Manuel d`utilisation Version 2.1
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1. Version 2 1 10 novembre 2009 16 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant iii Mise jour des donn es de fin de suivi La partie fin de suivi permet de renseigner la date des derni res nouvelles l tat de suivi du patient qui est indiqu En cours par d faut cf figure 18 et le cas ch ant la date d entr e en institution ou de d c s Donn es Administratives Donn es Socio d mographiques in de suivi Donn es compl mentaires Date des derni res nouvelles Etat du suivit En cours Date d entr e en Institution ou de d c s Figure 18 Mise jour des donn es de fin de suivi Il est important de mettre jour ce module pour les patients que vous ne suivez plus e Mettre jour les donn es m dicales i Ajouter une nouvelle consultation un patient Pour ajouter une consultation un patient vous devez acc der son dossier Ceci se fait soit en lan ant une Recherche proc dure expliqu e pr c demment soit directement la suite de son inclusion le dossier patient s affiche apr s avoir cliqu sur le bouton Cr er Lorsque vous vous trouvez sur le dossier du patient vous pouvez soit cliquer directement sur le bouton Nouvelle consultation se trouvant sur le dossier patient soit cliquer sur le lien Consultations dans la barre de navigation de gauche cf figure 19 Donnees e F Administratives EE Donn es Socio d mographiques Mme2. 10 novembre 2009 14 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant Les indicateurs patient volution temporelle du MMS sous forme de tableau et de graphe Donn es Socio d mographiques Fin de suivi Consultations Diagnostic Prise en charge th rapeutique Interventions psychosociales Interventions Capacit s fonctionnelles Indicateurs Pal Evolution du MMS Alarmes Figure 15 La barre de navigation d Mettre jour les donn es administratives partir d un dossier patient i Mise jour des donn es sociod mographiques Pour compl ter les donn es sociod mographiques d un patient cliquez sur le lien Donn es sociod mographique dans la barre de navigation cf figure 15 Vous acc dez ces donn es en lecture seule vous ne pouvez donc pas directement agir dessus Pour pouvoir les modifier vous devez cliquer sur le bouton Modifier en bas de page cf figure 16 VAN N oubliez pas de sauvegarder vos modifications Version 2 1 10 novembre 2009 15 Ca IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Nom d usagel DEFER Nom de naissancel Defer EE n Pr nom de la carte vitale Philippe T l phone Donn 65 SOCIO I er Marii e DEC EE t Date de naissance 06 10 1916 D partement de naissance 06 d mographiques j Ee Code commune de naissance 088 Sexe 9 Masculin Feminin Fin de Sun Donn es compl mentaires Adress
3. R418 Figure 11 Donn es patient renseigner Il est important de renseigner la donn e Patient suivi par encadr e en rouge dans la figure 11 afin de pouvoir attribuer le patient un m decin donn et surtout pouvoir g n rer une Synth se d activit pour ce m decin en particulier cf partie VI Les rapports d activit Version 2 1 10 novembre 2009 12 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant b Rechercher un patient avec l historique Vous pouvez effectuer une recherche de patient partir de son num ro de dossier Calliope qui est le num ro attribu par le syst me lors de la cr ation du dossier patient et qui figure sur le r sum patient voir partie suivante son identit sa date de naissance ou encore son sexe cf figure 12 Rechercher un dossier patient Identifiant Nom Pr nom Date naissance Sexe Masculin Feminin Indiff rent Figure 12 Recherche d un dossier patient Remarque La recherche sur le nom peut s effectuer en tapant uniquement les premi res lettres de celui ci Par exemple la recherche Du pour Dupont donnera tous les patients ayant un nom commen ant par Du cf figure 13 1 patient correspond vos crit res de recherche Statut N Patient Date de Naissance Dossier Patient 136937 Michel 12 juin 1923 Consulter ralla Tele Figure 13 R sultat d une recherche de dossier c Acc der au dossier d un patient part
4. ter cf figure 11 Toutes les donn es suivies d un ast risque rouge doivent obligatoirement tre renseign es Une fois ce formulaire rempli cliquez sur le bouton Cr er en bas de page pour sauvegarder les donn es Remarque Les informations nominatives directes ou indirectes telles que nom pr nom et date de naissance sont crypt es Si vous avez des interrogations sur les modalit s de remplissage des items obligatoires consultez le glossaire dans la partie Doc en ligne Version 2 1 10 novembre 2009 11 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant Attention Les champs marqu s d un ast risque doivent tre obligatoirement renseign s Cr ation d un Nouveau Dossier M dical Nom d usagel Nom de naissancel Pr nom de la carte vitale T l phone Date de naissance L Departement E EZ naissance Code commune de Ce F A gere e Ce W Masculin Feminin Patient envoy par Vi Mode de vie actuel au moment de la r alisation de acte Situation g ographique du patient I Niveau d tude Activite professionelle actuelle out Non Code INSEE du dernier m tier exerc Lateralit Langue maternelle Statut marital Caract ristiques de l accompagnant E Qui E Non E Sans information D o dch Ca AL D H E Qui LJ Non E Sans information Aide protection tection Aucune Diagnostic principal niveau 10 Diagnostic principal niveau 21 Diagnostic en attente
