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Manuel d`utilisation de GestiContrat et - Gémogiciel

1. Remarque si des activit s sont d j planifi es dans la semaine cible elles seront remplac es par celles de la semaine source Par contre les Journ es contenant du pointage ne seront pas modifi es lors de cette op ration Ensuite vous devez choisir si c est de la planification p riscolaire ou de vacances Le logiciel active le bouton radio en fonction de la semaine source n anmoins vous pouvez choisir l autre option Concr tement si vous faite de la planification p riscolaire et que la semaine cible comporte des jours de vacances seuls les jours p riscolaires seront modifi s h Planifications d activit s sans horaire La planification est dite sans horaire lorsque les horaires d ex cution de celles ci sont la main de l animateur Dans ce cas vous attribuez ce dernier un quota d heures r aliser selon ses disponibilit s Il est tout fait possible de planifier une activit r guli rement et de lui donner en plus un quotas d heures libres Le formulaire ci contre est celui de la planification libre Le bandeau vertical gauche affiche l arbre des cat gories d activit s ainsi que le r capitulatif Heures contractuelles Heures planifi es Le bandeau horizontal regroupe les boutons de commandes Le tableau affiche le bilan de planification et pointage de chaque activit r pertori e pour l animateur Apr s avoir s lectionn une activit dans l arborescence inscrivez dans le
2. 14 46 e La liste des absences Ce tableau regroupe les absences C est un formulaire entr e imm diate dont le fonctionnement est identique a ceux des chapitres pr c dents L application distingue 2 types d absences gt Les absences planifiables dont les dates sont connues pas avance et seront planifi es par le bureau directeur gt Les absences contractuelles qui sont des absences impr visibles mais qui par convention n entrainent pas la perte des heures d activit s L utilisation de ce dernier type d absences d pend des conventions qui r gissent votre structure par exemple certaines conventions consid rent que l absence pour cause d enfant malade est consid r e comme une pr sence et ne p nalise donc pas l animateur Nous verrons au chapitre B III f page 22 la m thode pour planifier les activit s r guli res ainsi que les absences pr visibles Pour indiquer au programme qu une absence est planifiable cochez la case de la colonne 1 re 15 46 f Statistiques d activit s A Cet outil permet l dition de statistiques sur le nombre d heures affect es toutes les irae activites utilis es L ergonomie est la m me que la section Liaison la diff rence pr s que les valeurs affich es concernent tous les animateurs confondus gt Une liste d roulante de choix permet d affiner un peu l affichage par cat gorie d activit s gt La
3. celle d un utilisateur g ou d un novice 41 46 R gle d or pour l utilisation de cet outil PAS de DOUBLE CLIC Oubliez vos r flexes Windows ou autre que vous soyez au dessus d un bouton ou au dessus d un nom de dossier ou de fichier ne faites qu un clic pour d clencher une action a Choix de l unit de stockage Cette boite d roulante de s lection affichera les lettres d identification de votre ou vos disques durs de la ou des cl s USB actuellement connect es votre PC Une s lection de l un de ces items vous y envoie directement et affiche dans la fen tre centrale les dossiers et fichiers y figurant b Choix d un emplacement favori Les trois boutons en partie gauche de la boite de dialogue vous emmenent directement vers des emplacements particuliers gt Le dossier utilisateur c est le dossier qui sous Windows regroupe les dossiers principaux de l utilisateur savoir Mes documents Ma musique Mes Images Mes Vid os mais aussi le Bureau le dossier des t l chargements Il en va de m me pour un PC tournant avec Linux gt Le dossier de l application c est le dossier o vous avez plac le module GestiContrat ou GestiPointage Il est probable que vous y mettiez aussi vos diff rents dossiers de donn es Ce bouton sera donc un moyen rapide de revenir vers cet emplacement favori gt Le dossier du serveur distant en appuyant sur ce bouton l application
4. Table des matieres A Bite rc airs S ES 2 E De ae ne SN ene ee ene nnn ee ee ee ene ee er ee 5 ATB UDO EC 68 9 om 164 COUELE EE 6 74 NT EE eae a A eae adie natn nin nae en ace cetacean cinerea A0 2 09 90 2010 02060 900 9005 nian Attain jeer on ah nee 190227 31017 29 005 Aen a 20000020 7 PTE Pee VO Bee Fi ie mi 2 922702 20 22 A 2 A A P anette caee a R 8 PEC MOQUE Is ana ea eee nn eme ee need a ane a ee ee ARA ee ne CAA ee ee tien ec 9 BE eU RL EEE 10 a D fnmtions des JOURS TEri s EVANS aa ai 10 D AMEctation CNNSI proVISOING c 2212302242008220 E EERE E A E E eieaqacousbecasaacusancecabecass tusaucintiecasiassaecicauntscecequscaunes 11 CONCESSION a aan aa 2 an een aa neo ne A Re ae De ee ne RS ae Da ee ee en tn 11 BI econ Bate d DONN S EE TE ER EN SP en TE EEE 12 a Chargement et enregistrement de fi ChierS icicaciccicaceciccrcncrcrrcrcncncnococncncnenroncncnenecncncnennencnenennentnenennencncnennencncneneencnenesnencneneneenenenenenenennenenenns 12 DMS e CO Sit FIP score a ee neat oieeeeaueieinese 13 cla liste des sites oU S CUONS aiseria ee fastens deb man ce te E Lane ee ee hein masta ne a ee 2 Eee gates tin bee ed 13 d La liste des CMS aa ea nee ae messe nanas cena cena ee eee cena ce ane emmener one en 14 SAE R 2180 282 91513 j E E a aa 191227 192229 09V 300 cs 15 S OS QU OCR de be een E E AEE 2200200220900020 2227010000 27 RUE OEE 16 Gf OU Ob AV a SOIR ES cues ence sete area cataract eee e ARRA
5. Ao t ann e N au 31 Ao t ann e N 1 Cette configuration permet de g rer les effectifs des vacances avant la p riode scolaire et ceux des vacances apr s la p riode scolaire Cependant il existe une version fonctionnant du ler janvier au 31 d cembre uy Si vous cliquez sur une case du tableau et que vous passez en section Semainier ou Liaison vous serez directement plac la date correspondant a la case cliqu e a Definitions des jours f ri s et vacances Avant de commencer la gestion des contrats des animateurs il est important de r aliser cette tape afin de tablir les jours f ri s ES ainsi que les p riodes de vacances scolaires we En effet ce planning sera transmis aux animateurs via leurs fichiers de liaison et influencera leur pointage Nous verrons aussi que lors de la constitution des planning hebdomadaires des animateurs le directeur peut d cider de ne propager des activit s que sur les p riodes scolaires ou exclusivement sur les p riodes de vacances Pour d finir ces jours il faut gt S lectionner la p riode ou le jour en cliquant tirant dans la zone d affichage des dates gt Puis appuyer sur le bouton ad quat Le calendrier dispose aussi d un syst me de pense b te journalier Un double clic sur une journ e quelconque ouvre un petit formulaire 10 46 permettant d inscrire une annotation b Affectation un site provisoire Nous verrons lors de l tude du for
6. 16 ALA ETE Ces AIM UIE E E P EEE E A EEEE A I TEE EET 17 AEE SUD OPE SSION Cl AIM ECU EP AE E EN EEE E E E EE AE E E PE T E A A E E a ne E T E E 17 j R organisation des couples Codes Postaux VIS na ee ae den La ee sance bee CRAC nn dm 18 KOPION validacion POIN IO o aene E T E E E A eatensananes ayananesaneasaaearayentecetaa E AAE 18 Parae ae S de p 2327 0 2 y 9 E A 9 1 2 E Y E EA PR E ee 18 m Param tres de travail sur serveur diStaNt icicicicicecicacicococccccccncncncnenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenasanasasasnen en enencnenenenenenenenenenenenenenenenenenenenenu 18 iP COGS GS ICONS en ed De sas en ne ee ace ca de Dec ane nee Dee nt 20021020 1210716020010067 00090400 1215 40 100 E 7 aa ee menu 19 BTT 5EC0 Le Die LUI E E E ne EA eieiete ea dermis elem E 20 a LA s l ction COR ee en enr 20 De S lecteur de CO a a ea D aa A a EEEE EE REE 21 c Les icones USA a a ae a ea ns A D ae eee AE le 21 d Couleur des colonnes NOFA CS 2 2 ss nest ments scene eee usant sien based GR ins e ue des den De enr nina cn Re ANNANN EENEN Sade see mme een 21 EOU ST SS CONS a 2201 eee a de sapere tain easel op a a a 0007 a ne em eee ae 7 9 Rene 22 f Planifications d activit s OURS a aa ae A E ee GRA a ee Cm ae en 22 dLa aupicaton MU NES UNE LES PRE SE ET Re ERAADA EEA AAAA AEEA A A 24 h Planifications d activit s sans MOMIE encre anna ae nan ess ee man ans sat de Dons Rae nn ane at ee tasse tan nee D sn de me been sidia aseina 25
