Manuel de Procédures CN-ITIE
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1. Il GESTION DES R UNIONS DU COMIT En vue de leur participation aux r unions du Comit les membres du Comit et les membres du Secr tariat Technique re oivent chacun une convocation sign e du Pr sident du Comit Le personnel permanent cadre ou assimil du Secr tariat Technique peut assister galement aux r unions du Comit Par ailleurs le Pr sident du Comit peut d cider d inviter ces r unions toute autre personne en raison de son int r t pour les activit s du Comit repr sentants des structures internationales de suivi de la mise en uvre de l ITIE bailleurs de fonds divers prestataires de services journalistes stagiaires de divers horizons etc Enfin et conform ment la r glementation en vigueur une prise en charge totale transport h bergement et repas peut tre assur e tout le personnel du Comit lors des missions hors de Nouakchott men es dans le cadre des activit s du Comit en cas de la non prise en charge par leurs propres structures Les taux de ces prises en charge sont fix s dans le cadre des dispositions du budget de la p riode de r f rence ou par d cision du Comit sous une proposition du Pr sident D autres aspects des r unions du Comit sont r gl s par le R glement Int rieur du CNITIE Mauritanie HI GESTION DES REUNIONS DU SECRETARIAT TECHNIQUE Le Secr tariat Technique est la cheville ouvri re du Comit Il a notamment pour miss2. av r e ce code Les sup rieures hi rarchiques responsables veilleront au respect des droits l gaux et la protection des personnes ayant port une accusation et des personnes accus es ceci avant et apr s toute enqu te ventuelle I GESTION DU PERSONNEL I 1 Statut et r mun ration du personnel Le personnel du Comit CNITIE est compos e des membres du Comit dont son Pr sident repr sentants de l administration repr sentants des soci t s du secteur extractif et repr sentants de la soci t civile e des membres du Secr tariat Technique Le Secr taire permanent et sp cialiste en passation de march s le Responsable Administratif et Financier le charg de communication et un expert organisationnel CIM avec le soutiens d un personnels d appui compos de trois gardiens et un planton La fonction de membre du Comit est gratuite Les membres du Secr tariat Technique sont permanent et a plein temps qui donne lieu une r mun ration Les Termes de R f rences des personnels cl s sont pr sent s en annexe 1 2 Recrutement du personnel Les membres du Comit Les membres du comit son recruter a travers un arr t du Premier Ministre Le recrutement du personnel permanent rel ve de la comp tence du pr sident Toute vacance d un poste doit faire l objet d une d claration pr alable l embauche par le Pr sident aupr s des services publics de l emploi Aucune publicit
3. SUIVI DE L EXECUTION REFERENCE CONTRAT DATE APPROBATION OBJET DU CONTRAT ATTRIBUTAIRE MONTANT HT DU CONTRAT EN DEVISE MONTANT HT DU CONTRAT EN UM MONTANT TTC DU CONTRAT EN UM DELAI D EXECUTION DATE DE DEMARRAGE DES PRESTATIONS DATE ESCOMPTEE livraison ou rapport provisoire DATE DE MISE EN DEMEURE DATE EFFECTIVE livraison o rapport provisoire RETARD CONSTATE EN JOURS TAUX APPLICABLE AUX PENALITES DE RETARD MONTANT DEDUCTIBLE AU TITRE DES PENALITES SUIVI DES DECOMPTES DES PAIEMENTS Date de r ception Dat Montant POURCENTAGES ET CONDITIONS DES PAIEMENTS phon Ne Facture sus TTC de la Facture Facture facture Montant total des paiements effectu s UM TTC Montant disponible sur le contrat UM TTC 29 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 ANNEXE C LISTE DES PAIEMENT PIECES JUSTIFICATIVES DES DEMANDES DE Nature de l op ration El ments v rifier Acquisition des biens immobilisations stocks fournitures de bureau fournitures d entretiens Facture d finitive timbr e et r guli re Bon de commande ou contrat sign et enregistr Facture pro forma ventuelle Bon de r ception ou de livraison sign des deux parties
4. ception des fournitures de bureau achet es le RAF accuse r ception des fournitures et qui ins re actualise la situation du stock Une situation mensuelle des stocks devra tre tablie et transmise au Pr sident du Comit Un stock de fournitures de bureau non repartis en fin d ann e devra faire l objet d inventaire et comptabilis dans les charges constat es d avance Toute utilisation des stocks doit tre approuv e au pr alable par le RAF L utilisation de ces stocks par les consommateurs est assujettie une d charge d ment sign e par l int ress Toute autre fourniture ou mat riel est soumis la m me proc dure 14 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 C GESTION DE LA TRESORERIE Chapitre Intitul I Gestion de la Caisse d avance Il R ception et traitement des factures III Autres d caissements CHAPITRE I GESTION DE LA CAISSE D AVANCE Le Comit en accord avec la Banque Mondiale a ouvert une caisse d avance sur les fonds du don MDTF Les responsables de ladite caisse sont un gestionnaire de cr dits en la personne du RAF du Secr tariat Technique et un r gisseur en la personne du Pr sident Les int ress s sont tenus de respecter la r glementation en vigueur en mati re de march s publics Les fonds de la caisse d avance ne pourront tre
5. Paiement des prestations de Facture d finitive timbr e et r guli re services Bon de commande ou dossier du march enregistr Ordre de service Etat de paiement sign Locations Contrats de locations ou toute autre pi ce justificative sign e Frais de mission Ordre de mission Talons ou souches du titre de transport Rapport de mission Notes de frais ventuelles Pi ce de d charge d ventuelles avances Salaires du personnel Etat des salaires Documents justificatifs des l ments variables ou exceptionnels du salaire le cas ch ant Op rations diverses Autorisations pr alables Facture ou toute autre pi ce justificative 30
