OPTICIEN AGRÉÉ Livret 1 – Etablir un devis électronique et
Contents
1. _ Hot line 0 811 01 04 80 e aux fonctionnalit s du site onglets en haut de l cran Signaler un changement Deconnexion o Mes demandes C lalallala hahahahahahaha o Mes prises en charges facturer lt _ lt tr Jar 2011 Focus facturation par lot o Suivre mes factures Archives Notice d information et manuel d utilisation 2 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE FACTURER EN LIGNE UNE PRISE EN CHARGE INDIVIDUELLE o e E ie Mes demandes La partie haute de l cran permet de consulter les devis et prises en charge d j r alis es Pour rechercher la PEC a facturer entrez le N d accord dans la zone de saisie pr vue cet effet ou Consultation des demandes d j envoy es le N S S du b n ficiaire CLE puis cliquez sur le pate de cr ation Ce du aw 5 N SS cl Nm bouton R on ercher N Accord PEC au format JJ MM AAAA Type de demande Etat du calcul Motif du rejet Tout tat Tout motif En attente Droits non trouv s ou puis s Pris en compte Droits puis s Validation en cours Tout type Demande de cotation Demande de prise en charge Y Entrer le nom du client et une date de cr ation a partir du 01 01 2011 permet de retrouver tous les dossiers de votre client r alis s au titre D S ae ai am Yeuillez saisir E 1 de la pr sente convention Votre s lection B n ficiaires2. Pr calcul du tarif Prix catalogue 25 00 Remise accord e aux adh rents 0 00 D pense r elle 25 00 Confirmez en cliquant sur WS utti Notice d information et manuel d utilisation 11 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE A Que vous utilisiez ou non les catalogues lectroniques votre RESPONSABILITE JURIDIQUE D OPTICIEN est ENGAGEE EN CAS DE NON CONFORMITE du produit d livr avec la marque et les donn es techniques s lectionn es dans outil y compris les options Q Pour r duire votre temps de saisie utilisez la fonction DUPLIQUER qui permet de pr saisir le verre gauche par duplication des informations relatives au verre droit Mais n oubliez pas de contr ler la correction pour viter toute erreur sur le code LPP qui entrainerait une erreur sur le montant des prestations _ Typeacte Code produit D tail Prix catalogue Remise up Dup Suppl LPP Verre Droit UST a 40 00 dupliquer la saisie de l acte Verre Droit en Verre Gauche en cliquant sur Fe Dup Cl Double quipement YLW P Pour ajouter un acte veuillez s lectionner un type d acte S lectionner une action A N oubliez pas votre engagement de remise sur les marques de verres Consultez votre M mento SAISIE D UNE MONTURE Personnalisation d un produit Monture visualisation des propri t s Marque R f rence Tari Prix catalogue Taux de remise Excepti
3. TIS Tls OPTICIEN AGR ne DA af ji w 4 F 4 NOTICE D INFORMATION et MANUEL D UTILISATION GESTION DE LA CONVENTION D AGREMENT MGEN Livret 1 Etablir un devis lectronique et obtenir un accord de PEC Notice d information et manuel d utilisation 1 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE PREAMBULE Vous trouverez dans ce document toutes les informations n cessaires pour pratiquer le TIERS PAYANT aupres des adh rents MGEN dans le respect de vos engagements d Opticien Agr Les 3 tapes d une vente type y sont d crites e Etablissement d un DEVIS lectronique la DEMANDE DE COTATION e Transformation de la cotation en ACCORD DE PRISE EN CHARGE PEC e FACTURATION lectronique de l accord de PEC apres LA LIVRAISON de l quipement optique l adh rent Nous vous en souhaitons BONNE LECTURE Pour toute information compl mentaire et ou suggestion d am lioration n h sitez pas nous contacter par mail l adresse opticiens mgen carresbleus fr L quipe d Animation du R seau Notice d information et manuel d utilisation 2 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE INTRODUCTION IDENTIFIER UN CLIENT BENEFICIAIRE DE LA CONVENTION D AGREMENT MGEN L adh rent de la MGEN ou son b n ficiaire Bien souvent les adherents MGEN ne disposent pas de carte mutualiste En effet la MGEN etant gestionnaire du R gime Obligatoire ses adh rents sont ide
4. Z610 200E 1S D0 S008 D1S LOS Page 4 83 141 02 145 55 4 53 141 02 JPHELIPPE 522 fa BELO SORE 15 10208 CISLONEOL Payee 0 00 170 00 170 00 DOO 170 00 ODILE azt fect 2504 008 OS 10 2008 DESSOUS LE Payee G00 8 00 B00 51 34 E65 AURORE Ets Pour afficher une liste de factures plus restreinte vous pouvez galement rechercher vos factures par date de paiement Het Dre 0 811 01 04 80 a Formulaire de recherche de fectores Hummers de facture HMumm ro S curit Sociale Les dates dunrent tre au form t Dy If SARA Se de rotar P riode de recherche du sorosyaone En su ioe oe 0 00 Se Des 15 10 2008 D2 10 2005 C0Z100601 Payes 0 00 110 00 110 00 0 00 110 00 SEBASTIEN S12 4 52 56 24 51 372 402 DAWID Riz A Notice d information et manuel d utilisation 9 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE CONTROLER VOS FACTURES EN ATTENTE DE PAIEMENT SCTE SURE e mes factures En vous connectant r guli rement vous suivez vos factures et vous v rifiez leur mise en paiement En cas d anomalie de traitement en particulier si vous constatez qu une facture reste plusieurs semaines en Liquidation manuelle sans passer a l tat Payee appelez notre hotline une r clamation sera ouverte jusqu a r solution du probleme Pour faciliter ce suivi vous pouvez rechercher vos factures par Etat na Hot line _ 0 811 01 04 80 Fo