7. activit s que vous voudriez lui affecter sur les p riodes de vacances scolaires mais combien d heures cela va repr senter Est ce que cela rentrera sans le quota d heures restantes Cette configuration implique que le sch ma affich sera propag sur toute les semaines de vacances scolaires depuis la date affich e jusqu la date de fin de contrat de l animateur Appuyez enfin sur le bouton illustr ci dessus et le programme vous calculera le nombre d heures que ce sch ma repr sente S1 cela vous convient appuyez sur le bouton de validation pour enregistrer cette modification ey Remarque Les absences visibles dans l arbre des cat gories d activit s sont des absence planifiables Reportez vous au chapitre B II e page 15 pour plus d informations sur le sujet g La duplication d une semaines Ce bouton permet de cloner la semaine affich e vers une autre semaine du contrat Il fait appara tre un petit formulaire vous permettant de d finir La semaine cible recevant la copie Le type de propagation P riscolaire ou Vacance DUPUCATION erare deB Ba LEAT l La premi re chose faire est de d finir la semaine cible gr ce au s lecteur de dates A chaque fois que vous changez la date cible vous voyez le planning correspondant de l animateur s afficher dans le semainier Ainsi vous voyez parfaitement si des activit s sont d j planifi es sur la p riode et pourquoi pas du pointage existant
8. application Il est pr f rable de passer par celle ci avant de commencer le travail a Chargement et enregistrement de fichiers Au lancement du programme le dernier fichier de donn es que vous avez travaill sera charg automatiquement Le bouton ci contre vous permet d ouvrir un autre fichier pour consulter par exemple les saisons pr c dentes Sachez n anmoins qu un tel fichier sera ouvert en lecture seule afin de ne pas modifier des donn es consid r es comme archiv es S1 le dernier fichier utilis se situe sur un serveur le logiciel demandera votre accord pour lancer son t l chargement En cas de refus car acc s Internet momentan ment indisponible le logiciel chargera alors la version locale de vos donn es Rappelez vous que m me si vous travaillez avec des fichiers distants le programme d pose toujours par s curit une copie locale de vos donn es Lorsque vous fermerez l application le programme enregistrera avec votre accord le fichier de donn es au m me emplacement que vous l avez ouvert Si vous d sirez l enregistrer ailleurs ou sous un autre nom il faudra utiliser le bouton d enregistrement illustr ci contre Votre pseudo ainsi que la date seront m moris s avec les donn es et permettront de savoir en cas de travail partag sur serveur la date et l initiateur de la derni re modification Vous constaterez l usage que les applications G mogiciel ont une ergonomie et un design
9. champ de saisie le nombre d heures en format d cimal par exemple 10 5 pour 10 heures et 30 minutes Appuyez sur ce bouton pour ins rer les donn es dans le tableau r capitulatif Validez enfin l ensemble la ou les diff rentes saisies par le bouton de validation Cela fermera le formulaire Si vous voulez supprimer des heures de planification libre cliquez d abord sur la ligne du tableau rectifier puis appuyez sur le bouton illustr ci contre Cela n aura aucune r percussion sur les heures planifi es r guli rement ou les heures point es uy Remarque prenons l exemple de la ligne 2 concernant l activit ADOS Pr pa foyer Si vous tentez d effacer les heures en quota libre le gt logiciel refusera de descendre en dessous de 2 50 heures car 3 50 heures ont t point es I estime qu avec 1 00 heure planifi e r guli rement il faut minima 2 50 heures en quota libre pour respecter ce qui est point En conclusion le bouton Corbeille ne met pas toujours le quota a 0 00 Ce bouton permet de r initialiser les heures comme elles l taient a l ouverture du formulaire 25 46 Cette partie de l application sert tablir les fichiers d change entre le module directeur GestiContrat et le module GestiPointage de chaque animateur Elle fournit aussi des outils pour l envoi de courriel un ou tous plusieurs animateurs Bien que ce ne soit pas la mission premi re Le bandeau verti
10. dossier celui ci sera ouvert et la fen tre listera alors le contenu du dossier choisi Un double clic n a pas d effet de validation et fermeture de la boite de dialogue la validation se fait exclusivement l aide du bouton pr vu cet effet L exemple illustr en page pr c dente indique que le dossier en cours est cojets JAVA Club I ClubIGlobal Executable Cela veut dire que la liste des fichiers actuellement affich e repr sente le contenu de Executable Ce dernier est lui m me situ dans le dossier parent intitul ClublGlobal e Champ de saisie du nom de fichier Cette boite de dialogue servant s lectionner un fichier ouvrir ou donner le nom un fichier enregistrer elle comporte donc naturellement un champ permettant de d finir ce fameux nom Cet emplacement fonctionne diff remment selon que vous voulez ouvrir ou enregistrer un fichier gt en cas d ouverture de fichier il est extr mement rare de nos jours que l utilisateur crive lui m me son intitul Le choix se fera essentiellement par un clic dans la liste De ce fait vous ne pourrez pas crire dans la zone de saisie mais celle ci sera renseign e automatiquement selon votre s lection gt En cas d enregistrement de fichier et bien que le programme vous proposera automatiquement un nom de fichier il vous permettra de le modifier la main dans ce cas la zone de saisie est modifiable f Les ic nes du type de travai
11. la modification d un animateur existant Les donn es minimales pour valider une inscription d animateur sont v Le nom v Le pr nom v La date de naissance Concernant la ville vous constaterez que le logiciel apprend les noms automatiquement en fonction des codes postaux Il est conseill de renseigner le champ de l adresse courriel de l animateur car cela vous permettra si vous le d sirez d envoyer les fichiers de contrat par messagerie S1 votre structure fonctionne sur plusieurs sites d accueil ou avec plusieurs quipes d animations vous pouvez attribuer un site par d faut en cochant la case ad quate Si l animateur n est pas affect un lieu sp cifique laissez la s lection sur la 1 ligne Les heures contractuelles sont entr es sous format d cimal Par exemple vous taperez 47 5 dans le champ de saisie pour 47 heures et 30 minutes Pour finir le programme vous donne la possibilit de faire valider les pointages par des responsables d quipe Pour donner ce pouvoir l animateur en question cochez la case Responsable d quipe Plus d information ce sujet au chapitre C II page 35 i La suppression d animateur Cette op ration n est possible que si la personne ne poss de pas de pointage Concr tement vous n allez rencontrer cette situation qu en d but de saison En effet lorsque vous passerez d une saison l autre le programme re initialisera tous les
12. se connecte au dossier d fini dans les param tres FTP cf chapitre B II m page 18 Il faut donc lui laisser un peu de temps avant qu il ne fasse appara tre les fichiers situ s dans votre espace de stockage Evidemment il faut aussi que les param tres de connexion au serveur soient correctement d finis sans quoi il y aura un probl me c Nom du dossier en cours Ce plot affiche le nom du dossier actuellement en cours de listing Dans la fen tre juste au dessous vous y voyez les dossiers et fichiers contenus Il affiche sur sa droite lorsque n cessaire un bouton dont la fonction est de remonter vers le dossier parent Le dossier parent est celui qui contient le dossier actuellement list d Zone de s lection de fichier ou dossier Un l ment important prendre en compte dans l utilisation de cette zone sensible la souris c est que la s lection ne se fait que par un seul clic Beaucoup d utilisateurs novices en informatique ne comprennent pas que parfois 1l faut faire un clic parfois il faut faire 2 clics Cette embrouille que nous devons l esprit tortueux de certaines t tes pensantes s av re illogique pour le commun des mortels Sur la base de cette constatation j ai d cid que le principe r gissant cette zone est un seul clic Si le clic se situe au dessus d un nom de fichier il sera s lectionn et son nom sera inscrit dans la zone de saisie du nom de fichier Si le clic se situe au dessus d un nom de
13. tr s soign La boite de dialogue ci contre en est une illustration Elle vous permettra d enregistrer et charger vos fichiers d application et se concentrera sur cette mission Il n y aura pas de possibilit de renommer ou supprimer des fichiers ou de cr er des dossiers travers elle ce n est pas la fonction premi re de l application Elle appara tra identique quel que soit le syst me d exploitation que vous utilisez Et surtout elle vous permettra de travailler aussi bien sur votre disque dur local votre cl USB ou sur le serveur distant 2472 CAR AR H 2019 2014 Essai comadifige gt VV VY Ce bouton permet de d marrer un nouveau fichier de donn es A ne pas confondre avec le bouton Nouvelle Saison d crit au chapitre B I c page 11 Dans notre cas il s agit de cr er un fichier vierge totalement ind pendant de la saison en cours ou des saisons pr c dentes b Lev e de verrou FTP Lorsque vous ouvrez un fichier distant situ sur un serveur vous en devenez le propri taire exclusif En d autre termes personne ne peut ouvrir ce fichier et y apporter des modifications tant que vous tes en train de l utiliser Imaginez la confusion dans les donn es si vous tiez en m r A E 2 X a F 7 a A A 7 train de planifier des activit s de votre c t alors que l animateur concern effectuerait en m me temps du pointage sur la m me journ e Pour r aliser ce verrouillage le pro
