2012-09-24 le CIC au MEN
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1. Libert galit Fraternit Do R PUBLIQUE FRAN AISE minis E 5 MINIST RE DE L ENSEIGNEMENT SUP RIEUR natione 222 e ET DE LA RECHERCHE Paris le 2 4 SEP 7 Secr tariat g n ral Le ministre de l ducation nationale Direction des affaires financi res 3 is La ministre de l enseignement sup rieur D partement du contr le et de la recherche interne et des syst mes d information financiers e DCISIF N 2012 cob Mesdames et Messieurs les rectrices et les recteurs d acad mie Messieurs les vice recteurs d acad mie Affaire suivie par Jean Pascal Chapat T l phone 01 55 55 23 78 Courriel Objet Organisation du contr le interne comptable dans les services d concentr s Jean pascal chapat du minist re de l ducation nationale education gouv fr iat Pi ces jointes 4 fiches et 9 annexes 110 rue de Grenelle 75357 Paris 07 SP Apr s une ann e de relance de la d marche de contr le interne comptable au sein des deux minist res la Cour des comptes a port une appr ciation favorable sur la trajectoire suivie m me si le certificateur consid re que cette trajectoire doit encore se concr tiser Dans ce contexte il a sembl utile afin de vous appuyer dans votre d marche de rassembler dans un document de synth se les principes d organisation qu il est possible de recommander pour la mise en uvre du CIC en acad mie Des documen2. mm me e mm ss zm zm zm zm zm me zm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm e mr mm mm mm mm mm mm mm ze zm zm mm zs zm zm zm mm mm mm mm wm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm rm rm mm mm mm ne zm zm zm mm ss zm e zm mm o zm mm mm mm mm mm mm mm mm mm ne mm mme mm zl e mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm 9Baeyo CRIEI ESES ej p SIMSS lqesuods x3j oue uo3 9p 9UIBIIO 9p uonewnsg Juownoog ll q i1 5 SSSR eo 0 no uiewoq ap Al ESEE CL LL CL cl LL l CL LI lU OT 9S19ASUE1 AAA AA TA s s wuz uo Buiuue 4 ue ww np aep ej 8 2j2 suorse s p ians ep nesjge 9 qe du09 u4 zu 2 013U09 3p suojoe sep IAINS p ne jqe IA Annexe VII Composition du dossier permanent de l acad mie e Gouvernance Textes g n raux Article 72 de la Constitution D cret n 2011 775 du 28 juin 2011 relatif l audit interne dans l administration D cret n 2012 567 relatif aux CI et audit internes aux MENESR D cret n 2012 568 fixant l organisation de administration centrale des MENESR Arr t du 24 avril 2012 fixant l organisation de l administration centrale des MENESR e Dispositif acad mique e Pilotage Organigramme du CIC dans l acad mie Relev s de conclusions des comit s
3. Appui des de Te KR Beer de ta DGFIP aux Acs dailies Re la miso arn uvre du 001017019 interne comptable CIC k Ile PANSES SEET RAS ATE AE PA EG Fan Tp FAP 4 S Hv SCH 3 VE K 5 Se 0 HU 5 SEN E 0 SE EE 5 SE SC ai SE St 7 SR Ax Et ES 4 PAL ESS A A EE Niani ee Ministres Ee E E ES GEN Nallornal Direction d n fi nanol res Mission Doctrine Comptable at Gantr le Equipo de pllotago national D partement du controls interne el des syst mes interne comptable MDGOIC d information financlors DCISIF D partement comptables minist riel DOM r 1 Collulo de Quatit complablo Responssbies e ma ftrise 00 R f rent contr io inlerna an scad mte COG comptablos x deg GE EE E EE 2 Wb Se SEET Ee E ER Cal att A eeh E oF up Tes ya net KEE de ta de EE Procossus Directions EE Ge Tous sous r serve dos dispositions de la 3 07318 Dir ctions 008 services d partementaux convention de l ducation natlonales Eiere BEE Plans d actions minlstf riels pour fe CIC du MEN ot du MESR a Feuilles do route gt pour le CIC ot circulaires d applications diffus as on aoad mio Anntgire des r l rents lt Contr le interne comptable x d sign s dans los acad mlos R f rentlals de contr le interne diffus s par leg MEN MESR R pertoire g n ral des risques
4. certificat personnes authentification annexe 4 5 5 Cette signature engage le titulaire respecter et appliquer les consignes de s curit d crites dans la charte notamment 5 5 1 A garder le code d acc s associ au lt token gt confidentiel 5 5 2 A ne partager son lt token ni le code d acc s associ avec personne y compris pendant ses absences ou cong s 5 6 A la r ception du lt token yx l entit demande au soutien informatique d installer sur le poste de travail informatique l acc s lt Chorus 5 7 chaque acc s lt Chorus y le titulaire doit ins rer son lt token gt sur son poste de travail Une fois connect gt Chorus y il doit d connecter son lt token a afin d viter de le laisser accessible des tiers 5 8 Toute demande de lt token gt directement adress e au STSI sera refus e Le STSI informe le demandeur de la proc dure appropri e d crite au 84 1 5 9 A chaque retrait d habilitation la DAF informe par courriel le STSI afin que ce dernier r cup re le lt token gt du titulaire aupr s du CSSI de l entit 5 10 Le lt token a une validit limit e 90 jours avant la fin de cette validit chaque connexion Chorus le syst me avertit le titulaire du nombre de jours restants avant l expiration du token 5 10 1 Le STSI g re la liste des lt tokens arrivant en fin de validit et proc de spontan ment
5. de la mise en uvre pratique de l auto valuation tablit les documents de synth se pour l acad mie ome dirige le cas ch ant la structure de contr le interne de niveau repr sente l acad mie dans les instances techniques minist rielles du CIC 212 Sucuresnos Sp 202 Amini 222410 k 29450 Taira DID 9 9 SIA Fenu gt p Q KICHEN SINA 1019056 122 Bas 3 10 p 9G gt HS3 YSININ ne 919 uogesiuebio ap ewweiBiueBiO III Annexe IV Les cycles sous cycles et processus retenus par la Cour des comptes Pour les seuls processus int ressant le minist re de l ducation nationale Cycles Charges Sous cycle D penses apr s ordonnancement Processus Commande publique Interventions Baux Transports d placements missions et r ceptions Imp ts et taxes Acquisitions de biens immobiliers et mobiliers Sous cycle D penses sans ordonnancement Charges financi res et assimil es Frais de justice Pensions Sous cycle D penses sans ordonnancement pr alable R mun rations et cotisations sociales Prestations d action sociale Cycle Produits Sous cycle produits non r galiens Recettes trang res l imp t et au domaine R p titions de l indu et r tablissements de cr dits Cycles Immobili
6. la politique ducative et ayant une incidence financi re ou patrimoniale pour le minist re 22 Par ailleurs le champ du contr le interne comptable de la comp tence de l ordonnateur commence au fait g n rateur de toute op ration ayant in fine une incidence financi re ou patrimoniale pour le minist re Exemple Sont ainsi comprises dans le champ du CIC les actions suivantes l mission d une convocation pour la participation un jury d examen la d cision de recrutement d un assistant d ducation la d cision de mise au rebut ou de cession d un v hicule Par suite l ensemble des responsables de services ou de structures op rationnelles doit tre associ aux travaux du CIC D finition crois e issue de l article premier du d cret n 2011 775 du 28 juin 2011 du cadre de r f rence du contr le interne de l Etat gt DGFiP septembre 2010 ainsi que de l article 167 du futur d cret relatif la gestion budg taire et comptable ubiique R f rentiel diffus le 30 janvier 2012 par note DSIBF n 2012 009 3 Selon la d finition donn e par l article premier du d cret n 2011 775 pr cit TEXTES DE REFERENCE L existence juridique du contr le interne pour l administration est mat rialis e par des textes r glementaires de port e interminist rielle intervenus en juin 2011 L organisation interne du minist re a t modifi e en cons quence en dernier lieu en juil
