La gestion et l`archivage des courriels Manuel pratique
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1. res CE CEE Cra a tua Amane 27 ome ntm F biip n mages ee MT PRES 7e mg Le Our a Ponge NY Care 9 rer murs ehunan DERCROETEENTEETE per e HE Er bog ter ans be Sen or dl toss 224 EF Aipim Hope pas a ipae PAIE ALES CZ apar ayate pas ti rates Asestige ionda nowo frenn E AEN e EON GEDE LL LO pay o Sara J Umar en marro LDAP gaiei EA 2 x Prenez en compte le d lai de r ponse vitez le courriel urgent le vendredi soir 22h00 Les messages doivent tre trait s dans les meilleurs d lais Dans la Charte Marianne adopt e en 2005 et visant am liorer et simplifier les relations entre l tablissement public et ses usagers les Archives nationales se sont engag es r pondre tout message lectronique dans un d lai de 72 heures et tout courrier papier dans un d lai de 15 jours Les d lais de traitement du courrier 48 h correspond TTU 72 h correspond TU cas du courrier lectronique ext rieur 8 jours correspond urgent 15 jours correspond d lai normal Si le courrier n cessite un traitement plus long faites une r ponse d attente en fixant une date pour la r ponse d finitive Si vous n tes pas la personne concern e orientez votre correspondant vers la personne adapt e ou r pondez lui que vous n tes pas la personne ad quate 23 N abusez pas du R pondre tous pour dire merci je ne pourrais pas assister la r union faites une r ponse2. d un message L objet du courrier lectronique est la premi re chose que les destinataires liront C est donc un des l ments les plus importants et celui qui doit demander le plus de r flexion La qualit de l accroche que constitue le sujet conditionnera largement l ouverture du message Un sujet mal r dig conduira souvent le destinataire ignorer archiver supprimer ou classer en spam le courriel concern Le sujet est galement tr s important pour viter les filtres anti spam 11 faut donc renseigner le titre de votre courriel de fa on concise compr hensible et claire Cela proc de de la m me logique que le nommage des fichiers Pensez que votre interlocuteur re oit beaucoup de courriels chaque jour il faut qu il sache le contenu du message avant m me de l avoir ouvert 14 ne pas faire exemples d objets non explicites Signature du contrat Ordre du jour pour la r union lire imm diatement faire exemples d objets explicites Rapport Les nouvelles technologies d cembre 2004 version finale Conseil d administration du 10 f vrier 2010 ordre du jour Pour les messages ayant une forte valeur administrative juridique financi re ou historique nous vous proposons de mettre devant l objet un code d identification En fonction du lieu de destination et du destinataire plusieurs possibilit s peuvent s offrir vous e si votre message est envoy en interne v code produ
3. ne mee Are ghve te pain o mt us lien cc Do Nate et net moches alles phe cart I AMAR Ot nue DE mae ae pae ciama Maam aae Anapa ar amme ene See Auen mae a gpa emesan Viegas mt kee a prodige De ty ima Fonst Mon me a Meee sipe anarei d ah henge ce changer done ad LI PEPA FO WDA n rm A Enfin pensez faire des sauvegardes r guli rement N B Il ne faut pas d truire les messages ayant une valeur probante au sein de la messagerie sous pr texte d une sauvegarde 33 Conclusion l instar du papier les courriers lectroniques sont des archives Eneffet la l gislation place les documents lectroniques au m me rang que les documents traditionnels et depuis 2000 ils sont m me juridiquement gaux aux documents papier condition de respecter certaines r gles dont l archivage int gre ce titre leur gestion est tout aussi importante que celle des autres archives courantes Chaque jour plusieurs centaines de messages sont distribu s dans les bo tes aux lettres lectroniques des Archives nationales et un nombre tout aussi important sont exp di s des desti nataires ext rieurs De nombreux documents circulent au sein de l institution ou l ext rieur via la messagerie lectronique devenue un outil de travail indispensable qui par sa simplicit et sa rapidit a consid rablement accru l efficacit du travail partag et la diffusion d informations N anmoins le volume d informations
4. produites ou re ues peut rapidement nous submerger si la messagerie lectronique est mal g r e Pour gagner en efficacit et en s curit des principes simples et des r gles communes sont adopter C est ainsi que pour g rer son courrier lectronique il faut traiter de facon efficace les messages nettoyer r guli rement sa bo te aux lettres mais aussi tre vigilant face aux spams virus etc Une m me rigueur est n cessaire pour la correspondance lectronique Il est en effet important de bien choisir le ou les destinataires de pr ciser l objet du message ou encore de s identifier 1l est aussi indispensable d effectuer un tri d organiser sa messagerie et de distinguer les messages qui rev tent une valeur purement informelle de ceux qui ont une valeur administrative juridique financi re ou historique Ces derniers ne doivent en aucun cas tre supprim s mais conserv s pour ensuite tre archiv s La m thodologie de l archivage des courriels sera d velopp e dans la seconde partie du manuel Magalie Lopez vacataire MCDS 9 Cf Annexe 3 Nomenclature des services p 43 34 Groupe GAM H l ne Guichard Spica MCDS GACI Vanessa Szollosi DSF NS Marie No lle Leblanc DSF NS No lle Berger DSF SP Vincent Bouat DSP MC Anne Marie Rochon DSP XX Nicole Brondel DSP XIX Clotilde Leforestier MPP Jo l Tauzi de MPP Mich le Arigot DI douard Vasseur MCC Avec la participation de Fran oi
5. BH BIBLIOTH QUE HISTORIQUE DSP_DOC D PARTEMENT DE L ORIENTATION ET DE LA COMMUNICATION 43 5 DSF DIRECTION SCIENTIFIQUE DE FONTAINEBLEAU DSF_DIR DIRECTION DSF_SF SERVICE DES FONDS DSF_NS SERVICE DES NOUVEAUX SUPPORTS DSF SP SERVICE DES PUBLICS DSF_ATL ANTENNE ADMINISTRATIVE TECHNIQUE ET LOGISTIQUE DSF_DI D PARTEMENT DE L INFORMATIQUE 6 ST SERVICES TRANSVERSAUX COM MISSION DE LA COMMUNICATION MCDS MISSION DE LA COORDINATION ET DE LA DIFFUSION SCIENTIFIQUES DACE D PARTEMENT DE L ACTION CULTURELLE ET DUCATIVE DC D PARTEMENT DE LA CONSERVATION DCRR RELIURE ET RESTAURATION DCIS IMAGE ET SON DC GR GESTION DE L ESPACE ET R COLEMENT DC CP CONSERVATION PR VENTIVE DCAC ACHATS ET CONDITIONNEMENTS DI D PARTEMENT DE L INFORMATIQUE 44 4 10 points cl s retenir Utiliser le courrier lectronique bon escient 1 Pour les conversations simples ou urgentes pr f rer les changes directs face face t l phone etc 2 viter d utiliser le courriel pour r soudre des conflits et les courriels ping pong pas plus de deux allers retours partir du m me courriel de d part Faciliter l exploitation des courriels pour les destinataires 3 Bien choisir le destinataire Destinataire pour action Copie pour information Copie cach e viter 4 Favoriser la lecture des courriels objet explicite mes sage court et clair tre attentif lors de l envoi et la r ception
