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GUIDE DE L`ADMINISTRATEUR

1. DOTELEC faisant uniquement appel a vos logiciels vous restez le seul responsable de la gestion du nombre de licences utilis es par votre entreprise Guide de l administrateur 3 3 Gestion Globale de Documents ad DOTELER 4 L INSTALLATION DE DOTELEC 4 1 L installation sur le serveur L installation de DOTELEC peut tre effectu e de n importe quelle machine connect e au r seau Il est tout de m me conseill d utiliser une machine ayant la plupart des logiciels de l entreprise d j install s d tection automatique des applications Vous devez avoir les droits d administration sur le serveur sur lequel vous comptez installer l application Nous vous conseillons vivement d installer DOTELEC sur un disque vierge et de le d dier DOTELEC Ins rez le CD d installation de DOTELEC dans le lecteur Le programme d installation doit d marrer automatiquement instaletion configuration de DOTELEC ONT UEC Cliquez sur suivant pour proc der l installation Guide de l administrateur 4 D GOTE L ac P Acceptation de la licence d utilisation Prenez connaissance du contrat de licence et si vous l acceptez cliquez sur Je reconnais puis cliquez sur Suivant Si vous refusez le contrat cliquez sur Abandonner t contacter votre revendeur Choix du disque d installation Ca che ct bi Gard paar beter de Brion tu cnr koar b et hi Bic r cr ar a adk hep a er Tr ct d unit Cliquez sur suiv
2. cran ci dessous vous pouvez g rer les diff rentes tapes par lesquelles vous d sirez faire passer vos documents ainsi que les transitions vers les tapes suivantes DOTELEC g re jusqu fi Comedie de le eee Oe Seed di Quite ide Sooner T sept tats pour vos documents Un tat est d fini par un libell et une ic ne qui permettent sa reconnaissance Pour chaque tat il est possible de d finir quelles sont les personnes autoris es visualiser le document par exemple pour l tat En cours de cr ation seul l auteur est autoris utiliser le document s 0 oe y l i Fi En paa de casio F Acim feted Z Eri icour de aai Derib a me Page cle LE D chu in E P idna aF aoe Al DESCRFTIONCE L ETAT LES che Fini Encens dk Chao _Decurean disha rer Hei ET E E i Fuler dopar de OOTELEL Siierkonras boo ASIEN lui Egt O i e eres amp Ssvwrsataain Din v Er DESCAFTIONCE L TRS ITE H p MeL Le LD hii PARAIETAES COMMURE A TOL LES ETATS EH pew iiia Chaniganerd ramai a l astuus ch PERMET Pour activ un nouvel tat il vous suffit de cliquer sur la case Activer l tat X Une fois l tat activer vous pouvez remplir les champs situ s droite et cliquez sur l ic ne que vous d sirez associer cet tat Le bouton plus vous permet d ins rer un tat et la corbeille d en supprimer un Les modalit s de passage d un tat un autre
3. v CONNEXION EN COURS permet de conna tre la liste des utilisateurs en train d utiliser DOTELEC v JOURNAL DE DOTELEC permet de visualiser toutes les op rations de cr ation modification ou suppression effectu es par les op rateurs STATISTIQUES Ce sont les statistiques d utilisation de DOTELEC v REINDEXATION Divers probl mes peuvent se produire sur une base de donn es coupure de courant incident disque Cette option permet de r g n rer des fichiers ayant pu tre endommag s v CORBEILLE Lors de la suppression d un document DOTELEC le met dans la corbeille Cette option vous permet de r cup rer des documents supprim s par erreur v SERVEUR Permet d attribuer les droits des utilisateurs sur les r pertoires du r seau Y DIFFUSION Permet de configurer le cycle de vie des documents v GPAO GMAO Permet de s interfacer avec des logiciels de production 5 2 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents 5 2 ENTREPRISE Gr ce cette option vous pourrez configurer les param tres de votre entreprise Saisissez les coordonn es de votre entreprise et validez l cran A partir de cet cran vous pouvez galement choisir l administrateur de DOTELEC parmi tous les utilisateurs 5 3 PRESENTATION s Peitr de l E E Dans NT NE Fee ON S0 EBSEI3 Adesi Za LES de Code poria We Pues Gupervizmus da DOTE LEC os iceri FASQUIER vIMCEHT Cette opt
4. Celui ci repose sur plusieurs composantes Les documents Les logiciels Les utilisateurs Le lien entre ces trois grands ensembles est r alis par des bases de donn es Elles contiennent aussi bien les droits d acc s d un utilisateur que le chemin d acces aux logiciels ou encore le titre des documents et les noms de fichiers associ s Les fichiers de donn es sur le disque ne sont plus que des num ros 00001242 DOC 00001972 XLS 3 2 Gestion des utilisateurs et des droits d acc s La gestion des utilisateurs de DOTELEC passe par les droits de Windows Les utilisateurs sont reconnus par DOTELEC gr ce leur nom d utilisateur sur le r seau Ceci signifie que pour chaque utilisateur l administrateur doit saisir les droits de ce dernier cr ation de document niveau d habilitation possibilit de g rer l arborescence Les droits d acc s reposent sur un num ro de 1 5 5 tant le niveau de E Dotelec confidentialit le plus lev Physiquement ceci se transpose 9 base sur le disque serveur par 5 r pertoires num rot s de PI PS D EE Document Il appartient Vadministrateur avec l aide de DOTELEC E F1 pp a P2 d attribuer les droits d acc s de chacun des utilisateurs via les a proc dures standards du syst me d exploitation du serveur H E Ps A chaque fois qu un document sera int gr dans DOTELEC celui ci sera d plac vers l un de ces cing r pertoire
5. Pour lancer la r indexation validez la FREE question ca desta et patientez dition cathe ocestion peut Sire brig longue Cette op ration peut tre tres longue ne Deanec voue veiment rence tet bares de DOTELEL l interrompez en aucun cas 5 14 La corbeille DOTELEC g re une corbeille qui est charg e de recueillir les documents supprim s par les utilisateurs Bien que les fichiers soient compress s 1l convient de v rifier r guli rement la taille de cette corbeille afin de la vider Cette corbeille permet la r cup ration int grale des documents effac s R cup re le document effac et le Visualise le document Vide la corbeille replace dans l arbre effac Cobadlu mer Evalue la taille de la corbeille Quitte la gestion de la corbeille sar Restreint 1 n rissa estreint la H TT wee i HFFR t visualisation de la H TIESOT corbeille a un utilisatet CARTE EXTENSION HIKA Ct 474 OA kalada mH Dorm icine al duration cs laraurtts dar BAF z Supprime d finitivement le document s lectionn Fitau bolti interlace d milai Ci i300 ni OTE ETIQLE TES REPERABE JHH j LL LAHE MAL Flay d 301 i Liste des documents supprim s Il vous suffit de cliquer sur R cup rer pour que le document s lectionn retrouve imm diatement sa place dans l arbre Si la branche a t supprim e DOTELEC vous informe que la r cup ration n a pas t possible et
