manuel d`utilisation - super utilisateur
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1. Institui de recherch pour le d veloppement MANUEL D UTILISATION IRD DEMANDE BUDGETAIRE Pour les terminologies et la description des profils utilisateurs voir le glossaire L organisation de ce document suit le cycle du d p t des fichiers dans le cadre de la demande budg taire 1 Des structures du si ge DP DF et DEI pr remplissent des fichiers l intention de toutes les structures de l IRD et r digent des notes expliquant comment remplir ces fichiers puis les mettent disposition sur le site intranet D p t et V rification fichiers sources 2 Les structures r pondantes retirent sur le site ces fichiers sources pour les renseigner puis apr s les avoir rempli les d posent sur le site D p t des dossiers par les SR 3 Les structures du si ge suivent le d p t de ces fichiers remplis puis les exploitent Suivi du d p t des dossiers 4 Une quatri me partie d crit le r le et les crans propres l administrateur de l application DEPOT DES FICHIERS SOURCES ET DES NOTES EXPLICATIVES PAR LES STRUCTURES PROPRIETAIRES 1 1 DEPOT ET VERIFICATION FICHIERS SOURCES Les fichiers sources sont les fichiers pr remplis l intention des diff rentes SR chacun leur tant donc sp cifique L cran ci dessous sert s assurer que les fichiers d pos s par l interm diaire de l explorateur Windows voir page suivante et Annexe1 ont bien trouv le r pertoire leur correspondant nom de la2. L Poste de travail Fichier Edition Affichage Favoris Outils Connecter un lecteur r seau Q Pr c dente 4 D connecter un lecteur r seau Adresse 4 Poste de travail Synchroniser bodies SE Nom Options des dossiers Tyl E Bureau Lecteurs de disques dur Mes documents A l 4 Poste de travail ue ci Dis 9 Favoris r seau Data D Disc z Corbeil F 4 f defaut P riph riques utilisant des supports amovibles vdgierj defau B Raccourcis Bureau nor 2 Lecteur DVD RW E Lec D G sabatier lt Lecteur DVD RW F re Lecteurs r seau SP atdsf sur Asficidsf A Lec Et mt mie anma 1 1 meret f ittan 2 Une fen tre s ouvre choisir ouvrir une session de stockage en ligne voir fl che Poste de travail Fichier Edition Affichage Favoris Outils Q Pr c dente oJ oi Rechercher ls Dossiers E Adresse Connecter un lecteur r seau Dossiers B Bureau Windows vous permet de vous connecter un dossier r seau partag et B Mes d assigner une lettre la connexion afin d acc der ce dossier depuis le W Post Poste de travail i T 2 t P i a a 3 Favg Sp cifiez la lettre d signant le lecteur et le dossier auxquels vous souhaitez Corb vous connecter E 2vdg Lecteur W x Racd m amp O saba Dossier ml Exemple iserveur partage Se reconnecter l ouverture de session
3. J 2007 Fichier Edition Affichage Favoris Outils Q Pr c dente z D B JO Rechercher gt Dossiers EN dresse https fjintranet ird fr demande budgetaire archives 2007 Nom Adresse Internet Taille Type Gestion du dossier C2cE000 https intranet ird fr demande budgetaire Dossier i Pense cel AANT CF000 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier O CI caooo https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier 5 DR Er C2 cr000 https lintranet ird fr demande budgetaire Dossier A Copier cet l ment C c00 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier X Supprimer cet l ment CLO00 https fintranet ird fr demande budaetairef Dossier conog https intranet ird fr demande budgetairej Dossier CP000 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier Autres emplacements CQ000 https fintranet ird fr demande budaetairef Dossier Demande budg taire CRO0O0 https lintranet ird fr demande budgetaire Dossier B Mes documents DA000 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier HES D000 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier LE Favoris r seau CI0c000 https lintranet ird fr demande budgetaire Dossier DEI https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier DF https lintranet ird fr demande budgetaire Dossier DIC https intranet ird fr demande budgetairej Dossier J DME https jintranet ird
