termes de reference pour l`acquisition d`un logiciel de reporting
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1. le consultant devra proposer au RCPB une offre technique et financi re en vue de l acquisition d un logiciel de reporting 2 tendue des travaux Evaluer les besoins en informations du RCPB au regard de ses objectifs de gestion de conformit aux normes de la Loi sur les Syst mes Financiers D centralis s Nouvel R f rentiel Comptable et aux normes CGAP Evaluer la capacit du logiciel actuel SAF 2000 satisfaire les besoins en informations et en d gager les gaps Proposer un progiciel compl mentaire SAF 2000 pour combler durablement ce gap Installer et param trer le progiciel en vue de son exploitation par le r seau FCPB Assurer le transfert l int gration et la synchronisation des donn es entre SAF 2000 et le progiciel param tr En extraire les reporting n cessaires la satisfaction de la FCPB au regard des besoins en informations identifi es et valid es pr alablement Fournir un manuel d utilisation du logiciel et animer une formation de 7 jours pour assurer le transfert de comp tences au profit d un personnel d sign par la FCBP Fournir une solution qui tiendra compte de la dispersion des bases de donn es du RCPB Fournir une solution web s curis e R sultats L identification des besoins en information de l institution et les gaps par rapport l existant Le d veloppement d un progiciel pour combler les gaps La conformit au nouveau r f rentiel comptable et la s cur2. Financi res de l Afrique de l Ouest CIF depuis Juin 2007 date de tenue de son Assembl e g n rale constitutive Le RCPB couvre au 31 d cembre 2010 43 provinces sur les 45 que compte le Burkina Faso 2 Pr sentation du logiciel pr sentement utilis Le syst me d information de gestion d nomm DECISION a t labor par un partenaire afin de r pondre la n cessit du suivi des indicateurs de performances des institutions affili es au RCPB Elle devrait ce titre permettre aux gestionnaires des caisses de base et des faiti res de prendre les d cisions idoines et en temps opportun Seulement le syst me d information de gestion essentiellement bas sur un reporting travers des fichiers lectroniques Excel pour les caisses ayant des ordinateurs et manuels pour les caisses non dot es d ordinateurs conna t de nombreuses difficult s au nombre desquelles on peut citer e le retard dans la transmission des d clarations mensuelles la FCPB par les Caisses de base e la non fiabilit des donn es e _l incoh rence de certaines donn es g n r es par le logiciel e des erreurs et omissions e le manque de d tail de l information disponible au niveau consolid ce qui ne facilite la prise de d cision e l impossibilit de r pondre dans les d lais aux exigences des autorit s de tutelle et des partenaires II CONTENU DE LA MISSION 1 Objectif du contrat A travers ce pr sent mandat
3. RESEAU DES CAISSES POPULAIRES Burkina Faso DU BURKINA RCPB Unit Progr s Justice z Crises Populaires du Burkina TERMES DE REFERENCE POUR L ACQUISITION D UN LOGICIEL DE REPORTING Avril 2011 L CONTEXTE 1 Pr sentation du RCPB Le R seau des Caisses Populaires du Burkina R C P B est un regroupement de coop ratives d pargne et de cr dit Au nombre de 104 celles ci se regroupent en neuf r gions soit quatre unions r gionales et cinq antennes techniques La f d ration en tant que faiti re agit selon ses statuts en qualit d organisme de surveillance financi re et de contr le Elle a donc pour r le de d finir des normes prudentielles et des standards de performance afin d assurer la bonne sant financi re de ses membres et partant de tout le r seau Le R seau des Caisses populaires du Burkina Faso RCPB a pour mission de Contribuer l am lioration des conditions de vie des laborieuses populations du Burkina et ce travers e la mobilisation de l pargne locale e le d veloppement d entreprises coop ratives d pargne et de cr dit fiables et rentables e la promotion de produits et services financiers accessibles et adapt s e l administration et de la gestion d mocratique selon les r gles et principes coop ratifs dans le souci du respect de la personne humaine En vue de favoriser d une part la r alisation de sa mission et d autre part promouvoir une gestion saine et