6. T D De e a i DOTELEC router a Ane Ro tera ome La Lu amd Fr De Hagen gai RE DOUCE a COUT an Tba BEH FET EI TJ babe 1 Lica 5 ik came H ppm ed Dot Hrs HTL Sande nor ee CTI Bppicator Fr Ha Du Tara gil Far Ie rig Fa PALLEI TFE PEC raga PAPE SPI rea C Pd ENH Tapa PO SUS LM JE PUCATIO ULEAD PHOT partir de DOTELEC Il vous sera possible par la suite d ajouter ou de supprimer des applications a cette liste Cliquez sur suivant Vous y tes Le NOTE C Fim d malal a T Falcao DDT ELEC estirrsald aa yoko serre DOTELEC est maintenant install Ff aublear par d ratga la rato dered Eie vae paremta d obtenr abs nui de bce eur dein id dar da uppoa bec he at Vous pouvez noter les La supper ter nr pr Pare diff rentes coordonn es Pariaiphone 4 GGG B de ah b TIW et de TNA TWOI du support technique de Fos bon Pere Ces comes alle h aies epee DOTELEC Ces Piesa fuii SOT ELE Cliquez Terminer coordonn es sont galement accessibles depuis le menu A propos de de DOTELEC Si vous d sirez d marrer imm diatement DOTELEC cliquez sur Oui a la question qui apparait Apres l enregistrement de votre poste vous pouvez utiliser DOTELEC et commencer cr er votre arborescence 4 4 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents r KC DOTELER 4 2 L installation des postes clients Pour installer un poste client Connectez le nouvel ordinateur au r seau A l
7. aide de l explorateur Windows ouvrez le voisinage r seau Er eu R seau global 000 T Nils Acc dez au disque r seau contenant DOTELEC Ha Vaiinage r seau Sareea gt A comm BHA db i PEJ E ia dr in Entrez dans le ie DOTELEC zg servaell a Nom commun Client Fake s a J dotelec sA Dotelec Sy Dotelec Install Double cliquez sur DOTELEC EXE Client exe 4Do atele p ie m Instale exe ay Supervision Ere DOTELEC signale que votre poste n est pas encore enregis tr cliquez sur Oui pour l enregistrer Saisissez la description du nouveau poste Acceptez de d marrer DOTELEC Une ic ne de raccourcis vers DOTELEC appara t dans le menu d marrer de la nouvelle machine Vous pouvez galement glisser DOTELEC EXE de l explorateur vers le bureau de l ordinateur Guide de l administrateur 4 5 yn Gestion Globale de Documents i y 4 5 LE MODULE D ADMINISTRATION 5 1 Pr sentation Le module d administration de DOTELEC est un programme ind pendant nomm ADMINISTRATION EXE Vous le trouverez dans le r pertoire de DOTELEC Apr s l installation de DOTELEC seule la personne ayant effectu e l installation est autoris e l utiliser Il est possible de donner le droit d acc s au module d administration d autres personnes L ic ne du programme d administration est W Pro E Le survol d une des options du module met le texte en surbrillance Le cadre situ en
8. donn es par les postes clients facilit de sauvegarde La possibilit d installer tr s facilement un nouvel ordinateur Une gestion de l administration informatique simplifi e de part le peu de droits attribuer v La gestion de la confidentialit des documents est assur e lt M Installer une gestion de documents impose un changement des habitudes 2 2 ROLE DE L ADMINISTRATEUR DOTELEC L administrateur de DOTELEC a un r le essentiel dans le fonctionnement de l application Il est responsable de gt L organisation de l arborescence des documents Tous les documents tant rang s dans cette arborescence elle est d une importance capitale gt L attribution des droits des utilisateurs gt La gestion de la relation entre droit d acc s sur le serveur et sur DOTELEC de fa on interdire tout acc s frauduleux aux documents gt De l installation des mises jour gt Du suivi de l exploitation v rification de la bonne utilisation de l application gt De la s curit des donn es gestion de la corbeille de DOTELEC sauvegardes r guli res des documents Dans toutes ces t ches l administrateur est aid par le programme d administration de DOTELEC 2 2 Guide de l administrateur ee val dana Gestion Globale de Documents 2 hh DOTEL E 3 ORGANISATION INTERNE DE DOTELEC 3 1 Principe g n ral Avant toute chose 1l est important de comprendre le fonctionnement de DOTELEC
9. le a l aide de la i loupe gt S lectionnez les utilisateurs ou les groupes d utilisateurs autoris s l utiliser gt Validez votre saisie en cliquant sur OK Une fois revenu la liste cliquez sur la ligne qui vient d tre cr e et cliquez sur Document Le logiciel s ouvre avec soit un document vierge soit avec le document que vous aviez s lectionn Vous pouvez le modifier En arri re plan de votre application DOTELEC ouvert une fen tre appel e Etiquette Si vous double cliquez sur l une des lignes qu elle contient vous mettrez dans le presse papier de Windows une cha ne de caract res Dans votre logiciel demandez Edition Coller 5 12 Guide de l administrateur test Gestion Globale de Documents ud DOTELEC La cha ne qui appara tra sera remplac e par une valeur fournie par DOTELEC lors de l utilisation du mod le Attention avec certaines applications ces champs ne marchent pas AutoCad Visio Attention ne changez pas la cha ne affich e par DOTELEC 5 9 2 Modification d un mod le Pour modifier le contenu d un mod le cliquez sur le bouton Document apr s avoir s lectionn le mod le visualiser dans la liste Pour modifier le libell d un mod le cliquez sur Modifier apr s avoir s lectionn le mod le visualiser dans la liste 5 9 3 Suppression d un mod le Pour supprimer un mod le cliquez sur le bouton Supprimer apr s l avoir s lectionn dans la list
10. mais pas effectuer de remplissage automatique 6 6 Guide de l administrateur Ahri H f ene Gestion Globale de Documents i at E DOTELEC M Lors de la cr ation d un nouveau document le logiciel me signale que le fichier n existe pas et refuse de le cr er Ceci est du une configuration incompl te du logiciel V rifier aupr s de votre administrateur s il a bien cr un fichier vide pour cette application M J essaye d int grer un document existant dans DOTELEC par Glisser D placer et DOTELEC signale qu au moins un des fichiers n a pas pu tre int gr Il peut y avoir deux raisons gt Le document est en cours d utilisation ailleurs et ne peut pas tre copi gt DOTELEC ne connais pas de logiciel capable de g rer le format du document Contacter votre administrateur pour qu il ajoute cette application M Les crans de DOTELEC apparaissent tr s lentement le logiciel est difficilement utilisable Vous utilisez peut tre un logiciel anti virus qui ralenti DOTELEC D sactivez le et ressayez Si le probl me persiste v rifiez l encombrement de votre r seau et d sactivez les programmes r sidants Guide de l administrateur 6 7 Gestion Globale de Documents A ae ee 7 INDEX PES ee eee Re ceerrteret Te 6 2 Carte d enregistrement 4 3 Connexion en Cours eeeeeeeeee 5 13 Connexion en Cours 1 eeeeeeeeeees 5 2 CODE ER 5 9 Copie de document eeeeeeeeeeee 5 2 Corbeille seris 5 1
