Manuel de la base SIMPA
Contents
1. Suivi 2010 Mesure en cours saisie des informations 2010 sur l tat d avancement Etat 2010 Mesure en cours tat valid 2010 pour consultation Suivi 2011 Mesure en cours saisie des informations 2011 sur l tat d avancement Etat 2011 Mesure en cours tat valid 2010 pour consultation Suivi 2012 Mesure en cours saisie des informations 2011 sur l tat d avancement Etat 2012 Mesure en cours tat valid 2012 pour consultation Termin Mesures dont la mise en uvre est termin e Abandonn Mesures abandonn e avant ou en cours de mise en oeuvre En italique Cr ation d un fiche de mesure de d cision ou de suivi www vd ch acteurs_simpa 021 316 25 66 simpa vd ch 6 Droits d acc s et principes de visilibilit e Droit d acc s gt Les droits d acc s sont de deux ordres droit en criture pour les personnes habilit es cr er et modifier les fiches droit en lecture pour les personnes autoris es consulter les fiches Les fiches ne sont modifiables que par les r dacteurs du service concern ou selon le statut par les r dacteurs du d partement personnes autoris es en d l gation du CD Les demandes d autorisation peuvent tre adress es UCA par le chef de service Les collaborateurs des SG autoris s disposent de droits tendus validation pour les r dacteurs visibilit des mesures confidentielles du d partement pour les lecteurs Seule un nombre restreint de personnes a acc2. O SD s s gt Simplification de l Administration oO DEMARCHE DE SIMPLIFICATION DE L ADMINISTRATION CANTONALE VAUDOISE MANUEL D UTILISATION DE LA BASE SIMPA Base de donn es Lotus Note pour la documentation des mesures et des d cisions 1 La d marche et la base de donn es 3 La d marche de simplification administrative abr g e d marche SimpA a t initi e par le CE pour r pondre aux attentes multiples des usagers des collaborateurs et des partenaires de ACV Elle poursuit les objectifs suivants gt faciliter et all ger les proc dures administratives des particuliers des entreprises des communes et des autres partenaires institutions organismes parapublics associations subventionn es etc en vue d am liorer leurs relations avec l ACV gt faciliter et rationaliser le travail des collaborateurs de l ACV en vue de contribuer la ma trise des charges Il s agit d une d marche participative qui s appuie sur les propositions des services qui au travers d un projet coordonn b n ficient d un appui pour le lancement de nouveaux projet et d une meilleure visibilit des efforts d ploy s pour moderniser leurs activit s au b n fice des usagers des partenaires des collaborateurs et finalement de l Etat Par ailleurs les services sont soutenus dans leur recherche de pistes de simplification par des groupes de travail th matiques qui sont notamment charg s de la consultation des par
3. criture l ensemble des mesures y compris confidentielle quipe de projet et correspondants des services transver kkkkk www vd ch acteurs_simpa 021 316 25 66 simpa vd ch
4. s en r daction l ensemble des fiches Principes de visibilit gt En examen d opportunit En analyse Valid e CS En validation CD Valid e CD En validation CD CE Valid Non retenue CS CD A archiver supprimer Examen CE En compl ment Adopt e Adopt e avec modif Non retenue CE A archiver supprimer Suivi 2010 2011 2012 Etat 2010 201 1 2012 Les fiches de mesure sont par souci de transparence visibles de toutes les personnes autoris es dans la base l exception des mesures class es confidentielles Pour des raisons de protection d int r ts pr pond rants certaines mesures peuvent exceptionnellement tre class es confidentielles Ces fiches ne seront alors visibles que par des personnes autoris es du service et du d partement DROITS D ACCES POUR L APPLICATION SIMPA Erie Tecra Ecru Lecture xX xK X XX X XX X X xX XX X XX X XX X XX x x X XX xxx x x X X XX XX XX X X xX X X XX XX XX X XX X x X X X x x x X x x pas visible si confidentielle Acc s en criture ou lecture aux mesures du service goupe SIMPA service auteurs ou lecteurs Acc s en criture ou lecture aux mesures du service groupe SIMPA SG dpt auteurs resp lecteurs Acc s en lecture l ensemble des mesures visibles E des goupes service et dpt auteurs ou lecteurs Acc s en lecture l ensemble des mesures y compris confidentielle resp des GT et membres du COPIL et du CE Acc s en
5. Caract ristiques de la mesure Cette rubrique permet de qualitfier le type de mesure 2b Examen d opportunit Ces champs n apparaissent et ne sont requis que pour les mesures provenant des GT ou de la bo te id es Ils permettent au service de se positionner sur la mesure propos e Un changement de statut passage de en examen d opportunit en analyse permettra au service de valider sa prise de 3 Impacts financiers et RH Cette rubrique permet de quantifier les cons quences de la mise en uvre de la mesure et est utile la prise de d cision et pour le suivi de la mesure L utilisation de ces gains de productivit est laiss e la libre appr ciation du service 4 Modifications impacts sur Ces champs offrent au service la possibilit de documenter librement et au cas par cas les implications de la mise en uvre de la mesure 5 Gains Cette section permet de pr senter la finalit de la mesure et les effets attendus au regard des parties prenantes 6 Risques Cette rubrique permet de documenter dans un champs libre les risque li s la mise en uvre de la mesure mais galement de signaler si une analyse sous l angle du d veloppement durable a t r alis e le cas ch ant l analyse peut tre jointe la fiche en la rattachant dans la zone blanche sous le formulaire 7 Liens Cette section permet de signaliser si la mesure a d j t pr vue dans une autre d marche ou de la