5. donn es d activit et pid miologiques anonymis es Il constitue a ce titre un outil majeur du Plan dans la mesure o il permettra d am liorer la connaissance sur l activit des consultations sp cialis es les caract ristiques des malades et les stades d volution au moment o le diagnostic a ete porte amp J attire votre attention sur d importance de votre participation active au d pleiement de cette mesure qui devrait permettre de couvrir 50 G de l activit des consultations sp cialis es fin 2009 et 100 fin 2010 Extrait de La lettre d accompagnement de Anme PODER Directrice de Pr sentation des projets Calliope De nombreuses initiatives sont lanc es Calliope Sec Le calliope des centres d excellence Calliope Eur Le calliope europ en Calliope 1 La cohorte des patients jeunes Contactez nous pour plus d informations ET Monitorer votre centre Acc der vos patients sans suivi Acc der vos patients risque Derni re mise jour de vos donn es centre le 3 novembre 2009 Nos partenaires d T ifrads yd A Libert Breit Franrnir ur z i lt titut GEM ENSEN IFN ER R PUBLIQUE FRAN AISE institut Azheimar RE more one SEET Alois Figure 2 interface de connexion Calliope Dans cette rubrique vous compl tez des donn es administratives relatives votre centre et pouvez galement acc der la liste de vos patients sa
6. i Aides Pour remplir les donn es relatives aux aides cliquez sur le lien Aides dans la barre de navigation de gauche partir du dossier patient Vous avez alors acc s plusieurs onglets protection sociale aidant liens avec les tablissements technique et professionnelle compl ter en fonction des renseignements dont vous disposez cf figure 27 Protection sociale Protection juridique Mesure de protection Cur atelle simple e Nom du curateur tuteur Adresse Code postal Ville T l phone Lien avec le patient D Conjoint Fils Fille Autre Ges Figure 27 Les aides Ne sauvegardez vos donn es qu une fois que toutes les donn es souhait es ont t remplies et non chaque onglet car cette action vous ram ne directement au dossier du patient Il Interventions Pour ajouter une nouvelle intervention de type m dico sociale cliquer sur le lien Interventions dans la barre de navigation de gauche partir du dossier patient Vous arrivez alors sur la liste des interventions d j entr es pour ce patient Pour ajouter une nouvelle intervention cliquez sur Nouvelle intervention cf figure 28 Liste des interventions Date de Debut Intervenant Mode d intervention Date de fin Date de reevaluation prevue 02 03 2009 Infirmi re r gulatrice Par t l phone 03 03 2009 27 11 2009 Figure 28 Ajo
7. I Les rapports d activit Dans le module Activit vous avez la possibilit d afficher le rapport d activit de votre centre pour une p riode donn e en entrant des dates au format JJ MM AAAA ou en les s lectionnant directement sur les calendriers pour un ou plusieurs investigateurs en les cochant dans la liste propos e le cas ch ant pour un ou plusieurs centres avec choix des centres en les cochant dans la liste propos e Ensuite cliquer sur le bouton Cr er le rapport pour le g n rer cf figure 32 Cette op ration peut prendre quelques minutes en fonction du volume de donn es demand Les investigateurs list s sont les personnes cr es avec un profil Investigateur sous Calliope et ayant donc une activit enregistr e sous Calliope Vous pouvez g n rer une synth se d activit par investigateur condition que le champ Patient suivi par ait bien t compl t dans les donn es sociod mographiques du patient cf partie V a inclure un nouveau patient Remarque Si vous s lectionnez Investigateur inconnu cf figure 32 vous afficherez une synth se d activit reprenant tous les dossiers patients pour lesquels le champ Patient suivi par est rest vide Si vous souhaitez afficher l activit globale du centre vous ne devez pas s lectionner d investigateur 5 de Selection du rapport d activite Qu centre P riode du rapport d ac
8. IMA 2144 DUPONT Sylvie ROLE_Investigateur sdupont Modifier Figure 6 Modifier un utilisateur Une fois vos modifications effectu es cliquez sur le bouton Modifier l utilisateur courant en bas de page pour sauvegarder ces changements Version 2 1 10 novembre 2009 7 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant Vous pouvez ainsi modifier le profil adresse internet le mot de passe Remarque l identifiant de l utilisateur ne peut tre modifi iii Activer D sactiver un compte utilisateur Pour activer d sactiver un utilisateur la proc dure est la m me que pour modifier un utilisateur Vous vous rendez sur la page d informations concernant l utilisateur en cliquant sur Modifier cf figure 6 Vous devez ensuite basculer le statut de l utilisateur de Activ D sactiv en cliquant sur le lien D sactiver l utilisateur Pour r activer un utilisateur cliquer sur ce m me lien qui aura t renomm en R activer l utilisateur cf figure 7 Nous vous conseillons de d sactiver tous les utilisateurs qui ne font plus partie de votre centre pour couper leur acc s aux donn es des patients A oubliez pas de sauvegarder Informations relatives l utilisateur Profil Investigateur Centre Sans CIMA_2144 e Nom DUPONT Pr nom Sylvie Identifiant sdupont G n rateur de mot de passe G n rer un mot de passe Mot de passe Mot de passe confirmat
9. Manuel d utltsation Calliope Version 2 1 Note Ce manuel d utilisation d crit toutes les fonctions de Calliope l exception du module CIMA qui est pr sent sur le site de e learning http formations kappasante com Calliope ne Kappa Sant Table des mati res I ACC CAL T Ti 3 Wi S IDENTIFIER DANS CALLIOPE ee 3 UL B RRE he e ei HH RER E EIER TE 3 IV LA MISSION TREI H MEA 0 RI 5 A COMPLETER LES DONNEES CENTRE 5 B GESTION DES BR KT CNN DEE 6 i Creer n compile EE 6 ii Modifier le profil d un Mitfliegienur 7 iii Activer D sactiver un compte utilisateur usines seeeennsssseesceeennssseessene 8 iv Modifier un mot de passe utilisateur iii 8 C EXPORTER DES DONNEES es n smactericethenoecusecpacadtetosnane notes ec toc tea i aa ians 9 Ve LE RECUEIL DES DONNEES cciuirsmirurinso nnie EEr e ENR raaa Er aa 11 As INCCURF UNNOUVEAU PATIENT ee 11 B RECHERCHER UN PATIENT AVEC L HISTORIQUE oescrereserisersrarisererurivet erasini EENEG 13 C ACCEDER AU DOSSIER D UN PATIENT A PARTIR DE LA RECHERCHE EFFECTUEE 13 e LS E 1 EE EE 14 D METTRE A JOUR LES DONNEES ADMINISTRATIVES A PARTIR D UN DOSSIER PATIENT uses E i Mise jour des donn es sociod mographiques ss 15 ii Mise jour des donn es compl mentaires sisi 16 iii Mise jour des donn es de fin de suivi sisi 17 E METTRE A JOUR LES DONNEES MEDICALES uses ereseresnseeeceneenceenecn
