Manuel utilisateurs - DSI
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1. fi Atransf rer 02 05 2013 11 24 51000042 Proposition de c Jam sers moonsrour 25 04 201309 59 52000111 2 ka Sud 78 104 20 ple as e Atraiter 59 MICROVISION L 24 04 2013 15 12 52 0000 Non identifi An a mur lus Es Rejet es 19 O PRECISION 24 04 2013 15 27 52 000065 Proposition de c aoo RS COMPONENT 24 04 2013 16 00 52 000074 Proposition de c 24 04 2013 16 38 52 000078 Proposition de c E _ adminnsis thp6tris S e A Z Vous pouvez filtrer la liste pour inclure uniquement certaines factures en entrant des valeurs dans les zones situ es juste au dessus des en t tes de colonnes Exemple num ro de batch num ro de lot S2 000077 o SX repr sente le n du scanner Vous pouvez galement trier la liste de documents en cliquant sur l en t te d une colonne L ordre de tri s inverse chaque fois que vous cliquez Choisissez le document que vous souhaitez traiter ou plusieurs documents en maintenant la touche Ctrl ou Shift appuy e pendant la s lection puis cliquez sur Entr e Vous pouvez gale ment s lectionner un document et l ouvrir en cliquant sur le bouton droit de la souris et D marrer Si vous souhaitez s lectionner tous les documents cliquez sur le bouton droit de la souris s lection nez Tout s lectionner puis refaite un clic droit sur la souris et cliquez sur D marrer Sinon utilisez les boutons situ s en bas droite de votre cra2. 2900 CNRS LRU TE IONAL f ne Eoumisssur i VA 099 41 040 fan OI 69 41 3290 OPTON LASER INTERNATIONAL Ees vewe Pophrine cona wwwepioniesee tem CNRS CMAP ENSI SUD UMAG 52 Crent NITCAEN UNIVERSITE CAEN ENSICAEN CIF 6 Bouievard ds Mar chal hair TUR reracom FRA401000800 13 Te GD CAEN CEDEX 4 D signation a RANCE Num ro fournisseur 00010266E Code de pays FRA Code postal 91400 Rue 29 RUE JEAN ROSTAND f emea sams E Boite postale FACTURE FA130009803 DATE Mens Ci Quantit es PrixUnitaire IPrixTotal Ville ORSAY CP La ULMA de PERTE AC Pros Ni SIENNE Mit LEO TI Inform compl pour l adn Opcaty tat potshed t DON surtace Num ro de t l phone eds OPM rating period 4 23 um ior Num ro de fax 91a am SHG 457am 50 deg C un EL 1 M x OST yne ID du CorporateGroup 0001 Pump condsen Puise width 10 ns 1 Num ro d identification T Page 1 Taxe num ro 1 35376256000020 LneitemTabie fAouter une iane Supprimer laione Dessiner _ administrator Bon de commande Facture 1 11 Page 1 Cette tape est essentielle car la description est le seul l ment utilis pour distinguer les variantes les unes des autres dans Optimize DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 19 31 Lancement de Verify 5 Lorsque la facture est pr te tre approuv e cliquez sur OK pour enregistrer la variante dans la base de donn es
3. WwWw cnrs fr DMF Module VERIFY Manuel utilisateurs Vid ocodage et validation des factures et avoirs Version 1 2 26 09 2013 R alis par la Direction des syst mes d information du CNRS DSI Table des mati res Mises jour du manuel 1 0 13 05 2013 Cr ation du document 1 1 10 07 2013 Mise jour du document 1 2 26 09 2013 R arrangement du document plus ajout de fonctionnalit Table des mati res A propos de ce AMOR nca eee ss ces mie eee tai ane 5 e T 6 5 RE IR ENS REC NI CESR OES 5 ee a te le A Re ne 5 DEMARRAGE ET EXECUTION DU MODULE VERIFY un nn nnrnnenennnnns 7 Lancement ON 8 1 Ouverture de 0 RE 8 2 Ouverture des factures v rifier nn rrrnnnnnnnnnnnnnennnsnmnnnenensnnnnnnsnsnnnnnmmnnnnnnnnnnne 9 2 1 Bo tes de r ception 9 2 2 S lection des factures traiter 9 Vid ocodage SPRINT EE nnmnnn nnmnnn nnmnnn nnmnnn nnmnnn 13 1 Pr sentation d une session de vid ocodage sssmmmnrmmmenanenmenannnnennenennenenennensnsenensennnnes 13 1 1 Image de la facture 13 1 2 Bo te de dialogue V rification 14 1 3 Rotation de l image de la facture 15 1 4 Remarques utilisateurs 15 1 5 Ajustement du Fournisseur 16 1 6 Factures comprenant des annexes tord 18 1 7 Cr ation d une autre d finition de facture pour le m me fournisseur variante 19 1 8 Cas des factures d tablissement 20 1 9 Fournisseur mal identifi 20 2 D but de la V rification des valeurs de champs nnrrrrrrrrsss
4. e de fa on pouvoir traiter s par ment les documents en fonction de leur statut A traiter int gre tous les documents qui ont t scann s issus du module Interpret gt Rejet es pour les documents qui ont t rejet s manuellement par l utilisateur A transf rer pour les documents en attente de transfert vers Process Director pour tre prise en charge Le nombre de factures dans chaque dossier est indiqu sur la droite entre parenth ses Pour actualiser le nombre de documents cliquez sur le bouton droit de la souris et faite Rafra chir ou appuyer sur la touche F5 2 2 S lection des factures traiter Double cliquez sur le dossier pour faire appara tre les documents DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 9 31 Lancement de Verify La liste de factures appara t droite de l cran E Verify INVOICES 5 IDF A traiter Fichier E Aide EE la hea laL MOLVEAUX ET D Z4 04 2013 16 24 Proposition de c am MOLVEAUX ET D 24 04 2013 16 38 52 000078 Proposition de c LR Atand er Ps omesse apsis mas roms nn ia Grand Quest 51 ddl o Jours a une sn i Rejet es 14 SFR SERVICE CL 30 04 2013 14 22 53 000082 Erreur de validat j Atransf rer FRE SFR SERVICE CL 30 04 2013 13 20 52 000150 Proposition de c l a Grand est 22 ff Atraiter 22 CE SFR SERVICE CL 26 04 2013 13 08 52 000120 Erreur de walidat