4. SR destinatrice du document correctement reconnu dans le nom du fichier Ce mode de d p t permet de filtrer automatiquement les fichiers quand une SR se connecte l application elle ne voit que les fichiers qui lui sont destin s w oO Je souhaite tre inform par mail du d pot des fichiers DF V rification Fichiers Sources ee N irection des Finances Suivi d p t des dossiers Notes Explicatives V rification de la nomenclature des fichiers sources stock s par le webdav HOM FICHIER UR d tect e Date ETAT Action expat_ur002 xls R002 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur003 xls R003 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur008 xls ROOS 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur010 xls R010 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur012 xls R012 07 05 2007 Structure INEXISTANTE Supprimer expat_ur013 xls R013 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur016 xls R016 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur022 xls R022 07 05 2007 Structure INEXISTANTE Supprimer expat_ur023 xls R023 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur024 xls RO24 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur029 xls RO29 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur032 xls R032 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur040 xls R040 07 05 2007 Structure INEXISTANTE Supprimer expat_ur047 xls RO47 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur050 xls RO50 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur055 xls R055 07 05 2007 OK Supprimer expat_ur058 xls RO58 07 05 2007 Structure INEXISTANTE Supprimer Page d affichage des fichiers sources destin s au profil connect
5. Se connecter sous un nom d utilisateur diff rent seau Ouvrir une session de stockage en ligne ou se connecter un bseau serveur reseau seau seau lt Pr c dent Terminer seau fseau SP Rapports_representants_URUS_2006 sur Actuel Serveur de FIC asfic R Lecteur r seau SP serviceDSI sur Actuel Serveur de FIC asfic 5 Lecteur r seau 3 Cliquez sur suivant pour les 2 fen tres qui vont s ouvrir successivement 4 Taper l adresse suivante puis cliquez sur suivant https intranet ird fr demande budgetaire archives 1 mot de passe peut vous tre demand il s agit du mot du nom et mot de passe vous servant vous connecter le matin sur votre poste de travail donc sur le r seau de l IRD 5 Saisissez un nom pour votre lien Demande budg taire par exemple puis cliquez sur suivant Assistant Ajout d un Favori r seau Quel nom voulez vous attribuer cet emplacement x Cr ez un nom pour ce raccourci qui vous aidera identifier cet emplacement r seau https intranet ird fr demande budgetaire archives Entrez un nom pour ce Favori r seau Demande budg taire 6 Cliquer sur Terminer Une fen tre va s ouvrir avec les r pertoires des ann es de d p t En allant dans l ann e en cours 2007 par exemple vous aurez acc s aux r pertoires ou vous pouvez d poser les fichiers en masse Pour la DF par exemple dans le sch ma ci dessous voir fl che
6. dela Direction aux Relations Internationales DRI dela Direction l Outre Mer DOM D l gation la programmation scientifique et l action r gionale DPR B Structures r pondantes SR Ce sont toutes les structures de l IRD g rant un budget et remplissant les fichiers demand s par les SP dans le cadre de la demande budg taire les unit s de recherche les centres les repr sentations les structures centrales si ge 2 Description des fichiers Fichier source Fichier pr rempli par une structure propri taire pour une structure r pondante donn e Fichier r ponse Fichier renseign par une structure r pondante donn e partir d un fichier source ou d un formulaire g n rique commun toutes les structures r pondantes Dossier ensemble des fichiers r ponses d pos par une structure r pondante 3 Gestion de groupes d utilisateurs Apr s authentification du ou des gestionnaire s d sign s au sein de la structure celui ceux ci acc dera ont directement au r pertoire pour lequel des droits de lecture et ou d criture ont t donn s _L authentification des utilisateurs est faite selon l annuaire LDAP de l TRD Pour pouvoir acc der l application un utilisateur doit tre d clar comme appartenant une structure Les d clarations des utilisateurs se font par l administrateur du site Les droits sur les fichiers lecture criture suppression sont donn s