10. Ope Manuel utilisateur Kappa Sant Remarque vous disposez galement d un lien vers les aides professionnelles sur cette page Nous d crirons ces aides plus loin RE Liste des interventions en cours Initiation S 09 11 2009 Commentaires 9 En cours E 5 t Arr t Ama Liste des interventions arr etees zz Ouvrir d tails gt gt Plus de pr cisions aide professionnelle Figure 25 Ajouter une intervention de type param dical v D but des troubles Pour avoir acc s cette rubrique il vous faut cliquer sur le lien D but des troubles dans la barre de navigation gauche sur le dossier patient Vous acc der alors une page vous permettant d indiquer l ann e de d but des troubles si ce d but t bien rep rable ou non le type d volution de ces troubles etc cf figure 26 Ann e de d but des troubles D but des troubles Type d volution Premiers sympt mes observ s Troubles de l attention Troubles de la vigilance Troubles du sommeil Troubles du comportement Troubles du Jugement Apathie Somatisation Troubles du caract re Anosognosie Troubles du langage Troubles des praxies Autres troubles o 0 a M moire o a Observations compl mentaires Examen neurologique Figure 26 Renseigner le d but des troubles Version 2 1 10 novembre 2009 22 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant f Mettre jour les donn es m dico sociales
11. Yvette MARTIN 71 ans Dossier en cours Elle vit domicile seul avec famille c t Elle r side dans une ville cmrr ou cmp Cette patiente a atteint un niveau d enseignement primaire certificat d tude Donn es Cette patiente est envoy e par un neuroloque compl mentaires Donn es M dicales Le diagnostic est Diagnostic en attente R413 Consultations Fin de suivi Aucun traitement n est prescrit Diagnostic Prise en charge th rapeutique Interventions psychosociales PR Liste des consultations Debut des troubles Donn es Medico sociales Aides Interventions Figure 19 Cr er une nouvelle consultation Version 2 1 10 novembre 2009 17 Ca IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Une fois que vous avez cliqu sur le bouton Nouvelle consultation vous avez acc s au formulaire de cr ation d une consultation cf figure 20 L champs marqu s d un ast risque rouge sont obligatoires Date de la consultation 26 10 2009 E Patient vu par Type d actel Le patient est il venu accompagn Qui Non Motif de consultation Protocole de recherche L acte en cours est r alis dans le cadre d un protocole de recherche accept par un comit d thique oui Non Si oui Type de Etude clinique non Essai Essai non Essai m dicamenteux et protocole de recherche th rapeutique m dicamenteux m dicamenteux non m dicamenteux Si oui Type de visite Screening Inclusion Visite d
12. ations m dicales du centre R WS 11 S EE m Exporter Tables de correspondances Consultations eval_attention aval_langage eval_gnosie eval_fonction m dicales partie 2 eval_comportement Exporter des consultations m dicales du centre Tables de correspondances Consultations eval_praxie bilan m dicales partie 3 Ouverture de Export Patient Centre 1000 2009 10 29xis Vous avez choisi d ouvrir EN Export Patient Centre 1000 20009 10 20 xvb qui est un fichier de type Feuille Microsoft Office Excel 97 2003 partir de https calliope nice kappasante com Que doit faire Firefox avec ce fichier Quvrir avec Microsoft Office Excel d faut v Figure 8 Exports de donn es Certaines variables sont cod es Les correspondances entre l intitul des variables et le code sont indiqu es dans les tables de correspondances que vous pouvez t l charger via des liens situ s droite des boutons d export cf figure 9 Version 2 1 10 novembre 2009 9 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Figure 9 T l chargement des tables de correspondances Les donn es sont donc export es sous plusieurs fichiers Export des donn es patient il comprend l ensemble des donn es administratives du patient donn es sociod mographiques du patient fin de suivi et donn es compl mentaires des donn es m dicales diagnostic d but des troubles prise en charge th rapeutique a
13. cette erreur cf figure 34 Caliope Authentification Mom d utilisateur p Figure 34 Erreur d authentification Version 2 1 10 novembre 2009 28 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant Au bout de 3 tentatives le compte de l utilisateur est d sactiv Pour le r activer voir la partie IV b iii Activer d sactiver un compte utilisateur Lorsque vous quittez l application en cliquant sur EI la croix au lieu de l ic ne pr vue pour se d connecter de O application vous restez enregistr e comme tant encore connect e Quitter Par la suite lorsque vous voudrez acc der Calliope partir du m me ordinateur vous ou n importe qui arriverez directement sur la page d accueil connect avec votre identifiant Il est donc fortement conseill de se d connecter chaque fois que l on quitte le poste afin de respecter les r gles de confidentialit des donn es b Lors du renseignement des donn es administratives du centre S1 vous avez oubli une donn e la fen tre suivante appara t Une fois que vous cliquez sur Fermer vous acc dez aux donn es directement en mode modification cf figure 35 Attention il y a des donn es incorrectes Le nom du responsable du centre doit tre renseign Figure 35 Donn es centres non renseign es c Lors de la cr ation d un compte utilisateur Des erreurs peuvent appara tre plusieurs niveaux au moment de la cr atio
