comment mettre en place un logiciel
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1. HCGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE g D f La mise en place ou d ploiement de la nouvelle solution constitue la partie la plus prouvante du projet Il s agit d un processus long et complexe au cours duquel l quipe devra faire preuve de t na cit Elle peut aller de un mois pour une petite IMF tr s centralis e un an pour une IMF avec un large r seau d agences Le projet de mise en place devra tre soigneusement pr par par une planification exhaustive des travaux associ s des responsabilit s claires La d marche de mise en place s articule autour des six tapes suivantes Pr parer la mise en place Configurer le logiciel Migrer les donn es Former les utilisateurs Mettre en production Cl turer le projet 1 Pr parer la mise en place TA Choisir la Constituer une Elaborer le plan D finir les r gles Concevoir un de gestion du plan de strat gie de i quipe projet de travail du d ploiement compl te projet projet communication Choisir la strat gie de d ploiement L quipe projet doit adopter une strat gie de d ploiement qui minimise les risques sur la base des principes suivants ne pas cumuler les chantiers fortes incertitudes et leur pr f rer un talement dans le temps s assurer d objectifs r alistes et atteignables Leur succ s permettra de ga2. rifi e 4 Former les utilisateurs Plusieurs types de formation seront n cessaires et fournies par le fournisseur e formation des utilisateurs pour garantir la ma trise du logiciel d s sa mise en service e formation technique dispens e aux agents informatiques qui devront administrer le syst me e formation sur la structure de donn es pour permettre aux utilisateurs avanc s de maitriser les options de configuration 41 CGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE ea j IRUR i A titre indicatif pour des syst mes de la gamme Entry et Mid Level une formation pour utilisateurs dure en g n ral entre 3 journ es pour les op rationnels et 5 journ es pour les comptables La for mation des agents informatiques dure au moins 5 journ es en g n ral 5 Mettre en production le nouveau syst me Une fois que la reprise des donn es de la situation a t v rifi e comparaison entre les situations tir es des deux syst mes la mise en service du logiciel peut alors tre r alis e Il n est pas conseill de continuer op rer l ancien et le nouveau syst me en parall le pendant les premi res semaines sous pr texte de v rification Mais il est d usage que durant les premiers jours les utilisateurs soient suivis sur place de mani re rapproch e par des membres de l quipe projet particuli rement les guichetiers et les c
3. de l IMF aux possibilit s et limites du SIG 3 Migrer les donn es Les donn es de l ancien syst me devront tre transf r es vers le nouveau cette op ration est aussi appel e migration ou bascule des donn es afin de permettre d assurer la continuit des op rations Les donn es de l ancien syst me peuvent tre encore sur support manuel sur des tableurs ou struc tur es dans une base de donn es Il s agit sans doute de l tape la plus d licate du projet Les donn es migrer peuvent tre class es en quatre cat gories les signal tiques des clients les signal tiques des contrats et des comptes de cr dit d pargne et de d p t avec les clients et les financeurs les positions des comptes de cr dit d pargne et de d p t en distinguant les int r ts du ca pital et arr t es une date d termin e les balances des comptes comptables arr t es la m me date Les positions des comptes des clients doivent tre coh rentes avec les balances des comptes comp tables correspondants Afin de bien calibrer le degr de difficult du chantier de reprise des donn es et donc la dur e lui allouer dans le planning du projet l quipe doit qualifier au d part la qualit et le format des don n es existantes de l IMF D terminer une strat gie de reprise des donn es Plusieurs choix sont possibles pour la date de migration les plus courantes sont reprendre les ba
