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Référentiel de la résidence des Lilas

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1. R f rentiel de la R sidence des Lilas Pr ambule L objet du r f rentiel Ce r f rentiel qualit de la r sidence assure la disponibilit des ressources et des informations n cessaires au fonctionnement et la surveillance des processus Il est en lien avec le r f rentiel g n ral commun au si ge et toutes les r sidences C est l assurance la fois de la ma trise des exigences d une plus grande efficacit et donc d une plus grande disponibilit d un meilleur service pour le client Les exigences du r f rentiel Il doit tre maintenu dans un syst me qualit et mis jour d s la modification d un processus D finition d un processus Un processus est un ensemble d activit s distinctes qui fonctionne partir d une information qui lui arrive et qui produit un r sultat Pr sentation du r f rentiel Il situe d abord la r sidence son statut ses acteurs Ensuite les documents principaux conna tre puis tout ce qui est essentiel la gestion de la r sidence Enfin les processus sont class s en quatre services principaux gestion locative et commerciale comptabilit technique et gestion du personnel Est annex galement un tableau de recherche des documents et du mat riel Parme Votre solution meubl e SOMMAIRE Page 4 Pr sentation de la r sidence Page 5 Acc der la r sidence Page 6 Plan de la r sidence Page
2. 7 Organisation du bureau Page 8 Mat riel informatique et t l phone Page 9 Gestion des demandes Page 10 Comptabilit client Page 11 Dossier locataires et archivages Page 12 Gestion du personnel Page 13 Gestion de l entretien de la r sidence Page 14 Gestion technique de la r sidence Parme Votre solution meubl e Pr sentation de la residence La r sidence des Lilas est compos de 115 chambres meubl es avec lavabo r parties sur 3 tages Cette r sidence sociale non conventionn e est situ c t de deux autres r sidences PARME La Passerelle et Les Roses au c ur d un site appartenant la SNCF 6 rue du Train Grande Vitesse 94190 VILLENEUVE SAINT GEORGES 01 43 89 33 26 01 43 89 86 57 residence lilas pameubles fr Gesti PR DT Madame Laaziza HAMDINI Responsable de secteur Planning horaire de la gestionnaire Madame Sylvie PLEUX Lundi C S Mardi C C e E C CT T MO O o o AS S e AS Jeudi EE T T TITTET O d Vendredi RES Horaire travail BE Ouverture de l accueil Repos Parme Votre solution meubl e Acc der la r sidence Prenez le RER D et descendez l arr t Villeneuve Triage Saisir l adresse compl te de la r sidence sur votre GPS De Paris Cr teil prendre la direction de Villeneuve Triage Apr s le panneau SNCF en face du march Istanbul tournez gauche De Villeneuve St Georges prendre direc
3. HE D ENCRE se trouve dans le bas du meuble de la pi ce derri re le bureau Avoir toujours une cartouche d avance qui est commander au si ge Service informatique NOVATIM T l 0810 00 15 30 wwWw novatim com T l phone en interne SNCF sur la tablette droite du bureau R sidence des Lilas 59 29 71 R sidence de la Passerelle 59 29 69 R sidence des Roses 59 29 97 T l phone interne la SNCF pour les agents situ dans le hall T l phone public carte dans l escalier B n de cabine 01 43 89 60 68 Arriv e lignes t l phoniques Dans le bureau du RDC c t escalier A en haut des escaliers gauche Dans le placard en bas en entrant gauche Parme Votre solution meubl e Gestion des demandes Demandes clients Les demandes en cours sont sur la 2 me tag re sur Le mur c t dw en cours bureau 1 Joindre la demande e document correspondant aw statut dr chent gui s trouve dang lt lt mes documents formulaires gestionnaires couverture dossier client formulaire gl couverture gt Mettre Les 2 pages de la couverture sur Le dessus dw dossier de la demande et con vus maintenir avec un trombone Cion 2 Coler sur Les deux feulles fornmaudaire gl couverture sur la page de garde int rieur ext rteur sir une chemise 3 A Uindt rieur de la chemise Les documents doivent tre tri s avec es sous chenuses pour Les documents chent et cautonnaire Le contrat
