manuel d`utilisation du site europass formation destine aux
Contents
1. partir de l adresse http www europass france org e La deuxi me d crit les fonctionnalit s de l espace utilisateurs zone acc s prot g Elle pr sente en d tail les trois assistants qui seront utilis s successivement par les organismes de formation le premier afin de s inscrire dans le dispositif le second pour soumettre leur projet de parcours europ en de formation l approbation de leur PRC le troisi me apr s validation de ce projet pour proc der la demande de livrets Europass formation l intention de chacun de leurs b n ficiaires e La troisi me d crit la zone gestion des projets qui permet d acc der tout moment aux donn es saisies et de proc der de nouvelles demandes En fin de manuel on trouvera des annexes concernant les nomenclatures NAF NACE secteur d activit des entreprises NSF sp cialit s de formation la liste des r gions et districts europ ens le d tail des op rations de t l chargement et fusion des fichiers disponibles ainsi qu un glossaire des mots techniques du dispositif Europass Une page d tachable r capitule par ailleurs les boutons et ic nes de l application Quatre pr sentations anim es des assistants de saisie sont accessibles partir de la base de t l chargement elles permettent de se familiariser avec le d roulement des op rations En compl ment il est vivement conseill de consulter ce manuel au cours de la navigation Il est imp rat2. 4 3 2 L utilisation pas pas de l assistant Oh Oh On O OO D N 5 DESCRIPTION D TAILL E DES FONCTIONNALIT S DE LA ZONE A ACCES PROTEGE 5 1 La zone s curis e Pr sentation g n rale 5 1 1 Les menus disponibles 5 2 L ergonomie de la zone s curis e 6 _ ANNEXES 6 1 T l chargement des fichiers 6 1 1 Comment t l charger le fichier R SULTAT 6 1 2 Comment t l charger le MOD LE D DITION 6 1 3 V rifier que les macros des fichiers Excel peuvent tre activ es 6 1 4 FUSIONNER le fichier r sultat et le mod le d dition 6 2 Liste des codes NAF NACE Secteur d activit de l entreprise 6 3 Liste des codes NSF Sp cialit s de formation F vrier 2001 19 19 22 27 6 4 Liste des r gions et des districts europ ens 6 5 Glossaire 6 6 R capitulatif des boutons et des ic nes de la zone s curis e F vrier 2001 35 41 43 1 COMMENT BIEN UTILISER CE MANUEL Ce manuel s adresse aux organismes de formation qui doivent utiliser l application Europass des lors qu ils souhaitent s impliquer dans la d marche des parcours europ ens de formation Il existe une autre version de ce manuel d di e aux Points R gionaux de Contact PRC qui assurent la gestion du dispositif Ce manuel a t con u pour accompagner pas pas les utilisateurs dans leur d couverte et leur utilisation du site e La premi re partie pr sente la partie g n rale du site qui fonctionne en acc s direct
3. phone e mail Le responsable de l organisation des parcoursinom pr nom fonction adresse postale t l phone e mail 4 1 1 1 DECRIRE VOTRE ORGANISME tape 1 afficher votre type d organisme Vous devez saisir une cat gorie et un type pour votre organisme de formation ainsi que votre code postal Une cat gorie et un type d organisme sont affich s par d faut ils ne correspondent sans doute pas votre situation Cliquez successivement sur la fl che de chaque fen tre pour ouvrir la liste et s lectionner la ligne ad quate F vrier 2001 11 o la cat gorie de l organisme est d abord fonction de sa tutelle Prenez bien connaissance de la liste dans laquelle vous allez cocher votre cat gorie d organisme dans laquelle vous devez pr ciser votre minist re de tutelle Les tablissements d enseignement professionnel qu ils soient publics ou priv s doivent s lectionner la rubrique tutelle Ministere de l Education nationale de m me pour les CFA UFA et GRETA qui y sont rattach s Continuez de m me avec la liste type de formation qui vous est ventuellement propos e En cas de doute revenir la zone d information g n rale cliquer sur le logo Europass vous y trouverez les coordonn es de vos deux points de contact r gionaux que vous pourrez questionner utilement Rentrez votre code postal puis validez la page en cliquant sur le bouton Pour les tablissements d enseignement sup rie
4. s NAF NACE validation dans table nom du responsable contrat de travail nom pays et r gion tables valider code secteur d activit s NAF NACE validation dans table type et taille de structure validation dans tables nom du contact nom et fonction du Structure d accueil tuteur La saisie de ces rubriques ne pr sente aucune difficult particuli re l exception de celles des codes NSF Nomenclature des Sp cialit s de Formation et des r gions europ ennes Si vous ignorez ces codes ayez soin d en prendre connaissance au pr alable en annexe de ce Autres rubriques i FF document ou a partir du sous menu Tables de reference Dans le cas o vous auriez un doute sur la r gion de votre structure d accueil questionnez vos partenaires partir de cette liste En r sum UNE demande UN b n ficiaire UNE structure d accueil UN responsable de cette structure UN tuteur plus ventuellement UNE entreprise en France Plusieurs dispositions ont t prises pour vous viter des saisies multiples e Vous ne saisirez les coordonn es d un b n ficiaire d une entreprise fran aise le cas ch ant ou d une structure d accueil qu une fois pour toutes e A lissue de la saisie de votre premi re demande vous pourrez demander sa duplication pour continuer votre travail il ne vous restera alors qu apporter les modifications n cessaires chaque fiche Cette possibilit n est toutefois of
5. tre qui s ouvre enregistrez imp rativement dans le r pertoire qui contient le fichier Texte pr c dent c Mes Documents le fichier mod le d dition sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer Puis cliquez sur Fermer Si vous utilisez un En utilisant le bouton droit de votre souris cliquez sur le PC avec Netscape T l chargez deuxi me bouton 1 Choisissez Enregistrer le lien sous 5 Dans la fen tre qui s ouvre enregistrez imp rativement dans le r pertoire qui contient le fichier Texte pr c dent c Mes Documents le fichier mod le d dition sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer 3 Puis cliquez sur Fermer Si vous utilisez un En effectuant un clic long cliquez sur le deuxi me bouton Macintosh 1 Choisissez T l charger le lien sur le disque 2 Dans la fen tre qui s ouvre enregistrez imp rativement dans le dossier qui contient le fichier Texte pr c dent le fichier mod le d dition sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer Puis cliquez sur Fermer F vrier 2001 28 6 1 3 V rifier que les activ es MACROS des fichiers Excel peuvent tre Avant d effectuer la fusion il faut v rifier que les macros du fichier Excel peuvent tre activ es Une macro est un petit programme informatique
6. Benjamin 22410 ST QUAY d ALBUCHER BHJAMIN 224910 ST QUAY ALBUCHER BENJAMIN 224910 ST QUAY ALBUCHER BENJAMIN 22910 ST QUAY ALBUCHER Benjamin 22910 ST QUAY ANSQUER Sylvain 29720 FLONEOUR LANVERN a ARCHAMBAUD NICOLAS 35410 CHATEAUSGIRON 2 d AUFFRAY Fabrice 29140 rosporden 3 Auguste Sylvain SS000 La Roche sur Yon Pages 1 23456 789 10 11 12 13 126 lignes s lectorr es sur 128 Exemple d utilisation du filtre B n ficiaire Nous voulons visualiser tous les b n ficiaires dont le pr nom commence par Jul Pour cela il faut saisir dans le champ de filtre la cha ne de caract res recherch e Apr s un clic sur l ic ne de filtre d Seules les lignes dont le pr nom du b n ficiaire commence par Jul sont affich es Ita f ait ADRIEN Julien 29120 FONT L ABBE a mi LE GUENNO Julien 29300 FEDENE B EA Travers Julien 49110 Le Fin en Mauges Pages 1 3 s leckionnm es s r 128 o Pour d sactiver l utilisation de filtres il suffit de cliquer sur l ic ne afin d afficher de nouveau l ensemble des lignes o Nous venons de voir comment utiliser les filtres pour sp cifier le d but d un champ En utilisant l attribut devant la valeur recherch e exemple gui il est possible de rechercher toutes les lignes qui contiennent la valeur gui dans la colonne sp cifi e Exemple Nous recherchons les b n ficiaires dont le nom contient la cha ne de
7. caract res qui F vrier 2001 25 GUILLOU Vincent 29590 RIEC SUR BELON Mathieu 29760 FENMARC H PR LE GUILLOU David 29370 CORAY Fages 1 3 lignes s lechionmnm es sur 128 RAPPEL Pour utiliser la notion de filtre il faut donc 1 Saisir une valeur chaine de caract res recherch e dans l une des colonnes 2 Appuyer sur l ic ne de filtre F afin d appliquer le filtre 3 Pour revenir l affichage de l ensemble de la liste cliquer sur l ic ne de la vue d ensemble EF 5 2 1 4 MODE D EMPLOI DU BOUTON NOUVEAU Ce bouton sert enregistrer un nouvel l ment dans l assistant des livrets Europass Formation Par exemple saisir un nouveau b n ficiaire d un parcours europ en organis par votre organisme de formation En cliquant sur l ic ne Ma vous allez ouvrir une fiche vierge de saisie Vous devez remplir obligatoirement les champs r dig s en jaune Pour certains champs dits fixes vous pouvez utiliser la validation r f rentielle si l ic ne Si est pr sente droite du champ la fin de votre saisie vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton enregistrer toutes les donn es saisies En cliquant sur le bouton listes se ferme pour le cadre des 5 2 1 5 DESCRIPTION DE LA VALIDATION REFERENTIELLE La validation r f rentielle est utilisable dans la zone s curis e de l application Elle est destin e all ger la saisie En effet elle
