Manuel d`utilisation de l`outil de relevé Excel Tool SDL
Contents
1. la version actuelle Vista Aucun test n a t r alis sur la nouvelle version Windows 7 cette derni re n tant pas encore disponible au moment de l criture de ce manuel Excel pour Apple Macintosh de la version 98 la version 2004 Nous ne disposons pas de la version 2008 pour faire des tests Mac OS de la version 8 la version actuelle X L outil est pr vu pour fonctionner sur une d finition d cran au minimum de 1024x768 pixels 5 2 Macros excel Le formulaire de saisie n utilise pas de macros excel 5 3 Langue Le formulaire de saisie excel tool SdL a t labor en 2 versions une fran aise et une al lemande Il n est pas possible de passer du fran ais l allemand en cours de saisie Les cantons ont la possibilit de mettre disposition de leurs fournisseurs de donn es l une ou l autre des versions ou m me les 2 dans les cantons bilingues 5 4 Limitations de l outil 5 4 1 Quantit de donn es Pour conserver une taille du fichier raisonnable le formulaire excel est limit la saisie d au maximum 300 classes et 1000 l ves Si votre institution comporte un nombre de classes ou d l ves sup rieur ces limites il faudra les r partir dans 2 formulaires diff rents 22 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc2. EM Copier EN Coler Collage sp cial En fonction de la provenance des donn es on obtient l une ou l autre des 2 fen tres d crites ci dessous Dans le cas o les donn es proviennent d un autre fichier Excel on s lectionnera Texte 15 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Collage sp cial SOUrCE Objet Feuille de calcul Microsoft Office Exce Classeur 1 Feuil11L2C 1 Coller Wki DIF Feuille de calcul XML HTML Texte Unicode O Coller avec liaison R sultat Ins re le contenu du Presse papiers en tant We que texte mais sans aucune mise en forme Dans le cas o les donn es proviennent du formulaire de saisie lui m me on s lectionnera Valeur Collage sp cial Caller C Tout lalidation Formules O Tout sauf la bordure Largeurs de colonnes Formules et formats des nombres Valeurs et formats des nombres Op ration Aucune Multiplication 2 Addition 2 Division O Soustraction _ Blancs non compris _ Transpos De cette mani re on ne copie que le contenu des cellules et on n alt re pas les formats pr d finis dans le formulaire de saisie 3 4 Insertion d une ligne Il n est pas possible d ins rer une ligne vide au milieu des donn es des classes ou des l ves Cela est d aux nombreuses formules contenues dans le formulaire qui sont li es ces tableaux de valeurs Il est cependant possible de faire un copier collage sp cial
3. ETSENEENTNT dent des modifications Terminer la r vision Arial z 10 L G 72 S ERP RE PE EC ST B13 v fe Ta Institution et classes Institut cole via le nom Ancien b timent scolaire Rossens FR 2222020000 ou Institut cole via le num ro S O Nombre d l ves 0 Id de classe Type d enseignement de la classe TensCL Code TensCl Mti 123457 ECO PE A M 4 ah Mode d emploi Info livraison ROME EEE ET ct inst Inst suppl TEnsCl lt gt Un formulaire de saisie excel tool SdL ne peut contenir les donn es des l ves que d une seule cole Si les donn es de plusieurs coles sont saisir il faudra les introduire dans des formulaires de saisie excel tool SdL diff rents Dans la partie sup rieure on a la possibilit de s lectionner l institution de formation la quelle se rapportent les donn es qui vont tre saisies I est possible de s lectionner le nom de l institution de formation dans la liste d roulante ou d en introduire le code lorsque celui ci est connu Le nombre d l ves de l cole doit tre indiqu sur cette page Il sera confront au nombre des l ves introduits dans l outil pour contr le Enfin la partie inf rieure de l cran permet de d finir les diff rentes classes auxquelles se ront par la suite rattach s les l ves 6 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc La premi re colonne Enregistrement OK donne le r sultat des test
