règlement d`utilisation des véhicules de services de la Communauté
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1. Communaut de Communes Baigorri Garazi Herri Elkargoa Baigorri INTERCOMMUNALIT razi EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS HERRI ELKARGOA DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES BAIGORRI GARAZI S ance du mardi 14 f vrier 2012 Membres en exercice 50 Date de Convocation 07 02 2012 Membres Pr sents 34 Date d affichage 23 02 2012 L an deux mille douze le 14 f vrier vingt heures trente le Conseil Communautaire de la Communaut de Communes Baigorri Garazi d ment convoqu s est r uni en s ance ordinaire la Salle d honneur Saint Jean Pied de Port sous la pr sidence de Monsieur Jean Michel Galant Pr sident Etaient Pr sents Mesdames CURUTCHET Jo lle IBA EZ Anne Marie Messieurs BIDART Jean Paul OCAFRAIN Gilbert CURUTCHET Gratien SETOAIN Peio ETCHANDY Jacky GALANT Jean Michel POYDESSUS Philippe ALCHOURROUN L on IRUME Jacques YBARGARAY Jean Claude GONI Florentin ELGUE Martin FALXA Mattin LAMBERT Jean Baptiste EYHERABIDE Pierre ERNAGA Michel IRIBARNE J Michel IDIART Alphonse DELPECH Jacques GARICOITZ Robert INCHAUSPE Henry MENDIBIL Dominique ELISSETCHE Jacques ALDACOURROU Michel LHOSMOT Jean Bernard HARGAIN Theodore POYDESSUS Jean Louis LOYATHO J Baptiste MINONDO Raymond LAMBERT Fran ois OXOTEGUY Philippe GOYHENEIX Joseph Etaient Absents ou Excus s MONACO R gine DENDARRIETA Michel BERARD Jean OCAFRAIN Michel IRIGOIN Jean P2. Ill ACCIDENT ASSURANCE Article 15 En cas d accident un constat amiable doit imp rativement tre rempli et indiquer dans la mesure du possible les noms adresse et coordonn es diverses t l phone travail et domicile compagnie ou agence d assurance etc du ou des tiers concern s et des t moins Un exemplaire du constat est imm diatement adress au secr tariat g n ral Article 16 Sauf d rogation expresse et clause d assurance particuli re le v hicule de service n est utilis et assur que pour les seuls besoins du service Toutefois les contrats d assurance souscrits couvrent les accidents survenus lors d une utilisation personnelle limit e au trajet domicile travail En cas de vol l utilisateur doit effectuer une d claration de vol aupr s de la police ou de la gendarmerie et contacter imm diatement le secr tariat g n ral Le fait de ne pas fermer le v hicule ou d oublier les cl s l int rieur est une cause d exclusion de couverture en cas de vol TITRE IV RESPONSABILITES et SANCTIONS Article 17 La Communaut de communes est responsable des dommages subis par l agent dans le cadre de son service L accident dont peut tre victime l agent au cours d un d placement professionnel est consid r comme un accident du travail N anmoins la faute de la victime peut tre une cause d exon ration totale ou partielle de la responsabilit de la Communaut de communes Article 18
3. ne doivent faire l objet d aucun usage des fins personnelles d placements priv s week ends vacances Il est rappel que l utilisateur ne devra pas charger des personnes hors du cadre du service famille amis el auto stoppeurs Dans le cadre de l accomplissement de ses fonctions l agent peut tre autoris transporter des agents publics d autres collectivit s ainsi que des usagers du service public dont il a la charge Tous les utilisateurs sont personnellement responsables du v hicule qui leur est confi et devront en cons quence effectuer toutes les d marches n cessaires en cas de d gradation ou sinistre survenus pendant la p riode d immobilisation de ce dernier En cas de vol ou de d gradation du v hicule une plainte devra tre d pos e au Commissariat de Police ou la Gendarmerie du lieu du sinistre Pendant leurs cong s les utilisateurs de cat gories 1 el 2 doivent imp rativement remettre le v hicule disposition de la Communaut de communes En cas de cong maladie ou cong impr vu au planning annuel le v hicule devra tre remis disposition de la Communaut de communes Tout agent doit respecter le code de la route il est responsable p nalement des contraventions et d lits qu il pourrait commettre bord d un v hicule de service Il doit galement veiller stationner le v hicule des emplacements autoris s Les amendes sanctionnant un stationnement interdit sont sa charge TITRE