11. sur S curit La iil cee Ue oor fen tre de configuration des droits apparait Cette Lee STEPHANE EEREN fen tre est la fen tre standard qu ouvre votre a ADMILORGANIS 4 i S o b gt Logo ULYS SOFT syst me d exploitation LG RESEAU Lua STEPHANE a lorsque vous demandez DE Niveaud 5 Bal fg ADMILORGANIS a attribuer les droits gs Logo ULYS SOFT Tae mm l E Essems LADO DLOCOO HT d acc s depuis Pe E e Tale Be Mle EF 2 city RE ri AL Tirbi arire l exp lorateur z ES Pour avoir acc s Horn poy T Lt kraki herm TM Sie 7 e PE cette option vous devez Utiliser un poste sous SE LO Windows NT et avoir les droits d administration sur le m majal serveur Pour le fonctionnement de l cran de contr le EEE a E iai XX iN ERTA des droits d acc s reportez vous la documentation de votre syst me d exploitation 5 16 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents XN Vous pouvez galement d finir les connexions r seaux a tablir pour tous les postes DOTELEC ainsi que l emplacement du r pertoire des documents DOTELEC a ASEBVAEOTASPECIFIC III ASERYAEOTSGPAQ_ AE Guide de l administrateur 5 17 ud a i i DATELE 5 16 La diffusion des documents Gestion Globale de Documents DOTELEC g re le cycle de vie des documents Ce cycle de vie se d finit par l interm diaire de l option Diffusion du module d administration Gr ce l
12. vous propose d essayer de visualiser le document Une fois le document visualis faites enregistrer sous dans votre application et r int grez le document dans DOTELEC par la proc dure normale Guide de l administrateur 5 15 seer eta HI Gestion Globale de Documents a i i DOTELER Pour vider la corbeille cliquez sur Vider la corbeille bent Une fen tre appara t qui vous permet de choisir 2 sx E 12 Ekeris l tendue de la suppression Vous pouvez ainsi as ae cae conserver des documents dans la corbeille tout en 1 Ermisnes ls demi sense r my s supprimant les plus anciens L ee rnb si Cor en il HNE Corkeiie Pour conna tre la taille de la corbeille cliquez sur le bouton Taille La taille utilis e par la corbeille vous est donn e en kilo octet 1 La cobalt ulsa 33575 Ko 5 15 Le Serveur DOTELEC vous aide g rer les droits d acc s au niveau du serveur En effet comme nous l avons vu dans l introduction DOTELEC g re cinq r pertoires pour les cinq niveaux de confidentialit chacun de ces r pertoires pouvant encore tre d coup selon les besoins Le module Serveur de l administration va vous permettre d attribuer les droits d acc s de chacun des utilisateurs sans avoir utiliser l explorateur Windows L Dotelec EHH Niveau 5 A 1 1 Aa D S NivesuZ S S lectionnez le dossier sur lequel vous d sirez FT ADMI_ ORGANIS attribuer les droits et cliquez
13. 2 1 Principe g n ral 3 1 Questions fr quentes cee 6 2 R cup ration int grale des documents effac s 5 15 Reindexation 5 2 R indexation eeeeeeeccecceeeeeees 5 14 R le de l administrateur 2 2 7 2 Gestion Globale de Documents Se CUEING a 5 16 CE VC a 5 16 CTV CUE aee ARE 5 2 Sonaires aariin 1 1 D HALLE Sr 5 14 SUAUISTI GUC Ss seis rene 5 2 Support technique 6 1 Suppression d un model 5 13 Supprimer un logiciel 5 11 Supprimer un utilisateur 5 7 Taille de la corbeille 00 00000000n 5 16 UUUSATEUTS iri 5 2 Vider la corbeille oo eee 5 16 Windows osesssssssssessesesseseesseessessssssesees 3 3 Guide de l administrateur
14. 5 C OrDeillE serseri 5 2 Cr ation d un utilisateur par copie 5 7 Cr er un document vide 5 11 Cr er un utilisateur 5 6 Cycle de vie des documents 5 17 D connect ss 5 13 PVG ANN SS sass 2 6 1 D placer sans confirmation 5 9 Description de l application 5 10 Description des diff rents droits 5 8 BIS Orea 5 17 PTS TOU sci 8 4 thinnest 5 2 Difier un utilisateur 5 7 Documents supprim s 0 5 15 DOS E 3 3 Droits d acc s eesesseesseessesssesseseee 5 7 Guide de l administrateur Enresistrement sssast 4 3 Entreprise 5 2 5 3 Espace disque disponible 5 14 Espace disque utilis e 5 14 PEA N EEE peers cease 5 17 Extensions 5 10 AA UE D 0 sia 5 8 TRE Kw nn 5 14 Installation des postes clients 4 5 Installation sur le serveur 4 1 Introduction 2 1 JOUA eee eerie eee 5 13 La copie de document 00 5 9 Le logiciel ne d marre pas 6 2 Les utilisateurs 5 5 EE E e SR a 5 2 5 4 03 es e ee een ernest 5 10 TOS 116 Sn 5 2 ORRlS cance E ETR 3 3 Logiciels utilisables eee 4 4 Maximum de licence eee 5 4 Mod les de documents 5 2 tee DOTELEC Mod les de documents 5 12 Modification d un mod le 5 13 Nom d utilisateur windows 5 6 Nous joindre 6 1 Postes clients 4 5 Presentation 5 2 Pr sentation 5 3 POIDS de
15. C et que l original sera supprim 5 7 Configurations diverses A partir de cet interface vous pourrez Ajouter 4 Modifier Le lon Supprimer T une cat gorie de document Supprimer un r pertoire prot g G rer 4 champs utilisateurs suppl mentaires pour une meilleure organisation des dossiers totalement configurables par l utilisateur MW Champs utilisateur n 1 15 x Heese rue Founisseus OOO F wa gt ee Champ utilisateur 1 M Champs utilisateur m2 utilisateur n4 Tive iens Ol oes charges ee tre ILlients RE Fiches techniques Guide de l administrateur 5 9 D OTELEC 5 8 Les logiciels Bram h AS OT ALEA Ley Er T LT m i iia de eme TT rata ied lade eel ie TIS E to PAT OL joe PURE LEE Le _ Tas ae 1e En PANI E ai a f Fun FAE mE JL 2 me s Tee RE FI f W a i ire i rras Css qe LG EI Bd h irer e iir Leman a E a Fa as a a E eco ba a Pa SE PRE Ci piri eaka 1e pie D DEL IT REPLI ee Le FT a SEE Cul f Sey fe ALLER LS Ht aie el ie Sn gp bets HI LE hs aki Lims PE cat FLLI E J p em cece em be an Lee Li id E EET EF CCS La ee k Ba k k eh ER Pee ea at EM A 1E a i iia ree nt regre PTEN Es A f p n h khir pt Gestion Globale de Documents Pour pouvoir tre utilis s avec DOTELEC les logiciels doivent tre enregistr s dans les bases de DOTELEC oir les principes Lors de l installation un certain nombre de logiciels ont t reconnus et i
