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1. un point d entr e unique des documents Cela ne couvrirait pas la totalit des fonctionnalit s et prestations pr vues par SAPHIR mais aurait n anmoins l avantage de mettre en uvre rapidement quelques outils simples pour au minimum g rer certaines cat gories de documents et int grer ainsi une ou deux prestations Les autres l ments du projet pourraient ensuite tre mis en uvre graduellement Cette approche permettrait aussi lOCPM de se familiariser progressivement cette nouvelle organisation et servirait de passerelle dans l attente de la future GED telle qu elle a t pr vue dans le projet Saphir Cette solution permettrait de boucler la loi 9332 La DGSI confirme la faisabilit technique de ce type de solution pour la fin 2014 ainsi que la disponibilit des ressources n cessaires sur la base d une charge de travail estim e environ 40 jours homme pour r aliser les solutions identifi es La Cour ne peut qu encourager la mise en uvre de cette solution transitoire qui en effet permettra de voir aboutir des ann es de travail et d initier une phase de changement organisationnel et de mode de fonctionnement au sein de l office La mise en uvre compl te de SAPHIR viendra dans un second temps parachever la solution transitoire pour permettre terme l optimisation de la gestion des dossiers et des prestations de l OCPM Annexes au rapport d activit 2013 2014 15 390 te COUR DES COMPTES N2. 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour identification rapide et imm diate de la nature et des informations contenues dans les documents num ris s Il conviendra de d terminer dans les plus brefs d lais e Des am liorations de l indexation actuelle de traitement Ces derni res devraient essentiellement porter sur la simplification des types de documents formulaire lettre quittance pi ce d identit etc et les limiter un nombre raisonnable soit une douzaine e Une indexation m tier qui devrait tre bas e sur la chronologie de traitement des informations Il conviendrait pour cela de poursuivre la r flexion actuelle men e par lOCP de classer les documents num riques propres un administr selon le cycle de vie chronologique de cet administr r flexion nomm e l interne dossier Marceau Risque 4 Tr s R significatif ee f Recommandation Action 3 Majeur Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 2 4 cf constat 1 La direction de OCP est invit e avec l aide du 3 Nouveau chef de Pas de Non r alis au 30 juin 2014 CTI am liorer l ergonomie actuelle de projet GED nouveau d lai l onglet GED Il serait notamment utile aux connu Trois lots d am lioration ont t collab
3. processus d ici l t 2015 La tenue de cette derni re ch ance semble toutefois compromise par les contraintes budg taires actuelles Le workflow de gestion des demandes via des tables ma tresses CALVIN a t sp cifi par le m tier et les d veloppements ont d but Annexes au rapport d activit 2013 2014 19 390 amp COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour niveau de protection des documents et de conditions d utilisations futures potentielles Ce document devra pr ciser galement les besoins propres aux archives cantonales et f d rales cf LAr et LARCH De m me la direction de l OCP devra s assurer que la nouvelle volution de la GED permettra de respecter les normes de protection des donn es et notamment de num riser au format PDF A Enfin le stock de documents actuellement stock s au format TIFF devra tre converti au format PDF A Risque 4 Tr s R i significatif Fee lt a f Recommandation Action 3 Majeur Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constat 1 La direction de OCP est invit e d finir et 2 Nouveau chef de 31 12 2014 Non r alis au 30 juin 2014 formaliser ses besoins en mati re d archivage projet GED de documents a
