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1. 22 Lecture d un nouveau paiement 22 Lecture d un destinataire existant 22 ECTS COS SS 5 a 2 S Z 8 8 2 3 8 4 78 3 8 4 47 8 8 23 Lecture avec un stylo type o ooa 2 Partager ses paiements Transfert de paiements entre utilisateurs Envoyer une demande de paiement un autre utilisateur Recevoir des paiements d autres utilisateurs Echanger des donn es avec le carnet dadressesd OSX M moriser et g rer vos destinataires courants Paiements b n ficiaires et destinataires a a a a a M moriser un a a a a Gliser DEPOSE s 4 acs aoma SOUS A X aa 2 Q 74 AR a RE EROR Dane OUS eos 2 4 s 8 8 8 4 22 Ro 8 AO m lt m lt lt dw w lt Woo lt M 5 5 303 amp amp Q Modifier Utiliser un destinataire m moris Choisir un destinataire activer Activer un destinataire Glisser d poser Menu Activer un grOUDe a se sm es a s k e Re oo Activer par lecture optique a a 2 24444 Cr er un fichier et le transf rer Pr parer le transfert a Pr visualiser le fichier de transfert2. Cr ation automatique d un r sum pdf Cr er le fichier ss Transf rer la banque ou surYellownet 20 Choisir le bon navigateur Connexion la banque et activation du transfert a a a Placez votre curseur dans le champ remplir Cliquez sur le bouton Parcourir r a a a r r Le transfert Modifier un fichier erron ou refus Int grer le r sultat du transtert G rer les paiements effectu s Fen tre des archives s Pr s lections pr programm es a a a e e e e Recherche globale ns Modifications group es de paiements similaires i l RR S 2 3 Q E Q GQ 2 Q lt s 3 S SIG PDA MOR s 2 h UR Z v WR PA A Statistiques par ordres vw x 2 Statistiques par comptes d bit s HS QUE Z lt lt x w k lt Q W l Statistiques par destinataires Exporter vos graphiqueS o eoo lt Exporter vers votre comptabilit Compte de d bit et compte financier a a a a Saisie des indications comptables 2 2 0 0 02022 2 44
3. Transmission d informations suppl mentaires a a Mise jour automatique 15 Dane c Pesos 3 3 o Z Z 2 e s s k h Z 4 4 S E 2 Qh Q Q 15 Colonnes affich es aaa 16 Palette des archives 16 Saisir un paiement manuellement 17 Principes g n raux de saisie 17 Aides options et contr le de saisie tous les masques a a a a 18 Compte d biter _ 18 Champs optionnels 18 Recherche et remplissage automatique du clearing bancaire 18 Remplissage automatique des localit s 18 x amp 18 Contr le et formatage des num ros de r f rence 19 COMMVNICAUONS 4 amp 2 k 2 amp x 6 4 19 dudestinatalre gerta lt p h R e a R d dsa R 4 perita 19 Champ M mo oaa 19 Champs comptables sierra dahana s w 40 9 s w w 19 S lection du type de paiement 19 R sum des statuts s 20 Saisir un paiement optiquement 21 Configuration et lancement du lecteur 2 Lecture avec un stylo type MoneyPen a a 21 Saisie manuelle compl mentaire
4. w ES L 2 E Man atio tilis jel d u QUARTESOFT SARL Since 1985 MT duit QUARTESOFT SARL Since 1985 TABLE DES MATI RES MacPay vue g n rale Configuration requise Esos sec PURGE EO k k UR NW RO X 2 2 D d Saisir vos donn es personnelles Vos comptes bancaires et postaux a Type de CODES Nom du compte Num ro AU COMPT amp amp amp oec lt OX ox Q Q Xo x oe W a ow ox ow ow 9o Pow coh o od TR Q W Num ro d imputation comptable Num ro de clearing bancaire de la banque abr g Ji x 2 2 3 5 8 8 6 4 9 2 kus 3 Compl ment 242525 5 ee eee o x x dem wow Q Q 9m a Q 3 NPA Lieu Num ro de contratt l banking 2 2 4 Gestion et organisation du menu des comptes a Reprendre vos donn es de MacPay 2 Pr parer le fichier MacPay 2 pour l export 0 0 Ouvrir le fichier dans MacPay X Vous n avez pas d environnement Classic sur votre Mac Personnaliser votre environnement de travail G n ral o a a 2 2 2 4 2 SES 4 3x Z 2 4 4 Q 2 X 2 Z s 2
5. par exemple votre fichier est nomm 031206132055 UBS dta mais sur le site de la banque vous lui don nez le nom alpha Cliquez sur le bouton Parcourir ce moment un dialogue de votre Mac s ouvre afin que vous puissiez s lectionner le fichier transf rer Si vous ne l avez pas d plac depuis sa cr ation il ne peut se trouver qu deux endroits sur le disque dur sur le bureau ou dans votre dos sier Pour atteindre facilement le bureau tapez Commande D lorsque le dialogue souvre Le bu reau sera automatiquement s lectionn et le fi chier visible Si vous avez choisi l autre version d enregistrement disponible le fichier se trouve dans votre dossier Documents MacPay Fichiers transf rer nom de votre fichier ou sous R pertoire nom de votre fichier Apr s cette s lection dans certains cas le transfert commencera imm diatement dans d autres vous devrez cliquer sur le bouton Envoi Le transfert Cette op ration prend g n ralement quelques minutes au plus et la page est ensuite mise jour avec un statut de transfert plus ou moins d taill selon les banques Soyez attentif aux messages d erreurs et v rifiez dans tous les cas le statut des fichiers au moyen des commandes appropri es Modifier un fichier erron ou refus Si le transfert ne s est pas achev avec succ s ou que le fichier est refus pour diff rentes raisons qui peuvent tenir la saisie ou la configuration du
6. Attention ce bulletin est libell en Euro mais utilis uniquement pour des paiements en Suisse sur des comptes en Euro es communications l attention du destinataire ne sont pas admises pour les bulletins en Euro avec r f rence Virement postal Euro sans ref Abr viation Euro Compte de d bit Compte postal uniquement Usage s agit en g n ral d un bulletin imprim que vous avez recu par poste avec une facture La seule diff rence par rapport un bulletin oran ge standard est la monnaie qui est l Euro Attention ce bulletin est libell en Euro mais utilis uniquement pour des paiements en Suisse sur des comptes en Euro Les communications l attention du destinataire sont admises pour les bulletins en Euro sans r f rence Z Virement bancaire tranger Abr viation Virement E ME Compte de d bit Compte bancaire uniquement Usage Ce paiement n cessite de nombreuses informa tions pr cises sur les relations bancaires du des tinataire l tranger Ces indications ne sont pas standardis es et parfois complexes saisir dans le masque Dans le doute votre banque vous ren seignera sur la mani re de faire Si vous en avez la possibilit remplacez cette transaction par un virement PI ou SWIFT plus normalis Le champ de clearing bancaire ne comporte pas l aide la saisie que l on trouve dans les virements suisses vous faut reconna tre ce num ro dans les
7. MacPay de savoir quels ordres de paiements peuvent tre group s plusieurs ordres dans un seul fichier transf rer et lesquels doivent tre s par s MacPay 11 fabrique un nombre minimum de fichiers en res pectant la norme DTA pour que la transmission la banque soit la plus ais e possible N du compte de d bit des taxes Gestion et organisation du menu des comptes R p tez l op ration de configuration pour chacun des comptes que vous souhaitez utiliser Vous pou vez dupliquer des comptes similaires et ne modi fier que le minimum afin de gagner du temps Une fois tous les comptes param tr s vous pouvez organiser la mani re dont ils appara tront dans le menu D biter le compte en d placant les noms avec votre souris et en ins rant ventuellement des s parateurs dans le menu REPRENDRE VOS DONN ES DE MACPAY 2 Bien que cousins MacPay 2 et MacPay X sont s par s par une g n ration de d veloppement et concus pour deux OS radicalement diff rents Les fichiers des deux versions sont donc incompati bles MacPay X peut toutefois r cup rer des fichiers MacPay 2 pr alablement pr par s MacPay 2 ne pourra en revanche jamais relire un fichier MacPay X Le passage d un logiciel l autre s effectue en deux tapes distinctes la premi re dans MacPay 2 sous Classic la seconde dans MacPay X Pr parer le fichier MacPay 2 pour l export La fonction d export de Mac
8. ation automatique d un r sum pdf MacPay X 3 5 g n re maintenant automatique ment un fichier pdf qui r sume votre transfert Ce fichier est cr e au m me endroit que vos fichiers de transfert par d faut sur le Bureau Vous gar dez ainsi une trace de vos transferts ce qui vous permet de contr ler vos d comptes bancaires mensuels Cr er le fichier Une fois satisfait de la pr visualisation vous pou vez valider la cr ation Le ou les fichiers seront alors enregistr s sur votre disque dur selon les pr f rences que vous aurez choisies voir le chapitre Personnaliser votre environnement de travail pa ges 11 12 Si vous avez s lectionn l option Ouvrir le dossier de destination le Finder vous montrera imm diatement apr s la cr ation le dossier exact d enregistrement de vos fichiers Transf rer la banque ou sur Yellownet Comme indiqu en introduction le transfert s ef fectue au moyen de votre navigateur Internet et non de MacPay Vous devez en effet acc der votre compte avec tous les l ments de s curit n cessaires pour pouvoir effectuer un transfert Vous trouverez ci dessous quelques indications g n rales sur la proc dure mais seule votre ban que et sa hotline seront en mesure de vous vous aider r soudre vos probl mes de transfert Choisir le bon navigateur Parmi la multitude des navigateurs disponibles sous OS X vous pouvez effectuer votre choix libre ment selon vos pr f