16. Gestion Globale de Documents rs g D T ELEC GUIDE DE L ADMINISTRATEUR D t N 005171 4 dit le 02 09 2004 U ly S S oft WWW dotelec com eA el cee Gestion Globale de Documents res hh DOTELES 1 SOMMAIRE 1 SOMMAIRE 1 1 2 INTRODUCTION ET ROLE DE L ADMINISTRATEUR 2 1 21 INTRODUCTION 2 1 22 ROLE DE L ADMINISTRATEUR DOTELEC 2 2 3 ORGANISATION INTERNE DE DOTELEC 3 1 3 1 PRINCIPE GENERAL 3 1 3 2 GESTION DES UTILISATEURS ET DES DROIT S D ACCES 3 1 3 3 LA GESTION DES LOGICIELS 3 3 4 L INSTALLATION DE DOTELEC 4 1 4 1 L INSTALLATION SUR LE SERVEUR 4 1 4 2 L INSTALLATION DES POSTES CLIENTS 4 5 5 LE MODULE D ADMINISTRATION 5 1 5 1 PRESENTATION 5 1 5 2 ENTREPRISE 5 3 5 3 PRESENTATION 5 3 5 4 LICENCES 5 4 5 5 LES UTILISATEURS 5 5 5 5 1 POUR CREER UN UTILISATEUR 5 6 5 5 2 DROITS D ACCES 5 7 5 5 3 CREATION D UN UTILISATEUR PAR COPIE 5 7 5 5 4 MODIFIER UN UTILISATEUR 5 7 5 5 5 SUPPRIMER UN UTILISATEUR 5 7 5 5 6 DESCRIPTION DES DIFFERENTS DROITS 5 8 5 6 LA COPIE DE DOCUMENT 5 9 5 7 CONFIGURATIONS DIVERSES 5 9 5 8 LES LOGICIELS 5 10 5 9 LES MODELES DE DOCUMENTS 5 12 5 9 1 POUR AJOUTER UN MODELE 5 12 5 9 2 MODIFICATION D UN MODELE 5 13 5 9 3 SUPPRESSION D UN MODELE 5 13 5 10 CONNEXION EN COURS 5 13 5 11 LE JOURNAL DE DOTELEC 5 13 5 12 LES STATISTIQUES 5 14 Guide de l administrateur 1 1 DOTELEC 5 13 REINDEXATION 5 14 LA CORBEILLE 5 15 LE SERVEUR 5 16 LA DIFFUSION DES DOCUMENTS 6 DEPANNAGE 6 1 SUPPORT TEC
17. HNIQUE 6 2 QUESTIONS FREQUENTES 7 INDEX 1 2 Gestion Globale de Documents 5 14 5 15 5 16 5 18 6 2 6 2 6 3 7 1 Guide de l administrateur un ie F Gestion Globale de Documents p EK DOoOTELE S 2 INTRODUCTION ET ROLE DE L ADMINISTRATEUR Avant de lire ce manuel nous vous invitons avoir une vision d ensemble de DOTELEC en regardant le CD de d monstration qui est joint ce produit et en lisant le guide de l utilisateur 2 1 Introduction Le principe de base de DOTELEC est d articuler tous les documents de l entreprise autour d une arborescence unique A partir de maintenant vous allez ranger avant de faire Pe scheme pied Quite Eien Dome Jow hache frpnme I 4m fale olis COO ori ORAGANBATON AESEAUstHTERKET F PUB SALONS SITEINTERHET CARTES F Ceci signifie e Qu il ne faut plus cr er de document directement en appelant l application et en faisant Enregistrer sous e Que l arborescence doit tre la plus claire possible afin de laisser a tous les utilisateurs la possibilit de retrouver facilement les documents e Que DOTELEC g re lui m me les noms de fichier Guide de l administrateur 2 1 diene a Gestion Globale de Documents DOTELEC Ceci apporte v Une m thode d acc s au document identique quel que soit le logiciel et le poste de travail v Une centralisation des donn es qui sont toutes regroup es sur les m mes disques facilit d acc s aux
18. a DOTELEC M Nous avons achet une licence 25 postes mais DOTELEC refuse d enregistrer plus de 15 postes Votre administrateur n a pas retourn la carte d enregistrement de DOTELEC ou n a pas saisi le num ro de licence qui a du lui tre retourn par fax C est le num ro qui vous sera retourn par fax qui permettra la prise en compte du nombre r el de licences M DOTELEC refuse l ajout d un nouveau poste Votre nombre maximum de licences est probablement atteint Demandez votre administrateur s il peut supprimer des ordinateurs de la liste des ordinateurs enregistr s pour utiliser DOTELEC ou contactez votre revendeur pour commander une extension de licence M J essaye d utiliser une nouvelle machine mais DOTELEC ne d marre pas Vous n avez probablement pas les droits de cr ation de poste client Demandez votre administrateur de faire l op ration M Lors de l utilisation d un poste autre que mon poste habituel je ne retrouve pas mes historiques d acc s Avez vous pensez vous connecter sous votre nom sur cette machine M Que dois je sauvegarder pour tre s r d avoir tous les documents de DOTELEC Nous vous conseillons de sauvegarder tous les fichiers situ s dans le r pertoire DOTELEC ainsi que tous ses sous r pertoires Si vous avez laiss DOTELEC copier ou d placer les documents lors de l int gration tous les documents sont plac s sur le serveur Guide de l administrateur 6 5 AHA sagan mn
19. a E mice a Word vous devrez cr er un document contenant une page blanche et sauvegarder sous le nom DOTELEC VIDE VIDE DOC igor da hta CE prde lait araara i ay Le r pertoire Vide de Dotelec aura donc cette allure 4 L DUTELE Cv X repr sente le lecteur sur lequel vous avez install DOTELEC Supprimer un logiciel Pour supprimer une application vous devez au pr alable avoir supprim tous les documents utilisant cette application Guide de l administrateur 5 11 Ge Gestion Globale de Documents DoTeELEtC 5 9 Les mod les de documents DOTELEC permet de g rer des mod les de document pour toutes les applications utilisables depuis DOTELEC E de trremurl Ces mod les sont utilis s lors de la cr ation de document Le choix de l option Mod les de document affiche la liste ci contre Cette liste contient les Huga igre cm i SR libell s des diff rents mod les Ph DT enregistr s sous DOTELEC Hi Fi en en l application associ e les personnes autoris es utiliser le mod le et la date de cr ation 5 9 1 Pour ajouter un mod le Hod le de douma gt Cliquez sur le bouton Nouveau gt Choisissez dans la liste le logiciel utiliser So SSS gt Tapez un libell Poonetedimt Tide fe one gt Si le document existe d j Caliguiededscament cliquez document existant et Co COUFRIER recherchez
20. acd Gestion Globale de Documents GOTE LEC M Lors de la sauvegarde certains fichiers de DOTELEC ne sont pas sauvegard s Lors de son utilisation DOTELEC ouvre un certain nombre de fichiers Si votre logiciel de sauvegarde ne peux pas sauvegarder des fichiers ouverts vous devez vous assurer qu aucun utilisateur n utilise DOTELEC durant la sauvegarde M Je d sire cr er un document avec une nouvelle application mais je n arrive pas la trouver dans DOTELEC Demandez votre administrateur de l ajouter dans la liste des logiciels utilis ables M Lorsque je demande la visualisation d un document DOTELEC m informe que l application li e ce document est introuvable Si l application n est pas install e sur votre poste vous devez l installer Si elle l est d j dans l option Divers Supervision Configuration local des logiciels du menu principal de DOTELEC cr ez un chemin de substitution Si cette option n appara t pas dans votre menu demandez votre administrateur de le faire pour vous M L un des logiciels que j utilise avec DOTELEC se plante r guli rement DOTELEC n a aucun lien direct avec les applications qu il utilise Si votre application pr sente des erreurs de fonctionnement consultez l diteur du logiciel concern M Les champs d un mod le de document ne se remplissent pas Certaines applications ne fonctionnent pas avec les champs des mod les de DOTELEC Vous pouvez d finir le gabarit de votre document