4. cole de Le Cr t La Verrerie 2 2113040000 Ancienne cole des filles de la Joux Vuisternens devant Romont CT FR 2001021000 Ancienne cole des filles Aumont CT FR 2068020000 Ancienne cole des filles Ch tonnaye CTFR 2081021000 Ancienne cole des filles La Joux FR 2326021000 Ancienne cole des filles Le Cr t CT FR 2333021000 Ancienne cole des filles Remaufens CTER 2111021000 Ancienne cole des filles Villaz Saint Pierre CT FR 2113030000 Ancienne cole des gar ons de la Joux Vuisternens devant Romont CTFR i gar ons Farvagn CT FR 2192010000 Ancienne cole des gar ons Farvag CT FR 2081010000 Ancienne cole des gar ons La Joux FR GEER 2213011000 Ancienne cole des gar ons Nor az CTFR 2333011000 Ancienne cole des garcons Remaufens CTFR 2333013000 Ancienne cole des gar ons Remaufens CEFR 2102011000 Ancienne cole des gar ons Urs CT FR 2196550000 Ancienne cole d ing ni CTFR 2013011000 Ancienne cole primaire Domdidier CEER 2083010000 Ancienne cole Lussy FR CT FR 2200022000 Au P quier Grolle M 4 MI TENSC TENsCI suppl TID Sexe Nat Lan Com TEns TEns suppl MoEn SPE MP1 Nomen compl te lt u dE Ka EJ Ex EJ 6 EJ 9 10 12 14 16 18 49 20 22 24 5 Ce dernier onglet un peu particulier permet la mise jour de toutes les nomenclatures conte nues dans l outil C est uniquement ici que doivent se faire par le canton les ventu
5. 7 S ET E Eji m ES v f Schweizerische Eidgenossenschaft Conf d ration suisse Confederazione Svizzera Confederaziun svizra NB d l ves 3 gt W eresone nom pronom Classe int Cat id Id de l l ve Sexe Lo Nationalit 1 re langue naissance iC Gui OK Beaud Jean Paul Fran ais ER eco cccnnn nono n conne PAEA POT EAN PAAA 000000000000 000000000000 0 000000000000 0000000000 000000 000000000000 000000000000 000000 N 0000 NS 000 NON SEE ETETE PETE O Fran ais D ne TE el 020899 Suisse 30 01 99 Suisse DONNER EE CERTES E ns cccccccnsoconcnneneoocconnnsocccennoneetenennssnesensssneensssssnonenensssesnenseselosccccessoncelosssooccnsasnoccensnsence enseoncnenensoneennnnsnnnetennsnescnnnnnennennnnsennennnnnseneneseseneneneses00e LOTO TEEN SC EE EE EE ES muoonesoonnonnnonnson E E E E E E E E wnnenoneonosoopsonenoonoonoan E ES CE Unes EAA E EEA AA PR EE A BE A BE PT A PCT CS OC ER RES ER CO EE Mn ne nee ces nee son sonnone RESTES EEE EEE EE E E R M 4 gt rA Mode d emploi Info livraison 4 MORE Ct 4 Inst Z Inst suppl Z TE lt C est ici que l on va introduire les informations sur les l ves de l cole Chaque ligne enre gistrement contient les donn es d un l ve La premi re colonne Enregistrement OK donne le r sultat des tests de plausibilit ex cut s sur la base des donn es d un l ve Les statuts suivants sont pos
6. MIA IE aE a 9 7 Ci 7 6 x gt 21 41 Hi 49 100 Nomenclature des cantons A Code Canton 1 Z rich 2 Berne 3 Lucerne 4 Uri 5 Schwytz 6 Obwald 7 Nidwald 8 Glaris 9 Zoug 10 Fribourg 11 Soleure 12 B le Ville 13 B le Campagne 14 Schaffhouse 15 Appenzell Rh Ext 16 Appenzell Rh nt 17 Saint Gall 18 Grisons 19 Argovie 20 Thurgoue 21 Tessin 22 Vaud 23 Valais m M 4 m Mode d emploi Info livraison 4 ETES ct Inst Inst suppl Z TE lt gt Donn es l ves Ces onglets contiennent les diff rentes nomenclatures utilis es lors de l introduction des donn es Ces listes servent de documentation pour l utilisateur durant la saisie Elles sont galement utilis es par le formulaire pour contr ler les valeurs introduites et minimiser ainsi les erreurs de frappe Les nomenclatures suivantes sont disponibles Ct cantons Inst et Inst suppl institutions de formation TEnsCl et TEnsClI suppl types d enseignement de la classe TID types d identificateurs de la personne Sexe sexes Nat nationalit s Lan langues Com communes suisses TEns et TEns suppl types d enseignement l ve MoEn modes d enseignement SPE statuts du programme d enseignement MP1 enseignements visant la maturit professionnelle 1 Ces onglets de nomenclatures ne peuvent pas tre dit s Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 10 22 2 1 7 Onglet Tinst suppl Lx Microsoft Exce