6. ce en prenant en compte la p riode de garantie le cas ch ant ou avec un sp cialiste reconnu dans le domaine concern II 3 Inventaire des immobilisations Le RAF du CNITIE doit s assurer la mise jour d un fichier d immobilisation d taillant les diff rentes immobilisations class es par cat gories leurs dates d acquisition et leur valeur r elle en fonction de la m thode d amortissement Il effectuera un comptable physique et une v rification de l tat des immobilisations au moins une fois par an CHAPITRE HII GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU De fa on g n rale le Secr tariat Technique ne devrait pas disposer de stocks excessifs de fournitures de bureau car l acquisition de ces biens est faite en fonction des besoins exprim s par le personnel de cette structure Cependant compte tenu de la sp cificit des activit s du Secr tariat Technique certaines fournitures de bureau pourront tre pr vues et gard es en stocks pour les besoins de la cause 13 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Il s agit notamment des consommables pour micro ordinateurs imprimantes et photocopieurs papier encre etc ainsi que de certaines fournitures de bureau pour confection des documents mettre la disposition du personnel du Comit ou du public Apr s la r
7. d penses pr vues Toute sortie de fonds est subordonn e un accord pr alable du RAF ordre de paiement et du Pr sident du Comit En vue du suivi r gulier de l utilisation des ressources mises la disposition du Comit avant le 07 de chaque mois le RAF fera tenir au Pr sident l tat des op rations effectu es au courant du mois pr c dent paiements et encaissements Ce rapport sera tabli avec les rubriques et selon le format suivant Date de l op ration Montant du paiement effectu la caisse Montant vers la 15 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 caisse Libell de l op ration Justification Encaisse apr s l op ration Observations Le Pr sident a la charge des contr les inopin s de caisse des inventaires physiques mensuels et annuels de la caisse d avance Tout contr le de la caisse d avance fait l objet d un proc s verbal Tout cart relev doit tre justifi par le RAF En cas de perte av r e le RAF a l obligation de fournir des explications crites au Pr sident pour appr ciation avec indication des dispositions concr tes qu il entend prendre pour la r gularisation de la situation ainsi mise en vidence dans les plus brefs d lais Les originaux des outils de gestion de la caisse d avance tels qu num r s pr c demment sont class s par le RAF
8. des comptes d sign s en cas de financement par les bailleurs de fonds la situation patrimoniale du Comit la liste des actifs immobilis s acquis ou achet s par les fonds du Comit les notes annex es sur les comptes et tats financiers CHAPITRE II ARCHIVAGE DES PI CES COMPTABLES Tout journal comptable doit tre accompagn d un chrono d archivage des pi ces justificatives afin d viter la tenue d une comptabilit virtuelle Apr s l arr t des comptes de chaque exercice et la r alisation de l audit externe y relatif le RAF proc de au classement et archivages des documents pr cit s La dur e l gale de conservation des documents comptables obligatoires est de dix 10 ans conform ment aux normes comptables en vigueur 17 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 CHAPITRE III SAUVEGARDE DES OP RATIONS COMPTABLES Pour des raisons s curitaires il est fait obligation au RAF de proc der syst matiquement une sauvegarde mensuelle des donn es contenues dans les diff rents tats tablis par ses soins Cette sauvegarde devra se faire en deux tapes une sauvegarde sur le disque du poste de travail une sauvegarde sur un support fiable CST ROM Cl USB disk externe etc Ces sauvegardes devront tre conserv es dans des endroits s curi
9. offres ETAP INTERVENA TACHES REF E NT SUPPORT Elaborent les termes de r f rence TDR de m me que l avant projet Projet de TDR d avis d appel d offres en conformit avec les exigences du Comit 1 SPM RAF Transmettent lesdits documents au Pr sident Avant projet Le Pr sident analyse dans le fond pour voir si les documents r pondent d avis d appel aux exigences du Comit et prend une d cision d offres Le Pr sident fait valider les TdRs par la Commission des March s TDR habilit e puis adresse les TdRs et l avis valid s la Banque Mondiale ou 2 Pr sident tout autre bailleur de fonds pour Non Objection le cas ch ant Avant projet conform ment aux proc dures de chaque institution d avis d appel d offres La Banque La BM ou autre bailleur de fonds examine les TdRs et donne la Non Non objection 3 Mondiale Objection et ou fait des commentaires Bailleurs 4 Publient l avis d appel d offre et ou les TdRs 5 SPM RAF Re oit les offres propos es par les soumissionnaires Conform ment aux r gles en vigueur le SPM peut assister au Commission des d pouillement des offres comme observateur repr sentant le Comit au 6 March s habilit e sein de la Commission D pouille les offres fait un rapport d valuation et adjuge le march Transmet le rapport d valuation et la d cision au Pr sident du Comit En cas de financement BM ou de tout autre bailleur d