6. des messages 5 viter l envoi pr cipit V rifier la liste des destinataires l objet le contenu ou encore les pi ces jointes 6 Ne pas modifier le contenu des messages re us lorsque vous les transf rez ou y r pondez 7 tre vigilant face aux spams virus etc tre productif dans le traitement des messages re us 8 R aliser une action pour chaque message consult traiter supprimer marquer pour suivi ou traitement ult rieur 9 Pouvoir rapidement retrouver ses messages en orga nisant des dossiers de classement par type d activit s et ou en utilisant une fonction de recherche moteur de recherche 10 Faire une sauvegarde r guli re de ses messages 45 46 Table des mati res INTTOAUETION 2 nn nn Ne ni een cesse 1 Le cadre g n ral sense ennuis 11 Obligation l gale sms 152 Limit es l gal s steam nn o 113 AVANTAQRS ris sites A ed tesitasss 1 4 Principales cat gories de courriels 2 Les r gles de bon usage de la messagerie lectronique 2 1 Communiquer pertinemment 2 2 Maitriser et mettre en forme les courriels pour faciliter leur exploitation 2 211 crire Un messages sinrndoemenanitns 2 2 2 R pondre Un Message 2 23 Transf rer Un M SSAM sert rninrnenen 3 Le classement des courriers lectroniques D PE A A a ea ea e UN RES Se M thode nes R 3 1 2 R les et res
7. imposant une taille limit e de boite aux lettres alors m me que des solutions plus efficaces et rationnelles existent Au del de ces aspects plut t curatifs il est galement n cessaire de pouvoir jouer sur la possible diminution des flux et des donn es en entr e des syst mes Ainsi en est il du courrier lectronique dont l usage devrait absolument tre mieux organis afin d viter des duplications totalement inutiles d information et dont les cons quences peuvent tre dramatiques volumes qui explosent courriels non trait s par manque de temps information perdue car impossible retrouver etc Les objectifs e sensibiliser les agents la bonne gestion des courriels e assurer l accessibilit la protection des renseignements confi dentiels la conservation et la destruction en conformit avec le calendrier de conservation des courriels qui ont une valeur administrative juridique financi re ou historique e assurer la destruction des courriels sans valeur e faire remonter les attentes et les besoins des utilisateurs e faire avancer les r flexions sur la mise en place d une gestion lectronique des documents ou d une gestion int gr e des documents et d une ventuelle plate forme d archivage lectronique Ces orientations s appliquent aux courriers lectroniques pro duits ou re us par tous les agents des Archives nationales quel que soit le moyen technologique utilis pour la cr ation ou la
8. juste l metteur Pensez r duire syst matiquement le nombre de personnes destinataires dans un R pondre tous Cas de figures o l on ne r pond pas Soyez vigilant face aux spams rumeurs virus etc Car m me si des dispositifs de d tection sont mis en place pour prot ger le r seau des virus peuvent chapper au contr le et p n trer nos syst mes notamment par la messagerief N ouvrez pas un message qui vous para t suspect d truisez le Ne cliquez pas sur des fichiers attach s que vous n attendez pas ou si vous avez le moindre doute sur l origine du message d o l int r t de pointer vers une ressource partag e d s que c est possible Ne r pondez jamais aux spams si vous ne d sirez pas en recevoir d autres du m me exp diteur l inverse v rifiez votre dossier ind sirable car il est possible que des messages tout fait sains arrivent dans celui l Enfin ne faites jamais suivre machinalement un message qui vous demande de le diffuser largement En cas d absence Les notifications d absence sont des messages automatiques g n r s par votre serveur de messagerieenr ponseauxmessages entrants Ils sont utilis s pour informer vos correspondants de votre indisponibilit momentan e par exemple du fait de vacances On les appelle aussi gestionnaires d absence ou r ponses automatiques 8 Cf Par exemple entre d cembre 2010 et le d but du mois de mars 2011 la direction d
9. qui n a pas t port la connaissance du salari e articles L 432 2 1 432 2 3 impose l information et la consultation du comit d entreprise avant la mise en uvre dans l entreprise de moyens de contr le de l activit du salari Lois et circulaire e Loi n 78 17 du 6 janvier 1978 relative l informatique aux fichiers et aux libert s modifi e par la loi du 6 ao t 2004 e Loi n 79 18 du 3 janvier 1979 relative aux archives modifi e par la loi du 15 juillet 2008 Code du patrimoine e Loi n 91 646 du 10 juillet 1991 relative au secret des correspondances mises par la voie des communications lectroniques modifi e par la loi du 9 juillet 2004 e Loi n 2000 230 du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l information et relative la signature lectronique 36 37 e Circulaire du 27 janvier 2006 relative au bon usage des syst mes d information Arr ts de la Cour de cassation sur l utilisation du courrier lectronique Courrier lectronique et son utilisation par le salari gt Courriers personnel et professionnel e 2 octobre 2001 arr t Nikon e 18 octobre 2006 30 mai 2007 e Gjuin 2007 12 mai 2010 gt Courrier lectronique et libert d expression 10 novembre 2009 15 d cembre 2009 Courrier lectronique et le droit de l employeur Les droits de l employeur 14 mars 2000 19 mai 2004 e 12 octobre 2004 Les obl
10. AORNEe THON Thy de r union de ce jour 11 h Le code d identification vous permettra de rep rer d o provient le message en un coup d il de le retrouver plus facilement gr ce la barre de recherche et d tre plus performant dans le tri de vos messages Enfin ne traitez qu un seul sujet par courriel S il y a deux sujets distincts faites deux courriels s par s 7 Cf Sous partie 2 2 2 R pondre un message page 22 16 R diger un courrier lectronique Corps du message Dans le corps de votre message soyez galement clair et concis tout en prenant soin de bien r diger Faites des paragraphes En r gle g n rale ne d passez pas une page d cran Faites attention au style trop t l graphique ou trop directif vitez les abr viations ou les raccourcis orthographiques Relisez bien vos messages avant de les envoyer et si possible lancez une correction automatique Le destinataire ne doit pas avoir faire des efforts pour lire et comprendre le message Celui ci doit tre facilement exploitable en consultation ult rieure ou par des destinataires diff rents de ceux d origine vitez de transmettre des informations trop confidentielles Enfin comme pour les courriers classiques vous pouvez pr ciser dans le corps du message en en t te la nature de vos courriels pour attribution pour avis pour suite donner comme sur l exemple ci dessous tedacnon Mots Acc Ma
