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Guide à l´usages des groupes de travail sur les

1. 14 Information tir e du document Staff Review and Clearance Responsibilities for World Bank Financed Financement 46 Plan d attribution dans le TTL Sp cialiste LOA Conseiller r gional CD RVP PCD PAD d attribution Personnel d attribution LEG accr dit d attribution Agenda d attribution dans le TTL Sp cialiste LOA Conseiller r gional CD RVP contrat de pr t d attribution Personnel d attribution LEG accr dit d attribution CL PPF Attribution TF contrats TTL Sp cialiste CL Conseiller r gional CD RVP d attribution Personnel d attribution LEG accr dit d attribution ACTIVITES LIEES AU CLIENT Action Lancement Ex cution Consei orisati Signature d appel Seuils d examen pr alable TTL Sp cialiste SM Conseiller r gional CD RVP d attribution Personnel d attribution LEG accr dit d attribution Supervision Etudes pr alables de document 1 Inf rieur au seuil du Conseiller TTL Conseiller Sp cialiste TTL RVP r gional d attribution r gional d attribution Personnel d attribution accr dit d attribution Seuil du Conseiller r gional TTL Conseiller r gional TTL RVP d attribution et au dessus voir d attribution LEGOP Annexe C 47 Matrice d autorit d cisionnaire suite Etudes pr alables de d cision 2 Inf rieur au seuil
2. Les facteurs qui n taient pas cit s dans les Documents d offres ne peuvent pas tre inclus dans l valuation d offre Une fois que les offres sont ouvertes il est tr s facile d introduire de nouveaux facteurs qui donneraient l avantage un offrant pr s lectionn biaisant donc irr vocablement la transparence du processus Une fois que les offres sont ouvertes les m thodologies d valuation incluses dans les Documents d offres ou Demande d offres consultants ne peuvent pas tre modifi es Si cela arrive il est recommand de d clarer le d tournement d attribution 32 Tableau 6 1 Conclusions et recommendations suite La publication est l une des activit s d cisives du processus d attribution C est aussi une bonne pratique d affaires C est la meilleure m thode pour s assurer que des offrants potentiels sont mis au courant de l opportunit d offre Sans publicit appropri e la participation d offrants est largement limit e et dans un pourcentage lev de cas les offres qui en r sultent sont au dessus des prix de march Les TTL devraient s assurer que le fonds social accomplit toutes les phases fondamentales dans un processus d appel la concurrence y compris une publicit appropri e des opportunit s d offres ICB NCB Il est recommand que le d tournement d attribution soit envisag quand la publicit n est pas faite corre
3. risque moyen et 1 sur 20 contrats dans les agences faible risque L chantillon devrait se concentrer sur 13 Dion D Etude d attribution posteriori 42 les contrats sign s mais devrait aussi comporter certains march s en cours d attribution diff rentes phases L chantillon devrait se concentrer sur des contrats non soumis examen pr alable Cependant des contrats importants soumis examen pr alable peuvent tre inclus la discr tion de l quipe de projet Pour les contrats soumis examen pr alable une liste d chantillons devrait tre tablie pour v rifier qu une copie de la mention Pas d objection de la Banque est conserv e dans les dossiers du fonds social Il est important de v rifier que la fr quence des missions de supervision sp cifiques pour effectuer une tude posteriori d attribution est propos e dans le rapport d valuation de capacit d attribution de l Unit de mise en uvre de projet fonds social fait avant l expertise et approuv par le Conseiller r gional d attribution Cette fr quence devrait pr voir au moins une tude d attribution posteriori par an B Etude de terrain La mission de supervision de terrain devrait examiner au minimum e capacit d attribution du fonds social examen de la fa on dont la capacit d attribution du fonds social correspond l valuation faite l expertise et ou la d
4. Les autres objectifs sont de v rifier que e Les d cisions et les actions entreprises dans le d veloppement des processus ont t corrects Iln y a pas eu d indications de fraude ou de corruption e les contrats soumis au seuil d examen pr alable ont re u de la Banque le Pas d objection e les valuations d offres ont t effectu es en accord avec les Directives de la Banque e les contrats en cours et les garanties ont t g r s correctement e les fournitures travaux et rapports de conseil re us ont satisfait aux conditions stipul es dans le contrat e les co ts des fournitures travaux et services fournis ont t raisonnables e Ja qualit et l entretien des travaux et fournitures attribu s ont correspondu aux exigences des documents d offres Le nombre de contrats examin s et de travaux visit s pendant les audits varie largement il est li au nombre de contrats effectu s par le fonds social En moyenne les audits ont examin 30 contrats 16 27 tant le nombre minimum et 45 le maximum des projets audit s Tr s peu de ces contrats ont n cessit un examen pr alable Pas d objection de la Banque 2 Sources de financement et institutions effectuant les audits et les tudes posteriori La plupart des audits ont t financ s par le bureau du Conseiller r gional d attribution de la Banque qui effectue les audits dans le cadre de sa responsabilit fiduciaire Le
5. Les fonds sociaux utilisent des plafonds de salaires pour le travail non qualifi bien que ce ne soit pas recommand dans les directives d attribution Les fonds sociaux g n rant des emplois temporaires parmi les plus d munis fixent des limites de salaire comme moyen de ciblage C est acceptable parce que cela n tablit pas un plafond sur le processus d offre dans sa globalit Des contrats quantit ind termin e IQC sont utilis s dans la r gion ECA en particulier pour recruter des soci t s afin d effectuer la conception et la supervision de micro projets lorsque les composantes des micro projets ne sont pas connues l avance du fait que le fonds social fonctionne la demande Un contrat parapluie est attribu une soci t apr s un appel d offres bas sur une estimation pr liminaire de la valeur des micro projets susceptibles d tre ex cut s dans un laps de temps donn Cependant la soci t adjudicataire doit soumettre des conceptions et estimations d taill es pour chaque micro projet entrepris dans la p riode donn e afin d tre pay e L avantage de cette approche est de faciliter le processus de contrat pour les soci t s recrut es pour effectuer des taches de conception et de supervision dans une vari t de micro projets sur une p riode donn e Tant le TTL que le personnel d attribution pensent qu une formation am lior e sur l attributi
6. tudes posteriori des fonds sociaux dans le monde Le but de cette analyse est de faciliter le partage de l information entre les TTL afin qu ils puissent tirer les le ons des exp riences d attribution d autres fonds sociaux L objectif secondaire de cette tude est de fournir une description d taill e des instruments la disposition des TTL pour g rer le processus d attribution dans un fonds social Les instruments et les tapes du cycle de projet auxquelles ils sont utilis s sont d crits pour permettre au TTL de d cider quel moment un instrument sp cifique doit tre utilis et quand il faut recourir l assistance d un Sp cialiste d attribution PS ou de Personnel Accr dit d attribution PAS En outre l tude d crit les m thodes d attribution employ es par les fonds sociaux et pr sente une analyse de deux m thodes l Attribution de petits travaux et la Participation de la collectivit l attribution 3 Port e Cette tude fait appel des audits des tudes posteriori des LA CA au Rapport d valuation du personnel SAR ou au Document d valuation de projet PAD et aux Aide m moire ou Termes de R f rence TOR des missions de contr le fournis par divers fonds sociaux Pour mieux comprendre le point de vue du TTL et des experts d attribution de la Banque plusieurs entretiens pr cieux ont t men s pour en savoir davantage quant aux exigences et a
7. attribution soit int gr e au PAD C Evaluation de la capacit d attribution PCA du Fonds social L valuation de la capacit d attribution du fonds social est l valuation par la Banque de la capacit du fonds social mener des attributions selon les proc dures de la Banque Le Groupe de travail a la responsabilit de l ex cution de l Evaluation de capacit L Evaluation de capacit d attribution doit comporter e une valuation de la capacit du fonds social dans le domaine des attributions e des recommandations quant aux besoins du fonds social et aux points de progr s illustr s dans un Plan d action e une analyse de risque et de gestion et e la fr quence des tudes d attribution posteriori et des audits d attribution qui doivent tre entrepris Quand on pr pare un fonds social pour la premi re fois premi re op ration et qu il n y a pas d unit tablie il est impossible d valuer la capacit d attribution du Fonds A la place le TT devrait inclure une liste de conditions qui doivent tre remplies pr alablement la r alisation Par exemple l quipe de pr paration du fonds social peut avoir finaliser son Guide d attribution recruter un expert en attribution et organiser avec l IDA la formation du personnel aux attributions Les fonds sociaux peuvent aussi attribuer aux ONG l adjudication des fournitures et des services pour le compte de la c
8. d attribution appropri es va d pendre principalement des particularit s du projet individuel Les dispositifs appropri s d attribution et la gestion financi re doivent tre d finis et approuv s par toutes les parties la Banque l emprunteur et les autres bailleurs de fonds le cas ch ant puis correctement suivis par l organisme de mise en oeuvre L objectif des tudes d attribution posteriori est de v rifier que les proc dures D apr s l entretien avec Jean Jacques Raoul Manager OCSPR 13 nov 2000 appropri es qui ont t approuv es et qui incidemment ont t en accord avec les Directives de la Banque ont t suivies Quelle est information contenue dans les Directives et quelle est celle contenue dans le Contrat de Pr t ou le Contrat de Cr dit Les Directives tant en ce qui concerne l attribution de fournitures et de travaux que pour la s lection de consultants sont des documents qui pr sentent le cadre conceptuel d attribution pour les fonds sociaux financ s par la Banque Ils contiennent une description de chaque processus et proc dure appliquer par le fonds social L Annexe d attribution du LA CA contient les informations suivantes e quelles Directives doivent tre appliqu es pendant la mise en oeuvre d un fonds social e quelles sont les proc dures d attribution employer par le fonds social choisies parmi les diverses m thodes acceptables
9. du Conseiller TTL Conseiller PA Personnel accr dit TTL RVP r gional d attribution r gional d attribution d attribution Entre les seuils du Conseiller TTL Sp cialiste Conseiller r gional TTL RVP r gional d attribution et ceux d attribution Personnel d attribution LEGOP de 1 OPRC accr dit d attribution Au dessus des seuils de POPRC voir TTL Sp cialiste OPRC TTL Pr sident Annexe C d attribution Personnel accr dit d attribution Source unique d engagement de consultants Inf rieur 200 000 TTL Conseiller Sp cialiste TTL Conseiller r gional d attribution Personnel r gional d attribution accr dit d attribution d attribution ACTIVITES LIEES AU CLIENT Action Lancement Ex cution Conseil Autorisation Approbation Autorit Signature d appel Entre 200 000 et 5 millions TTL Sp cialiste Conseiller r gional TTL RVP de d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution 5 millions et au dessus TTL Sp cialiste OPRC TTL MDO d attribution Personnel accr dit d attribution 48 Matrice d autorit d cisionnaire suite Engagement de consultants individuels Au dessous de 50 000 TTL Conseiller Sp cialiste TTL RVP r gional d attribution Personnel d attribution accr dit d attribution A et au dessus de 50 000 TTL Conseiller Conseiller r gional TTL RVP r gional d a
10. du rapport d avril 1998 la Banque a d velopp des instruments nouveaux et meilleurs pour garantir que la responsabilit fiduciaire de la Banque dans le domaine des attributions sera exerc e efficacement Ce sont L Evaluation de capacit d attribution e La Planification d attribution e Un meilleur cadre d tude posteriori et e Des audits d attribution financ s par le fonds social 30 Il est important de mentionner que tant donn la mise en ceuvre r cente de ces instruments les documents obtenus pour cette tude ne refl tent pas les am liorations attendues dans le futur Par exemple les fonds sociaux qui ont fait l objet d une Evaluation de capacit d attribution n ont pas encore t soumis a des audits ni a des tudes a posteriori d attribution Cependant ces nouveaux instruments m nent clairement a l am lioration de la fonction fiduciaire de la Banque Ceci dit le tableau suivant r capitule les r sultats globaux Tableau 6 1 Conclusions et recommandations Conclusions Recommandations A cause d un enregistrement mal adapt dans certains cas il n a pu tre v rifi si une op ration tait conforme aux directives de la Banque ou non Une documentation mal adapt e en ce qui concerne les processus d attribution peut tre une indication que les Directives de la Banque n ont pas t suivies Un enregistrement mal adapt peut aussi tre d des
