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Guide Utilisateur Lotus Notes 7

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1. 3G Accueil 26 rat tranir 5 2 2 D finir des options Cochez cette rubrique si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs visualisent le piesen d tail de la t che M Marquer Priv Si vous souhaitez que Notes vous avertisse un certain laps de temps avant la date de TE d but de la t che cochez cette rubrique et renseignez les param tres de rappels dans la M M avertir wi boite de dialogue Cliquez sur Enregistrer et fermer sur Enregistrer et envoyer affectations Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 41 sur 61 GROUP AUTO UNION T JS Notes 7 Version juin 2009 5 3 Convertir un message en t che Ouvrez la vue Courrier Ouvrez le dossier de courrier contenant le message convertir en t che La liste des m mos appara t dans le panneau de visualisation S lectionnez le message convertir et cliquez sur le bouton Copier dans de la barre d outils horizontal puis s lectionnez Nouvelle t che en instance TOUS w Dossier Copier dans r Discussion E a Date ba Heure Taille s bjet R Mouveau m mo OA022004 15 27 1 362 Frobl me t m e beO Le M om o d d ss 1 m m m rr m m i Une fen tre T che en instance appara t L Objet de la t che correspond l objet du m mo Le corps du m mo est plac dans le champ Description Proc dez comme pour une cr ation de t che Nouvelle entr e d agenda Mouvelle t che en instance 5
2. Ouvrir la messagerie de Philippe Andrieu Groupe3g Ouvrir la messagerie d un autre utilisateur L CRETFRTIRUISES T 7 5 2 Cr er une t che Choisissez T che dans le menu Cr ation partir de n importe quelle vue de la base Courrier Messagerie Agenda ou En instance ou cliquez sur le bouton Gr er l ment en instance l ment en instante dans la barre d actions de la fen tre En instance La fen tre Nouvelle t che en instance appara t Messagerie Pr etfermer Marquer comme termin C M avertir wi El ment en instance s V Marquer Priv Objet installer c ble de t l phone GB Affecter Mai C Autres utilisateurs Date limite Demain 5 Date de d but Hier 16 Dateheure F p ter Priorit Mormale LA Cat gorie D placement Etat Etat Fas commenc e Cescription A Cliquez sur ce lien pour rattacher des fichiers passer la commande is le standard Cf Incident E ci FEJ telephone jpg Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 40 sur 61 gt gt GROUP AUTO UNION a Notes 7 Version juin 2009 Saisissez l objet de la t che Saisissez ventuellement une date de d but ou choisissez la dans le calendrier Si vous souhaitez donner une ch ance la t che saisissez une date limite ou choisissez la dans le calendrier 15 Pour cr er une t che p riodique cochez la case R p ter Une boite de dialogue appara t Renseignez les param tr
3. EA Courrier en arriv e 27 S QUAND Objet est OfficeScan Outbreak Alert ALORS classer TrendblicroWirus EF Brouillans M1 QUAND Exp diteur contient WIR AL 3 g fr ALORS classer TrendhdicrolWirus A Envoy s M1 QUAND Exp diteur contient Viral ALORS classer TrendhlicroWirus op Controltlanager groupautounion ir E aum GUJANO Objet contient Rapprochement du rapport ALORS classer Deskom rapports t Courrier ind sirable Deskom fl Corbeille E UES EF Tous documents ANN Forums D Journaux de discussion C7 Dossiers o amp Outils E pe Sj Archiver Pr visualiser w a Si Parizs Cette r gle est Activ e C D sactiv e PEAR 3 13 Archivage Les archives de bases de documents sont des fichiers nsf donc des bases de documents dont le nom commence souvent par a_ mais pas seulement Les archives permettent de conserver des documents anciens par exemple que vous ne souhaitez pas supprimer L archivage de la messagerie est une copie exacte de la messagerie car elle reprend la structure des dossiers Les documents stock s dans l archive sont disponibles tout moment pour r utilisation faire suivre r pondre copier cr er un m mo partir d un autre etc Lors d un archivage les documents archiver d finis dans des param tres d archivage sont supprim s de la base sur le serveur et d plac s vers le fichier archive sur votre ordinateur L archivage lib re ainsi de l espace et am liore les performances de
4. Pr f rences Cliquez sur le bouton Outils de la barre d actions horizontale puis Cr er r gle rapide Ajouter exp diteur au carnet d a Bloguer le courrier de l exp diteu Cr er r gle rapide h Marquer comme p rimewalide Notez que les champs de conditions sont renseign s avec les valeurs appropri es provenant du message s lectionn Par exemple le champ Exp diteur contient le nom de l exp diteur du message Cr er r gle rapide Cr er une r gle fond e eur les informations dans le document s lectionn Remarque la r gle agira sur les nouveaux messages entrants Les messages pr sents dans votre courrier en arriv e ne seront pas affect s 1 S lectionner les conditions de la correspondance Quand Exp diteur contient Mannaig Montauzier Groupe3q Quand Domaine a groupautounion fr C cider quand proc der une action Quand au moins une des conditions s lectionn es est satisfaite Quandtoutes les conditions s lectionn es sont satisfaites Choisissez l action ex cuter Classer En coursl nnuaires n anna Changer la priorit en Haute Me pas accepter de message Pour travailler avec cette r gle l avenir allez dans le dossier R gles sous Outils IRK M Annulation Renseignez la bo te de dialogue de cr ation de r gle rapide comme suit S lectionner les conditions de la correspondance Cochez la ou les condition s qui s appliqueront
5. tous les messages Vous devez avoir cr un fichier texte HTML ou un fichier image utiliser comme signature avant de suivre la proc dure ci dessous Toujours dans la fen tre Pr f rences pr c dente cliquez sur l onglet Signature et effectuez l une des op rations suivantes gt Pour entrer directement du texte s lectionnez Texte saisissez du texte dans la zone de texte puis cliquez sur OK gt Pour utiliser un fichier existant s lectionnez Fichier HTML puis cliquez sur Parcourir Choisissez un type de fichier Fichiers texte Fichiers HTML Images JPEG Images Bitmap ou Images GIF dans la liste d roulante Naviguez jusqu au fichier que vous souhaitez utiliser Cliquez sur Ouvrir S lectionnez enfin Signer automatiquement en bas de mes messages en sortie et cliquez sur OK Remarque Il est possible de changer de signature tout moment il vous suffit de r p ter cette proc dure et d entrer un nouveau texte ou de sp cifier un fichier diff rent Vous pouvez retirer la signature en d cochant la case l avant derni re tape du chapitre pr c dent 3 6 Joindre un fichier un message Vous pouvez joindre des fichiers informatiques textes tableaux images programmes vos messages Lorsque vous rattachez un fichier Notes affiche une ic ne indiquant le type du fichier et son nom si vous avez l application correspondante install e Pour rattacher un fichier e Dans vot
6. Moins d options Installer K Ne pas installer Bien que les fichiers t l charg s depuis Internet puissent tre utiles ce type de fichier pr sente un danger potentiel H installez que les logiciels des diteurs de fichier pr sente un danger potentiel N installez que les logiciels des diteurs approuv s par vous Quels sont les risques Bien que les fichiers t l charg s depuis Internet puissent tre utiles ce type approuv s par vous Quels sont les risques Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 56 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 Ouvrez votre messagerie Cliquez sur Fichier gt Base de documents gt Propri t s Dans la fen tre Base de documents cliquez sur le second onglet i Base de documents Bl IA Espace disque B04 Ma z UHl amp Taille b Documents 4 521 Optimiser Cr e le 24709 2005 13 52 10 Ci tails utilisateur La taille de votre messagerie est indiqu e la ligne Espace disque Elle est exprim e en Mo M ga octets Votre messagerie est limit e 1000 Mo Pensez donc v rifier r guli rement que votre messagerie ne d passe pas le quota cf chapitre 3 13 Archivage 10 5 Fichiers sauvegarder Cette rubrique est r serv e aux utilisateurs bas s ailleurs qu Levallois et Le Rheu Si vous effectuez r guli rement des sauvegardes de votre ordinateur vos documents etc il est galement possible de sauvegar
7. Pour d s lectionner une entr e proc dez de la m me fa on A Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 22 sur 61 GROUP AUTO UNION us Notes 7 Version juin 2009 ET yo Cliquez sur Actions puis Archiver et enfin Archiver m see J 2 jouter destinataires les documents s lectionn s Archiver Fovnwer m ma An neshannaire de la hase Arrhiver maintenant Archiver les documents s lectionn s D placer vers la destination d archivage F7 Choisissez le param tre d archivage d sir En l occurrence ici on veut archiver les emails de 2008 dans une S lectionner une destination d archivage base ad hoc 2007 Annuler Pararn tres par d faut pour la derni re Cliquez sur OK L archivage des documents s effectue Une barre de progression peut appara tre 3 13 2 Ouvrir une base d archives Ouverture d une base Serveur Local Cliquez sur Fichier puis Base de documents et enfin Ouvrir Choisissez le Serveur Local et descendez la liste d roulante jusqu voir le dossier archive Base de documents Q File d attente d enregistrement des utilisateurs 6 Journal de wiliam Boys Q amp Q Personal Web Navigator 6 amp Server Load Setup gents Q amp Q Signets 6 Double cliquez sur celui ci Ouverture d une base Serveur Local Base de documents La fen tre Ouverture d une base vous affiche alors toutes les archives test disponi
8. v Signer automatiquement en bas de mes messages en sortie html ou de l image contenant la signature avec le bouton Parcourir 1 i Utilisation Texte Fichierimage ou HTML La signature doit tre au pr alable cr e dans un fichier type page web E ctesidataisigneturetsignature html htm html Les images accept es sont des gif jpeg ou bmp Votre signature peut tre du texte une image ou un fichier HTML Cochez Signer automatiquement en bas de mes messages en sortie gt pour que cela se fasse automatiquement pour chaque email 3 10 2 Ins rer manuellement une signature dans un message Vous pouvez ins rer manuellement une signature Autrement dit elle n est pas ajout e automatiquement lorsque la case Signer automatiquement Ci dessus est d coch e Lors de la cr ation d un m mo cliquez sur le bouton Outils de la barre horizontale et choisissez Ins rer signature 3 11 Notification d absence Vous pouvez configurer Notes pour qu il r ponde automatiquement au courrier re u en votre absence 3 11 1 Cr er une notification d absence Ouvrez votre base Courrier cliquez sur le bouton Outils de la barre horizontale et choisissez Absence DATES mm D Etat actuel D sactiv e Dans l onglet Dates mentionnez votre p riode d absence Choisissez les Kristen dates depuis le calendrier qui s ouvre en cliquant dessus a Dates Message d absence Message particulier Exceptions Je sera
9. Us Notes 7 Version juin 2009 7 5 Le r plicateur 7 5 1 G n ralit s Le r plicateur contient toutes les entr es de r pliques locales Il permet d effectuer la r plication d une ou plusieurs r pliques en une seule manipulation Il permet galement de d finir des param tres de p riodicit afin de r aliser des r plications en arri re plan sans que l utilisateur intervienne intervalle r gulier 7 5 2 Acc der au r plicateur Eu Cliquez sur le signet dans la barre des signets verticale La fen tre du r plicateur s ouvre en tant que nouvelle t che Chaque ligne fait appara tre les informations suivantes Durant la r plication le bouton D marrer maintenant est remplac par le bouton Arr t Vous pouvez faire glisser des Entr e s lectionn e Menu de entr es individuelles cf progression en bas r plication Gi Bienvenue EA william Boys Courier gh aniv 3 ar R phcation X Les param tres sont r serv s Le Aheu La prochaine r plication est programm e pour 16 38 Aujourd hui 7 A X R plication 7 Dui Priorit Base de documents Derni re ex cution Etendue Statut gt A 16 08 re re us 0 envoy js domsg s Address Book Aujourd hui ai avec 30 Groupe3q DSI Carnet d adresses Ro re 0 regule 0 envoy s A avec 30 Groupe3q ET mmg Can E Splat m Envoyer le courrier en partance L 16 08 aga lrecu s 0 envoy s ujourd hui
10. la r gle rapide Vous pouvez appliquer la r gle par Exp diteurs pour un Domaine de messagerie en particulier exemple celui de groupautounion fr gmail com sur l Objet du mail ou sur plusieurs r gles la fois Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 19 sur 61 GROUP AUTO UNION e Note 9 T Version juin 2009 Pour chaque condition sp cifiez e contient e ne contient pas e a e m est pas Dans l exemple ci dessus la r gle rapide s appliquera tout message dont l objet contient le texte Modifs Annuaire D cider quand proc der une action Choisissez si vous voulez baser votre r gle rapide sur tout ou partie des conditions s lectionn es c est dire quand toutes les conditions sont r unies ou quand au moins une est applicable Choisissez action ex cuter Sp cifiez l action que la r gle rapide doit appliquer au message entrant e Classer Permet d indiquer le dossier courrier dans lequel la r gle rapide doit d placer le message e Changer la priorit en Haute permet la r gle rapide de changer le niveau de priorit du message e Ne pas accepter de message Emp che le message d tre distribu dans votre fichier courrier Cliquez sur OK pour terminer La r gle rapide est g n r e et enregistr e dans la vue R gles Vous pouvez alors l ouvrir la visualiser et la modifier comme toute r gle de courrier Condition s lActionts A Courrier de OS
11. les messages par exemple sont cr s partir de masques et sont stock s dans les bases de documents Dans Notes vous vous servez en permanence de documents Vous les lisez ou les cr er Les documents sont inclus dans des bases de documents et peuvent contenir un grand nombre d l ments diff rents comme des messages lectroniques des rendez vous d agenda des entr es de journal ou des envois de base de discussion 2 8 5 Champ Chaque information contenue dans un document est appel e un champ Il existe diff rents types de champ Champ texte champ num rique champ de texte riche champ de mots cl s etc 2 8 6 Vue Une vue est une liste de documents d une base de documents Elle peut tre scind e en 3 panneaux Le panneau de navigation arborescence des diff rentes parties de la base de documents le panneau de visualisation liste des documents et le panneau de pr visualisation affiche le contenu du document s lectionn 2 8 7 Agent Assimilables aux macros Excel les agents permettent d automatiser certaines t ches en arri re plan Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 5 sur 61 GROUP AUTO UNION no Note S Version juin 2009 3 Messagerie Vous pouvez utiliser Lotus Notes pour recevoir ou envoyer des messages lectroniques partir de votre poste de travail La base de documents de Courrier plac e sur le serveur contient la messagerie mais galement votre a
12. t Le document est ouvert en mode dition Proc dez comme pour une cr ation Enfin pour enregistrer cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer 3 16 R pondre un message Ouvrez la vue la base contenant le m mo auquel vous souhaitez r pondre et s lectionner ce dernier Cliquez sur le bouton et choisissez le type de r ponse gt R pondre Cette option ouvre un nouvel email remplir Attention il ne contient ni le texte original ni les pi ces jointes gt R pondre avec historique Ouvre un nouvel email avec l historique et la pi ce jointe d origine Attention Il ne pr sente aucun int r t de r pondre R pondre R pondre tous Faire sui interlocuteur en lui renvoyant sa propre pi ce jointe R pondre gt R pondre sans rattachement Probablement l option la plus utile elle permet de r pondre en conservant l historique du texte original mais sans la pi ce jointe R pondre avec historique R pondre sans rattachement R pondre avec historique de type Internet gt R pondre avec historique de type Internet ouvre un nouvel email compl ter mis en forme afin qu il soit lisible pour la plupart des messageries Les phrases commencent avec le signe gt Peu utile car la plupart des diff rents logiciels de messagerie fonctionnent tr s bien entre eux Il contient le texte d origine mais pas les pi ces jointes Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion
13. 00 e 08 00 07 00 09 00 08 00 10 00 09 00 11 00 10 00 Vous pouvez les filtrer par gt Organisateur en recherchant la personne dans un des carnets d adresse gt Type Rendez vous Ev nement sur une journ e anniversaire rappel etc gt Etat Accept Acceptation provisoire ou brouillon gt Priv gt Ou simplement afficher tout Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton Filtrer de la barre d outils horizontale Pour revenir la vue agenda pr c dente cliquez sur le bouton Annuler le filtrage gt 4 2 2 Affichage de toutes les entr es Cliquez sur le ogion 0 Toutes les entr es d agenda 7v Toutes les entr es de votre agenda rendez vous invitations v nements etc apparaissent dans le panneau de visualisation sous la forme d un tableau Les donn es sont class es par ordre croissant sur la date laquelle a lieu l entr e d agenda Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 30 sur 61 GROUP AUTO UNION 11 04 2007 08 30 11 04 2007 09 30 11 04 2007 10 00 11 04 2007 11 30 20 04 2007 09 30 14 02 2008 08 03 2008 04 07 2008 2310 2008 0611 2008 09 00 0171212008 25 12 2008 25 12 2008 HS 2971212008 09 00 e e 30 12 2008 14 00 ra 30 12 2008 16 00 4 3 Atteindre une date Heure de r union Objet Placez vous dans la vue Agenda 4 3 1 A l aide du calendrier Agenda de William Boys mars 20