14. value par rapport au travail de saisie Si vraiment il y a besoin de pinailler la champ de saisie d un commentaire est disponible G Remarquez que le logiciel inscrit automatiquement le type d absence employ e dans la case commentaire En effet l activit initiale tant par convention valid e son libell reste pr sent dans le planning Seule sa couleur magenta permet d identifier qu elle n a pas t r ellement effectu e Rien ne vous oblige garder ce commentaire et surtout personne ne vous interdit d y apporter plus de pr cision si n cessaire 34 46 C III Validation et d validation de pointage Cette fonctionnalit n est disponible que pour un animateur identifi comme tant Responsable d quipe Le programme reconna t une personne comme telle si le bureau directeur lui a donn cette fonction cf chapitre B IT h page 17 De ce fait un responsable d quipe doit d abord commencer par charger son propre fichier de pointage afin de prouver son identit Cette ic ne appara t alors dans le bandeau sup rieur informant que l animateur est un responsable d quipe A partir de cet instant il pourra r charger les fichiers de pointage d autres animateurs m me s il ne conna t pas leur mot de passe de connexion Ce bouton se situant dans la section Base de Donn es est alors actif Il est r serv l ouverture de fichiers des animateurs dont il faut valider le pointage Une fois charg le ti
15. A l inverse en mode Pointage il n est pas possible de faire de la validation Th oriquement le pointage d un responsable d quipe devrait tre valid par un sup rieur hi rarchique Cependant cette application est essentiellement utilis e par des structures associatives dont le fonctionnement n a rien voir avec une industrie genre usine gaz Dans un souci de simplification donc le responsable d quipe est habilit valider son propre pointage 5 J Cette ic ne s affichera dans le bandeau sup rieur si l animateur est en mode Validation de pointage Plus d information ce sujet au chapitre C ITI page 35 Cette ic ne s affichera dans le bandeau sup rieur si l animateur est reconnu comme Responsable d quipe C II Section Semainier Cette section est la partie principale de l application Elle se pr sente sous forme d un planning hebdomadaire sur lequel s affiche les activit s planifi es et point es de l animateur C est ici que son pointage est enregistr Et c est ici que le responsable d quipe le validera Le fonctionnement est identique au semainier pr sent dans le GestiContrat sur le plan de la navigation des dates des codes des couleurs ainsi pour les ic nes d tat du pointage Nous ne reviendrons pas sur ce sujet reportez vous au chapitre B II page 20 Voyons les diff rentes fonctionnalit s disponibles pour l animateur a Pointage d une journ e conforme la p
16. BAV La Section La ON PR RE eamenuencde ced ananuacantaueatiaasaansuanetmeddesneaceeniacnnidaesaaaaaieeastieneanaesndadeseendtansninactinstdaseandusadacentd aueassesonctindiadmessdendaaetaenesnes 26 EXPO EC CUIR COMORES a a ee a a teen Ge ee D et ee a a en 27 b Import d un fichi r POINTAGE EE EEE 27 CLEO 209 144 PA 227 G tase E 2 PE E 2 202 E EE E 2 D E ER E REE 1 7E E 28 CLE mMoqui Gestigoln LE LR 29 CI D marag o de l application NT ee ne eee PO TR EE ee ee ee 30 a Premi rd marrage dE de SO ees carte eae E E veneer cs E 30 b Ouverture d un fichier de POI ae ae D a a ceca 31 a centre ceases pssst is eccentrics 32 a Pointage d une journ e conforme la PlanifiCAation ccccecccceseccseeeceeeeeueeeeceueeceueeteueeeeueeeeueeneueeuaueesauueesaueetaueetaeeeeuueesuueeeaueeteueetaaeessuueenuestaueetageetsgeesasss 32 b Pointage d une journ e diff rente de la Dlanification ccccseecccsseecseeeeeseecseeeeseseeceueeeeueeeeuueeeeueeeaueetageeseuueeeaueesaueeeaueeneeeesaueesaueeteueeteueeeesneesaessanseesaneneetes 32 FORMU eee pointage Ce can en E een ce de da aa ee asec 33 d Pointage d une absence contractuelle non planifiable inner eneeneeneeneeneeneeneeneeneeeeeeeeeeeneemeneneneenenes 33 e Allongement ou raccourcissS ment d une ACU V INS 2 20 ed era etant Ron msc rot en tasses na on Os ose ton rm atae Lance coter dc once inc eds A r 34 C IIT Validation et d validation de POINtaGe ccsscccsseccseee
17. a un nom constitu de la date de saison et votre patronyme Vous avez le droit de choisir autre chose bien entendu Vv VV VY Voila votre fichier de travail est constitu La section Liaison est affich e afin de vous donner une vue globale des activit s qui vous sont assign es I ne vous reste plus qu vous mettre au travail 30 46 b Ouverture d un fichier de pointage S1 vous n tes pas votre premier d marrage vous poss dez donc un fichier de pointage gt Entrez le mot de passe de connexion que vous avez d fini comme expliqu au chapitre pr c dent Dans notre exemple R my gt Le programme se souvient en g n ral du dossier dans lequel vous avez d pos votre fichier de donn es Il affiche une boite de dialogue de choix de fichier ouvrir pr positionn e dans ce fameux dossier Cliquez sur le fichier d sir gt Si votre mot de passe correspond celui inscrit dans le fichier l ouverture de ce dernier est r alis e Dans le cas contraire il vous demandera de recommencer l op ration voir de quitter le programme Voil la section Semainier s affiche la date du jour Il ne vous reste plus qu vous mettre au travail S1 un responsable d quipe ouvre son propre fichier de pointage le logiciel lui demandera s il veut effectuer son pointage ou la validation de son propre pointage Ce choix est justifi par le fait que en mode Validation tous les outils de pointage sont neutralis s
18. at gories d activit s ou si vous changez l adresse courriel du bureau directeur il serait bon de renvoyer des fichiers contrat tous les animateurs m me si la planification de leurs heures n a pas change Dans le but de vous faciliter la gestion des fichiers contrat le panneau vertical de gauche affiche la date du dernier envoi de contrat pour l animateur s lectionn Cela vous permet de savoir si un renvoi est n cessaire Cette ic ne d alerte s affichera c t de ce champ si vous avez modifi la planification horaire mais que vous n avez pas renvoy de contrat Apr s avoir enregistr le fichier contrat le logiciel vous proposera diff rentes possibilit s gt Si vous fonctionnez avec des fichiers distants sur serveur il vous demandera si vous voulez y envoyer ce fichier contrat gt Si vous fonctionnez avec des fichiers locaux sur votre disque dur et que l animateur en question poss de une adresse courriel il vous demandera alors si vous voulez envoyer ce fichier contrat par la messagerie c est pour cela qu il est important de renseigner les adresses courriel de chaque animateur Dans tous les cas vous avez un fichier d pos localement dans votre dossier de travail b Import d un fichier Pointage o Ce bouton ouvre la boite de dialogue de chargement de fichier afin d importer un fichier de contrat issu d un module GestiPointage Le fichier que vous choisirez devra r pondre a certains crit res pour tre ac
19. besoin de toucher au pointage ey Remarquez que les absences planifiables ne sont pas propos es dans l arborescence des activit s Seules les absences contractuelles validant le pointage sont affich es Le programme vous emp che d utiliser des absences que seul le bureau directeur peut vous attribuer Si l absence n est pas contractuelle alors vous devez effacer le pointage existant ce qui aura pour cons quence de cr er un d ficit entre les heures planifi es et les heures r alis es d Pointage d une absence contractuelle non planifiable Le syst me est simplifi au maximum S lectionnez d abord dans la liste arborescente l absence d sir e a ON y 1 G mogiciel gt Cliquez ensuite directement sur le pav de l activit non r alis e situ dans la colonne journali re Dans un souci de simplification de saisie pour l animateur le syst me ne permet pas de d finir un cr neau dans le d tail Si l on prend pour exemple l illustration du formulaire en d but de ce chapitre nous voyons que l activit PERISCOLATRE Matin est pr vue de 08h30 09h20 Cliquez sur n importe quelle case de ce pav et sa couleur passera en couleur d absence Magenta Tout le cr neau 08h30 09h20 sera concern Il n y a pas moyen de pr ciser le cas o l animateur tait r ellement absent de 08h30 09h00 et qu il avait pu assurer son service de 09h00 09h20 Ce genre d information n apporterait pas beaucoup de plus