11. et Marc Alexandre World Bank Financed Projects with Community Participation Financement and Disbursement Issues World Bank Discussion Paper 265 Africa Technical Department Series Novembre 1994 Gita Gopal Financement and Disbursement Manual for Projects With Community Participation World Bank Discussion Paper 312 Africa Technical Department Series Novembre 1995 Mbuba Mbungu Financement and Financial Procedures Manual For Use By Community Based Organizations The World Bank Juin 1999 T Turtiainen Pr sident A Ayoung S Boubacar P De Blas R Desclaux P Dubois J Hall et J Lewis Portfolio Improvement Working Group Africa Region Guidelines for Simplified Financement and Disbursement for Community Based Investments The World Bank Fevrier 1998 57 RESUME DES RESULTATS Ce document tudie les audits d attribution et tudes a posteriori qui ont t effectu s dans les fonds sociaux dans le monde Il devrait servir de guide aux Chefs de groupes de travail et leur permettre de tirer les le ons des exp riences d attribution d autres fonds sociaux Il fournit aussi un guide pour les divers instruments la disposition du groupe de travail pour planifier et g rer le processus d attribution tout au long du cycle de projet du fonds social Enfin il met des conclusions et des recommandations dans le domaine des proc dures et des pratiques d attribution utilis es dans les f
12. les attributions sont effectu es selon les stipulations de l Accord de Pr t LA ou de l Accord de Cr dit CA Les principaux instruments disponibles pour accomplir cette t che sont les examens pr alables Pas d Objection les tudes d attribution posteriori et les audits d attribution Les r sultats des audits d attribution et des tudes d attribution posteriori sont utiles pour d terminer la fa on dont un fonds social particulier remplit ces exigences et gr ce ce feedback les attributions de ce fonds social peuvent tre am lior es Cependant jusqu ici des tudes transversales n ont pas t men es qui permettent aux fonds sociaux et leurs TTL de tirer les le ons d exp riences similaires Dans cette tude nous analyserons les audits d attribution et les tudes posteriori d attribution men s par diff rents fonds sociaux Pour les besoins de l tude nous entendons par audit d attribution une tude con ue pour d terminer si l attribution les contrats et la mise en oeuvre ont t conformes aux proc dures tablies par les Contrats de Pr t ou de Cr dit L tude posteriori d attribution a le m me objectif bien qu avec une port e plus r duite 2 Objectifs Le principal objectif de cette tude est de fournir une analyse du processus d attribution ainsi que des recommandations pour son am lioration bas es sur une tude des audits d attribution et des
13. les proc dures pour le d p t des documents Pourquoi le Manuel d utilisation Section d attribution est il n cessaire Ce document sert de guide et de r f rence pour les d marches entreprendre chaque tape du processus d attribution et d signe les responsabilit s de chaque groupe ou personne qui participe au processus Comme la Banque doit approuver le document il est garanti que ces processus et proc dures sont pr par s selon les Directives de la Banque Qui doit r diger le Manuel op rationnel Section d attribution L emprunteur doit r diger cette section du manuel avec l assistance technique fournie par le TT qui a la responsabilit finale de l approbation du manuel avant sa mise en oeuvre Quand le Manuel op rationnel devrait il tre pr par Normalement la version finale de l OM devrait tre termin e en m me temps que le PAD est pr t pour les n gociations Un document final approuv est une condition requise pour que le cr dit ou le pr t prenne effet Quelles sont les sources de donn es les plus importantes pour la Section d attribution du Manuel op rationnel Les Directives de la Banque et l Annexe d appel d offres du PAD sont les bases fondamentales pour la Section d attribution du Manuel op rationnel 12 F Phase des n gociations Avant que le TT demande l autorisation de convier l Emprunteur aux n gociations un dossier complet de PAD doit tre envoy
14. par la Banque e les seuils qui indiquent la m thode d attribution appliquer pour chaque contrat et les montants limites globaux pour les m thodes d attribution les plus simples du fonds social e quand et quel stade du projet le fonds social doit obtenir l examen pr alable de la Banque Pas d Objection et quand le fonds social est autonome et le processus est seulement soumis une tude a posteriori et e s il existe des pr f rences nationales par exemple des incitations recourir des fournitures et des contractants nationaux Quelles Directives devraient tre employ es Les Directives les plus courantes devraient tre utilis es au stade de la pr paration de projet les Directives cit es dans l Annexe de l obtention du LA CA devraient tre utilis es au stade de la mise en oeuvre et dans les audits d attribution 1 L attribution au stade de l Evaluation et de la pr paration du projet L tape de l valuation et de la pr paration du projet est importante afin de garantir que les m thodes d attribution les seuils etc sont appropri s et que les attributions sont faites selon le programme tabli et suivant les param tres tablis pour chaque pays Pour atteindre ce but le TT devrait participer aux tapes suivantes Le Document de conception de projet PCD e Le Plan d attribution PP L Evaluation de la capacit d attribution PCA L A
15. plus importantes pour l Evaluation de capacit d attribution Le Rapport national d valuation d attribution ou le Rapport d utilisation d attribution les lois et r gulations des emprunteurs concernant les attributions ainsi que les entretiens men s aupr s du personnel de l agence ex cutoire des contractants des consultants et des institutions concern es sont les sources de donn es les plus importantes pour l Evaluation de capacit d attribution D Annexe d attribution du PAD Cette Annexe tablit les cat gories du projet et comment les attributions seront faites pendant la mise en oeuvre du projet L Annexe devrait comporter les l ments suivants L information pour remplir les tableaux suivants e Les principales observations et recommandations de Evaluation de capacit d attribution e Un plan pour mener les tudes posteriori et les audits d attribution et e La capacit du fonds social mettre des rapports de PMR section 3 Tableau A Co ts des projets par dispositifs d attribution Cat gorie de d penses M thodes d attribution ICB NCB Autres Total Sous projets b n ficiaires Administration du fonds social Fournitures amp Services Consultants Co ts op rationnels Total Tableau B Exemple Seuils pour les m thodes d attribution et examen pr alable Cat gorie de d penses Seuils de valeur de M thode Contrats
16. raisons le personnel du fonds social a modifi les Documents d offres standard ou la Demande standard d offres pour les consultants en les ajustant pour incorporer la l gislation nationale sur les attributions Dans certains cas ces changements n taient pas conformes aux Directives de la Banque et ou La pr paration des Documents d offres ou de la Demande d offres doit tre faite avec soin car toute erreur ou omission cette phase peut tre amplifi e dans les phases suivantes Afin d viter ces probl mes les Documents standard d offres et la Demande standard d offres devraient tre inclus dans les annexes du Guide d utilisation ou 31 omettaient des informations n cessaires aux contractants ou aux consultants dans le Manuel sur les attributions du OM Toute modification de ces documents devrait exiger un Pas d objection de la Banque Pour les NCB la r gion ECA pour les pays post conflit a mis au point des documents d offres simplifi s approuv s par le RPA Ils peuvent aussi tre adapt s pour l utilisation par d autres r gions L offre au prix le plus bas satisfaisant tous les facteurs pertinents inclus dans les Documents d offres et qui a la capacit et les ressources pour mener bien les travaux devrait se voir adjuger le march Quand le moins disant ne se voit pas adjuger le march le d tournement d attribution doit tre d clar
17. 1 Conclusions et recommendations suite Les montants limites globaux fix s pour une m thode d attribution particuli re dans le LA CA devraient tre pris en compte pour l attribution de telle sorte que l attribution entreprise avec cette m thode n exc de pas le montant stipul Les directives indiquent que le regroupement de contrats dans le CPP doit tre correctement adapt pour remplir les caract ristiques sp ciales de cette m thode Cependant ce n est pas facile faire et c est rarement utilis Les TT doivent s assurer par l tude posteriori et ou les audits que les montants limites globaux cit s dans le LA CA sont respect s Une fa on de r aliser cela serait que le fonds social d veloppe un syst me de contr le con u pour g rer ces montants Le nombre requis d tudes posteriori n a pas t effectu non plus que le format de la Banque pour les tudes n a t suivi Le TT doit effectuer les tudes posteriori selon les r sultats de analyse de risque de l Evaluation de capacit d attribution Les tudes posteriori doivent utiliser le format de la Banque Si le fonds social ne dispose pas d une Evaluation de capacit d attribution des tudes posteriori doivent tre men es au moins une fois par an Comme mentionn la section 3 3 2 c est une exigence qui doit tre supervis e par le Conseiller r gional d attribution Les RPA
18. 2 1 1 1 AFR Angola Social Action Project 2 5 1 1 53 Erythr e Community Fund 2 3 2 1 1 Malawi Social Action Fund 1 1 1 Zambie Social Recovery Project 1 1 Social Recovery Project II 1 4 1 1 Zimbabwe Community Action Program 3 1 1 ECA Arm nie Social Investment Fund 2 1 1 1 Social Investment Fund SIF I 1 1 1 Bosnie Emergency Public Works and 2 1 Herz govine Employment Project Bulgarie Bulgaria Regional Initiative Fund 1 Tajikistan Pilot Poverty Alleviation Project 1 1 1 R gion Pays Nom de projet Audit Etude a Mission de Mission de PAD LA PCA d attribution posteriori supervision supervision SAR DCA avec sans information information pertinente pertinente d attribution d attribution MNA Alg rie Social Safety Net 1 1 1 Egypte Social Fund II 1 54 Social Fund III Yemen Social Fund for Development II EAP Thailande Social Investment Fund TOTAL 14 14 22 21 Version finale 55 ANNEXE E LISTE DES EXPERTS EN ATTRIBUTION DE LA BANQUE ET DES GROUPES DE TRAVAIL INTERROGES Armando Araujo LAC RPA Livia Benavides TTL Per FONCODES II Anush Bezhanyan TTL Moldolba Social Investment Fund Sunil Bhattacharya ECA RPA Samantha De Silva Agent d op rations HDNSP Yasser El Gamal Agent d op rations Yemen
19. 5 Renforcement des comp tences M op rationnelles dans le d veloppement men par la communaut We 15 au 19 avril 2002 Washington D C Guide al usages des groupes de travail sur les proc dures d attribution utilis es dans les fonds sociaux Jorge A Cavero Uriona F vrier 2001 TABLE DES MATIERES Abr viations et sigles urnes une aie ct dan tiers T Somma RS ahd Nae hoe ET Me oder se tees e a LME Later ia TEfntrodu tiont ssses saine eme nn einen ns T HI Le r le de l attribution dans un cycle de projet de fonds social IV M thodes d attribution serons aah ooebe etna eS as ee ds BROS ee eee es V Analyse des audits d attribution et des tudes posteriori VI Conclusions et recommandations Annexe A Recommandations pour am liorer les TOR des audits d attribution Annexe B Termes de R f rence pour l tude posteriori des attributions Annexe C La fonction d attribution de la Banque Mondiale tn enmnenmhere ha dur Annexe D Documents utilis s dans cette tude Annexe E Liste des experts de la Banque en attribution et des membres du Groupe de Travail interrog s Annexe F Liste des Documents de r f rence sur la Participation de la Collectivit aux Attrib 800 ee ane Ma
20. Social fund for Development II Sarah Forster TTL Bosnia Herzegovina Emergency Public Works and Employment Project Laura Frigenti TTL Angola Social Action Project Eritrea Community Fund Zambia Social Recovery Project II Zimbabwe Community Action Program Maria Lucy Giraldo Sp cialiste d attribution LAC Gita Gopal TTL Zambia Social Recovery Project Steen Lau Jorgensen Directeur D veloppement social Kathy Lindert TTL Panama FES Caroline Mascarell TTL Armenia Social Investment Fund Social Investment Fund SIF II Maniza Naqvi TTL Tajikistan Pilot Poverty Alleviation Project John Newman TTL Bolivia Social Investment Fund II Peter Pojarski TTL Bulgaria Regional Initiative Fund Jean Jacques Raoul Responsable de politique d attribution et de Groupe de 56 service Nadjib Sefta AFR RPA Graham R Smith TTL Bolivia Emergency Social fund David J Steel TTL Algeria Social Safety Net Egypt Social fund IT amp IMI Maurizia Tovo TTL Guatemala Reconstruction and Local Development Project Social Investment Fund II Andrea Vermehren TTL Nicaragua FISE III Antonia Viyachka Analyste d attribution ECA ANNEXE F LISTE DES DOCUMENTS DE REFERENCE CONCERNANT LA PARTICIPATION DE LA COLLECTIVITE A L ATTRIBUTION Samantha De Silva Community based Contracting A Review of Stakeholder Experience The World Bank Janvier 2000 Gita Gopal