7. fr demande budgetaire Dossier DP https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier DRI https flintranet ird fr demande budgetaire Dossier DRY httos Jintranet ird fr idemande budaetaire Dossier 7 Vous pourrez ensuite retrouver ce r pertoire via votre explorateur Windows dans Favoris r seaux L Demande budg taire Fichier Edition Affichage Favoris Outils Q Pr c dente 7 P Rechercher EE Dossiers dresse G https fintranet ird fr demande budgetaire archives Dossiers x Nom s Adresse Internet Taille Type Ej Bureau 2006 https fjintranet ir Dossier Mes documents C2 2007 https fjintranet ir Dossier T 3 Poste de travail hebergement https ffintranet ir 82 Octets Docum Favoris r seau https ffintranet ir 6 0Ko Fichier 6 archives sur intranet ird fr E 2 Bureautique sur Actuel Server L Demande budg taire 1 2006 2 2007 rar FA re CE 1 i rre Moc
8. ligne par ligne dans le fichier viter les lignes vides DESCRIPTION DES FONCTIONS ADMINISTRATEURS 1 Gestion des profils Les utilisateurs sont reconnus dans l application par rapport leur profil de connexion a G rer administrer les structures r pondantes SR Dans cette partie sont d finis les noms des diff rentes structures r pondantes profils indispensables au bon fonctionnement de l application Les profils servent d finir les sch mas des vues et des droits pour les utilisateurs qui seront amen s se connecter l application 2 champs les caract risent la r f rence servant cr er le r pertoire dans les archives et un libell facultatif En cliquant sur mettre jour les r pertoires dans archives sont automatiquement cr s en fonction de la r f rence et de l ann e s lectionn e b G rer administrer les structures propri taires SP D finition des noms des diff rentes structures demandeuses et utilisatrices dont le r le sera de d poser les documents sources puis d avoir le retour des d p ts des fichiers r ponses Une case cocher VUE UR permet de d finir si la structure propri taire la possibilit de voir TOUS les fichiers d pos s par une structure r pondante ind pendamment des droits d finies dans Administration des droits et des vues En cliquant sur mettre jour les r pertoires dans archives sont automatiquement cr s en fonction de la
9. r f rence et de l ann e s lectionn e 2 Gestion des utilisateurs Un utilisateur doit absolument appartenir au LDAP pour pouvoir se connecter l application et il doit tre import dans l application pour pouvoir en utiliser les fonctionnalit s Seule une partie des utilisateurs du LDAP est import e dans la gestion de l application Cette importation est faite manuellement et facilit e par un moteur de recherche sur le login et le nom de la personne importer il est possible d utiliser les caract res sp ciaux de recherche LDAP tels que le Un ab c daire ayant comme crit re la premi re lettre du login ou du nom permet de ressortir toutes les correspondances LDAP et de voir s ils sont import s dans l application Un lien sur le nombre d utilisateurs import s affiche la liste des personnes pr sentes dans l application plus rapide car pas de recherche LDAP crois e C est ce stade que l on attribue chaque personne un profil de connexion liste r cup r e depuis la gestion des profils 3 Administrer les droits et les vues Cette page regroupe les 2 types de gestion de droits qui sont les droits de SP SP en lecture criture suppression et les droits de vue totale SP SR Tableau n 1 La liste des SP est r cup r e automatiquement depuis la Gestion des profils gt et un simple syst me de case cocher permet d activer d sactiver les droits Tableau n 2 La liste des SP et des SR es
10. Classement par date DF gt D poser un fichier Date 29 05 2007 expat_us166 xls Lire Supprimer s166 xls Lire Supprimer Date 29 05 2007 DP Parcourir gt D poser un fichier pers1i xls Lire Supprimer Date 29 05 2007 Vue pour l US166 1 Mes fichiers d pos s Page d affichage des fichiers r ponses les fichiers sont d pos s par SP et apparaissent avec la date de d p t 2 Fichiers sources Page d affichage des fichiers sources destin s au profil connect Ici figurent les fichiers d pos s par les SP et dont la r f rence de la SR connect e appara t dans le nom du fichier 3 Notes explicatives Page d affichage des fichiers d pos s par les SP dans la partie Notes explicatives 3 SUIVI DU DEPOT DES DOSSIERS Dans l exemple ci dessous est montr e la vue qu a la DF sur les fichiers d pos s par les structures r pondantes Droits de lecture sur les fichiers de la DP et lecture suppression sur les siennes lgl Je souhaite tre inform par mail du d pot des fichiers DF Direction des Finances Suivi d p t des dossiers CREER CS gt Classement des fichiers par date de d p t V rificsion Fichiers Sources DP 122 persi xls Date 29 05 2007 Lire 5166 pers1 xls Date 29 05 2007 Lire C1000 pers1 xls Date 29 05 2007 Lire DF 5122 s122xIs Date 29 05 2007 Lire Supprimer 5166 s166 xls TIEN Date 29 05 2007 Lire Supprimer 5166 expat_us166 xls
