TERMES DE REFERENCE DU PROJET DE MISE EN
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1. citoyens ce qui signifient entre autres la modernisation de leurs m canismes de prestation de services par l implantation de structures de proximit pour les citoyens Compte tenu de la taille et du potentiel organisationnel et financier des grandes villes de Tunis Sousse et Sfax il a t d cid de ne pas les toucher par cette composante du projet et de se contenter des 9 autres villes soit en l occurrence Monastir Ben Guerdane Jerba Midoun Gab s Gafsa Kasserine Siliana Jendouba et Menzel Bourguiba Dans ce contexte le pr sent document d crit la port e des services devant tre rendus par un consultant bureau d tude sp cialis dans le d veloppement des logiciels informatiques pour concevoir et mettre en place un syst me informatique int gr pour le fonctionnement des bureaux de proximit s avec les citoyens BPC dans les 9 municipalit s s lectionn es 2 OBJECTIF GLOBAL L objectif de la mission est de soutenir la modernisation et l am lioration des m canismes de prestation de services municipaux dans les municipalit s s lectionn es par l introduction de service la client le via le bureau de proximit avec les citoyens BPC Or une telle am lioration ne peut se faire qu en pr sence d un syst me informatique puissant permettant d automatiser les taches les plus courantes et offrir ainsi des services rapides et aux moindres co ts aux citoyens 3 OBJECTIFS SPECIFIQUES Plus pr cis ment les2. des recommandations concernant le mat riel le r seau et la connexion n cessaires pour chaque municipalit Un rapport de conception du logiciel Un guide d utilisation du logiciel Rapport d assistance de suivi et de la mise en place 7 PROFIL DU CONSULTANT La mission de d veloppement du syst me informatique des BPC des 9 communes sera men e par un consultant bureau d tude national employant des experts seniors ing nieurs ou gestionnaires ayant une grande exp rience prouv e en mati re de d veloppement de logiciels informatiques La connaissance approfondie du milieu communal de l organisation municipale le d veloppement de logiciels de gestion sp cifiques aux municipalit s ainsi qu une grande exp rience dans le d veloppement de logiciels sur le WEB sont vivement souhait es et constitueront des atouts majeurs dans le choix du consultant s La GIZ est en droit de v rifier les r f rences du bureau d tude en se r f rant ses partenaires DGCPL CFAD ou par contact direct des municipalit s cit es dans la liste des r f rences AUTRES CONDITIONS Le consultant en d veloppement informatique devra assurer une troite coop ration et coordination avec l quipe GIZ CoMun les municipalit s partenaires les administrations partenaires et les autres consultants travaillant sur le projet ce titre il doit collaborer notamment avec les autres consultants experts e avec l expert en commu
3. marrage pendant trois jours en doivent tre sehpa aa Se a assist s lors des v R ception et r alisation des premiers jours de modifications et des suggestions d marrage v R installation d une base de Un Han Version Finale donn es vierge et finale d utilisation clair et R ception d claration de la date de d but d utilisation et livraison du Manuel d utilisation pr cis et exhaustif permet un usage optimal du logiciel Assistance et suivi Organiser des visites aux 9 communes pour les assister et suivre l tat d avancement des travaux de mise en place du BPC Les visites seront tal es sur une p riode de 3 mois raison d une visite par mois et par commune Elaborer par visite et par commune un compte rendu pr cisant les difficult s rencontr es l tat d avancement et les recommandations n cessaires pour contourner les difficult s Elaborer un rapport d valuation de la mission Si l on tient compte des d lais de validation des tapes du projet il s talera vraisemblablement entre Mars et Septembre Le dernier trimestre sera donc consacr l assistance et au suivi afin de corriger les derni res erreurs et tenir compte des derni res suggestions 6 LIVRABLES Rapport de diagnostic d crivant la situation de la commune en mati re de connectivit r seau mat riels logiciels et ressources humaines IT et comportant
4. objectifs sp cifiques sont les suivants 1 Doter les structures des 9 communes s lectionn es d un r seau interne de connectivit favorable l exploitation d un syst me int gr de modules informatiques de fa on permettre aux services communaux les plus li s au BPC de lui fournir toutes les informations n cessaires l accomplissement de sa mission 2 Concevoir d velopper et mettre en place une application informatique int gr e permettant au B P C de recevoir et r pondre aux demandes aux r clamations et aux consultations des citoyens 3 Doter les structures des 9 communes s lectionn es d un r seau distant et internet favorable l exploitation d un portail WEB dans le cas o ce r seau n existe pas et concevoir d velopper et mettre en place un Portail WEB dynamique dans ces communes 4 DETAILS DES TACHES 4 1 Contrainte technique Comme suite l orientation de l administration tunisienne vers l utilisation des logiciels libres il faut qu aussi bien les outils de d veloppement que les bases de donn es utilisent des applications libres 4 2Modules du Logiciel concevoir L application comportera essentiellement trois types d interfaces La premi re reliera le BPC aux citoyens missions des demandes et de r clamations La seconde reliera le BPC aux services ou structures sources d informations traitement des demandes et des r clamations et pr paration des r ponses La derni re int