5. finitions de factures L ordre de comparaison est celui ci 1 Logo 2 TVA intracommunautaire 3 SIRET D s qu il trouve une correspondance il affecte la d finition de facture au document et applique ce qu il a appris quand la position et aux donn es de champ qu il doit capturer S il n arrive pas connecter de d finition de facture alors INVOICES va comparer dans la base de donn es fournisseur les informations pr sentes sur la facture telles que le nom du fournisseur la ville la rue le code postal SIRET etc Encore une fois s il trouve une correspondance il va rattacher ce document un fournisseur Si ce fournisseur est connect une d finition de facture alors INVOICES applique ce qu il a appris quand la position et aux donn es de champ qu il doit capturer Si aucune correspondance n est trouv e alors le fournisseur est vide et le statut est Non identi fi Si le document le statut Non identifi ou alors que le fournisseur interpr t par le syst me ne soit pas correct Dans les deux cas il faut ajuster le fournisseur comme suit 1 Soit Commencez par taper le nom du fournisseur dans le champ fournisseur jusqu ce que le fournisseur propos soit le bon INVOICES va actualiser le fournisseur propos en fonction des lettres que vous rajouterez Cliquez sur Fournisseur dans la bo te de dialogue lt V rificationz La bo te de dialogue lt Fournisseurs gt appara t Elle perme
6. 2 Bo te de dialogue lt Lignes articles gt L cran se d compose en trois parties 1 1 Image de la facture A gauche de l cran se trouve l image de la facture scann e par INVOICES Les actions possibles sur l image sont de m Zoom avant Zoom arri re l aide des boutons ou l aide des raccourcis clavier F3 F4 situ s gauche de la barre d outils D placer l image l aide des barres de d filement situ es droite et en dessous de l image Naviguer entre les diff rentes pages du document en cliquant sur les num ros de page en mago DE ese fees T bas gauche de l image eai aaa La m thode pour capturer un champ est soit DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 13 31 Lancement de Verify e En double cliquant sur la valeur du champ e En cliquant et faisant glisser un cadre autour de la valeur du champ e En maintenant la touche Ctrl et en m me temps faire un cliquer glisser autour de la va leur du champ Attention si vous maintenez la touche Ctrl lorsque vous cliquer glisser l ap prentissage automatique du champ ne sera pas pris en compte cela corres pond une action manuelle Attention lorsque vous dessinez un champ et que celui ci est le dernier champ traiter et que la valeur captur est correcte alors la facture passe l tat com plet Si jamais vous appuyez sur la touche Entr e vous approuver
7. Cette fonction permet d ajouter une note sur une facture particuli re Exemple la raison du rejet d une facture Lorsque vous v rifiez les factures s lectionnez Remarque utilisateur dans le menu Facture pour pourvoir ins rer une remarque sur le document Ajouter une remarqu Mettez une remarque puis cliquer sur le bouton OK Cette remarque sera visible ensuite en bas de la fen tre de VERIFY la mention Remarque utilisateur ne sera plus gris e Bon de commande Facture 171 Page 1 Cliquez alors sur Remarque utilisateur pour faire appara tre la note qui vous venez de rajouter sur le document DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 15 31 Lancement de Verify 1 5 Ajustement du Fournisseur La premi re action faire lors du traitement d un document est de v rifier si le fournisseur est correct En effet si le fournisseur propos par INVOICES n est pas le bon et que vous commencez traiter les champs vous allez d s auilibrer l apprentissage des champs de la d finition de facture du fournisseur incorrect d une part et d autre part vous allez devoir retraiter la facture une fois que vous aurez indiquez le fournisseur correct Lors du passage d un document dans Interpret celui ci essaye capturer sur la facture le logo le nu m ro de TVA et le SIRET Il essaye ensuite de rattacher ce document une d finition de facture en comparant les donn es qu il a captur avec celles des d
8. Cod Guchet O 1 6 Cod Guich t 1 NumeroCormpte B NurmeroCompte IBAN FR76300030225000 IBAN FR76300030225000 Exception i Exception 0 A MontantHT 2 788 00 MontantHT 2 788 00 Taur VA TauxTVA amp MontantTVA 14 050 00 Ga A MontantTVA 44 050 00 aal A MontantTTC 2 788 00 MontantTTC 2 788 00 ITYA non_ assujetti i TVA non assujetti i l Maan Eno m p i El Miina EnD I i UE UE Si Interpret n est pas parvenu trouver le champ capturer dessinez ce champ sur l image de la facture ou double cliqu sur la valeur Verify gt dessinera un cadre autour de la valeur et interpr tera celle ci Si le champ interpr t est le bon mais que les valeurs sont mal interpr t es en raison de la mauvaise qualit de l image saisissez manuellement la valeur correcte dans la zone Valeur 4 Lorsque la zone Valeur contient la valeur correcte appuyez sur Entr e pour compl ter le champ Si une valeur est correctement apprise il est inutile de valider la valeur Con centrez vous sur les champs qui ne sont pas corrects Vous pouvez saisir manuellement les valeurs non trouv es par Interpret mais nous vous conseillons plut t d indiquer Interpret o trouver le champ en double cliquant dessus sur l image de la facture Cette m thode aide INVOICES apprendre la position du champ sur la facture ce qui vous vitera de devoir