7. leur renouvellement en temps appropri Ce renouvellement consiste la r cup ration du token cf point 5 9 et ia remise d un nouveau lt token point 5 4 ou l extension informatique de la validit du token 5 10 2 Par mesure de pr caution le titulaire peut avertir le STSI via le CSS de l entit 30 jours avant la fin de validit de son token 5 11 Le STSI tient une comptabilit mati re des lt tokens gt distribu s 5 11 1 Cette comptabitit mati re comprend le nombre des gt tokens distribu s le nombre des tokens gt r cup r s ainsi que celui des lt tokens gt actifs ce dernier nombre doit correspondre au nombre de titulaires d une habilitation Chorus au sein de l administration centrale des MEN MESR 5 11 2 Le STSI assure par ailleurs un suivi centralis des tokens distribu s par entit Vi La s curit et la tra abilit des op rations 6 1 Les fiches de demande d habilitation lt Chorus gt annexe 2 envoy es par les entit s tracent les demandes et les suites rejet ou validation et traitement donn es ces derni res 6 2 Le STSI assure la s curit de la transmission des lt tokens gt aux CSSI des entit s li appartient aux CSSI d assurer la s curit des lt tokens gt jusqu la remise aux titulaires e AN E KE Bu 23 29 0 2 LE Zeg 6 3 Les CSSI consignent dans un document la distribution et la
8. mique par le correspondant technique En ce sens l organisation propos e constitue une anticipation de ce qui pourra tre ult rieurement demand aux acad mies dans le cadre du raccordement de SIRHEN l op rateur national de paye FICHE N 3 LA DOCUMENTATION ET LES OUTILS DU CIC LA CARTOGRAPHIE DES ACTIVITES Comme pr cis au point 1 de ta fiche n 1 le contr le interne comptable vise s assurer de la ma trise des risques affectant la comptabilit g n rale de l Etat qui seule fait l objet d une certification par la Cour des comptes 11 Le contr le interne comptable s applique donc sur des processus lt m tiers gt homog nes commande publique interventions ind pendants de l articulation programme BOP UO retenue pour la comptabilit budg taire Par suite la nomenciature budg taire est sans incidence sur l organisation du p rim tre du contr le interne comptable Exemple la Cour des comptes pourra analyser la ma trise des risques sur le sous processus interventions d une acad mie sans n cessairement distinguer si les subventions vers es rel vent des programmes 141 ou 230 12 La norme utilis e pour organiser la cartographie des activit s puis ensuite celle des risques est l articulation en cycles sous cycles correspondants g n ralement des champs de la comptabilit g n rale retenue par la Cour des comptes d taill en annexe IV Aux cycles comptabl
9. tue de la signature scann e en conservant l original de la fiche sign e 4 1 7 La DAF charg e d instruire et de traiter les demandes peut tre amen e demander des pr cisions l entit 4 1 7 1 Faute de r ponse de l entit dans un d lai de deux semaines la demande est r put e abandonn e 4 1 8 La DAF confirme le r suitat du traitement au titulaire et son entit par courriel 4 2 Modification d habilitation 4 2 1 A chaque changement de fonctions d un titulaire au sein de la m me entit l entit veille la conformit des habilitations et demande le cas ch ant la mise jour de son profil Chorus 4 2 2 La proc dure suit en cas de modification d habitation celle d crite aux points 4 1 1 4 1 8 4 3 Retrait d habilitation 4 3 1 Lorsque ie titulaire quitte son entit de rattachement l issu d un changement de fonctions au sein de la m me entit ne r pond plus aux conditions d obtention des habilitations gt Chorus cf ll son entit doit demander le retrait de son habititation 4 3 2 Avant son d part de l entit ou le changement de fonction l agent proc de la remise de son token gt au gt responsable gt qui le restitue au CSSI de l entit appartient au responsable de l entit en lien avec l UGARH de celle ci de s assurer de la remise du lt token avant le d part effectif du titulaire 4 3 3 L entit adress
10. de teur entit ont besoin d acc s Chorus dans ieurs nouvelles fonctions leurs nouvelles entit s de rattachement en font la demande en suivant la proc dure du SIV 7 2 L ad quation du profil aux habilitations 7 2 1 A l occasion de la campagne annuelle de r vision des habilitations le responsable de l entit doit contr ler l ad quation des fonctions des titulaires aux habilitations octroy es 7 2 2 Le r sultat de ce contr le est consign de mani re formelle et archiv de mani re iracable 7 2 3 Le cas ch ant ce r sultat est compl t des corrections n cessaires demand es par l entit conform ment au lll retrait d habilitation ou modification du profil ou apport es par l entit a la fiche de poste Celle ci est alors archiv e 7 2 4 Les r sultats du contr le ainsi que les l ments de tra abilit doivent tre disponibles en cas de contr le interne de deuxi me niveau d audit ou de v rification du SCBCM 7 3 Maitrises des risques en cas de combinaisons de r les class es lt surveiller gt ou fortement d conseill es 7 3 1 En cas de mise en uvre d une combinaison de r les identifi e comme lt surveiller gt gt fortement d conseill e cf point 3 2 2 le responsable d entit doit proc der une v rification sur un chantillon repr sentatif des transactions effectu es par le titulaire portant notamment sur 7 3 1 1 La conformit d
11. des 05 ZS processus de la cartographie cf point 3 1 le minist re a fait le choix afin de prioriser les S efforts de ne demander le d ploiement de l outil d auto valuation que sur les seuls LL processus pour lesquels les r f rentiels de contr le interne ont t diffus s 11 28 33 En contrepartie de ce d ploiement cibl il appartient aux acad mies de proc der la mise en uvre effective avec une p riodicit annuelle minimale de l outil EMR pour chaque processus concern En mati re de r mun rations et dans un souci d conomie des moyens ainsi que de vision globale il est recommand d appliquer l auto valuation sur l ensemble du processus r mun rations de mani re globale quels que soient les populations concern es ou les sous processus vis s Les r sultats de l auto valuation sont archiv s dans le dossier permanent de l acad mie cf point n 5 de la fiche n 3 les actions induites report es dans le tableau de suivi du CIC cf point 4 de la fiche n 3 et les r sultats obtenus transmis l administration centrale lors de l enqu te annuelle sur l tat du CIC cf infra point 4 IV LA CENTRALISATION DES ACTIONS MENEES EN ACADEMIE Conform ment au d cret du 28 juin 2011 pr cit if incombe au secr taire g n ral des minist res de disposer d une vision d ensemble du dispositif de contr le interne d ploy dans le d partement minist riel notamment afin de r pon
12. dos actiona do maliris des risque ol des indicateurs assoo i s dos MEN MESR Fichier lt Echeilo de maturit do ta goestlon dos risques x ot modo op raltoltre associ Espace Piiotage sur io Guide de Proc dures a lnie rminist r 8 x GA AAA AA SC EEA 0 y CA f I SE Ge EE RSA 0 Ze Es SE E EL IRE GE 40 Se As ROKER rin Ns rg 4 Champ ds la convontion La convention porte our l appui Faxportise ou la foncion de relais vers los servicos comp tonts des DRIDDFIP que peuvent apporter tos CQC sur los domaines suivants Mo trisv dos concopls comptabies notamment ceux influant ia qualit des op rations da fin do gostion ldenilflcatton constitution et ropriso de provisions rattachement des charges dos produlis l exercice distinction charges payer provislons autros proc dures d inventaire mise en sarvica des immobillsatlons Ma trise des principes du contr le interne comptable R afisatlon ds diagnoslice de processus Mise on uvre des r f rentiols de contr le intorna comptabte Elaboration d organlgrammes fonationnele par processus Etabliasoment ot sulvi du plan do contr le Interne acad mique Ma trise des techniques da contr le mutuels de supervision contemporains a posteriori sur chantiiton par sondage ot leur formalisatlon Mise en uvre de l outil d valuation lt Echelle do maturit do la gestion dos risques gt EMR Aide ta mise sn place du doss