11. Internet Plus qu un moyen de transmission de messages le courriel est un document nativement lectronique qui se traduit par le message comme tel auquel s ajoutent des pi ces ou fichiers joints et des donn es de transmission et de r ception l inverse du document papier le document lectronique peut permettre de s parer l aspect pr sentation mise en forme mise 1 Les termes de courrier lectronique courriel et message lectronique sont utilis s indiff remment dans la suite de ce document 3 en page etc et l aspect information contenu donn es etc offrant ainsi la possibilit d une exploitation s par e Le ph nom ne du courriel est la fois tr s particulier et tr s repr sentatif de l volution technologique et de ses cons quences bonnes ou mauvaises Arriv il y a une vingtaine d ann es il est aujourd hui largement r pandu tant en usage professionnel que priv alors que rien ne le r glemente r ellement surtout au niveau de ce que l on pourrait qualifier de bon usage En effet chacun agit en fonction de ses propres habitudes quant la facon de r diger un courriel de l utilisation ou non de pi ces jointes des personnes mettre en copie simple ou cach e etc Il en r sulte des probl mes de fonctionnement et une augmen tation gigantesque de la volum trie archiver Pour limiter celle ci on constate qu une majorit de services informatiques brident leurs utilisateurs en leurs
12. La gestion et l archivage des courriels Manuel pratique T partie sous la direction d Agn s MaGniIEN directrice des Archives nationales Introduction Une messagerie lectronique est un moyen de communication qui associe une adresse lectronique ex helene quichard spica culture gouv fr ainsi qu un programme de messagerie sur un ordinateur connect l Internet pour pouvoir diffuser rapidement des informations gr ce un protocole d changes De fait un courrier lectronique est un service de transfert d informations associant un contenant un syst me de com munication selon des normes techniques particuli res et pouvant servir de support de nombreux types d informations Analogue au syst me d acheminement du courrier par voie postale la messagerie lectronique s appuie aujourd hui sur le r seau Internet pour assurer le transfert d informations selon des standards sp cifiques de routage et de contenu entre deux utilisateurs Ce syst me de transfert d informations demande que les utilisateurs disposent d une adresse lectronique d un acc s Internet et d un client de messagerie ou d un webmail Aux Archives nationales vous disposez de deux messageries Thunderbird client de messagerie et T l m c webmail Ce dernier mis en place en 2009 permet d mettre de consulter et de manipuler les courriers lectroniques depuis n importe quel poste informatique condition d avoir un acc s
13. actions visant identifier recueillir classer et conserver des informations en vue de consultation ult rieure Les messages de T l m c sont stock s sur un serveur du minist re 11 est donc n cessaire de d placer vos messages sur votre disque dur afin d y avoir acc s Pour cela glisser d poser vos messages se trouvant dans votre bo te aux lettres culture gouv fr vers Dossiers locaux Vous pourrez d sormais retrouver vos messages en allant dans C Documents and settings nom de l utilisateur Application Data Thunderbird Profiles xxx Default Ma il Local Folders 32 ue lun tag lens Dal Om Q A l D hum Te N B Application Data est un dossier cach Pour que celui ci soit visible allez dans Outils puis Options des dossiers Une fen tre s ouvre et diff rents onglets s offrent vous Cliquez sur l onglet Affichage et dans les options qui vous sont propos es s lectionnez Afficher les fichiers et dossiers cach s comme sur l image ci contre Enfin cliquez sur Appliquer et validez par OK Gene MAS Tipes do tetes Ferers hars comen nap ven wman FENA POVA MOPEDE GED EEE mie Leie Le ie pow pa oew ffin 2 lon Don que savi disag pov Le OBa Dus A Soppe Creuse Grues r pesenan z Ages se ven empio Den kerey cam a lee tor orema de Tapie t Pasen storen racte ABS 04 at a Torens iaai 0 eu cat after wa tant o daear casae 0 Path daa peaa le paget de d
14. consulter vos messages distance mais n a pas vocation les conserver Physiquement vos messages sont la SDSI qui n est pas dispos e mettre en place des processus de sauvegarde La conservation des messages est de la responsabilit du titulaire du compte de messagerie Pour que vous ne soyez pas d bord s par les flots d informations qui envahissent votre bo te aux lettres il est n cessaire que vous sachiez trier et ranger vos courriers lectroniques Le tri et le rangement concernent aussi bien les messages re us que les messages envoy s et doivent tre faits r guli rement 3 1 Le tri 3 1 1 M thode Comme pour tous vos documents quels que soient leur forme ou leur support il est indispensable de pouvoir distinguer les messages qui rev tent une valeur administrative juridique financi re ou historique de ceux qui rev tent une valeur purement informelle non pertinente ou qui ont une valeur tr s limit e dans le temps Seuls les messages parties visibles et non visibles ainsi que les pi ces jointes ayant un statut formel ou officiel seront conserv s puis archiv s Les autres courriels ne seront pas conserv s par l institution 27 Les messages doivent tre trait s dans les d lais les plus brefs D s que vous recevez ou envoyez un message vous devez juger de son importance et faire une s lection le conserver ou le supprimer Tous les documents qui n ont pas le statut d archive
15. cteur v code projet v code producteur et code projet quand le projet est pilot par un seul service e si votre message est envoy en interne et hors ins titution code institution et codes producteur ou projet ou les deux uniquement dans la mesure o cela ap porte de la pertinence et aide proc der des tris automatiques Si vous souhaitez avertir quelqu un de l urgence d un message faites pr c der l objet et le code de TU ou TTU pour les messages tr s urgent ou tr s tr s urgent N utilisez 15 ces fonctions que lorsque cela est absolument n cessaire en vous rappelant quoi correspondent ces d lais au sein de l tablissement Mis part le code d identification il n y a pas de r gles pour remplir le champ objet Toutefois pour plus de simplicit il est recommand d aller du g n ral au particulier Messages Code Exemples Code MCDS Plan de classement producteur de la DAFI v1 Code projet GAM Ordre du jour pour Envoy s en la r union du 25 02 2011 interne MCDS TPE Testament Code f i de Louis XIV pr sentation producteur et code projet pour la conf rence du 2 04 2011 i Code institution Envoy s et codes AN MCDS Compte rendu en interne producteur de la r union sur les et hors institution projet archives lectroniques si cela est producteur du 23 03 2011 pertinent projet TU Changement de la salle Niveau AT