7. des valeurs voir au chapitre Copier coller afin de lib rer une ligne dans ces tables 16 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 3 5 Fin de la saisie et sauvegarde du fichier de donn es Lorsque la saisie est termin e et qu aucune erreur de saisie n est signal e dans l onglet Info livraison vous pouvez produire un fichier CSV ne contenant que les donn es sous forme de codes C est ce fichier CSV qu il faudra transmettre au canton ou l OFS La proc dure pour enregistrer ce fichier de donn es est la suivante Tout d abord il est conseill de faire une sauvegarde du formulaire excel Menu Fichier Enregistrer Puis se placer dans l onglet Fichier d export Menu Fichier gt Enregistrer sous choisir comme type de fichier CSV s parateur point virgule csv introduire le nom du fichier sauvegarder par exemple Don n es csv appuyer sur Enregistrer Enregistrer sous 7 Taille Type Date de modific Mes documents r cents E Bureau Mes documents EL Poste de travail a Mom de fichier Dann esl sy Favoris r seau E E z 3 Type de fichier esy fs parateur point virgule csv Appuyer sur OK pour n enregistrer que la feuille active Microsoft Excel Le type de fichier s lectionn ne prend pas en charge les classeurs qui contiennent plusieurs feuilles Pour enregistrer seulement la feuille active diquez sur OK a Pour e
8. ensuite possible de naviguer dans la liste avec les fl ches haut bas ainsi qu avec les touches page haut page bas Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 18 22 4 Plausibilisation des donn es De nombreux contr les sont effectu s sur les valeurs introduites dans l outil de saisie excel Comme nous allons le voir certains tests d clenchent des avertissements alors que d au tres d clenchent des erreurs 4 1 Format des valeurs introduites Le formulaire refuse automatiquement une valeur dont le format n est pas celui requis Par exemple si on introduit des caract res dans la colonne date de naissance E U UO JJ IUS SE X La valeur introduite n est pas correcte Annuler X Le format de la valeur saisie n est pas correct Annuler 4 2 Parit du num ro AVS Le nouveau num ro AVS 13 chiffres contient en fait 12 chiffres utiles et un 13 qui sert contr ler que les 12 premiers chiffres sont corrects Le formulaire de saisie contient l algo rithme de contr le et un num ro AVS incorrect sera imm diatement indiqu en rouge 19 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Id de l l ve lt CHAHV 7561234567697 ICHANV 7569876543217 i OHAN S Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Info livraison 4 3 Identificateur d l ve double triple etc Lorsqu un identificateur d l ve est saisi plusi
9. Fichier d export EE Fichier pr t l export Statistique sur les donn es introduites Nombre de classes 2 Nombre d l ves 3 M 4 gt Mode d emploi Info livraison DTT E ct Inst Z Inst suppl TE lt 5 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Sur cet onglet on trouve tout d abord le canton pour lequel le formulaire de saisie a t pr par Le canton ne peut pas tre modifi par l utilisateur du fait que le contenu tout entier du formulaire de saisie a t sp cialement pr par pour ce canton liste des institutions coles types d enseignement prodigu s etc Le libell de la livraison doit permettre d identifier la livraison de mani re univoque lors des changes d informations avec le canton resp avec l OFS Cette information sera d finie en accord avec l OFS pour en assurer l unicit L ann e de r f rence correspond au d but de l ann e scolaire On indiquera donc 2009 pour l ann e scolaire 2009 2010 Une indication du nombre d erreurs encore pr sentes dans les donn es introduites ainsi qu une petite statistique permettent de d terminer si les donn es sont compl tes et pr tes tre transmises 2 1 3 Onglet Institut Classes Lx Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xls BAX Bg Fichier Edition Affichage Insertion Format Qutils Donn es Fen tre Adobe PDF Tapez une question ex DE MRENE QUE da hr un E E L 15 2
10. Schweizerische Eidgenossenschaft D partement f d ral de l int rieur DFI Conf d ration suisse Confederazione Svizzera Confederaziun svizra Office f d ral de la statistique OFS Division de la formation Section processus de formation Statistique des l ves et tudiants SdL 9 avril 2010 Manuel d utilisation de l outil de relev Excel pour SdL Version 1 01 Table des mati res 1 2 2 1 2 1 1 2 1 2 2 19 2 1 4 2 1 5 2 1 6 2 1 7 2 1 8 2 1 9 3 1 3 2 3 3 3 4 9 9 3 6 3 6 1 3 6 2 4 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 4 6 5 5 1 5 2 5 3 5 4 5 4 1 Introduction 3 Description de l outil 4 Les diff rents onglets pages du formulaire 4 Onglet Modded emplo sise nn E ra sienne 5 Onglet IMO EIVAS ON arrira a a ET dico ce ecn 5 