13. Yonsatgnement la Directeur Adjokjt charg de ta gestion publique sup rieur ei do la rechorche 2 lo Diro ur des affalros flnanci ros m 7 Cem mmm L dorCM3 Al 9 7 9 2 2 WAS WA Ce E P vie ewe oy a E lt e pos nm aace sl mus mn mm EEN
14. artement du contr le interne ot des syst mes d information financiers DCISIF de la DAF des MEN MESR communiquera ta MDCCIC de ta DGFIP les documents labor s ou adapt s par los MEN MESR dans les cadro dos travaux devant Stra conduits par les acad mies Cas documents seront transmis par la MDCCIC aux CQC afin que ces derni ros puissant disposor do onsombil des supports n cossalres la mise en uvre du dispositif d appui aux lt r f ronts contr le Intorne complablo dos acad mies 3 Bilan dea missione d appul Chaque mission d appui r alis e fera l objet d une ficho de compte rendu Etablie par ta COC l attention da la MDCCIC et du Contr leur budg taire oi comptable miinlsi rinl dans lo cadre du roporting propre la DGFiP fiche do compte rendu transmise adresse suivants mission doci gpai dgfip finances gouv fr Etablle par le r f rant pour le contr le interna comptabla de l acad mie ot transmise la DAF D partement du contr le interne oi dos syst mes d information financiers Padrosse suivante pllolage cic education gouy fr 4 Actualisatlon do In pr sonto convontion La pr sente convention est sign e pour une p riode da trols ans Pendant cette p riode elle sera r ncluatis o ou minimum chaguo ann e sa date annivarsalre le Pour lo Ministro de l ducation nationale Pour le Directour g n ral das finances pubitques at pour la Ministre dda
15. ccidents du travail Autre action sociale pr ts aide l installation Transports d placements missions et r ceptions Frais de d placements Frais changement de r sidence Frais de justice R p titions de l indu et r tablissements de cr dit Parc immobilier Immobilisations et stocks Autres immobilisations corporelles 17 Comprend des d penses du T2 et du HT2 Nompre operations annuelle ne De BER mh fs njeur 5 Processus S0us processu inancier Immobilisations incorporelles dont logiciels produits en interne Immobilisations et stocks Stocks fournitures mati res premi res Provisions pour risques et charges SNS Ns Engagements et provisions Transverse Engagements hors bilan Fonctions support Chorus ES H mm zm mm mm mm mm rm mm mm zm mm mm mm mm mm mm mm mm mm me mm mm mm mm mm zm e em mm mm mm mm mm mm mm ze mm mm mm mm rm mm mm mm mm e mm mm em mm rm mm em mm mm mm mm mm mm zm mm zm me e mm ms mm rm mm ms rm mm rm mm mm mm mm mm mm mm zm mm mm mm mm mm mm me mm mm mm mm mm mm en mm mm mm rm mm mm mm mm mm ms zm mm mm mm mm mm mm mm mm mm zm mm ms mm mm mm mm mm mm ms mm mm mm rm mm zm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm mm rm ms mm mm mi mm mm mm mm mm e
16. de pilotage du CIC de l acad mie Plans d action acad miques Tableau de suivi des actions e Animation du CIC Annuaire des correspondants CIC dans l acad mie Supports des actions de sensibilisation ou des formations dispens es e Documentation PAM 2012 2014 Feuilles de route re ues par l acad mie Note de campagne annuelle sur l tat du CIC R f rentiels CIC et circulaires de mise en uvre re us Fiches et documents de contr le interne mis par l acad mie e Evaluation du CIC de 1 niveau auto valuation Outil d valuation de la maturit de la couverture des risques EMR R sultats obtenus par l acad mie e Evaluations internes ou externes Cour des comptes Rapports de certification des comptes de l Etat e Mission nationale d audit DGFIP e Mission d audit interne minist rielle IGAENR Annexe Vill Exemple de protocole de gestion des habilitations d acc s l application Chorus Protocole de gestion des acc s l application interminist rielle Chorus pour l administration centrale et les services apparent s 1 Objet d finitions 1 1 Objet Le pr sent protocole d finit les r gles applicables aux aspects suivants de l application interminist rielle lt Chorus les conditions d obtention des habilitations d acc s les demandes d habilitation modalit s justification les modifications d habilitation les retraits d habilitation la ges
17. de suivi gt d un r f rent promoteur secr taire g n ral ou secr taire g n ral adjoint garant du d ploiement et du fonctionnement p renne du dispositif est charg d impuiser et de soutenir la d marche ainsi que de proc der aux arbitrages n cessaires Ce r f rent promoteur pourra tre charg du lien avec le dispositif de contr le interne pour la ma trise des risques qui aborde les domaines de risques autres que ceux couverts par le CIC notamment la conformit aux lois et r glements la r alisation et l optimisation des op rations et qui se d ploie progressivement sous l gide de la mission de controle interne pour la ma trise des risques MCI plac e aupr s du secr taire g n ral des minist res d un ou plusieurs lt r f rents techniques gt x charg s de relayer les consignes re ues d aider les services op rationnels dans l appropriation des concepts et la mise en uvre du dispositif ainsi que de suivre les plans d action de centraliser les r sultats obtenus et de proposer des pistes d am lioration La solution id ale consiste en l identification d un r f rent technique unique dont l activit serait fortement d di e au CIC soit titre principal soit en compl ment de fonctions connexes telles que le contr le de gestion la qualit par exemple Une organisation reposant sur deux r f rents techniques pour les d penses du titre 2 d une part et pour les d pense
18. dre aux sollicitations du certificateur lors des op rations d valuation de la comptabilit des minist res Pour ce faire il a t choisi de proc der une enqu te annuelle aupr s des acad mies sur l tat du contr le interne comptable T2 et hors titre 2 dans les services d concentr s Cette enqu te a vocation se d rouler au cours du premier semestre de chaque ann e et porte sur les actions r alis es au cours de l ann e pr c dente a une collecte selon le m me calendrier des r sultats obtenus au titre de l auto valuation des diff rents processus ainsi qu au titre des indicateurs de d ploiement ou d efficience li s aux actions de maitrise des risques pr vues par les diff rents r f rentiels de contr le interne diffus s La r ponse de l ensemble des services cette enqu te est essentielle afin de pouvoir actualiser la vision minist rielle du CIC et notamment le document strat gique que constitue la cartographie des risques minist rielle Dans l attente de l adoption d un dispositif automatis de remont e et de centralisation des donn es Ce qui souligne l int r t pour les acad mies de constituer tout au long de l ann e un dossier permanent du CIC actualis Annexe I Les textes de r f rence du contr le interne Pour l obligation de sinc rit et de r gularit des comptes de l Etat article 72 de la Constitution Pour le contr le interne comptable d cre
