NOTE DE SERVICE
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1. de tnavail Londres dass Meilleur Rome Sao Paulo Alai Singapour Stockhaim e N 11 Maternit Paternit Blue UM whale FRUITICULTEURS depuis 1950 22 Octobre 2012 Note de service N 011 Maternit Paternit Objet Maintient de salaire A l attention des salari s de la SAS BLUE WHALE A compter du mois d octobre 2012 les salari s en Contrat de Travail dur e Ind termin e conserveront leur salaire net dans le cadre de leur Cong de Maternit ou Paternit Cette d cision a t approuv e par les membres du CE en r union du 22 10 2012 Meille salutations 1hague ARET2. des frais de d placement du mois sera bloqu e La direction se r serve le droit de retirer la voiture au salari pour quelque motif que ce soit Pour le choix des options 1 2 3 veuillez faire une demande officielle par crit Pour avoir une voiture de soci t ou anticiper son renouvellement respect du contrat de location 1 Demande par crit faire au directeur 2 La gestion du parc est confi e Dominique FIORE 3 Signature de la convention Utilisation d une voiture mise disposition par BLUE WHALE en 2 exemplaires lors de la livraison de la voiture Alain VIALARET Dest Personnel Cadre NOTE DESERVICEN 96 Il est rappel au personnel commercial Acheteur Vendeur Directeur qu il leur appartient de souscrire un contrat d assuranceautomobile comprenant un usage professionnel A savoir les d placements en stations et autres d placements mandat s par BLUE WHALE Vous devrez fournir une attestation de votre assureur confirmant que vous tes couvert pour les risques professionnels mention Garantie pour un usage professionnel dans le cadre des missions professionnelles donn es par BLUE WHALE en particulier e d pla mentsen stations e rencontres client le sans tourn e r guli re e R unions d affaire e Ect Faute de quoi BLUE WHALE ne pourra pas prendre en charge une part forfaitaire de cette assurance Montauban le 8 f vrier 2005 Alain VIALARET Directeur a B
3. NOTE DE SERVICE UGO Logiciel de gestion des absences A compter du 01 octobre 2010 les demandes d absences cong s RTT maladie d placement cong s exceptionnel pour v nements familiaux seront g r es informatiquement Le logiciel UGO vous permet de faire vos demandes d absences par informatique sur un site internet d di BLUE WHALE Les demandes faites par le logiciel UGO sont d mat rialis es plus de papier Elles seront adress es directement par mail votre chef de service Il les validera ou les refusera avec le logiciel Le logiciel permet aussi de conna tre le solde de vos cong s RTT Vous pourrez aussi suivre le planning des cong s de tout tous les services Adresse Pour acc der UGO vous devez ouvrir un navigateur Internet Explorer A l adresse du site https bluewhale ilucca net figgo 2 Codes d acc s Vous devez vous authentifier UGO Identifiant 1 re lettre du pr nom nom en minuscule exemple Jacques Martin jmartin Mot de passe Identifiant jour et mois de naissance exemple jmartin2501 A la premi re connexion votre mot de passe est cr selon la r gle suivante IdentifiantJJMM avec JJMM le jour et le mois de votre date de naissance RAPPEL DES FONCTIONS DU LOGICIEL Pour rappel le logiciel permet d acc der aux informations suivantes Solde actuel Jours acqu rir Estimation du solde Historique de vos demandes D tail du
4. OMOFEL Si les notes de frais arrivent apr s cette date le paiement sera fait le mois suivant Les paiements seront effectu s entre le 5 et le 8 Les justificatifs doivent tre mis dans une enveloppe sur laquelle vous reportez le num ro de la note de frais et transmis Karine Les notes de frais sont valid es par chaque responsable de service puis par M VIALARET e N 147 Cong s pay Blue W whale FRUIMICULTEURS depuis 1950 Le 03 05 2010 Note de service n 147 Sur les cong s pay s Je vous rappelle que pour toute demande de jours de cong s pay s ou RTT il est imp ratif que chaque salari fasse sa demande crite son responsable de service et s assure de porter cette demande Fran oise pour la paye cf art 4 3 du r glement int rieur Chaque salari est responsable de sa demande de cong s pay s et non son sup rieur hi rarchique Je vous rappelle que si une demande de cong s pay s n est pas sign e par le responsable de service au moment du d part en cong le salari ne peut pas partir en cong et est consid r comme devant travailler Alain Vialaret Directeur e N 142 130 96 86 a V hicule Blue WM whale FRUITICULTEURS depuis 1950 28 Septembre 2009 NOTE DE SERVICE N 142 Destinataires salari s quip s d une voiture de soci t Nous souhaitons standardiser le fonctionnement des voitures de soci t Nous avons 3 syst mes qui compter du 1 Oc