9. faci lement combien vous avez pay qui et quand vous pouvez grouper ces d penses par cat gories librement d finies paiements priv s vacances frais de v hicule etc 5i vous utilisez une comptabilit vous pouvez effectuer vos palements avec MacPay puis les ex porter au format de votre comptabilit afin de vous pargner une double saisie MacPay est livr avec de nombreux formats de comptabilit pr instal l s Configuration requise MacPay requiert un ordinateur Macintosh tournant sous Mac OS 10 2 et suivant Pour la saisie optique des bulletins MacPay requiert un stylo de lecture CRX 15 MoneyPen Il ou IrisPen ou un lecteur de table SwissReader 600 D autres modeles seront ajout s ult rieurement Pour les ordinateurs encore sous Mac OS 9 Quartesoft propose et supporte enti rement le logiciel MacPay 2 Copyright MacPay est un logiciel prot g par la Loi suisse sur le droit d auteur La licence interdit l ex cution du logiciel simultan ment sur plus d un ordinateur SAISIR VOS DONN ES PERSONNELLES Les premi res donn es fournir sont celles qui d finissent le ou les comptes bancaires CB et le ou les comptes postaux CP que vous allez ensuite d biter lors de vos op rations de paie ments Vous pouvez entrer dans le logiciel autant de comptes que n cessaire et faire varier les d bits librement Vos comptes bancaires et postaux Dans le menu Param tres l option Comptes
10. il faut admettre que cette activit reste la plus fastidieuse de toute l op ration Et comme les banques ne vous r compensent pas pour le travail effectu leur place un lecteur de bulletins se r v le vite un alli de poids MacPay supporte les stylos de lecture CombiReader X 15 MoneyPen Il et IrisPen ainsi que le lecteur de table SwissReader D autres lecteurs sont test s r guli re ment et des informations actualis es sont disponi bles sur notre site uet uet Configuration et lancement du lecteur Avant de commencer la lecture de vos bulletins dans MacPay assurez vous que votre lecteur est correctement configur et fonctionnel Suivez les instructions d installation du lecteur et effectuez quelques essais dans un traitement de texte le r sultat de la lecture apparattra l cran et il vous sera 21 alors plus facile de rep rer les ventuels probl mes que dans MacPay qui interpr te directement les r sultats de la lecture Lecture avecun stylo type MoneyPen Une fois votre lecteur configur et lanc mettez MacPay au premier plan et cliquez dans la liste de paiements afin de la s lectionner Scannez la ligne de codage la partie blanche en bas du bulletin Vous devez obtenir un son indiquant que la lecture est r ussie Vous verrez alors tre l cran un masque de saisie vert sp cifique la saisie optique Ce masque vous pr sente de mani re r sum e l in terpr t
11. indications fournies par votre correspondant La monnaie doit tre saisie sous la forme du code ISO standard USD CHF EUR GBP etc Le cours est facultatif et ne doit tre utilis que si a3 6 ce cours a fait l objet d un accord pr alable avec votre banque Les frais sont par d faut r partis entre les deux parties Le menu local permet de choisir un autre type de r partition Virement SWIFT Abr viation SWIFT Compte de d bit Compte bancaire uniquement Usage Ce paiement est identique au pr c dent sauf pour les donn es de la banque du destinataire qui sont remplac es par une simple adresse SWIFT La monnaie doit tre saisie sous la forme du code ISO standard USD CHF EUR etc Le cours est facultatif et ne doit tre utilis que si ce cours a fait l objet d un accord pr alable avec votre banque Les frais sont par d faut r partis entre les deux parties Le menu local permet de choisir un autre type de r partition Virement IPI Abr viation P Compte de d bit Compte bancaire uniquement Usage Le virement est un nouveau type de paie ment normalis pour les transactions trang res International Payment Instruction Gr ce l usage d un num ro de compte normalis BAN le vire ment PI est largement simplifi rendant m me le nom de la banque trang re optionnel La transaction IPI n est toutefois pas encore sup port e par toutes les banqu
12. pratique si vous n en avez qu un Les pr f rences ne fixent pas direc tement le compte d biter mais MacPay m morise le dernier compte d bit La pr f rence entre donc en fonction d s le premier d bit manuel Date d ex cution automatique qui vous permet de param trer de diff rentes mani res les dates d ex cution de tous vos nouveaux paiements Transfert Les options de transfert permettent de d terminer l endroit o MacPay va stocker les fichiers trans f rer avec deux options possibles e Sur le bureau desktop o les fichiers seront d pos s en vrac C est une m thode destin e par ticuli rement aux utilisateurs qui ne traitent qu un seul compte et ne cr ent donc qu un seul fichier la fois dans un dossier Fichiers transf rer que MacPay cr e automatiquement dans le dossier Documents MacPay de l utilisateur courant l int rieur de ce dossier les fichiers sont cr s dans des sous r per toires qui portent le nom de la banque et ven tuellement le num ro de contrat t l banking C est une organisation assez rigide qui permet d viter les erreurs lors de transferts cons cutifs de fichiers multiples 14 Notez quil est pr f rable de supprimer les fichiers transf rer d s que le transfert a r ussi Ils ne se rent plus rien et ne peuvent ni tre ouverts par MacPay ni tre modifi s Transmission d informations suppl mentaires MacPay X
13. qu il apparait sur vos documents ou sur votre carte de compte Soyez pr cis dans la saisie afin de ne pas g n rer d erreurs lors de la transmission Num ro d imputation comptable 5i vous pr voyez d exporter des donn es compta bles indiquez dans ce champ le num ro que porte le compte financier dans votre plan comptable Num ro de clearing bancaire s agit d un num ro 3 ou 4 chiffres qui identifie la banque et ou la succursale dans laquelle votre compte est domicili Si vous ne le connaissez pas vous pouvez interroger la base de donn es de Clearing de MacPay en cliquant sur la petite loupe situ e devant le champ de clearing Nom de la banque abr g Choisissez ici une abr viation courante pour votre banque Elle sera utilis e ensuite dans les listes et les noms de fichiers g n r s automatiquement par MacPay Les exemples les plus courants sont UBS CS etc Titulaire Indiquez ici le titulaire du compte tel qu il figure sur vos relev s bancaires Compl ment Vous pouvez indiquer ici un compl ment pour le titulaire Adresse Indiquez votre adresse telle que vous voulez qu elle apparaisse chez le destinataire du paiement NPA Lieu Indiquez le num ro postal et la localit tels que vous voulez qu ils apparaissent chez le destinataire du paiement Num ro de contrat t l banking Le contrat t l banking est un crit re de s para tion des ordres de paiements permet
14. rences Toutefois assurez vous au pr alable que vous pouvez vous connecter au site dela banque et acc der toutes les fonctions de ce site Certaines banques n acceptent que cer tains navigateurs d autres ont des probl mes avec 30 les fonctions de transfert Nous recommandons en principe Safari le navigateur d Apple Les applica tions Java fournies par certains instituts financiers fonctionnent aussi Connexion la banque et activation du transfert En premier lieu il convient d tablir une connexion compl te avec votre banque autrement dit d tre a m me de consulter par exemple le solde de vo tre compte online Si vous avez pass cette tape vous pouvez rechercher les fonctions de transfert qui peuvent porter un nom diff rent selon les si tes Transfert de fichiers DIA Teletransfert Envoi de fichiers etc Lorsque vous activez cette fonction vous acc dez en g n ral une page du site com portant au moins trois l ments Un champ remplir nomm Alias ou Nom de fichier Un bouton intitul Parcourir ou Browse Un bouton intitul Submit Envoi Transfert dans la plupart des cas OU Placez votre curseur dans le champ remplir Vous devez indiquer dans ce champ un nom li brement choisi qui vous permettra d identifier le fichier ult rieurement sur les listes de la banque Ce nom n est pas n cessairement identique celui que MacPay a donn votre fichier transf rer
15. une facture Ce bulletin est parfois encore imprim sur fond bleu bien qu officiellement seul l orange soit d sormais admis Ce bulletin ne comporte jamais de nom de banque sauf bien S r lorsque celle ci est le destinataire final du paiement C est notamment le cas des fac tures de cartes de cr dit mises par un organisme bancaire Le num ro de r f rence peut tre fixe ou variable Lorsquil est fixe d un bulletin l autre nous vous conseillons de m moriser le destinataire apr s saisie du num ro Lorsqu il est variable m morisez avant la saisie du num ro afin de ne pas risquer l erreur d un paiement mal aiguill ce qui est en g n ral tr s difficile faire corriger Lorsque vous remplissez les champs de ce bulletin par tabulation le curseur saute automatiquement dans le champ du num ro postal avant de remplir d autres champs situ s plus haut Ce comporte ment est normal et n cessaire car le num ro postal sert de base au contr le du num ro de r f rence BVR orange pour paiement UT sur un compte bancaire Abr viation Orange Banque BVR Orange vers CB Compte de d bit Compte bancaire ou compte postal Usage s agit dans tous les cas d un bulletin imprim que vous avez recu par poste avec une facture Ce bulletin est parfois encore imprim sur fond bleu bien qu officiellement seul l orange soit d sormais admis Ce bulletin comporte toujours en t te le nom de la banque d