4. re de d claration aux pr pos s cantonaux la protection des donn es et la transparence et d finir les contr les r aliser afin de v rifier la correcte application des r gles nonc es dans la politique Enfin l OCP est invit d finir et mettre en uvre les droits d acc s sur la base de la politique de s curit qui aura t d finie Risque 4 Tr s R significatif nee f Recommandation Action 3 Majeur Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constats 2 3 et 4 La direction de l OCP est invit e d finir et 2 Cheffe du service Pas de Non r alis au 30 juin 2014 formaliser ses besoins sous forme de politique juridique OCP nouveau d lai en mati re de s curit de l information en connu La politique de s curit de l OCP en relation avec les documents num ris s et mati re documentaire sera d finie utilis s dans le traitement des dossiers initial sur la base des travaux d analyse Cette politique devrait notamment mentionner 31 12 2012 documentaire en cours cf 4 2 4 d une part et en regard des processus m tiers qui auront t d crits d autre part cf 4 3 4 Une piste envisag e en mati re de s curisation l interne des documents sensibles est celle d un tra age sp cifique impliquant le fait que le collaborateur devra justifier sa consultation La mise en uvre de cette solution sera effectu e en parall le
5. amp COUR DES COMPTES N 46 OCP audit de l galit et de gestion relatif la mise en uvre de la loi 9332 concernant la gestion lectronique des dossiers GED rapport publi le 14 d cembre 2011 La Cour a mis 7 recommandations Elles ont toutes t accept es spontan ment par laudit Suite l audit de la Cour en 2011 l OCPM s tait engag mettre en uvre les 7 recommandations pr conis es dans un d lai de deux ans sans demande compl mentaire de budget Au 30 juin 2014 seules deux recommandations ont t totalement r alis es D s 2011 l OCPM a mis en place une organisation de projet sp cifique la GED et a lanc le projet SAPHIR Solution Adapt e et Performante pour l Harmonisation et l Indexation des R f rences reprenant notamment l ensemble des recommandations mises par la Cour et devant permettre terme une gestion en pr traitement des dossiers De nombreux travaux ont t men s conduisant notamment e En termes d ergonomie et d indexation o la mise en en place de l indexation o l am lioration de la visualisation des documents vignettes o la modification de l Onglet GED dossier Marceau e En termes de communication et formation les manuels utilisateurs sont produits et communiqu s aux collaborateurs au fur et mesure du d ploiement des nouveaut s e En termes d outil et de processus o l analyse de diff rentes options de scannage contr le qualit et pr inde
6. avec la r solution du constat 5 portant sur le contr le interne pour la mise en place de l aspect contr le a posteriori Dans le cadre de la politique de s curit la solution visant utiliser les outils de contr le d authenticit des documents a toutefois t abandonn e faute de moyens disponibles Annexes au rapport d activit 2013 2014 21 390 te COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour CALVIN par le CTI et la r alisation d analyses l aide d un simple tableur Par ailleurs IOCP devra d finir une proc dure encadrant ce type de contr le Risque 4 Tr s R significatif aiai x f Recommandation Action 3 Majeur Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constat 5 La direction de l OCP et notamment son 2 contr leur interne Pas de Non r alis au 30 juin 2014 responsable du contr le interne sont invit s OCP nouveau d lai r aliser des contr les a posteriori r guliers des connu Les outils de log permettent D consultations et des utilisations r alis es Savor qui a visualis MpUMmE l aide de la GED Ces contr les pourront initial export ou masqu des pisces l n cessiter l extraction de donn es logs de 31 12 2012 existe galement u
7. traitement des dossiers et de fourniture des prestations Cette nouvelle approche organisationnelle du travail constitue l l ment de base permettant de fluidifier les changes au sein de l office et de r organiser les t ches de chacun des services Aussi deux options se pr sentent l OCPM pour la mise en place d une telle solution Mise en uvre compl te de SAPHIR Le projet SAPHIR est ce jour arr t dans l attente d arbitrage budg taire au sein du DSE Dans la mesure o les forces pr c demment engag es seraient r activ es l OCPM devrait pouvoir finir en 2015 la mise en uvre de SAPHIR La derni re planification pr sent e le 25 juin 2014 soit avant la r duction des effectifs pr voyait une mise en recette en 5 phases tendues entre le 1er septembre 2014 et le 1e avril 2015 Annexes au rapport d activit 2013 2014 14 390 COUR DES COMPTES La DGSI confirme galement que la mise en uvre de SAPHIR reste possible d un point de vue informatique sur la base des estimations pr sent e le 25 juin 2014 partir du moment o les moyens de part et d autre sont disponibles Mise en uvre de la GED en pr traitement comme solution transitoire Par ailleurs une solution transitoire pouvant servir de passerelle lors de l activation future de Saphir peut galement tre envisag e avec notamment la mise en place d un module de notifications GED en pr traitement permettant une activation partielle d