8. charger le fichier r sultat gt Ce fichier est mis jour chaque ex cution de r cup ration de donn es Vous devez donc le t l charger chaque fois que vous d sirez obtenir une information actualis e Utilisateurs de PC t l chargez dans le r pertoire c Mes DocumentsN Utilisateur de Mac t l chargez dans le dossier de votre choix B Chaque fichier texte est exploitable seul ou peut tre fusionn avec son mod le d dition fichier viel Si vous d cidez d utiliser ce mod le d dition vous devez imp rativement la premi re fois le t l charger dans le m me r pertoire RAPPEL c Mes Documents pour les utilisateurs de PC que celui choisi pr c demment pour bel T l chargez t l charger les donn es en utilisant le second bouton de la page t l chargement voir en annexe les instructions d taill es comment t l charger le mod le d dition 7 Ce fichier vous permettra de visualiser les donn es de tous les fichiers r sultat de la r cup ration de donn es s lectionn e Ce fichier ne doit tre t l charg qu une seule fois Nous vous conseillons de lire tr s attentivement les instructions d taill es qui figurent dans l annexe 6 1 et qui vous permettront de t l charger correctement vos fichiers en effet le mode op ratoire est diff rent selon votre environnement informatique de travail F vrier 2001 20 C Fusionner le fichier r sultat et le mod le d dition D
9. cliquant sur sa fl che bleue vi Faites attention bien renseigner le statut l aide du menu d roulant car la valeur attribu e par d faut ne correspond sans doute pas la situation r elle de vos b n ficiaires En fin de saisie n oubliez pas de cliquer sur le bouton _ Enregistrer Vous reviendrez alors la page principale ei Le bouton Annuler vous permet de revenir la page principale de l assistant sans tenir compte des champs que vous auriez ventuellement pu remplir 4 3 2 3 ETAPE 3 SAISIE DE L ENTREPRISE EN FRANCE POUR LES PERSONNES SOUS CONTRAT DE TRAVAIL UNIQUEMENT Saisissez les coordonn es du responsable de l entreprise ATTENTION IL NE PEUT Y AVOIR QU UN SEUL RESPONSABLE PAR ENTREPRISE Deux cas se pr sentent vous 1 Vous n avez jamais saisi le responsable utilisez le bouton pour ouvrir la fiche Personne 2 Vous avez d j saisi les coordonn es du responsable utilisez le bouton al puis s lectionnez votre personne en cliquant sur sa fl che bleue Faites attention bien renseigner la NAF NACE et la taille de l entreprise l aide des menus d roulants car la valeur attribu e par d faut ne correspond sans doute pas la r alit Nous vous conseillons de consulter au pr alable la table NAF NACE figurant en annexe de ce document ou partir du menu Tables de r f rence F vrier 2001 17 _ Enregistrer En fin de saisie n oubliez pas de cliquer sur le bout
10. de la mobilit transnationale Il est galement possible de visualiser le document page par page e Le menu Les parcours europ ens pr sente la d finition et les crit res de qualit des parcours tels qu ils ont t d finis par la D cision communautaire cr ant le document Europass Formation Des sous menus d finissent les formations ligibles en France les b n ficiaires potentiels et les pays de destination o s applique la D cision e Le menu Le dispositif en France d crit l organisation mise en place en France au niveau national et r gional Le sous menu Des Points r gionaux de contact comporte une carte de France d un simple clic sur sa r gion on obtient les coordonn es de ses contacts e Le menu Accueillir un stagiaire est destin l information des entreprises fran aises sollicit es pour recevoir des jeunes trangers dans le cadre de parcours europ ens 3 2 2 2 LE MENU ENTRER DANS LE DISPOSITIF Les sous menus Configuration requise Marche suivre et Conseils pratiques affichent des conseils en direction des organismes de formation sur l utilisation de l application Europass Il est indispensable de prendre attentivement connaissance de ces pages Le sous menu Inscrire son organisme permet un organisme de formation d enregistrer ses coordonn es qui vont permettre de cr er son domaine Cette d marche s effectue une seule fois A l issue de cette inscription l organisme est invi
11. liste des actions possibles 3 En bas droite La fen tre de navigation Quelle que soit l action choisie les sous fen tres 1 et 2 restent inchang es et la sous fen tre 3 affiche la page correspondant l action choisie En choisissant l action Inscrire son organisme la sous fen tre 2 dispara t En choisissant l action Zone Utilisateurs Zone acc s s curis e les contenus des sous fen tres 1 et 2 sont modifi s 3 2 1Le bandeau Titre Il contient une phrase d accueil Apr s l entr e dans la zone s curis e il indique l identit de l utilisateur le nom de son organisme et le nom des PRC et PNC associ s Le logo H uropass est toujours pr sent dans le bandeau Titre Par un simple clic il permet de revenir la page d accueil F vrier 2001 8 3 2 2 La liste des actions possibles dans la zone grand public Cette liste comprend plusieurs menus dont certains sont d clin s en sous menus 3 2 2 1 LES MENUS EUROPASS FORMATION LES PARCOURS EUROPEENS LE DISPOSITIF EN FRANCE ET ACCUEILLIR UN STAGIAIRE Ils donnent des explications sur la d finition le fonctionnement et l int r t du dispositif Europass mis en place en France e Le menu Europass Formation permet de d couvrir le document communautaire et l int r t qu il pr sente tant pour ses b n ficiaires que pour les organismes de formation et les entreprises en assurant la lisibilit d une d marche de qualit dans l organisation
12. me fiche Ic ne ou Description de l action li e Bouton Editer faire appara tre le contenu et effectuer des modifications sur la ligne situ e droite de l ic ne Effacer la ligne situ e droite de l ic ne A utiliser avec pr caution Voir plus d informations Choisir des informations d j saisies une autre occasion et pouvant tre nouveau utilis es Validation r f rentielle Pr c dent Permet de passer d une page l autre l int rieur d une liste ou d un assistant de saisie Permet de cr er un nouveau b n ficiaire une nouvelle structure une nouvelle entreprise Permet de rapatrier sur votre machine diff rents documents Permettent de proc der l enregistrement d finitif des donn es saisies Attention Il est ensuite pas possible de revenir en arri re dans les assistants de saisie Permet d effacer les donn es saisies dans la page en cours et donc de revenir en arri re Permet d ouvrir la fen tre de saisie du code NSF dans l assistant des DEF Permet de dupliquer les l ments d crivant le parcours de la demande pr c dente Nouvelle demande Permet d effectuer une demande sans dupliquer des l ments de la demande pr c dente Permet de retourner au menu g n ral Permet de g n rer le fichier r capitulatif des donn es s lectionn es Suivant Lors de l utilisation du site un petit texte de d finition de l action li e une ic n
13. particuli re l exception de celle du code NSF Nomenclature des Sp cialit s de Formation vi Prenez soin de bien renseigner le type de certification et le niveau l aide des menus d roulants car les valeurs attribu es par d faut ne correspondent sans doute pas la r alit A Si vous ignorez le code NSF ayez soin d en prendre connaissance au pr alable soit en consultant la table en annexe de ce document ou en ouvrant cette m me table dans le menu Tables de r f rence N oubliez pas au terme de votre saisie de cliquer sur le bouton Enregistrer la demande du Y Le bouton Annuler vous permet de refermer l assistant sans tenir compte des champs que vous auriez ventuellement pu remplir mais les donn es saisies seront perdues Y IMPORTANT Si vous saisissez toutes vos demandes la suite vous pourrez effectuer un gain de temps non n gligeable d s la fin de votre premi re saisie si vous demandez effectuer la demande suivante votre premi re demande sera automatiquement dupliqu e il ne vous restera plus qu saisir les renseignements concernant votre nouveau b n ficiaire et sa structure d accueil voire son entreprise en France et veiller ce que tous les renseignements affich s pr paration linguistique et culturelle date de d part correspondent bien sa situation personnelle F vrier 2001 18 5 DESCRIPTION DETAILLEE DES FONCTIONNA