4. ance T l com Organisation du bureau Vous trouverez dans la bannette astreinte au _ ASTREINTE mur la fiche technique astreinte avec la Un agenda dans lequel est not tous les localisation des rendez vous programm s avec les cl s E clients et entreprises disjoncteurs robinets arr t d eau chaude et d eau froide ainsi que les compteurs Un trieur avec les onglets suivants Documents trier Pr avis de sortie remplis par le client Ch ques transf rer au si ge Contentieux du mois double des courriers envoy s aux clients Contrats renouveler copie du courrier du si ge envoy au r sident Timbres Un Classeur transparent de couleur Parme contient 1 calendrier sur la couverture du classeur Annuaire si ge et r sidences PARME Annuaire des entreprises Notes importantes du si ge Descriptif technique de la r sidence dans la bannette astreinte R f rentiel de la r sidence Le cahier spirales est pr vu pour le suivi des actions mener il est construit de la fa on suivante Parme Votre solution meubl e Mat riel informatique et t l phone Code r sidence dans Immoware VCD Num ro de code de connexion distance du service informatique Pour pr venir toute panne informatique ou d imprimante diter l avance les contrats et avoir les demandes en cours en support papier LA CARTOUC
5. doit tre en t te avec l tat des eux St Le dossier est complet et valid prendre rendez vous avec Le dlient A ne pas oublier de noter l tat l avancement dans lmmoware Dossier complet prise de RDV Les dossiers en attente d une entr e sont sur la 2 me tag re sur Le mur c t du bureau Dossier valid en attente d une D me entr e Votre solution mecbl e a TRE J SUN ene Comptabilit client La transmission des r glements locataires au si ge doit tre effectu e au minimum 2 fois semaine REGLEMENT CLIENT PAR CARTE BANCAIRE Dans l armoire dans le classeur rouge Faire une copie de la facturette et la classer dans le dossier du client Agrafer toutes les transmissions journali res document diter en fin de journ e en cas de r glements bancaires dans la journ e sur le document D Mes documents FORMULAIRES ET DOCUMENTS GESTIONNAIRES formulaire cpt transmission journaliere carte bancaire doc A classer dans le classeur rouge par mois REGLEMENT CLIENT PAR CHEQUE ss Noter le n du ch que le nom de la banque le montant ex cha 000001 BPL sut 300 uniquement dans le bloc note Immoware Votre solution meubl e Dossiers locataires et archivages 1 Les dossiers locataires ann e en cours et N 1 sont class s dans les dossiers suspendus par num ro de chambre 2 Les dossiers N 2 sont archives AN rappel voir r f rentiel co
6. ntentieux les dossiers contentieux dont le locataire est d j sorti ne sont pas archiv s si mais conserv s dans les dossiers suspendus tant qu ils sont ne te 2e sont pas r solus 0 Gestion du courrier Le bureau de poste est Villeneuve St Georges sortie centre ville Heure de passage du facteur le plus souvent entre 11h00 et 13h00 Le courrier est d pos dans la bo te aux lettres en face du bureau dans le hall ainsi que les courriers retourner la poste pour les personnes n habitant pas l adresse indiqu e NPAI noter sur l enveloppe La gestionnaire distribue le courrier dans les bo tes aux lettres des locataires l aide de la liste des locataires mettre le lien hypertexte qui est mettre par ordre alphab tique Parme Votre solution meubl e Gestion du personnel Remarque il serait peut tre bien de pr senter le personnel d immeuble permanent ou l entreprise en charge de l entretien voir avec Virginie ENTRETIEN DE LA R SIDENCE Les t ches journali res sont affich es dans le local du personnel Les chambres nettoyer sont faire tour de r le par les deux employ e s Noter dans un cahier la date le nom de l employ et le num ro de la chambre Le cahier est dans le dossier suspendu rayon du bas RH Planning employ s TICKETS RESTAURANTS Les tickets restaurants sont r ceptionn s par la gestionnaire et distribu s aux salari es contre