5. JEAN Mutuelle MGEN n te le Rang naissance 1 Liste des demandes dub m ficiaire O22222 O l S lectionnez une demande pour ce b n ficiaire ou utilizes le bouton Nouvelle demande pour cr er un nouveau dossier Type Date N9S 5 Nom Pr nom D pense Etat Calcul Remb E Dem FEC 18 04 2008 34 00 Refus 0 00 C F Dem Cotation 18 04 2008 34 00 Accept 31 62 4 18 04 2008 j 200 00 Accord N 416 c Dem Cotation 16 04 2008 200 00 Accept 45 24 C fl DeMPEc 14 04 2008 260 00 Refus 0 00 C Dem cofion 14 04 2008 260 00 Accept 146 00 C Dem PEC 14 04 2008 260 00 Accord N 277 146 00 C Dem Cotation 14 04 2008 lt 60 00 Accept 146 00 C F Dem Cotation 14 04 2008 l 260 00 Accept 146 00 moine sre Retour accueil imprimer veue S lectionnez la prise en charge valid e et num rot e puis cliquez sur ser demandes A Seule une demande de PEC accept e peut tre factur e Visualisez le dossier au pr alable pour viter une facturation par erreur Une fois effectu e la facturation en ligne ne peut tre annul e Notice d information et manuel d utilisation 3 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE t L gt Outil de gestion du tiers payant optique d isualisation d une Demande de Prise en Charge Informations sur la prescription B ne ficiaire Profess
6. 58 our NON Photochromie Blanc Photochromatique l Sar l Durci l Teinte Unie l Top SAR O Pr calibrage SAR antisalissures l Polarisant FU Teinte d grad e ou au mod le l Autres Sphere Oo Cylindre o Axe i Addition Diam tre Prisme o Base 0 m Marque Free Reference FORT MYOFE 20 REDUITE a Prix catalogue Taux de remise E Lo Calculer tarif Annuler satie Notice d information et manuel d utilisation 10 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE SAISIE D UN VERRE HORS CATALOGUE ELECTRONIQUE La page est VIERGE la saisie NON ASSISTEE Le traitement MANUEL et la reponse DIFFEREE Type de vision Mati re Type de verre Type de surface Indice Evitez les demandes manuelles r p t es qui alt rent la Vision de loin Vision de pr s vision multifocale inclus progressif vision microscopique FERI u qualit de service aupr s de vos clients adh rents De 1 49 1 52 standard 5 interm diaire Verre teint rembours SS Oour O NoN Photochromie Blanc Le verre est d crit au moyen des listes et cases cocher Vous M ni te io C Aut devez saisir la marque et la r f rence exacte et compl te me O 3 cure dj xs identifiant mat riau indice g om trie et traitements telle qu elle te men 1 os figure au
7. PE ERA Nb de lentille s par boite Nb boite s F U de la boite Taux de remise do Calculer tart Annuler saisie Pour information FORFAITS LENTILLES Les lentilles sont soumises un forfait annuel qui peut tre consomm en une ou plusieurs fois Par contre les forfaits lentilles HN et lentilles RSS ne sont pas cumulables e Lentilles HN vous pouvez tablir et facturer autant de dossiers que de consommations Une fois le plafond atteint la cotation est refus e et la mention droits puis s ou non trouv s s affiche e Lentilles RSS il est pr f rable d tablir et facturer un seul dossier dans l ann e r capitulatif de toutes les consommations Notice d information et manuel d utilisation 13 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE ECRAN RECAPITULATIF DES ACTES SAISIS Cr ation d une nouvelle demande Informations sur la prescription B n ficiaire Professionnel de sant Date de prescription 15 04 20 JEAN Num ro Ness N de prescripteur N e le Rang 1 Origine prescription Initiale Mutuelle MGEN Re Tiers Payant RC Renouvellement autoris non d Contrat RC RC MGEN Type renouvellement sc ne Informations compl mentaires Nature d assurance 10 Maladie Situation RO particuli re k t cap tu atif es actes Type acte Code produit D tail Prix catalogue Remise D pense Modif Suppr Suppl LPF Verre Droit D tail 25 00 0 00 25 00 la
8. Verre Gauche D tail 25 00 0 00 25 00 Z del HP Monture Detail 150 00 0 00 So 150 00 al Total 200 00 Ajout Four ajouter un acte veuillez s lectionner un type d acte A chaque saisie d un nouvel acte un cran r capitulatif se construit Une fois l quipement enti rement d crit la bo te de dialogue suivante permet de valider la demande Envoyer demande Annuler sasie Cliquez sur WEWEG pour transmettre par voie lectronique les l ments qui permettront de d terminer le montant pris en charge par la mutuelle Vous basculez alors sur l cran S lection d une demande qui vous permet d acc der la version PDF de votre devis lectronique en cliquant sur le bouton Imprimer cran pr sent page suivante IMPORTANT la demande de cotation est destin e l information de votre client elle pourra par la suite tre transform e en prise en charge pour validation finale par la signature de votre client et r alisation de la vente Notice d information et manuel d utilisation 14 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE B n ficiair JEAN Mutuelle MGEN S lechonnez une demande pour ce b n freaire ou utilisez le bouton Nouvelle demande pour cr er un nouveau dossier QE Figs wk A uno P ee io oo LAPS he Di ta ii BL CT i t Dam Cotation 03 04 2008 260 00 146 00 CE Dem PEC 07 04 2008 26
9. catalogue de l ann e en cours de votre fournisseur LE i A V rifiez bien au moment de la saisie que les donn es saisies sont conformes au dispositif conventionnel Veillez aussi s lectionner des valeurs conformes la r f rence commerciale du verre Pour information TRAITEMENT D UNE SAISIE HORS CATALOGUE Si vous avez saisi votre verre hors catalogue le traitement manuel que suivra votre demande comprendra 1 V rification de la saisie sans abr viation ni erreur des champs Marque et R f rence 2 Contr le de la pr sence au catalogue de votre fournisseur de la r f rence saisie marque et libell de la r f rence exact et complet 3 Contr le de la conformit des caract ristiques saisies avec la r f rence du produit Type de vision Mati re Type de verre Type de surface Indice Verre teint Photochromisme Contr le des traitements associ s la r f rence saisie Qualification de l offre en tant qu Offre Agr e MGEN ou Hors Offre Agr e MGEN Contr le tarifaire D cision d assimilation ou non l Offre Agr e MGEN dans le cadre de la proc dure d entente pr alable SND OH SK Comptage en regard des dispositions conventionnelles d crites a l article 10 1 3 de votre Convention d Agre ment MGEN Pour terminer la saisie d un acte verre cliquez Sur Geass sci Cet cran de confirmation de saisie s affiche es Outil de gestion du tiers payant optique