5. ail b Les missions autres que celle d finies ci dessus en dehors de la r gion et r gions limitrophes Nous rappelons que les cadres au forfait annuel ont une obligation de pr sence au bureau en dehors des d placements Les horaires sont8H 9H 12Het 14H 18 H 19 H au minimum 1 Les missions r guli res Les commerciaux les directeurs commerciaux les acheteurs les contr leurs qualit s les ing nieurs qualit s la responsable d Embadif ont une d l gation permanente sauf note de service individuelle limitant cette d l gation sur les missions r guli res d finition au 8a Ils doivent obligatoirement inscrire leur sortie sur le cahier des sorties en indiquant les lieux de visite programm s avec un margement Les directeurs commerciaux o responsables de service doivent tre inform s des d placements Pour le bureau d Avignon un cahier de m me type que celui de Montauban sera tenu 2 Les missions en dehors de la r gion ou r gions limitrophes Tous les d placements doivent tre autoris s par la direction Une demande sign e mod le ci joint doit tre remplie En cas de d placement urgent la demande peut tre orale t l phone mais doit tre normalis e par crit avant de partir Alain VIALARET Directeur e 150 Les pauses Le 26 Mai 2011 Blue VE whale FRUITICULTEURS depuis 1950 NOTE DE SERVICE N 150 PAUSES Suite des plaintes de certaines stations j ai d cid d
6. compte le d tail Votre solde actuel est gal aux cr dits Planning annuel du service R gles en ligne r gles de gestion des cong s BLUE WHALE Informations g n rales Informations sur vos donn es personnelles Demande g r e par le logiciel Cong s Cong s sans solde D c s Mariage Naissance R cup ration Demandes de missions Principes de fonctionnement de la demande de cong s Le salari fait une demande de cong s qu il peut affecter aux cong s ou aux RTT Il est possible de mettre un commentaire pour le chef de service Le chef de service valide sa demande Les managers ont un bouton suppl mentaire leur permettant de valider les demandes d absence de leur subordonn Un clic sur le nom du demandeur permet d acc der au planning du service Le salari peut voir dans son planning si ses cong s sont accept s ou refus s I peut aussi annuler ses demandes avant la date de prise des cong s e Notes de frais Blue VE whale FRUITICULTEURS depuis 1950 Le 10 juillet 2012 NOTE DE SERVICE N 10 NOTES DE FRAIS Cette note de service a pour objet de vous rappeler les r gles respecter pour l tablissement des notes de frais 1 Saisie des notes de frais Les notes de frais doivent tre saisi sur CLEEMY cf manuel d utilisation partir de http bluewhale ilucca net puis Cleemy lien dans le bandeau de navigation en haut de page Pour les salar
7. e mettre en place les limites suivantes Les posesne doivent pasd passer 10 minutes par demijourn e Les poses doivent se faire tour de r le pour avoir une continuit de service fonctionnement de doublures la personne du service pr sente doit prendre la communication de la personneabsente ceci permet ausside lib rer le standard Cette note sera int gr e aur glement int rieur Alain VIALARET N 007 absences Blue SE whale FRUITICULTEURS depuis 1950 11 mai 2012 Note de service N 007 Absences Objet Contr les des Absences l attention des salari s de la SAS Blue Whale Nous vous informons qu compter du O1 Juin 2012 un suivi des absences sera mis en place dans l entreprise Pour rappel toute absence doit tre mentionn e dans le logiciel Ugo y compris les d placements hors r gion Pour les d placements locaux l absence doit tre not e sur un carnet l accueil Chaque semaine le service social d cidera d un jour et d une heure pour effectuer un se contr le des pr sences et s assurer que le personnel respecte le R glement Int rieur Bertin CF R glement int rieur article 4 Absences Bruxelies Gopepi ompte rendu du suivi des absences sera adress hebdomadairement la Direction an Dar le service social Jeddah LaHa e contr le est effectu par mesure de s curit et dans le seul but de couvrir Lisboemployeur en ce qui concerne la pr vention des risques li s aux accidents
8. i s ayant un v hicule de fonction n oubliez pas de mentionner dans les commentaires le kilom trage de d but et de fin de mois 2 Justificatifs Des justificatifs doivent tre fournis pour toute demande de remboursement de frais les tickets de carte bleue ne sont pas des justificatifs Sans justificatif la d pense ne vous sera pas rembours e Un justificatif est une facture originale sur laquelle nous retrouvons le nom du restaurant ou h tel adresse n SIRET n TVA indispensable pour les justificatifs en France et non pour vos d penses l tranger Parfois il est difficile d obtenir des factures stations essence mais les informations d crites ci dessus sont les informations minimales faire figurer sur tout document note servant de justificatif A l tranger certaines d penses ne peuvent tre justifi es absence de re us Ceci est essentiellement d la pratique du pays par exemple les taxis en Russie ne fournissent jamais de justificatifs Dans ce cas vous devrez justifier cette absence de justificatifs cause sur votre note de frais en pr cisant bien le montant de la d pense la date et l objet Veillez ce que le montant de la TVA apparaisse bien sur le justificatif Les justificatifs doivent tre au nom de la soci t qui vous emploie BLUE WHALE SAS UDC Les Vergers de BLUE WHALE EMBADIF ou PROMOFEL Les factures libell es votre nom avec votre adresse personnelle ne seront pas remb