7. s pompiers conna tre les chambres occup es ou non Intervention astreinte et v rification des coordonn es du locataire en cas de remise de double de cl s RELEVE DU COMPTEUR D EAU Vous avez jusqu au 3 de chaque mois pour effectuer le relev du compteur d eau en compl tant le document Excel lien ou chemin d acc s envoyer par courriel Myl ne HARPON BONS DE TRAVAUX ET BONS DE COMMANDES Dans un classeur rouge sur l tag re sup rieure de l armoire Les bons de commandes en cours sont dans le premier onglet Les bons de commandes termin s sont class s dans diff rents onglets selon qu ils ont un num ro attribu sans num ro ou ex cut s par un employ PARME ELECTRICITE DE LA RESIDENCE En cas de coupure compl te de la r sidence contactez la SNCF au indiquer le n LA FICHE TECHNIQUE DE LA RESIDENCE EST DANS LE BOITIER ASTREINTE Parme Votre solution meubl e
8. signature d un document de remise de tickets restaurant Il est dans les dossiers suspendus service RH CALENDRIER DES CONGES DU PERSONNEL DE LA RESIDENCE Il est aimant sur le c t de l armoire dans le bureau Parme Votre solution meubl e a Le soir ORDURES M NAG RES Le ramassage a lieu deux fois par semaine les jeudi et lundi matin 6h00 Il faut donc sortir les poubelles la veille au soir Tous les 15 jours CHANGEMENT DES DRAPS 1 Un document word est diter dans mes documents affichage et afficher sur le tableau dans le hall d entr e 2 Utiliser le document formulaire tx blanchisserie _remise de linge_ lilas PASSAGE DE LA BLANCHISSERIE Sortir le linge sur le chariot dans le hall du c t escalier A Distribution PRODUITS MENAGER Les produits sont distribu s pour le mois chaque employ d immeuble La gestionnaire ou le rempla ant g rent la quantit donner Gestion technique PROGRAMMATION DES BADGES Vous trouverez la proc dure de programmation d taill e dans le manuel d utilisation badges C Documents and Settings parme Bureau manuel d utilisation badges LISTE DES LOCATAIRES PRESENTS Mise jour obligatoire d s l entr e et la sortie d un locataire mettre le lien hypertexte Puis le document est imprimer par ordre de num ros de chambres et placer dans la bannette astreinte pour les raisons suivantes Intervention de
9. tion Paris Apr s la gare continuer tout droit puis prendre la premi re route droite apr s l glise puis toujours droite Vous tes un e agent SNCF Veuillez vous renseigner aupr s de votre service car une entr e et une carte acc s vous est r serv Pour nos autres clients Vous avez une entr e sp cifique avec vigil K 3 POLICE K KANN Gymnase SN NATIONALE Jules Ferry AR a A Commissariat de Police 4 Fi 162 Rue de Paris 94190 Villeneuve Saint Georges Tel 01 45 10 13 50 A pied 19 mins en voiture 9 mins ef Mairie de Villeneuve St Georges 20 place Pierre S mard 94190 Villeneuve Saint Georges Tel 01 43 86 38 00 RER D Station Villeneuve St George AN Thage o amsarehe de Vilanoua La aiT H Centre Hospitalier Intercommunal 18 Place Pierre S mard 94190 Villeneuve Saint Georges Tel 01 43 89 26 93 RER D Station Villeneuve St George Plan de la r sidence Compteur d eau et chaufferie au sous sol a a ss ts 1 gt CIRCULATION AU LE ON SENTE SEE CRT A K f i O l e GENRE a S S au con S nn MINI e NN nn E mm NN O CIRCULATION CET EI l DOUCHES LOCAL ELECTRIQUE si wc Sen 9 o CIRCUNS ee E ide CIRCULATION e PEES 1er 2 me et 3e ETAGE LEGENDE O 0 Escaliers nr Local lectrique D Parme l Votre solution meubl e ss s lt Prise Fr

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