10. pour toute v rification Le SPM est d positaire de doubles de ces justificatifs Apr s arr t des comptes de chaque exercice et la r alisation de l audit externe y relatif le RAF proc de au classement dans les archives La caisse d avance est cl tur e conform ment aux dispositions de la d cision d ouverture et en tout tat de cause apr s production d un compte d emploi et de pi ces justificatives concernant l utilisation de l int gralit des fonds re us Elle est assujettie tout type de contr le pr vu dans le cadre de la gestion des fonds publics et notamment aux contr les budg taires CHAPITRE II RECEPTION ET TRAITEMENT DES FACTURES Toute facture adress e au Comit en vue de paiement doit faire l objet d une d charge et d un enregistrement par l assistant du RAF avant traitement La facture sera ensuite transmise au RAF pour tude et avis puis soumise l appr ciation du Pr sident pour r glement Une fois l accord de paiement donn le RAF tabli le ch que et le soumet au Pr sident pour signature Une fois les ch ques sign s par les personnes habilit es l assistant du RAF a en charge sauf disposition contraire d informer les b n ficiaires de la disponibilit de leurs titres de paiement respectifs afin de pouvoir les leur remettre contre d charge dans un registre de retrait des titres de paiement CHAPITRE II AUTRES DECAISSEMENTS En d
11. sa non objection 5 Pr sident Re oit le projet de note et le transmet la Banque Mondiale ou tout autre bailleur de fonds 6 Banque mondiale Re oit la requ te et l examine dans le fond Non objection bailleur de fonds Accorde la non objection ou fait des commentaires 20 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Pr sident Re oit la non objection et ou les commentaires de la Banque mondiale ou tout autre bailleur de fonds Les transmets au SPM RAF pour traitement Pr pare les n gociations s il s agit d un contrat de PV n gociations et consultant en dressant un tableau exhaustif des points projet de contrat 8 SPM n gocier avec des propositions concr tes n goci Participe aux n gociations men es par le Pr sident et en tablit un proc s verbal Propose au Pr sident une lettre de transmission du PV de n gociations et du projet de contrat d j paraph la Banque mondiale ou tout autre bailleur de fonds pour non objection Re oit la non objection de la Banque mondiale ou tout Pr sident autre bailleur de fonds sur le contrat n goci Transmet la non objection et l ensemble du dossier au RAF et au SPM pour ex cution suivi et classement Les paiements doivent suivre l ch ancier pr vu par le contrat et doivent tre approuv s par le SPM CHAPITRE III March s pass s apr s appel d
12. sur le dossier concern un avis favorable argument et le transmet au Pr sident pour d cision 3 SPM Pr sident Note dans le registre interne les besoins et les prescriptions techniques valid s par le Pr sident Le SPM pr pare le bon de commande et le soumet la signature du Pr sident Le Pr sident si le bon de commande est conforme le signe et le transmet au RAF pour r glement Si le bon de commande est non conforme le Pr sident adresse un courrier au SPM pour demander les informations compl ments n cessaires au traitement du bon de commande 19 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 CHAPITRE II PROC DURE CONTRACTUELLE DE GR GR La proc dure contractuelle de gr gr ne peut tre utilis e qu apr s obtention de l accord de la Commission Nationale des March s habilit e en la mati re ETAPE INTERVENANT TACHES REF SUPPORT ee 1 RAF R ceptionne les termes de r f rence en provenance des membres du Secr tariat Technique ou du personnel permanent ainsi que les justificatifs de la sp cificit de ce besoin par rapport un prestataire particulier Signe pour d charge le registre de courrier des membres du Secr tariat Technique ou du personnel permanent ou d faut sur une copie des termes de r f rence pr cit s Enregistre les besoins dans le courrier arriv e du Secr tariat Techn
13. tariat de CNTIE doit attribuer un code individualis chaque immobilisation et l inscrire de mani re distinctive sur celle ci Ainsi pour mieux g rer leurs immobilisations le secr tariat de CNITIE doit avoir un fichier d immobilisation d taillant les diff rentes immobilisations class es par cat gories leurs dates d acquisition et la m thode d amortissement II 2 Entretien et r paration des immobilisations Chaque utilisateur est le premier responsable de l entretien des immobilisations mises sa disposition Le RAFdoit veiller ce que tous les mat riels du secr tariat soient utilis s dans de bonnes conditions d entretien Chaque mat riel mat riel de transport quipement de bureautique ou informatique etc doit subir un entretien p riodique suivant un calendrier pr visionnel Le RAF tablit pour chaque bien le calendrier pr visionnel d entretien p riodique susvis en veillant au respect des exigences sp cifi es par le fournisseur Cf Manuel d utilisation o d faut en prenant l avis d un sp cialiste L entretien et la r paration du mat riel sont effectu s suivant une des modalit s ci apr s dans le respect de la r glementation des march s publics consultation de trois 3 prestataires au moins choisis parmi des sp cialistes reconnus dans le domaine concern avant n gociations de gr gr signature d un contrat de maintenance aupr s du fournisseur et