10. d information et manuel d utilisation 11 11 Mise jour le 10 12 2010
11. de frais dans le cadre de la Convention d Agrement MGEN L outil informatique de gestion vous pr cise si votre client b n ficie de la surcomplementaire MGEN Dans tous les cas CMU la proc dure reste papier Contactez notre hotline au 0 811 01 04 80 du lundi au samedi de 8h a 20h L adh rent MGEN FILIA ou son b n ficiaire Les adh rents MGEN Filia b n ficient de tous les avantages de la Convention d Agr ment A Ne communiquez pas de montant de prise en charge avant d avoir saisi de devis lectronique Si une consommation d optique ant rieure r duit ce montant vous risquez une incompr hension de votre client Notice d information et manuel d utilisation 3 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE CONSULTER VOS ENGAGEMENTS CONVENTIONNELS D OPTICIEN AGREE MGEN Un memento a glisser dans la table de vente vous permet de visualiser vos principaux engagements N h sitez pas a le consulter et a l utiliser pour la formation de votre quipe Vous lavez gar Contactez nous par mail l adresse opticiens mgen carresbleus fr en pr cisant votre N FINESS Nous vous l adresserons au format PDF par retour de mail Un point particulier Retrouvez l int gralit de vos engagements dans l exemplaire papier de votre Convention d Agr ment A Vous souhaitez une mise jour des informations vous concernant utilisez onglet Signaler un changement accessib
12. fonctionnement A Les PEC non factur es l issue d un d lai de 60 jours sont automatiquement annul es V rifiez bien vos dossiers en attente de facturation l aide de l onglet Mes prises en charges a facturer d crit ci apr s Mais soyez vigilant une fois effectu e la facturation en ligne ne peut tre annul e Notice d information et manuel d utilisation 5 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE FACTURER EN LIGNE VOS PRISES EN CHARGE PAR LOT JH Mes prises en charges a facturer Un listing r capitulatif de vos prises en charges accept es apparait Vous pouvez facturer par lot un groupe de prises en charges Dans ce cas un num ro de facture est attribu automatiquement par l outil ce num ro correspond au num ro d accord de prise en charge du dossier Avantage la mise en paiement par virement bancaire respectera la constitution de votre lot de facturation Si vous souhaitez facturer chaque prise en charge individuellement pour attribuer le N de facture de votre choix cliquez sur le N d accord de prise en charge vous basculerez sur l cran de la demande pr c demment d crit et accessible par l onglet Mes demandes En haut du tableau trois fonctions de selection vous sont propos es Unclic sur Toutes permet de cocher toute la liste des PEC Un clic sur Aucune permet de d cocher toute la liste des PEC Un clic sur Intervertir permet de permuter la liste de
13. un N FACTURE DIFFERENT POUR CHAQUE PEC sinon votre FACTURE ELECTRONIQUE sera REJETEE au motif DOUBLE FLUX Notice d information et manuel d utilisation 4 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE ys 2 Outil de gestion du tiers payant optique Yisualisation d une Demande de Prise en Charge Informations sur la prescription B n ficiaire Professionnel de sant Date de prescription 16 04 Numero Prescripteur MOSS Origine prescription Initiale neve le Rang Renouvellement autoris NON Mutuelle MGEN Nature d assurance 10 Maladie Tiers Payant RG Numero du dossier Contrat RC RC MGEN Etat calcul Accord N R capitulatif des actes Acte Code produit D tail Code LPP D pense RO Calcul Remb RC Reste charge Verre Droit D tail 2259966 25 00 2 40 22 02 0 00 verre Gauche D tail 2259966 25 00 ride 22 62 0 00 Monture D tail RARE EE 150 00 1 85 0 00 148 15 TOTAL 200 00 6 61 45 24 146 15 it Montant RO donn satrecridicati j F Hs aupr s du r gime obligatoire Infsrmation sur la demande zette demande t accept e La facturation de cette prise en charge est en cours N de facture Acusn sur la demande Il vous informe du r sultat de la facturation en ligne Des lors que la facturation est accept e le paiement est effectu sous 6 jours ouvr s hors d lais bancaires sous reserve d absence d anomalie de
14. 0 00 Refus 0 00 C FN Dem Cotation 07 04 2008 260 00 Acce pte 146 00 Co El Dem PEC 07 04 2008 260 00 Accord N 143 146 00 C Derk Cotation 07 04 2006 260 00 Accept 146 00 vioaie demonde Cupiquer Rue en PEC Retour occues Imprimer Imprimer iste S lectionnez la demande de cotation puis cliquez sur Lis ne A Seules les demandes de cotation Dem Cotation ACCEPTEES peuvent tre transform es en demandes de Nouvel demond prise en charge Dem PEC Lorsque les informations li es l assur son contrat et la prestation d livr e le permettent la prise en charge est accord e automatiquement La notification intervient dans un d lai de 15 sec un N d accord est d livr A La prise en charge est valid e par l impression en double exemplaire du formulaire d accord de Prise en Charge qui doit tre sign par votre client sign et tamponn par vous m me Vous disposez d s lors de toutes les garanties vous permettant de r aliser dans les meilleures conditions la vente de l quipement que votre client a choisi d apr s vos conseils kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkxk Nous vous remercions du temps que vous avez bien voulu consacrer la lecture de ce manuel et vous souhaitons de tr s BONNES VENTES N h sitez pas nous adresser vos remarques opticiens mgen carresbleus fr L quipe d Animation du R seau Notice