21. ant Copie et initialisation des fichiers Laissez DOTELEC copier les fichiers et initialiser les bases de donn es CITE 4 2 Gestion Globale de Documents TELE Lees duel Ra CL eee nas g eg ese pid ta ee St Lt as i FETES te oo a ipe Pep pers eee pore TE LET eee ee E te RTS DOM L Lise eg Woy eut cordes o CL CRT cr leg mea res do pu dechai LEE L es dikh sihhi Dur dh MOR ede hh sme A gt Saas ant En BHAA De ie hilha daa La L DACE L l Cat iaa cle a ce Rica i eira oi mae g igs cba Lin Ca aa i DOTELEC ne peut tre install que sur un disque r seau S lectionnez votre disque parmi la liste Pensez que la lettre de lecteur que vous allez attribuer devra tre la m me pour tous les postes du r seau En cliquant sur le bouton Connecter un lecteur vous pouvez ajouter un nouveau pointeur Irevildiioe du DOTELEC oes ie DOTELEC Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents ae DOTELER Renseignements sur votre entreprise LE OOTELEC Gane Renseignez avec pr cision les diff rentes a 5 Bi TEE ETET Lens LE aile O zones de saisie de cet D gp rer eve cran Les Dur ENTRE renseignements fournis Fes a Are A LE LAVALLE permettront l impression er ie RUE ou HATE de votre carte ba d enregistrement LANTA D re Fu l Tente Cliquez sur suivant aie Renseignements sur l administrateur La personne qui effectue l installation est consid r e arenes comm
22. bas gauche de l cran d administration contient une courte explication Pour s lectionner l une des options il vous suffit de cliquez sur la zone SUPERVISION Detalet DOTELEC AUMINIE TRENON aay ENTREPRISE PR SENTATION 2 LICENCES lt muslin RS Fa DIFFUSION FAFAMETRES DE LEN TREPRISE Fame de qaer be desig de lenkepnes Le ran lodgers Cake cpio pamal oga eral da chasi la aupara du malema Cak mion pene galement le c cu peices Guide de l administrateur 5 1 errr t a a Gestion Globale de Documents f 3 DOTELEC Les diff rentes options disponibles sont v ENTREPRISE Cette option vous permet de configurer la raison sociale de votre entreprise l adresse Elle permet galement le choix de l administrateur Y PRESENTATION Cette option sert choisir l image de fond de DOTELEC et le logo de l entreprise v LICENCES ce module vous permet de visualiser le nombre de licences utilis es par DOTELEC et de saisir votre num ro de licence v UTILISATEURS C est dans ce module que vous pourrez attribuer les droits des utilisateurs dans DOTELEC v COPIE DE DOCUMENT Cette option vous permet de choisir si lors de l ajout de documents dans DOTELEC ceux ci doivent tre copi s ou d plac s v LOGICIELS Permet choisir les logiciels qui seront utilisables depuis DOTELEC v MODELES DE DOCUMENT c est la gestion des mod les de document utilisables avec DOTELEC
23. cidera manuellement de passer l tape suivante quand le document sera pr t En cours de validation Ic ne indiquant que le document n est pas encore valid Passage l tape suivante par Validation des destinataires Lors du passage dans cet tat l auteur aura s lectionn une liste de destinataires pour validation Ces destinataires recevront un message leur demandant de donner leur avis sur le document et s il le valide Lorsque tous les destinataires auront valid le document celuici passera automatiquement l tape suivante En cours de diffusion Ic ne indiquant que le document n est pas correct Passage l tape suivante par Consultation par les destinataires Lors du passage dans cet tat l auteur aura s lectionn une liste de destinataires Ces destinataires recevront un message leur demandant de consulter le document et s il le valide Lorsque tous les destinataires auront consult le document celuici passera automatiquement l tape suivante Archive cone indiquant que le document est archiv Passage l tape suivante par D cision de l un des utilisateurs Quand le document est dans l tat Archive un utilisateur ayant acc s au document et au droit de suppression peut d cider de le supprimer Cet arbre est donn titre d exemple et vous pouvez enti rement le modifier L ic ne associ e l tat sera visible dans la liste des documents il faut donc qu elle rensei
24. e 5 10 Connexion en cours Il est possible de voir qui sont les utilisateurs connect s DOTELEC ik eee EEN Pour cc cliquez sur Connexion en cours a ag ne ar 1 m tha os DIE Ab D SUR CT CARE pE m F k tenez ia i LELE m E ler m BOATE dEr j l i ire IH Pe FE BE ihr E a fna 14 fur CL rod ih fi itr a il ie ni icine Fe OL ER LUE A partir de ce module vous pouvez Bear fa oa i ore et TEL FE me ry 2 eye FH Beet f re at h CRU tj a u d connecter un utilisateur qui n aurait Fes HAS Fach fies b iris bras k al kj ne LELT MI faa Cr BE par exemple pas ferm sa session en partant le soir Il vous est galement possible de consulter l historique des connexions 5 11 Le journal de DOTELEC DOTELEC stocke toutes les op rations a ee importantes Ces informations sont ie Stee Es eee 2 consultables dans le journal de ao fo RER EEE DOTELEC Vous pouvez suivre la H a ene ER ii EE cr ation et la suppression de document hee initie EH ainsi que toute la gestion de l arbre i Dr Dose EN EEE AURRA Ease ajout suppression modification BR ee S Guide de l administrateur 5 13 e Gestion Globale de Documents a i OOTELEC 5 12 Les statistiques De fa on pouvoir valuer les besoins futurs et v rifier le taux d utilisation de la gestion de document DOTELEC int gre un module de statistiques Ce module est accessible en cliquan
25. e tant l administrateur de DOTELEC Vous pourrez bien iio gue bear er ce face oon D TELE C ad rede Le pee cle misi s r changer d administrateur par la suite Remplissez toutes les zones avec pr cision Vous serez notre interlocuteur pour toutes les volutions de DOTELEC CF EE L Cliquez sur Suivant Imprimez la carte d enregistrement Imprimez votre carte d enregistrement et faxez F Leg Torgina rome pentane DOPE a fen DOTELEZ un Zemes d ou la ine py eT a pe Se a TE Vous recevrez par la suite fenced Fons berii des E Greek of pave ree Denote Potter La cie falar de E DOT ELEC eut devez amieghesr vide moran Foai ged mpa ha Nie un num ro de licence qu il EET Tire pel ie oot bia of TEE Le ii port ew lo h dees or A TTENT ON nr r PASSE T RENTE AUS S10 WareZ Bad RETOURHE VOTRE RATE YOUS faudra ASIE voir ER A D ENREG STPEMEHT AUTRE LAE SE VEAU LLE fi Gestion des licences Si vous ne retournez pas votre carte DOTELEC fonctionnera 30 jours et se verrouillera Apres l impression cliquez sur Suivant Guide de l administrateur 4 3 D OTELEC Logiciels utilisables depuis DOTELEC Le programme d installation lance la d tection automatique de vos applications Cette op ration peut durer plusieurs minutes Lorsque la liste est remplie double cliquez sur les lignes d crivant les applications que vous souhaitez utiliser a Gestion Globale de Documents HAT ELEC RSR