14. 4 Modifier une t che Choisissez la vue Agenda ou En instance Double cliquez sur la t che modifier dans le panneau de visualisation pour ouvrir la fen tre de la t che La fen tre appara t en mode Edition Proc dez comme pour une cr ation 5 5 T che termin e actions E Ajouter destinataires Archiver Envoyer m mo au gestionnaire de Si une t che est termin e et que vous ne souhaitez pas encore la supprimer ouvrez la modifier la configuration hors ligne vue En instance Mettre niveau la conception de d P K z z A i hroniser d ad Cliquez sur la t che concern e puis allez dans le menu Actions puis cliquez sur e nn a resses Marquer comme termin Ne Modifier document Cr er l ment en instance Marquer comme termin Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 42 sur 61 GROUP AUTO UNION 7 IS Notes 7 Version juin 2009 6 Carnets d adresses 6 1 G n ralit s 2 carnets d adresse sont votre disposition gt Le carnet d adresses public dom3g s address book Situ sur le serveur il r pertorie tous les utilisateurs poss dant une adresse groupautounion fr ou partner s com Vous ne disposez que d un droit de lecture de ce carnet gt Le carnet d adresses personnel Carnet d adresses perso Il est install automatiquement sur votre poste de travail lors de la cr ation de Lotus Notes Nous aborderons dans ce chapitre uniquement l utilisation de votre carnet d
15. 4 de ce document 3 4 Visualiser le contenu d un message Cliquez sur le dossier contenant le m mo visualiser dans le panneau de navigation La liste des m mos appara t dans le panneau de visualisation Utilisez ventuellement la barre de d filement verticale pour parcourir la liste e Affichez s il ne l est pas d j le panneau de pr visualisation l aide de l ic ne contextuelle et cliquez sur le m mo afficher e Ou double cliquez sur le message dans le panneau de visualisation Le m mo appara t dans une nouvelle fen tre Appuyez sur la touche Echap de votre clavier pour fermer le message 3 5 Rattachement de fichier Tous les documents contenant un ou plusieurs fichiers joints au m mo sont identifi s par le symbole E plac devant l objet dans le panneau de visualisation Cliquez d abord sur le m mo contenant le fichier joint pour visualiser le message dans le panneau de pr visualisation ou double cliquez pour ouvrir la fen tre du message Les fichiers joints apparaissent sous forme d ic nes dans le corps du message Lorsque vous faites un clic droit sur le fichier joint plusieurs actions sont possibles e Choisissez Ouvrir pour le visualier dans le logiciel appropri e Enregistrer le fichier dans vos documents e Le fichier peut galement tre modifi directement dans l email 3 8 Les mod les Il est possible de cr er des mod les de courrier comportant du texte ou des graphiques un en t te ain
16. Cr ation Ou e Cliquez sur le bouton LE ETMEMO dans la barre d actions Ou e Cliquez sur l ic ne de courrier droite de la barre d tat Cr er m mo Parcourir Courrier n Recevoir courrier Envoyer courrier en partance Envoyer amp Recevoir courrier Ouvrir courrier Bureau amp na lu Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 7 sur 61 GROUP AUTO UNION e Note S Version juin 2009 3 3 1 Saisie des adresses des destinataires Trois champs permettent de saisir des noms de destinataires Concerne les destinataires principaux du m mo copie conforme concerne les destinataires qui vous souhaitez envoyer une copie du m mo copie conforme cach e concerne les destinataires qui recevront le m mo mais dont le nom ne figurera pas dans le m mo Pour chaque champ destinataire compl ter placez votre curseur dans la zone de saisie du champ Si le destinataire a une adresse groupautounion fr o qu il est r pertori dans votre carnet d adresses personnel tapez simplement le nom ou une partie du nom et Lotus Notes compl te automatiquement l adresse email du destinataire Cliquez alors sur la touche Entr e de votre clavier pour confirmer et l adresse du destinataire est valid e Note Si plusieurs personnes partagent le m me nom une fen tre s ouvrira afin de s lectionner le bon interlocuteur Vous pouvez galement rechercher le s destinataire s dans le
17. E E E E E 2 2 ENVI ONNEMEN oe EE E E EA ER E TEE EA 3 2 1 Fonctionnement de Lotus NoteS cesssscccccsssccocecssoccccessscccceesococcessoccccessoccccessoccccessosceesssooccesssssceee 3 2 2 D marrer Lotus NOR ae ed die ai ei Cd 3 2 3 Les siles amp modes d CONNEXION nec nds en ete ne 3 PA E E LL PRE Re E AE E T E 3 2S CINE E E E E E 4 2 0 Capge de BeEnVEnUC ne ensenn ET 5 2 6 1 MOCHE IA PES AO ee EERE oo E ET 5 21 LabDare d navigatio ssiri anre AR 5 PA E D Ea a A E EON E ee a 5 2 8 1 PD Ce OE N eE E EA E AE E A 5 2 8 2 seiste Aa e eVi a NEEE E E AE ee E E E E A AAE 5 2 8 3 E ae E E E E E EE E E E E 5 2 8 4 DOCS E E ee D E E AE E EE A 5 2 8 5 ETa e EE E E O A A E A E D AA A A E 5 2 8 6 EEE 5 2 8 7 AO E 5 3 MESSIT PR RERO ST TORS 6 dd C1 EL nerra A E E A 6 3 1 1 Acc der la base de documents Courrier sisi 6 3 1 2 Consulter la taille de sa messagerie ii 6 3 2 Param trer la messagerie essesseesoessoesoessoesoessoesoeesoescoessoesceesoesceesoesoeesoesooesoesseesoesseesoessoesoessoessessoeeoee 7 23 ICT CPIUIMOSSAUR enr nan sen en nn seed ee en ere rr a ne el eee 7 3al Saisie des adresses des destinataires sisi 8 3 3 2 salie de OR a E ETE O E EOT EEEa STES 9 3 8 3 Saisie du ITS SAR ssar iae aa a A E a Ea aa a aa Ea aE aTa 9 3 3 4 BEES EEEE La N E A EE AE E O nn 9 3 8 5 Suivi de ES SAR eo no 10 34 CeeS 61 26 D 11 Le 9 ERA RE 11 3 4 1 COR ee ed en E eu ee 11 3 4 2 11 6e ER
18. Groupe3g dom3g Karine BartGroupe3g dom3g B Acc s votre planning mtis 3 Pour info E CCC Lorsque d autres utilisateurs planifient des Planificateur Toy D placez la barre des heures pour modifier l horaire et la dur e de la r union Quand la barre di r unions et cliquent sur Planificateur pour Afficher IPERE iin 2009 v pre vendredi 12 juit v rifier votre disponibilit vous pouvez C r sum Ho ccrouee DNS MEN d terminer si les informations de votre planning tais Requis IS Eil a Karine BartGroupe3g sont visibles et dans ce cas lesquelles a I TO Re Dans Outils gt Pr f rences gt Acc s et d l gation gt Acc s votre planning s lectionnez une des options suivantes pour indiquer quels utilisateurs ou groupes ont acc s votre planning C Tous les utilisateurs C Aucun utilisateur gt Tous les utilisateurs Seuls les utilisateurs ou groupes suivants gt Seuls les utilisateurs ou groupes suivants puis cliquez sur le Mannaig MontauzierGroupe3g DSl Groupe3g bouton de liste d roulante droite EI pour s lectionner des noms gt Aucun utilisateur Facultatif Au dessous vous pouvez indiquer quelles informations auront acc s les utilisateurs ou groupes s lectionn s aux tapes pr c dentes Types d informations accessibles C Uniguement les disponibilit s C Informations d taill es sur vos entr es d agenda Jniguement les informations sur les disponibilit s l exception des pe
19. S lection d adresses Pour aller directement un nom en particulier tapez le 2 SN Choizi t nom de famille ou le d but de celui ci dans le champ LL EURE Rechercher les noms commen ant par La liste de 5 P le echercher les noms W s lection va automatiquement se positionner au x commen ant par nom s d sir s du carnet d adresses Dubois Guillaume A Dubost Patricia a gt CC Dubreil Franck S lectionnez le contact et selon le besoin ajouter le en Ducassou Christian c gt s k F Dufaut Wirginie destinataire Principal en cliquant sur A ou en copie amp Duhamel Elodie D tail cc ou copie cach e ccc R AN ES a Si le destinataire n a pas d adresse groupautounion fr tapez directement son adresse traditionnelle dans le champ cc ou ccc puis F9 Si le message s adresse plusieurs destinataires s parez les noms par des virgules Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 8 sur 61 GROUP AUTO UNION no Note S Version juin 2009 3 3 2 Saisie de l objet L objet est le texte qui appara t dans le panneau de visualisation Saisissez l Objet dans la zone de saisie appropri e 3 8 3 Saisie du message Saisissez le message dans la zone pr vue cet effet Pour mettre en forme le message s lectionnez le texte voulu et utilisez les ic nes contextuelles le menu texte ou les boutons de mise en forme gauche d
20. avoir consult les disponibilit s des personnes vessagerie Atique Options d affichage Aper u avant impression mercredi 11 mars 2009 jeudi 12 mars 2009 vendredi 1 03 10 11 12 153 14 15 16 093 10 11 12 15 14 15 16 09 10 11 12 Karine Bart Groupe3g T5 Mannaig MontauzierGroupe3g PE i Philippe AndrieufGroupe3g E E EHHE mi 4 Disponible D j planifi Indisponible Pas d infos Infos restrein Lorsque vous pointez sur une plage horaire de l agenda le curseur se transforme ainsi race M D un clic droit Vous pouvez alors si vous tes autoris s gt Ouvrir l agenda correspondant Il ml gt Ouvrir l entr e pour le cr neau horaire en question ue gt Voir les d tails de cette entr e 4 6 2 Consulter un agenda de groupe Agenda 7 Planifier une r Toujours dans la vue Agenda cliquez sur Ouvrir l agenda de groupe xxxx Ouvrir la vue Courrier depuis le bouton Agenda Ouvrir la vue En instance Si vous avez plusieurs agendas de groupe existants la liste de ceux ci appara t ARR LUE RSR galement dans ce sous menu Afficher et cr er des agendas de groupe Cliquez sur le bouton Fermer pour quitter CA aae aE Ea Aae SienE cs Ouvrir l agenda d un autre utilisateur 4 7 Modifier une entr e Dans la vue Agenda double cliquez sur la description de l entr e que vous souhaitez modifier La fen tre contenant l entr e d agenda appara t en mode Edition Proc dez comme pour une cr ation Cl
21. de documents contenant le ou les documents manipuler gt S lectionner les documents messages t ches etc gt Effectuer l op ration souhait e suppression copie etc 8 2 S lectionner des documents La s lection est obligatoire pour r aliser une manipulation sur plusieurs documents Elle s effectue dans le panneau de visualisation Les documents sont rang s sous forme de liste gt Cliquez devant le document s lectionner dans la barre de s lection Une coche appara t gt A Courrier de DSI erea mono reae k Qui A EA Courrier en arriv e 21 x Liarn Harpur FF Brouillons didier gautrot E Envoy s Xerox wC765 ET OUI didier gautrot w Courrierind sirable vf IE b fl Corbeille z T kw TechTarget De cor kw onlinerenewa En 1 Commart g Stephane Jeh Pour d s lectionner il vous suffit de cliquer nouveau sur la coche Le symbole dispara t S lectionner des entr es d agenda gt gt gt Ouvrez la vue Agenda Choisissez l affichage que vous souhaitez un jour deux jours une semaine un mois Maintenez la touche SHIFT de votre clavier puis cliquez sur l entr e d agenda s lectionner La barre de s lection appara t devant l entr e d agenda ainsi qu une coche indiquant que l entr e est s lectionn e 4 jeudi mars z004 v E 04 00 N D s lors qu une entr e d agenda est s lectionn e la touche SHIFT n est plus n cessaire Pour s lectionner d
22. de la cr ation de liens Doc Base Vue 49 0 3 GSIN OS OSSI ns nee ee eee see tu ui 50 8 5 1 OVER SIT a a ee ne 50 8 5 2 C SAR re A E ET 50 8 5 3 Ee E MELEE EEI E A E E A E A EA E E E 50 8 5 4 Depaco Um SIE aa A E E EE 51 8 5 5 SUPPE AUS IOE ors aE T ER E E a 51 8 6 Modifier une pr sentation en liste eseessoessoeesocesocesocesocesoeesocesocesooesscessoessoessoessoeesoeesoeesoeesoeesseeeoe 51 8 6 1 Modifier la largeur d une colonne iii 51 8 6 2 morle Tne ER 51 9 IMP OS SIO EA EA EEEE ENE ETEA EOE EEN E NEA 52 9 1 C1 912 5 LEP 52 22 OMS OR AR ee eee et en 52 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 60 sur 61 GROUP AUTO UNION GS ea nice Notes 7 Version juin 2009 33 NID sente E diese nee E E ei 52 9 3 1 Imprimer un ou plusieurs documents sisi 52 9 3 2 mme UNS VUC PR E E E S 52 1 DIVOS ea E E E E EE T O E 53 10 1 Changer son mot de passe seesssocesssocesssccessoceesocceesoccessocccessocesssoceessocessscceessoceessocesssocessoscessssee 53 10 2 Eare ool ga E E E A A 54 10 3 Consulter la messagerie en mode Web eessssesssccssocessocessocessocessocescccesccessccessocessocessocessocesosee 55 10 3 1 Moscages AIR ne a aa E E E EEEE EA 55 10 4 Conna tre la taille de sa messagerie sseesseessoessoesseessoessoessoeesoessoeesoeesoeesoeesocesocesoeesooessesseees 57 10 5 ACEEEO A N A N 57 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page
23. f rences pr c dente cliquez sur l onglet En t te Dans la liste affich e s lectionnez un graphique et cliquez sur OK Pour ne pas utiliser d ent te s lectionnez Texte Normal 3 5 3 Signature On appelle signature du texte ou un fichier que vous pouvez ins rer automatiquement ou manuellement dans le corps d un message une phrase de politesse par exemple 3 5 8 1 Pour ajouter une signature personnelle un message Vous devez avoir cr un fichier texte HTML HTM ou un fichier image utiliser comme signature avant de suivre la proc dure ci dessous gt Cliquez dans la zone de texte riche du message l emplacement o vous voulez ajouter la signature gt Depuis le menu choisissez Actions Outils Ins rer signature gt Effectuez l une des op rations suivantes o S lectionnez Importer d un fichier texte HTML image sp cifiez un type de fichier Fichiers texte Fichiers HTML Images JPEG Images Bitmap ou Images GIF puis naviguez jusqu au fichier que vous souhaitez utiliser Cliquez sur Ouvrir puis sur OK o Laissez Choisir dans les pr f rences Courrier s lectionn si une signature est d j sp cifi e dans vos pr f rences gt Cliquez sur OK Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 12 sur 61 GROUP AUTO UNION nm 17 FRANCE Note S T Version juin 2009 3 5 3 2 Pour ajouter une signature personnelle
24. fr Page 25 sur 61 GROUP AUTO UNION Notes 7 Version juin 2009 La fonction R pondre tous est identique la fonction R pondre R pondre tous r Faire suivre SH la diff rence que vous vous adresserez toutes les personnes qui R pondre taient en copie du mail dont vous avez t le un destinataire R pondre avec historique R pondre sans rattachement Vous pouvez bien videmment encore compl ter le champ des destinataires R pondre avec historique de type Internet 3 17 Transf rer un message Vous pouvez faire suivre un message partir de votre base courrier ou un document d une autre base Ouvrez la vue la base contenant le m mo que vous voulez transf rer et s lectionner ce dernier Cliquez sur le bouton gt Faire suivre Transf re la totalit du message d origine Il contient donc le texte original amp les pi ces jointes Faire suivre Supprimer Suivi gt Faire suivre sans rattachement Transf re la totalit du message l exception des rattachements Faire suivre sans ten z gt R pondre avec historique de type Internet Transf re le texte du Transfert de type Internet message d origine format au niveau de la longueur de ligne et marqu avec le caract re plac dans la marge gauche gt par d faut que vous avez d fini dans vos pr f rences Ce style de r acheminement n inclut pas d images de rattachements d objets OLE ni de sections conde
25. non lus Corbeille du dossier ouvert cliquez sur le bouton Visualiser documents P non lus tout droite de la barre d actions Affichable par les 2 petites fl ches noires Dossiers J Jiscussion r Outils visualiser documents non lUs Courrier ind sirable D de EF E3 tA ii Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 13 sur 61 GROUP AUTO UNION m Note S Version juin 2009 3 2 R ceptionner les nouveaux messages Lotus Notes ne met pas jour automatiquement la liste des m mos lorsque le dossier Courrier en Ge arriv e est ouvert et que vous recevez du courrier Dans ce cas le symbole appara t en haut de la colonne de s lection La mise jour se fait intervalle r gulier que vous pouvez modifier dans les pr f rences utilisateur Vous tes notifi par une ic ne dans votre bac syst me d ordinateur rs ar Le IL TENTE Pour mettre jour le dossier manuellement gt Cliquez sur le symbole cit plus haut gt Ou choisissez mettre jour dans le menu Vue gt Ou Appuyez sur la touche F9 3 3 Visualiser les messages envoy s les messages enregistr s et encore non envoy s Pour visualiser les messages envoy s choisissez Envoy s dans la barre de navigation Cliquez sur le dossier Brouillons dans la barre de navigation pour visualiser les messages enregistr s et non envoy s Reportez vous galement la section Brouillons au chapitre 3
26. ou touches de clavier utiliser en raccourcis Elles sont peu pr s similaires celles de Microsoft Pour faire un raccourci dans la barre des signets verticale gauche cliquez sur l onglet de la vue et glissez le vers la barre verticale T william Boys Agenda X s Su CSI fMod les En illiari Bous pire l Flanifier a cr er Actions propri taire Actions participant Actions participant Copier Pn bri Ti F Semaine Gi Mois O Toutes les entr es d age 2 3 rl Z DS Ea mars 2009 c E A lu mame je ve sa Mi 2 EAU t MIE E p 9 10 19 12 13 14 15 BAT 10 20 21 22 et 25126 27 28 29 Aujou ilhu nous Sommes l 25 Mars 2009 Wilian Boys genda A Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 54 sur 61 GROUP AUTO UNION IS Notes 7 Version juin 2009 10 3 Consulter la messagerie en mode Web Utilisateurs de Lotus Notes vous avez la possibilit de consulter votre messagerie en mode web c est dire avec seulement un navigateur Internet et ce depuis n importe quel point du globe vous acc dez distance votre messagerie Cela peut tre pratique lorsque vous voulez acc der votre messagerie l ext rieur de votre lieu de travail habituel dans le cas ou votre logiciel Lotus Notes est install sur un ordinateur fixe La diff rence est que votre carnet d adresses ne sera pas disponible
27. puisqu il est install avec Lotus Notes sur votre ordinateur fixe Sinon les fonctions de base restent les m mes except l archivage bien videmment Ouvrez votre navigateur internet Internet Explorer ou Firefox et connectez vous l adresse http mail 3 q fr Si vous tes connect internet une premi re fen tre va s afficher pour vous authentifier sur le r seau du groupe Connecter mail 3 g fr Va A Veuillez vous authentifier avant d acc der au portail 3G ID61416 Saisissez le nom d utilisateur et le mot de passe suivant Nom d utilisateur g groupe3g g rou pe3g Mot de passe groupe3g 239 M moriser mon mot de passe Vous arrivez sur la fen tre de connexion votre messagerie IDENTIFICATION Dans cette fen tre vous devez saisir votre Login et votre mot de passe qui vous ont t communiqu s bnez de vous connecter au site Group Auto Union FRANC ae ga ETAPE piac tric nki di AUTO du LR CE i 10 3 1 Messages d alerte Bloqueur de fen tres intempestives Si au cours de l utilisation de la messagerie ou lors de son 1 lancement la fen tre ci dessous appara t Barre d informations Avez vous remarqu la barre d informations 7 La bare d informations vous pr vient en cas de conditions comportant dn riague de s curit par exemple si un ficher ou une fen tre publicitaire intempestive vient d tre bloqu Siune page Web ne s a