15. 22 E a OPTICIEN AGREE SUIVRE VOS FACTURES EN LIGNE SCTE SURE Stivre mes factures Hal Brie 0 811 01 04 80 P riode de recherche du 20 00 2008 LS au 15 10 2006 E Num ro de facture Date de paiement Fal Etat Tois gt Num ro S curit Sociale Les dates doivent amp tre au format JM AAAA TAIO ZLE SONS DRE DEBDENELL Paye 26 10 2008 15 10 2008 OTS 1O0ROt Paye 0 00 170 00 170 00 0 00 170 00 ODILE Erl aux dates de t l transmission et non de paiement Un tableau r capitulant la liste des factures sur la p riode s lectionn e appara t l cran indiquant l tat de chaque facture colonne 4 Notice d information et manuel d utilisation 8 11 Pay e la date du virement est indiqu e dans la colonne Paiement Rejet e k 2 3 en Liquidation manuelle la facture est en cours de traitement d s qu elle sera mise en paiement son tat les informations contenues dans la facture ne permettent pas sa mise en paiement une infobulle sur fond rouge vous invite contacter la hotline pour annuler et ressaisir la Prise en Charge en corrigeant l information l origine du rejet le motif du rejet vous est communiqu pour faciliter le recyclage de la facture sera modifi et vous lirez Pay e et non plus en Liquidation manuelle Mise jour le 10 12 2010 MGE OPTICIEN AGREE EFFECTUER VOS RAPPROCH
16. E ELECTRONIQUE Plus de 100 catalogues lectroniques permettent de r pertorier les verres des marques r f renc es aussi bien marques en distribution libre que marques en distribution s lective Vous sont rattach s ceux qui correspondent a votre d claration de politique de marques S lection d un produit catalogue me Veuillez s lectionner un catalogue dans la liste S lectionner RE El Je n utilise pas de catalogue MOF_U_ BBG 1 Mes Unifocaux BEGR MOF U HO 1 Mes Unifocaux HOYA MOF U ROD 1 Mes Unifocaux RODENSTOCK MOF G_ BBG 2 Mes Progs Num riques G n ralistes BEGR MOF G HOY Mes Progs Num riques G n ralistes HOYA ie Asph rique sur Unifocal s ces options sur les verres atique en temps r el garantie MOF G ROD 2 Mes Frogs Num riques G n ralistes RODENSTOCK Pr c dent MOF BBG 3 Mes Progs Num riques Optimis s BEGR MOF O HOY 3 Mes Progs Num riques Optimis s HOYA MOF ROD 3 Mes Progs Nume riques Optimis s RODENSTOCK T 52M 4 Mes Verres Techniques Ce rattachement est modifiable si votre politique volue et que vous souhaitez le retrait ou l ajout d une ou plusieurs marques contactez nous par mail l adresse opticiens mgen carresbleus fr pour mettre jour vos catalogues Notice d information et manuel d utilisation 8 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE IMPORTANT l utilisation des catalogues permet le traitement automatique de votre demande EN T
17. EMENTS COMPTABLES SCTE SURE Stivre mes factures Pour faciliter le rapprochement avec Les virements re us figurant sur vos relev s bancaires vous pouvez trier vos factures MGEN par date de paiement en cliquant sur Paiement colonne 1 Outil de gestion du tiers payant optique Hoi line 0 811 01 04 80_ Lo F rmulare d recherche d facture P riode de recherche du Foros200s E au isis E Num ro de Facture je Date de paiement Ee Etat Tous Num ro S curit Sociale Les d tes doivent tre au formet I MM AARAA Rejess 240G POOR 101111111 beni BENEFICILIRE DES SOINS INCONNU 0 00 164 00 184 00 0 00 164 00 FLORA Boy OS 10 2008 DSSGSOR20 Liquidation manuelle 0 00 OOD OOD O00 7048 CECILE ar DA 10 200E 200S 200E DSBDELE LL Fayez 4 53 BO 17 B5 00 4 53 0 17 BENEDICTE Sii 5 IS ID 200E GA i0 RODE 0O0OZLDOEDZ Payee DOD S000 S000 0 00 SO 00 AURORE Lis te LS LOU HORDE G2 10 2008 COS LOUE Payee 51 32 4 02 56 24 5132 4 027 DANIO EET 15 10 2008 02 10 2008 002100801 Payee 0 00 110 00 110 00 0 00 110 00 SEBASTIEN ara 21 00 2008 G8 10 2008 COLCDRDOL Paya 0 00 170 00 170 00 0 00 170 00 CHRISTIAN 15 A 21 10 2008 OM 10 2008 O0L00B002 Paye 0 00 110 00 110 00 0 00 110 00 PRESTON Sir 22 10 2008 10 10 2006 BELDIDOR Payee 4 83 111 02 115 865 4 63 111 02 BEATRICE 753 22 10 2006 10 10 2006 8651010081 Payee 4 83 141 02 145 85 4 83 14107 ANNE GAELLE S 5
18. EMPS REEL avec contr le des droits de l adh rent et calcul des montants de prise en charge En cochant Je n utilise pas de catalogue vous basculez en traitement manuel la reponse a votre demande est differee voir plus loin MGEN Dans chaque catalogue les verres sont proposes en 2 versions AR Standard et Durci S lection d un produit catalogue veuillez s lectionner un catalogue dans la liste MQF_G_BBG 2 Mes Progs Num riques G n ralistes BBGR Je n utilise pas de catalogue Teinte unie Pr calibrage Top SAR Photochromie Asph rique sur Unifocal vous pouvez ajouter et m me cumuler toutes ces options sur les verres de vos catalogues lectroniques r ponse automatique en temps r el garantie 1 BBGR SINGULAR DS vision multifocale P MNZ OR 16 TONIC inclus progressif Organique ua individualis e rhe a C pas ee viion mutfocale organique Geo Individuals OOLSSALS9 CI CE fee ee Eee ee See ES come E Erte etree eae accent a a a et nas ce ne nee ea UE EN EEE C PMN Sarin Renan Polycarbonate ce Asph rique a pea e a polycarbonate a E E D CR OU Eee MGEN Remarque votre prix maximum d clar de verre G n raliste constitue la base de calcul du prix de tous les verres progressifs de vos catalogues lectroniques S y applique en plus la remise minimale d clar e pour la marque s lectionn e Pour plus d information reportez vous votre M mento et l an