4. it de l information L int gration au logiciel SAF 2000 Le transfert de comp tences l quipe du RCPB La d finition claire des engagements du prestataire et du service apr s vente La fourniture au RCPB de toute la documentation relative l application Un outil de gestion simple d utilisation permettant de ressortir des rapports de gestion dynamiques et une synth se des informations importantes Un outil de gestion volutive et enti rement automatiser Le RCPB doit tre propri taire de la solution de ce fait il doit d tenir les codes 4 Calendrier d ex cution Les travaux devront d marrer au plus tard le 15 Juin 2011 et le logiciel fourni et implant le 30 Septembre 2011 au plus tard A la fin des travaux un rapport provisoire sera d pos la Direction g n rale Sept 7 jours apr s la remise des rapports provisoires l institution est tenue de proc der l amendement du rapport Le rapport d finitif sera produit par le consultant deux 2 jours apr s la r ception des observations de l institution Outre le rapport d finitif le consultant d posera e le guide d utilisation du logiciel e le guide d implantation et de param trage du logiciel e une copie du logiciel sur CD 5 Notation des offres techniques Les offres techniques seront tudi es l aide d une grille de notation d crite ci dessous e Fonctionnalit s du progiciel e M thodologie d ex cution de la mission e D
5. lai d ex cution e S curit des donn es e Engagements et support apr s vente 6 Profil du prestataire La mission sera r alis e par des cabinets nationaux ou internationaux l galement constitu s ayant au moins cinq 05 r f rences en mati re de conception et de commercialisation de logiciel utilis par les institutions de microfinance notamment dans la zone UMOA valu et certifi par le CGAP La responsabilit de la mission rel vera obligatoirement d un expert dipl m assist d un ou plusieurs consultants en fonction de l importance des travaux effectuer 7 Composition de l offre Le prestataire fournira une offre financi re et une offre technique s par es gt L offre technique du prestataire devra contenir les pi ces suivantes e La preuve de la reconnaissance juridique e Les fonctionnalit s du progiciel e La qualification du personnel nombre et CV e Les r f rences techniques e La liste des documents fournir au RCPB la fin de la mission e Le planning d ex cution Une bonne connaissance du secteur de la microfinance serait un atout L offre financi re ne fera l objet d examen que si la note technique est sup rieure ou gale 70 points sur 100 gt L offre financi re devra contenir les l ments suivants e Un devis faisant ressortir l valuation des frais li s l ex cution du march e La lettre d engagement e Une caution de soumission d un montant de un milli
6. on cinq cent mille 1 500 000 francs CFA La note totale sera une combinaison de la qualit technique et du prix de l offre De ce fait la note technique comptera pour 50 et la note financi re pour 50 Les prestataires dont les offres techniques auront obtenu le score minimum seront invit s faire une d monstration du logiciel la F d ration Toutefois les frais li s la s ance de d monstration sont la charge du prestataire 8 La documentation Un recueil des textes portant r glementation des institutions de microfinance et le nouveau R f rentiel Comptable BCEAO est en vente la Direction Nationale de la BCEAO Le rapport d tude sur la mise en conformit des SIG des SFD avec le cadre r glementaire de l UEMOA sera mis la disposition du consultant au cours de la mission pour consultation Par ailleurs le consultant aura acc s toute la documentation qu il jugera n cessaire sur l institution
7. transparente le RCPB a entrepris de renforcer son pilotage travers l utilisation d un syst me automatis qui produit des informations fiables et disponibles temps Il s agit de rechercher un nouveau logiciel qui permettra l institution de disposer d informations et d indicateurs utiles via une passerelle qui sera d velopp pour faciliter l extraction des donn es partir du logiciel transactionnel actuellement utilis SAF 2000 Le RCPB vient d ailleurs de finaliser l laboration de son sch ma directeur informatique qui int gre les pr occupations en mati re de gestion de l information Le r seau des Caisses Populaires du Burkina RCPB est structur en trois paliers e Cent quatre 104 Caisses populaires ou structures de base et leurs points de service au nombre de quarante trois 43 e Cinq 5 Unions R gionales qui sont des regroupements de Caisses populaires au plan r gional e Cinq 5 Antennes techniques qui sont assimilables aux Unions mais sans reconnaissance juridique e Une 1 F d ration r sultant du regroupement des Unions r gionales au niveau national Aussi le R seau des Caisses populaires du Burkina a mis en place des centres de services en vue de se professionnaliser sur certains secteurs porteurs C est le cas du Centre Financier aux Entreprises de Ouaga et du Centre Financier aux Entreprises Agricoles et commerciales CFE ac Le RCPB est membre de la Conf d ration des Institutions
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