16. de d poser les fichiers soit sur un serveur de ressources partag es soit sur un espace coop ratif L intranet S maphore du minist re de la Culture et de la Communication est actuellement en cours de refonte Des outils plus performants devraient tre mis en place prochainement Une des fonctions les plus commodes de la messagerie est d utiliser le message comme bordereau d envoi d une pi ce jointe Cependant le destinataire ne pourra ouvrir la pi ce jointe que s il dispose du logiciel qui le permet Par exemple les fichiers Open Office ne sont pas lus par tous les interlocuteurs Notez les indications que vous donnent vos correspondants et veillez transcoder avant envoi les fichiers dans un format qu ils puissent utiliser Le format le plus ais reste le PDF il a l avantage de prot ger votre envoi de toute modification Pour enregistrer votre document au format PDF dans Open Office il suffit de cliquer sur le bouton Export direct au format PDF 19 Ota ipun Mes een Pr Tien Qah Pope Aity mas ss e s uor em hca J5 exsa cree gE EO Lorsque vous d posez un fichier sur un serveur de ressources partag es ou sur un espace coop ratif indiquez dans le corps de votre message le chemin qu il faut suivre pour arriver jusqu au fichier concern Exemple Archintt MCDS RAPPORTS rapport 2009 pdf Le destinataire de votre courriel n aura qu copier coller ce chemin dans l explorateur Windows et appuy
17. de enregistr e 25 Exemple de message d absence Bonjour Je suis indisponible du jj mm aaaa au jj mm aaaa je traiterais votre courriel mon retour En cas d urgence merci de contacter Nom de la personne contacter Mail T l phone La personne qui vous envoie plusieurs messages pendant votre absence ne recoit qu une seule notification d absence en retour au premier courrier 2 2 3 Transf rer un message Ne modifiez pas le message que vous voulez transf rer Deux types de modifications sont proscrire La premi re modification concerne le texte lui m me M me si vous voyez des fautes d orthographe ou des inexactitudes dans le courriel vous ne devez en aucun cas le modifier Le deuxi me type de modification viter est de supprimer une partie de la conversation Si le bas de l change ne concerne pas les personnes qui vous voulez transf rer le message crivez un nouveau message Il en est de m me quand vous r pondez un message Enfin v rifiez avant de transf rer un message que la personne ne fait pas d j partie des destinataires 26 3 Le classement des courriers lectroniques Les deux interfaces que vous utilisez savoir Thunderbird et T l m c ont des fonctionnalit s et une utilisation diff rentes T l f 3 T l m c est plus une interface de mda KL visualisation qu une messagerie en soi vervsegerie goodo C patacte N sramni elle sert
18. e l administration et ou de la justification d un droit Source Dictionnaire de terminologie archivistique Valeur historique valeur d un document au regard de sa contribution la connaissance de l histoire qui termine sa conservation d finitive Source Dictionnaire de terminologie archivistique Valeur probante qualit des documents d archives qui leur permets de servir de preuve Source Dictionnaire de terminologie archivistique w7 Webmail interface Web rendant possible l mission la consul tation et la manipulation de courriers lectroniques directement sur le Web depuis un navigateur Exemples T l m c Gmail Hotmail etc Source Wikip dia 42 3 Nomenclature des services 1 DIR DIRECTION 2 DAFI DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCI RE DAF1 BC P LE BUDG TAIRE ET COMPTABLE DAFT RH P LE RESSOURCES HUMAINES DAFI CPAJ P LE COMMANDE PUBLIQUE AFFAIRES JURIDIQUES DAFI SESU P LE S CURIT DAFI GIL P LE GESTION IMMOBILI RE ET LOGISTIQUE 3 MPP MISSION PROJET PIERREFITTE MPP_CP CONDUITE DU PROJET MPP CB B TIMENT MPP_CF CHANTIER DES FONDS MPP_DEMAT D MATERIALISATION DES INSTRUMENTS DE RECHERCHE MPP_SIA SIA 4 DSP DIRECTION SCIENTIFIQUE DE PARIS DSP _DIR DIRECTION DSP_SA SECTION ANCIENNE DSP_XIX SECTION DU xx SI CLE DSP_XX SECTION DU xx SI CLE DSP_MC MINUTIER CENTRAL DES NOTAIRES DE PARIS DSP_AP SECTION DES ARCHIVES PRIV ES DSP CP SECTION DES CARTES PLANS ET PHOTOGRAHIES DSP
19. e est libre droit p nal droit administratif droit commercial partiellement droit civil Le juge ne pourra cependant tre convaincu de la valeur juri dique du document lectronique qu aux conditions cumulatives suivantes e le document est intelligible par lui e l auteur du document lectronique peut tre d ment identifi garantie de la comp tence juridique de l acte e le document est tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l int grit en le mettant l abri de toute alt ration ou modification Par ailleurs la loi de 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l information et relative la signature lectronique et les d cisions du juge administratif insistent sur la n cessit de dater les changes entre les administrations et les administr s et entre les administrations elles m mes ce qui implique de conserver pendant une certaine dur e les op rations de datation des changes concern s Un courriel imprim n a donc aucune valeur juridique c est le document lectronique natif qui prime devant les juridictions 1 2 Limites l gales Cette obligation de conservation des documents par les institutions publiques est n anmoins assortie de limites fix es par la l gislation sur la protection de la vie priv e Le cadre l gal fixant ces limites est r gl selon deux niveaux l un europ en avec l article 8 de la Convention europ enne des droits de 3 Art
20. e messages ou d informations sur les sujets de leur choix Tout message envoy au serveur de la liste de diffusion est rediffus vers les adresses lectroniques des abonn s de la liste Source Glossaire des termes relatifs au partage des connaissances ou Knowledge Management P Plan de classement syst me qui fixe l organisation des archives courantes et interm diaires en usage dans les bureaux permettant de les ranger de les classer et de les retrouver Source Abr g d archivistique Association des archivistes fran ais Paris 2004 S Sauvegarde enregistrement court terme de donn es dans une optique de restauration La sauvegarde informatique est une copie de s curit d un ensemble d informations lectroniques dans le but de se pr munir contre les incidents les pertes ou les vols Source Association des archivistes fran ais 41 Spam ou pourriel courriel non sollicit envoy mas sivement et souvent de mani re r p titive vocation le plus souvent commerciale Source Wikip dia Stockage conservation mat rielle de documents dans un magasin ou service de pr archivage ou de donn es sur support num rique ou informatique Source Dictionnaire de terminologie archivistique T Tra abilit fait de cr er d enregistrer et de pr server des donn es relatives au mouvement et l utilisation des documents Source 150 15489 vV Valeur administrative valeur d un document au regard d
21. ent tre les suivantes pr nom nom titre ou fonction service et adresse compl te Exemple H l ne GUICHARD SPICA Conservateur du patrimoine Mission coordination et diffusion scientifiques Archives nationales 60 rue des Francs Bourgeois 75141 Paris cedex 01 T l 33140276470 Fax 33140276602 Pour joindre cette signature reportez vous aux explications de param trage donn es la page 6 du Vade mecum de l archivage des documents lectroniques 18 Enfin lorsque vous envoyez des courriels en interne sans valeur vous avez la possibilit d enlever votre signature afin d all ger votre message Pour cela nul besoin de modifier les param trages il suffit de s lectionner tout ou partie de votre signature ex l adresse et l image transmise par la Mission de la communication et de la supprimer en appuyant sur la touche Suppr de votre clavier Lien ou pi ce attach e Vous pouvez joindre des fichiers vos courriers lectroniques 1l est pr f rable de rattacher d abord sa pi ce jointe puis de r diger ensuite son message pour ne pas oublier l attachement avant de faire partir son courriel Votre courriel doit comporter un nombre limit de pi ces attach es pour pr server la performance du r seau culture partir d un poids de 2 Mo la diffusion est diff r e Aussi il est recommand de limiter l utilisation des pi ces jointes aux envois hors institution et pour les envois en interne