21. al et e Des probl mes avec les documents d offres comme des d viations par rapport aux clauses de contrat aux r sultats et garanties d adjudication l absence d informations importantes et des sp cifications techniques insuffisantes dans les documents d offres Les trois r sultats qui affectent le plus la transparence l efficacit et l conomie du processus d attribution sont e Ne pas adjuger les march s l offre la plus basse e Inclure des facteurs en cours d valuation qui n taient contenus ni dans les Documents d offres ni dans la Demande de soumissions et e Une publication insuffisante des NCB Avant la publication de La fonction d attribution de la Banque mondiale ajustement aux besoins mergents le 2 avril 1998 certains des instruments propos s par la Banque pour la supervision d attribution pour les fonds sociaux en particulier et d autres projets en g n ral avaient diverses applications et ne garantissaient pas toujours que la fonction fiduciaire de la Banque tait remplie efficacement En ce qui concerne ces instruments les observations suivantes peuvent tre faites Il n y avait pas d tude posteriori suffisante ni par le biais des tudes posteriori d attribution ni par les audits d attribution e On a relev que le personnel du fonds social n avait pas une compr hension suffisante des Directives de la Banque Sur la base
22. au Conseiller r gional d attribution pour un examen final Le TT participe la n gociation avec l Emprunteur et toute modification substantielle dans le domaine des attributions doit tre approuv e par le bureau du Conseiller r gional d attribution G Planification d attribution du LA CA La Planification d attribution du LA CA refl te la version finale du PAD qui d crit les axes principaux selon lesquels les appels d offres devraient tre r alis s dans le projet Les points les plus importants sont e les Directives de la Banque qui devraient tre utilis es dans le projet e les m thodes d attribution pour chaque cat gorie choisies parmi celles qui sont acceptables pour la Banque e les seuils qui d terminent la m thode appliquer et s il est n cessaire de faire une tude pr alable ou posteriori et e gil existe un traitement pr f rentiel au plan national Le D partement juridique de la Banque pr pare ce document pour la version finale du document de cr dit ou de pr t Quand la planification d attribution du LA CA doit elle tre produite L information de base pour la planification est dans le PAD et devrait tre finalis e au moment des n gociations Le TTL devrait s assurer que la planification refl te exactement ce qui est tabli dans le PAD 2 Phase de mise en uvre du fonds social La responsabilit du TTL dans le domaine des attributions est de s assurer que le f
23. bution dans le PAD DCA n est pas utilisable pour un projet de fonds social r pondant la demande o il n est pas possible de d terminer l avance ce qui doit tre attribu Les fonds sociaux devraient se r f rer 1 des sous projets b n ficiaires au lieu de fournitures travaux services dans la description des dispositions d attribution et des cat gories de d penses dans le PAD et ii au lieu d un plan d attribution une m thodologie pour les attributions devrait tre d crite dans le Manuel op rationnel du fonds social 12 A s et A Les dommages et int r ts sont des co ts de projet suppl mentaires ou une perte de revenus ou de b n fices pour l emprunteur qui d coulent de probl mes tels que les retards de livraison de fournitures ou d ex cution des travaux 33 Tableau 6 1 Conclusions et recommendations suite Des retards pour remettre le rapport final de l audit ont entra n pour le fonds social l impossibilit de mettre en oeuvre les recommandations de fa on opportune Il est important que les TOR pour l audit sp cifient un d lai pour remettre l avant projet ainsi que le produit final Quand les r sultats du rapport d audit ne sont pas discut s avec le fonds social et le personnel de la Banque au d but du processus et que leur feedback n est pas int gr au rapport final le rapport d audit perd beaucoup de sa valeur Les questions no
24. cherche de tendances ou d exceptions exigeant une analyse plus approfondie Chaque r gion a un gabarit sp cial pour l tude de processus 5 Pr sentation des observations Si l on utilise la matrice d j mentionn e les observations devraient tablir de fa on explicite le nombre de fois o l observation a t relev e dans l chantillon des contrats examin s Par exemple la mention Pas d objection tait absente dans 6 des 8 contrats examin s Les observations pr sent es devraient tre r parties entre r sultats importants et secondaires Les observations importantes devraient tablir si les omissions rencontr es sont suffisamment graves pour pr coniser que la Banque envisage de d clarer un d tournement d attribution D autres recommandations devraient tre faites pour viter ces erreurs Les observations secondaires sont en g n ral des d viations mineures et des recommandations pour les contrats post rieurs devraient tre faites 6 Plan d action Le rapport doit comporter une proposition de plan d action donnant la priorit aux mesures prendre aussi bien par le fonds social que par la Banque pour r pondre aux faiblesses observ es 7 Avant projet du rapport et r union d analyse Une fois que la soci t de conseil a mis un avant projet du rapport il devrait tre envoy tant la Banque qu au fonds social de fa on ce que ce dernier puisse pr senter ses obs
25. claire les contractants supposent qu ils seront pay s de fa on forfaitaire ou en employant une autre m thode 26 Les projets qui comportent des contributions de la collectivit par exemple le moulage de briques la collecte de sable etc peuvent retarder la mise en ceuvre et les contractants ne sont en g n ral pas conscients que la mise en uvre va d pendre des contributions Ceci devrait tre notifi dans l appel d offres cependant il est recommand quand c est possible que les contributions de la collectivit soient donn es avant que la construction du projet commence V ANALYSE DES AUDITS D ATTRIBUTION ET DES ETUDES A POSTERIORI Cette section consid re seulement les audits d attribution et les rapports d tudes a posteriori d taill s l Annexe D Les rapports de mission de supervision ne sont pas inclus tant donn que la majorit ne mentionne que bri vement l attribution En outre ils ne d crivent pas la port e ni les objectifs sp cifiques de ce qui a t entrepris dans le domaine de l attribution 1 Port e et objectifs des audits et des tudes posteriori Les audits d attribution et les tudes posteriori ont fondamentalement le m me objectif principal examiner les proc dures d attribution de contrat et de mise en uvre des march s financ s gr ce aux ressources de la Banque et de v rifier qu elles ont t mises en pratique selon les stipulations du LA CA
26. consultants dans le seul but d couter leurs observations C R sultats de l tude posteriori A la fin de l tude le Sp cialiste d attribution devrait faire le compte rendu de ses conclusions Celles ci devraient tre incluses en annexe de Aide m moire de la mission ou pr sent es sous la forme d un rapport s par joint l Aide m moire ou mis par une agence de la Banque Le rapport devrait tre pr par par un Sp cialiste d attribution ou un membre du personnel accr dit d attribution ou encore un consultant externe avec l aval du Sp cialiste d attribution ou du Personnel accr dit d attribution affect au projet et une copie devrait tre envoy e au bureau du Conseiller r gional d attribution Ce rapport devrait comporter au moins Des recommandations et des propositions d actions pour l emprunteur et la Banque une liste des contrats dans le cadre du projet e les r sultats de l examen de l actuelle capacit du fonds social e les r sultats de l examen des contrats sign s e les r sultats de l examen des processus d attribution en cours et e les r sultats des visites sur site s il y en a 4 Guide pour demander des informations l emprunteur La demande qui doit tre sign e par le Chef du groupe de travail TTL devrait stipuler que la liste sera divis e en deux grands groupes les march s en cours d attribution et les contrats sign s C
27. ctement Si les recommandations des audits ou des tudes posteriori sont ignor es ces tudes perdent leur valeur Par ailleurs cela envoie un message contradictoire au personnel du fonds social selon lequel les mauvaises pratiques d attribution sont acceptables Les TT afin de remplir leur r le fiduciaire doivent s assurer que les recommandations des audits tudes posteriori sont appliqu es Aussi bien les audits que les tudes posteriori devraient inclure dans leur rapport les actions n cessaires mener ainsi qu un plan pour mettre en uvre leurs recommandations C est de la responsabilit fiduciaire du TT de s assurer que le fonds social entreprend l action n cessaire pour rectifier les probl mes identifi s dans l tude posteriori audit De plus le TT peut recommander que le d tournement d attribution soit d clar si les m mes observations se retrouvent dans des march s post rieurs Des provisions pour le paiement de dommages et int r ts ou d autres provisions similaires pour retard de livraison des fournitures d ex cution des travaux ou d faut pour les fournitures ou les travaux de r pondre aux exigences de r sultat devraient tre incluses dans les contrats utilis s par les fonds sociaux Le TT devrait v rifier que les contrats standard inclus dans les documents d offres comportent cette clause La description relative aux dispositions d attri
28. d une analyse plus pouss e de cette m thode Plusieurs documents sont disponibles qui pr sentent une discussion approfondie de cette m thode comme mentionn a Annexe F Cette section ne reprend pas cette information mais soul ve plut t des points de r flexion pour les TTL et pr sente des recommandations pour son utilisation dans les fonds sociaux A Analyse de la m thode points de r flexion pour les TTL La m thode de CPP est apparue en r ponse a de nouvelles politiques mises en ceuvre dans certains pays en ce qui concerne la d centralisation et la participation citoyenne en particulier dans les projets de d veloppement o la participation de la collectivit est essentielle pour le succ s du projet La Banque a r pondu ce changement en incluant la Participation de la collectivit l attribution dans ses directives de janvier 1995 Le texte qui suit est inclus dans les plus r centes Directives de la Banque Lorsque dans l int r t de la durabilit du projet ou pour atteindre certains objectifs sociaux sp cifiques du projet il est souhaitable dans des composants de projet s lectionn s de i faire appel la participation de collectivit s locales et ou d organisations non gouvernementales ONG ou ii d accro tre l utilisation de savoirs faire et mat riaux locaux ou iii d employer une main d uvre abondante et d autres technologies appropri es les proc dures sp cifications et cond
29. dations dans le domaine des pratiques et des proc dures d attribution utilis es dans les fonds sociaux Elles sont bas es sur un examen des audits d attribution et des tudes posteriori des Contrats de cr dit ou de pr t des Rapports de l Equipe d valuation ou des Documents d valuation de Projet et des rapports de contr le de mission issus de divers Fonds Sociaux l D taill l Annexe D IL INTRODUCTION 1 Contexte L Unit des Fonds sociaux du d partement de Protection sociale le R seau du D veloppement humain HDN dans le cadre de son programme de travail a d cid de financer cette tude pour r pondre la demande de plusieurs chefs de Groupes de travail TTL des fonds sociaux et de membres du Groupe th matique L objectif est de fournir une analyse d taill e des le ons tirer des fonds sociaux dans le domaine des attributions Le premier fonds social a t cr en Bolivie 1987 pour r pondre la crise conomique qui s vissait alors Son principal objectif tait la cr ation d emploi gr ce la construction de travaux civils en particulier dans le secteur social Depuis lors les fonds sociaux se sont d velopp s de fa on significative et entreprennent actuellement une vari t de projets sociaux qui apportent un soutien important au d veloppement humain dans divers pays Dans le cadre de sa responsabilit fiduciaire le personnel de la Banque doit garantir que
30. descriptions peu claires dans les Directives ou les Manuels op rationnels quant la fa on dont la documentation doit tre enregistr e chaque phase Le droit administratif indique que la documentation de tout processus en particulier celle qui concerne la prise de d cision et qui engage des d penses financi res doit tre d pos e de fa on appropri e Les s minaires de la Banque et les Manuels op rationnels devraient comporter une section sur l organisation des archives En outre dans les agendas d attribution de LA CA qui fournissent des directives sur la fa on d effectuer les tudes posteriori on devrait inclure un paragraphe sur la fa on d organiser les archives afin que l tude puisse s effectuer plus efficacement Par exemple tous les documents relatifs une op ration devraient tre archiv s ensemble dans un m me dossier Sur la couverture du dossier devrait figurer une liste de contr le du contenu Tableau 6 1 Conclusions et recommendations suite Dans certains fonds sociaux les collectivit s ont d apporter leur travail pr paratoire au bureau central afin d effectuer l tude posteriori Les audits tudes posteriori des comptes de la collectivit doivent tre faits au niveau de la collectivit On ne peut pas demander aux collectivit s d envoyer tout leur travail pr paratoire l unit de gestion centrale du fonds social Pour diverses