onglet Institut Classes irnia e EE E AA 6 Onglet Donn es l ves iii T OndletFicnierd Expor cecer a a e niques ten 9 Ongl ts Ctr usg a MP IT renn a A 10 ONE MAS ES UD LES rennes de nique 11 Ohglets TENSEL Suppl t TENS SUDEI ss nanas a nn trente 12 OnGI L NOME MCOMPISI nn moe ne ciment tes 13 Saisie des donn es 14 ZONES CIADICS 2 AE E RA 14 LIST S A OUIANIES SE Rd A A den du he eue one tele pe 14 De fe 2 nie 0 PERRET Se 14 INS TIONQUNS IN cr nn cn in 16 Fin de la saisie et sauvegarde du fichier de donn es 17 TEUCS Et ASIUCES SR ANA A A A An CAE ten 18 Information dans les libell s des colonnes 18 S lection sans souris dans une liste d
11. d enseignement suppl mentaires gt Code Type d enseignement 1999 M 4 mC inst Inst suppl Z TEnsCl TEnsCl suppl TID Sexe Nat Lan Com TEns TEns suppl MoEn SPE M gt Les onglets TEnsClI suppl et TEns suppl vous permettent de saisir un ou plusieurs types d enseignement qui ne figurent pas dans la liste d roulante Le code manquant doit tre de mand aupr s du canton Une fois param tr vous retrouverez le nouveau type d ensei gnement dans la liste d roulante correspondante ATTENTION les types d enseignement introduits ici apparaissent vraiment dans les derni res lignes de la liste d roulante correspondante et sont s par s du reste de la liste originale par des lignes vides Type d enseignement Monteur sp cialiste en panneaux solaires Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 12 22 2 1 9 Onglet Nomen compl te Lx Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xls BAX M Fichier Edition Affichage Insertion Format Qutils Donn es Fen tre AdobePDF tio RBR M MENENS 1057 IE ME T EE ORARIE REET ER E 100 am MF A EEA gt S A Zah VER P2 R pondre en induant des modifications Terminer la r vision A2 Nomenclatures des institt Nomenclatures des institutions de formation Code Canton Type ide Code Institutions de formation 2222020000 Ancien b timent scolaire Rossens FR 2323020000 Ancienne cure Bossonnens CT FR 2338010000 Ancienne
12. elles mo difications du contenu des nomenclatures Les modifications apport es dans cet onglet sont automatiquement r percut es dans les autres onglets pr sentant les nomenclatures indivi duelles Cette centralisation des nomenclatures permet d en faire la mise jour au moyen d une seule op ration en rempla ant le contenu de cet onglet par une version r vis e 13 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 3 Saisie des donn es 3 1 Zones ditables D une mani re g n rale l utilisateur peut saisir des donn es dans les cases jaunes par exemple 2008 ainsi que dans les cases blanches des tableaux de donn es Bosi Nadine Mever Hans Si on essaye d introduire des donn es dans une case non pr vue pour cet usage on obtient alors le message Microsoft Excel La cellule ou le graphique est prot g et en lecture seule Pour modifier une cellule ou un graphique prot g tez la protection avec la commande ter la protection de la feuille Outils Protection Vous devrez peut tre taper un mot de passe 3 2 Listes d roulantes Afin de minimiser les erreurs de frappe l utilisateur la possibilit de s lectionner les valeurs introduire dans des listes d roulantes Cette fonctionnalit a t impl ment e partout o cela tait possible dans le formulaire de saisie Malheureusement la liste des communes est trop longue et ne peut pas tre g r e correc tement par Excel Pour ce
13. en Een ennnEneeneen een T En enEe EE RNEEETERTE E E RONA E TORRES ARE DIRAIT CPC PR T T TTT E E ARRETE Allemand A ooerenrr onin roenonnarrrinoonoron s DATT e a E T E E A E P N E ECO IEEE EEE TE CEE TETE LEE A E E E E E A A A A T E CITE TEL EL TE EC TEST TETE TELE TE Un contr le identique est fait entre l ge de l l ve et le type d enseignement qu il a re u l an n e pr c dente Cet avertissement est galement signal dans la premi re colonne Enreg OK 4 6 Contr le de l ann e de programme cantonale L ann e de programme cantonale est contr l e par rapport au type d enseignement corres pondant D ventuelles incoh rences sont signal es en orange attention II convient de bien re contr ler ces valeurs Type d enseignement E Eee k primaire A f E C Ol R primaire 5 4 Cet avertissement est galement signal dans la premi re colonne Enreg OK 21 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 5 Aspects techniques 5 1 Plateforme L outil de saisie excel tool SdL est pr vu pour fonctionner sur la majeure partie des infras tructures bureautiques des coles et des cantons Pour cela il a t d cid de le r aliser sur la base du programme Excel de Microsoft du fait de la grande disponibilit de celui ci L outil fonctionne avec les configurations suivantes Excel pour Windows de la version 97 la version actuelle 2007 Windows de la version 95