22. er sur OK pour voir appara tre le document Dm de Mrs a e Coms alan 22020 58 36 Sms items ipabasa 20 Vous pouvez galement d poser vos fichiers sur Z phyrin 1000 Mo maximum Ce service permet de d poser t l charger des fichiers trop volumineux pour tre envoy s par messagerie lectronique sur un serveur Seuls les agents du minist re de la Culture et de la Communication pourront t l charger les fichiers d pos s Pour d poser un fichier cliquez sur Parcourir puis r cup rez le fichier concern Remplissez ensuite les champs Adresse mail et Mot de passe de protection Le premier champ permet d envoyer votre correspondant un message contenant l URL qui pointe vers le fichier que vous d posez et le second de sp cifier un mot de passe qui sera demand la personne qui viendra t l charger votre fichier Cf Conditions d utilisation sur zephyrin culture fr CELTIC RL CT CCR TT LL Lorsque vous envoyez un fichier attach par la messagerie dix destinataires ce document est copi dans les dix bo tes aux lettres concern es ainsi que la v tre dans le dossier envoy s Avec un message de lien le document n est pas dupliqu le syst me se contente de pointer vers lui pour le signaler vos correspondants Ni les bo tes aux lettres lectroniques ni le r seau ne sont ainsi encombr s 21 Les documents que vous voulez diffuser doivent suivre les r gles de no
23. gmton rar La pernor et arrhtvage Sec courriels ive bu Mug pie o gos aa 1 Rimoy Y omgare D neor storti alErgo Piprnitns mme bon ut fade gs gt kams n mampat Dati VANT usema am ar nee ms d Coge es ere sat rotor qu 1 9 Boti lt Agde ENEN bu l DA A ICa des Care Tedecmcps Leger vade 2BXAAAAUL S 2 0 Pour ave Botou VOS Vourez G jr ka NOG 29706660 Agn s Magnion 53 D JESION st lachrrag es coume Ces recommandations sont suivre de facon plus stricte pour les messages forte valeur 17 N B Afin de rendre votre information rapidement accessible pour votre interlocuteur vous pouvez r sumer en 4 lignes votre message en en t te afin que le destinataire du courriel puisse le consulter via son t l phone portable sans avoir syst matiquement l ouvrir e Formule de politesse Utilisez les marques de consid ration de la correspondance Monsieur Madarne Cordialement Merci par avance etc mais soyez bref dans vos formules de politesse e Signature Afin de pouvoir identifier l auteur correctement il est bon de signer de fa on automatis e ses courriels Si vous disposez d une signature lectronique param tr e la charte graphique veuillez vous reporter au mode d emploi qui vous a t transmis par la Mission de la communication Sinon il vous est possible de r diger une signature en ouvrant le bloc notes Elle se configure en format txt Les informations minimales doiv
24. ichage Trier par et s lectionnez Discussions group es Une petite ic ne appara t en haut gauche au dessus de vos messages Cliquez dessus afin de rendre visible les fils de discussion D rro Gare ne le omge d s DIRAI a Li Gimont ete D Danoise mms hor POTTER Dunes oreore Pommeau him aeie H e d Denis Recherche de messages par code et par dossiers Vous pouvez aussi retrouver vos messages tr s facilement gr ce au code figurant dans le champ objet ainsi qu aux dossiers que vous allez cr er 3 2 2 Rangement dans les dossiers e Cr ation des arborescences de dossiers et sous dossiers 29 Lorsque vous d cidez de conserver vos messages vous devez imm diatement les ranger Pour cela vous devez cr er dans les Dossiers locaux des dossiers et sous dossiers que vous organiserez par fonctions du plan de classement et ou par dossiers d affaire Pour garantir une coh rence et faciliter votre travail il est pr f rable de reprendre le plan de classement utilis pour vos dossiers papier et lectronique inspir du plan de classement par service mis au point par la cellule de gestion des archives courantes et interm diaires Pour cr er un dossier faites un clique droit sur Dossiers locaux puis Nouveau dossier et donner un nom votre dossier Si vous souhaitez cr er un sous dossier faites un clique droit sur le dossier de votre choix puis sur Nouveau so
25. icle 1316 du code civil modifi par l article 1 de la loi du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l information et relative la signature lectronique n 2000 230 6 l homme traitant de la protection des donn es caract re personnel et tendu la protection de la vie priv e de la libert de communication et du secret de t l communication l autre fran ais avec les lois aff rentes aux traitements de donn es caract re personnel ainsi qu la protection du droit d auteur ou encore la fraude informatique Cela am ne l institution respecter cinq principes de base e la transparence toute personne de l institution doit tre inform e du fait qu un syst me d archivage a t mis en place le cas ch ant automatis e la finalit elle doit tre conforme la l gislation sur les archives e la proportionnalit seuls certains courriels sont conserv s pour une certaine dur e e la s curit et la confidentialit les acc s aux donn es doivent tre justifi s e le droit d acc s et de modification toute personne a le droit de savoir ce qui est conserv son sujet de corriger toute in formation erron e voire de supprimer l information ill gitime La loi du 10 juillet 1991 modifi e par la loi du 9 juillet 2004 prot ge le secret des correspondances mises par la voie des communications lectroniques mais il peut tre port atteinte par l au
26. igations de l employeur e 2 juin 2004 23 mai 2007 17 juin 2009 14 avril 2010 10 Cf Guide d utilisation Les bons usages des moyens informatiques sur semaphore culture gouv fr Domaines Informatique SDSI informations g n rales Conseils et pr conisations 11 Cf Pour plus de renseignements http frjurispedia org index php Jurisprudence de la Cour de cassation sur utilisation du courrier C3 A9lectronique par un salari C3 A9 28fr 29 tcite note 8 38 Arr ts du Conseil d tat sur l utilisation du courrier lectronique e 28 d cembre 2001 sur la recevabilit de r clamation par courrier lectronique e 15 octobre 2003 sur le principe de la cit des fonctionnaires appliqu au courrier lectronique e 7 avril 2006 sur la prise en compte d un courriel pour sanctionner un fonctionnaire Arr ts de cour d appel e 14 janvier 2010 la cour d appel de Rennes estime que les courriels envoy s par un fonctionnaire depuis sa messagerie de travail sont a priori de nature professionnelle e Juillet 2003 la cour d appel de Bordeaux a reconnu aux courriels leur caract re personnel m me s ils taient mis depuis l adresse g n rique de l entreprise et non une adresse individuelle e Avril 2003 la cour d appel de Paris a condamn un salari pour atteinte port e l image de marque et la r putation de son entreprise 2 Glossaire A Arborescence structure hi rarchis e et logique qui per