20. ble le site indiqu repr sente toute la Journ e L animateur ne doit pas perdre de temps g rer des subtilit s administratives v L animateur peut et c est d ailleurs conseill ajouter un commentaire pour accompagner ce pointage particulier Pour cela il dispose d un champ de saisie de texte la gauche du bouton de validation Ce commentaire sera visible dans le GestiContrat et aidera le responsable comprendre la situation Remarquez que le tableau des activit s est en double La colonne de droite appara tra toujours gris e Elle repr sente la planification pr vue par le bureau directeur Il est tout fait possible que celle ci soit vide si rien n avait t pr vu pour cette Journ e La colonne de gauche repr sente ce qui a t point Si vous ouvrez le formulaire sur cette Journ e pour la premi re fois le programme y affiche alors une copie de la colonne de droite Cela vite l animateur de devoir reproduire la totalit du pointage et lui permet de ne se concentrer que sur la modification apporter par rapport au pr visionnel ey Il est possible d utiliser ce formulaire juste pour indiquer sur quel site ont eu lieu les activit s On peut imaginer le cas d un animateur volant qui ne travaille pas dans une quipe d di e mais dont les activit s sont planifi es r guli rement Dans ce cas il suffit de s lectionner le site dans la boite d roulante puis valider par le bouton ad quat Pas
21. cal de droite contient un s lecteur d animateur ainsi qu un tableau r capitulatif des heures Ce dernier est construit en deux parties v une partie faisant le comparatif entre les heures affect es par contrat et les heures planifi es l autre partie faisant le comparatif entre les heures planifi es et les heures point es Vous avez rapidement un bilan de la situation de l animateur s lectionn En partie centrale figure un tableau d taillant les bilans horaires par cat gories d activit s Il affiche une image de la situation la date indiqu e dans le s lecteur de date Les fl ches lat rales de ce dernier incr mente la date de jour en jour au lieu de semaine par semaine habituellement Plusieurs colonnes sont consacr es aux heures Saison nombre total d heures planifi es sur toute la saison Elle regroupe les heures planification r guli re et les heures planification libre e R gulier nombre d heures planifi es r guli rement e Libre nombre d heures planifi es librement e Point es nombre d heures point es e de r alisation ce jour c est un barregraphe qui volue en fonction du nombre d heures point es par rapport au nombre d heures planifi es L volution de ce barregraphe peut sembler bizarre parfois En effet on peut s attendre ce que sa valeur augmente de jour en jour or il arrive qu elle diminue Ce ph nom ne est logique puisqu il fait tat du pointage la date indiqu e
22. cepte Y v Est ce que l import correspond l animateur actuellement s lectionn v Est ce que l import fonctionne avec un contrat issu du fichier de donn es actuellement utilis En effet il est possible de travailler avec plusieurs fichiers GestiContrat pour une m me saison v Est ce que le derni res modifications de planifications ont t export es sous forme de fichier contrat v Est ce que l import de pointage a pris en compte ces derni res modifications En d autres termes est ce que l animateur a import son dernier contrat avant d exporter ce pointage v Est ce que l ensemble du pointage est valid par le responsable d quipe Ce test n est r alis que si vous avez coch l option Validation pointage expliqu e au chapitre B II k page 18 Si cette option est active et que le pointage n est pas valid un message d alerte sera diffus mais l op ration ne sera pas interdite S1 tous ces tests sont pass s avec succ s alors les donn es seront incorpor es votre fichier GestiContrat La date d importation figurera dans le tableau des tats de pointage Pour viter toute confusion le logiciel effacera le fichier de liaison apr s l avoir import Ainsi le risque de recharger le m me fichier est cart bien que cela n aurait pas de cons quence Cela vitera d encombrer votre dossier de liaison avec de multiples fichiers Si d aventure il y aurait un probl me il est tr s facil
23. ciliter le travail de l utilisateur les donn es sont enregistr es imm diatement lors de la saisie Point de bouton de validation dans ce cas h Dans tous les cas l ic ne ci contre vous informera visuellement lorsque les donn es seront stock es dans le fichier Selon la situation le formulaire sera ferm lors de la validation ou sera maintenu ouvert pour permettre d autres saisies Sachez n anmoins que si un bouton de validation est pr sent les modifications ne seront effectives qu au moment de l appui dessus Vous pourrez fermer la fen tre sans prise en compte en appuyant simplement sur le bouton Ed Ne vous inqui tez pas vous verrez que l ensemble est intuitif A II Aide Deux niveaux d aide sont disponible pau Des indications furtives apparaissant lors des passages du pointeur au dessus des boutons E S lectonne ou d s lectionne la liste enti re e Bien entendu il vous reste en dernier recours l assistance t l phonique aupr s de votre serviteur voir une assistance distance via Internet Quant ce bouton il provoque l ouverture du fichier d aide de l application S il n est pas disponible sur votre PC le logiciel vous proposera de le t l charger depuis mon site Internet 7 46 y A III Alias pour le protocole FTP Le protocole FTP File Transfert Protocole est un syst me permettant le t l chargement de fichiers entre votre ordinateur et un serveur distant Lors du pre
24. colonne Planifi e ce jour repr sente la somme des quotas d heures libres et des quotas d heures planifi es jusqu la date affich e gt Le de r alisation ce jour est comme pour la section Liaison le ratio entre ce qui est planifi ce jour et ce qui est point ce jour gt Bien entendu la colonne Planifi e saison donne une vision global de l objectif g Option travail sur jour f ri S1 dans le statut de votre organisation les jours f ri s sont consid r s travaill s cochez cette case Imaginons le cas suivant l organisation dans laquelle vous travaillez consid re que les jours f ri s sont compris dans le contrat vous allouez un animateur un contrat de 480 heures raison de 2 heures par jour avec des semaines de 5 jours sur un total de 48 semaines malheureusement pour cette saison l 5 jours f ri s tombent sur 5 jours ouvr s Si le programme consid re que la planification est interdite sur jour f ri il y aura donc 2 heures multipli es par 5 jours qui ne seront pas affect es au contrat En finalit vous aurez toujours un d ficit d heures planifi es par rapport ce qui est pr vu au contrat L activation de cette option vous permet de respecter la convention de votre syst me 16 46 h La liste des animateurs Ces boutons donnent acc s au formulaire d inscription des donn es des animateurs L un permet l entr e d un nouvel animateur l autre
25. cuecccseeecsuecceueeceueeeeueeseuueesaueeuaueesaueeeeuueseaueeuaueesaueensueeseueeenueecaueessueensueeseaueesaueenaueeseueessuuesseeeseesnaess 35 SANA EES Za CS ni ME 5 211 PV 22742 A E 0 epee ED Seen oo croc A set mega scat e N E E canes A AT 37 Gal IDOLE DE COR es ls ne en D ne ne D nee D ne ne an et ea eat ee nn 37 DEPO CS ON CA a nie saa A Ce ED D a Re Do 37 GUTER er eli Fl Aah iain eeu ER eng ies oc cnn ea E E R A A0 A S VA Ere 39 altaf ue dema Ne aa EI ER esis seg AAE E T 39 CVI L section Bage de Donn e5 202225252520002028594400302023 05030A 20000A AT RE eee een eee ENS RE te 40 a L s parametres de d dan ne ne Dee ae on een Ce sues ea en en ee ea ee es ee CAENT 40 b Changement du mot de passe de CONMNENOM a ce an dan ee en De a ne ea de en a 40 c Les parametres PP ea EE ee De a de ee AA 40 B ete Cet LOL 6 oi E AAMA A2 SR RSR A E T 900009 E EU ree 41 CHOI de l unit d GEOG an en qe ed eee en sen ea dec ane etes ce tes es eee nie Ge ed Rc 42 Dy GO d un emplacement EN ON T sciiossovoico crica i ane de ann de de Den nee ane a ee nn NOLA dde C A ane ec 42 NON OL GOSS IST Er COUNS a a decd ree nee nate RAGA GNA ete nena we D D ee A een 42 Gi Zone de Se Ctl On d FCI I Oh OS SIC ex etc 42 e Champ de Saisie GU NON GE CNET siranarininrasaann annA Aa EAA AEEA SAANEEN AARAA T ANEAN AAAA 43 f Les ic nes du type de CONQIE ses ere en een am ee a ee ne Da em a end anne en nee nee ea ee 43 A Ce EEE 45 A Pr sentation g