8. e Organiser un tri lectronique des documents entrants avec des r gles de gestion permettant une attribution automatique du courrier par type de prestation e Supprimer les exceptions la num risation types d autorisations N F B et L afin d avoir une r gle simple et unique qui est la num risation de tous les documents Risque 4 Tr s R f Recommandation Action a Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 3 4 cf constats 1 et 2 La direction de l OCP est invit e mettre en 3 Directeur g n ral Pas de Non r alis au 30 juin 2014 place une GED en pr traitement Ce mode est OCP nouveau d lai galement utilis par d autres services de l tat connu Les travaux de simplification du de Gen ve ou offices de la population d autres processus de cr ation des dossiers cantons ou villes suisses Pour ce faire il initial ont aboutis la mise en production conviendrait de proc der aux modifications 31 12 2012 d un nouvel cran CALVIN Le nouveau processus de num risation en pr traitement a t d crit il int gre tous les types d autorisations Les crans ont t enti rement sp cifi s ainsi que les r gles d attribution automatique des demandes en premier niveau Les d veloppements sont en cours et la livraison graduelle des crans en recette planifi e partir de l t 2014 pour une mise en production de l int gralit des composants du
9. ficatif aiai x f Recommandation Action 3 Majeur Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 2 4 cf constat 3 La Cour recommande l OCP d effectuer une 3 Nouveau chef de 31 12 2012 30 06 2014 Fait De nouveaux scanners ont t acquis et une nouvelle cha ne de num risation DPU Scan configur e et d ploy e en 2013 Le gain d efficience est actuellement estim 20 sur l ensemble de la cha ne Pour raison d conomies sur le d veloppement et les investissements mat riels l utilisation de codes Datamatrix a t repouss e au profit d une solution d indexation l cran qui pr serve toutefois les simplifications de traitement des pi ces attribu es plusieurs administr s Les analyses m tiers sont termin es depuis avril 2014 Annexes au rapport d activit 2013 2014 17 390 te COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour R f Recommandation Action Risque 4 Tr s significatif 3 Majeur 2 Mod r 1 Mineur Responsable D lai au Fait le Commentaire 4 2 4 cf constat 5 La direction de l OCP est invit e mettre jour et communiquer le manuel utilisateur aux collaborateurs La Cour recommande galement l organisation de formations com
10. insi que les r gles sp cifiques initial L int gralit de la base enregistr e en mati re de d lais de conservation de 31 12 2012 au format TIFF a t convertie au format PDF et sera mise en production avec la migration vers Docubase DIS L office num rise toutefois tous ses documents en PDF depuis fin 2012 Les travaux portant sur le plan d archivage sont en cours pilot s par l archiviste d partementale et en coordination avec DGSI EDC De nouvelles DUA dur e d utilit administrative et DUL dur e d utilit l gale ont t valid es par la DG OCP Annexes au rapport d activit 2013 2014 20 390 te COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour le niveau de confidentialit des documents et les r gles d utilisation associ es La politique doit contenir galement les principes d acc s aux donn es documents en fonction De la nature des documents acc d s R le et fonction des utilisateurs Des niveaux de confidentialit Du type de fonctionnalit s ex masquage copie envoi email impression etc La politique doit galement tenir compte du respect de la vie priv e des administr s dans le cadre notamment de la LIPAD De m me pour la GED l OCP devra se conformer la loi en mati