28. r ception Accus de r ception Cochez cette case pour avoir une confirmation que votre message a bien t ouvert Si la messagerie du destinataire le g re Frotection contre la copie Elle est galement disponible directement sur la barre d options simplifi e l V rification orthographique Activez Protection contre la copie afin que le destinataire du m mo ne puisse ni imprimer ni copier ni redistribuer votre courrier Toutefois cette option est simplement une mesure pr ventive En effet les destinataires peuvent employer d autres moyens pour copier le message V rification orthographique Vous pouvez demander Notes de v rifier automatiquement l orthographe de votre message avant envoi Remarque Vous pouvez galement activer la correction orthographique automatique permanente cf chapitre 3 5 1 Pr f rences de Courrier g n rales Si vous savez qu un coll gue ou un ami est en vacances et que vous souhaitez pouvoir lui envoyer des messages sans recevoir des notifications P Me pas m avertir en cas d absence duides destinataires d absence en r ponse vous pouvez configurer Notes pour qu il rejette ce type de message en cochant l option Ne pas m avertir en cas d absence du des destinataires Me pas tendre les groupes personnels Pour viter l extension des groupes personnels lors de l envoi d un message Si vous ne souhaitez pas que le destinataire d un message acc de aux informations d appartenanc
29. type d entr e dans la liste d roulante C R union i Rendez vous C Ev nement surune journ e C Anniversaire Annuler 5 cf gt Saisissez dans la zone Objet le sujet de votre entr e L objet est le texte qui appara t sur votre agenda gt Faites de m me pour le Lieu mar 02 03 2009 D 1 7 mars 2009 lu ma me je ve sa di gt Sp cifiez la date en cliquant sur le symbole 1 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 32 sur 61 GROUP AUTO UNION JUS Notes 7 Version juin 2009 Epe mman gt Modifiez ventuellement les heures de d but et de fin sous la forme hh mn en cliquant 18 30 sur le symbole Faites glisser l heure sur l chelle des heures en restant cliqu dessus Rel chez le bouton de votre souris pour finaliser NB Vous pouvez galement tout taper manuellement Options de notification d alarme e 7 Te C La notification d alarme est activ e gt Si vous souhaitez tre averti par Notes un certain laps Moment d afichage de la notification de temps avant le d but de l entr e cochez la rubrique D clencher alarme 35_ Minute z avan z M avertir en haut droite et dans la boite de dialogues modifiez les param tres puis validez par OK u d clenchement de l alarme M Afficher la bo te de mes sage de l alarme M Son de l alarme M Envoyer la notification de courrier avec l objet SES Description Ea Cliquez sur c
30. utilisateur amp G n ralit s Votre identit E H Votre identit wiliam Boys Groupe3g FE Identit des autres Fichier D Program FilesNotushnotes data ubous id E Activit des autres Date d expiration du fichier ID O1 0542001 nsuselers Se Donn es Notes i E m TE A EREA TA Te se EC EC GS OA SO STE 1 TS En ra Sr PACE d Een es j A 2 a DE m ER Tre r bre Ce BRELES Eir Lire ar Perse one AE Er ee RS Taa ent 2 2 i B s k i Erti F es ijra L Erh Pro Le A Pour modifier votre mot de passe cliquez ici gt Changer de mot de passe Siivous pensez que quelqu un connait votre mot de passe Notes cliquez IC Mot de passe compromis Ne pas laisser admin d finir mot de passe Web lnternet Domino pour qu il corresponde au mot d passe Motes A Messagene D Utiliser le m me mot de passe pour tous les programmes bas s sur Notes s cu r duite FES HE Fe ea a ph pan NULS Dr OT De k En LE LR EU y a Jay EOR E re PS PR on kh CHA i g e LS 2 PETA Lil en FT S ecohnecters Notes l aide d s htormatons d ouverture de session d sisteme d espDioitaton ne RER pen on Se d connecter et verrouiller l affichage de Hotes si vous m avez pas utilis Notes perdant Retapez le mot de passe qui vous a t fourni Lotus Notes EE Pour l utilisateur Wiliam Bovs Groupe3o pe Annuler Dans la fen tre Modification du mot de passe et en respectant les conseils not s plus bas dan
31. votre messagerie L archivage est donc l tape prioritaire avant de faire du m nage dans votre messagerie lorsque vous avez atteint votre quota Une fois vos emails archiv s vous avez tout loisir le temps de reclasser d truire r pondre 3 13 1 Cr er une base d archives Si vous atteignez r guli rement votre quota de messagerie autoris soit 1000 Mo nous vous conseillons de faire une archive par ann e Si vous ne conservez que tr s peu de documents en permanence une seule archive devrait suffire Le principe reste le m me dans les 2 cas Vous organisez vos messageries en y cr ant des dossiers et en y classant vos mails mais en proc dant ainsi vous ne r duisez pas la taille de vos messageries Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 20 sur 61 GROUP AUTO UNION Note S Version juin 2009 IMPORT ANT La base d archives de vos mails n est pas sur un serveur mais sur le disque local de votre ordinateur Cette base n est donc pas sauvegard e Vous devrez vous m me proc der la sauvegarde votre base d archives Elle est g n ralement localis e dans le dossier C Program Files lotus notes data archive Ajouter destinataires z Ouvrez votre m essagerie Archiver l l l ou esse s lectionn s ji A ti A hi t fi P t Envoyer m mo au gestionnaire de la base Archiver maintenant C Iquez sur AC IONS puIs rcniver et eniin Farametres Modifier la configuration hors ligne
32. 09 lu mame je ve sa di il 2 3 d B r g 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 272 PEE E r rie am ai Aujourd hui nous sommes le 10 Mars 2009 gt gt gt it JS Notes 7 Faire wiliam Boys Cd Lotus v7 william Boys Exclure la sauvegarde du 12 Avril wiliam Boys Imp PC Magasin fRejane wiliam Boys Install Lotus Lhebert wiliam Boys Absence Absence Absence william Boys Absence Changer le MdP Wifi des 2 routeurs NetGear wiliam Boys Absence Noel wiliam Boys Noel wiliam Boys ccept e France Telecom installation support Philippe ndrieu de raccordement ADSL 9 Cegetel N licences Windows XP Office Levallois G DiVozzo VPN CMendes wiliam Boys wiliam Boys 1212 2008 15 03 1212 2008 15 03 1211212008 15 03 1212 2008 15 03 1271212008 15 03 14 02 2008 18 36 07 03 2008 09 13 0410712008 17 13 20 10 2008 09 23 03 03 2009 16 18 2511 2008 14 23 16 12 2008 12 28 1612 2008 12 28 2311212008 12 16 30 12 2008 09 22 2312 2008 16 25 Version juin 2009 Organisateur Derni re modific Type d entr e Fa 10 04 2007 09 00 Envoi DD ext william Boys 1212 2008 15 03 Rendez vous Rendez vous Rendez vous Rendez vous Rendez vous Rendez vous Ev nements sur une journ e Ev nements sur une journ e Ev nements sur une journ e Ev nements sur une journ e Rendez vous Ev nements sur une journ e Anniversaires Anniversaires R unions Rendez vous Rendez vous C est le moyen le
33. 14 avec 30 groupe 3 0 en attente 0 envou s 1 bo Informations sur la base Disponibilit s locales t1 Mod les de bases fichiers MTF 1 bases de documents sur 3 Lpuivant Le 8 L te de r plication en arn re plan transmise X R plcation de la be 1 zur 3 Ea La case coch e indique que la r plication est activ e pour cette Zone de progression entr e Le bouton Etendue indique si la r plication est unidirectionnelle ou bidirectionnelle 7 5 3 R plication de bases en arri re plan La r plication r alis e partir du r plicateur s effectue en arri re plan c est dire que l utilisateur peut r aliser d autres t ches simultan ment gt R pliquer une seule base de documents Dans la zone d affichage du r plicateur faites un clic droit sur la ligne correspondante la base r pliquer et choisissez R pliquer la base s lectionn e gt R pliquer toutes les bases de documents Cliquez sur le bouton D marrer maintenant Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 47 sur 61 GROUP AUTO UNION m 17 FRANCE Note S Version juin 2009 8 Manipulation des documents 8 1 G n ralit s Quelle que soit la base de documents utilis e la plupart des manipulations r alis es sur les documents de la base choisie s lection copie suppression etc s effectue de la m me fa on La m thode suivre est la suivante gt Ouvrir la base
34. 3 2 Imprimer une vue Dans le panneau de navigation cliquez sur le dossier ou la vue imprimer Modifiez ventuellement la pr sentation du panneau de visualisation Tri largeur de colonne changer l affichage de l agenda Choisissez Imprimer dans le menu Fichier La m me boite de dialogue que pr c demment appara t Saisissez ventuellement le Nombre de Copies imprimer amp cochez la rubrique Imprimer Vue s lectionn e Renseignez ventuellement les autres rubriques Validez par OK Remarque Vous ne pouvez pas pr visualiser une vue Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 52 sur 61 GROUP AUTO UNION ae Notes T Version juin 2009 10 Divers 10 1 Changer son mot de passe Votre compte de messagerie Lotus Notes est livr e avec un mot de passe par d faut Pour des raisons videntes de s curit il est vivement recommand de changer celui ci car votre messagerie est galement disponible en mode web depuis internet c a d sans Lotus Notes uniquement via un navigateur Internet et donc facilement accessible dans le cas d un mot de passe par d faut Ouvrez Lotus Notes S curit utilisateur HE le menu Fichier choisissez S curit puis S curit Utilisateur dans verrouiller affichage F5 e sous menu Changer ID Une boite de dialogue appara t Tapez le mot de passe qui vous a t fourni Lotus Notes Pour l utilisateur William Boys Groupe3g S curit
35. 6 2 trier le tableau Les colonnes pouvant servir de cl de tri sont identifi es par les symboles ou plac s droite de l intitul de la colonne Cliquez sur l intitul de la colonne qui servira de cl de tri Un triangle fonc appara t Il indique que la colonne est tri e par ordre gt Alphab tique pour la colonne Qui amp Objet gt D croissant pour les colonnes Date amp Taille Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 51 sur 61 GROUP AUTO UNION Note S T Version juin 2009 9 Impression 9 1 G n ralit s Quelle que soit la base de documents utilis e la proc dure d impression est identique Vous pouvez pour chaque dossier ou vue imprimer soit un ou plusieurs documents soit la vue c est dire le contenu du panneau de visualisation 9 2 Mise en page La mise en page permet notamment de modifier les marges du document et le num ro de la premi re page La mise en page a une incidence sur l ensemble de la base Ouvrez la base de documents concern e Choisissez Mettre en page dans le menu Fichier Une boite de dialogue appara t Si dans l en t te ou pied de page vous avez ins r la num rotation et si vous ne souhaitez pas qu elle commence 1 saisissez le Num ro de la N A i M Mum ro de la premi re page El premi re page en bas droite dans Divers Fh Le format de page par d faut est celui d fini dans la configuration de l imprim
36. 61 sur 61
37. Archives pour 2008 gt par exemple et de le Af archives pour 2008 placer dans la barre de signets soit en cr ation soit en glissant l onglet Remarque gt Tous les documents plac s dans la base d archives sont repass s en non lus car Lotus Notes consid re l archive comme une base courrier part enti re gt Sile message d erreur Erreur Notes Certains des documents s lectionn s n ont pas t supprim s parce qu ils sont toujours requis dans cette base appara t c est que vous avez s lectionn des entr es de type agenda rendez vous qui ne peuvent pas tre archiv es gt Vous ne pouvez pas archiver plus de 1999 documents la fois 3 14 Message t l phonique Un message t l phonique permet d informer un autre utilisateur que vous avez re u un appel lui tant destin een Actions Courrier M mo R pondre ie x F wiliam Boys Agenda X e DSI Courrier e ne R pondre avec historique Pour cr er un message t l phonique T che Cr er m mo R pondre R pondre te Entr e d agenda EE Sp cial Message de liaison Placez vous dans la base courrier choisissez Sp cial dans le R union instantan e k menu Cr ation puis Message t l phonique dans le sous Envoyer m mo au gestio Cr er signet FLXT OS FOE menu qui appara t Abonnement DS der i Agent Jean Christophe Drapala Dossier Message t l phonique h aire de la base St
38. CNEF EC creer des agendas de groupe La liste des agendas de groupe existants appara t galement dans ce sous ns menu Ouvrir l agenda de Philippe ndrieulSroupe3g Ouvrir l agenda d un autre utilisateur ie iy 1E 15 20 3i 23 Dm Sul Ma aD ar aw ag A0 AA Un formulaire d agenda de groupe appara t Dans la barre d outils horizontale Nouvel agenda de groupe cliquez sur le bouton Nouvel agenda de groupe Nouvel agenda de groupe La fen tre Nouvel agenda de groupe s affiche Donnez un titre cet agenda Titre Informatique OK Puis dans la zone Membres saisissez sur des lignes diff rentes les Re __ Annuler noms des personnes int grer au groupe puis tapez sur votre touche entr e ou cliquez sur 1 pour les choisir dans les carnets d adresses Validez par OK Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 36 sur 61 GROUP AUTO UNION us Notes 7 Version juin 2009 S lection de noms Choisissez un carnet a domage Address Book F Rechercher les noms landrieu commen ant par nnu dh Administrateurs J Philippe Andrieu Groupedg E Annuddh xcar LE En UE hs Annu dh Equipement d atelier D tails nnu dh Etape Auto Ajouter un nom ne figurant pas dans la liste Retirer Retirer tout OK Annuler Le nouvel agenda de groupe appara t dans une fen tre Appuyez sur la touche Echap de votre clavier apr s
39. Cr er crit res Mettre niveau la conception de dossier Ouvrir journal Synchroniser le carnet d adresses Param tres d archivage Cette section affiche le type d archivage ex cuter pour tous les crit res La fen tre Param tres d archivage appara t Crit res d archivage activ s pour cette base _ nn Avanc s L archivage sera r alis le poste de travail local Dans l onglet G n ral v rifiez que le type d archivage Du serveur srv3g Groupe3g Planification A mon poste de travail local est param tr sur Client Notes vers Local fe Client Notes vers Local z C Serveur Domino sur Cliquez sur l onglet Crit res Param tres d archivage Si un l ment de la liste est coch exemple Param tres par d faut pour la derni re modification cela G n ral m z i ipe Crit Pour archiver des documents selon un ou plusieurs jeus de crit res s lectionnez signifie que ce param trage d archivage est actif rit res le ou les crit res souhait s puis cliquez sur ctiver Vous devez maintenant lancer l archivage en le planitiant wia l onglet l Planification ou en fermant la bo te Param tres d archivage et en choisissant Si vous souhaitez le d sactiver s lectionnez le et Plann Actions Archiver Archiver maintenant depuis le menu L archivage prendra en compte tous les crit res activ s Avanc cliquez sur le bouton Activer D sactiver Param tres par d faut pour l expira
40. D but Demain C jusqu au fi fous x pendant Date de d but 11 03 2004 Continue pendant 5 Jours Date de fin 1503 2009 Sp cifier les exceptions 5i la date R union tombe pendant le Ne pas d placer week end Annuler Activez la rubrique R p ter Une boite de dialogue appara t Dans les listes d roulantes choisissez la p riodicit Le contenu de la boite de dialogue change en fonction de votre choix Renseignez les param tres de p riodicit gt Journali re Tous les jours tous les 2 jours tous les 20 jours tous les 21 jours etc gt Hebdomadaire Tous les 1 ou 2 ou 3 etc lundi ou mardi mercredi etc gt Mensuelle Tous les mois ou tous les 2 mois etc le 7 jour le 8 jour le 9 jour etc gt Annuelle Tous les ans tous les 2 ans tous les 3 ans La liste des jours en question est affich e droite Sp cifiez galement le d but de la r p tition ainsi que sa dur e Vous pouvez d placer automatiquement une r union si elle est programm e un week end au lundi suivant vendredi la supprimer ne rien faire Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 35 sur 61 GROUP AUTO UNION Aaa Note S Version juin 2009 4 5 Param trer lagenda Outils r Filtrer r Cliquez sur le bouton Outils dans la barre d actions horizontale puis Hoo o o NES Pr f rences dans la liste Absence Choisissez Actions gt
41. E E E 11 dos Pre ONCOS cr E A AA 11 3 5 1 Pr f rences de courrier g n rales iii 11 3 5 2 d ee ee ee EA 12 29 E LLE i gt EEEE E AE EE E E E E O EE E O A E E E ET 12 3 6 Joindre un fichier un Message eesseesseesseesseessoessoeesocesoeesoeesoeesoeesocesooesooessoessoessoeesoessoessoeesoeeeoe 13 3 VisSu liser l s MOSS AUS a a E RESET 13 3 1 Visualiser les messages re us et les messages non Is 13 3 7 2 R ceptionner les nouveaux messages 14 SACS Visualiser les messages envoy s les messages enregistr s et encore non envoy s 000 0 14 3 7 4 Visualiser le contenu d un message iii 14 di 20 R ttachement d ChET 4 E E a E OEE EEE ENAA DEAE ES ASEAS 14 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 58 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 326 LES MOIS E E a in en dial ae 14 3 8 1 Cr e MOIS ae Dana ee ne in 14 3 8 2 Modifier supprimer ou renommer un mod le 15 3 8 3 Ecrire un email m mo partir d un mod le ss 15 39 LOS ZONPS SONSIDIO Se rss nice annee tan nee does einen e eco sen santa sde d need eeees center 16 3 9 1 Cr er un lien URL vers un site Web iii 16 3 9 2 Cr er une zone sensible de liaison iii 16 3 10 SNAUE A 17 OS EG CT Un ES T0 D C UI L AE E E E 17 3 10 2 Ins rer manuellement une signature dans un message ssnsessseesssneesssressssesssissseressneresseressseen 17 3 11 NONN aUn OO ADS sn sas E ic ne