9. avoir valider les lignes 2 1 Rejet de la facture Cette fonction permet de rejeter une facture dans Verify le document sera alors r achemin vers le dossier Rejet es de la m me bo te de r ception de TSA L unique motif de rejet d un document dans Verify est le cas de document ne correspondant pas une facture ou un avoir 2 2 Traitement des champs d en t te jusqu au champ Exception 1 Sitous les champs sont complets et que les valeurs de champ et de lignes sont correctes rendez vous au chapitre 4 4 2 Sinon le premier champ incomplet est automatiquement s lectionn La vue de zoom est affi ch e juste sous le champ OPTON LASER INTERNATA Nom Valeur NurDocume nt Tai Mal Tal Tar LS LL NL S Lod uic l NumeroCompte IBAN FR76300030225000 Exception C MontantHT 2 788 00 amp Taux TVA Montant TVA 144 050 00 aal MontantTTC 788 00 TVA_non_assujetti D E l Minn EnD I DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 21 31 Lancement de Verify S il y a des suggestions de champs cliquez dans la colonne et faites d filer les suggestions pour trouver la bonne Eeunik seur Egri oyr OPTON LASER INTERHATICHAL OPTON LASER INTERNATIONAL ee Facture Awoir Facture A HumDaturh rt Facture Awgir NurmDacurment i Le m r hr E H g j UF j m n a r E EL LE
10. saisir la valeur manuellement la prochaine fois Si vous rencontrez ce message d erreur c est que la valeur qu INVOICES a captur e ne correspond pas au format attendu 22 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n INVOICES Verify NumeroDeCommande Erreur de format Cette valeur ne correspond A pas au format N 4 ATLIN 5 Format N 4 ATLIN S Valeur TEST Voulez vous d finir l tat du champ sur Complet Our Exemple Format attendu N 4 A LIN E5 Valeur captur TEST Cliquer sur Oui si la valeur captur e est correcte et sur Non si vous voulez essayer de recapturer le champ ou si vous voulez rentrer la valeur manuellement 2 3 Traitement du champ Avoir INVOICES identifie le document comme un avoir si la mention Avoir Credit memo etc est pr sent sur le document S il n arrive pas capturer ce type de mention alors il consid re ce document comme une facture Si le document vid ocod est un avoir Assurez vous que la valeur du champ Facture Avoir soit bien Avoir Facture Avoir Facture Avoir De plus vous devez vous assurer que le champ RefFactureAvoir soit bien remplit avec la bonne valeur pour permettre le rapprochement de l avoir dans PDAP RefFactureAvoir 2 4 Champ DateDocument INVOICES effectue un contr le sur la date du document par rapport la date d aujourd hui si la fac ture est trop ancienne 360 jours d c
11. sera vert si la valeur captur e correspond aux crit res de capture du champ Le champ doit tre v rifi manuellement Le champ contient une erreur ou est obligatoire et n a pas t captur Nom Nom du champ Valeur Valeur interpr t e par INVOICES et qui sera transf r vers PDAP Nombre de suggestions de champs le cas ch ant Cliquez sur le chiffre pour choisir une suggestion de champ s il en existe plusieurs ESrri eur OPTON LASER INTERMATICHAUL Ecrins OPTON LASER INTERNATIONAL ioa E A Facture Awoir Facture A HurmDocument var fe Facture Awoir Facture A NumDocument LO8569 DH13 008 E 77 NEF D at Met Ho hr Bon NS HS M ir EAA A ES CodeGuichet js onenpe ss EN NT HumeroCompte m e CodeGuichet IBAN FR76300030225000 Numerot ampte Exception i IEAN FR76300030225000 t xceptioi MontantHT 2 786 00 Excepiion L TaunTVA T amp MHionianiAT 2 66 00 amp Montant TVA 14 050 00 Gal LPS en A MontantTTC 2 788 00 PONT w 14 050 00 aa TVA _non_assujetti D amp Montani TTE 88 00 a Tina ET TVA _non_assujetti i EI VE Manm ED l DE 1 6 Factures comprenant des annexes tord Si certaines pages de facture apparaissent tort comme des pages d annexe dans Verify vous pouvez les corriger en proc dant comme suit l 2 18 31 Affichez la page d annexe qui sera la derni
12. 1 Cliquez sur Ajouter une ligne Une nouvelle ligne est automatiquement ins r e apr s la liste de lignes articles 2 Dessinez sur l image de la facture ou saisissez manuellement dans la case appropri e la quantit 3 Appuyez sur Entr e pour valider la valeur de champ 4 R p tez les tapes 2 et 3 pour le prix unitaire et le prix total La ligne article est compl te Il convient de saisir le prix unitaire remis le cas ch ant afin d viter des carts de prix dans la facture le syst me ne prenant pas en charge les remises 3 3 Suppression de lignes articles Pour supprimer une ligne 1 Placez le curseur dans un des champs de la ligne ou s lectionnez la ligne supprimer 2 Cliquez sur Supprimer la ligne 3 4 Dessiner ou Apprentissage des lignes article Si une facture affich e contient des champs de ligne article vides ou si les champs captur s sont tota lement faux il est possible de red finir les lignes articles 1 Cliquez sur Dessiner 2 Si aucune ligne article n a t interpr t e la bo te de dialogue lt Dessiner des lignes articles gt appara t Si des lignes taient d j pr sentes ce message d information sera affich DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 25 31 Lancement de Verify Cette op ration supprimera tout les articles courants Souhaitez vous continuer n es Cliquer sur Oui si vous voulez redessiner les lignes o