14. tenu de ce qui pr c de la gestion comptable et financi re du Comit est r gie par les r gles de la comptabilit publique ainsi que par les r gles et proc dures des bailleurs de fonds CHAPITRE I ACQUISITION DES BIENS I 1 Acquisition des biens par le Comit L acquisition des biens immobilisations carburant fournitures de bureau etc par le Comit se fait conform ment la r glementation des march s publics et dans le respect des proc dures de la Banque mondiale le cas ch ant Cf proc dure de passation des march s Les dispositions pratiques pour l entretien et la r paration doivent tre connues et pr vues lors de l acquisition des biens 12 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 CHAPITRE II GESTION DES IMMOBILISATIONS IL 1 Codification des immobilisations Cette proc dure doit s assurer que les acquisitions les identifications et la mise en service des immobilisations soient r alis es dans la plus grande efficacit Le budget d investissement doit permettre un suivi ult rieur rapide et efficace des engagements La Nomenclature des mati res de l Etat sera utilis e Ces immobilisations doivent tre acquises dans les meilleures conditions de prix et livr es par les fournisseurs pour une utilisation imm diate et doivent faire l objet d une affectation rapide Le secr
15. une dur e d termin e La contractualisation des services par le Comit se fait conform ment la r glementation des march s publics et dans le respect des proc dures des bailleurs de fonds le cas ch ant Les consultations sont toujours g r es ensemble avec le Pr sident qui associe au besoin le comit Le mandat d une consultation doit tre attribu au moyen d un contrat crit y inclus les termes de r f rence dans lequel les diff rentes conditions du mandat sont stipul es Les contenus op rationnels des contrats notamment objectifs l tendue les bar mes suivre s ils existent et les t ches ainsi que les activit s accomplir doivent tre d finies avec pr cision Le RAF contr le les clauses r gissant la gestion les aspects comptables et les d comptes et notamment l exactitude des chiffres la conformit du contrat avec le budget la conformit des modalit s de paiement avec les dispositions contractuelles le respect de toutes les dispositions contractuelles Les consultants sont choisis par le comit ou d un sous comit sur la base d une pr s lection par le Secr tariat Technique Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 I 4 Autres prises en charge et avantages accord s au personnel D autres avantages ou prises en charge peuvent tre accord s au personnel sur d cision expresse du Comit
16. ES BONS DE COMMANDE Proc dure d tablissement du Bon de commande ETAPE INTERVENANT TACHES REF SUPPORT 1 Responsable R ceptionne les besoins et les prescriptions techniques Administratif et en provenance des membres du Comit et du Financier Secr tariat Technique ou du personnel d appui Signe pour d charge le registre de courrier des membres du Comit ou du Secr tariat Technique ou du personnel d appui d faut sur une copie du document portant notification des besoins pr cit s Enregistre les besoins et les prescriptions techniques dans le courrier arriv e du Secr tariat Technique 2 RAF Pr sident Re oit les besoins et les prescriptions techniques provenant des membres du Secr tariat Technique ou du personnel permanent Analyse dans le fond lesdits besoins pour voir s ils cadrent avec les activit s du Comit et s ils contiennent toutes les informations n cessaires leur traitement Requiert l avis du SPM par courrier Le SPM analyse la conformit du dossier aux proc dures de passation de march s et au plan d action Si les besoins sont non conformes au regard des conditions et objectifs du Comit et ou s ils ne contiennent pas toutes les informations n cessaires pour leur traitement le SPM propose une lettre avec copie au Pr sident adresser l initiateur des besoins pour les corrections et ou compl ments d information Si les besoins sont conformes le SPM met
17. ES JUSTIFICATIVES DES DEMANDES DE PAIEMENT 25 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 26 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 BERNIE Css E RTC ETS Css E ioman CDs Css E L appr ciation porte sur n m m m la qualit des relations avec la client le ou partenaire insuffisant E externe la capacit travailler en quipe au sein du Secr tariat Technique ou avec les membres du Comit Cite M Meme RESTE 41 Qualit des relations avec clients ou partenaires externes 5 Aptitude exercer des fonctions diff rentes de m me niveau ou d un niveau sup rieur ay Le Moyenne Las 51 de m me niveau Cane Dm Jre O 52 de niveau sup rieur ex coute dialogue 6 Aptitude r aliser les t ches assign es L application porte sur la capacit accomplir les t ches assign es dans les d lais impartis la capacit innover 61 Aptitude coordonner des travaux en quipe Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 istia mosen Less E 28 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 ANNEXE B FICHE DE SUIVI DE DECOMPTES DES CONTRATS
18. REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE Honneur Fraternit Justice COMITE DE L INITIATIVE SUR LA TRANSPARENCE DES INDUSTRIES EXTRACTIVES MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE COMPTABLE ET FINANCIERE DU COMITE ITIE Mauritanie R vis Janvier 2014 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Observations pr liminaires Dans le cadre de la mise en uvre de l Initiative pour la Transparence dans les Industries Extractives ITIE le Comit ITIE a d cid de la mise en place d un syst me de gouvernance comprenant notamment L adoption d un manuel de proc dures de gestion comptable administrative et financi re Le recrutement de personnels permanents pour le Secr tariat Technique dont un sp cialiste en passation de march s et un responsable administratif et financier La r alisation r guli re d audits sur une base annuelle par un expert ind pendant Les proc dures en objet sont applicables compter de la date de signature du pr sent manuel par le Pr sident du Comit apr s adoption par le Comit Leur mise jour interviendra l initiative et sous la supervision du Comit la charge du Secr tariat Technique Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 PROCEDURE DE MISE A JOUR La mise jour de ce document est effect