19. d information et manuel d utilisation 15 15 Mise jour le 10 12 2010 TIS Tls OPTICIEN AGR ne DA af ji w 4 F 4 NOTICE D INFORMATION et MANUEL D UTILISATION GESTION DE LA CONVENTION D AGREMENT MGEN Livret 2 Facturation des PEC a l unit ou par lot suivi des factures et rapprochements comptables DOCUMENT COMMUNIQUER AU SERVICE COMPTABLE Notice d information et manuel d utilisation 1 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE CONNEXION Connectez vous sur www mgen fr puis cliquez sur la rubrique Professionnel de sant A la une Pr vention Zoom sur nos prestations 3 DE LA PRESSE p a 32 z ET DES M DIAS k DANS 5e V L COLE y K coup s r nes g Un nouvel cran s ouvre Cliquez sur l image en bas de cet cran vous acc dez l outil de gestion informatique Opticiens Agr s MGEN po les devis cliquez sur l im cc der l application permisgtant de saisir at Pour vous connecter saisissez votre Identifiant N FINESS du magasin et votre Code Personnel Pour plus de facilit vous pouvez les noter ci dessous ae ae One ee Mon identifiant N FINESS Votre identifiant N Professionnel N FINESS er eee Pe eee eee ree pee Code Personnel Mot de Passe Connexion NAVIGATION La page d accueil ci dessous vous permet d acc der e ades informations conventionnelles menu a gauche de l cran
20. des d j envoy es Date de cr ation du Ta au sl N SS cl Nom N Accord PEC au format JJ MM AAAA Type de demande Etat du calcul Motif du rejet Tout tat Tout motif En attente Droits non trouv s ou puis s Pris en compte Droits puis s Validation en cours Accept e Refus e Annul e Rechercher Terminer Tout type Demande de cotation Demande de prise en charge Cr ation d une nouvelle demande Num ro 5 5 Date de naissance Rang de naissance Yeuillez saisir T fa Nouvelle demande Saisir Num ro S S du b n ficiaire Date de naissance et Rang de naissance puis cliquer sur Wars Eee Un cran interm diaire permet de valider l identit du b n ficiaire Choix d un b n ficiaire Un ou plusieurs b n ficiaire s correspondfent votre s lection Veuillez s lectionner le b n ficiaire souhait Nom Pr nom N e le Rang N Adherent JEAN 01 12 19 1 S lectionner la ligne et cliquer sur Suivant Remarque erreurs de saisie et cas particuliers En cas d erreur de saisie ou de b n ficiaire n ayant pas de droits RO RC la MGEN un message d erreur s affiche vous invitant renouveler votre saisie En cas de b n ficiaire de droits la MGEN non int gr au dispositif conventionnel un message vous invite poursuivre votre relation commerciale habituelle En cas de b n ficiaire CMU avec sur compl mentaire MGEN le messag
21. e S il s agit dun adh rent MGEN r sidant l tranger le CENTRE SECURITE SOCIALE est la Section extra m tropolitaine Zone industrielle Nord 88 rue Albert Einstein F 72047 LE MANS CEDEX 2 DETAILS PRATIQUES Modification de vos coordonn es ou des informations concernant votre magasin contact t l phone mail adresse horaires d ouverture etc Ces informations figurent en annexe 2 de la Convention d Agrement MGEN Pour modifier ces informations adressez nous votre demande par mail opticiens mgen carresbleus fr ou par courrier a l adresse indiqu e ci dessous Modifications des informations bancaires Ces informations figurent en annexe 2 de la Convention d Agrement MGEN Pour modifier ces informations adressez nous votre demande par mail a opticiens mgen carresbleus fr avec votre nouveau RIB scann en pi ce jointe Vous pouvez galement nous adresser un courrier Carres Bleus Service Conventions MGEN 328 Bureaux de la colline B timent B BP 147 92215 Saint Cloud Cedex Notice d information et manuel d utilisation 5 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE CONNEXION Connectez vous sur www mgen fr puis cliquez sur la rubrique Professionnel de sant A la une Pr vention Zoom sur nos prestations 3 DE LA PRESSE p a 32 z ET DES M DIAS k DANS 5e V L COLE y K coup s r nes g Un nouvel cran s ouvre Cliquez sur l image en bas de cet cran vous acc d
22. e de r ponse l interrogation des droits vous pr cise que votre client est adh rent MGEN en sur compl mentaire Pour conna tre la proc dure suivre prenez contact avec notre hotline au 0 811 01 04 80 du lundi au samedi de 8h00 20h00 Notice d information et manuel d utilisation 7 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE ll est des lors possible de saisir la description de la prestation comme suit Cr ation d une nouvelle demande Professionnel de sant Date de prescription FE Nom CATHERINE Num ro We 55 N de prescripteur N e le Rang 1 Mutuelle MGEN Tiers Payant RO RC Contrat RC RC MGEN Equipement prescrit TS ee intormations Compl mentaires a at Accident L Co D Double quipement WLP Pour ajouter un acte veuillez s lectionner un type d acte S lectionnez un type d acte z Annuler saisie En haut de l cran gauche sont saisies les informations sur la prescription droite sont rappel es les informations relatives au b n ficiaire et au magasin En dessous les informations compl mentaires sur la Nature d assurance et la Situation RO particuli re vous sont communiqu es par lassur En bas de l cran droite s effectue la S lection de lacte verre droit verre gauche monture lentille Apres la saisie d un acte cliquez sur suivant pour ajouter un autre acte SAISIE D UN VERRE PAR SELECTION DANS UN CATALOGU