42. IUS Pr f rences Ajouter exp diteur au carnet d adresses Bloquer le courrier de l exp diteur am konica Re Cr er r gle rapide Marquer comme p rim lvalide lec h maoc h o cham Absence E Param tres d archivage prises bureau des contr leurs RSR E EST E h 7 R gles de messagerie x Levallois S lectionnez le mod le que vous voulez utiliser dans la liste et cliquez sur OK Vous n avez plus qu compl ter Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 15 sur 61 GROUP AUTO UNION e f Notes 7 Version juin 2009 3 9 Les zones sensibles Une zone sensible correspondant un mot ou un bouton dans le corps du m mo permet de r aliser une action afficher un texte par un simple clic sur la zone cr er une liaison vers une vue un document ou une base de document ex cuter une action ouvrir une page Internet lorsque vous cliquez dessus ou lorsque la souris pointe la zone Exemple Un lien hypertexte vers une adresse Internet Vous pouvez cr er une zone sensible de lien une zone sensible d action mettre en forme une zone sensible ou supprimer une zone sensible Vous devez tre en mode Lecture pour tester une zone sensible 3 9 1 Cr er un lien URL vers un site Web E Actions Texte 7 CE Courrier sard faut 10 G 1 R union instantan e P O ii aaea aO E Faj william Boys Agenda x x ES k Er Te istrer brouillon Dans le m mo en
43. Outils puis Pr f rences dans le sous menu Importer cong s Une boite de dialogue appara t Cliquez sur l onglet Agenda et t ches en soute instance Ouvrir agenda de Afficher et cr er des agendas de groupe Mettovage de l agenda Pr f rences F4 Courrier genda ett ches en instance Acc s et d l gation ar TE i Annuler G n ral Affichage Planification Alarmes T ches Traitement automatique Couleurs Salles etressources itna Valeurs par d faut des nouvelles entr es d agenda Le double clic sur un cr neau horaire de l Agenda cr e unune Rendez vous Dur e d un rendez ous ou d une r union 60 minutes R p tition des anniversaires pendant i 0 ang Cat gories personnelles Lors de la gestion des entr es d agenda et de t che en instance les cat gories suivantes sont disponibles Les modifications apport es ces cat gories s appliquent aux nouvelles entr es et non aux entr es existantes Activez successivement les diff rents onglets G n ral Affichage Planification pour modifier les param tres et validez par OK 4 6 Agenda de groupe Les agendas de groupe permettent de conna tre les p riodes de disponibilit d utilisateurs 4 6 1 Cr er un agenda de groupe Agenda 7 Planifier une r Ouvrir la vue Courrier Dans la vue Agenda cliquez sur Agenda du panneau de navigation puis SA a Afficher et cr er des agendas de groupe eadi kilis HAUSSE A A z ATTI
44. SER 1 Netgear hD Mervtira Dine Le nouveau dossier appara t dans le panneau de navigation ou dans le dossier si vous avez cliqu sur le signe 8 5 3 Renommer un dossier Renommer Dans le panneau de navigation cliquez sur le dossier renommer Concevoir Dans le menu Actions choisissez Options du dossier puis Renommer D placer dans le sous menu Retirer le dossier Attribution d un nouveau nom Une boite de dialogue appara t rene Saisissez le nouveau nom puis validez par OK intervention Eled Annuler Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 50 sur 61 GROUP AUTO UNION m Notes 7 Version juin 2009 8 5 4 D placer un dossier Actions Ajouter destinataires gt F Archiver b Envoyer m mo au gestionnaire de la base genda X 22 DSI Cor Modifier la configuration hors ligne y Mettre niveau la conception de dossier R pondre tous Synchroniser le carnet d adresses Synchronizez le journal a Date R pondre gt R pondre tous gt Dans le panneau de navigation cliquez sur le dossier d placer Faire suivre Supprimer Dans le menu Actions choisissez Options du dossier puis D placer dans le sous menu Dossier Copier dans Discussion Outils Visualiser documents non lus VON NV NV Options du dossier gt Renommer j Concevoir DE placer N tricit ear Retirer le dossier D placem
45. adresses personnel Vous pouvez y stocker toutes les informations concernant les personnes avec qui vous communiquez r guli rement Vous pouvez galement cr er des groupes de contacts appel s galement listes de distribution ce qui facilite l envoi d un m mo l invitation pour une r union ou une assignation de t che un groupe de personnes 6 1 1 Acc der au carnet d adresses personnel Cliquez sur le signet Carnet d adresses dans la barre des signets verticale La fen tre de carnet d adresses personnel appara t La liste des contacts d j cr s appara t sous la forme d un tableau dans le panneau de visualisation Bienvenue 45 Contacts Discuter avec le con ASIN N A Carla Bruni state E Contact Derek Jeter pitcher newyork yankees com T l phone professionnel 001 555 4567 E Contacts par cat gorie e Ludwig Yon Beethoven ludwig van beethoven de T l phone professionnel 00 49 345467E Groupes Rniarentas Mickael Jackson kingofpop neverland com v E Avanc 6 2 Cr er un contact 6 2 1 Cr er un nouveau contact Notes appelle Contact chaque utilisateur inscrit dans votre carnet d adresses personnel Cr er Modifier conta Choisissez Contact dans le menu Cr ation ou cliquez sur le bouton dans la bare Ippa d actions horizontale L o mine 11 Camet d adresses personnel X fJ Nouveau contact X Enregistrer et fermer f S lectionner le fo
46. alles salle de ReunionfRennes dom3g Dateheure Lieu M Sp cifiez un fuseau horaire diff rent Ressources M R p ter is En ligne M R union en ligne Demand Philippe Andrieu Groupe3g dom3g Karine Bart Groupe3g dom3g E Cat goriser Projets 111 y Facultatif cc Rejane BerouliGroupe3g dom3g Mannaig Montauzier Groupe3g dom3g amp Invites APE Maryline BlanchardiGroupe3g dom3g nd Pour info icce amp Planificateur he D placez la barre des heures pour modifier l horaire et la dur e de la r union Quand la barre des heures est verte cela signifie que tous les invit s obligatoires et facultatifs Afficher ae rendredi 13 mars 2009 v samedi 14 mars 2009 w dimanche 15 mars 2009 w juni 3 Invit s 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 1011 12 13 14 15 16 07 08 09 C R sum wiliam Boys Groupe3g D tails H Requis Karine BartGrou pe3g 54 Philippe AndrieufGroupe3dg E Facultatif Mannaig MontauzierGroupe3g Maryline Blanchard Groupe3g x d ami 1 put f EST ET Rejane Beroul Groupe3g kal Bee a Ent Viet beetle PAL Ent i Len bien Chad VE To ln Salles planif es 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 salle de Reunion Rennes RESRSER ane COLE LER TDEni Ressources planifi es 03 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 07 08 09 t L Disponible W D j planifi e M Indisponible M Pas d informat
47. ante Si vous souhaitez un format de papier particulier saisissez la Largeur et Taille EEEE la Hauteur lorsque vous aurez choisi D fini par utilisateur dans le menu Hauteur 3iem Largeur 29 69em Format de la page gt Taille Au dessus de l en t te ET Modifiez si n cessaire les valeurs des Marges en centim tres mwd lt EA T Au dessous du corps 2 54cm L Au dessous du pied de 27cm page Gauche Ocm Droite cm Validez par OK 9 3 Imprimer 9 3 1 Imprimer un ou plusieurs documents Ouvrez le dossier ou la vue contenant le s document s Impression de la vue imprimer Cliquez sur le document ou s lectionnez en plusieurs amp Impimante E Mise en page Style Documents Choisissez Imprimer dans le menu Fichier on PDF Gea FL me Pr te Type PDFCreator sur PDFCreator Une boite de dialogue appara t Commentaires eDac Printer Emplacement Si vous souhaitez plusieurs exemplaires saisissez le Nombre de Vue s lectionn e I Brouilon Documents s lectionn s F Ajuster tous les graphiques 100 Co p i es z Hea M Pr visualiser en couleur Cochez si ce n est d j fait la rubrique Imprimer documents s lectionn s pour une s lection de plusieurs documents Tout Nombre de copies 1 C Dela page la page E M Copies assembl es Cliquez sur Pr visualiser pour afficher un aper u avant impression du document s lectionn Validez par OK Pise son 9
48. autres entr es cliquez dans la barre de s lection devant l entr e Pour d s lectionner une entr e proc dez de la m me fa on Remarque Notes d s lectionne automatiquement les documents lorsque vous changez de dossier ou de vue 8 3 Supprimer des documents gt gt 8 3 1 Supprimer un ou plusieurs documents Cliquez sur le document supprimer ou s lectionnez les dans le panneau de visualisation Appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier Les documents ne sont pas d finitivement supprim s voir ci dessous Supprimer d finitivement les documents Ils peuvent tre pr c d s du symbole s ils sont rang s dans une base autre qu une messagerie II vous suffit d appuyer de nouveau sur SUPPR si vous d cidez de les restaurer ou d aller dans la corbeille de s lectionner le document r cup rer et cliquer sur le bouton Restaurer Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 48 sur 61 GROUP AUTO UNION 17 FRANCE Note S T Version juin 2009 8 3 2 Supprimer d finitivement les documents Les documents supprim s sont stock s dans le dossier Corbeille du panneau de navigation N anmoins certaines bases de documents ne disposent pas de corbeille le carnet d adresses par exemple A partir de la corbeille gt Cliquez sur le dossier Corbeille dans le panneau de navigation pour visualiser les documents que vous avez supprim gt Cliquez sur le bouton Vider la corbeill
49. bles a Pour savoir laquelle est la bonne il suffit de lire le Nom du fichier en dessous lorsque vous en s lectionnez une Enfin cliquez sur le bouton Ouvrir propos de Nom du fichier archive a_wboys2008 nsf Parcourir Le L archive est recr e l identique de votre base courrier Les mails sont replac s dans leurs dossiers d origine Vous pouvez les r utiliser votre convenance les faire suivre les supprimer etc Pour archiver ult rieurement vous n aurez plus qu reprendre depuis l tape plus haut de s lection des emails Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 23 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 Fichier Edition Wue Cr ation Actions 7 cue Aaa Cr er m mo R pondre R pondre tous Faire suivre Supprimer Suivi T Dossier Copier dans Discussior a Qui a Date Heure Taie v Objet EA Courrier en arriv e x DIT EEE lii ban b HUE mms ansiano ph add fh nmnst time HAN le 4 f Brouilans Tr PTT TE E NM aahi E anA aAA Envoy s ti ri ET Suivi ta Courrier ind sirable fl Corbeille WUES a Dossiers i h diii _ ON J i era RL K ie Cite o ie a ETTAN a Outils Pour cr er un signet vers cette base reportez vous au chapitre 10 2 Les raccourcis Il vous suffira de renommer le nom du signet en
50. carnet d adresses global dom3g s Addresss Book en cliquant sur la lettre A ou sur le bouton Adresser de la barre d actions adresser La boite de dialogue des carnets d adresse s ouvre S lection d adresses dans une nouvelle fen tre E ili d f o EF cenie dom3g s Address Book T n utilisant le menu d roulant s lectionnez le carnet Canet d adresse perso d adresses dans lequel rechercher Carnet d adresse domda s Address Back Rechercher les noms Annuaire Adh rents perso dom3g s Addresss Book carnet d adresses a a Camets d adresses locaux des messageries groupautounion fr etc LE 3 G R f rences Pigtoct Verisign S lectionnez le contact d sir puis cliquez sur le bouton A afin de l ajouter en destinataire de votre m mo R p tez l op ration si vous voulez ajouter une ou plusieurs personnes Lorsque tous vos interlocuteurs sont s lectionn s cliquez sur le bouton Quitter S lection d adresses Choisissez un camet dom3g s Address Book v Afficherpar Liste parnom x d adresses Rechercher les noms commen ant par Destinataires Boury Sylvain 4 J Ar E Boys William OZY OOOO O oO vilian Boys Groupe3g iam Boys Groupe3g Brancaz Samuel Bregardis Jean michel a Briand Anne Marie _ gt Brizoux Jeannine D tails Brochard Joel Bruchot Joel KA Bruneau Nathalie btronic Buard Remi Retirer Retirer tout OK Annuler
51. d ten de a den et ce Dan oo 43 6 2 2 Ajouter un contact depuis la messagerie iii 44 Se CO T5 DL n Ro de 10 0 2 TU 44 6 4 Modifier OEM a de he a do dodo 44 L REDCOON aE E E EEEE EEN ET E EEE EN 45 kl C1 115 ER 45 Les CCE UNE ODIQUE ane ed senc see sabot ce ae 45 7 93 Ouvrir Une F DIIQUE 100416 ss ssnsssnessessnnestenesosssconsesenonsesosessooisossi es 46 7 4 R pliquer la base AC same ends scene dan tan nsc dense cl sin taie le 46 7 59 TODIICALOUr s E EE E E E E oen soc E se E E E toc tes 47 7 5 1 EE LES LS RER AAA E AE AE E RSR 47 7 50 Acc der au r plicateur iii iiiiieiiieienesesnesesneressseeeesreeesseeessnne 47 11950 R plication de bases en arri re plan iii 47 8 Manipulation des documents oeoeeessseooeeesssooesesssooeesesssooceesssooeeeesssooeeessssoeesssssooeeessssoeessss 48 Dh GENEE S a EE E E E E S 48 8 2 S lectionner des documents eesseesseesseessoessoeesoeesoeesocesocesocesoeesocesocesocessoessoessoessoessoessoessoeesoeesoeeeoe 48 93 SUPPIME deS dOCUMENIS nn este aisance EE n esse cent sente eee se 48 8 8 1 Supprimer un ou plusieurs documents iii 48 8 3 2 Supprimer d finitivement les documents iii 49 8 4 Copier d placer classer des documents seeseeeseeesoeesocesocesocesocesocessoesscessoessoessoessoessoessoeesoeesoeeeoe 49 8 4 1 PAIE CES ICONS a an ao ann at te ec et ne en no 49 8 4 2 AIS du glisser d place ne men ea ca tem tee ot men 49 8 4 3 A l aide
52. de fen tres chaque fois que vous ouvrez un document ou une base de documents un nouvel onglet de fen tre appara t en dessous de la barre d outils Ils permettent de passer facilement d un document un autre E Barre d outils Elle se compose de boutons auxquels sont associ s une action qui se produit lorsque vous cliquez dessus Par d faut les barres d outils sont galement contextuelles elles changent selon le type de t che que vous effectuez dans Notes F Barre des signets Elle contient des signets et des dossiers de signets que vous utilisez fr quemment La barre des signets est affich e verticalement gauche de la fen tre Notes et est identique quelle que soit la vue ou la t che active G Zone d affichage II s agit de la partie de l cran qui est r serv e l affichage en cours de la base de documents page d accueil vue document etc Vous y trouvez galement les raccourcis vers les outils fondamentaux de la messagerie courrier agenda contacts t ches et journal H Barre d tat Lorsque vous travaillez dans Notes des messages syst me et des options apparaissent dans la barre d tat Celle ci est contextuelle son contenu d pend de la t che que vous effectuez dans Notes Ainsi vous pouvez Voir si Notes a acc s au r seau dans ce cas un clair s affiche afficher un historique de tous les messages de la session afficher votre niveau d acc s la base de documents actuelle v rifier la p
53. der les fichiers n cessaires Lotus Notes Nous vous conseillons vivement de sauvegarder au moins les fichiers ci dessous sur un disque dur externe un r pertoire r seau un CD etc Fichiers copier C Program Files Lotus Notes NOTES INI C Program Files Lotus Notes Data VotreNom ID ou USER ID ou encore tous les fichiers en id C Program Files Lotus Notes Data NAMES NSF C Program Files Lotus Notes Data BOOKMARK NSF C Program Files Lotus Notes Data DESKTOP6 NDK C Program Files Lotus Notes Data PUBNAMES NSF ou 3SGNAMES NSF Dossiers copier C Program Files Lotus Notes Data Mail ou Mail2 C Program Files Lotus Notes Data 3g s il existe C Program Files Lotus Notes Data Adherents s il existe C Program Files Lotus Notes Data Alliance s il existe C Program Files Lotus Notes Data Archive s il existe C Program Files Lotus Notes Data Signature s il existe Les majuscules amp minuscules importent peu Les extensions de fichiers INI NSF etc ne sont peut tre pas affich es Pour les afficher placez vous dans l explorateur Windows ou poste de Travail gt Outils gt Options des dossiers Affichage et dans la liste d cochez Masquer les extensions de fichiers dont le type est connu Ensuite cliquez sur Appliquer et enfin sur OK Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 57 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 L 1 0 0 LD en 1 1 0 E E A E
54. e Dans ce cas r pondez par OK puis cliquez sur la barre d information d rri re et s lectionnez Installer le contr le ActiveX ve a Bienvenue Fi deh sP Page T z3 Outils cessite peut tre le module supplementaire suivant Domino web Access 7 control tInkernationali publi par International Business Machines Corporation X Si vous Faites confiance au site Web et au module cliquez ici pour l installer Iris re le contr le Actives Deconnexion EBienvenue Mare Claie Huser X MI d connecte en ligne Ai T ens Quel est le risque encouru Aide Informations IIL Domino Web Access Y Bienvenue Fichier courrier E irin Le A la fen tre suivante qui s affiche ouvrez les options disponibles en cliquant ventuellement sur la double fl che cot de Plus d options et s lectionnez la 1ere ligne Toujours installer puis Installer Internet Explorer Avertissement de s curit Internet Explorer Avertissement de s curit Voulez vous installer ce logiciel Nom Domino Web Access 7 Control International Youlez vous installer ce logiciel 7 Mom Domino web Access 7 Control International International Business Machines Corporation PRE EE D D EE RE DL EN PE S Re OR ne A re ie Ne jamais installer les logiciels provenant de International Business Machines C Installer Me pas installer E Plus d options P Toujours me demander A
55. e un groupe personnel groupe de votre carnet d adresses personnel vous pouvez d finir pour chaque message une option de distribution masquant ces informations Timbre personnalis Vous pouvez utiliser un timbre personnalis pour Timbre personnalit indiquer qu il s agit d un courrier de type particulier Le timbre est le symbole qui appara t devant l intitul sujet du message Il donne le ton du m mo Priv Fhilippe ndrieu amp 2407 2008 DSI THOSE 00g Philippe ndrieu 21082008 3 3 5 Suivi de message Vous pouvez marquer un message pour suivi avec une ic ne indiquant que le message demande une action de suivi Utilisez les pr f rences de votre base courrier pour d finir des param tres par d faut de niveau de priorit Cette option n a aucune incidence sur l envoi et la r ception du message cf Priorit s et Importances au chapitre 3 3 4 Options de distribution Elle permet simplement de vous rappeler qu un message envoy est surveiller Suivi ti Afficher outils Lorsque vous cr ez un m mo cliquez sur le bouton Suivi de la barre d actions et Indicateur rapide choisissez l option d sir e dans le menu d roulant Ajouter ou modifier indicateur Supprimer indicateur gt Indicateur rapide Utilise l indicateur par d faut cf chapitre 3 5 1 Pr f rences de courrier g n rales gt Ajouter ou modifier indicateur Pour modifier un indicateur d j existant ou pour en ajou