14. qui permet d ex cuter plusieurs t ches automatiquement Dans les fichiers Excel Mod le d dition les macros importent les r sultats et construisent les graphes automatiquement Il ne vous reste plus qu consulter les donn es Si vous utilisez Excel 97 Si vous utilisez Excel 2000 Ouvrir Excel Dans le menu Outils cliquez sur Options Dans l onglet G n ral cochez la case Activer l alerte macro en haut gauche Cliquez sur OK Ouvrir Excel Dans le menu Outils cliquez sur Macro puis sur S curit Choisissez le niveau de s curit moyen Cliquez sur OK 6 1 4 FUSIONNER le fichier r sultat et le mod le d dition Dans le r pertoire o vous avez t l charg les deux fichiers 4 Ouvrez le fichier Excel mod le d dition correspondant votre fichier r sultat 5 Cliquez sur activer les macros 6 Cliquez sur le bouton Fusionner avec le fichier r sultat vos r sultats s affichent alors automatiquement F vrier 2001 29 6 2 Liste des codes NAF NACE Secteur d activit de l entreprise CL DC o2 EE LS CE o mnamenumemeanne TT eme p nenene OOO o EE u LC hs emee E e LE E LE UE TT ECS Edition imprimerie reproduction a ze LE EN Ka EE mms em EN S
15. un responsable informatique acceptez les propositions par d faut du programme d installation en cliquant toujours sur suivant ou Oui F vrier 2001 5 3 Red marrez votre machine pour faire appara tre l ic ne de Netscape 4 7 Lors de la premi re ouverture de Netscape 4 7 le programme va vous demander de cr er un profil Si vous n tes toujours pas assist par un responsable informatique gardez ce qui vous est propos par d faut et si vous ne savez pas remplir les champs laissez les vides Cliquez plusieurs fois sur Suivant pour progresser 2 2 Logiciels Excel et Acrobat Reader 2 2 1 Excel Le logiciel Excel est utilis pour faciliter la visualisation des donn es r cup r es en vue d utilisations bureautique et statistique Les fonctionnalit s du site ont t test es avec les versions Excel 97 et Excel 2000 La premi re version repr sentant la version minimale 2 2 2 Acrobat Reader Un certain nombre de documents peuvent tre t l charg s directement partir du site Europass fichiers comportant l extension pdf Pour avoir acc s ces documents prenez au pr alable le pr caution de t l charger le logiciel Acrobat Reader partir de l espace t l chargement Cette op ration s effectue gratuitement F vrier 2001 6 3 LE SITE EUROPASS FORMATION 3 1 Pourquoi un site Europass Outre la fonction traditionnelle d information que permet la partie grand public du site l application E
16. A ELLADA PELOPONNISSOS IRLANDE BORDER MID EAST SOUTH EAST IRL WEST ISLANDE ISLANDE o ooo o O ITALIE NORD OVEST PIEMONTE VALLE D AOSTA LIGURIA LOMBARDIA NORD EST TRENTINO ALTO ADIGE VENETO FRIULI VENEZIA GIULIA TOSCANA UMBRIA MARCHE ABRUZZO MOLISE ABRUZZO MOLISE SUD PUGLIA BASILICATA CALABRIA LIECHTENSTEIN LIECHTENSTEIN LIECHTENSTEIN LUXEMBOURG Grand Duch LUXEMBOURG Grand Duch LUXEMBOURG Grand Duch NORVEGE OSLO OG AKERSHUS HEDMARK OG OPPLAND S R STLANDET AGDER OG ROGALAND VESTLANDET R NDELAG NORD NORGE F vrier 2001 38 PAYS BAS PORTUGAL ROYAUME UNI F vrier 2001 NOORD NEDERLAND GRONINGEN FRIESLAND DRENTHE OOST NEDERLAND OVERIJSSEL GELDERLAND FLEVOLAND WEST NEDERLAND UTRECHT NOORD HOLLAND ZUID HOLLAND ZEELAND ZUID NEDERLAND NOORD BRABANT LIMBURG NL CONTINENTE NORTE CENTRO LISBOA E VALE DO TEJO ALENTEJO ALGARVE ACORES NORTH EAST TEES VALLEY AND DURHAM NORTHUMBERLAND TYNE AND WEAR YORKSHIRE AND THE HUMBER EAST RIDING AND N LINCOLNSHIRE NORTH YORSHIRE SOUTH YORSHIRE WEST YORSHIRE GLOUCESTERSHIRE WILTSHIRE SOUTH WEST UK AND NORTH SOMERSET DORSET SOMERSET CORNWALL AND ISLES OF SCILLY DEVON HEREFORD AND WORCESTERSHIRE WEST MIDLANDS WARWICKSHIRE SHROPSHIRE STAFFORDSHIRE WEST MIDLANDS EAST MIDLANDS DERBYSHIRE NOTTINGHAMSHIRE LEICESTERSHIRE RUTLAND NORTHAMPTONSHIRE LINCOLNSHIRE EASTERN EAST ANGLIA BEDFORDSHI
17. EN EL F vrier 2001 30 Fabrication de meubles industries diverses R cup ration SECTION E Production et distribution d lectricit de gaz et d eau Production et distribution d lectricit de gaz et de chaleur Captage traitement et distribution d eau SECTION F Construction SECTION G Commerce r paration automobile et d articles domestiques Commerce et r paration automobile Commerce de gros et interm diaires du commerce Commerce de d tail et r paration d articles domestiques SECTION H tels et restaurants H tels et restaurants SECTION I Transports et communications Transports terrestres Transports par eau Transports a riens Services auxiliaires de transports Agence de voyage Postes et t l communications SECTION 1 Activit s financi res Interm diation financi re Assurances et pensions Auxiliaires financiers et d assurance SECTION K Immobilier location et service aux entreprises Activit s immobili res Location sans op rateur Activit s informatiques N N Recherche et d veloppement Administration publique d fense et s curit sociale obligatoire Services fournis principalement aux entreprises A SECTION L Administration d fense et s curit sociale obligatoire SECTION M Education SECTION Sant et action sociale Sant et ac
18. Electricit lectronique non compris automatisme productique Sp cialit s plurivalentes des services Sp cialit s plurivalentes des changes et de la gestion y compris administration g n rale des entreprises et des collectivit s 311 Transport manutention magasinage 312 Commerce vente 313 Finances banque assurance 314 Comptabilit gestion 315 Ressources humaines gestion du personnel gestion de l emploi Sp cialit s plurivalentes de la communication 321 Journalisme et communication y compris communication graphique et publicit 322 Techniques de l imprimerie et de l dition 323 Techniques de l image et du son m tiers connexes du spectacle 324 Secr tariat bureautique 325 Documentation biblioth ques administration des donn es 326 Informatique traitement de l information r seaux de transmission de donn es Sp cialit s plurivalentes sanitaires et sociales 331 Sant 332 Travail social 333 Enseignement formation 334 Accueil h tellerie tourisme 335 Animation culturelle sportive et de loisirs 336 Coiffure esth tique et autres sp cialit s des services aux personnes Sp cialit s plurivalentes des services la collectivit 341 Am nagement du territoire d veloppement urbanisme 342 Protection et d veloppement du patrimoine 343 Nettoyage assainissement protection de l environnement 344 S curit des biens et des personnes police surveillance compris hygi ne et
19. LITES LA ZONE A ACCES PROTEGE 5 1 La zone s curis e Pr sentation g n rale Pour entrer dans la zone qui leur est r serv e les acteurs du dispositif national Europass Formation doivent utiliser leur login et leur mot de passe Organismes de formation si vous n avez encore pas ces indications retournez au menu g n ral et cliquez sur Inscrire son organisme votre login et votre mot de passe vous parviendront d s que vous aurez valid la saisie des informations vous concernant En cas de perte de ces indications veuillez crire contact europass france org 5 1 1 Les menus disponibles En vous connectant la partie s curis e de l application vous acc dez plusieurs menus 5 1 1 1 MENU GERER MON ORGANISME e fiche organisme pour visualiser et modifier chaque fois que cela est n cessaire toutes les informations concernant votre organisme de formation e D poser un projet pour acc der l assistant de saisie de projet de parcours europ en voir d tails chapitre 4 2 e Dupliquer un projet ant rieur dans le cas o vous souhaitez repartir d une saisie ant rieure en proc dant aux actualisations n cessaires e Liste des projets soumis pour visualiser tous vos projets soumis en attente de validation par votre PRC e Liste des projets valid s pour visualiser tous vos projets valid s e Demande de livrets Europass Formation pour saisir une demande de livret l aide de
20. MANUEL D UTILISATION DU SITE EUROPASS FORMATION DESTINE AUX ORGANISMES DE FORMATION Union europ enne Note l intention des utilisateurs La relative importance de ce document ne saurait en aucun cas vous inqui ter Le souci constant des r dacteurs a t d anticiper et de r pondre toutes les questions susceptibles de se poser aux organismes de formation Il s agit bien d un guide pas pas Nous esp rons qu il r pondra vos questions et vos attentes N h sitez pas nous faire part de vos remarques l adresse suivante contact europass france orq Table des mati res 1 COMMENT BIEN UTILISER CE MANUEL 2 COMMENT OPTIMISER L UTILISATION DU SITE EUROPASS FORMATION 2 1 Navigateurs 2 2 Logiciels Excel et Acrobat Reader 2 2 1 Excel 2 2 2 Acrobat Reader 3 LE SITE EUROPASS FORMATION 3 1 Pourquoi un site Europass 3 2 Mode d emploi du site Europass 3 2 1 Le bandeau Titre 3 2 2 La liste des actions possibles dans la zone grand public 3 2 3 La fen tre de navigation 4 LES ASSISTANTS DE SAISIE 4 1 L assistant de saisie d inscription d un organisme de formation dans le dispositif 4 1 1 L acc s l assistant 4 2 L assistant de saisie des projets de parcours europ en de formation 4 2 1 L acc s l assistant 4 2 2 L ergonomie de l assistant 4 2 3 L utilisation pas pas de l assistant 4 3 L assistant de saisie des demandes de livrets Europass Formation 4 3 1 L acc s l assistant