23. ez l outil de gestion informatique Opticiens Agr s MGEN po les devis cliquez sur l im cc der l application permisgtant de saisir at Pour vous connecter saisissez votre Identifiant N FINESS du magasin et votre Code Personnel Pour plus de facilit vous pouvez les noter ci dessous ae ae One ee Mon identifiant N FINESS Votre identifiant N Professionnel N FINESS er eee Pe eee eee ree pee Code Personnel Mot de Passe Connexion NAVIGATION La page d accueil ci dessous vous permet d acc der e ades informations conventionnelles menu a gauche de l cran _ Hot line 0 811 01 04 80 e aux fonctionnalit s du site onglets en haut de l cran Signaler un changement Deconnexion o Mes demandes C lalallala hahahahahahaha o Mes prises en charges facturer lt _ lt tr Jar 2011 Focus facturation par lot o Suivre mes factures Archives Notice d information et manuel d utilisation 6 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE COTATION ONGLET La partie haute permet la consultation et la gestion des devis et prises en charge d j r alis es La partie basse permet la cr ation d une nouvelle demande le point de d part tant la saisie du numero Securite Sociale du b n ficiaire AVEC LA CLE comme indiqu ci dessous Tes Outil de gestion du tiers payant optique Consultation des deman
24. ionnel de sant Date de prescription 18 04 MONIQUE Numero Prescripteur Noss Origine prescription Initiale n le le Rang 1 Renouvellement autoris NON Mutuelle MGEN Mature d assurance 10 Maladie Tiers Payant RO RC Num ro du dossier Contrat RC RC MGEN Etat calcul Accord N Situation RO particuli re 65 Standard R capitulatif des actes Acte Code produit D tail Code LPP D pense RO Calcul Remb RC Reste charge Verre Droit D tail 2259966 25 00 2 30 CEEE 0 00 Verre Gauche D tail 2259966 25 00 Ses Dore 0 00 Monture D tail 2225542 100 00 1 65 46 00 Heat TOTAL 150 00 1E 91 24 Dense it Montant RO donn titre indicatif sous r serve de droits aupr s du r gime obligatoire Z Information sur la demande Cette demande t accept e ww Action sur la demande Pr c dent Facturer PEC Imprimer Cliquez alors Sur Mains La fen tre suivante s ouvre Invite utilisateur de Internet Explorer Invite de script Souhaitez vous r ellement facturer RO AC cette prise en charge Soul Veuillez saisir le num ro de facture correspondant cette PEC Annuler aaa Indiquez un num ro de facture DE VOTRE CHOIX puis cliquez sur Uk ainsi un lien entre les factures electroniques et votre comptabilite L outil vous permet de saisir le num ro de facture correspondant votre gestion comptable Vous pourrez avoir A Utilisez
25. le depuis la page d accueil de l outil informatique de gestion Hot linge 0 811 01 04 80 APPLIQUER LA PROCEDURE DE GESTION CONVENTIONNELLE La procedure de gestion s appuie sur l outil de gestion informatique d crit ci apr s Elle se d compose en 3 phases Devis demande de cotation Accord de Prise en charge et Facturation 1 Les demandes de cotation devis L tablissement du devis vous permet de contr ler les droits de votre client PAR VOIE ELECTRONIQUE de calculer et communiquer son reste charge votre client Ce devis lectronique est une Demande de COTATION 2 La prise en charge Si le devis satisfait votre client vous transformez la COTATION en Demande de PRISE EN CHARGE L ACCORD DE PRISE EN CHARGE vous permet d imprimer en double exemplaire la PRISE EN CHARGE v ritable BON DE COMMANDE faire signer votre client vous b n ficiez d s lors de la GARANTIE DE PAIEMENT de la MGEN sur la part compl mentaire A Remettre votre client un exemplaire de l accord de prise en charge avec votre tampon et signature est obligatoire c est pour lui la preuve de vos engagements conventionnels Conservez bien pendant un an l autre exemplaire cest pour vous la preuve du consentement clair de votre client lors de la commande Encas de rejet le motif du rejet vous est notifi par EMAIL pour modifier votre adresse mail contactez nous par mail l adresse opticiens mgen carresbleus fr e
26. n pr cisant votre N FINESS ou utilisez l onglet Signaler un changement accessible depuis la page d accueil de l outil informatique de gestion Notice d information et manuel d utilisation 4 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE 3 La facturation Derni re tape de la proc dure facturer votre prise en charge par VOIE ELECTRONIQUE c est une tape oblig e pour le paiement de vos prestations A V rifiez que vous avez d j remis votre client sa facture dit e partir de votre logiciel La date de facturation lectronique ne doit pas tre ant rieure la date de votre facture commerciale Vous devez en effet par obligation r glementaire ATTENDRE LA LIVRAISON pour facturer l quipement vendu A Si les prestations correspondent un FORFAIT ANNUEL ann e civile cest la date de la facture lectronique qui est prise en compte par exemple pour les lentilles de contact Donc si vous omettez de facturer un quipement achet dans l ann e avant le 31 d cembre par exemple 2011 c est le forfait de l ann e suivante ici 2012 qui sera entam la grande insatisfaction de votre client La gestion du papier n est pas encore tout fait supprim e mais adressez uniquement Feuille de Soin et Duplicata de l ordonnance au CENTRE DE SECURITE SOCIALE de votre client ou remettez lui ces pi ces lorsque le b n ficiaire est g r par une CPAM avec laquelle vous ne pratiquez pas le TP sur la part obligatoir
27. nexe 3 de votre Convention d Agr ment MGEN La marque et la r f rence du verre choisi dans le catalogue s inscrivent automatiquement sur l cran suivant et ne sont pas modifiables de m me que les informations sur fond gris La saisie est s curis e et simplifi e et vous gardez la possibilit d ajouter une ou des options photochromique pr cal TopSAR etc Il suffit de cocher la ou les cases correspondantes la r ponse automatique en temps r el est conserv e ne reste pour terminer la saisie de l acte verre qu compl ter la correction et le prix Personnalisation d un produit Yerre Gauche visualisation des propri t s du produit catalogue PST Vision de loin Vision de pr s Bi ou Trifocal Prog b De 1 53 1 57 interm diaire De 1 58 1 64 mince De 1 65 1 69 super mince De 1 70 1 73 hyper mince Polycarbonate vision microscopique Trivex ou Composite Prog optimis Mi distance De 1 74 1 85 ultra mince 4u del de 1 85 verre teint rembours SS C OUI NON Photochromie Blanc Photochromatique Fe SAR Durci l Teinte Unie l Top SAR l Pr calibrage Fi SAR antisalissures l Polarisant l Teinte d grad e ou au mod le l Autres Sph re 0 Cylindre 0 Axe 0 Addition 0 Diam tre 0 Prisme 0 Base 0 Marque BBGR R f rence HD STANDARD SAR H Prix catalogue Taux de remise 90 Remarque la r f rence affich e est l appella
