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Manuel d`utilisation de RP Pro

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1. quoi servent les Utilisateurs Mailing 48 e Les Utilisateurs vous permettent de g rer le nom des personnes qui utilisent le logiciel Donc de g rer les noms fonctions adresse Email en t te pied de page ville de l exp diteur des diff rentes personnes susceptibles d envoyer des mailing et emailing e L en t te et le pied de page vous permettent pour l envoi de mailing d int grer votre logo et votre pied de page qui figurent normalement sur votre papier lettre Pour avoir une image dans len t te on clique sur Import Image afin de copier une image pr sente sur votre ordinateur e Pour modifier un utilisateur en cr er un nouveau ou en supprimer un on clique sur Utilisateur L on peut cliquer sur Supprimer pour supprimer un utilisateur ou bien sur Nouveau pour cr er un nouvel utilisateur On peut aussi choisir d avoir une couleur d interface diff rente du gris On peut choisir d avoir un tri automatique louverture du logiciel Si RP Pro n est utilis que par une personne on peut aussi le param trer dans ce sens afin d viter d avoir saisir son nom l ouverture du logiciel On peut aussi utiliser le logiciel en anglais en choisissant sa langue Si vous utilisez RP Pro pour de la gestion de contacts commerciaux il est n cessaire d indiquer comme langue Business au lieu de Fran ais ou Anglais On peut aussi d finir sa liste pr f r
2. e RP Pro comprend des options de retraitement des donn es qui vous permettent de faire du nettoyage tr s rapidement Pour y acc der vous devez disposer du mot de passe principal cliquez sur Plus en haut droite sur la fiche puis sur Retraitement des donn es L vous disposez de plusieurs options V rifier Email va supprimer les espaces et les sauts de lignes de la case Email Supprimer les fausses lignes directes va effacer les num ros de t l phone direct identiques au num ro du standard Mettre les T l portables dans la bonne case va rechercher les t l phones portables pr sents dans la case T l Direct et T l Perso et les rapatrier dans la bonne case Corriger les mauvaises saisies va supprimer les sauts de lignes inutiles basculer les pr noms en minuscule basculer les noms en majuscule remplacer les par des espaces dans les t l phones mettre en place des civilit s pour les personnes qui n en n ont pas basculer les villes et les pays en majuscule Introduction Contact 19 Pour joindre les ditions Progress T l 01 46 20 50 09 E mail info editions progress com Web http www editions progress com e La meilleure mani re de comprendre le fonctionnement tr s simplifi de ce logiciel est de cliquer sur les diff rents boutons qui composent chaque base de donn es afin de bien comprendre la logique tr s simple de l ensemble Pour en savoir pl
3. t sorti deux fois il vous faut donc basculer l une des sorties de ce produit en entr e dans le bulletin de shopping correspondant e On peut saisir les produits la suite lors de l arriv e d une nouvelle collection par exemple afin de pouvoir cr er des bons de livraisons sans avoir cr er les produits chaque fois e On peut aussi les Importer avec le bouton Importer en utilisant un fichier Excel par exemple e Pour imprimer les tiquettes avec codes barre on clique sur Code Barre puis on choisit le format d impression A4 ou bien tiquette une par une e Pour importer les photos on clique sur Historique puis on clique sur importer e Lorsarun nroduit sort d finitivement du stock il faut cliauer sur la case Sortie Stock nour mettre la date du iour Comment r aliser une pr sentation graphique des shoppings Shopping 72 e Il est possible d avoir une pr sentation graphique de vos shopping en cliquant dans le Rapport des shopping sur le bouton Graphique Vous pouvez ensuite choisir de r aliser des graphiques sur toutes les options disponibles en cliquant sur Tous Ou bien vous pouvez choisir de r aliser un graphique sur un seul sujet en cliquant sur son nom Parution Type de Produit Saison etc RP Pro cr era alors un nouveau message Email comportant en pi ce jointe au format pdf la pr sentation graphique de vos shopping Comment supprimer des vieux sho
4. e afin d afficher celle ci lorsqu on clique sur Liste quand on est dans la fiche des Contacts Il est aussi possible d avoir louverture du logiciel la liste des personnes relancer aujourd hui On peut choisir de ne voir que ses propres suivis Comment modifier la civilit qui se trouve en d but de courrier Mailing 49 e Lorsque vous cr ez un nouveau contact le logiciel attribue d office la civilit Monsieur dans la partie Adresse 2 Cette civilit est reprise automatiquement pour vos courriers et mailing Vous pouvez d finir un type de civilit diff rent pour certains contacts avec lesquels vous avez des relations particuli res En changeant le type de civilit vos diff rents courriers prendront en compte cette modification La civilit Pr nom cr era des courriers avec en d but de texte le pr nom et non pas Monsieur Il en va de m me avec Cher Monsieur Cher Pr nom Le logiciel tient compte du sexe de la personne qui vous crivez Vous pouvez aussi choisir Rien si vous ne souhaitez pas indiquer de civilit particuli re le courrier ou mailing naura alors aucune indication de civilit en t te de lettre e Les civilit s peuvent aussi tre g n r es en anglais ou en allemand Pour cela il faut choisir la civilit dans la rubrique Civilit Mister Madam puis de choisir la langue Pourquoi la ville indiqu e dans le courrier n est pas celle que je
5. e La sauvegarde est automatique en version serveur une fois par jour et une fois par semaine Il est n anmoins n cessaire de r aliser une sauvegarde externe des donn es sauvegard es dans Sur Mac Macintosh Bilioth que FileMaker Server Data Backup Sur PC Poste de Travail C Program Files FileMaker FileMaker Server Data Backup e Pour plus d informations sur le fonctionnement de FileMaker Server merci de consulter les documents d aide au format pdf install s lors de la mise en place du logiciel sur le serveur J ai un message d erreur Le fichier est endommag Astuces 86 e Dans ce cas il est imp ratif de nous contacter afin que nous validions avec vous la r cup ration du fichier Quel mot de passe donner un stagiaire Astuces 87 e Vous pouvez utiliser le mot de passe aze afin de permettre un stagiaire de consulter le fichier sans faire de grosses modifications e Le mot de passe aze ne permet pas de modifier les contacts et les supports En revanche il permet de cr er des lignes de Suivi des lignes de Parutions des Shoppings et des Notes Ce mot de passe ne permet pas d exporter ni de modifier les listes de valeurs Ce mot de passe ne permet pas d acc der aux fiches qui ont la case Confidentiel remplie avec Oui e Vous pouvez aussi utiliser le mot de passe 123 qui permet de tout faire sauf de supprimer des informations d exporter et de modifier les
6. CP 2 Ville 2 Pays 2 Si vous choisissez pour certains contacts Adresse 2 tous vos courriers prendront en compte ce choix de priorit d adressage e Pour activer les adresses 3 vous devez le faire lorsque vous choisissez votre format d tiquette Activer les adresses 3 R ponse Oui e Le Code Porte vous permet de saisir un code de porte pour un coursier par exemple Cette information est reprise dans la liste adresse et aussi dans les Etiquettes avec code porte Comment attribuer plusieurs supports un pigiste Contact 6 e Vous pouvez attribuer plusieurs supports un pigiste Pour cela il vous suffit de taper le nom des supports dans les cases Support 2 Support 3 Support 4 Ces informations appara tront aussi sur la Liste S lection quoi sert la rubrique mission Contact 7 J e Cette rubrique est directement rattach e au journaliste et non pas au support et vous permet de savoir pour quelle mission travaille un journaliste Cette rubrique vous permet aussi de g rer simplement des journalistes travaillant pour la m me cha ne de t l vision par exemple Imaginons que vous avez cinq journalistes chez France 2 vous pouvez leur attribuer une mission pour chacun d entre eux afin que leurs courriers leur arrivent plus rapidement e Vous pouvez aussi utiliser cette case pour les num ros de pi ces de Radio France les cahiers d un journal Le Figaro Economie ou bien pou
7. dans la colonne de gauche pour les faire appara tre dans la colonne de droite Le fichier Excel s ouvre ensuite automatiquement Comment r aliser une pr sentation graphique des suivis Suivi 61 e Il est possible d avoir une pr sentation graphique de vos suivis en cliquant dans le Rapport des suivis sur le bouton Graphique Vous pouvez ensuite choisir de r aliser des graphiques sur toutes les options disponibles en cliquant sur Tous Ou bien vous pouvez choisir de r aliser un graphique sur un seul sujet en cliquant sur son nom Type de Suivi Type de Produit Type de Support etc RP Pro cr era alors un nouveau message Email comportant en pi ce jointe au format pdf la pr sentation graphique de vos suivis Comment cr er une nouvelle parution pour un journaliste Parution 62 e Vous pouvez suivre les parutions r alis es par chacun de vos journalistes directement partir de leurs fiches Pour cela il vous suffit de cliquer sur Parution pour acc der au suivi des parutions e Vous pouvez cr er directement partir de cet cran une nouvelle parution pour ce contact Pour cela il vous suffit de cliquer sur Ajouter 1 et de saisir les informations sur cette parution date sujet taille titre visuel et autres Le bouton Supprimer vous permet de supprimer une parution en la s lectionnant au pr alable dans la liste des parutions Le bouton Rapport vous permet d ouvrir
8. de chacun de vos contacts Fiche Compl te comme son nom l indique donne l ensemble des informations sur chacun des contacts Fiche Pr sentation permet d imprimer sur une page A4 les principales informations d un contact coordonn es support rubrique fonction et surtout les notes Cette fiche peut tre envoy e en fichier joint pdf dans un courrier lectronique en cliquant sur pdf Trombinoscope affiche la photo et les coordonn es des contacts Liste Perdu vous permet de consulter le nombre de produits perdus par les journalistes lors des shoppings Comment changer le titre d une liste de Contacts Liste 38 e Lorsque vous tes sur la liste vous pouvez changer le titre directement en haut droite de la liste Le titre est en effet en noir sur fond blanc droite des boutons Comment exporter des contacts vers Excel Liste 39 e Les formats de liste de RP Pro ont t pr vus pour satisfaire la majorit des besoins d dition la liste modifiable vous permettant d imprimer ce que vous souhaitez en d pla ant les colonnes imprimer sur la gauche Cependant il est possible que vous ayez besoin d un format de liste particulier Dans ce cas il vous faut exporter les donn es pour les r utiliser au sein d un tableur ou d un traitement de texte Pour cela vous devez cliquer sur Exporter Le logiciel vous demande le mot de passe pour Exporter Ensuite vous dispose