4. En application des dispositions du Code de la route et des principes d gages par la jurisprudence tout conducteur doit constamment rester ma tre du v hicule qu il conduit et le mener avec prudence Article 19 Lorsqu il y a faute personnelle la responsabilit civile de l agent conducteur se trouve engag e Apres avoir assur la r paration des dommages conform ment la loi du 31 d cembre 1957 l administration dispose d une action r cursoire contre son agent si elle estime qu il a commis une faute personnelle exc s de boisson exc s de vitesse par exemple utilisation du v hicule administratif des fins personnelles en dehors du service et en l absence d autorisation Article 20 En mati re de contravention ou de d lit cons cutif une infraction routi re l agent conducteur encourt les m mes sanctions p nales que les particuliers conduisant leur propre v hicule il doit acquitter lui m me les amendes qui lui sont inflig es et subir les peines de suspension de permis voire d emprisonnement L agent conducteur doit galement signaler la suspension de son permis de conduire lorsque cette sanction lui est inflig e au cours de sa vie personnelle comme professionnelle En effet nonobstant les poursuites encourues pour conduite sans permis l agent dont le permis de conduire est n cessaire l exercice de son activit professionnelle commettrait une faute susceptible d tre sanctionn e sur le terrain disciplina
5. ent num rot e utilisable dans toutes les stations locales ou nationales du fournisseur retenu Cette op ration donne lieu l mission d un ticket de livraison de la part du fournisseur sur lequel figurent la quantit de carburant d livr e la valeur la date le lieu de l enl vement et le kilom trage inscrit au compteur que l utilisateur doit renseigner imp rativement Ces tickets doivent tre plac s dans la pochette du v hicule En cas de force majeure l utilisateur peut tre amen r gler la livraison de carburant par un autre moyen de paiement Dans ce cas pour obtenir le remboursement l utilisateur doit fournir au service comptabilit la facture un RIB ainsi qu un justificatif crit Article 11 La r servation du v hicule se fait sur Outlook La gestion du planning de r servation est assur e par l utilisateur r f rent d sign pour chacun des v hicules liste en annexe Article 12 Pour conserver un bon tal technique et une bonne gestion du parc automobile il est indispensable Que l utilisateur e respecte les r gles essentielles de s curit fermer les porti res stationner dans les emplacements autoris s ne pas laisser les papiers dans le v hicule ne pas laisser en vue des objets de valeur etc e signale tout accident accrochage dysfonctionnement constat au responsable m canicien au plus tard dans les 24 heures et le note sur le carnet de bord e rende le v hicule en
6. hicules et pr cisent les contraintes juridiques qui s imposent la collectivit et ses agents A ce titre tout utilisateur d un v hicule de la Communaut de communes doit signer ce r glement int rieur pr alablement la premi re r servation de voiture La responsabilit de ce parc est confi e l agent m canicien qui d pend des services techniques TITRE CONDITIONS RELATIVES AUX PERSONNES Article 1er Tout agent en fonction la Communaut de communes Garazi Baigorri qui en raison de ses n cessit s de service est confi un v hicule de service est accr dit cet effet par le Pr sident de la Communaut de communes et par d l gation par le Directeur G n ral des Services Article 2 Cette accr ditation est accord e aux agents relevant de l une des 2 cat gories suivantes Cat gorie 1 Directeurs et chefs de services fortes suj tions Cat gorie 2 Utilisateurs de v hicule s de service Article 3 L accr ditation d livr e pur les agents relevant de la cat gorie 1 est conf r e par un arr t nominatif pris par le Pr sident de la Communaut de communes qui autorise sous certaines conditions l utilisation d un v hicule de service avec extension privative pour le trajet domicile travail L accr ditation d livr e pour les agents relevant la cat gorie 2 rev t la forme d un ordre de mission permanent ou temporaire d livr par le sup rieur hi rarchique Elle est va