26. e pour l animateur de vous refaire un fichier de liaison de son pointage c L envoi de courriel ae Puisque le fichier poss de les adresses des animateurs il peut s av rer pratique de disposer dans cette application d un syst me d envoi de courriel Pour que cela fonctionne il faut bien s r que vos param tres de messagerie soient r gl s et que les adresses courriel des animateurs soient renseign es Sachez que m me si le courriel est envoy partir de ce programme cela est r alis en fait travers votre messagerie En clair vous aller retrouver ces l ments dans le dossier Courrier envoy de votre fournisseur de boite lettres lectronique Vous pourrez ensuite d cider de les classer ou de les supprimer dans votre gestionnaire de courriel Cela ne fait pas partie de la mission de ce programme VVVV WV C Le module GestiPointage Ce module l usage des animateurs est le pendant du module GestiContrat Il permet L importation de fichiers de contrat issus du bureau directeur Le pointage des heures effectu es La validation de pointage si l animateur est un responsable d quipe L export de fichier de pointage a destination du module GestiContrat La cr ation et l envoi par Internet et ou courriel de ces fichiers de liaison 29 46 OINTAGE FE B GESTIP MODULE C I D marrage de l application Afin de garantir que chaque fichie
27. ectifs d animateurs pour chaque site Cependant cette fonctionnalit est relativement sommaire et ne permet pas une gestion fine Il ne faut pas perdre de vue la mission premi re de cette application planifier au plus juste PRESENTATION GENERALE A I Boutons et code des couleurs Le navigation principale dans les sections de l application se fait par les boutons situ s au niveau sup rieur de la fen tre La page en cours d affichage est rep r e par son onglet qui appara t en couleur Dans l illustration il s agit de la page de Planning Les autres boutons sont en gris Vous verrez que globalement l application est bas e sur un code de couleurs qui permet de se rep rer rapidement Bri vement Planning semainier pointage Liaison entre GestiContrat et GestiPointage Puis sous le bandeau principal commun toutes les sections vous avez un bandeau sp cifique la section affich e Les boutons qui s y trouvent vous donnent acc s aux commandes de l application il n y a pas de menu Concernant les diff rents formulaires disponibles dans ce programme une chose leur est en commun la fermeture de la fen tre peut 2 toujours se faire par un appui sur le bouton situ en haut droite Parfois les informations introduites dans les formulaires doivent tre valid es pour prise en compte Dans ce cas la fen tre affiche un bouton de validation comme dans l exemple ci dessus Parfois pour fa
28. era d importer un pointage pas compl tement valid il sera aussi inform de cette anomalie N anmoins le logiciel n emp chera pas de faire ces op rations I vite autant que possible de bloquer la situation l Param tres de messagerie Param tres rues ager j mm Ce formulaire permet d entrer les l ments n cessaires l envoi de courriel vers vos animateurs Les param tres requis sont ceux de votre propre messagerie Reportez vous votre fournisseur d acc s pour les conna tre SL Ta E P Authentication requise m Param tres de travail sur serveur distant 18 46 Param tres FTP ME Le logiciel vous donne la possibilit de travailler avec des fichiers sur un r seau distant vous permettant ainsi RE V de faire un travail partag Pour cela vous devez lui fournir les l ments n cessaires la connexion sur le 3 C serveur qui stockera vos donn es Reportez vous votre fournisseur d h bergement pour connaitre vos param tres FTP File Transfert Protocole Sachez ensuite que l application travaillera dans des dossiers d di s d finis dans ce formulaire dans l exemple ci contre il s agit de DataGestiContrat pour les donn es DataContrats pour les exports de contrat et DataPointages pour les imports de pointage Vous n tes pas oblig de pr parer ces dossiers par avance sur votre espace d h bergement S ils n existent pas le programme se charge
29. gramme d pose sur le serveur un fichier associ au fichier de donn es Ce fichier verrou contient votre pseudo ainsi que la date et heure de propri t Ainsi quiconque tentera d ouvrir le fichier en m me temps que vous sera notifi d un refus d acc s et saura par l interm diaire du pseudo qui est la personne actuellement sur l affaire C est la raison pour laquelle vous devez d finir votre pseudo ou alias cf chapitre B II m page 18 Si par malheur le programme tait interrompu accidentellement il n aurait pas le temps de lever le verrouillage propri taire Le fichier serait alors d finitivement indisponible Dans cette ventualit le bouton ci dessus permet de voir les fichiers verrous pr sents sur le serveur et supprimer celui ou ceux qui bloquent l acc s ATTENTION cette man uvre est risqu e En effet si le fichier est verrouill parce qu un utilisateur est r ellement en train de le travailler il est fortement d conseill de lever la protection Car cela redonnerai l aptitude charger et modifier le fichier tout autre utilisateur Il risquerait alors d y avoir d synchronisation des donn es et corruption du fichier Essayez d abord de contacter la personne suppos e utiliser le fichier c La liste des sites ou sections p Ce formulaire contient la liste des sites ou sections L entr e des donn es se fait directement dans la 1 ligne du tableau gt Vous entrez d abord le nom du site dans la co
30. gt Vous pouvez reculer ou avancer d une semaine grace aux fl ches lat rales gt Vous pouvez choisir une date en appelant le s lecteur de date par le bouton central 20 46 b Le s lecteur de date Exclusivit G mogiciel cet outil permet de s lectionner une date en cliquant directement dans le calendrier S1 vous avez besoin de vous rendre sur la date du jour cliquez sur le bouton rep re situ sous G mosgiciel Utilisez les fl ches simples pour avancer ou reculer d un mois Utilisez les fl ches doubles pour aller directement en d but ou en fin de saison c Les icones du semainier Devant la date de chaque jour peuvent appara tre des ic nes Indique que la date est en dehors des dates de contrat de l animateur Rien ne pourra tre planifi ou point sur ce jour Indique que du pointage conforme la planification a t enregistr pour cette journ e Indique que du pointage diff rent de la planification t enregistr pour cette journ e Indique que le pointage conforme la planification a t valid par un responsable d quipe Indique que le pointage diff rent de la planification a t valid par un responsable d quipe amp 0 Un petit commentaire volant peut appara tre sous le pointeur de la souris lorsqu elle survole les dates Ces informations sont inscrites par l animateur lorsque celui ci effectue sont pointage dans le module GestiPointage Cela est notamment utile lors
31. i re Son ergonomie rappelle le semainier Si des activit s sont d j planifi es sur la semaine elles sont affich es Il est donc possible de modifier de la planification existante Dans le bandeau vertical gauche se situent les composants permettant des d finir les activit s gt 2 champs de saisie des horaires de d but et de fin gt une arborescence des activit s rang es par cat gories gt un tableau r capitulatif permettant de savoir le nombre d heures allou es au contrat celles d j planifi es et le quota d heures restant planifier Le principe de fonctionnement est tr s simple gt Inscrivez un horaire de d but sous format hh mm si des valeurs sont d j inscrites dans le champ de saisie pas besoin d effacer crivez directement par dessus Ce champ poss de un formatage emp chant toute saisie erron e gt Utilisez la touche TAB pour passer au champ de saisie de l heure de fin gt Cliquez dans l arborescence pour choisir l activit ou l absence planifier gt Appuyer sur le ou les gros boutons des jours les cr neaux d activit s s inscrivent dans le tableau Si vous voulez supprimer un pav appuyez sur le bouton ci contre pour passer en mode Suppression Vous n avez plus d autre choix alors que de cliquer sur les zones d activit s effacer dans le tableau de planification Les pav s touch s disparaitront sous chaque clic R appuyez ensuite sur ce m me bouton pour re
32. implicit En fait ces l ments sont transmis via les fichiers de liaisons de contrat C est donc le bureau directeur qui renseigne ces donn es et les transmets de mani re invisible tous les animateurs F cs La contre partie de cette simplification est que le premier fichier de contrat ne peux pas tre import depuis le serveur car le module GestiPointage n a pas les param tres d acc s Il faudra donc commencer par un fichier local cl USB pi ce jointe de courriel SO S S SRN D S lecteur de fichiers L outil d ouverture ou enregistrement de fichier a t sp cialement d velopp par G mogiciel pour diff rentes raisons il fallait une boite de dialogue permettant de choisir un fichier depuis votre disque dur local ou bien depuis un serveur distant cet outil devait fournir un syst me simple de choix d unit de stockage locale disque dur interne disque dur externe cl USB il devait permettre aussi de se placer rapidement soit dans le dossier r serv l utilisateur soit dans le dossier contenant l application la boite de dialogue devait tre toujours la m me quel que soit le syst me d exploitation utilis Windows Linux Mac seules les fonctions utiles la navigation devaient figurer dans cet outil sur la base de ce que j ai pu observer quant l utilisation des s lecteurs de fichiers fournis par d autres syst mes j ai constat que la logique des programmeurs ne correspondait pas du tout
