres du groupe Admin peuvent autoriser ou non l utilisation des mots de passe Le mot de passe par d faut est ADMIN L utilisateur doit utiliser ADMIN mais peut changer le mot de passe par d faut une fois que ScanFile a t install Pour cr er un groupe d utilisateur par D faut mettre en surbrillance le groupe requis et cliquez sur Modifier Une
159. cochez la case Activer puis utilisez les touches fl che gauche ou fl che droite situ es aux deux extr mit s de la barre curseur pour augmenter ou r duire la valeur Rognage de la bordure Vous pouvez d finir une marge autour de la zone de num risation Le param tre de r glage de la marge varie de 10mm 10mm Pour pouvoir utiliser cette fonction cochez la case cocher Activer Pour r gler les valeurs utilisez les fl ches gauche et droite ou le curseur de la barre pour augmenter ou r duire la valeur Pour agrandir la zone de num risation pour tre s r que les bords du document ne soient pas coup s d finissez une valeur positive Pour r duire la taille de la zone de num risation de fa on que l image ne soit pas encadr e par un liser noir d finissez une valeur n gative Param tres de r glage du filtre Les param tres de r glage du Filtre peuvent tre utilis s pour am liorer la qualit de l image scann e et pour d finir des zones de gommage de couleurs aux endroits o le document ne sera pas scann Option Description Gommage des Cette fonction permet d effacer automatiquement les points Noirs points noirs isol s visibles sur l arri re plan blanc de l image scann e Page 252 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile ment Management System Gommage des points Blancs Cette fonction permet d efface
160. commandons de les utiliser avec pr caution D tection Double alimentation Il existe deux m thodes distinctes permettant de param trer le scanner pour qu il d tecte s il y a entra nement simultan de deux ou plusieurs feuilles de Param trage Scanner e Page 251 File ScanFile User Guide SE E ges Canon DR 5020 5080C amp 5060F papier au moment de l alimentation Le scanner peut tre talonn pour fonctionner avec un papier d paisseur et ou longueur sp cifique s Pour activer le syst me de d tection d entra nement multiple cochez l une des cases Epaisseur ou Longueur ou les deux la fois La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents la premi re page entra n e au travers du scanner sera automatiquement mesur e en paisseur et ou longueur et ces mesures seront enregistr es Les mesures des documents suivants seront ensuite compar es syst matiquement la valeur enregistr e et si le document scann est plus pais ou plus long que la valeur enregistr e un message d erreur s affiche R glage manuel d paisseur Le param tre Epaisseur peut tre r gl manuellement lorsque le syst me de d tection automatique est d sactiv ou lors de fr quents bourrages pour entra nement de papier multiple Le param tre de r glage d paisseur varie de 1 13 la valeur 1 correspondant l paisseur la plus fine et la valeur 13 l paisseur la plus forte Pour r gler ce param tre
161. crofiche Si le syst me utilis est le Chariot automatique microfiche le port de communication et le d bit de transmission utilis s doivent galement tre param tr s Veuillez noter que ces options d entra nement ne sont pas forc ment disponibles dans tous les pays commercialisant nos produits Veuillez v rifier aupr s de votre revendeur la disponibilit du scanner microfilm Sensibilit Ces r glages vous permettent d ajuster la brillance et le contraste pour chaque c t d un document scann Des r glages diff rents s appliqueront sur le document suivant qu il sera scann en mode Texte ou en mode Photo Le mode photo applique la diffusion d erreur pour simuler la gradation FS Controller III Cette section d crit l installation et l initialisation d un scanner de mod le MS400 500 avec un Chariot FS IIl Une description d taill e de l installation et de l initialisation figure dans le manuel d utilisation du Contr leur FS III Page 288 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon MS400 amp 500 ystem Niveau de Blip Description 1 Page 2 Fichier Page 3 Lot Fichier Page VII Fichier Page Mode I Mode Il Mode Ill Mode VII Shift F Store Retour Password 149 149 149 149 Retour 1 Search Mode Retour Mode 1 2 3 7 Retour Canon Meth Yes No No No Retour Serge Progr 31 13 13 10 Retour Ser Level 1
162. ctionner la police de caract res et la taille d affichage de la liste D placer D place toutes les pages d un enregistrement Copier Copie toutes les pages d un enregistrement Coller Colle les pages pr c demment copi es ou d plac es dans l enregistrement s lectionn Envoyer Pour envoyer les documents s lectionn s dans la Liste de S lections vers les r pertoires d autres utilisateurs email un chemin portfolio et exporter des donn es Voir ci dessous D placer vers D place le document s lectionn vers un r pertoire ScanFile choisi Additionner les colonnes R serv aux valeurs num riques Pour calculer le total des colonnes s lectionn es Combiner les rang es Pour combiner les enregistrements comportant les m mes informations d indexation Voir ci dessous supprimer Filtrer l image s Pour supprimer les documents s lectionn s enregistrements et les Pour filtrer les enregistrements s lectionn s OCR Reconnaissance Optique de Caract res Effectue une Reconnaissance de Texte Plein texte ou par Zone sur les enregistrements s lectionn s et donne galement l option Copie OCR vers le presse papiers Recherche et Visualisation de documents e Page 87 ScanFile User Guide scanFile n Menu Liste de Recherche S lection Outil de s lection d enregistrement Voir ci dessous Fermer Ferme le menu de la Liste de S lections
163. ctronique 94 VISUALISATION DE PLUSIEURS DOCUMENTS unies senesseeueeeeeeeenns 94 REES 95 Menu imagettes nrnna 96 IMPORTATION DE DOCUMENT ELECTRONIQUE nnnnssnasmaruemnnnunne 99 NERO DE ONE an ee te ai aus 100 T FWEIMER E 100 MODE SOC SR ana an nanas 101 EXPLORATEUR ENVOYER VERSEN 102 INTEGRATION MS OPE 103 EE EEN 104 Imprimer et envoyer ScanFile oooooononnnonennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnneeenne 104 SCANFIE VN Psinai aa ana ta aan are oo 104 PARAMETRES GENERAUX nnnnnnnssssnnrrcmmnncennnneenmnneenmaneennnneenmnneennnnennnne 105 INTRODUCTION EE 106 MODE D AFFICHAGE ana nan sl tentes 106 LISTE DE RECHERCHE nn umen tei ere detecter a 108 IMPRIMER eege 109 MODE DE RECHERCHE PAR MOT ZLE 110 LISTE DE SELECTION PERSONNELLE uissssesecseeccceencceeenccenneeeeneeennneeeneneees 111 FORMAT DATE DE LA LIBRAIRIE id es ceenceeeeceeeeeeeeesses 112 el ee E 112 ENVOYER SM IEN 113 AUTRES REGLAGES is seueceeeccceencceeenceenneeeneneeeenneeennneeeenneeeneneennsee 114 SELECTION D UN ARRIERE PLAN 115 Page 4 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System Ee 115 ee mme in ina inenete 116 PARAMETRES SUPPLEMENTAIRES nnnnnsssnasscsnasncmnnnnennneemnnennnne 117 t Bernd e EEN 118 S LECTION DE LA LANGUE ounsocsiranasansamaamenanneneataseaneteneteuatanetnaianaionesais 118 REGLAGE DE LA LUMINOSIT usiissi
164. cultatif mais son utilisation est recommand e Il est galement possible d ajouter ici une adresse Email veuillez noter que ceci est employ uniquement pour le Client ScanFile RemoteStation dont l utilisation est expliqu e plus loin dans ce manuel Dans ScanFile Version 8 un d lai d utilisation de licence fix a t ajout pour chaque utilisateur Une licence d utilisateur peut tre lib r e apr s un certain temps Cela emp che des utilisateurs ne travaillant pas avec le programme de bloquer une licence d utilisateur tant qu ils sont connect s La valeur par d faut est z ro L utilisateur connect seulement lib rera sa licence en se d connectant Chaque autre valeur plus grande que z ro indique le temps en minutes pendant lequel un utilisateur bloque une licence avant que d autres ne soient capables de l obtenir Vous devez alors s lectionner quels R pertoires et Librairies l utilisateur a acc s S lectionnez en premier l emplacement o les r pertoires ou les librairies sont localis es afin qu ils apparaissent dans la bo te sup rieure Pour permettre l acc s d un utilisateur un r pertoire ou une librairie s lectionnez avec la souris le nom du r pertoire ou de la librairie dans la bo te de dialogue sup rieure puis pressez sur le bouton Ajouter Le nom de ce r pertoire ou de cette librairie appara t alors automatiquement dans la bo te de dialogue inf rieure Pour donner un utilisateur acc s l
165. cument ScanFile Document Management System Selection de LuraDocument LuraDocument peut tre s lectionn comme format de compression d image par d faut d un r pertoire pour toutes les fois o il faut cr er ou diter un r pertoire A parti du menu Fichier gt Configurer les r pertoires dans le Param trage tendu dans le champ Format de compression de l import vous pouvez s lectionner le format de compression d image souhaite par d faut LuraDocument ou TIFF G4 JTIF Cette option peut tre modifi e tout moment De plus vous pouvez utiliser la compression LuraDocument galement avec la configuration des Scanners pour les mod les DR 5020 5080c DR2080c DR 3060 3080c DR 5060F et le MS 800 Param tres LuraDocument Les param tres de r glage peuvent tre visualis s et modifi s partir de deux commandes diff rentes de ScanFile Dans l option Configuration du Num riseur pour les mod les Canon DR 5020 5080c DR 3060 3080c DR 5060F et le MS 800 lorsque vous s lectionnez LuraDocument comme format de compression un ic ne de barre d outils s affiche En cliquant sur cet ic ne l cran des param tres de r glage s ouvre Vous pouvez galement s lectionner ce format de compression partir du menu Options gt Compression Que vous utilisiez l une ou l autre option l cran ci dessous qui s affiche LuraDocument Optimizer pour l Internet Bi tonal Mode mr sl
166. cuter reconnaissance en premier lieu Pour ex cuter une reconnaissance plein texte ouvrir le r pertoire concern et cliquez sur le menu OCR gt Reconnaissance plein texte Vous pouvez choisir si vous souhaitez lire avec l OCR toutes les pages dans le dossier ou juste les nouvelles pages les pages ajout es depuis la derni re reconnaissance OCR OCR amp Reconnaissance de Formes Page 151 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Reconnaissance Plein texte S OCR par zone Pages lues Mots reconnus Proportion reconnue Caract res reconnus Caract res rejet s Traitement de l image Progression globale 60 Rang e Annuler Une fois la reconnaissance d marr e le progr s peut tre constat L information affich e inclut une proportion de reconnaissance montrant la fiabilit per ue du processus Evidemment l identification OCR aura des probl mes avec des documents de mauvaise qualit assurez vous toujours que les documents pour tre lu par OCR sont de qualit convenable Il est aussi recommand de les avoir num ris s avec une d finition minimum de 300x300dpi pour les meilleurs r sultats Lecture de Documents ou de Pages s lectionn s Le processus d crit ci dessus permet d effectuer une OCR sur l ensemble des pages contenues dans un r pertoire ou sur les pages ajout es un r pertoire depuis la toute derni re lecture OCR plein texte
167. d le raccord est le mod le DR 5080c Les options Visualiser son des valeurs restitu es par le scanner Le mod le DR 5080c coche automatiquement les trois possibilit s de cases cocher Les mod les DR 5020et DR 5060F ne peuvent restituer que des visualisations en Noir amp Blanc et en Doubles teintes Canon DR 3060 3080C amp 3080CI1I Les mod les DR 3060 et 3080c sont des scanners A4 haute performance avec une capacit de num risation maximum de 40 pages par minute Ces mod les sont tous des scanners double face pourvus d un syst me de d tection automatique de la taille et de l paisseur du papier En outre l obliquit du document est automatiquement corrig e au cours du processus d alimentation du document partir du bac d alimentation papier 100 feuilles Le Dr 3060 supporte le noir amp blanc et la num risation en 256 niveaux de gris tandis que le DR 3080c supporte plusieurs modes jusqu un maximum de couleurs de 24bits La d finition de num risation maximum pour ces deux mod les de scanners est de 300dbpi ppp Page 260 e Param trage Scanner ScanFile User Guide File Canon DR 3060 3080C amp 3080CII SE E ges Post num risation du document peuvent tre ajout s aux scanners Les documents doivent avoir les sp cifications suivantes e largeur 55mm to 257mm e longueur 70mm to 364mm e paisseur 0 06mm to 0 15mm 0 05 to 0 2mm en mode d alimentation manuel Configuration Scann
168. d emplacement s ouvrira et vous pourrez alors s lectionner le disque lecteur ou le Chemin UNC que vous voulez ajouter Pour retirer un emplacement de stockage mettez en surbrillance dans la liste et cliquez sur le bouton sur le c t gauche partie sup rieure de la fen tre S lection amp Configuration Scanner Avant de r aliser toute op ration de num risation d un document il faut d abord s lectionner le scanner S lectionnez S lectionner num riseur partir du menu Fichier puis choisissez l appareil correspondant S lectionnez ensuite Configuration du num riseur depuis le menu Options pour appliquer les param tres par d faut du scanner s lectionn Ces param tres concernent en g n ral la d finition de num risation la taille du papier le type de num risation simple face double face la luminosit le contraste etc Une description compl te des diff rentes options propres l ensemble des scanners est fournie dans le chapitre Installation du scanner Les param tres du scanner sont sauvegard s pour chaque utilisateur et chaque r pertoire Veuillez noter en s lectionnant Options gt Configuration du num riseur les param tres pour le r pertoire ouvert sont modifies Si aucun r pertoire n est ouvert les param tres du scanner sont sauvegard s par d faut pour l utilisateur connect celui qui a ouvert la session Scanfile Ces param tres seront alors copi s dans chaque nouveau
169. de Liste de s lection personnelle canFile Document Management System Liste de s lection personnelle Chaque utilisateur de ScanFile poss de sa propre liste de s lection personnelle Cette liste est un moyen pour chaque utilisateur de rassembler une liste de documents de fa on ce qu il n ait pas les rechercher chaque fois qu il en a besoin pour visualisation De plus les diff rents utilisateurs peuvent envoyer des documents vers les Listes de S lections Personnalis es des autres utilisateurs Ces options permettent de d cider si les utilisateurs doivent tre inform s lorsqu un utilisateur envoie un document vers la liste d un utilisateur Option Description Aucun Message Avec cette option valid e aucune action ne sera prise si un nouveau document apparait L utilisateur devra manuellement v rifier les nouveaux documents dans sa liste de S lection personnelle Ouverture de A chaque fois qu un utilisateur d marre ScanFile et Session que l option Ouverture automatique est s lectionn e sa Liste de S lection Personnelle est v rifi e pour savoir si de nouveaux messages sont arriv s Intervalle La Liste de S lections d un utilisateur peut tre v rifi e intervalles pr d termin s condition que l option Intervalle soit s lectionn e et une dur e sp cifique saisie La fa on dont un utilisateur est inform de l arriv e de nouveaux documents peut tr
170. de l imprimer en cliquant sur la touche Imprimer Une boite de dialogue vous demandera si vous voulez imprimer le journal r pondre Oui le rapport s imprimera directement sur l imprimante par d faut de votre syst me Recherche dans la base de donn es archiv e de la tra abilit CS Un clic sur Cr e un pool de Recherche et la fen tre ci dessous s ouvrira Elle affiche toutes les bases de donn es pr c demment export es dans ScanFile Path Saveaudit Choisissez les donn es de la Tra abilit exig es export es pour votre recherche et cliquez sur Cr e un pool de Recherche Le programme fusionnera toutes les bases de donn es choisies dans une base de donn es provisoire Retournez la fen tre de la Tra abilit en cliquant sur Fin Toutes les fonctions de la Tra abilit travailleront maintenant sur la base de donn es provisoire Vous pouvez faire des recherches comme d habitude Rapport d activit e Page 217 canile ScanFile User Guide Document Management System Recherche dans la base de donn es archiv e de la tra abilit WE Auditing Total progress Database progress Audit trail databases Saved Description 30_06_2006_10 34 58 MDB ADMIN Create search pool Si vous voulez terminer votre recherche clic sur le bouton Ki La base de donn es temporaire cr e sera supprim e Les donn es sur lesquelles vous travaillez sont alors la base de donn es de Tra abilit actuelle
171. de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s de fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0O quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la Param trage Scanner e Page 265 Scan File ument Management System ScanFile User Guide Canon DR 3060 3080C amp 3080CII case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Param trages Etendus L option Param tres tendus vous permet d acc der aux fonctions avanc es des scanners Un grand nombre de param tres sont accessibles par l interm diaire de cette option Ces param tres sont d crits en pages suivantes pr caution Plusieurs de ces param tres p
172. de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Param trage Scanner e Page 277 ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 ScanFile
173. de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par Page 270 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 3020 ScanFile ment Management System mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s de fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus s
174. de spool en cours d importation Ces param tres ne peuvent tre modifi s que de deux fa ons Une fois l importation des donn es de spool termin e choisissez l option Menu de configuration partir du menu COLD La bo te de dialogue Param tres s affiche Lorsque vous cr ez ou modifiez un gabarit en choisissant l option Graphique partir du menu Afficher les donn es de spool s affichent en format graphique Ceci vous permet ensuite d diter les param tres de page affect s aux donn es de spool Dans la fen tre D finir gabarits choisissez Mise en page du menu Modifier et l cran Installation s affichera Si l option Graphique n est pas s lectionn e toutes les options l exception des options de s lection de type de fichier sont gris es Tant que l option Graphique est s lectionn e il est possible de param trer la bonne taille de papier la bonne police ou la bonne taille de police de caract res utiliser l affichage des donn es Veuillez noter que bien que n importe quelle police puisse tre s lectionn e m me les polices TrueType la plupart des donn es de spool sont imprim es dans une police caract res de largeur fixe Egalement dans le dialogue de mise de pages vous trouverez une option de bo te de contr le OEM Caract res ceci une fois v rifi ignore les caract res g n ralement trangers de la grille de donn es de COLD Ex i 0 0 Si vous d sirez que ces caract
175. des recherches dans l ensemble des r pertoires qui ont t ajout s une librairie Au vu de l architecture de la librairie ScanFile des r pertoires ayant des structures de champ radicalement diff rentes peuvent exister au sein d une m me librairie Cependant pour tre s r de trouver les documents dont vous avez besoin vous devriez vous assurer qu un nom de champ ou le champ num ro client par exemple est toujours dans la m me position dans le r pertoire puisque la recherche dans une librairie est bas e sur des positions de champ d index plut t que sur des noms de champ d index Cr ation Modification d une librairie Pour cr er une librairie s lectionnez l option Cr ation de librairies partir du menu Librairies La fen tre ci dessous s affiche Configurer librairies Librairies R pertoires disponibles AE Support E D Bases ScanFile Push Doun Mode Jukebox Comptabilit Direction Direction RH Service M thode ACTIVIT ARRONDT EE BL Transport BROUILLARD Comptes Sociaux courrier Mise jour automatique de la librairie R pertoires dans librairie al Planning O R pertoires o r 0 gt ACTIVITE Nouveau Recopier des annotations des notes BL Transport Nouveau s BROUILLARD Nouveau Importation avec filtre Comptes Sociaux Nouveau Recherche r serv e aux utilisateurs eer D EI Nouvelle librairie Effacer librairie amp ppliquer Page 66 e Librairies
176. dex dans les Propri t s Etendues des champs vous pouvez utiliser une autre propri t des champs comme le Code barres pour le champ d index Contr le de validit de date La validation d une entr e de date par un utilisateur peut tre effectu e en cochant Contr le de validit de date Ainsi les dates incorrectes ne sont pas permises De plus vous pouvez d terminer le format dans lequel la date sera saisie par l utilisateur en cochant Format date et en saisissant le nouveau format dans le champ requis R pertoires e Page 47 ScanFile User Guide Param trages tendus ScanFile Document Management System Exemples e Date Format e 23 06 03 DD MM YY e 2003 06 23 YYYY MM DD e 06 23 2003 MM DD YYYY Champ obligatoire Si cette option est s lectionn e une saisie doit imp rativement tre faite dans le champ pour l indexation Champs incomplet Si cette option est s lectionn e cela forcera l utilisateur saisir une information d index dans ce champ et ce jusqu la longueur compl te du champ Par exemple si la longueur du champ est de 10 alors 10 caract res doivent tre saisis par l utilisateur dans ce champ Alignement Lorsque vous saisissez des valeurs num riques le contenu du champ peut automatiquement tre align avec des 0 ou des espaces suivant l option s lectionn e Param trages tendus Feuille de s paration de lots ScanFile peut utiliser des feuill
177. documents affich s sont scann s Il existe quatre options diff rentes de param trage Param trage Scanner e Page 283 Scan File Document Management System ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 Option Description Gauche Cette option permet de scanner la zone Portrait de format A4 situ e gauche Centr e Permet de scanner la zone centr e de format A4 S par es Permet de scanner les zones Portrait de format A4 situ es gauche et droite et enregistre les deux pages s par ment Superpos es Ce mode peut vous permettre de scanner deux demi pages Portrait de format A4 et de les combiner pour reformer une seule page Portrait de format A4 Chaque demi page Portrait de format A4 est centr e l int rieur des zones Portrait de format A4 situ es gauche et droite La partie scann e situ e en zone droite sera la partie sup rieure de la page et la partie scann e situ e en zone gauche sera la partie inf rieure de la page Ad Param tres tendus Cette option peut tre utilis e pour d cider si le panneau avant des num riseurs peut tre utilis au contr le de la num risation plut t que d utiliser ScanFile pour ce r le Contr leurs FS III Cette section d crit l installation et l initialisation du mod le MS800 avec un Chariot FS IL Une description d taill e de l installation et de l initialisation figure dans le manuel d utilisation du Chariot
178. donn es avant l installation de RemoteStation Une fois RemoteStation install le compte utilisateur doit tre appliqu au service et au r pertoire du programme RemoteStation server ScanFile RemoteStation e Page 357 ScanFile User Guide Installation Serveur Scan File Document Management System Installation Serveur Pour installer RemoteStation Server s lectionner Ex cuter depuis le bouton D marrer et choisissez SETUPSRSServer EXE depuis le r pertoire SOFTWARE du CD de ScanFile Appuyez sur le bouton OK La premi re tape consiste choisir la langue et d appuyer sur OK Emplacement Scanfile RemoteStation Server doit avoir acc s une installation de Scanfile 2003 install e avec une Licence valide Cela est n cessaire pour permettre l utilisation des informations de s curit utilisateur pour l acc s aux r pertoires en utilisant RemoteStation Client S lectionnez le r pertoire du programme ScanFile et appuyez sur le bouton Suivant Le chemin ScanFile peut galement tre entr sous le format UNC Exemple lt nom de machine gt chemin Emplacement Apr s le choix du langage vous s lectionnez le lecteur et le r pertoire ou sera install RemoteStation Server Par d faut C SFNET ISRS vous sera propose et ceci devrait normalement tre accept Toutefois si votre installation de Scanfile nest pas sur le serveur sur lequel vous install RemoteStation ou si vous souhai
179. e www spielberg de sbe activation Sp cifiez le fichier DSR pour le charger et cliquez sur OK e Vous recevrez un fichier avec une extension DSA qui devra tre stock en cliquant sur OK e Transf rez ce fichier DSA sur le poste de travail ScanFile SBE pour l activer e Cliquez sur Aide Contracter Licence et cliquez sur le bouton Charg du fichier et s lectionner le fichier DSA La barre sup rieure de la fen tre de licence devrait afficher maintenant Ce Logiciel comporte une licence Activation e Page 33 canFile ScanFile User Guide Set Hanagement System Introduction Page 34 e Activation Manuel de l utilisateur ScanFile Premiers pas Document Management System Premiers pas Premiers pas e Page 35 canFile ScanFile User Guide Document Hanagement System Introduction Introduction Cette section d crit les premiers pas apr s l installation de ScanFile Elle vous guide vers le premier d marrage de ScanFile le processus de licence et vous informe des param tres importants Lancer ScanFile Lors de l installation de ScanFile un groupe de programme Windows est cr Lancer ScanFile en s lectionnant Tous les Programmes gt ScanFile gt ScanFile Un cran d ouverture de session ScanFile s affiche aj ScanFile Dieter Spielberg DMS GmbH SD ScanFile Document Management System Nom de l utilisateur Mot de passe m Entrez votre nom et votre mot de passe La premi
180. e Se Didier Commentaire sl Etape 2 amp e Patrick pprouver rejeter amp e Originator Visualiser dE COURRIER Fermer Etapes Les tapes sont les diff rents points d arr t qui font partis d un chemin chacune de ces tapes vous pouvez d finir un certain nombre d utilisateurs et ou de r pertoires vers lesquels vous souhaitez envoyer le document Quand vous envoyez aux utilisateurs vous pouvez galement d cider ce qu ils devront faire de ce document apr s l avoir re u Pour cr er une tape cliquez sur Ajouter dans la partie droite de l arborescence S lectionnez une cible pour les documents Ceci peut tre un ou plusieurs utilisateurs du syst me ScanFile et ou des r pertoires de Scanfile Si vous voulez choisir des utilisateurs ScanFile comme cible de l tape cliquez sur dans la section utilisateur du cadre Cible Une fen tre Envoie l utilisateur s ouvre Page 174 e Gestion des t ches ScanFile User Guide T ScanFile Configuration des Chemins E eet Stan Envoyer des utilisateurs Originator Visualiser ADMIN Visualiser Claude Commentaire Didier Visualiser v Patrick Visualiser v v Philippe Visualiser nnuler Tous les utilisateurs ScanFile disponibles sont r pertori s ici Dans la version 8 un nouvel utilisateur a t ajout au choix d utilisateur de la gestion des t ches Originator Cet utilisateur es
181. e Un seul r pertoire peut tre ouvert la fois A partir de l cran Page 52 e R pertoires ScanFile User Guide og 5 canFile Travail avec les r pertoires Document Management System affich vous pouvez s lectionner le lecteur sur lequel se trouve le r pertoire puis s lectionner le r pertoire que vous souhaitez ouvrir Chaque fois qu un r pertoire est ouvert la bo te outils r pertoire sera disponible permettant d acc der aux fonctions qui doivent tre effectu es dans un r pertoire comme la num risation l indexation et la modification et la recherche ACTIVITE Marquer 0 66 OFFRE N Ir ms es les bo tes 2000 DATE 2001 SOCIETE B 2002 2003 CLIENT 2004 2005 p AFF EN COURS VILLE TELEPHONE B CLIENT DIRECT i m B COMPANEO Email B DISTRIBUTEUR B PROSPECT SE L B REVENDEUR COMMENTAIRE DIVERS LOGICIEL FILE DIRECTOR LOGICIEL SCANFILE LOGICIEL SF LITE OPT UPGRADE OPT AUDIT TRAIL OPT BOITES OPT CD 20 La structure de la bo te outils de r pertoire d pend de la configuration du r pertoire et peut varier de l image ci dessus Bo te d outils Num riser Les outils suivants ne sont disponibles que si l option Num riser est s lectionn e dans la bo te d outils du r pertoire Ces outils permettent d enregistrer apr s num risation des documents d une seule page ou multipages de s lectionner le mode d alimentation manuel ou automatique
182. e le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de sauvegarde Remote Services e Page 315 ScanFile User Guide Planning OCR Plein texte ScanFile Document Management System Biblioth que de formes S lectionnez le fichier qui contient la biblioth que de formes Le fichier default sff qui se trouve dans le r pertoire programme de ScanFile est utilis par d faut Toutefois il peut tre chang Cr ation de base de donn es Ce param tre concerne les documents cr es par l imprimante ScanFile VNP Dans ce cas les documents avec plus d une page sont stock s comme un document Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d importer des formes depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Planning OCR Plein texte G n ralit s Ce Planning fonctionnera uniquement si l option OCR est install e et la licence valid e Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance OCR Plein texte sur les r pertoires s lectionn s Les pages qui n ont pas subies la lecture OCR dans les r pertoires seront lues suivant les jours et les horaires indiqu s R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile sur lequel vous voulez effectuer une lecture OCR plein texte cliquez sur Ajouter sous la lis
183. e vous devez saisir dans Identifiant texte le texte qui devra tre utilis comme Identifiant de forme et le format qui doit tre employ Par exemple si l identification est un nombre de forme 12345 vous s lectionnez Chiffres seulement et puis saisissez dans 12345 dans la bo te de texte d identification Une fois que les Identifiants ont t install es il est possible de tester la fiabilit de la Reconnaissance de formes en cliquant sur le bouton Tester la reconnaissance Ceci fournira un pourcentage de reconnaissance pour cette forme Il devrait renvoyer un r sultat de 100 pour la forme utilis e toutefois vous devez trouver des r sultats diff rents pour les autres formes d j configur es Mots cl s Pour acc l rer la recherche il possible d ajouter des Mots cl s une forme Faire click droit avec la souris sur Mots cl s et s lectionnez Ajouter un mot cl Une liste de Mots cl s appara tra choisissez le Mot cl que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur OK R p tez ceci pour chaque mot cl que vous souhaitez ajouter Veuillez noter qu une liste de mot cl doit d j tre utilis e dans le r pertoire avant d essayer de l utiliser pour la cr ation de formes Cases Cocher OMR Une autre option de la Reconnaissance de formes est la Reconnaissance des Cases Cocher et est employ pour d terminer un certain nombre de valeurs sur des formes utilisant des cases cocher telles que des
184. e 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s de fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0O quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Param trages Etendus L option Param tres tendus vous permet d acc der aux fonctions avanc es des sc
185. e 371 POP ee M UE CU 371 EE 371 eeng 372 ENVOI PROGRAMME nid tiutauitanalandaatdialaealauatanaliialaualaesteal ia dre 372 SCANFILE CONNECTOR FOR SHARESCAN mmermmnanneuemennnnnuse 374 INTRODUCTION cuiner OU TPE DST TE EEEE 375 INSTALLATION DE CONNECTOR sci cuinnerrand mastan snacnnnd anesacemeneresesateiedeuestuaene 375 CONFIGURATION DE CONNECTOR iiiuseeeccsenceeenneeeennceeenneeeeneeeenneeeeeneeennsee 375 EE eege 376 0701010129110 EE 376 AGtiver Scan to ScanFile unless ones 377 UTILISATION DE CONNECTOR su naaradanacaentueenedennueeuesanduedeieisaenuednetenns 377 EE EE 377 COMPOSER DL Cl RER te 378 Destination EE 378 Indexation et EEN 379 Bienvenue dans ScanFile e Page 13 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Table des Mati res Page 14 e Bienvenue dans ScanFile Manuel de l utilisateur Bienvenue dans ScanFile Bienvenue dans ScanFile Bienvenue dans ScanFile e Page 15 ScanFile User Guide ScanFile Introduction ment Management System Introduction Nous vous remercions d avoir achet ScanFile la solution de gestion de document la plus rapide la plus s re et la plus conviviale ScanFile vous offre une plate forme de grande stabilit pour le stockage lectronique le r f rencement et la r cup ration de vos documents ScanFile supporte une tr s large gamme de scanners de documents noir amp blanc et couleurs et comporte de multiples options qui permettent d effectue
186. e Fichier ou deux num ros de blips de Groupe saisis e Grouper les pages par Groupe G Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Groupe saisis Assurez vous que le mode de lecture de blips marques de codage du Contr leur FS III est param tr correctement Pour plus d information sur le Controller FS III reportez vous au manuel de configuration des scanners MS300 MS350 MS400 MS500 MS800 ou au manuel du Carrier FS II Page 170 e Num risation de Microfilm ScanFile User Guide Microfi SE canFile icrofilm Num risation par Lot Document Management System Num risation de Microfilm e Page 171 Manuel de l utilisateur Gestion des t ches scanFile un Gestion des t ches Gestion des t ches e Page 172 ScanFile User Guide Introduction ScanFile ment Management System Introduction La Gestion des t ches vous permet d assigner des documents un cheminement pr d fini qui guidera les documents vers des utilisateurs et ou des archives dans un ordre qui aura t d fini dans le chemin du document Les chemins de document se composent d tapes s par es qui peuvent changer selon les options s lectionn es chaque tape le document peut tre assign un r pertoire sp cifique et ou un utilisateur Le document ne passera la prochaine tape dans le chemin que si chaque utilisate
187. e Liste de S lections ce sont ces m mes param tres qui seront utilis s Ces param tres peuvent tre modifi s tout instant et sont sauvegard s automatiquement Il est galement possible de changer la couleur d affichage des rang es pour une meilleure visibilit en alternant les couleurs de lignes en gris et bleue au lieu de gris Menu Liste de Recherche Par le menu de liste de s lections plusieurs options sont fournies pour vous permettre de changer l affichage d information de la Liste de Recherche et pour galement imprimer exporter la copie et envoyer des documents Le menu Liste de Recherche est disponible en appuyant sur le bouton droit de la souris n importe o dans la fen tre de Liste de S lections Les options disponibles sont Page 86 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide Menu Liste de Recherche canFile Document Management System Option Description Tri Croissant D croissant Imprimer la Liste de Recherche Pour trier de fa on croissante ou d croissante les donn es figurant dans la colonne dans laquelle vous avez cliquez avec le bouton droit de la souris informations cit es Pour imprimer les avec l imprimante par d faut Exporter vers un fichier Pour exporter les informations vers un fichier identifi Copier vers le Presse papiers Pour copier les informations vers le Presse papier Windows Police Pour s le
188. e Recherche Stret Management system combiner adopteront l information d indexation dans la rang e qui a t s lectionn en premier par la souris Il est impossible d annuler les cons quences de cette op ration Il vous est donc recommand d utiliser cette option avec prudence OCR L option OCR accessible partir du menu Liste de Recherche vous permet soit l OCR Plein Texte ou une reconnaissance de zone OCR d un document unique ou des documents s lectionn s Si vous souhaitez effectuer un OCR group sur l ensemble des documents ou sur tous les nouveaux documents ajout s un r pertoire nous vous recommandons d utiliser les options accessibles partir du menu OCR principal Option Description Reconnaissance Effectue un OCR Plein Texte sur des documents Plein texte s lectionn s Reconnaissance de Effectue un OCR sur zone sur la Premi re Page des Zone documents s lectionn s Copier le texte Copie le texte pass la reconnaissance de caract res de l ensemble des pages du document dans le Presse papiers Windows Option de s lection Lorsque vous cliquez sur un enregistrement dans la Liste de Recherche ou lorsque vous utilisez les touches de d placement pour faire d filer les noms d enregistrements l enregistrement utilis s affiche avec un arri re plan gris fonc Si vous souhaitez s lectionner plusieurs enregistrements ou effectuer une t che sp cifique
189. e User Guide Introduction ScanFile Document Management S system Introduction ScanFile poss de les pilotes de scanner int gr s pour les diff rents mod les de scanners Canon suivants e DR 3020 e DR 2050C e DR 7080C e DR 3060 e DR 2080C e MS300 e DR 3080C e DR 2580C e MS350 e DR 3080CII e DR 5010C e MS400 e DR 5020 e DR 6080 e MS800 e DR 5060F e DR 7580 e CR 180 e DR 5080C e DR 9080C e CF510 ScanFile supporte galement le Panasonic KV S2026C directement et supporte les pilotes TWAIN et Kofax Scanners SCSI Connect s Avec les pilotes int gr s si le scanner utilise une connexion SCSI le type d adaptateur SCSI sur lequel le scanner est connect doit tre pr cis Pour cela s lectionnez le type d adaptateur dans la liste d roulante situ e en partie haute de Adresse et adaptateur du Num riseur Si votre PC n est dot que d une seule carte d adaptateur SCSI c est cet adaptateur qui est s lectionn par d faut S lectionnez maintenant le scanner Un seul adaptateur SCSI peut tre raccord 7 dispositifs SCSI diff rents au maximum Chacun de ces dispositifs est donc identifi par une adresse SCSI situ entre 0 et 7 En r gle g n rale l adaptateur SCSI lui m me porte l identifiant SCSI n 7 ceci signifie que les identifiants de 0 6 sont pr vus pour attribution d autres mat riels L identifiant SCSI correspondant au scanner peut tre s lectionn partir de la seconde list
190. e affich e LuraDocument Si l image est dans le format LuraDocument ceci vous permettra de passer d une couche l autre de l image Zone Choisir une section de la page et imprimer ou copier Impression copie vers le presse papiers Convertir vers Transforme limage et le texte dans un fichier de format choisi Page 92 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide Documents Electroniques ScanFile Document Management S ystem Copie la source Ajustement vertical et horizontal Ajustement horizontal Pour ouvrir une fen tre d affichage secondaire dans la page en cours Pour dimensionner la page et l adapter au cadre de la fen tre d affichage Pour dimensionner la page et l adapter la largeur de la fen tre d affichage Affichage 1 1 Niveau maximum de zoom Changer la position d image Pour r ordonner la page au sein du document OCR Pour effectuer une OCR plein texte ou de zone sur la page ou copier le texte de page au presse papiers Transf rer D place l image affich e vers presse papiers Copier Copie l image affich e vers presse papiers Envoyer Pour envoyer la page vers un autre r pertoire utilisateur l exporter ou l envoyer par email ou le portfolio D placer vers D place le document s lectionn vers un R pertoire scanfile choisi Fermer Ferme le menu d affichage de Document Docum
191. e affich e ScanFile dispose de trois modes diff rents d affichage d image qui peuvent tre appliqu s de fa on atteindre un niveau de qualit optimum lors de l affichage Option Description Echelle de Gris Applique 4 niveaux de gris pour am liorer limage affich e Bitonal Applique un niveau de gris pour am liorer limage affich e Noir Blanc Affiche l image sans am lioration Lorsque l image num ris e est affich e l chelle 1 1 c est dire qu chaque pixel de l cran correspond un pixel scann les am liorations par utilisation de l Echelle des Gris et Bitonal ne sont pas appliqu es Il existe d autres r glages pour agir sur l affichage de l image dans ScanFile Le tableau suivant d crit ces options bri vement Option Description Ignorer les versos Si autoris la page verso d un document scann en recto verso ne sera pas affich e au travers du fichier Versos t te b ches Si une page recto verso a t scann e et la page verso du document est l envers par rapport a la page recto l option affichera la page verso de tous les fichiers dans l orientation correcte Cacher annotations Vous permet de cacher des annotations suppl mentaires une page scann e Un symbole de crayon dans le coin gauche sup rieur indiquera alors s il y a une annotation cach e appartenant l image Param tres G n raux e