7. ierre IDIART Michel CAMOU Gabriel FRANCHISTEGUY Ambroise GAINZA Fran ois ARRABIT Be at ETCHEGARAY Jean Pierre MAILHARRO Jean Marie BERHOUET Jean Bernard ANCHORDOQUY Jean Michel BISCAICHIPY Pierre Xavier JAURETCHE Patrick Secr taire de s ance Monsieur Peio Setoain a t nomm secr taire de s ance N d ordre 06 OBJET DE LA DELIBERATION r glement d utilisation des v hicules de services de la Communaut de communes Garazi Baigorri Le Directeur g n ral des services propose la mise en place du r glement ci joint Invit se prononcer sur cette question et apr s en avoir d lib r Le Conseil communautaire l unanimit ADOPTE le r glement d utilisation des v hicules de services AUTORISE le Pr sident ou le DGS selon les cas mettre en uvre les modalit s d application de ce pr sent r glement Au registre sont les signatures Pour extrait certifi conforme Le Pr sident Jean Michel GALANT REGLEMENT D UTILISATION DES CI VEHICULES raf DE LA COMMUNAUTE DE Baisorri Garazi COMMUNES GARAZI BAIGORRI HERRI ELKARGOA Janvier 2012 La Communaut de communes dispose d un parc de v hicules mis disposition des agents dans le cadre de leurs d placements professionnels La bonne gestion de ce parc impose que les utilisateurs soient inform s des conditions relatives son emploi et les respectent Elles d finissent notamment les r gles concernant l entretien technique des v
8. ire s il ne r v lait pas au service gestionnaire la suspension ou l annulation de son permis de conduire Article 21 Toute utilisation non conforme aux dispositions pr vues par le R glement int rieur expose l agent utilisateur accr dit des sanctions disciplinaires et un retrait de l accr ditation dont il aura pu b n ficier Vu le Nom Pr nom Service de rattachement actuel Signature ANNEXE 1 LISTE DES UTILISATEURS REFERENT AU 01 03 2012 VEHICULE IMMATRICULATION UTILISATEUR REFERENT 206 BX 256 XV Estebe EYHERABIDE Bipper CB 455 LP Claire VINCENS Bipper BX 245 XV C dric SAMALBIDE Clio 9077XX64 Claude FAGQUET Traffic CA 584 LW G rard CURUTCHET
9. is le v hicule A titre privatif 1 304 Km L avantage en nature est gal 1 304 Km x 0 276 1304 Km x 0 17 138 22 Cet avantage en nature est soumis la CSG et CRDS pour les fonctionnaires la totalit de cotisations sociales pour les agents non titulaires Article 8 Chaque v hicule est confi avec une pochette comprenant La carte grise Le talon de la vignette L attestation d assurance Une carte de carburant avec le code correspondant Un constat amiable Un manuel d utilisation du v hicule Un carnet de bord Le num ro d appel de l agent m canicien Chaque utilisateur d un v hicule de service doit s assurer de la pr sence de l ensemble de ces documents En cas de perte l utilisateur doit imm diatement pr venir l agent m canicien Article 9 Afin de ma triser la gestion de l ensemble des v hicules du parc et d en contr ler l utilisation la tenue d un carnet de bord est obligatoire Ce document comprend pour chaque mission Le kilom trage affich au compteur en d but et fin de mission les dates et heures de prise et de remise du v hicule au lieu de garage habituel le nom du conducteur la nature de la mission le trajet effectu et le cas ch ant le trajet effectu titre privatif avec visa du sup rieur hi rarchique pour les agents de cat gorie 2 Article 10 L approvisionnement en carburant s effectue au moyen d une carte de paiem
10. lable tant que l agent reste affect dans le service pour lequel l utilisation d un v hicule de service lui a t conc d e La validit de cette accr ditation cesse d s que l agent quitte le service pour lequel elle lui a t d livr e Article 4 Aucune accr ditation n est valable si l agent ne poss de pas un permis de conduire civil valide l autorisant conduire la cat gorie de v hicule concern e Ainsi l accr ditation cesse en cas de retrait de permis Article 5 Tout agent peut tre convoqu par son responsable hi rarchique devant le service de m decine professionnelle et pr ventive si son comportement professionnel est perturb par des troubles apparemment li s son tat de sant L accr ditation peut cesser en cas d inaptitude la conduite reconnue et attest e par le m decin du travail Article 6 Toute mise disposition d un v hicule de la communaut de communes au profit d une personne trang re aux services sauf cas de force majeure est prohib e Aucun v hicule ne peut tre utilis dans le cadre de la conduite accompagn e TITRE Il CONDITIONS RELATIVES AUX VEHICULES Article 7 Les v hicules de service sont attribu s exclusivement pour effectuer des d placements professionnels soit titre permanent soit pour accomplir une mission en fonction de l emploi occup Toutefois les agents relevant de la cat gorie 1 ont en outre la facult de remiser chaque soir