9. listes de valeurs Ce mot de passe ne permet pas d acc der aux fiches qui ont la case Confidentiel remplie avec Oui e Vous pouvez aussi utiliser le mot 123777 qui permet de tout faire sauf d acc der aux fiches qui ont la case Confidentiel remplie avec Oui e Pour acc der la partie Gestion il faut un mot de passe sp cifique que nous pouvons vous communiquer Comment r installer RP Pro sur un ordinateur Astuces 88 I faut utiliser le CD Rom FileMaker Pro livr lors de l installation de RP Pro et l installer en utilisant les num ros de licences pr sents sur le CD Rom Le nom de la soci t est Editions Progress Il faut r aliser une installation standard en r pondant oui toutes les questions hormis la fin l enregistrement du produit aupr s de FileMaker e Ensuite si RP Pro est utilis en r seau il faut demander un autre utilisateur de vous envoyer son fichier d ouverture RP Pro ou bien nous contacter pour la cr ation du fichier d ouverture de RP Pro Si RP Pro n est que sur un seul ordinateur alors il suffit de cr er sur le bureau un raccourci vers le fichier Contact fp7 qui se trouve dans le dossier RP Pro Comment optimiser son fichier presse Astuces 89 e Au fil du temps RP Pro peut devenir volumineux ce qui peut ralentir les recherches et les tris Pour que votre fichier maigrisse un peu il existe plusieurs solutions Attention CE GENRE DE
10. page quadri sans positionnement pr f rentiel Cela peut aussi tre le co t d un spot de publicit standard de 30 ou 60 secondes quoi servent les boutons qui sont dans l cran du bas de la base support Support 22 e La zone en gris de la base Support affiche la liste des contacts que vous avez pour ce support Si le nombre de vos contacts pour ce support est sup rieur 15 vous pouvez faire d filer la liste avec la barre de d filement plac e sur la droite D un clic sur Voir vous acc dez aux informations d taill es de la base Contact sur cette personne Vous pouvez aussi modifier le N de Support attribu un journaliste directement sur cet cran e Le bouton Nouveau vous permet de cr er un contact nouveau rattach ce support et vous affiche la base de donn es Contact afin de vous permettre de finir votre saisie e Le bouton X vous permet de supprimer directement un contact partir de cet cran Pourquoi certaines villes apparaissent automatiquement et pas d autres Support 84 e Le logiciel saisi de mani re automatique la ville d une soci t lorsque vous tapez le code postal de celle ci Cependant cette option ne fonctionne que s il existe d j un support ayant le m me code postal Comment faire d filer les fiches Rechercher 23 e Il faut utiliser les deux boutons qui se trouvent au dessus du bouton Tous Un clic sur le bouton de ga
11. s simplifi de ce logiciel est de cliquer sur les diff rents boutons qui composent chaque base de donn es afin de bien comprendre la logique tr s simple de l ensemble Pour en savoir plus ce fichier vous donne des informations compl mentaires e Si vous utilisez RP Pro pour de la gestion de contacts commerciaux il est fortement conseill d indiquer comme langue Business Pour cela il suffit de cliquer sur Utilisateur et de choisir comme langue Business au lieu de Fran ais ou Anglais e Vous pouvez aussi rechercher partir d un mot pr sent dans une r ponse Cliquez sur le bouton Rechercher Tapez le mot clef dans la rubrique R ponse Puis validez en cliquant sur Go en haut e Les indiquent dans cette aide les textes qui sont tap s dans les rubriques les sont utilis s lorsqu il est question de bouton cliquer Comment cr er un nouveau contact Contact 2 e Pour cr er un nouveau contact vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de l cran Principal Vous disposez alors de trois solutions Cr er aussi un support Utiliser un support existant Cr er un pigiste sans support e Dans le premier cas il vous faudra taper les informations la fois sur le Support et sur le Contact Dans le deuxi me cas vous choisirez dans la liste des Supports celui que vous souhaitez utiliser Dans le troisi me cas le contact n aura pas de support et il
12. un seul salon ou festival e Dans ce Rapport vous pouvez aussi indiquer des informations compl mentaires comme le N de Badge Re u Type de Paiement Date du Badge Nombre de Nuit e Vous pouvez bien s r comme dans les autres Rapports Imprimer Exporter vers Excel ou g n rer un pdf du Rapport Comment g rer ses factures Gestion 75 J e Le module Gestion n cessite un mot de passe sp cifique pour pouvoir acc der aux donn es et les modifier Si vous le connaissez pas n h sitez pas nous le demander e Il est possible de facturer directement avec le logiciel RP Pro Pour cela il suffit de cliquer sur Facture lorsqu on est dans Contact puis de cliquer sur Ajouter 1 pour cr er une facture On choisit les produits qui sont factur s au client Il est pr f rable de cr er auparavant les contacts que vous souhaitez facturer Pour imprimer votre facture il suffit de cliquer sur Facture puis sur Imprimer Vous pouvez aussi envoyer votre facture par Email en cliquant sur pdf Il est d ailleurs possible de changer l adresse Email par exemple par une adresse Email plus sp cifique pour la comptabilit de la soci t e Le module Gestion dispose d une base de donn es articles qui vous permet de d finir les produits que vous facturez On y acc de en cliquant sur Article Lorsque vous choisissez un article pour votre facture vous devez indiquer la quantit et vous pouvez chois
13. veux Mailing 50 e Pour modifier la ville d envoi d un courrier ou d un mailing vous devez modifier l Utilisateur e Pour cela on clique sur Utilisateur Il ne vous reste plus qu modifier l Utilisateur souhait ou bien cr er un nouvel Utilisateur Pourquoi le nom de l exp diteur appara t il trop bas Mailing 51 e Ceci est tout fait normal dans la mesure o lors de l impression votre nom appara tra juste en dessous de votre courrier ou de votre mailing Comment ins rer une tabulation dans un texte Mailing 52 e Le module de traitement de texte int gr dans RP Pro dispose de nombreuses options et notamment la possibilit d ins rer des tabulations dans un texte Normalement une tabulation provoque le passage la rubrique suivante C est pourquoi pour ins rer une rubrique dans un texte il faut taper Option Alt Tabulation sur Mac et Contr le Ctrl Tabulation sur PC e noter Cette tabulation peut tre param tre de deux mani res Soit dans le choix Format de texte du menu Format en choisissant ensuite l option Paragraphe puis l option tabulation soit directement dans la r glette de texte si celle ci est affich e Pour afficher la r glette de texte on passera par le menu Affichage en choisissant R glette de Texte Comment modifier la mise en page d un courrier ou d un mailing Mailing 53 e Il est possibl
14. vous faudra lui attribuer une adresse personnelle dans Adresse 2 e Pour la saisie des informations vous devez utiliser la touche tabulation afin de saisir les diff rentes informations concernant ce contact Vous pouvez s lectionner les diff rents sujets qui peuvent int resser ce contact Une fois vos contacts cr s il ne vous reste plus qu interagir avec eux emailing tiquette relances parutions e Vous pouvez aussi si le support existe par exemple Paris Match rechercher Paris Match et cliquer sur Dupliquer afin de cr er un nouveau contact rattach ce titre e Derni re solution Vous ouvrez la base Support en cliquant sur Support en haut gauche Vous recherchez le support pour lequel vous souhaitez cr er un contact Vous cliquez sur Nouveau en bas de l cran II ne vous reste plus qu saisir le pr nom et le nom Dans le cas o le support n existe pas d j vous devez retourner dans Contact et cliquer sur le bouton Nouveau Comment g rer un journaliste qui change de support Contact 3 e Lorsqu un journaliste change de support il faut utiliser la rubrique N de Support pour le rattacher un autre support Pour cela on clique sur le carr noir qui se trouve droite du N de Support Encore plus simple en cliquant sur le nom du support RP Pro vous propose automatiquement de changer le N de Support de ce journaliste Comment fonctionnent les
15. 4 Avec le format modifiable vous pouvez modifier la couleur et la police de l tiquette Pour cela Vous cliquez sur le bouton Modifiable Vous choisissez Modifier Vous faites Ctrl ou cmd L pour passer en mode mod le Vous s lectionner toutes les cases avec la touche Ctrl ou cmd A Vous modifiez la police avec le menu Format en haut du logiciel Ou bien vous pouvez aussi ajouter votre logo en choisissant en haut le menu Ins rer gt Image ensuite vous pouver r duire la taille du logo afin qu il tienne sur l tiquette Vous faites Ctrl ou cmd B pour valider e Chaque ligne d tiquette peut faire jusqu 50 caract res Support Emission Pr nom et Nom Rue Rue Suite CP et Ville Pays e Vous pouvez choisir d viter d imprimer les personnes en doublons Pour cela il vous suffit de choisir Oui dans la case Sup Doublon pr sent dans le menu des tiquettes Attention si vous faites auparavant un tri complexe plusieurs crit res de tri celui ci sera d fait par la suppression des doublons e Vous pouvez choisir d activer les adresses temporaires Adresse 3 lors d une impression d tiquettes Pour cela vous s lectionner Oui dans Activer les adresses 3 en bas de l cran du choix de format des tiquettes Comment s lectionner manuellement des contacts Liste 36 e Pour s lectionner manuellement des contacts vous pouvez les coch
16. Brother La fiche de ce Contact sera alors automatiquement recr e En cliquant sur Suivi vous pourrez obtenir des statistiques sur les suivis r alis s par les utilisateurs du logiciel par mois par ann e et par type de suivi Comment g rer ses rendez vous Agenda 77 J e Si vous cliquez sur Agenda vous acc dez une gestion de planning consultable par tous les utilisateurs de RP Pro Cette Agenda peut tre utilis pour g rer une salle de r union une salle de shopping ou les rendez vous de chacune des personnes du service Pour cr er une nouvelle personne il suffit de cliquer sur Nouv Perso et de taper ensuite le nom de la personne ou de la salle Les fl ches suivant et pr c dent permettent de passer d une semaine l autre Pour trouver l Agenda d une personne en particulier il suffit de cliquer sur Rechercher de choisir son nom dans la liste et de valider la recherche en cliquant sur Go Pour supprimer des semaines il suffit de se placer au d but de l Agenda d une personne avec la fl che Pr c dent et de cliquer ensuite sur Supprimer Un clic sur Aujourd hui affiche tous les Agendas de la semaine en cours Comment acc der rapidement un mot dans une liste Astuces 78 e Lorsque vous souhaitez chercher ou saisir une valeur pr sente dans une liste de valeur vous pouvez acc der de mani re rapide cette valeur Par exemple pour attri
17. Le Directeur etc dans la case nom et ne rien mettre dans la case pr nom De cette fa on le logiciel pourra les ignorer lors de sa recherche de doublons et lors de la suppression des doublons e Le logiciel Vous proposera aussi de supprimer uniquement les doublons qui travaillent pour le m me support ce qui vous permettra de supprimer uniquement les doublons complets ayant la fois le m me nom et le m me m dia e Si dans la liste des doublons vous avez des homonymes vous pouvez les faire sortir de la liste des doublons de la mani re suivante Inversez pour l un des deux le pr nom et le nom Cliquez sur le bouton Doublons le logiciel n affichera plus ces homonymes e Lors de la suppression le logiciel fusionne les donn es pr sentes sur les deux fiches fusionn es en conservant en priorit les donn es les plus r centes ou les plus anciennes selon votre choix Les suivis les parutions et les shoppings sont aussi conserv s et rattach s Il n est pas possible de revenir en arri re C est pourquoi il est souhaitable de v rifier au pr alable la liste des doublons e vous est aussi possible de fusionner un seul doublon Lorsque vous tes sur la fiche d un Contact il suffit de cliquer sur le message Attention ce Contact est un doublon Le logiciel vous proposera alors de supprimer uniquement ce doublon en conservant en priorit la premi re ou la deuxi me fiche quoi sert le bout