21. RE AND HERTFORDSHIRE ESSEX 39 RU suite SUEDE F vrier 2001 BERSHIRE BUCKINGHAMSHIRE SOUTH EAST UK OXFORDSHIRE SURREY EAST WEST SUSSEX HAMSHIRE ISLE OF WIGHT KENT GREATER LONDON LONDON INNER LONDON OUTER LONDON NORTH WEST UK CUMBRIA CHESHIRE GREATER MANCHESTER LANCASHIRE MERSEYSIDE WALES WEST WALES AND THE VALLEYS EAST WALES SCOTLAND NORTH EASTERN SCOTLAND EASTERN SCOTLAND SOUTH WESTERN SCOTLAND HIGHLANDS AND ISLANDS NORTHERN IRELAND STOCKHOLM STRA MELLANSVERIGE SYDSVERIGE V STSVERIGE NORRA MELLANSVERIGE MELLERSTA NORRLAND VRE NORRLAND SM LAND MED ARNA 40 6 5 Glossaire B n ficiaire Toute personne effectuant un parcours europ en dans la cadre d une formation professionnelle en alternance Le choix des b n ficiaires n est li ni l ge ni au statut ni au niveau de ces derniers Entreprise Entreprise fran aise qui participe la formation du b n ficiaire sous contrat de travail exemple apprentissage qualification tat membre d accueil Pays dans lequel vont se rendre les b n ficiaires d un parcours europ en Pour la France les pays d accueil sont Allemagne Autriche Belgique Danemark Espagne Finlande Irlande Gr ce Irlande Italie Luxembourg Pays Bas Portugal Royaume Uni Suede Cette liste devrait rapidement s largir aux pays ainsi qu aux PECOS tat membre de d part Etat o est implant
22. REICH BURGENLAND NIEDER STERREICH WIEN SUD STERREICH K RNTEN STEIERMARK WEST STERREICH OBER STERREICH SALZBURG TIROL VORARLBERG BRUXELLES CAP BRUSSEL HOF OOST VLAANDEREN VLAAMS BRABANT WEST VLAANDEREN RABANT WALLON AINAUT FREDERIKSBORG AMT ROSKILDE AMT ESTSJ LLANDS AMT STORSTR MS AMT BORNHOLMS AMT VEJLE AMT RINGK BING AMT ETHUS AMT VIBORG AMT NORDJYLLANDS AMT NOROESTE GALICIA PRINCIPADO DE ASTURIAS CANTABRIA NORESTE PAIS VASCOS COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA LA RIOJA ARAGON COMUNIDAD DE MADRID CANARIAS 36 Espagne Suite ESTE CATALUNA FINLANDE France GRECE F vrier 2001 COMUNIDAD VALENCIANA ISLAS BALEARES ANDALUCIA REGION DE MURCIA CEUTA Y MELILLA CASTILLA Y LEON CASTILLA LA MANCHA EXTREMADURA MANNER SUOMI ETELA SUOMI ITA SUOMI V LI SUOMI OHJOIS SUOMI UUSIMAA SUURALUE LAND ILE DE FRANCE CHAMPAGNE ARDENNE PICARDIE HAUTE NORMANDIE CENTRE BASSE NORMANDIE BOURGOGNE NORD PAS DE CALAIS LORRAINE RANCHE COMTE AQUITAINE LIMOUSIN LANGUEDOC ROUSSILLON PROVENCE ALPES C TES D AZUR CORSE GUADELOUPE REUNION VOREIA ELLADA ANATOLIKI MAKEDONIA THRAKI KENTRIKI MAKEDONIA DYTIKI MAKEDONIA THESSALIA KENTRIKI ELLADA IPEIROS IONIA NISIA DYTIKI ELLADA 37 Gr ce suite ATTIKI NISIA AIGAIOU KRITI VOREIO AIGAIO NOTIO AIGAIO KRITI TERE
23. aide l utilisateur renseigner automatiquement certaines informations en lui proposant une liste de contenus possibles Elle appara t par exemple en face du champ b n ficiaire gt pour vous permettre de ne pas saisir les informations concernant un jeune ayant d j effectu un parcours europ en de m me en face de la rubrique structure d accueil elle doit donc tre utilis e lorsque plusieurs b n ficiaires se rendent simultan ment ou successivement dans le m me lieu La possibilit d utiliser la validation r f rentielle est indiqu e par la pr sence de l ic ne droite du champ concern Il y a deux mani res d utiliser la validation r f rentielle e Avant de remplir le champ associ cliquez sur l ic ne pour ouvrir une fen tre proposant tous les contenus possibles Dans la nouvelle fen tre s lectionnez le contenu ad quat en cliquant sur l ic ne situ e gauche de chaque proposition Vous connaissez l application et particuli rement le contenu que vous souhaitez pour le champ en tapant les premiers caract res de ce contenu puis en cliquant sur l ic ne Si vous ferez appara tre la totalit du contenu Si les caract res tap s sont insuffisants s lectionner un contenu unique la validation r f rentielle vous proposera la totalit des possibilit s offertes par votre pr s lection Y Cette fonction est particuli rement int ressante dans le cas de la saisie des r gions F vr
24. ance org Attention Le serveur fait une distinction entre les majuscules et les minuscules lors de la reconnaissance des mots de passe tenez en compte 3 2 3 La fen tre de navigation Elle permet l affichage des diff rentes pages appel es en cliquant sur les liens La fen tre de navigation correspond une page cependant l ergonomie de cette fen tre est diff rente apr s l entr e dans la zone s curis e Le d tail de cette ergonomie est d crit en m me temps que le fonctionnement de la gestion des projets N Votre connexion la zone s curis e ouvre une session Internet qui se fermera automatiquement si vous la laissez inactive pendant 20 minutes si vous tes d rang apr s la connexion vous risquez de perdre la totalit de votre travail F vrier 2001 10 4 LES ASSISTANTS SAISIE Pour obtenir des livrets Europass l intention de leurs b n ficiaires les organismes de formation vont utiliser successivement trois assistants de saisie qui vont les guider pas pas Rappel des pr sentations comment es des diff rents assistants sont disponibles dans la base de t l chargement version Powerpoint et Acrobat Reader ainsi qu une pr sentation simplifi e susceptible d tre imprim e On gagnera beaucoup bien organiser et pr parer son travail se reporter pour cela aux Conseils pratiques dans le menu g n ral Des r gles de saisie sont communes aux trois assistants Sur chaque pad
25. ans le r pertoire o vous avez t l charg les deux fichiers 1 Ouvrez le fichier Excel mod le d dition correspondant votre fichier r sultat 2 Cliquez sur activer les macros 3 Cliquez sur le bouton Fusionner avec le fichier r sultat vos r sultats s affichent alors automatiquement Si vous d sirez conserver le r sultat de cette fusion il est recommand de renommer et de sauver le fichier Mod le d dition enregistrer sSous dans le r pertoire que vous aurez cr cette intention Ne jamais enregistrer dans le mod le 5 1 1 4 MENU TABLES DE REFERENCE Trois tables de r f rence que vous devez utiliser lors de vos saisies sont consultables l cran pour vous permettre de bien pr parer votre travail e Nomenclature NAF NACE secteur d activit de l entreprise ou de la structure d accueil e Nomenclature NSF sp cialit s de formation suivies par les b n ficiaires R gions et districts europ ens Y Pour plus de commodit dans votre consultation vous pouvez utiliser la fonction filtre voir 5 2 1 3 Ces trois tables figurent galement en annexe de ce document 5 1 1 5 MENU E MAILING Il vous offre la possibilit d envoyer simultan ment un courrier type lectronique diff rents groupes de correspondants vos b n ficiaires vos structures d accueil et ventuellement vos entreprises en France 5 1 1 6 MENU MANUEL D UTILISATION DU SITE gt Pour t l charg
26. ccessibles par l utilisateur Le contenu des listes est adapt chaque utilisateur Ainsi un organisme de formation ne peut voir que les projets qu il a d pos s Le cadre des fiches Il faut s lectionner une ligne du cadre des lignes pour activer ce cadre Il permet alors l affichage et la modification des donn es d taill es de la ligne choisie F vrier 2001 22 5 2 1 1 DESCRIPTION DES CHAMPS ET DES BOUTONS LA ZONE SECURISEE Les champs Il existe trois types de champs de saisie e Les Sch dits libres Vous saisissez sans contr le le renseignement qui vous est demand e Les champs dits fix s Enseignement sup rieur technologigue court IUT 7 En cliquant sur la fl che vous ouvrez une table dans laquelle vous choisissez la ligne correspondant votre situation L ic ne vous rappelle que vous devez imp rativement proc der cette ouverture e Le troisi me type de champ est associ l utilisation de la validation r f rentielle signal e par la pr sence de l ic ne Elh Son contenu est aussi fix c est dire que seuls un certain nombre de contenus sont autoris s Aspect d un champ utilisant la validation r f rentielle wa L utilisation de la validation r f rentielle est d taill e au paragraphe 4 1 2 5 Description de la validation r f rentielle Les boutons Leurs l gendes expliquent bri vement les actions qui leurs sont li es Pour faire appara tre
27. e appara tra si vous placez le curseur sur l ic ne en question F vrier 2001 43
28. e les champs r dig s en jaune sont remplir obligatoirement tant qu ils restent vides vous tes bloqu s sans pouvoir passer la page suivante Les champs blancs sont facultatifs V rifiez bien chaque page les contenus des champs que vous avez saisis car vous ne pourrez plus les modifier apr s le passage la page suivante Vous pourrez par contre effectuer ult rieurement des corrections en entrant dans votre domaine G rer mon organisme Liste des projets soumis vi Survwant P Pour enchainer les pages vous devez cliquer sur les boutons en bas de chaque page 4 1 L assistant de saisie d inscription d un organisme de formation dans le dispositif 4 1 1 L acc s l assistant Il se fait partir du menu principal Inscrire son organisme Une page d information que vous pouvez imprimer vous signale les rubriques que vous allez devoir imp rativement renseigner veillez r unir ces informations avant de d buter votre saisie votre travail en sera grandement simplifi Apr s avoir pris connaissance du texte d introduction cliquez sur SES pour acc der la premi re tape de la saisie La premi re page cran r capitule les rubriques Champs renseigner obligatoirement intitul s en jaune Type d organisme de formation nom de l organisme adresse postale L organisme de formation i t l phone e mail Son responsable nom pr nom fonction adresse postale t l