13. La nouvelle d finition de facture est consultable dans Optimize Pour r utiliser la variante dans Verify 1 V rifiez que le fournisseur est correct dans la zone Fournisseur puis v rifiez la description si ce n est pas la bonne variante alors saisissez la description de la variante dans la zone D si gnation puis tapez Entr e 2 Le syst me demande si vous souhaitez r interpr ter la facture Cliquez sur Oui Si le syst me n indique pas que le fournisseur saisi existe d j mais plut t que la facture sera utilis e pour la nouvelle d finition de facture c est que soit la d signation de la variante saisie nest pas correcte soit que la variante n existe pas Assurez vous donc de sa description dans Optimize 1 8 Cas des factures d tablissement Certains fournisseurs poss dent plusieurs soci t s juridiquement diff rentes et ne poss dent qu un seul mod le de factures pour ces diff rentes soci t s Il faut donc pour ces cas la venir optimiser la d finition de facture de chaque soci t Pour a il faut essayer de trouver la m thode la plus adapt pour diff rencier efficacement ces soci t s Exemple 2 soci t s qui diff rent par leur SIRET 1 Ouvrir la d finition de facture de la premi re soci t puis optimiser le logo et le SIRET 2 Changer les conditions d identification mettre le logo ET le SIRET et d sactiver le 3 me identificateur 3 R p ter l tape 1 et 2 P
14. Lorsque tous les champs sont encadr s diquez sur Terminer pour effectuer 2 15 73 15 73 31 46 lnterpr tation de tous les articles individuels auiyant gt Annuler Terminer 1 35 00 30 00 24 50 24 50 LL LR PRES Remise Total ligne 1 o Mini DisplayPort vers VGA PrixTotal ir ne fonctionne qu avec les ordinateurs quip s d un port Mini 24 25 17 00 20 13 40 26 EE LA ER EE EU EEE LL 6605 17 00 54 82 16446 Dessiner des lignes articles MEME E Dessinez un cadre autour du champ valu actif dans la facture si elle existe ou diguez sur Suite pour passer au champ suivant Lorsque tous les champs sont encadr s diquez sur Terminer pour effectuer 5 lnterpr tation de tous les artides individuels 1 35 00 30 00 24 50 24 50 6 Une fois que vous avez indiqu la position de tous les champs Cliquer sur Terminer capture se termine Verify r interpr te automatiquement toutes les lignes articles sur la facture DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 27 31 Lancement de Verify d o Mini DisplayPort vers VGA TE PrixUnitaire PrixTotal ir ne fonctionne qu avec les ordinateurs quip s d un port Mini cteur MagSafe 85 W pour MacBook Pro 15 4 unibody n pour MacBook Pro 15 4 MagSafe vers MagSafe 2 n Lion 10 8 licence lectronique ducation monoposte 3 3 0 16 Go Mac amp PC amp Linux r tr
15. RS car le CNRS utilise un seul profil de facture 5 3 Marquer comme cr dit Avoir Cette fonction permet de marquer les factures qui doivent tre trait es comme un cr dit 2 possibilit s manuelles pour affecter cet tat Modifier la valeur dans le champ Facture Avoir acuer acture woir TETTE re Rr E En cliquant sur le bouton Cr dit D bif 5 4 Exporter l tat Importer l tat 30 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n Vous pouvez enregistrer l tat actuel d une facture dans un fichier ZIP qui peut ensuite tre import dans un autre module Verify d un environnement INVOICES diff rent Remarque L importation d tats de factures est d sactiv e par d faut dans INVOICES Cette fonc tionnalit est principalement utilis e des fins de d pannage DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 31 31
16. art ou si elle est sup rieure la date d aujourd hui vous rencon trerez ce message d erreur INVOICES Verify La waleur du champ d passe les limites autoris es Assurez vous que le format est correct DDOMMYYYY et que la date est comprise dans une plage valide La date doit tre comprise entre aujourd hui et 360 jours compter d aujourd hui Valeur 02052011 Voulez vous d finir l tat du champ sur Complet Qui Non Cliquer sur Oui si vous souhaiter approuver le champ ou sur Non si vous ne voulez pas DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 23 31 Lancement de Verify 2 5 Capture des champs bancaires La capture des champs bancaires est indispensable pour viter des erreurs dans PDAP Toutefois i est inutile de tous les capturer Il faut au minimum capturer l un des 2 groupes suivants 1 IBAN 2 CodeBanque CodeGuichet et NumeroCompte champ qui est syst matiquement en annexe DMF MUT E1 1 l Cf Manuel d utilisation du module Optimize pour la capture d un Optimisation du vid ocodage 2 6 Champ exception Si lors du scan des factures vous avez num ris un lot de facture portant des mentions particuli res Duplicata proforma etc v rifiez que les champs suivant soit bien la valeur 1 Exception Exception Bo 3 V rification de valeurs de ligne article Les lignes articles sont v rifi es de la m me mani re que les champs ent te
17. emre 1 35 00 30 00 24 50 24 50 7 Total ligne 40 26 164 46 Dessiner des lignes articles Champ actif E Quantit Dessinez un cadre autour du champ valu actif dans la facture si elle existe ou ciquez sur Suite pour passer au champ suivant 26 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n 5 Automatiquement l tape passe au champ Suivanf et r p tez l tape 3 pour chaque champ de ligne article 1 E Ex 3 PU Remise gt PUR Total ligne id o Mini DisplayPort vers VGA ur ne fonctionne qu avec les ordinateurs quip s d un port Mini LR 17 00 40 26 LA a r des lignes articles i l x E ste 164 46 actif Pr L EEEE 2320 i PrixUnitaire eee e NE CE E ET Se a are Fi ME ZI lnterpr tation de tous les artides individuels _ lt Pr c dent _Suvant gt Aier _Terminer 1 35 00 30 00 24 50 24 50 TRE noise CARRE Total ligne 1 o Mini DisplayPort vers VGA ir ne fonctionne qu avec les ordinateurs quip s d un port Mini LE 24 25 20 13 Gi 340 26 AF AAi fo t Dessiner des lignes articles F x BE 66 05 17 00 54 82 164 46 Champ actif i o 2m mof ame Fe i PrixTotal Dessinez un cadre autour du champ valu actif dans la facture si elle existe BE 8 36 6 94 suivant ou diquez sur Suite pour passer au champ