192. e choisie comme suit Option Description Signale sonore Un son sera mis lorsqu un nouveau document sera trouv dans la liste personnelle Message Un message s affichera Ouverture La liste de s lection personnelle s ouvrira automatique automatiquement lorsqu un nouveau document y est ajout Param tres G n raux e Page 111 Scan File Document Management System ScanFile User Guide Format Date de la Librairie Format Date de la Librairie Le format dans lequel les champs de date sont affich s dans les Librairies ScanFile peut tre param tr s partir de cette option Vous pouvez s lectionner l ordre dans lequel les jours les mois et les ann es sont affich es ainsi que les s parateurs utiliser Les formats possibles sont DD MM YY DD MM YYYY MM DD YY MM DD YYYY YY MM DD YYYY MM DD Les seuls s parateurs valides sont et Post indexer Cette option r gle le mode et l emplacement de stockage pour le groupement de post indexation Option Description Mode Normal Un groupement de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile il est physiquement stock dans le sous r pertoire de chaque r pertoire ScanFile Choisir un r pertoire Un groupement centralis de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile L emplacement de stockage de ce groupement centralis peut tre d fini en cliquan
193. e comment le Serveur de RemoteStation est install et configur et couvre aussi l installation et la configuration du Client RemoteStation Particularit s Cl s Les particularit s cl s sont e TCP IP bas e sur une architecture Client serveur e Scan et envoie de Documents directement Remote ScanFile Document Stores Utilisateurs enregistr s ScanFile Email Imprimantes r seaux Imprimantes locales e Supporte les scanners Canon suivants DR 3020 DR 2080c DR 3080c DR 3060 DR 5080c DR 5020 MS400 DR 5060F ScanFile RemoteStation e Page 355 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Sp cifications Techniques MS800 MS500 TWAIN e S curit Compl te Connections par Nom d utilisateur mot de passe Enregistrement complet de tra abilit de toute l activit Transmission de documents crypt s Restriction de rang IP Sp cifications Techniques RemoteStation Server et Client sont des applications 32 bits con ues pour employer une quantit minimale de ressource r seau et serveur poste de travail Une attention sp ciale doit tre apport e pour s assurer que la sp cification de n importe quel poste de travail Client soit suffisante pour rencontrer les exigences de n importe quel scanner connect et des types de documents num ris s et ou visualis s Vous trouverez plus de d tails ci dessous RemoteStation Server RemoteStation Server doit tre install sur un Serveur
194. e d roulante situ e dans l option Adresse et adaptateur du Num riseur Quel que soit le dispositif SCSI raccord la carte d adaptateur s lectionn e une description des caract ristiques du dispositif s affiche pr s de l ID SCSI Plusieurs adaptateurs SCSI peuvent tre install s sur un m me PC Param trage Scanner e Page 227 ScanFile User Guide scanFile R solution de Scan ment Management System R solution de Scan N importe quel Scanner a la capacit de parcourir des documents diff rentes r solutions Celles ci sont mesur es en Points par Pouce Dpi Pour la majorit des scanners les r solutions verticales et horizontales seront les m mes bien que les certains scanners Canon DR puisse scann s a des r solutions diff rentes La d finition laquelle un document est scann peut affecter les fichiers de deux fa ons Plus la d finition de num risation est lev e meilleure est la qualit de l image produite Plus la d finition de l image scann e est lev e plus la taille du fichier cr est importante A titre d exemple une num risation 200dpi cr e 40 000 bits d informations par pouce carr explor 300dbpi ce chiffre passe 90 000 bits d informations Gr ce la technique de compression de fichier utilis e par ScanFile une num risation ordinaire 200dpi produit un fichier d environ 25 30k Une num risation 300dpi produit un fichier d environ 40 45k L
195. e de zone OCR vous permet d assigner si l action sur les doublons sera ex cut e apr s une lecture de zone OCR Information index Avec l option Effacer les champs le contenu dans les champs d index dans la bo te outils sera supprim en changeant la cat gorie dans la bo te outils de r pertoire Contr le de validit des documents Le Contr le de validit de document est un utilitaire qui vous permet d effectuer une action sur le contenu d un r pertoire apr s un laps de temps d fini L une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs pour conomiser de la place Th saurus La propri t du champ Thesaurus peut tre utilis e pour liminer les index trop r p titifs et pour s assurer que les donn es d indexation par exemple les noms soient saisies correctement Une liste de mots peut tre pr d finie et des synonymes multiples ou des abr viations peuvent tre d finis pour chacun de ces mots A titre d exemple le code SFF peut tre appliqu ScanFile France et lors de l indexation si vous saisissez SFF ce raccourci sera automatiquement remplac par ScanFile France R pertoires e Page 49 canFile ScanFile User Guide ar MUR SSSR Th saurus EJ Th saurus D Import docs thesaurus Exemple the Index br viation 5 aisie Dieter Spielberg DMS GED Cr er ouvrir th saurus ScanFile France GEIDE SFF Importe
196. e essaye de trouver une marque de fin de page de type non standard l int rieur du fichier Si cela s av re impossible les param tres doivent tre r gl s manuellement Dans le champ Lignes par page sp cifiez le nombre fixe de lignes d finies pour chaque page l int rieur du fichier transf r en m moire tampon auxiliaire Pour param trer les options choisies que ce soit manuellement ou par l interm diaire de la fonction D tection Automatique cliquez sur le bouton Appliquer puis choisissez OK Vous tes ensuite ramen la fen tre D finir gabarits Filtres Les filtres sont utilis s pour sp cifier les actions qui doivent tre effectu es lorsqu un certain caract re ou une s quence de caract res contenu e dans le fichier de spool est rencontr e Un filtre de marque de fin de page est cr par d faut pour chaque nouvelle grille de donn es Pour tous les fichiers de spool ne comportant pas de caract re de fin de page ces filtres doivent tre d sactiv s Pour ce faire choisissez l option Configurer le filtre partir du menu Modifier L cran Param tres Filtre s affiche Il indique le filtre de marque de fin de page pr d fini Page 198 e COLD ScanFile User Guide Gabarit d importation Param tres filtre canFile Document Management System D but de page Cette position D couper Cette position 0 line feed Cette position 1 line feed Cette position 2lnefeed
197. e fichier d index ne contient aucune valeur Cl l information d index existante dans le champ d index connect restera Si un des champs dans le fichier d index contient un espace l information d index existante sera supprim Propri t s de champs tendues Diverses propri t s tendues peuvent galement tre appliqu es chacun de ces champs Elles servent alors d finir le type d entr es pouvant tre saisies sp cifiquement pour chaque champ Ces propri t s sont accessibles en s lectionnant le bouton Ext situ dans la partie extr me droite du champ auquel vous souhaitez les appliquer P Propri t s tendues du champ Masque Autre Masque 07220 Ke Caract re Caract res permis Tous Liste de caract res DA Num ros uniquement 0 9 Champ de test Num ros 0 9 et fl Nurn ri t Efface le masque um riser O U t a UE Rechercher EI Lettres minuscules Modifier Post Indexer TT L db Indexer importation g A Caract re de la liste de caract res H Le caract re suivant sera constant Tout caract re saisi dans la ligne sera constant Masque de saisie Pour d finir un masque de saisie saisissez le type de caract re que vous souhaitez voir ins r dans chacune des cellules du champ dans la bo te Masque Les diff rents types de caract res possibles sont list s Comme vous pouvez le constater dans l exemple ci dessous la s
198. e fois que les identifiants ont t configur s il est maintenant possible d valuer la fiabilit de l identification de feuille en cliquant sur le bouton Tester la Reconnaissance de la fen tre de configuration Cela donnera un pourcentage d identification c t du nom de la forme dans l arborescence Pendant une num risation toutes les images scann es sont compar avec les feuilles de s paration de lot sauvegard es Si le seuil est atteint on consid re l image tre une feuille de s paration de lot et elle n est donc pas sauvegard e En m me temps le document en cours est ferm et un nouveau document est cr Les images scann es suivantes sont sauvegard es dans le nouveau document Propri t s Des r glages compl mentaires peuvent tre appliqu es pour influencer la reconnaissance Ces propri t s sont aussi utilis es dans la configuration de Zone OCR La table suivante donne une courte vue d ensemble Page 164 Feuilles de s paration de lot ScanFile User Guide Utilisation des feuilles de s paration scanFile un Option Description R f rence La r f rence est le param tre qui d termine si une forme sera reconnue Quand vous ex cutez le test de reconnaissance le pourcentage obtenu sera compar celui inscrit en R f rence Exemple Si la r f rence est plac e 60 toutes les formes dont le pourcentage de reconnaissance est sup rieur ou gal seront accept es les autres rejet es
199. e fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise S lection du mode d alimentation Les MS350 amp 800 peut utiliser le Contr leur FS IIl Canon pour d clencher l avancement automatique du film au cours de la num risation De plus dans certains pays le scanner est fourni avec un chariot microfiche automatique Param trage de la zone de num risation Les MS300 et350 ont un cran portrait A4 tandis que le MS800 est dot d un cran Paysage de format A3 qui peut tre galement scind en deux parties pour figurer deux zones Portrait de format A4 ou une seule zone Portrait centr e de format A4 Ces param tres affectent la fa on dont les
200. e les valeurs d indexation dans la Liste de S lections Marqu e et Non Marqu e ont un certain nombre de param tres qui peuvent tre inscrits comme information d indexation Oui et Non Vrai et Faux Sur amp Coup et mots cl s Il est possible de saisir manuellement le texte que vous voulez utiliser comme Index Avec la s lection S parateur vous sp cifiez le caract re qui s parera des entr es d index multiples dans un champ d index Vous pouvez choisir des caract res pr d termin s mais vous avez aussi la possibilit d entrer votre propre s parateur Une fois termin ex cuter une identification de zone depuis le menu OCR et les champs d index seront remplis Page 160 e OCR A Reconnaissance de Formes ScanFile User Guide Propri t s ScanFile ment Management System Propri t s Au dessus m me de l arborescence OCR dans la fen tre Configuration de zones Vous trouverez trois options Option Description R f rence La r f rence est le param tre qui d termine si une forme sera reconnue Quand vous ex cutez le test de reconnaissance le pourcentage obtenu sera compar celui inscrit en R f rence Exemple Si la r f rence est plac e 60 toutes les formes dont le pourcentage de reconnaissance est sup rieur ou gal seront accept es les autres rejet es Correction de Ce param tre redressera toutes les images scann es travers pour faciliter l OCR
201. e plan d crit pr c demment Les couleurs disponibles d pendent du param trage de l adaptateur graphique d affichage Image En s lectionnant l option Choisir Image il vous est possible d utiliser un fichier Bitmap BMP pour l afficher dans la fen tre d image principale Le coin sup rieur gauche du fichier bitmap s lectionn se retrouve alors galement dans le coin sup rieur gauche de l cran principal de ScanFile Page 116 e Param tres G n raux Manuel de l utilisateur Param tres suppl mentaires Param tres suppl mentaires Param tres suppl mentaires e Page 117 ScanFile User Guide Introduction Scan File Document Management System Introduction D autres param tres sont disponibles dans ScanFile cela vous permettra de choisir la langue utilis es dans ScanFile quel code barres lire et d autres fonctions Ceux ci sont d crits ci dessous S lection de la langue Lorsque vous installez ScanFile il vous est demand de s lectionner la langue d sir e mais celle ci peut tre modifi e n importe quel moment en s lectionnant l option Choisir langue partir du menu Options Les langues disponibles sont e English Anglais US amp British e German Allemand e French Fran ais e Dutch N erlandais Pour que l utilisation de ce nouveau langage puisse prendre effet Scanfile doit d abord tre ferm puis red marr Les langues de l Extr
202. e quel caract re du clavier y compris les signes de ponctuation etc Nombres amp Prix combinaison des nombres et des symboles mon taires comme ou ou de date Nombres Seulement doit tre employ si les caract res sont des caract res num riques seulement Caract res Seulement Employ si les caract res sont des lettres uniquement Majuscules Seulement Employ si les caract res sont des lettres majuscules uniquement Minuscules Seulement Employ si les caract res sont des lettres minuscules uniquement Code barre Employ si les caract res sont des Code barres Veuillez noter le format de Code barre doit tre s lectionn s l avance dans le menu Options gt S lectionner le code barres Pour plus d informations voir le chapitre Code Barres Cases cocher Employ pour d terminer un nombre de valeurs avec des cases cocher comme sur des formulaires d enqu tes Des informations compl mentaires sont donn es plus loin dans ce chapitre El ment graphique Uniquement pour l identifier Employ si l identifier est un graphique ou une image sur la forme Ceci peut tre utilis si l identifier est un logo soci t par exemple Le choix des caract res autoris s pour une zone augmente la fiabilit des r sultats de la lecture d OCR Si vous assignez Nombres uniquement un Page 156 e OCR A Reconnaissance de Formes ScanFi
203. eant Westowe Chelston Road Torquay Devon UK TQ2 6PU Innovasys Vous savez et acceptez par la pr sente que chaque module faisant partie du logiciel des tiers peut tre convenable d autre logiciel et ou mat riel resp peut tre appel par d autre logiciel et ou mat riel c est ce que Spielberg comprend par utilisation non autoris e du logiciel Conform ment cela vous consentez n utiliser ces modules du logiciel qu en faisant partie du logiciel et pas en liaison avec resp en tant que partie ou composant d un autre logiciel et ou mat riel appellant ces modules du logiciel Spielberg vous accorde les autorisations personnelles pas exclusives pour une version monoposte du logiciel d installer et d utiliser le logiciel dans un seul ordinateur seulement pour des applications internes le logiciel est consid r comme tant en service s il est install dans la m moire vive RAM ou dans la m moire morte commande du disque dur 2 Copie de secours a Vous avez le droit de faire le nombre de copies que vous jugez convenable du disque laser ScanFile SBE fourni des programmes des fichiers mod les et de l autre mat riel de publicit y figurant Le guide utilisateur peut tre copi en complet ou en partie dans une quantit suffisante pour qu il soit la disposition des utilisateurs pour lesquels vous avez une licence mais pas d un tiers La mention copyright et d autres indications concernant la propri t doiv
204. earbeiten Ansicht Favoriten Extras 3 Q urik sl ei Le ES Suchen Se Favoriten A E K l la Adresse SI http localhost sws setup asp vi Wecheeh au Links pacs Webserver Ku 000000 e Version 8 0 0000 User count 1 Purge cache images now Image Cache Cache path CProgramme ScanFile ScanFile WebServer imgc Cache URL limgcache Cache size MB 500 Delete mode Least accessed out Image Cache Hold log data days 90 Settings Logout Cancel V Lokales Intranet Le Cache URL est le nom du r pertoire que vous avez choisi pour installer le cache suivi par un back slash La taille maximale que l on permettra au cache image de s tendre peut tre dict e en entrant une valeur en M gaoctets dans la boite Taille du Cache Quand le cache atteint sa taille pr d termin e il fera place pour de nouveaux documents en supprimant des documents tenus dans le cache Vous pouvez choisir les crit res par lesquels les documents supprimer sont choisis Le mode Suppression poss de deux options Page 342 e ScanFile WebServer ScanFile User Guide Ouvrir WebServer scanFile un Option Description Moins acc der les documents qui ont t le moins acc d seront enlev du cache Plus ancien Les documents qui n ont pas eu d acc s pendant la plus longue p riode seront enlev s du cache Chaque fois qu un utilisateur recouvre une page d un document non seu
205. eceennnnnnneeeeee 52 Bo te d outils Num riser aso00anannnannnnennnnnnnnnrnnnnnnrnrnnnnrnrennrrnrnnnrrrennrrnne 53 Bo te d outils EE 54 Bo te d outils Modification 0a1aseaannnnennnnnnnnnnnnnnnnrnnnnnnrnrnnrrrnrnnrrrrennnrnne 54 Bo tes d outils Post indexation sss001nnnnnennnnnnnnnnnennnrnnennrnnennnrrrennnrnne 54 Affichage des mots cl s ANEN 55 ENREGISTREMENT DU CONTROLE DE VALIDITE DE DOCUMENT ss 55 Config ratioM eege 56 RESUME oeupLtEsebtprcpronts ei eneeeeecenneeeeeennne 56 Sp cification des R pertoires 56 P ram tres Ft nd S a na a nina eh ou ue 57 Propri t s ET a ie 57 Propri t s Etendues du Gfamp 2vesiuesgEeuEESdheREEeROE EENEG 57 MODIFICATION DES DOCUMENTS nnnnnnnnnnnnn eee eemeeenennnnne 59 e Mee 60 AO A E A E 60 Insertion de Ee 60 Suppression d E Ee 61 Pag s EUREN genE eegene 61 Separo lot SSD Sn e e T 62 Modifier l ordre des pages 62 ee ege anne nan 62 le uge ea en sense eee ein cache tetes haies 63 DOSSIERS EN 64 LIBRAIRIES 22 22 2 dd E E Ee r aAA A re Dena S Meas EAEn a rapae aapt 65 INTRODUCTION EE 66 CREATION MODIFICATION D UNE LIBRAIRIE nnssssssssssessnrressrrrresrrrreesrrrreeerrrrererrrree 66 Filtre d Importation E 67 Recherche r serv e aux Uillsaieure 68 RECHERCHE DANS LES LIBRAIRIES eiiisecceeeeeennsssssessee 69 NUMERISATION neo diese conan soon 71 INTRODUC TON St ta sta tenant tn data alta tante 72 PAR PAGE OU PAR LOT sien ier eiei
206. ect e un autre ordinateur i Pour configurer une imprimante r seau qui n est pas connect e un J serveur d impression utilisez l option Imprimante locale Puis cliquez sur le bouton Suivant A l tape suivante le port imprimante doit tre choisi ce niveau vous pouvez d cider d utiliser un port existant ou den cr er un nouveau Utiliser un port existant en choisissent l option Utilise le port suivant et choisissez le port ScanFile VNP Page 325 ScanFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration Assistant Ajout d imprimante S lectionnez un port d imprimante Les ordinateurs communiquent avec les imprimantes via les ports S lectionnez le port auquel vous souhaitez connecter votre imprimante Si celui ci n est pas dans la liste vous pouvez cr er un nouveau port Remarque la plupart des ordinateurs utilisent le port LPT1 pour communiquer avec une imprimante locale Le connecteur de ce port ressemble ceci VS ET ar Cr er un nouveau port Si vous souhaitez cr er un nouveau port s lectionnez Cr er un nouveau port et s lectionnez VNP comme Type de port Assistant Ajout d imprimante S lectionnez un port d imprimante Les ordinateurs communiquent avec les imprimantes via les ports S lectionnez le port auquel vous souhaitez connecter votre imprimante Si celui ci n est pas dans la liste vous pouvez cr er un nouveau port Utiliser le port suivant
207. elles qu elles soient peuvent tre utilis es au regroupement des pages par exemple un accroissement du nombre de pages ou la r p tition de donn es identiques sur toutes les pages suivant la premi re page L option appropri e peut tre s lectionn e en effectuant un choix partir de la liste d roulante Les diff rentes options disponibles sont les suivantes e Aucun groupe e Nombre croissant e Vide pour la page suivante COLD Page 201 ScanFile ScanFile User Guide Document Management System Importations de donn es de spool e Position disponible dans la page suivante e identique la page suivante Une fois que ces options ont t param tr es les donn es brutes sont pr tes tre import es dans ScanFile Importations de donn es de spool Avant de pouvoir importer des donn es de fichier de spool dans ScanFile il faut d abord ouvrir le r pertoire dans lequel ces donn es doivent tre import es Il est galement important que les champs sp cifi s dans la grille de donn es d importation soient identiques ceux du r pertoire et plac s dans le m me ordre Si tel est le cas choisissez l option Ouvrir Importation partir du menu COLD La bo te de dialogue Ouvrir les fichiers texte s affiche Choisissez le calibre tre utilis pour l importation en s assurant que ce soit le calibre correspondant au r pertoire ouvert et appuyer ensuite sur le bouton Importer On vous demandera alors de c
208. emoteStation peuvent tre modifies en choisissant l option Modifier sur la liste Serveurs ou effac s en choisissant l option Effacer S curit Des adresses IP sp cifiques ou une tendue d adresses IP peuvent tre ajout es l option S curit pour permettre ou non l acc s au Serveur RemoteStation Chaque fois qu un Client RemoteStation essaie de se connecter un serveur RemoteStation l adresse IP du Client sera confront e avec les entr es de la liste Vous pouvez s lectionner si l adresse IP ajout e la liste aura un Acc s autoris ou un Acc s refus en choisissant l option appropri e Pour ajouter une adresse IP la liste s lectionner l option Ajouter puis rentrez une adresse IP valide et le masque de sous r seau ScanFile RemoteStation e Page 361 ScanFile User Guide RemoteStation Client ScanFile ment Management System Les ent es dans la liste peuvent tre modifi en s lectionnant l option Modifier et supprim e en s lectionnant Effacer Connexions La liste des utilisateurs actuellement connect s sur le serveur RemoteStation peut tre contr l e en utilisant les options Connexions De plus une p riode de d connexion de session avec Session Timeout peut tre indiqu e d faut 20 minutes ce qui d connectera automatiquement les utilisateurs qui auront eu une p riode d inactivit correspondent a la p riode indiqu e et ainsi lib rera une licence pour les autres utilisateur
209. emplacement du fichier L exemple suivant montre une ligne d un fichier d importation pour importer l information d index et leurs fichiers li s 12345 Projet XY Phase X Y Client Y 01 tif 02 xls Importation e Page 187 ScanFile User Guide Format de Fichier ScanFile Document Management System ScanFile trouverait l information suivante Champ 1 12345 Champ 2 Projet XY Champ 3 Phase X Y Champ 4 Client Y e Champ 1 01 tif e Champ 2 02 xls L exemple montre l information d index et les fichiers li s Le fichier nomm 01 tif est un fichier TIFF qui est directement import au r pertoire s lectionn En important des fichiers TIFF ceux ci peuvent tre simples ou des fichiers multipages TIFF Groupe 4 Le deuxi me fichier nomm est 02 xls un fichier d Excel qui sera ajout au document apr s la derni re page du fichier TIFF Page 188 e Importation ScanFile User Guide Rare Format de Fichier SCANT E ges Importation e Page 189 Manuel de l utilisateur Impression Exportation amp Email Impression Exportation amp Email Impression Exportation amp Email e Page 190 ScanFile User Guide CanFile Introduction Document Management System Introduction ScanFile poss de un large ventail de fonctions permettant l impression des documents num ris s de m me que l exportation des index et des documents pour utilisation en dehors de ScanF
210. en tre d installation En outre dans cette arborescence sous ce nom appara tra trois nouvelles options expliqu es ci dessous Champs d Index Apr s la cr ation d une nouvelle forme les zones pour les champs d index peuvent tre cr es Les zones sont configur es de la m me mani re que dans la fen tre Cr ation de Zone Pour plus d information voir plus haut dans ce chapitre Page 158 e OCR A Reconnaissance de Formes ScanFile User Guide Cases Cocher OMR ScanFile Document Management S ystem Identifiant de formes L identifiants de Forme est un l ment d une forme qui la distingue des autres formes de sorte que la Reconnaissance de formes puisse faire la diff rence entre plusieurs types de documents qui pourraient tre num ris s dans un r pertoire Pour cr er un identifiant cliquez avec le bouton droit de la souris sur identifiants de formes et s lectionnez Ajouter un identifiant Identique la cr ation de zone une croix appara tra la place du curseur utiliser cette croix pour dessiner un rectangle autour de l identification que vous souhaitez employer Une fois le bouton de la souris rel ch une fen tre appara t vous demandant quel identifiant vous souhaitez utiliser la s lection faite ici d pend du type d identifiant que vous utiliserez pour cette forme Si vous s lectionnez l une de ces options l exceptions des Code barres Case cocher et El ment graphiqu
211. ennnnnnnnnnneene 313 Compacte la base de donn es 314 Mise Ee dhcp 314 TIFF ee 314 Planning de Mise jour 314 R pertoire E 315 R pertoire des images SE nn es 315 Lecteurs de Sauvegarde snseesenennnnnnrneeeeennrrnnnrneeernnnnrnrnrnneerennnnn nenne 315 Biblioth que de formes 316 Cr ation de base de donn es noossnennnnnnneeeeenrrnnnrnneeernnnnnnnnnneeeennnnn 316 Mise EEN 316 PLANNING OCR PLEINITEXTE Seeerei ege annee 316 EE 316 R pertoire ee EE EE 316 Planning de e 317 Mise ger 317 Page 10 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Table des Mati res ScanFile Document Management System PLANNING OCR ZONE en e 317 ET IEE AAAA RAA deeg 317 EE 317 Planning de Mis E 318 Mise jour eene eege 318 CONTROLE DE CONSERVATION ss seseessseennncceeceennceceenennseeeenenneseeennnsesee 318 EE 318 Ajouter un r pertoire au Contr le de conservation 319 EENEG 319 Planning de Mise ET 319 Mise jour EE ee 319 SCANFILE VNP GERWCE css cccnnnseccecenneseeennnsesee 320 CHE NES ad a a nn nl rai hide 320 Activation et D sactivation a1nesosennnenrnrnnrnnnrnrrnnnrrrrnnnrnrennnrnrennrrnrnnn 320 SCANFILE ad TE 322 INTRODUCTION D ati en lei dns intl lie 323 DEINEN ON a aan at tes aan anna als stands nee lasers 323 Ee 324 eege 324 SEVICE VD DANS Mee 324 CONFIGURATION sus ssssusasnsascannaacaenmansenaenannan mneenaemsmennamaeeeensenaenaneasanesenntauts 324 Imprim
212. enqu tes OCR A Reconnaissance de Formes e Page 159 canFile ScanFile User Guide Document Management System Cases Cocher OMR de satisfaction Ces valeurs peuvent alors tre utilis es comme Index une fois la Reconnaissance de formes ex cut e Pour configurer la reconnaissance de Cases Cocher vous devez d abord num riser une forme utilisant des cases cocher afin de pr parer les zones de cases cocher pour la reconnaissance Une fois que vous avez num ris la page s lectionnez OCR gt R glage des zones Depuis l arborescence OCR dans la fen tre R glage des Zones faire un clic droit sur champ d index et s lectionnez Ajouter champs Dessinez un rectangle avec le curseur en forme de croix autour de la case cocher que vous souhaitez reconnaitre Une fois le bouton de la souris rel ch une fen tre appara t vous demandant quel champ Index du r pertoire vous souhaitez relier l information s lectionner galement Case Cocher Pour ajuster les r glages pour valider comment l information d index est entr e cliquez sur la bo te 7 Un certain nombre de choix par d faut pour l indexation est affich Option Description Marqu e d termine l information d indexation qui est inscrite si une case cocher est marqu e Non Marqu e d termine l information d indexation qui est inscrite si une case cocher n est pas marqu e S parateur d termine le s parateur qui est inscrit entr
213. ensemble des r pertoires et librairies situ s sur le lecteur s lectionn cliquez sur le bouton Copier tout Pour supprimer les r pertoires ou les librairies de la liste d acc s pressez le bouton D placer tout ou s lectionnez le r pertoire ou la librairie concern e puis pressez le bouton Effacer Gr ce l option Ouvrir une librairie vous pouvez d cider si l outil Ouvrir de la barre d outils situ e dans la partie gauche de la fen tre principale de ScanFile va servir l ouverture des r pertoires ou des librairies Lorsque cet outil n est pas s lectionn la liste Ouvrir R pertoire s affiche Lorsque cet outil est s lectionn la liste Ouvrir Librairie s affiche Le r glage par d faut est Ouvrir R pertoire Une autre option dans la gestion des utilisateurs consiste ajouter un utilisateur individuel un groupe d utilisateurs Appuyez sur le bouton Membre de et une fen tre appara tra num rant tous les groupes disponibles Pour ajouter cet utilisateur dans un groupe surlignez le groupe que vous souhaitez utiliser et cliquez sur le bouton gt gt pour ajouter cet utilisateur Puis cliquez OK pour sauvegarder ScanFile retournera la fen tre Gestion des Utilisateurs Egalement partir de cette fen tre vous pouvez s lectionner Param trages Etendus ceux ci sont expliqu s plus loin dans ce chapitre Page 128 e Gestion des utilisateurs ScanFile User Guide Ajout amp Edition des groupes ScanF
214. ent Page 372 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Rare Envoi Programm Er 4 LE es ScanFile RemoteStation e Page 373 Manuel de l utilisateur ScanFile Connector for ShareScan ScanrFile Connector for ShareScan ScanFile Connector for ShareScan e Page 374 ScanFile User Guide Introduction ScanFile Document Management S system Introduction Avec ScanFile Connector for ShareScan des appareils permettant l eCopy peuvent tre utilis s pour num riser et envoyer des documents aux r pertoires ScanFile En utilisant la connectivit TCP IP combin avec la s curit de ScanFile ScanStation peut envoyer des documents un serveur RemoteStation qui stockera alors les documents dans les r pertoires s lectionn s de ScanFile RemoteStation Server avec ScanFile Connector for ShareScan est une application id ale pour centraliser les stations de num risation et permettre l acc s de bureaux distance votre magasin de stockage de documents ScanFile Une fonction avanc e de RemoteStation Server est sa fonctionnalit d agir en serveur Ma tre permettant aux utilisateurs d enregistrer des documents sur des RemoteStation Servers esclaves donc permettant un point d acc s central pour l enregistrement de documents qui peut alors tre distribu des magasins de documents ScanFile plac s n importe o Veuillez vous r f rer au chapitre pr c dent sur RemoteStation concernant les
215. ent tre report s de la copie originale du logiciel la copie de secours b Vous NE pouvez effectuer AUCUNE copie quelle qu elle soit de la Licence apr s qu elle ait t install e TOUTE TENTATIVE VISANT A COPIER TRANSFERER OU RESTAURER LA LICENCE PEUT ALTERER LA VALIDIT DE LA LICENCE Une fois install e la Licence prend toute sa valeur c est dire que vous avez achet le droit d utiliser le Logiciel ScanFile SBE La Licence install e NE peut tre manipul e QUE par l interm diaire des commandes figurant dans l application ScanFile SBE 3 LIMITATIONS a Vous n avez pas le droit de commercialiser de distribuer ou de transmettre aux tiers le logiciel ou la documentation ou bien de transmettre de mani re lectronique le logiciel d un ordinateur un autre travers un r seau moins que cela ne soit pas pr vu explicitement par la pr sente b Vous n avez pas le droit de d compiler de modifier de d sassembler le code du logiciel ou de le r duire d aucune mani re Page II ScanFile User Guide Contrat de licence logiciel ScanFile SBE ScanFile Document Management S ystem c Vous n avez pas le droit de modifier d ajuster de traduire de louer de donner le bail ou de pr ter le logiciel ou la documentation ou de produire des d riv s base du logiciel ou de la documentation 4 PROPRIETE ET DROIT D AUTEUR Spielberg Microsoft Wise Apex Nuance Stellent et Crescent se r ser
216. ent juste apr s le d marrage de ScanFile e S lectionner un param tre qui automatiquement r ouvrira le r pertoire ou la librairie qui tait ouvert avant que le programme soit ferm Copie de l information d Index Les fonctions D place et Envoie r pertoire de SCANFILE tout comme la propri t du champ Copie l Index offre des r glages tendus pour modifier l ordre de l information d index dans le r pertoire cible Assistance la saisie Une liste de thesaurus peut tre mise jour via un fichier d import Assistance la saisie pour le Thesaurus li aux champs d index une liste de mot g n r depuis le Thesaurus assign s affichera en pop up sous le champ d index pour une s lection plus rapide Assistance la saisie pour les champs Date un calendrier s affichera sous le champ d index pour une s lection plus rapide Support Email Avanc Les attachements d Email peuvent tre affich s dans une fen tre Windows additionnelle Service Windows Remote Services Ont t s par s dans un outil de configuration RS et un RS Service V ritable service Windows Page 22 e Bienvenue dans ScanFile Manuel de l utilisateur Caract ristiques Techniques du Syst me Caract ristiques Techniques du Syst me Caract ristiques Techniques du Syst me e Page 23 ScanFile User Guide Syst mes d exploitation Scan File Document Management System Syst mes d exploitation ScanFile SBE
217. ent les performances du poste de travail La sp cification minimum recommand e pour un poste de travail est PC Utilisant Pentium Il 400Mhz 128MB RAM Ecran 17 Lecteur de CD ROM Disque dur de 4 Go MS Windows 2000 Professionnel Avant d installer RemoteStation Server consiste en un service serveur qui utilise le compte syst me local pour acc der aux ressources Si le serveur sur lequel fonctionne RemoteStation Server n est pas le m me que celui ou ScanFile est install ou celui ou les r pertoires librairies sont stock s vous devez cr er un nouvel utilisateur sp cialement pour l utilisation avec RemoteStation Cela est galement n cessaire si vous souhaitez utiliser les options d impression qui permettront aux clients de num riser et d imprimer des documents sur les imprimantes auquel RemoteStation Server poss de les autorisations Permissions L utilisateur que vous cr erez doit poss der les droits de connexion locale ainsi que les permissions pour les emplacements suivants R pertoire et sous r pertoires de ScanFile RemoteStation Server R pertoire du programme ScanFile 2003 R pertoires lecteurs ScanFile Imprimantes Le type de permissions que vous pouvez appliquer d pendra de l emplacement du programme et des donn es et du format de la partition sur laquelle ils r sident Vous pouvez cr er le compte utilisateur et les permissions pour le r pertoire du programme ScanFile et pour l emplacement des
218. ent situ es au m me endroit Pour ce faire vous devez tout d abord vous assurer que la fonction Indexation de zone Post indexation est activ e partir du menu Param tres g n raux S lectionnez ensuite dans la Liste de S lections le premier document que vous souhaitez indexer et s lectionnez l option Editer dans la Bo te d outils de R pertoire Placez le curseur dans le premier champ puis r alisez le zoom sur l image et d placez l image l int rieur de la fen tre d affichage jusqu ce que les informations correspondant au champ d indexation concern s affichent Saisissez ces informations dans le champ d indexation puis pressez Enter Le curseur se d place automatiquement vers le champ suivant et vous pouvez nouveau r aliser un zoom et d placer l image en cons quence pour atteindre le champ suivant Indexation Automatique ScanFile offre des fonctions diverses pour remplir automatiquement des champs d index suivant le champ d index et les param tres du r pertoire Les R glages disponibles et le contenu d index cr peut tre trouv dans le chapitre R pertoires Indexation OCR La reconnaissance de zone de ScanFile vous permet de lire une zone d un document et de placer le r sultat de l OCR dans les champs d un r pertoire Pour utiliser cette fonction une licence et l installation de ScanFile OCR sont exig es La mani re pour cr er des zones et ou des formes est d crite dans le chapitre OC
219. ents Electroniques ScanFile peut afficher plus de 200 formats de document diff rents comme les documents Microsoft Office Adobe PDF pages HTML et fichier de formats graphiques comme AutoCAD et CorelDraw Lors de la visualisation de document multipages comme un fichier PDF ou une pr sentation PowerPoint les outils pour naviguer de page en page ou de feuille de travail en feuille de travail seront affich s dans le bas de la fen tre de visualisation Pour les documents comme les fichiers Word et les fichiers texte ils peuvent tre parcourus en utilisant l ascenseur de d filement vertical sur la droite de la fen tre de visualisation Recherche et Visualisation de documents e Page 93 ScanFile ScanFile User Guide Document Management System Visualisation de plusieurs Documents Menu d affichage de Document Electronique Ces options s affichent lors d un clic droit sur un document lectronique et sont diff rentes de ceux disponibles lors de l affichage des images noir amp blanc ou couleur Option Description Vers le presse papier Copie la s lection dans le presse papier de Windows Imprimer Imprime le document actuellement affich S lectionne l affichage du document en mode Filtre d cran SG SE Brouillon Normal ou Pr visualisation Param tres qui affectent la copie l affichage et Options l impression des documents Lance l application associ e au document s
220. er Un tr s grand nombre d options peuvent tre s lectionn es en ce qui concerne l utilisation des scanners Toutes ces options sont r parties sur plusieurs crans s lectionn s partir du menu Configuration du num riseur Les options les plus utilis es sont regroup es sur le premier cran qui s affiche lorsque l option Configuration du num riseur est s lectionn e La bo te ci dessous repr sente cet cran lorsque l on s lectionne Configurer le num riseur pour les mod les Canon DR 3060 DR 3080C ou DR 3080 CII ai Configuration du num riseur DR 3060 DR 3080C DR 3080CII Adresse et adapteur du num riseur Format page H 0 ID 7 USB Maximum Ajuster Correction de travers ID 5 Visualiser R solution Compression Mode 200 x 200 Compress TIFF G4 zs Noir et blanc Rotation Pages Sensibilit 0 Recto v Mode texte Densit Wen Recto glages par D fau Param trages Etendus Intensit Param tres de page Les trois mod les de scanners cit s sont capables de num riser des documents simple et double face et des param tres de num risation Param trage Scanner e Page 261 ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 3060 3080C amp 3080CII Document Management System diff rents peuvent tre appliqu s chacune des faces d un document double face S lectionner d abord l option de num risation simple ou double face Pour
221. er Guide Recherche rapide Recherche rapide Date Ev nement Date de l v ne Objet Exp diteur Destinataire C Suite donner oO O O Annuler canFile Document Management System S lectionnez le champ auquel vous voulez adjoindre un index binaire puis pressez sur OK Un index binaire est alors cr pour ce champ Un ensemble de champs avec un index binaire peut d favorablement affecter l importation de nouveaux enregistrements C est sp cialement ainsi en important des dossiers dans des Librairies Il est donc sage de d sactiver l index binaire avant l importation de dossiers dans des librairies et ensuite de revalider l index binaire par la suite Param tres suppl mentaires e Page 123 Rare ScanFile User Guide SCANT Lee Recherche rapide Page 124 e Param tres suppl mentaires Manuel de l utilisateur Gestion des utilisateurs Gestion des utilisateurs Gestion des utilisateurs e Page 125 canFile ScanFile User Guide Document Hanagement System Introduction Introduction Par d faut chaque utilisateur doit ouvrir sa session de travail dans ScanFile en donnant un nom d utilisateur unique et un mot de passe optionnel Chaque utilisateur cr dans ScanFile peut galement avoir un acc s restreint n importe quelle section ou option de ScanFile de ScanFile WebServer ou de ScanFile RemoteStation Des groupes d utilisateurs peuvent galeme