33. l Afin de donner des rep res visuels selon que vous enregistriez ou chargiez un fichier la boite de dialogue vous propose 4 ic nes Indique que vous voulez charger un fichier depuis une unit de stockage locale Disque dur du PC cl USB Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur une unit de stockage locale Indique que vous voulez charger un fichier depuis le r seau sur un serveur distant Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur le serveur distant a a Semainier Planifications des activit s hebdomadaires et sans horaires O BE SS G Semainier Pointage des activit s Validation des pointages r serv au responsable d quipe GY y Je remercie l association ECLOS pour son aimable collaboration la cr ation et mise au point de cette application He Lo Tous les efforts ont t fait pour fournir dans cet ouvrage une information compl te et exacte N anmoins G mogiciel se r serve le droit d apporter des modifications au logiciel d crit dans ces pages Il se peut alors que des divergences existent entre cette application et ce mode d emploi Tous droits r serv s Aucun extrait de ce document ne peut tre reproduit quelle que soit la forme ou le proc d d autre fin que de servir de mode d emploi l application GestiContrat GestiPointage G mogicie
34. l est une marque d pos e G mogiciel n assume de responsabilit quant l utilisation du logiciel d crit dans ces pages et aux cons quences que cela peut entra ner
35. lanification Ce bouton situ sous chaque date transforme directement la planification de la journ e correspondante en pointage Concr tement cela permet l animateur de ne pas consacrer beaucoup de son temps cette t che administrative 2 Cette ic ne signale alors que le pointage de la journ e est fait et qu il est conforme au contrat Le bouton de pointage conforme disparait alors b Pointage d une journ e diff rente de la planification E R Ce bouton quant lui permet d effectuer un pointage diff rent de l attendu M me si la Journ e d j t point e conforme ou non ce bouton est toujours visible Ainsi l animateur pourra ventuellement reprendre le pointage de la journ e s il s est tromp Cette ic ne signale alors que le pointage de la journ e est fait mais qu il est diff rent de l attendu 32 46 c Formulaire de pointage en d tail Ce formulaire appara t lorsque vous appuyez sur le bouton illustr pr c demment Il ressemble fortement celui de Al planification du module GestiContrat Le fonctionnement d ajout ou de suppression d activit est d ailleurs le m me 1 Reportez vous si besoin au chapitre B II f page 22 Il diff re simplement par les l ments suivants v Seule une journ e est repr sent e v Une boite d roulante de choix permet de s lectionner le site o ont lieu les activit s Attention le d tail d affectation activit par activit n est pas possi
36. lete avec les p riodes de vacances en bleu ciel et les jours f ri s Il fait aussi appara tre les tats de pointages selon les ic nes d j bien connues de la section Semainier Enfin il montre les p riodes contenant de la planification par la la colorisation des cellules concern es en bleu fonc EH PTGS ee TETE E r r e au P E i w 5 2 ie E a a E i a Pp in Mi a Pari Fils Emil Peper TR e ous as s mpa Z la dl y L r f Te Clee less a z Il existe un syst me de synchronisation de la date entre les diff rentes sections Ainsi si vous cliquez sur une journ e particuli re puis que vous appelez la section Semainier ou Liaison cette derni re se positionnera automatiquement sur la date concern e a La feuille d margement Le i Remarquez les gros boutons en en t te des colonnes des mois Un appui sur l un d eux provoque l apparition d un formulaire eg Mal 2014 7 regroupant les tats de pointage du mois sg v Le d tail est fait pour chaque jour entre les heures planifi es et celles point es Mai G Mar 07 gg v Les ic nes indiquent l tat de pointage v Les ventuelles commentaires inscrits par l animateur sont aussi affich s apportant une aide la validation pour le responsable d quipe Enfin un bilan mensuel appara t en bas du tableau Le formulaire poss de un bouton lan ant l impression du document ill
37. lle planification de p riodes de vacances ou de jours f ri s C est le r le de ce bouton que d ouvrir un fichier de contrat issu de GestiContrat sans provoquer la cr ation d un nouveau fichier de pointage Les informations compl mentaires figurant dans le fichier de liaison seront simplement rajout es a vos donn es existantes Ce bouton est inhib si l application est en mode Validation de pointage Rappelez vous que dans ce cas le responsable d quipe n a que le droit de valider le pointage en aucun cas de modifier les donn es du fichier b L export de pointage Pour finir ce bouton provoquera la cr ation d un fichier de liaison a destination de GestiContrat du bureau directeur Ce fichier aura un nom pr tabli qu il serait bon de garder En effet il est compos du patronyme de l animateur ainsi que de la date du jour Tout ceci devrait permettre au bureau directeur de s y retrouver dans la multitude de fichiers arrivant des diff rents sites 37 46 Y G mogiciel G Si vous tentez de cr er un export de pointage alors que celui ci n est pas enti rement valid un message d alerte sera affich par le programme Il n emp chera tout de m me pas la man uvre 38 46 C V La section Planning Le planning dans GestiPointage se pr sente diff remment de celui de GestiContrat En effet 1c1 nous avons un calendrier qui ne concerne qu un animateur Il affiche donc la saison comp
38. lonne de gauche gt Appuyez ensuite sur la touche TAB pour passer la la case suivante le programme effectue imm diatement le classement alphab tique gt Renseignez ensuite si vous le voulez les autres l ments gt Il n y a pas besoin de valider la m morisation des modifications est imm diate Un cadenas appara t en bout de ligne d un site d s qu un animateur est affect celui ci Ceci vous signale que l l ment est utilis et ne peut plus tre supprim Vous pouvez n anmoins le modifier Lorsque vous cliquez sur la ligne d un l ment qui n est pas employe une corbeille apparait sur la droite du tableau et vous permet alors de supprimer le site Attention l effet est imm diat d La liste des activit s Ce tableau regroupe les activit s class es par cat gories C est un formulaire entr e imm diate donc les donn es sont inscrites directement sur la 1 ligne gt Vous entrez d abord la cat gorie dans la colonne de gauche gt Appuyez ensuite sur la touche TAB pour passer la la case suivante le programme effectue imm diatement le classement alphab tique gt Renseignez ensuite dans le second tableau les diff rentes activit s appartenant cette cat gorie gt Choisissez ventuellement une couleur gt Il n y a pas besoin de valider la m morisation des modifications est imm diate Le fonctionnement du cadenas et de la corbeille est le m me que pour le formulaire pr c dent
39. mier lancement de l application il vous sera demand d entrer un alias ou un pseudo Ceci est n cessaire la gestion des fichiers en r seau En effet ce logiciel permet de fonctionner avec des fichiers de donn es situ s sur un serveur afin de partager le travail entre plusieurs collaborateurs Voyons la raison de ce pseudo gr ce cet exemple gt L utilisateur Alias01 charge le fichier 2014 FichierTravail pour y faire des modifications Le programme d pose un verrou sur le serveur indiquant que 2014 FichierTravail est en cours de traitement par Alias01 gt Quelques instant apr s un autre utilisateur PSeudo04 tente d ouvrir ce m me fichier pour y mettre du pointage Le programme lui indiquera alors que le fichier est pour le moment indisponible car utilis par Alias01 gt Lorsque Alias0Q1 enregistrera son travail et quittera le programme ce dernier lib rera le fichier de donn es le rendant disponible pour d autres utilisateurs Il est important de renseigner ce pseudonyme car cela permettra aux autres membres de l association de savoir qui a verrouill un fichier de donn es De ce fait si d aventure le fichier n est pas lib r vous pourrez contacter cette personne pour comprendre d o vient le probl me Reportez vous au chapitre B II m page 18 pour si vous d sirez modifier votre alias ou pseudo ey Si vous travaillez avec des donn es en r seau l application enregistrera tout de m me votre travail dan
