03_Etude demarche qualite CdC - Communauté de Communes de
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1. D velopper l image de marque de la P pini re SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc MISSION DU PRESTATAIRE Description calendrier et phasage de la mission L objet du march tant l obtention de la certification NF X 50 770 Activit s des p pini res la mission se d roulera en trois phases selon la m thode et le calendrier propos ci dessous 1 Phase accompagnement interne pour valuer et valider les processus d organisation et de fonctionnement Rapport interm diaire au plus tard juin 2012 2 Phase Rapport final validant le d p t de la demande de certification au plus tard septembre 2012 g me Phase Accompagnement jusqu l audit de certification au plus tard septembre d cembre 2012 La mission dans sa globalit devra donc se d rouler sur moins d 1 an selon les tapes ci dessus Processus valuer et valider Le prestataire validera les processus d organisation et de fonctionnement suivants Organisation interne du service gestionnaire de la P pini re o Fonctionnement acteurs internes et externes o Moyens o Circulation de l information __ S lection et entr e des candidats dans la P pini re o S lection des dossiers o Suivi et accompagnements des candidats o Docume2. A Communaut de Communes de la Lomagne Gersoise CAHIER DES CHARGES CERTIFICATION NF X 50 770 PEPINIERE D ENTREPRISES F vrier 2012 SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc PRESENTATION MAITRE D OUVRAGE ET CONTEXTE Pr sentation Communaut de Communes de la Lomagne Gersoise Cr e en 1999 la Communaut de Communes s est construite autour de deux projets fondateurs la mise en uvre d une station thermale Lectoure l quipement touristique du Hameau des Etoiles Fleurance Aujourd hui la CCLG rassemble 39 communes pour 18 751 habitants C est un territoire rural situ au nord est du d partement du Gers entre Agen et Auch le long de l axe structurant qui est la RN 21 Les deux villes principales sont Fleurance 6367 hab ville centre et c ur industriel et Lectoure 4238 hab ville thermale et touristique D s le d but de l ann e 2012 le territoire voluera avec l int gration de 4 nouvelles communes Terraube Peyrecave Gimbr de Plieux SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc Les comp tences
3. La Communaut de Communes dispose de comp tences obligatoires d finies par la Loi et de comp tences facultatives qu elle choisit en fonction des probl matiques de son territoire Elle conduit pour le compte de ses communes membres des actions et des r flexions d int r t communautaire dans les domaines suivants L am nagement de l espace sch ma communautaire n cessaire au d veloppement harmonieux durable et quilibr du territoire sur les plans conomique culturel social sportif ducatif et relatif au logement maintien et d veloppement des services et quipements publics Le d veloppement conomique extension de fili res cr ation de zones ou d ateliers relais d une p pini re d entreprises Le d veloppement du tourisme soutien aux actions de promotion tourisme scientifique accompagnement du thermalisme signalisation entretien et d veloppement des sentiers de randonn e La politique du logement et du cadre de vie tudes pour l am lioration et la r novation de l habitat aide aux communes pour l am nagement des espaces publics r habilitation de b timents communaux destin s aux familles en difficult La voirie r flexion sur l am lioration des conditions de circulation sur son territoire et vers l ext rieur am nagement et entretien de la voirie d int r t communautaire L environnement sch ma communautaire des zonages communaux d assainissement collectif et
4. gie de d veloppement conomique pr sent e ci dessus Accueil et information des chefs d entreprise et des porteurs de projets cr ation installation d veloppement D veloppement et animation des partenariats et des r seaux professionnels Appui la Gestion administrative et budg taire des projets Instruction et accompagnement des projets d entreprise cr ation implantation d veloppement SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc Prospection des entreprises locales Gestion et promotion de l offre de services de la collectivit en mati re de d veloppement conomique Elaboration des propositions en mati re de dispositif d accueil et d aide aux entreprises Veille territoriale et sectorielle du milieu socio conomique Assistance et conseil aupr s des lus en mati re de d veloppement conomique En termes d quipements la CCLG g re directement La p pini re d entreprise gestion animation et promotion L h tel d entreprises gestion et promotion 5 zones d activit s am nagement et commercialisation des terrains 3 ateliers relais La P pini re d entreprises de Lomagne Depuis 2009 la Communaut de Communes de la Lomagne Gersoise s est dot e d une P pini re d Entreprises o est install le service conom
5. notamment par la pr sentation des diff rents l ments de rendus Il sera compos de Deux Vice pr sidents l conomie La direction g n rale Le responsable du service conomie En termes de livrables il est attendu que le prestataire pr sente et remette au Comit de Pilotage pour chaque rapport _ Un tat des lieux de l existant compte rendu d entretiens Un plan d actions d taill es et quantifi es permettant de viser o La ma trise de la qualit des services de la P pini re o La satisfaction des cr ateurs et des porteurs de projets Ce suivi par le Comit de Pilotage selon le calendrier en trois phases d crit ci dessus permettra ainsi au ma tre d ouvrage de d cider de la validation pour le lancement de la phase suivante Chaque phase devra donner lieu validation express par le comit de pilotage Le lancement de la phase suivante devra tre r alis par voie d ordre de service au terme duquel les d lais courent En cas d arr t de la prestation la fin d une phase l indemnit de r siliation est celle pr vue au CCAG PI soit 4 du montant des prestations restant dues SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc Les crit res de choix du prestataire L offre devra tre pr sent e et d compos e selo