27. in de tra abilit existe et que le message lectronique n est pas la forme oblig e de communication 2 2 Ma triser et mettre en forme les courriels pour faciliter leur exploitation 2 2 1 crire un message Bien choisir le ou les destinataires 11 faut bien choisir les destinataires des messages pour ne pas submerger d informations ceux qui n en n ont pas besoin e ou Pour C est l que vous indiquez l adresse lectronique de votre vos correspondant s 11 s agit g n ralement du des destinataire s pour action 10 SNS a s me nt ee a on ad a a CNT E a PE en mue A n EX am Ennegto n an ws Don mn sa e Copie carbone Cc ou Copie C est l que vous indiquez l adresse lectronique des personnes que vous mettez en copie c est dire que vous souhaitez informer sans pour autant que ces personnes n agissent n cessairement 11 e Copie carbone invisible Cci ou Copie cach e La copie cach e permet de mettre quelqu un en copie sans que les correspondants ou les personnes en copie officielle en soient inform s Sauf cas exceptionnel un courriel ne doit pas tre adress en copie cach e un destinataire l insu de ceux mentionn s en clair e Carnet d adresses Utilisez un carnet d adresses lectroniques pour conserver toutes les adresses de vos correspondants Cela permet un gain de temps appr ciable Le carnet d adresses du minis
28. inaison d l ments emboit s les uns dans les autres sur laquelle le processus d acheminement laisse chaque tape du transfert une trace Il faut donc l utiliser bon escient titre d exemple voici deux cas d utilisation non optimale du courriel e courriel ping pong changes multiples de messages lectroniques par allers et retours aggrav s par la multipli cation des correspondants et les relances multiples sur des sujets secondaires L utilisation du courriel conduit des difficult s converger et des risques de non conclusion par rapport une conversation r elle caract ris e par un d but et une fin un fil conducteur et une interactivit riche per mettant de mieux focaliser l change e courriel flamme utilisation du courriel pour exprimer une r action vive chaud Autant une r action vive peut tre compr hensible quand elle reste informelle et li e un contexte que partage l ensemble des interlocuteurs pr sents autant elle risque d tre mal comprise lorsqu elle est r alis e sur un support permanent dans le temps et susceptible de diffusion en dehors du contexte initial L optimisation du courriel consiste d abord e communiquer de mani re pertinente en s assurant que le contenu de sa communication est bien appropri par rapport aux interlocuteurs qui la recevront e limiter son recours lorsque d autres moyens de com munication s av rent plus adapt s ou lorsqu un fort beso
29. ion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou priv es et pour la documentation historique de la recherche Source Dictionnaire de terminologie archivistique c Client de messagerie logiciel install localement sur un ordinateur personnel qui sert envoyer et lire des courriers lectroniques Exemples Thunderbird Outlook Lotus Notes etc Source Wikip dia D Document lectronique natif document dont les donn es sont directement cr es de fa on num rique Exemples un document de bureautique une base de donn es un message lectronique etc Donn e terme utilis en particulier en informatique pour d signer une information Source Dictionnaire de terminologie archivistique 40 Dur e d utilit administrative DUA dur e l gale ou pra tique pendant laquelle un document est susceptible d tre utilis par le service producteur ou son successeur au terme de laquelle est appliqu e la d cision concernant son traitement final Le document ne peut tre d truit pendant cette p riode qui constitue sa dur e minimale de conservation Source Dictionnaire de terminologie archivistique Int grit caract ristique d un document lectronique qui n a subi aucune destruction alt ration ou modification Source NF Z42 013 L Liste de diffusion courrier collectif et param trable permettant de faire parvenir aux personnes concern es un grand nombre d
30. m moire de l tablissement 1 4 Principales cat gories de courriels Type de courriels Exemples Sort final Politiques proc dures directives plans d action Courriels valeur Conserv s administrative Devis et soumissions attention la DUA sur le fonctionnement de l institution Pourriels spams juridique de certains de ces financi re ou Correspondance messages peut tre historique officielle tr s courte Note de service valeur strat gique Brouillons Avis qui ne sont pas li s une activit Courriels professionnelle ou sans EE sans limin s cons quence valeur Dans votre messagerie lectronique peu de courriels ont une valeur administrative juridique financi re ou historique et donc peu de messages ont vocation tre archiv s environ 10 C est pour ces derniers que les r gles de bon usage cit es ci dessous sont destin es 2 Les r gles de bon usage de la messagerie lectronique 2 1 Communiquer pertinemment La facilit d utilisation du courrier lectronique en fait l outil de communication privil gi au d triment d autres moyens le courrier papier le t l phone le face face les espaces de travail collaboratif les forums etc crire un message est aussi rapide que de t l phoner mais son utilisation n a pas les m mes cons quences En effet le courriel est un objet composite une comb
31. me message Pour cela on envoie le message l adresse lectronique de la liste et c est le serveur de listes qui se charge de faire suivre le message tous les abonn s de cette derni re Cela signifie que pour pouvoir recevoir les messages lectroniques chang s au sein d une liste il faut s tre pr alablement abonn celle ci Pour cr er ou s abonner une liste de diffusion faites une demande aupr s du D partement de l informatique apr s validation hi rarchique Contactez Hubert Leclercq si vous tes sur le site de Paris hubert leclerca culture gouv fr ou Sylvain Campana si vous tes sur le site de Fontainebleau sylvain campana culture gouv fr 13 Les listes de diffusion peuvent tre utiles ma s elles constituent une source potentielle d adressage inad quat et ne doivent donc tre utilis es qu avec pr caution e Le respect de la hi rarchie Pensez au respect de la hi rarchie C est une notion importante qui veut que l on respecte un certain cheminement Cela induit qu aucun responsable ne doit tre court circuit ainsi crit on sous couvert Par exemple si vous crivez la directrice des Archives nationales vous avez deux solutions possibles mettre votre chef de service en copie et indiquer dans le corps de texte que vous avez sa validation envoyer le courriel votre chef de service qui se chargera ensuite de l envoyer la directrice Pr ciser le champ objet