26. e vous achetiez des licences suppl mentaires c est ici qu il faudra saisir le nouveau num ro de licence 5 5 Les utilisateurs Pour chaque utilisateur autoris acc der DOTELEC le logiciel g re un ensemble de droits d acc s Pour ajouter un utilisateur s lectionnez l option Utilisateur du menu administrateur Ceci a pour effet d ouvrir la fen tre suivante Ajout d un Ajout d un utilisateur Modification Suppression utilisateur par copie d un utilisateur d un utilisateur i DeHion dit will ai it H Attribuer les droits un utilisateur retour au menu CHEN CLENENCON en oe as LL RTS Ls es TE a BONIN Eb NS a BITES PPOMENOLD HERDU POOHEMOUL FONTANE EsKEIER Guide de l administrateur 5 5 F sm Ao 1 Gestion Globale de Documents D OTELE e 3 5 1 Pour cr er un utilisateur Cliquez sur le bouton ajouter Saisissez les champs de la fen tre suivante et validez Nom d utilisateur Windows C est le nom sous lequel l utilisateur se connecte au r seau C est grace a ce nom que DOTELEC identifie les utilisateurs d armes ion ds les aac Nom pr nom e mail t l phone P Ce sont les informations concernant Saran Se LT Al PEA l utilisateur ILES CNA Matricule C est le num ro de matricule de l utilisateur Ce num ro doit obligatoirement tre saisi et doit tre unique pour chaque utilisateur Initiales Initiales utilis
27. er pour cet utilisateur Elles doivent tre uniques pour un utilisateur R f courrier Quand l utilisateur cr era un document cette r f rence sera la racine de la r f rence de ce document Elle sera compl t e par le num ro unique de document Groupe d utilisateurs Vous pouvez rattacher un utilisateur un ou plusieurs groupes Les groupes correspondent des listes de mod les de document Confidentialit C est le niveau confidentialit de l utilisateur Point d entr e dans l arbre S lectionnez le point d entr e dans l arbre de l utilisateur L utilisateur ne verra que les documents situ s des niveaux inf rieurs ATTENTION gt Pour chaque utilisateur vous devrez configurer les droits d acc s sur les r pertoires de DOTELEC 5 6 Guide de l administrateur a Gestion Globale de Documents ET mc TELEC 5 5 2 Droits d acc s Le bouton droit d acc s permet d attribuer les droits d utilisation de DOTELEC pour la personne s lectionn e dans la liste Les diff rents droits sont regroup s en cat gorie et EC barucarce al 6m Cobain be bre pr sent s sous forme d un arbre po aia s brancher den Pooky jE Mardarance de l abus PK Abaddon ce baha r L H S uppaiettr icla bairt Pour accorder ou refuser un droit double cliquez sur ET i e e g EE Dore sa ligne de description La croix rouge indique que le Lk Adem parbi pa kir Les areas gt 7 A Caaan derocar droit n est
28. gne l utilisateur sur l tat du document Guide de l administrateur 5 19 _ il Gestion Globale de Documents 6 DEPANNAGE 6 1 Support technique Le support technique vous est assur par votre revendeur DOTELEC Avant de le contacter pour un probl me nous vous remercions de bien vouloir v rifier si la r ponse n est pas dans le mode d emploi et si votre cas ne correspond pas l un des cas num r s par la suite De fa on faciliter le traitement de vos demandes veuillez vous munir lors de l appel de votre carte d enregistrement Le num ro de s rie de votre produit vous sera demand au d but de votre appel Vous pouvez galement obtenir votre num ro de s rie dans la boite a propos du menu principal de DOTELEC Pour les demandes par fax et par email veuillez pr ciser syst matiquement votre num ro de licence N h sitez pas consulter le site Internet a l adresse http www ulyssoft con dotelec 6 2 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents al DOTELEC L Me ir y 6 2 Questions fr quentes M Je clique sur l ic ne de DOTELEC et le logiciel ne d marre pas Si DOTELEC fonctionnait par le pass ce probl me semble venir de votre connexion r seau V rifiez la validit du raccourci que vous utilisez et si les pointeurs d unit r seau sont corrects Rappelez vous que pour DOTELEC tous les postes doivent utiliser la m me lettre de lecteur M Dans l arbre des documents il y a u
29. ieu lors de l installation ou par la suite dans le module d administration Pour acc der au logiciel deux bases de donn es sont utilis es La premi re indique le libell du logiciel et un chemin d acc s global par exemple pour un logiciel plac sur le r seau La deuxi me contient un chemin dit de substitution qui permet Putilisation d un logiciel particulier ou la recherche du logiciel un autre emplacement Ces deux bases sont compl t es par la configuration Windows de chaque machine Sur un poste client demandant acc der un document le choix du chemin d acc s s effectue de la mani re suivante DOTELEC recherche si un logiciel est configur dans la configuration locale des logiciels Si c est le cas ce mode d appel est prioritaire sur tous les autres et c est cette application qui sera lanc e Sil n y a pas de chemin local DOTELEC recherche dans la configuration de Windows Si le logiciel li au document est configur sur le poste alors DOTELEC lancera cette application par exemple pour un fichier Microsoft Word DOTELEC va rechercher si l application a bien t install e sur le poste Si le logiciel n est pas install DOTELEC va faire appel au chemin indiqu dans la configuration globale des logiciels Ceci permet par exemple d installer par d faut un visualiseur sur le serveur et de faire appel au logiciel de modification uniquement pour les postes en ayant le besoin