28. ntifi s par leur carte Vitale L outil informatique de gestion mis votre disposition sur le site www mgen praticiens fr vous permet en saisissant le num ro de S curit Sociale de votre client ainsi que sa date et son rang de naissance attention aux jumeaux de v rifier ses droits au R gime Obligatoire et au R gime Compl mentaire A La Convention d Agr ment s applique exclusivement aux adh rents de la MGEN et leurs ayant droit au titre du R gime Compl mentaire Elle ne s applique pas un assur social g r par la MGEN exclusivement au titre du R gime Obligatoire Le B n ficiaire Enfant Etudiant BEE LMDE La gestion des prestations des tudiants mutualistes MGEN est assur e par la LMDE Vous pourrez les identifier par e leur Carte d Adh rent Mutualiste Etudiant e l cran de visualisation du devis lectronique qui mentionne au niveau du pav B n ficiaire Contrat RC RC Etudiant MGEN LMDE e le formulaire d accord de PEC qui reprend cette mention en haut a gauche L adherent de la MGEN b n ficiaire de la CMU Des b n ficiaires de la CMU sont g r s par la MGEN au titre du R gime Obligatoire et de la CMU Compl mentaire Une petite partie d entre eux sont galement adh rents de la MGEN qui intervient en tant que surcompl mentaire ces personnes b n ficient des m mes prestations que l ensemble des adh rents donc de l Offre Agr e MGEN et de la dispense d avance
29. oissant en cliquant deux fois sur la colonne Nom vous triez cette liste par ordre alphab tique d croissant Ce tri vous permet de retrouver facilement les dossiers de Mme DUMONT et de M PERRAUD 2 Vous cochez les deux dossiers de Mme DUMONT et de M PERRAUD que vous souhaitez ne pas facturer 3 Il vous suffit alors d utiliser la fonction de s lection Intervertir toutes les lignes du tableau sont automatiquement coch es sauf celles correspondant aux dossiers de Mme DUMONT et de M PERRAUD 4 Il ne vous reste plus qu cliquer sur le bouton Facturer s lection en bas de l cran gauche es Hot line us 0 811 01 04 80 gt S lectionner Toutes Aucune Intervertir oe F 3 TA f LES AZ 3 gs my C 992699999 565213 PERRAUD Jean SARMMODEREVY ITS 60 00 56 12 3 86 a 992599999 565203 DITMONT Henriette Sh RTI YAT 60 00 56 12 3 88 Un clic sur le bouton Facturer selection en bas de l cran gauche fait appara tre une succession de fen tres qui permettent o de valider la facturation du lot o d diter le lot factur au format Excel Une fois le lot factur les dossiers ne sont plus visibles l cran Seuls restent pr sents les dossiers en attente de facturation de Mme DUMONT et de M PERRAUD o Chacun des dossiers du lot factur reste tout moment accessible en utilisant la fonction de recherche des demandes dans l onglet Mes demandes o Pass le d lai info
30. on 9 conventionnelle L A N oubliez pas votre engagement de remise sur les montures Consultez votre M mento Pour information RENOUVELLEMENT MONTURE L offre statutaire dont b n ficient les adh rents de la MGEN et leurs b n ficiaires pr voit une monture tous les 3 ans pour les ADULTES et enfants de PLUS DE 13 ANS Les 3 ans sont compt s en ann es civiles l ann e de l achat comptant pour un an Si votre client adh rent de la MGEN souhaite changer ses lunettes Y COMPRIS LA MONTURE dans les 3 ans qui suivent la DATE DE FACTURATION ELECTRONIQUE de ses lunettes la PRESTATION vers e par la MGEN au titre du R gime Compl mentaire ne sera pas accord e pour la monture le montant du remboursement sera z ro Notice d information et manuel d utilisation 12 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE SAISIE D UNE LENTILLE Apr s avoir s lectionn le type de lentilles HN Hors nomenclature RSS Rembours es S curit Sociale dans la zone quipement prescrit l cran suivant s ouvre pour vous permettre de renseigner les champs ci dessous Personnalisation d un produit Lentille Droite HN visualisation des propri t s Renouvellement fr quent Multifocale Unifocale Sph rique Jetables journali res Permanent Unifocale Torique Renouvellement traditionnel Quotidien Autre T a Sph re Cylindre Axe Addition Diam tre Po Rayon Marque R f rence
31. rmatique n cessaire au traitement des factures transmission aller et retour la liste des dossiers du lot factur basculera dans la liste des factures accessible en utilisant la fonction de recherche des factures dans l onglet Suivre mes factures Lors de cette bascule les montants pay s se substitueront aux montants factur s Notice d information et manuel d utilisation 7 11 Mise jour le 10 12 2010 Un formulaire permet de rechercher et d afficher toutes les factures t l transmises sur la p riode de votre choix A Les dates de la p riode de recherche du 20 09 2008 au 15 10 2008 dans l exemple ci dessus correspondent o 2erosanes constant Ras a 15 10 2008 0A iD SOE DOS ODES Page LS iO SOOE GA 1D S008 C0 LOCEUS Paye 5132 4 07 56 Si it 4 02 DAVIDO RIR Ea ISIO SORE 02 20 2008 O02LCOORDE Fayez 0 00 110 00 120 00 0 00 110 00 SEBASTIEN Sid fis 21 10 2008 D8 10 2008 COLDOEBDCL Payee 000 170 00 170 00 O00 170 00 CHRISTIAN G18 21 10 2008 C8 LO 2008 OOLCCOBOCX Pages 0 00 110 00 110 00 G00 170 00 PRESTON BIT 5 DY 10 2008 0RBSBEOED0 Liguidation marwelke 0 00 0 00 EM E E 0 00 FO Ae CECILE Er et 20S 09 10 2008 DERSODELE Payee 0 20 0 00 000 51 32 DR Be AURORE His aa dar 10 S008 DO LG DOCE BELOLODE Payee 4583 111 02 115 25 483 111 02 BEATRICE EEE fa 22 10 2008 LO PO POR BRIOTOORL Page 4 83 141027 145 65 4 83 141 02 ANNE GAELL 219 B3 26 10 20B Ly ID ADORE C1510002 Payam 4 53 141 02 145855 4 53 141 07 J PHILIPPE 3