4. logiciel soit standardis e chaque plan est sp cifique en fonction de la strat gie adopt e des comp tences du personnel et des ressources disponibles PRATIQUE Un exemple de mod le de plan d ex cution CGAP est t l chargeable dans le dossier en ligne D finir les r gles de gestion du projet Le responsable du projet doit g rer la progression sur les axes production des livrables calendrier et budget doit pour cela se doter d outils de pilotage et de gestion des risques et probl mes Comme pour tout chantier long il est pr f rable que le responsable dispose aussi d outils lui permet tant de consigner tous les v nements les changements de p rim tre les changements du planning avec les impacts sur le calendrier et le budget la liste de tous les probl mes avec leur degr de prio rit et leur statut les risques potentiels r duire Le responsable du projet devra r guli rement communiquer au Comit de pilotage un rapport suc cinct sur l avancement du projet ainsi que les probl mes auxquels l quipe fait face leurs risques et des propositions de solutions Des r unions r guli res d pendant de la taille du projet mais au d part mensuelles permet au Comit d appr cier l avancement du projet mais galement de statuer sur les probl mes ou blocages importants et qui impacteraient le p rim tre le calendrier ou le bud get Concevoir un plan de communication Le plan de communication
5. aissiers 6 Cl turer le projet Une fois le syst me mis en service avec succ s son optimisation et son volution pourront com mencer En effet il est rare que toutes les attentes initiales aient t accomplies avec la mise en pla ce un grand nombre d am liorations ou d exploitation de potentialit s demeure possible Finaliser et valuer la mise en place du syst me Un certain nombre de supports d information doivent tre finalis s et mis disposition documen tation du projet manuel des proc dures et manuel d utilisation du logiciel Les modalit s contractuelles sont examin es elles pr voient g n ralement le paiement de la der ni re tranche apr s la mise en service du logiciel Le logiciel et les quipements doivent tre valu s au terme d une p riode pr d termin e Il faut s assurer que toutes les fonctionnalit s op rent correctement et que l organisation est m me de r aliser les objectifs d finis au d but du processus Avec la mont e en charge les quipements peu vent s av rer insuffisant les agents informatiques avec l aide du fournisseur s efforceront d optimiser le serveur et la base de donn es Faire voluer le syst me en continu Le syst me d information n est pas un outil fig L optimisation du syst me et son volution forment un processus continu r gi par des proc dures formulation d un besoin analyse approbation para m trage ou d veloppement c
6. ar exemple par quinzaine Attention au calendrier du projet le projet doit viter de se trouver cheval sur deux ann es alors qu une partie des agences est quip e du nouveau syst me et l autre se trouvant avec l ancien faut aussi consid rer le moment de la bascule vers le nouveau syst me c est dire o l IMF tablit ses tats financiers partir du nouveau syst me Au fur et mesure que les agences bascu lent vers le nouveau syst me un moment donn le nouveau syst me devra prendre le pas sur l ancien pour la production des tats consolid s A partir de ce moment il faudra trouver un moyen pour int grer dans le nouveau syst me les donn es des agences demeurant encore sur l ancien Reporter les ventuels d veloppements sp cifiques apr s la mise en place du syst me et son bon fonctionnement En attendant IMF utilisera des moyens alternatifs pour pallier aux fonc tionnalit s manquantes Pour les installations avec une configuration centralis e ou mixte il est pr f rable de d marrer les travaux de connectivit d s le d marrage du projet parall lement l installation et la configura tion du logiciel car il s agit d un chantier caract ris par un fort degr d incertitude Constituer une quipe projet compl te L quipe d j form e au d but du projet global de refonte du syst me voir la partie Mobiliser les ressources sera toff e au moment de la m
7. e l ensemble de la cha ne de chaque processus par exemple mise en place d un cr dit arr t d un compte d pargne Les tests sont primordiaux pour d tecter les erreurs avant la mise en production du logiciel La r alisation des tests est un travail fastidieux qu il convient de mener m thodiquement et avec rigueur jusqu au bout et de ne pas abr ger si les premiers r sultats sont satisfaisants Il doit tre id alement effectu par des personnes qui ont particip la d finition des besoins mais qui n ont pas t impliqu es dans les travaux de param trage O CONSEIL Les tests constituent un l ment cl s agit de d tecter les erreurs le plus t t possible dans le processus de configuration Il est reconnu que plus une erreur est d tect e tard plus elle est co teuse corriger Dans le cas extr me une erreur constat e apr s la mise en produc tion avec des donn es d j introduites entamera s rieusement la confiance des utilisateurs dans le nouveau syst me et pourra les amener au syndrome a ne marche pas la moindre anomalie Changer les processus Certains changements auront d j t esquiss s lors de la d finition des besoins mais la mise en place du logiciel et la concr tisation de ses possibilit s seront l occasion de modifier d autres pro cessus et d en cr er Bien souvent l am lioration des processus se poursuit apr s la mise en service et l appropria