16. 3 5 inclut maintenant dans les fichiers dta de transfert votre banque de bulletins de versements oranges les d tails du paiements Ces d tails 5 dans votre relev mensuel pour vous permettre d y identifier les paiements effectu s avec MacPay X 3 5 plus facilement Mise jour automatique MacPay X 3 5 dispose maintenant d un syst me de recherche automatique des mises jour Outre les petits changements pour rester pleinement com patible avec les volutions de Mac OS X les mises a jour contiennent des informations relatives aux devises num ros de clearing et num ro postaux qui changent p riodiquement Par d faut MacPay X 3 5 va lors de chaque ouverture rechercher sur le site de Quartesoft si une mise jour est dispo nible Vous pouvez choisir la fr quence des recherches chaque jour chaque semaine chaque mois ou d clencher vous m me une recherche en cliquant sur le bouton Rechercher Si MacPay X 3 5 trouve une mise jour une fen tre saffiche et vous donne les d tails Si la mise jour est gratuite vous pouvez la t l charger sans autre 15 Une fois le t l chargement termin deux possi bilit s existent 1 La nouvelle version se trouve sur le bureau sous forme d une image disque Il vous faut alors glisser l application MacPay X 3 5 qui se trouve sur cette image disque dans le dossier Applications de votre Macintosh Un dialogue vous indique qu une ancienne vers
17. 44 37 DOR x 24 s 2 4 9 8 5 z 9 9 9 gt 3 2 2 2 amp 2 Z 2 2 gt S X Q a 37 Dal us a a ses 37 37 Cho QU TOrMAt P eXDOFL e s s e d nn 38 Cr ation du fichier et statut a a a aa 38 Imprimer 39 R glage des formats d impression 39 Imprimer une fen tre en forme de liste 39 Impression des fen tres 39 Imprimer un ordre de paiement 39 Indications techniques sur les diff rents types de paiement al al al Bulletin rouge pour paiement sur un compte postal a2 BVR rouge pour paiement sur un compte bancaire a2 Virement bancaire suisse 2 Virement postal Euro sans ref a3 Virement bancaire tranger Virement SWIFT Virement IPI Mandat postal suisse Mandat postal tranger Virement postal sur CB tranger Virement postal sur CP tranger a3 a4 a4 ab ab ab MACPAY VUE G N RALE MacPay est un logiciel d di la saisie et la ges tion de vos paiements bancaires et postaux C est un logiciel de type offline qui vous permet de pr parer vos paiements de les visualiser de les archiver et de les retrouver sans aucune c
18. Pay 2 a t introduite dans la toute derni re version 2 1 dont l installeur est inclus avec MacPay X Veuillez tout d abord installer la version 2 1 et sup primer votre version ant rieure de votre disque dur Lorsque vous lancez MacPay 2 1 le logiciel vous demande un num ro de s rie Si vous d sirez con tinuer utiliser MacPay 2 sous Classic introduisez le num ro de s rie que vous avez recu lors de l achat Si vous voulez seulement effectuer votre conversion passez en mode D mo et ouvrez votre base de paiements MacPay 2 vatre nom d imrmgistremant N de sirit Ce Dans le menu Fichier s lectionnez Export pour MacPay X Mnuurnu Fiches aur lermer Lxpors DENAT ZNG ELzporf cess Lab Espur pour Z Formal d art HA mga kani xP spa ler le ici Au bout de quelques secondes selon la taille du document traiter vous obtiendrez une quittance vous indiquant que l op ration a r ussi Si vous avez d autres documents vous pouvez les ouvrir et les convertir la suite Une fois cette op ration termin e vous pourrez quitter MacPay 2 et lui dire adieu car c est sans doute la derni re fois que vous le verrez Ouvrir le fichier dans MacPay X Lancez MacPay X et dans le menu Fichier choisis sez Ouvrir un document MacPay 2 Macray s e Nouveau Document Cuvrir Querir r cent Edgnion Sali Farmer Formal dimpen Bmperim
19. Pay X le plus rapide ment possible max 24 heures PERSONNALISER VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Nous avons d velopp l application que nous pensons tre la plus agr able pour tous tant sur les plans de la saisie que de la gestion des paie ments Toutefois comme nous n avons pas tous les m mes besoins ou la m me mani re de travailler MacPay X a t con u de fa on vous permettre de configurer de nombreux l ments de votre es pace de travail afin de correspondre au mieux vos besoins particuliers Si vous ne comprenez pas imm diatement quoi servent tous les r glages possibles il vaut la peine de faire quelques sessions de paiements et revenir par la suite sur ce point Vous saurez alors quels r glages vous sont utiles Pr f rences Dans le Menu MacPay se trouve l acc s aux pr f rences g n rales du logiciel r parties en trois onglets G n ral Saisie et Transfert G n ral G n ral vous permet de r gler de quel c t souvrent les deux tiroirs contenant respective ment vos destinataires et vos pr s lections d ar chives Par d faut l inspecteur de saisie se trouve gauche et le tiroir droite Si vous tes un habitu de MacPay 2 vous pouvez choisir de revenir la position de l inspecteur droite Saisie Saisie vous permet de d terminer deux options qui devraient acc l rer vos sessions de paiements D biter un compte automatiquement ce qui est particuli rement
20. aiement normal Echanger des donn es avec le carnet d adresses d OS X Vous pouvez exporter des donn es de la m me 24 mani re vers votre carnet d adresse Pour ce faire s lectionnez un paiement ou un destinataire avec nom pr nom adresse et glissez le sur le bureau tout en appuyant sur la touche G Le fichier qui appara t sur le bureau contient les coordonn es du destinataire mais pas les informations de paie ment ll peut tre import directement dans le Carnet d adresses ou toute autre application com patible l change inverse est aussi possible si un de vos clients vous transmet une vCard carte de visite in formatique PC et Mac vous pouvez la glisser dans la fen tre de saisie de MacPay X 3 5 MacPay X 3 5 ouvre alors un masque sp cifique dans l inspecteur et vous propose de cr er un nouveau paiement Choisissez le type de paiement que vous voulez adresser la personne et cliquez dans la fen tre de saisie sur le paiement ainsi cr Le paiement s affiche comme l habitude dans l inspecteur o vous pouvez le compl ter Notez que ces fonctionnalit s ne sont valables qu entre les utilisateurs de MacPay X 3 5 M MORISER ET G RER VOS DESTINATAIRES COURANTS Un programme comme MacPay n a d int r t que sil vous permet d liminer la saisie r p titive des paiements et de retrouver facilement ce que vous avez d j ou pas encore pay Dans ce chapitre nous allons voir comment diminuer au maxim
21. amme comptable Vous vous pargnez ainsi une double saisie de vos paiements et diminuez les sources d erreur L exportation comptable est simple mais demande un minimum de configu ration initiale Compte de d bit et compte financier Lors du param trage du compte ou avant le pre mier export comptable vous devez renseigner le champ d imputation comptable des diff rents comptes d biter Vous indiquerez dans ce champ le num ro de compte financier auquel correspond ce compte dans votre plan comptable Saisie des indications comptables En cours de saisie de vos paiements vous devez remplir les trois champs compl mentaires qui se trouvent en bas du masque de saisie Libell s agit du libell que vous voulez voir tre dans votre criture comptable par exemple Paiement fact X Salaire d cembre R gl facture etc Date s agit de la date d criture que vous voulez voir dans votre comptabilit vous pouvez la fixer libre ment ou la faire correspondre la date d ex cution du paiement que vous avez fix e dans MacPay La commande Modifier la date du Menu Saisie vous permet d agir globalement sur un groupe de paie ments et de fixer ais ment cette date Compte s agit du compte de contrepartie correspondant au paiement en cours dans votre plan comptable s agit donc soit d un compte de charges si vous payez un fournisseur ou r glez un salaire soit d un compte financier si vous
22. ans laquelle est domicili le compte de votre correspondant Le num ro de r f rence peut tre fixe ou variable Lorsqu il est fixe d un bulletin l autre nous vous conseillons de m moriser le destinataire apr s sai sie du num ro Lorsqu il est variable m morisez avant la saisie du num ro afin de ne pas risquer l erreur d un paiement mal aiguill ce qui est en g n ral tr s difficile faire corriger Lorsque vous remplissez les champs de ce bulletin par tabulation le curseur saute automatiquement dans le champ du num ro postal avant de rem plir d autres champs situ s plus haut Ce compor tement est normal et n cessaire car le num ro postal sert de base au contr le du num ro de r f rence a1 6 Bulletin rouge pour paiement son sur un compte postal Abr viation Rouge Poste Bulletin rouge vers CP Compte de d bit Compte bancaire ou compte postal Usage s agit dans en g n ral d un bulletin imprim que vous avez recu par poste avec une facture Ce bul letin est parfois encore imprim sur fond vert bien qu fficiellement seul le rouge soit admis Cette transaction peut aussi tre facilement pass e si le destinataire vous a simplement transmis son num ro de CP Cette transaction autorise la transmission d une communication au destinataire Le masque com porte un champ de deux lignes dans lequel vous pouvez forcer le retour de lignes au moyen des touches alt return BVR rouge pour