31. e en place du march ont pris 3 mois 2 Voir ci dessus 67 Attribution de I n y avait que 15 Offre valu e avec 1 et 2 voir ci plan de jours pour le co t valu le dessus construction pr senter les offres plus bas du march d cole 1 non adjug 2 En pr sentant l information sous ce format il est plus facile de d terminer qu il y a un s rieux probl me dans l valuation de l offre pour tous les march s de l chantillon indiquant que ce probl me s est probablement produit pour tous les march s Si l auditeur a trouv cette erreur et utilis la matrice propos e le reste des march s peut facilement et rapidement tre tudi pour v rifier si ce probl me tait universel 39 De fa on moins importante des probl mes concernant le laps de temps octroy pour la pr sentation des offres peuvent tre observ s Il faudrait analyser si les justifications fournies pour avoir omis une tape sont acceptables ou pas Enfin on peut voir que presque tous les march s ont re u la mention de Pas d objection bien qu elle manque pour un march Il peut s agir d une erreur involontaire ou il peut y avoir des raisons ce probl me qui devraient tre analys es de fa on plus approfondie Il est pr conis que le TOR demande que les informations soient pr sent es sous forme de matrice pour chaque m thode tudi e car cela facilite l interpr tation et la re
32. e la Banque Le TT n a jamais proc d une tude posteriori sur un fonds social Pourquoi ceci n a t il pas t remarqu Par le pass l application des exigences d tude d attribution posteriori par le TT n tait pas r ellement contr l e par la Banque Cependant la suite du rapport du 2 avril 1998 La fonction d attribution de la Banque mondiale s ajuste aux besoins mergents les RPA doivent contr ler l application r elle des tudes d attribution posteriori de chaque projet dans leur r gion et soumettre un rapport annuel au Management r gional avec leurs r sultats Le premier rapport de ce type doit couvrir l ann e fiscale 2000 juillet 1999 Juin 2000 C Audits d attribution Un audit d attribution est tr s similaire techniquement une tude posteriori et peut tre men 1 par ou pour le compte de la Banque auquel cas c est en r alit une tude a posteriori largie ou ii pour le compte du fonds social Qui proc de un audit d attribution Les audits d attribution sont en g n ral command s par le bureau du Conseiller r gional d attribution couvrant g n ralement plusieurs projets dans un pays donn et sont effectu s par des consultants individuels ou par des soci t s pour le compte de la Banque Des audits d attribution peuvent aussi tre effectu s pour le compte du fonds social parce qu ils sont obligatoires dans le LA CA dans ce
33. e optimum des exigences de la Banque en mati re d attribution L une des meilleures m thodes pour r soudre ce probl me est d engager un expert ext rieur dans ce domaine pour donner des conseils et une formation sur le tas au personnel du fonds social Le but de ce conseil ne sera pas d mettre un document final mais plut t de travailler directement avec le personnel durant le processus d attribution pour que le personnel apprenne en faisant B S minaires sur les attributions Le personnel de la Banque charg des attributions propose des s minaires sur ce sujet au personnel de l emprunteur Quand un TTL trouve avantageux d organiser ces v nements pour un fonds social en particulier au lancement du projet il peut coordonner l v nement avec le Sp cialiste d attribution correspondant et ou le Conseiller r gional d attribution IV METHODES D ATTRIBUTION 1 M thodes d attribution employ es dans les fonds sociaux Voici une liste des m thodes d attribution les plus fr quemment employ es mentionn es dans les LA CA examin s pour les projets d taill s l Annexe D Attribution de fournitures et de travaux e Appel d offres national e Shopping National ou International fournitures e Participation de la collectivit l attribution e Attribution de petits travaux 9 D nent 0 Cacic ait d z nihat gt L attribution de petits travaux a t incluse comme s il s agi
34. ensuite que les processus d attribution ont bien t suivis selon les stipulations du LA CA L tude posteriori peut aussi comporter l examen de certains contrats qui ont t soumis une tude pr alable en particulier une tude sur site de travaux finis ou de fournitures et services livr s Le Sp cialiste d attribution du TT ou un consultant m ne normalement l tude posteriori Une tude posteriori d un fonds social doit examiner les points suivants e la conformit de l attribution avec les proc dures approuv es e les recommandations ant rieures de la mission e ad quation de la gestion de contrat et des modes de paiement e les r clamations des offrants et e des visites guid es sur site pour des projets s lectionn s ou sur les lieux de stockage de fournitures Contrairement aux projets classiques financ s par la Banque l tude a posteriori n inclura pas l examen par exemple du plan d attribution pour les sous projets b n ficiaires car ce n est ni n cessaire ni recommand pour les projets fonctionnant a la demande tels que les fonds sociaux L tude posteriori devrait tre consid r e comme une exp rience d apprentissage et une fa on d am liorer la gestion du processus d attribution Pourquoi une tude posteriori est elle n cessaire Une tude posteriori est n cessaire pour garantir que le fonds social satisfait aux proc dures approuv es
35. erni re mission de supervision et conformit au plan d action propos dans l valuation de capacit Une attention particuli re devrait tre port e l affectation de personnel aux installations l enregistrement au reporting la planification et au contr le de l action d attribution e contr le examen du syst me de contr le du fonds social et comparaison des r sultats avec ceux ayant t estim s au moment de l mission du Rapport sur l valuation de projet pour le d boursement bas sur le rapport de gestion de projet PMR e chantillon de march s de fournitures et travaux le Sp cialiste d attribution devrait examiner i les documents d offres et les additifs ii le rapport d valuation iii les contrats sign s iv les retards de paiement v l inspection physique si possible des fournitures re ues ou des travaux effectu s si ce n est pas possible essayer d obtenir un autre type de confirmation et vi il devrait organiser des entretiens avec quelques contractants dans le seul but d couter leurs observations e chantillon de march s pour les services de conseil le Sp cialiste d attribution devrait examiner i la demande d offres y compris la s lection ii le s rapport s d valuation iii les contrats sign s iv les retards de paiement v les rapports publi s et vi il devrait 43 organiser des entretiens avec quelques
36. ervations et justifications sur le rapport et que la Banque puisse aussi pr senter ses observations De cette fa on le document final peut tre accept par toutes les parties concern es puisqu il va refl ter avec une plus grande pr cision le travail entrepris par le fonds social Un accord pourrait aussi tre obtenu quant au plan d action propos pour r pondre aux faiblesses constat es 40 Si diff rents points de vue sont exprim s il est pr conis qu une r union se tienne pour arriver un accord Si ce n est pas possible la Banque devrait prendre la d cision finale 41 ANNEXE B TERMES DE REFERENCE POUR L ETUDE A POSTERIORI D ATTRIBUTION 1 Introduction Ces termes de r f rence sont bas s sur le M morandum de M Armando Araujo Conseiller r gional d attribution de LAC du 29 novembre 1999 La majorit des tapes et recommandations mentionn es dans cette section ont t condens es et r organis es partir des informations contenues dans le M morandum Le M morandum est adapt pour r pondre aux caract ristiques sp cifiques de projets fonctionnant la demande tels que les fonds sociaux 2 Objectifs L objectif d une tude posteriori est de d terminer si les processus d attribution ex cut s taient en accord avec le LA CA 3 M thodologie et port e de l tude posteriori A Pr paration avant le d part de la mission Avant le d part de la mission le Sp ciali
37. essaire Le Plan d attribution est n cessaire parce qu il tablit le type d attribution requis les m thodes suivre et qu il value le temps et le personnel n cessaire pour l ex cution du projet Ceci facilite l ex cution planifi e de l attribution afin que le projet puisse avancer selon les pr visions tablies dans le LA CA avec un besoin minime d improvisation Pour r sumer le Plan d attribution est un document approuv tant par la Banque que par l emprunteur qui d termine les attributions ou Courrier lectronique Mr Jean Jacques Raoul Manager OCSPR 14 oct 2000 la m thodologie d attribution n cessaires au projet et qui sert de guide a l emprunteur et qui aide le TT exercer un contr le appropri Qui devrait laborer le Plan d attribution Le personnel de l emprunteur devrait tre le principal responsable de la conception du plan d attribution Cependant il est important que le TT de la Banque s assure que l emprunteur comprend l importance et la n cessit du plan Le personnel de la Banque doit aussi apporter une aide technique appropri e Le Plan doit tre revu par le Conseiller r gional d attribution avant la r union de PAD Quand le Plan d attribution doit il tre pr par Il est recommand qu une premi re bauche du Plan soit pr par e au d but de la pr paration du projet et que la version finale revue par le Conseiller r gional d
38. ette liste devrait son tour tre divis e en sous groupes pour les projets de la collectivit et pour les co ts d administration du fonds social Elle devrait comporter les l ments suivants A March s qui ont t attribu s e Contrats de financement et de march s des sous projets de la collectivit Nom et num ro du march ii nom de la collectivit iii description des activit s financer iv m thode d attribution par exemple NCB petits travaux CPP v date de livraison 44 e Contrats pour les co ts d administration du fonds social Fournitures i nom et num ro du contrat ii description des fournitures iii m thode d attribution par exemple ICB NCB ou shopping vi date de livraison et vii soumis a examen pr alable de la Banque OUI ou NON si OUI date Travaux i nom et num ro du contrat ii description des travaux iii m thode d attribution par exemple ICB NCB ou trois cotations vii date d ex cution viii soumis a examen pr alable de la Banque OUI ou NON si OUI date Consultants i nom et num ro du contrat ii description des services iii m thode de s lection par exemple QCBS QBS LC CQ Source unique Individuel iv date d ex cution et v soumis examen pr alable de la Banque OUI ou NON si OUI date B March s en cours d attribution La liste devrait tre divis e par type d attributio
39. eut ex cuter un projet en utilisant moins de fonds que pr vus au budget les ressources restantes seraient utilis es pour prolonger ou am liorer le projet Pour garantir la transparence des m thodes alternatives de publication d affaires devraient tre envisag es Par exemple mentionner les produits demand s sur des tableaux d affichage sur la place centrale utiliser la radio de la ville ou toute autre m thode pourrait tre employ e Pour un meilleur contr le des ressources financi res il est conseill d encourager le contr le par la collectivit de sa repr sentation locale Le contr le devant tre exerc par le fonds social devrait aussi tre inclus dans la proc dure posteriori non seulement en ce qui concerne l attribution mais aussi sous les aspects technique et financier Une fois que les proc dures sont d finies elles devraient tre inclues dans le PAD le LA CA et le Manuel Op rationnel du fonds social Les bases de donn es de co t d unit maintenues au niveau central ou du district pour les co ts des fournitures du transport des r mun rations etc ont constitu un outil pr cieux pour contr ler les projets avec CPP Les m thodes de paiement pour les contractants devraient aussi tre incluses dans l appel d offres Par exemple dans de nombreux projets de collectivit les contractants sont pay s par tranche par la collectivit Cependant sauf indication contraire
40. h tudi Tous les audits examin s pr sentent l analyse de chaque march en deux ou trois pages avec les aspects pertinents class s verticalement Pour faciliter l interpr tation de ces informations nous pr conisons qu elles soient pr sent es sous forme de matrice avec des colonnes listant chaque phase du processus d attribution et des lignes pr sentant chaque march tudi Ce format am ne par lui m me identifier si les m mes observations ont t relev es dans un march ou plus au m me stade I m ne aussi de lui m me a analyser un march par ligne L encadr A1 pr sente le format d crit avec seulement 3 phases par processus d attribution Encadr A1 Format sugg r pour l analyse du processus dans les audits d attribution Exemple tableau d tude d un NCB de l Audit XX Nom et num ro du Documents Pas d objection Evaluation Observations march d appels d offres 27 Ecole NN OK Non obtenu 1 Offre valu e avec 1 Erreur admise Am liorations le co t valu le 2 Pour viter des plus bas du march ee A pee uditeur g n ral nomadiuge 2 le fonds ai a adjug le march au moins disant 45 Unit sanitaire I n y avait que 15 OK Offre valu e avec 1 Bien qu ils jours pour le co t valu le aient dit que c tait pr senter les offres plus bas du march d l urgence des 1 non adjug 2 travaux l valuation et la mis