32. met d organiser les donn es Archivage lectronique ensemble des actions outils et m thodes mis en uvre pour conserver moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter Source AFNOR Au del du stockage de la sauvegarde et de la gestion lectronique des documents l archivage lectronique peut tre d fini comme l ensemble des actions visant identifier recueillir classer et conserver des informations en vue de consultation ult rieure sur un support adapt et s curis pour la dur e n cessaire la satisfaction des obligations l gales ou des besoins d information Source Association des archivistes fran ais 39 Archives Ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit Source Article L 211 1 du code du patrimoine modifi par l article 1 de la loi n 2008 696 Archives courantes documents qui sont d utilisation habi tuelle et fr quente pour l activit des services tablissements et organismes qui les ont produits et re us et qui sont conserv s pour le traitement des affaires Source Dictionnaire de terminologie archivistique Archives d finitives documents qui ayant subi des tris ne sont plus susceptibles d limination et qui sont conserv s pour les besoins de la gest
33. mmage propres aux Archives nationales Cf Vade mecum de l archivage des documents lectroniques page 5 Les documents que vous recevez peuvent tre renomm s dans certains cas de figure apr s avoir v rifi qu ils n ont pas t copi s sur les ressources par une autre personne auparavant e Pour les documents produits hors des AN et recus r cup r s pour une utilisation personnelle ou une diffusion interne lorsque le nommage n est pas signifiant lorsque le nom est d j utilis pour un autre fichier existant sur la ressource dans le cadre de la gestion de projet e Documents produits en interne uniquement quand la correction du nommage est n ces saire et valid e 2 2 2 R pondre un message Vous r pondrez aux messages qui vous sont destin s Si vous n tes qu en copie ne r pondez que si vous avez une vraie valeur ajout e apporter Encore une fois si vous tes en copie ce courrier vous est normalement adress pour information uniquement Lorsque vous r pondez aux courriels crivez au dessus des messages re us pour que le destinataire ait la r ponse directement sous les yeux sans avoir descendre tout en bas de la page pour lire votre r ponse Cette fonction est param trable Pour cela allez dans Outils Param tres des comptes R daction et adressage S lectionnez ensuite dans la liste d roulante La r ponse commence avant la citation et validez 22
34. ponsabilit s 3 2 Le TANQ MENT sense 3 2 1 Aide au rangement 3 2 2 Rangement dans les dossiers s sssssssessesse1ee1e CONCLUSION nn ennemie votre dispositi sn en Ea Net aie PARLES Saa AE O 1 R f rences r glementaires sesssseseeeseseererererereerreeereese PAE EE E E E E E A E E E 3 Nomenclature des Services 4 10 points cl s retenir Auteurs Magalie LOPEZ vacataire et H l ne GUICHARD SPICA conservateur en charge de la gestion des archives courantes et interm diaires des Archives nationales Conception et maquette Didier BOULANGER maquettiste PAO Archives nationales D partement de la conservation p le image
35. s Merlin DI Adeline Le Bioda MPP Sol ne Michon MPP votre disposition Vos correspondants archives au sein des Archives nationales Pilotage g n ral H l ne GUICHARD SPICA 01 40 27 64 70 helene quichard spica culture gouv fr Site de Turenne Clotilde LEFORESTIER de QUILLIEN 01 44 61 85 19 clotilde leforestier culture qouv fr Site de Fontainebleau No lle BERGER 01 64 31 73 88 noelle berger culture gouv fr Archives anciennes des Archives nationales Yann POTIN 01 40 27 61 70 vann potin culture gouv fr Mission des Archives au minist re de la Culture et de la Communication douard VASSEUR 01 40 15 84 51 edouard vasseur culture qouv fr 35 Annexes 1 R f rences r glementaires Convention europ enne des droits de l homme e article 8 sur le droit au respect de la vie priv e Code civil e article 9 sur le respect de la vie priv e Code la propri t intellectuelle e partie l gislative premi re partie sur la propri t litt raire et artistique droits d auteurs Code p nal e article 226 1 sur l atteinte la vie priv e e articles 226 15 et 432 9 sur l atteinte au secret des corres pondances e articles 323 1 323 7 relatifs la fraude informatique Code du travail e article L 120 2 sur le principe du respect par l employeur des libert s individuelle et collective e article L 121 8 dispose qu aucune information ne peut tre collect e par un dispositif
36. s publiques conserver peuvent tre supprim s directement Pensez vider votre corbeille de temps en temps afin d viter l engorgement 3 1 2 R les et responsabilit s En g n ral le tri et la conservation des messages se fait par celui qui les produit et envoie producteur Par exemple les messages de la Communication titre informationnel seront supprim s par les agents l exception de ceux qui travaillent la Communication puisque ces documents t moignent de leur activit C est vous qui tes responsable de la gestion de votre messagerie lectronique c est dire dutri et dela conservation ventuelle des messages Cette t che impose que vous fassiez une valuation de la pertinence et de l importance que rev t chaque message ainsi que les risques potentiels en cas de non conservation 3 2 Le rangement 3 2 1 Aide au rangement e Fil de discussion Pour faciliter le suivi et le rangement de vos messages vous pouvez les grouper par discussions Cette fonctionnalit permet de rassembler tous les messages cons cutifs chang s sur un m me th me 28 Ce groupement se fait en fonction de l objet d o l importance de donner un titre vos messages lectroniques Si vos courriels ne portent pas d objet tous vos messages sans objet seront regrouper dans une m me discussion alors qu ils ne portent pas sur le m me sujet Pour param trer cette fonctionnalit allez dans Aff
37. sages Sur la premi re liste d roulante choisissez De dans la deuxi me liste d roulante laissez Contient et dans la troisi me crivez votre crit re Dans notre exemple nous filtrons tous les courriels en provenance de mci culture gouv fr et c est donc ce que l on crit Dans l encadr suivant vous allez d finir l action r aliser lorsqu un courriel qui r pond au crit re est rencontr Dans la premi re liste d roulante laissez D placer le message vers et dans la seconde choisissez le dossier de destination dans notre cas le dossier mission communication interne Cliquez sur OK pour valider Si vous retournez au gestionnaire de filtres vous constaterez que votre filtre est pr sent et actif Vous pouvez cr er autant de filtres que vous le souhaitez Si vous voulez appliquer les filtres sur les courriels que vous avez d j recus vous devez s lectionner le dossier Courrier entrant cliquer sur le menu Outils et choisir Appliquer les filtres sur le dossier 31 Stockage Les messages forte valeur doivent tre stock s sur votre disque dur en attendant la mise en place d un syst me d archivage Attention le stockage est diff rencier de la sauvegarde et de l archivage la sauvegarde est une copie de s curit il s agit simplement de la conservation mat rielle de donn es sur support num rique ou informatique l archivage est l ensemble des