40. mulaire d enregistrement des animateurs que ceux ci peuvent tre affect s un site Ainsi il sera par d faut pr vu comme travaillant cet emplacement N anmoins pour des raisons de souplesse 1l est possible sur une p riode allant de un plusieurs jours d affecter un animateur sur un autre site Pour cela vous devez gt S lectionner sur la ligne de l animateur r affecter la p riode voulu en cliquant tirant dans le tableau gt Puis choisir dans la boite d roulante de s lection centrale le nouveau site d affectation c Nouvelle saison Ce bouton lance la proc dure de passage la saison suivante En bref elle pr pare le calendrier de la saison suivante puis vidange tous les pointages et planifications des animateurs De ce fait ceux ci ainsi que les rubriques d activit s ne sont plus verrouill s contre la suppression Vous pourrez alors d cider d liminer certains l ments de la base de donn es Vous pourrez si vous le souhaitez supprimer les animateurs qui ne seront plus pr sent la nouvelle saison r organiser vos cat gories d activit s Il ne faut pas confondre l action de ce bouton qui cr e un fichier dans la continuit de la saison en cours avec le bouton Nouveau fichier d crit au chapitre B IT a page 12 B II Section Base de Donn es gt SSS R IPE Cette section regroupe tous les param tres et donn es qui vont influencer le fonctionnement de l ensemble de l
41. n rale Cet ouvrage d crit les fonctionnalit s offertes par l application de gestion de planification et pointage des activites d quipe d accueil p riscolaire Ce logiciel requiert la pr sence de JAVA dition 7 sur votre ordinateur Ce syst me est logiquement install sur chaque machine car 1l est devenu quasiment indispensable leur fonctionnement Cela permet surtout de rendre cette application utilisable sous Windows Linux et Mac Plus d information sur http www java com Le logiciel est articul autour de 2 modules cf annexes gt Un module directeur GestiContrat g rant la planification des activit s des animateurs des sites ou quipes il exporte des fichiers contrat vers les animateurs et importe leurs fichiers de pointage en liaison avec GestiPointage gt Un module animateur GestiPointage permettant chaque membre des quipes d animation de pointer leurs activit s sur la base de leur contrat il importe les fichiers contrat et exporte les fichiers de pointage en liaison avec GestiContrat Cette application a t con ue l origine pour permettre un responsable d un site d accueil de planifier des heures d activit s puis de v rifier par un retour des pointages que la planification pr vue correspond aux besoins r els du terrain N anmoins le fait que le programme puisse g rer une liste de sites auxquels on peut affecter des animateurs donne naturellement la possibilit de g rer les eff
42. ontacter pour que je vous fournisse un nouveau code de licence 19 46 B III Section Semainier Cette section est la partie principale de l application Elle se pr sente sous forme d un planning hebdomadaire sur lequel s affiche les activit s planifi es et point es pour l animateur s lectionn En partie gauche figurent gt des boutons d actions que nous allons d tailler gt une boite d roulante de choix d animateur gt un tableau r capitulatif des activit s sur les 7 jours avec un totalisateur d heures planifi es et heures effectu es Le principe r gissant l affichage des activit s d une Journ e est le suivant gt S il n y a pas de pointage pour la journ e les activit s qui sont visibles sont les activit s planifi es gt S il y a du pointage les activit s visibles sont celles qui sont point es Il est tout a fait possible que celles ci ne correspondent pas ce qui a t planifi C est n anmoins ce qui est point qui sera affich Il en va de m me pour le site affich au dessus des dates En cas de pointage sur la journ e c est le nom du site o la journ e a t point e qui sera m me si cela ne correspond pas celui du site planifi a La s lection d une date La semaine qui s affiche est celle qui encadre la date affich e dans le champ de saisie gt Vous pouvez y inscrire directement une date et valider par un appui sur Entr e de votre clavier
43. par rapport aux heures planifi es Imaginez l exemple suivant gt Jour 1 2 heures sont planifi es en PERISCOLAIRE Matin 2 heures sont point es le barregraphe affiche 100 gt Jour 2 2 heures sont encore planifi es dans la m me rubrique ce qui am ne le total 4 heures pour cette activit l animateur n a pas point 26 46 d heure ce jour la le total ce jour est de 2 heures point es pour 4 heures planifi es donc 50 de r alisation a ce jour Si le pointage suit rigoureusement la planification le barregraphe doit afficher constamment 100 vous indiquant que tout va bien Evidemment la colonne Saison vous indiquant le nombre total d heures planifi es vous avez toujours une id e de ce qu il reste faire pour atteindre le contrat T cs Parfois le barregraphe affiche 999 99 C est une situation pour laquelle il y a des heures point es mais pas planifi es L objectif est explos vous de rectifier le tir en cr ant un nouveau contrat tenant compte de cette situation a Export d un fichier Contrat Ce bouton cr e un fichier de liaison pour l animateur s lectionn Ce fichier est destin tre import par le module GestiPointage des animateurs Il contient les donn es contractuelles mais aussi le planning g n ral la liste des activit s et absences l adresse courriel du bureau directeur si vous l avez renseign e bien s r Cela signifie que si vous r organisez vos c
44. que le pointage n est pas conforme l attendu d Couleur des colonnes horaires Lorsque des activit s sont planifi es la colonne passe de blanc gris Ensuite lorsque du pointage est effectu sur la journ e la colonne passe de gris bleu rappelant la couleur de la section Planning Enfin si le pointage est valid la colonne passe en vert rappelant la couleur de la section Liaison 21 46 e Couleur des activites Chaque cat gorie d activit s s affichera dans la couleur que vous avez d finie a l aide du formulaire d taill au chapitre B II d page 14 Cependant si l animateur pointe une absence contractuelle c est dire une absence qui par convention ne p nalise pas son quota d heures l activit prendra la couleur mauve couleur des absences Comme vous pouvez le constater 1l y beaucoup d informations faire passer et beaucoup le sont travers des effets visuels ic nes couleurs f Planifications d activit s r guli res La planification est dite r guli re lorsque les activit s ont un d but et une fin connus Les sch mas de planification peuvent se r p ter de jour en jour de semaine en semaine Vous pouvez d cider de faire la planification d une semaine unique ou de propager son sch ma sur toute les p riodes p riscolaires de la saison ou uniquement sur les p riodes de vacances scolaires i fa a Ca Le j Le formulaire ci contre est celui de la planification r gul
45. r de pointage ne puisse tre ouvert que par son propri taire la premi re chose que vous demandera le programme est de vous identifier S1 vous n avez pas encore de fichier de pointage cela signifie que vous devez d abord ouvrir votre fichier de contrat initial Dans ce cas n entrez pas d identifiant et validez directement Sinon vous y entrez votre mot de passe de login Nous verrons un peu plus loin comment il est d fini a Premier d marrage de la saison N entrez rien dans le champ de saisie validez directement Le programme comprend que vous vous connectez pour la premi re fois et vous propose alors d ouvrir un fichier de contrat cr par le module GestiContrat S lectionnez le fichier contrat qui vous concerne en g n ral son nom est compos de la date de saison en cours et de votre patronyme Afin de garantir vos donn es le logiciel vous demande maintenant de d finir votre mot de passe de connexion au fichier prenons par exemple R my Veillez tenir compte des majuscules minuscules I vous demandera imm diatement de confirmer par une seconde saisie Ensuite vous tes invit s param trer les l ments de votre messagerie Vous pouvez passer cette tape si vous ne les connaissez pas Ces donn es pourront tre renseign es ult rieurement comme indiqu au chapitre C VI a page 40 Enfin le logiciel vous propose d enregistrer toutes ces donn es sous forme d un fichier de pointage Il vous pr parer
46. ra de les DataGestiContrat creer Kot de passe Enfin remarquez que c est dans ce formulaire que votre pseudo ou alias est d fini Leet gheteant des contrats Remarque cette application n a pas pour objectif de g rer votre espace d h bergement Donc il ne vous sera pas possible au moment de charger ou d enregistrer un fichier de cr er renommer ou supprimer le dossier de donn es Le programme se connectera toujours dans les dossiers d finis par ce 1 formulaire Vous devrez utiliser les moyens mis votre disposition par votre h bergeur pour ventuellement organiser votre espace de travail distant n Code de licence Cette application peut tre essay e sur une p riode d environ 1 mois Pass ce d lai des dysfonctionnements la rendront pratiquement inutilisable Le principe est le suivant gt Lorsque le logiciel est plac sur un ordinateur il g n re un N de produit Celui ci est visible dans un champ situ c t de ce bouton gt Vous pouvez d s lors utiliser l application un peu plus d un mois afin d appr cier toutes ses qualit s gt Si vous d cidez de l acqu rir contactez G mogiciel http zemogiciel free fr ou mailto gemogiciel gmail com subject Contact pour GestiContrat GestiPointage afin d obtenir le num ro de licence qui lib re le blocage de fonctionnement ATTENTION en cas de formatage du PC il faudra renouveler la proc dure Il sera alors n cessaire de me rec