29. er la derni re version de ce manuel F vrier 2001 21 5 2 L ergonomie de la zone s curis e La zone s curis e est compos e de quatre sous fen tres 1 Bandeau 0 800 94 14 00 e Liste des projets accord s 2 Liste MEI Libell court du projet Date de d pot de la demande des Liste des projets Accord s 3 i Organisme de test Europass test 21 11 00 41 21 2000 actions A commen temme Pages 1 2 ligres s lectionn es sur 2 Consulter la fiche projet Organisme de test Europass proj test 20 11 2000 def test 20 11 2000 certif 20 11 2000 NE Dur autre si non renseign e ci dessus 20 11 2000 3 Cadre des listes 4 Cadre des fiches En haut le bandeau Titre En bas gauche la liste des actions possibles En bas droite cadre du haut le cadre des listes En bas droite cadre du bas le cadre des fiches lb eben Le bandeau Titre Dans cette partie du site le bandeau Titre contient les donn es suivantes e Identit de l utilisateur Identit du PRC et du PNC associ s cet utilisateur e Nom de l organisme de l utilisateur Le logo situ gauche permet de revenir tout moment la page d accueil du site La liste des actions possibles Elle est compos e de menus eux m mes compos s de sous menus Tous ces menus et ces sous menus permettent d acc der diff rentes listes Le cadre des listes Le cadre des listes permet l affichage des diff rentes listes a
30. erez un temps pr cieux en r unissant les informations qui vous sont n cessaires avant d entamer votre saisie 4 2 1 L acc s l assistant Cliquez sur Espace utilisateur gt dans le menu g n ral saisissez votre login et votre mot de passe vous entrez dans votre domaine Dans G rer mon organisme s lectionnez le sous menu D poser un projet Vous avez aussi la possibilit de dupliquer un projet d j valid si celui ci pr sente de grandes similitudes dans ce cas utilisez le sous menu Dupliquer un projet ant rieur et veillez bien mettre jour les rubriques qui le n cessitent 4 2 2 L ergonomie de l assistant L assistant des projets permet d enregistrer une candidature de projet qui sera ensuite examin e par votre PRC Si vous utilisez l application pour la premi re fois ne vous inqui tez pas l assistant va vous guider pas pas afin de mener bien l enregistrement de votre candidature de projet Lisez attentivement les crans qui vont vous tre propos s et laissez vous guider en respectant ces quelques r gles g n rales Votre candidature de projet ne sera prise en compte que si vous allez jusqu au bouton d j effectu es Tout abandon avant la validation g n rale entrainera une annulation des saisies 4 2 3 L utilisation pas pas de l assistant La premi re page cran r capitule les rubriques que vous allez devoir imp rativement renseigner veillez r
31. es levage sp cialis aquaculture soins aux animaux y compris v t rinaires 213 For ts espaces naturels faune sauvage p che 214 Am nagement paysager parcs jardins espaces verts 220 Sp cialit s pluritechnologiques des transformations 221 Agro alimentaire alimentation cuisine 222 Transformations chimiques et apparent es y compris industrie pharmaceutique 223 M tallurgie y compris sid rurgie fonderie non ferreux 224 Mat riaux de construction verre c ramique 225 Plasturgie mat riaux composites 226 Papier carton 227 nergie g nie climatique y compris nergie nucl aire thermique hydraulique utilit s froid climatisation chauffage 230 Sp cialit s pluritechnologiques g nie civil construction bois 231 Mines et carri res g nie civil topographie 232 B timent construction et couverture 233 B timent finitions 234 Travail du bois et de l ameublement F vrier 2001 33 240 250 300 310 320 330 340 410 Sp cialit s pluritechnologiques mat riaux souples 241 Textile 242 Habillement y compris mode couture 243 Cuirs et peaux Sp cialit s pluritechnologiques m canique lectricit y compris maintenance m cano lectrique 251 M canique g n rale et de pr cision usinage 252 Moteurs et m canique auto 253 M canique a ronautique et spatiale 254 Structures m talliques y compris soudure carrosserie coque bateau cellule avion 255
32. es la liste des b n ficiaires qui lui sont rattach s Un certain nombre de listes pr format es peuvent tre imprim es Les fichiers de donn es peuvent tre r cup r s pour des utilisations bureautiques D autres services sont galement mis la disposition des Points de contactet des organismes de formation ainsi la possibilit d envoyer des mailings par exemple tous les organismes de formation d pendant de leur domaine ou tous les b n ficiaires d s lors qu ils disposent d une adresse lectronique ainsi qu aux entreprises impliqu es dans le dispositif F vrier 2001 7 3 2 Mode d emploi du site Europass D une fa on g n rale les crans et en particulier la page d accueil du site Europass se composent de trois sous fen tres 1 Bandeau le 0AA Titre 0 800 94 14 00 Besoin d aide contact europass france org 2 Liste des spam OR 94 14 00 actions l possibles Ce site pr sente les objectifs l organisation et le fonctionnement du dispositif Europass Formation en France II permet de d poser en ligne un projet de parcours europ en de formation Pour revenir au site Europass cliquez sur le logo G r parle Groupement d int r t public GIP Agence Socrates Leonardo da Vinci E il b n ficie d un financement de la Commission europ enne es Il est d velopp parla soci t e motive 1 En haut Le bandeau Titre 3 Fen tre de navigation 2 En bas gauche La
33. eur du site entrera en contact avec vous Par ailleurs prenez connaissance de la marche suivre pour imprimer votre demande N oubliez pas Celle ci une fois sign e et rev tue de votre cachet doit tre envoy e au PRC dont vous est rappel e l adresse ou votre SRFD pour les tablissements sous tutelle du minist re de l agriculture 4 2 3 3 DUPLIQUER UN PROJET ANTERIEUR Le projet que vous pr voyez pour un nouveau groupe de b n ficiaires pr sente beaucoup de similarit s avec un de vos projets ant rieurs Vous avez la possibilit de dupliquer celui ci il ne vous restera alors qu effectuer les mises jour n cessaires nouvelle r f rence sources de financement pays de destination F vrier 2001 15 4 3 L assistant de saisie des demandes de livrets Europass Formation 4 3 1 L acc s l assistant Pour effectuer votre demande de documents Europass Formation entrez dans la zone de gestion acc s prot g en utilisant les login et mot de passe de votre organisme de formation Il vous revient pr sent de saisir une demande de livret compl te pour chacun des b n ficiaires Vous allez donc successivement renseigner dans l ordre Rubrique Champ d i igatoirement intitul s en jaune B n ficiaire B n ficiaire om EG EE EN OG sexe date de naissance nationalit adresse EG EE EN OG statut validation dans table raison sociale taille validation dans table code secteu sousid activit
34. ferte qu en continu vous avez donc tout int r t regrouper votre saisie Lisez attentivement les instructions des premi res pages puis cliquez sur Suiwant ag F vrier 2001 16 Vous arrivez sur la page principale de l assistant des demandes de livrets Europass Formation D autres pages sont li es celle ci par les boutons men Tout au long de la saisie pour revenir la page pr c dente il faut cliquer sur LS si vous souhaitez enregistrer les donn es saisies sur la fiche en cours si vous souhaitez tout simplement abandonner la demande A Tous les champs en jaune vif sont obligatoires les autres sont facultatifs 4 3 2 L utilisation pas pas de l assistant 4 3 2 1 ETAPE 1 CHOIX DU PROJET D s lors que votre organisme de formation a d pos plus d un projet il vous appartient de valider la ligne ad quate dans le menu d roulant qui vous est propos afin que les parcours de vos b n ficiaires y soient bien rattach s 4 3 2 2 ETAPE 2 SAISIE DU BENEFICIAIRE Saisissez le b n ficiaire RAPPEL IL NE PEUT Y AVOIR QU UN SEUL B N FICIAIRE PAR DEMANDE DE LIVRET EUROPASS Deux cas se pr sentent vous 1 Vous n avez jamais saisi le b n ficiaire cliquez sur cr er un nouveau b n ficiaire 2 Vous avez d j saisi le b n ficiaire car il a d j effectu un parcours europ en cliquez sur r cup rer un b n ficiaire d j saisi puis s lectionnez votre b n ficiaire en