14. en question a t correctement saisi et qu il ne suit pas par exemple 2 formations plein temps Sexe date de naissance nationalit introduire les valeurs correspondantes 1 langue Indiquer la premi re langue apprise et utilis e par l l ve Cela correspond g n ralement la langue maternelle Domicile Indiquer la commune de domicile de l l ve Type d enseignement type d enseignement re u par l l ve Les types d enseignements sont regroup s par cat gories dans les listes disposition Les noms des cat gories sont indiqu s en majuscules et sont entour s de La s lection d un nom de cat gorie comme type d enseignement d clenche une erreur indiqu e en rouge Cette erreur doit tre corrig e APC ann e de programme selon la num rotation cantonale Mode d enseignement plein temps temps partiel ou apprentissage professionnel Statut du programme d enseignement s lectionner le statut du programme d enseigne ment dans la liste Ens maturit prof s lectionner dans la liste le type de maturit vers lequel conduit l ensei gnement re u Type d enseignement de l ann e pr c dente type d enseignement re u par l l ve l ann e pr c dente APC AP ann e de programme selon la num rotation cantonale pour l enseignement re u par l l ve l ann e pr c dente Commentaire tout commentaire introduit dans cette colonne facultative sera transmis avec les donn es Libre1 Libre5 ces champs so
15. eurs fois dans le formulaire il est mis en vi dence en bleu et doit tre contr l Ces doublons sont galement signal s par un avertissement dans la premi re colonne En reg OK 4 4 Valeur n appartenant pas la nomenclature correspondante Deux cas de figure peuvent se produire Une valeur hors nomenclature est introduite au clavier Dans ce cas le formulaire la signale imm diatement et une valeur correcte est demand e MU a hard E Ea LI md LLUIE Hane LH D R E nn ne D mm 6 D OO ROUE Rossens FR Ecole primaire 5 4 Ecole primaire 8 4 lee Microsoft Excel LL 1 La valeur saisie n est pas valide veuillez consulter la liste des valeurs possibles dans l onglet Com Annuler 20 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Une valeur hors nomenclature est introduite par copier coller Dans ce cas la valeur est bien enregistr e par le formulaire mais l erreur est signal e en rouge et doit tre corrig e Domicile Cette erreur est galement signal e dans la premi re colonne Enreg OK ainsi que dans la page Info livraison 4 5 L ge de l l ve est hors normes Lorsque l ge de l l ve ne se trouve pas dans la fourchette habituelle pour le type d ensei gnement suivi l ge et le type d enseignement sont color s en orange Ces valeurs doivent tre contr l es mais ne doivent pas tre corrig es si elles repr sentent la r alit RS PPT RE RENE eee
16. l Excel Tool SdL FR f v1 06 xis BAX Bd Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre Adobe PDF LC 40 57 A a ir 9 7 Ci gt 6 x gt 21 21 6 42 100 110 GTS A5 v fe Institutions de formation suppl mentaires Type IF Code Institution de formation M 4 gt mA Mode d emploi Z Info livraison 4 MEET TETE ct Inst Inst suppl TE lt Les nomenclatures contenues dans le formulaire de saisie sont tablies au d but de chaque relev Il peut arriver par la suite qu une institution de formation ne se trouvant pas dans la liste propos e soit requise pour la saisie des donn es Cette page permet d introduire une nouvelle institution de formation dans le formulaire de saisie ATTENTION les institutions de formation introduites ici apparaissent vraiment dans les der ni res lignes de la liste d roulante et sont s par es du reste de la liste originale par des li gnes vides Id de classe Type d enseignement de la classe TensCL 11 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 2 1 8 Onglets TEnsCL suppl et TEns suppl Lx Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xls BAX Bd Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Adobe PDF Tapez une question 5 X LS dl L 2 L 5 A d 2 8 19 7 Ci 710 gt 7 24 41 E 100 B T Ra 7 7 gal w s modificat z Arial MET A 7 S ds WE oc opg 50 Dr Ill ll Types