14. charge th rapeutique Pour mettre jour la prise en charge th rapeutique du patient il vous faut cliquer sur le lien Prise en charge th rapeutique dans la barre de navigation gauche sur le dossier patient Les traitements sont rang s par famille Anti d mentiels neuroleptiques anxiolytiques avec pour chaque famille une liste propos e Pour ajouter un traitement 1l faut au pr alable le s lectionner voir n 1 figure 24 dans l un des menus d roulants puis cliquer sur le bouton Ajouter voir n 2 figure 24 Une ligne s ajoute alors au tableau pr sentant la liste des traitements en cours voir n 3 figure 24 partir de ce tableau vous pouvez indiquer une date d initiation du traitement Par d faut le syst me indique la date du jour mais vous pouvez la modifier indiquer la posologie du traitement arr ter un traitement la date d arr t est automatiquement la date du jour sans modifications possibles indiquer si n cessaire la cause de l arr t avec la pr sence ou non d effets ind sirables Supprimer un traitement en cas d erreur en cochant la case dans la colonne Sup en fin de ligne puis cliquer sur Supprimer voir n 5 et n 5bis figure 24 Remarque Pour une meilleure visibilit les traitements arr t s ont t mis dans une liste part que vous pouvez consulter en cliquant sur gt gt gt gt Ouvrir d tails voir n 4 figure 24 dans la liste des tra
15. compl t la premi re page cliquez sur le bouton Page Suivante Une fois la seconde page compl t e cliquez sur Sauver afin d enregistrer les donn es Pour les modifier vous cliquez sur le bouton Modifier en bas de page b Gestion des utilisateurs i Cr er un compte utilisateur Pour cr er un nouvel utilisateur vous devez aller dans le module Superviseur et cliquer sur Cr er un nouvel utilisateur cf figure 3 Ce module vous permettera de g rer tous les utilisateurs et exporter les consultations corpus de votre centre Gestion des utilisateurs Cr er un nouvel utilisateu eg Centre Prenom Profil Identifiant Modifier Figure 3 Module Superviseur onglet Gestion des utilisateurs Vous arrivez sur un formulaire compl ter contenant un certain nombre d informations relatives la personne que vous souhaitez ajouter Il est important de d finir le profil de l utilisateur qui d termine les droits d acc s aux diff rents modules Calliope investigateur pour les m decins ou les autres professionnels de sant ou op rateur de saisie pour les secr taires un identifiant de connexion facile retenir par exemple la premi re lettre du pr nom suivie du nom de famille cf figure 4 Informations relatives l utilisateur ES Figure 4 d finition du profil et de l identifiant utilisateur Version 2 1 10 novembre 2009 6 La OU Manuel utilisateu
16. e N et rue Code postal Ville Pays France Patient envoy par UI Neurologue Mode de vie actuell A domicile seul sans famille c t Situation g ographique du patient A plus de 50 Km du CMRR ou du CMP Niveau d tude Primaire certificat d tude Activite professionelle actuelle Oui Non Code INSEE du dernier m tier exerc Lat ralit Langue maternelle Statut marital Caract nstiques de l accompagnant Patient suivi par Figure 16 Mise jour des donn es sociod mographiques Remarque Un historique des modifications effectu es disponible tout moment Lorsque vous entrez dans le module historique toutes les modifications effectu es depuis la cration du patient sont list es En cliquant sur une date vous pouvez revoir la version du questionnaire avant la modification ii Mise jour des donn es compl mentaires Les donn es compl mentaires concernent les informations relatives au fonctionnement du r seau cf figure 17 et aux coordonn es du m decin traitant et pharmacie Infos m dicales M decin traitant Donn es Socio Nom Membre du r seau Qui Non d mographiques T l phone Email Fin de suivi Adresse Code postal Ville l Pharmacien a Nom T l phone Adresse Code postal Ville Figure 17 Mise jour des donn es compl mentaires IA A N oubliez pas de sauvegarder vos modifications chaque tape
17. e suivi Examens compl mentaires dont les r sultats ont t consult s le jour de l acte Bilan Biologique Electro enc phalogramme Electro cardiogramme Radiographie pulmonaire Autre oO DD D DD o Commentaire Evaluations courtes Mini Mental Test Epreuve des 5 mots Figure 20 Formulaire de cr ation de consultation Une fois que vous avez renseign les champs obligatoires vous compl tez le reste des donn es en fonction de vos besoins et cliquez sur Suivant S1 le patient a effectu des tests neuropsychologiques au cours de la consultation vous pouvez noter les r sultats sous Calliope Ceci se fait en plusieurs tapes s lectionnez les tests dans la liste propos e sur la page pr sent e la figure 20 compl tez chaque s rie de tests choisis en vous d pla ant dans les onglets correspondants aux cat gories cf figure 21 Eval Court Mini Mental Test Non r alisable Commentaire du test Figure 21 R sultats des tests neuropsychologiques Version 2 1 10 novembre 2009 18 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Enfin apr s avoir compl t les tests allez dans l onglet Bilan cf figure 22 Vous pouvez inscrire un commentaire g n ral cocher les examens compl mentaires r alis s ou prescrits lors de la consultation mais aussi planifier une prochaine consultation Cette tape est essentielle pour la sauvegarde de votre consultation M me si vou