18. MANIPULATION EST R SERV AUX GENS QUI SONT REPONSABLES DE RP Pro e Il peut tre int ressant par exemple de supprimer les personnes qui n ont aucun code Si elles n ont aucun code elles ne sont donc concern es par aucune op ration Pour cela on fait une recherche en mettant le signe dans la grande case code On obtient alors la liste des gens qui n ont aucun code On v rifie ensuite si on veut supprimer toutes ces personnes en les affichant en liste Dans la liste on ignore les gens que l on ne veut pas supprimer Puis on revient sur la fiche Contact et on supprime les fiches trouv es en allant dans le menu en haut Enregistrement gt Supprimer les enregistrements trouv s e On peut aussi supprimer les gens qui n ont pas de pr nom pas de nom et pas d adresse Email M me si ces contacts ont des parutions les parutions ne seront pas supprim es si on les supprime Pour trouver ces personnes on clique sur Rechercher puis on met le signe dans les cases pr nom nom et Email On valide en cliquant sur Go On peut v rifier ces contacts en cliquant sur Liste puis Liste T l phone par exemple Puis on choisit dans le menu du haut Enregistrement gt Supprimer les enregistrements trouv s On peut aussi supprimer les supports qui n ont aucun contact Pour cela on ouvre la base Support en cliquant sur Support dans la fiche On clique sur Rechercher en haut gauche et on tape le chiffre dans la case du bas Nomb
19. Manuel d utilisation de RP Pro oirions PROGRESS 1995 2013 21 novembre 2013 Table des mati res Contact Introduction 1 Comment cr er un nouveau contact 2 Comment g rer un journaliste qui change de support 3 Comment fonctionnent les modifications 4 Comment donner un journaliste une adresse personnelle 5 Comment attribuer plusieurs supports un pigiste 6 quoi sert la rubrique mission 7 Comment rechercher les journalistes et les pigistes qui travaillent pour un titre 8 Comment trouver les doublons contacts et les liminer 9 quoi sert le bouton Plus 10 Quelles sont les fonctions de base 11 Comment cr er ses propres rubriques 12 Que veut dire RC RCA 13 quoi sert le champ Rubrique 14 quoi sert la rubrique Code 15 Comment visualiser le plan d acc s d un contact 16 Comment importer un fichier Excel 17 Comment nettoyer son fichier presse 18 Introduction 19 Support Comment trouver les doublons supports et les liminer 20 Je ne comprends pas quoi servent certaines rubriques des supports 21 quoi servent les boutons qui sont dans l cran du bas de la base support 22 Pourquoi certaines villes apparaissent autom
20. ations r alis es par les utilisateurs Cette fonctionnalit permet de conna tre les suppressions d information les modifications d information les exportations de donn es les connections distance sur le logiciel les suppressions de doublons e Pour les contacts il vous suffit d aller dans l onglet Notes puis de consulter la case Historique afin de savoir qui a modifi quoi sur chacune des fiches Contact e Pour savoir qui a modifi les informations des autres bases de donn es et quelles taient les informations pr sentes auparavant il faut cliquer sur le bouton Big Brother Les modifications sont tri s par ordre de cr ation Pour consulter les derni res modifications il faut donc regarder la fin de la liste Comme les autres base de donn es de RP Pro on peut bien s r chercher un type de modification ou bien l utilisateur qui a modifi la date de modification etc Il est possible de recopier ces informations pour les remettre l o elles ont t supprim es e De plus il est possible d annuler une modification en cliquant directement sur le titre du champ dans les base de donn es Contact Support et Produit Par exemple dans la base de donn es Contact si vous cliquez sur T l Portable le logiciel vous proposera de revenir la valeur saisie auparavant e Si vous avez supprim par erreur un Contact il est possible de le recr er en cliquant sur le bouton Recr er dans Big
21. atiquement et pas d autres 84 Rechercher Comment faire d filer les fiches 23 Comment aller la derni re ou la premi re fiche 24 Comment savoir combien de fiches sont trouv es 25 Comment rechercher 26 quoi servent les symboles du mode recherche 27 Comment rechercher avec l op rateur Et 28 Comment rechercher avec l op rateur Ou 29 Comment exclure certaines fiches 30 Comment rechercher les rubriques qui sont vides 31 Comment s lectionner plusieurs codes 32 Comment s lectionner des journalistes ayant plusieurs codes en m me temps 33 Comment rechercher les rubriques qui ne sont pas vides 34 Etiquette Comment imprimer des tiquettes 35 Liste Comment s lectionner manuellement des contacts 36 Quelles sont les diff rentes listes disponibles 37 Comment changer le titre d une liste de Contacts 38 Comment exporter des contacts vers Excel 39 Comment imprimer une liste des supports 40 Comment avoir une liste avec tous les journalistes travaillant pour chacun des supports 41 Comment avoir mon logo en haut des listes 42 Trier Comment Trier 43 Comment trier une liste avant de l imprimer 44 Quel est l ordre des fiches 45 Pourquoi mon tri n a pas l air correc
22. buer le support Biba un journaliste lorsque la liste des supports s affiche on tape rapidement les lettres b et i afin d atteindre le premier mot qui commence par Bi Vous pouvez aussi utiliser les fl ches de navigation de votre clavier afin de faire d filer rapidement la liste des valeurs Quels sont les raccourcis clavier Astuces 79 e Comme dans toutes applications il est parfois plus simple d utiliser les raccourcis clavier pour certaines op rations Pour gagner du temps dans l ex cution de vos actions vous pouvez taper les raccourcis clavier suivants Imprimer Ctrl ou cmd P Quitter Ctrl ou cmd Q Tout s lectionner Ctrl ou cmd A Copier Ctrl ou cmd C Coller Ctrl ou cmd V Rechercher Ctrl ou cmd F Dupliquer la fiche Ctrl ou cmd D Supprimer la fiche Ctrl ou cmd E Trier Ctrl ou cmd S Remplacer Ctrl ou cmd Afficher toutes les fiches Ctrl ou cmd J Ignorer la fiche Ctrl ou cmd T Ignorer les fiches Ctrl ou cmdf Majuscule T e Ces raccourcis clavier sont visibles directement dans chacun des menus du programme En haut de l cran les rubriques Fichier dition Affichage vous permettent d acc der l ensemble des fonctions et des diff rents raccourcis clavier Comment viter de taper une date en entier Astuces 80 e Lors de la saisie d une date vous pouvez viter de taper l ann e si
23. cation DP RC Directeur de la Publication et R dacteur en Chef e Cette rubrique est bien s r modifiable en fonction de vos normes de saisie Pour modifier la liste des fonctions qui s affiche On fait d filer la liste jusqu la fin On choisit le mot Modifier On modifie la liste On clique sur Ok afin de valider les modifications quoi sert le champ Rubrique Contact 14 e Le champ Rubrique correspond au th me suivi par le journaliste Deux rubriques peuvent tre attribu es chacun des contacts dans la liste des 30 th mes pr d finis Vous pouvez aussi modifier la liste des th mes selon vos propres crit res Si vous souhaitez attribuer de nombreuses rubriques chacun de vos contacts il est pr f rable d utiliser la rubrique Code En effet cette rubrique est quasiment sans limite de taille quoi sert la rubrique Code Contact 15 J e Cette rubrique est quasiment sans limite de taille et peut vous permettre de qualifier vos journalistes avec de nombreux crit res e La rubrique de code vous permet d ajouter chacun des journalistes des codes de s lection Par exemple Informatique Informatique2 Informatique3 ou bien Client A Client B Il est d conseill d avoir un code qui soit aussi le premier mot d un autre code Si vous cherchez Mode apr s avoir saisi des codes Mode et Model vous retrouverez alors ces deux codes Vous pouvez dans c
24. ce message RP Pro vous permet de supprimer automatiquement ce doublon Nom de Support identique et ville identique Je ne comprends pas quoi servent certaines rubriques des supports Support 21 J e La Rue Suite vous permet dans le cas d adresses longues de pouvoir ajouter une deuxi me ligne pour la saisie de la rue e La rubrique Groupe permet de d finir le groupe qui poss de le m dia concern Par exemple Prisma Presse est le groupe qui dite Capital e La P riodicit est la fr quence de parution pour un titre de presse ou la p riodicit de diffusion pour une mission de radio ou de t l vision e La rubrique Public permet de d finir quel est le type de public vis par un support G n raliste exemple Le Figaro sp cialis exemple SVM professionnel exemple Presse News La rubrique Couverture correspond au degr de couverture de la diffusion du support National R gional tranger pas diffus en France International diffus dans le monde entier Europ en diffus sur l Europe e La rubrique Diffusion indique le chiffre de diffusion communiqu par le support e La rubrique Audience indique l audience du support e La rubrique Th me indique quel est le sujet couvert par le support Sant Magazine a comme th me la Sant Le Monde a comme th me l Actualit G n rale e La rubrique Prix Page Pub indique le co t HT d une page de publicit pleine
25. cette date correspond l ann e en cours En effet si vous ne tapez aucune date le logiciel se chargera d imputer directement l ann e en cours la fin de votre date Cette fonctionnalit est valable aussi bien en saisie que lors d une recherche e Lors d une recherche on peut date dans une case date directement l ann e afin de rechercher uniquement cette ann e Exemple dans le Rapport des Suivis on peut saisir lorsqu on recherche 2012 Ceci nous permettra d avoir tous les Suivis de 2012 On peut faire la m me chose pour trouver seulement un mois en saisissant 03 2012 dans la case date recherch e Ceci nous vitera de taper un encadrement de date plus long saisir comme 01 03 2012 31 03 2012 Comment utiliser le glisser d poser Astuces 81 e Vous pouvez utiliser le glisser d poser pour copier le contenu d une rubrique et le d poser dans une autre rubrique Pour cela il vous faut s lectionner tout le contenu de la rubrique cmd A ou Ctrl A puis avec la souris de votre ordinateur le glisser sur une autre rubrique ou m me sur un fichier ext rieur qui accepte le glisser d poser e Notes Lorsque l on fait glisser le contenu d une rubrique vers une autre la rubrique de d part reste activ e Ceci permet de supprimer le contenu de la rubrique de d part sans avoir cliquer dessus nouveau Comment copier la m me valeur dans plusieurs fiches Astuces 82 Ce typ
26. e cas avoir un code g n rique du type ModeG n et un code Mode1 De cette mani re vous retrouverez le code g n rique en tapant ModeG n puisque Model n est pas le d but du code ModeG n e Lors de la cr ation d un code si vous tapez des espaces ceux ci seront automatiquement supprim s ainsi que les caract res amp Cela vous permet de g rer plus facilement les recherches et les suppressions de codes Si vous souhaitez avoir un s parateur dans un code utilisez plut t le caract re e Plusieurs options vous sont offertes Rechercher affiche la liste des codes saisis pour r aliser une recherche de contact Cette liste se modifie automatiquement en fonction des codes qui ont t saisis Ajouter 1 pers vous permet d ajouter un code un seul contact Enlever 1 pers vous permet d enlever un code un seul contact Ajouter permet d ajouter un code un groupe de journalistes Il vous suffit de choisir le code que vous souhaitez ajouter puis de cliquer sur Puis cliquer ici Si vous souhaitez ajouter un nouveau code vous devez d sactiver la liste qui s affiche et taper le nouveau code Enlever permet d enlever un code un groupe de journalistes Il vous suffit de s lectionner le code que vous souhaitez supprimer puis de cliquer sur Puis cliquer ici Effacer vous permet d effacer tous les codes d un seul contact Comment visualiser le plan d acc
