Procès-verbal amendé de la réunion de la Table en
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1. Les membres se pr sentent tour de r le Mmes Krytskaya et Latlamme Laplante 1 LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Sur la proposition de Mme JoAnna Wrench l ordre du jour suivant est adopt l unanimit 1 Lecture et adoption de l ordre du jour Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 1 oor N 10 11 12 13 14 15 Adoption et suivi du proc s verbal de la r union du 14 d cembre 2010 Communication correspondance information 3 1 Liste des membres des comit s au 6 janvier 2011 3 2 Sous comit de la gestion des documents de la Mont r gie et de l Estrie 3 2 1 Compte rendu de la r union du 17 septembre 2010 3 2 2 Compte rendu de la r union du 22 octobre 2010 3 3 Calendrier de conservation du MELS lection au poste de secr taire pour les ann es 2011 2012 et 2012 2013 Lieux et fr quence des r unions de la Table Remplacement d un membre du comit de communication et de perfectionnement Emission et conservation des relev s d emploi Guide de gestion du dossier de l l ve au pr scolaire au primaire et au secondaire MELS 27 mai 2010 Comit de travail sur la refonte du Recueil des r gles de conservation des commissions scolaires Brochure intitul e La protection des renseignements personnels dans les tablissements d enseignement collaboration de la Table des secr taires g2. celle ci transmette les coordonn es de la zone prot g e aux membres 12 2 2 Repr sentation graphique de la fr quentation du site 1 juillet 2010 au 28 janvier 2011 Mme Manon Sarrazin a pu produire cette repr sentation graphique de la fr quentation de notre site elle s interroge cependant savoir lequel des deux documents refl te la v ritable fr quentation du site premi re vue Mme Julie Duchesne croit qu il faut se fier celui identifi Table LLLMO au dessus du titre tableau de bord Mme Duchesne tentera de comprendre quoi r f re le second tableau identifi table Ibpsb qc ca 13 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACC S L INFORMATION 13 1 Cas v cus Les membres n ont aucun cas v cu soumettre 14 DIVERS 14 1 Demandes de bulletins et ou relev s de notes sur Internet En r ponse la demande de Mme Line Fafard certains membres font valoir que les formulaires de demande de bulletins ou de relev s de notes vers s sur Internet permettent de r duire les appels t l phoniques tout en publiant la proc dure suivre Mme Francine Hamelin ajoute qu la Commission scolaire de Laval comme la plupart des personnes qui demandent les archives veulent obtenir un bulletin ou un relev de notes le syst me t l phonique les dirige un message expliquant la proc dure pour obtenir un bulletin ou un relev de notes Si par la suite les personnes ne raccrochent pas elles
3. lui sont achemin es personnellement 14 2 Obligation l gale de contenu du dossier de l l ve Mme Manon Sarrazin a obtenu r ponse sa question lors de l tude de l article 8 ci dessus Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 7 14 3 Invit s aux r unions de la Table l initiative de Mme Diane Robert les membres discutent de la possibilit d inviter l occasion ou de fa on r guli re une personne ressource provenant de BAnQ du MELS ou de la F d ration des commissions scolaires du Qu bec titre de facilitateur 15 LEV E DE LA R UNION Sur la proposition de Mme Francine Hamelin la r union est lev e Pr sidente Secr taire Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 8