11. ne tra abilit sur la cr ation d objets m tier Avec le d ploiement effectu en 2013 DPU Scan index un cran de contr le gestion des documents portant sur la phase d acquisition et d indexation a t mis en production Il permet des contr les cibl s sur les enregistrements de documents et les documents masqu s ou supprim s en phase d acquisition Une matrice de contr le sera tablie dans la foul e de la mise en uvre des processus de pr traitement en accord avec la politique de s curit d finie Une d tection des usages est pr vue dans le cockpit mais dont les sp cifications ne sont pas encore r dig es La situation budg taire ne permettra sans doute pas de prise en charge avant 2015 Annexes au rapport d activit 2013 2014 22 390
12. orateurs d avoir une visualisation par identifi s par les utilisateurs vignette des documents composant le dossier initial e Lot 1 Indexation pour partie num rique Ceci devrait permettre une 31 12 2012 en production depuis juin 2013 pour partie sp cifi e Lot 2 Visualisation des documents vignettage mis en production en juin 2013 e _Lot3 Onglet GED dossier Marceau sp cifi cas d utilisation et d veloppements en attente Un recensement d autres demandes d am lioration a galement t effectu L tude a t finalis e et le d veloppement planifi pour une mise en recette des derniers l ments au printemps 2015 puis en production de l ensemble d ici l t La tenue de cette derni re ch ance semble toutefois compromise par les contraintes budg taires DGSI actuelles Annexes au rapport d activit 2013 2014 16 390 te COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour analyse des besoins OCR code barres etc afin d identifier si une modernisation du parc scanner et du logiciel de num risation est n cessaire Ceci notamment afin de faciliter les volutions futures de l organisation de OCP li e la GED voir chapitre 4 3 projet GED Risque 4 Tr s R signi
13. pl mentaires sur l outil informatique aux collaborateurs 2 Nouveau chef de projet GED 31 05 2012 30 06 2014 Fait Les manuels sont produits au fur et mesure du d ploiement des nouveaut s Ainsi ce jour ont t diffus s e le manuel utilisateur de la nouvelle cha ne d acquisition DPU Scan e le manuel d utilisation de la nouvelle fen tre de visualisation des documents vignettage e le r f rentiel des nouveaux index Pi ces jointes Une marche suivre portant sur le rattrapage des dates identification des dates de r ception est en cours de validation Par ailleurs lOCP communique r guli rement sur le projet SAPHIR et les nouveaut s apport es la GED 4e bulletin diffus le 28 05 2013 Annexes au rapport d activit 2013 2014 18 390 te COUR DES COMPTES N 46 Audit de l galit et de gestion relatif la gestion lectronique des dossiers OCP Etat de Gen ve Mise en place selon indications de l audit Suivi par la Cour organisationnelles suivantes e Fusionner les secteurs courrier et dossiers GED afin de n avoir qu un seul et unique point de traitement du courrier tri et num risation e Num riser les documents d s leur r ception afin de permettre aux collaborateurs un traitement par voie lectronique des dossiers Cette organisation pr traitement permet de supprimer le flux papier
14. xations choix notamment du format PDF o la d finition des processus m tier dans le cadre du pr traitement Au 30 juin 2014 cinq recommandations demeurent non r alis es force est de constater que la gestion lectronique des documents avec comme objectif premier la mise en uvre d une gestion des documents en pr traitement n est pas op rationnelle l OCPM Comme motif principal de cette non r alisation l OCPM avance que le projet tel qu initialement pens a fortement volu dans son objectif et son contenu Les l ments constitutifs de la GED tels que d crits lors de l audit ont ainsi t red finis Au del de la gestion documentaire initialement pr vue le projet SAPHIR int gre d autres fonctionnalit s telles que la gestion des prestations des flux d information et la mise en place de tableau de bord L OCPM a ainsi souhait profiter du projet GED pour faire voluer son organisation et son fonctionnement interne Ainsi le projet s est toff et a n cessit plus de mati res traiter g n rant un budget et un d lai sup rieurs ce qui tait initialement pr vu ce jour l OCPM souhaite voir le projet SAPHIR aboutir et mettre en uvre la GED ainsi que le pr traitement des documents entrants et sortants La GED le pr traitement et une organisation autour d un point unique d entr e sont des l ments n cessaires pour que l office puisse am liorer ses performances en mati re de
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