Lutheran Community Care Centre 245B, rue Bay THUNDER BAY
Contents
1. ma trise des applications Microsoft Office et des logiciels de base de donn es sont obligatoires Flexibilit la compr hension et l objectivit sont pr f r s ainsi que la capacit d velopper et maintenir une relation de travail favorable aux membres de l quipe La pr f rence sera accord e aux candidats bilingues Conditions d emploi La r ussite de v rification du casier judiciaire y compris v rification du secteur vuln rable le rapport de l examen physique d claration de conflit d int r ts et serment de confidentialit R mun ration 44 786 50 786 par an d pend de l exp rience Ensemble complet de prestations y compris le plan d aide aux employ s la pension l assurance de soins prolong s de vie et d invalidit de longue dur e2. Lutheran Community Care Centre 245B rue Bay THUNDER BAY ON P7B 6P2 DESCRIPTION DE TACHES ET DES RELATIONS DE TRAVAIL Date 1er Ao t 2014 Classe d emplois Secr taire Assistant financier Titre du poste Adjoint e administrative Passeport Description du poste L Adjoint e administrative fourni un soutien administratif au personnel du programme PASSEPORT et est aussi responsable de g rer les donn es de la base de donn es du syst me de gestion de l information des clients CIMS Au besoin elle fournit galement un appui g n ral d administration pour d autres programmes et services de l agence Autorit L adjoint e Passeport re oit son autorit du gestionnaire du programme Le gestionnaire de programme doit fournir les ressources n cessaires pour accomplir les responsabilit s du poste Limites de l autorit L adjoint e administratif PASSEPORT fonctionne dans les conditions suivantes e Les politiques tablies par le Directeur ex cutif e Les plans tactiques de la gestionnaire de programme e Limites des autorit s l gales et r glementaires Responsabilit s A Soutien au programme e Fournir des services administratifs tels que mais sans s y limiter le traitement de texte la r vision les preuves le t l chargement et le suivi des documents l organisation des r unions et la pr paration des proc s verbaux et la recherche d information e R ception et aiguillage des clients vers le
3. alente dans les fonctions multiples de l emploi au sein de l quipe pour assurer la couverture et le back up d autres assistants administratifs Ces fonctions comprennent mais ne sont pas limit s e Fournir une r ception au bureau y compris courriels lectronique t l phone et enqu tes personnelles rendez vous et le d pistage des enqu tes e _Distribuer des ch ques de tutelle d assurer la liaison de communication entre les clients de tutelle et les travailleurs et tenir des registres appropri s e Fournir de l information g n rale sur tous les services et les activit s du Centre Luth rien de soins communautaires e Se renseigner sur les services existants aux personnes et les services communautaires et fournier ces informations l quipe e Expliquer le processus pour acc der aux diff rents services offerts par le Centre Luth rien de soins communautaires recueillir les informations pertinentes n cessaires et maintenir la documentation n cessaire e Compiler les feuilles de temps e S acquitter d autres t ches connexes selon les besoins ou jug es n cessaires Attentes Les attentes des responsabilit s pour ce poste sont contenues dans le plan tactique personnel de l adjointe administrative PASSEPOR Tandis que chaque adjointe peut se sp cialiser dans certaines fonctions chaque adjoint administratif doit se familiariser avec toutes les fonctions afin de remplacer durant les cong s annuels et autres formes
4. de soutien de back up On s attend galement l adjointe administrative respecter les normes suivantes e Offrir un environnement accueillant et respectueux pour les personnes venant au bureau ou contactant l agence e Se familiariser avec le manuel d utilisation et de maintenance pour les syst mes de t l phone l quipement d affranchissement du photocopieur scanner et des imprimantes e Maintenir une connaissance g n rale de tous les services de l agence et l emplacement des fournitures du mat riel et des documents dans le bureau e Assister des r unions r guli res avec le superviseur affect e En collaboration avec le personnel assurer la s curit de tous les renseignements confidentiels crits et verbaux e Etre respectueux et contribuer la promotion de la philosophie les buts et les objectifs du Centre Luth rien de soins communautaires et la communaut au sens large e Modeler et promulguer les valeurs de l organisation et les valeurs de l affirmation la participation et le leadership de serviteur Redevabilit La redevabilit entre l adjointe et la gestionnaire du programme est mutuelle La gestionnaire du programme est responsable de l adjointe administrative Passeport pour assurer le leadership l autorisation les ressources l affirmation la participation et le serviteur requis pour la concr tisation des responsabilit s du poste L adjointe administrative Passeport est responsable devan