56. e depuis la barre d actions Remarque Avant de vider la corbeille vous pouvez restaurer un document que vous ne souhaitez pas supprimer gt Cliquez sur le s document s restaurer Restaurer Tout restaurer gt Appuyez sur SUPPR ou cliquer sur le bouton de la barre d actions ou r cup rer pour tout 8 4 Copier d placer classer des documents gt Ouvrez le dossier ou la vue contenant le ou les l ments copier ou d placer gt Cliquez sur le document concern v rifiez qu aucun document n est s lectionn en effet l op ration s effectuera non pas sur l l ment cliqu mais sur la s lection gt ou s lectionnez simplement les documents concern s 8 4 1 A l aide des ic nes gt Cliquez sur l ic ne pour copier ou sur pour d placer dans la palette d outils horizontale tout en haut La s lection est plac e dans le presse papiers gt Cliquez sur le dossier dans lequel vous d sirez placer la s lection gt Cliquez sur l ic ne de la palette d outils horizontale pour coller Remarque Vous pouvez galement utiliser Couper Copier Coller du menu Edition 8 4 2 A l aide du glisser d placer gt Pointez la souris sur un des documents s lectionn s gt Cliquez et faites glisser dans le panneau de navigation sur le dossier dans lequel vous d sirez d placer le s document s 8 4 8 A l aide de la cr ation de liens Doc Base Vue Dans un document en cr ation vous pouvez c
57. e esse este seen ste cc eee dite 17 Cr er une notification d absence iii 17 D sactiver la notification d absence 18 3 12 LEST lOS oeenn E S 19 3 12 1 F ES DIS ee de S 19 3 13 ATONIMAQR PI etes s see nenssses sas A A ed ae s end era te nsss de dates tps sets enesdenasn es 20 3131 Cr er UNE based ACID a ANON 20 3 132 Ou vrirune base d archiVES sans snsnianss seen enen iener NENNEN ENAN Ea ar aS a 23 3 14 Message telephonigUE dite detente ide sites etaient ee 24 3 15 MOGITIGF UN MOSSAQR 0edeenneesesseedetenen ENAN EErEE CE nes ss seins s seen E S sentiers cie 25 3 16 Repondi a un IS SA a cn dsl tit cl nada 25 3 17 Transf rer un MS Se a a 26 3 18 POHI O6 delegat Osr ed ee eee ee es in ne 26 3 19 LOS SUMPOIES ne a esse esse es een ns sense ec ee esse ta diet 28 d AGON LPS E ER EEEE ENERE E OA E EEE E EEEE 29 e E eE e E a E EE E E A A EEE E E E 29 4 1 1 Acc der l agenda iiiiiisieiisseinsereeesesneseseeeesseeeseeeesnses 29 A2 Types O ANICRAQS sesiis sans s sado Let one ssl esse de ed enr s ado dns done debian sed ee sans e stone nation 30 4 2 1 AOE a eao e A A RE PR Re PER A 30 4 2 2 Affichage de toutes les entr es sisi 30 23 AUCINOFO une QAR nine anrr IEEE EEEE 31 4 3 1 Arade auie AGNON ee AE E EN E E N ENAS 31 4 3 2 Arde OMIS a EN E en ee de VA A EOE 31 4 4 Planifier une entr e d agenda ssesoesccesoesscesoesocescesscescesscescocescesceescesccesoesocesoesocesoesseesocsscesoes
58. e la barre d tat 3 8 4 D finir des options Les options permettent de personnaliser les messages en leur donnant Un niveau d importance certains crit res des indicateurs l usage des destinataires Pour affecter des options votre message cliquez sur le bouton L situ droite du bouton Outils de la barre d actions mi affiches la barre d options simplifi e les options cocher seront d taill es plus bas ou sur le bouton geiene CURE de la barre d actions ou depuis le menu Actions puis Options de distribution Options de distribution 3 REE Annuler Options de distribution Importance Normale M Accus de r ception Avis de Sur chec seulement M Protection contre la copie Barre d options simplifi e eee fee distribution l V rification orthographique Envoyer Envoyer et classer Enregistrer brouillon MN Adresser f Ne pas m avertir en cas d absence dufdes destinataires M Ne pas tendre les groupes personnels Haute Importance Accus de r ception Signer Chiffrer Options de s curit Timbre personnalis Signer Normale z l Chiffrer Enregistrer ces options de s curit par d faut Dans la liste d roulante Importance vous pouvez choisir le niveau d importance de votre courriel Normale Basse ou Haute Standard AVANCES Votre destinataire est simplement signal par un point Options de distribution d exclamation rouge qu il doit faire plus attention ce ma
59. e lien pour joindre des rattachements gt Ajoutez une note dans le champ Description SEERE RTE Suite l incident vert le m me jour la Hotline gt Ajouter un ou plusieurs pi ces jointes en cliquant sur a l ic ne du trombone ou sur le lien explicite m cf document Notes gt E Classeur2 sla gt Facultatif Cat gorisez votre v nement depuis la liste d roulante disponible Cong s Vacances d placement Affaires personnel etc gt Cochez la rubrique Noter au crayon si vous ne souhaitez pas que Notes marque la plage horaire indiqu e comme occup e sur votre emploi du temps gt Si vous ne souhaitez pas faire appara tre cette entr e aux vues des utilisateurs autoris s consulter votre agenda cochez la rubrique Marquer Priv Enfin cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer en haut gauche Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 33 sur 61 GROUP AUTO UNION Lotus Notes 7 Version juin 2009 4 4 1 Inviter des participants et effectuer des r servations Si vous avez choisi R union comme entr e la fen tre fait appara tre des champs suppl mentaires consacr s aux invitations et r servations Attention L invitation aux r unions expliqu e ici est destin e des invit s utilisant Lotus Notes R union M Marquer Objet Backup Organisateur William BoysiGroupe3g D but ven 13 03 2009 16 09 00 Site le Rheu f heure Fin ven 13 03 2009 16 10 00 S
60. ensables si vous travaillez en local sans connexion avec le serveur Vous pouvez cr er plusieurs r pliques de bases de documents L action qui permet de mettre jour les r pliques jusqu ce qu elles soient toutes identiques s appelle la R plication Vous ne pouvez r pliquer une base que si vous y tes autoris s 7 2 Cr er une r plique Pour cr er une r plique d une base de documents en local ouvrez la base r pliquer depuis un serveur Edition Vue Cr ation Actions Cr er SE SD Fermer Ctrl F x William Boys Agenda u gt z P Sauvegarde automatique b Cr er m mo Choisissez R plication dans le menu Fichier puis Nouvelle Propri t s du document J g r plique dans le sous menu Base de documents b m Mobile b Param tres Messagerie instantan e gt Historique Importer Rechercher r plique Une boite de dialogue appara t Ecraser la r plique de la base de documents dom3g s Address EE V rifiez que Local est bien s lectionn dans la liste d roulante Serveur Base dom3g s Address Book Dans la zone Chemin fichier Lotus Notes propose le m me LS Local M nom que la base originale Laissez tel quel Si une r plique Chemin fichier 3gnames nsf 0 A existe d j sous le m me nom et que vous ne souhaitez pas la E TPN A A remplacer saisissez une nouveau nom de fichier F Chitfrer la r plique avec Chiffrement modere l Cr er un index de recherche documentaire V rif
61. ent Electricit Choisissez le nouvel emplacement du dossier ES Dossiers Une boite de dialogue appara t E Annuler En cours Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez le d placer a ElackBery CA Brother Validez par OK EI DematTE CA Electricit C9 Netgear Hestira One 8 5 5 Supprimer un dossier La suppression d un dossier entra ne automatiquement la suppression iesi des documents qu il contient l Es Interventi Oi dossier DSI 1 Houveau dossier En cours Dans le panneau de navigation cliquez droit sur le dossier supprimer et BlackBer PASAHE Renommer dossier choisissez Supprimer E Brother Concevoir dossier 0G DemstTI a Netgear Ouvrir dans une nouvelle fen tre Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression 8 6 Modifier une pr sentation en liste Le contenu de la plupart des dossiers ou vues appara t dans le panneau de visualisation dispos en tableau Chaque ligne correspond un document Pour chaque document apparaissent certaines informations diff rentes selon le dossier Chaque liste peut tre personnalis e 8 6 1 Modifier la largeur d une colonne Pointez la souris droite de l intitul de la colonne modifier ta WUS 7 rane sumie SUHHINTE A EE Le pointeur appara t sous la forme Date Heure f aille Cliquez et faites glisser vers al droite pour agrandir ou vers la gauche por r tr cir amanna 114A 1 8
62. ephane Jehanno VUE s admin Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 24 sur 61 GROUP AUTO UNION P Version juin 2009 Le C li roupe3g le 19 02 2009 1 7 44 Envoy par wiliam BoysiGroupes3g Four T Philippe ndrieufGroup e3dg 1 Une fen tre appara t g T adressedetest gmail com J CCD D Saisissez les noms des destinataires dans les champs Pour cc et ccc ou cliquez sur le bouton Adresser dans la barre d actions horizontale pour les choisir dans les carnets En votre absence d adresses orrespondant Renseignez et cochez les diff rentes rubriques dans le cadre En de votre absence Min Lg T l phone T l copie Saisissez si vous le souhaitez un message dans le champ AT ENS Message en bas de la fen tre F Atend votre appel M d pos un paquet appellera Veuillez me contacter Envoyez ou enregistrez votre message t l phonique comme T Ar pondu votre appel F Urgent n importe quel m mo M Estvenu Message F Au sujet des licences pour les lagiciels 3 15 Modifier un message Ouvrez la vue la base contenant le m mo modifier et s lectionner ce dernier e Cliquez sur l ic ne contextuelle e Ou cliquez sur le bouton Modifier dans la barre d actions ce bouton figure uniquement ti dans certains dossiers e Ou choisissez Modifier dans la menu Actions e Ou encore clic droit dessus et Modifier Modifier Une fen tre contenant le messager appara
63. ersion juin 2009 4 4 Planifier une entr e d agenda Pour cr er une nouvelle entr e dans votre agenda cliquez ae r union Cr er Outils Filtrer gt Soit sur le bouton Cr er puis choisissez l entr e d agenda que jm Rendez vous vous souhaitez cr er Rendez vous anniversaire rappel ou un L Anniversaire v nement sur une journ e BE ess Soit sur le bouton Planifier une r union eE RS ELLE Ou choisissez Entr e d agenda dans le menu Cr ation Ou encore plus simple double cliquez sur la zone blanche d un jour du calendrier et remplissez le formulaire YVY Y La fen tre Nouvelle entr e d agenda appara t A Bienvenue wiliam Bo X F william Bo X a DSI Courr X ni Incident 3 LE Proc d X HE Nouvel x creation X Enregistrer et fermer Afficher options Entr e d agenda M W avertir wi Rendez vous FU Marquer Priv M Noter au crayon Objet Technicien Xerox Lieu site Le Rheu couloir Sud D but mar 03 03 2004 16 15 00 T Categoriser Appels t l phoniques EE MT min Fin mar 03 03 2009 16 16 30 T Dateheure us Sart Sp ifiezun fuseau horaire diff rent R peter Description Er Cliquez surte lien pour joindre des rattachements Suite l incident ouvert le m me jour la Hotline cf document Motes gt Entr e d agenda Rendez vous E Modifier le type d entr e d agenda x Modifier le tpe d entr e d agenda gt Modifiez ventuellement le
64. es de p riodicit puis validez par OK Activez une priorit dans la liste d roulante du m me nom Un num ro correspondant la priorit appara tra devant la t che dans la vue En instance 1 pour une priorit haute 2 pour normale 3 pour basse Vous pouvez cat goriser la t che Renseignez ventuellement le champ description en y joignant documents liens vers une base Lotus Remarque Afin qu une t che puisse appara tre sur votre agenda vous devez au pr alable d finir une date de Fin ou une date de d but 5 2 1 Cr er une t che de groupe Une t che de groupe est une t che que vous affectez d autres personnes Lors de la cr ation habituelle d une t che cochez l option Autres utilisateurs dans la zone Affecter en haut droite Dans les champs Participants saisissez les noms ou les adresses email des personnes s par es par des virgules ou choisissez les dans les carnets d adresses disponibles en cliquant sur CI Renseignez ventuellement les zones Facultatif cc amp Pour info ccc pour envoyer une copie de la t che certains utilisateurs Affecter Moi Sa utilisateurs Participants Demand Philippe AndriewGroupedgdomag E Facultatif ico Karine BartiGroupesg doma 3g Four info ICCC aroze Ui Geiz domag s Address Book Afficher par Liste par nom ESTES hercher les nome E wmen gant par De A gt l Ef Pour Philippe Andrieu Group CC gt CA CC
65. es dossiers que vous avez cr pour stocker vos mails Outils Contient vos Archives R gles et Mod les Stocke tous les messages supprim s jusqu ce que vous vidiez la corbeille ou que le Corbeille d lai de r cup ration des suppressions soit expir II est modifiable dans Pr f rences gt onglet Courrier gt onglet G n ral gt R cup ration des suppressions et sp cifiez le d lai en 3 1 2 Consulter la taille de sa messagerie Pour conna tre la taille de votre base courrier ouvrez la vue Courrier Base de documents Allez dans Fichier puis Base de documents et enfin Propri t s dans le sous menu Espace disque 50 Mo Cliquez sur l onglet i Taille Re L espace utilis par votre base courrier y est indiqu Cr e le MATRA 102701 D tails Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 6 sur 61 GROUP AUTO UNION e Notes 7 Version juin 2009 3 2 Param trer la messagerie Certaines pr f rences de courrier se d finissent dans la boite de dialogue Pr f rences utilisateur Celle ci permet d en d finir de nombreuses Pour l afficher choisissez Fichier gt Pr f rences gt Pr f rences utilisateur gt Courrier gt G n ral Les pr f rences utilisateur permettent de configurer entres autres la fa on dont Notes vous avertit de l arriv e de nouveaux messages le contr le de l arriv e de nouveaux courriers l enregistrement d une copie d un ma
66. est situ e sur le serveur de messagerie chez GroupAutoUnion Elle a besoin d tre copi e une premi re fois compl tement sur votre ordinateur et ensuite Lotus Notes va se connecter r guli rement pour mettre jour recevoir les nouveaux emails envoyer ceux pr par s etc sa copie sur votre ordinateur 2 2 D marrer Lotus Notes Si l ic ne n est pas pr sente sur le bureau allez dans le menu d marrer choisissez Tous les programmes puis Application Lotus et enfin Lotus Notes Saisissez votre mot de passe pour ouvrir votre messagerie et s lectionnez le site c est dire le type de connexion pour mettre jour votre messagerie Lolus Hotes Enter vote mot de pass Pour lubsateur dam Bees Gronpe3g z Bueau lisas Sie aia Hirea oal D placerent scces Notes dalsncel Dormire acc s Miter dancel Diorecie acc s s cess a distance 2 3 Les sites amp modes de connexion Plusieurs sites peuvent tre param tr s cela d pend de votre configuration informatique lls peuvent s appeler diff remment de l exemple ci dessus Voici les diff rences entre chaque site et leur utilisation N h sitez pas nous contacter pour de plus amples renseignements Aspect technique O l utiliser Rennes Acc s au r seau local du site du Rheu A utiliser uniquement lorsque vous tes dans les ou Le Rheu r serv aux salari s du groupe locaux du Rheu Acc s au r seau l
67. ets d adresses G n ral Administration Morn du groupe support Type de groupe T Multifonction 14 F Cliquez sur Enregistrer etfermer dans la barre Cat gorie JE d actions une fois termin Description T pour des problemes de r seau t l phonique ee i Membres T AVANTE4M Support Le nom du groupe ainsi que sa description Dale es accueil clients nextiraone com y apparaissent dans le panneau de visualisation Remarque Les groupes sont identifi s par le symbole Hh lorsque vous consultez les carnets d adresses 6 4 Modifier un l ment Quelque soit l l ment modifier dans le carnet d adresses contact groupe etc le principe reste le m me Placez vous dans la vue Contacts puis la rubrique Groupes ou Contacts selon votre besoin Si c est un contact cliquez sur le bouton Mo ier contact de la barre d actions Si c est un groupe cliquez sur le bouton Modifier groupe Proc dez comme pour une cr ation Enfin cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 44 sur 61 GROUP AUTO UNION 5 Notes 7 Version juin 2009 7 R plication 7 1 G n ralit s Une r plique est une copie exacte d une base de documents A la diff rence d une copie de base qui n a plus aucun lien avec l originale une r plique conserve le m me num ro d identification que la base dont elle est issue Les r pliques sont indisp
68. ffich sur son poste Transf rerles avis stipulant que vous tes invit une r union Transf rer les avis stipulant que vous tes l organisateur d une r union Si le message est marqu comme tant priv Ne pas transf rer ha Remarque ce param tre s applique tous les Me pas transf rer Transf rer sans les d tails priv s Transt rer la totalit du message Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 27 sur 61 GROUP AUTO UNION NUS Notes 7 Version juin 2009 3 19 Les symboles La plupart des options de messages g n rent des symboles devant les messages re us ou envoy s Parmi les plus courants nous trouvons Message Message envoy de haute importance Timbres exemples Voir galement les diff rents types de timbre la rubrique 2 3 4 Message re u de haute importance Message non lu Messages arriv s mais non r ceptionn s Message avec pi ce jointe Message s lectionn Message r pondu Message transf r Mod le Brouillon R union R union annul e KXEREfh lt S9 0 EL Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 28 sur 61 GROUP AUTO UNION g Notes 7 Version juin 2009 4 Agenda 4 1 G n ralit s Vous pouvez utiliser Lotus Notes pour la gestion et l organisation de votre emploi du temps En effet l agenda vous permet d organiser et de planifier gt Des rendez vous gt Des invitations r un