4. n raux Laval Laurentides Lanaudi re Comit de la politique et des proc dures de gestion des documents technologiques d cision sur le sort de ce comit Comit de communication et de perfectionnement 12 1 Prochaine activit de perfectionnement th mes sugg r s 12 2 Site Internet 12 2 1 Activation du nouveau mot de passe pour acc der la zone prot g e 12 2 2 Repr sentation graphique de la fr quentation du site Protection des renseignements personnels et acc s l information 13 1 Cas v cus Divers 14 1 Demandes de bulletins et ou relev s de notes sur Internet 14 2 Obligation l gale de contenu du dossier de l l ve 14 3 Invit s aux r unions de la Table Lev e de la r union APPROBATION ET SUIVI DU PROC S VERBAL DE LA R UNION DU 14 D CEMBRE 2010 Sur la proposition de Mme Diane Roy le proc s verbal de la r union du 14 d cembre 2010 est adopt l unanimit apr s avoir apport les corrections suivantes Dans le dernier paragraphe de l article 2 remplacer les mots le courrier lectronique par les mots les courriels Dans le 2e paragraphe de l article 3 2 1 remplacer le mot MELS par les mots gouvernement f d ral Dans le 3 paragraphe de l article 3 2 1 remplacer les mots que compter Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 2 de telle date la responsabilit d mettre ce do
5. Proc s verbal amend de la r union de la Table en gestion de documents et de linformation Laval Laurentides CT renes Lanaudi re Montr al Outaouais tenue le 8 f vrier 2011 9 CR COTE UT CES CES LANAUDIERE COR us heures la Commission scolaire de Laval Pr sences Mme Julie Duchesne C s Lester B Pearson Mme Line Fafard pr sidente C s des Samares Mme Francine Hamelin tr sori re C s de Laval Mme Alena Krytskaya C s Western Qu bec Mme M lanie Morest Coll ge Lionel Groulx Mme Rachel Ostiguy secr taire Comit de gestion de la taxe scolaire de l le de Montr al Mme Diane Robert C s Sir Wilfrid Laurier Mme Diane Roy C s des Portages de l Outaouais Mme Manon Sarrazin C s de la Rivi re du Nord Mme JoAnna Wrench C s English Montr al Absences motiv es M Fran ois Cardinal C s Pierre Neveu Mme Martine Gagnon C s de la Seigneurie des Mille lles M Michel Goyer C s des Laurentides Mme Deborah Kane C s Lester B Pearson Mme Lina Marcoux C s des Draveurs Mme Ruth Mercier C s de la Seigneurie des Mille lles Mme Nathalie Prazeres C s des Affluents k Mme Marie Jos e Tessier C s de la Seigneurie des Mille lles Mmes Pierrette Billot C s des Hauts Bois de l Outaouais Francine Lalonde C s au C ur des Vall es et Viviane Laurendeau C s Marguerite Bourgeoys sont absentes Mme Rafa lle Laflamme Laplante stagiaire la C s de la Rivi re du Nord assiste galement la r union
6. cument et de le conserver rel ve maintenant du MELS par les mots qui revient la responsabilit d mettre et de conserver ce document e Remplacer la derni re phrase de l article 3 5 2 par la suivante Des rencontres sont pr vues cet effet en avril 2011 sa commission scolaire e Dans la premi re phrase de l article 3 6 raturer les mots Mme Manon Sarrazin informe les membres que e l article 7 remplacer 2010 par 2011 e Dans la premi re phrase de l article 9 remplacer le mot pas par les mots mais non repr sent s e l article 13 3 d buter la premi re phrase par les mots Mme Diane Robert informe les membres qu un manuel d utilisation du syst me Charlemagne contient En lien avec l article 11 2 de ce proc s verbal Mme Francine Hamelin indique que la GRICS a report une date ind termin e ses travaux portant sur les correctifs apport s dans GPI et pouvant causer probl me lors de l archivage des bulletins dans Cl de vo te COMMUNICATION CORRESPONDANCE INFORMATION 3 1 Liste des membres des comit s au 6 janvier 2011 La secr taire indique que cette liste pourrait tre modifi e selon la d cision qui sera prise l article 11 du pr sent ordre du jour 3 2 Sous comit de la gestion des documents de la Mont r gie et de l Estrie 3 2 1 Compte rendu de la r union du 17 septembre 2010 Les membres s interrogent sur les direct