19. du p rim tre de l acad mie veille la r alisation des objectifs d finis anime le comit de pilotage du CIC repr sente l acad mie dans les instances strat giques minist rielles traitant du CIC est l interlocuteur principal des corps d audit interne et externes Jl Le r f rent technique La fonction de r f rent technique doit tre confi e un cadre maitrisant ventuellement apr s une formation les concepts du contr le interne afin de pouvoir accompagner concr tement dans la d marche les services qui le souhaitent il n est pas n cessaire que le r f rent technique soit un professionnel du domaine soumis CIC Compte tenu de la technicit du sujet et de l investissement initial demand la fonction doit s inscrire dans une certaine dur e Le r f rent technique propose au r f rent promoteur une organisation du CIC pour l acad mie porte l arbitrage les difficult s rencontr es lorsque n cessaire tablit la cartographie des processus de l acad mie tient jour le dossier permanant de l acad mie fait mettre jour la partie lt CIC de l intranet acad mique coordonne les actions de d ploiement du CIC pour l ensemble du p rim tre de l acad mie et tient jour les tableaux de suivi assiste en tant que de besoin les services dans la mise en uvre du CIC centralise les indicateurs et les r sultats obtenus en mati re de CIC est charg
20. e la DAF la fiche jointe en annexe 2 en renseignant les rubriques n cessaires au retrait des habilitations 4 3 4 La DAF instruit et traite les demandes 4 3 5 La DAF confirme le retrait de l habilitation l entit par courriel Dispositions galement applicables pour l attribution des habilitations d acc s gt Chorus formulaire gt 25 Les r gles de cette section s appliquent galement aux habilitations d acc s lt Chorus formulaire gt 4 4 R activation d une habilitation 4 4 1 l est possible de demander la r activation d une habilitation retir e 4 4 2 La proc dure de r activation est identique celle de la demande d attribution cf 4 1 V La gestion Putilisation et le suivi des tokens gt 9 1 Un gt token est n cessaire pour tout acc s l application lt Chorus gt 5 2 Lors de la demande de cr ation d habilitation une copie de la demande est transmise par l entit son CSSI afin que celui ci puisse effectuer le suivi des lt tokens distribu s 5 3 A la validation de chaque cr ation d habitation gt Chorus gt x la DAF communique les informations n cessaires au STSI gestionnaire des lt tokens gt pour l administration centrale afin de proc der la d livrance d un token au titulaire 5 4 Le STSI adresse le lt token au CSSI de l entit qui le remet au titulaire en face face contre la signature par ce dernier de la Charte du porteur de
21. e avec la pratique ant rieure qui pouvait tre source de redondances et qui abordait les risques par cat gorie de b n ficiaires enseignants du second degr du 17 degr personnel administratif 2 ill LES ORGANIGRAMMES FONCTIONNELS see a L i Sapa Ces organigrammes visent pour chaque processus d crire l encha nement des actions et wie RES LCA ES be Z2 RE g SCH o Ge Ze SS S identifier les personnes responsables ainsi que leurs suppl ants KS SS Fi D x D k orc Pour le minist re il a t fait le choix de privil gier des organigrammes fonctionnels par processus sous forme de logigrammes pius directement op rationnels pour les Sa responsables de service que les organigrammes sous format excel propos s par la DGFiP 8 Dans un souci de priorisation des actions il n est pas demand aux acad mies d tablir des organigrammes fonctionnels pour chacun des processus figurant dans la cartographie de l acad mie cf supra point 1 3 Les seuls organigrammes fonctionnels dont il est demand l tablissement et l actualisation sont ceux compris dans les r f rentiels de contr le interne au fur et mesure de leur diffusion cf points 2 1 et 2 2 supra n est galement pas demand la centralisation notamment en administration centrale des organigrammes fonctionnels tablis par chaque structure acad mie service d partemen
22. es correspondants aux natures de d penses ou de recettes s ajoutent des cycles correspondant l actif immobilisations aux charges calcul es et aux engagements hors bilan provisions ou aux op rations transverses utilisation de Chorus 13 Une cartographie des activit s d clin e de la cartographie minist rielle est propos e en annexe V ll est recommand aux acad mies de servir cette cartographie comme document strat gique de leur CIC afin de visualiser leur p rim tre ainsi que les processus forts enjeux et risque Exemple il est rappel que les services acad miques participent la cha ne de la d pense au titre du processus pensions et sont ce titre responsables de la mise en uvre du contr le interne sur la phase administrative de pr paration des l ments n cessaires la constitution des dossiers de liquidation LES REFERENTIELS DE CONTROLE INTERNE COMPTABLE Conform ment aux priorit s r sultant de la cartographie et de la matrice minist rielles des risques figurant au PAM 2012 2014 diffus aux acad mies et accessible sur intranet de ta DAF des r f rentiels de contr le interne ont t dit s et transmis pour mise en uvre notamment par les acad mies 4 Il est rappel que la comptabilit budg taire n est pas certifi e La cartographie minist rielle de format identique est consultable au sein du PAM 2012 2014 pour le CIC disponible sur le si
23. es transactions r alis es la d l gation de signature octroy e au titulaire 7 3 1 2 La r alit des faits motivant les transactions 7 3 1 3 La conservation des pi ces justificatives des transactions 7 3 2 Le r sultat de ces op rations de contr le ainsi que les pi ces justificatives de l appr ciation apport e doivent tre mat rialis s et archiv s 26 a DAF fournit la DGRH la liste des titulaires d habitation gt Chorus gt la DGRH qui indique la DAF ceux d entre eux qui ont quitt leur poste 7 4 Contr le interne des correspondants lt Chorus gt habilitation 7 4 1 Les correspondants lt Chorus gt habilitation attribuent les habilitations lt Chorus Ils sont syst matiquement soumis une fois dans l ann e aux contr les vis s aux 87 2 et 87 3 dans les m mes conditions de tra abilit 7 5 Contr le de la comptabilit mati re des lt tokens 7 5 1 A l issue de la campagne de r vision des habilitations le r f rent directionnel pour le CIC du STSI et le DCISIF rapprochent les documents de comptabilit mati re des lt tokens tenus par le STSI des documents de suivi des habilitations tenus au DCISIF et du bilan de 8 campagne de r vision VIH Documents de r f rence annex s au pr sent protocole Annexe 1 Une notice d utilisation de la fiche de demande d habilitation lt Chorus gt et de 8 grille de collecte param trage utilisateur Ann
24. exe 2 Une fiche de demande d habilitations pour l acc s lt Chorus Annexe 3 Une matrice de vigilance concernant les combinaisons de fonctions m tier Annexe 3 bis Le lexique de la matrice Annexe 4 Une charte du porteur de gt certificat personnes authentification gt SE S SS SS s 2 2 es amp s iha E y 25 29 27 Transmis la demande afin de ne pas alourdir la pr sente note par le DCISIF ER L L en ep WEE E L E E ne ween amen c upon l COR SE ege DRE gn em an BEN AE Bae ss BOR EE teens 5 Eu el E ona 10 AUT SUOHDUO VOP LOHIULOP ANOJ x uu y BNIOUD 29 91 S p SUN 19 e2UJE eun yueusinoSop Jueseid el og9jodde uou oyy 49R9W SUOIJDUOJ OP SUOSIPEUIQUIOD SO ANS ODUEBIIBIA OP aj eo ASTA INOC BNO gt Y SEOL p ep 0001 9 x uuv we Annexe IX Convention MEN DGFiP d appui au CIC Dlandgllfidavconipagnomont MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE MINISTERE DE L ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DH LA RECHERCHE SE EE E SE es Ne Ha Sanyal E z 2 0 7 e P az