18. et pied de page facture mais il n existe pas de propositions de champs et des fonctions suppl mentaires sont disponibles 3 1 Boite de dialogue Lignes articles En bas de l cran se trouvent les r sultats interpr t s de chaque ligne article j auamtt Prxumisire Prirotar 07 enr en H LineltemTable Ajouter une ligne T7 Supprimer la ligne ne Trois fonctions sont possibles sur les lignes articles Ajouter une ligne Ajoute une ligne article qu Interpret n est pas parvenue recon na tre Vous pouvez saisir manuellement les valeurs de champ dans la nouvelle ligne Supprimer la ligne Permet de supprimer les lignes captur es par erreur Dessiner Permet d optimiser les lignes articles utiliser si aucune ligne article n a t re connue ou si c est la premi re facture d un fournisseur L action Ajouter une ligne ne permet pas l apprentissage automatique de la capture des lignes Ceci est consid r comme une action manuelle 24 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n L action Dessiner permet l apprentissage des lignes chaque fois que vous utilisez l action Dessiner l apprentissage pr c dent est cras e 3 2 Ajout de lignes articles L ajout de lignes n entra ne pas l apprentissage des lignes articles dans Verify Il est n cessaire dans ce cas d utiliser la fonction Dessiner Pour ajouter une ligne
19. ez la facture et elle sera envoy e vers PDAP Lorsque sur une facture il y a plusieurs pages d annexes et que vous tes en train de consulter ces annexes vous avez en bas droite de l cran le l SE Ean Annexe 1 2 num ro de l annexe qui est affich l cran Annexe 1 2 1 2 Bo te de dialogue V rification Fichier Affichage T che Facture Aide H LD 042 4 lt lt FACTURE c byr e D ro drecutotre Conform ment aux dapostions de l article 164 d cret n 62 1587 du 29 d comtve 1962 et de ia loi n 92 1476 du 21 c cem re 1992 Destinataire Facture Avoir Facture X CONAS CL GA TION MPES E i Dwaan etPreque de NDJ TECHNIQUE DE LINSU e NumDocument 30233932 1 pacs Asat Brand SU LE DateDocument 20130422 1 2266 MEUOON CEDEX 13 MAI 206 eo Reff actureAwoer ris pti cuouxe naass N ENREGISTREMENT NumeroDeCommande L29508 TEL 04 79 88 59 08 Ie TA nnac CORES NumeroMarcheContrat Fan 4 76 68 1161 T LABO PRESTATAIRE ULISSE CodeBanque CodeGuichet NumeroCompte lousumsmenes Exception L France MontantHT 186 56 TauxTVA 0 00 MontantTVA 10 00 q MontantTTC 186 56 T TVA_non_assujetti 0 L Devise EUR z Pay cher let anses iais au Darrer de a cr dit 4 Oorr Ce ad ALPES Oes adan ce pement parent bre m fie s aupr s de I Agent Corgiat e Secords
20. n 10 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Lancement de Verify Q Fichier Affichage Ajde Llellx gt nvm Tout s lectionner D marrer Journal de processus Rafraichir cso7 2013 15 42 osfo7 2013 15 42 08 07 2013 15 42 loajo72013 18 14 loss 18 15 administrator L image de la facture et ses donn es apparaissent e Etat de la facture S paration douteuse La facture doit tre v rifi e et ventuellement s pa r e de nouveau l aide du composant de s paration des documents Cet tat est uniquement disponible avec la s paration automatique des documents A noter Le CNRS n utilise pas la s paration automatique des documents e Saisie manuelle La facture contient des champs qui doivent tre saisie manuellement l aide de Verify e Non identifi La facture n a pas pu tre identifi e e Erreur de champ La facture contient au minimum un champ qui n a pas pu tre situ e Proposition de champs La facture contient au minimum un champ poss dant des proposi tions Cela signifie qu Interpret a trouv plusieurs r sultats possibles pour le champ et qu il ne sait pas lequel est le bon e Erreur d interpr tation La facture contient au minimum un champ qu interpret n a pas r us si interpr ter enti rement e Erreur de validation La facture contient au minimum un champ avec l tat Erreur de valida tion e Ressaisie La facture co
21. nnnnnnnnnnnnnnns 21 2 1 Rejet de la facture 21 2 2 Traitement des champs d en t te jusqu au champ Exception __2 2 3 Traitement du champ Avoir 23 2 4 Champ DateDocument 23 2 5 Capture des champs bancaires 24 2 6 Champ exception 24 3 V rification de valeurs de ligne article nrrrrrrrrrrrensssrrsnnnnneee 24 3 1 Boite de dialogue Lignes articles 24 Je Ajout de lignes articles 25 3 3 Suppression de lignes articles 25 3 4 Dessiner ou Apprentissage des lignes article 25 4 Fin de la v rification de valeurs de Champs rennes 28 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 3 31 Table des mati res 4 1 Factures comprenant plusieurs taux de TVA 28 4 2 Champs TVA non assujetti 29 4 3 Factures comprenant des frais de port ou d emballage 29 4 4 Approuver la facture 29 5 Fonctions suppl mentaires dans Verify un nrrnrnnrrrrnnensnnsnnnennnnnnns 30 5 1 Enregistrer pour Optimize ajout d une facture d apprentissage 30 5 2 R acheminer 30 5 3 Marquer comme cr dit Avoir 30 5 4 Exporter l tat Importer l tat 30 P 4 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Table des mati res A propos de ce manuel Ce manuel a pour but d expliquer l tape de vid ocodage des factures fournisseurs papier via le mo dule VERIFY de la solution DMF Une fois que vos factures ont t interpr t es vous devez utiliser le module Verify gt d INVOICES pour v rifier que les d