222. era une Recherche liste d enregistrements pour chaque page contenant le D taill e ou les mots recherch s Lorsqu elle n est pas s lectionn e la liste des enregistrements correspondra au fichier dans lequel le ou les mots auront t trouv s Notez que la liste de recherche d taill e peut prendre beaucoup de temps pour tre g n r e tant donn que chaque page devra tre identifi e Affiche le Avec cette s lection le nombre de fois que le ou les nombre de mots apparaissent sur une page ou dans un fichier sera correspondances affich dans la liste de s lection Recherche Avec l option Recherche Phon tiques les mots qui ont phon tique une prononciation semblable au mot recherch seront inclus dans le r sultat de recherche Quand vous s lectionnez un enregistrement dans la Liste de recherche en cliquant dessus avec la souris le document affich sera chang automatiquement par le celui s lectionn Recherche et Visualisation de documents e Page 85 canFile ScanFile User Guide Document Hanagement System Liste de recherche Liste de recherche La Liste de S lections qui affiche la liste des documents r pondant aux crit res de recherche lanc s peut tre modifi e de fa on afficher les informations de plusieurs fa ons diff rentes La largeur de la colonne ainsi que l ordre des colonnes au sein de la Liste de S lections peuvent tre modifi s E Liste de recherche B C
223. ertoire CD TRANS CD Un tel CD peut tre utilis dans n importe quel PC pour la consultation Le nombre de Tickers CD stock s dans le dongle mat riel sera r duit d une unit Choisissez Non pour cr er un CD sans programme de consultation Dans ce cas le nombre de Ticker CD n est pas r duit Si c est le Oui qui a t s lectionn l acc s aux r pertoires peut tre s curis l aide d un mot de passe de fa on viter tout acc s non autoris Un message d invite s affiche demandant si un mot de passe doit tre utilis Pour viter toute erreur de frappe le mot de passe doit tre saisi 2 fois Lorsque l option OK est s lectionn e le r pertoire CD TRANS CD est cr sur le lecteur de groupement et si l option a t s lectionn e la version du logiciel de consultation ScanFile est galement copi e Page 222 e Pr paration de CD ScanFile User Guide ScanFile Tickers CD Document Management System Le contenu du r pertoire CD _ TRANS CD peut maintenant tre copi vers le CD Pr paration rapide Avec Pr paration rapide le r pertoire n est pas copi dans un r pertoire CD_TRANS CD mais laiss s dans son emplacement d origine Un fichier d archive sp cial est ajout aux r pertoires diff rents pour permettre l utilisation avec le logiciel de la version de ScanFile Le logiciel d extraction est galement copi vers le r pertoire CD TRANS CD du lecteur r pertoire La proc dure uti
224. erveur Service RemoteStation Une fois RemoteStation Server install le service ScanFile RemoteStation est ajout la liste des Services Par d faut il sera configur pour utiliser le compte syst me local pour les permissions Toutefois si ScanFile et ou les r pertoires ScanFile qui n cessite l acc s sont sur un serveur diff rent l utilisation du compte syst me local ne pourra s appliquer Le RemoteStation service n cessite un contr le total au r pertoire du programme ScanFile ainsi qu aux r pertoires ScanFile qui seront utilis s avec RemoteStation Veuillez vous reporter la section Avant Installation gt ci dessus concernant l information sur la cr ation d un compte utilisateur pour le service utiliser Configuration Serveur Lorsque RemoteStation serveur est d marr la premi re fois il affiche qu il na pas de licence Veuillez vous reporter la section RemoteStation du chapitre Licence dans ce manuel pour les instructions sur la licence RemoteStation RemoteStation Server est en deux parties Le Service RemoteStation qui sera charg automatiquement L application RemoteStation Server qui est utilis e pour configurer le Service RemoteStation et qui peut galement tre utilis pour contr ler l activit du service Une fois le service RemoteStation configur l application serveur a besoin d tre d marr afin que RemoteStation Server soit actif Quand vous d marrer l appli
225. es Les imprimantes virtuelles utilisent des Ports ou VNP Forwarder Ces ports peuvent tre install s avec l Outil de Configuration Chaque Port repr sente un chemin d archivage de ScanFile VNP Le nombre de Ports est illimit Apr s l installation de ScanFile VNP un Port nomm VNP_001 est disponible Il se r f re au r pertoire Archive dans le chemin d installation de ScanFile VNP Page 324 e ScanFile VNP ScanFile User Guide canFile Configuration eege lt Chemin d Installation gt Archive Le chemin d un port peut tre modifi dans l outil de Configuration La Configuration des Ports est d crite plus loin dans ce chapitre Pour installer une nouvelle imprimante virtuelle ouvrez l Assistant Ajout d imprimante Choisissez D marrer gt Imprimante et t l copieurs gt Ajouter une imprimante Cliquez sur le bouton Suivant et choisissez Imprimante locale connect e cet ordinateur dans la boite de dialogue suivante Faites attention que l option D tection et installation automatique de l imprimante Plug ad Play ne soit pas s lectionn e Assistant Ajout d imprimante Imprimante r seau ou locale L ssistant doit conna tre le type d imprimante installer S lectionnez l option qui d crit l imprimante que vous voulez utiliser Une imprimante locale connect e cet ordinateur C D tection et installation automatique de l imprimante Plug and Play C Une imprimante r seau ou une imprimante conn
226. es de s paration de lot pendant la num risation par lots Cela permet plusieurs fichiers d tre plac dans le scanner en m me temps avec les feuilles de s paration de lot plac es entre eux Les fichiers seront automatiquement divis s et des enregistrements cr s dans le r pertoire ScanFile Depuis la liste d roulante Feuille de S paration de Lot vous pouvez choisir quelle feuille de s paration doit tre utilis e quand le lot de documents est num ris dans le R pertoire Veuillez vous reporter au chapitre Feuille de S paration de Lot pour une description compl te de la configuration des feuilles de s paration Page 48 e R pertoires ScanFile User Guide Th saurus ScanFile Document Management S ystem Format de Compression de l import Une autre option de ScanFile vous apporte la possibilit d utiliser le format de compression LuraDocument Cette option offre de biens meilleures performances de compression d image sans perte significative de qualit et permet de stocker d avantage de documents par Megaoctet que dans les formats de compression standard Cette option est accessible dans la Configuration des r pertoires Vous pouvez r gler le format de compression d image par d faut au format LuraDocument ou au format TIFF G4 ou JTIF Veuillez consulter le chapitre sur le format LuraDocument pour plus de d tails Propri t des index avec doublons Cette option Ex cute la lectur
227. es documents de pages simple avec code barres si ScanFile choue de lire un code barres d une page un X peut tre plac s dans le champ code barres du r pertoire afin d identifier le document pour une indexation post rieure avec l option Auto Indexer les codes illisibles par X s lectionn e Si cette option n est pas choisie et que ScanFile tait incapable de lire un code barres la num risation s arr tera et vous devrez taper l information d index dans le champ code barres pour poursuivre la num risation S lection d un arri re plan L affichage par d faut pour la fen tre principale ScanFile est un fond gris Chaque utilisateur peut modifier ce param tre en s lectionnant le bouton Choisir arri re plan dans le menu Param tres g n raux Vous pouvez galement d cider si vous souhaitez choisir une couleur de fond ou appliquer une image en fond d cran principal Couleurs Pour choisir une couleur pressez sur le bouton Choisir couleur et une bo te de dialogue s affiche Param tres G n raux e Page 115 CanFile ScanFile User Guide Document Management System S lection d un arri re plan Couleurs Couleurs de base Couleurs personnalis es ms HE GEET D finir les couleurs personnalis es gt gt Vous pouvez ensuite choisir la couleur que vous souhaitez et presser OK Une fois cette op ration termin e vous retournez directement l cran Choisir arri r
228. es donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Rotation Un document peut tre num ris puis tourn et sauvegard Les options de
229. es scanners supportent 4 16 amp 256 niveaux de gris dans l chelle des gris Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris plus particuli rement de hauts niveaux de d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Mode de diffusion Utilisez ce r glage lorsque vous scannez en mode noir amp blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d anomalie pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos Rotation Un document peut tre scann puis transform par rotation et sauvegard Les diff rentes options de rotation disponibles sont 0 90 180 or 270 Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 Jpeg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Param trage Scanner e Page 281 ScanFile User Guide ScanFile Canon MS 300 350 amp 800 ument Management System Format TIFF compress de Groupe 4
230. es zones du document comportant une couleur sp cifique Les diff rents param tres sont e Aucun D sactive la suppression de couleur e Rouge Supprime les parties rouges d un document e Vert Supprime les parties vertes d un document e Bleu Supprime les parties bleues d un document Exposition Cette fonction permet de d finir le niveau d Exposition Automatique Automatique et affecte les param tres de r glage de luminosit et de contraste de l image Pour tre valables les valeurs d exposition doivent varier entre 1 Page 236 Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 6080 7580 amp 9080c scanFile un et 13 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Epaississement des contours Cette fonction peut tre utilis e pour accentuer le style des contours de m me que pour adoucir certaines images scann es les photos par exemple Pour tre valables les valeurs d paississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Autres Options Plusieurs autres options de param tres sont disponibles et sont d taill s ci dessous Option Description V rification par comptage Cette fonction peut tre utilis
231. est absolument identique comme d crit dans ces chapitres Imprimer et envoyer ScanFile Cette option ex cute deux fonctions imprimer le document sur votre imprimante choisie et ouvrir l cran d Index pour vous permettre de sauvegarder le document dans un r pertoire ScanFile ScanFile VNP L application optionnel serveur ScanFile VNP vous permet de cr er des imprimantes PCL5 compatibles sur les serveurs et les postes de travail lesquels seront redirig s vers les ports sp cifiques VNP qui se sert de la sortie impression converti au format de TIFF Group4 et sauvegarde aux endroits pr d finis Ces r pertoires peuvent alors tre automatiquement import s dans ScanFile en utilisant une des applications de Planification dans Remote Services tels que le TIFF Spooler qui fonctionne conjointement avec la Reconnaissance de formes Une description compl te de l installation et configuration de ScanFile VNP est donn e plus loin dans ce manuel Page 104 e Importation de Document Electronique Manuel de l utilisateur Param tres G n raux Param tres G n raux Param tres G n raux e Page 105 canFile ScanFile User Guide Document Hanagement System Introduction Introduction L cran Param tres g n raux se trouve sous le menu Options gt Menu de configuration permet d ajust les diff rents param tres qui affectent la qualit de l image affich e de modifier l affichage de la Liste de S lec
232. est utilis e pour d finir le nombre de couleurs scanner Veuillez noter que les mod les DR 5020 et DR 5060F conviennent la num risation en mode Noir amp Blanc Tous les autres r glages sont applicables au mod le DR 5080c Noir amp Blanc ne permet de scanner qu en noir amp blanc Echelle des gris Le mod le DR 5080c supporte 4 16 amp 256 niveaux de gris dans l chelle des gris Couleurs Le mod le DR 5080c supporte la num risation couleurs en 3 6 12 et 24 bits Plus la valeur en bits s lectionn e est lev e plus le nombre de teintes diff rentes scann es est important Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou en couleurs plus particuli rement de hauts niveaux de d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Rotation Compression Un document peut tre scann puis tourn par rotation et sauvegard Les angles de rotation disponibles sont 0 90 180 270 ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 Jpeg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse Param trage Scanner e P
233. etour Japanese MSG No Retour Input OK Yes Retour 7 X Plus Key Exit Retour Canon MS400 amp 500 Les lecteurs num rique de microfilms Canon sont fournies avec un kit SCSI optionnel permettant de les utiliser comme des dispositifs de num risation pour PC Leur utilisation convient deux modes distincts num risation en mode manuel ou num risation avec entra nement automatique Si le mode utilis est le mode de num risation avec entra nement automatique il est Page 286 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon MS400 amp 500 ScanFile ocument Management System indispensable d utiliser un Chariot FS III ainsi que des films blipp s c est dire comportant des marques de codage La d finition maximum des scanners MS est de 400dbpi Configuration du num riseur MS 400 500 Adresse et adapteur du num riseur Densit R solution HA 0 ID 7 USB EI ae 400dpi x 400dpi Fe 300dpi x 300dpi 200dpi x 200dpi Auto Type de film Auto Film n gatif Auto Film positif Choisir la source FS Controller III via SCSI Porte fiche automatique via COM Port Format TIFF Visualiser TIFF Non Mode texte C Compress Mode photo O Invers g Rotation 90 g Numeris la s lection D tection Maximum O Dk CCITT G4 D finitions de num risation Les mod les de scanners MS400 A 500 ont trois options de d finition de num risation e 200x200dpi e
234. eugeir e eeleren reegen ieren eet eieiei 72 LIASSE DE POST INDEXATION E 73 FONCTION FEUILLES DE CONTROLE sssseeescsceeeeenneccssseeeeeeeeennnneseseeeeeennnns 74 FEUILLES DE SEPARATION DE LOT sssssiissscceeeeeneecsssseceeceeeennnneseseeeeeeennns 75 INDEXATION EEN 77 INTRODUCTION a a a a 78 Bienvenue dans ScanFile e Page 3 ScanFile User Guide ScanFile Table des Mati res ment Management System INDEXATION MANUELLE susssssseeisseeeceeececenncecenueeenneecenneeeenneeeenneeeeeneeeeeneeene 78 ele ee Ee mme lents 78 INDEXATION AUTOMATIQUE sun ieuseeucceenneeenneeenneeeenneeeenneeeenneeeenneeeeeneeeeeneune 79 EENEG 79 MODIF IGATONID INR ue dan naine 79 RECHERCHE ET VISUALISATION DE DOCUMENTS nnnnnnnsssnmneremnnns 81 INDRODUE HOME anne ae ee a D 82 RECHERCHE da anne eau aies inde 82 EECHER EENEG 83 RECHERCHE SUR INDEX MULTIPLE iii eeneeeneeeeneeeen 84 RECHERCHE DLEINTENTE 84 LISTE DE RECHERCHE sisi seecccceeccececcecncecennceennneeecenecennneceneneeeenneeeeeneene 86 MENU LISTE DE RECHERCHE ide euceeenceennnecennneeeenneeeeeneenes 86 ENVOYS ee 88 Combiner EE 88 EE 89 Option de s lection nn one No Ni 89 LISTE DE SELECTIONS PERSONNELLE uissseseeceeecesenceeeceeeeeneeenneeennneeeenneunes 90 AFFICHAGE D IMAGE EEN 91 MENU AFFICHAGE DE DOCUMENT uiiusiseecseeecceenceanneeaneeeenneeennneeeneneeeenneeues 92 DOCUMENTS LECTRONIQUES ussssiesieseecceeneceeeneeeeneeenneeenneeeneneeeneneune 93 Menu d affichage de Document Ele
235. eusement il n existe aucun moyen de corriger automatiquement ce genre de probl mes C est pourquoi les enregistrements d indexation alt r s doivent tre supprim s et les documents correspondants num ris s nouveau L utilitaire V rifier r pertoire est peut tre un peu long lancer mais nous vous recommandons fortement de l utiliser avant de graver un r pertoire sur des dispositifs d archivage non r inscriptibles Reconstruire l index En cas de probl me lorsque vous essayez d ouvrir un r pertoire un message d invite vous demande si vous souhaitez faire intervenir l utilitaire Reconstruire l index Cette option peut tre s lectionn e partir du menu Fichier gt Reconstruire l index Cet utilitaire essaie de r parer la base de donn es du r pertoire et de compacter cette base de donn es de r pertoire Maintenance e Page 295 canFile ScanFile User Guide Document Management System R parer Librairie Au fil du temps la base de donn es peut se fragmenter au fur et mesure des enregistrements sur le disque dur ce qui affectera ses performances Le fait de compacter la base de donn es du r pertoire implique qu elle soit r crite dans une zone unique du disque dur et permet du m me coup de lib rer dans la base de donn es l espace qui tait jusqu alors occup par les enregistrements supprim s Dans la majorit des cas le fait de lancer cet utilitaire permet de r soudre les probl mes li s a
236. euvent affecter la qualit de l image num ris e c est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec Option Description Suppression automatique des Pages Blanches Cette fonction permet aux deux scanners d ignorer la num risation des pages blanches non d sir es Ceci peut tre r gl pour les pages recto et les pages verso Pour activer cette option cliquez sur la case cocher correspondante Le niveau partir duquel une page sera identifi e comme blanche peut tre r gl l aide de la barre horizontale taux de noircissement Ceci d terminera l identification des pages ayant une petite surface couverte suivant les niveaux r gl s pour ignorer ces pages Page 266 Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 2050C amp DR 2080C ScanFile Document Management S ystem Suppression de couleur Cette fonction n est disponible que sur le mod le DR 3080c et permet de d sactiver la num risation de toutes les zones du document comportant une couleur sp cifique Les diff rents param tres sont e Aucun D sactive la suppression de couleur e Rouge Supprime les parties rouges d un document e Vert Supprime les parties vertes d un document e Bleu Supprime les parties bleues d un document La fonction de filtre couleur peut tre d sactiv e dans une portion seulement du document en d finissant certains param tres au niveau de l option D sactive
237. eux num ros de blips de Pages saisis Grouper les pages par Fichier F Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Fichier saisis Grouper les pages par Fichier amp Groupes F et G Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Fichier ou deux num ros de blips de Groupe saisis Grouper les pages par Groupe G Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Groupe saisis Assurez vous que le mode de lecture de blips marques de codage du Contr leur FS III est param tr correctement Pour plus d information sur le Controller FS III reportez vous au manuel de configuration des scanners MS300 MS350 MS400 MS500 MS800 ou au manuel du Carrier FS Il Microfilm Num risation par Lot La num risation par lot cr era un enregistrement contenant des pages multiples Mode Manuel En utilisant le mode manuel l utilisateur peut scanner plusieurs images partir d une pellicule en un m me enregistrement group Ins rez le film num riser dans le contr leur FS III Placez vous sur la premi re image au moyen du clavier ou de la molette du FS III D finissez les r glages de zoom et de mise au point Saisissez les informations d indexation si elles n ont pas t cr es automatiquement par code bar
238. ex cut e et que le document progresse l tape suivante du chemin il sera supprim de la Liste Personnelle Vous pouvez cependant vouloir garder une copie du document en cliquant sur la case cocher Garder une copie locale avant ex cution de l action Cette copie ne sera pas mise jour avec les changements faits au document tandis qu il chemine le long de l itin raire Actions Quand le document est affich les ic nes d action correspondant aux actions assign es pour cette tape de l itin raire appara tront Les trois actions sont Visualis Commentaire et Approuver Rejeter Page 180 Gestion des t ches ScanFile User Guide Service Gestion des t ches ScanFile ment Management System Pour les actions Commentaire et Approuver Rejeter une fen tre s ouvrira pour vous permettre d ajouter des commentaires concernant le document Les commentaires associ s un document peuvent tre vue en appuyant l ic ne Chemin qui est affich e dans le coin sup rieur droit de la fen tre d affichage du document Avant que le document ne passe l tape suivante de l itin raire l action assign e l utilisateur doit tre ex cut e Pour ce faire cliquez sur l ic ne d action Service Gestion des t ches Le service Gestion des t ches fait partie de ScanFile Remote Services Sa t che principale est de contr ler les chemins actuels et faire suivre des documents selon les param tres de ces itin raire
239. existant La deuxi me option utilise le pilote d imprimante Rapid 32 fourni avec VNP et qui convertira la sortie d impression en fichiers TIFF et cr era en simultan ment un fichier de donn es qui contiendra le texte de l impression qui pourra alors tre import pour permettre la recherche plein texte sur les documents Au lieu d utiliser la HP LaserJet 5 cliquez sur le bouton Disque fourni puis ouvrez le dossier Rapid dans le r pertoire d installation de ScanFile S lectionnez le fichier INF et lorsque la liste des imprimantes est affich e s lectionnez Virtual Network Printer puis cliquez sur Suivant ScanFile VNP e Page 327 canFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration Assistant Ajout d imprimante Installer le logiciel d impression Le fabricant et le mod le d terminent l imprimante utiliser S lectionnez le fabricant et le mod le de votre imprimante Si elle est fournie avec un disque d installation cliquez sur Disque fourni Si elle n est pas dans la liste consultez sa documentation pour choisir un logiciel d impression compatible Imprimantes Virtual Network Printer A Ce pilote n a pas t sign num riquement Windows Update Pourquoi la signature du pilote est elle si importante Vous pouvez alors donner l imprimante un nom significatif qui l identifiera comme une imprimante virtuelle utilis e par ScanFile pour importer des documents Vous pouvez aussi chois
240. fen tre s ouvrira identique celle pour de cr er et diter des utilisateurs Vous pouvez modifier les param tres du groupe de la m me fa on D finir des nouveaux Groupes De plus aux groupes pr d termin s vous pouvez cr er de nouveaux groupes et assigner les r pertoires librairies et des droits correspondant vos exigences Cliquez sur Nouveau Groupe et la fen tre Modifier un Groupe s affichera La cr ation d un nouveau groupe exige les m mes tapes que la cr ation d un nouvel utilisateur Param trages Etendus n cr ant ou ditant un utilisateur ou un groupe vous devez assigner les droits que l utilisateur ou le groupe auront dans ScanFile pour les r pertoires librairies auxquels ils ont acc s L cran Param trages tendus vous permet de d finir exactement quelles fonctions ou groupes de fonctions un utilisateur ou un groupe auront l acc s Les fonctions sont affich es dans des groupes qui reproduisent les options de menu ScanFile La fen tre suivante sera affich e apr s avoir cliqu sur le bouton Param trages tendus Page 130 e Gestion des utilisateurs ScanFile User Guide canFile Param trages Etendus E ee ge o Configuration desdroits d acc s M Fichier no oa S lectionner tout O Configuration des r pertoires Ouvrir r pertoire Annuler tout Liste Personnelle GER G n ral Cl S lectionner lecteurs pour recher Fichier S lectionner le num ri
241. ff rents Impression et archivage simultan Pour imprimer simultan ment pendant l archivage cochez la case Print et choisissez l imprimante sur laquelle les donn es doivent tre imprim es simultan ment R sultat VNP Archivage Pour clarifier le r sultat de l archivage VNP un exemple est montr ici au moyen d un fichier Word Le fichier est imprim sur l imprimante R seau Virtuelle VNP01 Celle ci est attach e au port VNP_ 001 Pour VNP 001 le chemin d archives est configur e comme vnp archives tiffi dans lequel le fichier imprim est d pos dans un sous r pertoire tif De plus le fichier vtx qui comprend le texte est cr ScanFile VNP Page 329 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration Word hai 3 CO mod Fwon Sum R i HO archive 2 TFF 00000001 tif MI gt wmo H vio mees E Ae 00000001 00000001 vtx SN mes 00000002 M C 00000003 Le deuxi me port VNP_002 est configur de telle sorte qu en m me temps que l archivage est r alis on imprime sur une imprimante physique Configuration LDP Avec l option LPD VNP devient accessible des postes de travail qui n utilisent pas Microsoft Windows comme syst me d exploitation S il y a uniquement des postes de travail Windows sur un r seau il n est pas n cessaire de se servir de l option LPD La fonction LPD peut tre
242. fonc pendant que vous tirez vous pouvez d finir la zone L exemple figurant ci dessous montre que plusieurs zones ont d j t cr es Assurez vous toujours qu il existe suffisamment d espace autour de chaque zone pour compenser les petites diff rences et le biaisement qui apparaissent au cours du processus de num risation Fa Dieter Spleberg s7229 puisburs 993 La zone a t d finie une fois que vous avez rel ch le bouton de la souris Alors vous pouvez rapprocher la zone d un champ particulier dans le dossier Relier cette zone Relier la zone au champ Caract res reconna tre O Tout caract re Champ m mo Chiffres et prix O N DOSSIER O Chiffres seulement ONOM Lettres seulement ON EVT Minuscules seulement LIBELLE Code barres ODATE Code banes 39 3de9 N Cu CPTE V rifier chifte preuve DEBIT Am liorer code barre Majuscules seulement O CREDIT Rotation du code barre 90 OJ O Cases cocher OL Reconnaissance Matricielle OCR A Reconnaissance de Formes e Page 155 canFile Document Management System ScanFile User Guide Reconnaissance de Zone En plus des champs de R pertoire une zone peut tre associ e au Memo pour chaque document Depuis cette fen tre vous pouvez galement sp cifier les caract res autoris s pour ce champ Option Description Tout caract re combinaison de n import
243. gement System Avant de commencer l exportation il faut d abord s lectionner le r pertoire vers lequel les informations vont tre export es Le nombre d images TIFF crire dans chaque r pertoire peut galement tre d fini ce niveau ainsi que le d limiteur de champ pour tous les fichiers de donn es Un d limiteur est le caract re qui dans une ligne d enregistrement est utilis pour s parer les enregistrements d indexation Une virgule est g n ralement utilis e comme d limiteur Des documents multipages peuvent tre export s soit sous la forme d un fichier TIFF multipages ou de fichiers TIFF distincts enregistr s pour chacune des pages d un document Si Exporte les mots cl s est coch ScanFile exportera les mots cl s comme index de document compl mentaire Si un document n est pas connect un mot cl l index sera laiss vide Si plus d un mot cl est assign un document le document sera alors export autant de fois qu il ya de mots cl s d assign chaque fois avec un mot cl diff rent comme l index compl mentaire En pressant le bouton OK vous commencez l Exportation Les sous r pertoires appel s ASCII xx seront cr s en dehors du r pertoire d exportation s lectionn Ces sous r pertoires contiendront toutes les images TIFF Le nombre d images TIFF dans chaque r pertoire est fonction du param tre Images par dossiers Chaque sous r pertoire cr comporte galement un fich
244. hage ou le t l chargement dans le cas o votre navigateur standard sera capable d afficher les documents Recherche dans une librairie Lorsque vous s lectionnez l option permettant d ouvrir une librairie la page Recherche dans librairie s ouvre automatiquement Cette page vous permet de saisir les crit res de recherche des documents que vous souhaitez r cup rer Les champs li s la biblioth que seront vus comme la liste de mot cl ventuelle La liste des dossiers import s dans la biblioth que sera galement montr e Les recherches peuvent tre effectu es par jokers et par cat gories Vous pouvez galement choisir de lancer une recherche parmi l ensemble des r pertoires de la librairie ou simplement dans un r pertoire sp cifique Il est galement possible de proc der par s lections de mots cl s multiples Quand vous avez crit vos crit res de recherche cliquez sur le bouton Chercher pour obtenir une liste des documents ScanFile WebServer e Page 347 ScanFile User Guide canFile Sociment Management System Recherche dans une librairie 2 ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Q zrix Q EN a Sa A Suchen Se Favoriten Kai m HER http ilocalhost sws search asp E Wechselnzu Links ScanFi Kon Full Text Search Index Search rver 8 Webse ee e 1 Folder Search from Search to DEMOCD
245. hent de plusieurs fa ons diff rentes dans le fichier de spool mais ne peuvent pas tre affich s lorsque le fichier est import dans ScanFile A titre d exemple le code BLD appara t dans le fichier de spool au d but et la fin de chaque segment de texte Ceci signifie que lors de l impression ce texte sera imprim en gras Ce code doit tre masqu ou supprim lors de l importation du fichier et le filtre peut tre utilis cet effet Pour ce faire s lectionnez avec la souris le code dans la fen tre D finir gabarits puis choisissez Nouveau filtre partir du menu Modifier partir de la colonne CharOption situ e dans la fen tre Param tres filtre vous pouvez choisir l option D couper R p tez ceci pour chaque code de contr le Page 200 e COLD ScanFile User Guide Gabarit d importation ScanFile nagement System Champs d Index Lorsqu il importe les donn es de spool dans un r pertoire ScanFile le module COLD n importe pas seulement les informations de la page mais cr e galement les enregistrements d indexation associ s ces pages Pour ce faire la localisation des informations d indexation sur la page de donn es de spool doit tre sp cifi e Pour ajouter un champ d index mettez en vidence le texte qui doit tre utilis pour indexer dans la fen tre D finir Gabarits et un menu contextuel sera affich S lectionnez Ajouter Champ pour entrer le nom du champ d index Cela d
246. hoisir le fichier de donn es de spool importer dans le dossier Choisissez le fichier de spool correct pour le gabarit et l cran d importation appara tra E Importer texte E Mes Documents SUPPORTICold COM1 SPL TXT ME NOM N de facture N commande N Eyt Enregistrements Pages Annuler Pendant l importation l cran montre tous les champs d index d finis pour le gabarit actuel et leur contenu trait la quantit d enregistrements import s et le total des pages import es En appuyant sur le bouton Importer l importation d marrera Page 202 e COLD ScanFile User Guide Visualisation de donn es COLD ScanFile Document Management S ystem Visualisation de donn es COLD La recherche et la visualisation de donn es COLD sont r alis es exactement de la m me fa on que pour n importe quel autre document enregistr dans un r pertoire ScanFile N importe quel r pertoire peut tre ouvert un crit re de recherche saisi et l appuie sur le bouton Rechercher Une Liste de S lections est ensuite affich e et le premier document appara t dans la fen tre d image Toutes les commandes standard de rotation d images et de zoom fonctionnent avec les donn es COLD Param tres de la page Il se peut que certains param tres par d faut tels que taille de papier police et taille de police espacement de ligne et de caract res ne soient pas adapt s aux donn es
247. i Dimension de la page Intensit 200dpi x 200dpi Window v Ajuster Auto Options des feuilles de contr le du Num riseur Feuilles de contr le Aucun Feuilles de s paration de lots Aucun Format TIFF Visualiser s TIFF Non Mode texte Compress Mode photo Invers CCITT G4 Recto Verso R solution de num risation Le mod le Canon DR 3020 poss de trois niveaux de d finition de num risation e 200x200dbpi e 300x300dbpi e 300x150dpi La d finition de num risation s lectionn e affecte la qualit de l image ainsi que la vitesse de num risation Avec une d finition de 300 x 150 dpi lors de la num risation de documents simple face le DR 3020 va scanner 40 pages la minute Avec une d finition de 300 x 300 dpi lors de la num risation de documents double face le DR 3020 est ralenti et ne peut plus scanner que 11 feuilles la minute Taille de Page Le DR 3020 peut scanner tous les types de pages allant jusqu au format B4 La taille du papier utilis peut tre s lectionn e partir de la liste d roulante Page 272 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Scanner de Ch que ScanFile Document Management S system En s lectionnant l option Maximum et en cliquant sur l option Ajuster le mod le DR 3020 d tecte automatiquement la taille du papier Options de visualisation Ces options affectent la fa on dont les images sont enregistr
248. i Lancer l application disponible sur le poste Visualisation de plusieurs Documents Jusqu trois fen tres d affichage d image secondaires peuvent tre ouvertes en plus de la fen tre standard Pour ouvrir une fen tre d affichage secondaire faire un clic droit sur l image dans la fen tre d affichage standard et choisir Copier la source Cela ouvrira une fen tre secondaire affichant l image actuellement montr e dans la fen tre standard Les fen tres d affichage secondaires sont totalement ind pendantes de la fen tre d affichage standard et du r pertoire et ne correspondent pas un fichier particulier Il n est pas possible de paginer un document d une fen tre secondaire Les fen tres secondaires resteront ouvertes jusqu ce qu elles soient ferm es manuellement ou que ScanFile soit ferm Page 94 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide canFile Vue Globale Document Managerment System IS ScanFile JOURNAUX PS7000 SEE Fichier Modifier Rechercher Afficher Options Librairies COLD OCR Fen tre Modules Aide Sep SRISSSlISE Bi amtagm 5 Binan 1 a hn 2BARAPAREFDNE 5 Afficher image 1 32 R DER wgeckeriess GI al Line e Association DES MARCH S i Demande de subvention sommes Lada ouunen ananas 1278 Les incertitudes sur les taux se p sent sur les places P D EH demande de subvention A Liste de recherche ME B C
249. ibles de supprimer des pages dans un document Tout d abord affichez la page partir de laquelle vous souhaitez commencer supprimer des pages puis s lectionnez l ic ne Supprimer dans la Bo te d outils des R pertoires Un message d invite vous demande alors de confirmer ce que vous souhaitez supprimer Effacer l image E Que d sirez vous effacer Image active Image active etles suivantes Image active et pr c dentes Toutes les images du dossier Annuler S lectionnez l option appropri e et le fichier est automatiquement actualis Pages r vis es Un document original peut tre mis jour en cliquant sur le bouton Pages r vis es dans le R pertoire Bo te d outils du menu Editer CL Modification des Documents e Page 61 ScanFile User Guide R sum sur les R pertoires ScanFile Doc ument Management System Ceci scannera dans une copie modifi e du document et vous permettra de feuilleter en revue par les pages r vis es et originales S parer lot Cette option vous permet de diviser un fichier unique en deux fichiers distincts poss dant tous deux les m mes informations d indexation Pour ce faire s lectionnez dans la Liste de Recherche le fichier que vous souhaitez diviser puis affichez la page du fichier que vous souhaitez d finir comme premi re page du second fichier S lectionnez S parer lot partir du menu Modifier Apr s avoir confirm que vous
250. ice soit activ Les modules disponibles suivant les options qui ont t acquises sont PIE e Importation de Documents lectroniques e Importation de Fichiers et Index e Importation d Index e Mise jour des Librairies g e Importation de donn es COLD x e Cheminement de document d A S e Tra abilit Eg e TIFF Spooler K e Lecture OCR plein texte S 8 EA Lecture de Zone OCR e E e Contr le de Conservation e W ScanFile VNP M Les caract ristiques marqu es avec un ast risque sont des options additionnelles de l application ScanFile Suivant les t ches que vous souhaitez r alis es vous pouvez avoir besoin de licence OCR et Reconnaissance de forme Remote Services e Page 299 ScanFile User Guide scanFile Remote Services Service Windows ment Management System Remote Services Service Windows Remote Service effectue les t ches planifi es Cette application a t sp cialement con ue pour fonctionner sur des serveurs Microsoft Windows NT4 and 2000 ou des postes de travail NT4 2000 et XP qui peuvent agir comme serveur de groupe de travail L application Remote Services sera install e et d marr e automatiquement pendant l installation de ScanFile Lorsque les Remote Services sont install s le Remote Service sera ajout la liste des services serveur Par d faut il sera configur pour utiliser le compte system local pour ses
251. ie que vous souhaitez ouvrir La bo te de dialogue ci dessous s affiche alors 5 documentation E Rechercher de Jusqu Documentation DOSSIER JURIDIQUE Marquer 1 2 R RESSIER NOM N EVT Hoat EES EMETTEUR indemnitaire WEE Ir ops deliberation regime Recher dans tous r pertoires Ce C Rechercher dans un r pertoire R pertoires lt lt lt D Afficher les noms des r pertoires D Afficher ID M dia ET combin C O combin Lal Fermer Le contenu des dix champs du r pertoire ScanFile s affiche sur l cran de recherche ainsi que les noms de champs du premier r pertoire ajout cette librairie Librairies e Page 69 canFile ScanFile User Guide Document Management System Recherche dans les librairies Chaque champ peut tre utilis pour la recherche quel que soit le nombre de champs d tenus par le premier r pertoire puisque les autres r pertoires peuvent comporter davantage de champs Ainsi que vous pouvez le constater les listes de mots cl s appliqu es aux r pertoires sont galement accessibles par l interm diaire des Librairies et peuvent tre utilis es pour rechercher des documents de la m me fa on qu avec des r pertoires Pour d sactiver l affichage de la liste de mots cl s s lectionnez l option Masquer liste de mots cl s dans le menu Options En pressant le
252. ier INDEX DAT qui contient toutes les informations d indexation relatives aux images Un exemple de r sultat est affich ci dessous fe Local Disk C DER Sr File Edit View Favorites Tools Help OH Back gt E Search E Folders Ez Address S C Export ASCII_04 v Go Folders x Size Type Date Modified Desktop Elooo00001 T1F 46KB TIF Image 02 03 2006 19 05 E 0 My Documents 00000002 T1F 58KB TIF Image 02 03 2006 19 05 d my Computer 00000008 mr 45KB TIF mage 02 03 2006 19 05 o H zu Floppy A Ate 45KB TIF Image 02 03 2006 19 05 E ETES 7 00000005 T1F 58KB TIF Image 02 03 2006 19 05 3 Export 00000006 T1F 45KB TIF Image 02 03 2006 19 05 asc oi 00000007 mr 45KB TIF Image 02 03 2006 19 05 ascn_02 AED 58KB TIF Image 02 03 2006 19 05 asc_03 2100000009 TIF 46KB TIF Image 02 03 2006 19 05 O asc 04 00000010 T1F 47KB TIF Image 02 03 2006 19 05 d DVD RW Drive D 00000011 TIF 59KB TIF Image 02 03 2006 19 05 amp B Control Panel d 00000012 TIF 59KB TIF Image 02 03 2006 19 05 Sd My Network Places d 00000013 TIF 5 322KB TIF Image 02 03 2006 19 05 g Recycle Bin 00000014 TIF 1 531 K8 TIF Image 02 03 2006 19 05 36 objects Disk free space 35 6 GB Impression Exportation amp Email e Page 193 Manuel de l utilisateur COLD canFile Document Management System COLD COLD Page 194 ScanFile User Guide Introduction ScanFile Document Management S sys
253. iguration de WebServer dans IIS est termin e Configuration de WebServer Une fois que vous avez cr et configur le r pertoire Virtuel vous pouvez alors vous connecter au site de WebServer que vous venez de cr er en ouvrant votre navigateur et en tapant le nom du site associ au pseudonyme que vous avez choisi pour le r pertoire Virtuel WebServer Exemple Si le r pertoire Virtuel a t appel SFWeb et le site est appel scanfile com l entr e http www scanfile com sfweb affichera l cran d tablissement de la connexion de ScanFile WebServer Pour avoir acc s aux librairies de ScanFile via WebServer chaque utilisateur doit s authentifier Le nom d utilisateur les mots de passe et les librairies l acc s est permis est d fini dans le chapitre sur la S curit de ScanFile Veuillez vous r f rer la section S curit de ce Guide La premi re fois que vous employez WebServer il affichera qu il est n a pas de licence Veuillez vous r f rer la section WebServer dans le chapitre Licence pour l attribution d une licence WebServer Pour prendre la licence et configurer WebServer vous devez tre connect en tant qu utilisateur ADMIN Lecteurs de Librairies La premi re fois que vous chargez WebServer aucune librairie n est affich e dans la bo te liste Librairies Ouvertes C est parce que WebServer ne sait pas encore o chercher les librairies de ScanFile Pour configurer We