69. ffiche pas correctement cliquez eur la barre d informations situ e en haut de la fen tre du navigateur Me plus afficher ce message Aide surla barre d informations Ferner C est qu il vous faut d sactiver param trer le bloqueur de fen tres intempestives pop up de votre navigateur Internet Cliquez sur la barre d informations qui s affiche dans le navigateur Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 55 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 a Page v If Outils GROUP AUTO UNION A la fen tre qui s ouvre r pondez par Oui comme dans l image ci dessous Voulez vous autoriser les fen tres publicitaires intempestiv k Voulez vous autoriser les fen tres publicitaires intempestives de ail 3 9 fr 7 Contr le Active X Cet autre message peut galement appara tre e site n cessite peut tre le HOME suppl mentaire suivant Domino Web Access 7 Control International publi par International E Si vous Faites Confance m mpn s te Bienvenue A CRE Aide E Windows Internet Explorer Bienvenue Bp Accesa L installation du contr le Domino Web Access 7 t interrompue ou refus e par l utilisateur Voulez vous l utiliser sur 9 les pages suivantes de Domino Web Access Verre 97 27r 2009 Vous pouvez cr er votre propre page d accueil en cimani sur Modifier en dans la 14 48 barre d actions ci dessus Fe Corbeill
70. genda et les t ches 3 1 G n ralit s Toutes les vues de la base Courrier r pliques ou copies sont identifi es par l ic ne ou sur l espace de travail sur la barre des signets 3 1 1 Acc der la base de documents Courrier e Cliquez sur l ic ne Messagerie dans la barre des signets Ou e Faites un clic droit sur le signet messagerie puis choisissez Ouvrir r plique e Choisissez Local si vous souhaitez ouvrir une base locale ou srv3g Groupe3g pour ouvrir la base courrier du serveur Ou e Allez dans Fichier puis base de documents Un sous menu appara t e Choisissez Ouvrir Une boite de dialogue appara t e Dans la liste d roulante Serveur choisissez srv3g Groupe3g La liste des bases de documents du serveur appara t Double cliquez sur le dossier Mail La liste des bases de documents du dossier appara t Cliquez sur votre Nom puis ouvrir La base de documents Courrier appara t Les principaux dossiers utilis s pour la messagerie sont les suivants un autre dossier ou les que vous les retiriez de la vue Contient tous les messages inachev s c est dire enregistr s mais non envoy s Vous pouvez les terminer ou les modifier ult rieurement pour les envoyer Courrier ind sirable Stocke les messages qui sont consid r s comme ind sirables selon vos crit res ou provenant d un exp diteur que vous avez bloquez heures Vues Contient entre autres la vue tous documents Dossiers Contient tous l
71. i absente partir du Aujourd hui 16 La date de retour est celle laquelle vous serez de retour au bureau et non pas le dernier jour d absence Da M EE R M Indisponible durant cette p riode Les personnes qui consultent votre agenda verront que vous n tes pas disponible entre ces dates Si vous partagez votre agenda avec d autres utilisateurs vous pouvez y sp cifier votre absence Pour cela cochez la case Indisponible durant cette p riode OK amp nnuler ctiver Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 17 sur 61 GROUP AUTO UNION Note S T Version juin 2009 ETE Dates Message d absence Massage particulier Exceptio C est le message qui sera envoy par d faut pendant votre absence un message particulier pour r pondre certaines personnes utilise MESSAGE D ABSENCE Message particulier A GWCOnNgUE Dans l onglet Message d absence crivez votre message a d absence par d faut en remplissant l objet puis le corps du message Je serai absentie partir du 19 02 2009 de retour le 20 02 4009 l e r pondrals donc votre message d s mon retour En cas d urgence merci d crire delf groupautounion Dates Message d ahsence Message parier Exceptions Ce message ne sera envoy que lorsque vous recevrez du courrier des lst es ci dessous MESSAGE PARTICULIER Pour m Objet William Boys est absentie Je seral abse
72. iez que Chiffrer la r plique avec ainsi que Cr er un B index sont d coch es Se er a r r n A n z reer immedI temen i La rubrique Cr er imm diatement doit tre activ e Ba erami La base de documents source et tout index de recherche Val i dez par OK La destination dispose de 31 82 GB OK Annuler Remarque Le titre de la r plique nom de la base qui appara t lorsqu on pointe le signet d une base ne peut pas tre modifi dans cette boite de dialogue Lotus Notes propose le m me que celui de la base originale Vous pouvez n anmoins le modifier sachant que Lotus Notes la premi re r plication redonnera le m me nom toutes les r pliques ainsi qu la base originale Chaque r plique locale est repr sent e dans le r plicateur s Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 45 sur 61 GROUP AUTO UNION 11 JE Notes 7 Version juin 2009 7 3 Ouvrir une r plique locale Les r pliques sont des fichiers nsf c est dire des bases de documents Elles se manipulent donc normalement Pour ouvrir une r plique locale d une base dont vous avez le raccourci sur la barre des signets faites un clic droit sur celle ci puis Ouvrir r plique et enfin Local Lu QLYFIF anus l Fann sont iLi Ouvrir r plique Drit dans ne nn elle Fen tre Ouverture d une base Semeur Local Si vous n avez pas de signets de la base Base de documents gt Dans le me
73. il Il n est donc pas re u plus rapidement Le niveau Haute est Importance Normale disponible directement en case cocher en haut du m mo sous la barre d outils Avis de Sur checseulement distribution EEDE EIE l TA E FE bo r l r D Lt ol nl Friorit de i ormale William Boys 14 08 2008 distribution Un Avis de distribution est une confirmation de distribution des messages au x serveurs de messagerie Cela ne signifie pas que votre correspondant a re u celui ci ni s il l a lu Dans la liste d roulante Avis de distribution choisissez une des quatre propositions e Aucun Aucun message ne vous sera renvoy m me en cas d chec de distribution e Sur chec seulement Le serveur Notes vous envoie un message uniquement si le m mo n a pas t distribu aux destinataires Si la messagerie de celui ci le g re Confirmer distribution Vous recevrez un message en cas d chec ET de distribution informant que votre courrier a bien t re u par le serveur de messagerie de votre destinataire Suivre de bout en bout Notes envoie un message chaque tape de transfert entre vous et le destinataire Priorit de distribution Tous les messages chez Group Auto Union France sont envoy s instantan ment Les priorit s sont donc sans effet Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 9 sur 61 GROUP AUTO UNION n r Note 9 T Version juin 2009 Accus de
74. il envoy ajouter un pr fixe de r acheminement l objet Re Pr f rences utilisateur Al G n ral Carnets d adresses locaux Autre diteur de m mos names nsf pubnames nst 3g d Parcourir Aucun g International Courrier Enregistrer le courier que vous envoyez FT Signer le courrier que vous envoyez Internet Toujours conserver une copie Y Chiffrer le courier que vous envoyez F Messagerie instantan e Chiffrer la copie enregistr e du courier que vous envoyez ar Ports R plication W Ajouter automatiquement un pr fise de r acheminement l objet Contr ler l arriv e de courrier toutes les E min MW Actualiser automatiquement le Courier en arriv e Afficher bo te de message Emettre un son Parcourir MW Afficher ic ne dans bac syst me Certaines des pr f rences utilisateur que vous d finissez n entrent pas en vigueur imm diatement elles exigent le red marrage de Notes Un message d avertissement s affiche lorsque vous les modifiez Vous pouvez galement d finir des pr f rences pour les barres d outils l agenda les l ments en instance le courrier votre carnet d adresses personnel et la barre d tat 3 3 Cr er un message Les messages lectroniques appel s M mo dans Lotus Notes peuvent tre cr s partir de la page de Bienvenue ou partir de n importe quelle base de documents Pour cr er un m mo e Choisissez M mo depuis le menu
75. ion Informations acc s limit Tableau comparatif sauvegarde BackUp Exec xls gt Renseignez le champ Invit s en cliquant sur E pour les choisir dans l un de vos carnets d adresses ou en saisissant leurs noms s par s par des virgules gt Renseignez ventuellement les champs Facultatif cc et Pour info ccc gt Pour conna tre les disponibilit s des diff rents invit s cliquez sur le bouton Planificateur Toh ou sur le lien explicite Vous pouvez afficher les r sultats sous forme de tableau D tails exemple ci dessus ou de planning R sum gt S lectionnez la Salle r serv aux personnes de Group Auto Union depuis le carnet d adresses global E Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 34 sur 61 GROUP AUTO UNION e Note S Version juin 2009 4 4 2 Planifier une entr e p riodique Sur une nouvelle entr e d agenda de type R union Rendez vous ou Ev nement sur une journ e vous pouvez sp cifier r p ter automatiquement cette entr e de mani re hebdomadaire journali re horaire etc tn R p tition Fr quence de r p tition R union Mombre de jours R union planifi e 5 Tous les jours Mercredi 11 Miar 09 Jeudi 12 Mar 09 Pour qu un v nement se r p te plusieurs fois par jour cr ez un Vendredi 13 Mar 04 v nement de r p tition pour chaque horaire de la journ e Samedi 14 War 09 Dimanche 15 Far 04 Dur e de r p tition R union
76. ions gt Des rappels gt Des anniversaires gt Des v nements dur e d une journ e minimum 4 1 1 Acc der lagenda Agenda L agenda est directement disponible depuis la page de bienvenue en cliquant sur cette image fs Ou encore sur le raccourci de la barre verticale des signets 18 A Bienvenue A wiliam Boys Courrier en arriv X c B A Courrier Cr er m mi Il est galement disponible depuis la base courrier en cliquant sur le menu du panneau de navigation en haut gauche Ouvrir la vue En instance ET Ouvrir la messagerie de Philippe Andrieu Groupe3g Fa Ouvrir la messagerie d un autre utilisateur L agenda appara t La partie sup rieure du panneau de navigation affiche un calendrier qui vous permet de parcourir votre agenda E Agenda Piarater Leu rban sen E Erai han Fmar es PADa Bas z 3 Y bi CE Samni 7 him E Toi onde lasendn Fameges enrs PENI a man HH a m B m E oi A 12m 5 biang jag ia sommaires jF a Lies H A0 ie 11 14 25 2e 15 Tache an momes 5 ft ner GS PEL DETS EEE Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 29 sur 61 GROUP AUTO UNION 4 2 Types d affichage 4 2 1 Vue Agenda tus Notes 7 Version juin 2009 Cliquez sur des ic nes pour ouvrir l Agenda L agenda appara t sous la forme d un calendrier Vous pouvez changer le format d affichage du calendrier depuis la barre du d outils hor
77. iquez sur le bouton ER EME RE ME NUET ou ES RE TER A dans la barre d actions horizontale Si le document modifi est une entr e p riodique une boite de dialogue appara t Cochez la rubrique que vous souhaitez Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 37 sur 61 GROUP AUTO UNION US Notes T Version juin 2009 4 8 R pondre une invitation Lorsque vous recevez une invitation ou une r union le message appara t dans la base Courrier comme un email Les invitations que vous recevez sont pr c d es du symbole Si vous souhaitez r pondre une invitation ouvrez l invitation laquelle R pondre R ponare avec commentaires Der vous souhaitez r pondre et cliquez sur le bouton R pondre dans la Refuser barre d actions horizontale ns a Proposer autre horaire Choisissez une des 5 actions propos es accepter refuser d l guer LEO ere me proposer autre horaire accepter provisoirement Selon votre choix une boite de dialogue peut appara tre Date Jeudi 12 03 2008 Dateheure Heure 09 00 10 00 1 heure Remarque Si vous acceptez l invitation celle ci appara t dans votre agenda ta A z mars Elle appara t galement dans votre messagerie avec le symbole 1 a 3 P i R 04 00 10 00 venue de Ronald Miel Si vous tes l organisateur enir e d agenda appara tra dans votre dl messagerie avec le symbole 4 9 Profil de d l gation Demand Philippe Andrieu
78. izontale ou depuis le menu Vue puis Changer de format puis choisissez un des formats propos s Par jour semaine mois etc Planifier une r union Cr er Outils Filtrer Jour ve 9 lundi mars 2009 1 Fe Semaine v Une semaine Une semaine de travail Deux semaines Deux semaines delt aval UR Cr ation Actions Actualiser Rechercher dans cette vue Afficher Pr visualiser document Aller la date du jour D tailler condenser Personnaliser cette vue Aller Recherche d un terme commen ant par gents Ressources image o liam Boys Agenda X w DSI es les entr es d agenda Aller la date M Samaina LM Mais Changer de Format gt gt Deux jours v Une semaine Une semaine de travail Deux semaines Deux semaines de travail Un mois Un mois de travail FES R unions rd hui nous sammes le Pour afficher ou masquer les cr neaux horaires cliquez sur Formatage en haut droite de lagenda puis Afficher les cr neaux horaires L option est galement disponible depuis le menu Vue puis Afficher et enfin cr neaux horaires 4 lundi 7 jeudi mai 2009 mai 2009 07 00 07 00 08 00 08 00 09 00 09 15 amp 10 00 11 00 Scanners Facturation 10 00 11 00 11 00 Foarmatane 12 00 12 00 F 7 T 13 00 13 00 R SUM 14 00 14 00 15 00 15 00 Afficher les cr neaux horaires 16 00 16 00 17 00 17 00 8 vendredi mai 2009 07
79. k _ D tais Morin Yannick LS amp Mortet Gilbert Morvan Gilbert 4 Ajouter un nom ne figurant pas dans la liste Pour cela cliquez sur le symbole S lectionnez la personne et cliquez sur OK Annuler En 2 S lectionnez Seulement mod les Agenda et En instance pour un acc s lagenda uniquement Si vous s lectionnez Mod les Courrier Agenda et En instance Les autres utilisateurs acc deront votre messagerie 2 S lection du niveau de d l gation accord cette personne ou groupe Mod les Courrier Agenda et En instance Seulernent mod les Agenda et En instance Aucun En 3 S lectionnez dans la liste d roulante Lire toutes les entr es d agenda ou les t ches en instance si vous voulez n autoriser qu un acc s en consultation donc pas de modification 5 S lection du niveau d acc s accord cette personne ou groupe Lire toutes les entr es d agenda ou les t ches en instance Lire toutes les entr es d agenda ou les t ches en instance Lire cr er modifier et supprimer toutes les entr es d agenda ou les t ches en instance En 4 Facultatif Vous pouvez sp cifier si cette personne sera automatiquement avis e lorsque vous participerez une r union Transfert automatique des avis d agenda cette personne o ce groupe Le transfert automatique aide la personne d l gu e g rer votre agenda lorsque celui ci n est pas en permanence a
80. nsables Dans la fen tre du message renseignez les champs des diff rents destinataires A cc copie conforme ccc copie conforme cach e Modifiez ventuellement l objet Envoyez ou enregistrez le m mo comme n importe quel m mo Un indicateur de r acheminement s affiche en regard du message original dans la vue Alexandre _ Guinet 2024 2009 1 57 270621 Vaoicila copie des acd Facultatif Tapez des commentaires o vous le souhaitez dans le message d origine ou le document Cliquez sur Options de distribution et choisissez des options de distribution 3 18 Profil de d l gation Le profil de d l gation permet de d finir des droits d acc s votre boite aux lettres aux autres utilisateurs afin qu ils puissent ou non consulter votre agenda lire amp g rer vos messages votre planning vos t ches en instances Copier dans DISCUSSION CUtiTS r Ajouter exp diteur au carnet d adresses Bloquer le courrier de l exp diteur Pour cr er un profil de d l gation depuis votre boite de r ception ou votre agenda cliquez sur le bouton Outils situ sur la barre d action horizontale puis Pr f rences Cr er r gle rapide Marquer comme p rim valide Absence Param tres d archivage Cr er m mo d apr s un mod le R gles de messagerie Dans la fen tre Pr f rences qui s ouvre allez l onglet FFE Acc s et d l gation L 2 possibilit s s offrent vous Cou
81. ntie partir du 19022009 de retour le 20 02 2004 Transf rez les appels concernant la t l phonie Dans cet onglet s lectionnez une ou plusieurs personnes de vos carnets d adresse pour lui leur cr er un message personnalis lors de votre absence Les appels pour Lotus Motes sont adresser Oates Message d absence Message particulier FU EXCEPTIONS W Ne pas r pondre automatiquement aux messages provenant d adres Me pas r pondre automatiquement aux messages provenant de ces personnes ou de ces groupes Dans cet onglet vous pouvez sp cifier de Philippe AndrieulGreupe3g O Z o Me pas r pondre automatiquement aux messages adress s ces e Ne pas r pondre aux messages de personnes ni sp cifi es gr e Ne pas r pondre automatiquement aux messages de adress s des groupes s lectionn s etes r pondre automatiquement ai l objet contient ces groupes de e Ne pas r pondre aux messages si l objet contient certains mots Entrez chaque groupe de mot sur une nouvelle ligne Les groupes de mots tiennent compte de la casse et doivent donc correspondre exactement Pour finir cliquez sur le bouton Activer en bas droite ar L agent sera actif aux dates indiqu es 3 11 2 D sactiver la notification d absence Lors de votre retour n oubliez pas de d sactiver cet agent d absence Vous recevrez un rappel dans votre messagerie le jour de votre retour Ce rappel vo
82. nu Fichier puis Base de documents choisissez Ouvrir VE dans le sous menu Une boite de dialogue appara t e gt Choisissez Local dans la liste d roulante Serveur gt Dans la liste Base de documents parcourez l endroit o se situe la r plique et cliquez dessus afin de la mettre en surbrillance gt V rifiez son nom dans la zone Nom du fichier gt Cliquez sur Ouvrir Hom du fichier So dsinames nsf FR 7 4 R pliquer la base active La r plication est l action qui permet d homog n iser l ensemble des r pliques locales et les bases de documents dont elles sont issues en les mettant jour Ouvre une r plique ou la base Choisissez R plication dans le menu WASDE EEE ENS Fi C h le r Uu iS R l i u e r 5 fe Ex cuter en arri re plan via le R plicateur parran p p q C R pliquer avec options N r i A r Annuler Une boite de dialogue appara t Choisissez Ex cuter en arri re plan Via L 1 piczron s effectuera imm diatement en arri re plan via BE le R plicateur et un message appara tra sur la barre d tat le r plicateur Validez par OK son terme Un message appara t sur la barre d tat lorsque la r plication est dom g s Address Book termin e Le r phcateur termin l r plication des bases 1426 EN EL ES Appuyez sur la touche F9 pour mettre jour la vue 3 d marrer EM Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 46 sur 61 GROUP AUTO UNION