22. ntient au minimum un champ devant tre ressaisi e Complet Tous les champs de la facture ont t interpr t s sans erreur Les factures com portant cet tat ne contiennent que des champs de type Complet A noter Attention un champ l tat complet ne veut pas dire que la valeur captur e est correct mais que la valeur captur e sur le document correspond aux cri t res de capture du champ DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 11 31 Lancement de Verify Si vous rencontrez ce message c est que le document est bloqu par le syst me car un autre utilisa teur est d j en train de traiter le document Une ou plusieurs factures taient verrouill es 57402 106 0 P Souhaitez vous passer la facture suivante 12 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n Vid ocodage 1 Pr sentation d une session de vid ocodage Image dela _ Barre d outils Bo te de dialogue facture lt V rification gt D Verify INVOICES 5 In oiceSelection 10 245 200 25 EHIShared Scan k ent 7 TD16002_2312 001 l R E gt n p poms R or 2713 4007 22 _ i Fournisseur s Lai Client de i n r it CY COLISSIMO EXPERT I SE rise en charge Mb colis Poi 04 03 11 03 18 03 19 03 20 03 1 E E E HET Ajouter une igne __ Dessiner _ adminnsis thp6trix Bon de commande Remarque utilisateur Facture 1 1 Annexe 1
23. o compatible USB 2 0 HT au titre de la r mun ration pour copie priv e per ue par COPIE i titre de la r mun ration pour copie priv e 1 6 HT PE M SU SU Vous pouvez passer d un champ l autre en cliquant sur Pr c dent ou Suivani Si le fournisseur n a pas indiqu les 3 champs capturer sur son document vous pouvez passer un champ et indiquer la position des autres champs puis cliquer sur Terminer d utilisation du module Optimize pour l optimisation de la capture des lignes dans la d finition de facture DMF MUT E1 1 Optimisation du Si la capture des lignes n est toujours pas correctes Cf Manuel vid ocodage 4 Fin de la v rification de valeurs de champs Reprendre le traitement des champs partir du champ MontantHT 4 1 Factures comprenant plusieurs taux de TVA Si un document comporte plusieurs taux de TVA vous devez activer 2 champs dans la d finition de facture champ dans la d finition de facture DMF MUT E1 1 Optimisation du l Cf Manuel d utilisation du module Optimize pour l activation d un vid ocodage 28 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n Une fois cette op ration r alis e vous allez devoir capturer le champ MontantHT ainsi que les champs TauxTVA MontantTVA Taux _ TVA21 et Montant TVA2 Si les diff rents taux de TVA s appliquent sur un montant hors taxe diff rent du Montant hors taxe total v
24. onn es interpr t es sont correctes Verify affiche les valeurs et les tats des champs et vous permet d ajuster et ou d approuver l interpr tation faite par INVOICES Le processus de v rification est une t che interactive vous devez s lectionner ou saisir des valeurs de champ pour garantir l exactitude des donn es captur es et interpr t es 1 Conventions Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions expos es Ce pictogramme identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite des instructions lt Nom menu gt Identifie le nom des menus de l application Nom ongle Identifie le nom des onglets d une page Nom champ Ildentifie le nom des champs de saisie de l application Optiont Option2 ldentifie les options successives d un menu s lectionner lien hypertexte Identifie un lien hypertexte Identifie les actions effectu es la souris ou au clavier 2 Assistance En cas de probl me dans l ex cution des instructions expos es dans ce manuel vous avez la possibilit de saisir une demande d assistance via le lien propos dans le bandeau du portail BFC DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 5 31 6 31 Table des mati res CEsistance Documenta
25. ouble cliquez dessus pour le s lectionner ou cliquez sur le fournisseur puis appuyer sur OK La bo te de dialogue lt Fournisseurs gt se ferme 3 Taper Entr e pour valider votre s lection Si une d finition de facture existe d j pour ce fournisseur INVOICES vous demande si vous souhaitez r interpr ter la facture par rapport ce fournisseur Le fournisseur saisi existe d j CD Souhaitez vous qu INVOICES r interpr te la facture en fonction de ce ___ fournisseur Oui R mterpr ter Mon D finir le fournisseur Annuler Ne rien faire o Non __Amuer Si vous cliquez sur Ouji la facture sera r interpr t e en fonction de la d finition de facture du fournisseur Si vous cliquez sur Non la facture sera seulement associ e la d finition de facture du fournisseur mais ne sera pas r interpr t e vous devrez retraiter manuellement tous les champs DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 17 31 Lancement de Verify S il s agit d une nouvelle facture d un nouveau fournisseur une nouvelle d finition de facture est cr e partir de cette facture et est enregistr e avec le m me nom que celui sp cifi dans la zone Fournisseur Etats tat du champ Lorsque vous v rifiez des factures chaque champ poss de un symbole pr sentant son tat 3 Le champ est correctement interpr t Attention la valeur peut ne pas tre la bonne l tat du champ
26. our la seconde soci t Exemple 2 soci t s qui n ont pas le SIRET ni de num ro de TVA 1 Ouvrir la d finition de facture de la premi re soci t puis optimiser le logo en prenant l adresse 2 Ouvrir la d finition de facture de la seconde soci t puis optimiser le logo en prenant l adresse r gles d identification ainsi que de l optimisation des identificateurs dans la Cf Manuel d utilisation du module Optimize gt pour la modification des d finition de facture DMF MUT E1 1 Optimisation du vid ocodage 1 9 Fournisseur mal identifi Si le fournisseur propos par INVOICES n tait pas le bon suivre cette proc dure pour viter ce genre d erreur 1 Optimiser le fournisseur incorrect apprendre adapter les identificateurs 2 Optimiser le fournisseur non reconnu apprendre adapter les identificateurs reconnaissance du fournisseur dans la d finition de facture DMF MUT i Cf Manuel d utilisation du module Optimize pour l optimisation de la E1 1 Optimisation du vid ocodage 20 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n 2 D but de la V rification des valeurs de champs Une fois le fournisseur identifi vous pouvez v rifier les champs ent te et pied de page facture les champs peuvent tre complets mais les valeurs non correctes Nous vous conseillons de r aliser la validation des champs MontantHT TauxTVA Montant TVA et MontantTTC apr s