23. ation que MacPay a faite de votre lecture et les diff rents cas possibles Pour bien en compren dre le fonctionnement il n est pas inutile de pr ciser quelques notions sur le codage des bulletins Les bulletins ne sont pas tous cr s gaux et le co dage n est pas forc ment complet Par exemple le montant du paiement peut tre cod ou non En outre le nom du b n ficiaire ne figure jamais dans la ligne de code car il nest pas indispensable l acheminement du paiement MacPay interpr te au mieux les informations lues et sefforce ensuite de retrouver dans vos paiements m moris s tous ceux qui correspondent la lecture Cette m thode permet de vous viter un maximum de saisie com pl mentaire tout en ne vous obligeant pas recher cher manuellement le paiement concern Saisie manuelle compl mentaire l automatisation du syst me ne pouvant tre opti male MacPay va vous demander de compl ter son travail dans les cas suivants Lecture d un nouveau paiement 5i MacPay ne r ussit pas trouver de donn es cor respondantes dans vos destinataires il vous pro pose dans la liste en haut du masque de cr er un Nouveau paiement Banque ou un Nouveau paiement Poste Lorsque vous validez ce choix MacPay ouvre directement le bulletin pour que vous puissiez le compl ter Wewer selecrinnner un destinataire paiement Lecture d un destinataire existant MacPay vous pr sente une liste permettant de choisir
24. e 15 Barre d outils soit entrer le raccourci clavier pomme alt L pour ouvrir la fen tre de lecture Une saisie manuelle compl mentaire est n cessaire voir ci dessus PARTAGER SES PAIEMENTS Transfert de paiements entre utilisateurs MacPay X 3 5 permet maintenant de transf rer des paiements entre diff rents utilisateurs ou entre vos diff rentes bases de donn es MacPay X 3 5 Envoyer une demande de paiement un autre utilisateur Le glisser d poser d un paiement saisi de MacPay X 3 5 surle bureau permet de transmettre directe ment une demande de paiement un autre utilisa teur de MacPay X 3 5 Si vous glissez un paiement depuis la fen tre de saisie sur votre bureau MacPay X 3 5 cr e un document sp cifique la MPCard que vous pouvez transmettre tout utilisateur de MacPay X 3 5 Prenons un exemple une de vos connaissance ou relation d affaires dispose aussi de MacPay X 3 5 Vous voulez lui demander un transfert d argent de simple saisissez dans MacPay X 3 5 un paiement votre intention avec le montant la date d ch ance etc glissez le sur le bureau et annexez le un mail ll pourra r ception le glisser dans MacPay X 3 5 et effectuer le paiement d un seul clic Recevoir des paiements d autres utilisateurs Pour importer paiement recu glissez simplement son ic ne dans la fen tre de saisie de MacPay X 3 5 Si le paiement n est pas complet vous pouvez le compl ter comme un p
25. e paiements a transit parle compte A quelles tranches d imp ts vous avez d j pay es ou si votre garagiste ne vous co te pas trop cher Par ailleurs si vous avez beau coup de paiements vous pouvez les trier au sein de la fen tre en cliquant sur l en t te de colonne que vous souhaitez d finir comme crit re de tri Les pr s lections pr programm es sont mainte nant associ es un syst me de statistiques que nous verrons plus bas voir page 35 Recherche globale 5i vous ne trouvez pas ce que vous cherchez via les Pr s lections vous pouvez utiliser le champ de Recherche dans la barre d outil Ce champ per met d effectuer une recherche sur la majorit des champs pr sent s dans les diff rents masques de saisie Modifications group es de paiements simi laires MacPay X 3 5 offre maintenant la possibilit de modifier certaines informations des paiements ar chiv s Imaginons que vous d cidez apr s coup de faire de l export comptable Vos paiements archiv s ne contiennent pas les informations n cessaires puisque vous ne les avez jamais remplis 34 MacPay X 3 5 vous permet de compl ter ces infor mations tr s simplement S lectionnez le paiement modifier et allez dans le menu Archives gt modifier la s lection Vous pou vez ensuite modifier les champs volont Notez que vous pouvez modifier plusieurs paiements la fois en les s lectionnant et en utilisant la com mande modifer la s
26. en italiques Vous tes libre de les laisser vides ou non Recherche et remplissage automatique du clearing bancaire Les champs de clearing bancaire sont pr c d s d une petite loupe qui permet de lancer la recher che d un num ro de clearing si vous ne le connais sez pas La recherche peut s effectuer selon diff rents crit res comme la banque ou la ville Lorsque vous recherchez le clearing d une grande banque il est souvent plus judicieux de rechercher toutes les banques de la ville recherche Lausanne que toutes les succursales suisses d une banque re cherche UBS Une fois le clearing trouv que vous l ayez entr manuellement ou que MacPay l ait d fini automa tiquement MacPay va remplir automatiquement les donn es de la banque correspondante dans le bloc Par l interm diaire de Remplissage automatique des localit s MacPay d termine automatiquement le nom de la localit lors de la saisie du NPA En cas de doute il vous propose les choix possibles dans une liste Saisie des dates Sil reconna t et formate sans probl me la majorit des formats de date saisis MacPay ne reconna t pas sous OS X les dates saisies dans le format 01 01 04 en raison d un probl me syst me Nous vous proposons soit de ne pas saisir l ann e 01 01 soit de saisir le si cle 01 01 2004 5i vous cliquez sur le symbole situ droite du champ de date vous verrez appara tre en transparence un calendrier qui vous pe
27. entre les diff rents destinataires possibles celui qui correspond au bulletin Lorsque vous validez ce choix MacPay ouvre le destinataire en ti rement rempli et vous permet de modifier les l ments variables de saisie comme la date ou de les compl ter lorsque le montant ne fait pas partie du codage Veuillez Bic u irii existant dans la ie Gu un 22 Lectures cons cutives Vous pouvez acc l rer votre saisie en lisant d abord l ensemble de vos bulletins et en les modifiant apr s coup MacPay vous cr e automatiquement autant de paiements que de lignes saisies et les garde dans l tat de saisie optique masque vert jusqu ce que vous validiez JI Montant G 952 25 BCVcom 331 10 BCVcom 102 20 BCVcom 78 45 BCVcom 0 00 BCVcom 0 00 BCVcom 0 00 BCVcom Destinataire Fi Lecture avec un stylo type Les stylos de type MoneyPen envoient un signal MacPay ce qui provoque la cr ation automa tique de paiements Ce n est pas le cas des lec teurs comme f risPen qui ne sont pas des lecteurs sp cifiquement d di s la lecture de bulletins 15 sont n anmoins parfaitement utilisables avec MacPay Vous devez annoncer MacPay que vous vous appr tez scanner Pour cela vous avez deux possibilit s Vous pouvez soit ajouter dans la bar re d outils le symbole lecture optique voir pag
28. er Vous trouverez alors la liste de vos anciens docu ments dans laquelle vous pourrez choisir celui que vous voulez Le document va souvrir et vous demander imm diatement de le nommer et de l enregistrer sur votre disque dur Cette op ration termin e vous retrouverez tous vos destinataires ordres comptes paiements et cat gories d sor mais appel es groupes En cliquant sur l onglet Archives en bas de la fen tre principale vous trouverez la totalit de vos paie ments MacPay 2 Dans le tiroir des pr s lections des boutons radio vous permettent d acc der ra pidement vos donn es Une fois satisfait de l import vous pouvez limi ner vos donn es MacPay 2 et vous concentrer sur l utilisation de MacPay X Vous n avez pas d environnement Classic sur votre Mac Deux possibilit s existent dans ce cas Si vous avez une autre machine qui comporte les deux environnements effectuez toute la conver sion sur cette machine apr s y avoir install les deux logiciels et rapatriez ensuite le fichier de don n es converties sur votre machine de travail 5i vous n avez pas d autre machine disposition compactez votre base de paiements MacPay 2 avec un utilitaire comme Stuffit et annexez le f chier un e mail que vous pouvez nous adresser a supportaquartesoft ch Veuillez imp rativement mentionner votre mot de passe ventuel dans le corps du message Nous vous retournerons votre document converti pour Mac