27. e d op ration est r aliser avec beaucoup de prudence car le remplacement crase toutes les anciennes donn es qui existaient dans la rubrique sans aucune possibilit de revenir en arri re e La fonction remplacer est une fonction tr s pratique puisqu elle vous permet de remplacer dans l ensemble des fiches s lectionn es le contenu de la rubrique par le contenu que vous avez saisi Ce module fonctionne de la mani re suivante Si vous souhaitez par exemple remplacer dans les fiches de 5 contacts que vous avez s lectionn es dans la base Contact le contenu de la rubrique Fonction par le mot RC Il vous suffira de vous positionnez sur la premi re fiche des contacts que vous avez s lectionn s de tapez le mot RC dans la rubrique Fonction et de tapez Ctrl ou cmd ou bien de passer dans le menu Mode du haut de l cran et de s lectionner Remplacer Un message de confirmation vous permettra de vous assurer de la nature de l op ration que vous tes en train de r aliser Comment supprimer une fiche sans message de confirmation Astuces 83 e Le message de confirmation d effacement d une ou plusieurs fiches est g nant lorsque l on est press Pour l viter il suffit de Taper Ctrl ou Commande alt option E On peut aussi appuyer sur le bouton Supprimer en gardant la touche alt option enfonc e Comment g rer les sauvegardes avec RP Pro en version serveur Astuces 85
28. e de modifier le style d un courrier ou d un mailing Pour cela vous devez utiliser le menu Format afin de choisir comme dans un traitement de texte classique la police le corps le style l alignement l interlignage et la couleur e Vous pouvez aussi modifier l ensemble de la mise en page du mailing Pour cela vous devez avoir le mot de passe principal Ensuite il vous suffit d aller dans le menu du haut Affichage puis Mode Mod le L il vous est possible de bouger les diff rents l ments du mod le Pour cela il est pr f rable de ma triser FileMaker Pro Pour plus d information sur FileMaker Pro vous pouvez activer le menu Aide en haut droite puis Aide FileMaker Pro Comment envoyer des messages E mail E mail 54 e Pour cr er un courrier rapidement avec l adresse E mail d une personne suffit de cliquer sur le logo Email c t de l adresse Email de la personne RP Pro cr era alors un nouveau message avec cette adresse vous de saisir le texte et le sujet du message e Pour faire un Emailing qui soit envoy plusieurs personnes Vous cliquez sur le bouton e Mailing vous choisissez votre N de Mailing Ensuite vous cliquez sur le bouton Emailing pour g n rer votre message E mail dans votre logiciel de courrier lectronique e Si votre fournisseur d acc s Internet vous impose de faire des envois d emailing par groupe de 100 destinataires par exemple vous choisisse
29. echerche bool enne pourvue de l op rateur ou Bien s r vous pouvez r aliser une recherche qui porte sur 12 crit res en m me temps Il vous suffira pour cela de cliquer sur le bouton Rechercher autant de fois que n cessaire et de saisir chaque fois les crit res de s lection Vous pourrez conna tre le nombre de requ te en consultant le deuxi me chiffre qui se trouve droite des boutons Pr c dent Suivant Le premier chiffre vous indique quel est le num ro de requ te sur laquelle vous tes actuellement Vous pouvez vous d placer dans vos requ tes avec les boutons Pr c dent Suivant afin de modifier si n cessaire une requ te Comment exclure certaines fiches Rechercher 30 e Il existe plusieurs solutions pour exclure certaines fiches d une s lection La premi re consiste r aliser une recherche puis affiner cette recherche de mani re manuelle en ignorant certaines fiches On peut ignorer les fiches une par une en cliquant sur ignorer e On peut aussi r aliser une recherche puis s lectionner ensuite les fiches ignor es ce qui revient rechercher le contraire de ce que l on a demand Pour cela apr s avoir r alis une recherche on choisit Afficher enregistrements ignor s uniquement dans le menu Enregistrements du haut de l cran e La troisi me m thode consiste exclure certaines fiches Si l on cherche par exemple tous les contacts qui sont
30. ect t l direct de la personne T l Portable t l portable de la personne Note Contact Type Type de support presse radio t l etc P riodicit p riodicit du support Bouclage bouclage du support Web Web du support Public public du support sp cialis professionnel Couverture national r gional europ en tranger Groupe Soci t ditrice R gion r gion du support Emission Emission du journaliste e L ordre n a pas d importance 1 L cran suivant va vous demander Quel fichier importer Choisissez en bas le type Excel Double cliquez sur le fichier importer 2 Dans l cran suivant V rifier qu en bas gauche il y a bien Cr er des enregistrements et que Ne pas importer le 1er enreg est bien coch 3 Cliquer ensuite en bas droite sur Ranger par Noms concordants Si certaines de vos rubriques gauche ne sont pas en face de la rubrique identique droite il vous faut les d placer avec la double fl che du milieu 4I Ensuite vous cliquez sur Importer en bas droite e L import est alors r alis Vous pouvez ajouter un code ce groupe que vous venez d importer afin d avoir une trace de l origine de ces contacts e Ensuite il vous est possible de supprimer les doublons contacts dans le fichier Contact et de choisir Sup Doublons Comment nettoyer son fichier presse Contact 18
31. er Go sur l iTunes Store Connecter votre iPhone ou iPad votre ordinateur Ouvrez votre logiciel iTunes choisissez gauche iTunes Store Ensuite tapez dans le moteur de recherche en haut droite FileMaker Go Puis choisissez la version que vous souhaitez t l charger pour iPhone ou pour Ipad e Une fois le logiciel t l charg sur votre iPhone ou votre iPad vous disposez d une application nouvelle appel e FileMaker Go Pour ouvrir RP Pro Cliquer sur Navigateur de fichiers Open File Browser Choisissez dans Favorite Hosts Ajouter H tes Add Host et tapez l adresse IP externe de votre r seau Vous pouvez ensuite vous connecter au fichier Contact qui est le fichier central de RP Pro e Lorsque vous tes dans RP Pro avec un iPhone vous aurez un cran de visualisation des donn es diff rent qui permet de chercher un contact et de pouvoir appeler une personne ou lui envoyer un email Pour appeler votre contact il suffit de cliquer sur son num ro de t l phone afin de composer son num ro Pour lui envoyer un email il suffit de cliquer sur son adresse email e Le mot de passe et le nom du compte sont identiques par exemple aze et aze ou bien 123 et 123
32. er un par un Cliquez sur Liste Puis sur Liste T l phone par exemple Cochez vos contacts en cliquant dans le petit carr gauche ou bien directement sur le nom des contacts d sir s Une fois votre s lection faite cliquez sur Enregistrer Choisissez Les Coch s Donnez un nom votre s lection e Vous pouvez aussi faire une s lection dans n importe quelle liste juste en ignorant les contacts que vous ne souhaitez pas conserver Cliquez sur Liste Puis sur Liste T l phone par exemple Cliquez sur le nom du support du contact ignorer afin de le faire sortir de la liste Vous pouvez aussi cliquer en haut du logiciel sur Ignorer Une fois votre s lection faite cliquez sur Enregistrer Choisissez Tous Donnez un nom votre s lection Quelles sont les diff rentes listes disponibles Liste 37 e Le bouton Liste vous donne la possibilit d imprimer plusieurs types d information selon votre choix Liste T l phone est une liste qui donne tous les coordonn es t l phoniques de vos contacts Vous pouvez cocher manuellement des contacts en cliquant sur la case qui se trouve gauche ou bien en cliquant directement sur le nom du journaliste Pour enregistrer votre s lection vous cliquez sur Enregistrer Liste Adresse vous donne les coordonn es compl tes des journalistes selon qu ils re oivent leurs informations leur adresse personnelle ou u
33. f rente e En effet vos contacts peuvent avoir trois adresses adresse 1 adresse 2 ou adresse 3 Si certains de vos pigistes sont enregistr s avec une adresse 2 il vous faudra choisir une clef de tri qui soit l adresse calcul e Par exemple un tri sur le Code Postal n cessitera en fait un tri sur la rubrique CP E La lettre E correspond ici au mot tiquette Pour un tri sur la rubrique Rue il faudra faire un tri sur la rubrique Rue E e Pour cela vous cliquez sur le bouton Trier puis une fois sur l cran de Tri vous activer le bouton Trier Plus Ensuite vous choisissez la rubrique de calcul par exemple CP E ou Rue E ou bien encore Ville E Vous pouvez aussi g rer ces tris partir de la liste adresse qui vous permet de trier et d imprimer directement les adresses calcul es Comment envoyer un mailing Mailing 47 e Vous cliquez sur le bouton e Mailing vous choisissez le Mailing souhait puis vous choisissez Emailing Email 1 par 1 Mailing ou Courrier e Si vous souhaitez modifier un texte de mailing vous le s lectionner gauche dans l cran e Mailing puis vous le modifier e Si vous souhaitez cr er de nouveaux texte de mailing vous cliquez sur e Mailing et ensuite vous cliquez sur Choisissez le texte L vous avez la possibilit de cr er autant de texte que vous le souhaitez e Si vous souhaitez cr er ou modifier un Utilisateur vous cliquez sur Utilisateur
34. haut de la parution imprimer il est n cessaire que dans la base Support vous ayez int gr les logos des journaux Cette op ration fonctionne de la m me mani re que les parutions en scannant le logo et en cliquant sur Importer Logo dans la base de donn es Support e Pour imprimer vos parutions avec les logos des journaux il vous suffit lorsque vous tes dans une fiche parution et non dans la liste des parutions de cliquer sur le bouton Imprimer e Attention le logo d un journal ne peut appara tre dans la parution que si son logo a t import dans la base de donn es Support avant la cr ation de la parution Si ce n est pas le cas vous devez retaper nouveau le Num ro de Support dans la fiche parution afin que le logiciel recherche nouveau les donn es compl tes sur le support et notamment le logo e Si vous souhaitez int grer une parution qui comporte plusieurs pages il vous suffit de cr er une deuxi me parution en cliquant sur le bouton Dupliquer afin d importer la deuxi me page de la parution Comment r aliser une pr sentation graphique des parutions Parution 69 e Il est possible d avoir une pr sentation graphique de vos parutions en cliquant dans le Rapport des parutions sur le bouton Graphique Vous pouvez ensuite choisir de r aliser des graphiques sur toutes les options disponibles en cliquant sur Tous Ou bien vous pouvez choisir de r aliser un graphique sur un seul sujet en cliquan