30. ion vous permet de choisir l image de fond de votre application ainsi que le logo de votre entreprise Vous pouvez galement positionner l cran les diff rents l ments Une fois l cran param tr cliquez sur OK Logo de l entreprise Fond d cran Changer l image de fond Changer le logo Position du logo Position du copyright Guide de l administrateur eS y ei 2 Le 4 nu j Y 5 3 Gestion Globale de Documents D D OTELEC 5 4 LICENCES La licence DOTELEC concerne le nombre de poste client pouvant se connecter simultan ment Lors du d marrage de l application le nombre de licences est verrouill 15 Le nombre de licences r el sera disponible d s la r ception de votre carte d enregistrement et la saisie du code qui vous sera communiqu Lorsqu un poste se connecte pour la premi re fois sur DOTELEC lancement du programme DOTELEC EXE un logiciel d enregistrement est lanc Ce programme vous demande de saisir un descriptif du poste Cia ad met COTE ILC Saisissez un descriptif du poste dans la zone appel e descriptif par exemple ordinateur du secr tariat et validez en cliquant sur OK RAR a rane ee ee ey ice Fa caries Odie de renier et CCR Le ee ET LIL Sous r serve que votre nombre maximum de licences ne soit pas on encore atteint le nouveau poste sera himt bs i Pale TET enregistr comme utilisateur de DOTELEC Si vous d sirez tendre votre nombre de
31. k un document sur un disque qui ne vous est pas accessible M J arrive consulter un document mais pas le modifier Il peut y avoir deux raisons gt Le document est en lecture seule v rifier en demandant Modifier le document dans le dossier gt Vous avez uniquement les droits de lecture sur le niveau de confidentialit du document M DOTELEC me demande si je suis connect sur un autre poste alors que je ne suis connect nulle part ailleurs Vous avez probablement eu un probl me lors de la derni re utilisation de DOTELEC Arr t brutal de l ordinateur plantage d une application Vous devez r pondre DOTELEC que vous n tes pas connect ailleurs en cliquant sur le bouton Non M DOTELEC me signale que je ne peux pas acc der une base de donn es parce qu elle est verrouill e par un utilisateur Patientez quelques secondes et cliquez sur r essayer Si ceci ne fonctionne toujours pas signalez le probl me votre administrateur qui devra v rifier qu aucun ordinateur n est bloqu avec les bases de DOTELEC verrouill es M DOTELEC refuse de d marrer et demande de saisir le num ro de licence Votre administrateur n a pas retourn la carte d enregistrement de DOTELEC ou n a pas saisie le num ro de licence qui a du lui tre retourn par fax Apr s trente jours sans ce num ro de licence votre application se verrouille 6 4 Guide de l administrateur A f ene Gestion Globale de Documents i nt e
32. licences contacter votre revendeur Le module de gestion des licences de DOTELEC vous permet de voir l tat d occupation des licences et de pouvoir lib rer des licences si une machine venait tre supprim e du r seau Sur cet cran appara t la liste des postes connus de DOTELEC Afin de lib rer une licence vous devez s lectionner le poste et cliquez sur Lib rer une licence fa H de cie 309722531 AN de Mcence 74180000 1 SPECI lip ok Potable Todd MENIA Le bouton Num ro de licence ITAI MEN S mn ee P eee ETUNA vous permet de saisir le num ro FARR HWI 1 Eh 5 Z andere SE de licence qui vous sera retourn mnsonviea STOO eee par fax d s r ception de votre Haba d Coa TRELA carte d enregistrement voir ou uaa Mean 100 proc dure d installation PRE TSLLATIIH CLIENT Dita er Cg A at Ep dec kri Pesenan 5 4 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents L appui sur le bouton num ro de licence ouvre la fen tre ci contre La saisie du num ro de licence permet DOTELEC L E de conna tre le nombre de postes qui WHITE eu z ears peuvent travailler simultan ment ESS L Veudier acre le rare kcancs que dus ele tour par besa La N oubliez pas d envoyer votre carte pei ea eaea d enregistrement par fax Si ce num ro n est pas saisi dans les trente jours suivant l installation de DOTELEC le logiciel ne d marrera plus Si par la suit
33. ne branche que je ne vois pas V rifier vos droits d acc s Ceci est probablement du un niveau de confidentialit insuffisant Si vous avez besoin d acc der cette branche demandez l administrateur de votre syst me M Dans un dossier il me manque des documents V rifier vos droits d acc s Ceci est probablement d un niveau de confidentialit insuffisant Si vous avez besoin d acc der ces documents demandez l administrateur de votre syst me M Je n arrive pas me connecter sur DOTELEC et j obtiens le message Utilisateur non autoris Demandez a votre administrateur s il a bien configur votre compte Si oui demandez lui de v rifier si votre nom d utilisateur Windows correspond bien au nom que vous saisissez lors de votre connexion au r seau M II y a certaines op rations cit es dans le guide de l utilisateur auxquelles je n ai pas acc s V rifier aupr s de l administrateur de votre syst me que vous avez bien les droits pour effectuer ces op rations Guide de l administrateur 6 3 Ae ET Fi 7 OOTEL M Je vois C aparant un document dans la liste mais je n arrive pas le visualiser Gestion Globale de Documents P Il peut y avoir deux raisons gt Il y a certainement un d calage entre les droits que vous avez sur DOTELEC et les droits que vous avez sur le serveur Consultez votre administrateur pour qu il r gle ce probl me gt Un utilisateur peut avoir stoc
34. nt gr s Si vous s lectionnez programme d administration devez en ajouter d autres l option LOGICIEL du Pour ajouter une nouvelle application cliquez sur le bouton Nouveau Y Tout d abord saisissez la description de l application ici par exemple MS WORD V Saisissez les extensions des fichiers de donn es s par s par un point virgule DOC RTF v Recherchez le logiciel l aide de la loupe Fiche den logea Ed Ban DICA s MM Tooo oo ee Lire core Moda depod ue le fiche de n vV S lectionnez le mode d export soit un seul fichier soit un ensemble de fichier avec des extensions diff rentes vV Si besoin document Validez en cliquant sur OK 5 10 saisissez une ligne de commande 1 remplace le nom du Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents r KC OTELE Apr s avoir r pertori votre nouvelle application vous allez devoir cr er un document vide qui sera copi lors de chaque cr ation d un nouveau document Pour cela Lancez l application en appuyant sur le bouton Lancer app Demandez Fichier Nouveau dans le menu principal de votre application Demandez fichier Enregistrer sous Positionnez vous dans le r pertoire VIDE du dossier DOTELEC X DOTELEC VIDA Saisissez comme nom de fichier VIDE Cliquez sur enregistrer Quittez l application Par exemple pour Microsoft emstedefs se l