29. er ces paie ments refus s afin que vous puissiez les tre comme tels Les paiements ne sont pas effac s car ils ont effectivement t transmis la banque et ils ont effectivement fait partie d un ordre un moment donn Le marquage d un paiement refus se fait dans les archives au moyen de la commande appropri e du Menu Archives Les archives font l objet d une pr sentation d tai e dans le chapitre suivant G RER LES PAIEMENTS EFFECTU S Pour nombre d entre nous la gestion de nos af faires priv es se borne souvent garder une trace des paiements que nous avons faire et de ceux que nous avons d j faits Cette activit simple est enti rement prise en charge par MacPay et en particulier par la fen tre d Archives Pour ceux qui ont une comptabilit s par e MacPay per met un export des paiements effectu s dans de nombreux formats de comptabilit et vite ainsi la double saisie Cette fonction est trait e en d tail dans le chapitre Exporter vers votre comptabilit pages 29 30 Fen tre des archives La fen tre des archives est quasiment identique celle de saisie dans sa pr sentation Les diff rences essentielles se trouvent dans la barre d outils con figurable sp cifiquement et dans le tiroir lat ral appel Pr s lections qui offre un certain nombre de crit res de s lections pr programm s vous per mettant une recherche rapide de vos paiements Les fonc
30. es suisses sur tous les comptes Dans le doute veuillez vous renseigner aupr s de votre banque La monnaie doit tre saisie sous la forme du code ISO standard USD CHF EUR GBP etc Le cours est facultatif et ne doit tre utilis que si ce cours a fait l objet d un accord pr alable avec votre banque Les frais sont par d faut r partis entre les deux parties Le menu local permet de choisir un autre type de r partition a4 6 Mandat postal suisse Abr viation Mandat CH Compte de d bit Compte postal uniquement Usage Le destinataire est une personne physique ou mo rale domicili e en Suisse Veillez remplir soigneu sement les champs d adresse afin d viter toute difficult de distribution Mandat postal tranger Abr viation Mandat E Compte de d bit Compte postal uniquement Usage Le destinataire est une personne physique ou morale domicili e l tranger Veillez remplir soigneusement les champs d adresse afin d viter toute difficult de distribution noter que toutes les prestations ne sont pas toujours disponibles dans chaque pays En outre certaines op rations peuvent tre effectu es dans certaines monnaies uniquement selon le pays de destination MacPay int gre tous ces l ments et n autorisera pas de saisie inappropri e ll vous proposera tou jours une liste de pays variable selon la transac tion choisie et une liste de monnaie ad quate en f
31. eux types de comptes e l icone compl mentaire indique le type de compte destinataire la colonne repr sente la banque la cornette le compte postal et la lettre le mandat d livr domicile e l icone de fond indique si le paiement sef fectue en Suisse ou en CHF ou l tranger ou en monnaie trang re Permet la saisie d un BVR orange anc bleu pour un d tenteur de compte postal MacPay dispose en outre d un affichage d infor mations d aide sous la forme de bulles jaunes qui sactivent d s que vous laissez votre souris quel ques instants sur une icone Chaque s lection sur une icone cr e automatiquement un nouveau paiement du type choisi et une ligne associ e dans la liste de paiements Pour obtenir plus d in formations sur la mani re de remplir les diff rents types de paiements et les particularit s de chacun r f rez vous l Annexe Indications sur les diff rents types de paiement R sum des statuts Pendant la saisie de paiements MacPay X 3 5 af fiche un r sum des paiements en cours et leur statut dans l inspecteur Ce r sum vous indique les sommes par comptes et statuts de vos paie ments paiements incomplets paiements corrects paiements valid s Pour visualiser ce r sum cli quez sur l onglet saisie en ne s lectionnant aucun paiement 20 SAISIR UN PAIEMENT OPTIQUEMENT Bien que MacPay ait t concu pour faciliter au maximum votre saisie
32. faites un transfert entre vos diff rents comptes Les donn es comptables sont bien entendu m moris es avec le reste du paiement lorsque vous m morisez un destinataire Ainsi par exemple le paiement de votre loyer ne n cessitera plus aucu ne saisie ni dans MacPay ni dans votre comptabi lit si vous utilisez cette fonction Choix du format d export Le format d export se d termine dans la fen tre d archives bas du tiroir des Pr s lections gr ce un menu local qui liste les formats disponibles dans MacPay Ces formats sont constamment r vis s et augment s en particulier en fonction des deman des des utilisateurs Si vous souhaitez effectuer un export dans un format non r pertori vous pouvez le demander simplement support quartesoft ch en pr cisant le nom de votre programme les champs exporter leur ordre et les caract res de s paration tab virgule etc des champs et des enregistrements Vous trouvez en g n ral ces indi cations dans le manuel de votre programme Outre les formats sp cifiques MacPay propose trois formats g n riques all standard et standard CR Ces trois formats sont destin s aux utilisateurs qui ont une solution de gestion particuli re d ve lopp e avec un logiciel de bases de donn es ou une feuille de calcul Le format all exporte tous les champs visibles de MacPay et les formats standard et standard CR exportent tous les champs n ces saires une critu
33. forme de liste Vous pouvez imprimer sous forme de liste le con tenu de toutes les fen tres que vous avez l cran quelles contiennent votre saisie en cours la totalit de vos paiements effectu s ou un sous ensemble PEDERE TO H Bug 11 5 ES UN 134 s lectionn L impression des listes se fait avec une seule ligne pour chaque paiement Impression des fen tres MacPay X 3 5 permet d sormais d imprimer de puis toutes les fen tre affich es quelle que soit leur configuration Vous pouvez ainsi imprimer des listes qui contiennent toutes les informations affich es l impression est conforme l affichage et contient donc les colonnes que vous avez ajou t es Si n cessaire vous devrez choisir un format paysage sur votre imprimante pour b n ficier d une largeur suffisante Imprimer un ordre de paiement Si vous s lectionnez un ordre de paiement dans vos archives l impression utilise un format sp cial multilignes qui comprend la plupart des don n es du paiement L impression est calqu e sur les avis de d bits utilis s par les tablissements financiers INDICATIONS TECHNIQUES SUR LES DIFFERENTS TYPES DE PAIEMENT BVR orange pour paiement 239 sur un compte postal Abr viation Orange Poste BVR Orange vers CP Compte de d bit Cpte bancaire ou cpte postal Usage s agit dans tous les cas d un bulletin imprim que vous avez re u par poste avec
34. ible reportez vous au chapitre Personnaliser MacPay Menu Dans le Menu Destinataires choisissez comman de M moriser dans puis l option d sir e dans le sous menu Menu contextuel Ctrl click ou bouton droit de la souris sur une li gne de paiements vous donne acc s un menu contextuel qui contient entre autres les comman des de m morisation l ments fixes et l ments variables Certaines donn es relatives au paiement sont va riables ce sont essentiellement celles regroup es dans le deuxi me bloc du masque de saisie sous l intitul D tails du virement Ces l ments peuvent tre m moris s ou non selon votre choix ou selon les besoins I s agit en particulier des champs contenant le montant et le num ro de r f rence ou les communications Si vous souhaitez m moriser ces l ments paie ments de montant fixe et num ro de r f rence constant faites le apr s la saisie Si vous souhaitez ne pas les m moriser effectuez l op ration avant de les saisir La date d ch ance n est jamais m moris e Cr er et attribuer des groupes MacPay vous offre une possibilit compl men taire de classement de vos destinataires par grou pes Vous pouvez cr er modifier et supprimer ces groupes directement dans le tiroir des destinatai res ou par les commandes appropri es du Menu Destinataires Les groupes ont plusieurs fonctions et leur utilisa tion d pend de vos habitudes Vous pou
35. ination MacPay int gre tous ces l ments et n autorisera pas de saisie inappropri e ll vous proposera tou jours une liste de pays variable selon la transac tion choisie et une liste de monnaie ad quate en fonction du pays Une alerte sera affich e en cas d entr e ill gale Les communications sont possibles mais restrein tes selon le genre de paiement a6 6 OQuartesoft S rl Ecublens 2005
36. ion va tre remplac e Validez cette option 2 1 s agit d une mise jour de fichiers et informa tion inclus dans MacPay X 3 5 comme les nu m ros postaux et les bases de clearing la mise a jour se fait alors automatiquement I n y a pas de fichiers visibles apr s le t l chargement Si une mise jour payante est disponible la vente MacPay X 3 5 vous en informe et vous propose de t l charger la version de d monstration cor respondante Barre d outils MacPay utilise pleinement les nouvelles fonctions offertes par la barre d outils pr sente dans toutes les applications OS X MacPay dispose d une barre d outils configurable Menu Param tres Personnaliser la barre d outils qui vous permet une grande sou plesse de configuration de votre environnement par l insertion ou le retrait d icones de la barre Les icones repr sentant les types de paiements de MacPay peuvent tre ajout es et retir es volont selon vos besoins et vos relations bancaires ou pos tales Vous pouvez ainsi viter de vous encombrer d icones inutiles dans votre barre de menu Les diff rentes fonctions du logiciel sont aussi dis ponibles et peuvent tre modifi es choix noter que les barres d outils sont diff rentes pourles deux vues principales de MacPay Saisie et Archives Les possibilit s refl tent les fonctions n cessaires chaque phase d utilisation du logiciel Colonnes affich es Les colonnes de MacPa