19. Responsable Activit Produit pr alable Document de base Budget RAF S assure de l inscription du poste au accord budget d cision Pr sident D crit ou met jour la fiche du poste de e Offre de d embauche travail qui comprend les l ments de l emploi sur la base natures suivantes le titre ou intitul du Fiche de d un besoin oste la position dans l organigramme Aa A poste la position organig i poste jour r el en les responsabilit s et t ches P D finit le profil du candidat requis qui umaines du comprend les l ments de nature projet pr vu suivante la formation acad mique les par le budget comp tences particuli res l exp rience soit dans le domaine d activit les aptitudes e La particuli res l ge et le statut sa finalise apr s concertation avec les un agents concern s par le nouveau poste nouygau l offre de l emploi poste e Le d part du titulaire du poste Offre de RAF Annonce de l avis de recrutement aux Offre publi e l emploi services publics de l emploi au moins 3 semaines avant la date de cl ture Dossiers Comit 3 Pr s lectionne les dossiers sur la base Liste des re us membres du de crit res demand s dans l offre candidatures qui comit d sign crit res de forme remplissent les par le Pr sident Etablit une grille d analyse crit res avec NAN RES appr ciation Proc de une pr s lection des dossiers Etablit un ordre de classement des candidats Proc de l v
20. aluation des candidats et propose un classement provisoire des candidats selon le m rite Liste des Pr sident Apr s change avec l agent associ Liste des 3 candidates s lectionne 3 candidates pour candidates qui l entretien pr s lectionn es a Etablit le comit de s lection de 4 sa i personnes dont Pr sident appr ciation r dige une synth se bas e sur la grille de s lection soumet les 3 3 meilleurs dossiers Informe les candidates de la date de synth se des 3 meilleurs dossiers bas e sur la grille de 7 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 l entretien s lection Comit Soumet les candidats un entretien Liste des trois Chaque membre propose les candidats Jose par ordre de m rite postu ants Echange sur les diff rents choix et aboutit un choix commun le Pr sident ayant voix pr pond rante Liste des trois RAF Informe le candidat retenu pour assurer Agent recrut meilleurs le poste de ce choix et demande sa postulants disponibilit Si le meilleur candidat est disponible informer les autres sinon demander no 2 no 3 Les contrats de travail sont toujours tablis et g r s par le Pr sident I 3 Organisation et r gles de Travaille Les membres du Comit Les membres du comit sont tenue a participer activement a tous les r unions du Co
21. de quelque nature que ce soit relatif au poste pourvoir aucune embauche directe ou par l interm diaire d un bureau de placement priv ne peut tre effectu es avant cette notification Tout recrutement doit correspondre la nature la sp cificit la qualification et la cat gorie du poste pourvoir et doit s effectuer conform ment aux proc dures d crites dans ce manuel Les recrutements se font sur la base d un profil de poste et de crit res de s lection d finis l avance Au besoin des tests de recrutement sont organis s Le CNITIE applique une politique pour augmenter le nombre des femmes aux postes de responsabilit ainsi quand plusieurs postulants pr sentent les m mes qualifications selon dossier et entretiens la candidature f minine est privil gi e Le pr sident est assist un agent qualifi pour juger les dossiers d signer en fonction du projet et poste en fonction des avis d appel d offres fait la s lection des dossiers Les Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 postulants retenus sont convoqu s une interview Au besoin en fonction du poste pour l interview un comit est mis en place avec des membres comp tence vari e La proc dure suivant s applique au recrutement de tout cadre ainsi qu aux agents employ s par le CNITIE Recrutement et choix Information
22. e fonds demande 7 Pr sident la non objection du rapport d valuation Re oit l avis de non objection et transmet au SPM et au RAF 21 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Pr parent la signature du contrat et soumettent au Pr sident pour 8 SPM RAF signature Pr sident du Signe le contrat Contrat sign 9 comit Envoie une copie du contrat sign la BM ou tout autre bailleur de fonds Assurent le suivi l ex cution et le classement du contrat 10 RAF SPM 22 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 F CONTROLE ET AUDIT Chapitre Intitul I Contr le II Audit externe CHAPITRE I CONTROLE La gestion du Comit est soumise au respect des r gles de la comptabilit publique Elle est cet effet assujettie tout type de contr le pr vu dans le cadre de la gestion des fonds publics et notamment au contr le budg taire du Minist re charg des finances CHAPITRE II AUDIT EXTERNE Afin de se conformer aux exigences des bailleurs de fonds le Comit s oblige recourir pour chaque exercice aux services d un auditeur externe qui aura pour missions e la r conciliation des fonds re us par le Comit en fonction de leur provenance E