25. ie retrait de sa pr c dente habilitation 2 3 Ne sont pas consid r s comme gt agents affect s les stagiaires les consultants et les prestataires externes 2 4 En cas de mission longue dur e sup rieure six mois de prestataires externes et la condition que la mission de ceux ci n cessite une habilitation gt Chorus l entit peut demander une d rogation et s engage effectuer les contr les internes pr cis s au 87 3 2 5 Pour b n ficier d une habilitation le nombre minimal d op rations consultation ou transaction effectu es dans lt Chorus est de cinq op rations par semestre et par titulaire II La conformit du profil gt Chorus gt aux fonctions exerc es par le titulaire et la coh rence aux seins des r les Chorus du profil Chaque titulaire d une habilitation dispose d une licence identique d acc s lt Chorus Un profil compos de diff rents r les et adapt aux fonctions m tier du titulaire est associ son habilitation afin de lui permettre d effectuer des op rations dans lt Chorus gt x via des transactions gt 3 1 La conformit du profil aux fonctions 3 1 1 Le profil d un titulaire doit correspondre aux fonctions exerc es par ce dernier Les profits propos s par l application gt Chorus sont d crits en annexe 1 gt Notice d utilisation de la fiche de demande d habilitation Chorus et de ia grille de collecte param trage utilisateur g
26. itifs de CIC doivent faire l objet de mani re r guli re d une auto valuation permettant la gouvernance de porter une appr ciation sur l tat du CIC sans attendre les ventuelles conclusions d auditeurs internes ou externes 32 Comme le recommande la Cour des comptes le minist re a choisi de s appuyer sur gt l chelle de la maturit de la gestion des risques gt outil gt EMR gt labor par la DGFiP L exercice d auto valuation consiste en l examen et la cotation au niveau acad mique avec le concours de repr sentants de l ensemble des services concern s services acad miques d partementaux et tablissements si n cessaire des fondamentaux du contr le interne sur le processus concern ces leviers fondamentaux sont le pilotage l organisation 8 documentation des proc dures ainsi que la tra abilit des actions Cet exercice reste d un co t modeste 10 Le dernier plan d action minist riel tabli est le PAM 2012 2014 diffus aux acad mies et accessible sur le site intranet de la DAF 11 Hors les actions que doivent d cider les acad mies comme suites aux proc dures d auto valuation cf point 3 supra 2 Diffus avec son mode d emploi par note n 2012 0015 du 2 mars 2012 5 peut tre men au cours d une s ance de travail n exc dant pas 2 heures SRE aE 7 9 EZ 3 e SC Ki Toutefois plut t que de pr coniser une application de l outil lt EMR a sur l ensemble
27. la qualit des comptes depuis le fait g n rateur des op rations jusqu leur d nouement comptable ne doit pas tre entendu comme un dispositif de contr le de conformit la norme comptable relevant exclusivement du champ financier ou de la responsabilit des comptables est avant tout un dispositif a la disposition de l ordonnateur pour s assurer de la conduite efficiente des missions confi es Exemple Le r f rentiel de contr le interne relatif aux bourses de l enseignement scolaire identifie comme risque le plus important pour ce processus le retard dans le paiement des bourses risque dont la ma trise ne rel ve pas du seul domaine de comp tence des services financiers Ce r f rentiel propose ce titre plusieurs actions de ma trise des risques de nature organisationnelle Par suite les dispositifs de contr le interne doivent s int grer aux actes de gestion et de management de mani re p renne LE CHAMP DU CONTR LE INTERNE COMPTABLE Le controle interne comptable porte sur l ensemble des op rations li es la gestion des politiques publiques dont les minist res ont la charge gt x 21 Au terme de cette d finition le contr le interne comptable porte sur l ensemble des op rations effectu es par les acad mies les services d partementaux de l ducation nationale ou les tablissements publics locaux d enseignement concourant la r alisation de
28. let 2012 cf d tail des textes en annexe Les principaux documents de r f rence interminist riels ou minist riels textes documents strat giques guides rapports sont consultables et t l chargeables sur le site internet de la direction des affaires financi res du minist re www idaf pleiade education fr a la rubrique CIC y FICHE N 2 ORGANISATION ET ANIMATION DU CIC EN ACADEMIE RATTACHEMENT Compte tenu de son champ transversal de son caract re strat gique ainsi que de son incidence sur les travaux des services le CIC doit tre directement rattach au secr taire g n ral de l acad mie D une mani re g n rale et conform ment aux normes professionnelles ce rattachement au plus haut niveau de l entit est une condition essentielle de l effectivit du dispositif de contr le interne Il ORGANISATION 21 La gouvernance L organisation pourra s articuier autour d un comit de pilotage r unissant autour du r f rent promoteur cf infra et ou du secr taire g n ral d acad mie le s r f rent s technique s les chefs de services concern s ainsi que des repr sentants des chefs d tablissements et ou des agents comptables d tablissement Les d cisions du comit de pilotage font l objet de relev s de conclusions archiv s cf infra point 5 de la fiche n 3 gt le dossier permanent du CIC lt et leur r alisation est suivie cf infra point 4 de la fiche n 3 gt les plans
29. lit s d acc s doivent faire l objet d une vigilance particuli re souhait e par la Cour des comptes Pour ma triser les risques li s aux acc s non autoris s il est demand aux acad mies de mettre en place un protocole de gestion des acc s l application Chorus La mise en uvre d un protocole de cette nature dans chaque acad mie est une des conditions demand es par l AIFE pour acquiescer la demande du minist re de d concentration de la proc dure d octroi des habilitations Un exemple de protocole de gestion celui pr vu pour l administration centrale des minist res est joint annexe VIII 5 Cf point n 57 de la r serve n 1 portant sur les syst mes d information financi re et comptable de l acte de certification sur les comptes de l Etat de 2011 9 Proc dure actuellement centralis e la DAF du minist re FICHE N 4 METHODOLOGIE DE DEPLOIEMENT DU CIC EN ACADEMIE Pour s implanter de mani re p renne il est recommand que le CIC fasse l objet d un d ploiement progressif toujours suivi au plus haut niveau de la hi rarchie de l acad mie cf points 1 1 et 1 2 de la fiche n 2 LA TRAJECTOIRE DE DEPLOIEMENT Le plan d action minist riel actualis chaque ann e ainsi que les lt feuilles de route gt qui en r sultent compl t s par les plans d actions joints aux r f rentiels CIC diffus s d crivent ta trajectoire retenue pour le minist re et ses services d concentr s n es