35. hopping sera transform e en R servation e Si on clique sur pdf le logiciel cr e un message lectronique destination du journaliste avec le bulletin de shopping en pi ce jointe L information sur votre envoi du bulletin de shopping par Email sera rajout e dans la partie Relance e Si on clique sur Sac le logiciel imprime une page A4 qui pourra tre scotch e sur le sac de shopping avec mention de l exp diteur et du destinataire e On peut aussi indiquer si une parution a t r alis e la suite de ce Shopping afin de v rifier l efficacit de ses pr ts de produits On utilise pour cela le bouton Parution qui se trouve droite de la liste des poruits pr t s Ceci va cr er une Parution comprenant le Support le Contact et la R f rence du Produit Module Produit e Pour cr er un nouveau produit lorsqu on est dans le module Shopping on clique sur Ajouter les Produit et on saisit les informations sur le produit Descriptif Couleur Taille Marque Saison Prix R f rence N de Passage Entr e dans le Stock Sortie Stock et Photo e Pour ajouter ce produit un Shopping on le coche puis on clique en bas sur Ajouter les produits e On peut savoir qu elles sont les produits disponibles en consultant la colonne Dispo Cette colonne est exacte si vous avez correctement suivi les rentr es des produits dans le module Suivi Si la case Disponible indique Error c est que ce produit a
36. ions 70 Shopping Comment g rer ses shoppings 71 Comment r aliser une pr sentation graphique des shoppings 72 Comment supprimer des vieux shoppings 73 Salon Comment g rer des accr ditations ou des invitations 74 Gestion Comment g rer ses factures 75 Big Brother Comment contr ler les modifications ou annuler une modification avec Big Brother 76 Agenda Comment g rer ses rendez vous 77 Astuces Comment acc der rapidement un mot dans une liste 78 Quels sont les raccourcis clavier 79 Comment viter de taper une date en entier 80 Comment utiliser le glisser d poser 81 Comment copier la m me valeur dans plusieurs fiches 82 Comment supprimer une fiche sans message de confirmation 83 Comment g rer les sauvegardes avec RP Pro en version serveur 85 J ai un message d erreur Le fichier est endommag 86 Quel mot de passe donner un stagiaire 87 Comment r installer RP Pro sur un ordinateur 88 Comment optimiser son fichier presse 89 Comment viter les polices exotiques lorsqu on colle une information 90 Comment consulter RP Pro sur mon iPhone ou mon iPad 91 Introduction Contact 1 e Pour joindre les ditions Progress T l 01 55 25 81 72 E mail info editions progress com Web http www editions progress com e La meilleure mani re de comprendre le fonctionnement tr
37. ir de modifier le montant HT unitaire afin de moduler vos factures e Un clic sur Rapport vous permet de voir la liste de vos factures et le d tail des produits factur s pour chacune des factures Vous pouvez utiliser cette liste pour communiquer votre comptabilit un rapport des ventes et des encaissements Par exemple pour l encaissement de mai 2013 il suffira de taper en mode recherche 05 2013 dans la case Date de Paiement Pour les ventes de mai 2013 il faudra taper apr s avoir cliqu sur Rechercher 05 2013 dans la case Date de Commande Ensuite il ne vous restera plus qu cliquer sur Exporter afin d envoyer vos donn es votre Comptabilit e En cliquant sur Retard vous obtenez la liste des factures qui ont d pass votre date d ch ance Ensuite vous pouvez cliquer sur Relance Email afin d envoyer un Email de relance sur chacune de vos factures e En cliquant sur CA Mensuel vous obtiendrez le chiffre d affaires mensuel en HT TVA et TTC pour chaque mois de l ann e e Dans la partie facture de Contact il est aussi possible de voir directement les factures en retard en cliquant sur Retard Si on clique sur Voir on acc de directement la facture choisit Comment contr ler les modifications ou annuler une modification avec Big Brother Big Brother 76 J RP Pro dispose d une fonctionnalit appel e Big Brother qui permet de suivre les modific
38. ite on clique sur Nouveau dans Shopping et on s lectionne les informations voulues Nom du journaliste Adresse du Support Date de sortie Responsable du pr t Date de retour pr vu si n cessaire Conditions particuli res en bas si n cessaire e Les produits sont ajout s au bulletin de livraison en les cochant dans la base Produit puis en cliquant sur Ajouter les produits en bas e Lorsque les produits rentrent on clique sur la case tat et on s lectionne Entr e On peut aussi utiliser Tout rentre qui va mettre l tat Entr e l ensemble des produits de ce shopping Si le produit est perdu ou offert on choisit dans la case Etat Perdu ou Offert Le produit ne sera alors plus disponible et cette information sera visible dans la partie Produit Dispo e Si on utilise des codes barre on clique sur le bouton Srotie Code et on scanne avec la douchette les produits qui doivent sortir On proc de de la m me fa on pour les retours en cliquant sur Retour Code e Pour imprimer le bon de livraison on clique sur Imprimer e Afin d avoir un rapport des sorties de shoppings on clique sur Rapport puis on recherche ensuite les sorties souhait es par la date la marque etc e Pour savoir quels sont les produits qui sont en retard on clique sur Retard En rouge droite est inscrit le nombre de jours de retard e Si on clique sur R servation la Sortie du S
39. la base Parution afin d imprimer un rapport e Si le journaliste qui a r alis votre retomb e presse n existe pas dans vos contacts et que vous ne souhaitez pas le cr er il vous faut cliquer sur Nouveau Vous saisissez les informations de la parution sans donner de N de Contact Dans la case Contact droite vous tapez le nom du journaliste si n cessaire Comment faire un rapport des parutions publi es Parution 63 e Lorsque vous tes sur la fiche d un journaliste il vous suffit d afficher les informations sur les parutions en cliquant sur le bouton Parution puis de cliquez ensuite sur le bouton Rapport qui se trouve droite du bouton Supprimer Ensuite vous recherchez les parutions qui vous int ressent selon vos crit res de s lection support Il ne vous reste plus qu appuyer sur le bouton Imprimer Pourquoi certaines informations des Parutions ne sont pas modifi es automatiquement Parution 64 sujet date type de e Afin de pouvoir conserver l historique de vos retomb es presse si vous changez une information par exemple le Prix d une page de pub d un support dans la base Support celui ci ne sera pas chang automatiquement dans la base Parution e Pour modifier les donn es de vos parutions pour un seul support on clique sur le bouton Mise Jour Le logiciel nous propose alors de modifier la derni re parution pour ce s
40. le cas du smtp l exp diteur sera celui d finit dans RP Pro il est donc n cessaire de v rifier que l exp diteur est bien le bon Pr nom Nom et surtout adresse Email de l exp diteur e Si vous souhaitez envoyer des messages en html vous devez choisir comme logiciel smtp car l envoi de messages en html n est pas possible directement avec votre logiciel de courrier lectronique De plus vous devez choisir le format html Vous pourrez pr visualiser votre document html en cliquant sur Voir lorsque vous tes dans la partie Emailing du logiciel e Si vous souhaitez envoyer plusieurs pi ces jointes vous devez choisir comme logiciel smtp e Si vous souhaitez mettre jour votre fichier vous pouvez cliquer sur le bouton Mise Jour puis sur Go Ceci enverra un texte personnalis pour chacun de vos journalistes avec les informations dont vous disposez Fonction Rubrique Support Adresse Coordonn es t l phoniques Email Vous pouvez modifier le texte d introduction en changeant le texte qui se trouve droite Texte d introduction Le r sultat s affichera sur la partie gauche de l cran Texte qui sera envoy Comment supprimer un groupe de lignes de suivis de parutions de produits etc Suivi 55 e Imaginons que vous souhaitez supprimer tous les suivis qui concernent l ann e 2008 et 2009 Dans la fiche journaliste on clique sur Suivi puis sur Rapport Une fois dans le rappo
41. modifications Contact 4 J e Les bases de donn es de RP Pro fonctionnent en mode relationnel Une mani re savante de dire qu une modification dans une base de donn es est automatiquement r percut e dans les autres bases de donn es Par exemple si vous modifiez dans la base Contact le Code Postal d un support celui ci sera automatiquement modifi dans la base de donn es Support e Ceci n est pas le cas dans les bases de donn es Suivi Parution Shopping Si vous modifiez le nom d un contact ou d un support cette information ne sera pas mise jour dans ces bases de donn es Ceci est normal car dans le cas contraire cela transformerait l archivage de vos suivis parutions shopping Comment donner un journaliste une adresse personnelle Contact 5 J e Le bouton Adresse 2 vous permet d acc der l cran de gestion des adresses personnelles Cet cran vous donne la possibilit de d finir une adresse personnelle L adresse 3 vous permet de d finir une adresse temporaire qui ne sera utilis e que lorsque vous en aurez besoin lors d un d fil par exemple Priorit adresse vous permet de choisir entre deux adresses pour l envoi d information Le logiciel lors de la cr ation d un contact attribue une priorit d adresse Adresse 1 L adresse 1 est l adresse du support c est dire l adresse principale L Adresse 2 est constitu e des rubriques Soci t 2 Rue 2
42. n de la liste par exemple Liste T l phone vous pouvez trier vos contacts en cliquant sur le nom de la rubrique en haut de la liste Par exemple vous pouvez cliquer sur Support pour trier vos contacts par ordre alphab tique de nom de Support Si vous souhaitez trier vos contacts selon plusieurs crit res vous devez cliquer sur le bouton Trier pour acc der l cran Trier Sur cet cran vous pouvez cliquer sur Trier Plus pour choisir plusieurs crit res de tri avant l impression e Vous pouvez tout moment utiliser le raccourci clavier Ctrl ou cmd S Ceci est possible dans n importe quelle base de donn es et quelque soit l endroit o vous vous trouvez fiche liste etc Une fois la fen tre de tri affich e double cliquez sur la rubrique souhait e gauche Quel est l ordre des fiches Trier 45 e L ordre des fiches est celui de la cr ation Toute nouvelle fiche cr e vient la suite des autres fiches d j existantes L ordre est chang si vous avez r alis un tri Dans ce cas l ordre est temporairement diff rent Pourquoi mon tri n a pas l air correct Trier 46 e Dans certains cas il est possible que votre tri semble inop rant Par exemple si vous r aliser un tri par Code Postal avec des pigistes qui n ont pas d adresse 1 mais que des adresses 2 votre tri mettra les pigistes tout la fin de votre liste Vous devez dans ce cas choisir une rubrique de tri dif
43. n m me temps On clique sur le bouton Rechercher en haut gauche dans la liste des suivis On tape le sujet recherch On clique nouveau sur Rechercher en haut gauche On tape le deuxi me sujet dans la case Sujet On valide en cliquant sur Go Comment faire un rapport des suivis sur une p riode Suivi 59 J e Lorsqu on est dans la liste des suivis bouton Rapport dans Suivi On clique sur Rechercher en haut gauche On active la rubrique Date On tape par exemple pour une recherche sur l ann e 2009 01 01 2009 31 12 2009 ou bien 2009 On valide on cliquant sur Go e Si l on souhaite rechercher un sujet et une p riode on proc de de la mani re suivante On clique sur Rechercher en haut gauche On active la rubrique Date On tape par exemple pour une recherche sur l ann e 2010 01 01 2010 31 12 2010 ou 2010 Dans la case Sujet on tape le sujet recherch exemple D fil 2010 On valide on cliquant sur Go Comment utiliser les informations sur les suivis dans Excel Suivi 60 j e Il vous suffit de cliquer sur Suivi puis sur Rapport pour ouvrir la base de donn es Suivi Vous recherchez les suivis qui vous int ressent et vous cliquez sur le bouton Exporter puis sur Continuer On choisit ensuite les informations que l on souhaite retraiter au sein de Excel en double cliquant dessus