5. l en veillant l exactitude et l exhaustivit des taches B Administration des bases de donn es e Maintenir les connaissances actuelles et d expertises et agir en tant que mod rateur de l agence pour la base de donn es CIMS e Collecter et stocker des informations compl tes sur les personnes qui re oivent des services de protection des adultes et de la SSC e Compiler et personnaliser des rapports statistiques pour l analyse des donn es et les rapports du minist re e Effectuer des v rifications en mati re de pr cision la coh rence et la qualit de toutes les donn es e D velopper et maintenir des proc dures et des lignes directrices relatives l utilisation du programme de CIMS e Saisir les donn es et t l charger des documents dans CIMS d une mani re opportune exacte et coh rente e Sensibiliser les quipes du programme de protection des adultes et de la SSC sur la fa on d utiliser CIMS et les exigences minimales pour les donn es de programme e Fournir une assistance la PASSEPORT et quipes SSC avec d pannage et les questions li es la r solution de base de donn es e Maintenir une solide relation de travail avec l agence informatique et les programmeurs CIMS pour s assurer que les questions sont port es leur attention et les probl mes sont r solus C Soutien administratif g n ral En tant que membre de l quipe de soutien administratif l adjointe administrative est form e de fa on polyv
6. s programmes de traitement e Identifier les ch anciers de temps pour le personnel du programme et assurer la circulation de l information entre tous les membres du programme PASSEPORT e Compiler et entrer les donn es de programme statistique en utilisant la base de donn es CIMS e laborer des protocoles et ou des lignes directrices pour les responsabilit s administratives g n rales et sp cifiques et de programmes e Se garder jour quotidiennement des horaires et des d tails des rendez vous du personnel de programme e Utiliser l quipement vid oconf rence VC et planifier des r unions du CR e Offrir une formation sur l utilisation des logiciels et l appui technique aux quipes de protection des adultes et de la SSC e Doit avoir une bonne connaissance de l utilisation et la maintenance de tous les quipements de bureau et doit fournir une formation et un soutien au personnel de l agence sur l utilisation du mat riel de bureau e Maintenir une connaissance g n rale de l emplacement des fournitures de bureau du mat riel et des documents dans le bureau et de remplacer les r serves et d autres mat riaux au besoin e Fournir un soutien administratif au superviseur du programme PASSEPORT e Identifier les tendances les am liorations et les meilleures pratiques dans le but de soutenir tous les programmes pour mieux r pondre aux besoins des adultes ayant une d ficience intellectuelle e Promouvoir la qualit du travai
7. t le gestionnaire de programme pour la performance par rapport aux attentes n goci es et de la conformit avec les limites de l autorit de la position Les composantes de cette relation de travail doivent tre revues chaque ann e la demande de la gestionnaire de programme et doivent inclure e V rification de l autorisation et les ressources fournies et les valeurs exprim es l adjointe administrative Passeport e V rification de l adjoint administratif La performance vers les attentes des responsabilit s de la relation y compris les progr s vers leurs objectifs tactiques personnelles e N gociation des objectifs tactiques et nouveaux objectifs pour l ann e prochaine e Examen de l autorisation et les ressources n cessaires pour l ann e suivante y compris les plans de d veloppement professionnel Qualifications Un dipl me ou un certificat relatif l administration de bureau avec un minimum de deux ans d exp rience en service la client le est pr f r Familiarit avec les services de d veloppement et d autres services communautaires est un atout Forte de r solution de probl mes la capacit de raisonnement et de communication critiques crite verbale non verbale sont n cessaires La capacit effectuer plusieurs t ches et de g rer une charge de travail diversifi et exigeant tout en restant de conscience au sujet de la qualit du travail est id al Dessus de la moyenne ma trise du clavier et
Download Pdf Manuals
Related Search