32. rmul ire de recherche de fectures P riode de recherche du Poyosy200s Elsu fisnioy2oos El Numero de facture Dete de paiement Numero S curit Sociale Les debes doivent tre au format 1J MM AAAA Notice d information et manuel d utilisation 10 11 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE SCHEMA RECAPITULATIF DU CIRCUIT DE FACTURATION Comme vous avez pu le constater chaque tape doit tre valid e pour passer l etape suivante et obtenir le paiement de votre prestation Il est toutefois possible d avoir des anomalies ou des refus chaque tape R capitulatif du PROCESSUS DE GESTION DEMANDE DE DEMANDE DE COTATION REFUSEE ACCEPTEE DEMANDE DE PEC REFUSEE ACCORD N FACTURATION REJET MISE EN PAIEMENT A En cas de facture rejet e contactez notre HOTLINE au 0811 01 04 80 Elle annulera le dossier afin de vous permettre de le ressaisir avec les informations corrig es Dans tous les cas soyez rassur le formulaire d accord de prise en charge sign par l adh rent constitue votre garantie de paiement sur la part RC kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Nous vous remercions du temps que vous avez bien voulu consacrer la lecture de ce manuel et vous souhaitons de tr s BONNES VENTES N h sitez pas nous adresser vos remarques opticiens mgen carresbleus fr L quipe d Animation du R seau Notice
33. s PEC coch es payant optique Pre Hot line Facturation par lot de PEC g S lectionner Tcutes Aucune Interyertir PoCiwte decan Notice d information et manuel d utilisation 6 11 Mise jour le 10 12 2010 ky ae ot eet ee ee ee A C YJBYYYY 9422 ALAIN Albert BA A MOTO 152 80 78 00 46 14 C 992699999 565199 BERTRAND Andr e SAR RMI 60 00 56 12 3 88 m 992699999 cg5201 DESPIERRES Pal SA RADIOS 60 00 56 12 3 88 C 99269989 565203 DUMONT Henriette SAR BOOT 60 00 56 12 3 88 F 99269999 5652705 DUPONT Deris SAAMMODHYHYYYES 60 00 56 127 3 68 292699999 565207 DURAND Edouard SAAD YE 60 00 56 12 5 66 C 9392699999 565209 MAURICE Maurice ERAMMODXENYYYET 60 00 54 64 5 36 C 292699999 565211 PANIER Pierre SP AMADID EE WLS 60 00 54 04 5 96 C 992699999 565213 PERRAUD Jean ShAMMOD EAN YY US 60 00 SEE 3 88 C 99269999 565215 VICTOIRE Virginie E ER Ep 60 00 56 12 3 58 F 792699999 565717 ZANZIBAR Zo FRAME 11 60 00 56 12 3 88 OPTICIEN AGREE Q Prenons le cas d un tableau contenant une liste de 11 PEC non factur es et imaginons que tous les quipements aient t livr s sauf deux l un au nom de Mme Henriette DUMONT lautre au nom de M Jean PERRAUD Dans ces conditions vous souhaitez facturer les dossiers livr s et laisser en attente de facturation les deux dossiers de Mme DUMONT et de M PERRAUD 1 En cliquant une fois sur la colonne Nom vous triez la liste des 11 PEC par ordre alphab tique cr
34. tion MGEN du verre la r f rence commerciale est consultable sur la version PDF imprimable du devis Notice d information et manuel d utilisation 9 15 Mise jour le 10 12 2010 OPTICIEN AGREE En imprimant la version PDF du devis pour la pr senter votre client adh rent MGEN vous lui permettez de valider avec vous Sa commande en ayant connaissance de son remboursement et de son reste a charge Pour information de adherent etlou de son b n ficiaire k a MGEN Etat Accept Verre droit D S i Indice De 7 40 1 52 standard Tratements SAR Durdi SAR antisaiissures S Verre gauche Offre agr ce MGEN BEGA SIRUS OR 15 HAMS e ee U Indice De 1 404 152 standard OTE Ashe Ts TSS Teer Tratements SAR Durd SAR antsaiiss ee ae L engagement de l opticien permet de b n ficier d un quipement de qualit avec une part client r duite telle que pr vue par l offre agr e MGEN mieg Atenon les opion majoren ie prix de l quipement antes gants Garantis bris de verres au moins 1 an sans franchises ou avec franchise de 30 maximum D lai de Evraison a saisir la main La marque et la r f rence commerciale du verre sont reproduites l identique du catalogue lectronique Remarque r gle de saisie des cas particuliers 1 Verre unifocal asph rique s lectionnez le verre en
35. version sph rique dans le catalogue puis modifiez le type de surface en s lectionnant Asph rique sur l cran suivant L asphericit est trait e comme une option de m me le topSAR photoch etc Pour information de l adh rent etfou de son b n ficiaire Verre droit Offre agr e BBGR UNOR 15 DIAM S Mati re Orgenique Indice De 1 49 1 52 standard G om trie nical Option teinte variable Blanc Tra erments SAR Durcl SAR antisallssures Vere gauche Offre agr e MGEN BEGR UNOR 15 DIAM S Indice De 1 49 1 52 standard Geometrie Unica Traftements SAR Durci SAR antisallssures L engagement de l opticien permet de b n ficier d un quipement de qualit avec une part client r duite telle que mi par l offre agr e Garantie bris de verres au moins 1 an sans franchiae ou avec franchise de 30 maximum D lai de livraison a saisir la main 2 Verre a zone optique r duite s lectionnez le verre dans le catalogue Mes verres Techniques puis compl tez les champs Indice Mati re et Marque enfin la correction et le tarif conventionnel De i FF 1 57 are De 1 58 41 64 mince De 1 65 1 69 super mince De 1 70 41 73 hyper mince De 1 74 41 85 ultra mince Au dela de 1 85 Bi ou Trifocal Prog basique Prog tra ditionnel Vision de pr s vision multifocale indus progressif vision Micros copique Polycarbonate Trivex ou Composite verre teint rembours
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