254. ile Document Management S ystem Une fois que vous avez termin avec toutes les options appuyer sur le bouton OK et la configuration sera sauvegard e Modification d un utilisateur Pour diter les droits d un utilisateur existant s lectionner l utilisateur dans la fen tre principale des utilisateurs et cliquez sur Modifier Toutes les options disponibles lors de la cr ation d un nouvel utilisateur sont disponibles Une fois que vous avez termin ceci appuyer sur le bouton OK et la configuration de l utilisateur sera sauvegard e avec tous les changements Blocage d utilisateur Si un utilisateur entre un mot de passe invalide trois fois de suite en ligne la Gestion d Utilisateur ScanFile bloqueront cet utilisateur L utilisateur ne peut plus se connecter n importe quel programme ScanFile N importe quel utilisateur avec des droits d administrateur peut D verrouiller cet utilisateur Allez dans Options gt Gestion des Utilisateurs et choisissez l utilisateur bloqu Le bouton D verrouille utilisateur sera activ Un clic sur ce bouton d verrouillera l utilisateur Ajout amp Edition des groupes Il est possible dans ScanFile de d finir des groupes d Utilisateur et leur assigner des droits d acc s Les groupes sont particuli rement utiles si vous avez un certain nombre d utilisateurs auxquels vous voulez assigner les m mes droits L administration de droits d acc s est plus facile et plus efficace de
255. ile Impression Avec ScanFile vous pouvez choisir parmi plusieurs options d impression page courante d un document Toutes les pages d un document s lectionn s rie de pages appartenant au document s lectionn pages s lectionn es appartenant au document s lectionn Documents s lectionn s Liste de S lections Ev nements de v rifications Apr s avoir s lectionn l option Imprimer image partir du menu Fichier vous pouvez imprimer le fichier actuellement s lectionn ou un certain nombre de pages de ce fichier Cette option vous donne galement l opportunit de s lectionner l imprimante que vous souhaitez utiliser Le bouton Imprimer situ dans la barre d outils change de fonctionnalit en fonction du type de fen tre active au moment o il est press Fen tre Action Image l image affich e Liste de S lections enregistrements s lectionn s de la Liste de S lections Imagettes pages s lectionn es du document en cours En s lectionnant Imprimer Liste de S lections partir du menu Fichier a Liste de S lections est imprim e Lors de l impression d images scann es de nombreuses options sont disponibles Elles peuvent tre s lectionn es depuis le menu Param tres g n raux Les options et leurs explications sont donn es dans le chapitre Param tres G n raux Impression Exportation amp Email e Page 191 ScanFile User Guide canFile D
256. inaison de plusieurs facteurs tels que Les documents sont ils finis ou doivent ils tre mis jour Combien de documents existants Quel est la taille moyenne d un document sur le disque Combien de documents sont cr s pendant une p riode Quel est la diminution de r cup ration suivant l ge du document Existe t il des conditions de dur e pour la r cup ration Page 24 e Caract ristiques Techniques du Syst me ScanFile User Guide Exigences ScanFile SBE ScanFile Document Management S system e Combien de r cup ration sont requises par Heure jour e Combien d applications diff rentes un client poss de e Quels sont les informations d index utilis es En prenant ces facteurs en consid ration vous pouvez estimer la quantit d espace de stockage pendant une p riode donn e et mettre en place votre stockage en ligne et votre stockage autonome Vous devez vous assurez que quel que soient les m thodes de stockage utilis es des sauvegardes r guli res et ad quat sont r alis es RAM Typiquement le programme ScanFile SBE lui m me exige entre 30 et 60 M gaoctets de RAM pour fonctionner Ceci d pend des op rations qui sont effectu es dans ScanFile SBE Lorsqu un document est affich la quantit de m moire utilis e augmentera suivant les caract ristiques du document et pourra tre tr s diff rente suivant les documents Pour les documents num ris s ou import
257. instructions d installation et de configuration de RemoteStation Server Installation de Connector ScanFile Connector for ShareScan est un accessoire de l application principale ScanStation eCopy Cette application doit tre install et d marr e avant l installation de ScanFile Connector Pour installer le Connector sur la ScanStation s lectionnez Ex cuter depuis le menu D marrer et s lectionnez setupScanFileConnector exe depuis le r pertoire Software sur le CD de ScanFile Si la ScanStation n a pas de lecteur CD le programme d installation peut tre copi un emplacement r seau et ex cuter depuis cet emplacement Apr s avoir s lectionn le langage et l emplacement d installation pour Connector l installation du programme commencera Une fois install Connector peut tre configur Configuration de Connector Avant d utiliser ScanFile Connector il doit tre configur en utilisant l application eCopy Administration Pour ShareScan vous y acc dez en ex cutant le programme Administration ShareScan dans le groupe de programme Applications eCopy ScanFile Connector for ShareScan e Page 375 ScanFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration de Connector E eCopy ShareScan Administration iol xli Preferences Create Inboxes About r Categories r Preferences Canon GP200 a r Scan to ScanFile Canon Image Runner Canon Network Scal IP address 192 168 013 Fujitsu M3
258. ion Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d importer des documents depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Service Importation COLD Ce planning fonctionne uniquement si l option COLD poss de une licence valid e Le Planning d importation COLD effectue l enregistrement automatique des donn es COLD dans les r pertoires sp cifiques de ScanFile en utilisant un gabarit pr d fini Toutes les donn es COLD enregistr es ou copi es dans un r pertoire nomm seront archiv es dans le r pertoire d sign de ScanFile Un nombre illimit de r pertoire de ScanFile Page 304 e Remote Services ScanFile User Guide Service Importation COLD ScanFile ument Management System peut tre sp cifi chaque r pertoire pointant sur un emplacement diff rent en utilisant les gabarits COLD Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning d importation peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d b
259. ionnez galement un S parateur le nom du fichier peut tre d limit de mani re qu il puisse tre plac dans des champs s par s successifs Les s parateurs valides sont Virgule point virgule point final tiret _ underscore quote Exemple utilisant le point virgule comme s parateur D Smith Ltd Quotation 01 06 2000 doc e Champ 1 D Smith Ltd e Champ 2 Quotation e Champ 3 01 06 2003 Indexation s lective amp Mots cl s Lorsqu Index Direct est s lectionn et que Utiliser le nom de fichier comme index n est pas s lectionn le nom de fichier du document peut tre Remote Services e Page 303 ScanFile User Guide Service Importation COLD Scan File Document Management System utilis pour remplir des champs d index s lectifs et assigner des mots cl s Ceci est r alis en pr fixant les donn es d index dans le nom du fichier avec amp l et le num ro de champ du r pertoire Exemple amp i1D Smith Ltd amp i2Quotation amp i401 06 2000 doc Notez qu il n y a pas d entr e pour le champ 3 Les mots cl s peuvent tre assign s aux documents avec le pr fixe amp K pour chaque mot cl Exemple amp i1D Smith Ltd amp i201 06 2003 amp kQuotation amp ksoftware doc e Champ 1 D Smith Ltd e Champ 2 01 06 2003 e Mot cl Quotation Software Les s parateurs et les Pr fixes sont remplac s par un underscore dans le nom de fichier lors de l importat
260. ir si l imprimante sera l imprimante par d faut Une fois que vous avez fait ceci cliquez sur Suivant Si l imprimante virtuelle est cr e sur un serveur vous pouvez partager l imprimante pour les utilisateurs du r seau Faites votre choix et cliquez sur Suivant Comme vous installez une imprimante virtuelle choisissez de ne pas imprimer une page test s lectionnez Non et cliquez sur Suivant Le dernier dialogue affiche un r sum des r glages imprimante choisis Appuyez sur Terminer si les param tres sont corrects La nouvelle imprimante virtuelle est alors cr e par le syst me Configuration des Ports VNP Pour configurer un port VNP existant utiliser VNP Configuration Tool Ouvrez D marrer Program Files ScanFile VNP et s lectionnez l onglet Interface Page 328 e ScanFile VNP ScanFile User Guide ScanFile Configuration e ee gege Common Interface webPanel LPD PortPrintingy1 VNP_001 PortPrinting2 PortPrinting3 Archiva PortPrintingg Path M rchtve SS M Print Printer HP LaserJet 5 R glage du chemin d Archivage Lors de l installation du VNP les ports d impression ont t s cr s qui doivent maintenant tre param tr s En standard l impression est r alis e sur VNP_001 Ce port renvoie la liste d archivage vnplarchive Si des ports suppl mentaires sont cr s pour d autres imprimantes ceux ci peuvent tre choisis dans la liste et tre configur sur des chemins di
261. ire se verra attribuer un identifiant de support de fa on ce que ScanFile puisse identifier le bon lecteur correspondant ce r pertoire Dans le cas de plusieurs CD ROM chaque disque se verra attribuer un identifiant Les identifiants de support peuvent tre soit param tr s automatiquement en s lectionnant l option ncr mentation ID Media situ e dans la bo te de dialogue Cr ation de librairies soit saisis manuellement Filtre d Importation Le Filtre d Importation permet de limiter et d indiquer quels documents d un r pertoire vous souhaitez importer dans une librairie Cela est particuli rement utile s il y a des informations dans un r pertoire que vous ne voulez pas dans une Librairie sp cifique Pour installer le Filtre d Importation cliquez sur le bouton du m me nom sur la fen tre Configuration librairie et la fen tre Filtre d Importation s affichera Vous avez trois options Champ Condition et Valeur Sous Champ choisissez le champ employer comme champ conditionnel parmi ceux disponibles dans les r pertoires s lectionn s Librairies e Page 67 ScanFile User Guide scanFile Cr ation Modification d une librairie ment Management System S lectionnez ensuite la Condition qui doit tre appliqu e Ci dessous un certain nombre de conditions vous est indiqu Option Description Plus grand pour les champs num riques ou date Un nombre doit tre entr les enregi
262. isi il permet chaque utilisateur pour chaque dossier auquel ils ont acc s de personnaliser la Liste de recherche affich e L ordre des colonnes dans la Liste de recherche peut tre chang ainsi que la largeur des colonnes Ces r glages seront sauvegard s avec le r pertoire ou la biblioth que qui a t acc d e Alternance de couleurs de ligne Modifie la vision de la liste de recherche de lignes grises unies en une alternance de lignes bleues et grises pour aider une meilleure visualisation de l information d index Page 108 e Param tres G n raux ScanFile User Guide Imprimer Imprimer canFile Document Management System Les r glages suivants modifient les param tres d impression de ScanFile Option Description originale Imprimer l chelle Lorsque vous imprimez des documents si l option est activ e les pages seront imprim es l chelle exacte laquelle elles ont t scann es Dans le cas o l imprimante utilis e int gre une bordure non imprimable cela signifie que la page imprim e ne peut pas tenir pas sur une seule page A4 Lorsque cette option est d sactiv e ScanFile s assure toujours qu une page de format A4 tient sur une seule page imprim e en en r duisant l g rement la taille Orientation Automatique Si valid ScanFile testera et s lectionnera automatiquement la meilleur orientation pour imprimer le document Ignore
263. ivation Page 31 ScanFile Document Management System ScanFile User Guide Introduction Introduction ScanFile SBE utilise une activation logicielle qui est stock e sur le PC o ScanFile SBE est install Le client re oit un num ro de s rie unique qui doit tre utilis pour activer son syst me Cela se fait via Internet et il y a deux m thodes pour le faire Cela peut tre un t l chargement direct depuis Internet si le poste de travail sur lequel ScanFile SBE est install est connect Internet L autre possibilit est par un fichier t l charg charg qui peut tre ex cut sur n importe quel PC connect l Internet Activation directe via Internet D marrez ScanFile SBE Si le logiciel n est pas activ un message s affiche Cliquez sur le menu Aide gt Contracter Licence La fen tre suivante appara t ZS License V8 0 3 Serial number Firstname Lastname Company Street Postal Code City Region Country Telephone eMail This software is NOT activated wa Activation server URL Saisissez votre Num ro de s rie et les informations d adresse Si votre poste de travail ScanFile SBE est connect internet Cliquez sur le bouton en bas gauche de la fen tre s il n est pas d j activ Puis cliquez Page 32 e Activation ScanFile User Guide Introduction ScanFile
264. l de v rification peut tre reconnu en cochant la case cocher Reconna tre total de v rification Si cette option est s lectionn e la valeur du total de v rification peut tre restitu e en s lectionnant l option Restituer le total de v rification Vous pouvez aussi choisir d inclure les caract res de d but et d arr t dans le code barres lire en cochant la case cocher Restituer d but arr t Page 256 Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F ScanFile Document Management S system Codabar Si le code barres comporte un total de v rification ce total de v rification peut tre reconnu en cochant la case cocher Reconna tre total de v rification Si cette option est s lectionn e la valeur du total de v rification peut tre restitu e en s lectionnant l option Restituer le total de v rification Pour Codabar il existe deux options distinctes de total de v rification appel es Mod 16 et DR7 qui peuvent tre s lectionn es partir de la liste d roulante Vous pouvez aussi choisir d inclure les caract res de d but et d arr t dans le code barres lire en cochant la case cocher Restituer d but arr t Code 25 Si le code barres comporte un total de v rification ce total de v rification peut tre reconnu en cochant la case cocher Reconna tre total de v rification Si cette option est s lectionn e la va
265. lac s sur le plateau d alimentation du scanner Placez une feuille de S paration de t ches entre chaque fichier s lectionnez le mode D tection de lot appropri puis scannez les documents Lorsqu une feuille de contr le a t d tect e la num risation est soit poursuivie soit arr t e Vous pouvez d cider d arr ter la num risation de fa on saisir des informations d indexation suppl mentaires O alors vous pouvez d cider de tout scanner et ensuite de tout indexer Dans ce cas s lectionnez l option Continuer num risation Les feuilles de contr le de Fonction affectent le fonctionnement du scanner Gr ce ces feuilles au cours de la num risation le mode de num risation peut tre modifi depuis un mode Texte vers un mode Photo ou vice versa en utilisant la feuille de contr le appropri e Gr ce aux feuilles de contr le Simplex et Duplex vous pouvez modifier le mode de num risation pour passer d une num risation simple face recto une num risation double face recto verso Configuration du Scanner Il y a beaucoup d options qui peuvent tre s lectionn es pour les scanners et celles ci sont s par es en plusieurs crans qui sont choisis depuis Param trage Scanner e Page 229 File ScanFile User Guide SE E ges Canon DR 6080 7580 amp 9080c Configuration du num riseur Les options les plus utilis es sont rassembl es dans la premi re fen tre affich e quand Configurer le num
266. le User Guide Reconnaissance de Zone ScanFile Document Management S ystem champ la quantit de caract res possibles est significativement r duite et un z ro ne sera pas pris comme un O Les options Code Barres Cases cocher et El ment Graphique sont des fonctions tendues Elles sont n cessaires pour la lecture des codes barres et la reconnaissance de formes La configuration et l utilisation de la reconnaissance des Codes barres est d crit dans le chapitre Codes Barres La reconnaissance de forme est d crite plus loin dans ce chapitre L option Reconnaissance Matricielle aidera dans la lecture de documents imprim s effac s ou matriciels Apr s la d finition d une zone elle peut tre dit e n importe quel moment en cliquant avec le bouton droit sur le champ d index correspondant et en choisissant Modifier Cela vous permet de redimensionner la zone et de changer l association des champs et les param tres du contenu Les zones peuvent tre supprim es en cliquant avec le bouton droit sur le nom des champs dans les champs d Index et choisissant l option Effacer Assurez que la zone est assez grande pour compenser les diff rences de taille des pages scann es Quand toutes les zones requises ont t cr es la lecture de la Zone OCR peut tre d marr e Comme avec la lecture OCR plein texte la lecture peut tre s lectionn e entre Lire toutes les pages o Lire les n
267. le texte doit tre imbriqu dans l image scann e Vous pouvez sp cifier ce d calage en millim tres partir du bord gauche de la page Lorsque vous imprimez du texte le d calage horizontal est appliqu manuellement Veuillez vous reporter au manuel d utilisation du scanner pour plus d informations sur la fa on d effectuer cette op ration L option D calage vertical sp cifie la distance en millim tres qui s pare le bord sup rieur de la feuille de papier du point de d part d impression du texte sur la page Vous pouvez d cider d imprimer ce m me texte sur chaque page sur la premi re page d un nouveau fichier comme indiqu par la touche Nouveau fichier en param trant la liste d roulante Pages avec Toutes les pages ou Page suivante Vous pouvez s lectionner la direction dans laquelle vous souhaitez que le texte s imprime partir de la liste d roulante Orientation Les valeurs disponibles dans cette liste sont Aucune 90 180 et 270 degr s L option De droite gauche param tre l imprimante interne de fa on ce qu elle ajoute des caract res par impression de la droite vers la gauche La taille de la police de caract res par d faut utilis e par l imprimante interne est de 12x12 points Vous pouvez d cider d utiliser une taille de police de caract res plus petite exemple 8x7 en cochant la case cocher Utiliser des petites tailles de polices de caract res Le Style d imbrication peut tre param
268. lement la page est mise en cache mais un enregistrement de la r cup ration est aussi crit dans un fichier d enregistrement appel CACHE MDB qui sera dans le r pertoire IMGCACHE de l emplacement du cache d Image choisi Le temps qu un enregistrement de r cup ration est gard peut tre r gl en tapant le nombre de jours ou il doit rester dans le champ Garder les enregistrements jours La valeur par d faut est 90 jours Si vous voulez enlever tous les documents du cache s lectionnez Purger le cache maintenant et appuyez sur le bouton OK pour valider Ouvrir WebServer Pour acc der WebServer l adresse du site WebServer doit tre entr e dans le navigateur qui affichera alors la page d tablissement de la connexion WebServer ScanFile WebServer e Page 343 canFile ScanFile User Guide Document Management System Page Ouverture de Librairie ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer DAR Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Sp Q rik x A EN ei Le JO Suchen Se Favoriten E Ka z L Adresse amp http localhost sws v Wechee zu Links paii Webserver VR CRC e Name Password Cancel LE Lokales Intranet Entrez un nom d utilisateur ScanFile valide et un mot de passe et cliquez sur le bouton Login Si les d tails sont corrects la page d Ouverture de librairie sera alors affich e Page Ouverture de Librairie Depuis la Page d ouverture de Librairie
269. leur du total de v rification peut tre restitu e en s lectionnant l option Restituer le total de v rification UPC A En s lectionnant UPC vous avez galement la possibilit de s lectionner UPC A et ou UPC E L option UPC A Etendue peut tre lue en activant la case cocher Etendue Si le code barres comporte un total de v rification ce total de v rification peut tre reconnu en cochant la case cocher Reconna tre total de v rification Le bloc d identification peut galement tre restitu en s lectionnant la case cocher Restituer bloc d identification UPC E Si le code barres comporte un total de v rification ce total de v rification peut tre reconnu en cochant la case cocher Reconna tre total de v rification Le bloc d identification peut galement tre restitu en s lectionnant la case cocher Restituer bloc d identification Code 128 Code 128 ne comporte aucune option Param trage Scanner e Page 257 canFile ScanFile User Guide ce EE Canon DR 5020 5080C amp 5060F Option Imprinter Si l option mprinter a t install e sur le mod le DR 5020 DR 5080 ou le mod le DR 5060F cette fonction peut tre configur e en s lectionnant l option Imprimante interne partir de l cran Param tres tendus L option Imprinter vous permet d imprimer des caract res alphanum riques et des symboles pr d finis n importe quel endroit sur une page
270. lis e la s lection des r pertoires est la m me que celle d crite pr c demment la diff rence que pour lancer la Pr paration rapide il faut cliquer sur le bouton Pr paration rapide situ dans la bo te de dialogue Pr paration de CD Le r pertoire sera v rifi le lecteur d archives sera ajout et le logiciel de r cup ration sera copi vers le r pertoire du lecteur temporaire CD TRANS CD Une fen tre s affiche vous donnant l emplacement des dossiers choisis et du logiciel de consultation ScanFile Votre r pertoire peut tre maintenant transf r sur le CD Les dossiers et r pertoires suivants doivent tre copi s R pertoire E 13DY3U7TU SCF Fichier s E icd_trans cdisetup exe E icd_trans cdiretsetup exe E icd_trans cd autorun inf E cd_trans cd icon ico Tickers CD Si vous souhaitez cr er un CD Ex cutable ScanFile avec une version uniquement extractible de ScanFile vous devez d abord vous procurer un ticker de CD Ces Tickers peuvent s acheter par lots chez votre revendeur Chaque pr paration d un CD ex cutable implique l utilisation d un ticker de CD Ces Tickers sont en fait des licences qui vous permettent d installer une version uniquement extractible de ScanFile sur un CD Vous pouvez cr er autant de copies de ce CD que vous le souhaitez Chaque fois que vous achetez un ensemble de Tickers vous devez donner votre num ro de s rie de dongle votre fournisseur qui vous enve
271. lle de papier du point de d part d impression du texte sur la page Page 238 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 7080C ScanFile ment Management System Vous pouvez d cider d imprimer ce m me texte sur chaque page sur la premi re page d un nouveau fichier comme indiqu par la touche Nouveau fichier en param trant la liste d roulante Pages avec Toutes les pages ou Page suivante Vous pouvez s lectionner la direction dans laquelle vous souhaitez que le texte s imprime partir de la liste d roulante Orientation Les valeurs disponibles dans cette liste sont Aucune 90 180 et 270 degr s L option De droite gauche param tre l imprimante interne de fa on ce qu elle ajoute des caract res par impression de la droite vers la gauche La taille de la police de caract res par d faut utilis e par l imprimante interne est de 12x12 points Vous pouvez d cider d utiliser une taille de police de caract res plus petite exemple 8x7 en cochant la case cocher Utiliser des petites tailles de polices de caract res Le Style d imbrication dans l image peut tre param tr avec l une des trois options suivantes Noir sur Blanc imprime du texte en caract re noir sur un fond blanc Blanc sur Noir imprime du texte en caract re blanc sur un fond noir Noir sur Image imprime du texte en caract res noir sur l image La fonction d int gration l impression comporte deux compteu
272. llement Finalement vous devez choisir quelle action sera ex cut e une fois le Temps de Conservation expir vous avez le choix pour exporter d truire ou d placer les documents R sum sur les R pertoires Les r pertoires d signent l emplacement de stockage pour tous les documents conserv s dans un syst me ScanFile Le dossier peut aussi contenir les donn es d index associ es ces documents Sp cification des R pertoires e Nom de R pertoire 32 Caract res e Champs 10 Maximum e Nom de champ 32 Caract res e Longueur du champ 255 Caract res Maximum Page 56 e R pertoires ScanFile User Guide R sum sur les R pertoires Param tres Etendus Propri t s des champs Liste de mots cl s Thesaurus Format de Compression Feuille de s paration de lot Action sur doublon Effacer les champs Planning contr le de validit Aucun R p tition Compteur Compteur 0 Date Date Longue Code barres Thesaurus Copier l index Mod 2 Mod 10 1 Mod 11 1 Mod 11 2 Verify 11 ISBN Liste externe d index externe pour indexation rapide ScanFile Document Management System 1 par r pertoire 1 par champ TIFF JPEG ou LuraDocument Aucune Feuille de s paration feuille nomm e Action avec zone OCR Efface les informations d index dans la boite outils des r pertoires Ajoute un r pertoire au Planning Aucune propri t Garde la valeur pr c demment entr e Espaces deva
273. luminosit de chacun des pixels d une image Avec les images en noir et blanc la valeur de luminosit de chaque pixel est binaire c est dire que la valeur d un pixel noir est 1 et la valeur d un pixel blanc 0 La valeur de luminosit attribuer un pixel est calcul e en faisant la somme pond r e des pixels environnants Ces facteurs de pond ration permettent d attribuer un certain coefficient chaque filtre Etant donn que les valeurs de luminosit calcul es doivent tre affect es soit un pixel noir valeur 1 ou un pixel blanc valeur 0 un seuil de d cision doit tre d fini 1 1 1 Avec ces param tres de filtre et une r f rence de 3 1 1 1 par exemple un pixel blanc noir isol sera automatiquement converti en noir blanc Avec ces param tres et une r f rence de 4 des 2 2 minces lignes horizontales et verticales interrompues seront ferm es Param tres suppl mentaires e Page 121 ScanFile User Guide canFile e E erg Sion Recherche rapide Le r glage de ces param tres d pend de la qualit des images num ris es par exemple de la d finition de l image du pourcentage de zoom et de la luminosit de l image Le filtrage permet g n ralement d am liorer la lisibilit l cran des images microfilm contraste faible et de r duire de fa on drastique les besoins en espace de stockage de donn es Veuillez noter qu une utilisation
274. maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit de mettre jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Tra abilit Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est valid e Le service Tra abilit permet aux utilisateurs autoris s de maintenir la Base de donn es d audit D pendant des l ments que vous avez d cid s d auditer et le niveau d activit dans ScanFile la base de donn es d audit peut devenir extr mement grande et vous pouvez donc d cider que certains v nements puissent tre supprim s apr s une p riode de temps d fini si vous ne voulez pas supprimer des v nements d audit ne lancez pas le Service de Tra abilit Effacement auto non permis Vous pouvez s lectionner les types d v nement qui ne seront pas supprim s automatiquement quand le service fonctionne Les types d v nement coch s ne seront pas effac s Effacement p riodique Les v nements peuvent tre effac s apr s un nombre de jour qui va de 1 999 Exporte les donn es de la Tra abilit Chemin d exportation de la tra abilit Le Chemin d exportation de la tra abilit doit pointer vers un emplacement ou la base de donn es d exportation doit tre sauvegard e Ce peut tre un emplacement sur un lecteur ou un chemin UNC Vous pouve
275. me est automatiquement saisie dans ce champ Veuillez noter que le format de date de s lection partir du syst me d exploitation est de type Format Date Abr g Type 12 03 2003 Date longue La date syst me sera crite dans le champ automatiquement tel que d fini au niveau syst me Type Mercredi 12 Mars 2003 Page 44 e R pertoires ScanFile User Guide Propri t s des champs ScanFile Document Management S ystem Code barres Un code barres se trouvant sur le document scann est lu puis saisi automatiquement dans ce champ Le type de code barres doit tre d fini partir du menu Options Modulo Cette option permet de v rifier qu il ny a aucune anomalie dans la saisie gr ce l utilisation de chiffres preuves int gr s dans le nombre en cours de saisie Th saurus Une liste pr d finie de mots ainsi que leurs synonymes associ s peut tre appliqu e Tun des champs Si le synonyme est saisi au moment de l indexation le mot correspondant s affiche l cran Liste externe d index La propri t de champ Liste externe permet de connecter des champs d index ScanFile avec des champs dans un fichier d index Plus tard vous pourrez indexer rapidement vos documents avec les donn es d index de ce fichier Depuis la bo te combo Propri t des champs s lectionnez Liste Externe d index et choisissez ensuite le fichier de donn es qui contient l information d index Une fen
276. ment est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Page 250 e Param trage Scanner ScanFile User Guide canFile Canon DR 5020 5080C amp 5060F Stret Management system Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur d intensit d sactiver la case Aut
277. n cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit de mettre jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Cheminement de Document Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est valid e Le Service de Routage des documents achemine par tapes les documents sur un chemin sp cifique Toutes les 5 minutes le service v rifiera tous les documents mis dans le chemin d acc s et si toutes les actions dans une tape ont t effectu es pour un document particulier le document sera achemin l tape suivante suivant le chemin d acc s Les r glages des horaires du planning sont donc d sactiv s Documents en cours d acheminement Les documents qui sont actuellement en cours d acheminement sur un itin raire seront list s dans le fen tre de service et en double cliquant sur l un d entre eux des informations suppl mentaires sur le document seront affich es tels que les informations d index et l historique du cheminement Page 312 e Remote Services ScanFile User Guide Tra abilit ScanFile Document Management S ystem Cela inclura la date et le temps d une action de cheminement le type d action et le nom de l utilisateur Mise jour
278. n avant que le document puisse progresser Envoyer vers R pertoire Si vous voulez choisir des R pertoires ScanFile comme cibles de l tape cliquez sur dans la section R pertoires du cadre Cible Une fen tre des R pertoires Disponibles s ouvre A l int rieur s affichent les dossiers qui ont t cr s sur le syst me Choisissez le dossier ou les dossiers cibles pour l tape actuelle Une fois que vous avez choisi un ou plusieurs dossiers dans la liste cliquez sur OK et ils seront entr s comme la partie d une tape sur le chemin dans la fen tre Cr e un chemin D lai d ex cution Cette option d termine la dur e durant laquelle un document sera retenu au sein d une tape de cheminement Ce n est cependant que si cette tape particuli re du Cheminement inclut un utilisateur Ceci peut tre extr mement utile par exemple Un Cheminement a t install avec un utilisateur en tape 1 et un autre utilisateur en tape 2 Un document est envoy cet itin raire par un Gestion des t ches e Page 177 canFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration des Chemins utilisateur tiers cependant l utilisateur 1 n est pas disponible pour traiter ce document Cela pourrait signifier que l utilisateur 2 ne pourra acc der au document avant que le premier ne lait vu Pour viter que ceci ne se produise il faut d finir un d lai pour qu un document ne puisse reste
279. n cours de num risation ainsi que pour passer d une num risation simple face une num risation double face Les feuilles de d tection de liasses de documents sont utilis es pour vous permettre de placer plusieurs fichiers en m me temps sur le plateau d alimentation du num riseur en y intercalant les feuilles de d tection de liasses Les fichiers sont alors automatiquement scind s et des enregistrements cr s dans le r pertoire ScanFile Pour chaque type de feuille de fonction vous pouvez choisir soit de conserver la feuille de fonction ou de l liminer cette feuille n est pas sauvegard e dans ScanFile soit d arr ter ou de continuer la num risation lorsque la feuille de fonction est d tect e L utilisation de ces feuilles de fonction est s lectionn e dans la configuration du num riseur Page 74 e Num risation ScanFile User Guide Feuilles de s paration de lot scanFile ument Management System Feuilles de s paration de lot Depuis la version de ScanFile 2003 Release 7 3 la Reconnaissance de Forme ajoute le support pour les feuilles de s paration de lots pendant la num risation Cela permet de placer plusieurs fichiers sur le plateau du scanner en une seule fois s par s par les feuilles de s paration de lot Les fichiers cr s seront alors automatiquement s par s et enregistr s dans le r pertoire Scanfile Les feuilles de s paration gabarits peuvent tre assign es un r pertoire dan
280. nning d importation d index effectue l enregistrement automatique des fichiers de donn es ASCII ou ANSI dans les r pertoires sp cifi s de ScanFile en tant qu information d index Les index sont enregistr s et copi s dans un r pertoire nomm et seront archiv s dans le r pertoire d sign de ScanFile en fournissant l information dans le format correct Contrairement la version 7 le montant des r pertoires surveill s n est pas limit Avec l importation d index uniquement le r pertoire de ScanFile qui recevra l information devra d j avoir l information correcte sauvegard e dans l un de ses champs afin que l information dans le fichier de donn es soit import e dans les champs correspondants Vous devez s lectionner sous quel format le fichier de donn es est enregistr soit ASCII ou ANSI le nombre de champs le s parateur des champs et le d limiteur d enregistrement Page 308 e Remote Services ScanFile User Guide CanFile Service Importation d Index E aset Stan Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pou
281. nnnnnnseesee 229 CONFIGURATION DU SCANNER genge dere dee deg 229 CANON DR 6080 7580 amp 9080C n e reeneeeeneeenneeenneeennneeunnnee 230 Configuration SCANS nn nan nen 230 Param tres de Page nn ni A UE 231 EE 235 MOTEUR SR D on na os 235 e LR PROTO E 235 Para am trages EE eeneg 236 CANON RT 239 Configuration TEE 240 ee 240 ee UE 243 MODE TOXO eee 243 WoS 284101 16 D de ne EEE EE A EE AET 244 ele 244 CANON DR 5020 5080C amp 5060F ns nnreeeneeenneeennnne 245 Configuration du paper eessen 246 Param tres ee nasale 247 OO DR in a to a li er 250 Mode TT a a ed io 250 Mode PHOTO ee ae den a a ann 251 Param trages ElenQUS 823 18e tan dedans ntten EEN 251 CANON DR 3060 3080C amp 3080CI enr enneerennreeennnse 260 EEN ees 261 Param tres de DAQE 2mm0nrmmrrrmnnnmnintape annees anrennias 261 Correction de AVES E 264 Ee 265 Mode TENTE randonnee 265 Mode PROTO ee A A a nl 265 Param trages e E 266 CANON DR 2050C amp DR 2080C sise eeeeeeeeeeennsene 267 EE 270 Mode lex E 270 M d ee E 271 KEREN a a aa aaa ianiai 271 R solution de numertsaion 272 Taille de mE 18 1 eNEkeNek NEEN enr 272 Options de visualisation nus 273 Contr le de elle EE 273 SCANNER DE CHEQUE shine auntrnttuieetetnhetuialutesonotuiatane ele tuioletanhetensians 273 MeSDIDHOM Se 2 ee 274 DR A LAEE AEA EAEE AeA EAE AAE EAEE EAE E A EETA 274 AXIS 7000 EE 275 Configuration NUM T SeuUF 23 255s515125ra115tisinsss this asss its i a sta dass ti
282. ns un document Il peut y avoir plusieurs r ponses diff rentes pour un m me document Si plus de 13 enregistrements sont d tect s il vous est possible de paginer les s lections l aide des boutons de navigation situ s en bas de la Liste de S lections ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras 2 Q zrix X EN a Ce P Suchen Se Favoriten CH gt J Lena e Bearbeiten mit Microsoft FrontPage dress ST http fflocalhost sws hitlist asp E EJ wechseln zu Links pcan i FastPics on off Webserver VR 0 e 0 000 0 0 0000000 eege e e 100004229 8 2004 05 13 SchulzGmbH 1H 2 00004229 8 2004 05 23 SchulzGmbH 1H 300004229 8 2004 05 31 Schulz GmbH 400005197 2 2004 02 19 Holzwurm GmbH 500005197 2 2004 02 29 Hoizwurm GmbH 600005197 2 2004 03 08 Holzwurm GmbH 700007143 4 2004 03 15 Hammerhof KG 800007143 4 2004 03 25 Hammerhof KG 300007143 4 2004 04 02 Hammerhof KG 10 00008474 7 2004 01 13 R bensaft KG Search 1100008474 7 2004 01 23 R bensaft KG 1200008474 7 2004 01 31 R bensaft KG Library 1300008695 2 2004 03 20 Hosenmatz amp Sohn Logout M 4 76 files matched your query KI Lokales Intranet Aper us ou vue globale Par d faut des repr sentations miniatures des pages d un enregistrement s affichent en partie basse de la page de r sultats de Recherche Vous pouvez choisir de les afficher ou non en cliquant sur le bouton Afficher Cacher vue glob
283. nt Param trage Scanner e Page 241 Scan File ment Management System ScanFile User Guide Canon DR 7080C scann sont limin es R solution Les r solutions suivantes peuvent tre s lectionn es 100 150 200 240 300 400 amp 600dpi Mode de Diffusion Utilisez ce r glage lorsque vous num risez en mode noir amp blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d erreurs pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos Mode Cette option est utilis e pour d finir le nombre de couleurs Scanner Noir amp Blanc Scanne uniquement en Noir et blanc Echelle de Gris Cr e des images avec 256 niveaux de gris Couleur Le DR 7080C supporte la num risation Couleur 24 bits Plus la valeur en bits s lectionn e est lev e plus le nombre de teintes diff rentes scann es est important Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou en couleurs plus particuli rement de hautes d finitions peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Rotation Un document peut tre scann puis tourn par rotation et sauvegard Les angles de rotation disponibles sont 0 90 180 270 Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 J
284. nt tre cr s pour contr ler les droits d acc s un ou plusieurs utilisateurs Deux types de groupes d utilisateurs sont disponibles les groupes d utilisateurs adapt s aux besoins du client et les groupes d utilisateurs par d faut qui sont tudi s plus loin dans ce chapitre Ajout amp Edition d utilisateurs Pour contr ler l acc s d utilisateur ScanFile s lectionnez Gestion des usagers partir du menu Options et l cran ci dessous s affichera Utilisateur Nom de l utilisateur Temps Du e O ES Pi Acc s autoris ZZ ADMIN lundi 19 mars 2007 10 13 02 01 02 42 PF Administrateur Nouveau groupe Lef Op rateur Lef SF Recherche si View Effacer Compte ScanFile Fermer Cette liste affiche les utilisateurs et les groupes actuellement d finis et permet de suivre les utilisateurs connect s heure de connexion dur e Apr s l installation l utilisateur ADMIN et les groupes d utilisateur Administrateur Op rateur Acc s autoris et Acc s limit seront affich s Vous pouvez choisir ici un utilisateur ou un groupe pour le modifier Page 126 Gestion des utilisateurs ScanFile User Guide Rare Ajout amp Edition d utilisateurs LE es ou l effacer ou vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur ou un groupe Les utilisateurs groupes peuvent tre supprim s en choisissant l entr e de liste et en cliquant sur le bouton Effacer L utilisateur ADMIN poss de les droits d admini
285. nt les valeurs num riques 0 devant les valeurs num riques Date actuelle Date actuelle format e ex 07 Octobre 2003 Accepte les codes barres lors du scan Assigne un Th saurus au champ Copie l information d index de l enregistrement existant Contr le client Contr le client Contr le client Contr le client Contr le client Contr le client Lit l information d index depuis un fichier Propri t s Etendues du champ Masque Index avec doublon Contr le de validit de Date Champ obligatoire Accepte uniquement l entr e dans un format pr d fini R gler l action sur doublon V rifie si la date est valide et dans le format sp cifi le champ doit contenir des donn es R pertoires e Page 57 Oe ScCapnbile Document Management System e Champ doit tre plein e Compl te avec e Compl te avec Page 58 e R pertoires 0 ScanFile User Guide R sum sur les R pertoires le champ doit contenir des donn es de la longueur maximum du champ Place des 0 devant valeurs num riques Place des espaces devant valeurs num riques Manuel de l utilisateur Modification des Documents Modification des Documents Modification des Documents e Page 59 ScanFile User Guide R sum sur les R pertoires ScanFile Document Management System Edition des Documents Il existe plusieurs options vous permettant d effectuer des modifications dans un document apr s qu il