35. hier concernant Internet Explorer 5 x Attention 5 x correspond 5 0 ou 5 01 ou d autres 5 0 en cochant la case situ e gauche du nom du fichier Appuyez maintenant sur T l charger en haut de la page et suivez les instructions pour installer le logiciel O trouver Netscape 4 7 pour PC Attention le t l chargement de ce fichier est tr s long plusieurs heures mais il ne vous emp che pas de travailler normalement en parall le Nous vous conseillons de t l charger le soir pour installer le programme le lendemain matin Rendez vous sur le site Netscape soit en cliquant sur l ic ne situ e en page d accueil soit en composant l adresse suivante attention l ouverture du site est assez longue environ 10 secondes ftp ftp fr netscape com pub communicator for france french 4 7 windows windows95 or nt co mplete install 1 Double cliquez sur le fichier cc32f47 exe 2 Choisissez Enregistrer ce programme sur le disque 3 Saisissez le r pertoire ou vous souhaitez effectuer le t l chargement dans le doute choisissez c Mes documents mais CHANGEZ PAS le nom du fichier 4 Votre machine t l charge le fichier A cette tape essayez de vous faire assister par un membre de l quipe technique informatique pour installer le programme Lorsque le t l chargement est termin 1 Ouvrez le fichier cc32f47 exe dans le r pertoire que vous avez pr c demment choisi 2 Si vous n tes pas assist par
36. i le responsable de l organisation du parcours europ en il suffit de r pondre Oui la question interm diaire pour copier les renseignements du responsable de l organisation dans les champs du responsable du parcours Si vous modifiez les renseignements du responsable de l organisme apr s avoir r pondu la question interm diaire il faut re cliquer sur Oui pour enregistrer les modifications chez le responsable de l organisation du parcours Une fois tous les champs remplis et v rifi s proc dez la validation de votre demande Un message s affiche pour vous indiquer le bon d roulement des op rations Il vous reste ouvrir votre bo te de courrier lectronique pour prendre connaissance de votre login et de votre mot de passe Veuillez maintenir jour les donn es saisies en enregistrant les changements dans la fiche de votre organisme cette fiche est accessible partir du menu G rer mon organisme Ma fiche organisme de votre domaine F vrier 2001 12 4 2 L assistant de saisie des projets de parcours europ en de formation Dans la suite de ce manuel et afin de faciliter la lecture nous emploierons le terme Projet pour d signer un projet de parcours europ en de formation Avant de saisir votre projet dans l assistant nous vous conseillons de lire les Conseils pratiques dans la partie g n rale c est dire non s curis e du site ainsi que l int gralit de ce chapitre Vous gagn
37. ier 2001 26 6 ANNEXES 6 1 T l chargement des fichiers 6 1 1 Comment t l charger le fichier RESULTAT Si vous utilisez un En utilisant le bouton droit de votre souris cliquez sur le PC avec Internet C kee Explorer premier bouton Lkreres T l chargez Choisissez Enregistrer la cible sous Dans la fen tre qui s ouvre enregistrez dans le r pertoire c Mes Documents le fichier r sultat sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer Puis cliquez ventuellement sur Fermer premier bouton Choisissez Enregistrer le lien sous Dans la fen tre qui s ouvre enregistrez dans le r pertoire c Mes Documents le fichier r sultat sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer Puis cliquez ventuellement sur Fermer Si vous utilisez un Macintosh Fr ks T l charger le lien sur le disque Dans la fen tre qui s ouvre enregistrez dans le dossier de votre choix le fichier r sultat sous le nom qui vous est indiqu en jaune dans la page de t l chargement Cliquez sur Enregistrer Puis cliquez sur Fermer F vrier 2001 27 6 1 2 Comment t l charger le MODELE D EDITION 2 Si vous utilisez un En utilisant le bouton droit de votre souris cliquez sur le t Se T l char j harger Explorer deuxieme bouton 1 Choisissez Enregistrer la cible sous 2 Dans la fen
38. if de l avoir sur son bureau lors de l utilisation des assistants de saisie leur mode d emploi y est d crit pas pas L GENDE Cette ic ne sert attirer votre attention sur un aspect d licat de l application Cette ic ne signale des petites astuces pour utiliser plus confortablement l application Cette ic ne rappelle la n cessit d ouvrir un menu d roulant afin de valider le champ ad quat F vrier 2001 4 2 COMMENT OPTIMISER L UTILISATION DU SITE EUROPASS FORMATION 2 1 Navigateurs L application Europass Formation a t test e avec les navigateurs e Internet Explorer 5 0 ou plus pour PC e Netscape 4 7 ou plus pour PC e Internet Explorer 5 0 ou plus version Mac pour Mac L utilisation de versions ant rieures entrainerait des erreurs de saisie il est donc fortement recommand d installer l un de ces navigateurs pour acc der l application O trouver Internet Explorer 5 x pour PC Rendez vous sur le site de Microsoft soit en cliquant sur l ic ne situ e en page d accueil soit en composant l adresse suivante http www microsoft com windows ie intl fr download default htm Choisissez votre systeme d exploitation puis cliquez sur le menu mise jour de produits Le serveur va vous demander l autorisation d installer un logiciel permettant une proposition personnalis e des produits mettre jour Autorisez le serveur installer ce logiciel puis s lectionnez le fic
39. l assistant de saisie des demandes de livrets Europass Formation voir d tails chapitre 4 3 e Liste des b n ficiaires pour visualiser l ensemble des b n ficiaires des parcours de formation et compl ter ou mettre jour leurs coordonn es le cas ch ant e Les entreprises en France pour visualiser compl ter ou mettre jour les renseignements concernant les entreprises fran aises de vos b n ficiaires sous contrat de travail e Les structures d accueil pour visualiser compl ter ou mettre jour les renseignements concernant l ensemble de vos structures d accueil l tranger e Mes Europass Formation pour visualiser sous la forme d un tableau les parcours de vos b n ficiaires et leur num rotation e Dossier Bourses BTS uniquement tablissements sous tutelle des minist res de l ducation et de l agriculture permet de pr saisir un dossier de demandes 5 1 1 2 MENU CONSULTER MES ANNUAIRES D un simple coup d il vous pouvez visualiser l cran les coordonn es e des responsables des entreprises fran aises cas des contrats de travail des structures d accueil l tranger e de votre propre organisme Pour plus de commodit dans votre consultation vous pouvez utiliser la fonction filtre voir 5 1 2 3 F vrier 2001 19 5 1 1 3 MENU RECUPERER MES FICHIERS Il vous permet tout moment de r cup rer les donn es saisies concernant vos b n ficiaires leurs entreprises et leu
40. l organisme de formation qui effectue la demande de livrets Europass Formation Europass Formation Il s agit d un document communautaire d attestation tablissant que son possesseur a accompli un ou plusieurs parcours europ ens de formation Il est d livr par l organisme responsable de la formation dans l Etat membre de d part Identique dans toute l Union europ enne il est imprim par l Office des publications des Communaut s europ ennes et mis la disposition des Etats membres Organisme de formation Structure responsable de l organisation de formations professionnelles comportant des p riodes structur e en entreprise et souhaitant faire b n ficier ses b n ficiaires de parcours europ ens de formation Parcours europ en P riode de formation professionnelle effectu e par une personne dans un Etat membre Etat membre d accueil autre que celui o cette personne suit une formation en alternance Etat membre de d part et dans le cadre de ladite formation Pour l organisation de cette p riode on s est mis d accord de part et d autre pour utiliser l Europass formation F vrier 2001 41 PNC Point National de Contact C est l organisme charg des relations avec la Commission La Commission et l ensemble des PNC organisent la mise en uvre le suivi et l valuation du dispositif En France la mission de point national de contact Europass Formation a t confi e l Agence Socrates Leonardo da Vinci qui a
41. la l gende d un bouton placez le curseur sur le bouton en question Pour activer l action li e un bouton il suffit de cliquer une fois sur le bouton Description de l action li e au bouton Permet de passer d une page l autre l int rieur d une liste ou d un assistant de saisie structure une nouvelle entreprise Permet de rapatrier sur votre machine diff rents documents Permettent de proc der l enregistrement d finitif des donn es saisies Attention Il est ensuite pas possible de revenir en arri re dans les assistants de saisie Permet d effacer les donn es saisies dans la page en cours et donc de revenir en arri re Permet d ouvrir la fen tre de saisie du code NSF dans l assistant des DEF Permet de dupliquer les l ments d crivant le parcours de la demande pr c dente Permet d effectuer une demande sans dupliquer des l ments de la demande pr c dente d Permet de retourner au menu g n ral Permet de g n rer le fichier r capitulatif des donn es s lectionn es D autre part un certain nombre de boutons servent lancer une commande explicite F vrier 2001 23 5 2 1 2 DESCRIPTION DES ICONES DE LA ZONE SECURISEE Ces ic nes ne sont pr sentes que dans la zone s curis e de l application Elles sont r parties en deux groupes qui correspondent leur emplacement e Cadre des listes e Cadre des fiches L action li e une ic ne n est accessible que si l ic ne est