18. insi que le score MMS le plus r cent ligne par patient Export des consultations m dicales du centre Partie 1 1l comprend l ensemble des donn es relatives une consultation date type d acte patient est inscrit ou non un protocole de recherche etc ainsi que les r sultats des tests appartenant aux cat gories Evaluations courtes Comportement et Batteries ligne par consultation Export des consultations m dicales du centre Partie 2 1l reprend les num ros de consultation de dossier patient la date de consultation ainsi que les r sultats des tests appartenant aux cat gories M moire Attention Langage et Gnosie ligne par consultation Export des consultations m dicales du centre Partie 3 il reprend les num ros de consultation de dossier patient la date de consultation les r sultats des tests appartenant aux cat gories Fonctions ex cutives et Praxies ainsi que les donn es se trouvant dans l onglet Bilan cf partie V d i ligne par consultation Version 2 1 10 novembre 2009 10 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant V Le recueil des donn es a Inclure un nouveau patient Pour inclure un nouveau patient vous devez aller dans le module Recueil et cliquer sur le bouton Cr er cf figure 10 Cr er un dossier patient Inclure un nouveau patient Figure 10 Cr er un nouveau dossier patient Vous acc dez ensuite une page d information compl
19. ion Statut de l utilisateur Activ D sactiver l utilisateur Adresse Electronique Commentaire Retour Modifier rutitisateur courant Figure 7 Activer D sactiver un compte utilisateur iv Modifier un mot de passe utilisateur Pour activer d sactiver un utilisateur la proc dure est la m me que pour modifier un utilisateur Vous vous rendez sur la page d informations concernant l utilisateur en cliquant sur Modifier cf figure 6 Ensuite la proc dure est exactement la m me que pour attribuer un mot de passe un utilisateur au moment de sa cr ation cf partie IV b 1 Version 2 1 10 novembre 2009 8 Ca IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant c Exporter des donn es Cette fonctionnalit vous permettra d exporter toutes les donn es des dossiers patients soit plus de 2500 variables Pour cela allez dans le module Superviseur puis placez vous sur l onglet Export cf tape 1 figure 8 Ensuite cliquez sur le bouton Exporter de votre choix Une fen tre de dialogue vous permettant d enregistrer le fichier sur votre ordinateur s ouvre cf tape 2 figure 8 RE me Exporter Tables de correspondances pour l export des p donn es patients Exporter des consultations m dicales du centre Exporter Tables de correspondances Consultations k gt DH D eval_courte aval battere eval_memoire m dicales partie 1 Exporter des consult
20. ir de la recherche effectu e Le r sultat d une recherche de dossier pr sente les patients ligne par ligne Pour acc der un dossier vous devez cliquer sur le lien Consulter en fin de ligne cf figure 13 i Le dossier patient Le dossier d un patient comporte entre autres choses 1 Un r sum des donn es administratives du patient son diagnostic et ses traitements 2 La liste des consultations effectu es 3 La date de la prochaine consultation pr vue 4 Un graphe pr sentant l volution du MMS au fil du temps cf figure 14 Version 2 1 10 novembre 2009 13 Donn es Administratives Donn es Socio d mographiques Fin de suivi Donn es compl mentaires Donnees Medicales Consultations Diagnostic Frise en charge th rapeutique Interventions psychosociales D but des troubles Donn es Medico sociales Aides Interventions Capacites fonctionnelles ioicateurs Patients Evolution du MMS Alarmes Demande d Avis Manuel utilisateur Kappa Sant Resume Patient Alarmes M Philippe DEFER 93 ans Dossier en cours Pas de risque identifi pour ce Il vit domicile seul sans famille c te Il r side plus de 50km du cmrr ou cmp patient Ce patient a atteint un niveau d enseignement primaire certificat d tude Ce patient envoy e par un neurologue Le diagnostic est Diagnostic en attente R418 Aucun traitement n est prescrit rc Liste des consultatio
21. ise entre 1890 et la date du jour Figure 40 Oubli de donn es obligatoires sur le formulaire de cr ation d un patient e Lors de la cr ation d une nouvelle consultation Vous devez imp rativement renseigner la date de consultation le type d acte effectu et s1 le patient est inclus ou non dans un protocole de recherche Si ces donn es manquent le message d erreur sp cifiant le caract re obligatoire de la donn e appara t Type d acte Donn e obligatoire Figure 40 Oubli de renseigner les donn es obligatoires l ajout d une nouvelle consultation Version 2 1 10 novembre 2009 30 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant f Lors de la cr ation d un rapport d activit Si vous oubliez de sp cifier une date pour la cr ation du rapport d activit une alerte appara t cf figure 41 Criteres de s lection du rapport d activit du centre P riode du rapport d activit du centre P riode Cette donn e est obligatoire au Cette donn e est obligatoire du z S lection des investigateurs Cl SANSCIMA Sanscima sanscima E AMANDINE Aaaaa amandine El DUPONT Sylvie sdupont ET inv estigateur Inconnu Figure 40 Oubli de date pour la p riode d activit Version 2 1 10 novembre 2009 31
22. itements arr t s Version 2 1 10 novembre 2009 20 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Anti d mentiel D Neursleptique Anxiolytiques Antid presseur Hypnotiques Nootropes Autres traitements chroniques Autres heel Liste des traitements en cours Aricept amp 5 mg cp pellic Effet ind sirable Commentaires H C En cours Commentaires Fans E fl k b Arret Fr quence d jour Figure 24 Prise en charge th rapeutique du patient A N oubliez pas de sauvegarder vos donn es iv Interventions psychosociales Pour avoir acc s cette rubrique il vous faut cliquer sur le lien Interventions psychosociales dans la barre de navigation gauche sur le dossier patient Dans cette rubrique vous pouvez renseigner des activit s param dicales telles que les s ances de kin sith rapie orthophoniste psychologue etc Ce module fonctionne de la m me fa on que celui des traitements vous s lectionnez le type d intervention puis vous cliquez sur Ajouter cf figure 25 De la m me fa on que pour un traitement le d but de l intervention est par d faut la date du jour et vous pouvez pr ciser en commentaires par exemple la dur e de l intervention arr ter celle ci ou bien la supprimer en cas d erreur Les interventions arr t es sont dans une liste part A N oubliez pas de sauvegarder vos donn es Version 2 1 10 novembre 2009 21 La I