7. de l l ve au pr scolaire au primaire et au secondaire MELS version 1 8 document mis jour le 27 mai 2010 Ne sachant pas trop si ce document tait l usage exclusif des personnes ayant acc s au syst me Charlemagne Mmes Diane Robert et Rachel Ostiguy ont convenu de ne d poser que des extraits du document mentionn en rubrique La table des mati res r v le plusieurs sections tr s int ressantes pour les gestionnaires de documents de commissions scolaires entre autres portant sur le dossier de l l ve la conservation des documents et la num risation Mme Line Fafard a obtenu ce document via Charlemagne Elle donne lecture la grande satisfaction de Mme Manon Sarrazin des pi ces que doit contenir le dossier de l l ve page 18 de 83 Mme Fafard transmettra aux membres le lien Internet menant ce document COMIT DE TRAVAIL SUR LA REFONTE DU RECUEIL DES R GLES DE CONSERVATION DES COMMISSIONS SCOLAIRES Mme Diane Roy informe les membres qu une lettre du 3 f vrier dernier informait les directeurs g n raux des commissions scolaires de la province de la publication du nouveau recueil Ce document est disponible aux commissions scolaires membres de la F d ration des commissions scolaires du Qu bec gr ce un mot de passe s curis permettant d avoir acc s au site priv de la f d ration Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaoua
8. endre disponible la prochaine dition fran aise l automne 2011 De son c t la secr taire de la Table confirme n avoir jamais re u le fichier quark de mise en page de l dition 2004 COMIT DE LA POLITIQUE ET DES PROC DURES DE GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES D CISION SUR LE SORT DE CE COMIT Document d pos Document de travail du 17 octobre 2003 du comit sur la politique de gestion des documents technologiques Pour donner suite l article 8 du proc s verbal de leur r union du 14 d cembre 2010 les membres prennent connaissance du document d pos Apr s d lib rations IL EST R SOLU L UNANIMIT sur la proposition de Mme Manon Sarrazin de dissoudre le comit de la politique et des proc dures de gestion des documents technologiques COMIT DE COMMUNICATION ET DE PERFECTIONNEMENT 12 1 Prochaine activit de perfectionnement th mes sugg r s Les membres proposent quelques th mes de perfectionnement aux membres du comit de communication et de perfectionnement Ces derniers se rencontreront prochainement pour organiser une activit au printemps Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 6 12 2 Site Internet 12 2 1 Activation du nouveau mot de passe pour acc der la zone prot g e D s que Mme Julie Duchesne aura activ le nouveau mot de passe elle en avisera la secr taire pour que
9. ion au poste de secr taire Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 4 MISSION ET CONSERVATION DES RELEV S D EMPLOI Pour faire suite l article 3 2 1 du proc s verbal de la r union du 14 d cembre dernier Mme Manon Sarrazin a trouv sur Internet un document intitul Marche suivre pour remplir le relev d emploi gt document produit par Service Canada l attention de tout employeur devant compl ter un relev d emploi Dans ce document il est pr cis qu un relev d emploi papier est distribu en trois copies comme suit copie 1 original remettre l employ copie 2 envoyer Service Canada et copie 3 conserver par l employeur Par contre si l employeur transmet lectroniquement le relev d emploi il na pas besoin d en imprimer une copie papier Finalement il est mentionn que tous les documents qui sont rattach s au relev d emploi doivent tre conserv s 6 ans suivant l ann e laquelle ils se rapportent qu ils soient sur papier ou en format lectronique Mme Sarrazin s interroge finalement savoir si le prochain recueil des d lais de conservation tiendra compte de cette nouvelle r alit dans notre gestion des documents GUIDE DE GESTION DU DOSSIER DE L L VE AU PR SCOLAIRE AU PRIMAIRE ET AU SECONDAIRE MELS 27 MAI 2010 Document d pos Extraits du Guide de gestion du dossier