8. gner la confiance du personnel et des ventuels bailleurs Voici quelques conseils utilis s par les quipes avis es Pour les r seaux agences choisir un pilote pour d marrer g n ralement constitu par le si ge et deux agences afin de pouvoir tester les fonctions de centralisation des donn es 36 Y CGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE TO i D i Le choix des agences pilotes est important S agissant de la premi re tape du projet le succ s de mise en place dans la premi re agence est d terminant pour la motivation de l quipe et pour ins taurer un esprit de changement positif dans l institution Ainsi il est pr f rable de d marrer avec une agence dirig e par un responsable dynamique et pr t s engager dans l preuve ayant un volume d activit qui ne soit pas tr s important mais repr sentatif de ceux du r seau des don n es de bonne qualit une proximit g ographique avec le si ge l quipe projet devra d cider de la cadence d informatisation des agences apr s la phase pilote Pour les petits r seaux une dizaine d agences l quipe pourra d cider de les informatiser d un coup afin de faire basculer tout le syst me d information de l IMF dans la nouvelle application en une seule fois ou bien proc der par vagues c est dire plusieurs agences d une m me r gion chaque p riode p
9. ise en place du logiciel Elle devra travailler troitement avec les employ s du fournisseur charg s de l installation et de la configuration du logiciel Peut s ajouter l assistance d un ou plusieurs consultants pour l organisation des formations l adaptation des proc dures ou autre appui m thodologique dans la conduite du projet L quipe projet s toffera galement par l ensemble du service informatique de l IMF qui participe active ment la mise en place des quipements et re oit les formations n cessaires pour l administration du nouveau syst me Toutes ces ressources devront constituer id alement une quipe unique suivre un plan de travail commun et tre plac es sous la responsabilit du directeur du projet Le responsable de projet n exerce pas d autorit directe sur les ressources externes du ou des fournisseurs mais doit convenir avec eux la planification de leurs t ches et des conditions d acceptation de leurs travaux 37 HCGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE D DO f Elaborer le plan de travail du projet Le responsable du projet tablit avec l aide du fournisseur un plan structur de toutes les tapes pour r aliser la mise en place du nouveau syst me Chaque tape est compos e de t ches assign es une ou plusieurs personnes responsables et inscrite dans un calendrier Bien que la mise en place d un
10. lances arr t es au 1 janvier de l ann e en cours et saisir l ensemble des op rations qui ont eu lieu depuis lors jusqu la date de la migration L avantage est de dis 40 HCGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE LL DO f poser d une situation propre exhaustive sur toute l ann e dans le nouveau syst me et de sta tistiques compl tes Le d savantage tant le rattrapage par saisie manuelle de toutes les op rations depuis le d but de l ann e travail qui peut prendre du temps et qui doit tre ef fectu avec rigueur pour disposer d une base saine reprendre les balances arr t es une date tr s proche de la date calendaire de la migra tion par exemple la fin du mois pr c dent et saisir les op rations r alis es entre ces deux dates Ceci pr sente le d savantage de disposer de donn es partielles sur les op rations de l ann e dans le sens o certaines statistiques sur l ann e ne seront pas compl tes dans le nouveau syst me Mais cela all ge beaucoup le travail de reprise par rapport la premi re option reprendre dans le nouveau syst me uniquement la base clients et les balances comptables existants puis apr s le d marrage du nouveau syst me saisir seulement les nouveaux cr dits et les ouvertures de comptes et poursuivre les saisies des op rations sur les anciens cr dits dans l ancien syst me j