23. listings de suivi de vos dossiers des contacts de l quipe Calliope Vous avez galement acc s sur cette page aux modules repr sent s par des ic nes en haut de la page cf figure 2 Version 2 1 10 novembre 2009 3 ICalliope Informations Les nouvelles fonctionnalites 20 21 22 octobre Kappa Sant sera pr sent la i0i me r union francophone sur la maladie d Alzheimer le 22 octobre 2009 Nantes pour le lancement de la mesure 34 avec Calliope et pour une pr sentation d tude epidermiologioue sur les caract ristiques des patients consultant les centres sp cialis s en Ile de France Lettre d informations Four recevoir la newsletter Calliope Entrer votre email d ET ba 4 PF ES i Site de Kappa Sant Manuel utilisateur efa S ez W ah XA i Ta K sil Mon centre Doc en ligne Presentation Calhope AC e Recueil Activite Kappa Sant Lei A la date d aujourd hui le 4 novembre 2009 vous tes 182 centres utilisateurs Calliope 86759 patients sont inclus dans la base Dans votre centre 5 patients ont un dossier en cours calliopetkappssante com Four nous contacter Lancement de Caliope CIMA et de la mesure 34 Le Flan Alzheimer et maladies apparent es 2008 2012 a pr vu la mise en place d un syst me d information destin au suivi des patients pris en charge dans les consultations sp cialis es Ce syst me d information doit permettre le suivi des
24. n d un nouvel utilisateur cf figures 36 39 i Identifiant d j existant Identifiant sdupont L identifiant existe d ja Figure 36 Identifiant d j existant ii Mot de passe non sp cifi Mot de passe Cette donn e est obligatoire Mot de passe confirmation Cette donn e est obligatoire Figure 37 Mot de passe non sp cifi Version 2 1 10 novembre 2009 29 Ca OU Manuel utilisateur Kappa Sant iii Mot de passe de longueur insuffisante Mot de passe La donn e a moins que les 8 caract res maximum requis Figure 38 Mot de passe de longueur insuffisante iv Probl me de concordance des mots de passe Mot de passe confirmation Le mot de passe est diff rent de la 1 re saisie Figure 39 Mots de passe discordants lors de la confirmation d Lors de la cr ation d un dossier patient Comme nous l avons pr cis tout au long de ce document toutes les donn es suivies d un ast risque rouge doivent tre renseign es S1 certaines de ces donn es sont manquantes des alertes en rouge s affichent en haut de page sp cifiant les donn es oubli es cf figure 40 Attention Il y a des donn es incorrectes gt Le nom du patient doit tre renseign gt Le nom de naissance du patient doit tre renseigne gt Le pr nom du patient doit tre renseign gt La date de naissance doit tre renseign e et valide au bon format j mm aaaa et compr
25. necnceeneeenecnceeneceneeneeneeneenseensee 17 i Ajouter une nouvelle consultation un patient sise 17 EE eebe 19 EE Priseencharge EIERE SEELEN ter encres EE 20 iv Interventions psychosociales EE 21 EE a T EE AE EEA EEA 22 F METTRE A JOUR LES DONNEES MEDICO SOCIALES lentes epenm ner n ones en poeme npelentpenn 23 M eher 23 7 EE 23 ili Capacit s JONCHONMOMOS sessscrssstesnse seen cts scanesssosssste dires escesss st senspetersecsnctsassecressosscteererescsicuenste 24 G VISUALISER LES INDICATEURS PATIENTS nn sersurense scene eneennennenneeneeneeneencenseeneeneeneenccnceeenseeneeseeseuseusees 25 i Evolution du MMS ssssisssisssssinssesssenssssssessescnneensecenntensnesesceieeetenessensecnustes ennescoteetse resen orsestee 25 e ENEE 25 VI LES RAPPORTS EE EENE Tree 27 NIE LES MESSAGES D ERREUR eege 28 A LORS e CONNEXION cresescneosriiinea recne D rono eoe EEEE EOE S E Taa 28 B LORS DU RENSEIGNEMENT DES DONNEES ADMINISTRATIVES DU CRNTRR 29 C LORS DE LACREATION D UN COMPTE UTILISATEUR ss ccesnrnerectiecneermaurren ree tres enterrer EEEE AES 29 EE 29 EE a E TE E S 29 ilii Mot de passe de longueur insuffisante siens 30 iv Probl me de concordance des mots de passe nnnoeneennnnnnnnnnnnssseoennnnsssseeeensssssseerosssssseereessssseerressse 30 D LORS DELA CREATION D UN DOSSIER PATIENT NEE 30 E LORS DE LA CREATION D UNE NOUVELLE CONSULTATION essesesereseeeeeeereeeeerereeeeererereeeeeereeeeeeeeeeeeeee
26. ns Prochaine consultation Prochaine Date de consultation H pital de jour Consulter le 18 d cembre 2009 14 15 Consultation unique Consulter Compte 1 juil 2009 Consultation multidisciplinaire Consulter rendu Consultation unique Consulter Synthese M dico sociale Evolution du MMS Aucune intervention Date du GIR Aucune date du GIR Valeur du GIR Aucune valeur du GIR 14 0 juil 2009 li Figure 14 Le dossier patient La barre de navigation La barre de navigation gauche cf agrandissement la figure 15 permet d acc der aux diff rentes fonctionnalit s de Calliope regroup es en plusieurs parties Les donn es administratives on peut mettre jour dans cette partie les donn es sociod mographiques du patient des donn es relatives son suivi ou encore des donn es compl mentaires nom du m decin traitant date de la premi re plainte m moire Les donn es m dicales on peut acc der aux consultations du patient mettre jour son diagnostic sa prise en charge th rapeutique les interventions psychosociales dont il a b n fici orthophoniste kin sith rapeute Les donn es m dico sociales regroupant les aides la personne femme de m nage par exemple les interventions effectu es dans le cadre d une prise en charge par un r seau ou encore la possibilit de renseigner les capacit s fonctionnelles du patient par exemple le score GIR Version 2 1