17. l tool SdL est bas comme son nom le laisse entendre sur le produit Excel de Micro soft La configuration minimale n cessaire l utilisation de l outil est d crite au chapitre 5 1 Plateforme L excel tool est d clin dans des versions diff rentes pour chaque canton En effet il n est pas possible pour des questions de taille du fichier et de performances d inclure toutes les nomenclatures de tous les cantons dans un outil unique Pour ces raisons une version sp cifique est labor e pour chaque canton et chaque langue 3 pages onglets dans l outil permettent la saisie des donn es concernant l cole les clas ses et les l ves La page Fichier d export qui se compl te automatiquement au fur et mesure de la saisie contient les donn es sous forme de codes qui seront transmises lors que le formulaire sera enti rement compl t L utilisation de cet outil se veut simple et intuitive Il est possible de copier coller des donn es dans l outil Voir chapitre 3 3 Copier coller Une nouvelle version de l excel tool SdL est pr par e avant chaque relev Elle est trans mise aux livreurs de donn es par le canton Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 3 22 2 Description de l outil 2 1 Les diff rents onglets pages du formulaire L outil se compose de diff rentes pages entre lesquelles on peut naviguer en cliquant sur les onglets correspondants affich s au bas de chacune d entre elles Mode d e
18. mploi Info livraison A EE ct Inst Inst suppl TEnsCl Les informations du formulaire sont r parties par th me sur chacune des ces pages Mode d emploi contient un petit manuel d utilisation de l outil de saisie Info livraison permet la saisie d information concernant l ensemble de la livraison On y trouve galement une statistique rudimentaire concernant les donn es d j introduites dans le formulaire Institut Classes permet de s lectionner l institution et de d finir les diff rentes classes auxquelles seront li s les l ves Donn es l ves permet la saisie des donn es individuelles des l ves Fichier d export contient les donn es finales sous la forme de codes qui seront transmises au canton respectivement l OFS Les onglets suivants contiennent les diff rentes nomenclatures utilisables pour la saisie des donn es des l ves Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 4 22 2 1 1 Onglet Mode d emploi AE Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre b Tapez une question 1P A MLIMA A gt A Schweizerische Eidgenossenschaft ot istique suiss Conf d ration suisse Confederazione Svizzera Confederaziun svizra Mode d emploi pour les coles Pr ambule Cet outil a t cr afin de faciliter la saisie des donn es de la statistique des l ves et tudiants par les coles L outil se compose de diff rents onglets I
19. nfo ivraison Institut classes et donn es l ves Ces onglets sont ceux dans lesquels TOUS les champs doivent tre saisis afin que le fichier d export pour le canton soit en ordre pour l envoi hormis quelques champs facultatifs voir onglet Donn es l ves L onglet fichier d export repr sente le r sultat de vos saisies sous la forme de codes Seul le contenu de cet onglet sera transmis au canton respectivement l OFS Les onglets suivants contiennent les listes de nomenclatures dans lesquelles vous pourrez simplement rechercher plus d information Dans la plupart des cellules vous trouverez un menu d roulant qui correspond aux listes indiqu es dans les onglets de nomenclatures Si vous souhaitez saisir sans utilisez la souris il vous suffit de tenir la touche alt du clavier et naviguer avec les fl ches de direction et validez votre choix avec Enter Proc dure suivre pour la saisie des l ves d une cole Danaila Infan Mrrmminme M 4 gt Mode d emploi Info livraison 4 DTT E ct Inst Z Inst suppl TE lt Comme son nom l indique cet onglet contient un mode d emploi succinct pour l utilisation du formulaire 2 1 2 Onglet Info Livraison dE y Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 be Tapez une question Relev statistique des l ves et des tudiants du canton de Libell de la livraison FR_SdL_2008 Ann e de r f rence Nombre d erreur dans le