286. num riseur Mise en page Recto HA 0 ID 7 USB Format page R solution Mode Window E 300 x 300 g v Noir et blanc Sensibilit Compression __ Rotation Mode texte S i Non compress TIFF v o Densit Recto Auster image en largeur Brillance f gl Pages Recto M me param trage pour le verso Param trage pour Sauvegarder la position du film dans Z Auto hamp 1 v Param trages Etendus Annuler OK Param tres de page Les trois mod les de scanners cit s sont capables de num riser des documents simple face et double face Des param tres de num risation diff rents peuvent tre appliqu s chacune des faces d un document double face Le premier param tre s lectionner consiste choisir si l on va effectuer des num risations simple face ou double face Pour ce faire il suffit de s lectionner les choix Recto Verso ou Recto Verso partir de l cran repr sent ci dessus L option Adapter image r gle le scanner de fa on ce qu il d tecte automatiquement la taille de chacune des pages num ris es De cette fa on il peut ajuster la taille de la page la taille r elle du document Lorsque cette op ration d ajustage est termin e l option Taille de page est d sactiv e Si vous num risez des documents double face des param tres diff rents peuvent tre appliqu s chacune des faces des documents Pour utiliser les m mes param tres sur les deux faces de
287. o Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s de fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0O quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Param trages Etendus L option Param tres tendus vous permet d acc der aux fonctions avanc es des scanners Un grand nombre de param tres sont accessibles par l interm diaire de cette option Ces param tres sont d crits en pages suivantes Plusieurs de ces param tres peuvent affecter la qualit de l image num ris e c est pourquoi nous vous re
288. oc dure de num risation d marre en cliquant sur Num risation en lot ou Num risation par page Lorsque vous utilisez le chariot microfiche le bouton Automatique Manuel est ignor Une fois l op ration de num risation termin e les pages scann es et l enregistrement des donn es inh rentes n ont pas encore t sauvegard s l utilisateur doit d cider quelle sera la prochaine tape Controller FS 111 Le Contr leur FS IIl est un enrouleur automatique de film qui peut tre command directement depuis ScanFile Microfilm Num risation par page La num risation par page cr era un enregistrement pour chaque page num ris e Chariot microfiche En utilisant le chariot microfiche vous devez aller la page pour num riser manuellement Ins rez la fiche num riser Positionnez la fiche dans le cadre de fiche appropri R glez les param tres de zoom et de mise au point Saisissez l index du cadre num riser s il n est pas cr automatiquement par code barres par d compte ou copie des champs d indexation Num risation de Microfilm e Page 167 canFile ScanFile User Guide Document Management System Microfilm Num risation par page e Lancez le processus de num risation en cliquant sur le bouton Num risation par page Controller FS III Le Contr leur FS IIl peut scanner automatiquement depuis une s rie de num ro d encadrements donn Il peut tre commut entre l alimentation a
289. ocument et son contenu type est Code barres L option Reconnaissance matricielle permet une meilleure lecture des documents dont l encre a pass ou des documents imprim s avec des imprimantes matricielles aiguilles Cliquez sur OK pour retourner la fen tre R glage des Zones Une fois une zone d finie elle peut tre modifi e n importe quel moment Faire un clic droit sur le nom de champ sous champs d index et vous avez deux choix possible L option Edition de zones permet de redimensionner une zone de lecture et galement de modifier les param tres du champ associ et du contenu type Les zones enregistr es peuvent tre supprim es en s lectionnant l option Supprimer Assurez que les zones sont un peu plus grandes que n cessaire pour compenser les petites diff rences lors du scannage des pages Code Barres e Page 147 canFile ScanFile User Guide Document Management System Lecture des Codes barres Une fois toutes les zones de lecture cr es cliquez sur le bouton OK pour fermer la fen tre de R glage des zones Lecture des Codes barres Pour effectuer une reconnaissance de zone s lectionnez OCR gt Reconnaissance de zone L cran OCR par Zone ci dessous s affiche S OCR par zone Pages lues Mots reconnus Proportion reconnue Caract res reconnus Caract res rejet s Chargement de l image 100 Rang e Annuler En s lectionnant l option
290. ocument Management System Email Email A partir de la Liste de S lections faites un clic droit de la souris sur le menu Envoyer vers vous pouvez alors s lectionner l option Email Cette option permet d ouvrir une fen tre de nouveau message dans le logiciel de courrier lectronique par d faut de votre PC et de joindre le document actuellement s lectionn dans la Fen tre de Nouveau Message Les documents multipages scann s peuvent tre convertis en fichiers TIFF multipages ou page unique selon l option s lectionn e dans Param tres G n raux depuis le menu Options Les documents lectroniques sont copi s dans leur format initial Exportation Il est possible d exporter le contenu d un r pertoire pour utilisation avec d autres syst mes Dans ce cas un fichier ASCII est cr avec les informations d indexation et les r f rences aux fichiers image export s En s lectionnant le R pertoire Exportation partir du menu Fichier la bo te de dialogue ci dessous s affiche Exportation ASCII EE EE sl Images par dossiers 1500 SE SS S parateur SEE ES E Ss Qualit JPG 100 M L image peut tre illisible au dessous de 50 TIFF multipage Fi Effacer le chemin d exportation Exporte les mots cl s TextMode Aen Ml Nouveau r pertoire Fermer Page 192 e Impression Exportation amp Email ScanFile User Guide ScanFile Expo rtati O n Document Mana
291. ocuments au format Lura dans le format Lura vous aurez besoin de charger un plug in pour le navigateur internet Il est disponible en t l chargement l adresse www spielberg de la page des Mises jour Alternativement vous pouvez choisir de les avoir convertis au format GIF JPEG avant l affichage ou le t l chargement dans le cas o votre navigateur standard sera capable d afficher les documents Temporisation de Cela vous permet de sp cifier la p riode d inactivit d connexion Session apr s laquelle on exigera qu un utilisateur se reconnecte de nouveau Cela lib re aussi la licence de l utilisateur Page de Vous pouvez sp cifier un URL ou WebServer se connectera lorsqu un utilisateur se d connectera de ScanFile Vous devez sp cifier un emplacement de page Image Cache Chaque fois un utilisateur voit un document dans ScanFile WebServer une copie de ce document est faite dans le cache d Image Cela peut significativement am liorer le temps de r cup ration du document ScanFile WebServer e Page 341 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Image Cache L emplacement du cache d image sera par d faut install comme un sous r pertoire du r pertoire de programme de WebServer Vous pouvez cependant choisir un lecteur et un r pertoire diff rent en tapant le chemin dans la boite Chemin du Cache ScanFile WebServer Microsoft Internet Explorer DER Li Datei B
292. ocuments imprim s sont des formes standard en utilisant le service TIFF Spooler qui peut reconna tre les formes et effectuer de OCR sur zone afin d indexer automatiquement le document Activation et D sactivation Si ScanFile VNP a t install la configuration et l application de contr le peut tre d marr e et arr t e depuis Remote Services Configuration Tool Les r glages de ScanFile VNP sont d crits plus tard dans le chapitre ScanFile VNP S lectionnez le bouton ScanFile VNP dans la barre d icone Pour activer ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Lancer Pour d sactiver ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Stop Page 320 e Remote Services ScanFile User Guide CanFile ScanFile VNP Service Document Management System Remote Services e Page 321 Manuel de l utilisateur ScanFile VNP canFile Document Management System ScanFile VNP ScanFile VNP e Page 322 ScanFile User Guide Introduction ScanFile Document Management S system Introduction ScanFile VNP est une imprimante r seau virtuelle servant imprimer des documents dans un Emplacement sp cifique Les documents sont stock s comme des fichiers TIFF et peuvent tre import s dans n importe quel r pertoire ScanFile Cela peut m me tre fait automatiquement en utilisant le Planificateur ScanFile Avec VNP un document peut tre archiv depuis n importe quel programme juste en l imprimant via VNP
293. oduction ScanFile Document Management S system Introduction ScanFile RemoteStation est une application client serveur qui permet de stocker des documents un syst me ScanFile central depuis n importe quel emplacement En employant la connectivit de TCP IP combin e avec la s curit de ScanFile les postes de travail client peuvent envoyer des documents au serveur RemoteStation qui les stockera alors dans les r pertoires de document choisis de ScanFile De plus le Client RemoteStation peut tre employ pour la r cup ration de votre stockage de document ScanFile RemoteStation est une application id ale pour des postes de travail de num risation centralis s et permettre l acc s de bureaux loign s votre stockage de document ScanFile Une fonction avanc e du Serveur RemoteStation est la capacit d agir comme un serveur ma tre permettant aux utilisateurs de stocker des documents sur les Serveurs RemoteStation esclaves permettant donc un point d acc s d utilisateur central pour le stockage de documents qui peuvent alors tre distribu s aux stockages de document ScanFile plac s ailleurs Les caract ristiques de RemoteStation inclut le planning d exp dition de document au serveur RemoteStation server supporte les num riseurs TWAIN et l envoie de documents au format lectronique et lors d une num risation la possibilit de choisir entre num risation simple ou multi pages Ce chapitre expliqu
294. oints au document et passeront la prochaine tape du chemin Les utilisateurs suivants dans ce chemin peuvent alors voir ces commentaires Approuver L option Approuver Rejeter permet deux possibilit s Rejeter l utilisateur Il peut approuver ou rejeter le document en cliquant sur le bouton Approuver ou Rejeter affich dans la fen tre d image Selon le choix le document sera envoy une tape choisie lors de la cr ation du chemin Visualiser Mot Cette option est identique l action Visualiser mais de passe forcera l utilisateur d entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l tape est achev e Commentaire Cette option est identique l action Commentaire mais Mot de passe forcera l utilisateur d entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l tape est achev e Approuver Cette option est identique l action Approuver Rejeter Rejeter Mot de mais forcera l utilisateur d entrer son mot de passe passe ScanFile pour signifier que l tape est achev e Si vous choisissez l option Approuver Rejeter ou Approuver Rejeter Mot de passe trois actions qui se d clencheront lorsque l utilisateur aura fait l action sur le document peuvent tre configur es Vous pouvez appliquer l action dans la fen tre Action qui s ouvre directement apr s avoir choisi Approuver Rejeter Action Rejet Accepter l action Continuer Aler Continuer avec
295. oit tre r p t pour chaque champ d index que vous voulez cr er Il est tr s important de noter que la localisation des donn es d indexation DOIT tre coh rente pour chacune des pages du fichier de donn es de spool la localisation des donn es d index ne peut pas varier de page page Les champs d index DOIVENT tre cr s dans le m me ordre que les champs dans le r pertoire ou les donn es doivent tre import es Pour visualiser les champs cr s choisissez l option Modifier le champ partir du menu Modifier partir de cet cran vous pouvez voir exactement ce qui a t sp cifi pour chacun des champs d indexation et vous pouvez diter ces informations Par exemple vous n avez peut tre pas s lectionn suffisamment de caract res pour composer un champ de nom et ce probl me peut tre r gl partir de cette fen tre Certains fichiers de donn es de spool peuvent contenir des enregistrements multipages comme par exemple une facture comportant plusieurs feuillets Ces pages peuvent tre regroup s en un seul enregistrement d indexation l int rieur du r pertoire ScanFile en param trant simplement l option Groupement des pages si Cette option s affiche si les donn es concernant le regroupement des pages sont s lectionn es dans la fen tre Configuration du gabarit et si l option Lier les Pages est s lectionn e partir du menu d roulant Toutes les donn es significatives qu
296. ombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0O quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Canon DR 3020 Le Canon DR 3020 est un scanner noir amp blanc de capacit 40 pages la minute syst me de d tection automatique de la taille et de l paisseur du papier capable de g rer une taille de papier maximum de format B4 Son plateau d entra nement automatique des documents peut contenir jusqu 100 feuilles en m me temps qu il s agisse de documents simple face ou double face Ce scanner dispose d une interface standard de type industriel SCSI 2 Le mod le DR 3020 a une d finition maximum de 300dbpi Pour configurer les options de num risation du DR 3020 assurez vous que le DR 3020 est s lectionn comme scanner par d faut S lectionnez l option S lectionner num riseur Canon DR 3020 partir du menu Fichier puis cliquez sur le bouton Configurer le num riseur La fen tre ci dessous s affiche Param trage Scanner e Page 271 File ScanFile User Guide SCANT DE ges Canon DR 3020 Configuration du num riseur DR 3020 dresse et adapteur du num riseur Densit R solution H 0 ID 7 USB Dance 300dpi x 300dpi 300dpi x 150dp
297. onfiguration des r pertoires partir du menu Fichier La bo te de dialogue ci dessous s affiche Page 42 e R pertoires ScanFile User Guide canFile Cr ation d un r pertoire Document Management System ES Configuration des r pertoires E D Rep_ScanFile v Param tres Param trages tendus R pertoires Factures Livraison Factures Nom Capacit Si CD ROM 600MB m ZS Ee Nom Long _ Propri t s N de facture 10 Aucun N d v nement Aucun N de Client Aucun Date Date Nom Client Aucun Adresse Aucun EMEA AIEAIEAIE KIK Code postal Vie lt Cr ation r pertoire Vider r pertoire Supprimer r pertoire A partir de cet cran Configuration des r pertoires il est possible de cr er ou de modifier un r pertoire Vous devez tout d abord choisir le lecteur de destination ou le Chemin UNC sur lequel le r pertoire doit tre cr puis attribuez un nom au r pertoire Vous devez sp cifier galement une capacit maximale pour ce r pertoire Dans notre exemple la capacit maximale a t fix e 600MB pour un CD Une fois que la capacit maximum est atteinte il n est plus possible d enregistrer de documents dans le r pertoire et un message d invite vous demande d archiver le r pertoire vers un CD ou un DVD Une capacit personnalis e en M gaoctets peut tre d finie par l utilisateur de m me que cer
298. onversion to GIF JPEG O LuraDocument Transmission needs Plug in Online Conversion to GIF IPEG O LuraDocument Transmission Display Download PDF Download Cancel 3 Lokales Intranet Option Description Qualit JPEG Le param tre Qualit JPEG peut avoir une influence sur le temps n cessaire la visualisation des images couleurs Ce param tre peut prendre des valeurs allant de 1 100 la valeur 100 correspondant au meilleur niveau de qualit Page 346 e ScanFile WebServer ScanFile User Guide Recherche dans une librairie ScanFile ment Management System Langage Il s agit d un autre r glage utilisateur sp cifique qui permet de choisir la langue dans laquelle le texte de page sera affich Les langues disponibles sont l anglais l allemand le fran ais et le japonais Notez que vous devrez avoir une version japonaise de Windows pour voir le texte japonais correctement LuraDocument Les r glages LuraDocument vous permettent de sp cifier comment les documents sauvegard s dans le format de LuraDocument sont affich s et t l charg s Pour afficher les documents au format Lura dans le format Lura vous aurez besoin de charger un plug in pour le navigateur internet Il est disponible en t l chargement l adresse www spielberg de la page des Mises jour Alternativement vous pouvez choisir de les avoir convertis au format GIF JPEG avant l affic
299. oone NOM JOURNAL ETRANGER LA TRIBUNE DES MARCHES LA TRIBUNE 01 02 2000 01 02 2000 LA TRIBUNE DES MARCHES 01 02 2000 PARIS NORMANDIE 21 01 2000 Dossier 3 de 4 Selectionn 0 Vue Globale La vue globale est une repr sentation des pages en miniature dans un fichier qui peut tre affich La page que vous voulez alors voir peut tre choisie et affich e dans la fen tre d Image La vue globale affichera galement si une page est le recto ou le verso d un document double face et vous pouvez aussi cocher des pages pour imprimer ou exporter en cliquant avec la souris lorsque le curseur se change en une coche sur l image de la vue globale de la page Recherche et Visualisation de documents e Page 95 canFile Document Management System e Vue globale ScanFile User Guide Vue Globale Des documents lectroniques comme des fichiers de traitement de texte montreront une page avec la r f rence EDOC Des pages COLD afficheront le mot le COLD Menu imagettes En appuyant sur le bouton droit de la souris l int rieur de la fen tre Vue Globale vous ouvrez un menu permettant d effectuer diverses op rations sur les pages s lectionn es l int rieur du document Les options disponibles sont identiques celles offertes avec la Liste de Recherche mais elles ne seront appliqu es qu aux seules pages qui ont t s lectionn es dans le document
300. oone Cat gorie gt 1 Administration des fran ais l tranger Certificat de vie Anciens combattants Demande de carte du combattant 10858 01 Anciens combattants Attestation 11052 01 Anciens combattants Demande d attribution du titre de d port 10915 01 Anciens combattants Demande d emploi r serv 1085901 Attribution de primes ou subventions Demande de prime l am lioration de l habitat 46 0338 Attribution de primes ou subventions Demande simplifi e de subvention Se 1146801 Attribution de primes ou subventions Demande de subvention 46 0339 Dossier 1 de 53 Selectionn 0 Pour modifier la largeur de la colonne d placez le pointeur de la souris vers le bord droit de la colonne l int rieur de la cellule titre puis tout en maintenant enfonc le bouton gauche de la souris tirez le bord de la colonne jusqu la largeur voulue Pour d placer une colonne cliquez n importe o l int rieur de la cellule titre puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc placez la colonne jusqu la position voulue Vous pouvez galement choisir d afficher ou non les Num ros de Rang es et ou les colonnes de Remarques Passez par l cran Options des Param tres g n raux Si partir de cet cran vous s lectionnez la case cocher Sauver la largeur des colonnes toutes les modifications que vous apportez seront sauvegard es et chaque fois que vous ouvrez un
301. or for ShareScan e Page 379
302. ossible que si la structure du document est simple Page 212 e LuraDocument ScanFile User Guide File Param tres LuraDocument Scan DE ges LuraDocument e Page 213 Manuel de l utilisateur Rapport d activit scanFile un Rapport d activit Rapport d activit e Page 214 ScanFile User Guide Ze Introduction Document Management System Introduction L option Rapport d Activit dans ScanFile trace et enregistre tout v nement ex cut dans l application Ceci est utilis principalement par l Administrateur et peut tre adapt aux besoins du client pour d pister un certain nombre d v nements diff rents L option Rapport d Activit affichera l information d v nement enregistr e dans un format de visualisation d v nements mais pourra galement tre imprim En plus d enregistrer des v nements de ScanFile les v nements WebServer sont galement enregistr s dans le Rapport d Activit Configuration du rapport d Activit Pour cr er un Rapport d Activit les options doivent tre s lectionn es pour d terminer les v nements enregistrer Cliquez sur le bouton Rapport d activit depuis le menu Options et la fen tre suivante s affichera E Audit trail report Folder and Libraries El Delivery notes El In box El Invoices A 21 06 2006 16 17 18 ScanFile Folder Modified Invoices MJ VM AW INXP 21 06 2006 16 17 37 ScanFile Folder Modified Invoices M
303. ou les lecteurs contenant les r pertoires copier et ajouter les r pertoires au Ficher de groupement pour le CD soit un par un en s lectionnant avec la souris le nom de chaque r pertoire puis en cliquant sur Ajouter o alors en cliquant sur ajouter Tout option qui permet d ajouter l ensemble des r pertoires en les copiant depuis ce lecteur vers le Ficher de groupement pour le CD Assurez que la capacit maximale du r pertoire de groupement pour le CD n exc de pas la capacit de vos m dias de stockage En crivant sur le CD il est recommand de r server 5 de l espace disque pour la cr ation et la cl ture de la session d criture Pour un CD de 650MB nous vous recommandons de limiter la taille du r pertoire temporaire 600MB A ce niveau la seule autre option s lectionner est l option Grouper les fichiers TIFF Si cette option est s lectionn e tous les fichiers TIFF ind pendants contenus dans le r pertoire sont combin s en un seul grand fichier Conteneur qui est plus avantageux si l on pr voit de placer ce CD dans un juke box Si cette option n est pas s lectionn e les fichiers TIFF sont copi s individuellement Une fois que les r pertoires et les options ont t s lectionn s cliquez sur le bouton OK pour lancer la proc dure Un message d invite appara t demandant si une copie du logiciel de consultation doit tre effectu e Si Oui est s lectionn l application est copi e vers le r p
304. oujours les informations des r pertoires et librairies cr s et maintenus par ScanFile pour pouvoir op rer correctement Service Documents Electroniques Le Planning d importation de documents lectroniques effectue l enregistrement automatique des documents dans les r pertoires sp cifiques de ScanFile N importe quel document enregistr ou copi dans un r pertoire nomm sera archiv dans le r pertoire de ScanFile d sign Contrairement la version 7 le montant des r pertoires surveill s n est pas limit Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning d importation peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les nouveaux documents seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Remote Services e Page 301 canFile ScanFile User Guide Document Management System Service Documents Electroniques Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise
305. ouvelles pages Lire toutes les pages ou les nouvelles pages Pour ex cuter la reconnaissance de zone ouvrez un r pertoire puis depuis le menu OCR choisissez Reconnaissance de Zone L option Lire toutes les pages effectuera la lecture de toutes les pages dans le r pertoire L option Lire les nouvelles pages effectuera la lecture des pages qui ont t ajout es au r pertoire depuis la derni re reconnaissance effectu e Lecture de Documents ou de Pages s lectionn s Vous pouvez effectuer une lecture OCR sur des pages individuelles ou s lectionn es d un document ou sur des documents uniques ou sp cifiques d un r pertoire Pour effectuer une lecture OCR dans des enregistrements ou sur des pages utilisez OCR du menu Options qui s affiche lorsque l on clique avec le bouton droit de la souris sur la fen tre respective Veuillez noter que l op ration de reconnaissance de zone est toujours effectu e sur la PREMIERE page d un fichier OCR amp Reconnaissance de Formes e Page 157 ScanFile User Guide scanFile Reconnaissance de Formes ument Management System Reconnaissance de Formes Cette option fonctionne en parall le l option de zone OCR de ScanFile Son but est d identifier une forme de marque d finie puis d enregistrer l indexation avec les donn es lues dans les zones qui ont t cr es pour chaque forme La Zone OCR normale appliquera la zone d finie depuis le container All unknown
306. page les donn es contenues dans le premier code barres d tect sur la page sont inscrites dans le premier champ dans le r pertoire en lui adjoignant une propri t sp cifique code barres Les donn es contenues dans le second code barres d tect sont elles inscrites dans le second champ de code barres et ainsi de suite Dans l exemple ci dessous les donn es contenues dans le premier code barres Num ro de Projet sont inscrites dans le champ Projet n dans le r pertoire c est dire le premier champ auquel est associ e une propri t code barres Project Number LL LUI Project Number Document Name 12345678 Project Phase 1 Document Number Costing 87654321 32680 Document Number HI HIT Dans les Param tres G n raux les options suivantes peuvent tre param tr es Page 144 e Code Barres ScanFile User Guide gt ScanFile Lecture par zone de codes barres Document Ma nagement System Vous pouvez param trer ScanFile pour qu il v rifie si le nombre exact de codes barres a t lu en comparant avec le nombre de champs dans le r pertoire auxquels la propri t code barres est associ e Cocher pour cela l option V rifier la quantit de codes barres Lors de la num risation de documents page unique comportant des codes barres si ScanFile ne r ussit pas lire le code barres de l une des pages un X peut tre plac
307. page scann e en lui appliquant des options de filtre pr d finies ou en cr ant vos propres param tres de filtre Ces param tres peuvent tre entr s en choisissant Configurer le Filtre depuis le menu Options Le filtre peut tre appliqu apr s la num risation en choisissant Modifier gt Filtrer image o pendant le scan si l option Utiliser filtre est coch e Un maximum de trois param tres de r glage de filtre peut tre cr par l utilisateur et sauvegard Ces param tres de filtre peuvent tre appliqu s en les s lectionnant partir des listes d roulantes situ es sur le c t droit de la fen tre Param tres de filtre Un maximum de six filtres peut tre appliqu n importe quel moment Ils entrent en action dans l ordre de leur s lection au niveau des listes d roulantes c est dire du premier situ en haut au dernier situ en bas Param tres suppl mentaires e Page 119 canFile Document Management System Modification du filtre ScanFile User Guide Filtres pr d finis R glage de filtre Pr s lection m moris e 1 v Param tres filtre R f rence Utiliser filtre Elimination des points RER Aucun KI Aucun AUCUN AUCUN AUCUN Filtres pr d finis Il existe six types diff rents de filtres pr d finis applicables lls sont d taill s ci dessous Filtre Description Enl ve le br
308. peg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format Page 242 e Param trage Scanner ScanFile User Guide File Canon DR 7080C SCANT UE ges compresse les donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la
309. permissions Le Remote Service requiert un contr le total au r pertoire du programme ScanFile et aux r pertoires ScanFile Si le service est arr t l application Remote Services n ex cutera pas sa t che car le processus system doit continuer fonctionner pour la p riode requise et aux dates pr vues Pour cette raison il est destin pour tre ex cut uniquement sur des serveurs ou des postes de travail agissant comme un serveur En addition aux services mentionn s ci dessus si l option ScanFile VNP a t install e la configuration et le contr le de l application peuvent tre d marr et arr t depuis Remote Services Configuration Tool depuis le menu ScanFile VNP ScanFile VNP est d crit plus tard dans ce manuel Configuration Remote Service est par d faut install avec le type de d marrage Manuel Il est toutefois inactif apr s l installation et n est pas d marr automatiquement apr s un reboot Si vous d sirez utiliser les fonctionnalit s de Remote Service aller sur D marrer gt Panneau de configuration gt Outils d Administration gt Services S lectionnez ScanFile Remote Service Avec le bouton droit de la souris select Propri t s pour afficher les propri t s de ScanFile Remote Service L onglet G n ral contient le type de d marrage Changer le de manuel automatique De cette mani re le service sera d marr apr s un reboot Fermer la fen tre propri t s Avec le
310. pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Correction de travers Cette fonction peut tre s lectionn e en cliquant une case cocher dans la fen tre principale du module de num risation Si des pages sont num ris s avec un d calage angulaire par le module de num risation sans que cela Page 264 e Param trage Scanner
311. pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de recherche Remote Services e Page 307 ScanFile ScanFile User Guide Document Management System Service Importation d Index Lecteurs de Sauvegarde Quand le planning importe un fichier du r pertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqu le fichier est supprim du R pertoire de Recherche Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile vous pouvez choisir un r pertoire pour faire une copie du fichier Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du r pertoire seront affich s dans le champ Lecteur de sauvegarde Champs Saisissez le nombre de champs d index contenu dans le fichier ainsi que le s parateur de champ et le d limiteur Puis s lectionnez si l information d index est contenue dans le format ASCII ou ANSI Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d importer des fichiers et des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Service Importation d Index Le pla
312. peuvent galement tre sauvegard s dans leur format d origine ou bien convertis au format TIFF Ce chapitre d crit plusieurs m thodes utilis es pour l importation de documents lectroniques dans les r pertoires Scanfile TIFFWriter TIFF Writer est un pilote d imprimante Windows qui vous permet d imprimer des documents depuis n importe quelle application Windows dans un r pertoire ScanFile Chaque page sera analys e par TIFFWriter et sera soit trait e comme une page couleur ou soit comme une page noir et blanc Si la page a UN contenu en couleur elle sera convertie en format JPEG Les pages avec un contenu uniquement noir et blanc seront converties en format TIFF compress TIFFWriter est une option pour ScanFile et doit tre s lectionn e pour tre install e lors du processus d installation de ScanFile Si l option ScanFile n a pas t achet e m me install le pilote TIFFWriter ne fonctionnera pas et il apparaitra comme sans licence Pour imprimer un document dans ScanFile en utilisant TIFFWriter partir d une application Windows s lectionnez l option Imprimer puis s lectionnez l imprimante ScanFile TIFFWriter A partir de la bo te de dialogue Propri t s de l imprimante les options standards telles que taille et orientation du papier impression recto ou recto verso et d finition peuvent tre param tr es En pressant sur le bouton OK de la bo te de dialogue Imprimer l cran d indexation TIFFW
313. quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est un format de compression avec pertes Toutefois ScanFile inclut des options tendues pour d terminer les niveaux de qualit pour les images scann es sous Lura Document Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e de r glage de la luminosit mais cette fonction peut tre neutralis e et r gl e manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Param trage Scanner e Page 243 File ScanFile User Guide SE NE ges Canon DR 7080C Le r glage d intensit peut prendre n importe quelle valeur entr
314. r filtre couleur Le filtre couleur se mesure en millim tres et s applique x mm partir du bord sup rieur de l image scann e jusqu x mm partir du bord sup rieur de l image x tant la valeur requise Epaississement des contours Cette fonction peut tre utilis e pour accentuer le style des contours de m me que pour adoucir certaines images scann es les photos par exemple Pour tre valables les valeurs d paississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent tre r gl es en d pla ant le curseur sur la barre ou en utilisant les fl ches gauche et droite pour augmenter ou r duire la valeur Canon DR 2050C amp DR 2080C Les DR 2050C et DR 2080C sont des scanners compacts A4 avec un d bit maximum de num risation de 20 pages par minute ou de 39 images par minute lors d une num risation de documents recto verso Ils supportent la num risation noir et Blanc 256 niveaux de gris et couleur 24 bits La r solution maximum de num risation est de 600 dpi L image suivante montre l cran de configuration du Scanner DR 2050C DR 2080C Param trage Scanner e Page 267 File ScanFile User Guide SE DE ges Canon DR 2050C amp DR 2080C Configuration du num riseur DR 2050C DR 2080C Format page Maximum w Ajuster M Correction de travers Visualiser R solution Compression Mode 200 x 200 Compress TIFF G4 ze Noir et blanc Rotation Pages 0
315. r le de validit de document est un utilitaire qui vous permet d effectuer une action sur le contenu d un r pertoire apr s un laps de temps d fini L une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs afin de lib rer de la place de stockage Cette action ne peut tre utilis e qu avec des r pertoires cr s partir de la version 6 0 0 ou sup rieur R pertoires e Page 55 ScanFile User Guide scanFile R sum sur les R pertoires ment Management System Configuration Une fois un r pertoire configur pour activer l enregistrement du contr le de validit de Document vous devez choisir depuis le menu Options le Contr le de validit et cliquer sur Activer Vous devez alors choisir un param tre pour commencer enregistrer l information de conservation pour ce document vous avez quatre options Param tres Description Document ouvert Enregistre la date o le document a t ouvert le cr ation Document clos le Enregistre la derni re date de cl ture du document Date du dernier Enregistre la derni re date d ajout de pages au document ajout document Date de la derni re Enregistre la derni re date de consultation du recherche document Une fois choisi la date laquelle l Enregistrement de Conservation d marrera vous devez choisir la p riode pendant laquelle les donn es seront conserv es Cette action est faite mensue
316. r pertoire qui sera cr s par cet utilisateur Il est tr s important de lire et de comprendre le chapitre Param tres G n raux pour vous assurer d obtenir le meilleur de votre solution ScanFile Page 38 e Premiers pas ScanFile User Guide Etapes suivantes ScanFile ument Management System Etapes suivantes Avant de pouvoir enregistrer des documents dans ScanFile vous devez d abord cr er des r pertoires ScanFile pour pouvoir les y enregistrer L op ration de cr ation de r pertoire est d crite dans le chapitre Cr ation de r pertoire du manuel Utilisateur Une fois vos documents enregistr s il vous est possible d utiliser les options de recherche et de visualisation d crite dans le chapitre Recherche amp Visualisation Nous vous recommandons de consulter galement le chapitre Param tres g n raux Ce chapitre d crit en effet les diff rentes options disponibles qui peuvent influer sur l interface principale de ScanFile sur la fa on dont les r pertoires et les librairies ScanFile seront affich es les op rations de recherches par mot cl et l affichage des listes de s lections Beaucoup d autres param tres influen ant le comportement de ScanFile sont galement d crits en ce chapitre Il est tr s important de lire et de comprendre le chapitre Param tres g n raux afin de s assurer de tirez le meilleur parti de votre solution ScanFile Premiers pas e Page 39 File ScanFile User Guide
317. r Guide ScanFile Document Management System Envoi Programm Envoyer Document Quand vous tes satisfait des documents num ris s cliquez le bouton Envoyez qui stockera le document localement avant de l envoyer au serveur RemoteStation Si la connexion entre le client et le serveur tait coup e le document serait nouveau exp di apr s r tablissement de celle ci Les documents sont stock s localement jusqu la r ussite de la transmission message re u du serveur Envoi Programm Lorsque l on num rise ou que l on importe des documents vers un r pertoire ScanFile vous pouvez s lectionner le moment ou les documents seront envoy s au serveur RemoteStation pour les ajouter au r pertoire Dans le bas de l cran d indexation du r pertoire la date courante est affich e Vous pouvez modifier cette date avec celle et ou l heure laquelle vous d sirez envoyer vos documents Une fois la num risation et ou l importation de documents termin e ils sont stock s localement dans une file d attente jusqu ce que la date et l heure planifi e soit atteinte alors le Client RemoteStation essayera de les envoyer au serveur La connexion RemoteStation Client n est pas n cessaire pour que les documents soient envoy s mais le Client RemoteStation doit tre ouvert De plus si vous utilisez une connexion t l phonique pour le serveur RemoteStation celle ci doit tre tabli avant l envoie par le Cli
318. r automatiquement les points blancs isol s visibles sur l arri re plan noir de l image scann e Gommage des trous de perforation Cette fonction permet d liminer automatiquement les zones li es la d finition des contours Remplissage de lignes fines Cette fonction permet de saturer automatiquement les lignes interrompues ou trop fines et peu marqu es Filtre Couleur Cette fonction n est disponible que sur le mod le DR 5080c et permet de d sactiver la num risation de toutes les zones du document comportant une couleur sp cifique Les diff rents param tres sont e Aucun D sactive la suppression de couleur e Rouge Supprime les parties rouges d un document e Vert Supprime les parties vertes d un document e Bleu Supprime les parties bleues d un document La fonction de suppression de couleur peut tre d sactiv e dans une portion seulement du document en d finissant certains param tres au niveau de l option D sactiver suppression de couleur La suppression de couleur se mesure en millim tres et s applique x mm partir du bord sup rieur de l image scann e jusqu x mm partir du bord sup rieur de l image x tant la valeur requise Exposition Automatique Cette fonction permet de d finir le niveau d Exposition Automatique et affecte les param tres de r glage de luminosit et de contraste de l image Pour tre valables les valeurs d exposition doivent varier entre
319. r bloqu dans un Cheminement En s lectionnant ajouter un d lai d ex cution il est possible de d finir une Dur e de validit ceci peut tre fait en unit s de temps Jours Heures dans les bo tes de dialogue sur la fen tre Cr er un Chemin Il y a 3 possibilit s de redirection possibles Option Description Itin raire Vers Une fois que la dur e de validit s est coul e le Prochaine Etape Document se d placera vers la prochaine tape de l Itin raire S il ny a aucune autre tape de d finie alors le document restera cette tape jusqu ce qu il soit visionn Etape Pr c dente Document retournera vers l tape pr c dente de l Itin raire S il ny a aucune tape pr c dente de d finie alors le document restera cette tape jusqu ce qu il soit visualis Itin raire Vers Une fois que la dur e de validit s est coul e le Exp diteur Document sera d plac dans la Liste de S lections Personnel de l utilisateur qui l origine a envoy ce document vers le Cheminement Itin raire Vers Une fois que la dur e de validit s est coul e le Le D lai d ex cution est valide uniquement si l tape particuli re incluse un utilisateur Le D lai d ex cution n a aucun comportement sur les des R pertoires comme cibles Apr s la cr ation d une tape cliquez sur le bouton Sauvegarder L tape appara tra comme un n ud dans l arborescence de la fen t
320. r en toute simplicit l enregistrement des documents sous format lectronique par exemple fichiers de traitement de texte ou de tableur y compris l int gration avec Microsoft Office ScanFile est un syst me de gestion de documents Multiutilisateurs qui utilise un syst me de licences concurrentes pour vous permettre de maximiser votre investissement dans ce produit Qu est ce que ScanFile La solution ScanFile incorpore trois applications e ScanFile e ScanFile WebServer e ScanFile RemoteStation ScanFile est l application centrale 32 bits qui est optimis e pour fonctionner sur Microsoft Windows NT4 2000 et les postes de travail XP professionnel ScanFile peut galement tre install sur des serveurs Novell Netware et Microsoft Windows NT4 2000 et 2008 Avec ScanFile WebServer vous offrez toute personne o qu elle se trouve dans le monde acc s vos librairies de documents ScanFile WebServer est une application bas e sur l utilisation d un serveur Internet qui permet la r cup ration de documents via uniquement l utilisation d un navigateur Web Si vous souhaitiez mettre vos documents disposition sur le r seau Internet ou sur un Intranet ScanFile WebServer est pour vous le plus rapide le plus s r le plus fiable et le plus simple utiliser ScanFile RemoteStation est une application client serveur qui vous permet d envoyer des documents un stockage ScanFile centralis depuis n importe quel end