83. o Finalisez par OK Bienvenue EA wiliam Boys Mod les 2 wiliam Boys Agenda XX RR Mouveau m mo X Annuler modifications Options de distribution William BoysfGroupe3g Karine Bart Standard Star G 1602 2008 09 37 cC Philippe ndrieuGroupe3g KR Mom du mod le Sans titre ES CCC Objet Modification Autocar Bonjour Pour ce mois ci les modifications sur l Autocom de Le Aheu sont CL Lotus Notes j Quel nom souhaitez vous donner ce mod le Cdt Modification Autocom mensuelle inteme K j Annuler Wiliam BOYS Votre mod le est dor navant cr et visible depuis la vue Mod les dans le panneau de navigation vertical DSI Group Auto Union France 3 8 2 Modifier supprimer ou renommer un mod le Placez vous dans la vue Mod les comme indiqu auparavant et s lectionnez le mod le voulu Cliquez sur le bouton de l action d sir e Modifier Renommer ou Supprimer de la barre d action horizontale Quis Date Mod les Mod le de m mo a Karine Bart 1402 2004 Modification Sutocorn mensuelle interne Pour une modification ou un renommage n oubliez pas de finaliser en cliquant sur le bouton Enregistrer 3 8 8 Ecrire un email m mo partir d un mod le Ouvrez votre base courrier cliquez sur le bouton Outils de la barre d action horizontale et choisissez Cr er un m mo d apr s un mod le 1pi r dans Discussion Outils r visualiser documents non
84. ocal du site de A utiliser uniquement lorsque vous tes dans les Levallois r serv aux salari s du bureaux de Levallois groupe Paris ou Levallois a A utiliser partout o vous avez acc s directement VPNSG R plication l aide d un VPN Internet en haut d bit que ce soit avec un c ble ou VPN Veuillez vous renseigner si les VPN r seau en wifi avec une carte 3G 3G pour mettre ADSL sont autoris s jour votre messagerie et vos bases Ce site fonctionne en mode autonome c est dire qu il n ira pas mettre jour votre messagerie Il est utile lorsque vous voulez tout de m me acc der oo votre messagerie lire les mails consulter votre Aucune r plication agenda pr parer des emails envoyer plus tard lorsqu il n y aucune connexion r seau ex dans le train en rendez vous dans un lieu o il n y aucun moyen de communication La page d accueil de Lotus appara t Par d faut cette page est la page de bienvenue Cependant selon vos pr f rences et vos besoins vous pouvez souhaiter qu apparaisse automatiquement la fen tre de votre choix ou tout simplement la page de Bienvenue dispos e diff remment avec un contenu adapt vos besoins La page d accueil est la seule fen tre que vous ne pouvez pas fermer 2 4 Quitter Choisissez Quitter Notes depuis le menu Fichier ou cliquer sur le bouton de fermeture dans le coin sup rieur droit de l cran Grou
85. otus Notes 7 Version juin 2009 Manuel d utilisation de Lotus Notes 7 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 1 sur 61 GROUP AUTO UNION nt JE Notes T Version juin 2009 SOMMAIRE 1 Introduction 2 Environnement 3 Messagerie 4 Agenda 29 5 T ches 40 6 Carnets d adresses 43 7 R plication 45 8 Manipulation des documents 48 9 Impression 52 10 Divers 53 1 Introduction Pr requis Lotus Notes en version 7 But de ce manuel Le Manuel Utilisateur Lotus Notes 7 n est pas un outil d autoformation II na pas la pr tention de remplacer un stage de formation Lotus Notes 7 Il a t con u pour tre le compl ment de l aide disponible dans Lotus Notes un stage de formation ou en tant que m mento pour les personnes utilisant d j Lotus Notes Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 2 sur 61 GROUP AUTO UNION 1e Notes 7 Version juin 2009 2 Environnement 2 1 Fonctionnement de Lotus Notes Lotus Notes est un logiciel de la suite Lotus d IBM Il g re la messagerie l agenda peut stocker des documents des dossiers il fait office de pense b te de bloc note d outil de planning de gestionnaire de r unions g re vos carnets d adresses permet d acc der des documents partag s Bible base de connaissances etc Lotus Notes fonctionne en mode r plication c est dire que pour la messagerie par exemple celle ci
86. ounion fr Page 39 sur 61 GROUP AUTO UNION f Note S Version juin 2009 5 T ches 5 1 G n ralit s Lotus Notes permet d organiser et de planifier la liste des travaux accomplir ponctuellement La liste des t ches se situe dans la vue En instance de votre base de documents Courrier Vous pouvez galement faire appara tre les t ches que vous souhaitez sur votre agenda en cliquant sur le bouton Copier dans puis Nouvelle entr e d agenda Gi Bienvenye EA wiliam Boys Courrier en amw 29 Wiiliam Boys Agenda XX x DSI Courrier en arriv e XX in wiliam Boys En instance X 7 EI T ches en instance 7 2 creer siementen instance de William Boys Objet Date de n Etat latfect e EN Toutes les t ches en instance i En instance changement des noms dans l annuaire Se 19722008 Pas commenc e Karine Ba du t l phone avec indication PORTABLE i17 D c william Br E Personnelles f Groupe Far cat gorie E Inarhev es Pour afficher la vue En instance a poser cong s printemp 20 03 2009 Pas commenc e 5 test 13032009 En cours Ctrl Clic ici pour alouter un nouveau document un cliquez sur le signet dans la barre des signets verticale gauche T che en instance Lite Courrier Er s A i i a i Ouvrir la vue Agenda F Ou depuis la base courrier cliquez sur Courrier du panneau de navigation puis A uv vus En m tance Ouvrir la vue En instance
87. p Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 3 sur 61 GROUP AUTO UNION Us Notes 7 Version juin 2009 2 5 L interface Voici quoi ressemble l interface de Lotus Notes 7 ee anren ie OM Lotus Motors 00S 946 z G 7 Gal SE FE om E k Cours anaw J LE Ineients ER TER EH y m i i TDSI Douma en FRERE Fa ei E oy x i aH ET wrie en itiw e o A Options de l a page d accueil w ECTS Notes 7 Ps ES ES Rechercher Catalogue de baies Notes Tee Rechercher Courrier Agenda Contacts Liste des t ches Journal personnel Ee ue a s ai Anlon dlia POUF LEE Pour a plguer boui vos documente iret rapidement r pliques uniquement jes verion r urm es de cet demmers Paur c faire s lectionnez Basse de documents dant de nkanu Fichier puise Fropn i s Dune ls bo te de dislogue que s affiche cliquez sur Param tres de r plicstenet choititses option Tecor des r capitulatte et 0 Ko de teste meche unquernet dans ls tacion Ciphenet nnnes Zone de tete prot q e du masy ape G H Barre de titre Elle affiche le nom de la base ou de la fen tre active Barre de menus Son contenu varie en fonction de la base active Barre de navigation Elle propose des boutons permettant de naviguer entre les diff rentes fen tres ouvertes Onglets
88. permettent de naviguer entre les diff rentes t ches ouvertes Acc de la t che pr c demment affich e D Acc de la t che suivante annule le bouton pr c dent o Stoppe la recherche Met jour la t che active 2124 Permet la recherche d l ments messages personnes bases de documents etc 2 8 D finitions 2 8 1 Espace de travail L espace de travail est l interface utilisateur de Lotus Notes pour les versions 4 Cette fen tre contient des pages de travail Chacune d elle contient des ic nes de bases de documents Cette interface peut tre utilis e avec Notes 7 si la page de Bienvenue et les signets ne r pondent pas vos attentes 2 8 2 Base de documents Chaque base de documents traite d un sujet particulier messagerie aide carnet d adresses journal etc Une base de documents contient des informations de toutes sortes texte images sons etc appel es documents Chaque base peut tre partag e ou priv e Elles sont g n ralement accessibles depuis l espace de travail ou partir de la barre de signets Les bases de documents sont des fichiers dont l extension est nsf 2 8 8 Signets Chaque signet est un raccourci vers les diff rentes fonctions de Lotus Notes ainsi que vers les bases vues documents Pour cr er un signet il suffit de glisser d placer vers la barre des signets un lien vers un document ou un onglet de fen tre 2 8 4 Document Les documents
89. plus simple pour se d placer rapidement Pour changer de mois Cliquez sur les fl ches ou cliquez sur le mois en cours le menu d roulant des mois de l ann e s affiche Pour changer de jour Cliquez directement sur le jour atteindre et le jour sera s lectionn dans lagenda Notez que lorsque vous cliquez sur Aujourd hui placera lagenda la date du jour Pour changer d ann e Cliquez sur l ann e 2009 le menu d roulant des ann es proches s affiche L affichage reste d pendant de la personnalisation que vous lui avez donn e c est dire un jour deux jours une semaine de travail deux semaines un mois etc 4 3 2 A l aide du menu Depuis le menu Vue choisissez Aller la date appara tra et une boite de dialogue Saisissez le jour atteindre sous la forme JJ MM AAAA exemple 14 7 2009 ou 1 11 2009 ou cliquez sur le symbole 16 pour que le calendrier apparaisse Cliquez sur le jour d sir ou d placez vous l int rieur de ce calendrier et validez par OK Vous avez galement la possibilit d aller la date du jour depuis le menu Vue Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Aller la date Choisissez une date 02 03 2008 is D mar 2009 cc lu ma me je ve sa di B 3 4567 8 9 1011 12 13 14 15 16 17 18 19 2R 21 22 23 24 25 26 28 29 30 31 F5 Annuler ig Page 31 sur 61 GROUP AUTO UNION NUS Notes 7 V
90. pr paration s lectionnez le texte devant faire Saut de page office de lien 3g Section Dans la barre de titre cliquez sur Cr ation puis Zone zone sensible zone sensible de lien h sensible et enfin Zone sensible de lien Texte en incrustation F Image Bouton Ressource image aC Ins rer ressource zone sensible d action Objet Liaison sensible SHTML Dans la fen tre qui s ouvre laissez le type sur URL Dans le champ Valeur renseignez l adresse du site Internet Lue Eu i Contenu Valeur fav groupautouniorn fr f E Cliquez sur la coche ou fermer la fen tre par la croix Lache Affichage Encadrer la zone sensible gt Pour modifier cette zone sensible de lien faites un clic droit sur le texte de la zone sensible et choisissez Propri t s de la zone sensible Modifiez l adresse du site Internet ou le type puis fermez la fen tre gt Pour supprimer cette zone sensible de lien faites un clic droit sur le texte de la zone sensible et choisissez Supprimer sone sensible en bas du menu contextuel gt Vous pouvez encadrer la zone sensible pour que cela soit encore plus visible Pour en savoir plus cliquez donc Ti 3 9 2 Cr er une zone sensible de liaison Pour cr er un lien vers une ancre un document une vue ou une base de documents gt Ouvrez l l ment lier un email une entr e d agenda une base de documents etc Liaison sensible lt HTML gt Choi
91. r er un lien vers un document une vue un dossier ou une base de documents Il vous est aussi possible de cr er un lien vers un emplacement particulier d un document Pour cr er un lien vous devez placer le curseur dans un champ de texte riche champ acceptant du texte des objets des rattachements de fichiers etc Vous pouvez placer ce lien dans un m mo une entr e d agenda une t che etc Remarque gt Chacun n a pas acc s aux messageries des autres utilisateurs gt Cette manipulation ne peut fonctionner qu entre les messageries groupautounion fr amp partner s com Exemple Cr ons un mail dans lequel nous ajouterons un lien vers la fiche d un utilisateur r pertori dans le carnet d adresses global dom3g s address Book Pr parez un nouveau mail comme d habitude En parall le ouvrez la fiche de la personne d sir e depuis le carnet d adresses global Allez dans Edition gt Copier comme lien gt LienDoc Revenez dans le m mo en cr ation Placez le curseur o vous souhaitez placer le lien et allez dans Edition gt Coller VNVYVNVNNVNNYN Une ic ne E appara t Votre interlocuteur n aura plus qu cliquer sur ce symbole Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 49 sur 61 GROUP AUTO UNION Us Notes 7 Version juin 2009 8 5 Gestion des dossiers Les dossiers permettent d organiser vos documents Tout comme les dossiers de Windows ils sont identifi es par le
92. r la derni re modification TE Supprimer x A x 5 m Vous revenez la fen tre Param tres d archivage D sactiver Vous pouvez voir tous les param tres actifs Cliquez de nouveau sur OK Ces crit res d archivage copient tous les documents s lectionn s vers votre base d archives archive a_wboys2008 nsf sur Local puis suppriment ces documents de cette base Derni re modification Wiliam Boys Groupe3g le 26 03 2009 17 00 52 Selon Groupe3g OK Annuler R sum Nous avons donc cr un param trage d archivage nomm 2008 qui stockera les mails s lectionn s manuellement dans un fichier situ dans C Program Files lotus notes datalarchive a wboys2008 nsf Retenez le nom de la base d archives qui sera le fichier sauvegarder Il ne reste plus qu s lectionner les emails amp Courrier de DSI Toujours dans votre base Courrier s lectionnez la vue Tous documents dans les Vues disponibles depuis le panneau de navigation Courrier en arriv e 20 H Brouillons Cette vue englobe tous les documents contenus dans E5 Envoy s gt Courrier en arriv e EF Suivi gt Brouillons 3 Courrier ind sirable gt Envoy s F Corbeille gt Ainsi que tous les documents de chaque dossier cr a Fa Vues Tous documents H l Forums 3 Vues Pour s lectionner plusieurs emails cliquez dans la barre de z RES s lection devant l entr e ce ss lecti s s A a Dossiers
93. re nouveau courriel en cr ation cliquez sur l emplacement o vous voulez voir appara tre le rattachement de fichier la fin du document par exemple e S lectionnez Fichier Rattacher e Recherchez votre fichier sur votre ordinateur puis s lectionnez le vous pouvez s lectionner plusieurs fichiers en maintenant la touche Ctrl enfonc e tout en cliquant sur les noms des fichiers Cliquez sur Cr ation cd Une fa on rapide d ajouter des rattachements des documents est d utiliser l ic ne trombone situ e dans la barre d outils On peut galement glisser un fichier depuis l explorateur Windows 3 7 Visualiser les messages Quels que soient les messages que vous souhaitez afficher le principe reste le m me Il suffit d acc der au dossier contenant les messages la liste appara tra automatiquement dans le panneau de pr visualisation L acc s aux dossiers se fait partir du panneau de navigation 3 7 1 Visualiser les messages re us et les messages non lus Pour visualiser les messages re us choisissez Courrier en arriv e dans la barre de navigation Pour visualiser les messages non lus Les messages que vous n avez pas Brouillons encore ouverts apparaissent en rouges dans le panneau de visualisation et Envoy s sont pr c d s d une toile rouge Courrier en trl e Sui o Utilisez les ic nes contextuelles E de la barre d outils pour les parcourir o Ou si vous souhaitez afficher uniquement les messages
94. rmat de l adresse Pr nom 2e pr nom Nom de Une fen tre Nouveau contact appara t famille Fonction Aucun Suffixe dresse Parcourez les diff rents onglets pour renseigner E les param tres concernant ce contact Coordonn es professionnelles Personnel Porte documents Avanc Coordonn es professionnelles Informations sur le contact Modifier les f Informations a TA Pour terminer sur la barre d actions cliquez sur m z PAESI REND SAR professionnel le bouton Enregistrer et fermer Adresse professionnelle Rue T l phone portable Radiomessagerie Ville D partement Autre adresse lectronique 1 Code postal Pays R gion utre adresse lectronique 2 Informations compl mentaires sur l activit professionnelle utre adresse lectronique 3 Site Remarque Les contacts sont identifi s par le symbole lorsque vous consultez les carnets d adresses Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 43 sur 61 GROUP AUTO UNION f Note S Version juin 2009 6 2 2 Ajouter un contact depuis la messagerie philippe ar Propri t s du Bom maa j Couper Ctrl4 x Copier Ctrl C C est probablement le moyen le plus simple d ajouter un destinataire a SS encore faut il qu il vous ait crit auparavant Coler Ctrl n nandrieu ne at Placez vous dans la base courrier wwfreebsdo Moder nb Dans le panneau de visualisation droite faites un clic d
95. rogression des t ches effectu es en arri re plan l Barre d emplacements Elle affiche le site comme d crit au chapitre 1 1 pr c dent utilis et permet de permuter entre eux Vous pouvez passer en mode local par exemple gr ce celle ci J Barre de s lection rapide Elle permet d acc der rapidement diff rentes options de courrier Voir le dernier courrier non lu cr er un m mo recevoir le courrier o owp Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 4 sur 61 GROUP AUTO UNION nm 17 FRANCE Note S T Version juin 2009 2 6 La page de Bienvenue La page de bienvenue est la page d accueil par d faut que vous visualisez au d marrage de Lotus Notes Elle contient des raccourcis pour acc der aux fonctions principales de Notes La messagerie l agenda votre carnet d adresses la liste des t ches et le journal personnel 2 6 1 Modifier la pr sentation Pour modifier la disposition et le contenu de la page de Bienvenue Notes met votre disposition une liste de Styles de pages Pour y acc der cliquez sur Options de la page d accueil juste au dessous des onglets et s lectionnez un style dans la liste d roulante ou cr ez en une personnelle en vous laissant guider par l assistant via Cr er une nouvelle page de bienvenue 2 7 La barre de navigation G n ralement affich e droite de la barre d outils elle contient des boutons de navigation qui
96. roit sur le Imprimer Ctrl P destinataire que vous voulez ajouter votre carnet d adresses puis Supprimer Suppr choisissez ajouter exp diteur au carnet d adresses dans le sous menu La fen tre du m me nom s ouvre Rechercher dans cette vue 1e z fc z Rechercher Ctri R Modifiez ou v rifiez que le nom et le pr nom correspondent SUR NE Cliquez sur OK Cr er signet R pondre gt Suivi gt Ajouter exp diteur au carnet d adresses Cnnier dans b 6 3 Cr er un groupe Appel galement liste de diffusion si le groupe est utilis exclusivement pour la messagerie un groupe est un ensemble de contacts Si vous adressez r guli rement des messages des groupes de personnes adh rents clients quipe de collaborateurs itin rants vous opterez pour les groupes L envoi du message se fait au groupe Lotus Notes se charge de le redistribuer aux diff rents contacts constituant le groupe Cr er Modifier Pour cr er un groupe dans la vue Carnets d adresse cliquez sur le bouton Cr er puis Contact Groupe dans la barre d actions ESS compte Une fen tre Nouveau groupe appara t Saisissez le Nom du groupe Saisissez ventuellement une Description Enregistrer et fermer Trier la liste des membres Groupe MULTIFONCTIGN Dans le champ Membres saisissez les noms des diff rents contacts int grer au groupe chaque nom sur une ligne diff rente Ou cliquez sur I pour les choisir dans les carn