11. Si en face d un fichier se trouve la mention Structure inexistante c est que l application n a pas reconnu dans le nom du fichier une structure d clar e dans l application un fichier l intention de unit de service 166 doit contenir la cha ne de caract re S166 Dans ce cas v rifiez que la codification employ e pour nommer le fichier correspond bien une codification existante si tel est le cas contactez l administrateur de l application afin de compl ter la v rification de d claration puis ventuellement de proc der sa d claration Les fichiers ne doivent pas comporter d espace ou de blancs et vitez les noms trop longs plus de 40 caract res ainsi que les accents Pour plus de commodit s afin d viter de devoir d poser 1 par 1 les fichiers sources sur le site intranet ceux ci peuvent tre d pos s en masse via l explorateur Windows par simple gliss d pos dans le r pertoire archives gt ann e correspondante gt nom de la structure Pour avoir acc s cette solution voir l Annexe 1 Ainsi si vous souhaitez d poser en une seule fois tous les fichiers sources pr remplis par la Direction des Finances dans le cadre la demande budg taire 2007 vous pourrez le faire par l explorateur Windows en les faisant glisser dans le sous r pertoire PF du r pertoire 2007 DP pour la Direction des personnels et DET pour la Direction Evaluation et Andicateurs J
12. TNT Date 29 05 2007 Lire Supprimer R023 r023 xls Date 07 05 2007 lire Supprimer Vue pour la DF Les fichiers sont d pp s par SP et apparaissent avec la date de d p t En cochant la case je souhaite tre inform par mail chaque d p t de fichier sur lequel vous avez des droits donnera lieu un envoi de mail sur votre bo te mail Une tiquette WE appara t durant les 2 1 rs jours du d p t du fichier afin d identifier facilement les derniers d pos s 4 LE ROLE ADMINISTRATEUR L administrateur de l application a pour fonction de d finir toutes les bases de fonctionnement profil de connexions noms des structures etc d importer les utilisateurs depuis le LDAP et les droits de gestion entre les diff rentes entit s e D claration des structures demandeuses r pondantes utilisatrices du syst me e Le syst me de droits entre elles Lecture Ecriture Suppression e _L importation depuis le LDAP des personnes devant utiliser l application Les administrateurs peuvent changer de profil de connexion pour ainsi visualiser les crans de chaque profil et tre connect avec les m mes droits que ceux attribu s aux profils Les administrateurs sont d clar s par leur login du LDAP dans un fichier texte admin txt se trouvant dans le r pertoire admin la racine du dossier du site modifier soit par ftp ou directement sur le serveur pour rajouter supprimer des logins Ils sont indiquer
13. Z00 Fichier Edition Affichage Favoris Outils za F Q Pr c dente P E A Rechercher gt Dossiers idresse C https intranet ird fr demande budgetaire archives 2007 a Nom Adresse Internet Taille Type Moc Gestion du dossier CI cE000 https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier errr roai nce C cFooo https fintranst rd fr demande budgetaira i Pos AA AS CI caooo https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier E ee cer Aeman Ci cr000 https intranet ird fr demande budgetaire Dossier A Copier cet l ment C c00 https intranet ird fr demande budgetaire Dossier X Supprimer cet l ment Ca cooo https fintranet ird fr demande budgetaire Dossier CO00 https intranet ird fr demande budgetaire Dossier https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier Autres emplacements https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier amp Demande budg taire netps jjintranetiird fr demande nudgetairej posers B Mes document https iiintranet ird fr damande budg taire P Dosser A ve https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier g Favoris r seau https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier DIC https intranet ird fr demande budgetaire Dossier DME https jintranet ird fr demande budgetaire Do