30. nal de pr ciser tos procassus lt m tiors que recouvre chaque sous processus au sons ilo la Cour dos comptes Le soufien apport s exercera dans le respect des principes suivants Sur tosquois ropose la ratance de la d marche d CIC aux MEN MESR Analyse des risques par processus complet depuis ia fall g n rateur jusqu au d nouement comptable conform ment aux dispositions do la r glementation relative la gestlon budg tairo oi comptable publique Priorisation des processus analys s dos risques s loctionn s ainsi quo des actions de ma triso mattr on uvro afin da couvrir do mani re prioritaire par dos actions cibl es tos risquas les pius importants Harmonisation dos r f rontlelis ot objactivation des r sultats obtenus afin d tre an mesure de rostituor au niveau central une vision ayr g e ot quaniifiable de l action 22 Mino en uvra La d marche do soutien est engag e la domande du secr taire g n ral d acad mie Un correspondant coordonnateur esi d sign localement par chaque partie ta convention ei pour la dur e de ta mission d appul La mission d appui fait l objet localement d une d tinition pr alablo partag e afin d en faciliter la r alisation Elle poul tre ponctuelle aur une miso an uvre une formalion una action de senstbilisation une expertise ou effots chelonn s appui au d ploioment aide la condulte du changemeont Le D p
31. ours de constitution sous l gide de l IGAENR L objet d tude principal de l audit interne consistant selon les normes professionnelles en le dispositif de contr le interne dont l audit doit s assurer de Feffectivit et de la pertinence la mission d audit minist rielle pourra tre amen e valuer le dispositif de contr le interne des acad mies Par ailleurs les personnels de l acad mie peuvent prouver le besoin de consulter les documents de r f rence strat giques ou d orientation du CIC Afin de permettre aux acad mies de r pondre ais ment ces diff rentes sollicitations il leur est donc recommand de se doter d un lt dossier permanent du CIC gt x rassemblant de mani re organis e les documents de r f rence les notes ou circulaires re ues ou diffus es les r f rentiels de contr le interne ainsi que les r sultats obtenus Ce dossier permanent tenu jour de mani re continue et localis en un point unique de l acad mie est clos et archiv a chaque fin d exercice de mani re r pondre la condition de tra abilit du contr le interne Un exemple d ossature de dossier permanent est joint en annexe VH Pour sa part le dossier permanent du CIC du minist re est consultable sur l intranet de la DAF la rubrique CIC VI LA SECURISATION DES ACCES A CHORUS Le logiciel de gestion comptable Chorus tant devenu l application maitresse de tenue de la comptabilit de l Etat ses moda
32. que la gouvernance du CIC est mat rialis e au niveau minist riel par des textes r glementaires il peut tre tout fait profitable pour la visibilit du dispositif en acad mie qu une circulaire du secr taire g n ral officialise le dispositif retenu ainsi que les objectifs atteindre 23 L int gration du CIC dans les objectifs Par ailleurs et afin de favoriser l implantation du contr le interne comptable des objectifs en termes de d ploiement ou de r alisation d actions de CIC peuvent figurer parmi les objectifs annuels du ou des r f rent s technique s des chefs de service ou de division ou des chefs d tablissement Ce dernier point traditionnellement valu par la Cour des comptes fera l objet d une demande de remont es lors de la prochaine campagne annuelle sur l tat du CIC en acad mie cf infra point 4 de la fiche n 4 24 L articulation avec la ma trise des risques dans le cadre du rattachement PONP Enfin il est pr cis que ce type d organisation est coh rent avec le dispositif de maitrise des risques qui devrait tre mis en place dans le cadre du syst me de gestion administrative et de paye SIRHEN ONP et qui pr voit pour ces proc dures l identification d un correspondant pour le contr le interne au sein de chaque futur p le d expertise et de service PESE En cas de pluralit de PESE au sein d une m me acad mie le pilotage du CIC sur le titre 2 devra tre assur au niveau acad
33. restitution des lt tokens 6 4 Ces documents sont conserv s par les acteurs concern s pendant deux ans et doivent tre produits en cas d audit Vil Les op rations de contr le interne Les op rations de contr le interne sur les habilitations Chorus d cid es conform ment au plan d action minist riel ou sur recommandations de conclusions d audit sont pilot es et coordonn es par le DCISIF Le correspondant CIC contr le interne comptable de chaque direction g n rale direction ou service est responsable de la mise en uvre des op rations de CIC sur les habilitations Chorus dans les entit s de son p rim tre 7 1 Les r visions d habilitation 7 1 1 Dans le cadre de la campagne annuelle la DAF r vise les habilitations actives 7 1 2 Cette r vision se base sur la dur e d inactivit telle que celle ci est constat e par VAIFE ainsi que sur la liste des titulaires de l administration centrale mut s fournie par la DGRH 7 1 3 Les habilitations des titulaires qui ont chang dente a lissu du mouvement de mutation sont retir es 7 1 4 La DAF informe des retraits les entit s d origine des agents mut s 7 1 5 Les acc s inactifs non connect s depuis une dur e fix e par l AIFE sont d sactiv s lors de la campagne de r vision Les CSSI des entit s r cup rent les lt tokens correspondants conform ment aux points 4 3 2 et 9 7 1 6 Au cas o les titulaires mut s hors
34. s hors titre 2 d autre part reste op rante sous r serve de garantir la coordination des actions et de mettre en uvre un point unique de centralisation de la documentation et des r sultats obtenus cf point 5 de la fiche n 3 relatif au dossier permanent du CIC La d signation du ou des r f rent s technique s pour le CIC est port e la connaissance de l ensemble des personnels de l acad mie des services d partementaux des EPLE ainsi que de l administration centrale pour cette derni re l adresse suivante gt pilotage cic education gouv fr Les coordonn es actualis es du ou des r f rent s technique s pour le CIC sont disponibles sur intranet de l acad mie Une description d taill e des fonctions du r f rent promoteur et du r f rent technique est propos e en annexe ll est rappel qu un annuaire de l ensemble des correspondant CIC des acad mies mis la disposition chaque ann e de la Cour des comptes qui peut en v rifier l actualit est accessible sur le site de la DAF www idaf pleiade education fr 22 La formalisation du dispositif 221 L organisation retenue par l acad mie est formalis e dans un organigramme lequel constitue un document de gouvernance incontournable accessible l ensemble des personnels de l acad mie et des EPLE cf l organigramme de l organisation du CIC pour le minist re joint en annexe lll 222 De la m me mani re
35. sations et stocks Sous cycle Immobilisations corporelles et incorporelles Immobilisations incorporelles Parc immobilier Autres immobilisations corporelles Sous cycle Immobilisations financi res Participations Cycle Engagements et provisions Provisions pour risques et charges Engagements hors bilan Cycle Etats financiers Etats financiers annuels La description de l ensemble des cycles sous cycles et processus peut tre trouv dans le gt r f rentiel de contr le interne comptable interminist riel gt DGCP janvier 2005 disponible sur le site du Minefi ou transmis la demande par le DCISIF Annexe Cartographie des activit s en acad mie Note VIF Nombre njeuy 1 p ration I ancIers oncernee annuelles R mun rations 1er degr R mun rations et cotisations sociales R mun rations 2nd degr R mun rations administratifs Indemnit s et vacations Bourses de l enseignement scolaire Subventions aux tablissements dont r mun ration des assistants Interventions d ducation Subventions aux tablissements priv s Subventions autres collectivit s entreprises associations Charges Achats de biens et services Frais de jurys concours et Commande 17 examens publique Autres d penses taxes d penses barem es Ch mage Prestations d action sociale T2 et HT2 Rentes et a