5. unions effectuer avec la municipalit mod le B INTERFACE BPC STRUCTURES COMMUNALES SOURCES D INFORMATIONS Une interface services pour les responsables des diff rentes structures cens es r pondre aux demandes ou r clamations Le responsable retrouvera automatiquement les donn es ins r s par le BPC il n aura qu ajouter ses r ponses ou observations En feed back 4 cas de figures se pr sentent gt soit que le service r ponds imm diatement la demande et par cons quent le circuit work flow de la r clamation se termine gt soit qu il juge que le sujet n est pas de ses responsabilit s et transf re la demande un autre service le circuit de la r clamation se termine aussi gt soit que le service demande un d lai de r ponse et le mentionne sur son interface gt soit qu il juge que le sujet n cessite l intervention conjointe d un autre service et le transf re en attendant la r ponse de ses confr res Il est imp ratif que les utilisateurs de l interface service puissent vue d il diff rencier les r clamations trait es de celles en attentes Des modules permettant aux diff rentes directions de saisir les donn es des dossiers cens s repr senter un flux important de requ te et consultation au niveau du BPC Exemple le service technique mentionnera les diff rentes tapes du d roulement d un dossier de demande de permis de b tir Il est noter que le BCE ainsi que le p
6. CoMun Coop ration des Villes et des Municipalit s OIZ Partager le savoir faire du Maghreb pour le d veloppement urbain TERMES DE REFERENCE DU PROJET DE MISE EN PLACE DES BUREAUX DE PROXIMITE AVEC LES CITOYENS DANS NEUF MUNICIPALITES TUNISIENNES Composante Informatique 1 CONTEXTE GENERAL A travers son programme de Coop ration des villes et des municipalit s au Maghreb CoMun la GIZ est mandat e par le Minist re f d ral des Affaires Etrang res AA 2012 2013 de renforcer les structures d mocratiques dans les villes tunisiennes dans l actuel contexte postr volutionnaire En concertation avec la Direction G n rale des Collectivit s Publiques Locales DGCPL du Minist re de l Int rieur et avec le Centre de Formation et d Appui la D centralisation CFAD qui sont les partenaires nationaux de mise en uvre de ce projet les communes de Ben Guerdane Gab s Gafsa Jendouba Jerba Midoun Kasserine Menzel Bourguiba Monastir Siliana Sfax Sousse Tunis ont t s lectionn es pour cette coop ration Le projet envisage l assistance technique dans quatre axes de travail 1 Etablissement de structures de proximit pour les citoyens 2 Encouragement de structures et dispositifs de participation des citoyens 3 Soutien aux lections municipales 4 Appui conseil au d bat constitutionnel Ainsi les deux premiers axes visent ils am liorer la r activit des municipalit s leurs
7. erface mettra la disposition des citoyens tout type d informations utiles telles que la liste des documents fournir pour la constitution d un dossier d termin les dates et objets des ventes o locations aux ench res publiques les dates de r unions du conseil municipal le plan d am nagement urbain PAU de la commune A INTERFACE BPC CITOYENS Cette interface comprendra deux types de traitement selon les services municipaux concern s 1 Le traitement des r clamations et ce quel que soit le service concern Exemples remplacement d une ampoule lectrique brul e dans une rue route d t rior e ramas d ordures En effet le BPC est cens accepter et traiter toutes les r clamations manant des citoyens sans exception aucune et d y r pondre positivement ou n gativement 2 Le traitement des demandes qui ne concerne que les services prioritaires retenus par le comit de pilotage du projet exemple l tat actuel d une autorisation d un permis de b tir Dans ce cas le BPC consultera sur la m me interface les informations envoy es par les services administratifs concern s depuis l interface services Cette interface principale pour les utilisateurs du BPC central comportera des champs d identification du citoyen du type de demande de son objet des pi ces jointes du service ou du responsable suppos tre concern et d autres informations que le bureau d tude doit ins rer apr s les r
8. lecte des demandes gt D velopper le squelette du logiciel et de sa base de donn es et les comparer la demande de la municipalit en d monstration r elle gt Recueillir les modifications possibles et adapter le logiciel en cons quence Compte tenu des similitudes dans les proc dures municipales en mati re de services rendus aux citoyens il serait judicieux de travailler sur une municipalit type et adapter ensuite le produit aux 8 autres Version BETA gt Installation et mise en place de la version BETA la municipalit type gt Formation des utilisateurs et exploitation r elle de l application gt Recueillir les suggestions et am liorer le logiciel en cons quence La version BETA est une version pr liminaire du logiciel qui sera am lior e gr ce l utilisation et aux critiques qui s en suivent Formation Pr parer un planning et r aliser la formation des utilisateurs des 9 municipalit s concern es par le projet BPC La formation comprendra v des ateliers pour le personnel BPC sur l utilisation du logiciel y des ateliers pour les utilisateurs des modules implant s dans les administrations annex es au syst me informatique du BPC v des ateliers pour les WEB masters et les administrateurs Une formation de qualit est une condition fondamentale pour la p rennit du syst me y Mise en place et assistance au Les utilisateurs d