42. on _ Enregistrer Vous reviendrez alors la fiche B n ficiaire Le bouton Annuler vous permet de revenir la fiche B n ficiaire sans tenir compte des champs que vous auriez ventuellement pu remplir 4 3 2 4 ETAPE 4 SAISIE DE LA STRUCTURE D ACCUEIL Saisissez la structure d accueil avec laquelle vous avez contractualis et dans laquelle va se rendre le b n ficiaire dont vous venez de saisir les coordonn es ATTENTION IL NE PEUT AVOIR QU UNE SEULE STRUCTURE D ACCUEIL PAR DEMANDE DE LIVRET EUROPASS Deux cas se pr sentent vous 1 Vous n avez jamais saisi cette structure utilisez le bouton fiche Structure d accueil 2 Vous avez d j saisi la structure d accueil par exemple car deux de vos Nouveau pour ouvrir la b n ficiaires se rendent au m me endroit donc utilisez le bouton al puis s lectionnez votre structure en cliquant sur sa fl che bleue Faites attention bien renseigner le pays la r gion europ enne la NAF NACE et la taille de la structure l aide des menus d roulants car la valeur attribu e par d faut ne correspond sans doute pas la r alit Vous pouvez si vous le d sirez consulter au pr alable les tables NAF NACE et r gions europ ennes figurant en annexe de ce document ou partir du menu Tables de r f rence 4 3 2 5 ETAPE 5 SAISIE DE LA DESCRIPTION DU PARCOURS La saisie de la plupart de ces rubriques ne pr sente aucune difficult
43. pr sente dans la page Par exemple la validation r f rentielle est accessible pour la saisie du champ Organisme de la fiche d un projet par contre elle ne l est pas pour la saisie du champ Source de financement de la m me fiche Ic ne Description de l action li e l ic ne Dans le cadre des listes diter et effectuer des modifications sur la ligne situ e droite de l ic ne Effacer la ligne situ e droite de l ic ne A utiliser avec pr caution Afficher toutes les lignes d une liste 7 Filtrer les lignes d une liste d apr s une ou plusieurs colonnes Dans le cadre des fiches Voir plus d informations Ce AEN Choisir Validation r f rentielle Envoyer un mail l adresse situ e gauche de l ic ne K Visualiser les liens enregistr s vk Lors de l utilisation du site un petit texte de d finition de l action li e une ic ne appara tra si vous placez le curseur sur l ic ne en question 5 2 1 3 MODE D EMPLOI DE L ICONE FILTRE Le filtre sert masquer certains l ments d une liste Il s applique une et une seule colonne d une liste par contre il est possible de conjuguer plusieurs filtres Un filtre est en fait une s lection de lignes d une liste Si aucun filtre n est utilis toutes les lignes de la liste sont affich es c est le cas par d faut F vrier 2001 24 E E r ADRIEN Julien 29120 FONT ABBE a ALBUCHER
44. ranger pr vues et pr cisez si ces p riodes doivent obligatoirement se d rouler l tranger ou non tape 2 Le parcours europ en Effectuez le classement des types d objectifs du projet par importance croissante de 1 4 1 pour le plus important 4 pour le moins important puis r pondez aux questions portant sur une ventuelle pr paration linguistique et ou culturelle tape 2 suite Organisation p dagogique Pour la saisie des cinq champs suivants vous disposez d environ 500 caract res par cadre Ces cinq champs aideront votre PRC bien estimer l effort que vous effectuez en entrant dans la d marche de Parcours europ en de formation et v rifier que vous vous conformez aux crit res fix s par la D cision Etape 3 Pays de destination Proc dez ici comme plus haut pour les sources de financement la liste des pays retenus appara tra compl t e chaque ajout tape 4 Vos partenariats Les r ponses aux questions valent par d faut Non Veillez les modifier en tant que de besoin 4 2 3 2 SOUMETTRE VOTRE PROJET Etape 5 Validation g n rale Validation Vous devez imp rativement cliquer sur le bouton GER en bas de page pour que votre proposition de projet soit soumise par mail votre PRC Etape 6 Confirmation de validation Deux messages vous confirment si votre demande a bien t enregistr e et si votre PRC en est averti Dans le cas contraire l administrat
45. rs structures d accueil sous la forme de fichiers Get et sie si l on fait le choix d utiliser le mod le de fusion propos pour les utiliser en tant que de besoin rapport d ex cution publipostage contacts divers Trois types de listes sont votre disposition e Liste de mes b n ficiaires nom pr nom adresse d taill e compl te t l phone t l copie adresse e mail page web sexe date de naissance nationalit situation familiale statut num ro de parcours Europass Formation organisme nom du projet de parcours structure d accueil l tranger e Liste de mes structures d accueil nom adresse compl te d taill e t l phone t l copie adresse e mail page web type de structure code NACE taille pays district nom et pr nom du contact fonction du tuteur e Liste de mes entreprises pour le cas o les b n ficiaires sont sous contrat de travail en France raison sociale adresse d taill e compl te code NACE nom et pr nom du b n ficiaire employ par l entreprise Description de la marche suivre e S lectionner la liste choisie dans le menu d roulant e Choisir l ann e prendre en compte e Cliquer sur le bouton Ex cuter A La liste que vous venez d ex cuter cr e un fichier r sultat fichier txt que vous T l chargez devez t l charger en utilisant le premier bouton de la page de t l chargement voir en annexe les instructions d taill es comment t l
46. s curit 345 Application des droits et statuts des personnes 346 Sp cialit s militaires Sp cialit s concernant plusieurs capacit s 411 Pratiques sportives y compris arts martiaux 412 D veloppement des capacit s mentales et apprentissages de base 413 D veloppement des capacit s comportementales et relationnelles 414 D veloppement des capacit s individuelles d organisation 415 D veloppement des capacit s d orientation d insertion ou de r insertion sociales et professionnelles 421 Jeux et activit s sp cifiques de loisirs 422 Economie et activit s domestiques 423 Vie familiale vie sociale et autres formations au d veloppement personnel F vrier 2001 6 4 Liste des r gions et des districts europ ens PAYS ALLEMAGNE F vrier 2001 REGION DISTRICTS BADEN W RTTEMBERG STUTTGART KARLSRUHE FREIBURG T BINGEN BAYERN OBERBAYERN NIEDERBAYERN OBERPFALZ OBERFRANKEN MITTELFRANKEN UNTERFRANKEN SCHWABEN BRANDENBURG NIEDERSACHSEN BRAUNSCHWEIG HANNOVER LUNEBURG WESER EMS NORDRHEIN WESTFALEN DUSSELDORF KOLN MUNSTER DETMOLD ARNSBERG RHEINLAND PFALZ KOBLENZ TRIER RHEINHESSEN PFALZ BREMEN HAMBURG gt O HESSEN DARMSTADT GIEBEN KASSEL MECKLENBURG VORPOMMERN SAARLAND SACHSEN CHEMNITZ DRESDEN LEIPZIG SACHSEN ANHALT DESSAU HALLE MAGDEBURG SCHLESWIG HOLSTEIN H RINGEN 35 AUTRICHE BELGIQUE DANEMARK ESPAGNE F vrier 2001 OST STER
47. ssure l information et la coordination des PRC et la promotion du dispositif au niveau national PRC Point R gional de Contact Organisme qui a pour mission d assurer la gestion du dispositif Europass Formation au niveau r gional Dans un premier temps il doit examiner et valider le cas ch ant les candidatures de projets de sa r gion Dans un second il valide les demandes pr sent es pour chaque b n ficiaire potentiel au vue de la convention sign e avec la structure d accueil En France il y a un PRC Emploi par r gion et un PRC Education par acad mie Structure d accueil i Entreprise ou organisme de formation d un Etat membre d accueil qui participe un parcours europ en de formation Tuteur Personne qui aupr s d un employeur priv ou public ou d un tablissement ou centre de formation de l Etat membre d accueil est charg e d aider d informer de guider la personne en formation pendant son parcours europ en Le tuteur assure le suivi du d roulement du parcours europ en en fonction des objectifs et contenus pr alablement d finis F vrier 2001 42 6 6 R capitulatif des boutons et des ic nes de la zone s curis e L action li e une ic ne n est accessible que si l ic ne est pr sente dans la page Par exemple la validation r f rentielle est accessible pour la saisie du champ Organisme de la fiche d un projet par contre elle ne l est pas pour la saisie du champ Source de financement de la m