23. ehors des prestations faisant l objet de factures r gler aux fournisseurs suite aux diff rents march s bons de commande et contrats divers pass s par le Comit des d caissements ponctuels peuvent tre effectu s sur d cision du Pr sident du Comit Ceux ci peuvent concerner Les frais de missions qui doivent tre approuv s par le Ba lleurs de fonds Les loyers et locations diverses de mat riels Les salaires du Secr tariat Technique et du personnel d appui L achat des petites fournitures Le r glement des consommations d eau d lectricit et de t l phone Toute autre d pense n cessaire au bon fonctionnement du Comit 16 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 D GESTION COMPTABLE Chapitre Intitul I Principaux tats financiers II Archivage des pi ces comptables III Sauvegarde des op rations comptables IV Calendrier de production des tats comptables CHAPITRE I PRINCIPAUX TATS FINANCIERS Les principaux tats financiers produits par le Comit dans le cadre des missions d audit des comptes sont le brouillard informatis de caisse tenu sur tableur Excel les pi ces de caisse recettes les pi ces de caisse d penses le compte d emploi le tableau financier des ressources et des emplois un tat de transaction
24. et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 A GESTION DU PERSONNEL DES R UNIONS DU COMIT ET GESTION DES REUNIONS DU SECRETARIAT TECHNIQUE ET GESTION DES MEMBRES DE LA COMMISSION INTERNE D OUVERTURE DES PLIS ET D ANALYSE DES OFFRES Chapitre Intitul 0 Code de conduite I Gestion du personnel IT Gestion des r unions du Comit III Gestion des r unions du Secr tariat Technique IV Gestion des sessions de la Commission interne d ouverture des plis et d analyse des offres 0 Code de conduite En tant qu organisation qui se veut avocat pour la bonne gouvernance la transparence au b n fice de tous CNITIE doit tre tout d abord l int gre dans toutes ses actions Dans son travail CNITIE assumera une responsabilit thique et servira d exemple Les r gles suivantes doit guider tout les membres et le personnel dans son comportement 1 Nous vitons tout conflits av r ou potentiel entre nos int r ts personnels et ceux de CNITIE Nous signalons rapidement tout conflit de ce type 2 Nous ne cherchons pas influencer des fins priv es des personnes ou organismes quels qu ils soient en usant de notre poste officiel ou en leur offrant des avantages personnels Et de la m me mani re nous n utilisons pas des biens installations services et ressources financi res publiques des fins priv es sauf si nous y sommes autoris s conform ment aux loi
25. ion de Elaborer les projets de plan d action et de budget Assurer l ex cution des r solutions du Comit et de fa on g n rale veiller l ex cution du plan d action et du budget adopt s Assurer le secr tariat des r unions du Comit Il tient une r union hebdomadaire regroupant tout le personnel permanent sauf les gardiens sous la coordination du Secr taire permanent L objectif de cette rencontre est de e Planifier les absences et le travail de la semaine Planifier les s ances de travail entre les agents pour la semaine Discuter des travaux r aliser r sultats attendus dans la semaine par agent Echanger sur l tat des travaux qui concernent Secr tariat ou le projet en g n ral Servir de plate forme aux informations et aux communications 10 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Un PV des r sultats de la r union est r dig Sujet et suite donner par le Secr taire Permanant et transmis au Pr sident Les membres du Secr tariat Technique se r unissent sur convocation de son Pr sident et avec le Pr sident une fois par mois en moyenne et en tout tat de cause chaque fois que n cessaire avec les m mes objectifs comme les r unions hebdomadaire Un PV des r sultats de la r union est r dig Sujet et suite donner par le Secr taire Permanant et transmis aux membres du Comit par le Pr siden
26. ique Transmet au Pr sident les besoins 2 RAF SPM Re oit les besoins et les termes de r f rence Analyse dans le fond pour voir si les besoins r pondent aux objectifs du Comit Requiert l avis du SPM par courrier Le SPM analyse la conformit du dossier aux proc dures de passation de march s et au plan d action e Si les besoins sont non conformes au regard des conditions et objectifs du Comit et ou s ils ne contiennent pas toutes les informations n cessaires pour leur traitement le SPM propose une lettre avec copie au Pr sident adresser l initiateur des besoins pour les corrections et ou compl ments d information e Si les besoins sont conformes le SPM met sur le dossier concern un avis favorable argument et le transmet au Pr sident pour d cision 3 Enregistre les besoins dans le registre interne de transmission Transmet les besoins termes de r f rence au SPM Signe le registre interne de transmission pour d charge Analyse dans le fond pour voir si les besoins termes de r f rence contiennent toutes les informations et si la proposition du prestataire r pond aux conditions d attribution des contrats de gr gr dans le cas 4 SPM contraire une lettre est propos e au Pr sident pour tre adress e l initiateur des besoins en vue corrections et compl ments d information Propose au Pr sident un projet de note la Banque mondiale ou tout autre bailleur de fonds pour requ rir