44. ne adresse professionnelle Liste Email est une liste qui comprend le nom du support le pr nom le nom du contact son adresse E mail et le site Web du support Liste S lection vous permet de s lectionner facilement des journalistes Pour cela vous donnez un nom appel code votre s lection puis il ne vous reste plus qu cliquer sur le nom des journalistes Pour visualiser votre s lection vous cliquez sur Enregistrer Liste S lection Suivi vous permet de s lectionner facilement des journalistes avec des Suivis Pour cela vous donnez un nom de Suivi votre s lection puis il ne vous reste plus qu cliquer sur le nom des journalistes Pour visualiser votre s lection vous cliquez sur Enregistrer Liste Modifiable est comme son nom l indique une liste o vous pouvez choisir quelles seront les rubriques imprim es Pour cela il vous suffit de d placer les colonnes en fonction de votre choix Vous pouvez aussi agrandir chacune des colonnes En double cliquant sur le haut de la colonne vous triez automatiquement vos contacts Fiche Courte permet d imprimer son propre annuaire Liste Courte est une liste qui comprend uniquement le nom du support et le pr nom nom du contact Liste Cochage vous permet de cocher des journalistes en fonction de leur rubrique de la fonction qu ils occupent et des supports pour lesquels ils travaillent Liste Suivi est une liste du dernier suivi
45. nnera les contacts relancer aujourd hui C est le caract re joker qui vous permet de remplacer dans une recherche une lettre d un mot dont vous ne vous souvenez plus Exemple ean retrouvera Jean Mot exact exemple Daniel la recherche portera uniquement sur les fiches qui contiennent exactement ce mot Daniel Comment rechercher avec l op rateur Et Rechercher 28 J e Si vous souhaitez r aliser par exemple une recherche sur vos contacts qui sont dans la presse sur la ville de Paris et qui occupent la fonction de RC la d marche suivre est la suivante Cliquez sur le bouton Rechercher puis remplissez chacune des rubriques avec les crit res que vous avez d finis Type de soci t Presse Ville Paris Fonction RC Validez la recherche en tapant ensuite sur le bouton Go en haut Comment rechercher avec l op rateur Ou Rechercher 29 e Vous pouvez rechercher des fiches qui ont des caract ristiques diff rentes Par exemple vous cherchez tous vos contacts qui sont des RC ou des pigistes Vous devez cliquer sur le bouton Rechercher pour taper le crit re RC dans la rubrique Fonction Vous cliquez nouveau sur Rechercher deuxi me requ te pour taper dans la rubrique Fonction Pigiste Validez la recherche en tapant ensuite sur le bouton Go en haut e Cette recherche est quivalente une r
46. on Plus Contact 10 e Le bouton Plus vous permet d acc der certaines fonctionnalit s suppl mentaires importer vous permet d importer un fichier Excel au sein de RP Pro Retraitement des donn es vous permet d automatiser certaines modifications Quelles sont les fonctions de base Contact 11 Rechercher permet de s lectionner une partie des fiches d une base de donn es avant de r aliser une liste des tiquettes de passer un coup de t l phone etc Pour cela il suffit de taper le texte que vous recherchez dans les rubriques correspondantes Apr s avoir appuy sur le bouton Rechercher vous taperez par exemple Biba dans la rubrique Support pour trouver vos contacts chez Biba Les fonctions de recherche partie essentielle de ce logiciel sont expliqu es plus en d tail dans les r ponses suivantes Tous affiche l ensemble des fiches de la base de donn es Nouveau cr e une nouvelle fiche Contact Support Mailing Supprimer limine d finitivement une fiche ignorer la fiche mest plus affich e mais n est pas supprim e du fichier tr s utile pour des s lections manuelles sur plusieurs fiches Dupliquer cr e une nouvelle fiche avec le m me contenu Dans le cas de la base de donn es Contact certaines rubriques sont automatiquement effac es afin de vous faciliter la cr ation d un nouveau contact pour ce support Imp
47. ppings Shopping 73 e Imaginons que vous souhaitez supprimer tous les Shoppings qui concernent l ann e 2009 et 2010 On ouvre le module Shopping bulletin de livraison On clique sur Rechercher Dans la case date on tape 2009 On clique nouveau sur Rechercher Dans la case date on tape 2010 On clique en haut sur Go pour valider la recherche Le logiciel nous pr sente tous les shoppings de 2009 et de 2010 On v rifie que cette recherche ne contient aucun shoppings r cents En haut du logiciel on active le menu Enregistrements gt Supprimer les enregistrements trouv s On valide en faisant Tout supprimer Comment g rer des accr ditations ou des invitations Salon 74 e RP Pro poss de un module Salon qui vous permet de g rer des accr ditations un salon un festival une soir e etc e Pour accr diter un Contact il suffit dans la fiche du Contact de Cliquer sur Salon puis sur Ajouter 1 ceci cr e une nouvelle ligne de Salon o vous pouvez ajouter le nom du Salon ou du Festival la Date d Arriv e la Date de D part l H tel la Date Badge et le Paiement e Pour avoir une vue globale sur vos accr ditations vous pouvez cliquer sur Rapport afin d avoir la liste de toutes vos accr ditations Dans ce Rapport vous pouvez cliquer sur Rechercher afin d avoir par exemple uniquement les accr ditations ou invitations d
48. pport dans Contact Vous activez le bouton Titre Vous modifier le titre Vous revenez la liste Vous imprimez Qu est ce que l quivalent pub Parution 67 e L quivalent Pub calcule automatiquement l quivalence en achat d espace d une parution presse en fonction du tarif publicitaire du support et de la taille de la parution r alis e Ce calcul donne une indication de valeur th orique d un article Comment int grer le logo d un journal et l image scann e d une parution Parution 68 e Lorsque vous g rez vos parutions dans RP Pro vous pouvez int grer vos retomb es presse directement dans RP Pro Pour cela vous pouvez int grer les pdf que vous envoient votre fournisseur de retomb es presse ou bien scanner vous m me les images Il est conseill de scanner les images dans un format et une taille r duits jpeg Gif e Les formats accept s par RP Pro sont pdf sur Mac gif jpeg bmp tiff pict eps png etc e Pour int grer l image de la parution on clique sur Parution puis sur Nouveau on saisie les diff rentes informations et on peut cliquer en suite sur Importer afin d importer l image de la parution et si n cessaire l image de la couverture Un clic sur pdf permettra de cr er un pdf d une ou de plusieurs parutions Il est pr f rable de centraliser les images sur un serveur e Si vous souhaitez qu un logo du journal apparaisse en
49. ques vierges recherch es Comment s lectionner plusieurs codes Rechercher 32 e Si vous avez utilis la rubrique de code vous pouvez par la suite rechercher des journalistes en fonction de plusieurs codes Imaginons par exemple que vous avez un code Beaut et un code Mode Si vous souhaitez rechercher les journalistes qui ont le code Beaut ou bien Mode vous proc derez de la mani re suivante Cliquez sur le bouton Rechercher Choisissez dans la liste des codes celui que vous souhaitez s lectionner Cliquez nouveau sur le bouton Rechercher Choisissez dans la liste des codes le deuxi me code que vous souhaitez s lectionner Cliquez sur Go en haut Votre s lection est r alis e Comment s lectionner des journalistes ayant plusieurs codes en m me temps Rechercher 33 e Vous disposez par exemple de 50 codes attribu s vos journalistes et vous souhaitez rechercher les journalistes qui aient la fois le code Auto et le code Sport Cliquez sur le bouton Rechercher qui se trouve au dessus de la rubrique Code D sactiver la liste des codes en cliquant juste au dessus de la liste Tapez dans la rubrique code Auto Sport s par par un espace Cliquez sur Go en haut Votre s lection est r alis e Comment rechercher les rubriques qui ne sont pas vides Rechercher 34 e Vous souhaitez savoir q
50. r Etiquette Il ne reste plus qu choisir le format que l on souhaite utiliser pour l impression e Pour attribuer les seatings vous pouvez aussi utiliser dans la partie Seating du logiciel Attribuer Seat qui va mettre automatiquement des places de seatings aux diff rents journalistes s lectionn s Auparavant vous pouvez trier vos journalistes par ordre d importance en cliquant sur Prioritaire Ceci vous permettra d avoir en t te de liste les journalistes qui on la case Prioritaire remplie avec Oui De m me vous pouvez appuyer sur la touche Vider Seat afin de remettre z ro les N de Seating d j attribu e Une fois vos seatings attribu s vous pouvez cliquer sur Remplir Salle afin que le logiciel r alise pour vous le plan de salle des seatings Si vous cliquez sur Vider Salle le logiciel supprimera les journalistes de la salle Voir Salle vous permet videmment de visualiser et d imprimer la salle e Pour conna tre la position d un journaliste en particulier dans la salle il vous suffit de cliquer sur V et le journaliste recherch s affichera en rose dans la salle Comment faire un rapport des suivis sur un seul sujet Suivi 58 J e II vous suffit de cliquer dans Contact sur Suivi puis Rapport on clique sur Rechercher en haut gauche On tape le sujet recherch On valide en cliquant sur Go e Si l on souhaite rechercher deux sujets e
51. r indiquer le service au sein d une grande entreprise ou d un organisme Comment rechercher les journalistes et les pigistes qui travaillent pour un titre Contact 8 J e Vous pouvez attribuer plusieurs titres un pigiste et vous pouvez aussi rechercher quelles sont les personnes qui travaillent pour un titre en particulier Pour cela vous devez cliquer sur le bouton Rechercher qui se trouve sur la Fiche au dessus de Support 2 Support 3 et Support 4 Le logiciel vous demande alors quel est le titre de support que vous recherchez Vous n avez qu le taper et cliquer sur Continuer pour voir appara tre tous les contacts Comment trouver les doublons contacts et les liminer Contact 9 J e Le bouton Doublons r alise de mani re automatique une recherche sur les contacts qui portent le m me nom et le m me pr nom Le logiciel affiche ensuite une liste tri e par ordre alphab tique de nom e Si vous souhaitez supprimer les doublons il vous suffit de cliquer sur le bouton Sup Doublon Le logiciel vous demandera de v rifier au pr alable que vous n avez pas dans cette liste de contacts type comme La R daction Le Directeur En effet si vous avez trois contacts qui ont comme pr nom La et comme nom R daction le logiciel fusionnera ces trois contacts en un seul alors que ce sont trois contacts diff rents e Afin d viter cela vous devez mettre ces mots types La R daction
52. re de contacts On valide la recherche en cliquant sur Go On obtient un certain nombre de supports que l on peut afficher en liste en cliquant sur Liste Dans la liste on ignore les supports que l on souhaite conserver et on peut alors faire comme pr c demment Enregistrement gt Supprimer les enregistrements trouv s e Idem pour les suivis on peut par exemple supprimer tous les suivis de 2005 2010 Pour cela sur la fiche on clique sur Suivi puis sur Rapport On clique sur Rechercher dans la case date on tape 01 01 2005 31 12 2010 on valide en cliquant sur Go et on va dans le menu du haut Enregistrement gt Supprimer les enregistrements trouv s e On peut faire la m me chose pour les parutions les shoppings etc Comment viter les polices exotiques lorsqu on colle une information Astuces 90 e Si vous copiez une information sur un site web pour la coller dans RP Pro l information va conserver le style et la police du document web Pour viter cela vous pouvez annuler la copie avec un Ctrl Z PC ou Commande Z Mac lorsque vous tes dans la rubrique o venez de copier Ceci dans un premier temps enl ve le style de police qui a t copi e Un deuxi me Ctrl Z ou Commande Z annulera la copie Comment consulter RP Pro sur mon iPhone ou mon iPad Astuces 91 e Il est possible de consulter RP Pro sur votre iPhone ou votre iPad pour cela il faut t l charger FileMak