37. lection Statistiques les statistiques vous permettent d avoir un apercu global de vos d penses par le biais de graphiques et de tableau r capitulatifs Ces graphiques sont g n r s automatiquement par MacPay X 3 5 et sont exportables dans n importe quelle application de pr sentation comme Keynote ou Powerpoint ou de traitement de texte comme Page ou Word devient alors un jeu d enfant de faire un r sum mensuel semestriel ou annuel de vos frais pour VOUS OU votre entreprise En cliquant sur chacun des boutons de pr s lec tions pr programm es voir page 33 les diff rents graphiques et tableaux de statistiques apparais sent dans l inspecteur Des l ments sont communs tous les graphiques la date et les devises En cliquant sur la date vous pouvez faire d filer les ann es dans la mesure o vous avez fait des paiements pendant au moins deux ann es de suite Les devises fonctionnent de la m me mani re en cliquant sur la devise vous pouvez lister les diff rentes devises avec lesquelles vous avez fait des paiements Statistiques par mois En cliquant sur le premier bouton radio du tiroir vous verrez apparaitre sur l inspecteur un graphi que en barres qui r capitule le montant d pens par mois de l ann e en cours Ce graphique vous permet d avoir un apercu rapide de la mani re dont vos d penses se r partissent dans l ann e et de ventuellement provisionner en cons quence S
38. logiciel il est g n ralement n cessaire de le corriger et le retransf rer rapidement MacPay vous permet de corriger rapidement un ordre transf r Sans SUCC S Dans le Menu Archives choisissez la commande Annuler le dernier ordre l ordre sera imm diatement supprim de la liste des ordres et les paiements qui le composent r apparaitront dans la liste de saisie dans laquelle vous pourrez effectuer les modifi cations souhait es avant de pr parer nouveau le fichier n est pas possible de modifier un fichier DTA ou EZAG d j cr Une fois g n r par MacPay il ne peut plus tre modifi valablement en raison d une diff rence importante entre la mani re dont MacPay g re les informations et leur codage pour la transmission Int grer le r sultat du transfert Parfois le transfert peut tre complet mais la ban que peut refuser un paiement particulier pour des raisons techniques saisie erron e informa tions incorrectes que MacPay ne peut v rifier en interne les banques disposent de donn es qui ne sont pas accessibles des logiciels comme MacPay mais qui leur permettent d effectuer des contr les de coh rence compl mentaires sur les paiements transmis Le refus peut aussi tre votre situation bancaire mauvais compte d bit solde insuffisant etc Pour que vous puissiez consid rer l information contenue dans vos archives de paiement comme fiable MacPay vous permet de marqu
39. nouveau sans changer le nom Cette nouvelle version du destinataire crasera la pr c dent A Atelier ae AVS Bateau Swiss Online Swisscolar Swisscom finance witch TCS Turmix AG LES Card Center f Suppr destinataire Vaudaise Assurances UTILISER UN DESTINATAIRE M MORIS l activation op ration inverse de la m morisation va cr er dans votre liste de saisie autant de paie ments que de destinataires activ s partir de l il vous suffit de d biter un compte et de choisir une date d ex cution pour terminer votre session de paiements Choisir un destinataire activer Vous pouvez simplement faire d filer la liste de tous vos destinataires si vous en avez peu Si vous avez cr des groupes et que vous s lectionnez l un d eux la liste vous montrera uniquement les destinataires contenus dans ce groupe Enfin vous pouvez utiliser le champ de recherche en bas de liste pour effectuer une s lection La liste se r duit au fur et mesure que vous tapez des caract res Activer un destinataire Une fois le destinataire trouv vous devez le s lectionner ou en s lectionner plusieurs simulta n ment Comme pour la m morisation MacPay vous offre plusieurs possibilit s pour activer vos destinataires Glisser d poser Vous pouvez glisser un destinataire ou plusieurs destina
40. onction du pays Une alerte sera affich e en cas d entr e ill gale Les communications sont possibles mais restrein tes selon le genre de paiement Virement postal sur CP tranger Abr viation Virement EP Compte de d bit Compte postal uniquement Usage Ce formulaire est utilis uniquement au d bit d un compte postal permet d effectuer le virement sur un compte postal tranger noter que toutes les prestations ne sont pas toujours disponibles dans chaque pays En outre certaines op rations peuvent tre effectu es dans certaines monnaies uniquement selon le pays de destination MacPay int gre tous ces l ments et n autorisera pas de saisie inappropri e Il vous proposera tou jours une liste de pays variable selon la transac tion choisie et une liste de monnaie ad quate en fonction du pays Une alerte sera affich e en cas d entr e ill gale Les communications sont possibles mais restrein tes selon le genre de paiement a5 6 E Virement postal sur CB tranger Abr viation Virement EB Compte de d bit Compte postal uniquement Usage Ce formulaire est utilis uniquement au d bit d un compte postal I permet d effectuer le virement sur un compte bancaire tranger noter que toutes les prestations ne sont pas toujours disponibles dans chaque pays En outre certaines op rations peuvent tre effectu es dans certaines monnaies uniquement selon le pays de dest
41. onnexion avec votre compte financier La connexion s effectue uniquement lorsque vous souhaitez transmettre un ordre de paiements d biter de votre compte Ce mode de fonction nement a de nombreux avantages par rapport au travail online sur le site de votre banque ou de Postfinance Que vous traitiez avec un ou plusieurs tablisse ments vous n tes pas oblig de vous familiariser avec les d tails de saisie de chacun d entre eux MacPay se pr sente toujours de la m me et la saisie est identique pour tous les cas Vous pouvez bien entendu m moriser les paie ments pour les r utiliser par la suite inutile de saisir deux fois les donn es de paiements relatives vo tre loyer ou votre facture de t l phone portable On consid re d ailleurs qu une fois pass es les deux ou trois premi res sessions un utilisateur normal ne saisit plus qu un ou deux nouveaux paiements lors de chaque session le reste tant d j m mo ris Le temps de saisie en est videmment con sid rablement raccourci Si en plus vous utilisez un stylo de lecture optique comme MoneyPen le temps d ex cution d une session de paiements standard tombe facilement en dessous de 10 mi nutes transmission la banque comprise 9 Vos paiements effectu s sont g r s dans une archive qui vous permet d effectuer de nombreuses op rations ce qui rapproche MacPay d une gestion personnelle simple vous pouvez savoir tr s
42. ouvre un dialogue vous permettant de cr er mo difer dupliquer et organiser vos diff rents comp tes d biter s agit bien entendu des comptes dont vous tes titulaire ou sur lesquels vous avez un droit d utilisation par le biais d un contrat sp cifique sign avec votre banque ou Postfinance Toutes les rubriques en italiques sont facultatives pour le trafic des paiements mais peuvent tre requises par d autres fonctions du logiciel Export comptable par exemple Vous pouvez nommer vos comptes librement de mani re les diff rencier clairement dans les listes affich es par MacPay Seules les donn es officiel les du titulaire sont transmises au destinataire du paiement Sals e Arches Depi Colormes Type de compte Lorsque vous cr ez un nouveau compte un bou ton radio en t te de fen tre vous permet d indi quer au logiciel s il s agit d un compte bancaire ou postal car leurs caract ristiques ne sont pas identiques Nom du compte Entrez dans ce champ le nom que vous d sirez donner votre compte n est pas n cessaire que ce nom soit conforme l appellation de la banque Cette information est personnelle et n est pas transmise au destinataire Elle vous permet de mieux distinguer le compte avec lequel vous travaillez vitez les noms trop longs car ils seront tronqu s dans l affichage des listes Num ro du compte s agit ici du num ro de votre compte bancaire ou postal tel
43. paiement sur un compte bancaire Abr viation Rouge Banque Bulletin Rouge vers CB Compte de d bit Compte bancaire ou compte postal Usage s agit en g n ral d un bulletin imprim que vous avez recu par poste avec une facture Ce bulle tin est parfois encore imprim sur fond vert bien qu fficiellement seul le rouge soit admis Virement bancaire suisse E Abr viation Virement CH Virement bancaire CH Compte de d bit Compte bancaire ou compte postal Usage s agit d une transaction sans base imprim e qui est un peu le factotum pour les paiements en Suisse Elle vous permet de r gler toutes les transactions pour lesquelles vous n avez pas de bulletin et dont le destinataire est titulaire d un compte bancaire Si vous connaissez le nom de votre destinataire l adresse de sa banque et son num ro de compte la transaction est r alisable MacPay vous trouvera le clearing bancaire ad quat sans difficult C est aussi la transaction utiliser pour des virements entre vos propres comptes bancaires Le Virement CH est une transaction particuli re ment conomique et simple a2 6 Virement postal Euro avec ref Abr viation Euro Ref Compte de d bit Compte postal uniquement Usage s agit en g n ral d un bulletin imprim que vous avez recu par poste avec une facture La seule diff rence par rapport un bulletin oran ge standard est la monnaie qui est l Euro