27. les d activit suivants 1 Cycle de gestion du personnel 2 Cycle de gestion des biens 3 Cycle de gestion de la tr sorerie 4 Cycle des op rations comptables 5 Cycle de la passation des march s Les objectifs principaux poursuivis se r sument comme suit e fournir un cadre formel d ex cution des op rations caract re administratif comptable et financier e permettre un contr le interne et externe efficace e optimiser l utilisation des moyens mis la disposition du Comit notamment le personnel le mat riel et les ressources financi res pour plus d efficacit en vue de l atteinte des objectifs Le pr sent document a t simplifi afin d en faciliter l appropriation par les membres du Comit ainsi que par le personnel permanent du Secr tariat Technique Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 SOMMAIRE Cycles d activit s R f rences Pages Gestion du personnel des r unions du Comit et des A 5 7 membres de la commission interne d ouverture des plis et d analyse des offres et Gestion des r unions du Secr tariat Technique Gestion des biens B 8 9 Gestion de la tr sorerie C 10 Gestion comptable D 12 13 Passation des march s E 14 17 Contr le et audit F 18 Annexes 20 26 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable
28. mit Les membres du comit sont encourag s a participer au travaux des sous commission et a toute autres activit s du comit Les membres du Secr tariat Le Responsable Administrative et Financier du CNITIE RAF tient pour tout le personnel un e Fichier du personnel compl t par le dossier individuel confidentiel tenu par le Pr sident e Registre de l employeur Le RAF tient en outre un livre de paie pour le personnel du CNITIE Les dossiers divers comprennent sans tre limitatif da Fichier du 1b Dossier individuel 2 Tenue du 3 Tenue du personnel local confidentiel registre de livre de l employeur paie Les pi ces d tat civil Les pi ces disciplinaires et d valuation notes de services et d cisions concernant l employ PV entretien de personnel Les dipl mes attestations Les pi ces m dicales et certificats Les pi ces juridiques cahier de charges une copie du contrat lettre d engagement proc s verbal d embauche tests d embauche Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 une copie de l extrait du journal d annonce l gal Heures de travail La dur e hebdomadaire normale de travail est de 40 heures et except les gardiens ont 72 heures par semaine Les heures de travail doivent servir exclusivement pour le travail E
29. n cas d urgences pour raison priv e pendant les heures de services il est demand l agent de compenser son absence par exemple r cup rer le temps perdu au del des heures normales de travail I 3 Evaluation du personnel Conform ment aux dispositions contractuelles le personnel permanent du Secr tariat Technique est astreint une valuation annuelle la charge du Pr sident Chaque agent est valu de fa on formelle au moins une fois par an et sur la base des indicateurs de performances d finis au cours de l Entretien personnel local et inscrits dans la fiche de poste Les appr ciations sont transparentes et discut es avec les concern s qui visent les fiches d valuation et re oivent une copie Pour les agents d ex cution il est tenu compte de crit res d appr ciation tels que la discipline l assiduit le respect des horaires Un sp cimen de fiche d valuation dudit personnel est pr sent en annexe I 3 Gestion des assistances externes temporaires Dans le cadre de la mise en uvre de l ITIE le Comit peut recourir une assistance technique externe en cas de vacance de poste ou dans un cas sp cial de renforcement ponctuel de ses capacit s En cas de besoin cette op ration consistera s lectionner un cabinet sp cialis disposant de personnels qualifi s et disponibles mettre la disposition du Comit pour la r alisation de prestations pr cises et pendant
30. s s et fortement recommand es en dehors des locaux du Secr tariat Technique pour viter des situations d sastreuses en cas d incendie CHAPITRE IV CALENDRIER DE PRODUCTION DES TATS COMPTABLES Pour une efficacit et un bon rendement de l administration financi re et comptable le calendrier de production des tats rapport est arr t comme suit Etats rapports produire Responsable Ech ance Journaux comptables du mois m RAF m 10 jours Analyse des comptes du mois m RAF m 15 jours RSF Trimestre t RAF t 25 jours Etats d ex cution et commentaire budg taire RAF m 20 jours du mois m Etats financiers annuels de l ann e n RAF 15 03 n 1 Il faut noter qu un non respect du calendrier ci dessus fera l objet d une demande d explication crite du Pr sident la personne charg e de la production de l tat ou du rapport retard Il sera cependant tenu compte de la d pendance des activit s ci dessus en l absence de tout l ment motiv jug acceptable 18 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 E Proc dures de passation des march s Chapitre Intitul I Gestion des bons de commande IT Proc dure contractuelle de gr gr III March s octroy s apr s appel la concurrence CHAPITRE I GESTION D
31. s en vigueur 3 Nous respectons la loi 4 Nous ferons en sorte que notre conduite dans la vie priv e ne compromette pas notre r le en tant qu employ et membres du CNITIE 5 Nous ne ferons demanderons ou recevrons directement ou indirectement aucun cadeau aucune faveur susceptible d influencer notre jugement l exercice de notre fonction ou l accomplissement de notre devoir Ceci n inclut pas les invitations conventionnelles ni cadeaux symboliques 6 Conform ment au principe de tol rance z ro nous sommes tenus de signaler notre sup rieur hi rarchique tout acte de corruption soup onn ou av r commis par nos coll gues ou d autres personnes 7 Nous nous effor ons de faire preuve du maximum d ouverture et de transparence envers nos parties prenants externes Toutefois nous nous r servons le droit la confidentialit si cela est requis pour prot ger les droits de nos partenaires employ et autres Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 8 Dans notre travail nous n appliquons aucune discrimination fond e sur le sexe la couleur de peaux la religion la culture l ducation le statut social l origine ethnique ou la nationalit 9 Nous communiquerons notre code de bonne conduite nos partenaires professionnels 10 Nous respecterons les principes du code et signalerons toute infraction soup onn e