14. par structure et l utilisateur h rite des droits de la structure sur laquelle il est d clar Un utilisateur ne peut tre d clar que sur une et une seul structure ANNEXE 1 DEPOT DES FICHIERS SOURCES PAR L EXPLORATEUR WINDOWS Le protocole qui suit sert pouvoir d poser plusieurs fichiers la fois par l explorateur Windows ceci afin d viter de les d poser 1 par 1 sur le site intranet Ce protocole permet de vous donner acc s aux r pertoires de l application DF DP ou DEI Vous pourrez alors y d poser les fichiers pr remplis l intention des structures de l IRD par simple glisser d poser Si le nom du fichier contient le nom de la structure comme d clar sur le site intranet il sera automatiquement plac dans le r pertoire ad quat Avant toute op ration faites la demande aupr s de l administrateur du site de vous d clarer dans le cadre de ce protocole Le bon d roul de cette op ration peut tre v rifi via l onglet v rification des fichiers sources Ex L unit UR002 est d clar sur le site avec le code RO02 Son fichier de demande d expatriation s appelle expat r002 et est d pos via l explorateur Windows dans le r pertoire DF Celui ci est reconnu par l application et plac sans le r pertoire propre l Unit R002 qui pourra y acc der 1 A partir de l explorateur Windows dans le menu outils choisir connecter un lecteur r seau
15. ssier DP https jintranet ird fr demande budgetaire Dossier DRI https intranet ird fr demande budgetaire Dossier DRY httos fintranet ird fr demande budaetaire Dossier 12 DEPOT DES NOTES EXPLICATIVES w o Je souhaite tre inform par mail du d pot des fichiers Jerome Sabatier DP Notes Ex P licatives Direction des Personnels Suivi d p t des dossiers CE V rification Fichiers Sources gt Hotes Explicatives gt D poser un fichier DP formation doc Lire Supprimer formationrepresentations doc Lire Supprimer profils doc Lire Supprimer Page d affichage des fichiers d pos s par les SP dans la partie Notes explicatives Pour chaque structure propri taire SP il est possible de mettre disposition de toutes les structures r pondantes SR des documents identiques pour toutes ces structures ce sont des documents d crivant les mani res de renseigner les fichiers sources notes explicatives Un document d pos cet endroit sera donc visible par toutes les SR 2 DEPOT DES DOSSIERS PAR LES STRUCTURES REPONDANTES En fonction des droits d finis dans la partie administrative sont affich s par SP puis par SR la liste des fichiers r ponses d pos s par les SR par ordre chronologique Demandes budg taires 5166 ROSELT Mes fichiers d pos s S166 Attention tout fichier d pos remplace le pr c dent de m me nom gt Classement par SP gt
16. t r cup r e automatiquement depuis la Gestion des profils gt un tableau crois est g n r pour permettre de donner des droits totaux SP SR Ces s lections vont d finir quels fichiers pourront voir une personne qui se connecte avec un profil SP Ex DM DF DIC 4 D claration d un allowed service Afin de pouvoir utiliser le protocole Webdav permettant de g rer les fichiers via l explorateur Windows un nouvel utilisateur d une SP doit tre d clar aupr s du SIL du si ge sil paris rt ird fr En faire la demande sous cette forme Pouvez vous ajouter la valeur intranet ird demande budgetaire archives webdav au champ allowedService pour le login utilisateur Cela lui permettra d acc der au partage WEBDAV de l application de la demande budg taire GLOSSAIRE 1 Description des structures A les structures propri taires SP Les fichiers d pos s dans le cadre de la demande budg taire manent de 3 structures d crites comme structures propri taires la Direction des finances DF la Direction des personnels DP la Direction Evaluation et Indicateurs DEI les fichiers remplis sont utilis es par 9 structures d crites comme structures utilisatrices les 3 structures propri taires compl t es des 3 d partements de recherche D partement Soci t et Sant DSS D partement Ressources Vivantes DRV D partement Milieux et Environnements DME
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