6. pini res de Midi Pyr n es Rezopep depuis janvier 2010 Cette adh sion implique que la p pini re s engage dans une d marche qualit pour la mise en uvre de la norme NF X 50 770 Activit s des p pini res d entreprises Cette certification doit tre effective au plus tard pour d cembre 2012 Objet du march Afin d obtenir la certification NF X 50 770 Activit s des p pini res d entreprises la Communaut de Communes a d cid de confier une mission d expertise et d appui technique un consultant sp cialis pouvant apporter des savoir faire et des outils pour l accompagner dans les diff rentes tapes de r alisation Les objectifs Cette mission doit permettre de mettre en place un r f rentiel d actions et une m thodologie qui guidera le fonctionnement futur de la P pini re en fonction de la norme NF X 50 770 De mani re g n rale les objectifs poursuivis sont donc de Permettre un accompagnement et un suivi efficace de l ensemble des porteurs de projets Assurer une circulation de l information entre l quipe communautaire et les entreprises accompagn es D assurer la tra abilit des actions men es depuis l accueil du porteur de projet jusqu sa sortie de p pini re Mettre en place un syst me interne de suivi et traitement des dossiers et des demandes efficace Am liorer la qualit des outils d j existants Am liorer l accompagnement au quotidien des entreprises
7. enaires conomiques ext rieurs Pr paration suivi et animation de la commission Economie et am nagement des zones d activit s 1 secr taire administrative o Accueil et secr tariat de la P pini re o Gestion administrative de la p pini re loyers charges suivi conventions tat des lieux location salle courriers o 1 accueil informations CCLG modalit s d accompagnement et d h bergement o Suivi de l Observatoire conomique de la CCLG mise jour de la base de donn es entreprise suivi des annonces l gales extraction indicateurs statistiques Ces deux agents sont sous la responsabilit directe de la Direction g n rale Les inters relations avec les autres services sont courantes suivant les actions _ Services techniques am nagement et entretien des zones d activit s et des quipements SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc Communication NTIC communication conomique via le journal de la CCLG et la Newsletter conomique Au niveau du fonctionnement quotidien le service dispose d outils communs la CCLG Un syst me informatique en r seau commun l ensemble de ses sites Les sites loign s tant reli sous forme virtuelle via internet Le syst me d exploitation et les logiciels sont issus d app
8. ie Cette p pini re est bas e Lectoure alors que le si ge administratif de la CCLG est Fleurance La gestion de la P pini re d entreprises fait donc partie int grante des missions du service ce lieu devenant au fil du temps le guichet local pour l accueil des diff rents porteurs de projets Chaque ann e le service re oit environ 25 porteurs de projets La P pini re h berge aujourd hui 7 entreprises en accompagnement sur 12 bureaux disponibles Une entreprise du secteur agroalimentaire Une dans le secteur des nergies renouvelables 4 dans le secteur du b timent agencement maitre d uvre tudes thermiques Une dans le conseil en communication et strat gie C est une structure d accueil d h bergement et d accompagnement de cr ateurs et jeunes entreprises de tous secteurs d activit s C est une p pini re g n raliste qui propose la location de bureaux et un ensemble de services H bergement o Location de 12 bureaux quip s en ADSL et t l phonie d une surface moyenne de 20m o Acc s s curis aux bureaux 24h 24 Services o Standard t l phonique secr tariat espace reprographie service courrier o Location salle de r union avec vid oprojecteur Accompagnement personnalis o Aide l laboration de business plan SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Q
9. iliter la mise en place d un forum annuel des m tiers et des entreprises o Faciliter l acc s des entreprises aux dispositifs de formation o Pourvoir aux besoins des entreprises en mati re d emplois sp cifiques Am liorer la qualit des infrastructures O R aliser des r glements de zones d activit s Faciliter l accessibilit des ZA Solliciter la mise 2 2 voies de la RN 21 Valoriser les besoins du territoire en desserte ferroviaire Constituer des r serves fonci res o o o o Faciliter le d veloppement des technologies de communication sur le territoire o o Am nager le foncier acquis o R habiliter le foncier existant Soutenir les fili res du territoire Conforter et promouvoir la fili re Plantes o Conforter et promouvoir la fili re agroalimentaire o Conforter et promouvoir la fili re BTP o Conforter et promouvoir la fili re Logistique Am liorer l environnement des salari s o Accompagner les actions visant am liorer l offre de logements sur le territoire o initier des projets de services la personne r pondant aux besoins des entreprises o Participer aux actions d accueil des nouveaux arrivants Promouvoir les entreprises o Elaborer et r aliser une politique de communication visant promouvoir le territoire o Finaliser le volet conomique du site internet de la CCLG Le service d veloppement conomique e Missions du service Les missions du service sont issues de la strat