27. ns suivi depuis 1 2 ou 3 ans ou sans aucun suivi Mon centre TA he Doc en ligne P Recueil Dans cette rubrique vous acc dez une liste de documents t l chargeables fiches descriptives des tests charte d utilisation de Calliope lettre d information et formulaire de consentement pour le patient ou des liens vers des sites d information scientifiques cibl s Dans ce module de recueil vous pouvez inclure de nouveaux patients ou mettre jour un dossier patient Pour retrouver vos patients un moteur de recherche est disposition Version 2 1 10 novembre 2009 4 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant ms Vous pouvez visualiser et imprimer la synth se d activit de votre centre en effectuant un tri sur les patients prendre en compte Activit eben Cette rubrique constitue un annuaire des utilisateurs Calliope i a Contacts gt Seul le superviseur a acc s cette rubrique elle permet de g rer l ensemble des T utilisateurs de son centre et d exporter les donn es concernant les patients du centre et Superviseur leurs consultations Cette fonction d export est tr s importante puisqu elle permet de rapatrier localement sous un format Excel les donn es de votre centre depuis le serveur distant vers votre ordinateur e Ki Aide Dans cette rubrique vous pouvez t l charger le manuel utilisateur de Calliope Si vous souhaitez quitter Calliope fermeture du navigateur
28. ou acc s un autre site vous devez toujours passer par cette ic ne sinon vous restez enregistr e comme tant Quitter nCOre connect e jusqu en fin de session c est dire au bout de 1h30 d inactivit IV La mission du superviseur Le Superviseur est le r f rent Calliope du centre A ce titre 1l est inform de toutes les modifications apport es Calliope notamment les mises Jour apport es Il est galement charg de g rer tous les comptes utilisateurs de son centre et a acc s tous les modules sans exception a Compl ter les donn es centre La premi re action que vous aurez effectuer en tant que superviseur du centre est de renseigner des donn es administratives relatives votre centre Sans cela vous ne pourrez pas cr er d utilisateurs Pour ce faire allez dans le module Mon centre et compl tez le formulaire en veillant remplir les donn es suivies d un ast risque rouge ou Ces donn es sont accessibles en lecture par d faut Pour les modifier cliquer sur le bouton Modifier en bas de page Version 2 1 10 novembre 2009 5 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant Selon le type de votre tablissement vous devez galement compl ter au moins l un des num ros administratifs demand s n FINESS n ADELI n RPPS ou n RMES Remarque Le num ro FINESS demand est le num ro FINESS juridique de votre tablissement Une fois que vous avez
29. ppa Sant g Visualiser les indicateurs patients il Evolution du MMS Le graphique repr sentant l volution du score MMS du patient au fil du temps est pr sent en bas droite du dossier patient Pour plus de renseignements cliquez sur le lien Evolution du MMS dans la barre de navigation gauche Vous avez alors acc s un tableau r capitulatif des scores MMS avec les dates de consultations correspondantes ainsi que le stade associ Le graphe permet de suivre rapidement et globalement l volution des scores au cours du temps Alarmes Evolution du MMS Stade 15 00 03 11 2009 Mod r mment s v re 01 07 2009 Stade tr s s v re ne 03 03 2009 Mod r mment s v re 14 50 01 01 2009 Mod r mment s v re 12 06 2006 Mod r mment s v re 14 25 ajla Le et 14 00 sept 2008 janw 2009 mai 4008 sept 4004 Figure 30 Evolution du MMS ii Alarmes Les alarmes se mettent jour automatiquement en fonction des donn es renseign es dans le dossier du patient notamment dans la partie d valuation des capacit s fonctionnelles Ces alarmes sont mat rialis es sous formes de feux de signalisation Vert risque absent Rouge risque pr sent Gris l alarme ne peut tre calcul e En haut droite du dossier patient un rappel des alarmes rouges est visible En effet cela veut dire qu il existe un risque tangible pour le patient qui doit tre port la connais
30. r Kappa Sant un mot de passe de connexion d une longueur minimale de 8 caract res qui peut e soit tre choisi par le superviseur manuellement cf figure 5 Mot de passe Saisie Mot de passe confirmation TETTEIT Figure 5 G n rer un mot de passe utilisateur manuellement e Soit tre g n r automatiquement par le syst me cf figure S5bis G n rateur de mot de passe p2Sxlh Mot de passe CETIIT II Mot de passe confirmation ss Figure 5 bis G n rer un mot de passe utilisateur de fa on automatique A Pensez noter ce mot de passe Enfin appuyez sur le bouton Cr er un utilisateur en bas de page pour sauvegarder vos donn es Remarques Un compte ne peut pas tre supprim par le superviseur mais peut tre d sactiv voir partie IV b 1 N B Il est important de renseigner le champ adresse lectronique afin que l utilisateur puisse recevoir les notes d information Calliope ii Modifier le profil d un utilisateur Pour modifier un compte utilisateur vous devez vous rendre dans l onglet Superviseur Vous avez alors acc s un tableau contenant la liste des utilisateurs du centre ligne par ligne A la fin de chaque ligne 1l y a un lien Modifier sur lequel vous devez cliquer pour acc der aux donn es utilisateur cf figure 6 Gestion des utilisateurs Cr er un nouvel utlisateu Centre Pr nom Profil Identifiant Modifier Sans C
31. s 30 F LORS DE LA CREATION D UN RAPPORT D ACTIVITE sseessseseeeeeeeseseeeseeeeeseeeseeeeeeeeeseeeseeeeeeeeeeeeeeeeeeeseeees 31 Version 2 1 10 novembre 2009 2 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant I L acces Calliope Vous acc dez au site Calliope par Internet en vous connectant l adresse suivante https calliope kappasante com Il existe galement un site de d monstration sur lequel vous pouvez vous entra ner utiliser Calliope en toute libert https demo calliope kappasante com Au Jamais rentrer de vrais patients sur le site de d monstration I S identifier dans Calliope Vous disposez d un acc s personnel au site Calliope Chaque utilisateur se connecte partir d identifiants strictement confidentiels qui lui sont fournis par le superviseur Calliope du centre cf figure 1 Ces identifiants vous permettent d acc der la liste des patients de votre centre Ne transmettez pas vos identifiants Calliope Authentification Mom d utilisateur Pensez v rifier que votre Mot de passe pam n est pas verrouill sur la position MAJUSCULES et que le pav num rique est actif Figure I interface de connexion Calliope IL L interface d accueil Calliope La page d accueil de Calliope est compos e de plusieurs rubriques d informations des actualit s concernant le site des liens vers des documents explicatifs de l outil des liens vers des