41. ibution l Annexe d attribution du Document d valuation de projet le Manuel d utilisation dont la section sur l attribution la N gociation et l Annexe d attribution des Contrats de pr t ou de cr dit Durant la mise en oeuvre du projet le groupe de travail a une responsabilit fiduciaire qui dans le domaine de l attribution comprend le contr le de l office ex cutoire du fonds social pour garantir que les proc dures de mise en oeuvre et d ex cution d attribution sont appliqu es selon les stipulations du Contrat de Pr t ou du Contrat de Cr dit Le chef du Groupe de travail dispose de trois instruments principaux pour assister ce processus de contr le l examen pr alable Pas d objection l tude posteriori et les audits d attribution Tous ces instruments que nous venons de citer et leur utilisation sont d crits dans ce document et fournissent une aide utile au chef du Groupe de travail dans le cycle d attribution L tude d crit galement les m thodes d attribution les plus utilis es par les fonds sociaux et analyse en d tail deux m thodes l Attribution de petits travaux et la Participation de la collectivit l attribution Des recommandations pertinentes pour am liorer les termes de r f rence des audits d attribution sont pr sent es ainsi que des termes de r f rence pour les tudes posteriori Enfin sont pr sent es des conclusions et des recomman
42. ins 5 audits et ou tudes posteriori d attribution e Un expert en attribution ayant une formation d ing nieur ainsi qu en administration en conomie en droit ou domaines adjacents Avec une exp rience minimum de 3 ans dans le domaine de l attribution en utilisant les Directives de la Banque Il est n cessaire que cette personne ait effectu au moins 3 audits et ou tudes posteriori d attribution Quand l audit comporte l tude des contrats par la m thode du CPP il est pr conis que l une des deux personnes cl poss de l exp rience de cette m thode d attribution Quand le nombre de march s de travaux tudier est important il est conseill qu au moins une des deux personnes cl soit un ing nieur exp riment en supervision de construction ou de travaux 3 D termination de l chantillon D terminer l chantillon des march s devant tre tudi s est une phase d cisive dans un audit par chantillon Si pour quelque raison l chantillon est mal s lectionn ou biais cela peut fausser les r sultats de l audit Pour cette raison il est conseill qu aussi bien la Banque que l emprunteur participent dans cette phase De plus le TOR devrait indiquer le nombre de march s devant tre tudi s afin que la soci t de conseil puisse d terminer plus facilement l effort n cessaire et donc le co t du travail 38 4 Pr sentation de l analyse de chaque marc
43. itionnement de contrats d attribution seront adapt s de fa on refl ter ces consid rations pourvu qu elles soient efficaces Les proc dures propos es seront d crites dans le PAD et le Contrat de pr t Ce paragraphe laisse une marge importante dans la conception d un projet de fonds social lorsqu on utilise cette m thode puisque si l une de ces trois conditions est remplie les proc dures peuvent tre adapt es aux besoins sp cifiques du projet Diverses interpr tations de ce paragraphe ont donn lieu aux opinions contradictoires suivantes e Ja m thode du CPP est si l che que souvent il n est pas possible de savoir jusqu o la conception des proc dures peut aller Parfois lorsqu une proc dure de CPP est expliqu e deux Sp cialistes d attribution diff rents on re oit des r ponses diff rentes e la m thode de CPP telle qu elle est r dig e est correcte car elle permet aux proc dures d tre adapt es aux caract ristiques de la collectivit En tenant compte de ces deux points de vue les points suivants sont recommand s 24 e les Directives ne devraient pas tre r crites car elles offrent la flexibilit n cessaire qui peut tre adapt e aux diff rents besoins et caract ristiques des collectivit s b n ficiaires e pour guider les TTL et Sp cialistes d attribution qui ont des doutes concernant la port e et la forme des Directives de la Banque un M mo pourrai
44. ler r gional CD RVP d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution Sans annulation TTL Sp cialiste CL LEGOP Conseiller r gional RVP MDO d attribution Personnel d attribution CD accr dit d attribution Traitement des r clamations RVP Des offrants des ED des TTL Sp cialiste CL Conseiller r gional CD TTL MDO gouvernements d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution Sur le terrain juridique re ues LEGOP Conseiller GC GC Pr sident par le Conseil g n ral r gional 50 d attribution CL 1 Notices d attribution Documents d offres Documents de pr qualification Forfaits des consultants RFP Contrats La s lection des consultants et les Termes of R f rence pour le travail juridique sont autoris s par le LEG 2 Listes de pr qualification Liste de s lection de consultants Choix des consultants S lection de fournisseurs contractants Contrats 51 Contrats soumis examen pr alable obligatoire par les RPA et par le OPRC Le tableau suivant indique les contrats qui sont soumis a examen obligatoire pr alable par les RPA Contrats ayant un co t estim comme indiqu ou plus en US Co im de contrat Ponte peau en millions de US Travaux 15 0 Fournitures 7 5 Services autres que consultants 2 0 Services de consultants 2 0 Justification d une s
45. lisation Rapport d attribution op rationnel iii OPRC PA PAD PAS PB PCA PCD PP PRMPS PS RVP SAR SF SM TOR TTL TT Comit d tude des op rations d attribution Contrat de projet Document d valuation de projet Personnel accr dit pour les attributions Bureau d attribution Evaluation de la capacit d attribution Document de conception d attribution Plan d attribution Division de gestion du secteur public Sp cialiste d attribution Conseiller r gional d attribution Vice pr sident r gional Rapport d valuation du personnel Fonds sociaux Chef de secteur Termes de R f rence Chef du groupe de Travail Groupe de Travail I SOMMAIRE Le principal objectif de cette tude est de concevoir un document l attention des chefs de groupes de travail qui leur permette de tirer les le ons des exp riences d autres fonds sociaux travers le monde Elle devrait galement servir de guide pour les diff rents instruments la disposition du groupe de travail pour planifier et g rer le processus d attribution au cours du cycle de projet du fonds social L attention port e l attribution pendant la pr paration du projet est cruciale pour garantir un projet de bonne qualit La Banque utilise plusieurs instruments pour atteindre cet objectif le Document de conception de projet le Plan d attribution l Evaluation de capacit d attr
46. n sous projets de la collectivit et co ts d administration Pour chaque type la liste devrait mentionner i le num ro de contrat ii Vobjectif iii la m thode d attribution iv la date ou la date pr vue de louverture d appel doffres v la date ou date pr vue de l adjudication et vi soumis examen pr alable de la Banque OUI ou NON si OUI date 45 ANNEXE C LA FONCTION D ATTRIBUTION DE LA BANQUE MONDIALE Matrice d autorit d cisionnaire ACTIVITES LIEES AU CLIENT Action Lance n x Gives Autorisation Approbation Autorit Signature Ped A Elaboration de capacit et d veloppement de l emprunteur Evaluations d attribution CD TTL Sp cialiste PRMPS Conseiller r gional CD RVP nationales d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution Plans de r forme d attribution CD Sp cialiste OCSPR Conseiller r gional CD RVP d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution Documents nationaux standard CD PA Personnel OCSPR Conseiller r gional CD RVP accr dit d attribution d attribution LEGOP B Responsabilit s fiduciaires Op rations d investissement Pr paration de projet Mise en ceuvre de la capacit TTL Sp cialiste LOA Conseiller r gional CD RVP de l agence d attribution Personnel PRMPS d attribution accr dit d attribution
47. ndicated on the PCA normally with the Supervision Mission QUI To be review a sample of the PS ouPAS procurement processes RPA required to ethe previous mission s revise the procurement recommendations ex post review of each QUAND contracts in process project and issue an annua ethe payments process report to Regional contractors complaints Management contract supervision On site visits to some projects POST REVIEW QUI Are the procedures TM requests SF in agreement with to hire an external that consultant for this service The Bank fulfills its fiduciary responsibility Audit d attribution QUAND As indicated on the PCA or LA CA Recommendations Analyze whether to SF and misprocurement improvement plan is recommended R union avec le RPA 21 3 Instruments additionnels a la disposition du TT Il y a des instruments additionnels a la disposition du TT tels que la formation professionnelle et les s minaires sur les attributions pour le personnel du fonds social qui peuvent am liorer le processus d attribution du fonds social Cependant souvent les TT n ont pas les budgets de supervision appropri s pour inclure de telles activit s Il est conseill que le TT n gocie avec le fonds social pour trouver un financement pour de telles activit s A Embaucher des consultants pour offrir une formation sur le tas Souvent le personnel du fonds social n a pas une connaissanc
48. net partie du TT et sera responsable e L analyse des questions et des pratiques locales d attribution susceptibles d avoir des r percussions sur le projet Elle peut tre faite partir du Rapport d valuation national d attribution CPAR ou du Rapport des op rations d attribution ORP Ce travail devrait tre revu par le Conseiller r gional d attribution avant la r union du PCD Comme le Sp cialiste d attribution ou le Personnel accr dit d attribution est assign au projet ce stade dans la suite de ce document nous faisons r f rence au TT comme au groupe responsable du projet dans son ensemble bien que la personne principalement responsable dans le domaine de l attribution soit le Sp cialiste d attribution ou le Personnel accr dit d attribution B Plan d attribution Une caract ristique sp ciale des Fonds sociaux est qu ils fonctionnent la demande et qu il est donc difficile de d terminer l avance ce qui doit tre obtenu pour les sous projets b n ficiaires La description des dispositifs d attribution dans les PAD DCA est donc inapplicable pour financer les sous projets b n ficiaires elle n est pas non plus n cessaire Il est difficile et inutile de d terminer autant l avance ce qui doit tre obtenu Par cons quent les fonds sociaux ou les projets similaires fonctionnant la demande devraient se r f rer i des sous projets b n ficiaires plut t
49. nnexe C pr sente Les fonctions d attribution de la Banque mondiale qui comporte la Matrice d autorit de d cision pour les activit s se rapportant au client et les seuils pour l tude pr alable obligatoire par les RPA et l OPRC Cette r f rence a t tir e du document Staff Review and Clearance Responsibilities for World Bank Financed Financement 14 Figure 1 Graphique d attribution au stade de la pr paration de projet PROCUREMENT IN THE PROJECT PREPARATION STAGE Cont d APPROVA BY TTor the effectiveness o REVIEW BY THE BANK Doc is a requirement for the effectiveness PAD approved a QUI Before the Coun must review jt Management tea requests authoriz PROCUREME SCHEDULE OF THE LA OR CA negotiations 15 B Etude a posteriori L tude posteriori est un examen par la Banque d un chantillon s lectionn 5 20 des documents utilis s pour l attribution qui cause de la valeur du contrat sont inf rieurs aux seuils pr alablement tablis et n ont pas exig d tude pr alable et une inspection physique des fournitures et travaux attribu s par des contrats soumis tude pr alable ou posteriori L attribution soumise la proc dure d tude posteriori est faite par le seul fonds social sans la participation de la Banque La Banque afin de remplir sa responsabilit fiduciaire v rifie
50. nnexe d attribution du PAD e Le Manuel d utilisation OM y compris la Section d attribution e La N gociation et L Annexe d attribution du LA CA A Le Document de conception de projet Encadr 3 1 Emploi de consultants externes C est le document initial qui d crit le concept et les objectifs du projet Tant les TTL que les RPA ont exprim le souci que dans certains domaines en particulier les domaines sociaux on ne trouve pas assez d expertise d attribution tant donn le volume de travail qu ils doivent traiter Pour r soudre ce probl me dans certaines circonstances des consultants externes ont t engag s avec l aval du Sp cialiste d attribution affectt au projet Les rapports des consultants d attribution ou du Personnel doivent tre avalis s par le Sp cialiste d attribution du TT En ce qui concerne l attribution il y a deux questions consid rer e La d signation du Sp cialiste La seule fonction que les consultants ne peuvent remplir est accr dit d attribution qui fera l autorisation du Pas d objection car il implique la responsabilit fiduciaire de la Banque qui est la fonction exclusive du personnel de la Banque La meilleure r f rence de tous les aspects d attribution pour les consultants externes est le Sp cialiste d attribution ou le Conseiller r gional d attribution Certaines r gions ont un registre de consultants dans leur intra