10. individuel service des contr les des syst mes d assainissement autonome Les quipements culturels sportifs et scolaires cr ation d une cole de musique communautaire La strat gie de d veloppement conomique Depuis sa cr ation la Communaut de Communes a d velopp son action conomique progressivement Elle a tout d abord initi des actions traditionnelles de type am nagement et cr ation de zones d activit s r alisation d atelier relais En 2004 elle d cide de se doter d une strat gie de d veloppement pour les ann es venir strat gie qu elle a co construit avec les acteurs conomiques C est depuis cette date que la CCLG a structur un service de d veloppement conomique C est sur cette strat gie que se sont bas es les diff rentes actions de d veloppement conomique Animer la Communaut d entrepreneurs Assurer la veille du march et des acteurs de l immobilier Faciliter les proc dures d urbanismes R aliser de l immobilier d entreprise Appr hender l activit des entreprises O TOn O Accompagner les projets des entreprises SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc Adapter le bassin d emplois Favoriser le d ploiement sur le territoire de politiques existantes pour l emploi o Fac
11. lications MICROSOFT Une arborescence communes a t adapt e en 2004 et a subi des volutions li es l quipe et la restructuration en p le de la collectivit sans qu un manuel d utilisation ne soit labor Un intranet commun aux diff rentes collectivit s du territoire est aujourd hui essentiellement utilis par les services internes d velopp s sous licence Egroupware cet outil est sous employ au regard de ses possibilit s Ainsi que d un logiciel sp cifique Observatoire conomique AGDE d velopp par A6CMO ce logiciel permet de o Suivre des annonces l gales de cr ation disparitions d entreprises o Cr er une base de donn es sur les entreprises effectif CA contact o Mettre en place des statistiques conomiques annuelles o Certaines des fonctionnalit s ne sont pas utilis es suivi des rendez vous bourse des locaux SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc OBJECTIFS POURSUIVIS Motivations du Maitre d Ouvrage l interaction entre les diff rents outils li s la cr ation d entreprises via la P pini re et au d veloppement conomique du territoire met en vidence la n cessit de d velopper une d marche qualit En outre la P pini re d entreprises de Lomagne est membre du r seau des P
12. n les 3 phases propos es ci dessus avec le d tail pour chacune d entre elles du nombre de jours d intervenants et des d lais d ex cution pour le passage aux phases suivantes L offre sera retenue en fonction des crit res suivants 50 M thodologie de travail propos e 30 Prix des prestations 20 D lais d ex cution Lu et accept sans r serve Le prestataire SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc 11
13. nts formalis s et conventions Suivi du cr ateur o Fiches de suivi o Compte rendu des entretiens trimestriels o Pr paration la sortie Ma trise des ressources partag es o Gestion des locaux o R gles d utilisation des services mutualis s o Facturation Gestion des r seaux de partenaires o Animation des prescripteurs o Suivi des rencontres o Evaluation du r seau SERVEUR CCLG data P le Economie Immobilier entreprises Projet P pini re d entreprises pepini re de lomagne Fonctionnement V2 ADMINISTRATIF Demarche Qualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc M thode Pour cela le prestataire assurera Le transfert des m thodologies et outils en mati re de d marche qualit o M thode d valuation et de suivi o Indicateurs de performance La mise en place des process entre les diff rentes tapes _L optimisation des outils existants Pour conduire sa mission le prestataire pourra toutes fins utiles s appuyer sur La Direction G n rale Le responsable du service conomie et sa collaboratrice L ensemble des tudes et documents internes seront mis sa disposition Fiches de postes Strat gie de d veloppement conomique El ments comptable de suivi du budget Fichiers de suivi des entreprises conventions Compte rendus de suivi des porteurs de projets 10 Proc dure de suivi de la mission Un Comit de pilotage validera les diff rentes tapes du travail
14. ualite Accompagnement 2012 03_Etude demarche qualite CdC doc o Recherche de financement et montage de dossiers de demande d aides publiques o Mise en relation avec le r seau de partenaires et d experts Partage d exp riences o Partage d exp riences entre cr ateurs o Partage de comp tences avec les entreprises du territoire Animation o Organisation de r unions d informations et de petits d jeuners conomiques o Accueil de permanences des partenaires de la cr ation d entreprises e Organisation du service Apr s une p riode de turn over en son sein de 1 4 agents le service compte aujourd hui deux agents et bient t 3 En termes d organisation fonctionnelle le service est structur comme suit 1 responsable du service Direction organisation et animation du Service o Organisation et gestion de la p pini re d entreprises de Lectoure r f rent REZOPEP o Animation et accompagnement des acteurs conomiques existants o Accueil orientation et suivi individualis des projets d implantation sur le territoire communautaire o Accueil orientation et suivi individualis des porteurs de projets de cr ation et reprises d activit s o D veloppement des fili res du territoire bois plantes et bien tre logistique agroalimentaire b timent o Gestion promotion et commercialisation de l offre de service de la collectivit et notamment des terrains et locaux communautaires Relations avec les part
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