47. ravail administratif A la fermeture du formulaire les colonnes horaires du semainier prendront la couleur verte pour les Journ es valis es couleur de la section Liaison cs Le travail de validation sera perdu si le responsable d quipe n enregistre pas le fichier de pointage Deux m thodes s offrent lui gt Fermeture de l application le logiciel propose de faire une sauvegarde des donn es gt Le bouton Enregistrement fichier de la section Base de Donn es lorsque le responsable ne veut pas fermer l application en vue de traiter d autres fichiers valider 36 46 C IV La section Liaison Cette section se pr sente globalement sous la m me forme que celle du module GestiContrat La diff rence fondamentale tant qu il n y a pas de choix d animateur et qu il n y a pas de fonction d envoi de courriel Reportez vous donc au chapitre B IV page 26 pour la description de l ergonomie de cette section a L import de contrat On a vu au chapitre C I a page 30 qu au d marrage de GestiPointage il est possible d ouvrir un fichier de contrat en vue de la cr ation d un nouveau fichier de pointage Cette op ration a lieu si n inscrivez rien dans le champ de saisie lors de l invitation de connexion N anmoins le programme doit vous donner la possibilit de recevoir des compl ments d informations au contrat initial Par exemple des planifications suppl mentaires de nouvelles r f rences d activit s une nouve
48. s un fichier local sur votre PC Si un fichier distant est d finitivement verrouill pour une raison inconnue GestiContrat utilis par le bureau directeur fourni un outil permettant de lever le verrou afin de rendre le fichier nouveau disponible Voyez cela au chapitre B II b page 13 VVVVV WV B Le module GestiContrat Ce module l usage du bureau directeur permet La d finition des p riodes de vacances scolaires et jours f ri s La gestion de la liste des animateurs et leur site d affectation La gestion des listes d activit s La planification pour chaque animateur des activit s hebdomadaires ainsi que des activit s sans horaire sp cifique La cr ation et l envoi par Internet et ou courriel de fichiers de contrat destination de chaque animateur La r cup ration des fichiers de pointage MODULE GESTICONT RAT B I Section Planning mm Cette section se pr sente sous la forme d un tableau mensuel affichant les animateurs ayant 6565665656666 des activit s planifi es ou point es Cette ergonomie permet de voir rapidement les effectifs disponibles pour la p riode affich e La boite d roulante magenta en haut gauche reprend la liste des sites d accueil La s lection d un site provoque un affichage s lectif des effectifs Cela vous donne la possibilit d organiser vos quipes en fonction des disponibilit s pr sentes GestiContrat est construit pour couvrir une saison scolaire allant de 1
49. temps attribu s pr c demment la personne De ce fait le verrouillage anti suppression sera lev A G3 Remarque Si vous avez commenc planifier des heures pour cet animateur mais que celui ci n a jamais effectu de pointage le programme vous permettra quand m me de le supprimer moyennant un message d alerte 17 46 j Reorganisation des couples Codes Postaux Villes Ce bouton ouvre un formulaire listant tous les couples Codes Postaux Villes m moris s dans le fichier lorsque vous renseignez les adresses des animateurs Utilisez le si vous voulez supprimer une entr e erron e Il suffit de cliquer dans le tableau sur la ligne dont vous voulez vous d barrasser puis d appuyer sur le bouton Poubelle Attention la suppression de la ligne est imm diate et irr versible Sachez n anmoins que cela n influencera en rien les adresses des animateurs Au pire si vous supprimez une valeur que vous auriez besoin ult rieurement il vous suffira de l entrer nouveau l occasion de la saisie d un nouvel animateur k Option validation pointage S1 votre organisation est bas e sur un fonctionnement Pointage animateur Validation par responsable cochez cette case Ainsi chaque fois qu un animateur tentera d envoyer son pointage alors que celui ci n est pas totalement valid par son responsable un message d alerte lui signalera que la situation est anormale Lorsque le bureau directeur tent
50. tre de la fen tre indiquera le nom de l animateur concern mais n anmoins le programme fonctionnera toujours sous l alias du responsable d quipe Ky Cette ic ne suppl mentaire fera son apparition dans le bandeau sup rieur indiquant maintenant que l utilisateur actuel responsable d quipe est en phase de validation de pointage Un retour en section Semainier montrera ce bouton sous sa forma active maintenant L utilisateur pourra donc le solliciter pour faire appara tre le formulaire de validation de pointage uy Remarquez aussi que les boutons de pointage habituellement dispos s au dessus de chaque jour ont disparu En effet un responsable d quipe a le droit d ouvrir le fichier d un autre animateur pour en valider le pointage mais pas pour en modifier le contenu Le formulaire de validation de pointage est tr s simple Il est constitu de sept plots reprenant les dates de la semaine en cours de validation Ces plots poss dent une case cocher qui par d faut est s lectionn e Cependant il arrive qu elle soit inhib e De plus une ic ne indique pour chaque jour l tat de pointage Etudions l exemple illustr ci contre PN nn r re m AID Gemoqgicielt gt Dans la majorit des cas le responsable d quipe n aura qu appuyer sur le bouton de validation Toutes les Journ es que l on peut valider sont coch es par d faut Encore une fois le logiciel est con u pour minimiser le t
51. ustr ci contre document qui poss de un emplacement pour les signatures de l animateur et de son responsable y C VI La section Base de Donn es q a Aa Cette section regroupe tous les param tres communs l application qui vont influencer le fonctionnement des autres sections Elle ne poss de pas beaucoup d options de r glage dans la mesure o le module GestiPointage est tr s simple d utilisation Une premi re zone contient les boutons de gestion des fichiers de pointage que nous avons d j tudi e dans les chapitres pr c dents Une seconde zone met disposition des fonctionnalit s de param trage des outils a Les param tres de messagerie Ce bouton fait appara tre le formulaires de param trage de votre messagerie lectronique Les param tres requis sont ceux de votre propre messagerie Rapprochez vous de votre fournisseur d acc s pour les conna tre Ce bouton permet de modifier votre mot de passe de connexion votre fichier de pointage Il est important de tenir confidentiel cette information de mani re emp cher l acc s votre pointage par une autre personne que vous ATTENTION cette donn e est inscrite dans le fichier de pointage actuel et n influence pas vos autres fichiers des saisons ant rieures c Les param tres FTP Notez que ce module ne permet pas de r gler les param tres de connexion au serveur Ce n est pas une omission mais c est un choix de s
52. venir en mode Ajout 22 46 Les pav s s organisent automatiquement en fonction des cr neaux horaires Il faut cependant respecter quelques r gles x Le programme n autorise pas de chevauchement de cr neaux horaires par exemple dans le cas c1 contre l activit DELEGATION Entretien ne pourrait pas commencer 09 20 car elle empi terait sur la derni re minute de l activit PERISCOLAIRE Matin x Le programme ne peut pas accepter une activit dont la dur e est inf rieure au quart d heure En effet chaque ligne du tableau repr sente une dur e d un quart d heure Il n emp che qu il est possible de planifier un d but d activit situ e dans le m me quart d heure que la fin d une autre activit C est d ailleurs ce qu illustre l exemple ci dessus On aurait pu aussi cr er l activit DELEGATION Entretien de 09 28 09 43 elle d marre dans le m me quart d heure que DELEGATION Entretien est s tale sur une dur e d un quart d heure La validation de la planification se fait dans le bandeau vertical de droite Avant d effectuer cette man uvre quelques ajustements sont propos s gt Cochez la case Loisirs pour le type de propagation de sch ma gt Cochez la case Contrat pour la limite de propagation Imaginons que vous avez pr vu 800 heures de travail pour l animateur et que d j 600 heures sont planifi es Il reste donc un potentiel de 200 heures Vous venez de preparer dans le formulaire un sch ma d

Manuel d`utilisation de GestiContrat et - Gémogiciel

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