6. lier avec d autres mesures corr l es saisies dans la base de donn es SimpA 8 Examen technique Champs r serv l usage de l quipe de projet ou des services transversaux consult s 4 Les fiches de d cision et de suivi e La fiche d cision concerne unique les mesure de comp tence CE Elle est g r e par l quipe de projet et permet de documenter et de communiquer les d cisions et instructions du CE Elle est rattach e la fiche de mesure ce qui permet aux services en la consultant d tre inform s de l volution du processus d cisionnel et de la d cision prise La fiche suivi permet de communiquer l tat d avancement champs obligatoire et les informations li es la mise en uvre de la mesure qui alimenteront le cas ch ant le rapport final sur la d marche Le suivi aura lieu annuellement dans le cadre des directives de bouclement des informations compl mentaires vous seront donn es dans ce cadre www vd ch acteurs_simpa 021 316 25 66 simpa vd ch 5 Le cycle de vie des fiches workflow te La base de donn es permet de g rer le cycle de vie des mesures c est dire les diff rentes phases qui conduiront les mesures de leur condition d id es identifi es celle de mesure d cid e et mise en uvre L volution du statut des diff rentes fiches permet de prendre position sur les mesures propos es de soumettre les mesures retenues validation ou d cision de g rer l ava
7. in mesure J Adopt V _5103Exemple 3 Adopt e d cision El 8 Exemple 3 2012 CE 2e train suivi b 52 SDE impacts rn ds b 54 SAGR h b 56 SEPS RE b 57 SDT ES b 59 SELT B suvi mesures gt DINF Cr ation Fiche suivi E gt DFIRE 3 M Or REE 6 D L F S agissant d une base Lotus Notes les fonctionnalit s de base tels que le rattachement d un document louverture d une fiche par un double clic sa s lection dans une vue par un son impression ou son transfert op rent de la m me mani re que pour les emails Des boutons d action situ s dans la zone grise en haut de la fen tre de visualisation permettent de reclasser les fiches ou de les transmettre par g n ration d un mail www vd ch acteurs_simpa 021 316 25 66 simpa vd ch 3 La fiche de mesure Les fiches de mesures sont soit g n r es par l quipe de projet sur la base des pistes issues de la bo te id e ou des GT soit cr es par les services eux m mes Pour ce faire il faut s lectionner une vue sous Mesures et vous trouverez alors dans la zone grise en haute de la fen tre de droite le bouton NE Nouvelle Mesure La fiche La fiche mesure est compos e de 4 onglets principaux qui permettent au service porteur de la mesure de la renseigner avec les informations utiles pour la prise de d cision d un onglet l usage de l quipe de projet ou des services transversaux et d onglets techniques s cu
8. mpl mentaires ou pour rattacher des fichiers li s la mesure A Modifier Pour modifier une fiche il faut dans tous les cas utiliser le bouton fonction modifier puis une fois les modifications saisies appuyer sur Sf Erregis amp Fermer Enregistrer et fermer Si vous souhaiter transf rer une fiche pour validation ou d cision utiliser le bouton changer de statut et s lectionnez le statut suivant ou pr c dent texte libre B Changer statut www vd ch acteurs_simpa 021 316 25 66 simpa vd ch Les champs Les champs de la fiche mesure doivent tre compl t s afin de fournir aux instances d cisionnelles les informations n cessaires la prise de d cision L explication de chacun des champs qui composent les fiches peut tre obtenue en cliquant sur les points d interrogation bleus situ s la droite du champ concern Les champs n cessitant un commentaire sont sp cifi s ci dessous Origine de la mesure Ces champs de d finition de la source de la mesure sont soit compl t s par l quipe de projet soit g n r s automatiquement la cr ation d une fiche par un service 1 Intitul et descriptif de la mesure L intitul court donne le titre de la mesure Il est fortement recommand mais facultatif de soumettre les diff rents libell s une pr validation du Chef de d partement par exemple en s ance bilat rale ordinaire avant de proc der l analyse 2