35. ocuments Modification de document L utilisateur peut il modifier l ent te des Modification de dossier L utilisateur peut il modifier la constitution Suppression de document L utilisateur peut il supprimer un document Suppression de dossier L utilisateur peut il supprimer un dossier Possibilit d imprimer L utilisateur peut il imprimer Acc s au module L utilisateur peut il entrer dans le module Cr ation des postes clients L utilisateur peut il configurer un nouvel Supervision ordinateur pour l utilisation de DOTELEC documents sur le document L utilisateur peut il consulter les diff rentes op rations informations enregistr es sur son compte 5 8 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents r KC BoTELEG 5 6 La copie de document DOTELEC permet de g rer plusieurs modes d int gration GOT ELEC eur parai fd gear der drumah acte care vor ba des documents existants Pos chu de emegresent ser conpults bude du superytess kirja forger a Ses IG EU ER RL RUE 2 E Mapka te docunent ven le periode DOTELEC seen omiaan pupp de longed Pour s lectionner le mode de A UN ETES Su oe srelee ph Decl SRE Le L JTE l int gration des documents existants il vous suffit de cliquez sur le mode choisi et valider en cliquant sur OK Le mode par d faut est le mode D placer sans confirmation Ceci signifie qu un document int gr dans DOTELEC sera copi vers les r pertoires de DOTELE
36. pas accord et le petit OK vert indique jl Cai de tear t e Cider der rodiler qu il l est h Saosin de dat Consultez la page suivante pour une description BC ates Jai d taill e des droits g r s par DOTELEC 5 5 3 Cr ation d un utilisateur par copie Lors de la cr ation d un nouvel utilisateur il peut tre int ressant de copier les droits d un utilisateur d j configur Pour cela s lectionnez l utilisateur copier et cliquez sur Copier I ne vous reste plus qu saisir les param tres propres l utilisateur nom pr nom 5 5 4 Modifier un utilisateur Cliquez sur l utilisateur 4 modifier et cliquez sur le bouton Modifier IAI Supprimer un utilisateur Cliquez sur l utilisateur supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer Guide de l administrateur 5 7 tif au Gestion Globale de Documents Explication Cr ation de branche L utilisateur peut il cr er des branches dans Arborescence Modification de branche L utilisateur peut il modifier les branches d j cr es Suppression de branche L utilisateur peut il supprimer des branches L utilisateur peut il envoyer des messages Action sur tous les L utilisateur peut il utiliser tous les documents documents ou uniquement les siens Cr ation de document L utilisateur peut il cr er des documents Cr ation de dossier L utilisateur peut il cr er des dossiers L utilisateur peut il cr er des mod les de document Documentation d
37. s Guide de l administrateur 3 1 ra Gestion Globale de Documents DOTELEC Ceci pr sente de multiples avantages gt Les documents tant regroup s les sauvegardes sont compl tes gt L acc s aux documents depuis tous les postes du r seau est garanti par le positionnement des documents sur le serveur et en aucun cas sur un disque local sauf demande explicite gt La gestion des droits est ais e peu de r pertoires g rer eee Ely p5 Cette gestion est affin e par la possibilit de regrouper des E Administratif documents dans des r pertoires sp ciaux sur lesquels il est sla corbeille galement possible d attribuer des droits diff rents 29 Gestion du personnel Gea Technique Ceci permet par exemple d habiliter un ing nieur en droit 5 sur la branche technique tout en lui interdisant l acc s la partie concernant la gestion du personnel mais en le laissant consulter en lecture seule les documents plac s en administratif DOTELEC g re les lieux de stockage des documents L administrateur g re les droits d acc s des utilisateurs 3 2 Guide de l administrateur al j aa Gestion Globale de Documents Ps a DOTELEC 3 3 La gestion des logiciels DOTELEC est capable de faire appel tous les logiciels con us pour Windows et la plupart des anciennes applications DOS Pour tre disponible depuis DOTELEC l administrateur doit avoir indiqu chacun des logiciels utilisables Ceci a l
38. se font selon l une des m thodes suivantes contenues dans la liste changement d tat par DESCAIPTIOH GE LA TAAHEI EH Disease D pes dis sin C est l auteur du document qui d cide manuellement du passage du document l tat suivant aio cour chu core Cioran ges les Ce ee Deacon de lun der iras rue dues Pas de bnoen DOTELEC cr era une liste de destinataires qui devront tous valider le document avant qu il passe automatiquement l tat suivant DOTELEC cr era une liste de destinataires qui devront tous consulter le document avant qu il passe automatiquement au suivan Dernier tat du document il n y a plus de changement Toutes les personnes autoris es a acc der a ce document pourront le faire changer d tat manuellement 5 18 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents al DOTELEC PA A Me ir Lors de la cr ation d un document le document adoptera par d faut l tat par d faut que vous aurez choisi dans les param tres communs tous les tats par exemple Archive Dans cette zone vous pourrez galement autoriser les changements manuels d tat Lors de l installation de DOTELEC celui ci vous propose un cycle par d faut cf cran pr c dent Ce cycle correspond ceci En cours de cr ation Ic ne indiquant que le document n est pas encore utilisak Passage l tape suivante par D cision de l auteur C est l auteur du document qui d
39. t sur Statistiques dans le module administrateur Sur ce graphe vous obtiendrez gt La r partition des documents entre les diff rents niveaux de confidentialit gt La r partition des documents par application gt Le graphe d volution du nombre de documents g r s par DOTELEC gt Le nombre de documents actuellement dans les bases de DOTELEC L espace disque utilis L espace disque disponible Le nombre approximatif de Mses mem mi documents qu il est encore possible de cr er VV Y 5 13 R indexation Comme toutes bases de donn es DOTELEC g re des fichiers d index Les fichiers d index sont des fichiers permettant le tri rapide des donn es Si une coupure secteur ou un incident disque venait a se produire il peut arriver que certains de ces fichiers soient d truits Les sympt mes sont par exemple une liste de documents incompl te ou incoh rente un arbre d sorganis ou incomplet Pour les r g n rer vous devrez utiliser l option R indexation du module administrateur de DOTELEC La r indexation ne peut tre r alis e que si aucun utilisateur n est en train d utiliser DOTELEC Pour v rifier utilisez le modul Utilisateurs connect s de l administration et d connectez les ventuelles personnes encore connect es Il est vivement conseill d effectuer une sauvegarde de DOTELEC avant de faire appel ce module 5 14 Guide de l administrateur Gestion Globale de Documents

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