51. ollectivit Ils peuvent aussi signer un accord avec la collectivit pour adjuger les fournitures et les services pour les sous projets Quand une ONG adjuge des fournitures ou des services des crit res clairs et simples doivent tre tablis pour d terminer si PONG ou la collectivit a la capacit de suivre les tapes d termin es dans le Manuel d utilisation et peut mener des activit s d attribution S il est tabli que PONG ou la collectivit n en a pas la capacit un programme de formation complet doit tre mis en place par le fonds social Pourquoi l Evaluation de capacit d attribution est elle n cessaire L Evaluation de capacit d attribution est n cessaire pour e comprendre la capacit d attribution du fonds social et d terminer s il est n cessaire de construire ou de renforcer cette capacit e d finir les seuils et les changer si n cessaire e d terminer le niveau et la fr quence du contr le exercer et e _s assurer que les attributions vont suivre les Directives de la Banque Quand devrait on mener l Evaluation de capacit d attribution L Evaluation de capacit d attribution devrait tre faite apr s que l Agence ex cutoire ait t identifi e sauf s il s agit d une premi re op ration En outre une copie de l Evaluation de capacit d attribution doit tre envoy e au Conseiller r gional d attribution avant la r union du PAD Quelles sont les donn es les
52. on est n cessaire pour les TTL Un programme global de formation devrait tre d velopp pour les TTL Plut t que de se focaliser sur les d tails de l attribution cette formation devrait comporter les informations n cessaires aux TTL pour am liorer la supervision du processus Il y a apparemment un manque de communication entre les r gions et surtout une duplication des efforts dans l am lioration et le d veloppement d instruments de documents d exp riences et de pages intranet Les changes syst matiques d information entre r gions doivent tre encourag s L objectif doit tre d changer les exp riences et de d velopper des instruments utiles toutes les r gions 35 Tableau 6 1 Conclusions et recommendations suite La s lection de m thodes et de seuils appropri s dans la phase de pr paration est tr s importante car elle d termine la rapidit de mise en ceuvre du projet En plus du personnel d attribution il est important que le TTL soit impliqu dans cette phase Un effort particulier devrait tre fait pour communiquer le concept les principes et les exigences du fonds social au personnel d attribution pour s assurer que les m thodes appropri es sont choisies La gestion correcte du processus d attribution du fonds social d coule beaucoup de l importance accord e ce domaine par le TTL Les TTL devraient accorder l importance n cessai
53. onds social suit les directives tablies dans la planification d attribution du LA CA Trois instruments principaux sont la disposition du TTL pour mener bien sa responsabilit l examen pr alable Pas d Objection l tude posteriori et l audit d attribution Le TTL est principalement responsable de la men e et de la supervision de l ex cution de ces activit s Les tudes posteriori sont men es dans le cadre des missions de supervision et sont financ es gr ce au budget assign au TTL pour la supervision de projet M me quand l audit d attribution est financ par l emprunteur si c est tabli ainsi dans le LA CA le TTL doit fournir 13 son Pas d Objection avant que l auditeur puisse tre choisi Il existe aussi d autres instruments qui contr lent le processus d attribution qui ne d pendent pas enti rement du TT et ceux ci sont d crits plus loin dans le chapitre A Examen pr alable L examen pr alable est le Pas d Objection tabli par le TTL dans le cadre de son travail de supervision et ne sera pas analys de fa on d taill e dans ce document Les TTL qui ne sont pas accr dit s pour mettre un Pas d Objection doivent obtenir un rapport crit d un Sp cialiste d attribution ou du Personnel accr dit d attribution avant d mettre le Pas d Objection correspondant Veuillez consulter l Annexe C 8 z gt attribut a oui a A na hotel L A
54. onds sociaux RESEAU DU DEVELOPPEMENT HUMAIN 58
55. ont la responsabilit de s assurer que le nombre requis d tudes posteriori sont effectu es en utilisant le format correct Il est recommand que les fonds sociaux soient valu s bien avant la fin de l ann e fiscale pour d terminer les projets qui ont satisfait ou non ce crit re Afin d aider le TT remplir cette exigence un agenda pour effectuer des tudes posteriori devrait tre tabli par le personnel d attribution 37 ANNEXE A RECOMMANDATIONS POUR AMELIORER LES TOR DES AUDITS D ATTRIBUTION 1 Introduction Chaque r gion de la Banque a un TOR standard pour l audit d attribution Apr s avoir tudi ces informations nous pouvons conclure que ces TOR sont complets et fondamentalement similaires avec des diff rences de forme plus que de contenu Cette observation tant faite cette section pr sente certains aspects qui notre avis pourraient tre inclus dans le TOR pour obtenir de meilleurs r sultats d audit 2 Personnel cl pour l attribution Il est conseill d inclure le nombre de personnel cl qui sera impliqu dans l audit ainsi que ses comp tences Par exemple e Un chef de projet ayant une formation d ing nieur ainsi qu en administration en conomie en droit ou domaines adjacents Avec une exp rience minimum de 5 ans dans le domaine de l attribution en utilisant les Directives de la Banque Il est n cessaire que cette personne ait effectu au mo
56. ource unique 0 2 d engagement de consultants Ce sont des plafonds qui ne peuvent pas tre d pass s par les r gions Cependant les RPA peuvent d cider de r duire ces chiffres dans leur r gion ou pour des pays sp cifiques quand des circonstances particuli res exigent un examen plus intensif par le Conseiller r gional aux attributions Quand de telles r ductions sont tablies la OCSPR et le LEGOP sont inform s Les rapports d valuation pour les contrats avec un co t estim tels qu indiqu s ci dessus ou ci dessous sont soumis un examen pr alable par le OPRC Co t estim de contrat P pedatributnen en millions de US Travaux fournitures et services 25 0 Services de consultants 10 0 Justification d une source unique d engagement de consultants 30 52 ANNEXE D DOCUMENTS UTILISES DANS CETTE ETUDE R gion Pays Nom de projet Audit Etude a Mission de Mission de PAD LA PCA d attribution posteriori supervision supervision SAR DCA avec sans information information pertinente pertinente d attribution d attribution LAC Bolivie Emergency Social Fund II 1 1 1 1 Social Investment Fund II 2 1 1 Guatemala Reconstruction and Local Dev 1 1 1 1 Project Social Investment Fund II 1 1 1 Jama que Social Investment Fund 1 1 1 1 Nicaragua FISE Il 1h 1 1 Perou Social Development Fund 1 FONCODES I 1 1 1 Panama FES
57. p Et eo eee ii ii iii 22 27 30 38 42 46 51 53 54 RESUME Depuis la cr ation du premier fonds social il y a 14 ans en Bolivie ces fonds ont t d velopp s dans plus de 40 pays a travers le monde Avec le temps ils se sont galement diversifi pour devenir un instrument tr s utile au d veloppement humain Les recommandations de cette tude sont bas es sur une analyse d un chantillon des audits et des tudes posteriori des achats des fonds sociaux travers le monde L tude propose des recommandations pour am liorer le processus des attributions en se basant sur ces analyses En outre le document fournit une description des instruments de la Banque mondiale dans le domaine des attributions Ces descriptions peuvent servir de guide aux dirigeants des groupes de travail tout au long du processus d attribution Enfin des conclusions et des recommandations sont formul es pour aider am liorer l administration des achats pour les fonds sociaux REMERCIEMENTS Ce rapport a t pr par par M Jorge Cavero consultant externe sous le contr le de Samantha de Silva HDNSP dirigeante de groupe de travail dont les avis et conseils sont grandement appr ci s L aide et le soutien des membres du Comit de Conseil ci apr s m ritent aussi nos remerciements Mmes amp Mrs Jean Jacques Raoul OCSPR Maria Lucy Giraldo LCSHD Laura Frigenti AFTH4 Maurizia Tovo LCSHD Caroline Ma
58. par la Banque au niveau du terrain Ceci devrait diminuer le risque que les soci t s de conseil pr sentent des rapports biais s Il est recommand que le financement de la Banque soit fourni dans le cadre du projet pour l audit d attribution quand c est n cessaire Audits d attribution dans le cadre d audits financiers Les experts de la Banque ont aussi t interrog s quant la possibilit d int grer les audits d attribution aux audits financiers command s par le fonds social La majorit des experts ne pensent pas que ce soit une bonne id e opinion que nous partageons Les raisons les plus importantes de cette position sont les suivantes e en g n ral les soci t s d audit traditionnelles n ont pas de personnel ayant une compr hension suffisante des Directives de la Banque et e les soci t s contractantes qui effectuent les audits d attribution sont sp cialis es dans ce domaine et ont obtenu de tr s bons r sultats D D tournement d attribution Un d tournement d attribution se produit lorsque le processus d acquisition de fournitures services ou travaux a d vi de fa on substantielle par rapport ce qui tait tabli dans le LA CA Quand la Banque d termine qu un d tournement d attribution s est produit le fonds social ne peut pas utiliser les ressources du cr dit ou du pr t pour payer le contrat Les fonds qui ont t utilis s pour ce contrat doivent tre rembour
59. par le LA CA La Banque devrait effectuer une tude pr alable de chaque tape mais ceci demanderait plus de temps et des ressources qui ralentiraient aussi le rythme de la mise en uvre du projet Etant donn qu effectuer une tude pr alable pour tous les contrats du projet ne serait pas pratique la Banque s assure que le fonds social respecte les proc dures approuv es par le LA CA gr ce une tude posteriori En accord avec cette approche la politique de la Banque a r cemment mis davantage l accent sur l tude posteriori et moins sur l tude pr alable 16 Quand devrait on effectuer une tude a posteriori Avant que l Evaluation de capacit d attribution ne soit formellement exig e le TT devait veiller effectuer des tudes posteriori au moins une fois par an Depuis que l Evaluation de capacit d attribution a t officiellement adopt e en 1998 la fr quence des tudes posteriori est directement li e l valuation du risque de l agence ex cutoire Dans un projet faible risque la fr quence des tudes posteriori est annuelle et elle est effectu e sur un chantillon relativement r duit La fr quence et la taille de l chantillon devraient tre plus importantes pour les projets plus haut risque Il est pr conis par la Banque que l tude posteriori fasse partie des missions de supervision et soit effectu e en utilisant un format sp cifique de reporting d
60. qu des fournitures travaux et services dans la description des dispositifs d attribution et des cat gories de frais dans le PAD et ii au lieu d un tel plan d attribution une m thodologie d attribution devrait tre d crite dans le Manuel d utilisation du fonds social Ce qui pr c de s applique la cat gorie des sous projets b n ficiaires qui fonctionnent la demande cependant un plan d attribution doit tre labor pour les co ts op rationnels de l organisme ex cutif articles tels que les ordinateurs les v hicules etc Le Plan d attribution contient la liste des fournitures et des services adjudications qui doivent tre obtenus au cours de la dur e de vie du projet Le Plan d attribution devrait tre mis jour si n cessaire pour inclure tout retard ou variation Le plan doit comporter les points suivants e Le regroupement des adjudications et des m thodes d adjudication pour les fournitures et travaux ainsi que la s lection de consultants soci t s et individus ainsi que les estimations de cotits en dollars am ricains par package et m thode et les estimations de dates de d but et de dur e des activit s e Un programme pour chaque cat gorie travaux fournitures et services de conseil mentionnant les tapes importantes avec les dates estim es e Chaque r gion utilise les m mes formats avec des diff rences mineures Pourquoi un Plan d attribution est il n c