9. ncement des travaux et de communiquer les r sultats de la d marche Ainsi en fonction des analyses et des d cisions prises les fiches de mesures de d cision et de suivi volueront au travers des statuts suivants Fiche de mesure r daction quipe de projet ou service consultation personnes autoris es BD SimpA En examen d opportunit Prise de position du service sur l opportunit d une id e issue de la bo te id e ou des GT En analyse Analyse de faisabilit des id es retenues ou propos es par le service Valid e CS D cision de comp tence CS En validation CD Mesure de comp tence CD soumises pour d cision Valid e CD D cision de comp tence CD En validation CD CE Mesure de comp tence CE soumises pour validation Valid Validation du CD pour mesure de comp tence CE Non retenue CS CD Mesure refus e par CS ou CD avec motivation A archiver supprimer Erreur de saisie Fiche de d cision r daction quipe de projet consultation personnes autoris es BD SimpA Examen CE Mesure en attente de d cision CE En compl ment Compl ment fournir par le service la demande du CE Adopt e D cision de comp tence CE Adopt e avec modif D cision de comp tence CE avec modification de la mesure Non retenue CE Mesure refus e par CE avec motivation A archiver supprimer Erreur de saisie Fiche de suivi r daction quipe de projet ou service consultation personnes autoris es BD SimpA
10. rit statut historique qui fournissent des informations sur l tat de la mesure Description impact fin RH Autres impacts Gains risques libell et pr sentation des caract ristiques principales de la mesure effets financiers et RH de la mesure titre indicatif et d cisionnel autres cons quences prendre en compte pour la d cision effets attendus et risques encourus si la mesure est mise en uvre L explication de chacun de ces onglets peut tre obtenue en cliquant sur les points d interrogation jaunes situ s en haut droite de l cran dans le formulaire Boutons d action x Fermer Enregistrer amp Fermer 3 Enregistrer B changer statut a Changer Confidentialit Mesure DFIRE 2010 706 SPEV 706 Service du personnel de l Etat de Vaud 21kb Nouvelle id e Description Impacts fin RH Autres impacts Gains risques Examen techn S curit Classement Statut Historique Explication 4 Modifications impact sur p onglet Les bases l gales et ou r glementaires modifications pr voir articles de loi concern s 2 L organisation processus structures postes A Le syst me d information applications change des donn es etc A Les partenaires communes organismes parapublics etc Exp lication champ Autres plan directeur cantonal environnement prestations etc Zone de Cette zone peut servir pour donner des informations co
11. s l ments de d cision aux instances concern es la fiche de d cision est utile l quipe de projet pour prendre note des d cisions et pour communiquer les instructions du CE pour les mesures de sa comp tence la fiche de suivi par laquelle les services dans le cadre des directives de bouclement pourront tablir un rapport succinct sur la mise en uvre et les r sultats des mesures retenues afin d alimenter le rapport du CE au GC sur la d marche ventuellement le rapport de gestion ou le rapport de l gislature les statuts des fiches qui permettent de g rer leur volution en cours de d marche de l identification d une id e la confirmation de sa mise en uvre effective en passant au travers du processus de d cision des vues par services par statut etc s lectionnables sur la gauche de l cran permettent la navigation au sein de la base et la consultation des fiches par d partement par service par statut etc et l exploitation des informations globales pour la communication de la d marche Boutons Dae d action Eg Nouvelle Mesure P Recasser Mesure s w Transmettre a Mesures Titre Statut Horizon Comp tence Rapport Nb a par D partement gt DSE C3 SERIES b DFJC Vues lt vil gt Mesures par statut SEXE DEC D 5 Y 51 SG DEC gt o 51 01Exemple 1 Valid e CS 2010 cs 1er train Fiches Rs 51 02 Exemple 2 valid e CD 2e tra
12. tenaires externes pour l identification de pistes de simplification en particulier des pistes concernant plusieurs services Pour en savoir plus sur la d marche de simplification vous pouvez consulter le vade mecum SimpA disponible aupr s de UCA ou consultable sur la page internet www vd ch acteurs_simpa Dans le cadre de cette d marche la base de donn es est l outil qui permettra de gt transmettre au service d sign les id es de simplifications provenant de la bo te id es et ou des GT pour prise de position gt compl ter la base par ses propres pistes pour son service gt de documenter les id es retenues pour la prise de d cision gt de soumettre les diff rentes mesures aux instances concern es pour information validation ou d cision gt de consulter l ensemble des mesures des autres services gt de communiquer l tat d avancement des mesures mettre en uvre gt de consolider les r sultats de la d marche en vue de la communication Pour toute question relative la d marche ou l utilisation de la base de donn es SimpA l quipe de projet est disposition au 021 316 25 66 ou via simpa vd ch 2 Structure de la base de donn es et fonctions La base de donn es SimpA est structur e selon les l ments suivants la fiche de mesure est l outil disposition des services pour documenter les analyses d opportunit et de faisabilit afin notamment de fournir le
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