53. rimer permet d imprimer les fiches s lectionn es dans la base Lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer le logiciel affiche un menu d impression o vous pouvez choisir d imprimer les fiches en cours d utilisation ou bien la fiche courante enregistrement actif Dans le premier cas vous imprimez l ensemble des fiches s lectionn es dans le second cas vous n imprimez que la fiche sur laquelle vous vous trouvez actuellement e D autres boutons sp cifiques sont disponibles dans chacune des bases de donn es Ces fonctions sont expliqu es plus en d tail dans la suite du manuel Comment cr er ses propres rubriques Contact 12 e Dans la partie Notes vous disposez de quatre rubriques libres Ces rubriques vous permettent de d finir des crit res suppl mentaires pour cibler vos envois d informations ou vos relances Le nom de chacune des rubriques est modifiable vous pouvez transformer Prioritaire en Enfant par exemple Il est possible de modifier la liste des valeurs de ses rubriques en cliquant sur le mot Modifier en bas de la liste e Ces rubriques viennent en compl ment de la rubrique code qui permet elle aussi de qualifier ses contacts avec de nombreux crit res Que veut dire RC RCA Contact 13 e On peut utiliser des abr viations pour certaines fonctions par exemple RC R dacteur en Chef RCA R dacteur en Chef Adjoint DP Directeur de la publi
54. rt on clique sur Rechercher en haut gauche Dans la case date on tape 01 01 2008 31 12 2009 On clique sur Go pour valider la recherche Le logiciel nous pr sente tous les suivis de 2008 et de 2009 En haut du logiciel on active le menu Enregistrements gt Supprimer les enregistrements trouv s On valide en faisant Tout supprimer Comment relancer ses contacts Suivi 56 e Pour acc der au suivi de vos journalistes vous devez cliquer sur le bouton Suivi lorsque vous tes sur la fiche d un contact Les informations sur le suivi fonctionnent de la m me fa on que les parutions e Pour cr er un nouveau suivi on clique sur le bouton Ajouter 1 Cette op ration cr e une nouvelle ligne de suivi dans la base de donn es Suivi qui est visible dans la fiche Vous disposez de plusieurs rubriques pour suivre vos contacts Date c est la date du prochain appel r aliser Faire ou la date de l appel r alis Ok Sujet c est le sujet de la relance op ration dossier de presse conf rence d terminer R sultat c est le r sultat obtenu apr s relance du journaliste Faire vous permet de d terminer quelles sont les relances faire ou d j faites Vous pouvez saisir les valeurs Ok Faire ou d autres valeurs Responsable c est la personne qui est responsable de l op ration presse Ceci est utiliser pour les services compos s de plusieur
55. s attach s de presse Support c est le m dia pour lequel le suivi est r alis Par d faut c est le support principal du journaliste mais si c est un pigiste vous pouvez choisir un autre m dia e Pour d terminer les personnes relancer vous pouvez rechercher les journalistes par le code de votre op ration presse afin d obtenir tous les contacts relancer Ensuite il ne reste plus qu g rer chacune des relances en cr ant des nouveaux suivis e Pour supprimer une ligne de suivi on active la ligne correspondante et on clique sur le bouton Supprimer Si l on souhaite supprimer de nombreux suivis on ouvrira la base de donn es Suivi en cliquant sur le bouton Rapport et on supprimera alors directement dans cette base de donn es les suivis liminer en utilisant dans le menu Enregistrement Supprimer les enregistrements trouv s e Si on veut retrouver uniquement les relances faire pour une op ration on utilisera le bouton Rechercher pr sent juste en dessous du bouton gris Suivi L ordinateur nous demande alors quelle est l op ration recherch e Sujet et quel est le Genre Ok ou Faire Vous retrouvez alors uniquement les journalistes relancer pour cette op ration e Il est possible d ajouter une ligne de suivi un groupe de journalistes Pour cela on clique sur le bouton Ajouter puis on donne les informations concernant la ligne de suivi cr er date sujet responsable On clique en
56. s d un contact Contact 16 e Vous pouvez consulter directement dans RP Pro en cliquant sur maps qui se trouve c t du nom de la rue Le plan d acc s pour rendre visite votre contact Les informations sur votre contact que Google a trouv es moins d un an Les informations sur votre support que Google a trouv es Le site web du support si celui ci a t renseign e Si vous souhaitez saisir les sites Web de vos supports il vous suffit de choisir dans le menu des listes la Liste Email qui comprend adresse Email et sites Web Comment importer un fichier Excel Contact 17 e Pour importer il vous faut cliquer sur le bouton Plus en haut droite puis sur Importer e Afin de pouvoir importer un fichier dans RP Pro vous devez disposer d un fichier Excel dont la premi re ligne comporte le nom des rubriques e Les noms qui peuvent tre pr sents sont les suivants Support nom du m dia Rue rue du support Rue Suite rue suite du support CP code postal du support Ville ville du support Pays pays du support T l Standard t l du support Fax Standard fax du support Mr civilit de la personne Monsieur Madame Pr nom pr nom de la personne Nom nom de la personne Fonction fonction de la personne Email Email de la personne Email 2 Email 2 de la personne Rubrique rubrique de la personne T l Dir
57. s listes Liste 42 e Pour cela vous devez cliquer sur Pr f rences Une fois dans les pr f rences vous pouvez taper le nom de votre soci t dans la case Votre soci t ou bien ajouter votre logo en cliquant dans la case Votre Logo Le logiciel vous demande alors quelle image importer Comment Trier Trier 43 e Dans la base Contact vous devez cliquer sur le bouton Trier afin d acc der l cran de tri Ensuite il ne vous reste qu cliquer sur le bouton de tri qui se trouve c t de la rubrique e Vous pouvez tout moment utiliser le raccourci clavier Ctrl ou cmd S Ceci est possible dans n importe quelle base de donn es et quelque soit l endroit o vous vous trouvez fiche liste etc Une fois la fen tre de tri affich e double cliquez sur la rubrique souhait e gauche e Si la rubrique que vous souhaitez utiliser ne s affiche pas gauche c est qu elle est dans une autre base de donn e Par exemple lorsque vous tes dans Contact pour r aliser un tri par nom de support vous devez cliquer en haut de la colonne de gauche Table active Contact et s lectionner la base de donn e Support Ainsi vous voyez dans la colonne de gauche toutes les rubriques des supports e Vous pouvez bien s r trier plus simplement dans une liste en cliquant sur le haut de la colonne trier Comment trier une liste avant de l imprimer Trier 44 e Lorsque vous tes sur l cra
58. situ s Paris mais que l on ne souhaite pas y voir figurer ceux qui r sident dans le dix neuvi me et le vingti me arrondissement on proc dera de la mani re suivante On clique sur le bouton Rechercher On tape Paris dans la rubrique Ville On clique sur Rechercher pour cr er une deuxi me requ te On tape 75019 dans la rubrique Code Postal et on coche la case exclure qui se trouve en haut c t de Go On clique sur Rechercher pour cr er une troisi me requ te On tape 75020 dans la rubrique Code Postal et on coche la case Exclure qui se trouve en haut c t de Go On valide la recherche en cliquant en haut sur Go On obtient la liste des personnes qui sont situ es Paris sans tre dans le dix neuvi me et vingti me arrondissement e Les requ tes d exclusion doivent toujours tre la fin En effet si on exclut le 20e arrondissement et qu ensuite on demande Paris en deuxi me requ te on obtiendra tous les codes postaux sauf le 20e arrondissement Comment rechercher les rubriques qui sont vides Rechercher 31 e La recherche de rubriques vides est tr s simple puisqu il suffit de cliquer sur Recherche et de taper le signe gale dans la rubrique que l on souhaite vide Si l on souhaite les fiches qui poss dent diff rentes rubriques vierges il suffira pour cela de taper des signes gal dans les diff rentes rubri
59. ste qui reprend les coordonn es de la personne Pour pouvoir importer le fichier dans Expinet vous devez d abord mettre dans le dossier de l application Expinet le fichier SPECIFDST FMT celui ci est disponible dans la partie Export du logiciel en cliquant sur SPECIFDST FMT Une fois que vous avez mis en place le fichier SPECIFDST FMT vous pouvez cliquer sur Export Colissimo Ceci va g n rer sur votre bureau un fichier Expeditor qui comprend les adresses des destinataires Il faut ouvrir Expinet et aller dans Destinataires puis Importer Ensuite il faut choisir Fichier importer puis choisir en bas Type de fichiers Tous fichiers On prend le fichier Expeditor puis on clique sur Cr ation Les destinataires sont alors import s Comment imprimer une liste des supports Liste 40 e Il suffit d ouvrir la base de donn es Support et de cliquer sur le bouton Liste puis d activer le bouton Imprimer pour faire une sortie papier Comment avoir une liste avec tous les journalistes travaillant pour chacun des supports Liste 41 e Vous devez tre dans la base de donn es Support activer le bouton Liste puis cliquer ensuite sur le bouton Liste 2 Il ne vous reste plus qu cliquer sur le bouton Imprimer pour sortir une liste papier de chacun de vos supports avec les diff rents journalistes rattach s Comment avoir mon logo en haut de
60. suite sur Puis cliquer ici e Si l on veut cr er un rapport des suivis r alis s on clique sur le bouton Rapport afin d ouvrir la base de donn es Suivi Ensuite il ne vous reste plus qu rechercher les suivis que vous souhaitez imprimer avant de proc der l impression ou l export des informations e Si vous souhaitez voir uniquement vos propres suivis vous devez aller sur votre fiche Utilisateur bouton Utilisateur dans Contact et s lectionner Oui dans la case Je veux voir uniquement mes suivis e Il est possible d avoir chaque jour la liste des personnes contacter louverture du logiciel pour cela dans votre fiche Utilisateur vous devez s lectionner Oui dans la case Je souhaite voir louverture mes contacts relancer Comment attribuer des N de seating des journalistes Suivi 57 e Pour cr er vos N de Seating vous pouvez rechercher dans la base Contact les personnes auxquelles vous souhaitez attribuer un N de seating Vous activez la partie Suivi puis vous cliquez sur le bouton Ajouter Dans le menu qui s affiche vous tapez comme sujet D fil 2012 par exemple Ensuite il ne reste plus qu saisir vos N de Seating pour chacune des personnes e Pour imprimer vos tiquettes de Seating On va dans le Rapport des Suivis on clique ensuite sur Seating l on choisit le sujet du d fil exemple D fil 2012 et on peut cliquer su