44. ques offertes par le logiciel Champ M mo Ce champ vous permet d ajouter chaque paie ment une note qui ne sera pas transmise au destinataire du paiement Ceci peut tre utile pour ajouter une indication lorsque le champ Communication n existe pas dans le masque Champs comptables Ces champs vous permettent de saisir les donn es n cessaires l export des paiements effectu s vers votre comptabilit Le remplissage doit tre con forme votre plan comptable S lection du type de paiement La s lection du type de paiement s effectue par un click sur l icone correspondante dans la barre d outils ou parla commande Menu Saisie Nouveau paiement Des raccourcis clavier sont associ s aux 4 types de paiements les plus courants Les pr f rences vous permettent d optimiser vo tre barre d outils afin de n avoir sous les yeux que les types de paiements que vous utilisez le plus couramment 19 MacPay utilise des conventions graphiques claires dans ses icones pour vous permettre de choisir rapidement le type de paiement appropri L e La couleur de fond des icones correspond soit au bulletin que vous avez sous les yeux rouge ou orange soit au type de compte que vous pouvez d biter fond jaune pour les transactions possibles partir d un compte postal fond gris pour celles qui ne sont possibles que de puis un compte bancaire Le Virement CH fait exception car il peut tre d bit des d
45. re comptable uniquement Cr ation du fichier et statut Une fois le format d termin l export lui m me peut se faire sur l ensemble des paiements ou sur n importe quelle s lection de paiements Afin de vous viter un double export MacPay af fecte un statut Export aux paiements apr s cr a tion du fichier Ce statut emp che le paiement d tre export une seconde fois et de g n rer des critures doubles dans votre comptabilit Si vous exportez vos paiements intervalle r gu lier vous pouvez en toute s curit choisir Tous et Exporter Seuls les paiements qui n ont pas encore t export s et qui ne sont marqu s comme re fus s seront contenus dans le fichier Le paiement peut tre rendu exportable nou veau au moyen de la commande R tablir le statut Exportable du Menu Archives MacPay poss de deux types d impression diff rents une impression rapide de travail pour toutes les listes etune impression plus compl te pour les ordres de paiements qui permet une comparaison rapide avec les avis de d bit envoy s par Yellownet ou les banques R glage des formats d impression MacPay pr r gle votre impression en format A4 Les r glages sp cifiques votre imprimante s appliquent sous r serve qu ils ne modifient pas fondamentalement la surface accord e MacPay Selon les cas vos r glages risquent d tre inactifs ou alors de tronquer la surface imprim e Imprimer une fen tre en
46. rmet de s lectionner plus facile ment une date pr cise en visualisant les week ends Contr le et formatage des num ros de r f rence MacPay formate automatiquement les num ros de r f rence pour une meilleure lisibilit Lorsque c est possible il effectue les contr les de coh rence et si gnale les saisies erron es Communications Les retours de lignes dans le champ des communi cations doivent se faire au moyen des touches alt return Nom du destinataire Le Destinataire est le nom interne utilis par MacPay pour distinguer vos diff rents paiements Il peut tre conforme au nom du b n ficiaire du paiement par d faut ou diff rent lorsque vous avez besoin de diff rencier des paiements dont le b n ficiaire est identique Cette option est tr s utile pour certaines factures comme celles de votre op rateur t l phoni que ou de compagnies d assurances dans lesquelles vous d tenez plusieurs polices Prenons l exemple d une facture Swisscom la diff rence entre vos dif f rents abonnements ne se fait que dans le num ro de r f rence et n est donc pas visible dans le b n ficiaire ou les communications En vous offrant la possibilit de nommer vos destinataires de mani re libre et explicite Swisscom Portable Swisscom Fixnet gt etc MacPay vous permet de les retrouver ais ment lorsque vous les rappelez de les distinguer facilement dans vos archives et de profiter pleine ment des statisti
47. s n avez rien modifier Nommer sp cifiquement le destinataire permet de distinguer facilement des b n ficiaires en ap parence identiques mais en fait distincts Prenons un exemple Vous poss dez deux abonnements Swisscom un pour votre ligne fixe l autre pour votre portable Le b n ficiaire du paiement est dans les deux cas Swisscom En utilisant la rubrique Destinataire vous pouvez leur attribuer les noms de Swisscom Fixnet et Swisscom Mobile ou utiliser toute autre appellation qui vous est propre Cette distinction est visible dans le tiroir des destinataires et dans toutes les listes du logiciel Vous pouvez aussi utiliser cette fonction lorsque le b n ficiaire dispose de plusieurs relations ban Caires M moriser un destinataire Pour m moriser un destinataire MacPay vous offre quatre possibilit s distinctes Hormis la premi re elles sont toutes disponibles dans la liste de saisie et dans les archives Vous pouvez donc proc der la m morisation en cours de saisie ou apr s coup pendant la consultation de vos archives Glisser D poser Vous s lectionnez un paiement dans la liste de saisie et vous le glissez dans le tiroir des destinatai res soit dans la partie inf rieure soit directement dans un groupe voir ci contre Cr er et attribuer des groupes Barre d outils Vous s lectionnez un paiement et vous cliquez ensuite sur l icone M moriser de la barre d outils Si l icone n est pas vis
48. spondre au bulletin imprim pour ce qui concerne les paiements sur un compte bancaire Le quatri me bloc Donn es non transmises 4 est enti rement consacr votre gestion personnelle des paiements Aides options et contr le de saisie tous les masques MacPay int gre de nombreuses fonctions desti n es raccourcir votre saisie et la rendre aussi s re que possible Les fonctions g n rales pr sent es ici sont valables pour tous les masques Compte d biter Chaque masque de saisie d bute par un menu local permettant de choisir le compte de d bit Ce choix est optionnel et modifiable en tout temps Vous pouvez ais ment d finir un compte de d bit par d faut Menu MacPay Pr f rences ou choisir un compte de d bit pour un groupe de paiements a la fin de votre saisie en s lectionnant la liste et en appliquant la commande Menu Saisie D biter le compte Vous pouvez enfin d biter ou modifier le compte de d bit par le menu contextuel ctrl Click accessible sur chaque ligne de paiement de la liste Dans tous les cas le choix du compte d biter comprend un m canisme de contr le qui vous em p che de d biter un compte d une prestation non support e Si vous travaillez avec des comptes pos taux et bancaires cette option est importante 18 Champs optionnels Les champs qui ne sont pas requis par le syst me de trafic des paiements pour l ex cution d une transaction sont toujours pr sent s
49. t te de ligne par une icone gris p le 9 I ne vous reste alors qu s lectionner ceux que vous voulez effectivement transf rer En effet vous pouvez d cider de saisir vos paiements en avance et les stocker pour d bit futur dans votre liste de saisie Pour choisir les paiements transf rer effectuez une s lection dans la liste et alternativement Utilisez la commande Valider pour transfert du Menu Saisie Cliquez sur l icone Valider de la barre d outil Effectuez un alt click sur une des lignes s lec tionn es Effectuez un ctrl click et choisissez Validez pour transfert dans le menu contextuel Dans tous les cas l cone des paiements doit passer au vert symbole des paiements transf rer 29 Pr visualiser le fichier de transfert Une fois les paiements s lectionn s pour le trans fert vous lancez la cr ation du fichier par un clic sur l icone Transfert de la barre d outils ou par com mande Cr er le fichier de transfert du Menu Saisie Une zone de dialogue souvre et vous indique alors quels fichiers seront cr s pour quels comptes En s lectionnant un fichier vous pouvez activer la pr visualisation qui vous montre de mani re fid le le contenu exact du fichier transmettre Les mulier s Pia e parado mgcumi romae Pda ra ma F a a E rs Ramos is Pitra e rum e den morto pao mar mm des E e Jum han v a 4 panhia Cr