321. r le disque La taille de l image sauvegard e peut aller de 2k jusqu 100Mb suivant le type d image et le niveau de compression utilis Caract ristiques Techniques du Syst me e Page 25 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Syst me recommand Pour calculer la quantit de m moire qu un poste de travail utilise le syst me d exploitation doit tre pris en consid ration De plus la quantit de m moire employ e par d autres applications qui fonctionnent en m me temps que ScanFile doit galement tre prise en ligne de compte S il ny a pas assez de m moire vive RAM sur le poste de travail le syst me d exploitation utilisera le disque dur comme m moire virtuelle Ceci affectera nettement les performances du poste de travail Syst me recommand Les caract ristiques minimum recommand es pour un poste de travail sont les suivantes PC utilisant un Pentium 4 Processor 2GHz 256 MB RAM Affichage 17 Lecteur CD ROM Disque dur de 40 Go MS Windows 2000 Professional Page 26 e Caract ristiques Techniques du Syst me Manuel de l utilisateur Installer ScanFile SBE Installer ScanFile SBE Installer ScanFile SBE Page 27 ScanFile User Guide Introduction Scan File Document Management System Introduction ScanFile SBE peut tre install comme un syst me autonome sur un poste de travail Veuillez vous reporter aux instr
322. r plusieurs facteurs les principaux tant la vitesse du raccordement entre le client et le serveur tat local des envois Montre tous les documents en attente d tre envoy s au serveur RemoteStation Serverside Cette option montre l historique d un utilisateur sur une station RemoteStation Tous les travaux envoy s par un utilisateur vers le serveur peuvent tre list es S il y a plus d un serveur RemoteStation disponible pour un utilisateur vous devez d abord choisir le serveur que vous voulez auditer Vous pouvez ensuite choisir l utilisateur Sur l cran des Options vous pouvez choisir de voir l historique pour chacune des quatre options d envoie e Dossier e Utilisateur ScanFile RemoteStation e Page 365 ScanFile User Guide Recherche ScanFile ment Management System e Email e Imprimante Choisissez un de ces options vous pouvez aussi ajouter en option une date ou une s rie de date puis cliquer alors sur le bouton Vers l avant et l historique d envoi sera alors affich Recherche L option de recherche du menu principal de RemoteStation affichera la liste des dossiers sur lesquels l utilisateur a des droits d acc s S il y a plus d un serveur RemoteStation enregistr vous devrez choisir le serveur qui contient le dossier que vous souhaitez rechercher Ecran de Recherche Le choix du dossier affiche l cran de recherche des dossiers qui montre les champs des dossiers Reche
323. r recto verso Lorsque vous num risez des documents double face ScanFile enregistre si la page archiv e est une page recto ou une page verso Lorsque vous imprimez ces pages sur une imprimante double face si l option Ignorer recto verso est d sactiv e ScanFile imprime chaque page de la m me fa on qu elle a t scann e c est dire que les pages de recto sont imprim es sur le recto d une feuille les pages de verso sont imprim es sur le verso d une feuille Lorsque ce mode est activ les pages sont imprim es en s quence ininterrompue Utilisateur Date et Time L option imprime le nom de l ordinateur de l utilisateur et la date amp l heure laquelle le document t imprim dans l en t te de chaque feuille Nombre de Page Si valid ScanFile imprime les num ro de page et le total des pages en haut de chaque feuille Annotations Texte Si valid les annotations texte sont imprim es sur une feuille s par e de l image Imprimer les informations d index Si valid l information d index d un document sera imprim en haut de chaque page Param tres G n raux e Page 109 Scan File ument Management System ScanFile User Guide Mode de recherche par mot cl Mode de recherche par mot cl Si une liste de mots cl s a t appliqu e un r pertoire ou une librairie vous pouvez d cider de quelle fa on la liste va tre affich e et de quelle fa
324. ration de lot Cela s applique aux nouvelles installations Pour des installations mises jour la permission devra tre assign e manuellement aux Op rateurs Veuillez vous reporter au chapitre sur la S curit Configuration des feuilles de s paration de lot Pour cr er un mod le de feuille de s paration vous devez d abord scanner un chantillon de la feuille dans un r pertoire ScanFile La bonne pratique consiste cr er un R pertoire qui contiendra toutes les feuilles de s parations diff rentes que vous voulez utiliser et pour cela vous devez cr er les mod les Les mod les que vous cr ez peuvent tre appliqu s n importe quel r pertoire ScanFile Avec le r pertoire qui contient la feuille de s paration mod le ouvert s lectionnez Configuration des feuilles de s paration de lot depuis le menu Options Cela ouvrira l cran de configuration de feuille de s paration Vous pouvez alors choisir l image de la feuille de s paration que vous voulez cr er comme mod le R glage des zones 2 i Propri t s Navigation AA R f rence 60 1 Correction de travers Qui A amp A Elimination des bords Qui Feuille de s paration de lot k Feuille de s paration de lot 00 01 Identifiants de formes TEST 10000 NOUVEAU LOT M Identifiants de formes ScanFile France 2 Rue Centrale 14740 ST Manvieu Norrey NOUVEAU LOT NOUVEAU LOT Feuilles de
325. rche dans RemoteStation donne l option d ex cution pour des recherches sur une s rie dans le dossier choisie la premi re valeur tant entr e dans le premier champ et la deuxi me valeur dans le deuxi me champ c t du nom du champ Vous pouvez galement choisir si la recherche doit tre ET ou O ET produira une liste de documents qui rassemble les crit res de recherche crits dans TOUS LES champs O num rera les documents qui assortissent les crit res crits dans N IMPORTE LEQUEL de ces champs Une fois les crit res de recherche entr s appuyer sur le bouton de recherche affichera la liste de documents Liste de Recherche La Liste de Recherche affichera tous les documents qui correspondent aux crit res de recherche demand s Chaque information d index complet sera affich e dans sa propre bo te Pour regarder un document sp cifique cliquez sur la bo te Si un document plus d une page un aper u des pages sera affich mais si le document a seulement une page il sera directement affich Vous pouvez retourner l cran de recherche en cliquant sur Retour Page 366 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Num risation Envoi ScanFile Document Management System Aper us L affichage des Aper us vous permet de voir dans un format r duit toutes les pages du document choisi vous pouvez ensuite choisir la page en cliquant sur la miniature
326. rd configurer celui ci Cliquez sur le bouton Document Source pour choisir la source des documents Canon DR scanner type TWAIN ou document lectronique situ sur le poste de travail tel qu un document Word Scanner Canon DR Si la source est un num riseur Canon celui ci est automatiquement d tect et les options de num risation disponibles seront r gl es en cons quence Source TWAIN En s lectionnant l option TWAIN vous devrez choisir le dispositif partir de la liste affich e Vous devez vous assurer que le driver TWAIN pour ce dispositif est install correctement Quand cette option est utilis e cliquer sur le bouton de num risation affiche l cran de mise au point de la num risation TWAIN Document Electronique EDOC Cette option vous permet de choisir un document lectronique sur un disque de stockage du poste de travail Celui ci sera ajout la file d attente courante pour l envoie vers la destination choisie Couleur Trois r glages possibles e Noir amp Blanc e Echelle de gris e Couleur Page 370 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Ecran de Num risation ScanFile Document Management System R solution Trois r glages sont disponibles d pendant du module de num risation connect Les r glages sont Bas Moyen et Haut ce qui pour les modules de num risation Canon DR5020 80C correspondrait 200 300 et 400dbpi Brillance La luminosit de num ris
327. re Cr er un chemin Dans cette vue vous pouvez voir toutes les tapes et leurs cibles assign es ainsi sue les actions utilisateurs Si vous voulez diter une tape choisissez le n ud et ditez ses param tres Vous pouvez renoncer vos changements en cliquant sur Annuler Si vous cliquez sur Sauvegarder vos changements seront sauvegard s et l arborescence mise jour Si vous voulez supprimer n importe quelle tape d finis mettez en vidence l tape concern e et cliquez sur le bouton Effacer Page 178 e Gestion des t ches ScanFile User Guide Autre options de Cheminement ScanFile Document Management S system Autre options de Cheminement S lectionnez Options gt Gestion des t ches ouvre la fen tre Modifier la T che Except la cr ation des chemins il y a deux param tres pour la Gestion g n rale des t ches Sauvegarder le rapport Les d tails des actions effectu es par la Gestion des t ches peuvent tre sauvegard vers un ficher texte Ceci enregistrera l information sur toutes les tapes pour chaque itin raire d fini Vous pouvez indiquer le nom et l endroit de ce compte rendu dans le champ Sauvegarder le rapport dans Suppression des t ches termin es Afin de pr server de la place sur les disques de stockage il y a la possibilit en plus de l option d lai d ex cution de demander l effacement des documents compl t s La base de donn es l image et l information d in
328. re appliqu e des documents dans leur format initial Dossiers cach s Un utilisateur du groupe par d faut Acc s autoris ou au dessus a l option de cacher des documents dans un r pertoire Les enregistrements cach s sur la Liste de recherche ne seront pas affich s aux utilisateurs du groupe de niveau de s curit Acc s limit Pour cacher un document mettez en vidence le document que vous voulez cacher dans la Liste de recherche et appuyer ensuite l outil Cacher Dossier ou s lectionner l option Cacher Montrer ce dossier dans le menu Options Si un document a t marqu comme cach pour les groupes d utilisateur de niveau Acc s limit un X sera affich dans la colonne Notes de la Liste de recherche Pour montrer un document choisissez le dans la Liste de recherche et s lectionner Cacher Montrer ce dossier Page 64 e Modification des Documents Manuel de l utilisateur Drairi ScanFile Librairies Ee Librairies Librairies e Page 65 CanFile ScanFile User Guide Document Management System Introduction Introduction La fonction Librairies est une option de ScanFile qui doit tre sp cifi e lors de l achat de ScanFile Une librairie est un ensemble d informations d indexation regroup es partir de r pertoires ScanFile Gr ce aux librairies vous n avez plus besoin de savoir dans quel r pertoire se trouve tel document sp cifique puisque vous avez la possibilit de lancer
329. re lu peut tre d fini dans l option Codes barres par page Pour d finir sur quelle face de la page rechercher les codes barres s lectionnez l option appropri e partir de la liste d roulante C t Pour activer le syst me de reconnaissance de code barres cochez la case cocher Utiliser syst me de reconnaissance de code barres Si vous souhaitez que le scanner mette une sonnerie d avertissement chaque fois qu un code barres est d tect et lu param trez l option Activer signal sonore Additionnelle ment une zone peut tre d finie sur une page pour la recherche de codes barres Pour s lectionner cette option cochez la case Activer situ e sous le bouton Zone de recherche La zone lire doit tre sp cifi e en millim tres et le coin sup rieur gauche de la zone de recherche est d fini en saisissant les valeurs appropri es dans les champs d adresse correspondante Horizontal et Vertical Vous pouvez ensuite sp cifier la largeur et la hauteur de la zone de recherche dans les champs de valeur Largeur et Hauteur Pour r gler le scanner de fa on ce qu il lise un ou plusieurs formats de codes barres diff rents cochez la case cocher Activer pour chacun des formats de codes barres suivants Code Barres Option EAN Pour que le scanner lise le format EAN Etendu cochez la case cocher Etendue Code 39 Si le code barres comporte un total de v rification ce tota
330. re visualise la premi re page du premier fichier contenu dans le r pertoire Code Barres e Page 145 canFile Document Management System R glage des zones ScanFile User Guide Lecture par zone de codes barres Fees 00000006 Date 23 01 2002 C Program Files SFNE T ScanFile Default sff I 2 41 Propri t s AA R f rence 60 A Correction de travers Dui A Elimination des bords Qui E Al unknown forms Navigation Champs Index Go Champ m mo Mots cl Libell de l op ration CARNET DE TIMBRES Tester la reconnaissance Total en euros 13 80 Total en francs KE 1 EURD 6 55957 FRANCS LA POSTE VOUS REMERCIE DE VOTRE VISITE A BIENT T Il vous est possible de naviguer dans les fichiers du r pertoire en utilisant les outils mis votre disposition jusqu ce que la page sur laquelle vous souhaitez d finir des zones de lecture s affiche Veuillez noter que le processus de reconnaissance de zone est toujours effectu sur la premi re page de chaque enregistrement ou dossier Pour tre s r que le trac d fini pour la zone de lecture contient la partie d sir e de la page vous pouvez utiliser la commande de zoom ou de rotation de l image disponible dans la fen tre d affichage Lorsque la partie de la page sur laquelle vous souhaitez cr er une zone de lecture est affich cliquez avec le bouton droit de la souris sur
331. reau universelle Comme cette tendance continue des utilisateurs internes et externes comme des clients et des associ s exigent l acc s par Internet aux d p ts de document corporatifs ScanFile WebServer est uniquement positionn pour fournir aux utilisateurs les b n fices normes de la technologie Internet Avec ScanFile WebServer vous pouvez donner chacun n importe o dans le monde entier acc s vos Librairies de document ScanFile WebServer est une application bas e en serveur Internet qui permet la r cup ration de documents en employant uniquement un navigateur Internet Si vous voulez rendre des documents disponibles sur Internet ou un intranet ScanFile WebServer est la fa on rapide s re fiable et facile de le faire Employ en commun avec ScanFile vous avez tout pour stocker et r f rencer vos documents et les retrouver ensuite quel que soit votre emplacement Caract ristiques e La recherche l affichage et des options de t l chargement sur des librairies de documents de ScanFile incluant la recherche plein texte Les Utilisateurs ont acc s uniquement aux librairies autoris es Mise jour des Librairies enti rement automatique Aucun logiciel client exig utilise uniquement le navigateur Internet Tout type de document stock dans ScanFile peut tre montr ou t l charg e Rapport d audit complet sur les documents acc d s Avant d installer Important ScanFile WebServer exige que
332. res ou par copie ou comptage des champs Commencez la num risation en cliquant sur le bouton Num risation en lot S lectionnez le cadre suivant sur le film le cas ch ant et cliquez sur Continuer num risation R p tez l tape n jusqu ce que tous les documents aient t num ris s Num risation de Microfilm e Page 169 ScanFile User Guide scanFile Microfilm Num risation par Lot Document Management System e Pour achever la num risation group e cliquez sur Sauvegarder pages num ris es Mode d alimentation automatique En utilisant ce mode un certain nombre d images d termin es au pr alable par l utilisateur est num ris s quentiellement et enregistr sous forme d un seul et m me lot enregistrement L index de ces images est saisi soit manuellement soit cr automatiquement gr ce aux fonctions de comptage ou de copie de champs L index peut galement tre saisi ou dit ult rieurement e Grouper pages par pages P Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Pages saisis e Grouper les pages par Fichier F Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips de Fichier saisis e Grouper les pages par Fichier amp Groupes F et G Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre deux num ros de blips d
333. ries mettre jour Configurer Librairies Le Planificateur mettra jour uniquement les librairies qui ont t configur es pour la mise jour automatique Pour cela dans ScanFile depuis le menu principal ouvrir Configurez Librairies choisissez la librairie depuis la liste gauche de l cran et assurez vous que la bo te cocher Planning est coch e Puis appuyez sur le bouton Appliquer Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min R pertoire des Librairies Pour s lectionner un r pertoire ou un chemin ou des Librairies peuvent tre trouv es cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les empl
334. riode pr vue chaque document peut tre s lectivement d plac export offline ou d truit Page 318 e Remote Services ScanFile User Guide Contr le de Conservation ScanFile Document Management S ystem Ajouter un r pertoire au Contr le de conservation Le contr le de conservation surveillera uniquement les r pertoires qui sont s lectionn s pour ce but Pour ajouter un r pertoire au contr le de conservation dans ScanFile s lectionnez Fichier Configuration des r pertoires S lectionnez le r pertoire dans la liste et ouvrez l onglet Param trages tendus Cochez la case Planificateur de contr le de conservation Ajoute r pertoire R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile surveiller pour un contr le de validit cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch
335. riseur est choisie Les options des scanners diff rents sont d taill es ci dessous Canon DR 6080 7580 amp 9080c Le DR 6080 DR 7580 et le DR 9080c sont des scanners A3 haute performance avec un d bit jusqu 180 images par minutes Ce sont des scanners double face avec d tection de la taille et de l paisseur du papier De plus le redressement du document est automatiquement corrig pendant l alimentation Le DR 6080 et le Dr 7580 supporte la num risation en noir et blanc et en chelle de gris alors que le DR 9080c supporte plusieurs modes jusqu au mode maximum de 24 bit couleur La r solution maximum de num risation pour ces scanners est de 600 dpi Configuration Scanner L cran suivant affiche la premi re fen tre lorsque vous s lectionnez Configurer le Num riseur pour les Canon DR 6080 DR 7580 or 9080c Configuration du num riseur DR 6080 DR 7580 DR 9080C Adresse et adapteur du num riseur Mise en page H 0 ID 7 USB Format page R solution Masimum ETC EE v Nor et blanc Sensibilit Compression Rotation Mode texte v Compress TIFF G4 vi 0 Densit Recto Auster image en largeur Brillance gt Pages Recto M me param trage pour le verso Param trage pour Auto R glages par D faut Annuler Page 230 Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 6080 7580 amp 9080c ScanFile ument Management System
336. riter suivant s affiche Page 100 e Importation de Document Electronique ScanFile User Guide canFile TIFFWriter Document Management System a IZ Archiver ce document sous R pertoires z E Support R pertoires Champs Index Commandes NOM Courrier Factures E N de facture FER N commande Sauver le mode Post indexer Indexer maintenant Sauvegarder Montrer s lection Modes s lection Fermer A partir de cet cran affich vous pouvez s lectionner dans quel r pertoire vous souhaitez placer le document Une fois que vous avez s lectionn le r pertoire les champs et les mots cl s de r pertoire s affichent Vous pouvez ensuite soit saisir les informations d indexation correspondant au document ou bien soit choisir de placer le document en Post indexation Apr s avoir index le document ou choisi de placer le document en Post indexation pressez Sauvegarder pour enregistrer le document dans le r pertoire Mode S lection TIFFWriter dispose galement d un Mode S lection qui vous permet d imprimer des documents multiples avant de les sauvegarder dans les r pertoires ScanFile Pour activer cette fonction apr s avoir imprim le premier document et que l cran TIFFWriter se soit affich pressez le bouton Mode s lection L cran TIFFWriter se transforme alors pour ne laisser appara tre que le bouton Fin Importation de Document Electronique e P
337. rmet de s parer le document en trois images de d finitions diff rentes Le texte est enlev du document d origine de fa on pouvoir g n rer une image en couleurs ou en chelle de gris contenant les plages d images et l arri re plan texte Cette image est alors compress e en utilisant une version sp cialement adapt e du codeur d image LuraWave dont le fonctionnement est bas sur le traitement des petites ondes L limination des plages de texte qui s av rent des structures extr mement difficiles compresser pour des codeurs d images permet d atteindre des performances de compression sensiblement sup rieures L limination des plages de texte de l image texte en Doubles teintes favorise de meilleurs taux de compression L image texte en doubles teintes est compress e l aide d un codeur de base contextuelle sp cialement mis au point par LuraTech g n rant des volumes de donn es compress es de 10 40 inf rieurs ceux obtenus par CCITT Fax Group 4 Une troisi me image qui contient la couleur des plages de texte est g n r e et compress e en utilisant le codeur LuraWave petites ondes L image texte en doubles teintes est compress e avec la m me d finition que le document d origine tandis que les images d arri re plan et de couleurs de texte sont cod es une d finition inf rieure celle du document d origine LuraDocument e Page 207 ScanFile User Guide Selection de LuraDo
338. roit Utilisant la connexion TCP IP combin la s curit ScanFile la station de travail peut envoyer les documents au Serveur RemoteStation qui les stockera dans le r pertoire ScanFile s lectionn En outre le client de RemoteStation peut tre employ pour la r cup ration de votre fonds documentaire de ScanFile Page 16 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Important lire ScanFile Document Management S system Important lire ScanFile WebServer et RemoteStation ne fonctionneront pas sans une licence valide La licence est contenue sur un dongle mat riel Une fois install ScanFile peut tre d marr il vous informera imm diatement qu il n a pas de licence et ouvrira alors la fen tre de licence Mise jour ScanFile 2000 et ScanFile 2002 utilisent une licence logicielle appel e Crypkey Cette licence ne doit pas tre effac e avant l installation de ScanFile Cela s applique galement WebServer et RemoteStation Caract ristiques de ScanFile ScanFile est un syst me de gestion de documents simple et facile utiliser et g rer mais qui poss de toutes les caract ristiques requises pour desservir au mieux les applications de gestion de documents les plus lourdes Interface utilisateur intuitive Supporte tous les mod les de scanners noir amp blanc et couleurs Importation de tout document lectronique tel que fichier MS Word Excel Int gration avec Mic
339. roit enfonc tout en tra nant et positionnant la souris dans la fen tre de num risation Page 228 e Param trage Scanner ScanFile User Guide CanFile Feuilles de contr le du scanner Stret Management system Feuilles de contr le du scanner Les mod les de scanners Canon DR 3020 DR5020 et DRO5080c sont fournis avec deux types de feuilles de contr le Le premier type de feuilles de contr le peut servir modifier les param tres du scanner tandis que le deuxi me sert modifier la fa on dont les documents sont enregistr s Ces Feuilles de contr le peuvent tre ins r es entre deux pages fichiers et au cours de la num risation servent influer soit sur la fa on dont les documents sont scann s soit sur la fa on dont ils sont archiv s Quatre options sont disponibles pour chaque type de feuille de contr le D tecter amp Scanner Continuer num risation D tecter amp Ignorer Continuer num risation D tecter amp Scanner Arr ter num risation D tecter amp Ignorer Arr ter num risation Si c est l option D tecter amp Scanner qui est choisie la feuille de contr le est enregistr e dans le r pertoire ScanFile Si c est l option D tecter amp Ignorer qui est s lectionn e la feuille de contr le n est pas enregistr e dans le r pertoire ScanFile Les feuilles de contr le de S paration de t ches sont utilis es au cours de la num risation pour scinder en fichiers distincts les documents p
340. rosoft Office 97 2000 et XP Caract ristiques tendues de r f rencement et de r cup ration de documents avec champs d index mots cl s et recherche plein texte e Gamme compl te d outils pour l affichage du document y compris zoom et retouches Visualisation de plusieurs documents e Visualiseur de documents supportant jusqu 200 types de documents incluant les documents MS Office et les documents au format PDF Indexation automatique par code barre Importation de donn es COLD Imprimante TIFFWriter OCR Zone et OCR plein texte Reconnaissance de Formes Rapport d activit s Cheminement de Document Support int gral tout r seau et JUKE BOX Bienvenue dans ScanFile e Page 17 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Options de ScanFile Les caract ristiques identifi es par un ast risque sont des options d achats additionnels l application noyau de ScanFile Options de ScanFile Le syst me de base ScanFile est fourni d embl e avec tous les l ments n cessaires la cr ation de r pertoire et l exploration de documents dans ces r pertoires Pour am liorer la fonctionnalit de votre mat riel de gestion de documents ScanFile il vous est possible de vous procurer les options d crites ci dessous Global Index Cette option ajoute le support des Librairies dans ScanFile Code barres Permet ScanFile une lecture et une indexa
341. rotation disponibles sont 0 90 180 or 270 Param trage Scanner e Page 269 ScanFile User Guide ScanFile Canon DR 2050C amp DR 2080C ument Management System Mode Cette option est utilis e pour d finir le nombre de couleurs scanner Noir amp Blanc ne permet de scanner qu en noir amp blanc Echelle des gris Les mod les supportent 256 niveaux de gris Couleurs Les deux mod les supportent la num risation couleurs en 24 bits Plus la valeur en bits s lectionn e est lev e plus le nombre de teintes diff rentes scann es est important Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou en couleurs plus particuli rement hautes d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Pages Vous pouvez s lectionner si vous scannez des documents simple page ou double face Sensibilit Ces param tres vous permettent de r gler les param tres de luminosit et de contraste pour chacune des faces du document scanner Il faudra appliquer des param tres diff rents selon que le document doit tre scann en Mode Texte ou en Mode Photo Le Mode Photo applique la m thode de la diffusion d anomalie pour simuler la remise l chelle Mode texte Dans ce mode seul le param tre d Intensit ou luminosit peut tre r gl Les trois mod les sont tous dot s d une fonction automatique int gr e
342. rra alors un Code Pick up Ce code Pick up doit tre saisi dans le gestionnaire de Pr paration de CD Page 223 ScanFile User Guide Ecriture du CD ScanFile Doc ument Management System licence en cliquant sur le bouton Licence Internet ou tre charg via le transfert de fichier comme d crit dans le chapitre Licence Le nombre de Tickers peut tre affich en cliquant sur Options gt Afficher l tat des pointeurs Ecriture du CD La fa on de r aliser la gravure et les quipements n cessaires seront d pendant du logiciel utilis pour crire les donn es sur un CD enregistrable Si vous avez choisi la Pr paration standard le logiciel de consultation et tous les dossiers choisis ont t copi s dans le r pertoire CD_TRANS CD Le contenu du r pertoire CD_TRANS CD peut tre crit sur le CD Avec la Pr paration Rapide les dossiers sont laiss s leur emplacement original et le logiciel sera copi dans le r pertoire CD TRANS CD Ils peuvent donc tre choisis et copi s directement Veuillez vous r f rez au manuel de l application fournie avec votre graveur de CD pour des instructions exactes sur l utilisation de l application Page 224 e Pr paration de CD ScanFile User Guide CanFile Ecritu re du CD Document Management System Pr paration de CD Page 225 Manuel de l utilisateur Param trage Scanner Param trage Scanner Param trage Scanner e Page 226 ScanFil
343. rrarena rn nrnrnrnnnnrn nenn anne 207 SELECTION DE LURADOCUMENT ii iiiiiiiieeeceecereeeeceeceeceecesee 208 PARAMETRES LURADOCUMENT iii iiiieiereecereeeeneeseee 208 EE eet 209 e E e nee ie din ele dit site 209 RAPPORT D ACTINIT 5 221 222202e12ens00escssccennessenesseneecsssesesessseseess 214 INTRODUCTION ruiuieecsecceececceeneecereneceeeeeneceeneceeeeeneeceeneceeeeeceeceneeeecese 215 CONFIGURATION DU RAPPORT D ACTIVITE iisiiiiieieicierceeceececeeeceeceeceecesee 215 AFFICHAGE DES EVENEMENTS iiieiieeceeccecceerecerceeceeceenecereeeceeceeneecere 216 IMPRESSION DES LISTES D EVENEMENT uuiieieceecceccecceececeeececeeeceeceeneecere 217 RECHERCHE DANS LA BASE DE DONNEES ARCHIVEE DE LA TRA ABILITE 217 PREPARATION DE CD ENNER 220 INTRODUCTION rieur ccecceeceecereneceeeeeneceeneceeeeecueceeneceeeeceeceeneecere 221 PREPARATION DE CD 221 Pr paration Standard nono 222 Pr paration rapide sssini a eaa R a 223 TICKERSCD DEE 223 ECRITURE pouCD ideenecceeeceeceneneeneeceeneeceeeeneeeene 224 PARAMETRAGE SCANNER sek NENNEN NENNEN 226 INTRODUCTION ruiuircseceeecerceeceececenecereeeneceeneceeeeecueceeneceeeeeceeceeneecene 227 Bienvenue dans ScanFile e Page 7 ScanFile User Guide scanFile Table des Mati res ment Management System ee ee 227 RESOLU ION DE EEN 228 TESTER NUMERISEUR esse nnnn eee ccnnn ec eccennecceceeneeeecennseeenee 228 FEUILLES DE CONTROLE DU SCANNER ssiiisseceeeeennnnnssseeeeeeeeen
344. rs configurables et les options d crites ci dessous s appliquent aux deux La valeur D but du compteur peut tre d finie de m me que la valeur d incr mentation pour chaque page Les valeurs ci dessous peuvent tre attribu es aux options R initialiser si et Incr menter si L option R initialiser si sert ramener le compteur sa valeur de d but L option Incr menter si sert ajouter une certaine valeur d incr mentation sp cifi e au compteur Jamais S parateur Nouveau fichier ou s parateur Nouveau fichier Chaque document Canon DR 7080C Le Canon DR 7080C peut tre utilis avec un chargeur de document et un plateau pour des documents jusqu _ l A3 Il est donc appropri pour scanner automatiquement des pages depuis le chargeur de document et scanner des pages simples de livres par exemple Dans le mode Param trage Scanner e Page 239 File ScanFile User Guide SE UE ges Canon DR 7080C alimentation le scanner peut scanner en noir et blanc chelle de gris et la couleur vraie jusqu la taille A3 La r solution maximale est 600 dpi Configuration scanner Beaucoup d options peuvent tre s lectionn es pour les scanners et celles ci sont r parties sur plusieurs crans qui sont choisis depuis Configurer le num riseur L cran suivant est affich en choisissant Configurer le num riseur pour le Canon DR 7080C 4 Configuration du num riseur DR 7080C Adresse et adapteur du num ri
345. rtoire sont affich s sur la gauche et les champs provenant du fichier d importation peuvent leur tre compar s Il est crucial que le num ro de chaque champ son param tre principal ainsi que tous les s parateurs et d limiteurs de champ possibles soient param tr s correctement Une fois la fonction d importation install e la proc dure d importation peut tre lanc e en pressant le bouton OK Information sur les Fichiers amp Index Les fichiers et leurs informations d indexation associ es peuvent tre import s directement dans un r pertoire ScanFile Un fichier ASCII peut contenir les d tails d index pour l information et tiendra aussi des r f rences quant aux fichiers TIFF appartenant un document particulier Cela peut tre lu dans ScanFile les enregistrements d index cr s automatiquement et les images import es et associ es avec l enregistrement d index correspondant Importation e Page 185 canFile ScanFile User Guide Sat Management System Format de Fichier Importer images et index E E Export_SF ASCIL_01 VC COST Nombre de champs QE 10 NE xport_SF ASCII 01 S parateur e S parateur de champ A TertMode ASC D Cette option est galement utilis e pour importer l information d index sans fichier image associ Elle permet de cr er des enregistrements de 0 pages dans un r pertoire de fa on lui adjoindre des
346. rus Cette fonction vous permet de remplir ou d tendre automatiquement un fichier de Thesaurus Apr s un clic sur Import Thesaurus vous devez choisir un fichier contenant l information de mise jour La fen tre suivante est alors affich e Mise jour th saurus C Documents and Settings Cl Dossier C Documents and Settings Claude RomiguiereB S parateur de z S parateur Mode texte Aer Entrez le s parateur des champs le d limiteur des champs et le mode texte et cliquez sur Importer Le fichier sera import On consid rera que le premier champ d une ligne est un mot les champs suivants seront interpr t s comme des synonymes du mot Si un mot n est pas trouv dans un Thesaurus ScanFile existant il sera cr Tous les synonymes appartenant ce mot seront ajout s tant qu ils ne sont pas d j utilis s Les synonymes doivent tre uniques les entr es doubles ne sont donc pas autoris es Apr s une importation r ussie vous pouvez retourner la fen tre de Thesaurus en cliquant sur Fin Si vous avez ouvert le Thesaurus d un r pertoire ouvert les nouvelles entr es seront imm diatement disponibles Mots cl s Une liste pr d finie de mots cl s peut tre cr e et affect e un r pertoire Ceci correspond un niveau d indexation suppl mentaire et permet d inclure dans tout document sp cifique plusieurs mots cl s Pour inclure une liste de mots
347. s Le Service de Cheminement de Document dans in ScanFile Remote Services doit tre d marr pour permettre aux Documents de se d placer le long des tapes du chemin Cela est d crit dans le chapitre Remote Services Pour plus d information veuillez vous r f rez au chapitre correspondant dans ce guide Gestion des t ches Page 181 Manuel de l utilisateur ScanFile Importation Document Hanagement System Importation Importation e Page 182 ScanFile User Guide canFile Introduction Dcinent Managerment System Introduction Les documents et l indexation peuvent tre import s ou envoy s vers un r pertoire ScanFile de plusieurs fa ons diff rentes et dans plusieurs formats diff rents N importe quel format de document peut tre conserv dans un r pertoire ScanFile et visualis soit partir du r pertoire ou de la librairie Expliqu plus haut dans ce guide dans les options TIFFWriter et Envoy ScanFile Ce chapitre d crit les particularit s disponibles Il existe trois possibilit s diff rentes d importation e Fichiers seulement e Fichiers et information d indexation e Indexation et information seulement Importation de fichiers S lectionnez Importer gt Fichiers depuis le menu Fichier L cran d importation de fichier est alors affich Importation des fichiers QE NE xport_SF amp ASCII_04 00004519 00004520 00004521 00004522 0000452
348. s Ev nements Les v nements affich s listeront toutes les activit s qui apparaissent sur le serveur RemoteStation tels que les demandes de connexion les recherches et les transmissions de documents Le nombre d v nements que la liste peut comprendre un instant donn peut tre s lectionn en entrant un nombre entre 1 et 999999 dans le champ Ev nements afficher L affichage des v nements montre galement le nombre de licences simultan es que le serveur poss de et le nombre de licence en usage RemoteStation Client RemoteStation Client permet aux utilisateurs de se connecter aux Serveurs RemoteStation et de retrouver et de stocker des documents sur ces serveurs Pour installer RemoteStation Client s lectionnez Ex cuter depuis le menu D marrer et choisissez setupSRSClient EXE dans le r pertoire SOFTWARE du Cd de ScanFile Appuyez sur le bouton OK Emplacement Apr s le choix du langage vous s lectionnez le lecteur et le r pertoire ou sera install RemoteStation Client Par d faut C Program Files SrsClient vous sera propose et ceci devrait normalement tre accept Toutefois si vous souhaitez l installer sur un lecteur ou un r pertoire diff rent vous pouvez utiliser Parcourir ou taper le chemin d sir Le dialogue de s lection du r pertoire de destination affichera galement l espace disque disponible sur le lecteur choisi ainsi que l espace apr s Page 362 e ScanFile RemoteStation
349. s paration de lot e Page 163 canFile ScanFile User Guide Document Management System Configuration des feuilles de s paration de lot Pour cr er une feuille vous devez d abord cliquer avec le bouton droit de la de souris sur la feuille de s paration de lot et s lectionnez Ajouter une Forme Donner un nom la nouvelle forme Une fois nomm e la forme le nom appara tra dans l arborescence des Feuille du c t droit de la fen tre d installation Egalement dans cette arborescence sous le nom de feuille il y aura un n ud appel l identifiant de forme Ce n ud contient tous les identifiants de forme qui seront utilis s plus tard pour identifier la feuille de s paration Si vous n avez pas l intention d utiliser plus d une feuille de s paration de lot vous ne devez pas cr er une nouvelle feuille comme d crit ci dessus Vous pouvez cr er l identifiant dans la feuille de s paration de lot par d faut Identifiants Un Identifiant est utilis pour distinguer la feuille de s paration de tous les autres documents en cours de scan Pour cr er un identifiant faire un clic avec le bouton droit de la souris sur Identifiants et s lectionnez Ajouter un Identifiant Un curseur en forme de croix appara tra sur l image affich e utiliser ce curseur pour dessiner un rectangle autour de l identifiant que vous voulez utiliser Vous pouvez cr er des Identifiants multiples en r p tant le processus d crit ci dessus Un
350. s d information que juste les champs d index cr s dans un r pertoire Recherche L cran de recherche simple est accessible depuis la barre d outils Recherche o les champs des r pertoires sont pr sent s ainsi que les mots cl s si utilis s Ecrire juste vos crit res de recherche et appuyer sur le bouton Recherche ceci produira une liste de tous les documents qui sont assortis des crit res de recherche Le premier document de la liste s affichera Jokers Description Indique une cha ne de caract res de longueur ind finie m me 0 Remplace n importe quel caract re x y z Remplace un seul caract re x or y or z liste de caract res 1 5 Remplace l un des caract res suivants of 1 2 3 4 ou 5 Le premier caract re doit tre de case plus petite que le second En utilisant des jokers il n est fait aucune distinction entre majuscules et minuscules Exemples J Description Int gre l ensemble des enregistrements la Liste de S lections Affiche tous les enregistrements dont le champ s lectionn comporte 5 caract res Page 82 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide Recherche tendue ScanFile ment Management System 1 Affiche tous les enregistrements dont l intitul commence par 1 par exemple 1 11 19 100 199 M le Affiche tous les enregistrements de type Meule Moule etc
351. s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les min Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d effectuer les actions d finies du contr le de validit rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Remote Services e Page 319 ScanFile User Guide ScanFile ScanFile VNP Service Document Management System ScanFile VNP Service G n ralit s ScanFile VNP une option de ScanFile vous permet de cr er jusqu 8 imprimantes r seaux virtuelles qui peuvent tre utilis es pour imprimer des documents des endroits sp cifiques soit en local ou sur des media de stockage r seau Ces documents qui seront convertis en format TIFF Group 4 pourront alors tre automatiquement import s dans des r pertoires sp cifiques de ScanFile en utilisant le planning d importation de documents lectronique ou si les d