97. rrier Agenda ett ches en instance Acc s et d l gation gt G rer les acc s votre messagerie et votre agenda gt G rer l acc s votre Planning ACC S vote messagerie et votre agenda ACC s votre planning Cette rubrique sera d taill e au chapitre 4 9 Vus nonvez ANRE IHSE G r nh s AU nriunss acc der tot o natti Personnes ou groupes qui vous avez accord des droits d acc s votre fichier courrier Lorsque vous cliquez sur l onglet Acc s er votre messagerie et votre agenda Mannaig Montauzier Groupe3g cliquez sur Ajouter un utilisateur ou un Philippe ndrieu Groupe3g Retirer l utilisateur ou le groupe s lectionn groupe enter un utilisateur ou un groupe Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 26 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 1 S lection du nom de la personne ou du groupe qui vous voulez accorder des droits d acc s vo Dans la fen tre Ajouter utilisateu rs g roupes qui Entrer directement ou choisir dans la liste C Autoriser l acc s tout le monde s ouvre Phili i S lection du nom E n 1 Presses unganet dom3g s Address Book v Soit vous autorisez tout le monde soit vous Rechercher les noris montai s lectionnez une personne du carnet d adresses global amp Montauzier Mannaiq groupautounion fr dom3g s Address Book acc der rh ee votre planning Morin Patric
98. rsonnes suivantes qui ont acc s aux donn es d taill es Philippe ndrieulGroupe E vendredi 12 juin 2009 Choisir Uniquement les disponibilit s signifie que vos Invit s om oa m ai ei da i E entr es d agenda s affichent sous forme de blocs comme l illustr ci contre aux utilisateurs qui consultent votre Fe uis E A karine Bart Groupeag planning via le planificateur E EE ET EE Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 38 sur 61 GROUP AUTO UNION otus Notes 7 Version juin 2009 4 10 D placer une entr e Le moyen le plus simple et le plus rapide est de cliquer sur le descriptif de l entr e d placer et faites le glisser vers un autre moment de la journ e ou un autre endroit de lagenda Pour parcourir les jours semaines ou mois suivants ou pr c dents faites glisser l entr e vers les fl ches bas de l cran ou vers les onglets Jour Semaine ou Mois au dessus de l agenda Flen Remarque Vous pouvez copier une entr e d agenda de la m me fa on en utilisant Copier Coller du menu Edition ou en utilisant les ic nes de la barre d outils A 4 11 Les symboles Anniversaire R union invitation Rendez vous Rappel Ev nement T che R ponse invitation accept e R ponse invitation refus e Proposition de changement de rendez vous r union Contre proposition refus e R union annul e AR DIDA PEAS Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupaut
99. s cette fen tre complexit du mot de passe nombre de caract res minimum etc tapez votre nouveau mot de passe que vous confirmerez sur la ligne en dessous Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 53 sur 61 GROUP AUTO UNION g Notes 7 Version juin 2009 Minimum 4 caract res et si possible pas du genre toto 1234 nous vous conseillons d utiliser un mot de passe facilement m morisable m langeant lettres amp chiffres Modification du mot de passe Entrer nouveau mot de passe Confirmer nouveau mot de passe G n rer mot de passe Conseils pour cr er un mot de passe corect 1 La qualit de votre mot de passe doit r pondre aux crit res du niveau Cliquez sur OK puis Fermer de la fen tre S curit Utilisateurs A corse Eer moe ue Lo ue Par exemple remarque n utilisez pas cet exemple chienfchat 2 Votre nouveau mot de passe doit tre diff rent de vos 50 derniers mots de INA z 7 A 3 Utilisez des lettres majuscules et minuscules des chiffres et des caract res sp ciaux C est te rm l n Par exemple ESSAYEZvous2Deviner 4 Pour cr er un mot de passe facilement m morisable utilisez une phrase ou une expression Par exemple je vis Paris 5 Evitez d utiliser un mot ou un nom simple figurant dans le dictionnaire Ne choisissez pas Shakespeare par exemple J Annuler 10 2 Les raccourcis Voici quelques combinaisons
100. seesoee 32 4 4 1 Inviter des participants et effectuer des r servations sssessssssesesssessssseeressssrrrssssserrrsssseressssrrresssn 34 4 4 2 Planifier une entr e p riodique iii 35 A5 Parameter l ADN E ete teen in ET 36 46 Agenda de ANOUDR nnsssess ere espece sp oas sneins K cet e nes sone sn Jensen esp E SEOSES sense N EET Pra seins tes 36 4 6 1 Cr er un agenda de groupe iii eenrersneeeeesseeeesssneensnnes 36 4 6 2 Consulter un agenda de groupe iii 37 41 oo UNS CDR anse cree dass ad nee a en na lo to 37 4 8 R pondre une invitation seeseesseesoesseesoesseesoesocesoessoesoessoesoeesoesoeesoesoeesoesooesoesoeesoesseesoesseesoesseesoee 38 49 Proldedell 0 EL D0 nE R E E E E 38 4 10 D placer une CR ee 39 4 11 Les SYMDOIES siria E E S 39 AC A EAA AT A A AEAEE NAAA 40 Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 59 sur 61 GROUP AUTO UNION Notes Version juin 2009 D CENAE S E S E A 40 S2 Cr Erue OO onnenn ETE E E E EE 40 5 2 1 Cr er une t che de groupe EEE E ERE E E EASE E EEE EA 41 5 2 2 DENN OGS OO rnr E E E AE AE 41 5 3 Convertir un message en OCR A a nn 42 54 MOIS ne tache nada ie end a red at a a ae a dl 42 So Tache Te MNE E eon a EEN sde ee ei a till 42 6 Canes aad OSSOS on rae ENEN EE NENEN OON ATENE 43 Dl GEencTae Sa E E A din 43 6 1 1 Acc der au carnet d adresses personnel 43 02 COR CON a E 43 6 2 1 Creer un Nouveau COMAC ee a
101. si qu une liste de destinataires que vous pouvez r utiliser Cela est utile lorsque vous envoyez fr quemment aux m mes personnes un message dont le format ne change pas 3 8 1 Cr er un nouveau mod le fa Courrier di de William Boys de William Boys il E2 Courrier en arriv e Fe Courrier en arriv e Brouillons Ouvrez votre base courrier EF Brouillans FA Envoy s E4 Envoy s EF Suivi Dans le panneau de navigation vertical J Suivi Courier ind sirable cliquez sur Outils puis Mod les pour Courrier ind sirable 0 msg H HE vues ouvrir la vue Mod les if Corbeille er a vues amp Outils amp Dossiers amp fl Archiver Pa Outils i 5 R gles NBSB Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 14 sur 61 GROUP AUTO UNION Version juin 2009 L wiliam Boys Mod les X A william Boys Agenda X Cr er Modifier Renommer Faire suivre Supprir tier Depuis la barre d actions horizontale de Boys OmH odebeeurmode E cette vue cliquez sur le bouton Cr er puis pus 2E choisissez Mod le M mo urrier en arriv e TEENETE suillons Mod le Person 15 05 2008 rel vOy S Renseignez gt Eventuellement les destinataires dans le cas ou vous crivez r guli rement aux m mes personnes gt L objet du mail gt Le corps du message Puis cliquez sur le bouton Enregistrer et nommez votre Mod le de m m
102. sion juin 2009 FRANCE S lectionnez l option Copier tous les anciens documents si ce n est pas d j fait T Copier tous les anciens documents dans la base d archives Le champ au dessous indique le chemin et le nom du fichier spzslize el gul les E acar 2a celne Deae sous Windows Vous pouvez renommer celui ci lors de la archive a wbous2008 rs cr ation C Simplement effacer les documents de la base sans les archiver Pour l exemple toujours nous allons le sp cifier en rajoutant 2008 ce qui nous donne le chemin archive a_wboys2008 nsf 5 Supprimer les documents archiv s de cette base R duire la taille des documents dans cette base Supprimer les rattachements laisser le r sum Annuler Laissez la derni re rubrique s lectionnez sur Supprimer les documents archiv s de cette base Enfin cliquez sur OK Param tres d archivage G n ral Pour archiver des documents selon un ou plusieurs jeux de crit res s lectionnez le ou les crit res souhait s puis cliquez sur Activer Vous devez maintenant lancer l archivage en le planifiant via l onglet Avanc s Planification ou en fermant la bo te Param tres d archivage et en choisissant Actions Archiver Archiver maintenant depuis le menu Planification L archivage prendra en compte tous les crit res activ s Crit res Param tres par d faut pour l expiration fo Cr er d a for Selected no aging Param tres par d faut pou
103. sissez Edition gt Copier comme lien LienAncre LienDoc Lien Vue ou LienBase puis Type Lien z retournez au document o se trouve la zone sensible Contenu Waleur al Cadre gt Dans la bo te de propri t s du lien sensible choisissez Lien dans la zone Type Affichage Encadrer la zone sensible gt Cliquez sur le bouton de collage et fermez la fen tre Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 16 sur 61 GROUP AUTO UNION m Notes 7 Version juin 2009 FRANCE 3 10 Signature On appelle signature du texte ou un fichier que vous pouvez ins rer automatiquement ou manuellement dans le corps d un message une phrase de politesse par exemple 3 10 1 Cr er une signature Ouvrez votre base Courrier cliquez sur le bouton Outils de la barre horizontale ion 7 ER Visuaiiser docume et choisissez Pr f rences Pr f rences 1 Ajouter exp diteur au carnet Pr f rences Cliquez sur l onglet Signature Courrier Agenda ett ches en instanc G n ral En t te Suivi Tiata ainn shiva maint Atya Aii tarda nan i Utilisation Texte Signature Si vous choisissez une signature de type texte Cochez Texte en regard Cdt de Utilisation wiliam BOYS OSI Group Auto Union France o l o T l 33 M2 99 14 A1 AT Si vous choisissez une signature de type image html Cochez Fichier image HTML en regard de Utilisation et renseignez le chemin du fichier Si w j
104. str mais non envoy En effet lorsque vous cr ez un m mo vous pouvez pour diff rentes raisons vouloir l envoyer ult rieurement Chaque m mo enregistr et non envoy est plac automatiquement dans le dossier Brouillons de votre base Courrier Chaque brouillon peut tre modifi avant son envoi ou supprim 3 4 1 Cr er Proc dez comme pour la cr ation d un m mo en saisissant le sujet les destinataires le message options Cliquez sur le bouton Enregistrer brouillon kans la barre d actions Le message est ainsi plac dans le dossier Brouillons 3 4 2 Modifier Ouvrez votre base Courrier et cliquez sur le dossier Brouillons dans le panneau de navigation Double cliquez sur le brouillon modifier affich dans le panneau de visualisation ou simplement sur le bouton Modifier La fen tre contenant le m mo appara t et proc dez comme pour une cr ation Vous pouvez l envoyer ou l enregistrer 3 5 Pr f rences Ouvrez votre base courrier et cliquez sur Outils gt Pr f rences de la barre d actions E SU dans Ml Discussion I Outils J Ajouter exp diteur au carnet d adresses Maraner ramme n rim laide 3 5 1 Pr f rences de courrier g n rales gt V rification orthographique Cochez la case pour l activer syst matiquement gt R cup ration des suppressions Lorsque vous supprimez un document Notes le place dans la corbeille et il y reste jusqu ce que vous vidiez ce
105. symbole L1 lls sont accessibles partir du panneau de navigation Lorsqu un dossier contient des sous dossiers il est pr c d du signe II vous suffit de cliquer sur ce signe pour le d velopper 8 5 1 Ouvrir un dossier Cliquez sur son nom dans le panneau de navigation Son contenu appara t sous la forme d un tableau dans le F i 2 1 panneau de visualisation Un dossier parent ouvert est pr c d du symbole ED 8 5 2 Cr er un dossier Ouvrez la base de documents dans laquelle vous souhaitez cr er un dossier Cr e un dossier Fichier Edition Vue Ee Actions M mo R pondre F Bienvenue R pondre avec historique Ni ms T che S Courr Entr e d agenda Choisissez Dossier dans le menu Cr ation de William Bi Sp cial Si ES Cou Autres B Brou R union instantan e B i Enwi Cr er signet M EF Qui Abonnement VS Coul Agent cor M Cr ation d un dossier x Une boite de dialogue appara t mee ioa 5 S lectionnez l emplacement du nouveau dossier Saisissez le nom du nouveau dossier dans la zone Nom de dossier amp Dossiers Dans la zone S lectionnez lemplacement du nouveau dossier n cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez ins rer le nouveau dossier C BlackBerry C3 Brother C9 Demat TE v Validez par OK Avanc Annuler w H VUS E Dossiers R C3 A faire 1 ne DSI 1 S E En cours C3 BlackBerry Brother E DematTE 2 Electricit
106. ter un avec options date de suivi une alarme gt Supprimer indicateur Apr s votre action de suivi effectu e pour votre email supprimez l indicateur Les mails suivis sont visibles depuis le panneau de navigation de la base courrier Ils poss dent un drapeau signifiant le niveau de suivi gt Fr Urgent gt P Normal gt F Bas Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 10 sur 61 GROUP AUTO UNION Note S T Version juin 2009 3 3 6 Envoyer le message Lorsque le message est termin cliquez sur Envoyer de la barre d actions En fonction des pr f rences utilisateur de la messagerie une bo te de dialogue peut appara tre Si vous souhaitez envoyer le m mo et conserver une copie dans un dossier de votre choix cliquez sur Envoyer et classer de la barre d actions puis s lectionnez l emplacement o vous voulez enregistrer le message Notes affiche galement le message dans la vue Envoy s mais il reste stock dans le dossier de classement Lorsque vous envoyez un message lectronique Notes en enregistre une copie dans la vue Envoy s si cela a t param tr Si vous souhaitez visualiser tout le courrier que vous avez exp di cliquez sur l ic ne Envoy s du panneau de navigation Les messages envoy s sont signal s par une ic ne repr sentant une petite enveloppe dans toutes les vues et dossiers de la base courrier 3 4 Les brouillons Un brouillon est un m mo enregi
107. tion Cr er Pour le modifier s lectionnez le et cliquez sur le bouton Default for Selected no aging TA Mod ifier g a par d faut pour la derni re modification T Zai i 7 l Si vous souhaitez d finir un nouveau param trage Activer d archivage pour les mails que vous s lectionnerez cliquez sur le bouton Cr er Dans l exemple ci dessous nous allons cr er une base d archive nomm e 2008 qui contiendra tous les mails que nous aurons s lectionn manuellement de l ann e 2008 qui vient de s couler Cr er crit res d archivage Une fois le bouton Cr er cliqu la fen tre Cr er crit res d archivage s affiche Nom descriptif de ces crit res d archivage 2008 M Activer ces crit res Saisissez 2008 comme nom pour l exemple Cochez la case Activer ces crit res Cliquez sur le bouton pour sp cifier les crit res de s lection Puis cliquez sur le bouton Crit res de s lection des documents que vous voulez r duire Crit res de s lection pour l archivage Dans la liste de d roulante Tous les documents choisissez s lectionn par l utilisateur Tous les documents s lectionn par l utilisateur Cliquez sur le bouton OK i Ce Vous revenez la fen tre pr c dente F Dossiers et vues pat Courrier en arriv e Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 21 sur 61 GROUP AUTO UNION m Notes 7 Ver
108. tte derni re Vous pouvez donc r cup rer ce document dans un d lai d fini ici gt Avertissement d absence d objet Par d faut une fen tre vous avertit si vous n avez pas entr d objet pour les m mos D sactivez cette option ici Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 11 sur 61 GROUP AUTO UNION T OIL 5 Notes 7 G n ral En t te Signature Suivi Marquage des messages Configuration utilisateur Ce fichier courrier appartient Milliam BovsfGroupe3g Modifier Utilisez votre nom hi rarchique ex Jacques Dufour rganis ation A ee S curit utilisateur Gestion des pr f rences de s curit de la messagerie V rification orthographique V rifier automatiquement l orthographe des messages avant l envoi Suppressioniretran d une pr f rence de la vue Envoy s Toujours supprimer R cup ration des suppressions D lai de r cup ration des suppressions en heures dvertssement d absence d objet Ne plus me signaler l absence d objet lors de l envoi d un m mo 3 5 2 En t te Version juin 2009 Annuler L en t te de lettre est la partie o une image votre nom ainsi que l heure appara t et sera affich en haut de vos messages sortants I permet de personnaliser vos m mos Envoyer rentggistrer brouillon Options de distribution W l rnesS A w w ooo Pour changer l en t te de vos m mos toujours dans la fen tre Pr
109. us communiquera galement toutes les personnes qui ont t pr venues de votre absence Ouvrez votre base Courrier cliquez sur le bouton Outils de la barre horizontale et choisissez Absence Cliquez sur D sactiver puis sur Oui et OK autant de fois que n cessaire Remarque Lorsque l agent est activ l tat de celui ci est affich en haut de la fen tre amp le bouton indique D sactiver Absence Etat actuel D sactiv e Motes peut r pondre automatiquement au courrier entrant p Group Auto Union France 02 99 14 61 61 dsi groupautounion fr Page 18 sur 61 GROUP AUTO UNION Notes 7 Version juin 2009 3 12 Les r gles Les r gles rapides permettent la cr ation de r gles simples appliqu es au courrier entrant afin d op rer l action voulue sur les messages associ s des lignes d objet des noms d exp diteur et ou des domaines sp cifiques La plupart des informations requises pour cr er une r gle rapide tant automatiquement renseign es il ne vous reste donc qu d finir les conditions et les actions de la r gle rapide Par exemple vous s lectionnez une ou plusieurs conditions pour cr er une r gle qui limine les spams comportant des conditions identiques 3 12 1 R gles rapides Dans votre base Courrier s lectionnez le message utiliser comme mod le pour la Mannaig Montauzier 2201 2009 16 25 1499 Modits Annuaire r gle rapide TR b dissem sions Outils r visualiser document

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