11. le v hicule utilis sur le lieu de leur domicile lorsque cette op ration est de nature soit r duire la distance parcourue soit viter de rejoindre la r sidence administrative et de g n rer ainsi des heures de travail suppl mentaires Cette m me facult est ouverte dans les m mes conditions aux agents de la cat gorie 2 au d but ou la fin de chacune des missions temporaires n cessitant l usage d un v hicule de service sous r serve d une autorisation expresse de leur sup rieur hi rarchique Redevance kilom trique Le remisage fait l objet d une redevance kilom trique de 0 17 Km au 1 Janvier 2012 par l agent b n ficiaire Le d placement titre privatif objet de la redevance est le d placement entre le dernier rendez vous professionnel domicile r sidence administrative La collectivit mettra trimestriellement un titre de recette correspondant au co t de cet usage privatif dont l agent concern devra s acquitter Calcul de la redevance kilom trique El ments de base Achat v hicule 11 000 10 ans Cout du kilom tre Amortissement v hicule 11 000 10 1100 AN 0 055 Km Kilom trage 20 000 Km an Assurances 440 AN 0 022 Km Entretien du v hicule 400 AN 0 02 Km Carburant 5 5 litres 100 km 1 40 L 1540 AN 0 077 Km 3480 An 0 17 Km Evaluation de l avantage en nature de l utilisation privative d un v hicule de ser
12. tat de propret aucun d chet l int rieur m gots papiers gras sacs plastique avec au minimum la moiti du plein de carburant Que l utilisateur r f rent e V rifie la bonne tenue du carnet de bord et la coh rence avec le planning de r servation e Remette chaque semaine au service comptabilit une copie des pages du carnet de bord de la semaine concern e ainsi que du planning de r servation e S assureenlien avec le m canicien du nettoyage r gulier du v hicule int rieur et ext rieur Que le m canicien e tienne pour chaque v hicule un dossier administratif et technique jour e contr le les consommations afin que seuls les frais aff rents aux consommations correspondant aux missions e trajets professionnels soient pris en charge par la Communaut de communes g re les contr les techniques et les rendez vous dans les garages e assure l assistance technique lors de sinistre ou de panne Article 13 Chaque utilisateur se voit attribuer un p rim tre de circulation limit au territoire du D partement des Pyr n es Atlantiques Des largissements temporaires ce p rim tre mentionn s sur des ordres de mission pourront tre autoris s par le Directeur g n ral ou par d l gation par le Directeur g n ral adjoint Article 14 Il est rappel que les v hicules mis la disposition des agents relevant des cat gories 1 et 2 sont destin s aux seuls besoins de leur service et
13. vice Lorsque l utilisation d un v hicule de service est assortie d un remisage domicile l usage privatif qui en r sulte est alors constitutif d un avantage en nature qui doit tre int gr dans l assiette du revenu imposable et soumis pour les fonctionnaires relevant du r gime sp cial de la s curit sociale la CSG et CRDS et pour les agents non titulaires de droit public relevant du r gime g n ral la totalit des cotisations sociales Chaque ann e la Communaut de communes calculera pour chaque v hicule la valeur r elle des d penses engag es Amortissement de l achat du v hicule TTC 20 an 10 si le v hicule plus de 10 ans Le cout de l assurance et les frais d entretien TTC Les frais de carburants L valuation de l avantage en nature est calcul e au prorata des kilom tres parcourus annuellement pour l usage priv rapport au nombre total de kilom tres parcourus pour cette m me p riode laquelle l on soustrait la redevance acquitt e EXEMPLE CALCUL AVANTAGE EN NATURE V hicule A Kilom tres parcourus 16 254 Km Cout d achat du v hicule 12 000 en 2010 Assurance 429 Frais d entretien 325 Carburant 1 268 gt Calcul co t kilom trique Amortissement 12000 x20 16254 Km 0 147 Assurance 424 16254 Km 0 026 Frais d entretien 325 16 254 Km 0 025 Carburants 1268 16254Km 0 078 0 276 Un agent x a util
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