352. s devrez cr er cet utilisateur sur Chaque serveur en utilisant le m me nom et le m me mot de passe Il doit avoir des permissions aux emplacements suivants e R pertoire du programme ScanFile WebServer et sous r pertoires e R pertoires de cache d image de WebServer si diff rent de celui par d faut e R pertoire du programme ScanFile e Les lecteurs r pertoires des r pertoires ScanFile e Les lecteurs r pertoires des librairies de ScanFile Le type de permissions que vous pouvez appliquer d pendra de l emplacement des programmes et des donn es et sur quel format de partition ils r sident Vous devez cr er le compte utilisateur et affecter les permissions pour le r pertoire de programme ScanFile et des emplacements des donn es avant l installation de WebServer Apr s l installation de WebServer les permissions au r pertoire du programme WebServer peuvent tre appliqu es Installation Pour installer WebServer choisissez Ex cuter du Menu D marrer et choisissez ensuite Setupsws exe du r pertoire SOFTWARE sur le CD de ScanFile Appuyez sur le bouton OK La premi re tape est le choix de la langue dans laquelle vous voulez que WebServer fonctionne Choisissez la langue et cliquez sur le bouton OK Page 336 ScanFile WebServer ScanFile User Guide Installation ScanFile Document Management S system Emplacement de Scanfile ScanFile WebServer doit avoir acc s une Licence valide de Sc
353. s documents cliquez sur l option M me r glage pour verso Pour utiliser des param tres distincts sur chaque page d sactiver la case cocher de l option M me r glage pour verso puis s lectionnez dans la liste d roulante partir de quelle face du document vous souhaitez fixer les param tres de pr f rence de num risation Les options ci dessous peuvent tre d finies pour chacune des faces ou pour les deux faces d un document Param trage Scanner e Page 247 ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F Scan File Document Management System Le tableau figurant en pages suivantes pr sente les diff rents r glages disponibles Param tres Description Taille de Page S lectionnez une taille de document parmi les suivantes Letter 8 5 x 11 pouce Legal 8 5 x 14 pouce A3 297 x 420 mm A4 210 x 297 mm A5 148 x 210 mm A6 105 x 148 mm B4 250 x 353 mm B4 257 x 364 mm B5 176 x 250 mm B5 182 x 257 mm ISO JIS ISO JIS e e e Si l option Ajuster image est activ e la fonction Taille de page est d sactiv e Adapter la taille de la page celle de la fen tre Si vous s lectionnez l option Windows comme taille de page vous pouvez sp cifier dans le document une zone qui devra tre sauvegard e Pour cela s lectionnez Window comme taile de page effectuer une Num risation d essai sur un document test Un cadre redimensionnable s affiche sur l im
354. s la configuration des r pertoires Elles peuvent tre utilis es par tous les num riseurs Vous trouverez plus d information sur le travail avec des Feuilles de S paration de Lot dans le chapitre Feuilles de S paration de Lot Num risation e Page 75 canFile ScanFile User Guide Document Management System Feuilles de s paration de lot Page 76 e Num risation Manuel de l utilisateur ScanFile Indexation eg Syst Indexation Indexation e Page 77 ScanFile User Guide ScanFile Introduction ment Management System Introduction L indexation correcte des documents est tr s importante car vous devez compter sur l information d index pour rechercher et r cup rer plus tard vos documents Plus votre information d index est d taill plus vous serez capables de cibler vos r sultats de recherche Les options d indexation suivantes sont disponibles Indexation Manuelle Indexation Automatique Importation de fichier d index Indexation OCR Les trois premi res options sont des caract ristiques standards d crites dans ce chapitre Veuillez vous r f rer au chapitre Importation pour plus d informations sur l importation d index depuis un fichier externe Pour indexer des documents avec la reconnaissance de Zone OCR l option ScanFile OCR doit tre install e et licenci e Plusieurs m thodes peuvent tre utilis es en m me temps de telle mani re que des champs d index soient remplis
355. s ou les librairies inutilement La Liste de S lections Personnelle est ind pendante des r pertoires c est pourquoi tout document de n importe quel r pertoire peut tre ins r dans la Liste de S lections Personnelle Il est galement possible un utilisateur d emvover un document vers la Liste de S lections Personnelle d un autre utilisateur La Liste de S lections Personnelle peut tre consult e de 2 fa ons par l option ouvrir la Liste de S lections Personnelle du menu Fichier ou si un r pertoire ou une librairie est ouvert en cliquant sur l ic ne en bas droite de la Liste de Recherche Pour retourner la Liste de Recherche R pertoire Librairie cliquez sur l ic ne c t de celui de la Liste de S lections Personnelle en bas droite de la Liste de S lections Liste de Recherche Liste de Recherche R pertoire j Librairies Personnelle Lorsque vous affichez la Liste de S lections Personnelle la boite outil de r pertoire est visible permettant d ex cuter des recherches dans cette liste Pour ins rer un document dans une Liste de S lections Personnelle s lectionnez le document dans la Liste de Recherche standard avec la souris maintenez le bouton gauche de la souris enfonc et placez le sur l ic ne de la Liste de S lections Personnelle Page 90 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide Rare Affichage d Image RE Une autre m thode consiste cliquer avec le
356. s param tres peuvent affecter la qualit de l image num ris e c est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec pr caution D tection Double Alimentation Il existe deux m thodes distinctes permettant de param trer le scanner pour qu il d tecte s il y a entra nement simultan de deux ou plusieurs feuilles de papier au moment de l alimentation Un test ultrason peut tre r alis par le scanner pour d terminer l paisseur du papier ou il peut mesurer la longueur Pour activer le syst me de d tection d alimentation multiple cochez l une ou l autre des cases Epaisseur o Longueur o les deux la fois La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents la premi re page entra n e au travers du scanner sera automatiquement mesur e en paisseur et ou longueur et ces mesures seront enregistr es Les mesures des documents suivants seront ensuite compar es syst matiquement la valeur enregistr e et si le document scann est plus pais ou plus long que la valeur enregistr e un message d erreur s affiche R glage du filtre Les param tres de r glage du Filtre peuvent tre utilis s pour am liorer la qualit de l image scann e et pour d finir des zones de gommage de couleurs aux endroits o le document ne sera pas scann Option Description Suppression de Cette fonction n est disponible que sur le mod le DR couleur 9080c et permet de d sactiver la num risation de toutes l
357. s pendant un instant Vous pouvez choisir si ceux ci sont affich s ou non en validant mettant hors service cette option Afficher la date dans le champ Memo Permis cela ajoutera la date et l heure dans le m mo d une note appliqu e un document Effacer le fichier tampon L option est utilis e par la fonction de Pr paration CD Quand s lectionn le contenu existant du r pertoire d association sera supprim avant que la nouvelle information soit crite Post Indexage dition par zone La fonction Post indexage dition par zone lorsqu elle est choisie permettra de d placer et d agrandir pour chaque champ une partie de l image dans le dossier Ceci est utilis pendant la saisie d index et en indexant des documents du groupement de Post indexation Page 114 e Param tres G n raux ScanFile User Guide S lection d un arri re plan ScanFile ment Management System V rifier la quantit de Code barres En scannant des documents contenant des codes barres le contenu du code barres peut tre lu pendant la num risation et ins r dans des champs dans le r pertoire Vous pouvez choisir si ScanFile v rifiera si le nombre correct de codes barres du document a t lu par rapport au nombre de champs dans le r pertoire ayant un code barres comme propri t Auto Indexer les codes illisibles par X pages simples seulement En Scannant d
358. seucceeeccenncecennceennceeenneeeenneeeenneeeenneeeeeneees 118 CONFIGURER LE FILTRE sssssssisicseeicccecccccencccennccccnncceceneceeeneeeneneeeneneeensee 119 FILTRES PREDEFINIS eier eet dee eege deeg 120 FILTRE DEFINI PAR L UTILISATEUR steet 121 RECHERCHE BAPDIDE tinati narkar n nannan rena nena nnen nnana reenn nne 122 GESTION DES UTILISATEURS nn nnnnasncnnannmmnnemnnneemmnennneennnnues 125 gier Berg ei 126 AJOUT amp ergeet CT 126 Ajout e RE EE 127 Modification d un utilisateur 129 Blocage RE 129 AJOUT A EDITION DES GROUPES uses seusceeececeenceeeneeenneeennneeennneeennsee 129 Groupes Utilisateurs par d faut 129 D finir des nouveaux Groupes 130 PARAMETAAGES TENDUS us duu matasstonetonetaataseteneteetereanientasetaateueide 130 COMPTE SCANFILE iii s eesssenucennnceennceenncecceneeeceneeeeeneeeeeneeensee 132 EE EE 132 H MOIE e 132 INFORMATION GENERALE nnssnssnsrcmmnnnennnnnenmnnnenmnneenmnnneemanenennnennnnues 135 nger Drang ai E 136 VERSION DE SCANFILE sui cueuuncacitane du cduucdnenneiendeni iaeniennncteiinannteues 136 INFORMATIONS DE D IMAGE su suuiiieuseeucceencceennceeenncecenneeeenneeeenneeeenneeeenneeeeeneees 136 JOURNAL DE TEEN 137 RAPPORT D EXCEPTION ite edie 138 CODE A eene 141 INTRODUCTION Re ES nEn A EnA EEEa EEEn AEEA EEEn n Ennan nennen 142 FORMATS DE CODES A BARRES AaEeEEEEeEEEEEEE ee 142 LECTURE PENDANT LA NUMERISATION suis ieusseeccceenceeennecenneeeneneeennneeeneneees 143 Configuration du r pertoire
359. seur Modifier lz O Reconstruire l index Rechercher V rifier r pertoire Afficher f o A z M Importer Options M Exporter r pertoire Librairies Exportation ASCII H oonetinss COLD D EASY Export OCR O E portation Docuware DI Exportation Optika Fen tre O Modules z M Envoyer Pr paration CD COR K Impression nnuler Imprimer la liste CH Wee ta v lt gt SK Pour s lectionner les options que vous souhaitez permettre ou interdire cliquez sur l onglet correspondant l option d sir e Un coche dans la case cocher signifie qu on permet l option une case cocher vide signifiera que l option est interdite Ces options s lectionn es sont alors les seules valables quand cet utilisateur ou membre de groupe utilise ScanFile Trois options sont incluses sur le c t droit sup rieur de la fen tre pour vous permettre de tous s lectionner ou de tout annuler WebServer BemoteStation Utiliser S lectionner Tout ou Annuler Tout pour s lectionner d s lectionner chaque option de menu affich L onglet G n ral sur le c t gauche sup rieur affiche la s lection Administrateur Quand cette case est coch e l utilisateur obtient tous les droits sur ScanFile Si un utilisateur est membre de plus dun groupe et que des r glages diff rents ont t appliqu es ces groupes les options de menu disponibles pour l utilisateur seront h rit es du groupe dont l utilisateur est
360. seur Mise en page HA 0 ID 7 USB R solution Mode Damm 300 x 300 Noir et blanc Sensibilit Compression Rotation Mode texte B Compress TIFF G4 RES Densit Recto Auster image en largeur Ld Pages Recto M me param trage pour le verso Param trage pour Auto Param tres Pages Le scanner est capable de num riser des documents simple page ou recto verso et des r glages diff rents peuvent tre attribu s pour chaque face d un document double page S lectionnez d abord s il faut scanner simple ou doubler face ou a partir de la vitre d exposition Pour cela s lectionnez Recto Vitre d exposition ou Recto Verso de l option Pages sur l cran ci dessus L option Ajuster l image en largeur r gle le scanner pour que la taille de chaque page scann e soit d tect e automatiquement et ajustera la taille de la page la taille r elle du document Lorsque cette option est s lectionn e l option Format de page est d sactiv e Page 240 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 7080C ScanFile Document Management S system Lors de num risation de documents double face des r glages diff rents peuvent tre appliqu pour chaque face du document Pour utiliser le m me r glage pour les deux faces du document cliquez sur l option M me param trage pour le verso Pour utiliser des r glages diff rents pour chaque face d cochez l option M me p
361. sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format compresse les donn es de l image num ris e en fonction normalement d un facteur de 10 15 Ce format n est utilis que pour les images num ris es en noir amp blanc Il s agit d un format de compression sans pertes ce qui signifie qu aucune des informations num ris es du document original n est limin e JPEG JTIFF Le mode JPEG est une compression d image standardis con u pour compresser des images en chelles de gris ou en couleurs issues de d cors naturels et r els Le mode Jpeg est un format de compression avec pertes ce qui signifie que des donn es issues du document num ris original sont limin es pour atteindre des niveaux de compression acceptables Il est possible d influer sur la quantit de donn es liminer et donc sur la qualit de l image r sultante ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualit pour les images Jpeg Qui d terminent la quantit de donn es devant tre limin e de l image scann e en affectant de fa on radicale la taille du fichier produit Lura Document s agit d un format de compression utilis essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris Lura document est
362. souhaitez poursuivre cette op ration un second fichier est automatiquement cr Le cas ch ant vous pouvez ensuite diter les informations d indexation des deux fichiers pour vous rendre compte des modifications Modifier l ordre des pages Apr s avoir scann un document il peut arriver que vous souhaitiez changer l emplacement de l une des pages au sein du fichier II n existe que deux fa ons d op rer dans ce cas Menu d affichage d image Tandis que vous affichez la page du fichier que vous souhaitez d placer cliquez avec le bouton droit de la souris l int rieur de la fen tre menu d affichage d image Si vous choisissez l option Modifier position de l image un message d invite vous demande de saisir le num ro de la page vers laquelle vous souhaitez transf rer la page actuellement visualis e Glisser amp L cher de la souris avec les imagettes En restant l int rieur de la fen tre Imagettes cliquez sur la page du document que vous souhaitez d placer puis maintenez le bouton gauche de la souris enfonc glissez la souris et l chez cette page l endroit l int rieur du fichier o vous souhaitez d sormais placer cette page La page est automatiquement d plac e et le fichier r ordonn Sauvegarder la Rotation L orientation avec laquelle l image num ris e est affich e peut tre r gl e et sauvegard de mani re qu elle s affiche toujours avec l orientation choisie Pour ceci plac l
363. stration Il est important de changer le mot de passe par d faut d ADMIN une fois que ScanfFile a t install L option Utiliser mot de passe vous permet de d sactiver le principe d ouverture de session de telle sorte que lorsque ScanFile est ouvert vous ne soyez pas invit vous identifier par un nom d utilisateur et un mot de passe mais que vous soyez automatiquement admis en session en tant qu utilisateur Admin Seul l utilisateur ADMIN ou les membres du groupe Administrateur poss de les droits de valider ou d valider l option Utiliser mot de passe Ajout d un utilisateur Pour ajouter un nouvel utilisateur cliquer sur le bouton Ajouter utilisateur dans la fen tre principale de gestion des utilisateurs ce qui ouvrira cette fen tre 2 Gestionnaire d utilisateurs Nom de l utilisateur Nouveau eMail Mot de passe Licence lib r e apr s 0 min Mot de passe Ouvrir une librairie D Bases ScanFile De LL poor rs pertoi Rechercher R pertoires Librairies Direction Qualit 27M Direction RH 973K Service M thode 10M ACTIYVITE 456 M ARRONDT EE 177 M EL Transport AN lt gt Copier tout gt gt gt Ajouter gt gt gt R pertoires et librairies Annuler Gestion des utilisateurs e Page 127 File ScanFile User Guide E ee Ajout amp Edition d utilisateurs Vous devez saisir un nom d utilisateur le mot de passe est fa
364. strements dont la valeur sera plus grande seront import s Plus petit pour les champs num riques ou de date Un nombre doit tre entr les enregistrements dont la valeur sera plus petite seront import s gal pour le texte num rique ou alphab tique Importation de toutes les occurrences identiques Diff rent pour le texte num rique ou alphab tique Importation de toutes les occurrences diff rentes Plus grand ou pour des champs num riques mais aussi employ pour gal le texte Plus petit ou gal pour des champs num riques mais aussi employ pour le texte Semblable avec des Jokers Ex Scan importera Scan Scanner ScanFile Vous devez saisir la valeur laquelle la condition doit adh rer que ce soit un texte num rique ou alphab tique Le filtre d importation peut tre utilis pour contr ler l importation jusqu deux champs simultan ment Avec l option ET ou OU vous pouvez d terminer les enregistrements qui doivent tre import s par le deuxi me champ Lorsque ET est s lectionn les deux conditions doivent tre valides si OU est s lectionn seules l une ou l autre des conditions doit tre valide Recherche r serv e aux utilisateurs Si vous choisissez l option Configuration des Librairies du menu Librairies et cliquez sur le bouton Recherche r serv e aux utilisateurs une fen tre sera affich e permettant de choisir un champ d index qui est utilis
365. struction est gard e dans ScanFile quand un document est envoy vers un itin raire m me lorsque l itin raire a t compl t et quand le document a atteint sa destination finale Supprimer les t ches termin es effacera toutes ces informations dans ScanFile apr s un d lai de temps indiqu dans la bo te principale de la fen tre Modifier la T che Si cette information n est pas effac e r guli rement un espace suppl mentaire sur le disque dur peut tre occup En r glant Supprimer les t ches termin es z ro maintiendra l information jusqu ce qu une valeur plus lev e soit not e Liste des traitements en cours La liste des traitements en cours est un rapport de toutes les actions de la Gestion des T ches qui sont actuellement en cours vous trouverez l information utile concernant les tapes courantes d un document qui a t envoy un Itin raire num r ici Nom de l itin raire le nom de l utilisateur qui a envoy le document le statut du document l utilisateur Actif ou celui qui actuellement besoin de faire une action sur ce document le temps coul et le temps restant avant la prochaine tape en dehors du d lai Pour obtenir davantage de d tails sur les actions qui se sont produites dans cet itin raire et num rer galement tous les commentaires qui ont t faits Gestion des t ches e Page 179 ScanFile User Guide scanFile Envoie de documents un chemin ument M
366. t La qualit peut tre param tr e entre 1 et 100 Premier plan L image de premier plan sauvegarde les informations couleurs du texte et peut tre param tr e en fonction de niveaux de compression et de seuils de qualit diff rents Param tre Description Mode Cette option permet de param trer l image de premier plan en r glage Baseline ou Incorpor Exemple Cette option correspond un taux d chantillonnage pr liminaire Plus sa valeur est haute plus le taux de compression est lev et plus la qualit de l image est faible Page 210 LuraDocument ScanFile User Guide Param tres LuraDocument scanFile un Min qualit Cette option permet de param trer le seuil minimum de qualit de l image qui s il n est pas atteint peut remplacer le niveau de compression Baseline Ce mode de compression ne consomme pas autant de m moire temporaire que le mode incorpor Ce mode est le seul mode que vous puissiez utiliser lorsque vous compressez de tr s grandes images L image qui en r sulte est partiellement incorpor e La compression est l g rement plus rapide que dans le mode incorpor Si vous affichez une image compress e baseline dans votre page d accueil et que la capacit de transmission se r v le tr s mauvaise l image va tre affich e en mode de haut en bas Incorpor Ce mode permet un affichage progressif de l image il est optimis
367. t d une image d arri re plan ou d une image texte couleur Par cons quent le ratio global de compression peut tre contr l par l interm diaire de la taille de la plage de texte d pendant elle m me des param tres de quantification et de segmentation et de la qualit des images de premier plan et d arri re plan Si un facteur de compression est param tr en cours de compression le syst me va essayer d atteindre exactement ce crit re de compression Toutefois il est possible que la plage de texte soit trop grande ou que pour garantir la qualit minimum demand e pour l image le taux r el de compression soit plus lev Pour atteindre des niveaux de compression maximums deux crit res doivent tre respect es e La plage de texte tant compress e pour viter les pertes il faut garder la plage de texte la plus petite possible e La d tection automatique de texte aura toujours pour cons quence l obtention de segments de texte de taille plus petite que ceux d finis selon le param tre texte uniquement Cependant si le niveau de sensibilit du texte est trop faible certaines lettres ne pourront pas tre d tect es De hauts ratios de compression peuvent galement tre obtenus en diminuant les niveaux de qualit minimums de l image Une autre fa on d am liorer la compression est de diminuer les valeurs de d finition relatives aux images de couleur de texte et aux images d arri re plan Ceci n est p
368. t indexation La Post indexation vous permet de num riser tr s rapidement des liasses de documents puis de les diviser en fichiers et de leur appliquer des informations d indexation ult rieurement Les documents scann s dans cette liasse sont conserv s dans une zone de travail sp cifique jusqu leur indexation lls sont alors ajout s l index principal situ au sein du r pertoire Pour ajouter des documents la liasse de post indexation s lectionnez l option Post indexer de la Bo te d outils de R pertoire placez les documents dans le plateau d alimentation du scanner puis s lectionnez l ic ne Num riser Une fois les documents plac s dans la liasse ils peuvent tre visualis s en utilisant les ic nes Suivant et Pr c dent Pour cr er un nouveau fichier s lectionnez la page qui va devenir la premi re page du nouveau fichier saisissez les informations d indexation concernant le fichier puis cliquez sur l ic ne Sauvegarder image Apr s avoir press sur cet ic ne la page suivante situ e dans la liasse de post indexation s affiche Au lieu de cliquer sur l Ic ne Sauvegarder image vous pouvez galement pressez ENTRER une fois que l information d indexation a t ajout e au champ final dans un r pertoire Un nouvel enregistrement sera cr avec cette information d indexation et la prochaine image classer est affich e Pour pouvoir continuer ajouter des pages au nouveau fichier il s
369. t sur le bouton Attention dans une situation de r seau cela peut amener des probl mes lorsque plusieurs personnes travaillent simultan ment sur un m me groupement centralis Page 112 e Param tres G n raux ScanFile User Guide Envoyer Email ScanFile Document Management S system Envoyer Email Cette option vous permet de choisir comment les images sont envoy es par messagerie lectronique Si un document a des pages multiples les images peuvent tre jointes dans le nouveau message soient comme page simple de fichiers TIFF soient en fichier TIFF multipage ou comme un Fichier PDF Si un document contient des formats m lang s Ou contient des documents couleur ou des fichiers Word Excel ceux ci seront s par s du fichier Ce param tre affecte aussi l option Envoie Fichier Option Description Normal Mode Dans ce cas tous les fichiers qui sont envoy s et joints automatiquement un Email restent dans leur format original TIFF Multipage Dans ce mode le syst me stocke des fichiers TIFF simples dans un fichiers TIFF multipage Dans le cas o un document contient seulement des fichiers TIFF un fichier TIFF multipage est joint l Email Dans le cas o un document contient un m lange de formats de fichier il rassemblera toujours les pages TIFF cons cutives et les pages COLD dans un fichier tous les autres formats restent dans leur format original
370. t sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour TIFF Spooler Service Ce service permet l importation automatique et la reconnaissance de forme il travaille en conjonction avec la biblioth que de formes cr e et configur e dans ScanFile Les formes a import es doivent tre au format TIFF compress Group 4 ou JPEG Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Page 314 e Remote Services ScanFile User Guide TIFF Spooler Service ScanFile ument Management System Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min Les valeurs valides vont de 1 9999 minutes R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile dans lequel les formes seront import es et index
371. t un utilisateur syst me pour le cr ateur d un itin raire dans le programme De cette mani re vous pouvez int grer le cr ateur d un processus dans votre installation d itin raire sans conna tre l utilisateur Si vous afficher un itin raire par la suite dans l outil de configuration Remote Service vous ne verrez jamais l utilisateur syst me Originator Sit t que le cr ateur d un itin raire est connu dans la gestion des T ches le processus travaillera avec le nom d utilisateur r el Choisissez l utilisateur ou les utilisateurs cibles pour l tape actuelle Puis assignez les actions que les utilisateurs doivent ex cuter une fois qu un document achemin arrive dans leur liste personnelle Les actions utilisateurs suivantes sont disponibles Option Description Visualiser L utilisateur qui re oit ce document devra seulement le voir et confirmera l affichage de l image avant que le document ne continue l tape suivante du chemin Les tapes sont expliqu es ci dessus La confirmation se fait en cliquant sur le symbole repr sentant un il sur le document Gestion des t ches e Page 175 ScanFile User Guide scanFile an Configuration des Chemins Commentaire L utilisateur qui re oit ce document sera invit pr senter ses commentaires en cliquant dans le document sur un bouton qui fait appara tre un bloc note lors de la visualisation du document Tous les commentaires sont j
372. taines options pour l utilisation d autres types de m dia Il existe une option de capacit illimit e pour les lecteurs r seaux en RAID Les champs d index du r pertoire peuvent alors tre d finis Un r pertoire peut avoir jusqu 10 champs chaque champ disposant d une longueur maximum de 255 caract res et l ensemble des Propri t s des champs et des Param trages tendus des champs d crites page suivante peut leur tre appliqu e Les noms longueurs et fonctions des champs peuvent tre modifi s tout moment sans perte des donn es existantes R pertoires e Page 43 ScanFile User Guide Propri t s des champs Scan File Document Management System Propri t s des champs Chaque champ peut tre param tr avec une propri t propre d pendant des conditions pour ce champ Les propri t s disponibles sont les suivantes Aucune Aucune propri t automatique de format d indexation ou de champ n est appliqu e R p tition Toute saisie dans ce champ sera conserv e et transmise l ensemble des enregistrements cr s ult rieurement jusqu ce que cette entr e soit modifi e Compteur 7 Le contenu de ce champ est automatiquement incr ment d un chiffre ou d un caract re Toute la partie gauche du champ sera remplie avec des espaces Compteur avec 0 7 Idem ci dessus sauf que toute la partie gauche du champ sera remplie avec des 0 Date La date du syst
373. te des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Page 316 e Remote Services ScanFile User Guide Planning OCR Zone ScanFile Document Management S system Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning de document peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex
374. te est affich e Choisir s quence et champ Valeur initiale Valeur Finale Champ d index Champ e Cet cran vous permet de s lectionner les valeurs de d but et de fin du domaine num rique de recherche Vous pouvez galement s lectionner le champ du r pertoire dans lequel vous devez effectuer la recherche Apr s avoir saisi les informations n cessaires pressez le bouton D marrer pour effectuer une v rification du domaine de valeurs Si un nombre appartenant ce domaine de valeurs quel qu il soit est trouv manquant un fichier appel ERROR LOG est automatiquement cr dans le r pertoire temporaire Un message vous laisse ensuite l option de visualiser ce fichier imm diatement apr s la fin de la v rification Il ressemble l exemple ci dessous P error log Bloc notes Fichier Edition Format Affichage Le r pertoire BROUILLARD a t test l aide des param tres suivants valeur initiale 00000000 valeur Finale 00000020 Champ 3 Les num ros suivants n ont pu tre trouv s 00000000 00000008 00000011 00000013 00000020 Les entr es suivantes n taient pas uniques 00000005 00000006 00000007 00000008 00000010 00000012 00000013 00000015 00000001 00000002 00000002 00000003 00000004 00000005 00000007 00000008 00000010 v rification de s quence num rique compl t e apr s 5 erreurs Information G n rale e Page 139 Oe canFile ScanFile User Guide a S E
375. tem Introduction Le module COLD Computer Output to Laser Disc de ScanFile vous permet d importer des donn es de spool g n r es par ordinateur vers des r pertoires ScanFile Ces donn es peuvent tre combin es avec des documents num ris s ou d autres documents import s pour configurer un syst me de stockage de documents complet et polyvalent Le module COLD prend les donn es de spool telles que les factures mises par une unit centrale et cr e automatiquement des enregistrements d indexation au niveau des pages correspondantes Ce manuel d taille les proc dures d installation et d importation requises par le module COLD et pr sente les diff rents formats de donn es de spool import es pris en compte Le module COLD est une option ScanFile Formats de fichiers pris en charge Un fichier de spool peut contenir des milliers de pages de donn es qui devront tre divis es en pages format es poss dant elles m mes des donn es d indexation associ es G n ralement les donn es de spool peuvent tre class es dans les formats suivants bien que d autres formats soient galement utilis s fichiers de spool fichiers COM 1 fichiers COM 2 fichiers Texte Les fichiers de spool poss dent les caract res FF Hex OC pour indiquer les fins de page au sein du fichier Les fichiers COM 1 utilisent la premi re colonne du fichier le premier caract re de chaque ligne pour sp cifier les fins de page et au
376. ter poursuivre la num risation Si cette option est valid e un nouveau fichier est cr Utilisation panneau Lorsque cette fonction est activ e le panneau avant avant du scanner du scanner peut tre utilis pour neutraliser certains des r glages d finis dans le pilote du scanner Dans le cas du Dr 5060F le panneau avant permet l utilisateur de contr ler galement les fonctions de num risation du microfilm Additionnel DR 5060F Un dispositif additionnel de Canon Dr 5060F est l option Sauvegarde la position du film vers dans le pilote de l cran Ceci calcule la position du blips enregistr sur le microfilm dans l unit de cam ra sur le module de balayage Quand la position du film a t calcul e elle peut remplir un champ d indexation dans les r pertoires qui ont cette option valid e Page 254 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 5020 5080C amp 5060F scanFile ument Management System Touches de fonction L cran peut tre utilis pour param trer les fonctions mises votre disposition au niveau des quatre touches situ es sur le panneau avant des mod les DR 5020 DR 5060F DR 5080c et le DR 5060F Les diff rentes fonctions disponibles sont les suivantes R glage manuel de l paisseur Etalonnage du scanner D tection automatique de l paisseur D tection automatique d entra nement multiple de papier Imprimante interne Sauvegarder r glages
377. tez l install sur un lecteur ou un r pertoire diff rent vous pouvez utiliser le bouton Parcourir ou taper le chemin d sir Le dialogue de s lection du r pertoire de destination affichera galement l espace disque disponible sur le lecteur choisi ainsi que l espace apr s l installation de RemoteStation Une fois le lecteur et le r pertoire s lectionn s appuyez sur le bouton Suivant Sauvegarde Le programme d installation vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les fichiers qui seront remplac s pendant l installation Cela peut tre des versions de composant de RemoteStation plus anciens dans le cas d une installation par dessus une installation existante ainsi que les composants communs de Windows contenus dans les r pertoires Windows or Windows System Si vous choisissez de sauvegarder ces composants l emplacement x Chemin d installation Backup par d faut vous sera propose dans lequel x Chemin d installation est l emplacement d installation pr c demment s lectionn Page 358 e ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide Configuration Serveur ScanFile ment Management System Notez que l installation remplacera uniquement les versions les plus anciennes des composants communs de Windows RemoteStation Server est d sormais pr t tre install Une fois termin l application doit tre configur e A la fin de l installation il vous sera demand de red marrer le s
378. th saurus Effacer th saurus Ajouter index Ajouter abr viation Effacer l index Effacer l abr viation Fermer Pour cr er ou modifier une liste partir du th saurus s lectionnez Cr er la liste des abr viations partir du menu Options A partir de l cran affich s lectionnez Cr er ouvrir th saurus pour ouvrir un dictionnaire synonymique existant ou pour en cr er un nouveau Les fichiers relatifs au Th saurus sont tous d sign s par l extension THE de sorte qu ils sont facilement identifiables Les mots sont affich s dans la colonne de gauche et leurs synonymes associ s dans la colonne de droite Seuls les synonymes du mot s lectionn sont affich s Pour ajouter un mot la liste s lectionnez Ajouter Index puis saisissez le mot en question Pour ajouter un synonyme un mot cliquez sur le mot en question s lectionnez Ajouter abr viation puis saisissez le synonyme Lorsque vous avez termin s lectionnez Fermer et les modifications seront automatiquement sauvegard es Le m me Th saurus peut tre utilis avec autant de r pertoires que vous le souhaitez lls ne sont pas sp cifiques un r pertoire Page 50 e R pertoires ScanFile User Guide CanFile Mots cl s Document Management System Thesaurus Import Un nouveau bouton a t ajout dans la fen tre de Thesaurus Importe Thesau
379. tion civile RENONCEMENT A L INDEMNISATION Spielberg les soci t s li es Spielberg les distributeurs et marchands ne sont pas oblig s de vous indemniser des frais vis vis toutes les revendications ou plaintes des tiers qui pr tendent que leur propri t int llectuelle n ait pas t respect e par le logiciel resp son utilisation Page IV ScanFile User Guide Contrat de licence logiciel ScanFile SBE scanFile ument Management System 8 DUREE DU CONTRAT Le pr sent conrat entre en vigueur par le fait d ouvrir le paquet scell et reste valable jusqu sa cessation Vour pouvez terminer ce contrat par destruction du logiciel et de ses copies Le contrat se termine aussi si vous ne remplissez pas une des conditions du contrat Spielberg est dans ce cas autoris poursuivre son droit et vous tes oblig de d truire le logiciel et toutes les copies sans d lai 9 ACCEPTATION En ouvrant le paquet scell vous confirmez que vous avez lu et compris le pr sent contrat et que vous tes d accord pour accepter les conditions du contrat Vous tes galement d accord que ce contrat pr sente la convention compl te et exclusive entre vous et Spielberg concernant l objet du contrat qui annule toutes les bauches ou anciennes conventions soit l oral soit par crit ainsi que toutes les informations entre vous et Spielberg se r f rant l objet du contrat Des modifications de ce contrat ne sont valables
380. tion automatique des documents munis de code barres Mots cl s Permet d utiliser des listes de mots cl s lors des recherches dans les r pertoire ou librairies ScanFile Exportation Cette option vous permet d exporter enti rement R pertoires Librairies vers un lecteur et un r pertoire disque Tous les documents seront export s et un fichier de donn es sera cr avec l information d index li e aux documents Page 18 e Bienvenue dans ScanFile ScanFile User Guide Options de ScanFile ScanFile Document Management System OCR Reconnaissance Optique de Caract res Le module OCR a deux fonctions LOCH zone peut automatiquement indexer les documents scann s partir des donn es contenues dans une page de documents LOCH Plein texte cr e partir des documents scann s une liste de mots consultables ce qui permet une recherche partir du contenu des documents Reconnaissance de Formes Cette option am liore l OCR Zone et permet diff rents formulaires d tre num ris s dans le m me r pertoire en configurant des biblioth ques de formulaire diff rentes zones d index peut tre appliqu es pour chaque formulaire Veuillez noter que l option OCR est requise pour l option Reconnaissance de Forme TIFFWriter TIFFWriter est un pilote d imprimante Windows qui vous permet d imprimer partir de toute application Windows dans un r pertoire ScanFile L impression est automa
381. tion est utile lorsque vous scannez des photos L option invers vous permet de transformer un texte noir sur fond blanc en texte blanc sur fond noir Mode Cette option est utilis e pour r gler le nombre de couleur utilis en num risation Vous pouvez choisir n importe le nombre de couleur support e par le scanner utilis Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou couleur plus particuli rement de hauts niveaux de d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Page 276 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Axis 7000 ScanFile ment Management System Rotation Un document peut tre scann puis transform par rotation et sauvegard Les diff rentes options de rotation disponibles sont Portrait et Paysage Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 Jpeg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistr Format TIFF non compress Ce format ne compresse pas les donn es de l image produites partir du document num ris et engendre des fichiers volumineux Format TIFF compress de Groupe 4 Ce format compresse les donn es
382. tions de choisir l arri re plan de la fen tre principale et bien d autres param tres servant modifier l affichage des Mots cl s et l impression de l image Ces param tres peuvent tre modifi s n importe quel moment tout en utilisant simultan ment ScanFile mais certaines options telles que Afficher barres d outils suppl mentaires ne seront activ es qu apr s red marrage de ScanFile Param tres g n raux Liste de recherche Barre d outils Divers D marrage automatique Document Imprimer MotsCl s Formats Afficher image Post Indexage dition par zone Ignorer les versos visualisation Versos t te b ches NWNOCCOO Utilise Stellent Viewer e Visualiser Noir et blanc Bi tonal Niveaux de gris nnuler Mode d affichage La grande majorit des moniteurs PC sont incapables d afficher un document avec le m me niveau de d finition que pendant sa num risation A titre d exemple une page de format A4 scann e 200dpi produit une image de 1664 pixels en largeur par 2532 pixels en longueur Ceci signifie que si la Page 106 e Param tres G n raux ScanFile User Guide Mode d affichage ScanFile Document Mat nagement System d finition du moniteur est inf rieure ces chiffres des informations issues de l image doivent tre supprim es pour pouvoir s afficher l cran Ceci peut avoir pour cons quence une perte de qualit au niveau de l imag
383. tions des corrections ou des supports ventuels seront pr sent s dans le site web susmentionn au jug de Spielberg pour qui il n y a aucune obligation cet gard 7 LIMITATION ET EXONERATION DE LA RESPONSABILITE Responsabilit limit e le logiciel est mis votre dispositon tant qu il est et sans aucune autre garantie explicite ou implicite y inclus mais sans se Page III ScanFile User Guide Contrat de licence logiciel ScanFile SBE ScanFile Document Management System limitant aux garanties fix es par la loi pour la commercialisation et l aptitude un usage particulier Vous portez tout le risque concernant la qualit et la performance du logiciel Si le logiciel se montrait tre d fectueux tous les frais pour le service apr s vente n cessaire la r paration resp la correction seraientt votre charge pas la charge de Spielberg des soci t s li es Spielberg leurs distributeurs ou leurs marchands Spielberg les soci t s li es Spielberg leurs distributeurs et marchands ne garantissent pas que les fonctions faisant partie du logiciel correspondront leurs exigences resp que le fonctionnement du logiciel correspondra ses exigences ou que le fonctionnement du logiciel se d roulera sans iterruption resp sans d faut Dans des conditions normales d utilisation la qualit et la fabrication impeccables du disque laser resp de la disquette sur laquelle le logiciel est