36. se des risques 23 Compte tenu de la complexit de la d marche de son co t ainsi que dans un souci d homog n it des proc dures il n est pas demand aux acad mies de produire localement des r f rentiels de contr le interne comptable de d cliner localement les r f rentiels diffus s l administration centraie du minist re prenant sa charge avec le concours d experts des acad mies la production de l ensemble des r f rentiels 24 Comme toute la documentation relative au CIC les r f rentiels et leurs mises jour successives doivent tre conserv s en un point unique de l acad mie cf point 35 relatif au dossier permanent du CIC 25 S agissant des r f rentiels de contr le interne relatifs au processus lt r mun rations produits compter du second semestre 2012 ceux ci sont tendus aux risques pouvant exister dans la sph re de la gestion administrative conform ment la notion de processus complet depuis le fait g n rateur et abordent les risques par sous processus de gestion commun un m me ensemble de b n ficiaires attribution de la NBI du SFT Ainsi les r f rentiels labor s et diffus s compter du second semestre 2012 pour les d penses du titre 2 seront transverses et applicables l ensemble des populations g r es par le minist re Les r f rentiels diffus s en 2011 feront l objet d une actualisation simultan e dans le m me sens 7 En ruptur
37. se en uvre d une combinaison de r les identifi e comme lt surveiller ou gt fortement d conseill e gt par la matrice pr cit e le responsable de l entit doit s engager mettre en place le dispositif de contr le interne vis au 87 3 IV Les proc dures de demande d attribution de modification et de retrait d habilitation 4 1 Attribution d habilitation 4 1 1 Lorsqu un agent futur titulaire remplit les conditions d obtention son entit de 22 29 rattachement remplit la fiche de demande d habilitation gt Chorus gt annexe 2 4 1 2 L annexe 1 d crit la mani re de servir de la fiche de demande d habilitation notamment 4 1 2 1 Ladresse courriel l ment obligatoire pour toute demande d habitation doit tre l adresse professionnelle personnelle du titulaire 4 1 22 Cette adresse doit obligatoirement tre minist rielle xxx education gouv fr ou xxx recherche gouv fr 4 1 3 Le responsable de l entit signe la fiche apr s avoir effectu les contr les n cessaires cf point 3 1 3 et attest de l effectivit de ceux ci 4 1 4 La signature engage le responsable quant au respect de la conformit d crite au SHI 4 1 5 Toute demande de d rogation la conformit doit tre motiv e et accompagn e de l engagement de contr le interne cf 87 3 4 1 6 L entit adresse la fiche d mat rialis e par courriel la DAF l adresse soutien choregie education gouv fr rev
38. t 3 1 2 La coh rence entre le profil lt Chorus gt demand pour l octroi d une habilitation et les fonctions exerc es est mat rialis e par la fiche de poste qui est obligatoirement r dig e pour tous les titulaires sauf ceux vis s au point 2 4 et les postes d encadrement partir de sous directeur 3 1 3 appartient au sup rieur hi rarchique validant la demande d habilitation de s assurer que les roles demand s pour le titulaire sont conformes la d l gation de signature dont il b n ficie La validation de la demande implique la v rification de la conformit du r le dans Chorus la d l gation de signature du titulaire Cette v rification est mat rialis e par l application des termes suivants sur la lt fiche de demande d habitation gt cf annexe 2 lt Fiche de demande d habilitations pour l acc s lt Chorus gt gt Vu conforme la d l gation de signature r f rence du Date signature nom fonctions 3 2 La coh rence des roles lt Chorus 3 2 1 Un agent ne peut se voir attribuer des r les non compris dans la matrice jointe en annexes 1 i s 21 Les r gles de cette section s appliquent galement aux habilitations d acc s gt Chorus formulaire gt x 22 J n existe pas de licence lt l g re gt ou lt lourde gt 3 Ou du niveau quivalent directeurs de projets charg s de mission conseillers techniques 3 2 2 En cas de mi
39. t des syst mes d informations d nomm gt le STSI gt 18 Sauf mention contraire ces r gles ne concernent pas Chorus formulaire le composant du syst me d information comptable et financier de l Etat gt Chorus gt qui permet de cr er des pi ces de gestion distance Le titulaire acc de gt Chorus gt au moyen d un token gt Par cons quent il est le porteur gt d un certificat informatique 20 Le CSSI peut tre affect soit l entit soit la direction de rattachement de l entit soit au STSI Le service du contr le budg taire et comptable minist riel d nomm gt le SCBCM II Les conditions d obtention des habilitations d acc s lt Chorus 1 2 1 Sont ligibles Pobtention d une habilitation d acc s lt Chorus gt x les agents effectivement affect s l entit la date de la demande d habilitation dont les fonctions justifient d un besoin d acc s lt Chorus pour la gestion financi re et budg taire 2 2 Par exception il est admis que la proc dure d habilitation des personnes en cours d affectation puisse tre engag e par anticipation 2 2 1 Dans cette situation l entit s engage demander le retrait de l habilitation si l agent mest pas effectivement affect 2 2 2 Au cas o le b n ficiaire de cette d rogation est titulaire d une habilitation dans son affectation pr c dente la nouvelle habilitation ne sera activ e qu apr s
40. t n 2011 775 du 28 juin 2011 relatif l audit interne dans l administration article 167 du futur d cret relatif la gestion budg taire et comptable publique Pour l organisation minist rielle du CIC d cret n 2012 567 du 24 avril 2012 relatif au contr le et l audit interne de l ducation nationale et de l enseignement sup rieur et de la recherche article 70 du futur d cret relatif la gestion budg taire et comptable publique d cret n 2012 568 du 24 avril 2012 modifiant le d cret du 17 mai 2006 fixant l organisation de l administration centrale des minist res de l ducation nationale et de l enseignement sup rieur et de ia recherche arr t du 23 juillet 2012 modifiant l arr t du 17 mai 2006 fixant l organisation de l administration centrale des minist res de l ducation nationale et de l enseignement sup rieur et de la recherche Annexe Il Les fonctions de gt r f rent promoteur et de r f rent technique en acad mie Le r f rent promoteur La fonction de r f rent promoteur est assur e par un cadre dirigeant disposant d une vision transversale des activit s de l acad mie ayant une incidence financi re ou patrimoniale Le r f rent promoteur garant du d ploiement et de la continuit du dispositif d finit la strat gie de l acad mie en mati re de CIC conform ment aux orientations nationales veille au d ploiement du CIC sur l ensemble