27. ous allez avoir le message d erreur suivant lorsque vous approuverez le document Le taux de la TVA n est pas valide Souhaitez vous malgr tout approuver la facture En effet INVOICES effectue le calcul suivant MontantHT TauxTVA MontantTVA Les champs Taux_TVA21 et Montant _TVA2 ne sont pas pris en compte dans le calcul Ce message n est en aucun cas bloquant Vous devez cliquer sur Oui pour approuver d finitivement la facture 4 2 Champs TVA non _ assujetti Si lors du scan des factures vous avez num ris un lot de facture portant des mentions particuli res TVA acquitt e etc v rifiez que les champs suivant soit bien la valeur 1 TVA _ non _ assujetti 4 3 Factures comprenant des frais de port ou d emballage Si un document comporte des frais de port ou d emballage en pied de page vous devez activer ces champs dans la d finition de facture champ dans la d finition de facture DMF MUT E1 1 Optimisation du i Cf Manuel d utilisation du module Optimize pour l activation d un vid ocodage 4 4 Approuver la facture Lorsque tous les champs sont l tat complet et que le fournisseur a t valid s il n avait pas t identifi le bouton OK en bas de la bo te de dialogue lt V rification gt devient vert Cliquez sur OK pour approuver la facture Attention lorsque vous dessinez un champ et que celui ci est le dernier champ traiter et que la valeur ca
28. ptur est correcte alors la facture passe l tat com A plet Si jamais vous appuyez sur la touche Entr e vous approuverez la facture et elle sera envoy e vers PDAP DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 29 31 Lancement de Verify 5 Fonctions suppl mentaires dans Verify Ce paragraphe d crit les fonctions suppl mentaires qui pourront tre utiles dans le cadre du vid oco dage Elles sont toutes accessibles depuis le menu lt Facturez 5 1 Enregistrer pour Optimize ajout d une facture d apprentissage Cette fonction permet d ajouter l image de facture en cours de v rification dans la d finition de facture Cette option est utile si vous souhaitez modifier la facture d apprentissage de la d finition de facture d un fournisseur par exemple parce que l image de la facture est de meilleure qualit ou alors la pr sence de frais de port sur le document mod le de facture dans la d finition de facture DMF MUT E1 1 l Cf Manuel d utilisation du module Optimize pour le changement du Optimisation du vid ocodage 5 2 R acheminer Lorsqu une facture est reli e un profil erron vous pouvez la r acheminer vers le profil de facture correct Affichez la bo te de dialogue R acheminer la facture en cliquant sur R acheminer dans le menu Fac ture Ajustez les param tres dans la bo te de dialogue qui s affiche puis cliquez sur OK Cette option n est pas utilis e pour le CN
29. r c est que vous avez d j une application ouverte Manager INVOICES 5 E4 FA ou can only have one instance of the program running at time Cliquer sur OK et v rifier si vous avez d j la m me application d ouverte Si vous rencontrez ce message d erreur c est que vous avez atteint la limite de licence pour ce module Erreur License error 13567 104 0 P Licensed number of users already reached Feature EITRAM License path Lflexlmlicense dat FLEX error 4 132 For further information refer to the FLEXIm End User Manual available at ann globetratter corn Cliquer sur OK et contactez l administration pour v rifier si la licence ReadSoft n est pas bloqu e 8 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Lancement de Verify 2 Ouverture des factures v rifier 2 1 Bo tes de r ception RS Verify IMVOICES 5 Fichier Affichage Aide Fr Zz IDF 1 1 Grand Ouest 1 Grand Est 1 Sud 1 Factures POF 271 E E E Il existe cinq bo tes de r ception dans Verify Une bo te par TSA IDF Grand Ouest Grand Est e Sud Et une bo te pour les factures lectroniques au format PDF en provenance de la plateforme Generix e Factures PDF Pour ouvrir une bo te de r ception cliquez sur le en face de la bo te ou double cliquez dessus Bte d r ception 9 Ci Factures POF 27 Chaque bo te de r ception est param tr
30. re de a i Toe cortentton wiata ds Den br de le cr ance Gol tre lemme Orari b anidcdon CTSS MESES Le nutre Os a Chance Lot qars le ope O Ces MOR Lan la Cane O de jr serte techre Dee L ARo Je forde s rrratraf pot s le ne de Dot Le CNRS eut mituett Me TVA sur le didis Page 1 administrator Bon de commande Facture 4 11 Page 1 A droite de l cran se trouvent les donn es d ent te et de pied de page du document qu INVOICES a captur On y trouve Acheteur La soci t qui re oit la facture ici pr d finie comme tant le CNRS Cette zone est gris e et ne peut pas tre modifi e Fournisseur Renvoie vers la bo te de dialogue lt Fournisseurs gt 14 31 DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n 1 3 Rotation de l image de la facture Si l image de la facture n est pas droite vous pouvez la faire tourner pour faciliter le vid ocodage Cette fonction permet de tourner l image de la facture De 90 dans le sens des aiguilles d une montre De 90 dans le sens inverse des aiguilles d une montre De 180 Pour ce faire cliquez sur l angle de rotation plusieurs fois jusqu obtention du degr souhait puis cliquez sur OK pour valider votre choix Rotation d une image 3 Annuler INVOICES peut ne pas tourner correctement l image de la facture Il convient donc d utiliser l option Rotation O 1 4 Remarques utilisateurs