20. nregistrer toutes les feuilles proc dez feuille apr s feuille en leur attribuant des noms de fichiers diff rents ou bien s lectionnez un type de fichier qui prenne en charge plusieurs feuilles Annuler Donn es csv peut contenir des informations non compatibles avec CSV s parateur point virgule Voulez vous conserver le format du dasseur Cliquez sur Qui pour conserver le format Les fonctionnalit s non compatibles seront perdues Cliquez sur Non pour conserver ces caract ristiques Enregistrez ensuite une copie de votre document dans le format de fichier Excel le plus r cent Cliquez sur Aide pour v rifier les pertes possibles 17 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Fermer excel et transmettre le fichier Donn es csv an canton ou l OFS selon ce qui a t convenu 3 6 Trucs et astuces 3 6 1 Information dans les libell s des colonnes Dans les onglets de saisie des donn es il est possible d obtenir des informations en s lec tionnant le libell des colonnes Par exemple APC Mode d ens ES ue Ann e de Dasanana 4 Programme PURS 1 cantonal C ECLELLEE CL L ECLEC CERCLE ETC LEE TEL Rester E tn D enennn sr anses rene EE mens seat nes rs 3 6 2 S lection sans souris dans une liste d roulante On peut viter l utilisation de la souris pour s lectionner une valeur dans une liste d roulante en appuyant la touche Alt et en m me temps la fl che vers le bas Il est
21. nt destin s l usage des cantons pour le relev d informations suppl mentaires C est au canton qu il appartient de donner un caract re obligatoire facultatif au contenu de ces colonnes 8 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 2 1 5 Onglet Fichier d export Lx Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xIs Joe Bg Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre 2 Adobe PDF Tapez tion ABE gt 10 7 6 4 71 9 gt C 2 BE Ma Mode d emploi Info livraison Sn i Inst suppl 4 Sa Les donn es introduites dans l excel tool SdL sont automatiquement reproduites au fur et mesure dans cet onglet Fichier d export Lorsque la saisie est termin e cet onglet contient sous la forme de codes l ensemble des donn es introduites dans les onglets pr c dents l exception des noms et pr noms des l ves qui ne sont pas transmis C est le contenu de cet onglet qui sera sauvegard dans un fichier que l on pourra ensuite transmettre au canton respectivement l OFS pour la r alisa tion de la statistique sur les l ves et les tudiants Aucune modification ne peut tre faite sur cette page Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 9 22 2 1 6 Onglets Ct jusqu MP1 Lx Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xIs BAX Bd Fichier Edition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre Adobe PDF Tapez une question alo 5 X a M 2 5
22. roulante annanennannennnnonnsnnornsnrerrerrereerrene 18 Plausibilisation des donn es 19 Format des valeurs introduites ss 19 Pane QU NUMEO AVS Reda neite rene n 19 Identificateur d l ve double triple etc 20 Valeur n appartenant pas la nomenclature correspondante 20 L ge de l l ve est hors normes ss 21 Contr le de l ann e de programme cantonale nannannnnnoennennnnnnnnnnnnnnnnnnennenenrenrenee 21 Aspects techniques 22 Pratelle ER RER RE 22 MACIOS NC A ter can a conte Punta daia ne 22 LANQUE ER ma ee ae nee en ne eee nd een 22 LIM AUONS G NOUTIE SES A 22 Quante de dONN S a da Gesca ce ce id D 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc 2 22 1 Introduction Afin de livrer des informations statistiques de qualit l Office f d ral de la statistique OFS doit en permanence s adapter au monde qui l entoure et se doter d outils modernes et effica ces C est dans le but d optimiser la collecte de donn es que l OFS a d cid d offrir aux li vreurs de donn es un nouvel outil de saisie et de contr le lectronique des donn es Cet outil nomm excel tool SdL permet e a Saisie des donn es individuelles des l ves dans les coles e un contr le sommaire de leur qualit e l exportation de ces donn es dans un format CSV d fini qui pourra tre transmis au can ton ou selon l option choisie par le canton directement l OFS L exce