9. nication dans la d finition et la formalisation des proc dures relatives la communication et la sensibilisation des citoyens e avec l expert en d veloppement organisationnel dans la d finition des proc dures et des prestations informatiser e Avec l ing nieur architecte dans la d finition des besoins en prises lectriques et informatiques et en c blage r seau et la d signation de leur emplacement pour permettre un usage optimal du mat riel tout en soignant l esth tique du bureau Le consultant en d veloppement informatique devra assister toute r union de coordination et tout s minaire de restitution pour les quelles il sera invit par le consultant chef de projet Le consultant sera r mun r en fonction des journ es r ellement fournies justifi es par la feuille de temps valid e par le coordinateur principal chef de projet et dans la limite de la dur e totale sp cifi e dans le cahier des charges soit un maximum de 150 h j Les r sultats de cette mission seront consid r s comme des livrables d s leurs approbation par le comit de pilotage du projet GIZ Partenaires et Communes
10. ortail doivent avoir une vue en temps r el des modifications effectu es sur ce module Dans le cas o la municipalit poss de ses propres logiciels de gestion dans les directions ci haut indiqu es qu ils soient nationaux ou priv s le bureau d tude est cens cr er une moulinette permettant d extraire les donn es des bases existantes vers l interface du BPC et vers le portail et ce pour gagner du temps viter les doubles emplois et les erreurs C INTERFACE DE SAISIE D INFORMATION Une interface uniformis e permettant un grand nombre de services d introduire des informations publiques les concernant Exemple liste de document produire pour une autorisation donn e information sur des ventes ou locations aux ench res publiques des textes de lois le PAU Cette interface doit tre simple et intuitivement utilisable par le responsable gestionnaire du module Les documents introduits partir de l interface de saisie d information doivent tre utilisables au niveau du portail sans avoir la possibilit de les modifier par ceux qui les consultent Seuls les gestionnaires du module pourront le faire en utilisant des mots de passe personnels Les informations ins r es doivent tre archiv es dans une base de donn e afin qu elles peuvent tre consult es selon les objets les services metteurs et les dates d mission 4 3PORTAIL WEB Un portail WEB comportant entre autres e une rubrique permettant aux cito
11. res donn es et documents d information sur la base 4 4 TRAITEMENT DES ARRONDISSEMENTS Deux cas de figures se pr sentent gt Soit que la municipalit peut s offrir les moyens mat riels et humains pour mettre en place un BPC secondaire au niveau de chaque arrondissement gt Soit qu elle d signe une personne pour recevoir les r clamations et les demandes des citoyens et de les saisir sur la m me application du BPC via Internet Quelque soit le cas de figure l application informatique d velopper doit g rer le cas de connexion distance c d que l arrondissement ou tout autre direction g ographiquement loign e parc municipal magasin peuvent tre assimil s un BPC et ce en temps r el 5 ETAPES DE REALISATION DE LA MISSION n Etape D signations Observations Organiser des visites aux 9 communes L tape de i 5i j pour tablir un tat des lieux diagnostic est iagnostic 3 v De la connexion r seau interne et tondannemtae po appr hender les internet A besoins r els des 9 v Du mat riel et serveurs disponibles v Des logiciels nationaux et priv s existants v Des ressources humaines IT disponibles communes et tablir un plan op rationnel coh rent tenant compte de l existant Conception et D veloppe ment gt Choisir une municipalit type ayant un flux assez important de r clamations et pr voir des s ances de conception et de col
12. yens d introduire leurs requ tes e Une rubrique comportant l ensemble des documents produire pour construire les dossiers d obtention de diff rentes autorisations e Une rubrique permettant la consultation des demandes de permis de b tir e Une rubrique permettant la consultation des taxes TIB et TNB dues e Une rubrique de news d crivant entre autres les projets municipaux en cours ainsi que les dates et objets des principaux v nements organis s par la municipalit les dates de r unions du conseil municipal e Une rubrique de r glementation g n rale municipale permettant aux citoyens de connaitre leurs droits et leurs obligations vis vis de la municipalit le PAU e Un module de recherche universelle Le portail sera d velopp sous forme d une page d accueil h berg e chez un FSI fournisseur de services Internet local tel que l ATI qui comprend l ensemble des liens vers les sites propre install s au sein de chaque municipalit Signalant qu partir de la page d accueil le citoyen ne pourra introduire ses r clamations et effectuer ses demandes que lorsqu il pr cise la municipalit cible Les sites implant s dans les municipalit s seront identiques d un point de vue architecture forme design et base de donn es vierges Mise part les donn es qui seront transf r es par des moulinettes directement des services s lectionn s chaque municipalit aura la charge d introduire ses prop
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