31. re page de la facture S lectionnez D finir comme derni re page dans le menu lt Facture gt S il existe des champs sur la derni re page de facture s lectionn e Verify met jour les valeurs des champs dans la bo te de dialogue lt V rificationz S il existe des champs de ligne article sur l une des nouvelles pages de facture s lectionn es Verify met jour les valeurs des champs dans la bo te de dialogue lt Lignes articlesz DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Chapitre n 1 7 Cr ation d une autre d finition de facture pour le m me fournisseur va riante Vous pouvez cr er des variantes lorsqu un fournisseur envoie des factures de pr sentation diff rente Par exemple lorsque des fournisseurs envoient des factures la fois au format portrait et au format paysage Pour cr er une variante 1 Assurez vous que le fournisseur est correct dans la zone Fournisseur 2 S lectionnez Cr er une variante dans le menu lt Facture gt 3 Le syst me demande de confirmer la cr ation de la variante Etes vous s r de vouloir cr er une nouvelle d finition de facture b a sd Oyi Mon Cliquez sur Oui 4 Cliquez dans la zone Fournisseur pour faire appara tre les donn es du fournisseur Saisissez une description dans la zone D signation puis tapez Entr e Fichier Affichage T che Facture Aide bi 2 gt IDE ORB lt lt tm KT WARS He RNAT
32. t de rechercher un fournisseur dans la base de donn es INVOICES en utilisant des crit res tels que la raison sociale le n de TVAICC le SIRET taxe num ro 1 le SIREN taxe num ro 2 etc Cliquez sur effacer la s lection si des informations sont d j contenues dans les en t tes de colonne ensuite indiquer certaines valeurs pr sentes sur la facture telle que SIRET TVA intracommunautaire Nom du Fournisseur etc 16 31 DMF MUT E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Fournisseurs 0001011252 4406 7206 1000 15 4406 7206 1 0001121258 51438772900015 51436 7729 a 000i A amp D Gus opus sms nn 532819794 Chapitre n ID du CorporateGroup 0001 SOFT DIFFU oggi A amp FULES 5 695147 63 660221 0011275355 ii 001090556 43132514100072 w o 001031244 35040228 100025 37765003100018 i 51292949800016 4315 0001076115 en 0091101620 LOCATION AARMSECUR MES AAZMEDICN mmm d aTr A aa Ta A ARM A TA T a g 3 T gt ii o x ame Effacer la s lection Cirl Q Vous pouvez filtrer la liste pour inclure uniquement certains fournisseurs en entrant des valeurs dans les zones situ es juste au dessus des en t tes de colonnes Vous pouvez galement trier la liste en cliquant sur l en t te d une colonne L ordre de tri s inverse chaque fois que vous cliquez 2 Une fois le bon fournisseur trouv d
33. tion Fin de session B E C Budg et finances et comptabilit S lectionner le produit DMF BFC Nouvelle question Unit DSI Contact Afficher Produit DMF BFC BFC f ET Module eee odl Puis le module DMF SCTD Invoices Produit DMF BFC Module DMF SFC Votre choix DMF SCTD Invoices OMF SCTO PDAF DMF SCTO sumi des factures Four facilit DMF SCTD Autorisations le d crire pr cis d apparitio DMF SCTD Etats l enchainemen p situation AEn m a la probl matique rencontr e Pour compl ter une question d j pos e ne pas remplir un nouveau Objet ment copie d c Vous pouvez galement contacter par t l phone l assistance aux utilisateurs l assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi de 8h30 12h00 et de 14h00 17h30 au 05 62 24 25 31 ou via assistance dsi cnrs fr DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs Lancement de Verify D marrage et Ex cution du module Verify Fi DMF MU T E1 1 Vid ocodage et validation des factures et avoirs 7 31 Lancement de Verify Lancement de Verify 1 Ouverture de session Apr s s tre connect sur Citrix lancez le module Verify en cliquant sur le logo suivant Yerify La connexion Citrix se fait par le lien suivant https citrix core admins net Si vous rencontrez ce message d erreu
34. u sur Non si vous ne voulez pas Si vous cliquez sur Oui la bo te de dialogue lt Dessiner des lignes articles gt appara t Dessiner des lignes articles Dessinez un cadre autour du champ valu actif dans la facture si elle existe ou diquez sur Suite pour passer au champ suivant Lorsque tous les champs sont encadr s diquez sur Terminer pour effectuer l nterpr tation de tous les artides individuels recedet Suivant gt Annuler Terminer Lorsque certaines lignes articles ont d j t interpr t es INVOICES vous demande si vous souhaitez supprimer toutes les lignes articles actuelles Cliquez sur Oui pour continuer et afficher la bo te de dialogue lt Dessiner des lignes articles gt 3 Vous avez la possibilit de choisir la deuxi me ou troisi me ligne si les lignes sont de meil leures qualit s toutefois la capture premi re ligne est conseill e 4 Sur la facture dessinez un cadre autour de la premi re occurrence de la valeur du champ de ligne article actif sp cifi dans la zone Champ actif Pour cela double cliquez sur le texte ou la valeur du champ Autrement cliquez et faites glisser un cadre autour du champ Re CE Qt Remise d o Mini DisplayPort vers VGA 17 00 20 13 ir ne fonctionne qu avec les ordinateurs quip s d un port Mini 17 00 54 82 29 00 23 20 23 20 mm 5 55 E l nterpr tation de tous les artides individuels nme _
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