61. r le fonds social qui guide les processus et proc dures en mati re d attribution Ce manuel doit inclure toutes les informations n cessaires pour mener l appel d offres selon le LA CA Il est recommand que le manuel op rationnel comporte les points suivants qui sont en accord avec la norme ISO 9004 e description des m thodes d attribution qui peuvent tre utilis es e analyse de la fa on de s lectionner la m thode d attribution en fonction de ce qui doit tre acquis e une description crite et graphique du processus pr cisant qui est responsable chaque tape du processus et qui est responsable du processus dans son ensemble et e des proc dures crites pour 7 ISO 9004 est un l ment du syst me de qualit et de gestion de qualit de l Oraganisation internationale de normalisation 11 les exigences pour les sp cifications techniques les plans les termes de r f rence etc l laboration des Documents d offres ou de Demande pour propositions la clarification des questions pos es par les offrants la r ception et louverture des offres l valuation des offres y compris la qualification posteriori les normes ou directives pour garantir la qualit et les m thodes de v rification les crit res pour la r solution des litiges concernant la qualit assurance de conformit de contrat la planification du temps demand pour chaque tape et
62. r les audits d attribution En tout tat de cause nous avons mis les recommandations suivantes e La Banque finance et conserve la responsabilit des tudes posteriori et des audits men s pour son compte La Banque doit aussi examiner les audits d attribution effectu s pour le compte de l Emprunteur e Une tude pr alable devrait demander la s lection de l auditeur pour les points suivants Liste de s lection et Demande de soumissions Evaluation des soumissions e La Banque devrait s assurer que l chantillon s lectionn pour l audit est ajust aux termes de r f rence TOR et qu il est repr sentatif des contrats du projet e Dans le cadre des tudes posteriori effectu es par le TT pendant les missions de supervision un chantillon des op rations examin es par l auditeur pour le compte de l emprunteur devrait tre 18 tudi Quand il y a des d saccords entre le rapport d audit et l op ration de v rification de la Banque des mesures devraient tre prises par exemple l examen d autres contrats pour voir si les auditeurs n ont pas rempli leurs obligations ou si dans certains cas ils n ont pas fourni volontairement des informations trompeuses Dans ce dernier cas la Banque devrait interdire d avoir recours cette soci t pour toute mission de conseil financ e par la Banque Il est recommand que les consultants soient pr venus que leur travail sera revu
63. rait tre fait en consultation avec les autres organisations C L agenda d attribution du LA CA au sein du Cadre de d veloppement global CDF mis en oeuvre en Bolivie Dans le CDF pour la Bolivie un Agenda d attribution unique tait inclus pour le LA CA qui contenait trois cat gories pour tous les projets en fonction de la classification attribu e l Unit de mise en uvre de projet PIU dans le PCA Pour le PIU plus faible risque les seuils d tude sont plus lev s et l organisme peut changer la cat gorie en fonction des r sultats de l tude posteriori et des audits d attribution Nous citons cet exemple car la Banque peut souhaiter analyser la possibilit de mettre en uvre cette proc dure dans d autres pays apr s l valuation des r sultats en Bolivie VI CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS Les conclusions et recommandations qui suivent sont bas es sur l information rassembl e et tudi e qui est d taill e a Annexe D Bien que l chantillon obtenu ne soit pas suffisant pour faire des conclusions g n ralis es tous les fonds sociaux il permet n anmoins une vue d ensemble g n rale de questions pertinentes Les trois observations le plus fr quemment relev es dans les audits d attribution et les tudes posteriori sont e Des syst mes d enregistrement inad quats 29 e Un manque de connaissance des Directives de la Banque de la part du personnel du fonds soci
64. re au processus d attribution On note que plus d attention entra ne de meilleurs r sultats d attribution Une pr occupation tant pour les TTL que pour certains experts de la Banque est qu il n y ait pas assez de personnel d attribution la Banque Une valuation des ressources humaines dans le domaine de l attribution de la Banque est conseill e S il n y a pas assez de personnel pour effectuer le travail requis les t ches r serv es exclusivement au Sp cialiste d attribution ou au Personnel d attribution accr dit devraient tre d finies Des consultants ext rieurs devraient tre recrut s pour travailler avec le TTL tant pendant la phase de pr paration que pendant la mise en uvre de projet pour les t ches non r serv es au personnel de la Banque Pour plus de d tails voir l encadr 3 1 Un Guide d attribution qui compl te les Directives de la Banque est n cessaire pour standardiser les actions du personnel d attribution et viter des interpr tations diff rentes de normes g n rales Il est entendu que la Banque pr pare un Guide d attribution qui compl tera les Directives de la Banque pour l attribution la Politique d op rations et les documents de Proc dures de la Banque Ce sera une r alisation importante Une haute priorit devrait tre accord e cette activit et elle devrait tre r alis e aussit t que possible 36 Tableau 6
65. rtains cas m me sans qu il y ait d obligation le fonds social a men des audits d attribution soit dans ses propres buts soit la demande du TT 17 Quand devrait on proc der a des audits d attribution Les audits d attribution devraient tre effectu s dans les circonstances suivantes e quand c est stipul dans le LA CA ou dans le PA e quand les r sultats d une tude a posteriori sugg rent fortement une possibilit de d tournement d attribution de fraude ou de corruption De plus quand le LA CA ne stipule pas qu un audit d attribution devrait tre effectu et que le fonds social ne dispose pas d une Evaluation de capacit d attribution le TT devrait contr ler les activit s du fonds social dans ce domaine Sur la base de cette analyse le TT peut d cider de mener un Audit d attribution e quand le personnel du fonds social charg des attributions a chang et que le nouveau personnel a rempli ces fonctions de 6 mois un an ou e ala fin de la premi re ann e d attribution ou e annuellement ou deux fois par an Audits pour le compte de l emprunteur Pour obtenir plus d information sur ce point des entretiens ont t men s avec des experts de ce domaine la Banque Les r sultats des entretiens n ont pas fourni de consensus clair quant savoir s il tait b n fique pour la Banque que l emprunteur engage des soci t s de conseil ind pendantes pour effectue
66. s s Quand devrait on d clarer un d tournement d attribution Ce dispositif est rarement utilis par les TTL mais lorsqu un processus d attribution s est cart de fa on substantielle des proc dures approuv es le d tournement d attribution doit tre d clar par la Banque Du fait qu une d claration de d tournement d attribution peut compromettre le projet tout entier car l emprunteur peut ne pas tre capable de rembourser les fonds utilis s il est tr s important que ce 19 risque soit r duit dans toute la mesure du possible ce qui est le principal objectif des tudes pr alables et de l exercice d Evaluation de capacit d attribution Nous pensons que la peur du d tournement d attribution constitue une incitation importante pour le fonds social et c est un signal fort adress aux emprunteurs important pour le renforcement des efforts dans le domaine des attributions Etant donn que la plupart des sous projets de fonds social sont petits et qu il ne devrait pas y avoir de probl me concernant le remboursement le d tournement d attribution devrait tre employ en cas de besoin 20 Figure 3 Phase de la mise en oeuvre du fonds social IMPLEMENTATION STAGE OF THE SF No Objection NO OBJECTION ETUDE Chef de IS ISSUED PREALABLE groupe Is Task Manager Accredited Le TM doit obtenir un rapport crit pour le PS ou le PAS EX POST REVIEW As i
67. s audits financ s par le fonds social sur ses propres fonds ont t effectu s par des entit s d Etat dont la responsabilit parmi d autres est de faire des audits d attribution En g n ral des soci t s de conseil ont t engag es pour ces audits bien que dans un cas un consultant individuel ait t recrut Les tudes a posteriori ont t financ es par la Banque en particulier en utilisant le budget assign a chaque TTL pour la supervision de projet Le personnel de la Banque Sp cialiste d attribution ou Personnel accr dit d attribution a effectu en g n ral ces tudes bien que quelques consultants ext rieurs aient t recrut s 3 Co t des audits d attribution Le co t des audits d attribution varie et d pend en g n ral des facteurs suivants e la taille du projet e le nombre de projets examiner et e le pays o l audit doit tre effectu Le co t varie entre 25 000 et 60 000 35 000 tant le co t moyen d un audit d attribution 4 Autres questions Nous pr sentons des questions qui ont surgi dans le courant de cette tude et qui vont au dela des exigences de conseil Elles sont pr sent es pour tre consid r es par la Banque Une analyse plus profonde est n cessaire pour trouver les r ponses appropri es ces questions Nous croyons que mettre ces questions en lumi re cependant peut contribuer aux efforts de la Banque pour am liorer les m canismes q
68. s projets b n ficiaires Etant donn que le gros des frais dans les fonds sociaux concerne les projets de la collectivit qui sont la demande il n est pas possible de d terminer l avance ce qui sera attribu de m me qu on ne peut non plus pr voir les fournitures et les travaux pour les sous projets D autre part dans les fonds sociaux qui fournissent un financement direct aux collectivit s les Comit s de gestion de projet de la collectivit ont la responsabilit principale d attribuer les fournitures services et travaux civils guid s par l unit de gestion du fonds social Les Directives de la Banque n imposent pas beaucoup d obligations et ne comportent pas non plus de bonnes pratiques lorsqu il s agit de concevoir les proc dures d attribution et de gestion financi re pour les projets dont la mise en oeuvre et l attribution sont bas es sur la collectivit Aussi ce qui est important c est de concevoir un projet qui peut tre mis en oeuvre en tenant compte des r alit s du terrain et de fa on ce qu il soit pourvu de contr les clairs et d un syst me de v rification En bref il s agit de trouver un quilibre entre une conception de projet qui soit applicable pas trop bureaucratique et le respect de la responsabilit Cependant dans le cas des fonds sociaux qui encouragent la mise en oeuvre et l attribution bas es sur la collectivit la d termination des proc dures
69. scarell ECSHD Gita Gopal OEDCR et Sunil Bhattacharya ECSCS Les observations de Mmes amp Mrs Steen Jorgensen SDV Livia Benavides LCSHE et Julie Van Domelen HDNSP ont enrichi de fa on significative la version finale du document L tude puise dans les informations et les observations de plusieurs autres membres de la Banque en particulier ceux qui sont cit s l Annexe E Le document originel a t crit en espagnol et traduit en anglais par Mme Alice Brooks puis revu par Mme Anne Marie Ridgley ii Banque CA CD CDF CL CPAR CPP DCA ECA ED GC HDN BIRD ICB IDA LA LEGOP MDO NCB ONG OCSVP OCSPR OM OPR ABREVIATIONS ET SIGLES Banque mondiale Contrat de cr dit Directeur national Cadre de d veloppement global Juriste national Rapport national d valuation d attribution Participation de la collectivit aux attributions Contrat de cr dit de d veloppement Europe et Asie Centrale Directeur g n ral Conseiller g n ral R seau du d veloppement humain Banque Internationale pour la Reconstruction et le D veloppement Appel d offres international Office du d veloppement international Contrat de pr t Bureau de repr sentation des op rations juridiques Directeurs des op rations de contr le Appel d offres national Organisation non gouvernementale Vice pr sidence des services centraux op rationnels Groupe des services et politique d attribution Manuel d uti
70. soumis contrat d attribution examen 1 Sous projets b n ficiaires lt 80 000 pr alable 2 Co ts d administration du fonds social Fournitures Equi t handi t pe marchandises lt 25 000 a 25 000 200 000 posteriori gt 200 000 Deux premiers contrats Services de conseil Tous les contrats Soci t s gt 50 000 QCBS Tous les contrats lt 50 000 LCS Aucun Individus lt 50 000 Individuel Aucun gt 50 000 Individuel Tous les contrats Ces chiffres m thodes et examen pr alable sont des exemples pour comprendre le tableau Encadr 3 2 Manque de standardisation dans les r ponses fournies par les Sp cialistes d attribution C est une question mentionn e fr quemment par les TTL interrog s Quand il cherche une r ponse sur une question sp cifique se rapportant aux fonds sociaux le TTL re oit parfois des r ponses diff rentes en fonction du Sp cialiste d attribution qu il consulte Ceci encourage le TTL a trouver un Sp cialiste d attribution qui comprend mieux les fonds sociaux et leurs caract ristiques particuli res Ces divergences diminuent la qualit du service offert par le personnel d attribution Le TT est responsable de l Annexe qui doit tre approuv e avec le fonds social et en tant que telle devrait int grer Evaluation de capacit d attribution E Manuel op rationnel Section d attribution C est la section du manuel utilis pa