11. ompl mentaire tests et mise en production et des responsabilit s Assurer la maintenance du syst me Dans le cadre du contrat de maintenance le fournisseur propose r guli rement des mises jour du logiciel versions Les versions mineures consistent principalement r soudre des erreurs ou apporter des am liora tions leur co t est compris dans le contrat de maintenance Les versions majeures apportent un r el enrichissement de fonctionnalit s voire de nouveaux modules Ces derni res sont g n ralement 42 CGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE TO i D payantes Dans le cas o IMF ne souhaite pas les installer elle doit v rifier que le fournisseur est pr t continuer assurer la maintenance des anciennes versions 43
12. servira pr senter r guli rement les avanc es du projet et les b n fices d j obtenus l ensemble des employ s et clarifier les nouvelles t ches et responsabilit s l intention des employ s concern s La communication aide pr parer le changement 2 Configurer le logiciel Installer les quipements et configurer le logiciel Le nouveau syst me peut exiger l acquisition de nouveaux serveurs le renforcement des quipe ments existants et parfois aussi le changement des postes de travail PC Le param trage s effectue de mani re syst matique op ration par op ration partir de la liste des produits et op rations tir e de la description des besoins Il implique un travail conjoint entre les employ s du fournisseur et l quipe projet notamment les responsables de la comptabilit Les choix des param tres doivent tre document s avec clart 38 CGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE LL DO f Tester le param trage effectu Chaque fonction param tr e devra tre test e car vu le nombre lev de configurations possibles des param tres certaines combinaisons n auront probablement jamais t test es auparavant ni par le fournisseur ni par un client utilisateur Il conviendrait ainsi de tester isol ment chaque fonction l mentaire calcul des int r ts calcul d un ch ancier et ensuit
13. tion r elle du syst me par les utilisateurs Les reconfigurations des processus doivent tre soumises au contr leur interne qui doit s assurer que les contr les ad quats sont pr vus pour r duire les erreurs et pr venir les fraudes Le meilleur moment pour adapter les processus se situe la fin de l installation pilote et avant le d ploiement dans les autres agences de l IMF A ce stade il n est pas n cessaire de modifier les ma nuels de proc dures Ils seront mis jour apr s la mise en exploitation d finitive car nouveau l preuve du r el les pratiques peuvent subir encore des perfectionnements Une fois que l encha nement des op rations est fix pour chaque processus les proc dures peuvent alors tre mises jour Les proc dures doivent aussi pr voir le fonctionnement en mode d grad principalement pour les guichetiers c est dire lorsque le logiciel est hors d tat de fonctionner panne ou coupure de courant et avec l utilisation de supports papiers ad quats 39 YCGAP PO RTAI L Dossier th matique Syst mes d information de gestion pour les IMF f vrier 2013 MICROFINANCE g D f SIG l acquisition SIG param tr aux non param tr besoins de l IMF Processus Processus adapt s de l IMF actuels de l IMF Un SIG adapt une organisation est le r sultat de deux mouvements concourants param trer le SIG aux besoins de IMF et adapter les processus
14. usqu leur maturit Cette approche a l avantage de se passer d une reprise des op rations et de d marrer rapidement sur le nouveau syst me mais avec l inconv nient d avoir deux syst mes pendant un certain temps Les cr dits restant en im pay s seront saisis dans le nouveau syst me une date t Cette m thode est plus indiqu e pour les petites IMF ayant un portefeuille de pr ts courte dur e et qui disposent d un an cien syst me d information dont les donn es sont mal tenues O CONSEIL 2 Il est d conseill de proc der la reprise de l historique des op rations c est dire de toutes les op rations et critures qui forment les balances des comptes qui sont repris en raison de la lourdeur de l exercice En cas de besoin l agent consultera l ancien syst me qui restera accessible mais gel Le transfert des donn es vers le nouveau syst me se fait de pr f rence durant le week end De l importance de disposer des donn es migr es fiables et exhaustives La qualit des donn es transf r es dans le logiciel est capitale Si elle est mauvaise d s quilibres entre les positions clients et comptables omissions le fonctionnement du logiciel posera de nombreux probl mes par la suite sans qu il soit toujours possible de savoir s ils proviennent d un mauvais param trage ou de la qualit des donn es reprises La situation reprise dans le nouveau syst me doit tre v
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