50. taires s lectionn s dans la liste de saisie Menu Le Menu Destinataires vous permet d activer le destinataire s lectionn dans la liste 28 Activer un groupe Les commandes d activation valables pour un destinataire individuel sont aussi utilisables sur les groupes Vous pouvez ainsi d un simple glis ser d poser activer tous vos paiements mensuels par exemple Difficile de faire plus rapide pour une session de paiements normale Activer par lecture optique La derni re m thode d activation est la lecture optique En effet MacPay recherchant automati quement dans vos destinataires ceux qui corres pondent la lecture effectu e cette derni re peut tre consid r e comme une m thode d activation sp cifique Tous les d tails de ce fonctionnement se trouvent dans le chapitre Saisir un paiement op tiquement pages 17 18 CR ER UN FICHIER ET LE TRANSF RER Une fois la saisie de vos paiements effectu e reste les transf rer la banque ou sur Yellownet afin de terminer l op ration MacPay ne prend pas en char ge le transfert proprement dit qui est assur par le biais de votre navigateur Internet mais pr pare pour le transfert les fichiers normalis s DTA pour la banque et les fichiers EZAG pour Yellownet Pr parer le transfert Les paiements susceptibles d tre transf r s sont tous ceux dont les donn es indispensables l ex cution du paiement sont saisies Ces paiements sont identifi s en
51. tatistiques par ordres En cliquant sur le bouton radio Ordres l inspecteur affichera le Top 10 de vos ordres de paiements par ordre d croissant Ce tableau vous permet de voir vos ordres les plus lev s dans l ann e Statistiques par comptes d bit s En cliquant sur le troisi me bouton radio Comptes d bit s l inspecteur vous montre par un graphique type camembert la proportion de paiements effectu s depuis vos diff rents comptes Statistiques par groupes En cliquant sur le bouton radio Groupes l ins pecteur vous affiche un autre graphique type camembert qui vous montre la proportion de chacun de vos groupes par rapport la totalit de vos d penses depuis le d but de l ann e Statistiques par destinataires En cliquant sur le bouton destinataires MacPay X 3 5 vous affiche un tableau Top 10 gt destinataires Vous pouvez de cette mani re savoir tr s rapide ment qui vous donnez le plus d argent Exporter vos graphiques Vous pouvez exporter tr s simplement vos gra phiques en effectuant un glisser d poser sur le bureau MacPay X 3 5 exporte votre graphique en format pdf que vous pouvez importer dans la majorit des traitements de texte et autres appli cations de pr sentation EXPORTER VERS VOTRE COMPTABILIT 5i vous utilisez une comptabilit MacPay vous per met d exporter des critures directement dans le format exig par la fonction d importation de votre progr
52. tions relatives la saisie sont bien enten du absentes de cette fen tre l exception de la fonction M moriser icone de la barre d outil qui vous permet de m moriser un paiement que vous n auriez pas enregistr en cours de saisie Jam en ons PU BER PEER AA L ane dm EI F Kim FEE ess FJ ue nr mms FL SEU Ki Pis C EEE ie Momus HE EI HEE LE E ue LA Re HHH PL EA Hi EN ILE ui amsa win Bman ck E mica mm om LE arra emper Ll arme Hm mie amam m m E ma m rir c 5 52802 20 Er RES remm Ea DG Lt ji ZA D Nm kx Z ELE L BE B Pr s lections pr programm es Le tiroir des Pr s lections pr programm es tous ordres comptes groupes destinataires met l ana lyse de vos paiements effectu s un seul clic de la r alit Lorsque vous cliquez sur l une des Pr s lections MacPay affiche dans la liste vos ordres de paie ments comptes param tr s groupes ou destina taires Choisissez celui qui vous int resse et vous obtiendrez l affichage imm diat de tous les paie ments effectu s appartenant cette s lection Gr ce au total affich en permanence par MacPay dans la zone d information de la fen tre vous savez imm diatement combien vous avez d pens dans la cat gorie vacances quel volume d
53. ues cran de MacPay ont ainsi t adap t s avec quelques variations par rapport aux bul letins standards orange et rouge afin de permettre une harmonisation g n rale de la saisie en quatre zones distinctes les indications relatives au des tinataire les donn es du paiement proprement dit les indications techniques du trafic des paie ments et enfin les donn es de gestion internes MacPay En premier lieu regroup es sous l en t te En fa 2 veur de 1 figurent les indications relatives au CH destinataire c est dire toutes les donn es qui ini permettent de l identifier y compris son num ro de compte bancaire ventuel Ces donn es sont g n ralement fixes et ne n cessitent qu une saisie initiale Le second bloc D tails du virement 2 comprend les indications de paiement en g n ral variables d un paiement l autre comme le montant la date d ex cution et le cas ch ant le num ro de r f rence D nn es n n Iransmises 4 Le troisi me bloc Par l interm diaire de 3 com un sss prend les indications techniques n cessaires bonne ex cution des paiements Ces indications peuvent tre simples ou complexes selon le type de paiement Le d placement de ce bloc de don n es en bas de bulletin permet de mieux tenir compte de la variation de longueur des indica tions techniques le d savantage initial de ne 17 pas corre
54. um le temps de saisie par le stockage performant des destinataires Nous verrons dans le chapitre con sacr aux archives comment retrouver rapidement tous vos petits La m morisation ne concerne que les paiements que vous souhaitez refaire ult rieurement Il s agit d un processus diff rent de l archivage des paiements effectu s qui lui est automatique En d autres termes MacPay garde dans ses archives une trace de tous vos paiements pr alables que ceux ci fassent partie de vos destinataires courants Ou non Paiements b n ficiaires et destinataires l architecture de stockage de MacPay est bas e sur la notion de Destinataire information interne au programme par opposition celle de b n ficiaire information officielle dans le trafic des paiements Ainsi lorsque vous m morisez un paiement dans MacPay la cl qui vous permet de le rappeler ul t rieurement est le nom du Destinataire Lorsque vous saisissez un paiement le premier bloc de donn es contient les informations rela tives au B n ficiaire du paiement son nom son adresse et son num ro de compte MacPay pro 25 pose au bas du bulletin un champ suppl mentaire non transmis intitul Destinataire C est dans ce champ que vous d ciderez quel nom vous sou haitez donner votre paiement m moris Pour plus de commodit MacPay reporte initialement le nom du B n ficiaire dans le champ Destinataire car ils sont souvent identiques Dans ce cas vou
55. vez utiliser les groupes plut t en fonction de vos besoins de saisie voir Activer un groupe page 22 ou alors en fonction de vos besoins d analyse dans les archi ves voir pages 27 28 le chapitre concernant les Archives Voici quelques exemples Strat gie de saisie Paiements mensuels Salaires Frais fixes etc Strat gie d analyse Th mes Vacances Logement Voiture etc D tenteur Utilisateur A B C etc 26 Dans tous les cas vous pouvez modifier en tout temps les groupes passer un destinataire d un groupe un autre et attribuer un destinataire plus d un groupe Modifier vos destinataires Vos destinataires m moris s peuvent tre modifi s en tout temps depuis le tiroir des destinataires Supprimer S lectionner le destinataire dans la liste et cliquez sur le bouton Suppr destinataire en bas de la liste Si vous avez s lectionn un destinataire l int rieur d un groupe il sera supprim du groupe unique ment Si vous le supprimez apr s avoir s lectionn Tous il sera supprim de la liste principale et des groupes simultan ment Renommer Vous pouvez renommer un destinataire par un double clic sur son nom dans la liste Le nom passe en mode dition et vous pouvez alors effectuer les changements n cessaires Modifier D posez le destinataire dans la liste de saisie afin d en faire afficher le masque complet effectuez les modifications souhait es et m morisez
56. y peuvent tre d plac es et redimensionn es librement au moyen de la souris En outre le Menu Param tres Colonnes permet de choisir les colonnes afficher ou supprimer selon les cas Les colonnes qui ne figurent pas dans ce menu sont celles qui sont indispensables au bon 16 fonctionnement du logiciel et ne peuvent donc pas tre supprim es de l affichage Palette des archives MacPay utilise cet espace pour donner quelques indications compl mentaires sur le logiciel mais vous pouvez sans autre remplacer l image qui s y trouve en glissant sa place n importe quel fichier graphique se trouvant sur votre disque dur Une photo de vacances de votre fiduciaire ou de votre banquier votre imagination est la seule limite Si votre image n est pas accept e veuillez la conver tir en un format graphique courant tel jpg gif tif pdf etc Bien que fid le l analogie entre bulletins papier et saisie cran MacPay X introduit quelques changements dans le but de faciliter la saisie des paiements peu courants tels que les ordres de vire ment tranger qui ne font jamais l objet d un envoi postal Les bulletins papier ne sont pas toujours tr s coh rents et ne repr sentent plus que 4 5 transactions sur les 14 que supportent un logiciel comme MacPay Et il est certain que l avenir tend plut t vers la disparition g n rale des supports papier SAISIR UN PAIEMENT MANUELLEMENT Principes g n raux de saisie Les masq
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