23. s de plausibilit ex cut s sur la base des donn es d un l ve Les statuts suivants sont possibles OK Les donn es introduites sont correctes aucune erreur n a t trouv e Incomplet Les donn es introduites sont incompl tes il faut compl ter les donn es man quantes Erreur Une ou plusieurs erreur a t d tect e il faut corriger les valeurs mises en vidence Classe n int cette colonne permet d introduire un nom pour chacune des classes Ce nom peut correspondre au nom de classe utilis dans l cole par exemple D3 ou 1P ou alors il peut tre choisi tout fait arbitrairement Il doit tre unique au niveau de l cole les dou blons sont indiqu s en bleu et sert faire le lien entre les classes et les l ves Ce nom de classe ne sera pas transmis avec les donn es Id de classe cet identificateur de la classe est transmis par le canton resp par l OFS Il doit tre unique au niveau du canton Type d enseignement de la classe cette colonne permet d introduire le type d enseigne ment concernant la classe dans son entier Le code correspondant appara t automatique ment dans la colonne suivante 2 1 4 Onglet Donn es l ves L2 Microsoft Excel Excel Tool SdL FR f v1 06 xls BAX Bd Fichier Edition Affichage Insertion Format Qutils Donn es Fen tre Adobe PDF Tapez une question Y X LC El EIA IE 52 ir 71 0 7 gt ESER E 100 ESI gal w p Arial x 10 G
24. sibles OK Les donn es introduites sont correctes aucune erreur n a t trouv e Incomplet Les donn es introduites sont incompl tes il faut compl ter les donn es man quantes 7 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Erreur Une ou plusieurs erreur a t d tect e il faut corriger les valeurs mises en vidence Attention Une valeur sort des limites habituelles merci de bien contr ler les valeurs mi ses en vidence Les 2 colonnes suivantes Nom et Pr nom permettent d identifier de mani re tout fait fa cultative l l ve en question Il est noter que ces informations sur le nom pr nom de l l ve ne sont pas transmises avec le reste des donn es introduites dans le formulaire de saisie Voir onglet Fichier d export Elles ne servent qu faciliter le travail dans le formulaire au moment de la saisie et de la correction des donn es Classe int permet d associer l l ve avec l une des classes d finies dans l onglet pr c dent Cat id s lectionner ici le type d identificateur utilis pour l identification de l l ve Il peut s agir du nouveau num ro AVS ou d un identificateur cantonal ou local Id de l l ve introduire ici le num ro d identification de l l ve en faisant attention que la valeur introduite corresponde bien au type s lectionn dans la colonne pr c dente D ven tuels doublons sont indiqu s l cran en bleu Il convient dans ce cas de contr ler que l l ve
25. tte colonne l utilisateur est oblig d introduire manuellement et en toutes lettres les noms des communes par exemple Bussy FR Le copier collage sp cial est galement possible 3 3 Copier coller Il est possible de copier coller des donn es dans le formulaire de saisie cependant il faut faire attention la mani re de faire cette op ration Lors d un copier coller normal Excel ne copie pas seulement le contenu de la cellule il copie galement les formats associ s cette cellule ainsi que les r gles de validation li es cette cellule Ainsi donc si on dispose d un tableau contenant les noms des l ves comme celui ci 14 22 Manuel d utilisation Excel Tool SdL 1 01 doc Nom Pr nom Et qu on fait un copier coller simple Ctrl C Ctrl V dans le formulaire de saisie on obtiendra ceci Classe int Cat id i Nadine prim1 ICHAHVW 75 ARR Rennes ass e sn cct COILILCILILESCICISCELECIS CES IS CELELLCCECLELELCECCES LODEL CCE CECCEEEELEEEEEECEECEECEECEECECEEE CECCEEEECEEEEEL CORRE EEE CREER PEER ERRRECRRRREE nnmnnn primz 75 EPECETELEECELECECEECE CELLELELELEEEE On constate que la couleur t copi e avec le contenu des cellules alors qu on ne voulait copier que ce contenu Pour pallier cela il vaut mieux utiliser le Collage sp cial que l on obtient au moyen d un clic droit de la souris puis en s lectionnant collage sp cial dans le menu qui appara t Hans
Download Pdf Manuals
Related Search