48. t par courrier lectronique prendre connaissance du login et du mot de passe qui lui donnent acc s l Espace Utilisateurs 3 2 2 3 LES MENUS QUESTIONS REPONSES ACTUALITES BASE TELECHARGEMENT LIENS UTILES BOITE A OUTILS Ils sont plus particuli rement destin s aux acteurs du dispositif On trouvera en particulier dans la base de t l chargement le sch ma des diff rentes tapes du dispositif ainsi que plusieurs montages pr sentant de se familiariser avec les assistants de saisie utilis s au cours de ces tapes Le menu Boite outils lui regroupe divers outils pouvant tre exploit s dans l laboration la mise en uvre la gestion et l valuation des parcours europ en de formation F vrier 2001 9 3 2 2 4 LE MENU ESPACE UTILISATEURS ZONE SECURISEE Il permet aux organismes de formation d avoir acc s au domaine qui leur est r serv L acc s ce menu se fait en utilisant le login et le mot de passe d livr s automatiquement aux organismes de formation lors de la validation de leur inscription Le fonctionnement de cette partie est d taill plus loin au Chapitre 5 La zone acc s prot g Votre login et votre mot de passe doivent tre pr cieusement conserv s car ils vous permettent de acc der l outil de gestion des projets de parcours europ ens En cas de perte de votre login et ou de votre mot de passe veuillez vous adresser contact europass Fr
49. t et sur les t ches confi es aux b n ficiaires pour les atteindre Montrez en quoi le d roulement de cette p riode l tranger repr sente un r el plus Evitez le plus possible les g n ralit s sur la mobilit Financement vous pouvez pr ciser plusieurs sources de financement en s lectionnant successivement dans la table chaque ligne ad quate et en cliquant chaque fois sur EH en cas d erreur utiliser le bouton EE Un clic sur le bouton El Vous emm ne l tape suivante tape 1 suite Cadre g n ral de la formation professionnelle en France Il faut saisir au moins l intitul complet d une certification vis e par l organisme Cette saisie doit obligatoirement tre effectu e dans la premi re ligne Vous pouvez saisir au maximum quatre certifications au del il nous semble que votre demande devrait logiquement faire l objet de plusieurs parcours id LA Dur e de la formation suivie en France par les b n ficiaires ouvrez la liste pour s lectionner la ligne ad quate Si vous s lectionnez Autre pr cisez dans la case Dur e autre Vous disposez ensuite d environ 300 caract res pour sp cifier le rythme et le calendrier d alternance sur l ann e de la formation que vous organisez ainsi que la part que le parcours europ en repr sente l int rieur de cette formation F vrier 2001 14 Saisissez enfin la dur e moyenne des p riodes l t
50. t qualit de la personne habilit e d poser la demande Les renseignements qui vous sont demand s ont une importance capitale car ils vont permettre votre PRC de bien conna tre votre projet et de v rifier que vous vous conformez bien aux crit res fix s par le texte de la D cision qui pr voient d une part que la formation dans laquelle s inscrit le parcours europ en est bien une formation professionnelle comportant des p riodes de formation structur es en entreprise et qu elle m ne un certification ou qualification reconnue d autre part qu il y bien eu accord entre vous et les structures accueillant vos b n ficiaires sur les objectifs le programme et la pertinence de la dur e de la p riode de mobilit pr vue ainsi que sur l valuation et le suivi et la nomination d un tuteur 4 2 3 1 DECRIRE VOTRE PROJET tape 1 Le cadre du projet Respectez les indications pour saisir une r f rence claire afin que votre PRC l identifie ais ment dans ses listes l cran l espace d affichage est limit Descriptif sommaire du projet public concern ne perdez pas de vue que l Europass Formation n est pas destin attester une simple action de mobilit Il vous appartient de mettre en vidence le r el effort fourni vers plus de dialogue et d interactivit entre votre organisme de formation et les structures d accueil l tranger Soyez donc le plus concret possible sur les objectifs de votre proje
51. tion sociale F vrier 2001 31 55 de service 7 Services persons F vrier 2001 32 6 3 Liste des codes NSF Sp cialit s de formation 100 Formations g n rales 110 Sp cialit s pluriscientifiques 111 Physique Chimie 112 Chimie biologie biochimie 113 Sciences naturelles biologie g ologie 114 Math matiques statistiques 115 Physique 116 Chimie 117 Sciences de la terre 118 Sciences de la vie 120 Sp cialit s pluridisciplinaires sciences humaines et droit 121 G ographie 122 conomie 123 Sciences sociales y compris d mographie anthropologie 124 Psychologie 125 Linguistique 126 Histoire 127 Philosophie thique et th ologie 128 Droit sciences politiques 130 Sp cialit s litt raires et artistiques plurivalentes 131 Fran ais litt rature et civilisations fran aise 132 Arts plastiques 133 Musique arts du spectacle 135 Langues et civilisations anciennes 136 Langues vivantes civilisations trang res et r gionales 200 Technologies industrielles fondamentales g nie industriel et proc d s de transformation sp cialit s dominante fonctionnelle 201 Technologies de commandes des transformations industrielles automatismes et robotique industriels informatique industrielle 210 Sp cialit s plurivalentes de l agronomie et de l agriculture 211 Productions v g tales cultures sp cialis es horticulture viticulture arboriculture fruiti re 212 Productions animal
52. unir ces informations avant de d buter votre saisie votre travail en sera grandement simplifi A d faut vous ne pourriez mener bien la validation g n rale de votre demande et vous perdriez le b n fice du travail engag SAISIE EFFECTUER POUR TOUTE NOUVELLE DEMANDE i R f rences descriptif sommaire du projet et public concern sources de Le cadre du projet inancement validation dans table Cadre g n ral de La formation suivie en France certification vis e dur e totale validation la formation dans table rythme et calendrier de l alternance 250 caract res dur e professionnelle en moyenne des p riodes l tranger en nombre de semaines Caract re France obligatoire ou non de la p riode l tranger Le parcours europ en Classement des types d objectifs pr paration linguistique pr paration culturelle questions ferm es Activit professionnelle pr vue dans la contractualisation T ches r aliser La dur e du parcours est elle r aliste par rapport aux objectifs et aux pr requis d finis 2 Organisation Niveau d information de formation du tuteur par rapport sa mission p dagogique Description des outils de suivi et d valuation mis en place Le suivi est il effectu en temps r el Autres conditions de r ussite mises en place Chaque rubrique 5 lignes F vrier 2001 13 Choix des pays deValidation dans table destination Vos partenariats Nom e
53. ur uniquement il vous est demand si vous souhaitez que votre demande soit trait e au niveau r gional ou national Dans ce cas cliquez sur le bouton de votre choix et passez l tape suivante tape 2 Point R gional de Contact associ Cette affectation est g r e par le syst me Les coordonn es de votre PRC s affichent dans le bas de l cran elles vous seront rappel es en fin de saisie Cliquez sur le bouton pour passer l tape suivante ei Etablissements sous tutelle du Minist re de l Agriculture votre PRC est bien le DARIC de l acad mie point central de collecte de l information Mais c est votre SRFD que vous devez faire parvenir tous les courriers concernant votre projet car c est lui qu il revient d effectuer la validation de votre proposition tape 3 Coordonn es de votre organisme Le type de votre organisme et votre code postal sont rappel s mais ne peuvent tre modifi s Soyez particuli rement vigilants lors de la saisie de votre adresse lectronique Lorsque vous avez saisi puis v rifi le contenu de tous les champs cliquez sur le bouton LS et passez aux tapes 4 et 5 Etape 4 Le responsable de l organisme de formation Saisissez l ensemble des champs normalement s lectionnez la civilit nom pr nom Modifiez les rubriques pr remplies si n cessaire tape 5 D finition du responsable du parcours europ en Si le responsable de l organisme de formation est auss
54. uropass offre un outil commun clair et fonctionnel aux organismes de formation et aux PRC gr ce la zone prot g e de gestion qui a pour but de garantir la coh rence du dispositif global de permettre une mise en commun des donn es favorisant les conomies d chelle et une meilleure circulation de l information Elle permet en effet dans un premier temps aux organismes de formation apr s s tre inscrit dans le syst me d effectuer une pr sentation synth tique de leur projet de parcours europ en de formation et aux PRC de les examiner Dans un deuxi me temps lorsque les projets sont accept s les organismes y d finissent pr cis ment l identit et le parcours de formation de chaque b n ficiaire Apr s validation des demandes par le PRC le syst me g n re automatiquement la num rotation et donc la tra abilit des parcours En utilisant Internet comme support l application r duit efficacement les d lais de communication Tous les acteurs ont en permanence acc s l ensemble des donn es relevant de leur champ de responsabilit inversement un haut degr de s curisation garantit que l acc s certaines informations et leur utilisation ne soient possibles qu aux responsables de leur saisie Ces informations sont disponibles sous diff rentes formes s A l cran il est possible de visualiser et ventuellement mettre jour la fiche descriptive de l organisme ainsi que chaque projet ses caract ristiqu
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