32. s n avez pas effectu de tests vous devez vous d placer sur l onglet Bilan afin de sauvegarder vos donn es Sinon vous perdrez ces informations Commentaire G n ral Planifier une prochaine consultation Date de la prochaine consultation octobre 2009 Wk lun mar mer jeu ven sam dim 40 1 2 3 4 41 11 42 43 EEN Today is 2610 2009 Figure 22 Sauvegarde d une consultation ii Etablir un diagnostic Pour mettre jour le diagnostic du patient il vous faut cliquer sur le lien Diagnostic dans la barre de navigation gauche sur le dossier patient cf figure 23 Vous devez obligatoirement compl ter le diagnostic de niveau 1 Par d faut le diagnostic principal de niveau 2 est Diagnostic en attente A La liste des diagnostics de niveau 2 n est pas exhaustive Pensez regarder dans la liste Autre Diagnostic possible Version 2 1 10 novembre 2009 19 Consultations I Diagnostic Prise en charge th rapeutique Interventions psychosociales D but des troubles lii Manuel utilisateur Kappa Sant Diagnostic principal Diagnostic principal niveau ANM Si le patient a une d mence indiquer l ann e du premier diagnosticl Diagnostic principal niveau 20 Diagnostic en attente BA 18 Date du diagnostic principal Autre diagnostic possible Commentaire du diagnostic pe ESCH C Figure 23 Etablir un diagnostic Prise en
33. sance du m decin d s l acc s au dossier Version 2 1 10 novembre 2009 25 Ca OC Manuel utilisateur Pour acc der la liste compl te des alarmes cliquez sur le lien Alarmes dans la barre de navigation gauche cf figure 31 Pour que les alarmes fonctionnent 1l faut n cessairement remplir le MMS du patient l valuation des capacit s fonctionnelles et les donn es sociod mographiques Risque de d nutrition Risque d accidents de la vie domestique Risque de fugue Cufficult assurer le maintien domicile Difficult pourvoir seul ses int r ts Fragilisation de l aidant Risque d inefficacit du traitement Pas de test MMS depuis plus d un an Pas de test IADL depuis plus d un an eececeec Figure 31 Evolution du MMS ou plus de 6 mois apr s la cr ation du dossier ou plus de 6 mois apr s la cr ation du dossier Inactive Pr sent Absent Inactive Pr sent Inactive Pr sent Absent Absent Kappa Sant Remarque deux alarmes ont t ajout es dans le cadre du d ploiement de la mesure 34 se d clenchent lorsque le MMS ou l IADL n a pas t valu depuis plus de 6 mois apr s la cr ation du dossier Elles ne refl tent donc pas un risque li au patient lorsqu elles sont en rouge mais vous invitent simplement compl ter ce s test s Version 2 1 10 novembre 2009 26 Ca OU Manuel utilisateur Kappa Sant V
34. tivit du centre P riode du 01 01 2009 au 09 11 2009 S lection des investigateurs E DUPONT Sylvie sdupont E Investigateur Inconnu Figure 32 G n rer une synth se d activit Version 2 1 10 novembre 2009 27 La OU Manuel utilisateur Kappa Sant La synth se d activit d crit pour le centre et pour la p riode s lectionn e les indicateurs pour la file active le nombre de patients suivis le nombre de nouveaux patients l ge moyen le sexe ratio et le nombre moyen d actes r alis s par patient des tableaux de synth se du type d activit de la situation g ographique des patients l origine de la demande le diagnostic tabli accompagn s chacun d un graphique distinguant la file active des nouveaux patients une tude de la r partition du MMSE avec le graphe associ la r partition de l ge des patients et le graphe associ Vous pouvez directement imprimer ce rapport en cliquant sur le bouton correspondant en bas de page cf figure 33 Bascht Figure 33 Impression du rapport d activit VII Les messages d erreur Cette partie est destin e lister tous les types d erreurs rencontr s sous Calliope Si vous rencontriez un probl me non r pertori ici merci de nous contacter l adresse calliope kappasante com a Lors de la connexion Si vous entrez un nom d utilisateur ou un mot de passe incorrect vous tes inform s de
35. ut d une intervention Vous arrivez alors sur une page de cr ation d intervention Les donn es figurant sur le tableau r capitulatif d une intervention sont cf figure pr c dente sont encadr es en rouge dans la figure 29 Version 2 1 10 novembre 2009 23 La IOpe Manuel utilisateur Kappa Sant Date de d but Intervenant Mode d intervention Date de fin Date de r valuation pr vue Origine du signalement M decin traitant Sp cialiste Famille Services sociaux CLIC autres r seaux el Figure 29 Intervention iii Capacit s fonctionnelles Pour acc der aux pages concernant l valuation des capacit s fonctionnelles du patient il vous faut cliquer sur le lien Capacit s fonctionnelles dans la barre de navigation gauche partir du dossier patient Vous pouvez alors compl ter d une part son score au GIR ainsi que sa date d valuation et d autre part des indications r parties en trois onglets tat somatique vie psychique et int gration sociale cf figure 29 GR 1 0203 040586 Date de l valuation du GIR Domaine etat somatique Evaluation sensorielle Vue Que Toucher Etat de la peau et des ongles Evaluation des actes quotidiens Toilette Habillage ES Frise de Repas Continence Figure 29 Evaluation des capacit s fonctionnelles A N oubliez pas de sauvegarder vos donn es Version 2 1 10 novembre 2009 24 La OU Manuel utilisateur Ka
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