9. lue WM Whale 3 Juillet 2008 FRUITICULTEURS depuis 1950 NOTE DE SERVICE N 130 Voiture de soci t Destinataires personnes ayant un v hicule de soci t Blue Whale Dans le cadre de l image de rigueur professionnalisme et qualit que nous devons donner nous vous rappelons que vous tes responsables de la propret int rieure et ext rieure de votre voiture de l entretien vidange r visions kilom triques Garage contacter MIDI AUTO St phane ROUELLE 05 63 63 51 03 Nous avons un compte vous n avez pas avancer le r glement du contr le technique si n cessaire du changement des pneumatiques de la mise jour de vignette verte assurance Alain VIALARET R servation des d placements B3 ue VE Wh al e DS FRUITICULTEURS depuis 1950 NOTE DE SERVICE N 86 Organisation des missions et des d placements Nous avons de plus en plus de missions importantes en dehors du lieu de travail Nous sommes aussi de plus en plus nombreux avec des d placements r guliers et n cessaires pour atteindre les objectifs des fonctions confi es Cette note a pour objectif de pr ciser le fonctionnement hi rarchique et administratif l ensemble des employ s ainsi que les diff rentes d l gations Nous distinguons deux sortes de d placements ou missions a Les missions r guli res Il s agit de visites de travaux faits dans la r gion et r gions limitrophes du lieu de trav
10. ours es Sur les justificatifs doivent figurer le nom lisible pas d initiales des personnes ventuellement invit es ainsi que la soci t qu elles repr sentent que vous devez aussi saisir sur Cleemy Vous devez galement mentionner les noms ainsi que les soci t s repr sent es lorsque vous faites des cadeaux aux clients Pour les tickets de p age d autoroute nous nous demandons de mentionner derri re le ticket l immatriculation de votre voiture Les notes de restaurants ne doivent pas tre pay es avec vos tickets restaurant Sur les trajets rembours s le plus fr quemment une grille des kilom tres a t tablie Elle concerne les trajets directs Ce nombre de kilom tre doit donc tre port sur votre note de frais Uniquement ce nombre de kilom tres vous sera rembours Trajet Nombre Km Aller et retour Montauban Moissac 60 Montauban Lavaur 120 Montauban Agen 180 Montauban Bessens 55 Montauban Blagnac 120 Montauban Avignon 800 Montauban Domaine St Georges 1 060 3 Proc dure Les notes de frais doivent tre remplies par mois du 1 au 30 ou 31 Il ne faut pas qu une note de frais corresponde un cumul de plusieurs mois ou comprenne des frais du mois suivant Il est imp ratif de respecter ceci et surtout au 30 juin date de cl ture de l exercice Elles doivent tre d clar es sur Cleemy avant le 5 du mois suivant pour BLUE WHALE SAS UDC Les Vergers de BLUE WHALE et PR
11. tobre 2009 seront propos s aux diff rentes personnes en fonction de leur poste e Option 1 voiture de soci t 2 places sans utilisation priv e Poste concern contr leur qualit Pas d utilisation le week end jours f ri s cong s Avant la p riode de cong s ou de week end le salari porte les cl s son chef de service la voiture reste sur le parking En cas d utilisation frauduleuse le week end la direction mettra en place une sanction disciplinaire ad quate issue du r glement int rieur e Option 2 voiture de soci t 2 places avec utilisation professionnelle et priv e permanente Poste concern contr leur qualit promoteurs des ventes de PROMOFEL acheteur En contre partie un avantage en nature de 250 mois sera compt sur le bulletin de paie L entreprise paie tous les frais de voiture e Option 3 voiture de soci t 5 places avec utilisation professionnelle et priv e permanente Poste concern Acheteurs responsable contr le qualit technicien terrain En contre partie un avantage en nature de 450 mois sera compt sur le bulletin de paie L entreprise paie tous les frais de voiture Dans les 3 cas nous demandons sur la feuille frais de d placement d indiquer le kilom trage fin de mois d but de mois En fonction des achats de gasoil vous devrez calculer la consommation de gasoil au km En cas de non renseignement de cette consommation la totalit
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