61. t 46 Mailing Comment envoyer un mailing 47 quoi servent les Utilisateurs 48 Comment modifier la civilit qui se trouve en d but de courrier 49 Pourquoi la ville indiqu e dans le courrier n est pas celle que je veux 50 Pourquoi le nom de l exp diteur appara t il trop bas 51 Comment ins rer une tabulation dans un texte 52 Comment modifier la mise en page d un courrier ou d un mailing 53 E mail Comment envoyer des messages E mail 54 Suivi Comment supprimer un groupe de lignes de suivis de parutions de produits etc 55 Comment relancer ses contacts 56 Comment attribuer des N de seating des journalistes 57 Comment faire un rapport des suivis sur un seul sujet 58 Comment faire un rapport des suivis sur une p riode 59 Comment utiliser les informations sur les suivis dans Excel 60 Comment r aliser une pr sentation graphique des suivis 61 Parution Comment cr er une nouvelle parution pour un journaliste 62 Comment faire un rapport des parutions publi es 63 Pourquoi certaines informations des Parutions ne sont pas modifi es automatiquement 64 Comment utiliser les informations sur les parutions dans Excel 65 Comment changer le titre d une liste de parutions 66 Qu est ce que l quivalent pub 67 Comment int grer le logo d un journal et l image scann e d une parution 68 Comment r aliser une pr sentation graphique des parutions 69 Comment supprimer un groupe de vieilles parut
62. t sur son nom Type de Parution Type de Produit Visuel etc RP Pro cr era alors un nouveau message Email comportant en pi ce jointe au format pdf la pr sentation graphique de vos parutions Comment supprimer un groupe de vieilles parutions Parution 70 e Imaginons que vous souhaitez supprimer toutes les parutions qui concernent l ann e 2010 et 2011 Dans la fiche journaliste on clique sur Parution puis sur Rapport On clique sur Rechercher Dans la case date on tape 2010 On clique nouveau sur Rechercher Dans la case date on tape 2011 On clique en haut sur Go pour valider la recherche Le logiciel nous pr sente toutes les parutions de 2010 et de 2011 On v rifie que cette recherche ne contient aucune parutions r centes En haut du logiciel on active le menu Enregistrements gt Supprimer les enregistrements trouv s On valide en faisant Tout supprimer Comment g rer ses shoppings Shopping 71 e RP Pro vous permet de g rer de mani re pr cise vos shoppings afin de savoir quels sont les produits sortis les parutions g n r es les produits gar s les journalistes les plus actifs le nombre de sorties de l ann e e Le module Shopping est divis en trois parties Les bons de livraison Produit et Rapport e Pour cr er un bon de sortie il faut au pr alable cr er les produits dans la base Produit Ensu
63. uche permet d activer la fiche pr c dente un clic sur le bouton de droite permet d activer la fiche suivante Vous pouvez aussi utiliser la molette de votre souris ou encore les touches Ctrl et fl che du haut ou fl che du bas Comment aller la derni re ou la premi re fiche Rechercher 24 J e Il suffit de cliquer sur les deux chiffres qui se trouvent droite des boutons fiche suivante et fiche pr c dente Le premier chiffre vous permet d aller la premi re fiche et le deuxi me chiffre vous permet d aller la derni re fiche e Vous pouvez aussi cliquer entre les deux boutons de navigation fl ches en haut afin d aller pr cis ment une fiche en particulier Comment savoir combien de fiches sont trouv es Rechercher 25 c t des deux boutons de navigation s affichent trois chiffres Le premier indique la position de la fiche Le deuxi me indique le nombre de fiches trouv es Le troisi me indique le nombre total de fiches existantes Si les fiches sont tri es alors le mot Tri s appara t droite de ces indications Lorsque vous tes en mode Recherche Le bouton Go appara t en haut De plus les trois chiffres indiquent alors Le premier indique la position de la requ te Le deuxi me indique le nombre total de requ te Le troisi me est vide Comment rechercher Rechercher 26 J e Pour s lectionner les fiches clique
64. uelles sont les personnes qui ont un E mail On clique sur Rechercher On tape le signe toile dans la case Email On clique ensuite sur Go en haut On obtient alors toutes les personnes qui ont un Email Ceci est valable avec n importe quelle rubrique T l Direct T l Perso Pr nom Nom etc Le caract re toile signifie en mode recherche un ou plusieurs caract res Comment imprimer des tiquettes Etiquette 35 e Vous devez dans un premier temps s lectionner les journalistes auxquels vous souhaitez envoyer votre information Pour cela vous cliquez sur Rechercher vous tapez vos crit res par exemple Type Presse puis vous cliquez sur Go en haut Vous obtenez un certain nombre de journalistes Vous cliquez alors sur le bouton tiquettes puis vous choisissez le format de vos tiquettes Ensuite vous choisissez Imprimer Les fiches en cours d utilisation puis vous valider en cliquant sur Imprimer e Vous disposez de six possibilit s de mise en pages de vos tiquettes au format 105 mm par 37 mm et 99 1 mm x 38 1 mm soit douze possibilit s Avec le nom du journaliste en premier Avec le nom du Support en premier Avec la civilit devant le nom du journaliste Avec le code porte du journaliste Au format modifiable Sous forme de badge Au format 63 5 x 33 9 L7159 Enveloppe DL 110 x 220 Enveloppe C5 161 9 x 229 Enveloppe C4 229 x 32
65. upport ou bien toutes les parutions de ce support e Pour forcer RP Pro modifier les quivalents publicitaires d un groupe de parutions Dans Contact on clique sur Parution puis sur Rapport On clique sur le bouton Mise Jour apr s avoir fait une s lection des parutions modifier Ceci va copier les donn es actuelles des Support Prix de page de pub Diffusion Nom du Support etc Comment utiliser les informations sur les parutions dans Excel Parution 65 e Il vous suffit de cliquer dans Contact sur Parution puis sur Rapport de rechercher les parutions qui vous int ressent et de cliquer sur le bouton Exporter puis sur Continuer On choisit ensuite les informations que l on souhaite retraiter au sein de Excel en double cliquant dessus dans la colonne de gauche pour les faire appara tre dans la colonne de droite Le fichier Excel s ouvre ensuite automatiquement Il est aussi possible de g n rer un graphique de ses parutions en cliquant sur Graphique puis en choisissant le graphique g n rer en impression ou en pdf Tous les graphiques Type Visuel Couverture P riodicit Type Parution Type Produit Th me Pays Comment changer le titre d une liste de parutions Parution 66 e Vous pouvez changer le titre par d faut d une liste de parutions Lorsque vous tes dans la liste des parutions Ra
66. us ce fichier vous donne des informations compl mentaires e Vous pouvez aussi rechercher partir d un mot pr sent dans une r ponse Cliquez sur le bouton Rechercher Tapez le mot clef dans la rubrique R ponse Puis validez en cliquant sur Go en haut e Les indiquent dans cette aide les textes qui sont tap s dans les rubriques les sont utilis s lorsqu il est question de bouton cliquer Comment trouver les doublons supports et les liminer Support 20 J e Comme dans la base de donn es Contact vous disposez au sein de la base Support d un bouton Doublon Ce bouton fait une recherche sur les supports qui ont le m me nom et sont situ s dans la m me ville Il affiche ensuite une liste tri e par nom de support e Pour les supprimer il vous suffit de cliquer sur le bouton pr sent dans la liste des Supports Sup Doublon Cette proc dure recherche les supports qui ont le m me nom et la m me ville rattache chacun des contacts au premier support puis supprime les doublons Il n est pas possible de revenir en arri re C est pourquoi il est souhaitable de v rifier au pr alable la liste des doublons Il est aussi possible de supprimer un doublon Support directement dans les Contacts En effet lorsque votre contact est rattach un Support en doublon un message en rouge s affiche droite du nom du Support Attention ce Support est un doublon En cliquant sur
67. z dans le menu Nbre d Envoi 100 Nous vous conseillons 49 afin de ne pas appara tre comme un spammeur e Si vous souhaitez liminer les doublons adresses email identiques avant l envoi il vous faudra choisir Oui dans le menu Sup Doublon e Si vous souhaitez envoyer un message s par pour chaque destinataire cliquez sur le bouton Email 1 par 1 Le logiciel cr era alors un message Email diff rent pour chacun de vos destinataires qui sera envoy automatiquement avec une pi ce jointe si vous en avez ajout une Vous pouvez personnaliser cet emailing en ajoutant le pr nom de la personne son pr nom et son nom etc Pour cela il suffit de cliquer sur les boutons EmailPr nom EmailPr nomNom etc Le logiciel ajoutera alors l information dans le corps du texte de votre Emailing Si vous souhaitez v rifier vos Email 1 par 1 avant l envoi choisissez Envoi Direct Non Ceci vous pemettra d avoir un brouillon modifiable avant envoi dans votre logiciel de courrier lectronique e Si votre logiciel de courrier lectronique n est pas Outlook ou Mail vous pouvez choisir dans la liste des logiciels smtp De cette fa on RP Pro enverra vos courriers lectroniques directement via votre serveur smtp sans passer par votre logiciel de courrier Dans ce cas vous devez d finir quel est votre serveur smtp smtp orange fr smtp free fr etc Le param trage complet du smtp se fait dans la partie Utilisateur e Dans
68. z de plusieurs options Export Adresse Export Fax Export Support Nom Export Email Export D taill Export un Contact Export Colissimo Export Code Export T l Portable Export Support Seul Export vCard Le fichier Export Contact xisx sera automatiquement cr sur le bureau et ouvert Pour l Export D taill cliquez ensuite sur Continuer Vous pouvez alors ajouter ou enlever certaines rubriques en double cliquant gauche pour ajouter une rubrique et droite pour enlever une rubrique Export un Contact cr e un nouveau message Email avec les coordonn es de la personne sur laquelle vous tes Export Code exporte les codes de vos contacts sous la forme d un fichier Excel Export Support Seul exporte la liste des Supports de vos Contacts s lectionn s en supprimant les Supports en doublon Export vCard exporte vos contacts sous la forme d un fichier au format vCard qui peut tre ensuite importer avec Carnet d Adresse ou Outlook Mac ou Outlook PC Ceci permet d avoir ses contacts m me sans RP Pro sur son ordinateur et de pouvoir aussi les envoyer vers son iPhone ou son iPad via iTunes mise jour des donn es Il est aussi possible d importer ce fichier vCard sur un t l phone de type Android ou Windows Phone par le biais d un Email envoy avec en fichier joint le fichier vCard cr sur le bureau Export Colissimo cr e un fichier au format txt compatible avec le logiciel de la po
69. z sur le bouton Rechercher puis remplissez une ou plusieurs cases avec le texte que vous souhaitez voir appara tre dans les rubriques des fiches puis cliquez sur Go en haut e Vous pouvez taper un seul mot du texte par exemple Paris pour trouver le support Paris Match suffit Vous pouvez taper un crit re de s lection large comme par exemple Presse dans la rubrique type de support afin d avoir une s lection large de contacts quoi servent les symboles du mode recherche Rechercher 27 J e Vous pouvez proc der en tapant des caract res sp ciaux avant vos crit res de s lection dans les rubriques lt Inf rieur un nombre ou une date lt Inf rieur ou gal un nombre ou une date gt Sup rieur un nombre ou une date gt Sup rieur ou gal un nombre ou une date gal un texte quel qu il soit Compris entre Par exemple 3 100 donnera les fiches dont la rubrique s lectionn e est comprise entre 3 et 100 10 09 2004 10 12 2004 proposera les fiches qui contiennent une date comprise entre le 10 09 2004 et le 10 12 2004 Doublons vous permet d afficher toutes les fiches qui ont cette rubrique l identique 1 Date du jour vous permet de rechercher une fiche ayant la date du jour dans une rubrique date de pr f rence Par exemple dans la rubrique Date de relance du fichier Contact vous pouvez faire une recherche en tapant ce qui vous do

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