71. ssait d une m thode d attribution bien qu elle ne soit pas mentionn e dans les Directives de la Banque Ce type d attribution sera analys de fa on s par e dans cette section 22 S lection de Consultants e S lection bas e sur le co t et la qualit e Consultants individuels Il est important de mentionner que les seuils tablis pour chaque fonds social d pendent des limites de seuils dont dispose la Banque pour chaque pays en particulier l valuation du risque de l Evaluation de la capacit d attribution 2 Attribution de petits travaux L attribution de petits travaux a t mentionn e dans 14 des 22 LA CA examin s Lorsqu il effectue l attribution pour le compte de la collectivit le fonds social emploie fr quemment cette m thode d attribution Etant donn qu il n apparait pas dans les Directives de la Banque le paragraphe suivant est inclus dans le LA CA Les travaux valu s 50 000 c est la valeur la plus courante mais elle varie selon les fonds sociaux ou moins par contrat et sans d passer une limite d termin e encore une fois cette valeur varie beaucoup selon le fonds social globalement peuvent tre attribu s de fa on forfaitaire sous la forme de contrats prix fix s adjug s sur la base de cotations fournies par au moins trois contractants nationaux qualifi s en r ponse une adjudication crite L adjudication doit comporter une description d taill e des
72. ste d attribution ou le Personnel accr dit pour les attributions ou encore un consultant externe qui a le feu vert du Conseiller r gional aux attributions qui va effectuer la supervision d attribution devrait adresser l emprunteur une demande sign e par le TTL pour obtenir une liste de tous les contrats sign s et de tous les processus d attribution en cours dans le cadre du projet Un guide de ce qui doit tre demand est pr sent la fin de l annexe Si l emprunteur ne peut pas fournir toutes les informations demand es la premi re recommandation du TT devrait tre que l emprunteur pr pare une base de donn es jour de fa on ce qu avant la prochaine tude posteriori au plus tard les informations demand es puissent tre envoy es en moins de 4 jours En outre le r alisateur de l tude posteriori doit examiner l Evaluation de capacit d attribution et les rapports des 3 tudes posteriori les plus r centes ou les tudes existantes ainsi que les audits ant rieurs effectu s pour le projet Sur la base de ces informations avant le d part en mission le r alisateur de l tude posteriori doit d finir la liste de contrats examiner sur le terrain en coordination avec le TTL L chantillon s lectionn devrait tre compatible avec l valuation de risque du fonds social soit pas moins de 1 contrat sur 5 pour les agences haut risque 1 sur 10 contrats pour les agences
73. surer que la fr quence avec laquelle les audits d attribution doivent tre men s est d crite dans l Agenda d attribution du LA CA et qu ils sont effectu s Les audits d attribution financ s par l emprunteur sont un outil utile de contr le du processus d attribution Si l Evaluation de capacit d attribution indique que c est un projet haut risque le fonds social devrait tre tenu de faire effectuer un audit en son nom Le TTL devrait s assurer que les instruments n cessaires la supervision d attribution sont explicitement pr cis s dans le LA ou le CA quand ils sont de la responsabilit du fonds social 34 Tableau 6 1 Conclusions et recommendations suite Pour l attribution des services de conseil par exemple pour les valuations de b n ficiaires les valuations d impact les programmes de formation etc les fonds sociaux englobent la fois les ONG les soci t s de conseil et les fondations dans la m me s lection Bien qu il n y ait pas de r gle contre le fait d inclure dans la m me s lection des organisations ayant des structures fiscales et des objectifs diff rents cela n est pas conseill Cependant en fonction du contexte national de la disponibilit des ONG et soci t s de conseil etc et des objectifs de projet par exemple couverture pour les plus d munis pour les collectivit s rurales etc cela peut tre fait
74. t tre produit par la Banque similaire celui qui a t produit par le directeur de l OCSPR M Alfonso Sanchez B Recommandations g n rales pour les CPP Les recommandations suivantes sont con ues pour arriver une meilleure application des CPP e L attribution bas e sur la collectivit doit tre faite selon les proc dures contenues dans le Manuel Op rationnel du fonds social Section Attribution de m me que le Contrat de financement sign entre le fonds social et la collectivit Le Contrat de financement nonce les responsabilit s de chaque partie pour les achats les d penses et la gestion financi re e La collectivit lit un Comit de gestion de projet ou choisit une organisation bas e sur la collectivit pour ex cuter les projets en son nom Il est important que ce repr sentant soit repr sentatif d mocratiquement lu et capable d exercer une influence sur la majorit de ses membres e Les repr sentants devraient inclure aussi bien des hommes que des femmes afin d avoir un quilibre interne et de renforcer l importance de l implication des femmes e Il est crucial d inclure la collectivit parmi les d cideurs pendant les phases les plus importantes Les proc dures devraient permettre la participation de la collectivit tout enti re aux phases cl telles que l attribution de march s e La compr hension des caract ristiques de la collectivit gr ce une val
75. t es dans l avant projet de l audit devraient tre discut es en d tail avec le fonds social et le personnel de la Banque avant que l audit soit finalis Les erreurs d couvertes au cours de l tude d coulaient non pas de la fraude ou de la corruption ou de l quipe du fonds social mais d un manque de connaissances des Directives de la Banque et des proc dures d attribution Par exemple dans certains cas le personnel a pris la d cision d utiliser des proc dures locales au lieu de celles de la Banque et dans d autres les erreurs ou omissions taient dues a la n gligence du personnel Le personnel devrait participer a des stages ou s minaires sur les attributions selon les besoins Un consultant peut aussi tre recrut pour donner une formation sur le tas En outre la section sur l attribution de POM devrait d crire clairement les proc dures et op rations requises Aucun des audits tudi s n a d battu des forces et des faiblesses de la m thode de CPP Etant donn que le CPP est une nouvelle m thode les audits et tudes posteriori devraient valuer la r ussite des attributions effectu es avec cette m thode Bien que plusieurs PAD via l Evaluation de capacit d attribution aient signal le besoin d audits d attribution cette exigence n tait pas incluse dans le LA CA et dans certains cas elle tait sp cifi e seulement dans le PA Le TTL devrait s as
76. travaux avec les sp cifications de base la date exig e de fin des travaux une forme l mentaire de contrat acceptable par I Association et des sch mas pertinents quand cela s applique L adjudication doit tre conc d e au contractant qui offre les cotations de prix les plus basses pour les travaux demand s et qui poss de l exp rience et les ressources pour mener le contrat bon terme Cette m thode est au fond du shopping avec des modifications pour correspondre une attribution de travaux Etant donn son emploi fr quent dans les fonds sociaux et dans d autres projets sociaux qui demandent de petits travaux nous pr conisons que la Banque envisage la possibilit d inclure cette m thode d attribution dans ses Directives Les aspects auxquels nous recommandons de pr ter attention dans cette m thode sont e la production de documents standard simples qui pr sentent toute l information n cessaire aux offrants y compris des plans et brouillons de contrats e quand c est indiqu la r alisation de visites sur le site de projet propos et 23 e int gration de sp cifications techniques pour les mat riaux 3 Participation de la collectivit attribution CPP La m thode de la Participation de la collectivit a l attribution est relativement nouvelle pour les Directives de la Banque elle a t introduite en 1995 Dans les entretiens men s avec divers TTL ceux ci ont deman
77. ttribution LEGOP d attribution Etudes posteriori et audits TTL CD Conseiller Sp cialiste TTL RVP d attribution r gional d attribution Personnel d attribution accr dit d attribution OCSPR Approbation de r adjudication n gociation avec le moins disant Inf rieur au seuil d examen de TTL Sp cialiste LEGOP Conseiller r gional TTL CD POPRC d attribution Personnel d attribution accr dit d attribution Seuil d examen de l OPRC et TTL PA Personnel OPRC TTL RVP au dessus voir AnnexeC accr dit d attribution Amendements de contrats Amendements non soumis a TTL Conseiller Sp cialiste TTL CD examen obligatoire du r gional d attribution Personnel Conseiller r gional d attribution accr dit d attribution d attribution LEGOP 49 Matrice d autorit d cisionnaire suite ACTIVITES LIEES AU CLIENT Action Lancement Ex cution Conseil Autorisation Approbation torit Signature d appel Amendements soumis TTL Sp cialiste LEGOP Conseiller r gional TTL RVP examen obligatoire du d attribution Personnel d attribution Conseiller r gional accr dit d attribution d attribution Abandon Amendements des TTL Sp cialiste Conseiller r gional TTL RVP Accords juridiques d attribution Personnel d attribution LEGOP accr dit d attribution D tournement d attribution Avec annulation TTL Sp cialiste CL Conseil
78. uation sociale ou b n ficiaire est utile pour concevoir les proc dures d attribution par exemple est ce que la majorit des collectivit s ont une exp rience en mati re d embauche d adjudicataires de mise en uvre de projets de collectivit de gestion de comptes bancaires de collectivit etc e Les membres de la collectivit ach tent habituellement des fournitures pour leur propre entreprise et ou pour des projets de la collectivit et ils ont quelque exp rience des attributions avant que le 10 Intitul Guidance Financement Note on Handling Financement Under Shopping Method 1 Pour une approche plus approfondie des CPP veuillez vous r f rer Community based Contracting A Review of Stakeholder Experience par Samantha de Silva 25 projet soit financ il est recommand d tudier ces m thodes et de ne pas les modifier si possible Les proc dures devraient tre aussi simples et directes que possible de fa on ce qu elles soient compr hensibles pour la majorit de la collectivit En fonction des proc dures des documents standard devraient tre utilis s si possible Il n est pas recommand que toute la documentation pr par e par la collectivit soit envoy e au bureau central du fonds social Il est conseill d introduire dans les proc dures des incitations pour que la collectivit ait un int r t conomiser les ressources Par exemple si la collectivit p
79. ui soutiennent la mise en uvre de projet A Sp cifications techniques ou Termes de r f rence L une des formes les plus subtiles de manipulation du processus d adjudication est de cr er des sp cifications techniques ou des termes de r f rence de fa on donner un avantage une marque une entreprise ou une soci t de conseil particuli re 28 Serait il judicieux d inclure du personnel sp cialis bien inform sur les articles attribu s par exemple un sp cialiste en informatique quand du mat riel informatique est mis en adjudication dans l quipe d audit qui r visera les sp cifications techniques ou termes de r f rence dans le cadre de l audit d attribution Pour viter d augmenter de fa on significative le co t de l audit ces experts pourraient travailler depuis leur bureau et recevoir l information pertinente de l quipe d audit d attribution travaillant sur site B Fonds sp ciaux financ s par plusieurs sources Quand un fonds social est financ par plusieurs sources les processus d attribution doivent suivre les normes de chaque source de financement Normalement cela implique qu au sein du fonds social des proc dures et m thodes distinctes doivent tre appliqu es pour chaque bailleur de fonds Ceci entra ne confusion et travail suppl mentaire pour les adjudications La Banque devrait elle encourager une approche unifi e de la gestion d attribution Ceci bien s r dev
80. ux probl mes rencontr s dans leur travail Pour avoir une exp rience directe de la fa on dont fonctionne un fonds social et pour interroger plusieurs acteurs sur le processus d attribution une visite de terrain a t faite au fonds social du P rou le FONCODES Ces instruments sont utilis s principalement par le Sp cialiste d attribution et le PAS et non par les TTL et donc cette tude ne fournit pas de d tails sur leur emploi 3 L Annexe D contient un tableau r pertoriant les documents utilis s dans l tude 4 L Annexe E donne une liste des personnes interrog es HI LE ROLE DE L ATTRIBUTION DANS UN CYCLE DE PROJET DE FONDS SOCIAL Les fonds sociaux diff rent de beaucoup des projets classiques financ s par la Banque en ce qu ils fonctionnent la demande et impliquent une plus grande participation de la collectivit la mise en oeuvre et la gestion de sous projets Ceci en retour influence les proc dures d attribution et de contrat appliqu es par le Fonds Ce chapitre se propose d clairer certaines de ces diff rences et de fournir une aide sp cifique sur les questions d attribution aff rentes Dans les fonds sociaux et projets similaires avec participation de la collectivit il y a deux niveaux de dispositifs d attribution 1 attribution entreprise au niveau central par l unit de gestion du fonds social et 2 attribution par ou pour le compte des collectivit s sou

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