10. is 25 10 11 12 BROCHURE INTITUL E LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LES TABLISSEMENTS D ENSEIGNEMENT COLLABORATION DE LA TABLE DES SECR TAIRES G N RAUX LAVAL LAURENTIDES LANAUDI RE Mme Francine Hamelin informe ses coll gues qu elle a particip une premi re rencontre tenue le 21 janvier dernier avec Mmes Martine Gagnon JoAnna Wrench et Me Stella Duval Bien que cette derni re ait pass en revue la brochure sur le plan l gal les membres du comit de la brochure r viseront le texte section par section afin de l adapter le mieux possible au personnel de premi re ligne dans les tablissements d enseignement Ils ont mis l hypoth se qu une personne de la C s de Laval ou de la C s de la Seigneurie des Mille lles soit lib r e pour apporter les corrections et proc der la mise en page au fur et mesure que les textes lui seraient remis Les membres de ce comit ont aussi discut de la possibilit de verser la prochaine version lectronique de la brochure sur le site Internet de notre Table quant la version papier qui demeure toujours importante par sa mat rialit et son aspect accrocheur une autre hypoth se est envisag e l effet que chaque acheteur transige avec l imprimeur pour obtenir le nombre d exemplaires d sir s Me Duval soumettra aussi la question de la traduction de la brochure la Table des secr taires g n raux LLL Finalement on souhaite pouvoir r
11. ives re ues du MELS eu gard aux frais pour l authentification et sur les informations essentielles que doit contenir un sceau article 9 Par ailleurs ils se r jouissent que l on pense inclure dans les caract ristiques inh rentes aux postes dans un centre d archives la capacit de soulever des bo tes article 11 3 2 2 Compte rendu de la r union du 22 octobre 2010 Les membres discutent des diverses raisons motivant les demandes d attestation d tude article 8 3 3 Calendrier de conservation du MELS La pr sidente a communiqu avec Mme Sylvie Girard responsable de la gestion des documents du MELS Montr al qui lui a transmis copie du Table en gestion de documents et de l information 8 f vrier 2011 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 3 calendrier de conservation du MELS Comme ce document date de 1989 Mme Girard lui a demand la plus grande r serve face ce document dont une mise jour devrait tre pr sent e incessamment BAnQ Mme Girard s est engag e transmettre la prochaine dition du calendrier de conservation du MELS notre pr sidente elle esp re que cela se fasse l t 2011 LECTION AU POSTE DE SECR TAIRE POUR LES ANN ES 2011 2012 ET 2012 2013 L tude de cette question est report e la r union de la Table du mois d avril prochain la demande des membres la secr taire adressera un appel particulier tous les membres en vue de stimu
12. ler leur engagement la Table en vue cons quemment de combler le poste de secr taire LIEUX ET FR QUENCE DES R UNIONS DE LA TABLE La pr sidente informe les membres que la Direction r gionale de Montr al du MELS a offert de mettre la disposition de la Table une salle pour qu elle y tienne toutes ses r unions et ce gratuitement Des frais de 10 seraient demand s pour le stationnement Apr s d lib rations les membres reconnaissent qu il s agit l d une bonne id e mais que cette localisation n est pas pratique pour la majorit des membres de la Table La pr sidente r pondra donc n gativement la proposition de la Direction r gionale de Montr al du MELS Les membres discutent ensuite de la fr quence des r unions de la Table On avance entre autres l id e de laisser plus de temps entre les 2 3 et 4 r unions La premi re r union pourrait tre tenue la fin septembre la 2 au d but d cembre la 3 au d but mars et la 4 la fin mai Une autre suggestion serait de ne tenir que 3 r unions par ann e Finalement cette question de la fr quence des r unions de la Table sera discut e la r union du 12 avril prochain au moment d tablir le calendrier des rencontres 2011 2012 REMPLACEMENT D UN MEMBRE DU COMIT DE COMMUNICATION ET DE PERFECTIONNEMENT L tude de cette question est report e la r union du 12 avril prochaine compte tenu que ce remplacement d coulera de l lect
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