41. t pas demand aux acad mies de d ployer d autres actions que celles inscrites au PAM et par d clinaison dans les r f rentiels diffus s d s lors que celles ci r pondent un objectif de priorisation et de hi rarchisation effectu au niveau minist riel Bien entendu les acad mies conservent si elles le souhaitent la possibilit de mettre en uvre cot des actions fl ch es comme obligatoires les actions compl mentaires qu elles peuvent juger utiles Ces actions compl mentaires comme toute action de contr le interne doivent tre trac es document es et leurs r sultats valu s afin de pouvoir tre utilement valoris es lors de la pr sentation au certificateur des comptes du dispositif minist riel de contr le interne cf point 4 infra L APPUI SUSCEPTIBLE D ETRE DEMANDE A LA DGFiP Afin d aider les acad mies dans le d ploiement du CIC une convention d crivant l appui que les DRFiP peuvent apporter aux acad mies en mati re de CIC a t sign e avec la direction g n rale des finances publiques le 22 juin 2012 Cette convention diffus e dans le r seau par note du 3 ao t 2012 accompagn e d une fiche bilan retourner la DAF l issue de chaque mission d appui est jointe en annexe IX lll L AUTO EVALUATION PAR LES ACADEMIES DE LEUR DISPOSITIF DE CIC 31 Selon les normes professionnelles et compte tenu de leur apport la conduite des missions les dispos
42. taux EPLE concern e par les processus Ces organigrammes qui constituent une aide pour les responsables de service dans la maitrise de leurs missions ainsi que pour tout nouvel agent rejoignant la structure sont conserv s dans le service et pourront tre pr sent s toute demande d un corps d audit IV LES PLANS DE SUIVI DU CIC Le d ploiement du dispositif de CIC les actions conduire ainsi que les r sultats obtenus font l objet d un suivi au niveau acad mique mat rialis par un document actualis par le ou les r f rent s technique s acad miques Un tableau de suivi est propos cet effet en annexe VI Ce tableau qui fait l objet d une pr sentation r guli re au comit de pilotage du CIC de l acad mie retrace la r alisation des actions ayant trait la gouvernance identification des correspondants infra acad miques tablissements d organigrammes r alisation du dossier permanent le d ploiement des actions de ma trise des risques de nature obligatoire figurant dans les r f rentiels de contr le interne les actions d am lioration d cid es par l acad mie suite lauto valuation de la maturit du contr le interne sur les diff rents processus cf infra point 3 de la fiche n 4 V LE DOSSIER PERMANENT OU DOSSIER DE REVISION DU CIC Le d cret suscit n 2011 775 fait obligation au minist re de se doter d un dispositif d audit interne Ce dernier est en c
43. te intranet de ta DAF des minist res 6 En amont des travaux r alis s par le service du pilotage de la gestion des dossiers de carri re pour la retraite SPGDOCR de la Baule 21 Les r f rentiels d j produits depuis fin 2011 portent sur D penses hors titre 2 les fonctions transverses de Chorus les bourses de l enseignement scolaire les bourses de l enseignement sup rieur les subventions aux tablissements publics ou priv s hors forfait d externat les subventions aux tablissements priv s forfait d externat D penses du titre 2 r f rentiels relatifs au personnel enseignant du second degr public et priv la prise en charge initiate d un agent ja gestion des indemnit s les heures suppl mentaires effectives les retenues pour absence de service fait Ja gestion du suppl ment familial de traitement 22 Les r f rentiels qui seront produits d ici la fin de l ann e 2012 porteront sur D penses du titre 2 D penses hors titre 2 les cong s de maladie ordinaires fa commande publique la nouvelle bonification indiciaire NBI les frais de d placement le temps partiel les op rations de fin d exercice affectation et prise en charge apr s recrutements sur concours Chaque r f rentiel est accompagn lors de sa diffusion d une note de pr sentation ainsi que de fiches techniques d crivant notamment le calendrier de mise en uvre des actions de maitri
44. tion et le suivi des certificats informatiques permettant une personne de s authentifier Chorus gt x d nomm s lt certificats gt dans le protocole ainsi que de leurs supports physiques d nomm s lt tokens la s curit et la tra abilit des op rations les op rations de contr le interne mener nature des contr les p riodicit reporting 1 2 P rim tre Le pr sent protocole s applique tous les services de l administration centrale des MEN MESR y compris ceux d concentr s notamment le service des pensions DAF E ou l cole sup rieure de l ducation nationale de l enseignement sup rieur et de la recherche ESEN 1 3 Acteurs Sont concern s par le protocole L entit administrative de rattachement bureau d partement de l agent titulaire d une habilitation gt Chorus gt d nomm e gt l entit dans le protocole L agent titulaire d une habilitation d nomm gt le titulaire gt Le responsable de l entit de rattachement du titulaire d nomm gt le responsable Le correspondant s curit du syst me d information de l entit d nomm lt le CSS y La direction g n rale des ressources humaines d nomm e gt la DGRH La direction des affaires financi res d nomm la DAF Le d partement du contr le interne et du syst me d information financier de la DAF d nomm gt le DCISIF Le service des technologies e
45. tor parmanont du CIG au sein de chaque acad mie 1 2 15825 BRA RE PRE RE E EE E EE d gt r gt 3 y gt gt RUE amr ge Version du 2 mal 2012 AA me ne de Annexe IX EN oui 2 a a a 2 Modalit s du soutien 21 Gonformit aux m thodes et aux orlentations nationales des MEN MESR pour le 6 Le soutien apport respectera los orientations nationales das minist res notammont quant aux processus privil gier exprim es dans tas documents de cadrage de la d marche PAM gt fouliles do routes x notes de diffusion de r f rentiels notes 1h matiques Cas documents do cadrage sont transmis au fur ot mesure de leur diffusion par le pilote national dos minist res la MDCCIC via le SCBCM Les r f rontiols utilis s sont veux diffus s par la DAF des MEN MESR tant pr cis qua les acad mias conservent la possibllit de d ployer titre compl menialre des priorit s nationales de caract re obtlgatoiro les actlons de maliriso des risques qu ollos pourraient juger opportunes Le soution apport promouvra los normes m thodologlques professionnelles at notamment la planification la tra abilit l objectivation ainsi quo la m thode d analyso de ta Cour des comptes par cycles sous Gycl s processus et sous processus sous r sorve des procosaus lt transverses gt charge pour le plote natio
46. ts d aide joints en annexe illustrent ou compl tent les principes d organisation expos s Je souhaite que cette circulaire contribue clairer de mani re tr s concr te vos quipes sur les modalit s de mise en uvre du dispositif minist riel de contr le interne comptable afin notamment de lui conf rer un caract re structur et p renne a la hauteur de l investissement initial consenti et des besoins de pilotage sous jacents En compl ment de cette transmission les acad mies seront prochainement destinataires des feuilles de route issues du plan d action minist riel PAM 2012 2014 d crivant les actions mettre en uvre pour la fin de l ann e 2012 ainsi que le d but de l ann e 2013 Le Directeur des affaires financi res CPI Monsieur le secr taire g n ral Mission de contr le interne pour la maitrise des risques FICHE 1 7 0 PRINCIPES ET REFERENCES POUR L ORGANISATION DU CONTR LE FZ aos INTERNE COMPTABLE DANS LES SERVICES DECONCENTRES DU ww 0 MEN ET DU MESR LL 21 28 LE CONTR LE INTERNE COMME INSTRUMENT DE PILOTAGE DE L EQUIPE DE DIRECTION DE L ACADEMIE Le controle interne comptable qui se d finit comme l ensemble des dispositifs formalis s et permanents mis en uvre par les responsables de tous niveaux sous la responsabilit du Secr taire g n ral des minist res pour ma triser les activit s financi res et patrimoniales et donner une assurance raisonnable de
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