384. tiquement convertie au format TIFF COLD Gr ce ce module vous pouvez apporter un support suppl mentaire lors de l importation de donn es de spool g n r es par ordinateur qui autrement seraient transf r es sur microfiches ou conserv es sur copie papier Tra abilit Avec l option de Tra abilit tous les v nements ex cut s peuvent tre enregistr s pour tous les utilisateurs d une base de donn es puis pass s en revue et imprim s Les v nements visualiser peuvent tre choisis par r pertoire ou par librairie par utilisateur et pour une p riode donn e Bienvenue dans ScanFile e Page 19 ScanFile User Guide Nouveau dans la Version 8 Scan File Document Management System Cheminement de document Les documents peuvent tre assign s des itin raires pr d finis qui enverront ces documents vers des utilisateurs sp cifiques et ou r pertoire pour la consultation le commentaire ou l approbation Chaque itin raire peut avoir des tapes multiples et des documents peuvent tre envoy s d itin raire en itin raire LuraDocument Le format de fichier LuraDocument compresse les fichiers images un bien meilleur taux que les formats TIFF ou JPEG tout en pr servant la qualit du document Kofax Gr ce l option Kofax vous pouvez apporter un support suppl mentaire au fonctionnement de ScanFile quel que soit le mod le de scanner utilis s il fonctionne avec la carte
385. tiver ou de d sactiver l enregistrement des v nements Si l option est valid e en cochant la case les v nements s lectionn s sont enregistr s Dans la fen tre de configuration il y a un certain nombre d onglets correspondants aux divers secteurs de ScanFile pour lesquels les v nements peuvent tre enregistr s Par exemple l onglet R pertoire dans lequel il est possible de choisir un certain nombre d v nements qui peuvent tre enregistr s lors du travail avec les r pertoires Si vous voulez enregistrer l v nement lorsqu un r pertoire est ouvert ferm modifi ou supprim et cetera alors ces options doivent tre valid es suivant les cases cocher correspondantes Une fois les modifications effectu es cliquer sur OK pour sauvegarder la nouvelle configuration et retourner la fen tre principale de configuration du Rapport d Activit Affichage des v nements Une fois que des v nements ont t cr s ou modifi s dans ScanFile une liste de 100 v nements maximum peut alors tre affich e cliquez sur le bouton Filtrer la Liste Si la liste d v nement affich e ne convient pas il y a trois mani res de restreindre ou d tendre la liste d affichage La premi re vous pouvez s lectionner les r pertoires et les librairies pour lesquels vous souhaitez afficher le rapport d activit en cochant la case appropri e devant leur nom dans la fen tre principale du Rapport d acti
386. trant un nom d utilisateur ScanFile et son mot de passe valide Si la ScanStation poss de uniquement un cran tactile un cran reproduisant un clavier est disponible En appuyant sur la touche ESC le clavier se fermera User Login Name user ttttt Password Destination Vous pouvez s lectionnez l envoie de documents num ris s soit un utilisateur ScanFile ou soit un r pertoire ScanFile Lorsque vous s lectionnez envoie un r pertoire ScanFile l cran suivant s affiche ce qui permet de choisir le r pertoire dans lequel vous voulez envoyer le document Page 378 e ScanFile Connector for ShareScan ScanFile User Guide CanFile Utilisation de Connector Document Management System Select target folder 2002 Manuals Invoices eCopy Demonstration Indexation et Envoi Une fois le r pertoire s lectionn les champs d index du r pertoire seront affich s permettant ainsi de saisir les d tails du document avant l envoi Si la ScanStation poss de uniquement un cran tactile un cran reproduisant un clavier est disponible ScanFila Document indexing RemoteStation Customer Acme Trading Customer ID 11010 Order No 12345 Date 10 12 2002 Entry Date 19 12 2002 Une fois les informations d index saisies le document peut tre envoy ScanFile en cliquant sur le bouton Send et Connector sera alors ferm ScanFile Connect
387. tre est alors affich e dans laquelle vous devez entrer un nombre de champs le s parateur des champs le d limiteur des champs et le mode texte En cliquant sur Ligne en cours la premi re ligne du fichier sera lue Les champs d index du fichier seront affich s gauche et les champs du r pertoire peuvent tre mis en concordance Il est tr s important que les r glages soient correctement effectu s Une fois l assignement des champs r gl un clic sur OK permet de sauvegarder les r glages Le champ du r pertoire qui est plac la Liste Externe sera le champ se connectant pour cette fonctionnalit Si vous ouvrez un r pertoire le champ connect sera quip d une liste contenant les donn es du fichier d index Si vous commencez entrer des caract res dans le champ d index la liste appara tra au dessous du champ De plus la fonction essaye d achever votre entr e avec la correspondance aux donn es d index de la liste R pertoires e Page 45 canFile ScanFile User Guide Document Management System Propri t s de champs tendues Vous pouvez soit choisir le nouvel index avec un double clic sur l article de liste ou soit confirmer les donn es dans le champ d index avec la touche Entr e Cela remplira automatiquement tous les champs d index du r pertoire connect avec l information d index du fichier La liste dispara tra et le curseur sera plac sur le champ suivant Si un des champs dans l
388. tre rempli avec un 4 et une virgule pour que ScanFile soit capable d importer l information d index correctement Comme S parateur de champs chaque caract re qui ne fait pas partie de l information d index lui m me peut tre utilis Si le S parateur de champs existe dans l information d index un d limiteur de champs doit tre ajout pour s parer les champs Le d limiteur de champs doit tre le premier et le dernier caract re dans chaque champ Ainsi tous les caract res entre les caract res de d limiteur de champs m me un caract re qui est utilis comme le s parateur de champs sera utilis comme l information d index 12345 Project XY Phase X Y Client Y La virgule s pare les 4 champs Champ 1 12345 Champ 2 Projet XY Champ 3 Phase X Y Champ 4 Client Y L exemple utilise un guillemet de citation comme d limiteur de champs Sans le d limiteur de champs la virgule dans le champ 3 serait aussi interpr t e comme s parateur de champs et le contenu des champs serait divis dans deux champs diff rents En plus de l importation d index ScanFile est aussi capable d importer l index des fichiers images qui leur sont li s Dans ce cas le fichier d index doit contenir l information d index et les noms de fichier du document Tous les fichiers doivent tre plac s dans le m me chemin que le fichier d index lui m me ou avoir comme partie du nom de fichier le chemin de l
389. trement s lectionn Page 70 Librairies Manuel de l utilisateur Num risation ScanFile un Num risation Num risation e Page 71 canFile ScanFile User Guide D n E ha Sites Introduction Introduction Les nouveaux documents peuvent tre num ris s dans ScanFile soit gr ce au mode Num riser de la bo te d outils de r pertoire ou gr ce au mode Post indexer La fa on dont les informations d indexation concernant le document num riser vont tre saisies d pend du type de document en cours de num risation de la fa on dont le r pertoire a t cr du type de propri t s qui ont t d finies pour les diff rents champs du r pertoire La m thode la plus simple consiste saisir les informations d indexation l int rieur des champs dans la bo te d outils de r pertoire s lectionner les mots cl s requis le cas ch ant puis presser le bouton Scanner appropri Toutefois si les documents sont dot s de codes barres si l un des champs a t d fini avec la commande incr mentation automatique ou si les documents doivent tre lus par l OCR tout ceci peut avoir un impact sur le moment de l indexation des informations savoir si ces derni res doivent tre saisies avant ou apr s la num risation du document et si l op ration doit tre effectu e manuellement ou en mode automatique Par Page ou par Lot Lorsque vous choisissez l option Num riser de la bo
390. tres marques de formatage Les fichiers COM 2 utilisent les 4 premi res colonnes pour contr ler les fins de page En r gle g n rale les fichiers texte comportent un nombre de lignes fixe attribu pour chaque page COLD Page 195 ScanFile User Guide ScanFile Document Management System Gabarit d importation Le module COLD ScanFile soutient les formats ci dessus bien que des fichiers de format diff rent puissent tre import s en sp cifiant d autres donn es l int rieur du fichier pour servir de caract res de fin de page Gabarit d importation Un gabarit d importation doit tre cr pour chacun des formats de donn es de spool Ce gabarit pr cise le type de fichier import l emplacement des informations d indexation et le formatage de l affichage comme par exemple masque police et taille de police espacement de lignes et de caract res Une fois cr le gabarit peut tre utilis e pour importer des donn es de spool depuis n importe quel fichier ayant le m me format que celui partir duquel il a t cr Cr ation d un gabarit Pour cr er un gabarit d importation depuis le menu choisissez l option COLD gt Ouvrir Importation et la fen tre Ouvrir les fichiers texte s affichera Ouvrir les fichiers texte Gabarits et types de champs G Wonnen diter gabarits Effacer gabarit A partir de cet cran s lectionnez le bouton Nouveau gabarit
391. ts communs de Windows Si vous voulez sauvegarder ces composants le programme d installation vous propose de cr er un r pertoire Backup dans l emplacement d installation choisi pr c demment Veuillez noter que le processus d installation de ScanFile SBE remplacera uniquement les plus anciennes versions de composants communs de Windows Page 28 Installer ScanFile SBE ScanFile User Guide Installation autonome ScanFile Document Management S system Composants L tape suivante vous demande de choisir les composants de ScanFile SBE installer Le c ur du programme ScanFile SBE sera install automatiquement mais vous devez choisir les options compl mentaires individuellement Option Module Description Int gration MS Office Cette option ajoute les fonctions envoy ScanFile SBE et Imprime et envoie ScanFile SBE dans Microsoft Office 2000 ou XP La version MS Office 97 supporte uniquement Word et Excel Pour utiliser l int gration MS Office une version de Ms Office doit tre install e au pr alable ScanFile SBE Cette option installe un pilote d imprimante TIFFWriter sp cifique qui permet d imprimer des documents depuis n importe quelle application Windows dans le format de fichier image TIFF G4 ou Jpeg directement dans un Dossier ScanFile SBE ScanFile SBE OCR Cette option permet de traiter les documents l OCR plein texte permettant la rechercher sur un texte pr cis
392. uctions d installation avant celle ci pour vous assurer que vous comprenez enti rement ce qui sera install et ce dont vous aurez besoin pour l installation La proc dure d installation d pendra du syst me d exploitation sur lequel ScanFile SBE doit tre install pour tre lanc ScanFile SBE peut tre install sur les syst mes d exploitation Microsoft Windows ME NT4 2000 et XP Installation autonome Pour installer ScanFile choisissez Ex cuter du Menu D marrer et choisissez ensuite SETUPSBE EXE dans le r pertoire SOFTWARE sur le CD de ScanFile SBE Cliquez sur le bouton OK Emplacement Apr s que vous avez choisi la langue vous devrez choisir le lecteur et le r pertoire dans lequel ScanFile SBE sera install Par d faut le programme d installation vous propose C SCANFILE SBE g n ralement cela devrait tre accept La boite de dialogue du choix du r pertoire de destination montrera aussi l espace disque disponible sur le lecteur choisi ainsi que l espace disponible apr s l installation de ScanFile Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r pertoire cliquez sur le bouton Suivant Sauvegarde Le programme d installation vous demandera si vous d sirez sauvegarder les fichiers que le processus d installation de ScanFile remplace Ceux ci peuvent tre des versions de fichiers plus anciennes que les composants de ScanFile si vous installez par dessus une installation existante ainsi que les composan
393. uffit de cliquer sur l ic ne Ajouter image pour chacune des pages du fichier affich es T Num risation e Page 73 ScanFile User Guide scanFile Fonction feuilles de contr le ment Management System Chaque fois qu un nouveau fichier doit tre cr il suffit de presser nouveau sur l ic ne Sauvegarder Image La fonction ajouter image de l option de Post indexation peut galement tre utilis e pour ajouter des pages des fichiers existants Par l interm diaire de l option de recherche trouvez le fichier dans lequel vous souhaitez effectuer des ajouts allez la liasse de Post indexation affichez la page que vous souhaitez ajouter puis pressez l ic ne Ajouter image Au lieu de presser l ic ne Ajouter vous pouvez galement pressez sur le clavier pour ajouter des pages Ceci fonctionnera seulement si le premier champ est en mode r criture Pressez la touche replacera la page ajout e dans la Post indexation Pressez CTRL et ajoutera toutes les images restantes de la Post indexation En appuyant sur ALT et toutes les pages restantes seront import es dans le dossier comme des documents simples page Fonction feuilles de contr le Les mod les de num riseur Canon DR 3020 et Canon DR 5020 80c servent de support l utilisation de deux types de feuilles de contr le de fonction Les feuilles de contr le peuvent tre utilis es pour modifier la taille du papier e
394. uit enl vera les points noirs et blancs isol s Enl ve lignes horizontales enl vera les lignes horizontales Enl ve lignes verticales enl vera les lignes verticales clairer la page clairera la page Assombrir la page assombrira la page Compl te Les Lignes Tentatives de compl ter les lignes horizontales et verticales Adoucit le bord Adoucira le bord des mots et des graphiques les m langeant avec leurs environnements Durcir le bord D finit plus clairement les bords des graphiques des bo tes et texte Page 120 e Param tres suppl mentaires ScanFile User Guide LE mer canFile Filtre d fini par l utilisateur Document Management System L exemple suivant montre le r sultat de filtrage utilisant Enl ve le bruit Ce filtre favorise des secteurs blancs ou noirs et enl ve des pixels blancs et noirs isol s En cons quence le contraste et la lisibilit sont am lior s tandis que l espace de stockage est r duit WE Two Other features enhal Two other features enha functions Once a documer functions Once a docume gives you the ability to ame gives you the ability to ame There are several options There are several options document after it has been sd document after it has been sq a Insert Pages D Insert Pages a Append Pages a Append Pages i Delete pages a Delete pages Filtre d fini par l utilisateur L algorithme du filtre calcule la
395. ulation des documents et de choisir le document ou la page d un document afficher Rotation de Page de 90 Rotation de Page de 0 Rotation de Page de 270 Rotation de Page de 180 EE dsla R duire taille de la page page Visualiser page pr c dente Visualiser page suivante Aller la 1ere Page Aller derni re page Aller au document suivant sur Liste de s lections Aller au document pr c dent sur liste de s lections Vous pouvez choisir la page que vous souhaitez visualiser et son niveau dagrandssement en tapant le num ro de page et en cliquant sur le bouton Voir Le niveau daorandssement peut tre choisi dans la liste d roulante Image 2 of 16 Display 15 e Show Download ScanFile WebServer e Page 351 ScanFile User Guide Visualisation de Documents canFile Document Management System Le bouton T l charger permet de t l charger en format ZIP la page en cours d affichage Vous pouvez retourner la Liste de recherche ou aux pages de Recherche en appuyant sur le bouton appropri gauche de la page de Visualisation de Document ou vous pouvez quitter en cliquant sur D connexion Page 352 ScanFile WebServer ScanFile User Guide Rare Visualisation de Documents SE E ges ScanFile WebServer e Page 353 Manuel de l utilisateur ScanFile RemoteStation ScanFile RemoteStation ScanFile RemoteStation e Page 354 ScanFile User Guide Intr
396. ur chaque tape d un chemin effectue l action demand e comme la visualisation ou l approbation Si un document est achemin un utilisateur il appara tra dans la liste personnelle de l utilisateur Configuration des Chemins La configuration ne peut tre faite que si l utilisateur souhaitant configurer le chemin poss de les droits Administrateur de ScanFile Pour d finir un chemin dans lequel envoyer des documents cliquez sur Gestion des T ches dans le menu Option de ScanFile ceci ouvrira la fen tre Modifier la T che Vous trouvez un certain nombre d options comprenant tous les itin raires qui ont t d finis pr c demment S lectionnez Nouveau et une fen tre Cr er un chemin s ouvre Dans la fen tre Cr er un cheminil y a un certain nombre d options qui doivent tre d finies pour cr er une Gestion de T che Premi rement vous devrez donner au chemin un nom dans Nom du Chemin avant de passer l tape suivante Gestion des t ches e Page 173 canile ScanFile User Guide Document Management System Configuration des Chemins Modifier le chemin Nom du chemin Validation Facture D sactiver TI Cible Utilisateur Claude Didier Li L action doit tre ex cut e par tous les utilisateurs R pertoires Gi C Ajouter un d lai d ex cution Dur e de validit 0 Jours 4 Heures Ch par d faut Envoyer la prochaine tape Validation Facture amp Claude Commentair
397. ur maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d importer des fichiers COLD depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning En cliquant sur le bouton Mettre jour maintenant Remote Services proc dera une mise jour Service Importation Fichiers et Index Le planning d importation de fichiers et d index effectue l enregistrement automatique des fichiers ainsi que des fichiers de donn es ASCII ou ANSI dans les r pertoires sp cifi s de ScanFile Les fichiers et les index sont enregistr s ensembles et copi s dans un r pertoire nomm et seront archiv s dans le r pertoire d sign de ScanFile en fournissant l information dans le format correct Contrairement la version 7 le montant des r pertoires surveill s n est pas limit Page 306 e Remote Services ScanFile User Guide CanFile Service Importation Fichiers et Index E aset Stan Planning de Mise jour Les jours la p riode de temps et la fr quence du planning d importation peuvent tre r gl s en choisissant l option Planning dans la partie gauche de l cran principal Les param tres d terminent quand les fichiers COLD seront recherch s dans les r pertoires pour tre ajout s aux dossiers indiqu s Pour choisir les jours o la mise jour sera ex cut e cochez les cases en regard des jours affich s Vous pouvez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera e
398. ut tre param tr pour scanner seulement le recto d un document ou les deux faces d un document Param trage Scanner e Page 291 ScanFile User Guide TWAIN ScanFile Doc ument Management System Lorsqu il s agit de num risation double face il y a deux options possibles La num risation Recto Verso place chaque face du document dans deux pages s par es En s lectionnant l option Page unique recto verso les deux faces du document sont enregistr es sous forme d une image unique Contr le de luminosit Les r glages de luminosit peuvent tre param tr s manuellement de fa on correspondre au mieux aux documents en cours de num risation Ou alors il est possible d utiliser l option Auto qui permet au scanner de d tecter par lui m me le r glage optimum TWAIN ScanFile est pourvu d un syst me permettant d apporter un support aux mat riels conformes TWAIN TWAIN est un pilote de gestionnaire de p riph rique standard accessible tous r serv aux scanners Tout scanner fourni avec un gestionnaire de p riph riques TWAIN doit pouvoir fonctionner avec toutes les applications logicielles supportant le standard TWAIN Les r glages du scanner pour les p riph riques TWAIN sont param tr s directement l int rieur du gestionnaire de p riph rique TWAIN L interface TWAIN est affich e lors du d marrage de toute num risation par l interm diaire de ScanFile sur lequel les r glages du s
399. ut et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les min R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile pour importer les donn es COLD cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que le gabarit d importation le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mise en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Lecteurs de recherche Les Lecteurs de recherche indiquent l emplacement des fichiers COLD importer pour tre enregistr s ou copi s Ceci peut tre un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier
400. utomatique et manuelle Mode Manuel Ins rez la fiche num riser Positionnez la fiche dans le cadre de fiche appropri R glez les param tres de zoom et de mise au point Saisissez l index du cadre num riser s il n est pas cr automatiquement par code barres par d compte ou copie des champs d indexation e Lancez le processus de num risation en cliquant sur le bouton Num risation par page Mode d alimentation automatique Dans ce mode un certain nombre de cadres d images pr d finis par l utilisateur est automatiquement num ris et sauvegard sous forme d enregistrements s par s Avec cette option il est important que la fonction d indexation automatique code barres comptage ou copie de champs soit active puisqu il n est pas possible de saisir les informations d indexation de chaque page individuellement au cours de la num risation automatique L index peut galement tre saisi ou dit ult rieurement ai FS Controller II MS400 500 Group pages by Start with Batch B Batch B File F Pages P Batch File B and F Stop at O O Fie F O Batch B O File F Pages P Pages P Page 168 e Num risation de Microfilm ScanFile User Guide Microfilm Num risation par Lot ven ScCapnbile Document Management S t Grouper pages par pages P Scanne et enregistre sous forme de fichiers page unique les images situ es entre d
401. ux r pertoires R parer Librairie Il peut arriver que vous prouviez un probl me quand vous essayez d ouvrir une librairie Vous serez incit s lancer l utilitaire R paration de Librairie Cette option peut tre s lectionn e depuis le menu principal Librairies gt R parer Cet utilitaire essayera de r parer et d compacter la Librairie La base de donn es sera r crite dans un secteur unique du disque dur et lib rera aussi l espace inutilis dans la base de donn es caus e par des documents supprim s Dans la plupart des cas le lancement de cet utilitaire devrait r soudre les probl mes avec la librairie Page 296 Maintenance ScanFile User Guide Rare R parer Librairie pat LL LOS Maintenance e Page 297 Manuel de l utilisateur Remote Services ScanFile un Remote Services Remote Services e Page 298 ScanFile User Guide G n ralit ScanFile Document Management System G n ralit L application serveur nomm e Remote Services est Inclue dans l installation de ScanFile Dans la version 7 cette application tait un outil de configuration et un programme d ex cution en m me temps Dans la Version 8 les Remote Services sont en deux parties Remote Service et l outil de configuration Remote Service Configuration Tool qui est utilis pour configur le service Une fois Remote services configur s l outil de configuration na plus besoin d tre lanc pour que Remote Serv
402. vent tous les droits concernant leurs modules du logiciel ainsi que de la documentation Tous droits d auteur du logiciel et la documentation sont r serv s Il est explicitement interdit de faire des copies non autoris es du logiciel des parties du logiciel ainsi que de la documentation 5 CONTR LE D EXPORTATION Vous consentez ce que le logiciel et la documentation ne soient pas envoy s transmis ou export s resp appliqu s de quelque sorte que ce soit dans un pays soumis la loi sur le contr le d exportation des Etats Unis resp d autres lois en vigueur concernant le contr le d exportation par des restrictions ou r glementations des exportations des pays concern s 6 SUPPORT ET ACTUALISATIONS a Spielberg ou des soci t s li es Spielberg leurs distributeurs et leurs marchands ne sont pas de la comp tence de vous rendre possible l utilisation du logiciel et de la documentation resp de vous soutenir conform ment sauf dans les cas ou des accords correspondants ont t conclus parmi des partis en question c a d entre Spielberg et un distributeur un distributeur et un marchand ou bien entre un marchand et un utilisateur b Pour le logiciel et la documentation il n y aura pas d actualisations de corrections ou de supports l exception de la publication de remaniements modifications correspondants dans le site web de Spielberg http www spielberg de ou http www spielbergsoloutions com c Des actualisa
403. vez indiquer le d but et la fin de la p riode journali re pendant lequel la mise jour sera ex cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile pour importer les informations d index cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Lecteurs de recherche Les Lecteurs de recherche indiquent l emplacement des donn es d indexation importer pour tre enregistr s ou copi s Ceci peut tre un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen
404. vit Cliquez encore sur Filtrer la Liste La nouvelle liste contient les v nements Page 216 Rapport d activit ScanFile User Guide Impression des listes d v nement ScanFile Document Management S ystem enregistr s pour tous les utilisateurs pour les r pertoires et librairies s lectionn s La deuxi me vous pouvez s lectionner les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez afficher le rapport d activit en cochant la case appropri e devant leur nom dans la fen tre Rapport d activit principale La troisi me vous pouvez s lectionner les v nements qui ont eu lieu une date pr cise ou sur une p riode de temps d termin e Cette p riode est d finie en choisissant Personnalis dans la liste Dur e et en modifiant les dates affich es dans les champs de et l aide des calendriers dans la fen tre Rapport d activit principale Une autre option vous donne la possibilit d afficher des p riodes pr d termin e en semaines et mois Apr s la s lection cliquez sur le bouton Filtrer la liste La nouvelle liste contiendra les v nements vous avez la possibilit d afficher les derniers v nements enregistr es dans la p riode donn e Pour visionner les d tails d un v nement double cliquez sur celui ci et la fen tre Tra abilit d tail s affichera Impression des listes d v nement Une fois qu une liste d v nement satisfaisante a t affich il est possible
405. vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Mode Photo Dans ce mode les param tres de Contraste et de Brillance peuvent tre r gl s Les scanners sont dot s de fonctions automatiques int gr es de r glage du contraste et de la luminosit mais ces fonctions peuvent tre ignor es et r gl es manuellement si n cessaire Lorsque la case Auto est coch e le scanner d tecte automatiquement le r glage de luminosit et le contraste le plus appropri chaque page au moment de sa num risation Les r glages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n importe quelle valeur entre 1 et 255 les valeurs 1 correspondant au r glage le plus sombre et la valeur 255 la valeur la plus claire Une valeur de 0 quivaut s lectionner un r glage de brillance ou de contraste par mode Auto Pour d finir manuellement une valeur de brillance et de contraste d sactiver la case Auto Ensuite vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu la valeur requise Param trage Scanner e Page 235 File ScanFile User Guide SE E ges Canon DR 6080 7580 amp 9080c Param trages Etendus L option Param tres tendus vous permet d acc der aux fonctions avanc es des scanners Un grand nombre de param tres sont accessibles par l interm diaire de cette option Ces param tres sont d crits en pages suivantes Plusieurs de ce
406. x cut e en entrant l heure de d but et l heure de fin dans les champs correspondants de Vous pouvez alors choisir la fr quence pendant laquelle la mise jour sera ex cut e en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise jour tous les Min R pertoire Pour s lectionner un r pertoire ScanFile pour importer les fichiers et index depuis un lecteur de recherche cliquez sur Ajouter sous la liste des r pertoires Vous pouvez alors s lectionnez le r pertoire depuis les emplacements de stockage disponibles Une fois le r pertoire s lectionn il sera affich dans la liste des r pertoires Pour pr ciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d index le r pertoire doit tre s lectionn depuis la liste des r pertoires en cliquant sur le nom du r pertoire le nom sera alors mis en surbrillance Pour retirer un r pertoire ScanFile de la liste mettez le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de r pertoires Lecteurs de recherche Les Lecteurs de recherche indiquent l emplacement des fichiers importer pour tre enregistr s ou copi s Ceci peut tre un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC Apr s la s lection du Dossier vous pouvez pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points imm diatement apr s le champ ce qui affichera une fen tre de recherche de dossier Une fois que vous avez choisi le lecteur et le r
407. x 148 mm e B4 250 x 353 mm ISO e B4 257 x 364 mm JIS e B5 176 x 250 mm ISO e B5 182 x 257 mm JIS Adapter la taille de la page celle de la fen tre Si vous s lectionnez l option Windows vous pouvez sp cifier dans le document une zone particuli re qui devra tre sauvegard e Pour ce faire s lectionnez Window Fen tre comme taille de page puis effectuer une Num risation d essai sur un document chantillon Un cadre redimensionnable s affiche en superposition sur l image dans la fen tre de num risation d essai Dimensionnez le cadre pour qu il co ncide avec la zone du document chantillon voulue La taille et l emplacement du cadre sont ensuite sauvegard s Veuillez noter que lorsque cette option est utilis e seule la zone du document situ e l int rieur du cadre est sauvegard e Toutes les autres parties du document scann sont limin es R solution Vous pouvez choisir parmi les d finitions suivantes 200 300 400 et 600 dpi Points par Pouce Avec les r glages ci dessus la d finition de num risation horizontale est identique la d finition verticale Page 280 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon MS 300 350 amp 800 ScanFile ment Management System Mode Les scanners conviennent particuli rement la num risation en noir amp blanc et en chelles de gris Noir amp Blanc ne permet de scanner qu en noir amp blanc Echelle des gris L
408. xation du r pertoire Explorateur Envoyer vers Dans Microsoft Windows une nouvelle option sera ajout e au menu contextuel de Windows Explorer Envoyer vers gt ScanFile Electronic Page 102 Importation de Document Electronique ScanFile User Guide Rare Int gration MS Office Document Management System Document Support apr s l installation de ScanFile Cette option vous permet de s lectionner avec la souris des fichiers situ s directement dans l Explorateur puis de choisir le r pertoire ScanFile dans lequel vous souhaitez les enregistrer Be Local Disk C Fie Edit View Favorites Tools Help Q Back gt Ea Search E Folders Ez X Name Size Type Date Modified LD ScanFile File Folder 22 06 2006 15 02 amp My Documents 1 zap P adoba erobat Doc 12 02 2004 14 24 Open with Acrobat 6 0 E 3 My Computer Print Scan with AVG Free Open With TextPad B Add to archive Add to 5F2003 User Guide rar Compress and email B Compress to 5F2003 User Guide rar and email c winzip D ir eut MediaPro Import H Compressed zipped Folder Cut D Desktop create shortcut Copy BR FieDirector Create Shorteut 1 Mail Recipient Delete E3 My Documents Rename Bi NOTEPAD E Bi TextPad H 314 Floppy A 3 DVD RW Drive D zap IOMEGA_HDD E F amp DVD RW Drive D a CF Control Panel E My Network Places cl Recycle Bin 36 objects Disk free space 35 6 GB Apr s la mise
409. yer un document num ris vers utilisateur enregistr de ScanFile Les documents seront envoy s dans une liste personnelle d utilisateurs de sorte qu ils puissent tre consult s depuis ScanFile S il y a plus d un serveur RemoteStation enregistr alors vous devrez choisir le serveur sur lequel l utilisateur est enregistr la liste des utilisateurs pour le serveur sera affich et vous pourrez choisir un ou plusieurs utilisateurs vers lesquels envoyer le document Apr s avoir choisi les utilisateurs cliquez sur le bouton Suivant pour afficher l cran d index Email L option Email enverra le document num ris vers une adresse email Page 368 ScanFile RemoteStation ScanFile User Guide fe Aricati canFile Num risation Envoi Stret Management system Utilisateur ScanFile Quand un utilisateur est cr dans ScanFile une adresse Email peux lui tre attribu e cela permet d envoyer un document vers l adresse Email d un utilisateur ScanFile plut t que vers sa liste personnelle S il y a plus d un serveur RemoteStation enregistr alors vous devrez choisir le serveur sur lequel l utilisateur est enregistr la liste des utilisateurs pour le serveur sera affich et vous pourrez choisir un ou plusieurs utilisateurs vers lesquels envoyer le document Apr s avoir choisi les utilisateurs cliquez sur le bouton Suivant pour afficher l cran d Email Email Internet Cette option affichera l cran de mess
410. ype de recherche s lectionnez Recherche sur tous les champs du menu Recherche Vous pouvez alors inscrire les crit res de recherche et s lectionner les champs de r pertoire librairie dans lesquels vous pouvez rechercher Les jokers tels et peuvent tre employ dans les crit res de recherche Appuyer sur le bouton de Recherche affichera alors une Liste de recherche affichant tous les documents qui rencontrent les crit res utilis s Recherche Plein texte La s lection Recherche plein texte du menu Recherche permet de rechercher dans la liste de mot r sultant de l identification en texte int gral Page 84 e Recherche et Visualisation de documents ScanFile User Guide fe ScanFile Recherche Plein texte Stret Management system L cran de recherche affich vous autorise saisir le mot ou les mots rechercher Les recherches peuvent inclure des mots multiples et peuvent tre combin s avec ET ou un OU pour la recherche sur les mots entr s La s lection de la page visualiser est exactement la m me que pr c demment la mettre juste en vidence dans la Liste de recherche et la page sera affich e dans la fen tre d Image Recherche plein texte Rechercher Liste d taill e ET combin Indiquer la quantit d occurences DU combin Recherche phon tique F Rechercher Annuler Option Description Liste de Cette option lorsqu elle est s lectionn e affich
411. z pr ciser l emplacement en cliquant sur les trois points plac s imm diatement apr s le champ ce qui affichera un cran d exploration de r pertoire Une Remote Services e Page 313 ScanFile User Guide Scan File Document Management System TIFF Spooler Service fois s lectionn l emplacement cliquez sur le bouton OK et le nom de l emplacement sera affich dans le champ Exporte les donn es de la tra abilit Si vous d sirez exporter les donn es cliquez sur Exporte les donn es de la tra abilit Une fen tre s affichera pour saisir une description de votre exportation Le programme exportera alors automatiquement tout les enregistrements vers une nouvelle base de donn es cr e dans le chemin pr cis dans le champ Chemin d exportation de la tra abilit nomm avec la date et l heure en cours Dans la fen tre du Rapport de Tra abilit ScanFile vous pouvez alors choisir des bases de donn es export es et cr er une base de donn es de Protocole d audit provisoire pour rechercher l int rieur Compacte la base de donn es Il faut ex cuter p riodiquement le compactage de la base de donn es cela v rifiera la base de donn es pour toutes erreurs et la compactera galement en supprimant les enregistrements effac s Mise jour maintenant Cette fonctionnalit vous donne l opportunit d effacer les v nements de SFAudit mdb rapidement et en dehors du planning En cliquan
412. z soit frappez l emplacement au clavier o soit utiliser le bouton Parcourir pour localiser le r pertoire La partie suivante configurer concerne les Permissions d Acc s Cela d terminera quels droits les utilisateurs auront quand ils acc deront au site WebServer Pour l acc s standard vous n avez normalement pas besoin de changer les permissions par d faut Une fois que vous avez param tr les permissions l installation de WebServer est termin e Utilisateur WebServer Si vous avez cr un compte utilisateur pour WebServer pour l employer dans IIS vous devez galement le configurer Ouvrir l cran des Propri t s du r pertoire virtuel WebServer et choisissez l onglet S curit Vous devez alors diter les propri t s de l Acc s Anonyme et contr le d authentification Cliquer sur le bouton Modifier et l cran M thodes d authentification s ouvrira Vous devez alors Modifier le Compte utilis pour les connexions anonymes Cliquer sur Modifier Cela ouvrira alors l cran de Compte d Utilisateur Anonyme qui vous permet de choisir le compte d utilisateur que vous avez pr c demment cr pour WebServer pour permettre l acc s aux librairies de ScanFile Vous devez aussi d sactiver Autoriser la v rification de mot de passe de IIS Page 338 e ScanFile WebServer ScanFile User Guide Configuration de WebServer ScanFile Document Management S system Une fois que vous avez fait cela la conf
413. z des photos Page 232 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 6080 7580 amp 9080c ScanFile ument Management System Mode Cette option est utilis e pour d finir le nombre de couleurs scanner Veuillez noter que le DR 6080 et le DR 7580 supportent les modes de num risation en Noir amp Blanc et en niveau de gris Tous les autres r glages sont applicables au DR 9080c Le DR 9080c supporte la num risation 24 bit couleur Plus la valeur en bits s lectionn e est lev e plus le nombre de teintes diff rentes scann es est important Rappelez vous toujours que la num risation en chelle de gris ou en couleurs plus particuli rement de hauts niveaux de d finition peut avoir pour cons quence la cr ation de fichiers extr mement volumineux Rotation Un document peut tre scann puis tourn par rotation et sauvegard Les angles de rotation disponibles sont 0 90 180 270 Param trage Scanner e Page 233 ScCapnbile Doc ument Management System ScanFile User Guide Canon DR 6080 7580 amp 9080c Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats diff rents TIFF non compress TIFF compress de Groupe 4 Jpeg Lura Document Le type de compression et le type de format de fichier que vous s lectionnez d pendent de plusieurs facteurs y compris du type de document num riser et du type de
414. zone du document chantillon voulue La taille et l emplacement du cadre sont ensuite sauvegard s Veuillez noter que lorsque cette option est utilis e seule la zone du document situ e l int rieur du cadre est Page 262 e Param trage Scanner ScanFile User Guide Canon DR 3060 3080C amp 3080CII ScanFile ment Management System R solution sauvegard e Toutes les autres parties du document scann sont limin es Les r solutions suivantes peuvent tre s lectionn es e 200 dpi e 240 dpi e 300 dpi Dots per Inch Avec les r glages ci dessus la r solution de scan horizontale est la m me que la r solution verticale Une vitesse de num risation rapide avec une r solution diminu e existe galement Le premier chiffre indique la r solution horizontale le deuxi me la verticale 300x150 Mode de Diffusion Utilisez ce r glage lorsque vous num risez en mode noir amp blanc Ce mode applique le principe de la diffusion d erreurs pour simuler des gris et des demi tons sur le document scann Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos Mode Cette option est utilis e pour d finir le nombre de couleurs scanner Noir amp Blanc ne permet de scanner qu en noir amp blanc Echelle des gris Les mod les DR 3060 et DR 3080c supportent 256 niveaux de gris Couleurs Seul le DR 3080c supporte la num risation couleurs en 3 6 12 et 2

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