32. t Les membres du Secr tariat Technique sont tenus de participer aux r unions mensuelles avec signature de la feuille de pr sence Tout emp chement doit tre signal au Pr sident ou Secr taire Permanent avant la tenue de la r union Le personnel d appui peut participe ces r unions mensuelles IV OUVERTURE DES PLIS ET ANALYSE DES OFFRES RECUES DANS LE CADRE DES ACTIVITES DU PLAN D ACTION Dans le cadre du traitement des offres re ues d pouillement analyse etc une Commission d sign e et pr sid e par le Pr sident du Comit comprenant un membre ou deux du Comit et les membres du Secr tariat Technique sera mise en place selon les besoins Selon la source de financement les r gles de passation de march national ou des PTF doivent tre appliqu es 11 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 B GESTION DES BIENS Chapitre Intitul I Acquisition des biens II Gestion des Immobilisation III Gestion des fournitures de bureau IV Gestion de fournitures diverses Pr ambule Pour le financement de son budget le Comit peut disposer de deux 2 types de ressources Un financement sur le budget de l Etat sous forme de d blocages de fonds en faveur du Comit sous la responsabilit du Cabinet du Premier Ministre des dotations de bailleurs de fonds Compte
33. tat Banque Mondiale ou autres Bailleurs de fonds e la r conciliation des fonds d caiss s par le Comit en fonction de leur provenance Etat Banque Mondiale ou autres Bai lleurs de fonds e audit des comptes et des tats financiers du Comit e la certification des d penses ou des rapports de suivis financiers utilis s comme base de suivi des fonds la Banque Mondiale e l analyse des transactions du Compte D sign sur le financement de la Banque Mondiale ou d autres Ba lleurs de fonds L auditeur retenu devra tre un Cabinet d Audit et d Expertise Comptable ind pendant faisant profession habituelle de r viser les comptes r guli rement inscrit PONEC et de fa on g n rale au Tableau de l ordre des Experts Comptables reconnu au plan international ayant une exp rience confirm e en audit comptable et financier des projets de d veloppement acceptable par PIDA et une bonne connaissance des r gles de la comptabilit publique 23 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Fait Nouakchott le Pour le Comit Le Pr sident 24 Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 ANNEXES Annexe A FICHE INDIVIDUELLE D EVALUATION DU PERSONNEL Annexe B FICHE DE SUIVI ET DE DECOMPTE DES CONTRATS ANNEXE C LISTE DES PIEC
34. u e par le Secr tariat Technique sous la supervision du Comit Toute modification d une proc dure pour am lioration ou adaptation des volutions constat es dans l environnement de la mise en uvre de l Initiative entra ne la n cessit de la mise jour du pr sent manuel par d cision du Pr sident du Comit apr s non objection de la Banque mondiale ou tout autre bailleur de fonds s il y a lieu PROCEDURE A SUIVRE x R daction par le Secr tariat Technique d un projet de note concernant la proc dure modifier Examen par le Comit du projet ainsi labor pour observations en vue am lioration Transmission du projet de note susvis la Banque mondiale ou tout autre bailleur pour non objection s il y a lieu Signature de la note ayant re u la non objection de la Banque mondiale ou tout autre bailleur de fonds par le Pr sident du Comit Diffusion de la version amend e du manuel de proc dures aupr s des membres du Comit des membres du Secr tariat Technique ainsi qu aupr s des bailleurs de fonds du Comit Manuel de proc dures de gestion administrative comptable et financi re du Comit ITIE Mauritanie Janvier 2012 Note introductive Le pr sent manuel de proc dures s inscrit dans le cadre de la mise en place d un syst me de gouvernance du Comit ITIE ensemble avec son Secr tariat Technique ci apr s d sign le Comit Il s article autour des cinq cyc
35. utilis s qu l occasion de l organisation de s minaires ateliers l int rieur du pays En effet l loignement du syst me bancaire peut amener le Comit r gler des d penses directement sur place et notamment les perdiems pour les participants La tenue de la caisse d avance est assur e par le RAF et supervis e par le Pr sident Les outils de gestion de la caisse d avance sont e le brouillard informatis de caisse tenu sur tableur Excel e les pi ces de caisse recettes e les pi ces de caisse ordres de paiement e le compte d emploi des fonds re us Ces documents doivent tre tablis en double exemplaire Ils sont tenus par le gestionnaire de cr dits Apr s chaque op ration celui ci transmet au Pr sident une copie des pi ces justificatives pour la production des tats comptables et financiers En vue de l approvisionnement de la caisse d avance le R gisseur tablit le compte d emploi des ressources mises la disposition du Comit depuis le dernier arr t de caisse et le soumet la Banque Mondiale pour approbation Parall lement et sur la base du dernier solde de caisse tabli par le RAF un inventaire physique de caisse est r alis contradictoirement par le RAF et le Pr sident Cet inventaire fera l objet d un proc s verbal approuv par le Pr sident Puis le RAF tablit une demande d approvisionnement adresser au Pr sident du Comit avec indication des
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