38. t re est enregistr dans T l m c Vous pouvez r cup rer ces adresses dans Thunderbird en synchronisant les deux messageries Cette synchronisation ne peut se faire qu en consultation avec le service informatique e Groupe d adresses Dans Thunderbird le terme de liste de diffusion est employ 11 s agit l d un usage abusif puisqu il s agit plut t d un groupe d adresses La diff rence entre les deux est que la liste de diffusion propose des options d administration alors que le groupe d adresses est propre votre client de messagerie Si vous voulez cr er un groupe d adresses dans Thunderbird cliquez sur Carnet d adresses du menu Outils puis sur le bouton Nouvelle liste de la barre d outils Remplissez le nom de la liste votre pseudo et les adresses lectroniques des personnes que vous voulez int grer la liste Le groupe d adresses permet de regrouper les adresses lectroniques de 30 personnes Au del de ce nombre le message ne peut tre diffus que via une liste de diffusion SYMPA cr e par la sous direction des syst mes d information du minist re de la Culture et de la Communication SDSl 12 e Liste de diffusion Uneliste de diffusion est g r e parunouplusieurs administrateurs qui fixent les r gles d utilisation du service Elle permet d envoyer un m me message un grand nombre de personnes en une seule fois plut t que de multiplier les envois individuels de ce m
39. torit publique dans les cas de n cessit d int r t public pr vus par la loi et dans les limites fix es par celle ci De m me plusieurs d cisions de la Cour de cassationf ont pr cis la jurisprudence applicable dans le cadre du droit du travail Toutefois il est important de rappeler que la messagerie lectronique est un outil mis disposition des agents uniquement des fins professionnelles 4 Loi du 6 janvier 1978 relative l informatique aux fichiers et aux libert s modifi e par la loi du 6 ao t 2004 relative la protection des personnes physiques l gard des traitements donn es caract re personnel 5 Code de la propri t intellectuelle partie l gislative premi re partie sur la propri t litt raire et artistique et Code p nal articles 323 1 323 7 6 Cf Annexe 1 Arr ts de la Cour de cassation sur l utilisation du courrier lectronique p 38 7 1 3 Avantages Une bonne utilisation et gestion de la messagerie procurent de nombreux avantages _un gain de temps pour mieux g rer ses t ches e un suivi pr cis des messages donc un gain d efficacit e la reprise plus ais e d un dossier trait par quelqu un d autre e la gestion coh rente de toutes les ressources papier et lectronique d une m me personne une communication plus efficace donc la satisfaction de vos interlocuteurs e terme un archivage p renne des messages importants pour le fonctionnement et la
40. transmission des messages e les courriels entre agents e les courriels destination ou en provenance de l ext rieur 1 Le cadre g n ral 1 1 Obligation l gale Le code du patrimoine d finit les archives comme l ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit Ce texte constitue le fondement de l obligation de conservation des documents administratifs par les institutions publiques Le l gislateur s est montr clair sur l obligation qu ont les institutions publiques de verser leurs archives quel qu en soit le support La l gislation en vigueur couvre donc galement l ensemble des documents lectroniques et a fortiori les courriers lec troniques ce titre l ensemble des institutions publiques concern es par la loi sur les archives du 15 juillet 2008 a l obligation de g rer le cycle de vie et le sort final des courriers lectroniques ainsi que la conservation d finitive des courriels vocation historique 2 Article L 211 1 du code du patrimoine modifi par l article 1 de la loi sur les archives du 15 juillet 2008 n 2008 696 5 Les messages lectroniques peuvent potentiellement avoir une valeur probante Ils sont donc opposables dans le cadre de proc dures contentieuses dans tous les cas o la preuv
41. u Tr sor du minist re des Finances a t la cible d une cyber attaque visant d rober des informations Selon Paris Match les assaillants sont parvenus s infiltrer dans environ 150 ordinateurs sur lesquels a t install un mouchard introduit via un courriel infect qui se diffuse via les carnets d adresses Cette attaque visait r cup rer des informations relatives l organisation du G20 24 Pour mettre un message automatique vous devez vous connecter T l m c puis allez dans Mon agenda et vous identifiez Cliquez ensuite sur l onglet Messagerie puis R pondeur et enfin Modifier partir de l vous avez deux possibilit s e activer le r pondeur imm diatement Pour activer le service imm diatement vous devez cocher la case Activer mon message d absence imm diatement saisir votre texte et valider Votre r pondeur est actif jusqu ce que vous veniez d cocher la case pour arr ter le service e programmer l activation du service pour une p riode que vous allez d finir Pour mettre en service automatiquement votre r pondeur pendant une p riode que vous d finirez vous devez cocher Programmer l activation automatique de mon message d absence saisir votre texte et d finir les dates d activation et d arr t du service puis s lectionnez l heure et les minutes Enfin n oubliez pas de valider Votre r pondeur ne sera actif qu partir du jour d fini et pour la p rio
42. us dossier comme sur l exemple ci dessous peter ag aeta aa Mesa QG F Rsane ftm Dom Ds bob Gross Xw i Tae ie aan gt e At aptebunss S D ppt Dettes gt ve 8 o pote de iepainaspePag tpu iwano enm Po Di sdqe Dusetwd IOWO PA Sire TE Len on PO uiis de moming D n neSTEUEUE ff i md bois Votre messagerie doit tre rang e de facon claire afin de vous y retrouver plus facilement e Cr ation des filtres 30 Lorsque l on recoit un grand nombre de courriels il est souvent n cessaire de les trier selon diff rentes cat gories En utilisant l outil de filtres de Thunderbird il est possible d automatiser ce tri Dans l exemple suivant nous allons cr er un filtre qui d place d s leur r ception les messages provenant de l exp diteur mci culture gouv fr dans un dossier nomm mission communication interne que l on aura pr alablement cr Cliquez sur le menu Outils et choisissez Filtres de messages Une nouvelle fen tre s ouvre c est la fen tre de gestion des filtres Cliquez sur le bouton Nouveau pour cr er votre premier filtre Une nouvelle fen tre appara t Choisissez un nom pour le filtre mission communication interne pour notre exemple Dans le premier encadr vous pouvez choisir les crit res de filtrage Ce sont des l ments qui sont communs tous les messages d une cat gorie Dans notre cas c est l exp diteur des mes
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